Comunicarea Interna LA Tce Holding Sa

Comunicare

Comunicarea Interna LA Tce Holding Sa

Byadmin ianuarie 1, 2024

Cuprins

INTRODUCERE

Capitolul I. Delimitarea conceptuală – comunicarea internă factor de succes într-o organizație

1.1. Conceptul de comunicare internă

1. 2. Obiectivele comunicării interne în cadrul unei organizații

Capitolul 2. Prezentarea generală a companiei TCE Holding SA

2.1.Radiografia companiei din punct de vedere juridic, uman și organizational

2.2. Prezentarea serviciilor companiei

2.3. Diagnosticul financiar al companiei

2.4. Structura organizatorică și date privind personalul firmei

Capitolul 3. Aspecte privind comunicarea internă la TCE Holding SA

3.1. Principii privind comunicarea internă la nivelul organizației

3.2. Mijloacele și modurile de realizare a comunicării interne în cadrul companiei

3.3. Implicațiile comunicării interne asupra activității firmei

3.4 Cercetare privind opinia angajaților companiei în privința îmbunătățirii comunicării interne la nivelul companiei TCE Holding SA

Propuneri și Recomandări

REzuMAT

Bibliografie

Anexe

INTRODUCERE

În present România se află într-un context de intensificare concurențială în aproape toate sectoarele de activitate și de maturizare consumeristă. În plus, România se confruntă deja cu o criză explicită de personal calificat. Consecința firească este că majoritatea companiilor acordă o atenție sporită managementului resurselor umane, deci motivării, satisfacției și, în final, loializării angajaților. Astfel comunicarea internă devine una dintre pârghiile importante pentru dezvoltarea unei companii.

Comunicarea internă nu presupune însă numai informare, ci și motivare, fidelizare, concertare și sprijinirea asumării obiectivelor de către echipe. Managerii încep să conștientizeze necesitatea unei bune comunicări interne, nu doar de sus în jos și nici numai de tip informativ. Unele dintre marile capcane ale domeniului este, pe de o parte, excesiva formalizare, pe de altă parte tratarea sa doar la nivel scris. Cu un ziar de întreprindere și un avizier nu se face comunicare internă, ceea ce înseamnă că este nevoie de profesionalizare și în această arie, vitală pentru organizații.

Angajații informați sunt în general mai satisfăcuți de situația lor profesională, au un sentiment contextualizat al valorii lor personale și profesionale și demonstrează mai multă responsabilitate. Orientarea lor personală este mult mai bine aliniată cu cea a companiei și poate contribui considerabil la atingerea obiectivelor de afaceri ale acesteia.

Obiectivele cheie ale comunicarii interne sunt:dezvoltarea unor legaturi efective intre diferitele departamente din organizatie, incurajarea participarii, a cooperarii si a lucrului in echipa, exploatarea sinergiilor cu sistemul de Relatii Publice externe, imbunatatirea performantelor — atat la nivel individual cat si global, imbunatatirea calitatii globale a actului decisional.

Angajații unei întreprinderi cu o comunicare internă bine pusă la punct le dă siguranța de care au nevoie în luarea deciziilor. Când fiecare știe ceea ce este și ceea ce îi convine, deciziile se iau ușor și fără dubii. Ceea ce este în conformitate cu identitatea întreprinderii este acceptat de toți cu mare entuziasm.

Capitolul 1. Delimitarea conceptuală – comunicarea internă factor de succes într-o organizație

1.1. Conceptul de comunicare internă

Comunicarea internă este comunicarea ce se dezvoltă în cadrul relațiilor dintre resursele umane ale întreprinderii, fiind cea care care se impune cu prioritate în cadrul politicii de comunicare a întreprinderii, de exemplu, o întreprindere nu va putea șă-și creeze o imagine favorabilă pe piață sau în fața partenerilor săi de afaceri atâta timp cât personalul său este insuficient informat.

De asemenea, comunicarea internă include comunicarea la nivelul personalului care are loc între persoane aflate la același nivel ierarhic sau între angajați din secții sau compartimente diferite, precum și comunicarea managerială care presupune prezența managerului în cadrul procesului de comunicare.

Printre principalele funcții al comunicării interne se numără: de a prezenta – rezultate, bilanțuri, de a transmite – informații, cunoștințe, chiar și meserii, de a explica – o nouă orientare, un nou proiect, o nouă metod. Rezultă că informația trebuie să circule indiferent dacă un colaborator este promovat, are un eveniment fericit în familie sau părăsește societatea, dacă se schimbă ceva sau cineva din conducere, dacăîntreprinderea lansează un nou produs, publică bilanțul sau decide să-și extindă activitatea și în altă zonă geografică.

Comunicarea internă oferă de asemenea angajaților informații importante în legătură cu postul pe care îl ocupă, organizația în care lucrează, mediul extern sau informații despre alți colegi de-ai lor.

Comunicarea poate contribui la motivarea angajaților, consolidarea încrederii, crearea unei identități comune sau poate mări implicarea personală; ea oferă indivizilor un mod de a-și exprima sentimentele, de a împărtăși speranțele și ambițiile și de a celebra și rememora realizările. Comunicarea constituie modul prin care indivizii și grupurile își înțeleg organizația, ce este și ce reprezintă ea.

Principalele bariere în comunicarea internă, indiferent de tipul ei, sunt:

Cultură organizaționala defectuoasă. Dacă top managementul crează o cultură organizaționala paranoică, bazată pe informații controversate sau conflictuale, restul echipelor nu vor face decât să propage această tendința.

Lipsă de poziționare atunci când se realizează recrutarea angajaților. Dacă echipele sunt eterogene, lipsite de coeziune și empatie, vor comunică întotdeauna defectuos. În general, atunci când se recrutează și selectează noii colegi, specialiștii HR trebuie să aibă în vedere adeziunea la același tip de valori, similitudinea din punct de vedere al nivelului cultural sau orice alt punct comun. Dacă, de exemplu în departamentul vânzări, sunt alese elitele, în departamentul tehnic, cei mai ieftini, iar la secretariat nepoată șefului, sunt șanse mari că acești indivizi să nu găsească acel reper comun care să-i ajute în comunicare.

Există și bariere incidentale. După cum spuneam, interese de moment, persoane demotivate, conflicte mai mult sau mai puțin spontane, pot influența comunicarea internă. În ceea ce privește comunicarea pe verticală, în momentele de cumpănă ale companiilor, această este puternic inflentata de lipsă de credibilitate pe care o căpăta top managementul.

Socializarea reprezintă procesul prin care valorile, normele și tradițiile cultural ale unei comunități sunt lăsate moștenire urmașilor. Sistemele culturale le sunt inculcate indivizilor prin socializare, iar indivizii contribuie la schimbarea naturii acestora.

În prezent totul este impregnat la nivel explicit cu identitate. Tot ceea ce este animat sau inanimat devine, prin intervenția subiectului, prilej de imagine care structurează, explică și legitimează ceva. Organizațiile împreună cu sistemele lor culturale reproduc și reflectă imagini despre lume, un anumit spirit al timpului și anumite strategii de raportare practică la realitate se află sub imperiul influenței descrise.

2.2. Obiectivele comunicării interne în cadrul unei organizații

Principalele obiective ale comunicării interne sunt:

asigurarea unei bune circulații a informației interne;

operaționalizarea fiecăreia dintre funcțiile manageriale (aprecierea conform căreia un manager afectează cel puțin 80% din timpul său pentru a comunica este deja unanim acceptată);

în cadrul procesului de motivare, comunicarea face posibilă identificarea, cunoașterea și utilizarea corectă a diferitelor categorii de nevoi și stimulente pentru satisfacerea angajaților;

în cadrul grupurilor de muncă, amplifică legăturile dintre membrii acestora, dezvoltând un climat intern bazat pe încredere și apartenență la grup, consolidând coeziunea grupurilor, o comunicare corectă fiind baza eficienței muncii în grup;

în cadrul politicilor de personal ale organizației, comunicarea contribuie la desfășurarea cu rezultate pozitive a proceselor de recrutare, selectare, evaluare, perfecționare și promovare a personalului;

în cadrul posibilităților de îmbunătățire a performanțelor, comunicarea contribuie la acestea prin intermediul feed-back-ului existent în procesul de comunicare.

Comunicarea internă se desfășoară pe mai multe niveluri. O primă formă de comunicare este cea interpersonală sau "față în față" (F-T-F, face to face), și organizațiile încearcă de ani buni să dezvolte abilitățile de prezentare, comunicare și scriere ale liderilor, managerilor și supervisor-ilor în acest sens. Comunicarea la nivel de grup se manifestă la nivelul echipelor, unităților și grupurilor de interese ale angajaților (ERG). Acest nivel se concentrează asupra împărtășirii informațiilor, discutării problemelor, coordonării sarcinilor, rezolvării problemelor și asupra formării unui consens.

Comunicarea la nivel organizațional este centrată pe viziune și misiune, politici de conducere, inițiative și cunoaștere și performanța organizațională. Aceste comunicări formale urmează uneori o abordare de tip cascadă în care liderii nivelelor ierarhice comunică cu subordonații lor, deși media sociale încep să schimbe comunicarea la acest nivel.

Există o mare varietate de moduri de a comunica în interiorul întreprinderii, ce ar putea fi structurate după următoarele criterii:

După gradul de oficializare:

comunicarea formală este cea care se derulează conform cu actele normative, cu structura organizațională ierarhică, și este legată îndeosebi de desfășurarea procesului de muncă;

comunicarea informală este aceea care se stabilește spontan în cadrul relațiilor dintre resursele umane ale întreprinderii și cuprinde informația cu caracter personal sau general.

După direcția în care circulă informația:

comunicarea descendentă (sau ierarhică) este foarte adesea utilizată. Mesajele pornesc de la un anumit nivel ierarhic și sunt destinate nivelurilor inferioare. Mijloacele utilizate sunt variate: jurnal intern, afișaj, reuniune, notă de serviciu, informare telefonică, video. Instrument clasic de management, comunicarea ierarhică este utilizată pentru formarea, informarea și dirijarea personalului;

comunicarea ascendentă (sau salarială) – mesajele circulă în sens invers, de la bază către nivelurile ierarhice. Mijloacele (suporturile) utilizate sunt limitate: cutie de idei, sondaj, afișaj, rubrici în cadrul ziarului întreprinderii.

comunicarea orizontală (laterală) nu ține cont de relații ierarhice. Este un schimb de la egal la egal între sectoare, servicii sau departamente diferite. Acest tip de comunicare este specific micilor structuri, unde toată lumea se cunoaște și ocaziile de dialog sunt frecvente.

După conținutul informației:

comunicarea operațională este utilizată în special pentru a transmite ordine, instrucțiuni ce se referă la executarea muncii și se transmit pe cale ierarhică. Această comunicare abordează teme ca organizarea muncii, a procesului de producție, norme de calitate și diferite aspecte tehnice;

comunicarea motivantă cuprinde mesaje ce vizează "mobilizarea de trupe". Ea abordează, în mod tradițional, trei domenii: contextul general (întreprinderea, mediul său, obiectivele sale), sistemul de producție (organizarea tehnică și funcțională a întreprinderii), orga nizarea internă (conducerea resurselor umane, condiții de muncă, avantaje sociale, perspectivele personalului).

După modul de transmitere a informației:

comunicarea scrisă este utilizată în proporție ridicată în cadrul organizațiilor pentru transmitere de note interne, rapoarte, decizii, planuri, scrisori

comunicarea orală (verbală) este cea mai frecvent utilizată în cadrul organizațiilor. Ea poate fi: față în față și prin intermediul telefonului. Comunicarea orală prezintă marele avantaj (spre deosebire de comunicarea scrisă) că permite folosirea în același timp a mijloacelor verbale și nonverbale de comunicare, iar costurile sunt mai reduse

comunicarea ație, norme de calitate și diferite aspecte tehnice;

comunicarea motivantă cuprinde mesaje ce vizează "mobilizarea de trupe". Ea abordează, în mod tradițional, trei domenii: contextul general (întreprinderea, mediul său, obiectivele sale), sistemul de producție (organizarea tehnică și funcțională a întreprinderii), orga nizarea internă (conducerea resurselor umane, condiții de muncă, avantaje sociale, perspectivele personalului).

După modul de transmitere a informației:

comunicarea scrisă este utilizată în proporție ridicată în cadrul organizațiilor pentru transmitere de note interne, rapoarte, decizii, planuri, scrisori

comunicarea orală (verbală) este cea mai frecvent utilizată în cadrul organizațiilor. Ea poate fi: față în față și prin intermediul telefonului. Comunicarea orală prezintă marele avantaj (spre deosebire de comunicarea scrisă) că permite folosirea în același timp a mijloacelor verbale și nonverbale de comunicare, iar costurile sunt mai reduse

comunicarea audio-vizuală prezintă avantajele că, fiind un mod mai deosebit de comunicare, este mai agreat de receptor și mai ușor de urmărit, poate fi conservat și multiplicat ușor, iar mesajul poate fi, de asemenea, reținut cu ușurință.

comunicarea nonverbală constă în tot ceea ce se transmite în afara cuvintelor. Ea însoțește atât comunicarea scrisă, prin aspectul grafic al foii (spațiu alb, forma literelor, distanța dintre rânduri etc.), structura și formatul scrierii, cât și comunicarea orală, prin comunicarea nonverbală senzorială, prin intermediul simțurilor (văz, auz, miros, tactil, gustativ), prin limbajul timpului, spațiului, culorilor

Punerea în practică a acțiunii de comunicare presupune alegerea din cadrul unei mari varietăți de mijloace pe acela care este mai potrivit. Pentru aceasta, este necesară luarea în calcul a unei serii de parametri legați de conținutul mesajului, de cultura internă a întreprinderii, de caracteristicile receptorului.

O întreprindere este puternic influențată de mijloacele informaționale folosite. Diferențele de concepție, prezentare și cost dintre un buletin informativ prost fotocopiat și un film sau un afișaj luminos sunt percepute din ce în ce mai mult. Un suport de comunicare vechi sau prost realizat poate crea salariaților un sentiment de desconsiderație la adresa lor. Ei riscă, în acest caz, să se oprească în fața aparențelor și să ignore conținutul. Pe de altăparte, utilizarea unor mijloace foarte luxoase poate conduce la apariția unei senzații de buget restrictiv pentru anul următor.

Din ce în ce mai multe dovezi indică faptul că o comunicare internă eficientă contribuie la creșterea satisfacției angajaților la locul de muncă, a moralului acestora, a productivității, angajamentului, încrederii și învățării, îmbunătățește climatul comunicațional și relațiile cu publicurile și crește calitatea și profiturile.

Cele 15 principii ale unei comunicări interne de success

Nu este ușor să dezvolți o comunicare internă eficientă, dar descoperirile rezultate în urma cercetărilor și studiile de caz indică anumite practici și principii care par a fi cruciale pentru succesul comunicării interne. Iată 7 astfel de principii:

Oportunitate și conținut

Să oferi informații relevante și de actualitate indivizilor, prin intermediul canalelor pe care ei le folosesc și în care au încredere, într-o exprimare pe care să o înțeleagă, rămâne baza comunicării interne strategice de succes.

Conținutul comunicărilor ar trebui să redea contextul și motivele din spatele schimbărilor sau al inițiativelor noi în ceea ce privește organizația, dar și performanțele și cerințele pentru angajații din unitățile de muncă locale. Aceasta subliniază importanța rolulului suprevisor-ului ca punct cheie în comunicare.

Canalele

Comunicarea față în față reprezintă cel mai consistent mediu de comunicare. De aceea ar trebui să se pună accentul pe el în cadrul comunicării interne, în special pentru rezolvarea conflictelor sau a crizelor, informarea privind schimbările majore și celebrarea reușitelor.

Abilitățile de ascultare dezvoltate reduc erorile și neînțelegerile, ajută la depistarea problemelor, economisesc timp, îmbunătățesc evaluările și facilitează construirea relațiilor. Este așadar crucială dezvoltarea abilităților de ascultare a liderilor de la toate nivelurile.

Media sociale sunt canale rapide și puternice de creare a dialogului care pot contribui la implicarea angajaților și a membrilor organizației. Ele influențează și transformă media tradiționale, dar nu le înlătura total. Comunicatorii ar trebui să utilizeze atât media noi cât și media tradiționale în așa fel încât să contribuie la îndeplinirea obiectivelor organizaționale și la intensificarea relațiilor cu publicurile interne și externe.

Rolurile leadershipului

CEO-ul sau liderul senior trebuie să fie un promotor vizibil și deschis al comunicării interne. Vizibilitatea este prima și cea mai de bază formă a comunicării non-verbale în cazul liderilor.

Stilul de comunicare al liderilor ar trebui să invite la discuții deschise, continue și transparente astfel încât oamenii să se simtă încurajați să-și exprime opiniile și sugestiile.

Trebuie să existe concordanță între ceea ce spun și ceea ce fac liderii. Acest lucru este strâns legat de credibilitate și de gradul de încredere, angajament și devotament pe care le vor manifesta angajații față de liderii lor.

Rolurile comunicatorilor profesioniști

Comunicatorii profesioniști trebuie să se perceapă pe sine ca experți interni care facilitează și consiliază managerii și directorii și oferă sprijinul strategic pentru planul de afaceri.

Comunicatorii trebuie să fie de asemenea și experți organizaționali. Trebuie să cunoască structurile, provocările și obiectivele organizaționale.

Participare și recunoastere

Prin încurajarea participării angajaților la luarea deciziilor organizaționale se câștigă loialitatea și devotamentul acestora și se îmbunătățește climatul general al organizației. Luarea în comun a deciziilor îmbunătățește adesea calitatea acestora.

Recunoașterea și celebrarea reușitelor la toate nivelurile contribuie la formarea valorilor comune și a identității organizaționale. Evenimentele sociale similare, riturile și ritualurile contribuie la formarea unei culturi organizaționale specifice.

Măsurători și evaluări

Măsurarea reprezintă cheia comunicării de succes în orice organizație. Prin diferite abordări și metode, măsurarea ajută la definirea problemelor, determinarea status quo, înregistrarea progresului, recunoașterea valorilor, și oferă de asemenea o bază pentru direcțiile și acțiunile viitoare. Îmbunătățirea practicilor și cunoștintelor în ceea ce privește măsurarea este deja o cerință a profesiei.

Cultura

Comunicarea continuă în două sensuri este fundamentul motivării angajaților și al succesului organizațional. Comunicarea bidirecțională oferă feedback continuu, crucial pentru învățare și procesarea schimbărilor organizaționale.

Pe lângă îndeplinirea anumitor obiective, comunicarea internă ar trebui să contribuie la crearea și reflectarea unei culturi a comunicării, în cadrul căreia angajații de la toate nivelurile se simt liberi să își împărtășească ideile, opiniile și sugestiile în mod deschis.

Din ce în ce mai mult se vehiculează ideea conform căreia este necesară existența unui "responsabil al comunicării interne" care să aibă următoarele atribuții: definirea, punerea în aplicare și animarea politicii de comunicare internă, asistarea directorului general sau a altor servicii în acțiunea lor de comunicare: sfătuirea președintelui în formarea imaginii sale interne, asistarea conducerii în acțiunile ei ce privesc salariații, informarea conducerii despre așteptările salariaților, acompanierea cadrelor în acțiunile lor de comunicare pe teren, facilitarea dialogului între personal și conducere, scopul final fiind acela de motivare a personalului și de ameliorare a climatului social.

Orice organizație are o personalitate unică, întocmai că și oamenii. Există câteva trăsături care individualizează organizația. Acestea pot fi comportamente ale membrilor, modalități de abordare a problemelor și/sau oamenilor care intră în contact cu organizația, valorile promovate, obiceiurile și procedurile organizației, simbolurile alese să reprezinte organizația (misiune, siglă).

Comunicarea internă a unei organizației este o noțiune complexă în care se regăsesc foarte multe componente. Pe lângă influențele acestor componente, asupra culturii organizaționale acționează și influențe provenite din mediul social, dar și caracteristicile tale personale.

În concluzie comunicarea internă nu se definește prin numărul de suporturi utilizate, cum se crede adesea, ci prin modul în care sunt utilizate acestea și de sistemul informațional al întreprinderii (dacă micii angajați au date despre deciziile de înalt nivel și invers, cadrele superioare cunosc activitatea de la baza sistemului ierarhic). Comunicarea ajută indivizii și grupurile să își coordoneze activitățile în vederea îndeplinirii scopurilor și este vitală în procesele de socializare, luare a deciziilor, rezolvarea problemelor și schimbări ale managementului.

Capitolul 2. Prezentarea generală a companiei TCE Holding SA

2.1.Radiografia companiei din punct de vedere juridic, uman și organizational

TCE Holding este unul din cei mai importanți furnizori naționali ce dezvoltă servicii de curierat domestic și internațional, servicii poștale, transport cargo, casă de expediție, servicii logistice și de merchandising, reușind să oferim soluții logistice complete pentru orice afacere.

TCE a dezvoltat o rețea operațională ce acoperă întreg teritoriul României și deține în acest moment cea mai extinsă rețea de distribuție proprie (50 platforme), asigurând prin rute optime preluarea și livrarea expedierilor în 24 – 48 h către orice locație națională și internațională

TCE Holding este divizia de logistică a RTC Holding unul din cele mai mari grupuri de distribuție și retail din România. Această firmă a luat naștere din dorință RTC Holding de a oferi clienților săi pe lângă produse competitive și livrarea acestora în regim Next Day, pe întreg teritoriul național în iunie 2008.

TCE Logistica este o persoană juridică romană, având formă juridică de societate comercială pe acțiuni. Societatea își desfășoară activitatea în conformitate cu prevederile legilor române și cu statutul propriu. Are sediul social: Str. Drumul Sabareni nr. 24-26, București.

Numărul de ordine al firmei în Registrul Comerțului este J40/12291/2002 și codul unic de identificare este RO 15050775. Capital social 598030.00 RON având participare străină la capital din care : 53710.00 RON, 1844 DOLAR S.U.A., 125996 EURO.

TCE Holding este o mare firmă al cărui numărul de angajați și structura firmei a suferit modificări majore în perioada 2012 – 2014. Acest lucru se datorează faptului că în 2008, compania a trecut prin schimbări majore, iar toate acestea au fost destinate îmbunătățirii serviciului pe care îl oferi, obiectivul principal fiind acela de a veni în întâmpinarea cerințelor clienților și de a va oferi cea mai extinsă gamă de soluții și servicii de transport.

Investiția anului – TCE WORLDWIDE SERVICES, pentru înființarea Hubului din Budapesta – Ungaria, prima companie românească care și-a extins afacerile dincolo de granițele României. Evoluția și numărului personalului de execuție se prezintă conform tabelului de mai jos:

Tabel nr. 1 Evoluția numărului de angajați în perioada 2012 – 2014

Valorile companiei

Ambiția de a fi campioni

Fiind o companie care acționează într-un mediu concurențial, ne aflăm într-o competiție continuă. Cu spirit de fair play față de toți partenerii noștrii, dar și față de concurență, vom fi mereu primii, mobilizându-ne și mai mult pentru a ne menține în frunte prin spiritul olimpic care ne animă în activitatea din fiecare zi.

Respect și parteneriat

Avem convingerea că economia este un joc cu sumă pozitivă. Câștigul nostru nu trebuie să fie pierdere pentru parteneri, ci trebuie să reprezinte o contribuție la acea valoare pe care o adăugăm treptat împreună.

Dezvoltarea nu o putem face decât împreună cu clienții, furnizorii, angajații, băncile și comunitatea. Această este cu atât mai trainică și mai susținută, cu cât la bază relațiilor dintre noi și partenerii noștrii stau valori etice perene: respect reciproc, considerație și apreciere.

Demnitate, integritate și curaj

Avem o mare admirație pentru oamenii independenți și creativi, cinstiți și incoruptibili. Credem în bunătatea și în noblețea oamenilor și investim în aceste calități. Dorim să aibă toți curajul de a spune ce gândesc, să indrăznească să se afirme, să își asume alegerile și deciziile, să lupte cu mult curaj pentru ele.

Familia este centrul vieții noastre

Credem cu putere că familia este centrul vieții noastre. De aceea, în politică noastră de recrutare, încurajăm angajații să își aducă rudele și prietenii în firmă. Suntem convinși că responsabilitatea socială a fiecăruia sporește atunci când, în cadrul firmei, lucrează mai mulți membrii din aceiași familie.

responsabilitate socială

Suntem responsabili față de comunitatea în care trăim, față de lume în general. Suntem responsabili față de toți cei care utilizează serviciile noastre. Credem în rolul fiecăruia, oricât de mic, în efortul de schimbare a societății. Ne implicăm în acțiuni caritabile prin care dorim să ridicăm nivelul de trăi și de cultură al comunităților din care facem parte.

Performanță și eficientă

Lucrurile frumoase nu se pot face decât cu performanță și profit. Profitul nu este un scop în șine dar este calea prin care ne putem transpune viziunile în realitate. Credem în performanță și performeri. Luptăm permanent pentru a deveni mai buni, mai eficienți, mai rapizi. Încercam să ridicăm nivelul de calificare și randamentul fiecăruia dintre noi. Un nivel de trăi mai ridicat nu poate veni decât dintr-o productivitate sporită, având la bază know how, experiență și determinare.

2.2. Prezentarea serviciilor companiei

TCE functionează din 2009 pe o nouă structură, cele opt linii de afaceri oferind o gamă completă de servicii de transport și curierat.

Activitatea TCE este structurata pe 8 linii de business:

TCE Post;

TCE Express;

TCE Courier;

TCE Cargo;

TCE Spedition;

TCE Warehouse;

TCE Servcom

TCE Same Day

TCE Post este soluția potrivită pentru expediția de trimiteri poștale (plicuri, reviste, pliante, materiale promoționale) cu greutate maximă 2 kg. Servicii poștale naționale cu timp de tranzit cuprins între 3-5 zile lucrătoare îți stau la dispoziție cu livrare din/în 46 localități la nivel național.

TCE Courier oferă servicii de curierat rapid național – plicuri și colete, cu acoperire teritorială 100% a României, timp de livrare 24h, cât și servicii de curierat internațional, către orice destinație. TCE Courier dispune de 45 platforme dezvoltate la nivel național, 450 de mașini de capacitate până la 7.5 tone, un Hub central ultramodern în Brașov, cu o suprafață de 3.000 mp destinată sortării și depozitării mărfurilor; ajungând la performanța de 6,2 mil colete livrate annual

TCE Express este cea mai rapidă soluție pentru transporturile loco (cu greutatea maximă de 10 kg), cu livrare în București și localitățile adiacente în 1/2 – 6h.

TCE Worldwide oferă posibilitatea clienților de a trimite colete oriunde în lume.

TCE Cargo asigură livrarea coletelor cu greutatea de peste 50 kg și a mărfurilor paletizate la nivel național, timp de livrare 24 – 48 h.

TCE Spedition este soluția pentru expediția mărfurilor în camioane dedicate/complete către orice locație națională și internațională. Transportul este realizat prin camioane de diferite capacități, în funcție de cerințele clientului.

TCE Warehouse asigură servicii logistice personalizate tuturor partenerilor, de la simplă coordonare și manipulare de mărfuri până la depozitare. Este un serviciu prin care TCE completează din punct de vedere logistic suportul pe care îl oferă clienților, aceștia având acum posibilitatea externalizării complete atât a costurilor de transport, cât și de depozitare.

TCE Merchandising oferă servicii comerciale de recepție, merchandising, preluarea comenzilor către mass-market, la nivel național. TCE este singură companie de curierat din România care oferă acest lucru, completând astfel ofertă pusă la dispoziția clienților.

3.3. Diagnosticul financiar al companiei

Diagnosticul financiar constă într-un ansamblu de instrumente și metode care permit aprecierea situației financiare și a performanțelor unei întreprinderi. Scopul diagnosticului financiar este de a aprecia situația financiară a întreprinderii.

Tabelul nr. 2. Evaluarea performanțelor financiare ale firmei – Patrimoniu, Rentabilitate

-RON-

Sursa: construit de autor pa baza datelor obținute

Din datele tabelului de mai sus rezultă că în perioada 2012 – 2014, structura activelor companiei au o evoluție descrescătoare. Astfel în acestă perioadă s-a înregistrat o evoluție descrescătoare a activelor imobilizate, pe când activele circulante au crecut atât în 2013, cât și în 2014, ajungând la valoarea de 7.301.932. Din acest tabel rezultă că evoluția descrescătoare a activului firmei în perioada 2012 – 2014 a fost însoțită de o evoluție a elementelor sale componente.

Pe de altă parte, de asemenea se poate observa o evoluție descentă a datoriilor companiei TCE Holding în această perioadă, evidențiind progresele companiei după perioada de criză economică.

Tabelul nr. 3. Evaluarea performanțelor indicatorilor din contul de Profit și Pierdere

-RON-

Sursa: construit de autor pa baza datelor obținute

Din tabelul de mai sus rezultă că atât cifra de afaceri cât și veniturile și cheltuielile au o evoluție descendentă în această perioadă, în anul 2014 veniturile companiei precum și cifra de afaceri au scăzut semnificativ față de anii precendenți, fapt datorat în principal efortului companiei de a oferi din ce în ce mai multe servicii competitive, întotdeauna luptând să rămână cu un pas înainte cerințelor clienților, chiar dacă acest lucru a însemnat efectuarea unor investiții majore. Pe de altă parte se observă și o descreștere a cheltuielilor, rezultat al utilizării companiei a propriilor resurse, a angajaților săi, pentru a crește productivitatea și calitatea muncii acestora.

De asemenea, se observă că totuși după toate eforturile companiei în această perioadă evoluția profitului companiei TCE Holding atât brut cât și net a fost descrescătoare. În anul 2014 compania a avut un profit net de 149.630 RON, o scădere semnificativă în comparație cu anii precedenți, astfel se observă că TCE încă luptă să depășească criza economică și financiară din anii precenți.

În urmă analizei diagnostic a companiei TCE Holding rezultă mai multe aspecte care vizează capacitatea, rezultatele și performanțele acesteia înregistrate în ultimii trei ani de activitate.

Schimbările care au intervenit și intervin constant în economia românească influențeaza atât structurile organizatorice și cadrul legislativ cât și activitatea agenților economici.

În urma analizei s-au identificat s-a confirmat ca activitatea firmei încă este pe minus, dar totuși încearcă să răspundă cerințelor actuale și încearcă să le prevină pe cele viitoare ale pieței, oferiind o gamă extinsă de servicii.

2.4. Structura organizatorică și date privind personalul firmei

Structura organizatorică reprezintă totalitatea persoanelor și compartimentelor organizației, modul în care acestea sunt integrate într-o configurație coerenta, precum și totalitatea relațiilor dintre ele. Structura organizatorică integrează deci într-un ansamblu unitar, coerent, elementele umane ale organizației, care se găsesc în subsistemele conducător și condus ale sistemului de conducere al acesteia, fiind precizată printr-un ansamblu de texte (regulament de organizare și funcționare, descrieri de posturi, descrieri de proceduri sau instrucțiuni de lucru) și de scheme (organigrame, scheme – bloc, diagrame de atribuții etc).

Din punct de vedere organizațional compania TCE Holding este constituită din următoarele subdiviziuni:

Departamentul Comercial – asigură prestarea și vânzarea serviciilor de transport, deservirea clientelei, elaborarea și realizarea politicii tarifare a companiei, promovarea serviciilor și produselor.

Departamentul Tehnic – asigură funcționarea fiabilă, dezvoltarea și modernizarea mijloacelor de transport și calitatea serviciilor.

Departamentul Finanțe – asigură strategia unică în domeniul economiei și finanțelor necesare gestiunii efective a patrimoniului, stocării și analizei rezultatelor obținute.

Departamentul Logistică – asigură organizarea serviciilor, a transportului și aprovizionării cu materiale.

Departamentul Resurse Umane – asigură politica de salarizarea angajaților, protecția muncii, motivarea și recompensarea angajaților.

Capitolul 3. Aspecte privind comunicarea internă la TCE Holding SA

3.1.Principii privind comunicarea internă la nivelul organizației

Comunicarea reprezintă una dintre cele mai importante activități dintr-o organizație, relațiile se dezvoltă în urma acesteia, iar funcționarea și supraviețuirea organizațiilor se bazează pe relațiile eficiente între indivizi și grupuri.

Funcțiile organizaționale ale comunicării sunt următoarele: control – să clarifice îndatoririle, să stabilească autoritatea și responsabilitățile, informare – să furnizeze baza deciziilor, coordonare – să facă posibilă acțiunea comună eficientă, motivare – să stimuleze cooperarea și implicarea în atingerea obiectivelor, emoțională – să permită exprimarea trăirilor sentimentelor etc.

Satisfacția muncii este rezultatul diferenței dintre recompensa pe care un om o primește pentru munca facută și ceea ce estimează el că ar trebui să obțină. Aceasta este determinată prin evaluarea individuală a muncii desfășurate de un angajat. Evaluarea este personală și internă sau parțial externă, influențată de manager și colegi, în final fiind determinante sentimentele legate de rezultatele obtinute.

Climatul de comunicare și anume atmosfera generală în care are loc comunicarea caracterizat prin flexibilitate, spontaneitate, respect, empatie, încredere reciprocă, centrare pe sarcină. Acesta influențează atât procesul comunicării, cât și efectele sale asupra performanței individuale și de grup și a satisfacției. Participanții sunt preocupați de rezolvarea problemelor de serviciu, se apreciază și se respectă reciproc, nu acționează pe baza unor “agende ascunse”.

Printre principiile care ar trebui avute în vedere privind comunicarea internă la nivelul firmei se numără: un bun program de comunicare trebuie să aibă două sensuri (asigurarea feedback-ului); subiectele comunicărilor trebuie să aparțină sferei de interes a lucrătorilor; comunicările sunt eficiente când au ca obiect fapte și ineficiente când constau în discursuri sau teorii; stilul comunicărilor trebuie să fie obiectiv (nici condescendent, nici paternalist, nici “cald”, emoțional sau dimpotrivă, vexatoriu).

Astfel la baza comunicării eficiente stau cinci principii:

Principiul 1: Personalul trebuie să posede informații adecvate pentru a-și realiza sarcinile, să primească mesajele la timp și să fie siguri de exactitatea acestora.

Principiul 2: Personalul trebuie să cunoască programele de schimbare ale, rolul acestora și impactul asupra activității personale.

Principiul 3: Managerii trebuie să încurajeze schimbul de informații, indiferent dacă acestea țin de sarcini, sau nu, și să solicite permanent comentarii și reacții de răspuns.

Principiul 4: Comunicarea internă trebuie să fie continuă, consecventă și orientată spre realizarea unui scop.

Pentru a putea fi caracterizată drept organizată, comunicarea organizațională trebuie să prezinte următoarele caracteristici:

să fie orientată spre finalitate (scop), adică să reflecte un plan de ansamblu și obiectivele pe care și le asumă organizația

să fie multidirecțională, adică să se realizeze de sus în jos, pe orizontală, pe verticală etc.

să fie instrumentală, adică să se sprijine pe o varietate de suporturi în funcție de obiectiv

să fie adaptată, adică să folosească sistemele de informare specifice fiecărui sector de activitate și să concorde cu cultura organizațională promovată

să fie flexibilă, pentru a integra comunicarea informală și pentru a crea structurile care o favorizează

Drept urmare, comunicarea organizațională nu este un proces spontan și natural. Aceasta trebuie proiectată în așa fel încât să permită: coordonarea: proces ce are în vedere atingerea unui obiectiv prestabilit, necesar pentru realizarea scopului final al organizației armonizarea : activitate ce are drept scop definirea unui obiectiv comun

Comunicarea internă indiferent de organizație, este cea care leaga organizatia într-un lanț de semnificații tacite care oferă înțelesuri specific umane tuturor activităților și proceselor organizaționale. În același timp este factorul de rezistentă cel mai important în orice demers de schimbare, indiferent de anvergură acestuia.

3.2.Mijloacele și modurile de realizare a comunicării interne în cadrul companiei

În cadrul companiei TCE Holding comunicarea internă se desfășoară pe mai multe niveluri. O primă formă de comunicare este cea interpersonală sau "față în față", managerul companie dezvoltând de-a lungul timpului abilitățile de prezentare, comunicare și scriere a mesajelor pe care dorește să le tranzmită angajaților săi.

Comunicarea la nivel de grup se manifestă la nivelul echipelor, unităților și grupurilor de interese ale angajaților. Acest nivel se concentrează asupra împărtășirii informațiilor, discutării problemelor, coordonării sarcinilor, rezolvării problemelor și asupra formării unui consens.

Astfel în cadrul companie comunicarea la nivel organizațional este centrată pe viziune și misiune, politici de conducere, inițiative și cunoaștere și performanța organizațională.

Mesajele în interiorul firmei TCE Holding se transmit într-un procent de 80% electronic, și anume prin mail-uri/voice mail-ul, rețelele de intranet, video-conferințele, sistemele de instant messaging.

Comunicarea de sus în jos este inițiată de manageri (care de cele mai multe ori sunt de formație tehnică și nu se preocupă de aspectele legate de comunicare și de modul în care circulă informațiile) și este îndreptată către eșaloanele subordonate. De obicei, este folosită pentru transmiterea de dispoziții și directive, pentru explicarea regulamentelor și practicilor specifice organizațiilor, ca și pentru delimitarea responsabilităților salariaților.

În cadrul companie acest tip de comunicare are ca scop și motivarea angajaților ca și punerea lor periodică la curent cu politica, scopurile și strategia aleasă de organizație. Ideea de periodicitate este de maximă importanță pentru că asigură o anume permanență și fluiditate a comunicării. Totuși, în cadrul organizațiilor în tranziție, chiar și comunicarea de sus în jos suferă de sincope, ea îndreptându-se preferențial spre anumiți salariați (care au responsabilități considerate prioritare sau care dimpotrivă au un anumit nivel de incompetență). Mai mult decât atât, ea nu are loc decât atunci când managerul consideră că are de transmis ordine și directive subordonaților, fără a se preocupa de informarea acestora cu privire la deciziile luate de eșaloanele de conducere cu privire la activitățile, politica și strategiile organizației.

Comunicarea de sus în jos trebuie folosită cu prudență pentru că prezintă pericolul desprinderii managerilor de realitățile din organizație, datorită lipsei de feed-back. Din acest motiv, comunicarea de sus în jos trebuie să fie completată de comunicarea de jos în sus, care are ca emițători salariații și ca destinatari pe manageri.

Angajații își comunică în acest mod părerile și măsura în care au înțeles comunicarea de sus în jos, fapt ce are rolul de a dezamorsa tensiunile emoționale și de a crea sentimentul de valoare personală. În acest sens, receptorul (managerul) trebuie să cântărească foarte atent informațiile primite pe această cale, pentru că tendința firească a subordonaților este de a filtra foarte puternic conținutul mesajului pentru a apărea într-o lumină cât mai favorabilă în fața șefilor.

În plus, în cazurile cele mai rele, poate apărea fenomenul dezinformării intenționate. Pentru a contracara toate aceste posibile efecte managerii trebuie să promoveze un flux comunicațional constant care să favorizeze crearea unei culturi organizaționale flexibile, centrată pe sentimentul valorii personale a salariaților și pe cel al apartenenței acestora la valorile și normele organizației.

În cadrul companiei TCE Holding comunicarea se desfășură pe vertical și pe orizontală. Comunicarea pe vertical este direcționată de sus în jos, fiind o comunicare formală, mesajele circulând prin căi oficiale (de exemplu, newsletter, memo-uri) care reflectă ierarhia organizațională.

Pe de altă parte comunicarea pe orizontală se desfășoară la nivelul persoanelor între care nu există o diferență ierarhică, fiind în mare parte informal desfășurându-se prin intermediul unor căi neoficiale (zvonuri, opinii, aspirații).

Comunicarea pe orizontală, ridica la rândul ei probleme datorită faptului că, aflați pe aceeași scară organizaționala, atât emițătorul cât și receptorul au interesul de a deforma uneori mesajul în funcție de interese punctuale. Apare din nou rolul ingrat al specialistului HR de a găsi căile și metodele adecvate de comunicare care să nu permită deformarea esențială a mesajului.

În ceea ce privește comunicarea pe orizontală ( în cazul fericit în care aceasta există și nu este numai simulată), este constant trecută cu vederea ideea transmiterii concluziilor la care s-a ajuns în urma discuțiilor purtate de șefii de departamente. În plus, de obicei comunicarea între departamente este mediată (pe cale formală), aproape în exclusivitate de manageri.

Acestea sunt greșeli grave care provin din ignorarea faptului că salariații sunt de fapt purtătorii valorilor organizației în exterior. Insuficiența comunicării formale nu are ca efect numai slaba coordonare a activităților interne și lipsa de eficiență la nivel global, ci și crearea unei imagini negative a organizației în exterior. Acest lucru se datorează faptului că, fiind greșit sau insuficient informați asupra scopurilor, politicii și valorilor pe care organizația dorește să le promoveze în exterior, salariații nu se pot constitui în purtători ai acestora.

Rețelele formale de comunicare din cadrul companie sunt prescrise prin organigramă, document care reprezintă organizarea funcțională a activităților și natura relațiilor de subordonare și coordonare dintre compartimente și persoane. Derularea comunicării formale scrise sau orale fiind guvernată de o serie de reguli implicite și explicite privind conținutul, responsabilitatea, forma (orală / scrisă, modul de structurarea a mesajului, conținutul părții de identificare, formulele de adresare), momentul (și destinația mesajelor. Paralel cu comunicarea formală in cadrul companie TCE sunt inițiate comunicări informale între participanți, pentru a schimba informații care nu au o legătură directă cu activitatea.

Comunicarea internă este un element cheie în conducerea strategică. Introducerea deliberată al comunicării în procesul de management strategic este indispensabilă; numai raporturile armonioase între cunoștere și comunicare și strategie pot asigură succesul pe termen lung. Comunicarea din cadrul întreprinderii este incorporată în dezvoltarea strategiei când se va încerca punerea în evidența a variantelor strategice realiste și realizabile. Trebuie însă, evitate strategiile dificile de pus în aplicare, o comunicare, care posedă o amprenta specifică, constituie fundamental unei afirmări pe termen lung.

În concluzie comunicarea internă în cadrul companie TCE Holdong conteaza nu doar din prisma motivarii și antrenării, ci și ca urmare a faptului ca proprii angajati reprezinta multiplicatori de imagine la exterior. Gestionarea comunicarii interne într-o afacere în crestere nu mai poate urma linii intuitive de actiune, ci trebuie sa se bazeze pe reguli clare si principii specifice.

3.3. Implicațiile comunicării interne asupra activității firmei

Atunci când o afacere creste, apar probleme noi care trebuie gestionate în maniere foarte diferite. Astfel comunicarea unei întreprinderi cu doua sute de angajati cum este TCE Holding este diferită ca mijloace și amplitudine a obiectivelor față de comunicarea unei mici firme cu o echipa de trei-cinci persoane. Unul dintre primele aspecte ce trebuie dezvoltate se refera la cresterea importantei comunicarii interne si la maniera de motivare a angajatilor.

Comunicarea internă oferă angajaților TCE Holding informații importante în legătură cu postul pe care îl ocupă, organizația în care lucrează, mediul extern sau informații despre alți colegi de-ai lor. De asemenes, modul în care se desfășoară comunicarea contribui la motivarea angajaților, consolidarea încrederii, crearea unei identități comune sau poate mări implicarea personală; ea oferă indivizilor un mod de a-și exprima sentimentele, de a împărtăși speranțele și ambițiile și de a celebra și rememora realizările. Comunicarea constituie modul prin care indivizii și grupurile își înțeleg organizația, ce este și ce reprezintă ea.

Astfel imaginea companie TCE s-a construit pe două planuri: intern și extern. Imaginea internă ține de identitatea percepută de către angajații TCE, cea externă se referă la ceea ceea ce văd și rețin clienții și alți parteneri de afaceri. De aceea, este nevoie să se gestioneze comunicarea și relațiile publice că oricare altă activitate manageriala, acordându-i-se o importanță pe măsură.

Identitatea comunicată a unei întreprinderi reprezintă manifestarea vizibilă a personalității sale. De aceea, stabilirea modului de comunicare al firmei SC Simplus Invest SRL pleacă doar de la obiective precise și punctuale, și mai ales de la o prima definire clară a ceea ce reprezintă personalitatea, eul companiei.

În carul companie TCE Holding comunicarea internă nu presupune însă numai informare, ci și motivare, fidelizare, concertare și sprijinirea asumării obiectivelor de către echipe. Managerii încep să conștientizeze necesitatea unei bune comunicări interne, nu doar de sus în jos și nici numai de tip informative. Astfel se urmărește ca angajații firmei să fie motivați pentru că ei sunt cei care cresc productivitatea companiei, întrețin un mediu de lucru pozitiv și bazat pe colaborare și lucru în echipă, sunt loiali companiei. Pe scurt, aceștia sunt cei care asigură succesul organizației pe termen lung.

3.4. Cercetare privind opinia angajaților companiei în privința îmbunătățirii comunicării interne la nivelul companiei TCE Holding SA

În perioada 15 – 25 mai a avut loc o evaluare a personalului din compania TCE Holding.

Obiectivele cercetării au fost de a identifica gradului de comunicare din cadrul organizației, a formelor de comunicare, precum și identificarea opiniei angajaților companiei în privința îmbunătățirii comunicării interne și impactul acesteia asupra lor. Întrucât cercetarea presupune o investigare profundă și detaliată, dar și datorită faptului că o astfel de cercetare este anonimă nu voi specifica date confidențiale despre repondenți.

Cercetarea s-a derulat după toate rigorile teoretice specifice. Utilizâdu-se pe rând următoarele instrumente de diagnostic: analiza documentară, observarea, chestionarul, munca de teren. Deși inițial a existat un minimum de rezistență din parte repondenților, explicațiile oferite cu privire la destinația întrebărilor și scopul chestionarului i-au făcut pe aceștia să devină cooperanți.

Chestionarul (Anexa 1) folosit a avut 12 întrebări, dintre care 9 închise, direcționate și 3 întrebări deschise, la libera alegere a repondentului. Întrebările conținute în chestionar permit fie alegerea unei singure variante de răspuns fie exprimarea mai multor opțiuni.

Metoda utilizată în acest scop a fost editarea și împărțirea unui chestionar printre angajații firmei. Chestionarul a cuprins atât întrebări închise tip grilă, ceea ce a putut oferi o imagine coerentă, statistică asupra stării de fapt, cât și întrebări deschise, sub forma oferirii posibilității de a comenta cele afirmate. Acest al doilea tip a oferit o imagine de ansamblu asupra particularităților firmei.

Întrucât este o cercetare empirică s-a optat pentru varianta chestionării unui număr cât mai mare de angajați din cadril companiei.

Astfel eșantionul este de 296 de persoane, reprezentativ pentru a putea ajunge la o concluzie, pentru a putea răspunde la întrebare, există sau nu un drum de urmat pentru a obține excelența.

Din totalul repondenților 44,59 % au o vechime în organizație între 3 și 7 ani, de asemenea 42,24% sunt absolvenți școalǎ postliceală și 37,84% sunt absolvenți cu studii superioare. Din totalul celor chestionați 64% au un post de execuție și 36% un post de conducere

Prima întrebare a chestionarului le-a oferit angajaților posibilitatea de a-și exprima părerea priviind tipul de comunicare din cadrul companiei. Totalitate repondenților au afirmat că în cadrul întreprinderii functionează două tipuri de comunicare: scrisă și orală. Cea mai utilizată formă de comunicare orală, realizată prin contacte directe, orizontală și pe verticală, toți participanții au acces egal la informație, comunicarea scrisă fiind folosită mai mult în relațiile cu exteriorul. Existența unei rețele proprii facilitează comunicarea între angajați, aceată formă de comunicare fiind foarte des folosită.

La întrebarea numărul doi, majoritateta angajațiilor au afirmat că circulația informațiilor de cele mai multe ori este de la manageri catre subordonati, de la subordonați catre manageri și pe acelasi nivel ierarhic. Asfel 63,51% dintre repondenți au afirmat că informațiile circulă de de la manageri catre subordonați, de la subordonați către manageri și la același nivel, pe când 26,68% consideră că circulația informațiilor este preponderent de la manageri catre subordonați.

Această circulație determină o bună informarea a tuturor angajaților, indiferent de nivel fiind astfel posibil rezolvarea problemelor în timp real. Eficința acestei circulații a informației în cadrul companiei este evidențiată și de timpul redus de răspuns la cerințele clienților.

Unitatea angajațiilor a unei firme reprezintă un element foarte important în calea succesului și în dezvoltarea unei culturi organizaționale sănătoase. Activitatea firmei este influențată în mare parte de comunicarea internă și de viteza fluxului de informații. Este important ca în firmă să existe un consens și înțelegere între angajați și direcțiune, ca activitatea firmei să se desfășoare în condiții optime.

Cu ajutorul comunicării interne pot fii transmise valorile firmei către angajați, poate fi omogenizată echipa, dar în același timp poate avea ca rezultat motivarea și creșterea încrederii în direcțiune.