Control Financiar Propriu LA Consiliul Local Caras Severin

CUPRINS

Capitolul 1

Consiliul Județean Caraș-Severin – autoritate a administrației publice ………………………………………………………………….. ..pagina 1

1.1. Constituirea și componența Consiliului Județean Caraș- Severin ..……………………………………………………………………pagina 1

1.2. Atributiile si functionarea Consiliului Judetean Caraș-Severin ……………………………………………………………………..pagina 2

Capitolul 2

Organizarea activității de control economic financiar …………pagina 5

2.1. Preliminarii …………………………………………………pagina 5

2.2. Programarea activității de control ……………………………pagina 6

2.3. Desfășurarea activității de control ……………………………pagina 7

2.4. Surse de informare ……………………………….…………pagina 8

2.5. Întocmirea și perfectarea actelor de control …….……………pagina 10

2.6. Valorificarea actelor de control …………………..…………..pagina 11

Capitolul 3

Controlul financiar propriu la Consiliul Județean Caraș-Severin ……………………………………………………………………pagina 13

3.1. Organizarea controlului financiar preventiv la Consiliul Județean Caraș-Severin …………………………………………………………….pagina 13

3.2. Organizarea controlului financiar de gestiune la Consiliul Județean Caraș-Severin …………………………………….………………………pagina 24

3.3.Valorificarea rezultatelor controlului …………………………..pagina 32

Capitolul 4

Auditul public intern …………………………………..………pagina 36

4.1. Preliminarii…………………………….……………………….pagina 36

4.2.Organizarea auditului public intern la Consiliul Județean Caraș-Severin …………………………………………………………………..…pagina 37

4.3. Relația audit public intern – control financiar …………….……pagina 44

Capitolul 5 ………………………………………………………pagina 46

Concluzii – O sinteză a aprecierii controlului intern în cadrul Consiliului Județean Caraș-Severin ………………………….pagina 46

ANEXE

ANEXA 1 – Organigrama aparatului propriu al Consiliului Județean Caraș-Severin

ANEXA 2 – Planul de audit public intern și control financiar intern pentru anul 2002 al Serviciului Audit public intern și control financiar intern

ANEXA 3 – Registrul proiectelor de operațiuni supuse vizei de control financiar preventiv – model

BIBLIOGRAFIE

=== Control Financiar Propriu Cons Jud CS 2002REZERVA ===

Capitolul 1

Consiliul Județean Caraș-Severin – autoritate a administrației publice

1.1. Constituirea și componența Consiliului Județean Caraș- Severin

Constituția României , legile nr.69/1991 privind administrația publică locală și nr.70/1191 privind alegerile locale , precum și reglementările de profil care au urmat constituie baza juridică pe care s-a ridicat administrația publică din România, reluându-și pe plan superior , tradițiile progresiste , democratice din perioada interbelică.

Articolul 60, alineatul (1) prevede : “Consiliul Județean este autoritate a administrației publice județene.” Acesta se compune din consilieri aleși în condițiile Legii privind alegerile locale.

Autoritățile administrației publice sunt acele autorități publice care sunt organizate în sfera realizării funcției (puterii) executive și care reprezintă public statul și unitățile administrativ-teritoriale.

Deși Secțiunea a 2-a din Capitolul V al Titlului II din Constituție se intitulează “Administrația publică locală”, asemeni legii organice în materie , vorbim și de autoritățile administrației publice județene , considerând că această sintagmă exprimă mai corect atât structura acestor autorități cât și raporturile specifice dintre ele , precum și cu autoritățile publice organizate la nivel central.

Consiliul Județean este format din consilieri aleși în conformitate cu prevederile legii . Consiliile județene se aleg prin vot direct pe circumscripții electorale , într-un singur tur, cu listă închisă, numărul de mandate fiind repartizat în două etape.

Numărul consilierilor se stabilește prin ordin al prefectului , în funcție de populația județului , raportată de către Comisia Națională pentru Statistică astfel : pentru o populație de până la 350.000 locuitori – 37 de consilieri, între 350.001 și 500.000 – 39 de consilieri , între 500.001 și 650.000 – 41 de consilieri, peste 650.000 – 45 de consilieri.

Legea nr.70/1991 privind alegerile locale prevede un sistem de alegere direct a consiliului județean : pe baza scrutinului de listă , înlocuind vechiul sistem al alegerilor indirecte , prin votul consilierilor aleși în consiliile locale. Pentru alegerea consiliilor județene , fiecare județ constituie o circumscripție electorală , a cărei numerotare se face prin hotărâre a Guvernului.

La fiecare consiliu județean se pot constitui între 3 și 5 comisii pe domenii de specialitate și anume:

Comisia de studii, prognoze economice-sociale , finanțe și administrarea domeniului public și privat al județului.

Comisia de organizare și dezvoltare urbanistică, realizarea lucrărilor publice, protecția mediului înconjurător, conservarea monu8mentelor istorice și de arhitectură.

Comisia pentru servicii publice și comerț.

Comisia pentru activități științifice, învățământ, sănătate, cultură, protecție socială, sportive și de agrement.

Comisia pentru administrație publică locală, juridică, apărarea ordinii publice, respectarea drepturilor și libertăților cetățenilor.

1.2. Atributiile si functionarea Consiliului Judetean Caraș-Severin

In conformitate cu prevederile Legii 215/2001 privind administratia publica locala , consiliul judetean , ca autoritate deliberativa a administratiei publice locale constituita la nivel judetean , indeplineste urmatoarele atributii principale:

alege din randul consilierilor un presedinte si 2 vicepresedinti.

Aproba regulamentul de organizare si functionare a aparatului propriu de specialitate, a institutiilor si serviciilor publice, precum si a regiilor autonome de interes judetean.

Adopta strategii, prognoze si programe de dezvoltare economico-sociala a judetului , aproba si urmareste , in cooperare cu autoritatile administratiei locale masurile necesare , inclusiv cele de ordin financiar, pentru realizarea acestora.

Coordoneaza activitatea consiliilor locale ale comunelor si oraselor in vederea realizarii serviciilor publice de interes judetean.

Aproba bugetul propriu al judetului, imprumuturile , virarile de credite si modul de utilizare a rezervei bugetare ; aproba contul de incheiere a exercitiului bugetar: stabileste impozite si taxe , precum si taxe speciale , in conditiile legii; hotaraste repartizarea pe comune, orase si municipii a cotei din sumele defalcate din unele venituri ale bugetului de stat sau din alte surse , in conditiile legii.

Administreaza domeniul public si privat al statului.

Hotaraste darea in administrare, concesionarea sau inchirierea bunurilor din proprietatea statului, precum si vanzarea acestora in conditiile legii.

Hotaraste infiintarea de institutii si servicii publice de interes judetean, numeste si elibereaza din functie conducatorii institutiilor publice din subordine.

Stabileste si deruleaza programe si proiecte care vizeaza dezvoltarea urbanistica generala, infrastructura judeteana de transporturi si alte comunicatii de interes judetean ; supravegheaza investitiile de interes judetean , in limitele si conditiile legii.

Asigura, potrivit competentelor sale , conditiile materiale si financiare in vederea bunei functionari a institutiilor de cultura, educatie , ocrotire si asistenta sociala, a cultelor religioase , a activitatilor sportive, de protectie a mediului inconjurator si a altor activitati , in conditiile legii.

Hotaraste relatiile de colaborare cu alte autoritati ale administratiei publice locale din tara si strainatate in vederea promovarii unor interese comune.

Consilul judetean se alege pentru un mandat de 4 ani , care poate fi prelungit , prin lege organica, in caz de razboi sau catastrofa. Consiliul judetean se intruneste in sedinte ordinare o data la doua luni, la convocarea presedintelui consiliului judetean sau a vicepresedintelui in cazuri stipulate prin lege. Sedintele extraordinare se convoaca ori de cate ori este nevoie , la cererea presedintelui sau a cel putin unei treimi din numarul membrilor consiliului ori la solicitarea prefectului judetului. Modul de desfasurare al sedintelor ordinare ale consiliului judetean este prevazut in legea mai sus mentionata.

Consiliul judetean adopta hotarari cu votul majoritatii membrilor prezenti , in afara de cazurile in care legea sau regulamentul de organizare si functionare a consiliului cere o alta majoritate. Hotararile se semneaza de presedinte sau vicepresedinte , in conditiile prevazute de lege si se contrasemneaza pentru legalitate de secretarul general al judetului.

Legea prevede ca in cazul in care consiliul judetean nu se intruneste timp de 6 luni consecutive sau nu a adoptat , in 3 sedinte ordinare consecutive , nici o hotarare , precum si in situatia care numarul consilierilor se reduce sub doua treimi si nu se poate completa prin supleanti, consiliul judtean se dizolva de drept. Aceste situatii prezentate de lege pentru dizolvarea consiliului judetean se comunica de secretar prefectului judetului care, prin ordin, ia act de dizolvarea de drept a consiliului si propune Guvernului organizarea de noi alegeri.

Presedintele consiliului judetean ales in conditiile legii are urmatoarele atributii:

Asigura respectarea prevederilor Constitutiei , punerea in aplicare a legilor , a decretelor Presedintelui Romaniei, a hotararilor si ordonantelor Guvernului, a hotararilor consiliului judetean precum si a altor acte normative .

Intocmeste proiectul ordinii de zi a sedintei consiliului judetean si conduce sedintele ordinare si extraordinare.

Dispune masurile necesare prentru pregatirea si desfasurarea in bune conditii a lucrarilor consiliului judetean si analizeaza periodic stadiul indeplinirii acestora.

Coordoneaza si controleaza activitatea institutiilor si serviciilor publice aflate in subordinea consiliului judetean.

Exercita functia de ordonator principal de credite.

Intocmeste proiectul bugetului propriu al judetului si contul de incheire a exercitiului bugetar si le supune spre aprobare consiliului judetean , in conditiile si termenele prevazute de lege.

Urmareste modul de realizare a veniturilor bugetare

Propune consiliului judetean spre aprobare , in conditiile legii, organigrama , statul de functii, numarul de personal si regulamentul de organizare si functionare al aparatului propriu , a institutiilor si serviciilor publice de sub autoritatea acestuia.

Emite avizele, acordurile si autorizatiile date in competenta sa prin lege.

Alte atributii conform legii nr.215/2001.

In exercitarea atributiilor sale presedintele consiliului judetean emite dispozitii cu caracter normativ sau individual.

Secretarul general al judetului este un functionar public, salarizat din buget si se bucura de stabilitate in functie , in conditiile legii. Nu poate fi membru al vreunui partid sau formatiuni politice si are ca atributii cele prevazute la art. 85 din legea 215/2001 privind administratia publica locala.

Capitolul 2

Organizarea activității de control economic financiar

2.1. Preliminarii

Prin intermediul instituțiilor publice statul se afirmă în societate într-un mod deosebit , cu efecte profund utile pentru aceasta și care nu privesc activități de producție sau de desfacere (acestea își acoperă cheltuielile pe seama fondurilor puse la dispoziție de bugetul statului și virează bugetului , tot în mare parte , veniturile realizate) printre care amintim : apărarea națională, ordinea publică și siguranța națională, invătământ, sanătate, cultură, religie, sport, asistență socială pentru copii și bătrâni și pensionari și alte categorii defavorizate, dezvoltare publică și locuințe, mediu , transport și comunicații, turism și altele. Indiferent de conținutul acestor activități , instituțiile publice trebuie să manifeste o preocupare susținută pentru utilizarea eficientă a fondurilor puse la dispoziție, respectând condițiile de raționalitate , oportunitate și necesitate a cheltuielilor pentru obținerea unor servicii de calitate. Pentru realizarea acestor deziderate controlul joacă un rol deosebit de important.

Din punctul de vedere al conținutului , controlul financiar în instituțiile publice se manifestă într-o formă specifică , cea a controlului bugetar care are ca obiective principale , pe de-o parte, modul de realizare a veniturilor, iar pe de altă parte, utilizarea fondurilor bugetare, a cheltuielilor. Aceste obiective circumscriu controlului bugetar o sferă mai restrânsă de acțiune care urmează trei direcții și anume:

întocmirea bugetului de venituri și cheltuieli;

ansamblul de relații ce se nasc cu ocazia executării bugetului de venituri și cheltuieli;

utilizarea cu maximă eficiență a fondurilor bănești puse la dispoziție de buget.

Controlul prin intermediul bugetului se îmbină cu celelalte forme de control în scopul realizării obiectivelor sale , uzând de toate procedurile și tehnicile pe care le are la dispoziție pentru verificarea cumulativă a celor cinci condiții: de legalitate, necesitate,oportunitate, realitate și economicitate. Locul controlul bugetar între formele controlului economico-financiar poate fi prezentat schematic astfel:

Fig.1

Într-o abordare sistemică , controlul poate fi privit ca un subsistem (subordonat unui sistem care se circumscrie întregii vieți sociale ) a cărui funcționare se caracterizează printr-o sensibilitate deosebită față de factorii care acționează atât din exteriorul său, cât și față de cei din interior. Specificitatea acestuia rezidă în mecanismul său de funcționare bazat pe un permanent proces de comparare și evaluare(prelucrarea datelor din sistem) a unor stări de fapt, reale(intrări în sistem) , cu o stare presupusă a fi ideală, normativă pentru a identifica și corecta abaterile. Rezultatul acestui proces complex determină la ieșire decizii ale aparatului managerial. Acestea au menirea de a stabiliza , echilibra și fluidiza sistemul.

Organizarea unui sistem atât de complex nu se poate realiza decât cu respectarea strictă a câtorva principii printre care enumerăm:principiul integrării controlului în structura organizatorică, principiul independenței și autorității controlului, principiul competenței controlului, principiul apropierii controlului de locul unde se iau decizii , principiul specializării(profilării) controlului.

Astfel organizat , controlul își poate îndeplini funcțiile sale de reglare, corectivă,preventivă, previzională, de evaluare a rezultatelor și de stabilire a măsurilor pentru corectarea acestora , de îndrumare și consiliere și cea de constrângere.

2.2. Programarea activității de control

Activitatea de control este una complexă care necesită o organizare minuțioasă pentru a putea duce la bun sfârșit sarcinile ce-I revin. Ca în cazul oricărei alte activități , organizarea va începe prin programare care înseamnă a “decide” în vederea orientării activității ce se va desfășura, de a “stabili” obiectivele și de a “preciza” sarcinile concrete ce revin organelor de control. În paralel se va avea în vedere controlul activității de control în scopul eficientizării activității.

Planificarea și programarea activității de control trebuie făcută în așa fel încât la oricare nivel ierarhic obiectivele stabilite să fie cuprinse și reflectate în documentele de programare ale activității de control.

La programarea activității de control trebuie a se ține seama de o serie de elemente obiective printre care enumerăm :

Sarcinile de bază ale aparatului de control.

Sarcinile cu caracter operativ de informare.

Numărul organelor de control proprii.

Obiectivele acțiunilor de control.

Felul controlului documentar.

Perioada controlată anterior și cea care urmează a se controla – știindu-se că nu se admit perioade de gestiune necontrolate.

Durata controlului.

Aceste elemente se regăsesc în documentele de programare care se întocmesc anual, trimestrial sau lunar și sunt aprobate de conducătorul instituției.

2.3. Desfășurarea activității de control

Cursul pe care îl urmează activitatea de control începe de la unitatea care dispune controlul și se termină cu remedierea deficiențelor semnalate în actele de control. Organizarea activității de control își găsește expresia în cadrul informării și documentării, pregătirii și organizării, perfectării actelor de control , precum și valorificarea rezultatelor controlului. Toate acestea se desfășoară pe parcursul mai multor etape de muncă care pot fi grupate astfel :

Informarea, documentarea, pregătirea și organizarea activității de control.

Controlul propriu-zis.

Gruparea, sistematizarea și definitivarea materialului.

Urmărirea executării măsurilor luate de către unitatea care a dispus controlul la unitatea controlată.

Informarea, documentarea, pregătirea și organizarea activității de control este poate cea mai importantă etapă în desfășurarea activității de control , reușita controlului depinzând în mare măsură de modul în care organele de control cunosc unitatea controlată. Această activitate de informare și documentare continuă pe tot parcursul acțiunii de control .

Activitatea de informare și documentare începe de la unitatea care dispune controlul sau , pentru cazul analizat, de la departamentul de control financiar și constă în studierea documentelor care reflectă specificul unității/departamentului controlat, a actelor normative care reglementează activitatea acestuia, a proceselor verbale de control anterioare și a rezultatelor valorificărilor acestora, a corespondenței cu alte unități/servicii. În această etapă se conturează primele puncte slabe ale activității controlate și , prin metoda seminarizării, organele de control pot decide asupra orientării acțiunii de control.

Informarea și documentarea organelor de control continuă și la locul în care se desfășoară ca atare activitatea controlată . În colaborare cu conducerea unității / departamentului controlat organele de control vor putea finaliza etapa de programare a activității de control în sensul că vor beneficia de accesul la toate materialele, situațiile , extrasele etc la termene fixate.

Activitatea de pregătire și organizare a controlului se finalizează prin întocmirea programului de lucru sau a graficului de control care cuprinde : obiectivele controlului (în ordinea executării lor), data executării obiectivelor (planificată și realizată), numele și prenumele organelor care au sarcina de a controla obiectivele detaliate pe capitole și subcapitole, observații cu privire la cauzele care au determinat întârzieri în urmărirea graficului,dacă este cazul.

Controlul propriu-zis constă în folosirea diverselor tehnici și procedee de lucru (cercetarea, analiza economico-financiară , controlul documentar) pentru a stabili situația reală și a preciza abaterile constatate de la situația reglementată prin acte normative.

Etapa grupării și sistematizării , precum și a definitivării constatărilor făcute trebuie să fie coroborată cu cea de dinainte pentru a elimina deficiențele ce pot interveni în întocmirea documentației de control .

Definitivarea materialului este o etapă pentru a cărei operativitate este indicat a se discuta despre deficiențele constatate și despre posibilitățile prin care acestea pot fi înlăturate în timpul acțiunii de control.

2.4. Surse de informare

Parte integrantă a activității de management , controlul este susținut de un sistem de comunicații a cărui menire este de a asigura transmiterea clară, precisă, completă și rapidă a informațiilor Un sistem de comunicații adecvat crește posibilitățile controlului asupra modului de desfășurare al activității. Pentru îndeplinirea acestei meniri este necesar a se organiza un sistem de evidență care să sintetizeze activitatea economico-socială și rezultatele acesteia , bazat pe ordine și disciplină economică și financiară. În acest scop sunt stabilite obiective privind întocmirea documentelor primare, cu respectarea condițiilor de formă și conținut și obiective privind organizarea și conducerea operativă a evidenței contabile , cu respectarea normelor metodologice aprobate. În consecință, sistemul de documente și evidență este atât obiect al controlului , cât și sursă de informații pentru controlul activității economico-financiare.

Funcțiile de sintetizare și control ale evidenței operative și contabile se realizează în interdependență . Sintetizarea presupune controlul ca instrument care să-i asigure obiectivitatea , exactitatea, sinceritatea iar controlul presupune sintetizarea activității, pe care o compară cu realitatea.

Pentru a sintetiza real și legal activitatea economică și financiară este necesar ca sistemul de evidență să fie exact, corect, real, legal și complet. De aceea în primul rând se exercită un control al organizării și conducerii evidenței tehnico-operative și contabile a cărui obiective sunt următoarele :

Conducerea evidenței tehnic-operative la locurile de depozitare și pe naturi de mijloace materiale , evidențierea exactă, corectă și la timp a mijloacelor și operațiunilor economice și financiare consemnate în documentele justificative.

Aplicarea corectă a doctrinei și metodologiei contabile.

Modul de organizare a evidenței sintetice și analitice.

Corelațiile dintre evidența tehnic-operativă , contabilă și statistică, dintre evidența analitică și cea sintetică.

Organizarea compartimentului financiar-contabil și a relațiilor cu celelalte compartimente.

Datele consemnate în documentele primare , în evidența tehnic-operativă și contabilă au cea mai largă utilizare în exercitarea controlului , întrucât acestea reflectă întreaga activitate economică . Pe lângă aceste surse de informare se folosesc și orice alte date fără caracter de evidență cum sunt cele din contracte, ordine, corespondență, declarații, procese verbale etc. Acestea nu pot , de obicei, sta ca dovadă a constatărilor făcute dar pot da indicii asupra posibilelor nereguli, abateri, lipsuri, a cauzelor care le produc .

Pentru că trăsătura esențială a documentelor constă în faptul că reflectă situația patrimonială și angajează răspunderea materială , iar pe baza lor se exercită controlul financiar de gestiune , acestea trebuie să îndeplinească anumite cerințe în ceea ce privește structura, cât și circulația și păstrarea lor , indiferent de mijloacele utilizate pentru întocmirea lor și prelucrarea datelor. Având în vedere acest aspect vom înțelege că activitatea de control documentar este foarte importantă . Acesta , din punct de vedere al formei ,constă în :

verificarea autenticității documentelor : modul de folosire al formularelor tipizate, justețea întocmirii și completarea cu toate elementele necesare, completarea corectă a datelor , existența eventualelor falsuri sau modificări, ștersături, existența tuturor semnăturilor originale ale persoanelor în drept , concordanța dintre document și justificarea anexată etc.

controlul exactității întocmirii și valabilității documentelor se realizează în raport de momentul și condițiile producerii operațiunilor pe care le consemnează.

controlul efectuării corecte a calculelor , respectiv controlul aritmetic al documentelor care conțin calcule care are menirea de a înlătura erorile care pot denatura conținutul operațiunilor consemnate putând ascunde fraude, delapidări, sustrageri sau alte nereguli.

Din punct de vedere al conținutului documentelor , controlul documentar are ca obiective:

controlul legalității care urmărește efectuarea operațiunilor în conformitate cu prevederile legale.

controlul realității – exactității operațiunilor stabilește dacă în fapt acestea s-au produs în limitele, condițiile și la locul indicat în documente.

controlul eficienței operațiilor economice și financiare are în vedere elemente mult mai complexe referitoare la necesitatea – economicitatea și oportunitatea acestora.

Practica a scos în evidență situații în care existau deficiențe de formă , în sensul omiterii completării anumitor rubrici dar care reflectau operațiuni reale și exacte, aceste deficiențe fiind remediate iar persoanele în cauză avizate asupra acestor erori. Deși nu s-au constat în cazul analizat pot exista situații în care documentele corespund din punct de vedere al formei dar nu îndeplinesc condițiile de conținut ascunzând abateri , uneori foarte grave, de la disciplina financiară.

Pentru a exemplifica controlul documentar vom urmări succint modul în care se verifică listele de inventariere pentru cazul analizat .

condiții de formă : folosirea corectă a formularului, completarea corectă și cu toate datele (denumirea bunurilor inventariate , codul, u.m., cantitatea, prețul de înregistrare, valoarea contabilă, valoarea de inventar, deprecierea , etc), existența semnăturilor membrilor comisiei de inventariere și a gestionarilor, certificarea datelor modificate prin semnăturile persoanelor avizate, exactitatea calculelor etc.

condiții de conținut : înscrierea corectă a denumirilor bunurilor inventariate (pentru evitarea confuziilor și evaluărilor nereale), exactitatea valorilor de înregistrare.

2.5. Întocmirea și perfectarea actelor de control

Rezultatele activității de control sunt prezentate într-un material întocmit de către organele de control , material în care sunt grupate , sistematizate și expuse succint toate constatările efectuate cu prilejul controlului. Materialul redactat de organele de control are o importanță deosebită atât datorită faptului că el oglindește punctele slabe ale activității controlate , precum și măsurile de îmbunătățire ce se vor lua , cât și faptului că el reprezintă expresia muncii depuse de către organele de control. Ca urmare a acestui fapt este important ca studierea și prelucrarea materialelor și informațiilor culese pe parcursul acțiunii de control să se efectueze cu atenție sporită astfel încât materialul, în forma sa finală, să fie complet , concludent , clar , sistematic, concis , obiectiv și bazat pe documente și fapte controlate.

În practica controlului economico financiar actele de control care se întocmesc sunt : procesul verbal de control și nota de prezentare, procesul verbal de constatare a contravențiilor, nota de expunere a concluziilor controlului.

Procesul verbal de control este cel mai uzual act de control iar în cazuri de furturi și delapidări se întocmește separat un proces verbal cu caracter penal. Procesul verbal de control cuprinde deficiențele și abaterile constatate, cauzele și consecințele ce decurg din acestea . La întocmirea procesului verbal de control este recomandată redactarea pe capitole și subcapitole pentru o mai bună sistematizare a materialului și trebuie respectate condițiile de formă și de fond stabilite prin normele în vigoare.

Procesului verbal de control I se anexează toate materialele care confirmă deficiențele și abaterile consemnate . Obiecțiunile care se aduc constatărilor consemnate în procesul verbal de control se fac în scris și se atașează acestuia. Conducerea unității / departamentului controlat nu poate refuza semnarea acestui act de control. În acest caz actul va fi semnat cu mențiunile asupra punctelor cu care aceasta nu este de acord. Procesul verbal de control se întocmește în două exemplare , din care duplicatul se lasă la unitatea/ departamentul controlat iar originalul se depune la unitatea care a dispus controlul.

Pentru faptele cu caracter infracțional , sancționate de Codul penal se întocmește separat un proces verbal de control în cuprinsul căruia se consemnează , pe bază de documente, paguba produsă, persoanele vinovate, cauzele care au favorizat sau generat producerea infracțiunii. Încadrarea abaterilor în textele penale se face numai de către organele procuraturii și nu de către organele de control.

Procesul verbal de constatare a contravențiilor se încheie de către organele de control când se constată încălcarea normelor legale privind disciplina financiară de către salariați. În procesul verbal de constatare a contravențiilor se consemnează fapta săvârșită, numele și prenumele salariatului care se face vinovat de încălcarea dispozițiilor legale în vigoare, precum și cuantumul sumei aplicate cu titlu de amendă.

Organele de control pot acorda contravenientului un termen pentru remedierea deficiențelor constatate , atunci când este cazul, dar nu mai mare decât cel prevăzut în dispozițiile legale în vigoare. Termenul acordat se înscrie în procesul verbal de constatare a contravențiilor , întrucât înăuntrul acestuia nu se pot aplica alte sancțiuni pentru fapte de aceiași natură.

Nota de expunere a concluziilor controlului se întocmește în situația în care nu s-au constatat deficiențe sau abateri (notă unilaterală) .

În cazul în care la controlul efectuat nu se constată nici o deficiență sau fapt ilicit , nu se încheie proces verbal de control , ci o notă de expunere a concluziilor controlului în care se consemnează obiectivele și documentele controlate.

Nota de expunere se întocmește și atunci când se ivesc diverse situații care nu pot fi expuse în procesul verbal de control. Printre problemele care ar putea face obiectul notei de expunere amintim : propuneri de sancționare a salariaților, concluziile organelor de control la obiecțiile făcute de conducerea unității/ departamentului controlat, dificultăți întâmpinate în timpul efectuării controlului, alte propuneri, constatări, aprecieri.

2.6. Valorificarea actelor de control

Controlul financiar nu se limitează doar la constatarea lipsurilor, deficiențelor și abaterilor. Controlul de constatare este urmat obligatoriu de controlul de remediere definitivă a neajunsurilor și abaterilor constatate.

O acțiune de control nu e considerată încheiată până nu se lichidează toate deficiențele constatate și se stabilesc măsuri care duc la îmbunătățirea practică a activității economico-financiare.

Controlul acționează în sensul soluționării concrete , operative a problemelor , iar acolo unde sunt constatate abuzuri , unde sunt încălcate legile controlul ia măsuri inclusiv pentru sancționarea celor vinovați.

Pentru finalizarea acțiunilor de control financiar se utilizează diferențiat și corelat , în funcție de aspectele concrete ale activității sau obiectivelor supuse controlului , o serie de măsuri, căi, tehnici sau modalități. Se pune accent pe determinarea oricăror măsuri necesare pentru remedierea și prevenirea repetării deficiențelor și abaterilor constatate și tragerea la răspundere a persoanelor vinovate.

Valorificarea constatărilor controlului se face în condițiile prevăzute de lege. În cadrul competențelor și a termenelor legale conducătorii unităților / departamentelor controlate și a celor care au dispus controlul sunt obligați ca :

să ia măsuri , conform dispozițiilor legale, pe baza constărilor și propunerilor organelor de control , pentru înlăturarea și prevenirea abaterilor și să urmărească aplicarea integrală și la timp a acestora.

să ia măsuri pentru aplicarea sancțiunilor disciplinare și contravenționale , precum și pentru stabilirea răspunderii materiale .

să ia măsuri pentru diminuarea salariilor tarifare sau pentru reducerea totală sau parțială a stimulentelor materiale a angajaților care nu și-au îndeplinit sarcinile ori se fac vinovați de abaterile constatate.

să asigure înaintarea către procuror a actelor încheiate în cazul constatării de fapte prevăzute de legea penală, în termenele și condițiile stabilite prin lege.

Măsurile se iau în cel mult 30 de zile de la data înregistrării actului de control de unitatea / departamentul în drept să le ia , dacă prin dispozițiile legale nu sunt prevăzute alte termene.

Capitolul 3

Controlul financiar propriu la Consiliul Județean Caraș-Severin

3.1. Organizarea controlului financiar preventiv la Consiliul Județean Caraș-Severin.

Controlul financiar preventiv , ca formă a controlului financiar propriu se exercită asupra documentelor care conțin operații de utilizare a fondurilor sau din care derivă drepturi sau obligații patrimoniale, urmărind să preîntâmpine încălcarea dispozițiilor legale în vigoare și producerea de pagube.

Organizat pentru prima dată în țara noastră în 1948 , controlul financiar preventiv și-a dovedit pe deplin necesitatea și utilitatea în activitatea economico-financiară a instituțiilor . Pentru perfecționarea activității de control financiar preventiv legislația care reglementa acest domeniu a fost îmbunătățită în mod constant . Legislația care reglementa control financiar preventiv începând din anii ’70 a fost abrogată abia în anul 1991 , prin Legea nr.30/1991 privind organizarea și funcționarea controlului financiar și a Gărzii Financiare. După acest moment se înregistrează un interes deosebit în fundamentarea conceptului de control financiar preventiv pe principii capabile să față complexității activității economico-financiare din prezent.

Controlul financiar preventiv propriu organizat în cadrul Consiliului Județean Caraș – Severin respectă prevederile legale care reglementează acest domeniu. Conform reglementărilor articolului 13 din O.G. nr.119/1999 privind auditul public intern și controlul financiar preventiv , controlul financiar preventiv propriu se exercită de către contabilul șef prin viză de control financiar preventiv propriu.

În cazul de față sunt respectate condițiile enunțate de articolul 15 din O.G. nr.119/1999 privind auditul public intern și controlul financiar preventiv, cu privire la separarea atribuțiilor în sensul că , prin atribuțiile sale, contabilul-șef, împuternicit a exercita controlul financiar preventiv propriu nu este implicat în vreun fel în efectuarea operațiunilor asupra cărora exercită controlul financiar preventiv propriu și , în același timp, nu deține funcția de ordonator de credite , incompatibilă cu cea de contabil

În funcție de volumul și de complexitatea activității , cu aprobarea ordonatorului principal de credite , contabilul șef poate împuternici și alte persoane din subordinea sa să exercite controlul financiar preventiv propriu , precizând limitele împuternicirii. În acest scop conducătorul instituției emite o decizie prin care sunt desemnate persoanele împuternicite a exercita controlul financiar preventiv , documentele asupra cărora acestea vor urma a exercita viza de control financiar preventiv propriu , precum și sumele până la care acestea sunt împuternicite a efectua controlul financiar preventiv propriu.

Din acest punct de vedere , al evidenței personalului împuternicit a exercita controlul financiar preventiv propriu , este necesară și utilă întocmirea listei cu salariații împuterniciți să exercite controlul financiar preventiv propriu asupra documentelor care conțin operații privind utilizarea fondurilor sau din care derivă drepturi sau obligații patrimoniale, a listei cuprinzând conducătorii direcțiilor de specialitate și înlocuitorii acestora , care semnează documentele din care derivă drepturi sau obligații patrimoniale ce se prezintă la controlul financiar preventiv.

În termenii aceluiași articol 13 din O.G. nr.119/1999 privind auditul public intern și controlul financiar preventiv , care reglementează organizarea controlului financiar preventiv propriu , obligația de stabilire a proiectelor de operațiuni supuse controlului financiar preventiv propriu , precum și a circuitului documentelor justificative revine conducătorului instituției.

Obiectivele principale ale verificării modului de exercitare a controlului financiar preventiv propriu , stabilite de către conducerea instituției vor fi prezentate sintetic în continuare , urmărindu-se documentele justificative , baza legală și acțiunile de verificare ce trebuie efectuate.

Încheierea contractelor cu parteneri interni și externi.

Contractul sau comanda de aprovizionare cu materiale, obiecte de inventar, piese de schimb, materiale de protecție etc. pentru activitatea curentă.

Baza legală : legea bugetară anuală, H.G. 461/2001 pentru aprobarea normelor de aplicare a O.G. nr.60/2001 privind achizițiile publice, codul comercial, codul civil, alte acte normative.

Se verifică dacă : s-au organizat licitații în conformitate cu prevederile legale, valoarea contractului sau a comenzii se încadrează în limitele creditelor bugetare aprobate, cantitățile pentru aprovizionare au fost corect stabilite , operațiunea înscrisă în documente a asigurat utilizarea creditelor bugetare în condiții de legalitate și eficiență, s-au prevăzut clauze asiguratorii pentru respectarea condițiilor contractuale, contractul sau comanda a fost avizată de compartimentul juridic.

Contractul sau comanda de aprovizionare cu obiecte de natura mijloacelor fixe, materielelor și utilajelor pentru activitatea de investiții.

Baza legală: legea bugetară anuală , Legea finanțelor publice nr.72/1996, H.G. 461/2001 pentru aprobarea normelor de aplicare a O.G. nr.60/2001 privind achizițiile publice, codul comercial, codul civil, alte acte normative.

Se verifică dacă : s-au organizat licitații în conformitate cu prevederile legale, a existat documentația tehnico-economică pentru investiții conform prevederilor legale, valoare bunurilor materiale înscrisă în contracte sau comenzi s-a încadrat în limitele creditelor bugetare aprobate , respectiv în prevederile programului de investiții, cantitățile pentru aprovizionare au fost corect stabilite , operațiunea înscrisă în documente a asigurat utilizarea creditelor bugetare în condiții de legalitate și eficiență, s-au prevăzut clauze asiguratorii pentru respectarea condițiilor contractuale, contractul sau comanda a fost avizată de compartimentul juridic.

Contractul sau comanda pentru executarea de lucrări sau prestarea de servicii pentru activitatea curentă și de investiții , contractul sau comanda pentru executarea de lucrări de construcții-montaj pentru investiții.

Baza legală : legea bugetară anuală , Legea finanțelor publice nr.72/1996, H.G. 461/2001 pentru aprobarea normelor de aplicare a O.G. nr.60/2001 privind achizițiile publice, Legea nr. 10/1995 privind calitatea în construcții, Legea nr. 50/91 , republicată privind autorizarea executării construcțiilor , H.G. nr. 273/1194 privind aprobarea Regulamentului de recepție a lucrărilor de construcție și instalații aferente acestora, codul comercial, codul civil.

Se verifică dacă : s-au organizat licitații în conformitate cu prevederile legale, a existat documentația tehnico-economică pentru investiții conform prevederilor legale, valoare bunurilor materiale înscrisă în contracte sau comenzi s-a încadrat în limitele creditelor bugetare aprobate , respectiv în prevederile programului de investiții, cantitățile pentru aprovizionare au fost corect stabilite , operațiunea înscrisă în documente a asigurat utilizarea creditelor bugetare în condiții de legalitate și eficiență, s-au prevăzut clauze asiguratorii pentru respectarea condițiilor contractuale, contractul sau comanda a fost avizată de compartimentul juridic.

Contractul de achiziționare de bunuri , mașini, de executări de lucrări, prestări de servicii și de consultanță , finanțate integral sau parțial din credite și împrumuturi externe , acordate de organisme și organizații internaționale , instituții financiar-bancare.

Baza legală : H.G. nr.265/1991 privind condițiile de contractare pentru proiectele finanțate din credite și împrumuturi externe, acordul/ convenția de credit sau împrumut extern, Legea de ratificare.

Se verifică dacă : s-au organizat licitații închise , concurs de oferte sau contractare directă în cazurile și condițiile prevăzute de lege, documentația și caietele de sarcini au fost avizate de băncile care finanțează și garantează plata, încheierea contractelor s-a efectuat cu respectarea regulilor și procedurilor cuprinse în acorduri / convenții, contractele au fost avizate de compartimentul juridic.

Încasările și plățile în lei și în valută de orice natură , efectuate în numerar și prin operațiuni bancare, cu persoane juridice sau fizice.

Ordinul de plată privind achitarea aprovizionărilor cu materiale , piese de schimb, obiecte de inventar, ordinul de plată pentru achitarea executărilor de lucrări sau prestărilor de servicii pe bază de contract sau comandă.

Baza legală : legea bugetară anuală, Legea contabilității nr.82/1991 , republicată , Legea nr.72/1996 privind finanțele publice , contractul sau comanda de aprovizionare , codul comercial.

Se verifică dacă : documentele prezentate la plată de compartimentul de specialitate au fost legale din punctul de vedere al formei și conținutului și au prezentate obligații de plată în baza contractului sau comenzii, există documente care să ateste recepționarea cantităților livrate de furnizori, în cazul constatării unor eventuale diferențe s-au luat măsurile corespunzătoare, s-au calculat corect penalitățile și despăgubirile pentru daune cauzate de neîndeplinirea obligațiilor contractuale, plățile s-au încadrat în plafoanele de credite aprobate pe subdiviziunile clasificației bugetare

Facturi, devize, situații de lucrări privind decontarea investițiilor realizate.

Baza legală : Decretul Lege nr. 28/1990 privind desfășurarea activității de investiții, H.G. nr. 740/1990 privind unele măsuri în domeniul finanțării – creditării investițiilor la instituțiile de stat, H.G. nr. 273/1194 privind aprobarea Regulamentului de recepție a lucrărilor de construcție și instalații aferente acestora.

Se verifică dacă : documentele prezentate la plată au fost legale și au reprezentat obligații de plată în baza contractului sau a comenzii, lucrările se încadrează în programele stabilite și în valoarea din bugetul de venituri și cheltuieli, lucrările decontate se încadrează în documentația de deviz depusă la bancă, s-a efectuat recepția cantitativă și calitativă a obiectivelor, există concordanță între prevederile contractuale și documentația prezentată la plată și sunt respectate clauzele contractuale, iar pentru eventualele diferențe s-au luat măsurile corespunzătoare, au fost corect stabilite eventualele penalități conform clauzelor contractuale, a fost corectă încadrarea plăților în creditele aprobate pe subdiviziunile clasificației bugetare , precum și în luimitele fizice și valorice înscrise în “Listele de investiții”.

Documentul de angajare a personalului , inclusiv de angajare prin cumul de funcții.

Baza legală : Legea nr.30/1990 privind angajarea salariaților în funcție de competență, Legea nr. 2/1991 privind cumulul de funcții, Legea nr.154/1998 privind sistemul de stabilire a salariilor de bază în sectorul bugetar, contractul individual de muncă , codul muncii.

Se verifică dacă : există documentația privind organizarea concursului, operația de încadrare în muncă este legală , existau credite bugetare din care urmau să fie suportate cheltuielile de personal, încadrarea personalului s-a efectuat în limita posturilor aprobate prin statul de funcții și organigrama unității , au fost îndeplinite condițiile de încadrare , respectiv de studii, vechime în muncă etc, în cazul gestionarilor , există comunicarea organelor de poliție din care să rezulte că nu au antecedente penale, s-au constituit garanții iar actul de garanție a fost încheiat în cuantumul prevăzut de lege și s-au fixat ratele lunare de depuneri.

Lista de plată a avansului chenzinal din salariu și indemnizația pentru concediu medical.

Baza legală : Legea nr.2/1991 privind cumulul de funcții , codul muncii, Legea 409/1992 pentru modificarea și completarea unor reglementări din legislația de asigurări sociale, Legea nr.154/1998 privind sistemul de stabilire a salariilor de bază din sectorul bugetar.

Se verifică dacă : avansurile de plată au fost stabilite în cuantumul legal admis și în raport cu timpul efectiv lucrat , rezultat din condicile de prezență sau din foile de pontaj și slariul de încadrare înscris în ordinele de angajare sau contractul individual de muncă, totalurile din lista de plată a avansului chenzinal au fost stabilite corect , pe pagini , reporturi secții, servicii și corespund cu sumele din centralizatorul pe unitate, lista de avans chenzinal a fost semnată de emitent și de compartimentul de specialitate.

Statul de plată a drepturilor salariale și indemnizațiilor pentru concedii medicale.

Baza legală: Legea nr. 82/1991 – Legea contabilității, Codul muncii, Legea nr.72/1996 privind finanțele publice , Legea nr.2/1991 privind cumulul de funcții , H.G. nr. 281/1993 cu privire la salarizarea personalului instituțiilor bugetare , cu modificările ulterioare, Legea 409/1992 pentru modificarea și completarea unor reglementări din legislația de asigurări sociale, precizări și îndrumări metodologice ale ministerelor de resort.

Se verifică dacă :s-a respectat statul de funcții conform organigramei aprobate, avansurile chenzinale au fost reținute în întregime, drepturile salariale au fost stabilite în raport cu timpul efectiv lucrat , rezultat din condicile de prezență sau foile de pontaj , au fost calculate corect indemnizațiile pentru concediile medicale , pe baza certificatelor medicale și în funcție de natura ajutorului ce se acordă, impozitul pe salarii , contribuția pentru asigurările sociale , ajutorul de șomaj și celelalte rețineri din statul de plată (rate, propriri) au fost corect determinate, potrivit prevederilor legale, pentru personalul căruia I s-a calculat lichidarea , a existat “nota de lichidare” aprobată de conducerea instituției în cauză și semnată de persoanele cerute prin formular, s-a respectat întocmai corelația dintre totaluri și subtotaluri din formulare utilizate, au fost rezolvate eventualele erori de calcul constate ulterior efectuării plății drepturilor salariale.

Lista indemnizațiilor pentru concediul de odihnă.

Baza legală : Legea nr.2/1991 privind cumulul de funcții, Legea nr.82/1991 –Legea contabilității, Legea nr. 6/1992 privind concediul de odihnă și alte concedii ale salariaților , codul muncii.

Se verifică dacă : drepturile de concediu au fost calculate conform legislației în vigoare și în raport cu numărul de zile la care are dreptul persoana în cauză, sumele reprezentând drepturi salariale au fost determinate corect în funcție de timpul efectiv lucrat, impozitul pe salarii , ajutorul de șomaj și celelalte rețineri (rate, propriri) au fost stabilite corect.

Ordinul de deplasare , cererea de avans, decontul de cheltuieli privind deplasările interne în interesul serviciului.

Baza legală : Legea bugetară anuală, Legea nr.72/1996 privind finanțele publice, H.G. nr.543/1995 privind drepturile bănești ale salariaților instituțiilor publice și regiilor autonome cu specific deosebit pe perioada delegării, detașării și deplasării în cadrul localității , republicată , Ordinul nr.118/1998 al ministrului finanțelor pentru actualizarea cuantumurilor indemnizațiilor de delegare și detașare.

Se verifică dacă : acordarea avansurilor pentru deplasările interne în interesul serviciului au fost legale , s-au lichidat avansurile anterioare , iar cele supuse vizei de control financiar preventiv au fost corect dimensionate, cheltuielile de delegare , detașare și deplasare internă în interesul serviciului s-au încadrat în creditele bugetare aprobate cu această destinație, documentele justificative prezentate pentru decontarea cheltuielilor sunt legale iar diurna a fost corect calculată , cu încadrarea în baremele legale (63.500 lei/zi), deconturile de cheltuieli au fost prezentate în termenul legal , iar pentru eventualele întârzieri în depunerea decontului și a diferențelor rămase nejustificate sau necheltuite s-au calculat penalizările prevăzute de dispozițiile legale, a fost îndeplinită sarcina din ordinul de deplasare și s-a prezentat raport de activitate.

Ordinul de deplasare , referatul pentru avansul în valută , decontul de cheltuieli privind deplasările în străinătate în interesul serviciului.

Baza legală : Legea bugetară anuală, Legea nr.72/1996 privind finanțele publice, H.G. nr.543/1995 privind drepturile bănești ale salariaților instituțiilor publice și regiilor autonome cu specific deosebit pe perioada delegării, detașării și deplasării.

Se verifică dacă : ordinul de deplasare în străinătate a fost întocmit cu respectarea dispozițiilor legale în vigoare , pe baza documentelor prezentate de compartimentele de specialitate, există aprobarea persoanelor autorizate pe documentele prezentate , există aprobarea președintelui – ordonatorul de credite în cazul depășirii baremului de diurnă și/sau a plafonului de cazare, sumele în valută aprobate drept avans au fost calculate corect, deconturile de cheltuieli au fost prezentate în termenul legal , iar pentru eventualele întârzieri în depunerea decontului și a diferențelor în valută și în lei rămase nejustificate sau necheltuite s-au calculat penalizări prevăzute de dispozițiile legale, a fost îndeplinită sarcina din ordinul de deplasare și s-a prezentat raport de activitate.

Ordinul de plată , devizul estimativ de cheltuieli , deconturile privind plata din fondul de protocol.

Baza legală : Legea bugetară anuală, Legea nr.72/1996 privind finanțele publice, H.G. nr.552/1991 privind normele de organizare în țară a acțiunilor de protocol, O.G. nr.63/1994 privind actualizarea unor normative de cheltuieli pentru autoritățile și instituțiile publice, Ordinul nr.977/1998 emis de ministrul finanțelor , privind actualizarea limitelor maxime de cheltuieli pentru acțiunile de protocol.

Se verifică dacă : există documentația și aprobările legale pentru organizarea acțiunilor de protocol, documentele justificative pentru avansul primit în baza devizului de cheltuieli aprobat au fost prezentate în termen , cheltuielile prevăzute în devizul estimativ s-au încadrat în limitele de cheltuieli stabilite în condițiile legii.

Deschiderea și repartizarea creditelor bugetare.

1 . Cererea de deschidere a creditelor bugetare.

Baza legală : Legea bugetară anuală, Legea nr.72/1996 privind finanțele publice, actul normativ de organizare și funcționare al instituției.

Se verifică dacă : sumele solicitate , pe capitole și subcapitole , s-au încadrat în volumul creditelor aprobate prin buget, există fundamentare a necesarului de credite bugetare pentru cheltuielile menționate în cerere și justificare pe baza bugetelor de venituri și cheltuieli proprii și ale unităților subordonate potrivit prevederilor legale, solicitarea creditelor s-a făcut în raport cu gradul de utilizare a resurselor puse la dispoziție anterior.

2. Dispoziția bugetară pentru repartizarea creditelor.

Baza legală : Legea bugetară anuală, Legea nr.72/1996 privind finanțele publice, actul normativ de organizare și funcționare al instituției.

Se verifică dacă : există concordanță între creditele înscrise în dispoziția bugetară cu prevederile din bugetele aprobate potrivit legii , ale ordonatorilor de credite secundari sau terțiari, există fundamentare a sumelor înscrise în dispozițiile bugetare de repartizare prin bugetele proprii și bugetele ordonatorilor secundari direct subordonați, este asigurată încadrarea sumelor repartizate în totalul creditelor bugetare aprobate pe subdiviziunile clasificației bugetare.

Virările de credite bugetare în cadrul capitolelor de cheltuieli.

Notă/ referat pentru virări de credite în bugetul ordonatorului principal de credite și unitățile subordonate, de la un capitol la alt capitol din cadrul clasificației bugetare , de la un subcapitol la altul în cadrul aceluiași capitol din clasificația bugetară , de la un articol la altul din cadrul aceluiași subcapitol al clasificației bugetare.

Baza legală : Legea bugetară anuală, Legea nr.72/1996 privind finanțele publice.

Se verifică dacă : disponibilitățile de credite bugetare care se propun a fi virate nu provin de la acțiuni pentru care legea interzice efectuarea virărilor, virările de credite bugetare s-au efectuat în perioadele permise de dispozițiile legale , virările de credite bugetare de la un capitol la alt capitol al clasificației bugetare au fost efectuate începând cu trimestrul al III-lea și cu acordul ordonatorului principal de credite.

Modificarea repartizării pe trimestre a veniturilor și cheltuielilor bugetare.

Notă/ referat de justificare a modificării repartizării creditelor bugetare pe trimestre, pe subdiviziuni ale clasificației bugetare.

Baza legală : Legea bugetară anuală, Legea nr.72/1996 privind finanțele publice.

Se verifică dacă : este asigurată existența fundamentării propunerii ordonatorului principal de credite , de modificare a repartizării inițiale a creditelor bugetare pe trimestre, este asigurată în cadrarea în creditele bugetare anuale aprobate prin bugetul propriu și al unităților subordonate, este asigurată încadrarea modificării repartizării creditelor bugetare pe trimestre , în limita modificărilor aprobate de Ministerul Finanțelor la nivel de ordonator principal de credite.

Notă / referat de justificare a ordonatorului principal de credite bugetare pentru efectuarea , începând cu trimestrul al III-lea , a virărilor de credite bugetare de la un capitol la alt capitol al clasificației bugetare , cu acordul Ministerului Finanțelor.

Baza legală : Legea bugetară anuală, Legea nr.72/1996 privind finanțele publice.

Se verifică dacă : este asigurată existența fundamentării propunerii ordonatorului principal de credite bugetare pentru virările de credite bugetare de la un capitol la altul al clasificației bugetare, propunerea ordonatorului principal de credite bugetare este în conformitate cu prevederile legale , iar alocările pentru cheltuielile de personal și de capital , aprobate de ordonatorul principal de credite bugetare și, în cadrul acestora , pe capitole , nu au fost utilizate la alte articole de cheltuieli.

Gajarea, închirierea sau concesionarea bunurilor subunităților sau unităților componente.

Contractul de concesionare sau închiriere.

Baza legală : Legea nr. 82/1991 – Legea contabilității , Legea nr.18/1991 , republicată – legea fondului funciar, H.G. nr.1228/1990 pentru aprobarea concesionării, închirierii și locației gestiunii, cu modificările ulterioare, H.G. nr.859/1991 pentru modificarea concesionării , închirierii și locației gestiunii, acte normative de organizare și funcționare a instituției.

Se verifică dacă: a fost legală propunerea privind concesionarea sau închirierea , s-a organizat , potrivit normelor legale , licitație publică pentru concesionare sau închiriere , au existat disponibilități de credite bugetare pentru acoperirea cheltuielilor privind concesionarea sau închirierea, au fost legale clauzele înscrise în contractul de concesionare sau închiriere, contractul a fost avizat de compartimentul juridic.

Trecerea pe cheltuieli bugetare , potrivit dispozițiilor legale , a pierderilor , a daunelor produse de calamități ori a altor daune care s-au produs fără vinovăție.

Referat, proces verbal întocmit pentru : lipsuri în gestiune, deteriorări de bunuri, pierderi în calamități, din clasarea și declasarea unor bunuri , amenzi, penalități.

Baza legală : Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor , constituirea de garanții și răspunderea în legătură cu gestionarea bunurilor materiale, Legea nr.82/1991-legea contabilității, Codul Muncii, Legea nr.54/1994 pentru modificarea unor prevederi din Legea nr.22/1969, Legea nr.72/1996 privind finanțele publice, Decretul nr.16/1958 privind prescripția extinctivă, Hotărârea nr.2230/1969 privind gestionarea bunurilor materiale, H.G. nr.720/1991 de aprobare a Normelor nr.63.943/1991 elaborate de Ministerul Finanțelor , privind modul de oraganizare și exercitare a controlului financiar propriu la ministere, departamente, alte organe centrale ale statului , prefecturi și Primăria municipiului București , precum și la regii autonome.

Se verifică dacă : operația a fost legală , necesară și oportună , pe baza documentației prezentate compartimentului de specialitate, sumele înregistrate la cheltuieli (cheltuieli bugetare) sau pierderi au avut la bază documentația necesară, din care să rezulte lipsa de culpă a vreunei persoane pentru daunele suferite de patrimoniul unității, din documentația prezentată rezultă că bunurile propuse a fi casate s-au încadrat în prevederile legale , există avizul compartimentului juridic.

Eliberarea în consum a materialelor , obiectelor de inventar sau pieselor de schimb.

Bonul de consum

Baza legală : Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor , constituirea de garanții și răspunderea în legătură cu gestionarea bunurilor materiale, Legea nr.82/1991-legea contabilității, Hotărârea nr.2230/1969 privind gestionarea bunurilor materiale, H.G. nr.720/1991 de aprobare a Normelor nr.63.943/1991 elaborate de Ministerul Finanțelor , privind modul de oraganizare și exercitare a controlului financiar propriu la ministere, departamente, alte organe centrale ale statului , prefecturi și Primăria municipiului București , precum și la regii autonome.

Se verifică dacă : operația de eliberare în consum a materialelor , obiectelor de inventar sau pieselor de schimb a fost legală, necesară și oportună, există un necesar de necesitate întocmit de compartimentul care solicită materialele , obiectele de inventar, piesele de schimb pentru a fi consumate, pentru materialele înlocuitoare , în cazul în care materialul solicitat lipsește din depozit , s-au obținut semnăturile persoanelor autorizate să aprobe folosirea altor materiale.

Transferurile de mijloace fixe.

Cerere de transfer privind mijlocul fix.

Baza legală : Legea nr.82/1991-Legea contabilității, Legea nr.15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat în active corporale și necorporale, H.G. nr. 740/1990 privind unele măsuri în domeniul finanțării-creditării investițiilor la unitățile de stat , precum și cu privire la transmiterea fondurilor fixe între acestea, H.G. nr.841/1995 privind procedurile de transmitere fără plată și de valorificare a bunurilor aparținând instituțiilor publice, O.G. nr.909/1997 pentru aprobarea Normelor Metodologice de aplicare a Legii nr.15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat în active corporale și necorporale , modificată și completată prin O.G. nr.54/1997, acte normative de organizare și funcționare a instituției publice .

Se verifică dacă : s-au respectat prevederile legale privind transferul mijloacelor fixe, gradul de uzură a fost stabilit corect, a fost necesară și oportună disponibilizarea mijloacelor fixe cerute, nu a fost prevăzută achiziționarea unor mijloace fixe asemănătoare.

Decizia/ Ordinul de transfer privind mijlocul fix.

Baza legală : Legea nr.82/1991-Legea contabilității, Legea nr.15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat în active corporale și necorporale, H.G. nr.841/1995 privind procedurile de transmitere fără plată și de valorificare a bunurilor aparținând instituțiilor publice, O.G. nr.909/1997 pentru aprobarea Normelor Metodologice de aplicare a Legii nr.15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat în active corporale și necorporale , modificată și completată prin O.G. nr.54/1997, acte normative de organizare și funcționare a instituției publice, H.G. nr. 740/1990 privind unele măsuri în domeniul finanțării-creditării investițiilor la unitățile de stat , precum și cu privire la transmiterea fondurilor fixe între acestea.

Se verifică dacă : au fost respectate prevederile legale privind transferul fondurilor fixe respective (acordul părților , avizele necesare etc), documentele privind transferul mijloacelor fixe au fost legal întocmite și conțin date complete cu privire la : denumirea și caracteristicile tehnice , numărul de inventar, seria și valoarea de inventar, uzura etc.

Orice operațiune economico-financiară supusă controlului financiar preventiv propriu care îndeplinește condițiile de formă și de fond în ceea ce privește legalitatea, regularitatea, oportunitatea , economicitatea, eficacitatea, necesitatea , așa cum au fost expuse anterior poate primi viza de control financiar preventiv, aspect reglementat de articolul 14 al O.G. nr.119/1999 privind auditul public intern și controlul financiar preventiv.

Sub aspect formal , acordarea vizei de control financiar preventiv constă în aplicarea pe documentele prezentate a unei ștampile cu mențiunea “Vizat pentru controlul financiar preventiv”, cu menționarea datei și sub semnătura persoanei împuternicite a exercita controlul financiar preventiv – șeful contabil, pentru situația de față , în cele mai multe cazuri. Acordarea vizei de control financiar preventiv implică asumarea răspunderii în legătură cu legalitatea , realitatea, necesitatea, oportunitatea și economicitatea operațiunilor vizate. În același timp, persoanele care au întocmit și semnat documentele care au aprobat executarea operațiunilor nu vor fi exonerate de răspunderile directe ce le revin.

Pentru cazurile în care are loc refuzul de viză de control financiar preventiv prevederile legale în vigoare dispun metodologii care vizează modul de soluționare a refuzurilor pentru viza de control financiar preventiv. În urma verificărilor pe care le-am detaliat anterior se pot constata deficiențe sau abateri de la disciplina financiară , cum sunt : operațiuni fără bază legală , solicitări exagerate de fonduri, lipsa de documentație sau întocmirea defectuoasă a documentelor justificative , folosirea unor prețuri exagerate sau chiar nelegale , calcule eronate sau reporturi greșit preluate , alegerea unor soluții sau variante care nu sunt cele mai avantajoase pentru instituție și altele .

În toate aceste cazuri , organele financiar – contabile au obligația legală de a refuza viza de control financiar – preventiv și de a informa , pe cale ierarhică , conducerea despre deficiențelor sau abaterile constatate. Modalitatea prin care se realizează această informare este redactarea unui referat de motivare a refuzului de viză de control financiar preventiv , căruia I se atașează documentul în cauză. Prevederile legale obligă instituția să organizeze o evidență riguroasă a refuzurilor de viză , cu precizarea naturii operațiunilor , a valorii lor și a modului de soluționare.

Refuzul vizei de control financiar preventiv are o serie de implicații specifice și de influențe , atât directe , cât și indirecte , asupra activității instituției. Printre acestea menționăm : amânarea sau interzicerea unor operațiuni, diminuarea sau majorarea cuantumului valoric al acestora , completarea sau refacerea documentațiilor , modificarea sau schimbarea operațiunilor și altele. Însemnătatea acestor probleme și necesitatea soluționării lor impun adoptarea unor criterii unitare de rezolvare și reglementarea lor prin norme interne obligatorii. Legislația noastră economică are în vedere atât răspunderea personală a organelor de conducere și control , cât și cerințele respectării principiului angajării unitare a fondurilor și cheltuielilor sau a contractării angajamentelor.

Refuzul vizei de control financiar preventiv generează câteva cazuri specifice care se soluționează în mod diferit , după cum urmează :

Când autorul refuzului de viză este o persoană împuternicită cu exercitarea controlului financiar preventiv , solicitantul se poate adresa șefului-contabil care exercită de drept controlul financiar preventiv, care analizează din nou documentele sau operațiunea cu pricina , putând hotărî acordarea vizei sau confirmarea refuzului.

În cazul în care acesta confirmă refuzul de viză , sau în cazul în care este refuzată direct de către acesta (pentru operațiunile reținute în competența sa exclusivă) solicitanții (șefii compartimentelor specializate care cer efectuarea operațiunilor în cauză) se pot adresa conducerii .

Pe baza analizei documentelor , a referatului de motivare a refuzului de viză și a explicațiilor suplimentare date șeful contabil , conducerea are două variante alternative : fie că-și însușește punctul de vedere al compartimentului financiar-contabil , fie că aprobă sau dispune , pe propria sa răspundere și printr-un act scris , efectuarea operațiunii refuzată la viza de control financiar preventiv. În acest din urmă caz , șeful compartimentului financiar-contabil are obligația , stabilită prin lege să înștiințeze , în termen de două zile , organele competente în soluționarea cazului.

Aprobarea efectuării unor operațiuni respinse la viza de control financiar preventiv scoate în evidență un dezacord între conducerea instituției și șeful compartimentului financiar-contabil, în legătură cu interpretarea actelor normative și aplicarea lor în condițiile concrete ale operațiunilor respective. Dacă refuzul de viză intervine în faza de angajare obligația de informare în scris se va viza Direcția Generală a Finanțelor Publice și Controlului Financiar de Stat . Dacă refuzul de viză se produce în faza de plată și operațiunea nu mai poate fi stopată legal , ea își va urma cursul ( în sensul că documentelor vor fi depuse la bancă sau casierie , împreună cu mențiunea refuzului de viză), urmând ca ulterior , după efectuarea investigațiilor și delimitarea responsabilităților , să fie dispuse măsurile de rigoare , cu înștiințarea în scris a aceluiași organ al Ministerului Finanțelor Publice.

Un caz particular îl reprezintă controlul financiar preventiv exercitat de Curtea de Conturi a României, prin organe proprii , la nivelul ordonatorilor principali de credite, numai Guvernul poate autoriza , printr-o hotărâre , efectuarea unei operațiuni refuzate la viză , iar în această situație Curtea de Conturi va informa Parlamentul.

Pentru perioada analizată , în activitatea Consiliul Județean Caraș-Severin nu au fost înregistrate situații care să necesite refuzul de viză de control financiar preventiv .

3.2. Organizarea controlului financiar de gestiune la Consiliul Județean Caraș-Severin

Controlul financiar de gestiune verifică respectarea dispozițiilor legale în vigoare cu privire la gestionarea și gospodărirea mijloacelor materiale și bănești , pe baza documentelor înregistrate în contabilitate și a celor înregistrate în evidența tehnico – operativă.

Organizat încă din anul 1948 , controlul financiar de gestiune a funcționat până în anul 1991 sub denumirea de control financiar intern și a suferit , pe parcurs, unele modificări ( Decretul nr.352/1948, Legea nr.5/1970, H.C.M. nr. 1047/1970, N.M. nr. 63010/1970 – privind CFI, , Ordinul C.S.C.F. – M.F. nr.141/1976 ).

Formă a controlului ulterior, controlul financiar de gestiune (control financiar intern) a fost organizat în trepte , începând de la nivelul ministerelor și organelor centrale și până la unitățile economice și instituțiile de teritoriu, care aveau subunități gestionare al căror control anual impunea existența unor revizori contabili.

În prezent , controlul financiar de gestiune este organizat și funcționează în baza N.M.E.F. nr. 63943/30.09.1991 aprobate prin H.G. nr.720/19.10.1991 (M.O. nr.75/27.04.1992) , care reglementează și controlul financiar preventiv, Legea nr.22/1969, H.C.M. nr.2230/1969.

Controlul financiar de gestiune are drept obiectiv verificarea respectării normelor legale privind :

Existența, integritatea, păstrarea și paza bunurilor și valorilor de orice fel și deținute cu orice titlu.

Utilizarea valorilor materiale de orice fel , clasarea și declasarea bunurilor.

Efectuarea prin numerar sau prin cont a încasărilor sau plăților , în lei și în valută , de orice natură , inclusiv a salariilor și a reținerilor din acestea și a altor obligații față de salariați.

Întocmirea și circulația documentelor primare , a documentelor tehnic-operative și contabile.

Controlul financiar de gestiune se exercită cel puțin o dată pe an și se efectuează prin totalitate sau sondaj , în raport de volumul , valoarea și natura bunurilor , tentațiile și posibilitățile de sustrageri, condițiile de păstrare și gestionare , precum și de frecvența abaterilor constatate anterior , cuprinzându-se un numar reprezentativ de repere și documente care să permită tragerea unor concluzii temeinice asupra respectării disciplinei financiare. În cazul constatării de pagube , controlul se va extinde asupra întregii perioade în care, legal, pot fi luate măsuri de recuperare a acestora și de tragere la răspundere a persoanelor vinovate.

În cazul analizat controlul financiar de gestiune nu funcționează în cadrul unui compartiment distinct organizat. Persoanele care exercită controlul financiar de gestiune trebuie să îndeplinească aceleași condiții cerute de lege pentru cele împuternicite să execute controlul financiar preventiv. Activitatea de control financiar de gestiune se desfășoară în baza unui program aprobat de președintele instituției . Pentru controlul financiar de gestiune al anumitor departamente se efectuează acțiuni de control inopinat .

Normele legale în vigoare cu privire la organizarea și exercitarea controlului financiar de gestiune prevăd pentru unitățile / salariații gestionari o serie de obligații și răspunderi astfel:

la cererea organelor de control financiar de gestiune salariații/ gestionarii au obligația de a pune la dispoziția acestora registrele, corespondența, actele și alte documente necesare controlului.

Să prezinte pentru control valorile de orice fel pe care le gestionează sau pe care le au în păstrare , care intră sub incidența controlului.

Să elibereze ,în condiții legale, documentele solicitate în original sau copii certificate.

Să dea informații și explicații verbale și scrise în legătură cu problemele care formează obiectul controlului.

Să semneze, cu sau fără obiecții, actele de control și să comunice la termenele fixate modul de aplicare a măsurilor stabilite în urma controlului.

Să asigure sprijinul și condițiile pentru buna desfășurare a controlului și să coopereze la clarificarea constatărilor.

În ceea ce privește organele de control financiar de gestiune , acestea vor fi sancționate disciplinar, contravențional sau penal în cazul neîndeplinirii următoarelor obligații :

Efectuarea controlului conform programului stabilit.

Consemnarea situației reale constatate.

Întocmirea și înaintarea actelor de control la termenele stabilite

Luarea măsurilor pentru înlăturarea lipsurilor și abaterilor constatate și tragerea la răspundere a persoanelor vinovate.

Constituie contravenție și se sancționează următoarele fapte:

Neemiterea în termen a actelor administrative privind modul de organizare și exercitare a controlului financiar de gestiune.

Angajarea, menținerea, trecerea în funcția de organ de control financiar de gestiune a unei persoane fără să se fi obținut în prealabil relații scrise cu privire la antecedentele penale ale persoanei de la organele de poliție.

Nesesizarea organelor competente în cazul neluării măsurilor referitoare la recuperarea pagubelor constatate.

Nepunerea la dispoziția organelor de control a documentelor solicitate.

Refuzul de a semna, cu sau fără obiecțiuni , actele de control, precum și de a da explicații scrise la cererea acestora.

Neexecutarea la termen a dispozițiilor date ca urmare a controlului sau comunicarea , din culpă, a unor date eronate.

Nedispunerea măsurilor necesare pentru efectuarea, cu prioritate, la solicitarea instanțelor de judecată, parchetelor și poliției a controlului financiar de gestiune necesar stabilirii prejudiciilor care au condus la săvârșirea unor fapte de natură penală.

Organele de control financiar de gestiune consemnează constatările în acte de control bilaterale (procese verbale sau note de constatare), cu indicarea prevederilor legale încălcate și stabilirea exactă a consecințelor economice, financiare, patrimoniale, a persoanelor vinovate și se controlează apărările formulate.

Controlul respectării condițiilor de încadrare a gestionarilor și de constituire a garanțiilor materiale joacă un rol deosebit de important în activitatea gestionară. Se impune prezentarea câtorva aspecte legate de regimul juridic al persoanelor încadrate în această funcție. În acest sens legea prevede că gestionarii sunt acele persoane ale căror contracte de muncă prevăd ca atribuție principală de serviciu primirea, păstrarea și eliberarea de bunuri (valori materiale și mijloace bănești). Aceste persoane trebuie să îndeplinească cumulativ condițiile prevăzute de lege referitoare la vârstă, studii stagiu, conduită juridică și profesională.

Regula generală de încadrare a gestionarilor , așa cum este determinată prin prevederile legii nr.22/1969 se referă la îndeplinirea următoarelor condiții :persoanele ce vor avea calitatea de gestionar trebuie să aibă 21 de ani împliniți, să aibă minim studii de nivel de școală generală, să aibă cunoștințe necesare pentru administrarea bunurilor încredințate și să prezinte suficiente garanții de moralitate. În funcție de complexitatea gestiunii, de natura și valoarea bunurilor, precum și de nivelul de cunoștințe necesare administrării gestiunii legea prevede o suită de excepții de la regula de mai sus ( studii medii sau superioare de specialitate, vechime în activitatea gestionară).

Prevederile legale stipulează cazurile în care o persoană nu poate fi încadrată în funcția de gestionar :

Persoana are antecedente penale sau profesionale, a suferit condamnări penale (chiar dacă a fost grațiată, a executat pedeapsa prin muncă corecțională ori prin amendă penală) sau este în curs de urmărire penală sau de judecată.

Persoana a cauzat pagube avutului public/privat la vechiul loc de muncă.

Incompatibilități cu funcția de gestionar – cum este cazul conducătorilor de unități sau ai compartimentelor de care țin gestiunile, organele de control gestionar, personalul cu atribuții contabile) , precum și constituirea de garanții materiale.

În ceea ce privește garanțiile materiale trebuie notat faptul că ele folosesc la acoperirea eventualelor prejudicii pe care le-ar putea produce gestionarul și pot fi de două feluri:

Garanții bănești.

Garanții suplimentare.

Garanția în numerar este obligatorie în toate cazurile și se constituie fie prin depunerea unei sume de bani , fie prin reținerea acesteia în rate lunare de 1/10 din retribuția tarifară . Garanția în numerar se consemnează la CEC pe numele gestionarului , iar libretul sau alte documente se păstrează în cadrul instituției. Cuantumul acestei garanții este de minimum una și maximum 3 remunerații de bază lunare, fără a putea depăși valoarea bunurilor gestionate.

La baza constituirii garanției în numerar stă contractul de garanție prin care gestionarul consimte reținerea lunară a ratelor, folosirea sumelor pentru recuperarea pagubelor în gestiune rămase neacoperite în termen de o lună de la data emiterii titlurilor executorii și reîntregirea garanției consumate prin reținerea unor sume reprezentând 1/3 din retribuția lunară.

Obligațiile legate de reținerea ratelor, consemnarea lor, reîntregirea sumelor consumate, recalcularea garanțiilor (atunci când se modifică drepturile salariale) și întocmirea formelor pentru restituirea garanțiilor în numerar (la încetarea contractului de muncă sau la trecerea gestionarului într-o altă funcție) revin compartimentului financiar-contabil.

Garanțiile suplimentare se constituie numai pentru anumite categorii de gestiuni și gestionari și poate lua , în principal , trei forme:

Afectarea unor bunuri mobile sau imobile ale gestionarului sau ale familiei sale.

Consemnarea la CEC sau la bancă a unor sume de bani egale cu valoarea stabilită drept garanție suplimentară.

Asumarea obligației de a acoperi , integral sau în limită de sumă, eventualele lipsuri de inventar ale gestionarului de către terțe persoane.

Respectarea normelor legale cu privire la încadrarea gestionarilor și constituirea de garanții reprezintă o importantă cale de prevenire a păgubirii avutului unității. Organele de control trebuie să acorde o atenție sporită acestui aspect al gestionării bunurilor materiale și bănești, principalele obiective supuse controlului garanțiilor gestionare fiind:

îndeplinirea condițiilor de vârstă, studii și stagiu cerute de lege sau impuse de normele interne de funcționare;

obținerea tuturor documentelor legale care atestă garanția juridică, morală și profesională a gestionarului (cazier juridic, recomandări de la fostul loc de muncă);

acordul scris al cogestionarilor – acolo unde este cazul;

respectarea incompatibilităților de funcții ale gestionarului cu funcțiille de conducere, control și evidență;

constituirea garanțiilor materiale cerute prin lege și determinarea cuantumului acestora;

modul de utilizare a garanției în numerar pentru acoperirea pagubelor provocate de gestionari și acțiunea de reîntregire a acestora.

În cadrul controlului financiar de gestiune un rol important revine controlului organizării și conducerii corecte a evidenței patrimoniului. Pentru a-și forma o imagine de ansamblu , sintetică asupra contribuției sistemelor de evidență la prevenirea producerii de prejudicii materiale , organele de control vor avea în vedere următoarele aspecte mai reprezentative:

întocmirea corectă și la timp a documentelor justificative și a celor centralizatoare, precum și organizarea rațională a circuitului lor.

ținerea corectă a evidențelor tehnic-operative organizate la gestiuni.

organizarea și conducerea contabilității .

confruntarea periodică a evidențelor operative cu datele din contabilitatea analitică și sintetică, precum și modul de soluționare a eventualelor diferențe.

modul de elaborare și realitatea calculelor periodice de sinteză.

modul de procurare , evidență și utilizare a documentelor cu regim special.

Cunoașterea stării reale a patrimoniului , care poate diferi de cea scriptică din documentele contabile se poate realiza prin cea mai complexă operațiune de control gestionar , care îmbină controlul faptic cu cel documentar și care este cunoscută sub denumirea generică de inventariere periodică a patrimoniului.

Inventarierea patrimoniului reprezintă o obligație stabilită prin norme juridice și metodologice specifice (Legea nr.82/1991 – legea contabilității, Regulamentul de aplicare a legii contabilității, Normele privind organizarea și efectuarea inventarierii patrimoniului aprobate prin Ordinul M.F. nr.2388/1995).

Din punct de vedere contabil , inventarierea patrimoniului are obligatoriu un caracter general care vizează toate elementele patrimoniale și are o importanță deosebită în asigurarea imaginii fidele a bilanțului.

Din punct de vedere gestionar , trebuie să admitem că există suficiente împrejurări în care conducerea instituției trebuie să cunoască realitatea ori integritatea patrimoniului lor sau a elementelor patrimoniale încredințate unor persoane(gestionari). Sub acest aspect inventarierea patrimoniului nu are o legătură directă și nemijlocită cu imaginea fidelă a conturilor contabile și mai ales a celor anuale , deși exercită o influență notabilă.

În esența ei, inventarierea patrimoniului constă în identificarea exactă a elementelor patrimoniale , stabilirea stocurilor faptice sau valorice și înscrierea lor în documente oficiale. Inventarierea se realizează , ca regulă generală , la locurile de depozitare / păstrare de către comisia de inventariere , în prezența obligatorie a gestionarului sau a persoanei împuternicite să-l reprezinte.

Documentele oficiale în care este evidențiată efectuarea inventarierii patrimoniului sunt listele de inventar și registrul inventar , completate în conformitate cu prevederile legale în vigoare.

Datorită diversității în care apar elementele patrimoniale , atât din punct de vedere al conținutului material, cât și al regimului economic și juridic , al destinației pe care o au și al rolului pe care îl îndeplinesc , inventarierea acestora necesită tehnici specifice de realizare. Se disting tehnici specifice pentru inventarierea activelor imobilizate, a stocurilor de valori materiale, a mijloacelor bănești și a celorlalte valori gestionate în casierie , a disponibilităților în conturile bancare și a decontărilor cu terții, a formularelor cu regim special etc.

Dintre tehnicile specifice de inventariere ne vom opri asupra celor care fac referire la inventarierea mijloacelor bănești și a celorlalte valori gestionate în casierie.

O primă particularitate se referă la periodicitatea operațiunii de inventariere . Potrivit normelor în vigoare , gestiunea casei se verifică inopinat , cel puțin o dată pe lună , de către conducătorul compartimentului financiar-contabil sau de alte persoane autorizate în acest sens.

Revizia casei nu se poate limita la stabilirea integrității numerarului și a celorlalte valori , aceasta trebuind să fie extinsă și asupra respectării disciplinei de casă . Ca tehnică de realizare , controlul inopinat al casieriei se va concretiza într-un proces verbal și prin semnarea registrului de de casă pe fila cu înregistrările din ziua controlului. Rezultatele inventarierii se vor stabili pe baza datelor înscrise în monetarul casei și a listei de inventar cuprinzând celelalte valori din casierie.

Declarație

Subsemnata Popescu Tatiana , încadrată în funcția de casier în cadrul gestiunii “Casierie “ , cu ocazia controlului inopinat din data de 20.04.2002 , ora 15,30 , efectuat la gestiunea “Casierie” declar următoarele:

am înregistrat integral și corect toate documentele justificative în registrul de casă ;

dețin suma de 96.500 lei, înregistrată în caietul pentru evidența sumelor deținute personal .

nu dețin alte sume sau valori materiale sau bănești.

nu am cunoștință de plusuri sau minusuri în gestiune.

Reșița, Popescu Tatiana

20.04.2002

ora 15,30

România

Județul Caraș-Severin

Consiliul Județean

Serviciul Buget Contabilitate

Nr.444/20.04.2002

PROCES VERBAL

De control inopinat al gestiunii “Casierie”

Încheiat astăzi , 20.04.2002 , ora 15,30 cu ocazia controlului inopinat al gestiunii “Casierie” din cadrul D.G.E. a Consiliului Județean Caraș-Severin

Subsemnata Ionescu Gina , în calitate de contabil-șef al Serviciului Buget Contabilitate din cadrul D.G.E. a Consiliului Județean Caraș-Severin am procedat la controlul inopinat al gestiunii “Casierie” condusă de doamna Popescu Tatiana, în calitate de casier , numită prin Decizia nr.17/2001 emisă de Președintele Consiliului Județean Caraș-Severin .

Controlul a fost efectuat în prezența doamnei Georgescu Valeria , inspector în cadrul Serviciului Buget Contabilitate și a casierului – gestionar, Popescu Tatiana.

În vederea verificării respectării disciplinei financiare în cadrul gestiunii “Casierie” , obiectivele acțiunii de control inopinat au fost:

îndeplinirea condițiilor de formă și fond a documentelor justificative emise de către casierul – gestionar ( completarea tuturor rubricilor, ștampilarea, numerotarea, semnarea paginilor registrului de casă etc.).

înregistrarea corectă a documentelor justificative în registrul de casă;

preluarea corectă a soldului de casă reportat din ziua precedentă , calculul corect a soldului final de casă al zilei de 20 aprilie 2002 ;

stabilirea soldului faptic pe baza de monetar a valorilor bănești;

verificarea corespondenței sumelor înregistrate în registrul de casă cu cele din extrasele de cont pentru vărsămintele și ridicările de numerar;

verificarea depunerii garanției bănești a casierului gestionar (confruntarea sumei din chitanță cu cea din extrasul de cont emis de unitatea CEC);

verificarea situației achitării drepturilor pentru colaboratori (nu au cont de card) ;

confruntarea sumelor înregistrate în fișele analitice întocmite în cadrul Serviciului Buget Contabilitate cu sumele înregistrate în registrul de casă și determinarea eventualelor diferențe ;

verificarea modului de arhivare a documentelor.

verificarea modului de gestionare a formularelor cu regim special;

verificarea modului în care se asigură paza și protecția bunurilor bănești în cadrul gestiunii “Casierie”;

stabilirea abaterilor de la disciplina financiară și a măsurilor corespunzătoare.

La începutul acțiunii de control inopinat al gestiunii “Casierie” am solicitat o declarație scrisă a casierului – gestionar , doamna Popescu Tatiana, anexată prezentului proces-verbal . Pe tot parcursul acțiunii de control casierul – gestionar a pus la dispoziția noastră toate documentele solicitate de către noi.

Având în vedere prevederile legale în vigoare cu privire la disciplina financiară în cadrul instituției publice , văzând declarația dată de casierul-gestionar am procedat la efectuarea verificărilor în vederea îndeplinirii obiectivelor propuse constatând următoarele:

documentele justificative întocmite de către casierul-gestinar îndeplinesc condiții de formă și de fond (chitanțe, foi de vărsământ, fila CEC etc.)

registrul de casă îndeplinește toate condițiile de formă ;

soldul zilei precedente (1.525.400 lei) a fost reportat corect;

înregistrarea încasărilor și plăților prin casă în registrul de casă a fost efectuată corect și integral;

sumele evidențiate în registrul de casă de natura depunerilor de numerar (1.050.200 lei – foaie de vărsământ) și a ridicărilor de numerar (5.000.000 lei – filă CEC) corespund cu sumele evidențiate în extrasele de cont emise de Trezoreria Reșița;

suma de 105.500 lei , stabilită drept garanție bănească pentru casierul – gestionar a fost depusă pe bază de chitanță la unitatea CEC și se regăsește în extrasul de cont emis de către aceasta;

suma de 421.400 lei cuvenită domnului Velcu Ion , în baza contractului de prestări servicii încheiat cu unitatea noastră a fost ridicată de la casierie , pe bază de semnătură , în baza statului de plată întocmit;

suma de 1.415.900 lei reprezentând drepturi de personal neridicate (Pop Ion) nu a fost depusă în termenul legal de trei zile în bancă, acest termen fiind depășit cu două zile.

avansurile de trezorerie nejustificate ( în cuantum de 1800000 lei) au fost încasate pe baza dispozițiilor de încasare nr.123 și 124;

s-au acordat avansuri de trezorerie în cuantum de 500.000 lei pentru deplasări pe baza dispozițiilor de plată nr.125 și 126 , avându-se în vedere ordinele de deplasare nr. 86 (Serviciul Audit Intern , Control Financiar Intern) și nr.59 (Direcția Lucrări Publice, Urbanism și Amenajarea Teritoriului);

soldul scriptic al casei pentru data de 20.04.2002 este de 7.240.100 lei

soldul faptic , determinat în urma efectuării monetarului este de 7.240.100 lei;

sumele înregistrate în registrul de casă se regăsesc în fișele analitice întocmite de Serviciul Buget Contabilitate;

în urma verificărilor am constatat că dl. Duca Ion nu a depus în termen suma de 2350000 pentru care nu are documente justificative la decont.

documentele justificative sunt arhivate corespunzător;

evidența formularelor cu regim special este organizată separat și ținută la zi ; seriile formularelor corespund cu cele constatate faptic ;

documentele justificative anulate respectă condițiile de formă și de fond prevăzute de lege;

respectarea măsurilor de pază și protecție a valorilor din cadrul gestiunii “Casierie”, casierul gestionar îndeplinindu-și toate obligațiile ce îi revin în acest sens.

Pentru nedepunerea în termen a sumelor reprezentând drepturi de personal neridicate se aplică sancțiunea prevăzută în Decretul nr.209/05.07.1976 , art.50 , lit. a) doamnei Popescu Tatiana – casier – gestionar , în cuantum de 14.159 lei .

Menționăm că am restituit integral documentele puse la dispoziția noastră de către casierul-gestionar.

Prezentul proces verbal a fost întocmit în 2 exemplare , un exemplar pentru Serviciul Buget Contabilitate , un exemplar pentru casierul –gestionar , doamna Popescu Tatiana.

Comisia de control Casier-Gestionar

Ec. Ionescu Gina Popescu Tatiana

Ec. Georgescu Valeria

3.3.Valorificarea rezultatelor controlului

Valorificarea rezultatelor controlului financiar constă în asigurarea măsurilor de remediere a tuturor deficiențelor la care fac referire actele de control . Acțiunea de control nu poate fi considerată încheiată decât în momentul în care au fost înlăturate toate deficiențe constatate.

Procesul de valorificare începe odată cu acțiunea de control și se desfășoară pe tot parcursul acesteia în sensul :

înlăturării și prevenirii abaterilor.

Aplicării sancțiunilor disciplinare.

Stabilirii răspunderii materiale.

Avizării organelor competente pentru cazuri penale etc.

În ceea ce privește stabilirea răspunderii , ca modalitate de finalizare a controlului se poate vorbi despre:

Răspundere disciplinară.

Răspundere contravențională(administrativă).

Răspunderea materială.

Răspunderea penală.

Răspunderea disciplinară intervine atunci când persoana încadrată în muncă își încalcă cu vinovăție obligațiile proprii ori normele de comportare , comițând o abatere disciplinară. Răspunderea disciplinară funcționează numai în cadrul unor raporturi juridice de muncă . Abaterea disciplinară se sancționează după caz cu: mustrare , avertisment, diminuarea salariului, desfacerea contractului de muncă. Pentru cazul prezentat s-a stabilit abaterea disciplinară a casierului-gestionar prin nerespectarea termenului de depunere a salariilor neridicate de 3 zile și a fost sancționată prin calcularea unei penalizări de 0.05% pe zi la suma nedepusă și prin avertisment verbal .

Răspunderea contravențională sau administrativă se stabilește pentru faptele săvârșite cu vinovăție cu un grad mai scăzut de pericol în comparație cu infracțiunea. Între contravenție și abaterea disciplinară se constată un grad relativ apropiat de pericol dar se pot opera următoarele distincții : abaterea disciplinară își are sursa într-un raport de muncă (contract) în timp ce contravenția își are temeiul numai în acte normative.

În ceea ce privește sancționarea pentru contravenții din punct de vedere metodologic se utilizează avertismentul pentru fapte de mică importanță (verbal sau scris) sau se aplică amendă care se constituie venit la bugetul de stat.

Nu constituie contravenție fapta săvârșită în stare de legitimă apărare, din cauza unei întâmplări care nu a putut fi prevăzută , din cauza unei constrângeri ori dacă fapta este săvârșită de o persoană care din punct de al stării de sănătate nu poate răspunde pentru fapta comisă.

Contravenția se constată printr-un proces-verbal de constatare și sancționare a contravenției, prin care se aplică amenda.

Personalul angajat răspunde material pentru pagubele aduse patrimoniului în legătura cu munca prestată. Paguba este o pierdere materială, bănească sau financiară suferită de unitate sau cauzată acesteia; este o modificare în sens negativ în patrimoniul unității , produsă prin diminuarea activului datorită unor sustrageri, degradări, penalizări, amenzi sau daune, generate de fapta culpabilă a angajatilor. Paguba este efectivă , reală, certă și actuală și nu eventuală.

Pentru ca răspunderea materială să poată fi stabilită trebuie îndeplinite următoarele condiții : între autorul faptei și unitate să existe un raport juridic de muncă la data producerii pagubei, fapta cauzatoare a pagubei să aibă un caracter ilicit, să fie personală și în legătură cu munca, prin fapta ilicită autorul să fi produs o pagubă materială localizată în patrimoniul la care este încadrat, să existe un raport de cauzalitate între fapta ilicită și pagubă, persona să fi săvârșit fapta cu vinovăție , sub formă omisivă sau comisivă. Formele răspunderii materiale sunt : individuală, solidară, solidară și subsidiară.

Recuperarea pagubelor suferite de patrimoniul unității se efectuează prin intermediul titlurilor executorii cum sunt : angajamentul de plată scris (persoana recunoaște fapta și își asumă obligația de a acoperi paguba produsă) , decizia de imputare (emisă de președinte în cazul în care de producerea pagubelor se fac vinovate persoane numite de către acesta), titlul executoriu judecătoresc , dispoziția de reținere din salariul titularului de avans (emisă de șeful – contabil pentru nejustificarea avansurilor sau nerestituirii celor necheltuite , inclusiv penalizarea aferentă.

Pentru exemplul propus mai sus – cel al controlului inopinat al casieriei – a fost constatată nedepunerea în termen a sumei de 2350000 lei dintr-un avans acordat pentru o delegație și nejustificată cu documente justificative . Măsurile luate de șeful compartimentului buget contabilitate constă în imputarea sumei și perceperea penalizărilor corespunzătoare pentru întârziere. În acest sens a fost emisă o dispoziție de reținere.

România

Județul Caraș-Severin

Consiliul Județean

Direcția Generală Economică

Serviciul Buget Contabilitate

Nr.23/20.04.2002

DISPOZIȚIE DE REȚINERE

Nr.23 din 20.04.2002

În baza art.102-108 Codul Muncii și Legea nr.22/1969

Având în vedere prevederile Decretului 209/1976

Văzând Procesul verbal nr.444/20.04.2002 al Serviciului Buget Contabilitate emit următoarea:

DISPOZIȚIE DE REȚINERE DIN SALARIU

Se impută domnului Duca Ion , inspector în cadrul Serviciului Resurse Umane din cadrul Direcției Generale Economice a Consiliului Județean Caraș-Severin suma de 2385250 lei reprezentând avans nejustificat la Ordinul de deplasare nr.78/05.04.2002(2350000 lei) și penalizări pentru întârziere (35250 lei).

Cu drept de contestație în termen de 30 de zile de la comunicare la Direcția Juridică.

Cu ducerea la îndeplinire a prezentei dispoziții se însărcinează Serviciul Buget Contabilitate.

Serviciul Buget Contabilitate Direcția Juridică

Ca urmare a dispoziției de reținere din salariu se va opera în cadrul contabilității operațiunea de reținere pe statul de plată în cazul în care nu va înregistrată nici o contestație.

Răspunderea penală are ca temi infracțiunea , adică fapta care prezintă pericol social, săvârșită cu vinovăție și prevăzută de legea penală. Spre deosebire de contravenție , infracțiunea se sancționează numai prin hotărârea unor organe judecătorești.

Organele de control financiar , ca organe de constatare a infracțiunilor , au obligația să procedeze la luarea de declarații de la făptuitori și de la martori , să întocmească proces-verbal despre împrejurările concrete ale săvârșirii actelor infracționale , să sesizeze imediat organele de cercetare penală .

În legătură cu activitatea de gestiune și de apărare a patrimoniului sunt considerate infracțiuni și se sancționează ca atare următoarele :

Infracțiuni în legătură cu activitatea de gestiune – crearea de plusuri în gestiune prin mijloace frauduloase ; nedeclararea în scris , în termen legal , de către gestionar, a plusurilor din gestiune despre care are cunoștință; înstrăinarea bunurilor mobile constituite garanție, fără înștiințarea prealabilă a unității.

Infracțiuni contra patrimoniului : însușirea, folosirea sau traficarea , în interes personal sau al altora , de bani sau bunuri, gestionate sau administrate, din patrimoniul unității (delapidare); abuz de încredere, gestiune frauduloasă, înșelăciune, distrugere etc.

Infracțiuni în legătură cu serviciul : neîndeplinirea sau îndeplinirea în mod defectuos a unei îndatoriri de serviciu astfel încât prin aceasta se cauzează o tulburare însemnată a bunului mers al activității.

Infracțiuni de fals : falsificarea de CEC-uri, timbre, bilete de călătorie, a oricărui înscris oficial care are consecințe de natură juridică.

Capitolul 4

Auditul public intern

4.1. Preliminarii

În termenii Ordonanței Guvernului nr.O.G. nr.119/1999 privind auditul public intern și controlul financiar preventiv1999 privind auditul public intern și controlul financiar preventiv , apărută în M.O. nr. 430/31.08.1999) auditul intern este o activitate organizată independent în structura unei instituții publice și în directa subordonare a conducătorului acestuia , care constă în verificarea de verificări , inspecții și analize ale sistemului propriu de control intern , în scopul evaluării obiective a măsurii în care acesta asigură îndeplinirea obiectivelor instituției publice și utilizarea resurselor în mod economic, eficace și eficient și pentru a raporta conducerii constatările făcute , slăbiciunile identificate și măsurile propuse de corectare a deficiențelor și de ameliorare a performanțelor sistemului de control intern.

În scopul de a perfecționa modul de desfășurare al activității de audit public intern conturat prin reglementările ordonanței mai sus menționate s-au emis câteva acte normative pentru modificarea și completarea Ordonanței Guvernului nr. O.G. nr.119/1999 privind auditul public intern și controlul financiar preventiv1999 printre care amintim : Ordonanța Guvernului nr.72/30.08.2001, Ordonanța de Urgență nr. 225/24.11.2000, Ordonanța Guvernului nr. 85/29.08.2000, Ordonanța de Urgență nr. 46/05.05.2000. Numeroasele modificări aduse actului normativ inițial reflectă complexitatea activității de audit public intern și caracterul perfectibil al acesteia și exprimă preocuparea constantă a legiuitorului de a promova și implementa noi metodologii armonizate cu cele internaționale în sectorul evidenței financiar-contabile , cu un accentuat caracter aplicativ atât de necesar în soluționarea problemelor actuale ridicate de amplul proces de reformă a sistemului economic românesc.

Cadrul legislativ de desfășurare al acțiunii de audit public intern este susținut de Ordinul nr. 332/25.02.2000 privind aprobarea Normelor metodologice generale pentru organizarea și funcționarea auditului public intern în baza prevederilor O.G. nr.119/1999 privind auditul public intern și controlul financiar preventiv.

În contextul acestui ordin definiția audit public intern este completată cu noi elemente . Auditul public intern reprezintă un ansamblu de activități și acțiuni corelate , desfășurate de structuri specializate , constituite la nivelul instituției publice în cauză sau , după caz, la nivelul instituției publice ierarhic superioare , care, pe baza unui plan și a unei metodologii prestabilite , este destinat să realizeze un diagnostic general al sistemului, sub aspect tehnic , managerial și financiar-contabil.

Auditul public intern reprezintă o verificare de tip endogen și ex post . În legătură cu caracterul ex post al auditului public intern trebuie menționat că acesta se referă la o operațiune sau la o decizie , în timp ce, cu referire la activitatea globală desfășurată de sistemul auditat la nivelul unui an calendaristic, auditul public intern are un caracter concomitent care rezultă din trăsătura auditului public intern de a urmări o operațiune sub aspectul obiectivelor specifice de verificare pe tot lanțul său de desfășurare.

Organizarea auditului public intern la Consiliul Județean Caraș-Severin

Reglementările în vigoare stipulează că auditul public intern se organizează în mod obligatoriu la nivelul ordonatorilor principali de credite care trebuie să analizeze oportunitatea înființării structurilor proprii de audit public intern la nivelul instituției și a unităților subordonate sau aflate sub autoritatea lor .

La nivelul Consiliului Județean Caraș-Severin organizarea auditului public intern s-a realizat având în vedere următoarele criterii :

volumul anual al fondurilor publice utilizate;

numărul unităților subordonate și gradul de dispersie teritorială a acestora;

numărul de personal al instituției publice în ansamblu, precum și ponderea numărului de personal repartizat pe structuri subordonate;

În conformitate cu prevederile O.G. nr.119/1999 privind auditul public intern și controlul financiar preventiv și a Ordinului nr. 332/25.02.2000 privind aprobarea Normelor metodologice generale pentru organizarea și funcționarea auditului public intern în baza prevederilor O.G. nr.119/1999 privind auditul public intern și controlul financiar preventiv , în cadrul Consiliului Județean Caraș-Severin funcționează “Serviciul Audit Intern, Control Financiar Intern” , subordonat direct Președintelui Consiliului Județean Caraș-Severin . Statul de funcțiuni aprobat prin Hotărârea nr.32/21.05.2001 prevede pentru acest serviciu un număr total de 5 posturi dintre care unul de conducere și patru de execuție. În prezent în cadrul serviciului își desfășoară activitatea doi inspectori și un auditor.

Obiectul auditului public intern și atribuțiile compartimentului de audit public intern sunt cele prevăzute la articolul 7 din O.G. nr.119/1999 privind auditul public intern și controlul financiar preventiv : “auditul public intern se exercită asupra tuturor acțiunilor defășurate de instituția publică sau care sunt în responsabilitatea acesteia , inclusiv asupra instituțiilor subordonate și asupra utilizării către terți , indiferent de natura juridică a acestora , a fondurilor publice gestionate de aceștia din urmă în baza unei finanțări realizate de către instituția publică în cauză sau de o instituție subordonată acestia.”

Activitatea de audit public intern verifică operațiunile desfășurate în cadrul instituției publice urmărind în principal următoarele caracteristici (fără ca lista acestora să fie exhaustivă) :

conformitatea, legalitatea și regularitatea operațiunilor;

economicitatea operațiunilor, activităților sau acțiunilor care vizează analiza condiției costului minim evaluat prin determinarea costului de oportunitate în condițiile practice date realizării obiectului auditat.

eficacitatea operațiunilor, activităților sau acțiunilor prin care se verifică realizarea condiției de atingere a obiectivului într-o marjă pe care auditorul o consideră rezonabilă.

eficiența operațiunilor, activităților sau acțiunilor – corelarea economicității cu eficacitatea operațiunilor, activităților sau acțiunilor, în sensul optimizării celor două caracteristici în vederea atingerii scopului propus.

oportunitatea temporală a realizării obiectului auditat – se analizează dacă momentul realizării obiectului auditat a fost unul propice în perspectiva atingerii scopului său.

oportunitatea structurală a realizării obiectului auditat – se nalizează dacă obiectul auditat s-a realizat în acea conjunctură acțională , normativă care să confere cel mai înalt grad de eficiență , precum și modul în care realizarea obiectului auditat se încadrează într-o structură mai largă de operațiuni , activități sau acțiuni.

acoperirea riscului intern asociat realizării obiectului auditat – se evaluează modul și gradul în care realizarea obiectului auditat a antrenat riscuri interne (economice, tehnice, financiare, funcționale) , precum și modul și gradul în care aceste riscuri au fost acoperite a priori de managementul sistemului auditat.

acoperirea riscului de sistem asociat realizării obiectului auditat – se analizează modul în care realizarea obiectului auditat a antrenat riscuri de sistem și modul de gestionare al acestor riscuri.

conectarea sistemului , prin realizarea obiectului auditat , la viitor – se analizează modul și gradul în care, prin realizarea obiectului auditat , sistemul în care s-a realizat acel obiect este asigurat împotriva epuizării funcționale si/sau primește impulsuri noi de dezvoltare, stabilitate și perfecționare specifice.

Urmărind aceste elemente se efectuează activitatea trimestrială și anuală , însoțită de raport de audit , a bilanțului contabil și a contului de execuție bugetară ale instituției publice, înainte de aprobarea de către conducătorul unității a bilanțului contabil și a contului de execuție bugetară.

Partea a IV-a a Ordinului nr. 332/25.02.2000 privind aprobarea Normelor metodologice generale pentru organizarea și funcționarea auditului public intern în baza prevederilor O.G. nr.119/1999 privind auditul public intern și controlul financiar preventiv conține recomadările unitare ale Ministerului Finațelor Publice privind întocmirea planului de audit public intern . Trăsăturile planului de audit public intern se referă la următoarele aspecte:

planul de audit public intern se întocmește anual de compartimentul de audit public intern iar pentru ordonatorii principali de credite acesta este însoțit de un referat de justificare , având ca termen legal data de 30 noiembrie a anului precedent pentru care se elaborează.

Planul anual de audit public intern trebuie aprobat de conducătorul instituției publice și poate fi modificat sau completat la propunerea conducătorului compartimentului de audit intern sau la inițiativa conducătorului instituției publice ori de câte ori apar indicii sau circumstanțe care semnifică apariția unor noi riscuri interne sau de sistem, modificarea gradului de risc al activităților sau operațiunilor deja cuprinse în plan sau alte elemente care necesită realocarea fondului de capacitate de audit pe obiectivele planului.

Pentru activitățile și operațiunile care au legătură nemijlocită cu certificarea bilanțului contabil și a contului de execuție bugetară obiectivele cuprinse în planul de audit public intern vor fi defalcate pe trimestre și pe luni , după caz , avându-se în vedere ca acestea să nu depășească 40-50% din capacitatea de audit a compartimentului respectiv ( fondul de timp anual disponibil în zile-om).

Elaborarea planului de audit public intern se fundamentează pe următoarele principii :

principiul completitudinii (nici o activitate desfășurată în instituția publică nu poate fi exclusă de la exercitarea auditului intern);

principiul prudențial (orice activitate sau operațiune trebuie să fie cuprinsă în planul de audit cel puțin o dată la 3 ani),

principiul permanenței observării (o activitate / operațiune prevăzută în plan face obiectul auditării pe tot parcursul realizării ei);

principiul oportunității (obiectivele sunt stabilite în funcție de gradul de risc asociat);

principiul ierarhizării competenței teritoriale(instituția publică corespunzătoare ordonatorilor secundari de credite sau terțiari este auditată ca întreg de instituția publică de rang imediat superior).

În stabilirea obiectivelor din planul de audit public intern , a structurii acestuia trebuie să se țină seama de anumite criterii-semnal ( de natură să releve situații negative acute sau cu potențial mare de acutizare ) care orientează activitatea de auditare în anumite direcții : deficiențe constate în rapoartele de audit precedente, în procesele-verbale încheiate în urma inspecțiilor de audit, deficiențe consemnate în rapoartele Curții de Conturi, indicii și informații referitoare la disfuncționalități sau abateri , analiza unor trenduri pe termen lung privind unele aspecte ale funcționării sistemului.

Planul de audit intern trebuie să cuprindă cel puțin următoarele elemente : scopul acțiunii de auditare, obiectivele acțiunii de auditare, descrierea, identificarea activității sau operațiunii auditate, descrierea structurii organizatorice la care se desfășoară acțiunea de auditare, durata acțiunii de auditare, perioada supusă auditării, numărul de auditori și alți specialiști implicați în activitatea de auditare.

În conformitate cu prevederile actelor normative mai sus-menționate , a prevederilor Legii nr.215/2001 privind administrația publică locală și a referatului nr.I/3165/2001 al Serviciului Audit Intern, Control Financiar Intern, președintele Consiliului Județean Caraș-Severin , în calitate de ordonator principal de credite a emis Dispoziția nr.42/2002 privind aprobarea Planului de audit intern pe anul 2002, prezentat în anexele lucrării de față.

Orice activitate de auditare se finalizează prin elaborarea raportului de audit intern care este un act unilateral exprimând opinia auditorului în baza constatărilor făcute. Procesul de elaborare a raportului de audit intern cuprinde , în mod obligatoriu, următoarele etape:

Scopul și obiectivele raportului de audit intern;

Structura minimală a raportului de audit intern;

Prezentarea sistematică a concluziilor derivate din acțiunea de audit intern, precum și a recomandărilor ori măsurilor care se impun pentru remedierea sau prevenirea deficiențelor constatate.

Structura minimală a raportului de audit intern cuprinde următoarele elemente : datele de identificare a acțiunii de audit intern, modul de desfășurare a acțiunii de audit intern, constatările efectuate, concluziile și recomandările echipei de auditare, documentația anexă la raportul de audit intern.

Raportul de audit intern este semnat pe fiecare pagină de către auditor și se prezintă conducătorului instituției publice pentru aprobare iar apoi se arhivează în conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Naționale nr.16/1996.

În conformitate cu prevederile cap.II, art.7, alin.3, lit.a) din O.G. nr.119/1999 privind auditul public intern și controlul financiar preventiv în atribuțiile compartimentului de audit public intern intră și activitatea de certificare trimestrială și anuală , însoțită de raport de audit , a bilanțului contabil și a contului de execuție bugetară ale instituției bugetare.

Certificarea se realizează cu scopul de a asigura garanția pentru conducătorul instituției publice că bilanțul contabil și contul de execuție bugetară oferă o imagine fidelă , clară și completă privind buna gestiune financiară. La baza certificării stau următoarele principii :

principiul exhaustivității (integralitatea) – inregistrările s-au efectuat pe baza documentelor justificative;

principiul realității – toate elementele patrimoniale din evidențele contabile au corespondent fizic în realitate și toate elementele de activ și pasiv , de venituri și cheltuieli, reflectă valori reale, există și privesc instituția publică;

corecta înregistrare în contabilitate și corecta prezentare în conturile anuale.

Documentația necesară certificării trebuie să cuprindă : bilanțul contabil, contul de execuție bugetară, acte financiare și de gestiune, evidențe contabile, orice alte documente justificative care stau la baza înregistrării în contabilitate.

Propune spre exemplificare Raportul de certificare a bilanțului contabil și a contului de execuție bugetară pentru anul precedent pentru Consiliul Județean Caraș-Severin .

RAPORT DE CERTIFICARE

A bilanțului contabil și a contului de execuție bugetară la 31.12.2001

Subsemnata Sima Maria – auditor și Petre Tudor, Constantinescu Gheorghe – inspectori în cadrul Serviciului Audit Public Intern , Control Financiar Intern , în conformitate cu dispoziția art.7 al.3 lit.a) din O.G. nr.119/1999 privind auditul public intern și controlul financiar preventiv cu modificările ulterioare și a Ordinului nr.332/2000 și a Ordinului de Serviciu 5/09.01.2002 al Președintelui Consiliului Județean Caraș-Severin , am procedat la certificarea bilanțului contabil și a contului de execuție bugetară la 31.12.2001 la Consiliul Județean Caraș-Severin .

La baza acțiunii de certificare au stat următoarele obiective :

exactitatea și realitatea conturilor de execuție , a concordanței dintre plățile nete efectuate și cheltuielile efective , înregistrate în evidențele contabile.

corecta înregistrare in contabilitate și corecta prezentare a operațiunilor în perioada verificată.

Certificarea s-a făcut în perioada 15-31.01.2002 și se referă la integritatea, realitatea și corecta înregistrare a operațiunilor desfășurate de Consiliul Județean Caraș-Severin în perioada 01.01-31.12.2001 , în calitate de ordonator principal de credite , precum și a celorlalte 12 unități finanțate de către Consiliul Județean Caraș-Severin .

Structura organizatorică auditată a fost aprobată prin Hotărârea nr.32/21.05.2001 a Consiliului Județean Caraș-Severin . Pe perioada certificării conducerea instituției a fost asigurată de : I.Mustăcilă. – președinte, N.Ștefănescu- vicepreședinte, I.Hilofsky-vicepreședinte.

În cadrul acțiunii de certificare a bilanțului contabil și a contului de execuție bugetară au fost verificate și analizate următoarele documente: bilanțul contabil și contul de execuție bugetară la data de 31.12.2001, anexele la bilanț, evidențele contabile puse la dispoziție de către șeful Serviciului Buget Contabilitate.

Tehnicile de efectuare a verificărilor au constat în : sondaje asupra operațiunilor și obiectivelor supuse verificării, examinarea bilanțului contabil în raport cu anexele la bilanț, cu evidența contabilă sintetică și analitică, precum și cu balanțele de verificare.

Constatări

1. Controlul financiar preventiv propriu este organizat și funcționează în baza Dispoziției nr.33/19.03.2001 a Președintelui Consiliului Județean Caraș-Severin , având în vedere prevederile O.G. nr.119/1999 privind auditul public intern și controlul financiar preventiv, cât și Ordinul M.F.P. nr.23/2001 pentru aprobarea normelor metodologice privind cadrul general al atribuțiilor și exercitării controlului preventiv propriu. Registrul proiectelor de operațiuni prevăzute a fi prezentate la viza de control financiar preventiv propriu a fost întocmit în conformitate cu normele metodologice.

2. În ceea ce privește respectarea legalității în achiziția bunurilor materiale în perioada supusă certificării , din verificarea prin sondaj a achizițiilor publice s-a constatat respectarea prevederilor OUG nr.60/2001 și HG nr.461/2001. Pe parcursul perioadei de certificare s-a constatat că în cadrul Serviciului Administrativ nu a fost elaborat programul de achiziții pentru anul în curs și nu s-au încheiat contractele de achiziții publice. Recomandarea noastră este aceea ca programul de achiziții publice pentru anul 2002 să fie elaborat și în baza acestuia să fie încheiate contractele de achiziții publice pentru anul în curs.

3. Pentru inventarierea generală a patrimoniului Consiliului Județean Caraș-Severin a fost emisă Dispoziția nr. 146/16.11.2001 , art.1 nefiind respectat. La data la care a fost efectuată certificarea inventarierea nu a fost finalizată. Se recomandă luarea măsurilor corespunzătoare pentru ca aceasta să se finalizeze de urgență iar rezultatele inventarierii să fie valorificate în conformitate cu prevederile legale în vigoare .

4. Sub aspectul metodelor contabile s-a constatat corecta încadrare în conturile contabile a operațiunilor patrimoniale , în conformitate cu planul general de conturi elaborat de M.F.P. prin îmbinarea metodei manuale cu cea informatizată . Partea cea mai însemnată a înregistrărilor contabile se realizează manual (banca, casa, fișele sintetice și analitice) . Operațiunile care privesc salarizarea se efectuează automat prin programul de salarii care gestionează baza de date cu angajații unității, precum evidența conturilor de card. Remarcăm modul corect de calcul al salariilor (salariul de bază, vechimea în muncă, timpii de lucru, evidențierea orelor suplimentare și a sporurilor acordate) . Balanțele de verificare precum și contul de execuție bugetară se întocmesc de asemenea automat. Recomandarea pe care o facem se referă la achiziționarea de urgență a unui pachet integrat de programe de contabilitate bugetară pentru sincronizarea operațiunilor derulate în cadrul contabilității și obținerea unor evidențe unitare și operative.

În ceea ce privește conținutul dării de seamă se pot face următoarele comentarii:

Corelarea datelor de bilanț și a celor din anexele la bilanț cu datele din evidențele contabile.

Soldurile inițiale raportate în bilanț nu corespund cu soldurile finale evidențiate în bilanțul precedent datorită preluării celor șase unități de învătământ special.

Sintetic situația veniturilor și cheltuielilor evidențiate se prezintă astfel:

VENITURI

– mii lei-

CHELTUIELI

În urma analizei efectuate se constată că plățile efectuate se încadrează în limitele creditelor bugetare aprobate.

Se certifică bilanțul contabil și contul de execuție bugetară exprimând opinia “cu rezerve” pentru următoarele situații:

respectarea prevederilor legale în ceea ce privește achizițiile publice

respectarea normelor privind organizarea și efectuarea inventarierii nr.2388/1995.

Prezentul raport a fost întocmit în trei exemplare sub nr.3/31.01.2001 din care un exemplar însoțește darea de seamă contabilă încheiată la 31 decembrie 2001 , un exemplar la Serviciul Buget Contabilitate (auditat) și un exemplar la Serviciul Audit Public Intern, Control Financiar Intern (auditor).

Auditor, Inspectori

4.3. Relația audit public intern – control financiar

Ordinul nr. 332/25.02.2000 privind aprobarea Normelor metodologice generale pentru organizarea și funcționarea auditului public intern în baza prevederilor O.G. nr.119/1999 privind auditul public intern și controlul financiar preventiv menționează câteva delimitări de obiect între auditul intern și controlul financiar preventiv care sunt în măsură să clarifice eventualele ambiguități ce derivă din interpretarea prevederilor actelor normative ce reglementează domeniul auditului public intern și a controlul financiar preventiv.

Controlul financiar preventiv (propriu sau delegat) este un control de tip ex ante , în timp ce auditul intern este un control de tip ex post – așa cum am menționat anterior. Totuși ca urmare a faptului că auditul intern trebuie să urmărească o operațiune , o activitate sau o acțiune pe tot parcursul derulării acesteia , auditul intern are un caracter sui-generis de control concomitent-ulterior : concomitent din perspectiva anului financiar , ulterior din punctul de vedere al operațiunii , activității sau acțiunii.

În același timp , controlul intern , ca obiect al auditului intern, cuprinde și controlul de management pe care îl efectuează conducătorul instituției publice în scopul asigurării stabilității și coerenței funcționale a sistemului auditat în întregul său. În concluzie , controlul de management al instituției publice , ca și controlul financiar preventiv propriu sau alte categorii de control intern specifice , face obiectul auditului intern.

O.G. nr.119/1999 privind auditul public intern și controlul financiar preventiv , de la data publicării sale (M.O. nr.430/31.08.1999) și până în prezent a fost subiectul a numeroase discuții datorate controverselor pe care le conține și pe care actele normative de modificare ulterioare au încercat să le înlăture. Vom încerca să dezbatem , pe scurt, câteva din controversele aceste ordonanțe.

Prin apariția O.G. nr.119/1999 privind auditul public intern și controlul financiar preventiv se introduce o nouă formă de control asupra utilizării fondurilor publice și patrimoniului public administrat de instituțiile publice, denumit “auditul intern” și se modifică conținutul controlului financiar intern , denumit până atunci “propriu” , cu cele două forme : control financiar preventiv și control financiar de gestiune. Prin această reglementare controlul preventiv are două forme – control financiar preventiv propriu și control financiar preventiv delegat , exercitat prin controlori delegați ai Ministerului Finanțelor Publice.

Deși această nouă formă de control numită “audit intern” se exercita la instituțiile publice și până la legiferarea ei , ea nu era recunoscută ca o formă de control obligatorie și necesară.

Având în vedere prevederile art.2 lit.c) din ordonanță, acest control este un super-control efectuat asupra activității de control intern propriu , independent de celelalte structuri organizatorice ale instituției.

Controlul intern este definit de noua ordonanță ca un ansamblu de măsuri întreprinse la nivelul unei instituții publice cu privire la structura organizatorică , metodele, procedurile și sistemele de contabilitate și evaluare instituite în vederea realizării obiectivelor acestuia , prezentate la un mod greoi și sofisticat. Nu se mai subliniază ca rol principal al acestui control verificarea gestionării mijloacelor bănești și materiale așa cum era prevăzut în normele anterioare, mult mai clare și mai concise. Numai definiția controlului financiar preventiv este mai concisă : “activitate prin care se verifică legalitatea și regularitatea operațiunilor efectuate pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public , înainte de aprobarea acestora.”

Capitolul 5

Concluzii

O sinteză a aprecierii controlului intern în cadrul Consiliului Județean Caraș-Severin

Lucrarea de față a încercat să surprindă câteva dintre cele mai semnificative aspecte ale activității de control financiar propriu în cadrul unei instituții publice așa cum este cazul Consiliului Județean Caraș-Severin . Am propus o abordare sistemică a activității de control recunoscând viziunea limitativă la cele mai uzuale , de rutină activități supuse controlului financiar.

Recapitulând , sistemul de control intern constă într-un ansamblu de politici și proceduri la care recurge conducerea instituției în vederea asigurării unei gestiuni riguroase și eficiente a activității sale. Aceste proceduri implică respectarea politicilor de gestiune , protejarea activelor, prevenirea și descoperirea fraudelor și erorilor, exactitatea și exhaustivitatea înregistrărilor contabile și stabilirea situațiilor financiare. Sistemul de control intern cuprinde două subsisteme : cel de organizare și cel de proceduri.

Din punctul de vedere al organizării controlul financiar propriu în cadrul Consiliului Județean Caraș-Severin acesta respectă întru totul reglementările cuprinse în O.G. nr.119/1999 privind auditul public intern și controlul financiar preventiv , cu modificările ulterioare, constituindu-se într-un compartiment distinct subordonat direct conducerii. Acesta a fost aplicat pe vechea structură organizatorică cu sarcini de control financiar intern.

În legătură cu procedurile de control, acestea completează sistemul de organizare și se referă la modalitățile prin care activitatea de control își atinge scopurile propuse: stabilirea, revederea și aprobarea normelor interne, verificarea exactității aritmetice a documentelor, ținerea conturilor, aprobarea și controlul documentelor etc.

O apreciere a controlului intern (propriu) nu se poate efectua făcând abstracție de sistemul contabil – un ansamblu de proceduri și documente care permit prelucrarea operațiunilor în scopul înregistrării acestora în conturi, identificarea, gruparea, analiza, calculul, clasarea, înregistrarea , recapitularea evenimentelor.

În înțelegerea acestor sisteme am avut în vedere: talia și complexitatea instituției, sistemul informatic, tipurile de control intern, natura documentelor emise de conducerea instituției cu privire la controlul intern, riscul inerent activității de control, pragul de semnificație. Determinarea principalelor probleme legate de activitatea instituției a fost posibilă și datorită discuțiilor purtate cu diferiți angajați ce își desfășoară activitatea în compartimentele din structura Consiliului Județean Caraș-Severin .

În aprecierea elementelor de bază ale sistemului de control intern am abordat următoarele aspecte : modul de definire a sarcinilor de serviciu(fișa postului), limitele de competență și răspundere în cadrul ierarhiei organizatorice, circuitul documentelor care prezintă un grad sporit de complexitate ce a necesitat o elaborare riguroasă în vederea preîntâmpinării neglijenței sau fanteziei, competența și integritatea personalului, existența unei documentații referitoare la producerea informațiilor și la arhivarea.

Controlul sistemului contabil a vizat în principal următoarele probleme:

toate operațiile au făcut obiectul unei înregistrări (exhaustivitate) ; au fost efectuate verificări în ceea ce privește existența și respectarea secvențelor numerice (serii), compararea documentelor aferente aceleiași operații ( o operație dă naștere la mai multe documente), ținerea fișelor de cont, ținerea la zi a conturilor de debitori etc.

controlul realității – înregistrările sunt justificate printr-o operație(inventariere, schimb de punctaje cu terții).

controlul exactității – sumele sunt înregistrate corect ; verificarea înregistrării corecte se efectuează prin comparații globale sau controale aritmetice.

controlul asupra personalului instituției se efectuează în două sensuri : controlul ierarhic (procedurile de aprobare și verificare, reglementarea accesului la bunurile unității) și controalele reciproce prin separarea sarcinilor (autocontrolul sau incompatibilitatea funcțiilor).

Principala obiecțiune ce poate fi făcută în ceea ce privește sistemul contabil se referă la metoda manuală de înregistrare a operațiunilor în contabilitate. Volumul foarte mare de operațiuni desfășurate de Consiliul Județean Caraș-Severin sunt evidențiate manual în contabilitate ceea ce influențează negativ indicatorii de eficiență , productivitate a muncii, precum și operativitatea acesteia.

Necesitatea achiziționării unui pachet integrat de programe în domeniul contabilității bugetare, care să răspundă corect particularităților acesteia, a fost subliniat în mod constant și imperios în toate rapoartele de audit intern efectuate de serviciul cu atribuții în acest sens. În momentul de față acest deziderat nu a fost realizat în primul rând datorita lipsei de oferte care să corespundă atât din punct de vedere calitativ cât și al prețului .

În ceea ce privește limitele inerente ale controalelor interne putem remarca următoarele aspecte :

majoritatea controalelor interne privesc operațiuni repetitive și mai puțin pe cele neobișnuite.

pentru controalele “neobișnuite” există posibilitatea ca procedurile să nu poată fi adaptate corespunzător și în timp util.

existența riscului de nedescoperire – controalele declanșate nu reușesc să descopere o eroare semnificativă datorită volumului mare de documente ce trebuie verificate .

riscul de eroare umană.

Aceste limite influențează în sens negativ activitatea de control dar există preocuparea constantă de a fi înlăturate pe cât de mult posibil.

Remarcăm în ceea ce privește acordarea vizei de control financiar preventiv lipsa notei de fundamentare (în conformitate cu prevederile Ordinului nr.123/2001) în câteva cazuri soluționate prin acordarea vizei de control financiar preventiv fără a fi aduse obiecțiuni.

Un alt aspect care poate fi considerat o deficiență gravă se referă la faptul că la momentul certificării bilanțului contabil și a contului de execuție bugetară la 31 decembrie 2001 inventarierea nu a fost finalizată. Acest lucru este menționat și în raportul de certificare în care auditorul afirmă o opinie “cu rezerve”. Valorificarea rezultatelor inventarierii a fost aprobată cu întârziere.

Datorită abordării sistemice a activității de control pe care am propus-o nu putem să omitem aspectul comunicării cu exteriorul. Sistemul de control nu este o entitate de sine stătătoare , suficientă sieși. El are de atins un obiectiv dificil – acela de a identifica erorile de funcționare, de a lua măsuri de corectare a lor și de a identifica o stare de fapt reală cu o stare ideală , dorită, reglementată prin acte normative a unui sistem cu multiple relații exterioare , input-urile sistemului ,care se repercutează asupra interiorului.

Având în vedere statutul Consiliului Județean Caraș-Severin de autoritate publică și înțelegând rolul său în viața social-economică și culturală a județului putem determina aria și complexitatea sa în raport cu exteriorul. Vom înțelege astfel că pentru susținerea activității sale este necesar ca aparatul propriu al Consiliului Județean Caraș-Severin să funcționeze la parametrii optimi.

Un exemplu concludent și la îndemână pentru felul în care relațiile exterioare influențează funcționarea internă a aparatului propriu este modul de desfășurare al contractelor de achiziții publice. Nerespectarea termenelor prevăzute provoacă dereglări în activitatea desfășurată în mod curent . În același timp , datorită relaționării reciproce cu exteriorul, o neglijență proprie , așa cum este cea menționată prin raportul de audit , de natura întârzierii întocmirii programului de achiziții publice influențează negativ activitatea aparatului propriu.

În calitatea sa de ordonator principal de credite , Consiliul Județean Caraș-Severin intră în relație cu unitățile subordonate lui. Coordonarea activității acestuia cu unitățile subordonate nu se realizează întotdeauna la modul cel mai eficient lucru care se resimte în propria sa activitate.

BIBLIOGRAFIE

Bostan I. , Controlul financiar,Editura Polirom, Iași, 2000

Cozmânca O., Preda M., Legea administrației publice locale – explicații teoretice și practice, practică judiciară de profil, Editura Lumina Lex , București,1996.

Drehuță E., Neamțu G., Voicu E., Bugetul public și contabilitatea unităților bugetare, Editura Agora, Bacău, 2000.

Florea I., Florea R., Controlul economico – financiar, Corpul Experților Contabili și al Contabililor Autorizați din România, București, 2000

Greceanu – Cocoș V., Practica auditului la instituțiile publice și legislația utilă, vol. I – II, ediția a II-a , Societatea “Adevărul” S.A., București, 2000

Munteanu V., Munteanu M., Zuca Ș., Control și audit financiar-contabil, Editura Sylvi, București, 2000.

Pereș I., Popovici D., Bunget O., Pereș C. ,Controlul economic financiar, Editura Mirton , Timișoara 2000

Popescu Gh., Procedurile controlului intern și auditul financiar, vol. I-II, Editura Gestiunea, București, 1997

Toma M., Chivulescu M., Ghid practic pentru audit financiar și certificarea bilanțurilor contabile, Corpul Experților Contabili și al Contabililor Autorizați din România, București, 1995.

Acte normative

Codul Muncii.

Decretul 209/1976 pentru aprobarea regulamentului operațiilor de casă.

H.G. nr. 273/1194 privind aprobarea Regulamentului de recepție a lucrărilor de construcție și instalații aferente acestora

H.G. nr.2230/1969 privind gestionarea bunurilor materiale ale agenților economici, autorităților și instituțiilor publice.

H.G. nr.543/1995 privind drepturile bănești ale salariaților instituțiilor publice și regiilor autonome cu specific deosebit pe perioada delegării, detașării și deplasării.

H.G. nr.552/1991 privind normele de organizare în țară a acțiunilor de protocol,

H.G. nr.841/1995 privind procedurile de transmitere fără plată și de valorificare a bunurilor aparținând instituțiilor publice.

Legea nr.15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat în active corporale și necorporale.

Legea nr.215/2001 privind administrația publică locală.

Legea nr.22/1969 , modificată prin Legea nr.54/1994 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanții și răspunderea în legătură cu gestionarea bunurilor agenților economici, autorităților sau instituțiilor publice.

Legea nr.72/1996 a finanțelor publice nr.72/1996.

Legea nr.82/1991, legea contabilității.

Monitorul Oficial al județului Caraș-Severin , anul X, nr.2/2001.

O.G. nr.119/1999 privind auditul public intern și controlul financiar preventiv cu modificările O.G. nr.72/30.08.2001, O.U.G. nr. 225/24.11.2000, O.G. nr. 85/29.08.2000, O.U.G. nr. 46/05.05.2000

O.G. nr.2/2001 privind regimul juridic al contravențiilor.

O.G. nr.63/1994 privind actualizarea unor normative de cheltuieli pentru autoritățile și instituțiile publice,

O.G. nr.909/1997 pentru aprobarea Normelor Metodologice de aplicare a Legii nr.15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat în active corporale și necorporale , modificată și completată prin O.G. nr.54/1997

Ordinul nr. 332/25.02.2000 privind aprobarea Normelor metodologice generale pentru organizarea și funcționarea auditului public intern în baza prevederilor O.G. nr.119/1999 privind auditul public intern și controlul financiar preventiv.

Ordinul nr.118/1998 al ministrului finanțelor pentru actualizarea cuantumurilor indemnizațiilor de delegare și detașare.

Ordinul nr.977/1998 emis de ministrul finanțelor , privind actualizarea limitelor maxime de cheltuieli pentru acțiunile de protocol.