Contabilitatea Financiara Sursa de Informatii Pentru Contabilitatea de Gestiune

Cuprins

Cap. I Contabilitatea financiară versus contabilitatea de gestiune

1.1 Obiective, importanță și rolul contabilității financiare

1.2 Obiective, importanță și rolul contabilității de gestiune

Cap. II Sistemul informațional contabil

2.1 Aspecte introductive privind sistemul informațional

2.2 Sistemul informațional general

2.3 Sistemul informațional economic

2.4 Sistemul informațional de management

2.5 Organizarea sistemului informațional al contabilității financiare

2.6 Organizarea sistemului informațional al contabilității de gestiune

Cap. III Studiu de caz privind valorificarea informațiilor furnizate de contabilitatea financiară pentru contabilitatea de gestiune și procesul managerial

3.1 Prezentarea societății SC GLASS IMPEX SRL

3.2 Micromonografie

Cap. IV Concluzii și propuneri

Bibliografie

Cap. I Contabilitatea financiară versus

contabilitatea de gestiune

Obiective, importanță și rolul contabilității financiare

Obiectivul principal în formarea și utilizarea contabilității financiare, este acela de: „furnizare a informațiilor sintetice privind poziția financiară, a performanțelor și modificărilor poziției financiare. Informația contabilă, pe lângă o utilizare internă de către management, este destinată și utilizatorilor externi: investitorii de capital, bancherii, angajații, furnizorii, clienții, guvernul și instituțiile sale, precum și publicul.” Tranzacțiile economice derulate pe parcursul unui exercițiu financiar sunt înregistrate, apoi centralizate și prelucrate în diferite registre contabile și , pentru calculul rezultatului perioadei, și . Aceste raportări financiare se adresează mediului extern, informațiile fiind destinate publicului larg. În funcție de destinatarii acestor informații, există interese diferite față de entitate:

– investitorii (actuali și potențiali) vor fi interesați de profitul entității și de capacitatea acesteia de a plăti dividendele;

– băncile se vor axa pe analizarea capacității entității de a rambursa creditul și de a plăti dobânda datorată la timp;

– furnizorii vor urmări capacitate entității de a-și onora/plăti datoriile, de a menține, a majora sau sista livrările, și de a-și perfecta contractele economice cu partenerii comerciale;

– clienții vor fi interesați de capacitatea entității de a-și respecta obligațiile contractuale, prin menținerea, suplimentarea contractelor sau rezilirea acestora;

– salariații vor urmări stabilitatea locului de muncă, a nivelului de salarizare și de avantajele pe care le pot primi, sub formă de stimulări și cointeresare materială;

– statul va fi interesat de situația financiară a întreprinderii prin administrația fiscală pentru evaluarea bazei impozabile și statistica națională pentru întocmirea statisticilor naționale;

– managerii vor urmări informațiile contabile esențiale în luarea deciziilor.

Importanța contabilității financiare este dată de modul de organizare al acesteia, ea fiind standardizată, având la bază reglementări și principii contabile cu ajutorul cărora, se formează un limbaj universal al datelor informative, prin utilizarea unui plan de conturi general, prin definirea unor principii generale unanim acceptate și pe o serie de reglementări, care servesc la utilizarea unui sistem contabil. Datele obținute din prelucrarea informațiilor sunt orientate spre trecut, acestea fiind întocmite la intervale de timp bine stabilite, oferind o viziune a întreprinderii în ansamblul său. Modul de organizare și aplicare al contabilității, se face prin norme legislative, instituite de către Ministerul Finanțelor Publice, fiind obligatorii pentru toate unitățile patrimoniale. Conform capitolului II – „Dispozitii și principii generale” din OMFP 1802; „Pentru ca informațiile financiare să fie utile, ele trebuie să fie relevante și să reprezinte exact ceea ce își propun să reprezinte. Utilitatea informațiilor financiare este amplificată dacă acestea sunt comparabile, verificabile, oportune și inteligibile.” Prin reglementările emise de către organele administrative, se formează un sistem contabil cuprins într-un cadrul general care are caracter unitar pentru toți agenții economici care își desfășoară activitatea în România. Pentru alinierea României la majoritatea țărilor Europei continentale în ceea ce privește normalizarea contabilă, sistemul contabil românesc trebuie să adopte instrumente legislativ sub formă de norme contabile armonizate de tipul Planului Contabil General. Un astfel de plan presupune adoptarea unui ansamblu de norme care pot ”cuprinde în general următoarele elemene:

– dispoziții generale referitoare la normalizarea contabilității;

– terminologia contabilă;

– planul de conturi general;

– reguli de funcționare ale conturilor;

– metode de evaluare și determinare a rezultatelor întreprinderii;

– metodele registrelor contabile și a documentelor de sinteză;

– modele de organizare a contabilității analitice, etc.”

Rolul principal al contabilității financiare este acela, de a înregistra toate fluxurile economice derulate de către o entitate prin cumularea acestor operații sub formă de rapoarte financiare. O definiție a contabilității financiare în ceea ce privește rolul acesteia, este dată de profesorul universitar Horia Cristea: ”contabilitatea financiară colectează și tratează informațiile de bază pentru a furniza, pe baza unui limbaj universal, informații agregate cu privire la sinceritatea și fidelitatea situației patrimoniului, situației financiare și a rezultatelor exercițiului și determinarea unor indicatori de gestiune pentru diferiți utilizatori externi interesați în aprecierea globală a activității.”

Obiective, importanță și rolul contabilității de gestiune

Principalele obiective ale contabilității interne de gestiune sunt: „reflectarea tuturor operațiilor de colectare și repartizare a cheltuielilor pe destinații, respectiv pe produse, lucrări, servicii, comenzi, faze de fabricație, activități, secții, decontarea producției obținute, precum și calculul costului de producție al produselor fabricate, lucrărilor executate și serviciilor prestate”. Contabilitatea internă vizează subdiviziunile organizatorice, din cadrul unei entități economice (ateliere, secții) și categoriile de produse împreună cu procesele de fabricație ale acestora sau diferitele sevicii și lucrări executate, în funcție de destinația cheltuielilor. Prin controlul exercitat asupra costurilor și al eficienței utilizării resurselor disponibile, se determină rentabilitatea economică a produselor, a serviciilor și a lucrărilor executate. Pe baza datelor obținute, managerii entității, își fundamentează deciziile de coordonare și de control asupra activității interne din cadrul companiei și remediază eventuali factori perturbatori, care pot provoca probleme sau dificultăți, în activitatea curentă a companiei. Activitatea contabilității interne se concentrează asupra furnizării de informații destinate managerilor entități. Aceste informații vor sta la baza fundamentării deciziilor, legate de:

– corectarea abaterilor de la parametrii obiectiv;

– optimizarea funcției de producție;

– strategii și tactici în domeniul investițiilor;

– strategii de personal: calificare, reprofilare, disponibilizare, angajare etc.;

– menținerea și dezvoltarea capitalului firmei;

– asigurarea principiului prudenței și al continuității activității prin metodele de evalure, utilizarea provizioanelor și ajutărilor, sistemele de amortizare;

– strategia recuperării creanțelor;

– creșterea gradului de solvabilitate și autonomie financiară;

– strategia rambursării datoriilor;

– strategii de alegere a partenerilor comerciali optimi;

– ameliorarea imaginii firmei prin creșterea calității produselor, respectarea riguroasă a clauzelor contractuale încheiate cu parteneri comerciali, reclamă și publicitate, creșterea fondului comercial.

Organizarea contabilității interne rămâne la latitudinea fiecărei entități, nefiind constrânsă de alte elemente, de normalizare sau standardizare precum în contabilitatea financiară. Caracterul facultativ al contabilității de gestiune, constă în libertatea de a alege modul de organizare al acesteia, în funcție de domeniul de activitate și de necesitățile proprii, ale entității vizate.

Contabilitatea de gestiune prezintă o importanță deosebită, prin prisma faptului că aceasta se concentrează pe obținerea de informații cruciale, detaliate, în orice moment sau ori de câte ori este nevoie. Scopul este acela de a întocmi documente de sinteză, pentru a veni în sprijinul conducerii atunci când, manageri sunt puși în postura de a lua decizii delicate cu privire la coordonarea și controlul activităților efectuate de entitatea în cauză. Proiecțiile sunt orientate în majoritatea cazurilor spre viitor. Informațiile culese cu ajutorul contabilității interne sunt sintetizate și înscrise într-un raport de prezentare. În cadrul companiilor industriale există două tipuri de rapoarte informative, cele care conțin date financiare și cele care conțin date nefinanciare. Rapoartele nefinanciare, cuprind acele aspecte legate de unitățile de măsură fizice (ore, tone, metri, diferite rapoarte; pe comenzi, pe faze etc.) care se adresează îndeosebi celor cu studii tehnice, inginerilor. Conținutul acestor rapoarte depinde de solicitantul informațiilor, de departamentul vizat sau segmentul analizat și de obiectivele raportului în cauză.

Rolul contabilității de gestiune, conform definiției date de către Sorin Briciu, este acela de: „a furniza managerului acele elemente strict necesare care să-l facă să înțeleagă fenomenele și procesele care au loc în entitate, să-i furnizeze informații operative pe baza cărora poate lua decizii pertinente, să poată prevedea repercusiunile deciziilor luate și, în același timp, să aibă pârghiile pentru efectuarea unui control permanent și eficient.” Managerii pot anticipa situațiile neplăcute, într-un timp cât mai util, având în vedere anumiți factori de natură internă sau externă, care pot exercita presiuni asupra activității întreprinderii. Pe baza informațiilor colectate se vor elabora tactici și strategii menite să îmbunătățească anumite aspecte tehnico-economice, să controleze modul de utilizare al resurselor, acționând într-un mod cât mai direct asupra cauzei. Informațiile furnizate managerilor de către contabilitea internă au caracter confidențial, pentru a-și proteja interesele proprii față de concurență.

Cap. II Sistemul internațional contabil

2.1 Aspecte introductive privind sistemul informațional

Sistemul informațional este format din totalitatea elementelor utilizate, în cadrul unei companii, pentru a controla și utiliza datele colectate, prelucrate, stocate și distribuite utilizatorilor de informații, prin prezentarea obiectivului țintit. O altă definiție a sistemului informațional contabil este descrisă ca fiind un cumul: „de metode și proceduri destinate colectării, procesării, stocării și distribuirii informațiilor care vor sta la baza conceperii planurilor, a adoptării deciziilor, a coordonării și a controlului.” Prin sistemul informațional se asigură prezentarea fidelă a realității, formând un punct de plecare prin care sistemul, contribuie la atingerea obiectivele stabilite. Informațiile necesare elaborărării deciziilor strategice și economice sunt culese, prelucrate și sunt transmise mai departe pentru îndeplinirea scopurilor și obiectivelor fixate, deasemnea sunt analizate distorsiunile apărute și cauzele apariției acestora.

Aceste activități de culegere, stocare, prelucrare și transmitere a informațiilor trebuie sa se desfășoare într-un mod, cât mai eficient și eficace din punct de vedere al resurselor (informaționale și umane), utilizate pentru atingerea țelului.

Un sistem informațional, poate fi compus din următoarele elemente:

– date;

– informații;

– circuit informațional;

– flux informațional.

2.2 Organizarea sistemului informațional al contabilității financiare

Sistemul informațional al contabilității financiare are o influență majoră din partea organele administrative ale statului, care emit reglementări stabilite prin lege, cu privire la modul organizare și conducere al unităților patrimoniale prin furnizarea de informații necesare completării situațiilor financiare care vizează cu precădere relațiile cu utilizatorii externi: asociații sau acționarii, clienții, furnizorii, organele administrative, băncile și alte persoane fizice sau juridice. În România, organul administrativ abilitat cu funcția de instituire a normelor unitare și obligatorii în domeniul contabilității financiare, este Ministerul Economiei și Finanțelor. Acesta dispune de mijloacele necesare implementării acestor reglementări, inclusiv instrumentele de control. Procesul prin care organele abilitate, emit norme și reguli cu caracter unitar poartă denumirea de normalizare contabilă. Întregul proces presupune, definirea clară a obiectivelor, a cadrului informațional, a circuitului informațional, și documentele utilizate și a modul prin care acestea sunt întocmite și prelucrate. Normalizarea contabilă se axează pe o serie de aspecte, printre care putem enumera:

”- norme unitare privind organizarea și conducerea contabilității financiare de către toate unitățile economice și sociale folosită ca principal instrument de cunoaștere, gestiune și control al patrimoniului și al rezultatelor obținute, precum și ca sursă de informații în relațiile acestora cu asociații sau acționarii, clienții, furnizorii, băncile, organele fiscale și alte persoane fizice sau juridice;

– obiectivele ce revin contabilității financiare ca sursă de informații necesare stabilirii patrimoniului, execuției bugetului și întocmirii bilanțului;

– modelele registrelor de contabilitate necesare înregistrării operațiunilor patrimoniale, utilizate de către unitățile cu personalitate juridică, precum și de către persoanele fizice care desfășoară activități economice;

– norme generale cu privire la efectuarea inventarierii patrimoniului, care au ca scop principal stabilirea situației reale a tuturor elementelor patrimoniale ale fiecărei unități;

– elaborarea unui cadru general al planului de conturi pentru toate ramurile și activitățile din economia națională precum și normele de utilizare a acestora;

– elaborarea unor scheme de tip unitar pentru întocmirea și prezentarea bilanțului, contului de profit și pierdere, anexei și raportului de gestiune;

– utilizarea, în întregul sistem al contabilității financiare, a unor documente tipizate potrivit unui nomenclator cu caracter unitar și obligatar.”

Contabilitatea financiară este orientată către exterior, prin divulgarea informațiilor cu privire la situația patrimonială și performanța financiară în special, utilizatorilor externi. Documentele de raportare financiară prin care anumite informații generale sunt făcute publice, poartă denumirea de situații financiare anuale și aceste sunt întocmite în funcție de criteriile stabilite de către instituția abilitată. Aceste criterii pot viza: cifra de afaceri, totalul activelor și numărul de salariați. OMFP 1812/2014 face precizări cu privire la categoriile de entități raportoare, conform articolului 9, pct. 2, acestea sunt grupate în trei categorii: microentități; entități mici; entități mijlocii și mari.

În cadrul fiecărei categorii există fixate anumite limite de încadrare în funcție de criteriile stabilite. În cazul microentităților aceste ”sunt entitățile care, la data bilanțului, nu depășesc limitele a cel puțin două dintre următoarele trei criterii:

a) totalul activelor: 350.000 EUR;

b) cifra de afaceri netă: 700.000 EUR;

c) numărul mediu de salariați în cursul exercițiului financiar: 10.”

Pentru enitățile mici, ordinul precizează următoarele criterii: ”sunt entitățile care, la data bilanțului, nu se încadrează în categoria microentităților și care nu depășesc limitele a cel puțin două dintre următoarele trei criterii:

a) totalul activelor: 4.000.000 EUR;

b) cifra de afaceri netă: 8.000.000 EUR;

c) numărul mediu de salariați în cursul exercițiului financiar: 50.”

În cazul entităților mijlocii și mari, încadrarea acestora, se face prin depășirea a cel puțin două limite dintre cele 3 criterii stabilite:

”a) totalul activelor: 4.000.000 EUR;

b) cifra de afaceri netă: 8.000.000 EUR;

c) numărul mediu de salariați în cursul exercițiului financiar: 50.”

Conținutul raportărilor financiare diferă de la caz la caz, în funcție de reglementările în vigoare și de nevoia acestora de furniza informații corecte, concrete și fidele în funcție de complexitatea activităților desfășurate de către entitate. Acestea se pot grupa după 3 criterii, în funcție de entitatea raportoare:

– microentitățile care întocmesc cont prescurtat de profit și pierdere, care să prezinte separat: cifra de afaceri netă, alte venituri, costul materiilor prime și al consumabilelor, cheltuieli cu personalul, ajustări de valoare, alte cheltuieli, impozite, profit sau pierdere;

– entitățile mici care întocmesc situațiile financiare simplificate: bilanț prescurtat, cont de profit și pierdere, notele explicative la situațiile financiare anuale;

– și entitățile mijlocii și mari care întocmesc situațiile financiare anuale, care cuprind: bilanț, cont de profit și pierdere, situația modificărilor capitalului propriu, situația fluxurilor de trezorerie, notele explicative la situațiile financiare anuale.

În spatele întocmirii acestor situații financiare, există un întreg proces prin care tranzacțiile economice derulate de către o entitate, sunt înscrise în diferite documente (factură, bon de consum, chitanță, etc.) pe baza cărora se vor înregistra, prelucra și stoca în contabilitatea financiară și se vor distribui mai departe, utilizatorilor de informații sub formă centralizată și globală, situația patrimonială și performanța financiară. În cadrul sistemului informațional al contabilității financiare, documentele utilizate în evidența contabilă se împart în 3 categorii:

– documente justificative (de evidență primară);

– registre contabile (de evidență contabilă);

– situații financiare (de evidență sintetică și de raportare).

2.5.1 Documentele justificative

Documentele justificative sau de evidență primară sunt documentele utilizate în consemnarea operațiilor economice în contabilitate. Dintre aceste documente putem enumera: factura, avizul, bonul de consum, ordinul de plată, cecul, proces verbal de recepție, etc. . Conform OMEF nr. 3512/2008 art. A ”Norme generale”, punctele 1 și 2 privind documentele financiar-contabile, a normelor metodologice de întocmire și utilizare a acestor documente se precizează ”Persoanele prevăzute la art. 1 din Legea Contabilității nr. 82/1991, republicată, consemnează operațiunile economico-financiare, în momentul efectuării lor, în documente justificative pe baza cărora se fac înregistrări în contabilitate (jurnale, fișe și alte documente, după caz). Documentele justificative trebuie să cuprindă următoarele elemente principale:

– denumirea documentului;

– denumirea/numele și prenumele și, după caz, sediul/adresa persoanei juridice/fizice care întocmește documentul;

– numărul documentului și data întocmirii acestuia;

– menționarea părților care participă la efectuarea operațiunii economico-financiară (când este cazul);

– conținutul operațiunii economico-financiare și, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia;

– datele cantitative și valorice aferente operațiunii economic-financiare efectuate, după caz;

– numele și prenumele, precum și semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operațiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atribuții de control financiar preventiv și ale persoanelor în drept să aprobe operațiunile respective, după caz;

– alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operațiunilor efectuate.”

Calitatea de document justificativ poate fi îndeplinită atunci când aceasta întrunește toate condițiile impuse de normele legale în vigoare, în ceea ce privește furnizarea de informații. În funcție de natura operației sunt întocmite diferite documente, dintre care putem enumera: factura, avizul de însoțire, proces verbal de recepție, notă de recepție și constatare diferență, bonul de predare/transfer/restituire, bon de consum, chitanța, statul de plată, lista de avans chenzinal, nota de contabilitate, ordinul de plată, biletul la ordin, cecul și alte documente.

Factura este documentul întocmit de furnizor atunci când se recunoaște decontarea/obligația de plată aferentă bunurilor vândute, serviciilor prestate și lucrărilor executate. Forma facturii este reglementată de Codul fiscal prin normele metodologice existente, și e necesar să conțină anumite elemente esențiale care să ofere autenticitate și legalitate, informațiilor cuprinse în document, dintre aceste elemente cele mai importante sunt: numărul facturii, data emiterii facturii, data livrării bunurilor sau serviciilor prestate, denumirea furnizorului, adresa și codul de înregistrare al acestuia în scopuri de TVA sau codul de identificare fiscală al persoanei impozabile care a efectuat livrarea bunurilor sau a prestat serviciile, denumirea cumpărătorului de bunuri sau de servicii, adresa, codul de identificare fiscală sau codul de înregistrare al acestuia în scopuri de TVA, denumirea bunurilor livrate și cantitatea, denumirea serviciilor prestate, baza de impozitare a bunurilor și a serviciilor, ori a diferitelor reduceri comerciale sau financiare, cota de taxă aplicată și suma colectată din taxă, exprimate în lei.

Avizul de însoțire a mărfii este întocmit în momentul în care marfa, bunul sau produsul este livrat, fiind un document care însoțește marfa pe parcursul transportului. Acesta conține aproximativ aceleași elemente informaționale, precum cele incluse în factură, diferența fiind legată de lipsa bazei impozabile și a cotei de TVA de pe aviz. În cazul în care marfa este livrată unui client, acest aviz va sta la baza întocmirii unei facturi aferente bunurilor livrate, și dacă marfa transportată face obiectul unui transfer între două gestiuni care sunt dispersate teritorial, avizul va fi documentul de însoțire pe perioada transportului.

Procesul verbal de recepție este un document contabil care consemnează stadiul în care se află mijloacele fixe achiziționate. În funcție de intervalul de timp în care lucrările sunt recepționate se întocmesc 3 exemplare:

– procesul verbal de recepție, este întocmit pentru mijloacele fixe care nu necesită montaj și probe tehnice, și este pus în funcțiune la data achiziționării;

– procesul verbal de recepție provizorie, este întocmit atât pentru mijloacele fixe cât și pentru construcțiile sau clădirile speciale care necesită doar montaj, acestea fiind considerate în funcțiune la momentul terminării montajului și al execuției construcției;

– procesul verbal de punere în funcțiune, este întocmit în momentul în care mijloacele fixe (instalații și utilaje) au fost montate și supuse probelor tehnologice.

Nota de recepție și constatare diferențe este documentul justificativ care atestă recepția bunurilor aprovizionate și este întocmit la locul de depozitare, pentru încărcarea în gestiune a materialelor sau mărfurilor aprovizionate.

Bonul de predare/restituire/transfer este întocmit în momentul în care produsele valorile materiale (materiale, produse finite și semifabricate) sunt încărcate în gestiune, la magazie din secțiile de producție, atelier sau cele auxiliare. De asemenea în același mod sunt predate materialele refolosibile și semifabricatele. În funcție de natura operației:

– bonul de predare se întocmește în momentul în care, se incarcă în gestiune produsele finite/ semifabricatele și materialele refolosibile;

– bonul de restituire este utilizat în cazul în care materialele nefolosite (materiale consumabile și semifabricate) sunt returnate gestiunii aferente;

– bonul de transfer reprezintă documentul contabil care însoțește valorile materiale transferate de la o gestiune la alta, în cadrul aceleași unități.

Bonul de consum este documentul utilizat în momentul lansării în producție a bunurilor materiale prin eliberarea din magazie în consum. În funcție de specificul activității există alte 2 tipuri de documente:

– bonul de consum (colectiv) este întocmit pe formulare separate pentru materiale din cadrul aceluiași cont de materiale consumabile, loc de depozitare și loc de consum.

– fișa limita de consum este întocmit în momentul în care este lansat produsul (comanda) sau lucrarea, de către compartimentul de planificare (tehnic) sau de lansare, prin programul de producție și cel de consumuri normate.

Chitanța reprezintă documentul contabil care justifică depunerea în numerar a unei sume la casieria unității. Atunci când sumele înscrise pe chitanță, sunt aferente unor livrări de bunuri sau prestări de servicii scutite (fără drept de deducere), conform prevederilor legale din Codul fiscal, formularul de chitanță este documentul, care stă la baza înregistrării veniturilor în contabilitate. Deasemnea există chitanța pentru operațiuni în valută utilizată pentru plățile și încasările efectuate, în numerar.

Statul de plată se întocmește lunar pentru calculul salariilor, al contribuțiilor și al altor sume datorate, în baza unor documente de evidență a timpului de muncă prestat, a documentelor de centralizare a remunerațiilor individuale pentru muncitorii salarizați în acord, precum și alte documente privind reținerile legale, concediile de odihnă, certificatele medicale, listele de avans chenzinal.

Listă de avans chenzinal se întocmește pentru calculul avansurilor chenzinale, în fiecare lună, pe baza documentelor de evidență a muncii, a timpului efectiv lucrat și a certificatelor medicale prezentate.

Bonul de mișcare al mijloacelor fixe este documentul justificativ întocmit pentru a însoții mijloacele fixe pe durata tranportului între 2 locuri de folosință ale unității, gestiunea predătoare și secția sau subunitatea primitoare.

Proces-verbal de scoatere din funcțiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale este întocmit odată cu constatarea îndeplinirii condițiilor necesare, pentru a fi scoase din funcțiune mijloacele fixe și pentru scoaterea din uz a obiectelor de inventar, date în folosință. De asemenea reprezintă documentul de predare la magazie a pieselor, componente, ansamblelor, subansamblelor și a materialelor rezultatea din scoatere efectivă din funcțiune sau din uz a mijloacelor fixe și a bunurilor materiale propuse pentru declasare.

Lista de inventariere este întocmită pentru inventarierea bunurilor aflate în gestiunile unității prin care se stabilesc plusurile sau lipsurile de bunuri precum activele imobilizate, stocurile materiale și alte valori precum elementele de trezorerie.

În funcție de tipul produselor inventariete, se înscriu separat:

– materiile prime, materialele consumabile, piesele de schimb, semifabricatele;

– obiectele de inventar, produsele finite și ambalajele sunt înscrise în listele de inventariere pe feluri;

– pentru stocurile fără mișcare, depreciate, de calitate necorespunzătoare, fără desfacere asigurată, sunt întocmite liste de inventariere separate, la care se anexează procesele-verbale prin se justifică cauzele neutilizări, caracterul și gradul deprecierii sau deteriorării;

– pentru mărfurile, ambalajele și alte materiale aflate în evidența unităților cu amănuntul, se utilizează lista de inventariere global-valorică.

Procesul verbal de plăți este documentul justificativ care se întocmește pentru sumele predate de casierul unității mandatarului plătitor, în vederea efectuării în numerar plata salariilor și a altor drepturi neachitate;

Efectele comerciale (cecul, biletul la ordin, cambia) sunt utilizate atât ca instrumente de credit cât și instrumente de plată. Acestea sunt reglementate în România prin Legea nr. 58/1934 asupra cambiei și biletului la ordin, modificată prin Legea nr. 83/1994 și Legea nr. 59/1934 asupra cecului modificată prin Legea nr. 84/1994.

2.5.2 Registrele contabile

Documentele de evidență primară sunt prelucrate și centralizate în diferite registre contabile în funcție de cerințele în vigoare pentru a fi utilizate la obținerea de informații necesare lucrărilor de închidere și de întocmire a situațiilor financiare. Operațiile de prelucrare ”constă în:

– sortarea documentelor pe operații (documente de aprovizionare, de livrare, de bancă, de casă etc.)

– exprimarea în etalon valoric a mărimii operațiilor economico-financiare, dacă este cazul;

– cumularea mai multor documente justificative și obținerea pe această cale a documentelor centralizatoare;

– verificarea documentelor: de formă, cifrică și de fond.”

Operațiile economice sunt evidențiate în contabilitate prin utilizarea unui plan general de conturi, emis de către de Ministerul Finanțelor Publice prin clasificarea acestora după natura lor. Consemnarea acestor operații se face în baza analizei și contării documentelor justificative, în mod cronologic și sistematic în registrele utilizate în evidența contabilă în funcție de ordinea efectuării acestora, în timp. Conform prevederilor Legii nr. 82/1991, republicată, registrele contabile obligatorii sunt: Registrul-jurnal, Registrul-inventar și Cartea mare. Registrele de contabilitate se utilizează în strictă concordanță cu destinația acestora și se prezintă în mod ordonat și astfel întocmite încât să permită în orice moment identificarea și controlul operațiunilor contabile efectuate. Documentele contabile care servesc la prelucrarea, centralizarea și înregistrarea în contabilitate a operațiunilor consemnate în documentele justificative, conform OMEF 3512/2008 trebuie sa cuprindă următoarele elemente:

”- felul, numărul și data documentului justificativ;

– sumele corespunzătoare operațiunilor efectuate;

– conturile sintetice și analitice debitoare și creditoare;

– semnăturile pentru întocmire și verificare, după caz.”

Registrele contabile sunt utilizate în concordanță cu destinația acestora, fiind prezentate în mod ordonat și astfel completate încât să permită în orice moment identificarea și controlul operațiunilor contabile efectuate.

Registrul jurnal este documentul contabil obligatoriu, utilizat în consemnarea operațiilor economico-financiare, în funcție de momentul efectuării lor în timp. Unitățile pot opta pentru jurnale auxiliare în cazul în care operațiunilor se desfășurate au aceeși natura, și sunt realizate în cadrul aceluiași loc de activitate. Jurnalele auxiliare utilizate pe feluri de operațiuni pot fi:

– jurnal privind operațiunile de casă și bancă;

– jurnal privind decontările cu furnizorii;

– situația încasării-achitării facturilor;

– jurnal privind consumurile și alte ieșiri de stocuri;

– jurnal privind salariile și contribuția pentru asigurări sociale, protecția socială a șomerilor și asigurările de sănătate;

– jurnal privind operațiuni diverse.

Înregistrarea operațiunilor economico-financiare în registrul jurnal, presupune preluarea unor elemente cu privire la: ”felul, numărul și data documentului justificativ, explicații privind operațiunile respective și conturile sintetice debitoare și creditoare în care s-au înregistrat sumele corespunzătoare operațiunilor efectuate.”

Registrul inventar este un document contabil obligatoriu, în care sunt înregistrate toate elementele de activ și de pasiv, acestea fiind grupate în funcție de natura lor de către entitatea. Registrul inventar se întocmește odată cu:

– înființarea unității;

– închiderea exercițiului financiar (anual);

– ocazia fuziunii, divizării sau a încetării activității desfășurate;

– alte situații prevăzute de legea în vigoare.

Completarea registrului jurnal se face pe baza inventarierii faptice, a fiecărui cont de activ și de pasiv prin listele de inventariere sau de alte documente justificative utilizate la sfârșitul exercițiului financiar. Cu ajutorul registrului jurnal și al balanței de verificare, la sfârșitul exercițiului financiar se întocmesc situațiile financiare, prin înscrierea în bilanț

Registrul Cartea – mare este documentul contabil obligatoriu utilizat în care se înregistrate lunar și sistematic prin gruparea conturilor, mișcarea și existența tuturor elementelor de activ și de pasiv, la un moment dat. Acesta este un document contabil de sinteză și sistematizare și conține simbolul contului debitor și al conturilor creditoare corespondente, rulajul debitor și creditor, precum și soldul contului. Registrul Cartea mare poate îmbrăca diverse forme:

– cartea mare șah;

– cartea mare centralizatoare;

– fișele de cont pentru operații diverse.

Acest registru se completează lunar pe baza documentelor justificative sau prin preluarea sumelor din coloanele de conturi din jurnale și conține cate o filă pentru fiecare cont utilizat de entitate. Pe baza registrului cartea mare, se întocmește balanța de verificare.

În funcție de modul de înregistrare al operațiunilor economice în contabilitate avem diferite forme de contabilitate care formează sistemul registrelor, al formularelor și cel al documentelor contabile corelate între acestea, prin consemnarea tranzacțiilor efectuate în mod cronologic și sistematic. Acest sistem al registrelor cuprinde: ”principalele forme de înregistrare în contabilitate a operațiunilor economico-financiare în cazul unităților care conduc contabilitatea în partidă dublă: „pe jurnale”, „maestru-șah” și forma combinată „maestru-șah cu jurnale.”

Forma de înregistrare ”pe jurnale” utilizează următoarele registre:

a). Registrul Jurnal;

b). Registrul inventar;

c). Cartea mare;

d). Jurnalele auxiliare;

– Jurnal privind operațiunile de casă și bancă;

– Jurnal privind decontările cu furnizorii;

– Situația încasării-achitării facturilor;

– Jurnal privind consumurile și alte ieșiri de stocuri;

– Jurnal privind salariile și contribuția pentru asigurări sociale, protecția socială a șomerilor și asigurările de sănătate;

– Jurnal privind operațiuni diverse;

e) Balanța de verificare.

În cadrul formei ”maestru șah” de înregistrare, se utilizează următoarele forme de registre:

– Registrul-jurnal;

– Registrul-inventar;

– Cartea mare;

– Balanța de verificare.

Cea de-a treia formă ”maestru șah pe jurnale” este o combinație între ”maestru șah” și forma de înregistrare ”pe jurnale”, deoarece utilizează jurnalele auxiliare.

Planul Contabil general

Înregistrarea în evidența contabilă, a operațiilor financiare desfășurate în cadrul unei entități necesită o urmărire continuă a elementelor patrimoniale. Pentru a facilita și reflecta fiecare grupă de mijloace economice, de sursă de finanțare sau procedeu economic se utilizează contul. Cu ajutorul acestuia sunt înregistrate modificările (creșterile și descreșterile) mijloacelor și surselor din cursul perioadei de gestiune. Pentru a înțelege mai ușor aceste operațiuni, profesorul Niculae Feleagă descrie acest proces ca fiind totalitatea: ”termenilor utilizați cel mai frecvent în realizarea acestei funcții:

Faptă: Eveniment care are consecințe pentru întreprindere. O faptă este general sursa sau cauza variațiilor activului, pasivului sau capitalurilor proprii. Faptele pot să fie clasificate în două categorii: fapte interne și fapte externe.

Operație: Faptă externă care presupune transferul sau schimbul unei valori între două entități.

Cont: Tablou care arată incidența operațiilor și altor fapte asupra unui element de activ, de pasiv sau de capitaluri proprii. Contabilitatea unei întreprinderi trebuie să asigure ținerea unui cont distinct pentru fiecare element de activ, de pasiv, de capitaluri propri, de venituri și de cheltuieli.”

Operațiile prelucrate și stocate în registrele contabile sunt cumulate în conturi. Fiecare cont utilizat este deschis pentru a reflecta anumite părți ale activului patrimonial, a elementelor de datorii și capitaluri proprii. Aceste operațiuni presupun o dublă înregistrare simultană și concomitentă în debitul unui cont și respectiv creditul altui cont, cu aceeași sumă. Conform următoarei definiții: ”evidențierea pe documentele primare a conturilor corespondente, sub formă de formulă contabilă, în care urmează a se realiza înregistrarea operațiunilor economico-financiare, se numește contare”. Aceste conturi sunt centralizate la sfârșitul perioadei de gestiune, în balanța de verificare, pentru a verifica corectitudinea înregistrărilor în contabilitate a operațiunilor, pentru controlul concordanței dintre contabilitatea sintetică și cea analitică.

Planul general de conturi este structurat pe clase conturi, de la 1 la 9, astfel:

– clasa 1 Conturi de capitaluri, provizioane, împrumuturi și datorii asimilate;

– clasa 2 Conturi de imobilizări;

– clasa 3 Conturi de stocuri și producție în curs de execuție;

– clasa 4 Conturi de terți;

– clasa 5 Conturi de trezorerie;

– clasa 6 Conturi de cheltuieli;

– clasa 7 Conturi de venituri;

– clasa 8 Conturi speciale;

– clasa 9 Conturi de gestiune.

Conturile cuprinse în primele cinci clase, evidențiază acele operații economico-financiare care afectează modificările patrimoniale, și prin calculul soldurilor lor, elementele de activ și de pasiv furnizează informații pentru completarea bilanțului.

Conturile din clasa 6 și 7 sunt utilizate pentru înregistrarea cheltuielilor și veniturilor efectuate. Acestea sunt transpuse în contul de profit și pierdere pentru a măsura performanța entității.

Clasa 8 ”Conturi speciale” este formată din conturi extrabilanțiere, prin care se ține evidența drepturilor și obligațiilor .

În conformitate cu OMEF 1802/2014 cu privire la funcțiunea conturile, ”la reflectarea în contabilitate a operațiunilor economice derulate se are în vedere conținutul economic al acestora, cu respectarea principiilor, bazelor, regulilor și politicilor contabile permise de reglementarea contabilă aplicabilă.”

Balanța de verificare este un document contabil utilizat pentru a verifica corectitudinea înregistrării operațiunilor efectuate și controlul concordanței dintre contabilitatea sintetică și cea analitică, deasemena este principalul instrument pe baza căruia se elaborează situațiile financiare. Aceasta se încheie anual, la finele exercițiului financiar, după caz la termenele prevăzute de întocmire a raportărilor financiare sau la alte perioade, ori de câte ori se consideră necesar.

2.5.3 Situațiile financiare anuale

Situațiile financiare anuale, acestea, sunt întocmite periodic conform reglementărilor în vigoare, pe baza documentele de evidență contabilă care vor furniza informațiile necesare, elaborării situațiilor financiare. Aceste reglementări vizează conform OMEF 1802/2014 ”formatul și conținutul situațiilor financiare anuale, principiile contabile și regulile de recunoaștere, evaluare, scoatere din evidență și prezentare a elementelor în situațiile financiare anuale individuale, regulile de întocmire, aprobare, auditare/verificare, potrivit legii, și publicare a situațiilor financiare anuale, Planul de conturi general, precum și conținutul și funcțiunea conturilor contabile. În funcție de necesitatea utilizării situațiilor financiare, acestea au ca obiective ”informarea asupa:

– situației financiare a întreprinderii și, în mod special, asupra resurselor economice pe care ea le controlează;

– obligațiilor și efectelor tranzacțiilor, evenimentelor și circumstanțelor susceptibile să modifice resursele și obligațiile;

– performanței financiare a întreprinderii;

– manierei în care întreprinderea a obținut și utilizat lichiditățile, în contextul activităților de exploatare, de finanțare și de investire, precum și prin intermediul altor factori care afectează lichiditatea și solvabilitatea;

– gradului și manierei în care conducătorii au realizat obiectivele care le-au fost fixate în cadrul mandatului social;

– gradului de conformitate al întreprinderii cu legile, reglementările și cu alte dispoziții contractuale.”

Deasemnea elementele prezentate în raportările financiare, atât situațiile financiare individuale cât și situațiile financiare consolidate, sunt evaluate și recunoscute cu ajutorul principiilor generale, menite să asigure o imagine fidelă asupra entității în ceea ce privește poziția financiară, performanța, modificarea capitalului propriu și modificările fluxurilor de trezorerie al acesteia. Principiile generale utilizate conform OMEF 1802/2014, care servesc la determinarea valorii elementelor recunoscute în contabilitate și prezentate în situațiile financiare sunt:

– principiul continuității activității;

– principiul prudenței;

– principiul permanenței metodelor;

– principiul contabilității de angajamente;

– principiul intangibilității;

– principiul evaluării separate a elementelor de activ și de datorii;

– principiul necompensării;

– principiul evaluării la cost de achiziție sau cost de producție;

– principiul pragului de semnificație.

Bilanțul este un instrument contabil foarte important în procesul conducerii, deoarece este utilizat pentru a fundamenta deciziile cu privire la alocarea, finanțarea, utilizarea și recuperarea fondurilor, cât și pentru a organiza controlul asupra realizării obiectivelor stabilite, precum și pentru a stabilii drepturile și obligațiile și provenite din activitatea de administrare și dezvoltare a patrimoniului.

O conducere eficientă a activității oricărei entități se realizează prin cunoașterea în amănunt a rezultatelor obținute, inclusiv a acelor aspecte legate de rezultatele finale, acestea fiind posibile în activitatea curentă prin analizarea datelor furnizate de evidența economică, în cadrul căreia evidența contabilă ocupă un loc foarte important, însă cea care oferă o viziune de perspectivă, asupra informațiilor analizate este bilanțul contabil.

Bilanțul contabil mai poate fi definit ca un document de sinteză, unul dintre cele mai importante, prin care se asigură centralizarea și generalizarea tuturor datelor agenților economici și instituțiilor publice, într-o formă unitară și sintetică, care să permită o privire de ansamblu, o analiză în detaliu și un control al activității desfășurate și al rezultatelor obținute la sfârșitul fiecărei perioade de gestiune.

Prin posibilitățile sale de informare, bilanțul este un instrument foarte important în procesul de fundamentare a deciziilor adoptate de către conducerea entitățiilor în vederea administării activității curente, de asemenea a celei de perspectivă, și de efectuare a activității de control privind modul de realizare a obiectivelor de natură economică și financiară.

Contul de profit și pierdere este utilizat pentru a calcula rezultatul exercițiului și epntru a comunica informația privind profitul sau pierderea obținută. Este elaborat sub forma unui tabel centralizator privind mărimea veniturilor și a cheltuielilor, clasificate în funcție de anumite criterii. Aceste criterii pot fii legate de natura sau destinața cheltuielilor și a veniturilor. Contul de profit și pierdere cuprinde următoarele elemente: cifra de afaceri netă, veniturile și cheltuielile exercițiului, grupate după natura lor, precum și rezultatul exercițiului (profit sau pierdere).

În ceea ce privește veniturile se includ atat sumele sau valorile încasate sau de incasat in nume propriu din activitati curente, cat si castigurile din orice alte surse. Activitățile curente sunt activitățile desfășurate de o entitate, ce fac parte din obiectul său de activitate, precum și activitățile secundare acestora. Veniturile realizate din activitatea curentă pot avea denumiri diferite: vânzări, prestări de servicii, comisioane, redevente, chirii, subventii, dobanzi, sau dividende.

Contabilitatea veniturilor se ține pe feluri de venituri, după natura lor, astfel:

– venituri din exploatare;

– venituri financiare.

Cheltuielile unei entități reprezintă valorile plătite sau de plată pentru diferite operațiunii, cum ar fi:

– consumurile de stocuri și servicii prestate, de care beneficiază o entitate;

– cheltuieli cu personalul;

– executarea anumitor obligații legale sau contractuale etc.

În cheltuielile exercițiului financiar se pot cuprinde, de asemenea, amortizările, provizioanele, și ajustările pentru deprecierea sau pierderea de valoare a activelor. Contabilitatea cheltuielilor se tine pe feluri de cheltuieli, dupa natura lor, astfel:

a) cheltuieli de exploatare, pot cuprinde :

– cheltuieli privind stocurile de materii prime și materiale consumabile, obiectele de inventar consumate, materialele nestocate, trecute direct asupra cheltuielilor, contravaloarea energiei și a apei consumate, valoarea activelor biologice de natura stocurilor, costul mărfurilor vândute și al ambalajelor;

– cheltuieli ocazionate de serviciile executate de terți; (cele legate întreținere și reparații, redevențe, locații de gestiune precum și chirii, prime de asigurare, studii și cercetări și cele legate de pregătirea personalului;

– cheltuielile cu serviciile executate de terți (colaboratori);

– comisioane si onorarii;

– cheltuieli de protocol, reclama si publicitate;

– transportul de bunuri si personal;

– deplasari, detasari si transferari;

– cheltuieli postale si taxe de telecomunicatii, servicii bancare si altele;

– cheltuieli cu personalul (salariile, asigurarile si protectia sociala si alte cheltuieli cu personalul, suportate de entitate);

– alte cheltuieli de exploatare (cheltuielile legate de protejarea mediului inconjurator, aferente perioadei;

– pierderi din creante si debitori diversi;

– despagubiri, amenzi si penalitati;

– donatii, sponsorizari si alte cheltuieli similare;

– cheltuieli privind activele cedate si alte operatii de capital;

creante prescrise potrivit legii;

b) cheltuieli financiare, care cuprind:

– pierderi din creante legate de participatii;

– cheltuieli privind investitiile financiare cedate;

– diferentele nefavorabile de curs valutar; dobanzile privind exercitiul financiar in curs; sconturile acordate clientilor;

– pierderi din creante de natura financiara si altele.

Cheltuielile cu provizioanele, amortizarile si ajustarile pentru depreciere sau pierdere de valoare, precum si cheltuielile cu impozitul pe profit si alte impozite, calculate potrivit legii, se evidentiaza distinct, in functie de natura lor.

Situația fluxurilor de trezorerie este un document contabil care reflectă fluxurile de numerar din cursul perioadei, clasificate în funcție de ciclurile de activitate ale entității: exploatare, investiții și finanțare. Fluxurile de trezorerie reprezintă intrările sau ieșirile de numerar și echivalente de numerar. În cadrul activităților de exploatere sunt realizate principalele venituri provenite din activitate de producție a entității, precum și alte activități care nu sunt cuprinse în activitățile de investiții sau cele de finanțare. Activitățile de investiții constă în achiziția și vânzarea sau cedarea de active imobilizate precum și de alte investiții care nu fac parte din echivalentele de numerar. În ceea ce privește activitățile de finanțare, acestea sunt activități care au drept scop modificări ale dimensiunii capitalurilor proprii și ale împrumuturilor entității.

Fluxurile de trezorerie care provin din activitatea de exploatare sunt:

a) încasările de numerar din vânzarea de bunuri și prestarea de servicii;

b) încasările de numerar provenite din redevențe, onorarii, comisioane și alte venituri;

c) plăți în numerar efectuate către furnizorii de bunuri și prestatorii de servicii;

d) plăți în numerar efectuate către și în numele angajaților;

e) plăți în numerar sau restituiri ale impozitelor pe profit.

Fluxuri de trezorerie provenite din activitatea de investiții sunt:

– plăți în numerar pentru achiziția de imobilizări corporale, necorporale și alte active imobilizate. În aceste plăți se includ și costurile de dezvoltare capitalizate și la construcția, în regie proprie, a imobilizărilor corporale;

– încasările de numerar din vânzarea imobilizărilor corporale, necorporale și a activelor imobilizate;

– plățile în numerar pentru achiziția de instrumente de capitaluri proprii sau de datorii ale altor entități și de interese în asocierile în participație (altele decât intrumentele de plasament sau tranzacționare);

– încasările de numerar din vânzarea de instrumente de capitaluri proprii sau de datorie ale altor entități si din vanzarea de interese in asocierile in participatie (altele decât intrumentele de plasament sau tranzacționare);

e) avansurile acordate în numerar și împrumuturile acordate altor terți;

f) încasările în numerar provenite din rambursarea avansurilor și a împrumuturilor acordate altor terți.

Fluxurile de trezorerie provenite din activitatea de finanțare sunt:

a) încasările de numerar provenite din emisiunea de noi acțiuni sau alte instrumente de capitaluri proprii;

b) plățile în numerar efectuate pentru a dobândi sau răscumpăra acțiunile entității, către acționari;

c) încăsările de numerar provenite din emisiunea de titluri de creanță, împrumuturi, efecte comerciale, obligațiuni, ipoteci și alte împrumuturi pe termen scurt sau lung;

d) rambursări în numerar a sumelor împrumutate;

e) plăți în numerar efectuate de locatar pentru diminuarea datoriei existente aferente unui contract de leasing financiar.

Situația modificărilor capitalului propriu reflectă modificările survenite capitalurilor proprii ale unei entități, delimitate între începutul și finalul perioadei de raportare, reflectând creșterea sau diminuarea activului net în timpul perioadei. Modificările din timpul unei perioade a capitalurilor proprii, reflectă valoarea totală a veniturilor și a cheltuielilor, inclusiv cele legate de câștigurile sau pierderile generate pe parcursul unei perioade de activitatea entității.

Notele explicative sunt documente contabile care au rolul de a oferi informații suplimentare, în legătură cu elementele prezentate în structurile bilanțului și a contului de profit și pierdere, politicile contabile și alte detalii esențiale. Acestea trebuie să conțină:

– informații despre reglementările contabile în vigoare care au stat la baza întocmirii situațiilor financiare anuale și despre politicile contabile adoptate;

– informații suplimentare care nu sunt reflectate în bilant, contul de profit și pierdere și, de asemenea și în cazul situațiilor modificărilor capitalurilor proprii și/sau situațiilor fluxurilor de numerar, detalii importante care pot oferi o mai bună înțelegere asupra datelor prezentate.

” Următoarele informații trebuie prezentate cu claritate și repetate ori de cât ori este necesar, pentru buna lor înțelegere:

– denumirea entității care face raportarea;

– faptul ca situațiile financiare anuale sunt proprii acesteia, și nu grupului;

– data la care s-au încheiat sau perioada la care se referă situațiile financiare anuale;

– moneda în care sunt întocmite situațiile financiare anuale;

– exprimarea cifrelor incluse în raportare (de exemplu, lei).”

Notele explicative trebuie să ofere informații suplimentare față de cele cerute de prezentele reglementări, în funcție de necesitatea clarificării anumitor aspecte legate de:

a) alegerea politicilor contabile, în care sunt incluse:

– bazele de evaluare selectate, aplicate diferitelor elemente;

– conformitatea politicilor contabile utilizate, cu principiile contabile în vigoare;

– orice modificări semnificative ale politicilor contabile adoptate;

b) dacă imobilizările corporale sunt evaluate la valori reevaluate, un tabel care să prezinte:

– mișcările rezervei din reevaluare în cursul exercițiului financiar, cu o explicație a tratamentului fiscal al elementelor pe care le conține;

– valoarea contabilă care ar fi fost recunoscută în bilanț dacă imobilizările corporale nu ar fi fost reevaluate;

c) atunci când instrumentele financiare sunt evaluate la valoarea justă:

– ipotezele semnificative care stau la baza modelelor și tehnicilor de evaluare,

– pentru fiecare categorie de instrumente financiare, valoarea justă, modificările de valoare incluse direct în contul de profit și pierdere, precum și modificările incluse în rezervele de valoare justă;

– pentru fiecare clasaă de instrumente financiare derivate, informații despre aria și natura instrumentelor, inclusiv termenii și condițiile semnificative care pot afecta valoarea, calendarul și certitudinea fluxurilor viitoare de numerar;

– un tabel care să prezinte mișcările recunoscute direct în capitalurile proprii, în cursul exercițiului financiar;

d) valoarea totală a oricăror angajamente financiare, garanții sau active și datorii contingente neincluse în bilanț, indicând natura și forma oricărei garanții reale care a fost acordată; separat de acestea, sunt prezentate orice angajamente privind pensiile și entitățile afiliate sau asociate;

e) suma avansurilor și creditelor acordate membrilor organelor de administrație, de conducere și de supraveghere, cu indicarea ratelor dobânzii, a principalelor condiții și a oricăror sume restituite, amortizate sau la care s-a renunțat, precum și a angajamentelor asumate în numele acestora sub forma garanțiilor de orice fel, cu indicarea totalului pe fiecare categorie;

f) cuantumul și natura elementelor individuale de venituri sau de cheltuieli care au o mărime sau o incidența exceptională;

g) sumele datorate de entitate care devin exigibile după o perioadă mai mare de cinci ani, precum și valoarea totală a datoriilor entității acoperite cu garanții reale depuse de aceasta, cu indicarea naturii și formei garanțiilor;

h) numărul mediu de angajați în cursul exercițiului financiar.

2.3 Organizarea sistemului informațional al contabilității de gestiune

Necesitatea organizării unui sistem informațional contabil de gestiune derivă din nevoia utilizatorilor interni, mai precis a managerilor de a controla, coordona activitatea desfășurată prin accesul la informații de natură economică care să vină în ajutorul/suportul planificărilor, în rezolvarea problemelor, și a deciziilor emise. Informațiile utilizate de către contabilitatea de gestiune în general provin din contabilitatea financiară, acestea au aceeași bază documentară unică. În funcție de obiectul de activitate realizat de către entitate, ”contabilitatea de gestiune asigură, în principal:

– înregistrarea operațiilor privind colectarea și repartizarea cheltuielilor pe destinații, respectiv pe activități, centre de profit, după caz;

– calculul costului de achiziție, de producție, de prelucrare al bunurilor intrate, obținute, lucrărilor executate, serviciilor prestate, producției în curs de execuție, imobilizărilor în curs etc., din unitățile producție, comerciale, prestatoare de servicii, financiare și alte domenii de activitate;

– furnizarea de informații:

– legate de costul de produselor, lucrărilor, serviciilor, pentru persoanele juridice cu activități de producție, lucrări și prestări de servicii;

– privind costul produselor vândute pentru persoanele juridice care desfășoara activități de comerț;

– necesare analizelor financiare în vederea fundamentării deciziilor manageriale privind conducerea activității interne;

– alte informații impuse de realizarea unui management performant.”

Informațiile oferite de către contabilitatea de gestiune, au caracter confidențial și vizează în special gestiunea internă a entității, destinația consumului de resurse, metodele de calcul ale costurilor, performanțele realizate de structurile entității până la nivelul sectoarelor și obiectelor de calculație. Poziționarea sistemului informațional economic (al unei afaceri) în cadrul contabilității de gestiune, presupune, dezvoltarea mai multor planuri prin care aceasta să-și adune, colecteze informațiile necesare din alte sisteme preponderent externe, cu privire la investiții, la vânzări, informații legate de gestionarea unor riscuri, informații cu privire la aprovizionări și la alte aspecte de natură economică. De asemenea contabilitatea de gestiune dispune de propriile instrumente, de prelucrare și prezentare a informațiilor sub diferite forme, cum ar fi:

– informațiile privind planurile pe termen mediu și lung;

– studii economice punctuale;

– statistici extracontabile, care privesc de regulă operațiile curente;

– contabilitatea financiară și analizele financiare;

– contabilitatea de gestiune;

– tablouri de bord;

– sistemul de bugete al întreprinderii.

2.3.1 Conturile de gestiune

Organizarea contabilității de gestiune este decisă de către management-ul entității, în funcție de nevoile specifice, prin utilizarea de conturi specifice sau prin dezvoltarea conturilor sintetice din contabilitatea financiară în conturi analitice pe gestiune. Utilizarea conturilor contabile trebuie să permită stocarea și accesarea informațiilor într-un mod facil și flexibil, astfel încât să permită o urmărire în detaliu.

Contabilitatea de gestiune dispune de o clasă separată de conturi, din cadrul planului general de conturi: clasa 9 ”conturi de gestiune”. Circuitul conturilor din această clasă ”se constituie într-un sistem autonom, în sensul că aceste conturi nu întră în corespondență cu conturile din celelalte clase.” Acestea conturi sunt împărțite în trei grupe, în funcție rolul îndeplinit:

– 90 ”Decontări interne”;

– 92 ”Conturi de calculație”;

– 93 ”Costul producției.”

Clasa 9 de ”Conturi de gestiune”, oferă posibilitatea înregistrării următoarelor operațiunii specifice:

”- preluarea din contabilitatea financiară a cheltuielilor ce urmează a fi încorporate în costuri;

– înregistrarea, urmărirea și controlul cheltuielilor bugetare în structurile, cheltuieli directe pe produse, lucrări și servicii și cheltuieli indirecte pe secții, ateliere etc.;

– înregistrarea, urmărirea și controlul producției fabricate în decursulu perioadei de gestiune la prețul de înregistrare (costuri prestabilite);

– determinarea, înregistrarea, urmărirea și controlul producției în curs de execuție la sfârșitul perioadei gestiune;

– stabilirea, înregistrarea, urmărirea și controlul diferențelor dintre costurile efective ale producției și prețurile de înregistrare (costurile prestabilite) ale acesteia.”

Tablou de bord este un instrument de măsurare și informare a managerilor care se concentrează pe evoluția activităților, din cadrul entității. Tabloul de bord este un instrument menit să sintetizeze informația necesară conducerii. Cu ajutorul acestuia se realizează o informare continuă și intensă, a conducătorilor, asupra modului în care evoluează fenomenele specifice activităților conduse. Tabloul de bord este prezentat, sub forma unui sistem de indicatori, în mărimi absolute și relative, folosit pentru a evalua, controla și regla operativ activitatea întreprinderii. Acesta selectează, organizează, consolidează și oferă o viziune a principalelor elemente informaționale necesare unui manager pentru a asigura, în mod operațional, dinamica sistemului condus în concordanță cu traiectoria stabilită prin programul de activitate.

Prin intermediul tabloului de bord sunt stabilite obiectivele, sunt urmărite și validate realizările față de previziuni. De asemenea, sunt prezentate într-o formă clară și promptă, incidentele care pot provoca abateri, în atingerea obiectivelor stabilite. Utilizarea tabloului de bord pune la dispoziția conducerii entității, posibilitatea de a-și îndrepta toate acțiunile asupra unor domenii de activitate și de a fixa, pentru acestea, obiective încredințate unor centre de responsabilitate.”Tabloul de bord poate fi considerat un răspuns la insuficiența contabilității generale pentru fundamentarea deciziilor curente de gestiune luate de manageri. Într-o manieră generală, el se compune dintr-un ansamblu de indicatori, mai puțin numeroși, care dau responsabililor de gestiune o informație seminficativă în pilotajul lor.” Tabloul de bord are menirea să scoată în evidență punctele de slabe ale entității, evoluția activităților în raport cu obiectivele fixate și, în final, să remedieze deficiențele și să îmbunătățească performanțele acesteia.

Conceperea tabloului de bord, presupune respectarea următoarelor principii:

”- coerența;

– pertinența;

– frecvența;

– eficiența;

– și standardizare.”

Tabloul poate fi definit ca fiind un tabel sau un grafic format dintr-o grupare de termeni, de simboluri și de numere, dispuse în șiruri și coloane. Pe tabloul de bord fixate aparatele și instrumentele necesare controlului și pilotării unui vehicul. În plan economic, tabloul de bord este format dintr-o serie de indicatori și informații esențiale, care permit o vedere de ansamblu, asupra modificărilor ivite și luarea de decizii în vederea orientării gestiunii, pentru a atinge obiectivele propuse prin planificare. Cu alte cuvinte, tabloul de bord este un sistem de informare, care reflectă realitatea economică în mod permanent și rapid, furnizând datele necesare controlului entității pe termen scurt și facilitarea exercitării responsabilităților.

În funcție de volumul și structura informațiilor culese și prezentate avem de-a face cu diverse tablouri de bord:

– tablourile de bord restrânse, se utilizează atunci când volumul de informații, este mic și culegerea și transmiterea acestora implică eforturi reduse;

– tablourile de bord complexe, sunt destinate unei informări mai ample, deoarce necesită o analiză mai amănunțită a fenomenelor și proceselor în desfășurare, și e nevoie de un efort mai ridicat din partea managementului, să urmărească și să participe la formarea acestui tablou. Pentru a fi eficient, tabloul de bord trebuie să-și îndeplinească rolul de instrument specific de măsurare al controlului de gestiune, prin utilizarea unor indicatori și date care să fie prezentate responsabililor de decizie.

Coerența cu organigrama – unul dintre neajunsurile sistemelor informationale contabile traditionale este nonlocalizarea responsabilitatilor. Decupajul tablourilor de bord trebuie sa respecte decupajul responsabilităților și a liniilor ierarhice. Pentru ansamblul entității, cartografia tabelelor de bord trebuie sa se muleze pe structura de autoritate reprezentată piramidal în care fiecare responsabil aparține de fapt celor două echipe:

– primește o delegare de putere la nivel ierarhic superior și trebuie, periodic, să dea socoteală;

– delegă la nivel inferior o parte din puterea sa.

Aceasta structură obligă fiecare nivel de responsabilitate la trei tipuri de comunicare:

– comunicare descrescătoare, când un nivel trasează o delegare de putere, cu obiectivele negociate, nivelului inferior;

– comunicare transversală între responsabilii situați pe același nivel ierarhic;

– comunicare crescătoare, când un nivel răspunde de obiectivele primite.

Rețeaua tabloului de bord are un mecanism cu următoarele caracteristici:

– fiecare responsabil are tabloul sau de bord;

– fiecare tabloul de bord are o linie totalizatoare a rezultatelor care trebuie să figureze în tabloul de bord al nivelului ierarhic superior;

– fiecare tablou de bord de un același nivel ierarhic trebuie sa aibă o aceeași structură pentru a permite admiterea datelor;

– introducerea datelor în tabloul de bord trebuie să respecte linia ierahică.

Balance scorecard este un instrument integrator de control care ”furnizează o reprezentare operațională a performanței globale a firmei, permițând totodată ghidarea și evaluarea strategiei.”

Este un raport structurat susținut prin instrumentele de automatizare care pot fi utilizate de către manageri pentru a urmări gradul de realizare a activităților de către personalul de control din cadrul companiilor și să monitorizeze consecințele care decurg din aceste acțiuni. Caracteristica de bază a Scorecardului este prezența unui amestec de date financiare și non-financiare fiecare, comparativ cu valoarea de o "țintă", într-un raport concis. Raportul nu este menit să fie un înlocuitor pentru rapoartele financiare tradiționale sau operațională, ci este un rezumat succint, care surprinde cele mai relevante informații pentru cei care citesc aceasta.

Este organizat cu ajutorul a patru axe:

– perspectiva financiară;

– perspectiva clienți;

– creștere și dezvoltare;

– procese interne.

Astfel, Balance Scorecard este destinată conducătorilor entității sau managerului domeniului de activitate strategică. Asociind în același produs indicatori generați de patru perspective diferite, aceasta trebuie să constituie un mijloc privilegiat pentru a permite un pilotaj global al performanței. În acest sens, se apropie mult ca finalitate și ca principii care duc la elaborarea sa de tabloul de bord francez.

Obiectivele cheie stabilite la nivelul celor patru perspective sunt interconectate prin relații cauzale. Prin intermediul unei hărți strategice se poate vizualiza modul în care se realizează o conectare între activele intangibile și strategia entității pentru crearea de valoare.

În practică se întâlnesc două tipuri de balanță scorecard:

– balanță scorecard pentru controlul managerial. Scopul acestui tip este de a ajuta managerii să monitorizeze, să controleze și supervizeze diverse procese în vederea atingerii performanței scontate. Setul de indicatori vor fi în concordanță cu cele patru dimensiuni.

– balanced scorecard pentru controlul strategic. Acest tip ajută managerii să stabilească obiectivele strategice și să monitorizeze procesele în vederea realizării obiectivelor. Setul informațional alertează managerii despre intervențiile ce se impun pentru a asigura atingerea obiectivelor propuse.

Prin conținutul informațional, acest instrument de control al performanței globale este orientat către acțiune și anticipare, fiind rezultatul unui proces de selecție a datelor, astfel încât informațiile furnizate managerului să nu fie prea detaliate. De aceea putem considera că, prin conținut și rol, acest instrument este asemănător cu tabloul de bord al direcției generale din practica firmelor franceze.

Echilibrul este considerat principiul de bază care caracterizează BSC. Măsurarea performanței implică în primul rând stabilirea obiectivelor pentru fiecare dintre aceste patru perspective și ulterior a indicatorilor specifici pentru atingerea acestor obiectivi. Fiecare perspectivă este importantă. Cele patru perspective trebuie avute în vedere simultan pentru atingerea performanței și reușitei pe termen lung. Dezechilibrul este sesizat atunci când un domeniu este mai mult sau mai puțin accentuat. Prin balanced Scorecard managerii se concentrează în special asupra obiectivelor pe termen lung, atenția este concentrată spre viitor conducând astfel spre schimbare organizațională.

BSC este un model complex de performanță, legăturile de cauzalitate dintre obiectivele de performanță fiind în mod clar explicitate prin intermediul hărților strategice. Din acest punct de vedere BSC se diferențiază în mod evident de Tabloul de bord care apare în cele mai multe cazuri ca o listă de indicatori lipsiți de intrecondiționalitate.

Principalele elemente pe care trebuie se le include un scorecard sunt:

• Principalele fapte ale perioadei;

• Indicatorii macroeconomici;

• Indicatorii principali ai entității;

• Să asigure comparabilitatea cu aceeași perioadă a anului precedent;

• Să asigure istoricul anului curent (lună de lună);

• Să arate dinamica, trendul indicatorilor;

• Să prezinte ultimul preliminat comparat cu bugetul;

• Să fie relevant pentru specificul fabricii;

• Să fie simplu și inteligibil;

• Să fie flexibil și ameliorabil.

Controlul bugetar este o procedură a contabilității de gestiune, prin care se compară situația reală cu rezultate previzionate, stabilite de către conducerea unei entități. Misiunea de control bugetar se concretizează în ”identificarea și explicarea abaterilor de la prevederile bugetelor”. Bugetul este o expresie a cantității planurilor de acțiune și un instrument, care ajută la coordonarea și implementarea obiectivelor previzionate. Înscrierea în bugete a datelor rezultate în urma previziunilor constituie bugetarea.

Acesta trebuie realizat suficient de des, pentru a lua măsuri de corecție în timp util și descentralizat, astfel încât deciziile și responsabilitățile să fie luate la același nivel ierarhic. Controlul bugetar trebuie efectuat lunar și să vizeze două obiective:

– controlul execuției bugetelor;

– reajustarea previziunilor bugetare și corectarea acestora.

Controlul bugetar presupune o monitorizare a activității de gestiune prin compararea în permanență, a rezultatelor obținute cu prevederile bugetare, în scopul descoperirii disfuncționalităților, analizarea abaterilor favorabile și nefavorabile și transmiterea informațiilor managementului în vederea adoptării deciziilor.

Organizarea controlului bugetar ridică anumite probleme, cum ar fi:

”- stabilirea răspunderilor privind realizarea prevederilor din fiecare buget;

– organizarea sistemului de urmărire a realizării bugetelor și a abaterilor dintre realizările efective și cele din buget;

– analiza cauzelor ce au determinat abaterile, stabilirea răspunderilor și luarea deciziilor pentru apropierea realizărilor de previziuni sau a modifica după caz previziunile dacă realitatea o impune;

– selectarea abaterilor semnificative din totalul abaterilor, adoptându-se conducerea prin excepție a centrelor de responsabilitate.

”Un sistem contabil de control bugetar prezintă următoarele caracteristici:

– este o sinteză periodică, deoarece valorile efective se cunosc după corecțiile de zi cu zi;

– are o periodicitate relativ redusă, dacă ținem cont de faptul că raportarea contabilă este cel mai frecvent lunară;

– este orientat către trecut fiind comparat cu nivelul bugetat;

– este exprimat într-un limbaj financiar.”

Reporting-ul

Cap. III Studiu de caz privind valorificarea informațiilor furnizate de contabilitatea financiară pentru contabilitatea de gestiune și procesul managerial

3.1 Prezentarea societății

SC GLASS IMPEX SRL este una dintre cele mai importante companii din domeniul tâmplăriei PVC și Aluminiu de pe teritoriul României. Datorită unui raport extrem de favorabil preț/calitate GLASS IMPEX s-a impus ca un lider al pieței autohtone de tâmplărie. Produsele realizate de firma noastră incorporează cele mai moderne tehnologii disponibile în prezent pe piață și sunt realizate în condiții de maxima eficiență. Prin utilizarea de utilaje performante și printr-o bună organizare a fluxului de producție încă de la aprovizionare și pînă la livrarea produsului finit se obține un avantaj competitiv deosebit.

Piața de desfacere a companiei este reprezentată în principal de România și de Europa Occidentală.

MISIUNE

Furnizarea de tamplarie PVC si Aluminiu de cea mai inaltă calitate și bazată pe cea mai nouă tehnologie precum și servicii conexe la cel mai înalt nivel.

OBIECTIVE

Putem sintetiza câteva dintre cele mai importante obiective ale companiei noastre:

Dezvoltarea durabilă a companiei bazată pe principii sănătoase

Satisfacerea permanentă a cerințelor clienților și educarea nevoilor din domeniu

Preocuparea permanentă pentru protecția mediului

Promovarea celor mai moderne tehnologii în domeniul eficienței energetice

Asigurarea unui cadru de dezvoltare atât plan local cât și pe plan național pentru partenerii companiei

3.2 Micromonografie