Contabilitatea Decontărilor CU Clienții

CAPITOLUL 2

CONTABILITATEA DECONTĂRILOR CU CLIENȚII

2.1. Cadrul legislativ:

În cadrul firmei S.C. Recomplast Iași S.R.L., contabilitatea are rolul de a identifica deficiențele, precum și fenomenele negative apărute în gestionarea valorilor bănești, dar și materiale, dar și rolul de luare a măsurilor care se impun în desfășurarea în bune condiții a activității financiar – contabile.

”Ministerul Finantelor Publice elaborează și emite norme și reglementări în domeniul contabilității, planul de conturi general, modelele situațiilor financiare, registrelor și formularelor comune privind activitatea financiară și contabilă, normele metodologice privind întocmirea și utilizarea acestora”.

Organizarea și conducerea contabilității operațiunilor cu clienții, precum și a creanțelor care decurg din activitățile lor, în economia românească se bazează pe principii și norme interne, înregistrările în sistemul contabil se realizează conform dispozițiilor Legii contabilității republicată și în conformitate cu reglementările OMFP nr. 3055/2009 cu modificările și completările ulterioare.

Principiile de bază conform cărora se ține evidența contabilă sunt:

continuitatea activității;

contabilitatea de angajamente;

permanența metodelor;

separarea patrimoniului și datoriilor

necompensarea, și

consecvența prezentării

Ținerea evidenței contabile se paote realiza în mai multe feluri, conform legii, astfel:

prin compartimente diferite, conduse de către contabilul șef sau de către directorul economic, ori altă persoană împuternicită cu îndeplinirea acestei funcții;

prin persoane fizice calificate;

prin persoane juridice autorizate în acest sens de către C.E.C.C.A.R – Corpul Experților Contabili și Contabililor Autorizați din România, și

persoane fizice autorizate;

În cadrul firmei S.C. Recomplast Iași S.R.L, contabilitatea este condusă de către compartimentul de contabilitate condus de către directorul economic și este ținută în moneda națională, în limba de stat, iar operațiunile în valută străină se ține atât în valuta străină cât și în moneda națională, cursul de schimb valutar fiind cel comunicat de Banca Națională a României.

Conform ORDIN Nr. 3512/27 noiembrie 2008 documentele justificative trebuie să cuprindă următoarele elemente principale:

– denumirea documentului;

– numele și prenumele și, după caz, adresa/sediul persoanei fizice/juridice care întocmește documentul;

– numărul și data întocmirii documentului;

– părțile participante la efectuarea operațiunii economico-financiare;

– conținutul operațiunii economico-financiare precum șitemeiul legal al efectuării acesteia, atunci când este necesar,;

– datele valorice și cantitative aferente operațiunii economico-financiare efectuate;

– numele și prenumele, și semnăturile persoanelor ce răspund de efectuarea operațiunii economico-financiare, cele ale persoanelor cu atribuții de CFP – control financiar preventiv;

– alte elemente menite să asigure completă corectă a operațiunilor efectuate.

Desigur, există și alte elemente prevăzute de legislația din domeniu în vigoare, care trebuie să se regăsească în documente cum ar fi: capitalul social subscris și vărsat, codul unic de înregistrare și forma juridică.

Formularele financiar-contabile, precum și registrele de contabilitate în cadrul firmei SC Recomplqast Iași SRL sunt adaptate specificul acesteia, însă respectă normele de întocmire și conținutul informațiilor.

2.2. Contabilitatea decontărilor cu clienții:

În vederea desfășurării activității economico – financiare, fiecare organizație/firmă/societate efectuează în mod constatnt operațiuni de vânzare și cumpărare de servicii și de bunuri. Pentru ca aceste operații economice să aibă loc este necesară existența a doi agenți economici, și anume: unul este furnizor, deoarece pentru el operația reprezintă o vânzare, celălalt este clientul, pentru el operația reprezentând o cumpărare de servicii sau bunuri.

In contabilitate, clienții sunt grupați în

externi, și

interni.

În cadrul lor, aceștia sunt grupați pe termene de plată respectiv de încasare, însă și pe fiecare persoană juridică sau fizică.

Documentul utilizat pentru evidența analitică a clienților se numește Situația încasării facturilor achitate, și se întocmește fie pe măsura efectuării operațiunilor, fie lunar, pe feluri de clienți sau pe toți clienții.

Acest document servește la ținerea contabilității analitice a clienților la agenții economici care aplică forma de înregistrare pe jurnale, în vederea prezentării situației soldurilor contului 4111 „Clienți”, arhivându-se la departamentul financiar – contabil.

Creanțele și datoriile care rezultă din livrarea de bunuri, precum și din prestarea serviciciilor, în contabilitate se înregistrează distinct de către firmă.

La fel se va proceda și în cazul creanțelor incerte.

Din punct de vedere al momentului decontării cumpărării sau vânzării de servicii sau de bunuri întâlnim două situații, și anume:

– cumpărare sau vânzare cu decontare imediată, și

– cumpărare sau vânzare pe credit comercial.

Din ppunct de vedere al naturii creditelor și al documentelor care stau la baza înregistrării lor în contabilitatea firmei distingem două feluri de credite:

– credit comercial clasic ce se concretizează în existența unui interval de timp ce se acordă până la plata facturii, situație în carese vor utiliza chitanța, cec – ul sau ordinul de plată – instrumentele clasice;

– creditul comercial cambial cel care se bazează pe existența efectului comercial, cambie sau bilet la ordin, care presupune amânarea datoriei de plată și în care se înscriu numele băncii la care se face decontarea, suma de plată și scadența, precum și alte elemente de identificare.

Din punct de vedere al naturii activelor cumpărate sau vândute putem distinge următoarele cateogrii de creanțe și datorii:

creanțe sau datorii care provin din comercializarea serviciilor și a stocurilor, și

creanțe sau datorii care provin din comercializarea imobilizărilor.

Într-o piață de desfacere în care concurența este un element esențial, existența reducerilor de prețuri, duce la o încredere între cei doi parteneri de afaceri, astfel că, în acest sens putem vorbi de două categorii de reduceri de prețuri, și anume:

– reducerile financiare adică, scontul, și

– reducerile comerciale ce se concretizează în rabat, remiză și risturn;

Scontul reprezintă reducerea financiară acordată clientului, în cazul în care acesta își plătește datoria înainte de data scadentă.

Rabatul se traduce în reducerea pe care furnizorul o aplică asupra prețului de vânzare a unor bunuri livrate de o calitate inferioară.

Remiza este reducerea acordată de furnizor unor firme datorită volumului mare de comenzi, al importanței cumpărătorului în clientela vânzătorului dar și al fidelității clientului.

Risturnul se concretizează în reducerea pe care firma o acordă pentru depășirea plafonului valoria anual care este stabilit prin contract cu cumpărătorul.

Toate reduceriloe de care firmele contractante beneficiază sunt convenite și stipulate în contracte ca și clauze.

Toate aceste reduceri de pret trebuie sa fie convenite intre parti si prevazute in contact ca si clauze contractuale.

Pentru calcularea reducerilor metodologia este următoarea:

– reducerea se va aplica asupra netului anteior;

– reducerea comercială este premergătoare reducerii financiare;

– întotdeauna întâi se va opera rabatul, iar apoi remizele;

– nu se vor include în baza de calcul a TVA – ului reducerile financiare și comerciale, indiferent de momentul acordării.

Conturile utilizate pentru reflectarea în contabilitate a operațiilor economice care privesc decontarea cu clienții se realizează cu ajutorul grupei 41 „Clienți și conturi asimilate”, grupă formată din următoarele conturi sintetice de grad I:

Contul 411 „Clienți” va fi utilizat de furnizor pentru a evidenția creanțele aferente facturilor întocmite pentru livrarea de servicii și bunuri. Acesta reprezintă un cont de activ din punct de vedere al funcției contabile, iar din punct de vedere al conținutului economic este un cont de creanțe comerciale.

Se debitează cu valoarea de vânzare a serviciilor și a bunurilor livrate, inclusiv TVA adăugată aferentă vânzărilor și se creditează cu valoarea, suma de încasare a creanțelor.

Soldul debitor al contului 411 „Clienți” reprezintă creanțele de încasat de la clienți.

Contul 4118 „Clienți incerți sau în litigiu”, cu ajutorul acestui cont furnizorul evidențiază creanțele aferente livrărilor de servicii și de bunuri devenite incerte. Acesta este un cont de creanțe comerciale după conținutul econonomic, și un cont de activ după funcția contabilă, debitându-se cu valoarea creanțelor incerte și se creditează cu valoarea creanțelor incerte încasate ori a celor trecute la pierderi.

Soldul debitor al contului 4118 „Clienți incerți sau în litigiu” reprezintă creanțele de încasat de la clienții incerți ori în litigiu.

Contul 413 ”Efecte de primit de la clienți”, cu ajutorul acestui cont se evidențiază creanțele de încasat de clienți pe baza unui ordin de plată, a unei cambie, în general a unor efecte comerciale. Acesta este un cont de creanțe comerciale după conținutul econonomic, și un cont de activ după funcția contabilă, debitându-se cu valoarea efectelor comerciale pe care le acceptă furnizorul, creditându-se cu ocazia încasării sau primirii efectelor comerciale.

Soldul debitor al contului 413 ”Efecte de primti de la clienți” se concretizează în valoarea efectelor comerciale de primit.

Contul 418 ”Clienți – facturi de întocmit” este un cont folosit pentru evidențierea creanțelor aferente livrărilor de servicii și bunuri de către furnizor, pentru care nu au fost întocmite facturi. Acesta este un cont de creanțe comerciale după conținutul econonomic, și un cont de activ după funcția contabilă, debitându-se cu valoarea la prețul de vânzare al serviciilor și al bunurilor livrate, inclusiv TVA, și pentru care nu au fost întocmite facturi, creditându-se cu ocazia întocmirii facturilor.

Soldul debitor al contului 418 ”Clienți – facturi de întocmit” reprezintă creanțele aferente serviciilor și bunurilor pentru care nu au fost eliberate facturi.

Contul 419 ”Clienți – creditori” este contul cu ajutorul căruia se evidențiază sumele facturate pentru clienți și reprezintă avansuri pentru execuția unor lucrări, prestarea de servcii sau livrarea de bunuri. Acesta este un cont de datorii comerciale după conținutul econonomic, și un cont de pasiv după funcția contabilă, debitându-se cu avansurile primite de la clienți și cu valorile ambalajelor care pot fi restituite, facturate clienților de către furnizor, creditându-se cu ocazia regularizării avansurilor care sunt primite de la clienți și cu valoarea ambalajelor primite, reținute de clienți sau degradate.

Soldul debitor al contului 419 ”Clienți – creditori” reprezintă valoarea ambalajelor nerestituite de clienți și a avansurilor primite de la clienți, dar neregularizate.

Documentele primare care stau la baza reflectării creanțelor față de terțe persoane sunt evidențiate în tabelul următor:

Tabelul nr. 2.1. Documentele primare care stau la baza reflectării creanțelor

Sursa: Peres Ion, Leonora Paciuc, Dorel Mates – Bazele contabilitatii, Editura Mirton, Tomosoara, 2006

Fluxul informațional al documentelor privind vânzarea produselor este prezentat în figura de mai jos:

2.3. Reflectarea în contabilitate a unor operațiuni privind vânzările:

1. S.C. Recomplast SRL Iași livrează la data de 3 martie 2016 clientului SC BDC Electric Service SRL mărfuri în valoare de 1.008,00 lei (cost de achiziție 840,00 lei, și TVA 24 % – 168,00 lei). Decontarea se realizează cu bilet la ordin (efect de comerț). În acest sens vor avea loc următoarele operațiuni:

– în data de 4 martie 2016 SC BDC Electric Service SRL emite un Bilet la ordin cu scadență 30 de zile (03.04.2016), acceptat de SC Recomplast SRL Iași;

– în 04.03.2016 SC Recomplast SRL Iași primește Biletul la ordin;

– în 03.04.2016 SC Recomplast SRL Iași depune Biletul la ordin la bancă și primește contravaloraea acestuia.

2. SC Recomplast SRL Iasi încasează prin virament bancar, în data de 23 martie 2016 de la ELECTROCAB Iași (societate plătitoare deTVA) un avans în sumă de 4.960 lei (TVA inclus), pentru care emite în prealabil o factură de avans. SC Recomplast SRL Iasi livrează ELECTROCAB Iași, mărfuri, preț de vânzare 16.000 lei, TVA 24%, cost de achiziție 10.000 lei. Decontarea restului de plată se realizează prin virament bancar.

Înregistrările în contabilitate sunt:

La data de 5 mai 2016 SC Recomplast SRL livrează mărfuri către TRSUT ELECTRO-M SA (firmă plătitoare de TVA), preț de vânzare 10.000 lei, TVA 24%, cost de achiziție 5.000 lei. Pe factura emisă sunt înscrise două categorii de reduceri: rabat de 5%, și remiză de 10%. Termenul de plată stabilit prin contract este 5 iunie 2016, în contract fiind prevăzut un scont de 10%/an pentru achitarea facturii înainte de termenul stabilit. Plata facturii se efectuează în data de 31 mai 2016.

Notă de calcul:

Valoarea rabatului = 10.000 x 5% = 500 lei

Valoarea actuală a mărfurilor = 10.000 – 500 = 9.500 lei

Valoarea remizei = 9.500 x 10% = 950 lei

Valoarea actuală a mărfurilor = 9.500 – 950 = 8.550 lei

Valoare TVA = 8.550 x 24% = 2.052 lei

Total factură = 10.602

Valoare scont = 10.602 x 10% * 10/365 = 29,046 lei

TVA aferentă scontului = 29,046 x 24/124 = 5,622 lei

SC Recomplast SRL Iași a facturat societății SC ELECTROCONSTRUCȚII A ELCO VASLUI SA, în luna ianuarie 2016, mărfuri în valoare de 24.800 lei (TVA inclus), (cost de achiziție 150.000 lei), din care a încasat prin bancă suma de 21.800 lei. În 31 martie 2016, cu ocazia inventarierii creanțelor, SC Recomplast SRL Iași, constată că este posibil ca suma restantă de la SC ELECTROCONSTRUCȚII A ELCO VASLUI SA, să nu se mai încaseze în viitorul apropiat deoarece această societate a intrat în incapacitate de plată. În luna mai 2016 se pronunță falimentul SC ELECTROCONSTRUCȚII A ELCO VASLUI SA, iar lichidatorul virează SC Recomplast SRL Iași suma de 600 lei.