Contabilitatea Relatiilor Comerciale CU Partenerii Externi
CUPRINS
Capitolul I PREZENTAREA GENERALĂ A S.C. AGROPESCO S.R.L.
1.1. Scurt istoric……………………………………………………………………………………….pag. 2 1.2. Organigrama societății………………………………………………………………………..pag. 5 1.3. Modul de organizare a evidenței contabile…………………………………………….pag. 7 1.4. Principalele documente utilizate de către societate…………………………………pag.11
Capitolul II ORGANIZAREA ȘI CONDUCEREA CONTABILITĂȚII
DECONTĂRILOR CU FURNIZORII ȘI CLIENȚII
2.1. Conținutul și structura relațiilor cu furnizorii și clienții………………………….pag.22
2.1.1. Definire și clasificare……………………………………………………………………pag.22
2.1.2. Delimitări privind datoriile și creanțele…………………………………………..pag.25
2.2. Obiectivele și factorii organizării decontărilor cu terții…………………………..pag.29
2.2.1. Obiective…………………………………………………………………………………….pag.29
2.2.2. Factorii……………………………………………………………………………………….pag.30
2.3. Sistemul conturilor sintetice utilizate în contabilitatea
relațiilor cu furnizorii și clienții……………………………………………………pag.32
Capitolul III CONDUCEREA CONTABILITĂȚII DECONTĂRILOR
CU FURNIZORII ȘI CLIENȚII
3.1. Contabilitatea furnizorilor………………………………………………………………….pag.41
3.2. Contabilitatea clienților……………………………………………………………………..pag.43
Capitolul IV STUDIU DE CAZ PRIVIND CONTABILITATEA
RELAȚIILOR COMERCIALE
4.1. Studiu de caz privind relațile comerciale cu furnizorii…………………………..pag.45
4.2. Studiu de caz privind relațile comerciale cu clienții………………………………pag.51
CONCLUZII ȘI PROPUNERI…………………………………………………………….pag.56
BIBLIOGRAFIE……………………………………………………………………………….pag.58
=== CONTABILITATEA RELAŢIILOR COMERCIALE CU PARTENERII EXTERNI ===
CUPRINS
Capitolul I PREZENTAREA GENERALĂ A S.C. AGROPESCO S.R.L.
1.1. Scurt istoric……………………………………………………………………………………….pag. 2 1.2. Organigrama societății………………………………………………………………………..pag. 5 1.3. Modul de organizare a evidenței contabile…………………………………………….pag. 7 1.4. Principalele documente utilizate de către societate…………………………………pag.11
Capitolul II ORGANIZAREA ȘI CONDUCEREA CONTABILITĂȚII
DECONTĂRILOR CU FURNIZORII ȘI CLIENȚII
2.1. Conținutul și structura relațiilor cu furnizorii și clienții………………………….pag.22
2.1.1. Definire și clasificare……………………………………………………………………pag.22
2.1.2. Delimitări privind datoriile și creanțele…………………………………………..pag.25
2.2. Obiectivele și factorii organizării decontărilor cu terții…………………………..pag.29
2.2.1. Obiective…………………………………………………………………………………….pag.29
2.2.2. Factorii……………………………………………………………………………………….pag.30
2.3. Sistemul conturilor sintetice utilizate în contabilitatea
relațiilor cu furnizorii și clienții……………………………………………………pag.32
Capitolul III CONDUCEREA CONTABILITĂȚII DECONTĂRILOR
CU FURNIZORII ȘI CLIENȚII
3.1. Contabilitatea furnizorilor………………………………………………………………….pag.41
3.2. Contabilitatea clienților……………………………………………………………………..pag.43
Capitolul IV STUDIU DE CAZ PRIVIND CONTABILITATEA
RELAȚIILOR COMERCIALE
4.1. Studiu de caz privind relațile comerciale cu furnizorii…………………………..pag.45
4.2. Studiu de caz privind relațile comerciale cu clienții………………………………pag.51
CONCLUZII ȘI PROPUNERI…………………………………………………………….pag.56
BIBLIOGRAFIE……………………………………………………………………………….pag.58
CAPITOLUL I
PREZENTAREA GENERALĂ A S.C. AGROPESCO S.R.L.
SCURT ISTORIC
Denumirea societății este AGROPESCO S.R.L., urmând a figura astfel în orice act, scrisoare sau publicitate ce emană de la ea, pe care se vor indica obligatoriu și sediul, capitalul social, numărul de ordine din Registrul Comerțului și codul unic de înregistrare.
S.C. AGROPESCO S.R.L. este persoană fizică română având forma juridică de societate cu răspundere limitată. Societatea își desfășoară activitatea în conformitate cu legislația română în vigoare și cu prevederile din actul constitutiv.
Acest act constitutiv cuprinde:
1) numele și prenumele, locul și dată nașterii, domiciliul și cetățenia asociaților, pentru persoanele fizice, respective denumirea, sediul și naționalitatea pentru persoanele juridice;
2) forma, denumirea, sediul și emblema societății;
3) obiectul de activitate al societății, cu precizarea domeniului și a activității principale;
4) numărul și valoarea nominală a părților sociale atribuite fiecărui asociat pentru aportul său;
5) partea fiecărui asociat la beneficii sau pierderi;
6) durata societății;
7) modul de dizolvare și lichidare al societății.
S.C. AGROPESCO are un capital social de 2.000.000 lei, subscris și vărsat de cei doi asociați:
Herbeck Michael deține 12 părți sociale în valoare de 100.000 lei fiecare;
Herbeck Johann deține 8 părți sociale în valoare de 100.000 lei fiecare.
Sediul societății se afla în România, localitatea Timișoara, Str. Paris, nr. 3, ap. 3/A, județul Timiș.
Societatea comercială, poate inființa, în țară sau străinatate, în conformitate cu legislația în vigoare, filiale, sucursale, agenții, reprezentanțe, puncte de lucru, magazine, depozite, etc.
Obiectul principal de activitate al societății îl constituie pescuitul și piscicultura. Pe lângă acesta se incearcă pătrunderea pe piața de materiale de construcții, în special pe piața de instalații de incălzire. În acest scop s-a închiriat în localitatea Biled un spațiu de producție în care se incearcă producerea de produse necesare unei instalații de încălzire pe bază de agent termic sau gaze natuurale (robineți, coturi, țevi, accesorii, etc.).
Codul fiscal este: R14576780.
Capitalul social va putea fi majorat pe bază hotărârii Adunării Generale, prin crearea de noi părți sociale, reprezentând noi aporturi în numerar sau în natură a asociaților, prin majorarea valorii nominale a părților sociale existente în schimbul unor noi aporturi, sau prin încorporarea rezervelor conform Legii 31/1990 republicată.
Deținerea părților sociale implică deplin drept adeziunea la Actul constitutiv cu toate modificările ce-i sunt aduse. Drepturile și obligațiile legate de partea socială urmează părții sociale în cazul trecerii lor în proprietatea altor persoane.
Transmiterea părților sociale către terți se poate face cu aprobărea adunării luată cu majoritate de ¾ din capitalul social, după exprimarea dreptului de preempțiune a celorlalți asociați. În cazul decesului unuia dîntre asociați, societatea va fi continuată cu moștenitorii acestuia.
Adunarea asociaților are următoarele obligații principale:
a) aprobă bilanțul contabil și stabilește repartizarea beneficiului net; stabilește bugetul de venituri și cheltuieli și programul de activitate pe exercițiul financiar următor;
b) desemnează pe administratori, le stabilește răspunderile și competențele, le stabilește remunerarea, se pronunță asupra gestiunii acestora, îi descarcă de activitate și îi revocă;
c) aprobă structura organizațională a societății și numărul de posturi.
Atribuțiile Adunării Generale extraordinare sunt:
a) decide cu privire la schimbarea formei juridice a societății;
b) decide cu privire la majorarea sau reducerea capitalului social și decide cu privire la transmiterea părților sociale;
c) decide cu privire la fuzionarea și divizarea societății;
d) decide cu privire la dizolvarea și lichidarea societății;decide cu privire la acționarea în judecată a administratorului pentru pagubele produse;
e) decide cu privire la schimbarea și completarea obiectului de activitate al societății;
f) decide cu privire la orice altă modificare a actului constitutiv;
g) decide în orice alte probleme pentru care este cerută aprobarea Adunării Generale extraordinare privind societatea.
Adunarea Generală se va ține de regulă la sediul societății.
Hotărârile asociaților se iau în Adunarea Generală. Prin actul constitutiv se va putea stabili ca votarea să se poate face și prin corespondență. Adunarea Generală decide prin votul reprezentând majoritatea absolută a asociaților și a părților sociale.
Pentru hotărârile având ca obiect modificarea actului constitutiv este necesar votul tuturor asociaților, în afară de cazul când legea sau actul constitutiv prevede altfel. Fiecare parte socială dă dreptul la un vot în Adunarea Generală a asociaților, dreptul de a alege și de a fi ales în organelle de conducere, dreptul de a participa la distribuirea profitului conform prevederilor actului constitutiv. Un asociat nu poate exercita dreptul său de vot în deliberările adunărilor asociaților referitoare la aporturile sale în natură sau la actele juridice încheiate ăntre el și societate.
Dacă adunarea legal constituita nu poate lua o hotărâre valabilă din cauza neîntrunirii majorității cerute, adunarea convocată din nou poate decide asupra ordinii de zi, oricare ar fi numărul de asociați și partea din capitalul social reprezentată de asociații prezenți.
Un asociat, respectiv numărul de asociați ce reprezintă o pătrime din capitalul social total, vor putea cere convocarea Adunării Generale, arătând scopul cinvocării.
Administratorii sunt obligați să cnvoace Adunarea Generală a asociaților cel puțin o dată pe an și ori de câte ori este necesar. Convocarea Adunării se face cu cel puțin 10 zile inainte de ziua fixată pentru ținerea acesteia, în convocator arătându-se ora, ziua, locul și ordinea de zi. Hotărârile Adunării Generale se iau prin vot deschis.
Pentru desemnarea administratorilor, pentru revocarea lor, precum și pentru luarea hotărârilor referitoare la răspunderea administratorilor, votul este secret.
Administratorii nu pot primi, fără autorizarea Adunării asociaților, mandatul de administrator la alte societăți concurente sau având acelasi obiectiv de activitate, nici să facă același tip de comerț ori altul concurent pe cont propriu sau pe contul altei persoane fizice sau juridice.
Societatea trebuie să țină, prin grija administratorilor, un registru al asociaților, în care să se înscrie, după caz, numele și prenumele, denumirea, domiciliul sau sediul fiecarui asociat, partea acestuia din capitalul social, transferul părților sociale sau orice altă modificare privitoare la acesta.
Adminisratorul răspunde personal și solidar pentru orice daună pricinuită prin nerespectarea prevederilor legale.
Domnul Herbeck Michael este administratorul societății revenindu-i în aceasta calitate următoarele obligații:
asigură conducerea curentă a societății;
reprezintă societatea în raportureile cu terții și autoritățile de stat și instanțele judecătorești, putând transmite dreptul de reprezentare și altor persoane prîntr-o procurăspecială
încheie orice contract sau act juridic în numele societății;
aprobă operațiunile de încasări și plăți;
ține registrele prevăzute de lege, registrul asociaților și registrul pentru adunările generale;
ia măsuri pentru întocmiirea bilanțului și a contului de profit și pierdere., după aprobărea bilanțului îl depune la Registrul Comerțului și îl publică în Monitorul Oficial;
ia măsuri pentru ținerea evidenței contabile conform legii.
Actul constitutiv poate prevedea alegerea unuia sau mai multor cenzori de către Adunarea asociaților. Dacă numărul asociaților trece de cincisprezece, numirea cenzorilor este obligatorie. În lipsa de cenzori, administratorul societății va exercita dreptul de control pe care asociații îl au în nume colectiv.
Capitalul social poate fi redus prin: micșorarea numărului de acțiuni sau părți sociale, reducerea valorii nominale a acțiunilor sau a părților sociale, dobândirera propriilor acțiuni următă de anularea lor.
Capitalul social mai poate fi redus atunci când reducerea nu este motivată de pierderi, prin:
a) scutirea totală sau parțială a asociaților de vărsămintele datorate;
b) restituirea către acționari a unei cote – părți din aporturi, proporțională cu reducerea capitalului social și calculată egal pentru fiecare acțiune sau parte socială;
c) alte procedee prevăzute de lege.
Statutul și forma juridică a societății vor putea fi modificate prin hotărârea asociaților și cu respectarea formalităților legale de înregistrare și publicitate.
Fuziunea cu alte societăți va putea fi hotărâtă de către asociați.
Dizolvarea societății va avea loc în următoarele condiții: imposibilitatea realizării obiectului de activitate al societății, hotărârea Adunării Generale, falimentul, reducerea capitalului social conform art.110 din Legea 31/1990 sau micșorarea capitalului social sub minimul legal, dacă asociații nu decid completarea lui.
ORGANIGRAMA S. C. AGROPESCO S.R.L.
SC AGROPESCO S.R.L.este condusă de un consiliu de administrație, domnul Herbeck Michael fiind administratorul societății. Organigrama societății cuprinde trei direcții, respectiv producție, economică și comercială.
Direcția de producție are în subordine secțiile de producție nr. 1 și 2, direcția economică cuprinde serviciul de contabilitate și cel financiar, iar direcția comerciala cuprinde biroul de aprovizionare, biroul de desfacere și serviciul de transport.
Serviciul contabilitate are ca atributii: înregistrarea la timp și corect în contabilitate, în mod cronologc și sistematic pe bază documentelor justificative a tuturor operațiunilor patrimoniale, inventarierea patrimoniului, întocmirea Registrului inventar, controlul asupra operațiunilor patrimoniale efectuate, întocmirea lucrărilor de sinteză (Bilanțul și anexele la bilanț, Contul de profit și pierdere, raportul de gestiune), furnizarea, publicarea și păstrarea informațiilor privind patrimoniul și rezultatele obținute, evidența și calculația costurilor, determinarea și analizarea rentabilității pe produse și lucrări.
Activitatea serviciului financiar are ca obiective: planificarea, urmărirea și evidența mijloacelor financiare ale intreprinderii; asigurarea capitalului și a fondurilor necesare desfășurarii unei activități normale, gestiunea veniturilor, calcularea la timp și corectă a drepturilor bănesti ale angajaților, efectuarea la timp și în bune condiții cu respectarea dispozițiilor legale a tuturor operațiilor de încasări și plăți; asigurarea încasării debitelor de orice natură.
În cadrul serviciului financiar se realizează și evidența contabilă a elementelor legate de capital, fonduri, credite, împrumuturi, decontări cu terții, salariații și cele ce privesc trezoreria.
MODUL DE ORGANIZARE A EVIDENȚEI CONTABILE
Conform prevederilor Legii contabilității nr. 82/1991, agenții economici precum și orice alte organisme cu personalitate juridică au obligația să conducă contabilitatea în partida dublă și să întocmească bilanțul contabil împreună cu componentele sale după modelele elaborate de Ministerul Finanțelor Publice.
Contabilitatea are ca obiect reflectarea în expresie bănească a tuturor bunurilor mobile și imobile, a disponibilităților bănesti, a drepturilor și obligațiilor unităților, a cheltuielilor, veniturilor și a rezultatelor obținute.
Legea prevede obligativitatea ținerii contabilității în limba română și în moneda națională. Potrivit prevederilor legii, obligativitatea organizării și conducerii contabilității, ce revine tuturor unităților patrimoniale, trebuie să se realizeze ca un atribut al autonomiei dar și alinierii fiscale a acestora, într-o manieră unică, ce se înscrie într-un cadru general, capabil să asigure:
– întocmirea documentele justificative pentru orice operație care afecteaza într-un fel sau altul patrimoniul unității;
– înregistrarea în contabilitate a operațiilor patrimoniale;
– inventarierea patrimoniului unității;
– întocmirea bilanțului contabil;
– controlul asupra operațiilor patrimoniale efectuate;
– furnizarea , publicarea și păstrarea informațiilor cu privire la situația patrimoniului și rezultatele obținute de unitate.
În vederea aducerii la îndeplinire a acestor obiective , concepția organizării contabile are în vedere funcționarea în completare a două paliere intercorelate, și anume:
a) Contabilitatea generală sau financiară care are drept obiect circuitul patrimonial al unității luat în totalitatea și structura sa ca entitate gestionară. Scopul său este acela de a determina periodic situația patrimoniului sub forma relatiei:
acțiune + drepturi de creanță = capital propriu + datorii
b) Contabilitatea analitică sau internă de gestiune are ca menire evidența, calculul, analiza și controlul costurilor și al rezultatelor analitice prin prisma componentelor activităților consumatoare de resurse și producătoare de rezultate: pe feluri de produse, lucrări sau sevicii; pe subdiviziuni organizatorice interne, componente ale unității; chiar prin prisma funcțiunilor unității ca microsistem economic.
Criteriul folosit pentru delimitarea cheltuielilor și a rezultatelor este cel al destinației și funcției lor. Contabilitatea internă de gestiune se identifică cu: gestiunea analitică a stocurilor, calcularea costurilor de producție ( produse, servicii, funcții), determinarea rezultatelor analitice prin compararea produselor cu prețul de vânzare, previziunea cheltuielilor și a veniturilor prin constituirea unei rețele de bugete interne.
Câmpul contabilității interne de gestiune este definit de fapt de Regulamentul de aplicare a Legii contabilității care precizează că sfera contabilității analitice se circumscrie la ”înregistrarea operațiunilor privind colectarea și repartizarea cheltuielilor pe destinații, respectiv pe activități, secții, faze de fabricație, etc., decontarea producției, precum și calculul costului efectiv al produselor fabricate, lucrărilor executate și serviciilor prestate, inclusiv al producției în curs. Modul de organizare a contabilității de gestiune este la latitudinea fiecărei unități patrimoniale în funcție de specificul activității și necesitățile proprii ale acesteia. În acest sens, pe lângă conturile de venituri și cheltuieli pe destinații și de calculație a costurilor, pot fi utilizate conturi de venituri și rezultate analitice corespunzătoare, în funcție de opțiunea fiecărei unități patrimoniale.”
În legătura cu organizarea contabilității pe cele două paliere mai trebuie avut în vedere și faptul că, contabilitatea generală asigură cadrul total al “stăpânirii patrimoniului”, iar contabilitatea analitică rămâne la dispoziția organizatorică a fiecărui agent economic, înscriindu-se totuși în limita anumitor restricții:
Contabilitatea mijloacelor fixe se ține pe categorii și pe fiecare obiect de evidență în parte;
Obiectele de inventar de mică valoare sau scurtă durată se înregistrează în conturi din afara bilanțului;
Contabilitatea valorilor materiale se ține cantitativ și valoric sau numai valoric;
Contabilitatea cheltuielilor se ține pe feluri de cheltuieli după natura lor;
Contabilitatea clienților, furnizorilor, a celorlalte creanțe și obligații se ține pe categorii precum și pe fiecare comandă fizică sau juridică;
Contabilitatea veniturilor se ține pe feluri de venituri, după natura lor, compatibile cu cheltuielile pe care le-au generat, de așa manieră încât rezultatele financiare și profitul/pierderea să se poată determina lunar;
Valoarea acțiunilor emise sau a altor titluri, precum și vărsămintele efectuate de asociați în contul capitatalului subscris se reflectă distinct în contabilitate.
Din acest “amalgam” format de contabilitatea financiară și contabilitatea internă de gestiune, rezulta un ansamblu informațional integrat perfect, greu de egalat ca exactitate, utilitate și varietate în orice proces managerial.
Sistemele de organizare a contabilității sunt numeroase, relevând astfel oferta pe care știința contabilă o pune la dispoziție, dar și posibilitatea de a acoperi cele mai diverse “câmpuri’ de complexitate, mărime, obiect, cerințe, etc., din partea agenților economici.
În acest cadru deosebim:
Sisteme de contabilitate simple:
sistemul registrelor;
sistemul inventarului rulant;
sistemul conturilor simple.
Sisteme de contabilitate în partida dublă
– sistemul de contabilitate în partida dublă cu un singur circuit;
– sistemul de contabilitate în partida dublă cu dublu circuit din care:
– unul intern
– unul extern
3. Sisteme de contabilitate în partide multiple.
În acest ansamblu trebuie reținut că toate sistemele de contabilitate sunt compatibile, dar aprecierea performanțelor lor depinde cu prioritate de structura organizatorică, mărimea, specificul și interesul agentului economic pe piață.
Legea contabilității prevede că ținerea contabilității se face în partidă dublă, ceea ce trebuie să asigure:
Înregistrarea cronologică și sistematică în contabilitate a tuturor operațiunilor patrimoniale în funcție de natura lor, în mod simultan, în debitul unui cont și creditul altuia (sau altor) conturi, denumite conturi corespondente ( și invers);
Stabilirea totalului sumelor debitoare și creditoare, precum și a soldului final al fiecărui cont;
Întocmirea balanței de verificare, care reflectă egalitatea dîntre totalul sumelor debitoare și creditoare și totalul soldurilor debitoare și creditoare ale conturilor;
Prezentarea situației patrimoniului și a rezultatelor obținute, respectiv a activelor și pasivelor prin bilanț, precum și a veniturilor, cheltuielilor și a profitului/pierderii prin contul de profit și pierdere.
Ministerul Finantelor Publice stabilește categoriile de persoane care pot ține contabilitatea în partidă simplă și care nu întocmesc bilanț contabil ci numai registru de încasări și plăți. Acestea sunt: persoanele fizice cu calitate de comerciant, asociațiile de locatari, comunele, unitățile de cult, etc.
Restul de persoane juridice sunt obligate să țina contabilitatea în partida dublă.
De regulă, în cadrul unităților amintite, contabilitatea este organizată și tinuța în compartimente distincte, conduse de directorul economic sau contabilul șef. Ea poate fi organizată și ținută și de către persoane fizice care au calitatea de contabil autorizat sau expert contabil.
Răspunderea pentru organizarea și ținerea contabilității conform legii revine administratorului. Dacă contabilitatea nu se ține de persoane autorizate răspunderea revine patronului
In structura funcțională a unităților patrimoniale sunt delimitate funcțiile de bază ale acestora:
Funcția de cercetare – dezvoltare;
Funcția commercială;
Funcția financiar – contabilă;
Funcția de producție și de personal.
Funcția financiar – contabilă antrenează două genuri de activități și anume: activitatea financiară și activitatea contabilă. Cadrul de realizare a acestei importante funcții este asigurat în structura de direcția financiar – contabilă condusă de către directorul financiar-contabil sau contabilul șef. Atributiile directiei financiar – contabile se realizează pentru cele două activități specifice în cadrul serviciului financiar și a serviciului de contabilitate.
Arhitectura sistemului de organizare contabilă
Captarea informațiilor Documente primare
Documente contabile
Înregistrarea cronologica Jurnal
(Registru,
Nota contabilă)
Înregistrarea Cartea Mare
sistematică
Control Cont de rezultat
BILANȚ
1.4. PRINCIPALELE DOCUMENTE UTILIZATE DE CĂTRE SOCIETATE ÎN RELAȚIILE CU FURNIZORII ȘI CLIENȚII
Contabilitatea se caracterizeaza prin fundamentarea și justificarea tuturor datelor ei pe bază de acte scrise prin care se consemnează operațiile economice în momentul efectuării lor. Nici o operație economică nu se poate înregistra în contabilitate fără un act scris în care să fie consemnată operația economică respectivă.
Pentru a evidenția modalitatea de organizare a documentelor primare ce reflectă operațiunile cu terții, furnizorii și clienții, vom grupa relațiile în funcție de categoria în care se încadrează terții, ca apoi, pe aceasta bază, să se indice documentele care constituie suportul de consemnare și înregistrare a datoriilor și creanțelor.
Atestarea documentară a operațiilor economice este o cerință minimă necesară în orice mișcare patrimonială, cu atât mai puțin atunci când este vorba de valori materiale, financiare sau judiciare.
În acest spirit, legea contabilității prevede ca orice operație patrimonială se consemneaza în momentul efectuării ei, într-un înscris ce stă la bază înregistrărilor contabile, dovedind prin aceasta calitatea de document justificativ. Existența acestor documente angajează deopotriva răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat, ori înregistrat în contabilitate după caz.
Pentru reflectarea cât mai clară a operațiunilor economice, documentele trebuie să cuprindă anumite date cu caracter obligatoriu cum ar fi:
denumirea documentului;
numărul documentului;
data documentului;
denumirea și sediul unității care a întocmit documentul;
menționarea părților care participă la efectuarea operațiilor (dacă este cazul);
conținutul operației economice și financiare și termenul de efectuare a ei (dacă este cazul);
date cantitative și valorice aferente operației economice și financiare;
semnăturile și ștampilele persoanelor care răspund de efectuarea operațiilor;
alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operațiilor în documentele justificative.
În ansamblul lui, sistemul documentelor contabile este foarte complex, cu numeroase particularități de conținut și restricții de completare și circulație, unele se întocmesc în unitate, altele în exterior; unele sunt tipizate , altele nu; unele au caracter de dispoziție, altele de execuție sau justificare, etc.
În funcție de tratarea și complexitatea lor, reținem existența în practica curentă, a trei mari categorii:
documente justificative, prin intermediul cărora se atestă efectuarea ca atare a operațiunilor economice;
– documente primare, întocmite la locul și momentul evenimentului patrimonial;
– documente centralizatoare, obținute prin sortarea documentelor primare pe operații;
documente de evidență și prelucrare contabilă;
documente de sinteză și raportare contabilă și financiar-fiscală.
Deoarece la bază întregului sistem al documentației contabile stă documentul justificativ, în spiritul unor reglementări financiar-fiscale necesare și al recunoasterii partenerilor de afaceri, fiecare agent economic are interesul de a-și construi propriul sistem de documente primare, în funcție de specificul său, economic și organizatoric, mijloacele și tehnica de calcul de care dispune, distribuția patrimoniului pe gestiuni; în conformitate cu cerințele de prelucrare primară și finală cu necesitățile de informații manageriale, cu imperativele alinierii la legislatia financiară și fiscală, cu interesul de control și autocontrol permanent.
Documentele se pot clasifica după mai multe criterii:
După natura operațiilor la care se referă documentele, ele pot fi:
– documente privind imobilizările – procesul verbal de recepție a unui mijloc fix;
– documente privind stocurile – N.I.R. și factura;
– documente privind mijloacele de trezorerie – chitanța, fila cec, dispoziția de plată, dispoziția de încasare;
– documente privind salariile și alte drepturi de personal – stat de salarii;
– documentele privind veniturile din vânzarea producției – factura.
După modul de întocmire al documentelor în cadrul firmei există două categorii:
– documentele primare – chitanță, procesul verbal de receptie, bon de consum;
– documnte centralizatoare – centralizatorul bonurilor de consum , borderoul vanzărilor zilnice.
După locul unde se întocmesc documentele și circuitul lor, avem două categorii:
– documente interne
– documente externe.
După caracterul și funcția lor, exista trei categorii de documente:
– documente de dispoziție – dispoziție de plata, de încasare, de livrare;
– documente de execuție, justificative – chitanță, factura;
– documente mixte de dispoziție și execuție – bonul de lucru și bonul de consum.
După regimul de multiplicare și utilizare avem două categorii de documente:
– documente cu regim special;
– documente fără regim special.
După sfera de aplicare:
– documente de uz general;
– documente specifice anumitor ramuri.
Datele și informațiile proprii circuitului economic al patrimoniului sunt consemnate în cadrul documentelor contabile. Aceste documente pot fi tipizate sau nu.
Tipizarea constă în elaborarea unor formulare de documene unitare pentru anumite operații economice din cadrul unei ramuri sau din economia națională.
Formularele tipizate sunt suportul de informații în care continuțul, forma și formatul sunt prestabilite și imprimate prin reglementări legale. Continuțul formularelor este definit de informațiile consemnate. Aceste informații sunt grupate în două categorii: fixe și variabile.
Informațiile fixe au un caracter repetitiv și general, fiind de regulă tipărite. Informațiile variabile sunt specifice condițiilor complete în care se produc operațiile economice și financiare.
Forma acestui tip de docment se caracterizează prin gruparea și așezarea informațiilor fixe precum și a spațiilor pentru informațiile variabile care urmează să fie completate de utilizatori. În acest sens, informațiile pot fi repartizate sub forma de chestionar (proces verbal), tabelar(statele de salarii) și prin grupare(factura).
Formatul formularului exprimă mărimea suportului de hârtie sau carton, folosindu-se în acest scop dimensiunile standardizate și simbolurile acestora.
Formularele netipizate sunt suportul de informații în care conținutul, forma și formatul nu sunt prestabilite și imprimate, iar folosirea lor este incidentală.
Fiecare document este supus unei verificări amănunțite. Aceasta verificare poate fi:
– de formă, și se referă la următoarele:
– dacă au fost utilizate documentele corespunzătoare cu natura operațiilor condsemnate;
– dacă sunt completate toate elementele referitoare la operațiile economice;
– dacă sunt semnate de persoanele care le-au întocmit și ștampilat;
– dacă documentele întocmite în mai multe exemplare au același număr pe fiecare exemplar, etc.
– critica, și se refera la corectitudinea datelor și a calculelor înscrise în documente;
– de fond, care urmăreste ca operația să fie legală, necesară, oportună și economicoasă.
Circulația documentelor reprezintă traseul pe care documentele îl urmează din momentul întocmirii sau primirii lor, până în momentul predării lor la arhivă. Acest traseu trebuie să fie cât mai scurt și cu costuri cât mai reduse.
Păstrarea documentelor este o activitate de gestionare a fondului documentar al firmei. Păstrarea se poate face în două genuri de arhive:
arhiva curentă: adică la locul prelucrării lor;
arhiva generală: care preia la sfârșitul anului documentelor clasate, numerotațe și codificate de la arhivele curente din cadrul birourilor și serviciilor unei firme..
Clasarea documentelor este operația de așezare a documentelor într-o ordine stabilită în scopul păstrării și identificării lor cu usurință atunci când este cazul.
În vederea înregistrării în contabilitatea analitică și sintetică, se face analiza documentelor justificative, indicându-se simbolurile conturilor sintetice și analitice debitoare și creditoare. Înregistrările se fac fie document cu document, fie din documente centralizatoare în care sunt înscrise mai multe documente justificative ale căror conținuturi se referă la operații de aceeași natură și din aceeași perioadă.
Documentele centralizate care sevesc la listarea și cumularea documentelor justificative trebuie să conțină elemente cu privire la: felul, numărul și data documentului justificativ, sumele corespunzătoare operațiilor efectuate, conturile sintetice și analitice debitoare și creditoare, ștampila și semnăturile pentru întocmire și verificare.
Înregistrarea se poate efectua manual sau cu ajutorul mijloacelor de prelucrare automată a datelor.
După ce documentele justificative au fost înregistrate în registrele contabile sunt supuse operației de clasare, iar în final celei de arhivare.
Erorile constatate cu ocazia întocmirii, verificării și înregistrării documentelor justificative se corectează prin tăierea cu o linie a textului sau a cifrei greșite, în toate exemplarele, iar deasupra lor, se scrie textul sau cifra corectă. Corectarea se confirmă prin semnătura persoanei sau a persoanelor care au întocmit documentul justificativ menționându-se și data efectuării operației.
Nu sunt admise corecturi în documentele justificative privind mijloacele bănești și alte operații prevăzute prin dispozițiile legale. în acest caz, documentele greșite se anulează fără a se detașa din carnetul respectiv. Pentru documentele care consemnează operații de predare – primire a valorilor materiale, corectura trebuie confirmată prin semnătura atât a predatorului cât și a primitorului.
În cazul completarii documentelor cu ajutorul tehnicii de calcul, corecturile sunt admise numai înainte de prelucrarea acestora, menționându-se data rectificării și semnătura celui care a făcut modificarea.
Documentele justificative sunt înregistrate în ordine cronologică și grupate în registre contabile. Aceste registre se prezintă sub două forme: sub forma unor caiete sau registre legate, sau sub forma unor foi volante.
Legea contabilității și Regulamentul de aplicare a legii precizeaza ca, principalele registre care se folosesc în contabilitate sunt:
Registrul inventar;
Registrul jurnal;
Cartea mare.
Registrul inventar sevește la înregistrarea tuturor elementelor patrimoniale de activ și de pasiv, grupate după natura lor potrivit posturilor bilanțiere din bilanțul contabil, inventariate potrivit prevederilor legale.
Elementele patrimoniale din registrul de inventar au la bază listele de inventariere sau alte documente care susțin posturile din bilanț.
Inventarierea reprezintă ansamblul operațiunilor prin care se constată existența tuturor bunurilor cantitativ și valoric, sau, după caz, numai valoric, existente în patrimoniul firmei la data la care acesta se efectuează.
Inventarierea are ca scop principal stabilirea situației reale a patrimoniului fiecărei firme și cuprinde toate elementele patrimoniale, precum și bunurile deținute cu orice titlu aparținând altor persoane juridice sau fizice.
Pentru instrumentarea inventarierii, ca mijloc de determinare și verificare a realității elementelor patrimoniului, se impune o clasificare a inventarierii folosind următoarele criterii:
După sfera de cuprindere a elementelor patrimonilae:
– inventariere generală;
– inventariere parțială.
În conformitate cu Legea contabilității, inventarierea generală se efectuează în următoarele situații: la începutul activității, cel puțin o dată pe an pe parcursul funcționării sale, în cazul fuzionării sau încetării activității.
Inventarierea parțială se efectuează în cazul predării – primirii unei gestiuni separate, a unor modificări de preț, etc.
După intervalul de timp la care se efectuează:
– inventariere anuală;
– inventariere periodică;
– inventariere ocazională;
– inventariere inopinantă.
Pentru efectuarea inventarierii, firma are obligația să asigure, în principal, următoarele:
Stabilirrea perioadelor când se face inventarierea;
Organizarea și numirea persoanelor care sunt împuternicite să efecueze inventarierea;
Pregătirea condițiilor necesare efectuării inventarierii;
Înregistrarea în contabilitate a tuturor operațiilor aferente exercițiului respectiv;
Efectuarea faptică a inventarierii;
Determinarea rezultatelor inventarierii și valorificarea lor.
Inventarierea se efectuează la locurile de existență, de depozitare sau păstrare a bunurilor prin numărare, cântărire, măsurare sau prin alte mijloace de determinare a existenței faptice a acesteia. Toate bunurile inventariate sunt grupate pe gestiuni și categorii de bunuri și se inscriu în liste de inventariere care se semnează de către comisia care efectuează inventarierea.
Bunurile aparținând altor persoane fizice sau juridice – cele aflate în custodie, în consignație, pentru prelucrare, cele luate în chirie – se inventariază și se inscriu în liste separate. Un exemplar din aceste liste se trimite de regulă, celor cărora le aparțin acestor bunuri.
Disponibilitățile bănești aflate în conturi la bănci și creanțele și obligațiile față de terți sunt supuse, cu ocazia inventarierii, la verificari și confirmări. pe bază extraselor de cont.
Cu ocazia inventarierii, aceste elemete patrimoniale se evaluează astfel:
bunurile de natura imobilizărilor, stocurilor și celelalte bunuri se evaluează la valoarea contabilă, respectiv prețurile la care au fost înregistrate în contabilitate la intrarea în patrimoniu. Diferențele între soldurile scriptice corespunzătoare bunurilor respective, și valoarea stocurilor constatate cu ocazia inventarieriii se înregistrează în contabilitate ca plusuri și minusuri de inventar, după efectuarea în prealabil a compensărilor admise, numai în cazul în care exista riscul de confuzie a bunurilor pentru aceeași perioadă de gestiune și la același gestionar;
bunurile depreciate valoric se evaluează la valoarea de utilitate a fiecărui element, în funcție de utilitatea bunului în cadrul firmei și de prețul pieței.
Rezultatele inventarierii se consemnează într-un Proces Verbal de inventariere în care se consemneaza, în principal:
perioada și gestiunile inventariate, cu mențiunea persoanelor care au efectuat inventarierea;
plusurile și minusurile constatate;
compensările efectuate;
bunurile depreciate valoric;
valorificarea rezultatelor inventarierii;
constituirea și regularizarea provizioanelor precum și propuneri referitoare la inventarierea patrimoniului firmaei.
Registrul inventar se numerotează, snuruiește și se parafează de organul fiscal la începerea activității, la incetarea ei precum și în cazul deschiderii unui registru nou.
Registrul inventar se întocmește într-un singur exemplar.
Registrul jurnal este un document contabil obligatoriu care servește pentru înregistrarea operațiilor economice în ordine cronologică, pe o anumită perioadă de gestiune, prin respectarea succesiunii documentelor, după data întocmirii sau livrării acestora în unitate. Registrul jurnal se întocmește pentru a se urmări decontarea gestionară a operațiilor economice și financiare și pentru cunoașterea rulajului valoric al operațiilor pe o anumită perioadă de gestiune. Tot pe linia definirii formularelor de registru jurnal este și precizarea facută în “Regulamentul privind aplicarea Legii contabilității”, în legătură cu prelucrarea funcției funcției registrului de către “Notele contabile”.
În activitatea practică, registrul jurnal se regăsește și sub numele de nota contabilă.
Registrul Cartea Mare este un document contabil prevăzut de lege prin intermediul căruia se înscriu lunar sau prin regruparea pe conturi corespondente, înregistrarile care s-au efectuat în Registrul Jurnal.
În registrul Cartea Mare se stabilește situația fiecărui cont cu datele privind soldul inițial, rulajele debitoare, rulajele creditoare și soldul final.
Ministerul Finantelor Publice a stabilit Cartea Mare în două variante:
Sub forma unor foi volante forma A3 tipărite pe ambele fețe care servesc pentru stabilirea rulajelor lunare și a soldurilor, pe conturile sintetice, pentru uzul unităților care aplică forma de înregistrare “pe jurnale”. Cartea Mare pe foi volante se întocmește la sfârșitul lunii în cadrul compartimentului financiar – contabil.
Sub forma unor foi volante format A4 tipărite pe ambele fețe și “șah”. Acest tip de Carte Mare se folosește la unitățile care utilizează forma de înregistrare “maestru – șah”, separat pentru debit și separat pentru credit, pentru fiecare cont utilizat de unitatea patrimonială.
Cartea Mare stă la bază întocmirii balanței de verificare prin intermediul căreia se validează corectitudinea aritmetică și înregistrările făcute pe parcursul unei luni și de la începutul anului.
În balanța de verificare sunt trecute fiecare cont, și pentru aceste conturi avem câte o pereche de coloane pentru debit și credit privind:
Soldurile la ănceputul anului;
Rulajul în luna curentă;
Rulajul cumulat de la începutul anului;
Total rulaj plus soldul de la inceputul anului;
Soldul final.
Balanța de verificare servește la întocmirea bilanțului.
Registrele de contabilitate se numerotează iar la închiderea conturilor se barează pentru a se preîntâmpina adăugiri ulterioare.
În registrele de contabilitate înscrierea datelor se face manual sau cu mijloace de prelucrare automată. Nu sunt admise ștersăturile, modificările și nici lăsarea de spații libere între operațiile înregistrate.
Legea contabilității obligă unitățile care utilizează sistemele de prelucrare automată a datelor să asigure respectarea normelor contabile, stocarea informațiilor, păstrarea lor sub forma suporților tehnici și controlul asupra activității desfășurate.
Pentru a da o imagine fidelă patrimoniului, a situației financiare și a rezultatelor obținute, trebuie respectate regulile privind evaluarea patrimoniului și următoarele principii contabile:
Principiul prudenței, conform căruia nu este admisă supraevaluarea elemetelor de activ și a veniturilor, respectiv subevaluarea elementelor de pasiv și a cheltuielilor tinând cont de desfășurarea activității exercițiului curent sau anterior;
Principiul permanenței metodelor, care conduce la continuitatea aplicțrii regulilor și normelor privind evaluarea, înregistrarea în contabilitate și prezentarea elementelor patrimoniale și a rezultatelor, asigurând comparabilitate în timp a informațiilor contabile;
Principiul continuității activității, potrivit căruia se presupune că firma își continuă în mod obișnuit funcționarea într-un viitor previzibil, fără a intra în stare de lichidare sau de reducere sensibilă a activității;
Principiul intangibilitatii bilanțului de deschidere, a unui exercițiu care trebuie să corespundă cu bilanțul de închidere al exercițiului anterior;
Principiul necompensarii elementelor de activ și de pasiv, care presupune ca elemetele de activ și de pasiv să fie evaluate și înregistrate în contabilitate separat, nefiind admisă compensarea între posturile de activ și de pasiv ale bilanțului, precum și între veniturile și cheltuielile din contul de rezultate.
În relațiile cu terții se folosesc o multitudine de documente, ținându-se cont bineînțeles de specificul fiecărei firme. Un asemenea document justificativ poate da naștere la două relații juridice: obligații și drepturi de creanță.
Factura este documentul de bază utilizat pentru consemnarea transferului de proprietate pentru bunuri sau pentru realizarea de lucrări sau servicii.
Factura este un document cu regim de înscriere și de numerotare tipărit în blocuri cu câte 150 de file, 50 de seturi cu câte 3 file în diferite culori: albastru – exemplarul 1, roșu – exemplarul 2, verde – exemplarul 3.
Factura servește ca:
– document pe bază căruia se întocmește instrumentul de decontare a produselor și mărfurilor livrate, a lucrărilor executate sau a serviciilor prestate;
– document de insoțire a mărfii pe timpul transportului;
– document de înregistrare la beneficiar, a aprovizionării, respectiv de încarcare în gestiune și implicit de reflectare a obligației de plată;
– document pe bază căruia se întocmește actul de plată a contravalorii ei.
Factura se întocmește manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, în 3 exemplare la livrarea produselor și a mărfurilor, la executarea lucrărilor și la prestarea serviciilor de către compartimentul de desfacere sau alt compartiment desemnat pe bază dispoziției de livrare a avizului de însoțire a mărfii sau a altor documente tipizate care atestă executarea lucrărilor și prestarea serviciilor și se semnează de către compartimentul emitent.
Atunci când factura nu se poate întocmi în momentul livrării, datorită unor condiții obiective și cu totul excepționale, produsele și mărfurile livrate sunt insoțite pe timpul transportului de avizul de însoțire a mărfii. În vederea corelării documentației de livrare, numărul și data avizului de însoțire a mărfii se înscriu în formularul de factură.
Operația de luare în primire a valorilor materiale aprovizionate se numește receptie și constă in:
– receptia transportului, efectuată de delegatul serviciului de aprovizionare al intreprinderii beneficiare. Ea se execută în momentul preluării transportului de la cărăuși și constă, după caz, în verificarea sigiliului vagonului sau a integritatii ambalajelor. Se întocmește un Proces Verbal de constatare semnat de delegatul intreprinderii de transport și de cel al intreprinderii beneficiare;
– recepția cantitativă, efectuată de magazionerul ce preia în gestiune mărfurile sosite. Ele confirmă datele din factură cu cele efectiv sosite și cantitățile inscrise în documente cu cele primite.
În momentul recepționării bunurilor, dacă se constată diferențe, acestea se vor consemna în “Nota de receptie și constatare de diferențe”. În caz contrar se întocmește “Nota de intrare – receptie” (NIR). Astfel se accepta factura la plată.
Când factura nu se poate întocmi în momentul livrării bunurilor, acestea sunt insoțite pe timpul transportului de “Avizul de însoțire a mărfii”.
Avizul de însoțire a mărfii este un document de bază la întocmirea facturii și la primirea în gestiunea cumpărătorului a bunurilor. Este un formular cu regim special de tipărire, înscriere și numerotare. Tipărit în blocuri cu căte 150 de file, formate din seturi a câte 3 file, în culori diferite, albastru – exemplarul 1, roșu – exemplarul 2, verde – exemplarul 3.
Avizul de însoțire servește ca:
– document de însoțire a mărfii pe timpul transportului;
– document ce sta la baza întocmirii facturii;
– dispoziție de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, în cadrul aceleiași unități;
– document de primire în gestiunea cumpărătorului sau în gestiunea primitoare din cadrul aceleiasi unități în cazul transferului.
Se întocmește în 3 exemplare de către unitățile care nu au posibilitatea întocmiri facturii, în momentul livrării produselor, mărfurilor sau altor valori materiale, datorită unor condiții obiective sau cu totul exceptionale, făcându-se mențiunea “Urmează factura”.
În cazul transferului de bunuri între gestiunile aceleiași unități patrimoniale, dispersate teritorial, avizul de însoțire a mărfii va purta mențiunea “Fără factură”.
Se emite pe măsura livrării de către compartimentul desfacere care semnează pentru întocmire.
Pe avizul de însoțire a mărfii, emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la terți sau pentru vânzare în regim de consignație se face mențiunea “ Pentru prelucrare la terți” sau “Pentru vânzare în regim de consignație”, după caz.
În alte situații decât cele prevăzute mai sus, se face mențiunea cauzei pentru care s-a întocmit avizul de însoțire a mărfii.
Avizul de însoțire a mărfii circulă:
La furnizor:
la delegatul unității care face transportul sau al clientului pentru semnarea de primire (ex. 1).
La compartimentul desfacere pentru înregistrarea cantităților livrate, în evidențele acestuia și pentru întocmirea facturii (ex. 2,3);
La compartimentul financiar – contabil, atașat la factură (ex. 3).
La cumpărător:
la magazie, pentru incărcarea în gestiunea produselor, mărfurilor sau altor valori materiale primite, după efectuarea recepției de către comisia de recepție și după consemnarea rezultatelor (ex. 1);
la compartimentul de aprovizionare pentru înregistrarea cantităților aprovizionate în evidența acestuia (ex. 1);
la compartimentul financiar – contabil, pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică și analitică, atașat la factura (ex. 1).
Chitanța fiscală este un document cu regim special de tipărire, inscriere și decontare. Se distribuie numai plătitorilor de TVA și este tipărit în carnete de 100 de file.
Chitanța fiscală servește ca:
– document justificativ privind cumpărarea unor bunuri sau prestarea unor servicii, în condițiile în care nu se întocmește factura;
– document justificativ de înregistrare în contabilitate atunci când este insoțita de bonul eliberat de la casa de marcat, bonul de vânzare și chitanța de deducere de TVA.
Chitanța fiscală se întocmește în 2 exemplare de către vânzător sau de către prestatorul de servicii. Eliberarea chitanței fiscale se face după ce bunurile și serviciile au fost achitate, în care sens, s-a eliberat bonul de la casa de marcat, respectiv bonul de vânzare.
Chitanța fiscală nu se eliberează pentru vânzarea bunurilor en-gros către alte unități patrimoniale.
Chitanța fiscală circulă:
la cumpărător pentru înregistrarea în jurnalul pentru cumpărări (ex. 1);
la furnizor în cazul în care este scutit de obligația emiterii facturii (ex. 2).
Fișa de magazie este un formular cu regim special de tipărire, înregistrare și numerotare. Fișa de magazie servește ca:
document de evidență la locul de depozitare a valorilor materiale;
sursă de informații pentru controlul operativ curent și contabil al stocurilor de valori materiale.
Se întocmește într-un singur exemplar, separat pentru fiecare fel de material și se completează de către:
compartimentul financiar – contabilitate la deschiderea fișei și la verificarea înregistrărilor. Se semnează și de către organul de control financiar cu ocazia verificării gestiunii.
gestionar sau persoană desemnată care completează datele referitoare la intrările și ieșirile stocurilor.
Fișele de magazie se țin la fiecare loc de depozitare pe feluri de materiale, ordonate pe grupe sau în ordine alfabetică.
Pentru valorile materiale primite spre prelucrare de la terți sau în custodie se întocmesc fișe distincte. Persoana desemnată de către compartimentul financiar – contabil verifică inopinant cel puțin o dată pe lună modul de înregistrare în fișele de magazie. Înregistrarea în aceste fișe se fac document cu document, stocul putându-se stabili după fiecare operație și obligatoriu zilnic.
Fișa de magazie nu circulă fiind document de înregistrare. Se arhiveaza la compartimentul financiar – contabil.
Prin Legea nr 469/2002 lege privind unele măsuri pentru întărirea disciplinei contractuale, Parlamentul României reglementează actele de comerț dîntre comercianți, persoane fizice sau persoane juridice
Astfel, în relațiile dîntre agenții economici apare un nou document care incearcă să înlăture orice fel de inconveniențe care pot apărea în aceste situații.
Contractul de vânzare – cumpărare este un document cu un regim special de tipărire și înregistrare. Contractul trebuie să cuprindă în mod obligatoriu date de identificare a fiecărui agent economic în parte, obiectul contractului, durata acestuia, obligațiile fiecărei părți, condițiile de livrare și de calitate a bunurilor și/sau serviciilor, termenele, modalitățile de plată și de garantare a plății prețului, instrumentele de plată și clauzele de consolidare a prețului în condițiile inflației și devalorizării, riscul contractual, precum și modul de soluționare a eventualelor litigii apărute în legătură cu derularea și executarea contractului.
Părțile contractante vor organiza evidența obligațiilor de plată pe scadențe, potrivit contractelor. Plațile se pot realiza prin utilizarea următoarelor instrumente de plată garantate și/sau mecanisme de mobilizare a creanțelor:
ordin de plată;
cec;
cambie și bilet la ordin;
forfetare sau factoring.
Ordinul de plată, este un document tipizat utilizat de obicei la operațiunile necomerciale și este o dispoziție necondiționată dată de către emitent unei societăți bancare receptoare de a pune la dispoziția unui beneficiar o anumită sumă de bani la o anumita dată.
Cecul este un instrument de plata utilizat de titularii de conturi bancare care dețin disponibilul corespunzător în cont, provenit din operațiuni de încasări și plăți sau prin acordarea unui credit bancar, sau creat prîntr-un depozit bancar. Cecul este emis de trăgător, care în bază unui disponibil constituit în prealabil la o societate, dă ordin necondiționat acesteia, să plătească la prezentare o sumă determinată, unei terțe persoane sau insuși trăgătorului emitent aflat în poziție de beneficiar. Cecul este întotdeauna plătibil la vedere și nu poate fi tras decăt asupra unei bănci. Întrucât cecul este un instrument de plată la vedere, el nu poate fi supus acceptării trasului care, în cazul cecului plătește la ordinul trăgătorului, din disponibilitățile aparținând acestuia, și în consecință trasul nu-și asumă personal nici o obligație.
Cecul pune în legătură 3 persoane:
trăgătorul care emite cecul;
trasul, care îl plătește;
beneficiarul care îl incasează.
Cambia este titlul de credit negociabil și instrumentul de plată care constată obligația asumată de către debitor de a plăti la vedere sau la o scadență fixată beneficiarului sau la ordinul acestuia o sumă de bani determinată.
Într-o relație cambială intervin trei părți și anume:
– Trăgătorul, adică cel care ordonă plata și care în practicile comerciale poate fi vânzătorul, exportatorul mărfurilor sau serviciilor, creditorul, el este în același timp și cumpărătorul, importatorul, debitorul față de o terța firmă, care se va afla în poziția de beneficiar al cambiei;
– Trasul, adica cel care primește dispoziția și are obligația fermă de a efectua plata, el se găsește în situația de cumpărător, importator sau debitor al trăgătorului;
– Beneficiarul, adică cel în favoarea căruia trebuie facută plata, fiind în același timp și deținătorul cambiei; el este, la rândul lui, vânzător, exportator sau creditor față de trăgător.
Biletul la ordin spre deosebire de cambie, este un titlu de credit sub semnătură privată care pune în legătura în procesul creării sale numai două persoane și anume:
– Subscriitorul sau emitentul care se obligă să platească o sumă de bani fixată la un anumit termen denumit scadența, sau la prezentarea unei alte persoane, denumita beneficiar. Biletul la ordin este creat de subscriitor în calitate de cumpărător, debitor, importator;
– Beneficiarul care devine astfel creditor pentru suma respectivă. Aceasta diferența de structură a biletului la ordin în raport cu cambia are o serie de consecințe dîntre care, cea mai importantă este suprimarea procesului privind acceptarea.
Ca și în situația cambiei și biletul la ordin poate fi avizat la cerere. În situația în care nu se precizează pentru cine este dat avalul, el se consideră a fi acordat pentru emitent.
Forfetarea este o metodă de funcționare care, în esență, constă în vânzarea creanțelor deținute de exportator asupra importatorilor. Creanțele având termen de încasare cuprins între 90 zile până la 7 ani, sunt vândute unor instituții specializate care, efectuând serviciul de cumpărare a efectelor de comerț, percep o taxa denumită taxa de forfetare.
Pentru a puea fi vândute de exportatori, creanțele exprimate în diverse titluri de valoare sau efecte de comerț trebuie avizate bancar, sau susținute cu o garanție care asigură plata lor la scadență. De obicei importatorul apelează la o bancă cunoscută sau la o instituție financiară care să garanteze valorile sale. Garanția se face în următoarele moduri:
prin obținerea unui aval bancar, în virtutea căruia banca analizează cambia, garantand astfel plata ei la scadența;
prin deschiderea unui acreditiv stand-by, odată intrat în posesia creanțelor garantate asupra importatorului, exportatorul se poate adresa unei case de forfetare sau bănci, care va forfeta cumpărarea cambiei sau biletului de ordin aferente tranzacției;
prin operația de forfetare, exportatorul primește contravaloarea titlurilor respective din care s-a reținut taxa de forfetare.
Factoringul este operația prin care vânzătorul cedează pentru o perioadă de timp dreptul asupra creanțelor sale comerciale pe termen scurt, rezultate din vânzarea mărfurilor unei instituții specializate (bancă sau casa de factoring) care se obligă să le încaseze în timp, și de asemenea, să suporte riscul insolvabilității debitorilor. În acest fel, în schimbul unui comision, în momentul vânzării creanțelor sale către casa de factoring, vânzătorul își recuperează contravaloarea mărfurilor vândute pe credit, mai puțin comisionul împreună cu un procent de acoperire a riscului. Când operațiunea se realizează pe plan internațional intervine factorul de import, în persoana unei bănci sau instituții financiare din țara importatorului.
Casa de factoring sau banca specializată, inițială, denumită în acest context factor de export, îi cedeaza factorului de import creanțele pe care le-a cumpărat de la clientul sau. Factorul de import este cel care se ocupă de încasarea creanțelor din țara sa, suportând insolvabilitațile firmelor care la scadență, urmează să achite datoria.
În funcție de specificul și obiectul de activitate al agenților economici mai pot apărea și alte documente pe lângă cele enumerate mai sus.
CAPITOLUL II
ORGANIZAREA ȘI CONDUCEREA CONTABILITĂȚII
DECONTĂRILOR CU FURNIZORII ȘI CLIENȚII
2.1. CONȚINUTUL ȘI STRUCTURA RELAȚIILOR CU
FURNIZORII ȘI CLIENȚII
2.1.1. DEFINIRE ȘI CLASIFICARE
Indiferent de nivelul la care vrem să facem o analiză (micro sau macro economică) ne situăm într-un context economic a cărui componentă esențiala este piața, iar unitatea fundamentală este intreprinderea. Grupate în entități care au una sau mai multe trăsături comune, intreprinderile formează sectoare instituționale. Legăturile dîntre aceste sectoare, dîntre intreprinderi în cadrul unui sector, dintre sectoare și stat, se inscriu în noțiunea generică de relații economice, desfășurate pe fundalul pieței sau în afara acesteia.
Intreprinderea poate fi caracterizată ca o unitate tehnică, socială și economică având menirea de a acoperi o anumită cerere de piață, beneficiind de independența decizională și asumându-și riscuri proprii. Scopul ei este obținerea de profit într-un cadru limitat de concurență. Având în vedere aceste premise, putem să-i asociem intreprinderii noțiunea de fluxuri sau legături prn intermediul cărora funcționează în conformitate cu rațiunea existenței sale.
Prîntr-o acceptie generală, aceste fluxuri formează conținutul relațiilor economice ale intreprinderii. Ele depind de o serie de variabile care țin de intreprindere dar și de mediul ei exterior.
Deci, în vederea realizării obiectului de activitate, agenții economici se angajează într-o multitudine de relații cu persoane juridice și persoane fizice ce intervin în derularea diferitelor operații economice și financiare. Relațiile economice sunt diverse în cadrul procesului de aprovizionare și desfacere dand naștere la drepturi (creanțe) dar și la obligații (datorii).
Relațiile se intrepătrund, unitatea patrimonială aflându-se în dublă ipostază, atat de vânzător cât și de cumpărător. Se creează raporturile juridice de drepturi și obligații.
Unitatea patrimonială se plasează, în raport cu terții, în ipostaza de a-și asuma obligații, atunci când beneficiază de transferarea în proprietate a unor bunuri sau servicii pentru care plata se face ulterior precum și atunci când fixează în patrimoniu obligațiile sale față de personal pentru munca depusă, față de organisme și instituții sociale pentru contribuția la constituirea unor fonduri de ajutoare sau protecție socială, obligații față de bugetul statului pentru impozite și taxe.
Unitatea patrimonială apare în situația de a formula drepturi de creanță față de terți atunci când a cedat acestora bunuri și servicii pentru care încasarea se face ulterior, fie pentru alte drepturi din diferite operații financiare sau derivate din alte operații comerciale sau din norme juridice instituite în acest scop.
În cazul societățiilor de tip holding se nasc relații specifice de decontare în cadrul grupului.
Având în vedere marea diversitate a relațiilor economice pe care agenții economici le intrețin, se impune clasificarea și definirea lor.
În funcție de natura juridică relațiile pot fii:
relații generatoare de obligații (datorii);
relații generatoare de drepturi (creanțe);
În majoritatea cazurilor însă relațiile cu terții sunt de obligații și drepturi reciproce.
Exista desigur un element generator de relații economice, și anume: operațiile economice. La nivelul unei unități economice ele pot fi grupate astfel:
operații de exploatare care se referă la cumpărări, vânzări de materiale și mărfuri:
operații de repartitie a veniturilor din exploatare (cheltuieli financiare, dividende);
operații de investiție pentru sporirea patrimoniului, materializate prin imobilizări corporale și necorporale (utilaje, construcții, titluri de participare);
operații de finanțare legate de subscripții pentru majorarea capitalului rambursării de împrumuturi.
Aceste operații generează miscării de bunuri sau lichidități care dau conținut unor relații economice specifice. Toate cele patru categorii mai pot fi analizate prin intermediul fluxurilor.
Exista fluxuri reale, ce semnifică fluxurile de bunuri și servicii între agenți producatori comerciali și consumatori, dar și servicii și prestații furnizate de alti agenți economici sau personal angajat și fluxuri financiare , ce rezultă practic din documentele ce consemnează aceste operațiuni. Natura acestora din urma este exclusiv banească, dacă facem referire la modul de evaluare, direct din documente ca: cecuri, dispoziții de plata, note de creditare etc.
De asemenea se poate face o clasificare in:
relații externe, prin intermediul cărora se realizează legăturile cu ceilalti agenți economici. Ele sunt foarte importante deoarece unitatea participă nu numai ca agent economic, dar și ca subiect de drept, relevând conținutul juridic al acestor fluxuri;
relații interne, relațiile fiind antrenate de transformări de exploatare dar și de natură financiară. Cele de natură financiară fac referiri la rezultatele intreprinderi (repartizarea beneficiului).
Abordarea relațiilor economice sub forma de fluxuri ale intreprinderii poate fi completată de o altă clasificare a acestora în funcție de momentul producerii lor:
relații curente (comerciale și de decontare cu personalul)
relații financiare
relații ocazionale
Relațiile curente sunt relații comerciale și de deconatri cu personalul
Relații de tip comercial se creează ca urmăre a legăturii unității cu viața. Aceste relații generează pe de o parte flux real de bunuri și servicii între producători și consumatori iar pe de altă parte un flux bănesc. În cadrul acestor relații, intreprinderea participă nu numai ca agent economic ci și ca subiect de drepturi și obligații.
Toate relațiile agenților economici cu terți se creează și se sting într-o inlănțuire fără sfârșit, fiecare în parte având scadențe ferme de decontare. Deci, în desfășurarea relațiilor juridico-patrimoniale se disting două categorii de operații:
Operații de fixare a obligațiilor și drepturilor de creanță, după natură, titular, valoare și termen de decontare (plată respectiv încasare);
Operații de stingere (decontare) a obligațiilor asumate și a drepturilor de creanță.
Stingerea sau decontarea datoriilor (obligațiilor) se face prin plată utilizând forme și instrumente de decontare adecvate și mijloace de trezorerie de care dispune intreprinderea și acceptate de partener.
Drepturile de creanță se sting prin operațiuni de încasări pentru care, pot fi practicate forme, instrumente de trezorerie existente și convenite cu partenerii participanți la derularea operațiumiilor.
În vederea stingerii acestor creanțe sau datorii prin intermediul mijloacelor bănești se utilizează:
a) operațiuni bănești de decontare cu sau fără numerar; în cazul operațiilor cu numerar, Banca Naționala a României emite bancnote sau monede care sunt acceptate ca moneda legală în România, este faptul că numerarul fiind în prezent cel mai utilizat mijloc de plată. Cu privire la operațiunile cu numerar, societățiile comerciale și agenții economici vor ține seama de următoarele: potrivit articolului 5 din O.G. 15/1996 operațiunile de încasări și plăți între persoane juridice se efectuează numai prin instrumente de plată fără numerar, cu următoarele exceptii:
Plata salariilor și a altor drepturi de personal;
Alte operațiuni de plăți ale persoanelor juridice către persoane fizice;
Plăți către persoane juridice, în limita unui plafon zilnic.
În cazul operațiunilor bănești de decontare fără numerar se utilizează mai multe instrumente de plată dîntre care amintim, ordinul de plată care este cel mai utilizat instrument de plată utilizat în România, cecul, cambia, biletul la ordin.
b) operațiunile de decontare prin efecte comerciale.
O modalitate, relativ nouă în realitatea economică românească, de decontare între societăți comerciale, o reprezintă conversia datoriilor nerambursate la scadență, în acțiuni sau părți sociale.
În vederea accelerării decontării obligațiilor agențiilor economici, mai bine zis în vederea diminuării blocajului financiar actual există posibilitatea utilizării între societățiile comerciale și între acestea și Regiile Autonome, a următoarelor instrumente de plată:
Cambia sau biletul la ordin, avizate de societatea bancară și acceptate în prealabil de obligantul principal;
Cecul;
Forfetarea;
Factoringul;
2) Relațiile financiare sunt generate de activitatea financiară
Relațiile economice din aceasta categorie sunt relații care apar între societate și stat, prin stat înțelegându-se unele organizații și organisme ale sale.
Aici se includ:
relații cu bugetul statului;
relații cu organisme de asigurare și protecție socială;
relații cu alte organisme publice.
Relațiile ocazionale apar cu prilejul:
asocierii cu alți agenți economici;
operațiunilor efectuate cu diverși creditori și debitori;
fuziunea societății sau lichidarea ei. Aici apar relații cu asociații sau acționarii ei.
DELIMITARI PRIVIND DATORIILE ȘI CREANȚELE
DATORIILE
O datorie reprezintă sursa externă de finanțare pusă la dispoziția intreprinderii de o instituție de credit (datorie comercială), fie de la terți (datorie fiscală, socială, etc.).
Datoriile derivă din:
relațiile comerciale cu furnizorii, unitatea patrimonială are obligatia plății contravalorii bunurilor, lucrărilor sau serviciilor primite, dar și drepturi asupra acestora, pentru avansul sau acontul acordat
relațiile comerciale cu clienții, unitatea patrimonială are dreptul de a încasa contravaloarea livrărilor sau prestațiilor făcute, dar și obligația decontării avansului primit de la clienti;
relațiile cu bugetul statului, unitatea patrimonială are obligația de a plăti o serie de impozite și taxe, dar și dreptul de a încasa subvenții, TVA de recuperat, etc.;
relațiile cu salariatii săi, unitatea patrimonială are obligația remunerării muncii prestate de aceștia și a stimulării suplimentare prin premii și participarea la profit, dar și drepturi față de personal privind avansurile acordate cât și pentru eventualele sume achitate în plus și necuvenite acestora.
În categoria datoriilor se includ:
datorii din activitatea de exploatare;
alte datorii;
venituri înregistrate în avans
Datoriile din exploatare sunt de obicei nerambursabile (nepurtătoare de dobanzi). Ele includ datorii reprezentând:
– datorii față de furnizorii de materii prime, de mărfuri, de materiale, prestări de lucrări și servicii; reflectate în contabilitate prin conturile 401 “Furnizori”, 403 “Efecte de plată” și 408 “Furnizori, facturi nesosite”
– datorii față de salariati și alte drepturi cuvenite personalului, reflectate în contabilitate prin conturile 421 “Personal remunerații datorate” și 423 “Personal ajutoare materiale datorate”;
– contribuții reprezentând asigurările sociale și cotizațiile cuvenite altor organisme sociale, reflectate în contabilitate cu ajutorul conturilor 431 “Asigurări sociale” și 437 “Ajutor de șomaj”;
– impozite datorate statului sau altor activități locale, TVA degajat din compensarea TVA colectată cu TVA deductibilă, impozitul pe profit, impozitul pe salarii, etc., reflectate în contabilitate prin conturile 4423 “TVA de plata”, 4427 “TVA colectată”, 4428 “TVA neexigibilă”, 444 “Impozitul pe salarii”, 441 “Impozitul pe profit”;
– datorii față de clienti, reflectate în contabilitate prin contul 419 “Clienți creditori”.
Sintetizând, datoriile din activitatea de exploatare, pot fi definite ca fiind obligațiile pe termen scurt ale unității față de terți, obligațiile născute din derularea fazelor circuitului de exploatare și care au și contrapartidă, în general, cheltuielile de exploatare.
În evoluția datoriilor de exploatare trebuie să se facă distincția între valoarea de înscriere cu ocazia intrării datoriei în patrimoniul intreprinderii și valoarea bilanțieră.. Valoarea de înscriere cu ocazia angajării datoriei este dată de valoarea nominală de rambursare. Valoarea bilanțieră este reglementată de următoarele reguli:
creșterea de valoare a unui element de pasiv extern, este un complement de datorie, contrapartida fiind o cheltuială a exercițiului sau o cheltuială de repartizat asupra mai multor exerciții;
când creșterea nu are un caracter definitiv, ea se constată sub forma unui provizion pentru riscuri și cheltuieli. Provizioanele pentru riscuri și cheltuieli se constituie de regulă la finele exercițiului, pentru acele elemente de patrimoniu a căror realizare sau plată este incertă, ori pentru care cheltuielile care devin exigibile în perioada următoare;
diminuarea valorii unui element de pasiv extern, devenită ireversibilă, este o reducere a datoriei, contrapartida fiind un venit al exercițiului sau un venit constatat în avans;
când diminuarea nu este definitivă, ea nu afectează valoarea respectivului element, menținându-se valoarea sa inițială.
Datoriile exprimate în monedă straină pot genera pierderi sau câștiguri sub forma diferențelor de conversie.
Alte datorii:
datorii generate de relațiile cu furnizorii de imobilizări, reflectate în contabilitate prin conturile 404 “Furnizori de imobilizări” și 405 “Efecte de plată pentru imobilizări”;
datorii legate de beneficiul realizat, reflectate în contabilitate prin conturile 441 “Impozitul pe profit”, 424 “Participarea personalului la profit” și 457 “Dividende de plată”;
datorii față de unitățile din cadrul grupului și față de asociați, reflectate prin conturile 451 “Decontări în cadrul grupului”, 455” Asociați – conturi curente” și 456 “Decontări cu asociații privind capitalul”;
diverse alte datorii, reflectate în contabilitate prin conturile 426 “Drepturi de personal neridicate”, 427 “Rețineri din remunerații datorate terților”, 462 “Creditori diverși”.
Venituri înregistrate în avans sunt acele venituri obținute sau contabilizate înainte ca prestațiile sau livrările să le fi justificat. La sfârșitul exercițiului se poate spune că, exercițiul curent este “dator” exercițiului următor.
Aceste venituri sunt contabilizate cu ajutorul contului 472 “Venituri înregistrate în avans”. Aceste venituri nu vor afecta exercițiul curent, ci vor afecta exercițiul la care se referă.
Datoriile se pot clasifica astfel:
în funcție de termenul de plată:
a) datorii pe termen scurt (sub un an);
b) datorii pe termen mediu (1-5 ani);
c) datorii pe termen lung (peste 5 ani);
în funcție de moneda în care se formează:
a) datorii în lei;
b) datorii în devize;
în funcție de raporturile avute cu societățile:
a) datorii financiare și asimilate;
b) datorii în afara grupului;
în documentele de sinteză, situațiile datoriilor se prezintă în felul următor
a) datorii financiare și asimilate;
b) alte datorii:
c) datorii înregistrate în avans.
CREANȚELE
O creanță reprezintă un drept personal care permite titularului sau creditorului să prețindă unei alte persoane execuția unei obligații (remiterea unui bun, a unei sume de lichidități sau realizarea unui serviciu).
Creanța poate să fie sau nu insoțită de garanții (ipotecă, gaj, privilegii, etc). dacă creanța nu este insoțită de o anume garanție, creditorul beneficiaza de un gaj asupra patrimoniului debitorului la concurență cu alti debitori, fiind plătit numai după ce au fost achitate creanțele asortate de garanții.
Atașarea creanțelor la exercițiul financiar corespunzător, implică două obligații distincte , una legată de patrimoniu, iar cealaltă legată de rezultat:
1) conform primei obligații, în legătura cu intervalul anual și cu principiul independentei exercițiului, creanțele se înregistrează în momentul în care au apărut din punct de vedere financiar;
2) cealaltă obligație, vizează aplicarea principiului prudenței conform căruia:
– trebuie tinut cont de riscurile și pierderile intervenite în cursul execițiului sau exercițiului anterior;
– numai beneficiile realizate la dată inchiderii exercițiului pot fi înscrise în conturile anuale;
Creanțele iau naștere din:
relațiile comerciale cu clienții;
operațiuni cu diverși debitori.
În categoria creanțelor se includ:
– creanțele din activitatea de exploatare;
– creanțe diverse;
– creanțe înregistrate în avans.
Creanțele din exploatare:
creanțe față de clienți, reflectate în contabilitate prin contul 411 “Clienți”;
creanțe atatsate clienților, reflectate în contabilitate prin conturile 413 “Efecte de primit”, 416 “Clienți incerți” și 418 “Clienți – facturi de întocmit”;
creanțe față de bugetul statului, reflectate în contabilitate prin conturile 445 “Subvenții”, 4424 “TVA de recuperat”, 4426 ”TVA deductibilă” și 4428 “TVA exigibilă”;
creanțe față de furnizori reflectate în contabilitate prin contul 409 “Furnizori – debitori”.
Creanțele din exploatare reprezintă drepturi pe termen scurt ale unității patrimoniale ce se nasc față de terți ca urmare a desfășurării ciclului de exploatare. În contrapartida găsim, în general, veniturile din exploatare. Uneori au în contrapartida conturi fără incidență asupra contului de rezultate dar care se referă totuși la operațiuni de exploatare (este cazul avansurilor acordate furnizorilor sau personalului).
Creanțe diverse:
creanțele față de unitățile din cadrul grupului și față de asociați, reflectate în contabilitate prin contul 451 “Decontări în cadrul grupului” și 456 “Decontări cu asociații privind capitalul”;
diverse alte creanțe, reflectate în contabilitate prin contul 461 “Debitori diversi” și 473 “Decontări din operațiuni în curs de clarificare”.
Creanțele înregistrate în avans sunt reprezentate de cheltuielile anticipate și cheltuieli constatate în avans. Ele sunt excluse din cheltuielile curente ale exercițiului și sunt încorporate în cheltuielile exercițiului la care se referă. Putem spune ca exercițiul curent deține o “creanță” asupra următoarelor exerciții. Reflectarea în contabilitate a acestor cheltuieli se face cu ajutorul contului 471 “Cheltuieli înregistrate în avans”.
Relațiile pe care societatea le poate avea cu terții sunt structurate în cadrul planului de conturi pe următoarele categorii de titluri:
furnizori și conturi asimilate;
clienți și conturi asimilate;
personal și conturi asimilate;
asigurări sociale, protecție socială și conturi asimilate;
bugetul statului, alte organisme publice și conturi asimilate;
grup și aociati;
debitori și creditori diversi;
conturi de regularizare;
decontări în cadrul unității.
Unitățile patrimoniale pot, în funcție de nevoia de informații să clasifice creanțele în contabilitatea analitică, astfel:
1) în funcție de termenul de încasare:
– creanțe de încasat pe termen lung (peste 5 ani);
– creanțe de încasat pe termen mediu (între 1 și 5 ani);
– creanțe de încasat pe termen scurt (sub un an).
2) în funcție de moneda în care se formează:
– creanțe în lei;
– creanțe în devize;
3 )in funcție de raporturile cu societățile din cadrul grupului:
– creanțe asupra societăților din cadrul grupului;
– creanțe în afara grupului.
De asemenea, în contabilitatea analitică se evidențiază distinct atat clienții cât și furnizorii la care unitatea patrimonială deține titluri de participare.
În documentele de sinteză, situația creanțelor se prezintă folosind următoarea grupare:
creanțe la active imobilizate;
creanțe la active circulante;
cheltuieli înregistrate în avans.
Evaluarea creanțelor se face conform următoarelor reguli:
în momentul intrării în patrimoniu sunt înscrise în conturile de activ la valoarea nominală. Trebuie facută o disociere între nominalul creanței și dovezile eventual stipulate.
în momentul inventarului, riscul de încasare al creantei dă naștere la înregistrarea unui provizion.
Diminuarea valorii nominale de rambursare, dacă aceasta are un caracter definitiv, duce la constatarea unor pierderi iar dacă nu are un caracter ireversibil, la constituirea unui provizion pentru depreciere.
Creșterea valori nominale de încasare generează un venit numai în varianta unei majorări sigure și definitive.
Evaluarea creanțelor în monedă straină impune reguli particulare de evaluare, în special legate de înregistrare la inventar a pierderilor și câștigurilor din diferențelor din conversie și a provizioanelor pentru pierderi din schimb.
Au fost prezentate datoriile și creanțele pe care intreprinderea și le creeaza în legătura cu înființarea sa, și cele de pe parcursul desfășurarii activității sale. În funcție de termenul de decontare, se grupează în obligații și creanțe pe termen lung și obligații și creanțe pe termen scurt.
Datorile și creanțele pe termen scurt sunt cunoscute și sub denumirea de deconturi curente, de exploatare sau cu terții. Asemenea decontări sunt determinate de relațiile societății cu partenerii de afaceri (furnizori și clienti), cu personalul, cu bugetul statului și cu alte organisme publice, cu asociații, cu grupul sau alte intreprinderi din cadrul grupului, cu debitorii și creditorii diversi.
Pentru ca operațiunile de încasări și plăți a creanțelor si, respectiv datoriilor are loc ulterior creării lor, apare ca strict necesară reflectarea acestor creanțe și datorii în evidența contabilă.
OBIECTIVELE ȘI FACTORII ORGANIZĂRII
DECONTĂRILOR CU TERȚII
OBIECTIVE
Principiul continuității activității intreprinderii poate fi asigurat numai în situația realizării echilibrului financiar dîntre venituri și cheltuieli, dîntre încasări și plati.
Urmărirea continuă a realizării acestui echilibru presupune prîntre altele, controlarea permanentă a capacitătii de plată a unității, a ratelor auronomiei financiare, etc.
Capacitatea de plata a unității reprezintă modul în care unitatea își onoreaza obligațiile pe termen scurt, mediu și lung.
Pentru a se putea organiza un control eficient în acest sens, contabilitatea terților are ca obiective:
Cunoașterea în orice moment a nivelului creanțelor și datoriilor agentului economic ce derivă din relațiile comerciale cu alte unități precum și din relațiile financiare cu bugetul statului, asigurările sociale, etc.;
Cunoașterea creanțelor și datoriilor agentului economic față de asociați sau de acționari, și urmărirea decontărilor la termen a acestora;
Urmărirea încasării la timp a tuturor sumelor de la Clienți și debitori, precum și achitarea la termen a datoriilor față de furnizori, creditori, personalul unității, bugetul statului, etc.;
Cunoașterea creanțelor și datoriilor față de unitățile din cadrul grupului și care deriva din operațiunile efectuate de aceștia;
Soluționarea corectă și în termen legal a decontărilor din operații în curs de clarificare, se înregistrează cu caracter provizoriu în contul 473 “Decontări în curs de clarificare”. Utilitatea acestui cont rezultă din faptul ca toate operațiunile în curs de clarificare – rezultate din sumele plătite ca amenzi, locații, cheltuieli de judecată, operațiuni bancare pentru care nu există documente, etc. – nu pot fi înregistrate în momentul efectuării lor, pe cheltuieli sau în alte conturi în mod direct, fiind necesare cercetări și lămuriri suplimentare. Sumele înregistrate în acest cont, ca urmăre a constatării operațiunilor, trebuie clarificate în 60 de zile, dar nu mai târziu de dată inchiderii conturilor, în vederea întocmirii bilanțului contabil;
Soluționarea corectă a deprecierilor constatate asupra creanțelor sau datoriilor, precum și a creșterilor de valoare a acestora.
Pe parcursul realizarii obiectivelor, se urmărește în permanență respectarea principiului necompensării. Așa cum nu este admisă compensarea posturilor de cheltuieli cu cele de venituri, nu este admisă nici compensarea între creanțe și cheltuieli.
În principiu, nu se poate opera compensarea între datoriile și creanțele referitoare la aceeasi terți, cu excepția cazurilor în care a fost perfectat un acord / contract în acest sens.
FACTORII
Organizarea contabilității relațiilor cu terții este condiționată de o serie de factori, cum ar fi:
natura relațiilor de decontare;
formele de decontare;
instrumentele de decontare;
sistemul de creditare;
regimul reducerilor și momentul acordării lor.
În funcție de factorii mai sus amintiți, se va stabili fluxul informațional (documentele și circulația lor) precum și conturile în care se vor reflecta operațiunile respective.
Încasarea drepturilor de creanță și decontarea obligațiilor agenților economici generează mutații ale mijloacelor bănești din conturile de disponibilități ale respectivilor agenți . Mijloacele bănești sunt constituite din bani lichizi, păstrati în casieria unității, din bani din conturile de la bănci, sau din alte mijloace bănești (cecuri, acreditive, efecte comerciale, alte valori). în funcție de moneda în care se formează disponibilitățile bănești putem avea bani în moneda națională și bani în devize.
Plata în numerar rămâne modalitatea cea mai rapidă și eficientă de efectuare a plăților de valori mici. Cu cât valoarea unei tranzacții este mai mare cu atât crește tendința de a utiliza mijloace de plata fără numerar.
Transferurile care au loc între agenții economici se fac cu ajutorul numerarului chiar dacă, de cele mai multe ori, valoarea ridicată a plăților ce trebuie făcute solicită în mod logic, un instrument de plată fără numerar.
Se utilizează instrumentele de decontare potrivit contabilității trezoreriei. Această contabilitate are ca obiect evidența existenței și mișcării titlurilor de plasament, disponibilităților bănești din conturile la bănci, disponibilitățile din casă, creditele bancare pe termen scurt și a altor valori de trezorerie.
Conturile la bănci cuprind:
disponibilitățile în lei și devize;
cecurile și efectele comerciale depuse la bănci;
carnetele de cecuri cu limită de sumă, creditele bancare pe termen scurt;
dobânzile aferente disponibilităților.
Disponibilitățile din casă se țin separat, într-o parte cele în lei și în altă parte cele în devize. Evidența operativa a acestor valori se face în registrul de casă. Disponibilitățile în devize se înregistrează în contabilitate la cursul zilei sau la un curs fix. La finele exercițiului, disponibilitățile în devize se evalueaza la zi, urmând ca diferențele favorabile de curs să se înregistreze la venituri financiare, iar cele nefavorabile la cheltuieli financiare.
Acreditivele bancare reprezintă sumele rezervate de către titularii de conturi în favoarea unor furnizori prin care se garantează plata livrărilor de mărfuri, executării unor lucrări și servicii prestate. Acreditivele se pot deschide în lei sau în devize.
Regimul reducerilor reprezintă o problemă specifica relațiilor dîntre furnizorii și clientii lor. În practică, exista situații în care furnizorii acordă la valoarea rezultată din aplicarea prețului sau tarifului negociat o serie de reduceri.
Reducerile afecteaza atat vânzările cât și cumpărările, în funcție de poziția pe care agentul economic o are.
Se disting două tipuri de reduceri comerciale:
cu caracter comercial;
cu caracter financiar.
Reducerile comerciale sunt rabaturile, remizele și risturnurile.
Rabaturile reprezintă reduceri excepționale practicate asupra prețurilor de vânzare, convenite în prealabil, atunci când se constată defecte de calitate sau abateri de la standard la bunurile care fac obiectul tranzacției.
Remizele reprezintă reduceri practicate în mod obișnuit asupra prețului de vânzare, luandu-se în considerare volumul vânzărilor. Remizele se calculează prin aplicarea unei cote procentuale asupra prețului curent de vânzare.
Risturnurile sunt reduceri de preț calculate asupra ansamblului de operații efectuate cu acelasi terț, în timpul unei perioade determinate.
Aceste reduceri nu se înregistrează în contabilitate dacă sunt acordate în momentul facturării. În contabilitate se va înregistra la creanțe din vânzări, respectiv din cumpărări doar valoarea netă comercială ce rezultă în urma aplicării acestor reduceri.
Dacă reducerile – frecvent pentru rabaturi și intotdeauna pentru risturnuri – se aplică ulterior, după livrarea mărfurilor și expedierea facturilor, ele sunt inscrise în facturi de reducere sau în note de credit. În aceste situații, ele trebuie contabilizate, deoarece modifică nivelul facturii inițiale.
Reducerile financiare sunt reprezentate prin sconturi.
Sconturile de decontare reprezintă reduceri acordate clienților care își achită cumpărăturile inaintea termenului normal de exigibilitate. Scontul se calculează prin aplicarea unei cote procentuale asupra valorii facturii la prețul curent, sau asupra valorii nete comerciale, dacă s-au acordat și reduceri comerciale.
Sconturile se înregistrează în contabilitate astfel:
– sub forma cheltuielilor financiare în contabilitatea furnizorului;
– sub forma veniturilor financiare în contabilitatea clientului, deoarece:
– furnizorul care a acordat aceasta reducere înregistrează o cheltuială, dar își incaseaza creanțele față de Clienți mai devreme. Scontul reprezintă deci, costul financiar al procurării acestor fonduri mai devreme;
– clientul ce beneficiază de această reducere înregistrează un venit și plătește obligatia față de furnizor mai devreme.
Scontul reprezintă deci, randamentul financiar al plasării fondurilor sale.
2.3 SISTEMUL CONTURILOR SINTETICE UTILIZATE ÎN CONTABILITATEA RELAȚIILOR CU TERȚII, FURNIZORI ȘI CLIENȚI
Autonomia, independența, libertatea de manevră de care dispun agenții economici în economia de piața implică dezvoltarea, diversificarea și adâncirea unor relații de producție și schimb în cele mai variate domenii ce aduc cu ele o mare gamă de relații de decontare, de stingere a obligațiilor deja create, de creare și stingere a altora într-o inlănțuire fără sfârșit. Acestra li se adaugă reglementarea terților cu personalul, cu fondurile și organismele de protectie socială dar mai ales cu bugetul statului, agenții economici fiind obligati la plata diferselor categorii de contribuții, impozite și taxe.
Având în vedere viteza cu care se creeaza aceste relații, care au volumul într-o permanentă multiplicare, scadențele foarte ferme, de stingere a obligațiilor, putem ușor întelege importanța organizării și conducerii unei corecte contabilități a relațiilor financiare și de decontare.
Pentru reflectarea în contabilitate a relațiilor cu terții, se utilizează conturile clasei a parta a planului general de conturi “Conturile cu terții”, structurate pe grupe distincte pentru fiecare gen de terți cu care interprinderea intră în relații economice. Structura clasei a patra este astfel concepută încât reflectă în succesiunea fazelor circuitului economic, modalitatea în care unitățile patrimoniale își reglementează decontările astfel :
În cadrul procesului de aprovizionare, față de furnizori;
În cadrul procesului de desfacere, față de clienti;
În cadrul procesului de producție și reparatie, față de personal, organisme sociale și protectie socială și față de bugetul statului.
Conturile sintetile privind relațiile cu terții, furnizori și clienți, ale planului general de conturi sunt :
Grupa 40. FURNIZORI ȘI CONTURI ASIMILATE
401. Furnizori
403. Efecte de plătit
404. Furnizori de imobilizări
405. Efecte de plătit pentru imobilizări
408. Furnizori – facturi nesosite
409. Furnizori – debitori
Grupa 41. CLIENȚI ȘI CONTURI ASIMILATE
411. Clienți
4118. Clienți incerti sau în litigiu
413. Efecte de primit de la clienți
418. Clienți – facturi de întocmit
419. Clienți – creditori
Contul 401"Furnizori" este un cont de pasiv care reflectă datoria agentului economic ca urmare a primirii de: materii prime și materiale, obiecte de inventar, animale și păsări, mărfuri ca urmare a intrărilor și serviciilor executate pentru activitatea de exploatare de diferiti terți. Acest cont ține evidența decontărilor atât cu furnizorii interni cât și cu cei externi.
Contul 401 "Furnizori" începe să funcționeze prin creditare.
În creditul contului 401 "Furnizori" se înregistrează:
– valoarea la preț de cumpărare sau standard (prestabilit) a materiilor prime, materialelor consumabile, materiale de natura obiectelor de inventar, animalelor tinere și la ingrășat, mărfurilor și ambalajelor intrate în patrimoniu, achiziționate cu titlu oneros de la terți pe bază de facturi:
– 301 Materii prime
– 302 Materiale consumabile
– 303 Materiale de natura obiectelor de inventar
– 341 Semifabricate
– 346 Produse reziduale
– 351 Materii și materiale aflate la terți
– 354 Produse aflate la terți
– 356 Animale aflate la terți
– 357 Mărfuri aflate la terți
– 358 Ambalaje aflate la terți
– 361 Animale și pasari
– 371 Mărfuri
– 381 Diferențe de preț la mărfuri;
– diferențele de preț nefavorabile aferente, în cazul în care evidența acestora se ține la prețuri standard:
– 308 Diferențe de preț la materii prime și materiale
– 348 Diferențe de preț la produse
– 368 Diferențe de preț la animale și pasari
– 378 Diferențe de preț la mărfuri
– 388 Diferențe de preț la ambalaje;
– valoarea materialelor achiziționate, nestocate și consumul de energie și apa:
– 604 Cheltuieli privind materialele nestocate
– 605 Cheltuieli privind energia și apa;
– valoarea ambalajelor care circulț în sistem de restituire, facturate de furnizori:
– 409 Furnizori – debitori;
– valoarea lucrărilor executate sau a serviciilor prestate de terți:
– 611. Cheltuieli cu întreținerea și reparațiile
– 612. Cheltuieli cu redevențele, locațiile de gestiune și chiriile
– 613. Cheltuieli cu primele de asigurare
– 614. Cheltuieli cu studiile și cercetarile
– 621. Cheltuieli cu colaboratorii
– 622. Cheltuieli privind comisioanele și onorariile
– 623. Cheltuieli de protocol, reclamă și publicitate
– 624. Cheltuieli cu transportul de bunuri și personal
– 625. Cheltuieli cu deplasări, detașări și transferări
– 626. Cheltuieli poștale și taxe de telecomunicații
– 628. Alte cheltuieli cu serviciile executate de terți
– 471. Cheltuieli înregistrate în avans
– valoarea facturilor primite, în cazul în care acestea au fost evidențiate anterior ca facturi nesosite:
– 408. Furnizori – facturi nesosite;
– taxa pe valoarea adaugată inscrisă în facturile furnizorilor:
– 4426 T.V.A. deductibilă
– 4428 T.V.A. neexigibilă;
– valoarea timbrelor fiscale și poștale, biletelor de tratament și călătorie și a altor valori achiziționate:
– 532 Alte valori;
– diferențele nefavorabile de curs valutar la sfârșitul exercițiului financiar, din evaluarea soldului în valută:
– 665 Cheltuieli din diferențe de curs valutar.
În debitul contului 401 "Furnizori" se înregistrează:
– plățile efectuate către furnizori:
– 162 Credite bancare pe termen lung
– 512 Conturi curente la bănci
– 531 Casa
– 541 Acreditive
– 542 Avansuri de trezorerie;
– valoarea acceptată a efectelor comerciale de plătit:
– 403 Efecte de plătit;
– diferențele favorabile de curs valutar aferente datoriilor către furnizori la decontare sau evaluare la sfârșitul exercițiului:
– 765 Venituri din diferențe de curs valutar;
– valoarea avansurilor acordate furnizorilor, cu ocazia regularizării plăților cu acestia:
– 409 Furnizori – debitori;
– sumele nete achitate colaboratorilor și impozitul reținut:
– 512 Conturi curente la bănci
– 531 Casa
– 444 Impozitul pe venituri de natura salariilor;
– valoarea la preț de înregistrare a produselor cuvenite unităților prestatoare ca plata în natură potrivit prevederilor contractuale:
– 345 Produse finite;
– valoarea sconturilor obținute de la furnizori:
– 767 Venituri din sconturi obținute;
– valoarea ambalajelor care circulă în sistem de: restituire, predate furnizorului:
– 409 Furnizori – debitori.
Soldul contului reprezintă sumele datorate furnizorilor.
Contul 403 "Efecte de plătit" este un cont de pasiv care ține evidența obligațiilor de plătit pe bază de efecte comerciale (bilet la ordin, cambie etc.).
Contul 403 "Efecte de plătit" începe să funcționeze prin creditare.
În creditul contului 403 "Efecte de plătit" se înregistrează:
– valoarea acceptată a efectelor comerciale de plătit:
– 401 Furnizori;
– diferențele nefavorabile de curs valutar la sfârșitul exercițiului din evaluarea soldului în valuta:
– 665 Cheltuieli din diferențe de curs valutar.
În debitul contului 403 "Efecte de plătit" se înregistrează:
– plățile efectuate la scadență pe bază de efecte comerciale:
– 512 Conturi la bănci;
– diferențele favorabile de curs valutar constatate la lichidarea efectelor comerciale de plătit sau evaluarea, acestora la sfârșitul exercițiului:
– 765 Venituri din diferențe de curs valutar.
Soldul contului reprezintă valoarea efectelor comerciale de plătit.
Contul 404 "Furnizori de imobilizări" este un cont de pasiv care ține evidența obligațiilor de plată față de furnizorii de imobilizări corporale sau necorporale.
Contul 404 "Furnizori de imobilizări" începe să funcționeze prin creditare.
În creditul contului 404 "Furnizori de imobilizări" se înregistrează:
– valoarea imobilizărilor facturate de furnizori, a serviciilor prestate sau a lucrărilor executate de terți pentru realizarea acestor imobilizări:
– 201. Cheltuieli de constituire
– 203. Cheltuieli de dezvoltare
– 208. Alte imobilizări necorporale
– 211. Terenuri și amenajari de terenuri
– 212. Construcții
– 213. Instalații tehnice, mijloace de transport, animale și plantații
– 214. Mobilier, aparatură birotică, echipamente de protecție a valorilor umane și materiale și alte active corporale
– 231. Imobilizări corporale în curs
– 233. Imobilizări necorporale în curs;
– obligația de plată a ratelor de leasing financiar pe bază facturilor emise de locator:
– 167 Alte împrumuturi și datorii asimilate;
– valoarea dobânzilor datorate și facturate potrivit prevederilor contractuale, în cazul leasingului financiar:
– 168 Dobânzi aferente împrumuturilor și datoriilor asimilate;
– taxa pe valoarea adaugată înscrisă în facturile furnizorilor de imobilizări:
– 4426 T.V.A. deductibilă
– 4428 T.V.A. neexigibilă;
– diferențele nefavorabile de curs valutar din evaluarea soldului la sfârșitul exercițiului:
– 665 Cheltuieli din diferențe de curs valutar.
În debitul contului 404 "Furnizori de imobilizări" se înregistrează:
– sumele achitate furnizorilor de imobilizări, precum și valoarea avansurilor decontate furnizorilor de imobilizări
– 162 Credite bancare pe termen lung
– 232. Avansuri acordate pentru imobilizări corporale
– 234. Avansuri acordate pentru imobilizări necorporale
– 512 Conturi curente la bănci
– 531 Casa
– 541. Acreditive
– valoarea acceptată a efectelor de plătit pentru imobilizări:
– 405 Efecte de plătit pentru imobilizări;
– datorii prescrise sau anulate:
– 758 Alte venituri din exploatare;
– valoarea sconturilor obținute de la furnizorii de imobilizări:
– 767 Venituri din sconturi obținute;
– diferențele favorabile de curs valutar aferente datoriilor către furnizorii de imobilizări la decontare sau evaluare la sfârșitul exercițiului:
– 765 Venituri din diferențe de curs valutar;
Soldul contului reprezintă sumele datorate furnizorilor de imobilizări.
Contul 405 "Efecte de plătit pentru imobilizări" este un cont de pasiv și ține evidența obligațiilor de plată către furnizorii de imobilizări pe bază de efecte comerciale (bilet la ordin, cambie etc.).
Contul 405 "Efecte de plătit pentru imobilizări" începe să funcționeze prin creditare.
În creditul contului 405 "Efecte de plătit pentru imobilizări" se înregistrează:
– valoarea acceptată a efectelor comerciale de plătit pentru imobilizări:
– 404 Furnizori de imobilizări;
– diferențele nefavorabile de curs valutar la sfârșitul exercițiului din evaluarea soldului în valuta:
– 665 Cheltuieli din diferențe de curs valutar.
În debitul contului 405 "Efecte de plătit pentru imobilizări" se înregistrează:
– plățile efectuate către furnizorii de imobilizări pe bază de efecte comerciale, la scadenta acestora:
– 512 Conturi la bănci în lei;
– diferențele favorabile de curs valutar constatate la decontare sau evaluare la sfârșitul exercițiului:
– 765 venituri din deferente de curs valutar.
Soldul contului reprezintă valoarea efectelor de plătit pentru imobilizările achiziționate.
Contul 408 "Furnizori – Facturi nesosite" este un cont de pasiv care ține evidența decontărilor cu furnizorii pentru aprovizionarile de bunuri, lucrările executate și prestările de servicii, pentru care nu s-au primit facturi.
Contul 408 "Furnizori – facturi nesosite" începe să funcționeze prin creditare.
În creditul contului 408 "Furnizori – facturi nesosite" se înregistrează:
– valoarea bunurilor aprovizionate, a lucrărilor executate sau serviciilor prestate de către furnizori:
– 301 Materii prime
– 302 Materiale consumabile
– 303 Materiale de natura obiectelor de inventar
– 361 Animale și pasari
– 371 Mărfuri
– 381 Diferențe de preț la mărfuri
– 4428 T.V.A. neexigibilă
– 604. Cheltuieli privind materialele nestocate
– 605. Cheltuieli privind energia și apa
– 611. Cheltuieli cu intretinerea și reparatiile
– 612. Cheltuieli cu redeventele, locatiile de gestiune și chiriile
– 613. Cheltuieli cu primele de asigurare
– 614. Cheltuieli cu studiile și cercetarile
– 621. Cheltuieli cu colaboratorii
– 622. Cheltuieli privind comisioanele și onorariile
– 623. Cheltuieli de protocol, reclama și publicitate
– 624. Cheltuieli cu transportul de bunuri și personal
– 625. Cheltuieli cu deplasari, detasari și transferari
– 626. Cheltuieli postale și taxe de telecomunicatii
– 628. Alte cheltuieli cu serviciile executate de terți;
– diferențele nefavorabile de curs valutar înregistrate la inchiderea exercițiului, aferente datoriilor către furnizorii pentru care nu s-au primit facturile:
– 665 Cheltuieli din diferențe de curs valutar.
În debitul contului 408 "Furnizori – facturi nesosite" se înregistrează:
– valoarea facturilor sosite:
– 401 Furnizori;
– diferențele favorabile de curs valutar înregistrate la inchiderea exercițiului:
– 765 Venituri din diferențe de curs valutar.
Soldul contului reprezintă sumele datorate furnizorilor pentru care nu s-au primit facturi.
Contul 409 "Furnizori – debitori" este un cont de activ care ține evidența avansurilor acordate furnizorilor pentru cumparari de bunuri de natura stocurilor sau pentru prestări de servicii și executari de lucrări.
Contul 409 "Furnizori – debitori" începe să funcționeze prin debitare.
În debitul contului 409 "Furnizori – debitori" se înregistrează:
– valoarea avansurilor achitate furnizorilor:
– 512 Conturi curente la bănci
– 531 Casa;
– valoarea ambalajelor care circula în sistem de restituire, facturate de furnizori:
– 401 Furnizori;
– diferențele favorabile de curs valutar înregistrate la inchiderea exercițiului, aferente avansurilor acordate furnizorilor:
– 765 Venituri din diferențe de curs valutar.
In creditul contului 409 "Furnizori – debitori" se înregistrează:
– valoarea avansurilor acordate furnizorilor, cu ocazia regularizarii plăților cu acestia:
– 401 Furnizori;
– valoarea ambalajelor care circula în sistem de restituire ănapoiate furnizorilor, precum și valoarea ambalajelor degradate:
– 401 Furnizori
– 608 Cheltuieli privind ambalajele;
– valoarea, ambalajelor care circula în sistem de restituire, nerestituite furnizorilor, reținute în stoc:
– 381 Ambalaje;
– diferențele nefavorabile de curs valutar aferente avansurilor în valută acordate furnizorilor la decontarea acestora sau la închiderea exercițiului financiar:
– 665 Cheltuieli din diferențe de curs valutar.
Soldul contului reprezintă avansuri acordate furnizorilor, nedecontate.
Contul 411 "Clienți" este un cont de activ și ține evidența creanțelor și decontarilor în relațiile cu clientii interni și externi pentru produse, semifabricate, materiale, mărfuri etc. vandute, lucrări executate și servicii prestate, pe bază de facturi, inclusiv a clienților incerti, rau platnici, dubiosi sau aflati în litigiu.
Contul 411 "Clienți" începe să funcționeze prin debitare..
În debitul contului 411 "Clienți" se înregistrează:
– valoarea la preț de vânzare a mărfurilor, produselor, semifabricatelor etc. livrate, lucrărilor executate și serviciilor prestate, precum și taxa pe valoarea adaugată aferenta:
– 701. Venituri din vânzarea produselor finite
– 702. Venituri din vânzarea semifabricatelor
– 703. Venituri din vânzarea produselor reziduale
– 704. Venituri din lucrări executate și servicii prestate
– 705. Venituri din studii și cercetări
– 706. Venituri din redevențe, locații de gestiune și chirii
– 707. Venituri din vânzarea mărfurilor
– 708. Venituri din activități diverse
– 4427. T.V.A. colectată
– 4428. T.V.A. neexigibilă
– valoarea bunurilor livrate sau serviciilor prestate, evidențiate anterior în contul "Clienți – facturi de întocmit":
– 418 Clienți – facturi de întocmit;
– venituri înregistrate în avans sau de realizat aferente perioadelor sau exercitiilor financiare următoare, inclusiv taxa pe valoarea adaugată aferentă:
– 472 Venituri înregistrate în avans
– 4428 T.V.A. neexigibilă;
– valoarea avansurilor facturate clienților:
– 419 Clienți – creditori
– 4427 T.V.A. colectată;
– valoarea dobanzii facturate de locator în cazul leasingului financiar:
– 267 Creanțe imobilizate;
– valoarea creanțelor reactivate:
– 754 Venituri din creanțe reactivate și debitori diversi;
– diferențele favorabile de curs valutar, aferente creanțelor în devize la închiderea exercițiului financiar:
– 765 Venituri din diferențe de curs valutar;
– valoarea ambalajelor care circula în sistem de restituire, facturate clienților:
– 419 Clienți – creditori.
În creditul contului 411 "Clienți" se înregistrează:
– sumele încasate de la clienți:
– 512 Conturi curente la bănci
– 531 Casa;
– decontarea avansurilor încasate de la clienti:
– 419 Clienți – creditori;
– diferențele nefavorabile de curs valutar aferente creanțelor încasate:
– 665 Cheltuieli din diferențe de curs valutar;
– valoarea cecurilor și efectelor comerciale acceptate:
– 511 Valori de încasat
– 413 Efecte de primit de la clienti;
– valoarea sconturilor acordate clienților:
– 667 Cheltuieli privind sconturile acordate;
– sumele trecute pe pierderi cu prilejul scăderii din evidență a clienților incerți sau în litigiu:
– 654 Pierderi din creanțe și debitori diversi;
– valoarea ambalajelor care circulă în sistem de restituire, primite de la clienți:
– 419 Clienți – creditori;
– diferențele nefavorabile de curs valutar aferente creanțelor în valută la sfârșitul exercițiului:
– 665 Cheltuieli din diferențe de curs valutar.
Soldul contului reprezintă sumele datorate de clienti.
Contul 413 "Efecte de primit de la clienți" este un cont de activ care ține evidența creanțelor de încasat, pe bază de efecte comerciale.
Contul 413 "Efecte de primit" își începe funcționarea prin creditare.
In debitul contului 413 "Efecte de primit" se înregistrează:
– sumele datorate de Clienți reprezentând valoarea efectelor comerciale acceptate:
– 411 Clienti;
– diferențele favorabile de curs valutar, aferente efectelor comerciale de încasat la inchiderea exercițiului:
– 765 Venituri din diferențe de curs valutar.
În creditul contului 413 "Efecte de primit" se înregistrează:
– efecte comerciale primite de la clienti:
– 511 Valori de încasat;
– sumele încasate de la Clienți prin conturile curente:
– 512 Conturi curente la bănci;
– diferențele nefavorabile de curs valutar, la primirea efectelor comerciale:
– 665 Cheltuieli cu diferențele de curs valutar.
– diferențele nefavorabile de curs valutar aferente creanțelor datorate de clientii externi a caror decontare se face pe bază de efecte comerciale, la inchiderea exercițiului:
– 665 Cheltuieli cu diferențele de curs valutar.
Soldul contului reprezintă valoarea efectelor comerciale de primit
Contul 418 "Clienți – facturi de întocmit" este un cont de activ și evidențiază livrările de bunuri, prestările de servicii sau executările de lucrări, inclusiv taxa pe valoarea adaugată, pentru care nu s-au întocmit facturi.
Contul 418 "Clienți – facturi de întocmit" începe să funcționeze prin debitare.
În debitul contului 418 "Clienți – facturi de întocmit" se înregistrează:
– valoarea livrărilor de bunuri, a lucrărilor executate sau a serviciilor prestate către clienți, pentru care nu s-au întocmit facturi, inclusiv taxa pe valoarea adaugată aferentă:
– 701. Venituri din vânzarea produselor finite
– 702. Venituri din vânzarea semifabricatelor
– 703. Venituri din vânzarea produselor reziduale
– 704. Venituri din lucrări executate și servicii prestate
– 705. Venituri din studii și cercetari
– 706. Venituri din redevențe, locații de gestiune și chirii
– 707. Venituri din vânzarea mărfurilor
– 708. Venituri din activități diverse
– 4428. T.V.A. neexigibilă
– diferențele favorabile de curs valutar, aferente creanțelor în valută la închiderea exercițiului:
– 765 Venituri din diferențe de curs valutar.
În creditul contului 418 "Clienți – facturi de întocmit" se înregistrează:
– valoarea facturilor întocmite:
– 411 Clienți;
– diferențele nefavorabile de curs valutar aferente clienților – facturi de întocmit la decontare și la inchiderea exercițiului:
– 665 Cheltuieli din diferențe de curs valutar.
Soldul contului reprezintă valoarea bunurilor livrate, a serviciilor prestate sau a lucrărilor executate, pentru care nu s-au întocmit facturi.
Contul 419 "Clienți – creditori" este un cont de pasiv care ține evidența clienților – creditori, reprezentând avansurile încasate de la clienți.
Contul 419 "Clienți – creditori" începe să funcționeze prin creditare.
În creditul contului 419 "Clienți – creditori" se înregistrează:
– sumele facturate clienților reprezentând avansuri pentru livrari de bunuri, prestări de servicii sau executari de lucrări:
– 411 Clienți;
– valoarea ambalajelor care circulă în sistem de restituire, facturate clienților:
– 411 Clienți;
– diferențele nefavorabile de curs valutar aferente avansurilor în valută primite de la clienți la închiderea exercițiului:
– 665 Cheltuieli din diferențe de curs valutar.
În debitul contului 419 "Clienți – creditori" se înregistrează:
– decontarea avansurilor încasate de la clienti:
– 411 Clienți;
– diferențele favorabile de curs valutar, aferente avansurilor decontate, precum și cele aferente datoriilor în valută către clienți la închiderea exercițiului financiar:
– 765 Venituri din diferențe de curs valutar;
– valoarea ambalajelor care circulă în sistem de restituire, primite de la clienti:
– 411 Clienți;
– valoarea ambalajelor care circulă în sistem de restituire, nerestituite de clienți:
– 708 Venituri din activități diverse .
Soldul contului reprezintă sumele datorate clienților creditori
Contul 491 "Provizioane pentru deprecierea creanțelor – clienti" este un cont de pasiv care ține evidența provizioanelor constituite pentru deprecierea creanțelor din conturile de clienti.
Contul 491 "Provizioane pentru deprecierea creanțelor – clienti" începe să funcționeze prin creditare.
În creditul contului 491 "Provizioane pentru deprecierea creanțelor – clienti" se înregistrează:
– valoarea provizioanelor constituite pentru clienți incerți, dubioși, rău platnici sau aflați în litigiu:
– 681 Cheltuieli de exploatare privind amortizările și provizioanele.
În debitul contului 491 "Provizioane pentru deprecierea creanțelor – clienti" se înregistrează:
– diminuarea sau anularea provizioanelor constituite pentru deprecierea creanțelor – clienti:
– 781 Venituri din provizioane privind activitatea de exploatare.
Soldul contului reprezintă provizioanele constituite
CAPITOLUL III
ORGANIZAREA CONTABILITĂȚII CU FURNIZORII ȘI CLIENȚII
3.1. CONTABILITATEA FURNIZORILOR
Furnizorii sunt persoane fizice sau juridice cărora unitățile patrimoniale le sunt datoare valoric, pentru materialele, mărfurile sau serviciile de care au beneficiat de la aceste persoane și pentru care plata se face ulterior.
Datoriile față de furnizori sunt datorii de exploatare ce apar ca urmare a derulării operațiilor de aprovizionare a unității patrimoniale cu cele necesare desfășurării în cele mai bune condiții a activității.
Obligațiile unităților patrimoniale față de furnizorii lor se ridică la nivelul valorii bunurilor, lucrărilor sau serviciilor primite, la care se adauga cota de TVA aferentă. În situația în care furnizorul acordă reduceri comerciale, valoarea de înregistrare a obligației este la nivelul netului comercial + cota de TVA aferentă. Deci, valoarea de înscriere a datoriei intrate în patrimoniu este valoarea ei nominală de rambursare.
În contabilitate se înscriu doar datoriile certe față de furnizori. Datoria devine certă în momentul în care se transferă dreptul de proprietate, pentru bunuri, respectiv în momentul realizarii lor, pentru lucrările și serviciile prestate de terți în folosul unității patrimoniale pe care o conducem.
Documentul cel mai folosit pentru consemnarea transferului de proprietate sau a realizarii lucrărilor și serviciilor este factura. Lângă aceasta factura mai poate aparea și avizul de însoțire a mărfii, dacă este cazul.
Datorii în devize se înregistrează în contabilitate în lei, la cursul de schimb în vigoare la dată efectuării tranzactiei. Diferențele de curs valutar între dată înregistrarii datoriei și cea a platii se înregistrează ca și venituri sau, după caz, cheltuieli financiare după cum sunt diferențele, favorabile sau efavorabile.
La data închiderii conturilor, datoriile în devize neachitate vor fi regularizate în funcție de cursul valutar al ultimei ziledin decembrie utilizând conturile:
665 “Cheltuieli cu diferențele de curs valutar pentru dferențele nefavorabile (în situația creșterii cursului valutar);
765 Venituri din diferențele de curs valutar pentru diferențele de conversie favorabile (în situația scăderii cursului valutar).
La începutul anului următor, pentru datoriile în devize se reiau înregistrarile de regularizare, prîntr-o formulă contabilă inversă, anulându-se.
Stingerea obligațiilor față de furnizori se face prin achitarea contravalorii datoriilor cu numerar, prin operațiuni de decontare fără numerar sau prin efecte comerciale.
Pentru reflectarea datoriilor față de furnizori se utilizează conturile:
401 “Furnizori”
404 “Furnizori de imobilizări”
Contul 401 “Furnizori” ține evidența obligațiilor față de terți (interni sau externi) în legătura cu plata către acestia a contravalorii bunurilor livrate sau a lucrărilor și serviciilor prestate:
materii prime și materiale;
obiecte de inventar;
animale și pasari;
lucrări și servicii executate de terți.
Contul 404 “Furnizori de imobilizări” ține evidența obligațiilor de plata față de furnizorii de imobilizări corporale sau necorporale:
– Cheltuieli de constituire;
– Cheltuieli de dezvoltare;
– Terenuri și amenajari de terenuri;
– Constructii și instalatii tehnice, mijloace de transport;
– Mobilier, aparatura birotica, echipamente de protectie.
După părerea multor specialisti, exprimate în literatura de specialitate, nu este necesara utilizarea a două conturi pentru furnizori, unul pentru cumpărări de bunuri, lucrări, și servicii destinate activității de exploatare și altul pentru cumpărări de imobilizări.
Acest lucru este valabil și pentru efectele comerciale de plată.
În planul general de conturi, urmărirea datoriilor încorporate în efecte comerciale se face distinct cu ajutorul a două conturi:
403 “Efecte de plată”
405 “Efecte de plată pentru imobilizări”.
Utilizarea a două conturi distincte nu este o soluție justificată, deoarece efectele comerciale au un regim financiar și juridic unic, indiferent de ce natură a fost obligația inițială, si, normal ar fi fost să se utilizeze doar un singur cont pentru efectele de plată.
O alta problema care apare între unitatea patrimonială și furnizorii este creditul furnizor. Acest credit furnizor poate avea două efecte: unul negativ și unul pozitiv.
Daca privim modul în care informațiile furnizate de conturile 401 “Furnizori”, 404 “Furnizori de imobilizări”, apar în bilanțul contabil și în anexa 3 “Situația creanțelor și a datoriilor”, se observă că aceste elemente sunt grupate împreună la “Datorii”, poziția “Furnizori și conturi asimilate” împreună cu contul 408 “Furnizori facturi nesosite”.
Din acest lucru rezulta efectul negativ al creditului furnizor. Astfel, datorită decalajului care există uneori între livrările făcute de furnizori și facturare, apare ca necesară regularizarea datoriilor și înregistrarea intrarii în patrimoniu a bunurilor. Aceste bunuri, lucrări și servicii se înregistrează în contul 408 “Furnizori facturi nesosite” astfel:
401 “Furnizori” = 408 “Furnizori facturi nesosite”
Daca unitatea își achita la timp obligațiile, sau chiar mai devreme (nu prea se intalneste acest caz), atunci și furnizorul își va respecta și el termenele de livrare a bunurilor. dacă între unitatea patrimonială se stabilește o relatie de incredere bazata pe respectarea acestor termene de livrare, respectiv plata, atunci acest lucru nu poate duce decat la aparitia unui efect pozitiv legat de acest credit furnizor.
Rata de gestiune a furnizorilor ne ararta în cate zile unitatea patrimonială își achita datoriile față de furnizori.
Aceasta rata de gestiune a furnizorilor exprima creditul furnizor primit de firma, adica durata medie de zile de plata a contravalorii bunurilor, lucrărilor și serviciilor achizitionate de la furnizori. Practic, indica decalajul mediu, în zile, între dată facturarii și dată platii contravalorii bunurilor cumparate. Din acest punct de vedere pe unitatea patrimonială o avantajează un nivel ridicat al creditului furnizor dar fără ca acest lucru să afecteze relațiile cu acestia.
Formula de calcul a indicatorului:
numărul de rotații:
nrFz=CA/Fz [rot/an]
durata în zile a unei rotații:
dzFz=(Fz/CA)*T [zile/rot]
Valoarea minimă ce asigură o stare acceptabilă a gestiunii datoriilor față de furnizori este de cel puțin 8 rotații, care corespunde unei durate medii de plată a furnizorilor de 45 de zile. Valoarea optimă ar fi de maxim 30 de zile
Mărimea acestui indicator este influențată de poziția firmei furnizoare pe piață, comparativ cu concurenții ei, de relațiile pe care unitatea patrimonială le are cu furnizorul, de specificul activității – care influențeazî durata ciclului economic – de conjunctura economică și de politica de credit practicată pe piață.
O viteză de rotație mică (durată de zile mare) înseamnă că firma folosește resursele furnizorului și, cu toate ca reflectă o situație favorabilî, poate conduce la înrăutățirea relațiilor comerciale dîntre firma și furnizorii ei. Dacă durata în zile a unei rotații este mai mare de 30 de zile și nueste efectul unei întelegeri prealabile, firma trebuie în acest caz sa-si analizeze condițiile de plata și cauzele lipsei de lichiditate.
În situația în care unitatea patrimonială s-ar afla într-o pozitie dominantă față de furnizori, ea poate negocia un credit furnizor care o avantajează.
Dacă tendința de rotație este în creștere, există semnale că firma se confruntă cu greutăți de plată.
Dacă durata creditului furnizor este mai mare decat durata creditului client, atunci se creeaza un excedent de resurse financiare care permit firmei să își asigure un oarecare echilibru de moment și sa-si plateasca furnizorii.
3.2. CONTABILITATEA CLIENȚILOR
Clienții sunt persoane juridice sau fizice asupra cărora unitatea patrimonială are drepturi de creanță, generate de valoarea bunurilor livrate (produse sau mărfuri), a lucrărilor executate și serviciilor prestate acestora.
Cea mai mare parte a creanțelor agenților economici sunt legate direct de exploatare, adica de acel domeniu care face obiectul principal al funcționării lor.
Creanțele față de clienți rezulta ca urmare a vânzării producției, respectiv realizarii lucrărilor sau serviciilor și au în contrapartidă veniturile din exploatare.
Creanțele unității patrimoniale față de clientii săi, își are izvorul în schimbul de consimțământ sau având la bază contractele încheiate, creanțele devin certe în momentul transferului de proprietate pentru vanzari și în momentul realizarii lor pentru lucrări și servicii.
Transferul de proprietate se produce deci, în momentul livrărilor, respectiv al realizarii lucrărilor sau prestațiilor de servicii, moment care corespunde cu momentul facturarii.
Pe bază facturii, creanțele se înregistrează în contabilitate la valoarea de intrare în patrimoniu care corespunde cu valoarea lor nominală, adica cu totalul lor de plata (valoarea în preț sau tarif negociat + TVA). dacă se acorda reduceri comerciale, valoarea nominală este dată de netul comercial la care se adauga cota de TVA aferenta.
Daca se acordă reduceri financiare, valoarea nominală a creanțelor este dată tot de netul comercial, scontul acordat fiind înregistrat separat ca și cheltuiala financiară. Scontul va reduce deci, valoarea creanței initiale prinr-o înregistrare ulterioara.
Creanțele în devize se înregistrează în contabilitate în lei la cursul de schimb de la dată efectuării operațiunilor.
Diferențele de curs valutar între dată înregistrarii creanțelor și dată încasării lor se înregistrează ca și venituri sau cheltuieli financiare după cum diferențele de curs sunt favorabile sau nu.
În bilanț creanțele vor figura la valoarea lor din contabilitate, adica la valoarea nominală, dar aplicând principiul prudentei, se va constitui un provizion pentru deprecierea creanțelor clienti, în situația în care se prevede o pieredere posibila.
Stingerea creanțelor față de Clienți se face prin încasarea contravalorii acestora pe bază decontarilor sau prin efecte comerciale.
Totodată stingerea creanțelor mai poate avea loc și în cazul când ne aflam în imposibilitatea recupararii contavalorii lor, iar aceste creanțe sunt trecute la Clienți incerti sau litigiosi.
Ca și la furnizori, și aici se poate vorbi de un credit comercial, respectiv creditul Clienți și de o rata de gestiune a clienților. Ratele de gestiune a clienților ne arata eficienta cu care sunt gestionate creanțele Clienți în procesul de exploatare, acest lucru putandu-se evidenția atat cu ajutorul numărului de rotații cât și cu ajutorul duratei în zile a unei rotații. Pentru o mai mare relevanta informaționala se recomanda utilizarea în zile a creditului clienti.
Formula de calcul a indicatorului:
numărul de rotații:
nrCl=CA/Cl [rot/an]
durata în zile a unei rotații:
dzCl=(Cl/CA)*T [zile/rot]
Durata medie de încasare a clienților exprimă creditul client acordat de unitatea patrimonială partenerilor sai. Practic, indica decalajul mediu în zile între dată facturarii și dată încasării contavalorii bunurilor vandute.
O valoarea normala pentru viteza de rotație a clienților pe piața românească este de cel puțin 12 rotații, care corespunde unei durate medii de încasare a creanțelor de 30 de zile. Însa acest credit poate varia și el ca și creditul furnizor în funcție de pozitia societății pe piața, și de politica comercială adoptata de conducerea unității.
CAPITOLUL IV
STUDIU DE CAZ PRIVIND CONTABILTATEA
RELAȚIILOR COMERCIALE
4.1. STUDIU DE CAZ PRIVIND CONTABILITATEA
RELAȚIILOR CU FURNIZORII
Pentru o mai bună ilustrare utilizare a conturilor prezentate anterior, vom urmări ipostaze în cadrul evidenței contabile a furnizorilor în cadrul SC AGROPESCO S.R.L.
Se înregistrează datoria față de SC IZOMETAL S.A. conform contractului nr. 87 din 10. 02. 2003 (vezi anexa 1), prin care SC AGROPESCO S.R.L. a achiziționat produse ale metalurgiei feroase și neferoase, materiale de construcții și alte produse și materiale în valoare de 873.453.000 lei. Înregistrarea obligației se face pe bază facturii nr. 5487342.
873453000 % = 401 “Furnizori” 873453000
180454118 302. Materiale consumabile
320000000 301. Materii prime
233540000 371. Mărfuri
139458882 4426. T.V.A. deductibilă
Pe bază ordinului de plata și a extrasului de cont, se plateste factura nr. 5487342 astfel:
873453000 401 Furnizori =5121.Conturi la bănci în lei 873453000
În luna februarie 2003 conform contractului nr. 96 se închiriează o hală de producție aparținând SC AGROCOMPANY S.R.L. în scopul desfășurării activității de producție. Valoarea chiriei se ridică la 35000000 lei la care se adaugă cota de TVA de 19%.
41650000 % = 401 “Furnizori” 41650000
35000000 612. Cheltuieli cu redevențele,
locațiile de gestiune și chiriile
6650000 4426. T.V.A. deductibilă
Se înregistrează datoria față de SC ROMGAZ S.A. pentru gazele naturale furnizate în luna ianuarie 2003, în valoare de 14875000 lei. Înregistrarea se face pe bază facturii nr. 6541111.
Astfel contul de furnizori se va credita cu valoarea înscrisă în factura în corespondență cu debitul contului de cheltuieli 605. Cheltuieli privind energia și apa, ce reflectă consumul de gaz metan
14875000 % = 401 “Furnizori” 14875000
12500000 605. Cheltuieli privind
energia și apa
2375000 4426. T.V.A. deductibilă
Pentru o mai buna desfășurare a transportului de materii prime și materiale, cât și a salariaților s-a impus achiziționarea din import a 2 microbuze de tip Mercedes, în valoare totală de 2121032000 lei. Societatea care a vândut cele două microbuze se numeste AVB AUTOHAUS și are sediul în Dusseldorf.
1782379832 213. Instalații tehnice, =404.”Furnizori de imobilizări” 2121032000
mijloace de transport,
animale și plantații
338652168 4426. T.V.A. deductibilă
În februarie 2003 se achiziționează bancuri de lucru de la SC INTERCET S.R.L. pentru secția de producție aflata la Biled. Datoria, în valoare de 49432969 lei se înregistrează conform facturii nr. 6783003.
49432969 % = 401 “Furnizori” 49432969
41540310 303. Materiale de natura
obiectelor de inventar
1251378 4426. T.V.A. deductibilă
Pentru sediul firmei din Timișoara se achiziționează mobilier conform facturii nr. 6645557. Mobilierul de birou se achiziționează de la SC MOBEXPERT S.R.L. și este în valoare de 7837578 lei, TVA inclus.
7837578 % = 401 “Furnizori” 7837578
6586200 303. Materiale de natura
obiectelor de inventar
1251378 4426. T.V.A. deductibilă
Pentru dotarea halei de producție s-a impus achizitionarea unei instalații tehnologice de la SC VILMECANICA S.R.L. pe bază facturii nr. 6737951. Valoarea totală a instalației se ridică la sumă de 871096660 lei din care 139082660 lei reprezintă cota de TVA.
871096660 % =404. Furnizori de imobilizări 871096660
732014000 2131. Echipamente tehnologice
(masini, utilaje și instalatii de lucru)
139082660 4426. T.V.A. deductibilă
La scadență, pe bază ordinului de plata și aextrasului de cont se înregistrează regularizarea relației cu ABV AUTOHAUS.
2121032000 404.Furnizori de imobilizări =5121. Conturi la bănci în lei 2121032000
Se acordă un avans SC BIADORISA S.R.L. conform contractului nr. 58 din 02.03.2003 pentru achiziționarea de la aceasta firmă a unor vitrine și uși din lemn de stejar stratificat cu geam termopan. Plata se va face în două rate. Înregistrarea datoriei se face conform facturii nr. 6398605.
53708641 % =“Furnizori” 53708641
45133312 409. Furnizori – debitori
8575329 4426. T.V.A. deductibilă
În luna martie 2003 s-au cumparat de la SC INTERCET mese de lucru și alte accesorii necesare desfășurarii activității, conform facturii nr. 6534783. Datoria are o valoare totalî de 65737286 lei din care 10665533 reprezintă cota de TVA aferentă. Societatea oferă un discount de 5%.
66737286 % = 401 “Furnizori” 66737286
24071753 303.01 Materiale de natura
obiectelor de inventar
32000000 303.02 Materiale de natura
obiectelor de inventar
10665533 4426. T.V.A. deductibilă
În luna martie ajung la scadență o serie de facturi care sunt plătite din contul de la bancă astfel:
SC INTERCET S.R.L. cu factura nr. 6783003:
49432969 401 Furnizori =5121.Conturi la bănci în lei 49432969
SC MOBEXPERT S.R.L. cu factura nr. 6645557:
7837578 401 Furnizori =5121.Conturi la bănci în lei 7837578
SC VILMECANICA S.R.L. pe bază facturii nr. 6737951:
871096660 404 Furnizori de imobilizări=5121.Conturi la bănci în lei 871096660
SC INTERCET S.R.L. cu factura nr. 6534783:
66737286 401 Furnizori =5121.Conturi la bănci în lei 66737286
La sediul firmei se instalează un aparat de aer condiționat. Lucrarea este executată conform facturii nr. 7219822 de către firma SC CORES TRADE S.R.L., și este în valoare de 8343090 lei din care 1332090 lei reprezintă cota de TVA aferentă.
8343090 % = 401 Furnizori 8343090
7011000 628. Alte cheltuieli
cu serviciile executate de terți
1332090 4426. T.V.A. deductibilă
De la SC ITALCLIMA S.R.L. se achiziționează un cazan și un boiler pentru incălzire și pentru uzul salariatilor. Datoria se înregistrează conform facturii nr. 5839517 și este în valoare de 377200095 lei din care 60239595 lei reprezintă cota de TVA aferenta.
377200095 % =404.”Furnizori de imobilizări” 377200095
217050500 213. Instalații tehnice,
mijloace de transport,
animale și plantații
60239595 4426. T.V.A. deductibilă
Se înregistrează datoria către SC ELECTRICA S.A. pentru energia electrica furnizata conform facturii nr. 7823314 Valoarea totala a fcturii este de 24931885 lei în care este inclusa și cota de TVA aferenta.
24931885 % = 401 “Furnizori” 24931885
20951164 605. Cheltuieli privind
energia și apa
3980721 4426. T.V.A. deductibilă
Se achită și cea de a două rată datorată SC BIADORISA S.R.L., conform facturii 6398608 (vezi anexa 2). Valoarea totală a vitrinelor și ușilor se ridică la 91433101 lei. Cu aceasta ocazie se stornează și avansul acordat societății furnizoare.
55096749 % =401 “Furnizori” 55096749
91433101 3028. Alte materiale
consumabile
-45133312 409. Furnizori – debitori
8796960 4426. T.V.A. deductibilă
Se înregistrează factura pentru reparațiile efectuate de către terți la utilajele de producție în valoare de 8500000 lei la care se adauga și cota de TVA aferentă. Datoria este înregistrată conform facturii nr. 6890002.
10115000 % =401 “Furnizori” 10115000
8500000 611. Cheltuieli cu intretinerea
și reparatiile
1615000 4426. T.V.A. deductibilă
Plta acestei datorii se face prin casieria societății.
10115000 401 “Furnizori” =5311. Casa în lei 10115000
În luna martie 2003 SC AGROPESCO S.R.L. a solicitat un post de radio local pentru realizarea unui spot publicitar. Pe bază facturii nr 7014523 se înregistrează datoria în valoare de 3500000 lei la care se adaugă cota de TVA aferenta.
4165000 % =401 “Furnizori” 4165000
3500000 623. Cheltuieli de protocol,
reclama și publicitate
665000 4426. T.V.A. deductibilă
Plata pentru publicitate se face în numerar de la caierie.
4165000 401 “Furnizori” =5311. Casa în lei 4165000
În luna februarie 2003 se achiziționează de la SC SCHRACK ENERGIETEHNIK S.R.L.un dulap prevăzut cu 4 suporti hidroizolanti. Datoria se înregistrează cu ajutorul facturii nr. 6885850(vezi anxa 3) și are o valoare de 7005820, plus cota de TVA aferentă. SC SCHRACK ENERGIETEHNIK S.R.L. acorda un reducere de 10%..
8336926 % =401 “Furnizori” 8336926
833692 767 Venituri din
sconturi obținute
6305238 303 Materiale de natura
obiectelor de inventar
1197995 4426. T.V.A. deductibilă
SC AGROPESCO S.R.L. achiziționează de la SC MECON S.R.L. materii prime și materiale în valoare de 124000000 lei, cu TVA deductibilă de 23560000 lei. Datoria se înregistrează conform facturii nr. 7001245.
147560000 % =401 “Furnizori” 147560000
124000000 601. Cheltuieli cu
materiile prime
23560000 4426. T.V.A. deductibilă
4.2. STUDIU DE CAZ PRIVIND CONTABILITATEA
RELAȚIILOR CU CLIENȚII
Fiind în primul trimestru al anului obiectul de activitate principal, adică pescuitul și piscicultura. Din cauza acestui lucru, adica a sezonalității obiectului principal de activitate, SC AGROPESCO S.R.L. și-a deschis o secție de producție de accesorii pentru instalații termice și sanitare (robineti, coturi, tevi, etc.). Pe lângă acestea societatea mai comercializează și materiale de constructii și prestează servicii și lucrări terților.
SC EUROSTAR S.R.L.achiziționează produse de tip R 04 (robinei ) în valoare de 30000000 lei, TVA inclus. SC AGROPESCO înregistrează aceasta creanță cu ajutorul facturii ne. 7567863.
30000000 411. Clienți = % 30000000
701. Venituri din vânzarea 25210084
produselor finite
4427. T.V.A. colectată 4789916
Pe bază unui contract încheiat în prealabil cu SC INTERCET S.R.L., SC AGROPESCO S.R.L. prestează servicii cu ajutorul utilajelor din dotare. Creanța, în valoare de 12637800 lei (TVA inclus), se înregistrează pe bază facturii nr. 7567863.
12637800 411. Clienți = % 12637800
704. Venituri din lucrări 10620000
executate și servicii prestate
4427. T.V.A. colectată 2017800
În luna martie 2003, SC ALCORD S.R.L. cumpără de la SC AGROPESCO S.R.L.. conform facturii nr. 9487001 (vezi anxa 4), 66 mc de balast la un preț de 235000 lei/mc. Tot această societate comercială mai achiziționează și produse finite de tipul L 06 în valoare de 5310000 lei (18 buc * 295000 lei). Transportul și încărcatul este asigurat de SC AGROPESCO S.R.L.
67740750 411. Clienți = % 67740750
701. Venituri din vânzarea 5310000
produselor finite
704. Venituri din lucrări 36105000
executate și servicii prestate
707. Venituri din vânzarea 15510000
mărfurilor
4427. T.V.A. colectată 10815750
SC M & R S.R.L., reprezentata prin domnul Munteanu Ioan achiziționează produse de tip R 02 (robineți) destinate uzului propriu. Valoarea totală a acestor produse se ridica la 3427200 lei, din care TVA 547200 lei, și înregistrată în contabilitate conform facturii ne. 7567868.
3427200 411. Clienți = % 3427200
701. Venituri din vânzarea 2820000
produselor finite
4427. T.V.A. colectată 547200
SC XENIA S.R.L. apeleaza la SC AGROPESCO S.R.L. pentru a transporta o serie de materiale consumabile. Astfel societatea noastra pune la dispozitia firmei solicitante unul dîntre microbuzele aflate în proprietate. Creanță se înregistrează conform facturii nr. 7568721, și este în valoare de 15000000 lei (TVA inclus).
15000000 411. Clienți = % 15000000
704. Venituri din lucrări 12150000
executate și servicii prestate
4427. T.V.A. colectată 2850000
Ajunse la scadență, creanța înregistrată pe bază facturii nr. 7567863 este plătită de SC EUROSTAR S.R.L.
30000000 5121. Conturi la = 411. Clienti 30000000
bănci în lei
SC INTERCET S.R.L. își achită creanța față de SC AGROPESCO S.R.L.pe bază facturii cu nr.7567862 în valoare de 12637800 lei (TVA inclus). Plata se face în numerar. Se eliberează chitanța cu numărul 5818950 (vezi anex 5).
12637800 5311. Casa în lei = 411. Clienți 12637800
La data de 12.03.2003 se livrează către clientul SC EXIMFARD S.R.L. produse finite de tipul R 04 și L02 în valoare totala de 238000000 lei, din care TVA 38000000 lei. Se constată ca nu s-a întocmit factura către aceasta societate. în contabilitate aceasta situație este consemnată astfel:
238000000 418. Clienți = % 238000000
– facturi de întocmit 701. Venituri din vânzarea 200000000 produselor finite
4427. T.V.A. colectată 38000000
În data de 25.03.2003 se facturează produsele livrate:
238000000 411. Clienți = 418. Clienți – 238000000
facturi de întocmit
În data de 15.03.2003, SC DENZIL S.R.L. încheie un contract de prestări-servicii cu SC AGROPESCO S.R.L. Prin care societatea noastră se angajează să instaleze și să monteze o instalație de încălzire pe bază de gaze naturale la sediul societății SC DENZIL S.R.L.. Valoarea totală a lucrării se ridică la 34000000 lei + cota de TVA aferentă. Aceasta lucrare se înregistrează conform facturii cu nr. 7568821.
40460000 411. Clienți = % 40460000
704. Venituri din lucrări 34000000
executate și servicii prestate
4427. T.V.A. colectată 6460000
SC AGROPESCO S.R.L livrează la SC INTERCET S.R.L, produse finite la o valoare negociată de 74000000 lei, conform facturii nr.7568889. Scadența este la 26.03.2003. Se acorda remize pentru valori mai mari de 50000000 lei, în valoare de 2%, iar remiza acordat pentru pozitia privilegiata detinuta de SC INTERCET S.R.L este de 5%.
808075970 411. Clienți = % 80875970
701. Venituri din vânzarea 67963000 produselor finite
4427. T.V.A. colectată 12912970
Deteminarea reducerilor acordate:
Valoarea bruta 74000000
Remiza 1(74000000*2%) -1460000
71540000
Remiza 2(71540000*5%) -3577000
Valoarea neta 67963000
TVA 12912970
TOTAL 80875970
SC AGROPESCO S.R.L acordă clientului său un scont de 2% deoarece acesta doreste să achite obligatia să mai devreme, repectiv în dată de 20.03.2003 pentru care se întocmește factura de reducere pentru suma de 1617520 lei.
1617520 667. Cheltuieli privind = 411. Clienți 1617520
sconturile acordate
Se încasează creanța de la SC INTERCET S.R.L
79258450 5121. Conturi la = 411. Clienți 79258450
bănci în lei
Se înregistrează creanța asupra clientului SC ASCOM S.R.L., în valoare de 14300000 lei + cota de TVA în conformitate cu factura nr.7568971, reprezentând achiziția unor prosuse finite de tip R 03.
17017000 411. Clienți = % 17017000
701. Venituri din vânzarea 14300000 produselor finite
4427. T.V.A. colectată 2717000
Se apreciază de către conducerea societății că la închderea exercițiului, creanța asupra clientului SC ALCORD S.R.L., în valoare de 67740750 lei prezinta dubii în ceea ce priveste posibilitatea încasării creanței la scadență, datorită situației financiare nesatisfăcătoare a acestuia. Constatarea creanței incerte implică:
trecerea la Clienți incerți
67740750 4118. Clienți incerti = 411. Clienți 67740750
sau în litigiu
crearea unui provizion, la care nu se ia în calcul TVA
56925000 6814. Cheltuieli privind = 491. Provizioane pentru 56925000 provizioanele pentru deprecierea creanțelor – clienți
deprecierea activelor circulante
În cursul lunii martie 2003 se constată că, creanța asupra clientului, adică SC ALCORD S.R.L. este definitiv nerecuperabilă și ca atare se scoate din activ.
67740750 % = 4118 Clienți incerți sau în litigii 67740750
56925000 654. Pierderi din creanțe
si debitori diversi
10815750 4427. T.V.A. colectată
Concomitent se reia provizionul constituit
56925000 491. Provizioane pentru = 7814.Venituri din provizioane 56925000
deprecierea activelor circulante pentru deprecierea
creanțelor – clienți
Concluzii și propuneri
În lucrarea de față am prezentat într-o măsură atât teoretică cât și practică, relația unei intreprinderi cu mediul economic înconjurător. Astfel, am încercat o definire și o clasificare a unor aspecte privitoare la componentele mediului economic din amontele și din avalul intreprinderiii în cadrul fluxului comercial, respectiv furnizorii și clienții acesteia. Neluând în considerare punctele de plecare ce intervin în mod noemal în orice intreprindere, am descris elemente și metodologii utilizate de intreprindere pentru o mai bună conducere a relatiilor cu furnizorii și clienții.
În cadrul economic actual din România, intreprinderea, pentru a-și atinge obectivele propuse, ajunge să interacționeze o serie de terți, dând naștere la relații și fluxuri economice, care la rândul lor generează drepturi de creanță și obligații.
Acești terți sunt reprezentați fie de Statul român, care îi asigură gradul general de desfășurare a activității, fie de alte societăți comerciale românești sau străine, sau chiar persoane fizice cu care intreprinderea intră în contact.
Toate reglementările impuse de stat în ceea ce privește desfășurarea activității firmei în relațiile cu terții, nu constituie decât un punct de plecare în lupta pentru supraviețuire a intreprinderii în mediul economic concurențial real care generează un spectru mult mai larg de situații decât cele avute în mod teoretic.
Astfel, plata datoriilor sau încasarea creanțelor se poate face imediat în numerar sau după un număr de zile, la termen, în funcție de perioada cuvenită între agenții economici.
În funcție de respectarea sau nu a acestor termene, pot să apară dificultăți în buna desfășurare a activității sfirmei.Așsa apar clienți cu întârzieri la plata facturilor, clienți cu care unitatea se află în litigiu sau clienți nesolvabili.
Atunci când plata datoriilor, respectiv încasarea se face la termen, apare creditul comercial,respectiv creditul furnizor și creditul client. Urmărirea și controlul creditelor clienților respectiv a creditelor furnizorilor este o activitate indispensabilă realizăriiunei gestiuni eficiente a unei intreprinderi.
Într-o economie inflaționistă ca cea românească, creanțele față de clienți sunt constant încasate la costul lor ‘istoric’ , într-o monedă dn ce în ce mai depreciată, cu cât termenul de plată este mai mare. Din păcate, fenomenul nu este contracarat de creditul primit de la furnizor, intervalul de achitare al acestei obligații fiind mai mic decât cel de încasare de la clienți. Aici intervine ‘ măiestria’ contabililor care trebuie să-și gestioneze disponibilitățile bănești în așa manieră încât activitatea societății să nu fie afectată de întârzierile ce apar în încasarea creanțelor.
În cazil în care acest lucru nu se întâmplă, are loc o diminuare a finanțării permanente a ciclului de exploatare pe seama resurselor proprii.. Duratele mari de recuperare a creanțelor se exprimă prin blocajul financiar.
Acest lucru se poate observa ți la S.C. AGROPESCO S.R.L. Încasările întârziate ale facturilor reprezentând contravaloarea produselor livrate clienților au o seamă de implicații în ceea ce privește buna desfășurare a activității. Problema nu-și găsește o rezolvare prin renunțarea la a avinde produse doar clienților buni platnici, aceștia fiind în restrâns, iar în condiții de concurență, intreprinderea nu-și poate permite renunțatea la sursele de venit.
Pe lângă deprecierea monedei naționale, firma se mai confruntă și cu alte riscuri ce stau în calea bunei desfășurări a actviității. Poziția pe piață, concurența acerbă, lipsa unor resurse finaciare, împiedică societatea să-și atingă scopul propus.
Situația actuală a S.C. AGROPESCO S.R.L. impune luarea anumitor decizii care , in opinia mea ar trebui sa o ajute să iasă a liman:
recuperarea creanțelor asupra clienților și alți debitori;
achitarea datoriilor către furnizorii creditori;
soluționarea eventualelor litigii care pot apărea;
menținerea unui numaăr minim de salariați pentru desfășurarea activităților secundare;
încercarea eliminării sau cel puțin a diminuării cheltuielilor nejustificate din punct de vedere economic.
O economie de piaăț competitivă pe plan internașional, presupune ca ansamblul deciziilor economice să se caracterizeze prin coerență și să fie compatibile cu politica fiscală aplicată pe plan european, pentru asigurarea unui înalt nivel de stabilitate a legislației fiscale și a certitudinii obligașiilor fiscale care revin contribuabililor.
BIBLIOGRAFIE
M. EPURAN, D. COTLEȚ, -Contabilitatea financiară în noul sistem contabil, Ed. De F. INEOVAN, I. PEREȘ Vest, Timișoara, 1998, vol. II
N. FELEAGĂ, I. IONAȘCU -Contabilitatea financiară, Ed. Economică, București, 1993, vol. III
I. PEREȘ -Contabilitate generală, Ed. Mirton, Timișoara, 1997
I. PEREȘ, D.POPOVICI -Controlul economic financiar, Ed. Mirton,Timișoara,2000
O. BUNGET
M. RISTEA -Contabilitatea societăților comerciale, Ed. Experților contabili și a contabililor autorizați din România,
București, 1994
*** -Legea 82/1999 republicată
*** -Revista Tribuna Economică, nr. 15/1999, supliment
economic-legislativ
*** – Revista Tribuna Economică, nr. 42/1999, supliment
economic-legislativ
*** – Revista Tribuna Economică, nr. 82/2000, supliment
economic-legislativ
Copyright Notice
© Licențiada.org respectă drepturile de proprietate intelectuală și așteaptă ca toți utilizatorii să facă același lucru. Dacă consideri că un conținut de pe site încalcă drepturile tale de autor, te rugăm să trimiți o notificare DMCA.
Acest articol: Contabilitatea Relatiilor Comerciale CU Partenerii Externi (ID: 133569)
Dacă considerați că acest conținut vă încalcă drepturile de autor, vă rugăm să depuneți o cerere pe pagina noastră Copyright Takedown.