École Supérieure de la Francophonie pour lAdministration et le Management [303762]

École Supérieure de la Francophonie pour l’Administration et le Management

Master Administration des Entreprises

Rapport de stage

LA GESTION DU PERSONNEL DANS LE CONTEXTE DES SUIVIS DES PROJETS DANS L’ENTREPRISE SF SANS FRONTIÈRE

Étudiante : SVETENCO Anastasia

Tuteur académique de stage : HÉNAULT Georges

Tuteur professionnel de stage : SCUTELNIC Svetlana

Période de stage : juillet – septembre 2016

Lieu de stage : SF Sans Frontière, Grâce-Hollogne, province de Liège, Belgique

République de Moldavie, 2016

REMERCIEMENTS

Je tiens à remercier toutes les personnes qui ont contribué au succès de mon stage et qui m'ont aidé lors de la rédaction de ce rapport.

Tout d’abord, j’adresse mes remerciements à l’administration et à l’équipe pédagogique de l’École Supérieure de la Francophonie pour l’Administration et le Management (ESFAM), et particulièrement, à mon tuteur de stage académique, Monsieur Georges Hénault, et le Directeur de l’ESFAM, Madame Maria Niculescu.

Comme il est toujours difficile pour un étudiant de trouver un stage, c’est pourquoi je voudrais exprimer mes remerciements à l’Agence Wallonne à l’Exportation (AWEX) et l’[anonimizat] (WBI) grâce à qui j’ai eu la possibilité de faire mon stage de fin d’études en Belgique.

Je remercie également toute l’équipe de l’entreprise SF Sans Frontiè[anonimizat], qui m’a toujours soutenu et encouragée pour ré[anonimizat] l’entreprise, [anonimizat] à mes collè[anonimizat], [anonimizat], [anonimizat]-Claude, Lelinski Marie.

Effectuer mon stage de fin d’études dans l’entreprise SF Sans Frontière a été un plaisir. J’adresse mes remerciements à mes collègues de département pour leur accueil sympathique et leur coopération professionnelle tout au long de mon stage de fin d’études.

TABLE DES MATIÈRES

LISTE DES ABRÉ[anonimizat] à durée déterminée

CDI – contrat à durée indéterminée

CRM – [anonimizat] l’entreprise SF Sans Frontière "File Maker Pro"

GRH – [anonimizat] d’œ[anonimizat] – Scène sur Sambre

LISTE DES ANNEXES

Annexe 1.

Annexe 2.

Annexe 3.

Annexe 4.

Annexe 5.

INTRODUCTION

Après avoir suivi le master Administration des entreprises (MAE) pendant l’année scolaire 2015-2016 à l’École Supérieure de la Francophonie pour l’Administration et le Management à Sofia, Bulgarie, j’ai eu la possibilité de joindre et de faire mon stage au sein de l’entreprise SF Sans Frontière à Grâce-Hollogne, province de Liège, Belgique. J’ai reçu le stage grâce à l’Agence Wallonne à l’Exportation (AWEX) et l’[anonimizat] (WBI).

Le stage dans cette entreprise a eu les objectifs suivants :

Découvrir l’organisation interne ainsi que les relations externes de l’entreprise;

Comprendre le fonctionnement et le secteur d’activité ([anonimizat], les services prestées, l’[anonimizat].);

S’intégrer dans une équipe dynamique et participer activement dans le processus de travail;

Aider le responsable de planning et recrutement;

Utiliser les connaissances acquises pendant les études de master.

Comme source principale qui a contribué à l’élaboration de ce rapport de stage sont les différents enseignements tirés de la pratique journalière des tâches effectués. Enfin, le contact et la communication avec des employés des différents postes de la société m’ont aidé de donner une cohérence à ce rapport. Donc, comme données primaires le rapport englobe plutôt des informations collectées à l’intérieur de l’entreprise pour comprendre comment l’entreprise fonctionne, pour décrire la situation actuelle de la société et pour analyser comment s’effectue le suivi d’un projet de A à Z. Comme données secondaires, le suivant rapport de stage est axé sur des sources internet et, notamment, sur le site officiel de l’entreprise SF Sans Frontière www.sf.be .

La méthodologie appliquée est l’observation, et principalement l’observation libre qui permet l’implication active dans le processus de travail et à l’aide des observations faites on peut collecter des informations concernant les comportements non-verbaux du personnel pour pouvoir proposer des outils de l’amélioration de la performance.

RÉSUMÉ

À l’étape actuelle, la préoccupation de base de tout dirigeant d’une entreprise constitue de bien savoir comment mettre des ensembles de moyens d’actions à la structure de sa société. Gérer une entreprise s’est d’abord bien organiser les choses, coordonner et toujours prévoir et être prêt pour les cas où il faut agir selon les situations.

Dans le contexte de l’entreprise SF Sans Frontière la bonne gestion du personnel constitue l’élément clé du succès de la société. Après avoir commencé le stage comme assistante du responsable de planning et recrutement, je me suis trouvée attirée par le sujet de la gestion du personnel dans le contexte des suivis des projets. Pendant toute la période de mon stage je me suis rendu compte que les actions que j’ai réalisé ont été basées sur ce sujet. Alors, après avoir discuté avec le tuteur et le responsable de mon stage Svetlana Scutelnic, on a décidé de décrire dans ce rapport de stage, étape par étape, comment se réalise un projet au sein de cette entreprise.

Le rapport de stage s’échelonnera sur trois parties :

La présentation de l’entreprise SF Sans Frontière

Le déroulement de stage

Organisation de projets au sein de la société SF Sans Frontière

La première partie, qui décrire et présente l’entreprise, a été réalisée à l’aide des informations collectées pendant le stage, la documentation interne, aussi que le site internet de l’entreprise qui offre des informations amples sur la description générale de l’entreprise.

Pendant toute la période de mon stage réalisé dans cette entreprise je me suis rendu compte que les connaissances acquises pendant les études de master m’ont été indispensable à la bonne suite de mon stage. Alors, la deuxième partie décrit le déroulement de mon stage, et notamment mon rôle comme assistante du responsable de planning et recrutement, les tâches effectuées et ce que j’ai pu apprendre pour mon suivi professionnel.

Puisque l’activité de base de l’entreprise SF Sans Frontière est axée sur l’organisation des événements et notamment le montage/le démontage des scènes, le son et la lumière, et donc le plus important est comment organiser le processus d’un projet pour respecter les quatre axes importantes pour le bon fonctionnement d’une entreprise et pour la satisfaction du client: la qualité, le délai, la flexibilité et le coût. Ainsi, la troisième partie explique la manière dont les projets sont organisés et les tâches réparties au sein de l’entreprise. En plus, la troisième partie répond aux questions qui visent l’augmentation de la motivation et de la performance du personnel.

PROBLÉMATIQUE DE LA RECHERCHE

À l’étape actuelle, le fait que la compétitivité est très forte entre les entreprises contribue énormément sur l’évaluation de la performance de la main d’œuvre. Dans ce contexte, les entreprises sont imposées de penser à la réussite du travail du personnel et comment augmenter le niveau la performance de l’entreprise.

Dans le cadre des suivis des projets, le pilotage de la performance dans une entreprise représente un défi essentiel dans la mesure où elle souligne la manière de faire les choses, la culture de l’organisation, ainsi comme sa structure. L’implantation d’un modèle et des méthodes qui visent l’augmentation de la performance de l’entreprise constitue un enjeu qui peut modifier son fonctionnement et son système organisationnel. C’est pourquoi il est toujours difficile de faire des modifications dans le système organisationnel puisque le personnel doit être préparé aux changements. En plus, il faut que les composants de cette innovation soient mises en place pour être intégrer dans le système.

L’évaluation de la performance et la gestion correcte de l’entreprise dépendent des facteurs divers qui sont de nature différente comme le facteur humain, de l’organisation ou humain. Mais, tout changement dans une entreprise suppose la bonne préparation de tous ses facteurs face aux changements.

Dans la plupart des situations, la nature du secteur d’activité de l’entreprise varie, les responsables des projets et de personnel sont toujours dans la situation de se conformer aux exigences de la prestation. De cette façon, chaque projet est individuel même dans le cas où il se répète chaque année. Donc, il y toujours de nouvelles variables qui interviennent comme le temps de la prestation, le lieu, le type de matériel, l’équipe de personnel et la rémunération des personnes embauchées à l’extérieur. En effet, tous les changements qui interviennent rendent la gestion de ressources humaines plus difficiles.

Donc la question qui se pose c’est comment augmenter la motivation et la performance du personnel dans un contexte où la vitesse de réaction face aux changements d’un projet et la maîtrise du temps sont les facteurs le plus importants?

Présentation de l’entreprise SF Sans Frontière

Le secteur d’activité de l’entreprise

Tableau 1. Présentation générale de l’entreprise SF Sans Frontière

A l’étape actuelle, le secteur événementiel prend une ampleur partout. L’organisation des festivals, des foires et des événements dans différents secteurs d’activité est devenue une particularité au style de vie contemporain. L’évolution continue des techniques du son, de la lumière, des équipements pour le montage d’une scène, fait que toute entreprise du secteur de la technique événementielle est imposé de se conformer aux changements pour pouvoir survivre sur le marché. En plus, les services de chaque entreprise doit répondre aux attentes grandissantes de ses clients en termes de performances.

La société SF Sans Frontière est une société spécialisée dans la technique événementielle. Elle se spécialise dans le montage des scènes de différents événements comme des spectacles, des concerts, des festivals, des opéras ou des prestations plus spécifiques comme par exemple le lancement d’un produit ou des forums. Chaque fois ils prennent en charge la réalisation technique, la sonorisation, les décors, la lumière et assurent la logistique d’un événement.

L’activité de la société SF Sans Frontière se base sur trois axes :

Le montage et le démontage de scènes, installations de son, lumière et décor;

La location du matériel;

La vente du matériel.

Le personnel de l’entreprise connaît bien son métier. Ils sont toujours capables de répondre aux exigences de ses clients et leur produit finit est unique : des scènes de différentes formes et dimensions, des scènes mobiles, les barrières de tous types (barrières Heras, Crash barrières), bâches, le matériel de lumière et de sonorisation et des autres.

Le système économique courant et le régime de libre concurrence font que les entreprises se lancent dans la bataille des concurrents pour gagner leur clientèle. Pour pouvoir être plus compétitive sur le marché, l’entreprise doit utiliser des moyens de communication, de marketing et faire de nombreuses recherches pour pouvoir satisfaire les besoins de ses clients. SF Sans Frontière a pu maintenir une bonne réputation en Europe et à l’international grâce à son expérience et à la satisfaction de ses clients. L’entreprise fournit pendant plusieurs années de suite ses services pour plusieurs spectacles de grande taille, par exemple L’Opéra qui a lieu chaque année en France. Il y a aussi des clients renommés comme par exemple David Guetta. Cette année l’entreprise a eu une prestation en Allemagne, à Berlin. Mais le plus important pour l’entreprise reste le marché belge et notamment la Wallonie.

Les projets auxquels l’entreprise participe ont en commun l’ambition d’avoir une soirée ou un festival qui sort de l’ordinaire. C’est pourquoi il y a chaque fois de nouveaux intervenants comme la nature, la taille, la proportion de l’événement qui rend les projets uniques. Cette année la société a presté ses services pour des festivals et des événements comme : Les Ardentes, Fête des Solidarités, Ronquières, Esperanzah, Solidaris, Scène sur Sambre, Opéra en plein air et les autres.

La mission de l’entreprise c’est de gérer tous les aspects techniques des spectacles culturels ainsi que des événements publics ou privés et être les meilleurs des compagnies de la prestation des services pour les événements en Belgique et en Europe. En plus, ils anticipent les enjeux du marché en faisant des études et ils font confiance à leurs équipes.

Toutes les décisions prises dans une entreprise doivent prendre en compte de nombreux facteurs. Ces facteurs peuvent influencer d’une manière positive ou négative la situation et le fonctionnement de l’entreprise. Pour pouvoir faire un diagnostic de l’entreprise on utilise l’analyse SWOT qui nous permet d’avoir une compréhension globale des enjeux, les points forts et les faiblesses de l’entreprise ainsi que les opportunités et les menaces. L’intérêt primordial c’est de prendre en compte les facteurs qui peuvent impacter l’évolution de la société. Ainsi, l’outil d’analyse de l’environnement SWOT de l’entreprise SF Sans Frontière nous permettra d’avoir une meilleure vision et compréhension de la situation de l’entreprise :

Tableau 2. L’analyse SWOT de l’entreprise SF Sans Frontière

Comme sources primaires j’ai utilisé les informations recueillis lors de l’entretien avec le responsable du planning et recrutement Scutelnic Svetlana qui m’a raconté quelques informations sur l’entreprise et a répondu à mes questions. Ce qui m’a aidé de faire le modèle SWOT et je les ai utilisé comme sources secondaires c’étaient les publications faites avec les informations sur les festivals organisés par l’entreprise comme des aftermovies ou des interviews. Comme sources tertiaires je me suis servie des informations trouvées sur l’internet concernant le secteur d’activité de l’entreprise, les informations sur les concurrents et sur les festivals.

L’entreprise par rapport au secteur

L’historique de l’entreprise

L’ancêtre de Sans Frontière qui s’appelait Sonoflash est né en 1981. Sonoflash était une entreprise de petite taille fondée par deux amis et qui, après une année, a été rachetée par Herman Schmit, l’actuel patron de SF Sans Frontière. Pendant cette période, l’entreprise a exercé une activité plus intense.

L’entreprise se développait graduellement et gagnait des parts de marché de plus en plus significatives. En 1997 l’entreprise change son nom de Sonoflash en SF Presta. L’époque de SF Presta n’a pas eu du succès puisque en 2002 elle a été obligée de déposer le bilan suite de la faillite de plusieurs de ses gros clients.

Étant un patron avec de grandes ambitions, Herman Schmit planifiait de continuer l’activité de l’entreprise, mais de cette fois, il voulait créer une entreprise florissante. Donc, l’entreprise reçoit un nouvel nom et notamment SF Sans Frontière. Si à l’époque de Sonoflash le chiffre d’affaire s’élevait à plus ou moins 1million de Francs Belges, à l’étape actuelle SF Sans Frontière enregistre un chiffre d’affaire de plus ou moins 4 millions Euros (l’équivalent de 160 millions Francs Belges).

1.2.2 L’entreprise aujourd’hui

Sans Frontière est une entreprise de taille moyenne qui est installée en Belgique, à Grâce-Hollogne, la banlieue de Liège. Le choix d’implantation de l’usine sur cette emplacement réside dans sa position stratégique au centre du pays ce qui rend l’entreprise plus proche de ses clients dans toutes les grandes villes et pays le plus développés de l’Europe comme : la France, les Pays-Bas, l’Allemagne, le Portugal, la Suisse et les autres. L’entreprise occupe un site de 15000 m², 3000m² sont occupées des ateliers et des entrepôts.

Image 1. Le positionnement géographique de l’entreprise SF Sans Frontière

Le logo de l’entreprise permet de communiquer à ses clients l’information sur l’activité de base de l’entreprise (show & event experts). L’étoile placée à l’intérieur de la lettre "S" signifie la position de leader de l’entreprise avec laquelle on essaye à séduire les clients. En plus, il nous aide de nous différencier de nos concurrents et de servir comme un moyen d’avoir une image unique sur le marché.

Image 2. Le logo de l’entreprise SF Sans Frontière

En tout ce qui concerne l’effectif de l’entreprise, il y a environ de 40 salariés, mais du fait que l’activité de base de l’entreprise vise sur un secteur d’activité saisonnier, le nombre de personnel embauché à la base d’un contrat d’une durée déterminée peut croître jusqu’à plus de 100 personnes pendant la période estivale qui doivent travailler sur de différents chantiers et pour de différents prestations à la même fois. En plus, il y a des sous-traitants (comme "Images for You", "Amplitudes" ou "Rock and Ball") qui sont embauchés pendant la période estivale.

On peut dire que chaque représentant de l’administration de l’entreprise est flexible concernant les tâches à faire. Puisque il y a chaque fois de nouveaux intervenants, il faut être polyvalent pour pouvoir répondre aux changements qui interviennent dans le processus de travail. Le tableau suivant décrit les postes des représentants administratifs de la société :

Tableau 3. L’organigramme de l’administration de l’entreprise SF Sans Frontière

On peut souligner que le patron de la société est, à la fois, l’administrateur délégué, un commercial, un financier parce que il doit prendre des décisions financières importantes avec l’aide de son assistante de l’administrateur délégué / responsable de paiement, un animateur d’équipe de l’entreprise et un gestionnaire. Ce qui est aussi important c’est le fait qu’il prend part à la détermination des objectifs de la société. Son but est d'augmenter la qualité et la rentabilité de la totalité des prestations de l'entreprise en veillant d’une manière constante à la maîtrise des risques. Son rôle primordial est de maintenir à un bon niveau la gestion et le développement de la société. Il se charge aussi de :

Vérifier le travail de l’administration et des équipes de chantier;

Développer les relations avec les clients ;

Donner l'accord ou le désaccord sur des crédits ;

Être responsable de tout ce qui ce passe dans l’entreprise ;

Assure le contrôle de l'ensemble des opérations ;

Être le représentant de l’entreprise.

Le déroulement de stage

Le stage dans cette entreprise a été la première expérience de travail dans ma vie professionnelle. Pendant trois mois j’ai eu la possibilité de m’insérer dans un environnement dynamique de travail, ce qui m’a permis de faire une comparaison entre les connaissances acquises et le travail dans une entreprise.

Dès le début de mon stage, j’ai eu l’occasion de participer d’une manière active dans les activités de la société. Le premier jour le responsable de mon stage Scutelnic Svetlana m’a rencontré et nous avons fait ensemble un tour dans l’entreprise pour faire connaissance avec le personnel et pour voir de ce que l’entreprise dispose, notamment ses entrepôts et ses ateliers (la menuiserie, la ferronnerie, atelier Bâche, l’atelier d’électricité électronique et d’éclairage) et les bureaux.

Image 3. Atelier Bâche Image 4. Bureau

J’ai remarqué aussi qu’ils ont leur propre parc de véhicules, ce qui est un point très important pour l’entreprise parce qu’ils ont des prestations comme en Belgique, aussi dans des autres pays comme la France, le Portugal, l’Allemagne et les autres et les véhicules avec lesquels ils doivent transporter le matériel sont indispensables. Chaque véhicule porte le logo de la marque, ce qui influence sur la notoriété de la marque, aussi dans le cas où il y a des vols faits c’est aussi un moyen de protéger le matériel car il peut exister des témoins de telles situations. Le parc de véhicules est constitué par des véhicules qui détiennent l’administration de l’entreprise et par des véhicules qui servent à la transportation du matériel.

Image. Le véhicule SF Sans Frontière

Le premier mois je m’habituais de faire les tâches journalières. J’ai compris comment l’entreprise fonctionne et quelles sont ses activités. Avec l’aide de mon tuteur de stage, je me suis impliquée dans le travail interne de l’entreprise.

2.1 La description du logiciel de la gestion de l’entreprise SF Sans Frontière "File Maker Pro"

File Maker Pro est un logiciel qui permet d’organiser et d’assurer la bonne gestion d’une entreprise (sans excluant le facteur humain bien sûr). Le logiciel FMP est simple, mais un même temps très puissant que fonctionne exceptionnellement pour répondre aux nécessités évolutives et uniques d’une société. (http://www.filemaker.com/fr/products/filemaker-pro/ en annexes) Dans l’entreprise SF Sans Frontière tout est basée sur la base de données de ce logiciel. Il est très utile puisque il permet de faire les choses suivantes :

Il assemble dans un seuil logiciel les dispositifs d’une base de données, de la programmation et de la réalisation de l’interface;

Il permet de créer une base de donnée à l’aide de laquelle on évite les erreurs ou les discordances;

Il est utilisées simultanément sur plusieurs ordinateurs un temps réel;

Chacun peut faire des modifications à chaque moment et le rafraîchie de l’information se fait automatiquement pour les autres ordinateurs;

Il est utilisé pour partager le planning, les documents, l’information sur les suivis des projets, et ensuite de suite;

Etc.

Puisque le logiciel inclue de différents types de bases de données, il est utilisé pour des missions diverses. Le logiciel FMP de l’entreprise SF Sans Frontière est divisé de la façon suivante :

Gestion de la base de données des clients;

Gestion et suivis des projets;

Gestion du personnel (planning);

Gestion de la base de données de la main d’œuvre (MO);

Gestion des prestations;

Gestion de la base de données des fournisseurs;

Gestion de transport (la gestion des voitures de l’entreprise, des camions et camionnettes);

Gestion de stock (les entrées et les sorties);

Gestion de coût de projet;

Gestion de la documentation de l’entreprise et notamment les factures, les offres de prix, les devis, les bons de commandes, etc.

Image 5. La page principale de FMP

Dans la page principale de FMP il y a des options à choisir comme : Clients, Projets, Devis, Planning, Prestas, Fournisseurs, Commandes, Articles, Tableau de Bord, Factures SF, Factures Stage, NC SF, MO, Véhicules, Tâches, Places et Tableau Scènes. Mais il y a aussi une autre page qui s’appelle "Autres" et elle est composée des rubriques suivantes : Events, Chefs Projets, Chefs Chantiers, Structures, Bloques, Sous-Loc, Repa, Courriers, Dispo Art, Calcul Vent, Mo Archives, Fly-Cases, Prjt Archives, Données SF, Grfa old, Banque, Requis/presta et Import MO.

2.2 Les tâches effectuées et les difficultés rencontrées

On peut souligner le fait que chaque société est comme un organisme vivant, et donc la bonne gestion de cet organisme exige une coordination au maximum pour éviter les incompréhensions. Comme résultat, l’entreprise ne peut pas avancer que si les tâches à faire sont bien réparties et si le travail de chacun membre de l’entreprise est bien structurée.

Dans chaque entreprise il y a, d’une manière traditionnelle, 8 fonctions :

La fonction Direction et Administration générale

La fonction Comptabilité et Finances

La fonction Ressources Humaines

La fonction Recherche et Développement

La fonction Production

La fonction Marketing et Vente

La fonction Logistique

La fonction Achats

Pendant mon stage dans l’entreprise j’ai été chargée de plusieurs taches à la fois. La fonction dont je me retrouve de la liste évoquée est la fonction Ressources Humaines. Il y avait des tâches journalières/ordinaires, des tâches à effectuer d’une manière spontanée et des tâches plus difficiles à effectuer dans une période plus longue.

Les tâches que j’effectuais de manière régulière sont les suivantes :

Faire la présence et noter tout dans le serveur FMP;

Effectuer le réglage de planning et mettre à jour les modifications;

Récupérer le courriel et le distribuer;

Répondre aux appels téléphoniques;

Ranger des chèques;

Compléter la base de données de la main d’œuvre et créer de nouvelles fiches pour le personnel qui est embauché récemment;

Émettre des bons de commandes pour les sous-traitants;

Et beaucoup d’autres.

Dès les premiers jours de stage, j’ai été chargé de faire le renouvellement et de compléter la base de données de la MO. Pour accomplir cette tâche, j’ai dû envoyer un message à chaque membre de l’entreprise et si dans le feedback il y avait de nouveaux composants à remplir, je changeais les données dans de logiciel FMP.

Dans chaque fiche MO présente dans le serveur FMP il y a les informations suivantes d’une personne :

La photo et les informations de contact de la personne;

Les données civiles;

Les compétences;

Les préférences de la personne (puisqu’il faut savoir si la personne est allergique au quelque chose ou ses préférences gastronomiques);

La carte qui montre la distance entre l’adresse de la société et le domicile de la personne (celle-ci est utile dans les cas où la personne ne dispose pas de son propre voiture et il y a des autres personnes dans l’entreprise qui peuvent le déposer);

Liste avec les dotations de SF;

Les conditions financières;

Les prestations auxquelles le salarié a pris part.

Si une nouvelle personne arrivait dans l’entreprise, je devais créer une nouvelle fiche pour introduire tous ces données.

Une de mes tâches journalières était l’introduction de toutes les données nécessaires pour compléter les bons de commandes pour les sous-traitants Imas for You. Le bon de commande est représenté de la manière suivante dans le serveur FMP :

Image 6. Le bon de commande pour Imas for You

(la version complète voir dans Annexe )

Les bons de commandes dans le serveur FMP contiennent les informations suivantes :

Le type (soit bons de commande pour sous-traitance, soit un autre);

Le fournisseur (dans notre cas Imas4you);

Le résumé (dans cette case il faut indiquer montage/démontage);

Demande de (la personne dans l’entreprise qui est responsable);

L’état (il s’introduit automatiquement quand tous les données sont remplis);

Le client (l’entreprise);

Le projet (en introduisant le code du projet le serveur trouve automatiquement le nom du projet);

La prestation (la même chose comme pour le projet).

Dans le tableau pour les bons de commande pour les sous-traitants on introduit les informations suivantes :

Le nombre de la main d’œuvre demandé pour le travail sur le chantier;

Le nom / type

La date de début et la date de fin;

L’heure de début et l’heure de fin;

Le nom de la prestation (il s’affiche automatiquement);

Les détails de la prestation (montage/démontage/route);

Le prix unitaire HTVA;

Le total.

On indique également le lieu de rendez-vous (c’est-à-dire l’adresse du chantier), le transport (les conditions préétablis) et l’hébergement / catering. En plus, il faut toujours indiquer la personne de contact.

Parfois, je faisais aussi l’encodage de chèques. L’encodage de chèques est un moment aussi important dans la gestion de l’entreprise. Un chèque apparait de la façon suivante dans le serveur FMP :

Image 7. La configuration d’un chèque dans le serveur FMP

Le chèque peut être trouvé dans le serveur à l’aide de derniers quatre chiffres. Les informations enregistrées dans les chèques sont : le numéro, la personne à qui le chèque a été remis, la date d’enregistrement de chèque, le fournisseur, pourquoi le chèque a été fait.

Puisque pendant mon stage dans cette entreprise j’étais chargée la plupart du temps de la gestion du personnel, moi et la personne responsable de mon stage, nous avons fait la statistique de la main d’œuvre pour les années 2009 – 2016. Tout d’abord, nous avons calculé le nombre de personnes ayant travaillé entre le 1er mai et le 30 septembre premièrement pour l’année 2015, et après pour l’année 2016 :

Tableau 4. Le personnel qui a travaillé entre le 1er mai et le 30 septembre

Avec l’aide du FMP nous avons pu faire la statistique pour les années 2015 et 2016. Nous avons pris les données concernant le nombre de personnes impliquées dans les prestations plus importantes pour faire une comparaison entre les années 2015 et 2016 :

Tableau 5. Nombre de personnes par prestation

Ensuite nous avons fait un tableau avec le chiffre d’affaire par prestation (voir Annexe 2).

Dans le tableau il y a des prestations ou le chiffre d’affaires est égal à 0; cela veut dire que dans l’année en cours la prestation pour le festival n’a pas été faite. Pour l’étape suivante, on a choisi de calculer le nombre de personnes pour une prestation (voir Annexe 3). Pour calculer le coût de la main d’œuvre, nous avons multiplié le nombre de personnes de chaque prestation par 200 €. Nous avons reçu les résultats présentés dans l’Annexe 4.

Après avoir calculé le coût de la main d’œuvre, on peut faire la comparaison et une statistique pour les années 2009-2016. Tout d’abord, on observe que le chiffre d’affaires le plus grand a été enregistré en 2014. De la même façon, le nombre de personnes le plus grand a été enregistré aussi en 2014. C’est à cause de cela que l’entreprise a eu des dépenses plus grandes en 2014. Mais en tout ce qui concerne la gestion du personnel des années 2015-2016, on peut mentionner que avec moins de personnel embauché en 2016 par rapport à celui de 2015, on a obtenu presque le même chiffre d’affaires (on doit prendre en considération que certaines prestations considérables n’ont pas encore été faites).

2.3 La communication avec les clients

La gestion des relations avec les clients potentiels et anciens est un des maillons les plus essentiels dans une entreprise. Donc il est très important de mettre en place une stratégie qui permet, dans un environnement de la concurrence continue, de fidéliser les anciens clients et de plus, d’attirer de plus en plus de nouveau clients.

La connaissance de ses clients est une chose de base pour une entreprise. Tout d’abord il faut collecter des informations sur les clients pour mieux les connaitre, les comprendre et anticiper leurs attentes. Tout cela vient du fait qu’à l’étape actuelle les clients sont de plus en plus exigeants et souhaitent que leurs attentes soient satisfaites.

En apprenant à comprendre et à connaitre les clients, toute entreprise peut :

fidéliser et satisfaire ses clients, en particularité ceux qui apportent la valeur ajoutée la plus forte pour la société ;

rapporter les objectifs de l’entreprise avec les informations qu’on détienne sur les clients ;

piloter les activités commerciales et celles du marketing conforme une logique économique bien établie et plus fiable ;

gagner du temps et dégager plus rapidement des marges additionnelles.

Pour mieux connaitre les clients potentiels, il faut collecter des informations pertinentes et faire des recherches sur les clients. Faire des études sur les clients apporte beaucoup de facilitées pour une entreprise comme : ces études apportent des informations tangibles et aident de ne pas prendre des décisions préconçues. Pour apprendre à connaitre les clients, deux types de sources de données peuvent être exploités :

Les sources internes (toutes les informations détenues sur les clients au sein de l’entreprise de type des fichiers EXCEL, des documents comptables, etc.) ;

Les sources externes (les études qu’une entreprise peut faire pour collecter les informations nécessaires pour mieux connaitre les clients).

Une des tâches effectuées était la recherche des clients potentiels pour l’entreprise. Tout d’abord, le tuteur de mon stage m’a envoyé un fichier EXCEL avec la liste des événements qui peuvent être intéressantes pour l’entreprise et qui peuvent constituer la liste des clients potentiels pour la société. Chaque année la liste et les données sont mises à jour. Cette année, le patron de l’entreprise a fait une réunion avec le responsable du planning et recrutement, la secrétaire et moi où il a décidé de nous donner la tâche de faire le renouvellement des données concernant la liste des événement pour les années 2016-2017. En plus, il nous a demandé d’introduire et de compléter une autre case avec le prix par place et la personne à contacter pour chaque festival. Voilà un petit fragment de cette liste:

Tableau 6. Fragment de la liste des événements annuels

Apres avoir compléter la liste, nous l’avons donné au patron et lui, il s’est occupé de la sélection des clients plus importants et significatifs pour l’entreprise pour la période suivante et en plus, il a sélectionné aussi de nouveaux clients qui présentent un certain degré d’intérêt pour l’entreprise.

La communication avec les clients se fait aussi avec l’aide de site officiel de l’entreprise : www.sf.be . Étant donné que le site de l’entreprise a été modifié, on peut dire que maintenant il a un aspect attrayant et il est bien structuré. À l’étape actuelle le site a la structure suivante :

Image 7. Le site officiel de l’entreprise SF Sans Frontière

Le site comprend les sections suivantes :

La page d’Accueil;

Home (dans cette section il y a toutes les informations nouvelles qui sont publiées);

Savoir-faire (la description des ateliers et les matériaux utilisés à la construction des scènes, les spécialistes, les secteurs d’activité, etc.);

Marchés (des publications sur les décors, les opéras, les événements d’entreprise, etc.);

Création (des articles sur les nouveautés de l’entreprise comme le show aquatique, le stand D6Bels Francofolies et les autres);

Produits (la description des produits de location comme les barrières Héras, la scène mobile Alphastage 80, la scène mobile SL100 et les autres);

Prestation (la description et les photos de plus grosses prestations);

Jobs (les offres d’emploi);

Contact (les dates de contact de la société).

Pour pouvoir promouvoir le savoir-faire de l’entreprise, ils ont créé aussi leur page sur facebook.com où la personne qui s’occupe de cette page publie à chaque moment toutes les nouvelles de l’entreprise comme les offres d’emploi, les dates des festivals, les aftermovies et ensuite de suite. Étant donné qu’à l’étape actuelle le réseau social facebook.com est un des réseaux sociaux le plus utilisé, il faut bien profiter pour développer la notoriété de l’entreprise. SF Sans Frontière en profite beaucoup et publie des informations, des photos et des aftermovies impressionnants comme celui du festival des Solidarités et les autres. Ils utilisent la page pour les raisons suivants :

Publication de nouveaux produits et des produits existants;

Communication des informations sur les événements et les actualités;

Obtention des recommandations de ses clients et comme résultat la plus bonne interaction et participation des clients;

Le discours devient plus interactif et humain.

L’organisation de projets au sein de la société SF Sans Frontière

Les caractéristiques d’un projet et le lien avec le logiciel FMP

L’organisation d’un projet au sein de l’entreprise SF Sans Frontière constitue un processus complexe qui parcourt plusieurs étapes afin la réalisation finale. En général, un projet est "un ensemble finalisé d’activités et d’actions entreprises par une «équipe projet» sous la responsabilité d’un chef de projet dans le but de répondre à un besoin défini dans des délais fixés et dans la limite d’une enveloppe budgétaire alloué."(bibliographie) Donc, un projet se caractérise par le fait qu’il représente une opération qui se fait Juste-à-temps (le concept en anglais – Just in Time) qui a un commencement et une finalité bien définis et qui implique la bonne gestion des RH et des ressources matérielles.

Un projet au sein de l’entreprise SF Sans Frontière a :

Une durée limitée;

Des objectifs bien établis;

Des contraintes.

La gestion des projets implique l’organisation et les suivis de chaque action pour pouvoir diriger les coûts, la qualité demandée et les délais. On peut souligner le fait que le responsable de la gestion d’un projet est la personne qui se rend garante en ce qui concerne les résultats estimés. On peut faire une comparaison entre la gestion d’un projet et le jeu des acteurs sur une scène où chacun joue son rôle et seulement ensemble, en étapes et à l’aide de certaines outils d’organisation, on peut obtenir un succès.

Steven Wheelwright et Kim B. Clark ont présenté quatre configurations formelles de projets :

La configuration fonctionnelle (les membres d’équipes ne sont pas responsables de la démarche globale du projet, les responsables hiérarchiques s’occupent de l’organisation et de suivi des projets) ;

La configuration de coordination (selon cette structure il y a un responsable qui doit diriger et faire passer les informations transmises par les responsables hiérarchiques qui prennent toute la responsabilité pour les solutions prises) ;

La configuration de direction (c’est au directeur de projet de coordonner l’équipe de chantier et de prendre ses décisions autonomes et d’organiser son équipe sur le chantier) ;

Le projet sorti (c’est quand le projet est exécuté par des personnes qui sont réunis pour pouvoir le réaliser, ils sortent de leurs métiers de base et après la réalisation finale du projet ils en reviennent).

À partir du raisonnement de Steven Wheelwright et Kim B. Clark, on peut faire la conclusion que chaque projet à ses caractéristiques particulières. Mais, après avoir fait le stage au SF Sans Frontière, je peux affirmer que même s’il y a des projets dont la structure reste stable pendant toute la durée, il y des cas où la configuration de chaque projet peut être modifiée en dépendance des variables qui interviennent dans le processus de travail.

Les étapes qui parcourent chaque projet sont les suivantes :

L’étape d’avant-projet;

L’étape de la prédétermination du projet;

L’étape de l’application en pratique du projet;

L’étape de la synthèse du projet.

Pour pouvoir expliquer comment ces étapes se manifestent au sein de l’entreprise SF Sans Frontière, on procède à l’explication, étape par étape, la mise en œuvre d’un projet.

L’étape d’avant-projet.

On peut dire que cette étape constitue le moment où le projet existe seulement au stade de l’idée. Cette idée doit passer plusieurs phases afin qu’elle soit acceptée ou rejetée. Tout d’abord chaque projet arrive après avoir fait la recherche des clients potentiels. La recherche se fait de façons différentes. Quelques-uns trouvent l’entreprise via les réseaux sociaux (comme par exemple la page de facebook.com de l’entreprise). Les autres font des recherches sur l’internet pour pouvoir trouver les entreprises qui s’occupent de l’organisation des événements. Il ne faut pas oublier des clients fidèles qui utilisent les services de l’entreprise chaque année. Il y a des cas où il y a des nouveaux clients qui arrivent après avoir être dirigés par des recommandations des autres. L’entreprise organise aussi des présentations pour promouvoir ses produits et services. En plus, il y a le site web officiel de la société qui attire les clients et qui communique aux clients des informations importantes sur le secteur d’activité et les résultats de l’entreprise.

Chaque fois quand un nouvel projet arrive, tous les informations sont communiquées à Svetlana et au patron pour pouvoir discuter sur l’acceptation du projet. Si le projet est accepté, on commence à collecter tous les informations et les détails importants du projet. Après avoir rassemblé tous les détails, le responsable du planning et recrutement Svetlana Scutelnic procède à la planification du projet.

L’étape de la prédétermination du projet

À ce stade, on procède à l’organisation et la mise-en-place du projet. On introduit les informations concernant le projet dans le logiciel de la gestion de l’entreprise FMP et aussi on crée la farde du projet.

Dans le serveur FMP, le responsable de planning crée la prestation. Il faut introduire le nom de la prestation, la durée, le nom du client et ses coordonnées, les coordonnées de chantier. Chaque projet est composé de trois étapes :

Le montage;

La prestation;

Le démontage.

Il y a des fois quand la distance entre le lieu de la prestation et l’entreprise est significative. Dans ces cas, dans la fiche de la prestation dans le serveur FMP et dans le planning une nouvelle rubrique apparaisse qui est appelée "route". Cette rubrique est considérée, de la même façon comme les jours ordinaires de la prestation, une journée de travail.

Les projets de la location de matériel sont notés dans le serveur comme "location" et "reprise" pour pouvoir savoir le jour de la location et le jour de la reprise du matériel.

Après avoir fait la création de la prestation, on passe à la sélection de l’équipe de chantier. Svetlana téléphone le personnel pour savoir si tout le monde est libre pour pouvoir partir sur le chantier. Elle collecte les informations requises comme les adresses, les dates de contact, les courriels électroniques et beaucoup d’autre. C’est un processus très compliqué parce qu’il y a chaque fois de nouveaux changements à faire au niveau du personnel.

Par exemple, pour la prestation de l’événement "Débout Citoyen", Svetlana a créé la fiche de l’équipe de chantier avec les coordonnées de chaque personne, le statut (à contacter/ option envoyée/ option/ confirmation demandée/ confirmation envoyée/ confirmé/ informations envoyées/ confirmé réception informations) et les heures de travail. Moi et Svetlana, nous avons fait presque cinq fois des modifications dans la fiche jusqu’à ce que le problème de la disponibilité du personnel a été résolu. ( voir Annexe Planning MO Débout Citoyen 2016 1 1)

En même temps, le responsable de transport et commandes Weutens Yves établit les chauffeurs qui partiront sur le chantier. Parfois, on a besoin d’un cuisinier et c’est la responsabilité de Svetlana de le trouver. Quand la prestation dure plusieurs jours ou c’est un prestation hors la Belgique, il faut trouver des chambres d’hôtel pour le personnel qui est un processus assez compliqué et délicat parce que les gens ont tous ses préférences et il faut les prendre en compte pour n’avoir pas de situation conflictuelles.

Simultanément avec ces préparations, on crée la farde avec tous les informations nécessaires pour le chef de projet et de chantier sur le projet. Elle est l’outil le plus important pour un chef de chantier parce qu’elle contient tous les informations principales pour la réalisation du projet. La farde est constituée des éléments suivants :

Général (l’ensemble des informations générales transmises par le client);

Déroulement (jour par jour de la prestation);

Site (des informations pratiques sur le(s) lieu(x) de la prestation);

Voyage (des informations pratique sur le transport du matériel et du personnel + logement(s) intermédiaire(s));

Logistique (les moyens mis à disposition su le(s) lieu(x) de la prestation. Catering + logement(s) sur place);

Plans (les plans techniques);

Matériel (liste de matériel SF Sans Frontière + liste de matériel sous-loué + fiches techniques);

Mails (échange de courriels électroniques);

Offres (le(s) offre(s) de prix émise(s) par le(s) fournisseur(s));

Commande (le(s) commande(s) fournisseur(s));

Devis SF (les devis de l’entreprise SF Sans Frontière concernant le projet);

Brouillons.

Le création des fardes se rapporte juste aux projets, mais ne se fait pas pour les locations du matériel SF. Quand la prestation est finie, la farde est amenée à l’entreprise est classée selon l’ordre chronologique dans les archives de la société où elle est sauvegardée plusieurs années de suite pour avoir accès aux informations du projet au besoin.

L’étape de l’application en pratique du projet

C’est l’étape de pilotage du projet par le chef du projet sur le chantier. Le deuxième jour de mon stage dans cette entreprise je suis partie ensemble avec le responsable de mon stage Svetlana Scutelnic sur le chantier où se déroulaient les organisations pour le festival qui s’appelle "Les Ardentes" qui est organisée chaque année au Parc Astrid de Coronmeuse à Liège, Belgique. J’ai été surprise par l’ampleur de cet événement et par l’organisation au niveau. Sur le chantier, j’ai eu la possibilité de remarque la manière dont le travail est organisé. Toute équipe était sur le chantier, mai comme c’était l’heure de la pause, nous avons trouvé le personnel à la cantine. Donc, c’était le moment où j’ai fait connaissance avec une partie de l’équipe de chantier de l’entreprise.

L’étape de la synthèse du projet

L’étape de synthèse englobe l’analyse des résultats. C’est à cette phase qu’on peut réaliser des études sur le travail fait, faire des conclusions et des projections sur le travail qui doit être fait sur l’amélioration de la performance. Les membres d’équipe partagent leurs impressions et l’expérience acquise. Il a aussi des discussions sur le déroulement de projet, sur le savoir-faire du personnel et sur les autres thèmes. Enfin, le projet est mis en phase "clôturé" dans le serveur FMP et l’équipe de chantier peut recevoir leurs salaires pour la prestation faite.

Pour mieux comprendre comment fonctionne le processus de la mise-en-place d’un projet au sein de l’entreprise SF Sans Frontière on prend un exemple concret et notamment le festival "Scène sur Sambre". Chaque année ce festival est organisé pendant les jours de repos en août à Thuin, Abbaye d’Aulne. Cette année il a eu lieu les 26-28 août. L’entreprise SF Sans Frontière s’occupe chaque année l’organisation de ce festival. Ils ont produit une scène flottante sur Sambre qui pèse presque 20 tonnes et est tiré par des péniches. Cette scène représente un podium unique en Belgique.

Donc, après avoir convenu avec le client sur toutes ses conditions, Svetlana Scutelnic procède à l’étape de la création du projet dans le serveur FMP. Le projet dans le serveur FMP a les composantes suivantes : les informations du projet; les devis; les prestations; les factures; Work (tous les documents sauvegardés); les commandes, les courriels, RD.

L’image suivante montre exactement la représentation du projet SSS dans le serveur FMP. Les informations générales dans le serveur FMP sur le projet sont les suivantes :

On peut voir comment le projet est appelé dans le serveur. Le chiffre 16 nous indique l’année dont le projet a été effectué. Chaque projet a aussi son numéro de cinq chiffres à l’aide desquels on peut trouver facilement le projet dans le serveur FMP quand on a besoin.

Le type du projet c’est "scène", ce qui explique que ce n’est pas une location du matériel, mais un projet.

La durée du projet (de 19/08/2016 à 31/08/16)

Le client : Scène sur Sambre asbl

(Monnoye Cédric)

L’état du projet : Clôturé

Le gestionnaire du projet : Vidakovic Axel

Et l’analytique compta : >10, cela veut dire que le projet coute plus de 10 mille euros.

3.2 L’organisation du personnel avant / pendant / et après le déroulement d’un projet

La phase la plus importante pour chaque projet dans l’entreprise SF Sans Frontière est l’organisation du personnel. On peut dire que l’organisation du personnel pendant un projet constitue la clé du succès de ce projet, la réussite du projet est essentiellement liée avec la capacité d’organisation et de mobilisation dans des situations différentes le personnel sur le chantier. Pour illustrer comment s’effectue l’organisation du personnel avant/pendant et après le déroulement d’un projet dans la société SF Sans Frontière, nous aborderons le même projet SSS pour pouvoir comprendre la complexité du processus de l’évolution et le déroulement des projets.

Comme on a déjà mentionné, la durée du projet SSS est de 19 à 31 août 2016. Pour la description de la formation des équipes de chantier et leur organisation on prend en compte les jours de travail pour la scène SSS 12/10. Tout d’abord, les clients communiquent tous les informations sur le déroulement de festival. (voir Annexe SSS déroulement du projet).

Après avoir convenu avec l’administration sur le déroulement du projet, on passe à l’étape de la création du projet et de la prestation dans le serveur FMP. Le responsable du planning, Svetlana Scutelnic s’occupe de la création du projet et de la prestation dans le serveur FMP :

Image . Le fragment de la fiche de prestation SSS dans le serveur FMP

En même temps, le responsable de dessins et plans techniques Lelinski Marie effectue les plans pour la prestation de la scène pour le festival SSS. (voir annexe ) Pendant la création des plans pour la prestation, Marie discute les particularités de la scène avec le patron de l’entreprise et le directeur des opérations Cloes Christian pour savoir s’il y a des changements à faire dans les plans.

Après avoir créé la prestation, elle s’affiche automatiquement dans le planning de l’entreprise et donc on voit le festival dans le planning de la façon suivante :

Image . Fragment du planning pour la semaine 15-21 août 2016

(la fiche complète voir Annexe )

Sur l’image ? il est illustré les prestations à faire pendant les jours de 18 à 21 août. On peut remarquer le fait que la semaine a été assez chargée parce qu’ils ont fait des prestations pour six projets : Solidaris, SSS, Nuit de feu, La Bohème Haroué, Fête de Solidarité et Terazza Martini Guillemins. Jeudi, le 18 août 2016, ils ont réalisé le montage pour la scène de Solidaris Day, le montage pour SSS et la préparation pour La Bohème Haroué eu France.

Les prestations se présentent en couleurs différentes pour pouvoir mieux les délimiter et s’orienter plus vite dans le planning. Chaque projet porte son propre nom et près du nom du projet il y a un chiffre qui indique le nombre de personnes qui doivent partir sur le chantier pour le montage/démontage ou comme des chauffeurs et la réalisation du montage/démontage ou préparation pour chaque projet.

Image. Fragment du planning de la semaine 15 au 21 août 2016, personnel

(la fiche complète voir Annexe )

L’image ddd nous montre les informations sur les personnes qui travaillent pendant la semaine de 15 au 21 août 2016. On indique avec les couleurs les noms de projets. Chaque personne inclue dans la liste reçoit in titre. Par exemple ce qui sont incluent dans les listes de la prestation et travaillent pour un projet, dans leur jour de travail le nom du projet est noté, comme par exemple l’équipe de chantier qui travaille pour SSS est noté avec le couleur violet (par ex. Mignolet Charly, Onkelinx Guilain, etc.). Pour ceux qui travaillent dans l’entreprise on indique le lieu de travail : Scutelnic Svetlana – zBuro (bureau) ; Svetenco Anastasia – zBuro (bureau), Sonvaux Nicolas – zEnt (entrepôt). Dans la colonne avec les noms de personnes il y a des cases où les noms de personnes ne sont pas indiqués comme par exemple Sil01, Sil02, etc. Dans ce cas on parle de sous-traitants qui offrent les services de leur personnel pendant les périodes qui sont très chargées.

Image . Fragment du planning de la semaine du 15 au 21 août 2016, véhicules

(la fiche complète voir Annexe )

L’image suivante indique la liste des véhicules de l’entreprise. Le parc de véhicules de l’entreprise est constitué de différents transports. Pour chaque projet on a besoin des véhicules pour pouvoir transporter le matériel. Yves Weutens, le responsable du transport et commandes, s’occupe de la logistique de planification des moyens de transport pour chaque projet. C’est à lui de distribuer les véhicules pour chaque projet et d’indiquer les chauffeurs.

Quand l’équipe de chantier est déjà formée, on téléphone les personnes externes pour venir signer leurs contrats de travail. Dans l’entreprise SF Sans Frontières on embauche les personnes à la base de deux types de contrats :

CDI (l’administration et les internes);

CDD (les techniciens le nombre desquels varie durant la saison).

Pendant la période de mon stage dans l’entreprise, la signature des contrats CDD constituait l’une de mes tâches. Le responsable du planning et recrutement m’envoyait les contrats et moi, à mon tour, je cherchais les coordonnées des personnes pour les contacter et les annoncer de venir signer les contrats. Les durées des contrats varient et souvent elles coïncident avec la période de la prestation. On embauche une personne à l’externe selon les particularités et les compétences requises de chaque projet.

Le projet dont on parle, SSS, est indiqué dans le planning en violet. Pour le 18 août 2016, il est prévu quatre personnes partantes sur le chantier. La représentation de la fiche de la prestation par jour dans le serveur FMP est la suivante :

Image . La fiche de la prestation du 18 août 2016 pour SSS dans le serveur FMP

(la fiche complète voir Annexe )

Dans la fiche de la prestation par jour on peut inclure des informations précise concernant la prestation. On indique le nom de la prestation, les informations précises de la part de l’administration ou de client, l’heure de début et de fin (dans notre cas l’heure de fin n’est pas indiquée), l’adresse du chantier (Abbaye d’Aulne, rue Emile Vandervelde), le nom du client (Scène Sur Sambre.asbl), le chef du chantier (Frankinet, Vidakovic Axel) et les informations sur l’équipe de chantier (il y a deux sous-traitants partants + Lenaerts Laurent et le chauffeur Mignolet Charly).

Lorsque la fiche de la prestation est complétée, on complète les tableaux pour les autres jours de la prestation. Parfois, le client demande la fiche de la prestion par jour avec tous les information des personnes partantes sur le chantier comme le nom, le prénom, la date de naissance, le téléphone, la photo et les autres. Les informations demandées varient en fonction des exigences du client.

Au moment où l’équipe parte sur le chantier, les responsables du planning et de transport s’occupent de la démarche du projet. Ils téléphonent le personnel qui est parti sur chantier pour savoir s’il n’y a pas de problèmes avec le traffic ou avec les véhicules. Chaque chauffeur dispose d’une carte carburant. Svetlana Scutelnic téléphone chaque jour le responsable du projet pour savoir si tout le monde est sur chantier et travaille. Il y a des fois quand quelques personnes ne se sont pas présenté sur chantier ou sont venus en retard. Dans des cas pareills, on organise des entretiens après le projet avec les personnes qui ont causé des problèmes pour savoir les motifs et de ne pas répéter de telles situations.

Après avoir effectué la prestation, le chef de chantier revienne avec les résultats du festival. Il communique les nouvelles aux administration pour pouvoir faire des conclusions sur la prestation en cause. Il y a des fois où le patron de l’entreprise part sur le chantier pour voir commentse déroule le montage ou le démontage et travaille ensemble avec l’équipe de chantier, ce qui lui permet de voir la situation réele de la prestation.

Quand la prestation est finie, les personnes internes reviennent au bureau pour pouvoir regarder dans la fiche de leur planning la planification des jours suivants. Ce qui sont embauché à l’extérieur et ont travaillé juste pour la prestation en cause sont invités pour pouvoir prendre leur remboursement. S’ils sont supposés de travailler encore pour des prestations, Svetlana Scutelnic les annonce.

Les éléments clés de la performance du personnel

D’après le dictionnaire Larousse, la performance est "le résultat obtenu dans un domaine précis par quelqu’un, une machine, une entreprise, un véhicule, etc.". En général, la performance constitue le produit chiffré qui est obtenu dans une compétition. Au niveau d’une société, la performance englobe le point de matérialisation des objectifs visés.

Quand on dit qu’une entreprise est performante on comprend que l’entreprise est en même temps efficiente et efficace. G. Evans donne à ces deux concepts les définitions suivantes :

Efficience – le rapport entre la consommation de ressources et la production de biens ou services;

Efficacité – correspondance entre les buts et les impacts des décisions.

(bibliographie: G. Evans, « Measure for Measure : Evaluating performance and the arts organization », [2000], Studies in Cultures, Organizations and Societies, Vol.6, pp.243-266)

On peut introduire un autre indicateur dans cette liste et notamment la compétitivité de l’entreprise qui englobe les autres deux concepts. La compétitivité de l’entreprise représente son pouvoir de répondre à la concurrence accrue, c’est-à-dire, de maintenir et d’accroitre les parts de marchés vis-à-vis de la concurrence des entreprises, soit du même pays, soit étrangères.

Mais pour être une entreprise compétitive, efficace et efficiente on a besoin d’un personnel qualifié, qui connait bien son travail. Pour arriver à de bons résultats, il faut augmenter la motivation et la performance du personnel. La motivation du salarié peut être caractérisée comme le goût avec lequel le personnel fait son boulot, le degré avec lequel il s’implique, l’obstination et la stabilité de l’effort.

La motivation constitue une notion complexe puisque son usage est répandu et elle est appliquée dans plusieurs domaines. Ce qui nous intéresse c’est la motivation de salarié vis-à-vis de son travail, et notamment l’augmentation de la motivation du personnel dans l’entreprise SF Sans Frontière.

Claude LEVY-LEBOYER, auteur des ouvrages qui abordent la motivation des personnes au travail nous présente la définition suivante de la motivation : «La motivation peut être décomposée en 3 étapes qui se définissent dans le cadre des actions visant la poursuite d’un résultat donné, donc d’une performance

1. Le choix de l’objectif ou encore l’acceptation par l’individu d’un objectif qui lui est assigné ;

2. La décision, souvent implicite, qui concerne l’intensité de l’effort que cet individu va consacrer à atteindre cet objectif ;

3. La persévérance dans l’effort au fur et à mesure qu’il se déroule et en fonction des retours d’information sur ses résultats par rapport à l’objectif à atteindre.

En d’autres termes, être motivé, c’est essentiellement avoir un objectif, décider de faire un effort pour l’atteindre et persévérer dans cet effort jusqu’à ce que le but soit atteint ».

L’auteur Thévenet L. décrit la motivation comme une force qui force la personne à agir. Elle est un processus qui dynamise, pousse, conduit et oriente la personne vers la réalisation des objectifs.

Un autre auteur, Bergeron Louis, qui a écrit des ouvrages sur la satisfaction, la motivation et la performance au travail caractérise la motivation : « comme une force intérieure, poussant l’individu à agir dans le sens des objectifs organisationnels, tel qu’il les perçoit. Il s’agit donc d’une optimisation de l’effort vers un but précis et non d’une simple dépense d’énergie.»

La théorie X et théorie Y développées par Douglas McGregor sont des théories qui sont le contraste de l’une et l’autre. Le tableau suivant représente le schéma de la théorie X :

Tableau . La théorie X de Douglas McGregor (la théorie pessimiste et négative)

Il y a des gens dans l’entreprise SF Sans Frontière qui doivent être toujours motivés. Comme pendant la période de mon stage je me suis occupée du planning et je faisais la présence chaque jour, il y avait un salarié qui arrivait presque chaque jour en retard. Il avait souvent des rendez-vous médicaux et il présentait le moindre intérêt face à son travail. On peut expliquer ce fait pas la démotivation de ce salarié et la nécessité de contrôler chaque jour son travail.

Mais on peut souligner le fait que la démotivation varie d’une personne à l’autre. Les causes de la démotivation sont diverses. Parfois le comportement de salarié est impacté par la vie personnelle ou professionnelle. Il y a des cas où la personnalité du salarié influence sur sa démotivation. On peut citer aussi l’apparition des problèmes au niveau de la santé ou de la fatigue physique ou morale.

On sait bien que quand le salarié est démotivé il devient stressé, parfois agressif ou en état dépressif. Cela peut beaucoup impacter le processus de travail ou les relations professionnelles avec les autres membres de l’équipe.

La démotivation conduit de la même façon à son désengagement qui ne met le même effort pour réaliser les tâches et n’es plus impliqué comme il était avant dans le processus de travail. Comme résultat, l’efficacité de son travail diminue et dans le cas où on n’enregistre pas des changements, les conséquences peuvent être fatales pour l’employé, cela peut arriver jusqu’à son licenciement.

La démotivation des employés influence directement la qualité de l’activité de la société. Comme l’efficacité de l’emploie diminue, la qualité et la productivité baissent aussi. Si on n’entreprend rien pour améliorer la situation, la démotivation peut influencer significativement le déroulement de tout le processus de travail de l’entreprise. Le climat social peut dégrader et ce fait peut influencer sur l’image de l’entreprise.

En tout ce qui concerne la motivation du personnel au sein de l’entreprise SF Sans Frontière, j’ai remarqué le fait que dans cette entreprise le processus de travail peut être lié plutôt à la théorie Y de Douglas McGregor. Voilà la représentation schématique de cette théorie :

Tableau . La théorie Y de Douglas McGregor (la théorie optimiste et positive)

La théorie Y soutient l’inverse de la théorie X. On dit que la personne est capable seule de contrôler son activité et de diriger son travail. Le principe de base qui ressort de la théorie Y de Douglas McGregor est celui de l'intégration, c’est-à-dire de créer de conditions de telle manière que le personnel pourra atteindre les objectifs plus rapidement en conduisant leurs efforts vers le succès de la société. Ici on parle de l'engagement du personnel en ce qui concerne les objectifs organisationnels, et notamment de faire de telle façon que la personne puisse contenter les ambitions personnelles et l’envie de valorisation dans son métier. Comme résultat, l’organisation du travail se focalise autour de principes d’autocontrôle et, ce qui est le plus important, de confiance. De cette façon, le personnel a plus de liberté et peut s’impliquer avec plus d’intérêt dans le processus de travail, c’est ce que j’ai observé dans l’entreprise SF Sans Frontière. En effet, le climat devient plus dynamique et la motivation augmente.

Pendant mon stage dans l’entreprise SF Sans Frontière j’ai remarqué le fait qu’il y a une grande différence entre le travail dans les entreprises belges et les entreprises moldaves. Les entreprises moldaves se conduisent plutôt de la théorie X de Douglas McGregor, pendant que les entreprises belges utilisent plutôt le model Y, le model optimiste, en ce qui concerne la motivation du personnel. J’ai observé une tendance dans les entreprises moldaves que l’administration dirigé le travail de la main d’œuvre un réduisant leur capacité de travailler individuellement et d’organiser eux-mêmes leur travail. En plus, comme le travail est guidé, le personnel se démotive ce qui influence la performance du travail et de l’entreprise en général. Par rapport aux entreprises moldaves, le travail dans les entreprises belges est plus centré sur la possibilité des employés de travailler individuellement et d’être responsables sur les tâches effectuées. Dans l’entreprise SF Sans Frontière, les personnes qui forment l’administration de l’entreprise respectent une ambiance amicale et donnent des conseils au personnel. Même le patron de l’entreprise, comme il est toujours attaché de l’activité de l’entreprise, parle d’une manière amiable. En effet, le personnel se sent le soutien et la confiance de l’administration et ce fait augmente la motivation et le pouvoir d’atteindre plus rapidement les objectifs posés.

Un autre concept qui est assez important comme la motivation est la performance du personnel. À l’étape actuelle on dit qu’il faut être performant dans plusieurs domaines en même temps. En effet, on peut dire que ceci constitue un objectif important d’une société.

Les auteurs Charpentier Marina et Gilbert Patrick définissent la performance comme: «la réalisation des objectifs organisationnels, quelles que soient la nature et la variété de ces objectifs. La performance est multidimensionnelle, à l'image des buts organisationnels ; elle est subjective et dépend des référents choisis.».

Généralement, la performance représente une combinaison des facteurs divers et il faut prendre en compte tout ce qui peut influencer sur la performance du personnel. Le schéma proposé par R.Mitchell et D.Daniels peuvent nous aider à la compréhension des facteurs qui peuvent influencer sur la performance du personnel :

Image. Les comportements au travail, adapté de R.Mitchell et D.Daniels

La source : "La performance individuelle au travail et ses déterminants psychologiques" par Brigitte Charles-Pauvers

Le schéma sur les comportements au travail de R.Mitchell et D.Daniels montre d’une manière explicite les moyens d’augmenter la performance des travailleurs. Tout commence par deux variables et notamment les variables individuelles (ce qui constitue les caractéristiques de l’employé comme les connaissances de travail et les traits du caractère de la personne) et le contexte de l’emploi (les tâches faites, les normes, l’environnement du travail, le salaire, etc.).

Au niveau des variables individuelles, j’ai remarqué le fait que dans l’entreprise SF Sans Frontière le personnel qui travaille pour l’entreprise est qualifié et dispose de tous les compétences nécessaires pour atteindre les objectifs posés. Les scènes montées sont impressionnantes et cela prouve les résultats du bon travail de la main d’œuvre.

En tout ce qui concerne le contexte de l’emploi, on peut dire qu’il y a parfois des incompréhensions sur la répartition des tâches. Pendant la période estivale tout le monde de l’entreprise est stressé à cause des prestations multiples qu’ils doivent effectuer en même temps et parfois on donne plusieurs tâches à la même personne. Comme résultat, quand la personne est surchargée, il y a des tâches qu’elle n’effectue pas au même niveau ou tout simplement oublie de faire quelque chose.

Ce qui influence le processus de travail et la personnalité de l’employé c’est la motivation. Mais le processus motivationnel est tellement compliqué qu’il y a de nombreux techniques et moyens de le stimuler. Les trois composantes du processus de la motivation sont : le déclenchement, la direction et l’intensité. Donc, pour augmenter la motivation de la main d’œuvre, il faut penser aux techniques (par exemple les bonus pour un bon travail, une augmentation du salaire, etc.) qui englobent les phases du processus de la motivation.

Pour appliquer des techniques pour accroitre la motivation on se focalise sur l’attention, c’est-à-dire se concentrer sur la tâche; l’effort (et son intensité); la persistance (la durée de la concentration de l’effort); et la stratégie de réalisation des tâches (la façon dont on décide d’agir). En résultat, si on pense à introduire ce schéma pour augmenter la motivation du personnel, on constate une augmentation de la performance des employés.

BIBLIOGRAPHIE

https://fr.wikipedia.org/wiki/Gestion_de_la_relation_client (↑ Voir Jean-Louis Tomas, Page 40 et suiv. in ERP et Progiciels de gestion intégrés, Dunod Éditeur, Paris 2002, Collec 01 Informatique.)

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Etienne SERUPIA SEMUHOZA, Théories de la motivation au travail, Edition l’Harmattan, 2009

Claude LEVY-LEBOYER, La motivation dans les entreprises, Edition d’Organisation, 1998

Emmanuel ABORD DE CHATILLON, Céline DESMARAIS, Martine MEUNIER, Mobiliser les ressources humaines, Edition Faucher, 2003

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Emmanuel MAIRE, Matthieu DUBOST, Les clés de la performance, Edition DEMOS, 2004

Nicole AUBERT, Diriger et motiver, Editions d’Organisation (2ème édition), 2005

https://www.cairn.info/gestion-des-performances-au-travail–9782804151959-page-97.htm Brigitte Charles-Pauvers

Articles d’une revue électronique :

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Techno-science.net, définition de la motivation. Disponible sur http://www.techno-science.net/?onglet=glossaire&definition=741

ANNEXES

Annexe 1

Le bon de commande pour Imas for You

Annexe 2

Annexe 2

Annexe 3

Annexe

Fiche de planning pour Debout Citoyen 2016

Annexe

SSS Déroulement du projet

Annexe

Planning de 15 au 21 août

Annexe

Le plan de la scène pour le festival SSS 2016

Annexe

La fiche de la prestation du 18 août 2016 pour SSS dans le serveur FMP