. Comunicarea Birotica

INTRODUCERE

Comunicația reflectă realitatea tehnică aflată în serviciul comunicării, realizată prin instrumente și tehnologii ce înlesnesc și amplifică procesul de comunicare între indivizi sau organizații.

Comunicația birotică este partea de comunicare a birourilor în interiorul organizațiilor și cu mediul extern realizată prin tehnologii moderne.

Din punct de vedere al echipamentelor, pentru realizarea aplicațiilor de comunicație birotică pot fi luate în considerare diferite posibilități de soluționare.

Pot fi induse aici o serie de aparate clasice: copiatoare, faxuri, telexuri, telefoane și altele.

În prezent, în centrul atenției se află însă folosirea tehnicii computerelor.

Comunicația birotică sub această formă a cunoscut o ascensiune rapidă în viața organizațiilor prin apariția de noi medii. Odată cu evoluția spre computerele multi-media, conectarea acestora în rețelele locale și publice, ca și prin intermediul Internetului s-a creat posibilitatea ca tehnologii odinioară separate (ca: telefonia, tehnologia informatică, cea a comunicațiilor, prelucrarea imaginilor etc.) să fie interconectate și să deschidă noi domenii, complet noi, de aplicații care au o însemnătate deosebită și în birouri.

Lucrarea “Comunicația birotică” abordează aceste tendințe ale comunicației organizaționale, analizând activitățile specifice birourilor și posibilitățile de aplicație ale tehnologiei informaționale și comunicaționale.

Aplicațiile practice vizează în cadrul lucrării, în special, activitățile specifice birourilor de secretariat.

Pentru evidențierea aspectelor specifice acestei firme de comunicație modernă, lucrarea a fost structurată în șapte capitole în care ideile se conturează pornind de la cadrul general al desfășurării comunicației birotice și continuând cu aspecte de particularitate în aplicație.

Astfel, Capitolul 1 abordează cadrul general al domeniului Birotică, fiind subliniate conceptele de “birou” și “birotică”.

Capitolul 2 prezintă idei privind procesul comunicației cu eficacitatea sa, principalele tipuri de comunicații și comunicația la nivelul organizațiilor prin diferite mijloace.

Telecomunicațiile fac obiectul capitolului 3. Aici sunt prezentate atât echipamentele și instalațiile telefonice cât și echipamentele de transmisie folosite în comunicarea scrisă.

Capitolul 4 are ca subiect de prezentare tratarea automatizată a informațiilor în sistemul informațional. Conceptul de sistem informațional al organizației este definit prin procesarea și prelucrarea ansamblului de date, informații și fluxuri informaționale. Capitolul se încheie cu un studiu de teren privind programele utilizate în administrația locală.

În continuare capitolul 5 abordează problema legată de tehnicile pentru realizarea comunicațiilor birotice, una dintre ele fiind aplicația pachetului “Office 2000” care își dezvoltă activitatea într-o manieră mai eficientă împreună cu Internet-ul, abordare susținută în capitolul 6.

Integrarea sistemelor de comunicație birotică cu Internet-ul s-a realizat în cadrul multor sisteme informatice ți câștigă din ce în ce mai mult teren.

Din această cauză studiul muncii face apel la ergonomie, subiect abordat în capitolul 7, o știință relativ tânără, al cărei scop este creșterea productivității muncii în condițiile reducerii oboselii și a stresului.

CAPITOLUL 1

BIROTICA ÎN SOCIETATEA CONTEMPORANĂ

1 Conceptul de birotică

Birotica este un mod de utilizare a calculatoarelor și a devenit posibilă odată cu apariția și răspândirea pe scară largă a microcalculatoarelor care, prin costul lor relativ redus și accesibilitatea utilizărilor, au putut ajunge în orice birou, sporind considerabil productivitatea și calitatea muncii administrative.

Dacă am da o definiție biroticii aceasta s-ar enunța ca un ansamblu de mijloace și tehnici tinzând spre automatizarea activităților de birou și, în principal, a prelucrării și comunicării cuvântului, textului și imaginii.

Birotica reprezintă, după Phillippe Vuitton și Michel Desaigné, un ansamblu de tehnici pentru informații și comunicații între organizații. Ele fac apel la tehnicile informaticii și ale comunicațiilor de date și asigură mijloace electronice, funcții de clasare și ordonare, organizarea în pagină a textelor, pregătirea documentelor, a corespondenței electronice, analiză și simulare, interogare și consultare la distanță, vizualizare grafică și alte funcții de gestiune a datelor; pentru realizarea acestor funcții se pot utiliza diferite tehnici și procedee.

Denumirea acestui domeniu a fost introdusă în limba franceză de P. Berger și L. Nauges, după Convenția Informatică din anul 1976, pentru a traduce expresia din limba engleză “Office Automation”, ambele desemnând ideea automatizării activităților de birou: Bureautique – Bureau automatique. Din însăși etimologia cuvântului rezultă că domeniul său principal îl constituie biroul, iar obiectivul său îl reprezintă automatizarea acestuia prin utilizarea tehnicii electronice și informatice de prelucrare, memorare și transmitere a informației.

Pentru definirea exactă a conceptului de birotică e necesară sublinierea particularităților și tendințelor muncii de birou, indiferent de conținutul său economico-social.

Astfel, o primă particularitate a muncii de birou o constituie predominanța proceselor informaționale și decizionale. Materia primă a oricărei activități de birou, o constituie informația, care în urma unor procese de analiză și elaborare de variante, oferă suportul deciziei manageriale în orice sistem sau organizație economico-socială.

O altă particularitate a activității de birou o reprezintă ponderea mare pe care o ocupă comunicarea de informații și decizii. Comunicarea se poate face prin două moduri:

comunicarea orală, realizată prin dialog direct, prin convorbiri în diferite mărimi, convorbiri la distanță, mediate de rețele de telecomunicații, sau convorbiri între birourile aceleiași organizații mediate de rețele de comunicații interfonice sau telefonice.

comunicarea scrisă cunoaște o mare varietate de formă și modalități, în funcție de suportul fizic al comunicării (documente clasice, legislație, acte deciziționale ale conducerii, rapoarte asupra activităților desfășurate sau controlate, cereri, solicitări, sesizări, contracte, documente de plan, întregul sistem de documente de evidență contabilă, fiscală sau socială, schițe, planuri, desene de specialitate, imagini pe suport de hârtie sau pe film, microfilm;

În esență, birotica studiază ansamblul activităților de producere, distribuție și exploatare a informației din perspectiva muncii de birou, fără a se substitui disciplinelor învecinate: informatica, telecomunicațiile, etc.

1.2. Informatizarea muncii de birou

Unul dintre cele mai importante resorturi ale progresului și reînoirii în societatea noastră, îl constituie pătrunderea informaticii și electronicii în cele mai variate domenii ale vieții științifice, economice și sociale. Prin apariția și răspândirea sistemelor multimedia, care îmbină în mod optim telecomunicațiile, tehnica de calcul și audiovizualul, prelucrarea informației capătă noi dimensiuni, atât calitative, cât și cantitative.

Din punct de vedere calitativ, prelucrarea electronică a informației numerice s-a îmbogățit cu forme noi: texte, documente, grafică, voce și sunet, imagine video.

Sub aspect cantitativ, prin intermediul sistemelor moderne de comunicații, informația digitală a pătruns în activitatea profesională a multor utilizatori de tehnică de calcul, centrul de greutate deplasându-se de la informaticieni spre neinformaticieni, de la instituții spre publicul larg, de la specialiști în informatică spre utilizatori de informatică.

În acest context, informatizarea muncii de birou, care face obiectul disciplinei moderne de birotică, este nu numai necesară, dar și posibilă. Definirea domeniului biroticii este o problemă pe cât de necesară pe atât de dificilă în contextul actualei revoluții tehnico-științifice, în miezul căreia informatica și telecomunicațiile, producerea și comunicarea informației sunt priorități incontestabile ale acestui proces de înnoire, cu largi aplicații în viața economică, științifică și socială.

Birotica, deși vizează automatizarea activităților administrative și de birou, depășește cadrul tehnic al proceselor administrative și de birou, în care tratarea textelor ocupă un loc important. Astfel, prin asocierea cu cele mai noi servicii de telecomunicații, cu noile mijloace de stocare și transmitere a informației audiovizuale, cu tehnicile cele mai performante de reproducere optică și electronică a informației și îndeosebi cu noile tehnici de tratare a textelor, sunetului și imaginii, valențe profesionale și economice cu multiple efecte sociale.

Birotica s-a născut din nevoia integrării mijloacelor și tehnicilor muncii administrative și de birou cu nevoile tehnicii de comunicație și de prelucrare automată a datelor, vizând creșterea performanței și calității muncii de birou în orice domeniu de manifestare a acesteia. Deoarece informația constituie obiectul principal al activității de birotică, se impune necesitatea unei clasificări a informației și a proceselor informaționale.

Dezvoltarea informaticii în general, a noilor tehnologii de prelucrare a informației, în special, au făcut ca munca, în conținutul și natura sa, să se schimbe, să evolueze. Creșterea ponderii activităților cu conținut informațional și de birou în raport cu activitățile tehnic-industriale, produce în societățile puternic informatizate reducerea simțitoare a diferențelor dintre munca fizică și cea intelectuală, de natură informațional – decizională, în favoarea acesteia din urmă.

Astfel, prin introducerea tehnicii electronice și informatice de birou, (ceea ce definește esența BIROTICII) funcționarul devine utilizator curent al sistemelor de birou, procesarea informației orale și scrise, memorarea și arhivarea acesteia cu importante efecte economice și sociale cum sunt:

eliminarea efortului fizic sau diminuarea considerabilă a acestuia;

eliminarea efortului fizic și intelectual solicitat de scrierea și transcrierea manuală a informațiilor;

eliminarea efortului uman solicitat de lectura și controlul exactității documentelor primite sau emise;

reducerea timpului de recepție, prelucrare și transmitere a informațiilor orale sau scrise din activitatea administrativă;

creșterea exactității proceselor informaționale, a capacității de memorare și a vitezei de regăsire a informației;

creșterea, fără precedent, a calității și productivității muncii administrative;

scăderea considerabilă a costului informației și a deciziei.

Activitățile conțin multă rutină, proceduri care se pot automatiza. Luarea deciziei întârzie dacă datele semnificative sunt dificil de prelucrat în timp util și, din această cauză, profitul va fi de cele mai multe ori diminuat.

Utilizarea echipamentelor de birou duce la:

creșterea eficienței în operațiunile specializate de prelucrare a informațiilor de birou;

mărirea operativității în luarea deciziilor în timp real a agenției angajate în activități concurenționale;

cunoașterea, la nivel general, a arsenalului reprezentativ de echipamente (hardware) și aplicații (software) utile în automatizarea activităților de birou.

În birou intră orice echipament care contribuie la înbunătățirea circulației informației în activitățile de birou și care facilitează comunicarea personalului cu lumea exterioară informațională.

Se crede că pachetele de prelucrare a textelor vor conduce la înlocuirea mașinilor de scris clasice, neelectronice. În schimb, există astăzi felurite mașini de scris care posedă facilități pentru reținerea în propria memorie locală a unui număr de pagini și a unor posibilități de editare sau redactare. Ele fac uneori oficiul unui PC, dedicat pentru aplicația de procesare a textului.

Marile beneficii ale biroticii sunt următoarele:

tratarea mai unitară a datelor, care sunt păstrate într-un mod mai puțin rantitativ, prin intermediul sistemelor moderne de comunicații, informația digitală a pătruns în activitatea profesională a multor utilizatori de tehnică de calcul, centrul de greutate deplasându-se de la informaticieni spre neinformaticieni, de la instituții spre publicul larg, de la specialiști în informatică spre utilizatori de informatică.

În acest context, informatizarea muncii de birou, care face obiectul disciplinei moderne de birotică, este nu numai necesară, dar și posibilă. Definirea domeniului biroticii este o problemă pe cât de necesară pe atât de dificilă în contextul actualei revoluții tehnico-științifice, în miezul căreia informatica și telecomunicațiile, producerea și comunicarea informației sunt priorități incontestabile ale acestui proces de înnoire, cu largi aplicații în viața economică, științifică și socială.

Birotica, deși vizează automatizarea activităților administrative și de birou, depășește cadrul tehnic al proceselor administrative și de birou, în care tratarea textelor ocupă un loc important. Astfel, prin asocierea cu cele mai noi servicii de telecomunicații, cu noile mijloace de stocare și transmitere a informației audiovizuale, cu tehnicile cele mai performante de reproducere optică și electronică a informației și îndeosebi cu noile tehnici de tratare a textelor, sunetului și imaginii, valențe profesionale și economice cu multiple efecte sociale.

Birotica s-a născut din nevoia integrării mijloacelor și tehnicilor muncii administrative și de birou cu nevoile tehnicii de comunicație și de prelucrare automată a datelor, vizând creșterea performanței și calității muncii de birou în orice domeniu de manifestare a acesteia. Deoarece informația constituie obiectul principal al activității de birotică, se impune necesitatea unei clasificări a informației și a proceselor informaționale.

Dezvoltarea informaticii în general, a noilor tehnologii de prelucrare a informației, în special, au făcut ca munca, în conținutul și natura sa, să se schimbe, să evolueze. Creșterea ponderii activităților cu conținut informațional și de birou în raport cu activitățile tehnic-industriale, produce în societățile puternic informatizate reducerea simțitoare a diferențelor dintre munca fizică și cea intelectuală, de natură informațional – decizională, în favoarea acesteia din urmă.

Astfel, prin introducerea tehnicii electronice și informatice de birou, (ceea ce definește esența BIROTICII) funcționarul devine utilizator curent al sistemelor de birou, procesarea informației orale și scrise, memorarea și arhivarea acesteia cu importante efecte economice și sociale cum sunt:

eliminarea efortului fizic sau diminuarea considerabilă a acestuia;

eliminarea efortului fizic și intelectual solicitat de scrierea și transcrierea manuală a informațiilor;

eliminarea efortului uman solicitat de lectura și controlul exactității documentelor primite sau emise;

reducerea timpului de recepție, prelucrare și transmitere a informațiilor orale sau scrise din activitatea administrativă;

creșterea exactității proceselor informaționale, a capacității de memorare și a vitezei de regăsire a informației;

creșterea, fără precedent, a calității și productivității muncii administrative;

scăderea considerabilă a costului informației și a deciziei.

Activitățile conțin multă rutină, proceduri care se pot automatiza. Luarea deciziei întârzie dacă datele semnificative sunt dificil de prelucrat în timp util și, din această cauză, profitul va fi de cele mai multe ori diminuat.

Utilizarea echipamentelor de birou duce la:

creșterea eficienței în operațiunile specializate de prelucrare a informațiilor de birou;

mărirea operativității în luarea deciziilor în timp real a agenției angajate în activități concurenționale;

cunoașterea, la nivel general, a arsenalului reprezentativ de echipamente (hardware) și aplicații (software) utile în automatizarea activităților de birou.

În birou intră orice echipament care contribuie la înbunătățirea circulației informației în activitățile de birou și care facilitează comunicarea personalului cu lumea exterioară informațională.

Se crede că pachetele de prelucrare a textelor vor conduce la înlocuirea mașinilor de scris clasice, neelectronice. În schimb, există astăzi felurite mașini de scris care posedă facilități pentru reținerea în propria memorie locală a unui număr de pagini și a unor posibilități de editare sau redactare. Ele fac uneori oficiul unui PC, dedicat pentru aplicația de procesare a textului.

Marile beneficii ale biroticii sunt următoarele:

tratarea mai unitară a datelor, care sunt păstrate într-un mod mai puțin redondant și chiar într-o manieră distribuită, deci mult mai sigură;

circulația mai rapidă și mai securizată a datelor între birou și alți agenți economici ce folosesc echipamente și canale de comunicație digitalizate tot mai mult;

Echipamentele pe care urmează să le instaleze un agent economic trebuie să conducă în final la:

îmbunătățirea modalității de preparare a documentelor;

reducerea duratei de regăsire a informației în ideea luării deciziei “în timp util”;

înlocuirea curierului cu circulația mult mai rapidă și mult mai securizată a informației cu diferite grade de confidențialitate;

comunicarea cu clienții mult mai facilitată prin intermediul aparaturii de teletransmisie.

Ce nu a putut până în prezent realiza automatizarea lucrărilor de birou a fost reducerea volumului de hârtie.

Mulți manageri ai oficiilor preferă să automatizeze o mică parte din lucrări. La apariția unui nou model de PC se preferă cumpărarea acestuia, ceea ce este bine. Partea ineficientă o constituie faptul că unii manageri își propun să folosească acest nou echipament în același mod, deși puterea sa prin software-ul care poate fi rulat pe el, îi oferă posibilități mult îmbunătățite. La fel se procedează și în cazul unui copiator mai rapid sau al unui model de imprimantă mai sofisticat, în loc să treacă în mod hotărât la completa automatizare a oficiului.

CAPITOLUL 2

COMUNICAȚIA BIROTICĂ

2.1. Noțiunea de comunicație birotică

Când se abordează problema muncii în birouri și în special în cele de secretariat se folosește frecvent și noțiunea de comunicație birotică.

Prin aceasta se înțeleg toate acțiunile care au ca obiectiv asigurarea unui sprijin corespunzător tuturor activităților de birou, prin utilizarea unor tehnologii noi.

Comunicația birotică a fost posibilă odată cu apariția unor noi medii, prin care, tehnologii odată separate, precum telefonia, imaginea, tehnologia informatică și cea a comunicațiilor au putut fi interconectate odată cu apariția calculatoarelor multimedia. De asemenea, conectarea Internetului în rețelele locale și publice deschide alte posibilități de informare de o însemnătate deosebită și în birourile secretariatelor.

Introducerea tehnicilor moderne de comunicație birotică constituie o necesitate în secretariate, oferind posibilitatea utilizării eficiente a cunoștințelor interne și externe, a prelucrării și distribuirii direcționale a informațiilor.

Comunicația birotică este un segment al activității comunicaționale a organizațiilor. Pentru perceperea mai exactă a avantajelor vom trata în continuare câteva aspecte generale privind comunicația organizațională.

2.2. Comunicația organizațională. Considerații generale

Numeroase definiții date comunicației relevă faptul că, la nivelul unei firme, între centrele generatoare și furnizoare de informații și cele beneficiare se stabilesc multiple legături care facilitează transferul acestora și implicit, derularea proceselor de management si execuție.

Situată la baza coordonării – ca funcție a managementului – comunicarea este un proces de transmitere a informației, sub forma mesajelor simbolice, între două sau mai multe persoane, unele cu statut de emițător, altele cu statut de receptor, prin intermediul unor canale specifice.

La nivelul firmei există numeroase rețele de comunicații – respectiv grupaje de canale de comunicații, regăsite în configurații specifice – care alcătuiesc sistemul de comunicații.

Rolul deosebit al comunicării în asigurarea funcționalității și eficacității activităților firmei este generat, în principal, de:

volumul, complexitatea și diversitatea apreciabile ale obiectivelor firmei și subsistemelor sale, datorate impactului variabilelor mediului ambiant național și internațional;

mutațiile profunde intervenite în caracteristicile dimensionale și funcționale ale firmei românești, declanșate de tranziția la economia de piață.

schimbarea și implementarea noului economic, managerial, tehnic și tehnologic au devenit starea de spirit a organizației, cu consecințe aplicabile asupra complexității și configurației comunicațiilor;

grupurile și modul de concepere și funcționare a acestora, comunicațiile au rolul unor decizii, de a amplifica legăturile dintre componenții grupurilor, de a consolida coeziunea acestora;

activitatea managerială, modul de structurare a timpului lor de muncă în secvențe care să permită rezolvarea decizională și operațională a problemelor cu care se confruntă domeniul condus.

Din acest punct de vedere este unanimă aprecierea conform căreia un manager afectează aproximativ 80% din timpul său pentru a comunica, situație ce justifică multiplele roluri pe care acesta le îndeplinește în cadrul firmei:

un rol interpersonal (simbol, lider, agent de legătură);

un rol informațional (observator activ, difuzor, purtător de cuvânt);

un rol decizional (întreprinzător, repartitor de resurse, negociator).

2.3. Abordări științifice ale comunicației

În realizarea posibilităților de comunicare birotică, un rol important îl are infrastructura tehnică informatică și conlucrarea componentelor tehnice.

Comunicațiile și sistemele de comunicații specifice unei firme au constituit obiectul (subiectul) unor ample cercetări, localizate, în principal, în anii ’40-’50. Axată pe aspecte de natură psihologică și apelând la modalitățile de exprimare preluate din informatică și cibernetice, principalele abordări ale procesului de comunicare pot fi rezumate la următoarele:

A) Schema lui Laswell, ce prezintă, de o manieră foarte simplificată, procesul de comunicare, conceput să răspundă la cinci întrebări: cine?; ce zice?; prin ce mijloace?; cui?; cu ce efecte?, își are sorgintea în abordarea clasică a școlii comportiste (behavioriste) – schema stimul-răspuns. Comunicarea este “văzută” ca traseul unui stimul (informație) ce provoacă un răspuns (impactul asupra receptorului).

B) Schema lui Shannon, mult mai complexă decât precedenta, prin aceea că se introduc și se utilizează noțiunile de codificare și decodificare, ce permit explicitarea numeroaselor blocaje ale comunicării.

C) Schema lui Wiener, ce completează precedentele realizări cu feed-back-ul (informația retur) în posesia căruia emițătorul intră, cunoscând astfel maniera de receptare a mesajului comunicației; schema lui Wiener, îmbogățită și prin alte elemente ce țin de complexitatea deosebită a proceselor de comunicare, are următoarea infațișare:

Pe baza acesteia pot fi identificate atât componentele fundamentale ale procesului de comunicare, cât și legăturile dintre ele, facilitându-se sesizarea impactului produs asupra sistemului informațional și managementului în ansamblul său.

2.4. Mijloace de comunicație

Varietatea comunicațiilor întâlnite în cadrul firmei este justificată de existența mai multor criterii de clasificare precum:

canalul de comunicare

comunicații formale, precizate riguros prin intermediul unor acte normative, dispoziții cu caracter intern etc. și concretizate în informații strict necesare pentru executarea proceselor de muncă.

comunicații informale, stabilite spontan între posturi și compartimente și reflectate în informații neoficiale cu caracter personal sau general.

direcție (sens)

comunicații verticale descendente se manifestă între manageri și subordonați și se concretizează în transmiterea de decizii, instrucțiuni, regulamente, sarcini, ori în solicitarea de informații cu privire la domeniile conduse. Volumul lor este dependent de stilul de management preponderent autoritar sau participativ.

comunicații verticale ascendente, stabilite între subordonați și manageri, prin intermediul cărora aceștia din urma “intră în posesia” reacției, a modului de receptare de către subordonați a mesajelor transmise “de sus în jos”, pe verticala sistemului de management. Totodată, sunt furnizate informații pertinente cu privire la “starea” domeniilor conduse (realizări, abateri, resurse, etc.).

comunicații orizontale, regăsite între posturi sau compartimente amplasate pe același nivel ierarhic, între care există relații organizatorice de cooperare. Ele vizează conlucrarea, consultarea pentru elaborarea unor situații informaționale complexe ori pentru îndeplinirea unor obiective comune.

comunicații oblice apar, de obicei, între posturi și compartimente situate pe niveluri ierarhice diferite, fără ca între acestea să existe relații de autoritate de tip ierarhic.

Comunicațiile de acest gen îmbracă forma unor indicații metodologice transmise de un post sau un compartiment în legătură cu derularea activităților altor posturi sau compartimente.

comunicații operatorii, utilizate pentru reușita tehnică a sarcinilor circumscrise unor posturi de execuție sau de management. Iau forma explicațiilor, instrucțiunilor etc. necesare pentru exercitarea sarcinilor și realizarea obiectivelor individuale.

comunicații opționale, deșii nu vizează cu prioritate realizarea obiectivelor individuale circumscrise posturilor, sunt foarte importante pentru relațiile dintre salariați. Au rol deosebit asupra creării și menținerii unui climat organizațional și motivațional propice realizării obiectivelor firmei și componentelor sale.

comunicații generale, referitoare la piața firmei, la strategia și politica sa, la punctele sale foarte slabe.

comunicații motivaționale, vehiculate între manageri și executanți în legătură cu funcțiunea de personal (salarii, drepturi și obligații, relații cu sindicatul, posibilități de promovare, administrație etc.).

comunicații verbale, cele mai frecvente, pun în valoare capacitatea managerilor de a se exprima și de a asculta și “îmbracă” forma unor comunicații individuale sau colective.

comunicații non-verbale, ce dețin aproximativ 70% din mesajele ce se transmit și se primesc într-o conversație, permit perceperea și reprezentarea realității atât vizual, cât și auditiv, kinestetic ori olfactiv (VAKO).

Dacă tipologia comunicațiilor este așa de diversă, tot așa se manifestă și rețelele de comunicații. Acestea se regăsesc în ipostaza de:

rețele descentralizate (în „cerc” sau în „lanț”), în care membrii grupului sunt egali;

rețele centralizate (în „Y” sau în „stea”), între membrii grupului existând relații de supra sau subordonare, deci aceștia sunt inegali.

Rețeaua sub forma de „cerc” corespunde unui stil participativ la management și facilitează comunicații eficiente, în timp ce rețeaua în „lanț” diminuează posibilitățile de comunicare manager-subordonat.

La polul opus se află rețele centralizate, ce corespund stilului autoritar de management și la nivelul cărora comunicațiile sunt mai dificil de realizat.

Rețea in cerc Rețea in lanț Rețea in Y Rețea in stea

2.5. Deficiențe majore în procesul de comunicare

Funcționarea eficace a sistemului de comunicații este adesea influențată de apariția și manifestarea a numeroase bariere, care își au originea în caracteristicile psihologice ale emițătorului și receptorului, în maniera de comunicare, în nevoile, aspirațiile și motivațiile acestora, precum și în caracteristicile situațiilor concrete în care se derulează comunicarea. Așadar, cauzele care generează asemenea bariere sunt legate de emițător, de receptor, de mesaj, de canalul de comunicare, precum și de contextul în care se desfășoară procesul de comunicare.

În opinia majorității specialiștilor, cele mai semnificative bariere comunicaționale sunt:

bariera de limbaj, exprimare

folosirea necorespunzătoare a unor elemente ale procesului de comunicare (tonul folosit, gesturi, expresia feței, poziția corpului etc.);

incapacitatea emițătorului de a-ți stăpâni emoțiile în transmiterea mesajului informațional;

aceleași cuvinte au sensuri diferite pentru anumite persoane.

bariere de recepție

tendința de a auzi numai ceea ce ne-am obișnuit să auzim;

ignorarea informațiilor care sunt în dezacord cu ceea ce cunoaștem;

evaluarea subiectivă de către receptor a sursei obiective (emițătorul) de transmitere a mesajului;

recepționarea, în moduri diferite, de către diferite persoane din cadrul firmei, a aceluiași mesaj.

bariere contextuale

perceperea diferită a mesajelor în funcție de presiunile exercitate de mediu asupra receptorului (zgomot, climatul organizațional etc.).

bariere mixte

discernerea insuficientă a mesajelor relevante transmise sau primite de cele cu semnificație redusă sau nulă.

Aceste bariere declanșează o serie de deficiențe în sistemul de comunicații, între care filtrajul, distorsiunea, supraîncărcarea canalelor de comunicare cu informații inutile sunt cele mai importante.

2.6. Modalități de amplificare a eficacității comunicațiilor

Depășirea barierelor și, implicit, atenuarea ori eliminarea disfuncționalităților majore ale sistemului de comunicații necesită acționarea în mai multe direcții.

Cercetările întreprinse în ultimii ani consideră ca prioritare următoarele modalități:

motivarea adecvată a comunicării prin:

determinarea cu exactitate a scopului fiecărei comunicații;

clasificarea ideilor înainte de debutul procesului de comunicare;

stabilirea oportunității comunicațiilor, a celui mai prielnic moment pentru efectuarea acestora.

asigurarea unei comunicări clare, concise în sensul:

cunoașterii detaliate a simbolurilor utilizate în codificarea mesajelor informaționale;

utilizării unui limbaj simplu și direct, fără prea multe detalii care pot diminua curiozitatea și interesul receptorului;

folosirii, cu prioritate, a comunicațiilor directe, reducându-se la minimum distorsiunea;

asigurării unui nivel corespunzător de redundanță în ceea ce privește transmiterea mesajelor complexe, complicate și de mare importanță, în sensul repetării acestor mesaje în moduri diferite și folosirea unor canale diferite.

perfecționarea managerilor, îndeosebi în ceea ce privește comunicațiile și mecanismele de transmitere și repetare a acestora în interiorul firmei, cadrul și climatul organizațional etc.

perfecționarea capacității de exprimare și de ascultare, îndeosebi la manageri, corelarea organizării formale cu organizarea informală.

perfecționarea cu predilecție a unor stiluri participative la management ce reclamă folosirea pe scară largă a ședinței și delegării, concomitent cu o puternică descentralizare a procesului decizițional.

perfecționarea structurii organizatorice, atât în ceea ce privește flexibilizarea, cât și în ceea ce privește aplatizarea sa. Este unanim recunoscut faptul că structura organizatorică reprezintă componenta cu cel mai mare grad de implicare în asigurarea eficacității comunicațiilor – condiție a realizării obiectivelor firmei și subsistemelor sale.

raționalizarea sistemului informațional, astfel încât acesta să faciliteze transferul rapid și eficace al informațiilor de la emițător la destinatar, necesare fundamentării deciziilor și acțiunilor.

informatizarea managementului, în special prin creșterea gradului de folosire a calculatorului electronic în tratarea informațiilor și valorificarea acestora în procese deciziționale și acționale corespunzătoare.

CAPITOLUL 3

TELECOMUNICAȚIILE

3.1. Comunicarea verbală. Echipamente de birou

Majoritatea informațiilor care circulă în interiorul sau în afara unei organizații se transmit inițial telefonic.

Datorită dezvoltării cantitative a domeniului comunicațiilor telefonice
s-au produs modificări importante in ceea ce privește tehnicile și chiar principiile utilizate.

Astfel că telecomunicația reprezintă unul dintre cel mai dinamice domenii ale economiei mondiale și ocupă astăzi un loc primordial în relațiile noastre sociale, familiale și amicale, iar acest fapt este ilustrat de cel puțin trei elemente:

Ritmul mediu de dezvoltare al rețelelor de telecomunicații depășește constant ritmul mediu de creștere al produsului național brut.

O reutilare a rețelelor are loc pe baza celor mai noi realizări tehnico-științifice în domeniile microelectronicii, tehnicii de calcul, materialelor cu transparență ridicată și în fine, dar nu în ultimul rând, ca urmare a extinderii rețelelor, crește în mod constant numărul de utilizatori, se lărgesc funcțiile și posibilitățile rețelelor.

Metodele de prelucrare digitală constituie fundamentul rețelelor de telecomunicații ale deceniilor următoare. Ele permit evitarea acumulării zgomotelor pe liniile de telecomunicații îndepărtate și crearea rețelelor integrate care unesc într-un principiu unic toate tipurile de servicii, sisteme de transmitere și comutație.

Totodată are loc introducerea intensivă a liniilor de comunicații prin fibre optice și a comunicațiilor prin satelit.

Telecomunicațiile moderne reușesc să integreze transferul informației cu depozitarea și regăsirea datelor respective precum și procesarea lor.

Sistemele de comunicații prin fibre optice constituie mijlocul cel mai eficace de transmitere prin cabluri a semnalelor ocupând o bandă mare de frecvență, pentru diferite scopuri: telefonie multiplă, transmisiuni de date, transmisiuni video, videotelefon.

În rețelele viitoare de comunicații va crește mult rolul canalelor de transmitere a informațiilor video (videotelefonie, televiziune prin cablu, teleconferințe) ceea ce permite realizarea unei concordanțe între posibilitățile acestor rețele și particularitățile psihofiziologice ale omului care obține informațiile de bază cu ajutorul văzului și nu al auzului.

3.2. Echipamente și instalații telefonice

Callmaker-ul este un dispozitiv de formare a numărului. Acesta servește formării automate a numerelor selectate anterior și stocate în memorie.

Telefonul fără fir este telefonul care poate fi purtat oriunde pe raza unei distanțe date față de ansamblul de bază. Funcționează prin radio-transmisie între receptorul fără fir și ansamblul de bază, iar alimentarea receptorului este asigurată de baterii ce sunt reîncărcate ori de câte ori receptorul este așezat pe ansamblul de bază.

Telefonul cu difuzor este un dispozitiv ce permite utilizatorului să dea și să primească telefoane fără să țină receptorul. Este util și pentru conferințe cu participare restrânsă deoarece persoanele prezente pot auzi ceea ce spune cel care a chemat, iar cele care participă la conferință pot răspunde.

Telefonul mobil este instalat în mașină, fiind un mijloc de a comunica rapid cu elevii și colegii.

Telefonul celular permite utilizatorului să telefoneze la un număr de telefon obișnuit sau la un alt utilizator de telefon celular. Se pot primi și apeluri în acest regim, dacă vă aflați într-o zonă deservită de rețeaua dumneavoastră de funcționare. Există trei tipuri de telefoane celulare:

Mobil – instalat permanent în mașină

Portabil – poate fi folosit în orice situație și este alimentat cu baterii

Transportabil – poate fi folosit din / în afara unei mașini, fiind alimentat la o baterie reîncărcabilă.

Telefoanele mobile pot avea încorporat un locaș de memorie unde vor fi formate automat la apăsarea unui singur buton. Alte modele pot avea sistem de repetare automată a numărului și display luminos. Folosirea telefonului din mașină nu trebuie să ne distragă atenția la șosea. Legislația rutieră stabilește următoarele reguli:

Nu se folosesc microfoane sau telefoane portabile atunci când mașina se află în mișcare, decât în caz de urgență.

Se poate vorbi numai în microfon fixat sau agățat la gât care să nu ne distragă atenția la șosea.

Nu se oprește într-un refugiu al autostrăzii pentru a răspunde sau pentru a da un telefon, oricât de urgent ar fi.

Telefonul cu difuzor este folosit pentru a înregistra mesaje telefonice când biroul este închis: este folositor pentru afaceri, când biroul nu este întotdeauna îngrijit și este o cale de a permite clientului să lase mesajul fără a suna mai târziu.

Tabloul de comandă / Distribuție este un sistem ce permite apelurilor telefonice de intrare să fie primite pe un tablou de comandă și dirijate prin intermediul unui operator spre diferite derivații; apelurile exterioare pot fi făcute și de la panoul de distribuție, deși este normal ca acesta să se facă de la interioare; panourile de distribuție ale centralelor telefonice moderne sau sisteme de conectare apel, așa cum sunt numite uneori, încorporează o tehnologie de microprocesor și sunt acționate electronic pentru a asigura legăturile rapide și eficiente de comunicație, atât în interiorul organizației cât și în exterior;

Instalațiile furnizate de centralele digitale pot cuprinde:

Convorbiri interne și exterioare de la toate terminalele – se face distincția între cele interne și cele externe, semnale de sonerie, iar convorbirile se pot face prin apăsare de buton.

O memorie stochează ultimul număr chemat și va recomanda persoana care cheamă prin apăsarea unui buton, ceea ce elimină formarea repetată a numerelor care au prezentat semnalul de ocupat.

Folosirea repertoarelor reprezintă formarea automată dintr-o carte de telefon a numerelor stocate, care sunt folosite frecvent.

O sonerie de reapel la eliberare se realizează astfel: de la un număr ocupat se ia legătura cu cel care a chemat, după ce s-a încheiat convorbirea în curs.

O convorbire rămâne pe fir, în timp ce utilizatorul cere informații sunând alt număr sau transferând convorbirea la alt interior.

Se poate permite terminalelor selectate să întrerupă convorbirile pentru a trimite mesaje urgente.

Apelurile de intrare sunt plasate automat într-un sistem de așteptare, asfel încât operatorul să le poată răspunde în ordine.

Prin conectarea la un echipament de înregistrare, toate apelurile pot fi înregistrate, asigurând o imprimare a numerelor formate și a interioarelor de unde s-a sunat.

Ton muzical se aplică celor care li se pune muzică în timp ce așteaptă să li se facă legătura cu interiorul cerut.

Sistemul de a reaminti întâlnirile este centrala care cheamă atunci când e momentul ca cineva să plece la întâlnire.

Dirijare convorbire se realizează atunci când apelurile de intrare sunt transferate la un alt număr.

Afișajul cu cristale lichide de pe panoul de distribuție prezintă ora, data, numărul format, interiorul cerut sau un alt mesaj de la un interior.

Pager-ul este un sistem de localizare, de greutate și dimensiune mică folosit atunci când un membru al personalului este departe de birou sau se deplasează în interiorul sau în exteriorul întreprinderii. Unele pagere folosesc un semnal sonor pentru a avertiza utilizatorul că este un mesaj pentru el la numărul de telefon al firmei, în timp ce altele afișează mesajul pe display-ul încorporat. Pagerele cu ton multiplu emit diferite sunete asfel încât utilizatorul știe de unde este chemat în funcție de sunetul respectiv. Sistemul pager poate fi integrat în centrala telefonică, permițând fiecărui telefon să acționeze ca un pager. În acest fel, un semnal alertează utilizatorul că telefonul sună chiar și atunci când se află departe de birou și convorbirile pot fi preluate de la un telefon alăturat. Pentru convorbiri interne, pe display apare numele sau numărul extensiei celui care încearcă să obțină legătura. Message Master este un radio-pager
alfa-numericacționat cu baterii, având capacitatea de a afișa mesaje scrise de până la 70 de caractere.

3.3. Comunicarea scrisă. Echipamente de transmisie

Telexul este un serviciu principal de comunicare prin teleimprimator. Este similar cu telefonul, doar că în loc de vorbire, mesajul este comunicat cu ajutorul tastaturii. Asigură un mijloc rapid de comunicare sub forma imprimată intre abonați, combinând viteza telefonului cu impactul de care se bucură cuvântul tipărit. Copia imprimată a mesajului este produsă pe teleimprimatoare existente atât la abonații care trimit cât și la cei care primesc mesajul. Serviciul este disponibil zi și noapte, cu condiția ca echipamentul necesar și pentru închirierea liniei de la centrala telex. Taxele sunt percepute în funcție de distanța dintre centralele telex ale abonaților care cheamă, față de cei chemați și de durata transmiterii mesajului.

Teleimprimatoarele electronice moderne folosesc microprocesoare care au memorii, asfel încât mesajele telex pot fi stocate și trimise automat cu viteze foarte mari când este necesar. Dacă numărul chemat este ocupat, teleimprimatorul electronic va face încercări suplimentar; același mesaj poate fi trimis la mai multe destinații. Alte instalații includ editarea mesajului (similar cu un procesor de cuvinte prin care operatorii pot introduce, corecta sau șterge părți ale unui mesaj), iar textul poate fi rearanjat. Teleimprimatorul are un ecran cu afișaj vizual. Mesajele de ieșire sunt dactiografiate într-o memorie electronică și prezentate operatorului pe ecran, în timp ce teleimprimatorul continuă să primească mesajele de intrare sau să transmită alte mesaje de ieșire. Copiile mesajelor transmise sunt produse pe imprimanta teleimprimatorului. Când se folosește dispozitivul “căsuței poștale” mesajele telex pot fi transmise direct de la o mașină electronică, procesor de cuvinte, sau computer, oferind acces mult mai multor persoane la comunicațiile telex.

Faximil (fax) Aparatele fax folosesc rețeaua telefonică pentru a transmite în câteva secunde orice formular tipărit, scris la mașină sau scris de mână, desene, diagrame, sau fotografii, dintr-un loc în altul. Copii ale documentelor pot fi trimise, la orice distanță cu maximă acuratețe, combinând viteza transmisiei telefonice cu facilitățile unui copiator de birou. Operarea este simplă, iar la modelele mai sofisticate este automată. Originalele ce trebuie transmise sunt așezate în dispozitivul de alimentare, apoi, după cea fost stabilită legătura telefonică cu destinatarul, operatorul apasă butonul de pornire și copiile sunt reproduse automat la aparatul destinatarului. Copiile pot fi transmise și automat, fără ajutorul unui operator. Un avantaj important față de telex este acela că materialele de intrare nu trebuie dactilografiate și verificate, iar documentele complicate și detaliate sunt transmise identic. Alte aplicații pentru aceste echipamente sunt: materialele publicitare la tipografii, accesul la înregistrările aflate la sediul central al firmei.

Există mașini fax care sunt în același timp și fax-uri și copiatoare laser de înaltă calitate pentru hârtia obișnuită. Acestea pot stoca până la 20 formate A4 de texte și pot fi folosite pentru a trimite mesaje și pentru a stoca textele primite. În memorie pot fi stocate 100 de numere de fax des folosite la care se pot trimite mesaje și 30 de pagini de texte ce pot fi transmise automat cu o viteză de 10 secunde pentru fiecare copie.

Teletextul este un mijloc de a transmite datele sau textul direct de la sursa sa, un procesor de cuvinte sau computer, asigurând un sistem de poștă electronică, fără a utiliza serviciul poștal. Este o rețea electronică de comunicații internaționale, proiectate într-un mod special pentru utilizarea cu mașini automate de procesare a textelor, eliminând, astfel, necesitatea de a transforma semnalele digitale în formă de bandă perforată. Teletextul este de peste 50 de ori mai rapid decât telexul, poate reproduce caractere majuscule și minuscule și toate simbolurile unei tastaturi standard de mașină de scris, iar imprimările sale sunt identice cu un exemplar de scrisoare procesată, de calitate superioară. Copiile pot fi stocate electronic pe dischete sau imprimate în sistem de copie hard pentru fișier normal.

Viewdata folosește rețeaua telefonică pentru a conecta receptorul TV al utilizatorului cu pagini de date pe care le livrează computerul. Acesta este un serviciu interactiv cu două căi prin care utilizatorii pot primi și trimite date de la case sau birourile lor, de exemplu, plasarea comenzilor pentru mărfuri, executarea plăților prin bancă, rezervare de cameră la hotel.

Sistemele particulare de viewdata sunt folosite de organizații care au nevoie de informații specializate sau limitate. Sunt acționate în cadrul unui circuit închis pentru necesitățile reclamate de poliție, investiții, călătorii.

În toate sistemele, pagina de informații necesare este selectată cu ajutorul unui receptor telecomandat buton de comandă conectat la un receptor TV. Informațiile furnizate se referă la bunurile de larg consum, condițiile meteo, servicii de trafic, trenuri și avioane, condiții rutiere, știri principale, sport și divertisment, știri de marketing.

CAPITOLUL 4

TRATAREA AUTOMATIZATĂ A INFORMAȚIILOR

ÎN ACTIVITĂȚILE DE BIROU

Întreaga activitate de birou se bazează pe exploatarea unor sisteme de echipamente, tehnici și programe adaptate la specificul activității de birou ale cărei obiective trebuie să le atingă. Acest ansamblu de mijloace care realizează funcțiile specifice activității de birou poartă numele de sistem informatic (pentru activitatea de birou) sau sistem birotic.

Dezvoltarea informaticii în general, a noilor tehnologii de prelucrare a informației, în special, au făcut ca munca, în conținutul și natura sa, să se schimbe, să evolueze. Creșterea ponderii activităților cu conținut informațional și de birou, în raport cu activitățile tehnic-industriale, produce în societățile puternic informatizate reducerea simțitoare a diferențelor dintre munca fizică și cea intelectuală, de natură informațional-decizională, în favoarea acesteia din urmă.

Astfel, prin introducerea tehnicii electronice și informatice de birou, {ceea ce definește esența biroticii} funcționarul devine utilizator curent al sistemelor informatice de birou prin accesul direct la utilizarea microcalculatoarelor și mijloacelor moderne de comunicare și telecomunicații.

4.1. Prelucrarea textelor

Evoluția merge univoc de la mașina de scris spre computer, în special în prelucrarea textelor prin posibilitățile extinse de concepție:

toate formatările pot fi introduse și modificate rapid;

se poate stabili și implementa ușor un anumit tip de scrisoare pentru întreaga întreprindere, aceasta constituind o contribuție importantă pentru identitatea organizației;

textele pot fi comod revizuite, corectate și modificate eliminându-se rescrierile;

se pot introduce, decupa și muta sau copia porțiuni de text în alte locuri;

textele pot fi memorate (în memoria de lucru, pe disc sau pe dischetă), putând astfel să fie memorate și regăsite;

salturile la rând nou și la pagină nouă pot fi efectuate automat;

datorită programelor de verificare ortografică pot fi găsite și corectate rapid greșelile de ortografie și cele de tastare;

programele de separare în silabe ușurează separarea corectă a cuvintelor la sfârșitul rândurilor și contribuie la un aspect mai estetic al textului (margini mai uniforme în dreapta acestuia);

existența dicționarelor de sinonime contribuie la evitarea cuvintelor oferind alternative;

oferă posibilitatea prelucrării combinate a textului scris cu tabele, statistici, grafice, imagini, calcule, mai rapid, mai ușor și mai plăcut prin prezentarea vizuală.

Având în vedere că reproducerea textelor rămâne în continuare o sarcină importantă a secretariatului, computerul va deveni instrumentul de bază în aceste birouri.

4.2. Procese informaționale

Utilizarea pe scară largă a informațiilor moderne de tratare electronică a acesteia, a condus la existența unei largi game de prelucrări electronice ale informației, generând chiar o tipologie a acestor procese informaționale. Clasificarea proceselor informaționale se poate realiza după mai multe criterii, dar cel mai util pentru circumscrierea domeniului de studiu al biroticii, îl constituie natura informației prelucrate.

În raport cu natura lor specifică, informațiile se procesează diferit, fapt pentru care se disting mai multe tipuri de procese informaționale:

a) procesarea datelor se caracterizează prin tratarea informației numerice, după reguli matematice și logice, și este larg răspândită în activitățile care solicită un mare volum de calcule, situații și rapoarte: economice, proiectare, management, statistică etc.

Prelucrarea datelor în sisteme informaționale se realizează în mod diferit în funcție de modul de organizare al acestora în colecții de date.

Datele organizate sub forma fișelor de date se procesează cu ajutorul unor programe de firmă, denumite interpretare sau compilatoare care diferă în funcție de limbajul de programare pentru care acestea sunt elaborate: BASIC, FORTRAN, COBOL și PASCAL.

Datele organizate sub forma bazelor de date sunt exploatate cu ajutorul unor pachete de programe denumite sisteme de gestiune a bazelor de date (SGBD) dintre care cele mai răspândite sunt: Dbase IV, FOX PRO și RAPADOX.

Datele organizate sub forma foilor de calcul electronic se prelucrează, fie folosind pachete soft specializate, cum sunt procesoarele de tabele: LOTUS 1-2-3, EXCEL, QUATTRO, fie folosind funcțiile de procesare a tabelelor din cadrul pachetelor de programe cu posibilități integrate, de tratare a informației (texte, tabele, baze de date grafică) cum sunt sistemele: WORKS, FRAME WORK, OPEN, ACCES.

Din punct de vedere birotic, prelucrarea datelor organizate sub forma foilor de calcul electronice prezintă un interes deosebit datorită ușurinței cu care pot fi utilizate procesoarele de tabele și a îmbinării procesării datelor cu procesarea de texte în cadrul foii de calcul electronic.

b) procesarea textelor reprezintă un ansamblu de operații specifice lucrului cu texte. Obiectul procesării, textul, structurat în pagini, paragrafe, fraze și cuvinte, este supus unor operații vizând forma caracterelor și mărimea acestora, forma și mărimea paginii, modul de așezare a textului în pagină.

Procesarea textelor presupune de asemenea, operații lingvistice, cum sunt, despărțirea automată a cuvintelor în silabe, controlul gramatical, lexical și ortografic al textului analizat. În urma acestor operații rezultă un document de tip text care poate fi consultat prin afișare pe ecran ori imprimat pe hârtie sau microfilm în vederea arhivării.

Procesarea textelor de realizează fie cu programe specializate, cum sunt procesoarele de texte: WORDSTAR, WORD, WORD PERFECT, fie cu alte componente pentru tratare text al unor sisteme de programe având altă destinație principală, spre exemplu: editorul de texte WRITE al sistemului grafic de operare WINDOWS, editoarele te texte ale procesoarelor de tabele (LOTUS 1-2-3) și ale sistemelor integrate (WORKS).

c) procesarea documentelor reprezintă un mod de utilizare modern și eficient a tehnicilor informatice și electronice în vederea receptării, memorării și prelucrării grafice a imaginilor conținute în documente. Un document poate conține informații provenite din surse diverse: situații și rapoarte rezultate din procesarea datelor, documente conținând texte obținute în urma procesării textelor, tabele și reprezentări grafice realizate de un procesor de tabele, schițe și desene tehnice, grafică tridimensională realizată cu ajutorul unor programe speciale de grafică, desene alb-negru sau color, simboluri grafice la alegerea utilizatorului, imagini și fotografii scanate (citite optic cu dispozitivul scanner).

Procesarea informației vizuale, organizate sub forma documentelor, se realizează de către programe specializate pentru procesarea documentelor (VENTURA, PAGE MAKER, QUARK, XPRESS, COREL DRAW) sau de către funcții specializate ale procesoarelor de texte sau tabele. Documentele astfel procesate se memorează pe suporturi tehnice de date având o anumită organizare, pentru a putea fi apoi ușor refolosite, consultate la terminal, imprimate pe hârtie sau microfilm, comunicate la distanță sau introduse într-un nou proces de prelucrare grafică.

d) procesarea de imagini (imagini în mișcare) completează gama posibilităților oferite de celelalte genuri de tratare a informației și constituie una din realizările cele mai moderne ale electronicii și informaticii. Informația vizuală, dinamică este rezultatul afișării și perceperii unui număr de imagini succesive pe unitatea de timp (minimum 25 de imagini pe secundă), generând la privitorul uman senzația vizuală de mișcare. Sursele de informație video (imagini în mișcare) sunt diverse: realitatea surprinsă cu tehnici de filmat (camera de luat vederi alb-negru și color), imagini transmise (analog sau digital), prin sistemele de comunicare video de natură profesională precum și imagine (animație profesională, filme de specialitate), realizate pe calculator cu ajutorul unor dispozitive fizice și logice. În mod curent, prelucrarea informației vizuale este însoțită și de prelucrarea informației sonore, după cum imaginea este însoțită de sunet sau voce umană.

e) procesarea sunetului îmbracă forme foarte variate, de la vocea umană (mesaje, convorbiri telefonice, întâlniri, conferințe) la sunete obținute prin sinteză electronică, sunete naturale sau sunete muzicale. Aceste multiple izvoare de informație sonoră sau auditivă, percepută analogic și convertită în formă digitală, oferă “materia primă” ce urmează a fi procesată digital cu ajutorul unor echipamente și programe specializate în tratarea informației sonore, cum este sistemul SOUND BLASTER care poate funcționa cuplat la orice calculator personal. Se realizează în acest mod o interfață acustică a sistemului informatic cu sisteme audio analogice.

4.3. Studiu de teren privind programele utilizate în administrația locală

Programele folosite în aceste firme sunt:

Word (din pachetul Office 95, 97, 2000) folosit pentru:

– tehnoredactarea ofertelor (S.C. Flame Advertising S.R.L.)

– întocmirea documentațiilor și anexelor (S.C. GPL S.R.L.)

– redactarea de adrese și contracte (S.C. Holotron S.R.L.)

– redactarea de contracte (S.C. Brise Group S.R.L.)

– tehnoredactarea ofertelor, a contractelor și a facturilor (S.C. Bursa Auto S.R.L.)

– editarea adreselor și comunicatelor (Primăria Municipiului Constanța)

Exel (din pachetul Office 95, 97, 2000) folosit pentru:

– evidențe contabile

– documentații și situații care iau formă tabelară

– întocmirea listelor de inventar și a macrourilor

– efectuarea de calcule matematice, financiare și statistice

Acces (din pachetul Office 95, 97, 2000) folosit pentru:

– crearea și editarea bazelor de date referitoare la clienții și personalul angajat (S.C. Bursa Auto S.R.L.)

– autorizații de funcționare (S.C. Brise Group S.R.L.)

– autorizații de construire, date generale ale județului (Primăria Municipiului Constanța)

Fox Pro (din pachetul Office 95) folosit pentru:

– evidența autorizațiilor de amplasare pentru panouri și bannere (S.C. Flame Advertising S.R.L. )

CAPITOLUL 5

PACHETE DE PROGRAME UTILIZATE

ÎN ACTIVITĂȚILE DE BIROU

5.1. Pachetul “Office 2000”

Pachetul Office 2000 este cel mai nou pachet de programe și vine în întâmpinare cu noutăți încă de la instalare.

La introducerea CD-ului în unitate, programul de instalare detectează prezența unei versiuni mai vechi a suitei Office 97, iar dacă găsește se oferă să o șteargă pentru a economisi spațiu. Dacă nu suntem hotărâți ce versiune să folosim putem instala Office 2000 pentru a șterge Office 97.

Instalarea are, ca și până acum, două forme: cea implicită și cea în care utilizatorul poate alege exact ce componente să instaleze. Însă este foarte interesantă apariția unei a treia opțiuni de instalare: on demand, adică la cerere. În toate programele cunoscute există două opțiuni pentru o componentă: să se instaleze sau nu.

Microsoft vine cu o noutate și anume cea numită la cerere, prin care se creează shortcut-urile și iconurile pentru aplicație, dar această variantă nu este amplasată pe hard disc, urmând a fi instalată doar când utilizatorul dorește să o folosească. Există pentru această variantă un avantaj, nu ocupă spațiu pe disc, dar există și un dezavantaj: permanent trebuie avute la îndemână CD-urile cu Office.

Pentru un singur utilizator acest fapt nu este o problemă, însă pentru un administrator de rețea la o firmă cu peste 10 PC-uri cu Office instalat, el trebuie să aibă grijă ca CD-urile cu programul să fie ușor accesibile.

Rutina de instalare e total schimbată, instalarea neocupând mult spațiu. În doar 200Mb încap toate programele principale, cu opțiunile implicite.

La fiecare pornire a sistemului, se verifică dacă programele sunt bine instalate, și în cazul apariției unei probleme, cum ar fi suprascrierea unui DLL cu o versiune mai veche, se repară automat. Pentru a ușura administrarea sistemului, care e o altă facilitate puternică a lui Office 2000, se creează un profil al utilizatorului cu Office Profile Wizard, care permite salvarea și restaurarea opțiunilor unui utilizator pentru a permite atât accesul mai multor persoane la un PC, cât și pentru ca în cadrul unei rețele să nu depindă setările de stația pe care se lucrează.

Adaptarea lui Office 2000 la setările de limbă și țară a sistemului este excelentă: toate fonturile cu caractere românești lucrând perfect atât la afișare cât și la tipărire.

Toate programele din suită importă și exportă programe HTML, astfel încât oricare poate fi folosit la crearea de pagini web, dar, mai mult, Office 2000 suportă un format HTML extins, prin care pagina web arată exact ca în programul original. (Word, Excel…) Mai mult pagina poate fi editată exact ca în acel program. Mai simplu, exportând un fișier Excel, de exemplu, prin Office Web Components, se poate modifica pagina exact ca și în Excel, dar din Browser. Graficele care nu pot fi stocate în format HTML sunt păstrate exact ca în aplicația care le-a creat, iar cele care nu pot fi convertite sunt păstrate în ambele formate. Helpul este complet HTML, la fel ca și în Windows'98. Office 2000 utilizează XML (extensible Markup language) și CSS (cascading style sheet).

Interfața aplicațiilor nu s-a schimbat așa de mult față de Office'97 încât cei obișnuiți cu ea să nu o poată recunoaște, dar au apărut facilități care îmbunătățesc interacțiunea persoană-program. Pe lângă o simplificare a barelor cu butoane afișate meniurile nu mai conțin toate comenzile, ci doar pe cele care sunt utilizate de 95% de utilizatori. Dacă avem nevoie și de celelalte facem un clic pe semnul "săgeată jos" (expand) va duce la afișarea meniurilor complete.

O nouă caracteristică a programelor din pachetul Office 2000 este Collect and Paste (adună și lipește), care permite copierea a maximum 12 articole și salvarea acestora în Clipboard, de unde pot fi selectate și lipite ulterior simultan.

Acesta simplifică deplasarea mai multor articole dintr-un loc în altul, fără a forța utilizatorul să deruleze în sus sau în jos sau să împartă ecranul.

O altă noutate a pachetului “Office 2000” este apariția programelor: Publisher – program pentru editarea computerizată (buletine informative, pliante) si Photodraw – program pentru lucrări de grafică (ilustrații, vederi, fotografii).

Acest pachet prezintă 4 variante de programe:

Varianta Premium cu programele: Word, Exel, Outlook, Publisher, PowerPoint, FrontPage si PhotoDraw.

Varianta Standard cu programele: Word, Exel, Outlook, PowerPoint.

Varianta Profesional cu aplicațiile în limba română: Word, Exel, Acces, PowerPoint, Outlook si Publisher.

Varianta Small Business cu programele: Word, Exel, Outlook, Publisher.

5.2. Componentele pachetului “Office 2000”

5.2.1. Microsoft Word 2000

Utilizarea programului Word la locul de muncă oferă soluții pentru ușurarea muncii noastre: putem crea rapid un curriculum vitae folosind aplicația Resumé Wizard, sau un buletin informativ cu Newletter Wizard, o carte de vizită, un memoriu….

Microsoft Word este un program de prelucrare a textelor. Este cel mai popular program de prelucrare a textelor din vremurile noastre, conținând funcții pentru crearea de grafice, desene, baze de date în interiorul documentelor. Word oferă uneltele necesare creării oricărui tip de document, de la un text de o singură pagină la un raport complex de sute de pagini.

Programul Word 2000 este un program proiectat pentru platformele Windows'98, Windows NT 4.0. și ulterioare.

Există o variantă Word 2000 cu meniurile în limba română și una în limba engleză, cunoscându-se mai aprofundat una din ele ne vom descurca relativ ușor în cealaltă.

Fișierele Word sunt denumite documente, astfel numele lor căpătând implicit extensia .doc.

Word 2000 ne permite utilizarea barelor de instrumente personalizate, adică ceea ce se modifică în funcție de gradul de utilizare al comenzilor. Acest lucru reduce numărul prea mare de pictograme, lăsând ecranul mai liber. Bara de instrumente personalizate conține o sumedenie de butoane, Word afișând chiar lângă cursorul mouse-ului o fereastră mică ce conține o scurtă descriere a funcției îndeplinite de butonul respectiv. Verificarea existenței sau absenței unor butoane se face prin prezența sau absența butonului More Buttons în partea dreaptă a barei.

În Word 2000 meniurile sunt personalizate și ele, adică cu un singur clic obținem lista articolelor de meniu cel mai frecvent utilizate, iar dacă menținem cursorul mouse-ului pe selecția efectuată în meniu sau executând clic pe săgețile din partea de jos a meniului îl putem extinde.

Accesul la meniu se poate face și prin tastatură: se ține apăsată tasta Alt și se tastează litera subliniată din numele meniului.

Meniurile cu comenzi rapide existente în varianta 2000 a programului Word sunt contextuale, modificându-se în funcție de articolul selectat, de sarcina aflată în execuție. De exemplu, selectând un text și apoi făcând clic pe el cu butonul din dreapta mouse-ului va apărea o casetă de dialog ce permite modificarea fontului, adăugarea de marcaje de listă, numerotări, decupare, copiere.

Word mai permite utilizarea comenzilor rapide de la tastatură ce apar în casete cu sugestii, ce apar la plasarea cursorului mouse-ului pe o pictogramă dintr-o bară de instrumente. Pentru aceasta deschideți meniul Tools, selectați opțiunea Customize, executați clic pe Options și selectați caseta de validare Show Shortcut Keys In Screen Tips.

Word oferă asistență de ecran și ca în toate produsele Microsoft puteți obține asistență suplimentară cercetând site-urile Web Microsoft, însă este nevoie de conectare la Internet.

5.2.1.1. Tipărirea documentelor cu ușurință și eficiență

Un document ce se tipărește din programul Word preia opțiunile de tipărire din două zone ale programului: caseta de dialog Print din meniul File și caseta de dialog Page Setup tot din meniul File.

Caseta de dialog Print conține mai multe opțiuni ce trebuie îndeplinite:

Selectați imprimanta: PrinterName;

Selectați intervalul de pagini: Page range;

Selectați ce se tipărește: Print What;

Indicați numărul de copii: Numbers of copies;

Indicați numărul de pagini ce se vor tipări pe foaie: Pages per Sheet;

Alegeți dimensiunea hârtiei la care se va scala: Scale to paper size;

Selectați opțiunea Collate pentru a tipări în ordine mai multe pagini;

Precizați pagini pare, impare sau toate paginile în ordine.

Pentru schimbarea dimensiunii și orientarea paginii aveți la dispoziție caseta de dialog Page Setup din meniul File, care vă permite următoarele schimbări pentru:

Page Size mărimea paginii;

Paper Size dimensiunea hârtiei;

Paper Source sursa de alimentare cu hârtie;

Portrait sau Landscape orientarea paginii;

Custom Size pentru a indica dimensiunile paginii;

Layout afișează documentul în forma sa finală.

O singură copie a unui întreg document pe imprimante predefinită Windows se face rapid executând clic pe butonul Print din bara de instrumente standard.

Caracteristica Print Preview a programului Word vă permite vizualizarea documentului pe ecran exact cum va fi tipărit oferind multiple caracteristici utile: puteți modifica marginile, puteți afișa mai multe pagini o dată, le puteți mări și puteți edita textul.

Pentru a previzualiza un document deschis executați clic pe butonul Print Preview din bara de instrumente standard.

Pentru a vizualiza mai multe pagini executați clic pe butonul Multiples Pages și apoi trageți cursorul peste pictogramele de pagină pentru a previzualiza mai mult de o pagină o dată.

Pentru a vizualiza o singură pagină executați clic pe butonul One Page.

Pentru a selecta procentul de mărire/micșorare folosiți lista derulantă Zoom.

Pentru a vizualiza documentul pe ecranul întreg executați clic pe butonul Full Screen.

Pentru a selecta text executați clic pe butonul Magnifier din bara de instrumente Print Preview apoi executați clic pe text.

5.2.1.2. Tipărirea plicurilor

În funcție de imprimantă se alege dimensiunea dorită de plic.

Deschideți meniul Toolsalegeți Envelopes and Labels;

Executați clic pe fișa Envelopes;

În zona Delivery Adress introduceți adresa destinatarului (în formatarea adresei, a textului ei, executați clic dreapta și va apărea caseta rapidă de unde alegeți Font);

Pentru tipărirea plicului introduceți-l în imprimantă așa cum se arată în caseta Font și apoi executați clic pe Print.

5.2.1.3. Tipărirea etichetelor

Se face astfel:

Culegeți din meniul ToolsEnvelopes and Labels;

Executați clic pe Labels;

În secțiunea Print selectați Full Page of Same Label, dacă doriți o foaie cu etichete cu aceeași adresă;

În secțiunea Print selectați Single Label, dacă doriți să tipăriți o singură etichetă. Parametrii îi stabiliți Row and Column (dacă doriți o pagină de etichete);

Pentru a selecta dimensiunea etichetei ce o veți tipări executați clic pe Options și vă alegeți forma dorită;

Introduceți în imprimantă eticheta și apoi executați clic pe Print.

5.2.1.4. Tipărirea broșurilor

Broșurile sunt relativ dificil de creat trebuind parcurse niște etape:

Formatați textul și paginile pentru foi mai mici decât normal și aranjați-le câte două pagini pe foaie;

FilePage SetupMarginsselectați 2 pages per sheet;

Executați clic pe fișa Paper Sizeselectați dimensiunea dorită;

În secțiunea Orientationschimbați orientarea în Landscape (peisaj – foaia este culcată);

Tipăriți pe ambele fețe ale unei foi de hărtie, ordonând paginile la tipărire, astfel încât atunci când foile sunt legate paginile să apară în ordinea corectă. Aceasta este partea cea mai grea, iar programul Word nu vă poate ajuta;

Legați foile de hârtie pe linia de centru a fiecărei pagini între paginile broșurii; dacă numărul total de pagini din document nu este un multiplu de patru, va trebui să mai adăugați pagini albe la sfârșitul documentului; acest lucru ușurează calculul ordinii de tipărire a paginilor.

5.2.1.5. Mutarea, copierea, deplasarea și ștergerea textului

Importanța unor tehnici eficiente de selectare a textului se vede atunci când se editează. Multe funcții de editare se efectuează asupra textului selectat cum ar fi: tăiere, copiere, deplasare și ștergere.

Următoarele sunt doar câteva dintre numeroasele instrumente oferite de Word pentru a ajuta la editarea textului:

Tăierea, copierea și lipirea sunt acțiuni ce implică memoria Clipboard. Pot fi executate cu mouse-ul sau cu combinații de texte. Se utilizează tăierea, copierea și lipirea atunci când trebuie deplasat textul sau reutilizat;

Deplasarea este o acțiune asociată cu mouse-ul;

Modul de inserție descrie modul în care programul ajustează spațiile atunci când se adaugă un text nou într-un document;

Modul de suprascriere înlocuiește textul existent cu textul nou;

Ștergerea este o acțiune aplicată textului ce se dorește eliminat definitiv; textul șters nu va mai fi plasat în memoria Clipboard; se realizează fie prin combinații de taste, fie prin tehnici de mouse;

Undo și Redo nu implică memoria Clipboard din Windows; cu ajutorul lor se pot reface sarcinile și acțiunile care tocmai s-au executat.

Următorul tabel exemplifică toate noțiunile despre editare. Tehnici de editare a textului (selectați textul înainte de a aplica aceste tehnici):

5.2.1.6. Formatarea textului

Formatând un text înseamnă a-i da o prezentare cât mai deosebită conținutului documentului dumneavoastră.

Un document bine formatat și cu o prezentare atractivă are un impact mult mai mare decât al unuia rău formatat. Formatarea este o parte importantă în editarea textului.

Aplicația Word împarte formatarea textului în patru categorii:

Formatarea caracterelor, care reprezintă aspectul caracterelor individuale;

Formatarea paginii, care reprezintă aspectul paginii;

Formatarea paragrafelor, care reprezintă aspectul paragrafelor;

Formatarea secțiunilor, care reprezintă aspectul principalelor părți de document.

5.2.1.7. Formatarea caracterelor

Formatarea caracterelor se ocupă de font, dimensiunea fontului și stilul acestuia. Cele mai utilizate fonturi ale programelor din Windows sunt: Arial, Times New Roman și Courier New.

Fontul se alege din bara de instrumente Formatting sau cu ajutorul meniurilor. Dacă bara nu este prezentă pe ecran se execută clic pe meniul View și se selectează Toolbars, apoi din submeniu se alege Formatting.

Desen cu bara formatting

Schimbarea corpului de literă se face astfel: se selectează textul, se selectează Font Name din bara de formatare (folosind tastatura Ctrl+Shift+F) și apoi se apasă tasta săgeată în jos, se alege din listă corpul de literă dorit și se apasă Enter.

O altă soluție este cu ajutorul meniului Format de unde se alege opțiunea Font.

Dimensiunea fontului este măsurată în Word după înălțime. In Word fontul și dimensiunea predefinită pentru un document nou sunt: Times New Roman de 12 puncte.

Cea mai rapidă metodă pentru a modifica dimensiunea este executarea unui clic pe lista derulantă Size din bara de instrumente Formatting, sau folosind tastatura Ctrl+Shift+P și apoi săgeată în jos.

Alegerea unui stil

În Word opțiunile pentru stilul fontului cuprind: Regular (cunoscut ca și Roman și Times Roman), Italic, Bold și Bold Italic.

Pentru evidențierea textului se utilizează Bold (aldin), Italic (cursiv) și Underline (subliniere) după ce textul a fost selectat. Pentru ca stilul să fie aplicat textului puteți folosi comenzi rapide de la tastatură:

Bold – se apasă Ctrl+B sau clic pe pictograma B;

Italic – se apasă Ctrl+I sau clic pe pictograma I;

Underline – se apasă Ctrl+U sau clic pe pictograma U.

Aceste stiluri pot fi selectate și din caseta Style a casetei Font Properties. Din caseta de dialog Font se poate alege tipul sublinierii, din caseta Underline Style făcând clic pe opțiunea dorită, se poate chiar schimba culoarea liniei de subliniere selectând o culoare din caseta Font și din lista derulantă Underline Color.

Culoarea fontului poate fi de asemenea schimbată prin alegerea opțiunii Font Color din caseta de dialog Font. Culoarea se va păstra până când se revine la Automatic sau se selectează altă culoare. Pentru fonturi se alege și efecte astfel: se selectează textul și se execută clic dreapta și se selectează Font sau din meniul Format se alege Font, iar de aici efectul dorit: Strikethrough (o linie peste text); Superscript (exponent), Subscript (indice), Shadow (plasează umbră sub caracter) și mult mai multe exemple.

Textul animat dă viață unui document, dar poate fi folosit doar pentru documente citite on line sau în Word, ele neputând ajunge și la imprimantă.

Textul animat îl găsiți după ce executați clic dreapta pe text, alegeți Font și de aici clic pe lista Text Effects și alegeți un efect din lista Animation.

Umbrele, bordurile, chenarele sunt o modalitate excelentă pentru a sublinia titluri, etichete. Se aleg din meniul Format selectând Borders and Shadows. De aici se alege tipul dorit, iar din lista Style se alege tipul liniei folosit pentru bordură.

Se poate alege și culoarea liniei din lista derulantă Color sau grosimea din lista Width, apoi se alege din lista derulantă Apply to, dacă se aplică bordura sau umbra întregului paragraf sau doar asupra textului.

Pentru o alegere mai rapidă a tuturor acestor lucruri, culorile umbrei, stilurile, culoarea și grosimea liniei de bordură se utilizează bara de instrumente Tables and Borders din meniul ViewToolbars.

5.2.1.8. Formatarea paragrafelor

După formatarea la nivel de caracter în Word următoarea unitate ce necesită formatare este paragraful.

Tipurile de formatare ce pot fi aplicate paragrafelor cuprind:

Aliniere pe orizontală, reprezintă modul în care se încadrează paragraful între marginile din stânga și din dreapta;

Aliniere pe verticală, reprezintă aranjarea paragrafelor pe o pagină introducând doar atâta spațiere cât este necesar pentru a distribui paragrafele în mod egal;

Indentarea, reprezintă spațiul dintre paragraf și marginile paginii;

Spațiul dintre rânduri și dintre paragrafe, reprezintă spațiul vertical dintre două rânduri succesive;

Spațiul dintre paragrafe este spațiul vertical după un paragraf;

Întreruperile de rând și de pagină, determină unde începe o nouă pagină și un nou rând pe pagină.

Alinierea paragrafelor se aplică asupra unei singure linii sau a mai multor porțiuni mici de text.

Marginea unui paragraf este distanța dintre marginea textului de paragraf și marginile paginii.

Setarea marginilor de paragraf se realizează cu ajutorul riglei:

Pentru a schimba marginea din stânga a primei linii din paragraf se trage simbolul First Line Indent în poziția dorită.

Pentru a schimba marginea din stânga a unui paragraf, mai puțin prima linie se trage simbolul Other Lines Indent în poziția dorită.

Pentru a modifica marginile din stânga ale tuturor liniilor dintr-un paragraf se trage simbolul All Lines Indent în poziția dorită.

Pentru a modifica marginea din dreapta a unui paragraf se trage simbolul Right Indent în poziția dorită.

Observație:

Pentru o aliniere rapidă se face clic pe unul din butoanele Increase Indent sau Decrease Indent afișate pe bara de formatare a textului. Pentru afișarea barei de formatare a textului se selectează View Toolbars apoi opțiunea Formatting.

Aranjarea sau alinierea textului se face în patru moduri:

Left justification – aliniază marginea din stânga a marginilor de text.

Right justification – aliniază marginea din dreapta a marginilor de text.

Full justification – aliniază ambele margini.

Center justification – centrează liniile de text pe lățimea paginii.

Comenzile rapide pentru aliniere sunt combinațiile de taste:

Ctrl+L – aliniere la stânga;

Ctrl+R – aliniere la dreapta;

Ctrl+E – aliniere pe centru;

Ctrl+ J – aliniere la ambele capete.

sau executând clic pe pictogramele din bara de instrumente sau folosind caseta de dialog Paragraph.

Se selectează Paragraph, apoi se face clic pe fișa Indents and Spacing din meniul Format și din lista derulantă Alignement se alege tipul dorit: Left, Centered, Right și Justified.

Stabilirea spațiului între rânduri sau între paragrafe

Se face astfel:

se execută clic pe Indents and Spacing;

se deschide lista Line Spacing Exactly, spațiul dintre linii va fi exact valoarea care se introduce în caseta At;

se deschide lista Line Spacing At Least, spațiul dintre linii va fi cel puțin valoarea care se introduce în caseta At;

se deschide lista Line Spacing Multiple, schimbă spațierea în funcție de valoarea care se introduce în caseta At.

Single, 1.5 lines sau double, se poate alege spațiul dintre rânduri în funcție de rând astfel: 1 rând, 1 rând și jumătate, respectiv două rânduri.

5.2.1.9. Formatarea paginii

Formatarea paginilor în Word se referă la aspectul general al materialului tipărit sau al paginilor Web. Acesta cuprinde: marginile paginii, dimensiunea foii de hârtie, anteturi, subsoluri și numerotarea paginilor. Dacă trebuie configurate diferit pagini sau părți ale paginilor programul Word permite împărțirea documentului în secțiuni, care se formatează diferit.

A. Stabilirea marginilor

Pentru modificarea marginilor se plasează cursorul pe semnul de pe margine de pe bara orizontală în capătul din stânga sau dreapta al zonei albe sau pe semnele de margine ale riglei verticale și atunci când indicatorul mouse-ului se transformă într-o săgeată cu două capete se execută clic și se trage marginea unde se dorește.

B. Numerotarea paginilor

Documentele tipărite cu mai mult de o pagină trebuie să aibă numere de pagină. Aceste numere pot fi introduse astfel:

Se deschide meniul Insert, se alege Page Numbers, iar din lista derulantă se alege poziția din pagină în care se dorește apariția numerelor de pagină: Top of page (Header – antet) sau Button of page (Footer – subsol);

Din lista derulantă Allignment se selectează: Left (stânga), Center (centru) sau Right (dreapta) pentru a preciza poziția pe orizontală a numerelor de pagină.

Dacă se dorește ca numărul să apară și pe prima pagină se validează opțiunea Show Number on First Page.

Numerele de pagină pot fi formatate alegând Format după ce se optează pentru InsertPage Numbers.

Din lista derulantă Number Format se selectează stilul de numerotare care se dorește aplicat: cifre arabe, litere mici, majuscule, cifre romane cu litere mici sau mari.

C. Crearea bordurilor de pagină

Atunci când se vrea un aspect prezentabil pentru document se utilizează borduri de pagină pentru: documentele ca o pagină de titlu, un anunț sau o invitație.

Programul Word oferă opțiuni predefinite pentru borduri:

None elimină toate bordurile dintr-o pagină;

Box introduce un cadru în jurul paginii;

Shadow introduce un cadru și îi aplică o umbră cu formatare specifică;

3-D introduce un cadru și îi aplică o formatare tridimensională predefinită;

Custom poate crea o bordură folosind opțiunile din fereastra Preview.

Pentru aplicarea bordurii se selectează Borders and Shading dinn meniul Format și din această casetă se allege fișa Page Border. Din secțiunea Setting se poate alege stilul, culoarea și grosimea (Style, Color, Width).

5.2.1.10. Crearea anteturilor și a subsolurilor

A. Antetul

Un antet este textul care se repetă în partea de sus a fiecărei pagini. Un subsol este textul care se repetă în partea de jos a paginii. Importanța lor constă în a-i ajuta pe cititori să știe ce document au ales, la ce pagină sunt și care este capitolul pe care îl parcurg.

Adăugarea sau editarea unui antet se face:

Se selectează ViewHeader and Footer;

Se face clic pe butonul Switch de pe această bară pentru a comuta antetul și subsolul asociate paginii curente;

Se introduce textul antetului sau subsolului.

Din bara cu unelte Header and Footer (figura pag. 116) se pot fixa data, ora, numărul paginii (date, time, page number).

Pentru a comuta între diferitele secțiuni ale antetului sau subsolului se face clic pe unul din butoanele Show Next/ Show Previous.

Pentru prima pagină a unui document, de exemplu o scrisoare cu mai multe pagini sau un raport are nevoie de un antet sau subsol diferit de restul documentului.

Acesta se realizează: executând clic pe Fileselectând Page Setup sau alegând Page Setup din bara de instrumente Header and Footer, iar în caseta de dialog Page Setup executând clic pe fișa Layout unde se găsește opțiunea

Different First Page și se plasează în semn de validare în caseta respectivă, iar pentru a închide caseta Page Setup se selectează OK.

B. Note de subsol și note de final

Scriitorii folosesc note de subsol și note de final pentru a oferi referințe despre documentele sursă pentru textul documentului, pentru a furniza explicații și definiții mai detaliate care lăsate în textul principal ar putea distrage atenția cititorului, sau pentru a face diverse comentarii despre text.

Notele de subsol apar în partea de jos a paginii în care se găsește textul.

Notele de final apar la sfârșitul unui capitol, al unei secțiuni sau al unui document.

Părțile componente ale notelor de subsol și de final sunt:

Semnul de referință (un număr, un caracter sau o combinație de caractere ce apare în textul din document);

Textul notelor.

Se pot numerota automat semnele sau se pot crea semen personalizate folosind numerotarea automată, Word ne renumerotează semnele de referință ale notelor în cazul în care se adaugă, se șterg sau se mută notele.

Pentru vizualizarea textului unei note se păstrează indicatorul mouse-ului pe semnul de referință al notei.

Adăugarea unei note de subsol, de final se face asftel:

Se plasează punctul de inserție acolo unde se dorește să apară semnul de referință al notei;

Se alege meniul Insert și se selectează Footnote/ Endnote și în secțiunea Numbering se selectează Autonumber sau Custom Mark;

Autonumber – evidențierea notelor; Custom Mark – utilizarea unui simbol pentru marcare; Symbol – selectarea simbolului dorit.

Se alege Options pentru a deschide caseta de dialog Note Options, se execută clic pe una din fișele All Endnotes sau All Footnotes pentru a urmări pașii: Place At (selectează locul în care se plasează nota pe pagină sau în document; dacă se alege Autonumber din lista Number Format se selectează sistemul de numerotare dorit); Start At (se introduce cifra cu care începe numerotarea Numbering; se execută clic pe Continuos, Restart Each Section/Restart Each Page pentru a preciza decă se dorește, ca numerotarea să fie continuă sau să reînceapă la fiecare întrerupere de secțiune sau pagină.

Se alege OK pentru a include caseta de dialog Endnote și Footnote.

În panoul notei de subsol se introduce textul notei. Se aplică formatarea dorită sau se reformatează stilul de text footnote (care pare automat în lista Style când se introduce prima notă de subsol).

Pentru a transforma notele de subsol în note de final și invers se alege meniul Insert și selectând Footnote sau Endnote se alege Options, se selectează Convert pentru a se deschide caseta de dialog Convert Notes de unde se alege opțiunea de tranformare dorită: Convert All Footnotes to Endnotes; Convert All Endnotes to Footnotes; Switch (inversează) Footnotes and Endnotes.

Mutarea și ștergerea notelor se face: se selectează EditCut sau Ctrl+X (sau butonul Cut din bara de instrumente standard); se mută cursorul în noua poziție și se selectează EditPaste sau Ctrl+V (sau butonul Paste din bara instrumentelor standard).

Ștergerea notelor de subsol automat numerotate se face alegând:

Replace din meniul Edit, selectând More pentru a vedea opțiunile suplimentare executând clic în caseta Fiind What și apoi alegând Special. Din meniul pop-up se selectează Endnote Mark sau Footnote Mark, se lasă caseta Replace With goală și se alege Replace All, apoi se selectează Close pentru a închide caseta de dialog.

5.2.1.11. Utilizarea tabelelor

Tabelele organizează informația în rânduri și coloane. O celulă dintr-un tabel poate conține text, grafică și aproape orice altceva s-ar putea introduce într-un document Word.

În Word crearea tabelelor este un proces simplu cu o singură condiție: să existe o imagine de bază despre cum trebuie să arate tabelul.

Crearea tabelelor se face astfel:

Se plasează punctul de inserție acolo unde se dorește introducerea tabelului;

Se deschide meniul Table→Insert Table (vezi fig. Pag.119)

Din submeniu se alege Table și va apărea caseta de dialog Insert Table;

În caseta de text Number of Columns și Number of Rows se introduce numărul de coloane și numărul de rânduri;

În căsuța Fixed Column Width se selectează lățimea coloanelor tabelului, se selectează Autoformat pentru ca lățimea să fie automat calculată pentru ca tabelul să aibă lățimea paginii;

Se selectează OK.

O cale rapidă de a insera un tabel este selectarea butonului Insert Table din bara de instrumente standard și execuția unui clic deasupra numărului de rânduri și coloane.

Deplasarea în interiorul unui tabel

Pentru a învăța mai repede navigarea în tabele, tabelul următor este de mare ajutor:

Formatarea tabelelor

Cea mai rapidă și ușoară cale de a formata un tabel este folosirea unuia dintre formatele predefinite de tabel din Word. Acest lucru se face:

Mutând cursorul text oriunde în interiorul tabelului;

Executând clic pe Table→Table Autoformat;

În caseta Formats apare o listă a formatelor disponibile, executând clic pe unul din ele în caseta Preview va fi afișată o mostră a formatului;

În secțiunea Formats to Apply executând clic în casetele de validare pentru a selecta sau deselecta opțiunile care se doresc aplicate tabelului: Borders, Shading, Font, Color, Autofit;

În secțiunea Apply Special Formats to selectând opțiunile care se doresc utilizate pentru anumite rânduri sau coloane din tabel: Heading Rows, First Column, Last Row, Last Column;

Alegând OK, iar formatarea selectată va fi aplicată tabelului.

Formatarea manuală a tabelelor necesită mai mult timp, însă se poate personaliza aspectul tabelului dumneavoastră, aplicându-i elemente de formatare cum ar fi borduri, efecte de umbrire, fonturi celulelor individuale, rândurilor sau coloanelor din tabel.

Combinarea și divizarea celulelor

Tabelele Word permit combinarea mai multor celule într-una singură, celule trebuie să fie una lângă alta, fie pe orizontală, fie pe verticală. Iată cum se combină celulele:

Se selectează celulele care se doresc combinate;

Se execută clic pe meniul Table și se selectează Merge Cells sau se execută clic dreapta pe selecție și se alege Merge Cells din meniul rapid sau se execută clic pe butonul Merge Cells din bara de instrumente Tables and Borders.

Iată cum se divid celulele:

Se selectează celulele care se doresc divizate;

Din meniul Table→Split Cells sau se execută clic pe butonul Split Cells din bara de instrumente Tables and Borders sau se execută clic dreapta pe selecție și se alege Split Cells din meniul rapid;

Se introduc în casetele Number of Rows sau Number of Columns numărul de rânduri sau de coloane în care se divid. Pentru a împărți un tabel se selectează tabelul, iar din meniul Table se alege Split Table.

Adăugarea titlurilor și imaginilor în tabele

Câteodată tabelele sunt împărțite de o întrerupere de pagină. Atunci

rândul cu titlurile de coloană de pe prima pagină nu va apărea pe pagina a

doua decât dacă se specifică programului Word acest lucru. Trebuie urmăriți cei doi pași:

Se selectează rândurile din tabel care se utilizează ca titluri;

Se alege meniul Table și se selectează opțiunea Heading Rows Repeat.

Imaginile scanate, clipart sau desenele pot fi plasate în interiorul unui tabel astfel:

Se plasează cursorul în celula în care se dorește plasarea imaginii;

Se deschide meniul Insert, se selectează Picture și se alege una din numeroasele opțiuni: Clip Art, care deschide casete Insert Clip Art, se selectează unul din elementele grafice și se execută clic pe Insert Clip;

From File deschide caseta Insert Picture, se selectează localizarea și numele de fișier pentru imaginea dorită, se execută clic pe Insert;

Auto Shapes plasează pe ecran barele de instrumente Draw și Auto Shapes, se utilizează pentru a desena forme;

Word Art permite crearea textului cu diverse forme ce va fi introdus în tabel;

From Scanner or Camera permite prelucrarea și inserarea imaginilor de la scanner sau o cameră de luat vederi digitală;

După ce obiectul grafic a fost introdus în tabel, obiectul se dovedește a fi prea mic sau prea mare pentru spațiul din celulă. Se execută clic pe obiect pentru a afișa marcajele de dimensionare și se indică unul dintre marcaje până când indicatorul mouce-ului se transformă într-o săgeată cu două capete apoi se trage spre centrul imaginii sau spre exterior pentru a o micșora sau mări. Pentru a modifica celelalte proprietăți de imagine se execută dubluclic pe ea pentru a deschide o casetă de dialog de formatare. [5,6]

5.2.1.12. Verificarea ortografică

Nimic nu depreciază mai mult calitatea unui document decât o eroare de scriere. Acum, când este la îndemână funcția de verificare ortografică din cadrul procesorului de texte, cititorii sunt mai puțin îngăduitori cu greșelile de ortografie ocazionale.

De aceea e bine venită verificarea ortografică a tuturor documentelor dumneavoastră, în special înainte de a distribui copii tipărite.

Word semnalează un cuvânt greșit în momentul în care se greșește, subliniindu-l cu o linie roșie ondulată.

Word semnalizează un cuvânt chiar dacă e scris corect atunci când acesta nu apare în dicționarul ortografic al programului.

Chiar dacă e utilizată aplicația Spell Check trebuie făcută și o corectare atentă a textului.

Word oferă posibilitatea de verificare din punct de vedere ortografic al documentului urmărind pașii:

Se apasă Ctrl+Home pentru a muta cursorul la începutul documentului și se execută clic pe butonul Spelling and Grammar de pe bara de instrumente și Word va verifica fiecare cuvânt.

Când semnalează o greșeală va apărea caseta Spelling Grammar unde trebuie validată caseta Check Grammar (verificarea gramaticală).

În caseta Suggestions apare o listă a formelor corecte și după ce se alege forma corectă se selectează Change pentru a fi înlocuit în document. Pentru a fi înlocuită greșeala în tot textul se selectează Change All.

În caseta de dialog Auto Correct din meniul Tools există mai multe opțiuni referitoare la erorile de scriere frecvente. Word poate corecta folosirea a două majuscule într-un cuvânt, propozițiile care nu încep cu majuscule, poate să corecteze folosirea eronată a tastei Caps Lock.

Word mai pune la dispoziție utilizatorilor și un dicționar pentru a alege forma corectă a cuvintelor. Dicționarul cuprinde sinonime și antonime pentru cuvintele din documentul disponibil; se numește Thesaurus și se găsește în meniul ToolsLanguagesThesaurus, după ce este plasat cursorul pe cuvântul căruia i se caută forma corectă.

Auto Text, denumit Glossary în versiunile mai vechi de word, păstrează la fel ca și Auto Correct text și grafică frecvent utilizate, dar le inserează atunci când i se spune, nu automat.

Adresele sau paragrafele standardizate frecvent utilizate pot fi stocate ca intrare Auto Text și inserate atunci când se apasă combinația corespunzătoare de taste.

O intrare Auto Text se face simplu: se selectează textul dorit a fi inclus în intrarea Auto Text, se alege meniul InsertAuto TextNew. Apare o casetă Create Auto Text, unde se introduce numele dorit și se alege OK.

Se poate folosi butonul All Entries din bara de instrumente Auto Text la introducerea anumitor părți de mici scrisori, formule de încheiere, care la execuția unui clic va afișa șapte categorii de formulări, iar alegând una Word o va adăuga automat în documentul dumneavoastră economisind timp și oferindu-vă mai multe alternative.

Auto Complete, pe lângă cuvintele din lista Auto Text mai completează datele calendaristice, zilele săptămânii, lunile și numele dumneavoastră. Pentru apariția casetei Auto Complete se selectează meniul ToolsAuto CorrectAuto TextShow Auto Complete Tips for Auto Text and Dates și se execută clic pe OK.

5.2.2. Microsoft Excel 2000

Editarea este cea mai importantă îmbunătățire în Excel 2000. Un dublu clic pe textul dintr-o celulă duce la amplasarea cursorului excat în locul dorit și nu la începutul celulei cm se întâmplă în varianta Excel'97.

Autofiil-ul s-a "deșteptat" în sensul că la crearea unei liste prin Drag and Drop se copiază în noile celule nu doar conținutul, ci formatul celulei inițiale.

Îmbunătățirile sale cheie permit salvarea fișierelor în HTML ca format nativ, iar Pivot Chart reprezintă un binevenit adaos în arsenalul Excel. Creând pagini HTML din fișiere workbook Excel – versiunea 2000 – putem salva numai pentru vizualizare sau / și pentru modificare.

Prima opțiune creează un document care este vizibil în versiunile actuale ale Internet Explorer și Netscape Navigator. A doua creează o pagină web interactivă, vizibilă numai pe Internet Explorer 4.01 sau necesită o groază de spațiu pe disc, fiind creat un document principal plus un subdirector mare de fișiere suport.

Atunci când distribuiți fișiere interactive sau când le distribuiți pe site, trebuie să ne asigurăm că toate fișierele au fost transferate, unul dintre fișiere fiind pierdut sau deteriorat, Excel 2000 nu va mai putea deschide fișierul workbook. Se salvează în format HTML doar dacă este absolut necesar, formatul .xls fiind mai rapid și mai compact.

Publicarea unor worksheet interactiv permite deschiderea documentului într-un browser web și modificarea de celule, chart-uri și pivot tables. În general, aceste caracteristice funcționează bine, dar putem avea și surprize. Charturile 3D sunt transformate în 2D și multe dintre caracteristicile particularizate sunt pierdute. După importarea elementelor suplimentare noile elemente sunt întotdeauna anexate la sfârșitul

documentului, nu în locul în care le-am plasat. Pentru a spori controlul asupra aspectului, putem folosi Front Page pentru editarea documentului.

5.2.3. Pivot Charts

Tabelele pivot din Excel au fost întotdeauna o problemă discutabilă. De exemplu, crearea unui chart de bare din date conținute într-un tabel pivot era rareori ușor de făcut; dacă se schimba structura tabelului, chartul trebuia ajustat manual. Cu Excel 200, însă, un singur clic e suficient pentru a lega un chart direct de un tabel pivot. Dacă se schimbă structura tabelului, automat forma grafică din chart se va schimba. Se poate, apoi, lucra cu tabelul pivot și direct, prin drag, adăugare de câmpuri în jurul tabelului. Însă există un control mai mic asupra formatărilor din tabelul pivot față de cazul unui chart standard. Utilizatorii Excel'97 care deschid fișierele create cu Excel 2000 nu beneficiază de asemenea avantaje.

Excel 2000 ușurează foarte mult designul. În versiunile anterioare personalizarea unui table pivot era foarte dificilă, mai ales dacă Excel 2000 dispune de o duzină de tipuri pentru autoformat pentru tabele pivot.

5.2.4. Access 2000

Microsoft a avut în minte utilizatorii experți atunci când a inclus îmbunătățiri semnificative acestei aplicații.

SQL este limbajul adoptiv al lui Access 2000, deoarece poate modifica direct tabele MS SQL Server sau se poate crea o nouă bază de date SQL. În ambele cazuri sunt permise operații de întreținere și administrare a bazei de date, cum replicarea și back up-ul. Acum sunt posibile afișările datelor SQL în forme și rapoarte Access.

Figura 1.5./13 Programul Access 2000

Utilizatorii profesioniști pot exploata abilitatea de a funcționa cu un instrument de lucru front end cu date oferite de Microsoft SQL Server.

Îmbunătățirea adusă permite experților să folosească acest program – Access 2000 – ca un instrument de creare a aplicațiilor pentru baze de date atunci când sunt stocate pe server.

Ultima versiune a Access-ului poate publica date pe web, fără a putea vizualiza paginile rezultate. Cu ajutorul acestuia (Access 2000) se poate lucra direct dintr-o bază de date Access pentru a deschide și parcurge pagini web ce conțin acest tip de date. Internet Explorer 5.0. are și el aceeași abilitate de vizualizare a datelor.

Noile avantaje pentru utilizatorii obișnuiți include Name AutoCorrect, care urmărește și actualizează automat modificările de nume ale obiectelor din baza de date. Dacă i se schimbă numele unui câmp sau unei variabile, Access actualizează singur toată baza de date cu numele nou.

O altă inovație, conceptul de subdatasheet, permite vizualizarea datelor cu tabelele corelate, într-o formă de datasheet.

Și replicarea bazelor de date a suferit îmbunătățiri, până acum neputându-se realiza actualizarea datelor Microsoft SQL Server. Atunci când

apar conflicte în urma sincronizării datelor provenite din replici diferite, un program Wizard ne dă ajutorul de care avem nevoie.

5.2.5. Power Point 2000

Power Point 2000 câștigă prin îmbunătățirile aduse în editare și playback permanentă cu Freelance Europhics pentru titlul de cel mai bun pachet de prezentări grafice.

Microsoft a revizuit atât aspectul, cât și spiritul aplicației Power Point. În forma standard există acum trei ferestre care arată slide-ul curent, notele de lector și o listă a întregii prezentări.

Interfața integrată permite lucrul în toate cele trei aspecte ale unui show fără a schimba modul de lucru. În panoul din stânga există textul prezentării, în dreapta slide-ul, iar în cel de jos creatorul prezentării își introduce notele. Această aplicație a suferit schimbări minore, dar foarte utile. Dacă tastați mai mult text decât încape într-un frame, preogramul reduce automat mărimea fontului, astfel încât să încapă în acel frame.

La crearea unei prezentări, fie că e o demonstrație de produs, fie că e schița vreunui proiect sau comercializarea vreunei idei – Power Point pune la dispoziția utilizatorilor o modalitate de a deturna atenția de la prezentator și de a o focaliza asupra a ceea ce are acesta de spus.

Deoarece cele mai multe prezentări se fac pe notebook-uri, Power Point dezactivează în timpul slide-show-ului screensaver-ul și facilitatea de economisire a energiei, acest fapt evitând pauzele forțate de harware. Sincronizarea imagine-sunet e mai bună și a apărut un editor de tabele independent de Excel și Word.

Power Point salvează și sub formă de pagină web, incluzând tranzițiile, animațiile, efectele audio și video, astefel încât prezentările rulează în modul fullscreen. Acestea funcționează doar folosind pentru vizualizarea prezentărilor Internet Explorer 4.0. sau versiunile superioare. Încercând cu un alt tip de browser se obține un mesaj de eroare. Prezentarea poate fi salvată într-un format HTML, care funcționează cu alte browsere sau într-un format hibrid, ce furnizează prezentarea completă în Internet Explorer 4.0. și una mai simplă cu alte browsere.

Inabilitatea Power Point-ului de a crea prezentări web complete, care să lucreze în mod egal în toate browserele se datorează deficiențelor programului Netscape Navigator, care nu suportă Active V.

5.2.6. Front Page 2000

Cu această ultimă versiune Front Page 2000 își ocupă locul de membru cu drepturi depline în pachetul Office 2000. îmbunătățirile aduse ușurează munca de proiectare în wed, dar nu se pot face lucruri în plus față de versiunea'98.

Abilitățile de economisire a timpului permit construirea și reorganizarea rapidă a paginilor. Front Page 2000 ușurează și alte activități prin combinarea posibilităților de vizualizare Page și Explorer într-o singură

interfață, nemaifiind nevoie să ne plimbăm între două aplicații pentru a verifica rezultatele editării.

Găsim în această aplicație "themes", seturi combinate de stiluri pentru text, grafică de-a gata și culori pentru fundal, care ne pun la dispoziție câteva posibilități.

Front Page 2000 permite alegerea culorilor de site dintr-o paletă sau permite folosirea unei pipete pentru extragerea unei culori dintr-un logo sau o imagine. Putem potrivi tipuri de stiluri, fundale, titluri și corpuri de text. Abilitatea de a schimba temele constituie o îmbunătățire de detaliu foarte utilă pentru proiectanții care doresc să-și diferențieze site-urile create cu același Front Page.

Controlul asupra poziției imaginilor dintr-o pagină web e un alt avantaj al acestei versiuni. Dacă în versiunile anterioare puteau plasa imaginile numai în poziții rudimentare (stânga, centru, dreapta) acum versiunea 2000 ne permite să aranjăm imaginile și textul oriunde în pagină, deși vizitatorii vor avea nevoie de un browser Internet Explorer ce suportă Cascading Style. Precizia la nivel de pixel ajută vizitatorii să poziționeze obiectele în pagină prin drag and drop.

Alte îmbunătățiri ar fi integrarea cu restul aplicațiilor din suită (facilitate comună a programelor din Office 2000), actualizarea automată a legăturilor la modificarea hiperlinkurilor, păstrarea intactă a codului (negenerat de program), lucrul cu extensiile HTML (XML, CSS, DHTML, ASP), integritatea cu Ms Internet Server, un management mai bun al site-ului.

5.2.7. Outlook 2000

Prin intermediul programului Outlook 2000, utilizatorul își poate gestiona întâlnirile de afaceri, persoanele de contact, mesajele de E-mail, ședințele, sarcinile, proiectele, fișierele și notele într-un singur loc, folosind un set comun de instrumente. Outlook este un program de birou pentru gestionarea informațiilor (desktop information manager), și nu un program pentru gestionarea informațiilor personale (personal information manager), mai frecvent folosit, deoarece este mai multe decât personal. Absolut toate activitățile de afaceri pot fi gestionate folosind acest program.

Outlook 2000 este prezent în orice aplicație Office 2000 pentru că fiecare din ele posedă butonul E-mail, care deschide Outlook-ul și care trimite documentul curent la adresa aleasă. Nu mai este necesară atașarea fișierului. Interfața noului Outlook face mai ușoară regăsirea informației dorite. Conținutul mail-urilor poate fi HTML, Rich Text Format sau text simplu. Outlook poate fi setat să apeleze căsuța de mail la anumite ore și să trimită, respectiv să primească automat mesaje chiar de pe dial-up.

El permite și existența mai multor conturi de mail furnizate de ISP, însă suportă și Microsoft Exchange, ca și alte sisteme de E-mail la nivel de

corporație. Caracteristicile de E-mail nu sunt schimbate prea mult, ele fiind revoluționate deja în versiunea'98.

Avem la dispoziție instrumente puternice de căutare, reguli pentru manevrarea automată a mesajelor, șabloane pentru evitarea de mesaje în format HTML și multe altele. Ciudat e că pachetul încă nu suportă citirea integrată a newsgroup-urilor. Pentru aceasta o versiune de Outlook Expres este lansată.

Combinația specifică de E-mail ci PIM a scos în evidență întotdeauna programul Outlook. În noua versiune fiecare înregistrare din folderul Contacts include acum o secțiune ce sumarizează toate informațiile Outlook referitoare la acea persoană, inclusiv mesajele, întâlnirile, activitățile comune. Atunci când lucrăm în E-mail, calendar sau orice alt sector, putem folosi o nouă fereastră de căutare pentru a deschide o înregistrare din Contacts sau putem parcurge
Intranet-ul corporației din cadrul aceluiași program, el fiind drept front end pentru Internet Explorer.

CAPITOLUL 6

UTILIZAREA PROGRAMULUI WORD ÎN INTERNET

În organizațiile mari se extind așa numitele Sisteme client – sever, clienții reprezentând computerele de la locul de muncă, care comunică cu modulele server centrale (Internet) sau locale (Intranet). Aceste tehnologii au schimbat enorm lumea întreprinderilor. Tranzacțiile de faceri și procesele de comunicație se realizează tot mai mult sub aceste forme. Acest fapt are, desigur, consecințe enorme și asupra cerințelor profesionale ale angajaților.

Internetul este o rețea de calculatoare, cu ramificații mondiale, în care sunt interconectate circa 60.000 de rețele și mai mult de 80 de milioane de calculatoare electronice. Cel mai cunoscut serviciu de Internet este World Wide Web (prescurtat WWW). Acesta realizează integrarea diferitelor servicii la același nivel și dispune de capacitatea de a genera și de a utiliza documente hiper-media.

Tehnologiile Internet-ului se pot folosi și în interiorul întreprinderilor, formându-se așa numitele Intranet-uri.

La realizarea aplicațiilor Intranet, firmele încep de obicei cu informații generale, precum: rapoartele de afaceri, comunicatele de presă, informații pentru prezentare, listele de telefoane, descrierile de proiecte informații despre concurență, ofertele interne de posturi etc.

Avantajele rețelei de calculatoare sunt mult mai evidente în marile organizații, atunci când în sfera de activitate a birourilor se desfășoară

procese informaționale care implică mai multe locuri de muncă. În acest sens, au fost create pachete de programe pentru lucrul în grup (Work Group) care oferă șansa reală pentru comunicarea eficientă, atunci când mai multe persoane participă la îndeplinirea unei sarcini.

Programele care s-au dovedit foarte eficiente pentru lucrul în grup funcționează pe principiul poștei electronice (Electronic Mail).

Fiecare utilizator final conectat dispune în acest caz de o cutie poștală electronică (Mailbox, Telebox) pentru primirea textelor.

Funcțiile principale ale acestui sistem sunt:

primirea corespondenței;

trimiterea de mesaje;

confirmarea automată a primirii corespondenței;

dismemorarea de documente și mesaje;

compilarea și editarea (reprelucrarea) mesajelor destinate transmiterii;

distribuirea corespondenței electronice.

În aceste condiții partenerii pot comunica când și unde le convine pentru realizarea în comun a unor sarcini intelectuale comune.

6.1. Folosirea programului Word ca editor E-mail și instrument de

colaborare

Word oferă un set de instrumente de colaborare on-line, acre facilitează comunicarea și partajarea documentelor cu alți utilizatori de Word și Office.

Expedierea mesajelor E-mail la care sunt anexate documente Word, salvarea fișierelor în dosare Web on line, discuții în line, toate pot fi apelate din interiorul ferestrei Word și utilizează o aplicație de ajutor cum ar fi un client E-mail sau Microsoft NetMeeting, care se ocupă cu trimiterea mesajelor E-mail sau oferă locul pentru o întâlnire on line.

Editor E-mail

Pentru a trimite documente Word ca anexe la mesaje E-mail este necesar un client E-mail (un pachet software care permite expedierea și primirea de poștă electronică) instalat pe calculatorul dumneavoastră.

Pentru anexarea unui document Word la un mesaj E-mail se deschide documentul, se selectează File apoi Send to; din submeniul ce apare se selectează Mail Recipient as Attachement; clientul dumneavoastră va deschide o fereastră de mesaj nouă Documentul Word va apărea fie ca o pictogramă în antetul mesajului E-mail (sub rândul Subject), fie în zona textului mesajului; se introduce adresa destinatarului mesajului în caseta To;

Când mesajul se poate expedia se execută clic pe Send; când mesajul e citit de destinatar, acesta va putea deschide documentul executând dublu clic pe pictograma lui; acest lucru va lansa Microsoft Word și îl va deschide într-o fereastră Word.

Crearea discuțiilor on line în Word

O altă caracteristică eytrem de utilă este instrumentul Web Discussion. Această facilitate este nouă în Word 2000 și oferă o cale de a adăuga mesaje într-o discuție direct într-un document Word. Lucrul important referitor la instrumentul Web Discussion este că aparține documentului care trebuie utilizat în colaborare cu un anumit grup de persoane, de exemplu echipa unui proiect. E necesar însă accesul la un site Web Discussion din World Wide Web care oferă support extensiilor Microsoft Office Discussion.

Iată cum se adaugă mesaje într-un document Word cu ajutorul instrumentelor Web Discussion:

Se deschide documentul Word în care se doresc mesajele de discuție. Trebuie asigurată conectarea la Internet;

Se selectează ToolsOn line ColaborationWeb Discussion. Bara de instrumente Web Discussion va apărea deasupra barei de stare Word. Pentru a introduce în document o pictogramă de discuții se execută clic pe butonul Insert in the Document;

Va apărea caseta de dialog Discussion Text, se introduce textul discuției și se execută clic pe OK;

Mesajul apare într-o fereastră, în partea de jos a ferestrei Word, iar cu ajutorul barei de derulare din fereastra discuției, mesajul va putea fi citit;

Se poate răspunde la mesaj executând clic pe pictograma mesajului de la sfârșitul textului. Va apărea meniul derulant de unde se alege Reply.

Se introduce textul mesajului răspuns și se execută clic pe OK pentru expedierea lui.

Pentru dezactivarea caracteristicii Discussion se execută clic pe Close din bara de instrumente Discussion.

Colaborarea cu ceilalți folosind Netmeeting

În timpul lucrului cu programul Word se pot ține întâlniri prin intermediul Microsoft Netmeeting, care asigură comunicația audio și video prin Internet. Chiar dacă nu sunt instalate capabilități audio și video, acest lucru e valabil și în cadrul Universității 1 Decembrie 1918, Netmeeting oferă

o fereastră Chat ce poate fi folosită de utilizatori pentru a comunica cu ajutorul tastaturii.

O conferință on line Netmeeting începe astfel:

Se selectează Tools, On line Colaboration și apoi Meet Now. În fereastra Word va apărea o casetă Place a Call ce conține lista utilizatorilor Netmeeting conectați în acel moment;

Se selectează numele persoanei dorite și apoi se execută clic pe Call. Odată realizată conexiunea va apărea o fereastră Netmeeting Current Call unde se poate beneficia de facilități audio, video.

În cazul neinstalării acestor capabilități audio și video, se poate comunica prin fereastra Chat unde se introduce text prin intermediul tastaturii.

Pentru utilizarea acestei caracteristici se execută clic pe butonul Chat din bara de instrumente Netmeeting.

Când întâlnirea ia sfârșit se execută clic pe butonul Hang Up din bara Netmeeting după ce toți colaboratorii au fost anunțați de părăsirea conferinței on line.

6.2. Pagini Web în Word 2000

Microsoft Word 2000 oferă instrumentele necesare creării diferitelor tipuri de pagini Web.

Printre instrumentele conținute de Word pentru crearea paginilor Web se găsește și capacitatea de a crea hiperlegături, care permit vizitatorilor unei

pagini Web să sară la alte site-uri web sau fișiere executând un singur clic pe textul hiperlegăturii care e evidențiat sau pe o imagine.

6.2.1. Crearea de documente HTML în Word

În Office 2000 HTML (Hiper Text Markup Language) este un format auxiliar și se poate folosi programul Word pentru a crea pagini Web complet compatibile HTML. Având la dispoziție un număr de instrumente suplimentare Web, Word poate deveni aplicația preferată de creare a paginilor Web.

Pentru a începe un document Word pentru Web de la zero se selectează opțiunea FileNew și din caseta de dialog New se alege Web Page. Având acces la toate facilitățile de editare și formatare, se pot insera teme alcătuite din fundaluri, culori, fonturi și butoane de navigare. Pentru adăugarea unei teme la o pagină se selectează opțiunea FormatTheme.

Pentru a adăuga cadre la pagini, care permit afișarea mai multor pagini simultan și sunt folosite pentru crearea unei pagini de navigare stabilă, în timp ce ne deplasăm prin celelalte pagini ale unui site Web, se selectează opțiunea FormatFrames și se alege una din opțiunile Tables of Contents in Frame (cuprins în cadru) sau New Frames Page (pagină de cadre nouă).

6.2.2. Crearea de hiperlegături în Word

Hiperlegăturile sunt legături spre o altă locație dintr-un document,
dintr-un fișier sau dintr-o pagină World Wide Web.

Textul subliniat sau colorat, o imagine dintr-o pagină Web asupra căreia făcând un clic ne trimite spre o altă locație,se numește hiperlegătură.

Pentru crearea unei hiperlegături se selectează textul care conduce la legătură.

Se selectează opțiunea InsertHiperlink sau se efectuează clic pe butonul Insert Hiperlink de pe bara de instrumente standard pentru a deschide caseta de dialog Insert Hiperlink.

Pentru legături la fișiere se introduce calea completă de acces la fișierul respectiv sau se selectează care din cele trei liste de lăgături accesate prin butoanele Recent Files (fișiere recente), Browsed Pages (pagini parcurse) sau Inserted Links (legături inserate).

Dacă trebuie găsit fișierul se face clic pe butonul Browse For File (caută fișierul) sau dacă este necesară verificarea informației de cale de acces se selectează un fișier, o pagină Web sau un semn de carte.

După introducerea numelui de fișier și a căii de acces se efectuează clic pe OK.

Pentru legături la pagini Web se introduce URL-ul (Uniform Resource Locator – localizator uniform de resurse) sau se efectuează clic pe butonul Browse For Web Page (navigare pentru pagină Web) pentru a deschide caseta de dialog Link to File.

Pentru găsirea URL-ului unei pagini Web, se efectuează clic pe butonul Search the Web (căutare pe Web) de pe bara de instrumente Web.

Word va lansa browser-ul prestabilit și va solicita stabilirea unei conexiuni Internet. După conectare se va folosi browser-ul pentru a ajunge la

site-ul cu care se dorește stabilirea legăturii. Se efectuează clic înapoi în documentul Word din bara de sarcini Windows – Windows Task Bar – și adresa site-ului va apărea în caseta de text Web Page Name (numele paginii Web). La închiderea casetei de dialog de stabilire a hiperlegăturii textul din documentul word va fi subliniat pentru a indica prezența unei hiperlegături.

6.2.3. Crearea de formulare Web

Odată cu crearea unei pagini Web se vor deschide și două bare de instrumente suplimentare, Web și Web Tools, care conțin facilități legate de Web și scurtături necesare pentru crearea paginilor Web.

Bara Web este aceeași bară afișată în Internet Explorer pentru a naviga prin Web.

Bara Web Tools conține legături rapide la facilități precum Script Editor (editor de scripturi) și scurtături pentru inserția controalelor din formulare, secvențe video și audio și alte elemente nontext.

Pentru crearea formularelor Web sau pentru a adăuga controale de formular cum ar fi casete de validare, butoane de opțiune, casete de liste derulante sau de text se efectuează clic pe buonul Design Mode de pe bara de instrumente Web Tools.

La efectuarea unui clic pe un buton pentru controale de formular, urmat de un clic pentru a insera controlul în pagină, Wordul va insera automat semnele de început de formular (Top of Form) și de sfârșit de formular (End of Form).

Pentru a introduce valori și pentru a stabili alte proprietăți pentru controlul de formular se efectuează clic cu butonul drept al mouce-ului pe respectivul control și se selectează opțiunea Properties.

Se pot insera de asemenea elemente multimedia – secvențe audio și video – prin efectuarea unui clic pe butonul respectiv de pe bara de instrumente și prin identificarea locației fișierului respectiv.

După amplasarea controalelor în formular, în încheierea introducerii textului se efectuează clic pe butonul Design Mode pentru a închide modul design. În final se salvează fișierul.

6.2.4. Salvarea unei pagini Web în Word

La salvarea unui document Word sub formă de pagină Web, Word creează automat fișierele și folderele necesare pentru găzduirea paginilor de cadre, a elementelor de grafică și a altor fișiere necesare pentru suportul paginii Web.

Pentru simplificarea localizării tuturor fișierelor asociate este foarte utilă crearea în prealabil a unui folder care să conțină documentul Web.

O pagină Web poate fi salvată într-un folder Web, într-un site FTP în vederea transferului pe Web sau pe o unitate de disc locală sau de rețea, în vederea publicării pe Web la o dată ulterioară.

Salvarea unei pagini Web în Word se face:

Se selectează opțiunea FileSave As Web Page;

Se deschide folderul sau se creează un folder acolo unde se dorește salvarea paginii Web;

Se introduce un titlu pentru pagina Web;

Se introduce un nume de fișier și se efectuează clic pe Save.

6.2.5. Navigarea prin fișiere

Pentru previzualizarea unei pagini Web într-un Browser Web, se selectează opțiunea FileWeb Page Preview.

Se selectează opțiunea ViewToolbarsWeb pentru a deschide bara de instrumente folosită pentru a naviga prin documentele ce conțin hiperlegături sau pagini legate din Web.

Pentru a reveni la unul din ultimele zece documente sau pagini accesate prin intermediul hiperlegăturilor sau al barelor de instrumente păstrate se efectuează clic pe lista derulantă și se alege documentul sau URL-ul acestuia.

Pentru conectarea la pagina standard proprie de pe Internet se efectuează clic pe butonul Search the Web.

CAPITOLUL 7

ERGONOMIA ȘI TEHNICA INFORMATIONALA

7.1. Stresul vizual indus de utilizarea calculatorului

Deși computerul ne îmbunătățește viața, acest avantaj nu ne scutește de anumite riscuri privind sănătatea. Studiile făcute au arătat că timpul muncii și numărul de ore pe zi de utilizare a terminalului video sunt factori importanți în determinarea nivelului problemelor cauzate de această activitate. Problemele ochilor sunt cele mai obișnuite pentru utilizatorii calculatoarelor.

În prezent numai în SUA peste 100 de milioane de oameni folosesc terminalele video-display (TVD). Peste 50% din aceștia prezintă dificultăți cu focalizarea privirii asupra obiectelor îndepărtate și tulburări ale imaginii dincolo de planul apropiat după folosirea display-ului.

În afara acestor simptome directe apar unele indirecte cum ar fi: încordare și durere în ceafă și în umeri; dureri de spate; oboseală excesivă; iritabilitate excesivă; dureri în brațe, încheieturi și umeri; nervozitate crescută; eficiență vizuală scăzută și erori mai frecvente.

În SUA s-a trecut de la societatea industrială la cea informațională în numai douăzeci de ani, în timp ce trecerea de la societatea agrară la cea industrială a durat mai mult de două sute de ani. O dată cu acest fenomen a devenit necesară folosirea ochilor în activități de precizie. Ochii oamenilor sunt adaptați pentru vederea la distantă. Câmpul nostru vizual nu poate să facă trecerea de la planul îndepărtat la cel apropiat în mod natural. Adaptarea trebuie sa fie activă, prin modificarea mediului nostru de lucru sau comportamentului specific activității depuse.

Stresul vizual reprezintă o problemă îngrijorătoare, totuși studiile existente în acest domeniu nu sunt bazate pe o cercetare aprofundată, multe din simptomele de disconfort ale ochiului fiind similare cu ale celor care lucrează în alte domenii ce necesită vederea de aproape. Ambiguitatea cunoștințelor a dus la consensul că nu există factori de pericol în utilizarea display-ului. Cercetătorul canadian Bob Damatteo a studiat în cartea sa Terminal Shock tratamentul consecințelor utilizării terminalelor. El a observat că, din păcate, dovezile asupra nocivității locului de muncă au fost furnizate de utilizatori, nu de cei care trebuie să reglementeze activitățile respective.

În privința terminalelor video s-au efectuat studii mai riguroase referitoare la efectul acestora asupra operatorilor. Rezultatele obținute sunt folositoare pentru dezvoltarea politicii legislative de muncă. În multe state din SUA există o legislație pentru protecția utilizatorilor de TVD și au fost emise reglementări cu privire la designul locurilor de muncă, la pregătirea personalului și la asistența medicală a angajaților. Din 1992 statele din Uniunea Europeană au promulgat legi naționale referitoare la designul punctelor de lucru, la activitățile curente și la sănătatea și protecția lucrătorului, cu prevederi pentru protejarea vederii.

Pentru sporirea confortului utilizatorilor de unități video, în prezent, se face apel la ergonomie și optometrie. Ergonomia studiază impactul mediului unde se desfășoară activitatea asupra muncii depuse de om. Scopul ei este creșterea confortului, a siguranței și a productivității lucrătorului. Optometria se concentrează asupra îmbunătățirii capacității vizuale. în optometria comportamentală vederea este privită ca un proces complex ce include învățarea și poate fi modificat și îmbunătățit prin: proceduri de antrenare a vederii, dieta, organizarea muncii și educație.

Simptomele stresului vizual

Importanța computerelor în societatea modernă este de necontestat. De aceea este necesar să se găsească modalități prin care să se facă față efectelor pe care le are folosirea lor îndelungată asupra sănătății utilizatorilor. Problema cea mai frecventă o constituie disconfortul vizual. Acesta poate duce la scăderea productivității muncii, poate afecta concentrarea și capacitatea de a înțelege ceea ce trebuie învățat. Organismul uman are tendința de a se adapta la stres.

STRES

HOTARÂRE

Renunțare Disconfort fizic/Durere Adaptare

-nerealizare -dureri de cap -miopie

-opțiuni/promovare – tensiune la nivelul -suprimare

în carieră ochilor -probleme de

-satisfacție scăzută coordonare

Simptomele directe ale stresului vizual sunt:

tensiunea la nivelul ochilor;

dureri de cap;

dificultăți de focalizare;

miopie;

luarea imaginii;

modificări în percepția culorilor.

Simptomele indirecte pot include:

dureri la nivelul mușchilor și oaselor (gât, umeri, spate);

oboseală fizică excesivă;

eficientă vizuală scăzută în desfășurarea activității.

Tensiunea la nivelul ochilor.

Mulți din cei care folosesc timp îndelungat computerul (mai mult de doua ore pe zi) se plâng de probleme cu vederea.

Comparație între utilizatorii și non-utilizatorii terminalelor video din punct de vedere al problemelor de vedere.

Miopia.

Aceasta ar fi cauzată de condițiile improprii de desfășurare a activității (lumina insuficientă, poziție incorectă etc.) sau este o moștenire genetică. În era computerelor miopia ar putea constitui o forma de adaptare a sistemului vizual la vederea de aproape.

Schimbări în percepția culorilor.

Acestea sunt determinate de urmărirea ecranului în mod constant pentru perioade lungi de timp, alternând cu mutarea privirii asupra fundalului. Privitorul poate percepe culori opuse sau complementare celor care alcătuiesc fondul imaginilor de pe ecran.

Vederea și poziția de lucru.

De foarte multe ori stresul vizual este legat de probleme de poziție. Designul computerului nu ne permite să vedem în același timp tastatura și imaginea pe ecran. Datorită proastei legături dintre activitățile vizuale și cele motorii, ochii sunt supuși stresului.

TVD și stresul.

Stresul resimțit la locul de muncă depinde de tipul activității și de natura individului. Stresul vizual duce la modificări ale ritmului cardiac, ale respirației și alte simptoame de stres. Expunerea excesivă la factori de stres poate avea ca rezultat apariția unor probleme mentale sau sociale grave (anxietate, deprimare, oboseală).

7.1.2. Factori care influențează stresul vizual

Stresul vizual este determinat de o serie de factori fizici, cum ar fi:

iluminatul;

poziția utilizatorului;

amplasarea computerului;

zgomotul;

calitatea aerului.

Pe lângă aceștia există și aspecte adiacente ale activității care pot contribui la stresul vizual:

specificul muncii desfășurate;

planificarea și organizarea acesteia;

profilul fiziologic și psihologic al utilizatorului;

eficiența vizuală a operatorului;

caracteristicile stației de lucru.

Doctorii James Sheedy și Steven Parson, optometrisți la Colegiul de Optometrie al Universității Berkley, California, au publicat un raport intitulat: Aspecte clinice ale ochiului în cazul utilizării terminalului video-display, în cuprinsul căruia se arată că sarcinile caracteristice utilizării terminalului video solicită ochiul mult mai mult și pot cauza un stres mult mai puternic decât activitățile mai puțin solicitante vizual. Îmbunătățirea display-urilor video, a mediului de lucru al stațiilor și a activității proiectării pot reduce cerințele vizuale ale acesteia.

Culorile

Caracterele care apar pe ecran pot avea efect hotărâtor asupra confortului vizual. Caracterele negre pe fundal alb asigura confortul vizual maxim. Alte culori preferate pentru caractere sunt: verde, galben și portocaliu. Este bine sa fie evitate cele scrise cu rosu sau cu albastru. Display-urile color sunt mult mai obositoare pentru sistemul vizual decât cele monocrome.

Luminozitatea

Operatorul trebuie să regleze luminozitatea ecranului și contrastul pentru a obține confortul vizual maxim. Unii utilizatori au declarat că luminozitatea variabilă a ecranului pe parcursul zilei de lucru asigură relaxarea ochilor obosiți.

Tastatura

În conceperea tastaturii trebuie să se țină seama de anumiți factori:

dispunerea tastelor;

dimensiunea acestora;

unghiul și înălțimea tastaturii;

rezistența la apăsare;

culorile folosite pentru diferite funcții ale tastelor.

Tastaturile proiectate neergonomic pot determina dureri ale încheieturilor mâinii ce se pot transforma în incapacități permanente de mișcare. Sunt de preferat tastaturile mobile și folosirea unui wrist pad (suport pentru încheieturi).

Distanța de lucru

Distanța de la care se privește ecranul monitorului (47-70cm) este mai mare decât distanța normala pentru citit (30-40), ceea ce duce la creșterea distanței normale de focalizare. Ochelarii speciali pentru computer (lentilele lor echilibrează sistemul vizual, reducând stresul) pot deveni un accesoriu obișnuit al utilizatorului de computer.

Mobilierul și designul locului de munca

Tipul și designul mobilierului poate influența confortul vizual și general al utilizatorului. Scaunele folosite în lucrul cu echipamentele de calcul trebuie să fie reglabile. Sunt ideale scaunele ergonomice cu spatar reglabil. Computerul trebuie să fie așezat pe un suport mobil care sa permită reglarea poziției pentru eliminarea strălucirii sau reflexiei.

Temperatura camerei

Temperaturile extreme pot acționa ca factori indirecți de stres ce afectează concentrarea și performanțele vizuale ale utilizatorilor terminalului video.

Calitatea aerului

Computerele trebuie plasate în locuri cu umiditate scăzută. Este salutară tendința de a se interzice fumatul la locul de muncă. Aerul inchis poate afecta capacitatea de desfășurare a activității pentru perioade lungi.

Iluminarea încăperii

Iluminarea în încăperi trebuie să fie de 3 ori mai puternică decât fundalul ecranului. Este de preferat să se folosească lămpi de birou în locul iluminării din plafon. Cu cât este mai mic contrastul dintre ecran și mediul înconjurător, cu atât este mai bine. Astfel se reduce oboseala ochiului care nu mai trebuie sa facă eforturi de adaptare de la o luminozitate la alta.

Zgomotul

O data cu trecerea de la mașina de scris la utilizarea computerului, nivelul zgomotului a fost redus simțitor. Surse cauzatoare de zgomot și de distragere a atenției pot fi imprimantele zgomotoase sau celelalte persoane din încăpere.

7.1.3. Măsuri pentru prevenirea stresului vizual

a) Terminalul video și poziția nenaturală a ochilor

Există o mare diferență între poziția naturală a ochilor atunci când citim și poziția nefirească a ochilor atunci când privim ecranul unui calculator. Poziția drept-înainte a operatorilor pe calculator este nenaturală și diferă mult de poziția convențională, adoptată în timpul cititului. Mușchii globului ocular „se luptă” pentru a realiza acel echilibru necesar pentru a fixa și a reține imaginea.

Această stare de permanentă încordare conduce la apariția unor simptome neplăcute, precum oboseala și durerile de cap.

În mod ideal, ecranul unui calculator ar trebui poziționat la circa 10 inch (25,4cm) sub linia orizontala a privirii.

b) Strălucirea emanată de ecranul calculatorului

Într-un birou există numeroase surse care produc strălucire: lămpi impropriu poziționate, tuburi fluorescente, lumina exterioară (lumina zilei), suprafețele cu un grad mare de reflexie și orice obiect iluminat pe care cade lumina).

Suprafața de sticlă a unui ecran de calculator poate avea un grad mare de reflexie. În timp ce ochii operatorului se află poziționați drept-înainte, ei sunt influențați de sursele externe de iluminare, mai ales de lumina provenită din plafon.

Exista numeroase modalități pentru a reduce strălucirea:

Atașarea la monitorul calculatorului a unor filtre antistrălucire. Filtrele obișnuite sunt realizate din sticlă sau din fibre de plastic. Fiecare tip de filtru are avantajele sale. Ecranele de sticla sunt în general mai bune. În ciuda faptului că sunt costisitoare și necesită o curățire frecventă, sunt excelente în reducerea strălucirii.

O a doua modalitate vizează poziționarea corectă a ecranului calculatorului. În timpul în care nu utilizăm calculatorul putem poziționa ecranul acestuia în așa fel încât sa nu reflecte în nici un fel lumina.

Iluminarea birourilor. Cercetătorii au remarcat că numeroase birouri sunt improprii pentru utilizarea calculatoarelor din punct de vedere al strălucirii Tradiționalele filtre de lumină plasate pe plafoane și care utilizează tuburile fluorescente sunt adesea o sursă considerabilă de strălucire. Aceste dispozitive pot fi adaptate în așa fel încât să direcționeze lumina în jos, în unghi drept, în loc să o împrăștie în toate direcțiile. Această metodă contribuie la crearea unei ambianțe plăcute și liniștitoare pentru ochi.

Utilizarea unor ochelari speciali pentru lucrul pe calculator. S-a demonstrat ca folosirea acestor ochelari duce la creșterea confortului vizual.

Lentilele ochelarilor obișnuiți nu pot asigura flexibilitatea necesară lucrului cu calculatorul. Lentilele speciale bifocale pentru calculator au porțiunea de sus proiectată pentru urmărirea ecranului, în timp ce partea de jos este realizată pentru a urmări textul scris. Lentilele trifocale sunt și mai specializate, asigurând zone pentru calculator, pentru text și pentru privirea la distanță. Există și lentile noi, cu design modern, care permit modificări gradate ale puterii lentilelor în funcție de variația distanței.

c) Terapia vizuală

Este vorba despre un program special prin care operatorii pe calculator sunt învățați cum să-și folosească ochii într-un mod cât mai corect și cu un minimum de efort. Acest lucru presupune urmarea unui program special ce cuprinde tehnici și proceduri care ajută indivizii să-și îmbunătățească toate aspectele ce țin de sănătatea analizatorului vizual, incluzând coordonarea generală a ochilor, coordonarea mână-ochi, mișcările ochilor și elemente legate de focalizare.

d) Testarea vizuală

Un program recent, care și-a dovedit din plin eficiența în realizarea de teste privind monitorizarea simptomelor stresului vizual este programul Eye-CEE și constă în completarea unui chestionar on-line și în urmarea unor teste de vedere.

e) Tehnica celor „3B”

Există numeroase metode pe care le putem urma singuri pentru a reduce stresul vizual. Aceste metode sunt cunoscute sub numele universal de

Tehnica celor 3B (Blink, Breathe,Break).

Blink. Clipitul reprezintă o funcție automată a aparatului vizual, fiind

cel mai rapid reflex din organismul uman. în mod normal, un om clipește de circa 15 ori pe minut. Clipitul permite ochilor să se odihnească timp de câteva secunde și contribuie la curățirea și la umezirea suprafeței globilor oculari, prin urmare la menținerea unei vederi clare.

Breathe (respiratul). Organismul uman este un adevărat sistem, specializat în realizarea schimbului de oxigen și de dioxid de carbon care este emanat în urma actului respirației. Un ritm normal al respirației ne relaxează mușchii, chiar și pe aceia ai aparatului vizual.

Break (pauza). Din cauză intensei concentrări de care dau dovadă operatorii pe calculator, nu este de mirare ca organismul uman are nevoie de pauze de relaxare. Ochii noștri nu au fost construiți pentru a lucra prea multa vreme la distanță mică. Cercetătorul american Anshel Jeffrey a elaborat un program ergonomic pentru relaxarea aparatului vizual, program ce se bazează pe luarea unor pauze.

f) Poziția la locul de muncă.

Situația ideală a lucrului cu calculatorul ar fi cea în care toate condițiile următoare sunt îndeplinite simultan:

Ecranul, documentul și consola se află toate la aceeași distanță de ochii utilizatorului. Suporturile documentelor au posibilitatea să poziționeze documentul la aceeași distanța cu ecranul calculatorului.

Țineți picioarele bine așezate pe pământ atunci când sunteți așezat.

Trunchiul stă drept dar înclinat cu aproape 20 de grade din solduri.

Nu îndoiți mâna din încheietură atunci când tastați. Îndoirea încheieturii poate duce la afecțiuni date de încordare repetată. Asigurați-vă că mâinile nu se sprijină pe o margine ascuțită atunci când tastați.

Mențineți coapsele în poziție orizontală cu picioarele așezate cu talpa pe sol sau pe un suport dacă este nevoie.

Partea de sus a brațului va fi în poziție verticală atunci când folosim terminalul video.

Antebrațul va fi în poziție orizontală sau ușor coborât.

Suprafețele terminalului și/sau ale documentului vor fi la o înălțime astfel încât picioarele să nu atingă partea de dedesubt a mesei.

CONCLUZII

Informatica este o tehnologie contemporană fundamentală, pe baza ei desfășurându-se telecomunicațiile moderne, automatizarea cea mai avansată, programabilă, flexibilă, și, în general, cibernetizarea producției. Prin informatică se înțelege comportamentul automat al informației, indiferent de natura suportului material.

După apariția termenului de informatică, având înțelesul de tehnologie de memorare, prelucrare și transmitere automată a informației sau aplicații ale informației prin mijloace fizice, electronice, optice, mecanice, biochimice sau tehno-biologice, au apărut o serie de termeni noi: teleinformatica, birotica, fiecare dintre aceștia sugerând uneori o depășire a informaticii care și-ar fi încheiat viabilitatea.

Informatica este tehnologia informației, a structurilor informaționale abstracte, a bazelor de date, a programelor de procesare informațională, a inteligenței artificiale. Informatica are ca materie primă informația pe care o prelucrează cu diferite procedee si utilaje.

Apariția calculatorului electronic, a microelectronicii, informaticii și inteligenței artificiale, produce nu numai o nouă evoluție industrială prin cerințele automatizării și cibernetizării producției, dar ridică probleme științifice fundamentale noi, cum este aceea a elucidării noțiunii de informație. De asemenea, se schimbă metodologia muncii științifice, deoarece calculatorul, ca instrument al muncii științifice a omului, impune regândirea tuturor celorlalte elemente metodologice ale științei, cum sunt teoria, modelul, instrumentul matematic.

În urmă cu ani, munca intelectuală era deosebită de cea fizica, întrucât ea se desfășura fără unelte, cu excepția laboratoarelor de cercetare și de dezvoltare tehnologică. Astăzi, proiectanții lucrează in fața claviaturii alfanumerice, a display-ului și a imprimantei, conectată la un calculator electronic. De asemenea, conducătorul întreprinderii, secției de producție sau al unui serviciu funcțional recurge la unelte informatice.

Folosirea informației pe o scară din ce în ce mai largă duce la o micșorare a consumurilor de energie, de substanță, de utilaje, la micșorarea presiunii pentru bunurile materiale și creșterea cererii de bunuri informaționale, la un nou ciclu economic de prosperitate, în cele din urmă la orientarea informațională a societății. De aceea, se poate vorbi și despre o reorientare informațională a muncii omului, ceea ce nu înseamnă că omul nu va mai munci fizic, dar va munci ajutat de informație și cu unelte informaționale sau informatizate.

Se poate aprecia că, în perspectivă omul va lucra din ce în ce mai mult cu idei asupra realității materiale și informaționale și va căuta să le pună în aplicare prin sisteme care lucrează automat asupra materiei și informației. Utilajele și sistemele care lucrează în locul omului aduc o schimbare a conținutului muncii omului, măresc foarte mult productivitatea muncii umane, dar ele nu produc singure valoarea economică. Totuși sunt de așteptat modificări importante în funcționarea economiei datorită acumulării de avuție informațională, avuție care, spre deosebire de avuția materială, nu se uzează, ci poate fi reutilizată ori de câte ori este necesar. Odată ce i se consumă valoarea economică, informația rămâne echivalentă unei resurse naturale disponibile, așa cum este astăzi cunoașterea științifică generală.

BIBLIOGRAFIE GENERALĂ

BERTRAND, Jean-Claude – O introducere în presa scrisă și vorbită, București, Editura Polirom, 2001.

CALABRIA, Jane; BURK, Dorothy; KISKLAND Rols – Utilizare Word 2000.

DINU, SIMONA – Cursuri universitare de Informatică (manuscris).

ENACHE, Ionel – Organizarea ergonomică a muncii de birou, București, Editura Universității din București, 1999.

HARRISON, John – Curs de secretariat, București,Editura All Beck, 2000.

NICORESCU, Elisabeta – Ergonomia și informatizarea biroului, Constanța, Editura Europolis, 1999.

NICORESCU, Elisabeta – Locul și rolul administrației și secretariatului, București, Editura Didactică și Pedagogică, 1998.

NICORESCU, Elisabeta – Elemente de modernitate într-un compartiment de birou.

PANĂ A.; IONESCU B.; MAREȘ V. – Birotică, București, Editura All, 1996.

PARIZA, Maria – Cursuri universitare de Birotică (manuscris).

POPESCU, Maria – Management pentru tinerele secretare, Editura Univ. Mării Negre, 1995.

SOCOBEANU, Ionel; SOCOBEANU, Iordana – Secretele secretariatelor, București, Editura Eficient, 1998.

SOMNEA D.; CALCIU M.; DUMITRESCU E. – Birotică, București, Editura Tehnică, 1998.

TABARCEA, Petrea; GHIUR, Gheorghe – Tehnologii noi de telecomunicații, București, Editura Științifică, 1991.