Conceptul general de proiect [617593]
CAPITOLUL 1
Conceptul general de proiect
1.1 Noiunea de proiect i trsturi principale
În practica economic un proiect este privit ca o cheltuial pe care o face un agent
economic (persoan fizic sau juridic) cu scopul de a obine bunuri i/sau servicii. Pe de alt
parte, un proiect înseamn i un efort concret pe care-l face agentul economic. Înfptuirea
acestuia are la baz o structur de resurse de o mare diversitate din punctul de vedere al naturii
lor (materiale, financiare, tehnice, umane, valutare, etc.).
Evaluarea acestora în expresie bneasc este o necesitate în special pentru fundamentarea
deciziilor economice ce privesc proiectul respectiv. Pentru a obine efecte utile de natur
economic, social, ecologic, etc. un proiect trebuie privit ca o “cheltuial cert pentru un viitor
incert” (Pierre Mosse).
Noiunea de proiect implic trei elemente definitorii: durat, risc i eficien. Pentru a
avea o privire complet asupra noiunii trebuie s avem în vedere o imagine tridimensional a
acestuia, respectiv: contabil, economic i financiar.
Dimensiunea contabil este cea mai restrictiv i reduce noiunea de proiect la cea de
imobilizare a activelor. Din acest punct de vedere un proiect reprezint toate bunurile mobile sau
imobile, achiziionate sau create etc.
Dimensiunea economic lrgete sfera de cuprindere a unui proiect i conform acestei
accepiuni un proiect reprezint toate consumurile de resurse care se efectueaz în prezent în
sperana obinerii în viitor a unor efecte economice, ealonate în timp i care, în sum total, sunt
superioare cheltuielilor iniiale de resurse. Dac se face referire la durat, vom observa c
accentul cade mai mult pe materialitatea efortului dar i pe eficiena aciunii.
Dimensiunea financiar are în vedere toate cheltuielile de resurse pe o perioad de timp
i, în consecin, asigur echilibrul dintre resurse i nevoi.
Prin urmare vom avea urmtoarea definiie a unui proiect:
Proiect – un proces unic, constând într-o mulime de activiti coordonate i controlate,
cu termene de începere i de terminare, care garanteaz realizarea unui obiectiv conform
cerinelor specificate incluzând restricii de timp, cost, resurse.
Din aceast definiie, un proces const dintr-un set de activiti desfurate într-o
perioad de timp determinat, planificate i controlate, care au drept scop producerea unei
schimbri în bine a situaiei beneficiarilor organizaiei.
Trsturi principale ale proiectelor
Proiectele pot fi simple sau complexe, dar ele au unele trsturi constant comune. La
fiecare proiect sunt prezente urmtoarele:
specificaiile proiectului;
planul proiectului;
orizontul de timp;
Planificarea i Controlul Proiectelor
4 bugetul proiectului;
planul de cheltuieli;
identificarea unor zone de incertitudine;
evaluarea unor riscuri posibile.
Toate aceste elemente sunt comune tuturor proiectelor, dar implementarea lor depinde de
fiecare proiect, de mrimea acestuia i de efortul depus, concretizat în munc.
Proiectele din investiii
Activitatea de investiii se înscrie pe coordonatele unei strategii de dezvoltare economico-
social i se desfoar pe baz de proiecte.
Proiectul de investiii poate fi definit ca un ansamblu optimal de aciuni de investiii
bazate pe o planificare sectorial, global i coerent, pe baza creia o combinaie de resurse
umane, materiale etc. provoac o dezvoltare economic determinat.
Din aceast definiie un proiect, pentru a fi aplicat, necesit un ansamblu de mijloace
prestabilite, pentru implementarea crora trebuie întreprinse aciuni (activiti) în mod coordonat.
Orice activitate se va desfura într-o ordine prestabilit.
Un proiect de investiii este întotdeauna rodul iniiativei unui agent economic.
Proiectele din conducerea fabricaiei
Domeniul conducerii fabricaiei are o pondere însemnat în actul decizional i implicit în
atingerea scopului natural al activitii economice – profitul. Conducerea fabricaiei se realizeaz
printr-o suit de decizii, din care cele privind tactica se regsesc în bun parte în programarea
operativ a produciei. Motivul acestora este de a rspunde cerinelor pieei, în ceea ce privete:
cantitatea oferit, structura sortimental, termenele de desfacere, obinerea unor costuri competi-
tive i a unor preuri concureniale.
1.2. Fazele unui proiect
La toate proiectele se identific patru faze:
1. concepia;
2. planificarea;
3. realizarea;
4. încheierea.
Faza de concepie
Aceast faz este crucial, scopul ei fiind definirea elementelor caracteristice ale
proiectului, necesare pentru ca forul decizional al firmei, eventual i finanatorul, s poat lua o
decizie privind implicarea în acest proiect. Dac decizia este pozitiv, începe a doua faz, cea de
planificare detaliat. Dac nu, proiectul se termin înainte de a implica firma în cheltuieli inutile.
În studiul care se realizeaz trebuie s fie pui în eviden urmtorii factori:
capacitatea firmei de a realiza proiectul în timpul cerut;
costul final al proiectului;
cheltuielile implicate;
bugetul cerut pentru proiect;
specificaiile proiectului, incluzând aspecte de calitate i cerine de siguran;
identificarea unor probleme majore a cror rezolvare este accesibil firmei;
Planificarea i Controlul Proiectelor
5 definirea activitilor majore i estimarea costurilor, a resurselor necesare i a celor
disponibile;
acceptarea altor condiii contractuale (cerine geografice, ecologice etc.)
În concluzie, în faza de concepie a unui proiect sunt definii parametrii proiectului în termeni
clari i neambigui iar proiectul trebuie s fie acceptat de beneficiar.
Faza de planificare
Dup aprobarea derulrii proiectului începe a doua faz – planificarea detaliat a
acestuia, definindu-se abordarea informaional a proiectului, sarcinile proiectului precum i
organizarea resurselor i proceselor.
Prin planificare se vor stabili etapele de execuie i momentul execuiei acestora,
resursele necesare i momentele la care trebuie s fie disponibile, pe ce buget se mizeaz.
O bun planificare va necesita timp i resurse, dar va salva firma de la cheltuielii inutile
i vor fi evitate multe erori în momentul realizrii proiectului. Verificarea poate conduce la
concluzia c proiectul nu este fezabil, prin urmare se va renuna la proiect înainte de a se face
cheltuieli majore.
Planificarea în timp a activitilor const în:
se descriu activitile proiectului;
se stabilesc dependenele dintre activiti;
se estimeaz durata fiecrei activiti i lista resurselor necesare;
se calculeaz drumul critic.
Drumul critic precizeaz ruta de finalizare a proiectului. Durata drumului critic este
comparat cu termenul limit pentru finalizarea proiectului. În cazul în care durata proiectului
este prea mare, se studiaz posibilitatea reducerii duratei de realizare a unor activiti prin
utilizarea mai multor resurse, prin negocierea unor noi termene limit sau chiar oportunitatea
realizrii proiectului respectiv.
Pentru a vedea în ansamblu programarea etapelor i activitilor proiectului se utilizeaz
diagramele GANTT (vezi capitolul II paragraful 1).
Planificarea resurselor umane este foarte important. În diagrama GANTT este prevzut
durata în om-ore a unei activiti. Prin urmare, durata în om-ore reprezint durata necesar unui
singur om pentru a realiza activitatea. Dac implicm mai muli oameni, împrind între ei
diversele sarcini, durata efectiv de realizare a activitilor respective se reduce. Aceasta depinde
de prioritile proiectului (performan, costuri sau timp).
Planificarea financiar a proiectului (bugetul de proiect) const în: estimarea cheltuielilor
pe fiecare activitate, estimarea posibilelor surse de venit, rezolvarea diverselor reconcilieri între
cheltuieli i venituri, întocmirea diagramei fluxului de numerar i luarea unor msuri pentru
evitarea eventualelor crize de lichiditi.
Faza de realizare
În aceast faz activitile cheie pentru managerul de proiect sunt monitorizarea
permanent a activitilor i a costurilor, evaluarea periodic a progresului realizat în desfu-
rarea proiectului i introducerea unor aciuni de corectare atunci când este cazul.
Un proiect nu se realizeaz exact conform planificrii, dar nerespectarea planificrii va
conduce la evoluii necontrolate ale proiectului. Controlul realizrii proiectului este extrem de
important. În primul rând se realizeaz un control al timpului. Acesta indic:
dac sunt respectate sau nu termenele pentru activiti;
dac sunt multe sarcini prioritare pe list;
dac sunt necesare resurse suplimentare pentru a sprijini sectoare critice.
Planificarea i Controlul Proiectelor
6 Efectele principale ale nerespectrii planificrii în timp se concretizeaz prin creterea
costurilor sau reducerea performanelor proiectului i creterea numrului de întâlniri ale
membrilor echipei de lucru.
Problemele ivite în cazul nerespectrii planificrii în timp se rezolv prin:
monitorizare minuioas i evaluare;
intervenii în timp util;
negociere;
libertate de aciune suficient pentru managerul de proiect;
sprijin din partea restului organizaiei.
Pentru a reduce riscul nerespectrii planificrii se dubleaz planificarea cu planuri
alternative i de contingen, se monitorizeaz în special activitile cu elemente nesigure i se
asigur o bun comunicare între membrii echipei de proiect.
Problemele legate de resursele umane sunt adesea greu de rezolvat. Ca i problemele de
timp, problemele legate de resursele umane pot fi rezolvate printr-o planificare flexibil la
schimbri.
Folosirea corect a banilor i respectarea bugetului alocat sunt responsabiliti majore ale
managerului de proiect. Bugetul trebuie continuu monitorizat pe parcursul proiectului.
Faza de terminare (de încheiere)
În aceast faz sunt apreciate informaiile utile privind evaluarea proiectului. Aceste
informaii includ: dac metoda utilizat a avut succes; performanele echipei de lucru i “a fost
sau nu acest proiect un succes?”. Un proiect are succes dac este realizat în timpul prevzut, cu
resursele alocate i la nivelul de performan dorit.
1.3. Managementul unui proiect
Succesul unui proiect se realizeaz prin operaiile de concepie, de planificare,
monitorizare, evaluare i corectare a devierilor.
Managementul proiectului este procesul de organizare i supraveghere a proiectului prin
care se asigur realizarea acestuia conform programrii, în limitele bugetului i conform
specificaiilor.
Menionm în acest sens urmtoarele funcii ale managementului:
Planificare – o gândire anticipat privind etapele ce trebuie îndeplinite pentru
atingerea obiectivelor: stabilirea activitilor proiectului i a resurselor necesare;
realizarea GANTT –ului cu programarea în timp a activitilor proiectului; un plan al
utilizrii resurselor.
Organizare – în funcie de planificarea în timp se aloc resursele necesare proiectului
i se delimiteaz procesele; se stabilete structura organizatoric a echipei de proiect
i se repartizeaz sarcinile fiecrui membru al echipei; se aloc resursele materiale i
financiare pe activitile proiectului.
Coordonare – se pune în practic pregtirea i derularea activitilor proiectului; se
armonizeaz deciziile i aciunile; se monitorizeaz resursele i activitile
proiectului.
Control – se apreciaz progresul obinut în direcia obiectivelor prin monitorizarea
elementelor caracteristice: resurse, activiti, rezultate i impact; se stabilesc criteriile
i indicatorii de performan i, de asemenea, standardele de calitate, de încadrare în
timp i cheltuieli; se stabilete un sistem informaional între membrii echipei de
Planificarea i Controlul Proiectelor
7 proiect, precum i între acetia i restul organizaiei. Controlul este o funcie
permanent pe toat durata proiectului.
Conducere – se direcioneaz oamenii implicai prin analiza rezultatelor. Se stabilete
cine are autoritatea de a decide i care sunt limitele de autoritate în coordonarea
activitilor i alocarea de resurse.
Bugetul de proiect reprezint totalitatea nevoilor i disponibilitilor financiare pentru
proiectul respectiv.
Managementul financiar al proiectului se realizeaz în mod similar cu managementul
general al acestuia, prin aplicarea celor cinci funcii în domeniul financiar. Bugetul de proiect
poate fi privit ca o planificare a proiectului din punct de vedere financiar. Bugetul atribuie
valoare financiar activitilor proiectului, în paralel cu planificarea activitilor. Deci, bugetul
este un instrument de control al resurselor financiare ale proiectului, unde orice abatere este
imediat luat în considerare. Întocmirea unui buget trebuie s fie început din timp.
1.4 Managerul de proiect
Nivelele de conducere ale unui proiect formeaz o structur ierarhizat numit structur
de conducere a proiectului. Aceast structur are o existen temporar i înceteaz odat cu
finalizarea proiectului. În aceast structur apar dou nivele de conducere:
– conducerea general a proiectului;
– conducerea activitilor proiectului (operativ).
Conducerea general a unui proiect urmrete desfurarea proiectului în toate fazele
sale. Conducerea activitilor proiectului asigur realizarea obiectivelor proiectului în termenul
prevzut i conform bugetului specificat. Conducerea activitilor proiectului este realizat de
managerul proiectului.
Managerul de proiect trebuie numit cât mai devreme, chiar în faza de concepie a
proiectului i trebuie s dein efectiv caliti de lider.
Calitile unui bun manager de proiect sunt:
– o gândire tehnologic a aspectelor tehnice ale proiectului (directorul de proiect nu
trebuie s fie un specialist în tehnologia proiectului întrucât risc s se implice în
amnunte tehnice în detrimentul actului de conducere);
– o bun înelegere a aspectelor economice ale proiectului;
– cunoaterea modalitilor de conducere a personalului (alctuirea i motivarea
echipei, tehnici de interviu, salarizare, premiere, cunoaterea legislaiei în dome-
niul proiectului;
– competen în planificare i control;
– experien în conducerea proiectelor;
– competene financiare;
– abiliti în procurarea materialelor;
– caliti în asigurarea unei bune comunicri interpersonale.
Prin urmare, managerul de proiect trebuie s aib pe lâng rspunderea realizrii proiec-
tului i autoritatea necesar ducerii la capt a proiectului. Pentru aceasta managerul de proiect
trebuie s aib dreptul de a decide asupra colaboratorilor din echipa de proiect. Deci, un manager
de proiect trebuie s realizeze un echilibru între responsabilitile pe care le primete i
autoritatea cu care este investit. Aceste nivele de autoritate asupra colaboratorilor si trebuie
respectate i de ctre conducerea funcional.
În cazul unui singur proiect, în figura 1.1. se prezint o schem privind organizarea
personalului în organizaie:
Planificarea i Controlul Proiectelor
8
În cazul mai multor proiecte simultane, în organizaie se realizeaz o organizare
matriceal, dup cum este prezentat în figura 1.2.
Structura organizaional matriceal are numeroase avantaje, respectiv ofer:
un rspuns rapid la schimbri;
un echilibru adecvat între elementele timp, cost i resurse;
politici i bugete interdependente între proiecte;
identificarea costurilor proiectelor;
o definire mai clar a responsabilitilor i autoritii managerilor de proiect.
Dezavantajele acestei structuri matriceale sunt legate de consumul de timp al
managerului proiectului în ceea ce privete:
politici, proceduri, responsabiliti i autoritate de organizare;
monitorizare i control. ef executiv
Manager
de proiect ef
A ef
B ef
C
A1 A2 B1 B2 C
Figura 1.1.
ef executiv
Manager de proiect ef
P ef
E ef
M ef
F
Proiect 1
Proiect 2
Proiect 3
Figura 1.2.
Planificarea i Controlul Proiectelor
9 1.5 Echipa de proiect
Echipa de proiect se definete ca fiind un grup de oameni care :
– au pregtire, aptitudini, abiliti i cunotine diferite dar care se completeaz;
– lucreaz împreun i coopereaz între ei;
– doresc realizarea acelorai obiective;
– se susin i se sprijin reciproc;
– comunic în interiorul echipei.
Întrucât individul este limitat în posibilitile sale fizice i intelectuale, un factor determi-
nant pentru eficiena unei echipe de proiect este ca, pentru fiecare membru al echipei, s se
formuleze roluri i sarcini concrete precum i timpul de lucru.
În general, grupurile de oameni trec printr-o serie de etape de dezvoltare. E bine ca
managerul de proiect s tie aceste etape i s le aloce timpul necesar.
Dimensiunile echipei depinde de anvergura proiectului.
Structura unei echipe complete este descris în figura 1.3.
Printre atribuiile echipei de lucru întâlnim:
– s se comporte motivat i s adopte un stil de lucru îndreptat spre rezolvarea
sarcinilor încredinate;
– s discute deschis diferitele opinii înainte de a adopta hotrâri;
– s coopereze cu personalul din afara proiectului;
– s asigure un nivel acceptabil pentru progresul muncii;
– s evalueze lucid i corect propria munc ca i a colegilor;
– s rmân unit chiar i atunci când lucrurile merg ru.
Managerul de proiect
Contabilul
proiectului Coordonator
proiect
(inginer) ef serviciu
achiziii
Asisteni
contabili Planificatori de proiect
(analiti de reele)
Asisteni planificatori Specialiti pe
domenii
Figura 1.3.
Planificarea i Controlul Proiectelor
10 1.6 Evaluarea proiectului
Prin evaluarea unui proiect înelegem emiterea de judeci privind progresul înregistrat pe
calea atingerii obiectivelor propuse. Evaluarea este compararea stadiilor de realizare a proiec-
tului fa de cele stabilite iniial, fiind un proces continuu dar i o aciune post-proiect.
Evaluarea permanent reprezint analiza desfurrii activitilor planificate în timpul realizrii
proiectului i este folosit în asigurarea informaiilor continue pentru conducerea proiectului.
Evaluarea unui proiect se concretizeaz, în special, pe patru aspecte:
– resurse investite;
– activiti desfurate;
– rezultate obinute;
– stadiul realizrilor.
În acelai timp, evaluarea trebuie s rspund la urmtoarele aspecte:
– în ce msur proiectul i-a atins obiectivele;
– în ce msur fiecare activitate a fost bine fcut;
– în ce msur resursele au fost utilizate eficient;
– ce anume a rmas nerezolvat.
Pentru ca evaluarea proiectului s fie bine realizat sunt necesare etape intermediare de
analiz, monitorizare a proiectului, stabilire de indicatori i standarde de performan.
Schema de monitorizare i evaluare se stabilete înc din faza de planificare a proiectului
i ea trebuie s fie inclus atât în planificarea activitilor, cât i a costurilor. Este necesar s se
rspund la întrebrile: de ce se face proiectul? Pentru cine? Ce se monitorizeaz? De ctre cine?
Cum, când i ce se evalueaz? De ctre cine? Cum, când i ce resurse sunt implicate? Cum vor fi
folosite? Ce alte rezultate mai trebuie urmrite?
Monitorizarea
Monitorizarea este un proces de colectare i de analiz sistematic a informaiilor cu
privire la activitile organizaiei. Se urmresc informaiile privind indicatori cantitativi dar i
calitativi.
Monitorizarea include:
– evaluarea resurselor disponibile;
– stabilirea clar a obiectivelor i a metodelor de atingere;
– colectarea permanent de informaii;
– ce s-a realizat pân la un moment dat,
– în ce msur obiectivele au fost atinse;
– concluzii.
Ce se monitorizeaz:
– resursele investite în proiect: resurse umane, materiale, financiare, informaionale
i de timp;
– activitile proiectului: respectarea planificrii i a standardelor cantitative i
calitative;
– procesul de luare a deciziilor: ce decizii sunt luate, cine este implicat în luarea
deciziilor, cine nu este implicat în luarea deciziilor.
Cine monitorizeaz?
În general membrii echipei de proiect, uneori membrii executivului cu responsabiliti de
supraveghere a proiectului.
Planificarea i Controlul Proiectelor
11 Evaluarea unei monitorizri se face de ctre managerul de proiect i acesta constat:
realizarea performanelor proiectului i a echipei de proiect, relaia cu conducerea organizaiei,
cu finanatorul, cu ceilali parteneri i altele.
Colectarea datelor, necesar procesului de monitorizare, se bazeaz pe urmtoarele surse
de informaii:
– statistici – este cea mai simpl form de monitorizare bazat pe indicatori
cantitativi;
– informaii calitative;
– jurnale, în care se înregistreaz i se urmrete munca depus de fiecare persoan
implicat în realizarea proiectului. În acest caz se cere sinceritate din partea
oamenilor;
– interviul i chestionarea.
Monitorizarea în sine nu înseamn nimic. Se adun date. Dar acestea trebuie s fie
coroborate cu planificarea i puse într-o form în care s se tie ce activiti au fost derulate, ce
resurse au fost utilizate i care sunt cheltuielile.
Copyright Notice
© Licențiada.org respectă drepturile de proprietate intelectuală și așteaptă ca toți utilizatorii să facă același lucru. Dacă consideri că un conținut de pe site încalcă drepturile tale de autor, te rugăm să trimiți o notificare DMCA.
Acest articol: Conceptul general de proiect [617593] (ID: 617593)
Dacă considerați că acest conținut vă încalcă drepturile de autor, vă rugăm să depuneți o cerere pe pagina noastră Copyright Takedown.