Ceremonialul Actiunilor Protocolare

Ceremonialul acțiunilor protocolare

Argument

Rolul protocolului contemporan este de a realiza acest echilibru ca instrument de comunicare între reprezentant și reprezentat, semnificativ și semnificat, guvernant și guvernat.

Protocolul, eticheta, politețea fac parte din prețul care trebuie plătit pentru a menține armonia socială, armonia dintre noi și mediul în care evoluăm. Toate aceste reguli, cu cât ne sunt mai bine cunoscute și cu cât le avem mai bine asimilate, cu atât împietează mai puțin asupra libertății noastre. Evoluția lor s-a aflat în permanență în strânsă relație cu progresul civilizației.

Studierea istoriei protocolului este importantă pentru înțelegerea evoluției modului în care au fost reglementate raporturile interne și internaționale pe parcursul timpului, în vederea dezvoltării relațiilor, evitând conflictele și asigurând un dialog continuu. Evoluția socială și istorică a dus la o permanentă îmbunătățire și adaptare a regulilor de protocol, în vederea atingerii obiectivului său principal – asigurarea unor relații armonioase.

Noțiuni introductive

Definirea conceptelor

Protocolul

Cuvântul protocol are etimologie greacă, protokollon, și reprezintă un termen format prin combinatia cuvintelor prôtos, care înseamnă primul și kollào, adica a lipi. Inițial, acest termen desemna prima pagină care era lipită pe un sul de papirus și care cuprindea datele referitoare la originea și conținutul acestuia. Ulterior, sensul lui a fost de text original al unui înscris notarial, registrul în care erau inscrise actele notariale.

În sec. XVII, protocolul se definea ca fiind o culegere de formulare folosită cu scopul stabilirii corespondenței între persoane, în funcție de rangul acestora.

Conform DEX-ului, termenul reprezintă un „act, document în care sunt consemnate rezoluțiile unei adunări, ale unei dezbateri, document diplomatic cu valoarea unui acord internațional, formular oficial folosit pentru acte publice, totalitatea formelor și a practicilor de ceremonial care se aplică la festivitățile oficiale în relațiile diplomatice, serviciu însărcinat cu organizarea oficială a ceremonialului.”

Protocolul are mai multe funcții: funcția de reprezentare, funcția de comunicare, funcția de armonizare socială și funcția de obligativitate.

Funcția de reprezentare se referă la omniprezența elementelor de protocol în cadrul vizitelor oficiale ale șefilor de stat, în timpul audiențelor oficiale care se acordă înalților demnitari de stat, șefilor misiunilor diplomatice și organizațiilor politice internaționale (ONU) și regionale (Uniunea Europeană, Consiliul Europei, OSCE, NATO etc.). În aceste situații se stabilește ordinea de precădere, adică se rezervă locul fiecărui stat membru, după normele internaționale care sunt în vigoare în momentul respectiv. Identitatea națională și politică se exprimă apelând la atributele protocolare de reprezentare, adică drapel, stemă etc și astfel se face deosebirea de ceilalți membri ai comunității internaționale.

Funcția de reprezentare a protocolului se evidențiază la diverse ceremonii publice, dar și în modul de exprimare al organizațiilor și al companiilor.

Semnificația protocolului în societate este relevată și de funcția de comunicare. Louis Dussault vorbea despre importanța comunicării, ea fiind o dorință și o necesitate universală, atât între indivizi, cât și în relațiile dintre națiuni și popoare.

În acest sens, protocolul are rolurile de generator de mesaje și de modalitate de recepție

a informației și a materializării ei. Protocolul este un element de comunicare între liderii politici și populație și ajută la funcționarea normală a instituțiilor statului, asigurând viabilitatea acestora.

Funcția protocolului de armonizare socială se evidențiază în viața politică, deoarece ea creează un cadru de respect între guvernanți și guvernați, în funcție de normele în vigoare. Așadar, aplicarea normelor de protocol îndepărtează pericolul dezordinii, mai ales că în cadrul activităților oficiale participă reprezentanți din diferite medii, țări, regiuni și continente.

Eticheta

Eticheta se referă la regulile recunoscute de comportare politicoasă în viața de zi-cu-zi, în societate și în cadrul vieții publice. Termenul a apărut la începutul secolului al XV-lea, când se faceau cunoscute activitățile desfășurate la curțile suveranilor. Mai târziu, eticheta a dobândit sensul de norme riguroase de comportare la curte, cu rolul să aducă la cunoștință demnitatea autorității. Se pot stabili asemănări și deosebiri între protocol și etichetă. Prin urmare, protocolul se referă la raporturile instituționale, iar eticheta la raporturile individuale. Ambele fac parte, însă, din contextul vieții publice.

Precăderea

Precăderea reprezintă un sistem care stabilește întâietatea sau prioritatea acordată unei persoane care participă la o activitate cu mai mulți invitați, față de un altul. Ordonarea celor care iau parte la o manifestare oficială sau privată se face ținând seama de rangul în ierarhia de stat, de gradul și vechimea în funcția pe care o îndeplinește, de vârstă. Precăderea ajută la indicarea locurilor care li se cuvin în timpul desfășurării evenimentului respectiv.

Ceremonialul

Ceremonialul indică succesiunea etapelor unei solemnități civile, militare sau religioase, determină contextul, formele exterioare, cadrul și atmosfera în care se vor desfășura acestea și arată ce are de făcut cel care prezidează sau conduce o ceremonie.

Curtoazia

Curtoazia se caracterizează prin comportamente și atitudini de politețe, rafinament, eleganță și generozitate.

Termenul de curtoazie internațională presupune respectarea unor norme cu rol în menținerea unor bune relații între state, chiar dacă nu sunt obligatorii din punct de vedere juridic.

Curtoazia internațională a apărut deoarece se dorea o comunicare mai ușoară între trimișii

oficiali ai statelor. Curtoazia cuprinde multitudinea de gesturi și atitudini obligatorii care vin în completarea regulilor de protocol și etichetă stabilite în prezent.

Politețea

Cuvântul politețe are etimologie franceză și definește manierele de comportare perfecționate ale unei persoane. Prin politețe se arată respectul față de celălalt. Se referă atât la comportarea în viața de familie, în relațiile profesionale, cât și la evenimentele oficiale la care luăm parte.

“Politețea se manifestă prin gesturi, atitudini și comportare diferite de la un popor la altul, de la o orânduire la alta, esența ei rămânând însă acceași: respect față de cei din jur și prin ei față de tine însuți. Am greși profund dacă am considera pe cineva politicos numai prin faptul că știe pe dinafară câteva reguli de bună creștere […]”

Un exemplu de bune maniere este de a oferi flori gazdei, o regulă de etichetă este a da întâietate persoanelor mai în vârstă, iar o greșeală de protocol este ca un șef de stat să se adreseze în scris unui prim ministru al altei țări.

1.1.7 Diplomația

Diplomația are ca scop atingerea obiectivelor unui stat și se realizează în contextul relațiilor internaționale, prin intermediul unor anumite metode, mijloace și principii.

1.2 Istoria protocolului

1.2.1. Istoria protocolului în lume

Din cele mai vechi timpuri, societatea s-a clasat într-o anumită ierarhie în cadrul triburilor, ceea ce a dus la stabilirea relațiilor de comunicare între membrii lor. Astfel a apărut protocolul. Mai târziu, în urma depășirii relațiilor violente dintre diverse centre de putere care dețineau același teritoriu, s-a simțit nevoia de a intra in contact unul cu altul.

Protocolul se conturează mai clar în mileniul III î.H. (acordul dintre orașele Lagash și Umma) și în mileniul II î.H. (Tratatul de Pace între Ramses al II-lea al Egiptului și Hattușil al III-lea, regele hitiților). Acest fapt se datorează relațiile interstatale mai formale.

Filozoful grec Platon (427-347 î.H.) oferă informații despre ceremonialul și eticheta existente în Grecia Antică, punctând categoriile de oaspeți străini și modalitățile de primire a acestora.

La romani, Împăratul Constantin cel Mare (306-337 d.H.) stabilește măsuri de

perfecționare a ordinii de precădere a funcțiilor în stat și a celor de la palatul imperial în documentul Nota Dicnitatum.

În secolele IV-XIV, adică din Evul Mediu și până în perioada Renașterii, protocolul rămâne notoriu în țările Orientului, pe când în Europa acesta este simplu și puțin structurat din cauza lipsei de comunicare dintre state. Odată cu noile viziuni politice și cu îmbunătățirea stilului de comunicare, în secolele XV-XVI începe un proces de adoptare a protocolului, care va duce la perfecționarea ceremonialului din sercolele următoare.

În Franța, regele Francisc I (1515-1547) și-a adus contribuția prin stabilirea primei ordini de precădere a nobililor, onorurile și privilegiile pe care le puteau pretinde aceștia și alte reguli deosebit de importante pentru viața de la curte. Cel mai vechi document care s-a păstrat până în zilele noastre cu reguli precise de ceremonial a fost scris de urmașul regelui Francisc I, Henric II (1547-1559).

La baza actualului protocol european sunt regulile de protocol și ceremonial impuse de monarhiile europene medievale. În fiecare epocă istorică, aceste reguli au suferit transformări pentru atingerea obiectivului principal al protocolului – asigurarea unor relații armonioase între state, instituții sau persoane.

Absolutismul monarhic domină secolele XVII-XVIII, când normele de protocol și de ceremonial aveau scopul de a remarca importanța și prestigiul monarhului. Cele mai semnificative exemple sunt Franța și Spania.

Împăratul Napoleon I (1808-1814) a fost cel mai mare legiuitor al Franței și în materie de protocol, deoarece el a enunțat reguli detaliate de protocol, de ceremonial civil și militar și de ordine de precădere, care au rămas în vigoare din 13 iulie 1804 până în secolul XX.

Premierul Franței, Georges Clemenceau, a modificat textul napoleonean printr-un decret emis la 16 iunie 1907 și semnat de președintele Franței de la acea vreme, Armand Fallieres (1906-1913), astfel încât imediat după șeful statului se situează acum, în locul prinților și cardinalilor, președinții Senatului și Camerei Deputaților, președinții Consiliului de Miniștrii, membrii guvernului etc.

Ordinea de precădere se modifică din nou în 1958, acordându-se locul al doilea în stat prim-ministrului, președinții forurilor legislative trecând pe locurile trei și patru, ca o recunoaștere a excepționalei personalități a generalului Charles de Gaulle. În acest an, președintele Rene Coty l-a solicitat pe general să revină la viața politică și să reia conducerea guvernului francez.

În secolele XIX și XX-lea se identifică o apropiere reprezentativă a regulilor de protocol în

toată Europa, ceea ce determină tendința de a vorbi despre un protocol european.

1.2.2 Istoria protocolului românesc

Primul text românesc care tratează noțiuni de protocol este Învățăturile lui Neagoe Basarab către fiul său Teodosie, opera lui Neagoe Basarab, domn al Țării Românești între anii

1512-1521. „Din cuprinsul învățăturilor, rezultă atenția ce se acorda ordinii de precădere în acțiunile protocolare e aveau loc la curte, grija pentru stabilirea, în detaliu, a ceremonialului primirii solilor: cum sunt întâmpinați aceștia; cum stau domnul și boierii în sala de primire; cum se înmânează domnitorului mesajul de solie; cum se oferă mese solilor străini și ce daruri trebuie să li se ofere, pentru a-i impresiona”.

În Descriptio Moldaviae, Dimitrie Cantemir, domn al Moldovei în anii 1696 și 1710-1711, prezintă în amănunt protocolul ceremoniilor religioase si politice și dregătoriile din Moldova.

Institutionalizarea protocolului s-a realizat prin contribuția lui Grigore Calimachi al Moldovei (1761-1764), prin Condica ce are întru sine obiceiuri vechi și nouă a prea înalților Domni, scrisă de al II-lea logofăt, Gheorgachi, în 1762. Gheorgachi se ocupa de activitățile protocolare de la curte, așadar el s-a bazat pe propria experiență și tradiție în elaborarea Condicii, care a devebit primul cod unitar al diferitelor reguli protocolare.

„Din scrierile în materie cercetate de Dan Simonescu și analizate în Literatura românească de ceremonial, rezultă că, până la Unirea Principatelor și urcarea pe tron a domnitorului Alexandru Ioan Cuza, activitățile protocolare din țara noastră urmau tradițiile de ceremonial consemnate, de-a lungul timpului, la curțile domnești din Moldova și Muntenia”.

Prima institutionalizare modernă a protocolului în România a fost în anul 1876, în anii de domnie ai lui Carol I, prin documentul Ceremonialul Curții Domnești, scris de

generalul Theodor Văcărescu. Acesta a fost mareșal al Curții Domnești, iar mai târziu al Casei Regale.

La începutul anului 1958, prin H.C.M. nr. 125/5.02 s-a constituit Ceremonialui de Stat al Republicii Populare Române, în 1964 a apărut Decretul 146 privind activitatea de protocol în Republica Populară Română, iar prin Decretul nr. 406/07.05.1968 se înființează pe lângă Consiliul de Stat organismul Protocol de Stat.

În cele 173 de pagini sunt abordate chestiuni de protocol care nu se referă numai la Curtea Regală, ci și la alte instituții ale statului român.

1.2.3 Protocolul în contextul actual

După Revoluția din decembrie 1989 s-au adoptat normele și uzanțele protocolare caracteristice țărilor democratice și a avut loc o aliniere la practicile internaționale în materie. În prezent, în România protocolul este în concordanță cu normele din structurile euro-atlantice. Se definește printr-un un caracter serios, sobru, care exprimă solemnitate și decență.

În zilele noastre, protocolul și ceremonialul aferent acestuia au cunoscut o simplificare

remarcabilă, adoptată în același timp cu procesul de democratizare a societăților. Lipsesc ceremonialele lungi, recepțiile fastuoase și alte acțiuni caracteristice perioadei comuniste. Diplomația publică și brandul de țară sunt modalitățile de comunicare prin care țările reușesc să se definească pe plan internațional.

Despre politețe și comportare civilizată

2.1 Ținuta fizică

“Ținuta influențează prima impresie, prima luare de contact a unei persoane – femeie sau bărbat – cu cei din jur. […] Ținuta este definită atât de de aspectul fizic general, cât și de unii factori subiectivi, cum ar fi mișcările corpului, modul de vorbire, vestimentația etc.”

În timpul mersului, ținuta care trebuie adoptată este poziția dreaptă a corpului, însă relaxată, nu rigidă, o balansare degajată a brațelor în limitele stabilite de jocul normal al coatelor, pași potriviți, iar umerii să nu fie nici aduși în față, nici trași înapoi.

În ceea ce privește deprinderile necorespunzătoare, trebuie depuse eforturi prin exerciții în mod repetat pentru corectarea lor. În societate nu este permisă sprijinirea de perete sau pe spătarul scaunului, jocul nervos cu batista, cartea de vizită, stiloul, bricheta sau alte obiecte.

În timpul unei discuții, folosirea mâinilor joacă un rol important pentru a ne face mai bine înțeleși, pentru a ne susține punctul de vedere, dar constituie greșeli evidente apucarea interlocutorului de cravată, butoni sau de rever, indicarea obiectelor sau persoanelor cu mâna, încrucișarea mâinilor pe piept, ținerea pe șold sau introducerea lor în buzunare, trosnitul degetelor sau introducerea lor în nas, căscatul sau strănutatul fără ducerea mâinii la gură, mestecatul gumei, râsul prea zgomotos. „Folosirea mâinilor în timpul unei conversații poate fi uneori utilă, fără să se ajungă însă la gesticulări excesive. Este de preferat ca mâinile să stea cât mai imobile.”

În cazul așezării pe un scaun sau fotoliu, trebuie calculate gesturile care transmit starea de plictiseală, satisfacția cuceririi unui loc. Sunt contrare bunului gust întoarcerea picioarelor către interior sau desfacerea exagerată a genunchilor. „La femei, este de preferat încrucișarea părții de jos a picioarelor, astfel încât rochia să poată acoperi cât mai mult piciorul. Totodată, se va avea grijă să se țină genunchii strânși, chiar dacă trebuie să se facă un mic efort. Se poate sta și picior peste picior, dar tot cu genunchii unul lângă celalalt. Când se stă în picioare, nu este permis să se țină picioarele despărțite unul de altul,

nici să se lase cu greutate pe un singur picior.”

2.2 Salutul

Salutul este actul de curtoazie față de o altă persoană sau de un grup de persoane. Acesta

este însoțit de cele mai multe ori de o serie de nuanțe care pot să-i modifice sau să-i completeze

sensul, în mimică și în ținută, să constituie o expresie de stimă sau o simplă obligație formală.

Normele salutului spun că va fi salutat primul cel căruia i se cuvine mai multă deferență, tinerii îi vor saluta pe cei mai în vârstă, bărbații salută primii femeile, cei cu funcții mai mici îi salută pe cei cu grad superior, nou veniții îi salută pe cei aflați deja într-o încăpere sau loc de întâlnire.

În cazul salutului adresat unui grup, nu mai este obligatoriu să se dea bună ziua individual. Dacă acest lucru se face, se va începe cu cei cărora li se cuvine mai multă stimă.

Curtoazia cere ca, indiferent de vârstă sau funcție, bărbatul să salute mai întâi femeia, această regulă fiind valabilă atât în viața publică, în activități care se desfășoară în instituții sau firme, precum și în relațiile cu caracter privat.

În viața particulară, întâietatea dată funcției în raporturile de serviciu cedează locul criteriului de vârstă, între persoane de același sex.

În situația unor persoane între care nu există deosebiri, se va avea în vedere că cel care este în mișcare îl va saluta primul pe cel care stă pe loc, dacă ambii sunt în mișcare, va saluta primul cel care taie drumul celuilalt, dacă circulă în aceeași direcție, cel care merge mai repede va saluta primul, iar cine se află într-o mașină îl salută primul pe cel care merge pe jos.

Dacă persoanele au același statut social sau când nu se cunoaște exact poziția celui întâlnit, cel mai politicos va saluta primul, întrucât nu este un semn de demnitate să pretinzi să fii salutat primul.

Este o mare impolitețe din partea celui care a fost salutat să nu răspundă. Acesta nu este cazul femeii singure salutate de un necunoscut. Pe de altă parte, bărbații trebuie să răspundă și necunoscuților. Alte recomandări, pentru ambele sexe, sunt salutarea persoanelor care par cunoscute, fără a fi totuși identificabile și eschivarea cu tact dacă în cazul întâlnirii cu o persoană cunoscută nu se dorește o eventuală conversație.

La intonarea imnului național al României și a imnurilor străine, la manifestările publice, la trecerea drapelului de stat în cadrul unei parade sau la ridicarea tricolorului, în cazul unei ceremonii oficiale, bărbații și femeile salută ridicându-se în picioare; de asemenea, bărbații trebuie să își descopere capul.

Se salută și cortegiile mortuare, bărbații și femeile oprindu-se un moment, când acesta trece în dreptul lor, primii descoperindu-și capul, pentru câteva momente.

2.3 Adresarea către o altă persoană

Adresarea reprezentanților diplomatici sau oficialilor se face ținându-se cont de titlurile

deținute până în momentul în care are loc adresarea, niciodată folosindu-le prenumele, așa

cum este protocolul în Statele Unite. Adresarea se face conform formalismului diplomatic, celui

oficial instituțional sau celui corporatist.

Când se face prezentarea soțului sau soției, este indicat să se spună prenumele sau soțul meu sau soția mea, iar nu dl. sau dna. Ionescu.

Către ambasadori, adresarea este Dl./Dna. Ambasador sau Ambasadorul Ionescu. Excepție se face în cazul invitațiilor speciale sau a unor vechi relații de prietenie, când adresarea către un ambasador se face cu prenumele, dar numai context privat. Dacă adresarea este indirectă, formula este ambasadorul, iar dacă este împreună cu soția ori soțul, ambasadorul și dl./dna. Ionescu. Dacă soția are numele dinainte de căsătorie, adresarea este ambasadorul și soția sa, dna. Ionescu.

Titlul de ambasador se păstrează și după ce o persoană își încheie misiunea în această funcție. Soției ambasadorului i se adresează cu formularea Doamna Ambasador în țările francofone. Dacă ambasadorul este femeie, adresarea corectă este Ambasadorul Ionescu în toate țările, pentru a nu se ivi confuzii și pentru a o asigura de tot respectul.

La noi s-a adoptat regula după normele de etichetă franceză, conform căreia pentru toate persoanele de sex feminin, care au peste 18 ani, neluând în calcul statusul marital, adresarea este Doamna … (nume). Chiar dacă persoana feminină nu este căsătorită, nu va face corectura Domnișoara … (nume).

Adresarea către personalități cu funcții înalte în stat sau către conducători ai unor culte religioase se face cu deosebită grijă pentru folosirea formulelor și a titulaturilor corecte de adresare. Greșelile în această privință sunt primite foarte prost.

În cazul monarhilor, pentru împărat sau rege, formula introductivă de adresare este cea de Sire, iar pentru împărăteasă și regină cea de Doamnă. Adresarea completă este Majestatea Sa Elisabeta a II-a, Regina Marii Britanii. În scrisoarea adresată reginei, se folosește Majestatea Voastră. Pentru prinți, adresarea este Alteței Sale Serenissime, dacă

este prinț suveran al unui stat, iar dacă este fiul unui împărat sau rege Alteței Sale Imperiale sau Alteței Sale Regale. Adresarea într-o scrisoare este Alteța Voastră Serenissimă, Alteța Voastră Imperială, Alteța Voastră Regală.

Pentru străinii cu funcții de președinte de stat, șef de guvern, ministru, ambasador, formula introductivă care se folosește este Excelență, adresarea în scrisori este Excelența Voastră sau

Dumneavoastră. În cazul înalților demnitari, cum este președintele de stat sau prim-ministrul nu se mai adaugă nicio altă formulă de adresare, întocmai pentru a se sublinia importanța funcției deținute. Această terminologie a fost stabilită în relațiile internaționale de către practicile la nivelul NATO și mai târziu la nivelul UE.

Formula introductivă în cazul demnitarilor autohtoni este aceea de Domnule, Dumneavoastră, nu se folosește Excelență..

„În încheierea scrisorilor adresate unor înalte personalități de stat, se pot folosi formule de politețe ca: Rog pe Majestatea Voastră/Alteța Voastră să binevoiască a accepta expresia profundului meu respect; Vă rog, Domnule Președinte, să binevoiți a primi expresia considerației mele celei mai înalte; Vă rog să acceptați, Domnule Ministru/Ambasador, expresia înaltei mele considerații; Vă rog să primiți, domnule Director, expresia distinsei mele considerații.”

În cadrul Bisericii Ortodoxe Române:

Patriarhului i se adresează cu Prea Fericite Părinte Patriarh, Prea Fericirea Voastră, Prea Fericirii Sale, Prea Fericitului Părinte Daniel, Patriarhul Bisericii Ortodoxe Române;

Mitropoliților și Arhiepiscopilor – Înalt Prea Sfințite, Înalt Prea Sfinției Voastre, Înalt Prea Sfinției Sale, Înalt Prea Sfințitului… (prenumele), Mitropolitul Moldovei și al Bucovinei;

Episcopului sau Arhiereului vicar – Prea Sfințite, Prea Sfinția Voastră, Prea Sfinției Sale, Prea Sfințitului… (prenumele);

Arhimandritului și Starețului – Prea Cuvioase Părinte Arhimandrit/Stareț, Prea Cuvioșia Voastră, Prea Cuvioșiei Sale, Prea Cuviosului Arhimandrit; dacă este și stareț, în continuare se spune Starețul Mănăstirii (denumirea);

Preotului – Prea Cucernice Părinte, Prea Cucernicia Voastră, Prea Cucernicului Părinte (numele), paroh al bisericii (denumirea);

Călugărului/Călugăriței – Cuvioase Părinte, Cuvioasă Maică.

La Biserica Română Unită cu Roma, Greco-Catolică se folosesc aceleași formule de adresare cum sunt cele din Biserica Ortodoxă. Conducătorului acestui cult, care are rang de Arhiepiscop Major, i se adresează cu Preafericirea Sa Lucian, Arhiepiscop Major al Bisericii Române Unite cu Roma, Greco-Catolică.

În cadrul Bisericii Armene și al Cultului Creștin de Rit Vechi se folosesc aceleași formule de adresare cum sunt cele pentru ierarhiile Bisericii Ortodoxe. Pentru Catolicosul de la Ecimiadzin (conducătorul Bisericii Armene de pretutindeni) adresarea este Sanctitatea Voastră.

Papei din Biserica Romano-Catolică i se spune Sanctitatea Voastră, Prea Sfinte Părinte,

Sanctității Sale Papa Benedict al XVI-lea;

Cardinalului – Eminența Voastră sau Domnule Cardinal, Eminenței Sale Cardinalul (numele), unde se adaugă funcția deținută (Arhiepiscop de …);

Arhiepiscopului/Episcopului i se adresează cu apelativul Excelență, Monseniore, Domnule Arhiepiscop/Episcop, respectiv Excelenței sale Arhiepiscopului de (denumirea diocezei)

Monseniorul (numele);

Preotului – Părinte Paroh, Domnule Părinte;

Călugărului – Cuvioase Părinte, Cuvioasă Maică.

În țara noastră, în corespondența oficială către ierarhii romano-catolici se utilizează formule de adresare similare celor folosite către ierarhii ortodocși. Doar pentru cardinali formula introductivă este Eminența Voastră.

Prezentarea unei persoane

Scopul pentru care persoanele sunt prezentate sau introduse este acela de a-și face cunoscut numele între ele și de a putea continua o conversație. Prezentarea unei persoane este, de asemenea, o manifestare a relațiilor dintre oameni și trebuie respectate anumite reguli de etichetă.

La fel ca în cazul salutului, se urmează principiul priorității persoanelor cărora li se cuvine mai multă deferență. Așadar, tinerii sunt prezentați celor mai în vârstă, bărbații sunt prezentați femeilor, persoanele cu rang inferior sunt prezentate celor aflați pe o poziție socială mai înaltă. Există o excepție în cazul fetelor tinere, care vor fi prezentate unui domn în varstă, nu invers.

De cele mai multe ori, prezentarea se face de o a treia persoană, aceasta putând fi gazda casei în care are loc reuniunea sau cineva care le cunoaște pe ambele persoane care urmează să facă cunoștință. “La o reuniune se va pronunța mai întâi numele persoanei care intră și apoi al celor deja prezenți; ordinea se inversează numai dacă ultimul venit este o personalitate marcantă.”

În formularea prezentărilor este important să se ia în calcul o anumită etichetă. Astfel, se pronunță mai întâi numele căruia i se face prezentarea, urmându-l de o formulă de politețe, iar apoi se pronunță numele celui care este prezentat. Dacă unei personalități de seamă trebuie să i se prezinte cineva, se menționează doar funcția sau titlul acesteia și nu i se mai adaugă numele: Domnule primar, vă rog să-mi permiteți să vi-l prezint pe domnul Ionescu. Prin această formă de politețe se subliniază notorietatea persoanei care deține o funcție mai importantă.

În urma recomandărilor, ambele persoane trebuie să se încline ușor, iar cea prezentată să exprime considerație prin mijloace verbale și nonverbale. Imediat, cel către s-a făcut prezentarea întinde mâna celui pe care l-a cunoscut și acesta i-o strânge. Este bine ca întinderea mâinii să fie însoțită de formule precum Încântat, Mă bucur să vă cunosc ori altele care exprimă plăcerea, satisfacția că s-au facut prezentările. Dacă se face apoi un schimb de cărți de vizită, primul care oferă cartea sa de vizită este cel inferior în grad sau bărbatul, nu cel care are o funcție superioară sau femeia.

Când nu se pun probleme de precădere, adică este vorba de persoane care au același grad și aproximativ aceeași vârstă, în prezentare se poate folosi o expresie introductivă mai simplă și nu

contează în ce ordine se pronunță numele celor două persoane. Persoana care face prezentările poate adăuga cate o frază despre fiecare pentru a face prezentarea mai plăcută și pentru a face posibilă începerea unei conversații. În cazul unei întâlniri, gazda trebuie să pronunțe mai întâi numele persoanei care intră și apoi numele celor aflați în încăpere.

Normele de protocol privind prezentarea unui cuplu subliniază faptul că se va începe prezentarea cu soțul, apoi cu soția formularea fiind Domnul și doamna Ionescu sau Domnul prodecan Ionescu și doamna.

În cazul persoanelor singure, ele sunt prezentate cuplurilor.

Când cineva urmează să își prezinte soțul, soția sau un alt membru al familiei, va formula în mod simplu Soțul meu, Soția mea, Fiica mea.

Un bărbat se ridică în picioare indiferent de vârstă atunci când i se prezintă cineva. Femeia se ridică doar când i se prezintă gazda, persoane mult mai în vârstă sau bărbați cu funcții foarte importante.

Autoprezentarea

Autoprezentarea este o altă metodă prin care se fac prezentări. „În aceste împrejurări, formulele obișnuite sunt: Îmi permiteți să mă prezint? sau Îmi dați voie să mă recomand?“. Aceasta are loc atunci când gazda nu este prezentă la o reuniune oficială sau privată sau când nu sunt cunoscute persoanele la o anumită întâlnire de lucru. Autoprezentarea este acceptată și încurajată ca gest în contextul evenimentelor sociale, deoarece obiectivul cel mai important este dezvoltarea de relații între cât mai multe persoane.

În situația în care o persoană nu își mai amintește numele cuiva, este bine și politicos să își mai menționeze numele o dată și să precizeze unde s-au întâlnit prima dată. Bună ziua, sunt Ion

Popescu, ne-am întâlnit la conferința de presă de la Guvern. Mă bucur să vă revăd. Această formulare atrage posibilitatea ca și cealaltă persoană să se prezinte din nou.

Schimbul de cărți de vizită

Cărțile de vizită au devenit utilizate în secolul al XIX-lea și se folosesc ca mijloc de comunicare între diverși reprezentanți ai anumitor sfere de activitate umană, cum sunt politicienii, diplomații, oamenii de știință și de cultură.

Cărțile de vizită au dimensiunea standard de 90 mm lungime și 50 mm lățime sau au formatul A6 – 148×105 mm. Acestea trebuie să aibă o stilistică adecvată, să respecte elementele

grafice stabilite în manualul de identitate grafică al instituției, respectiv al companiei, să respecte parametrii estetici, să fie valorificată prin eleganța literelor și prin calitatea imprimării.

Acestea se realizează din hârtie albă cartonată pe care se regăsesc sigla și numele companiei sau instituției, prenumele, numele, titlul și funcția persoanei respective, contactele instituției ori ale companiei: adresa poștală, telefon, fax, adresa de web și contactele instituționale ale persoanei: telefon mobil de serviciu, adresa profesională de

e-mail. Pe cărțile de vizită oficiale nu se înscriu datele de contact personale, precum adresa de acasă, telefonul mobil, telefonul de acasă sau adresa de e-mail.

Cartea de vizită poate să însoțească un document sau se trimite odată cu un colet, cu un cadou sau cu un buchet de flori. Dacă pe o asemenea carte de vizită este scrisă abrevierea R.S.V.P. – retournez s’il vous plait – înseamnă că expeditorul așteaptă să-i fie returnată trimiterea respectivă. Nu trebuie să se confunde cu R.S.V.P. care e trecut pe invitații, deoarece înseamnă répondez, s'il vous plaît, adică se așteaptă răspunsul persoanei

invitate, confirmarea sau infirmarea prezenței acesteia.

Conform regulilor de protocol, efectuarea schimbului de cărți de vizită se face la sfîrșitul unei prezentări sau discuții, dar în ultimul timp s-au impus anumite modificări de către practica socială. Astfel, cărțile de vizită se oferă chiar la începutul întrevederii, ceea ce permite să se cunoască în cel mai scurt timp nivelul, funcția și titlul interlocutorului, instituția pe care o reprezintă. La dinee sau la prânzuri obișnuite nu se dă cartea de vizită de obicei. Dacă este nevoie, oferirea se va face cu delicatețe la sfîrșitul mesei. În Occident și în Orient se așteaptă să se facă prezentările, apoi se trece la schimbul de cărți de vizită.

Cărțile de vizită trebuie păstrate la îndemână pentru a avea acces rapid la ele.

Când se oferă cărți de vizită unui grup, se dă fiecărei persoane câte una, dacă numărul lor nu este mai mare de 6. Acestea nu se oferă numai omologilor, ci și colaboratorilor inferior ierarhic. Se recomandă să existe suficiente cărți de vizită pentru a evita situația stânjenitoare de a

rămâne fără. De asemenea, informațiile tipărite trebuie să fie corecte și actualizate. Eventualele adăugiri creează o impresie proastă.

În momentul primimirii unei cărți de vizită, aceasta să fie trebuie citită și apoi introdusă într-un buzunar. O carte de vizită primită de o persoană este destinată exclusiv acesteia. Aceasta nu poate să o dea mai departe altcuiva.

Există anumite abrevieri scrise cu mâna pentru a transmite diferite mesaje. Abrevierile provin din franceză și semnifică:

– P.P. (pour presenter) – pentru prezentări;

– P.F.C. (pour faire connaissance) – pentru a face cunoștință;

– P.F. (pour feliciter) – pentru felicitări;

– P.F.N.A. (pour féliciter à l’occasion de la Nouvelle Année) – pentru a felicita cu ocazia Anului Nou;

– P.F.F.N (pour féliciter à l’occasion de la fête nationale) – pentru a felicita de ziua națională;

– P.S. (pour saluer) – pentru a saluta;

– P.C. (pour condoléances) – pentru condoleanțe;

– P.R. (pour remercier) – pentru a mulțumi pentru ceva;

– P.P.C. (pour prendre congé) – pentru a-și lua rămas bun.

La ultimele două nu se răspunde.

Este foarte important să existe variante ale cărții de vizită și în limbile de circulație internațională, cum sunt engleza, franceza, cunoscută în cercurile diplomatice, în limba spaniolă, folosită în cazul calătoriilor în Spania sau în țările latino-americane ori pentru

contacte în zonele Asia sau Orientul Mijlociu – o față în engleză și una în chineză. Cartea de vizită se modifică odată cu schimbarea locului de muncă.

Pentru corespondență există o carte de vizită diferită pe care este imprimat numele, titlul și datele expeditorului; aceasta are dimensiuni mai mari – 148×105 mm. În centru există un spațiu unde se trece mesajul scris de mână și se trimite în plic. Plicul este datat și semnat de către expeditor. Acestea se folosesc pentru transmiterea de mulțumiri sau de felicitări.

Convorbirea telefonică

Telefonul este mijlocul de comunicare care a ajuns indispensabil în comunicarea cotidiană și ajută atât la rezolvarea activităților profesionale, cât și la menținerea relațiilor cu apropiații. Datorită importanței acestui mod de relaționare, există un anumit protocol al convorbirilor telefonice.

La începutul fiecărui apel, cel care sună trebuie să se prezinte, să își spună numele, fără apelativul domnul …, iar în cazul în care se apeleză în interes de serviciu, se va adăuga și numele instituției sau companiei unde lucrează. Pentru ca cel apelat să înțeleagă contextul în care se poartă discuția respectivă, se va menționa și funcția. În cazul în care legătura telefonică se realizează prin secretariat, apelantul trebuie să aștepte la telefon legătura cu persoana căutată. „Durata scurtă a convorbirii telefonice constituie o cerință de politețe sau de etichetă.[..]

Dacă dreptul de a încheia convorbirea nu este folosit la timp de cel care-l deține și ne vedem astfel imobilizați la telefon, luarea inițiativei de a termina convorbirea, printr-o formulă

oarecare de scuze, nu înseamnă nepolitețe.”

„Cea mai importantă regulă legată de folosirea telefonului mobil este aceea că trebuie să știm când se cuvine să-l închidem. Se consideră lipsă de tact și impolitețe dacă telefonul mobil începe să sune în timpul anumitor evenimente oficiale. Folosirea telefoanelor mobile este în mod

explicit interzisă în timpul spectacolelor de teatru sau al discursurilor oficiale, precum și în spitale sau în avion. Dar, în afară de aceste situații, este interzisă folosirea lor și la cinematograf, în timpul conferințelor sau al întâlnirilor oficiale, precum și în lăcașele de cult (biserici, moschei, temple etc.). În cazul participării la o ședință, la discuții sau tratative, trebuie să anunțăm în prealabil, cerându-ne scuze, dacă așteptăm un apel foarte important. Când sună telefonul, trebuie să ieșim imediat din încăpere și abia apoi să răspundem. În ciuda practicii tot mai răspândite, folosirea telefonului mobil nu este recomandată în locuri publice (pe stradă, în mijloacele de

transport, la piață sau în parc). Totuși, dacă telefonul sună, se cuvine să răspundem, însă este indicat să vorbim cât mai încet și să mergem într-un loc mai retras pe durata convorbirii, care trebuie să fi e cât mai scurtă, date fiind împrejurările.“

Orice convorbire telefonică se va termina cu un mesaj de salut.

Corespondența protocolară

În context actual, bunele maniere în corespondență au un rol semnificativ în relațiile dintre partenerii de afaceri. Așadar, corespondența protocolară determină transmiterea invitațiilor, felicitărilor sau a diferitelor tipuri de scrisori transmise de Departamentul de protocol al unei instituții; de exemplu, scrisorile de felicitare, scrisorile de mulțumire.

Invitațiile

O persoană publică își petrece o mare parte din timp luând parte la anumite acțiuni, și anume la organizarea de evenimente sau onorarea unor invitații. În acest sens, se poate vorbi de o artă a diplomației care trebuie să fie însușită de persoana publică, managerul unei organizații sau de omul de afaceri.

Invitațiile se trimit cu ocazia coctailurilor, dejunurilor, recepțiilor, conferințelor sau altor evenimente realizate de firme și instituții. Reușita unei asemea acțiuni depinde de acest moment, deoarece primirea invitației este primul contact al celui invitat cu organizatorul evenimentului. Înainte de a transmite invitațiile se consultă persoanele care urmează a fi invitate asupra datei și posibilității de participare.

Metoda de a transmite invitația este cea în forma tipărită. Prin invitația scrisă se prezintă

gazda, evenimentul și se oferă informații despre locul, data desfașurării evenimentului respectiv, motivul.

Invitația are o valoare importantă, ea reprezintă cartea de vizită a gazdei, nu este numai modalitatea de intrare la un eveniment. Cele mai importante aspecte ale invitației sunt conținutul, forma de prezentare, culoarea, grafica, care prin individualitate și creativitate creează armonia

perfectă.

„Structura unei invitații cuprinde următoarele elemente:

denumirea și sigla firmei;

numele și, eventual, funcția celui care lansează invitația;

formularea invitației;

evenimentul propriu-zis (genul de petrecere);

scopul întâlnirii (evenimentului);

data, ora;

locul;

instrucțiuni speciale;

unde se poate răspunde (acordul sau refuzul celui invitat).”

“Dacă numele firmei/companiei face parte din antetul de pe invitație sau dacă este inclus în adresa de pe invitație, nu trebuie să fie repetat în context.”

În invitația oficială se trece titlul gazdei cu sau fără nume. De exemplu:

Președintele Asociației X

Sau

Președintele Asociației X,

Domnul Ion Popescu

O invitație se poate transmite în numele unei persoane sau al unui grup:

Președintele Asociației X,

Domnul Ion Popescu

Și

Membrii Departamentului de Marketing….

Un efect deosebit îl are adăugarea pe invitație al numelui unei personalități care dă prestigiu evenimentului. Înainte de a-i imprima numele, acesta trebuie să își dea acordul, prezentându-i proiectul textului. Exemplu:

Sub patronajul

Președintelui ONG-ului X

Domnul Ion Popescu

Invitația nominală este cea în care s-a trecut numele invitatului, numele și titlul sau numai titlul acestuia. Indicat este să fie scris de mână. Pe invitația nenominală nu este notat

numele invitatului.

Formulele cele mai utilizate sunt:

„Are plăcerea de a vă invita la…

Vă roagă să îi faceți onoarea de a participa la…

Vă roagă să onorați cu prezența dumneavoastră…”

Scopul sau motivul invitației se precizează prin anumite formule.

„la dejunul în onoarea….

la cina oferită cu ocazia…

la semnarea acordului între…

la inaugurarea pavilionului …

la vernisajul…

la o recepție cu ocazia vizitei delegației…”

Data și ora se precizează cu exactitate. De asemenea, se ia în calcul și disponibilitatea invitaților. „De exemplu, în cazul unei invitații la cină, vom scrie ora 19:00 și nu începând cu ora 19:00. Este bine să se indice și o oră limită; în acest caz, cunoscând dinainte durata

activității, invitații își pot organiza mai bine timpul.” Exemplu:

Marți, 07 iulie 2015, între orele 19:00 și 21:00.

Punctualitatea trebuie motivată. Exemplu: Vă rugăm să nu întârziați, deoarece evenimentul este televizat.

Locul cuprinde adresa, și anume denumirea clădirii (dacă are nume), numele sălii, strada și numărul. Acestea pot fi însoțite de o schiță sau o hartă. Exemplu:

La Hotel Intercontinental

Sala Rapsodia

Bulevardul Nicolae Bălcescu, 4, Sector 1, București.

În încheierea invitației, destinatarul este rugat să confirme participarea. Formula folosită este R.S.V.P., abrevierea formulei din limba franceză Repondez s’il vous plait. Se menționează un număr de telefon unde se vor primi confirmările, o persoană de contract și o dată limită.

Exemplu:

R.S.V.P. înainte de 20 iunie 2015

Telefon: 0763294042

„Pe invitațiile persoanelor care au acceptat invitația […] se vor scrie (de preferință în colțul din dreapta, jos) inițialele P.M. (pour mémoir), iar pe restul invitațiilor inițialele R.S.V.P.

(Repondez s’il vous plait.). În acest caz, cel care primește invitația este obligat să-și confirme

sau nu prezența la acțiunea respectivă”

Dacă este necesar, pe invitație se vor nota instrucțiuni speciale privitoare la ținută – ținuta de seară sau ținută de zi – la locul parcării sau alte aspecte care îi ajută pe invitați.

Resursele grafice sunt foarte importante, deoarece sunt un mijloc de exprimare a mesajului prin dimensiunea caracterelor, a spațiilor dintre ele. În acest mod, se captează atenția invitaților și se stabilesc ierahiile între diferite personalități. Culoarea admisă pentru litere este negrul.

Fig. 1- Invitație la Ziua Națională a României

Felicitările

Felicitările reprezintă cel mai bun mod pentru exprimarea prieteniei, considerației sau al respectului față de o persoană și are rolul de a consolida anumite relații interumane.

Fig. 2 – Felicitare cu ocazia onomasticii de către Președintele Republicii Moldova

“Scrisorile de felicitare calde, amicale pot fi de mare ajutor, mai ales în relațiile manager-subaltern, coleg-coleg. Orice se poate face pentru ca noul angajat să se simtă bine primit, să se

integreze cât mai repede în serviciu sau pentru un coleg, cunoscut, prieten – să fie remarcat într-o clipă importantă din viața lui.”. Felicitările pot avea caracter oficial sau particular. Ocaziile cu

caracter particular când se trimit felicitări sunt cele care se referă strict la evenimentele personale (zilele de naștere, aniversările, avansările în grad, promovările), la cele legate de ziua națională a unei țări sau la sărbatorile de iarnă, Anul Nou, Paștele. Ultimele trei situații privesc confesiunea

destinatarilor.

„Felicitarea are caracter oficial când se adresează unor reprezentanți ai statelor străine și se referă fie la evenimente care interesează viața tatului respectiv (dobândirea independenței, sărbătorirea zilei naționale, numirea sau alegerea în funcții conducătoare de stat etc.), fie la viața personală a oficialităților respective (aniversarea zilei de naștere, căsătorii etc)”.

Eticheta atenționează că inițiativa de a felicita să aparțină persoanei cu grad mai mare.

Felicitările primite vor avea răspuns de mulțumire, care se va da în cel mai scurt timp, pentru a nu avea interpretări nedorite.

Felicitările scrise se prezintă sub mai multe forme: scrisori personale, telegrame de felicitare, cărți de vizită, pliante ilustrate sau simple. În cazul scrisorilor personale se recomandă expedierea lor din vreme, pentru a ajunge la timp la destinație. Sub această formă se remarcă atenția deosebită pentru persoana felicitată. “În ultimul timp, scrisoarea personală de felicitare a cedat tot mai mult locul telegramei, preferată atât pentru redactarea ei mai simplă, mai puțin pretențioasă, cât și pentru rapiditatea cu care parvine destinatarului.”

Condoleanțele

Când sunt transmise condoleanțele, în primul rând trebuie să fie elogiat cel dispărut și apoi să se arate familiei acestuia regretele pentru pierdere.

“Condoleanțele se pot prezenta în scris sau verbal. În acest din urmă caz pot fi utilizate formule ca: Sincere condoleanțe pentru pierderea suferită, Suntem sufletește alături de dv. (voi) în aceste clipe de dureroasă încercare, sau o altă formulă de acest gen. În scris, pot fi utilizate scrisoarea, cartea de vizită și, cel mai frecvent și recomandabil, telegrama”

Scrisorile de compasiune transmit mesaje din partea unor organizații atunci când se întâmplă accidente cu puternic impact emoțional sau în cazul calamităților naturale.

Realizarea unui eveniment

Categoriile de evenimente

Criterii de clasificare a evenimentelor:

Caracterul profesional: caracter cultural, științific, de afaceri, comercial, artistic, socio-politic, sportiv, religios

Abordarea de marketing: evenimente ai căror organizatori și-au depus candidatura, evenimente inovatoare, adaptate ori manifstări convenționale

Funcția îndeplinită: conferință – au ca scop transmiterea unor informații specialiștilor dintr-un domeniu, demonstrații, congres, concert, expoziții, concursuri sportive,

Evenimente de reprezentare: manifestări tematice, recepții clasice

Evenimente de tip prezentare și lansare de produse – facilitează schimbul de informații în domeniu, promovarea produselor proprii

Evenimente destinate consumatorilor – constă în creșterea notorietății produselor și serviciiilor oferite de firmele organizatoare și crearea unor poziționări puternice ale brandurilor.

Instrumentul de organizare indispensabil este lista de control, unde se numerotează în ordine cronologică sarcinile care trebuie îndeplinite, durata de executare, pentru care se stabilesc și niște timpi tampon..

Evenimentele intra muros sunt acțiunile protocolare organizate într-un spațiu delimitat, iar în funcție de obiective, acestea se împart în recepții, cockteiluri, dejunuri, dineuri, ceaiuri, conferințe, congrese.

3.1.1 Recepțiile

Marguerite du Coffre, reputat specialist canadian în materie de etichetă și protocol afirmă că „recepțiile de afaceri devin un foarte puternic instrument pentru cel care știe să se servească de el: generează bunăvoință și pun bazele unor fructuoase relații de afaceri”.

Recepțiile au caracter festiv, sunt organizate de către autoritățile unui stat, ambasade, organisme ale vieții social-culturale sau economice, ori de către persoane private. Acestea se desfășoară cu ocazia zilelor naționale sau altor evenimente cu caracter național și internațional, cu prilejul vizitelor unor personalități importante, al inaugurării unor obiective importante, al semnării unor contracte de interes deosebit, al aniversării unor firme sau vernisaje.

De obicei, recepțiile au loc în a doua parte a zilei. Durata se găsește pe invitație, unde se precizează, de exemplu, intervalul 18:00-20:00 sau este inscripționată numai ora de începere, iar manifestarea se încheie atunci când pleacă ultimul musafir. Nu trebuie să se facă abuz de ospitalitate, astfel de acțiuni protocolare aproximându-se la două ore. Numărul musafirilor depinde de amploarea evenimentului, de resursele financiare și de spațiul disponibil.

3.1.2 Cockteilul

Cockteilul este un tip de eveniment de mai mică anvergură decat recepția, dar care are loc cu aceleași ocazii cu aceasta, are aceaași durată, iar în ceea ce privește ora de începere, poate avea loc la amiază, după-amiază sau seara. Denumirea acestei manifestări protocolare, originară anglo-americană, provine de la un amestec de băuturi, care se consuma în timpul reuniunilor de acest gen.

Vin d’honneur

Acest tip de acțiune protocolară, de origine franceză, este asemănătoare cockteilului, dar

de amploare mai mică în ceea ce privește cantitatea și varietatea de produse oferite invitaților.

Inițial, evenimentul avea loc pentru a bea vin în onoarea unei persoane sau pentru a sarbători ceva. De obicei se desfășoara în jurul orei 12:00 și durează o oră.

Emilian Manciur apreciază că „toate aceste trei tipuri de evenimente oferă posibilitatea de a primi, în același timp, multă lume și, pe lângă marcarea unor evenimente oficiale, de afaceri sau private, ele permit organizatorilor să răspundă unor invitații anterior onorate de ei.”

Gazda are un rol bine determinat, atât la recepție, la cockteil, cât și la vin d’honneur, întrucât aceasta trebuie să se afle la intrarea în sala unde are loc reuiunea și să primescă invitații. În unele țări numele invitatului se rostește cu voce tare de către un ușier, dar în țara noastră asistentul șefului pe probleme de protocol prezintă gazdei invitații pe care aceasta nu ăi cunoaște. Ceremonialul de primire cere ca, atunci când gazda dorește să se retragă pentru a discuta cu cei mai importanți invitați, locul ei este luat de cineva dintre cei mai apropiați colaboratori, de rang înalt; acest lucru se întâmplă pentru a asigura o permanență din partea gazdelor în apropierea ușii, pentru a saluta invitații la venire și la plecare.

Dejunul și dineul

Louis Dussault, un alt cunoscut specialist canadian consideră că „să inviți pe cineva la masă este expresia maximă a politeții, dovada stimei, expresia unor raporturi armonioase și reciproc utile”. De asemenea, răspunsul favorabil invitației la dejun sau dineu înseamnă

disponibilitatea creării unor relații mai apropiate cu gazda.

Dejunurile se organizează în jur de orele 12:30 – 13:30 și durează aproximativ două ore, iar dineurile au loc începând cu ora 20:00 și se pot prelungi până la trei ore. În funcție de prilejul organizării și de posibilitățile materiale, numărul participanților variază de la o persoană până la câteva sute. Față de dejun, dineul are un caracter mai solemn și semnifică o mai mare considerație față de invitați.

În ultima perioadă, este de preferat să existe întâlniri protocolare la micul dejun din cauza lipsei de timp, când nu se pot organiza acțiuni mai ample. De exemplu, în cercurile politice sau diplomatice, în cazul vizitelor unor delegații străine, se invită un număr mic de persoane la micul dejun, care începe la ora 8:00 sau 9:00 și durează cca o oră și jumătate.

De asemenea, din această categorie de evenimente protocolare, unde se discută probleme cu caracter politic sau de afaceri, fac parte invitația la ceai sau cafea.

Uzanțele protocolare cer ca gazda să întâmpine invitații la intrarea în încăpere și în cazul acestor activități.

Etapele de organizare și modul de desfășurare ale evenimentelor intra muros

Măsurile organizatorice se iau din timp, pe etape, pentru o bună desfășurare a acțiunilor protocolare.

Etapele realizării unui eveniment sunt:

– Conceperea ideii evenimentului și pregătirile pentru punerea ei în practică

– Organizarea și desfășurarea evenimentului;

– Evaluarea evenimentului.

Comitetul de oganizare trebuie să stabilescă:

– tema reuniunii, pe care să o trimită participanților din timp;

– data desfășurării evenimentului – pentru alegerea căreia trebuie să se țină cont de părerile participanților, de perioadele de concedii, dacă la aceeași oră și dată are loc un alt eveniment de același tip, de sărbătorile religioase sau naționale care se întind pe mai multe zile, de condițiile meteo prognozate pentru data respectivă;

– locul unde se ține manifestarea; acesta depinde de obictivele manifestării și pot fi spații deschise sau închise: “sala de ședințe a organizatorilor, sălile de conferință ale hotelurilor din aceeași localitate sau din afara acesteia sau o altă sală publică […] centrele de conferință ale

aeroporturilor“.

Indiferent de scopul și forma evenimentului, se au în vedere următoarele aspecte:

„Publicitate – promovare (anunțuri, afișe, comunicate de presă, avizier, contacte telefonice, contacte cu reprezentanții mass-media etc.)

Ordinea de zi și materialele respective

Responsabilități în cadrul manifestării

Dotarea necesară

Stabilirea programului pe zile

Bugetul

Deschiderea unui cont special al manifestării (pentru eventualele taxe sau sponsorizări)

Programul de protocol”

Cu aproximativ o lună înainte de eveniment, au loc următoarele activități:

– Se stabilește camera care va servi drept biroul sau secretariatul manifestării. Aici se centralizează participanții, se realizează documentele și de aici se furnizează informațiile legate de acesta.

– Fiecărui membru al colectivului de organizare i se impart cu precizie responsabilitățile. „Reușita unei organizări corespunzătoare depinde, în cea mai mare parte, de modul în care reușesti să-ți creezi o echipă competentă, loială și competitivă, altfel zis, de modul cum știi să te bazezi pe colaboratori. Aceasta înseamnă o recrutare corespunzătoare a viitorilor colaboratori, o delegare eficientă a autorității și organizarea relațiior cu subordonații.”

Stabilirea listei de invitați

Pentru operațiunea de stabilire a listei de invitați, trebuie să fie consultată persoana în numele căreia se trimit invitațiile. Pentru un dejun sau dineu, afinitățile personale sunt criteriul principal de alegere a acestora. În situația reuniunilor cu caracter oficial sau de afaceri, a recepțiilor, cockteilurilor sau a celor de tip vin d’honneur, întocmirea listei de învitați este un lucru dificil, deoarece sunt numeroase criterii de alegere a persoanelor care s-ar considera îndreptățite să participe.

Unul dintre criterii este legat de motivul realizării evenimentelor, așadar sunt invitate categoriile de oficiali care lucrează în domeniul vizat de reuniune sau au legătură cu tema .

De exemplu, în cazul vizitei unei delegații străine, sunt invitați “omologii membrilor delegației și reprezentanții organismelor de stat și private care au relații cu țara de unde vine

delegația sau sunt interesate de stabilirea de relații cu aceasta.”

Este recomandat ca în cazul dejunurilor sau dineurilor care nu se desfășoară la nivel înalt, să fie invitată o singură personalitate de prim rang, pentru a se putea bucura de toată atenția gazdei. Dacă sunt prezente mai multe figuri marcante, există posibilitatea să nu fie mulțumite de atenția așteptată.

Un alt element important este forma mesei și numărul de locuri la aceasta, deoarece ordinea de așezare la masă poate nemulțumi persoane importante așezate pe locuri marginale.

Consultarea telefonică a invitaților

După stabilirea listei de invitați, următoarea etapă în realizarea evenimentelor este contactarea telefonică a persoanelor vizate, cu scopul de a vedea dacă pot accepta invitația. Acest lucru se întâmplă pentru acțiunile protocolare cu excepția recepțiilor, cockteilurilor și a vin d’honneur.

Persoanele contactate trebuie să dea un răspuns cât mai curând, pentru a permite organizatorilor să invite alte persoane, în cazul în care răspunsul este negativ. În această situație, este politicos să se mulțumească și să se exprime regretul de a refuza invitația. Confirmarea verbală este urmată de trimiterea unei invitații, care va aminti despre data și locul de desfășurare a acțiunii.

Înlocuirea invitatului cu o altă persoană desemnată de el este posibilă, pe motive întemeiate, numai în cazul recepțiilor, cockteilurilor și a vin d’honnor-urilor, pe când înlocuirea la dejunuri sau dineuri nu este permisă. La aceste evenimente se face lista de invitați și așezarea la masă în funcție de rangul fiecărui invitat. În cazuri cu totul deosebite, când o instituție trebuie să se afle neapărat la reuniune, se fac modificări asupra aranjamentului inițial al mesei.

Trimiterea invitațiilor

Odată stabilit textul invitației, care se scrie dintr-o frază și al conceptului, acestea trebuie să fie aprobate de către persoana în numele căreia se trimite invitația. În cazul recepțiilor sau dineurilor oferite de regi sau împărați, adresarea se face la ordinul acestora, de către primul ministru sau de către primul ministru al Casei Regale, lucru care se specifică în textul invitației.

Ca semn de curtoazie față de invitați, numele acestora se scrie de mână pe invitație, în spațiul liber.

Invitațiile se trimit din timp, prin poștă sau curier; în cazul dejunurilor sau dineurilor este indicat să ajungă cu două sau trei săptămâni înainte, iar al cockteilurilor sau recepțiilor, cu 10-14 zile înainte.

Stabilirea meniurilor

Meniul diferă în funcție de tipul evenimentului și este analizat și aprobat de gazda. Uzanțele de protocol cer ca la dejunurile sau dineurile unde sunt învitați stăini, să se țină cont de tradițiile culinare sau de rigorile religioase. De asemenea, la acest tip de evenimente oficiale se tipăresc meniurile sau se scriu de mână și se plasează pe farfuria invitaților sau în stanga ei, lângă furculițe.

Aranjarea sălii unde se ține evenimentul

Următorul pas ce ține de organizare presupune amplasarea meselor în sala unde va avea loc reuniunea, a barului, aducerea fețelor de masă, ale tacâmurilor și paharelor, decorarea cu flori, dotarea cu toate echipamentele necesare.

Hotărârea modului de servire

O altă etapă ce ține de organizarea acțiunilor este hotărârea modului de desfășurare a servirii. Aceasta depinde de tipul evenimentului. Astfel, la unele cockteiluri, chelnerii servesc preparatele culinare și băuturile pe tăvi purtate printre invitați. La recepții sau la cockteilurile mai bogate, preparatele culinare se găsesc pe mese de unde fiecare invitat se servește, ajutat de un chelner, iar băuturile se iau de la barurile special amenajate. La unele evenimente oaspeții rămân în picioare, la altele se amenajează mese cu scaune unde se așează și pot alege din preparatele culinare.

Modul de servire la dejunuri sau dineuri se face fie de către chelneri la mesele unde sunt așezați invitații, fie oaspeții se servesc cu preparatele expuse, organizate sub forrmă de bufete și se așează la mesele unde au tacâmuri. Băuturile sunt aduse de chelneri la mese.

Plasarea la mese

La dejunuri și dineuri, respectarea regulilor de precădere este o chestiune deosebit de importantă, întrucât trebuie să se țină seama de sensibilitatea oamenilor prvind locul care li se oferă la masă.

Locul de onoare este rezervat celei mai importante persoane care participă la dejun sau dineu și este fie în fața gazdei, la mijlocul mesei, fie în dreapta gazdei. La așezare contează și forma mesei și numărul de locuri. Următorul loc în ordinea importanței este cel din stânga gazdei, iar în continuare se alternează dreapta-stânga. Locul de onoare presupune să ofere ocupantului perspectiva cea mai largă asupra încăperii, adică vizibilitate spre ușa de intrare sau spre fereastră, dacă ușa este laterală.

Plasarea invitaților se face numai după ce a fost determinată ordinea de precădere a

invitaților, atât barbați cât și femei, în raport cu funcțiile lor. Astfel, la nivel egal, se ia în considerație vechimea în funcție, apoi vârsta. Pentru ambasadori contează “data prezentării scrisorilor de acreditare, iar pentru ceilalți diplomați gradul și vechimea la post sunt elementele pe baza cărora se poate stabili ordinea de precădere. Femeile văduve sau divorțate au precădere – în principiu- asupra celor necăsătorite, atunci când acestea din urmă nu au funcții”.

O modalitate de așezare este alternând bărbații și femeile sau participanții autohtoni cu oaspeții străini.

Indicarea locurilor la masă se face cu ajutorul unor cartonașe așezate în dreptul fiecărui loc, pe care se scriu numele și funcția oaspeților. Planul de așezare la mese ajunge la invitați fie de pe o măsuță plasată la intrarea în local, fie este înmânat de un funcționar de protocol.

Dacă numărul invitaților este mare, pentru e evita circulația acestora în jurul meselor în căutarea locului, se apelează la un alt cartonaș pe care este schițat planul general al ansamblului de mese și se înmânează acestora tot la intrare.

La mesele-bufet cu un număr mare de participanți nu se face plan de plasament, dar oaspetele cel mai important se bucură de o atenție deosebită din partea gazdei, care se așează la aceeași masă cu el sau partenerul/partenera oaspetelui este ghidat/ghidată către masă de soția gazdei.

Studiu de caz: Universitatea din București – 150 de ani.

Evaluarea proiectului aniversar

În anul 2014, Universitatea din București a aniversat 150 de la înființare, ocazie cu care a demarat un amplu proiect de comunicare. Astfel, au fost organizate de-a lungul anului universitar o serie de evenimente al căror obiectiv central a fost poziționarea Universității din București ca centru educațional de marcă în spațiul cultural românesc și internațional și consolidarea relațiilor cu partenerii instituționali și cu angajatorii.

Targetul a fost reprezentat de cadre didactice, studenți, personal administrativ, alumni, media, elevi, părinți, angajatori, parteneri instituționali naționali, universități partenere din țară și din străinătate.

Evenimente în cadrul proiectului aniversar.

Acordarea titlului de Doctor Honoris Causa Prințului de Wales

Universitatea din București a acordat sâmbătă, 31 mai 2014, înaltul titlu de Doctor Honoris Causa Alteței Sale Regale Prințul de Wales. Festivitatea a avut loc în Aula Magna a Palatului Facultății de Drept.

Prof. univ. dr. Gheorghe Vlad Nistor, Președintele Senatului Universității din București, a vorbit despre deosebita onoare acordată comunității universitare, întrucât „Este pentru prima dată

când Alteța Sa Regală acceptă un titlu onorific din partea unei universități”.

„Prin acordarea titlului de Doctor Honoris Causa Prințului de Wales, Universitatea din București  recunoaște atât meritele unei vieți dedicate națiunii engleze, cât și importantele contribuții pe care Alteța Sa Regală le-a adus imaginii României, reașezând-o într-o poziție vizibilă pe harta Europei.”

Fig. 3 – Acordarea titlului de Doctor Honoris Causa Alteței Sale Regale Prințul de Wales.

Spectacolul aniversar Universitatea din București – 150 de ani de cultură: 29 mai

Primul spectacol din seria evenimentelor aniversare a avut loc pe data de 29 mai 2014. Acesta s-a desfășurat de la ora 18:00 la Teatrul Odeon. Departamentul de Educație Fizică și Sport a conceput programul evenimentului cu ajutorul conducerii Universității din București, prin Serviciul de Relații Publice și prin srijinul Teatrului Odeon.

Participanți: “aproximativ 400 de persoane (studenți, cadre didactice, conducerea UB,

decani, prodecani, personal administrative, părinții și prietenii studenților implicați în proiect).”

Activități:

A fost elaborat conceptul spectacolului împreună cu Departamentul de Educație Fizică și Sport;

S-au trimis adrese decanilor pentru a desemna doi sau trei alumni din partea fiecărei facultăți care sa fie premiați în cadrul evenimentului;

Au fost înregistrate datele primite de la decani;

Au fost contactați alumii de către DEFS

A fost stabilit și realizat conceptul grafic pentru programe, invitații și pentru diplomele de excelență;

Au fost îndrumate și coordonate peste 400 de persoane.

Achiziții:

Închirierea sălii;

Asistență tehnică oferită de angajații Teatrului Odeon.

Tipărituri realizate de Editura Universității din București:

“ – 300 de programe;

100 de diplome;

500 de broșuri de prezentare a Universității din București, format A5;

500 de invitații.”

Festivalul Școala de nume mari: 5-7 iunie

În cadrul Festivalului Școala de nume mari, Universitatea din București și-a propus să se concentreze pe istoria UB și pe elogierea numelor mari ale Universității, corpului profesoral, alumnilor și studenților.

Campania de informare a urmărit:

“Prezentări cu privire la istoria UB și rolul pe care Universitatea l-a jucat și îl joacă în societatea românească și pe plan internațional;

Prezentarea ofertei educaționale;

Concerte;

Târg de carte organizat în colaborare cu Asociația Editorilor din România.”

UB a realizat evenimentul cu sprijinul Primăriei Municipiului București, prin ARCUB, Direcția Cultură, Învățământ, Turism din Primăria Municipiului București și Centrul de Proiecte și Programe Educaționale și Sportive pentru Copii și Tineret.

Obictivul evenimentului a fost marea vizibilitate în rândul publicului larg. Așadar, în Piața Universității, la Statui, a fost organizat un târg de carte universitară. În incinta cortului special amenajat au putut fi vizitate zilnic, între orele 10:00-20:00, cele mai importante edituri autohtone.

Fig. 4 – Târg de carte universitară

Pentru alegerea locului desfășurării festivalului, s-au luat în calcul rezonanța istorică a Pieței Universității, proximitatea Palatului Universității, dar și faptul că ajută la atingerea obiectivului, deoarece este dintre cele mai tranzitate zone din București. În consecință, cei care

au fost în trecere au luat la cunoștință despre festival.

Festivalul Școala de nume mari a avut următoarea strategie:

Organizarea spațiului expozițional:

Campania de imagine a UB și-a propus ca Festivalul Școala de nume mari să fie asociat cu oferta unui târg de carte de tipul Bookfest sau Gaudeamus. În acest mod se putea demonstra rolul activității academice, impactul acesteia asupra culturii și științei din România.

“În acest sens, spațiul expozițional a fost organizat în două mari compartimente: Secțiunea editorială, cu standuri pentru principalele edituri din România care editează carte științifică și de interes pentru mediul academic și Secțiunea UB, în care au fost prezentate aspecte ținând de

istoricul și dezvoltarea instituției, de domeniile cunoașterii care fac obiectul de activitate al UB,

de performanțele didctice și științifice ale acesteia.”

Pentru a a pune în evidență contribuția fostelor și actualelor cadre didactice ale UB la

portofoliul editorial, strategia a fost ca standurile individualizate ale editurilor de la Festival să focalizeze prezentarea de carte pe relaționarea cu domeniile de studiu din UB.

Secțiunea UB a fost organizată pe șapte criterii tematice cu scopul de a puncta aportul științific și cultural la nivelul de ansamblu al instituției și pentru a diferenția Festivalul de nume mari de Târgul Educației.

„Temele majore au fost:

Universitatea din București: devenire și perspective;

UB în arena internațională;

Limbaj, sens, cunoaștere și autocunoaștere (Litere, Limbi și Literaturi Străine, Filosofie,

Istorie);

Om și societate (Științe politice, Sociologie, Psihologie și Științele Educației, Jurnalism și

Științele Comunicării, Facultatea de Administrație și Afaceri);

Universul, planeta și viața (Fizică, Chimie, Geografie, Geologie și Geofizică, Biologie);

Universul cifrelor (Facultatea de Matematică și Informatică);

Homo religious (Teologie Ortodoxă, Catolică și Baptistă).”

Festivalul de cultură Școala de nume mari a fost promovat prin anumite evenimente

speciale:

1. Deschiderea Festivalului, la care au luat parte Rectorul Universității din București – prof. dr. Mircea Dumitru, Președintele Senatului – prof.univ.dr. Vlad Nistor, prorectori și alte persoane din conducerea UB a fost urmată de o conferință de presă – joi, 5 iunie, 10:00-11:00. Pe scena special amenajată au fost aproximativ 30 de scaune.

2. Masa rotundă la care au participat cei cinci rectori din Consorțiul Universitaria, pe tema

Cartea Științifică și de cultură în România de azi – sâmbătă, 7 iunie.

Evenimente academice și cultural-artistice:

În perioada 5-7 iunie, în cadrul Festivalului Școala de nume mari, s-au desfășurat, zilnic, o serie de evenimente de tip academic și cultural; obiectivele principale au fost strârnirea interesului vizitatorilor și creșterea prestigiului și a notorietății Universității din București.

1. Evenimentele academice:

Punctele tari ale activității Universității din București în planul cunoașterii și al impactului asupra societății românești au fost dezbătute în cadrul unor mese rotunde, de 30-50 de minute.

Distribuția orară a acestora a fost în intervalul 11:00 – 18:00, în urma agreării temelor și a

participanților. Dezbaterile au fost făcute de “cunoscuți profesori și oameni de cultură precum:

prof. Paul Cornea, acad. prof. Dinu Giurescu, prof. Adrian Cioroianu, prof. Zoe Petre, prof. Lidia

Vianu, prof. Mircea Vasilescu, prof. Liviu Papadima, scriitorii Mircea Cărtărescu, Florin Iaru, Daniel Cristea-Enache, cunoscutul matematician și cercetător Radu Gologan și mulți alții. Printre temele aduse în discuție se numără: Literele românești – Ștafeta generațiilor, Cenacluri și reviste literare ale Universității din București, De la Seneca la James Joyce, Cine sunt eu? – Aplicații psiho-educaționale ale cunoașterii personalității, Istoria – între cultură și politică.”

2. Evenimente cultural-artistice:

În serile din 5-7 iunie, începând cu ora 19:00, participanții la Festival s-au bucurat de concerte ale unor tineri muzicieni precum: Sașa-Liviu Stoianovici, We Singing Colors & Byron și Luiza Zan.

„Partener strategic: BCR

Sponsori: E-Mag, Bancpost, BRD, Microsoft, Stoica & Asociații

Parteneri: ASLS, Bookaholic, Societate și Cultură, Novotel, Centrul de Proiecte și Programe Educaționale și Sportive pentru Copii și Tineret, Asociația Oricum și Headsome

Communication.

Parteneri media: Proiectul a fost comunicat în parteneriat cu IMAGE PR și canalele

media TVR, Radio România, Digi24, Agerpres, Observator Cultural, hotnews.ro și edumanager.ro.”

Prof. univ. dr. Mircea Dumitru, Rectorul Universității din București, a vorbit despre prestigiul solid, importanța instituției și despre obiectivele festivalului: de a face cunoscute

publicului larg aspecte referitoare la dezvoltarea Universității din București, la istoria ei și, în

acelați timp, de a omagia marile personalități ale României, absolvente ale Universității, profesorii emeriți, studenții. Mesajul campaniei a fost receptat de un număr foarte mare de oameni, inclusiv de către turiști.

Participanți: „aproximativ 2 mii de persoane (cadre didactice ale UB, studenți, rectori și prorectori din cadrul Consorțiului Universitaria, elevi, persoane publice, jurnaliști, cameramani, editori, părinți, public general).”

Activități:

S-a încheiat un acord de colaborare cu Primăria Municipiului București cu scopul obținerii

tuturor autorizațiilor. În cadrul parteneriatului, a fost responsabilă de stabilirea unui număr de aproximativ 20 de persoane responsabile cu ordinea și paza pe tot parcursul evenimentului, de asigurarea serviciilor de asistență medicală, de igienizarea spațiului respectiv și de implementarea evenimentului.

Au fost trimise adrese către Primarul General al Capitalei – domnul prof. univ. dr. Sorin

Mircea Oprescu pentru eficientizarea costurilor, iar prin Hotărârea Consiliului General al Municipiului București din 29.04.2014, proiectul a fost aprobat. Au avut loc mai multe întâlniri cu reprezentanții Primăriei Generale a Capitalei pentru obținerea avizelor de organizare a evenimentului.

S-a încheiat un acord de colaborare cu Centrul de Proiecte Culturale al Municipiului

București – ARCUB, care în calitate de coorganizator a pus la dispoziția UB un cort de 500 mp utili, scenotehnica necesară, precum și 100 de mese din plastic.

S-a realizat conceptul evenimentului de către prof. univ. dr. Liviu Papadima, în colaborare

cu reprezentanții firmei Headsome Communication și membrii Serviciului de Relații Publice.

Au fost trimise invitații și s-a menținut în permanență contactul cu editurile participante la

eveniment. „Cu ajutorul Asociației Editorilor Români, au confirmat participarea următoarele

edituri: Editura C.H.Beck, Editura Curtea Veche, Editura Academiei Române, Editura All, Editura Art, Editura ASE, Editura Niculescu, Editura Trei, Editura Hasefer, Editura Humanitas, Editura Litera, Editura Nemira, Editura Polirom, Editura Rao, Editura Universitatea din București, Editura Cartea Românească, Editura Tracus Arte și Editura MNLR, Editura Ars Docendi”

A fost realizat planul de activități;

A fost stabilit conceptul grafic pentru toate materialele informative;

S-au realizat proceduri de achiziție;

S-a menținut legătura cu furnizorii și cu publicul țintă implicat în eveniment;

Echipa de stagiari a fost formată și coordonată;

Au fost trimise invitații;

S-a întocmit lista invitaților;

S-a menținut legătura cu partenerii și sponsorii;

S-a realizat promovarea evenimentului în media și s-a făcut un spot radio cu sprijinul

Agenției de Relații Publice Image PR.

Achiziții:

2 meshuri aniversare UB, împreună cu sistemele de prindere și servicii de montare și

demontare de pe clădirea de la Litere și Matematică;

Fig. 5 – Meshul montat pe clădirea Facultății de Matematică

20 de steaguri, cu servicii de montare-demontare și sistem de prindere, arborate între Piața Universității și Facultatea de Drept în perioada iulie-decembrie 2014;

Catalog personalizat, Școala de Nume Mari, cu coperta din piele naturală;

2 meshuri folosite pentru Festivalul de Cultură și servicii de montare-demontare;

Au fost cumpărate planșete cu imagini ale instituției pentru interiorul cortului;

Cămăși personalizate pentru stagiari;

Servicii pentru realizarea conceptului de către Headsome Communication;

Au fost plătiți muzicienii care au susținut concerte la Festivalul de Cultură;

Pahare și apă;

ANIMA a oferit servicii medicale;

Paza.

Tipărituri realizate de Editura Universității din București:

„500 broșuri A5 de prezentare a Universității din București;

600 semne de carte;

25 de afișe A3 pentru promovarea concertelor;

100 fotografii A4 pe hârtie fotografică pentru interiorul cortului;

150 diplome de excelență;

1000 de programe A5;

Numele editurilor participante, printuri pe carton gros, 420 X 148.5 mm, 1 exemplar

pentru fiecare editură;

Printuri cu numele Universității din București, cu sigla UB, 5 exemplare, format A3.

Concert Corul S.O.N.G. : 30 iunie

Un alt eveniment care s-a înscris în seria celor dedicate împlinirii a 150 de ani de existență a Universității din București a fost Concertul S.O.N.G., sub bagheta noului său dirijor, Daniel Junga. Acesta a avut loc pe data de 30 iunie 2014, ora 19:30, în Aula Magna a Palatului Facultății de Drept. Universitatea din București a invitat publicul general, iar intrarea a fost liberă, în limita locurilor disponibile.

Aproximativ 650-700 de persoane au participat la eveniment.

Activități:

S-a stabilit conceptul evenimentului împreună cu dl Gabriel Pâslaru, președinte al ARRP și membru al Grupului S.O.N.G.;

S-a oferit suport logistic și sală pentru repetiții;

Au fost realizate invitațiile și programul evenimentului;

Au fost trimise invitațiile unui număr de 1000 de persoane;

Au fost centralizate confirmările;

Echipa de stagiari a fost formată și coordonată

S-a realizat promovarea evenimentului în media.

Tipărituri realizate de Editura Universității din București:

„500 de programe;

450 de invitații – 150 de coli A4;

150 de afișe;

90 de diplome de excelență, care au fost înmânate coriștilor.”

Fig. 6- Concert Corul S.O.N.G.

Evenimentul central: 16 iulie

În ziua de 16 iulie 2014 a fost implementat evenimentului central din seria evenimentelor aniversare. Cu ocazia acestuia, au fost trimise invitații către „fosta conducere a UB, profesorii emeriți ai UB, studenți, alumni, personal administrativ, personalități publice, parteneri naționali și internaționali, sponsori și mass-media.”

Principalele momente dedicate celebrării a 150 de de existență a Universității din București din cadrul evenimentului au avut fost lansarea timbrului aniversal, dezvelirea plăcii aniversare și vizitarea Galeriei Rectorilor.

Programul zilei de 16 iulie a fost următorul:

09.00 – 10.00: Centralizarea participanților

10.00 – 10.10: Intonarea Imnului României și Gaudeamus de către Corala „Nicolae Lungu” a

Patriarhiei Române

10.10 – 10.20: Deschiderea festivității de către prof. univ. dr. Mircea Dumitru, Rectorul

Universității din București;

10.20 – 10.25: Vizionarea filmului de prezentare – Universitatea din București;

10.25 – 11.20: Cuvântările oficialităților;

11.20 – 11.35: Dezvelirea plăcii aniversare;

11.35 – 12.00: Pauză de cafea;

12.00 – 12.30: Cuvântările partenerilor evenimentului;

12.30 – 12.55: Cuvântările mediului academic;

13.00 – 13.30: Vizitarea Galeriei Rectorilor Universității din București;

13.30 – 14.30: Pauza de prânz;

Programul s-a încheiat prin punerea la dispoziție a Bucharest City Tour, oferit de RATB cu sprijinul Primăriei Municipiului București, pentru invitații străini și cei din provincie.

Împreună cu reprezentanții Universității din București, au sărbătorit împlinirea a un secol și jumătate de existență mari personalități ale României: Alteța Sa Regală Principesa Margareta, Președintele Senatului României – Călin Popescu Tăriceanu, Patriarhul Bisericii Ortodoxe Române – Preafericitul Părinte Daniel, Ministrul Educației – prof. univ. dr. Remus Pricopie, Ministrul delegat pentru Învățământ Superior, Cercetare Științifică și Dezvoltare Tehnologică – Mihnea Costoiu și Guvernatorul Băncii Naționale a României – acad. Mugur Isărescu. La eveniment au fost prezenți și prof. univ. dr. Emil Constantinescu, Președintele Academiei Române – acad. Valentin Vlad, Rectorul Universității Babeș-Bolyai din Cluj-Napoca – acad. Ioan-Aurel Pop, Rectorul Universității Alexandru Ioan Cuza din Iași – prof. univ. dr Vasile Ișan,

Rectorul Academiei de Studii Economice București – prof. univ. dr. Pavel Năstase, Rectorul Universității de Vest din Timișoara – prof. univ. dr. Marilen Birtea, Directorul General al Romfilatelia – Cristina Popescu.

Înscrierile pentru participarea la eveniment s-au făcut în limita a 800 de locuri, completând formularul on-line de pe site-ul aniversar – www.150unibuc.ro – și pe bază de invitații.

Încheierea zilei aniversare s-a făcut cu o recepție oferită de Banca Națională a României, la care au luat parte membrii Senatului Universității din București, membrii prezidiului, personalul administrativ, partenerii, sponsorii și participanții universităților din străinătate. Participarea a fost posibilă numai pe bază de invitație și în limita a 200 de locuri.

Principalele obiective comunicaționale:

În primul rând, s-a dorit reuniunea întregii comunități academice a UB, partenerilor și sponsorilor UB într-o singură sală, Aula Magna din Facultatea de Drept a Universității din București, cu scopul de a da participanților un sentiment de mândrie și de apartenență la o comunitate academică de elită. De asemenea, această acțiune a permis întărirea relațiilor în interiorul și exteriorul instituției, prin interacțiunea directă din timpul pauzelor de masă.

Obiectivele comunicaționale secundare:

Obiectivele comunicaționale secundare au fost legate de promovarea și informarea asupra evenimentului aniversar al UB. S-au oferit participanților materiale promoționale, pe care erau incripționate sigla și numele Universității din București.

Activități:

A fost realizat conceptul evenimentului;

A fost realizat planul de activități;

A fost realizat conceptul grafic pentru toate materialele informative;

Au fost realizate proceduri de achiziție;

S-a menținut legătura cu furnizorii și cu publicul țintă implicat în eveniment;

A fost formată și coordonată echipa de stagiari;

Au fost trimise invitații;

S-au întocmit listele de invitați în funcție de bazele de date trimise de facultățile UB. Au venit

cu sugestii conducerea UB și directorii departamentelor administrative;

A fost gestionată situația cazării invitațiilor din Consorțiul Universitaria;

De cazarea invitaților străini s-a ocupat Biroul de Relații Externe;

A fost menținută legătura cu partenerii și sponsorii;

Au fost pregătite 500 de pungi de cadouri pentru 4 categorii de invitați;

S-a asigurat promovarea evenimentului în media.

Achiziții:

Film aniversar prezentat în Aula Magna a Facultății de Drept

Cadouri pentru invitați – obiecte de artizanat;

Mape, pungi și DVD-uri;

Placă aniversară din marmură;

100 cravate pentru conducerea UB și pentru cadourile oficialilor;

100 eșarfe pentru conducerea UB și pentru cadourile oficialilor;

Servicii de traducere;

2000 de pixuri inscripționate cu Universitatea din București;

S-a negociat cazarea rectorilor din Consorțiu și a rectorilor străini la Hotel Novotel;

Un tablou și 50 de mape de prezentare a Universității din București Romfilatelia

35 de tablouri pentru Galeria Rectorilor, pentru care a fost nevoie rame și de simeze pentru

fixarea lor;

Fig. 7 – Galeria de portrete a Rectorilor Universității din București

„Plăcuțe pentru tablourile din Galeria Rectorilor;

Servicii de grafică;

Flori pentru Aula Magna;

1000 autocolante A4 pentru blocnotes-urile oferite cadou invitaților;

Carton embosat pentru invitații;

2 roll-up-uri aniversare;

2 mesh-uri aniversare pentru clădirea Facultății de Litere și pentru clădirea Facultății de

Matematică și Informatică

DVD-uri inscripționate cu filmul aniversar oferite invitaților cadou.”

Fig. 8 – Imagini de la evenimentul central

Tipărituri realizate de Editura Universității din București:

„1000 blocnotes pentru cadourile oferite invitaților în ziua evenimentului central;

600 A5 și 100 A4 broșuri de prezentare pentru cadourile oferite invitaților în ziua

evenimentului central;

500 de ghiduri de prezentare cu Țara Hațegului, oferite invitaților cadou;

500 albume de prezentare Țara Hațegului, oferite invitaților cadou;

500 de broșuri de prezentare a sponsorilor;

500 de pliante cu Galeria Rectorilor;

500 de programe ale evenimentului central;

800 de broșuri DHC – Alteța Sa Regală Prințul Charles;

aproximativ 2000 de invitații (800 printate la Tipografia Universității din București);

3000 de foi A3 pentru tăvile de la Cantina UB (campanie de informare).”

„Sponsorii campaniei aniversare a Universității din București au fost:

Partener strategic: BCR;

Sponsori gold: E-mag, Romtelecom, Bitdefeder, Depozitul de Papetărie;

Sponsori: Bancpost, BRD, Microsoft, Stoica și Asociații, Siveco.”

Campania a fost susținută de „Banca Națională a României, Primăria Municipiului București, ARCUB, Centrul de Proiecte Educaționale și Sportive, RATB, Novotel, Asociația Oricum.”

Comunicarea s-a realizat cu ajutorul partenerilor „IMAGE PR și canalele media TVR, Radio România, Digi 24, Observator Cultural, Edumanager.ro, Agerpres și HotNews.ro.”

Concert aniversar susținut de Cvartetul de Coarde Lupot: 21 octombrie

Cvartetul de Coarde Lupot a susținut un concert pe data de 21 Oct 2014, la Ateneul Român, începând cu ora 18:00. Concertul integrat în seria evenimentelor aniversare a cuprins „Cvartetul de Coarde nr. 1 în mi minor, op. 112 de Camille Saint-Saëns și Cvartetul de Coarde nr. 1 în do minor de Radu Paladi.”

Înscrierile pentru participarea la eveniment s-au făcut în limita locurilor disponibile, completând formularul on-line de pe site-ul aniversar – www.150unibuc.ro – și pe bază de invitații.

Activități:

A fost menținută legătura cu membrii cvartetului;

S-au stabilit detaliile logistice cu ajutorul personalului administrativ al Filarmonicii;

Au fost trimise invitații;

Au fost centralizate confirmările;

Au fost definitivate procedurile de achiziții pentru serviciile de catering, asigurate de

personalul Casei Universitarilor;

A fost realizată macheta programului și afișul evenimentului;

S-a format și coordonat echipa de stagiari;

Cazarea membrilor Cvartetului de Coarde Lupot a fost asigurată de Biroul de Relații Externe;

Serviciul de Relații Publice a mediatizat și promovat evenimentul.

Achiziții externe:

A fost închiriată sala mare din cadrul Ateneului Român și s-au oferit servicii de asistență

tehnică;

Cu sprijinul Casei Universitarilor, s-a asigurat cateringul pentru 400 de persoane.

Tipărituri realizate de Editura Universității din București

„400 de programe pentru eveniment:

30 de afișe A3;

Aproximativ 350 de invitații (printate de Serviciul de Relații Publice).”

UB Talks. Ateliere știițifico-taifastice pentru studenți

În perioada martie-mai 2014 s-a desfășurat proiectul UB Talks. Ateliere științifico-taifastice pentru studenți. Acest proiect antrenează curiozitatea științifică, schimbul interdisciplinar de cunoștințe și vorbirea în public, întrucât constă în prezentări orale de către echipe de studenți și masteranzi din facultățile Universității. Echipele de lectori au avut la dispoziție 20 de minute pentru a prezenta o temă la alegere, cu condiția ca subiectul să fie specific specializării respective.

Selecția echipelor s-a realizat în 2 etape, prima constând în alegerea candidaților pe baza formularelor de aplicație. În urma unei sesiuni de pregătire coordonate de către conf.

univ. dr. Bogdan Ștefănescu de la Facultatea de Limbi și Literaturi Străine, unde candidații au fost învățați cum să își îmbunătățească tehnicile de vorbire în public, au fost alese cele mai bune echipe pentru susținerea atelierelor. Aceasta a reprezentat a doua etapă.

Juriul alcătuit din cadre didactice ale UB a notat alcătuirea cât mai eterogena în privința

domeniilor de specializare și a evaluat fiecare prezentare pe parcursul mai multor întâlniri .

Școala de creativitate de la Cumpătu

Cu școala de vară de la Cumpătu s-a încheiat proiectul UB Talks unde au fost invitate să participe cele mai bune echipe. Training-urile și proiectele interdisciplinare din cadrul școlii de vară au avut rolul să încurajeze și să dezvolte creativitatea în rândul studenților. Obiectivele celor 7 zile au fost învățarea participanților să se exprime creativ prin vorbire și scriere, prin teatru și arte plastice.

Participanți:

“13 Studenți și masteranzi cu potential creativ de la diferite specializări ale UB și universităților partenere;

11 studenți ai UB de la facultatile de filosofie, știinte politice, limbi și literaturi străine, drept, fizică, litere, istorie, matematică și informatică;

1 student de la Universitatea Națională de Arte;

1 student de la Universitatea Națională București;

Parteneri: British Council, Universitatea Națională de Muzică București, UNArte.

Sponsor: Banca Transilvania”

Ordinul Meritul pentru Învățământ în grad de Mare Ofițer.

Pe data de 7 aprilie 2014, fostul președinte Traian Băsescu a semnat decretul de decorare a Universității din București cu Ordinul Meritul pentru Învățământ în grad de Mare Ofițer, oferit cu prilejul aniversării a un secol și jumătate de existență.

Conform comunicatului de presă al Administrației Prezidențiale, prin decret sunt elogiate generațiile de profesori care au contribuit la formarea elitei intelectuale a țării, la progresul culturii, al științei, la modernizarea României.

Decorația Regală Nihil Sine Deo

Tot în contextul aniversării a 150 de ani de existență, pe 6 octombrie 2014 Universitatea din București a primit Decorația Regală Nihil Sine Deo.

Distincția regală Nihil Sine Deo i-a fost înmânată Rectorului Universitatății din București, prof. univ. dr. Mircea Dumitru, de către Principesa Margareta, iar președintelui Senatului Universitatății din București, prof. univ. dr. Gheorghe Vlad Nistor, brevetul care însoțește decorația.

Ceremonia, care a avut loc la Castelul Peleș, s-a încheiat cu o recepție oficială la Sala de Muzică, unde invitații au fost întâmpinați de Altețele Sale Regale Principesa Margareta și

Principele Radu.

La eveniment au participat “prorectori, decani, Ministrul Educației, prof. univ. dr. Remus Pricopie, Ministrul delegat pentru Învățământ Superior, Cercetare Științifică și Dezvoltare

Tehnologică, Mihnea Costoiu, președintele de onoare al Senatului Universității din București,

prof. univ. dr. Emil Constantinescu și academicieni.”

Fig. 9 – Ordinul Meritul pentru Fig. 10 – Decorația Regală Nihil Sine Deo

Învățământ în grad de Mare Ofițer

Grafica

Grafica printurilor a fost realizată de Oana Bordeanu și Silvia Olteanu.

Bibliografie

Baldrige, Letiția. Codul manierelor în afaceri, Ediția IV, București: Business Tech Internațional și Amerocart SRL, 1996;

Borcoman, Raisa. Corespondență și uzanțe de protocol. Chișinău: Departamentul Editorial-Poligrafic al A.S.E.M, 2003, 393 p.

Brennan, Lynne. Eticheta in afaceri pentru secolul XXI. Bucuresti: Editura Curtea Veche, 2011.

Caraiani, Gheorghe; Potecea Valeriu; Cebuc Dana Georgiana. Negocierea în afacerile internaționale: strategii, tactici, uzanțe diplomatice și de protocol. București: Wolters Kluwer România, 2010, 326 p.

Chatelet, Sylvie-Anne. Ghidul bunelor maniere, Bucuresti: Editura Niculescu, 2007 Dussault, Louis. Protocolul, instrument de comunicare, Bucuresti: Editura Galaxia,

1996.

Frâncu, Nicolaie. Codul bunelor maniere: reguli de protocol: comportarea civilizată în familie și societate. București: Editura Garamond, 2002.

Frâncu, Nicolaie, Comportarea civilizată în familie și societate: reguli de protocol. București: Editura Garamond, s.a., 184 p.

Frâncu, Nicolaie; Dragomir V. Reguli de protocol și comportare în societate. București: Editura Științifică, 1973, 152 p.

Manciur, Emilian. Protocol instituțional. Ediția a II-a revăzută și adăugită. București: Editura Comunicare.ro, 2008, 219 p.

Marinescu, Aurelia, Codul bunelor maniere astazi. București: Editura Humanitas, 1995 ;

Mitchell, Mary, Ghidul manierelor elegante pentru secolul al XXI-lea. Pitesti: Editura Paralela 45, 2005

Munteanu, Delia, Politete si buna cuviinta, Editura,

PISTOL, Gheorghe; PISTOL Luminița. Negocieri comerciale: uzanțe și protocol. București: Tribuna Economică, 2000.

Pruteanu, Ștefan. Tratat de comunicare și negociere în afaceri. Iași: Ed.Polirom, 2008.

Radulescu, Corina. Comunicare si protocol. București: Editura Universității din București, 2009, 386 p.

Shepherd, Margaret; Hogan, Sharon. Arta conversației civilizate. București: Editura Humanitas, 2007

Tanasie, Petre; Marin, George; Dumitru; Dan. Uzanțe diplomatice si de protocol. Editura Independența economică, Pitesti, 2000.

Vârsta, Ioana. Protocol și etichete diplomatice. București: C. H. Beck, 2011, 547 p.

Vedinaș, Verginia. Elemente de protocol, București: Editura Lumina Lex, 2000, 272 p.

Webgrafie

Ambasada României în Republica Finlanda și Estonia. Invitație la Ziua Națională a României, 27 noiembrie 2014. Disponibil online la: http://helsinki.mae.ro/local-news/934. Accesat 25 mai 2015.

G. Lăcrămioara [online]. Printul Charles a primit titlul de Doctor Honoris Causa al Universității București. Lumea Presei, 1 iunie 2014. Disponibil online la: https://www.lumeapresei.ro/printul-charles-primit-titlul-de-doctor-honoris-causa-al-universitatii-bucuresti/. Accesat 2 iunie 2015.

Mitropolia Basarabiei. Președintele interimar al Republicii Moldova l-a felicitat pe Întâistătătorul Mitropoliei Basarabiei cu ziua onomastică. s.d. Disponibil online la http://mitropoliabasarabiei.md/news/212/. Accesat 25 mai 2015.

Universitatea din București. Festivalul de cultură „Școala de nume mari”, s.d. Disponibil online la http://150.unibuc.ro/index.html%3Fp=2798.html. Accesat 2 iunie 2015

Universitatea din București. Universității din București i-a fost conferită Decorația Regală „Nihil Sine Deo”, 10 octombrie 2014. Disponibil online la http://infoub.unibuc.ro/index.php/stiri/2714-universitatii-din-bucuresti-i-a-fost-conferita-decoratia-regala-nihil-sine-deo. Accesat 2 iunie 2015.

Universitatea din București. Universitatea din București decorată de Președintele României cu ocazia aniversării a 150 de ani de existență, 23 aprilie 2014. Disponibil online la http://150.unibuc.ro/index.html%3Fp=2569.html. Accesat 2 iunie 2015.

Universitatea din București. Universitatea din București deschide porțile Festivalului de cultură ,,Școala de nume mari”, 4 iunie 2014. Disponibil online la: http://150.unibuc.ro/index.html%3Fp=2712.html. Accesat 21 aprilie 2015.