Colaborarea Si Comunicarea Virtuala

Colaborarea și comunicarea virtuală în managementul proiectelor

Moga Andreea

Dezvoltare Regională

an II

Introducere

Am ales să tratez tema intitulată: Colaborarea și comunicarea virtuală în managementul proiectelor deoarece în ultimii ani, noile media s-au bucurat de o ascensiune fără precedent și au devenit incorporate notabil în viețile cotidiene ale utilizatorilor. Ele sunt acum parte dintr-o serie de schimbări majore care s-au întamplat în ultima perioadă referitoare la felul în care indivizii prelucrează și produc cunoaștere, interacționează și caută informații. Spre deosebire de alte mijloace de comunicare, calculatoarele si internetul sunt acum mereu prezente, comune și răspândite pretutindeni, fiind utilizate de un număr ridicat de persoane, gospodării și instituții pentru scopuri diverse.

Scopul acestei lucrări este de a vedea amploarea comunicării virtuale în cadrul managementului proiectelor. Înlocuirea comunicării față-în-față cu o comunicare virtuală e o mare schimbare. Avantajele includ o performanță îmbunătățită a lucrului pe proiecte, participare mai activă și egală, flxibilitatea accesului și ușurință în folosire, interacțiune foarte specifică, muncă mai plăcută, adaptare mai bună, mediu mai puțin amenințător pentru indivizi cu caracteristici speciale, îmbunătățire a înțelegerii culturale și reducerea costurilor și a timpului.

Pe baza bibliografiei consultate am descoperit că există diferențE semnificativE între grupurile cu o comunicare directă și grupurile cu o comunicare virtuală, în ceea ce privește nivelul satisfacției și al productivității. Un studiu desfasurat in 2002 a ajuns la concluzia că există efecte semnificative între impactul mediului de comunicare și productivitatea echipei. Un mediu bogat de comunicare față-în-față , a dus în mod semnificativ echipa la o productivitate mai mare decât în echipele aflate în mediul de lucru virtual. Totodată, grupurile față-în-față au putut experimenta un grad semnificativ mai mare al calității interacțiunii.

În opinia mea, comunicarea este esențială în managementul proiectelor. Aceasta poate influența opinia publică , scopul echipelor , convinge directori să crească finanțarea și chiar pot crește șansa proiectelor să fie unele de succes. " Un proces de comunicare bun ține părțile interesate angajate și echipele de proiect motivate ", spune Graham Colbor nemembru al Consiliului Executiv Global PMI. Comunicarea este un element cheie, care trebuie să fie aplicată în mod eficient de-a lungul ciclului de viață al unui proiect de la început până la sfârșit. Cu toate acestea, adevărata comunicare atât în interiorul cât și în exteriorul întreprinderile rămâne o dificultate fundamentală în ceea ce privește claritatea și detaliile corespunzătoare. Uneori este managerul de proiect, care nu poate contura fiecare pas tehnic în detaliu. Alteori este executivul în imposibilitatea de a traduce viziunea strategică în marea obiectivelor proiectului și domeniul de aplicare. Iar în alte cazuri este sponsorul care nu se angajează cu părțile interesate externe dincolo de un comunicat de presă.

Proiectele pot fi complexe și depind de mulți factori diferiți, departamente și rezultate. Astfel soft-urile ajută la determinarea dependențelor dintre evenimente și ce se intamplă dacă lucrurile se schimbă sau merg într-o direcție mai puțin bună. În plus, acestea, pot planifica oamenii să lucreze cu sarcini diferite și reusrsele ce sunt necesare pentru a duce la îndeplinirea sarcinilor .

Multe produse software sunt caracterizate prin: costuri ridicate, întârzieri în realizare, fiabilitate scăzută, lipsă de satisfacție a clientului. Motivele pentru care aplicațiile software sunt livrate cu defecte sunt acelea că software-ul este mai complex decât hardware-ul și de asemenea este greu de desoperit toate defectele în faza de testare.

Dezvoltarea software este un proces complex de realizare a soluțiilor software pornind de la un set specific de cerințe. Acest lucru implică munca în echipă și multă comunicare, care are un efect pozitiv major în ceea ce privește inovația. În prezent se încearcă să se echilibreze provocările în ceea ce privește managementul dezvoltării noului software și îmbunătățirea software-ului existent, în timp ce implică activ utilizatorul în procesele de dezvoltare ale software-ului.

Câteva din avantajele utilizării unui management al proiectelor performant sunt: un control mai eficient asupra resurselor care pot fi materiale, financiare, umane și informaționale; îmbunătățirea relațiilor cu clienții; micșorarea duratei etapelor de dezvoltare; reducerea costurilor de cercetare-dezvoltare; creșterea calității produselor sau serviciilor oferite; creșterea profitului; îmbunătățirea productivității; coordonarea mai bună a activităților; creșterea gradului de satisfacție și motivare a salariaților; creșterea capacității de implementare a schimbării din interiorul organizațiilor; creșterea promptitudinii în execuție, livrare, etc.

Instrumentele de managementul proiectelor sunt necesare în organizarea activității pe proiecte, tendința fiind de orientare pe domenii verticale. Pe măsură ce calculatoarele și software-ul au devenit mai accesibile și mai ușor de utilizat, tot mai multe companii din diferite domenii au început să folosească aceste instrumente în dezvoltarea și administrarea tuturor tipurilor de proiecte. Microsoft Project este liderul de necontestat al pieței de aplicații de managementul proiectului.

Munca virtuală cea în care angajații operează la distanță unul de altul și de manageri, reprezintă o realitate, și va deveni și mai frecventă în viitor. Există motive solide pentru a fi stabilizate locurile de muncă virtuale, dar avantajele acestor practice pot fi compensate de o serie de factori cum ar fi: costurile de instalare și de întreținere, pierderea eficienței costurilor, ciocniri culturale, izolarea și lipsa de încredere. Locurile de muncă virtuale necesită abilități de supraveghere mult mai bune. Luând aceste măsuri în considerare pot fi aduse îmbunătățiri uimitoare ale productivității, a profiturilor, și ale serviciilor pentru clienți.

Un manager de proiect de succes trebuie sa fie un bun comunicator! Proiectul de comunicare în cadrul proiectelor este o abilitate care nu este perfectă, poate fi întotdeauna îmbunătățită și este esențial să fii capabil să inițiezi și să mobilizezi în mod eficient un proiect. Prin definirea clară a responsabilităților fiecărei activități, prin concertarea resurselor pe obiective clare și prin furnizarea unei structuri de comunicare în cadrul și în afara limitelor organizației.

O echipă de proiect este, în general, un grup divers de oameni. Este utilă colaborarea în cadrul întâlnirilor periodice, chiar esențială în cazul unui proiect de dezvoltare software. Perioada de formare a echipei și acomodarea acesteia cu proiectul și cu ceea ce trebuie realizat este cel mai important pas. Întâlnirile au rolul de a umple golurile care țin de colaborarea dintre membrii echipei, să evidențieze ce a făcut fiecare membru al echipei și să stabilească ce are de făcut până la următoarea întâlnire. În acest fel, potențialele riscuri și lucruri care ar putea merge rău sunt identificate, respectând planul și programul inițial al proiectului.

Diversitatea în cadrul unei echipe de proiect poate fi culturală, geografică, organizatorică, funcțională, de vârstă, nivel de educație și așa mai departe. Metodele de comunicare folosite pentru a comunica în managementul proiectelor sunt de exemplu, utilizarea de: întâlniri față în față, conferințe video, reuniune – unu la unu, sau grup, conferințe telefonice numai voce sau conferințe web, webinare, acestea devenind din ce în ce mai populare pentru livrarea de prezentări bazate pe activități, e-mail, aviziere intranet, blog-uri, website, etc Prin intermediul acestor metode, comunicarea se face eficient în interiorul echipei, cât și între echipă și ceilalți participanți.

Cele mai bune practici pentru a susține munca într-un mediu virtual sunt :susținerea membrilor, facilitarea comunicării și construcției încrederii, asigurarea de faptul că fiecare aduce contribuții egale la realizarea activităților, asigurarea de faptul că abilitățile și competențele membrilor sunt complementare, asigurarea de faptul că aceștia sunt adaptabili și flexibili, asigurarea de faptul că înțelegeri scrise privind promisiunile sunt semnate de către membri, dublarea muncii virtuale cu un număr de întâlniri directe, furnizarea de training-uri concepute special în vederea creșterii performanței, asigurarea faptului că tehnologia este sigură și compatibilă cu sarcina.

Concluzii

Comunicarea este esențială și este un element cheie, care trebuie să fie aplicată în mod eficient de-a lungul ciclului de viață al unui proiect de la început până la sfârșit. Cu toate acestea, adevărata comunicare atât în interiorul cât și în exteriorul întreprinderile rămâne o dificultate fundamentală în ceea ce privește claritatea și detaliile corespunzătoare.

În cadrul societății contemporane organizațiile sunt obligate să se confrunte cu trecerea spre o muncă bazată pe cunoaștere, interacțiunea mai ridicată între angajați, combinate cu nevoia delocalizării și lucrului de la distanță realizat prin intermediul noilor tehnologii de comunicare. Astfel își fac apariția echipele și organizațiile virtuale care reprezintă un răspuns la multe dintre provocările actuale.

Atunci când facem referire la comunicarea virtuală putem spune că stimulează creativitatea, crește numărul de decizii alternative, se înregistrează mai multe decizii de calitate superioară, oferă membrilor grupului participare mai activă și egală, mediu mai puțin amenințător pentru indivizi cu caracteristici speciale, îmbunătățire a înțelegerii culturale și reducere a costurilor și a timpului.

Bibliografie:

1. www.projecttimes.com

2. www.pmi.org

3. www.ccimn.ulbsibiu.ro

4. www.amp.aom.org

5. www.successful-project-management.com

6. www.control.aut.utcluj.ro

7. www.marketwatch.ro

8.www.managementul-proiectelor.ro

9. www.project-management romania.ro

10. www.science.upm.ro

11. www.ultrapsihologie.ro

12. www.iec.psih.uaic.ro