. Conducerea Si Organizarea Contabilitatii Materialelor la Un Ordonator de Credite

INTRODUCERE

Localizarea contabilitatii in ansamblul cunoasterii stiintifice se face ca domeniu al stiintelor sociale, fiind adjudecata de doua familii de stiinte: stiintele economice si stiintele de gestiune. Contabilitatea este o stiinta sociala deoarece este o creatie e fiintei umane; reflecta fenomene, activitati, evenimente si fapte sociale; se adreseaza diferitelor grupuri de utilizatori care fac parte integranta din societate; produce situatii financiare care au un impact asupra societatii si care modifica comportamentul indivizilor – aceste situatii financiare genereaza mutatii sau schimbari sociale; este dependenta sau influentata de fenomene sociale.

Obiectul cunoasterii prin contabilitate este organizatia economico – sociala. Contabilitatea poate fi definita ca un sistem de informare, adica un ansamblu de elemente (resurse umane si materiale) care permit culegerea, prelucrarea, stocarea si comunicarea informatiilor in vederea luarii deciziilor. Conform acestei definitii, valabila atat la nivel microeconomic cat si la nivel macroeconomic, contabilitatea apare ca singurul sistem de informare capabil sa omogenizeze o multitudine de tranzactii eterogene, prin utilizarea etalonului monetar si sa furnizeze o reprezentare coerenta a fenomenelor observate prin intermediul corelatiilor contabile: utilizari = resurse; debit = credit; activ = pasiv; valori efective = valori prestabilite +/- abateri; venituri – cheltuieli = rezultat, etc.

Multitudinea nevoilor informationale ale diversilor utilizatori de informatie contabila determina construirea a doua reprezentari ale aceleiasi realitati : o reprezentare „interna” si o alta „externa”. In plan formal aceasta reprezentare „duala” isi gaseste concretizarea in existenta a doua componente in sistemul informational contabil : una care reda indeosebi imaginea firmei in exterior – contabilitatea generala sau financiara, considerata „fata externa” ; alta care descrie procesele interne – contabilitatea de gestiune, considerata „fata interna”.

Cele doua componenete ale sistemului informational nu sunt contradictorii si nici nu se subordoneaza una celeilalte.

Contabilitatea financiara, denumita si generala, are rolul de a inregistra tranzactiile cu mediul extern, pentru determinarea periodica si sintetica a situatiei patrimoniale si financiare, cat si a rezultatului operatiilor efectuate ; informatiile contabilitatii financiare au caracter retrospectiv si se fac publice, prin divulgarea produselor ei (conturile anuale, denumite si situatii financiare sau documente contabile de sinteza). Contabilitatea financiara este reglementata, adica se bazeaza pe norme, iar situatiile financiare pe care le produce, fiind destinate tertilor, constituie obiectul normalizarii.

Contabilitatea financiara nu se „opune” contabilitatii de gestiune, orientata catre utilizatorii interni de fonduri. Cele doua componente informationale sunt complementare.

Contabilitatea de gestiune, denumita si contabilitate analitica sau manageriala, are rolul de a servi ca instrument in luarea deciziilor de catre manageri si nu este reglementata la nivel national (nu se organizeaza pe baza de norme unitare si obligatorii).

Informatiile contabilitatii de gestiune sunt destinate exclusiv conducerii firmei, nefiind publicate in exterior si deci nedivulgabile (secrete).

In toate tarile exista o distinctie intre contabilitatea financiara si contabilitatea de gestiune, chiar daca frontiera nu se defineste de aceeasi maniera de la o tara la alta.

Institutiile publice au obligatia sa organizeze si sa conduca contabilitatea proprie, respectiv contabilitatea financiara si dupa caz, contabilitatea de gestiune.

Contabilitatea ca activitate specializata in masurarea, evaluarea, cunoasterea si controlul activelor, datoriilor si capitalurilor proprii, precum si a rezultatelor obtinute din activitatea institutiilor publice, trebuie sa asigure inregistrarea cronologica si sistematica, prelucrarea, publicarea si pastrarea informatiilor cu privire la pozitia financiara, performanta financiara si fluxurile de trezorerie, atat pentru cerintele interne ale acestora, cat si pentru utilizatorii externi : Guvernul, Parlamentul, creditorii, clientii, dar si alti utilizatori.

Contabilitatea institutiilor publice asigura informatii ordonatorilor de credite cu privire la executia bugetelor de venituri si cheltuieli, rezultatul executiei bugetare, patrimoniul aflat in administrare, rezultatul patrimonial (economic), costul programelor aprobate prin buget, dar si informatii necesare pentru intocmirea contului anual de executie a bugetului de stat, a contului anual de executie a bugetului asigurarilor sociale de stat si fondurilor speciale.

In sensul prevederilor Legii finantelor publice nr. 500/2002, institutii publice reprezinta denumirea generica ce include Parlamentul, Administratia Prezidentiala, ministerele, celelalte organe de specialitate ale administratiei publice, alte autoritati publice, institutiile publice autonome, precum si institutiile din subordinea acestora, indiferent de modul de finantare a acestora.

In sensul prevederilor Ordonantei de urgenta a Guvernului privind finantele publice locale nr. 45/2003, aprobata cu modificari si completari, institutii publice reprezinta denumirea generica ce include comunele, orasele, municipiile, sectoarele municipiului Bucuresti, judetele, municipiul Bucuresti, institutiile si serviciile publice din subordinea acestora, cu personalitate juridica, indiferent de modul de finantare a activitatii acestora.

Potrivit reglementarilor existente in domeniul finantelor publice si a contabilitatii, contabilitatea publica cuprinde:

a) contabilitatea veniturilor si cheltuielilor bugetare, care sa reflecte incasarea veniturilor si plata cheltuielilor aferente exercitiului bugetar;

b) contabilitatea trezoreriei statului;

c) contabilitatea generala bazata pe principiul constatarii drepturilor si obligatiilor, care sa reflecte evolutia situatiei financiare si patrimoniale, precum si excedentul sau deficitul patrimonial;

d) contabilitatea destinata analizarii costurilor programelor aprobate.

Cu privire la punctele a) si c), planul de conturi va cuprinde:

– conturi bugetare – pentru reflectarea incasarii veniturilor si platii cheltuielilor si determinarea rezultatului executiei bugetare (excedent sau deficit bugetar). Contabilitatea veniturilor si cheltuielilor bugetare, se realizeaza cu ajutorul unor conturi speciale, deschise pe structura clasificatiei bugetare in vigoare. Aceste conturi asigura inregistrarea veniturilor incasate si a cheltuielilor platite, potrivit bugetului aprobat si furnizeaza informatiile necesare intocmirii contului de executie bugetara si stabilirii rezultatului executiei bugetare.

– conturi generale – pentru reflectarea activelor si pasivelor institutiei, a cheltuielilor si veniturilor aferente exercitiului, indiferent daca veniturile au fost incasate iar cheltuielile platite, pentru determinarea rezultatului patrimonial (excedent sau deficit patrimonial);

Conturile contabile vor fi corecte si complete si vor prezenta situatia reala si exacta a patrimoniului si a modului de implementare a bugetului.

Institutiile publice, au obligatia sa conduca contabilitatea in partida dubla cu ajutorul conturilor prevazute in planul de conturi general.

Planul de conturi general cuprinde urmatoarele clase de conturi:

– clasa 1 "Conturi de capitaluri";

– clasa 2 "Conturi de active fixe";

– clasa 3 "Conturi de stocuri si productie in curs de executie";

– clasa 4 "Conturi de terti";

– clasa 5 "Conturi la trezoreria statului si banci comerciale";

– clasa 6 "Conturi de cheltuieli";

– clasa 7 "Conturi de venituri si finantari".

In cadrul claselor exista mai multe grupe de conturi, iar grupele sunt dezvoltate pe conturi sintetice de gradul I si II. Conturile sintetice pot fi dezvoltate in conturi analitice in functie de specificul activitatii si de necesitatile proprii de informare.

Cu ajutorul acestor conturi, institutiile publice inregistreaza operatiunile economico-financiare pe baza principiilor contabilitatii de drepturi si obligatii (de angajamente), respectiv in momentul crearii, transformarii sau disparitiei/anularii unei valori economice, a unei creante sau unei obligatii.

CAPITOLUL I

1. ASPECTE DE ORDIN TEORETIC PRIVIND CONTABILITATEA STOCURILOR

CONDUCEREA SI ORGANIZAREA CONTABILITATII INSTITUTIILOR PUBLICE

Raspunderea pentru organizarea si conducerea contabilitatii la institutiile publice revine ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii unitatii respective.

Institutiile publice organizeaza si conduc contabilitatea de regula, in compartimente distincte, conduse de catre directorul economic, contabilul sef sau alta persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie. Aceste persoane trebuie sa aiba studii economice superioare si raspund impreuna cu personalul din subordine de organizarea si conducerea contabilitatii.

Seful compartimentului financiar-contabil este persoana care ocupa functia de conducere a compartimentului financiar-contabil si care raspunde si de activitatea de incasare a veniturilor si de plata a cheltuielilor sau, dupa caz, una dintre persoanele care indeplineste aceste atributii in cadrul unei institutii publice care nu are in structura sa un compartiment financiar-contabil sau persoana care indeplineste aceste atributii pe baza de contract.

Institutiile publice la care contabilitatea nu este organizata in compartimente distincte sau care nu au personal incadrat cu contract individual de munca, potrivit legii, pot incheia contracte de prestari de servicii, pentru conducerea contabilitatii si intocmirea situatiilor financiare trimestriale si anuale, cu societati comerciale de expertiza contabila sau cu persoane fizice autorizate, conform legii. Incheierea contractelor se face cu respectarea reglementarilor privind achizitiile publice de bunuri si servicii. Plata serviciilor respective se face din fonduri publice cu aceasta destinatie.

Persoanele care raspund de organizarea si conducerea contabilitatii trebuie sa asigure, conditiile necesare pentru organizarea si conducerea corecta si la zi a contabilitatii, organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de activ si de pasiv, precum si valorificarea rezultatelor acesteia, respectarea regulilor de intocmire a situatiilor financiare, depunerea la termen a acestora la organele in drept, pastrarea documentelor justificative, a registrelor si situatiilor financiare, organizarea contabilitatii de gestiune adaptate la specificul institutiei publice.

Contabilitatea institutiilor publice asigura informatii ordonatorilor de credite cu privire la executia bugetelor de venituri si cheltuieli, patrimoniul aflat in administrare, precum si pentru intocmirea contului generalanual de executie a bugetului de stat, a contului de excutie a bugetului asigurarilor sociale de stat si fondurilor speciale, precum si a conturilor anuale de executie ale bugetelor locale.

Contabilitatea veniturilor si cheltuielilor bugetare se tine pe subdiviziunile clasificatiei bugetare. Contabilitatea institutiilor publice trebuie sa asigure inregistrarea platilor de casa si a cheltuielilorefective, pe subdiviziunile clasificatiei bugetare, potrivit bugetului aprobat. Pentru ca finantarea cheltuielilor sa se faca in limita prevederilor din bugetele aprobate, institutiile publice au obligatia organizarii si conducerii evidentei angajamentelor bugetare si legale.

Inchiderea conturilor de venituri si cheltuieli se efectueaza, de regula, la sfarsitul exercitiului financiar cand se stabileste si rezultatul definitiv al exercitiului financiar. La institutiile publice rezultatul exercitiului bugetar se stabileste anual prin inchiderea conturilor de cheltuieli efective cu conturile de surse din care au fost efectuate (finantate) acestea.

Institutiile publice au oblgatia sa conduca contabilitatea in partida dubla, cu ajutorul conturilor prcontabil sau persoana care indeplineste aceste atributii pe baza de contract.

Institutiile publice la care contabilitatea nu este organizata in compartimente distincte sau care nu au personal incadrat cu contract individual de munca, potrivit legii, pot incheia contracte de prestari de servicii, pentru conducerea contabilitatii si intocmirea situatiilor financiare trimestriale si anuale, cu societati comerciale de expertiza contabila sau cu persoane fizice autorizate, conform legii. Incheierea contractelor se face cu respectarea reglementarilor privind achizitiile publice de bunuri si servicii. Plata serviciilor respective se face din fonduri publice cu aceasta destinatie.

Persoanele care raspund de organizarea si conducerea contabilitatii trebuie sa asigure, conditiile necesare pentru organizarea si conducerea corecta si la zi a contabilitatii, organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de activ si de pasiv, precum si valorificarea rezultatelor acesteia, respectarea regulilor de intocmire a situatiilor financiare, depunerea la termen a acestora la organele in drept, pastrarea documentelor justificative, a registrelor si situatiilor financiare, organizarea contabilitatii de gestiune adaptate la specificul institutiei publice.

Contabilitatea institutiilor publice asigura informatii ordonatorilor de credite cu privire la executia bugetelor de venituri si cheltuieli, patrimoniul aflat in administrare, precum si pentru intocmirea contului generalanual de executie a bugetului de stat, a contului de excutie a bugetului asigurarilor sociale de stat si fondurilor speciale, precum si a conturilor anuale de executie ale bugetelor locale.

Contabilitatea veniturilor si cheltuielilor bugetare se tine pe subdiviziunile clasificatiei bugetare. Contabilitatea institutiilor publice trebuie sa asigure inregistrarea platilor de casa si a cheltuielilorefective, pe subdiviziunile clasificatiei bugetare, potrivit bugetului aprobat. Pentru ca finantarea cheltuielilor sa se faca in limita prevederilor din bugetele aprobate, institutiile publice au obligatia organizarii si conducerii evidentei angajamentelor bugetare si legale.

Inchiderea conturilor de venituri si cheltuieli se efectueaza, de regula, la sfarsitul exercitiului financiar cand se stabileste si rezultatul definitiv al exercitiului financiar. La institutiile publice rezultatul exercitiului bugetar se stabileste anual prin inchiderea conturilor de cheltuieli efective cu conturile de surse din care au fost efectuate (finantate) acestea.

Institutiile publice au oblgatia sa conduca contabilitatea in partida dubla, cu ajutorul conturilor prevazute in planul de conturi general.

1.2. DOCUMENTE JUSTIFICATIVE SI REGISTRE DE CONTABILITATE

1.2.1. Documente justificative

Detinerea, cu orice titlu, de bunuri materiale, titluri de valoare, numerar si alte drepturi si obligatii, precum si efectuarea de operatiuni economice, fara sa fie inregistrate in contabilitate, sunt interzise; constituie contraventii la Legea contabilitatii, daca nu sunt savarsite in astfel de conditii incat, potrivit legii, sa fie considerate infractiuni.

Institutiile publice consemneaza operatiunile economico-financiare in momentul efectuarii lor in documente justificative pe baza carora se fac inregistrari in jurnale, fise si alte documente contabile dupa caz.

Documentele care stau la baza inregistrarilor in contabilitate pot dobandi calitatea de document justificativ numai in conditiile in care furnizeaza toate informatiile prevazute de normele legale in vigoare.

Documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, precum si a celor care le-au inregistrat in contabilitate, dupa caz.

Documentele justificative trebuie sa cuprinda, urmatoarele elemente principale:

– denumirea documentului;

– denumirea si, dupa caz, sediul unitatii care intocmeste documentul;

– numarul documentului si data intocmirii acestuia;

– mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (cand este cazul);

– continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia;

– datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate;

– numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atributii de control financiar preventiv si ale persoanelor in drept sa aprobe operatiunile respective, dupa caz;

– alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiunilor efectuate.

Inregistrarile in contabilitate se efectueaza cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor dupa data de intocmire sau de intrare a acestora in unitate si sistematic, in conturi sintetice si analitice, in conformitate cu regulile stabilite pentru forma de inregistrare in contabilitate "maestru-sah".

Inregistrarile in contabilitate se pot face manual sau utilizand sistemele informatice de prelucrare automata a datelor.

Registrele de contabilitate si formularele comune pe economie, care nu au regim special de inseriere si numerotare, privind activitatea financiara si contabila, pot fi adaptate in functie de specificul si necesitatile institutiilor publice, cu conditia respectarii continutului minimal de informatii si a normelor de intocmire si utilizare a acestora. Acestea pot fi pretiparite sau editate cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor.

Numarul de exemplare al formularelor care nu au regim special de inseriere si numerotare poate fi diferit de cel prevazut in reglementarile legale, in conditiile in care procedurile proprii privind organizarea si conducerea contabilitatii impun acest lucru.

1.2.2. Forma de inregistrare in contabilitate

Formele de inregistrare in contabilitate reprezinta sistemul de registre, formulare si documente contabile corelate intre ele, care servesc la inregistrarea cronologica si sistematica in contabilitate a operatiunilor economico-financiare efectuate pe parcursul exercitiului bugetar.

La institutiile publice, forma de inregistrare in contabilitate a operatiunilor economico-financiare este "maestru-sah".

In cadrul formei de inregistrare "maestru-sah", principalele registre si formulare care se utilizeaza sunt: Registrul-jurnal, Registrul-inventar, Cartea-mare si Balanta de verificare.

La institutiile publice se poate folosi forma de inregistrare in contabilitate "maestru-sah simplificat". In acest caz, contabilitatea sintetica se tine pe "Fise de cont pentru operatii diverse", deschise pentru fiecare cont sintetic in Cartea-mare (sah), iar contabilitatea analitica se tine pe fisele mentionate la forma de inregistrare "maestru-sah".

Evidenta analitica a creditelor bugetare, platilor de casa si a cheltuielilor efective se tine cu ajutorul "Fisei pentru operatii bugetare".

1.2.3. Registrele de contabilitate

Registrele de contabilitate obligatorii sunt: Registrul-jurnal, Registrul-inventar si Cartea mare.

Acestea se utilizeaza in stricta concordanta cu destinatia acestora si se prezinta in mod ordonat si astfel completate incat sa permita, in orice moment, identificarea si controlul operatiunilor contabile efectuate.

Registrele de contabilitate se pot prezenta sub forma de registru, foi volante sau listari informatice, dupa caz.

Registrul-jurnal este un document contabil obligatoriu de inregistrare cronologica si sistematica a modificarii elementelor de activ si de pasiv ale institutiei.

Registrul-jurnal se intocmeste de fiecare institutie publica intr-un singur exemplar, dupa ce a fost numerotat, snuruit, parafat si inregistrat in evidenta institutiei.

Numerotarea filelor registrelor se va face in ordine crescatoare, iar volumele se vor numerota in ordinea completarii lor.

Se intocmeste zilnic sau lunar, dupa caz, prin inregistrarea cronologica, fara stersaturi si spatii libere, a documentelor in care se reflecta miscarea elementelor de activ si de pasiv ale unitatii.

Operatiunile de aceeasi natura, realizate in acelasi loc de activitate, pot fi recapitulate intr-un document centralizator, denumit jurnal-auxiliar, care sta la baza inregistrarii in Registrul-jurnal.

Institutiile publice pot utiliza jurnale auxiliare pentru operatiunile de casa si banca, decontarile cu furnizorii, situatia incasarii-achitarii facturilor, etc. Acestea pot inregistra in Registrul-jurnal sumele centralizate pe conturi, preluate din aceste jurnale.

In conditiile conducerii contabilitatii cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, fiecare operatiune economico-financiara se va inregistra prin articole contabile, in mod cronologic, dupa data de intocmire sau de intrare a documentelor in unitate. In aceasta situatie, Registrul-jurnal se editeaza lunar, iar paginile vor fi numerotate pe masura editarii lor.

In cazul in care o institutie publica are unitati subordonate fara personalitate juridica care conduc contabilitatea pana la balanta de verificare, Registrul-jurnal se va conduce de catre unitatile subordonate, cu conditia inregistrarii acestuia in evidenta unitatii.

Registrul-inventar este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza toate elementele de activ si de pasiv grupate in functie de natura lor, inventariate potrivit legii.

Registrul-inventar se intocmeste de fiecare institutie publica intr-un singur exemplar, dupa ce a fost numerotat, snuruit, parafat si inregistrat in evidenta institutiei.

Registrul-inventar se intocmeste la infiintarea institutiei, cel putin o data pe an pe parcursul functionarii institutiei, cu ocazia fuziunii, divizarii sau incetarii activitatii, precum si in alte situatii prevazute de lege pe baza de inventar faptic.

In acest registru se inscriu, intr-o forma recapitulativa, elementele inventariate dupa natura lor, suficient de detaliate pentru a putea justifica continutul fiecarui post al bilantului.

Registrul-inventar se completeaza pe baza inventarierii faptice a fiecarui cont de activ si de pasiv. Elementele de activ si de pasiv inscrise in Registrul-inventar au la baza listele de inventariere sau alte documente care justifica continutul acestora.

In cazul in care inventarierea are loc pe parcursul anului, in Registrul-inventar se inregistreaza soldurile existente la data inventarierii, la care se adauga rulajele intrarilor si se scad rulajele iesirilor de la data inventarierii pana la data incheierii exercitiului.

In cazul in care o institutie publica are unitati subordonate fara personalitate juridica care conduc contabilitatea pana la balanta de verificare, registrul-inventar se va conduce de catre unitatile subordonate, cu conditia inregistrarii acestuia in evidenta unitatii.

Registrul "Cartea mare" este un registru contabil obligatoriu in care se inregistreaza lunar si sistematic, prin regruparea conturilor, existenta si miscarea elementelor de activ si de pasiv, la un moment dat.

Registrul Cartea mare (sah) se intocmeste intr-un exemplar, lunar, separat pentru debitul si separat pentru creditul fiecarui cont sintetic, pe masura inregistrarii operatiunilor.

Cartea mare sta la baza intocmirii balantei de verificare. Registrul Cartea mare poate fi inlocuit cu Fisa de cont pentru operatiuni diverse. Editarea Cartii mari se va efectua numai la cererea organelor de control sau in functie de necesitatile proprii.

1.2.4. Balanta de verificare

Balanta de verificare este documentul contabil utilizat pentru verificarea exactitatii inregistrarilor contabile si controlul concordantei dintre contabilitatea sintetica si cea analitica, precum si principalul instrument pe baza caruia se intocmesc situatiile financiare.

Balanta de verificare se intocmeste pe baza datelor preluate din Cartea mare (sah), respectiv din fisele deschise distinct pentru fiecare cont sintetic.

Pentru verificarea inregistrarilor in contabilitatea analitica se intocmesc balante de verificare analitice. La institutiile publice, balantele de verificare sintetice se intocmesc lunar iar balantele de verificare analitice, cel mai tarziu la sfarsitul perioadei pentru care se intocmesc situatiile financiare.

Balanta de verificare cuprinde pentru toate conturile institutiei urmatoarele elemente: simbolul si denumirea conturilor, in ordinea inscrisa in planul de conturi, soldurile initiale sau totalul sumelor debitoare si creditoare ale lunii precedente dupa caz, rulajele curente debitoare si creditoare, totalul sumelor debitoare si creditoare, soldurile finale debitoare si creditoare. In balanta de verificare pentru luna ianuarie rubrica "solduri initiale" se completeaza cu soldurile finale debitoare si creditoare ale lunii decembrie ale anului precedent.

1.2.5. Arhivarea, pastrarea si reconstituirea documentelor

Institutiile publice au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate.

Raspunderea pentru arhivarea documentelor financiar-contabile revine ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii unitatii beneficiare.

Registrele de contabilitate si documentele justificative si contabile se pot arhiva, in baza unor contracte de prestari servicii, cu titlu oneros, de catre alte persoane juridice romane, care dispun de conditii corespunzatoare.

Termenul de pastrare a registrelor si documentelor justificative si contabile este de 10 ani cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia statelor de salarii care se pastreaza timp de 50 de ani. Situatiile financiare anuale se pastreaza timp de 50 de ani.

In caz de incetare a activitatii, institutiile publice predau documentele la arhivele statului sau arhivele militare, dupa caz.

Arhivarea registrelor de contabilitate, a documentelor justificative si contabile se face in conformitate cu prevederile legale in vigoare.

Pentru a putea fi inregistrate in contabilitate, operatiunile economico-financiare trebuie sa fie inscrise in documente originale, intocmite sau reconstituite, potrivit legii.

Orice persoana care constata pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligatia sa instiinteze in scris, in termen de 24 de ore de la constatare, ordonatorul de credite sau alta persoana care are obligatia gestionarii unitatii respective.

In cazul in care pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor constituie infractiune, se instiinteaza imediat organele de urmarire penala.

Reconstituirea documentelor se face pe baza unui "dosar de reconstituire".

Documentele reconstituite vor purta in mod obligatoriu si vizibil mentiunea "RECONSTITUIT", cu specificarea numarului si datei dispozitiei pe baza careia s-a facut reconstituirea.

Documentele reconstituite potrivit legii, constituie baza legala pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitate.

1.2.6. Sistemul informatic

Sistemul informatic de prelucrare automata a datelor la nivelul fiecarei institutii trebuie sa asigure prelucrarea datelor inregistrate in contabilitate in conformitate cu normele contabile aplicabile, controlul si pastrarea acestora pe suporturi tehnice.

La elaborarea si adaptarea programelor informatice trebuie avute in vedere criteriile minimale pentru programele informatice utilizate in activitatea financiara si contabila, potrivit reglementarilor legale in vigoare.

Unitatile de informatica sau persoanele care efectueaza lucrari cu ajutorul sistemului informatic de prelucrare automata a datelor poarta raspunderea prelucrarii cu exactitate a informatiilor din documente, iar beneficiarii raspund pentru exactitatea si realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare.

Responsabilitatile ce revin personalului institutiei cu privire la utilizarea sistemului informatic de prelucrare automata a datelor se stabilesc prin regulamente interne.

Din punct de vedere al bazei de date trebuie sa existe posibilitatea reconstituirii in orice moment a continutului registrelor, jurnalelor si altor documente financiar-contabile.

APROBAREA, DEPUNEREA SI CONPONENTA SITUATIILOR FINANCIARE

1.3.1. Situatii financiare

Pentru institutiile publice, documentul oficial de prezentare a situatiei patrimoniului aflat in administrarea statului si a unitatilor administrativ-teritoriale si a executiei bugetului de venituri si cheltuieli, il reprezinta situatiile financiare. Acestea se intocmesc conform normelor elaborate de Ministerul Finantelor Publice, aprobate prin ordin al ministrului finantelor publice.

Situatiile financiare se intocmesc in moneda nationala, respectiv in lei, fara subdiviziunile leului.

Pentru necesitatile proprii de informare si la solicitarea unor organisme internationale, se pot intocmi situatii financiare si intr-o alta moneda.

Intocmirea situatiilor financiare anuale trebuie sa fie precedata obligatoriu de inventarierea generala a elementelor de activ si de pasiv si a celorlalte bunuri si valori aflate in gestiune, potrivit normelor emise in acest scop de Ministerul Finantelor Publice.

Situatiile financiare trebuie sa ofere o imagine fidela a activelor, datoriilor, pozitiei financiare (active nete/patrimoniu net/capital propriu), precum si a performantei financiare si a rezultatului patrimonial.

Situatiile financiare se semneaza de conducatorul institutiei si de conducatorul compartimentului financiar-contabil sau de alta persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie.

Institutiile publice au obligatia sa prezinte la unitatile de trezorerie a statului la care au deschise conturile, situatia fluxurilor de trezorerie pentru obtinerea vizei privind exactitatea platilor de casa, a soldurilor conturilor de disponibilitati, dupa caz, pentru asigurarea concordantei datelor din contabilitatea institutiei publice cu cele din contabilitatea unitatilor de trezorerie a statului.

Situatiile fluxurilor de trezorerie care nu corespund cu datele din evidenta trezoreriilor statului se vor restitui institutiilor publice respective pentru a introduce corecturile corespunzatoare.

Este interzis institutiilor publice sa centralizeze situatiile financiare ale institutiilor din subordine care nu au primit viza trezoreriei statului.

Institutiile publice ai caror conducatori au calitatea de ordonatori de credite secundari sau tertiari, depun un exemplar din situatiile financiare trimestriale si anuale la organul ierarhic superior, la termenele stabilite de acesta.

Ministerele, celelalte organe de specialitate ale administratiei publice centrale, alte autoritati publice, institutii autonome si unitatile administrativ-teritoriale, ai caror conducatori au calitatea de ordonator principal de credite, depun la Ministerul Finantelor Publice sau directiile generale ale finantelor publice judetene si a municipiului Bucuresti, dupa caz, un exemplar din situatiile financiare trimestriale si anuale, potrivit normelor si la termenele stabilite de acesta.

Unitatile fara personalitate juridica, subordonate institutiei publice, organizeaza si conduc contabilitatea operatiunilor economico-financiare pana la nivel de balanta de verificare, fara a intocmi situatii financiare.

Activitatea desfasurata in strainatate de unitatile fara personalitate juridica, subordonate institutiilor publice din Romania, se include in situatiile financiare ale persoanei juridice romane si se raporteaza pe teritoriul Romaniei.

1.3.2. Componenta Situatiilor Financiare

Situatiile financiare trimestriale si anuale cuprind:

a) bilantul;

b) contul de rezultat patrimonial;

c) situatia fluxurilor de trezorerie;

d) situatia modificarilor in structura activelor/capitalurilor;

e) anexe la situatiile financiare, care includ: politici contabile si note explicative;

f) contul de executie bugetara.

1.3.2.1. Bilantul

Bilantul este documentul contabil de sinteza prin care se prezinta elementele de activ, datorii si capital propriu ale institutiei publice la sfarsitul perioadei de raportare, precum si in alte situatii prevazute de lege.

Pentru fiecare element de bilant trebuie prezentata valoarea aferenta elementului respectiv pentru exercitiul financiar precedent.

Daca valorile prezentate anterior nu sunt comparabile, absenta comparabilitatii trebuie prezentata in notele explicative.

Un element de bilant pentru care nu exista valoare nu trebuie prezentat, cu exceptia cazului in care exista un element corespondent pentru exercitiul financiar precedent.

In bilant, elementele de natura activelor sunt prezentate in functie de gradul crescator al lichiditatii iar elementele de natura datoriilor sunt prezentate in functie de gradul crescator al exigibilitatii.

Un activ reprezinta o resursa controlata de catre institutia publica ca rezultat al unor evenimente trecute, de la care se asteapta sa genereze beneficii economice viitoare pentru institutie si al carui cost poate fi evaluat in mod credibil.

O datorie reprezinta o obligatie actuala a institutiei publice ce decurge din evenimente trecute si prin decontarea careia se asteapta sa rezulte o iesire de resurse care incorporeaza beneficii economice.

Activele si datoriile curente se prezinta in bilant distinct de activele si datoriile necurente.

Capitalul propriu reprezinta interesul rezidual al statului sau unitatilor administrativ-teritoriale, in calitate de proprietari ai activelor unei institutii publice dupa deducerea tuturor datoriilor.

Capitalurile proprii se mai numesc si active nete sau patrimoniu net si se determina ca diferenta intre active si datorii.

In functie de necesitatile de informare, Ministerul Finantelor Publice poate solicita prezentarea in bilant a unor informatii suplimentare fata de cele care trebuie prezentate in concordanta cu prezentele reglementari.

Modelul formularului "Bilant" este prezentat in anexa nr. 13 la prezentele norme. Formatul bilantului nu poate fi modificat de la un exercitiu financiar la altul.

Structura Bilantului

ACTIVE

Active necurente

– Active fixe necorporale

Instalatii tehnice, mijloace de transport, animale, plantatii, mobilier, aparatura birotica si alte active corporale

– Terenuri si cladiri

– Alte active nefinanciare

– Active financiare

– Creante (peste un an)

Total active necurente

Active curente

– Stocuri

– Creante (sub un an)

– Investitii pe termen scurt

– Conturi la trezorerie si banci

– Cheltuieli in avans

Total active curente

Total active

DATORII

Datorii necurente

– Datorii (peste un an)

– Imprumuturi pe termen lung

– Provizioane

Total datorii necurente

Datorii curente

– Datorii (sub un an)

– Imprumuturi pe termen scurt

– Imprumuturi pe termen lung ce trebuie platite in exercitiul curent

– Venituri in avans

– Provizioane

Total datorii curente

Total datorii

Active nete/Capitaluri proprii = Total active – Total datorii

C. CAPITALURI PROPRII

Rezerve si fonduri

Rezultatul patrimonial

Rezultatul reportat

1.3.2.2. Contul de rezultat patrimonial

Contul de rezultat patrimonial prezinta situatia veniturilor, finantarilor si cheltuielilor din cursul exercitiului curent.

Veniturile si finantarile sunt prezentate pe feluri de venituri dupa natura sau sursa lor, indiferent daca au fost incasate sau nu.

Cheltuielile sunt prezentate pe feluri de cheltuieli, dupa natura sau destinatia lor, indiferent daca au fost platite sau nu.

In contul de rezultat patrimonial (economic) sunt prezentate si veniturile calculate (ex. venituri din reluarea provizioanelor si ajustarilor de valoare) care nu implica o incasare a acestora precum si cheltuielile calculate (ex. cheltuieli cu amortizarile, provizioanele si ajustarile de valoare) care nu implica o plata a acestora.

Pentru fiecare element din contul de rezultat patrimonial trebuie prezentata valoarea aferenta elementului corespondent pentru exercitiul financiar precedent.

Daca valorile prevazute anterior nu sunt comparabile, absenta comparabilitatii trebuie prezentata in notele explicative.

Un element din contul de rezultat patrimonial pentru care nu exista valoare nu trebuie prezentat, cu exceptia cazului in care exista un element corespondent pentru exercitiul financiar precedent.

Rezultatul patrimonial este un rezultat economic care exprima performanta financiara a institutiei publice, respectiv excedent sau deficit patrimonial. Acest rezultat se determina pe fiecare sursa de finantare in parte, precum si pe total, ca diferenta intre veniturile realizate si cheltuielile efectuate in exercitiul financiar curent.

In functie de necesitatile de informare, Ministerul Finantelor Publice poate solicita prezentarea unor informatii suplimentare fata de cele care trebuie prezentate in concordanta cu prezentele reglementari.

Formatul Contului de rezultat patrimonial nu poate fi modificat de la un exercitiu financiar la altul.

Structura Contului de rezultat patrimonial

Venituri operationale

– venituri din impozite si taxe, contributii de asigurari si alte venituri ale bugetelor

– venituri din activitati economice

– finantari, subventii, transferuri, alocatii bugetare cu destinatie speciala

– alte venituri operationale

Total venituri operationale

Cheltuieli operationale

– cheltuieli cu salariile si contributiile aferente

– subventii, transferuri

– cheltuieli privind stocurile, lucrarile si serviciile executate de terti

– cheltuieli de capital, amortizari si provizioane

– alte cheltuieli operationale

Total cheltuieli operationale

Excedent (deficit) din activitatea operationala

Venituri financiare

Cheltuieli financiare

Excedent (deficit) din activitatea financiara

Excedent (deficit) din activitatea curenta (excedent/deficit din activitatea operationala +/-excedent/deficit din activitatea financiara)

Venituri extraordinare

Cheltuieli extraordinare

Excedent/deficit din activitatea extraordinara

Rezultatul patrimonial (excedent/deficit din activitatea curenta +/-excedent/deficit din activitatea extraordinara)

1.3.2.3. Situatia fluxurilor de trezorerie

Situatia Fluxurilor de trezorerie prezinta existenta si miscarile de numerar divizate in:

Fluxuri de trezorerie din activitatea operationala, care prezinta miscarile de numerar rezultate din activitatea curenta:

– Incasari

– Plati

Fluxuri de trezorerie din activitatea de investitii, care prezinta miscarile de numerar rezultate din achizitiile ori vanzarile de active fixe:

– Incasari

– Plati

Fluxuri de trezorerie din activitatea de finantare, care prezinta miscarile de numerar rezultate din imprumuturi primite si rambursate, ori alte surse financiare:

– Incasari

– Plati

Formularul se completeaza de catre fiecare institutie, cu informatiile privind incasari si plati efectuate, preluate din rulajele fiecarui cont de la trezorerie sau banci.

1.3.2.4. Situatia modificarilor in structura activelor/capitalurilor

Situatia modificarilor in structura activelor/capitalurilor trebuie sa ofere informatii referitoare la structura capitalurilor proprii, influentele rezultate din schimbarea politicilor contabile, influentele rezultate in urma reevaluarii activelor, calculului si inregistrarii amortizarii sau din corectarea erorilor contabile.

Situatia prezinta in detaliu cresterile si diminuarile din timpul anului al fiecarui element al conturilor de capital.

1.3.2.5. Anexele la situatiile financiare

Anexele sunt parte integranta a situatiilor financiare. Ele contin: politici contabile si note explicative. La elaborarea politicilor contabile trebuie respectate principiile de baza ale contabilitatii de angajamente.

PRINCIPII CONTABILE

Elementele prezentate in situatiile financiare se evalueaza in conformitate cu principiile contabile generale, conform contabilitatii de angajamente.

Principiul continuitatii activitatii – Presupune ca institutia publica isi continua in mod normal functionarea, fara a intra in stare de desfiintare sau reducere semnificativa a activitatii. Daca ordonatorii de credite au luat cunostinta de unele elemente de nesiguranta legate de anumite evenimente care pot duce la incapacitatea acesteia de a-si continua activitatea, aceste elemente trebuie prezentate in notele explicative.

Principiul permanentei metodelor – Metodele de evaluare trebuie aplicate in mod consecvent de la un exercitiu financiar la altul.

Principiul prudentei – Evaluarea trebuie facuta pe o baza prudenta si in special:

– trebuie sa se tina cont de toate angajamentele aparute in cursul exercitiului financiar curent sau al unui exercitiu precedent, chiar daca acestea devin evidente numai intre data bilantului si data depunerii acestuia;

– trebuie sa se tina cont de toate deprecierile.

Principiul contabilitatii pe baza de angajamente – Efectele tranzactiilor si ale altor evenimente sunt recunoscute atunci cand tranzactiile si evenimentele se produc si nu pe masura ce numerarul sau echivalentul sau este incasat sau platit si sunt inregistrate in evidentele contabile si raportate in situatiile financiare ale perioadelor de raportare. Situatiile financiare intocmite in baza acestui principiu ofera informatii nu numai despre tranzactiile si evenimentele trecute care au determinat incasari si plati dar si despre resursele viitoare, respectiv obligatiile de plata viitoare. Acest principiu se bazeaza pe independenta exercitiului potrivit caruia toate veniturile si toate cheltuielile se raporteaza la exercitiul la care se refera, fara a se tine seama de data incasarii veniturilor, respectiv data platii cheltuielilor.

Principiul evaluarii separate a elementelor de activ si de datorii – Componentele elementelor de activ sau de datorii trebuie evaluate separat.

Principiul intangibilitatii – Bilantul de deschidere pentru fiecare exercitiu financiar trebuie sa corespunda cu bilantul de inchidere al exercitiului financiar precedent.

Principiul necompensarii – Orice compensare intre elementele de activ si de datorii sau intre elementele de venituri si cheltuieli este interzisa, cu exceptia compensarilor intre active si datorii permise de reglementarile legale, numai dupa inregistrarea in contabilitate a veniturilor si cheltuielilor la valoarea integrala.

Principiul comparabilitatii informatiilor – Elementele prezentate trebuie sa dea posibilitatea compararii in timp a informatiilor.

Principiul materialitatii (pragului de semnificatie) – Orice element care are o valoare semnificativa trebuie prezentat distinct in cadrul situatiilor financiare iar elementele cu valori nesemnificative dar care au aceeasi natura sau au functii similare trebuie insumate si prezentate intr-o pozitie globala. Un element patrimonial este considerat semnificativ daca omiterea sa ar influenta in mod vadit decizia utilizatorilor situatiilor financiare.

Principiul prevalentei economicului asupra juridicului (realitatii asupra aparentei) – Informatiile contabile prezentate in situatiile financiare trebuie sa fie credibile, sa respecte realitatea economica a evenimentelor sau tranzactiilor, nu numai forma lor juridica. Abaterile de la principiile generale prezentate mai sus pot fi efectuate in cazuri exceptionale. Astfel de abateri trebuie prezentate in notele explicative, precum si motivele care le-au determinat, impreuna cu o evaluare a efectului acestora asupra valorii activelor, datoriilor, pozitiei financiare si a rezultatului patrimonial.

POLITICI CONTABILE

Aplicarea reglementarilor contabile presupune stabilirea unui set de proceduri de catre conducerea fiecarei institutii publice pentru toate operatiunile derulate, pornind de la intocmirea documentelor justificative pana la intocmirea situatiilor financiare trimestriale si anuale.

Aceste proceduri trebuie elaborate de catre specialisti in domeniul economic si tehnic, cunoscatori ai specificului activitatii desfasurate si ai strategiei adoptate de institutie.

La elaborarea politicilor contabile trebuie respectate principiile de baza ale contabilitatii de angajamente.

Politicile contabile trebuie elaborate astfel incat sa se asigure furnizarea, prin situatiile financiare, a unor informatii care trebuie sa fie:

a) relevante pentru nevoile utilizatorilor in luarea deciziilor economice; si

b) credibile in sensul ca:

– reprezinta fidel rezultatul patrimonial si pozitia financiara a institutiei publice;

– sunt neutre;

– sunt prudente;

– sunt complete sub toate aspectele semnificative.

Modificarile politicii contabile sunt permise doar daca sunt cerute de lege sau au ca rezultat informatii mai relevante sau mai credibile referitoare la operatiunile institutiei publice. Acest lucru trebuie mentionat in notele explicative.

NOTE EXPLICATIVE

Notele explicative la situatiile financiare contin informatii referitoare la metodele de evaluare a activelor, precum si orice informatii suplimentare care sunt relevante pentru necesitatile utilizatorilor in ceea ce priveste pozitia financiara si rezultatele obtinute.

Notele explicative se prezinta sistematic. Pentru fiecare element semnificativ din bilant trebuie sa existe informatii in notele explicative.

Pentru elementele prezentate in notele explicative, se va prezenta de regula suma corespunzatoare anului curent si celui precedent.

Urmatoarele informatii trebuie prezentate cu claritate si repetate ori de cate ori este necesar, pentru buna lor intelegere:

a) numele persoanei juridice care face raportarea;

b) faptul ca situatiile financiare sunt proprii acesteia;

c) data la care s-au incheiat sau perioada la care se refera situatiile financiare;

d) moneda in care sunt intocmite situatiile financiare;

e) exprimarea cifrelor incluse in raportare (lei).

Eventualele erori constatate in contabilitate, dupa aprobarea si depunerea situatiilor financiare, vor fi corectate in anul in care acestea se constata.

Erorile contabile pot sa apara ca urmare a unor greseli matematice, greselilor de aplicare a politicilor contabile, ignorarii sau interpretarii gresite a evenimentelor si fraudelor.

Corectarea unor asemenea erori aferente exercitiilor precedente se efectueaza pe seama rezultatului reportat.

In notele la situatiile financiare trebuie prezentate informatii suplimentare cu privire la erorile constatate.

Continutul si structura notelor explicative se vor dezvolta prin precizari pentru intocmirea situatiilor financiare.

1.3.2.6. Contul de executie bugetara

Contul de executie bugetara va cuprinde toate operatiunile financiare din timpul exercitiului financiar cu privire la veniturile incasate si platile efectuate, in structura in care a fost aprobat bugetul, si trebuie sa contina:

a) informatii privind veniturile:

– prevederi bugetare initiale, prevederi bugetare definitive

– drepturi constatate

– incasari realizate

– drepturi constatate de incasat

b) informatii privind cheltuielile:

– credite bugetare initiale, credite bugetare definitive

– angajamente bugetare

– angajamente legale

– plati efectuate

– angajamente legale de platit

– cheltuieli efective (costuri, consumuri de resurse).

c) informatii privind rezultatul executiei bugetare (incasari realizate minus plati efectuate).

Continutul si structura Contului de executie se vor dezvolta prin precizari pentru intocmirea situatiilor financiare.

Intocmirea Contului de executie bugetara

Contul de executie bugetara se intocmeste pe baza datelor preluate din rulajele debitoare si creditoare ale conturilor de disponibil, care trebuie sa corespunda cu cele din conturile deschise in trezorerie sau la banci, dupa caz.

In functie de modificarile intervenite in structura clasificatiei bugetare, Ministerul Finantelor Publice va actualiza aceste formulare.

Comasarea prin absorbirea unei institutii publice de catre o alta institutie publica are ca efect dizolvarea fara lichidare a institutiei care isi inceteaza existenta si transmiterea patrimoniului sau catre institutia publica absorbanta, in starea in care se gaseste la data comasarii.

Operatiile care trebuie efectuate, in situatia comasarii prin absorbire, divizare sau dizolvare sunt:

Inventarierea patrimoniului in conformitate cu prevederile Legii contabilitatii nr. 82/1991 republicata si cu Normele privind inventarierea elementelor de activ si de pasiv.

Intocmirea situatiilor financiare de incetare a activitatii, pe formulare si conform metodologiei elaborate de Ministerul Finantelor Publice pentru institutii publice.

In cazul comasarii prin absorbire, institutia publica absorbanta dobandeste toate bunurile, drepturile si obligatiile institutiei publice care isi inceteaza activitatea si care este absorbita. Predarea-primirea activelor si pasivelor institutiei absorbite, catre institutia absorbanta are loc dupa publicarea actului de reorganizare si aprobarea de catre ordonatorul principal de credite a inventarului, situatiilor financiare si contractelor in curs de executie la data comasarii.

1.4. ACHIZITII PUBLICE

Procurarea de bunuri si servicii de catre o institutie publica ca autoritate contractanta se face prin atribuirea unui contract de achiziitii publice. O autoritate contractanta din domeniul apararii nationale, ordinii publice, sigurantei si securitatii nationale, in cazul in care achizitioneaza produse si servicii in legatura cu productia sau comertul de arme, munitie si sisteme de armament pentru razboi sau in cazul in care atribuirea contractului de servicii sau de furnizare ar putea conduce la difuzarea de informatii contrare intereselor de aparare si securitate a tarii, face exceptie de la atribuirea prin contract de achizitii publice.

Pentru atribuirea unui contract de achizitie publica se aplica una din uramatoarele proceduri:

licitatie deschisa : orice furnizor, executant sau prestator interesat are dreptul de a depune oferta ;

licitatie restransa : cu doua etape distincte si numai candidatii selectati in prima etapa sunt invitati sa depuna oferta ;

negociere cu doua faze :

negociere competitiva : autoritatea contractanta se consulta si negociaza clauzele contractuale, exclusiv pretul, cu mai multi furnizori, executanti sau prestatori ;

negociere cu o singura sursa : autoritatea contractanta se consulta si negociaza clauzele contractuale, inclusiv pretul, cu un singur furnizor, executant sau prestator ;

cerere de oferta : autoritatea contractanta solicita, fara publicarea unui anunt publicitar, oferte de pret la mai multi furnizori, executanti sau prestatori ;

prin organizarea unui concurs de solutii, care poate fi o procedura independenta sau parte a unei proceduri care conduce la atribuirea unui contract de achizitie publica ;

cumpararea directa pentru produsele, serviciile sau lucrarile a caror valoare, fara TVA, cumulata pe parcursul unui an calendaristic nu depaseste echivalentul in lei a 1500 euro.

De regula contractul de achizitie publica se atribuie prin aplicarea procedurii de licitatie deschisa sau restransa .

Autoritatea contractanta are dreptul de a aplica procedura de negociere competitiva numai in urmatoarele cazuri:

a) atunci cand, in urma aplicarii unei proceduri de licitatie deschisa sau restransa nu a fost primita nici o oferta sau nici o oferta corespunzatoare si numai daca autoritatea contractanta, dupa consultarea si negocierea cu furnizorii, executantii sau prestatorii, nu modifica substantial cerintele prevazute initial in documentatia pentru elaborarea si prezentarea ofertei;

b) in situatii exceptionale, temeinic motivate, atunci cand autoritatea contractanta isi propune să dobandeasca servicii sau lucrari care nu permit o estimare initiala a valorii contractului de achizitie publica datorita naturii serviciilor sau lucrarilor respective ori datorita riscurilor pe care le implica prestarea sau executia acestora;

c) atunci cand serviciile pe care autoritatea contractanta isi propune sa le dobandeasca sunt de asa natura incat caietul de sarcini nu poate fi elaborat cu precizia pe care o impune atribuirea unui contract de achizitie publica prin licitatie deschisa sau restransa;

d) atunci cand autoritatea contractanta achizitioneaza produse care urmeaza sa fie fabricate sau lucrari ce urmeaza sa fie executate exclusiv in scopul cercetarii stiintifice, experimentarii sau dezvoltarii tehnologice si numai daca autoritatea contractanta nu urmareste asigurarea unei rentabilitati sau acoperirea costurilor aferente cercetarii stiintifice, experimentarii sau dezvoltarii tehnologice;

e) atunci cand, ca urmare a organizarii unui concurs de solutii, trebuie sa atribuie contractul de achizitie publica unuia dintre concurentii castigatori ai concursului respectiv și numai daca autoritatea contractanta transmite invitatie de participare tuturor concurentilor castigatori ai concursului respectiv.

Prin exceptie autoritatile contractante care desfasoara activitati relevante in sectoarele de utilitati publice au dreptul de a aplica procedura de negociere competitiva, fara restrictii, in cazul in care finantarea contractului de achizitie publica nu implica utilizarea de fonduri publice.

Autoritatea contractanta are dreptul de a aplica procedura de negociere cu o singura sursa numai in urmatoarele cazuri:

a) atunci cand produsele, lucrarile sau serviciile pot fi furnizate, executate sau prestate doar de un singur contractant, din motive de natura tehnica, artistica sau din motive legate de protectia unui drept de exclusivitate asupra acestora;

b) atunci cand autoritatea contractanta isi propune să achizitioneze, in mod aditional, produse destinate inlocuirii partiale, suplimentarii sau extinderii echipamentelor si instalatiilor achizitionate, anterior, de la un anumit furnizor și cand constata ca aceste produse nu se pot achizitiona decat de la acelasi furnizor, in vederea evitarii incompatibilitatii sau dificultatilor tehnice sporite de operare si intretinere pe care le implica achizitionarea de produse cu caracteristici tehnice diferite de cele deja achizitionate. Autoritatea contractanta are dreptul de a aplica aceasta procedura numai intr-un interval de cel mult 3 ani de la atribuirea contractului de achizitie publica initial;

c) atunci cand autoritatea contractanta isi propune sa achizitioneze servicii suplimentare sau lucrari suplimentare, care, desi nu au fost incluse in contractul de servicii, respectiv in contractul de lucrari, atribuit anterior unui contractant, au devenit, ca urmare a unor situatii neprevazute, necesare pentru finalizarea contractului în cauza si numai daca se respecta, in mod cumulativ, urmatoarele conditii:

atribuirea sa fie facuta aceluiasi contractant;

serviciile/lucrarile suplimentare nu pot fi separate, din punct de vedere tehnic si economic, de contractul initial, intrucat altfel ar aduce prejudicii majore autoritatii contractante sau, desi separabile de contractul initial, sunt strict necesare in vederea indeplinirii acestuia;

valoarea estimata a noului contract nu trebuie sa depaseasca 50% din valoarea actualizata a contractului de servicii, respectiv de lucrari, atribuit initial;

d) atunci cand, ulterior atribuirii unui contract de servicii sau de lucrari, autoritatea contractanta isi propune sa achizitioneze noi servicii, respectiv noi lucrari, care sunt similare serviciilor sau lucrarilor achizitionate prin contractul atribuit initial, si numai daca se respecta, in mod cumulativ, urmatoarele conditii:

noile servicii sau lucrari sunt in conformitate cu cerintele din caietul de sarcini elaborat cu ocazia atribuirii contractului initial, iar aceasta atribuire s-a realizat prin procedura de licitatie deschisa sau prin procedura de licitatie restransa;

in anuntul de participare pentru atribuirea contractului initial de servicii sau de lucrari s-a precizat ca pentru achizitionarea ulterioara de servicii similare, respectiv de lucrari similare, se va putea aplica procedura de negociere cu o singura sursa;

valoarea estimata a contractului initial de servicii sau de lucrari s-a determinat inclusiv prin luarea in calcul a serviciilor similare, respectiv a lucrarilor similare ce se vor achizitiona ulterior;

autoritatea contractanta achizitioneaza astfel de servicii sau de lucrari intr-un interval de cel mult 3 ani de la atribuirea contractului initial;

e) atunci cand, ca urmare a organizarii unui concurs de solutii, trebuie sa atribuie contractul de achizitie publica concurentului castigator al concursului respectiv;

f) atunci cand o autoritate contractanta care desfasoara activitati relevante in sectoarele de utilitati publice achizitioneaza produse cotate si tranzactionate la burse de marfuri recunoscute oficial;

g) atunci cand o autoritate contractanta care desfasoara activitati relevante in sectoarele de utilitati publice beneficiaza de posibilitatea valorificarii unei oportunitati de scurta durata, extrem de avantajoase, si in urma careia poate cumpara produse la un pret considerabil mai scazut decat cel practicat pe piata, pentru produse de acelasi nivel tehnic si calitativ;

h) in situatie de forta majora (calamitate naturala, conflagratie) sau in orice alte cazuri temeinic motivate care nu au putut fi prevazute si ale caror circumstante nu se datoreaza, sub nici o forma, vreunei actiuni a autoritatii contractante, dar numai pentru achizitionarea produselor, serviciilor, lucrarilor necesare pentru a face fata situatiei de extrema urgenta, intr-o perioada imediata, de regula nu mai mult de o luna.

Autoritatea contractanta are dreptul de a aplica procedura de cerere de oferta numai in cazul in care valoarea estimata, fara T.V.A., a contractului de achizitie publica este mai mica decat echivalentul in lei a urmatoarelor praguri:

pentru contractul de furnizare: 40.000 euro;

pentru contractul de servicii: 40.000 euro;

pentru contractul de lucrări: 100.000 euro.

Cumpararea directa se desfasoara prin numirea pe baza de decizie data de conducatorul autoritatii contractante a unor salariati care sa testeze si sa consemneze, sub semnatura proprie, preturile practicate la data aprovizionarii si sa realizaze aprovizionarea propriu-zisa pe baza unui document contabil justificativ legal (factura fiscala, insotita de aviz de expeditie, situatie lucrari etc) care sa confirme achizitia efectuata. Deci nu se mai incheie contract de achizitie la aplicarea acestei proceduri.

Indiferent de procedura aplicata, autoritatea contractanta are obligatia sa asigure respectarea principiilor liberei concurente, transparentei, tratamentului egal si confidentialitatii in relatia cu furnizorii, executantii sau prestatorii interesati.

Pentru desfasurarea unei licitatii de achizitie publica sunt necesare urmatoarele faze :

elaborarea programului anual de achizitii publice ;

gruparea produselor, serviciilor si lucrarilor dupa gruparea si codurile utilizate in Clasificatia produselor si serviciilor asociate activitatilor, denumita CPSA, si organizata potrivit Clasificatiei activitatilor din economia nationala – CAEN ;

estimarea valorii contractului de achizitie publica si selectarea procedurii licitatiei de aplicat, pe baza schemei logice ;

transmiterea prin publicare a anuntului de intentie ;

intocmirea documentatiei pentru elaborarea si prezentarea ofertei ;

constituirea comisiei de evaluare ;

primirea si deschiderea ofertelor, verificarea depunerii garantiei de participare si intocmirea listei candidatilor (ofertantilor) participanti la licitatie, apoi transmiterea anuntului de participare, adica pregatirea aplicarii procedurii de atribuire a contractului;

desfasurarea procedurii de licitatie aleasa, adica aplicarea procedurii de atribuire a contractului ;

acordarea marjei de preferinta interna si stabilirea clasamentului final al ofertelor ;

depunerea garantiei de buna executie de ofertantul declarat castigator ;

incheierea contractului de achizitie publica cu ofertantul declarat castigator care a depus si garantia de buna executie, precum si transmiterea anuntului de atribuire a contractului de achizitie publica ;

intocmirea dosarului de licitatie a achizitiei publice si monitorizarea contractelor atribuite prin raportarea acestora in fiecare trimestru la directiile generale ale finantelor publice judetene.

Autoritatea contractanta are dreptul sa anuleze aplicarea procedurii pentru atribuirea contractului de achizitie publica numai daca ia aceasta decizie inainte de data transmiterii comunicarii privind rezultatl aplicarii procedurii de achizitie publica si numai in urmatoarele situatii:

nu a fost posibila asigurarea unui nivel satisfacator al concurentei, respectiv numarul de candidati (ofertanti) este mai mic decat cel minim prevazut prin fiecare procedura;

nici unul dintre candidati (ofertanti) nu a indeplinit conditiile de calificare prevazute in documentatia pentru elaborarea si prezentarea ofertei;

au fost prezentate numai oferte necorespunzatoare, respectiv oferte care:

sunt depuse dupa data limita de depunere a ofertelor;

nu au fost elaborate si prezentate in concordanta cu cerintele cuprinse in documentatia pentru elaborarea si prezentarea ofertei;

contin in propunerea financiara preturi care par in mod evident a nu fi rezultatul liberei concurente si care nu pot fi temeinic justificate;

contin propuneri referitoare la clauzele contractuale, propuneri care sunt in mod evident dezavantajoase pentru autoritatea contractanta;

prin valoarea inclusa in propunerea financiara fiecare dintre ele a depasit valoarea fondurilor alocate pentru indeplinirea contractului de achizitie publica respectiv;

circumstantele exceptionale afecteaza procedura pentru atribuirea contractului de achizitie publica sau este imposibila incheierea contractului.

Autoritatea contractanta are obligatia de a comunica in scris decizia luata si motivul anularii procedurii pentru atribuirea contractului de achizitie publica, precum si de a restitui garantia de participare depusa.

CONTABILITATEA SI GESTIONAREA ACTIVELOR IMOBILIZATE (ACTIVELOR FIXE) SI ACTIVELOR CURENTE (CIRCULANTE)

1.5.1. Contabilitatea si gestionarea activelor imobilizate (activelor fixe)

Activele imobilizate reprezinta bunurile si valorile destinate sa deserveasca o perioada indelungata in activitatea institutiei publice si care nu se consuma de la prima lor utilizare.

Activele imobilizate cuprind:

imobilizari necorporale;

imobilizari corporale;

imobilizari financiare.

Imobilizarile necorporale sunt active fara substanta fizica, care se utilizeaza pe o perioada mai mare de un an. Ele cuprind:

cheltuieli de dezvoltare;

concesiuni, brevete, licente, marci comerciale, drepturi si active asimilate cu exceptia celor create intern de institutie;

inregistrari ale evenimentelor cultural-sportive;

alte active fixe necorporale;

avansuri si active fixe necorporale in curs de executie.

Imobilizarile corporale (activele corporale) sau activele fixe corporale reprezinta obiectul sau complexul de obiecte ce se utilizeaza ca atare si care indeplineste cumulativ urmatoarele conditii:

are valoare de intrare mai mare decat limita stabilita prin Hotarare a Guvernului – in prezent lei;

are o durata de utilizare mai mare de 1 an.

Imobilizarile corporale sau activele fixe corporale cuprind:

terenuri si amenajari de terenuri;

constructii;

instalatii tehnice, mijloace de transport, animale si plantatii;

mobilier, aparatura birotica, echipamente de protectie a valorilor umane si materiale si alte active corporale;

avansuri si active fixe in curs de executie.

Imobilizarile financiare (activele financiare) sunt orice activ care reprezinta: trezorerie, un instrument de capitaluri proprii al unei entitati, un drept contractual.

Imobilizarile financiare cuprind:

titluri de participare;

alte titluri imobilizate;

creante imobilizate.

Evaluarea activelor

Evaluarea activelor imobilizate are loc:

la intrarea in patrimoniul institutiei publice;

cu ocazia inventarierii;

la inchiderea exercitiului bugetar;

la data iesirii din gestiunea institutiei publice.

Evaluarea activelor fixe necorporale (evaluarea initiala) se face la:

costul de achizitie, pentru cele procurate cu titlu oneros;

costul de productie, pentru cele constrite sau produse de institutie;

valoarea justa, pentru cele primite cu titlu gratuit.

Evaluarea activelor fixe corporale (evaluarea initiala) se realizeaza, ca si in cazul activelor fixe necorporale.

Activele financiare se evalueaza la costul de achizitie sau valoarea determinata prin contractul de dobandire a acestora.

Documentele utilizate in evidenta imobilizarilor

Docuemntele specifice evidentei activelor imobilizate sunt :

procesul verbal de receptie;

procesul verbal de predare primire;

procesul verbal de scoatere din functiune ;

Registrul numerelor de inventar ;

Fisa mijlocului fix.

Conturi utilizate

Pentru contabilitatea imobilizarilor sau activelor imobilizate se utilizeaza conturile din clasa “Conturi de active fixe” , simbolizata cu o cifra. Clasa de conturi cuprinde grupe de conturi simbolizate cu doua cifre, astfel :

20 “Active fixe necorporale”

21 “Active fixe necorporale”

23 “Active fixe in curs si avansuri pentru active fixe”

26 “Active financiare”

28 “Amortizari privind activele fixe”

29 “Ajustari pentru deprecierea sau pierderea de valoare a activelor fixe”.

Grupele de conturi se desfasoara pe conturi sintetice de gradul I, simbolizate cu 3 cifre si conturi sintetice de gradul II, simbolizate cu 4 cifre.

Conturile ce se utilizeaza pentru inregistrarea in contabilitate a imobilizarilor sunt de activ, mai putin cele in care se inregistreaza deprecierea ireversibila – amortizarea si deprecierea reversibila – provizioanele, care sunt conturi de pasiv.

1.5.2. Contabilitatea si gestionarea stocurilor si productiei in curs de executie

Stocurile sunt active circulante :

detinute pentru a fi vandute pe parcursul desfasurarii normale a activitatii;

in curs de productie in vederea vanzarii in procesul desfasurarii normale a activitatii ;

sub forma de materii prime, materiale si alte consumabile ce urmeaza sa fie folosite in procesul de productie sau pentru prestarea de servicii.

Stocurile si productia in curs de executie reprezinta Clasa 3 din Planul de conturi si se dezvolta pe grupe, conturi sintetice de gradul I si conturi sintetice de gardul II, dupa cum urmeaza :

3 CONTURI DE STOCURI SI PRODUCTIE IN CURS DE EXECUTIE

30 STOCURI DE MATERII SI MATERIALE

301 Materii prime

302 Materiale consumabile

3021 Materiale auxiliare

3022 Combustibili

3023 Materiale pentru ambalat

3024 Piese de schimb

3025 Seminte si materiale de plantat

3026 Furaje

3027 Hrana

3028 Alte materiale consumabile

3029 Medicamente si materiale sanitare

303 Materiale de natura obiectelor de inventar

3031 Materiale de natura obiectelor de inventar in magazie

3032 Materiale de natura obiectelor de inventar in folosinta

304 Materiale rezerva de stat si de mobilizare

3041 Materiale rezerva de stat

3042 Materiale rezerva de mobilizare

305 Ambalaje rezerva de stat si de mobilizare

3051 Ambalaje rezerva de stat

3052 Ambalaje rezerva de mobilizare

307 Materiale date in prelucrare in institutie

309 Alte stocuri

33 PRODUCTIA IN CURS DE EXECUTIE

331 Produse in curs de executie

332 Lucrari si servicii in curs de executie

34 PRODUSE

341 Semifabricate

345 Produse finite

346 Produse reziduale

347 Bunuri confiscate sau intrate, potrivit legii,

in proprietatea privata a statului

348 Diferente de pret la produse

349 Bunuri confiscate sau intrate potrivit legii, in

proprietatea privata a unitatilor

administrativ-teritoriale

35 STOCURI AFLATE LA TERTI

351 Materii si materiale aflate la terti

3511 Materii si materiale la terti

3512 Materiale de natura obiectelor de inventar aflate

la terti

354 Produse aflate la terti

3541 Semifabricate aflate la terti

3545 Produse finite aflate la terti

3546 Produse reziduale aflate la terti

356 Animale aflate la terti

357 Marfuri aflate la terti

358 Ambalaje aflate la terti

359 Bunuri in custodie sau in consignatie la terti

36 ANIMALE

361 Animale si pasari

37 MARFURI

371 Marfuri

378 Diferente de pret la marfuri (adaos comercial)

38 AMBALAJE

381 Ambalaje

39 AJUSTARI PENTRU DEPRECIEREA STOCURILOR SI PRODUCTIEI IN

CURS DE EXECUTIE

391 Ajustari pentru deprecierea materiilor prime

392 Ajustari pentru deprecierea materialelor

3921 Ajustari pentru deprecierea materialelor consumabile

3922 Ajustari pentru deprecierea materialelor de natura

obiectelor de inventar

393 Ajustari pentru deprecierea productiei in curs

de executie

394 Ajustari pentru deprecierea produselor

3941 Ajustari pentru deprecierea semifabricatelor

3945 Ajustari pentru deprecierea produselor finite

3946 Ajustari pentru deprecierea produselor reziduale

395 Ajustari pentru deprecierea stocurilor aflate la terti

3951 Ajustari pentru deprecierea materiilor si materialelor

aflate la terti

3952 Ajustari pentru deprecierea semifabricatelor aflate

la terti

3953 Ajustari pentru deprecierea produselor finite

aflate la terti

3954 Ajustari pentru deprecierea produselor reziduale

aflate la terti

3956 Ajustari pentru deprecierea animalelor aflate la terti

3957 Ajustari pentru deprecierea marfurilor aflate la terti

3958 Ajustari pentru deprecierea ambalajelor aflate la terti

396 Ajustari pentru deprecierea animalelor

397 Ajustari pentru deprecierea marfurilor

398 Ajustari pentru deprecierea ambalajelor

In cadrul stocurilor se cuprind :

materiile prime, care participa direct la fabricarea produselor si se regasesc in produsul finit integral sau partial, fie in starea lor initiala, fie transformata;

materialele consumabile, care participa sau ajuta la procesul de fabricatie sau de exploatare fara a se regasi, de regula, in produsul finit; acestea sunt: materialele auxiliare, combustibili, materiale pentru ambalat, piese de schimb, seminte si materiale de plantat, alimente si furaje, medicamente si materiale sanitare si alte materiale consumabile ;

materiale de natura obiectelor de inventar ;

materiale rezerva de stat si de mobilizare

ambalaje rezerva de stat si de mobilizare

materiale date in prelucrare in institutie

alte stocuri.

produsele, care cuprind :

semifabricatele, prin care se intelege produsele al caror proces tehnologic a fost terminat intr-o sectie (faza de fabricatie) si care trec in contunuare in procesul tehnilogic al altei sectii (faze de fabricatie) sau se livreaza tertilor ;

produsele finite, adica produsele care au parcurs in intregime fazele procesului de fabricatie si nu mai au nevoie de prelucrari ulterioare in cadrul unitatii, putand fi depozitate in vederea livrarii sau expediate direct clientilor ;

rebuturile, materialele recuperabile sau deseurile ;

stocuri aflate la terti ;

animalele si pasarile, respectiv animalele nascute si cele tinere de orice fel – vitei, miei, purcei, manji si altele – crescute si folosite pentru reproductie, animalele si pasarile la ingrasat pentru a fi valorificate, coloniile de albine, precum si animalele pentru productie – lana, lapte si blana ;

marfurile, respectiv bunurile pe care unitatea le cumpara in vederea revanzarii sau produsele predate spre vanzare magazinelor proprii;

ambalajele, care includ ambalajele refolosibile, achizitionate sau fabricate, destinate produselor vandute si care in mod temporar pot fi pastrate de terti cu obligatia restituirii in conditiile prevazute in contracte ;

productia in curs de executie, care reprezinta productia care nu a trecut prin toate fazele (stadiile) de prelucrare, prevazute in procesul tehnologic precum si produsele nesupuse probelor si receptiei tehnice sau necompletate in intregime. In cadrul productiei in curs de executie se cuprind de asemenea, lucrarile si serviciile, precum si studiile in curs de executie sau neterminate.

In cadrul stocurilor se includ si bunurile aflate in custodie, pentru prelucrare sau consignatie la terti, care se inregistreaza distinct in contabilitate pe categorii de stocuri.

In categoria materialelor consumabile se includ medicamentele si materialele sanitare, materialele de intretinere si gospodarire, materiale cu caracter functional, alimente si furaje si alte materiale, potrivit continutului clasificatiei cheltuielilor prevazute in buget.

In categoria ambalajelor se includ ambalajele refolosibile achizitionate sau fabricate, destinate produselor vandute si care in mod temporar pot fi pastrate de terti cu obligatia restituirii in conditiile prevazute in contracte. In contabilitatea tertilor acestea vor fi evidentiate distinct.

Ambalajele care se cuprind in categoria materialelor de natura obiectelor de inventar, care nu circula pe baza de decontare ci se folosesc numai in interiorul institutiei, se inregistreaza in contabilitate in categoria materialelor de natura obiectelor de inventar. Amgalajele si materialele pentru ambalat, produse in unitatea patrimoniala pentru a fi vandute ca atare sunt considerate produse finite.

Materialele de natura obiectelor de inventar reprezinta bunuri cu o valoare mai mica decat limita prevazuta de lege pentru a fi considerate mijloace fixe, indiferent de durata lor de serviciu (functionare), sau cu o durata mai mica de un an, indiferent de valoarea lor precum si bunurile asimilate acestora, cum ar fi : echipamentul de protectie, echipamentul de lucru, imbracamintea speciala, mecanismele, dispozitivele, verificatoarele, SDV-urile, aparatele de masurat si control etc.

Documentele aflate in colectiile (fondurile) bibliotecilor, care au statut de bunuri culturale comune sau care au fost clasate in categoria bunurilor culturale care fac parte din patrimoniul cultural national mobil, nu sunt mijloace fixe si sunt evidentiate in documente de inventar. Aceste bunuri fac parte din categoria materialeleor de natura obiectelor de inventar, aflate in folosinta – cont 3032. Eliminarea documentelor din colectii se aplica numai bunurilor culturale comune, uzate fizic sau moral, dupa o perioada de minimum 6 luni de la achizitie.

Pentru organizarea contabilitatii analitice a cartilor care au fost trecute in categoria materilelor de natura obiectelor de inventar, se poate utiliza metoda global – valorica, cu aprobarea ordonatorului de credite.

Evidenta materialelor de natura obiectelor de inventar se tine pe doua categorii : materiale de natura obiectelor de inventar in magazie – cont 3031 si materiale de natura obiectelor de inventar in folosinta – cont 3032.

Inregistrarea pe cheltuieli a consumului acestora se realizeaza la momentul scoaterii din folosinta.

Urmarirea existentei obiectelor de inventar date in folosinta se va realiza cu ajutorul Fisei de evidenta a obiectelor de inventar in folosinta, cuprinsa in Normele metodologice pentru intocmirea si utilizarea formularelor comune privind activitatea financiara si contabila si modelele acestora, evidentiindu-se in contul in afara bilantului 8053 ”Obiecte de inventar in folosinta”.

Materiale rezerva de stat cuprinde bunuri din proprietatea publica a statului care se constituie in scopul de a interveni operativ pentru protectia populatiei, a economiei si pentru apararea tarii, in situatii exceptionale determinate de calamitati naturale, epidemii, epizootii, accidente industriale sau nucleare, fenomene sociale sau economice, conjuncturi externe sau in caz de razboi – cont 3041.

Materiale rezerva de mobilizare cuprinde bunuri din proprietatea publica a statului si anume:

– in industrie: materii prime, materiale, semifabricate, subansambluri si elemente de completare, utilaje strict specializate, scule, dispozitive, verificatoare;

– in comunicatii si transporturi: materiale destinate restabilirii si mentinerii in stare de functionare a capacitatilor de transport si telecomunicatii necesare asigurarii nevoilor fortelor sistemului national de aparare;

– in sanatate: materiale sanitar-farmaceutice consumabile, materii prime si materiale necesare fabricarii produselor farmaceutice, aparatura, instrumentar medical;

– in comert: produse alimentare si industriale necesare asigurarii cererilor unitatilor militare, solicitate pe plan local, la mobilizare – cont 3042.

Ambalajele rezerva de stat si de mobilizare – cuprind ambalajele aferente bunurilor ce se constituie in rezerva de stat si de mobilizare – contul 305.

In categoria altor stocuri intra: munitiile si furniturile pentru aparare nationala, ordine publica si siguranta nationala, precum si alte stocuri specifice altor institutii publice – contul 309.

Cu privire la stocuri, este necesar sa se asigure :

receptionarea tuturor bunurilor materiale intrate in unitate si inregistrarea lor la locurile de depozitare. Bunurile primite pentru prelucrare, in custodie sau in consignatie se receptioneaza si inregistreaza distinct ca intrari in gestiune. In contabilitate, valoarea acestor bunuri se inregistreaza in conturi in afara bilantuluui;

in situatia unor decalaje intre aprovizionarea si receptia bunurilor care se dovedesc a fi in mod cert in proprietatea unitatii, se procedeaza astfel:

bunurile sosite fara factura se inregistreaza ca intrari in gestiune atat la locul de depozitare cat si in contabilitate, pe baza receptiei si a documentelor insotitoare ;

bunurile sosite si nereceptionate se inregistreaza distinct in contabilitate ca intrare in gestiune;

in cazul unor decalaje intre vanzarea si livrarea bunurilor, acestea se inregistreaza ca iesiri din unitate, nemaifiind considerate proprietatea acesteia, astfel:

bunurile vandute si nelivrate se inregistreaza distinct in gestiune, iar in contabilitate in conturi in afara bilantului;

bunurile livrate, dar nefacturate, se inregistreaza ca iesiri din gestiune atat la locurile de depozitare cat si in contabilitate, pe baza documentelor care confirma iesirea din gestiune potrivit legii ;

bunurile aprovizionate sau vandute cu clauze privind dreptul de proprietate se inregistreaza la intrari si, respectiv la iesiri, atat in gestiune cat si in contabilitate, potrivit contractelor incheiate.

ORGANIZAREA SI EFECTUAREA INVENTARIERII

Inventarierea elementelor de activ si de pasiv reprezinta ansamblul operatiunilor prin care se constata existenta tuturor elementelor respective, cantitativ – valoric sau numai valoric, dupa caz, la data la care aceasta se efectueaza.

Institutiile publice au obligatia sa efectueze inventarierea generala a alementelor de activ si de pasiv detinute :

la inceputul activitatii ;

cel putin o data pe an pe parcursul functionarii lor ;

in cazul incetarii activitatii;

inurmatoarele situatii speciale:

la cererea organelor de control sau a altor organe prevazute de lege, cu prilejul efectuarii controlului;

ori de cate ori sunt indicii ca exista lipsuri sau pusuri in gestiune, care nu pot fi stabilite cert decat prin inventariere ;

ori de cate ori intervine o predare primire de gestiune ;

cu prilejul reorganizarii gestiunilor ;

ca urmare a calamitatilor naturale sau a unor cazuri de forta majora ;

in alte cazuri prevazute de lege.

In cazul in care sunt inventariate toate elementele de activ dintr-o gestiune ca urmare a uneia din situatiile de mai sus, aceasta inventariere poate tine loc de inventariere anuala, cu aprobarea administratorului, a ordonatorului de credite sau a persoanei responsabile cu gestionarea elementelor de activ si de pasiv.

Ministerul Finantelor Publice poate aproba exceptii de la regula inventarierii anuale pentru unele bunuri cu caracter special aflate in administrarea institutiilor publice, la propunerea ordonatorilor principalide credite.

Desi inventarierea anuala se face de regula cu ocazia incheierii exercitiului financiar, se mai poate efectua inventarierea si inainte de data inchiderii exercitiului financiar, cu conditia asigurarii valorice si cuprinderii rezultatelor inventarierii in situatiile financiare anuale.

Conform Legii contabilitatii nr.82/1991, republicata si reglementarilor contabile aplicabile, raspunderea pentru buna organizare a lucrarilor de inventariere, revine administratorului, ordonatorului de credite sau persoanei obligate cu gestionarea elementelor de activ si de pasiv, care elaboreaza si transmite comisiilor de inventariere proceduri scrise adaptate la specificul unitatii.

Procedura inventarierii consta in urmatoarele :

se constituie o comisie de inventariere din cel putin doua persoane, numite prin decizie scrisa emisa de persoanele autorizate.

Pentru unitatile cu un numar redus de salariati, inventarierea poate fi facuta de o singura persoana.

Unde este cazul, comisiile de inventariere sunt coordonate de catre o comisie centrala numita prin decizia scrisa a persoanelor autorizate.

In comisii vor fi numite persoane cu pregatire corespunzatoare economica si tehnica, care sa asigure inventarierea si evaluarea elementelor de activ si de pasiv conform reglementarilor contabile aplicabile.

Aceste operatiuni pot fi efectuate si pe baza de contract de prestari de servicii incheiate cu persoane juridice sau fizice cu pregatire corespunzatoare.

Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii si contabilii care tin evidenta gestiunii respective.

Membrii comisiilor de inventariere nu pot fi inlocuiti decat prin decizie scrisa, emisa de catre cei care i-au numit si numai in cazuri bine justificate.

ordonatorii de credite sau persoanele responsabile trebuie sa ia masuri pentru crearea conditiilor de lucru curespunzatoare comisiei de inventariere. Este obligatorie tinerea la zi a evidentei tehnico-operative la gestiuni si a celei contabile si efectuarea confruntarii periodice a datelor din aceste doua evidente ;

inainte de inceperea inventarierii, comisia de inventariere va lua de la gestionarul raspunzator o declaratie scrisa din care sa rezulte daca :

gestioneaza bunuri si in alte locuri de depozitare ;

are in gestiune si alte bunuri apartinand tertilor, primite cu sau fara documente ;

are plusuri sau minusuri in gestiune, despre a caror cantitate sau valoare are cunostinta ;

are bunuri nereceptionate sau care trebuie expediate pentru care s-au intocmit documentele aferente, dar care nu au fost operate in evidenta sa ;

a primit sau a eliberat bunuri fara documente legale;

detine numerar sau alte hartii de valoare rezultate din vanzarea bunurilor aflate in gestiunea sa;

are documente de primire – eliberare care nu au fost operate in evidenta gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate;

felul, numarul si data ultimului document de intrare – iesire a bunurilor ;

comisia trebuie sa identifice toate locurile (incaperile) in care exista bunuri ce urmeaza a fi inventariate si sa asigure inchiderea si sigilarea spatiilor de depozitare si a cailor de acces la acestea, in prezenta gestionarului, ori de cate ori se intrerup operatiunile de inventariere si se paraseste gesiunea ;

La reluarea lucrarilor se verifica daca sigiliul este intact ; in caz contrar, acest fapt se consemneaza intr-un proces- verbal de constatare, care se semneaza de catre comisia de inventariere si gestionar, luandu-se masurile corespunzatoare.

Documentele de lucru ale comisiei se pastreaza in cadrul gestiunii inventariate, in fisete, casete, dulapuri incuiate si sigilate. Sigiliul se pastreasa pe perioada inventarierii de catre responsabilul comisiei de inventariere.

comisia de inventariere este obligata sa bareze si sa semneze, la ultima operatiune,fisele de magazie, mentionand data la care s-au inventariat bunurile, sa vizeze documentele care privesc intrari sau iesiri de bunuri, existente in gestiune, dar neinregistrate, sa dispuna inregistrarea acestora in fisele de magazie si predarea lor la contabilitate, astefel ca situatia scriptica a gestiunii sa reflecte realitatea.

Comisia trebuie sa controleze daca toate instrumentele si aparate le masura sau de cantarire au fost verificate si daca sunt in buna stare de functionare.

In cazul lipsei gestionarului comisia va aplica sigiliul, va comunica lipsa acestuia conducerii unitatii si va efectua inventarierea in prezenta persoanei numita prin decizie scrisa emisa de persoanele autorizate.

Este indicat sa se sisteze operatiunile de intrare-iesire a bunurilor supuse inventarierii. In caz contrar se prevede crearea unei zone tampon in care sa se depoziteze bunurile primite sau livrate in timpul inventarierii. Operatiunile respective se vor efectua numai in prezenta comisiei care va mentiona pe document “primit in timpul inventarierii” sau “eliberat in timpul inventarierii”.

Programul si perioada inventarierii vor fi afisate la loc vizibil pe toata durata inventarierii.

Stabilirea stocurilor faptice se face prin numarare, cantarire, masurare sau cubare, dupa caz, mentionandu-se in listele de inventariere modul cum s-a facut inventarierea, precum si datele tehnice care au stat la baza calculelor.

Bunurile din domeniul public al statului date in administrarea institutiilor publice se inventariaza si se evidentiaza distinct in cadrul acestor unitati.

Bunurile aflate asupra angajatilor la data inventarierii, cum ar fi : echipament, cazarmament, scule, unelte, etc., se inventariaza pe liste separate, specificandu-se persoanele care raspund de pastrarea lor. In cazul evidentierii acestora pe formatii si locuri de munca, bunurile vor ficentralizate si comparate cu datele din evidenta tehnic-operativa si cu cele din evidenta contabila tinuta pe acestea.

Bunurile cu grad mare de perisabilitate se inventariaza cu prioritate.

Listele de inventariere se intocmesc pe locuri de depozitare, pe gestiuni si pe categorii de bunuri.

Bunurile apartinend altor unitati (inchiriate, in custodie, spre prelucrare, etc.) se inventariaza si se inscriu in liste separate, care se transmit si acestora in termen de 15 zile de la terminarea inventarierii. Proprietarul sau administratorul bunului va comunica in termen de 5 zile de la primire, eventualele nepotriviri, iar unitatea detinatoare va clarifica si va transmite acestuia, in urmatoarele 5 zile, rezultatele clarificarii diferentelor respective. Prin neconfirmare se presupune recunoasterea datelor.

Pentru bunurile depreciate, inutilizabile sau deteriorate, fara miscare, comenzi in curs, abandonate sau sistate, precum si pentru creantele si obligatiile incerte ori in litigiu se intocmesc liste de inventariere separate sau situatii analitice separate.

Bunurile aflate in expeditie se inventariaza de catre unitatile furnizoare, iar bunurile aflate in curs de aprovizionare se inventariaza de catre unitatea cumparatoare si se inscriu in liste de inventariere separate.

Materiile prime, materialele, prefabricatele, piesele de schimb, semifabricatele, etc., aflate la locurile de munca si nesupuse prelucrarii, nu se considera productie in curs de executie. Ele se inventariaza pe liste separate si se repun in conturile din care provin, diminuandu-se cheltuielile, iar dupa terminarea inventarierii, se vor evidentia din nou in conturile de cheltuieli initiale. Operatiunea se face pe baza Fisei de restituire la magazie si a notei contabile de stornare in rosu din cheltuieli si dare din nou in debit pe cheltuieli.

Marcile postale, tichetele de calatorie, bonurile cantitati fixe, etc. se inscriu in listele de inventariere la valoarea nominala.

Pe ultima fila a listei de inventariere, gestionarul trebuie sa mentioneze daca toate bunurile au fost inventariate si consemnate in listele de inventariere in prezenta sa si ce obiectiuni are cu privire la inventariere. In caz de obiectiuni, comisia este obligata sa le analizeze si sa mentioneze concluziile sale la sfarsitul listelor de inventariere.

Listele de inventariere se semneaza pe fiecare fila de catre membrii comisiei de inventariere si de catre gestionarii verificati. In cazul predarii-primirii de gestiune listele se semneaza de gestionarul predator si de cel primitor.

Pentru efectuarea inventarierii se foloseste formularul “Lista de inventariere” completat fara spatii libere si fara stersaturi. Acest formular serveste pentru stabilirea lipsurilor si a plusurilor de bunuri, constatate cu ocazia inventarierii, precum si pentru constatarea deprecierilor necesare ocnsituirii sau anularii provizioanelor pentru deprecieri, dupa caz.

Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constatate faptic, inscrise in listele de inventariere, cu cele scriptice inscrise in evidenta tehnic-operativa (fisele de magazie) si in contabilitate. Inainte de aceasta comparare se face o analiza a stocurilor din fisele de magazie si a soldurilor din contabilitate si se elimina erorile descoperite.

Evaluarea elementelor de activ si de pasiv cu ocazia inventarierii se face prin respectarea principiului permanentei metodelor de la un an la altul si principiul prudentei prin ajustarea valorii de inventar cu deprecierile constatate.

Activele de natura stocurilor se evaluaza la valoarea contabila, mai putin deprecierile constatate. In cazul in care valoarea contabila este mai mare decat valoarea de inventar, valoarea stocurilor se diminueaza pana la valoarea realizabila neta, prin constituirea unui provizin pentru depreciere.

In cazul constatarii unor plusuri in gestiune, bunurile respective se vor evalua la valoarea justa.

In cazul constatarii unor lipsuri in gestiune, imputabile, administratorii vor dispune imputarea acestora la valoarea de inlocuire. Prin valoare de inlocuire se intelege costul de achizitie al unui bun cu caracteristici si grad de uzura similare celui lipsa din gestiune la data constatarii pagubei, care va cuprinde pretul de cumparare practicat pe piata, la care se adauga taxele nerecuperabile, inclusiv TVA, cheltuielile de transport, aprovizionare si alte cheltuieli accesorii necesare pentru punerea in stare de utilitate sau pentru intrarea in gestiune a bunului respectiv. In cazul bunurilor lipsa imputabile, care pot fi cumparate de pe piata, valoarea de imputare se stabileste de catre o comisie formata din specialisti in domeniul respectiv.

La stabilirea debitului, in cazurile in care lipsurile in gestiune nu sunt considerate infractiuni, se va avea in vedere posibilitatea compensarii lipsurilor cu eventualele plusuri constatate, daca sunt indeplinite urmatoarele conditii :

exista riscul de confuzie intre sorturile aceluiasi bun material, din cauza asemanarii in ceea ce priveste aspectul exterior : culoare, ambalaj, desen, model, dimensiuni, sau alte asemenea ;

diferentele constatate in plus sau in minus privesc aceeasi perioada de gestiune si aceeasi gestiune.

Nu se admite compensarea in cazurile in care s-a facut dovada ca lipsurile provin din sustragerea sau degradarea bunurilor datorate vinovatiei gestionarului.

Listele cu sorturile de bunuri care intrunesc conditiile de compensare datorita riscului de confuzie se aproba anual de catre administratori sau ordonatori de credite, dupa caz.

Compensarea se face pentru cantitati egale intre plusurile si lipsurile constatate. Eliminarea diferentelor cantitative dintre acestea se face incepand cu sorturile care au preturile unitare mai scazute, in ordine crescatoare.

Pentru bunurile la care sunt acceptate scazaminte, in cazul compensarii lipsurilor cu plusurile stabilite la inventariere, scazamintele se calculeaza numai in situatia in care cantitatile lipsa sunt mai mari decat cantitatile constatate in plus. Cotele de scazaminte se aplica in primul rand la bunurile la care s-au constatat lipsuri.

Daca in urma aplicarii scazamintelor respective mai raman diferente cantitative in minus, cotele de scazaminte se pot aplica si asupra celorlalte bunuri admise in compensare, la care s-au constatat plusuri sau la care nu au rezultat diferente.

Diferenta stabilita in minus dupa compensare si aplicarea cotelor de scazaminte reprezinta prejudiciu si urmeaza sa se recupereze de la persoanele vinovate, conform legii, la valoarea de inlocuire.

Rezultatele inventarierii trebuie inregistrate in evidenta tehnico-operativa in termen de cel mult 3 zile de la data aprobarii procesului- verbal de inventariere de catre administrator sau ordonatorul de credite.

Rezultatele inventarierii se inregistreaza in contabilitate conform Legii nr.82/1991, republicata si reglementarilor contabile aplicabile.

Comisia de inventariere la institutiile publice este unica, atributiile el referindu-se atat la patrimoniul administrat direct de aceasta, cat si la patrimoniul institutiilor subordonate, fara personalitate juridica, care nu au compartimente de contabilitate proprii. In aceste cazuri, din comisia de inventariere face parte, in mod obligatoriu, si un reprezentant al unitatii subordonate respective.

Bunurile inventariate la institutiile publice se evaluaza si se inscriu in listele de inventariere la valoarea contabila (valoarea de inregistrare).

Pentru lipsuri, sustrageri si fapte care produc pagube ce constituie infractiuni, ordonatorul de credite este obligat sa sesizeze organele de urmarire penala.

Pagubele constatate la inventariere, imputate persoanelor vinovate, precum si debitorii insolvabili se evidentiaza in contabilitate in conturi analitice distincte, iar in cadrul acestora, pe fiecare debitor, urmarindu-se recuperarea lor.

Scaderea din contabilitate a unor pagube care nu se datoreaza culpei unei persoane se face in baza aprobarii ordonatorului de credite respectiv, cu avizul ordonatorului de credite ierarhic superior.

CAPITOLUL II

PREZENTAREA GENERALA A INSTITUTIEI PUBLICE – PENITENCIARUL GALATI

2.1. SCURT ISTORIC

La inceputul secolului al XIX-lea, problema reformelor penitenciarelor a inceput sa preocupe curtile domnești din cele doua Principate Romane. Aceasta s-a datorat si faptului ca fata de tarile Europei occidentale, locurile de detinere pentru executarea pedepselor de catre cei condamnati la pedepse privative de libertate, erau mult ramase în urma. Legea penala capatata de Moldova si Tara Romaneasca pe la jumatatea secolului al XVII-lea si care se mai aplica si in secolul al XIX-lea, era depasita, ea nu prevedea organizarea unor locuri de detinere corespunzatoare și cat de cat umane. Ca urmare a acestui fapt, ea a fost modificata in anul 1831 prin legea penala a Regulamentului Organic, facandu-se un pas inainte pentru imbunatatirea inchisorilor din Principate.

Ca urmare a acestui fapt, in anul 1862 se pune în aplicare "un nou regulament de functionare al inchisorilor" ce s-a aplicat pana în 1874, când a aparut "Legea asupra regimului inchisorilor". Cu ocazia intrarii in vigoare a noii legi s-a dat o solutionare a problemei sistemului de retinere in penitenciar, adoptandu-se sistemul de separare a detinutilor pe timpul noptii, iar ziua, acestia munceau in comun, aplicandu-li-se regimul tacerii.
Lipsa separatiunii in locurile de detinere cat si inceputurile miscarii muncitoresti din Romania, a grabit construirea în orasul Galati a unui nou penitenciar care sa reuneasca cele doua aresturi (inchisori) existente.

Ca urmare a acestei situatii, in anul 1893, primaria orasului Galati a cedat statului, respectiv Directiei Generale a Penitenciarelor (in prezent Administratia Nationala a Penitenciarelor), un loc din proprietatea comunei ce se afla pe strada Traian. In anul 1894 a inceput constructia penitenciarului, constructie ce a fost terminata în anul 1897, cand detinutii din cele 2 aresturi au fost mutati in noua cladire. Arhitectura constructiei a fost identica cu a Penitenciarului Craiova, ele construindu-se in acelasi timp.

Penitenciarul Galati, inca de la construirea sa a fost apreciat de politicienii vremii ca un penitenciar modern, avand toate dependintele necesare unei bune desfasurari a activitatilor.

Penitenciarul cu Regim de Maxima Siguranta Galati este un penitenciar judetean profilat pe tinerea in custodie a persoanelor arestate si a celor condamnate la pedepse cu inchisoarea pe viata si persoanelor condamnate la pedeapsa inchisorii mai mare de 15 ani.
Penitenciarul cu Regim de Maxima Siguranta Galati are personalitate juridica, fiind ordonator tertiar de credite, este subordonat Directorului general al Administratiei Nationale a Penitenciarelor – care are calitatea de ordonatorul secundar de credite si Ministerului Justitiei ca ordonator principal de credite. Penitenciarul cu Regim de Maxima Siguranta Galati este o institutie publica finantata din subventii de la bugetul de stat si din venituri proprii. Veniturile obtinute prin munca prestata de catre persoanele condamnate sunt folosite pentru imbunatatirea conditiilor de detentie.

2.2. OBIECT DE ACTIVITATE

Penitenciarele sunt locurile anume destinate unde se executa pedeapsa detentiunii pe viata si a inchisorii. Acestea se infiinteaza prin hotarare a Guvernului. Organizarea si functionarea penitenciarelor se stabilesc prin regulament aprobat prin ordin al ministrului justitiei, care se publica in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, si pe pagina de internet a Ministerului Justitiei si a Administratiei Nationale a Penitenciarelor.

Executarea pedepselor se realizeaza in conformitate cu dispozitiile Codului penal, ale Codului de procedura penala si ale Legii nr.275/04.07.2006. pedepsele se executa numai in temeiul hotararilor judecatoresti de condamnare ramase definitive si in conditii care sa asigure respectarea demnitatii umane.

Administratia Nationala a Penitenciarelor stabileste penitenciarul in care persoana condamnata va executa pedeapsa privativa de libertate, avandu-se in vedere ca acesta sa fie situat cat mai aproape de localitatea de domiciliu a persoanei condamnate.

Administratia Nationala a Penitenciarelor are obligatia de a lua masurile necesare pentru siguranta penitenciarelor, precum si masurile de paza, supraveghere, escortare, mentinerea si restabilirea ordinii si disciplinei in randul persoanelor condamnate la pedepse privative de libertate si a persoanelor arestate preventiv, detinute in centrele de arestare preventiva sau in sectiile speciale din penitenciare.

Penitenciarele trebuie sa dispuna de amenajarile, dispozitivele, personalul si mijloacele tehnice necesare pentru supravegherea si controlul perimetrelor, al spatiilor interioare si al cailor de acces, precum si de armamentul si munitia necesare.

Regimurile de executare a pedepselor privative de libertate trebuie sa asigure respectarea si protejarea vietii, sanatatii si demnitatii persoanelor private de libertate, a drepturilor si libertatilor acestora, fara sa cauzeze suferinte fizice si nici sa injoseasca persoana condamnata.

Regimurile de executare a pedepselor privative de libertate sunt : regimul de maxima siguranta ; regimul inchis ; regimul semideschis si regimul deschis.

Penitenciarul din Galati este cu regim de maxima siguranta, regim care se aplica persoanelor condamnate la pedeapsa detentiunii pe viata si a persoanelor condamnate la pedeapsa inchisorii mai mare de 15 ani. Persoanele care executa pedeapsa in regim de maxima siguranta sunt supuse unor masuri stricte de paza, supraveghere si ecortare, sunt cazate, de regula, individual, presteaza munca si desfasoara activitati educative, culturale, terapeutice, de consiliere psihologica si asistenta sociala in grupuri mici, in spatii anume stabilite in interiorul penitenciarului, sub supraveghere continua.

Primirea in penitenciar a persoanelor condamnate se face pe baza mandatului de executare a pedepsei privative de libertate, dupa ce li se stabileste identitatea, in spatii special amenajate, femeile fiind separate de barbati, iar minorii fiid separati de majori. Executarea pedepsei de catre femeile condamnate la pedepse privative de libertate se face separat de condamnatii barbati. Minorii si tinerii condamnati la pedepse privative de libertate executa pedeapsa separat de condamnatii majori sau in locuri de detinere speciale. Persoanele condamnate sunt cazate individual sau comun. Camerele de cazare si incaperile destinate persoanelor condamnate trebuie sa dispuna de iluminat natural si de instalatii necesare asigurarii iluminatului artificial corespunzator. Fiecare persoana condamnata are la dispozitie un pat. Normele minime obligatorii privind conditiile de cazare a persoanelor condamnate se stabilesc prin ordin al ministrului justitiei.

Persoanele condamnate poarta tinuta civila. In cazul in care nu dispun de tinuta civila personala, administratia penitenciarului trebuie sa asigure gratuit tinuta persoanei condamnate.

Administratia penitenciarului trebuie sa asigure conditii adecvate si personal necesar pentru prepararea distribuirea si servirea hranei potrivit normelor de igiena a alimentatiei aceste norme minime obligatorii de hrana se stabilesc prin ordin al ministrului justitiei, dupa consultarea unor specialisti in nutritie.

Persoanele aflate in penitenciare pentru executarea pedepselor privative de libertate beneficiaza in mod gratuit de tratament medical si de medicamente. Dreptul la asistenta medicala al persoanelor aflate in executarea pedepselor privative de libertate este garantat. Asistenta medicala in penitenciare se asigura ori de cate ori este necesar sau la cerere, cu personal calificat, in mod gratuit. Examenul medical se realizeaza la primirea in penitenciare si in timpul executarii pedepsei, in mod periodic si in conditii de confidentialitate. Femeile condamnate la pedepse privative de libertate, care sunt insarcinate, beneficiaza de asistenta medicala prenatala si postnatala, luandu-se masuri pentru ca nasterea sa aiba loc in afara penitenciarului. Administratia penitenciarului ia masuri pentru ca persoana condamnata, la solicitarea acesteia, sa isi poata ingriji copilul pana la varsta de un an, varsta la care copilul poate fi dat in ingrijire, cu acordul mamei, familiei sau persoanei indicate de aceasta, sau in cazul in care copilul nu poate fi dat in igrijire familiei sau persoanei indicate de mama, acesta poate fi incredintat pe toata durata de detentie a mamei, cu acordul acesteia, unei institutii specializate, cu instiintarea autoritatilor competente pentru protectia copilului.

Administratia Nationala a Penitenciarelor prin penitenciarele din subordinea sa are abligatia de a lua toate masurile necesare pentru asigurarea aplicarii dispozitiilor legale privind liberul acces la informatiile de interes public pentru persoanele aflate in executarea pedepselor privative de libertate. Dreptul persoanelor aflate in executarea pedepselor privative de libertate la informatii de interes public se realizeaza si prin publicatii, emisiuni radiofonice si televizate sau prin orice alte mijloace autorizate de catre administratia penitenciarului.

Pentru asigurarea exercitarii dreptului de petitionare si a dreptului la corespondenta, directorul penitenciarului are obligatia de a lua masurile corespunzatoare pentru punerea la dispozitie persoanei condamnate a materialelor necesare, precum si instalarea de cutii postale in interiorul penitenciarului. Petitiile si corespondenta sunt colectate de catre personalul furnizorului de servicii postale, caruia i se asigura accesul in interiorul penitenciarului, care este insotit de o persoana anume desemnata de directorul penitenciarului. Cheltuielile ocazionate de exercitarea dreptului de petitionare si a dreptului la corespondenta sunt suportate de catre persoanele aflate in executarea pedepselor privative de libertate. In cazul in care aceste persoane nu dispun de mijloacele banesti necesare, cheltuielile pentru exercitarea dreptului de petitionare prin cereri si sesizari adresate organelor judiciare, instantelor sau organizatiilor internationale a caror competenta este acceptata ori recunoscuta de Romania si cele pentru exercitarea dreptului la corespondenta cu familia, aparatorul si cu organizatiile neguvernamentale care isi desfasoara activitatea in domeniul protectiei drepturilor omului sunt suportate de catre administratia penitenciarului.

Pentru persoanele condamnate la pedepse privative de libertate se organizeza cursuri de scolarizare care se desfasoara in conditiile stabilite de Ministerul Educatiei si Cercetarii impreuma cu Ministerul Justitiei, cu personal didactic asigurat si salarizat de inspectoratul scolar. Cheltuielile legate de instruirea scolara sunt suportate de Ministerul Educatiei si Cercetarii si Administratia Nationala a Penitenciarelor.

Persoanele condamnate la pedepse privative de libertate care sunt apte de a munci, cu acordul lor, pot presta o munca in raport cu calificarea si aptitudinile lor, precum si activitati necalificate. Munca prestata de persoanele condamnate la pedepse privative de libertate este remunerata, cu exceptia activitatilor cu caracter gospodaresc necesare penitenciarului si a celor desfasurate in caz de calamitate. Folosirea la munca a fiecarei persoane condamnate se face numai cu avizul medicului penitenciarului. Munca persoanelor condamnate la pedepse privative de libertate in penitenciare se realizeaza :

in regim de prestari servicii pentru operatorii economici, persoane fizice sau persoane juridice, in interiorul sau exteriorul penitenciarului ;

in regie proprie ;

in interesul penitenciarului, pentru activitati cu caracter gospodaresc necesare penitenciarului ;

in caz de calamitate.

Administratia penitenciarului poate incheia contracte de prestari servicii cu operatori economici, persoane fizice sau persoane juridice, interesati in folosirea la munca a persoanelor condamnate.

Persoanele aflate in executarea pedepselor privative de libertate raspund pentru prejudiciile cauzate din vina lor la locul de detentie sau la locul de munca. Prejudiciul cauzat la locul de detentie se repara pe baza ordinului de imputare emis de catre directorul penitenciarului. Ordinul constituie titlu executoriu. Impotriva ordinului de imputare persoana condamnata poate face contestatie in termen de 30 de zile de la data primirii acestuia, la judecatoria in circumscriptia careia este situat penitenciarul.

CAPITOLUL III

STUDIU DE CAZ LA PENITENCIARUL CU REGIM DE MAXIMA SIGURANTA GALATI

3.1. DOCUMENTE UTILIZATE PENTRU EVIDENTIEREA MISCARILOR PRIVIND STOCURILE

3.1.1. Metodele de conducere a contabilității analitice a valorilor materiale

Contabilitatea analitica a valorilor materiale se poate tine pe baza uneia din urmatoarele metode: operativ-contabila (pe solduri), cantitativ-valorica (pe fise de cont analitic), global-valorica.

Metoda operativ-contabila (pe solduri) se poate aplica pentru contabilitatea analitica a materiilor prime, materialelor consumabile, obiectelor de inventar, semifabricatelor, produselor finite, produselor reziduale, marfurilor si ambalajelor.

Metoda cantitativ-valorica (pe fise de cont analitic) se poate folosi pentru contabilitatea analitica a materiilor prime, materialelor consumabile, obiectelor de inventar, baracamentelor, semifabricatelor, produselor finite, produselor reziduale, marfurilor, animalelor si ambalajelor.

Metoda global-valorica se poate utiliza pentru contabilitatea analitica a marfurilor si ambalajelor din unitatile de desfacere cu amanuntul, rechizitele de birou, imprimatele, materialele folosite la ambalare, obiectele de inventar, echipamentele de protectie în folosinta, SDV-urile speciale, AMC-urile si cartile din biblioteca tehnica, precum si la alte categorii de valori materiale, cu aprobarea consiliului de administratie. Pe masura dotarii cu tehnica de calcul, metoda global-valorica va fi inlocuita cu metoda cantitativ-valorica.

Metoda operativ-contabila (pe solduri) pentru materiale consta in tinerea, in cadrul fiecarei gestiuni, a evidentei cantitative a valorilor materiale, pe feluri, cu ajutorul fiselor de magazie, iar in contabilitate – a evidentei valorice pe conturi de materiale, desfasurate valoric pe gestiuni, iar in cadrul gestiunilor, pe grupe sau subgrupe de materiale, dupa caz.

Controlul exactitatii inregistrarilor din evidenta gestiunilor si din contabilitate se asigura lunar prin evaluarea stocurilor cantitative, transcrise din fisele de magazie in registrul stocurilor.

In metoda operativ-contabila (pe solduri) se folosesc urmatoarele formulare tipizate comune:

Fisa de magazie;

Fisa de cont pentru operatii diverse;

Borderou de predare a documentelor;

Registrul stocurilor .

Fisele de magazie servesc pentru evidenta cantitativa, pe feluri de stocuri, la locul de depozitare, iar in contabilitate, pentru controlul operatiilor inregistrate de gestionar sau persoana desemnata, pentru preluarea in registrul stocurilor a cantitatilor aflate în stoc, precum si pentru calculul valorii bunurilor existente in stoc la sfarsitul lunii, in scopul confruntarii cu datele din contabilitatea sintetica.

La gestiune, fisele de magazie se tin in ordinea în care sunt inscrise materialele în registrul stocurilor. In aceste fise, cantitatile se inregistreaza zilnic de gestionar sau persoana desemnata, pe baza documentelor de intrare (factura, aviz de insotire a marfii – nota de receptie si constatare de diferente etc.) si a documentelor de iesire (bon de consum – individual si colectiv, fisa limita – individuala si colectiva, aviz de insotire a marfii, factura etc.), pozitie cu pozitie.

Documentele de intrare si de iesire a materialelor vor fi puse la dispozitia persoanei din compartimentul financiar-contabil desemnata pentru evidenta materialelor, care raspunde de verificarea documentelor si controlul operatiilor efectuate în fisele de magazie.

Preluarea documentelor de catre persoana desemnata se face dupa ce verifica: emiterea si completarea corecta a documentelor de intrare si de iesire a valorilor materiale, inregistrarea corecta a acestora in fișele de magazie și stabilirea exactă a stocului scriptic în aceste fișe. Erorile constatate in evidenta gestiunilor se corecteaza in prezenta persoanei care raspunde de inregistrarile efectuate in fisele de magazie, iar abaterile de la regulile de intocmire si utilizare a documentelor se aduc la cunostinta conducatorului compartimentului financiar-contabil sau a persoanei desemnate sa conduca contabilitatea, dupa caz, pentru stabilirea masurilor care se impun.

Semnatura persoanei desemnate pentru evidenta stocurilor în fisele de magazie constituie dovada verificarii inregistrarilor efectuate si preluarii documentelor de intrare si de iesire a materialelor.

Preluarea documentelor privind miscarea stocurilor se face pe baza Borderoului de predare a documentelor.

In contabilitate, documentele privind miscarea stocurilor se grupeaza pe gestiuni, surse de aprovizionare (de la furnizori, din prelucrare la terti, consum intern etc.) si, in cadrul acestora, pe conturi de materiale si gestiuni, iar in cadrul gestiunilor pe grupe sau subgrupe de materiale, dupa caz.

Intrarile sau iesirile de bunuri de natura stocurilor se inregistreaza in contabilitatea sintetica si analitica, fie direct pe baza acestor documente, fie cu ajutorul unor situatii intocmite zilnic sau la alte perioade stabilite de unitate prin centralizarea datelor din documentele respective.

Verificarea inregistrărilor efectuate in conturile de stocuri si fisele de magazie se face cu ajutorul Registrului stocurilor. In acest scop, in registrul stocurilor, la sfarsitul fiecarei luni, se inscriu pe feluri de stocuri, grupate pe magazii (depozite), conturi, grupe, eventual subgrupe, stocurile cantitative din fisele de magazie, se calculeaza valoarea cantitatilor aflate in stoc pe baza preturilor de inregistrare si se totalizeaza valoarea acestora pe pagini ale registrului stocurilor, pe subgrupe de materiale, grupe de stocuri, conturi si magazii (depozite).

In masura in care nu se constata diferente intre valoarea cantitatilor in stoc din fisele de magazie si soldurile conturilor de materiale din contabilitate, registrul stocurilor se poate intocmi trimestrial.

In cazul in care se constata ca exista frecvente diferente intre soldurile conturilor de stocuri din registrul stocurilor si cele din contabilitate, provenind din inregistrarea operatiilor, evaluarea cantitatilor de stocuri din documentele de intrare si de iesire, prelucrarea acestora etc., diferentele respective pot fi localizate printr-o noua centralizare a intrarilor si iesirilor valorice de materiale, pe grupe sau feluri de materiale si confruntarea totalurilor obtinute cu datele din registrul stocurilor.

La unitatile de constructii-montaj, care aplica metoda operativ-contabila (pe solduri), pentru evidenta cantitativa a materialelor in cadrul fiecarei gestiuni se folosesc Fisele de magazie sau Fisele de magazie cu repartizarea iesirilor . Controlul exactitatii inregistrarilor din evidenta gestiunilor si din contabilitate se face, de asemenea, lunar, prin evaluarea cantitatilor existente in stoc, transcrise din fisele de magazie in registrul stocurilor, si confruntarea valorii acestora cu soldurile conturilor de stocuri din contabilitate.

Pentru produse finite și produse reziduale, metoda operativ-contabilă (pe solduri) se aplică în același mod ca și pentru stocuri de materii prime și materiale consumabile. În acest caz, evidența cantitativă pe feluri de produse se ține la magazie (depozit) cu ajutorul fișelor de magazie, iar evidența valorică se ține în contabilitate cu ajutorul contului sintetic de produse finite, desfășurat în analitic pe gestiuni, în care înregistrările se fac pe baza datelor obținute prin centralizarea zilnică a documentelor de mișcare a produselor respective.

Verificarea înregistrărilor la sfârșitul lunii se face, de asemenea, cu ajutorul registrului stocurilor în care se stabilesc soldurile pe feluri de produse finite și pe total cont prin transcrierea cantităților în stoc din fișele de magazie și evaluarea acestora pe baza prețurilor de înregistrare.

Metoda cantitativ-valorică (pe fișe de cont analitic) pentru materii prime, materiale consumabile, obiecte de inventar în depozit, baracamente, semifabricate, produse finite, produse reziduale, mărfuri, animale și ambalaje constă în ținerea evidenței cantitative pe feluri de stocuri în cadrul fiecărei gestiuni, iar în contabilitate – a celei cantitativ-valorice. Conturile sintetice ce reflectă stocurile de valori materiale se desfășoară în analitic pe gestiuni. Verificarea exactității înregistrărilor din evidența de la locurile de depozitare și contabilitate se efectuează prin punctajul periodic dintre cantitățile operate în fișele de magazie și cele din fișele de cont analitic din contabilitate.

În metoda cantitativ-valorică (pe fișe de cont analitic) se folosesc următoarele formulare tipizate comune:

Fișă de magazie ;

Fișă de cont analitic pentru valori materiale ;

Fișă de cont pentru operații diverse ;

Borderou de predare a documentelor ;

Balanța analitică a valorilor materiale .

Evidența cantitativă a materialelor se ține la gestiune cu ajutorul fișelor de magazie care se aranjează în ordinea fișelor de cont analitic din contabilitate. În fișele de magazie, înregistrările se fac zilnic de gestionar sau persoana desemnată, pe baza documentelor de intrare și de ieșire a materialelor. După înregistrare, documentele respective se predau la contabilitate pe bază de borderou. În contabilitate, documentele primite se înregistrează în fișele de cont analitic pentru valori materiale și se stabilesc stocurile și soldurile, după ce în prealabil s-a verificat modul de emitere și completare a documentelor privind mișcarea materialelor. De asemenea, pe baza acelorași documente se întocmesc situațiile centralizatoare privind intrările și ieșirile de materiale pentru înregistrare în contabilitatea sintetică.

Controlul înregistrărilor din conturile sintetice și cele analitice ale stocurilor se asigură lunar, cu ajutorul balanței de verificare, întocmită separat pentru fiecare cont de stoc.

În vederea întocmirii balanței de verificare este necesar ca, lunar, să se efectueze controlul asupra concordanței stocurilor scriptice din fișele de magazie cu cele din fișele de cont analitic pentru valori materiale.

În cazul instituțiilor publice cu mai multe gestiuni distincte, precum și în cazul instituțiilor care au subunități cu una sau mai multe gestiuni, dar care nu au organe proprii de contabilitate, contabilitatea analitică a stocurilor se poate asigura, în cadrul compartimentului financiar-contabil al instituției al cărei conducător are calitatea de ordonator de credite, cu ajutorul Fișei de evidență a materialelor și obiectelor de inventar pe locuri de folosință în locul Fișei de cont analitic pentru valori materiale.

Metoda cantitativ-valorică pentru evidența analitică a produselor finite și produselor reziduale se aplică în același mod ca și pentru celelalte stocuri, cu următoarele particularități:

– atât intrările, cât și ieșirile valorice pot fi înregistrate în fișele de cont analitic pentru stocuri numai lunar, prin înmulțirea cantităților totale de produse finite și produse reziduale cu prețurile unitare respective, fără a mai fi necesară evaluarea cantităților de produse în documente;

– pentru controlul înregistrărilor din contabilitatea sintetică și cea analitică a produselor finite, în locul balanței de verificare se poate folosi registrul stocurilor.

Metoda global-valorică se aplică pentru evidența mărfurilor și ambalajelor aflate în unitățile de desfacere cu amănuntul (magazine, restaurante, bufete etc.), folosindu-se formularul tipizat comun Fișa de cont pentru operații diverse și formularul tipizat specific comerțului cu amănuntul Raport de gestiune.

Potrivit acestei metode, contabilitatea analitică a mărfurilor și ambalajelor se ține global-valoric, atât la gestiune, cât și în contabilitate, iar controlul concordanței înregistrărilor din evidența gestiunii și din contabilitate se efectuează numai valoric la perioade stabilite de unitate (decadal, chenzinal sau lunar).

Raportul de gestiune se completează pe baza documentelor de intrare și de ieșire a mărfurilor și ambalajelor și de depunere a numerarului din vânzare, iar în fișele valorice (ținute pe gestiuni în cadrul conturilor de mărfuri și ambalaje din contabilitate), înregistrările se fac pe baza acelorași documente.

Soldurile valorice ale mărfurilor și ambalajelor aflate în gestiune se verifică pe baza raportului de gestiune predat la contabilitate, precum și cu ocazia inventarierii.

Metoda global-valorică se folosește, de asemenea, pentru evidența rechizitelor de birou, imprimatelor, materialelor destinate ambalării și pentru evidența cărților tehnice. În acest caz, evidența cantitativă se ține pe feluri de rechizite, imprimate, materiale pentru ambalare și cărți tehnice, la locurile de gestionare, cu ajutorul Fișelor de magazie, care se completează de gestionar sau persoana desemnată.

Evidența valorică a mișcărilor se ține în contabilitate, pe gestiuni, în cadrul contului de materiale consumabile, cu ajutorul Fișelor de cont pentru operații diverse. Înregistrările în fișele de magazie se fac pe baza documentelor de intrare și de ieșire a materialelor consumabile respective și se preiau de către contabilitatea stocurilor, în prealabil făcându-se verificarea înregistrărilor din fișele de magazie. Prin centralizarea datelor din documentele respective se asigură înregistrarea acestora, atât în fișele valorice pe gestiuni, cât și în conturile sintetice de stocuri.

Pentru obiecte de inventar și echipament de protecție în folosință se ține numai evidența cantitativă la magaziile (depozitele) din secții, pe feluri de obiecte, cu ajutorul Fișelor de magazie și pe persoane responsabile, la darea în folosință a obiectelor, pe bază de fișă, marcă sau cu ajutorul formularului Fișa de evidență a obiectelor de inventar în folosință.

În contabilitate, evidența valorică se ține cu ajutorul Fișei de cont pentru operații diverse, pe secții (locuri de muncă, unități etc.), în care înregistrările se fac valoric în funcție de intrări și ieșiri (scoateri din uz).

Mișcările de obiecte de inventar, intervenite ulterior dării în folosință sau restituirii, nu este necesar să fie înregistrate în evidența magaziei (depozitului) în cazul când la primirea obiectelor noi se predau cele uzate de același fel. În asemenea situații, în mod obligatoriu, pe documentul de dare în folosință, pentru obiectele ridicate direct de la magazia de obiecte noi, se face mențiunea "primit obiectele uzate", iar pentru obiectele ridicate de gestionarii magaziilor din secții, în locul celor uzate se menționează "înlocuit obiectele uzate", obiectele uzate rămânând la magazioner, în vederea scoaterii lor din uz.

Documentele ce se întocmesc pentru darea în folosință, care poartă una din aceste mențiuni, nu se înregistrează în evidența magaziei (depozitului), dar se confruntă la sfârșitul fiecărei luni cu procesele-verbale pentru scoaterea din funcțiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale și se anexează la acestea.

Controlul exactității înregistrărilor se efectuează la perioadele stabilite de unitate (decadal, chenzinal sau lunar) și cu ocazia inventarierilor, evaluându-se stocurile existente cu prețurile unitare legale pe baza Listelor de inventariere și confruntându-se soldul astfel obținut cu soldul conturilor respective din contabilitate.

Includerea pe cheltuieli a valorii obiectelor de inventar și a echipamentului de protecție, integral la darea lor în folosință sau eșalonat pe o perioadă de cel mult trei ani, în limita normelor legale, se face în conformitate cu hotărârea consiliului de administrație. Aceste obiecte se scot din uz pe baza Procesului-verbal de scoatere din funcțiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale .

În cadrul instituțiilor publice, evidența obiectelor de inventar de mică valoare sau scurtă durată aflate în folosință se ține în felul următor:

– La unitățile care au un număr mare de obiecte de inventar date mai multor persoane și în mai multe locuri de folosință, responsabilul de inventar pe instituție are obligația să asigure evidența obiectelor aflate în folosință, utilizând, fie Fișa de evidență a obiectelor de inventar în folosință, fie Fișa de evidență a materialelor și obiectelor de inventar pe locuri de folosință .

Fișa de evidență a obiectelor de inventar în folosință se întocmește pentru fiecare persoană căreia îi sunt încredințate obiectele de inventar în folosință îndelungată. Fișa de evidență a materialelor și obiectelor de inventar pe locuri de folosință se întocmește pentru fiecare fel de obiect.

– La unitățile care au un număr redus de obiecte de inventar de mică valoare sau scurtă durată în folosință, evidența pe locuri de folosință se poate asigura cu ajutorul Listei de inventariere.

Responsabilii de inventar pe locuri de folosință au obligația să păstreze, în toate cazurile, câte un exemplar din lista de inventariere, precum și din documentele privind mișcările intervenite în cursul anului.

Contabilitatea analitică a SDV-urilor speciale și AMC-urilor se ține la gestiunea de SDV-uri și AMC-uri, cantitativ, pe persoanele sau comenzile pentru care sunt destinate cu ajutorul Fișei de magazie, iar în contabilitate, global-valoric, tot la nivel de produs, stabilindu-se și uzura inclusă în cheltuieli.

3.1.2. Documente justificative si financiar contabile privind bunurile de natura stocurilor

Nota de receptie si constatare de diferente

1. Servește ca:

document pentru recepția bunurilor aprovizionate;

document justificativ pentru încărcare în gestiune;

act de probă în litigiile cu cărăușii și furnizorii, pentru diferențele constatate la recepție;

document justificativ de înregistrare în contabilitate.

Se folosește ca document distinct de recepție în cazul:

bunurilor materiale cuprinse într-o factură sau aviz de însoțire a mărfii, care fac parte din gestiuni diferite;

bunurilor materiale primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare;

bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;

bunurilor materiale care sosesc neînsoțite de documente de livrare;

bunurilor materiale care prezintă diferențe la recepție;

mărfurilor intrate în gestiunile la care evidența se ține la preț de vânzare cu amănuntul sau en gros.

În cazurile menționate mai sus, precum și pentru materialele nestocate a căror valoare se înregistrează direct pe cheltuieli, recepția și încărcarea în gestiune se fac pe baza documentului de livrare care însoțește transportul (factura, avizul de însoțire a mărfii etc.).

2. Se întocmește în două exemplare, potrivit prevederilor legale, la locul de depozitare sau în unitatea cu amănuntul, după caz, pe măsura efectuării recepției. În situația în care la recepție se constată diferențe, Nota de recepție și constatare de diferențe se întocmește în trei exemplare de către comisia de recepție legal constituită.

În cazul când bunurile materiale sosesc în tranșe, se întocmește câte un formular pentru fiecare tranșă, care se anexează apoi la factură sau la avizul de însoțire a mărfii.

Datele de pe verso formularului nu se completează decât atunci când se constată diferențe la recepție.

3. Circulă:

la gestiune, pentru încărcarea în gestiune a bunurilor materiale recepționate (toate exemplarele);

la compartimentul financiar-contabil, pentru întocmirea formelor privind lichidarea diferențelor constatate (toate exemplarele), precum și pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică și analitică, atașată la documentele de livrare (factura sau avizul de însoțire a mărfii);

la unitatea furnizoare (exemplarul 2) și la unitatea de transport (exemplarul 3), pentru comunicarea lipsurilor stabilite.

4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

Bon de predare, transfer, restituire

În cazul utilizării ca bon de predare a produselor finite la depozit

1. Servește ca:

document de predare la magazie a produselor finite;

document justificativ pentru încărcare în gestiune;

document justificativ de înregistrare în evidența magaziei și în contabilitate;

sursă de date pentru urmărirea realizării producției;

sursă de date pentru calculul și plata salariilor.

2. Se întocmește în două exemplare, pe măsura predării la magazie a produselor, de către secție, atelier etc.

Dacă operațiile de predare-primire a produselor nu pot fi suspendate în timpul inventarierii magaziei de produse finite, comisia de inventariere trebuie să înscrie pe documentul respectiv mențiunea "primit în timpul inventarierii".

3. Circulă:

la inginerul-șef, directorul tehnic sau conducătorul societății respective, pentru certificarea executării efective a produselor de natura mașinilor, utilajelor, instalațiilor sau altor mijloace fixe de aceeași natură, semnându-se pentru realitate în caseta "Vizat C.T.C.";

la magazia de produse finite, semnându-se de predare de către secție (atelier) și de primire în gestiune de către gestionar (ambele exemplare);

la compartimentul C.T.C. pentru efectuarea controlului tehnic de calitate, semnându-se pentru certificarea acestui control (ambele exemplare);

la compartimentul financiar-contabil pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sintetică și analitică (exemplarul 1);

la compartimentul care urmărește realizarea producției (exemplarul 2).

4. Se arhivează:

la compartimentul financiar-contabil sau persoana care conduce evidența (exemplarul 1);

la compartimentul care urmărește realizarea producției (exemplarul 2).

În cazul utilizării ca bon de predare a materialelor refolosibile la magazie

1. Servește ca:

document de predare la magazie a materialelor refolosibile rezultate din secțiile de fabricație principale și auxiliare;

document justificativ pentru încărcare în gestiune;

document justificativ de înregistrare în evidența magaziei și în contabilitate.

2. Se întocmește în două exemplare, pe măsura predării la magazie a materialelor refolosibile de către secții, ateliere etc. și se semnează de șeful secției care dispune predarea.

3. Circulă:

la magazia de materiale refolosibile, semnându-se de predare de către delegatul secției, atelierului etc. și de primire în gestiune de către gestionar (ambele exemplare);

la compartimentul financiar-contabil sau persoana care conduce evidența, pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sintetică și analitică (exemplarul 1 pentru evidența materialelor și exemplarul 2 pentru evidența costurilor).

4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil (ambele exemplare).

În cazul utilizării ca bon de predare a semifabricatelor la magazie

1. Servește ca:

document de predare la magazie sau între secții a semifabricatelor rezultate din producție;

document justificativ pentru încărcare în gestiune;

document justificativ de înregistrare în evidența magaziei și în contabilitate;

sursă de date pentru calculul și plata salariilor.

2. Se întocmește în două exemplare, pe măsura predării la magazie a semifabricatelor de către secție, atelier etc.

Dacă operațiile de predare-primire a semifabricatelor nu pot fi suspendate în timpul inventarierii magaziei de semifabricate, comisia de inventariere trebuie să înscrie pe documentul respectiv mențiunea "primit în timpul inventarierii".

3. Circulă:

la magazia de semifabricate pentru predarea cantităților prevăzute, semnându-se de predare de către delegatul secției care face predarea și de primire în gestiune de către gestionar (ambele exemplare);

la compartimentul C.T.C. pentru efectuarea controlului tehnic de calitate, semnându-se pentru certificarea acestui control (ambele exemplare);

la compartimentul financiar-contabil pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sintetică și analitică (exemplarul 1, direct de la magazie);

la compartimentul care urmărește realizarea producției (exemplarul 2).

4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil (ambele exemplare).

În cazul utilizării ca bon de transfer între două gestiuni aflate în incinta unității

1. Servește ca:

dispoziție de transfer a valorilor materiale de la o gestiune la alta în incinta unității;

document justificativ pentru scădere din gestiunea predătorului și de încărcare în gestiunea primitorului.

2. Se întocmește în două exemplare, pe măsură ce se efectuează transferuri, de către organul care dispune transferul, care semnează la rubrica corespunzătoare. Transferul se efectuează numai între gestiuni din incinta aceleiași unități. În cazul gestiunilor dispersate teritorial se întocmește Aviz de însoțire a mărfii .

3. Circulă:

la magazia predătoare pentru eliberarea cantităților prevăzute, semnându-se de predare de către gestionar (ambele exemplare);

la delegatul magaziei primitoare care semnează de primire pe exemplarul 1 și reține exemplarul 2;

la compartimentul financiar-contabil, ambele exemplare, care, după confruntarea lor, stau la baza efectuării înregistrărilor în evidența magaziilor.

4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

În cazul utilizării ca bon de restituire

1. Servește ca:

dispoziție de restituire la magazie a valorilor materiale nefolosite (materiale și semifabricate) de secțiile de fabricație principale și auxiliare;

document justificativ de încărcare în gestiunea primitorului;

document justificativ de înregistrare în evidența magaziei și în contabilitate.

2. Se întocmește în două exemplare, pe măsura restituirii la magazie a valorilor materiale, de organul care efectuează restituirea (secții, ateliere etc.) și care semnează la rubrica corespunzătoare.

Nu se completează rubrica "Unitatea".

3. Circulă:

la magazie, pentru primirea cantităților restituite, semnându-se de predare de către delegatul secției (atelierului etc.) care face restituirea și de primire de către gestionar (ambele exemplare);

la compartimentul financiar-contabil, pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sintetică și analitică (exemplarul 1 pentru evidența materialelor, exemplarul 2 pentru evidența costurilor).

4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil (ambele exemplare).

Bon de consum

1. Servește ca:

document de eliberare din magazie pentru consum a unui singur material, respectiv a mai multor materiale, după caz;

document justificativ de scădere din gestiune;

document justificativ de înregistrare în evidența magaziei și în contabilitate.

2. Se întocmește în două exemplare, pe măsura lansării, respectiv eliberării materialelor din magazie pentru consum, de compartimentul care efectuează lansarea, pe baza programului de producție și a consumurilor normate, sau de alte compartimente ale unității, care solicită materiale pentru a fi consumate.

Bonul de consum se poate întocmi într-un exemplar în condițiile utilizării tehnicii de calcul.

Bonul de consum (colectiv), în principiu, se întocmește pe formulare separate pentru materialele din cadrul aceluiași cont de materiale, loc de depozitare și loc de consum.

În situația când materialul solicitat lipsește din depozit, se procedează în felul următor:

în cazul bonului de consum se completează spațiul următor cu denumirea materialului înlocuitor, după ce, în prealabil, pe verso formularului se obțin semnăturile persoanelor autorizate să aprobe folosirea altor materiale decât cele prevăzute în consumurile normate;

în cazul bonului de consum (colectiv) se taie cu o linie denumirea materialului înlocuit și se semnează de aprobare a înlocuirii, în dreptul rândului respectiv. După înscrierea denumirii materialului înlocuitor se întocmește un bon de consum separat, aplicându-se un semn distinctiv (în cazul unităților economice) sau materialul înlocuitor se înscrie pe un rând liber în cadrul aceluiași bon de consum.

În bonul de consum, coloanele "Unitatea de măsura" și "Cantitatea necesară" de pe rândul 2 se completează în cazul când se solicită și se eliberează din magazie materiale cu două unități de măsură.

Dacă operațiile de predare-primire a materialelor nu pot fi suspendate în timpul inventarierii magaziei de materiale, comisia de inventariere trebuie să înscrie pe documentul respectiv mențiunea "predat în timpul inventarierii".

3. Circulă:

la persoanele autorizate să semneze pentru acordarea vizei de necesitate (ambele exemplare);

la persoanele autorizate să aprobe folosirea altor materiale, în cazul materialelor înlocuitoare la unitățile economice;

la magazia de materiale, pentru eliberarea cantităților prevăzute, semnându-se de predare de către gestionar și de primire de către delegatul care primește materialele (ambele exemplare);

la compartimentul financiar-contabil, pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sintetică și analitică (ambele exemplare).

La unitățile economice, exemplarul 1 circulă la contabilitatea materialelor, ca document de scădere din gestiune, iar exemplarul 2 servește la înregistrarea în contabilitate a costurilor.

La instituții publice, exemplarul 2 rămâne la emitent.

4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

Lista zilnica de alimente

1. Servește:

la stabilirea meniurilor zilnice;

la calculul alocației de hrană și urmărirea încadrării în nivelul acesteia;

ca document pentru eliberarea din magazie a alimentelor necesare pregătirii hranei;

ca document justificativ de înregistrare în evidența magaziei ai în contabilitate.

2. Se întocmește în două exemplare de către cantinele de pe lângă instituțiile publice (învățământ, sănătate, asistență socială etc., organizații fără scop lucrativ sau patrimonial etc.). Documentul se completează de către persoana desemnată de ordonatorul de credite sau conducătorul unității respective pe baza centralizatorului întocmit pe meniuri.

Pe fața formularului se înscriu meniurile care urmează a fi servite la mesele de dimineață, la ora 10, la prânz, la ora 16 și seara, precum și numărul de porții necesare. Totodată, se stabilește situația meselor servite față de efectivul care a servit masa, precum și suma alocată în ziua respectivă, în funcție de efectivul la hrană și alocație cuvenită, determinându-se în același timp și economia sau depășirea alocației în ziua respectivă și cumulat de la începutul anului. Verso formularului este destinat pentru înscrierea datelor privind cantitatea și felul de alimente solicitate, ale celor eliberate, prețul unitar și valoarea acestora.

3. Circulă:

la compartimentul financiar-contabil, pentru calculație și viză și pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sintetică și analitică (exemplarul 1);

la persoana autorizată să aprobe eliberarea alimentelor din magazie;

la magazia de alimente, pentru eliberarea cantităților de alimente prevăzute și semnare de predare de către gestionar, de primire de către bucătar, precum și de persoana desemnată să asiste și să confirme predarea-primirea alimentelor (ambele exemplare);

la blocul alimentar, cantină etc., după caz, pentru urmărirea meniurilor preparate și a meselor servite (exemplarul 2).

4. Se arhivează:

la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);

la blocul alimentar, cantină etc., după caz (exemplarul 2).

Fisa de magazie

1. Servește ca:

document de evidență la locul de depozitare a intrărilor, ieșirilor și stocurilor de valori materiale, cu una sau cu două unități de măsură, după caz;

document de contabilitate analitică în cadrul metodei operativ-contabile (pe solduri);

sursă de informații pentru controlul operativ curent și contabil al stocurilor de valori materiale.

2. Se întocmește într-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material și se completează de către:

compartimentul financiar-contabil la deschiderea fișei (datele din antet) și la verificarea înregistrărilor (data și semnătura de control). În coloana "Data și semnătura de control" semnează și organul de control financiar cu ocazia verificării gestiunii;

gestionar sau persoana desemnată, care completează coloanele privitoare la intrări, ieșiri și stoc.

Fișele de magazie se țin la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri de materiale ordonate pe conturi, grupe, eventual subgrupe sau în ordine alfabetică.

Pentru valori materiale primite spre prelucrare de la terți sau în custodie se întocmesc fișe distincte care se țin separat de cele ale valorilor materiale proprii.

În scopul ținerii corecte a evidenței la magazie, persoanele desemnate de la compartimentul financiar-contabil verifică inopinat, cel puțin o dată pe lună, modul cum se fac înregistrările în fișele de magazie.

Înregistrările în fișele de magazie se fac document cu document. Stocul se poate stabili după fiecare operație înregistrată și obligatoriu zilnic.

3. Nu circulă, fiind document de înregistrare.

4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

Fisa de evidenta a obiectelor de inventar in folosinta

1. Servește ca document de evidență a obiectelor de inventar de mică valoare sau scurtă durată, a echipamentului și materialelor de protecție date în folosința personalului, până la scoaterea lor din uz.

2. Se întocmește într-un exemplar, pe măsura dării în folosință a bunurilor pe fiecare persoană, de gestionarul care eliberează obiectele respective sau de persoana desemnată să țină evidența acestora.

Formularul se completează în mod diferit, în funcție de organizarea depozitării acestora, și anume:

când eliberarea obiectelor se face din magazia de obiecte noi direct personalului muncitor, coloanele destinate eliberărilor se completează pe baza bonului de consum, iar coloanele destinate restituirilor, pe baza bonului de restituire;

când eliberarea se face din magazia de exploatare, atât eliberarea, cât și restituirea obiectelor date în folosința personalului se fac pe bază de semnătură direct în fișă;

în cazul obiectelor eliberate pe bază de nomenclatoare stabilite pe funcții, care nu se întocmesc decât după restituirea obiectelor uzate, înregistrările în fișa de evidență a obiectelor de inventar în folosință se pot face, pentru simplificare, numai o dată la eliberarea inițială și la restituirea definitivă a obiectelor respective.

3. Nu circulă, fiind document de înregistrare.

4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

Registrul stocurilor

1. Servește ca document de evaluare a stocurilor de valori materiale și de verificare a concordanței înregistrărilor efectuate în fișele de magazie și în contabilitate.

2. Se întocmește manual de compartimentul financiar-contabil sau cu ajutorul tehnicii de calcul, la sfârșitul fiecărei luni, pe feluri de materiale, obiecte de inventar și produse, grupate pe magazii (depozite), conturi, grupe, eventual subgrupe sau în ordine alfabetică, prin înscrierea stocurilor din fișele de magazie și evaluarea lor cu prețurile de înregistrare.

3. Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.

4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

Jurnal pentru cumparari

1. Servește ca:

jurnal auxiliar pentru înregistrarea cumpărărilor de valori materiale sau a prestărilor de servicii;

document de stabilire lunară a taxei pe valoarea adăugată deductibilă;

document de control al unor operații înregistrate în contabilitate.

2. Se întocmește într-un singur exemplar, având paginile numerotate, în care se înregistrează zilnic, fără ștersături și spații libere, elementele necesare pentru determinarea corectă a taxei pe valoarea adăugată deductibilă.

Se întocmește un jurnal separat pentru cumpărări de bunuri și servicii pentru nevoile firmei și, separat, pentru cumpărări de bunuri (mărfuri) care se vând ca atare.

Acest jurnal se completează la compartimentul financiar-contabil pe baza documentelor tipizate privind cumpărările de valori materiale sau de prestări de servicii.

3. Circulă:

la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea sumelor înscrise în conturi și a respectării dispozițiilor legale referitoare la taxa pe valoarea adăugată.

4.Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

Document cumulativ

1. Servește ca:

document de centralizare a datelor din mai multe documente justificative care reflectă operații economice și financiare de același fel dintr-o anumită perioadă (intrări și ieșiri de materiale, produse sau mărfuri, operații bănești etc.);

document justificativ centralizator de înregistrare în contabilitatea sintetică și analitică.

2. Se întocmește în cadrul compartimentului financiar-contabil, completându-se titulatura și conținutul coloanelor în funcție de natura operațiilor economice și financiare și de necesitățile de centralizare și de înregistrare.

La instituțiile publice, în situația când, în cursul unei zile, există un număr mai restrâns de operații, se poate folosi un singur document cumulativ pentru operațiile unei zile. În acest caz, documentul cumulativ va avea două părți: în partea stângă, pe coloane distincte, se vor înscrie conturile care se debitează, iar în partea dreaptă, conturile care se creditează. Fiecare operație se înscrie pe un rând separat pentru a se urmări corespondența conturilor. Pe ultimul rând se face totalul sumelor pe fiecare coloană. Totalul conturilor debitoare trebuie să corespundă cu totalul conturilor creditoare. La fiecare cont se înregistrează totalul rezultat în coloana corespunzătoare.

3. Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.

4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

Balanta analitica a valorilor materiale

1. Servește:

la verificarea exactității înregistrărilor;

la controlul concordanței dintre contabilitatea sintetică și analitică;

la întocmirea situației trimestriale a principalilor indicatori economico-financiari, a situației lunare a calculului impozitului pe profit și a bilanțului anual.

2. Se întocmește manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, lunar și ori de câte ori se consideră necesar, într-un exemplar.

Balanța de verificare cuprinde pentru toate conturile unității următoarele elemente: simbolul și denumirea conturilor, în ordinea din planul de conturi, totalul sumelor debitoare și creditoare ale lunii precedente, rulajele curente debitoare și creditoare, totalul sumelor debitoare și creditoare, soldurile finale debitoare sau creditoare. Balanța de verificare la 1 ianuarie, în coloanele 2 și 3, se completează cu soldurile finale debitoare și creditoare ale lunii decembrie.

În cazul aplicării formei de înregistrare "maestru-șah", când, pentru evidența sintetică, se utilizează Cartea mare (șah) în care se fac numai totaluri lunare, se folosește formularul cu opt coloane.

În cazul când, în Cartea mare (șah), se stabilesc și rulaje cumulate de la începutul anului sau când, pentru contabilitatea sintetică se utilizează fișe de cont pentru operații diverse, se folosește formularul cu patru coloane.

Acest formular poate fi utilizat și în cazul formei de înregistrare "pe jurnale", pentru înscrierea soldurilor din Cartea mare.

Pentru conturile analitice se poate întocmi numai situația soldurilor.

3. Nu circulă, fiind document de sinteză.

4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

3.2. CONTURI UTILIZATE PENTRU EVIDENTIEREA MISCARILOR DE STOCURI

Conturile utilizate pentru evidentierea in contabilitate a miscarilor privind stocurile, precum si functiunea lor,sunt:

Contul 302 "Materiale consumabile"

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta existentei si miscarii stocurilor de materiale consumabile (materiale auxiliare, combustibili, materiale pentru ambalat, piese de schimb, seminte si materiale de plantat, alimente si furaje, alte materiale consumabile, medicamente si materiale sanitare).

Rechizitele de birou, imprimatele, precum si alte materiale consumabile pe care institutia considera ca nu este cazul sa le stocheze, pot fi incluse direct in cheltuieli pe baza de documente justificative, cu exceptia documentelor cu regim special, care se gestioneaza potrivit normelor elaborate in acest scop.

Contul 302 "Materiale consumabile" este un cont de activ. In debitul contului se inregistreaza materialele consumabile intrate in magazie, pe locuri de depozitare, provenite din aprovizionari, plusuri de inventar si din alte surse, iar in credit, materialele consumabile eliberate pentru consum sau alte destinatii, precum si cele constatate lipsa sau declasate.

Soldul debitor al contului reprezinta valoarea materialelor consumabile existente in stoc.

Contul se detaliaza pe urmatoarele conturi sintetice de gradul II:

3021 "Materiale auxiliare";

3022 "Combustibili";

3023 "Materiale pentru ambalat";

3024 "Piese de schimb";

3025 "Seminte si materiale de plantat";

3026 "Furaje";

3027 "Hrana";

3028 "Alte materiale consumabile";

3029 "Medicamente si materiale sanitare".

Contabilitatea analitica a materialelor consumabile se tine pe feluri sau categorii de materiale consumabile, grupate pe magazii (gestiuni) potrivit metodelor de evidenta a stocurilor prevazute de lege, in functie de specificul activitatii si de necesitatile proprii ale institutiei.

Contul 303 "Materiale de natura obiectelor de inventar"

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta existentei si miscarii stocurilor de materiale de natura obiectelor de inventar.

Materialele de natura obiectelor de inventar reprezinta bunuri cu valoare mai mica decat limita prevazuta de lege pentru a fi considerate active fixe, indiferent de durata lor de serviciu, sau cu o durata mai mica de un an, indiferent de valoarea lor. Tot in grupa materialelor de natura obiectelor de inventar se inregistreaza si lenjeria de pat si accesoriile de pat (saltele, cearceafuri, etc.) echipamentul si materialul sportiv, echipamentul salvamont inclusiv schiurile, bocancii, echipamentul si uniformele de serviciu care raman in gestiunea institutiei, echipamentul ce se acorda elevilor, studentilor, benzile de magnetofon care nu se imprima definitiv folosite de institutii, sculele si instrumentele folosite in ateliere, etc.

Materialele de natura obiectelor de inventar se inregistreaza in contabilitate la aceleasi preturi ca si materiile prime si materialele consumabile.

Contul 303 "Materiale de natura obiectelor de inventar" este un cont de activ. In debitul contului se inregistreaza materialele de natura obiectelor de inventar intrate in magazie prin achizitionare de la furnizori, plusuri de inventar sau din alte surse, iar in credit, materialele de natura obiectelor de inventar scoase din folosinta.

Soldul debitor al contului reprezinta valoarea materialelor de natura obiectelor de inventar aflate in stoc, in magazie sau in folosinta, dupa caz.

Contul se detaliaza pe urmatoarele conturi sintetice de gradul II:

3031 "Materiale de natura obiectelor de inventar in magazie ";

3032 "Materiale de natura obiectelor de inventar in folosinta".

Contabilitatea analitica a materialelor de natura obiectelor de inventar se tine in mod similar cu cea a materiilor prime si materialelor consumabile.

Contul 351 "Materii si materiale aflate la terti"

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta existentei si miscarii stocurilor de materii prime si materiale consumabile si materiale de natura obiectelor de inventar trimise la terti.

Contul 351 "Materii si materiale aflate la terti" este un cont de activ. In debitul contului se inregistreaza materiile prime si materialele aflate la terti pentru prelucrare, standuri si expozitii, etc, iar in credit, materiile prime si materialele aduse de la terti.

Soldul debitor al contului reprezinta valoarea materiilor si materialelor trimise la terti.

Contul se detaliaza pe urmatoarele conturi sintetice de gradul II:

3511 "Materii si materiale aflate la terti"

3512 "Materiale de natura obiectelor de inventar aflate la terti".

Contabilitatea analitica a materiilor prime si materialelor consumabile trimise la terti se tine distinct pe feluri sau grupe de materiale.

Contul 361 "Animale si pasari"

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta efectivelor de animale si pasari, care potrivit legii, nu sunt considerate active fixe, astfel:

– animale nascute vii;

– animale tinere de orice fel (taurine, porcine, ovine-caprine, cabaline etc), in vederea cresterii si folosirii lor ulterioare pentru productie (lana, lapte, blana), reproductie, munca, reprezentatie (spectacole), expunere (in parcuri si gradini zoologice) etc;

– pasari de orice fel in vederea cresterii si folosirii lor ulterioare pentru productie, reproductie, reprezentatie (spectacole), expunere (in parcuri si gradini zoologice) etc;

– animale puse la ingrasat pentru a fi valorificate;

– pasari puse la ingrasat pentru a fi valorificate.

Tot cu ajutorul acestui cont se tine evidenta coloniilor de albine.

Contul 361 "Animale si pasari" este un cont de activ. In debitul contului se inregistreaza animalele si pasarile achizitionate de la furnizori, aduse de la terti, cele obtinute din productia proprie, plusurile de inventar sau cele primite de la institutii sau subunitati, iar in credit, animalele si pasarile iesite din gestiune prin vanzare, cele constatate minus de inventar, animalele si pasarile livrate de la institutie sau subunitati.

Soldul debitor al contului reprezinta valoarea la pret de inregistrare a animalelor si pasarilor existente in stoc la sfarsitul perioadei.

Contabilitatea analitica se tine pe specii si dupa caz, pe categorii de varsta.

Contul 381 "Ambalaje"

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta existentei si miscarii stocurilor de ambalaje, achizitionate sau confectionate in institutie, care sunt destinate ambalarii si transportului produselor finite, sau marfurilor.

Contul 381 "Ambalaje" este un cont de activ. In debitul contului se inregistreaza ambalajele intrate in gestiunea institutiei, iar in credit, ambalajele iesite din gestiune pe diverse cai.

Soldul debitor al contului reprezinta valoarea la pret de inregistrare a ambalajelor existente.

Contabilitatea analitica a ambalajelor se tine distinct, pe magazii (gestiuni) si in cadrul acestora pe feluri sau grupe de ambalaje, potrivit metodei de evidenta a stocurilor prevazuta de lege, utilizata in functie de specificul activitatii si necesitatile proprii ale institutiei.

Contul 401 "Furnizori"

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta decontarilor cu furnizorii pentru bunurile achizitionate, lucrarile executate si serviciile prestate, pentru care s-au primit facturi.

Contul 401 "Furnizori" este un cont de pasiv. In creditul contului se inregistreaza sumele datorate furnizorilor, iar in debit, sumele platite furnizorilor

Soldul creditor al contului reflecta sumele datorate furnizorilor. Contabilitatea analitica se tine pe fiecare furnizor. Furnizorii se grupeaza in furnizori interni si furnizori externi.

Contul 408 "Furnizori-facturi nesosite"

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta decontarilor cu furnizorii pentru materiale aprovizionate, lucrari executate si servicii prestate pentru care nu s-au primit facturi. Contul 408 "Furnizori- facturi nesosite" este un cont de pasiv. In creditul contului se inregistreaza sumele datorate furnizorilor de la care nu s-au primit facturi, iar in debit, valoarea facturilor sosite.

Soldul creditor al contului exprima datoriile fata de furnizorii de la care nu s-au primit facturi.

Contabilitatea analitica se tine pe fiecare furnizor. Furnizorii se grupeaza in furnizori interni si furnizori externi.

Contul 409 "Furnizori- debitori"

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta avansurilor acordate furnizorilor pentru livrari de bunuri, executari de lucrari si prestari de servicii. Contul 409 "Furnizori-debitori" este un cont de activ. In debitul contului se inregistreaza avansurile platite furnizorilor, iar in credit, regularizarea avansurilor la primirea bunurilor, executarea lucrarilor sau prestarea serviciilor.

Soldul debitor al contului exprima avansurile acordate furnizorilor, nedecontate.

Contul se detaliaza pe urmatoarele conturi sintetice de gradul II:

4091 "Furnizori-debitori pentru cumparari de bunuri de natura stocurilor";

4092 "Furnizori-debitori pentru prestari de servicii si executari de lucrari".

Contul 411 "Clienti"

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta decontarilor cu clientii pentru produsele vandute, lucrarile executate, serviciile prestate, pentru care s-au intocmit facturi. Contul 411 "Clienti" este un cont de activ. In debitul contului se inregistreaza sumele datorate de clienti, pentru care s-au intocmit facturi, iar in credit, sumele incasate de la acestia.

Soldul debitor al contului reprezinta sumele datorate de clienti.

Contul se detaliaza pe urmatoarele conturi sintetice de gradul II:

4111 "Clienti cu termen sub 1 an";

4112 "Clienti cu termen peste 1 an";

4118 "Clienti incerti sau in litigiu".

Contabilitatea analitica se tine pe fiecare client. Clientii se grupeaza in clienti interni si clienti externi.

Contul 421 "Personal-salarii datorate"

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta decontarilor cu salariatii institutiei pentru salariile si celelalte drepturi de personal cuvenite. Contul 421 "Personal-salarii datorate" este un cont de pasiv. In creditul contului se inregistreaza salariile si alte drepturi de personal stabilite prin statele de salarii iar in debit sumele platite efectiv, retinerile din salarii si salariile neridicate.

Soldul creditor al contului reprezinta sumele datorate salariatilor ramase neachitate la sfarsitul lunii.

Contabilitatea analitica se asigura cu ajutorul statelor de salarii, distinct pentru sume acordate din fondul de salarii si din contributia de asigurari sociale.

Contul 428 "Alte datorii si creante in legatura cu personalul"

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta decontarilor cu salariatii la incheierea exercitiului financiar, precum si a altor creante si datorii in legatura cu personalul.

Contul 428 "Alte datorii si creante in legatura cu personalul" este un cont bifunctional. In creditul contului se inregistreaza sumele datorate salariatilor sub forma de ajutoare (tichete de masa), stimulente sau alte drepturi pentru care nu s-au intocmit state de plata, determinate de activitatea exercitiului financiar care urmeaza sa se incheie, inclusiv indemnizatiile pentru concediile de odihna neefectuate pana la incheierea exercitiului financiar. In debit se inregistreaza sumele achitate personalului, evidentiate anterior in acest cont sau sumele datorate de personal reprezentand chirii si consumuri care constituie venitul institutiei, precum si sumele datorate provenind din avansuri nejustificate, salarii si sporuri necuvenite, ajutoare de boala necuvenite, restituirea garantiilor si dobanzilor datorate gestionarilor.

Soldul debitor al contului reprezinta sumele datorate de personal institutiei, iar soldul creditor al contului reprezinta sumele datorate de institutie personalului.

Contul se detaliaza in urmatoarele conturi sintetice de gradul II:

4281 "Alte datorii in legatura cu personalul";

4282 "Alte creante in legatura cu personalul".

Contul 4426 "Taxa pe valoarea adaugata deductibila"

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta taxei pe valoarea adaugata inscrisa in facturile emise de furnizori pentru bunurile achizitionate, lucrarile executate si serviciile prestate. Contul 4426 "Taxa pe valoarea adaugata deductibila" este un cont de activ. In debitul contului se inregistreaza taxa pe valoarea adaugata deductibila potrivit reglementarilor legale, iar in credit, suma dedusa din taxa pe valoarea adaugata colectata, suma ce urmeaza a se recupera de la bugetul statului, precum si prorata din taxa pe valoarea adaugata devenita nedeductibila pentru operatiunile scutite de taxa pe valoarea adaugata.

Contul nu prezinta sold la sfarsitul lunii.

Contul 4427 "Taxa pe valoarea adaugata colectata"

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta sumelor datorate bugetului statului reprezentand taxa pe valoarea adaugata aferenta vanzarilor de bunuri, executarilor de lucrari sau prestarilor de servicii. Contul 4427 "Taxa pe valoarea adaugata colectata" este un cont de pasiv. In creditul contului se inregistreaza, in cursul lunii, taxa pe valoarea adaugata aferenta vanzarilor de bunuri, executarilor de lucrari si prestarilor de servicii catre clienti, iar in debit, taxa pe valoarea adaugata reprezentand dreptul de deducere al unitatii, precum si taxa pe valoarea adaugata datorata bugetului statului.

Contul nu prezinta sold la sfarsitul lunii.

Contul 4428 "Taxa pe valoarea adaugata neexigibila"

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta taxei pe valoarea adaugata neexigibila, rezultata din vanzarile si cumpararile de bunuri, servicii si lucrari efectuate cu plata in rate, precum si taxa pe valoarea adaugata inclusa in pretul de vanzare cu amanuntul la institutiile care tin evidenta marfurilor la acest pret. Contul 4428 "Taxa pe valoarea adaugata neexigibila" este un cont bifunctional. In creditul contului se inregistreaza taxa pe valoarea adaugata inscrisa in facturile emise pentru bunurile livrate sau serviciile prestate ce urmeaza a se incasa in lunile urmatoare sau prin decontari succesive, taxa pe valoarea adaugata aferenta pretului de vanzare cu amanuntul pentru marfurile achizitionate de catre unitatile comerciale cu amanuntul, in cazul in care evidenta gestiunii se tine la pretul de vanzare cu amanuntul, inclusiv taxa pe valoarea adaugata aferenta cumpararilor de bunuri si servicii cu plata in rate devenita exigibila, iar in debit, taxa pe valoarea adaugata aferenta vanzarilor de bunuri si servicii cu plata in rate devenita exigibila, taxa pe valoarea adaugata aferenta marfurilor vandute prin unitatile comerciale cu amanuntul, in cazul in care evidenta gestiunii se tine la pretul de vanzare cu amanuntul, precum si taxa pe valoarea adaugata aferenta cumpararilor de bunuri si servicii cu plata in rate.

Soldul contului reprezinta taxa pe valoarea adaugata neexigibila.

Contul 481 "Decontari intre institutia superioara si institutiile subordonate"

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta raporturilor de decontare intervenite intre institutii, reprezentand valoarea activelor fixe, a materialelor transmise si primite in vederea executarii unor actiuni in cadrul institutiei, precum si cu sumele transmise de institutia superioara catre institutiile din subordine pentru efectuarea unor cheltuieli. Contul 481 "Decontari intre institutia superioara si institutiile subordonate" este un cont bifunctional. In debitul contului se inregistreaza valoarea activelor fixe, a materialelor si a sumelor transmise (la institutia care transmite), iar in credit, justificarea utilizarii materialelor si sumelor transmise (la institutia care transmite).

Soldul poate fi debitor sau creditor. La consolidare soldul contului trebuie sa fie zero.

Contul se detaliaza pe urmatoarele conturi sintetice de gradul II:

4811 "Decontari privind operatiuni financiare";

4812 "Decontari privind activele fixe"

4813 "Decontari privind stocurile"

4819 "Alte decontari"

Contul 531 "Casa"

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta numerarului aflat in casieria institutiilor publice, precum si a miscarii acestuia, ca urmare a incasarilor si platilor efectuate.

Contul 531 "Casa" este un cont de activ. In debitul contului se inregistreaza operatiunile de incasare a numerarului efectuate prin casieria proprie, iar in credit operatiunile de plata in numerar efectuate prin casierie.

Soldul debitor al contului reprezinta numerarul existent in casieria institutiei.

Contul se detaliaza pe urmatoarele conturi sintetice de gradul II:

5311 "Casa in lei";

5314 "Casa in valuta".

Contabilitatea analitica a incasarilor si platilor se tine pe subdiviziunile clasificatiei bugetare.

Contul 532 "Alte valori"

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta timbrelor fiscale si postale, biletelor de tratament si odihna, tichetelor si biletelor de calatorie, a bonurilor valorice pentru carburanti auto si a altor valori (bilete de intrare in muzee, expozitii si spectacole, cartele de masa pentru cantine, etc.).

Contul 532 "Alte valori" este un cont de activ. In debitul contului se inregistreaza alte valori primite in gestiune, iar in credit valoarea celor folosite.

Soldul debitor al contului reprezinta alte valori existente.

Contul se dezvolta pe urmatoarele conturi sintetice de gradul II:

5321 "Timbre fiscale si postale";

5322 "Bilete de tratament si odihna";

5323 "Tichete si bilete de calatorie";

5324 "Bonuri valorice pentru carburanti auto";

5325 "Bilete cu valoare nominala";

5326 "Tichete de masa";

5328 "Alte valori".

Contabilitatea analitica se tine pe feluri de valori (timbre fiscale si postale, bilete de tratament si odihna, tichete si bilete de calatorie, bonuri valorice pentru carburanti auto etc, iar pentru bilete de intrare in muzee, expozitii si spectacole, evidenta se tine distinct pe persoanele insarcinate cu primirea, pastrarea, distribuirea si incasarea lor).

Contul 542 "Avansuri de trezorerie"

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta avansurilor de trezorerie.

Contul 542 "Avansuri de trezorerie" este un cont de activ. In debitul contului se inregistreaza sumele acordate in numerar ca avansuri de trezorerie, iar in credit platile efectuate din avansuri de trezorerie.

Soldul debitor reprezinta sumele acordate ca avansuri de trezorerie, nedecontate.

Contabilitatea analitica se tine pe fiecare titular de avansuri de trezorerie.

Contul 561 "Disponibil al institutiilor publice finantate din venituri proprii si subventii"

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta sumelor incasate din venituri proprii si subventii, potrivit reglementarilor legale in vigoare.

Contul 561 "Disponibil al institutiilor publice finantate din venituri proprii si subventii" este un cont de activ. In debitul contului se inregistreaza incasarile reprezentand venituri proprii si subventii, iar in credit platile efectuate.

Soldul debitor al contului reprezinta disponibilul existent in cont.

Contabilitatea analitica a incasarilor si platilor se tine pe subdiviziunile clasificatiei bugetare.

Contul 602 "Cheltuieli cu materialele consumabile"

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta cheltuielilor cu materialele consumabile. Contul 602 "Cheltuieli cu materialele consumabile" este un cont de activ. In debitul contului se inregistreaza cheltuielile efectuate cu materialele consumabile, iar in credit, la sfarsitul perioadei, repartizarea cheltuielilor asupra contului de rezultat patrimonial.

Soldul contului, inaintea operatiunilor de inchidere, reprezinta totalul cheltuielilor cu materialele consumabile efectuate in cursul perioadei.

La sfarsitul perioadei, dupa efectuarea operatiunilor de inchidere, contul nu prezinta sold.

Contul se detaliaza in urmatoarele conturi sintetice de gradul II:

6021 "Cheltuieli cu materialele auxiliare";

6022 "Cheltuieli privind combustibilul";

6023 "Cheltuieli privind materialele pentru ambalat";

6024 "Cheltuieli privind piesele de schimb";

6025 "Cheltuieli privind semintele si materialele de plantat";

6026 "Cheltuieli privind furajele";

6027 "Cheltuieli privind hrana";

6028 "Cheltuieli privind alte materiale consumabile";

6029 "Cheltuieli privind medicamentele si materialele sanitare".

Contabilitatea analitica se tine pe fiecare sursa de finantare, pe structura clasificatiei bugetare.

Contul 603 "Cheltuieli privind materialele de natura obiectelor de inventar"

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta cheltuielilor privind materialele de natura obiectelor de inventar.

Contul 603" Cheltuieli privind materialele de natura obiectelor de inventar" este un cont de activ. In debitul contului se inregistreaza cheltuielile efectuate cu materialele de natura obiectelor de inventar la scoaterea din folosinta a acestora, iar in credit, la sfarsitul perioadei repartizarea cheltuielilor asupra contului de rezultat patrimonial.

Soldul contului, inaintea operatiunilor de inchidere, reprezinta totalul cheltuielilor cu materialele de natura obiectelor de inventar efectuate in cursul perioadei.

La sfarsitul perioadei, dupa efectuarea operatiunilor de inchidere, contul nu prezinta sold.

Contabilitatea analitica se tine pe fiecare sursa de finantare, pe structura clasificatiei bugetare.

Contul 606 "Cheltuieli privind animalele si pasarile"

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta cheltuielilor cu animalele si pasarile.

Contul 606 "Cheltuieli privind animalele si pasarile" este un cont de activ. In debitul contului se inregistreaza cheltuielile efectuate cu animalele si pasarile, iar in credit, la sfarsitul perioadei repartizarea cheltuielilor asupra contului de rezultat patrimonial.

Soldul contului, inaintea operatiunilor de inchidere, reprezinta totalul cheltuielilor cu animalele si pasarile efectuate in cursul perioadei.

La sfarsitul perioadei, dupa efectuarea operatiunilor de inchidere, contul nu prezinta sold.

Contabilitatea analitica se tine pe fiecare sursa de finantare, pe structura clasificatiei bugetare.

Contul 608 "Cheltuieli privind ambalajele"

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta cheltuielilor cu ambalajele.

Contul 608 "Cheltuieli privind ambalajele" este un cont de activ. In debitul contului se inregistreaza cheltuielile efectuate cu ambalajele, iar in credit, la sfarsitul perioadei repartizarea cheltuielilor asupra contului de rezultat patrimonial.

Soldul contului, inaintea operatiunilor de inchidere, reprezinta totalul cheltuielilor cu ambalajele efectuate in cursul perioadei.

La sfarsitul perioadei, dupa efectuarea operatiunilor de inchidere, contul nu prezinta sold.

Contabilitatea analitica se tine pe fiecare sursa de finantare, pe structura clasificatiei bugetare.

Contul 624 "Cheltuieli cu transportul de bunuri si personal"

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta cheltuielilor privind transportul de bunuri si personal efectuat de terti.

Contul 624 "Cheltuieli cu transportul de bunuri si personal" este un cont de activ. In debitul contului se inregistreaza cheltuielile efectuate cu transportul de bunuri si personal, iar in credit, la sfarsitul perioadei repartizarea cheltuielilor asupra contului de rezultat patrimonial.

Soldul contului, inaintea operatiunilor de inchidere a contului reprezinta totalul cheltuielilor cu transportul de bunuri si personal efectuate in cursul perioadei.

La sfarsitul perioadei, dupa efectuarea operatiunilor de inchidere, contul nu prezinta sold.

Contul se detaliaza pe urmatoarele conturi sintetice de gradul II:

6241 "Cheltuieli cu transportul de bunuri";

6242 "Cheltuieli cu transportul de personal".

Contabilitatea analitica se tine pe fiecare sursa de finantare, pe structura clasificatiei bugetare.

Contul 628 "Alte cheltuieli cu serviciile executate de terti"

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta cheltuielilor cu serviciile executate de terti, altele decat cele inregistrate in celelalte conturi din aceasta grupa.

Contul 628 "Alte cheltuieli cu serviciile executate de terti" este un cont de activ. In debitul contului se inregistreaza cheltuielile efectuate cu serviciile executate de terti, altele decat cele inregistrate in celelalte conturi din aceasta grupa, iar in credit, la sfarsitul perioadei, repartizarea cheltuielilor asupra contului de rezultat patrimonial.

Soldul contului, inaintea operatiunilor de inchidere reprezinta totalul cheltuielilor cu serviciile executate de terti, altele decat cele inregistrate in celelalte conturi din aceasta grupa, efectuate in cursul perioadei.

La sfarsitul perioadei, dupa efectuarea operatiunilor de inchidere, contul nu prezinta sold.

Contabilitatea analitica se tine pe fiecare sursa de finantare, pe structura clasificatiei bugetare.

Contul 690 "Cheltuieli cu pierderi din calamitati"

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta cheltuielilor cu pierderi din calamitati.

Contul 690 "Cheltuieli cu pierderi din calamitati" este un cont de activ. In debitul contului se inregistreaza cheltuielile cu pierderile din calamitati, iar in credit, la sfarsitul perioadei repartizarea cheltuielilor asupra contului de rezultat patrimonial.

Soldul contului, inaintea operatiunilor de inchidere reprezinta totalul cheltuielilor cu pierderi din calamitati efectuate in cursul perioadei.

La sfarsitul perioadei, dupa efectuarea operatiunilor de inchidere, contul nu prezinta sold.

Contabilitatea analitica se tine pe fiecare sursa de finantare, pe structura clasificatiei bugetare.

Contul 709 "Variatia stocurilor"

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta costului de productie al productiei stocate, precum si variatia acesteia.

Contul 709 "Variatia stocurilor" este un cont bifunctional. In creditul contului se inregistreaza costul de productie al productiei stocate si plusurile la inventar realizate in cursul lunii, iar in debit, costul de productie al productiei vandute, precum si lipsurile constatate la inventar.

Soldul creditor sau debitor al contului, la sfarsitul perioadei, se transfera asupra contului de rezultat patrimonial.

La sfarsitul perioadei, contul nu prezinta sold.

Contul 719 "Alte venituri operationale"

Cu ajutorul acestui cont se evidentiaza veniturile realizate din alte surse decat cele nominalizate in conturile distincte de venituri operationale. Contul 719 "Alte venituri operationale" este un cont de pasiv. In creditul acestui cont se inregistreaza veniturile realizate, iar in debit, la sfarsitul perioadei; veniturile incorporate in contul de rezultat patrimonial.

La sfarsitul perioadei, contul nu prezinta sold.

Contabilitatea analitica se tine pe fiecare sursa de finantare, pe structura clasificatiei bugetare

Contul 779 "Venituri din bunuri si servicii primite cu titlu gratuit"

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta veniturilor din donatii si sponsorizari primite de institutiile publice sub forma de bunuri, bunurile primite prin transfer, serviciile primite cu titlu gratuit. Contul 779 "Venituri din bunuri si servicii primite cu titlu gratuit" este un cont de pasiv. In creditul acestui cont se inregistreaza veniturile realizate, iar in debit, la sfarsitul perioadei, veniturile incorporate in contul de rezultat patrimonial.

La sfarsitul perioadei, contul nu prezinta sold.

3.3. INREGISTRARI CONTABILE PRIVIND STOCURILE

In luna aprilie 2007 au loc urmatoarele miscari privind stocurile:

1) Se achizitioneaza de la SC PETROM SA, furnizor de combustibili, conform factura, TVA 19%, pe baza notei de comanda si se receptioneaza :

% = 401 2380 lei

3022 +A +P 2000 lei

4426 +A 380 lei

2) Se achizitioneaza de la furnizorul SC PETROM SA si se receptioneaza, combustibil fara factura, intrucat cantitatea inscrisa in nota de comanda nu acopera necesarul de combustibil estimat, in valoare de 1000 lei, TVA 19%.

% = 408 1190 lei

3022 +A +P 1000 lei

4428 +A 190 lei

3) Se primeste factura si se inregistreaza in contabilitate pentru a fi platita.

408 = 401 1190 lei

-P +P

Concomitent se inregistreaza TVA care devine exigibila odata cu sosirea facturii.

4426 = 4428 190 lei

+A -A

4) Se inregistreaza stinferea datoriei fata de SC PETROM SA, prin virarea sumei din contul de subventii, conform extrasului de cont (EC).

401 = 561 3570 lei

-P +P

5) Se inregistreaza incarcarea cheltuielilor unitatii cu c/val. carburantilor consumati, in valoare de 2700 lei conform bonului de consum :

6022 = 3022 2700 lei

+A -A

6) Se achizitioneaza de la SC NALBA SA piese de schimb pentru autovehiculele din dotare, conform planului de achizitie, in valoare de 2500 lei, TVA 19%, conform facturii si se receptioneaza:

% = 401 2975 lei

3024 +A +P 2500 lei

4426 +A 475 lei

7) Se asambleaza piesele de schimb conform bonului de consum:

6024 = 3024 2500 lei

+A -A

8) Se inregistreaza achizitionarea hranei necesara pentru luna in curs de la un client de prestari servicii cu factura, stingerea furnizorului facandu-se prin compensare.

% = 401 11800 lei

3027 +A +P 10000 lei

4426 +A 1800 lei

9) Se inregistreaza stingerea datoriei fata de furnizor conform Procesului verbal de compensare :

401 = 411 11800 lei

-P -A

10) Se primesc de la institutia superioara (Administratia Nationala a Penitenciarelor) medicamente si materiale sanitare, constand in vaccinuri, seringi, alcool medicinal si vata,in valoare de 3200 lei, conform avizului de insotire a marfii si a Procesului Verbal de Predare primire. La intrarea in unitate, marfa se receptioneaza:

3029 = 481 3200 lei

+A +P

11) In luna in curs se consuma alimente, conform listelor zilnice de alimente, in valoare de 9700 lei :

6027 = 3027 9700 lei

+A -A

12) Se dau in consum, pe baza bonului de consum, medicamente si materiale sanitare, primite de la Administratia Nationala a Penitenciarelor, in valoare de 2950 lei :

6029 = 3029 2950 lei

+A -A

13) Se restituie Administratiei Nationale a Penitenciarelor diferenta de medicamente ramasa neutilizata, pe baza bonului de restituire, pentru a fi redistribuita la alte unitati :

481 = 3029 250 lei

-P -A

14) Se procura carburanti pe baza de BCF – uri (bonuri cantitati fixe – bonuri valorice pentru carburanti auto) de la SC PETROM SA in valoare de 3500lei, TVA 19% :

% = 401 4165 lei

5324 +A +P 3500 lei

4426 +A 665 lei

15) Se primesc de la o societate comerciala din sponsorizari, conform contractului de sponsorizare, obiecte de inventar constand in echipamente sportive, in valoare de 1500 lei. Se receptioneaza si se inregistreaza echipamentele sportive :

3031 = 779 1500 lei

+A +P

16) Se scot din magazie spre utilizare, echipamentele sportive :

3032 = 3031 1500 lei

+A -A

17) O parte din echipamentele sportive se deterioreaza si se scot din folosinta, conform bonului de consum:

603 = 3032 200 lei

+A -A

18) cu ocazia inventarieirii se constata plusuri in gestiune, dupa cum urmeaza:

a) plus de gestiune la obiecte de inventar, reprezentand lenjerii si accesorii de pat, in valoare de 230 lei ;

3032 = 603 230 lei

+A -A

b) plus de inventar la ambalaje achizitionate in valoare de 45 lei :

381 = 608 45 lei

+A -A

19) Se trece pe seama magazionerului, un minus de materiale constatat la inventariere, pretul de inregistrare este de 90 lei iar suma imputata de100 lei.

a) se inregistreaza minusul de materiale constatat :

6027 = 3027 90 lei

+A -A

b) se reflecta creanta pe seama magazionerului :

4282 = % 119 lei

+A 719+P 100 lei

4427+P 19 lei

c) se inregistreaza incasarea sumei imputate conform registrului de casa (RC) pentru minusul de materiale constatat cu ocazia inventarierii si stingerea creantei pe seama vinovatului :

5311 = 4282 119 lei

+A -A

20) Se trece pe seama unui salariat vinovat minusul de materiale de natura obiectelor de inventar, constatat la inventariere, pretul de inregistrare pentru materialele de natura obiectelor de inventar in magazie este de 200 lei si pentru materialele de natura obiectelor de inventar in folosinta, de 300 lei. Suma imputata salariatului este de 600 lei.

a) se inregistreaza scoaterea din gestiune a materialelor de natura obiectelor de inventar constatate lipsa :

602 = % 500 lei

+A 3031-A 200 lei

3032-A 300 lei

b) se inregistreaza reflectarea creantei pe seama salariatului vinovat :

4282 = % 595 lei

+A 719+P 500 lei

4427+P 95 lei

c) se inregistreaza stingerea creantei pe seama vinovatului si incasarea sumei prin retinerea sumei pe statul de salarii :

421 = 4282 595 lei

+P -A

21) Se acorda avans de 2000 lei unei societati comerciale pentru achizitionarea de animale si pasari . In saptamana urmatoare acestea sunt aduse in unitate si sunt receptionate.

a) acordarea avansului catre furnizor :

409 = 770 2000 lei

+A +P

b) intrarea in unitate a animalelor si pasarilor in sectorul zootehnic, conform NRCD – ului (Nota de receptie si constatare de diferente):

% = 401 4522 lei

361 +A +P 3800 lei

4426 +A 722 lei

22) Se acorda unui salariat un avans spre decontare de 200 lei pentru aprovizionari de materiale, conform registrului de casa (RC). Decontul de materiale cuprinde materiale (furnituri de birou) in valoare de 148.75 lei, din care TVA 19%, conform factura, cheltuieli de deplasare 15 lei si numerar necheltuit restituit in suma de 36.25 lei.

a) se inregistreaza acordarea avansului:

542 = 5311 200 lei

+A -A

b) se receptioneaza si se inregistreaza intrarea materialelor achizitionate, conform factura :

% = 401 148.75 lei

3028+A +P 125 lei

4426+A 23.75 lei

c) se inregistreaza justificarea avansului:

% = 542 200 lei

401-P -A 148.75 lei

624+A 15 lei

5311+A 36.25 lei

23) La plecarea intr-o deplasare in interes de serviciu cu o masina aflata in dotarea unitatii, salariatul primeste BCF-uri in valoare de 500 lei, pe care le foloseste in intregime.

3022 = 5324 500 lei

+A -A

6022 = 3022 500 lei

+A -A

24) unitatea distribuie personalului echipament de lucru (uniforme) – din stoc, avand prêt de inregistrare de 1000 lei. Se inregistreaza creanta pe seama personalului pentru 50% din valoarea echipamentului de lucru.

a) se inregistreaza scoaterea din evidenta a echipamentului de lucru distribuit personalului, conform listeri de distribuire si bonului de consum :

603 = 3032 1000 lei

+A -A

b) se inregistreaza creanta pe seama personalului pentru 50% din valoarea echipamentului de lucru, conform listei de distribuire :

4282 = 719 500 lei

+A -A

c) se inregistreaza diminuarea creantei pe seama salariatilor cu cota parte a echipamentului de lucru, retinuta conform statului de salarii :

421 = 4282 500 lei

-P -A

25) Se trimit spre prelucrare, unui tert, materiale cu pretul de inregistrare de 2000 lei. Cheltuielile de prelucrare, transport si manipulare facturate de tert insumeaza 1500 lei, TVA 19%.

a) se inregistreaza scoaterea din evidenta a materialelor date spre prelucrare :

3511 = 3021 2000 lei

b) se inregistreaza cheltuielile cu c/val. prelucrarii, transportului si manipularii, conform facturii primite:

% = 401 1785 lei

628+A +P 1500 lei

4426+A 285 lei

c)stingerea datoriei fata de tert prin virarea sumei din contul de subventii, conform extrasului de cont :

401 = 561 1785 lei

26) Se trimit spre sacrificare, la un tert, animale tinere si la ingrasat in valoare de 2000 lei, rezultand alimente. Prelucrarea facturata se cifreaza la 200 lei, TVA 19%.

a) se scad din evidenta animalele tinere si la ingrasat si se receptioneaza alimentele rezultate :

3027 = 361 2000 lei

+A -A

b) se inregistreaza in contabilitate c/val. prelucrarii, conform facturii primite :

% = 401 238 lei

606+A +P 200 lei

4426+A 38 lei

c)se inregistreaza stingerea datoriei fata de tert prin virarea sumei din contul de subventii, conform extrasului de cont :

401 = 561 238 lei

-P -A

27) Se incarca contul de « animale tinere si la ingrasat » cu c/val. furajelor consumate pentru cresterea animalelor, conform bonului de consum, in valoare de 200 lei :

361 = 3026 200 lei

+A -A

28) Se iau in evidenta sectorului agrozootehnic purcei categoria 0 – 6 luni, rezultati din prasila, conform actului de fatare :

361 = 709 100 lei

+A +P

29) Se inregistreaza scoaterea din evidenta a animalelor si pasarilor – mortalitati, conform actului de moarte :

606 = 361 100 lei

+A -A

30) Se trec in sarcina gestionarului de la sectorul agrozootehnic, animalele disparute sau moarte. Pretul de inregistrare este de 300 lei iar suma imputata este de 350 lei.

a) se inregistreaza lipsa animalelor disparute sau moarte :

606 = 361 300 lei

+A -A

b) se reflecta creanta pe seama gestionarului :

4282 = % 416.50 lei

+A 719+P 350 lei

4427+P 66.50 lei

c)se inregistreaza incasarea sumei imputate prin retinerea pe statul de salarii :

421 = 4282 416.50 lei

-P -A

31) Se incarca contul de cheltuieli cu c/val materialelor si animalelor si pasarilor, distruse in urma inundatiilor. Pagubele produse estimate se cifreaza la1000 lei, din care materiale 350 si animale si pasari 650 lei :

690 = % 1000 lei

+A 3025-A 100 lei

3026-A 150 lei

3027-A 100 lei

361-A 650 lei

CAPITOLUL IV

4. CONCLUZII

Institutiile publice sunt organisme speciale prin intermediul carora se realizeaza functiile statului in domeniul administrative, social – cultural, juridic, apararii tarii, ordinii publice si sigurantei nationale.

Institutiile publice nu desfasoara, in general, activitati economice, nu sunt dotate cu mijloace circulante si nu determina indicatori de eficienta economica

Institutiile publice sunt finantate integral sau partial de la bugetul statului, sumele acordate fiind de regula nerambursabile. Resursele de finantare si utilizarea lor in cadrul institutiilor publicese reflecta in bugetul de venituri si cheltuieli. Mijloacele banesti prevazute in buget pentru acoperirea cheltuielilor institutiei publice sunt denumite credite bugetare.

Clasificarea institutiilor publice se face dupa modul de subordonare si dupa modul de finantare. Dupa modul de subordonare institutiile publice pot fi institutii finantate din bugetul administratiei centrale de stat si institutii finantate din bugetele locale. Dupa modul de finantare institutiile publice pot fi institutii finantate integral din buget ; institutii finantate de la buget si din venituri proprii si institutii care isi acopera cheltuielile din venituri proprii.

Ordonatorii de credite pot fi : ordonatori principali, secundari si ordonatori tertiari de credite. Ordonatorii tertiari de credite sunt conducatorii institutiilor de stat care nu au in subordonare unitati cu personalitate juridica si care dispun de contabilitate proprie. Conturile de disponibilitati banesti ale ordonatorilor tertiari de credite se deschid la cererea acestora cu aprobarea ordonatorului principal de credite si a organelor financiare.

Institutiile publice care tin contabilitatea in partida dubla, efectueaza inregistrari pe baza unor instructiuni de aplicare a planului de conturi elaborat de Ministerul Finantelor Publice.

Clasificatia bugetara reflecta strctura bugetului si prezinta sistematic, unitar si codificat veniturile si cheltuielile bugetului public national. Clasificatia bugetara este elaborata de Ministerul Finantelor Publice, se publica in Monitorul Oficial si are caracter obligatoriu pentru toate institutiile publice.

Contabilitatea institutiilor publice asigura informatii ordonatorilor de credite cu privire la : executia bugetului de venituri si cheltuieli ; patrimoniul aflat in administrare ;intocmirea contului general de executie a bugetului de stat, bugetului asigurarilor sociale de stat si fondurilor speciale si cu privire la intocmirea situatiilor financiare anuale.

Contabilitatea institutiilor publice finantate din credite bugetare, fonduri speciale si venituri extrabugetare asigura inregistrarea platilor de casa si a cheltuielilor efective pe subdiviziunile clasificatiei bugetare, potrivit bugetului aprobat. Pentru finantarea cheltuielilor in limita prevederilor din bugetele aprobate, institutiile publice au obligatia organizarii si conducerii angajamentelor bugetare in conformitate cu normele metodologice elaborate de Ministerul Finantelor Publice in acest scop.

La institutiile publice rezultatul executiei bugetare se stabileste prin inchiderea conturilor de cheltuieli efective si a conturilor de surse din care au fost efectuate anual. Prin deficit bugetar se intelege : parte a cheltuielilor bugetare ce depaseste veniturile bugetare iar prin excedent bugetar se intelege : parte a veniturilor bugetare ce depaseste cheltuielile bugetare intr-un an bugetar.

Institutiile publice intocmesc situatiile financiare trimestrial si anual si depun un exemplar la organul ierarhic superior.

Exercitiul bugetar este perioada egala cu anul bugetar pentru care se elaboreaza, se aproba, se executa si se raporteaza bugetul. Legile bugetare anuale pot fi modificate in cadrul exercitiului bugetar prin legi de rectificare.

Veniturile si cheltuielile se includ in buget in totalitate in sume brute. Rezultatele fiecarui exercitiu bugetar se aproba prin legea privind contul general annual de executie a bugetului de stat si a bugetului asigurarilor sociale de stat.

Executia bugetara reprezinta activitatea de incasare a veniturilor si de efectuare a platii cheltuielilor aprobate prin buget. Executia de casa a bugetului reprezinta un complex de operatiuni care se refera la incasarea veniturilor si plata cheltuielilor bugetare. Plata cheltuielilor reprezinta faza in procesul executiei bugetare, respectiv actul final prin care institutia publica achita obligatiile sale fata de terti.

Virarea de credite este operatiunea prin care se diminueaza creditul bugetar de la o subdiviziune a clasificatiei bugetare care prezinta disponibilitati si se majoreaza corespunzator o alta subdiviziune la care fondurile sunt insuficiente, cu respectarea dispozitiilor legale.

Celtuielile cuprinse in Clasa 6 de conturi a Planului de conturi se dezvolta pe titluri, capitole, articole si alineate bugetare, conform clasificatiei bugetare.

Potrivit contabilitatii de angajamente, cheltuielile reflecta costul bunurilor si serviciilor utilizate in vederea realizarii serviciilor publice sau veniturilor, dupa caz, precum si subventii, transferuri, asistenta sociala acordate, aferente unei perioade de timp.

Cheltuielile cu stocurile se recunosc atunci cand acestea au fost consumate, cu exceptia materialelor de natura obiectelor de inventar care se inregistreaza la scoaterea din folosinta a acestora.

Contabilitatea cheltuielilor se tine pe grupe de cheltuieli, dupa natura si destinatia lor.

Principalele grupe de cheltuieli sunt: cheltuieli privind stocurile, cheltuieli cu lucrarile si serviciile executate de terti, cheltuieli cu alte servicii executate de terti, cheltuieli cu alte impozite, taxe si varsaminte asimilate, cheltuieli cu personalul, alte cheltuieli operationale, cheltuieli financiare, alte cheltuieli finantate din buget, cheltuieli de capital, amortizari si provizioane, cheltuieli extraordinare.

Cheltuielile privind stocurile includ urmatoarele:

– materii prime, materiale consumabile, materiale de natura obiectelor de inventar, materiale nestocate, animale si pasari, marfuri, ambalaje, alte stocuri, (conturile 601, 602, 603, 604, 605, 606, 607, 608, 609);

In cadrul institutiilor publice, contabilitatea cheltuielilor se tine in conturi distincte, dupa natura si destinatie.

Conturile de cheltuieli se dezvolta in analitic pe structura clasificatiei bugetare. Structura contului contabil va fi urmatoarea:

1. simbolul contului din planul de conturi;

2. capitolul;

3. sursa de finantare a cheltuielii, respectiv:

– bugetul de stat;

– bugetele locale;

– bugetul asigurarilor sociale de stat;

– bugetul asigurarilor pentru somaj;

– bugetul Fondului national unic de asigurari sociale de sanatate;

– bugetul fondurilor externe nerambursabile;

– bugetul institutiilor publice si activitatilor finantate integral sau partial din venituri proprii;

– cheltuieli evidentiate in afara bugetelor locale.

4. subcapitolul;

5. titlul;

6. articolul;

7. alineatul;

8. subalineatul (paragraful).

Conturile de cheltuieli se inchid la sfarsitul perioadei (lunar sau cel mai tarziu la intocmirea situatiilor financiare) in vederea stabilirii rezultatului patrimonial.

In situatia in care apar operatiuni ce trebuie inregistrate in creditul conturilor de cheltuieli, acestea pot fi inregistrate si in debitul conturilor, in rosu.

BIBLIOGRAFIE

Neculina Chebac, Contabilitatea Institutiilor Publice, Editura “Alma”, Galati, 2003;

Neculina Chebac, Contabilitatea Financiara, Editura Didactica si Pedagogica, Bucuresti,2003;

Neculina Chebac, Contabilitatea Publica, Editura Fundatiei Academice Danubius, Galati,2006;

Virginia Greceanu Cocos, Contabilitatea Institutiilor Publice comentata si actualizata, Editura “Adevarul”, Bucuresti, 2005;

Virginia Greceanu Cocos, Indrumar de Aplicare a Reglementarilor Privind Achizitiile Publice, Bucuresti, 2001;

Niculae Feleaga, Ion Ionascu, Tratat de Contabilitate Financiara, Editura “Economica”, Bucuresti, 1998;

***Legea nr.82/1991 Republicata, publicata in Monitorul Oficial nr.629/26.08.2002;

Ministerul Finantelor Publice, Ordin nr.1917/2005, publicat in Monitorul Oficial nr.1186/29.12.2005;

Ministerul Finantelor Publice, Ordin nr.425/1998, publicat in Monitorul Oficial nr.391 bis/15.10.1998;

Ministerul Finantelor Publice, Ordin nr.1753/2004, publicat in Monitorul Oficial nr.1174/13.12.2004;

***Legea nr.275/2006, publicata in Monitorul Oficial nr.627/20.07.2006.