Contabilitatea Relatiilor Economice Privind Furnizorii In Cadrul Intreprinderii Simulate Mob Serv S.r.l

CUPRINS

Introducere x

1. PREZENTAREA GENERALĂ A FIRMEI

Scurt istoric , profilul și obiectul de activitate

Structura organizațională și departamentele firmei

Principalele atribuții ale administratorului în conducerea firmei

Departamentul resurse umane

Departamentul comercial

Direcția achiziții

Direcția vănzări

Departamentul de marketing

Departamentul financiar

Departamentul de producție

Importanța managementului în conducerea activității economice x

2 . CONTABILITATEA RELAȚIILOR ECONOMICE PRIVIND FURNIZORII ÎN CADRUL INTREPINDERII SIMULATE MOB SERV SRL.

2.1 Noțiuni teoretice privind datoriile și creanțele furnizorilor

2.2 Sistemul de documente primare

2.3 Înregistrarea datoriilor către furnizori x

2.4 Stingerea datoriilor către furnizori x

2.5 Sume de recuperat x

2.6 Particularități privind tranzacțiile cu furnizorii externi x

Concluzii

Bibliografie

Anexe

1.Prezentare generală a societății comerciale IS MOB SERV SRL

1.1Scurt istoric privind entitatea

Entitatea a luat naștere în anul 2014 , și face parte din grupul întreprinderilor simulate derulate în cadrul proiectului SIMPRACT. Acest proiect are ca scop înbunătățirea accesului studenților pe piața muncii prin oferirea de servicii și orientare profesională , dezvoltarea spiritului inovator și antreprenorial prin integrarea de activițăți regăsite sub forma de intreprindere simulată, să îmbunătățească inserarea pe piața muncii cu ajutorul stadiilor de pregatire în întreprinderile reale. IS MOB SERV SRL a fost înființată la data de 17.10.2014, sediul firmei regăsindu-se în localitatea Craiova , județul Dolj, strada Alexandru Ioan Cuza , nr 13. Înregistrată la Registrul Comerțului J16/26/30.10.2014 , CUI: RO1210007519 . Entitatea se regăsește sub forma juridică de „societate cu raspundere limitată” cu capital privat românesc, subscris și vărsat în suma de 60000 lei, împărțit în 6 părți , fiecare având valoare egala de 10000 lei, iar fiecare asociat deținând un număr de 1 din părțile sociale. Întreprinderea este administrată și reprezentată de Iovescu Monica. Conducerea întreprinderii simulate este exercitată de adunarea generală a acționarilor . Obiectul principal de activitate este” amenjări interioare”, COD CAEN 7410 cu descrierea” activități de design specializat „ . Firma IS MOB SERV SRL își promovează serviciile în activități de design specializat pentru spații comerciale, birouri, sedii, firme ; design produs ceea ce presupune posibilitatea clienților de a concepe și de a creea propriile produse de mobilier. Societatea se mai precupa cu proiectarea și execuția instalațiilor electrice, înlocuirea panourilor electrice, adiționarea de cabluri în perete, înlocuirea conductorilor de aluminiu cu conductori de cupru, curățenie la spațiul comercial. În ceea ce privește personalul întreprinderii , entitatea deține un număr de 37 de angajați, dintre care 6 sunt în conducere, rstructurarea lor poate fi scoasă în evidență cu ajutorul organigramei entității, pentru a releva mai bine departamentele firmei , scopul și atribuțiile acestora. Fiind o firmă de design interior, dispune de echipamente tehnologice specializate pentru efectuarea serviciilor, precum programele licențiate utilizate pentru o simulare virtuală a serviciilor de design interior, oferind o eficiență cât mai sporită. Totuși trebuie remarcat faptul că cel mai important „instrument” în găsirea soluțiilor și punerea acestora în practică o reprezintă personalul și, de altfel , imagianția de care dau dovadă. Deoarece este o firmă apărută recent pe piață, nu a avut timpul necesar de dezvoltare și nu deține active fixe precum dețin firmele de producție de exemplu. Cu toate acestea deține echipamentele necesare pentru efectuarea lucrările menționate mai sus, dar și pentru efectuarea muncii birotice.

1.2.Structura organizațională și departamentele entității

Organizarea unei întreprinderi reprezintă un factor important în conducerea unei activități economice, iar scopul său principal este acela de a clarifica acțiunile întreprinse de către fiecare departament al entității pentru îndeplinirea obiectivelor. Aceasta mai poate fi definită ca fiind ansamblul agajaților, al compartimentelor și al relațiilor întrepătrunse dintre acestea constituite cu scopul de asigura premisele organizatorice corespunzătoare obținerii obiectivelor prestabile. Structura organizatorică a societății poate fi privită ca un schelet al acesteia ce are rolul de a diminua și de a uniformiza probabilitatea de incertitudine în ceea ce privește comportamentul angajaților. Structura intreprinderii simulate nu este deosebit de complexă ,aflându-se sub conducerea Administratorului ce beneficiază de sprijinul unui Asistent Manager, Responsabil Audit Intern și Responsabil SSM. Structura societății se împarte pe 5 compartimente și anume: Compartiment de Resurse Umane, Compartimentul Comercial, Compartimentul Economic , Compartimentul de Marketing și Compartimentul de Producție. Administratorul se află în varful ierarhiei și dispune de cea mai mare parte a responsabilității în ceea ce privește organizarea și conducerea întreprinderii. Acesta are diferite sarcini și atribuții prestabilite de Adunarea Generala a Acționarilor în documentele oficiale ale scietății. De asemenea cele mai importante atribuții ale persoane ce ocupa funcția oficială de administrator în firmă se regăsesc în „Codul Comercial, Legea Societăților Comerciale nr 31/1990 republicată și Legea Contabilității nr 82/1991” ce prevăd următoarele aspecte cu privire la obligații :

Preluarea și stocarea tuturor documentelor oficiale privind înființarea entității;

Îndeplinirea și monitorizarea tuturor operațiunilor juridice prinvind înființarea entității;

Administrarea operațiunilor legale cu privire la încadrarea în muncă a angajaților (fișa de protecție , medicina muncii, etc.);

Depunerea semnăturilor la oficiul Registrului Comerțului;

Administrarea procedurilor juridice care presupun realizarea obiectului de activitate al firmei;

Verificarea vărsămintelor cuvenite din partea asociaților entității;

Stabilirea și supravegherea unui program de lucru în conformitate cu normele legale;

Păstrarea și verificarea registrelor solicitate de autorități competente în conformitate cu legislația contabilă;

Gestionarea bunurilor firmei și al imobilizărilor acesteia;

Participarea la întrunirile organizate de fondatorii firmei;

Încheierea contractului de închiriere cu privire la sediul firmei;

Îndeplinirea tuturor sarcinilor prestabilite de prevederile legislative;

Îndeplinirea tuturor îndatoririlor prestabilite în Actul Constitutiv al societății;

Îndeplinirea deciziilor luate de fondatorii societății;

Realizarea bilanțului entității, precum și a contului de profit și pierdere;

Administratorii prezintă obligația de a asigura plata dividendelor și distribuția în conformitate cu legislația.

Administratorul dispune și de anumite drepturi și anume:

Dreptul de a fi reprezentantul firmei în anumite situații. Administratorii trebuie sa acorde o atenție sporită interdicției transmiterii drepturilor de reprezentare. Daca administratorul va transfera acest drept fără aprobarea asociaților firmei, administratorul va suporta eventualele daune sau pagube;

Dreptul de a semna, în numele firmei, documente oficiale. Administratorul poate să semneze anumite documente fără formalități prealabile. În cazuri de urgență aprobarea acționarilor poate fi obținută ulterior. Daca administratorul nu respectă aceste formalități va fi sancționat cu amenzi;

Dreptul de a administra formalitățile legale pentru îndeplinirea obiectivelor firmei și realizarea obiectului de activitate. Administratorul are dreptul de a participa la sedințele de consiliu potrivit prevederilor legislației in vigoare. Acesta îsi poate asuma dreptul de administrare extraordinară , daca se au în vedere interesele societății și ale administratorului, sau dreptul de administrare ordinară , daca se are în vedere realizarea obiectului de activitate al societății.

Departamentul Resurse Umane

Această secție este vitală pentru întreprindere deoarece permite utilizarea randamentului forței de muncă la potențialul său maxim, executarea cât mai eficientă a procesului de recrutare, desfășurarea cât mai eficientă a programelor de antrenare, pregătire și calificare a personalului în conformitate cu necesitățile firmei precum și alte atribuții privind utilizarea forței de muncă ce vor avea rezultat inevitabil creșterea profitabilității. Având în vedere ordinea lor cronologică, în cadrul entității IS MOB SERV SRL secția de resurse umane se preocupă de următoarele responsabilități:

Atragerea, sortarea și recrutarea noilor angajați pe baza calificărilor din CV, certificate calificăre, acte de studii, recomandări, interviuri;

Înștiințarea noilor angajați cu privire la noile posturi de muncă;

Asigurarea faptului că angajații dispun de educația și instruirea necesară pentru îndeplinirea atribuțiunilor și pregătirea și perfecționarea acestora în desfășurarea activităților ;

Urmărirea și analiza angajaților pe parcursul activității,constatarea performanțelor și determinarea bonusurilor(dacă e cazul) ;

Soluționarea problemelor legate de siguranță și sănătate;

Calculul salariilor , sporurilor și beneficiilor pentru fiecare angajat;

Înștiințarea angajaților cu privire la modificarea salariilor , sporurilor sau beneficiilor;

Recomandarea anumitor angajați pentru avansare sau propunerea pentru regresia sau eventual concedierea anumitor angajați.

Privită sub o formă cât mai concretă activitatea din această diviziune constă în analiza cunoștiințelor, calificărilor și aptitudinilor membrilor firmei având în vedere repartizarea acestora în cel mai adecvat departament. Dirctorul departamentului de resurse umane îndeplinește un rol important, deoarece ii va asista direct pe restul directorilor responsabili de celălalte departamente, va gestioana informațiile privind angajații și informațiile cu privire la schimbările organizatorice ce vor fi realizate. Pentru a lucra în acest departament, angajații trebuie să fie capabili să previzioneze planul de salarizare, să găsească metode de soluționare a conflictelor, să comunice schimburile de strategie, să mențină stabilitate în timpul orelor de program și de motivare a departamentelor celălalte. Revenind la directorul departamentului, acesta este responsabil de atribuții specifice precum alegerea și recrutarea personalului, dezoltarea și gestionarea planului de salarizare,administrarea unei evidențe corecte a informațiilor referitoare la membrii firmei, dezoltarea competențelor angajaților, întocmirea proceselor verbale ale întrunirilor de administrație și comunicarea concluziilor luate către toți membrii companiei, păstrarea documentelor administrative ale firmei într-o arhivă.

Departamentul comercial

Acesta este structurat pe două direcții si anume aceea ce se preocupă de eficiența achizițiilor și aceea ce este responsabilă de cotactarea și încheierea tranzacțiilor cu clienții. În ceea ce privește primul sub-compartiment este direct responsabil de relațiile economice dintre firmă și furnizori. În cadrul acestei diviziuni se cauta întotdeauna cea mai bună ofertă din partea furnizorilor , în sensul că se interesează de cele mai utile produse sau servicii necesare firmei, la cele mai convenabile prețuri. Printre atribuțiile necesare acestui compartiment se regăsesc monitorizarea calității și eficienței bunurilor, efetuarea probelor de aprobare, procese de audit, optimizarea și administarea unei rețele eficiente de logistică pentru servicii cât mai bine executate, menținerea legăturilor comerciale cu furnizorii.

După găsirea și contactarea distribuitorului de materiale necesare prin intermediul cererii de ofertă, urmează să se stabilească necesarul de materiale pentru execuția lucrărilor făcută în colaborare cu directorul de producție , responsabilul lucrarilor sau orice altă persoană delegată de conducerea departamentului de producție. Se urmăresc și se negociză prețurile , iar acestea trebuie să se încadreze în limitele bugetului. În cazul în care firma comandă produse din străinătate, trebuie efectuate documentele privind importarea bunurilor și asigurarea documentelor privind formalitățile vamale.După efectuarea achiziției sunt încheiate contractele de apovizionare ,iar după recepția materialelor necesare are loc, stocarea sau darea lor în folosință către echipa de execuție. Responsabilii de achiziții urmăresc în continuare piața pentru verificarea valabilitații produselor. Fiecare achiziție trebuie efectuata cu atenție deoarece, din punctul de vedere al entității sunt luate în considerare 3 elemente în efectuarea achizițiilor și anume: necesitatea produsului și funcționalitatea sa în entitate, prețul cât mai convenabil și promptitudinea cu care sunt obținute produsele. Conducerea acestui sub-compartiment cade sub responsabilitatea directorului comercial care pe langă gestionarea activităților comerciale mai are și atribuții precum: revizuirea contractelor, elaborarea rapoartelor cu privire la cheltuieli pe fiecare activitate comercială, propunerea de noi proceduri și instrumente de lucru în scopul de a reduce cheltuielile, organizarea și participarea la licitații și gestionarea activității compartimentului. Sub-compartimentul de vanzari, aflat sub conducerea aceluiași director comercial, se ocupă cu relațiile privind clinenții. În cadrul acestuia trebuie să existe o relație funcțională cu angajații compartimentului de marking pentru detalierea planului de promovare și pentru decizii și data suplimentare privind piața pe care operează; cu restul departamentului comercial și cu compartimentul de producție pentru o cât mai bună armonizare a fluxului operațional. Se urmărește atât comercializarea lucrărilor către clienț, cât și mulțumirea lor prin prisma rezultatului obținut și păstrarea legăturilor cu aceștia pentru viitoare colaborări. Prin prisma problemelor care se ridică în acest compartiment regăsim:

Urmărirea realizării planului de vânzări;

Analiza periodică a comenzilor transmise de către clienți;

Înștiințarea clientelei cu privire la oferte speciale, reduceri, pachete, etc;

Contactarea noilor clienți și propunerea unei eventuale colaborări;

Încasarea sumelor la termenele stabilite;

Desfășurarea unui sistem eficient al vânzărilor;

Garantarea serviciilor executate către clienți;

Depistarea punctelor forte și a celor slabe privind serviciile oferite de firmă, realizată în colaborare cu agenții de marketing;

Departamentul de marketing

În cadrul companiei preocupările principale ale marketingului probleme în stabilirea pieței în care se încadrează obiectul de activitate al companiei, determinarea prețului și promovarea serviciilor oferite. Pentru a putea efectua studii , echipa de marketing se preocupă în primul rand de cercetarea pieței pentru a putea determina și raspunde la întrebari cu privire la tipul de clienți către care se orienteză firma? ce și-ar dori să achiziționeze? unde putem găsi acești clienți? care sunt nevoile pe care ar trebuii să le acopere serviciile firmei? În cazul întrebărilor cu privire la piață, societatea Mob Serv SRL se adresează în mod special altor entități ce își desfășoară activitatea în medii închise și care necesită multă muncă intelectuală precum în spațiile de birouri , sălile de ședințe, etc. În ceea ce privește acest concept, serviciile oferite de societate pot fi extrem de utile, mai ales ales pentru firmele ce lucrează într-un mediu ce poate determina stresul, deoarece soluțiile de design și mobilier oferite de către firmă duc către crearea unui spațiu special amenajat pentru a oferi persoanei sau persoanelor ce își exercită funcția în acel spațiu , un mediu cat mai bine atractiv și dinamic sau relaxant (depizând de cererea clienților), care să îl stimuleze pe angajat, să îi permită să nu cadă sub înfluența unor factori precum monotonia sau stresul, oferind astfel angajatului mediul necesar pentru exercitarea funcției la potențial cât mai ridicat. În acest caz scopul departamentului de marketing este de a identifica potențialii clienți,de a identifica nevoile lor și a verifica dacă se potrivesc cu ce oferă firma, de a le face cunoscută sau a le aduce în vedere oferta , și de identificare a concurenței. În cadrul acestuie departament mai este dezbătută și strategia de marketing ce este definită prin cele 4 elemente și anume: produsul( sau serviciul cum este cazul în intreprinderea studiată) ce trebuie sa satisfacă o anumită nevoie și să fie în conformitate cu standardele și așteptările clienților; prețul ce trebuie să fie în acelaș timp aceptabil, dacă nu chiar atrăgător pentru clienți, iar în acelaș timp să aducă cel mai ridicat nivel de profit către întreprindere; distribuția ce presupune accesibiliatea clienților la serviciile oferite de firmă; promovarea care se realizează ulterior celor menționate înainte și duce la obținerea unei reputații cat mai bune a entității și atragerea a cât mai multor clienți.Pentru îndeplinirea unei strategii cat mai reușite, se realizează studiul de piață anterior. Acest departament colaborează în același timp cu departamentul comercial, oferind asistență pentru eficința în vănzări și cu departamentul de producție pentru definirea serviciilor și a cumpărătorilor țintă. Unul dintre obiectivele cele mai importante ale secție este păstrarea clienților mulțumiți și asigurarea continuării relațiilor dinte firmă și aceștia, iar pentru a putea verifica acest lucru se elaborează gradul de satisfacție a cumpărătorilor si o evaluare a progresului întreprinderii. Directoru acestui departament dipsune de abilități indispensabile precum: creativitatea, gândirea analitică,aptitudini de comunicare, capacitatea de organizare, abilitatea de a colabora cu oamenii, buna comunicare atat cu cei din cadru departamentului cat și cu ceilalți colaboratori și clienți, abilități de conducere, cunoștiițe economice, capacitatea de motivare a subalternilor și colaboratorilor, ingeniozitate pentru depistarea metodelor sau tehnicilor de stimulare a vănzărilor, obiectivitate în privința stabilirii serviciilor comercializate și în atribuirea responsabilităților.

Departamentul financiar

Preocuparea principală a departamentului financiar o reprezintă păstrarea evidențelor contabile și gestionarea lichidităților companiei. Înregistrarea financiar-contabilă permite firmei să detecteze atât punctele slabe cât și punctele forte ale companiei și să asigure în acest scop alocarea eficientă a resurselor. Tot în acest context departamentul financiar-contabil realizează o comparație a obiectivelor realizate față de cele prestabilite. Rapoartele financiare astfel întocmite sunt prezentate în ședințele Consiliului de Administrație iar pe baza acestora se vor lua deciziile privind viitorul societății. Cu alte cuvinte se poate preciza că Departamentul Financiar-Contabil se preocupă de analiza și monitorizarea performanțelor firmei, punând în acelaș timp la dispoziția celorlalte departamente sprijin pentru descoperirea soluțiilor ce pot duce la sporirea eficienței, majorarea profitului și diminuarea cheltuielilor. În momentul semnalării unei probleme referitoare la întocmirea documentelor, răspunderea revine reprezentantului Departamentului financiar-contabil, dar totuși diverse informații pot fi verificate de către administratorul companiei cu scopul de a evita cazul în care datele sunt eronate și pot conduce de către săvârșirea unor fapte penale, iar în cazul săvârșirii acestora , răspunderea este suportată atât de către contabili, cat și de catre administrator. Departamentul stabilește o oglindire a imaginii performanțelor financiare și a evoluției companiei rezultate ca urmare a deciziilor și acțiunilor luate de către conducerea companiei. Astel se creează o colaborare între departament și conducere, în acest caz administratorul are responsabilitatea de a efectua un control din punct de vedere financiar contabil asupra unui ansamblu de informații și anume:

Verificarea efectuării inventarierii anuale și a tuturor documentelor aferente;

Controlul concordanței dintre stocurile faptice și cele scriptice;

Revizuirea facturilor neîncasate de la clienți și a plăților neefectuate către furnizori;

Asigurarea depunerii declarațiilor privind impozitele și taxele de către un reprezentat al companiei și în același timp verificarea plăților efectuate la termen;

Asigurarea existenței bilanțului, balanței de verificare și a celorlalte registre obligatorii.

În cadrul acestui departament se realizează atât înregistrarea cât și plata salariilor și a impozitelor contribuțiilor aferente acesteia stabilite conform prevederilor contabile și fiscale. Contabilii sunt responsabili în colaborare cu departamentul de resurse umane sa calculeze venitul fiecărui salariat în parte , sporurile și eventual imputările care îi revin acestuia ca urmare a unor erori produse, taxe și impozitele cu suportate de către angajat, taxele și impozitele cu privire la angajator, etc.

Departamentul de producție

Se ocupă cu demararea lucrărilor,proiectărilor,execuțiilor și a celorlalte servicii oferite de către firmă.Se imparte în 3 diviziuni : echipele de lucrari, controlul calității și responsabilul de consultanță/ design. Echipele de lucru sunt structurate în număr de câte 3, fiecare aflându-se sub conducerea unui șef de echipă. La rândul lor, aceștia se află în subordinea responsabilului cu lacrarile și colaborând cu responsabilul de la design în situația în care clientul intenționează să beneficieze de serviciile acestuia și în cazul în care dorește o lucrare de calitate. Serviciile diferă în funcție de preferințele și cererile clienților ,având tarife diverse în funcție de complexitatea lucrării sau de serviciul prestat. Responsabilii cu controlul calității se preocupă de inspecția lucrărilor sau designului efectuat. În privința acesteia se efectuează în colaborare cu seful de echipei executante sau cu un delegat al acestuia și în prezența clientului pentru a verifica daca lucrarea corespunde cu cererile stabilite inițial și daca satisfac nevoile acestuia. Responsabilul de Design este solicitat în cazul lucrărilor mai complexe, precum cazurile în clientul nu are propria idee de amenajare a spațiului sau nu alege din catalog , ci preferă să apeleze la serviciile specialistului pentru o realizare cât mai originală.

1.3 Contabilitatea și rolul său în cadrul întreprinderii

În cadrul societăților contemporane , intreprinderea păstrează o poziție centrala. Ea are rolul de agent se preocupă de elaborarea și distribuția produselor materiale, prestarea serviciilor și lucrărilor necesare pentru satisfacția nevilor personale sau colective. Misiunea sa face ca, oricare ar fi mediul în care își desfășoară activitatea, mai ales privind o economie de piață, ea trebuie să dea rapoarte cu privire la sine către parteneri și către utilizatorii interni sau externi ai informațiilor contabile. Principalul instrument prin care intreprinderea poate transmite informații mediului extern cu privire la performanțele sale îl reprezintă contabilitatea. “Contabilitatea poate fi definită ca fiind un sistem complex ce se preocupă cu colectarea, identificarea,prelucrarea,înregistrarea, generalizarea și arhivarea informațiilor contabile și de raportare financiară”..

Contabilitatea a luat naștere încă din perioada medievală, concomitent cu dezoltarea economiei monetare și apariției germenilor capitalismului. Contabilul modern fiind responsabil nu numai în ținerea evidențelor contabile ci și cu desfășurarea activităților ce implică planificare , soluționarea riscurilor și a problemelor, evaluare, control și audit. Contabilul contemporan se preocupă de furnizarea informațiilor fundamentale destinate utilizatorilor interni și externi. Forma primordială a contabilității este reprezentată de modelul matematic formulat de Luca Paciolo di Borgio. Această poate fi privită ca fiind un punct de cotitura , evoluând până în punctul în care contabilitatea a devenit indispensabilă societăților și economiei, fiind privită ca atât o știință cât și o artă a urmăririi mișcărilor de capital și de disponibilități, de evidențiere a existenței acesteia ,de stabilire a rezultatelor entității și eventual, în cazul în care este necesar, de alocare a acestora. “Unii consideră contabilitatea cea mai veche tehnică de gestiune a afacerilor, pentru alții ea reprezintă unul dintre limbajele legale ale întreprinderilor”. În această cauză se vizionează precum un joc social ce deține reguli, mize și actori.(fig.1)

Participanții la acest joc au posibilitatea de a beneficia de anumite avataje în detrimentul alora, de aceea se preferă ca reglementarea contabilității să fie efectuată de către un organ independent de reglementare contabilă, și care să includă implicarea tuturor celor ce sunt interesați de obținerea informației financiar-contabile. Contabilitatea a evoluat dealungul timpului parallel cu progresul tehnico-științific având rolul de a satisface nevoile informaționale ale unei categorii în constantă creștere din punct de vedere al volumului și al relevanței sporind gradul de precizie și de semnificație ale datelor oferite și o eventuală previziune a evoluției posibile, realizate prin: utilizarea unei terminologii conforme pentru înregistrarea și structurarea evenimentelor și faptelor economice în conturi, organizarea conturilor în conformitate cu cerințele interne prevăzute în cadrul controlului de gestiune, exprimarea conturilor respective în unitati monetare compatibile, garantarea sincerității informațiilor realizabilă prin respectarea principiilor contabile. În termini simpli, contabilitatea poate fi considerată ca fiind o activitate ce se preocupa de prestarea serviciilor prin intermediul cărora se face legătura dintre activitățile economice din cadrul entității și factorii decizionali(fig.2). Majoritatea deteciziilor luate la nivelul conducerii sunt bazate pe informațiile furnizate de contabilitate.

Contabilitatea, la nivelul intreprinderii, reprezintă cel mai important element din cadrul sistemului informațional deoarece: mare parte din deciziile luate la nivel macroeconomic sunt adoptate pe baza informațiilor contabile, oferă o imagine asupra întregii intreprinderi atât managerilor cât și utilizatorilor externi, crează legături cu restul componentelor sistemului informațional, prin transpunerea într-o baza comună a tuturor informațiilor referitoare la aceste activități. Contabilitatea este privită ca o tehnică socială, făra miză economică și politică. Specialiștii iau în considerare faptul că importanța contabilității sporește odată cu nivelul de evoluție al economiei unei țări, în special la începutul sec XXI când majoritatea țărilor folosesc standardele internaționale contabile. Contabilitatea întreprinderii se divide în doua părți , prima reprezentând-o contabilitatea financiară iar cea de-a doua contabilitatea manegerială(de gestiune), totuși ele nu ilustrează două contabilități diferite, ci reprezinta subsistemele sistemul informațional contabil. Aceste subsisteme au un mod diferit de abordare a evidenței intrărilor în entitate și de abordare a proceselor ce implică tranformărmarea intrărilor în ieșiri, iar în acelaș timp diferă și din punctul de vedere al obiectivelor. Provite din punct de vedere individual , contabilitatea financiare se adresează utilizatorilor externi, iar obiectivul său principal îl reprezintă întocmirea situațiilor financiare și rapoartelor financiare , contabilitatea de gestiune furnizând informații necesare utilizatorilor interni. Chiar dacă informațiile procesate de cele două segmente ale contabilității sunt adresate unor utilitatori diferiți ca natură, ele sunt bazate pe aceleași înregistrări obținute din aceleași surse, existând diferențe numai în modul de structurare și prezentare. Chiar dacă au la bază aceleași înregistrări și surse, informațiile contabile privesc direcții diferite, astfel:

Contabilitatea financiară poate viza aspectele trecute ale gestiunii intreprinderii;

Contabilitatea managerială permite conducerii entității în obținerea anumitor informații referitoare la activitatea trecută a entității, dar este și utilizabilă ca bază de elaborare a deciziile viitoare cu caracter strategic, tactic și operativ.

De menționat faptul că politicile contabile sunt definite ca „ reprezentând un set de principii, convenții, reguli și practici aplicate de o entitate la întocmirea și prezentarea situațiilor financiare anuale “.

Potrivit Legii Contabilității ,contabilitatea financiara ilustrează “un sistem de colectare,grupare,prelucrare și sistematizarea informației privind existența și mișcarea activelor, a capitalului propriu, datoriilor,veniturilor și cheltuielilor în expresie valorică pentru întocmirea situațiilor financiare“. Cu alte cuvinte, principalul obiectiv al contabilității financiare îl constituie descrierea unei imagini de ansambu a activităților economice desfășurate pe o anumită perioadă de gestiune cu ajutorul rapoartelor financiare. Concomitant aceasta îndeplinește dublu rol primul reprezentând un instrument de comunicare financiară( pe plan extern) prin informațiile prezentate utilizatorilor externi , iar cea de-a doua reprezintă un instrument de gestiune (pe plan intern) pus la dispoziția managerilor.

“ Conform Legii contabilității, contabilitatea managerială reprezintă un sistem de colectare, prelucrare, pregătire și transmitere a informației contabile pentru planificarea, calcularea costurilor, verificarea și analiza executării bugetelor, în scopul pregătirii rapoartelor interne pentru luarea deciziilor managerial. Ea este un instrument de gestiune pus la dispoziția administrației entității și a apărut ca o necesitate practică a managementului întreprinderii. Informațiile propuse de contabilitatea managerială trebuie să respecte unele criterii:

informația are valoare pentru manager dacă ea contribuie la reducerea incertitudinii (îndoielii) viitorului;

informația suplimentară are valoare dacă aceasta poate afecta decizia respectivă;

informația are valoare dacă ea contribuie la modificarea consecințelor unei decizii”.

Privită din punct de vedere al ansamblului său contabilitatea poate fi descrisă ca fiind un sistem informațional ce are ca scop principal identificare și culegerea de informații utile, prelucrarea acestora prin intermediul contabilității financiare și manageriale și raportarea acestora către organele de decizie. Cu toate acestea, principalul motiv al studierii contabilității constă în dobândirea cunoștiințelor, aptitudinilor și abilităților necesare în vederea participării la luarea deciziilor economice importante. Astfel,contabilitatea reprezintă o sarcină social și un instrument de modelare ce necesită pregătire specială în utilizare (fig. 3).

“Organizarea contabilității este definită ca un proces de coordonare a ac- țiunilor în cadrul unei entități prin intermediul mijloacelor administrative, economice și tehnice în baza unui plan adecvat, astfel încît să permită executarea în condiții optime a activității economice. Principalii factori de care trebuie să se țină seama la organizarea contabilitătii sînt:

forma de proprietate;

forma organizatorico-juridică;

mărimea entității economice.”

Organizarea contabilității face referire la subsistemele din componența sistemului informațional: organizarea contabilității financiară respectiv organizarea contabilității manageriale. Legea supremă conform căreia este reglementată organizarea contabilității este Legea Contabilității. Potrivit acesteia regulile generale referitoare la elementele patrimoniale ale întreprinderii constau în următoarele:

„Entitatea cu răspundere limitată înregistrează elementele contabile în baza contabilității de angajamente, iar entitatea cu răspundere nelimitată – în baza contabilității de casă sau a contabilității de angajamente “ ;

“Contabilitatea activelor pe termen lung se ține pe fiecare obiect de eviden- ță, în expresie cantitativă și valorică” .

2.Contabilitatea relațiilor cu furnizorii în cadrul societății MOB SERV SRL.

2.1. Noțiuni generale privind datoriile și creanțele față de terți

Datoriile față de celălalte persoane fizice și juridice sunt generate de faptul că entitățile , indiferent de obiectul de activitate , își desfășoară activitatea în contextul unui sistem complex sistem complex față de relațiile economice și financiare și, implicit de decontare stabilite cu terții. Datoriile pot fi clasate pe mai multe criterii dar cele mai relevante dintre ele se găsesc sub natura operațiilor pe care le generează, conținutul economic și criteriul exigibilității. Datoriile curente reprezită obligațiile create pentru resursele oferite de terți, pentru care firma are obligația să acorde bani sau echivalentul în bani sau contra-prestații, iar datoriile respective se înregistrează în contabilitate cu ajutorul conturilor din clasa 4. În ceea ceea ce privește operațiile de decontare cu furnizorii, aceste provin în principal din aprovizionări cu imobilizări, cu activele circulante materiale , lucrări executate de terți și servicii prestate de terți, precum și alte operații efectuate în baza unor operații efectuate în baza unor contracte încheiate cu diverse persoane fizice sau juridice. Mărimea datoriilor față de furnizori nu coincide , întotdeuna cu prețul sau tariful negociat ci se pot diminua ca urmare a unor reduceri de preț stabilite de către furnizor ce se pot delimita în două categorii:reduceri de natură comercială și reduceri de natura financiară. Organizarea contabilității se realizează cu ajutorul conturilor sintetice componente ale grupei 40 „Furnizori și conturi asimilate”.

Creanțele și datoriile față de terțe persoane fizice și juridice constituie două categorii importante de elemente de activ și ,respectiv, de pasiv, având o structură eterogenă și implicații semnificative în ceea ce privește situația financiară a oricărei entități. Ele sunt generate de faptul că entitatea își desfășoară activitatea în contextul unui sistem complex de relații economice , financiare și implicit de decontare stabilite cu terții. Volumul și diversitatea acestor relații sunt influențate , în mare măsură, de natura și complexitatea activităților desfășurate, care impun existența unor colaborări permanente cu numeroși furnizori și clienți sau alte entități , cu bugetul statului și cu cel privind asigurările și protecția socială, cu acționari, asociați și angajați, cu unitățile afiliate, debitori și creditori diverși.

După criteriile de clasificare a datoriilor și creanțelor se enumera cele mai importante:

Privind natura operațiilor pe care le generează, se delimitează următoarele grupe ce privesc:

Creanțe și datorii comerciale( generate din operațiile de vânzări și respectiv cumpărări de bunuri , lucrări și servicii)

Creanțe și datorii financiare, ce provin din acordarea sau primirea de împrumuturi ,respectiv, credite;

Creanțe și datorii salariale;

Creanțe și datorii sociale;

Creanțe și datorii fiscale;

Creanțe și datorii față de acționari sau asociați;

Alte creanțe și datorii.

Privind conținutul lor economic, creanțele și datoriile se clasifică astfel:

Creanțele asupra clienților pentru produsele vândute, lucrările executate și serviciile prestate;

Creanțe asupra furnizorilor pentru avansurile acordate, pentru bunurile ce urmează să fie achiziționate, respectiv, executate de aceștia;

Creanțe asupra debitorilor diverși;

Datorii față de furnizori;

Datorii față de clienți față de clienți pentru avansurile sau acordurile primite de la aceștia;

Datorii față de bugetul statului;

Datorii față de asigurările sociale;

Datorii față de angajați;

Datorii față de grup, acționari sau asociați.

Privind criteriul exigibilității ceea ce privește termenul de decontare , de încasare sau achitare se grupează astfel:

Creanțe și datorii curente;

Creanțe și datorii pe termen lung;

În conformitate cu IAS 1 Prezentarea situațiilor financiare, “o datorie poate fi considerată ca fiind o datorie curentă numai dacă se așteaptă ca datoria să fie decontată în cursul normal al ciclului de exploatare, iar datoria să fie exigibilă în 12 luni de la data bilanțului”. Tranzacțiile cu furnizorii sunt clasate în contabilite în funcție de mai multe criterii dintre care cele mai importante se enumeră ca fiind :

Din punct de vedere al operațiilor pe cere le generează se regăsesc ca fiind datorii comerciale ce sunt rezultate din cumpărări de bunuri;

Din punct de vedere al conținutului lor economic se regăsesc sub doua aspecte :

Datorii față de furnizori;

Creanțe asupra furnizorilor determinate de avansurile acordate pentru bunurile ce urmează să fie acordate, sau serviciile ce urmează să fie executate de aceștia;

După criteriul exigibilității se regăsesc în categoria datoriilor curente.

Din punct de vedere financiar contabil , datoriile curente deprezintă resurse furnizate de terți pentru care entitatea trebuie să acorde o prestație, un echivalent în numerar sau echivalente de numerar. Acestea sunt atrase ca surse de finanțare și sunt prezentate în contabilitate din momentul creării angajamentelor față de terți pâna în momentul achitării lor. Trebuie precizat faptul că evaluarea creanțelor și datoriilor față de furnizori prezintă o importanță deosebită pentru gestionarea și reflectarea în contabilitate. Realizarea acestui deziderent presupune pe de-o parte respectarea exigențelor ce rezumă din cele patru regului de bază privind evaluarea ce corespund unor momente diferite în care această operațiune este indispensabilă, pe de altă parte este necesar să fie luate în considerare particularitățile datoriilor și a creanțelor , care le influnețează , în mod direct , gestionarea și contabilizarea. Diferențele de valoare care apar cu ocazia decontării datoriilor și creanțelor exprimate în lei, care se decontează în funcție de un curs valutar diferit de cel la care au fost înregistrate inițial pe parcursul lunii sau față de cele care sunt înregistrate în contabilitate trebuie recunoscute în luna în care apar , la venituri sau cheltuieli financiare. Atunci când creanța sau datoria este decontată în decursul aceleași luni în care a survenit , întreaga diferență rezultată este recunoscută în acea lună. Atunci când creanța sau datoria este decontată într-o lună ulterioară, diferența recunoscută în fiecare lună, care intervine până în luna decontării, se determină ținând cont de modificarea cursurilor de schimb , survenită în cursul fiecărei luni. În ceea ce privește informația contabilă corespunzătoare creanțelor și datoriilor față de terțe persoane fizice sau juridice , cu termen de decontare sub un an, se menționează că este furnizată cu ajutorul conturilor din clasa a 4-a, din cadrul Planului de conturi general, denumit “Conturi de terți”. Obiectivele principale ale contabilității în privința decontărilor cu terții se regăsesc sub forma:

Păstrarea sub observație a nivelului datoriilor și creanțelor societății și accesarea lor la orice moment;

Supravegherea achitării la termen a datoriilor privind furnizorii, salariații, bugetul statului , alți creditori, precum și încasării sumelor de la clienți și alți debitori la timp;

Păstrarea informațiilor cu privire la creanțele și datoriile față de acționari și asociați;

Soluționarea decontătilor rezultate din operațiile în cur de clarificare.

2.2Sistemul de documente primare privind decontările cu furnizorii

“Potrivit Legii Contabilității nr. 82/1991 modificată și completată precum și a celorlalte prevederi legale privind întocmirea și utilizarea formularelor commune precum și a celor cu regim special utilizate în activitatea financiară și contabilă, orice operațiune economic efectuată se va consemna într-un document ce va sta la baza înregistrărilor în contabilitate”, precum și a datoriilor sau creanțelor ce vor genera acește înregistrări. Documentul primar este utilizat pentru atestarea documentară în format electorinic sau pe suport de hârtie, ce justifică săvârșirea de operațiuni economice, permite efectuara sau confirmă producerea unui eveniment. Documentele pot fi întocmite în timpul efectuării tranzacție sau după realizarea acesteia în cazul în care prima situație nu este posibilă. Nu sunt admise corectări în documentele primare ce justifică operațiuni bancare, de casă, de achiziție a bunurilor economice și a serviciilor. În cazul în care la completarea documentului de bancă sau de casă este comisă vre-o eroare, acesta este lichidat și se întocmește un nou document.

În legătură cu procedura de aprovizionare aceasta presupune identificarea potențialilor furnizori și emiterea către aceștia de cereri de ofertă ce sunt înregistrate in (Registrul de intrări-ieșiri). Transmiterea cererilor se face fie prin plic cu adresă la Asistent Manager ce se ocupa cu expedierea lor, fie prin poștă electronică. Se primește oferta partenerilor fie prin curierat fie prin poștă electronică. Eventual, Asistent Managerul înregistrează oferta în Registrul de intrări-ieșiri și o trimite la responsabilii cu aprovizionarea. Aceștia cercetează gradul de conformitate cu Cererea de ofertă, anlizează datele ofertei , cât și datele celorlalte oferte primite de la alți parteneri, se decide asupra furnizorului, arhivează ofertele și emite Comanda în 2 exemplare. Un exemplar este arhivat în Registrul comenzi de lucru(RCL) iar celălalt este trimis furnizorului.

GMP urmează să primească Factura sau Avizul de însoțire și va recepționa marfa alături de comisia de recepție , în ansambul căreia se va regasi ,obligatoriu, și un reprezentant din partea furnizorului. Se întocmește în doua exemplare Nota de recepție si constatare diferențe, sau în 3 dacă se constată diferențe la recepție. Exemplarul 1 va ramâne la gestiune, iar pe baza lui GMP se va opera intrarea în Fișa de magazie asupra reperelor intrare. Exemparul 2, alături de Factură sau Avizul de însoțire, sunt trimise la Contabilitate spre a fi înregistrate intrarile din punct de vedere contabil. După înregistrarea acestora, Factura, alături de NIR-ul atașat sunt trimise către Contabilitatea încasărilor și plăților pentru supraveghera încasării facuturii. Dupa încasare, Factura alături de NIR se trimit către Contabilitate pentru arhivare.

Nota de Recepție si Constatare Diferențe(NIR) este întocmită pe baza datelor obținute din Factură sau Avizul de însoțire primit de la furnizor. Servește ca document pentru recepția bunurilor aprovizionate, document justificativ pentru încărcare de gestiune, act de probă în litigii cu cărăușii și furnizorii, pentru diferențele constatate le recepție, document justificativ de înregistrare în contabilitate.

Este folosit ca document distinct de recepție în cazul:

Bunurilor materiale cuprinse intr-o Factură sau Aviz de însoțire a mărfii, care fac parte din gestiuni diferite;

Bunuri primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare;

Bunurile materiale procurate de la persoanele fizice;

Bunurile materiale care sosesc neînsoție de documente de livrare;

Bunurilor materiale care prezintp diferențe la recepție;

Mărfurilor intrate în gestiunile la care evidența se ține la preț de vănzare cu amănuntul sau en-gross.

„În alte cazuri decât cele menționate la lit.b), recepția și încărcarea în gestiune,după caz, și înregistrarea în contabiliate se fac pe baza documentului de livrare care însoțeste transportul(factură, aviz de însoțire a mărfii, etc.).”

Este întocmit în două exemplare, pe măsura desfășurării recepției. Dacă la recepție sunt constatate diferențe, NIR-ul este întocmit în 3 exemplare de către comisia de recepție legal constituită. Dacă bunurile sosesc în tranșe, este întocmit câte un formular pentru fiecare tranșe, ce sunt anexate la Factură sau la Avizul de însoțire a mărfii. Datele de pe verso formularului sunt completate numai atunci cand sunt constate diferențe la recepție.

Circulă:

La gestiune, pentru încărcarea în gestiune a bunurilor recepționate(toate exeplarele);

La compartimentul financiar-contabil, pentru întocmirea formelor privind reglementarea diferențelor constatate(toate exemplarele), precum și pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică și analitică, atașată la documente de livrare( Factura sau Avizul de însoțire a mărfii);

La unitatea furnizoare(exemplarul 2) și unitatea de transport(exemplarul 3), pentru comunicarea lipsurilor stabilite.

Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

Conținutul minimal al formularului este următorul:

Denumirea societății;

Denumirea, numărul și data(ziua,luna,anul) întocmirii formularului;

Numărul facturi/avizului de însoțire al mărfii;

Numărul curent; denumirea bunurilor recepționate, U/M, cantitatea conform documentelor însoțitoare; cantitatea recepționată,prețul unitar,valoarea;

Numele, prenumele și semnătura membrilor comisiei de recepție;data primirii în gestiune și semnătura gestionarului;

Fișa de Magazie

Servește ca document de evidența la locul de depozitare al ieșirilor și stocurilor de bunuri, cu una sau mai multe unități de măsură ,după caz; document de contabilitate analitică în cadrul metodei operativ-contabile(pe solduri); sursă de informașii pentru controlul operativ-contabil curent și contabil al stocurilor de valori materiale.

Se întocmește în dublu exemplar, separat pentru fiecare fel de material și se completează de către:

Compartimentul financiar contabil la deschiderea fișei(datele din antet) și la verificarea înregistrărilor (data și semnătura de control). În coloana “Dată și semătură de control” semnează și organul de control financiar cu ocazia verificării gestiunii;

Gestionar sau persoana desemnată, care completează coloanele privitoare la intrări,ieșiri și stoc.

Fișele de magazie sunt ținute la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri de valori materiale ordonate pe conturi, grupe, eventual subgrupe sau în ordine alfabetică. Privind valorile materiale primite spre prelucrare de la terți sau în custodie se întocmesc fișe distincte ce se țin separat de cele ale valorilor materiale proprii. Înregistrările în Fișele de magazie se fac document cu document. Stocul se poate stabili după fiecare operațiune înregistrată și obligatoriu,zilnic.

Nu circulă, fiind document de înregistrare.

Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

Conținutul minimal obligatoriu de informații al formularului este următorul:

Denumirea formularului; numărul pagini;

Denumirea unității, magazia, materialul (produsul), sortimentul, calitatea, marca, profilul,dimensiunea.

U/M ; prețul unitar;

Data( ziua,luna,anul), numărul și felul documentului; intrări,ieșiri,stoc și semătura de control.

2.3 Înregistrarea și decontarea datoriilor comerciale în cadrul relațiilor cu furnizorii

Operațiunile de decontare cu furnizorii iau naștere din aprovizionări de imobilizări, active circulante material precum (materiile prime, materialele consumabile , mărfurile, ambalajele etc), servicii prestate de către terți sau lucrări executate de către aceștia, precum și alte operații săvârșite pe baza unor contracte întocmite cu anumite entități economice sau persoane fizice. Achizițiile curente de bunuri sau servicii se ordonează ( precum este menționat în literature de specialitateîn două clasificări, și anume bunurile stocabile și bunurile nestocabile( în cadrul cărora se regăsesc și serviciile). Referitor la ultima categorie, respectiv trebuie menționat faptul că, “se include, printer altele, prestațiile pentru care se primesc indemnizații de către membrii consiliilor de administrație ,cenzorii, membrii adunării generale a acționarilor ș.a. , precum și lucrările specific experților contabili și a contabililor autorizați și alte lucrări sau activități ce se execută de persoane assimilate cu cele încadrate pe bază de contracte civile de prestări de servicii”. Datoriile provenite din achiziții impun o abordare sitematică,iar datorită structurii lor variate pot fi determinate de mai mulți factori precum natura achizițiilor (achiziții de imobilizări, stocuri sau servicii), natura creditului ( commercial sau cambial), termenul de exigibilitate al creditului. Organizarea contabilității operațiilor de contractare și decontare cu furnizorii este realizabilă prin intermediul conturilor sintetice de gradul I, grupa 40 denumită “Furnizori și conturi asimilate“ regăsită structura Planului general de conturi , și care conține următoarele analitice : contul 401 denumit “Furnizori” , contul 403 “Efecte de plătit în cazul utilizării efectelor comerciale”, contul 404 “Furnizări de imobilizări utilizat pentru achizițiile imobilizărilor”, contul 405 “Efecte de plătit pentru imobilizări”, contul 408 “Furnizori facturi nesosite” și contul 409 “Furnizori-debitori” cu ajutorul căruia se tine evidența avansurilor acordate către furnizori. Aceste conturi dețin mai multe caracteristici commune dintre care enumeram: reflectarea în credit a prețului prestabilit, aferent achizițiilor effectuate, plus TVA sau eventual valoarea acceptată a cambiilor sau a biletelor la ordin subscrise; sunt conturi reflectate în bilanț și pot prezenta solduri creditoare, au funcția contabilă de pasiv ; soldurile creditoare prezente la sfârșitul lunii sunt înscrise în pasivul bilanțului din grupa D; evidența analitică se ține pe categorii de obigații și pe persoană fizică sau juridică. În cazul în care are loc o achiziție de bunuri/active circulante , pe credit comercial este utilizat contul 401 “Furnizori”. La înregistrarea datoriei , pe credit este reflectat contul 401 cu suma facturată de către furnizor concomitent cu înregistrarea în debit a bunului respective achiziționat. Documetul principal ce fundamentează operațiile de cumpărări este Factura, ce reprezintă documentul ce stă la baza înregistrării tranzacțiilor și în cadrul căreia sunt menționate bunurile recepționate, serviciile prestate de către terți sau lucrările executate de către aceștia, valoarea netă de plătit furnizorului, TVA deductibil. Achizițiile curente sunt decontate într-un moment ulterior primirii facturii, prin utilizarea disponibilităților bănești regăsiți în cadrul unității, respectiv contul 5311”Casa”, ce se creditează în momentul decontării datoriei cu suma datorată catre furnizor. O altă modalitate de decontare o reprezintă odinul de plată sau viramentele bancare ce presupun ordinal dat de un cumpărător băncii sale , de a plăti la o anumită dată, o anumită sumă de bani, în contul furnizorului de la o altă bancă și reprezintă cea mai simplă formă de decontare fără numerar. Reflectarea viramentelor în contabilitate se efectuează similar decontării cu numerar, adică se debitează suma plătită către furnizor prin creditul contului 512 “Conturi curente la bănci”. O altă modalitate de decontare a furnizorilor ar fi utilizarea efectelor comerciale , dar acestea vor fi dezbătute la următorul subcapitol.

Exemple: 1. În cadrul societății Mobserv Srl au fost achiziționate material consumabile necesare în prestarea serviciilor în valoare de 450 de lei + TVA 24 %, transportul este inculus în preț. Decontare se face ulterior facturării prin virament bancar. a) Recepționarea facturii privind materialele % = 401 558 lei 3028 450 lei “ Materiale “Furnizori” consumabile” 4426 108 “TVA deductibil”

b) Decontarea facturii prin virament bancar. 401 = 5121 558 lei “Furnizori” “Conturi la bănci în lei” 2. Aceeași firmă achiziționează echipamente de lucru la prețul facturat de furnizor de 530 de lei egal cu prețul standard,TVA 24%, transportul este facturat separate în sumă de 76 lei. Decontarea se face ulterior facturării prin numerar. a)Înregistrarea facturării mărfurilor + TVA aferent. % = 401 657.2 lei 303 “Furnizori” 530 “Echipamente de lucru” 4426 127.2 TVA deductibil”

b) Înregistrarea cheltuielilor cu transportul . % = 401 94.24 lei 624 76 “Cheltuieli cu transportul de bunuri și personal” 4426 18.24 „TVA deductibil”

c) Decontarea cheltuielilor atât pentru echipamente cât și pentru transport. 401 = 5311 {657.2+94.24} 751.44

3. Înregistrarea în contabilitate a facturii de energie electrică în sumă de 316 lei.

605 = 401 316 lei “Cheltuieli “Furnizori” privind energia și apa”

Prețul standard reprezintă prețul negociat între părți și poate produce fie un venit viitor , fie o viitoare cheltuială entității. Diferențele se înregistrează în contul 308 „Diferențe de preț”. Ex: 4. Recepționarea de materialelor menționate la exercițiul 1 , ținând cont de faptul că prețul standard a fost negociat la 435 lei, iar prețul de facturare a rămas la 450, plus TVA. Pentru plata facturii se emite un ordin de plata. a) înregistrarea datoriilor către furnizori pe bază de factură. % = 401 558 302 “ Furnizori” 435 “Materiale consumabile” 308 15 “ Diferențe de preț la materiale” 4426 108 “TVA deductibil” b) plata pentru pe baza ordinului de plată 401 = 5121 558 „Furnizori” „Conturi la bănci în lei” 5.Înregistrarea contabilă a obligației de plată a ratei lunare a entității față de locator, emise în baza facturii de 630 de lei, TVA 25%. % = 401 781.2 612 „ Furnizori’’ 630 „ Cheltuieli cu redevențe, chirii locații de gestiune” 4426 151.2 “TVA deductibil” 6. Înregistrarea contabilă a unor categorii deosebite de bunuri, care prin natura lor, nu pot stocabile în sumă de 448 lei . Aprovizionarea acestor bunuri, alături de consumul privind energia și apa în sumă de 220 lei sunt înscrise direct pe factură.

% = 401 828.32 6012 “Furnizori” 448 “Cheltuieli cu materialele consumabile” 604 220 “Cheltuieli cu energia și apa” 4426 160.32 “TVA deductibil”

Contul 404 “Furnizori de imobilizări” îndeplinește aceleași atribuții ca și contul 401, creditul contului reflectă valoarea imobilizărilor necorporale și corporale facturate de către furnizori, precum și valoarea serviciilor prestate sau a lucrărilor executate de către aceștia, în debit regăsindu-se conturile corespunzătoare categoriilor de imobilizări cumpărate. Concomitent, contul înregistrează în credit TVA-ul deductibil corespunzător ( contul 4426) sau TVA-ul neexigibil( contul 4428) în funcție de modul de decontare al datoriei, daca datoria este decontată în mod obisnuit sau în rate. 7. Un exemplu de înregistrare ar fi ca în cazul aceleași firme să se achiziționeze un program informatic de design specializat care să permită mai ușor desfășurarea activităților , prețul programului fiind de 807, TVA 24% . % = 404 1000,68 208 „Furnizori 807 „Alte imobilizări de corporale” imobilizări” 4426 193,68 „TVA deductibil” 8. Are loc intrarea în entitate a unui calculator în valoare de 2503 lei, TVA 24%. % = 404 3103.72 214 „Furnizori„ 2503 „Mobilier,birotică echipamente de protecție și altele” 4426 600.71 “TVA deductibil” Precizare! În cazul în care este achiziționat un calculator sau echipament de birou ce deține o valoare mai mică de 1800 lei atunci înregistrarea este următoarea: 303 = 401 valoarea de intrare<1800 lei „Materiale de natura „Furnizori” obiectelor de inventar”

Dacă mai este achiziționată licența pentru utilizarea unui program informatic are loc următoarea înregistrare: 205 = 404 valoarea licenței “Concesiuni, brevete,licențe „ Furnizori” mărci comerciale drepturi și active similare” Daca cumva calculatorul are instalat în sistemul său un program informatic asupra căriua deține licență, atunci valoarea licenței este încorporată în valoarea calculatorului, iar înregistrarea ar fi următoarea : 214 = 401 val. calculatorului+ val. licenței>1800 „Mobilier, aparatură birotică „Furnizori” echipamente de protecție a valorilor umane și materiale și alte active corporale „ Contul 408 „Furnizori-facturi nesosite”se folosește pentru înregistrarea activelor circulante pentru care înca nu a fost întocmită factura, precum și pentru serviciile prestate sau lucrărilor executate. Pe credit sunt înregistrate valoarea bunurilor, serviciilor sau lucrărilor, inclusiv TVA aferentă,concomitent cu debitul conturi de materiale și cheltuieli. La sosirea facturii contul 408”Furnizori-facturi nesosite” se debitează prin creditul contului 401 „Furnizori”,în momentul primirii facturii. Exemplu: 9. Sunt achiziționate materiale consumabile în valoare de 630 lei, ce sunt recepționate pe bază de aviz de însoțire a mărfii, tva 24% , factura fiind intocmită ulterior. a) Preluarea bunurilor în gestiune pe bază de aviz. % = 408 781.2 lei 302 „Furnizori-facuturi nesosite” 630 „Materiale consumabile” 4428 151.2 „TVA neexigibil” b) Primirea facturii. 408 = 401 781.2 lei „Furnizori-facturi nesosite” „Furnizori” c)TVA-ul devine exigibil. 4426 = 4428 151.2 lei „TVA deductibil” „TVA neexigibil”

Mărimea datoriilor față de furnizor nu coincide întotdeuna cu tariful sau prețul negociat, iar acestea sunt datorită reducerilor de preț acordate de către aceștia, ce reprezintă diminuări ce se regăsesc în două categorii , și anume:reduceri de natură comercială e au un efect direct asupra valorii nete a facturii, și care se regrupează în rabaturi, remize și risturnuri; reduceri de natură financiară ce se mai regăsesc și sub denumirea de scont. Cheltuielile generate de aceste reduceri de preț sunt deductibile numai cu conform anumitor condiții dintre care se remarcă: „să nu constituie remunerarea unui serviciu, să fie reflectate în facturi și în alte documente legale, să constituie obiectul unei hotărâri a adunării generale a acționarilor și asociaților”. Trebuie reamintit faptul că reducerile de preț de natură comercială acordate în momentul ulterior facturării și reflectate în contul 667 „Cheltuieli prinvind sconturile acordate” duc la diminuarea sau corectarea ciferi de afaceri ce este stabilită în componenta situației financiare anuale intitulată contul de profit și pierdere. Rabaturile sau bonificațiile reprezintă reduceri procentuale de preț acordate de către furnizori , pentru anumite grupe de active circulante,ca urmare a imperfecțiunilor sau defectelor de calitate inerte, dar nesemnificative. Remizele constituie reduceri de preț procentuale ,acordate de furnizori, ca urmare a cantității apreciabile negociate de către entitate, depășind o anumită limită minimă(remiză de calitate) sau pentru poziția preferențiabilă a firmei beneficiare în totalul clientelei.(remiză pentru revânzare). Nu sunt necesare înregistrările în contabilitate a rabaturilor și remizelor, ci sunt reflectate doar valorile nete ale facturilor, fară reducerile în cauză. Risturnurile „se referă la reducerile procedurale de prețuri, acordate după o anumită perioadă de timp. Ele se determinp și se restituie clienților pentru cumpărările repetate pe care aceștia le-au efectuat, și care depășesc o anumită limită valorică minimă într-un anumit interval de timp, de regulă un an. Această categorie de reduceri de prețuri se consemnează în facturi directe în roșu, care reflectă în contabilitatea ambilor parteneri prin stornarea în negru sau în roșu a operației inițiale”. Scounturile , precum cele menționate anterior reprezintă, reduceri procentuale de prețuri, acordate de către furnizor, și înscrise în facturi distincte în cazul în care sumele datorate de clienți sunt plătite înainte de scadența stabilită sau eventual, considerată normală. Reprezintă cheltuieli pentru furnizori reflectate în contul 667”Cheltuieli privind avansurile acordate” și venituri pentru unitatea beneficară 767” venituri din scounturile obținute” și sunt înregistrate în creditul contului 4111 „Clienți” și debitul contului 401” Furnizori”. În evidențele vânzătorului este reflectată pe debit contul de TVA colectat, iar la cumpărător se reflectă cele privind TVA deductibil. Privind reducerile sau diminuările de preț menționate anterior,trebuie specificat faptul că „ se determină în mod succesiv, pe etape avându-se în vedere de fiecare dată reducerile deja efectuate și, implicit, valoarea netă a operației sau categoriei de operații de vânzare aipra căreia se aplică procentul de reducere” . Exemplu:

10. Presupunem achiziția de mărfuri la valoarea brută de 9000 lei, datorită unor defecte de calitate constatate, rabatul este de 500 lei, pentru clienții ale căror achiziții depășesc suma de 5000 lei acordă remiză de 5%, mai este luată în considerare și remiza de 10% ce este generată de poziția preferențială a intreprinderii în clientela furnizorului, iar pentru plata înainte de scadență firmei i-a fost acordată o reducere de natură fiscală sunt forma scontului de 2% , inclusiv TVA 24%. Situația se va prezenta astfel: – valoarea brută a mărfurilor achiziționate: 9000 lei -rabat : 500 lei -valoare netă 1 8500 lei -remiza1(pentru achiziții ce depășesc 5000lei): 8500*5% 425 lei -valoare netă 2 8075 lei -remiza2:(acordată pentru importanța clientului):8075*10% 807,5 lei -net comercial 7267,5 lei -scontul de decontare 7276.5*2% 145,35 lei -net financiar 7122,15 lei -includerea TVA-ului 7211.15*24% 1709,316 lei -total factură 8831,466 lei

a) Contabilizarea achiziției mărfurilor . % = 401 8976,816 371 „Furnizori” 7276,5 „Mărfuri” 4427 1709,31 „TVA deductibil”

b)Contabilizarea scountului obținut . 401 = 767 145,35 „Furnizori” „Venituri din scounturi obținute”

c) Decontarea ulterioară a facturii realizată cu ajutorul ordinului de plată. 401 = 5121 {suma facturată-scout} 8831,466 lei “Furnizori” “Conturi la bănci în lei”

2.4 Înregistrarea și decontarea furnizorilor prin intermediul efectelor de comerț

Înregistrarea acestor datorii este realizabilă prin utilizarea conturilor 403 „Efecte de plătit”,respectiv 405 „Efecte de plătit pentru furnizori” ce permit urmărirea decontării obligațiilor comerciale prin intremediul efectelor comerciale, adică biletul la ordin și cambia. Valoarea acceptată de către furnizori este reflectată prin debitul conturilor 401 „Furnizori” sau 404 „Furnizori de imobilizări”. De asemenea , în cazul apariției diferențelor nefavorabile de curs valutar constatate la finele exercițiului, pentru datorii ce urmează sa se deconteze prin intermediul efectelor comerciale, valoarea acestora este reflectată în creditul conturilor analizate în corespondeță cu debitul contului 665 denumit „Cheltuieli din diferențe de curs valutar”. Efectele de comerț sunt utilizate ca instrument de decontare al datoriilor comerciale și sunt prezentate sub mai multe forme, respectiv:cambia, cecul și biletul la ordin. 1) Cambia este un instrument de decontare în care intervin parteneri:

Trăgatorul este cel ce emite cambia, are o creanță față de tras și o datorie față de trăgător;

Trasul este cel ce trebuie să plătească cambia la scadență, plătind contravaloarea datoriei față de trăgător către beneficiar. El este cel ce acceptă cambia și uneori are nevoie de o terță persoană care sa îi gireze debitul;

Beneficiarul este cel ce intră în posesia cambiei și va solicita încasarea contravalorii ei de la tras.

2) Cecul este un ordin dat de titularul unui cont băncii sale de a plăti o anumită sumă de bani. 3) Biletul la ordin, prin intermediul căruia emitentul se obligă să plătească la o dată ulterioară o anumită sumă de bani, plata se poate face si la ordinul beneficiarului.

La scadență, efectele comerciale, se debitează cu plățile ce se efectuează către furnizori , prin creditul contului 512”Conturi curente la bănci”. În debitul conturilor respective sunt evidențiate diferențele favorabile de curs valutar ce reflectă datroriile decontate în moneda valutară a furnizorilor externi, cât și efectelor de plată ce sunt exprimate în devize, prin creditul contului 765”Venituri din diferențe de curs valutar”. Efectele comerciale, privite din punct de vedere financiar, pot fi utilizate atât ca instrument de mobilizare a datoriilor și creanțelor, cât și ca instrument de decontare.

Exemple de înregstrări utilizând efecte comerciale: 10. O intreprindere dorește să achiziționeze materiale de natura obiectelor de inventar în valoare de 2880 $ Pentru a confirma plata materialelor respective, intreprinderea emite, sub propria semnătură, o cambie. -la data recepționării materialelor 1$ = 3,8 lei; -la data achitării facturii 1$ = 3,72 lei; Prețul materialelor la data recepționării: 3.8 lei/ $ * 2880 $ = 10944 lei Prețul materialelor la data plății : 3.72 lei/ $ * 2880 $ = 10713.6 lei a) Recepționarea facturii pentru pentru materiale. % = 401 10944 lei 303 „Furnizori” „Materiale de natura obiectelor de inventar” b) Emiterea biletului la ordin. 403 = 401 10944 lei „Efecte de plătit” „Furnizori” c) Plata la scadență a cambiei. 403 = % 10944 lei „Efecte de plătit” 5124 10713.6 „Conturi la bănci în valută” 765 230.4 „venituri din diferențe de curs”

11. Firma achiziționează mărfuri în valoare de 3760 euro(1 euro= 4 lei). La 10 zile de la livrare se decontează 50%, iar pentru diferență, decontarea se face printr-o cambie cu scadență la 6 luni. Cursul la prima încasare este de 3.9 lei/euro, valabil și pt cambie.Cambia se depune la scadență la bancă la 1 euro = 4,2 lei. cursul la data facturării: 3760 euro* 4 lei/euro =15040 lei cursul la data decontării 50% : 1880 euro * 3.9 lei/euro = 7332 lei cursul la data depunerii la scadență: 1880 euro * 4.2 lei/ euro = 7896 lei a) Achiziția mărfurilor pe bază de factură. 371 = 401 15040 lei „Mărfuri” „Furnizori”

b) Plata a 50% din datorie. 401 = % 7520 „Furnizori” 5124 7332 „Conturi la bănci în valută” 765 188 „Venituri din diferențe de curs valutar”

c) Conversia datoriei într-o cambie. 401 = % 7520 403 7332 „Efecte de plătit” 765 188 „Venituri din diferențe de curs valutar” d) Plata la scadență % = 5124 7896 403 „Conturi la bănci în lei” 7520 „Efecte de plătit” 665 376 „chetuieli cu diferențele de curs valutar”

12. O societate comercială cumpără marfă de la un furnizor la valoare totală de 18500 lei, tva 24 %, acesta emite o cambie la data de 05.01.anul N, la valoarea de 22940 și o acordă furnizorului la data scadentă de 1.03.anul N. La scadență societatea plăteștete suma datorată furnizorului. a) înregistrarea mărfurilor și a datoriei. % = 401 22940 371 „Furnizori” 18500 „Mărfuri” 4426 4440 „TVA deductibil” b) emiterea cambiei. 401 = 403 22940 „Furnizori” „Efecte de plătit” c) plata cambiei la scadență. 403 = 5121 22940 „Efect de plătit” „Conturi la bănci în lei” Pe data de 22.02.anul N, clientul constată că nu poate achita datoria până la data scadentă. După mai multe discuții s-a ales următoarea soluție, societatea cumpărătoare să emită o nouă cambie cu valoarea de 23100 lei, și cu o dată scadentă de 29.05.anul N. d)Are loc anularea efectului anterior.

403 = 401 23100 „Efecte de plată” „ Furnizori” e)Se înregistrează o dobândă de penalizare, în sumă de 160 lei, ca urmare a întârzierii plății. 666 = 401 160 „ cheltuieli privind dobânzile” „Furnizori” f)Se creează unui nou efect comercial în compunerea căruia se regăsește valoarea nominală+ dobândă , ce urmează să fie decontat la data scadentă. 401 = 403 23100 „Furnizori” „Efecte de plătit”

2.5 Evidențierea avansurilor acordate furnizorilor.

Evidențiera lor este realizabilă cu ajutorul contului 409”Furnizori-debitori”și reprezintă singurul cont de activ din grupa 40. În debitul se gasesc reflectate avansurile acordate prin creditarea conturilor de disponibilitătți, iar în creditul sunt regăsite avansurile regularizate rezultate din primirea bunurile sau serviciilor. Dacă ne legăm de ambalajele ce circulă în sistem de restituire trebuie reținut faptul că ambalajele sunt înregistrate în debitul contului , prin creditul contului 401”Furnizori”, iar în creditul contului studiat sunt reflectate cele restituite, stocate sau degradate și sunt înregistrate concomitent cu debitul conturilor 401”Furnizori”, 381 „Ambalaje” sau contul de cheltuieli 608 „Cheltuieli privind ambalajele”. Aplicație : 14. În cadrul societății are loc o achiziție de mărfuri în valoare de 2880 euro,moment în care 1 euro= 4 lei. Societatea acordă un avans în valoare de 20% din totalul tranzacției. Ulterior este decontată și diferența. – la data vânzării mărfurilor 1 euro= 4,2 lei; – la data decontării diferenței 1 euro= 3.7 lei;

Calculul avansului: (2880 euro * 20% ) * 4 lei/euro = 567 euro * 4 lei/euro = 2304 lei a) Primirea facturii de avans 409 = 401 2304 lei „Furnizori-debitori” „Furnizori” b) Plata avansului 401 = 5124 2304 lei „Furnizori” „Conturi la bănci în valută” c) Achiziția mărfurilor 371 = 401 2880*4= 11520 lei „Mărfuri” „Furnizori” d)Diminuarea datoriei cu avansul 401 = % 567*4,2=2381,4 lei „Furnizori” 409 567*4 =2304 lei „Furnizori-debitori” 765 567*0,2= 77,4 lei „Venituri din diferențe de curs valutar ” e)Decontarea diferenței 401 = % 2313*4,2=9714,6 lei „Furnizori” 5124 2313*3,7=8559,21 lei „Conturi la bănci în valută” 765 2313*0,5=1156,5 lei „Venituri din diferente de curs valutar”

15.Recepționarea alături de alte mărfuri primite de la un furnizor distinct a ambalajelor livrate de acesta, ce circulă prin restiutuire directă, cu valoare de 1800 de lei a) 409 = 401 1800 lei „Furnizori-debitori” „Furnizori” b) Restituirea către furnizor a unei părți din ambalajele primite cu valoarea de 600 lei. 401 = 409 600 lei „Furnizori” „Furnizori-debitori” c)Restituirea diferenței rămase din ambalajele primite către furnizor,și plata unor penalități în sumă de 150 de lei ca urmare a constatării de ambalaje degradate. % = 409 1350 lei 401 „Furnizori-debitori” 1200 „Furnizori” 608 150 „Cheltuieli privind ambalajele” d) Are loc facturarea ambalajelor degradate, efectuată de către furnizor. 4426 = 401 36 lei „TVA deductibil” „Furnizori”