Certifiarea Sistemului DE Calitate Utlizat LA Sc Mitliv Exim Srl

CERTIFIAREA SISTEMULUI DE CALITATE UTLIZAT LA SC MITLIV EXIM SRL

CUPRINS

Introducere

Capitolul 1. CERTIFICAREA CALITĂȚII

Certificarea. Tipuri. Definiție

Metodologia certificării

Certificarea produselor și serviciilor

Certificarea sistemului de management al calității

Capitolul 2. CERTIFICAREA SISTEMULUI DE CALITATE UTILIZAT LA

SC MITLIV EXIM SRL

2.1 Prezentarea generală a organizației

2.1.1 Identificarea proceselor la SC MITLIV EXIM SRL

2.2 Procese de certificare

2.3 Realizarea auditului în vederea certificării

2.4 Emiterea și menținerea certificatului

2.5 Recertificarea și utilizarea certificatului

Concluzii

Bibliografie

Anexe

INTRODUCERE

"Calitatea produsului nu este totul, dar totul este nimic fără calitate." (Peters și Waterman – "In search of Excellence"). Calitatea, ceea ce înseamnă calitatea proceselor și a rezultatelor, este și va fi întotdeauna un factor de competiție important, dacă nu cel mai important.

Capitolul I

CERTIFICAREA CALITĂȚII

Certificarea este o procedură prin care o terță parte dă o asigurare scrisă că un produs, serviciu sau sistem de management al calității este conform cu cerințele specificate.

Obiectivul esențial al certificării calității este garantarea că cerințele cu privire la calitate sunt îndeplinite. Evaluarea calității prin certificare poate fi utilă pentru:

● Cunoașterea nivelului de calitate la un moment dat în vederea realizării unor analize și/sau programe strategice referitoare la calitate;

● Creșterea încrederii partenerilor de afaceri, a clienților în calitatea produselor/serviciilor sau a Sistemului de management al Calității;

● Îmbunătățirea calității.

Avantajele certificării calității sunt deci de ordin comercial, tehnic și managerial.

Certificarea se poate face pe trei domenii: pentru produse sau servicii, pentru sisteme (ex. SMC) sau pentru personal. În funcție de domeniul la care se referă, certificarea poate fi voluntară sau obligatorie. Certificarea obligatorie se referă la domeniul reglementat care definește produsele și serviciile ce cad sub incidența unor reglementări naționale sau internaționale obligatorii pentru protecția vieții, sănătății consumatorului, protecția muncii și a mediului înconjurător. Dovada conformității cu cerințele specificate este o dovadă scrisă.

Indiferent de scopul sau obiectivul urmărit certificarea presupune efectuarea auditului de certificare precum și obligații și drepturi atât pentru deținătorii de certificate cât și pentru organismele de certificare.

1.1. Certificarea. Definiție. Tipuri de certificări

În condițiile diversificării și înnoirii rapide a ofertei de mărfuri și a mondializării piețelor, a apărut necesitatea introducerii unor practici noi, pentru asigurarea creșterii încrederii între partenerii de contract din diferite țări, dar și, a încrederii consumatorului privind calitatea produselor pe care le achiziționează.

Sistemul "certificării" s-a intodus datorită faptului că simpla declarație a producătorului nu mai oferea garanții obiective privind calitatea produselor, într-o serie de țări, mai ales în cele dezvoltate.

La începutul anului 1989, au fost create condițiile obligatorii pentru dezvoltarea viitoare a Uniunii Europene ca o regiune economică fără granițe interne. Documentul "Abordarea globală" (denumit astfel deoarece obiectivul urmărit era acela de a acoperi toate domeniile economice, atât cel reglementat cât și cel nereglementat) pentru certificare și încercare al Comisiei Comunităților Europene a trasat noua cale pentru armonizarea legislației în interiorul UE. Obiectivul urmărit a fost acela ca încercările și certificatele unui stat membru să fie recunoscute în toate statele membre ale UE, având la bază o încredere absolută între toți partenerii și circulația liberă a produselor (Fig.1).

Figura 1.1. Noua abordare și Abordarea globală

Certificarea a devenit o activitate importantă la nivel internațional și regional după elaborarea seriei de standarde 1S0 9000 și EN 45000.

Certificarea este o procedură prin care o terță parte (denumită organism de certificare) dă o asigurare scrisă că un produs, serviciu sau sistem de organizare este conform cu cerințele specificate.

Evaluarea calității prin certificare poate fi utilă pentru atingerea mai multor obiective:

• Cunoașterea nivelului de calitate la un moment dat în vederea realizării unor analize și/sau programe manageriale strategice referitoare la calitate;

• Creșterea încrederii partenerilor de afaceri, a clienților în calitatea produselor/serviciilor sau sistemului de management al calității;

• Îmbunătățirea calității;

Obiectivul esențial este garantarea, prin intermediul unui organism neutru (terț), independent de producător și de beneficiar, a conformității unui produs, serviciu, proces sau sistem de management al calității cu un referențial prestabilit.

Organismul de certificare are competența acordării unui certificat. Organizația care primește certificatul poate folosi marca sau sigla de certificare aparținând organismului de certificare respectiv și va trebui să respecte toate cerințele impuse de regulile organismului de certificare și de standardele referitoare la regimul certificatelor IS0.

Drepturile și obligațiile organismelor de certificare sunt următoarele:

• Să stabilească și să mențină la zi lista produselor/serviciilor/sistemelor certificate;

• Să exercite un control adecvat al utilizării autorizațiilor, certificatelor și mărcilor sale de conformitate;

• Să asigure confidențialitatea informațiilor, altele decât cele din domeniul public, furnizate în procesul de evaluare sau de supraveghere a organizației;

• Să efectueze un număr minim de audituri de supraveghere pe an;

• Să asigure personal specializat și certificat;

• Să retragă sau să anuleze autorizațiile, certificatele sau mărcile de conformitate;

• Să perceapă taxe în conformitate cu programul de taxe aprobat și publicat.

Certificarea calității s-a introdus și din dorința de a nu repeta controalele deja făcute.

Utilizatorii, au fost de acord să le accepte pe cele realizate de un organism neutru, stabilind cu acesta un caiet de sarcini, o normă sau un standard care să fie referențialul, în loc să facă fiecare încercările lor în legătură cu calitatea mărfurilor achiziționate.

Avantajele certificării calității produselor:

» Îmbunătățirea managementului:

creșterea motivației pentru calitate;

depășirea rezistenței la schimbare;

îmbunătățirea eficacității și eficienței SMC

ținerea sub control a calității.

» Avantaje comerciale:

contribuie la promovarea produselor;

certificatele prezintă dovada că sunt respectate caracteristicile calității specificate în documentele de referință;

duce la creșterea încrederii consumatorilor în firma, marca și produsul respectiv.

» Avantaje tehnice:

prin eliminarea încercărilor multiple și costisitoare efectuate de producător, beneficiar, importator etc, se ajunge la înlăturarea barierelor tehnice din calea comercializării libere a produselor.;

utilizarea unor referențiale identice sau comparabile pentru produsele identice obținute de firme diferite.

Certificarea se poate face pe trei domenii :

• Certificarea produselor sau serviciilor – prin care se atestă conformitatea calității produselor/serviciilor în raport cu reglementări, standarde sau specificații tehnice date. Acest tip de certificare poate fi obligatorie sau voluntară.

• Certificarea de sistem – atestă conformitatea sistemului de management al calității al unei organizații (sau al unei părți dintr-o organizație) în raport cu un referențial (din seria ISO 9000).

• Certificarea personalului – prin care se atestă competența personalului față de criteriile prestabilite pentru a îndeplini diferite funcții în domeniul calității (ex. auditor intern, auditor extern, reprezentantul managementului pentru calitate).

În țările Uniunii Europene se practică două tipuri de certificare a produselor și serviciilor: certificarea obligatorie și certificarea voluntară.

Certificarea obligatorie se referă la "domeniul reglementat" care definește produsele și serviciile ce cad sub incidența unor reglementări naționale (legi) sau internaționale (directive) obligatorii pentru protecția vieții, sănătății consumatorului, protecția muncii și a mediului înconjurător (ex. Directivele Europene de armonizare privind "cerințele esențiale" CE) și este efectuată numai de organisme acreditate.

Certificarea voluntară se referă la "domeniul nereglementat". Se utilizează de firmă ca instrument pentru păstrarea piețelor de desfacere sau pentru cucerirea unor noi segmente de piață.

Componentele de bază ale infrastructurii pentru evaluarea și certificarea conformității sunt organismele de certificare. Esențială pentru recunoașterea certificării este încrederea în competența, capabilitatea, imparțialitatea și integritatea acestor organisme. Acreditarea acestor organisme este un instrument care poate și trebuie să genereze și să confere încredere în aceste organisme.

În scopul asigurării unei baze unitare pentru acreditare, organismele europene de standardizare, Comitetul European de Standardizare (CEN) și Comitetul European de Standardizare în Electrotehnică (CENELEC) au elaborat standardele europene EN seria 45 000.

Sistemul național de certificare a produselor și serviciilor (Fig. 2), a fost după 1996 racordat la concepția europeană, înscriindu-se într-o evoluție ireversibilă a relațiilor client – furnizor atât pe plan național cât și internațional. În România atribuțiile privind certificarea revin Asociației Române de Standardizare – ASRO.

Figura 1.2 Sistemul de acreditare și certificare în România (conform O.G.nr. 38/1998).

RENAR – Asociația Rețelei Naționale de Acreditare din România

ASRO – Asociația de Standardizare din România

1.2. Metodologia certificării

Indiferent de scopul urmărit (certificare de produs/serviciu, de sistem sau de personal) certificarea presupune parcurgerea următoarelor etape importante (Fig.3):

Figura 3 Ruta pentru certificare ISO 9000 (Adaptare după Sârbu)

Solicitarea certificării, care se va face pe baza unei cereri însoțite de Dosarul de autoevaluare (Chestionarul de evaluare primară) și de angajamentul întreprinderii privind respectarea cerințelor din reglementările de referință;

Încheierea contractului între organizația solicitantă și organismul de certificare;

Instrumentarea dosarului de către organismul de certificare (Evaluarea preliminară);

Efectuarea unui audit la întreprindere, de către organismul de certificare sau în numele acestuia, pentru a verifica dacă procesul de fabricație sau de prestare a serviciului este ținut sub control, iar inspecțiile, încercările / analizele asupra produsului / serviciului / sistemului sunt executate în mod corespunzător;

Acordarea certificatului de conformitate / capabilitate și a dreptului de utilizare a mărcii de conformitate;

Menținerea dreptului de a deține certificatul sau marca de conformitate, pe baza autocontrolului (responsabilitate a managementului la vârf) și a verificărilor periodice efectuate de organismul de certificare prin audit de supraveghere.

1.3. Certificarea produselor și serviciilor

Standardul EN 45020 definește certificarea produselor ca "măsură a unei terțe părți, imparțiale, care arată că există nivelul corespunzător de încredere că un produs/proces/serviciu corespunzător proiectat este in consens cu un standard definit sau cu un alt document normativ definit ".

Dovada conformității produselor poate fi sub forma unui certificat de conformitate, a unei mărci de conformitate, sau a unei licențe acordate furnizorului în cauză.

Certificatul de conformitate reprezintă un document, emis pe baza regulilor unui sistem de certificare, care indică, cu un nivel suficient de încredere, că un produs, proces sau serviciu, corespunzător identificat, este în conformitate cu un anumit standard sau cu un alt document normativ.

Marca de conformitats/proces/serviciu corespunzător proiectat este in consens cu un standard definit sau cu un alt document normativ definit ".

Dovada conformității produselor poate fi sub forma unui certificat de conformitate, a unei mărci de conformitate, sau a unei licențe acordate furnizorului în cauză.

Certificatul de conformitate reprezintă un document, emis pe baza regulilor unui sistem de certificare, care indică, cu un nivel suficient de încredere, că un produs, proces sau serviciu, corespunzător identificat, este în conformitate cu un anumit standard sau cu un alt document normativ.

Marca de conformitate (pentru certificare) este o marcă protejată, aplicată sau emisă pe baza regulilor unui sistem de certificare, care indică, cu un nivel suficient de încredere, că produsul, procesul sau serviciul în cauză este în conformitate cu un anumit standard sau cu un alt document normativ (una dintre aceste mărci este marca europeană "Key mark").

Licența (pentru certificare) este un document prin care organismul de certificare acordă unei persoane sau unui organism dreptul de a utiliza certificate sau mărci de conformitate pentru produsele, procesele sau serviciile sale, în conformitate cu regulile schemei aferente de certificare.

În România certificarea produselor și serviciilor se face după regulile aplicate în UE. Legea 608/2001 privind evaluarea conformității produselor a introdus cadrul legal unitar în privința reglementărilor tehnice, a evaluării conformității și a supravegherii pieței pentru produsele introduse și/sau utilizate pe piața României, în domeniile reglementate.

Potrivit acestei legi produsele cuprinse în domeniul reglementat (ex.: jucării, echipamente de joasă tensiune, mașini industriale, aparatură medicală, ascensoare, echipamente sub presiune, ambalaje și deșeuri de ambalaje etc) pot fi introduse pe piață și utilizate doar în măsura în care satisfac cerințele esențiale, în cazul în care conformitatea lor a fost evaluată în raport cu procedurile de evaluare aplicabile și dacă sunt marcate potrivit reglementărilor în vigoare. Până la semnarea Acordului european privind evaluarea conformității, marcajul național de conformitate a produselor cu cerințele esențiale prevăzute în reglementările tehnice române este marcajul CS, fiind recunoscut totodată și marcajul european de conformitate CE pentru produsele importate.

Marca "SR" este folosită pentru certificarea conformității produselor cu standardele române de referință, neobligatorii, iar marca "SR-S"este utilizată pentru certificarea conformității produselor cu standardele obligatorii de securitate (care conțin prevederi referitoare la protecția vieții și sănătății consumatorilor și la protecția mediului înconjurător). Gestionarea acestor mărci este făcută de Asociația de Standardizare din România -ASRO. Aceste mărci sunt aplicate pe produs, ambalaj, etichetă sau pe documentele de însoțire a produselor, dorind să confere încredere clienților că produsul respectiv satisface cerințele prescrise în standarde și că acestea sunt în permanență verificate de către producător și de către ASRO.

Certificarea produselor în UE conform Actului unic aprobat în 1990 și a documentului "Noua abordare" din 1995 are la bază următoarele concepte fundamentale:

• Produsele fabricate legal într-unul din statele membre pot fi admise legal pe piața celorlalte state membre;

• În cazul în care trebuie apărate interesele generale, urmărite de toate statele membre (sănătate, siguranță, mediu), gradul de disciplină ce se cere adoptat pentru grupe de produse specifice care implică astfel de interese generale este limitat la definirea unor cerințe esențiale, care exprimă astfel de obiective;

• Cerințele esențiale sunt definite de directivele comunitare care indică și procedurile pe care producătorii trebuie să le utilizeze pentru a demonstra că propriile produse respectă cerințele prescrise;

• Conformitatea produselor la cerințele esențiale prescrise este evidențiată prin aplicarea mărcii "CE'" pe produs.

• Marcajul "CE" necesar pentru a intra pe piața europeană nu exclude folosirea altor mărci, cu condiția ca acestea să nu creeze confuzie.

Marca CE nu este o marcă de calitate și nu arată în ce măsură și dacă sunt respectate caracteristicile de calitate și de performanță, ci doar un însemn ce permite o liberă circulație a produselor în interiorul UE, un instrument de supraveghere a pieței, o garanție a satisfacerii cerințelor esențiale rezultate din directivele UE pentru siguranța consumatorilor.

Certificarea produselor/serviciilor în domeniul nereglementat se bazează pe documentele nonnative de produs și pe rezultatele încercărilor, care trebuie să provină de la un laborator de încercări acreditat. În general, certificarea produselor urmează aceleași etape ale certificării SMC la care se adaugă activitățile specifice: încercări ale produsului, audit al procesului de fabricație sau de prestare a serviciului etc.

În contrast cu domeniul reglementat (marca CE), certificatul sau marca de produs acordat în domeniul nereglementat nu sunt obligatoriu recunoscute, recunoașterea depinzând de client și de încrederea pe care acesta o are în organismul de certificare.

S-au realizat acorduri de recunoaștere reciprocă și a unor mărci de conformitate comune, pentru armonizarea evaluării și conformității în domeniu.. Așa a apărut Sistemul de Mărci Europene (SME) ale cărui cerințe pot fi aplicate unui produs în mai multe țări. Un exemplu de marcă europeană voluntară, acordată de un organism independent este .Keymark" (Fig. 4).

Figura 7.4 a) Kéymark; b) Cerințe esențiale

Deosebirile dintre marca "CE" și marca .Keymark'' sunt:

Marca "CE" este obligatorie și se aplică exclusiv pentru produsele din domeniul reglementat, pe când marca "Keymark" este voluntară și se aplică în domeniul nereglementat;

Marca"CE" atestă conformitatea cu "cerințele esențiale" (de securitate), în timp ce marca "Keymark" atestă conformitatea cu cerințele dintr-un standard armonizat de produs.

În concluzie: certificarea este, în contextul integrării României în Uniunea Europeană și al dezvoltării dinamice a economiei mondiale, o activitate foarte importantă, care atribuie produsului certificat trei avantaje esențiale: este mai bine vândut, este mai bine cumpărat, este mai bine reglementat.

1.4. Certificarea sistemului de management al calității

În raport cu anumite criterii definite, evaluarea independentă a sistemului de management al calității al unei organizații, constituie atât o categorie distinctă de certificare, cât și o bază pentru certificarea conformității produselor/serviciilor.

Importanța certificării SMC rezidă în încrederea pe care acesta o conferă că organizația este capabilă să livreze/presteze produse/servicii pe baza standardelor sau a altor documente nonnative adecvare.

Certificarea sistemului de management al calității constituie un proces de analiză și de recunoaștere a unui ansamblu de procese dezvoltate în cadrul organizați ei.

Certificarea sistemului de management al calității conferă și certitudinea partenerilor economici într-un sistem de lucru (relații de afaceri) bazat pe încredere și respect.

Ca și în cazul produselor/serviciilor, certificarea sistemelor:

• se face la nivel național sau internațional de către un organism de certificare recunoscut (acreditat);

• se face pe baza standardelor internaționale IS0 9000 și a standardelor specifice domeniului;

• standardele referențiale prevăd cerințe minime impuse;

• nu este obligatorie, dar aduce importante avantaje organizației.

În urma unor studii internaționale cu privire la avantajele certificării sistemelor de management al calității pe baza standardelor din seria lS0 9000 rezultă că majoritatea organizațiilor certificate au dorit certificarea atât în scopuri externe (satisfacția clienților, publicitate, aliniere la diferite reglementări, la directivele comunitare, facilitarea schimburilor comerciale etc.), cât și în scopuri interne (realizarea obiectivelor stabilite potrivit politicii în domeniul calității, motivarea personalului pentru îmbunătățirea calității, creșterea eficacității și eficienței SMC, performanțe, excelență).

Certificarea SMC de către organisme terțe, independente, având un prestigiu recunoscut, poate să reprezinte o dovadă a superiorității organizației față de concurenți, prin existența unui sistem al calității eficient, capabil să asigure, în mod constant, realizarea unor produse/servicii corespunzătoare pentru satisfacerea clienților.

Un sistem de management al calității certificat dă mai multă încredere managementului la vârful organizației că toate procesele și activitățile sunt ținute sub control, permițând obținerea unor rezultate prestabilite.

Certificatul obținut pentru SMC arată că desfășurarea proceselor din organizație, începând cu prospectarea pieței și până la supravegherea produselor în utilizare, îndeplinește condițiile certificării față de documentul de referință.

La nivel mondial se constată chiar tendințe diferite privind certificarea sistemelor calității și certificarea produselor. În unele țări (ex. Marea Britanie) predomină certificarea sistemelor calității, în timp ce în altele (ex. Germania) predomină certificarea produselor.

În cazul relațiilor contractuale dintre producători, dar și în domeniul serviciilor industriale, este preferată certificarea sistemelor calității, în timp ce în cazul serviciilor pentru consumatori se preferă certificarea serviciilor.

În viitor, certificarea sistemelor calității va deveni predominantă,cea a produselor/serviciilor urmând să se facă numai în anumite situații, expres menționate.

Pentru ca unei organizații să i se certifice SMC pe baza standardului IS0 9001:2000 aceasta trebuie să îndeplinească următoarele condiții:

• să satisfacă în permanență cerințele impuse;

• să mențină un SMC într-o formă corespunzătoare și să furnizeze organismului de certificare toate documentele relevante necesare pentru desfășurarea evaluării și supravegherii sistemului, în vederea certificării;

• să informeze organismul de certificare în legătură cu orice modificare majoră a sistemului certificat;

• să nominalizeze un reprezentant al conducerii care să fie responsabil de toate problemele referitoare la certificarea SMC;

• să permită un acces rezonabil al reprezentanților organismului de certificare, pe parcursul orelor de lucru, în vederea îndeplinirii sarcinilor legate de evaluare și de supraveghere,

• să nu folosească referiri (în publicații de specialitate sau publicitate) la certificarea IS0 dacă aceasta a expirat sau a fost retrasă;

• să plătească taxele pentru certificare;

• să notifice organismului de certificare orice reclamație oficială referitoare la SMC, provenită din rândul consumatorilor.

Figura 1. 5 Metodologia certificării sistemului calității conform

TOV CERT – Germania. (Sursa: Ciobanu, E.)

Metodologia certificării sistemelor calității (auditul de certificare) presupune parcurgerea unor etape principale (Fig. 5):

Pregătirea auditului de certificare;

Examinarea documentelor sistemului de management al calității;

Efectuarea auditului de certificare;

Acordarea certificatului și supravegherea respectării condițiilor certificării (ex. audit anual de supraveghere).

În urma auditului de certificare, atunci când nu se îndeplinesc condițiile pentru acordarea certificatului, se poate face recomandarea amânării până când vor fi întreprinse și verificate acțiunile corective necesare (recomandare făcută când sunt întâlnite una sau mai multe neconformități majore). Apare și posibilitatea neacordării cerificării dacă SMC nu întrunește cerințele standard (când există un număr semnificativ de omisiuni, de neconformități majore în sistem sau o gamă largă de eșecuri în implementarea sistemului documentat și nu există posibilitatea ca acea organizație să întreprindă acțiuni corective eficiente și verificabile în cadrul unei anumite perioade de timp).

Auditul de supraveghere

Orice organism de certificare are răspunderea ca după acordarea certificării să efectueze o anumită perioadă de timp (egală cu valabilitatea Certificatului de conformitate) vizite periodice pentru a verifica dacă SMC continuă să fie aplicat și dezvoltat conform obiectivelor organizației și așteptărilor clienților. Auditurile de supraveghere pot fi minimum două pe an, cu o notificare prealabilă (de 2-3 săptămâni) sau neanunțate. Domeniul auditului de supraveghere este limitat, iar eșantionul de audit este mai redus, însă anumite domenii sunt totuși obligatorii: modificări ale sistemului, procedurilor, domeniului de activitate, auditurile interne, analizele conducerii și acțiunile corective (inclusiv reclamațiile de la clienți). Scopul acestui audit este de a clarifica orice neconformitate minoră sau de a urmări implementarea continuă a SMC în concordanță cu standardul de referință. Descoperirea unor neconformități majore este o problemă foarte gravă ce conduce la suspendarea sau retragerea certificării.

Una dintre cele ai importante probleme cu care se confruntă în prezent organizațiile care au sistemul calității certificat pe baza standardelor IS0 9000, este legată de recunoașterea pe plan internațional a acestei certificări. O primă soluție a fost certificarea multiplă care este însă greoaie și mai ales costisitoare.

O a doua soluție au fost acordurile bilaterale pentru recunoașterea reciprocă a certificatelor acordate.

Un pas important în direcția recunoașterii, la nivel internațional a organismelor de certificare s-a realizat prin înființarea în anul 1990 a Rețelei Europene pentru Evaluarea și Certificarea Sistemelor Calității (European Network for Quality System Assessment and Certification – EQNet), organizație din care au făcut parte, la început, 14 țări europene. În anul 1994 acest organism a decis să accepte și organisme de certificare din alte țări și din afara Europei.

Fiecare organism de certificare, membru al EQNet, poate elibera certificate însoțite de un document al EQNet, prin care se atestă conformitatea cu standardul IS0 ales ca referință. Aceste certificate sunt recunoscute în toate țările membre.

Primul organism de certificare a sistemelor calității acreditat în România a fost TOV Bayern Sachsen (din Germania) în anul 1993.

În concluzie, certificarea nu te face mai bun, dar ca manager dacă ai de ales, preferi să obții ceea ce inspiră altora încredere!

Capitolul II

CERTIFICAREA SISTEMULUI DE CALITATE UTILIZAT LA

S.C. MITLIV EXIM S.R.L

2.1.PREZENTAREA GENERALĂ A ORGANIZAȚIEI

1. Numele firmei: SC Mitliv Exim SRL

2.Înregistrarea la Registrul Comerțului: J16/3505/1994

3.Certificat de înregistrare fiscală: RO6662490

4.Forma juridică de constituire: SRL

Sediul social: Craiova, bulevardul Dacia, nr.69, județul Dolj

Punct de lucru: Craiova, Calea Dunării, nr.1,județul Dolj

Craiova, Calea Dunării, nr.14A, județul Dolj

Craiova, Calea Severinului, nr.46, județul Dolj

5.Tipul activității curente: comercializarea materialelor de construcții

6. Natura capitalului: privat

7. Capitalul social: 7.222.300 RON

8.Nr părți sociale: 722.230 a câte 10 RON/acțiune

9.Asociat unic: Cioana Ion Liviu

10.Durata de funcționare a societății: nelimitată

11.Anul înființării: 1994

Societatea comercială SC Mitliv Exim SRL Craiova, persoană juridică română a fost înființată ca societate comercială cu răspundere limitată la data de 15.12.1994 în baza Legii nr. 31/1990R privind societățiile comerciale, cu modificările și completările ulterioare.

Societatea comercială își desfășoară activitatea în conformitate cu prevederile Legii nr. 31/1990 republicată privind societățile comerciale, cu modificările și completările ulterioare ale Codului Comercial Român, cu statutul societății și alte acte normative incidente relațiilor determinate de obiectul său de activitate.

SC Mitliv Exim SRL este o companie ce a pătruns pe piața distribuitorilor de materiale de construcții în anul 2000 și a ajuns ca în prezent, să fie principalul operator din Oltenia. Calitatea produselor comercializate, prețurile corecte, seriozitatea și promptitudinea sunt caracteristici de bază ale firmei.

Succesul societății, confirmat și de către Camera de Comerț și Industrie Oltenia, se datorează faptului că a rămas consecventă valorilor și principiilor pe care le-a recunoscut și însușit încă de la înființare, precum și faptului că a pus în centrul preocupărilor angajamentul total al întregii organizații în vederea obținerii satisfacerii exigenței clienților.

Pe lângă comercializarea materialelor de construcții, Mitliv Exim produce o gamă completă de betoane, mortare, agregate minerale de balastieră, plase sudate, fasonare oțel-beton împreună cu o serie de servicii conexe care aduc valoare adăugată clienților firmei.

În conformitate cu actul constitutiv, societatea are următorul obiect de activitate: comerțul cu ridicata al materialului lemnos și al materialelor de construcții și a echipamentelor sanitare.

Domenii secundare de activitate declarate: producție, comerț intern, servicii.

SC Mitliv Exim SRL are ca obiect principal de activitate comercializarea materialelor de construcții, producția betonului și a oțelului beton fasonat.

SC Mitliv Exim SRL operează pe piața materialelor de construcții astfel: vânzări directe prin depozite proprii, distribuție, servicii. În prezent, SC Mitliv Exim SRL, oferă spre vânzare peste 600 de produse din depozite proprii în suprafață totală de peste 21.000 mp. Depozitele sunt localizate în Craiova (4 depozite), Slatina, Odorheiu Secuiesc, Ploiești, Calafat, Poiana Mare, Dunăreni, Vânju Mare .

Calitatea,diversitatea și promptitudinea servicilor pe care le pune la dispoziție și nu în ultimul rând practicarea unor prețuri de fidelizare, au făcut ca renumele și încrederea de care se bucură această firmă în partea de sud a României să crească de la an la an. Și pentru că orice client este important, oferta companiei devine din ce în ce mai complexa incluzând servicii ca: transportul, manipularea și descărcarea mărfi la destinație, precum și închirierea de utilaje.

2.1.1.IDENTIFICAREA PROCESELOR SC MITLIV EXIM SRL

SC MITLIV EXIM SRL a stabilit, documentat, implementat și menținut un SMI în scopul de a difuza produse/ servicii care să satisfacă cerințele și chiar să depășească așteptările clienților.

SMI implică toate fazele , de la identificarea cerințelor și așteptărilor clienților (ca date de intrare) până la satisfacerea acestora (ca date de ieșire). Satisfacția clientului este monitorizată prin evaluarea informațiilor referitoare la percepția acestuia asupra faptului că SC MITLIV EXIM SRL a îndeplinit cerințele sale.

SMI funcționează astfel încât:

* să dea încrederea corespunzătoare că toate lucrările/ produsele/ serviciile executate/ realizate în cadrul firmei satisfăcând cerințele clienților, cu punerea accentului pe prevenirea neconformităților și eliminarea acestora;

* să stabilească toate fazele ce se parcurg , precum și toate documentele necesare derulării activităților ce concură la realizarea lucrărilor/ produselor/ serviciilor, la nivelul de calitate stabilit;

* să stabilească efectuarea de audituri periodice interne în vederea analizării modului de respectare a SMI adoptat, eficacitatea acestuia, necesitatea modificării;

* să abordeze problemele calității lucrărilor/ produselor/ serviciilor încă din faza de testare a pieței (marketing) atât din punct de vedere tehnico-economic,cât și din punct de vedere al stabilirii responsabilităților și competențelor ce revin personalului implicat în toate fazele de realizare a acestora;

* să coreleze calitatea și costurile;

* să asigure posibilitatea aplicării diferențiate pe categorii de lucrări/ produse/ servicii a exigențelor cerințelor de calitate, în funcție de importanța și destinația lucrărilor/ produselor/ serviciilor și cerințelor clienților, precum și legislației în vigoare.

SC MITLIV EXIM SRL a identificat și conduce un sistem de procese intercorelate conform celor prezentate în Harta proceselor

În hartă sunt prezentate procesele efectuate, succesiunea ăi interacțiunea dintre ele. De asemenea au fost identificate proceduri documentate și alte documente ale SMC pentru fiecare proces în parte.

Procesele sunt conduse în condiții controlate în scopul asigurării că ieșirile sunt consistente și efective.

HARTA PROCESELOR

Principalele procese ( activități ) au fost descrise schematic ținând cont de implicarea și responsabilitățile funcțiilor din firmă.

Fiecare proces individual poate fi reprezentat prin modelul de mai jos, care arată că fiecare proces are date de intrare și date de ieșire

Pentru a transforma datele de intrare în date de ieșire,este nevoie de o activitate sau de un proces care să permită informații prin care să se controleze activitatea sau procesul respectiv.

Aceste informații sunt sub forma procedurilor si instrucțiunilor de lucru,care detaliază responsabilitățile și cerințele de înregistrare pe durata executării procesului.

O caracteristică importantă a unui proces este masura eficienței,care permite îmbunătățirea continuă a procesului.

2.2. PROCESUL DE CERTIFICARE

Procesul de certificare din cadrul societății SC MITLIV EXIM SRL

Pentru obținerea certificării societatea a facut cerere către organismul de certificare SC CERTIND SA.

SC CERTIND SA, este una dintre cele mai importante organisme de certificare cu capital românesc și furnizează servicii de evaluare, certificare și instruire.

SC CERTIND SA este recunoscută de Organismul de Acreditare din România RENAR pentru Certificare Sisteme .

Certificarea sistemelor calității de către organismul SC CERTIND SA include următoarele trei faze:

auditul inițial compus din două etape și eliberarea certificatului;

succesivele audituri de supraveghere și de recertificare;

eventuale servicii suplimentare specificate în ofertă, inclusiv pre-auditul, dacă este solicitat de organizație

Organismul de certificare trebuie sa aibă și să pună la dispoziție, la cerere:

Organigrama instituției:

Descrierea mijloacelor prin care organizația obține suport financiar;

Prezentarea scrisă a sistemelor proprii de certificare,inclusiv a regulilor si procedurilor de urmat pentru acordarea certificării;

Documentația care reflectă statutul său juridic;

Personalul organismului de certificare trebuie să fie competent pentru funcțiile pe care le exercită și trebuie să dispună de instrucțiuni documentate referitoare la atribuțiile si responsabilitățile sale.

Organismul de certificare trebuie să mențină un sistem pentru controlul întregii documentații referitoare la sistemul de certificare.

Organismul de certificare trebuie sa mentină un sistem de înregistrare adaptat condițiilor proprii si conform cu toate reglementările existente.

Organismul de certificare este obligat să dispună de un manual al calității si de proceduri documentare care stabilesc modul prin care se asigură satisfacerea criteriilor din standardele menționate.Informațiile furnizate de aceste documente trebuie sa cuprindă cel puțin:

♦ Declarația referitoare la politica din domeniul calității;

♦Scurta descriere a statutului juridic al organismului de certificare;

♦Prezentare a organizării organismului de certificare;

♦Detalii despre măsurile referitoare la instruirea personalului de certificare;

♦Organigrama care indica ierarhia, responsabilitățile și repartizarea funcțiilor începând cu conducătorul executiv;

♦Detalii despre procedurile documentate de evaluare a încercărilor produsului,efectuate inițial si cu ocazia auditului;

♦Prezentarea generală a gamei de facilitati de încercare adecvate activităților sale;

Organismul de certificare trebuie să asigure confidențialitatea informațiilor obținute în timpul activităților sale de certificare,la toate nivelurile organizației,inclusiv la nivelul comitetelor.

După semnarea contractului, înainte de auditul de certificare,SC MITLIV EXIM SRL a primit un chestionar de autoverificare, valabil pentru domeniul de aplicare al sistemului de management solicitat pentru certificare.

Societatea SC MITLIV EXIM SRL a transmis conducătorului echipei de audit, ultima ediție a documentației în vigoare a sistemului de management (manualul sistemului, descrieri de procese, proceduri, respectiv chestionarul de verificare a pregătirii pentru certificare) cu cel puțin 4 săptămâni înainte de data auditului de certificare de la fața locului.

Documentația a fost analizată și evaluată de auditori. Rezultatele analizei documentației au fost prezentate intreprinderii în cadrul unui raport scris.

Rezultatul pozitiv al evaluarii a reprezentat condiția continuării procesului de certificare.

Societatea comercială SC MITLIV EXIM SRL a efectuat un audit intern documentat, care includea auditarea tuturor cerințelor standardului, aplicabile în toate structurile organizatorice implicate în sistemul de management și o analiză efectuată de management documentată, privind întregul sistem de management.

Documentația SMC permite:

Cunoașterea politicilor,obiectivelor și rezultatelor;

Menținerea și îmbunătățirea continuă a prestațiilor sistemului;

Evidențierea obiectivă a acțiunilor și eficacitatea acestora;

Organismul de certificare, înaintea datei de auditare trebuie să transmită societății auditate ,, Planul de Audit “ în vederea certificării .

Organigrama societății SC MITLIV EXIM SRL

Organizarea societății SC MITLIV EXIM SRL este de tipul tradițional si acoperă toate procesele/activitățile firmei.

Organigrama este revizuită ori de câte ori apare o altă activitate sau personalul la nivelul conducerii este înlocuit.

Managementul de la cel mai înalt nivel a stabilit, documentat și comunicat responsabilitățile și autoritățile din cadrul societății.

Pentru personalul din întreaga organizație sunt stabilite, documentate și comunicate responsabilitățile și autoritatea prin Fișele postului.

Responsabilitatea întocmirii fișelor de post pentru șefii de departamente / subunități, revine funcțiilor ierarhice care coordonează activitatea acestora.

În continuare sunt prezentate responsabilitățile funcțiilor relevante pentru realizarea produsului menționate în organigramă:

DIRECTOR GENERAL

Este numit Administratorul societății

Participă la analizele făcute de conducere pentru rezultatele S.MI obținute în urma implementării, analizează propunerile făcute de reprezentantul MICMSSM și dispune măsuri corective și preventive, în urma analizei în cadrul sedinței anuale de analiză a eficienței și eficacității SMI.

.Asigură condițiile organizatorice, materiale și financiare pentru acțiunile corective dispuse.

Dispune modificarea sau completarea documentelor SMI și le avizează după elaborarea și verificarea lor.

Analizează și dispune circulația internă a documentelor primite.

Stabilește competențele în cadrul structurii organizatorice și funcțiile responsabile de primirea, identificarea, întocmirea, analiza, verificarea, avizarea, aprobarea, modificarea, difuzarea și circulația tuturor categoriilor de documernte utilizate în cadrul societății.

Numește prin decizie responsabilul cu arhiva și comisia de casare a documentelor și înregistrărilor.

Asigură condițiile și resursele necesare organizării și funcționării arhivei la nivelul societății.

Aprobă duratele de păstrare ale documentelor și înregistrărilor în cadrul arhivei societății.

Desemnează personalul din cadrul societății responsabil cu predarea documentelor și înregistrărilorîin arhivă, având permisiunea de consultarea celor arhivate.

Aprobă accesul în arhivă a personalului de control din exteriorul societății

Numește prin decizie membrii si secretarul Comisiei de SSM

Investeste comisia de audit intern cu autoritatea necesarã pentru efectuarea auditurilor SMI în toate activitãșile societãții.

Avizeazã Planul de audit intern anual, elaborat de Reprezentantul MICM

Dispune mãsuri organizatorice, tehnice și materiale de aplicare a acțiunilor preventive și corective rezultate în urma auditurilor efectuate.

Asigură independența auditorilor față de zonele și activitățile auditate.

Realizează interferențele externe cu cliețtii, proiectanții, furnizorii de produse/ servicii și organele legale de control pentru rezolvarea problemelor ce pot influența negativ calitatea lucrărilor.

Numește comisia de analiză a neconformităților

Analizează și aprobă în ședințele anuale de analiză a managementului SMI programul de acțiuni corective și preventive propus în scopul evitării apariției de noi neconformități și de înlăturarea cauzelor.

Analizeazã periodic în ședințele managementului rapoartele semestriale elaborate de Reprezentantul MICM și șefii departamentelor funcționale, privind funcționarea și eficiența SMI propriu adoptat și dispune acțiuni corective pentru sau le aprobă pe cele propuse de DMICM

Asigură resursele și dispune toate măsurile necesare implementării acțiunilor preventive stabilite la nivel de societate.

Analizeazã periodic înșsedințele managementului rapoartele semestriale elaborate de Reprezentantul MICM și șefii departamentelor funcționale, privind evoluția SMI propriu adoptat, eficiența lui și dispune acțiuni preventive pentru îmbunãtãțirea activitãților și atingerea politicii calitate / mediu declarate.

Atribuie Reprezentantul MICM autoritatea necesară pentru coordonarea (inregistrarea, analiza si urmarirea) activității de implementare a acțiunilor preventive inițiate la nivelul societății .

Asigură resursele și dispune toate măsurile necesare implementării acțiunilor preventive stabilite la nivel de societate.

Aprobă politica în domeniul calității , mediului și SSM.

Asigură resursele necesare pentru implementarea și menținerea SMM

Analizează și aprobă listele cu aspectele de mediu semnificative, obiectivele generale sși specifice, precum și programele de management de mediușsi de SSM;

Efectuează analiza SMM în cadrul analizei de management

Directorul numește reprezentantul managementului integrat calitate / mediu/SSM responsabili de mediu pe subunități și lucrătorii desemnați coordonează

implementarea și menținerea SMM.

Directorul numește responsabilul cu situațiile de urgență și responsabilul cu legislația de mediu și SSM.

SEF DEPARTAMENT MANAGEMENT INTEGRAT CALITATE MEDIU SĂNATATE ȘI SECURITATE ÎN MUNCĂ

Este numit prin decizie de Administratorul societãții, căruia i se subordonează și îl reprezintă in activitățile desfășurate în domeniul calității/ mediului atât în relațiile interne, cât și în cele externe ale societății.

Are în subordine:

– responsabil SSM

– responsabil situații de urgență

– responsabil mediu

– responsabil MCM

– responsabil CQ

– corespondenții acestora de la subunitățile SC MITLIV EXIM SRL

Coordonează și verifică elaborerea documentelor SMI la nivel de societate.

Instruiește personalul de conducere cu cerințele SMI

Verifică ținerea sub control a evidenței instruirilor efectuate în toate activitățile din cadrul SC MITLIV EXIM SRL, având ca obiect implementarea SMI și a proiectelor , tehnologiei de execuție și prescripțiilor caietelor de sarcini.

Verifică implementarea SMC

Verifică ținerea sub control a evidenței neconformităților, a observațiilor, a rapoartelor de acțiuni corective,a rapoartelor de acțiuni preventive și a auditurilor interne și externe referitoare la eficiența SMI în activitatea de execuție

Verifică activitatea comisiilor de recepție materiale

Verifică ținerea sub control și evidența '' Programul fazelor determinante'' acceptate de Inspecțiile în construcții de la toate lucrările în derulare ale SC MITLIV EXIM SRL-ului și subunități.

Verifică ținerea sub control și evidența documentelor‚'Proces verbal de recepție la terminarea lucrărilor ‚' și ''Proces verbal la finalizarea lucrarilor'' de la toate lucrarile executate de SC MITLIV EXIM SRL si subunitati.

Poate face propuneri de îmbunătățire a activității muncii în domeniul său de activitate.

Aduce la cunoștință în scris șefului ierarhic neregulile semnalate în cadrul societății.

Răspunde de păstrarea secretului de serviciu și nu dă informații persoanelor străine, care ar favoriza concurența ( nerespectarea acestui articol duce la sancționarea conform R.O.I. )

Răspunde de corectitudinea, lizibilitatea, înregistrarea documentelor întocmite precum și de respectarea legislației în vigoare.

Răspunde de verificarea și evaluarea implementării și eficienței SMI, la toate activitățile desfășurate în cadrul SC MITLIV EXIM SRL

Are obligația să informeze permanent Administratorul despre gradul de implementare al SMC în toate activitățile din cadrul SC MITLIV EXIM SRL

Identifică și semnalează Directorul General aspecte privind respectarea/ nerespectarea condițiilor SMI și proiecte, caiete de sarcini , reflectate în înregistrările de calitate, controlate și arhivate de MCM, CQ și laborator central și corspondenții subunităților.

Dezvoltă, implementează și menține SMM

Coordonează activitatea de identificare a aspectelor de mediu, evaluarea semnificației aspectelor de mediu și elaborarea obiectivelor generale și specifice

Numește echipa de audit intern al SMM, supraveghează implementarea măsurilor corective și preventive

Facilitează comunicarea internă pe probleme de mediu

Asigură comunicarea cu părțile interesate externe

Monitorizează performanțele de mediu

Inițiază acțiuni corective și preventive

Coordonează gestionarea înregistrărilor de mediu

Verifică modul de aplicare a acțiunilor preventive și corective precum și respectarea termenelor conform hotărârilor conducerii și aduce la cunoștiință Administratorului

Verifică corectitudinea și completitudinea înregistrărilor de calitate întocmite, modul de identificare, arhivare și înregistrare a lor

Verifica multiplicarea si distribuirea formularelor aplicabile personalului de din cadrul SC MITLIV EXIM SRL in vederea utilizarii si respectarii acestora

DIRECTOR DEPARTAMENT CONSTRUCTII

Propune spre avizare Directorului General modul de organizare a activitatii din cadrul Departametului Productie Derulare Contracte, Departament Tehnic, Birou Topo si Departament Ofertare Marketing.

Coordoneaza si raspunde de desfasurarea activitatii din cadrul Departamentelor : Productie Derulare Contracte, Departament Tehnic, Birou Topo, Departament Ofertare Marketing conform procedurilor aprobate.

Organizeaza urmarirea ofertelor publice de lucrari, selecteaza ofertele de lucrari care se adapteaza obiectului de activitate al societatii si analizeaza impreuna cu Directorul General lucrarile care participa la licitatie

Coordoneaza, analizeaza si raspunde direct de modul in care se intocmesc ofertele de lucari

Verifica analizele de preturi comasate, valorile finale ale ofertelor, impreuna cu Directorul General stabileste valoarea ofertata

Analizeaza si aproba necesarul de resurse pentru fiecare lucrare in executie

Verifica si propune spre aprobare Directorului General planul de aprovizionare al societatii ( zilnic, saptamanal, trimestrial ) pe baza graficelor intocmite de subunitati si a bugetului de venituri si cheltuieli aprobate

Identifica si selecteaza in colaborare cu departamentul DMQ furnizorii rentabili si cu sisteme de asigurare a calitatii compatibile cu cel al societatii si supune Directorului General aprobarea acestora

Dispune Departamentului Productie analize de cost privind aprovizionarea cu resurse materiale a lucrarilor noi, determinarea variantelor optime comparativ cu prevederile din oferta

Dispune Departamentului Productie si Departamentului Ofertare Marketing analiza in permanenta a preturilor tuturor resurselor materiale utilizate la elaborarea ofertelor si verifica corecta utilizare a acestora

Solicita cereri de oferta de pret la furnizorii de prefabricate si materiale, aproba si raspunde de executia graficului de livrare a prefabricatelor catre terti si catre bazele de productie ale SC MITLIV EXIM SRL

Verifica pretul de productie pentru fiecare prefabricat si confectie metalica executate in bazele de productie ale SC MITLIV EXIM SRL si prezinta spre aprobare Directorului General

Propune programul sedintelor de plan operativ si tematica si prezinta spre aprobare Directorul General

Urmareste derularea contractelor de executie, livrarii de materiale si de subantrepriza

Analizeaza neconformitatile sesizate de Departamentul Tehnic asupra documentatiilor tehnice si economice si dispune modul de stingere a acestora

Urmareste si verifica tinerea evidentei decontarii lucrarilor executate

Urmareste analiza pretului de cost, a comparativelor de materiale, manopera, utilaje si transporturi la lucrarile executate de si le supune spre arobare Directorului General

Urmareste si raspunde in permanenta incadrarea in graficul de executie a lucrarilor, receptionarea lucrarilor la termenele contractuale precum si receptia finala la termenul scadent

Propune Directorului General programul deplasarilor in teren ale personalului Biroului Topo in functie de solicitarile primite de la subunitati.

Participa Participa la documentarea in teren, intocmirea studiului de oferta si a modului de organizare a executiei

alaturi de Directorul General la negocierea conditiilor de contractare pentru lucrarile noi precum si contractele de furnizare materiale si prestari servicii.

DIRECTOR ECONOMIC

Este numit prin decizie data de Administratorul societatii este subordonat acestuia.

Are în subordine:

– Sef Departament Contabilitate

– Sef Departament Financiar

– Controlul financiar gestiuni

– Corespondentii acestora de la subunitãti

Urmarirea aplicarii ( implementarii ) politicii privind sistemul de management al calitatii , declarata de catre Director, la nivelul de coordonare al compartimentelor din subordine precizate in ROF si in organigrama SC MITLIV EXIM SRL ;

Urmarirea existentei documentelor componente si implementarii sistemului de management al calitatii in cadrul compartimentelor din subordinea sa ;

Verificarea la compartimentele din subordine daca sunt stabilite sarcini (responsabilitati ) privind calitatea .

Respectarea masurilor din programul de managemet de mediu,identificarea aspectelor noi de mediu, efectueaza evidenta deseurilor si respecta toate deciziile luate de conducerea unitatii pe linie de mediu.

Verifica efectuarea instructajelor de protectia muncii la salariatii din subordinea sa,

Trimite salariatii la verificarile anuale efectuate de medicii specializati in medicina muncii ,

Sunt obligati sa respecte masurile stabilite de medicul specializat in medicina muncii.

Urmarirea aplicarii ( implementarii ) politicii privind sistemul de management al calitatii ,mediului , OHSAS , SA 8000 /2008 si Securitatii Informatiei declarata de catre Directorul General , la nivelul de coordonare al compartimentelor din subordine precizate in ROF si in organigrama SC MITLIV EXIM SRL , de a proteja mediul inconjurator , si a asigura protectia muncii si asigurarea sanatatii muncitorilor;

Urmarirea existentei documentelor componente si implementarii sistemului de management al calitatii , MEDIULUI , OHSAS , SA 8000 /2008 si Securitatii Informatiei in cadrul compartimentelor din subordinea sa ,aigurand resurse pentru imbunatatirea in permanenta a acestora ;

Verificarea la compartimentele din subordine daca sunt stabilite sarcini (responsabilitati ) privind calitatea, mediul , OHSAS , SA 8000/2008 si Securitatii Informatiei .

Raspunde de intregul exercitiu economico-finaciar al SC MITLIV EXIM SRL .

Raspunde de intocmirea analizelor economice;

Raspunde de mentinerea permanenta a capacitatii de plata a SC MITLIV EXIM SRL , platind facturile de certificare calitate, mediu , OHSAS , SA 8000/2008 si Securitatea Informatiei instruirile necesare.

Raspunde de tinerea evidentelor contabile , a costurilor de productie pe fiecare lucrare si pe articole de cheltuieli.

Raspunde de desfasurarea in termen a operatiunilor de inventariere a tuturor mijloacelor fixe;

Raspunde de modul de indeplinire a sarcinilor de servici a personalului din subordine;

Are raspunderea pastrarii confidentialitatii unor date si actiuni ale SC MITLIV EXIM SRL .

Raspunde de rezolvarea altor sarcini de servici primite.

Raspunde de intregul exercitiu economico-finaciar al SC MITLIV EXIM SRL , in conformitate cu dispozitiile legale in mod corect si la termen ;

Raspunde de intocmirea analizelor economice;

Raspunde de mentinerea permanenta a capacitatii de plata a SC MITLIV EXIM SRL

Raspunde de tinerea evidentelor contabile , a costurilor de productie pe fiecare lucrare si pe articole de cheltuieli.

Raspunde de desfasurarea in termen a operatiunilor de inventariere a tuturor mijloacelor fixe;

Raspunde de modul de indeplinire a sarcinilor de servici a personalului din subordine;

Are raspunderea pastrarii confidentialitatii unor date si actiuni ale SC MITLIV EXIM SRL .

Raspunde de rezolvarea altor sarcini de servici primite.

DIRECTOR UNITATE DE TRANSPORTURI

Este numit prin decizie data de Directorul General si este subordonat acestuia.

Are în subordine:

– departamentul exploatare

– departamentul dotãri investitii si aprovizionare

– corespondentii acestora de la subunitãti

.Verificã si propune spre aprobare Directorului General, activitatea de exploatare rationalã a mijloacelor de mecanizare (auto si utilaje), în scopul asigurãrii punctelor de lucru cu mijloace de mecanizare în perfectã stare de functionare.

Verificã si propune spre aprobare Directorului General, inventarul parcului auto si utilaje de la SC MITLIV EXIM SRL si subunitati si gestionarea acestora atât în cadrul, cât si între subunitãti.

Verificã si propune spre aprobare Directorului General, tarifele SC MITLIV EXIM SRL de închiriere utilaje si auto, atât pentru subunitatile SC MITLIV EXIM SRL cât si pentru terti.

Verificã si propune spre aprobare Directorului General, decontarea prestatiilor efectuate între subunitãtile societãtii si cãtre terti.

Verificã si propune spre aprobare Directorului General, furnizorii în vederea

încheierii contractelor de închiriere a mijloacelor de mecanizare. Functie de necesarul de utilaje, perioada de furnizare a acestora si pretul de ofertã al lucrãrii în derulare, propune spre aprobare Directorului General furnizorii selectati

Verificã si propune spre aprobare Directorului General , contractele aferente activitãtii proprii si completãrile acestora.

Verificã si propune spre aprobare Directorului General, înscrierea în pretul de cost a mijloacelor de mecanizare functionabile la lucrãrile în derulare.

Verificã si propune spre aprobare Directorului General, activitaea de gestionare a mijloacelor fixe aferente patrimoniului SC MITLIV EXIM SRL si de casare si valorificare a acestora.

Întocmeste fisele posturilor pentru personalul din subordine, in care include atributiile si responsabilitatile acestuia privind implementarea sistemului calitatii si mentinerea acestuia.

Raspunde de instruirea, cunoasterea si aplicarea de catre personalul din subordine a prevederilor documentelor sistemului calitatii si a procedurilor specifice si de aplicarea masurilor corective dispuse in domeniile proprii de activitate.

SEF DEPARTAMENT RESURSE UMANE

Este numit prin decizie de Directorul General al societãtii cãruia îi este subordonat.

Are in subordine:

– Birou Personal;

– Birou Salarizare – Normare

– si corespondentii acestora de la subunitatile SC MITLIV EXIM SRL

Aplica reglementarile legale privind: angajarea, salarizarea si operarea in cartile de munca.

Tine sub control evidenta personalului societatii si prezinta Directorului necesarul pe: meserii, functii si specialitate.

Elaboreaza la solicitarea Directorului General , decizii cu responsabilitati pe diverse activitati, functie de calificarea, capacitatea personalului si functie de hotararile luate de conducerea Societatii.

Urmareste si verifica tinerea sub control in societate a evidentei difuzarii si arhivarii documentelor privind calificarea personalului, frecventa si prezenta lui, salarizare concediile (de odihna, medicale si fara plata) si instruirile de specialitate.

Elaboreaza forma Contractului Colectiv de Munca si a contractelor individuale de munca tinând cont de reglementarile in vigoare pe care le inainteaza spre verificare si aprobare, conducerii societatii. Raspunde de elaborarea, inregistrarea, difuzarea, aplicarea corecta a dispozitiilor salariale si arhivarea acestora.

Solicita subunitatilor SC MITLIV EXIM SRL , trimestrial statul de functiuni si propuneri privind schema organizatorica a acestora,pe care le inainteaza impreuna cu organigrama si statul de functiuni al centralului SC MITLIV EXIM SRL spre verificare si aprobare conducerii societatii. Raspunde de elaborarea, inregistrarea, difuzarea si arhivarea acestora.

Intocmeste fisele posturilor pentru personalul din subordine, in care include atributiile si responsabilitatile acestuia privind implementarea sistemului calitatii si mentinerea acestuia.

Raspunde de instruirea, cunoasterea si aplicarea de catre personalul din subordine a prevederilor documentelor sistemului calitatii si a procedurilor specifice si de aplicarea masurilor corective dispuse in domeniile proprii de activitate.

Asigurã elaborarea si aplicarea procedurilor si instructiunile specifice de lucru ale departamentului pe care le supune aprobãrii Directorului General al societãtii

Asigurã cunoasterea si aplicarea de cãtre personalului din subordine a prevederilor documentelor SMI.

SEF DEPARTAMENT PRODUCTIE

Este numit prin decizie de Directorul societãtii al societãtii cãruia îi este subordonat.

.Întocmeste necesarul de dotare a societãtii cu utilaje, instalatii si auto, pe baza analizelor de perspectivã.

.Prospecteazã piata internã si externã, în vederea achizitionãrii de masini si echipamente de constructii performante, adaptate din punct de vedere tehnic, la cerintele impuse de calitatea lucrãrilor.

Propune Inginerului Sef mecanizare solutii de achizitionare de mijloace fixe, solutii bazate pe o analizã comparative de pret si calitate.

Prospecteazã piata în vederea aprovizionãrii cu subansamble, piese si materiale în conditii optime de pret si calitate.

Urmãreste si îndrumã asigurarea cu piese de schimb, reparatii si întretinere corespunzãtoare utilajelor si mijloacelor de transport.

Verificã, corecteazã si propune completãri la contractele aferente activitãtii proprii. Organizeazã si tine evidenta acestor contracte.

Organizeazã, urmãreste si verificã aprovizionarea cu piese, subansamble si materiale specifice activitãtii de mecanizare.

Întocmeste analize comparative referitoare la adoptarea celor mai bune solutii de achizitionare mijloace fixe, piese si subansamble de la terti.

Furnizeazã departamentului ofertare marketing toate datele specifice sectorului pe care-l conduce.

Îndrumã si controleazã, activitatea de exploatare rationalã a mijloacelor de mecanizare (auto si utilaje), în scopul asigurãrii punctelor de lucru cu mijloace de mecanizare în perfectã stare de functionare.

Urmãreste si tine sub control, inventarul parcului auto si utilaje de la SC MITLIV EXIM SRL si subunitati si gestionarea acestora atât în cadrul, cât si între subunitãti.

Urmãreste si tine sub control asigurarea mentenantei mijloacelor de mecanizare din dotarea SC MITLIV EXIM SRL.

Calculeazã si înainteazã spre aprobare conducerii SC MITLIV EXIM SRL, tarifele de închiriere utilaje si auto, atât pentru subunitatile SC MITLIV EXIM SRL cât si pentru terti.

Urmãreste si tine sub control, decontarea prestatiilor efectuate între subunitãtile societãtii si cãtre terti.

Prospecteazã piata si selecteazã furnizorii în vederea încheierii contractelor de închiriere a mijloacelor de mecanizare. Functie de necesarul de utilaje, perioada de furnizare a acestora si pretul de ofertã al lucrãrii în derulare, propune Inginerului Sef mecanizare spre acceptare si Directorului General spre aprobare furnizorii selectati.

Verificã, propune completãri si tine sub control contractele aferente activitãtii proprii.

Informeazã sefii ierarhici despre si participã la solutionarea divergentelor apãrute între SC MITLIV EXIM SRL si beneficiarii sau furnizorii de mijloace de mecanizare.

Urmãreste si tine sub control activitatea energeticã, gestionarea carburantilor si a lubrifiantilor atât pentru utilajele, instalatiile si auto din parcurile proprii ale SC MITLIV EXIM SRL si subunitãti, cât si a celor închiriate de la terti.

Urmãreste si tine sub control înscrierea în pretul de cost a mijloacelor de mecanizare functionabile la lucrãrile în derulare.

Organizeazã, urmãreste si tine sub control activitatea de gestionare a mijloacelor fixe aferente patrimoniului SC MITLIV EXIM SRL si de casare si valorificare a acestora, înaintând propunerile sale directorului mecanizare.

Organizeazã si tine dsub control cheltuielile aferente sectorului de mecanizare, inclusiv convorbirile telefonice fix si mobile.

Organizeazã si pune la dispozitia directorului mecanizare pentru verificare, toate datele necesare privind analiza sectiunii mijloace de mecanizare, în vederea sustinerii sedintei de “Plan operativ” lunare la lucrãrrile în derulare.

.Întocmeste fisele posturilor pentru personalul din subordine, in care include atributiile si responsabilitatile acestuia privind implementarea sistemului calitatii si mentinerea acestuia.

Raspunde de instruirea, cunoasterea si aplicarea de catre personalul din subordine a prevederilor documentelor sistemului calitatii si a procedurilor

specifice si de aplicarea masurilor corective dispuse in domeniile proprii de

activitate.

Rãspunde de aplicarea mãsurilor corective dispuse în domeniile proprii de activitate.

PREZENTAREA SISTEMULUI DE MANAGEMENT INTEGRAT CALITATE/ MEDIU/ SECURITATE ȘI SĂNĂTATE ÎN MUNCĂ SC MITLIV EXIM SRL

SC MITLIV EXIM SRL a stabilit, documentat, implementet, mentinut un SMI in scopul de a furniza produse care sa satisfaca cerintele si chiar sa depaseasca asteptarile clientilor.

CERINTE GENERALE SISTEM

Sistemul de management integrat adoptat de SC MITLIV EXIM SRL are ca scop obtinerea cerintelor implicite si explicite pentru lucrãrile executate. pentru protectia mediului si pentru reducerea nivelului de risc privind aparitia accidentelor si imbolnavirilor profesionale

CERINTE REFERITOARE LA DOCUMENTE

Generalitati referitoare la documente

Documentele Sistemului de Management Integrat Calitate/ Mediu/ Securitate si Sanatate in Munca sunt :

MMI – Manualul de management Integrat Calitate / Mediu/ Securitatea si Sanatatea in Munca

PS – Procedurile functiunilor sistemului care descriu activitatile ce caracterizeaza si determina Sistemul de Management Integrat Calitate/ Mediu / Securitatea si Sanatatea in Munca

PSM – Procedurile functiunilor sistemului de management de mediu care descriu activitatile ce caracterizeaza si determina Sistemul de Management Integrat.

PSM /SS – Procedurile functiilor sistemului de management de mediu / securitatea si sanatatea in munca

PS /SS – Procedura functiilor sistemului de management de SSM care descriu activitatea ce caracterizeaza si determina sistemul de management Integrat

IL – SS – Instructiuni de lucru care descriu activitati specfice derulate in cadrul societatii

PTE – Procedurile tehnice de executie care descriu activitatile si fazele de executie cu toate cerintele minime de asigurare a calitatii, obligatorii a fi indeplinite in procesul de productie, in functie de prevederile proiectelor tehnice de executie si reglementarilor tehnice aplicabile.

POM – Procedurile operationale specifice de mediu elaborate in scopul cunoasterii si tinerii sub control a deseurilor societatii

PCCVI – Planuri control calitate verificari si incercari elaborate pentru activitati, sau faze de activitati, pe baza PTE aplicabile, care descriu inpectiile si incercarile aplicate,precum si inregistrarile de calitate/ mediu intocmite in urma aplicarii controalelor, in vederea

atestarii calitatii activitatii sau fazei de activitate inspectata / verificata / controlata.

PC Planurile calitatii elaborate pentru fiecare obiectiv contractat care contine informatii privind modul de organizare, documentele aplicabile, conditiile de asigurare a calitatii din cadrul firmei, care concura la realizarea obiectivului, precum si informatii referitoare la beneficiar, proiectant, termenul de executie, furnizorii de materiale, etc.

PMM- Planul de management de mediu elaborate pentru fiecare obiectiv contractat care contine informatii privind modul de organizare, documentele aplicabile, conditiile de mediu, care concura la realizarea obiectivului

Dupã elaborarea si avizarea documentelor sistemului, este necesarã implementarea eficientã a cerintelor specifice si a programului de control, verificãri si încercãri, continut de aceste documente.

Sistemul de management integrat calitãte /mediu / securitate si sanatate in munca adoptat de societatea noastrã este un sistem propriu, care tine seama de obiectivele ce urmeazã a fi îndeplinite din punct de vedere al calitãtii mediului si securitatii si sanatatii in munca , de cerintele generale ale beneficiarilor si de cerintele tehnice si organizatorice de care dispune unitatea.

Elaborarea, implementarea si actualizarea documentelor sistemului este asiguratã de seful biroului calitate/ mediu.

Aplicarea conditiilor continute în documentele sistemului este coordonatã de seful DMCM În activitatea de executie a lucrãrilor de constructii, controlul aplicãrii conditiilor este realizat de responsabilii SMI si CTCC si lucratorul desemnat.

Sistemul de management integrat se însuseste si se aplicã prin cunoasterea sectiunilor care îl descriu si care sunt compatibile cu cele ale sistemelor de management integrat ale beneficiarilor si furnizorilor.

Manualul de Management Integrat Calitate Mediu Securitate si Sanatate in Munca

Scopul Manualului de Management Integrat Calitate Mediu Securitate si Sanatate in Munca

MMI descrie sistemul de management integrat din SC MITLIV EXIM SRL.

Cerintele SMI, exprimate in prezentul manual si in documentele la care acesta face referire, urmaresc atingerea urmatoarelor scopuri:

– Demonstrarea abilitatii de a furniza lucrari/ produse/ servicii care sa satisfaca cerintele clientilor si cerintele reglementarilor aplicabile;

– Marirea satisfacerii clientului prin furnizarea de lucrari/ produse/ servicii care indeplinesc sau depasesc exigentele cerute, imbunatatirea continua a sistemului si prevenirea neconformitatilor.

– De a comunica personalului, clientilor si partilor interesate obiectivele si politica in domeniul calitãtii /mediului / securitatii si sanatatii in munca practicata de managementul societatii;

– De a defini structura organizatorica si responsabilitatile compartimentelor functionale

– De a asigura disciplina si eficacitatea activitatilor functionale.

– De a consulta salariatii pentru reducerea nivelului de risc privind aparitia accidentelor si imbolnavirilor profesionale .

Domeniul de aplicare :

SMI din SC MITLIV EXIM SRL indeplineste cerintele standardelor SR EN ISO 9001:2008 Sisteme de Management al calitatii – Cerinte ; SR EN ISO 14001/2005 – Certificarea sistemului de management de mediu si OHSAS 18001 /2008 – Certificarea sistemului de management al securitatii si sanatatii in munca .

MMI si documentele asociate specifica modul in care cerintele standardelor de referinta sunt aplicate.

SMI aplicat in SC MITLIV EXIM SRL respecta prevederile Lg. 10/1995 privind calitatea in constructii si a reglementarilor aferente precum si prevederile legislatiei privind protectia mediului si a securitatii si sanatatii in munca .

Controlul documentelor SMI :

Toate documentele care contin informatii ce afecteaza functionarea SMI sunt identificate, disponibile si controlate

Controlul documentelor incepe odata cu elaborarea acestora si continua pana cand nu mai sunt necesare si valabile.

Prin controlul documentelor, conducerea SC MITLIV EXIM SRL se asigura ca:

– documentele sunt analizate si aprobate de personal autorizat inainte de emitere pentru a confirma ca sunt adecvate

– sunt identificate modificarile si stadiul reviziilor in vigoare si sunt disponibile la punctele de utilizare

– documentele sunt lizibile si identificabile cu usurinta

– documentele care nu mai sunt valabile sunt retrase din toate punctele unde au fost difuzate.

– orice modificare a documentelor se analizeaza in acelasi mod ca si documentele initiale

– documentele de provenienta externa sunt identificate si distributia lor este controlata

Modul de control al documentelor interne si externe este prezentat in procedura de sistem PS – 4.2.3. – Controlul documentelor

Controlul inregistrarilor

Inregistrarile calitatii sunt documente care furnizeaza dovezi ale conformitati produselor/ serviciilor cu conditiile specificate si cu functionarea eficace a SMI.

Toate inregistrarile calitatii sunt lizibile, identificate si pastrate in mod adecvat

Controlul pentru identificarea, depozitarea, protejarea, regasirea, durata de pastrare si eliminarea inregistrarilor este definit in procedura de sistem PS – 4.2.4. – Controlul inregistrarilor.

RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI

ANGAJAMENTUL MANAGEMENTULUI

Responsabilitatea managementului este una din conditiile esentiale a SMI din SC MITLIV EXIM SRL . SMI este in stransa dependenta cu managementul de la cel mai inalt nivel.

Implicarea si angajamentul conducerii de la cel mai inalt nivel privind dezvoltarea, implementarea SMI si imbunatatirea eficacitatii sale, sunt dovedite prin:

realizarea unei comunicari permanente cu personalul societatii pentru a se asigura ca este inteleasa si aplicata necesitatea satisfacerii cerintelor clientilor si a cerintelor reglementarilor aplicabile;

modul in care politica in domeniul calitatii este adecvata permanent scopului societatii;

modul in care obiectivele calitatii sunt stabilite pentru toate functiile relevante din societate;

analizarea periodica a eficacitatii si eficientei SMI;

asigurarea resurselor necesare bunei functionari a SMI.

conducerea analizei efectuata de management

conducerea CSSM ( Comitetul de securitate si sanatate in munca )

Analiza efectuata de management este detaliata in procedura operationala PO- 5.6. –

Analiza efectuata de management

ORIENTAREA CATRE CLIENT

In scopul de a- si mari abilitatea de a satisface clientii, managementul la cel mai inalt nivel s-a asigurat de perceptia pietii in care firma isi desfasoara activitatea . Societatea este capabila sa determine cerintele actuale si viitoare ale clientilor si potentialilor clienti.

Managementul la cel mai inalt nivel a decis unde, cand si cum trebuie utilizate resursele pentru a se asigura ca:

– obtine informatii referitoare la cerintele clientilor

– lucreaza in scopul de a satisface clientii conform acestor cerinte

– reduce aparitia aspectelor de mediu si tine sub control pe cele existente

– reduce nivelul riscurilor privind accidentele si imbolnavirile profesionale

Acestea includ considerarea optiunilor pentru globalizarea informatiilor referitoare la

nevoile si asteptarile clientilor, cum ar fi:

– analizarea clientului si supravegherea pietei

– comunicarea si trecerea in revista a activitatilor implicate

– interesul despre complexitatea proceselor (mecanizare, manufacturiere)

– suportul clientului ( direct sau indirect)

nevoile si asteptarile partilor interesate , cum ar fi:

analizarea cerintelor si supravegherea legislatiei PM si SSM

consultarea si comunicarea activitatii implicate

interesul privind complexitatea proceselor ( echipamente, mediu de lucru,etc.)

suportul partilor interesate ( directe sau indirecte )

Managementul de la cel mai inalt nivel s-a asigurat ca informatiile obtinute sunt analizate si sunt folosite ca date de intrare pentru:

– dezvoltarea si imbunatarirea politicii in domeniul calitatii ,protectiei mediului si sanatatii si securitatii in munca

– stabilirea unor obiective pe deplin intelese

– planificarea SMI

– identificarea oricaror actiuni necesare pentru marirea satisfacerii clientului

– protectia mediului inconjurator si a securitatii si sanatatii in munca

POLITICA REFERITOARE LA CALITATE/ MEDIU /SECURITATE SI SANATATE IN MUNCA

La baza proiectarii si implementarii SMI sta Politica in domeniul calitate/ mediu/ securitate si sanatate in munca aprobata de Directorul General al SC MITLIV EXIM SRL.

Politica referitoare la calitate/ mediu/ securitate si sanatate in munca face parte din politica generala de afaceri a societatii. este cunoscuta de intregul personal , afisata in locuri vizibile si prezentata la instruirile privind problemele in domeniul calitate/ mediu / securitate si sanatate in munca, elaborata de Reprezentantul managementului integrat si aprobata de catre Directorul General .

Managementul de la cel mai inalt nivel a definit obiectivele si angajamentul referitor la calitate, protectia mediului si securitatea si sanatatea in munca, politica calitatii fiind adecvata atat scopurilor organizatorice cat si asteptarilor si cerintelor clientului , a partilor interesate si a cerintelor legislative privind protecta mediului si securitatea si sanatatea in munca

Pentru atingerea obiectivelor propuse , Directorul General al SC MITLIV EXIM SRL . urmareste:

– concentrarea tuturor resurselor necesare in vederea satisfacerii clientului, protectiei mediului si securitatea si sanatatea in munca.

– identificarea, documentarea si conducerea tuturor activitatilor care contribuie la realizarea obiectivelor calitatii, stabilind atributiile, responsabilitatile si competentele fiecarei persoane implicate in aceste activitati;

– minimizarea costurilor si maximizarea profitului;

– evitarea producerii de accidente si incidente de munca ;

– protectia mediului inconjutator;

– corelarea obiectivelor de asigurarea calitatii cu alte obiective si asigurarea bugetului necesar pentru realizarea acestora;

– respectarea stricta a documentatiei tehnice in timpul executiei;

– respectarea legii in vigoare privind protectiei mediului si securitatea si sanatatea in munca.

– eliminarea neconformitatilor, accentul punandu-se pe prevenirea acestora, de cate ori este posibil;

– instruirea personalului in domeniul SMI;

– incurajarea personalului de a semnala erorile si disfunctionalitatile;

– aprovizionarea numai de la furnizori evaluati si acceptati;

– revizuirea si imbunatatirea performantelor serviciilor/ produselor pe baza sesizarii clientului si cerintelor pietei;

– motivarea personalului pentru realizarea calitatii, respectiv corelarea necesitatii si intereselor personalului cu indeplinirea obiectivelor si sarcinilor;

– cunoasterea, intelegerea si implementarea politicii adoptate la toate nivelurile ierarhice si organizatorice;

– asigurarea independentei in luarea deciziei de confirmare a calitatii;

– analiza periodica, de catre conducere, a stadiului, evolutiei si eficientei SMC.

– asigurarea resurselor necesare pentru functionarea SMC;

– rezolvarea intr-un termen cat mai scurt a oricaror posibile reclamatii ale clientului.

Pentru a fi eficace, politica in domeniul calitatii mediului si securitatii si sanatatii in munca este documentata si periodic analizata pentru o continua relevanta si adecvare si amendata sau revizuita ori de cate ori este necesar. Cand se introduc modificari , acestea sunt comunicate si puse in aplicare in cel mai scurt timp posibil

Document aplicabil: procedura operationala PO – 5.6. – ‘’Analiza efectuata de management’’ si Planul obiectivelor specifice.

SC MITLIV EXIM SRL a stabilit, documentat, implementat, mentinut un sistem de management integrat in scopul de a furniza produse care sa satisfaca cerintele si chiar sa depaseasca asteptarile clientilor de a tine sub control aspectele de mediu , de a reduce nivelul de risc al accidentelor de munca si al imblonavirilor profesionale.

Sistemul de management integrat functioneaza astfel incat:

sa dea incredere corespunzatoare ca toate lucrarile/ produsele executate/ rea lizate in cadrul firmei satisfac cerintele clientilor ca in cadrul firmei sunt respectate toate cerintele legislative privint atat protectia mediului cat si securitatea si sanatatea lucratorilor cu

punerea accentului pe prevenirea neconformitatilor si eliminarea acestora

Sa stabileasca toate fazele ce se parcurg precum si toate documentele necesare derularii activitatilor ce concura la realizarea lucrarilor/ produselor/ serviciilor, la nivelul de calitate stabilit la cerintele legislative privind protectia mediului si securitatii si sanatatii in munca .

Sa stabileasca efectuarea de audituri periodice interne in vederea analizarii modului de respectare a Sistemului de management integrat adoptat, eficacitatea acestuia, necesitatea modificarilor.

Sa coreleze eficienta calitatii protectiei mediului si a securitatii si sanatatii in munca, cu costurile aferente.

SC MITLIV EXIM SRL a identificat si conduce un sistem de procese intercorelate. De asemenea au fost identificate proceduri documentate si alte documente ale Sistemul de management integrat pentru fiecare proces in parte.

PLANIFICARE

Obiectivele calității , protecției mediului și sănătății și securității în muncă

Managementul de la cel mai inalt nivel a stabilit obiectivele in domeniul calitatii ,protectiei muncii si sanatatii si securitatii in munca pentru fiecare locatie si proiect din cadrul societatii. Aceste obiective sunt masurabile si sunt reflectate in responsabilitatile fiecarei functii specificate in Fisa postului in procedurile de sistem si operationale si in Obiective generale.

Obiectivele includ nevoile de indeplinire a cerintelor pentru servicii/ produse si a legislatiei in vigoare in domeniul mediului si sanatatii si securitatii in munca si sunt in concordanta cu politica in domeniul calitatii mediului si sanatatii si securitatii in munca .

Planificarea Sistemului de Management Integrat

Pentru a planifica un Sistem de Management Integrat eficient si adecvat, societatea utilizeaza ca date de intrare:

– cerintele standardelor SR EN ISO 9001:2008; SR EN ISO 14001 /2005 ; si OHSAS 18001/2008

– politica in domeniul calitatii, a protectiei mediului si sanatatii si securitatii in munca si obiectivele corespunzatoare acestora ;

– analiza resurselor disponibile;

– analiza managementului;

– rapoarte privind performantelor serviciilor/ produselor, protectiei mediului si a nivelului de accidente si incidente de munca

– rapoarte de audit;

– rapoarte de neconformitate.

– rezultatul instruirilor

Analiza datelor de intrare mai sus mentionate a permis societatii sa determine resursele necesare, structura organizatorica, procesele, activitatile, controalele, responsabilitatile si autoritatile de care are nevoie ca sa ceeze un sistem de management integrat care este capabil sa satisfaca cerintele clientilor protectiei mediului si sanatatii si securitatii in munca si sa realizeaza politica SMI si obiectivele declarate.

Planificarea SMI este facuta in asa fel incat integritatea sistemului este mentinuta chiar daca sunt planificate si implementate schimbari, cum ar fi :

– restructurare;

– inglobarea altor companii si joint- venture;

– dezvltarea de noi produse si procese;

– introducerea de noi tehnologii;

– orice alta schimbare care are impact asupra SMI.

Responsabilitatea planificarii SMI si obtinerii acordului celor implicati precum si responsabilitatea mentinerii integritatii SMI pe perioada cand sunt planificate si implementate modificari ale acestuia revine reprezentatului managementului integrat .

Comunicarea internă

Managementul de la cel mai inalt nivel a definit procesul de comunicare intern care faciliteaza o comunicare efectiva a politicii calitatii, obiectivelor si cerintelor SMI. Comunicarea informatiilor pertimente catre si de la personal, imbunatateste functionarea societatii si implica direct personalul in realizarea obiectivelor calitatii/ mediului / securitatii si sanatatii in munca .

Informatiile pertinente privind calitatea protectia mediului / securitatii si sanatatii in munca includ:

– cerinte ale clientilor ale pietei si al organelor de control in munca

– cerinte ale reglementarilor si standardelor in vigoare

– concurenta si produse competitive

– furnizorii si vecinii

– cerinte de proces/produs, inclusiv orice schimbare

– politica calitatii / mediului / securitatii si sanatatii in munca in aceste domenii

– performanta SMI, cum ar fi rezultatele auditurilor, rezultatul satisfacerii clientului, etc.

– responsabilitate si autoritate

Managementul de la cel mai inalt nivel a creat un climat in care personalul este implicat in:

– consultarea asupra dezvoltarii si comunicarii politicii si a obiectivelor calitatii mediului si securitatii si sanatatii in munca

– consultarea asupra schimbarilor care afecteaza calitatea mediului si securitatii si sanatatii in munca la locurile de munca cum ar fi introducerea tehnicilor sau tehnologiilor noi, echipamentelor, materialelor, procedurilor care duc la modificarea responsabilitatilor locului de munca.

– cum pot fi comunicate mai bine aceste schimbari

In societate, activitatile de comunicare cuprind:

– incurajarea de feedback a personalului cu responsabilitati in asigurarea calitatii serviciilor sau initiative privind calitatea,protectia mediului si securitatea si sanatatea in munca inclusiv sugestiile acestora;

– sedintele de lucru a comitetului de securitate si sanatate in munca , analize si alte intruniri;

– note continand date de performanta ale calitatii sau alte informatii pertinente privind calitatea;

– mijloace audio vizuale si electronice (calculatoare), postere, scrisori, note, etc.

ANALIZA EFECTUATĂ DE MANAGEMENT

Generalitati

Efectuarea analizei SMI are ca scop asigurarea managementului la cel mai inalt nivel ca sistemul este corespunzator, adecvat si eficace.

Activitatea de analiza a SMI, efectuata de managementul de la cel mai inalt nivel este descrisa in procedura PS- 5.6. – ‘’ Analiza efectuata de management’’

Elemente de intrare ale analizei

Elemente de intrare ale analizei efectuata de management sunt detaliate in ‘’ Raportul privind functionarea SMI ‘’ prezentat in carul sedintei de analiza de catre reprezentantul

managementului si cuprind informatii cu privire la :

– rezultatele auditurilor

– feedback-ul de la clienti , vecini

– performanta procesului si conformitatea activitatilor prestate

– stadiul actiunilor corective si preventive

– stadiul actiunilor de la analizele de management anterioare

-modificarile planificate care pot afecta SMI (schimbarea sediului, retehnologizarea activitatilor, cerinte noi privind calificarea personalului, eventualele reglementari in domeniu )

– recomandarile pentru imbunatatire

– comunicarea cu personalul

– identificarea aspectelor de mediu

– evaluarea conformarii cu legislatia de mediu si securitatii si sanatatii in munca

– planul de prevenire si protectie

– evaluarea riscurilor posibile

Elemente de iesire ale analizei

Elemente de iesire ale analizei managementului constau in decizii si actiuni cu privire la :

– imbunatatirea eficacitatii SMI si a proceselor acestuia

– imbunatatirea derularii activitatilor din toate punctele de vedere in domeniul calitatii / mediului / securitatii si sanatatii in munca .

– necesarul de resurse

Aceste decizii si actiuni referitoare la oportunitatile de imbunatatire identificate in cadrul analizei sunt consemnate in ‘’ Raportul privind analiza conducerii’’ care este semnat de Directorul General si difuzat de Departamentul MICMSSM spre luare la cunostinta, aplicare, la toti factorii implicati

MANAGEMENTUL RESURSELOR

ASIGURAREA RESURSELOR

Managemetul de la cel mai inalt nivel a identificat conditiile interne si a asigurat resursele necesare pentru implementarea, functionarea si imbunatatirea SMI precum si pentru cresterea satisfactiei clientilor. Acestea includ

– resurse umame

– infrastructura

– mediu de lucru

RESURSE UMANE

Generalitati

Pentru a imbunatati eficienta si eficacitatea SMI al societatii, managementul la cel mai inalt nivel pune accent deosebit pe implicarea si sprijinul personalului. Implicarea personalului in dezvoltarea societatii este realizata prin:

– realizarea instruirii personalului din mers

– definirea responsabilitatilor si autoritatilor acestora

– stabilirea obiectivelor individuale si de echipa

– facilitarea implicarii in fixarea obiectivului si luarea deciziei

– recunoastere si recompensare

– analizarea continua si asigurarea cerintelor personalului

– incurajarea inovatiei, comunicarea sugestiilor si opiniilor

Cadrul general de desfasurarea a activitatilor de identificare a necesitatilor de competente, de instruire si constientizare este descris in procedura de lucru cod. PL SC MITLIV EXIM SRL 6.2.2.- 01 Resurse umane

Competenta, constientizare, instruire

Managementul de la cel mai inalt nivel s-a asigurat ca societatea dispune de personal competent necesar functionarii eficiente a societatii. S-a luat in considerare analiza cerintelor de competenta actuale si asteptate. Aprecierea cerintelor de competenta se bazeaza pe urmatoarele surse:

– cereri viitoare referitoare la planuri si obiective strategice operationale

– cerinte de management anticipate de succesiunea fortei de munca

– modificari ale proceselor organizatorice, instrumentelor si echi pamentelo

– evaluarea competentei individuale

– cerinte statutare de reglementari impuse, precum si de standardele care afecteaza organizatia si partile sale interesate

INFRASTRUCTURA

Avand in vedere politica si obiectivele societatii si luind in considerare nevoile si asteptarile partilor interesate, managementul la cel mai inalt nivel a stabilit si a definit infrastructura necesara pentru realizarea lucrarilor/ serviciilor/ produselor Infrastructura include:

– sediul societatii si utilitatile asociate

-echipamente de proces: calculatoare, notebook, softwarw asociate, birotica necesara, utilaje echipamente , DMM

– servicii suport: mijloace de transport, tele foane fixe si mobile, alte mijloace de comunicare

MEDIU DE LUCRU

Managementul de la cel mai inalt nivel s-a asigurat asupra motivarii, satisfactiei si activitatii personalului si a creat un mediu de lucru adecvat, creand o combinatie a factorilor umani si fizici. Crearea mediului de lucru contine aprecierea:

– metodelor de munca si oportunitatilor de implicare mai profunda, pentru a indeplinii potentialul personalului din societate

– nregulilor de siguranta , inclusiv utilizarea echipamentelor de protectie

– ergonomica

– amplasarii locului de munca

– facilitatilor pentru personalul din societate

– caldurii, umiditatii, luminii

– igienei, curateniei, zgomotului, poluarii

REALIZAREA PRODUSULUI

SC MITLIV EXIM SRL a stabilit, documentat, implementat si mentinut un SMI in scopul de a difuza produse/ servicii care sa satisfaca cerintele si chiar sa depaseasaca asteptarile clientilor.

SMI implica toate fazele , de la identificarea cerintelor si asteptarilor clientilor (ca date de intrare) pana la satisfacerea acestora (ca date de iesire). Satisfactia clientului este monitorizata prin evaluarea informatiilor referitoare la perceptia acestuia asupra faptului ca SC MITLIV EXIM SRL a indeplinit cerintele sale.

SMI functioneaza astfel incat:

* sa dea increderea corespunzatoare ca toate lucrarile/ produsele/ serviciile executate/ realizate in cadrul firmei satisfacand cerintele clientilor, cu punerea accentului pe prevenirea neconformitatilor si eliminarea acestora;

* sa stabileasca toate fazele ce se parcurg , precum si toate documentele necesare derularii activitatilor ce concura la realizarea lucrarilor/ produselor/ serviciilor., la nivelul de calitate stabilit;

* sa stabileasca efectuarea de audituri periodice interne in vederea analizarii modului de respectare a SMI adoptat, eficacitatea acestuia, necesitatea modificarii;

* sa abordeze problemele calitatii lucrarilor/ produselor/ serviciilor inca din faza de testare a pietei (marketing) atat din punct de vedere tehnici-economic cat si din punct de vedere al stabilirii responsabilitatilor si competentelor ce revin personalului implicat in toate fazele de realizare a acestora;

* sa coreleze calitatea si costurile;

* sa asigure posibilitatea aplicarii diferentiate pe categorii de lucrari/ produse/ servicii a exigentelor cerintelor de calitate, in functie de importanta si destinatia lucrarilor/ produselor/ serviciilor si cerintelor clientilor precum si legislatiei in vigoare.

SC MITLIV EXIM SRL a identificat si conduce un sistem de procese intercorelate conform celor prezentate in Harta proceselor

In harta sunt prezentate procesele efectuate, succesiunea si interactiunea dintre ele. De asemenea au fost identificate proceduri documentate si alte documente ale SMC pentru fiecare proces in parte.

Procesele sunt conduse in conditii controlate in scopul asigurarii ca iesirile sunt consistente si efective.

PLANIFICAREA REALIZARII PRODUSULUI / SERVICIULUI

Procesele de realizare a serviciului/ produsului reprezinta toate procesele necesare pentru producerea lucrarilor/ produselor/ serviciilor dorite. Acest concept sta la baza cerintelor generale pentru planificarea si dezvoltarea proceselor de realizare a lucrarilor/ produselor/ serviciilor.

Datele de intrare in planificarea proceselor de realizare a lucrarilor/ produselor/ serviciilor, includ datele de iesire generate de respectarea cerintelor standardului SR EN ISO 9001:2008:

– cerinte pentru produs;

– orientarea catre client;

– obiectivele calitatii;

– planificarea SMC;

– responsabilitate si autoritate;

– managementul resurselor- cerinte de serviciu/ produs rezultate din exploatarea de catre client.

Analiza datelor de intrare si conversia lor in date de iesire structurate si tangibile confirma faptul ca:

– toate procesele esentiale de realizarea a lucrarilor/ produselor/ serviciilor sunt bine determinate

– cerintele pentru operarea acestor procese sunt adecvate si definite;

– sunt definite controale pentru a asigura demersul operatiilor;

– exista criterii de acceptare necesare monitorizarii si masurarii

– sunt disponibile date si documente suport pentru procese

-exista pregatirea pentru a obtine evidente ca procesele sunt functionabile conform cerintelor si lucrarile/ produsele/ servicviile satisfacpe deplin cerintele;

– datele de iesire ale fiecarui proces creaza date de intrare pentru procesele secventiale cu care interactioneaza

SC MITLIV EXIM SRL a identificat doua tipuri de procese principale ce se efectueaza in cadrul societatii:

Procesul de executie lucrari de constructii;

Procesul de fabricare/ livrare si/ sau montaj produse.

Procesul de vanzare a materialelor de constructii

Datele de iesire ale planificarii proceselor de realizare a lucrarilor/ produselor/ serviciilor sunt materializate prin urmatoarele documente:

– Planul Calitatii pentru lucrarile de executie C+M ( in santier ‘’on-site’’)

– Planul Calitatii general pentru fabricare/ livrare si montaj produse (in atelier; baza de productie)

Clasificarea proceselor

In cadrul SC MITLIV EXIM SRL sunt identificate urmatoarele tipuri de procese:

Procese de conducere – procese care au la baza (conform standardului) cele 8 principii ale SMC al conducerii :

– orientare catre client

– leadership

– implicarea personalului

– abordarea bazata pe proces

– abordarea managementului ca proces

– imbunatatirea continua

– abordarea pe fapte in luarea deciziilor

– relatii reciproc avantajoase cu furnizorii

Procesele de conducere identificate in SC MITLIV EXIM SRL sunt:

– analiza efectuata de management

– comunicare

– satisfactia clientului

impreuna cu auditul intern si actiunile de tinere sub control al produsului/ serviciului neconform (actiuni preventive si actiuni corective)

Important pentru conducerea societatii este faptul ca aceasta categorie de procese stau la baza:

– pregatirii societatii pentru viitor

– castagarii proiectelor/ contractelor de licitatii

– reusitei in afaceri

Procese suport – sunt acele procese care stau la baza desfasurarii tuturor proceselor, care asigura toate resursele si conditiile, indiferent ca in societate este identificat un singur proces sau mai multe.

Procesele suport identificate sunt:

– controlul aprovizionarii

– controlul produsului furnizat de client

– mentenanta echipamentelor si utilajelor

– service

– resurse umane

Procese operationale-sunt cele doua procese identificate cap. 7pct. 7.1.

Ele sunt reprezentate in capitolul 11 – Anexe

In cadrul acestor doua procese se identifica activitatile prevazute la cap. 7 din standardul SR EN ISO 9001/2008, mai putin activitatea de proiectare si dezvoltare (cap. 7.3.) pentru ambele procese.

PROCESE REFERITOARE LA RELATIA CU CLIENTUL

Activitatea de marketing este subprocesul de pornire al afacerii si dezvoltarii domeniului de activitate al societatii.

Are la baza studiul si prospectrea pietei efectuata de Directorul General .

Este de asemenea utilizata colaborarea cu clientul sau alti terti , inlusiv feedback-ul de la clienti, un rol important in procesul de Marketing avandu-l comunicarea cu clientul (comunicarea externa)

SC MITLIV EXIM SRL a identificat si implementat o cale permanent deschisa cu clientul . Astfel sunt asigurate informatiile necesare despre cerintele lucrarii/ produsului/ serviciului.

Modul de lucru privind relatia cu clientii, responsabilitatile si limitele de competenta, inregistrarile aferente, sunt prezentate in procedura PS – 7.2. – Relatia cu clientul.

Activitatile principale ale subprocesului de marketing sunt prezentate in Anexa 3.

Determinarea cerintelor referitoare la produs

Pentru procesul de ofertare – contractare, societate a identificat si stabilit:

– cerintele specificate de client, inclusiv cele referitoare la receptie lucrare/ servicii/ livrare produse si post – garantie

– cerinte esentiale pentru lucrare/ serviciu/ produs pentru a fi potrivit utilizarii asa cum este specificat de catre firma;

– cerinte esentiale pentru lucrare/ serviciu/ produs pentru a fi potrivit utilizarii intentionate, conform comunicarii clientului;

– cerintele legale si de reglementare referitoare la lucrare/ serviciu/ produs

– alte cerinte ( sisteme suport de documentatie si software, documente de ana liza a contractului, omologarea, agrementarea produselor inainte ca ele sa fie oferite, etc)

Analiza cerintelor referitoare la produs

SC MITLIV EXIM SRL analizeaza cerintele referitoare la serviciu/ produs inainte de a se angaja sa presteze servicii clientului sau sa livreaze produse.

Cand se emite o oferta, se accepta o comanda sau se semneaza un contract personalul desemnat sa asigure ca:

– cerintele referitoare la serviciu/ produs sunt intelese si definite;

– cerintele din comanda / contract care sunt diferite fata de cele exprimate anterior sunt rezolvate si compania are posibilitatea sa le defineasca;

– s-a transmis clientului confirmrea ca cerintele au fost intelese;

– sau luat in considerare modificarile aparute ulterior si ca acestea au fost comunicate clientului;

Comunicarea cu clientul

Comunicarea cu clientul este asigurata inclusiv la tratarea cererilor de oferta, a contractelor sau a comenzilor.

Comunicarea continua si dupa livrarea/ executarea lucrarii/ produsului/ serviciului prin asigurarea de suport tehnic, asigurare de service in garantie si post garantie. In acest fel

este comunicat si feedback-ul de la client si reclamatiile acestuia.

Procesele de comunicare cu clientul sunt adecvate specificului firmei si perceptiilor clientilor si includ: contracte directe intre directori sau alte persoane competente, telefon, fax, e-mail, posta, mesagerie, web, pliante, cataloage, postere, etc

Ca rezultat al subprocesului de Marketing, procesul de ofertare – contractare se concretizeaza prin elaborarea de oferte si apoi, dupa negocieri si/ sau adjudecari de licitatii, prin incheiere de contracte.

Procesul de ofertare presupune realizarea urmatoarelor tipuri de oferte:

* Oferta generala: prin care compania, in urma unui studiu de marketing isi ofera produsele si serviciile pe piata.

* Oferta personalizata: se adreseaza unui client anume si se realizeaza fie la propunerea firmei ( pe baza analizelor cerintelor clientului) fie la solicitarea clientului fie ca urmare a participarii la o licitatie.

Indiferent de tipul ofertei, in afara datelor de iesire ale procesului de marketing se mai au in vedere:

* bazele de date existente, inclusiv ofertele similare anterioare;

* oferte ale furnizorilor, inclusiv analizele acestora;

* experienta si abilitatea responsabilului de oferta

Adjudecarea unei oferte constituie baza inchiderii unui contract prin care societatea furnizeaza o lucrare/ produs in conformitate cu cerintele clientului.

PROIECTARE SI DEZVOLTARE

Deoarece proiectarea nu face parte din obiectul de activitate al societatii, este tratat ca un proces extern.

APROVIZIONARE

Procesul de aprovizionare

Procesul de aprovizionare in cadrul SC MITLIV EXIM SRL se desfasoara in mod controlat, respectandu-se procedurile sistemului calitatii, agrementele tehnice si reglementarile nationale in vigoare in ceea ce priveste produsele aprovizionate.

Societatea urmareste in mod deosebit ca, echipamentele, produsele si materialele aprovizionate sa fie certificate sau sa aiba eliberat un agrement tehnic, sa fie comandate numai la furnizori evaluati si agreati, iar comenzile de aprovizionare sa descrie cat mai clar caracteristicile si conditiile pe care trebuie sa le indeplineasca acestea. Furnizorii se selecteaza pe baza capabilitatii acestora de a furniza un produs in concordanta cu cerintele SC MITLIV EXIM SRL .

Informatiile pentru aprovizionare trebuie sa descrie produsul aprovizionat si specificarea cerintelor transmise furnizorilor .

De asemenea se evalueaza si agreaza de catre conducerea SC MITLIV EXIM SRL si furnizorii de servicii. Se mentin inregistrari ale rezultatelor evaluarilor .

Informatii referitoare la aprovizionare.

Procesul de aprovizionare implica mai multe probleme care pot influenta direct calitatea lucrarilor/ serviciilor/ produselor executate/ furnizate:

– procesarea datelor de aprovizionare;

– evaluarea furnizorilor;

– procurarea;

– verificarea si receptia produselor/ serviciilor;

– produs furnizat de client (proprietatea clientului);

– probleme legate de manipulare, depozitare, ambalare, conservare si livrare (pastrarea produsului);

In firma activitatile de aprovizionare utilizxeaza ca date de intrare urmatoarele:

– specificatii de aprovizionare;

– specificatii de produs/ serviciu;

– analiza datelor referitoare la produsele aprovizionate si furnizori;

– criterii de evaluare a furnizorilor;

– alte documente de aprovizionare;

– planul calitatii (dupa caz).

Activitati referitoare la evaluarea si selectarea furnizorilor

Societatea evolueaza si selecteaza furnizorii pe baza abilitatii si capabilitatii acestora de a furniza un produs/ serviciu in concordanta cu cerintele societatii. Evaluarea si selectarea furnizorilor are la baza:

– analize ale performantele furnizorilor;

– analize sau audituri ale SMC ale furnizorilor;

– alte strategii ale firmei.

S-au stabilit criterii de selectie si evaluare , mentionate in procedura PS – 7.4.1. Evaluarea furnizorilor.

Activitati referitoare la comunicarea cerintelor pentru produsul/ serviciul care se aprovizioneaza;

Informatiile referitoare la aprovizionare descriu produsul care se aprovizioneaza, fapt care asigura ca cerintele de aprovizionare specificate sunt adecvate, inainte de comunicarea catre furnizor.

Activitati referitoare la monitorizarea si masurarea conformitatii produsului/ serviciului aprovizionat

Societatea a stabilit activitatile de verificare a produselor/ serviciilor aprovizionate pentru a fi sigura ca acestea satisfac cerintele specificate. Aceste activitati de monitorizare a produselor aprovizionate pot fi conduse de :

– furnizor, pe baza declaratiilor de conformitate, rapoarte de inspectii si incercari, agremente tehnice, reguli si proceduri proprii, etc. client, la cererea acestuia conform unei intelegeri.

Procesul de aprovizionare precum si inregistrarile aferente sunt stipulate in procedura :PS 7.4. Aprovizionare

Verificarea produsului achizitionat

În contract se specificã drepturile reprezentantului (delegatului) societãtii noastre la verificarea produselor furnizate sau la receptia pentru verificarea conformitãtii cu cerintele specifice. Aceastã verificare nu priveazã furnizorii de responsabilitatea livrãrii de produse corespunzãtoare si nici nu implicã nerespingerea ulterioarã a produsului, dacã acesta s-a dovedit a fi neconform (conform P.S. -7.4 Aprovizionarea).

In anexa sunt prezentate activitatile procesului de aprovizionare.

PRODUCTIE SI FURNIZARE DE SERVICII

Este procesul care are ca scop final finalizarea contractelor prin care sunt satisfacute cerintele clientului.

procesul final este procesul de derulare a furnizarii unui serviciu de executie , sau fabricatiei / livrarii/ montarii unui produs

Controlul Productiei si al furnizarii serviciului

Serviciile principale realizate de societate sunt definite in PS – 7.5.5.- Pastrarea produsului .

Toate serviciile furnizate de societate sunt realizate in mod controlat, avand in vedere:

* disponibilitatea procedurilor / instructiunilor tehnice de executie, acolo unde este cazul.

* utilizarea unui echipament adecvat;

* disponibilitatea si utilizarea echipamentelor / dispozitivelor de masurare, monitorizare.

Validarea proceselor de productie si furnizare de servicii

Validarea proceselor realizate se face in cadrul receptiilor produselor/ serviciilor livrate/ prestate, la punerea in functiune sau receptia finala

Seviciile furnizate pot fi verificate prin masuratori si/sau monitorizari ulterioare, deci nu se impune o validare speciala. Se utilizeaza validarea prin proces verbal de punere in functiune si PV de receptie finala (pentru executia de lucrari). Validarea reprezinta si feedback -ul de la santier/ client, indirect sau direct, situatii tratate in PS – 7.2. Comunicare (Relatia cu clientul) si PS – 8.2.1- Masurarea satisfactiei clientului.

Identificare si trasabilitate

In cadrul societatii, identificarea si trasabilitatea sunt cerinte pentru procesele de executie lucrari de constructii, subiect tratat in PS – 7.5.3.- Identificarea si trasabilitatea produselor’’;

Proprietatea clientului

Functie de produsul/ serviciul furnizat, societatea identifica proprietatea clientului, pusa la dispozitie pentru a fi utilizata la realizarea serviciilor.

SC MITLIV EXIM SRL trateaza cu mare atentie si grija proprietatea clientului pe perioada in care aceasta se afla sub controlul sau (incinte , spatii) , sau este utilizata la fabricatie (documentatie tehnica pusa la dispozitie de client)

Pierderea, deteriorarea sau incapacitatea proprietatii clientului de a fi utilizata, se raporteaza clientului.Documentul asociat este procedura PS – 7.5.4. Proprietatea clientului

Pastrarea produsului

SC MITLIV EXIM SRL a determinat cerintele pentru pastrarea calitatii produsului si activitatea de identificare, manipulare, ambalare, depozitare si protejare a acestuia in PS- 7.5.5. ,,Pastrarea produsului’’

Conducerea urmãreste permenent asigurarea calitãtii optime de manipulare, depozitare, transportare, astfel încât sã nu fie afectatã calitatea materialelor receptionate de la furnizor si nici cea a produselor executate în cadrul activitãtilor din unitate.

Manipularea se face prin metode studiate si prevãzute cu mijloace de manipulare astfel încât sã nu se producã pagube si degradãri la materiale.

Depozitarea se face pe suporti sau în locuri sigure, pregãtite special pentru a evita deteriorarea produselor.

CONTROLUL DISPOZITIVELOR DE MASURARE SI MONITORIZARE

Pentru a demonstra conformitatea produselor/serviciilor cu cerintele specificate societatea noastrã urmãreste permanent dotarea, contolul si mentinerea în stare de functionare a echipamentelor de inspectie, mãsurare si control (conform PS- 7.6 ,,Controlul dispozitivelor de mãsurare si monitorizare’’

O grijã permanentã o constituie asigurarea conditiilor de mediu adecvate petru etalonãrile, inspectiile, mãsurãtorile si încercãrile care trebuie efectuate (conform

PS.- 7.6 ,,Controlul dispozitivelor de mãsurare si monitorizare’’)

MASURARE, ANALIZA SI IMBUNATATIRE

GENERALITATI

In conformitate cuactivitatile planificate, SC MITLIV EXIM SRL a planificat si ipmlementat procesele de monitorizare, masurare, anliza si imbunatatire. In acest fel:

– poate demonstra conformitatea serviciului/ produsului in concordanta cu cerintele clientului;

– asigura conformitatea SMC cu cerintele SR EN ISO 9001:2008 sau cu alte cerinte de managemente convenite cu clientul;

– imbunatateste continuu eficacitatea de SMC astfel incat cerintele clientului sa fie depasite

MONITORIZARE SI MASURARE

Satisfactia clientului

Compania colecteaza si foloseste informatii pentru a stabili perceptia clientului asupra satisfacerii cerintelor sale. informatiile monitorizate pentru perceptia clientului sunt:

– reclamatii

– pretentii de garantie

– contracte anulate

– rapoarte de inspectii de la client sau de la reprezentantii acestuia

– rapoartele furnizorilor

Prelucrarea informatiilor de mai sus dau posibilitatea societatii pentru:

– evaluarea perceptiei clientului si a gradului in care serviciul/ produsul furnizat indeplineste asteptarile sale;

– obtinerea de date pentru analize pentru a determina oportunitatile de imbunatatire;

– obtinerea de date necesare pentru a analiza SMI.

Document asociat: PS- 8.2.1.-Masurarea satisfactiei clientului .

Auditul intern

In cadrul SC MITLIV EXIM SRL se efectueaza audituri interne la intervale planificate. In acest mod, societatea se asigura si determina daca sistemul de management integrat:

– este in conformitate cu cerintele standardului SR EN ISO 9001:2008 si cu cerintele sistemului de management al calitatiistabilit de organizatie;

– este implementat si mentinut eficace

Reprezentantul managementului a intocmit un program de audit (verificat de seful DMCM si aprobat de Directorul General), care are in vedere importanta proceselor si zonelor care trebuie auditate precum si rezultatele auditurilor precedente. La efectuarea auditului intern se au in vedere:

– folosirea auditorilor competenti, capabili sa mentina impartialitatea si obiectivitatea;

– criterii si metode de audit bine definite;

– rezultatele auditurilor si neconformitatilor anterioare;

– orice analiza a riscului.

Document asociat : procedura PS – 8.2.2. – Audit intern.

Monitorizarea si masurarea proceselor

Societatea a stabilit metode pentru monitorizare, si acolo unde este cazul , masurarea proceselor SMI. In acest mod compania asigura abilitatea proceselor de a obtine rezultate planificate .

Monitorizarea si masurarea proceselor se face conform Planului Obiectivelor Generale, intocmit de reprezentantul managementului pentru SMI si aprobat de Directorul General.

Cand aceste rezultate nu sunt obtinute , se initiaza corectii si actiuni corective corespunzatoare pentru asigurarea conformitatii.

Activitatile de monitorizare si masurarea a proceselor , responsabilitatile , eventualele inregistrari sunt descrise in procedura PS – 8.2. – Monitorizarea si masurarea proceselor/ produselor.

Monitorizarea si masurarea produsului

Managementul la cel mai inalt nivel a stabilit si implementat un sistem da masurare si monitorizare necesar la primirea si receptia produselor , la executia si pregatirea pentru livrarea serviciilor/ produselor , in scopul de a verifica daca sunt satisfacute cerintele referitoare la serviciu/ produs, in conformitate cu urmatoarele documente:

– documentatia tehnica a produselor/ serviciilor

– norme si standarde specifice de executie produse

– clauze contractuale

La pregatirea activitatilor de monitorizare si masurare s-au avut in vedere urmatoarele date de intrare:

– planul calitatii

– resurse ( personal competent, DMM)

Monitorizarea si masurarea serviciului/ produsului este materializata prin:

– inregistrari ale monitorizarii si masurarii serviciului/ produsului

– rapoarte de neconformitate si actiuni corective

– date de analize secventiale pentru a identifica oportunitatile de imbunatatire a calitatii

– identificarea inspectiilor/ incercarilor care sunt efectuate in timpul secventei procesului de realizare a serviciilor

Document asociat: procedura PS -8.2-Monitorizarea si masurarea proceselor/ produselor.

CONTROLUL PRODUSULUI NECONFORM

Societatea a stabilit metodologia de identificare , analiza, gestionare si rezolvare a tuturor serviciilor/ produselor neconforme rezultate in urma proceselor, precum si responsabilitatilor si autoritatea persoanelor care se ocupa cu aceste activitati. Tratarea produsului neconform este realizata prin:

– initiere actiuni de eliminare a neconformitatilor detectate;

– autorizarea utilizarii sau acceptarii cu derogare de catre autoritatea relevanta si, unde se poate aplica , de catre client;

– initierea de actiuni de impiedicare a utilizarii sau aplicarii intentionate a produselor/ srviciilor initiale;

Se mentin inregistrari despre natura neconformitatilor si oricaror actiuni ulterioare intreprinse.

Document asociat: procedura PS – 8.3. Controlul produsului neconform

ANALIZA DATELOR

Deciziile luate la cel mai inalt nivel se bazeaza si pe analiza datelor obtinute in activitatile de monitorizare si masurare sau din alte surse relevante. Prin analiza datelor este demonstrata eficienta SMI si se evalueaza oportunitatea imbunatatirii continue a eficacitatii acestuia.

Ca date de intrare se au in vedere obiectivele calitatii precum si feedback – ul de la analiza managementului. Analiza datelor furnizeaza in final informatii referitoare la :

– satisfactia clientului;

– conformitatea cu cerinte exprimate;

– caracteristicile si tendintele proceselor si serviciilor/ produselor, inclusiv oportunitatile pentru actiuni preventive;

– furnizori.

Document asociat: procedura PS- 5.6. Analiza efectuata de management.

IMBUNATATIRE

Imbunatatirea continua

Gasirea oportunitatilor de a imbunatatii continuu eficacitatea SMI este unul din obiectivele principale ale societatii. Acest fapt mareste abilitatea firmei de a furniza servicii/ produse care satisfac cerintele clientului si a standardelor si regulamentelor aplicabile

Pentru imbunatatirea SMI se are in vedere:

– politica calitate/ mediu si obiective;

– cerintele clientilor

– rezultatele analizei managementului;

– date ale planificarii calitatii/ mediului privind atingerea obiectivelor;

– rezultatele auditurilor;

– rezultatele datelor de analiza;

– implementarea actiunilor corective si preventive

– rapoarte de neconformitate;

– rezultatele analizelor de risc referitoare la performantele calitatii

Actiuni corective

Depistarea produselor/serviciilor neconforme determinã actiuni de îndepãrtare (izolare) a produselor/serviciilor sau de remediere a lor. Pentru actiunile corective, societatea a dispus sã tinã la zi înregistrãrile de calitate pentru:

– a cerceta cauza aparitiei produsului neconform si a evita repetarea lui;

– a analiza proiectele, operatiile, derogãrile si înregistrãrile corespunzãtoare privind calitatea;

– a declansa actiuni corective pentru tratarea problemelor la un nivel de risc co-respunzãtor;

– a efectua controale pentru asigurarea aplicãrii corecte a actiunilor corective hotãrâte si eficientei lor;

– a modifica procedurile si a pune în aplicare actiunile corective stabilite, astfel încât sã se evite repetarea aparitiei neconformitãtilor (conform PS -8.5.2.- Actiune corectiva

Si PS- 8.5.3. Actiune preventiva).

Actiuni preventive

În urma analizelor fãcute de conducere, a auditurilor interne si a altor inspectii de asigurare a calitãtii, se poate prevede aparitia unor neconformitãti. Îndepãrtarea posibilitãtii aparitiei acestora se face prin aplicarea de actiuni preventive. Acestea pot fi:

– Reinstruire personal;

– Modificãri aduse documentelor existente ale sistemului;

– Elaborarea de noi documente;

– Suplimentarea personalului de executie sau de control.

Document aplicabil: PS- 8.5.3.- Actiune preventiva.

2.3. REZULTATUL AUDITULUI IN VEDEREA CERTIFICARII

Pe parcursul auditului intern s-a constatat o implementare bună a sistemului de management al calității. Sistemul de management al calității este unul funcțional, bazat pe o documentație adecvată și personal conștient de importanța menținerii lui.

Au fost identificate 2 neconformități minore care nu afectează integritatea sistemului de management al calității existent în cadrul societății SC MITLIV EXIM SRL.

Organizația este capabilă să satisfacă sistematic cerințele impuse pentru serviciile furnizate. Sistemul de management al calității este bine implementat la toate nivelele organizației.

Organizarea internă, respectiv procesele sistemului de management al calității asigură o bună eficientă a activităților, respectiv un control adecvat al acestora. Sistemul de management al calității prezintă un grad mare de încredere.

Maturitatea sistemului de management al calității existent în organizația SC MITLIV EXIM SRL este conform standardului ISO/9001:2008 de nivel 4 pe o scară de la 1 la 5.

Pe parcursul auditului s-a constatat un interes pentru menținerea sistemului de management al calității, atât la nivelul managementului de vârf cât și la nivelul angajaților.

Auditul a fost realizat de auditori independenți și a vizat întreaga organizație, ceea ce conferă încredere în rezultatele obținute.

Comparativ cu auditul de supraveghere precedent, organizația își menține același nivel de maturitate al sistemului de management al calității, respectiv nivelul 4 pe o scară de la 1 la 5, conform standardului ISO/TS 9001:2008.

5. Difuzare raport de audit

2.4. EMITEREA ȘI MENȚINEREA CERTIFICATULUI

Decizia organismului de certificare SC CERTIND SA în ceea ce privește rezultatul auditului, a fost transmis societățiiSC MITLIV EXIM SRL într-o formă scrisă. După acceptarea rezultatului auditului, respectiv a acțiunilor corective, organismul de certificare SC CERTIND SA a emis un certificat pe denumirea, adresa și domeniul de aplicare al sistemului certificat al societății.

În vederea înregistrării certificatului, domeniul de aplicare al sistemului certificat trebuie stabilit, chiar dacă nu se cer certificate în limbile respective și în limbile română, flamandă și engleză. SC MITLIV EXIM SRL a cerut ca pe certificatul emis să fie aplicată sigla înregistrată a organizației certificate. Acesta a fost cerută de catre societate într-o formă scrisă, iar în vederea aplicării siglei pe certificat.

Certificatul este valabil trei ani, dacă auditurile de supraveghere sunt efectuate conform reglementărilor stabilite.

Transmiterea către SC MITLIV EXIM SRL a certificatului se realizează după efectuarea tuturor obligațiilor de plată.

Societatea trebuie să mențină conformitatea propriului Sistem de Management al Calității cu Standardul de referintă.Organizația trebuie să păstreze înregistrarile eventualelor reclamații și acțiunilor corectiveîntreprinse și trebuie să le pună la dispoziția organismului de certificare împreuna cu acțiunile corective întreprinse în timpul auditurilor de supraveghere.

Organismul de certificare efectueaza auditurile de supraveghere asupra Sistemului de Management al Calității în scopul evaluării menținerii conformității cu cerințele din Standardul de referință.

Auditurile periodice se împart în doua tipologii:

audit de supraveghere, cu periodicitate de regulă cel putin anuală.

Se efectueaza o evaluare parțiala prin eșantionare asupra Sistemului de

Management al Calității aflat în posesia societății;

audit de recertificare;

Sistemul de Management al Calității trebuie să fie reevaluat în întregime cu o

periodicitate, de regulă, de trei ani.

Auditul de supraveghere

Auditurile de supraveghere au fost efectuate la sediul societății SC MITLIV EXIM SRL

Pe durata auditului de supraveghere au fost luate în considerare urmatoarele aspecte:

audituri interne și analize de management;

analiză a acțiunilor întreprinse în urma neconformităților identificate în timpul auditului anterior;

remedierea reclamațiilor;

eficacitatea sistemului de management cu privire la realizarea obiectivelor clientului și a societății ;

realizarea activităților planificate îndreptate spre îmbunatatirea continuă;

controlul operațional continuu;

analiza fiecarei schimbari;

implementarea cerințelor eventualilor Clienți noi fața de ultimul audit

efectuat;

implementarea și eficacitatea acțiunilor corrective;

toate cerințele referitoare la specificația tehnică ISO/TS 9001:2008;

2.5.RECERTIFICAREA ȘI UTILIZAREA CERTIFICATULUI

Cu ocazia auditului de recertificare a Sistemului de Management al Calității, prevăzut a se efectua la fiecare trei ani, SC MITLIV EXIM SRL trebuie să contacteze SC CERTIND SA cu circa trei luni înainte de data prevazută în planul auditurilor periodice aflat în posesia sa și să transmită o copie actualizată și completată integral a Chestionarului Informativ , în scopul de a putea planifica activitatea și de a stabili data efectuării auditului de recertificare.

Data pentru efectuarea auditului de recertificare este agreată cu SC MITLIV EXIM SRL, în prealabil și confirmată oficial prin comunicare scrisă.

Numele auditorilor, desemnați pentru audituri sunt comunicate în prealabil societății de către organismul de certificare, care poate face obiecție cu privire la numirea acestora, justificând motivele.

Auditul de recertificare are drept scop menținerea conformității si eficacității Sistemului de Management și constă într-un audit la sediul/sediile care se efectueaza, de obicei, conform criteriilor etapei 2 de audit inițial.

Auditul de recertificare a constat într-un audit la sediul societății SC MITLIV EXIM SRL,vizând urmatoarele aspecte:

eficacitatea Sistemului de Management prin prisma schimbărilor interne și externe și apartenența și aplicabilitatea continuă pentru domeniul de aplicare al certificării;

angajamentul demonstrat pentru menținerea eficacității și îmbunătățirea

Sistemului de Management în scopul îmbunatațirii prestațiilor;

daca operativitatea Sistemului de Management contribuie la realizarea politicii și obiectivelor societății.

În urma rezultatului pozitiv al auditului de recertificare echipa de audit a prezentat organismului de certificare SC CERTIND SA propunerea de recertificare a INDEC RO în scopul transmiterii certificatului de conformitate.

Certificatul de conformitate ISO/TS 9001:2008 este emis de SC CERTIND SA , în urma unui rezultat pozitiv al unui membru extern (reprezentant IATF cu putere de decizie), care face parte din comitetul tehnic care are puterea de decizie.

Confirmarea aprobării de către SC CERTIND SA a recertificării cu emiterea ulterioara a certificatului este transmisa în scris societății SC MITLIV EXIM SRL

Utilizarea certificatului

Certificatul este valabil în mod exclusiv pentru unitatea organizatorică certificatăSC MITLIV EXIM SRL, pentru domeniul de activitate și locațiile trecute pe certificat. Utilizarea certificatului pentru alte unități organizatorice necertificate , pentru alte domenii de activitate și pentru alte locații nu este permisă. Societatea este responsabilă de utilizarea corectă a certificatului.

În cazul în care organismul de certificare este interpelat pe baza reglementărilor de răspundere juridică față de produs, a reglementărilor de fidejusiune și garanționale, sau în urma utilizării de către intreprindere a certificatului într-un mod ce contravine prevederilor acestei reglementări, aceasta este obligată să exonereze organismul de certificare față de orice pretenții emise de o terță parte. Acest lucru ar fi valabil și pentru cazurile în care organismul de certificare este interpelat de către terți în legătură cu afirmațiile publicitare înșelătoare sau false ale societătii.

SC MITLIV EXIM SRL nu are dreptul de a opera modificări în certificat.

Dacă din orice motiv, se doresc modificări în certificat, societatea este obligată să adreseze în scris o cerere corespunzătoare de modificare către organismul de certificare. Pentru justificarea cererii, trebuie identificate motivele și scopul modificării solicitate.

Organismul de certificare va determina acțiunile necesare pentru modificarea certificatului (de exemplu efectuarea unui audit extraordinar datorită creșterii numărului de locații incluse în sistem). Întreprinderea acțiunilor necesare modificării certificatului și tarifele acestora vor fi consemnate într-un act adițional. Modificarea certificatului va fi efectuată în urma întreprinderii și finalizării cu succes a acțiunilor determinate.

CONCLUZII

SC MITLIV EXIM SRL este o firmă care pune foarte mult accent pe calitatea serviciilor și produselor oferite clienților, și care prin promptitudinea și diversificarea serviciilor a reușit să atragă mulți clienți, dar și totodată să se implice in diverse proiecte ale orașului Craiova, cât și din afară.

Pot spune că firma dispune de un personal calificat foarte bine pregătit, oameni dornici de muncă, seriozitate în toate activitățile întreprinse, muncă în echipă bine organizată, mereu dornică de implicarea în noi proiecte.

Datorită menținerii pe piață și ocuparea locurilor fruntașe în ceea ce privește calitate, preț, produs plus multe alte servicii, SC MITLIV EXIM SRL, după părerea mea este o firmă de viitor, care în timp va crește mult mai mult, putând să se adapteze în orice condiții, de la an la an reușind să aducă îmbunătățiri vizibile tuturor produselor și serviciilor, dispunând de o tehnologie avansată.

SC MITLIV EXIM SRL, este una din cele mai importante firme de materiale de construcții din Craiova. Este o societate model în domeniul său de activitate, fiind o firmă care urmărește să satisfacă cerințele de orice natură ale tuturor clienților.

Pentru a putea reuși pe piață și pentru a ajunge la standardele actuale de performanță, conducerea societății Mitliv Exim a implementat continuu soluții noi și a încercat să aducă permanent îmbunătățiri modului său de lucru. Chiar dacă toate obiectivele au fost atinse și succesul nu a întârziat să apară, sociatetea își propune, ca pe viitor să atingă următoarele perspective:

Creșterea numărului de clienți;

Dezvoltarea rețelei de colaboratori;

Extinderea activității societății în mai multe regiuni ale țării;

Creșterii rețelei proprii de producție a betoanelor, agregatelor, armăturii, dar și a altor produse;

Creșterea numărului de angajați;

Pregătirea profesională permanentă a personalului;

Implicarea în cât mai multe proiecte;

Să facă față cu succes, prin aducerea pe piață de produse și servicii noi sau îmbunătățite;

Să fie într-o continuă perfecționare a structurilor existente, astfel încât să se adapteze cu ușurință noilor exigențe impuse, modificărilor ce survin în tehnologii, pe piețele de desfacere și cerințelor în continuă creștere și schimbare ale consumatorilor;

Fortificarea punctelor slabe ale competitorilor;

Extinderea capacităților de producție;

Permanentizarea furnizorilor în schimbul oferirii de produse de calitate, la prețuri acceptabile și la termenele convenite.

În concluzie am ales să prezint și câteva din certificările obținute de către firmă în urma desfășurării activităților sale.

Certificare ISO 9001: 2008 pentru Sistemul de Management al Calității

Certificare ISO 14001: 2004 pentru Sistemul de Management de Mediu

Certificare OHSAS 18001: 2007 pentru Sistemul de Management al Sănătății și Securității Ocupaționale

Certificat de Conformitate pentru produsul Beton

Certificat de Conformitate pentru produsul Beton Rutier

Certificat pentru controlul producției în fabrica pentru Agregate pentru materiale nelegate sau legate hidraulic

Certificat pentru controlul producției în fabrica pentru Agregate pentru beton

Certificat pentru controlul producției în fabrica pentru Agregate pentru amestecuri bituminoase

Bibliografie

www.mitliv.ro

Manual ”Economia comerțului”, Ion Criveanu

Idea Plus Solutions

Bibliografie

www.mitliv.ro

Manual ”Economia comerțului”, Ion Criveanu

Idea Plus Solutions