Contabilitatea Stocurilor DE Marfuri Si Ambalaje

CONTABILITATEA STOCURILOR DE MĂRFURI ȘI AMBALAJE

CUPRINS

INTRODUCERE

CAPITOLUL I. Prezentarea generală a S.C. LOTUS GEMA S.R.L.

Denumirea societății, forma juridică și alte aspecte

Capital social – părți sociale

Obiectul de activitate

Servicii oferite de societate

Evoluția principalilor indicatori

CAPITOLUL II. Noțiuni generale privind mărfurile și ambalajele în comerț

2.1 Noțiunea de active circulante, concepte de marfă și ambalaje

2.2 Evidența existenței și mișcării stocurilor de marfă și ambalaje

2.2.1 Documente specifice

2.2.2 Metode de organizare a contabilității analitice de marfă

2.2.2.1 Metoda operativ contabilă

2.2.2.2 Metoda cantitativ valorică

2.2.2.3 Metoda global valorică

2.2.3 Reflectarea în contabilitate a stocurilor de marfă și ambalaje

2.2.3.1 Folosirea inventarului permanent

2.2.3.2 Folosirea inventarului intermitent

2.3 Evaluarea mărfurilor și a ambalajelor

2.4 Facturarea mărfurilor și a ambalajelor

CAPITOLUL III. Controlul gestionar al stocurilor de mărfuri și ambalaje

3.1 Controlul faptic al stocurilor de marfă și ambalaje

3.2 Controlul modului de asigurare a condițiilor de depozitare și conservare al stocurilor de marfă și ambalaje

3.3 Controlul efectiv al stocurilor de marfă și ambalaje inventarierea

3.4 Stabilirea rezultatului inventarierii și regularizarea diferențelor constatate

CAPITOLUL IV. Contabilitatea mărfurilor la S.C. LOTUS GEMA S.R.L.

4.1 Documente utilizate în analiza stocurilor de marfă

4.2 Contabilitatea stocurilor de marfă

CONCLUZII ȘI PROPUNERI

ANEXE

BIBLIOGRAFIE

CAPITOLUL I. Prezentarea generală a S.C. LOTUS GEMA S.R.L.

Denumirea societății, forma juridică și alte aspecte

S.C. LOTUS GEMA S.R.L. este persoană juridică română situată în Aiud, str. Unirii nr. 2, jud. Alba, având forma juridică de societate comercială cu răspundere limitată. Societatea își desfășoară activitatea în conformitate cu legile române aplicate societăților comerciale și cu prevederile sale.

SC LOTUS GEMA SRL, a fost înființată în 1992, și este cunoscută pe plan local pentru prefesionalismul, amabilitatea și promptitudinea personalului, precum și la nivelul întregii țări, unde participăm la diferite evenimente organizate în marile orașe: Cluj, Timișoara, Oradea, Galați etc, unde ne bucurăm de succes.

Firma noastră practică o politică de marketing bazată pe volumul de marfă vândută, și nu pe stabilirea unor prețuri mari, de asemenea, utilizează resursele proprii în pofida creditelor bancare sau a altor forme de împrumut. Articolele din magazinul și depozitul nostru se adresează întregii familii: copii, femei și bărbati deopotrivă, de cele mai multe ori achiziționate de la producători sau importuri directe. Colectivul este format din tineri cu experiență, de înaltă ținută morală și dăruire profesională, atenți în permanență la cerințele pieței și nevoile clienților noștri.

Firma trebuie să-și asigure o percepere cât mai concretă a mediului înconjurător și în acest context o conturare cât mai corectă a viitorului. Dacă stările prin care trece firma, variază în timp, variantele pot fi alese în funcție de reușită sau schimbate radical în funcție de situația dată. Chiar și strategia operațiunilor imediate și tacticile de acțiune trebuie să aibă o strategie generală, care să le fundamenteze și să le facă posibile, să le canalizeze oportun și eficient pe scopurile și direcțiile vizate.

În ceea ce privește îmbunătățirea calității serviciilor la S.C. Lotus Gema SRL Aiud, avem în vedere traiectoria fiecărui produs pentru realizarea performanțelor proceselor și a rezultatelor acestor procese pentru a asigura satisfacerea deplină a nevoilor clienților în condiții de eficiență.

În acest sens, conducerea firmei S.C. Lotus Gema SRL Aiud ia în considerare următoarele elemente :

– încurajarea și menținerea unui stil de management și servire a clienților favorabil menținerii calității la cele mai înalte standarde;

– promovarea valorilor, atitudinea și componentelor care stimulează îmbunătățirea calității serviciilor la această firmă;

– stabilirea unor obiective clare în ceea ce privește îmbunătățirea calității serviciilor (comportament, atitudine);

– încurajarea unei comunicări reale și a muncii în echipă;

– recunoașterea succeselor și realizărilor angajaților;

– formarea și educarea personalului unității în spiritul îmbunătățirii calității serviciilor prestate.

Din anul 2005 firma este importatoare de confecții de damă și bijuterii de argint, ocazie cu care face parte din asociația bijutierilor din România. Bijuteriile sunt confecționate din argint 925, iar pietrele cu care sunt montate sunt naturale. Toate bijuteriile din firma noastră sunt marcate cu "925" de producător și contra marcate de Agenția pentru protecția consumatorului, prin Banca Națională.

S.C. Lotus Gema SRL se bucură de respect atât în ceea ce privește colaborarea cu multe firme din țară, cum sunt: SC Comel SRL București cu care colaborează din 1996, SC Estetic SRL și Romser SRL, tot din București cu o colaborare din 1998, respectiv 2001, precum și firme cu care întreține relații comerciale cum sunt : TIANJIN XIAZHENG Internațional Trade Beijing – China și M/S RACHNA ENTREPRISES, JAIPUR – India etc.

Aprovizionarea unităților cu marfă se face prin firme de distribuție precum și cu mașini proprii de la diferite depozite din țară .

În cadrul societății nu s-a pus un foarte mare accent pe activitatea de marketing, lucru ce ni-l propunem pentru viitor. Absența comportamentului de marketing se datorează faptului că:

– până nu demult, firma avea doar activitate de comerț cu amănuntul, iar în prezent desfășoară pe lângă aceași distribuție și comerț din importuri proprii;

– se obținea profit și în lipsa acestui serviciu;

– slaba putere de cumpărare a clienților;

– lipsa fondurilor necesare pentru înființarea unui astfel de serviciu.

Modul de organizare a societății

Societatea este organizată pe trei compartimente:

– administrativ – condus de administratorul societății;

– financiar – condus de economistul firmei;

– serviciul comercial – condus de directorul comercial, absolvent cu studii superioare

Administratorul coordonează și controlează întreaga activitate, ține legătura cu clienții și furnizorii firmei, realizează în exclusivitate activitatea de import, ia decizii în ceea ce privește angajarea sau demiterea.

Compartimentul financiar-contabil este condus de un economist, care întocmește actele primare, balanța, situații financiar-contabile periodice și anuale.

Compartimentul financiar-contabil trebuie să asigure :

– înregistrarea cronologică și sistematică în contabilitate a tuturor operațiunilor patrimoniale în funcție de natura lor, în mod simultan în debitul unor conturi și creditul altor conturi – conturi corespondente;

– stabilirea totalului sumelor debitoare și creditoare precum și a soldului final al fiecărui cont;

– întocmirea lunară a balanței de verificare care reflectă egalitatea între totalul sumelor debitoare și creditoare ale conturilor;

– prezentarea situațiilor patrimoniului și a rezultatelor obținute, respectiv a activelor și pasivelor prin bilanț, precum și a veniturilor, cheltuielilor și a beneficiilor sau pierderilor prin contul de profit și pierdere;

– calcularea costurilor, stabilirea rezultatelor și a rentabilității produselor și serviciilor executate;

– întocmirea bugetelor de venitiri și cheltuieli pe feluri de activități, urmărirea și controlul acestora în scopul cunoașterii rezultatelor și furnizarea datelor necesare fundamentării deciziilor privind gestiunea unităților patrimoniale;

– a planifica, a prevedea necesarul de finanțare și sursele de capital posibile de mobilizat. Întreprinderile occidentale nu întreprind nimic din punct de vedere economic, tehnic, organizatoric fără a face o “bugetizare” a acestor acțiuni.

Compartimentul comercial este condus de directorul comercial care se ocupă de aprovizionare, controlul calității produselor care fac obiectul de activitate, protecția consumatorilor etc.

Prezentarea tehnico-materială a societății

Societatea dispune de sediu propriu, situat în Aiud, structurat pe trei nivele, cu magazine, birouri și magazii, construit pe teren propriu.

Această clădire este racordată la rețele de :

energie electrică;

gaze naturale;

rețele telefonice;

centrală termică proprie.

Construcția este a clădire de tip S + P + I, II, cu următoarele funcțiuni :

subsol – adăpost ALA ( magazii);

parter – magazine;

etaj I – birouri;

etaj II – apartament ( 125 mp)

Caracteristici constructive – structura este realizată din beton armat, zidărie din blocuri ceramice și bolțari din beton, planșe prefabricate, șarpantă din lemn cu învelitoare de țiglă.

Dotările interioare sunt: instalații electrice, sanitare, telefoane, apă-canal, încălzire centrală proprie pe gaz.

Finisajele: zugrăveli lavabile, pardoseli din mozaic, gresie, geamuri termopan cu aluminiu.

Suprafața construită desfășurată este de 400 m2.

Mai există în patrimoniul societății un teren în suprafață de 93 m2 intravilan, vom executa o extindere a clădirii, un autoturism Dacia 1300 și o autoutilitară.

Magazinele sunt dotate cu case de marcat electronice, cântare, rafturi, agregate frigorifice.

Încă de la început, societatea a funcționat cu mijloace financiare proprii, fără a angaja credite bancare, având o evoluție relativ bună în toți acești ani, inclusiv investițiile Complexului comercial au fost realizate cu eforturi proprii pe o durată de 6 ani. În anul 2005, totuși societatea a cumpărat un autoturism Dacia papuc cu un credit la B.R.D.

1.2 Capital social – părți sociale

Înființarea și, ulterior, funcționarea unei unități patrimoniale comerciale sunt condiționate de existența unui capital. Capitalul social este egal cu valoarea nominală a părților sociale sau a acțiunilor, respectiv cu valoarea în numerar a rezervelor încorporate și a profitului în perioada anterioară. Unitățile patrimoniale cu activitate comercială se constituie pe baza de contract de societate și statut proprii. În contract se menționează capitalul social subscris, atât în natură cât și în numerar .

Capitalul social este format din aporturile tuturor asociaților. Măsura în care asociații contribuie la formarea capitalului social este și măsura în care aceștia participă la împărțirea profitului sub formă de dividende.

Firma S.C. LOTUS GEMA S.R.L. este asociat unic.Capitalul social inițial a fost de 200 lei fiind împarțit în 20 de părți sociale.

Obiectul de activitate

Organizarea procesului de vânzare efectivă, respectiv de servire a clientelei, reprezintă în opinia personalului de la S.C. Lotus Gema SRL, condiția esențială a reușitei în afaceri pe lângă un sortiment bogat de marfă de calitate și prețuri atractive. Rezultatele bune obținute de firma S.C. Lotus Gema SRL se datorează în mare parte, datorită volumului mare de informații despre firmă și acțiunile sale, obținute de către clienți prin diverse mijloace cum sunt: afișaje, anunțuri publicitare la radio local “Eveniment”, informații obținute prin viu grai, prin folosirea unor clienți în acest scop, clienți care bineînțeles uzează de serviciile noastre și sunt mulțumiți de ele.

Desfășurarea unei activități eficiente la SC Lotus Gema SRL, depinde într-o mare măsură de modul cum sunt gestionate resursele umane și baza tehnico-materială a societății, deoarece productivitatea muncii înregistrează valori în funcție de factorul uman.

S.C. LOTUS GEMA S.R.L. are ca obiect de activitate:

– activități de alimentație publică în spații proprii sau închiriate, comerț ambulant înpiețe, târguri, oboareși zone de agrement;

– producerea și comercializarea en-grosși en-detaile de produse alimentare și de carmangerie;

– achiziționarea din producția autohtonă și de import de articole și produse industriale, electrice, electronice, de uz casnic și gospodăresc, încălțăminte, textile;

– prestări servicii pentru populație și agenți economici, reparații auto, lucră fost de 200 lei fiind împarțit în 20 de părți sociale.

Obiectul de activitate

Organizarea procesului de vânzare efectivă, respectiv de servire a clientelei, reprezintă în opinia personalului de la S.C. Lotus Gema SRL, condiția esențială a reușitei în afaceri pe lângă un sortiment bogat de marfă de calitate și prețuri atractive. Rezultatele bune obținute de firma S.C. Lotus Gema SRL se datorează în mare parte, datorită volumului mare de informații despre firmă și acțiunile sale, obținute de către clienți prin diverse mijloace cum sunt: afișaje, anunțuri publicitare la radio local “Eveniment”, informații obținute prin viu grai, prin folosirea unor clienți în acest scop, clienți care bineînțeles uzează de serviciile noastre și sunt mulțumiți de ele.

Desfășurarea unei activități eficiente la SC Lotus Gema SRL, depinde într-o mare măsură de modul cum sunt gestionate resursele umane și baza tehnico-materială a societății, deoarece productivitatea muncii înregistrează valori în funcție de factorul uman.

S.C. LOTUS GEMA S.R.L. are ca obiect de activitate:

– activități de alimentație publică în spații proprii sau închiriate, comerț ambulant înpiețe, târguri, oboareși zone de agrement;

– producerea și comercializarea en-grosși en-detaile de produse alimentare și de carmangerie;

– achiziționarea din producția autohtonă și de import de articole și produse industriale, electrice, electronice, de uz casnic și gospodăresc, încălțăminte, textile;

– prestări servicii pentru populație și agenți economici, reparații auto, lucrări de instalații lumină și lăcătușerie;

– transport persoane și mărfuri, intern și internațional;

– consignație;

– intermedieri;

– activități de import – export.

În ceea ce privesc obiectivele pe termen lung, firma își propune :

extinderea patrimoniului firmei cu noi construcții;

modernizarea spațiilor existente;

extinderea activității de import;

penetrarea altor piete;

extinderea activității firmei ( nu numai comerț );

creșterea parcului auto cu mașini mai mari, necesare în activitatea de distribuție;

crearea de noi locuri de muncă.

Servicii oferite de societate

Conform datelor oferite de Registrul Comerțului, firma are ca domeniu de activitate principal Comerț cu amănuntul în magazine nespecializate, cu vânzare predominantă de produse nealimentare, cod CAEN 4719, fiind înscrisă în LocalBiz în secțiunea Comercianți en gros si en detail. Magazine care practică comerțul cu ridicata și cu amănuntul.

Comerțul cu ridicata (en gros) cuprinde activitățile de vânzare a mărfurilor în cantități mari, către comercianți cu amănuntul, utilizatori industriali și comerciali, alți comercianți cu ridicata și nu către consumatorii finali.

Comerțul cu amănuntul (en detail) cuprinde activitățile de vânzare a mărfurilor către consumatorii finali, în general în cantități mici și în starea în care ele au fost cumpărate, precum și vânzările cu amănuntul prin magazinele proprii ale entităților producătoare de bunuri.

Evoluția principalilor indicatori

Ratele financiare sunt indicatori utilizați pentru aprecierea poziției financiare și a performanței a unei societăți. Cea mai mare parte a acestor indicatori economico-financiari se calculează pe baza informațiilor furnizate de societăți în situațiile financiare. Utilitatea acestor indicatori economico-financiari constă atât în evidențierea unui trend, cât mai ales în posibilitatea ca societatea analizată să poată fi comparată cu alte companii active în același sector. Totodată, existăindicatori financiari care ajută la predicția unui eventual faliment în viitor.

Indicatorii economico financiari facilitează lucrul cu un volum de date ridicat într-o manieră organizată.

În continuare prezentăm câțiva indicatori de eficiență ai S.C. Lotus Gema SRL Aiud.

1. Indicatori de lichiditate

Indicatorul lichidității curente: (indicatorul capitalului circulant)- valoarea recomandată acceptabilă este în jurul valorii 2 oferă garanția acoperirii datoriilor curente din activele curente.

Indicatorul lichidității curente : ( indicatorul capitalului circulant )

valoarea recomandată acceptabilă este în jurul valorii 2;

oferă garanția acoperirii datoriilor curente din activele curente.

 2. Indicatori de risc

  Indicatorulgradului de îndatorare:capitalul împrumutat– credite peste 1 an capital angajat = capital împrumutat + capital propriu

Indicatorul gradului de îndatorare:

– capitalul împrumutat – credite peste 1 an;

– capital angajat = capital împrumutat + capital propriu

sau

3. Indicatori de activitate

Indicatori de activitate ( indicatori de gestiune) – furnizează informații cu privire la :

– viteza de intrare și ieșre a fluxurilor de numerar de persoane juridice;

– capacitatea persoanelor juridice de a controla capitalul circulant și activitățile sale comerciale de bază.

Aceștia sunt:

– Viteza de rotație a stocurilor;

– Viteza de rotație debite clienți;

– Viteza de rotație a creditelor;

– Viteza de rotație a mijloacelor imobilizări;

a) Viteza de rotație a stocurilor (rulajul stocurilor ) = aproximează de câte ori stocul a fost rulat pe parcursul exercițiului financiar, sau număr de zile stocare- indică numărul de zile în care bunurile au fost stocate :

stoc mediu

––––– x 365

costul mărfurilor

b) Viteza de rotație debite clienți – calculează eficacitatea persoanei juridice la colectarea creanțelor sale și exprimă numărul de zile până la data la care debitorii își achită datoriile către persoana juridică.

sold mediu clienți

–––––––– x 365

cifra de afaceri

c) Viteza de rotație a creditelor – furnizor – aproximează numărul de zile de creditare pe care persoana juridică îl obține de la furnizorii săi. În mod ideal ar trebui să includă doar creditorii comerciali.

sold mediu furnizori

–––––––––––– x 365

achiziții de bunuri (fără servicii)

d) Viteza de rotație a mijloacelor imobilizate – evaluează eficacitatea activelor imobilizate prin analiza cifrei de afaceri raportată la activele imobilizate.

cifra de afaceri

–––––––

active imobilizate

e )Viteza de rotație a activelor totale

cifra de afaceri

–––––––

total active

4.Indicatori de profitabilitate- exprimă eficiența persoanei juridice în realizarea de profit din resursele disponibile. Obținerea de profit pe termen lung este vitală atât pentru supraviețuirea companiei, cât și pentru beneficiile aduse acționarilor sau asociaților.

Acești indicatori sunt:

– Rentabilitatea capitalului angajat;

– Marja bruta din vânzări.

a) Rentabilitatea capitalului angajat: reprezintă profitul pe care îl obține persoana juridică din banii investiți în afacere.

Profitul înaintea plății dobânzii și a impozitului pe profit

––––––––––––––––––––––––

Capital angajat

– unde capitalul angajat se referă la banii investiți de persoana juridică atât de către acționari cât și de creditorii pe termen lung, include capitalul propriu + datoriile pe termen lung.

b) Marja brută din vânzări

profitul brut din vânzări -42587

–––––––––– x 100= ––– x 100 = – 97,81

cifra de afaceri 43988

– o scădere a procentului poate scoate în evidență faptul că societatea nu este capabilă să își controleze costurile de producție sau să obțină prețul de vânzare optim.

CAPITOLUL II. Noțiuni generale privind mărfurile și ambalajele în comerț

2.1 Noțiunea de active circulante, concepte de marfă și ambalaje

Contabilitatea reprezintă ansamblul coerent al operatiilor de consemnare, cuantificare, prelucrare și comunicare a informațiilor contabil-financiare, referitoare la o valoare economică determinată, inclusiv modificările acesteia în cadrul unei perioade de referință.

Orice agent economic dispune, în patrimoniul său, pe lângă active imobilizate și de active circulante. Spre deosebire de activele imobilizate, cele circulante au o mișcare mai rapidă, în cele mai multe cazuri participă la un singur ciclu de producție și își transmit valoarea dintr-o dată, asupra producției obținute.

Activele circulante mai sunt cunoscute și sub denumirea de valori circulante, sau mijloace circulante, sau bunuri mobile, sau active curente. Acestea sunt într-o continuă fluență și transformare în cadrul circuitului economic, scopul deținerii de active circulante este de a asigura continuitatea procesului de producție și circulație. Acestea au o perioadă de rotație mai mică decât o perioadă contabilă, deoarece, de regulă, se consumă la prima utilizare, și ca urmare se înlocuiesc după fiecare utilizare.

În IAS 1, sunt definite ca fiind activele care se realizează,se vînd ori se consumă într-un ciclu normal de exploatare, sunt detinute pe termen mai scurt de 12 luni, sau reprezintă numerar ori echivalente de numerar cu utilizare nerestricționată.

Normele contabile românești precizează că “un activ se clasifică drept active circulant atunci când: 1. Este achiziționat sau produs pentru consum propriu sau în scopul comercializării și se așteaptă să fie realizat în 12 luni de la data bilanțului; 2. Este reprezentat de creanțe aferente exploatării; 3.Este reprezentat de trezorerie sau echivalente de trezorerie a căror utilizare nu este restricționată”. Este suficient ca un active să satisfacă cel puțin una din aceste condiții pentru ca acesta să fie considerat activ circulant.

Activele circulante sunt destinate consumului productiv, vanzărilor, cumpărărilor.

IAS 2 Stocurile din Standardele Internaționale de Raportare Financiară definește stocurile ca fiind “active deținute pentru a fi vândute pe parcursul desfășurării normale a activității, sub forma materiilor prime, materialelor și altor consumabile ce urmează a fi folosite în procesul de producție sau pentru prestarea de servicii”.

Stocurile pot îmbrăca forme diferite, cum ar fi:

materii prime

materiale consumabile;

materiale de natura obiectelor de inventar;

producția neterminată;

produse (semifabricate, produse finite, produse reziduale);

animale și păsări;

mărfuri;

ambalaje.

Mărfurile sunt bunuri cumpărate, cu scopul de a fi revândute, de obicei în starea în care se află. Ca bun economic, acestea se definesc prin două elemente și anume: utilitate (capacitatea unui bun de a satisfice o nevoie, o trebuință umană) și valoare (economică).

Ambalajele, se referă atât la ambalajele refolosibile achiziționate sau fabricate, necesare vânzării produselor și care în mod temporar pot fi păstrate de terți cu obligația restituirii în condițiile prevăzute în contracte, cât și la ambalajele de natura obiectelor de inventar, utilizate numai în interiorul unității patrimoniale sau care circulă fără decontare, precum și ambalajele și materialele pentru ambalat obținute în cadrul activității proprii în vederea vânzării către terți, fapt pentru care sunt considerate produse finite. Materialele de ambalat, care nu se pot gestiona ca ambalaje, se includ în categoria stocurilor cu denumirea “Alte materiale consumabile”.

2.2 Evidența existenței și mișcării stocurilor de marfă și ambalaje

2.2.1 Documente specifice

În cadrul unităților patrimoniale, documentele contabile utilizate trebuie să constituie un sistem unitar și rațional, care să aibă la bază reguli specifice cu privire la întocmirea, folosirea, circulația și evidența fiecărui document.

Documentele primare de atestare a efectuării operațiilor privind stocurile, sunt:

– factura;

– chitanța fiscală (pentru vânzări contra numerar);

– aviz de însoțire a mărfii (numai pentru pregătirea și circuitul intern al mărfurilor, neputând substitui factura);

Documentele de atestare opțională sunt:

– avizul de expediție;

– factura;

– fișa (nota) de recepție – calculație pentru intrări;

– chitanțele zilnice și monetare;

– facturi și avize de expediție pentru ieșiri (en gros sau en detail);

– inventarele pentru contabilizarea stocurilor lunare.

În cazul mărfurilor și ambalajelor mai pot interveni și alte documente:

– raport de gestiune;

– note de contabilitate;

– note de recepție și constatare de diferențe;

– decont privind TVA;

– borderoul de vânzare (încasare);

– ordine de plată.

Specifice consignației sunt documentele:

– bon de primire (consignație);

– borderou de ieșire a obiectelor din consignație.

Documentele privind centralizarea operațiilor efectuate de agentul economic, atât în calitate de furnizor, cât și de client, sunt:

– “Jurnal pentru vânzări”, prin care se centralizează pe bază de factură sau “Borderouri zilnice de vânzări în numerar”, valoarea totală a vânzărilor lunare și TVA corespunzătoare;

– “Jurnal pentru cumpărări”, având același conținut cu cel precedent, dar referindu-se la intrările de mărfuri și deci la TVA deductibilă.

Factura este un document contabil emis de o companie, care este denumit furnizor, către o altă companie, care este denumit client, document ce conține datele de identificare fiscală a clientului, datele furnizorului care poate fi persoană fizică sau juridică, cota de TVA, precum și prețul, cantitatea și valoarea feicărui produs vândut. În acest document sunt detaliate de către furnizor serviciile prestate sau bunurile vândute clientului.

Chitanța fiscală este documentul care conține elementele necesare pentru identificarea vânzătorului și cumpărătorului, precum și datele referitoare la specificația mărfii, la cantități, prețuri și valori, similare cu cele cuprinse în facturi.

Potrivit articolului 25, litera B din Ordonanța nr. 3/1992, chitanța fiscală se eliberează la cererea cumpărătorului, de către vânzători. În situația în care nu este posibilă emiterea facturii în momentul livrării mărfurilor, se prevede introducerea unui formular nou tipărit în carnete cu câte 100 de file.

Servește ca:

– document justificativ pentru depunerea unei sume în numerar la casieria unității;

– document justificativ de înregistrare în registrul de casă (cu respectarea Regulamentului operațiunilor de casă) și în contabilitate.

Se întocmește în două exemplare, pentru fiecare sumă încasată, de către casierul unității și se semnează de acesta pentru primirea sumei.

Circulă la depunător (exemplarul 1, cu stampila unității). Exemplarul 2 rămâne în carnet, fiind folosit ca document de verificare a operațiunilor efectuate în registrul de casă.

Se arhivează la compartimentul financiar-contabil, după utilizarea completă a carnetului (exemplarul 2).

Nota de intrare recepție și constatare diferențe (NRCD) – este întocmită de comisia de recepție și semnată de membrii comisiei și de gestionar la recepția materialelor primite pe baza documentului de însoțire a transportului. Documentul de însoțire a transportului poate fi factura, avizul de însoțire a transportului sau scrisoarea de trăsură. NRCD- ul este întocmit în trei exemplare care au următoarele destinații:

– un exemplar rămâne la depozit;

– un exemplar va fi transmis la contabilitate ca document justificativ pentru înregistrarea în contabilitate a intrării materialelor în gestiune;

– un exemplar va fi transmis la biroul financiar, împreună cu factura furnizorului în original, în vederea plății furnizorului și înregistrarea în contul de furnizori.

Dacă se constată diferențe la recepție, se întocmește un al patrulea exemplar al NRCD ce va fi remis furnizorului.

Dispoziția de livrare este un document nou care circulă între compartimentul desfacere și magazii și care conține, pe lângă elementele necesare identificării cumpărătorului, numai date referitoare la specificația produselor, cantitățile dispuse și livrate, precum și prețurile unitare.

Mărfurile nu pot fi scoase din incinta unității pe baza dispoziției de livrare, furnizorii fiind obligați să emită facturi sau, după caz, avize de însoțire a mărfii pe timpul transportului.

În cadrul anului curent de gestiune, documentele și registrele de evidență contabilă se păstrează în cadrul compartimentului financiar-contabil. După expirarea anului, documentele și registrele sunt predate la arhiva generală a unității. Termenul de păstrare a documentelor contabile este reglementat de legislația în vigoare a fiecărei țări. Totuși, este recomandabil în cadrul registrelor contabile și a documentelor justificative ca, pentru original sau copie, care are calitatea de forță probantă în raportul cu terții, termenul de păstrare să fie de 10 ani, celelalte documente să fie păstrate doar 3 ani .

2.2.2 Metode de organizare a contabilității analitice de marfă

În situația contabilizării stocurilor după metoda inventarului permanent, Legea contabilității prevede în scopul cunoașterii corecte din punct de vedere cantitativ și valoric  a stocurilor aflate în gestiunea unității patrimoniale, pe fiecare lot în parte și pe fiecare categorie de stocuri, evidența analitică a stocurilor se poate organiza după una din următoarele metode:

– metoda operativ- contabilă;

– metoda cantitativ- valorică;

– metoda global- valorică;

  2.2.2.1 Metoda operativ contabilă sau pe solduri

Presupune înregistrarea stocurilor la locul de depozitare cantitativ, pe categorii de bunuri, iar în  contabilitate ținerea evidenței valorice, pe gestiuni, pe grupe și subgrupe de bunuri, întocmindu-se documentul numit "Registrul Stocurilor". Concordanța dintre datele înregistrate în evidența depozitelor și cele din contabilitate se asigură prin evaluarea lunară a stocurilor cantitative înscrise în Fișele de magazie (evidență la locul de depozitare) cantitativ și în "Registrul Stocurilor" cantitativ și valoric.

Practicarea metodei operativ-contabile (pe solduri) de contabilitate analitică a stocurilor mărfuri și ambalaje constă în:

– Evidența operativă și analitică a stocurilor de mărfuri și ambalaje la locurile de depozitare se ține cu ajutorul fișei de magazie care, în cadrul acestei metode de evidență a stocurilor, servește și ca document de contabilitate analitică și sursă de informații pentru controlul operativ curent și contabil al stocurilor de mărfuri și ambalaje.

– Evaluarea stocurilor de mărfuri și ambalaje și verificarea concordanței înregistrărilor efectuate în fișele de magazie și în contabilitate se realizează cu ajutorul registrului stocurilor .

Gestionarul înregistrează în fișele de magazie documentele justificative, după fiecare operație stabilind stocul. Înregistrările făcute în fișele de magazie sunt verificate periodic de către serviciul conabil, care are sarcina de a prelua documentele respective, împreună cu borderourile întocmite de gestionar.

În "Situația de mișcări" care este întocmită separat pentru intrări și pentru ieșiri, se înscriu totalurile stabilite după care la sfârșitul fiecărei luni se totalizează situațiile și se stabilesc două categorii de totaluri și anume pe gestionari și pe grupe de materiale, atât la intrări cât și la ieșiri.

2.2.2.2 Metoda cantitativ valorică sau pe fișe de cont analitic

  Presupune ținerea evidenței cantitative la locul de depozitare al stocurilor de marfă, pe categorii de bunuri, folosind Fișele de cont analitice. Compartimentul financiar- contabil, prelucrează datele și înregistrează stocurile atât cantivativ cât și valoric în Fișele de cont analitic. De asemenea acest compartiment preia fișele de magazie, împreună cu actele justificative ca de exemplu recepții, facturi, împarțite în funcție de sensul mișcării bunurilor (intrări sau ieșiri).

În accepțiunea clasică a metodei calitativ-valorice, contabilitatea analitică a gestiunilor de stocuri de mărfuri și ambalaje se realizează astfel:

– evidența operativă se conduce numai cantitativ la locurile de depozitare, cu ajutorul fișei de magazie, deschisă pentru fiecare element stocabil în parte, în care gestionarul calculează stocul cantitativ scriptic după fiecare operațiune de intrare sau ieșire în/din stoc ;

– contabilitatea analitică se conduce cantitativ-valoric la compartimentul financiar-contabil cu ajutorul fișelor de cont analitic pentru valori materiale; se deschide câte o fișă de cont analitic pentru valori materiale pentru fiecare element stocabil în parte, pentru care s-a deschis câte o fișă de magazie distinctă la locul de depozitare.

Controlul gestionar-contabil al existenței și mișcărilor de stocuri se realizează prin :

confruntarea concordanței dintre datele cantitative (intrări, ieșiri și stoc) din fișele de cont analitic pentru valori materiale și datele similare din fișa de magazie;

confruntarea concordanței dintre datele valorice (debit, credit, sold) din fișele de cont analitic pentru valori materiale și totalurile balanțelor de verificare analitice ale conturilor de stocuri.

Întocmirea balanței de verficare a conturilor analitice la sfârșitul lunii verifică concordanța valorică dintre datele înregistrate în conturile sintetice și cele analitice. Periodic se verifică concordanța cantităților prin confruntarea datelor dintre fisele de magazie si fisele analitice pentru valori materiale.

Principalele operațiuni (lucrări) pe care le presupune această versiune a metodei cantitativ-valorice de contabilitate analitică a gestiunilor de stocuri de mărfuri și ambalaje sunt:

a) La locurile de depozitare:

primirea-predarea bunurilor în baza documentelor de dispoziție privind intrarea și ieșirea lor din gestiune;

evaluarea cantităților intrate în stoc sau ieșite din stoc în conformitate cu procedeele de evaluare practicate de unitatea patrimonială și acceptate de doctrina și legislația contabilă;

înregistrarea documentelor de dispoziție de intrare-ieșire în fișele de cont analitic pentru valori materiale.

întocmirea borderourilor de predare a documentelor compartimentului financiar-contabil.

b) La compartimentul financiar-contabil:

verificarea necesității, exactității și oportunității operațiunilor de intrare-ieșire de stocuri și confirmarea corectitudinii evaluării și înregistrărilor în fișele de cont analitic pentru valori materiale.

întocmirea (facultativă) a situațiilor centralizatoare a intrărilor și ieșirilor și înregistrarea acestora în conturile de stocuri;

întocmirea balanțelor de verificare analitice ale conturilor de stocuri.

Această versiune menține avantajul că poate furniza operativ date cu privire la nivelul, structura și mișcarea stocurilor concomitent cu reducerea volumului de muncă generat de dubla înregistrare a mișcărilor cantitative. Necesită însă un personal gestionar mai bine calificat care să posede, pe lângă cunoștințele stricte de gestiune a stocurilor, și cunoștințe minime de contabilitate a existenței și mișcării acestora.

2.2.2.3 Metoda global valorică

Presupune ținerea evidenței stocurilor de marfă numai valoric, atât la locul de depozitare cât și în contabilitate. Periodic, cele două evidențe se confruntă sub aspectul concordanței.

Metoda global- valorică se aplică în special pentru evidențierea mărfurilor și a ambalajelor din unitățiile de desfacere cu amănuntul.

Această metodă de contabilitate analitică a gestiunilor de stocuri poate fi practicată atunci când nu există obligația legală, iar managerii unităților patrimoniale nu dispun ținerea unei evidențe cantitativ-valorice pentru stocurile ce fac obiectul unei gestiuni, procedându-se astfel:

la locul de depozitare (magazin, restaurant, bufet etc.) se folosește formularul tipizat specific comerțului cu amănuntul intitulat raport de gestiune.

Raportul de gestiune se completează de către responsabilul de gestiune numai valoric, pe baza documentelor de intrare și de ieșire a mărfurilor și ambalajelor și respectiv pe baza documentelor de depunere a numerarului rezultat dinvânzări la casieria centrală a unității sau direct în conturile bancare ale acesteia.

la compartimentul financiar-contabil contabilitatea analitică se ține tot global-valoric, pe fiecare gestiune în parte, cu ajutorul formularului tipizatfișa de cont pentru operații diverse.

Esența metodei constă în ținerea evidenței numai valoric la nivelul gestiunilor cu ajutorul “Raportului de gestiune” completat de responsabilul gestiunii iar la compartimentul financiar- contabil, global valoric pe fiecare gestiune cu ajutorul formularului “Fișa de cont pentru operații diverse” completat de contabilul gestiunii. Soldurile valorice ale mărfurilor și ambalajelor aflate în gestiune se verifică pe baza „Raportului de gestiune" predat la contabilitate, precum și prin inventariere.

2.2.3 Reflectarea în contabilitate a stocurilor de marfă și ambalaje

Organizarea contabilității mărfurilor este influențată de mai mulți factori. Un prim factor îl reprezintă forma circulației : cu ridicata (en gross) sau cu amănuntul (en detail). În cazul circulației mărfurilor en-gros, vânzarea se face pe bază de documente, încasarea urmând a se realiza ulterior, prin virament și, de aici, necesitatea intervenției unui cont anume, 411 “Clienți”, care să evidențieze creanțele din momentul vânzării mărfurilor până în momentul încasării lor; în cazul circulației en detail, vânzarea se face, de regulă, cu plata imediată, în numerar.

Contabilitatea circulației mărfurilor, atât en gross cât și en detail, se organizează cu ajutorul a două conturi sintetice de gradul I, 371 –Mărfuri și 378 -Diferențe de preț la mărfuri.

Contul 371 -Mărfuri este de activ și reflectă în debit și, de asemenea, în credit, prețul de înregistrare aferent atât mărfurilor intrate și respectiv ieșite în și din gestiune, cât și a celor reflectate numai scriptic la intrări și ieșiri.

Contul analizat se debitează prin creditul conturilor care corespund modalităților de intrare a mărfurilor în patrimoniu și anume:

401 – Furnizori, 408 – Furnizori- facturi nesosite și 542 – Avansuri de trezorerie, pentru achiziționări de la terți cu decontare ulterioară și respectiv din avansuri spre decontare;

357 – Mărfuri aflate la terți și 401 – Furnizori, cu valoarea mărfurilor aduse din păstrare sau custodie de la terți și respectiv cu cheltuielile de transport-aprovizionare și de prelucrare pentru acestea în cazul utilizării costului efectiv de achiziție ca preț de înregistrare;

301 – Materii prime, 302 – Materiale consumabile, 321 – Materiale de natura obiectelor de inventar ș.a., pentru vânzarea unor asemenea active circulante materiale în starea în care au fost achiziționate (ca atare);

345 – Produse finite, în cazul transferării produselor finite obținute din activitatea de exploatare în magazinele proprii de prezentare și desfacere;

607 – Cheltuieli privind mărfurile și 771 -Venituri din subvenții pentru evenimente extraordinare și altele similare, pentru mărfurile constatate în plus la inventariere și respectiv primite cu titlu gratuit;

 378 – Diferențe de preț la mărfuri și 4428 -TVA neexigibilă, cu adaosul comercial și TVA aferentă prețului cu amănuntul sau en gross, ambele corespunzătoare intrărilor în gestiune, în cazul în care acest preț este cel de înregistrare ș.a.

Contul 371 – Mărfurise creditează ca urmare a ieșirilor din gestiune, prin debitul conturilor ce corespund căilor sau modalităților de ieșire din patrimoniu, după cum urmează:

607 – Cheltuieli privind mărfurile, descărcarea gestiunii ;

671 – Cheltuieli extraordinare privind calamitățile și alte evenimente extraordinare;

357 – Mărfuriaflatela terți, în situația trimiterii sau lăsării de mărfuri în păstrare sau în consignație la terți;

378 – Diferențe de preț la mărfuri și 4428 – TVA neexigibilă, cu adaosul comercial și TVA aferentă prețului cu amănuntul sau en gross, ambele corespunzătoare mărfurilor ieșite din gestiune, atunci când evidența este organizată la acest preț ș.a.

Soldul contului 371 – Mărfuri este debitor, reprezentând prețul de înregistrare (costul efectiv de achiziție sau prețul prestabilit sau prețul de vânzare cu amănuntul sau en-gross) aferent mărfurilor existente în patrimoniu la sfârșitul perioadei de gestiune.

Pentru organizarea contabilității ambalajelor de transport sau de circulație se utilizează două conturi sintetice de gradul I, 381 – Ambalaje și 388 – Diferențe de preț la ambalaje.

Contul 381 -Ambalaje este de activ și reflectă în debit și, de asemenea, în credit prețul de înregistrare aferent ambalajelor de transport sau de circulație intrate și respectiv ieșite în și din patrimoniu.

Contul în cauză se debitează prin creditul conturilor care corespund modalităților de intrare a ambalajelor în patrimoniu și anume:

401 -Furnizori, 408 -Furnizori facturi nesosite și 542 -Avansuri de trezorerie, pentru achiziționări de la terți cu decontare ulterioară și respectiv din avansuri spre decontare cu și fără factură ;

358 -Ambalaje aflate la terți și 401 -Furnizori, cu valoarea ambalajelor primite din custodie sau păstrare de la terți și respectiv cu cheltuielile de transport-aprovizionare și de prelucrare datorate pentru acestea în cazul utilizării costului efectiv de achiziție ca preț de înregistrare;

608 -Cheltuieli privind ambalajele și 771- Venituri din subvenții pentru evenimente extraordinare și altele similare, pentru ambalajele constatate în plus la inventariere și respectiv primite cu titlu de gratuit ș.a.

Contul analizat se creditează pentru ieșirile din patrimoniu, prin debitul conturilor ce corespund căilor sau modalităților de ieșire, după cum urmează:

608  -Cheltuieli privind ambalajele, pentru vânzări și lipsuri la inventariere imputabile;

671- Cheltuieli privind calamitățile și alte evenimente extraordinare, în cazul predării cu titlu gratuit a pierderilor neimputabile și a pierderilor din calamități etc.

Soldul contului 381 -Ambalaje poate fi debitor, reprezentând valoarea la prețul de înregistrare aferentă ambalajelor existente în stoc la sfârșitul perioadei de gestiune.

Soldul contului la care ne referim, în funcție de prețul de înregistrare utilizat, necesită anumite corectări în vederea stabilirii valorii ce se înscrie în activul bilanțului contabil, la un post distinct existent în grupa activelor circulante, subgrupa de stocuri, așa cum se prezintă în continuare.

Un alt factor de influență îl constituie metoda de contabilitate a stocurilorfolosită: inventarul permanent sau inventarul intermitent.

Legea contabilității nr. 82/1991 prevede că întreprinderile din România pot să-și evidențieze valorile materiale, în contabilitate cantitativ sau valoric, sau numai valoric folosind fie metoda inventarului permanent fie metoda inventarului intermitent.

2.2.3.1 Folosirea inventarului permanent

Metoda inventarului permanent presupune înregistrarea în contabilitate a tuturor operațiunilor de intrare și de ieșire a stocurilor cantitativ și valoric, ceea ce permite stabilirea și cunoașterea în orice moment a stocurilor scriptice, atât cantitativ cât și valoric.

Varianta inventarului permanent este utilizat de unitățile mari și mijlocii, unul din avantaje fiind acela de a determina și urmări în permanță stocul scriptic după fiecare operațiune de intrare și de ieșire. Astfel, contabilitatea sintetică a stocurilor va reflecta următoarele:

stocul initial, de la începutul lunii, care nu poate fi decât debitor, deoarece este stocul final al lunii precedente;

intrările din cursul lunii, pe baza documentelor de intrare, care se vor înregistra în debitul contului;

ieșirile din cursul lunii, pe baza documentelor de ieșire, care se vor inregistra in creditul contului.

În cazul folosirii inventarului permanent, contabilitatea analitică a stocurilor se poate organiza după una din următoarele metode:

metoda operativ- contabil sau pe solduri;

metoda cantitativ- valorică sau pe fișe de cont analitic;

metoda global valorică.

În acest caz, unitățile patrimoniale își pot organiza contabilitatea analitică a stocurilor în funcție de specificul activității și de necesitățile proprii.

Conturile de stocuri se debitează cu intrările de stocuri și se creditează cu ieșirile de stocuri aferente perioadei de gestiune. La sfârșitul fiecărui exercițiu financiar sunt comparate sodurile conturilor de stocuri cu stocurile faptice stabilite prin inventariere. În cazul în care există diferențe în plus sau în minus la inventar, acestea se vor regulariza aducându-se stocurile la nivelul lor real.

Metoda inventarului permanent asigură o mai riguroasă cunoaștere în orice moment a mărimii stocurilor și un mai bun control al integrității lor, cu toate că presupune un volum mai mare de muncă.

2.2.3.2 Folosirea inventarului intermitent

Varianta inventarului intermitent constă în înregistrarea tuturor intrărilor de stocuri, din cursul unui exercițiu financiar; aceste intrări de stocuri nu se înregistrează prin conturile de stocuri, respectiv conturile din clasa 3 “Conturi de stocuri și producție în curs de execuție”, ci prin conturile de cheltuieli, respectiv conturile din clasa 6 „Conturi de cheltuieli”.

Această metodă regularizează stocurile de mărfuri, de regulă la sfârșitul perioadelor gestionate: lună, trimestru, an, cu ajutorul unor inventare faptice, care sunt efectuate periodic. La finele perioadei următoare se înregistrează stocarea sau destocarea ca și diminuare a consumurilor, respectiv, ca o creștere a consumurilor, intrările de stocuri fiind considerate consumate.

Etapele de înregistrare în contabilitate ale inventarului intermitent sunt: valoarea stocului la începutul lunii (valoare provenită din inventarierea stocului la sfârșitul lunii precedente) se anulează, adică se reia, prin trecerea ei pe cheltuieli, pe principiul că stocul se va consuma sau se va vinde în luna curentă (astfel se va debita contul de cheltuieli 607 “Cheltuieli privind mărfurile” și se va credita contul de stocuri 371 “Mărfuri”), intrările în gestiune din timpul lunii se înregistrează direct pe cheltuielile entitățiii, în ce timp ieșirile din timpul lunii nu se înregistrează, urmând ca la sfârșitul lunii să se inventarieze obligatoriu stocul final, determinând astfel valoarea acestuia, care se înregistrează în debitul contului de stocuri.

Inventarul intermitent poate fi utilizat de entitățile din categoria celor mici și mijlocii, constă în stabilirea și înregistrarea în contabilitate a ieșirilor de stocuri numai la stârșitul perioadei de gestiune. Ieșirile de stocuri se determină ca diferență între valoarea stocurilor inițiale, la care se adaugă valoarea intrărilor, și valoarea stocurilor la sfârșitul perioadei stabilite prin inventariere. Formula de calcul este următoarea:

E= Si + I – Sf

Unde:

E- valoarea ieșirilor

Si- soldul initial

I- valoarea intrărilor

Sf- soldul final stabilite prin inventariere

În comparație cu inventarul permanent, metoda inventarului intermitent estemai simpla, însă prezintă anumite dezavantaje și anume:

o eroare la invetarierea fizică a patrimoniului entității poate să ducă la distorsionarea informației prezentată în situațiile financiare anuale;

necunoașterea stocului de bunuri în orice moment.

Această metodă se poate aplica pentru:

bunurile obținute prin cumpărare;

bunurile obținute din producție proprie.

Valorile materiale inventariate se evaluează la prețul de înregistrare a ultimei intrări în gestiune, în cazul inventarului intermitent, conform reglementărilor contabile românești.

Dacă inventarierile faptice nu ar fi efectuate lunar ci s-ar efectua anual, această metodă a inventarului intermitent ar simplifica munca de contabilitate, însă ea nu permite uncontrol riguros al gestionării și al asigurării integrității lor.

2.3 Evaluarea mărfurilor și a ambalajelor

Evaluarea constă în cuantificarea și exprimarea în unității monetare (valorice), prin care metoda contabilității determină mărimea elementelor patrimoniale exprimate cantitativ.

Evaluarea reprezintă procedeul metodei contabilității care face posibilă trecerea de la informații individuale, care sunt exprimate în etalon monetar la informații genaralizate, care sunt exprimate valoric.

Evaluarea asigură o concordanță dintre valoarea reală a bunurilor și prețurile atașate acestora.

Componentele evaluării sunt:

Obiectele evaluării- structurile patrimoniale si extra-patrimoniale de activ, datorii, venituri, cheltuieli, și uneori de elemente de capitaluri proprii;

Unitatea monetara- banii cu funcția lor de măsura a valorii;

Valoarea- rezultatul evaluării, fiind prețul care se atașează bunurilor evaluate.

Evaluarea oferă o imagine fidelă patrimoniului, situației financiare și rezultatelor, dar trebuie resprectate anumite principii cum ar fi:

principiul valorii reale- elementele patrimoniale să fie evaluate la un cost care să exprime valorea lor reală, în vederea unui bilanț contabil;

principiul cuantificării monetare- constă în folosirea etalonului monetar pentru atașarea unei valori reale elementelor patrimoniale evaluate;

principiul alegerii formei de evaluare- evaluarea se va face la valoarea de intrare a mărfurilor în entitate, iar pentru evaluările făcute periodic se folosește valoarea actuală sau de utilitate utilizând prețul zilei;

principiul prudenței- evaluarea elementelor patrimoniale trebuie sa aibă în vedere riscurile viitoare care pot afecta desfășurarea activității, trebuie să se țină cont de deprecierile, riscurile și pierderile posibile;

principiul permanenței metodelor- acest principiu impune continuitatea în aplicarea regulilor utilizate în evaluarea în tot cursul exercițiuliu financiar și de la o periodă la alta în vedea asigurării comparabilității informațiilor contabile.

Evaluarea stocurilor se realizează cu ajutorul celor patru metode, corespunzătoare stării lor patrimoniale, și anume:

Evaluarea la intrarea în patrimoniul entității;

Evaluarea la inventariere;

Evaluarea la bilanț;

Evaluarea la ieșirea din gestiune.

Evaluarea stocurilor de mărfuri la inrarea în patrimoniu

Stocurile sunt înregistrate și evaluate la costul istoric, care poate fi identificat prin:

Costul de achiziție care cuprinde următoarele elemente: prețul de cumpărare a bunurilor (fiind deduse taxele recuperabile, rabaturile, remizele), taxele vamale aferente bunurilor importate, cheltuieli accesorii de achiziție (cheltuieli directe sau indirecte legate de aprovizionare până în momentul intrării in gestiune, acestea sunt costuri externe și cosuri interne).

Costul de achiziție nu include cheltuielile aferente finanțării necesare constituirii stocurilor și nici sconturile financiare acordate pentru plata înainte de scadență.

Costul de producție acesta include: prețul de achiziție a materialelor consumate, cheltuielie directe și indirecte de fabricație;

Valoarea de utilitate, în cazul bunurilor aduce ca: aport la capital, obținute cu titlu gratuit, din donații.

Evaluarea stocurilor de mărfuri cu ocazia inventarierii

Evaluarea elementelor patrimoniale inventariate se face la valoarea actuală sau la valoarea justă a acestora care se numește și valoare de inventar.

Stocurile de mărfuri li se stabilește valoarea de inventar sub forma valorii nete de realizare, care este dată de prețul de vânzare previzionat, din care se scad cheltuielile cu transportul, comisioanele, etc.

Evaluarea stocurilor prin închiderea exercițiului prin bilanț contabil

Evaluarea stocurilor în bilanț se face la minimul dintre costul de achiziție și valoarea realizabilă neta (maximul dintre valoarea de utilitate și prețul net de cedare).

Prin această metodă se asigură aplicarea princiupiului realității , costurile efective de achiziție și de producție fiind parametrii reali ai valorii stocurilor.

Evaluarea stocurilor la ieșirea din gestiune

La ieșirea din gestiune stocurile se evaluează, se înregistrează și se scad din gestiune la valoarea de intrare.

2.4 Facturarea mărfurilor și a ambalajelor

Factura este un document contabil emis de o companie, care este denumit furnizor, către o altă companie, care este denumit client, document ce conține datele de identificare fiscală a clientului, datele furnizorului care poate fi persoană fizică sau juridică, cota de TVA, precum și prețul, cantitatea și valoarea feicărui produs vândut. În acest document sunt detaliate de către furnizor serviciile prestate sau bunurile vândute clientului.

Facturarea mărfurilor la comerțul cu ridicata se face și la intrare și la ieșire, în timp ce la comerțul cu amănuntul se face doar la intrare.

Acest document se tipărește pe formulare tip, înregistrate la organele fiscale, care dovedește marfa livrată.

Factura fiscală trebuie să cuprindă obligatoriu următoarele informații:

Seria și numărul facturii ;

Data emiterii facturii;

Denumirea, sediul, banca, contul, capitalul social și codul de înregistrare fiscală al persoanei care emite factura;

Numele, adresa și codul de înregistrare fiscal, după caz, al beneficiarului de bunuri sau servicii;

Denumirea și cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate;

Valoarea bunurilor sau serviciilor, exclusive taxa pe valoarea adăugată;

Cota de taxa pe valoarea adăugată sau menținerea scutit de deducere, scutit fără deducere, neimpozabil sau neinclus în baza de impozitare, după caz;

Valoarea taxel pe valoare adăugată, pentru operațiunile taxabile.

Dacă factura de livrare este întocmită ulterior, se completează Avizul de însoțire a mărfurilor, documentul care însoțește mărfurile pe parcursul livrării.

Factura fiscală – însoțește bunurile sosite de la furnizor. Este un formular cu regim special de înscriere și de numerotare, tipărit în blocuri cu câte 150 file‚ formate din 50 de seturi cu câte 3 file în culori diferite: albastru– exemplarul1; roșu – exemplarul 2;verde – exemplarul 3.

Servește ca:

– document pe baza căruia se întocmește instrumentul de decontare a produselor și mărfurilor livrate‚ a lucrărilor executate sau a serviciilor prestate;

– document de însoțire a mărfii pe timpul transportului;

– document de încărcare a gestiunii primitorului;

– document justificativ de înregistrare în contabilitatea furnizorului și a cumpărătorului.

Se întocmește cu ajutorul tehnicii de calcul sau manual‚ în trei exemplare‚ la livrarea produselor și a mărfurilor‚ la executarea lucrărilor și la prestarea serviciilor‚ de către compartimentul desfacere sau alt compartiment desemnat pe baza dispoziției de livrare‚ a avizului de însoțire a mărfii sau a altor documente tipizate care atestă executarea lucrărilor și prestarea serviciilor și se semnează de compartimentul emitent.

Atunci când factura nu se poate întocmi în momentul livrării‚ datorită unor condiții obiective și cu totul excepționale‚ produsele și mărfurile livrate sunt însoțite‚ pe timpul transportului‚ de avizul de însoțire a mărfii. În vederea corelării documentelor de livrare‚ numărul și data avizului de însoțire a mărfii se înscriu în formularul de factură.

Factura fiscală se întocmește numai de către plătitorii de TVA. În factură‚ bunurile‚ lucrările executate sau serviciile prestate se înscriu în coloana 1‚ grupate pe cote de TVA.

Circulă la cumpărător:

– la compartimentul aprovizionare‚ pentru confirmarea operațiunii‚ având atașat exemplarul din avizul de însoțire a mărfii care a însoțit produsul sau marfa‚ dacă este cazul‚ inclusiv nota de recepție și constatare diferențe în cazul în care marfa nu a fost însoțită de factură pe timpul transportului (exemplarul 1);

– la compartimentul care efectuează operațiunea de control financiar preventiv pentru acordarea vizei (exemplarul 1 împreună cu avizul de însoțire a mărfii‚ inclusiv nota de recepție și de constatare diferențe‚ după caz);

– la compartimentul financiar-contabil‚ pentru acceptarea plății precum și pentru înregistrarea în contabilitate (exemplarul 1‚ împreună cu avizul de însoțire a mărfii‚ inclusiv nota de recepție și de constatare diferențe‚ după caz).

Se arhivează la cumpărător:

– la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1)

Se arhivează la furnizor:

– la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 3)

– la compartimentul desfacere (exemplarul 2)

Avizul de însoțire a mărfii este un formular cu regim special de tipărire‚ înscriere și numerotare, tipărit în blocuri cu cîte 150 de file‚ formate din 50 de seturi a câte 3 file‚ în culori diferite: albastru – exemplarul 1;roșu – exemplarul 2; verde – exemplarul 3.

Servește ca:

– document de însoțire a mărfii pe timpul transportului;

– document ce stă la baza întocmirii facturii;

– dispoziție de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta‚ dispersate teritorial‚ ale aceași unități;

– document de primire în gestiunea cumpărătorului sau în gestiunea primitoare din cadrul aceași unități în cazul transferului.

Se întocmește în trei exemplare de către unitățile care nu au posibilitatea întocmirii facturii în momentul livrării produselor‚ mărfurilor sau altor valori materiale datorită unor condiții obiective și cu totul excepționale‚ făcându-se mențiunea “ Urmează factura”. În cazul transferului de bunuri între gestiunea aceași unități patrimoniale dispersate teritorial‚ avizul de însoțire a mărfii va purta mențiunea “Fără factură”. Se emite pe măsura livrării de către compartimentul desfacere care semnează pentru întocmire.

Circulă la cumpărător:

– la magazie pentru încărcarea în gestiune a produselor‚ mărfurilor sau altor valori materiale primite‚ după efectuarea recepției de către comisia de recepție și după consemnarea rezultatelor (exemplarul 1);

– la compartimentul aprovizionare pentru înregistrarea cantității aprovizionate în evidența acestuia (exemplarul 2);

– la compartimentul financiar-contabil pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică și analitică‚ atașat la factură (exemplarul 3).

Se arhivează la cumpărător:

– la compartimentul financiar-contabil‚ atașat la exemplarul 1 al facturii (exemplarul 1)

Pentru furnizori, avizul de însoțire a mărfii reprezintă documentul pe baza căruia ia naștere faptul generator și exigibilitatea TVA-ului și, în consecință, aceștia sunt obligați să emită facturile în cel mai scurt timp. Acest timp nu poate depăși ultima zi a lunii în care s-au efectuat livrările, astfel încât să fie în măsură să determine, potrivit legii, obligația de plată sau dreptul de restituire a TVA.

CAPITOLUL III. Controlul gestionar al stocurilor de mărfuri și ambalaje

3.1 Controlul faptic al stocurilor de marfă și ambalaje

Controlul reprezintă o activitate specific umană, care constă în verificarea și analiza permanentă, periodică sau inopinată a unor procese, fenomene, operații, informații, rezultate dintr-un domeniu sau sector oarecare, în scopul preîntâmpinării și lichidării eventualelor neajunsuri.

Activitatea de control mai poate fi definită ca funcție a conducerii, instrument de conducere a realității, mijloc de cunoaștere a realității și de corelare a erorilor. De asemenea, controlul este definit drept procesul prin care se verifică și se măsoară realizarea cantitativă și calitativă a performanțelor, a sarcinilor sau lucrărilor, pe care le compară cu obiectivele planificate și indică măsurile de corecție ce apar ca necesitate.

Controlul faptic este procedeul cel mai des aplicat de către organele de control de gestiune și constă în cercetarea la fața locului a valorilor materiale și bănești. Astfel, se pot stabili realitatea, existența și mișcarea mijloacelor materiale bănești. Cu ajutorul controlului faptic, pot fi atinse următoarele obiective:

determinarea cantității de stocuri existente în gestiune;

stabilirea stării în care bunurile controlate se află la un moment dat, a stadiului și modului de prelucrare, precum și stabilirea respectării legalității în utilizarea lor.

Principalele modalități de aplicare în practică a controlului faptic sunt: inventarierea, expertiza tehnică, analiza de laborator, observarea directă și inspecția fizică.

Inventarierea este o modalitate specifică de control contabil și o modalitate principală a controlului faptic. Principalul obiectiv al inventarierii este constatarea existenței cantitative și calitative a elementelor de activ și de pasiv ale unei unități gestionare, precum și a modului de executare a sarcinilor de către gestionari. Tot în cadrul inventarierii se include și operațiunea de comparare a stocurilor și soldurilor constatate faptic cu cele scriptice și stabilirea eventualelor diferențe.

Inventarierea de control coincide numai parțial cu activitatea mai amplă de inventariere periodică a gestiunilor sau a întregului patrimoniu, care se realizează printr-o îmbinare a elementelor de control faptic cu cele de control documentar și prin efectuarea unor operațiuni specifice de regularizare a rezultatelor. Pentru a fi eficientă, inventarierea de control trebuie să se desfășoare inopinat.

Inventarierea de control poate fi:

totală, atunci când cuprinde toate valorile materiale sau bănești existente în gestiunea respectivă;

prin sondaj, atunci când organul de control selecționează pentru a fi inventariate numai sortimentele mai importante pentru activitatea întreprinderii sau pe cele susceptibile de sustrageri.

Dacă în urma inventarierilor de control prin sondaj rezultă plusuri sau minusuri frecvente, organul de control are obligația să extindă controlul la toate reperele existente în gestiune. În funcție de specificul activității și de natura mijloacelor materiale este indicată declanșarea simultană a inventarierii de control la aceleași repere, pe întreaga unitate, îndeosebi în cazul materialelor de masă, ceea ce are drept consecință creșterea eficienței controlului faptic, întrucât se înlătură unele posibilități de acoperire a lipsurilor numai pe timpul inventarierii.

Pentru gestiunile valorice, inventarierea de control trebuie să fie totală deoarece astfel se poate determina valoarea totală a valorilor materiale și bănești existente în gestiunea respectivă.

Pentru a se ajunge la rezultate cât mai corecte, inventarierea de control implică și stabilirea justeței soldurilor scriptice la reperele cuprinse în control. Aceasta implică verificarea documentară a tuturor actelor privind intrările și ieșirile de bunuri din gestiune, pe o anumită perioadă anterioară care, de regulă, se extinde până la ultimul control efectuat.

Expertiza tehnică și analiza de laborator sunt modalități de control faptic care intervin în situațiile în care complexitatea unor probleme depășește nivelul de pregătire, aparatura de care dispune sau competența legală atribuită organului de control. În astfel de cazuri este absolut necesară intervenția specialiștilor din domeniul tehnic, chimic sau sanitar care pot efectua o expertiză tehnică sau analize de laborator la solicitarea organelor de control.

Cu ajutorul expertizelor tehnice se pot formula concluzii cu privire la integritatea stocurilor, realitatea unor operațiuni, cunoașterea unor parametrii de funcționare a utilajelor, consumul de materiale și volumul de manoperă pentru o lucrare sau un produs. În situațiile în care este necesară cunoașterea calității compoziției sau conținutului unor materii prime, materiale sau produse, se apelează la analizele de laborator.

Observarea directă este o tehnică de control faptic la care se recurge în situația în care se dorește stabilirea unor fapte care nu rezultă din documente. Această tehnică se utilizează în special în controlul concomitent și se poate realiza prin prezența la fața locului pentru a constata modul în care personalul își îndeplinește obligațiile sau poate utiliza procedee tehnice, cum sunt: cronometrarea, fotografierea, normarea, testarea de aptitudini. Prin observare directă se pot verifica modul cum funcționează un compartiment, respectarea principiilor legale în desfășurarea unei activități, utilizarea eficientă a timpului de muncă, îndeplinirea măsurilor de securitate pentru păstrarea integrității valorilor materiale și bănești, alte activități simultane. Observarea directă se poate realiza pe bază de program și inopinat, la nivel de secții, ateliere, laboratoare, magazine, birouri, gestiuni.

Inspecția fizică, ca modalitate de control faptic, reprezintă o cale prin care se stabilesc modul de gestionare a stocurilor și calitatea informațiilor cu privire la activitatea controlată. Inspecția tehnică este o probă sigură pentru constatarea existenței unui anumit element stocabil și a actelor justificative înregistrate în evidență.

Controlul faptic constituie un procedeu de bază pentru controlul integrității stocurilor deoarece, împreună cu controlul documentar, contribuie la stabilirea atât a modului de gestionare a stocurilor, cât și a calității informațiilor cu privire la activitatea controlată.

3.2. Controlul modului de asiguare a condițiilor de depozitare și conservare al stocurilor de mărfuri și ambalaje

Asigurarea condițiilor de depozitare și conservare a stocurilor de mărfuri și ambalaje are un rol determinant în evitarea degradării și sustragerii unor bunuri materiale. Modul în care se depozitează și conservă bunurile poate fi controlat de organele controlului gestionar de fond sau de alte organe interesate, urmărind obiective cum sunt:

existența capacităților de depozitare și nivelul lor tehnic sau starea acestora;

modul de organizare a magaziilor și depozitelor, în sensul specializării lor și
compartimentării interioare, în funcție de natura bunurilor gestionate;

măsurile luate de întreprindere pentru utilizarea rațională și întreținerea curentă a capacităților de depozitare;

înzestrarea tehnică a depozitelor cu mijloacele necesare transportului și manipulării bunurilor, cu aparate de cântărire, de măsurare și de control, cu rafturi și stelaje care să permită accesul ușor la bunurile depozitate și cu puncte de pază contra incendiilor, echipate în mod corespunzător;

delimitarea valorilor materiale de gestiuni, în funcție de situația sau regimul acestora;

dacă toate mărfurile și ambalajele din unitate și îndeosebi cele aflate în folosință (obiecte de inventar, echipamente de protecție, truse de scule) sunt date în grija directă a unor persoane și modul în care acestea se ocupă de păstrarea, folosirea sau consumarea lor;

dacă mărfurile și ambalajele din gestiune sunt etichetate și descrise în mod corespunzător (simbol, cod, denumire, dimensiuni), pentru a putea fi identificate rapid și cu maxim de precizie;

dacă întreprinderea a stabilit și dacă gestionarii cunosc persoanele care au dreptul să dispună eliberarea bunurilor din gestiunile lor (lista acestor persoane și specimenele de semnătură se comunică fiecărui gestionar);

dacă unitatea utilizează limite minime și maxime de stocuri și dacă gestionarii respectă obligațiile ce le revin în cazul depășirii acestora;

dacă în unitate se face în mod curent instructajul gestionarilor, atunci când aceștia sunt puși în situația de a păstra sau manipula materiale ori produse cu caracteristici deosebite (inflamabile, explozibile, toxice, urât mirositoare).

Unul din obiectivele de bază urmărit de organele controlului gestionar se referă la verificarea condițiilor existente în depozitele și magaziile unde se păstrează stocurile de mărfuri și ambalaje. Aceste spații de depozitare trebuie să beneficieze de o dotare tehnică corespunzătoare tipurilor de bunuri deținute, trebuie să dispună de o bună organizare a spațiului existent, în sensul specializării și compartimentării interioare, în funcție de natura bunurilor gestionate.

Din punct de vedere tehnic, prin depozit se înțeleg suprafațele sau capacitățile amenajate pentru primirea mărfurilor și ambalajelor, magaziile, silozurile, clădirile de tot felul (șoproane, rampe, hambare).

Depozitele în care se pot înmagazina materiale și produse se pot clasifica în general, în:

depozite închise, care sunt destinate pentru depozitarea unor materiale si produse care solicită condiții adecvate pentru menținerea proprietăților și caracteristicilor fizico-chimice ale acestora, indiferent dacă sunt conservate sau neconservate, ambalate sau neambalate;

depozite semideschise, constituite din șoproane, rampe, copertine, depozite cu acoperiș și una sau două închideri laterale și care protejează numai parțial materialele și produsele de radiații solare, de ploaie, de zăpadă;

depozite deschise, adică sub cerul liber și în condițiile influenței directe a factorilor de atmosferă și de climă, păstrarea materialelor și produselor se face după o selecție riguroasă, separându-le pe cele care își schimbă calitatea sub influența factorilor din atmosferă, într-un timp scurt, de cele care pot sta în depozit fără consecințe un timp mai lung.

Păstrarea materialelor și produselor se face și în funcție de influența unui cerc larg de factori climatici, dintre care cei mai deosebiți sunt:

temperatura medie anuală;

umiditatea relativă, medie anuală;

depunerile atmosferice (poluarea din atmosferă);

forța și direcția predominantă vânturilor;

compoziția fizico-chimică a produselor;

zona geografo-economică.

Influența acestor factori asupra materialelor și produselor creează condiții de apariție și dezvoltare a degradării, influențând calitatea lor.

Dintre factorii de influență decisivă a atmosferei se disting:

umiditatea atmosferei și umezirea suprafeței produselor;

temperatura atmosferică și a produsului;

impurificarea atmosferică.

Pentru asigurarea calitativă a materialelor și produselor, depozitul închis creează cele mai bune condiții de conservare, constituind mijlocul ideal de depozitare chiar pentru produsele, aparatura, instrumentele cele mai sensibile la variații mici de temperatură și pentru care sunt necesare depozite cu reglare microclimatică, cu instalații speciale.

Amplasarea teritorială a depozitelor deține un rol important în ceea ce privește asigurarea materială a întreprinderilor și trebuie să se bazeze pe anumite cerințe, cum ar fi:

apropierea față de zonele deservite;

apropierea și accesibilitatea la căile de circulație;

respectarea cerințelor de protecție și securitate;

încadrarea în mediul ambiant general.

În cazul unor depozite ce au rolul de a distribui în anumite zone geografice mărfuri, se poate analiza amplasarea acestora în funcție de minimizarea distanțelor, implicit a costurilor de transport.

Din punct de vedere economic, depozitul poate fi definit ca o verigă organizatorică ce are ca principale funcții: recepția, păstrarea (funcția de depozitare propriu-zisă) și gestiunea resurselor materiale.

De regulă, creșterile și descreșterile stocurilor de valori materiale sunt determinate de un complex de factori care se analizează de organele de control, în scopul stabilirii măsurilor de îmbunătățire în domeniul respectiv. În acest sens, trebuie să se țină cont de evoluția prețurilor care pot influența concluziile cu privire la evoluția stocurilor de la o perioadă la alta. De asemenea, se urmărește și preocuparea unității de a stabili norme de stoc ținând seama de necesități și ritmul de aprovizionare și desfacere, stabilit prin contractele comerciale.

3.3 Controlul efectiv al stocurilor de mărfuri și ambalaje, inventarierea

Pentru a-și desfășura activitatea în condiții corespunzătoare, fiecare întreprindere, organizație sau instituție trebuie să-și cunoască, la anumite perioade de timp, starea reală a patrimoniului care poate fi diferită de situația scriptică din documentele contabile.

Acest lucru se poate realiza prin inventarierea periodică a patrimoniului care îmbină controlul faptic cu cel documentar, fiind cea mai complexă operațiune de control gestionar. Ca procedeu specific contabilității, inventarul reprezintă ansamblul operațiunilor prin care se constată existența tuturor elementelor de activ și de pasiv, fie cantitativ și valoric, fie numai valoric aflate în patrimoniul unității, la data efectuării inventarului.

Inventarierea bunurilor unei unități patrimoniale se poate desfășura în mai multe moduri. Se poate realiza o acțiune de inventariere cu rol preventiv, fără a exista informații cu privire la existența unor sustrageri sau deteriorări de bunuri, dar se poate desfășura și o acțiune de inventariere post factum, atunci când există informații ce evidențiază unele evenimente petrecute la locul de deținere sau de folosință a bunurilor, aceasta fiind o acțiune obligatorie de inventariere.

Acțiunile de inventariere se împart în două grupe denumite control fizic și control intelectual. Controlul fizic se referă la constatarea faptică a situației reale a bunurilor supuse inventarierii. Controlul intelectual vizează stabilirea diferențelor dintre situația reală și cea scriptică și ajustarea valorii contabile a bunurilor inventariate prin operațiunile de regularizare a plusurilor și minusurilor de inventar. În cazul stocurilor, aceste operațiuni se referă în special la constituirea provizioanelor pentru depreciere.

Orice acțiune de inventariere are ca principal scop constatarea stării reale a patrimoniului fiecărei unități. Sfera de cuprindere a inventarierii nu se limitează la elementele patrimoniale proprii, ci cuprinde și bunurile și valorile aparținând altor persoane fizice sau juridice și deținute temporar de unitate cu orice titlu.

Determinarea situației reale a elementelor patrimoniale are drept consecințe calcularea corectă a indicatorilor economici furnizați de contabilitate și întocmirea corectă a documentelor de sinteză și raportare care trebuie să asigure o imagine fidelă, clară și completă a patrimoniului, situației financiare și a rezultatelor obținute.

Prin intermediul inventarierii, se înfăptuiește și un control asupra integrității și gestionării patrimoniului firmei. Cu ocazia inventarierii se descoperă nereguli, cum sunt: delapidări, furturi, păstrarea și manipularea necorespunzătoare a bunurilor. Pentru recuperarea prejudiciilor se stabilește răspunderea celor vinovați și se iau măsurile corespunzătoare.

Diversitatea scopurilor urmărite prin acțiunea de cunoaștere a situației reale a elementelor patrimoniale, perioadele de timp la care se fac inventarierile, precum și sfera de cuprindere generează existența mai multor tipuri de inventariere după cum urmează :

1. Dacă se are în vedere natura elementelor supuse inventarierii, distingem:

inventarierea mijloacelor economice de natura bunurilor corporale;

inventarierea mijloacelor economice aflate în transformare;

inventarierea mijloacelor circulante în decontare;

inventarierea bunurilor aparținând altor unități economice;

inventarierea resurselor.

2. Dacă se are în vedere localizarea temporală a activității de inventariere, se
deosebesc:

inventarieri periodice, care se fac înaintea întocmirii bilanțului contabil;

inventarieri exprese, care se pot efectua în situații speciale, cum sunt: o predare-primire de gestiune; existența unor indicii asupra lipsurilor sau plusurilor în gestiune care nu ar putea fi stabilite altfel; la cererea organelor de control sau altor organe împuternicite; în cazul modificării prețurilor (reevaluărilor), ca urmare a hotărârii guvernului; cu prilejul comasării sau dezvoltării unității economice, ca urmare a unor calamități etc.

3. După gradul de cuprindere, inventarierea poate fi:

inventariere parțială, care se referă numai la anumite categorii de
mijloace economice și resurse aparținând unei anumite gestiuni;

inventariere globală, care privește toate bunurile și resursele din
unitatea patrimonială.

Toate unitățile patrimoniale (regiile autonome, societățile comerciale, instituțiile publice, unitățile cooperatiste, asociațiile, persoanele juridice și persoanele fizice care au calitatea de comerciant) au obligația, conform legii contabilității, de a efectua inventarierea generală a patrimoniului la începutul activității și cel puțin o dată pe an, de regulă, la sfârșitul anului, pe parcursul funcționării unității patrimoniale. De la această regulă generală există o serie de excepții generate de anumite situații speciale care pot apărea în desfășurarea activității unei unități patrimoniale.

Inventarierea efectuată la începutul activității are drept scop stabilirea și evaluarea elementelor patrimoniale ce constituie aportul la capitalul social, elemente din cadrul cărora pot să facă parte și stocurile de mărfuri și ambalaje, iar inventarierea anuală se realizează, conform regulii generale, cu ocazia încheierii exercițiului financiar.

Dacă într-o unitate patrimonială intervin situații speciale care necesită inventarierea tuturor elementelor patrimoniale, acestea sunt:

predarea-primirea unei gestiuni care necesită în mod obligatoriu efectuarea inventarierii și întocmirea unui proces-verbal semnat atât de gestionarul care predă, cât și de gestionarul care preia gestiunea;

ori de câte ori sunt indicii că într-o gestiune există lipsuri sau plusuri de inventar a căror mărime efectivă nu poate fi determinată cu exactitate decât prin inventariere;

la cererea organelor de control financiar sau gestionar, a experților contabili sau a altor organe abilitate de lege;

în cazul modificărilor de prețuri se impune efectuarea inventarierii pentru a se cunoaște exact cantitățile efectiv existente în stoc la bunurile sau sortimentele cu prețuri modificate;

cu prilejul reorganizării gestiunilor sau al unor modificări structurale de natura comasărilor, divizărilor sau dizolvării de unități, subunități ori gestiuni;

în urma unor calamități naturale sau cazuri fortuite care afectează o gestiune sau alte elemente patrimoniale ale unității.

Stocurile de mărfuri și ambalaje din unitățile de desfacere cu amănuntul sunt inventariate fie de două ori pe an, atunci când vânzarea se face pe baza de bon sau prin case de marcaj, fie de trei ori pe an, atunci când vânzarea se face cu plata direct la vânzător.

Orice activitate de inventariere a bunurilor unei unități reprezintă un ansamblu de operațiuni realizate de comisii numite sau de persoane împuternicite să constate existența bunurilor materiale, a valorilor deținute, a drepturilor și obligațiilor financiare.

Răspunderea pentru buna organizare a lucrărilor de inventariere revine administratorului, ordonatorului de credite, conducătorului unității sau altei persoane care are obligația gestionării patrimoniului. Această persoană numește, prin decizie scrisă, comisiile de inventariere, elaborează și transmite comisiilor de inventariere instrucțiuni scrise privind organizarea lucrărilor de inventariere. În decizia de numire a comisiei de inventariere se menționează componenta comisiei, responsabilul comisiei, modul de efectuare a inventarierii, gestiunile supuse inventarierii, data de începere și terminare a operațiunilor.

Comisiile de inventariere sunt formate din cel puțin două persoane, cu pregătire corespunzătoare tehnică și economică, care au obligația efectuării corecte și la timp a inventarierii, inclusiv evaluarea elementelor patrimoniale. Din comisiile de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii, șeful compartimentului în care se efectuează inventarierea și nici contabilii care țin evidența gestiunii respective.

Pregătirea unei acțiuni de inventariere începe în momentul emiterii deciziei prin care se stabilește componența comisiei, responsabilul acesteia, obiectul inventarierii, data începerii și terminării lucrărilor.

Decizia de inventariere se înmânează responsabilului comisiei de către conducătorul unității. După primirea deciziei, responsabilul comisiei ridică, sub semnătură, listele de inventariere, vizate și parafate de către conducătorul compartimentului financiar-contabil. Ulterior, comisia se deplasează la sediul gestiunii ce urmează a fi inventariată și comunică gestionarului dispoziția primită. În cazul absenței gestionarului, comisia de inventariere aplică sigiliul și comunică situația conducătorului unității. Acesta are obligația să înștiințeze gestionarul imediat, în scris, despre acțiunea de inventariere dispusă. În situația în care la data începerii inventarierii, gestionarul nu se prezintă și nu trimite un reprezentant legal al său, inventarierea se va face de către comisie în prezența altei persoane, desemnată prin decizie scrisă de conducerea unității.

Pentru a permite buna desfășurare a inventarierii, conducerea unității (administratori, ordonatori de credite sau alte persoane care au obligația gestionării patrimoniului) trebuie să asigure măsuri corespunzătoare pentru crearea unor condiții optime de lucru comisiilor de inventariere.

La unitățile de desfacere cu amănuntul, gestionarul trebuie să întocmească înainte de începerea inventarierii raportul de gestiune în care se înscrie valoarea tuturor documentelor de intrare și ieșire a mărfurilor și cele privind numerarul depus la casierie. Gestionarul are obligația să depună raportul de gestiune la contabilitate.

Declarația scrisă luată gestionarului are drept scop evitarea unor neclarități ulterioare și a unor dificultăți în stabilirea exactă a situației gestiunii.

Declarația se datează și se semnează de gestionarul care răspunde de gestiunea bunurilor inventariate, precum și de comisia de inventariere care atestă că declarația a fost dată în fața sa.

Sigilarea spațiilor gestiunii se face în prezența gestionarului și se consemnează într-un proces-verbal în care se indică data, ora și spațiul sigilat. Sigilarea se aplică pentru căile secundare de acces în spațiile gestiunii, pentru încăperile auxiliare care au ieșiri separate, precum și pentru încăperile situate în alte localuri. Ușa principală de acces și spațiul în care începe inventarierea se sigileaza numai la terminarea programului zilnic, operațiunea de sigilare fiind consemnată în procesul-verbal. În același mod se procedează și în ziua următoare, consemnându-se cronologic toate operațiunile de desigilare și resigilare până la încheierea inventarierii.

Sigiliul se păstrează pe toată durata inventarierii de către responsabilul comisiei. Procesele-verbale se semnează de comisia de inventariere și de gestionar.

În situațiile în care se întrerup operațiunile de inventariere și se părăsește gestiunea, la reluarea lucrărilor se verifică dacă sigiliile sunt intacte. Dacă sigiliile prezintă urme de violare, acest fapt se va consemna în procesul-verbal de sigilare-desigilare. Comisia de inventariere nu va pătrunde în localul respectiv decât în prezența sau cu avizul conducerii unității și eventual a organelor de urmărire penală sesizate. Documentele întocmite de către comisia de inventariere rămân în cadrul gestiunii inventariate, în dulapuri sau fișete încuiate și sigilate după aceeași procedură, ca și căile de acces.

Desfășurarea în condiții corespunzătoare a inventarierii presupune sistarea operațiunilor de predare-primire a bunurilor materiale supuse inventarierii. Dacă aceste operațiuni nu pot fi suspendate, se stabilește o zonă tampon în care să se depoziteze bunurile primite în timpul inventarierii sau să permită expedieri la clienți. Astfel de operațiuni se desfășoară numai în prezența comisiei de inventariere care menționează pe documentele respective ,,primit sau eliberat în timpul inventarierii". Rolul acestor precauții este de a se evita inventarieri duble sau omisiuni. În situația inventarierilor datorate schimbării gestionarilor, la gestiunile mari, organizate pe depozite distincte și care deservesc un important segment de piață, conducerea unității poate aproba ca gestionarul primitor să poată vinde din mărfurile primite, în cadrul unui orar stabilit.

După ce se iau toate măsurile necesare pentru asigurarea bunei desfășurări a inventarierii, se afișează la loc vizibil, pe toată durata inventarierii, programul de lucru și perioada inventarierii.

Inventarierea stocurilor de valori materiale se face pe gestiuni, pe locuri de depozitare, pe categorii de bunuri și în funcție de regimul juridic al acestora. Inventarierea propriu-zisă constă în identificarea exactă a elementelor patrimoniale, stabilirea stocurilor faptice sau a soldurilor valorice și înscrierea lor în documente oficiale. Pentru inventarierea stocurilor este obligatorie prezența gestionarului sau a delegatului acestuia. În absența lui, din motive justificate, inventarierea se realizează în prezența unui delegat neutru sau a unei comisii numite prin decizia conducătorului unității.

Stocurile faptice se pot stabili prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz. În funcție de caracteristicile bunurilor inventariate, stabilirea stocurilor faptice ridică o serie de probleme. Astfel, în cazul materialelor depozitate în vrac (cereale, ciment, material de balastieră, cărbuni, bușteni, furaje, paie etc.), se va controla modul cum s-au efectuat măsurătorile și care au fost elementele de calcul utilizate pentru determinarea volumului și transformarea în unități naturale,precum si modul în care este condusă contabilitatea.

Particularități semnificative în procesul de inventariere, în comparație cu celelalte stocuri, prezintă mărfurile și ambalajele din unitățile comerciale cu amănuntul.

Pentru inventarierea mărfurilor și ambalajelor, comisia de inventariere trebuie să asigure mai întâi colectarea la casierie a sumelor rezultate din vânzări și totalizarea sumelor înregistrate în aparatele de casă. După aducerea aparatelor de marcat la zero și scoaterea benzilor de control, se întocmește o recapitulare pe gestiuni și se stabilesc eventualele diferențe dintre totalul monetarului și totalul benzilor de control. Dacă există asemenea diferențe, acestea vor fi menționate în monetar.

În continuare, comisia de inventariere asistă la întocmirea raportului de gestiune de către gestionar. În acest document se consemnează toate actele justificative privind intrările și ieșirile de mărfuri, precum și cele referitoare la numerarul depus la casierie. Raportul de gestiune este trimis la compartimentul contabilitate, iar ștampila unității și documentele existente în gestiune rămân la responsabilul comisiei de inventariere până la finalizarea operațiunilor de inventariere.

Indiferent de natura stocurilor inventariate, valorile constatate se înscriu în documente oficiale, numite liste de inventariere. Acestea se completează cu cerneală sau pix, fără a lăsa spații libere. În aceste documente nu se admit ștersături sau modificări ulterioare. Constatările trebuie trecute în liste de inventariere separate pentru fiecare loc de depozitare, pentru fiecare gestiune din cadrul unității patrimoniale și pentru fiecare categorie de stoc din cadrul gestiunilor.

Bunurile aflate asupra angajaților la data inventarierii (echipament, scule, unelte) se consemnează în liste de inventariere separate, cu specificarea persoanelor care răspund de păstrarea lor. Aceste bunuri se evidențiază pe formații și locuri de muncă și centralizat. Valorile constatate faptic se compară cu datele din evidența tehnic-operativă și din contabilitate.

Liste de inventariere separate se întocmesc pentru bunurile depreciate, inutilizabile, fără mișcare sau greu vandabile, pentru stocurile necorespunzătoare din punct de vedere calitativ și pentru comenzile în curs, abandonate sau sistate.

În cazul acestor categorii de bunuri se anexează la listele de inventariere o ,,Notă de constatare" din care vor rezulta cauzele nefolosirii bunurilor, caracterul și gradul deteriorării și eventualele persoane vinovate.

Stocurile de valori materiale aparținând altor unități aflate temporar în unitatea supusă inventarierii se înregistrează în liste de inventariere separate. Aceste bunuri pot fi închiriate, în leasing, în custodie, cu vânzare în consignație, aflate spre prelucrare.

Pentru bunurile în custodie, listele de inventariere vor conține informații cu privire la numărul și data actului de custodie și ale documentului de livrare (factură) și alte informații utile, ca de pildă: număr de inventar înscris pe obiect, marcă, serie, accesorii, prețul de înregistrare, stare de funcționare.

Listele de inventariere cuprinzând valorile materiale aflate în custodie se trimit și persoanei fizice sau juridice, române sau străine, după caz, căreia îi aparțin bunurile respective, în termen de 15 zile de la terminarea inventarierii.

Proprietarul bunurilor are obligația să comunice eventualele nepotriviri în termen de cinci zile de la primirea listelor de inventariere. Neconfirmarea în acest termen presupune recunoașterea exactității datelor înscrise în listele de inventariere primite. În caz de nepotriviri, unitatea deținătoare este obligată să clarifice situația diferențelor respective și să comunice constatările sale persoanei fizice sau juridice căreia îi aparțin bunurile respective, în termen de cinci zile de la primirea sesizării.

Valorile materiale aflate în expediție se inventariază de către unitățile patrimoniale furnizoare care le înscriu în liste de inventariere separate. Bunurile în curs de aprovizionare se inventariază de unitățile cumpărătoare. De asemenea, trebuie respectată regula conform căreia bunurile proprietate publică date în administrarea regiilor autonome se inventariază și se evidențiază în mod distinct în patrimoniul acestora.

Condițiile concrete în care se desfășoară activitatea economică, în general, și operațiunile de inventariere, în particular, au impus utilizarea unor modele diferite de liste de inventariere, care să țină cont de toate obiectivele inventarierii și de toate elementele ce trebuie determinate cu această ocazie. Încercând să răspundă cerințelor activității practice, normele metodologice actuale prevăd utilizarea a trei modele de liste de inventariere, și anume pentru toate cazurile de inventariere.

3.4 Stabilirea rezultatelor inventarierii și regularizarea diferențelor constatate

Stabilirea rezultatelor inventarierii și înregistrarea acestora constituie etapa finală a inventarierii. Determinarea propriu-zisă a rezultatelor inventarierii se face prin compararea datelor constatate faptic și înscrise în listele de inventariere cu cele din evidența tehnico-operativă și contabilă. Evidența tehnico-operativă se ține cu ajutorul fișelor de magazie. Pentru fiecare tip de stoc se întocmește o fișă de magazie distinctă în care gestionarul înregistrează intrările și ieșirile în și din stoc pe baza documentelor justificative. În vederea stabilirii rezultatelor inventarierii, mai întâi, se controlează exactitatea stocurilor din fișele de magazie și a soldurilor din contabilitate pentru bunurile inventariate.

Rezultatele inventarierii se înscriu de către comisia de inventariere într-un proces-verbal. În acest document sunt făcute mențiuni cu privire la volumul stocurilor depreciate, fără mișcare, cu mișcare lentă, greu vandabile, fără desfacere asigurată și propunerile de măsuri în vederea reintegrării lor în circuitul economic. De asemenea, procesul-verbal privind rezultatele inventarierii cuprinde propuneri de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar și constatări privind păstrarea, depozitarea, conservarea și asigurarea integrității bunurilor din gestiune.

Propunerile cuprinse în procesul-verbal de inventariere se prezintă în termen de trei zile de la data încheierii operațiunilor de inventariere administratorului unității patrimoniale. Acesta, cu avizul compartimentului juridic, decide, în termen de cel mult cinci zile, asupra soluționării propunerilor făcute cu respectarea dispozițiilor legale. Rezultatele inventarierii trebuie înregistrate atât în evidența operativă, cât și în contabilitate, în termen de cel mult cinci zile de la data terminării operațiunilor de inventariere.

În cazul inventarierilor anuale, datele din listele de inventariere și procesul-verbal sunt preluate în registrul-inventar care este un document contabil obligatoriu de înregistrare anuală și de grupare a rezultatelor inventarierii. Registrul-inventar se întocmește într-un singur exemplar. El se parafează de organul fiscal teritorial la începerea activității, la încetarea activității unității, precum și în cazul epuizării filelor din acestea și deschiderii unui registru nou.

Comisia de inventariere are dreptul să ceară explicații scrise de la persoanele care au răspunderea gestionării, pentru plusurile, lipsurile și deprecierile constatate la inventariere. Pe baza explicațiilor primite și a documentelor cercetate, comisia de inventariere stabilește caracterul plusurilor și minusurilor de inventar.

Astfel, în urma inventarierii pot fi constatate două categorii de diferențe:

plusuri și minusuri de inventar care, direct sau indirect, sunt generate de plusurile și minusurile cantitative din gestiunile de stocuri;

plusuri și minusuri de valoare aferente stocurilor inventariate care nu sunt generate de diferențe cantitative dintre stocurile scriptice și cele faptice, ci de alți factori, cum ar fi: deprecieri, deteriorări, fluctuații ale prețurilor pe piața etc.

Plusurile și minusurile din prima categorie menționată se înregistrează în contabilitate. Conform principiului prudenței, plusurile din cea de a doua categorie nu se contabilizează, iar minusurile se contabilizează sub forma provizioanelor pentru deprecierea stocurilor.

În principiu, plusurile cantitative se înregistrează ca intrări în patrimoniul unității, iar minusurile cantitative se recuperează de la vinovați sau, dacă nu sunt imputabile, se trec asupra cheltuielilor.

În cazul lipsurilor imputabile, o mare importanța o are evaluarea pagubelor provocate unității patrimoniale. În acest sens, trebuie să se asigure nu numai acoperirea pierderilor suferite de unitatea patrimonială, dar și o determinare corectă a sumelor imputate persoanelor vinovate.

Prejudiciul produs prin afectarea unor stocuri nu se evaluează la costul istoric, ci la valoarea lor reală care reprezintă sumele cuvenite unităților ca despăgubiri. Pentru stocurile procurate cu titlu oneros (materii prime, materiale consumabile, mărfuri, ambalaje), valoarea reală este costul de achiziție. Pentru stocurile obținute din producție proprie, valoarea reală se determină prin corectarea costurilor prestabilite din contabilitate cu diferențele favorabile sau nefavorabile calculate la sfârșitul perioadei de gestiune. În cazul mărfurilor evaluate la preț de vânzare, valoarea reală este dată de prețul de cumpărare și cheltuielile de circulație deja efectuate și nu de prețul cu amănuntul înregistrat în contabilitate.

În condiții de stabilitate monetară, evaluarea pagubelor se face la prețul bunurilor din momentul producerii pagubei. Dacă acest moment nu poate fi precizat cu exactitate, se ia în considerare prețul de la data constatării prejudiciului. În condiții de inflație, normele actuale prevăd că, în cazul constatării unor lipsuri imputabile, administratorii vor lua măsura imputării acestora la valoarea lor de înlocuire.

Această valoare reprezintă costul de achiziție al bunurilor respective la data constatării pagubei, la care se adaugă TVA.

Prejudiciile pentru care se aplică modalitățile de evaluare ce vor fi prezentate în continuare au cinci atribute, ele fiind materiale, efective, directe, reale și certe.

Caracterul material al prejudiciilor se referă la faptul că ele au un conținut economic și în consecință pot fi exprimate și recuperate în bani.

Diminuarea efectivă a patrimoniului conferă pagubelor atributul de efective. Prejudiciile sunt directe deoarece au legătură cu fapta vinovatului și sunt reale fiind întemeiate pe valoarea reală a bunurilor. În același timp, ele sunt certe fiind precis determinate, iar existența și întinderea lor sunt neîndoielnice. Ținând cont de felul răspunderii, de natura bunurilor sau valorilor și forma pe care o îmbracă prejudiciul cauzat, pot fi analizate trei situații diferite de evaluare a pagubelor.

O primă situație este cea în care prejudiciile sunt provocate de salariații unității și constau în lipsa, dispariția sau distrugerea totală a unor bunuri. Deoarece între unitate și salariați este încheiat un contract de muncă, răspunderea pentru prejudiciile cauzate de angajați se stabilește pe baza prevederilor codului muncii. Dacă obiectul prejudiciului îl constituie bunuri pentru care se cunoaște prețul cu amănuntul existent pe piață, evaluarea se face la acest preț. Celelalte bunuri constatate lipsă sau total distruse se evaluează la valoarea de înlocuire sau prețul pieței, existând posibilitatea ca unitățile să utilizeze cote de adaos comercial cu coeficienți de majorare pentru a descuraja prejudicierea patrimoniului. Obiectele realizate în cadrul unității păgubite, dar care nu sunt înregistrate ca atare, se evaluează la prețuri stabilite de unitatea în cauză, astfel încât aceasta să-și acopere integral cheltuielile efectuate.

Pentru bunurile constate lipsă, ce urmează a fi imputate și care nu pot fi cumpărate de pe piață, valoarea lor de imputare se stabilește de către o comisie formată din specialiști în domeniul respectiv.

O situație distinctă o prezintă prejudiciile aduse de salariați și care constau in degradarea, deteriorarea sau distrugerea parțială a bunurilor. Valoarea despăgubirilor pentru bunurile reparate, recondiționate, transformate sau valorificate nu poate depăși prețul de piață al unor bunuri identice sau similare. Dacă bunurile care fac obiectul pagubei pot fi aduse la starea lor inițială prin operații de reparare sau recondiționare, prejudiciile produse unității se evaluează la nivelul cheltuielilor efective, necesitate de operațiile amintite. Atunci când bunurile degradate sunt vândute cu preț redus, valorificate la preț de deșeu, valoarea prejudiciului se ridică la nivelul diferenței dintre prețul anterior al bunurilor în cauză și suma obținută prin valorificare. Pentru bunurile degradate care pot fi transformate în altele de o calitate inferioară, de dimensiuni reduse sau cu valoare mai mică, prejudiciul se determină ca diferența între prețul de înregistrare al bunurilor și valoarea noilor bunuri create, la care se adaugă cheltuielile suplimentare făcute.

În situația în care prejudiciul este produs prin fapte ce constituie delicte civile sau infracțiuni comise de persoane care nu sunt angajați ai unității păgubite, răspunderea se stabilește potrivit codului civil și codului penal. Un prejudiciu de acest fel se evaluează prin însumarea valorii efective a pagubei, cu valoarea foloaselor nerealizate de unitatea patrimonială. Ultima valoare menționată poate reprezenta producția neobținută, beneficiile nerealizate, cheltuielile suplimentare făcute, despăgubiri sau penalități plătite altor unități.

Atunci când lipsurile nu constituie infracțiuni, se are în vedere posibilitatea compensării lor cu eventualele plusuri constatate, dacă sunt îndeplinite următoarele condiții:

existența riscului de confuzie între sorturile aceluiași bun material, din cauza asemănării în ceea ce privește aspectul exterior: culoare, desen, model, dimensiuni, ambalaj sau alte elemente;

diferențele constatate în plus sau în minus să privească aceeași perioadă de gestiune și aceeași gestiune;

lipsurile constatate la inventariere să nu provină din sustragerea sau din degradarea bunurilor respective datorită vinovăției persoanelor care răspund de gestionarea lor.

La stabilirea valorii de imputare, compensarea se face pentru cantități egale între plusurile și minusurile constatate la sorturile supuse compensării. În cazul în care cantitățile constatate în plus la anumite sortimente de bunuri materiale sunt mai mari decât cantitățile constatate în minus la alte sortimente, similare din punct de vedere al aspectului exterior, se procedează la stabilirea egalității cantitative prin eliminarea din calcul a diferenței în plus, începând cu sortimentele care au prețurile unitare cele mai scăzute.

Diferențele valorice (pentru cantități egale de plusuri și minusuri intrate în compensare) se stabilesc în funcție de totalul valorilor plus și totalul valorilor minus.

În urma compensării, nu pot rezulta pentru firmă diferențe nefavorabile, iar dacă totuși există, acestea se recuperează de la cei vinovați deoarece în urma compensării nu se poate diminua patrimoniul unității.

Compensarea cantitativ-valorică a minusurilor cu plusurile constatate la inventariere este aplicată numai în cazul gestiunilor cu evidență cantitativ-valorică.