Contabilitatea Si Gestiunea Creantelor
Argument
Contabilitatea, ca activitate specializată în măsurarea, evaluarea, cunoașterea, gestiunea și controlul activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, precum și a rezultatelor obținute din activitatea persoanelor juridice și fizice, trebuie să asigure înregistrarea cronologică și sistematică, prelucrarea, publicarea și păstrarea informațiiloe cu privire la poziția financiară, performanța financiară și fluxurile de trezorerie, aât pentru cerințele interne ale acestora, cât și în relațiile cu investitorii prezenți și potențiali, creditori financiari și comerciali, clienții, instituțiile publice și alți utilizatori.
Relațiile unităților patrimoniale cu alte persoane juridice și fizice, conduc la creanțe și datorii. Cea mai mare parte a creanțelor agenților economici sunt legate direct de exploatare, adică din acel domeniu care face obiectul principal al funcționării lor. Creanțele față de clienți rezultă ca urmare a vânzării producției, respectiv realizării lucrărilor și a serviciilor.
În procesul de aprovizionare întreprinderea cumpără bunuri economice de diverse forme de la persoane fizice sau juridice, bunuri pentu care își creează datorii; de asemenea vinde produsul activității sale în cadrul procesului de desfacere, proces în urma căruia rezultă creanțele.
Creanțele întreprinderii față de clienții ei își au izvorul în schimbul de consimțământ concretizat dintr-o comandă fermă din partea clientului si acceptată de către producător sau având ca bază contractele încheiate.
Cap. 1. Organizarea sistemului informațional la societățile comerciale
Desfășurarea orcărei activități presupune și consemnarea unor informații, transmiterea acestora către solicitanți, arhivarea lor. Răspunzător de acest lucru este sisitemul informațional ai entității economice.
1. 1. 1 Sistemul informațional al întreprinderii
Creșterea complexității fenomenelor economico-sociale, determinată de progresul rapid al științei și tehnologiei, impune utilizarea unui volum tot mai mare de informații în procesul de fundamentare a deciziilor. În aceste condiții putem vorbi despre trecerea de la societatea industrială, bazată pe utilizarea extensivă și intensivă a factorilor de producție (munca, pământul și capitalul), către societatea bazată pe informație.
Societatea informațională reprezintă o nouă etapă a civilizației umane, un nou mod de viață calitativ superior care implică folosirea intensivă a informației în toate sferele activității și existenței umane, cu un impact economic și social major. Aceasta permite accesul larg al membrilor săi la informație, un nou mod de lucru și de cunoaștere, amplifică posibilitatea globalizării economice și a creșterii coeziunii sociale.
1.1.1.1 Definirea conceptului de sistem informațional
Pentru a cunoaște în permanență stadiul evoluției activității pe care o conduce în cadrul unei întreprinderi sau instituții, managementul are trebuie să-și organizeze un sistem informațional adaptat nevoilor sale cunoașterea permanentă a proceselor și de umărire a eficienței, pe baza unui flux continuu de informații în sens ascendent și descendent.
Practica de management din unitățile economice a evidențiat legătura directă care există între procesul managerial propriu-zis și sistemul operațional existent. Această legătură o reprezintă informațiile existente cantitativ și calitativ, asamblate logic în sistemul informațional.
Conform unor opinii, sistemul informațional poate fi definit ca un sistem integrat de resurse umane, mijloace și procedee adecvate, privind culegerea și înregistrarea datelor care privesc patrimoniul firmelor și economiei naționale, prelucrarea și analiza acestora, obținerea de informații utile, stocarea și păstrarea datelor, diseminare și valorificare .
Fig.1.1 Sistemul informațional sisitem cibernetic
Sursa: preluare după Georgescu C, Sisteme informatice de gestiune, p.29
Sistemul informațional poate fi definit ca ansamblul datelor, informațiilor, circuitelor și fluxurilor informaționale, procedurilor și mijloacelor de tratare a informațiilor menite să contribuie la stabilirea și realizarea obiectivelor unității.
Asigurând informațiile necesare fundamentării deciziilor, sistemul informațional furnizează datele necesare cunoașterii gradului de realizare a obiectivelor la anumite perioade prestabilite, având totodată un impact din ce în ce mai mare asupra desfășurării și eficienței activității unităților economice.
Deseori în practică, unii informaticieni, pun semnul egalității între sistemul informatic și sistemul informațional care, conform definiției de mai sus, este sensibil mai cuprinzător deși, ca utilitate pentru activitatea de management au același rol .
1.1.1.2 Componentele sistemului informațional
Sistemul informațional are următoarele componente: data, informația, suportul purtător de informații, circuitul și fluxul informațional, procedura informațională și mijloacele de tratare a informațiilor.
Data poate fi definită prin: noțiune, fapt, eveniment, proces, obiect sau acțiune din interiorul său din afara sistemului, reprezentată sub o formă convențională adecvată comunicării, interpretării sau prelucrării ei. În procesul informațional data reprezintă descrierea cifrică sau letrică a proceselor, resurselor etc. putând fi utilizată în activitatea de management ca atare (informație) sau supusă unor procese de prelucrare pentru creșterea gradului ei de semnificație(de "adăugare" de valoare) și utilitate. Sistemul informațional are rolul de a culege date despre subsistemul operațional, de a le prelucra și transmite sub formă de informații subsistemului funcțional care le folosește în procesul de cunoaștere și de reglarea activității economice din unitate.
Informația reprezintă componenta principală a sistemului informațional fiind definită ca o înștiințare, comunicare, mesaj în legătură cu starea sau condițiile unor procese și fenomene economice, științifice, sociale, tehnice, culturale, care constituie o noutate și prezintă un interes pentru primitor, sporind astfel gradul de cunoaștere al acestuia asupra rezultatelor obținute. Informația mai poate fi definită ca un mesaj cu caracter de noutate despre evenimentele care au avut loc, au loc, sau care vor avea loc atât în interiorul sistemului, cât și în exteriorul acestuia și prezintă interes pentru receptor.
Informația este un tip deosebit de raport între procesele materiale, raport ce nu există în afara acestor procese. Se poate afirma că informația reprezintă un atribut fundamental al materiei alături de masă, câmp și substanță. Informația ca atribut fundamental al materiei este prezentă atât în materia vie (informația genetică) cât și în cea nevie.
Pentru a-și transmite ideile și a le înțelege pe cele care i se transmit, managerul recurge la simboluri pe care le cunoaște, la care se adaugă diverse coduri, grafice, impulsuri electronice etc. Informațiile trebuie să reprezinte o bază reală pentru elaborarea deciziilor adoptate în unitatea economică.
Suportul purtător de informație constituie mijlocul material pe care sunt înscrise informații și care servește vehiculării și stocării acestora. Gama purtătorilor de informații se împarte în două categorii: purtători clasici (documentele primare, documentele evidențelor tehnico-operative etc.) și purtători moderni (discuri magnetice) etc. Folosirea unuia sau altuia din purtătorii de informații depinde de gradul de dotare a unități economice cu mijloace de tratare a informațiilor și de cunoștințele personalului care lucrează cu acestea.
Fluxul informațional reprezintă totalitatea informațiilor transmise într-un interval de timp determinat, de la sursa de informare la receptor, printr-un sistem de canale informaționale. Un sistem informațional cuprinde mai multe fluxuri informaționale, precum și o mulțime de conexiuni ce se stabilesc între diferitele componente ale acestora. La nivelul unității economice fluxurile informaționale sunt grupate în raport de funcțiunile acesteia.
Circuitul informațional reprezintă itinerarul parcurs de informații de la locul de culegere lor până la locul de utilizare sau stocare a acestora. Lungimea circuitului informațional este determinată de o serie de factori, printre care mai importanți sunt: scopul informației vehiculate, poziția în structura organizatorică a centrilor emițători și receptori, viteza de prelucrare a datelor, capacitatea canalelor de comunicații etc. Cu cât lungimea canalelor de circulație a informațiilor este mai mică cu atât fluxul informațional va fi mai operativ.
Procedura informațională reprezintă o secvență de operații cu un anumit grad de generalizare, cu caracter de rutină, a cărei executare asigură rezolvarea unei probleme date, folosind mijloace și metode specifice.
Rolul procedurilor constau în stabilirea suporților de informații utilizați, a mijloacelor folosite pentru culegerea, înregistrarea, transmiterea, prelucrarea și forma de prezentare a informațiilor a succesiunii tratării informațiilor, precum și a operațiilor pe care acestea le suportă, a metodelor și formulelor de calcul utilizate etc. Conținutul procedurilor informaționale trebuie sa asigure derularea procesului decizional în condiții optime și să creeze pentru fiecare manager condițiile necesare exercitării funcțiilor managementului.
Mijloacele de tratare a informațiilor, componenta fizică de bază a sistemului informațional, sunt reprezentate de ansamblul mijloacelor de culegere, înregistrare, stocare, prelucrare și transmitere a datelor și informațiilor.
Prelucrarea datelor presupune realizarea următoarelor acțiuni:
stabilirea scopurilor prelucrării datelor;
sistematizarea faptelor colectate, depistarea conținutului faptelor și cauzelor care generează deficiențe;
fundamentarea teoretică a concluziilor și generalizarea lor;
analiza informațiilor obținute prin prelucrarea datelor.
Pentru a avea finalitate activitățile de culegere și prelucrare a datelor, informațiile obținute trebuie transmise în cel mai scurt timp beneficiarilor.
Pentru asigurarea unui management performant în unitățile economice funcționarea sistemului informațional trebuie să respecte următoarele principii:
a) asigurarea unei cantități minime de date inițiale, care reflectă fidel fenomenele economice și care prin procesare să poată genera un maximum de informații derivate, prezentate într-o forma ușor accesibilă, evitându-se aglomerările de date primare, astfel încât să asigure obținerea unui sistem complet de parametrii sau indicatori ori derivați;
b) asigurarea unui flux de informații precis, într-un volum suficient pentru fiecare manager indiferent de nivelul ierarhic la care se află;
c) furnizarea informațiilor la momentul oportun, cu scopul asigurării unui interval de timp suficient între momentul transmiterii și materializarea lor în acțiunile inițiate;
d) secvențele de informare existente pe traseul fluxurilor informaționale trebuie să dea posibilitatea manifestării relațiilor de cooperare între diferitele componente ale structurii organizatorice;
e) asigurarea valorificării superioare a informațiilor, prin utilizarea lor în calcule de eficiență economică și de analiză economică etc.
1.1.1.3 Cerințele sistemului informațional
Gândirea și realizarea unui sistem informațional menit să asigure nevoile unui management performant, trebuie să țină seamă de respectarea următoarelor cerințe evidențiate de literatura de specialitate:
definirea obiectivelor și activităților unității, ca pe această bază, să se poată preciza cerințele informaționale; asigurarea unei corelații corespunzătoare între sistemul informațional și structura organizatorică a unității economice;
funcționarea unitară a sistemului informațional care presupune integrarea pe verticală și orizontală a proceselor informaționale;
selecționarea informațiilor care decurg din corespondența ce trebuie asigurată între nevoile reale de informare existente la fiecare nivel ierarhic și informațiile care îi sunt furnizate;
compatibiîn calcule de eficiență economică și de analiză economică etc.
1.1.1.3 Cerințele sistemului informațional
Gândirea și realizarea unui sistem informațional menit să asigure nevoile unui management performant, trebuie să țină seamă de respectarea următoarelor cerințe evidențiate de literatura de specialitate:
definirea obiectivelor și activităților unității, ca pe această bază, să se poată preciza cerințele informaționale; asigurarea unei corelații corespunzătoare între sistemul informațional și structura organizatorică a unității economice;
funcționarea unitară a sistemului informațional care presupune integrarea pe verticală și orizontală a proceselor informaționale;
selecționarea informațiilor care decurg din corespondența ce trebuie asigurată între nevoile reale de informare existente la fiecare nivel ierarhic și informațiile care îi sunt furnizate;
compatibilitatea dintre datele înregistrate inițial și informațiile rezultate prin prelucrare, într-o asemenea manieră, încât ultimele să reprezinte o sinteză a primelor;
aprofundarea prelucrării datelor să fie astfel concepută și realizată încât să se asigure un maxim de eficiență în utilizarea lor în procesul decizional, existând o dependență între nivelul de prelucrare a datelor și eficiența utilizării informațiilor concretizată în reducerea volumului de muncă și sporirea operativității în desfășurarea procesului decizional;
sistemul informațional trebuie să fie suplu, capabil să se adapteze în orice moment la dinamismul managementului din unitate.
1.1.1.4 Informația economică- obiectul sistemului informațional
Considerată de unii autori chiar ca o noțiune primară (care nu ar putea fi definită), informația, reprezintă o entitate existențială cu un nivel de generalitate similar cu cel al materiei sau al energiei.
Etimologic, termenul contemporan “informație” are la origine verbul latin “informare”, care înseamnă “a da formă”, “a introduce ordine”.
Informația este generată prin procese de cunoaștere constând în observarea directă a realității și/sau în prelucrarea sensurilor unor informații preexistente.
Informația poate servi satisfacerii directe a unor necesități imediate (de cunoaștere, informare, comunicare) sau poate fi utilizată în procesele de creare a altor bunuri corporale, incorporale sau servicii.
Reacțiile managerilor, deciziile și acțiunile lor, sunt declanșate de mesajul pe care-l poartă informația. Astfel ei pot elimina mai ușor factorii cu influență negativă asupra întregului sistem de management prin raspunsul mai operativ la informații sub raportul analizării și inițierii de măsuri.
Funcționarea optimă a sistemului – unitatea economică – presupune existența unor conexiuni informaționale interne cât și externe determinate de circuitul informațiilor în sens ascendent și descendent față de sistemul global din care face parte.
Procesul de informare a managerilor are un caracter permanent, atât la elaborarea și implementarea deciziilor, cât și pe parcursul realizării acestora, (dacă se impune se iau și decizii de corecție), prin urmărirea unor performanțe ce trebuie realizate la termene intermediare, pentru fiecare element component al procesului de execuție.
Informațiile care circulă într-o unitate pot fi sistematizate și grupate după mai multe criterii. Scopul sistematizări lor constă în ordonarea și ușurarea muncii de culegere, prelucrare și punere la dispoziția managerilor aflați pe diferite niveluri ierarhice, pentru utilizarea lor în procesul decizional.
Un prim criteriu de clasificare a informațiilor îl constituie elementele sistemului de conducere. Potrivit acestui criteriu, informațiile pot fi: de conducere, cum ar fi deciziile emise de manageri, și de raportare, furnizate de subsistemul operațional, cu privire la realizarea sarcinilor în anumite etape prestabilite.
Un al doilea criteriu de clasificare a informațiilor îl reprezintă caracteristicile lor funcționale, ele putând fi: de stare, de intrare, de ieșire, de cooperare și de execuție.
După destinație, informațiile se împart în: informații de programare, de pregătire-lansare, de control reglare, de evaluare și raportare.
După perioada la care se referă, informațiile pot fi grupate, în: informații active, pasive și previzionale.
După modul de exprimare, informațiile pot fi grupate în: informații scrise, orale și audio-vizuale.
În literatura de specialitate sunt prezentate și alte criterii de clasificare, cele de mai sus regăsindu-se cu o frecvență mai mare în activitatea practică de management din unitățile economice.
Fig. 2 Funcții ale sistemului informațional
Informațiile economice joacă un rol hotărâtor în desfășurarea procesului decizional dacă îndeplineasc anumite cerințe printre care mai importante sunt: acuratețea, oportunitatea, cantitatea, conținutul adecvat, frecvența, vârsta informației etc.
Într-o organizație economică un sistem informațional îndeplinește cinci funcții principale: generarea, memorarea, comunicarea, execuția prelucrărilor și difuzarea informațiilor, după cum este prezentat în figura 2. Această abordare este abstractă, dar și restrictivă, deoarece vizează „doar" raportul dată-informație.
Generarea informațiilor – se creează condițiile necesare unei bune preluări, memorări a informațiilor relevante, în funcție de specificul organizației.
Memorarea informațiilor (transferul în timp) – are un rol central, deoarece fără
memorie nu există nici învățare, nici inteligență.
Comunicarea și difuzarea informației (transferul informației în spațiu) – sistemul informațional asigură schimburile (achiziția și restituirea) informațiilor între sistemul de conducere și sistemul operativ.
Execuția prelucrărilor (transferul informațiilor în ceea ce privește forma).
1.1.1.5 Procese informaționale
În raport cu natura lor specifică, informațiile se procesează diferit, fapt pentru care se disting mai multe tipuri de procese informaționale:
a) Procesarea datelor se caracterizează prin tratarea informației numerice, după reguli matematice și logice, și este larg răspândită în activitățile care solicită un mare volum de calcule, de situații și de rapoarte: economie, proiectare, management, statistică etc.
Prelucrarea datelor în sisteme informatice se realizează în mod diferit, în funcție de modul de organizare a acestora în colecții de date.
Datele organizate sub forma fișierelor de date se procesează cu ajutorul unor programe de firmă, denumite interpretoare sau compilatoare care diferă în funcție de limbajul de programare pentru care acestea sunt elaborate: basic, fortran, cobol, pascal, foxpro, c++ etc.
Datele organizate sub forma bazelor de date sunt exploatate cu ajutorul unor pachete de programe denumite sisteme de gestiune a bazelor de date (SGBD), dintre care cele mai răspândite sunt: base iv, foxpro, paradox, access, aproach, java script etc.
Datele organizate sub forma foilor de calcul electronic se prelucrează fie folosind pachete soft specializate cum sunt procesoarele de tabele: Lotus 1-2-3, Excel, Quattro, fie folosind funcțiile de procesare a tabelelor din cadrul pachetelor de programe cu posibilități integrate de tratare a informației (texte, tabele, baze de date, grafică etc.) cum sunt sistemele integrate: Works, Framework, Open Access etc.
Din punct de vedere birotic, prelucrarea datelor organizate sub forma foilor de calcul electronic prezintă un interes deosebit datorită ușurinței cu care pot fi utilizate procesoarele de tabele și a îmbinării procesării datelor cu procesarea de texte în cadrul foii de calcul electronic.
b) Procesarea textelor reprezintă un ansamblu de operații specifice lucrului cu texte. Obiectul procesării, textul, structurat în pagini, în paragrafe, în fraze și în cuvinte, este supus unor operații vizând forma caracterelor și mărimea acestora, forma și mărimea paginii, modul de așezare a textului în pagină.
Procesarea textelor presupune, de asemenea, operații lingvistice cum sunt: despărțirea automată a cuvintelor în silabe, controlul gramatical, lexical și ortografic al textului analizat. În urma acestor operații rezultă un document de tip text care poate fi consultat prin afișare pe ecran ori imprimat pe hârtie sau pe microfilm în vederea arhivării.
Procesarea textelor se realizează fie cu programe specializate cum sunt procesoarele de texte wordstar, wordperfect, word, fie cu componente pentru tratare text ale unor sisteme de programe având altă destinație principală, spre exemplu editorul de texte Write al sistemului grafic de operare Windows, editoarele de texte ale procesoarelor de tabele (Lotus 1-2-3, Excel) și ale sistemelor integrate (Ms Office).
c) Procesarea documentelor reprezintă un mod de utilizare modern și eficient a tehnicilor informatice și electronice în vederea receptării, memorării și prelucrării grafice a imaginilor conținute în documente.
Un document poate conține informații provenite din surse diferite: situații și rapoarte rezultate din procesarea datelor, documente conținând texte obținute în urma procesării textelor, tabele și reprezentări grafice realizate de un procesor de tabele, schițe și desene tehnice, grafică bidimensională sau tridimensională realizată cu ajutorul unor programe speciale de grafică, desene alb-negru sau color, simboluri grafice la alegerea utilizatorului, imagini și fotografii scanate (citite optic cu dispozitivul scanner) etc.
Procesarea informației vizuale, organizate sub forma documentelor, se realizează de către programe specializate pentru procesarea documentelor (Ventura, Page Maker, Quark Xpress, Corel Draw) sau de către funcții specializate ale procesoarelor de texte sau de tabele (word, wordperfect, lotus 1-2-3, excel, works).
Documentele astfel procesate se memorează pe suporturi tehnice de date având o anumită organizare pentru a putea fi apoi ușor regăsite, consultate la terminal, imprimate pe hârtie sau pe microfilm, comunicate la distanță sau introduse într-un nou proces de prelucrare grafică.
d) Procesarea sunetului îmbracă forme foarte variate, de la vocea umană (mesaje, convorbiri telefonice, întâlniri, conferințe) la sunete obținute prin sinteză electronică, la sunete naturale sau la sunete muzicale. Aceste multiple izvoare de informație sonoră sau auditivă, percepută analogic și convertită în formă digitală, oferă “materia primă” ce urmează a fi procesată digital cu ajutorul unor echipamente și programe specializate în tratarea informației sonore, cum este sistemul Sound Blaster care poate funcționa cuplat la orice calculator personal. Se realizează în acest mod o interfață acustică a sistemului informatic cu sistemele audio analogice uzuale (casetofon, magnetofon, compact-disk etc.), precum și cu dispozitivele de comunicație acustică de genul: telefon, interfon etc.
e) Procesarea de imagini (imagini în mișcare) completează gama de posibilități oferite de celelalte genuri de tratare a informației și constituie una din realizările cele mai moderne ale electronicii și informaticii.
Informația vizuală dinamică este rezultatul afișării și perceperii unui număr de imagini succesive pe unitatea de timp (minimum 25 de imagini pe secundă), generând privitorului uman senzația vizuală de mișcare. Sursele de informație video (imagini în mișcare) sunt diverse: realitatea, surprinsă cu tehnică de filmat (cameră de luat vederi alb-negru sau color), imagini transmise (analogic sau digital) prin sistemele de comunicații video de natură profesională, precum și imagini (animație profesională, filme de specialitate) realizate pe calculator cu ajutorul unor dispozitive fizice și logice.
În mod curent prelucrarea informației vizuale este însoțită și de prelucrarea informației sonore, după cum imaginea este însoțită de sunet sau de voce umană.
Însemnătatea acestei clasificări, a tipologiei tratării informației, rezidă în aceea că ultimele patru tipuri de procesare a informației sunt specifice domeniului biroticii. În cadrul acestora, deși s-a plecat de la automatizarea și de la informatizarea prelucrării textelor, care ocupă un loc important în activitatea de birou, se remarcă o tendință de creștere a ponderii operațiilor de prelucrare video și sunet, dar dinamica cea mai înaltă o înregistrează sistemele de comunicare și de procesare a imaginilor fixe și mobile asistate de calculator.
1.1.1.6 Sistemul informatic în cadrul sistemului informațional
Necesitatea adaptării la societatea informațională globală impune în înțelegerea efectivă și responsabilă de către toți conducătorii (managerii) și utilizatorii dintr-o organizație importanța sistemelor informatice.
Clarificări asupra sistemelor informatice. Aplicațiile specializate din câmpul sistemelor informatice nu trebuie neapărat să facă obiectul cunoașterii utilizatorilor de informație.
Managerii sau utilizatorii (finali sau nu), ar trebui doar să aibă definit cadrul conceptual asupra unui sistem informatic pe cel puțin cinci zone, și anume:
Fundamentele sistemului informatic (asigură elementele tehnice și de comportament care ajută la fundamentarea aplicațiilor comerciale, a procesului de luare a deciziilor și de construire a unui avantaj strategic al firmei față de competitori;
Tehnologia sistemelor informatice (hardware, software, rețele, Internet, managementul bazelor de date sau a altor tehnologii de prelucrare a informațiilor);
Aplicațiile sistemelor informatice (în colaborarea dintre compartimente, între nivelele ierarhice);
Dezvoltarea de sisteme informatice;
Managementul sistemelor informatice (modul în care se administrează resursele informatice precum și strategiile legate de implicarea și utilizarea tehnologiei informației la diferite niveluri).
Definirea sistemului informatic. Odată cu dezvoltarea sistemelor de calcul, a computerelor, ca parte a sistemului informațional se conturează și se dezvoltă sistemele informatice ce cuprind:
ansamblul informațiilor interne și externe, formale sau informale utilizate în cadrul firmei precum și datele care au stat la baza obținerii lor;
software-ul necesar procesării datelor și difuzării informațiilor în cadrul organizației;
procedurile și tehnicile de obținere (pe baza datelor primare) și de difuzare a informațiilor;
platforma hardware necesară prelucrării datelor și disipării informațiilor;
personalul specializat în culegerea, transmiterea, stocarea și prelucrarea datelor.
Un sistem informatic este acela în care informația trece printr-un format digital -altfel spus, se transformă, se prelucrează sau se exprimă într-o formă digitală.
Structura generală a unui sistem informatic. Un sistem informatic conține trei componente majore: Intrările, Prelucrările, Ieșirile
Fig. 3 Structura generală a unui sistem informatic
Sursa: prelucrare proprie
Intrările reprezintă ansamblul datelor (interne și externe) încărcate, stocate și prelucrate în cadrul sistemului în vederea obținerii informațiilor.
Prelucrările, cel de al doilea element definitoriu al sistemului informatic, reprezintă un ansamblu omogen de proceduri automate realizând:
Crearea inițială și actualizarea bazei de date;
Exploatarea bazei de date;
Reorganizarea bazei de date;
Salvarea/restaurarea bazei de date.
Ieșirile sistemului informatic sunt reprezentate de rezultatele prelucrărilor desfășurate. Aceste ieșiri, în funcție de natura prelucrărilor care le-au generat, sunt de două categorii:
Ieșiri obținute în urma unor operații de transfer al datelor, care nu și-au modificat valoarea față de momentul introducerii lor în sistem. De exemplu: numărul și data unei facturi, denumirea unui produs, cantitatea facturată etc;
Ieșiri obținute în urma unor operații de calcul pe baza unor algoritmi prestabiliți (valoarea produsului facturat, total factură, valoarea vânzărilor pe luna…etc).
Conținutul activităților și evoluția stucturării sistemului informatic. Principalele activități dintr-un sistem informatic sunt cele de prelucrarea informațiilor. Acestea includ:
– Introducerea datelor;
– Procesarea datelor pentru obținerea de informații;
– Ieșirea procedurilor informaționale;
– Stocarea resurselor informaționale;
– Controlul performanțelor sistemului.
Evoluția sistemelor de calcul a pus amprenta pe modul în care s-au realizat sistemele informatice. Astfel, primele calculatoare, fiind voluminoase, având cu precădere acces secvențial, impuneau sistemul de lucru organizat într-un compartiment distinct. – centralizarea era singura opțiune – prin dezvoltarea tehnologiei informației, a computerelor puternice a determinat centralizarea hard-ului, softului și a specialiștilor din sistemele informatice la nivelul firmelor. Acest mod de lucru putea conecta toate componentele unei organizații prin rețele de comunicații și ofereau managementului posibilitatea de a centraliza procesul de luare a deciziei. (deciziile ce erau luate la nivelul de jos);
Dezvoltarea de PC-uri a determinat o tendință de descentralizare mai ales că au apărut rețelele de calculatoare ce puteau fi accesate de orice utilizator, fapt ce a condus la necesitatea de a se stabili un control asupra resurselor informaționale ale organizației rezultate din descentralizarea de la nivelul organizațiilor. În acest fel, utilizarea de rețele distribuite de calculatoare la mai multe puncte de lucru ce oferă managerilor de vârf posibilitatea de a delega deciziile la nivelul managementului de mijloc; managementul poate descentraliza activitatea operațională prin creșterea numărului de grupuri care au acces la informație și comunicație.
Actualmente, se remarcă în prezent tendința de a transfera funcțiile sistemelor informatice unor firme din afara organizației ca integratori de sistem.
, 2003Analizând structura sistemului informatic global al unei organizații putem realiza următoarele clasificări legate de componentele acestuia:
După aria de cuprindere:
a) Subsisteme informatice acoperind arii distincte, definite pe criterii funcționale în cadrul organizației:
Subsistemul contabilității
Subsistemul producției
Subsistemul cercetării
Subsistemul comercial
Subsistemul resurselor umane
Figura nr 4. Sistemul Informatic Integrat
Sursa: Gherasim, Z; Informatica manageriala, Ed.FRM, Bucuresti, 2004, tema 2 p.15
b) Subsisteme ”interorganizaționale” concepute să asigure fluxuri informaționale între:
Organizație și partenerii săi (furnizori, clienți, bancă etc)
„Firma mamă " și subdiviziunile sale organizatorice.
După natura activităților susținute(vezi fig 4):
Sisteme destinate conducerii (MSS – Management Support Systems) au rolul de a oferi informații cu scopul susținerii și asistării managerilor în luarea deciziilor și cuprind. Sisteme destinate conducerii curente (MIS – Management Information Systems): sunt sisteme informatice cu rolul de a oferi managerilor informațiile necesare monitorizării și controlului proceselor afacerii precum și anticipării unor performanțe viitoare;
Sisteme suport de decizie (DSS – Decision Support Systems): reprezintă sisteme informatice interactive cu rolul de a asista managerii (plan strategic) în rezolvarea unor probleme semistructurate folosind în acest scop modele și baze de date specializate pe probleme bine definite;
Sisteme informatice ale executivului (EIS – Executive Information Systems): reprezintă sisteme informatice gândite să ofere: acces rapid și selectiv la dateinterne și externe firmei, informații referitoare la factorii critici de succes determinanți în realizarea obiectivelor strategice, facilități de calcul și reprezentări grafice deosebite.
Sisteme destinate nivelului operațional care cuprind:
Sisteme destinate activității de birou (OAS – Office Automation Systems): sunt utilizate în principal de persoanele implicate în procesul prelucrării datelor (funcționari, secretari, contabili etc.) dar și managerilor rolul lor fiind de a colecta, procesa, stoca și transmite informație utilizând mijloace TI. În această categorie se cuprinde soft specializat pentru: procesare de texte, comunicație (electronic mail, voice mail etc), lucru colaborativ (Electronic Meeting Systems, Collaborative Work Systems, Teleconferencing), procesarea imaginilor (Electronic Document Management, procesoare grafice,sisteme multimedia), managementul activității de birou (agende electronice, accesorii etc);
Sisteme pentru procesarea tranzacțiilor (TPS – Transaction Processing Systems): sunt specializate în preluarea, stocarea și prelucrarea datelor corespunzătoare tranzacțiilor zilnice, de rutină asigurând actualizarea curentă a bazei de date: se particularizează prin caracterul repetitiv al prelucrărilor și complexitatea redusă a acestora, volumul mare al datelor procesate; sunt destinate activităților curente desfășurate în compartimentele funcționale ale organizației; sunt utilizate de personalul operativ din compartimentele funcționale;
Sisteme pentru controlul proceselor (PCS – Process Control Systems) Sisteme destinate gestiunii cunoașterii (KWS – Knowledge Work Systems): permit crearea, promovarea și integrarea noilor tehnologii și cunoștințe în firmă. Utilizatorii acestor sisteme sunt fie inginerii și proiectanții (care utilizează aplicații de tip CAD – Computer Aided Design, pentru proiectarea noilor produse), fie alți specialiști -analiști și consilieri economici, financiari, juridici, ei fiind creatori de informație generatoare de cunoaștere.
Sistemele informatice dintr-o organizație pot fi clasificate în funcție nivelul decizional căruia i se adresează, după tipurile de programe pe care le utilizează, dar în final putem spune că toate vin să asigure o desfășurare corespunzătoare a activității de management.
Sistemul informatic și organizația. Infrastructura informațională internă (intranet) și cea externă (extranet) a unui sistem informatic joacă un rol vital în succesul unei organizații asigurând pentru necesitățile afacerii :
eficiență operațională;
un management eficient;
un avantaj competițional.
Succesul unui sistem informatic nu trebuie măsurat numai prin eficiența sa (în minimizarea costurilor, timp sau utilizarea resurselor de informație) ci și prin suportul pe care îl asigură în:
elaborarea strategiilor de afaceri;
desfășurarea proceselor comerciale;
îmbunătățirea structurii organizaționale și a culturii organizației;
Creșterea cifrei de afaceri și valorii firmei
Sistemul informatic, din punct de vedere individual – managerial, reprezintă:
un mijloc important pentru asigurarea funcționalității business-ului;
un factor esențial ce influențează eficiența operațională, productivitatea
angajaților și a relației cu clienții;
sumă de bază de informații care asigură luarea de decizii corecte;
un mijloc de a dezvolta noi produse (servicii) ce asigură un avantaj
competitiv;
una din cele mai importante resurse ale organizației și de analiză a
costului business-ului.
Tendințe ale sistemelor informatice actuale Schimburile tot mai rapide în mediul de afaceri au determinat ca sistemele informatice să ajungă o componentă esențială a organizației în îndeplinirea scopului acesteia (în esență obținerea de profit). Astfel utilizarea tehnologiei informației a devenit un aspect indispensabil în funcționarea organizației mai ales în prezent când se fac simțite noi tendințe în evoluția organizațiilor și anume:
Utilizarea Internetului la nivelul organizațional local sau global în perioada actuală majoritatea firmelor mari și-au dezvoltat sisteme informatice la nivel global ca o consecință a diferențelor dintre costurile materiilor prime, forței de muncă în diferitele locuri de pe glob, totodată, remarcându-se și existența unor firme mici și mijlocii care folosesc Internetul, acesta devenind un mijloc principal de comunicare și promovare pentru activitatea comercială.
Apariția de organizații Internet.Tot ca o consecință a Internetului și a lobalizării se remarcă în prezent apariția de forme care își desfășoară activitatea numai pe internet, având ca domeniu de activitate: distribuția de soft-uri, licitații, site-uri de distracție etc. O organizație Internet utilizează Internetul, Intranetul și extranetul, precum și alte rețele pentru a asigura suportul activității comerciale.
Globalizarea.Relația Internet – globalizare poate fi privită ca o relație în care fiecare factor îl determină pe celălalt. Globalizarea este un fenomen amplu și tinde să se accentueze din ce în ce mai mult. Dacă la nivelul firmelor mari globalizarea s-a impus, iată că în prezent tot mai multe firme mici și mijlocii se integrează în acest fenomen.
Reformularea procesului de business. Procesul de business este format din orice grup de activități efectuate în scopul de a produce un anumit rezultat specific orientat spre client sau spre piață. Acest rezultat apare ca o consecință la pasul trei. într-o organizație modernă tehnologia informației se impune determinând noi orientări și utilizând mijloace din ce în ce mai sofisticate de tipul, inteligenței artificiale, a sistemelor expert etc. Mediul de afaceri este într-o continuă schimbare și se impun noi tehnici și metode de elaborare a acestui proces. Reformularea procesului de business este fundamentată pe un nou tip de gândire și de schimbări în modul de desfășurare a business-ului care se caracterizează prin schimbări radicale și noi abordări ale acestuia cu efecte în costuri, calitate, service și viteză de desfășurare.
1.1.1.7 Sistemele informatice integrate
Pentru a-și îndeplini dezideratul major, respectiv aceala de a obține profit, în conextul deschiderilor ce s-au produs în mediul economic, sub presiunea globalizării afacerilor, mediul organizațional al unei firme trebuie să se adapteze cerințelor concurențiale ale pieței. Abilitatea firmei de a se dezvolta, de a realiza creștere economică, depinde în mod esențial de răspunsul promt față de stimulii pieții, adică de viteza cu care își actualizează și integrează, personalizează și extinde aplicațiile informatice, într-un mod flexibil și rapid, oferind tuturor utilizatorilor acces instantaneu, interactiv și consistent la modelul său de date.
De asemenea, pentru asigurarea eficienței activității lor, firmele trebuie să standardizeze gestiunea proceselor economice.
Raritatea anumitor resurse, pe de o parte, complexitatea și volumul altora, pe de altă parte impun un o nouă manieră de gestiune a lor, și de aceea este necesar să se realizeze și să se implementeze sisteme informatice integrate.
Prin sistem informatic integrat se înțelege un sistem informatic care îndeplinește următoarele condiții:
utilizează o bază de date unică;
are în componență programe informatice, care cuprind activitățile tuturor
compartimentelor funcționale ale firmei, conform organigramei acesteia;
există un plan de securitate al sistemului informatic, care cuprinde măsuri tehnice
și organizatorice corespunzătoare.
Pentru realizarea acestor obiective, se derulează diverse proiecte de integrare informațională. Derularea unui asemenea proiect nu este o activitate deloc simplă, ci reprezintă o adevărată „provocare tehnologică", atât pentru proiectanți, cât și pentru firme.
De cele mai multe ori, de-a lungul existenței sale, o firmă achiziționează sau dezvoltă prin forțe proprii mai multe aplicații informatice, menite să-i satisfacă cerințele, legate de diversificarea ori extinderea activităților sale. Fiecare dintre aceste aplicații răspunde unei probleme concrete sau acoperă un anumit proces economic, sau încearcă să țină seama de lanțul de procese sau de legăturile cu celelalte aplicații informatice implementate în respectiva firmă.
Pe măsura dezvoltării sistemelor de calcul și a informatizării activităților, mai ales din considerente de ordin financiar, firmele au decis în general să achiziționeze sau să dezvolte prin forțe proprii o serie de aplicații informatice pentru activitățile de contabilitate, apoi pentru cele financiare, de salarizare a personalului, aprovizionări etc.
Nu de puține ori s-a intâmplat ca între acestea să nu existe legături. Aplicațiile foloseau baze de date proprii, ceea ce înseamnă redundanță (aceleași date) și sursă de inconsistență (datele comune trebuie actualizate separat, ceea ce înseamnă eforturi suplimentare și posibilitatea apariției unor neconcordanțe).
Diversificarea nevoii de informare a managementului a condus în primă fază la încercări de construire a unor legături între aceste aplicații, legături concretizate în interfețe personalizate, care își propun realizarea integrării între două sau mai multe aplicații.
Devenite o prezență obișnuită în marile corporații și în companiile multinaționale, pachetelor ERP (Enterprise Ressource Planning), apărute în anii '90, dau startul într-o etapă următoare a procesului de integrare a aplicațiilor informatice pentru segmentul întreprinderilor mici și mijlocii.
În perioada actuală, succesul implementării pachetelor ERP în IMM-uri depinde și de măsura în care ele permit integrarea altor categorii de sisteme, cum ar fi cele privind soluțiile de tip Customer Relationship Management (CRM), SupplyChain Management (SCM), Business Intelligence (Bl), precum și cele specifice utilizării Internet-ului.
Un alt factor mobilizator în procesul extinderii sistemelor integrate 1-a reprezentat creșterea fără precedent a activităților de comerț și colaborare electronică (e-commerce și e-business).
Integrarea informatică este o activitate ce reunește oameni, echipamente, programe, dar și practici manageriale. Integrarea aplicațiilor este o abordare strategică de a lega mai multe sisteme informatice, la nivel de informații și servicii, în cadrul unei întreprinderi sau între mai multe întreprinderi care colaborează astfel încât sistemele să fie capabile să facă interschimb de informație și să asigure o funcționare a proceselor în timp real.
Integrarea aplicațiilor software de întreprindere, (EAI -Enterprise Application Integration), permite coordonarea și sincronizarea mai multor aplicații eterogene, atât în interiorul (integrarea aplicațiilor la nivel de companie), cât și în afara întreprinderilor (integrarea aplicațiilor Business-to-Business – B2B). Unitatea economică ce trebuie integrată nu mai este un obiect sau o componentă software, ci este o aplicație software. Prin EAI, sistemele informatice ale întreprinderilor se mulează din ce în ce mai bine pe structura procesului de afaceri, informația este privită din ce în ce mai mult ca o resursă strategică a întreprinderii, iar importanța integrării sistemelor informatice care să faciliteze utilizarea în comun a datelor și mișcarea lor în cadrul întreprinderii crește considerabil.
Totodată, introducerea aplicațiilor informatice integrate prefigurează beneficiarilor o serie de avantaje: reducerea costurilor pe termen lung; creșterea eficienței operaționale; returnarea rapidă a investițiilor în IT; migrarea mai rapidă la modele de e-business.
Pentru a înțelege rolul jucat de un sistem informatic integrat în funcționarea unei organizații, este necesar să se pornească de la modelul general de organizare a unei afaceri, corespunzător majorității întreprinderilor de producție, comerț, servicii sau a unora din sectorul financiar-bancar.
Conform acestui model, orice întreprindere este constituită din următoarele zone:
a.Zona Back Office
Din punct de vedere informatic, această zonă se caracterizează prin:
Importanța fundamentală a bazei de date, care poate fi situată centralizat pe un
singur server sau poate fi repartizată fizic pe mai multe servere;
Particularitățile aplicațiilor utilizate: o parte importantă dintre acestea
reprezintă programe pentru tratarea "în bloc" a datelor (de exemplu, tratarea
"în bloc" a tuturor tranzacțiilor unei zile de lucru). O altă parte a aplicațiilor
realizează gestiunea tranzacțiilor și au ca scop tratarea simultană a unor cereri
din partea unui număr mare de utilizatori;
Importanța critică a prelucrărilor realizate, de care depinde întreaga activitate
a întreprinderii;
Centralizarea pe un număr redus de servere pe care rulează sisteme de operare
dedicate.
Cea mai apreciată calitate a unui sistem de Back Office o reprezintă coerența și integritatea datelor. De asemenea, disponibilitatea continuă a sistemului și continuitatea serviciilor (chiar și în caz de căderi sau defecțiuni) sunt caracteristici esențiale ale oricărei aplicații Back Office.
în cazul întreprinderilor moderne, aplicațiile Back Office garantează însăși funcționarea întreprinderii, de aceea se impune existența unui sistem de înaltă securitate a datelor, atât la nivel fizic, cât și la nivelul drepturilor de acces.
b. Zona Front Office
Aplicațiile Front Office sunt acele produse pe care întreprinderea le oferă clienților astfel încât să asigure servicii rapide. Principalele cerințe la care trebuie să răspundă o aplicație Front Office sunt:
♦ Gestiunea relațiilor cu clienții (Customer Relationship Management, CRM) Gestiunea agenților de vânzări
Gestiunea clienților;
Instrumente de asistare a deciziei – reprezintă o consecință a prezenței celorlalte tipuri de aplicații menționate la nivelul fiecărei agenții sau centru de vânzări.
Gestiunea rețelei de agenții – este un complement al aplicațiilor Back Office apărut datorită numărului mare de agenții și centre de vânzări ale întreprinderilor mari, mai ales multinaționale. Această rețea poate cuprinde sucursale proprii, concesionari sau alți agenți comerciali.
În ultima vreme, acestor două zone ale întreprinderii li s-au mai adăugat altele două:
c.Zona Middle Office
Este o zonă greu de definit la nivel fizic, care a primit în timp două accepțiuni diferite:
într-o primă accepțiune, aceasta reprezintă zona de Back Office prezentă în cadrul fiecărei agenții sau centru de vânzări, zona situată fizic în Front Office, dar îndeplinește funcții de Back Office;
în a doua accepțiune, aceasta reprezintă componentele intermediare ale întreprinderii, cu rol de interfață între Front Office și Back Office, pentru gestiunea rețelei și transmiterea datelor către aplicațiile centrale (aflate în Back Office).
Din punct de vedere informatic, aplicațiile de tip Middle Office sunt cele care alimentează componentele menționate anterior. în condițiile dezvoltării unei arhitecturi client-server pe trei nivele (server central, servere agenție și stații de lucru), componentele Middle Office ale sistemelor informatice se pot găsi atât pe serverele de agenție, cât și pe serverul central.
d. Zona Web Office
Procesarea tranzacțiilor generate de serviciile la distanță s-a realizat multă vreme separat de restul sistemului informatic. În prezent, tehnologia World Wide Web a introdus o nouă dimensiune a întreprinderii, numită generic Web Office, care completează Front Office și Back Office și dă posibilitatea conectării la sistemul informatic al întreprinderii din orice punct de pe glob.
Prin Web Office se integrează mai multe tipuri de aplicații:
■ Aplicații interne ale întreprinderii – destinate exclusiv personalului din întreprindere, accesul din afară fiind oprit în general prin aplicații de tip firewall. Aceste aplicații pot furniza servicii multiple: coordonarea și gestiunea proiectelor, mesagerie internă, agendă de grup, diverse tipuri de urmărire la distanță a activității, videoconferință, etc. Se folosesc tehnologii intranet care presupun utilizarea tehnologiilor internet împreună cu produse de securitate care să protejeze domeniul și să blocheze accesul neautorizat din interior sau din afară;
Aplicații accesibile partenerilor – destinate partenerilor în sens larg (furnizori, clienți, reseller-i, consultanți etc.) utilizează servere extranet și oferă servicii echivalente cu aplicațiile interne, dar destinate utilizatorilor externi ai întreprinderii;
Aplicații accesibile publicului larg – asigură accesul public la serviciile întreprinderii, serverele internet realizând o extindere a activității întreprinderii spre stațiile de lucru ale partenerilor prin intermediul cataloagelor on-line cu imagini ale produselor, plăților securizate prin carte de credit sau portofel electronic etc.
Nivelul de securitate al componentelor intranet, extranet și intranet este diferit, dar nu trebuie neglijat pentru nici una dintre aceste trei zone. Este de dorit să se asigure protecția datelor de consultat și să se identifice în orice moment persoanele care navighează. Acest lucru poate fi realizat prin oferta de abonamente pentru accesul la informații, abonamente care pot fi gratuite sau nu, în funcție de serviciile oferite.
Sistemele informatice de gestiune sunt definite în literatura de specialitate urmărindu-se două abordări:
a)plecând de la informație și de la suportul acesteia;
(sistemele informatice de gestiune reprezintă ansamblul informațiilor utilizate în cadrul firmei, a mijloacelor și procedurilor de identificare, culegere, stocare și prelucrare a informațiilor)
b) plecând de la funcția pe care sistemul informatic de gestiune trebuie să o realizeze. (oferirea informației solicitate de utilizator în forma dorită și la momentul oportun în vederea fundamentării deciziilor.)
Sistemul informatic de gestiune asigură obținerea și furnizarea informației solicitate de utilizator, folosind mijloacele TI, pentru fundamentarea deciziilor privind un anumit domeniu din cadrul firmei.
Sistemele informatice de gestiune (SIG) presupun definirea: domeniilor de gestiune (corespund fiecăreia dintre activitățile omogene desfășurate în cadrul firmei – cercetare-dezvoltare, comercială, de producție, de personal, financiar-contabilă – cu luarea în considerare a interacțiunilor dintre ele) datelor(„materia primă" a oricărui sistem de gestiune prelucrate indiferent de natura lor, caracterul lor formal sau informal sau de suporturile pe care se află), modelelor(grupează procedurile proprii unui domeniu :contabil, vânzări), regulilor de gestiune(FIFO,LIFO).
Sistemele informatice de gestiune actuale sunt sisteme integrate. Ele se caracterizează prin aplicarea principiului introducerii unice a datelor și prelucrării multiple a acestora în concordanță cu nevoile informaționale specifice fiecărui utilizator.
De exemplu, sistemul informatic integrat al contabilității se caracterizează printr-o introducere unică a datelor, preluate din documentele primare care actualizează o bază de date unică a contabilității care va fi ulterior exploatată pentru asigurarea, atât a lucrărilor specifice contabilității financiare, cât și a celor specifice contabilității de gestiune, răspunzându-se astfel cerințelor de prelucrare ale tuturor utilizatorilor.
1.1.2 Sisteme informaționale computerizate
Dacă acceptăm ideea conform căreia producerea informației este un domeniu de sine stătător, conturăm ușor granițele, sistemelor informaționale, ale societății moderne în bazate pe tehnologie computerizata. Totodată, cei ce conduc afacerea, legat de complexitatea activităților economice specifice, trebuie să ia în calcul costul si valoarea informației. În acest sens, managerilor întreprinderilor comerciale le revin atribuții noi legate de creștere rolului informației în actul de decizie impunându-se noi competente:
controlul si gestionarea tehnologiilor de informații;
proiectarea sau reproiectarea sistemelor informaționale în raport cu creșterea si diversificarea afacerilor;
dobândirea de abilitați în utilizarea computerelor pentru producerea informațiilor în vederea elaborării si monitorizării deciziei.
Valorificarea informației si a tehnologiei de procesare a ei devine, pe zi ce trece, o componenta a strategiei întreprinderii comerciale. Implementarea sistemelor informaționale oferă acesteia o poziție competitiva pe piața.
Legate de dinamismul înregistrat de industria tehnicii de calcul, sistemele informaționale înregistrează, la rândul lor, o evoluție accelerata, îmbunătățirea si modernizarea sistemelor informaționale devine un atribut al managementului schimbării.
În prezent, procesul de implementare sau perfecționare a unui sistem informațional este strict legat de integrarea tehnologiei computerelor în procesul managerial al firmei. În conformitate cu obiectivele și cu dimensiunile afacerilor sale, o întreprindere comercială se află în situația procesării unui număr impresionant de date, iar un sistem informațional bazat pe computere aduce, în mod categoric, un plus de rapiditate. Pe măsura ce întreprinderea comerciala se încadrează în mediul concurențial, are loc o diversificare a destinației informației produse. Astfel, o parte din informații sunt destinate utilizării de către angajații firmei, potrivit cerințelor managementului, iar o alta parte trebui pusa la dispoziția publicului (informații referitoare la produse, prețuri) sau statului (informații referitoare la datele financiare). Fără un sistem informațional informatizat, acest lucru nu este posibil.
Deși procesarea informației nu este obiectivul cel mai important al multor firme, el este totuși o componenta vitala a cadrului lor operațional. Ca urmare, managerii sunt coordonatorii proiectării si totodată beneficiarii acestui sistem. Pentru ei informația este formata din date care au fost procesate într-o forma care are un înțeles pentru cel care o receptează si are valoare în procesul decizional actual sau viitor. Existenta unei multitudini de căi de receptare a informației, complica procesul decizional și mărește urgența perfecționării sistemului informațional prin informatizare.
Achiziționarea oricărui fel de tehnologie informatica are ca obiectiv obținerea unui avantaj asupra modelelor vechi de desfășurare a afacerilor. Indivizii si întreprinderile comerciale manifesta o mare preocupare pentru aplicarea noilor tehnologii ale informațiilor pentru a îmbunătăți operațiile proprii si pentru câștigarea unui avantaj competitiv.
Una din primele utilizări ale computerului a fost, doar, procesarea unor volume mari de tranzacții, în special de către firme de pe piața de capital, companii de asigurări si banci. Astăzi, aceste tipuri de utilizări au devenit domenii de sine stătătoare care oferă permanent informații, în timp real, referitoare la cotații de acțiuni, cursuri valutare, cotații futures la burse, iar producătorii de computere si soft se întrec în a oferi soluții noi, tot mai performante.
Tehnologia informatica este orientata si către proceduri mai simple, pentru birouri. Exista sute de sisteme pentru procesare de text sau tabele de calcul pentru toate tipurile de computere. Sistemele birotice oferă si posibilitatea creării unui "birou social" pentru indivizi aflați în locuri diferite. Sedii de firma (birouri, depozite, magazine) aflate la distanta mare, pot fi conectate prin canale dedicate pentru a facilita interacțiunea între ele.
Una din marile facilitați ale microcomputerelor este soft-ul existent pentru creșterea productivității personale. Pentru persoanele implicate în activitatea manageriala apar facilitați noi în ceea ce privește redactarea de documente prin procesoare de text, calcule manageriale prin procesoare de tabele sau chiar programe care permit crearea de imagini care pot fi tipărite sau prezentate on-line.
Tehnologia informației poate fi folosita atât pentru facilitarea procesului decizional, cât si pentru procesarea tranzacțiilor. Indiferent de tipurile de activități procesate, fișierele cu date sunt o componenta majora a unui sistem informațional stocat pe computere. Daca în primele faze ale existentei sistemelor informaționale, fișierele (dosarele) erau ținute în bibliorafturi, sertare, dulapuri4, etc, într-un sistem computerizat, informația poate fi luata de pe suportul magnetic pe care se afla, modificata, adăugata sau ștearsă, fara mari probleme. Aceste facilitați accelerează si ușurează procesul decizional. Computerele pot fi folosite atât pentru activități personale, cât si pentru cele profesionale. Multe dintre ele pot fi transformate în terminale, legate în rețea, care se pot conecta la servere de sistem de banei de date, din care utilizatorul poate extrage informațiile necesare.
Exista o mare varietate de moduri în care computerele pot fi folosite. Un mare atu al computerelor este acela ca pot stoca mari cantități de informație într-un spațiu evident restrâns si oferă posibilitatea utilizării ulterioare a acestor informații stocate.
1.1.3 Strategii și tendințe în informatizarea sistemelor informaționale
Deoarece impactul tehnologiei informației este diferit de impactul oricărui alt tip de tehnologie, orice firma trebuie sa controleze informația cu grija din cauza efectelor primare, dar, mai ales din cauza efectelor secundare potențiale pe care le generează.
Aplicarea tehnologiei informației la o problema de afaceri cum ar fi introducerea unui nou proces de comercializare, conduce la o serie de beneficii primare ca de exemplu: reducerea costurilor unitare de comercializare, creșterea calității produsului, etc.
Exista trei niveluri de integrare a tehnologiei informației:
Primul nivel este constituit din sisteme informaționale independente care ajuta firma sa implementeze strategia prin mărirea eficientei activităților operaționale. Aceste sisteme nu sunt legate direct de procesul de formulare a strategiei sau de integrare cu un anumit plan strategic.
Cel de al doilea nivel este caracteristic sistemelor de susținere a politicii firmei si sunt proiectate pentru impulsionarea procesului de planificare strategica. în acest caz, sistemele ajuta la formularea planului, dar nu constituie o parte a acestuia. Rezulta de aici ca sistemele de integrare a tehnologiei informației nu sunt o parte a unui produs finit sau a unui serviciu produs de firma.
Cel de al treilea nivel de integrare devine, în sine, o parte a strategiei
firmei. La acest nivel, tehnologia informației si integrarea acesteia în procesul decizional este în relație strânsa cu gândirea strategica a managementului firmei prin aportul adus la definirea ariei de posibilităț si opțiuni. în același timp, oferă o buna parte din mijloacele prin care strategia, odată aleasa, va fi implementata.
În mediul economic, la un moment dat, o firma care beneficiază de avantajul unui asemenea nivel de integrare a tehnologiei informațiilor în procesul decizional, se poate afla în situația de concurenta cu alte firme care îsi dezvolta sisteme informaționale similare. în numeroase cazuri, sistemele competitorilor pot sa se dovedească mai fiabile pentru ca, de obicei, concurenta se dezvolta pe baza experienței acumulate de primele firme care au găsit o noua metoda de abordare a afacerilor.
Capitolul II . Organizarea contabilității creanțelor
“În vederea realizării obiectului de activitate, întreprinderea intră în relații cu mediul economico-social. Astfel, pentru a-și asigura existentul de bunuri economice de natura activelor imobilizate, activelor circulante sau altor bunuri necesare desfășurării propriei activități, aceasta intră în relații de colaborare cu terțe persoane fizice sau juridice. În procesul de aprovizionare, întreprinderea cumpără bunuri economice de diverse forme de la alte persoane juridice și fizice, bunuri pentru care își creează datorii; de asemenea vinde produsul activității sale în cadrul procesului de desfacere, proces în urma căruia rezultă creanțele.”
Relațiile unităților patrimoniale cu alte persoane juridice si fizice, conduc la creanțe și datorii. Cea mai mare parte a creanțelor agenților economici sunt legate direct de exploatare, adică din acel domeniu care face obiectul principal al funcționării lor. Creanțele față de clienți rezultă ca urmare a vânzării producției, respectiv realizării lucrărilor și a serviciilor și au in contrapartidă venituri din exploatare.
“Creanțele înteprinderii față de clienții ei iși au izvorul in schimbul de consimțământ concretizat intr-o comandă fermă din partea clientului si acceptată de către producător sau având ca baza contractele incheiate. Creanțele devin certe, sigure, în momentul transferului de proprietate pentru vânzări și în momentul realizării lor pentru lucrări și servicii. Transferul de proprietate se produce, deci, în momentul livrării bunurilor, respectiv în momentul realizării lucrărilor sau prestațiilor de servicii, moment care corespunde cu facturarea.”
Creanțele pe termen scurt reprezintă active ale întreprinderii rezultate în urma tranzacțiilor cu persoane juridice sau fizice, relații în urma cărora întreprinderea a livrat un bun, a prestat un serviciu sau a executat o lucrare și pentru care trebuie să primească un echivalent valoric sau o contraprestație, într-o perioadă de timp de până la un an.
Creanța reprezintă dreptul creditorului de a pretinde de la un debitor să dea, să facă sau să nu facă ceva. După natura lor, creanțele pot fi: comerciale, financiare, altele.
Creanțele curente, componente ale activelor curente și datoriile curente formează categoria generică de terți.
Din punct de vedere financiar-contabil, creanțele curente reprezintă valorile economice avansate temporar altor persoanee fizice sau juridice pentru care urmează să se primească o prestație, numerar sau echivalente de numerar.
Toate persoanele fizice sau juridice care au beneficiat de valoarea economică avansată și care urmează să efectueze o prestație, să achite numerar sau echivalent de numerar sunt delimitate generic prin noțiunea de debitori. Deci, debitorul reprezintă persoana care a primit o valoare și care urmează să dea un echivalent valoric sau o contraprestație.
Creanțele curente, ca active, sunt prezente si funcționează din momentul nașterii drepturilor față de terți și până în momentul stingerii lor.
Creanțele sunt recunoscute în bilanț în momentul în care este probabilă realizarea unui beneficiu economic viitor de către întreprindere și creanța are o valoare ce poate fi evaluată în mod credibil. Deci recunoașterea creanței trebuie să se realizeze simultan cu recunoașterea creșterii veniturilor sau reducerii datoriilor.
Datoriile și creanțele pe care întreprinderea și le creează in legatură cu înființarea sa, ca și pe parcursul desfășurǎrii activității, în funcție de termenul de decontare se grupează în datorii și creanțe pe termen lung(peste un an) și datorii și creanțe pe termen scurt.
Datoriile si creanțele pe termen scurt sunt cunoscute și sub denumirea de decontări curente sau decontări cu terții. Asemenea decontări sunt determinate de relațiile întreprinderii cu partenerii de afaceri (furnizori și clienți), cu personalul, cu bugetul statului și cu alte organisme publice, cu asociații, cu grupurile sau cu alte întreprinderi din cadrul grupului, cu subunitățile, cu debitorii și creditorii diverși.
Creanțele pe termen scurt pot fi împărțite în următoarele categorii:
creanțe comerciale;
creanțe salariale;
creanțe sociale;
creanțe fiscale;
creanțe diverse.
“Creanțele pe termen scurt sunt generate de desfășurarea activității de exploatare si creanțele asimilate, care au în contrapartida veniturile din exploatare și conturile fără incidență asupra contului de rezultate și cuprind: creanțe comerciale; creanțe din gestiunea titlurilor de plasament și alte titluri de valori reprezentând componente ale trezoreriei; creanțe din decontări în cadrul grupului și cu asociații, care mai sunt denumite și creanțe în afara grupului de exploatare.
Pentru evaluarea creanțelor și a datoriilor se folosesc trei metode sau reguli in funcție de factorul timp la care se referă: valoarea de înscriere cu ocazia intrării in patrimoniu a creanței sau a datoriei la valoarea curentă sau contabilă; valoarea de inventar sau valoarea bilanțieră.
Evaluarea curentă, prin aplicarea principiului nominalismului, dupa care creanțele sunt înscrise în contabilitate la valoarea lor nominală de rambursare, iar datoria la intrarea în patrimoniu la valoarea ei normală de rambursare. Eventualele diferențe ce apar în timpul încasării creanțelor respectiv plăților datoriilor , vor fi evidențiate în contabilitate în conturile de cheltuieli pentru diferențele nefavorabile, respectiv în conturile de venituri pentru diferențele favorabile.”
Evaluarea de inventar presupune evaluarea creanțelor și a datoriilor la valoarea care se stabilește după valoarea de utilitate, în funcție de loc și de prețurile actualizate. Valoarea de inventar a creanțelor ține seama de posibilitățile concrete de încasare și pot exista clienți in litigiu, debitori incerți, ale căror posibilități de încasare sunt incerte.
Dacă comparăm valoarea de inventar cu valoarea contabilă, putem avea trei situații:
a.Egalitate.
b.Valoarea de inventar depășeste valoarea contabilă, dar potrivit principiului prudenței deși putem incasa mai mult această diferență nu o vom inregistra
c.Valoarea de inventar este sub valoarea contabilă. Suntem nevoiți să creăm un provizion pentru depreciere.
Evaluarea bilanțieră se face cu respectarea principiului fidelității. Creanțele sunt înregistrate în contabilitate la valoarea lor nominală și din prudență se constituie un provizion pentru depreciere, atunci când apare o pierdere probabilă. Dacă s-a constituit provizionul la valoarea curentă atunci se va deduce provizionul.
La creanțele și datoriile exprimate in valută, evaluarea de bilanț se face la cursul valutar existent. Diferențele de curs valutar se vor inregistra folosind conturile de diferențe de conversie de activ si de pasiv. Aceste diferențe la începutului exercițiului următor se vor relua.
Pentru evidența creanțelor unității patrimoniale, izvorâte din livrări de produse și mărfuri, executări de lucrări și prestări de servicii, se folosesc conturile 411”Clienți” cu subconturile 4118 “Clienți incerți sau in litigiu” si 418 “Clienți- facturi de întocmit” .
“Contul 4111”Clienți” evidențiază în debitul său creanțele comerciale de încasat, iar în credit stingerea acestora, fie cu ocazionarea încasării sumelor respective, fie ca urmare a acordării in favoarea clientului a unui credit comercial, preluând de la acesta efectele de comerț emise in acest scop. Soldul debitor al contului 4111”Clienți” reprezintă sumele datorate de clienți, deci sumele de încasat.
Contul 413”Efecte de primit” se folosește pentru evidența drepturilor de creanță stabilite pe bază de efecte comerciale, rezultate din relațiile cu clienții. Este un cont de activ. Se debitează cu sumele datorate de clienți , reprezentând contavaloarea efectelor comerciale acceptate, și se creditează cu efectele comerciale primite de la clienți. Soldul debitor al contului reprezintă contravaloarea efectelor comerciale de primit.”
Efectele comerciale de primit reprezintă drepturile de creanță stabilite pe baza de cambii, bilete la ordin, trate , waranturi, cec-uri și alte efecte comerciale primite de la clienți în contul creanțelor. Ele reprezintă forme de credit comercial acordat de unitățile patrimoniale terților și instrumente de plată.
Cambia este titlul de credit în temeiul căruia o persoana (emitentul) se obligă să plătească necondiționat sau dispune să se plătească necondiționat de către o altă persoană, la data și locul indicat, o sumă de bani, aceluia pe care cambia îl desemnează. Cambia este de două feluri:
1.Biletul la ordin este o cambie eliberată de către un debitor (tras) unui creditor (trăgătorul) prin care debitorul (trasul) se obligă să plătească necondiționat creditorului (trăgătorului) într-un anumit loc și la o anumită dată o sumă de bani.
2.Trata este o cambie prin care o persoana fizică sau juridică în calitate de creditor (trăgător), dispune unui debitor al sau (tras) să plăteasca o sumă de bani unei alte persoane ( a treia) în calitate de beneficiar, la data și in locul stabilit o sumă de bani.
“Cecul este un înscris solemn prin care o persoană numită trăgător (plătitor) în baza unui depozit de bani constituit în prealabil la banca devenită astfel tras, dă ordin să se plătească la o anumită dată sau la prezentare o sumă determinată unei terțe persoane, în calitate de beneficiar, intervenind astfel trei părți. Sunt cecuri ca efecte comerciale, cecuri din carnețele cu limită de sumă ca instrument de decontare, cecuri de decontare în numerar a banilor de la bancă, cecuri de călătorie și altele. În acest caz: trăgătorul este persoana care dispune plata, trasul este acela care efectuează plata iar beneficiarul este persoana în favoarea căreia se efectueaza plata.
Ca și în cazul celorlalte două instrumente de plată, alături de biletul la ordin și trată, cecul cuprinde următoarele elemente: denumirea de CEC, înscrisă in textul titlului; ordinul necondiționat de a plăti o sumă determinată inclusă în textul tipărit al formularului de CEC; numele aceluia care trebuie să plătească prin denumirea băncii pe fiecare CEC, indicarea locului unde se efectuează plata – locul desemnat alături de numele trasului; indicarea datei și a locului unde a fost emis cecul; semnătura aceluia care emite cecul, trăgătorul fiind acela care garantează plata.
Warantul este recipisa primită de către posesorul unei mărfi depusă intr-un depozit, prin care garantează efectuarea unei plăti. Dacă nu efectuează plata nu poate ridica marfa. Până la scadența efectelor comerciale putând interveni operațiuni de andosare și avalizare, legate de circulația lor.
Andosarea sau girarea reprezintă scrierea pe versoul titlului de valoare, a documentului a obligației de plată a noului debitor, față de creditor. Dacă un client emite un bilet la ordin în care se stabilește „ Plătiți suma de la data de persoanei”. Dacă acesta are nevoie de bani mai repede decât data stabilită prin ordinul de plată îl va putea folosi ca instrument de plată dacă face andosarea ordinului de plată. Dar pentru aceasta este necesar sa existe o garanție a plății datoriei noului debitor către creditor și se face avalizarea.
Avalizarea reprezintă garanția înscrisă pe cambie sau în afara acesteia de către o persoană fizică sau juridică care se angajează să achite contravaloarea tranzacției în cazul în care nici unul din ceilalți debitori nu o face. Deci persoana care a avalizat cambia garantează până la scadență . Avalizarea se poate face o singura dată iar andosarea de câte ori este posibil.”
Pentru tras datoria înregistrată în conturile Furnizori Efecte de plată nu poate fi modificată prin andosări și nici o înregistrare nu se face înaintea decontării la scadență sau anulării efectelor. Trăgătorul , beneficiarul inițial contabilizează andosarea.
Decontarea efectelor comerciale se poate face prin încasarea contravalorii lor de către beneficiar direct de la client sau prin intermediul unei bănci, în care caz se suportă o taxă de scont pentru serviciile bancare. În acest caz bancherul cumpară efectele remitentului și plătește acestuia imediat suma cuvenită valoarea scontată, reținând scontul dupa relația:
Valoarea scontată = Valoarea nominală- Aigo
Unde Aigo = Scont + Comisionul variabil admisibil scontului
În cadrul decontării efectelor comerciale poate interveni și situația în care clientul plătește datoria înainte de scadență, iar furnizorul îi acordă un comision pentru încasarea mai devreme a creanței.
Avansurile acordate furnizorilor reprezintă sumele plătite acestora de către clienți înainte de derularea tranzacțiilor pentru livrări de bunuri, executări de lucrări și prestări de servicii.
Creanțele din reclamații, pagube materiale create de terți și alte creanțe de orice fel nelegate de activitatea de exploatare propriu – zisă sunt asimilate activităților financiare sau extraordinare și sunt inregistrate in contabilitate în categoria „ Debitorilor diverși”.
“Pentru evidența enventualilor clienți care s-au dovedit rău platnici, dubiosi sau cu care unitatea patrimonială se află in litigiu, se folosește contul de activ 4118 “Clienți incerți sau in litigiu”. În debitul acestui cont se înregistrează valoarea datorată de clienții incerți, virată de la contul 4111”Clienți” , iar în credit se înregistrează sumele încasate sau sumele trecute pe pierderi, cu prilejul scăderii din evidența a clienților incerți sau în litigiu.
Înregistrarea creanțelor reprezentând livrările de bunuri, prestările de servicii sau executările de lucrări, inclusiv taxa pe valoarea adaugată, pentru care nu s-au întocmit facturi, până la sfârșitul exercițiului și care trebuie evidențiate la venituri, în exercițiul la care se referă aceste livrări, se asigură cu ajutorul contului de activ 418 “Clienți- facturi de întocmit” intervenind și contul 4428 “TVA neexigibilă” în locul contului 4427 “TVA colectată.”
2.1. Contablitatea creanțelor privind livrările de produse finite
Rezultatul material al activităților economice cu caracter productiv se concretizează în produse finite, semifabricate și, eventual, produse reziduale, toate acestea constituind producția depozitabilă care face obiectul contabilității stocurilor.
“Contul 345 “Produse finite” evidențiază stocurile de produse finite aflate în patrimonial unității și mișcarea lor. În debit se înregistrează valoarea produselor finite intrate în gestiunea unității rezultate din producție proprie, constatate plus de inventar sau adduce de la valoarea produselor ieșite din gestiune prin vânzare sau, eventual, pe alte căi: lipsuri de inventar, darea în custodie au prelucrare de la terți. Soldul reprezintă valoarea la preț de înregistrare a produselor finite aflate în stoc.”
Întrucât, din necesități practice, produsele se vor evalua și înregistra în conturile corespunzătoare la alte prețuri decât costurile lor efective, se impune folosirea unui cont anume care să evidențieze diferențele stabilite între prețurile de înregistrare (prețuri prestabilite) și costurile efective de producție. “Astfel se foloșeste contul 348 “Diferențe de preț la produse”, cont rectificativ al valorilor de înregistrare a produselor din conturile 345 “Produse finite”, 341 “Semifabricate” și 346 “Produse reziduale”. În debitul acestui cont se înregistrează diferențele de preț în plus, nefavorabile (costul de producție efectiv este mai mare decât prețul prestabilit), aferente produselor aflate in gestiune din producție proprie, și diferențele de preț în minus, favorabile (costul de producție efectiv este mai mic decât prețul prestabilit), repartizate asupra produselor ieșite din gestiune. Soldul contului reprezintă diferențele de preț aferente produselor aferente în stoc și poate fi debitor, reprezentând diferențe în plus (nefavotabile), sau creditor, reprezentând diferențe in minus (favorabile).
Reflectarea în contabilitate a operațiunilor privind producția necesită folosirea și a altor conturi dintre care: 701 “Venituri din vânzarea produselor finite”, 702 “Venituri din vânzarea semifabricatelor”, 703 ”Venituri din vânzarea de produse reziduale”, 711 “Variația stocurilor”, 411 “Clienți”, 4427 “TVA colectată”.”
1.a. S.C AGRANA S.R. L. livrează produse finite cu o factură ce cuprinde prețul de livrare 60 000 lei, taxa pe valoarea adăugată- 11 400 lei, suma totală de încasat- 71 400 lei.
4111 = %71 400
“Clienți” 701 60 000
“Venituri din vânzarea mărfurilor”
4427 11 400
“TVA colectată”
b. Se încasează prin contul de la bancă, factura pentru produsele livrate
5121 = 4 111 71 400
“Conturi la bănci în lei” “Clienți”
c. În situația în care unitatea furnizoare ar acorda clientului un credit comercial pe trei luni, acceptând, în acest sens, un bilet la ordin, emis de către client, în contabilitatea unității furnizoare se înregistrează:
413 = 4111 71 400
“Efecte de plătit” “Clienți”
d. Cu prilejul primiriii de la client a efectului de comerț anterior acceptat, se face înregistrarea contabilă:
5113 = 413 71 400
“Efecte de încasat” „Efecte de primit”
e. La scadență, se încaseză efectul de comerț depus, în acest scop, la bancă:
5121 = 5113 71 400
“Conturi la bănci în lei” “Efecte de încasat”
f. Dacă înteprinderea deținătoare a efectului de comerț solicită încasarea înainte de scadență a valorii efectului, consimțind pentru aceasta la o reducere de 5 %, reprezentând scontul acordat plătitorului, înregistrarea în contabilitate va fi următoarea:
% = 5113 71 400
5121 “Efecte de încasat” 67 830
“Conturi la bănci în lei”
667 3 570
“Cheltuieli privind sconturile acordate”
2. Unitatea livrează produse finite la prețul negociat de 12 000 lei, rabat acordat pentru defecte 350 lei, remize acordate 150 lei, TVA 19%. Prețul de înregistrare al produselor finite este de 9 780 lei.
Valoarea, la preț de contract aferentă
cantității de produse finite vândute: 12 000 lei
(-) abat acordat pentru defecte de calitate 350 lei
I.valoarea netă 11 650 lei
(-) remiza acordată 50 lei
II. Valoarea netă 11 500 lei
(+) TVA 11 500 *19% 2 815 lei
III. Valoarea totală de plată 13 685 lei
a. Facturarea vâzărilor de produse finite, conform facturii fiscale:
4111 = % 13 685
“Clienți” 701 11 500
Venituri din vânzarea mărfurilor”
4427 2 815
“TVA colectată”
b. Descărcarea gestiunii de produse finite.
607 = 371 11 500
“Cheltuieli privind produsele finite” “Produse finite”
3. Entitatea acordă un scont clientului său în valoare de 119 lei deoarece acesta achită factura mai devreme față de termenul scadent.
% = 4111 13 685
5121 “Clienți” 13 566
“Conturi la bănci în lei”
667 119
“Cheltuieli privind sconturile acordate”
b. Regularizare TVA aferentă scontului acordat
a. valoarea scontului acordat 119 lei
b. TVA aferentă scontului 19 lei
667 = 4427 19
“Cheltuieli privind sconturile acordate” “TVA colectată”
Entitatea constată la finele anului 2006 că a fost livrate produse finite în valoare de 82 000 lei, TVA 19 %, pentru care încă nu s-a emis factură. În exercițiul 2007 se emite factura pentru bunurile livrate în luna decembrie a exercițiului 2006, în condițiile în care prețul de vânzare este de 86 000 lei + TVA.
a. Se înregistrează clienți pentru care nu s-a emis factura pentru produsele finite livrate.
4118 = % 97 580
“Clienți-facturi de întocmit” 701 82 000
“Venituri din vânzarea produselor finite”
4428 15 580
“TVA neexigibilă”
b. Se înregistează emiterea facturii pentru bunurile livrate în anul 2006, la un preț de vânzare de 86 000 lei+ TVA.
4111 = % 102 340
“Clienți” 418 97 580
“Clienți-facturi de –întocmit”
701 4 000
“Venituri din vânzarea produselor finite”
4427 760
“TVA colectată”
4428 = 4427 15 580
„TVA neexigibilă” „TVA colectată”
4111 = 418 97 580
“Clienți” “Clienți-facturi de întocmit”
4428 = 4427 15 580
“TVA neexigibilă” “TVA colectată”
Se înregistrează vânzarea de produse finite la extern în valoare de 1 000 €, la un curs de schimb valutar de 2, 65 lei/€. La 31 decembrie anul 2006, cursul de schimb valuta este de 2, 64 lei/€. În exercițiul financiar 2007 se încasează dreptul de creanță astfel: în luna ianuarie 700€ la cursul de schimb de 2, 70 lei/€, iar în luna martie diferența de 300€ la cursul de schimb de 2,62 lei/€:
a. Operațiunile în cursul exercițiului 2006
1. Facturarea vânzării la extern
4111 = 701 2 650
“Clienți” “Venituri din vânzarea produselor finite”
b. Operațiunile la 31.12 2006
2. Înregistrarea diferențelor de curs valutar aferente creanței neîncasate:
a. Valoarea în lei a diferenței la cursul de schimb de la data facturării:
1 000€ * 2, 65 lei = 2 650 lei
b. Valoarea în lei a creanței la cursul de la 31. 12.2006
1 000€ * 2,64 lei = 2640 lei
Diferență de curs nefavorabilă 10 lei
665 = 4111 10
“Cheltuieli din diferențe de curs “Clienți”
Valutar”
b. Se încasează prin contul de la bancă, factura pentru produsele livrate
Operațiunile în cursul exercițiului 2007
3. Încasarea celor 700 € în luna ianuarie anul 2007
a. Valoarea în lei a creanței la cursul de schimb de la 31.12.2006
700€ * 2,64 lei = 1 848 lei
b. Valoarea în lei a creanței la cursul de schimb de la încasare
700€ * 2, 70 lei = 1 890 lei
Diferență de curs favorabilă 42 lei
5124 = % 1 890
„Conturi la bănci în valută” 4111 1 848
„Clienți”
765 42
„Venituri din diferențe de curs valutar”
4. Încasarea diferenței de 300€ în luna martie:
a. Valoarea în lei a creanței la cursul de la 31.12.2006
300€ * 2,64 lei = 792 lei
b. Valoarea în lei a creanței la cursul de la încasare
300€ * 2,62 lei = 786 lei
Diferență de curs nefavorabilă 6 lei
% 4111 792
5124 = “Clienți” 786
“Conturi la bănci în valută”
665 6
“Cheltuieli din diferențe de curs
valutar”
2.2 Contabiliatea creanțelor privind livrările de mărfuri, creanțe din vânzări la export
Organizarea contabilității mărfurilor este influențată de mai mulți factori. Un prin factor îl reprezintă forma circulației: cu ridicata (en gross) sau cu amănuntul (en detail). În cazul circulației mărfurilor en-gross, vânzarea se face pe bază de documente, încasarea urmând a se realiza ulterior, prin virament, și, de aici necesitatea intervenției unui cont anume, 411 “Clienți”, care să evidențieze creanțele din momentul vânzării mărfurilor până în momentul încasării lor. În cazul circulației en detail, vânzarea se face, de regulă, cu plata imediată, în numerar.
“Contul 371 “Mărfuri”, cont de activ, servește pentru evidența existenței și mișcării mărfurilor aflate in depozite, în unitățile comerciale cu amănuntul sau de alimentație publică. În debitul său evidențiază valoarea la preț de înregistrare a mărfurilor intrate in gestiunea unității prin aprovizionare sau pe alte căi; în creditul acestui cont se evidențiază valoarea la preț de înregistrare a mărfurilor ieșite din patrimoniul unitșții prin vânzare sau pe alte căi.Soldul debitor al contului repreyintă valoarea mărfurilor existente în stoc.”
În condițiile în care evidența mărfurilor se ține la prețul cu amănuntul, inclusiv taca pe valoarea adăugată, apare necesitatea evidențierii acestei taxe până în momentul vânzării mărfurilor, în contul 4428”TVA neexigibilă” . Evident în momentul vânzării mărfurilor, această taxă va fi transferată, devine exigibilă și apare la contul 4427 “TVA colectată”.
1. Se înregistrează primirea de la client a sumei de 8 000 lei , sumă ce reprezintă un avans în vederea achiziției de mărfuri. Ulterior se livrează marfa cu prețul de vânzare de 12 000 lei + TVA. Pentru diferența de încasat se acceptă un efect de comerț care va fi scontat înainte de termen, scontul acordat fiind de 400 lei.
a. Se înregistrează primirea avansului de la client:
5121 = % 9 520
“Conturi la bănci în lei” 419 8 000
“Clienți creditori”
4427 1 520
“TVA colectată”
b. Se evidențiază primirea mărfii către client conform facturii fiscale, în care se menționează avansul primit si restul de plată:
4111 = % 14 280
“Clienți” 701 12 000
“Venituri din vânzarea mărfurilor”
4427 2 280
“TVA colectată”
c. Se scot din gestiune mărfurile vândute în valoare de 9 000 lei:
607 = 371 9 000
“Cheltuieli privind mărfurile” “Mărfuri”
d. Se diminuează dreptul de creanță asupra clientului pe seama avansului primit anterior și acceptării unui efect de comerț pentru diferență. Cu această înregistrare se regularizează și taxa pe valoarea adăugată:
% = 4111 14 280
419 “Clienți” 8 000
“Clienți creditori”
4427 1 520
“TVA colectată”
413 4 760
“Efecte de primit de la clienți”
e. Primirea cambiei de la client și depunerea la bancă pentru încasare:
5113 = 413 4 760
“Efecte de încasat” “Efecte de primit de la clienți”
f. Entitatea solicită băncii scontarea cambiei înainte de scadență:
5114 = 5113 4 760
“Efecte remise spre scontare” “Efecte de încasat”
g. Se încasează contravaloarea efectului de comerț, conform extras de cont și se evidențiază scontul acordat de 400 lei:
% = 5114 4 760
5121 “Efecte remise spre scontare” 4 360
“Conturi la bănci în lei”
667 400
“Cheltuieli privind sconturile
acordate”
2. Se înregistează primirea unui avans de la clienți în vederea furnizării de mărfuri, ăn sumă de 1 190 lei. Factura privind avasul este întocmită în momentul primirii avansului. După 10 zile, se livrează marfa în valoare de 6 000 lei + TVA:
a. Încasarea avansului de la client:
5121 = % 1 190
“Conturi la bănci în lei” 419 1 000
“Clienți creditori”
4427 190
“TVA colectată”
b. Livrarea mărfurilor în valoare de 6 000 lei + TVA:
4111 = % 7 140
“Clienți” 701 6 000
“Venituri din vânzarea mărfurilor”
4427 1 140
“TVA colectată”
c. Scoaterea din gestiune a mărfurilor vândute, în valoare de 5 000 lei:
607 = 371 5 000
“Cheltuieli privind mărfurile” “Mărfuri
d. Regularizarea avansului primit:
% = 4111 1 190
419 “ Clienți” 1 000
“Clienți creditori”
4427 190
“TVA colectată”
e. Decontarea creanței față de client, ținând cont de avansul primit anterior:
Valoarea facturii 7 140
Valoarea avansului 1 190
Sume de încasat 5 950
5121 = 4111 5 950
“Conturi la bănci în lei” “Clienți”
A. Exportul de mărfuri pe cont propriu:
Din factura de uz intern, în condiția de livrare CIF, rezută următoarele date:
a. Livrarea mărfurilor la extern:
4111 = % 36 000
“Clienți” 701 28 520
“Venituri din vânzarea mărfurilor”
708 6 480
“Venituri din activități diverse”
b. Primirea facturii privind asigurarea externă:
613 = 401 3 600
“Cheltuieli cu primele de asigurare” “Furnizori”
Și plata facturii:
401 = 5124 3 600
“Furnizori” “Conturi la bănci în valută”
c.Încasarea de la extern a contravalorii mărfurilor vândute, cursul valutar la data încasării fiind de 3,7 lei/€:
-valoarea de încasat 10 000€ * 3,7 lei = 37 000 lei
-valoarea în lei la facturare 10 000€ * 3,6 lei = 36 000 lei
-diferențe de curs valutar(+) 10 000 lei
5124 = % 37 000
“Conturi la bănci în valută” 4111 36 000
“Clienți”
765 1 000
“Venituri din diferențe de curs valutar”
d. Primirea facturii pentru transportul extern 810 €, cursul din factură fiind de 3,55/€ lei față de 3,6 lei/€, din momentul livrării:
-valoarea la cursul livrării 810 €* 3,6 lei = 2 916
– valoarea la cursul din factură 810 € *3,55le i= 2876
– diferențe de curs valutar (+) 40
624 = % 2 916
“Cheltuieli cu transportul de bunuri 401 2 876
și persoane” “Furnizori”
765 40
“Venituri din diferențe de curs valutar”
e. Determinarea diferenței între cheltuielile antecalculate de 800 € și cele efective de 810€.
10€ * 3,6 = 36 lei
707 = 708 36
”Venituri din vânzarea mărfurilor” ”Venituri din activități diverse”
f. Plata cheltuielilor de trasport, cursul valutar la momentul plății fiind de 3,64lei/€:
– valoarea în lei la data plății 810 € * 3,64 lei = 2948
– valoarea în lei la facturare 810 € * 3,55 lei = 2876
– diferențe de curs valutar(-)
% = 5124 2 948
401 “Conturi la bănci în valută” 2 876
”Furnizori”
665 72
“Cheltuieli din diferențe de curs valutar”
B. Export de mărfuri în comision
a.Întreprinderea furnizoare
– valoarea FOB, 2 000€ * 3,8 lei = 7 600 lei
– comision de intermediere 5% = 380 lei
– valoare cuvenită = 7 220 lei
-pentru facturarea mărfurilor:
4111 = 707 7 600
”Clienți” ”Venituri din vânzarea mărfurilor”
Și pentru comision:
707 = 4111 380
”Venituri din vânzarea mărfurilor” ”Clienți”
b. Întreprinderea de intermediere
– valoarea externă 2 000 € * 3,8 lei = 8 360 lei
– transportul extern 200 € * 3,8 lei = 760 lei
-valoarea externă FOB 2 000 € * 3.8 lei = 7 600 lei
– comision 5% 7 600* 5% = 380 lei
Facturarea mărfurilor livrate clientului extern:
4111”Clienți” = % 8 360
401”Furnizori” 7 220
704”Venituri din lucrări executate 380
și servicii prestate”
408”Furnizori-facturi nesosite” 760
Încasarea mărfurilor de la clientul extern
– valoarea la cursul zilei 2 200 € * 3,81 lei = 8 382lei
– valoarea la cursul din factură 2 200 € * 3,8 lei = 8 360 lei
– diferența de curs valutar (+) = 22 lei
5124 “Conturi la bănci în valută” = % 8 382
4111”Clienți” 8 360
765”Venituri din difernțe de curs valutar” 22
Regularizarea operației privind trasportul extern:
– factura unității de transport extern 210 € * 3, 81 lei = 800,1 lei
– transportul antecalculat 200 € * 3.8 lei = 760 lei
– transportul de recuperat (10 € – 10 €* 5%) * 3,8 = 36 lei
– diminuarea venitului 0,5 lei * 3,8 lei = 2 lei
– diferența de curs valutar 210 € * (3,8 – 3,81) = 2,1 lei
% = 401”Furnizori” 800,1
408”Furnizori facturi nesosite” 760
461”Debitori diverși” 36
704”Venituri din lucrări executate și servicii prestate” 2
665”Cheltuieli din diferențe de curs valutar” 2,1
Plata unității prestatoare de servicii la cursul zilei:
– valoarea plătită 210 € * 3, 805 lei = 799,05 lei
– diferența de curs valutar 800,1 – 799,05 = 1, 05 lei
401 = % 800, 01
“Furnizori” 5124 799, 05
”Conturi la bănci în valută”
765 1, 05
Venituri din diferențe de curs valutar”
2. 3. Contabilitatea creanțelor imoblizate
“Creanțele imobilizate reprezintă acele investiții financiare pe termen lung cum ar fi: împrumurile acordate pe termen lung, sume datorate de filiale, creanțe aferente contractelor de leasing financiar, alte creanțe imobilizate și dobânzile aferente creanțelor imobilizate.”
Contabilitatea creanțelor imobilizate se conduce cu ajuotrul contului sintetic de gradul I 267 “Creanțe imobilizate”, cu funcție contabilă de activ care se detaliază pe conturi sintetice de gradul II.
1. Se acordă un împrumut pe ternen lung de 10 000 lei, cu dobânda de 15 %, unei societăți la care societatea deține interese de participare:
a. acoradarea împrumutului la care entității la care de dețin interese de participare:
2673 = 5121 10 000
“Creanțe legate de interese de participare” “Conturi la bănci în lei”
b. Înregistrarea dobânzii de primit in sumă de 1 500 lei:
2674 = 763 1 500
“ Dobânda aferentă creanțelor legate de “Venituri din creanțe imobilizate”
Interesele de participare”
c. Încasarea creditului și a dobânzii
5121 = % 11 500
“Conturi la bănci în lei” 2673 10 000
“Creanțe legate de interese de participare”
2674 1 500
“Dobânda aferentă creanțelor legate de interesele
de participare”
2. Societatea acordă altei societăți un împrumut la 1 .01.2012 cu scadența la 31. 12. 2013, în sumă de 24 000
cu o dobândă de 10 %. La scadență se încasează atât dobânda cât și împrumutul.
a. acordarea împrumutului:
2675 = 5121 24 000
” Împrumuturi acordate pe termen lung” “Conturi la bănci în lei”
b. Înregistrarea dobânzii de primit aferente anului 2006:
a. valoarea împrumutului acordat 24 000 lei
b. dobânda anuală(10%) 2 400 lei
c. dobânda lunară 200 lei
Dobânda aferentă anului 2013, respectiv pe 8 luni 1 600 lei
2676 = 763 1 600
“Dobânda aferentă împrumuturilor “Venituri din creanțe imobilizate”
acordate pe termen lung”
c. Înregistrarea dobânzii de primit aferene anului 2013:
Valoarea împrumutului acordat 24 000 lei
Dobânda anulală 2 400 lei
2676 = 763 2 400
“Dobânda aferentă împrumuturilor “Venituri din creanțe imobilizate”
acordate pe termen lung”
d. La data de 31. 12. 2013 se înregistrează încasarea creditului de 24 000 lei și a dobânzii aferente, respectiv
4 000 lei.
5121 = % 28 000
“Conturi la bănci în lei” 2675 24 000
“Împrumuturi acordate pe termen lung”
2676 4 000
“Dobânda aferentă împrumuturilor acordate
pe termen lung”
Capitolul III
3.1 Analiza economico- financiară privind creanțele
3.1.1 Analiza fondului de rulment, necesar de fond de rulment, trezoreria netă
În sectorul privat finanțarea activelor circulante se face pe seama fondului de rulment, a creditelor furnizor și a creditelor bancare pe termen scurt. De la caz la caz ponderea poate să o dețină unul sau altul din elementele menționate.
Stabilirea echilibrului financiar este rezultatul analizei financiare, care are „ca obiectiv colectarea și interpretarea informațiilor financiar – contabile necesare aprecierii sănătății financiare a întreprinderii.” Prin prelucrarea informațiilor obținute din bilanțul financiar se poate calcula fondul de rulment care „servește măsurării condițiilor echilibrului financiar”, fiind considerat indicatorul care exprimă excedentul resurselor permanente comparativ cu activele imobilizate. Valoarea acestui indicator evidențiază partea din resursele permanente destinate sa finanțeze activele circulante. Calculul și aprecierea fondului de rulment se efectuează pe o analiză a structurii la termen a bilanțului, pe o anumită perioadă de timp, de regulă un an.
Din punct de vedere teoretic este suficient ca suma capitalurilor permanente să fie cel puțin egală cu suma utilizărilor permanente, dar eficient pentru întreprindere ar fi ca o parte din activele circulante să fie finanțate din resursele cu caracter permanent, adică suma resurselor permanente sa depășească alocările permanente, situație în care întreprinderea ar dispune de o marjă de siguranță. Aceste excedent poartă denumirea de fond de rulment și servește la finanțarea exploatării jucând rolul de prim indicator al echilibrului financiar ce sintetizează modalitatea de realizare a echilibrului structural între elementele bilanțului.
Fond de rulment este un concept mult utilizat în analiza financiară. El servește pentru a măsura condițiile echilibrului financiar care rezultă din confruntarea dintre lichiditatea activelor pe termen scurt și exigibilitatea pasivelor pe termen scurt. La o anumita dată, fondul de rulment reprezintă excedentul activelor pe termen scurt asupra pasivelor pe termen scurt. Pentru unele întreprinderi fondul de rulment desemnează fondul de casă, suma disponibilă pentru asigurarea continuității plăților curente.
Fondul de rulment este, totodată, și un indicator de lichiditate: cu cât fondul de rulment este mai mare, cu atât mai mici vor fi datoriile pe termen scurt pentru finanțarea activelor circulante. Estimat în valoare absolută, fondul de rulment are o semnificație economică mai redusă; de aceea este folosit adesea exprimat in mărime relativă, în raport cu (vânzările) cifra de afaceri.
În mărime absolută fondul de rulment se determină în două variante: fie ca diferență între capital permanent și imobilizări nete, fie ca diferență între active circulante si resurse de trezorerie.
Fond de rulment = Capital permanent – Active imobilizate
Fond de rulment = Active circulante – Resurse de trezorerie
Ambele modalități conduc la același rezultat, cu deosebire că prima metodă creează posibilitatea aprecierii modalității de finanțare a investițiilor, în timp ce a doua metodă creează posibilitatea aprecierii echilibrului financiar pe termen scurt.
„Fondul de rulment brut (FRB) se mai numește fond de rulment total sau economic și desemnează toate elementele de active circulante susceptibile de a fi transformate în bani într-un termen mai mic de un an, adică să se reînnoiască, să efectueze cel puțin o rotație, un rulment. Fondul de rulment brut ca ansamblu al elementelor de activ caracterizate prin lichidități pe termen mai mic de un an se compune din stocuri diverse, creanțe clienți, avansuri acordate furnizorilor, disponibilități bănești în casă, în cont, în carnete de cecuri eliberate.
Fond de rulment net (FRN) sau permanent prezintă cea mai mare însemnătate din punct de vedere operațional și sub aspectul analizei economice. Fondul de rulment net reprezintă partea din capitalul permanent care poate fi utilizată pentru finanțarea activelor circulante, adică excedentul de capital permanent față de activele imobilizate sau excedentul activelor circulante cu lichidități pe termen mai mic de un an.”
FRN deci se calculează astfel:
FRN = Capital permanent – Active imobilizate
FRN = Active circulante – Datorii pe termen scurt.
Fondul de rulment propriu (FRP) definește excedentul capitalului propriu față de activele imobilizate și semnifică autonomia de care dispune o întreprindere în materie de finanțare a investițiilor. Fondul de rulment propriu se calculează astfel:
FRP = Capital propriu – Active imobilizate
FRP = FRN – Datorii la termen
Fondul de rulment străin (FRS) se poate interpreta ca fiind egal cu la datoriile la termen sau cu diferența dintre fondul de rulment net și fondul de rulment propriu
FRS = Capital permanent – Capital propriu (Datorii la termen)
FRS = FRN – FRP
„Ciclul de exploatare implică nevoi de active circulante cu caracter permanent, dar și cu caracter temporar. În aceste condiții pentru întreprinderi este oportun să acopere nevoile permanente cu fond de rulment; iar nevoile temporare cu credite pe termen scurt. Intervenția creditului pe termen scurt reglează operativ nevoile de finanțat cu sursele acoperitoare, evitând apariția excedentului de surse sau a deficitului.”
În ceea ce privește fondul de rulment, constituirea și nivelul acestuia ocazionează posobilitatea aplicării a trei linii strategice din partea întreprinderilor, cu implicații diferite.
O primă strategie ce poate fi aplicată de întreprinderi este aceea de a-și constitui un fond de rulment care să acopere nevoile medii de active circulante.
În conformitate cu acestă strategie, în perioada de vârf de activitate se apelează la credite pe termen scurt, iar în perioada de gol de activitate apare excedent de lichidități în fond de rulment car să poată fi utilizat pentru diverse plasamente pe termen scurt. Se poate aprecia o politică prudentă a fondului de rulment.
O altă linie strategică ce poate fi adoptată de întreprinderi este de a-și constitui un fond de rulment deasupra oricărei oscilații trimestriale a necesarului de active circulante.
Este o politică conservatoare a fondului de rulment, ce se caracterizează prin renunțarea totală la credite pe termen scurt și realizarea permanentă de excedent de lichidități pe seama fondului de rulment, care ar putea fi utilizate pentru acoperirea oricărei creșteri neașteptate a activelor circulante. Pentru rentabilitatea generală a întreprinderii devine imperios necesar să se găsească plasamente pe termen scurt pentru fructificarea lichidităților.
Cea de a treia strategie ce poate fi adoptată de către întreprinderi constă în formarea unui fond de rulment constant inferior oscilațiilor activelor circulante în cursul anului. În această situație întreprinderea este nevoită să apeleze permanent la credite de trezorerie ceea ce ridică nivelul costurilor. „Se poate aprecia ca o politică riscantă a fondului de rulment întrucât întreprinderea depinde de deciziile băncii cu privire la nivelul creditelor și nivelul dobânzii. Totuși, dacă nivelul rentabilității întrerpinderii este mai mare decât nivelul dobânzii această politică a fondului de rulment este acceptabilă întrucât apare efectul pozitiv de indatorare.”
Necesarul de fond de rulment „exprimă necesarul de resurse financiare pentru finanțarea activității întreprinderii,care nu poate fi acoperită din fondul de rulment. Apariția necesarului de fond de rulment este determinată, în măsura în care fondul de rulment net nu asigură un echilibru global care să se manifeste practic printr-o trezorerie echilibrată. Deci necesarul de fond de rulment exprimă diferența dintre necesarul de resurse și sursele de finanțare a activității de exploatare a firmei. Necesarul de fond de rulment apare numai în condițiile când activele circulante depășesc datoriile pe termen scurt și se caută surse pentru finanțarea acestora în circuitul economic al întreprinderii.”
Necesarul de fond de rulment (NFR) se determină ca diferență:
NFR = Necesități ciclice – Resurse ciclice = (Necesar temporar – Disponibilități)-(Resurse temporare – Credite de trezorerie).
Structura necesarului de fond de rulment cuprinde: necesarul de fond de rulment pentru exploatare și necesarul de fond de rulment în afara exploatării.
Determinarea necesarului de fond de rulment pentru exploatare (NFRE) implică stabilirea utilizărilor sau nevoilor ciclice de exploatare și a surselor ciclice corespunzătoare după cum urmează:
NFRE = Alocări ciclice – Surse ciclice = (Stocuri + Creanțe de exploatare + Investiții pe termen scurt + cheltuieli înregistrare în avans) – (Datorii de exploatare ce trebuie plătite într-un an + Venituri în avans aferente exploatării).
Necesarul de fond de rulment în afara exploatării (NFRAE) se determină prin compararea utilizărilor sau nevoilor din afara ciclului de exploatare cu resursele obținute din afara ciclului de exploatare după cum urmează:
NFRAE = (Stocuri din afara exploatării + Creanțe în afara exploatării + Cheltuieli în avans în afara exploatării) – (Datorii în afara exploatării ce trebuie plătite într-un an + Venituri în avans din afara exploatării).
Rezultă că necesarul de fond de rulment total este suma:
NFRT = NFRE + NFRAE
Necesarul de fond de rulment reprezintă o relație între necesarul temporar și resursele temporare și constituie un indicator de apreciere a echilibrului financiar, cu valori pozitive sau negative, după cum urmează:
a. Dacă NFR este mai mare decât 0, necesarul temporar de active circulante este mai mare decât resursele temporare și constituie o situație normală dacă este consecința unor investiții privind creșterea necesarului de finanțare a ciclului de exploatare. Valoarea pozitivă este redată și de surplusul de active circulante rezultat din accelerarea încasărilor și relaxarea plăților, ceea ce reflectă un decalaj favorabil între durata de recuperare a creanțelor și termenul de plată a furnizorilor. Practica economică a demonstrat ce NFR mai mare decât 0 exprimă un decalaj nefavorabil între lichidarea stocurilor și încasarea creanțelor și exigibilitatea datoriilor de exploatare, în sensul încetinirii încasărilor și accelerării plăților.
b. Valoarea negativă a necesarului de fond de rulment (NFR este mai mic decât 0) este generată de surplusul de resurse nete temporare față de activele circulante, situație care este favorabilă întreprinderii dacă este rezultatul accelerării rotației activelor circulante, a urgentării încasărilor și accelerării plăților.
„Necesarul de fond de rulment reflectă echilibrul curent al întreprinderii, care este mai fluctuant, mai instabil decât fondul de rulment și depinde de cifra de afaceri, durata de rotație a stocurilor, decalajul dintre termenul de încasare și plată”. Decalajul dintre termenul de încasare a creanțelor și termenul de plată a furnizorilor este exprimat în zile de necesarul de fond de rulment prin intermediul vitezei de rotație.
„Trezoreria netă exprimă soldul disponibilităților bănești existente în patrimoniul întreprinderii la un moment dat, evidențiate în conturile bancare sau în casă. Soldul trezoreriei nete reprezintă expresia cea mai concludentă a desfășurării unei activități eficiente a întreprinderii. În timp ce fondul de rulment și necesarul de fond de rulment exprimă echilibrul financiar al activității curente și în special al activității de exploatare, trezorerie este legată de operațiuni financiare pe termen scurt al căror scop este pentru asigurarea resurselor de finanțare a activității economice a întreprinderii.”
Trezoreria netă (TN) este stabilită prin confruntarea fondului de rulment (FR) cu necesarul de fond de rulment (NFR), din care rezultă echilibrul financiar al întreprinderii și constituie rezultatul operațiunilor ce afectează toate posturile din bilanț. Determinarea trezoreriei nete este realizată prin lectura pe orizontală a bilanțului financiar, după cum urmează:
a părții superioare: TN = FR – NFR
a părții inferioare: TN = Disponibilități – Credite de trezorerie = Trezorerie de activ – Trezoreria de pasiv.
Trezoreria de activ evidențiază disponibilitățile rezultate din activitatea curentă și din plasamentele rambursabile în orice moment, iar trezoreria de pasiv reprezintă valoarea creditelor bancare curente necesare desfășurării activității întreprinderii.
Trezorerie netă poate fi determinată și pe baza bilanțului armonizat prin relația de calcul:
TN = Active circulante, respectiv datorii curente nete (E) – necesarul de fond de rulment (NFR).
Modificarea soldului trezoreriei nete afectează atât capitalurile permanente și activul imobilizat, cât și activele circulante și datoriile pe termen scurt. Creșterea trezoreriei nete este realizată prin creșterea fondului de rulment și diminuarea necesarului de fond de rulment sau prin creșterea disponibilităților și reducerea creditelor de trezorerie.
Trezorerie netă poate prezenta sold pozitiv, fapt care determină existența echilibrului financiar, încasarea ritmică a creanțelor și o rotație rapidă a activelor circulante, iar soldul negativ evidențiază existența dezechilibrului financiar, generat de o rotație lentă a activelor circulante, neîncasarea creanțelor și apelarea la resurse financiare străine pentru asigurarea desfășurării activității întreprinderii.
Soldul pozitiv sau negativ al trezoreriei nete este rezultatul neconcordanței dintre fondul de rulment și necesarul de fond de rulment, după cum urmează:
1. Trezoreria pozitivă (TN este mai mare decât 0), când FR este mai mare decât NFR și respectiv Disponibilitățile sunt mai mari decât Creditele de trezorerie, în următoarele cazuri:
a. FR este mai mare ca 0 și NFR este mai mare ca 0, NFR este finanțat din FR, care degajă disponibilități ce pot ascunde și o subutilizare de capitaluri;
b. FR este mai mare ca 0 și NFR este mai mic ca 0, dacă resursele din ciclul de exploatare se adaugă la un excedent de resurse permanente pentru a degaja un excedent mare de lichidități, care pot ascunde subutilizări de capitaluri;
c. FR este mai mic ca 0 și NRF este mai mic ca 0, daca resursele de exploatare acoperă un excedent crescut de lichidități și o parte a activului imobilizat este finanțat din datorii pe termen scurt, fiind necesară creșterea resurselor permanente.
„Trezorerie netă pozitivă exprimă un excedent de finanțare, respectivo îmbogățire a trezoreriei, fiind rezultatul echilibrului financiar și constituie garanția că întreprinderea își desfășoară activitatea in condiții de eficiență cu existența disponibilităților în conturile bancare și în casă. În aceste condiții există oricând posibilitatea rambursării datoriilor financiare și plasarea eficientă a disponibilităților bănești, în scopul consolidării poziției pe piață și creșterea autonomiei financiare a întreprinderii”.
Valoarea pozitivă a trezoreriei nete reflectă un echilibru financiar pe termen lung satisfăcător, când fondul de rulment este mai mare decât necesarul de fond de rulment și echilibrul financiar pe termen scurt, ca urmare a existenței disponibilităților ce devansează datoriile pe termen scurt.
2. Trezorerie negativă (TN este mai mic ca 0), când FR este mai mic ca NFR și respectiv Disponibilitățile sunt mai mici decât Creditele de trezorerie, în următoarele cazuri:
a. FR este mai mare ca 0 și NFR este mai mare ca 0, unde NFR este finanțat parțial din capitaluri permanente și parțial din credite bancare curente care sunt mai mari decât disponibilitățile bănești;
b. FR este mai mic ca 0 și NFR este mai mare ca 0, când creditele bancare acoperă o parte din imobilizări, NFR și disponibilitățile bănești ale întreprinderii, ceea ce conduce la reconsiderarea structurii de finanțare;
c. FR este mai mic ca 0 și NFR este mai mic ca 0, când resursele permanente nu acoperă decât o parte a activului imobilizat, restul fiind acoperit din datorii pe termen scurt și din credite bancare curente ceea ce impune revederea structurii financiare pentru a preveni apariția riscului dependenței financiare de exterior.
Apariția trezoreriei nete negative poate conduce la un dezechilibru financiar, cu deficit monetar care trebuie acoperit cu angajarea de resurse străine și conduce la limitarea autonomiei financiare a întreprinderii.
Ipotetic există și varianta existenței unui echilibru perfect al trezoreriei care este întâlnită în situația când fondul de rulment asigură finanțarea integrală a necesarului de fond de rulment. În aceste condiții, trezorerie netă depinde de variația necesarului de fond de rulment, respectiv de mărimea decalajelor dintre încasarea creanțelor și plata datoriilor scadente.
Se calculează fondul de rulment, necesarul de fond de rulment si trezoreria netă pe baza următoarelor date:
Bilanț contabil la 31.12.2013
-mii lei-
Informații suplimentare:
1. Situația imobilizărilor
A. Imobilizări
Tabel nr.1 -mii lei-
2. Situația creanțelor
Tabel nr.2 -mii lei-
3. Situația stocurilor
Tabel nr.3 -mii lei-
4. Situația datoriilor
A. Situația datoriilor ce trebuie plătite într-o perioadă mai mică de 1 an:
Tabel nr.4 -mii lei-
Situația împrumuturilor
Tabel nr.5 -mii lei-
5. Alte informații:
– mijloace fixe deținute pe baza unui contract de leasing 12 000 9 600
– efecte scontate ajunse la scadență 1 400 3 500
– dividende de plată 800 900
– elemente în afara exploatării
– cheltuieli înregistrate în avans 400 600
– venituri înregistrate în avans 1 200 1 000
– datorii fiscale 600 1 25
Calculul fondului de rulment net
Tabel nr.6 -mii lei-
Se constată valori pozitive și in creștere ale fondului de rulment net global, determinate de devansarea ritmului de majorare a activelor stabile de către cel al resurselor durabile. Politica convențională a întreprinderii este susținută de un nou aport la capitalul social, de o activitate rentabilă, precum si de un nou împrumut bancar.
Calculul necesarului de fond de rulment
Tabel nr.7 – mii lei-
Aferent ciclului de exploatare, se înregistrează o nevoie suplimentară de finanțare, situație specifică întreprinderilor industriale, care înregistrează valori semnificative ale stocurilor și crențelor și pentru care obligațiile sunt mai reduse și cu termene de plată mai rapide. Ca tendință, se constată că la resursele aferente se reduce, datorită devansării ritmului de majorare a activelor de către cel de suplimentare a resurselor de finanțare. Creșterea puterii de negociere cu furnizorii și schimbarea unor furnizori au asigurat o suplimentare a resurselor ciclice de exploatare. La nivelul activităților ciclice din afara explotării, se înregistrează valori ridicate și în creștere ale necesarului de finanțare, ca urmare a încercării societății de a obține câștiguri suplimentare pe termen scurt prin plasarea disponibilităților temporar constituite în investiții financiare pe termen scurt.
Trezoreria netă este de:
– calculul trezoreriei nete ca diferență între activele de trezorerie și resursele de trezorerie
Tabel nr.8 -mii lei-
-calculul trezorerie nete ca diferență între fondul de rulment net global și necesarul de fond de rulment:
Tabel nr. 9 -mii lei-
Se înregistrează valori negative ale trezoreriei, explicate prin aceea că excedentul de resurse stabile constituit fiind insuficient pentru acoperirea necesarului de finanțat aferent activităților de exploatare și în afara exploatării, a fost necesar să se apeleze la credite bancare pe termen scurt.
Reînnoirea în mod sistematic a creditelor bancare pe termen scurt pentru finanțarea activității curente se transformă în finanțare durabilă, implicând risc și autonomia întreprinderii.
3.2 Analiza vitezei de rotație a activelor circulante
Viteza de rotație a activelor circulante este un indicator de eficiență care reflectă schimbările intervenite în activitatea întreprinderii (în mod deosebit în activitatea de exploatare). Viteza de rotație a activelor circulante corelează cifra de afaceri sau o componentă a acesteia cu totalul activelor circulante sau un anumit element al acestora.
Viteza de rotație a activelor circulante poate fi exprimată ca:
număr de rotații (n):
n = CA / AC unde:
AC reprezintă soldul mediu al activelor circulante;
durata în zile (dz):
Dz = AC/CA*T unde:
T reprezintă numărul de zile al perioadei analizate.
Analiza factorială a vitezei de rotație a activelor circulante
Tabel nr. 10 -mii lei-
Notă : a) T = 360 zile
b) Creanțele sunt evaluate în prețuri fără TVA.
Metodologie de analiză factorială:
ΔDz = Dz1 – Dz0 = 100 – 90 = 10 zile
1.Influența modificării cifrei de afaceri:
ΔCA = AC0T – AC0 T
CA1 CA0
∆CA = 83,3 – 90 = -6,7 zile
2. Influența soldului mediu al activelor circulante:
AC1 AC0
∆CA = T – T
CA1 CA1
∆CA = 100 – 83,3 = 16,7 zile
Din care datorită:
2. 1 Influența stocurilor medii:
St1 St0
∆St = T – T = 2 zile
CA1 CA1
Cre1 Cre0
∆ Cre = T – T = 14,7 zile
CA1 CA1
Din analiza efectuată, se constată o încetinire a vitezei de rotație a activelor circulante, respectiv mărimea duratei unei rotații cu 10 zile, ceea ce are ca efect direct o imobilizare de capital în sumă de 675 mii lei, care, la rându-i, se reflectă în cheltuielile suplimentare cu dobânzile de 202,5 mii lei și diminuarea profitului brut cu aceeiași sumă și a profitului net cu 151,9 mii lei. Încetinirea vitezei de rotație a activelor circulante s-a datorat, în totalitate, creșterii soldului mediu al activelor circulante într-un ritm superior celui al cifrei de afaceri.
Analizând influențele factorilor, se constată:
– creșterea cifrei de afaceri cu 8%, în condițiile menținerii constante a soldului mediu al activelor circulante, determină scurtarea duratei unei rotații cu 6,7 zile;
– mărirea soldului mediu al activelor circulante cu 20% a avut ca efect încetinirea vitezei de rotație, respectiv creșterea duratei unei rotații cu 16,7 zile. Această situație s-a datorat în proporție de 88% sporirii valorii creanțelor și în proporție de 12% creșterii stocurilor. Dacă influența stocurilor se apreciază ca normală, în schimb, mărirea creanțelor nu este justificată în totalitate de sporirea vânzărilor firmei. Rezultă că, pentru accelerarea vitezei de rotație a activelor circulante, trebuie redus soldul mediu al creanțelor, reducerea până la limita la care nu afectează buna desfășurare a activității.
Analiza vitezei de rotație pe elemente componente a activelor circulante
„O modalitate de a măsura calitatea creanțelor (vazută în sensul de ușurința cu care pot fi tranformate in lichidități) o reprezintă calculul numărului de rotații în cadrul unei perioade (de regulă 1 an) sau numărul de zile al perioadei în care se încasează în medie creanțele întreprinderii. Cu cât mai mare este numărul de rotații pe an sau cu cât mai scurtă este perioada de încasare, cu atât mai rapid se recuperează creanțele ce apoi pot fi utilizate in onorarea obligațiilor ce devin exigibile.”
Rotația creanțelor exprimată în număr de rotații (în decursul unei perioade de timp, de regulă 1 an) se calculează astfel:
Cifra de afaceri 22 500
Rc = = = 10
Creanțe medii 2 500
În mod uzual, analiștii determină valoarea medie a creanțelor pe baza mediei aritmetice a valorii acestora între începutul și sfârșitul perioadei.
O altă modalitate de exprimare a indicatorului durata de recuperare a creanțelor (Drc), exprimată în număr de zile:
T 90
Drc = = = 9 zile unde: T = numărul de zile al perioadei.
Rotația creanțelor 10
Din prisma managementului, acest indicator nu ar trebui să fie mult diferit de valoarea medie a ramurii. De exemplu, dacă valoarea medie a ramurii pentru perioada de recuperare a creanțelor este de 30 de zile, iar în întreprinderea analizată se înregistrează 70 de zile, aceasta indică perioade foarte lungi de plată a clienților care majorează capitalul blocat în creanțe și poate genera probleme în achitarea obligațiilor curente (apariția plăților restante).
Desigur că este de preferat, din prisma acestui indicator, ca poziția unei întreprinderi să fie sub media ramurii. Însă o situare sensibil sub media ramurii (de exemplu 10 zile față de media ramurii de 30 de zile) indică termene foarte strânse de plată pentru partenerii comerciali, o situație ce poate afecta cifra de afaceri, în condițiile în care competitorii acordă clienților termene mai bune de achitare.
Un alt activ curent ce este examinat din prisma analizie lichidității interne a întreprinderii este rotația stocurilor. Stocurile oricărei firme necesită timp pentru a fi transformate în creanțe și apoi în lichidități.
Rotația stocurilor poate fi calculată prin raportare fie la cifra de afaceri, fie la costul vânzărilor (cost of good sold). În general, este preferată rata „Stocuri/Costul bunurilor vândute” ca uramare a faptului că cifra de afaceri include și componenta profit.
Ca și în cazul perioadeu de recuperare a creanțelor, și în acest caz putem calcula perioada de rotație a stocurilor (Prs) astfel:
T
Prs =
Rotația stocurilor
O perioadă de rotație a stocurilor în scădere reprezintă un semnal favorabil, dar și în acest caz este esențială examinarea nivelului ratei față de nivelurile din ramură. Și aici o perioadă mult mai mare decât media ramurii reprzintă o problemă ca urmare a blocării capitalului și ulterior dificultăți în onorarea obligațiilor. În plus, aceasta poat fi un semnal referitor la existența unor stocuri cu mișcare lentă (stocuri demodate sau care nu pot fi valorificate pe piață.
În cazul opus, când nivelul se situează mult sub media industriei, poate să apara riscul unor niveluri inadecvate ale stocurilor ce pot afecta livrările către clienți și, implicit, vânzările.
Analiza vitezei de rotație a stocurilor și creațelor, corelată cu perioada de achitare a obligațiilor
O firmă acordă perioade de încasare pentru partenerii comerciali și, în același timp, primește un credit comercial ( de regulă fără un cost financiar) respectiv un interval de timp, în care paote achita obligațiile către furnzori sau creditori.
Astfel se poate calcula indicatorul „Achitarea obligațiilor” (AO)
(exprimat în număr de rotații într-o perioadă de timp T):
Costul vânzărilor
AO=
Obligații curente medii
respectiv indicatorul „Perioada de achitare a obligațiilor” (Pao) (exprimat în număr de zile);
T
Pao=
AO
„Prin corelarea vitezei de rotație a stocurilor, creanțelor și a obligațiilor curente se poate calcula indicatorul ciclul comercial (Cc). Acest indicator reprezintă o alternativă la măsurarea tradițională a lichidității interne a unei întreprinderi ce ia țn considerare atât recuperarea creanțelor cât și rotația stocurilor și achitarea obligațiilor. Rata măsoară numărul de zile în care capitalul este blocat în cadrul activității operaționale, relația de calcul fiind următoarea:”
Cc = Drc + Prs – Pao.
3.3 Analiza creditului client
Creditul client dintre întreprinderi, denumit și credit comercial, are două semnificații diferite: crecit- client sau creanțe-cliențu, reprezentând amânările de plată consimțite de furnizotul de mărfuri sau de preatatorul de servicii în favoarea partenerilor de afaceri, și credit- furnizor reprezentând obligațiile de plată ce apar pentru o întreprindere la care dara primirii mărfurilor sau recepționării serviciilor devansează termenul de plată.
Orice întreprindere poate avea, concomitent, atât creanțe asupra unor clienți, contabilizate în activul bilanțului, cât și credite primite de la diverși furnizori contabilizae în pasivul bilanțului. În același timp există o corespondență contabilă perfectă între aceste două conturi: o creanță-client sau un drept de creanță pentru întreprindere achivalează cu o obligație de plată sau un credit- furnizor pentru întreprinderea corespondentă și invers.
“Relațiile dintre partenerii de contract prin care unul devine creditor (creanțier), iar celălalt debitor (datornic) au la bză fluxurile reale de mărfuri și servicii dar se concretizează numai ca urmare a sistemului de plăți convenit. Aceasta inseamnă ca situațiile de creditor sau de debitor nu apar întâmplător, ca un act de voință unilateral al clientului care în mod abuziv sau fortuit dorește să întârzie plata către furnizor, de regulă aceste situații decurg din contractul economic încheiat între părți unde, prin alte clauze, există și acelea referitoare la numărul de zile-întârziere de care poate beneficia clientul din momentul primirii mărfurilor până la efectuarea plății.”
Creditul- client “reprezintă pentru întreprindere o imobilizare care încetinește viteza de rotație a fondurilor și micșorează lichiditatea financiară. Efectele nefavirabile resimțite de întreprinderile care au acordat credite clienților nu pot fi înlăturate prin sistarea radicală a acestor credite întrucât s-ar prejudicia realizarea cifrei de afaceri.” Nu toți clienții pot plăti cash, ceea ceea ce nu inseamnă că nu au capacitate de plată sau că nu dispun de solvabilitate financiară. În dorința extinderii cifrei de afaceri întreprinderile sunt nevoite să vândă și pe credit pe termen scurt partenerilor lor de contact. Aceasta a devenit o practică generalizată în țările cu economie de piață, existînd chiar și luptă de concurență între întreprinderi pe linia acordării de facilități de plată clienților lor.
În aceste condiții gestiunea creditului- client constă în luarea măsurilor care să permtiă minimizarea sumei creditului și costurilor legate de plata efectivă, pre4cum și de a limita riscul de nerecuperare a creditului. Este cunoscut faptul că un singur client rău platnic, dacă are un credit mare, poate creea greutăți majore întreprinderii furnizoare. Minimizarea creditului- client se poate obține prin diverse procedee practice, cum ar fi alegerea unor modalități de plată convenabile, rapide și înscrierea lor ca atare în contract, facturarea operativă a loturilor de mărfuri expediate clienților, înscrierea explicită în contract a tuturor condițiilor de plată care să înlăture interpretări diferite. Toate acestea urmăresc în ultima instanță, apariția mai rapidă în cont a contravalorii livrărilor.
Minimizarea riscului de decurge din credit client se poate realiza atât prin măsuri preventive cât și printr-un control ulterior. Ca măsuri preventive pot fi utulizate diverse practici, precum: selectarea clienților cărora să li se acorde credit- client; stabilirea prealabilă a unor plafoane până la care se poate ridica creditul unui client sau plafonul total pe întreprindere în funcție de cifra de afaceri.; rezervarea prin contract a dreptului de proprietate asupra stocurilor vândute pe credit, garanții cambiare, diverse asigurări împotriva riscului de neplată, mergând până la vânzarea creanțelor client unor societăți specializate în astfel de preluări de riscuri de neplată. Ulterior, adică după acordarea creditului client se impune o supraveghere și un control continuuasupra evoluției riscului și care se poate realiza pe baza unor indicatori care să exprime raportul dintre creditele efective și plafonul prestabilit, coeficientul de rotație a creditului client, supravegherea bonității clientului.
Furnizorul este interesat în cel mai înalt grad să-și fundamenteze economic creditul client întrucât acesta reprezintă participarea sa la finanțarea stocurilor clientului său. Evident condițiile de creditare depind de viteze de rotație a stocurilor pe care dorește să o realizeze furnizorul, ceea ce presupune că termenele de plată pot fi mai mair sau mai mici, fără a exclude și interveția altor factori acre să influențeze asupra duratei creditului client. În price caz, situarea creditului client în centrul politicii generale comercialea întreprinderii implică legătura strâmsă dintre gestiunea creditului client și diferite domenii de activitate a întreprinderii: politica comercială, politica de producție și potica financiară.
Politica creditului client poate fi un bun “suport pentru activitatea comercială în măsura în care are o influență pozitivă asupra cifrei de afaceri”. Ținând seama de situația comercială a întreprinderii, politica creditului- client trebuie să contribuie la promovarea obiectivelor sale, în funcție de strategia aplicată: poate avea loc o politcă restrictivă de credit client, dacă cifra de afaceri este asigurată prin alte mijloace, spre exemplu, prin politica de publicitate; sau se poate duce o politică mai suplă de credit-client, dacă se urmărește incitarea pe această cale a clienților pentru cumpărări masive.
Politica creditului-client are legături directe cu politica de producție și cu politica financiară a întreprinderii. Așa, spe exemplu, acordarea, în anumite perioade de condiții avantajoase de credit- client poate duce la o mai bună activitate de producție sau la diminuarea coturilor cu stocajul.
Pe de altă parte, sub aspect financiar, creditul-client apare ca o investiție efectuată de către furnizor. Suma totală a creditlui clientpoate fi amortizată ca un portofoliu de investiții, putându-se calcula rentabilitatea și riscul pentru fiecare client și, prin urmare linia de conduită a întreprinderii. Politica financiară a creditului client are drept scop minimizarea riscului de neplată, împărțirea riscului între diferiti clienți, stabilirea volumului cifrei de faceri minime necesare pentru asigurarea rentabilității comerciale, a condițiilor optime de credit client.
Componentele politicii de credit client
Componentle potilicii de credit client vizează, în principal, următoarele direcții: durata de acordare a creditului, volumul acestuia și selectarea cu grijă a clienților pentru a evita pe cât posibil surpriza neplăcută a apariției clienților rău platnici.
Durata pentru care se acordă creditul- client este, în principiu, foarte variată. Ea se stabilește prin negociere, dar cu prudență și se adaptează la natura activității clinetului și a trebuințelor sale. Acordarea unor termene de plată mai lungi sau mai scurte concretizează o politică mai liberală sau mai restrictivă a creditulu- client dar care nuse poate îndepărta prea mult de la politica dusă de întreprinderile concurente care acționează în sercturul respectiv.
Pe de altă parte, o ăntreprindere nu poate acorda credit- client într-un volum care să depășească posibilitățile sale de lichidități sau de refinanțare de la băncile comerciale. În ultimă instanță, băncile au un rol în stabilirea duratei unui credit comercial prin aceea că ele sontează efectele comerciale prezentate de întreprinderi care, ulterior, pot fi rescontate. O politică de rescont restictivă sau generoasă, respectiv stabilirea unor limite de rescont vor determina inevitabil și o supraveghere din partea băncilor comerciale a politicii de credit- client prmovată de agenții economici.
Marile societăți comerciale , care au acces lejer la credite bancare pe termen scurt, pot să-și permită, în consecință, acordarea unor credite client pe termene mai lungi sau într-un volum mai însemnat; uneori însă politica puternică a unor clienți într-un sector oarecare de activitate poate impune furnizorilor, la negociere, acordarea de condiții avantajoase sub aspectul termenelor de plată.
Volumul creditului client. Stabilirea volumului creditului- client este un element caracteristic al politicii duse e întreprindere, care poate adopta decizii diferite de la un client la altul. În principiu, suma creditului client se determină ca un raport între cifra de afaceri, ponderată cu numărul de zile reprezentând termenul de plată, raportată la perioada de timp.
Ținând totuși seama de diverse riscuri ce decurg din relațiile cu clienții, funizorul își poate propune anumite limite de credit pe care nu le va depăși pentru un client sau altul, în scopul reducerii riscului global de neplată care decurge din politica creditului- client.
Selectarea clienților. Selectarea clienților trebuie să stea în atenția furnizorilor, ca o altă componentă însemnată a politicii de credit- client. Dacă politica comercilă a furnizorului îi permite să își selecteze singur clienții, desigur că el se va orienta către clienții mari puternici, care au comenzi însemnate și prin intermediul cărora se poate pătrunde pe segmente de piață neexplorate și care pot favoriza imaginea furnizorilor pe ale piețe.
Dar alegerea clienților presupune și preocuparea pentru reducrea riscului de neplată și care poate fi evaluat ținând cont bonitatea generală a clientului, de comportamentul său anterior, de situația sa economico-financiară la data creditării, de conjunctura economică, precum și de mijloacele de plată pe care le utilizează clientul. Toate acestea presupun că furnizorul trebuie să dețină informații cât mai ample despre clienții săi potențiali sau reali, în funcție de care va decide asupra acordării sau neacordării de credit- client, asupra sumei și duratei acestuia.
Controlul asupra operațiilor de credit –client. Controlul creditului-client reprezintă funcția esențială a serviciului de credit-client din cadrul societății comerciale și are drpet scop de a verifica eficiența și validitatea politicii adoptate în această direcție, de a supraveghea respectarea condițiilor aprobate de conducerea firmei. Controlul se poate efectua fie prin metoda coeficienților fie prin metoda plafonului de credit și s vechimii creanțelor.
Metoda indicatorilor
Metoda coeficienților sau a indicatorilor constă în calcularea și interpretarea unor coeficienți, pe baza unor rezultate obținute până la un moment dat în activitatea de creditare a clienților, care să permită furnizorului luarea unor decizii și măsuri oportune de ameliorare a activității în domeniu.
Ponderea creditului client =Credit-client/Cifra de afaceri
Se poate calcula pe orice perioadă și poate avea valori cuprinse între 0 și 1. Un coeficient apropiat de 0 semnifică o politică restrictivă de credit –client; o valoare a indicatorului apropiată de 1 arată că termenele de creditare sunt prea lungi in raport cu ciclul de exploatare și cu rotația stocurilor, că societatea comercială are interesul, în vederea creșterii cufrei de afaceri, să apeleze și la alte măsuri (activități se sercive după vânzări, consultanță).
Indicatorul caracterizează bine politica de credit – client promovată de furnizor dar nu permite explicarea evoluției.
Cifra de afaceri
Coeficientul vitezei de rotație a creanțelor =
Creanțe-clienți
Dacă respectivul coeficient se ponderează cu numărul de zile al perioadei(lună, trimestru, an) se obține viteza de rotație în zile (CA/creanțe clienți)*T;
Indicatorul viteza de rotație are neajunsul că este foarte sensibil la fluctuațiile sezoniere, valoarea lui fiind, în general, funcție de suma fondurilor imobilizate în credit- client , de sezonalitatea vânzărilor și de variațiile conjuncturale.
Coeficientul pierderilor datorate creanțelor nerecuperabile sau dubioase
Creanțe-clienți nerecuperabile sau Creanțe-clienți nerecuperabile
Creanțe-clienți Cifra de afaceri
Pierderile ce provin din creanțe nerecuperabile rerezintă, practic, concretizarea riscului pe care și-l asumă societatea comercială atunci când consimte să vândă pe credit clienților săi. La evaluarea acestor pierdero se va ține seama de deductibilitatea TVA din creanțele nerecuperabile, întrucât acestea se recuperează de către societatea comercială.
O valoare prea mare a acestui indicator (apropiată de 1) poate însemna, fie că serviciul credit client funcționează defectuos, că, urmărind în special creșterea cifrei de afaceri, se poate ajunde în extrema unei proaste selecții a clienților, a unei insuficiente evaluări a riscului de neplată, proastei urmăriri a încasării la timp a creațelor, fie poate duce la concluzie că sectorul credit-client a devenit riscant ca urmare a conjuncturii economice în ramură sau pe plan național.
De asemenea, o valoare mare sau un ritm alert de creștere a indicatorului creanțe-dubioase/cifra de afaceri poate însemna, fie că sociatatea își asumă riscuri prea mari, că serviciul credit-client nu respectă anumtie imperative financiare, fie că societatea are o poziție precară pe piață și, prin urmare, este nevoită să accepte cererile de credut ale clienților, neputând face o selecție riguroasă a acestora. Dimpotrivă, o valoare slabă a indicatorului creanțe dubioase/cifra de afaceri poate duce la concluzie că societatea nu este dispusă să își asume riscuri, că acordă condiții de credit inferioare celor practicatirea pe de întreprinderile concurente, ceea ce se poate reflecta negativ asupra cifrei de afaceri.
Metoda plafonului de credit
Stabilirea pentru fiecare client sau tip de client a unui plafin de credit urmărește limitarea riscului pentru furnizor. Plafonul ține seama de un număr de factori: capacitatea de plată a clientului, instrumentele de plată utilizate în mod obișnuit de clientn situația financiară, rentabilitatea sau garanțiile oferite de către client.
Folosirea plafoanelor de credit reprezintă avantajul determinării cu anticipație a fondurilor investite în creanțe clienți în cursul unei perioade și prevederii mijloacelor de refinanțare corespunzătoare, diversificării investirilor în creanțe clienți în funcție de perspectivele de recuperare, diversificării riscurilor.
Metoda plafonului de credit prezintă, însă, și anumite limite. Pe această linie înscriem, ăn primul rând, dificultatea stabilirii plafonului pentru fiecare client, mai ales în cazul existenței unui număr mare de clienți, ceea ce impune culegerea de informații despre aceștia. rmite evaluarea costului fondurilor investite in creanțe-clienți, întrucât nu ia în considerare durata investirii pentru fiecare client. Depășirea unui plafon de credit nu înseamnă neapărat că creanțele sunt irecuperabile întrucât unii clienți pot avea dificultăți pasagere, care nu justifică măsuri de retragere a creditului sau acționarea în instanță.
Metoda vechimii creanțelor
Tabloul vechimii creanțelor este un instrument care se poate dovedi foarte eficient pentru urmărirea încasării la timp a creanțelor și evitarea situațiilor în care unele creanțe din portofoliu, deși cu termene depășite, nu au fost însoțite de măsuri corespunzătoare de revitalizare.
Tabloul se poate construi fie reevaluând vechimea creanțelor dintr-o lună în procente față de totalul portofoliului, fie în procente față de cifra de afaceri
Concluzii și propuneri
Lucrarea „Contabilitatea și gestiunea creanțelor” are drept scop evidențierea creanțelor sa S.C. AGRANA S.R.L
Operațiunile la S.C. AGRANA S.R.L se desfășoară în cadrul procesului de producție, obiectul de activitate fiind: producția de produse din lemn de rasinoase: casute de gradina, garaje, foisoare vanatoare, mobilier de gradina, ambalarea produselor, comercializarea produselor și industriale, export de materiale, materii prime și MATERIALE pentru producție, mărfuri industriale.
Creanțele reprezintă active ale întreprinderii rezultate în urma tranzacțiilor cu persoane fizice sau juridice, relații în urma cărora întreprinderea a livrat un bun, a prestat un serviciu sau a executat o lucrare și pentru care trebuie să primească o contraprestație.
Efectele comerciale reprezintă drepturile de creanță stablilite pe bază de cambii, bilete la ordin, trate waranturi. CEC-uri și alte efecte comerciale de la clienți în contul creanțelor. Ele reprezintă forme de credit comercial acordat de unitățile patrimoniale terților si instrumente de plată, el servește pentru a măsura condițiile echilibrului financiar care rezultă din confruntarea dintre lichiditatea activelor pe termen scurt si exigibilitatea pasivelor pe termen scurt.
De asemenea prin preluarea informațiilor din bilanț am analizat fondul de rulment, necesarul de fond de rulment și trezorerie netă. Fondul de rulment exprimă execedentul resurselor permanente comparativ cu activele imobilizate, el servește pentru a măsura condițiile echilibrului financiar care rezultă din confruntarea dintre lichiditatea activelor pe termen scurt si exigibilitatea pasivelor pe termen scurt. Necesarul de fond de rulment exprimă necesarul de resurse pentru finanțarea activității întreprinderii, iar trezorerie netă exprimă soldul disponibilităților bănești existente în patrimoniul întreprinderii, evidențiate în conturile bancare sau în casă.
Deoarece în vederea realizării obiectului de activitate întreprinderea intră în relații cu mediul economico-social, astfel pentru a-și asigura existentul de bunuri economice de natura activelor imobilizate, active circulante sau alte bunuri necesare desfășurării propriei activități aceasta intră în relații de colaborare cu terțe persoane fizice sau juridice. În procesul de apovizionare, întreprinderea cumpără bunuri economice de diverse forme de la alte persoane fizice sau juridice, bunuri pentru care își creează datorii, de asemenea vinde produsul activității în cadrul procesului de desfacere, proces în urma căruia rezultă creanțele.
BIBLIOGRAFIE
Botez D., „Tradiții, actualități și perspective ale profesiunii contabile din România”, Editura Sedcom Libris, Iași, 2005
Dănescu Tatiana, “Conturile anuale”, Editura Dacia, Cluj Napoca, 2000
Deju M., „Contabilitatea și performanța financiară în comerțul cu ridicata”, Editura Junimea, Iași, 2004
Georgescu N., „Analiza bilanțului contabil”, Editura Economică, București, 1999
Feleaga N., Ionașcu I., „Tratat de contbatilitate financiară”, Editura Economică, București, 1998
Marinescu V., Faur I., “Realizarea unui sistem informațional operativ și eficent în unitățile economice”, Ed. Politică, București, 1974
Muntean M., Radu M. – „Gestiunea financiară a întreprinderii”, Editura Moldavia, Bacău, 1999
Muntean M., „Analiza echilibrului economico – financiara al întreprinderilor comerciale”, Editura Edusoft, Bacău, 2006
Muntean M.,Păcurari D., „Fiscalitatea și contabilitatea întreprinderii. Aplicații, teste, studii da caz”, Editura Edusoft, Bacău, 2006
Niculescu Maria,” Diagnostic global strategic”, Editura Economică, București, 2001
Oprean I., “Metode și tehnici utilizate în realizarea sistemelor informatice”, Ed. Dacia, Cluj – Napoca,1980
Paraschivescu D.M. , Păvăloaia Willi, Radu F., Olaru D., „Contabilitate financiară”, Editura Tehnopress, Iași, 2006
Păcurari D., Pătruț V., Deju M.- „Gestiunea și contabilitatea unor activități economice cu caracter deosebit”, Editura Junimea, Iași, 2005
Pătruț V., Rotilă A., -„Contabilitate și diagnostic financiar”, Editura Sedcom Libris, Iași 2005
Pătruț, V., „Contabilitatea întreprinderii”, Editura Alma Mater, Bacău, 2003
Păvăloaia W., Paraschivescu M.D.” Contabilitate și modele de analiză economică”, Fundația Academică Gh. Zone, Iași, 1993
Petrescu Silvia, “Diagnostic economic – financiar”, Editura Sedcom Libris, Iași, 2004
Popa A. F., Nichita M., Pitulice C. I., Jiana I., „Studii practice privind aplicarea Standardelor Internaționale de Raportare Financiară în România”, Editura Contaplus, Iași , 2007
Possler L., Lambru Gh., Lambru B., Contabilitatea întreprinderii. Îndrumar actualizat și completat prin Reglementările contabile prevăzute de Directivele Europene a IV-a și a VII-a aprobate de OMFP nr. 1752/2005, Editura Fundației “Andrei Șaguna”, Constanța, 2006
Ristea Mihai, “Contabilitatea financiară a întreprinderii”, Ed. Universitară, București, 2005
Rotilă A., Pătruț V., „Contabilitatea întreprinderii”, Editura Alma Mater, Bacău, 2000
Stancu I., “Finanțe. Teoria piețelor financiare. Finanțele întreprinderii. Analiza și gestiunea financiară”, Ed Economică, Bucuresti, 1996
Stark E. L., Pantea M. I. “Analiza situației financiare a firmei”, Editura Economică, București, 2001
Tătaru S., Pătruț V. – „ Inițiere în „Limbajul universal al afacerilor”: contabilitatea pe înțelesul tuturor”, Editura Edusoft, Bacău, 2007
Toma Mihai, Alexandru Felicia, “Finanțe și gestiune financiară de întreprindere”, Ed. a 2-a, București, Ed. Economică, 2003
Vâlceanu Gh., Robu V., Georgescu Nicolau, „Analiză economico-financiară”, Editura ASE, Bacău, 2002
*** Legea 31/1990 privind Societățile comerciale (republicată și actualizată)
*** Legea Contabilității nr. 82/1991 (republicată și actualizată)
*** Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 1752/17.11.2005 pentru aprobarea reglementărilor contabile conforme cu Directivele Europene a IV-a și a VII-a ale Comunităților Economice Europene, în Monitorul Oficial nr. 1.080/30.11.2005
*** Codul Fiscal
Copyright Notice
© Licențiada.org respectă drepturile de proprietate intelectuală și așteaptă ca toți utilizatorii să facă același lucru. Dacă consideri că un conținut de pe site încalcă drepturile tale de autor, te rugăm să trimiți o notificare DMCA.
Acest articol: Contabilitatea Si Gestiunea Creantelor (ID: 138273)
Dacă considerați că acest conținut vă încalcă drepturile de autor, vă rugăm să depuneți o cerere pe pagina noastră Copyright Takedown.