Comunicarea In Management

CUPRINS

INTRODUCERE …………………………………………………………………..pag.3

CAPITOLUL I PREZENTAREA TEORETICĂ A COMUNICĂRII ÎN MANAGEMENT

1.1.Comunicarea în management…………………………………………………………………………….pag.5

1.2.Comunicarea managerială ca avantaj strategic……………………………………………………pag.5

1.3.Comunicarea internă………………………………………………………………………………………….pag.6

1.3.1.Modalități de comunicare internă………………………………………………………………pag.6

1.4. Comunicarea externă……………………………………………………………………………………….pag.7

CAPITOLUL II PREZENTAREA ORGANIZAȚIEI

2.1.Informații administrative, scurtă prezentare……………………………………………………..pag.8

CAPITOLUL III VIZIUNEA PERSONALĂ PRIVIND ACTIVITATEA FIRMELOR ÎN CONTEXTUL ECONOMIEI DE PIAȚĂ

3.1.Modele,proceduri,cuantificare………………………………………………………………………..pag.11

3.2.Managementul operațional……………………………………………………………………………..pag.13

3.3.Structura organizatorică…………………………………………………………………………………pag.14

STUDIU DE CAZ-EFICIENȚA COMUNICĂRII ÎN CADRUL SOCIETĂȚII SC.GEOTRANS CONSTRUCT SRL……………………………………………………………………….pag.15

CONCLUZII ȘI PROPUNERI…………………………………………………………………………………..pag.18

BIBLIOGRAFIE…………………………………………………………………………………………………………..pag.21

INTRODUCERE

Practica socială a impus cristalizarea managementului ca știință . Istoria gândirii economice marchează managementul ca știință cu reflecții referitoare la viața economică (idei,doctrine,teorii,legi,reguli,politici),care sunt ordonate și sistematizate atât pentru nivelurile macroeconomice cât și pentru cele microeconomice.În România,managementul are o evoluție istorică și o prezență strâns corelată cu nivelul de dezvoltare a infrastructurii și relațiilor economico-sociale,în ansamblu.După anul 1989,o dată cu înlăturarea sistemului centralizat,în România s-a trecut la economia de piață ceea ce a favorizat apariția și extinderea liberă,fără precedent,a studiului domeniului managementului,în general,și,în particular,al subsistemelor și direcțiilor conexate cu tehnologiile informaționale în vederea generării și aplicării deciziilor de atingere a obiectivelor de eficiență a firmelor și a societății românești în ansamblu .La începutul mileniului III, într-o mișcare globală care consolidează dominația comunicării și a tehnologiilor informatice, firmele românești se confruntă și cu provocarea de proporții pe care o reprezintă schimbarea paradigmei de comunicare și informaționale. Această problemă nu este una teoretică și nici ipotetică. În economia de comandă, comunicarea era considerată o funcție minoră. Din punct de vedere politic nu era agreată. Practic, întreprinderile comunicau deopotrivă intern și extern – în structuri definite și riguros controlate. Sistemul de planificare (dublat de supravegherea politică) desena traiectoria și intensitatea fluxurilor de comunicare – în sens ierarhic sau pe orizontală, la nivelul relațiilor economice instituite. Nici nu era nevoie de prea multă comunicare atâta vreme cât în interiorul întreprinderilor structurile organizatorice erau rigide și tipizate, iar relațiile cu mediul extern erau stabile; modificările ce puteau surveni aveau caracter planificat, iar întreprinderile știau cam totul despre “partenerii de afaceri”. În acești ani de tranziție multe unități economice au părăsit scena. Altele sunt sufocate, multe se zbat în incertitudine. Au apărut, însă, și noi “actori” economici, în ramuri tradiționale sau în noi câmpuri de activitate. Mulți dintre aceștia dovedesc o capacitate superioară de adaptare într-un mediu în care comunicarea și informația urcă vertiginos în ierarhia “argumentelor” concurențiale. Fără a ține seama de comunicare în toate activitățile desfășurate

în interiorul și în exteriorul firmelor, acestea nu ar fi eficiente și nici productive, deoarece în economia de piață situația este total opusă față de cea existentă în economia centralizată. În economia de piață, firmele nu există fără să comunice, fără a se face cunoscute și fără a ști despre ceilalți “actori. Pe plan personal, comunicarea permite formularea și înțelegerea corectă a mesajelor, câștigarea cooperării celor din jur, detensionarea unor stări tensionale, etc. Pe plan managerial, comunicarea este un instrument cu ajutorul căruia managerul transmite și primește informații și decizii, acceptă sau respinge anumite soluții, planifică, organizează, antrenează, controlează, pregătește și implementează schimbarea.

Orice organizație nu se definește numai prin produsele și / sau serviciile sale ci și prin abilitatea de a comunica angajaților săi și a echipei manageriale. Pentru managerul de succes comunicarea este o stare de spirit și un instrument; el petrece 75 – 95% din timp vorbind, ascultând, scriind și citind, deci comunicând. Cu cât poziția managerului în structura ierarhică este mai înaltă, cu atât acest timp este mai lung. Și nu numai atât, însăși urcarea managerului pe treptele ierarhice ale profesiei sale, fapt care confirmă succesul, este determinată de abilitatea lui de a comunica eficace și eficient. Comunicarea managerială este un factor de competitivitate și un avantaj strategic al unei organizații.

În acest context, impactul pe care îl are activitatea de comunicare asupra întregii activități din cadrul firmei precum și în relațiile acesteia cu exteriorul este covârșitor. Modalitățile prin care poate fi îmbunătățită comunicarea în cadrul unei firme sunt numeroase.

CAPITOLUL I. PREZENTAREA TEORETICĂ A COMUNICĂRII ÎN MANAGEMENT

1.1.Comunicarea în management

Este cunoscut ca metodă de management Managementul pe bază de informare și comunicare (Management by Information and Comunication).Se sprijină pe un schimb organizat de informații referitoare la desfășurarea activității de producție.În context este stimulată inițiativa ca fiecare dintre angajații firmei să cunoască rezultatele obținute și astfel să poată lua măsuri aferente față de realizări.Managementul semnifică în principal preocuparea pentru crearea și menținerea unui mediu interior dorit în entitatea productivă uzuală astfel încât să se creeze posibiliatea de a selecta și aborda sarcinile necesare îndeplinirii obiectivelor planificate.Managementul activităților productiv-economice constituie un ansamblu de tehnici de organizare și gestiune a entităților organizate specific.

Organizarea structurală reprezintă gruparea funcțiunilor,atribuțiilor și salariilor,în raport cu anumite criterii,și repartizarea acestora pe grupuri de angajați pentru operaționalizare.Distribuția activităților pe niveluri ierarhice în cadrul diagramei organizaționale este;

-strategică;

-tactică;

-operațională;

-executivă.

Pentru realizarea obiectivelor propuse între aceste etaje ale diagramei trebuie să existe o permanentă și strânsă comunicare.

1.2 Comunicarea managerială ca avantaj strategic

Comunicarea managerială eficientă este unul dintre instrumentele strategiilor de schimbare a organizației.

În multe dintre organizațiile din economiile performante se constată în prezent tendința de descentralizare a structurii organizaționale și trecerea de la cea desfășurată pe verticală la cea desfășurată pe orizontală; există tendința de adoptare a principiilor TQM (Total Quality Management), a ideii împuternicirii și implicării angajaților și a lucrului în echipe. Comunicarea internă eficace devine un element cheie al strategiei organizației.

Caracteristicile esențiale ale acesteia devin astfel:

– comunicarea trebuie să aibă loc fără încetare și prin orice mijloace;

– comunicarea trebuie să funcționeze la nivel emoțional mai degrabă decât intelectual.

Comunicarea managerială include aspecte complexe corelate cu procesul de schimbare nu numai în comunicarea internă, cu angajații, ci și în comunicarea externă, cu furnizorii, investitori, etc.

Managerul trebuie să-și însușească anumite deprinderi, comportamente și tehnici specifice. Tehnicile fundamentale de comunicare, pot fi grupate în:

– tehnici de recepționare a mesajelor;

– tehnici de interpretare a mesajului;

– tehnici de redare a mesajelor.

O tehnică relativ ușoară în a înțelege procesul managerial, în general și pe cel al relațiilor publice în special, este determinarea activităților și nevoilor managerilor pentru a atinge obiectivele organizației.

1.3 Comunicarea internă

1.3.1 Modalități de comunicare internă

A. Comunicarea orală .

Comunicarea orală, ca mod de comunicare a managerului, trebuie să țină cont de mulți factori de context cum ar fi: cultura organizațională, experiențele avute de a lungul comunicării anterioare, diverse motive care stau la baza relațiilor personale, sociale și profesionale.

B. Comunicarea în scris

Ajută oamenii să devină mai sistematici în gândire. Studierea atentă a semnificației, pentru a cunoaște precis nuanțele, este o condiție a calității mesajului.

C. Comunicarea non-verbală

În comunicarea orală (directă, față în față), oamenii transmit mesaje prin intermediul expresiilor faciale, modulațiilor vocii, gesturilor și a posturii corpului. Adesea nu suntem conștienți de gesturile noastre și de efectele pe care le au acestea asupra interlocutorului.

Atât acțiunile înfăptuite cât și cele nerealizate transmit un mesaj. Managerul care uită să mulțumească unui subordonat sau să se țină de o promisiune, comunică ceva.

Există patru criterii în raport de care se apreciază calitatea comunicării:

(1) rapiditatea sesizării erorilor, prin folosirea conexiunii inverse și corectarea lor;

(2) elaborarea mesajelor în funcție de particularitățile specifice destinatarilor;

(3) capacitatea de a transmite multe informații simultan;

(4) bogăția limbajului (limbajul verbal în raport cu cel numeric).

1.4 Comunicarea externă

Firmele trebuie să-și comunice produsele atât clienților actuali cât și celor potențiali. Astfel fiecare firmă trebuie să desfășoare activități de comunicare și promovare. Însă mesajele ce fac obiectul comunicării nu trebuie lăsate la voia întâmplării ci trebuie integrate în campanii de promovare.

O firmă modernă deține un complex de comunicații de marketing. Firma comunică cu intermediarii ei, cu consumatorii, cu diferite organisme publice. Consumatorii comunică prin viu grai cu alți consumatori și cu organismele publice. În același timp intre toate aceste grupuri se stabilesc si relații inverse de comunicare. În același timp se poate spune că noțiunea de comunicare are o sferă de cuprindere mai largă decât mijoacele specifice de comunicare sau promovare. Pentru a putea obține un impact maxim al comunicării, trebuie sincronizat eficient întregul mix de marketing, nu doar mixul promoțional.

Specialiștii de marketing trebuie să înțeleagă funcționarea comunicațiilor. Un model de comunicare trebuie să dea informații despre – cine, ce spune, pe ce canal, cui si cu ce efect. Dintre acestea, două elemente reprezintă participanții esențiali în cadrul unui act de comunicare – emițătorul și receptorul. Alte două elemente reprezintă instumentele principale de comunicare – mesajul și mijloacele de propagare, iar patru elemente reprezintă activitățile esențiale în cadul unei comunicări – codificarea, decodificarea, răspunsul și reacția inversă.

Astfe care uită să mulțumească unui subordonat sau să se țină de o promisiune, comunică ceva.

Există patru criterii în raport de care se apreciază calitatea comunicării:

(1) rapiditatea sesizării erorilor, prin folosirea conexiunii inverse și corectarea lor;

(2) elaborarea mesajelor în funcție de particularitățile specifice destinatarilor;

(3) capacitatea de a transmite multe informații simultan;

(4) bogăția limbajului (limbajul verbal în raport cu cel numeric).

1.4 Comunicarea externă

Firmele trebuie să-și comunice produsele atât clienților actuali cât și celor potențiali. Astfel fiecare firmă trebuie să desfășoare activități de comunicare și promovare. Însă mesajele ce fac obiectul comunicării nu trebuie lăsate la voia întâmplării ci trebuie integrate în campanii de promovare.

O firmă modernă deține un complex de comunicații de marketing. Firma comunică cu intermediarii ei, cu consumatorii, cu diferite organisme publice. Consumatorii comunică prin viu grai cu alți consumatori și cu organismele publice. În același timp intre toate aceste grupuri se stabilesc si relații inverse de comunicare. În același timp se poate spune că noțiunea de comunicare are o sferă de cuprindere mai largă decât mijoacele specifice de comunicare sau promovare. Pentru a putea obține un impact maxim al comunicării, trebuie sincronizat eficient întregul mix de marketing, nu doar mixul promoțional.

Specialiștii de marketing trebuie să înțeleagă funcționarea comunicațiilor. Un model de comunicare trebuie să dea informații despre – cine, ce spune, pe ce canal, cui si cu ce efect. Dintre acestea, două elemente reprezintă participanții esențiali în cadrul unui act de comunicare – emițătorul și receptorul. Alte două elemente reprezintă instumentele principale de comunicare – mesajul și mijloacele de propagare, iar patru elemente reprezintă activitățile esențiale în cadul unei comunicări – codificarea, decodificarea, răspunsul și reacția inversă.

Astfel comunicarea poate să urmărească: conștientizarea, plăcerea, preferința, convingerea, achiziționarea produsului, a serviciului organizației. Determinarea răspunsului vizat este esențial în cadrul elaborării unui program de comunicare.

CAPITOLUL II. PREZENTAREA ORGANIZAȚIEI

2.1 Informații administrative, scurtă prezentare

Denumirea S.C.GEOTRANS CONSTRUCT SRL

Statut legal Societate cu Răspundere Limitată

Sediul social Str. NEGRU VODA,nr.37

Registrul Comerțului J29/4/1992

CUI R1345407

Capital social 200.000 RON

Conturi bancare BRD Ploiești: RO33 BRDE 300S V043 6904 3000

ALPHA BANK Ploiești: RO29 BUCU 4471 2026 2511 RO01

Coduri CAEN 3320, 3310, 7430

Capital 100% acționari privați români

Telefon 0244 – 51 28 00

Fax 0244 – 51 54 51

Data înființării 06.01.1992

Număr angajați 30

GEOTRANS CONSTRUCT S.R.L.este o firmă cu capital integral privat înființată la începutul anului 1992 și are ca domeniu de activitate pe lângă lucrări de construcții a clădirilor rezidențiale și nerezidențiale și proiectarea,execuția,punerea în funcțiune și service pentru sisteme electronice de cântărire.

În România, la acea dată, nu existau cântare electronice, întrega piața fiind – în perioada comunistă – monopol al întreprinderii de stat BALANȚA Sibiu, specializată în producția de cântare mecanice. Așa se face că societatea sus menționată s-a axat pe această activitate.. Motorul firmei a fost întotdeauna faptul că am fost inovatori. Într-o piață imatură și entropică, noi am știut să folosim tehnica know-how-ului, să proiectăm, să planificăm și să optimizăm metodele.

Onorarea la un nivel calitativ superior a obligațiilor asumate față de clienți a condus la consolidarea poziției pe piață. Creșterea calității și valorii serviciilor oferite clienților s-a reflectat în optimizarea soluțiilor și reducerea semnificativă a termenelor de livrare cu impact continuu asupra scăderii accentuate a numărului de reclamații. În contextul demersurilor de extindere și consolidare a relațiilor de colaborare externe și interne, se cuvine a fi menționată lansarea de parteneriate strategice cu furnizorii-cheie de componente ale sistemelor GEOTRANS.

Sistemul de vânzări al GEOTRANS a fost modernizat, acestuia imprimându-i-se o orientare clară către piață, către satisfacerea exigențelor clienților în rezolvarea problemelor specifice domeniului de activitate și oferirea de soluții complete și personalizate pentru fiecare client. Programele de marketing explorează continuu atât căile de apropiere față de client, cât și mijloacele și experiența cu care să suținem servicii excelente.

Evoluția și succesul firmei se bazează, în primul rând, pe profesionalismul și seriozitatea colectivului, pe calitatea produselor și pe suportul continuu de know-how oferit. Cheia succesului nostru este paleta largă de produse și servicii oferite, astfel încât răspundem într-o pondere ridicată cerințelor clienților noștri.

Suntem receptivi la toate cerințele pieței privind îmbunătățirea structurii produselor și suntem angrenați în programe de instruire ale personalului nostru pentru a fi bine pregătiți în a răspunde cerințelor clienților noștri și tendinței pieței. Vrem să fim receptați ca o firmă de profesioniști care oferă produse însoțite de servicii care creează valoare adăugată.

Există situații când apar turbulențe cu apariția unui eveniment care schimbă configurația.Evenimentele unice,prin definiție,nu pot fi planificate dar pot fi prevăzute și înlăturate efectele.

În economia modernă, firma reprezintă „forța motrică” a progresului, a dezvoltării, este aceea care asigură necesarul de supraviețuire al societății.

Punctele forte ale firmei sunt caracteristici sau competențe distinctive pe care aceasta le posedă la un nivel superior în comparație cu alte firme, îndeosebi concurente, ceea ce îi asigură un anumit avantaj în fața lor. Altfel prezentat, punctele forte, reprezintă activități pe care firma le realizează mai bine decât firmele concurente, sau resurse pe care le posedă și care depășesc pe cele ale altor firme.

Punctele slabe ale firmei sunt caracteristici ale acesteia care îi determină un nivel de performanțe inferior celor ale firmelor concurente. Punctele slabe reprezintă activități pe care firma nu le realizează la nivelul propriu celorlalte firme concurente sau resurse de care are nevoie dar nu le posedă.

„Oportunitățile” reprezintă factori de mediu externi pozitivi pentru firmă, altfel spus șanse oferite de mediu, firmei, pentru a-și stabili o nouă strategie sau a-și reconsidera strategia existentă în scopul exploatării profitabile a oportunităților apărute. „Oportunități” există pentru fiecare firmă și trebuie identificate pentru a se stabili la timp strategia necesară fructificării lor sau pot fi create, îndeosebi pe baza unor rezultate spectaculoase ale activităților de cercetare-dezvoltare, adică a unor inovări de anvergură care pot genera chiar noi industrii sau domenii adiționale pentru producția și comercializarea de bunuri si servicii.

„Amenințările” sunt factori de mediu externi negativi pentru firmă, cu alte cuvinte situații sau evenimente care pot afecta nefavorabil, în măsură semnificativă, capacitatea firmei de a-și realiza integral obiectivele stabilite, determinând reducerea performanțelor ei economico-financiare. Ca și în cazul oportunităților, „amenințări” de diverse naturi și cauze pândesc permanent firma, anticiparea sau sesizarea lor la timp permițând firmei să-și reconsidere planurile strategice astfel încât să le evite sau să le minimalizeze impactul, acest lucru materializandu-se in :

♦ Adoptarea unor reglementari legislative sau normative restrictive cu impact nefavorabil;

♦ Intrarea într-o perioadă de recesiune economică la nivel național sau internațional;

♦ Schimbări demografice nefavorabile;

♦ Schimbări ale nevoilor, gusturilor sau preferințelor clienților;

♦ Creștere mai lentă, stagnare sau chiar recesiune a pieței;

♦ Intrarea unor noi competitori pe piață;

♦ Cererea crescândă pentru produse de substituție;

♦ Presiunea crescândă a concurenței;

♦ Puterea crescândă de negociere a furnizorilor și/sau a clienților;

♦ Vulnerabilitate la fluctuațiile mediului de afaceri.

Mai mult, atunci când o amenințare iminentă este sesizată la timp, prin măsuri adecvate ea poate fi transformată în oportunitate.

Se exemplifică în acest sens ca oportunități:

♦ Creșterea rapidă a pieței;

♦ Posibilități de extindere a nomenclatorului de produse și/sau servicii;

♦ Existența cererii de noi produse și/sau servicii pe piețele existente sau pe piețe noi;

♦ Existența cererii pe noi piețe a produselor și/sau serviciilor existente;

♦ Manifestarea unei stări de stagnare sau regres la firmele concurente;

♦ Posibilități de încheiere a unor alianțe, acorduri etc. avantajoase;

CAPITOLUL III.VIZIUNEA PERSONALĂ PRIVIND ACTIVITATEA FIRMELOR ÎN CONTEXTUL ECONOMIEI DE PIAȚĂ

3.1.Modele,proceduri,cuantificare

Studiind firmele, evidențiem polarizarea acestora în două categorii: unele care obțin succese apreciabile, prosperă și se dezvoltă constant, iar altele care se luptă cu greu pentru supraviețuire sau înregistrează performanțe economico-financiare modeste.

Examinarea factorilor care determină succesul sau eșecul unei firme (afaceri), a determinat crearea unor metodologii specifice de analiză și diagnosticare a activității firmei (afacerii). Managementul strategic este procesul prin care o firmă poate obține efecte materializate în creșterea semnificativă a performanțelor sale, în consolidarea poziției ei pe piață și anume prin elaborarea, implementarea și controlul strategiei firmei în vederea realizării misiunii asumate și asigurării avantajului competitiv.

Formularea strategiei firmei este procesul prin care managementul firmei definește misiunea ei strategică, deduce obiectivele strategice necesare realizării misiunii, alege strategia adecvată atingerii obiectivelor și precizează modalitățile punerii în operă a acesteia.

Luarea deciziilor strategice privind definirea misiunii firmei, stabilirea obiectivelor strategice și a strategiei necesare atingerii lor, aplicarea planului care materializează strategia respectivă, se bazează pe un amplu proces de analiză și evaluare a mediului de acțiune a firmei, a situației competitivității ei în acest mediu și a situației firmei, a capacității acesteia de a înfrunta schimbările produse în mediu.

Managementului strategic îi este specifică, în esență, analiza continuă, pe de o parte, a mediului extern al firmei pentru a anticipa sau sesiza la timp schimbările din cadrul acestuia iar pe de altă parte,

a situației interne a firmei pentru a evalua capacitatea ei de a face față schimbărilor.

Evenimentele unice, prin definiție, nu pot fi planificate. Dar pot fi prevazute. Acest lucru cere strategii pentru viitor, strategii care anticipează cele mai mari schimbări care se pot întampla și formele pe care le pot lua, strategii care dau posibilitatea unei firme să obțină avantaje de pe urma noilor realități și să transforme turbulențele în șanse.” – „Developer of the strategic management process”

În ultimele decenii ale secolului XX, organizațiile economice au adoptat o nouă atitudine în raport cu mediul în mijlocul căruia își desfășoară activitatea. În aceste condiții, devine tot mai necesar pentru o organizație să pună la punct o rețea de comunicații care să-i permită să stabilească și să mențină relații de calitate cu toate componentele mediului evidențiate anterior.

În cadrul acestei rețele circulă nu numai mesaje referitoare la mărcile comercializate de anunțător, ci și mesaje menite să prezinte însăși organizația, cu propria ei personalitate.

Comunicația de marketing are, și din punct de vedere al sferei de acțiune, un conținut extrem de complex. Lărgirea considerabilă a sistemului de relații dintre organizația economică și mediul său de marketing reprezintă, dealtfel, o consecință a extinderii ariei de competență a comunicației de marketing. Prin integrarea dimensiunii social-politice, obiectivele de natură comunicațională s-au înmulțit și s-au diversificat, realizarea lor fiind posibilă numai în condițiile în care organizația are în vedere, ca parteneri de dialog, atât clienții, cât și toate celelalte categorii de public.

Consider că cerințele valabile pentru orice organizație implicată în acest demers pot fi grupate astfel:

▪ cerințe referitoare la obiectul mesajului comunicațional (produsul sau serviciul comercializat)

– respectarea standardelor de calitate, etc pentru produsul în cauză;

– armonizarea produsului cu reglementările comerciale în vigoare prezente pe piața națională de destinație;

– respectarea reglementărilor privind concepția și designul ambalajelor utilizate;

– necesitatea asigurării produselor pe parcurs extern.

▪ cerințe referitoare la conținutul mesajului promoțional

– identificarea principalelor elemente comunicaționale care susțin caracteristicile produsului și valorile mărcii;

– adaptarea formei și conținutului mesajului la specificul cultural al consumatorilor de pe piața țintă;

– alegerea oportună a mediilor de comunicare (a canalelor) ;

– respectarea normelor de limbaj și simbolistică vizuală în conformitate cu legislația țării în cauză;

– identificarea timingului corect pentru difuzarea mesajului promoțional din perspectiva eficienței și a minimalizării distorsiunilor.

▪ cerințe referitoare la tipologia strategiei adoptate – specializare sau standardizare

– adaptarea mesajului promoțional atât din perspectiva conținutului cât și a modalităților concrete de codificare și transmitere la specificul pieței naționale, la scara de valori socio – culturale;

– promovarea la nivelul global al pieței internaționale a unei comunicări unitare pentru marca firmei, mesajul este același, modalitatea de transmitere și codificare – similară pentru toate piețele naționale pe care este promovat serviciul/ produsul în cauză.

Pentru asigurarea unui succes real în ceea ce privește demersul comunicațional, firmele românești care doresc o comunicare eficientă pe piața internațională, trebuie să armonizeze efortul comunicațional specific comunicării de marketing externe cu promovarea unei comunicări interne bazată pe aceleași valori referitoare la marcă.

Strategia de comunicare a societății GEOTRANS CONSTRUCT a relevat o serie de aspecte fundamentale ce vor contura caracteristicile comunicării pentru întreprinderile românești prezente pe piețele internaționale.

Comunicarea intra-organizațională este esențială pentru conservarea capacității firmei de a comunica eficient cu mediul exterior. Organizațiilor cu capital românesc le lipsește de multe ori o coerență în acest sens, cultura organizațională nefiind îmbogățită cu valorile specifice mărcii, acestea nefiind comunicate clar angajaților și stakeholderilor (acționarilor).

Lipsa de performanță a personalului (cauzată de o slabă comunicare internă) se va răsfrânge în mod direct asupra capacității firmei de a comunica cu mediul extern la un nivel acceptabil pe termen lung.

Impunerea unor standarde de calitate similare până în detaliu cu cele acceptate pe piețele țintă reprezintă o altă condiție esențială pentru asigurarea unei comunicări de calitate.

Există factori relevanți pentru o afacere care asigură progresul economic într-o economie bazată pe concurență :

• Activitate continuă și dezvoltare;

• Piață caracterizată prin exces relativ de cerere pe fondul unui nivel de concurențialitate încă redus;

• Nivelul costurilor medii pe produs este dimensionat în concordanță cu menținerea unui nivel ridicat de competitivitate și eficiență;

• Flexibilitatea cantitativă conservă parametrii de eficiență ai firmei pe un interval larg al producției realizate;

• Prețurile medii de vânzare sunt competitive înscriindu-se pe un palier compatibil cu puterea de cumpărare de pe piață;

• Producția nu este poluantă.

3.2.Managementul Operațional – Resursele Economice

Resursele companiei sunt foarte importante pentru dezvoltarea acesteia și sunt concretizate în:

– resurse umane

– resurse materiale

– resurse financiare

Resursele umane se referă la salariații companiei care lucrează efectiv în unitate și care prin activitatea lor asigură realizarea obiectivelor unitații, prin punerea în valoare și utilizarea rațională a celorlalte resurse.

3.3. Structura Organizatorică

Organizarea presupune identificarea forței de muncă, fundamentarea numericului, adică evaluarea cantitativă dar și calitativă prin recrutarea, selectarea, plasarea și planificarea carierelor, orientate spre realizarea obiectivelor prestabilite de întreprindere.

Astfel, crearea și asigurarea posturilor cu lucrători capabili și care doresc să le ocupe constituie un obiectiv al organizării (funcția staffing).

Obiectivul principal al organizării – asigurarea sarcinilor stabilite prin plan – se axează pe un sistem modern de conducere (leading) în care motivarea și stilul managerial joacă un rol esențial.

În acest scop, gruparea trebuie făcută prin prisma sinergizării resurselor umane și materiale disponibile.

STUDIU DE CAZ

EFICIENȚA COMUNICĂRII ÎN CADRUL SOCIETĂȚII S.C. GEOTRANS CONSTRUCT S.R.L.

Procesul de comunicare reprezintă mijlocul prin care se poate măsura gradul și modul de percepere a unor politici, concepte și noțiuni ce fac parte integrantă din cultura organizațională a firmei, dar și instrumentul de ghidare a acesteia. După aceleași principii funcționează această relație și în cadrul GEOTRANS, comunicarea fiind atât un barometru al nivelului de cultură cât și un suport pentru îmbogățirea acesteia.

Comunicarea (efectivă, în timp, sigură, completă) reprezintă transferul de informații și raționamente de la o persoană la alta, în mod sistematic, având ca scop schimbarea comportamentului.

Această accepțiune, provenită din definiția dată de Claude Shannon (autor al teoriei matematice a comunicării, 1948) comunicarea ca “totalitate a instrumentelor prin care un spirit influențează alt spirit”, și care depășește mult definiția simplistă dată în DEX: “Comunicarea este acțiunea de a înștiința, de a transmite informații”, subliniază complexitatea de comunicare.

Pentru organizații, importanța comunicării devine relevantă din prisma următoarelor aspecte:

♦ Nevoia de comunicare măsoara distanța dintre manageri și executanți și este indispensabilă primilor pentru a putea informa, coordona și motiva personalul pe care îl conduc: subalternul este un client care trebuie convins să îți cumpere (accepte) decizia;

♦ Comunicarea este un mod eficient de a îndeplini cerințele clientului (clientul poate fi convins că cerințele lui pot fi îndeplinite);

♦ Comunicarea este fundamentală pentru firma ajunsă la un anumit grad de cultură organizațională la care managementul este focalizat pe cunoaștere și pe dezvoltarea resurselor spirituale ale firmei.

Cultura organizațională se realizează prin calificarea tuturor angajaților de a-și asuma obiective, responsabilități, resurse, procese, proiecte.

Cultura calității – ca parte integrantă a culturii organizaționale – este un sistem organizațional de valori care rezultă într-un mediu orientat către menținerea și îmbunatățirea continuă a calității și constă în valori, tradiții, deprinderi, proceduri și așteptări care promovează calitatea.

În consecință, comunicarea – continuă și deschisă care încurajează oamenii să se exprime, să se împlinească spiritual – este o caracteristică specifică a culturii organizaționale și un mijloc de construire a acestuia.

În general, orice proces urmărește adaugarea de valoare. Pentru a obține satisfacția clienților interni și externi ai organizației, comunicarea are și un scop imediat, implicit, constând în determinarea receptorului de a acționa în consecință mesajului transmis. Din acest punct de vedere, aș considera feedback-ul drept un indicator separat al perceperii mesajului iar solicitarea de clarificare a anumitor aspecte ca o etapă de sine stătătoare, dar nu întotdeauna obligatorii, din cadrul schemei bloc.

Strategia de dezvoltare a firmei GEOTRANS conduce la creșterea numarului de comenzi, implicit a cifrei de afaceri. Secretul firmei constă în veritabila satisfacție a clientului. Această satisfacție a clientului înlocuiește din ce în ce mai mult, și cu rezultate mult mai sigure și mai credibile, ponderea publicității mass-media. Reputația se transmite de la client la client, iar menținerea reputației GEOTRANS este esențială.

Feedback-ul implică de fapt însumarea de către persoana care din nevoia de comunicare transmite o informație, a două calități: generator al mesajului și receptor al răspunsului. Neconcordanța dintre acțiunea întreprinsă și cea urmărită poate fi evitată prin solicitarea de informații suplimentare cu privire la aspectele neclare.

Procesul de comunicare este influiențat și de o serie de factori subiectivi sau obiectivi precum predispoziția receptorului de a asimila informația, timpul alocat comunicării, ceea ce conferă importanță modului de structurare a mesajului. Concizia nu trebuie însă să afecteze înțelegerea corectă a mesajului de către receptor.

Indiferent de natura clienților spre care informația se îndreaptă, se impune – nu sub forma unei constrângeri din partea managementului ci ca o atitudine voluntară – să se urmarească eficiența comunicării. Fiecare membru al echipei trebuie să conștientizeze că alegându-și corect receptorul, metodele și mijloacele de comunicare poate influența reducerea consumului de resurse, mai ales de timp, și poate contribui la înțelegerea mesajului de către partea careia îi este destinat, în conformitate cu sensul pe care el, generatorul i l-a atribuit.

Pe fondul unei accentuate dinamici interne și externe a pieței sistemelor de cântărire, GEOTRANS și-a cristalizat imaginea de profesionist al domeniului, menținandu-se pe prima poziție în topul companiilor de profil din România, poziție de lider recunoscută de clienți, competitori și organisme guvernamentale din domeniul metrologiei. GEOTRANS a reusit să-și mențină poziția deținută încă de la înființare, înregistrand o continuă creștere a cotei de piață..

Onorarea la un nivel calitativ superior a obligațiilor asumate față de clienți a condus la consolidarea poziției GEOTRANS pe piață. Creșterea calității și valorii serviciilor oferite clienților s-a reflectat în optimizarea soluțiilor și reducerea semnificativă a termenelor de livrare cu impact continuu asupra scăderii accentuate a numărului de reclamații. În contextul demersurilor de extindere și consolidare a relațiilor de colaborare externe și interne, se cuvine a fi menționată lansarea de parteneriate strategice cu furnizorii-cheie de componente ale sistemelor GEOTRANS.

Sistemul de vanzări al GEOTRANS a fost modernizat, acestuia imprimându-i-se o orientare clara către piață, către satisfacerea exigențelor clienților în rezolvarea problemelor specifice domeniului de activitate și oferirea de soluții complete și personalizate pentru fiecare client. Programele de marketing explorează continuu atât căile de apropiere față de client, cât și mijloacele și experiența cu care se susțin servicii excelente. Prețurile medii de vânzare pe care le practică sunt competitive, înscriindu-se pe un palier compatibil cu puterea de cumpărare de pe piață.

Evoluția și succesul firmei se bazează, în primul rând, pe profesionalismul și seriozitatea colectivului, pe calitatea produselor și pe suportul continuu de know-how oferit. Cheia succesului este paleta largă de produse și servicii oferite, astfel încat se răspunde într-o pondere ridicată cerințelor clienților.

Firma este receptivă la toate cerințele pieței privind îmbunătățirea structurii produselor și este angrenată în programe de instruire ale personalului pentru a fi bine pregătit în a răspunde cerințelor clienților și tendinței pieței. GEOTRANS dorește să fie receptată ca o firma de profesioniști care oferă produse însoțite de servicii care creează valoare adaugată.

În cadrul societății S.C. GEOTRANS S.R.L. procesul de comunicare este tratat ca având ca intrări obiectivele manageriale (documentarea SMC – sistem de management al calității, îmbunătățirea continuă, creșterea responsabilității, creșterea culturii organizaționale) și ca ieșiri atingerea satisfacției tuturor părților interesate – clienți, acționari, angajați, furnizori, societate civilă.

CONCLUZII SI PROPUNERI

Abordarea acestui domeniu atât de vast și totodată complex – al comunicării în contextul dezvoltării relațiilor specifice schimburilor internaționale a reprezentat o provocare menită să contribuie la elucidarea unor aspecte esențiale, definitorii pentru orientarea strategică a unei organizații în contextul comunicațional actual al pieței internaționale.

Fără a avea pretenția că am epuizat multitudinea aspectelor referitoare la acest domeniu, am evidențiat principalele aspecte ale managementului comunicării întreprinderilor românești în afacerile economice internaționale.

Pe parcursul studiului am constat că managementul comunicării s-a suprapus multă vreme cu alte domenii, că este o știință de frontieră date fiind interferențele sale cu marketingul (pentru reclamă și publicitate, promovare etc.), resursele umane (pentru comunicarea cu și dintre angajați) și finanțe (pentru relația cu investitorii).

Am remarcat, de asemenea că dezvoltarea explozivă a noilor tehnologii de comunicare (Internet, Intranet, sisteme multimedia etc.) și extinderea lor pe scară largă a avut o serie de consecințe notabile și în planul comunicării interorganizaționale, inter-grupuri, interpersonale, astfel :

– rețelele de comunicare interne (Intranet) eficientizează comunicarea interdepartamentală și comunicarea interindividuală orizontală, economisind timpul fizic al angajaților care pot presta alte activități;

– simplifică procesul de consultare a angajaților și cel de transmitere a deciziilor, deci comunicarea pe verticală;

– folosirea Intranetului și a calculatorului în general mărește ponderea comunicării formale comparativ cu comunicarea informală (privilegiată mai ales de situațiile de comunicare directă și verbală a angajaților) micșorând riscul de dezvoltare a structurilor informale „paralele” cu structurile formale, cu dezavantajul scăderii coeziunii interne;

– accesul la băncile de date și constituirea de bănci de date proprii eficientizează activitatea organizației întrucât se elimină timpul necesar pentru stocarea și căutarea informațiilor care în sistemul „clasic” (pe suport scris, îndosariat) ocupă foarte mult din timpul angajaților, cerând posturi speciale destinate acestui sector; totodată băncile de date optimizează spațiul fizic din sediile organizațiilor – spațiu sufocat în trecut de fișiere, dosare și arhive.

Accesul la Internet contribuie foarte mult la deschiderea organizației spre spațiul public, atât din punct de vedere al contactului cu „marea” planetară de informație, cât și din punct de vedere al prezenței organizației în fața publicului.

Așadar, noile tehnologii de comunicare contribuie la instituirea relației cu publicul larg pe alte baze, evitându-se oboseala deplasărilor fizice și a suprasolicitării angajaților de la sectorul „relații cu publicul”.

Există și efecte colaterale ale acestui fenomen, cum ar fi privilegierea comunicării scrise în detrimentul comunicării verbale și non-verbale; se reduce, cum am mai subliniat, proporția comunicării informale.

Managerii au rol hotărâtor în ceea ce privește dimensiunile performanțelor unității conduse.

În formarea managerilor, trebuie să se pornească de la complexitatea activității manageriale, care, așa cum se știe presupune un sistem complex de metode, tehnici, deprinderi și aptitudini. Studierea comunicării ca funcție a managementului aflată într-un proces de modernizare și dezvoltare continuă ar asigura o evoluție viitoare sigură și benefică activității manageriale.

Analizând modelele comunicării manageriale am ajuns la concluzia că un manager trebuie să posede următoarele calități în ceea ce privește comunicarea:

– să aibă capacitatea de ordonare a gândurilor și ideilor;

– să aibă capacitatea de a vorbi cu abilitate și credibilitate;

– să fie deschis către ascultarea și înțelegerea fiecărui receptor în vederea adaptării mesajului în funcție de capacitățile interlocutorilor;

– să ia decizii clare și concise;

– să creeze un climat de durată pentru a crește eficiența organizației;

– să considere comunicarea ca având întotdeauna un feed-back din partea receptorilor, asigurând astfel un schimb efectiv de păreri și opinii;

– să aibă solide cunoștințe despre comportamentul uman.

Managerul organizației are obligația de a integra în strategia întreprinderii și strategia de comunicare, strategie ce are la bază comunicarea internă și externă.

Trebuie avut în vedere că aceste două laturi ale strategiei de comunicare să nu fie tratate separat deoarece ele se influențează reciproc. Dacă obiectivele principale ale comunicării interne sunt de dezvoltare a unor relații benefice în interiorul organizației, comunicarea externă are ca principal scop formarea unei identități distincte în fața concurenței.

Întreprinderile românești trebuie să instituie și să dezvolte comunicarea on-line, comunicare ce ar trebui să cuprindă Internet, intranet și să asigure interfața necesară anumitor extraneturi. Studiile au arătat că în majoritatea cazurilor, firmele întrețin în principiu această comunicare on line, dar o tratează separat : Internetul este utilizat în comunicarea externă cu presa sau pentru reclamă, intranetul este folosit în comunicarea internă dintre angajați, iar extraneturile în anumite relații cu clienții.

Pe de o parte, contactul cu informația de ultimă oră din mediul extern contribuie la adaptarea și deci la sănătatea organizației. Pe de altă parte,internetul devine din ce în ce mai mult un instrument de creare și de întreținere a identității organizației: se prezintă structura, obiectivele, serviciile, valorile promovate sau alte elemente de interes pentru mediul social. Paginile proprii, construite într-un mod consonant cu identitatea și misiunea organizației, devin și un instrument de comunicare efectivă cu publicurile implicate (se comunică în mod individualizat cu clienții, prin intermediul forumurilor și prin poșta electronică).

Din punctul meu de vedere,comunicarea este una din acțiunile cele mai pretențioase ale unui manager și care îi ocupă o parte apreciabilă din timpul său de lucru. Într-o organizație comunicarea managerială asigură îndeplinirea funcțiilor de informare, socializare, motivație, dialog, educație, promovare a culturi iși integrare. Aceste funcții trebuie privite în interdependență dar doresc să subliniez importanța deosebită a funcției de informare. Informația corectă și obținută la timpul oportun va duce la fundamentarea unei decizii optime și va reprezenta o premisă puternică de victorie a organizației în fața concurenței.

BIBLIOGRAFIE

Cărți

Cătălin Popescu, “ Managementul firmei”, Editura Universității din Ploiești, 2003

Corneliu Russu.”Management strategic”, Editura All Beck, București, 1999

Nicolescu Ovidiu, „Management,” Editura Economica, Bucuresti, 1999

Stăncioiu Ion, Militaru Gheorghe “Management – elemente fundamentale”, Editura Teora, București, 1999

Toma Georgescu, Gabriela Gogot, „Managementul comunicarii in afaceri”, Editura Universității din Ploiești, 2005