Compania AWAKENESS , a contractat echipa care se ocupa de realizarea analizei interne a comunicarii, in [625584]

Compania AWAKENESS , a contractat echipa care se ocupa de realizarea analizei interne a comunicarii, in
vederea intocmirii unui audit de comunicare in cadrul organizatiei . Analiza s -a desfasurat pe o perioada de 3
luni, in care s -au cercetat mai multe aspecte .
In urma sedintei stabilite cu conducerea organizatiei , acesta doreste sa stie cum decurge comunicarea in
cadrul companiei si ce masuri ar putea lua pentru ca relatiile dintre angajati sa fie stabile si sanatoase.
In cadrul sedintei s -au discutat urmatoarele aspecte :
 Prezentarea echipei de auditori care urmeaza sa efectueze misiunea de analiza intern a;
 Prezentarea caracteristicilor misiunii de audit intern ;
 Prezentarea temelor si obiectivelor analizei intern e care se vor rea liza si priorităt ile stabilite.
 Compania si-a exprimat punctul de vedere cu privire la temele propuse in vederea efectua rii misiunii
de audit intern fiind i n totalitate de acord cu acestea si recunoscand existenta posibilitătilor de
îmbunatatire a activitat ii;
 Specificarea tipului de abordare a misiunii de audit intern, respectiv orientarea pe rezultate;
 Prezentarea modului de derulare a metodologiei misiunii de audit intern;
 Stabilirea persoane lor care vor fi contactate de cat re auditorii interni in vederea colectarii
informat iilor, a progra mului intalnirilor s i timpul necesar pentru realizarea misiunii;
 Stabilirea condit iilor minime pe care compania trebuie să le asigure in vederea realizarii misiunii de
audit (spat iu de lucru, calculatoare, posibilitat ile de editare etc.)
 Stabilirea modalitat ii de redactare a Raportului misiunii de audit intern. Recomanda rile for mulate vor
fi discutate s i anali zate cu structura auditata, inclusiv calendarul implementarii recomandarilor si
persoanele raspunza toare cu implementarea acestora.
Obiectivele generale ale auditului sunt:
1. Asigurarea unui nivel calitativ al comunicarii organizationale in scopul realiza rii obiectivelor stabilite.
2. Imbunat atirea comunica rii organizationale.
Ce urmarim?
Dorim sa evaluam prezenta comunicarii, gradul eficientei acesteia si a continuturilor de comunicare din
organizatia AWAKENESS, ins a si a fluxurilor de comunicare interna .
Scop :
Analiza favorizeaza obtinerea gradului de implicare a i a gradului de loiali tate al a ngajat ilor din organizatie,
permitand stabilirea si luarea celor mai eficiente ma suri de corectie a situat iei date. Scopul comunicarii
interne este de a spori motivatia membrilor organizatiei prin facilitarea intelegerii sarcinilor pe care le are
organizatia si impl icit personalul acesteia, o activitate de comunicare interna bine planificata si condusa are
ca efecte imbunatatirea moralului membrilor organizatiei, stimularea sentimentului lor de apartenenta la
organizatie, cresterea eficientei (productivitatii) activi tatilor, indeplinirea sarcinilor pe care organizatia le
are.

Indicatori :
Relat iile cu superiorii – calitatea comunica rii și nivelul de sprijin din partea superiorilor ;
Relat iilei cu colegii – calitatea comunicarii s i nivelul de sprijin și c ooperare din partea colegilor;
Propagarea informației – modul in care functioneaza fluxul de informatie i n cadrul departamentelor ;
Clarificarea obiectivelor – nivelul de cunoastere al obiectivelor de atins si sarcinilor de realizat i n
randul angajat ilor;
Oportunitat ile de dezvoltare – posibilitatea de promovare s i de dezvoltare a angajatului in companie
Sigurant a postului – increderea angajatului fat a d e mentinerea locului in organizat ie;
Satisfacția in munca – stare pozitiva ce rezulta din atitudine a angajatului la locul de munca ;
Incredere a in organizat ie – increderea angajatilor i n valorile si politicile organizat iei;
Comunicare a – calitatea si eficienta comunic arii dintre colegi, angajați si superiori s i departamente ;
Comportamentul de tip Bullying – comportament abuziv, caracterizat prin dorint a de a umili pe cineva
prin utilizare a violent ei psihologice , verbale sau fizice ;
Prezentarea companiei :
Lansat a in anii 2000 ca un magazin online de sisteme de calcul si produse de birotica, AWAKENESS S.A,
se numara printre creatorii pietei de comert electronic din Romania. Adaptarea pe rmanenta a serviciilor la
realitatile pietei si orientarea catre client au propulsat si au mentinut AWAKENESS in pozitia de lider
constant al pietei.
AWAKENESS S.A are un portofoliu in care se regasesc atat produse si solutii IT si de comunicatii, cat si
echipamente electronice si electrocasnice, oferta sa extinzandu -se permanent. Compania este prezenta in
randul clientilor prin intermediul magazinului online www. awekeness .ro, precum si prin intermediul celor
10 magazine deschise, in cele mai importante judete din tara , ce au un grad mare de dezvoltare in comert.
In cei 19 ani de activitate, echipa AWAKENESS a crescut in ritm alert, ajungand in prez ent la un numar de
aproximativ 1 500 de angajati. Compania sustine in continuare dezvoltarea fortei de munca din Romania,
oferind locuri de munca de inalta specializare, intr -o piata in plina evolutie.

Valoril e companiei :
 valorile care determină compo rtamentul moral al firmei sunt increderea i n parteneri, respectul si
cinstea pentru tot i colaboratorii;
 oamenii reprezinta o valoare, astfel încat responsabilitatea fata de angajatii firmei este intarita ;
 prin asigurarea unui l oc de munca corespunzator, salarii corespunzatoare muncii depuse cat s i de
posibilitatea de promovare;
 fata de clienti se promoveaza calitatea produselor s i respectarea termenelor de livrare;
 fata de furnizor i se promovează o relatie bazata pe incredere s i respectarea termenilor .
Probleme de comunicare in AWAKENESS S.A.
La nivelul organizatiei exista mai multe tipuri de canale de comunicare: comunicarea formala si informala,
comunicare ierarhica( cu superiorii/suba lternii), comunicare cu ceilalti membri ai echipei( intre angajati cu
statut profes ional similar), comunicare cu partenerii de afaceri sau clientii, comunicare orala si in scris s.a.
Conducerea organizatiei sustine ca in companie comunicarea intre departamente este defi citara,
angajatii nu au acces facil la comunicare si fluxul inf ormațional nu circula eficient. I deile s i sarcinile
managerilor generali nu ajung i n forma exacta la subalterni iar zvonurile creeaza confunzie in interiorul
organizat iei, astfel activitatea companiei și implicit rezultatele ei sunt grav afectate. Referindu -se la astfel
de situatii de utilizare a competentelor de c omunicare, subiectii investigati ofera si exemple concrete care
reflecta impactul pe care detinerea unor bune competente de comunicare de catre unii dintre angajati il are
asupra succesului companiei.
Rețeaua devine mai restrictiva atunci cand informatia este transmisa sau pleac a de la directorul
general spre departamen te. Directorul general comunica doar cu managerii de dep artamente. Deci accesul
angajat ilor este inegal, managerul de departament fiind cel favorizat de transm iterea informației. Rareori se
intamplă ca directorul general sa aiba contact direct cu angajatii departamentelor. Se intampla la sedint ele
bianule cu to ti angajatii, sau la cerinta unui angajat, printr -o sedința extraordinara.

Managerul general prefera comunicarea doar cu managerul de departament datorita acuratet ii
infor matiei si lipsei de distorsiuni. Daca managerul ar accepta participarea angajat ilor la toate discut iile,
probabil opiniile divergente si existenta prea multor pareri ar crea neintelegeri si soluțiile rapide nu ar
aparea. Managerul comunica clar obiectivele de atins managerilor de departamente, care duc informat ia mai
departe.
Metodologia cercetarii
In vederea analizarii comunicarii in agentia AWAKENESS S.A. am utilizat urmatoarele instrumente:
 Chestionar comunicare interna. (ANEXA 1.)
 Scala de evaluare a comunicarii. (ANEXA 2.)
 Test sociometric de evaluare a relatiilor interpersonale. (ANEXA 3.)
Ancheta a avut ca obiectiv identificarea aspectelor generale ale comunicarii interne in organizatia
analizata si elemente ale comunicarii interpersonale.
Studiu privind evaluarea nivelului comunicarii si a relatiilor interpersonale s -a efectuat pe un
esantion de 500 persoane din cadrul AWAKENESS S.A, format din angajati, manageri, sefi de birou, team
leaderi. Lotul a fost ales prin metoda esantionare simpla aleatorie.
In urma analizei raspunsurilor angajatilor la intrebarile din chestionarul privind comunicarea interna
in AWAKENESS S.A, se evidentiaza urmatoarele aspecte:

1 Canalele utilizate in comunicarea interna
Felul canalului utilizat Distributia raspunsurilor (%)
formale 173
informale 327
2 Sensul circulatiei informatiilor
Directia de transmitere Distributia raspunsurilor (%)
vertical 257
orizontal 145
oblic 98
3 Comunicarea verticala .
Comunicarea verticala Distributia raspunsurilor (%)
descendenta 185
ascendenta 315
4 Continutul mesajelor transmise
Continutul mesajelor Distributia raspunsurilor (%)
cu caracter tehnic, economic, administrativ 246
mesaje referitoare la strategia si obiectivele
organizatiei 122
cu caracter emotional, referitor la viata afectiva a
organizatiei. 36
informatii de interes pentru angajati 96

5 Forme de comunicare folosite
Forme de comunicare Distributia raspunsurilor (%)
scrisa 331
verbala 169
6 Formulele cele mai frecvent utilizate in comunicarea verbala
Directia de transmitere Distributia raspunsurilor (%)
convorbirea directa 278
convorbirea telefonica 168
sedinta 54

Concluzii
Functionarea organizatiei depinde de modul in care membrii acest eia pot comunica eficient. Din studiul
efectuat se constata ca predomina comunicarea pe verticala intre posturi aflate in relatii de sub sau
supraordonare si apare in doua forme: comunicare verticala ascendenta si comunicare verticala
descendenta.
Comun icarea pe orizontala se foloseste in proportie de 145%, scopul ei fiind acela de coordonarea activitatii
departamentelor aflate pe acelasi nivel ierarhic in organigrama.
Dreptul membrilor de a trece granitele departamentale pentru a -si asigura informatia n ecesara muncii proprii
poate fi recunoscut mai mult sau mai putin de organizatie.
Comunicarea oblica este folosita mai putin, in proportie de 98% deoarece prin structura organigramei si prin
Regulamentul de Organizare si Functionare, angajatii publici d in compania AWAKENESS S.A au sarcinile
clare stabilite in fisa postului si de asemenea o subordonare stricta.
Comunicarea verticala descendenta este folosita in proportie de 185% si urmeaza relatiilor de tip ierarhic
derulandu -se de la nivelul managementului de varf, respectiv, Director, Director adjunct, catre nivelele de
executie Sefi Servicii, Sefi birou, inspectori, referenti, personal contrac tual. Continutul ei este dat de decizii,
reglementari, instructiuni, transmiterea de sarcini, solicitarea de informatii. Principala problema a acestui tip
de comunicare o constituie mare probabilitate ca mesajul sa fie filtrat in timp ce este vehiculat de la un nivel
la altul deoarece, fiecare nivel interpreteaza mesajele in functie de propriile necesitati sau obiective.
Comunicarea verticala ascendenta se foloseste in proportie mai mare, de 315% si consta in transmiterea de
mesaje de catre subor donati sefilor directi si, succesiv, nivelurilor superioare ale institutiei.
Comunicare de jos in sus, AWAKENESS S.A include: referate, informari, semnalarea de probleme,
raportate asupra performantei, nemultumiri si posibile surse de conflict, informatii asupra gradului de
rezolvare a sarcinilor.
Acuratetea comunicarii de jos in sus reflecta increderea subalternilor in superiori dar si aspiratiile de
promovare ale subalternilor. Cand nu ii cunosc suficient sau cand au exper ienta unor raspunsuri negative, ori
cand tin foarte mult sa -i impresioneze favorabil, subordonatii nu vor risca sa isi dezamageasca superiorii,
distorsionand, din aceste cauze informatia.
a) Dupa continutul mesajelor vehiculate se observa c a in cea mai mare parte mesajele care circula sunt
mesaje cu caracter tehnic, economic, administrativ. Aceste mesaje au caracter operational si sunt
indispensabile pentru indeplinirea de catre angajati a sarcinilor de serviciu.
b) Informatiile referito are la strategia organizatiei, la obiectivele majore ale acesteia, la punctele forte si
slabe, au o pondere de 122% din mesajele transmise in AWAKENESS S.A . Prin transmiterea acestor mesaje
catre angajati , se urmareste determinarea angajatilor in a se considera parte integranta a institutiei careia ii
apartine si sa se implice mai mult in evolutia acesteia.
c) Mesajele cu continut emotional, au un caracter optional si nu sunt indispensabile desfasurarii muncii sub
aspectele ei tehnic e, dar sustine viata afectiva a organizatiei. Continutul acestor mesaje face ca acest tip de
comunicare sa joace un rol determinant asupra climatului social, asupra ambiantei si satisfactiei in munca.
d) Informatiile de mare interes pentru sala riati au un caracter motivational, si dupa cum reiese din studiul
efectuat antrenarea si motivarea angajatilor nu se realizeaza la nivelul asteptarilor. Informatiile referitoare la
drepturi si indatoriri, sistemul de salarizare, posibilitati de promovare, de perfectionare profesionala nu ajung
la cei interesati nu pentru ca nu s -ar dori motivarea acestora ci pentru ca nu se face comunicarea acestor
mesaje in mod adecvat si oportun.

Masurile luate de compa nie in urma auditului.
Intr-o astfel de companie tipul de rețea de comunicare influe nteaza eficient a acesteia, prin accesibilitatea
canalelor pent ru angajați. Ceea ce predomina i n compania AWAKENESS este o rețea flexiblia , deci
angajații au o mai mare libertate de comunicare și acces nelimitat la canal ele de comunicare. I n mare parte
informatiile i n interiorul companiei sun t disponibile orica rui angajat. In ultimul an s -a dezvoltat un nou tip
de comunicare online. S -a format un bl og al companiei la care au acces doar angajatii, si unde se discuta
absolut orice problema legata de serviciu. Aici se incarca s i documente import ante, precum diferite
regleme ntari, rapoarte, dec izii. Blog -ul este organizat pe departamente ( HR, marketing, customer care,
comercial, IT, vanza ri, content production, etc.). Fiecare angajat poate sa comunice liber cu colegii sa i, sa
posteze informat ii referitoare la departamentul sau, dar si sa vada inform atiile referitoare la celelalte
departamente. Este o comunicare pe orizontala, ca ci fiecare angajat poate dis cuta cu oricare alt angajat din
alt departament indiferent de pozitia ierarhica a acest uia. In prezent se discuta si crearea unui fisier care sa
vina i n sprijinul angajatilor, in sensul ca aici vor fi postate toate pla ngeri le si nemultumirile angajat ilor
refer itoare la companie. S -a dovedit a fi un sist em eficient, transparent, care ii responsabilizeaza pe angajat i
pentr u transmiterea anumitor informat ii. Blog-ul se deschide automat cand se deschid calculatoarele, s i ofera
posiblitatea unei comunicari interne rapide si in timp real. Exista o persoa na desemnata a se ocupa de buna
functionare a blog -ului si de a i ncarca toate documentele utile. Diferite rapo arte sau reglementa ri care sunt
incarcate pe blog, sunt deasemenea a rhivate si in forma fizica (ha rtie), mai al es cele care necesita semnatura
si stampila. In urma forma rii acestui blog s -a constatat ca moralul grupur ilor este mai ridicat, datorita
responsa biliza rii pent ru informat ia pe care o trimit. Acest tip d e comunicare este apreciat de catre angajati, s i
util tututor departamentelor.
S-au realizat spatii special amenajate unde angajatii se pot recreea si pot intretine discutii. Compania
sarbatoreste evenimente le importante prin intermediul carora, angajatii se pot intr evedea si pot antrena
discutii , fata -n fata. Sarbator irea zilei companiei, o zi dedi cata in care angajatii pot petrece impreuna
indiferent de departamenul in care activeaza.
Climatul predominant în compania AWAKENESS este cel de cooper are, caracterizat prin respect, simpatie,
empatie, încrede re reciproca si ce ntrare pe sarcina , iar feedback -ul est e unul reciproc s i constructiv, atat
dinspre angajati spre conducere, s i de cele mai multe or i dinspre conducere spre angajat i.