Contabilitatea, Ca Principal Instrument al Conducerii

CUPRINS

ARGUMENT…………………………………………………………3

ARGUMENT

Contabilitatea, ca principal instrument al conducerii, trebuie sa asigure informatii reale asupra activitatii unitatii patrimoniale, in vederea adoptarii de decizii fundamentate din punct de vedere stiintific. Pentru realizarea acestui obiectiv, o conditie fundamentala o prezinta concordanta deplina care trebuie sa existe intre datele inregistrate in conturi si realitatea faptica existenta in unitate.

Mijlocul principal prin care se constata situatia reala a patrimoniului si care permite compararea datelor obtinute pe aceasta cale cu datele contabilitatii, il reprezinta inventarierea.

Necesitatea inventarierii patrimoniului unitatilor se explica prin importanta deosebita pe care o prezinta pentru activitatea practica a acestora.

In primul rand, ea constituie baza de pornire pentru deschiderea si organizarea evidentei operative si contabile la unitatile patrimoniale nou infiintate, iar in al doilea rand, in decursul exercitiului, ea este determinata de faptul ca intre datele contabilitatii si realitatea de pe teren pot sa apara anumite diferente, in plus sau in minus, chiar si in conditiile unei bune organizari a evidentei operative si contabile, datorita mai multor cauze dintre care mentionam: modificari intervenite la elementele patrimoniale ale unitatii, fie ca urmare a unor cauze naturale (cum sunt: uscarea, evaporarea, scaderea in greutate etc.), fie datorita unor cauze subiective (ca de exemplu: masurari inexacte; sustrageri de mijloace economice); neintocmirea sau intocmirea defectuoasa a unor documente; neinregistrarea sau inregistrarea gresita in conturi a anumitor operatii; neglijenta si neatentia gestionarilor care gestioneaza bunurile si valorile economice; etc.

O inventariere se considera de calitate, daca s-au efectuat situatiile prevazute de lege, clarificand toate problemele, daca a avut loc la momentul oportun, nu a necesitat un timp indelungat si cheltuieli mari, nu a impiedicat desfasurarea normala a activitatii, nu a generat situatii ambigue.

In comert spre exemplu inventarierea nu trebuie sa duca la intreruperea completa a vanzarii marfurilor, ea trebuie sa se desfasoare intr-o anumita succesiune cuprinzand unele raioane, lasandu-le pe celelalte sa functioneze normal, dupa cum in unitatile de productie, pentru a nu intrerupe productia trebuie ca inainte de inventariere sa se asigure stocurile de materiale, semifabricate necesare continuarii activitatii.

I INVENTARIEREA – PROCEDEU DE BAZĂ A METODEI CONTABILITĂȚII

1.1 Cadrul legal si obligativitatea inventarierii patrimoniului

Legea contabilității nr.82/1991 privind organizarea inventarierii la societățile comerciale, Ordinul Ministrului Finanțelor nr. 2.388/1995, Ordin Nr.1753 din 22 noiembrie 2004 pentru aprobarea Normelor privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de activ și de pasiv reprezintă principalele acte normative referitoare la inventariere.

În conformitate cu aceste acte normative menționate, unitățile patrimoniale au obligația să efectueze inventarierea generală a patrimoniului:

la începutul activității;

cel puțin o dată pe an, de regulă la sfârșitul anului;

pe parcursul funcționării;

în cazul fuzionării, divizării, încetării activității.

De asemenea, inventarierea mai este obligatorie (dar nu este una generală) în cazul următoarelor situații:

în cazul modificării prețurilor;

la cererea organelor de control cu prilejul efectuării controlului sau a altor organe prevăzute de lege;

ori de câte ori sunt indici că există lipsuri sau plusuri în gestiune care nu pot fi stabilite cert decât prin inventariere;

atunci când intervine o predare-primire de gestiune;

cu prilejul reorganizării gestiunilor;

ca urmare a calamităților naturale sau a unor cazuri de forță majoră;

în alte cazuri prevăzute de lege.

Pot exista excepții de la regula inventarierii anuale, acest lucru trebuie solicitat de instituțiile publice ale Ministerului Finanțelor.

Dacă în situațiile prezentate au fost inventariate toate elementele patrimoniale dintr-o gestiune, aceasta poate ține loc de inventariere însă numai cu aprobarea ordonatorului de credite, administratorului sau a altei persoane care are abligația gestionării patrimoniului.

De obicei, inventarierea anuala a patrimoniului se face la incheierea exercițiului, avăndu-se în vedere specificul activității.În cazul elementelor patrimoniale aduse ca aport, acestea se înscriu în registrul-inventar grupate pe conturi.Pentru agenții economici cu activitate complexă inventarierea se poate efectua și înaintea datei de 31 decembrie, cu condiția asigurării valorificării și cuprinderii rezultatelor inventarierii în bilanțul contabil întocmit pentru anul respectiv.

Valorile aflate în caseria unităților patrimoniale, cecurile, biletele la ordin și disponibilitățile bănești din conturi se inventariază în conformitate cu legile in vigoare.

Atunci când în cadrul unității patrimoniale există bunuri proprietate publică (un exemplu elocvent ar fi regiile autonome), date în administrarea acestora, inventarierea bunurilor din această categorie se face distinct.

Dacă inventarierea unor gestiuni a avut loc pe parcursul anului, în registrul- inventar se va cuprinde valoarea stocurilor faptice inventariate, actualizate cu intrările și ieșirile de bunuri din perioada cuprinsă între data inventarierii și ultima zi a anului.

1.2 Noțiunea, necesitatea și rolul inventarierii patrimoniului

Contabilitatea, ca principal instrument al conducerii, trebuie să asigure informații reale asupra activității unității patrimoniale, în vederea adoptării de decizii fundamentate din punct de vedere știintific. Pentru realizarea acestui obiectiv, o condiție fundamentală o prezintă concordanța deplină care trebuie să existe între datele înregistrate în conturi și realitatea faptică existenta în unitate.

Mijlocul principal prin care se constată situația reală a patrimoniului și compararea datelor obținute pe această cale cu datele contabilității, îl reprezintă inventarierea.

Inventarierea este un procedeu al metodei contabilității, comun și altor științe economice, care reprezintă ansamblul operațiunilor prin care se constată existența cantitativă și valorică sau numai valorică după caz, a elementelor de activ și de pasiv aflate în patrimoniul unității la data la care aceasta se efectuează.

Toate aceste operații se efectuează cu scopul evaluarii elementelor inventariate și punerii de acord a datelor contabilității cu realitatea faptică constatată.

Necesitatea inventarierii patrimoniului unităților se explică prin importanța deosebită pe care o prezintă pentru activitatea practică a acestora.

În primul rând, ea constituie baza de pornire pentru deschiderea și organizarea evidenței operative și contabile la unitățile patrimoniale nou inființate.

La începutul activității, inventarierea are ca obiect principal stabilirea și evaluarea elementelor patrimoniale care constituie aporturile în natură și/sau în bani ale asociaților/acționarilor sau întreprinzătorului particular, în funcție de forma de organizare a unității economice.

În al doilea rând, în decursul exercițiului, ea este determinată de faptul că între datele contabilității și realitatea de pe teren pot să apară anumite diferențe, în plus sau în minus, chiar și în condițiile unei bune organizări a evidenței operative și contabile, datorită mai multor cauze dintre care menționăm:

– modificări intervenite la elementele patrimoniale ale unității, fie ca urmare a unor cauze naturale (cum sunt: uscarea, evaporarea, scăderea în greutate etc.), fie datorită unor cauze subiective (ca de exemplu: măsurări inexacte; sustrageri de mijloace economice);

– neântocmirea sau întocmirea defectuoasă a unor documente;

– neânregistrarea sau înregistrarea greșită în conturi a anumitor operații;

-neglijența și neatenția gestionarilor care gestionează bunurile și valorile economice.

Rolul inventarierii se manifestă pe mai multe direcții și anume:

– inventarierea este un mijloc de realizare a concordanței datelor contabilității și a celorlalte forme de evidență economică cu realitatea obiectivă pe care o reprezintă;

– constituie un mijloc de control și verificare asupra integrității mijloacelor economice, a bunei gospodăriri a patrimoniului pentru întărirea gestiunii economice.Cu această ocazie se stabilesc răspunderile și măsurile de recuperare a pagubelor produse asupra patrimoniului;

– inventarierea contribuie la mobilizarea resurselor interne prin aceea că permite identificarea valorilor materiale fără mișcare, neutilizabile sau degradate, a produselor și mărfurilor greu vandabile etc., și valorificarea acestora.

– constatarea deprecierilor provizorii (reversibile) bunurilor și valorilor economice, cu ocazia inventarierii, stă la baza constituirii și înregistrării provizioanelor pentru deprecieri;

– prin inventariere se determină mărimea unor indicatori economici cuprinși în contabilitate. Pe această bază are loc determinarea producției neterminate care influențează calculul exact al costurilor și rezultatelor finale.

– inventarierea este o lucrare premergătoare, obligatorie, întocmirii bilanțului contabil anual, contribuind la realizarea imaginii fidele a patrimoniului reprezentată prin bilanț;

– inventarierea contribuie la respectarea disciplinei financiare și la desfășurarea normală a decontărilor, prin descoperirea creanțelor neâncasate, respectiv, a datoriilor neplătite la timp;

– pe baza inventarierii se pot obține o serie de concluzii pentru îmbunătățirea organizării contabilității curente, a evidenței operative a stocurilor, a controlului gestionar etc.

Obiectul inventarierii îl constituie întregul patrimoniu, adică toate elementele de activ și pasiv de care dispune unitatea patrimonială, în momentul efectuării inventarierii.

În teoria și practica de contabilitate se poate vorbi despre mai multe categorii de inventariere.

  În funcție de perioada când se efectuează inventarierea poate fi de două feluri:

anuală;

periodică.

Inventarierea anuală a elementelor patrimoniale se face, de regulă, cu ocazia incheierii exercițiului financiar, avându-se în vedere și specificul activității unității economice.

Lucrările de inventariere anuală cuprind toate elementele patrimoniale de natura stocurilor materiale, a valorilor bănești, a creanțelor, datoriilor, etc. și necesită un volum mare de muncă concentrată într-o perioadă relativ scurtă de timp ceea ce determină eșalonarea lucrărilor într-o perioadă anterioară și valorificarea rezultatelor pe baza stocurilor constatate prin inventar ținând seama de mișcările ulterioare înregistrate în evidența contabilă.

Inventarierea periodică se face la alte intervale de timp mai mici, sau mai mari, decât anul calendaristic. De exemplu, casa și alte valori gestionate în casieria unității se inventariază cel puțin odată pe lună, de către contabilul șef sau alte persoane desemnată în acest scop, mărfurile și ambalajele la unitățile comerciale cu amănuntul se inventariază de două ori pe an, vagoanele de cale ferată o dată la cinci ani. 

  Din punct de vedere a sferei de cuprindere, inventarierea poate fi structurată astfel:

generală

parțială.

Inventarierea generală cuprinde întregul patrimoniu, adică toate elementele patrimoniale ale unității, precum și toate bunurile deținute, cu orice titlu, aparținând altor persoane juridice sau fizice.

Inventarierea generală se efectuează: la începutul activității, cel puțin o dată pe an obligatoriu, cu ocazia închiderii exercițiului financiar, pe parcursul funcționării sale, în cazul fuzionării, divizării sau încetării activității, precum și în alte situații prevăzute de lege.

Inventarierea parțială cuprinde numai anumite elemente patrimoniale sau numai anumite gestiuni și are, de regulă, caracter ocazional. Ea se efectuează în următoarele situații:

a) în cazul modificării prețurilor;

b) la cererea organelor de control, cu prilejul efectuării controlului sau a altor organe prevăzute de lege;

c) ori de câte ori sunt indicii că există lipsuri sau plusuri în gestiune care nu pot fi stabilite cert decăt prin inventariere;

d) ori de câte ori intervine o predare – primire de gestiune;

e) cu prilejul reorganizării gestiunilor;

f) ca urmare a calamităților naturale sau a unor cazuri de forță majoră.

Ministerul Finanțelor poate aproba, pentru instituțiile publice, excepții de la regula inventarierii obligatorii anuale, la solicitarea justificată a unității patrimoniale, cu avizul Direcțiilor Generale ale Finanțelor Publice și controlului financiar de stat județene, respectiv a municipiului București.

În cazul în care în situațiile menționate anterior sunt inventariate toate elementele patrimoniale dintr-o gestiune, aceasta poate ține loc de inventariere anuală, cu aprobarea administratorului, a ordonatorului de credite sau a persoanei care are obligația gestionarii patrimoniului. În registrul inventar se va cuprinde valoarea stocurilor faptice inventariate și înscrise în listele de inventariere (cod 14-3-12, 14-3-12/a )și 14-3-12/b), actualizate cu intrările și ieșirile de bunuri din perioada cuprinsă între data inventarierii și data de 31 decembrie.

După natura elementelor supuse inventarierii se disting:

Inventarierea mijloacelor materiale și bănești, adică: imobilizări corporale, elemente patrimoniale de natura stocurilor (materii prime, materiale consumabile, mărfuri), titluri de valoare, disponibilități, etc. Verificarea acestora se face prin constatare faptică și cantitativă, iar în cazul disponibilităților în conturi la bănci se face pe baza de documente (extrasul de cont).

Inventarierea producției neterminate se efectuează, fie prin constatare faptică la sfârșitul perioadei, fie prin metoda contabilă.

Inventarierea creanțelor (clienți, debitori interni și externi), respectiv a datoriilor (furnizori, etc.) se face pe baza de documente și punctaje cu persoanele juridice sau fizice partenere. Acestea se concretizează în situații în care se înscriu facturile sau alte documente de de decontare cu referire la: numărul și data lor, valoarea care urmează să se încaseze sau să se plătească, după caz, precum și termenele de decontare.

După rolul pe care îl are inventarierea în activitatea practică a unității patrimoniale:

Inventarierea de control a gestiunii, ce reprezintă, de fapt, o formă a controlului gestionar asupra modului de gospodărire a bunurilor materiale și valorilor bănești.

Inventarierea de predare – primire a gestiunii, constituie o operațiune obligatorie în cazul înființării unei gestiuni sau schimbării unui gestionar.

Inventarierea ca operațiune premergătoare întocmirii bilanțului contabil anual al unității patrimoniale, care are ca scop verificarea concordanței dintre realitatea faptică și datele înregistrate în contabilitate.

După scopul efectuării:

Inventariere de constatare a existenței faptice a alementelor patrimoniale prin numărare, cântărire, măsurare, etc.

Inventariere de determinare a valorii de utilitate a elementelor patrimoniale prin stabilirea unor valori de piață a acestora.

În desfășurarea inventarierii trebuie să se respecte anumite condiții cu caracter de principii, care conduc la creșterea eficienței inventarierii, printre care menționăm:

– Stabilirea cu anticipație a elementelor supuse inventarierii, a limitelor de extindere a acesteia asupra patrimoniului. Ele se stabilesc, în funcție de specificul activității, în cadrul unui plan al inventarierii, de către conducătorul compartimentului financiar contabil, aprobat de conducerea unității și au la bază obiectivele urmărite prin inventarierea patrimoniului;

– Comisiile de inventariere trebuie să aibă o componență care să asigure buna desfășurare a operațiunilor de inventariere. În acest sens, se are în vedere aspectul pregătirii profesionale (economice și tehnice) a membrilor ei cu respectarea, în același timp, a principiului incompatibilității inventarierii de către gestionar (el nu face parte din comisie, dar participă efectiv la realizarea ei);

– Inventarierea trebuie să se efectueze într-un timp cât mai scurt în așa fel încât să nu impiedice desfășurarea normală a activității economice, de producție, de comercializare, etc;

– Inventarierea să se execute corect, iar în cazul mijloacelor materiale și bănești verificarea să se facă prin constatare directă a acestor elemente. Inventarierea valorilor materiale se face la locul de depozitare și păstrare;

– Pentru evitarea încercărilor de acoperire a eventualelor lipsuri din gestiune sau de sustragere a plusurilor, trebuie să se respecte caracterul inopinat al acestei operatiuni păstrându-se secretul asupra datei ei.

Inventarierea mai este necesară și în alte situații cum ar fi:

Inventarierea stocurilor în vederea modificării prețurilor

În unitățile comerciale, în special la cele specializate în comerțul cu legume și fructe la prețurile de vânzare cu amănuntul se stabilesc în funcție de calitate, sezon și în funcție de cerere și ofertă, acestea putându-se modifica frecvent.

Înaintea modificării prețurilor, unitățile procedează la inventarierea stocurilor de mărfuri la care urmează a se modifica prețurile, întocmind un document specific denumit”Inventar pentru modificarea de preț”.

Diferența dintre prețul actual și cel propus se regularizează prin intermediul contului 378 „Diferențe de preț la mărfuri”.

Inventarierea în vederea reînnoirii stocurilor

În unitățile comerciale care utilizează evidența global-valorică a gestiunilor, reânnoirea stocurilor se poate face numai prin efectuarea unei inventarieri.

Unitățile comerciale utilizează în acest scop, metoda numită operativ statistică, șeful de raion cunoscând cerințele cumpărătorilor și ținând cont de stocurile pe care le determină printr-o inventariere ad-hoc, întocmește o situație în care se arată felul mărfurilor, cantitățile și prețurile de vânzare cu amănuntul care trebuie aprovizionate.

Prin centralizarea acestora la nivel de unitate se determină necesarul de aprovizionat.

Multe unități comerciale, au deschise caiete în care șefii de raion înscriu cererile clienților, care se consultă înainte de a se cere reînnoirea stocurilor, sau la aprovizionarea cu stocuri noi de mărfuri.

Inventarierea în vederea estimării în câmp a recoltelor viitoare

În agricultură se fac estimări de recoltă în anumite faze de vegetație cu scopul de a se asigura din timp spațiile de depozitare și mijloacele de transport, de a se evalua posibilitatea satisfacerii cererilor de produse agricole, de a stabili peturile, etc.În acest scop se inventariază suprafețele ocupate de diferite culturi (a producției în curs), se individualizează parcelele ce se deosebesc de restul prin desimea plantelor, starea de vegetație, atacul de boli și dăunători și se stabilește numărul de probe ce urmează a se lua în considerare.

În calitate de procedeu al metodei contabilității inventarierea îndeplinește mai multe funcții și anume:

Funcția de control a existenței faptice, a elementelor patrimoniale, în scopul determinării corecte a indicatorilor economico-financiari și a întocmirii unui bilanț real.

Prin intermediul acestei funcții de control se determină în principal diferențele dintre soldurile scriptice și cele reale, apoi cauzele care le-au generat, precum și persoanele implicate în producerea lor. Diferențele astfel determinate pot fi de natură cantitativă sau de natură calitativă.Diferențele cantitative în minus (soldurile scriptice mai mari decât soldurile faptice) constituie lipsuri în gestiune.Aceste lipsuri pot fi justificate, nejustificate sau în curs de justificare.De asemenea diferențele pot fi și de plus, adică soldurile contabile sunt mai mici decât soldurile faptice.

Lipsurile sau plusurile de gestiune pot avea cauze multiple.Atunci când este vorba de bunuri materiale, aceste cauze se pot găsi atât în procesul de aprovozionare, manipulare depozitare, cât și în procesul de utilizare a acestora.Lipsurile mai pot depinde și de proprietățile fizico-chimice, pot fi provocate de uscare, oxidare, evaporare, scurgere precum și de factori naturali cu caracter distructiv (calamități naturale), de forță majoră sau fortuită (clienți incerți, furturi prin efracție, etc).

Cu ajutorul inventarierii se mai pot constata și situații de pierderi de bunuri din cauza proastei organizări a acestora (rebuturi, consumuri exagerate):

– confuzii în manipulare, respectiv între sortimente, calități și prețuri;

– existența unor bunuri fără mișcare sau mișcare lentă a unor bunuri declasate (de exemplu conserve – cu termen de garanție expirat);

– comenzi în curs anulate de clienți;

– unele proiecte de investiții și cercetare abandonate;

– cheltuieli făcute în avans;

– venituri încasate în avans.

Funcția de asigurare a integrității patrimoniale prin controlul gestiunii de stocuri.În urma comparării stocurilor faptice cu cele scriptice (din contabilitate) pot rezulta plusuri sau minusuri pentru care se stabilesc cauzele, vinovații și modul de reflectare în evidența contabilă.

Constatările comisiei de inventariere privind stocurile, respectiv soldurile bunurilor materiale inventariate și stabilirea diferențelor, se consemnează în listele de inventariere.

Înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se procedează la o verificare minuțioasă a exactității tuturor stocurilor din fișele de magazie și a soldurilor din contabilitate pentru bunurile inventariate.Erorile descoperite cu această ocazie trebuie corectate operativ, după care se procedează la stabilirea rezultatelor inventarierii, prin consemnarea cantităților consemnate în listele de inventariere, variantă simplificată, cu evidența tehnico-operativă pentru fiecare poziție în parte, urmând ca pozițiile cu diferențe să fie preluate în lista de inventariere centralizatoare.

Funcția de stabilire la finele unui exercițiu a valorii actuale (de utilitate) a elementelor patrimoniale cât și a modificărilor produse în mărimea și structura elementelor patrimoniale.

Inventarierea împreună cu balanța de verificare, constituie procedee ale metodei contabilității care permit atât începerea cât și încheierea ciclului contabil.Astfel, pe baza inventarierii și a balanței de verificare (în cadrul căreia rezultatele inventarierii se regăsesc în conturile contabile), se deschid conturile la începutul exercițiului și tot pe baza lor se încheie și se definitivează bilanțul contabil anual.

Situația netă a patrimoniului se stabilește ca diferență între activele și obligațiile stabilite prin inventariere.

Rezultatul net reprezintă situația netă de la sfârșitul exercițiului și situația netă de la începutul exercițiului, confirmate ca fiind reale tot prin intermediul inventarierii.

Funcția de calcul și evidența a stocurilor , a consumurilor și a vânzărilor.

În cazul unităților patrimoniale mici se folosește pentru evidența stocurilor metoda inventarului intermitent în baza căruia în conturile de stocuri se înregistrează stocurile inițiale la începutul lunii și stocurile finale la sfărșitul lunii în urma inventarierii acestora.

În funcție de corectitudinea cu care s-a efectuat inventarierea și în funcție de evaluarea stocurilor determinate prin inventariere, se stabilesc apoi cheltuielile pe care le provoacă ieșirile de stocuri, cum ar fi cele de materii prime, materiale consumabile, mărfuri sau ambalaje.

CLASIFICAREA INVENTARIERILOR

Inventarierea se clasifica dupa urmatoarele criterii :

din punct de vedere al perioadei cand se efectueaza poate fi:

anuala;

periodica.

Inventarierea anuala a elementelor patrimoniale se face, de regula, cu ocazia incheierii exercitiului financiar, avandu-se in vedere si specificul activitatii unitatii economice.

Inventarierea periodica se face la alte intervale de timp mai mici, sau mai mari, decat anul calendaristic. De exemplu, casa si alte valori gestionate in casieria unitatii se inventariaza cel putin o data pe luna, de catre contabilul sef sau alta persoana desemnata in acest scop, marfurile si ambalajele la unitatile comerciale cu amanuntul se inventariaza de doua ori pe an, vagoanele de cale ferata o data la cinci ani.

din punct de vedere sferei de cuprindere, inventarierea poate fi:

generala;

parțiala.

Inventarierea generala cuprinde intregul patrimoniu, adica toate elementele patrimoniale ale unitatii, precum si toate bunurile detinute, cu orice titlu, apartinand altor persoane juridice sau fizice.

Potrivit prevederilor Legii contabilitatii nr. 82/1991 (artic.8, al.l) si Ordinului Ministrului Finantelor nr. 2388/XII.1995, pentru aprobarea Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii, inventarierea generala se efectueaza: la inceputul activitatii, cel puțin o data pe an obligatoriu, cu ocazia inchiderii exercitiului financiar, pe parcursul functionarii sale, in cazul fuzionarii, divizarii sau incetarii activitatii, precum si in alte situatii prevazute de lege.

Inventarierea parțiala cuprinde numai anumite elemente patrimoniale sau numai anumite gestiuni si are, de regula, caracter ocazional. Conform reglementarilor art. 8 al. (2) din Legea contabilitatii, Ministerul Finantelor poate aproba, pentru institutiile publice, exceptii de la regula inventarierii obligatorii anuale, la solicitarea justificata a unitatii patrimoniale, cu avizul directiilor generale ale finantelor publice si controlului financiar de stat judetene, respectiv a municipiului Bucuresti.

Inventarierile periodice sunt de regula partiale.

Dupa natura elementelor supuse inventarierii se disting:

Inventarierea mijloacelor materiale si banesti, adica: imobilizari corporale, elemente patrimoniale de natura stocurilor (materii prime, materiale consumabile, marfuri), titluri de valoare, disponibilitati, etc. Verificarea acestora se face prin constatare faptica si cantitativa, iar in cazul disponibilitatilor in conturi la banci se face pe baza de documente (extrasul de cont).

Inventarierea productiei neterminate se efectueaza, fie prin constatare faptica la sfarsitul perioadei, fie prin metoda contabila.

Inventarierea creantelor (clienti, debitori interni si externi), respectiv a datoriilor (furnizori, etc.) se face pe baza de documente si punctaje cu persoanele juridice sau fizice partenere. Acestea se concretizeaza in situatii in care se inscriu facturile sau alte documente de decontare cu referire la: numarul si data lor, valoarea care urmeaza sa se incaseze sau sa se plateasca, dupa caz, precum si termenele de decontare.

Dupa rolul pe care il are inventarierea in activitatea practica a unitatii patrimoniale:

Inventarierea de control a gestiunii, ce reprezinta, de fapt, o forma a controlului gestionar asupra modului de gospodarire a bunurilor materiale si valorilor banesti.

Inventarierea de predare – primire a gestiunii, constituie o operatiune obligatorie in cazul infiintarii unei gestiuni sau schimbarii unui gestionar.

Inventarierea ca operatiune premergatoare intocmirii bilantului contabil anual al unitatii patrimoniale, care are ca scop verificarea concordantei dintre realitatea faptica si datele inregistrate in contabilitate.

Dupa modalitatea de efectuare:

inventarieri totale – se extind asupra tuturor bunurilor dintr-o gestiune indiferent de natura lor;

inventarieri prin sondaj-cuprind numai unele bunuri dintr-o gestiune. Daca in urma inventarierii prin sondaj se constata nereguli semnificative, se trece la inventariere totala.

In functie de conditiile in care se desfasoara:

inventarieri ordinare – au un caracter normal, planificat;

inventarieri extraordinare – impuse in anumite siituatii de exceptie, cum ar fi: la cererea organelor de control, cu ocazia modificarilor de preturi, in urma calamitatilor sau a altor cazuri de forta majora.

3 Prezentarea documentelor necesare inventarierii

Pentru realizarea inventarierii sunt necesare următoarele documente:

1.Dispoziția de organizare, desfășurare și valorificare a inventarierii patrimoniului

Inventarierea elementelor de activ și de pasiv se efectuează de către comisii de inventariere, formate din cel puțin două personae, numite prin decizie scrisă, emisă de persoanele autorizate. În decizia de numire se menționează, în mod obligatoriu, componența comisiei, numelele responsabilului comisiei, modul de efectuare a inventarierii, gestiunile supuse inventarierii, data de începere și terminare a operațiunilor.

Comisia de inventariere răspunde de efectuarea tuturor lucrărilor de inventariere, potrivit prevederilor legale.

Pentru desfășurarea în bune condiții a operațiunilor de inventariere, în comisii vor fi numite persoane cu pregătire corespunzătoare economică și tehnică, care să asigure efectuarea corectă și la timp a inventarierii elementelor de activ și de pasiv, inclusiv evaluarea lor conform reglementărilor contabile aplicabile.

Inventarierea și evaluarea patrimoniului se poate efectua atât prin salariați proprii, cât și pe bază de contracte de prestări servicii încheiate cu personae fizice sau juridice.

Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii gestiunilor supuse inventarierii și nici contabili care țin evidenta gestiunii respective.

Membrii comisiei de inventariere nu pot fi înlocuiți decât in cazuri bine justificate și numai prin decizia scrisă, emisă de către cei care i-au numit.

DECLARATIA DE INVENTARIERE (ANEXA NR. 2)

Este folosita la declaratia scrisa a gestionarului raspunzator de gestiunea inventariata pe care o prezinta comisiei de inventariere, potrivit normelor legale.

Se intocmeste intr-un singur exemplar de catre gestionar dupa sigilarea locurilor de pastrare a valorilor materiale si banesti de care raspunde gestionarul respectiv, sau acolo unde nu este posibil acest lucru, inaintea inceperii operatiunilor de inventariere.

Declaratia de inventariere are urmatorul circuit: gestionarul redacteaza declaratia de inventar in fata comisiei si o semneaza, iar comisia verifica datele din declaratia de inventar data de gestionar si o semneaza.

FISA DE MAGAZIE SI FISA DE MAGAZIE

Servesc ca documentul de evidenta la locul de depozitare a intrarilor si iesirilor si a stocurilor de materiale, cu una sau doua unitati de masura dupa caz; document de contabilitate analitica in cadrul metodei operativ – contabile (pe solduri); sursa de informatii pentru controlul operativ curent si contabil al stocurilor de valori materiale.

Fisa de magazie intr-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material nu circula fiind document de inregistrare.

FACTURA FISCALA

Serveste ca instrument pe baza caruia se intocmeste documentul de decontare a produselor livrate, a serviciilor prestate, sau a lucrarilor executate; document de insotire a marfii pe timpul transportului; document justificativ de inregistrare in contabilitate a clientilor si furnizorilor unitatii patrimoniale.

Circula la furnizor la compartimentul desfacere unde se inregistreaza in evidenta operativa dupa care la compartimentul financiar-contabil pentru inregistrarea in contabilitate. La cumparator la compartimentul aprovizionare, pentru confirmarea operatiunii avand atasat avizul de insotire a marfii care a insotit produsul sau marfa, inclusiv nota de receptie si constatare a diferentelor, in cazul in care marfa nu a fost insotita de factura pe timpul transportului, la compartimentul financiar-contabil pentru inregistrarea in contabilitate.

NOTA DE RECEPtIE ȘI CONSTATARE DE DIFERENtE

Serveste la document pentru receptia bunurilor aprovizionate, document justificativ pentru incarcarea in gestiune, act de proba in litigiile cu carausii si furnizorii pentru diferente constatate la receptie.

Circula la gestiune pentru incarcarea in gestiune a bunurilor receptionate, la compartimentul financiar-contabil pentru inregistrarea in contabilitatea analitica si sintetica, la unitatea furnizoare si unitatea de transport pentru comunicarea lipsurilor stabilite.

BON DE CONSUM

Serveste la document de eliberare din gestiune sau de dare in consum a unui singur material sau a mai multor materiale; document justificativ de scadere din gestiune; document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate.

Circula la magazia de materiale si la compartimentul financiar-contabil pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitatea sintetica si analitica.

REGISTRUL STOCURILOR

Serveste la document de evaluare a stocurilor de materiale si de verificare a concordantei inregistrarilor efectuate in fisele de magazie si in contabilitate; nu circula fiind document de inregistrare contabila.

REGISTRUL INVENTAR

Este un document de grupare a rezultatelor inventarierii. Se intocmeste la infiintarea societatilor comerciale si se completeaza la terminarea fiecarui exercitiu financiar si serveste ca: document contabil obligatoriu de inregistrare anuala si inregistrare a rezultatelor inventarierii; proba in justitie.

Registrul inventar se intocmeste intr-un singur exemplar (dupa ce a fost numerotat, snuruit, parafat si inregistrat la organul fiscal teritorial) la sfarsitul anului fara stersaturi si fara spatii libere, pe baza datelor cuprinse in listele de inventariere a elementelor patrimoniale, prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi. Nu circula fiind document de inregistrare contabila.

LISTA DE INVENTARIERE

Serveste la document de baza pentru stabilirea minusurilor sau plusurilor de valori materiale (imobilizari, stocuri, materiale) si a altor valori (elemente de trezorerie); document justificativ de inregistrare in evidenta magaziilor (depozitelor) si in contabilitate a plusurilor sau a minusurilor constatate; document care sta la baza intocmirii Registrului inventar; document centralizator a operatiunilor de inventariere.

Circula la conducatorul compartimentului financiar-contabil, la comisia de inventariere, la gestionar, la conducatorul unitatii.

Comisia de inventariere intocmeste lista de inventariere pe locuri de depozitare prin identificarea stocurilor prin numarare, masurare si cantarire la fata locului. Intocmeste separat liste de inventariere pentru bunurile depreciate sau deteriorate, fara miscare sau greu vandabile. Verifica instrumentele si aparatele de masura sau cantarire si semneaza listele de inventariere.

Gestionarul pe ultima fila a listei de inventariere mentioneaza ca toate valorile materiale si banesti din gestiune au fost inventariate si consemnate in listele de inventaiere in prezenta sa, mentioneaza daca are obiectii cu privire la efectuarea inventarierii si semneaza listele de inventariere.

Compartimentul contabilitate completeaza in listele de inventariere soldurile sciptice din contabilitate. Semneaza si arhiveaza aceste liste de inventariere.

LISTE DE INVENTAR SPECIALE

Se folosesc la inventarierea gestiunilor global valorice care servesc ca: document pentru inventarierea rechizitelor de birou, imprimatelor, elementelor destinate ambalarii; document pentru inventarierea marfurilor si ambalajelor aflate in evidenta cantitativ valorica in unitatile cu amanuntul; document pentru stabilirea plusurilor sau minusurilor din gestiunile inventariate; document justificativ de inregistrare in evidenta de la locurile de depozitare si in contabilitate; document pentru intocmirea Registrului inventar; document pentru stabilirea provizioanelor pentru deprecieri.

Lista de inventariere pentru gestiunile global-valorice se intocmesc in trei exemplare.

DECIZIA DE IMPUTARE A LIPSURILOR SI RECUPERARE A PAGUBELOR

Serveste ca document de imputare a valorii pagubelor produse de persoanele incadrate in munca; titlu executoriu din momentul comunicarii; document de inregistrare contabila.

Se intocmește in doua sau mai multe exemplare in functie de numarul persoanelor raspunzatoare pentru paguba produsa, pe baza actelor de constatare (procese verbale, referate).

Circula: persoana desemnata pentru acordarea vizei de control financiar preventiv (ambele exemplare) la compartimentul juridic pentru vizare privind legalitatea si respectarea realitatii, la conducatorul unitatii pentru semnarea (ambele exemplare), la persoanele raspunzatoare de paguba produsa unitatii pentru semnare de luare la cunostinta si de primire a deciziei de imputare (ambele exemplare).

ANGAJAMENT DE PLATA

Serveste ca: angajamentul de plata din partea persoanei care a adus un prejudiciu unitatii patrimoniale; titlu executoriu pentru recuperarea pagubelor; titlu executoriu pentru executarea silita in caz de nerespectare a angajamentului.

PROCESUL VERBAL AL REZULTATELOR INVENTARIERII (ANEXA NR. 3)

Stabileste rezultatele inventarierii, identificarea eventualelor greseli prin confruntarea cntitatilor consemnate in listele de inventariere cu evidenta tehnico-operativa pentru fiecare pozitie in parte.

Este un document intern de lucru intocmit pentru a reda situatia patrimoniala la un moment dat in vederea punerii de acord a evidentei contabile cu valorile inventariate, precum si regularizarea diferentelor dintre datele din contabilitate si cele faptice.

Are urmatorul circuit:

Comisia intocmeste procesul verbal privind rezultatele inventarierii, face propuneri cu privire la cauzele plusurilor si ale lipsurilor constatate, precum si propuneri de masuri in legatura cu acestea. Inainteaza procesul verbal si propunerile in termen de 3 zile conducatorului unitatii.

Conducatorul entitatii publice cu avizul conducatorului compartimentului financiar contabil in termen de cel mult 5 zile decide asupra solutionarii propunerilor facute.

Compartimentul contabilitate avizeaza procesul verbal privind rezultatele inventarierii si inregistreaza rezultatele inventarierii in contabilitate.

Cuprinde urmatoarele elemente:

data intocmirii;

numele, prenumele persoanelor din comisia de inventariere;

numarul si data actului de numire a comisiei de inventariere;

gestiunea inventariata;

data inceperii si terminarii operatiunilor de inventariere;

rezultatele inventarierii;

concluziile si propunerile comisiei de inventariere cu privire la plusurile sau minusurile constatate si persoanele raspunzatoare;

volumul stocurilor depreciate, fara miscare, greu vandabile, fara desfacere asigurata si propuneri de masuri pentru integrarea acestora in circuitul economic;

propuneri de scoatere din uz a obiectelor de inventar de casarea acestora sau casarea unor stocuri;

constatari privind pastrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integritatii bunurilor din gestiune;

alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.

Pentru inventariere mai sunt necesare urmatoarele:

decizia de numire a comisiei de inventariere;

contracte de prestari servicii (daca inventarierea nu este efectuata de catre angajatii proprii);

raportul de gestiune (al gestionarului unitatilor de vanzare cu amanuntul);

monetarul incasarilor din ziua efectuarii inventarului (la unitatile de vanzare cu amanuntul);

instiintarea in scris a gestionarului (despre desfasurarea inventarierii cu ocazia sigilarii);

decizia scrisa de numire a altei persoane care sa asiste in lipsa gestionarului la inventariere;

instiintare (cu confirmare si confirmare de nepotriviri de la alte unitati);

adrese cu confirmare (a creantelor cu o vechime mai mare de 6 luni);

procese verbale de consemnare a cauzelor nefolosirii sau deprecierii;

extrasul de cont care serveste la comunicarea si solicitarea de la debitor a sumelor pretinse ramase neachitate, provenite din relatii economico-financiare, precum si ca element de conciliere prealabila.

Metodologia efectuării inventarierii patrimonilui

Orice persoană juridică sau fizică, care potrivit legii, iși organizează contabilitatea proprie are”obligația să efectueze inventarierea generală a patrimoniului: la începutul activității, cel putin o dată pe parcusul funcționării sale, în cazul funcționării sau încetării activității, precum și în alte situații prevăzute de lege.

Inventarierea se efectuează în scopul stabilirii situației reale a patrimoniului agentului economic, ceea ce impune verificarea faptică a tuturor elementelor patrimoniale și totodată a bunurilor aparținând altor persoane juridice sau fizice, indiferent sub ce formă sunt deținute.

Prin inventariere se întelege ansamblul operațiilor care permit constatarea existenței tuturor elementelor de activ și pasiv, cantitativ și valoric sau numai valoric, după caz, existente în patrimoniul unității la un moment dat.

Inventarierea care se efectuează la începutul activității, la constituirea unității patrimoniale, are ca obiectiv principal atât constatarea existenței, cât și evaluarea elementelor patrimoniale aportate în natură de către acționari sau asociați.

Pe parcursul funcționării unității patrimoniale, inventarierea întregului patrimoniu se efectuează cel puțin o dată pe an și în principiu cu prilejiul încheierii exercițiului financiar pentru ca situațiile financiare să reflecte o imagine cât mai reală a poziției financiare și a performanțelor întreprinderii.

De la această regulă fac excepție anumite elemente patrimoniale care se inventariază la intervale de timp mai mici sau mai mari de un an, dintre care amintim:

Disponibilitățile bănesti din caserie, hârtiile de valoare, cecurile și alte valori existente în caserie care se efectuează lunar;

Decontările cu organul superior, cu subunitățile cu contabilitate proprie, timbrele și efectele din depozitele unităților de poșta destinate distribuirii către agenții economici se inventariază trimestrial;

Mărfurile și ambalajele din unitățile de desfacere cu amănuntul de produse alimentare și din cele de alimentație publică se inventariază astfel:

Cel puțin de două ori pe an la unitățile la care vânzarea se face cu eliberare de bon și înregistrarea în borderou sau în aparatul de casă, cu eliberarea de tichete și înregistrarea în aparate de casă (marcat) sau direct prin marcarea în aparatele de casă fără eliberare de bon sau tichet;

Navele maritime și fluviale, bibliotecile, discotecile, filmotecile, plantațiile pomicole, silvice sau de protecție se inventariază odată la doi ani;

Clădirile și construcțiile speciale se inventariază odată la trei ani;

Locomotivele și vagoanele de cale ferată se inventariază la cinci ani.

Pentru efectuarea inventarierii îndeosebi a celei anuale, unitățile patrimoniale trebuie să asigure, printre altele următoarele:

Stabilirea perioadelor de inventariere;

Organizarea inventarierii și numirea persoanelor împuternicite să efectueze inventarierea;

Pregătirea condițiilor necesare efectuării inventarierii;

Înregistrarea în contabilitate a tuturor operațiunilor aferente exercițiului;

Determinarea rezultatelor inventarierii și valorificarea acestora.

Răspunderea pentru modul de organizare și efectuare a inventarierii patrimoniului unităților patrimoniale revine administratorului sau altei personae responsabile cu administarea patrimoniului.

Inventarierea patrimoniului se desfășoară prin parcurgerea următoarelor etape:

Pregătirea inventarierii – este etapa în care se asigură condițiile pentru buna desfășurare a inventarierii propriu-zise, luându-se în acest sens măsuri organizatorice.

Realizarea propriu-zisă a inventarierii- presupune constatarea, identificarea și evaluarea elementelor patrimoniale.

Stabilirea și valorificarea rezultatelor inventarierii

Măsurile organizatorice în vederea bunei desfașurări a operațiunilor de inventariere pot fi grupate astfel:

măsuri care trebuie luate de administratori, ordonatori de credite sau alte personae care au obligația gestionării patrimoniului;

măsuri care trebuie luate de comisia de inventariere

Măsurile din prima categorie sunt legate de creearea condițiilor corespunzătoare de lucru pentru comisia de inventariere și se referă la următoarele:

gruparea valorilor materiale pe sorto-tipo-dimensiuni, codificarea acestora și întocmirea etichetelor de raft;

efectuarea lunară a confruntării datelor din evidența tehnico-operativă și cea contabilă, inclusiv ținerea la zi a evidenței gestiunilor;

asigurarea condițiilor pentru participarea la inventariere a întregii comisii de inventariere;

asigurarea personalului necesar pentru manipularea valorilor materiale care se inventariază în vederea sortării, măsurării, cântăririi, numărârii acestora;

punerea la dispoziția comisiei a instrumentelor adecvate în vederea măsurării, cântăririi, etc, dotarea cu mijloace de identificare inclusive formularele și rechizitele necesare;

dotarea membrilor comisiei de inventariere cu mijloace de calcul și de sigilare a spațiilor inventariate, inclusiv asigurarea gestiunilor cu două rânduri de încuietori diferite;

Principalele măsuri organizatorice care trebuie luate de către comisia de inventariere, sunt:

luarea de la gestionarul valorilor materiale, înainte de începerea operațiunilor de inventariere a unei declarații scrise din care să rezulte dacă:

are în gestiune valori materiale și în alte locuri de depozitare decât cele cunoscute de comisie;

are în gestiune valori materiale aparținând terților cu sau fără documente;

cunoaște existența în gestiunea sa a unor plusuri/minusuri cantitative sau valorice;

există în cadrul gestiunii valori materiale nerecepționate sau care trebuie livrate și pentru care s-au întocmit documente corespunzătoare;

are documente de primire-livrare care nu au fost operate în evidența gestiunii sau care nu au fost predate contabilității;

a primit sau eliberat din gestiune valori materiale fără documente legale;

deține numerar sau alte hârtii de valoare rezultate din vânzarea bunurilor aflate în gestiunea sa;

Se va menționa de asemenea în declarație felul, numărul și data ultimului document de intrare și de ieșire a bunurilor în sau din gestiune.Declarația va fi semnată de către gestionar și de comisia de inventariere.

să identifice toate încăperile și locurile în care sunt păstrate valorile materiale ce urmează a fi inventariate

să asigure închiderea și sigilarea în prezența gestionarului ,ori de căte ori se întrerup operațiunile de inventariere și se părăsește gestiunea.Atunci când bunurile sunt gestionate de o singură persoană și sunt depozitate în locuri diferite sau când există mai multe căi de acces acestea se vor sigila la începerarea operațiunilor de inventariere.

Pe durata inventarierii, documentele întocmite de comisia de inventariere se pastrează în cadrul gestiunii inventariate în fișete, casete, dulapuri, etc, încuiate și sigilate.

să bareze și să semneze la ultima operațiune documentele (fișa de magazine, raport de gestiune) care atestă intrări sau ieșiri de valori materiale existente în gestiune dar neânregistrate și sa dispună înregistararea lor în evidența scriptică a gestiunii.

să verifice numerarul din casă , stabilind în același timp suma încasărilor din ziua curentă, solicitând întocmirea monetarului (la unitățile cu amănuntul) și depunerea cestuia la caseria unității, să ridice benzile de control de la aparatele de casă și ștampila unității păstrându-le în siguranță.

să verifice dacă aparatele și instrumentele de măsură și cântărire sunt în bună stare și dacă au fost verificate de persoane autorizate.

În situația inventarelor inopinate este posibil ca în momentul sosirii comisiei de inventariere la locul de desfășurare a inventarului, gestionarul să lipsească din unitate.Atunci când apare o asemenea situație comisia de inventariere va sigila intrările si ieșirile de la încăperile unde se găsesc bunurile ce urmează a fi inventariate și va anunța conducătorul unității de situația aparută.

Acesta are obligația să înștiințeze în scris pe gestionar despre inventarierea ce trebuie făcută, precizând ziua, ora și locul fixat pentru începerea inventarierii, în situația în care gestionarul sau reprezentantul acestuia nu se conformează, inventarierea se va efectua în prezența altor persoane numite prin decizie scrisă a conducatorului unității care îl va reprezenta pe gestionar.Programul și perioada de inventariere vor fi afișate la loc vizibil.

Efectuarea faptică a inventarierii și valorificarea rezultatelor acesteia se realizează de comisii constituite în acest scop, din cel puțin două persoane, numite prin dispoziția scrisă a conducerii unității și care sunt coordonate de către o comisie centrală.Fiecărei comisii i se precizează elementele patrimoniale supuse inventarierii și data începerii și terminării acestei operațiuni.

Decizia privind numirea comisiei de inventariere trebuie să cuprindă printre altele:numele precum și calitatea persoanelor care formează comisia de inventariere, data efectuării inventarierii, responsabilul comisiei de invantariere, gestiunile supuse inventarierii precum și semnăturile persoanelor în cauză.

Inventarierea se efectuează la locurile unde se află depozitele sau păstrate bunurile supuse inventarierii, în prezența obligatorie a gestionarului sau persoanei care-l reprezintă în mod legal.

Determinarea și consemnarea în listele de inventar a existenței faptice a elementelor patrimoniale se efectuează prin numărare, cântărire, măsurare sau prin alte mijloace adecvate.

Operațiunea de efectuare faptică a inventarierii începe cu sigilarea locurilor și căilor de acces, atunci când bunurile supuse inventarierii sunt depozitate în locuri diferite, precum și în cazul existenței mai multor gestiuni ce trebuie inventariate de acceași comisie.În timpul desfășurării inventarierii nu sunt admise operațiunile de predare-primire de bunuri din și în gestiune, iar în situațiile obiective, eliberarea sau primirea valorilor materiale se face în prezența comisiei de inventariere, iar pe documentele care se întocmesc se face mențiunea”primit sau eliberat în timpul inventarierii”.

Toate bunurile care se inventariază se grupează, pe categorii de bunuri, iar constatările faptice se înscriu în listele de inventariere, care se semnează de către persoanele împuternicite să efectueze inventarierea.

Bunurile care la data inventarierii se află asupra angajaților, sunt deteriorate parțial sau total sau aparțin altor personae fizice sau juridice sub forma custodiei, consignației, pentru preluare, închiriere se înscriu în liste distincte de inventariere.

Bunurile aflate în administrarea instituțiilor publice se inventariază anual, cu excepția clădirilor, construcțiilor speciale și a celorlalte bunuri aflate în gestiunea misiunilor diplomatice și a oficiilor consulare, care se inventariază o data la 3 ani.

Inventarierea bunurilor din patrimoniul cultural național mobil, a fondurilor de carte, a valorilor de muzeu și a recuzitei în cadrul instituțiilor artistice de spectacole se face în condițiile și la termenele stabilite prin norme elaborate de Ministerul Culturii și Cultelor, cu avizul Ministerului Finanțelor Publice.

    În funcție de specificul activității unor unități, ministerele, celelalte organe de specialitate ale administrației publice centrale ai căror conducători au calitatea de ordonatori principali de credite pot elabora norme proprii privind inventarierea unor bunuri cu caracter specific aflate în administrare, inclusiv pentru stabilirea unor excepții de la regula generală de inventariere, care vor fi avizate de Ministerul Finanțelor Publice.

Lista de inventariere reprezintă documentul care servește la inventarierea bunurilor aflate în gestiunea unității, pentru stabilirea plusurilor și a minusurilor de bunuri precum și a altor valori, pe baza acestui document justificatv întocmindu-se registrul-inventar.

Lista de inventar se întocmește într-un exemplar, la locurile de depozitare, anual sau în situațiile prevăzute de dispozițiile legale, de comisia de inventariere, pe gestiuni, conturi de valori materiale, eventual grupe sau subgrupe, separat pentru bunurile unității și separat pentru cele apartinând altor unităti, aflate asupra personalului unității la data inventarierii, primite pentru prelucrare etc. și se semnează de către membrii comisiei de inventariere și de către gestionar.

Liste de inventariere separate sunt întocmite pentru:

bunurile aflate temporar în afara entității;

bunurile care aparțin altor entități;

bunurile aflate asupra angajaților;

lucrările de investiții abandonate și sistate;

stocurile fără mișcare, de calitate slabă, depreciate greu vandabile.

În cazul bunurilor primite în custodie și/sau consignație, pentru prelucrare etc., se întocmește în două exemplare iar copia se înaintează unității în a cărei evidență se află bunurile respective.

În cazul valorilor materiale aflate în custodie, listele de inventar se trimit și persoanei fizice sau juridice căreia îi aparțin, în termen de cel mult 15 zile de la terminarea inventarierii, urmând ca proprietarul bunurilor să comunice eventualele nepotriviri în termen de 15 zile de la primiea listelor.Atunci când există nepotriviri, unitatea deținatoare este obligată ca în termen de 5 zile să clarifice situația diferențelor respective si să le comunice deținătorului.

În cazul unei gestiuni colective, cu mai multe schimburi, listele de inventariere se semnează de către toți gestionarii, iar în cazul predării-primirii gestiunii, acestea trebuie semnate atât de persoana (sau persoanele) care predă gestiunea, cât și de gestionarul (gestionarii) care primește gestiunea.

În listele de inventariere a bunurilor aflate în ambalaje originale intacte, a lichidelor a căror cantitate efectivă nu se poate stabili prin transvânzare și măsurare sau a materialelor de masă, în vrac etc., a căror inventariere prin cântărire sau măsurare ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective, se vor atașa notele de calcul privind inventarierea, precum și datele tehnice care au stat la baza calculelor.

Mărfurile de volum mare sau greutate considerabilă (ciment, produse de carieră), a căror inventariere prin cântărire sau măsurare ar duce la degradarea lor sau la cheltuieli importante, pot fi inventariate pe bază de calcule tehnice conform normelor stabilite de organele în drept, cu menționarea în procesul verbal a modalitătii de determinare utilizată.

Materiile prime, materialele, prefabricatele, piesele de schimb, semifabricatele etc. aflate în secțiile de producție și nesupuse prelucrării se înscriu separat în listele de inventariere.

Materialele, obiectele de inventar, produsele finite și ambalajele se înscriu în listele de inventariere pe feluri, indicându-se codul, unitatea de măsură, unii indici calitativi (tărie alcoolică, grad de umiditate la cereale etc.).

Inventarierea clădirilor se face prin identificarea lor în baza datelor înscrise în dosarul fiecarei clădiri și a titlului de proprietate.

În cazul terenurilor se au în vedere schițele de amplasare și documentele care atestă proprietatea acestora.

Pentru inventarierea brevetelor, licențelor, mărcilor și a altor imobilizări necorporale este necesară constatarea existenței și apartenenței acestora pe baza titlurilor de proprietate.

Unitățile care execută imobilizări corporale cu forțe proprii vor trece în listele de inventariere a lucrărilor neterminate, cheltuielile aferente articolelor de deviz la care nu s-a executat întregul complex de lucrări prevăzute în indicatoarele de norme de deviz.În listele de inventariere separate se mai trec:

investiții puse în funcțiune total sau parțial, cărora nu li s-au întocmit formele de înregistrare ca mijloace fixe.

lucrări de investiții care nu se mai execută fiind sistate sau abandonate.Pentru acestea se vor arăta:

cauzele sistării sau abandonării;

aprobarea de sistare sau abandonare;

măsurile ce se propun în legătură cu aceste lucrări;

Listele de inventariere întocmite pentru bunurile aparținând altor unitați trebuie să conțină, pe lângă elementele comune (felul materialului sau produsul finit, cantitatea, valoarea etc.), numărul și data actului de predare-primire.

Inventarierea producției în curs de execuție are în vedere următoarele:

produse care nu au trecut prin toate fazele prelucrării impuse de procesul tehnologic;

produsele care deși au fost terminate nu au trecut toate probele de recepționare tehnică sau nu au fost completate cu toate piesele și accesoriile lor.

Se cuprind în această categorie de asemenea lucrările și serviciile precum și studiile în curs de execuție sau neterminate.

În sectorul construcții-montaj se cuprind în cazul producției neterminate:

lucrările și părtile de elemente de construcții la care nu a fost executat întregul volum de lucrări prevăzute în indicatoarele de norme de deviz;

lucrările executate terminate dar care nu au fost recepționate de beneficiari;

Inventarierea producției neterminate presupune în prealabil următoarele:

colectarea din secții sau ateliere a tuturor produselor și deșeurilor întocmindu-se documente de constatare;

predarea la magazii și la depozite a tuturor pieselor, ansamblurilor a căror prelucrare a fost terminată și întocmirea documentelor corespunzătoare;

întocmirea documentelor de constatare și prezentarea la control a semifabricatelor a căror utilizare este îndoielnică.

Inventarierea producției în curs de execuție din cadrul secțiilor auxiliare se face prin stabilirea gradului de executare a lucrărilor.

Lucrările de reparații capitale neterminate se consemnează într-o listă de inventariere separate în care se precizează: denumirea obiectivului supus reparației, costul de deviz și cel efectiv al lucrărilor executate.De asemenea se înscriu în liste separate produsele aflate în execuție.

Înscrierea în listele de inventariere a formularelor cu regim special se face în ordinea codurilor iar a mărcilor poștale și a timbrelor fiscale la valoarea lor nominală, cu excepția timbrelor cu valoare filatetică.

Pentru stocurile fără mișcare, de calitate necorespunzătoare, depreciate, fără desfacere asigurată, se întocmesc liste de inventariere separate, la care se anexează procesele-verbale în care se arată cauzele nefolosirii, caracterul și gradul deteriorării sau deprecierii, dacă este cazul, cauzele care au determinat starea bunurilor respective, precum și persoanele vinovate, după caz.

Constatările făcute se soluționează de conducerea unității în conformitate cu dispozițiile legale.

Cu prilejul inventarierii, disponibilitățile aflate în conturile de la bănci, precum și creanțele și obligațiile fată de terți sunt supuse, de regulă, verificării și confirmării pe baza extraselor de cont sau punctajelor reciproce în funcție de necesități, după caz.

Inventarierea disponibilităților bănesti în numerar, precum și a celorlalte valori aflate în caseria intreprinderii prezintă unele particularități.Astfel, disponibilitațile bănesti, biletele de odihnă și tratament, mărcile poștale, timbrele poștale, timbrele fiscale se inventariază lunar, confruntându-se pentru disponibil constatările faptice consemnate în monetar cu soldul casei stabilite prin intermediul registrului de casă, care în prealabil este pus de accord cu evidența contabilă.Pentru alte valori existente în caserie se întocmesc procese-verbale de verificare.

În ceea ce privește inventarierea creanțelor și obligațiilor se reține că se urmărește stabilirea cu exactitate a soldurilor conturilor în care sunt înregistrate, verificându-se sumele cu atenție, sumele înregistrate ca majorări sau diminuări și documentele justificative în care au fost consemnate.În cazul furnizorilor pentru livrări nefacturate este necesară confirmarea acestora privind exactitatea livrărilor în cauză, a prețurilor și a valorilor totale, precum și solicitarea expresă a facturilor de vânzare a valorilor materiale în cauză.

Pentru soldurile conturilor privind creanțele și datoriile unității patrimoniale se practică, de regulă sistemul extraselor de cont confirmate de cei în cauză.

Pentru creanțe și obligații de natura debitorilor și creditorilor se întocmesc procese verbale de inventariere în care, printre altele, se consemnează:creanțe și obligațiile inventariate;sumele pentru care există divergențe între părți;sumele în curs de lămurire;creanțele și obligațiile ale căror termene de urmărire au expirat, inclusive cauzele și persoanele vinovate pentru depășirea acestor termene.

Pentru bunurile depreciate, inutilizabile sau deteriorate, fără desfacere sau greu vandabile, comenzi în curs, abandonate sau sistate, precum și creanțele și obligațiile incerte și în litigiu, se întocmesc, de regulă, liste de inventariere distincte.

Pentru toate celelalte elemente de active și de pasiv se verifică realitatea soldurilor conturilor respective, iar pentru cele aflate la terți se fac cereri de confirmare care se vor atașa la listele respective, după primirea confirmării.

La închiderea inventarului, pe ultima listă de inventariere gestionarul trebuie să menționeze:

dăcă toate valorile materiale și bănești din gestiunea sa au fost inventariate și consemnate în listele de inventariere în prezența sa;

dăcă are obiecții cu privire la modul de efectuare a inventarierii;

Rezultatul inventarierii se înregistreaza în contabilitate potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicată, cu modificarile și completările ulterioare, și în conformitate cu reglementările contabile aplicabile.

Pe baza registrului-inventar și a balanței de verificare întocmite la 31 decembrie se întocmește bilanțul care face parte din situațiile financiare anuale, ale cărui posturi, trebuie să corespundă cu datele înregistrate în contabilitate, puse de acord cu situația reală a elementelor de activ și de pasiv stabilită pe baza inventarului.

  Obligativitatea corelării datelor din bilanț cu datele înregistrate în contabilitate, puse de acord cu situația reală a elementelor de activ și de pasiv stabilită pe baza inventarului, se aplică și instituțiilor publice.

În acest scop ordonatorii de credite au obligația de a organiza operațiunile de inventariere potrivit prezentelor norme, cu următoarele precizări:

Valoarea bunurilor aflate în stoc la sfârșitul anului la unitățile subordonate fără compartimente proprii de contabilitate – înregistrate pe cheltuieli , pe baza listelor de inventariere separate, se evidențiază în contabilitatea ordonatorului de credite prin diminuarea cheltuielilor și majorarea valorii stocurilor de bunuri.

La inceputul anului următor, operațiunea se stornează prin debitarea contului de cheltuieli și creditarea contului de bunuri corespunzător.

În același mod se procedează și cu valoarea stocurilor de bunuri aflate in secțiile, laboratoarele, atelierele etc. instituțiilor publice, eliberate din magazie, dar neconsumate încă.

Comisia de inventariere la instituțiile publice este unică, atribuțiile ei referindu-se atât la patrimoniul administrat direct de aceasta, cât și la patrimoniul instituțiilor subordonate, fără personalitate juridică, care nu au compartimente proprii de contabilitate (circumscripții veterinare, scoli generale etc.). În aceste cazuri, din comisia de inventariere face parte, în mod obligatoriu, și câte un reprezentant al unității respective fără personalitate juridică.

În situațiile în care există obiecții comisia va analiza aceste obiecții iar concluziile se vor menționa la sfârșitul listelor de inventariere.

ETAPELE INVENTARIERII

5.1. PREGATIREA INVENTARIERII

Este o etapa premergatoare inventarierii propriu-zise a patrimoniului de care depinde eficienta tuturor lucrarilor urmatoare. Aceasta etapa este foarte importanta deoarece sta la baza celorlalte etape. In cadrul acestei etape se iau masuri organizatorice si se executa unele lucrari cu caracter contabil.

Printre lucrarile de natura organizatorica, se pot aminti:

a) denumirea prin decizie scrisa, data de conducatorul unitatii, a unei comisii de inventariere constituite in functie de numarul de gestiuni ce urmeaza a fi inventariate. Aceste comisii trebuie sa fie constituite din cel putin doua persoane cu pregatire corespunzatoare, economica si tehnica. Nu pot face parte din comisia de inventariere gestionarii depozitelor supuse inventarierii si nici contabilii care tin evidenta gestiunilor respective.

b) pentru o buna desfasurare a operatiunilor de inventariere se iau masuri in vederea crearii tuturor conditiilor optime de lucru comisiei de inventariere:

Organizarea depozitarii tuturor valorilor materiale pe sortimente, tipuri, dimensiuni, codificarea si etichetarea acestora pe rafturi;

Sa tina corect si la zi evidenta tehnico-operativa la fiecare gestiune de bunuri, precum si a celei contabile si confruntarea lunara dintre cele doua evidente;

Asigurarea personalului necesar pentru manipularea, sortarea, cantarirea, masurarea etc. a bunurilor care sunt inventariate;

Participarea la lucrarile inventarierii a intregii comisii de inventariere;

Pentru identificarea bunurilor inventariate (calitate, sortiment, prêt etc.), este necesara participarea unor persoane competente, la cererea responsabilului comisiei de inventariere, persoane care au obligatia de a semna listele de inventariere;

Dotarea gestiunilor (unitati, depozite etc.) cu doua randuri de chei diferite;

Dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul si de sigilare a spatiilor inventariate.

c) sa ceara gestionarului o declaratie scrisa din care sa rezulte daca:

gestioneaza bunuri si in alte locuri de depozitare;

are in gestiune bunuri ce apartin tertilor, primite cu sau fara documente;

are bunuri nereceptionate sau livrate pentru care nu s-au intocmit documentele aferente ;

are documente de primire – eliberari care nu au fost operate in evidenta gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitati;

se identifica toate locurile unde exista bunuri ce urmeaza a fi inventariate;

sa bareze si sa semneze fisele de magazie la ultima operatiune, mentionand data la care s-au inventariat bunurile;

sa verifice numerarul din casa si sa stabileasca suma incasarilor din ziua curenta, solicitand intocmirea monetarului si depunerea numerarului la casieria intreprinderii;

sa controleze daca toate instrumentele si aparatele de masura sau cantarire au fost verificate si daca sunt in buna stare de functionare;

se sigileaza caile de acces in gestiuni ori de cate ori se intrerup operatiile de inventariere si se paraseste gestiunea.

De asemenea, gestionarul va mentiona in declaratia scrisa numarul, felul si data ultimului document de intrare si de iesire a bunurilor in/din gestiune. Declaratia se dateaza si se semneaza de catre lucratorul gestionar si comisia de inventariere prin care se atesta ca a fost data in prezenta lor.

Lucrarile pregatitoare de natura contabila presupun :

asigiurarea inregistrarii tuturor operatiunilor in contabilitatea sintetica, analitica si in evidenta operativa condusa in cadrul gestiunilor (fise de magazie, rapoarte de gestiune);

verificarea exactitatii inregistrarilor prin confruntarea informatiilor din contabilitate cu cele din evidenta operativa si prin intocmirea balantelor de verificare sintetice si analitice;

ridicarea de la gestiune a tuturor evidentelor operative si vizarea lor dupa ultima operatiune (fisa de magazie, benzi de la casele de marcat, rapoartele de gestiune etc.).

INVENTARIEREA PROPRIU-ZISA

Se realizeaza la locurile de pastrare sau depozitare.

Constatarile trebuie trecute in listele de inventariere separate pentru fiecare loc de depozitare, fiecare gestiune din unitate, fiecare categorie de bunuri, bunuri aflate asupra angajatilor in momentul inventarierii (scule, unelte, etc), bunuri care apartin altor unitati, bunuri necorespunzatoare din punct de vedere calitativ, degradate, bunuri fara miscare, cu miscare lenta sau greu vandabile, creantele sau datoriile incerte sau in litigiu.

Bunurile inventariate se inscriu in listele de inventariere cu precizarea denumirii, a codului, a unitatii de masura, a indicilor calitativi, a pretului unitar de evidenta. Listele de inventariere se completeaza citet, fara stersaturi sau intercalari de randuri. Spatiile libere se bareaza, eventualele corecturi se certifica de catre persoanele care urmeaza sa semneze aceste liste.

Stabilirea stocurilor faptice se face prin numarare, cantarire sau calcule tehnice. Bunurile aflate in ambalaje originale se despacheteaza si se verifica prin sondaj. Stivele formate din saci, lazi, cutii, containere etc. se desfac si se verifica separat. Bunurile de volum mare (de masa), cum ar fi silozurile de cereale, rezervoarele de benzina sau de vin, se inventariaza pe baza de calcule tehnice si pe baza analizelor de laborator.

Elementele patrimoniale de activ si de pasiv a caror existenta nu poate fi constatata prin inventarieri fizice se verifica pe baza datelor din contabilitate. Acest procedeu se utilizeaza in cazul bunurilor apartinand unitatii, dar care sunt in afara acesteia (mijloace fixe date in chirie, materiale lasate in pastrarea furnizorului, produsele expediate catre clienti si expediate catre clienti si refuzate de catre acestia, bunurile trimise spre prelucrare la terti etc.). Tot prin acest procedeu, al constatarilor indirecte, se verifica : disponibilitatile banesti din conturile de la banci (reflectate in extrasele de cont eliberate de catre banci); creantele si obligatiile unitatii in raport cu tertii (oglindite in contabilitatea analitica si in extrasele de cont confirmate de terti).

In vederea calcularii plusurilor si minusurilor de inventar, elementele patrimoniale se evalueaza la valoarea de intrare in patrimoniu sau la alta valoare contabila.

Pentru asigurarea imaginii fidele, evaluarea elementelor patrimoniale inventariate se face astfel :

bunurile de natura imobilizarilor si stocurilor se evalueaza la valoarea actuala, denumita valoare de inventar;

bunurile depreciate se evalueaza la valoarea de utilitate a fiecarui element, stabilita in functie de utilitatea bunului in unitate si de pretul pietei;

bunurile cu un grad mare de perisabilitate se inventariaza cu prioritate, fara a afecta desfacerea imediata a acestora;

bunurile care apartin altor intreprinderi (inchiriate, in leasing, in custodie etc) se inventariaza si se inscriu in liste separate;

creantele si datoriile fata de terti sunt supuse verificarii si confirmarii pe baza extraselor, soldurilor debitoare, respectiv creditoare ale conturilor de clienti, furnizori etc. sau pe baza punctajelor reciproce in functie de necesitati. Pentru creantele mai vechi de sase luni, confirmarea soldurilor se face in mod obligatoriu pe baza de adresa cu confirmare de primire;

disponibilitatile in lei si in valuta aflate in conturile de la banci se inventariaza prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de banci cu cele din contabilitate;

disponibilitatile in lei si in valuta din casieria intreprinderii se inventariaza in ultima zi lucratoare a exercitiului financiar, dupa inregistrarea tuturor operatiunilor de incasari, confruntandu-se soldurile din registrul de casa cu cele din contabilitate;

productia in curs de executie : se inventariaza atat produsele care au trecut prin toate fazele de prelucrare impuse de procesul tehnologic de productie, precum si produsele terminate care nu au trecut toate probele de receptie tehnica;

inventarierea generala a pozitiei financiare se materializeaza prin inscrierea bunurilor in formularul « lista de inveltariere » care este un formular tipizat, in mai multe versiuni, in functie de tipul gestiunilor inventariate, respectiv gestiuni cantitativ-valorice sau gestiuni valorice;

creantele si datoriile incerte si in litigiu se evalueaza la valoarea lor de utilitate, stabilita in functie de valoarea lor probabila de incasat, respectiv de plata.

Toate bunurile inventariate se înscriu în liste de inventariere separate pentru: fiecare loc de depozitare, fiecare gestiune din unitate, fiecare categorie de bunuri, bunuri aflate asupra angajatilor la momentul inventarierii (scule, unelte etc), bunuri care apartin altor unitati, bunuri necorespunzatoare din punc de vedere calitativ (degradate), bunuri fara miscare, cu miscare lenta sau greu vandabile, creantele sau datoriile incerte sau in litigiu. Listele de inventariere trebuie sa se intocmeasca pe locuri de depozitare, pe gestionari și pe categorii de bunuri cu caracteristicile respective.

II REFLECTAREA ÎN CONTABILITATE A REZULTATELOR INVENTARIERII

2.1 Evaluarea și stabilirea rezultatelor inventarierii

Evaluarea elementelor supuse inventarierii constă în exprimarea lor valorică cu ajutorul etalonului bănesc, avându-se în vedere forma sub care se află sau stadiul în care se găsesc în momentul inventarierii.

Evaluarea elementelor patrimoniale care se inventariază, în baza prevederilor regulamentului contabil, se realizează astfel:

a) Bunurile de natura imobilizărilor, stocurilor și celelalte bunuri se evaluează la valoarea contabilă sau astfel spus la prețurile la care acestea au fost înregistrate în contabilitate la data intrării în patrimoniu.

Diferențele între soldurile scriptice corespunzătoare bunurilor respective și stocurile constatate cu prilejul inventarierii se înregistrează în contabilitate ca plusuri sau minusuri de inventar, după efectuarea, în prealabil, a compensărilor admise, de regulă, numai în cazul în care există riscul de confuzie între acestea și numai pentru aceeași perioadă de gestiune.

Bunurile inventariate la instituțiile publice se evaluează și se înscriu in listele de inventariere la valoarea contabilă (valoarea de înregistrare).

Bunurile constatate lipsă la inventariere se evaluează și se înregistrează în contabilitate la valoarea contabilă. Lipsurile imputabile se recuperează de la persoanele vinovate la valoarea de înlocuire, determinată potrivit prezentelor norme.

Bunurile constatate în plus se evaluează și se înregistrează în contabilitate la costul de achiziție al acestora, în conformitate cu reglementarile contabile aplicabile, în funcție de prețul pieței la data constatării sau de costul de achiziție al bunurilor similare.

Creanțele și datoriile se evaluează la valoarea lor nominală.

b) Bunurile depreciate calitativ se evaluează la valoarea justă a fiecarui element, în funcție de utilitatea bunului în unitate și de prețul pieței.

    Până la aplicarea principiului prudenței pentru deprecierile consemnate în procesul-verbal de inventariere, instituțiile publice nu constituie provizioane.

Creanțele și datoriile incerte și în litigiu se evaluează, de asemenea la valoarea lor justă, care se stabilește în funcție de valoarea lor prealabilă de încasat și respectiv de plătit.

Creanțele, datoriile, prețul și disponibilitățile în devize se evaluează la cursul în vigoare din ultima zi a exercițiului.

Titlurile imobilizate se evaluează la valoarea justă care o prezintă pentru unitatea patrimonială, iar titlurile de plasament la cursul mediu a ultimei luni a exercițiului sau la valoarea probabilă de negociere, după caz.

Pe baza listelor de inventariere întocmite de către comisiile constituite cu acest scop, se procedează la confruntarea datelor scriptice cu cele faptice, întocmindu-se o situație comparativă pe grupe și feluri de elemente patrimoniale și aceasta pentru gestiunile care se urmăresc în contabilitate atât cantitativ, cât și valoric, cum sunt cele de materii prime și materiale consumabile, de produse finite, de mărfuri prin comerțul en-gros.

În cazul în care la anumite sortimente sau elemente patrimoniale de natură imobilizărilor corporale sau valorior stocabile se constată plusuri sau minusuri, este necesară evaluarea diferențelor și numai după aceasta se efectuează încadrarea lor pe cauze în vederea soluționării și înregistrării în contabilitate.

Procesul verbal de inventariere și situatia comparativă, atunci când este cazul, reprezintă documente pe baza cărora se soluționează și se înregistrează în contabilitate plusurile și minusurile constatate, avându-se în vedere în acest sens următoarea ordine de efectuare a operațiunilor respective:

Efectuarea și înregistrarea în contabilitate a compensărilor legale;

Stabilirea plusurilor definitive (finale) și înregistrarea lor în contabilitate, după efectuarea compensărilor legale;

Determinarea și înregistrarea lipsurilor neimputabile și a pierderilor din calamități;

Imputatrea în sarcina celor vinovați a lipsurilor provenite din vina unor salariați sau a tertilor;

Înregistrarea lipsurilor în curs de clarificare;

Constituirea și regularizarea provizioanelor privind deprecierea elementelor patrimoniale

Pentru fiecare din operatiile menționate anterior se vor prezenta atât aspectele mai importante de natură metodologică, cât și cele privind reflectarea în contabilitate a influențelor pe care le generează asupra patrimoniului supus inventarierii.

2.2 Metodologia efectuării și soluționării contabile a compensării minusurilor cu plusurile de inventar

Inventarierea are ca sarcină determinarea stocurilor faptice de valori materiale și bănești existente la un moment dat într-o gestiune.Ca urmare a operațiunilor de inventariere pot să apară diferențe în plus sau în minus față de stocurile scriptice.De regulă, valorificarea rezultatelor inventarierii se realizează prin înregistrarea în contabilitate a plusurilor și imputarea minusurilor persoanelor vinovate.

Față de regula generală a valorificării rezultatelor inventarierii se admit următoarele:

Pentru gestiunile unde contabilitatea este condusă cantitativ-valoric, este posibil ca la inventariere, la unele sortimente ale aceluiași produs sau produse asemănătoare, la care există riscul de confuzie, să apară plusuri, iar la altele minusuri.În acest caz prima operație care este de natură să regularizeze, cel puțin parțial minusurile și plusurile, este operațiunea de compensare cantitativă a lipsurilor cu plusurile constatate.

Atât în gestiunile unde contabilitatea analitică este condusă cantitativ valoric cât și în gestiunile unde contabilitatea este condusă valoric, pot să apară minusuri la inventariere generate de acțiunea factorilor fizici și chimici urmare a manipulării, depozitării.Deoarece lipsurile nu sunt determinate din culpa gestionarului și deci nu i se pot imputa, în acest caz se acordă scăzăminte sau perisabilități în cadrul normelor.

În gestiunile în care urmare a inventarierii lipsurile constatate depășesc limita normelor legale de scăzăminte (perisabilități) și acestea nu se datorează vinei gestionarului sau altei persoane fizice, minusurile se trec pe seama cheltuielilor sub forma scăzămintelor peste normele legale.

Prin perisabilități se înțelege scăzămintele care se produc în timpul transportului, manipulării, depozitării și desfacerii mărfurilor, determinate de procese naturale cum sunt: uscare, evaporare, volatilizare, pulverizare, hidroliză, răcire, înghețare, topire, oxidare, aderare la pereții vagoanelor sau ai vaselor în care sunt transportate, descompunere, scurgere, îmbibare, îngroșare, împrăștiere, fărâmițare, spargere, inclusiv procese de fermentare sau alte procese biofizice, în procesul de comercializare în rețeaua de distribuție (depozite cu ridicata, unități comerciale cu amănuntul și de alimentație publică).

Perisabilitățile produse în condițiile menționate se aprobă de managerul, directorul sau administratorul persoanei juridice, după caz, la nivelul cantităților efectiv constatate ca pierderi naturale cu ocazia recepționării mărfurilor transportate, a inventarierii sau a predării gestiunii, până la limitele prevăzute.

Comercianții pot stabili cote de perisabilități diferențiate sortimental pe depozite, magazine, gestiuni, pentru a fi admise la cheltuieli deductibile din profitul impozabil, cu obligativitatea încadrării în limitele maxime de perisabilitate prevăzute pentru grupa respectivă de mărfuri.

Normele privind limitele admisibile de perisabilitate se aplică numai persoanelor juridice care sunt obligate, potrivit legii, la plata impozitului pe profit, în limita căruia cheltuielile cu perisabilitățile sunt deductibile din veniturile realizate.

Normele de periabilitate în transport și manipulare se aplică o singură dată cantităților de produse efectiv intărate în unitate sau, după caz, livrate de unitate în perioada dintre cele două inventarieri succesive.

Lipsurile care se produc în timpul transportului sau al execuției contactelor de livrare și care provin din vina furnizorului, cărăușului sau altor persoane, nu sunt considerate perisabilități și se recuperează de la cei răspunzători, conform legii.

Normele de perisabilitate pentru depozitare se referă la perioada de depozitare de un an și se aplică la cantitatea egala cu stocul mediu anual, pentru fiecare produs.În situațiile în care intervalul între două inventarieri successive este mai mic sau mai mare de un an, se face calcularea normei de perisabilitate ținând seama de perioada efectiv scursă între cele două inventarieri.

În cazul produselor la care sunt stabilite norme de perisabilitate diferențiate pentru perioadele de iarnă și de vară, se vor lua în calcul separate perioadele efective de stocare de iarnă si separate cele de vară, recalculând corespunzător normele de perisabilitate.

Pentru produsele la care între cele două inventarieri succesive nu au avut loc mișcări, normele de perisabilitate se aplică numai pentru depozitare.

Pentru mărfurile la care perisabilitatea se produce prin spargere sau fărâmițare(produse din sticlă, ceramică, gresie, pietre abrazive, prefabricate din beton și altele asemenea), acordarea de perisabilități este condiționată de prezentarea probelor de spargere sau fărâmițare, iar constatarea se face de comisia de inventariere sau de organul de control.

Prin probe se înțeleg părțile componente sau rămășițele rezultate din spargeri, fărămițări, ele trebuie să prezinte cel puțin 75% din greutatea produselor noi care au fost sparte sau sfărâmate.

Constatarea pierderilor pe baza existenței probelor se face și în perioada dintre două inventarieri de către o comisie numită de conducătorul unității deținătoare, urmând a fi avută în vedere la definitivarea rezultatelor inventarierii de control gestionar.

Probele rezultate din spargeri, fărâmițări și consemnate în procesele verbale de constatare, se valorifică prin predare către unitățile de recuperare a materialelor refolosibile sau către unități care le pot valorifica sau se distrug în cazul în care resturile prezintă pericole de infectare, otrăvire, poluare sau asemenea pericole.

Valorificarea sau distrugerea acestora se face după definitivarea inventarelor, în baza dispoziției conducătorului unității și în prezența delegatului acestuia, care va asigura întocmirea și prezentarea actelor legale de efectuare a operațiunilor.

Constatarea, valorificarea sau distrugerea probelor se poate face în aceleași condiții și în perioada dintre cele două inventare, în cazurile când probele nu pot fi păstrate din lipsă de spațiu sau alte cauze.

În scopul reducerii perisabilităților, organele de conducere colectivă ale unitaăților sunt obligate:

să ia măsuri pentru respectarea strictă a normelor tehnice privind manipularea, ambalarea și depozitarea produselor, ținând seama de caracteristicile fiecărui produs;

să acorde o grijă permanentă distribuirii sau prelucrării în cel mai scurt timp a produselor cu termene limită de depozitare sau prelucrare;

să prevadă în contractul de livrare clauze și răspunderi precise cu privire la obligațiile beneficiarilor de a ridica produsele în anumite termene;

să ia măsuri pentru livrarea produselor în ordinea intrării în depozit.

Coeficienții de perisabilitate se aplică la volumul cantitativ sau valoric al mărfurilor intrate sau vândute în perioada dintre două inventare de control gestionar, respective de predare-primire a gestiunii.

Modul de aplicare al normelor de perisabilitate în raport cu volumul intrărilor sau desfacerilor se stabilește de consiliul de administrație din întreprinderile comerciale de stat ori organizațiile cooperatiste sau obștești care au în subordine uniăți comerciale, la începutul anului, în funcție de profilul unității și în vederea efectuarii operative a calculului perisabilităților.La combustibili solizi, normele de perisabilitate se aplică pe timpul transportului și manipulării, la volumul intrărilor, iar în timpul depozitării se aplică pe duratele de depozitare prevăzute.

La mărfurile la care norma de perisabilitate este stabilită pe grupe de mărfuri, calculul perisabilităților se face prin aplicarea normei la volumul total al intrărilor sau al desfacerilor din grupa respectivă, urmând ca acordarea pe produs să se facă la nivelul realizărilor efective, cu condiția încadrării în pierderea total calculate pe grupă.

Perisabilitatile pe timpul transportului de la furnizorii din alte localitati, se stabilesc și se acordă pe baza actelor de constatare întocmite, potrivit legii, la primirea mărfurilor de către beneficiari.

Normele maxime de perisabilitate privind depozitarea se aplică numai pentru mărfurile care se vehiculează efectiv prin depozitele cu ridicata, iar în cazul combustibililor solizi, a depozitelor de desfacere sau repartizare.

Normele maxime de perisabilitate pentru desfacerea cu amănuntul a mărfurilor alimentare, se aplică la totalul valoric al mărfii sau al grupei, sau pe total unitate gestionată cand profilul comercial al acesteia corespunde cu grupa respectivă.

La unitățile alimentare cu autoservire care au raioane prin care se desfac produse prin cântărire și a căror plată la casă urmează acelasi flux cu produsele desfăcute prin autoservire, pentru aceste raioane se aplică atât norma de perisabilitate prevăzută pentru magazinele alimentare cu autoservire, cât și norma de perisabilitate stabilită pentru produsul sau grupa de produse ce se desfac prin acestea.

La aceleași unități pentru produsele:lapte, iaurt, ouă, ape minerale, răcoritoare, bere, legume, fructe, citrice(preambalate în cantitătăți neegale) se aplică norma de perisabilitate prevăzută pentru produsele alimentare, iar pentru celelalte produse se aplică numai o cotă de 0,10% pentru spargerea ambalajului, pulverizări, scurgeri ori fărâmițare.

Pentru mărfurile păstrate în magaziile unităților de desfacere cu amănuntul care au gestiuni separate, conducerea unității, la propunerea șefului serviciului comercial și cu avizul contabilului șef, va defălca în funcție de condițiile de păstrare și manipulare o cotă din normele de perisabilitate stabilite pentru desfacerea cu amănuntul.

Pentru mărfurile alimentare defalcarea se face din normă redusă, de către conducerea unității.Tot prin defalcare din normele de perisabilitate prevăzute pentru desfacerea cu amănuntul, se vor stabili și normele pentru magazinele care au gestiuni separate în care se pastrează unele cantități de mărfuri pentru aprovizionarea operativă a unităților de alimentație publică.

În același mod se va proceda în cazul transferurilor de mărfuri de la o subunitate la alta în cadrul aceleiași unități.

Pentru mărfurile nealimentare, la care acordarea perisabilitătii este conditionată de prezentarea probelor de spargere, fărâmițare se aplică în mod corespunzător prevederile anterioare.

Felul probelor ce trebuie să fie prezentate pe produse se stabilește de conducerea unității.

Normele maxime de perisabilitate pentru mărfurile ambalate în recipienți de sticlă, se aplică și la ambalajele respective.

La vinuri și băuturi alcoolice îmbuteliate în recipienți din sticlă nu se acordă perisabilități pe timpul transportului de la furnizori și pe timpul depozitării.

Pierderile provenite din diferențele de țară, se constată prin procesul-verbal de recântărire a ambalajelor goale și se suportă de unitatea la care se golește conținutul, iar când țara reală este mai mică decât medie facturată, cu diferența respectivă se încarcă gestiunea.

La predarea unei gestiuni de la un gestionar la altul, se vor scade din perisabilitățile calculate pe baza normelor aplicate la volumul intrărilor dintre cele două inventare, perisabilitățile care rezultă din aplicarea unei cote de 50% din norme sau a unei cote părți din norme, ce se stabilește de conducerea unității, aplicată la stocul de mărfuri inventariate la predare.Acestea se vor lua în calculul perisabilităților pentru gestionarul primitor, stocul respectiv constituind intrarea de marfă în gestiunea celui care preia.

Prevederile aliniatului precedent, nu se aplică în cazul cand perisabilitățile se calculează la volumul desfacerilor, precum și la predarea depozitelor de combustibili solizi, la care se efectuează o inventariere faptică de predare.

Condițiile legale de efectuare a operațiilor de compensare cantitativă a minusurilor cu plusurile constatate sunt :

Plusurile și minusurile trebuie să fie constatate numai la sorturile aceluiași produs sau grup de produse, la care este riscul de confuzie datorită asemănării aspectului exterior;

Plusurile și minusurile să se fi produs în gestiunea aceleiași persoane;

Plusurile și minusurile să se fi produs în aceeasi perioada de gestiune, înțelegând prin această perioadă dintre două inventarieri succesive.

Regulile de efectuare a operațiunii de compensare cantitativă a minusurilor cu plusurile de inventar constatate sunt:

Operația de compensare nu este obligatorie, ea poate fi însa aprobată, competența revenind managerilor unității economice – atunci când nu intervine elemental infracțional.În acest scop, în prealabil și cu caracter de uz intern, conducătorii unităților economice sunt obligate să întocmească liste de sorturi de produse, mărfuri, ambalaje și materiale care întrunesc condițiile compensării datorită riscului de confuzie și să le supună aprobării Consiliului de Administrație.

Operația de compensare se realizează cantitativ deoarece, în procesul de manipulare, depozitare sau însilozare a valorilor materiale, confuzia a avut loc între sorturi și nu între prețuri de înregistrare.Datorită existenței prețurilor unitare de evaluare are loc și o compensare valorică fără însă a se diminua valoric patrimoniul unității economice.

Compensarea cantitativă se realizează numai pentru cantități egale între plusuri și minusuri.Atunci cînd în operația de compensare intră sortimente de la plusuri și de la lipsuri cu cantități diferite, pentru stabilirea egalității cantitative se procedează la eliminarea din compensare a cantităților ce depășesc nivelul maxim la care se poate stabili egalitatea.

Eliminarea din compensare are loc (fie de la plusuri, fie de la minusuri după caz) începând cu sorturile ale căror prețuri unitare sunt cele mai mici, eliminarea continuându-se în ordinea crescătoare a acestora până la stabilirea egalității.

Operația de compensare propriu-zisă se începe cu sorturile atât de la minus cât și de la plus care au prețurile unitare cele mai mari, continuându-se în ordinea descrescătoare a prețurilor.

Prețurile utilizate în compensarea sort cu sort sunt cele ale minusului sau plusului, întotdeauna fiind luat în calcul prețul cel mai mic dintre acestea.

În urma operației de compensare rezultă diferențe valorice de natura plusurilor precum și diferențe valorice de natura minusului.Diferențele se determină înmulțind cantitatea compensată cu diferența dintre prețul plusului și prețul minusului.Natura diferenței valorice o dă prețul cel mai mare.

După efectuarea operației de compensare pentru a avea certitudinea corectitudinii calcule lor trebuie verificate următoarele corelații valorice:

P.v.t.=P.v.e. + P.v.c. + P.v.r. (1)

M.v.t.=M.v.e. + M.v.c. + M.v.r. (2)

Unde:

P.v.t.(M.v.t) = plus(minus) valoric total

P.v.e.(M.v.e.) =plus(minus)valoric eliminate din compensare

P.v.c.(M.v.c.) =plus(minus) valoric compensate

P.v.r.(M.v.r) =plus(minus) valoric rezultat din compensare

Compensarea minusurilor cu plusurile de inventar este admisă de reglementările în vigoare, ca excepție, cu aprobarea directorului și avizul prealabil al compartimentului de resort (aprovizionarea, desfacere, comercial) și al contabilului șef.

Admiterea compensărilor are loc cu îndeplinirea unor condiții restrictive, respective numai când există posibilitatea de confuzie între două sorturi ale aceluiași articol de material sau mărfuri și când diferențele se referă la aceeași gestiune și perioadă de gestiune, la același gestionar și nu se datorează neglijenței sau relei-credințe a acestuia.

Compensarea se efectuează numai pentru cantități egale și în funcție de valorile acestora.

Dacă la sorturile supuse compensării cantitatea plusurilor disponibile pentru compensarea și cea a minusurilor ce trebuie compensate este diferită, fiind diferite și prețurile acestor sorturi, se procedează la compensarea cantitativă, apelându-se în mod succesiv la stocurile cu preț unitar cel mai scăzut,în ordine crescătoare.

În urma compensării pot rezulta:

Plusuri cantitativ valorice atunci când cantitatea plusurilor supuse compensării este mai mare decât cea a minusurilor care se compensează;

Plusuri valorice,în cazul în care cantitatea în plus a fost epuizată prin compensare, dar valoarea plusului nu a fost utilizată integral datorită respectării regulii de evaluare la prețul cel mai scăzut;

Minusuri cantitativ-valorice, atunci când cantitatea totală în minus este mai mare decât cantitatea plusurilor admise pentru compensare;

Minusuri valorice, când cantitatea minusului a fost compensată de cantitatea în plus, dar valoarea minusului a fost mai mare datorită ordinii de compensare și în speța de începere a acesteia cu sorturile cu prețul cel mai scăzut.

Dacă în urma compensării au fost acoperite în întregime diferențele în minus și mai rămân diferențe cantitative și/sau valorice în plus neutilizate, acestea se consideră diferențe în plus nete și se înregistrează în evidența contabilă sintetică și analitică, asa cum se va prezenta ulterior.

În schimb, dacă în urma compensării, diferențele cantitative în minus nu au fost soluționate (acoperite) integral, acestea sunt considerate diferențe nete în minus și nu pot fi diminuate în continuare prin acordarea scăzămintelor legale, în limita cotelor procentuale stabilite.Eventuale diferențe valorice în minus datorită prețurilor unitare diferite se înregistrează în mod distinct prin intermediul conturilor de cheltuieli, care se debitează prin creditul conturilor de imobilizări sau de stocuri, după caz.

În ceea ce privește compensările se reține și faptul că în mod excepțional se pot aproba și între gestiuni diferite, însă acestea numai în situația în care între gestiunile respective există legătura de cauzalitate, respectându-se totodata celelalte condiții respective.

Stabilirea și înregistrarea plusurilor definitive

Rezultatele inventarierii trebuie înregistrate în evidența tehnico-operativă în termen de cel mult 3 zile de la data aprobării procesului verbal de inventariere de către administrator.

Procesul verbal de inventariere și situația comparativă reprezintă documente pe bază cărora se soluționează și se înregistrează în contabilitate plusurile și minusurile constatate luând în considerare următoarele:

efectuarea și înregistrarea în contabilitate a compensărilor legale;

stabilirea plusurilor definitive și înregistrarea lor în contabilitate după efectuarea compensărilor legale;

determinarea și înregistrarea lipsurilor neîmputabile și a pierderilor din calamități;

imputarea în sarcina celor vinovați a lipsurilor provenite din vina unor salariați sau a terților;

constituirea și regularizarea ajustărilor privind deprecierea elementelor patrimoniale.

Rezultatele inventarierii se înregistrează în contabilitate astfel:

plusurile cantitative sunt înregistrate ca intrări în patrimoniu ale elementelor respective;

lipsurile cantitative sunt înregistrate ca ieșiri din patrimoniu ale elementelor respective;

deprecierile reversibile sunt înregistrate sub forma ajustărilor pentru depreciere sau pierdere de valoare;

deprecierile ireversibile ale imobilizărilor amortizabile sunt înregistrate sub forma unor amortizări suplimentare.

Pentru înregistrarea plusurilor definitive se stabilește, în funcție de prețul lor de evidență, valoarea care urmează a fi reflectată în contabilitate delimitate pe categorii de bunuri și pe conturi sintetice folosite.

Plusurile în gestiune se vor înregistra la valoarea justă, iar lipsurile din gestiune se vor imputa la valoarea de înlocuire a bunurilor respective care reprezintă costul de achiziție al unui bun cu caracteristici și grad de uzură similare la data constatării pagubei.

Plusurile, din punct de vedere al categoriei patrimoniale inventariate sunt asimilate intrărilor de bunuri.

Stabilirea și înregistrarea plusurilor definitive are loc numai după efectuarea compensărilor legale și în funcție de prețul lor de evidență se stabilește valoarea care urmează să fie reflectată în contabilitate, delimitate pe categorii de bunuri și pe conturi sintetice folosite pentru oglindirea lor, asa cum se prezintă în continuare.

a) Plusurile constatate la inventarierea activelor necorporale și a celor corporale se înregistrează la valoarea de intrare și respective de inventar, stabilită în funcție de valoarea justă a bunului pe piață, în creditul contului “Subvenții pentru investiții” și debitul conturilor corespunzătoare categoriilor de elemente în cauză și anume:

“Cheltuieli de dezvoltare”

“Concesiuni, brevete și alte drepturi și valori asimilate”

“Alte imobilizări necorporale”

“Terenuri”

“Construcții”

“Instalații tehnice, mijloace de transport, animale și plantații”

“Mobilier, aparatură birotică, echipamente de protecție a valorilor umane și materiale și alte active corporale”

b) Plusurile constatate la valorile stocabile achiziționate de la terți, cum sunt:materiile prime, materialele consumabile și ambalajele sunt înregistrate la prețul de evidență, debitându-se conturile sintetice de gradul I sau de gradul II, după caz, cu ajutorul cărora sunt reflectate în contabilitate valorile stocabile, prin creditul conturilor corespunzătoare de cheltuieli, după cum urmează:

plusul de materii prime și materiale consumabile:

301 = 601

“Materii prime” Cheltuieli cu materii prime

și respectiv:

302 = 602

“Materiale consumabile” “Cheltuieli cu materiale consumabile”

plusul de ambalaje:

381 = 608

“Ambalaje” “Cheltuieli privind ambalajele”

c) Plusurile constatate la inventarierea valorilor stocabile și la animale și păsări obținute din producție proprie, cum sunt:semifabricatele, produsele finite, animalele și păsările, se înregistrează la prețul de evidență, debitându-se conturile sintetice de gradul I cu ajutorul cărora se oglindesc în contabilitate, prin creditul contului privind veniturile din producția stocată, astfel:

plusul de semifabricate:

341 = 711

“Semifabricate” “Variația stocurilor”

plusul de produse finite:

345 = 711

“Produse finite” “Variația stocurilor”

plusul de animale și păsări:

361 = 711

“Animale și păsări” “Variația stocurilor”

d) Plusurile constatate la inventarierea mărfurilor se înregistrează în mod asemănător cu cele privind valorile stocabile achizitionate de la terți.Deosebirea constă în aceea că prețul de evidența este cel cu amănuntul sau alt preț de vânzare care conține TVA aferența neexigibilă, ceea ce impune folosirea, pe langă conturile de mărfuri și cheltuieli și a conturilor”Diferențe de preț la mărfuri” și “TVA neexigibilă”.

Evaluarea mărfurilor constatate în plus se face la prețul de cumpărare sau de înregistrare corespunzător sortului sau articolului din care face parte plusul, preț asupra căruia se calculează adaosul comercial, iar suma celor două elemente constituie baza de calcul pentru TVA neexigibilă.

Totalul prețului de vânzare, inclusive TVA neexigibilă, se înregistrează în debitul contului “Mărfuri” și în creditul conturilor:

“Cheltuieli privind mărfurile” pentru prețul de cumpărare sau alt preț asimilat cu acesta;

“Diferențe de preț la mărfuri”,cu adaosul comercial luat în calcul pentru determinarea prețului de vânzare;

“TVA neexigibilă” cu suma corespunzatoare cotei de 19% și a prețului de vânzare fără TVA sau de 15,966% și prețului de vânzare cu amănuntul,inclusive TVA.

Determinarea mărimii elementelorde mai sus se poate face și prin folosirea prețului de vânzare total,inclusiv TVA neexigibilă, din care se deduce atât rabatul sau adaosul comercial, prin folosirea cotei medii determinate în luna anterioară, cât și a TVA neexigibilă, pe baza cotei de 15,966%.Această ultimă cotă se înmulțește cu prețul de vânzare total, inclusive TVA neexigibilă, iar cota privind rabatul sau adaosul comercial se înmulțește cu prețul de vânzare fără TVA.

371 = %

“Mărfuri” 607

“Cheltuieli privind mărfurile”

378

“Diferențe de preț la mărfuri”

4428

“TVA neexigibilă”

La construcții, instalații tehnice, mijloace de transport, animale, plantații, mobilier, aparatură birotică, echipamente de protecție a valorilor umane și materiale, plusurile sunt constatate subvenții pentru investiții:

212 = 134

“Construcții” “Plusuri de inventar de natura

(213) imobilizarilor”

“Instalații tehnice, mijloace

de transport, animale și

plantații”

(214)

“Mobilier,aparatură

birotică, echipamente de

protecție a valorilor umane

și materiale și alte active

corporale”

La investițiile financiare pe termen scurt plusurile se înregistrează:

50 = 664

“Investiții financiare “Cheltuieli privind investițiile

pe termen scurt” financiare cedate”

Plusurile constatate la inventarierea caseriei se înregistrează în debitul contului “Casa” și creditul contului “Alte cheltuieli financiare”,astfel:

5311 = 668

“Casa în lei” “Alte cheltuieli financiare”

5314 = 668

“Casa în devize” “Alte cheltuieli financiare”

    Plusul de casă constatat cu ocazia inventarierii numerarului din casieriile instituțiilor publice se varsă la bugetul din care este finanțată instituția publică, subcapitolul bugetar "încasări din alte surse".

De altfel, toate plusurile de valori mobiliare de plasament, valori urmărite în contabilitate prin intermediul conturilor din grupele 50,51,53 și 54 se înregistrează prin debitarea conturilor în cauză și creditarea contului 668 “Alte cheltuieli financiare”.

Determinarea și înregistrarea lipsurilor neîmputabile și a pierderilor din calamități

Pentru înregistrarea in contabilitate a lipsurilor neimputabile și a pierderilor din calamități, se are în vedere natura elementelor patrimoniale de la care provin și simbolizarea acestora în planul de conturi general.

Minusurile, din punct de vedere al categoriei patrimoniale inventarite sunt asimilate ieșirilor de bunuri.

Lipsurile neimputabile și pirderile din calamități se analizează împreună datorită asemănărilor pe care le prezintă în ceea ce privește reflectarea lor în contabilitate.

În categoria lipsurilor neîmputabile sunt incluse, în principal, pierderile normale(inerente) care se produc în timpul depozitării-păstrării, transportului, manipulării și vânzării unor active circulante materiale.Asemenea pierderi apar ca urmare a uscării, prăfuirii, volatilizării, spargerii, etc. fiind inevitabile, fapt pentru care există stabilite norme și cote procentuale pentru suportarea lor de către intreprindere.

În ceea ce privește lipsurile din calamități naturale unitățile economice se pot afla în două situații: bunurile calamitate au fost asigurate sau nu.

În caz de pierderi de bunuri asigurate, obligația de a stabili pierderea revine asiguratorului.Pe baza procesului verbal încheiat cu ocazia stabilirii pierderii în contabilitatea unității economice, bunurile vor fi scoase din evidență la valoarea lor contabilă.

În cazul în care bunurile nu au fost asigurate, persoana care gestionează patrimonial, este obligată a constitui o comisie al cărei obiectiv de lucru să fie bine precizat și care să consemneze pe bază de inventariere bunurile distruse, valoarea lor contabilă și să le consemneze într-un proces verbal.

Pe baza aprobării Adunării Generale sau a managerului (la unitățile mici), bunurile urmează a fi scoase din patrimoniul unității.

La rândul lor, pierderile din calamități naturale se pot constata atat la elementele patrimoniale de natura imobilizărilor, cât și la cele privind activele circulante materiale, iar pe baza documentelor justificative constatatoare se suportă de către unitate.

În ceea ce privește lipsurile neimputabile se prezintă aspectele metodologice mai importante privind determinarea mărimii lor.

Normele de pierderi sunt stabilite pe feluri sau grupe de elemente patrimoniale materiale și se aplică de toți agenții economici.Ele sunt diferențiate pe tipuri sau categorii de operații (transport,depozitare,manipuale,desfacere) și de asemenea, pe perioade calendaristice ale anului (la produsele alimentare).

Normele de pierderi sunt prevăzute sub forma unor cote maxime, iar acordarea lor efectivă are loc la limita minusurilor constatate la inventariere.

Pierderile normale, denumite și perisabilități, se determină prin aplicarea cotelor procentuale la volumul cantitativ sau valoric al intrărilor sau ieșirilor în și din gestiune de la ultimul inventar până la cel pentru care se face calculația.

Așadar în gestiunea unității patrimoniale se pot produce pierderi inerente, normale care nu sunt determinate de încălcări a atribuțiilor de serviciu sau a vinovăției cuiva.

În categoria de pierderi în cadrul normelor nu intră, dupa cum se deduce și din definiția precedentă, pierderile de materii prime supuse unor prelucrări.Acestea de regulă sunt cuprinse în denumirea de “consum specific”.

Cantitatea și valoarea pierderilor normale determinate prin calcul se deduc din lipsa netă din gestiune, obținându-se diferența în minus definitivă.Această diferență în minus poate fi neimputabilă când se soluționează ca pierderi materiale peste normele legale, care cu ajutorul organelor competente se suportă de către intreprindere.

Condițiile care se cer îndeplinite pentru acordarea perisabilităților în cadrul normelor sunt:

Minusurile care determină acordarea perisabilităților în cadrul normelor trebuie să fie generate de acțiunea factorilor fizici și chimici și nu vinovăției vreunei persoane;

Perisabilitățile în cadrul normelor se acordă numai pentru minusuri efective, reale;

Minusurile trebuie să provină dintr-o singură perioadă de gestiune;

Perisabilitățile în cadrul normelor se acordă pentru fiecare gestiune în parte.

Reguli de calcul și acordare a perisabilităților în cadrul normelor sunt:

Scăzămintele se acordă cu aprobarea conducerii unității, ele nu operează “de drept”;

Cotele procentuale legale stabilite sunt maxime, dar se acordă numai până la nivelul minusului efectiv;

Pentru gestiunile a căror contabilitate analitică este condusă cantitativ-valoric, perisabilitățile în cadrul normelor se calculează și se acordă cantitativ;

Atunci când, în gestiunile unde contabilitatea analitică este condusă cantitativ-valoric, sunt întrunite condițiile de compensare cantitativă a minusurilor cu plusurile constatate, perisabilitățile în cadrul normelor se calculează și se acordă, de regulă, după efectuarea compensării cantitative numai pentru lipsurile efective;

Perisabilitățile ce se pot acorda într-o gestiune se determină prin ponderea coeficienților legali stabiliți fie cu rulajul debitor (intrările în gestiune), fie cu rulajul creditor (ieșirile din gestiune).

Pentru înregistrarea în contabilitate a lipsurilor neimputabile și a pierderilor din calamități se are în vedere natura elementelor patrimoniale de la care provin, precum și simbolizarea acestora în planul de conturi general, așa cum se prezintă în continuare.

1.Lipsurile neimputabile și pierderile din calamități constatate la elemente de natura imobilizărilor corporale se reflectă în creditul contului care reflectă elementul respectiv, la valoarea de intrare în unitate, prin debitul conturilor:”Amortizări privind imobilizările corporale”, pentru amortizarea înregistrată anterior în contabilitate, și “Alte cheltuieli de exploatare”,cu valoarea neamortizată astfel:

% = Grupa 21

281 “Imobilizări corporale”

“Cheltuieli privind amortizarea

imobilizărilor corporale”

658

“Alte cheltuieli de exploatare”

La conturile de imobilizări corporale și “Amortizări privind imobilizările corporale” se folosesc subconturile corespunzătoare categoriilor de imobilizări corporale din care fac parte lipsurile ce se înregistrează.

2.Lipsurile și pierderile constatate la materii prime și materiale consumabile se oglindesc în creditul conturilor de valori materiale (301 și 302), la prețul de înregistrare, prin debitul conturilor corespondente de cheltuieli (601 si 602).În debitul sau creditul acestor conturi de cheltuieli prin corespondența cu contul “Diferențe de preț la materii prime și materiale” se înregistrează cota proporțională din diferențele în plus sau în minus aferente lipsurilor sau pierderilor din calamități.

Pentru pierderile din calamități se face numai înregistrarea de majorare a cheltuielilor excepționale privind calamitățile și alte evenimente extraordinare (671) și de scădere a gestiunilor în cauză (301 și 302) pentru costul efectiv de achizitie, după cum urmează:

-scoaterea din evidență sau scăderea gestiunii:

601 = 301

“Cheltuieli cu materii prime” “Materii prime”

si

602 = 302

“Cheltuieli cu materiale consumabile” “Materiale consumabile”

-repartizarea diferențelor de preț în plus (nefavorabile):

% = 308

601 “Diferențe de preț la meterii prime

Cheltuieli și materii prime” și materiale”

602

“Cheltuieli cu materiale

consumabile”

– repartizarea diferențelor de preț în minus (favorabile):

308 = %

“Diferențe de preț la materii 601

prime și materiale” “Cheltuieli cu materiile prime”

602

“Cheltuieli cu materiale

consumabile”

– înregistrarea pierderilor din calamități:

671 = 301

“Cheltuieli privind “Materii prime”

calamitățile și alte sau

evenimente extraordinare” 302

“Materiale consumabile”

3. Lipsurile și pierderile la semifabricate și la produse finite se înregistrează în creditul conturilor de gestiune (341 și 345) prin debitul contului 711 “Variația stocurilor” la valoarea de evidență.Prin intermediul acestui cont de venituri se înregistrează și diferențele de preț aferente, pe debit sau pe credit, după cum sunt în plus sau în minus, așa cum reiese din înregistrările următoare:

– scăderea din evidența:

711 = %

“Variația stocurilor” 341

“Semifabricate”

345

“Produse finite”

– repartizarea diferenței de preț în plus (nefavorabile):

711 = 348

“Variația stocurilor” “Diferențe de preț la

produse”

Diferențele de preț în minus (favorabile) se realizează prin inversarea acestei ultime formule contabile.

Pentru înregistrarea pierderilor din calamități se folosește contul 671 “Cheltuieli privind calamitățile” în locul contului 711 “Variația stocurilor”.

4. Lipsurile și pierderile la animale și păsări se înregistrează în contabilitate în funcție de modul cum au fost procurate, din producție proprie sau prin achiziționare.

Lipsurile neimputabile și pierderile din calamități, la animalele și păsările provenite anterior din producție proprie, se înregistrează în mod similar cu aceleași categorii de minusuri constatate la inventarierea semifabricatelor și produselor finite, cu mențiunea că se folosesc contul de gestiune și cel de diferențe de preț corespunzătoare acestui element de stocuri, asa cum se prezintă în continuare.

– se înregistrează scăderea din contabilitate a lipsurilor și pierderilor, la prețul de evidență:

711 = 361

“Variația stocurilor” “Animale și păsări”

– se repartizează cota proporțională aferentă din diferențele de preț în plus (nefavorabilă):

711 = 368

“Variația stocurilor” “Diferențe de preț la

animale și păsări”

Pentru repartizarea diferențelor de preț în minus (favorabile), atunci când este cazul, se inversează această ultimă formulă contabilă.

Lipsurile și pierderile care se referă la procurări anterioare de animale și păsări prin achizișionare se înregistrează în mod similar cu cele constatate la materii prime și materiale consumabile, reținându-se că se folosesc conturile specifice de cheltuieli (606) și de diferențe de preț (368), așa cum reiese din înregistrările următoare:

– scăderea din evidentă a lipsurilor sau pierderilor la prețul de înregistrare:

606 = 361

“Cheltuieli cu animalele și “Animale și păsări”

păsările”

– repartizarea diferențelor de preț în plus (nefavorabile):

606 = 368

“Cheltuieli cu animalele “Diferențe de preț la

și păsările” animale și păsări”

Diferențele de preț în minus (favorabile) se înregistrează prin inversarea ultimei formule contabile.

Pentru pierderile din calamități se debitează contul 671 “Cheltuieli privind calamitățile” în locul contului 711 “Variația stocurilor” sau 606 “Cheltuieli cu animalele și păsările”, după caz.

5. Lipsurile și pierderile constatate la gestiunile de mărfuri, comparativ cu cele redate anterior, prezintă unele particularități datorită prețului de evidența utilizat, care poate fi cel de vânzare sau cu amănuntul, inclusiv TVA.

Pentru scăderea din evidența a minusurilor constatate este necesar să se determine și să fie înregistrate rabatul sau adaosul comercial și TVA neexigibilă aferente.În acest scop se folosesc cota de 15,966% de TVA și coeficientul de rabat sau adaos comercial calculate în luna anterioară.

Aceasta se aplică la prețul cu amănuntul total și respectiv de cumpărare cumulate cu adaosul comercial, deci prețul cu amănuntul total diminuat cu TVA determinat, aferent minusului în gestiune, iar valorile care se determină se înregistrează în debitul conturilor 378 ”Diferențe de preț la mărfuri” și respectiv 4428 “TVA neexigibilă” așa cum reiese din înregistrările următoare:

– se scad din evidență lipsurile și pierderile de mărfuri, la prețul cu amănuntul, inclusiv TVA:

% = 371

607 “ Mărfuri”

“ Cheltuieli privind mărfurile”

378

“Diferențe de preț la mărfuri”

4428

“TVA neexigibilă”

În cazul pierderilor din calamități se înlocuiește contul 607 “ Cheltuieli privind mărfurile” cu contul 671 “Cheltuieli privind calamitățile și alte evenimente extraordinare”.

Se menționează că în cazul în care evidența gestiunilor de mărfuri se organizează la un alt preț decât cel de vânzare cu amănuntul, înregistrarea în contabilitate a lipsurilor și pierderilor din calamități se efectuează în mod similar cu cel prezentat la materii prime și materiale consumabile, deci fără să mai intervină conturile 378 “Diferențe de preț la mărfuri” și 4428 “TVA neexigibilă”.

6. Lipsurile neimputabile și pierderile din calamități stabilite la ambalaje, comparativ cu materiile prime și materialele consumabile, nu prezintă particularități în legatură cu reflectarea lor în contabilitate, iar înregistrările în cauză sunt următoarele:

– pentru scăderea gestiunii de ambalaje, la prețul de înregistrare:

608 = 381

“Cheltuieli privind “Diferențe de preț la

ambalajele” ambalaje”

– pentru repartizarea diferențelor de preț în plus sau în minus (favorabile):

608 = 388

“Cheltuieli privind “Diferențe de preț la

ambalajele” ambalaje”

sau

388 = 608

“Diferențe de preț la “Cheltuieli privind

ambalaje” ambalajele”

Înregistrarea pierderilor din calamități necesită folosirea contului 671 “Cheltuieli privind calamitățile și alte evenimente extraordinare” în locul contului 608 “Cheltuieli privind ambalajele”.

Imputarea lipsurilor provenite din vina unor salariați sau a terților

Lipsurile în gestiune ce depășesc perisabilitățile, lipsuri provocate din neglijență, reavoință sau intenție de sustragere, se impută persoanelor vinovate, pe baza documentelor ce rezultă din operațiunea de inventariere.

    În cazul instituțiilor publice pentru lipsuri, sustrageri si orice ale fapte care produc pagube ce constituie infracțiuni, ordonatorul de credite este obligat să sesizeze organele de urmarire penală în condițiile și la termenele stabilite de lege.

    Pagubele constatate la inventariere, imputate persoanelor vinovate, precum și debitorii deveniți insolvabili se evidențiază in contabilitate în conturi analitice distincte, iar în cadrul acestora, pe fiecare debitor, urmărindu-se recuperarea lor potrivit legii.

    Scăderea din contabilitate a unor pagube care nu se datorează culpei unei persoane se face în baza aprobării ordonatorului de credite respectiv, cu avizul ordonatorului de credite ierarhic superior.

Pentru a se putea recupera paguba produsă de la cel vinovat este nevoie de a se atașa listele de inventariere și declarația celui vinovat prin care recunoaște paguba produsă.

Decizia de imputare sub forma unui act emis, este de competența celui ce se numește generic “manager”, la propunerea persoanei care are dreptul de a administra acele bunuri (administratorul).

Recuperarea pagubei se stabilește de comun acord cu cel vinovat prin achitarea integrală a sumei, fie prin plata în rate, reținere din salariu sau o altă formă de plată.

Contestațiile se judecă de către managerul firmei sau în cazul în care vinovatul nu este mulțumit, de către organele judecătorești.

Din punct de vedere contabil este important să se cunoască dacă vinovatul este salariat sau este o persoană din afara unității.Când este salariat, despăgubirea se face cu ajutorul contului 4282”Alte creanțe în legatură cu personalul”, iar dacă este din afara firmei prin contul 461”Debitori diverși”.

Înregistrarea lipsurilor imputabile ocazionează, într-o primă etapă includerea în cheltuieli a costului lor efectiv de achiziție sau a altei valori, ca în cazul minusurilor imputabile, utilizându-se conturile de cheltuieli corespunzătoare categoriilor de bunuri din care fac parte minusurile care se impută.

În ceea ce privește a doua etapă se înregistrează operația de imputare propriu-zisă a costului efectiv din gestiune sau a altei valori, inclusiv TVA aferentă, corespunzător lipsei de gestiune, debitându-se contul 4282 “Alte creanțe în legătură cu personalul” sau 461 “Debitori diversi”, după cum minusul în cauză provine din vina unor salariați ai unitații sau din vina terților, care pot fi persoane fizice sau juridice.

În ambele situații se creditează conturile 758 “Alte venituri din exploatare” si 4427 “TVA colectată”, pentru costul de achiziție sau altă valoare de imputare și respectiv TVA aferentă, astfel:

4282 = %

“Alte creanțe in legatură 758

cu personalul” “Alte venituri din

sau exploatare”

461 4427

“Debiori diverși’ “TVA colectată”

De la această regulă fac excepție lipsurile de numerar constatate la caserie, care se înregistrează astfel:

668 = 531

“Alte cheltuieli “Casa”

financiare”

si

428 = 768

“Alte datorii și creanțe în “Alte venituri

legatură cu personalul” financiare”

Încasarea sumelor disponibile imputate se înregistrează prin debitarea conturilor de disponibilitați bănești în caserie sau la bancă (531,512), după caz.

Înregistrarea lipsurilor în curs de clarificare

O categorie distinctă de lipsuri la inventariere o constitue cele care nu pot fi soluționate si implicit nu pot influența cheltuielile sau rezultatele financiare în momentul constatării lor.

Asemenea lipsuri se referă la materialele și elemente banești care se scad din conturile de gestiune datorită degradării sau lipsei lor efective, dar pentru care nu pot fi luate măsuri de urmărire sau de soluționare întrucât necesită cercetări suplimentare în vederea stabilirii cauzelor care le-au determinat, inclusiv de organele de urmărire penală in cazul furturilor efectuate de autori necunoscuți.

Clarificarea lipsurilor analizate se face în termen de 60 de zile, soluționarea lor trebuie să se gasească în bilanțul contabil aferent exercițiului în care au fost constatate.

Contabilitatea lipsurilor nesoluționate se organizează cu ajutorul contului bifuncțional 473 “Decontări din operații în curs de clarificare” care reflectă pe debit sumele ce nu pot fi înregistrate definitiv într-un alt cont, iar pe credit pe cele soluționate.Se debitează cu lipsurile evaluate la costul efectiv de intrare în patrimoniu sau alt preț de evaluare prin corespondență cu creditul contului în care acest cont se gasește înregistrat.Astfel spus, contul în cauză se interpune între conturile de active circulante și cele de cheltuieli.

Contul analizat se creditează prin debitul conturilor de cheltieli care se folosesc pentru înregistrarea lipsurilor soluționate în momentul constatării lor.Soldul contului în cauză reprezintă lipsurile înregistrate și nesoluționate.

Pentru exemplificare se presupune că la gestiunea de materii prime s-a constatat o lipsă nesolutionată, pentru care diferențele de preț sunt nefavorabile, ceea ce ocazionează efectuarea urmatoarei înregistrari contabile:

473 = %

“Decontări din operații în 301

curs de clarificare” “Materii prime”

308

“Diferențe de preț la

materii prime și

materiale”

În cazul în care diferențele de preț sunt favorabile este necesar să se debiteze contul 308 “Diferențe de preț la materii prime și materiale” alături de contul 473”Decontări din operații în curs de clarificare”.

În urma cercetărilor efectuate se stabilește că lipsa înregistrată anterior se soluționează prin încadrarea în categoria pierderilor din cauze de forță majora (calamități), înregistrându-se astfel:

671 = 473

“Cheltuieli privind “Decontări din operații

calamitățile” în curs de clarificare”

În cazul în care soluționarea lipsei în cauză se face prin imputare sunt necesare imputările contabile:

601 = 473

“Cheltuieli cu materii prime” “Decontări cu operații în

curs de clarificare”

și

4282 = %

“Alte creanțe în legătură 758

cu personalul” “Alte venituri din

sau exploatare”

461

“Debitori diverși”

Constituirea și regularizarea ajustărilor privind deprecierea elementelor de activ

Reflectarea în contabilitate a constituirii ajustărilor privind deprecierea elementelor de active

La închiderea exercițiului financiar, cu ocazia inventarierii generale a patrimoniului, este normal ca valoarea de inventar să fie egală cu valoarea rămasă de amortizat.

Amortizarea activelor imobilizate se calculează și se înregistrează pe baza planului de amortizare.

Dacă valoarea de inventar este mai mică decât valoarea rămasă de amortizat, diferența se amortizează astfel:

Înregistrarea unei amortizări în cazul în care se constată o depreciere ireversibilă (de exemplu utilajele inutilizabile, propuse pentru casare);

Constituirea unor ajustări pentru deprecierea sau pierderea de valoare a imobilizărilor corporale în cazul în care se constată o depreciere reversibilă ca urmare a apariției unei deprecieri de care nu s-a ținut seama cu ocazia amortizării, asupra evaluării imobilizarilor corporale cu ocazia reevaluării anterioare, a lipsei de utilitate în momentul inventarieii etc.

68 = 28

“Cheltuieli cu amortizarile, “Amortizari privind

provizioanele si ajustarile pentru imobilizările”

depreciere sau pierdere de valoare”

Cu ocazia inventarierii pot să apară unele incertitudini în ceea ce privește regăsirea la același nivel valoric într-o perioadă viitoare, a unor elemente patrimoniale, fie din cauza deprecierii monedei, fie din cauza unor situații de risc, de unde și nevoia de a constitui pe seama cheltuielilor a unor reserve destinate acoperirii pierderilor și cheltuielilor probabile, certe, iar unele chiar incerte, dar nedeterminate ca volum și cheltuieli importante ca mărime, etalate pe parcursul mai multor exerciții financiare.

Potrivit normelor legale se pot constitui ajustări reglementate, ajustări pentru riscuri si cheltuieli, ajustări pentru deprecierea imobilizărilor, ajustări pentru deprecierea stocurilor și producției în curs de executie, ajustări pentru deprecierea creanțelor, ajustări pentru deprecierea conturilor de trezorerie.

În prezent, organele fiscale recunosc constituirea ajustărilor, ca fiind deductibile, pentru următoarele scopuri:

Pentru clienți neâncasați în cazul falimentului pe baza hotărârilor judecătorești;

Pentru pierderi din diferențe de curs valutar aferente creanțelor și obligațiilor în valută evidențiate în bilanțul contabil de la sfârșitul exercițiului financiar, la nivelul pierderii nete din diferențele de curs;

Pentru garanții de bună execuție acordate clienților conform clauzelor contractuale, acestea constituindu-se lunar;

La societățile bancare pot constitui fondul de risc la credite bancare inclusiv dobânzile, în următoarele situații:

“pierderile” în limita de 100% din soldul acestora;

“îndoielile” în limita de 50% din soldul acestora;

“substandard” în limita de 20% din soldul acestora;

“în observatie” în limita de 5% din soldul acestora.

Pentru constituirea acestor ajustări soldul creditelor acordate se diminuează cu valoarea, garanțiilor, ipotecilor și depozitelor bănești gajate.

Ajustările precum riscuri și cheltuieli se constituie pentru acoperirea riscurilor și cheltuielilor probabile a căror realizare este incertă( pentru litigii, pierderi din diferențe de curs valutar, garanții, cheltuieli repartizate pe mai multe exerciții, etc).

Pentru elementele patrimoniale de activ care sunt amortizabile este caracteristic faptul că se pot deprecia, iar diferența de valoare în minus se regularizează pe baza datelor stabilite cu prilejul inventarierii anuale.

Deprecierile cu caracter reversibil, calculându-se de fiecare dată prin deducerea valorii de inventar (mai mică) din valoarea contabilă de intrare în patrimoniu.Deprecierea care se determină poate fi superioară sau inferioară celei stabilite cu prilejul inventarierii anterioare, ceea ce necesită suplimantarea și respectiv diminuarea ajustărilor existente în contabilitate, înregistrate la încheierea exercițiului precedent.

Suplimentarea sau constituirea ajustărilor pentru deprecierea elementelor de activ se reflectă în contabilitate cu ajutorul unor conturi distincte de cheltuieli, care se debitează și a altor conturi de ajustari, ce se creditează, grupate astfel:

a)- 6813 “Cheltuieli de exploatare privind ajustările pentru deprecierea imobilizărilor”

290 “Ajustări pentru deprecierea imobilizărilor necorporale”

291 “Ajustări pentru deprecierea imobilizărilor corporale”

293 “Ajustări pentru deprecierea imobilizărilor în curs”

6813 = %

“Cheltuieli de exploatare 290

privind ajustările pentru 291

deprecierea imobilizărilor” 293

b)- 6814 “Cheltuieli de exploatare privind ajustările pentru deprecierea activelor circulante”

39 “Ajustări pentru deprecierea stocurilor și a producției în curs de execuție” (390-398)

391 Ajustări pentru deprecierea materiilor prime
392 Ajustări pentru deprecierea materialelor
3921 Ajustări pentru deprecierea materialelor consumabile
3922 Ajustări pentru deprecierea materialelor de natura obiectelor de inventar
393 Ajustări pentru deprecierea producției în curs de execuþie
394 Ajustări pentru deprecierea produselor
3941 Ajustări pentru deprecierea semifabricatelor
3945 Ajustări pentru deprecierea produselor finite
3946 Ajustări pentru deprecierea produselor reziduale
395. Ajustări pentru deprecierea stocurilor aflate la terþi
3951. Ajustări pentru deprecierea materiilor si materialelor aflate la terti
3952. Ajustări pentru deprecierea semifabricatelor aflate la terti
3953. Ajustări pentru deprecierea produselor finite aflate la terti
3954. Ajustări pentru deprecierea produselor reziduale aflate la terti
3956. Ajustări pentru deprecierea animalelor aflate la terti
3957. Ajustări pentru deprecierea mãrfurilor aflate la terti
3958. Ajustări pentru deprecierea ambalajelor aflate la terti
396. Ajustări pentru deprecierea animalelor
397. Ajustări pentru deprecierea mãrfurilor
398. Ajustări pentru deprecierea ambalajelor

491 “Ajustări pentru deprecierea creanțelor-clienți”

ajustările pentru depecierea stocurilor (demodare, degradare, etc), implică următoarea înregistrare:

6814 = %

“Cheltuieli de exploatare 391,3921,3922

privind ajustările pentru 393,394,395,

deprecierea activelor circulante” 396,397,398

ajustărilor pentru deprecieea creanțelor poate fi determinate de:

– deprecierea creanței;

– insolvabilitatea sau falimentul clienților, a unor unități din cadrul grupului;

– insolvabilitatea debitorilor, ceea ce implică un risc în încasarea creanțelor.

c)- 6863 “Cheltuieli financiare privind ajustarile pentru depreciere”

296 “Ajustari pentru depecierea imobilizarilor financiare”

495 “Ajustari pentru deprecierea creanțelor-decontări în cadrul grupului, unității și cu asociații’

590 “Ajustari pentru deprecierea investitiilor pe termen scurt”

Conturile de cheltuieli, care înregistrează mărimea valorică a ajustărilor constituite, se va include la sfârșitul exercițiului financiar în contul 121 “Profit și pierdere”, urmânâd ca după determinarea cheltuielilor deductibile și nedeductibile fiscal, valoarea celor nedeductibile să se includă în baza de impozitare în momentul determinării impozitului pe profit.

Agenții economici, persoane juridice pot constitui toate categoriile de ajustări prezentate anterior, dar nu toate cheltuielile de constituire a acestora sunt considerate deductibile din punct de vedere fiscal.

La sfârșitul exercițiului, după determinarea rezultatului financiar al exercițiului, acesta este ajustat prin adăugarea cheltuielilor nedeductibile și scăderea deducerilor fiscale, determinându-se astfel profitul impozabil.

Reflectarea în contabilitate a suplimentării, diminuării sau anulării ajustărilor

Elementele patrimoniale de activ care sunt amortizabile se pot deprecia, iar diferența de valoare în minus se regularizează pe baza datelor stabilite cu prilejul inventarierii anuale.

Deprecierile se calculează prin deducerea valorii de inventar (mai mică) din valoarea contabilă de intrare în patrimoniu.Deprecierea care se determină poate fi superioară sau inferioară celei stabilite cu prilejul inventarierii anterioare, fiind necesară suplimentarea, respectiv diminuarea ajustării existente în contabilitate, înregistrate la închiderea exercițiului precedent.

Diminuarea sau anularea ajustărilor privind depecierea elementelor de activ se oglindește în contabilitate prin debitarea conturilor de ajustări amintite ma sus și creditarea unor conturi corespondente de venituri, conturi care fac perechi cu cele de cheltuieli pe seama cărora au fost constituite anterior ajustărilor și anume:

– 7813 “Venituri din ajustări pentru deprecierea imobilizărilor” (6813)

– 7814 “Venituri din ajustări pentru deprecierea activelor circulante” (6814)

– 7863 “Venituri din ajustările pentru deprecieri” (6813)

Înregistrarea în contabilitate a deprecierilor care se stabilesc cu prilejul inventarierii se poate realiza și prin folosirea metodei anulării integrale a ajustărilor existente de la încheierea exercițiului anterior și înregistrarea în totalitate a celor determinate la ultima inventariere.

Ajustările constituite în perioade anterioare, la finele fiecărui exercițiu cu ocazia inventarierii sunt supuse analizării putându-se înregistra cheltuieli, în cazul ajustărilor existente, determinate de situația în care ajustările constituite sunt iferioare deprecierilor constatate sau venituri din ajustări, determinate de diminuarea sau anularea ajustărilor existente.

Anularea ajustărilor are loc în cazurile în care acestea rămân fără obiect.Ajustările de depreciere rămân fără obiect atunci cănd, elementele patrimoniale pentru care s-au constituit au ieșit din patrimonial unității prin vânzare, consum intern, etc.

Diminuarea ajustărilor are loc la sfârșitul exercițiului cănd ajustările constituite deja anterior se reajustează, în sensul că se reduce la situația concretă nou intervenită.

În situația ajustărilor pentru depreciere, diminuarea lor are loc în cazul în care, la sfârșitul exercițiului financiar deprecierea constatată pentru elementele patrimoniale inventariate este inferioară deprecierii anterioare, respectiv ajustarea constituită la finele exercițiului precedent.

Atât anularea cât și diminuarea ajustărilor generează aceeași operație contabilă, adică o reducere a ajustărilor și concomitent o creștere a veniturilor.

În cazul anulării ajustarilor, veniturile obținute sunt egale cu întreaga sumă a ajustării constituite anterior, iar în cazul diminuării ajustărilor, veniturile obținute sunt reprezentate numai de diferențele cu care se reduc ajustările constituite anterior.

Sumele reprezentând diminuarea sau anularea ajustărilor constituite, creează venituri diferențiate de natura activităților generatoare (exploatare, financiară, excepțională).

Venituri din ajustări privind activitatea de exploatare

Provizioanele constituite prin garanții de bună execuție se evidențiază în venituri pe măsura efectuării remedierilor sau la expirarea perioadei de garanție înscrisă în contract.

% = 7813

290,291,293 “Venituri din ajustările pentru

deprecierea imobilizărilor”

% = 7814

391,…..,398 “Venituri din ajustările pentru

deprecierea activelor circulante”

Anularea sau diminuarea provizioanelor pentru clienti neâncasați se face în situația încasării creanței sau evidențierii acestora ca și cheltuieli, când hotărârea judecătorească definitivă atestă imposibilitatea încasării creanței.Astfel în situația imposibilității încasării creanței se impune inaintea înregistrării să se facă înregistrarea:

654 = 4118

“Pierderi din creanțe și “Clienți incerți sau in litigiu”

debitori diverși”

Venituri financiare din ajustări

Ajustările pentru pierderi din diferențe de curs valutar se anulează prin trecerea pe venituri pe măsura lichidării creanțelor și datoriilor în valută , pentru care au fost constituite sau ca urmare a scăderii cursului de referință la lichidarea exercițiului.

% = 7814

296 “Venituri din ajustări pentru

“Ajustări pentru pierderea deprecierea imobilizărilor”

de valoare a imobilizărilor

financiare”

496

“Ajustări pentru deprecierea

creanțelor – debitori diverși”

591

“Ajustări pentru pierderea de

valoare a acțiunilor deținute

la entitățile afiliate”

Venituri excepționale din ajustări

% = 7863

290,291,293 “Venituri financiare din ajustări

496 pentru pierderea de valoare a

“Ajustări pentru deprecierea imobilizărilor financiare”

creanțelor – debitori diverși”

Operațiunea de anulare și cea de constituire a ajustărilor se reflectă în contabilitate în mod identic cu cele privind diminuarea și respectiv suplimentarea ajustărilor, ceea ce sintetizat se poate prezenta astfel:

– înregistrarea anulării sau diminuării ajustărilor:

Conturi de ajustări = Conturi de venituri

pentru deprecieri din ajustări

– înregistrarea constituirii sau suplimentarii ajustărilor:

Conturile de cheltuieli = Conturi de ajustări

privind ajustările pentru deprecieri

De altfel aceste două tipuri de înregistrari contabile se folosesc și pentru ajustările constituite de entitatea economică.

STUDIU DE CAZ PRIVIND INVENTARIEREA PATRIMONIULUI

6.1 PREZENTAREA SOCIETATII

S.C. EMIR SRL, este un institut de cercetari de piata si a fost infiintat in 1992. Institutul este societate comerciala cu raspundere limitata uni cu capital privat, avand un capital social de 20.000 lei.

Organul de conducere este Adunarea Generala a Actionarilor format din doi asociati. Sociatatea este reprezentata de managerul general si de doi manageri care participa la conducerea societatii.

Institutul desfasoara in principal activitatea de:

– sondare opinie publica,

– cercetare piata;

– publicitate si promovare produse.

6.2 ORGANIZAREA SOCIETATII

Serviciul FINANCIAR asigura desfasurarea ritmica a operatiunilor de decontare cu furnizorii si beneficiarii, asigura plata la termen a sumelor care constituie obligatia societatilor fata de bugetul de stat si alte obligatiuni fata de terti (creditorii, furnizorii, etc) pe baza confirmarii platii de catre compartimentele de resort, nu in ultimul rand, serviciul financiar intocmeste evidenta sintetica si analitica a impozitelor si decontarilor cu bugetul statului a varsamintelor si prelevarilor din beneficii a fondurilor speciale, a finantarilor pentru cresterea mijloacelor circulante, a debitorilor si a furnizorilor.

Biroul CONTABILITATE asigura efectuarea corecta si la timp a inregistrarilor contabile privind: fondurile fixe si calculul amortizarii, mijloace circulante, cheltuieli de productie sau circulatie si calculul costurilor, mijloacelor banesti si imprumiturile bancare, fondurile proprii si alte fonduri creditorii si alte decontari, investitiile si rezultate financiare.

6.3 APLICATIE PRACTICA

Pentru centralizarea si controlul exactitatii datelor inregistrate in conturi se intocmeste balanta de verificare inainte de inventarierea patrimoniului. Discutata din acest punct de vedere, balanta pregateste datele de referinta necesare compararii soldurilor din inventarul contabil si inventarul faptic. Balanta conturilor inainte de inventariere poate fi abordata ca un inventar contabil. Situatia de referinta a inventarului faptic o reprezinta soldurile finale calculate in balanta. De aceea, balanta poate fi interpretata si ca un inventar contabil. Astfel, pe data de 30 noiembrie 2014 se intocmeste o balanta de verificare a conturilor a societatii SC EMIR SRL. dupa cum urmeaza:

In urma inventarierii, in patrimoniul societatii. au avut loc urmatoarele operatii contabile:

1. constatare de minus la materii prime, in cadrul normelor legale de scazamant:

601"Cheltuieli privind materiile prime” = 301"Materii prime" 5.000 lei

2. constatare de minus la produse finite ,imputabil:

711"Variatia stocurilor" = 345 "Produse finite" 3.000 lei

3. imputarea minusului constatat la produse finite, angajatului societatii, la valoarea constatata, TVA 20%:

4282 "Alte creante si datorii in = % 3.570 lei

legatura cu personalul" 758"Alte venituri din

exploatare" 3.000 lei

4427"TVA colectata" 570 lei

4. retinerea din salariul angajatului vinovat de minusul constatat la produse finite, a imputatiei:

421"Personal-remuneratii datorate" = 4282"Alte datorii si

creante in legatura cu personalul"3.570 lei

5. constatare de plus la marfuri:

371"Marfuri" = 607"Cheltuieli privind marfurile"4.500 lei

6. constatare, in urma inventarierii, de plus in casierie:

5311"Casa in lei" = 758"Alte venituri din exploatare"2.500 lei

7. constatare de minus la inventariere, la semifabricate, imputabil:

711"Variatia stocurilor" = 341"Semifabricate" 1.000 lei

8. imputarea prejudiciului referitor la semifabricate"

461"Debitori diversi" = % 1.190 lei

758"Alte venituri din exploatare" 1.000 lei

4427"TVA colectata" 120 lei

9. constatare de plus la inventariere la aparatura birotica

214"Aparatura birotica" = 131"Subventii pentru investitii"1.500 lei

10. constatare de minus la materiale auxiliare, pentru care la data inventarierii nu se poate determina faptul generator

473"Decontari din operatii in curs de clarificare" = 3012"Materiale auxiliare" 500 lei

11. solutionarea ulterioara a cazului: minus generat de calamitati naturale

671"Cheltuieli privind calamitatile si alte evenimente extraordinare" = 473"Decontari din operatii in curs de clarificare" 500 lei

12. constatare de minus la marfuri, imputabil:

607"Cheltuieli privind marfurile" = 371"Marfuri" 4.000 lei

13. imputarea prejudiciului referitor la marfuri, persoanei vinovate, la valoarea de inventar, TVA 20%:

461"Debitori diversi" = % 4.760 lei

758"Alte venituri din exploatare" 4.000 lei

4427"TVA colectata" 760 lei

14. minus constatat la un mijloc de transport in stare noua, neamortizat, imputabil:

658"Alte cheltuieli de exploatare" = 2133"Mijloace de transport"20.000 lei

15. imputarea minusului la mijloace de transport la valoarea de 30.000.00 lei, TVA 20%:

461"Debitori diversi" = % 35.700 lei

758" Alte venituri din exploatare" 30.000 lei

4427"TVA colectata" 5.700 lei

16. constatare de plus la echipamente tehnologice:

2131"Echipamente tehnologice" = 131"Subventii pentru investitii"7.000 lei

17. constatare de minus la obiecte de inventar pentru care, pana la data inventarierii, nu se poate determina faptul generator:

473"Decontari din operatii in curs de clarificare" = 303"Obiecte de inventar 500 lei

18. solutionarea ulterioara a cazului, minus generat de calamitati naturale:

671"Cheltuieli privind calamitati si alte evenimente extraordinare" = 473"Decontari din operatii in curs de clarificare" 500 lei

19. se constata o depreciere a marfurilor stocate, stoc scriptic 2.5 buc., cost achizitie 6.000lei/buc; stoc faptic 2.5 buc., valoarea de piata a marfurilor in momentul inventarierii 5 Lei/buc. Se inregistreaza o depreciere de: (6 lei-5lei)x2.5buc. pentru care se constituie un provizion in valoare de 2.500 lei.

6814 "Cheltuieli de exploatare privind provizioanele pentru deprecierea marfurilor" = 397 "Provizioane pentru deprecierea activelor circulante 2.500 lei

20. inchiderea conturilor de TVA:

TVA deductibila = 0

TVA colectata = 72200

4427"TVA colectata" = 4423"TVA plata" 7.220 Lei

21. inchiderea conturilor de cheltuieli:

121"Profit si pierdere" = % 29.000 lei

601"Cheltuieli privind materiile prime" 5.000 lei

658"Alte cheltuieli de exploatare" 20.000 lei

671"Cheltuieli privind calamitatile si alte evenimente extr." 1.000 lei

607"Cheltuieli privind marfurile" 500 lei

6814"Cheltuieli de exploatare privind provizioanele pentru

deprecierea marfurilor" 2.500 lei

22. inchiderea conturilor de venituri:

758"Alte venituri din exploatare" = 121"Profit si pierdere" 40.5 lei

23. inchiderea contului 711"Variatia stocurilor":

121"Profit si pierdere" = 711"Variatia stocurilor" 4.000 lei

Dupa efectuarea inventarierii si contabilizarii regularizarilor de inventar, se intocmeste o noua balanta a conturilor. Functia acesteia se manifesta cu precadere pentru pregatirea informatiei necesare determinarii rezultatului exercitiului si asigurarea suportului informational necesar redactarii bilantului contabil.

Balanta se redacteaza inainte de stabilirea rezultatului exercitiului si nu dupa determinarea acestuia. Ea se delimiteaza si ca suport informational pentru inchiderea conturilor de venituri si cheltuieli. In urma inregistrarii operatiilor determinate de lucrarile de inchidere a exercitiului financiar, se presupune urmatoarea balanta a soldurilor conturilor la 31.XII.2014: