CONTABILITATE ȘI INFORMATICĂ DE GESTIUNE [308423]
UNIVERSITATEA „VALAHIA” DIN TÂRGOVIȘTE
FACULTATEA DE ȘIINȚE ECONOMICE
SPECIALIZAREA:
CONTABILITATE ȘI INFORMATICĂ DE GESTIUNE
PROIECT DE DIPLOMĂ
COODONATOR ȘTIINȚIFIC:
Lect. Dr. Radu Florin
ABSOLVENT: [anonimizat] 2015 –
UNIVERSITATEA „VALAHIA”DIN TÂRGOVIȘTE
FACULTATEA DE ȘIINȚE ECONOMICE
SPECIALIZAREA:
CONTABILITATE ȘI INFORMATICĂ DE GESTIUNE
PROIECTAREA UNUI SISTEM INFORMATIC PENTRU ANALIZA RELAȚIILOR CU TERȚII LA INSTITUTUL NAȚIONAL DE STUDII ȘI CERCETĂRI ÎN COMUNICAȚII – I.N.S.C.C. BUCUREȘTI
COODONATOR ȘTIINȚIFIC:
Lect. Dr. Radu Florin
ABSOLVENT: [anonimizat] 2015 –
LISTĂ FIGURI
Figură 1:Graficul cifrei de afaceri în perioada 2011 – 2014 11
Figură 2: Graficul veniturilor totale în perioada 2011 – 2014 12
Figură 3: Graficul cheltuielilor totale în perioada 2011 – 2014 12
Figură 4: Traseul cambiei 18
Figură 5: Biletul la ordin 18
Figură 6: Traseul cecului 19
Figură 7: Componente fond salarii 20
Figură 8: Introducere în Microsoft Access 2010 40
Figură 9: Interfața Microsoft Access 41
Figură 10: [anonimizat] 42
Figură 11: Panoul de navigare 42
Figură 12: Tabela CLIENT 45
Figură 13: Tabela CREANȚĂ 46
Figură 14: Tabela FURNIZOR 47
Figură 15: Tabela DATORIE 48
Figură 16: Tabela SALARIAT 49
Figură 17: Tabela SALARIU 50
Figură 18: Tabela TRANZACȚIE 51
Figură 19: Relațiile dintre tabele 52
Figură 20: Meniul principal 54
Figură 21: Meniu actualizări 54
Figură 22: Meniu rapoarte 55
Figură 23: Student 56
Figură 24: Formular CLIENT 57
Figură 25: Formular FURNIZOR 58
Figură 26: Formular – SALARIAT 59
Figură 27: Formular – TRANZACȚIE 60
Figură 28: Factură – modul de proiectare 61
Figură 29: Factură – fișă de date 61
Figură 30: Chitanță – modul de proiectare 62
Figură 31: Chitanță – fișă de date 63
Figură 32: Contribuții – modul de proiectare 63
Figură 33: Contribuții – fișă de date 64
Figură 34: Rețineri – modul de proiectare 64
Figură 35: Rețineri – fișă de date 65
Figură 36: [anonimizat] 66
Figură 37: [anonimizat] 66
Figură 38: [anonimizat] 66
Figură 39: [anonimizat] 67
Figură 40: TVA – modul de proiectare 68
Figură 41: TVA – fișă de date 68
Figură 42: [anonimizat] 69
Figură 43: [anonimizat] 70
Figură 44: FACTURĂ – Raport 71
Figură 45: CHITANȚĂ – Raport 72
Figură 46: [anonimizat] 73
Figură 47: [anonimizat] 74
Figură 48: [anonimizat] 74
INTRODUCERE
Tema actualei lucrării o [anonimizat], utilizând sistemul de gestionare a bazelor de date Microsoft Access 2010.
Întrucât orice întreprindere este constituită cu scopul de a [anonimizat]. [anonimizat], [anonimizat], pentru a putea produce sunt necesare materii prime de la furnizori de încredere și pentru a avea profit trebuie ca întreprinderea să obțină venituri din vânzări către clienți permanenți sau temporari. Pentru a sistematiza toate aceste acțiuni am creat un sistem informatic prin care se evidențiază decontările cu terții din care rezultă anumite documente, precum: facturi, chitanțe, jurnale pentru vânzări și jurnale pentru cumpărări, cât și ștate de salarii.
Motivul pentru care mi-am ales această temă îl reprezintă importanța actuală a sistemelor informatice în existența și dezvoltarea dinamică a entităților din toate domeniile de activitate. Aceste sisteme prezintă un impact remarcabil asupra necesităților administrative și operaționale și sunt în continuă dezvoltare, fiind implicate și asupra strategiilor și politicilor organizației. Sistemul informatic privind relațiile cu terții are rolul de a ușura munca angajaților și de a reduce timpul pentru efectuarea unor calcule sau completarea unor formulare care, prin utilizarea sistemului, sunt generate automat prin introducerea datelor primare ce urmează a fi prelucrate.
Prezenta lucrare este structurată pe patru capitole, astfel:
Primul capitol cuprinde caracteristicile generale ale Institutului Național de Studii și Cercetări pentru Comunicații – INSCC București, dar și o apreciere a principalilor indicatori economici ai entității.
În cadrul capitolului doi sunt prezentate noțiuni teoretice privind contabilitatea relațiilor cu terții.
Capitolul trei este reprezentat de studiul de caz prin care se evidențiază modul practic de înregistrare în contabilitate a relațiilor cu terții.
Capitolul patru prezintă nucleul lucrării, și anume, proiectarea sistemului informatic pentru analiza decontărilor cu terții.
CAPITOLUL 1. INSTITUTUL NAȚIONAL DE STUDII ȘI CERCETĂRI PENTRU COMUNICAȚII
Institutul Național de Studii și Cercetări pentru Comunicații – I.N.S.C.C. București este persoană juridică română cu drept public, funcționează și este organizat ca Institut Național de Cercetare – Dezvoltare în domeniul comunicațiilor aflat, în prezent, sub coordonarea Ministerului Educației Naționale, în calitate de organ al puterii de stat.
INSCC prezintă un rol important în stabilirea protocoalelor din domeniul comunicațiilor prin promovarea de tehnici și tehnologii avansate, prin certificarea și evaluarea conformității echipamentelor și serviciilor de comunicații și prin efectuarea de studii științifice și tehnice privind infrastructura de comunicații. Activitatea INSCC susține extinderea pieței de comunicații oferind materiale indispensabile fundamentării deciziilor pentru stabilirea politicilor și strategiilor în domeniu.
Institutul național funcționează, din punct de vedere contabil, pe bază de autonomie financiară și gestiune economică, determină amortismente, organizează și conduce contabilitatea în conformitate cu Legea contabilității nr. 82/1991 republicată, cu actualizările și reglementările contabile aplicabile.
Obiectul principal de activitate constă în efectuarea de:
studii și cercetări fundamentale și aplicative în comunicații avansate;
dezvoltări tehnologice;
studii și reglementări de natură tehnică și economică;
strategii, standarde și reglementări naționale/internaționale;
teste, măsurători și probe, certificări și autorizări de conformitate privind asigurarea exigențelor impuse instalațiilor, aparatelor, serviciilor și sistemelor de comunicații.
Scurt istoric
Institutul Național de Studii și Cercetări pentru Comunicații: INSCC – București a fost înființat în anul 1955, conform Hotărârii Guvernului nr. 1234/1996, în urma desființării Centrului Național de studii și Cercetări pentru Comunicații, fiind coordonat de Ministerul Comunicațiilor.
INSCC a fost fondat sub numele de Laboratorul de Cercetări Telecomunicații – L.C.T., având, de-a lungul timpului, diverse denumiri:
„Institutul de Cercetări Telecomunicații – ICT” din 1959;
„Institutul de Cercetări Transporturi și Telecomunicații – ICTTc” din 1964;
„Institutul de Cercetări Telecomunicații – ICTc” din 1966;
„Institutul de Cercetări și Proiectări Tehnologice în Comunicații – ICPTTc” din 1973;
„Centrul Național de Studii și Cercetări pentru Comunicații – CNSCC” 1991;
Iar din anul 1996 se numește „Institutul Național de Studii și Cercetări pentru Comunicații – INSCC”.
Scopul și obiectul de activitate
Institutul a fost înființat cu scopul de a desfășura activități de cercetare științifică în sfera comunicațiilor prin elaborarea de strategii de dezvoltare a comunicațiilor și de realizare a obiectivelor Programului Național de Cercetare Științifică și de Dezvoltare a Tehnologiei.
Obiectul de activitate prezentat detaliat constă în:
Activități de cercetare și dezvoltare
Creșterea nivelului de cunoștințe în sfera comunicațiilor prin efectuare de cercetări fundamentale de bază și specifice unor situații concrete;
Realizarea de modele, platforme, stații-pilot și tehnologii generice pentru implementarea cercetărilor viitoare prin efectuarea de cercetări aplicative, de tip precompetitiv;
Restructurarea, retehnologizarea și modernizarea domeniului economic prin elaborare de analize și cercetări aplicative;
Dezvoltarea sferei de comunicații și a domeniului științei și tehnologiei prin elaborare de studii de prognoză și diagnoză de strategii și de standarde;
Soluționare de probleme specifice domeniului comunicațiilor.
Activități secundare cercetării
Consultanță, asistență tehnică, prestare de servicii tehnologice și științifice agenților economici sau oricăror clienți interesați;
Testare și certificare de dispozitive.
Formarea și specializarea cercetătorilor în comunicații
Execuție de produse unicate în serii mici
Structura organizatorică
În structura sa organizatorică, institutul poate avea subunități precum: laboratoare, secții și alte sisteme organizatorice necesare pentru îndeplinirea obiectului său de activitate. Astfel, pot fi organizate și colective specializate sau interdisciplinare în funcție de specificul și obiectivele activității. Laboratoarele de cercetare – dezvoltare din cadrul INSCC sunt:
1. Laborator Radiocomunicații;
2. Laborator Rețele de Comunicații;
3. Laborator Terminale de Comunicații și Telematică;
4. Laborator de Încercări în Comunicații.
Relațiile dintre subunitățile institutului, cât și relațiile cu terții, sunt stabilite de către directorul general, având posibilitatea de a atribui calitatea de împuternicit conducătorilor subunităților, cu acordul consiliului de administrație.
Structura organizatorică și funcțională a Institutului Național de Studii și Cercetări pentru Comunicații este prezentată în Anexa 1.
Statutul institutului
Denumirea: INSTITUTUL NAȚIONAL DE STUDII ȘI CERCETĂRI PENTRU COMUNICAȚII – INSCC București;
Forma juridică: Institut național de Cercetare-Dezvoltare coordonat de MINISTERUL EDUCAȚIEI NAȚIONALE;
Adresa: Sediul institutului se află în România, Municipiul București, Bulevardul Preciziei, nr. 6, sector 6, cod 062203;
Domeniul de specialitate: Cercetare și dezvoltare în științe fizice;
Direcții de cercetare: radiocomunicații, radiodifuziune, rețele de comunicații electronice și poștale, implementarea de noi servicii, managementul spectrului de frecvențe, aparatură terminală și telematică.
În prezent, Institutul Național de Studii și Cercetări pentru Comunicații este singurul institut național de cercetare-dezvoltare în comunicații din România.
Principalii clienți ai INSCC
I.N.S.C.C. și-a câștigat dreptul de autoritate națională principală de inspecție tehnică în sfera Comunicațiilor, executând proiecte de cercetare – dezvoltare și expertize tehnice pentru beneficiari ca:
MSI – Ministerul pentru Societatea Informațională
MINISTERUL EDUCAȚIEI ȘI CERCETĂRII
ICI – Institutul Național de Cercetare Dezvoltare În Informatică
COMOTI – Institutul Național De Cercetare Dezvoltare Turbomotoare
ANCOM – Autoritatea Națională pentru Administrare și Reglementare în Comunicații
ORANGE
POȘTA ROMÂNĂ
IBM ROMÂNIA
ALCATEL NETWORK SYSTEMS ROMANIA
GERMANOS TELECOM ROMÂNIA
TEHNOTON
Principalii furnizori ai INSCC
Pentru desfășurarea activității de cercetare, institutul își procură materialele și serviciile necesare de la furnizori, precum:
CEPROCIM SA
PRIME TELECOM SRL
TELEKOM SA
IMTECH TECHNOLOGY SA
LEX AUDITA SRL
Avocat HAIDA
VODAFONE SA
ROVACRIS SRL
VECTOR SRL
ALPHA AUDIT EXPERT SRL
Evoluția principalilor indicatori în perioada 2011 – 2014
Cifra de afaceri – evoluție în perioada 2011 – 2014
Cifra de afaceri este indicatorul ce evaluează rezultatele la nivel macroeconomic și reprezintă valoarea totală a vânzărilor realizate de o entitate pe parcursul unui exercițiu fiscal.
Figură 1:Graficul cifrei de afaceri în perioada 2011 – 2014
În primii trei ani din perioada analizată institutul a înregistrat o scădere semnificativă a cifrei de afaceri, ajungând de la o valoare de 1.800.395 lei în anul 2011 la 1.593.782 lei, o scădere cu aproximativ 206.600 lei datorată micșorării cererii de elaborare de proiecte în domeniu, iar în anul 2014 se observă o ușoară creștere a indicatorului cu 77.400 lei.
Veniturile totale – Evoluție în perioada 2011 -2014
Figură 2: Graficul veniturilor totale în perioada 2011 – 2014
În perioada analizată, s-a înregistrat o scădere a veniturilor totale cu o valoare de 329.100 lei, punctul minim al indicatorului fiind atins în anul 2013, în anul 2014 observându-se o ușoară creștere a acestuia.
Cheltuielile totale – Evoluție în perioada 2011 – 2014
Figură 3: Graficul cheltuielilor totale în perioada 2011 – 2014
Cheltuielile totale, la fel ca veniturile, înregistrează o descreștere în primii trei ani analizați datorată scăderii cheltuielilor pentru elaborarea proiectelor de cercetare, a cheltuielilor cu serviciile și materialele necesare îndeplinirii obiectivului de activitate, iar în 2014 observăm o ușoară creștere a indicatorului.
Profitul brut – Evoluție în perioada 2011 – 2014
Figura 4: Graficul profitului brut în perioada 2011 – 2014
În perioada analizată, diagrama profitului brut al Institutului prezintă o structură haotică. Astfel, observăm în 2012 o creștere cu 2.910 lei față de anul 2011, în care unitatea a înregistrat un profit maxim în valoare de 49.227 lei datorat creșterii cererilor pentru proiecte de cercetare și dezvoltare în domeniul comunicațiilor. În anul 2013, profitul înregistrează o scădere cu 5,427 lei, reprezentând valoarea minimă a acestuia, după care, în anul 2014, se observă o ușoară creștere a indicatorului cu aproximativ 2000 lei.
CAPITOLUL 2. NOȚIUNI TEORETICE PRIVIND CONTABILITATEA RELAȚIILOR CU TERȚII
Relațiile cu terții vizează, îndeosebi, conceptele de creanțe și datorii. Pentru analiza și reflectarea lor în contabilitate se utilizează conturile din clasa 4 – Conturi de terți, organizate pe grupe distincte în funcție de terțele persoane cu care societatea comercială intră în relații directe de natură comercială, financiară, economică, juridică, socială,etc.
Organizarea, evaluarea și clasificarea creanțelor și a datoriilor
Creanțele și datoriile, elemente de activ și respectiv pasiv, reprezintă două părți necesare pentru patrimoniul societății, fiind formate din componente eterogene și având o semnificativă implicație în relațiile comerciale dintre agenții economici. Acestea sunt generate de dorința de extindere a obiectului de activitate, cât și de nevoia de evoluție din punct de vedere economic.
În ceea ce privește contabilitatea clientului și a furnizorului, se vor înregistra operații patrimoniale, precum: achiziție sau livrare de mărfuri, materii prime și materiale, prestare de servicii, executare lucrări și alte operațiuni comerciale înscrise, de regulă, în contracte încheiate între terți.
Contabilitatea datoriilor
Datoria reprezintă contrapartida creanței, aceasta fiind o obligație a entității contractată cu persoane fizice sau juridice, precum: furnizorii, personalul, instituții de credit, bugetul statului, asigurările sociale, asociații sau acționarii, precum și clienții creditori. Datoria, pe de altă parte, reprezintă pentru entitate o sursă externă de finanțare ce presupune plata integrală a datoriei și, după caz, a unei dobânzi, la o scadență ulterioară înscrisă în contract.
Reflectarea datoriilor în contabilitate se face la data apariției lor în patrimoniul societății utilizând următoarele conturi sintetice de gradul I: 401 „Furnizori”, 404 „Furnizori de imobilizări”, 408 „Furnizori-facturi nesosite”, 419 „Clienți creditori”. Aceste conturi au funcție contabilă de pasiv și reflectă: în credit – obligații ale societății față de terți și în debit – stingerea datoriilor prin efectuarea plăților către furnizori.
Clasificare:
În funcție de conținutul economic:
Datorii financiare, sunt surse externe de finanțare ce cuprind:
Creditele bancare primite de la instituții financiare în baza unui contract;
Împrumuturile primite de la persoane fizice sau juridice sau de la personalul întreprinderii.
Datorii comerciale sunt acele obligații de plată ale întreprinderii față de furnizorii și creditorii facturilor comerciale pentru mărfuri achiziționate, servicii și avansuri primite.
Datorii calculate sunt datoriile față de persoane fizice și juridice, îndeosebi față de personalul întreprinderii, companiile pentru asigurări, bugetul de stat și alți creditori.
Contabilitatea creanțelor
Creanța reprezintă dreptul titularului său, numit creditor, de a pretinde celeilalte părți, debitorului, plata unei sume de bani,executarea unei lucrări, livrarea unor bunuri, prestarea unui serviciu conform unui contract încheiat anterior.
Reflectarea în contabilitate a creanțelor se realizează cu ajutorul conturilor sintetice din clasa 4, dintre care: 411 „Clienți”, 413 „Efecte de primit”, 416 „Clienți incerți”, 409 „Furnizori – debitori”, 425 „Avansuri acordate personalului”, 461 „Debitori diverși”, și altele, toate acestea fiind conturi cu funcție de activ. Debitul conturilor reflectă diverse creanțe din livrare de bunuri, executare de lucrări, avansuri către furnizori, și altele. În creditul acestor conturi se reflectă creanțele încasate de la terți. Prezintă sold debitor cu drepturile cuvenite.
Clasificare:
În funcție de natura operațiilor cu care se identifică, creanțele pot fi:
Creanțe comerciale;
Creanțe financiare;
Creanțe privind avansuri acordate furnizorilor;
Creanțe ale personalului (datoriile salariaților față de întreprindere);
Creanțe pentru veniturile calculate (închiriere de spațiu sau bunuri).
În funcție de activitățile din care se desprind, identificăm:
Creanțe din livrări și prestații de servicii către clienți;
Creanțe din avansuri acordate către salariați;
Creanțe din TVA de recuperat și subvenții de primit de la buget;
Creanțe din avansuri și aconturi acordate către furnizori pentru diverse bunuri sau servicii;
Creanțe diverse: către asociați/acționari, subunități, debitori diverși.
Contabilitatea relațiilor cu furnizorii și clienții
Furnizorul este agentul economic ce deține calitatea de vânzător și pune la dispoziția terților bunuri și servicii în schimbul unui cost prestabilit sau în baza unei înțelegeri contractuale.
Clientul este agentul economic care deține calitatea de cumpărător și care achiziționează de la furnizor bunuri sau servicii contra cost.
În contabilitatea furnizorului se vor înregistra creanțele rezultate din vânzarea de bunuri și din prestarea de lucrări sau servicii executate către clienți, și datoriile rezultate din avansurile primite de la aceștia.
Clientul va înregistra în contabilitate datoriile create în urma achizițiilor față de furnizori, dar și creanțele față de aceștia pentru avansurile acordate.
Înregistrarea în contabilitate a creanțelor și a datoriilor, conform prevederilor din art. 14, Legea Contabilității nr. 82/1991 republicată, se realizează la valoarea nominală înscrisă în documente. Creanțele și datoriile create în valută, se vor înregistra în contabilitate atât în valută, cât și în lei, calculat în funcție de cursul de schimb existent la data efectuării tranzacției.
Evaluarea creanțelor și a datoriilor se realizează la valoarea de intrare, în momentul intrării lor în patrimoniul societății. Valoarea de intrare se stabilește astfel: la valoarea de aport pentru bunurile constituite ca aport la capitalul social, la valoarea justă pentru bunurile primite cu titlu gratuit, la costul de producție pentru bunurile produse de unitate și la cost de achiziție pentru bunurile procurate prin contract cu titlu oneros.
Reduceri de preț acordate clienților de către furnizori
Reducerile de preț sunt reprezentate de un procent calculat din totalul unei facturi, acordat
clienților. Acestea sunt de două tipuri: reduceri comerciale și reduceri financiare.
Reduceri comerciale:
Rabatul – reducere acordată pentru o calitate inferioară a produselor livrate.
Remiza – se acordă de către furnizor pentru volumul mare al comenzilor, pentru fidelitatea clienților sau pentru importanța clientului pentru întreprindere.
Risturnul – reducere calculată în raport cu operațiile efectuate într-o anumită perioadă de timp cu același client.
Reducere financiară:
Scontul – reducere acordată în momentul în care se efectuează plata, în cazul în care aceasta are loc înaintea termenului stabilit.
Ordinea de calculare și acordare a reducerilor comerciale este următoarea: rabaturi, remize și risturnuri; rabaturile și remizele având rolul de a micșora valoarea de achiziție a bunurilor, nu se înregistrează în contabilitate.
Reducerile comerciale preced reducerile financiare, reducerile aplicându-se asupra valorii nete determinate anterior. Taxa pe valoarea adăugată nu se aplică asupra reducerilor, ci doar asupra valorii finale rezultate după aplicarea reducerilor comerciale.
O factură ce conține reduceri comerciale se înregistrează în contabilitate la valoarea netă comercială, iar sconturile se înregistrează la venituri sau cheltuieli financiare, în momentul acordării acestora.
Contabilitatea decontărilor prin efecte comerciale
Efectele comerciale sunt titluri de valoare negociabile imediat sau la termen scurt, acestea fiind eliberate în cadrul relațiilor cu terții în vederea achitării sau încasării unor datorii sau creanțe rezultate în urma unor livrări de bunuri, executări de lucrări sau a unor servicii prestate.
Efectele comerciale sunt de diferite tipuri: cambii, bilete la ordin, cecuri, înscrisuri. Acestea pot fi, din punct de vedere financiar, instrumente de plată, cu care se pot stinge creanțe și datorii, și instrumente de mobilizare, transformând datoriile și creanțele în valori ce se pot negocia imediat sau pe termen scurt.
Cambia este instrumentul prin care o persoană (trăgătorul) ordonă altei persoane (trasului) să plătească o anumită sumă de bani, la o dată scadentă, unei terțe persoane (beneficiarul).
Figură 4: Traseul cambiei
Cambia poate fi instrument de încasare, instrument de plată, de creditare sau de garantare.
Biletul la ordin este considerat a fi o variantă a cambiei, un instrument de plată prin care emitentul se obligă să plătească unui beneficiar o sumă de bani la un moment dat și într-o anumită locație.
Figură 5: Biletul la ordin
Cecul este instrumentul prin care o persoană (trăgătorul) dă ordin scris băncii sale (trasul) să achite o sumă de bani beneficiarului. Această operație presupune existența unui disponibil (provizion) în contul trăgătorului, la banca respectivă.
Figură 6: Traseul cecului
Contabilitatea relațiilor cu personalul, cu protecția și asigurările sociale
Pentru realizarea obiectivelor propuse, în cadrul entităților economice, se utilizează atât resurse materiale, cât și resurse umane, acestea fiind factori economici fără de care unitatea nu și-ar putea desfășura activitatea economică.
Conform Noului cod al muncii, intrat în vigoare în anul 2015, orice angajat, care deține un contract (individual sau colectiv) de muncă, beneficiază de drepturi bănești denumite generic salarii. Contractul de muncă, individual sau colectiv, este contractul prin care o persoană fizică se obligă să presteze muncă, să desfășoare o activitate în folosul unui angajator ce poate fi persoană fizică sau juridică, contra unei remunerații bănești numită salariu.
Salariul constă în totalitatea veniturilor, ce pot fi în bani sau în natură, realizate de o persoană fizică ce prestează o activitate în temeiul unui contract de muncă, individual sau colectiv, încheiat pe o perioadă determinată sau nedeterminată de timp. Salariul brut de bază minim garantat în plată pentru un program normal de activitate se stabilește printr-o hotărâre a Guvernului, în urma consultării sindicatelor. Astfel, angajatorului îi este interzis a negocia sau a stabili, prin contractul de muncă, un salariu mai mic decât cel minim brut pe țară. Salariile sunt plătite în bani cel puțin o dată pe lună la data stabilită în contractul de muncă sau prin regulamentul intern. Plata în natură a unei părți din salariu se efectuează doar în cazul în care acest lucru este precizat expres în contractul de muncă.
Salariul cuprinde: salariul de bază, sporuri, adaosuri, indemnizații pentru concedii de odihnă sau medicale, precum și alte drepturi ale personalului datorate și plătite ulterior de către angajator din fondul de salarii.
Calculul, înregistrarea și decontarea salariilor reprezintă obiectul contabilității decontărilor cu personalul. Pentru salariile angajaților, întreprinderea suportă anumite cheltuieli efectuate din fondul de salarii.
Cheltuielile angajatorului cu salariile
Fondul de salarii este format din toate salariile brute acordate de angajator. Salariul brut este format din mai multe elemente, și anume:
Salariul de încadrare – se stabilește în urma unor negocieri individuale sau colective între salariați și angajator. Salariul brut de bază se acordă în funcție de timpul lucrat și poate fi mai mic sau egal cu salariul de încadrare.
Începând cu data de 1 ianuarie 2015, salariul de bază minim brut garantat la plată pe țară este de 975 lei pe lună, pentru un program de 168,667 ore lunar în anul 2015, reprezentând 5,781 lei/oră.
Începând cu data de 1 iulie 2015, salariul de bază minim brut garantat la plată pe țară va crește la valoarea de 1.050 lei pe lună, reprezentând 6,225 lei/oră.
Sporurile – pot fi: permanente și temporare.
Permanente:
Pentru ore suplimentare lucrate sistematic;
Pentru vechime în muncă;
Pentru conducere;
Pentru lucrul efectuat pe timpul nopții;
Pentru condiții deosebite de lucru: periculoase, grele, toxice, stres, izolare, etc.;
Pentru exercitarea a două funcții;
Pentru confidențialitate.
Temporare:
Pentru ore suplimentare lucrate în afara programului de lucru sau în zilele declarate libere prin lege (sărbători legale, repaus săptămânal);
Pentru orele de traducere, dacă această sarcină nu este cuprinsă în fișa postului.
Adaosurile – sunt de trei tipuri:
Premii acordate ca recompense pentru performanțele angajaților;
Adaosuri de acord;
Adaosuri de sărbători și pentru vacanță.
Indexările – reprezintă procentajul din salariul de bază adăugat la acesta în urma creșterii prețurilor.
Indemnizații pentru concediile de odihnă:
Fiecare angajat are dreptul la minim 20 zile de concediu anual;
Concediul de odihnă este garantat și plătit tuturor salariaților;
Fiecare unitate trebuie să organizeze programarea concediilor astfel încât toți angajații să beneficieze de 15 zile lucrătoare consecutive de concediu pe an;
Concediul neefectuat se compensează cu bani doar în cazul în care se încheie contractul de muncă;
Indemnizația acordată pentru incapacitate temporară de muncă se suportă de către angajator din fondul de salarii și, pentru perioade mai mari de timp, de către Fondul național unic de asigurări sociale de sănătate.
Alte drepturi ale personalului pot fi:
Participarea la profit;
Tichete de masă acordate potrivit legii.
Contribuția unității la asigurările sociale – C.A.S. se calculează, în funcție de tipul activității, în funcție de următoarele cote, având ca bază de calcul fondul de salarii:
15,8% – condiții normale de lucru;
20,8% – condiții deosebite de lucru;
25,8% – condiții speciale de lucru.
Contribuția unității la asigurările pentru accidente de muncă și boli profesionale cuprinsă între 0,15% – 0,85% în funcție de clasele de risc.
Contribuția unității la fondul de șomaj – C.F.S. se calculează în procent de 0,5% din fondul de salarii brut.
Contribuția unității la fondul de asigurări sociale de sănătate – C.A.S.S. se calculează în procent de 5,2% din fondul de salarii realizat, în care se includ și indemnizațiile.
Contribuția la Fondul de garantare pentru plata creanțelor salariale – reprezintă 0,25% din fondul de salarii brut.
Rețineri salariale suportate de angajați
Contribuția individuală la asigurările sociale – C.A.S. se calculează în procent de 10,5% din salariul brut, indiferent de condițiile de muncă, în care se include și contribuția la fondurile de pensii private în cotă de 5%.
Contribuția individuală la fondul de șomaj – C.F.S. calculată în procent de 0,5% din salariul de bază.
Contribuția individuală la asigurările sociale de sănătate – C.A.S.S. reprezintă 5,5% din salariul brut.
Impozitul pe salarii se calculează în cotă unică de 16% din salariul impozabil.
Alte rețineri către terți: chirii, rate, amenzi, pensii alimentare, etc. se efectuează doar în baza unor contracte sau titluri executorii, după caz.
Salariul impozabil – determinare
Venitul impozabil din salarii se stabilește prin scăderea contribuțiilor enumerate și a unor deduceri personale acordate pentru persoanele care au un salariu brut, pentru funcția de bază, mai mic sau egal cu 1.000 lei, astfel:
250 lei – pentru salariații cu nicio persoană în întreținere;
350 lei – pentru salariații cu o persoană în întreținere;
450 lei – pentru salariații cu două persoane în întreținere;
550 lei – pentru salariații cu trei persoane în întreținere;
650 lei – pentru salariații cu patru sau mai multe persoane în întreținere.
Pentru salariații care obțin venituri brute lunare cuprinse între 1.000 și 3.000 lei inclusiv, deducerile personale se calculează după formula:
Persoane în întreținere = 0 =>
Persoane în întreținere = 1 =>
Persoane în întreținere = 2 =>
Persoane în întreținere = 3 =>
Persoane în întreținere4 =>
În cazul salariaților care obțin venituri brute lunare mai mari de 3.000 lei nu se acordă deduceri personale.
Contabilitatea relațiilor cu bugetul statului
2.4.1. Structura obligațiilor fiscale
Desfășurarea de activități economice în cadrul unei întreprinderi generează automat datorii și creanțe față de bugetul statului și față de alte instituții publice.
Obligațiile fiscale se concretizează în impozite, taxe și contribuții, clasificate în:
Impozite directe:
impozit pe profit;
impozit pe veniturile din salarii;
impozit pe veniturile microîntreprinderilor;
impozit pe dividende;
impozite locale: impozitul pe terenuri, pe clădiri, pe venituri agricole;
taxe locale: taxa pentru mijloace de transport, taxa pentru publicitate, taxa hotelieră, etc.;
fonduri speciale:
fondul special pentru drumurile publice;
fondul de sănătate;
fondul pentru turism, etc.;
Impozite indirecte:
taxa pe valoarea adăugată;
taxe pentru eliberarea licențelor, autorizațiilor, etc.;
taxe vamale;
taxa pentru jocuri de noroc, etc.
Contabilitatea impozitului pe profit
Impozitul pe profit reprezintă o parte din veniturile suplimentare ce depășesc cheltuielile de producție și este datorată bugetului de stat de către toate entitățile patrimoniale.
La plata impozitului sunt obligate toate persoanele juridice române, numite contribuabili, pentru profitul obținut din activitățile economice desfășurate în țară, cât și în străinătate.
Din categoria contribuabililor fac parte: societățile comerciale, regiile autonome, organizațiile cooperatiste, societățile agricole, instituții de credit și financiare, etc.
Sunt scutite de la plata impozitului pe profit entitățile: trezoreria statului, instituțiile publice, persoanele juridice fără scop lucrativ, precum organizațiile sindicale, asociațiile, fundațiile, partidele politice, cultele religioase și alte organizații cu venituri obținute din donații, cotizații ale membrilor, sponsorizare, etc.
Baza de calcul a profitului ce se impozitează este constituită din diferența dintre veniturile realizate și cheltuielile efectuate în scopul obținerii de venituri, din care scădem veniturile neimpozabile și adunăm cheltuielile nedeductibile dintr-un an fiscal. Pentru stabilirea profitului impozabil se iau în calcul și alte elemente precum veniturile și cheltuielile potrivit normelor de aplicare.
Cota de impozit care se aplică profitului impozabil este de 16%.
După scăderea impozitului pe profit din profitul impozabil se obține profitul net al societății. Profitul impozabil se calculează cumulat de la începutul anului fiscal.
Profitul impozabil se calculează și se înregistrează lunar în contabilitate prin cumularea acestuia de la începutul anului fiscal. Astfel, în luna curentă, impozitul pe profit cumulat se calculează ca diferență între impozitul pe profit cumulat de la începutul anului și impozitul pe profit cumulat până la sfârșitul lunii precedente.
Impozitul pe profit se virează trimestrial la bugetul statului, iar sumele vărsate în plus se restituie la cerere sau se compensează trimestrul următor cu sumele datorate.
Contabilitatea taxei pe valoarea adăugată
Taxa pe valoarea adaugată este un impozit plătit indirect către bugetul statului de persoane fizice și juridice, aceasta adăugând o valoare suplimentară bunurilor, serviciilor și lucrărilor. În același timp, este și o taxă generală de consum ce cuprinde toate fazele unui circuit economic (aprovizionare, producție, desfacere).
Operațiunile impozabile incluse în sfera de aplicare a taxei pe valoarea adaugată se pot clasifica, în funcție de regimul de impozitare, astfel:
Operațiuni taxabile cu o cotă a taxei pe valoarea adăugată de 24%, reprezentând cota standard, sunt:
livrări de bunuri corporale sau necorporale: imobilizări, stocuri, licențe, mărci, brevete;
prestări de servicii: transport, reparații, închirieri, lucrări de construcții, etc.;
schimburi de bunuri și servicii care cuprind două livrări diferite;
livrări de bunuri privind acțiunile de protocol și sponsorizările ce exced plafoanele legale;
importuri de bunuri și servicii;
plata în natură a dividendelor și a salariilor;
contravaloarea echipamentului de lucru pentru salariați, suportată de către aceștia;
bunuri constatate lipsă la inventariere.
Operațiuni taxabile cu o cotă a taxei pe valoarea adaugată de 9%, reprezentând cota redusă. Cota redusă se aplică pentru următoarele operațiuni taxabile:
drepturi de intrare la muzee, castele, case memoriale, grădini zoologice și botanice, cinematografe, etc.;
livrările de manuale, reviste, cărți, ziare cu excepția celor menite exclusiv publicității;
medicamentele pentru uz uman și veterinar;
livrări de produse ortopedice și proteze, inclusiv accesoriile cu excepția protezelor dentare;
cazarea în sectorul hotelier sau în sectoare cu funcție similară, inclusiv închirierea de spații amenajate pentru camping.
Operațiuni taxabile, la care se aplică taxa pe valoarea adăugată, sunt cele care îndeplinesc cumulativ condițiile:
Operațiunile care constituie o livrare de bunuri sau prestare de servicii realizate cu plată;
Locul, în care se livrează bunurile sau se prestează serviciile, este considerat a fi România;
Livrarea bunurilor sau prestarea de servicii este efectuată de o persoană impozabilă;
Livrarea bunurilor sau prestarea de servicii (să facă obiectul unei activități economice) să provină dintr-o activitate economică, precum: activitățile comercianților, producătorilor sau prestatorilor de servicii, activitățile agricole, extractive și activități ale profesiilor libere.
În prezent, cota standard a TVA este de 24%. Conform Codului Fiscal taxa se va modifica astfel:
din data de 1 iunie 2015 cota TVA standard va fi de 20%;
din data de 1 ianuarie 2018 cota TVA standard va fi de 18%;
Cota redusă a TVA este de 9% și se aplică asupra serviciilor de permisie a intrării în castele, muzee, livrare de manuale, cărți, livrare de proteze și accesorii, de produse ortopedice și de medicamente, cazarea în sectorul hotelier, livrarea pâinii și produselor de brutărie, a făinii și a grâului, etc.
Conform Ordonanței de Urgență Nr. 6, din 1 iunie 2015, cota redusă se aplică și pentru livrarea alimentelor și băuturilor nealcoolice destinate pentru consumul uman și animal, animale și păsări vii domesticite, semințe, plante, ingrediente utilizate în prepararea alimentelor, produse utilizate pentru completarea sau înlocuirea alimentelor, cât și pentru serviciile de restaurant și catering, excluzând băuturile alcoolice.
Cota redusă de 5% se aplică pentru livrările de locuințe, inclusiv pentru terenul pe care sunt construite, în cazul următoarelor tipuri de locuințe:
cămine de bătrâni și pensionari;
case de copii și centre de reabilitare și recuperare pentru minori cu handicap;
locuințe cu o suprafață utilă de maxim 120 mp achiziționate de o persoană necăsătorită sau familie care nu deține și nu a deținut nicio locuință achiziționată cu cota de 5%;
clădiri cu teren livrate către primari cu scopul de închiriere subvențională unor familii fără posibilități.
Baza de impozitare a taxei pe valoarea adăugată
Baza de impozitare a TVA este reprezentată de contravaloarea livrării de bunuri sau prestării de servicii impozabile, a importurilor impozabile sau a achizițiilor intracomunitare impozabile. Baza de impozitare cuprinde cheltuieli accesorii, precum comisioane, transport, taxe vamale, accize, etc. Nu sunt cuprinse în baza de impozitare: reducerile de preț, penalizările, dobânzile, stocurile degradate, etc.
Calcularea taxei pe valoarea adăugată
Taxa pe valoarea adăugată se calculează aplicând cota standard sau cota redusă asupra bazei de impozitare a TVA.
În cazul în care sumele sunt obținute din prestări de servicii sau vânzări de mărfuri cu amănuntul, în ale căror prețuri se include TVA, pentru aflarea TVA-ului aferent, sumele se înmulțesc cu o cotă recalculată a TVA:
La finalul lunii se calculează totalul pentru TVA deductibilă din jurnalul de cumpărări și, din jurnalul de vânzări, totalul pentru TVA colectată. Comparând cele două totaluri, pot exista două situații:
TVA colectată > TVA deductibilă rezultă că întreprinderea a încasat mai mult TVA decât a plătit, diferența rezultată fiind virată către bugetul statului:
TVA colectată – TVA deductibilă = TVA de plată
TVA colectată < TVA deductibilă rezultă că, în luna respectivă, întreprinderea a plătit mai mult TVA furnizorilor decât a încasat de la clienți, diferența rezultată reprezentând “suma negativă” a TVA ce urmează să fie compensată, în perioada următoare, cu TVA de plată sau alte impozite și taxe datorate către bugetul statului sau rambursată de către acesta, dacă suma negativă a TVA este mai mare de 5000 lei:
TVA deductibilă – TVA colectată = TVA de recuperat
Contabilitatea altor taxe, impozite și vărsăminte asimilate
În această categorie de taxe, impozite și vărsăminte datorate către bugetul de stat local sunt cuprinse următoarele elemente:
Accizele – sunt taxe de consum datorate bugetului de stat pentru consumul unor produse, precum: alcool și băuturi alcoolice, tutun prelucrat, produse energetice și electricitate, cafea, bijuterii, autoturisme, etc. Acestea se datorează de la data livrării produselor sau a importului produselor.
Accizele preced TVA și se calculează aplicând, asupra bazei de impozitare, anumite cote procentuale stabilite în funcție de produsele sau grupurile de produse accizate.
Impozitul pe dividende
Dividendele sunt cota parte din profitul întreprinderii ce revine acționarilor sau asociaților. Dividendele se distribuie acționarilor în funcție de numărul de acțiuni deținute raportate la capitalul social.
Impozitul pe dividende reprezintă o cotă de 10% din dividendul brut plătit către o persoană juridică română și o cotă de 16% dacă dividendele revin unei persoane fizice și sunt cumulate din veniturile de investiții.
Impozite și taxe locale – fac obiectul veniturilor bugetelor locale și pot fi: impozite pe clădiri, terenuri în proprietatea unităților economice, impozite pentru mijloacele de transport, impozite pe spectacole, taxe pentru autorizări, avizări, publicitate, ș.a.
Taxele vamale – sunt taxe percepute de stat pentru importul, exportul și tranzitul de bunuri și valori. Taxa se calculează aplicând asupra valorii din vamă o cotă procentuală.
Contabilitatea altor taxe, impozite și vărsăminte asimilate se organizează pentru fiecare taxă și impozit datorate. Obligația de plată a acestor taxe și impozite se înregistrează cu ajutorul contului 446 – “Alte impozite, taxe și vărsăminte asimilate”.
CAPITOLUL 3: STUDIU DE CAZ PRIVIND ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE A RELAȚIILOR CU TERȚII
În ceea ce privește înregistrarea și evidența în contabilitate a relațiilor cu terții, pe parcursul acestui capitol, voi prezenta modul practic de înregistrare în contabilitate a unor operații contabile desfășurate în cursul unei luni calendaristice la I.N.S.C.C.
Creanțe și datorii comerciale. Aplicații practice
Aplicație 1
La data de 02.04.2015 Institutul achiziționează de la S.C. Vector S.R.L. materiale în sumă de 500 lei plus TVA, factura achitându-se ulterior în data de 19.04.2015.
02.04.2015 Achiziție materiale consumabile:
19.04.2015 Plată factură:
Aplicație 2
Conform contractului nr. 212/2002, institutul primește în numerar un avans în valoare de 1000 lei de la Institutul National COMOTI, în data de 05.04.2015, pentru realizarea unui proiect de cercetare.
Ulterior, în data de 30.04.2015, institutul finalizează proiectul și îl livrează clientului pentru suma de 4000 lei cu TVA. Factura se va încasa prin virament bancar.
05.04.2015 Facturare avans primit de la client:
Încasarea efectivă a avansului:
30.04.2015 Emitere factură fiscală:
Descărcare gestiune:
Încasare creanță, mai puțin avansul primit anterior (4000-1000):
Regularizare avans:
Reduceri acordate clienților de către furnizori
Aplicație
În data de 07.04.2015, institutul achiziționează de la S.C. ROVACRIS S.R.L. materiale de natura obiectelor de inventar în valoare de 3000 lei + TVA. Furnizorul acordă, conform facturii, următoarele reduceri: un rabat de 5% și o remiză de 8%. Pentru plata facturii înainte de data scadentă, furnizorul acordă ulterior și un scont de 3%.
07.04.2015 Achiziție materiale de natura obiectelor de inventar:
10.04.2015 Achitare factură:
Regularizare TVA pentru scontul primit, conform facturii:
Decontare prin efecte comerciale
Aplicație
Se înregistrează, conform extrasului de cont din data de 13.04.2015, acordarea unui avans, în sumă de 248 lei, furnizorului S.C. VECTOR S.R.L. pentru materiale consumabile. După 14 zile se recepționează materialele consumabile în sumă de 700 lei cu TVA. Restul datoriei se plătește printr-un bilet la ordin.
1. 13.04.2015 Acordare avans materiale consumabile:
27.04.2015 Recepție materiale consumabile în sumă de 700 lei:
Regularizare avans:
Achitare factură prin bilet la ordin, ținând seama de avansul acordat:
Valoare factură – Valoare avans = 700 – 248 = 452 lei
Acceptare bilet la ordin de către furnizor:
Decontare bilet la ordin la scadență:
Scontare efecte comerciale
Aplicație
Institutul acceptă pentru încasarea unei creanțe, în sumă de 1500 lei, un bilet la ordin cu scadența peste 60 de zile de la data facturării. După o perioadă de 30 de zile, va prezenta la bancă biletul la ordin spre scontare. Rata de scont este de 3% pe an, iar comisionul bancar este de 20 lei.
Se înregistrează acceptarea biletului la ordin:
Remitere efect de scontare cu 30 de zile înainte de data scadentă:
Încasare efect comercial:
Înregistrare comision bancar:
Înregistrare taxă de scont:
Debitori diverși
Aplicație
Institutul vinde un utilaj, la data de 15.04.2015, a cărui valoare de intrare a fost de 5000 lei, amortizat în proporție de 60% la un preț de vânzare de 2.500 lei, exclusiv TVA. Încasarea se va efectua în numerar la data de 17.04.2015.
15.04.2015 Înregistrare vânzare utilaj pe bază de factură fiscală:
Scoaterea utilajului din patrimoniu:
17.04.2015 Încasare debitori diverși în numerar:
Avansuri acordate
Aplicație
Se achită, în avans, chiria pentru luna mai, în data de 19.04.2015, către furnizorul CEPROCIM S.A., al cărui obiect de activitate nu este închirierea de spații, în valoare de 1000 lei fără TVA.
19.04.2015 Înregistrare factură (avans) pentru chirie:
Plata efectivă a chiriei, în numerar:
Înregistrarea în contabilitate a relațiilor cu personalul
Aplicație
15.04.2015 Conform listei de avans chenzinal, se înregistrează plata avansurilor aferente lunii aprilie, în valoare de 21.400 lei:
29.04.2015 Înregistrarea fondului brut de salarii în sumă de 54.400 lei, pe baza ștatului de salarii, la sfârșitul lunii curente:
Rețineri salariați
Înregistrare rețineri din salarii prin stopaj la sursă:
Înregistrarea contribuției unității la asigurările sociale:
Înregistrarea contribuției unității la asigurările sociale de sănătate:
Înregistrarea contribuției unității la fondul de șomaj:
Înregistrarea contribuțiilor unității pentru accidente de muncă și boli profesionale:
Înregistrarea contribuțiilor unității la fondul de garantare a creanțelor salariale:
30.04.2015 Achitare lichidări către salariați:
04.05.2015 Plată contribuții către bugetele aferente:
CAPITOLUL 4: PROIECTAREA UNUI SISTEM INFORMATIC PENTRU ANALIZA DECONTĂRILOR CU TERȚII
Introducere
Un sistem informatic este un sistem integrat utilizator-calculator care susține activitățile manageriale și operaționale, din cadrul unei organizații, prin utilizarea de echipamente hardware, programe software și baze de date.
O bază de date reprezintă mai multe colecții de date stocate de sistemele informatice cu scopul utilizării în organizarea și gestionarea datelor. Bazele de date pot fi considerate și colecții de liste ce permit utilizatorilor să introducă, să acceseze și să analizeze datele simplu și rapid.
Un sistem de gestiune a bazelor de date (SGBD) prezintă ansamblul de programe software care asigură interfața dintre bazele de date și utilizatori.
Rolul unui SGBD constă în:
Definirea și descrierea unei baze de date;
Înregistrarea și validarea datelor prin respectarea unor restricții de integritate;
Realizarea accesului la date prin interogări, actualizări, etc.;
Întreținerea bazei de date prin utilizarea unor instrumente specializate.
Obiectivele unui SGBD:
Independența datelor – adăugarea de noi înregistrări, extinderea structurii de date și modificarea tehnicilor utilizate fără a fi necesară înlocuirea bazei de date;
Redundanța minimă a datelor – stocarea datelor fără multiplicarea acestora;
Facilitatea utilizării datelor:
Accesul utilizatorilor la date fără ca aceștia să cunoască structura bazei de date;
Regăsirea datelor prin limbaje eficiente;
Accesul la date prin aplicarea mai multor criterii;
Accesarea datelor în diferite aplicații.
Securizarea datelor;
Coerența și integritatea datelor contra ștergerilor intenționate sau neintenționate;
Administrarea și controlul datelor.
Exemple de SGBD: Microsoft Access, Visual FoxPro, Oracle, etc.
Microsoft Office Access 2010
Microsoft Access este un sistem de gestionare a bazelor de date (SGBD) utilizat de milioane de utilizatori, acesta fiind inclus în pachetul de programe Microsoft Office. Rolul principal al sistemului îl reprezintă stocarea și accesarea datelor. Microsoft Access este o aplicație care poate fi utilizată pentru gestionarea informațiilor personale, într-o afacere mică pentru organizarea și gestionarea datelor, dar și într-o întreprindere cu scopul de a comunica cu serverele.
Interfața sistemului Microsoft Access 2010
Programul Microsoft Access se poate accesa prin efectuarea următoarelor comenzi: Start -> Programs -> Microsoft Access 2010 sau cu ajutorul unei comenzi rapide. Se va afișa pagina de introducere din figura 1, aceasta ilustrând meniul Fișier care conține mai multe comenzi: Salvare, Deschide, Nou, Printare, Ajutor, Ieșire, etc. Pentru a crea o nouă bază de date, accesați, în pagina de introducere a programului, butonul bază de date necompletată (Blank database), redenumiți fișierul sau utilizați numele predefinit și faceți clic pe Creare.
Figură 8: Introducere în Microsoft Access 2010
După crearea unei noi baze de date se va deschide o foaie de date cu un tabel, denumit generic Table 1, precum în figura 2. După cum putem observa, figura 2 prezintă și panglica Office.
Panglica Office este zona de unde pot fi selectate comenzi, după cum se observă și în figura 2, aceasta cuprinzând Bara de meniuri și comenzile corespunzătoare.
Figură 9: Interfața Microsoft Access
Bara de instrumente, permite accesarea comenzilor universale,
indiferent de tabelul selectat. În mod implicit, aceasta prezintă comenzile:
Salvare (Save) – salvează doar obiectul curent;
Anulare (Undo) ;
Refacere (Redo) ;
Adăugare comenzi suplimentare accesând săgeata verticală .
Bara de meniuri cuprinde 5 meniuri standard: Fișier (File), Pornire (Home), Creare (Create), Date Externe (External data), Instrumente bază de date (Database Tools) și diferite meniuri contextuale, care apar în funcție de context, precum: Câmpuri (Fields), Tabel (Table), Proiectare (Design). Accesarea acestor meniuri determină afișarea unor grupuri de comenzi corespunzătoare fiecărei file.
Figură 10: Bara de meniuri – elemente componente
Panoul de navigare afișează toate componentele bazei de date, organizate în funcție de tipul acestora: tabele, interogări, formulare și rapoarte. Acesta este proiectat pentru a putea fi administrate toate obiectele existente în baza de date, dar poate fi minimizat cu ajutorul săgeților duble din dreapta sus a panoului.
Bara de obiecte cuprinde toate filele deschise la un moment dat pentru vizualizare sau editare.
Componentele unei baze de date în Microsoft Access
Tabele
Sunt similare cu foile de calcul, în sensul că datele sunt stocate pe rânduri și coloane. Diferența dintre stocarea într-o foaie de calcul și o bază de date este modul de organizare a datelor. Pentru o bună organizare și pentru evitarea redundanței, datele se stochează în tabele. De exemplu, pentru stocarea datelor despre clienți, fiecare client trebuie introdus într-un tabel configurat astfel încât să conțină doar datele clienților. Datele despre comenzi se vor stoca într-un tabel diferit, iar produsele într-un alt tabel. Acest proces se numește normalizare.
Orice rând dintr-un tabel prezintă câte o înregistrare. Înregistrările evidențiază informații individuale cu ajutorul câmpurilor. Câmpurile coincid coloanelor din tabel și sunt setate să stocheze informații de același tip: text, număr, dată calendaristică, etc. De exemplu, în tabelul elevi fiecare înregistrare (rând) cuprinde informațiile despre fiecare elev, iar fiecare câmp cuprinde informații, precum: nume, adresă, vârstă, etc.
Formulare
Reprezintă interfața dintre utilizator și program utilizată pentru a lucra cu datele. Formularele conțin, deseori, butoane de comandă pentru accesarea mai rapidă a activităților. Programarea butoanelor constă în setarea datelor care apar în formular, deschiderea altor formulare și efectuarea de activități diverse.
Rapoarte
Sunt utilizate pentru prezentarea și sintetizarea datelor din tabele. De regulă, un raport răspunde unei întrebări și poate fi formatat pentru prezentarea datelor într-un mod cât mai concret. Rapoartele formatează datele pentru a crea totaluri sau pentru ca acestea să poată fi printate.
Interogări
Pot executa o multitudine de funcții diferite. Funcția lor principală este de regăsire a datelor specificate prezente în tabele. Interogările permit vizualizarea datelor din mai multe tabele într-o foaie de date distinctă, având posibilitatea de adăugare a unor criterii pentru filtrarea datelor cu scopul de a afișa doar informațiile dorite. Astfel, prin intermediul anumitor interogări, numite actualizabile, se pot actualiza datele din tabele.
Macrocomenzi
Se pot utiliza pentru a adăuga elemente funcționale într-o bază de date, memorând, astfel, un set de acțiuni care pot fi refolosite, cum ar fi executarea unui formular prin accesarea unui buton de control. Acțiunile execută activități efectuate manual, ce pot fi astfel automatizate.
Module
Ca și macrocomenzile, sunt utilizate pentru a conferi funcționalitate bazei de date. Spre deosebire de macrocomenzi, modulele se scriu în limbajul de programare Visual Basic Applications. Un modul este format dintr-un set de proceduri și instrucțiuni stocate ca o unitate.
Proiectare sistem informatic privind analiza relațiilor cu terții
Scopul și obiectivele sistemului informatic
Am creat această aplicație cu privire la informatizarea relațiilor pe care Institutul Național de Studii și Cercetări pentru Comunicații le are cu terții, relații de natură comercială, financiară, economică, juridică și socială, cu scopul de a eficientiza și perfecționa activitatea întreprinderii.
Sistemul informațional urmărește evidența terților din cadrul unei întreprinderi și gestiunea bazei de date privind încasările și plățile efectuate. Scopul aplicației este acela de a evidenția decontările din cadrul unei întreprinderi și relațiile economice întreprinse cu diverși agenți economici.
Programul a fost proiectat astfel încât să automatizeze și să simplifice munca angajaților din cadrul departamentului economic, astfel, prin interogarea bazei de date, se pot afla informații despre terții întreprinderii mult mai simplu decât prin folosirea altor mijloace de căutare diferite de SGBD (Sisteme de Gestiune a Bazelor de Date).
Baza de date permite ștergerea, editarea și actualizarea datelor, astfel încât să poată reflecta o reprezentare clară și conformă realității.
Obiective:
Îmbunătățirea relațiilor cu terții;
Identificarea situației creanțelor și a datoriilor la un moment dat;
Situația încasărilor și a plăților efectuate sau restante;
Prevenirea pierderilor de informații;
Simplificarea completării formularelor asociate evidenței terților cu care întreprinderea intră în contact;
Reducerea timpului și simplificarea completării formularelor privind calculul și analiza drepturilor și obligațiilor salariale;
Reducerea timpului necesar și automatizarea generării unor rapoarte;
Sistematizarea și arhivarea electronică a documentelor necesare;
Sistematizarea activității Compartimentului Financiar – Contabil;
Reducerea timpului acordat unor calcule precum TVA colectată/ deductibilă, reținerile salariale sau contribuțiile unității.
Constituirea bazei de date – proiectare tabele
Pentru a concepe o bază de date în sistemul Microsoft Access este necesară proiectarea tabelelor și a relațiilor dintre acestea. Aplicația prezentată în acest capitol cuprinde șapte tabele, acestea reprezentând baza formularelor și a rapoartelor cu ajutorul cărora utilizatorul manevrează direct baza de date.
În continuare voi prezenta cele șapte tabele componente ale bazei de date, în care se stochează datele privind terții I.N.S.C.C și relațiile dintre aceștia. Proiectarea tabelelor a fost realizată în modul Design View (de proiectare).
Tabela „CLIENT” cuprinde următoarele câmpuri:
Cod_client este un câmp de tip Număr întreg (number) și are rol de cheie primară în relație cu tabela „CREANȚĂ” ce va fi prezentată ulterior.
Denumire_client este un câmp de tip Text, acesta are rolul de a reține denumirile clienților cu care întreprinderea intră în contact;
Localitate, câmp de tip Text ce reține numele localității în care se află sediul clientului;
Adresa_client este un câmp de tip Text în care se specifică adresa sediului;
Telefon_client este de tip Text, având o lungime fixă de 10 caractere, acest câmp înregistrează numărul de telefon la care poate fi contactat clientul;
E-mail_client este un câmp de tip Hiperlink (hyperlink) ce reține e-mailul clienților;
Sigla este un câmp de tip Atașament (attachment) și conține imagini cu sigla clienților;
CIF_client este un câmp de tip Text care reține codul de înregistrare fiscală a firmelor;
Registru_comerț este un câmp de tip Text și cuprinde numărul de înmatriculare în registrul comerțului al clientelei întreprinderii;
IBAN_cl, câmp de tip Text cu rolul de a memora IBAN-urile clienților;
Banca_cl, câmp de tip text ce reține Banca cu care lucrează clienții unității.
Figură 12: Tabela CLIENT
Tabela „CREANȚĂ” prezintă șapte câmpuri, și anume:
Cod_tranzacție de tip Număr întreg (Number integer) având rol de legătură externă cu tabela „TRANZACȚIE” prezentată ulterior;
Cod_client, câmp de tip Număr Întreg (Number integer) și are rol de cheie externă pentru tabela „CLIENT” prezentată anterior;
SerieNr_factură este de tip Text în care se înregistrează seria și numărul facturii care urmează a fi emisă;
Valoare_creanță, câmp de tip Număr Întreg (Number Integer) ce reține valoarea creanței pe care o are întreprinderea față de client;
Data_emitere este un atribut de tip Dată/Timp (Date/time) are ca valoare implicită data curentă și indică data la care s-a constituit creanța;
Data_scadentă, câmp de tip Dată/Timp (Date/time), având ca valoare implicită 30 zile de la data curentă;
Obiect_creanță este un câmp de tip Text și prezintă bunurile sau serviciile care fac obiectul creanței;
Figură 13: Tabela CREANȚĂ
Tabela „FURNIZOR” este formată din opt atribute, și anume:
Cod_furnizor, atribut de tip Număr Întreg (Number Integer) are rol de cheie primară în relație cu tabela „DATORIE”;
Denumire_furnizor este de tip Text și reține denumirea furnizorilor întreprinderii;
Obiect_activitate este un obiect de tip Text și are rolul de a reține obiectul de activitate al furnizorilor;
Adresa_furnizor, câmp de tip Text în care se introduce adresa furnizorilor;
Telefon_furnizor este un atribut de tip text cu o lungime de 10 caractere, care reține numărul de telefon al furnizorilor;
Sigla_furnizor este de tip Atașament și conține imagini cu sigla terților;
CIF_furnizor este un câmp de tip Text care reține codul de înregistrare fiscală a firmelor;
Reg_comerțFz este un câmp de tip Text și cuprinde numărul de înmatriculare în registrul comerțului al întreprinderilor;
Figură 14: Tabela FURNIZOR
Tabela „DATORIE” cuprinde câmpurile:
Cod_tranzacție este un câmp de tip Număr întreg (Number integer) și are rol de legătură externă cu tabela „TRANZACȚIE” prezentată ulterior;
Cod_furnizor, câmp de tip Număr Întreg (Number integer), având rol de cheie externă pentru tabela „Furnizor” prezentată anterior;
Nr_factură este un atribut de tip Număr Întreg (Number integer) în care se înregistrează numărul facturii primite;
Data_factură este un atribut de tip Dată/Timp (Date/time) și are ca valoare implicită data curentă și indică data la care s-a constituit datoria;
DataScadentă, câmp de tip Dată/Timp (Date/time), acesta prezintă o valoare implicită de 30 zile de la data curentă;
Valoare_datorie – câmp de tip Număr Întreg (Number Integer) ce reține valoarea datoriei pe care o are întreprinderea față de furnizor;
Obiect_datorie este un câmp de tip Text și prezintă bunurile sau serviciile care fac obiectul datoriei;
Figură 15: Tabela DATORIE
Tabela „SALARIAT” cuprinde următoarele atribute:
Marca_salariat este un atribut de tip Număr Întreg (Number Integer) are rol de cheie primară în relație cu tabela „SALARIU”;
Nume_prenume, câmp de tip text ce reține numele și prenumele angajaților unității;
Data_nașterii este un atribut de tip Dată/Timp (Date/time) și reține data în care s-au născut salariații;
CNP este de tip text cu o lungime de 13 caractere și înregistrează CNP-ul fiecărui angajat;
Adresă, câmp de tip Text, care reține adresa salariaților;
Funcție este un atribut de tip text în care se introduc funcțiile fiecărei persoane angajate;
Data_angajare este un câmp de tip Dată/Timp (Date/time) și reține data la care au fost angajați salariații în întreprindere;
Salariu_brut este de tip Număr Întreg (Number Integer), având rolul de a informa utilizatorul aplicației în legătură cu salariul brut actual al fiecărui angajat;
Pers_întreținute este atribut de tip Număr Întreg (Number Integer) și reține numărul persoanelor aflate în întreținerea personalului angajat.
Figură 16: Tabela SALARIAT
Tabela „SALARIU” prezintă următoarele câmpuri:
Cod_tranzacție este un câmp de tip Număr întreg (Number integer) și are rol de cheie externă cu tabela „TRANZACȚIE” prezentată ulterior;
Marca_salariat este un câmp de tip Număr întreg (Number integer) având rol de cheie externă cu tabela „SALARIAT” prezentată anterior;
Luna, atribut de tipul Text ce reține luna în care s-a înregistrat înregistrarea datoriei către salariați;
Suma este de tip Număr întreg (Number integer) și reține sumele de plată sau care s-au plătit către angajați;
Explicație este un câmp de tip Text ce prezintă obiectul efectuării plăților către salariați.
Figură 17: Tabela SALARIU
Tabela „TRANZACȚIE” prezintă următoarele atribute:
Nr_tranzacție este un câmp de tip Număr întreg (Number integer) și înregistrează numărul tranzacției efectuate;
Cod_tranzacție este un câmp de tip Număr întreg (Number integer) și are rol de cheie primară în relație cu cu tabelele „CREANȚĂ”, „DATORIE” și „SALARIU” prezentate anterior;
Tip_tranzacție este un obiect de tip Casetă de liste (List box), iar lista de valori cuprinde elementele: "Încasare" și "Plată", având ca valoare implicită termenul „Selectați”;
Instrument_plată este un obiect de tip Casetă de liste (List box), lista de valori fiind formată din elementele: "Numerar", "Virament bancar", "Ordin de plată", "Bilet la ordin", "Cec bancar";
Data_tranzacție este un atribut de tip Dată/Timp (Date/time) și reține data la care s-a efectuat tranzacția;
Valoare_tranzacție este un câmp de tip Număr întreg (Number integer) ce înregistrează valoarea numerică a tranzacției efectuate;
Finalizată este un obiect tip DA/NU (Yes/No) care are rolul de a arăta dacă tranzacția a fost finalizată;
Valoare_lei este un câmp de tip Text în care se înregistrează valoarea tranzacției cu litere.
Figură 18: Tabela TRANZACȚIE
Relațiile dintre tabele
Pentru a răspunde cerințelor utilizatorului și pentru a permite executarea de situații și rapoarte, este esențială asocierea tabelelor din baza de date. Asocierea se realizeză între două sau mai multe tabele componente care, inițial, sunt considerate independente.
Tabelele sistemului informatic Relațiile cu terții au fost asociate astfel și sunt prezentate detaliat în Figura 19 :
Figură 19: Relațiile dintre tabele
Între tabela CLIENT și tabela CREANȚĂ a fost creată, utilizând câmpul Cod_client, o asociere de tipul 1 la n deoarece pot exista una sau mai multe creanțe față de un client dar o creanță poate fi asociată unui singur client.
Între tabela TRANZACȚIE și tabela CREANȚĂ există o asociere de tipul 1 la n, prin câmpul Cod_tranzacție, cu scopul de a putea înregistra mai multe creanțe care să corespundă unei singure tranzacții.
Între tabela FURNIZOR și tabela DATORIE a fost realizată, prin câmpul Cod_furnizor, o asociere de tipul 1 la n cu scopul de a restricționa înregistrarea mai multor furnizori cu același cod, dar să poată fi posibilă consemnarea mai multor datorii efectuate către același furnizor.
Între tabela TRANZACȚIE și tabela DATORIE se află o legătură, realizată cu ajutorul câmpului Cod_tranzacție, de tipul 1 la n pentru a limita înregistrarea mai multor tranzacții corespunzătoare unei singure datorii, dar să permită plata mai multor datorii printr-o singură tranzacție (același cod).
Între tabela SALARIAT și tabela SALARIU există o relație de tipul 1 la n, realizată prin atributul Marca_salariat, deoarece un salariat poate încasa mai multe salarii, dar un salariu poate corespunde unui singur salariat.
Între tabela TRANZACȚIE și tabela SALARIU s-a realizat, prin câmpul Cod tranzacție, o asociere de tipul 1 la n pentru a permite plata mai multor salarii printr-o tranzacție, dar să limiteze plata unui singur salariu prin mai multe tranzacții.
Interfața cu utilizatorul
Meniul aplicației prezintă o interfață simplă, accesibilă care să permită utilizarea simplă și rapidă a programului de către beneficiar, fără ca acesta să întâmpine erori în activități precum introducerea sau modificarea datelor din sistem.
Pentru îndeplinirea acestor obiective, am creat trei meniuri dintre care un meniu principal ilustrat în figura 20 în care observăm cinci butoane: ACTUALIZARE DATE, SITUAȚII DE IEȘIRE, STUDENT, Ieșire din formular și Ieșirea din aplicație .
Figură 20: Meniul principal
Butonul ACTUALIZARE DATE orientează utilizatorul final către un meniu secundar în care sunt expuse butoane ce conduc către formularele de bază ale aplicației.
Baza de date poate fi actualizată direct din tabelele principale ale aplicației, în care sunt stocate informațiile, dar pentru o vizualizare mai clară și pentru o editare mai simplă și mai rapidă a datelor introduse vor fi utlizate formulare, care se pot accesa din meniul de actualizări, prezentat în figura 21.
Figură 21: Meniu actualizări
Meniul ACTUALIZARE DATE cuprinde butoane către formularele: CLIENT, FURNIZOR, SALARIAT și TRANZACȚII în care se pot actualiza și edita înregistrări de către utilizatori ce nu cunosc baza de date în întregime. Aceste formulare vor fi prezentate ulterior. Pentru ieșirea rapidă din meniu și revenirea la meniul principal se va accesa butonul de ieșire din colțul din dreapta.
Butonul SITUAȚII DE IEȘIRE are rolul de a sintetiza rapoartele finale ale bazei de date într-un singur meniu pentru a ușura contactul utilizatorului cu baza de date.
În figura 22 este prezentat meniul pentru situațiile de ieșire în care se remarcă butoanele ce conduc la rapoartele: FACTURĂ, CHITANȚĂ, JURNAL CUMPĂRĂRI, JURNAL VÂNZĂRI și ȘTAT SALARII, precizate ulterior.
Figură 22: Meniu rapoarte
Butonul STUDENT are atribuția de a identifica autorul și subiectul bazei de date. Accesarea acestui buton conduce la afișarea temei aplicației și câteva date despre autorul licenței.
Figură 23: Student
Formulare utilizate în interfața aplicației
Formularul cuprinde date ce pot fi editate sau actualizate într-un mod accesibil, pentru oricine utilizează baza de date. Pentru o interfață mai accesibilă am creat câteva butoane care ne ajută să accesăm anumite funcții ale formularului printr-un singur clic. Aceste butoane îndeplinesc următoarele funcții:
– Afișează prima înregistrare;
– Afișează înregistrarea precedentă;
– Afișează înregistrarea următoare;
– Afișează ultima înregistrare;
– Adaugă o înregistrare nouă;
– Salvează;
– Caută înregistrare;
– Printare înregistrare;
– Șterge înregistrarea selectată;
– Ieșire din formular.
Formularul CLIENT cuprinde două secțiuni: o secțiune principală – formularul în sine și o secțiune secundară – subformularul CREANȚĂ, acestea având rolul de a asocia informațiile existene în baza de date despre un anumit client.
Formularul CLIENT afișează câmpurile, prezentate anterior, din tabela CLIENT, pentru fiecare întreprindere sau minister calificat drept client al institutului, cu scopul unei editări mai atente a datelor introduse.
Subformularul CREANȚĂ. Observăm, în figura 24, o secțiune numită CREANȚĂ în care utilizatorul este informat despre creanțele anterioare și cele curente, în cazul clientului selectat. Subformularul are rolul de a conferi utilizatorului posibilitatea de a adăuga creanțe constituite asupra clientului selectat în secțiunea CLIENT.
Figură 24: Formular CLIENT
Formularul FURNIZOR are ca sursă tabela cu același nume și tabela DATORIE pentru subformularul afișat în partea de jos a figurii 25.
Formularul cuprinde câmpurile necesare descrierii întreprinderilor ce prezintă calitatea de furnizori ai institutului, aceste date putând fi editate sau actualizate.
Subformularul DATORIE are rolul de a informa utilizatorul cu privire la datoriile efectuate către furnizorul selectat în formular și oferă posibilitatea de a adăuga o nouă înregistrare pentru datoriile nou create către furnizorii existenți în baza de date.
Pentru actualizare, salvare și alte funcții se vor utiliza butoanele prezentate anterior și prezente în partea de jos a formularului.
Figură 25: Formular FURNIZOR
Formularul SALARIAT prezintă informații detaliate despre fiecare salariat preluate în totalitate din tabela cu același nume cu scopul de a putea edita datele existente sau a adăuga noi angajați fără a fi necesară detalierea aplicației noilor utilizatori.
Subformularul SALARIU redă informațiile, din tabela cu același nume, corespunzătoare salariatului selectat în formular precum în figura 26. Acesta prezintă toate sumele achitate către salariați în funcție de luna și explicația aferentă sumei acordate.
Figură 26: Formular – SALARIAT
Formularul TRANZACȚIE are în componență patru secțiuni: formularul propriu-zis și trei subformulare: DATORIE, CREANȚĂ și SALARIU cu rol de asociere a informațiilor existente în alte tablele, diferite de tabela de bază.
Formularul TRANZACȚIE afișează caracteristicile fiecărei tranzacții, creând câte o filă pentru fiecare tranzacție efectuată sau nu, cu scopul editării sau actualizării datelor.
Subformularele DATORIE, CREANȚĂ și SALARIU sunt destinate informării utilizatorului asupra datelor corespunzătoare tranzacției selectate. De exemplu, în figura 27, este selectată o tranzacție efectuată în scopul plății salariilor, iar în subformularul SALARIU s-au afișat doar informațiile corespunzătoare tranzacției respective.
Figură 27: Formular – TRANZACȚIE
Interogări executate asupra bazei de date
În urma realizării asocierilor dintre tabele vom putea crea rapoartele și situațiile de ieșire ale bazei de date. Pentru obținerea acestora este necesară realizarea unor interogări corespunzătoare cerințelor utilizatorului. În continuare voi prezenta modul de realizare al interogărilor, cât și rezultatul afișat în urma executării acestora.
Interogarea Factură întrunește toate datele necesare pentru întocmirea unei facturi. În figura 28 este prezentată interogarea în modul de proiectare în care se observă faptul că datele au fost preluate din tabelele CLIENT și CREANȚĂ și interogarea TVA ce va fi prezentată ulterior.
Figură 28: Factură – modul de proiectare
Figura 29 expune interogarea ca fișă de date, aceasta fiind rezultatul proiectării din figura precedentă. Remarcăm faptul că sunt afișate câmpurile selectate cu datele introduse în tabelele inițiale.
Figură 29: Factură – fișă de date
În limbajul de programare SQL, interogarea se poate scrie astfel:
SELECT CLIENT.Denumire_client, CLIENT.Localitate, CLIENT.Adresa_client AS Adresa, CLIENT.CIF_client AS CIF, CLIENT.Registru_comerț_cl AS RegistruComerț, CREANȚĂ.SerieNr_factură, CREANȚĂ.Data_emitere AS Data, CREANȚĂ.Data_scadentă AS [Data scadentă], CREANȚĂ.Valoare_creanță AS Valoare, TVA.[Valoare fără TVA], TVA.TVA, CREANȚĂ.Obiect_creanță AS [Produse/servicii], CLIENT.IBAN_cl, CLIENT.Banca_cl
FROM CLIENT INNER JOIN (CREANȚĂ INNER JOIN TVA ON CREANȚĂ.SerieNr_factură = TVA.SerieNr_factură) ON CLIENT.Cod_client = CREANȚĂ.Cod_client;
Interogarea Chitanță grupează acele câmpuri utile în completarea unei chitanțe cu scopul de a sistematiza procesul de completare manuală a acestor formulare în urma efectuării de încasări. După cum se constată și din figura 30, datele au fost introduse automat din tabelele TRANZACȚIE, CREANȚĂ și CLIENT. Pentru a emite chitanțe doar pentru facturile încasate, pentru câmpul Valoare_tranzacție am aplicat condiția „>0”.
Figură 30: Chitanță – modul de proiectare
În modul de vizualizare a fișei de date rezultate, prezentat în figura 31, se constată expunerea tranzacțiilor de încasare asociate fiecărui client cu care s-au efectuat creanțe.
Figură 31: Chitanță – fișă de date
Interogarea poate fi realizată și din limbajul SQL astfel:
SELECT TRANZACȚIE.Nr_tranzacție, CLIENT.Denumire_client, CLIENT.Localitate, CLIENT.Adresa_client, TRANZACȚIE.Data_tranzacție, TRANZACȚIE.Valoare_tranzacție, CREANȚĂ.Obiect_creanță, CLIENT.CIF_client, CLIENT.Registru_comerț_cl, TRANZACȚIE.Valoare_lei
FROM TRANZACȚIE INNER JOIN (CLIENT INNER JOIN CREANȚĂ ON CLIENT.Cod_client = CREANȚĂ.Cod_client) ON TRANZACȚIE.Cod_tranzacție = CREANȚĂ.Cod_tranzacție
WHERE (((TRANZACȚIE.Valoare_tranzacție)>0));
Interogarea Contribuții are rolul de a sistematiza calculul contribuțiilor lunare ale unității către bugetul de stat și pentru asigurările și protecția socială. Pentru a calcula contribuțiile unității s-au utilizat date preluate din tabela SALARIU, după cum se observă și în figura 32.
Figură 32: Contribuții – modul de proiectare
Pentru a obține fondul de salarii dintr-o lună, am grupat salariile în funcție de luna în care s-au plătit și am însumat Suma plătită fiecărui angajat în luna respectivă, după care am calculat contribuțiile aferente fondului de salarii. În figura 33 este prezentat rezultatul proiectării sub formă de fișă de date.
Figură 33: Contribuții – fișă de date
Pentru o vizualizare mai clară a modului de calcul al contribuțiilor voi scrie interogarea în limbajul de programare SQL:
SELECT Sum(SALARIU.Suma) AS [Fond salarii], SALARIU.Luna, Round(Sum([Suma])*15.8/100) AS CAS, Round(Sum([Suma])*5.2/100) AS CASS, Round(Sum([Suma])*0.5/100) AS CFS, Round(Sum([Suma])*0.15/100) AS Accidente, Round(Sum([Suma])*0.25/100) AS Creanțe_salariale, Round(Sum([Suma])*(15.8+0.15+0.5+5.2+0.25)/100) AS [Total contribuții]
FROM SALARIU
GROUP BY SALARIU.Luna;
Interogarea Rețineri a fost creată cu scopul de a calcula reținerile salariale datorate de fiecare angajat, fără a efectua aceste calcule lunar, fiind necesară simpla introducere în tabela SALARIAT valoarea salariului brut pentru fiecare salariat. După cum se constată și din figura 34, datele sunt preluate din tabela SALARIAT.
Figură 34: Rețineri – modul de proiectare
Rezultatul interogării este prezentat în figura 35 unde se observă, pe lângă calculul contribuțiilor, însumarea acestora pentru fiecare salariat, dar și pentru fiecare contribuție.
Figură 35: Rețineri – fișă de date
Calculele detaliate ale reținerilor se pot vizualiza în sintaxa SQL a interogării:
SELECT SALARIAT.Nume_prenume, SALARIAT.Salariu_brut AS Salariu, [Salariu_brut]*10.5/100 AS CAS, [Salariu_brut]*0.5/100 AS CFS, [Salariu_brut]*5.5/100 AS CASS, [Salariu_brut]*10.5/100+[Salariu_brut]*0.5/100+[Salariu_brut]*5.5/100 AS [Total Contribuții], IIf([Salariu_brut]<=1000,IIf([Pers_întreținute]=0,250,IIf([Pers_întreținute]=1,350,IIf([Pers_întreținute]=2,450,IIf([Pers_întreținute]=3,550,650)))),IIf([Salariu_brut]<3000,IIf([Pers_întreținute]=0,(250*(1-([Salariu_brut]-1000)/2000)),IIf([Pers_întreținute]=1,(350*(1-([Salariu_brut]-1000)/2000)),IIf([Pers_întreținute]=2,(450*(1-([Salariu_brut]-1000)/2000)),IIf([Pers_întreținute]=3,(550*(1-([Salariu_brut]-1000)/2000)),(650*(1-[Salariu_brut]-1000)/2000))))),0)) AS [Deduceri personale]
FROM SALARIAT;
Interogarea Grupare salarii a fost proiectată în special pentru a avea posibilitatea de a plăti toate salariile reprezentând Avans sau Lichidare printr-o singură tranzacție. Datele au fost preluate din tabela SALARIU, precum se observă și în figura 36. Pentru a obține totalul avansurilor și lichidărilor acordate într-o lună am grupat interogarea în funcție de atributele Cod_tranzacție, Luna și Explicație, iar Suma, ce trebuie achitată salariaților, am totalizat-o prin atributul Total plată.
Figură 36: Grupare salarii – modul de proiectare
Rezultatul interogării este ilustrat în figura 37, unde observăm suma totală ce trebui achitată cu ajutorului unui anumit cod de tranzacție prin tabela TRANZACȚIE.
Figură 37: Grupare salarii – fișă de date
Interogarea Ștat de salarii cuprinde totalitatea datelor necesare întocmirii acestui formular. În figura 38 se poate observa proveniența datelor și anume: tabela SALARIAT și interogarea Rețineri, prezentate anterior.
Figură 38: Ștat de salarii – modul de proiectare
În figura 39 este ilustrată foaia cu datele introduse în modul de proiectare, unde se afișează toate câmpurile necesare completării ștatului de salarii.
Figură 39: Ștat de salarii – fișă de date
În scopul înțelegerii mai concrete a formulelor și a provenienței câmpurilor din figura 39 voi afișa interogarea consemnată în limbajul SQL:
SELECT SALARIAT.Marca_salariat, SALARIAT.Nume_prenume, SALARIAT.Salariu_brut AS [Salariu de încadrare], Rețineri.CAS, Rețineri.CASS, Rețineri.CFS AS Șomaj, [Salariu_brut]-[CAS]-[CASS]-[CFS] AS [Salariu realizat], Rețineri.[Deduceri personale], Round([Salariu_brut]-[CAS]-[CASS]-[CFS]-[Deduceri personale]) AS [Baza impozabilă], Round(16/100*([Salariu_brut]-[CAS]-[CASS]-[CFS]-[Deduceri personale])) AS Impozit, Round([Salariu_brut]-[CAS]-[CASS]-[CFS]-(16/100*([Salariu_brut]-[CAS]-[CASS]-[CFS]-[Deduceri personale]))) AS Salariu_net, Round(40/100*([Salariu_brut]-[CAS]-[CASS]-[CFS]-(16/100*([Salariu_brut]-[CAS]-[CASS]-[CFS]-[Deduceri personale])))) AS Avans, Round(60/100*([Salariu_brut]-[CAS]-[CASS]-[CFS]-(16/100*([Salariu_brut]-[CAS]-[CASS]-[CFS]-[Deduceri personale])))) AS Lichidare
FROM SALARIAT INNER JOIN Rețineri ON SALARIAT.Nume_prenume = Rețineri.Nume_prenume
ORDER BY SALARIAT.Marca_salariat;
Interogarea TVA are rolul de a calcula taxa pe valoarea adăugată colectată pentru fiecare factură emisă de către întreprindere. Informațiile necesare calculării TVA colectată sunt preluate din tabelele TRANZACȚIE, CREANȚĂ și CLIENT, precum în figura 40.
Figură 40: TVA – modul de proiectare
În modul de vizualizare sub formă de fișă de date, figura 41, se observă în cadrul câmpului Cota TVA anumite înregistrări cu valoarea „TVAscutită”, aceasta se datorează scutirii de la plata taxei pentru tranzacțiile efectuate cu anumiți clienți ai INSCC și anume ministerele pentru care institutul efectuează bunuri și servicii.
Figură 41: TVA – fișă de date
În ceea ce privește formulele utlizate pentru obținerea rezultatelor afișate în figura 33, vom consulta varianta SQL a interogării:
SELECT CLIENT.Denumire_client, CREANȚĂ.SerieNr_factură, CREANȚĂ.Valoare_creanță AS Total, Round(IIf(([CLIENT].[Cod_client])=10 Or ([CLIENT].[Cod_client])=11,0,[Valoare_creanță]*24/124)) AS TVA, Round(IIf(([CLIENT].[Cod_client])=10 Or ([CLIENT].[Cod_client])=11,[Valoare_creanță],[Valoare_creanță]-[Valoare_creanță]*24/124)) AS [Valoare fără TVA], IIf(([CLIENT].[Cod_client])=10 Or ([CLIENT].[Cod_client])=11,"TVAscutită","24%") AS [Cota TVA], CREANȚĂ.Data_emitere AS Data
FROM TRANZACȚIE INNER JOIN (CLIENT INNER JOIN CREANȚĂ ON CLIENT.Cod_client = CREANȚĂ.Cod_client) ON TRANZACȚIE.Cod_tranzacție = CREANȚĂ.Cod_tranzacție;
Interogarea TVA deductibilă calculează valoarea TVA și valoarea fără TVA a sumelor înscrise pe facturile primite de la furnizori. Astfel, datele sunt preluate din tabelele FURNIZOR, DATORIE și TRANZACȚIE, după cum se observă și în figura 42.
Figură 42: TVA deductibilă – modul de proiectare
În fișa de date, ilustrată în figura 43, observăm cum, extragerea taxei deductibilă a fost calculată automat de către sistem în urma comenzilor executate.
Figură 43: TVA deductibilă – fișă de date
Proveniența datelor și modul de calcul a taxei pe valoarea adăugată colectată și a valorii fără TVA rezultate în fișa de date se poate distinge în secvența SQL a interogării:
SELECT FURNIZOR.Denumire_furnizor, DATORIE.Nr_factură, DATORIE.Valoare_datorie, Round([Valoare_datorie]-[Valoare_datorie]*24/124) AS [Valoare fără TVA], Round([Valoare_datorie]*24/124) AS [TVA colectată], DATORIE.Data_factură AS Data_f
FROM TRANZACȚIE INNER JOIN (FURNIZOR INNER JOIN DATORIE ON FURNIZOR.Cod_furnizor = DATORIE.Cod_furnizor) ON TRANZACȚIE.Cod_tranzacție = DATORIE.Cod_tranzacție
WHERE (((TRANZACȚIE.Finalizată)=Yes));
Rapoarte finale
Raport FACTURĂ
Factura reprezintă un document indispensabil în cadrul relațiilor de decontare cu terții, acest raport reflectând imaginea fidelă a unei facturi, creată cu scopul de a sistematiza procesul de completare manuală a acestor documente justificative, ca apoi ele să poată fi imprimate și transmise clienților.
Raportul factură are rolul de a completa automat datele introduse în tabelele părinte precum CLIENT, TRANZACȚIE, dar și interogarea TVA, fără a fi necesare calcule multiple pentru rezultarea TVA și valorii fără TVA. Raportul a fost realizat prin comanda „Raport gol” (Blank Report) pe baza interogării FACTURĂ prezentată anterior și conține elemente de tip casete de text (text box), imagini și etichete (Label).
Figură 44: FACTURĂ – Raport
Raport CHITANȚĂ
Chitanța reprezintă documentul prin care se confirmă plata parțială sau totală a unei sume de bani corespunzătoare facturii prezentate în raportul precedent, completarea acestui document justificativ se realizeză automat în momentul înregistrării tranzacției de încasare a sumei de bani de la clienți.
Raportul Chitanță are rolul de a ușura munca angajaților din departamentul financiar-contabil, fiind necesară introducerea datelor în sistem o singură dată în tabela TRANZACȚIE. Raportul a fost realizat prin comanda „Raport gol” (Blank Report) din meniul Creare, pe baza interogării cu același nume, precizată anterior.
Figură 45: CHITANȚĂ – Raport
Raport JURNAL VÂNZĂRI
Jurnalul pentru vânzări este documentul în care se înregistrează vânzările de bunuri și a prestărilor servicii cu scopul de a stabili lunar taxa pe valoarea adăugată colectată. Raportul creat în cadrul sistemului informatic calculează automat valoarea totală a vânzărilor, valoarea operațiunilor scutite de taxa pe valoarea adăugată, totalul sumelor încasate fără TVA și valoarea totală a TVA colectată. În figura 46 este prezentat raportul pentru jurnalul de cumpărări din luna aprilie.
Raportul a fost creat prin comanda „Raport gol” (Blank report) din meniul „Creare” în modul de proiectare (Design View) prin inserarea de casete de text (Text box) și etichete (Label) având la bază interogarea cu același nume.
Figură 46: JURNAL VÂNZĂRI – Raport
Raport JURNAL CUMPĂRĂRI
Jurnalul pentru cumpărări reprezintă documentul utilizat pentru înregistrarea cumpărărilor de bunuri și/sau servicii pentru a facilita calculul lunar al taxei pe valoarea adăugată deductibilă. În raportul rezultat se calculează valoarea totală a facturilor primite și achitate, baza de impozitare a facturilor și totalul acesteia și valoarea totală a TVA deductibilă.
În raportul din figura 47 este prezentat Jurnalul pentru Cumpărări din luna martie în care se afișează datele necesare jurnalului pentru cumpărări preluate prin crearea raportului în baza interogării cu același nume.
Raportul poate fi oricând printat și arhivat doarece reflectă date preluate din tabelele inițiale în care au fost introduse date ce corespund realității, având, în final, posibilitatea de a calcula TVA de plată sau TVA de recuperat printr-un simplu calcul efectuat cu informațiile furnizate de Jurnalul pentru Vânzări și Jurnalul pentru Cumpărări.
Figură 47: JURNAL CUMPĂRĂRI – Raport
Raport Ștat de salarii
Ștatul de salarii reprezintă documentul prin care se calculează drepturile bănești cuvenite fiecărui salariat, contribuțiile reținute, cât și alte sume datorate. Ștatul de salarii este, de altfel, și un document justificativ pentru înregistrările în contabilitate. Raportul afișează calculele efectuate în cadrul interogării Ștat de Salarii, prezentată anterior, cu diferența că raportul poate fi printat, utilizat ca document justificativ și adăugat pentru arhivare.
Figură 48: Ștat Salarii – Raport
CONCLUZII
Pentru desfășurarea activității Institutului este necesară relaționarea cu terți, aceștia reprezentând factori indispensabili pentru orice întreprindere cu scop lucrativ, fără existența lor întreprinderile nu ar avea capacitatea de a obține profit.
Institutul Național de Studii și Cercetări pentru Comunicații – I.N.S.C.C. București este singurul institut de cercetare – dezvoltare din domeniul comunicațiilor existent la nivel național și funcționează pe bază de autonomie financiară și gestiune economică, mai multe detalii cu privire la obiective, structură și statut se regăsesc în prezentarea generală a institutului din capitolul 1, în care am realizat și o evoluție a principalilor indicatori din perioada 2011 – 2014.
Institutul deține contracte încheiate atât cu ministere, pentru care livrările și serviciile prestate sunt scutite de taxa pe valoare adăugată, cât și cu diverși clienți care apelează la serviciile institutului și care, în ultima perioadă, au înregistrat o scădere a cererilor pentru proiectele de cercetare provocată de scăderea forței de muncă a institutului din ultimii ani datorată de încetarea alocării de fonduri publice de la Bugetul de Stat.
Pentru familiarizarea cu termenii utilizați în prezenta lucrare, pe parcursul capitolului doi am prezentat elementele teoretice privind contabilitatea relațiilor cu terții.
În cadrul Institutului Național de Studii și Cercetări pentru Comunicații – I.N.S.C.C. București, decontările cu terții se înregistrează în contabilitate conform Legii contabilității nr. 82/1991 republicată, cu actualizările și reglementările contabile aplicabile, detalierea acestora fiind prezentată în decursul studiului de caz din capitolul 3 al actualei lucrări.
Sistemul informatic privind analiza relațiilor cu terții a fost proiectat în așa fel încât să reflecte evidența terților și decontările cu aceștia astfel: în primul rând au fost proiectate tabelele și introduse datele corespunzătoare acestora, în tabela CLIENT și tabela FURNIZOR au fost introduse date din contractele încheiate cu aceștia, în tabela SALARIAT au fost inserate informații preluate din contractele individuale de muncă. Pentru tabelele de legătură CREANȚĂ și DATORIE datele au fost preluate din facturile primite și emise, urmând ca facturile să fie completate automat cu ajutorul sistemului informatic prezentat, iar pentru tabela SALARIU, datele au fost introduse cu ajutorul ștatului de salarii existent. Tabela de fapte TRANZACȚII a fost proiectată cu scopul de a avea posibilitatea de introducere în sistem exclusiv a datelor recente provenite din încasările și plățile efectuate în relațiile cu terții pentru emiterea de chitanțe, evitând astfel redundanța introducerii datelor pentru crearea rapoartelor finale prezentate anterior.
Sistemul pune la dispoziția utilizatorilor o interfață simplă, abordabilă care permite accesul acestora la date fără a întâmpina probleme sau erori la introducerea, actualizarea sau editarea datelor din program.
În urma proiectării sistemului informatic în programul Microsoft Access 2010 și a prezentării acestuia în cadrul capitolului 4 al actualei lucrări, se constată îndeplinirea scopului și obiectivelor recomandate inițial. Munca angajaților din Compartimentul Financiar – Contabil a fost astfel facilitată, timpul pentru completarea formularelor și generarea rapoartelor a fost redus, iar o parte din activitatea Compartimentului a fost sistematizată.
BIBLIOGRAFIE
Bojan O., „Contabilitatea întreprinderilor – Contabilitate financiară. Contabilitate de gestiune. Teorie, aplicații, actualizări”, Ed. Economica, București, 1999;
Diaconu Gh. „Contabilitate financiară armonizată”, ediția a II-a Ed. Bibliotheca, Târgoviște, 2006;
Epuran M., „Contabilitatea financiară, Volumul II”, Ed. De Vest, Timișoara, 1998;
Paraschivescu M. D., „Contabilitate financiară – aplicații și studii de caz”, Ed. Tehnopress, Iași, 2007;
Moroșan I., „Contabilitatea practică – Volumul I”, Ed. „Evcont consulting”, Suceava, 2006;
Pântea I. P., „Contabilitatea financiară românească”, Ed. Intelcredo, Deva, 2006;
Radu F., „Baze de date”, Ed. Bibliotheca, Târgoviște, 2007;
Ristea M., „Contabilitate financiară”, Ed. Mărgăritar, București, 2002;
State V., „Contabilitatea financiară a societăților comerciale. Elemente de teorie și aplicații practice”, Ed. Bibliotheca, Târgoviște, 2008;
Codul fiscal 2015;
Codul fiscal 2016;
Hotărârea nr. 1091/2014;
Legea contabilității nr. 82/1991 republicată și actualizată;
OMFP3055/2009 pentru aprobare reglementări contabile conforme cu directivele europene;
OMFP1802/2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate;
ORDONANȚA nr.57/2002 privind cercetarea ștințifică și dezvoltarea tehnologică, aprobată prin Legea nr.324/2003, cu modificările și completările ulterioare;
http://e-studii.ro/;
http://support.office.com;
http://www.academia.edu;
http://www.agromonitor.ro
http://www.inscc.ro/;
http://www.scrigroup.com/;
http://www.dorinm.ro.
Copyright Notice
© Licențiada.org respectă drepturile de proprietate intelectuală și așteaptă ca toți utilizatorii să facă același lucru. Dacă consideri că un conținut de pe site încalcă drepturile tale de autor, te rugăm să trimiți o notificare DMCA.
Acest articol: CONTABILITATE ȘI INFORMATICĂ DE GESTIUNE [308423] (ID: 308423)
Dacă considerați că acest conținut vă încalcă drepturile de autor, vă rugăm să depuneți o cerere pe pagina noastră Copyright Takedown.