Concepte Si Activitati Specifice Gestiunii Resurselor Umane

Capitolul 1

Concepte și activități specifice gestiunii resurselor umane

1.1. Conceptul și planificarea necesarului de resurse umane

1.1.1. Conceptul de resurse umane

Oamenii sunt considerați una dintre resursele esențiale necesare pentru succesului unei organizatii. Nu doar că aceștia lucrează pentru o companie ci ei constituie compania. Cu alte cuvinte, nici o companie nu poate există fără personalul care o alcătuiesc. Desfașurarea cu succes a tuturor activităților unei organizații depind de modul în care este înțeleasă, motivată și coordonată resursa umană.

Resursele umane constituie ansamblul resurselor de muncă din cadrul unei întreprinderi utilizate în procesul de producere a bunurilor și serviciilor într-o perioadă de timp dată.Astfel gestiunea resurselor umane presupune întocmirea unei strategii de atragere, formare, dezvoltare, conducere și motivare a celei mai importante resurse din cadrul unei firme: personalul. Acesta activitate presupune activității referitoare la :

planificarea necesarului de personal;

recrutarea, selecția, integrarea personalului;

proceduri privind instruirea, perfecționarea, salariaților;

evaluarea și promovarea personalului;

sistemul recompenselor;

sistemul timpului de muncă;

Dacă o întreprindere cu un bun management este preocupată de recrutarea și dezvoltarea factorului uman, aceasta poate să aibă un personal care va lucra mai eficient, angajați vor rămâne în cadrul firmei pentru o perioadă mai mare de timp și costurile de recrutare suportate de aceasta vor fi, implicit, mai mici. Mediul concurențial actual impune tuturor managerilor să își definescă o politică a resurselor umane în concordanță cu deciziile sale privind recrutarea, selecția și încadrarea personalului.

1.1.2. Planificarea necesarului de resurse umane

Planificarea resurselor umane reprezintă acel proces prin care companiile “anticipează sau prevăd necesitățile viitoare de resurse umane pentru a se asigura ca vor avea numarul si categoriile necesare de personal la momentul și locul potrivit”.cu scopul de a realiza activitatile planificate.

Această activitate se situează la nivelul conducerii de vârf, fiind o procupare stategică. Prin anticiparea corectă și obiectivă a nevoilor de personal și elaborarea și dezvoltarea planurilor specifice resurselor umane, se poate asigură un număr corespunzător de angajați și o structură adecvată pe specialități și pe niveluri de pregătire.

În anticiparea corectă a structurii și numărului de personal necesar pentru realizarea obiectivelor întreprinderii, se parcurg următoarele etape:

1. Se strâng informații cu privire la: profilurile posturilor de muncă, caracteristicile angajaților existenți în întreprindere ;

2. Se identifică oferta internă de muncă, adică efectivul de personal disponibil astfel:

efectivul existent – plecări + sosiri = efectivul disponibil

3. Se identifică cererea internă de muncă, adică posturile ramanse libere astfel:

posturi existente + posturi create – posturi desființate = posturi rămase libere

4. Se determină nevoile viitoare de muncă din calculul diferenței între cerereși ofertă internă de muncă astfel:

cererea internă de muncă – ofertă internă de muncă = nevoile viitoare de muncă

Avantajele planificării resurselor umane sunt multiple, printre care amintim: managerii au o imagine mai clară asupra dimensionării factorului uman, iar structură și repartizarea acestora asigură îndeplinirea obiectivelor organizaționale; permite utilizarea și dezvoltarea mai eficientă și mai echilibrată a personalului; permite întreprinderilor să anticipeze deficitul sau surplusul de personal,precum și să minimizeze concedierile; reduce dependența de recrutarea externă și permite o mai bună înțelegere a influențelor strategiei globale a firmei asupra personalului.

1.2. Recrutarea de personal

Recrutarea reprezintă o etapă cheie a oricărei afaceri, de cele mai multe ori fiind considerată cea mai importantă.Etapa de recrutare și cea de selecție sunt strâns legate deoarece recrutarea determină tipurile de solicitanți din care urmează a se face selecția, iar selecția presupune alegerea candidatului cel mai potrivit pentru funcția vacantă.

Recrutarea personalului este procesul de asigurare a unui număr suficient de mare de candidați calificați, din care să fie selectați cei care corespund cel mai bine pentru ocuparea funcțiilor necesare organizației .Necesitatea unei corelații adecvate între forța de muncă de pe piață muncii și necesarul de personal al unei firmei pune în evidență o activitate de recrutare de înaltă calitate. Recrutarea se prezintă în două variante și anume :

Recrutarea generală se efectuează pentru muncitori sau pentru personalul ce nu necesită un nivel de pregătire înalt, realizându-se foarte simplu prin anunțuri în presă, la radio, televiziune sau prin Agențiile teritoriale de ocupare, formare și plasare a forței de muncă.

Recrutarea specializată este utilizată la angajarea unor specialiști de înaltă calificare sau cadre de conducere. În acest tip de recrutare,fiecare solicitant trebuie să i se acorde o atenție mai deosebită pentru o perioadă mai lungă de timp. Totodată, se poate realiză recrutarea din interiorul firmei dacă angajații îndeplinesc condițiile necesare postului vacant. Sursele interne de recrutare sunt, de fapt, angajații actuali ai firmei, prieteni sau rude ale acestora,personal în formare dar și candidați anteriori.

După selecție, este necesar a se analiza și evalua eficiența eforturilor de recrutare și legarea concluziilor cu un nou ciclu de planificare, recrutare și selecție a resurselor umane.

Înțelegerea modului în care are loc recrutarea necesită clarificarea a trei concepte importante, precum: forța de muncă (toți indivizi care sunt disponibili pentru recrutare), populația solicitantă ( o subdiviziune a forței de muncă) și numărul de solicitanți (totalitatea persoanelor solicitante din care se face selecția ).

Cele două surse de recrutare prezintă atât avantaje cât și dezavantaje care sunt prezentate în tabelul următor :

Tabel nr.1-Avantajele și dezavantajele surselor de recrutare

Sursă: Dănuț Tiberius Epure, Economia întreprinderii, 2009

1.3. Selecția de personal

Selecția resurselor umane este aceea activitate a managemenrului resurselor umane care constă în alegerea, potrivit anumitor criterii, a celui mai competitiv sau mai potrivit candidat pentru ocuparea unui anumit post. Procesul de selecție se poate realiza prin metodele empirice sau prin metodele științifice.Metodele empirice se bazează pe recomandări, impresii, aspectul fizic precum și pe comportamentul candidatului. Cele științifice au la bază realizarea unei mai bune concordanțe, între cerințele postului si competențele solicitantului, iar pe de altă parte între așteptările acestuia și condițiile oferite de post.

Procesul de selecție presupune parcurgerea mai multor etape. În figura de mai jos (vezi figura 1.3.) sunt prezentate etapele selecției. Prima etapă demarează cu depunerea curriculum-ului și a scrisorii de intenție de către solicitanți și completarea cererii de angajare.În urmă trierii acestora se reduc numărul candidaților. În procesul de analiză analiză a CV-urilor, un criteriu indirect ce ne oferă informații suplimentare despre personalitatea candidatului este formă în care se prezintă .CV-urile ne oferă informații despre solicitant precum: nume și prenume, vârstă, adresă,număr de telefon, starea civilă, studiile(gimnaziale/de liceu sau colegiu/universitare,etc), experiență, obiective și pasiunii .

Figura 1.3. Etapele selecție

Sursa: prelucrare proprie

Dar elementele precum calitatea redusă a textului (dactilografiat sau scris de mână), greșelile de ortografie, lipsa semnăturii și a formulelor de politețe pot influența decizia de eliminare a solicitantului.

O alternativă la scrisoarea de intenție și a CV-ului se folosește întocmirea unor chestionare de către candidați. Aceste chestionare sunt structurate pe mai multe grupe de informații, dând posibilitatea unei firme să-și formeze o imagine clară asupra solicitantului respectiv și mai ales în ce măsură acesta corespunde cerințelor postului vacant. Aceste informații sunt: date personale, pregătire profesională, studii, pregătire complementară, experiența profesională, diverse (pasiuni, loc de muncă dorit, salariul actual și cel solicitat).

Conform prevederilor legale în vigoare, solicitantul poate să nu răspundă la anumite întrebări dacă acesta consideră că nu au nicio relevanță pentru ocuparea postului respectiv. Însă informațiile oferite de candidați în aceste documente trebuie să fie veridice și complete iar calificările profesionale și studiile vor fi susținute prin diplomă sau certificate de absolvire.

Interviurile de selecție sunt un schimb formal de informații, impresii și puncte de vedere între potențialul angajator și potențialul angajat, în urmă căruia cele două părți fie se acceptă reciproc, fie se despart . Scopul acestui interviu este, de fapt, de a stabili dacă solicitantul este interest de muncă depusă în cadrul postului și suficient de competent pentru postul respectiv. Interviurile nu sunt ușor de susținut îs este de preferat că toată lumea implicată să fi participat la o formă sau altă de instruire pe această temă. Majoritatea managerilor își închipuie că sunt capabili să susțină cu competență un interviu, dar probabil numai puțini dintre ei și-au analizat cu mare atenție metodologia practicatăde intervievare, sau au încercat să se gândească în ce fel și-ar putea îmbunătăți performanță .

Cele mai folosite teste de selecție a personalului sunt:

testele de inteligență- evaluează aptitudinea candidatului de a desfășura o gamă largă de activități într-o diversitate de situații;

testele de abilități specifie – se utilizează pentru măsurarea unor aptitudini precum cele motrice, senzoriale sau alte aptitudini necesare desfășurării activității;

testele de cunoștințe – folosite atunci când este necesară o triere masivă a candidaților iar informațiile cuprinse în curriculum vitae nu sunt suficiențe pentru departajare;

testele de personalitate – au drept scop stabilirea trăsăturilor care sunt direct legate de succesul într-o anumită activitate;

testarea comportamentului de grup a€“ se utilizează pentru a evalua comportamentul individului în cadrul unor ședințe de grup, modul de comunicare, contribuția la generarea comportamentului de grup.

În urmă interviurilor desfășurate de către departamentul de resurse umane și de manager I se vor verifică și referințele ,dacă postul necesită acest lucru sau dacă intervievatorul încă are anumite dubii legate de persoană respectivă. Prezintă interes informațiile referitoare la postul anterior al candidatului, perioadă de angajare, activitățile desfășurate, rezultate, motivul plecării.funcții într-o companie.

Această examinare constă în verificarea stării generale de sănătate a candidatilor și se efectuează de către instituții specializate sau la cabinetul medical al organizației. Starea de sănătate a viitorilor angajați reprezintă o componentă importantă în unele organizații, cum sunt cele din industria alimentară sau din comercializarea alimentelor, unde o eventuală boală transmisibilă ar prezenta un pericol social. În unele cazuri, examenul medical poate include examene speciale, ca, de exemplu, testarea pentru droguri, testarea genetică sau alte probe similare.

Solicitantii care au fost reținuți, după toate aceste etape, vor fi prezentați conducătorului ierarhic al compartimentului în care se află postul vacant în scopul unei discuții – interviu, in cadrul careia se vor stabili detaliile ofertei de serviciu si se va lua decizia finala.

O data încheiat procesul de selecție, prin luarea decizie finale se va proceda la întocmirea formalităților de angajare a persoanei selectate. Angajarea se va face respectând legislația în vigoare și de regulă constă în încheierea unui contract de muncă pe durată determinate sau nedeterminată, respectându-se condițiile stabilite în timpul interviului.

1.4. Integrarea, instruireașiperfecționarepersonalului nou angajat

1.4.1. Integrareapersonalului

Prin integrare se înțelege procesul de încorporare, de asimilare a angajatului în firmă, în grupul de muncă, prin modelare, conform cu datele si cerintele sociale.

Din practica managementului resurselor umane în companile aflate în țările dezvoltate arată că reușita integrării personalului în activitatea economico-socială a întreprinderi, a unui angajat, depinde de procedurile pe care le folosește firmă pentru recepția acestuia. Astfel primirea la nivelul de companie presupune parcurgerea următoarelor activități:

vizitarea întreprinderi ;

prezentarea întreprinderii (scurt istoric, organigramă, activități);

furnizarea informațiilor cu privire la programul de lucru, pause, regulamentul intern, etc.

luarea contactului superiorul ierarhic direct și echipa de lucru.

După realizarea acestor activități, procesul de integrare a noului angajat în activitatea economico-socială a firmei este condus de o persoană denumită tutore. Rolul tutorelui în procesul de integrare este de a verifica dacă noul angajat dispune de toate informațile necesare mediului său de lucruastfel încât să se familiarizarea cât mai rapid, să-l ajute pe angajat în rezolvarea diferitelor probleme cu care se întâlnește acesta, să îi furnizeze noului angajat documentele necesare activității sale în cadrul firmeiși să-l pună în contact cu diferitele persoane sau compartimente din firmă.

Integrarea poate fi considerată încheiată în momentul în care noul angajat a ajuns la capacitatea sa maximă de îndeplinire a sarcinilor postului respectiv, aceasta se poate întâmplă după câteva luni sau chiar un an de la angajare.

În acest interval de timp specialiști din cadrul compartimentului de resurse umane trebuie să organizeze întâlniri cu noul angajat deoarece se verifică modul în care s-a integrat acesta în activitatea întreprinderi.

1.4.2. Instruirea personalului nou angajat

Instruirea se referă la menținerea și sporirea performanțelor personalului si este considerate ca un sistem de influenta organizata a cunostiintelor generale si specific ale angajatului is de formare a capacitatilor intelectuale, aplicative si practice ale acestuia in conditiile firmei respective. Managerul unei firmei trebuie sa compare mereu costul instruirii cu rezultatele scontate inainte de a opta pentru una sau mai multe modalitati de instruire. Modalitățile de instruire ce pot fi folosite depind de specificul muncii care reclamă instruirea, mărimea și puterea financiară a firmei.Astfel ele pot fi de doua feluri:

Instruirea în timpul lucrului (ucenicia)

Preinstruirea

Instruirea în timpul lucrului (ucenicia)se realizează prin efectuarea practică a muncii specifice de către lucrător, după ce în prealabil primește toate explicațiile și detaliile referitoare la modul de execuție de la persoana desemnată cu instruirea. Aceasta metoda este avantajoasa cand numarul persoanelor instruite este redus si perioada de instruire este scurta.

Preinstruireaeste o variantă a instruirii în timpul lucrului, în sensul că ea se realizează într-un atelier care reproduce la scară redusă secția, linia tehnologică, locul de muncă, până când persoanele respective ating nivelul corespunzător de pregătire. Aceasta metoda este avantajoasa cand numarul persoanelor instruite este mai mare si pregatirea la locul de munca nu se dovedeste practică.

Figura 1.4. Instruirea personalului

Sursă: www.rexpo.ro

1.4.3. Perfecționarea personalului

Înstrânsă legătură cu activitatea de instruire se desfășoară activitatea de perfecționare a pregătirii personalului, prin care se înțelege ansamblul proceselor prin intermediul cărora salariații firmei își îmbogățesc, de regulă pe baza frecventării unor programe speciale organizate de unitate, volumul de cunoștințe, metode, aptitudini, deprinderi și comportamente în domenii în care au deja o calificare de bază, în vederea realizării la un nivel superior a obiectivelor și sarcinilor ce le revin. Astfel activitatea de pregătireși de perfecționare a personalului trebuie sa fie sistemică datorită strategiei firmei si continua dezvoltare acesteia (vezi figura nr.1.5.).

Sursă :Dănuț Tiberius Epure, Economia întreprinderii, 2009

Metodele utilizate in perfectionarea personalului sunt metode didactice ce se divid în două categorii principale:

clasice ;

moderne (active).

Metodele clasice se referă la expuneriși seminarii.Aceste metode se axează asupra formării și dezvoltării de aptitudini, deprinderi și comportamente solicitând cu prioritate capacitatea de analiză, puterea de sinteză.

Intre metodele active se regasesc studiul de caz și simularea managerială. Membrilor grupului li se prezintă cazul și, în urma studierii lui, formulează, fiecare un punct de vedere. Este o altă metodă activă, de regulă mult mai complexă, care situează participanții la procesul de învățământ în situații similare celor din practică, aceștia trebuind să ia decizii, să efectueze analize, să întocmească lucrări și să declanșeze acțiuni.

1.5. Evaluarea și promovarea personalului.Sistemul de recompensare.

1.5.1. Evaluarea personalului

Evaluarea esteprocedeul prin care se analizează obiectiv personalul la locul de muncă pentru relevarea modului în care își îndeplinește obligațiile profesionale. Managementul resurselor umane operează cu două categorii de metode de evaluare a personalului:

metode generale: notarea, aprecierea globala, aprecierea functional ;

metode speciale: testele de autoevaluare și centrele de evaluare.

Metode generale

Notarea este o metodă folosită pe scară largă în țările cu economie de piață și constă în acordarea unei note care exprimă măsura în care titularul postului realizează sarcinile ce revin postului respectiv.

Aprecierea globală sintetizează principalele calități, și în special munca și performanțele în muncă ale angajatului. Ea se exprimă prin calificative: foarte bine, bine, suficient, insuficient.Aprecierea funcțională care realizează evaluarea pe baza comparării cunoștințelor, calităților, aptitudinilor și deprinderilor unui angajat cu cerințele postului pe care îl ocupă, sau vizata i se atribui.

Metode speciale

Această categorie de metode este utilizată pentru anumite categorii de personal: cadre de conducere și specialiști cu înaltă calificare. În situații de acest fel, se operează cu testele de autoevaluare și centrele de evaluare.

1.5.2. Promovarea personalului

Performanța individuală se analizează plecând de la rezultatele obținute de un salariat, de un grup,serviciu sau organizație. Cu alte cuvinte, un angajat poate promova într-un post mai înalt dacă performanțele sale, în funcția pe care o ocupăîn prezent, sunt de un nivel ridicat. Pentru a promova în cadrul unei întreprinderii, angajatul trebuie în primul rând să-i placă domeniul în care lucreazășisă fie motivat corespunzător.

Promovarea presupune un ansamblu de decizii prin care se atribuie unor salariați posturi de conducere la un nivel ierarhic superior, precum și gradații sau clase superioare în cadrul aceluiași post.

Promovarea unui salariat ia în considerare în general următoarele criterii:

vârsta și vechimea în activitate

rezultatele obținute

potențialul salariatului abordat în evoluția sa

1.5.3. Sistemul de recompensare

Da, banii sunt importanți, cei mai importanți, pentru că prin bani avem acces la servicii de sănătate, de educație, de protective împotriva frigului să la alimente, medicamente, haine, etc. Altfel spus, recompensarea reprezintă totalitatea veniturilor financiare și materiale pe care le primește un angajat incluzând recompensele directe îs indirecte. Aceste drepturi salariale include mai multe componente precum: salariul de bază, adaosurile și sporurile la salariul de bază, premii, stimulente, etc. Salariul de bază reprezintă partea principală a salariului total iar adaosurile și sporurile la salariul de bază se acordă în raport cu rezultatele obținute. Salariul de bază reflectă însăși valoara muncii, și nu contribuția individuală a fiecărui angajat. În present,mărimea salariului de bază este determinate în funcție de complexitatea postului deținut de angajat. Sporurile salariale sunt component ale recompense acordate pentru condițiile de lucru (nocive și periculoase), supraefort, muncă în afară programului normal,vechime în muncă. Sporurile de salarii plătite angajaților au același aspect pecuniar ca și salariile. Premiile constituie acele adaosuri care se acordă în funcție de aportul individual sau colectiv la realizarea veniturilor companiei. De obicei, premiile se acordă lunar, cu condiția realizării rezultatelor economice programate și în funcție de posibilitățile financiare ale companiei respective.

Stimulentele reprezintă un adaos la salariul de bază îs sunt acordate salariaților în funcție directă de performanțele obținute. Stimulentele pot fi individuale, de grup sau și organizaționale. Stimulentele individuale se împart în patru categori :

salariul pe bucată ( există o legătură directă între mărimea salariului și numărul de produse realizate;

salariul unitar diferențiat (acordul progresiv);

comisionul (sumele calculate că procent din vânzări sau încasări)

primele (sumele de bani acordate angajaților)

Stimulentele de grup au drept scop principal promovarea cooperării între angajați în vederea atingerii obiectivelor firmei pentru a avea un profit cât mai ridicat.

Stimulentele organizaționale se referă la toții salariații,fiind correlate cu rezultatele financiare obținute de firmă.

Sistemul pe care o organizație îl folosește pentru a recompensa angajații, joacă un rol destul de important în eforturile organizațiilor de a câștiga un avantaj competitiv, și de a-și îndeplini obiectivele.

Figură 1.5.3. Elementele structurii unui sistem de recompensare

Sursa: M. Armstrong și Murlis,Managementul resurselor umane, 2004.