Caz Practic de Implementare a Platformei de Colaborare Sharepoint Online In Compania Adobe

INTRODUCERE

Mediul de colaborare din companii este într-o continuă schimbare, piața soluțiilor de colaborare nu este la început, însă a resimțit o evoluție rapidă în ultimii ani. Se adopta noi instrumente tehnice dedicate sistemelor de comunicare la distanță, colaborării dintre departamente și comunicării sociale. La nivel internațional, tot mai multe organizații, implementează soluții de colaborare pentru a eficientiza munca în echipă a angajaților și pentru a crește productivitatea activităților.

Mediul de colaborare este centrat în jurul oamenilor, a comunicării, și nu al tehnologiei. Tehnologia poate ușura diferitele metode de colaborare dintre angajați și clienți, însă alegerea unei soluții de colaborare la nivel individual cat și la nivelul organizației, este o decizie strict a companiei. Printre principalele beneficii resimțite la nivel de companie sunt costurile reduse, dezvoltarea capacității de inovare și îmbunătățirea performanței.

Platformele de colaborare asigură o locație integrată, unde angajații pot colabora în mod eficient cu ceilalți membri ai unei echipe și cu alte departamente ale companiei pentru a partaja cunoștințe și a găsi resurse și informații organizaționale.

Cele mai importante roluri ale unei platforme de colaborare:

Asigură spațiul necesar pentru partajarea informațiilor, pentru angajații și clienții companiei

Permit contribuția mai multor ușeri (angajați, clienți) la crearea documentelor

Susțin procesele și procedurile de lucru

Asigură acces rapid la rapoarte, formulare, indicatori interni

Noile canale de comunicare, precum micro-blogging-ul sau rețelele de socializare cu caracter profesional, au început să influențeze și zona de colaborare corporativă, convingând tot mai mulți dezvoltatori, să regândească modelul de comunicare intern. În prezent, platformele de colaborare se situează la intersecția a trei componente fundamentale ale business-ului contemporan: informația, colaborarea și sociabilitatea dintre toți angajații unei companii. Pentru mult timp, selectarea unei platforme de colaborare s-a rezumat la alegerea uneia dintre soluțiile Microsoft SharePoint sau IBM Connection. Cu siguranță, competiția pe piață platformelor de colaborare este într-o continuă creștere și impune companiilor să se concentreze pe nevoile lor specifice, înainte de a decide sa implementeze o anumită soluție.

CAPITOLUL I: PLATFORMA DE COLABORARE – INFORMAȚII GENERALE

DEFINIȚIE ȘI ORIGINI

O "platformă" este un sistem care poate fi programat și personalizat de dezvoltatorii externi cât și de utilizatori, fiind adaptat la nenumărate nevoi și cerințe specifice. Cuvântul cheie în definiția unei platforme este: programare. Dacă se poate programa, codifica, atunci avem de a face cu o platformă. Termenul inițial de platformă se referea numai la segmentul de hardware (calculatorul), mai puțin software-ul care era instalat.

Platformele de colaborare, ca și software, dedicate întreprinderilor, facilitează suportul și promovează interacțiunile între persoanele unei organizații. Această definiție largă cuprinde comunicațiile convenționale și instrumentele de colaborare, cum ar fi e-mail-ul și spațiile de lucru comune, concen¬trandu-se îndeosebi pe tehnologii de analiză de rețea socială, managementul dinamic al profilului și forme specifice de interacțiune de grup, cum ar fi: managementul documentelor și partajarea acestora, managementul contactelor; liste de contacte globale și personale, calendare de grup (atât personale cat și de grup), modulul de sarcini care oferă funcționalitate și eficientă în planificarea și urmărirea activității echipei de lucru, social bookmarks, social tagging, rating de conținut, blog-uri și wiki pages.

Colaborarea este munca depusă împreună cu alții cu interesul de a atinge un scop comun. Platforma de colaborare este aplicația care satisface forma de proces relațional în care doi sau mai mulți indivizi sau organizații lucrează împreună la realizarea scopurilor comune făcând posibilă atingerea obiectivelor identice la nivel de echipă, cat și la nivelul organizației. Majoritatea colaborărilor cer conducere, dar aceasta poate fi realizată și într-un cadru social, descentralizat și cu caracter egalitar.

1.2 TIPURI DE PLATFORME DE COLABORARE

Cele mai cunoscute tipuri de platforme de colaborare:

• Blog-uri – așa numitele „jurnale personale” la origine, au evoluat către site-uri de nișă cu un public mic și determinat

• Rețelele sociale – pagini personale cu diferite facilități: fotografie, muzică, profil, lista de prieteni.

• Wiki – enciclopedii colaborative care pot fi editate colectiv, generale sau referitoare la anumite teme, domenii.

• Video sharing – site-uri care conțin înregistrări, filme video produse de amatori, cu o lungime tipică de mai puțin de 5 minute, diferite producții dedicate, fragmente de programe TV.

• Collective Tagging – site-uri în care informația este etichetată de utilizatori, cu cuvinte cheie. Permite sortarea informației în funcție de etichete.

• Forumul de discuții – permite împărtășirea de idei, păreri, discuții online.

• Documentele Google – permit lucrul concomitent din partea mai multor utilizatori, pe același document partajat.

Trăsătura comună a platformelor de colaborare o reprezintă conținutul editat de utilizatori, internetul căpătând aspectul unei inteligențe colective.

1.3 UTILIZAREA PLATFORMELOR DE COLABORARE ÎN DIVERSE DOMENII

Platformele de colaborare pot fi întâlnite în diverse domenii, atât în mediul privat cat și în mediul de stat, precum: învățământ, cultură, medicină, cercetare științifică, domeniul bancar, financiar și economic. Fie că este vorba de colaborare în cadrul întreprinderii, fie că vorbim despre împărtășirea ideilor și experiențelor personale, se utilizează o platformă de colaborare specifică, care poate întruni obiectivele propuse. Colaborarea la locul de muncă, atât în mediul privat cat și de stat, este în creștere. Existența unui grup de persoane care lucrează la același proiect, contribuind cu propriile cunoștințe, idei, făcând schimb reciproc de informații, pentru a genera idei noi, este benefică pentru societate și pentru angajați.

Indiferent de amplasarea geografică a angajaților sau a partenerilor de afaceri, tehnologiile de colaborare facilitează pentru utilizatorii individuali, crearea și întreținerea de spații pentru proiecte, păstrând calitatea informației.

1.4 PARTICULARITĂȚI ȘI FUNCȚIONALITĂȚI ALE PLATFORMEI DE COLABORARE

Platformele de colaborare asigură o locație integrată, unde angajații pot colabora în mod eficient cu ceilalți membri ai unei echipe sau cu alte departamente ale companiei pentru a partaja cunoștințe și a găsi resurse și informații organizaționale. Platformele de colaborare îndeplinesc patru roluri fundamentale:

• Asigură un spațiu de partajare a informațiilor și resurselor între angajați, parteneri și clienți;

• Permit contribuția mai multor utilizatori la crearea documentelor;

• Susțin fluxurile și procesele de lucru;

• Asigură acces rapid la rapoarte și indicatori de performanță.

Un studiu Frost&Sullivan, realizat pentru companiile Microsoft și Verizon Business, evidențiază faptul că o colaborare eficientă între angajații unei companii, colaboratori și clienți influențează pilonii de business ai unei companii și generează noi venituri, prin:

• Influențarea profitabilității (29%)

• Creșterea profitului (26%)

• Creșterea vânzărilor (27%)

• Creșterea productivității muncii (36%)

• Satisfacția clienților (41%)

• Inovație (30%)

• Calitatea produselor (34%).

Piața soluțiilor de colaborare nu este la început, însă a resimțit o evoluție rapidă în ultimii patru ani. Noile canale de comunicare, ca micro-bloggingul sau rețelele de socializare cu caracter profesional, au început să influențeze și zona de colaborare corporativă, convingând tot mai mulți dezvoltatori ai acestor tipuri de soluții își regandeasc modelul de comunicare intern. Astfel, la momentul actual, platformele de colaborare se situează la intersecția a trei componente fundamentale ale business-ului contemporan: informația (sau conținutul corporativ), colaborarea și sociabilitatea dintre toți angajații unei companii.

Colaborarea trebuie abordată atât la nivel de companie cât și la nivel individual. Principalele beneficii resimțite la nivel de companie presupun, costuri reduse, dezvoltarea capacității de inovare și îmbunătățirea performanței de business. În aceeași măsură, studiul Frost&Sullivan evidențiază beneficiile individuale ale colaborării eficiente:

• Capacitatea de a lucra concomitent cu mai multe persoane;

• Reducerea costurilor necesare întâlnirilor fată în fată;

• Capacitatea de a lucra în timp real cu alți membri ai echipei, chiar și în afară sediului companiei;

• Productivitate personală și promptitudine în luarea deciziilor, indiferent de timp și locație;

• Control eficient al timpului alocat pentru diferite activități.

CAPITOLUL II: PLATFORMA DE COLABORARE PENTRU SERVICII WEB PERSONALIZATE

2.1 DESCRIEREA PLATFORMEI DE COLABORARE PENTRU SERVICII WEB

O platformă Web este alcătuită din design, proiectare și documentare. Se compune din tehnologia utilizată pentru a procesa conținutul public Web. Multe instrumente din afara browserelor sunt construite pe partea de sus a acestei platforme. Cel mai important aspect în definirea platformei, este ca platforma Web funcționează cu conținutul public Web. Platforma Web include multe tehnologii familiare: URL-uri, HTTP, REST, HTML, CSS, JavaScript, DOM, etc. Acesta cuprinde o mulțime de piese pe care utilizatorii nu le văd, ca site-uri API, (limbajul de programare în bibliotecile HTTP), și unele formate de date, cum ar fi XML și JSON, care nu sunt vizibile utilizatorilor.

Fig. 1 Diagrama platformei Web

2.2 TIPURI DE PLATFORME PENTRU SERVICII WEB

În funcție de necesitățile utilizatorilor, există mai multe soluții de găzduire, hosting web. Există soluții gratuite dar și variante complexe și costisitoare, în funcție de ce are nevoie utilizatorul pentru funcționarea aplicației sale în parametri optimi. Pentru început, nu trebuie abordate soluții costisitoare, existând varianta de updatare în orice moment.

Utilizatorul trebuie să țină cont că nu prețul este principalul argument în alegerea găzduirii, hosting-ului ci calitatea serviciilor oferite. Cele mai întâlnite tipuri de găzduire, hosting existente pe piață:

Gazduire Web gratuita – este o găzduire recomandată începătorilor sau celor care nu vor să realizeze vreo investiție în acest sens. In cadrul ofertelor standard, ca bonus, se oferă gazduire gratuită. Chiar dacă oferta sună ca fiind gratuită, de fapt, totul se plătește. În acez caz utilizatorul plateste cu publicitate afișată pe site, de către firma de gazduire, sau de către partenerii acesteia. Pe lângă aspectul neplăcut al paginilor și scăderea vitezei de încărcare a acestora, site-urile devin inestetice. Adeseori, suportul tehnic este limitat iar calitatea serviciilor este slabă

De cele mai multe ori utilizatorul nu poate folosi domeniul propriu și trebuie să folosească un subdomeniu oferit de firma de găzduire. Este o variantă nerecomandată celor care intenționează să se implice în domeniul blogging-ului.

Gazduire Web Shared – În prezent este cel mai folosit de către majoritatea blog-urilor aflate în faza incipientă, de dezvoltare. Site-ul poate avea propriul domeniu, adresă de email, baze de date, platforme de programare și va împărți un server cu mai multe site-uri. Suportul tehnic este destul de bun, variind de la companie la companie. Acesta poate fi un criteriu important în alegerea gazdei blog-ului. Datorită concurenței mari de pe piață, există oferte care includ și numele de domeniu în pachetele de găzduire, prețurile variind. Utilizatorul trebuie să împartă resursele hardware cu celelate site-uri, iar în cazul companiilor care nu au o rețea de servere, pot exista limitări de trafic.

Gazduire Web Dedicate – achiziționând această soluție, utilizatorul își poate găzdui blog-ul pe un server dedicat, adică își închiriază un server, fară a-l împărți, cu altcineva. Reprezintă o soluție recomandată blog-urilor cu trafic mare. Este o găzduire performantă, sigură și cu suport software nelimitat. Este destul de costisitoare, iar varianta recomandată este pentru blog-urile care sunt deja trecute de faza de dezvoltare. Se poate alege această soluție atunci când utilizatorul are mai multe site-uri și bloguri, unde vrea să aibă un control deplin, pe un suport de calitate. Găzduirea dedicată este folosită de cei care pornesc o afacere ca reseller de servicii de webhosting.

Colocare Server -deși nu diferă prea mult față de o găzduire obișnuită, acest serviciu oferă un nivel ridicat de independență și de control. O altă companie plătește pentru dreptul de utilizare a spațiului dintr-o rețea atunci când un utilizator alege un serviciu de colocare servere. Compania oferă o mai bună securitate, sursă de energie permanentă, conexiune dedicată la internet. În schimb, aceasta este o soluție costisitoare și necesită cunoștințe avansate pentru configurare.

2.3. METODELE DE ORGANIZARE, PLANIFICARE ȘI STRUCTURARE A INFORMAȚIILOR – CMS (CONTENT MANAGEMENT SYSTEM)

CMS (Content Management System) este un sistem software creat pentru automatizarea deplină a gestiunii conținutului, în special a site-urilor web. Scopul este de a reduce sau a elimina intervenția programatorilor la editarea și administrarea site-urilor. CMS-ul facilitează:

organizarea, publicarea și controlul de documente

crearea în comun de documente

publicarea de conținut pe site-uri

Granițele dintre portale, sisteme CMS, DMS (Document Management System – Sistem de Administrare a Documentelor) și ECS (E-commerce Systems – Sisteme de Comerț Electronic) nu sunt evidente și acestea adesea se suprapun.

2.3.1 PARTICULARITĂȚI ȘI FUNCȚIONALITĂȚI

Sistemele de administrare a conținutului web sunt folosite pentru stocarea și controlul documentelor cum ar fi articole, manuale tehnice sau de alte naturi, ghiduri de vânzări și broșuri de marketing. Un CMS poate avea următoarele funcții:

Crearea și transferul de documente

Identificarea utilizatorilor cheie și a rolului lor

Atribuirea de roluri și responsabilități categoriilor de conținut

Definirea de sarcini de lucru

Urmărirea și organizarea mai multor versiuni ale aceluiași element de conținut.

Publicarea conținutulului într-o bibliotecă.

Un sistem de administrare a conținutului web oferă următoarele facilități cheie:

Template-uri automate – creează template-uri vizuale standard care pot fi aplicate automat conținutului nou și existent, creând un punct central pentru schimbarea interfeței unui site web.

Conținut ușor editabil – Odata ce conținutul e separat de reprezentarea vizuală a site-ului, editarea devine de obicei mult mai ușoară și mai rapidă. CMS-urile includ instrumente de editat, ce permit utilizatorilor să creeze și să editeze un conținut.

CMS-urile au  module care pot fi instalate ușor pentru a extinde funcționalitatea acestora.

Upgrade-uri după standardele web – Soluțiile de administrare a conținutului primesc de obicei update-uri regulate cu noi facilități ținand sistemul la standardele web.

Administrarea fluxului de lucru – fluxul de lucru este procesul creării de sarcini secvențiale și paralele care sunt îndeplinite de către un CMS.

Administrarea documentelor – CMS-urile au capabilitatea de gestionare a ciclului de viață al unui document, de la creare, publicare, arhivare și distrugere.

2.3.2 SISTEMUL DE MANAGEMENT AL DOCUMENTELOR DIN CADRUL PLATFORMEI WEB – DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM – DMS

Un sistem de management al documentelor DMS – Document Management System este un set de aplicații software care furnizează capacitatea de stocare, versionare, securitate și de regăsire a documentelor.

Sistemele de tip DMS și arhivare electronică asigură:

versionarea documentelor organizației

stocarea documentelor electronice

backup pentru toate documentele organizației

modelarea, controlul și monitorizarea fluxurilor de documente din cadrul organizației.

arhivarea electronică a documentelor

Documentele electronice se împart în următoarele clase:

documente create în editoare text (procesor de text ca Microsoft Word, Microsoft Excel, Open Office)

copia electronică a documentelor pe hârtie (obținută prin scanare)

fișiere sursa obținute de personalul organizației (fișiere program (pas,.c,java), fișiere aplicații grafice (Maya, 3D Studio Max), fișiere executabile (exe))

2.3.2.1 COMPONENTELE UNUI DMS

1. Metadate (atributele) – sunt stocate pentru fiecare document. Metadatele, includ informații precumt: data documentului și utilizatorul care a creat documentul. Metadatele se împart în două categorii:

metadate generale – care conțin data documentului, numărul unic – intern, autorul, data ultimei modificări, autorul ultimei versiuni, dimensiunea documentului, versiunea curentă.

metadate specifice – depind de categoria de documente în care a fost încadrat fișierul

Unele sisteme DMS utilizează elemente de recunoaștere a caracterelor – OCR, “Optical character recognition” pe imaginile scanate ale documentelor, textul fiind utilizat pentru suportul utilizatorilor în regăsirea documentelor. Acest text poate fi stocat ca și metadată, poate fi legat de imagine sau separate, ca o sursă pentru mecanismul viitor de căutare.

2. Integrarea – sistemele de management al documentelor se integrează cu alte sisteme:

ERP – “Enterprise resource planning”;

CRM – “Customer Relationship Management” – Sistem de gestiune a relației cu clienții

Sisteme specifice

Astfel utilizatorii își pot regăsi documentele direct din containerul de documente. Integrarea este disponibila și pentru Suita Microsoft Office (Word, Excel, Visio, Microsoft Project) și e-mail (Outlook sau Lotus).

Sistemele DMS oferă și interfețe programabile, cu care se pot scrie secvențe de cod specifice cerințelor companiei, de exemplu: transmiterea unui SMS la aprobarea unui document.

3. Scanarea – implică procesarea documentelor pe hârtie utilizând scannere sau imprimante multifuncționale. Este utilizată recunoașterea optică a caracterelor pentru conversia imaginilor în text. Optical Mark Recognition, OMR este uneori utilizat pentru a extrage marcajele de pe formularele tip.

4. Indexarea – pentru a regăsi rapid documentele, se utilizează baze de date, capabile să gestioneze indecși de dimensiuni mari. Indexarea poate fi simplă cu un număr unic, alocat fiecărui document, sau complexă, care utilizează căutări combinate după metadate. Indexarea este realizată pentru a susține căutările rapide de documente, find realizată după criteriile de căutare.

5. Stocarea – Stocarea documentelor electronice și a copiilor digitale ale documentelor pe hârtie se face prin utilizarea sistemelor de baze de date care pot să gestioneze un volum mare de date. Această stocare asigură și un back-up al documentelor gestionate de sistem. Sistemele stochează documentele sub două moduri:

BLOB file – modalitatea stocării documentelor în baza de date

Fișierul Server – stocarea documentelor pe un server de fișiere

6. Regăsirea – Sistemele DMS asigură criterii de căutare complexe, căutări după anumite texte în documente, regăsind documentele electronice din zona de stocare. În căutări se utilizează criterii combinate între medadate generale și metadate specifice.

7. Distribuția – Sistemele DMS asigură distribuția documentelor către destinatari, pe bază de grupuri, roluri, drepturi de access și fluxuri de documente (de informare). Distribuția trebuie să asigure auditul recepției și a citirii documentului distribuit.

8. Securitate – Securitatea documentelor este importantă și chiar vitală în multe sisteme de management a documentelor. DMS trebuie să asigure accesul securizat la documente cât și criptarea datelor de autentificare. Unele sisteme criptează și conținutul fișierelor în baza de date, astfel se blochează deschiderea lor în afara sistemului.

Sisteme DMS includ și componente adiționale pentru a bloca deschiderea documentelor în afara organizației (de exemplu: dacă un document a fost copiat cu ajutorul unui stick de memorie, și a fost editat în Microsoft Word, acesta să nu poată fi deschis).

2.4 UTILIZAREA PLATFORMELOR DE COLABORARE PENTRU SERVICII WEB ÎN DIVERSE DOMENII

2.4.1 PLATFORMA DE COLABORARE ÎN DOMENIUL PUBLIC

Una dintre caracteristicile importante ale modelului de organizare a instituțiilor publice este

aceea că se bazează pe documente scrise. Nu ne putem imagina nici o organizație publică, fără ca aceasta se gestioneze documente. Inițial însăși esența aparatului birocratic al statului era legată de modul în care funcționarii angajații reușeau să gestioneze serviciile publice prin conexiunea dintre nevoile cetățenilor (și documentele scrise emise de către aceștia) cu documentele și procedurile interne și externe create de organizația publică, pentru rezolvarea problemelor.

Din punct de vedere funcțional, rolul de bază al serviciilor publice sau administrative a fost considerat ca fiind acela de a primi, de a procesa și de a transmite sau difuza informații. Prin urmare, managementul documentelor într-o instituție publică este strâns legat de managementul informației.

Modalitățile și amploarea cu care informația este produsă, colectată, prelucrată, păstrată și difuzată au evoluat odată cu dezvoltarea societății omenești. La toate acestea se adaugă legătura dintre calculator și telecomunicații, determinant pentru amplificarea comunicării. Cele două tehnologii (tehnologia calculatoarelor și aceea a telecomunicațiilor), luate împreună, sunt denumite tehnologie informațională.

Ca orice activitate umană contemporană, activitatea din sfera instituțiilor publice este o imensă sursă generatoare de hârtii, indiferent că este vorba de documente interne, care organizează modul de a funcționa al autorității publice, sau, de cele mai multe ori, de documente prin care este livrat serviciul public. Prin urmare, managementul documentelor trebuie să asigure, în primul rând gestiunea eficientă a hârtiei fizice. Pe măsură ce cantitatea de informații introdusă în sistem, necesară a fi comunicată beneficiarilor serviciilor publice sau mass-mediei, a crescut a apărut nevoia de a gestionare documentelor prin intermediul soluțiilor oferite de tehnologia informației (IT). Crearea și transmiterea unui document se bazează pe procedurile administrative tipice managementului instituțiilor publice. Nici o astfel de procedură nu ar putea funcționa dacă nu ar exista un sistem comunicațional și informațional viabil în cadrul organizației. Nu vom avea un sistem performant de gestionare a documentelor într-o instituție publică dacă toate celelalte sisteme manageriale sunt haotice. Dar, managementul documentelor și a informației, în general, este una dintre pietrele de temelie a bunei funcționări a unei instituții publice.

În exteriorul organizației managerul comunică cu elemente de ordin economic, social și politic: clienți, furnizori, concurenți, acționari, asociați, comunitatea locală, publicul general, mas-media, guvern, partide. Managerul trebuie să fie o verigă de legătură a organizației cu acest mediu pentru a putea asigura procesul de orientare a organizației, procesul de continuă schimbare și progres.

Modalitățile de comunicare pot fi grupate și după cum urmează:

comunicare orală

comunicare în scris

comunicare non-verbală

Tipic pentru un sistem de management al documentelor ar trebui să fie comunicarea în scris. Unul din scopurile creării și implementării procedurilor și DMS-ului este acela de a regla erorile care pot apărea în comunicarea orală referitoare la atribuțiile de serviciu.

Sistemul de gestionare a documentelor într-o instituție publică are implicații și aduce beneficii și în ceea ce privește alte domenii conexe, ce țin de relația directă cu beneficiarii serviciilor publice: cetățeni sau persoane juridice de drept public și privat. Odată implementat DMS „document management system” și stabilite procedurile scrise prin care se elaborează, circulă și se arhivează electronic documentele, se poate încerca implementarea conceptului de „ghișeu unic”.

Prin acest sistem, solicitanții de servicii publice vor avea posibilitatea să depună documentele necesare și să primească dintr-un singur loc mai multe acte, într-o perioadă de timp redusă. Integrarea cu pagina de web a instituției și cu celelalte mijloace de informare (de exemplu info-chioșcurile) pot pune în vedere solicitanților de servicii publice actele și procedurile necesare a fi urmate înainte de a se prezenta la registratura-ghișeu unic. Totodată în cadrul ghișeului unic se pot oferi, de către persoane autorizate, în limita mandatului acordat conform procedurii, și informații referitoare la rezolvarea cererilor sau referitoare la documentele aflat în lucru la nivelul instituției publice. Având în vedere faptul că managementul documentelor în format electronic stabilește proceduri inclusiv pentru nivelele de acces, este posibil că cetățenii să poată obține informațiile necesare fără a fi necesar să parcurgă toate etapele birocratice. În privința audiențelor, marea majoritate a furnizorilor de soluții software pentru DMS, fumizează și module destinate facilitării relațiilor conducătorilor instituțiilor publice cu cetățenii.

De obicei pașii descriși de astfel de module sunt:

depunerea și înregistrarea solicitării de audiență;

programarea audiențele și listarea diverselor rapoarte;

întocmirea fișei solicitantului și a audienței.

întocmirea și comunicarea dispozițiilor interne legate de audiențe privind modul de

rezolvare a audiențelor.

eventual înregistrarea cererilor în DMS și/sau urmărirea rezolvării acestora.

Pentru efectuarea audiențelor se va specifica un program de lucru și se va proiecta un modul de planificare a acestora pe baza cererilor venite de la cetățeni. La finalul unei ședințe de audiență se va genera un document ce va cuprinde rezoluția conducătorului referitoare la problema audiată. Audiențele on-line se pot desfășura sub forma unui forum de discuții sau unui sistem de întrebări care va fi făcut public pe site-ul instituției.

Fiecare dintre următoarele etape, ce aparțin structurii minimale de consultări publice la nivelul autorității publice, pot fi desfășurate și raportate prin DMS:

să fie punctate clar și corect contribuțiile pertinente acceptate și asumate de către

inițiator;

să fie argumentate sugestiile neacceptate;

să fie diseminată larg sinteza consultării publice, în scopul conștientizării impactului

acesteia în procesul deliberativ al autorităților publice;

să fie creată memoria instituțională asupra problemei reglementate, cu inventarierea

experiențelor anterioare, accesibilă publicului larg.

1. etapa preparatorie, în care autoritatea publică evidențiază public, clar și pe înțelesul cetățeanului:

cum fundamentează pertinent necesitatea și oportunitatea proiectului de act normativ

inițiat

cum identifică părțile interesate / afectate de către acesta

cum stabilește în mod clar, simplu și ușor de utilizat modalitatea formulării propunerilor și sugestiilor, a modului de colectare și prelucrare a opiniilor și sugestiilor;

2. etapa desfășurării efective a procesului consultativ, ce presupune:

anunțul public adecvat al consultării publice ce urmează a fi organizate, astfel încât să

fie informate toate părțile interesate / afectate;

stabilirea concretă a tuturor detaliilor tehnice, de logistică privind organizarea

evenimentului, inclusiv documentație de tip bibliografic, modalitatea de înscriere la

cuvânt, timpul alocat și modul de procesare a opiniilor colectate, parcursul ulterior al

acestora și modalitățile de verificare din partea cetățeanului privind recomandările

acceptate

3. etapa evaluării și diseminării rezultatelor consultării publice, în care, în urma sintetizării opiniilor și sugestiilor colectate:

să fie punctate clar și corect contribuțiile pertinente acceptate și asumate de către

inițiator;

să fie argumentate sugestiile neacceptate;

să fie diseminată larg sinteza consultării publice, în scopul conștientizării impactului

acesteia în procesul deliberativ al autorităților publice;

să fie creată memoria instituțională asupra problemei reglementate, cu inventarierea

experiențelor anterioare, accesibilă publicului larg.

Este important ca un sistem de management al documentelor să facă parte dintr-o strategie generală, aprobată la nivelul instituției publice. Nu este posibil ca procedurile de gestionare a documentelor într-o instituție publică să funcționeze într-un vid de obiective; el se integrează într-o cultură organizațională care apreciază și respectă sistemul rațional de implementare a politicilor publice.

2.4.2 PLATFORMA DE COLABORARE ÎN DOMENIUL PRIVAT

În prezent putem observa că pasiunea pentru retail s-a mutat în spațiul online. Conform companiei Interactive Media Retail Group (IMRG) din UK, vânzările “Business to Consumer” în “electronic commerce” au depășit 1,25 milioane de $ în anul 2013, demonstrându-se astfel că oamenii își cheltuiesc banii online.

Înainte ca orice retailer să se aventureze în dezvoltarea site-urilor eCommerce sau dezvoltarea de aplicații eCommerce este important să își dea silința. Trebuie să știe ce platforme sunt disponibile, unde își poate crea website-ul eCommerce.

În principiu, sunt trei opțiuni: grupul pe platforme eCommerce, platforme eCommerce “open source” și cele de tipul “shopping carts”.

Platforme Ecommerce Open Source

Platformele “open source” sunt populare în crearea site-urilor eCommerce și dezvoltarea aplicațiilor eCommerce. Orice utilizator poate descărca o platformă eCommerce “open source” și să aleagă o găzduire pentru site-ul său. Această flexibilitate este preferată de mulți proiectanți. Cu toate acestea, dacă utilizatorul vrea să lucreze pe cont propriu, crearea unui site eCommerce pe o platformă poate fi dificilă. Asistența pentru clienți este restrictivă și se limitează la forumuri și pagini wiki.

Dacă utilizatorul vrea să își dezvolte website-ul eCommerce utilizând aceste platforme versatile pot încerca una dintre următoarele opțiuni:

“Magento” – o platformă open source populară, incluzând brandurile cunoscute cât și brandurile noi. Magento oferă și versiuni cu plată, însă versiunea gratuită are o mulțime de caracteristici:

Instalarea pe calculator nu costă nimic

Oferă template-uri pentru design

Oferă o comunitate Magento activă pentru add-on-uri

Management-ul clienților și al comenzilor este ușor de folosit

Include un spațiu pentru marketing

Este compatibil cu dispozitivele mobile

“PrestaShop” – este utilizată de peste 125 000 de companii din întreaga lume, fiind câștigătoare a premiilor Best Open Source Business Application în 2010 și 2011. Prestashop oferă peste 310 caracteristici utilizatorilor care își doresc să creeze un website eCommerce. Printre caracteristici regăsim:

Gestionarea dinamică a inventarului, indiferent de numărul de produse

Este funcționabilă și integrată cu Ebay

Produse adiționale

Opțiunea de a vinde produse, aplicații ce se pot instala pe calculatorul utilizatorului

Calitatea gestionării stocului

Expunerea și vânzarea unui număr nelimitat de produse

Găzduirea de tip “Shopping Carts” – dă libertatea utilizatorilor să își aleagă propriul CMS și ce găzduire își doresc pentru site-ul lor. Aceste platforme oferă sistemul de casa și coșul de cumpărături în sine. In timp ce plata va fi procesată, ei vor oferi, securitate pentru a se asigura că tranzacțiile se vor face fără probleme. Aceasta este o opțiune bună dacă utilizatorul are deja un CMS și dacă are găzduire în altă parte pentru site-ul său. Pentru găzduirea de tip shopping cart există două opțiuni importante: “Foxycart” și “Digital Product Delivery” – DDP.

Principala calitate a “FoxyCart-ului” este aceea că utilizatorul poate să personalizeze felul în care funcționează checkout-ul și shopping cart-ul, astfel încât să se potrivească cu identitatea vizuală a site-ului său actual. “FoxyCart” este orientat către simplitate, având următoarele caracteristici:

Compatibilitate pentru companiile mici și mari

Utilizarea de coduri promoționale

Opțiunea pentru checkout

Controlul total asupra taxelor de transport

Capacitatea de a vinde produse virtuale

“Digital Product Delivery” este orientat către antreprenori care doresc să-și vândă online produsele virtuale. Are o mulțime de caracteristici utile, cum ar fi:

Procesul de download

Cumpărătorii primesc un link sigur pentru a “download-a” produsul cumpărat

Găzduire pentru fișiere sau produse virtuale

Este ușor de folosit cu dispozitivele mobile

Găzduirea pe Platforma Ecommerce

În schimbul unei taxe plătite lunar sau anual, utilizatorii pot folosi aceste platforme eCommerce pentru găzduirea website-ului eCommerce. Se oferă acces la infrastructură de eCommerce și asistență tehnică. Un dezavantaj la folosirea acestui tip de platformă este acela că utilizatorul nu poate alege găzduirea pe care o prefer. O mare parte dintre aceste platforme au sisteme eCommerce foarte bine puse la punct, fiind foarte sigure, acest aspect fiind o preocupare majoră pentru cei care fac cumpărături online.

“Shopify” – este una dintre cele mai cunoscute platforme unde utilizatorii își pot crea website-ul eCommerce. Printre avantajele platformei “Shopify” regăsim:

Designul este ușor de implementat

Interfața este intuitivă și atractivă

Lățime de bandă cu distribuire nelimitată

Stimulează viteza de încărcare a paginii

Opțiuni pentru design cu template-uri gratuite, și design-uri personalizate

Un sistem pentru coduri promoționale, instrumente de marketing

Compatibilă cu peste 70 de modalități de plată

Ușor de folosit cu dispozitivele mobile

“Highwire” – este o platformă care este foarte asemănătoare cu “Shopify”, cu următoarele beneficii:

Este o platformă completă pentru companii care pun accentul pe creativitate

Este ușor de utilizat, implementarea sistemului eCommerce fiind avantajoasă

Interfața este foarte bine realizată

Fiecare companie știe că spațiul de retail online este o potențială sursă de venituri de mii de dolari.

2.4.3 UTILIZAREA PLATFORMEI DE COLABORARE PENTRU SERVICII WEB ÎN SCOP PERSONAL

Selectarea unei platforme de colaborare pentru servicii WEB este o decizie importantă, fie că este vorba despre utilizarea acesteia în interes personal sau comercial, sub forma de blog-uri, forum-uri, sau alte tipuri de site-uri. De exemplu, în cazul unui magazin care are maxim 30 de produse i se potrivește un anumit tip de platformă, și alte magazine cu peste 300 de produse i se potrivește un alt tip de platformă web. Pentru blog-uri și forum-uri, utilizatorii preferă diferite platforme Web, de la cele mai simple până la cele complexe, care implică cunoștințe aprofundate necesare pentru întreținerea platformei.

Platforma Web „WordPress” și-a făcut apariția în 2003. Cu timpul, a devenit cea mai populară aplicație folosită pentru crearea blog-urilor, utilizată de milioane de site-uri și zeci de milioane de utilizatori. WordPress este o platformă CMS cu un design și o configurație ușor de utilizat de orice utilizator.

Fig. 2 Platforma Web WordPress

Platforma Web „Joomla!” este o platformă CMS care permite utilizatorilor să își construiască site-uri web și aplicații online. Datorită numărului impresionant de utilizatori, „Joomla” a devenit un concurent important pentru WordPress.

Fig. 3 Platforma Web „Joomla!”

Platforma „Movable Type” include atât crearea de site-uri web, a blog-urilor cât și a unei comunități sociale online.

Fig. 4 Platforma „Movable Type”

Platforma „Drupal” poate fi folosită atât în scop personal (pentru blog-uri) cât și pentru aplicații specifice destinate companiilor și organizațiilor.

Fig.5 Platforma Web “Drupal”

2.5 AVANTAJELE ȘI DEZAVANTAJELE UTILIZĂRII UNEI PLATFORME DE COLABORARE PENTRU SERVICII WEB PERSONALIZATE

Rolul fundamental al unei platforme de colaborare este de a crea și menține conexiuni între angajați, procese și tehnologii, la nivelul tuturor activităților dintr-o companie. Prin realizarea acestui obiectiv, o platformă de colaborare permite unei companii să beneficieze de:

1. Infrastructura unificată și costuri diminuate. O infrastructură unificată permite realizarea de întâlniri virtuale, comunicarea în timp real între angajații companiei și acces la aplicațiile care cresc productivitatea pe multiple activități. Platformele de colaborare ca Microsoft Sharepoint suportă acces la rețelele Intranet și Extranet și la aplicațiile Web folosite de companie. Soluțiile sunt ușor de sincronizat cu alte sisteme IT sau aplicații software deja existente.

2. Automatizarea proceselor se axează pe raționalizarea și optimizarea proceselor de lucru pentru a conduce la creșterea productivității angajaților și la îmbunătățirea serviciilor sau produselor oferite clienților. Utilizatorii platformelor de colaborare au acces la instrumente de lucru specifice pentru fiecare departament (precum formulare, calendare sau planificări).

3. Creșterea vitezei de îndeplinire a diferitelor sarcini datorită accesului simplu și rapid la informații. Soluțiile de colaborare permit angajaților să se conecteze la sursele de informații ale companiei cu ajutorul platformei de Intranet sau a bibliotecilor speciale de documente. Bibliotecile de documente Microsoft Sharepoint facilitează găsirea anumitor informații cu ajutorul categoriilor sau prin abonarea la rapoartele de interes.

4. Sincronizarea activităților dintre departamente. O soluție integrată, unde angajații pot colabora în timp real cu toți membrii echipei, creează un mediu de lucru mai productiv și mai eficient. Prin funcționalități avansate de administrare a documentelor și de integrare a altor aplicații de business (de resurse umane, financiare etc.), soluția de colaborare Microsoft SharePoint permite sincronizarea activităților desfășurate de angajații din diferite departamente.

5. Mobilitate. Soluția de colaborare SharePoint Online permite extinderea activităților în afara birourilor prin conectarea rapidă la servere și inițierea accesului la documente și resurse de oriunde. Astfel, de pe dispozitivele mobile (smartphone-uri, tablete) angajații pot citi, edita și salva documente, consulta calendare de lucru și introduce noi informații necesare celorlalți membri ai echipei.

6. Căutări avansate de informații la nivel de companie și nu numai. Soluția Microsoft SharePoint permite identificarea exactă a informațiilor în conținutul local sau extern, prin particularizarea interogărilor de căutare. Astfel documentele și discuțiile relevante sunt ușor de găsit de toți cei din echipa fără a pierde mult timp și fără a-și întrerupe activitatea, prin simpla accesare a informațiilor deja salvate ca bookmark de un alt utilizator.

7. Soluții adaptate proceselor de business specifice. Șabloanele de aplicații disponibile în Microsoft Sharepoint permit adaptarea rapidă a proceselor de lucru la nevoile și caracteristicile specifice diferitelor tipuri de business. Aplicațiile create prin intermediul acestor tipuri de platforme pot fi intens particularizate (rapoarte, prezentări, pentru a fi folosite în activitățile interne sau pentru externalizarea informațiilor către clienți.

8. Îmbunătățirea colaborării dintre membrii echipelor prin intermediul forumurilor de discuții și a rețelelor sociale. Forumurile de discuții se utilizează pentru diferite scopuri, precum determinarea obiectivelor pentru un proiect sau discutarea unui interes comun. Platformele de colaborare permit utilizatorilor să folosească forumuri, pagini Wiki și blog-uri interne pentru a partaja ușor informații și pentru a lua decizii mai rapid.

9. Simplificarea proceselor. Soluția de colaborare oferită de Microsoft permite identificarea

persoanelor cu competențe specifice pe o anumită problemă și comunicarea în timp real cu acestea. Astfel, combinația dintre opțiunile de căutare avansată și platformele sociale interne ajută la identificarea unei persoane în funcție de experiență, departement sau funcție.

10. Securizare complexă a informațiilor. Platformele de colaborare Microsoft Sharepoint și IBM Connections oferă funcționalități avansate de control și de securizare a resurselor, a informațiilor interne și a spațiilor de stocare. În plus, atribuirea unui anumit nivel de permisiune oferă opțiunea de a limita accesul utilizatorilor la informații confidențiale sau strategice și de a gestiona activități pe forumuri, bloguri și site-uri.

Printre dezavantajele folosirii unei platforme de colaborare Web, întâlnim: o rată de abandon a utilizatorilor – acest tip de colaborare la distanță necesită eforturi consistente și susținute din partea tuturor participanților la procesul instrucțional. Utilizatorii trebuie să fie extrem de motivați, altfel se instalează fenomenul de abandon care este mult mai frecvent în domeniul public decât în domeniul privat. O platformă de colaborare necesită experiență în domeniul utilizării calculatoarelor – utilizatorilor li se solicită anumite cunoștințe în domeniul IT. În cele mai multe cazuri folosirea unei platforme Web, presupune instalarea de aplicații sau medii adiționale care presupun cunoștințe tehnice suplimentare. Pentru a minimiza acest dezavantaj, clientul poate folosi un browser web. Există cazuri în care această abordare nu este posibilă. În acest caz este necesară modularizarea aplicației, realizarea unui kit de instalare și a unui ghid al utilizatorului. În cazul în care sistemul prezintă o multitudine de funcțiuni care nu sunt modularizate, utilizatorul are reținere în utilizarea acestora și, în consecință, este diminuată eficiența sistemului în sine. Un alt dezavantaj constă în costurile mari pentru proiectare și întreținere – acestea includ și cheltuieli cu tehnologia, transmiterea informaților în rețea, întreținerea echipamentului, producerea materialelor necesare. Cu toate aceste dezavantaje sau limitări, experiența platformelor Web deja funcționale a demonstrat faptul că utilizatorii se familiarizează în scurt timp cu mediul virtual și intră relativ repede în ritmul natural al transmiterii și, respectiv, însușirii de cunoștințe prin acest modern și eficient tip de colaborare.

CAPITOLUL III: PLATFORMA DE COLABORARE – SHAREPOINT ONLINE

3.1 DESCRIEREA PLATFORMEI ȘI ACTIVITĂȚI DE BAZĂ ÎN SHAREPOINT ONLINE

Pentru multe companii, SharePoint este un site de colaboare, o platformă de socializare. Pentru alte companii SharePoint este un loc de depozitare a documentelor. Pentru alte organizații SharePoint oferă un flux de lucru folosit pentru a automatiza atribuțiile și obligațiile zilnice. SharePoint Online ca și platformă oferă mult mai mult decât aceste funcționalități. SharePoint nu este o aplicație individuală Microsoft, cum este Microsoft Word sau Microsoft Excel. Nu este o suită de aplicații, precum Outlook 2000 care are inclus calendarul, sarcinile zilnice și email-ul, sau precum Microsoft Office.

Microsoft SharePoint este mai mult decât o aplicație sau un program, este o platformă care poate fi folosită pentru a crea diferite site-uri web, cu numeroase funcționalități care permit colaboarea și munca în echipă.  SharePoint este un produs instalat pe un server. Spre deosebire de Word, Outlook, Adobe Reader, SharePoint nu se intaleaza pe calculatorul personal. Există aplicații încorporate în SharePoint care se pot instala individual.

Ca și aplicație individuală regăsim SharePoint Designer care crează, modifică fluxuri de lucru, sau poate modifica modul de apariție al site-urilor din SharePoint Online. SharePoint în sine, este localizat pe un server, conectarea la acel server fiind posibilă cu ajutorul unui browser din calculatorul personal, de pe o tabletă, sau de pe orice dispozitiv mobil.

Putem crea, modifica și salva fișiere în Microsoft Word, PowerPoint sau Excel, direct pe site-ul SharePointe.  Putem folosi și Microsoft Outlook în cadrul platformei SharePoint Online. De exemplu ne putem conecta la calendarul Outlook prin SharePoint, și ne putem crea un calendar în SharePoint care să fie conectat cu Outlook.

Cu ajutorul Microsoft Visio putem publica diagrame pe site-urile web, și le putem găzdui în SharePoint Online.  

Microsoft Project folosește o versiune specifică a SharePoint pentru utilizatorii care vor să colaboreze utilizând Microsoft Project, la nivel de oganizatie.

La origini, SharePoint a apărut sub denumirea de “Teamsites”. Pentru că era o versiune dificil de utilizat, Microsoft a adăugat mai multe funcționalități la Teamsites. De aici, a luat naștere SharePoint Online, Microsoft confirmând totodată că SharePoint este o aplicație pentru crearea de site-uri web, unde utilizatorii își pot crea, salva documentele și informațiile. Tot cu ajutorul aplicației, utilizatorii pot invita și alți utilizatori noi, pot colabora la diverse acțiuni zilnice sau proiecte complexe. Păstrarea ultimei versiuni a fiecărui document, afișarea celor mai noi informații, ultimele versiuni ale fiecărui proces, procedura, face ca această platformă să fie îndrăgită de toți utilizatorii. Informația este ușor de găsit, în diferite biblioteci sau liste online din SharePoint. Orice document, poate fi căutat la nivel de colecție de site web, pe un site anume, sau în bibliotecile online.

Prin platforma online, SharePoint oferă capabilitatea de a cumula informații asupra documentelor publicate și oferă utilizatorilor diferite tipuri de raportare a conținutului publicat.

O altă funtionalitate importanta a SharePoint Online este aceea de a crea, salva și modifica diferite fluxuri de lucru asupra fișierelor publicate din bibliotecile online, asupra listelor sau a formularelor din SharePoint. Aceste fluxuri de lucru se pot customiza la nivel de fișier, bibliotecă, listă, formular sau chiar la nivel de site web.

Astfel SharePoint este mai mult decât un program, este o platformă utilizată de organizații pentru a își construi soluții web avansate, și pentru a oferi soluții la diferite proceduri și procese.

Când un utilizator este invitat în SharePoint Online, poate interacționa cu membri actuali din acel site web, poate vizualiza informațiile și documentele din acel site web, în funcție de rolul, accesul și permisiunea pe care acesta o dobândește.

Primul rol este acela de administrator, cel care deține acces în colecția de site-uri, și poate oferi permisiuni altor utilizatori.  

Avem și utilizatori cu permisiune de “designer”, cu un acces mai limitat la diverse funcționalități din SharePoint Online. Aceștia pot vizualiza, adăuga, modfica, șterge și aproba dar cel mai important, pot customiza diferite teme, site-uri web.

Un alt rol cu access mai limitat este cel de editor. Editorii au permisiunea de a lucra cu fișiere, documente, dar nu pot customiza design-ul site-ului web.

Utilizatorii cu rolul de contribuitor, au permisiuni limitate, doar de a șterge anumite fișiere, documente create doar de aceștia.

Avem și utilizatori “membrii” cu permisiunea de vizualizare – aceștia pot doar să vizualizeze informația și documentele din acel site web, să salveze acele fișiere în calculatorul personal dar nu o pot transmite înapoi pe platforma SharePoint.

În SharePoint, rolurile și permisiunile se pot stabili de membrii cu access la nivel de site web (colecția de site-uri / site-ul mamă). Aceștia pot fi membrii individuali sau pot aparține unui anumit grup.

3.2 TIPURI DE ARHITECTURI ȘI EDIȚII ALE SHAREPOINT ONLINE

SharePoint este un produs complex. Cu trecerea anilor, Microsoft a făcut acest produs și mai complex, adăugând diverse versiuni la SharePoint. Acum avem diferite produse SharePoint față de produsele SharePoint 2000. Doar în versiunea SharePoint 2013, avem diverse versiuni publicate. Fundația SharePoint 2013 este cea mai distribuită versiune SharePoint deoarece cuprinde Microsoft Windows Server.

SharePoint Server 2013 versiunea standard, este o versiune diferită de Fundația SharePoint 2013. “SharePoint Server 2013 Enterprise” este cea mai puternică și complexă version din SharePoint Servers. Deține diverse capabilități, pentru că în plus față de toate funcționalitățile din “SharePoint Foundation”, avem și servicii specific care au fost adăugate special pentru utilizatorii “SharePoint Server”.

În cele din urmă, acum 2 ani, am asistat la o nouă versiune SharePoint, numită: SharePoint Online. SharePoint Online este versiunea SharePoint funcțională în “cloud”. Este o subscripție Microsoft, achiziționată de multe organizații, sau instalată de acele organizații care deja dețin versiunea standard SharePoint Server 2013. Companiile au diverse opțiuni la SharePoint:

pot să se subscrie la “SharePoint Online Plan1”

pot alege “SharePoint server 2013 Enterprise”

pot să achiziționeze “SharePoint Online Plan 2”

O dată cu achiziționarea, organizațiile pot opta pentru diverse servcii din “cloud”.  Toți angajații vor avea subscripție la Office 365. Pentru multe din companii, utilizatorii Office 365 și experiența cu Office și SharePoint este una bazată pe browser-ul folosit în “cloud”.

3.3 SHAREPOINT ONLINE ÎN DIVERSE MEDII DE ACTIVITATE

3.3.1 SHAREPOINT ONLINE ÎN MEDIUL PRIVAT

Platforma SharePoint online oferă un mediu securizat de lucru, aducând utilizatorilor posibilitatea de lucru colaborativ și versionarea și gestiunea ciclului de viață al documentelor. Se pot defini fluxuri de documente care permit rutarea automată (integrare cu alte aplicații și sisteme IT) sau rutarea condițională, în funcție de anumite reguli stabilite de companie.

În cadrul platformei SharePoint Online, pentru facilitarea introducerii datelor și a schimbului de informații între document și fluxul de lucru, se folosesc formulare electronice create în InfoPath. InfoPath oferă completări automate de informații, validări de câmpuri și corelații între valorile introduse și asistența utilizatorului în momentul completării datelor în formular.

SharePoint Online aduce multiple beneficii pentru utilizatori: asistarea utilizatorului la completarea formularului, posibilitatea de a trimite alerte prin e-mail sau SMS la fiecare pas al fluxului de lucru, reducerea costurilor și a timpilor de procesare a documentului optimizarea proceselor de business din cadrul companiei, accesarea informației din orice loc, de pe orice dispozitiv conectat la Internet (laptop, tablet, telefon).

Comparativ cu un proces classic, unde aprobarea documentelor se face pe suport de hârtie, eficiența unui sistem electronic de fluxuri de documente, este dovedită prin funcționalitățile avansate de căutare și vizualizare a documentelor și posibilitatea de prioritizare a taskurilor. Alte avantaje mai provin din scăderea traficului pe rețea, centralizarea informațiilor în vederea salvării acestora (back-up automat) și scăderea redundanței datelor din sistemul electronic de gestiune al documentelor.

3.3.2 UTILIZAREA SHAREPOINT ONLINE ÎN SCOP PERSONAL

În versiunea Share Point Online, Microsoft a adăugat și funcționalitățile de “social networking” – socializarea online cu diverși membri SharePoint Online. În acest fel membrii organizațiilor pot comunica și colabora și la nivel personal având ocazia să se cunoască mai bine. Când vorbim de socializare pe platforma SharePoint Online, avem opțiunile “Newsfeed”, Sky Drive, și Site-uri web. Cu aceste 3 funcționalități, socializarea online oferă utilizatorilor posibilitatea conectării cu ceilalți membrii. Profilul existent în SharePoint Online conține poza și date generale ale utilizatorului, cât și organizația din care face parte. Utilizatorul poate urmări site-uri web de interes, poate urmări anumite acțiuni, postări ale altor membri.

Fig.6 “Newsfeed”

Utilizatorii pot vizualiza activități specifice cât și “Likes” – preferinte date de alți membrii SharePoint. “Likes” – funcționează la fel cum funcționează pe Facebook, utilizatorii urmăresc anumite postări și apasă butonul “Like”, și pot tag-ui în același timp diverse activități.

Editarea Profilului – profilul oricărui membru poate fi vizualizat în SharePoint Online. Toate setările se pot ajusta de către utilizator și se poate configura ce anume se face public și ce nu.  

Dacă utilizatorul este conectat cu adresa de email la SharePoint Online, compania din care face parte, poate bloca accesul la editarea pozei de profil, în acest fel se vrea o poză bună din punct de vedere etic, de exemplu: cea de buletin (fără peisaje, animale). Următoarele îmbunătățiri au fost aduse secțiunii de Profil, în SharePoint Online:

Navigarea este simplificată, astfel încât utilizatorul poate trece mai ușor între diferitele zone din profilul lui cât și din profilurile altor persoane, când le vizitează.

Opțiunile de partajare sunt simplificate pentru toate câmpurile, pentru a include „Oricine” sau „Doar eu”.

Setările de flux de lucru („Activități pe care doresc să le partajez” și „Persoanele pe care le urmăresc”) sunt dezactivate implicit, din motive de confidențialitate. Utilizatorul trebuie să activeze manual activitățile pe care dorește să le partajeze. Cu toate acestea, conversațiile și notificările prin e-mail sunt activate implicit.

Fig. 7 Profilul in SharePoint

Utilizarea microblog-urilor – cu microblogurile utilizatorii pot să efectueze următoarele acțiuni:

Publicarea în fluxul de știri public, unde oricine din organizație poate vizualiza și răspunde la postările utilizatorilor.

Publicarea într-un flux de știri dintr-un site de echipă, partajat cu un grup de persoane selectate.

Utilizatorii pot face referire la alte persoane în postările lor, utilizând “@”. Persoanele sunt notificate când sunt menționate într-o postare. Utilizatorii pot să vizualizeze toate postările în care alte persoane i-au menționat.

Includerea etichetelor în postările de flux de știri. Utilizatorii pot vizualiza rapid toate conversațiile care fac referire la etichetă respectivă.

Partajarea de conversații întregi, prin trimiterea unui link.

Utilizatorii pot folosit butonul „Apreciați” din publicările din fluxul lor de știri. Persoanele care îi urmăresc, văd în fluxurile lor de știri publicările pe care le-au apreciat. Pot să utilizeze vizualizarea Aprecieri pentru a găsi cu ușurință aceste publicări mai târziu.

Includerea de imagini, videoclipuri, linkuri la documente și URL-uri web în postări. Utilizatorii pot modifica URL-urile web pentru a se afișa ca text.

Blog-urile în SharePoint – orice utilizator poate crea un blog personal pe platforma SharePoint Online, poate adăuga, modifica, salva, publica diferite postări. Există diverse categorii pentru fiecare postare în parte: activități, idei, opinii, articole. SharePoint blog are opțiunea de arhivare, astfel toate postările se arhivează, dar se pot vizualiza de alți utilizatori. Printre alte funcționalități, utilizatorul poate administra fiecare postare în parte, fiecare comentariu primit, și poate crea aplicații noi pentru blog-ul din SharePoint Online. Utilizatorii pot seta ce blog-uri, postări ale altor membrii, vor să vizualizeze șiș a primească informații în timp real. Printre alte setări, își pot modifica și modul în care primesc aceste informații, pot primi mail-uri la postări, sau diverse articole.

Fig. 8 Blogging in SharePoint Online

Utilizarea listei de activități

O altă capabilitate a socializării online o reprezintă utilizarea listei de activități, task-uri. Utilizatorii pot adăuga, modifica și șterge activități din lista de task-uri. În același timp, utilizatorii pot primi notificări când o anumită activitate urmează să expire.

Fig. 9 Task List

3.4 ASIGURAREA CONFIDENȚIALITĂȚII ȘI SECURITĂȚII DATELOR

Utilizatorii pot să utilizeze Serviciile online și produsele software corelate conform prevederilor speciale din contractul de licențiere. Microsoft își rezervă toate celelalte drepturi. Utilizatorul trebuie să achiziționeze și să aloce licențele de abonament obligatorii pentru utilizarea fiecărui Serviciu online.

Cu excepția versiunilor de încercare, care sunt gratuite, Microsoft va reține datele de client stocate într-un Serviciu online într-un cont cu funcționare limitată, timp de 90 de zile de la expirarea ori încetarea abonamentului utilizatorului, astfel încât acesta să le poată extrage. După 90 de zile de la expirarea perioadei de conservare, Microsoft va dezactiva contul utilizatorului și va șterge datele de client.

Este posibil că Serviciul online să nu accepte conservarea sau extragerea produselor software furnizate de utilizator. Microsoft nu își asumă responsabilitatea pentru ștergerea datelor de client. Utilizatorul are dreptul să instaleze și să utilizeze produsele software doar împreună cu Serviciul online. Termenii specifici Serviciului online pot să limiteze numărul de copii ale produsului software pe care utilizatorul are dreptul să le utilizeze sau numărul de dispozitive pe care acesta are dreptul să utilizeze produsul software. Dreptul utilizatorului de a utiliza produsul software începe odată cu activarea Serviciului online și încetează odată cu încheierea acestuia.

Datele de client vor fi utilizate doar pentru a furniza utilizatorului, companiei, serviciile online în scopuri compatibile cu cele legate de furnizarea serviciilor respective. Microsoft nu va utiliza datele de client și nu va deriva informații pe baza acestora pentru a deservi scopuri publicitare sau scopuri comerciale similare. Utilizatorul, compania va păstra toate drepturile, titlurile de proprietate și interesele față de datele lor. Microsoft nu obține niciun drept asupra datelor de client, în afara celor pe care utilizatorul i le acordă pentru a i se furniza Serviciile online.

Microsoft nu va divulga datele utilizatorilor, în afara companiei Microsoft, a filialelor și afiliaților săi, decât conform instrucțiunilor utilizatorilor, cu permisiunea utilizatorului final, conform prevederilor și obligațiilor legale.

În cazul în care Microsoft va fi obligat să divulge datele de client unei autorități de aplicare a legii, compania Microsoft va notifica utilizatorul imediat și va trimite o copie a solicitării, exceptând situațiile în care legea nu îi permite acest lucru.

În cazul în care primește de la o terță parte o solicitare de divulgare a Datelor de client (cum ar fi de la utilizatorii finali ai Clientului, compania Microsoft va notifica Clientul imediat, exceptând situațiile în care legea nu îi permite acest lucru. Dacă Microsoft nu are obligația legală de a dezvălui datele de client, atunci va respinge solicitarea. În cazul în care solicitarea este validă, iar compania Microsoft poate fi obligată să divulge informațiile cerute, aceasta va încerca să redirecționeze terța parte, astfel încât să solicite datele respective de la Client.

Cu excepția instrucțiunilor primite de la utilizator, Microsoft nu va furniza niciunei terțe părți: acces direct, indirect, general sau neîngrădit la Datele de client; cheile de criptare utilizate pentru a securiza datele de client sau posibilitatea de a trece de criptare ori acces la datele de client dacă știm că acestea vor fi utilizate în alte scopuri decât cele indicate în solicitare.

Dacă Microsoft află despre accesul ilegal la datele de client stocate pe echipamentele sau în sediile sale ori despre accesul neautorizat la astfel de echipamente sau sedii, conducând la pierderea, divulgarea sau modificarea datelor de client (un „Incident de securitate”), atunci Microsoft la lua imediat următoarele măsuri: va informa Clientul în legătură cu Incidentul de securitate; va investiga Incidentul de securitate și va trimite Clientului informații detaliate despre acesta și va lua măsuri rezonabile pentru a atenua efectele și a minimiza daunele cauzate de Incidentul de securitate. Notificările prin care se anunță incidentele de securitate vor fi trimise unuia sau mai multor administratori ai Clientului prin mijloacele alese de Microsoft, inclusiv prin e-mail. Clientului îi revine în exclusivitate responsabilitatea de a se asigura că administratorii săi păstrează informații de contact exacte în portalul fiecărui Serviciu online. Fiecare utilizator trebuie să notifice imediat compania Microsoft în legătură cu toate abuzurile posibile legate de conturile sau de acreditările sale de autentificare ori în legătură cu orice incident de securitate asociat cu un Serviciu online.

Ștergerea și returnarea Datelor de client – în maximum 180 de zile de la expirarea sau încetarea utilizării de către Client a unui Serviciu online, Microsoft va dezactiva contul și va șterge Datele de client din acesta.

Personalul Microsoft nu va prelucra Datele de client fără autorizarea acestuia. Personalul Microsoft este obligat să păstreze securitatea și confidențialitatea Datelor de client conform Termenilor privind prelucrarea datelor, iar această obligație continuă chiar și după încetarea angajamentelor.

Transferul către subcontractori – Microsoft poate să angajeze subcontractori pentru a presta anumite servicii limitate sau auxiliare în numele său. Toți subcontractorii către care Microsoft transferă datele de client, chiar și cei contractați pentru servicii de stocare, vor încheia cu Microsoft contracte scrise, care asigură același nivel de protecție.

Fiecare Serviciu online are un site web unde apar subcontractorii care sunt autorizați să acceseze datele de client, precum și serviciile limitate sau auxiliare pe care le furnizează. Cu cel puțin 14 zile înainte de a autoriza un nou subcontractor să acceseze datele de client, Microsoft va actualiza site-ul web și va pune la dispoziția clientului un mecanism prin care să poată fi notificat în legătură cu actualizarea. În cazul în care clientul nu aprobă noul subcontractor, clientul poate să înceteze furnizarea Serviciului online implicat fără penalizare, trimițând, înainte de sfârșitul perioadei de notificare, o înștiințare scrisă de încetare, care va include explicația motivelor pentru refuzul aprobării. Dacă Serviciul online afectat face parte dintr-o suită (sau dintr-o serie de servicii similare care implică o singură achiziționare), atunci va înceta furnizarea întregii suite.

După încetarea serviciilor, Microsoft va elimina de pe facturile viitoare emise utilizatorului, obligațiile de plată pentru Serviciile online care nu se mai furnizează.

CAPITOLUL IV: CAZ PRACTIC DE IMPLEMENTARE A PLATFORMEI DE COLABORARE SHAREPOINT ONLINE ÎN COMPANIA ADOBE

4.1 PLATFORMA DE COLABORARE UTILIZATĂ ÎN CADRUL COMPANIEI ȘI NECESITATEA SCHIMBĂRII EI

Printre platformele folosite de compania Adobe, se regăsea E-room. Cu ajutorul E-room, accesul la informație și documente era unul facil la nivel organizațional. Platformă era ușor de folosit, având integrate câteva funcționalități, cum ar fi partajarea documentelor, a folder-elor, secțiunea de permisiuni și acces. Multe din activități erau manuale, create de utilizator, precum publicarea fișierelor, editarea și partajarea lor. Vizualizarea era una simplistă, fără a acorda utilizatorului alte posibilități sau funcționalități, indiferent de permisiunea și accesul avut la nivel de platformă.

Fig. 10 Patforma E-room

După o analiză amănunțită, compania Adobe a ales la nivel global, utilizarea unei noi platforme de colaborare, platforma SharePoint Online. Printre scopurile utilizării platformei SharePoint Online, s-au enumerat:

1. Lucrul cu documente

Membrii companiei păstrează documentele într-un loc sigur pe care-l pot accesa de oriunde;

Oferă acces la documente, facturi, etc care sunt de interes pentru întreaga companie;

Utilizatorii pot organiza biblioteci de documente și imagini la care pot da oricui acces selectiv;

Membrii SharePoint online pot crea o bază de date cu documente care se poate constitui în timp, într-o formidabilă resursă;

Utilizatorii pot restaurați rapid orice document la o versiune anterioară;

Membrii companiei sunt automat anunțați prin email când cineva a introdus, modificat sau șters un document;

Se pot găsi informațiile căutând prin tot site-ul și sub-site-uri după orice text;

Se pot publica fișiere Excel, Word și Powerpoint și lucra cu documente Office online.

2. Comunicare și colaborare:

În SharePoint se poate folosi un calendar care amintește automat angajaților de întrunirile și evenimentele companiei;

Utilizatorii pot posta un anunț, acesta ajungând la persoanele vizate;

Membrii companiei pot lucra simultan cu mai mulți utilizatori;

Se pot folosi agende comune de lucru pe echipe;

Se poate obține feed-back de la angajați, clienți, furnizori utilizând chestionare și forum-ul inclus;

Folosirea blog-urilor interne pentru partajarea informației;

Folosirea Wikipedia, inclusă în SharePoint Online pentru brainstorming.

3.Platformă Web:

Oferă persoanelor non-tehnice abilitatea de a crea și gestiona site-uri web;

Întreaga companie se poate împărți ușor pe centre de profit său interes;

Toată platforma se poate transforma într-un adevărat portal intern.

Printre avantajele principale folosirii SharePoint Online s-au regăsit:

Economisirea de timp și bani;

Eficientizarea muncii individuală și de echipă;

Administrarea cu ușurință a informației;

Centralizarea și partajarea informației cu colaboratorii companiei, într-un singur loc, securizat și accesibil de oriunde;

Folosirea unui instrument IT modern;

O colaborare ușoară cu persoane din afara companiei.

4.2 IMPLEMENTAREA ȘI CUSTOMIZAREA DE SITE-URI, PAGINI, LISTE ȘI LIBRĂRII

SharePoint Online este un serviciu dedicat creării site-urilor de echipă și lucrului colaborativ cu diverse echipe din cadrul organizației, cu partenerii de afaceri, clienți, dar opțiunile avansate de dezvoltare și de personalizare ale acestei platforme sunt multiple.

Prințe modalitățile de partajare, a documentelor sau a site-urilor web regăsim:

stocarea documentelor într-o singură bibliotecă personală, accesibilă de oriunde – OneDrive pentru business. Aceasta înlocuiește sortarea documentelor în „Documente partajate” sau „Documente private”. Toate documentele din bibliotecă sunt inițial private, până când utilizatorul decide cum să le partajeze.

Utilizarea noii comenzi partajare pentru a partaja rapid documente sau site-uri. Utilizatorul poate invita persoane pentru a partaja anumite documente și pentru a controla ce pot face cu acestea (să citească, să scrie etc.). Controlul Partajare se poate folosi în următoarele scopuri:

Trimiterea unui link al unui document, pentru persoanele din afara organizației sau pentru cele fără acreditări de conectare. Se poate partaja un document sau un site cu un grup de persoane.

Trimiterea unei invitații personalizate prin e-mail, când utilizatorul partajează un document sau un site.

Utilizatorii primesc avertizări în fluxul de știri, ori de câte ori un document este actualizat.

De asemenea, pot utiliza un dispozitiv mobil pentru a partaja un document sau un fișier dintr-o bibliotecă.

4.2.1 SITE-URILE DE COMUNITATE

Site-urile de comunitate încurajează partajarea de informații între echipele și grupurile din cadrul organizației. Acestea promovează comunicarea, prin facilitarea partajării de către utilizatori a preferințelor și experienței acestora și a învățării de la alte persoane cu experiență sau cunoștințe în anumite domenii.

În comparative cu trimiterea email-urilor, mesageria instant sau alte metode de comunicare, site-urile de comunitate oferă mai multe avantaj, printre care:

Conținutul site-ului de comunitate este disponibil pentru toți membrii comunității.

Reține istoricul de discuții în conformitate cu instrucțiunile de administrare ale firmei.

Căutare încorporată, care permite membrilor căutarea informației în tot conținutul site-ului.

Evaluări, care permit utilizatorilor să voteze anumite publicări și să trimită răspunsuri individuale

Un sistem de recompense care răsplătește utilizatorii pentru participare

Clasificarea conținutului pentru a îmbunătăți capacitatea de descoperire și a simplifica întreținerea.

Asigură o interfață familiară și permite utilizatorilor să descopere caracteristicile de administrare și de gestionare a înregistrărilor și integrare a fluxurilor de lucru din SharePoint.

4.2.2 BIBLIOTECILE ONLINE

Utilizatorii pot crea și gestiona documente, foi de calcul, prezentări, formulare și alte tipuri de fișiere într-o bibliotecă SharePoint. Unele biblioteci sunt create automat, atunci când se crează un site nou, cum ar fi biblioteca “documente”. Fiecare utilizator poate personaliza aceste biblioteci pentru propriile scopuri sau pentru a crea propriile biblioteci suplimentare. Fiecare tip de bibliotecă are un scop specific, iar unele au alte comportamente și caracteristici.

1. Bibliotecă de documente – pentru multe tipuri de fișiere, inclusiv documente și foi de calcul, utilizam o bibliotecă de documente. Într-o bibliotecă de documente pot stoca alte tipuri de fișiere, deși unele tipuri de fișiere sunt blocate din motive de securitate.

2. Bibliotecă de imagini – pentru a partaja o colecție de imagini digitale sau de elemente grafice, utilizez o bibliotecă de imagini. Deși imaginile pot fi stocate și în alte tipuri de biblioteci SharePoint, bibliotecile de imagini au câteva avantaje. Dintr-o bibliotecă de imagini pot să vizualizez imagini într-o expunere de diapozitive, să descarc imagini în calculator și să editez imaginile cu programe de editare grafică compatibile, cum ar Microsoft Paint. Trebuie să iau în considerare crearea unei biblioteci de imagini dacă doresc să stochez imagini de la evenimentele echipei sau de la lansările de produse. De asemenea, pot să creez în bibliotecă link-uri la imagini din alte zone ale site-ului, cum ar fi pagini wiki sau blog-uri.

3. Bibliotecă de formulare – dacă trebuie să gestionez un grup de formulare de afaceri bazate pe XML, voi utiliza o bibliotecă de formulare. Configurarea unei biblioteci de formulare necesită un program de proiectare de formulare XML, cum ar fi Microsoft InfoPath. Formularul pe care îl completez este doar un fișier .xml care conține datele care au fost introduse în formular. Orice alt element care compune o raportare, este furnizat de formular. Dupa ce completez diferite formulare, am posibilitatea să îmbin datele din ele, sau să le export pentru analize.

4. Bibliotecă de pagini Wiki – pentru a crea o colecție de pagini Wiki conectate, utilizez o bibliotecă de pagini Wiki. O pagină Wiki îmi permite să colectez informații uzuale, într-un format ușor de creat și de modificat. Am posibilitatea să adăug în bibliotecă, pagini Wiki care conțin imagini, tabele, hyperlinkuri și linkuri interne. Dacă o echipă creează un site Wiki pentru un proiect, in cadrul platformei online, site-ul stocheaza sfaturi și trucuri într-o serie de pagini interconectate.

5. Bibliotecă de active – Pentru a partaja și gestiona imagini, fișiere audio și video, utilizez o bibliotecă de active. O bibliotecă de active îmi ușurează reutilizarea fișierelor media digitale create de alții, cum ar fi siglele și imaginile organizației. O bibliotecă de active îmi oferă și tipuri de conținut cu proprietăți și vizualizări pentru gestionarea și răsfoirea activelor media, cum ar fi miniaturile și cuvintele cheie de metadate. Pot gestiona și stoca imaginile cu marcă comercială și fragmentele de conținut reutilizabil din aplicații, astfel încât să fie disponibile și utilizabile în toată organizația.

6. Bibliotecă conexiune de date – pentru a simplifica întreținerea și gestionarea conexiunilor de date, utilizez o bibliotecă de conexiune de date. O bibliotecă de conexiune de date (DCL – Data Connection Library) este o modalitate centralizată de a stoca fișiere conexiune de date Office (ODC – Office Data Connection). Fiecare dintre aceste fișiere (.odc) conține informații despre cum se găsește, cum se face logarea, cum se interoghează și se accesează o sursă de date externe. Centralizarea fișierelor ODC într-o bibliotecă de conexiune de date face posibilă partajarea, gestionarea și căutarea fișierelor de conexiune de date, din interiorul unui site SharePoint. Totodata asigură că informatia si datele de afaceri, mai ales foile de calcul, întrețin un set consistent de valori.

7. Bibliotecă de diapozitive – pentru a partaja diapozitive de prezentare în mod eficient, utilizez o bibliotecă de diapozitive. Bibliotecile de diapozitive mă ajută la partajarea, stocarea și gestionarea diapozitivelor din Microsoft PowerPoint sau dintr-o aplicație compatibilă. Când public o prezentare într-o bibliotecă de diapozitive, diapozitivele se încarcă sub formă de fișiere individuale, astfel încât să poată fi modificate și urmărite în mod independent. Biblioteca de diapozitive conține un link la prezentare, astfel încât sunt notificat când se modifică diapozitivele. De asemenea, biblioteca permite ssa sortez diapozitivele, sa extrag sis a urmaresc istoricul. Bibliotecile de diapozitive furnizează și câteva caracteristici speciale pentru găsirea, gestionarea și reutilizarea diapozitivelor.

8. Bibliotecă de înregistrări – pentru a avea un depozit central pentru stocarea și gestionarea arhivelor organizației sau a documentelor importante de afaceri, utilizez o bibliotecă de înregistrări. Dacă organizația are nevoie să adere la niște reglementări de conformitate care necesită un proces organizat pentru gestionarea documentelor pertinente. Un site centru de documente conține un număr de biblioteci de înregistrări pentru stocarea diferitelor tipuri de înregistrări. Pentru fiecare bibliotecă, am posibilitatea să setez politici care determină ce înregistrări se stochează, cum se dirijează și se gestionează documentele și cât timp se vor reține aceste înregistrări.

9. Bibliotecă de rapoarte – pentru a simplifica crearea, gestionarea și livrarea paginilor Web, a documentelor și a indicatorilor de performanță (KPI – key performance indicators) pentru măsurări și obiective, utilizez o bibliotecă de rapoarte. Biblioteca de rapoarte este o locație centrală unde creez și salvez rapoarte, cum ar fi registre de lucru Excel și pagini tablou de bord. Când public un registru de lucru Excel într-o bibliotecă de rapoarte, este activat să acționeze la un singur clic pentru a se deschide în vizualizarea browser, care este un mod convenabil de a vedea registrul de lucru fără a-l adăuga la o pagină parte Web.

10. Bibliotecă gestionare de traducere – pentru a facilita procesul de traducere manuală a documentelor, utilizez o bibliotecă de gestionare a traducerilor. Ajută organizația să creeze, să stocheze și să gestioneze documentele traduse furnizând vizualizări și caracteristici specifice. Biblioteca urmărește relația dintre un document sursă (o versiune originală) și traducerea sa, și centralizează toate aceste documente. Biblioteca poate fi configurată cu un flux de lucru de gestionare traduceri, proiectat să ajute la gestionarea procesului de traducere manuală a documentelor.

11. Bibliotecă conexiune de date pentru PeformancePoint – pentru simplificarea întreținerii și gestionarii fișierelor de conexiune de date pentru PerformancePoint, utilizez biblioteca de conexiuni de date pentru PerformancePoint. În această bibliotecă, pot să stochez fișiere Office Data Connection (ODC) și Universal Data connection (UDC).

12. Bibliotecă diagramă de proces (metric și unități SUA) – pentru a stoca și a partaja documente de proces sub formă de diagrame, cum ar fi cele create cu Microsoft Office Visio 2010, utilizez o bibliotecă diagramă de proces. Bibliotecile în sistemul metric și sistemul de unități de măsură din SUA sunt proiectate pentru unitățile de măsură corespondente.

4.2.3 CREAREA UNEI BIBLIOTECI

Procesul de creare a unei biblioteci într-un site web – spațiu de lucru constă în:

navigarea la site-ul dorit la Acțiuni site

se vizualizează tot conținutul site-ului web

se crează / adaugă o nouă aplicație, bibliotecă.

Biblioteca poate fi de documente sau bibliotecă imagini

În caseta “nume”, se tastează un nume pentru bibliotecă, acesta fiind obligatoriu;

În caseta “descriere” se tastează o descriere a scopului bibliotecii, descrierea este opțională.

La setările bibliotecii, se pot activa sau dezactiva numeroase funcționalități, precum: arhivarea documentelor, istoricul versiunilor, istoricul imaginilor, se pot lista programe implicite pentru crearea de fișiere noi.

Fig. 10 Crearea unei biblioteci online

4.2.4 PARTAJAREA FIȘIERELOR CU UTILIZATORII INTERNI

O dată cu crearea fișierelor, documentelor și a bibliotecilor online, pentru o colaborare de succes cu ceilalți utilizatori interni, fie din acel department, fie din alte echipe la nivelul organizației, acele fișiere trebuie publicate și partajate. Practic, se anunță postarea sau modificarea acelor fișiere, anumitor persoane sau grupuri specifice. Această alertă se poate trimite fie manual, o dată cu postarea ultimei versiuni a documentului, fie prin fluxuri de lucru prestabilite la nivel de bibliotecă online cu ajutorul aplicației SharePoint designer. Aceste fluxuri de lucru permit trimiterea automată a mesajelor către anumiți destinatari, în funcție de fișierele publicate. Astfel, utilizatorii vor primi emai-luri automate din SharePoint Online, o dată cu postarea sau modificarea de noi versiuni, noi biblioteci, liste sau formulare.

Fig. 11 Partajarea fișierelor cu utilizatori interni

4.2.5 PARTAJAREA DOCUMENTELOR CU UTILIZATORI EXTERNI

Utilizatorii externi sunt persoane din afara organizației care pot accesa site-urile și documentele din SharePoint Online, dar nu dețin licențe la abonamentul companiei. Utilizatorii externi moștenesc drepturile de utilizare a platformei SharePoint Online. Dacă o companie achiziționează un “plan E3 Enterprise” și creează un site care utilizează caracteristicile de întreprindere, utilizatorului extern i se acordă drepturi pentru a utiliza și/sau a vizualiza acel site și documentele din el. Utilizatorii externi sunt invitați ca membri cu drepturi extinse ai proiectului, pentru a efectua o gamă largă de acțiuni pe site, dar aceștia nu vor avea aceleași facilități, ca un membru complet al companiei.

4.2.6 PARTAJAREA UNUI SITE

Atunci când se partajează un site cu utilizatori externi, se trimite o invitație pe care o pot utiliza pentru a se conecta la site-ul companiei. Această invitație se poate trimite la orice adresă de email. Atunci când destinatarul acceptă invitația, se conectează utilizând fie un cont Microsoft, fie un cont de la locul de muncă sau de la școală. Când se partajează un site, se poate selecta tipul permisiunii pe care se dorește ca acea persoană să îl aibe pe site. Cel care trimite invitația utilizatorului extern, trebuie să fie gazdă, proprietar al site-ului web cu permisiuni de control total.

Se accesează site-ul care se dorește să fie partajat cu utilizatorii externi.

Se introduc numele utilizatorilor externi invitați: de exemplu: [anonimizat] sau [anonimizat].

Se tastează un mesaj care se include în invitație

Se selectează “afișare opțiuni” și grupul dorit.

De cele mai multe ori se dorește acordarea gradului cel mai mic de permisiuni necesare, pentru a efectua activitățile dorite pe site-ul web. De exemplu, dacă persoanele invitate trebuie doar să citească un conținut, se asociază aceste personae cu grupul Vizitatori, care are implicit permisiuni de Citire. Dacă utilizatorii externi trebuie să poată edita sau actualiza conținutul, aceștia se pot adăuga în grupul Membri, care are implicit permisiuni de editare.

În mod implicit, orice invitații trimise utilizatorilor externi vor expira în 7 zile. Dacă un invitat nu acceptă invitația în 7 zile și se dorește în continuare ca acea persoană să aibă acces la site-ul web, va fi necesară trimiterea unei noi invitații.

Atunci când utilizatorii externi primesc invitație, aceștia pot selecta pagina unde se pot conecta la site-ul web. Dacă utilizatorii nu au cont Microsoft, aceștia se pot înscrie pentru un cont Microsoft gratuit.

Fig. 12 Partajarea unui site cu utilizatorii externi

4.3 INTEGRAREA SHAREPOINT ONLINE CU ALTE PRODUSE MICROSOFT OFFICE

4.3.1 EXCEL ȘI SHAREPOINT ONLINE

Integrarea Excel în SharePoint Online variază de la funcționalități simple până la cele mai complexe, oferind soluții automatizate pentru organizație. Printre cele mai importante capabilități ale Microsoft Excel în relația cu SharePoint Online, regăsim:

Preluarea de date în Excel

Sortarea, organizarea și lucrul cu datele în Excel

Vizualizarea datelor

Aplicarea de filtre la tabele

Crearea de diagrame

Explorarea și analiza datelor

Utilizarea capacităților complexe de analiză

Fig. 13 Microsoft Excel în SharePoint Online

Cu ajutorul SharePoint Online, se pot publica fișiere Excel sub formă de listă. Astfel, se păstrează o legătură directă, între fișierul Excel și SharePoint Online, mai mulți utilizatori putând folosi lista de pe platforma SharePoint Online. În același timp, cel care a creat fișierul, primește alerte în timp real, cu ultima versiune postată pe SharePoint de către ceilalți utilizatori.

Totodată pentru utilizatorul care a postat inițial fișierul, nu este nevoie accesul la platforma SharePoint, pentru a face modificări în fișier. Având deja legătura formată între Excel și SharePoint, poate actualize datele direct pe calculatorul personal iar modificările putând fi vizibile în SharePoint Online.

Fig. 14 Postarea unui fișier Excel sub formă de listă

4.3.2 INFOPATH ȘI SHAREPOINT

InfoPath nu este un produs Office nou, fiind utilizat de aproape 10 ani. InfoPath este o aplicație specială integrată în platformă SharePoint Online, utilizata la crearea formularelor electronice. Orice listă din SharePoint Online poate fi modificată și vizualizată într-un formular InfoPath. Toate celulele, liniile și coloanele din listă pot fi schimbate cu ajutorul InfoPath, în funcție de dorințele utilizatorului. InfoPath este integrat în orice listă online din cadrul platformei SharePoint Online, dar și în orice bibliotecă online existenta în SharePoint Online.

Cu ajutorul formularului InfoPath, datele existente în listă pot fi vizualizate la nivel de formular, iar câmpurile aferente pot fi modificate în funcție de cerințele utilizatorilor.

Orice listă SharePoint poate fi configurată să permită mai multe tipuri de conținut, care vor apărea în acest meniu. Utilizatorul are posibilitatea să creeze un formular de listă particularizat pentru fiecare tip de conținut. De exemplu, dacă listă are mai multe tipuri de conținut, utilizatorul are posibilitatea să creeze formulare de listă particularizate pentru fiecare.

Fig. 15 Vizualizarea Listei online în platforma SharePoint Online

Fig. 16 Vizualizarea listei online la nivel de formular InfoPath

4.3.3 ALTE PRODUSE DIN SUITA OFFICE INTEGRATE ÎN PLATFORMĂ SHAREPOINT ONLINE

Microsoft Word – cu ajutorul documentelor publicate online, mai mulți utilizatori pot edita orice document în platformă online. Pentru a vizualiza orice modificări la nivel de document, se pot urmări versiunile anterioare și modificările făcute de fiecare utilizator.

Fig. 17 Microsoft Word în SharePoint Online

Microsoft PowerPoint – orice prezentare publicată în SharePoint Online, se poate vizualiza, se poate modifica în timp real, fără a mai cere utilizatorului să salveze prezentarea pe calculatorul personal. În timp real, orice modificare este salvată pe platforma SharePoint Online, toți ceilalți utilizatori având vizibilitate la versiunea nouă.

Fig. 17 Microsoft PowerPoint în SharePoint Online

Microsoft Access – orice bază de date din Access poate fi publicată online pe platforma SharePoint. Acestea pot fi modificate, customizate, cu diferite tipuri de vizualizări, pentru a îndeplini necesitățile utilizatorilor.

Fig.18 Microsoft Access în SharePoint Online

Microsoft Visio – orice diagramă creată în Visio poate fi publicată în SharePoint Online. Totodată, orice flux de lucru creat în SharePoint, poate fi vizualizat sub tipul de diagramă în Microsoft Visio.

Fig. 19 Microsoft Visio în SharePoint Online

4.4 TIPURI DE ACCES LA NIVEL GLOBAL ÎN FUNCȚIE DE UTILIZAREA ȘI CONFIDENȚIALITATEA DATELOR ȘI A INFORMAȚIILOR

Fiecare site din SharePoint Online se află într-o colecție de site-uri, un grup de site-uri pe care le-am dispus într-o ierarhie, într-un singur site de nivel superior. Site-ul de nivel superior se numește site rădăcină al colecției noastre de site-uri.

Am configurat setările de permisiuni inițiale pentru colecția de site-uri. La început, aceste setări era afișate în cascadă în jos, în ierarhia colecției și se aplicau la toate site-urile și la conținutul din colecția de site-uri. Pentru a reflecta cerințele de afaceri, și dorințele fiecărei echipe din cadrul companiei, am particularizat setările de permisiune în locații diferite din colecție. De exemplu, majoritatea site-urilor au unul sau mai mulți administratori de site-uri care pot modifica setările pe care le-a stabilit administratorul colecției de site-uri pentru un site.

Fig. 20 Ierarhiile de site-uri și subsite-uri SharePoint Online

La început, am configurat permisiunile pentru întreaga colecție de site-uri. În mod implicit, toate subsite-urile și conținutul dintr-o colecție moștenesc setările de permisiuni ale site-ului de nivel superior (site-ul rădăcină al unei colecții de site-uri). Listele și bibliotecile moștenesc permisiuni de la site-ul căruia îi aparțin. Au existat momente în care anumiți utilizatori au cerut întreruperea unui access într-o bibliotecă sau o listă, sau un access nou pentru un anumit site sau subsite. Am modificat setările permisiunilor direct în listă sau bibliotecă. Elementele de listă și fișierele moștenesc permisiunile de la listele sau bibliotecile lor părinte. Dacă utilizatorul ar fi avut control asupra unei liste sau a unei biblioteci, ar fi putut să întrerupă moștenirea permisiunilor modificând setările de permisiuni direct într-un element specific din listă sau bibliotecă.

Pentru că de la început am determinat setările de permisiune inițiale pentru întreaga colecție de site-uri, în mod implicit, toate subsite-urile și tot conținutul dintr-o colecție au moștenit setările de permisiune pe care le-am ales la nivel de site. Pe parcursul implementării platformei SharePoint Online, am colaborat îndeaproape cu persoanele care creează colecția de site-uri, dar am fost și răspunzătoare pentru deciziile de a permite accesul la conținutul important, protejat de drepturi de proprietate intelectuală, care este stocat pe site-urile companiei (setarea permisiunilor la nivelul colecției de site-uri).

Un grup SharePoint este o colecție de persoane – utilizatori SharePoint. Am creat nenumărate grupuri, am adăugat persoane în acele grupuri, pentru a atribui mai ușor permisiunile grupurilor și membrilor, toți utilizatorii din grup având același nivel de permisiune.

Este o idee bună gruparea persoanelor care fac același tip de activitate pe site, pentru că stabilirea permisiunilor să urmeze cerințele și nevoile în afaceri. Unele persoane trebuie doar să citească informațiile de pe un site, alte persoane trebuie să încarce, să descarce și să editeze acele informații, iar altele trebuie să poată modifica site-ul propriu-zis.

Folosind grupurile SharePoint, am gestionat accesul pentru mai multe persoane simultan, în loc să gestionez mai multe setări de permisiune individual.

4.4.1 GRUPURILE SHAREPOINT IMPLICITE

Atunci când am creat primul site dintr-o colecție de site-uri (site-ul rădăcină), SharePoint a creat automat mai multe grupuri SharePoint. Acestea sunt grupurile SharePoint implicite. Când am creat un un site în colecția de site-uri, șablonul de site utilizat a inclus și o colecție de grupuri SharePoint predefinite. De exemplu, un Site de echipă include automat grupurile Vizitatori, Membri și Proprietari.

Acestor grupuri SharePoint le atribuie automat niveluri de permisiune. Nivelurile de permisiune corespund tipului de activitate pe care trebuie să o efectueze utilizatorii din fiecare grup:

Vizitatorii au nivelul de permisiune Citire

Membrii au nivelul de permisiune Contribuire

Proprietarii au nivelul de permisiune Control total

Grupurile permit controlul accesului la site-ul web pentru mai multe persoane simultan. Atribuirea de permisiuni persoanelor din grupuri, nu persoanelor individuale, a oferit următoarele avantaje:

Ajută alinierea structurii și permisiunilor site-ului la cerințele organizației

Simplifică întreținerea site-ului, atât pentru utilizatori, cât și pentru proprietarii site-ului succesor.

Asigură faptul că persoanele care au activități asemănătoare se bucură de același nivel de acces

Ajută utilizatorii ca persoanele beneficiază numai de accesul necesar (nu de mai mult)

Grupurile SharePoint pot fi compuse din mai mulți utilizatori individuali, pot conține grupuri de securitate Windows sau pot fi o combinație între cele două.

O dată cu implementarea platformei și crearea de grupuri, a apărut și nevoia de adăugare a grupurilor de Securitate Windows în SharePoint Online. Se pot adăuga grupuri de securitate Windows în SharePoint, însă nu a fost posibilă adăugarea unui grup de distribuire (o listă de distribuire) Windows unui grup SharePoint.

4.4.2 NIVELURI DE PERMISIUNI

O singură permisiune SharePoint oferă acces la o singură acțiune unui utilizator. Atunci când un utilizator are permisiunea de Vizualizare, acesta poate vizualiza și citi elementele de pe un site. SharePoint colectează automat utilizatorii care deschid site-ul si membrii care il vizualizeaza.

Fiecărei persoane dintr-un grup SharePoint i-am atribuit același nivel de permisiune. SharePoint creează automat mai multe niveluri de permisiune și le atribuie acelor grupuri. În plus, dacă nivelurile de permisiune implicite nu au ceea ce dorește utilizatorul, am creat la cerințele lui, propriile niveluri de permisiune.

Combinațiile de permisiuni, fac un site să funcționeze diferit pentru utilizatori diferiți și previn ca alți utilizatori să efectueze acțiuni. De exemplu, îi pot împiedica pe unii utilizatori să șteargă documente de pe un site.

Grupurilor SharePoint li se atribuie automat niveluri de permisiune. De fapt, am făcut atribuirea atât de atent, încât mulți utilizatori SharePoint nu trebuie să creeze niciodată grupuri sau niveluri de permisiune SharePoint proprii.

Grupul Proprietari are nivelul de permisiune Control total. Persoanele cu nivelul de permisiune Control total, lucreaza cu structura și componentele site-ului în sine. Între aceste permisiuni se numără acordarea altor permisiuni și efectuarea de activități asociate cu liste, biblioteci și elemente. Aceasta înseamnă că am atribuit fiecărui grup de persoane, permisiuni SharePoint corespunzătoare pentru a-și efectua activitățile, dar oricând pot crea alte niveluri de permisiune specifice.

4.4.3 MOȘTENIREA PERMISIUNILOR

Subsite-urile și conținutul lor moștenesc grupurile și nivelurile de permisiune ale site-ului de deasupra lor, în ierarhie. Un site moștenește permisiunile de la site-ul părinte. Dacă am efectuat o modificare în site-ul părinte, subsite-urile sale și conținutul lor primesc automat aceeași modificare. De exemplu, dacă adaug mai mulți utilizatori la grupul Membri, noii utilizatori au aceleași permisiuni ca celelalte persoane din grupul Membri oriunde în colecția de site-uri. Moștenirea permisiunilor permite gestionarea permisiunilor în mod convenabil dintr-un singur loc, în rădăcina colecției de site-uri. Este o modalitate rapidă și eficientă de a gestiona permisiunile într-o structură de site mare.

Dacă utilizatorul are un nivel de permisiune corespunzător, acesta poate opri moștenirea permisiunilor la orice nivel. Dacă oprește moștenirea permisiunilor pentru o bibliotecă, biblioteca respectivă nu mai moștenește permisiuni de la site-ul care o conține. Atunci când voi efectua o modificare pentru site, acea bibliotecă nu moștenește modificarea.

Moștenirea permisiunilor înseamnă că modificările afectează nu doar site-ul părinte, ci și toate subsite-urile de sub site-ul părinte.

4.4.4 ÎNTRERUPEREA MOȘTENIRII PERMISIUNILOR

Este recomandată păstrarea moștenirii permisiunilor pentru toate site-urile, listele, bibliotecile și elementele. Au existat cazuri în care a trebuit să opresc moștenirea permisiunilor. De exemplu, au fost cazuri în care o listă conținea date sensibile, și am restricționat anumite persoane să o vadă.

Totuși, pentru o administrare mai simplă, am evitat întreruperea frecvență a moștenirii. Permisiunile trebuie planificate și site-urile organizate astfel încât să se atribuie permisiuni site-ului care cuprinde conținutul protejat. De exemplu, am creat un subsite special pentru documentele care conțin date sensibile și un subsite special care să conțină liste cu acces restricționat. Astfel, am gestionat permisiuni o dată, în loc să se urmărească mai multe documente individuale.

SharePoint afișează un mesaj în partea de sus a paginii Permisiuni site pentru fiecare site, pentru a informa utilizatorii dacă un site moștenește permisiuni de la site-ul părinte: „Unele elemente de conținut din acest site au permisiuni diferite de cele pe care le vedeți aici.” Aceasta indică faptul că, pentru unul sau mai multe grupuri, am oprit moștenirea permisiunilor și am atribuit permisiuni diferite. Următoarele permisiuni sunt incluse în nivelurile de permisiuni implicite pentru SharePoint Foundation.

Control total – Conține toate permisiunile SharePoint disponibile. Implicit, acest nivel este atribuit grupului meu, de administrator, și nu poate fi particularizat sau șters.

Proiectare – Crearea de liste și biblioteci de documente, editarea de păgâni și aplicarea de teme, borduri și foi de stil. Acest nivel nu este atribuit automat niciunui grup SharePoint, și îl atribui, ca și administrator, doar utilizatorilor cu experiență în design și proiectare în SharePoint Online.

Editare – Adăugarea, editarea și ștergerea de liste, elemente din liste și documente. Implicit, acest nivel l-am atribuit grupului Membri sau tuturor grupurilor care vor să edite în fiecare subsite.

Contribuire – Adăugarea, editarea și ștergerea elementelor din liste și biblioteci de documente existente. Acest nivel nu este atribuit automat niciunui grup SharePoint, doar noi, administratorii putând atribui permisiuni utilizatorilor.

Citire – Acces doar în citirea elementelor, a păgânilor și a documentelor. Acest nivel este atribuit implicit grupului de Vizitatori.

Acces limitat – Nivelul de permisiune “Acces limitat” este neobișnuit. Înseamnă că voi permite unui utilizator sau unui grup de utilizatori să răsfoiască o pagină de site sau o bibliotecă pentru a accesa un anumit element de conținut. De obicei, îi accord utilizatorului acces la un singur element dintr-o listă sau o bibliotecă, dar nu are permisiunea să deschidă sau să editeze alte elemente din bibliotecă. Nivelul de permisiune Acces limitat include toate permisiunile necesare utilizatorului pentru a accesa elementul solicitat. Nu pot atribui direct unui utilizator, nivelul Acces limita. În schimb, pot atribui permisiunea corespunzătoare elementului unic, apoi SharePoint atribuie automat Acces limitat celorlalte locații necesare.

Un grup SharePoint reprezinta un set de utilizatori care au cu toții același nivel de permisiune. Fiecare tip de site SharePoint include anumite grupuri SharePoint. Un site de echipă include automat grupurile Proprietari, Membri și Vizitatori. Un site Portal de publicare include acele grupuri și altele, precum: Aprobatori, Proiectanți și Manageri, în funcție de cum le-am creat, pentru nevoile fiecărei echipe. Când am creat fiecare site în parte, SharePoint a creat automat un set predefinit de grupuri SharePoint pentru site-ul respectiv. În plus, ca și administrator am putut să definesc grupuri și niveluri de permisiune particularizate.

Grupurile și nivelurile de permisiune SharePoint care sunt incluse implicit în site pot fi diferite, în funcție de:

Șablonul pe care l-am ales pentru site

Dacă am creat un set unic de permisiuni pe site

Nivelurile implicite de permisiuni și permisiunile asociate pentru cele trei grupuri standard Vizitatori, Membri și Proprietari sunt:

Grupul de Vizitatori cu permisiunea de Citire, include următoarele permisiuni:

Deschiderea fișierelor

Vizualizarea elementelor, versiuni, pagini de aplicație

Răsfoirea Informaților utilizator

Crearea de avertizări

Utilizarea de Creare site cu autoservire

Utilizarea interfețelor la distanță

Utilizarea de Caracteristici de integrare client

Grupul de Membri cu permisiunea de Editare, include toate permisiunile din Citire, plus:

Adăugare, editare sau ștergere elemente și liste

Ștergere versiuni

Răsfoire directoare

Editare Informații personale utilizator

Gestionare vizualizări personale

Adăugare, actualizare sau eliminare Părți web personale

Grupul de Proprietari cu permisiunea de Control total, include toate permisiunile SharePoint disponibile.

CAPITOLUL V: CONCLUZII ȘI PROPUNERI

Companiile care folosesc platforme de colaborare pot crește nivelul de performanță a afacerii, transformând investiția prin aceste soluții, în rezultate pozitive din punct de vedere financiar. Pe măsură ce instrumentele de colaborare sunt introduse în organizație, acestea generează o creștere progresivă a nivelelor de performanță. Însă, în contextul competitivității crescute dintre acești doi dezvoltatori și al tehnologiei în continuă dezvoltare, Microsoft SharePoint Online și IBM Connections, acestea sunt doar o mică parte dintre avantajele de care o companie poate beneficia după implementarea unei platforme de colaborare.

Topul celor mai mari dezvoltatori de soluții de colaborare este condus de Microsoft și IBM, însa cuprinde și companii mai puțin renumite precum Atlassian, Central Desktop, Cisco, Jive Software, MindTouch, Novell, Open Text, Socialtext sau Traction Software. În 2011, Microsoft SharePoint a fost numită cea mai bună platformă de colaborare în cadrul premiilor InfoWorld Technology of the Year Award, iar IBM Connections a fost declarat lider pe piața platformelor sociale de colaborare.

In urma lucrarii prezentate, recomand tuturor companiilor, mici, mijlocii cat si multinationalelor, sa foloseasca platforme online de colaborare, cat mai avantajoase, care sa indeplineasca necesitatile afacerilor lor. Inainte de a achizitiona orice platforma de colaborare, este bine ca fiecare companie sa investigheze care sunt avantajele si posibilele dezavantaje a noii platforme, ce aduce bun in cadrul companiei si cum poate fi implementata si intretinuta. Aceasta platforma trebuie sa vina in ajutorul companiei, cu o serie de facilitati, cum ar fi: stocarea documentelor la nivel local, centralizarea acestora, transparenta activitatii utilizatorilor asupra documentelor accesate, un nivel de securitate sporit, intretinerea unor niveluri de permisiuni stricte, colaborare intre utilizatori pe baza documentelor partajate, lucrul in paralel a mai multor utilizatori, grupuri, asupra unui document.

Totodata, sunt importante fluxurile de lucru ce pot fi create de la inceputul implementarii platformei online, cat si explorarea de fluxuri noi de lucru, in functie de nevoile fiecarei echipe si de rolul acestora in organizatie.

BIBLIOGRAFIE

Cărți,volume:

Robert Crane, „Getting Started With SharePoint Online 2013 for Enterprises”,

Bill English, „Microsoft SharePoint Online for Office 365: Administering and configuring for the cloud”, July 3, 2015

Matt Katzer, Don Crawford, „Office 365: Migrating and Managing Your Business in the Cloud”

Olga Londer , Penelope Coventry, „Microsoft SharePoint 2013 Step by Step”, August 25 2013

Katherine Murray, „Building an Office 365 SharePoint Online Team Site (Need2Know)”

Darvish Shadravan  (Author), Penelope Coventry  (Author), Thomas Resing  (Author), Christina Wheeler , „Microsoft SharePoint 2013 Inside Out”, June 25, 2013

Robert Crane, „Getting Started With SharePoint Online 2013 for Small Business”

Saifullah Shafiq, „A Practical Guide to SharePoint 2013: No fluff! Just practical exercises to enhance your SharePoint 2013 learning!”

Scot Hillier  (Author), Ted Pattison  (Author) „Microsoft SharePoint 2013 App Development (Developer Reference)”, January 25, 2013

Johnathan Lightfoot  (Author), Michelle Lopez  (Author), Scott Metker  (Author), „Microsoft SharePoint 2013 Plain & Simple”, May 25, 2013

Shane Young  (Author), Steve Caravajal (Author), Todd Klindt (Author), „Professional SharePoint 2013 Administration” , April 29, 2013

Resurse Online, Site-uri:

https://support.office.com/ro-ro/article/Ce-este-SharePoint-97b915e6-651b-43b2-827d-fb25777f446f

http://www.programmableweb.com/news/what-platform/2007/09/19

http://edward.oconnor.cx/2009/05/what-the-web-platform-is

http://www.pcmag.com/encyclopedia/term/49362/platform

http://www.pcmag.com/encyclopedia/term/37907/application-framework

http://www.bea-services.ro/uploads/media/White_Paper_-_Zece_beneficii_ale_implementarii_unei_solutii_de_colaborare.pdf

http://www.informit.com/articles/article.aspx?p=2130299&seqNum=2

http://en.wikipedia.org/wiki/Web_application_framework

http://en.wikipedia.org/wiki/SharePoint

http://searchcontentmanagement.techtarget.com/definition/Microsoft-SharePoint-2013

http://mcr.doingbusiness.ro/stiri/avantajele-solutiei-sharepoint-online-in-managementul-documentelor/1373

http://www.clubitc.ro/it-experts/avantajele-solu%C8%9Biei-sharepoint-online-in-managementul-documentelor/

http://www.sharepoint.ro/SiteAssets/SharePointMagazine2.pdf

http://products.office.com/ro-RO/business/office-365-trust-center-cloud-computing-security?tab=ce9e8dfe-592a-91b5-3af1-2820b1d0ce1f

http://products.office.com/ro-ro/SharePoint/sharepoint-online-collaboration-software

http://products.office.com/ro-ro/business/enterprise-mobile-productivity

https://support.office.microsoft.com/ro-ro/article/Nout%c4%83%c8%9bi-%c3%aen-Microsoft-SharePoint-Online-02449ef0-027e-4089-8717-f0ae7ea58029?ui=ro-RO&rs=ro-RO&ad=RO

http://www.efect.ro/servicii-it/servicii-de-hosting/sharepoint-online/sharepoint-online.html

https://products.office.com/ro-ro/SharePoint/sharepoint-customer-stories-collaboration-software-reviews

http://www.clubitc.ro/it-experts/avantajele-solu%C8%9Biei-sharepoint-online-in-managementul-documentelor/