Contabilitatea Stocurilor de Materii Prime Si Materiale Consumabile In Sistemul Inventarului Intermitent

CUPRINS

INTRODUCERE

CAPITOLUL 1 – NOȚIUNI GENERALE PRIVIND STOCURILE

Delimitări conceptuale privind stocurile

Organizarea contabilității stocurilor

Obiectivele organizării contabilității stocurilor de materii prime și materiale consumabile

Reguli de evaluare a stocurilor materiale

Sistemul inventarului permanent și sistemul inventarului inventariat

CAPITOLUL 2 – ORGANIZAREA EVIDENȚEI STOCURILOR DE MATERII

PRIME ȘI MATERIALE CONSUMABILE. STUDIU DE CAZ

LA S.C „TRITEX” S.R.L

2.1 Prezentarea generală a firmei

2.1.1 Structura organizatorică și funcțională

2.1.2 Caracterizarea economico-financiară

2.1.3 Organizarea sistemului contabil

2.2 Clasificarea și codificarea stocurilor

2.3 Metode de evaluare a stocurilor la ieșirea din patrimoniu

2.4 Contabilitatea stocurilor de materii prime și materiale consumabile în sistemul

inventarului intermitent

CONCLUZII ȘI PROPUNERII

BIBLIOGRAFIE

INTRODUCERE

În vederea realizării activității economice, a obiectivelor propuse, entitățile economice din industrie, construcții și transporturi trebuie să-și asigure, în fiecare perioadă de gestiune, baza materială și de echipamente tehnice a cărei structură este, de regulă, extrem de extinsă. În acest sens, a crescut amploarea și rolul funcției comerciale, care încorporează ansamblul proceselor de cunoaștere a cererii și ofertei pieței, de procurare nemijlocită a materiilor prime, materialelor, echipamentelor de producție etc., necesare desfășurării producției firmei și de vânzare a produselor, semifabricatelor și a serviciilor.

În cadrul funcției comerciale se distinge, prin importanță, activitatea de aprovizionare. Aceasta reunește ansamblul atribuțiilor prin care se asigură procurarea materiilor prime, materialelor, combustibilului, echipamentelor de producție și a altor factori de producție necesari realizării obiectivelor entității economice.

Desfășurarea activității oricărei societăți presupune intervenția unei mari diversități de active circulante materiale. Activele circulante materiale, concretizate în diverse stocuri de materii prime și materiale, se află succesiv și neîntrerupt în diferite faze ale procesului de producție și / sau de comercializare. Această caracteristică a lor, de a participa continuu la stadiile circuitului economic și de a descrie, în cadrul exercițiului, mai multe rotații, relevă aportul lor la realizarea cifrei de afaceri și la valorificarea capitalului.

Deoarece activele circulante materiale intervin în activitatea economică prin crearea unor stocuri de valori materiale destinate a asigura, după caz, continuitatea proceselor economice, se mai numesc și stocuri și producție în curs de execuție.

În literatura de specialitate străină importanța stocurilor este privită astfel:

în literatura franceză se consideră rolul stocurilor, în mod tradițional, sub trei aspecte: comercial – reducerea în detaliu a livrărilor, amortizarea fluctuațiilor cerute, ameliorarea funcționării raportului între comercial și producție, reducerea diferențelor; producție și aprovizionări – producerea și cumpărarea economică (în serie, în lot, oferte de la furnizori); financiar – înregistrarea fiecărei variații de valoare a firmei în așteptarea vânzărilor, eventual a specula.

În toate cazurile, stocurile constituie o investiție care trebuie să servească producției și vânzării și care trebuie să se rotească cât mai repede posibil. Măsura rotației se efectuează prin viteza de rotație.

în literatura americană, se sugerează trei motive generale pentru ținerea stocurilor: motivul (scopul) tranzacției: pentru a egala producția cu cerințele vânzării; motivul precauției – cu aplicare atunci când, în viitor, cererea este incertă; scopul speculativ – când se preconizează creșteri sau scăderi ale prețurilor viitoare.

Din punct de vedere financiar, stocurile reprezintă alocări de capital care se recuperează numai după parcurgerea întregului ciclu de exploatare, prin vânzarea și utilizarea produselor realizate de întreprindere. Din punct de vedere economic și financiar, ele se caracterizează prin aceea că se află într-o continuă fluență valorică, își schimbă forma naturală și funcțională (marfă – ban – creanțe) în cadrul stadiilor circuitelor economice (aprovizionare – producție – desfacere).

CAPITOLUL 1

NOȚIUNI GENERALE PRIVIND STOCURILE

Delimitări conceptuale privind stocurile

Potrivit IAS 2, stocurile sunt active:

deținute pentru a fi vândute pe parcursul desfășurării normale a activității;

în curs de producție;

sub formă de materii prime, materiale consumabile ce urmează a fi folosite în procesul de producție sau pentru prestarea de servicii.

În raport de forma fizică pe care o îmbracă bunurile materiale și în funcție de poziția pe care o ocupă în cadrul ciclului de exploatare (aprovizionare – producție – desfacere), se disting următoarele categorii de stocuri:

1. stocuri propriu-zise: materii prime; materiale consumabile; materiale de natura obiectelor de inventar; produse (semifabricate, produse finite, produse reziduale); animale și păsări; mărfuri; ambalaje;

2. producție (comenzi) în curs de execuție.

Stocurile și producția în curs de execuție se concretizează în ansamblul bunurilor și serviciilor din cadrul entității economice, destinate:

fie a fi vândute în aceeași stare sau după prelucrarea lor în procesul de producție;

fie a fi consumate la prima lor utilizare.

După sursa de proveniență, stocurile pot fi:

stocuri cumpărate, unele deținute în scopul revânzării, așa cum este cazul mărfurilor, altele fiind destinate folosirii în procesul de producție;

stocurile din producția proprie, respectiv produse finite și producția în curs de execuție;

în cazul unor prestări de servicii, stocurile includ și costul serviciilor pentru care întreprinderea nu a înregistrat venitul aferent.

Pentru categoriile de stocuri – materii prime, materiale consumabile și materiale de natura obiectelor de inventar – prevederile legale stabilesc următoarea structură și următoarele atribute:

materiile prime sunt bunuri care participă direct la fabricarea produselor și se regăsesc în produsul finit integral sau parțial, fie în starea lor inițială, fie transformate;

materialele consumabile sunt bunuri care participă sau ajută la procesul de producție sau de exploatare fără a se regăsi, de regulă, în produsul finit.

Principalele categorii de materiale consumabile sunt:

materialele auxiliare, care participă direct sau indirect la procesul de fabricație, regăsindu-se sau nu în componența noului produs. Ele au un rol diferit în procesul de producție, în sensul că pot fi:

– consumate de către mijloacele de muncă;

– ajută la executarea muncii;

– participă, alături de materia primă, în procesul de transformare a acesteia.

combustibilul, în funcție de destinația lui, poate fi:

– tehnologic, folosit în procesul de producție alături de materiile prime, în scopul transformării acestora;

– energetic, consumat pentru obținerea energiei necesare punerii în mișcare a unor utilaje;

– gospodăresc, care nu participă direct la procesul de producție, ci este folosit pentru încălzitul secțiilor de producție, magaziilor, clădirilor administrative.

materialele pentru ambalat, folosite în procesul de producție sau în procesul de vânzare a mărfurilor;

piesele de schimb ale utilajelor și ale altor echipamente tehnice;

semințe și materiale de plantat, folosite în producția agricolă vegetală;

furaje și așternut, folosite în producția agricolă animalieră (zootehnică);

alte materiale consumabile;

materialele de natura obiectelor de inventar sunt reprezentate de:

– bunuri cu o valoare mai mică decât limita prevăzută de lege pentru a fi incluse în categoria imobilizărilor corporale;

– echipamentul de protecție, echipamentul de lucru, îmbrăcămintea specială;

– S.D.V.-urile, aparatele de măsură și control (A.M.C.), matrițele folosite la executarea anumitor produse și alte obiecte similare.

Materiile prime, materialele și materialele de natura obiectelor de inventar fac obiectul contabilității stocurilor numai în măsura în care ele sunt în proprietatea întreprinderii. În categoria stocurilor se includ și bunurile materiale care nu se află, momentan, în patrimoniul entității economice, din punct de vedere fizic, dar care sunt proprietatea sa. Ele se află temporar la terți, din diferite cauze, sau în anumite scopuri (custodie, prelucrare, consignație) și se reflectă distinct cu ajutorul unor conturi specifice.

Elementele de natura activelor circulante materiale prezentate anterior pot fi grupate, în funcție de apartenența lor, în:

stocuri ce aparțin titularului de patrimoniu;

stocuri aparținând terților.

Stocurile asupra cărora titularul are drept de proprietate se pot găsi în diferite situații, și anume:

– aflate în depozitele, magaziile și locurile de producție proprii;

– în curs de aprovizionare, ori sosite și nerecepționate;

– sosite fără factură;

– facturate, dar nelivrate;

– aflate la terți.

Bunurile materiale aparținând terților (ca drept de proprietate) se află temporar în gestiunea entității din anumite cauze, sau pentru diferite scopuri, dar nu sunt proprietatea ei (potrivit regulii generale în baza căreia bunurile ce nu aparțin unei entități economice nu trebuie să figureze în bilanț), aceste stocuri sunt reflectate în conturi extrapatrimoniale, din momentul intrării și până la predarea lor proprietarului de drept.

Activele circulante materiale, concretizate în diverse stocuri de materii prime și materiale, se află succesiv și neîntrerupt în diferite faze ale procesului de producție și / sau de comercializare. Această caracteristică a lor, de a participa continuu la stadiile circuitului economic și de a descrie, în cadrul exercițiului, mai multe rotații, relevă aportul lor la realizarea cifrei de afaceri și la valorificarea capitalului. Menținerea stocurilor la nivelul minim indispensabil pentru a putea permite funcționarea normală a întreprinderii asigură formarea stocului util. Acesta poate fi de două feluri:

stocul normal, optim sau ideal care asigură nivelul de rentabilitate optimă;

stocul util efectiv, respectiv minimul de stoc care este necesar la funcționarea întreprinderii.

În situația neregularităților posibile în aprovizionare, întreprinderile constituie uneori stocul de siguranță (stoks de precaution). De asemenea, pot folosi prilejul de a face achiziții în condiții favorabile, în funcție de posibilitățile lor financiare, pentru a conserva un stoc de rezervă conjunctural speculativ (stoks de speculation).

Organizarea contabilității stocurilor

1.2.1Obiectivele organizării contabilității stocurilor de materii prime și materiale consumabile

Contabilitatea stocurilor se poate organiza folosind una din următoarele metode, în funcție de specificul activității și de necesitățile proprii ale entității economice:

Metoda operativ – contabilă (pe solduri) presupune desfășurarea următoarelor activități:

– evidența cantitativă a bunurilor la locurile de depozitare, iar în cadrul acestora, pe categorii de stocuri, cu ajutorul fișelor de magazie. Fișele de magazie se întocmesc zilnic, pe baza documentelor de intrare și a documentelor de ieșire;

– preluarea documentelor de intrare – ieșire în contabilitate pe baza borderoului de predare a documentelor;

– întocmirea registrului stocurilor la sfârșitul perioadei, în care se înscriu:

cantitățile de stocuri preluate din fișele de magazie;

valoarea stocurilor calculate prin înmulțirea cantităților cu prețul de facturare;

totalurile valorilor pe pagini, pe grupe, subgrupe, magazii, conturi sintetice;

în contabilitate se folosește fișa centralizatoare a mișcărilor valorice pe grupe de bunuri.

Metoda cantitativ – valorică (pe fișe de cont analitic) presupune parcurgerea următoarelor etape:

înregistrarea cantitativă a intrărilor și ieșirilor de stocuri în fișele de magazie;

preluarea documentelor de intrarectivități:

– evidența cantitativă a bunurilor la locurile de depozitare, iar în cadrul acestora, pe categorii de stocuri, cu ajutorul fișelor de magazie. Fișele de magazie se întocmesc zilnic, pe baza documentelor de intrare și a documentelor de ieșire;

– preluarea documentelor de intrare – ieșire în contabilitate pe baza borderoului de predare a documentelor;

– întocmirea registrului stocurilor la sfârșitul perioadei, în care se înscriu:

cantitățile de stocuri preluate din fișele de magazie;

valoarea stocurilor calculate prin înmulțirea cantităților cu prețul de facturare;

totalurile valorilor pe pagini, pe grupe, subgrupe, magazii, conturi sintetice;

în contabilitate se folosește fișa centralizatoare a mișcărilor valorice pe grupe de bunuri.

Metoda cantitativ – valorică (pe fișe de cont analitic) presupune parcurgerea următoarelor etape:

înregistrarea cantitativă a intrărilor și ieșirilor de stocuri în fișele de magazie;

preluarea documentelor de intrare și ieșire a stocurilor în contabilitate;

înregistrarea documentelor în fișele de cont analitic;

verificarea concordanței înregistrărilor din fișele de magazie cu cele din fișele de cont analitice;

verificarea concordanței înregistrărilor din fișele de cont analitice cu situația din fișele sintetice.

Schema de principiu a acestei metode este expusă în figura nr. 1.1.

Metoda global – valorică vizează ținerea evidenței numai valoric, atât la nivelul gestiunii, cât și în contabilitate. Această metodă se utilizează în cazul mărfurilor și al ambalajelor aflate în entitățile de desfacere a mărfurilor cu amănuntul.

Organizarea contabilității stocurilor și a circuitului valorilor materiale mai ține seama și de sistemul de inventar pus la punct de respectiva entitate economică, fiind obligatorie distincția fundamentală dintre: metoda inventarului intermitent și metoda inventarului permanent.

Sistemul inventarului permanent se aplică la entitățile economice de mari dimensiuni și constă în înregistrarea în contabilitate a tuturor operațiunilor de intrare / ieșire a bunurilor materiale, ceea ce permite stabilirea și cunoașterea în orice moment a stocurilor din punct de vedere cantitativ și valoric.

Înregistrarea se face la nivelul costului de achiziție, de producție, sau a prețului standard. Valoarea stocurilor se stabilește folosind relația:

Sf = Si + I – E

Figura nr. 1.1

Metoda cantitativ – valorică

Principalele obiective ce revin contabilității în acest domeniu sunt:

urmărirea și controlul programului de aprovizionare. Prin organizarea evidenței aprovizionării pe grupe și feluri de stocuri, precum și a cheltuielilor de transport – aprovizionare, pe feluri de cheltuieli, comparate permanent cu prevederile programelor, se asigură informații utile cu privire la stadiul aprovizionării;

asigurarea integrității patrimoniale a stocurilor la locurile de depozitare și urmărirea permanentă a mișcării lor. Se asigură, prin organizarea contabilității mijloacelor circulante materiale pe gestiuni și, în cadrul acestora, pe feluri de stocuri, cantitativ și valoric, înregistrarea exactă și la timp a cuantumului mișcărilor și a diferențelor rezultate la inventariere, sesizarea stocurilor fără utilitate sau cu mișcare lentă, pentru luarea măsurilor necesare lichidării acestora;

urmărirea utilizării raționale a mijloacelor materiale aprovizionate impune un asemenea mod de organizare, care să permită respectarea normelor de consum specific la eliberarea lor din depozit, evidența economiilor sau materialelor neutilizate, precum și a materialelor recuperabile rezultate din prelucrarea în secțiile de fabricație;

asigurarea delimitării cheltuielilor de transport – aprovizionare de valoarea materialelor aprovizionate impune organizarea contabilității astfel încât aceasta să poată furniza informații cu privire la nivelul și structura cheltuielilor de transport – aprovizionare;

evaluarea realistă a stocurilor și determinarea influențelor asupra patrimoniului și a rezultatelor prin aplicarea corectă a regulilor de evaluare;

promovarea principiului prudenței și a principiului continuității activității.

Reguli de evaluare a stocurilor materiale

Valoarea de intrare (contabilă) se compară cu valoarea de utilitate (de inventar):

pentru stocurile la care au rezultat diferențe în plus între valoarea de inventar și valoarea de intrare, în bilanț acestea sunt evaluate la valoarea lor de intrare. Deci, plusul de valoare (valoarea de inventar > valoarea de intrare), nu se înregistrează în contabilitate; Contabilitatea trebuie să asigure delimitarea costurilor încorporabile în stocuri și să instituie procedee de determinare a costurilor de intrare a stocurilor în patrimoniu. În conformitate cu prevederile din Legea Contabilității pentru evaluarea elementelor patrimoniale, stocurilor materiale le sunt stabilite următoarele momente și reguli de evaluare:

Evaluarea stocurilor materiale la intrarea în patrimoniu

Regula generală de evaluare și înregistrare a stocurilor materiale este evaluarea la costul istoric care, în funcție de natura intrării stocului în patrimoniu poate fi:

costul de achiziție – pentru stocurile procurate cu titlu oneros;

costul de producție – pentru stocurile materiale obținute din activitatea proprie.

Prin aceasta, se asigură respectarea principiului realității, costurile efective de achiziție și de producție fiind parametrii reali ai valorii stocurilor.

La intrarea în patrimoniu, bunurile materiale se evaluează și se înregistrează în contabilitate astfel:

– materiile prime, materialele consumabile și cele de natura obiectelor de inventar procurate cu titlu oneros (cumpărate), la cost de achiziție, în structura căruia se cuprind o serie de elemente (tabelul nr. 1.1).

Figura nr. 1.2

Evaluarea stocurilor materiale

Tabel nr. 1.1

Structura costului de achiziție

Nu se cuprind în costul de achiziție cheltuielile financiare aferente finanțării necesare constituirii stocurilor și nici sconturile financiare acordate pentru plata înainte de scadență.

Observație: O problemă care apare este modalitatea practică de evaluare în contabilitate a valorilor materiale la costuri de achiziție. O soluție indicată de Regulamentul de aplicare a Legii Contabilității nr. 82 / 1991 este aceea a înregistrării costului de achiziție cu toate componentele sale, direct în conturile de stocuri. Această soluție prezintă cel puțin două inconveniente:

Unele dintre cheltuielile accesorii nu sunt cuprinse în actul de cumpărare a bunurilor, alături de prețul de cumpărare și acestea, în mod fortuit, se vor evidenția în baza documentelor care le consemnează într-un cont distinct, contul de diferențe. În aceste condiții, costul de achiziție determinat numai pe baza datelor din contul de stocuri este incomplet.

Calculul costului de achiziție unitar pentru fiecare articol (reper) și lot aprovizionat este uneori dificil. O altă soluție este aceea a folosirii a două serii de conturi:

conturile de stocuri, în care să se înregistreze prețul de cumpărare;

conturile de diferențe de preț, în care să se înregistreze cheltuielile accesorii de aprovizionare, indiferent dacă acestea figurează în același document cu prețurile de cumpărare, sau în documente distincte.

materii prime, materiale consumabile și de natura obiectelor de inventar obținute din producție proprie la costul de producție, care cuprinde:

stocurile materiale aduse ca aport la capital, obținute cu titlu gratuit (sau prin donație) se evaluează și se înregistrează la valoarea de utilitate, în funcție de:

– prețul pieței;

– utilitatea;

– starea acestora.

Tabel nr. 1.2

Structura costului de producție

Evaluarea stocurilor materiale cu ocazia inventarierii

În acest moment, stocurile se inventariază și se evaluează la valoarea actuală, denumită valoarea de inventar. Aceste valori se stabilesc în funcție de:

utilitatea stocurilor pentru entitate;

prețul pieței.

Valoarea de inventar este, deci, egală cu valoarea actuală, reprezentând o valoare estimată, ce se apreciază în funcție de piață și de utilitatea bunului pentru întreprindere.

Valoarea de utilitate sau prețul pieței, ca bază de evaluare a bunurilor materiale la inventariere, se identifică în funcție de destinația lor. Astfel:

materiile prime și materialele consumabile destinate utilizării în exploatare se evaluează la costul lor de înlocuire (de reaprovizionare);

bunurilor materiale destinate vânzării li se stabile, de regulă, valoarea de inventar sub forma valorii nete de realizare, care este dată de prețul de vânzare, din care se scad cheltuielile rămase de efectuat pentru comercializarea lor (cum sunt cheltuielile de transport, comisioane cedate, cheltuieli în perioada de garanție);

La inventariere pot fi constatate și stabilite valori actuale, care delimitează stocurile materiale în trei categorii:

stocuri care nu prezintă deprecieri și pentru care valoarea de inventar este egală cu valoarea contabilă;

stocuri care au suferit deprecieri, care se evaluează la preț posibil de valorificare și la care, ca urmare, valoarea de inventar este mai mică decât valoarea contabilă;

stocurile la care utilitatea sau prețul pieței crește și deci, valoarea de inventar este mai mare decât valoarea contabilă.

C. Evaluarea stocurilor la închiderea exercițiului prin bilanțul contabil

Cu această ocazie, evaluarea și înregistrarea bunurilor materiale se face la valoarea de intrare în patrimoniu, respectiv valoarea contabilă pusă de acord cu rezultatele evaluărilor la inventariere.

Valoarea înscrisă în bilanț la sfârșit de exercițiu provine dintr-o comparație a costului de intrare cu valoarea actuală (la data bilanțului) a bunului; în virtutea principiului prudenței, aceasta este valoarea cea mai redusă dintre cele două (“the lower of cost or market”), care constituie valoarea la sfârșit de exercițiu

pentru stocurile la care s-au constatat diferențe în minus între valoarea de inventar și valoarea lor de intrare, acestea se evaluează în bilanț la valoare de inventar. În contabilitate, aceste stocuri vor continua să fie înregistrate la valoare lor de intrare (ca valoare brută), iar minusul de valoare datorat unor deprecieri probabile se vor înregistra prin intermediul conturilor de ajustări. Dacă din valoarea de intrare a stocurilor se deduce valoarea deprecierilor pentru care au fost calculate și înregistrate ajustări, se obține valoarea de inventar ca valoare netă care se înscrie în bilanț.

Se observă, deci, că principiul prudenței cere ca:

plusurile de valoare între valoarea de inventar și valoarea de intrare să nu fie înregistrate, acestea nefiind realizate;

pentru minusurile de valoare se vor constitui ajustări, din care aceste minusuri vor fi acoperite în caz că la valorificarea stocurilor, minusurile de inventar se confirmă total sau parțial.

Sistemul inventarului permanent și sistemul inventarului inventariat

În conformitate cu Regulamentul de aplicare a Legii Contabilității, contabilitatea valorilor materiale se poate organiza după două metode: metoda (sau sistemul) inventarului permanent și metoda inventarului intermitent.

a) Metoda inventarului permanent

În cazul folosirii inventarului permanent, în contabilitate, fiecare intrare de bunuri se înregistrează cantitativ și valoric în conturile de stocuri corespunzătoare, cantitățile evaluându-se la costul de achiziție, costul de producție, prețul standard (prestabilit), prețul din factură, după caz, și mai rar la prețul pieței (situații excepționale). La rândul ei, fiecare ieșire se evaluează cantitativ și valoric în conturile respective de stocuri.

În cadrul acestei metode, în contabilitate, în conturile de stocuri se înregistrează, pe baza documentelor justificative, toate operațiile de intrare și ieșire, astfel încât aceste conturi, prin soldurile lor, fac posibilă cunoașterea în orice moment a stocurilor, atât cantitativ cât și valoric, permițând controlul gestionar, dacă în acest scop se efectuează și inventarierea faptică a stocurilor.

Relația de calcul proprie conturilor de stocuri, în această situație, este următoarea:

Si + I – E = Sf

în care: Si = valoarea stocului inițial la începutul perioadei;

I = valoarea intrărilor în cursul perioadei;

E = valoarea ieșirilor în cursul perioadei;

Sf = valoarea stocului existent la sfârșitul perioadei.

Stocul inițial îl găsim în contul 301 „Materii prime”, sau 302 „Materiale consumabile” (după caz), peste care operăm „Intrările”, separat „Ieșirile”, contul determinând în orice moment stocul / soldul materialelor în depozit (neconsumate).

b) Metoda inventarului intermitent

Această metodă de contabilitate sintetică are în vedere necesitatea simplificării evidenței și reducerii costurilor lucrărilor de contabilitate la întreprinderile mici și mijlocii, unde posibilitatea de urmărire și control direct al gestiunii și mișcării stocurilor de către manageri poate suplini cu succes valențele funcționale ale unei evidențe contabile mai riguroase dar și mai costisitoare. Metoda presupune stabilirea ieșirilor și deci, înregistrarea lor în contabilitate pe baza inventarierii stocurilor la finele fiecărei luni.

Ieșirile, în acest caz, se determină ca diferență între stocurile inițiale plus valoarea intrărilor, pe de o parte și valoarea stocurilor determinate prin inventariere, pe de altă parte.

Relația de calcul proprie costurilor de stocuri, în acest caz, este:

Si + I – Sf = E

În cadrul acestei metode s-a renunțat la utilizarea, în cursul lunii, a conturilor de stocuri pentru evidențierea intrărilor și, respectiv, la calcularea stocurilor scriptice după fiecare intrare. Conturile de stocuri se utilizează numai la începutul și la sfârșitul lunii. În timpul lunii, intrările de stocuri de materii prime, materiale și alte stocuri sunt contabilizate direct în conturile de cheltuieli corespunzătoare, la cost de achiziție, preț de factură sau preț prestabilit, după caz. La sfârșitul fiecărei luni se stabilesc stocurile finale prin inventariere și se înregistrează în conturile de stocuri, concomitent cu mișcarea cheltuielilor. Aceste stocuri finale vor deveni stocuri inițiale ale lunii următoare și ele se vor anula prin includerea lor pe cheltuieli la începutul lunii următoare. Dezavantajul major pe care îl prezintă această metodă este dat de următoarea situație: este suficientă o eroare sau o omisiune în inventarul fizic, pentru a se ajunge la informații false în conturile anuale.

CAPITOLUL 2

ORGANIZAREA EVIDENȚEI STOCURILOR DE MATERII PRIME ȘI MATERIALE CONSUMABILE

STUDIU DE CAZ la S.C „TRITEX” S.R.L

2.1 Prezentarea generală a firmei

2.1.1 Structura organizatorică și funcțională

S.C. „Tritex” S.R.L. este o societate cu răspundere limitată, de structură partenerială, având doi asociați, conform statutului societății, contractului de societate și altor acte adiționale contractului și statutului.

Societatea a fost înființată în data 15 decembrie 1991, fiind înregistrată la Registrul Comerțului sub numărul J22/885/1991 și având codul unic de înregistrare 1959962, conform certificatului de înregistrare.

Obiectul de activitate al firmei constă în confecționarea de articole vestimentare în sistem lohn, adică firma are un partener de afaceri englez (firma “SpyTex LTD”) din Boston, care trimite prin camioane materie primă, împreună cu comenzile însoțite de instrucțiuni exacte de fabricație, urmând ca societatea S.C. „Tritex” S.R.L. să le onoreze în termenii prevăzuți de contractul cu această firmă.

Până la începutul anului 2002, societatea și-a realizat activitatea în două spații, însă din luna martie a aceluiași an toate procesele s-au transferat în noul sediu al societății, de pe strada Frumoasa nr. 7. Acesta este o fabrică cu două etaje, dotată cu utilaje de ultimă generație importate din Germania, având mai multe săli de producție, de croit, magazii, birouri ultramoderne pentru personalul TESA, o sală de protocol, vestiare utilate pentru angajați și o cantină.

Procesul de organizare constă în gruparea activităților necesare pentru îndeplinirea obiectivelor unei firme și atribuirea fiecărei grupe unui director general, care are autoritatea necesară pentru orientarea, antrenarea și coordonarea oamenilor ce realizează aceste activități. Organizația reprezintă instituția fundamentală a economiei de piață.

O prezentare explicită a structurii organizatorice este posibilă cu ajutorul organigramei.

Organigrama societății asigură un echilibru judicios între centralizare și descentralizare, eșalonarea rațională a autorității decizionale pe diferite niveluri ierarhice. În structura organizatorică se reprezintă distinct principalele funcțiuni care asigură realizarea obiectivelor societății. Compartimentele funcționale acoperă toate funcțiunile întreprinderii, sunt eliminate activitățile paralele și inutile și sunt simplificate la minimum legăturile dintre compartimente, permițându-se obținerea unui grad rațional de ocupare a salariaților.

Deciziile îndeplinesc cerințele de raționalitate, fiind precise, clare, având prevăzute termenele de realizare și responsabilitate precise. De asemenea, deciziile sunt fundamentate în conformitate cu condițiile concrete existente în societate, precum și cu perspectivele de dezvoltare ale acesteia, fiind, în același timp, corelate între ele și cu deciziile luate anterior.

Stilul de muncă al conducătorilor este adaptat condițiilor concrete existente în cadrul entității, structura personalului și a gradului de instruire a acestora. Se asigură, astfel, o mare rapiditate în luarea deciziilor și un control exigent al modului de execuție și angajare a responsabilităților în realizarea sarcinilor. Un accent deosebit este pus pe calitatea deciziilor, a oportunităților și implementării rapide a lor. Se cuvine subliniat că stilul de muncă adaptat în întreprindere, o combinare între cel autoritar și cel participativ, permite identificarea celor mai bune soluții în vederea rezolvării diferitelor probleme, precum și existența unei comunicări interne adecvate.

Parteneri externi organizației

Deși nu figurează în organigramă, fluxul permanent de informații care circulă între entitate și mediul extern este extrem de important pentru buna desfășurare a activitații economice. Interesează, aici, mai ales mediul direct, format din clienți, furnizori, concurenți și instituții publice.

Orice informație venită din exterior (corespondență) este preluată de secretar și predată zilnic directorului general, conform unei dispoziții exprese a acestuia. Directorul general va lua decizii pe baza unor asemenea materiale, coroborate cu analiza indicatorilor economico – financiari, pentru a vedea dacă societatea are sau nu capacitatea de a întreprinde acțiuni economice (investiții, vânzări etc.).

Structura funcțională

Funcțiile exercitate la un moment dat într-o întreprindere eficientă sunt cele care răspund necesităților curente. Legătura dintre acestea și modul de organizare nu este, însă, întâmplătoare, pentru că structura organizatorică nu este un scop în sine, ci mijlocul prin care se asigură funcționarea entității economice la parametri optimi.

Structura organizatorică

Activitatea societății este coordonată de director, care are o echipă profesionistă, divizată în specialiști pe producție, TESA, resurse umane și auxiliari.

Structura organizatorică a S.C. „Tritex” S.R.L. este una de tip funcțional. Fiecare activitate – cheie a devenit un departament funcțional, iar procesul de recrutare, de perfecționare și de conducere a personalului din fiecare departament a fost simplificat.

Organigrama societății este prezentată în figura nr. 2.1

Personalul și managerii

La Departamentul de resurse umane se găsește doar un singur angajat, care are responsabilități în ceea ce privește protecția muncii, protecția mediului și responsabilități ISCIR (inspecția pentru cazane, recipiente sub presiune și instalații de ridicat). Totodată, întocmește cărțile de muncă pentru fiecare angajat, operează în acestea toate modificările de salariu.

În structura organizatorică a S.C. „Tritex” S.R.L. se regăsește un singur șef de producție, care are mai multe responsabilități în ce privește producția, după cum urmează:

coordonează activitatea de pregătire a fabricației, centralizând datele primite de la magazia de materii prime și materiale auxiliare, șabloanele și încadrările primite de la proiectare;

face planificarea producției pe formații și colaboratori, conform planului de producție primit de la partenerul de afaceri;

coordonează activitatea secției de brodat;

stabilește, împreună cu șefii de secții, tehnologia necesară executării producției;

stabilește cantitățile pentru livrări;

supervizează procesele tehnologice din secțiile de fabricație;

se ocupă de selecția personalului productiv;

face analize periodice ale producției, calității, stocurilor;

ține legătura cu colaboratorii, rezolvând probleme apărute;

supervizează activitatea controlului tehnic de calitate;

verifică centralizatoarele de manoperă pe informații;

ține în permanență legătura cu partenerul de afaceri străin prin telefon și fax.

Figura nr. 2.1

Organigrama S.C. „Tritex” S.R.L.

Departamentul de gestionare a materiilor prime, materialelor auxiliare și a produselor finite beneficiază de două magazii dotate ultramodern și este condus de un coordonator care are în subordine doi angajați. Acesta are următoarele atribuții:

recepționează toate materialele conform facturilor și listelor de împachetare;

anunță șeful de producție, în scris, cu privire la lipsurile sau cantitățile insuficiente necesare realizării produselor comandate;

traduce și înmânează documentele expertului vamal al firmei;

eliberează materialele din magazie în baza lansărilor făcute de șeful de producție;

primește în magazia de produse finite marfa ambalată corespunzător pentru livrare;

întocmește lista de împachetare la livrarea mărfii și o predă expertului vamal;

supervizează facturile de la colaboratorii firmei;

întocmește raportul de producție, după datele primite de la șeful de producție și îl predă la contabilitate;

ține, împreună cu mecanicul secției, evidența utilajelor și a pieselor de schimb.

Personalul TESA, care beneficiază de birouri individuale, este format din doi contabili, un expert vamal, un administrator al sistemului, o secretară și un coordonator al serviciului de pază.

Compartimentul CTC este subordonat șefului de producție și este condus de un inginer textilist, care coordonează activitatea celor opt controlori de calitate (câte doi controlori pe formație). Acest departament:

verifică interfazic produsele aflate în lucru;

verifică produsele finite care sunt predate la călcat și ambalat și le returnează în producție pentru reparații pe cele care nu corespund;

supervizează marfa ambalată care se predă la magazia de produse finite.

Secția de croit este dotată cu două mese de șpănuit, una dintre ele având un cap de tăiere a materialului. Materia primă se șpănuiește (se întind foi suprapuse, care se taie cu ajutorul LECTRA). În dotarea secției se mai găsesc și alte utilaje performante:

RELIANT – lipește inserția pe material;

BANDZIC – utilaj pentru tăiere, când nu se folosește LECTRA;

LECTRA – pentru șpanuri mai mici.

Șeful de croit are următoarele atribuții:

primește de la magazie materie primă, în baza unei comenzi scrise;

are grijă de încadrarea în consum, precum și de semnalarea modelelor la care consumul nu este bun;

răspunde de materialele primite, unde este cazul prezintă justificări pentru nelichidarea comenzii;

răspunde de utilajele din dotare.

Secția de brodat este dotată cu două mașini de brodat, cu câte șase și opt capuri asistate de calculator, la care lucrează două angajate care au cunoștințe în domeniul informatic. Aici se execută broderii, în special pentru uniformele comandate de partenerul străin.

Șeful de secție coordonează întreaga activitate de producție a secției, care este formată din patru linii dotate cu mașini de cusut simple, cu două ace, de surfilat și speciale (pentru butoniere și nasturi), marca PFAFF, importate din Germania. Șeful de secție are următoarele atribuții:

elaborează procesele tehnologice;

elaborează normele de timp;

ține evidența producției pe informații, precum și evidența predărilor la magazia de produse finite;

răspunde de utilajele din dotare.

Compartimentul de proiectare este dotat cu trei calculatoare și are în componență trei specialiști care își desfășoară activitatea într-un birou special amenajat:

pe baza documentației primite de la partener (șablon mărime de bază, table de dimensiuni), realizează multiplicarea șabloanelor în gama mărimilor cerute;

realizează încadrările necesare executării comenzii, având în vedere obținerea celor mai economice consumuri;

transmit încadrările sistemului de tăiere LECTRA, precum și miniturile realizate șefului de producție;

listează la plotter încadrările necesare.

Personalul auxiliar este format din: doi electricieni, un mecanic, un fochist, un necalificat (pentru sarcini administrative), patru agenți de pază și trei femei de servici. Mecanicul și electricienii au ca sarcini de serviciu supravegherea utilajelor și întreținerea acestora. Deoarece fabrica este dotată cu centrală termică proprie, este necesară prezența unui fochist care răspunde direct de buna funcționare a acesteia.

Activitatea se desfășoară în ture de lucru, fiecare având componență diferită, astfel:

Tura A: doi controlori tehnici de calitate, un alimentator, trei călcători, doi ambalatori, douăzeci și doi de confecționeri și un șef de formație (maistru);

Tura B: doi controlori tehnici de calitate, un alimentator, trei călcători, douăzeci de confecționeri, doi ambalatori și un șef de formație (maistru);

Tura C: doi controlori tehnici de calitate, un alimentator, trei călcători, douăzeci și unu de confecționeri, doi ambalatori și un șef de formație (maistru);

Tura D: doi controlori tehnici de calitate, un alimentator, trei călcători, douăzeci de confecționeri, doi ambalatori și un șef de formație (maistru).

Fiecare dintre aceștia își au sarcinile bine delimitate, programul de lucru fiind de opt ore pe zi, de luni până vineri. Programul începe la ora 6:00 și se termină la 14:30 pentru prima tură, următoarea tură începe la 6:30 și se termină la 15:00, a treia formație începe la 7:00 și termină la 15:30, iar ultima echipă începe la 7:30 și termină la 16:00. Începând cu ora 9:00, prima formație venită are jumătate de oră pauză de masă, celelalte ture având pauza decalată cu câte o jumătate de oră fiecare.

S-a optat pentru această organizare în patru ture de lucru pentru a se executa modele diferite în același timp, pentru a lucra cu lumină naturală și, nu în ultimul rând, pentru a se evita aglomerația la intrarea în schimb, în vestiare și la masă.

Muncitorii nu au salarii fixe, ci sunt plătiți în funcție de cât lucrează, fiind stabilite norme de timp după care se calculează manopera.

Activitatea firmei

Activitatea principală a societății constă, conform certificatului de înregistrare la Registrul Comerțului, în fabricarea unor articole de îmbrăcăminte, exclusiv de corp.

Societatea are un contract de asociere în sistem lohn cu societatea “SpyTex Ltd.” din Boston, conform căruia se obligă să confecționeze produsele comandate de aceasta, în termenii prescriși și cu materia primă primită.

La rândul ei, în cazul în care nu poate face față comenzii, societatea dă de lucru altor firme colaboratoare cu care are contracte de colaborare: S.C. „Grand Impex” S.R.L. din Vaslui, S.C. „Elegant și Modern” din Iași și S.C. „G&G LORANT” S.R.L. din Piatra Neamț. Aceste firme primesc de la S.C. „Tritex” S.R.L. produsele gata croite, însoțite de accesoriile necesare pentru confecționarea lor. Produsele finite sunt returnate la S.C. „Tritex” S.R.L. pentru a fi călcate și ambalate.

Produsele firmei

În sistem lohn, produsele fabricate de o entitate economică nu sunt creație proprie, ci se fabrică în baza unor șabloane și a unui model etalon primit de la partener. Din 1994, când se lucrau cel mult zece modele într-un an și până în prezent, s-au lucrat peste 180 de modele. Dintre acestea, cele mai importante sunt:

veste și jachete pentru poliție, confecționate din țesătură poliester;

veste pentru personalul metroului londonez;

veste pentru poștași, din țesătură poliester tip fleece;

jachete de iarnă pentru poștași, din poliester cu bumbac;

halate din țesătură PES + BBC, destinate angajaților din spitale;

jachete din fleece și tercot pentru angajații din aeroporturi;

jachete din fleece pentru serviciul de pază care însoțește transporturile de bani la bănci;

jachete din țesătură poliester cu bumbac, denumită microfibră;

echipament sportiv, într-o gamă variată de modele, din țesături impermeabile;

hanorace din fleece;

paltonașe pentru copii între 12 luni și 14 ani, confecționate din țesătură amestec lână;

jachete din stofă 100 % lână pentru femei, în diferite modele și culori.

Activitatea de desfacere asigură îndeplinirea sarcinilor ce revin societății din programul de producție stabilit pe perioadă determinată, în concordanță cu ritmul și volumul livrărilor. Atribuțiile principale corespunzătoare acestei activități sunt următoarele:

prezentarea de oferte pentru desfacerea produselor societății pentru piața internă;

realizarea de reclame comerciale pentru a face cunoscute beneficiarilor potențiali caracteristicile produselor;

primirea de comenzi de la beneficiarii interni, analiza acestora din punct de vedere cantitativ și calitativ, încheierea de contracte economice, conform Codului Comercial;

asigurarea pregătirii contractării și participarea la acțiunea organizată semestrial sau anual pentru produsele destinate pieței interne;

primirea comenzilor în calitate de producător, în baza cărora se încheie contracte economice pe perioade diferite: anuale, sau perioade mai scurte;

urmărirea și asumarea răspunderii privind executarea contractelor economice, de livrare la termen pe fiecare beneficiar, cantitativ și calitativ, asigurând respectarea disciplinei contractuale;

urmărirea graficului de livrare pe fiecare beneficiar, determinarea stadiului livrărilor și informarea conducerii societății cu privire la eventualele restanțe, pentru prevenirea unor cerințe de despăgubiri din partea beneficiarilor;

asigurarea facturării tuturor livrărilor, negocierea prețurilor de livrare, stabilirea cheltuielilor de ambalare și transport al produselor;

întocmirea documentelor legate de livrarea produselor cu ajutorul tehnicii de calcul cum sunt: facturi, avize de expediție;

asigurarea mijloacelor de transport pentru produsele contractate, atât pentru piața externă, cât și pentru piața internă;

inițierea de măsuri operative pentru preîntâmpinarea formării de stocuri de produse finite;

urmărirea și asumarea răspunderii privind executarea comenzilor la export, livrarea la termen a produselor, cantitativ și calitativ;

organizarea evidenței contractelor economice pentru export și asigurarea ținerii acestora la zi;

preocupare privind desfacerea produselor refuzate la export, oferind beneficiarilor interni din produsele respective și încheierea de contracte economice;

verificarea desfacerii produselor lansate în producție, pe baza contractelor economice, iar când se lansează produsele în devans, verificarea avizului beneficiarilor;

organizarea activității depozitelor de produse finite în vederea prelucrării produselor, depozitarea acestora, pregătirea loturilor pentru livrare și întocmirea actelor însoțitoare: ambalarea în lăzi (la export) și încărcarea în containere sau camioane (la intern);

organizarea, împreună cu compartimentul contabilitate, a evidenței gestionare a depozitelor de produse finite, gestionarea bunurilor făcându-se în toate fazele de la intrare, la ieșirea din depozit, în conformitate cu actele normative în vigoare;

Activitatea de desfacere vizează trei aspecte, după cum urmează:

a) Desfacerea la intern are o pondere redusă în activitatea întreprinderii.

b) Transporturile reprezintă o componentă ce trebuie privită din două puncte de vedere: situația de fapt și incidența acestora în activitatea de bază pe care o constituie exportul. Astfel, transporturile sunt dezvoltate la nivelul entității studiate doar pentru satisfacerea nevoilor utilitare uzuale și, parțial, a celor de aprovizionare și distribuție a mărfurilor la intern. În aceste condiții, ar fi necesară o analiză a oportunității dezvoltării acestui sector prin prisma creșterii operativității și eficienței, inclusiv pentru activitatea de export.

În ce privește căile de comunicații, entitatea economică are legături cu exteriorul prin intermediul drumurilor și căilor ferate astfel :

– acces direct la rețeaua stradală a orașului;

– racord la calea ferată (cu linie in incintă).

Datorită acestor facilități, o mai bună utilizare a capacităților de transport, mai ales a celui rutier, ar fi în avantajul întreprinderii. Avantajele oferite de transportul rutier sunt următoarele:

– mobilitate mare, asigurată de varietatea mijloacelor auto;

– flexibilitate mare, constând în posibilitatea transportului oricărui tip de marfă;

– viteza de deplasare adaptabilă;

– investiții mici necesare organizării parcului de mașini;

– cele mai eficiente transporturi pe distanțe mici.

c) Activitățile specifice desfacerii la export se referă, în principal, la următoarele atribuții:

– asigură portofoliul de comenzi la export în vederea folosirii integrale a capacităților de producție și realizării desfacerii;

– participă la prospectarea pieței externe, împreună cu entități specializate, în vederea cunoașterii necesităților de consum;

– prezintă oferte pentru desfacerea produselor la export;

– încheie, cu beneficiarii, contracte economice și urmărește realizarea lor în termen;

– încheie contracte economice de comision cu întreprinderile specializate de comerț exterior;

– răspunde de executarea contractelor economice de livrare la termen pe fiecare beneficiar extern, calitativ și cantitativ;

– asigură disciplina contractuală;

– participă la tratativele de contractare, pentru a asigura asistența tehnică și economică;

– urmărește realizarea tuturor obiectivelor din planul de reclamă;

– studiază politica vamală;

– studiază produsele concurenței, stabilind tendințele;

– participă la stabilirea stategiei prețului de export pe fiecare produs;

– ține evidența obligațiilor contractuale pentru export pe fiecare produs;

– ține evidența obligațiilor contractuale pentru export, a portofoliului de comenzi;

– întocmește și urmărește graficele de livrări;

– propune acțiuni de cooperare și forme de cooperare externe etc.

În definirea economiei de piață, este esențial dacă schimbul stă la baza organizării economice a unei țări. În acest spirit, activitatea comercială, desemnată prin distribuție și vânzare, constituie o verigă importantă în viața economică, pentru că ea leagă producția de consum. Cu alte cuvinte, distribuția leagă, în spațiu și în timp, producătorii de consumatori.

Abordând activitatea întreprinderii producătoare într-o nouă optică, prin prisma economiei de piață, distribuția mărfurilor apare ca o funcție indispensabilă ce asigură drumul optim al produselor spre locurile unde ele întâlnesc cererea.

În acest context, organizarea compartimentului producție și a celui financiar – contabil sunt elemente esențiale ale desfășurării unei activități economice viabile.

2.1.2 Caracterizarea economico-financiară

Pentru a obține o imagine de ansamblu asupra stării generale a societății supuse analizei, vom prezenta starea și evoluția principalilor indicatori de natură economico – financiară.

Astfel, în tabelul nr. 2.1 sunt prezentate evoluția și structura, pe o perioadă de doi ani, a cifrei de afaceri.

Tabel nr. 2.1

Evoluția cifrei de afaceri

Se observă, din datele tabelului, că valoarea cifrei de afaceri este dată, în întregime, de producția vândută, deoarece activitatea de desfacere a mărfurilor este inexistentă. De asemenea, observăm o ușoară scădere a cifrei de afaceri de la un exercițiu la altul, cu 8,48 %, aspect nefavorabil societății analizate.

În tabelul nr. 2.2 este prezentată evoluția valorii adăugate.

Tabel nr. 2.2

Evoluția valorii adăugate

Din tabel se observă o ușoară scădere a valorii adăugate, cu 0,98 %, fapt datorat, în principal, reducerii cu 10 % a producției exercițiului; se observă, de asemenea, reducerea consumurilor intermediare cu 61,6 %, aspect favorabil societății analizate. Marja comercială este nulă, datorită inexistenței activității comerciale.

Un alt indicator important, care deține un loc special în analiza rentabilității, este capacitatea de autofinanțare. Aceasta reprezintă un sold rezidual al fluxurilor generate de ansamblul operațiunilor de gestiune (exploatare, financiare) și de unele operațiuni extraordinare. Ea are caracterul unei resurse degajate în cursul exercițiului, care trebuie să concure la menținerea valorii unei entități economice, fiind un factor de creștere a acesteia prin propriile sale mijloace, dar și prin dispunerea de capitaluri suplimentare, prin apelarea la împrumut.

Capacitatea de autofinanțare se poate determina prin două metode: prin metoda fluxurilor și prin metoda aditivă.

Tabel nr. 2.3

Evoluția capacității de autofinanțare

Metoda fluxurilor pune în evidență originea capacității de autofinanțare, corectând excedentul brut de exploatare cu veniturile și cheltuielile care sunt la originea fluxurilor de trezorerie. Metoda aditivă informează asupra utilizării capacității de autofinanțare: pentru acoperirea pierderilor probabile și a riscurilor, pentru finanțarea creșterii sau pentru remunerarea capitalului.

Ambele metode utilizate pentru calculul capacității de autofinanțare arată scăderea acestui sold rezidual de flux față de perioada precedentă, cu 2,08 %.

Metoda fluxurilor reflectă faptul că la originea scăderii capacității de autofinanțare a stat reducerea excedentului brut de exploatare și a altor venituri de exploatare, care au depășit, ca ritm, scăderea altor cheltuieli de exploatare și a cheltuielilor financiare. Deși importantă ca valoare, creșterea veniturilor financiare are influență nesemnificativă asupra capacității de autofinanțare, prin ponderea redusă pe care o dețin veniturile financiare în totalul capacității de autofinanțare.

Metoda aditivă arată că reducerea capacității de autofinanțare s-a datorat, în primul rând, accentuării pierderii, chiar dacă valoarea ajustărilor privind deprecierea imobilizărilor a cunoscut o ușoară creștere.

Prin lipsa dividendelor distribuite, autofinanțarea are aceeași valoare cu capacitatea de autofinanțare.

Situația și evoluția indicatorilor financiari sunt prezentate în tabelul nr. 2.4.

Tabel nr. 2.4

Evoluția indicatorilor financiari

Se observă, din datele tabelului, existența unui fond de rulment financiar negativ și în creștere, fapt ce reprezintă o situație nefavorabilă pentru societatea supusă analizei, care va fi lipsită de capitaluri permanente suficiente pentru a-i asigura finanțarea imobilizărilor; de asemenea, activele circulante sunt inferioare datoriilor scadente pe termen scurt, pe care nu le va putea achita.

Deși negativ, fondul de rulment cunoaște o dinamică ascendentă, fapt datorat creșterii capitalurilor permanente într-un ritm superior activelor imobilizate nete, respectiv creșterii activelor circulante într-un ritm superior creșterii datoriilor pe termen scurt. Remarcăm lipsa datoriilor pe termen lung, precum și a provizioanelor.

Necesarul de fond de rulment pozitiv și în creștere reflectă o dinamică ascendentă a surplusului de necesar temporar față de resursele temporare.

Necesitățile ciclice au crescut, depășind resursele ciclice, ca urmare a creșterii mai accentuate a activelor circulante, față de creșterea datoriilor pe termen scurt, în condițiile creșterii cheltuielilor în avans, respectiv ale scăderii veniturilor în avans și a disponibilităților bănești.

Existența unui necesar de fond de rulment pozitiv exprimă un surplus de necesar temporar față de resursele temporare ce pot fi mobilizate, creșterea sa fiind favorizată de accelerarea încasărilor și relaxarea plăților, ceea ce reflectă un decalaj favorabil între durata de recuperare a creanțelor și termenul de plată a furnizorilor.

Trezoreria netă este negativă și în scădere, fapt datorat fondului de rulment negativ în creștere mai lentă față de creșterea necesarului de fond de rulment pozitiv.

În situația dată, creditele bancare acoperă o parte din imobilizări (fond de rulment negativ), necesarul de fond de rulment și disponibilități (inferioare creditelor de trezorerie), ceea ce impune revizuirea structurii de finanțare, dat fiind riscul crescut al dependenței financiare de exterior.

Creșterea trezoreriei nete poate fi realizată prin creșterea fondului de rulment și prin scăderea necesarului de fond de rulment, sau prin creșterea disponibilităților și reducerea creditelor bancare de trezorerie.

2.1.3 Organizarea sistemului contabil

Departamentul Contabilitate face parte din structura organizatorică a societății.

Departamentul Contabilitate are ca obiect principal de activitate:

gestionarea patrimoniului entității economice;

furnizarea informațiilor necesare atât pentru necesitățile proprii, cât și în relațiile entității cu terții;

calcularea costurilor;

stabilirea rezultatelor serviciilor executate;

urmărirea și controlul executării bugetului în scopul cunoașterii rezultatelor și furnizării datelor necesare fundamentării deciziilor privind gestiunea entității economice.

Departamentul Contabilitate asigură aducerea la îndeplinire a sarcinilor trasate de conducerea societății în domeniul contabilității, astfel:

răspunde de organizarea și funcționarea în bune condiții a contabilității valorilor patrimoniale, prin evidența contabilă analitică și sintetică a claselor de conturi;

asigură respectarea cu strictețe a prevederilor legale privind integritatea proprietății entității, ia toate măsurile legale pentru reîntregirea patrimoniului în cazul în care acesta a fost păgubit.

În vederea îndeplinirii obiectivelor principale ale contabilității se procedează la:

primirea, verificarea și analiza documentelor justificative ce stau la baza operațiilor economice;

prelucrarea documentelor cu ajutorul aplicațiilor informatice sau manual, în vederea centralizării pe tipuri de operații economice și întocmirea de:

balanțe analitice de imobilizări corporale;

balanțe analitice de materii și materiale de natura obiectelor de inventar;

balanțe analitice de furnizori și clienți;

situația cheltuielilor pe societate;

editarea jurnalelor pe operații economice;

întocmirea notelor contabile;

preluarea și prelucrarea notelor contabile întocmite în serviciile contabilitate și resurse financiare;

întocmirea și editarea următoarelor:

balanța de verificare analitică și sintetică pentru conturile din clasa 1 pînă la clasa 7;

balanța de verificare analitică și sintetică pentru conturi în afara bilanțului, clasa 8;

situația lunară a patrimoniului;

situația lunară a contului de profit și pierdere;

situația indicatorilor economico – financiari lunari;

registrul jurnal al societății, lunar;

finalizează și transmite raportările lunare privind evidența contabilă a societății;

transmite raportările financiare semestriale: raport de gestiune, formulare, anexe;

finalizează și verifică situațiile pentru auditul intern și extern;

transmite bilanțul contabil anual: raportul de gestiune, formulare, anexe la bilanț;

registrul inventar al societății;

registrul cartea mare a societății;

documentele cumulate de evidența contabilă – fișe analitice cumulate de operațiuni diverse;

registrul mijloacelor fixe al societății;

finalizează operațiunea de inventariere anuală a patrimoniului;

balanța de verificare analitică și sintetică pe venituri;

balanța de verificare analitică și sintetică pe cheltuieli.

de asemenea:

verifică cerințele obligatorii în vederea transmiterii balanței de verificare lunare;

verifică corespondența între conturi;

verifică corespondența între formulare;

verifică alte cerințe;

actualizează fișierele privind aplicațiile informatice;

îndosariază documentele și le predă spre arhivare, pe bază de inventar, potrivit legii;

toate documentele contabile întocmite în cadrul departamentului contabilitate sunt verificate, analizate și avizate de șeful departamentului contabilitate.

Departamentul Contabilitate exercită atribuțiile de mai sus, precum și altele cu caracter specific ce decurg din actele normative în vigoare sau sunt dispuse de conducerea entității economice, răspunzând pentru exactitatea și realitatea informațiilor furnizate.

Documentele primare justificative consemnează toate operațiile economice și financiare în momentul și la locul producerii lor, constituind baza înregistrărilor în contabilitate. Întrucât majoritatea documentelor sunt întocmite de către celelalte departamente din societate și nu în cadrul resortului financiar – contabil, pentru a se asigura un ritm normal al lucrărilor contabile, este necesar un mod unitar de întocmire, circulație, prelucrare și păstrare a documentelor justificative, sarcină ce revine conducătorului compartimentului financiar – contabil, în colaborare cu celelalte compartimente.

Documentele justificative trebuie să cuprindă următoarele elemente principale, prevăzute în structura formularelor aprobate:

denumirea documentului;

denumirea și sediul entității economice care întocmește documentul;

numărul documentului și data întocmirii acestuia;

menționarea părților care participă la efectuarea operației economice și financiare;

conținutul operației economice și financiare, iar atunci când este necesar, și temeiul legal al efectuării ei;

datele cantitative și valorice aferente operației economice și financiare efectuate;

numele și prenumele, precum și semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operației economice și financiare patrimoniale, ale persoanelor cu atribuții de control financiar preventiv și ale persoanelor în drept să aprobe operațiile respective;

alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operațiilor în documentele justificative.

Documentele contabile – jurnale, fișe etc. – care servesc la prelucrarea, centralizarea și înregistrarea în contabilitatea a operațiilor consemnate în documentele justificative, întocmite manual sau în condițiile utilizării tehnicii de calcul, trebuie să cuprindă elementele cu privire la:

felul, numărul și data documentului justificativ;

sumele corespunzătoare operațiilor efectuate;

conturile sintetice și analitice debitoare și creditoare;

semnăturile pentru întocmire și verificare.

Pentru asigurarea circulației raționale și unitare a documentelor justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate, precum și pentru ținerea la zi a contabilității, se recomandă ca șeful departamentului contabilitate, sau o altă persoană împuternicită să îndeplinească această funcție, să întocmească graficul de circulație a documentelor justificative, care se aprobă de administrator, sau persoana care are obligația gestionării patrimoniului.

Indiferent de modul de prezentare a graficelor de circulație a documentelor (sub formă de text sau scheme), pe baza elementelor menționate, pot fi întocmite:

grafice individuale – documente și lucrări executate de o anumită persoană;

grafice de structură – documente și lucrări din cadrul unui compartiment;

grafice sintetice – documente și lucrări necesare unei anumite lucrări.

Înregistrările în contabilitatea sintetică și analitică se fac pe bază de documente justificative, document cu document sau a unui centralizator în care sunt înscrise mai multe documente justificative, al căror conținut se referă la operații de aceeași natură și perioadă.

Corectarea înregistrărilor în contabilitate se face numai pe baza notelor de contabilitate întocmite în acest scop, iar stornarea efectuată în roșu constituie o excepție și se face numai pentru acele conturi al căror rulaj trebuie să rămână neinfluențat de corecții.

2.2 Clasificarea și codificarea stocurilor

Pentru organizarea unei contabilități unitare și corecte este necesar, în primul rând, să se cunoască atât categoriile mari de stocuri gestionate de întreprindere, cât și fiecare bun în parte, deci gruparea acestora după diferite criterii.

La clasificarea stocurilor se folosesc două criterii principale:

natura fizică a bunurilor;

ordinea cronologică, succesiunea derulării lor în ciclul de exploatare (aprovizionare, executare, livrare) respectiv destinația, utilitatea.

a) Din punct de vedere al naturii fizice și al însușirilor tehnice, stocurile se clasifică pe: categorii; grupe; subgrupe; clase, în așa fel încât înăuntrul unei grupe să figureze stocuri cu însușiri comune.

Întrucât stocurile de materiale folosite în activitatea entităților economice sunt diverse și însușirile lor sunt foarte variate, pentru a ușura operațiile de aprovizionare și livrare, de păstrare, folosire și de evidențiere, este necesar să se întocmească o listă a tuturor materialelor folosite, cunoscută sub denumirea de Nomenclator de materiale. Acesta reprezintă o listă centralizatoare a tuturor resurselor materiale, piese de schimb necesare entității economice, ordonate după anumite criterii, definite prin toate caracteristicile fizico – chimice, dimensional – configurative și de calitate, prin care se asigură individualizarea distinctă a fiecărui articol.

În cadrul nomenclatorului se mai precizează, pentru fiecare articol component: surse de furnizare cunoscute, prețurile de ofertă, după caz, condițiile de livrare – furnizare. Pe baza acestui nomenclator, se elaborează Fișierul de materiale, care se va actualiza ori de câte ori este nevoie pentru lucrările de prelucrare automată a datelor de genul:

elaborarea de planuri strategice și programe de aprovizionare;

stabilirea cantităților economice de comandat;

studierea și alegerea furnizorilor;

alegerea substituenților.

În nomenclator, fiecărui bun i se atribuie un cod.

Codificarea stocurilor materiale:

dă posibilitatea înlăturării confuziilor între acestea;

ușurează emiterea documentelor primare prin înlocuirea denumirilor lungi cu semne cifrice sau litere convenționale;

asigură prelucrarea automată a datelor.

Un model simplificat de codificare și elaborare a nomenclatorului stocurilor este prezentat în tabelul următor:

Tabel nr. 2.5

Codificarea stocurilor

Întreprinderile stabilesc fișierul propriu de stocuri, în funcție de nomenclatorul care corespunde cel mai bine valorilor de gestiune.

La întocmirea documentației tehnice, a fișei tehnologice, a listei de materiale, a normei de consum, este indicat să se înscrie, pe lângă denumirea materialului, și codul acestora. De asemenea, codul se înscrie și în documentele justificative (fișe limită de consum, facturi și alte documente).

S.C. „Tritex” S.R.L. a stabilit un nomenclator de materiale, fiecărui material din cadrul acestuia atribuindu-i-se un cod unic. Modelul de codificare ce stă la baza elaborării nomenclatorului de materiale se prezintă astfel:

301.101 – pânză

cont cod denumire

mat. mat. material

S.C. „Tritex” S.R.L. folosește codificarea secvențială (cod rezultat din numărul atribuit denumirii unui material cu caracteristici bine definite).

După succesiunea, ordinea și ciclul de exploatare, clasificarea are în vedere destinația stocurilor materiale în activitatea de exploatare, pe baza principiului grupării, omogenizării și generalizării prin conturi.

Se formează o succesiune funcțională a stocurilor materiale:

materii prime;

materiale consumabile: – materiale auxiliare;

– combustibili;

– materiale pentru ambalat;

– piese de schimb;

– semințe și materiale de plantat;

– furaje;

– alte materiale consumabile;

materiale de natura obiectelor de inventar.

2.3 Metode de evaluare a stocurilor la ieșirea din patrimoniu

O problemă deosebită pentru contabilitate o reprezintă cea a evaluării stocurilor, având în vedere următoarele:

pe de o parte, sursele diferite de proveniență ale acestora;

iar pe de altă parte, efectele liberalizării și negocierii prețurilor, care pot conduce la variații ale valorii lor de la o perioadă la alta, cu influențe pozitive și negative asupra costurilor de producție și circulație.

Având în vedere complexitatea operației de evaluare a ieșirii bunurilor materiale, în practica entităților economice din țările cu economie de piață s-au consacrat anumite metode care, chiar dacă nu asigură evaluarea cu exactitate a ieșirilor, realizează o apropiere de valoarea reală a stocurilor materiale ieșite din patrimoniu.

Reglementările și standardele internaționale recomandă următoarele metode de evaluare:

a) Metoda costului mediu ponderat (C.M.P.) poate fi aplicată în două variante:

actualizarea costului unitar mediu ponderat după fiecare intrare;

actualizarea periodică a costului unitar mediu ponderat fie lunar, fie la alte perioade care, în principiu, să nu depășească durata medie de stocare.

În cadrul sistemului contabilității, pentru evaluarea ieșirilor de stocuri (indiferent de forma pe care o îmbracă respectiva ieșire: consum, pentru exploatare, alte destinații), S.C. „Bratex” S.R.L. utilizează metoda costului mediu ponderat calculat după fiecare intrare, situație în care ieșirile sunt evaluate cu ultimul cost mediu ponderat obținut prin formula:

În această situație, metoda costurilor medii ponderate presupune determinarea costului mediu ponderat pe unitatea de produs, folosind atât pentru determinarea costului valorilor materiale ieșite (date în consum, sau pentru alte destinații), cât și pentru evaluarea stocului final.

În condițiile acestei variante, pentru fiecare fel de material se utilizează o singură fișă analitică cantitativ – valorică, indiferent de numărul prețurilor de cumpărare (costul de achiziție) la care respectivul material se procură. Fișa este astfel concepută, încât să permită înscrierea în coloane distincte a prețurilor de cumpărare (costul de achiziție) la care se evaluează intrările și a costurilor medii ponderate, calculate după fiecare nouă intrare, costuri ce se vor folosi la evaluarea ieșirilor. În calcul se iau stocurile la începutul perioadei și aprovizionările din cursul perioadei.

Pe baza datelor consemnate în evidența operativă privind valorile materiale din cadrul societății se prezintă, pentru exemplificare, sistemul de calcul utilizat la ieșirea respectivelor valori materiale după metoda costului mediu ponderat stabilit după fiecare intrare, pentru materialul pânză albă (m.l.), date care se prezintă astfel:

Tabel nr. 2.6

Date de calcul

Calculul costului mediu ponderat după fiecare intrare:

Tabel nr. 2.7

Metoda costului mediu unitar ponderat

b) Metoda prima intrare – prima ieșire FIFO (FIRST INPUT, FIRST OUTPUT)

Potrivit acestei metode, bunurile ieșite din gestiune se evaluează la costul primului lot intrat, respectiv al articolului care este cel mai vechi în stoc. Pe măsura epuizării lotului, bunurile ieșite din gestiune se evaluează la costul lotului următor, în ordine cronologică. Prin urmare, stocurile sunt evaluate la costurile ultimelor loturi achiziționate.

c) Metoda ultima intrare – prima ieșire LIFO (LAST INPUT, FIRST OUTPUT)

Această metodă presupune ca bunurile materiale ieșite din gestiune să se evalueze la costul de achiziție (sau de producție) al ultimei intrări. Pe măsura epuizării lotului, bunurile ieșite din gestiune se evaluează la costul lotului anterior. În continuare, pe măsura epuizării lotului, bunurile ieșite din gestiune se consideră ca aparținând lotului imediat anterior, în ordine cronologică. Folosirea uneia sau alteia dintre cele trei metode de evaluare a ieșirilor pentru materialul pânză albă (m.l.), pe baza datelor din evidența operativă, se prezintă în tabelul nr. 2.8.

Deoarece metoda FIFO evaluează stocul final la ultimul cost de achiziție mai mare, ieșirile vor avea o valoare mai mică față de cea determinată prin metoda LIFO, la care stocul final este cel mai scăzut. Cele două metode, FIFO și LIFO, dau rezultate extreme. Metoda costului mediu ponderat, aproape sub toate aspectele, este considerată ca fiind „o cale de mijloc”.

Efectele modificării prețurilor asupra valorii de ieșire a materialelor, a valorii stocului final și asupra beneficiului întreprinderii, în cazul utilizării metodei de evaluare FIFO și a metodei LIFO sunt prezentate în tabelul nr. 2.9.

Cele două metode de evaluare a stocurilor la ieșirea din patrimoniu prezintă, în practică, atât avantaje cât și dezavantaje. Astfel, avantajele metodei FIFO sunt următoarele: ușurința utilizării; concordanța dintre elementele luate în calcul și fluxul fizic al valorilor materiale; imposibilitatea influențării artificiale a profitului; soldul stocurilor din bilanț se apropie de valoarea curentă de piață. Toate avantajele metodei provin din faptul că se utilizează cele mai vechi costuri pentru bunurile care au fost consumate sau vândute. Profitul nu poate fi influențat prin alegerea unui produs sau a altuia pentru consum, ci a celor mai vechi, eliminându-se astfel influența bunurilor procurate în ultimul timp asupra costului produselor date în consum sau a profitului.

Tabel nr. 2.8

Situație comparativă privind metodele de evaluare a ieșirilor de stocuri

Tabel nr. 2.9

Efectele modificării prețurilor în cazul metodelor FIFO și LIFO

Dezavantajul metodei FIFO constă într-o suprataxare pe timp de inflație.

Avantajele metodei LIFO se află în legătură directă cu faptul că prețurile înregistrează o creștere constantă de la o perioadă la alta, ceea ce conduce la apariția profitului „pe hârtie”, numit și „profitul stocurilor”, fiind dat de diferența dintre costul curent de aprovizionare al materialelor consumate și costul de înregistrare (istoric).

În rândul dezavantajelor metodei LIFO se includ: costul bunurilor neconsumate influențează veniturile; generează o puternică subevaluare a stocurilor; permite manipularea venitului.

d)Metoda proxima intrare – prima ieșire NIFO (NEXT INPUT, FIRST OUTPUT)

În acest caz, evaluarea ieșirilor se face la valoarea lor de înlocuire. Ea este suma pe care întreprinderea va accepta să o plătească pentru achiziționarea unui bun de substituire care să permită asigurarea unui flux identic de bunuri în aceleași condiții de exploatare. În practică, ieșirile sunt evaluate la prețul din ultima factură, sau dintr-o estimare apropiată.

e) Metoda costului standard

Legislația economică din țară noastră permite evaluarea și înregistrarea în contabilitate a materiilor prime, materialelor și altor stocuri la prețuri standard (prestabilite), pe baza prețurilor medii ale bunurilor respective, denumite prețuri de înregistrare, cu condiția evidențierii distincte a diferențelor de preț față de costul de achiziție sau costul de producție, după caz. Practic, aceste costuri pot fi costuri antecalculate sau costuri medii dintr-o perioadă anterioară. În cazul folosirii acestei metode, bunurilor li se stabilesc anticipat costurile de înregistrare, cu ajutorul cărora se evaluează și înregistrează intrările și ieșirile.

Folosirea prețurilor standard impune ca diferențele care apar între costul de înregistrare (standard) și costurile efective (de achiziție sau de producție) la intrarea bunurilor respective în patrimoniu să se înregistreze proporțional atât asupra bunurilor ieșite, cât și asupra stocurilor. Prețurile standard folosite pentru înregistrarea în contabilitate a bunurilor materiale trebuie actualizate periodic, de regulă, cel puțin o dată pe an, în funcție de evoluția prețurilor și alți factori.

Dacă entitățile economice utilizează evaluarea bunurilor materiale la nivelul prețurilor standard, diferențele dintre acest preț și costul de achiziție, sau de producție efectiv trebuie evidențiate distinct în contabilitate.

Repartizarea diferențelor de preț asupra valorii bunurilor ieșite și asupra stocurilor se asigură prin intermediul unui coeficient de repartizare, astfel:

Suma de repartizat = coeficientul de repartizare x valoarea bunurilor ieșite din gestiune la preț de înregistrare

Suma de repartizat obținută se înregistrează în conturile în care au fost înregistrate bunurile ieșite.

Coeficienții de repartizare a diferențelor de preț pot fi calculați la nivelul conturilor sintetice de gradul I și II prevăzute în planul general de conturi, pe grupe sau categorii de stocuri.

Prin cumularea soldurilor conturilor de diferențe cu soldurile conturilor de stocuri, la finele perioadei de gestiune, aceste conturi reflectă valoarea stocurilor la costul efectiv de achiziție sau de producție, după caz.

Rolul costului standard

Sistemele costurilor standard sunt în mare măsură folosite, deoarece furnizează date despre cost pentru foarte multe scopuri, cum ar fi:

asistarea la formarea bugetului;

simplificarea realizării inventarului;

prezicerea costurilor viitoare pentru a fi folosite în luarea deciziilor;

furnizează date despre costul de control și evaluarea performanțelor.

Costurile standard și analizele variațiilor vor fi însă solicitate și pentru alte scopuri. În mediul de producție avansat, analizele variațiilor pot simplifica munca pentru realizarea inventarului și pregătirea rapoartelor de profit anuale și lunare și pot, de asemenea, furniza controlul înapoi pentru semnalarea nevoii de actualizare a standardelor bugetare și a deciziilor.

f) Metoda identificării specifice

Metoda identificării individuale (specifice) constă în identificarea valorilor materiale și a altor stocuri care au fost date în consum sau vândute și a celor rămase în stoc. Se folosește de către firmele care, pentru articolele gestionate, utilizează prețuri foarte mari, diferențiate net între ele.

2.4 Contabilitatea stocurilor de materii prime și materiale consumabile în sistemul inventarului intermitent

În categoria stocurilor cumpărate pentru a fi consumate în procesul de producție, sau pentru prestarea de servicii intră și materiile prime și materialele consumabile.

Materiile prime sunt bunuri care participă direct la fabricarea produsului, în care se regăsesc integral sau parțial, fie în stare a lor inițială, fie transformate.

Materialele consumabile sunt bunuri care ajută la procesul de producție, fără a se regăsi în produsul final. Principalele categorii de materiale consumabile sunt: materialele auxiliare; combustibilii; materialele pentru ambalat; piesele de schimb; animalele și semințele de plantat; furaje; alte materiale consumabile.

Contabilitatea materiilor prime și materialelor aflate în proprietatea întreprinderii se realizează cu ajutorul conturilor:

contul 301 „Materii prime”

contul 302 „Materiale consumabile”

contul 308 ,,Diferențe de preț la materii prime și materiale”

Conținutul și funcția contabilă a conturilor 301 „Materii prime” și 302 „Materiale consumabile” sunt diferite, în raport de metoda inventarului permanent sau intermitent utilizate pentru evidența mișcării stocurilor.

Sistemul inventarului intermitent pornește de la premisa că valorile economice sunt destinate aprioric consumului sau circulației și nu stocării, stocul ca entitate (cantitativ și valoric) fiind determinat la finele perioadei de gestiune (nu neapărat prin inventariere, ci și pe baza conturilor analitice a stocurilor) și fiind luată în calcul „abaterea” dintre stocurile inițiale și stocurile finale, spre a influența corect consumurile, ieșirile și, implicit, rezultatele.

Intrările din aprovizionări de materii prime și materiale consumabile efectuate în cursul exercițiului financiar la costul de achiziție se evidențiază direct în debitul conturilor care țin evidența cheltuielilor ocazionate de consumul de materii prime și materiale, pe baza facturii furnizorului și a atestării recepției materialelor sosite, în corespondență cu creditul contului 401 „Furnizori”. Valoarea stocurilor de materiale stabilită la sfârșitul exercițiului, pe bază de inventar, se înregistrează în debitul contului de stocuri materiale și în creditul conturilor ce țin evidența cheltuielilor ocazionate de consumul materialelor. Stocurile finale de materiale existente la încheierea exercițiului final precedent devin stocuri inițiale ale exercițiului curent.

Succesiunea de înregistrări contabile se prezintă astfel:

a) La începutul perioadei de gestiune, valoarea stocurilor materiale (stabilit la sfârșitul lunii anterioare), se trece asupra cheltuielilor, la nivelul prețului stabilit cu ocazia inventarierii, astfel: materii prime în valoare de 950 lei, materiale auxiliare în valoare de 420 lei, materiale pentru ambalat în valoare de 130 lei.

În cazul inventarului intermitent, contul 308 „Diferențe de preț la materii prime și materiale” nu prezintă sold la sfârșit de perioadă și deci, nici la început de perioadă, deoarece stocurile sunt incluse în cheltuieli imediat ce se efectuează și acolo se lasă, chiar dacă unele dintre stocuri nu sunt în totalitate consumate efectiv.

b) În cursul lunii au loc următoarele operațiuni:

Înregistrarea aprovizionărilor cu materii prime în valoare de 1520 lei, materiale auxiliare în valoare de 870 lei, T.V.A. 24 %.

Recepția bunurilor presupune o trecere de valori din patrimoniul unei entități în patrimoniul alteia; ea se efectuează de către gestionar. Comisiile de recepție, acolo unde sunt constituite, nu au sarcina de a primi produsul în cauză, ci numai de a verifica cantitativ și calitativ materialele ce se primesc, precum și cele ce se livrează prin autorecepție. Rezultatele verificărilor cantitative și calitative ale materialelor se consemnează în diferite acte, printre care este și Nota de recepție și constatare de diferențe.

Primirea și recepția materiilor prime lăsate în custodie la terți:

Se achiziționează, din avansuri de trezorerie, materii prime la un cost de 3600 lei, TVA 24 %:

Se depun de către un acționar materii prime în valoare de 1500 lei, materiale auxiliare de 900 lei, combustibili de 520 lei, în contul capitalului subscris.

În desfășurarea procesului de aprovizionare a întreprinderii pot interveni situații în care materiile prime și materialele recepționate de cumpărător la sediul furnizorului să rămână (datorită lipsei de spații de depozitare sau a mijloacelor de transport) temporar în depozitele furnizorului, până la crearea condițiilor de expediere. Bunurile achiziționate fiind recepționate, devin proprietate a cumpărătorului și trebuiesc achitate furnizorului, creându-se, astfel, obligația de plată, fără ca bunurile să fie în depozitele întreprinderii. În această situație nu pot fi debitate conturile de stocuri care, prin conținutul și sfera lor, evidențiază existența și mișcarea stocurilor din depozitele întreprinderii.

În unele situații, anumite materiale sunt eliberate din depozite fără a fi vândute, ele continuând să rămână în patrimoniul întreprinderii care le deține, astfel:

materialele trimise la alte entități economice cu scopul de a fi prelucrate după cerințele producției, când întreprinderea care le deține nu dispune de utilajele necesare, sau organizarea prelucrării nu este economică, dat fiind volumul mai redus și întâmplător al acestora;

materialele aflate în custodie pentru prezentare în standuri, la expoziție sau vânzare la o anumită dată;

În baza principiului sistematizării și grupării în conturi a mijloacelor care au caracteristici comune, contabilitatea utilizează, pentru evidențierea existenței și a mișcării acestor valori materiale, contul 351 „Materii și materiale aflate la terți”.

Se trimit spre prelucrare, la terți, materii prime în valoare de 1100 lei:

Cheltuielile cu transportul materiilor prime la terți sunt facturate de unitatea specializată:

În anumite situații, entitatea economică poate sa vândă materii prime, materiale consumabile fără prelucrarea lor. Acestea vor fi transferate la mărfuri și apoi vor fi vândute ca atare. Înregistrarea transferului se face prin creditarea contului 601 „Cheltuieli cu materiile prime” sau a contului 602 ,,Cheltuieli cu materialele consumabile” cu prețul de înregistrare al respectivelor materiale și debitarea contului 607 ,,Cheltuieli privind mărfurile”. Documentul utilizat este bonul de predare – transfer – restituire.

Se înregistrează ca mărfuri materii prime ce urmează a fi vândute, în valoare de 2100 lei, cost efectiv.

Se trimit unei subunități materii prime, în valoare de 1500 lei, cost efectiv:

La sfârșitul lunii, stocul final faptic, constatat prin inventariere, evaluat la prețul zilei, se înregistrează la conturile de stocuri, diminuându-se cheltuielile exercițiului cu valorile materiale rămase neconsumate, astfel: materii prime în valoare de 940 lei, materiale auxiliare în valoare de 625 lei, combustibili în valoare de 25 lei, materiale pentru ambalat în valoare de 120 lei.

Protecția valorilor materiale prin ajustări pentru deprecierea stocurilor

La sfârșitul exercițiului, în cadrul lucrărilor de inventariere, odată cu constatarea existenței cantitative a stocurilor, se face și o apreciere a utilității și a valorii de piață a stocurilor. Dacă se constată anumite cantități de stocuri de materii prime, materiale, mărfuri care au suferit degradări sau alte deprecieri, se estimează minusul de valoare care este luat în calcule pentru stabilirea situației exercițiului și evaluarea stocurilor în bilanț.

Constatările, aprecierile și estimările constituie evaluarea deprecierilor reversibile, pentru care se apelează la principiul prudenței, înregistrându-se pe cheltuieli minusurile de valoare prin constituirea unor rezerve sub formă de ajustări pentru depreciere. Valoarea materiilor prime, materialelor consumabile și a materialelor de natura obiectelor de inventar se menține la cea contabilă, adică la valoarea lor de intrare în patrimoniu. Diferențele în minus între valoarea actuală, sau de utilitate, stabilită la inventariere (mai mică) și cea de intrare în patrimoniu a acestor active circulante (mai mare) denotă o depreciere rezultată din cauze a căror efecte sunt reversibile. Ele se înscriu în activul bilanțului ca elemente substractive (corectează în minus valoarea contabilă a stocurilor), ca și celelalte ajustări pentru deprecierea bunurilor.

Dată fiind diversitatea materialelor ce formează activele circulante ale unei entități economice, precum și operațiunile importante ce le angajează în Planul de Conturi General, s-a prevăzut o grupă separată, grupa 39 „Ajustări pentru deprecierea stocurilor și producției în curs de execuție”. În cadrul acestei grupe, contabilitatea ajustărilor pentru deprecierea materiilor prime, materialelor și a materialelor de natura obiectelor de inventar se realizează cu ajutorul conturilor sintetice, de grad I și II: 391 „Ajustări pentru deprecierea materiilor prime”, 392 „Ajustări pentru deprecierea materialelor”, 3921 „Ajustări pentru deprecierea materialelor consumabile”, 3922 „Ajustări pentru deprecierea materialelor de natura obiectelor de inventar”.

În debitul contului 6814 „Cheltuieli de exploatare privind ajustările pentru deprecierea activelor circulante” și creditul conturilor de mai sus se evidențiază ajustările pentru depreciere. La finele exercițiului financiar, se transferă soldul contului de cheltuieli asupra celui de calcul al rezultatului perioadei. Se afectează, în felul acesta, rezultatul financiar al exercițiului în care s-au constituit ajustări pentru deprecierea valorilor materiale.

Dacă se constată că ajustarea existentă este inferioară deprecierii stabilite la sfârșitul anului curent, se procedează la suplimentarea lui, prin efectuarea aceleiași înregistrări contabile, ca și la constituirea lui la finele exercițiului financiar precedent. Când deprecierea constatată la finele anului curent este mai mică decât ajustarea existentă, se contabilizează virarea excedentului de ajustare la contul adecvat de venituri.

Datorită acestei reajustări, conturile de ajustări pentru deprecierea stocurilor materiale apar în bilanțul exercițiului financiar ca mărime a riscului de diminuare conjuncturală a valorii acestor elemente patrimoniale, ce poate interveni în perioada următoare, datorită deprecierii peste scăzămintele legale a materiilor prime, materialelor, degradărilor.

La sfârșitul exercițiului financiar în care s-a creat venitul din diminuarea ajustărilor pentru deprecierea activelor circulante materiale, se transferă soldul contului 7814 „Venituri din ajustări pentru deprecierea activelor circulante” spre contul 121 „Profit și pierdere”. Este influențat, în felul acesta, rezultatul financiar al exercițiului în care a avut loc virarea parțială a ajustărilor, ca urmare a constatării unei deprecieri mai mici a valorii de utilitate a activelor circulante materiale la sfârșitul exercițiului curent, față de cea stabilită la finele perioadei precedente.

Anularea ajustărilor pentru deprecierea activelor circulante materiale, adică virarea lor integrală la venituri se înregistrează când ele au devenit fără obiect, datorită:

creșterii valorii de utilitate la inventarul curent (devenită egală sau mai mare decât valoarea de intrare în patrimoniu a acestor bunuri);

dării în consum a materiilor prime și materialelor consumabile;

scăderii din conturile de gestiune a lipsurilor și degradărilor de valori materiale;

ieșirii bunurilor din gestiune prin alte căi.

În această situație este influențat pozitiv rezultatul financiar al exercițiului în care a avut loc închiderea contului de venituri din ajustări anuale prin contul 121 „Profit și pierdere”.

Stocuri „în roșu” – semnificația și regularizarea lor

În activitatea practică sunt frecvente cazurile în care depozitele de valori materiale (materii prime, materiale consumabile, produse finite), în fișele de magazie (evidență tehnico – operativă) ale unora dintre articole și, implicit, în evidența contabilă analitică, apar stocuri în roșu, reprezentând cantități ieșite mai mari decât stocurile precedente operațiunii de eliberare.

Aceste stocuri în roșu pot reprezenta:

fie plusuri compensabile cu minusurile de la alte articole confundabile, apărute ca urmare a neconcordanței dintre mișcarea faptică (eliberarea efectivă din gestiune) și mișcarea scriptică (consemnarea în evidența tehnico – operativă și în conturile analitice) a diferențelor de valori materiale.

în practică există posibilitatea ca plusurile reprezentând stocuri în roșu să reprezinte diferențe compensabile cu minusurile de la articole similare. Această situație impune ca, ori de câte ori apare un stoc în roșu, să se procedeze la inventarierea grupei de valori materiale cu risc de confuzie .

Procedându-se la efectuarea inventarierii, se creează posibilitatea compensării legale a stingerii în acest fel a stocului în roșu sau înregistrării de plusuri efective în cazul în care nu se constată diferențe în minus la articole similare. Dacă nu se procedează la realizarea unei inventarieri, există posibilitatea ca gestionarul, constatând iminenta apariție a unui stoc în roșu, să-și însușească, sub o anumită formă, plusul creat și să nu mai apară înregistrat ca atare în evidența tehnico – operativă și în contabilitate. În cazul în care, cu ocazia verificării gestiunii, se constată această situație, devine necesară stabilirea modului în care se va aprecia fapta gestionarului: ca o compensare realizată din proprie inițiativă, cu încălcarea obligațiilor legale privind declararea plusurilor create, sau ca o tentativă de a-și crea plusuri de valori materiale, neevidențiate, cu posibilitatea însușirii acestora. În sprijinul formulării unei concluzii asupra situației gestiunii și încadrării juridice a faptelor comise de personalul cu atribuțiuni gestionare, va trebui să se procedeze la o analiză aprofundată asupra evidenței stocurilor, precum și a situației comparative între evidența scriptică și situația faptică la data inventarului, ocazie cu care se poate stabili că operațiunea de reglare a fișelor de materiale cu stoc în roșu are ca efect:

crearea de plusuri și însușirea acestora;

crearea de plusuri efective ce se regăsesc în patrimoniu;

crearea de plusuri compensabile cu minusurile de la alte sortimente cu risc de confuzii.

Regularizarea diferențelor de inventar este o operațiune complexă, care trebuie să aibă la bază reglementările corespunzătoare și o analiză responsabilă din partea personalului contabil și de control financiar.

Contabilitatea plusurilor și minusurilor de stocuri constatate la inventariere

Inventarierea stocurilor de valori materiale are ca scop determinarea situației reale (faptice) a stocurilor și apoi înregistrarea diferențelor de inventar, asigurându-se punerea de acord a situației scriptice cu cea faptică și efectuarea regularizărilor.

Conducerea societății are obligația să ia toate măsurile pentru a stabili, în mod operativ, existența minusurilor sau a plusurilor și a cauzelor acestora. Cu prilejul atribuirii răspunderilor, urmează să se stabilească, mai întâi, lipsurile efective și, în această situație, există posibilitatea ca plusurile și minusurile să fie compensate între ele. Dacă este cazul să se efectueze o compensare, aceasta se poate face fără a diminua valoric patrimoniul societății. Compensarea se face pentru cantități egale între plusurile și minusurile constatate.

Dacă în urma compensării (cantități egale plus și minus) rezultă diferențe valorice între totalul valorii stocurilor constatate în plus și totalul valorii stocurilor constatate în minus, diferența stabilită se înregistrează ca plus de inventar.

Efectuarea compensărilor se face și în funcție de cauzele care au condus la crearea lipsurilor. Astfel, nu se fac compensări la lipsurile generate de furturi, risipă (lipsuri ce sunt urmarea unor fapte săvârșite din culpă).

Perisabilități și scăzăminte acordate

Prin perisabilități se înțelege pierderile materiale care se produc la unele stocuri materiale, în operațiunile de transport, manipulare, depozitare, dare în consum (eliberare), ca urmare a evaporării, scurgerii, pulverizării, fărâmițării, spargerii sau a altor cauze asemănătoare, în limitele normelor stabilite în cadrul entității și care nu se datorează neglijenței, relei credințe, accidentelor sau unor cazuri de forță majoră.

Principalele condiții în care se pot acorda scăzăminte în gestiune sunt:

– lipsurile la care urmează să se calculeze perisabilități normale trebuie să provină dintr-o singură perioadă de gestiune, respectiv să fie constatate printr-o inventariere efectuată la un anumit termen;

– lipsurile respective să nu fie datorate altor cauze decât pierderile normale, neimputabile gestionarilor;

– cota de perisabilitate este prevăzută pentru acoperirea unor pierderi ce se produc inevitabil în procesele de producție, aprovizionare, desfacere;

Din cele prevăzute, rezultă că în urma inventarierii efectuate în timpul sau la sfârșitul exercițiului financiar se pot constata lipsuri sau plusuri de materii prime și materiale consumabile.