Caz Practic de Implementare a Formularului Electronic Infopath In Adobe Romania

INTRODUCERE

Odata cu zorii epocii moderne, în secolului al XIX-lea, formularul începe sa fie folosit în diverse domenii. Cu ajutorul formularului, se colectează și se distribuie date, se iau decizii în timp util și se reduce semnificativ timpul cat și costurile. Formularul poate fi o declarație, o cerere, un ordin, poate avea orice formă. Atât în mediul fiscal, logistic, medical, IT, cat și în diverse alte domenii, formularele joacă un rol important în colectarea și distribuirea datelor.

Formularul electronic a adus multe beneficii societăților din mediul de stat cat și din mediul privat, simplificând completarea, validarea, centralizarea datelor, transportul și reducând semnificativ costurile legate de aceste activități.

Comparativ cu situația unui proces clasic (aprobarea documentelor pe suport hârtie) eficiența unui sistem electronic de fluxuri de documente este dovedită prin funcționalitățile avansate de căutare a unui document, vizualizarea istoricului acestuia (pașii prin care acesta a trecut în proces) și posibilitatea de prioritizare a taskurilor. În plus, din perspectiva utilizării infrastructurii IT, avantajele provin din scăderea traficului pe rețea, centralizarea informațiilor în vederea salvării acestora (back-up automat) și scăderea redundanței datelor dintr-un astfel de sistem electronic de gestiune a documentelor.

Pentru facilitarea introducerii datelor și a schimbului de informații între document și fluxul său de aprobare se folosesc formulare – acestea oferind completări automate a unor informații, validări de câmpuri, corelații între valorile introduse și asistenta utilizatorului în momentul completării datelor din formular.

CAPITOLUL I: FORMULARUL – INFORMATII GENERALE

DEFINITIE, ISTORIC SI ORIGINI

Un formular este un document cu spații (câmpuri) în care se scriu, completează sau se selectează date, informații din alte surse sau dintr-o altă serie de documente cu conținut similar.

Avantajele formularului includ următoarele:

Cei care completează un formular, scriu mai puțin decât într-un document simplu.

Formularul amintește ce informații sau date trebuie completate

Formularul asigură uniformitatea datelor

Informațiile colectate în scris pot fi reexaminate mai târziu

Formularele pot conține și un câmp pentru semnătură, atribuindu-se celui care a completat formularul responsabilitatea asupra corectitudinii informațiilor.

Sarcinile simple, cum ar fi colectarea sau distribuirea datelor, pot fi separate în fluxul de lucru de diferite procese, precum luarea deciziilor. Emiterea și formele de prelucrare se pot face de personal mai puțin calificat sau de către un computer. Acest lucru ar ca avantaj reducerea costurilor și creșterea volumului de lucru. Formularul electronic permite completarea prin introducerea datelor prin intermediul unui calculator.

Formularul poate fi completat în duplicat (sau în trei exemplare) atunci când informațiile adunate în formular trebuie să fie distribuite la mai multe departamente în cadrul unei organizații. Acest lucru putea fi realizat în trecut folosind indigo / hârtia-carbon, iar în prezent se folosește fotocopierea.

Formularele au apărut încă de la începutul secolului al XIX-lea, odată cu istoricii Dreptului, care au descoperit machetele juridice preimprimate. Aceste formulare au simplificat munca în elaborarea diferitelor cereri / plângeri și diverse alte pledoarii. Se crede că formularul a fost conceput de matematicianul și inventatorul Charles Babbage. În prezent, în cele mai multe părți ale globului, orice tip de cerere oficială se face cu ajutorul unui formular care trebuie completat și depus la diversele oficii sau birouri guvernamentale și locale.

TIPURI DE FORMULARE

Formularele, chiar dacă sunt imprimate sau se regăsesc online, sunt documente proiectate, cu o structură și cu un format standard care facilitează organizarea și editarea informațiilor.

Formularul imprimat conține instrucțiuni, formatari, etichete și spații necompletate pentru introducerea datelor.

Printre cele mai uzuale formulare, regăsim:

Chestionarele și sondajele de piață referitoare la un anumit produs / serviciu

Cererile tip utilizare la diferite societăți din mediul de stat

Formular de înscriere la diverse activități sportive, școlare

Cererile tip pentru a obține un produs / serviciu ( în domeniul asigurărilor, turismului)

Cerere tip angajare

Cerere înscriere examen auto

Cerere tip cazier judiciar

Cerere de solicitare a permisului

Cerere tip concediu

Cerere de restituire taxă auto

Cerere de eliberare adeverință în cadrul legal, medical, fiscal

Formular cerere de ofertă

UTILIZAREA FORMULARULUI ÎN DIVERSE DOMENII DE ACTIVITATE

CAPITOLUL II: FORMULARUL ELECTRONIC

2.1 TIPURI DE FORMULARE ELECTRONICE. PARTICULARITĂȚI ȘI FUNCȚIONALITĂȚI

Formularul electronic are aceleași caracteristici ca formularul imprimat, dar, în plus, acesta conține și controale. Controalele sunt obiecte care afișează date sau facilitează utilizatorilor introducerea sau editarea de date, efectuarea de acțiuni, selecții. Simplitatea utilizării formularului, este dată în general, de controale. Printre cele mai întâlnite controale, regăsim: casetele listă, butoanele de opțiune și butoanele de comandă. Controalele atribuite execută și răspund la evenimente, cum ar fi clic-uri de mouse, executând un cod scris în limbaj de programare, care acționează în spatele formularului.

Formularele electronice se completează mult mai repede în mediul virtual, eliminând astfel crearea de formulare pre-printate, costurile de imprimare și depozitare. Cu ajutorul diferitelor aplicații care folosesc formulare, se pot formata, calcula și valida informațiile introduse de utilizator. Semnătura electronică și transmiterea informației pe email reduc semnificativ timpul necesar aprobării formularului. O dată cu transmiterea formularului, se elimină și timpul, costurile (acordat formularelor tip document / printat) necesare verificării datelor.

În comparație cu formularele printate, formularele electronice sunt bazate pe procedurile și procesele societății, evidențiind scopul utilizării formularului. Multe din organizațiile care folosesc Internet și Intranet, în relațiile „business to business” cu clienții, beneficiază de utilizarea formularului în colectarea datelor și automatizarea proceselor.

Cele mai utilizate aplicații care conțin, ca parte integrată, formularul electronic, sunt cele în format standard PDF, sau cele din suita Microsoft Office: Excel, Access, InfoPath.

2.2 UTILIZAREA FORMULARULUI ELECTRONIC ÎN DIVERSE DOMENII

Organizațiile folosesc formularele electronice pentru a gestiona procesele interne și externe, de la cereri simple, de vacantă a angajaților până la la înscrierile complexe ale clienților în serviciile financiare. Indiferent de nivelul de complexitate, formularele permit participanților să prezinte date necesare în formatul corect și de a primi informații cu privire la stadiul procesului. Pot fi îndeplinite nevoi diferite de afaceri, de diverse forme de automatizare, de la rutare interdepartamentala până la crearea proceselor organizației. Instumentele tehnologice ale formularului variază de la combinații simple de software pentru desktop, cum ar fi foi de calcul și e-mail, la sisteme dedicate de dimensiuni mari.

Formularele de colectare a datelor asigură o colectare eficientă a datelor structurate. Datele pot fi apoi utilizate în alte contexte, în timpul proceselor, care sunt transparente pentru utilizatorul formularului. Utilizatorul nu necesită neapărat cunoașterea procesului în sine, dincolo de cerința de a introduce date. În schimb, formularele de tip business necesită unele cunoștințe din procesul de afaceri. Aceste formulare, de obicei, păstrează dimensiunile formatului fizic, pe hârtie, ale unui document standard de tip business, și de multe ori, va trebui să existe și o copie fizică, la un moment dat în ciclul de viată al acestora.

Formularele hibride au conținut structurat și nestructurat, astfel încât acestea pot fi folosite atât pentru colectarea de date, cat și pentru livrarea acestor date. Nevoile diferitelor domenii de afaceri pot fi îndeplinite de către diferite niveluri de automatizare a formularelor, de la rutarea interdepartamentala, până la pocese vitale în marile companii. Instrumentele disponibile variază de la combinații simple de programe disponibile pe calculatoare de birou (de exemplu, foi de calcul și e-mail), până la sisteme dedicate, special concepute pentru a permite crearea, distribuția și prelucrarea de volume mari de formulare. Dacă la nivel departamental nu sunt necesare procese dedicate, iar formularele utilizate sunt create ad hoc, în funcție de nevoile de moment ale acelui departament, când vorbim de procese complexe, la nivelul companiilor mari, atunci apare necesitatea exitentei unei infrastructuri bine organizate și determinate de creare, distribuire, procesare și colectare automată a formularelor și a datelor conținute de acestea. Exemple de tehnologii care necesită utilizarea formularelor în companiile mari ar fi programele folosite în managementul relațiilor cu clienții (CRM) și planificarea resurselor întreprinderii (ERP) Sisteme sau chiar pachete de management al conținutului.

Exemple de industrii care utilizează formularele la acest nivel includ:

Servicii financiare și de asigurări

Producție

Medicină și farmacie

Sectorul Public

2.2.1 FORMULARUL ELECTRONIC ÎN DOMENIUL PUBLIC

Cele mai întâlnite formulare electronice din domeniul public se regăsesc în activitățile financiar contabile. Printre cele mai importante condiții în care se pot întocmi, edita și arhiva electronic documentele financiar-contabile, regăsim:

Trebuie să existe posibilitatea reconstituirii în orice moment a conținutului documentelor financiar-contabile, în orice baza de date existent

Documentele financiar-contabile, care se arhivează pe orice suport /aplicație, trebuie să fie semnate de persoană care le întocmește, în conformitate cu prevederile Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică.

Trebuie să existe un plan de securitate al sistemului informatic, cuprinzând măsurile tehnice și organizatorice care să asigure următoarele cerințe minimale:

confidențialitatea și integritatea comunicațiilor și a datelor;

confidențialitatea tranzacțiilor;

restricționarea, detectarea și monitorizarea accesului în sistem;

restaurarea informațiilor gestionate de sistem în cazul unor calamitați naturale, evenimente imprevizibile, prin:

Arhivarea datelor utilizând tehnologiile agreate intern, care să permită inscriptionarea o singură dată și accesarea ori de câte ori este nevoie a informațiilor stocate;

Înregistrarea datelor din documentele financiar-contabile în timp real, în alt sistem de calcul, cu aceleași caracteristici, care să fie amplasat într-o altă locație.

Trebuie să se asigure listarea tuturor documentelor financiar-contabile solicitate de organele de control.

Organizațiile din sectorul public depinde de formulare pentru a interacționa și a oferi servicii unui număr mare de contribuabili, inclusiv cetățeni, întreprinderi și alte agenții guvernamentale. Provocarea principală cu care organizațiile din sectorul public se confruntă în automatizarea formularelor este varietatea contribuabililor și a nevoilor specific ale acestora. De exemplu, unii contribuabili pot folosi și prefera formularele electronice, în timp ce alții, datorită lipsei de pregătire sau a mijloacelor digitale, vor folosi documentele pe suport de hârtie. Prin urmare, organizațiile din sectorul public trebuie să utilizeze în mod frecvent formulare care păstrează același aspect și se completează în același mod, atât pe hârtie, cat și în format electronic. Aceste formulare vor trebui, de asemenea, să poată fi mutate de pe hârtie în format electronic și invers în timpul executării serviciilor, de la momentul depunerii lor de către contribuabili, până la arhivare.

O provocare suplimentară pentru organizațiile din sectorul public este că cetățenii au nevoie, de cele multe ori, să completeze formularele de la mai multe agenții pentru a finaliza o singură acțiune. Această lipsă de colaborare între diferitele agenții guvernamentale sau locale face ca diversele servicii din sectorul public să apare ca netransparente pentru contribuabili.

Deoarece PDF este un standard foarte larg răspândit, documentele și formularele PDF pot fi vizualizate printr-o gama largă de aplicații multiplatforma gratuite, cum ar fi Adobe Reader. De fapt, Adobe Reader este una dintre aplicațiile cel mai larg răspândite la nivel global și este instalată pe majoritatea calculatoarelor, indiferent dacă acestea sunt utilizate de companii, de sectorul public sau de personae fizice. Acest lucru, combinat cu capacitatea formularelor PDF pentru a funcționa atât pe hârtie, cat și în format electronic, face din standardul PDF o alegere logică a entităților din sectorul public, în încercarea acestora de a satisface majoritatea nevoilor contribuabililor care apelează la servicii publice. În interiorul fișierului PDF se pot stoca, de asemenea, ca un pachet, atât formulare, documente și imagini, cat și relația dintre acestea. Acest lucru ar permite implementarea mult mai ușoară în fluxurile de lucru administrate de diferitele entități publice, fiecare executarea propriile procese. Deși la ora actuală, folosirea standardului PDF nu are o rasapandire largă în domeniul public în România, utilizarea pe viitor a acestuia ar putea duce la o creștere semnificativă a eficienței și transparentei proceselor și serviciilor publice.

2.2.2 FORMULARUL ELECTRONIC ÎN DOMENIUL PRIVAT

Servicii financiare și asigurări

Formularele sunt în centrul domeniului deprestare de servicii financiare și de asigurări. Fără formulare, cererile de conturi, credite, ipoteci, sau investiții nu ar putea fi procesate, și, de asemenea, nici cererile de plată a asigurărilor, declarațiile, sau crearea de noi polițe. Organizații din aceste domenii necesită forme sofisticate de automatizare, astfel încât procesele de revizuire și aprobare sunt finalizate corect și în timp util, iar respectarea reglementărilor poate fi asigurată și verificată. Formularele destinate publicului larg sunt deseori punctul principal de interacțiune cu acesta și au o influentă majoră asupra satisfacției clientului. În serviciile financiare și industria de asigurări, standardele de proces, cum ar fi cele de la ACORD sau MISMO, dicteaza de cele mai multe ori structura și de conținut formularelor utilizate. Pentru a asigura conformitatea cu standardele din domeniu, diversele procese și organizații au datoria de a păstra consecventa elementelor din formularele utilizate. Pentru a satisface nevoile acestor industrii, formularele electronice trebuie să poată stoca informații în interiorul formularul în sine, precum să asigure și integrarea cu bazele de date. Deoarece formularele electronice pot avea, ca date de ieșire, date obținute din alte formulare electronice, aplicații online, și formulare HTML, industria serviciilor financiare și de asigurări pot aduna informații din diverse surse, prin captarea lor prin intermediul diverselor formulare de tip business. Acest lucru permite crearea de interfețe convingătoare și ușor de utilizat, pentru strângerea de date de la clienți, respectând în același timp standardele de prelucrare a datelor existente. Ca un exemplu, abilitatea formularelor PDF de a putea fi păstrate pe hârtie, sau în format electronic, face din acestea o soluție ideală pentru diversele serviciile financiare și de asigurare complexe, cum ar fi procesele de refinanțare ipotecară, care pot implica mai multe entități.

Producție

Firmele producatorare de bunuri și servicii folosesc formulare pe întreaga durată a ciclu de viată a produsului, de la generarea de idei, inginerie si design, până la fabricare, livrare, și depanare. Aceast ramură este, de asemenea, un mare utilizator de formulare în cadrul activităților operaționale, de întreținerea și de reparație. De cele mai multe ori, aceste formulare devin documentele înregistrate în arhivă, și sunt folosite pentru a asigura și verifica respectarea reglementărilor pentru diversele domenii, cum ar fi cele de produse farmaceutice, de producție de substanțe chimice sau de energie. În industriile producătoare, strângerea de informații structurate și nestructurate pe un formular este adesea determinată de echipamentele și instrumentele folosite în procesul de producție, acesta trebuind să fie capabil să facă fată acestor cerințe de interoperabilitate și de strângere de date . Formulare electronice pot permite atât captare manuală de date din procesele de producție, cat și captare automată de la senzorii de date, în timp real, sau informații despre tendința istorica, de la punctele operaționale. În documentele electronice se pot incorpora, de asemenea, diagrame 3D pe deplin funcționale, care să permită observarea în detaliu a diverselor componente ale echipamentelor.

Medicină

Domeniul medical este unul dintre cele mai mari generatoare de formulare, de la documentele necesare pentru internaea pacienților, la dosarele lor cu istoricul medical, precum și informațiile legate de medicamentele prescrise sau asigurarea medicală. Pe de o parte trebuie să fie înregistrate informațiile privind sănătatea pacientului și interacțiunile cu sistemul sanitar, iar pe de cealaltă parte se urmărește dezvoltarea profesională a personalului medico-sanitar. Comunicarea între profesioniștii din domeniul sănătății, furnizori de servicii, și contribuabili complică problema și mai mult, formularele scrise de mană ducind la erori și întârzieri în furnizarea de îngrijire adecvată pacientului. Reglementările de confidențialitate din domeniu creează provocări semnificative pentru automatizarea formularelor în industria de asistentă medicală. Reglementările stipulează ce informații pot și nu pot fi partajate, precum și când este necesar acordul pacientului înainte de partajarea acestora. Acest lucru creează un nivel suplimentar de aprobare în multe procese și necesită, de asemenea, protecția informațiilor, astfel încât numai personalul medical autorizat să poată accesa aceste informații. Când sunt folosite în domeniul medical, formularele electronice trebuie, de cele mai multe ori, să fie semnate electronic și criptate. Acolo unde este posibil, fomularele medicale trebuie să fie compatibile cu cat mai multe standarde de păstrare a informației pacientului, atât în domeniu public, cat și în cel privat . Pentru a face fată provocărilor în stocarea electronică a datelor în industria de asistentă medicală, au fost create diverse standarde, cum este și standardul PDF / H. PDF / H (AIIM / ASTM BP01-2008) este un ghid de bune practici, care descrie atributele formatului PDF pentru a facilita capturarea, schimbul, stocarea și protecția informațiilor de asistentă medicală.

Industria farmaceutică

Industria farmaceutică se bazează pe utilizarea formularelor în întregul ciclu de viată al produselor, cum ar fi medicamentele și dispozitivele medicale. Cerințele de reglementare internaționale, cum ar fi cele de la US Federal Drug Administration, au cerințe stricte privind controlul în procesare și integritatea datelor, care necesită semnături digitale puternice pentru formularele electronice. Printre exemplele de utilizare a formularelor în domeniul farmaceutic se numără captarea și revizuirea datelor chimice și biologice in cercetare și dezvoltare, înrolarea de medici și subiecți pentru studiile clinice, înregistrarea de date pentru pacient și efecte adverse în timpul studiilor clinice, și depunerea de aplicații și constatări la autoritățile din domeniu.

2.3 AVANTAJELE ṢI DEZAVANTAJELE UTILIZARII FORMULARULUI ELECTRONIC

Printre avantaje, regăsim economisirea resurselor materiale, în primul rând a hârtiei; redimensionarea spațiilor de arhivă prin utilizarea sistemului de arhivare electronică pentru documentele primite pe acest canal; asigură integrarea fluxurilor de informații între instituțiile cu atribuții în colectarea diverselor date și cele care administrează alte sisteme de date și, de asemenea, economisește timpul alocat completării formularului, atât cu deplasarea la diverselor sedii, cat și cu așteptarea la ghișeele de primire a formularelor, declarațiilor. Avantajele formularelor includ ușurința de compilare, ușurința de navigare, precum și capacitatea de a avea rezultatele distribuite de-a lungul spațiul virtual, pe email, oriunde în lume.

• Economia de timp și bani – Crește eficiența prin trecerea de la formulare imprimate la cele online

• Ramificarea – Permite respondentilor să sară peste întrebările care nu se aplică în cazul lor. Ramificarea, de asemenea, previne confuzia și timpul pierdut vizualizând întrebări irelevante, reduce erorile de intrare, scade costurile de imprimare și de distribuție pentru paginile care nu vor fi completate.

• Precizie îmbunătățită prin validare – Răspunsurile ghidate și validate preveni erorile și furnizează date exacte de la prima completare a formularului. De asemenea, prin validare se elimină confuziile respondentilor legate de formatarea datelor introduse.

• Date disponibil imediat – Rezultatele pot fi monitorizate, chiar în timp ce proiectul este în curs de desfășurare. Analiza și rapoartele sunt disponibile în timp real. În plus, pentru proiectele unde este aplicabil, este posibilă urmărirea atingerii unui eșantion reprezentativ, când un număr suficient de răspunsuri au fost colectate.

• Număr crescut de respondenți – Studiile și formularele electronice și online sunt mai ușor de completat fată de cele imprimate, lucru care, în mod normal, crește ratele de răspuns. În plus, mesajele de alertă trimise celor care nu au completat formularul pot crește semnificativ ratele de răspuns.

• Creaza clienților și colaboratorilor o imagine bună asupra companiei – Sondajele și formularele online sunt privite ca fiind moderne și eficiente. Instrumentele disponibile în mediul virtual fac foarte ușoară crearea de formulare atractive și ușor de completat.

• Formulare mai lungi – Adăugarea de întrebări suplimentare la un sondaj sau formular online durează doar câteva minute. Adăugarea de mai multe pagini pentru documentele imprimate poate crește utilizarea hârtiei și îngreunează completarea. Datorită naturii interactive a formularelor electronice, lungimea este mai puțin de o problemă pentru respondenti, plus impactul inițial la vederea unui formular de hârtie foarte lung este eliminat.

• Editarea și modificarea – Formularele online și sondajele pe internet pot fi modificate cu ușurință când este necesar. De exemplu, pentru a face completarea mai ușoară, un text cu explicații și instrucțiuni poate fi adăugat cu ușurință. Nu mai este necesata aruncarea studiilor și formularelor perimate, cum s-ar fi întâmplat în cazul celor imprimate.

• Reducerea timpului pentru completare – Utilizarea cursorului pentru alegerea răspunsurilor este mult mai rapidă decât scrierea acestora, iar orice modificare se face fără ștergerea efectivă a răspunsului, economisind timp de lucru valoros. Permite salvarea și reluarea completării la o dată ulterioară.

• Accesibilitatea – Distribuirea online și prin e-mail este foarte ușor de realizat. Sondaje și formularele online pot fi accesate prin intermediul oricărui calculator cu o conexiune activă la internet.

• Restricționarea accesului – Se poate limita accesul la date, astfel încât doar persoanele specificate să poată completa formularul.

• Eliminarea parțială sau totală a costurilor leagate de hârtie și imprimare – Nu este necesară imprimarea de noi formulare. Adăugarea de culori nu crește costurile.

• Eliminarea taxelor poștale – Și trimiterea de alerte acelor persoane care încă nu au răspuns.

• Eliminarea transferul în format digital a datelor de pe hârtie – Deoarece toate datele sunt deja într-o bază de date, și orice analiză asupra informației poate începe imediat.

• Eliminarea costurilor legate de reciclarea hârtiei – Nu există impact pentru mediu, în plus economisindu-se și bani.

• Părerea respondenților – La o sondare a opiniei, 95% dintre respondenți au preferat să completeze formularele în format electonic.

• Reducerea de preț – Se elimină cheltuielile de producție pentru tipărirea formularelor pe hârtie. Modificările și actualizările formularlor se fac cu cheltuieli mai mici. Cheltuielile de transport pot fi anulate sau reduse la o fracțiune din costurile de logistică pentru formularele imprimate. Nu există cheltuielile de depozitare sau reciclare.

• Disponibilitatea mai bună – Dacă formularelor electronice pot fi accesate online (pe internet), sunt disponibile oricând, oriunde și în orice cantitate. Nu există restricții legate de ora de deschidere sau orarul autorităților publice sau al întreprinderilor.

• Utilizarea mai ușoară și evitarea erorilor – Formulare electronice sunt mai ușor de completat, făcând munca mai ușoară, de exemplu, prin calcul inclus, verificarea validității, plauzibilității și integrității intrărilor. Datorită acestui fapt, este posibil să se evite erorile de intrare sau absența intrărilor pentru diferite câmpuri. În plus, valorile posibile de intrare pot fi date și integrate în formularele electronice, pentru a face mai ușoară completarea acestora.

• Transferabilitatea în formularul "clasic" – Formularul electronic pot fi ușor tipărit pe hârtie, ca sabloan gol, sau după ce a fost completat pe un calculator. Și formularele tipărite pot fi transferate în format digital, dar prelucrarea lor ulterioară va avea dezavantajele descrise la următorul subpunct.

• Prelucrarea directă a datelor (workflow simplu) – datele introduse în formularele electronice pot fi trimise direct prin intermediul calculatorului la aplicațiile conectate (de exemplu, baze de date, programe de calcul tabelar sau aplicații de e-mail) sau / și de la o persoană la alta, pentru a fi procesate de către aceasta. Nu este necesară, ca în cazul digitalizării formularelor tipărite, dactilografiere manuală, citirea automată (scanare sau citire cu aplicații OCR) a datelor introduse sau transferul fizic al formularelor completate (de exemplu, prin postă). Acest lucru economisește timp, elimină posibilele surse de erori (erori de citire, în special în intrările scrise de mană) și nu necesită aparatură și aplicații speciale.

• Utilizarea ușoară a datelor disponibile – În cazul aplicațiilor conectate, datele disponibile pot fi transferate automat în formulare electronice. De exemplu, după introducerea numărului și seriei de buletin sau a CNP-ului – adresa de domiciliu va fi introdusă automat.

• Completarea "offline" sau "online" – formularele electronice pot fi completate off-line (fără legătură directa cu sistemul de procesare) și on-line (cu conexiune directă la sistemul de procesare).

• Nu se pierdere din calitate la copiere – Nu se pierde din calitatea formularului, cum se întâmplă la fotocopierea documentelor imprimate.

• Risc scăzut de pierdere – Riscul de pierdere sau distrugere, care există la transferul formularului fizic, lipsește.

Cu toate acestea, există dezavantaje concrete pentru formulare electronice care pot nega legitimitatea utilizării lor. De exemplu, la trimiterea formularelor electronice, prin e-mail la un grup de oameni, pentru a afla opinia despre un studiu sau un produs, există dezavantaje de eșantionare în acest sens. Un alt dezavantaj ar putea fi accesarea formularului de către populație, ținând cont și de locația geografică. Un dezvoltator poate petrece o mulțime de timp la crearea unui formular electronic, dar rezultatul nu va fi pozitiv, dacă acel formular nu va fi completat. Mulți dintre cei care vor primi formularul, îl vor vedea ca un spam, mai ales dacă este incertă adresa de email a expeditorului.

Completarea unui formular electronic este adesea percepută ca fiind un proces în care persoana care îl completează rămâne anonimă, fată de completarea unui formular de hârtie. Acest lucru se datorează faptului că persoana în cauză se "ascunde" oarecum, în spatele calculatorului. Multe cercetări arată că este mult mai probabil ca oamenii vor umfla sau dezumfla exactitatea unui răspuns, în cazul completării formularului electronic.

Construirea unei campanii exclusiv în jurul formularelor electronice este periculoasă, deoarece poate apare riscul corupției de date. Dezastrele naturale pot distruge baze de date întregi. Exemplu: în New Orleans, după uraganul Katrina, dosarele școlare electronice au fost complet pierdute. În plus, datele pot fi alterate în timpul transferului de la calculator persoanei care a completat formularul electronic, la baza de date a companiei.

În timp ce formularele electronice sunt mai rapide, mai ușor de compilat, și mai ușor de a le trimite, ele vin cu riscuri reale pentru cei care primesc informațiile. Pentru scopuri de cercetare, cea mai bună soutie o reprezintă utilizarea atât a formularelor de hârtie, printate, cat și a formularelor electronice. Pentru afacerile care folosesc formulare pentru stocarea datelor clienților și angajaților, un sistem de backup securizat și întreținere periodică, ar trebui să fie pus în aplicare, pentru a minimiza riscul de a pierde informații electronice.

CAPITOLUL III: SOLUȚII INFORMATICE

3.1 APLICAȚII INFORMATICE FOLOSITE PENTRU CREAREA FORMULARELOR

Organizațiile au la dispoziție numeroase tehnologii și formate, atunci când aleg utilizarea formularelor electronice. Printre acestea se numără formatele de tip „office productivity”, cum ar fi aplicațiile de procesare de text sau foi de calcul, formularele online HTML, XForms, și formularele PDF. Când aleg tehnologia de implementare, factorii de decizie trebuie să examineze întregul ciclu de viață, luând în calcul procesul de automatizare al formularului, de la creare la arhivare, deoarece nu toate formatele sunt potrivite pentru ciclul de viață al orcarui tip de conținut.

Utilizarea de aplicații standard de birou, cum ar fi aplicațiile de procesare de text și programe de calcul tabelar, poate fi suficientă pentru a crea formulare electronice în procesele ad-hoc. În acest scenariu, participare este de obicei limitată la utilizatorii care au aplicațiile disponibile, și integrarea în procesele generale ale companiei este scăzută sau inexistentă. Cu toate acestea, când participarea crește pentru a include publicul care nu ar putea avea la dispoziție aplictiile necesare, iar procesul de integrare a datelor la nivelul companiei crește, aceste tipuri de formate pentru formularele electronice nu mai fac fată cerințelor.

Limbajul HTML este adesea folosit pentru formularele simple de introducere a datelor, în special în aplicațiile de navigare pe internet. Acest limbaj facilitează crearea formularelor electronice pentru utilizarea exclusiv în mediul online, unde aspectul și fidelitatea acestor formulare nu este importantă sau nu este dictata de anumite standarde. Cu toate acestea, formularele nu trebuie să fie în HTML pentru a fi livrate prin intermediul unei aplicații de navigare pe internet. De exemplu, formulare PDF pot fi livrate și completate online sau offline prin intermediul unui program de navigare pe internet care acceptă acest lucru.

XForms este recomandat oficial de World Wide Web Consortium (W3C) pentru procesarea datelor de tip XML, în special în formularele online. În timp ce XForms poate fi benefic în manipularea datelor din formular la nivelul de integrare în procese, în special schimbul de date, are lipsuri majore pe partea de prezentare, astfel încât menținerea fidelității între hârtie și formularele electronice este dificilă. XForms nu este un format disponibil pe scară largă, iar pentru a oferi ceva mai mult dincolo funcțiile sale, trebuie să fie, de obicei, extins prin formate proprietare și necesită adesea aplicații de calculator dedicate.

Formularele PDF sunt un tip de fișier PDF care conține datele dintr-un formular, logica, si informații de prezentare pentru crearea de formulate de tip business, în special formulare care necesita același aspect, atât în format digital, cat și atunci când sunt imprimate. Formulare PDF sunt o componentă a standardului ISO 32000:1 (PDF v1.7). În timp ce majoritatea tehnologiilor oferă un nivel de date și un anumit nivel de logic (fie pe un server sau local), formularele PDF oferă în plus un nivel de prezentare foarte precis, care a determinat că formatul PDF să devină un standard global pentru formularele folosite în domeniul afacerilor. PDF este, de asemenea, un format independent de platformă, putând fi utilizat pe sistemele de operare Windows®, Linux® și Mac OS. În plus, permite ca formularele individuale să poată fi incluse ca o componentă a altor documente folosite în diverse domenii de afaceri, cum ar fi cererile de plată în domeniul asigurărilor sau cererile de credite ipotecare în domeniul bancar. Fișierele PDF pot fi, de asemenea, utilizate pentru arhivare, mai ales atunci când se utilizează standardul de arhivare PDF / A (ISO 19005-1: 2005).

Fig.1 Interoperabilitatea între formularul electronic și XML

Sursa: https://www.adobe.com/content/dam/Adobe/en/industryinsights/solutions/pdfs/37-livecycle-electronic-forms-wp-ue.pdf

3.2 SUITA MICROSOFT OFFICE

3.2.1 PREZENTARE GENERALA. TIPURI DE FORMULARE UTILIZATE

Formulare imprimate în Microsoft Word

Un formular imprimat se poate crea în Word cu ajutorul casetelor de selectare, al liniilor necompletate și al casetelor text. De asemenea, se pot găsi mai multe formulare de afaceri, educaționale și legale online, șabloane care se pot modifica în funcție de scopul utilizării lor.

Modalitatea de creare a listei de verificare, pentru imprimat, depinde de conținutul documentului:

Dacă acesta cuprinde deja liste marcate cu tipuri diferite de marcatori.

Dacă documentul nu conține deja mai multe tipuri de marcatori, se poate construi o listă de marcatori, utilizând un format particularizat de marcatori.

Dacă documentul conține deja mai multe formate de marcatori, se poate împiedica modificarea marcatorilor existenți prin amplasarea listei noi într-un tabel.

Cu toate că se utilizează tabelul la afișarea listei, se poate regla spațierea, astfel încât coloană care conține casetele de selectare să nu fie prea lată, iar textul să se alinieze aproape de casetele de selectare.

Formulare utilizator VBA

Pentru flexibilitate maximă, se pot crea formulare utilizator, care reprezintă casete de dialog customizate. Acestea pot include unul sau mai multe controale ActiveX.

Se poate insera un formular în VBA Project, astfel se poate accesa VBA Project într-un registru de lucru, afișând mai întâi aplicația Visual Basic Editor.

Se pot scrie diverse proceduri pentru a crea un formularul utilizator.

Se pot adăuga controale ActiveX.

Se pot modifica proprietățile pentru controalele ActiveX.

Scrierea de proceduri uzuale de tratare a evenimentelor pentru controalele ActiveX.

Utilizând formularele utilizator, este posibilă folosirea unor funcționalități complexe pentru formulare. Este posibilă adăugarea prin programare a unui buton de opțiune, separat, pentru fiecare literă a alfabetului, sau adăugarea unei casete de selectare pentru fiecare element dintr-o listă mai mare de date și numere.

Înainte de crearea unui formular utilizator, se ia în considerare utilizarea casetelor de dialog predefinite disponibile din Excel care pot fi potrivite necesităților utilizatorului. Aceste casete de dialog predefinite includ funcțiile „VBA InputBox” și „MgsBox”, metoda „Excel InputBox”, metoda „GetOpenFilename”, metoda „GetSaveAsFilename” și obiectul „Dialogs” care conțin toate casetele de dialog Excel predefinite.

Formulare în Excel

Există mai multe tipuri de formulare care se pot crea în Excel: formulare de date, foi de lucru care conțin controale formular și ActiveX și formulare „utilizator VBA”. Fiecare tip de formular se poate utiliza în combinații diferite, pentru a crea o soluție ideală pentru ogranizatie.

Un formular de date oferă o modalitate simplă de a introduce sau de a afișa un rând complet de informații, într-un tabel. Utilizarea unui formular de date poate face introducerea datelor mai simplă, față de deplasarea de la o coloană la alta. Utilizarea unui formular de date se face atunci când este suficientă existența unui formular simplu, de casete text, care listează titlurile de coloană ca etichete, și nu este nevoie de alte caracteristici complexe ale formularului, cum ar fi o casetă listă sau un buton de incrementare/decrementare.

Excel poate genera automat un formular de date predefinit. Formularul de date afișează toate anteturile de coloană, ca etichete, într-o sigură casetă de dialog. Fiecare etichetă are o casetă text necompletată, adiacentă în care se pot introduce date pentru fiecare coloană, pană la maximum 32 de coloane. Într-un formular de date, este posibilă introducerea de rânduri noi, găsirea acestor rânduri prin navigare sau actualizarea și ștergerea rândurilor. Dacă o celulă conține o formulă, rezultatul formulei este afișat în formularul de date, dar nu este posibilă modificarea formulei, utilizând formularul de date.

O foaie de lucru este un tip de formular care permite introducerea și vizualizarea datelor într-o grilă. Multe caracteristici sunt asemănătoare controalelor incluse în foile de lucru Excel, cum ar fi comentariile și validarea datelor. Celulele se aseamănă casetelor text prin faptul că este posibilă introducerea și formatarea în diverse moduri. Adesea, celulele sunt utilizate ca etichete. O foaie de lucru se poate comporta ca un formular complex, prin comentariile din celule, hyperlinkuri, imagini din fundal, validare de date, formatare condiționată, filtrare automată, diagrame încorporate.

Fig.2 Foaie de lucru cu formular și controale ActiveX

Sursa: https://support.office.com/ro-ro/article/Prezentarea-general%C4%83-a-formularelor-a-controalelor-de-formular-%C8%99i-a-controalelor-ActiveX-de-pe-o-foaie-de-lucru-d101804a-0f84-43ad-8cb2-e19277b8e3fb?ui=ro-RO&rs=ro-RO&ad=RO

Pentru mai multă flexibilitate, se pot adăuga diverse controale și alte alte obiecte pentru desen. Acestea se pot combina și coordona cu celulele din foaia de lucru. De exemplu, este posibilă utilizarea unui control casetă listă pentru facilitarea selecției dintr-o listă de elemente. Altă posibilitate este utilizarea unui control buton, de incrementare/decrementare pentru a facilita introducerea numerelor de către utilizatori.

Deoarece controalele și obiectele sunt stocate pe foaia de lucru, este posibilă afișarea și vizualizarea controalelor și obiectelor alături de un text asociat. Acesta este independent de marginile de rând și de coloană, fără a modifica aspectul unui tabel de date. Multe din aceste controale pot fi legate la celulele din foaia de lucru și nu necesită un cod VBA pentru a funcționa. Proprietățile care determină dacă un control se deplasează liber sau se redimensionează împreună cu o celulă se pot seta de către proiectant. Atunci când zona este sortată, se poate crea o casetă de selectare mobilă, împreună cu celula sa subiacentă.

În Excel avem două tipuri de controale: Controalele formular și Controalele ActiveX. Pe lângă aceste seturi de controale, este posibilă adăugarea obiectelor din Instrumentele pentru desen, cum ar fi Forme automate, „WordArt”, ilustrații „SmartArt” sau casete text.

3.2.2 PROGRAMUL DEDICAT PENTRU CREAREA DE FORMULARE – INFOPATH

Prezentarea generală a formularelor

Formularele din categoria Șabloane formular uzuale permit implementarea cu succes a formularelor care conțin liste SharePoint ca sursă principală de date, păstrând aspectul și stilul formularelor SharePoint și a Poștei electronice. Dacă se dorește un formular cu conexiuni complexe de date, cum ar fi o bază de date sau o conexiune de serviciu web, atunci trebuie selectat formularul corect, din categoria Șabloane formular complexe.

Șabloane formular uzuale

Listă SharePoint – Formularul este utilizat în lista platformei online SharePoint, pentru crearea, vizualizarea și editarea elementelor din acea listă. Trebuie specificată o listă SharePoint nouă sau existentă, iar InfoPath generează automat formularul listă. După customizarea formularului, se publică înapoi în SharePoint, utilizând caracteristica „Publicare rapidă” din InfoPath 2010 Designer.

Bibliotecă de formulare SharePoint – Este utilizată pentru a proiecta un formular pentru colectarea datelor din acea bibliotecă SharePoint. În InfoPath, se pot adăuga diverse controale care se publică apoi în SharePoint.

Poștă electronică – Formularul distribuit, completat și remis prin poșta electronică. Se poate utiliza aspectul automat, sau se poate reformata cu Șabloane aspect pagina, și cu tabelele existente. După ce se particularizează aspectul și se adaugă controalele, se specifică destinatarii mesajului.

Formularele InfoPath pot fi remise prin poșta electronică numai în Microsoft Outlook versiunea 2007 și versiunea 2010. Pentru a completa formulare de poștă electronică, utilizatorii trebuie să dețină aceeași versiune de Outlook și InfoPath.

Formular necompletat – Șablonul Formular necompletat oferă un aspect de pagină incompletă. Proiectantul adaugă controalele, conexiunile de date și specifică aspectul și secțiunile care se potrivesc cel mai bine cu nevoile utilizatorilor. Formularul necompletat poate fi completat într-un program de navigare pe internet și în InfoPath Filler.

Formular necompletat (InfoPath Filler) – Se utilizează opțiunea Formular necompletat atunci când proiectantul crează un formular. Ca și în cazul șablonului „Formular necompletat”, se adaugă aspectul, controalele și conexiunile de date care se potrivesc cel mai bine nevoilor utilizatorilor. Formularul necompletat (InfoPath Filler) poate fi completat doar în InfoPath Filler

.

Șabloane formular complexe

Bază de date – Acest formular se conectează la o bază de date Microsoft SQL Server sau Access ca sursă principală de date, utilizând tabelele din bazele de date pentru a defini diverse câmpuri în formular. Acest șablon determină dacă formularul poate fi completat într-un program de navigare pe internet sau în InfoPath Filler în mod dinamic. Dacă se selectează o bază de date Microsoft SQL, atunci formularul se setează implicit la un formular compatibil cu programele de navigare pe internet, iar dacă se selectează Access, se setează implicit la un formular InfoPath Filler.

Numai formularele „InfoPath Filler” acceptă conexiuni de remitere de date la Microsoft SQL Server. Dacă trebuie remisă o conexiune de date la Microsoft SQL Server, trebuie schimbată compatibilitatea formularului la InfoPath Filler după ce s-a specificat baza de date. Apoi, se selectează conexiunea de date, se modifică cea existentă din Microsoft SQL Server, pentru a accepta operațiune de remitere.

Serviciul Web – Formularul “Serviciul Web” se conectează la un serviciu „Web SOAP -Simple Object Access Protocol”, care trebuie specificat să se importe ca sursă de date. După selectarea unui serviciu web și specificarea dacă se utilizează serviciul pentru primirea sau remiterea de date, InfoPath Designer populează schema formularului cu câmpurile potrivite de interogare și de date.

XML sau schema – Șablonul XML sau schema utilizează un document XML existent pentru a genera sursa de date a formularului. Când se selectează acest șablon, InfoPath solicită selectarea documentului XML existent. Când se proiectează formularul, trebuie să se lege controalele la elementele care au fost importate din documentul XML pe care s-a bazat formularul. Acest formular se setează implicit la un formular InfoPath Filler, pentru a continua să ofere suport pentru scheme complexe.

Fișiere conexiuni de date – Șablonul Fișier „conexiuni de date” se conectează la o bibliotecă de conexiuni de date existentă de pe serverul SharePoint, specificat de utilizator. Se selectează un fișier de conexiuni de date, iar InfoPath utilizează parametrii conexiunii din fișier pentru a configura sursa de date principală a formularului. După selectarea fișierului conexiune de date, se adaugă controalele, se crează regulile necesare și se aplică formatări pentru a termina proiectarea.

Conversie formular existent – Utilizarea acestui formular se face pentru a efectua conversia documentelor existente Excel și Word în formulare InfoPath. InfoPath vine cu două biblioteci de conversie, una pentru Microsoft Word și una pentru Microsoft Excel. Astfel se pot construi și importa mai multe biblioteci de conversie, pentru a le utiliza cu această opțiune de proiectare.

Panoul Informații document – Utilizarea acestui formular se face pentru a particulariza formularul cu editarea proprietăților documentelor Microsoft Office care sunt stocate într-o bibliotecă online SharePoint. InfoPath creează automat un formular pe baza coloanelor bibliotecii din SharePoint. Apoi se pot adăuga controale, crea reguli și se poate începe formatarea.

Șabloane formular InfoPath 2007

Formularele sunt identice cu formularele necompletate care sunt incluse în categoria „Șabloane formular uzuale”, cu excepția faptului că sunt compatibile cu InfoPath versiunea 2007 și nu au unele din caracteristicile complexe din InfoPath 2010. InfoPath 2010 permite proiectarea unor formulare compatibile cu InfoPath 2003.

Părțile șablon

Părțile șablon reprezintă o combinație de controale și caracteristici InfoPath. Ele acceptă majoritatea caracteristicilor disponibile atunci când se proiectează un șablon formular, cu excepția proiectării folosind anumite coduri. Se poate proiecta o parte de formular în același fel în care se poriecteaza un formular standard. După proiectare, partea șablon formular va apare în galeria de controale.

Modificarea tipului sau compatibilității unui șablon formular

După selectarea unui formular, InfoPath va seta implicit mediul de completare la program de navigare pe internet sau InfoPath Filler. În majoritatea cazurilor, se poate schimba cu ușurință modul utilizând metodele de salvare, din opțiunile formularului. Se verifică compatibilitatea și se selectează tipul de formular. Remiterea conexiunilor de baze de date și schemele XML cu secvențe repetitive complexe, sunt acceptate numai în InfoPath Filler. Formularele InfoPath Filler conțin un set suplimentar de controale și caracteristici. Este posibilă adăugarea unor caracteristici la un formular InfoPath Filler care nu va funcționa într-un formular compatibil cu programele de navigare pe internet.

Proiectare de șabloane formular

În modul de proictare se pot proiecta și publică formulare interactive. InfoPath permite inserarea de controale care oferă utilizatorilor flexibilitatea de a adăuga, elimina, înlocui sau ascunde diferite secțiuni dintr-un formular. Formularele InfoPath se pot utiliza independent, sau se pot proiecta pe diferite platforme, pentru a conlucra cu baze de date sau cu servicii web existente. Formularele pot fi publicate și accesate dintr-o rețeaua unei companii, cum ar fi un fișier partajat, un server web, sau o bibliotecă de formulare într-un site Microsoft Windows® SharePoint™ Services. În plus, dacă utilizatorul are acces la un server care execută InfoPath Forms Services, există posibilitatea proiectării unui singur formular care poate fi completat în InfoPath, într-un program de navigare pe internet sau pe un dispozitiv mobil.

Completarea formularelor

Utilizatorii pot completa formulare bazate pe șabloane formular deja create în modul proiectare. La completarea formularelor InfoPath, utilizatorii pot utiliza caracteristici familiare de tip „document”: se poate verifica ortografia în formular sau se pot insera texte formatate și grafică în interiorul anumitor câmpuri din formular. Utilizatorii pot să îmbine într-un singur formular, date din mai multe formulare, în funcție de modul de proiectare al formularului. Aceștia pot să exporte date către alte programe. Dacă formularul este activat pentru programele de navigare, utilizatorii care nu au InfoPath instalat pe calculator, pot completa formularul într-un program de navigare pe internet sau pe un dispozitiv mobil.

InfoPath are ca fundament limbajul „XML” -„Extensible Markup Language”. La proiectarea unui formular, InfoPath creează un fișier .xsn, care este un fișier cabinet (.cab) ce conține fișiere XML standard. Când utilizatorii completează un formular în InfoPath, datele din acel formular sunt salvate sau remise în format standard „XML”. Cu toate acestea, utilizatorii nu trebuie să cunoască programarea XML, pentru a proiecta sau pentru a completa un formular InfoPath. Formatul XML simplifică cu mult procesul de colectare și reutilizare a datelor într-o organizație.

3.2.3 INTEGRAREA INFOPATH CU APLICAȚIILE MICROSOFT OFFICE

Pentru a obține maximum de la InfoPath, acesta trebuie utilizat cu alte programe, servere și tehnologii. Printre cele mai întâlnite programe sau tehnologii, întâlnim: InfoPath Forms Services, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Outlook, Microsoft SQL Server, Microsoft Windows SharePoint Services, și multe altele. Fiecare program, tehnologie are un mod de funcționare diferit cu InfoPath.

Prin InfoPath Forms Services, se poate proiecta un formular, compatibil cu programulde navigare pe internet și se poate publica pe un server care rulează InfoPath Forms Services. Utilizatorii pot să completeze formulare, bazate pe șablonul formular, în programul de navigare pe internet sau pe un dispozitiv mobil. InfoPath Forms Services oferă o locație centrală, pentru stocarea și gestionarea șabloanelor formular ale organizației.

Microsoft Office Excel este utilizat de unele organizații, ca formular, pentru a colecta diverse date. Aceste registre de lucru includ de obicei celule necompletate pentru ca utilizatorii să introducă datele aferente. Apoi, se poate face conversia registrului de lucru Excel într-un șablon formular InfoPath.

Prin Microsoft Office Outlook se pot distribui aceste șabloane formular, către utilizatori, prin poștă electronică. Orice formular se poate proiecta, astfel încât utilizatorii să poată remite formulare completate, ca atașament într-un mesaj, prin poșta electronică. Utilizatorii au posibilitatea să redirecționeze formularul în mesaje de poștă electronică, ca în orice alt mesaj usual iar mesajele se stochează ca și colecții de formulare correlate în fișierul “formulare InfoPath”. Dacă datele sunt afișate în coloane, utilizatorii pot să le grupeze, filtreze și să le sorteze.

Microsoft Office Access – utilizatorul are posibilitatea să conecteze formularul la o bază de date existentă în Access iar aceștia pot interoga sau remite datele către baza de date. Câmpurile din formular, pot fi populate cu valori din baza de date, iar controalele aferente pot fi legate la câmpuri și grupuri asociate cu informațiile din baza de date. În Office Access 2007, se poate crea un formular InfoPath, pornind de la o bază de date Access, apoi se poate publica formularul pentru anumiți destinatari, ca mesaj de poștă electronică.

Chiar dacă cu ajutorul Microsoft Office Word se pot crea documente care arată și funcționează ca un formular, Microsoft Office Word funcționează cel mai bine ca program de prelucrare a textului, nu ca program de proiectare a formularelor. În schimb, InfoPath a fost creat special pentru proiectarea și completarea formularelor electronice. Din Microsoft Word se pot face conversii ale documentelor Word existente, în formularele din Infopath, utilizând butonul “import”.

Microsoft SQL Server – InfoPath funcționează cu baze de date SQL Server cu versiunile 2000-2005. Formularele se pot proiecta astfel încât să fie conectate la o bază de date SQL Server. Utilizatorii pot folosi formularul pentru a remite date către acea bază de date și totodată pentru a interoga acea bază de date. Câmpurile listă pot fi populate cu valori din baza de date sau controalele pot fi pot legate la câmpuri și grupuri asociate cu acea bază de date.

Microsoft Windows SharePoint Services – formularele se pot publica direct într-o bibliotecă, pe un server pe care se execută Windows SharePoint Services. Astfel se stochează formularele, într-o locație unică. Orice echipă din companie, poate utiliza un site SharePoint ca și locație pentru completarea, salvarea și vizualizarea datelor din rapoartele aferente. În bibliotecă, utilizatorii completează formulare care pornesc de la șablonul formular, exportă datele din formularele completate în Excel sau îmbina datele din mai multe formulare într-un formular unic. Utilizatorii pot configura conexiuni de date în acel formular, formular care primește la rândul lui, date de la o listă SharePoint sau de la o bibliotecă sau remite datele către o bibliotecă. Publicarea unui formular într-un site, pe un server care execută Windows SharePoint Services 3.0 permite atribuirea mai multor formulare la o singură bibliotecă sau atribuirea unui singur formular la mai multe biblioteci dintr-o colecție pe acel site.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 – este o suită integrată de aplicații server, care extinde funcționalitatea de bază a Microsoft Windows SharePoint Services. Formularele se pot publica direct la o bibliotecă pe Office SharePoint Server 2007, apoi se pot activa pentru utilizare pe Internet. Regăsim următoarele caracteristici:

Bibliotecile de conexiuni de date – dacă mai multe formulare utilizează aceleași conexiuni de date sau similare, setările pentru conexiunile de date se pot stoca într-un fișier dintr-o bibliotecă de conexiuni de date pe un site Office SharePoint Server 2007. Când se deschide un formular care se conectează la un fișier “conexiune de date”, InfoPath utilizează setările din fișier pentru a se conecta la o sursă de date externe. Astfel, mai multe formulare, pot utiliza același fișier “conexiune de date”, astfel încât să nu fie nevoie de crearea aceleiași conexiuni de date de la zero. Dacă locația sau setările de conexiune pentru sursa de date externă se modifică, trebuie actualizat doar fișierul conexiune de date.

Fluxurile de lucru – prin utilizarea InfoPath în combinație cu Office SharePoint Server 2007, se crează fluxuri de lucru document, direct în interiorul aplicației InfoPath. Se poate porni un flux de lucru pe formular, se poate urmări starea desfășurării unui flux de lucru sau se pot termina activitățile aferente fluxului de lucru. Office SharePoint Server 2007 include mai multe fluxuri predefinite, create pentru a gestiona procese comune de afaceri, cum ar fi aprobarea documentelor, sau colectarea de semnături.

Panouri Informații document – În multe aplicații din suita Microsoft Office, proprietățile unui document server se actualizeaz într-un “Panou de informații document”, care apare ca un set de câmpuri editabile. Într-un document Microsoft Office Word 2007, este posibilă editarea proprietăților la numele de autor, data creării și tipul de document. Găsirea ulterioară a documentelor pe server este mult mai facilă. De exemplu, se găsesc rapid toate declarațiile de presă în care proprietățile clientului corespund numelui unui anumit client. Pentru a crea sau a edita un panou de informații document, se poate utiliza InfoPath, cu un tip de conținut de site sau listă. Astfel, se controlează aspectul general al panoului de informații document, precum validarea datelor și formatarea condiționată.

Editorul de script-uri Microsoft – pentru proiectarea eficientă a unui formular, accesând Microsoft Script Editor (MSE) din modul proiectare, se pot edita și utiliza coduri Microsoft Jscript, sau VBScript (Visual Basic Scripting Edition), fără prea multe cunoștințe avansate de programare.

Microsoft Visual Studio 2005 Tools for Applications (VSTA) – cu ajutorul editării de coduri gestionate, se poate accesa Microsoft Visual Studio 2005 Tools Applications (VSTA) un modul de proiectare a formularelor, pentru a crea, edita coduri în Microsoft Visual Basic sau Microsoft Visual C#.

Microsoft Visual Studio 2005 – reprezintă integrarea caracteristicilor modului de proiectare InfoPath în mediul de dezvoltare Microsoft Visual Studio 2005. Cu ajutorul Visual Studio 2005 se poate crea un șablon formular InfoPath, cu ajutorul caracteristicilor modului de proiectare al Visual Studio.

Servicii Web – formularele pot fi conectate la un serviciu web pentru interschimb de date XML cu alte programe sau sisteme. Este posibilă utilizarea unui serviciu web pentru a primi date sau pentru a remite date, la o bază de date Oracle pentru care InfoPath nu oferă suport direct.

Scheme XML – Pentru ca datele colectate în formulare să fie precise și consistente, se poate asocia proiectul formularului la o schemă XML, fișier .xsd. Dacă compania utilizează un anumit fișier schemă XML .xsd, pentru anumite raportări, formularul se poate asocia la aceste raportări.

3.3 AVANTAJELE UTILIZĂRII FORMULARULUI INFOPATH. COMPARAȚII

InfoPath se poate utiliza pentru a colecta date de afaceri de la colaboratori, colegi, partenerii, furnizorii și clienți. De exemplu, InfoPath se utilizează pentru a crea un formular pentru rapoarte de cheltuieli pentru persoanele din organizație.

Formularele InfoPath sunt formular simple, utilizate de câteva persoane în grupuri mici sau mări, de lucru. Orice echipă indiferent de numărul de persoane, poate utiliza un formular InfoPath pentru a completa și partaja informații privind raportările aferente. Datele și informațiile din formulare, pot fi sintetizate într-un raport lunar care se poate trimite la manageri.

Totodată, organizațiile pot proiecta formulare complexe care se pot conecta la baze de date existente sau se pot integra în sistemele de afaceri existente.

Fig.3 Model formular InfoPath

Sursa: https://support.office.com/ro-ro/article/Introducere-%C3%AEn-Microsoft-Office-InfoPath-2007-04fd1c64-8a4b-429c-bf09-c9019813a532?ui=ro-RO&rs=ro-RO&ad=RO

Avantajele utilizării InfoPath:

Acces mai larg la formulare – Dacă se utilizează InfoPath și un server pe care se execută InfoPath Forms Services, se pot proiecta formulare compatibile cu programul de navigare în InfoPath și să fie activate pentru utilizarea pe pagini de internet interne și externe. Astfel se pot partaja formularele cu o varietate de utilizatori, precum angajați, clienți, parteneri, furnizori. Pentru a completa un formular în InfoPath, nu este necesară instalarea InfoPath pe calculatoarele utilizatorilor. Este necesar accesul la un program de navigare pe internet (Windows Internet Explorer, Apple Safari sau Mozilla Firefox). Dacă InfoPath este deja instalat pe calculatorul utilizatorului, acesta are posibilitatea să afișeze și să completeze formularul în InfoPath, și nu înntr-un program de navigare pe internet. Se poate proiecta formularul, astfel încât utilizatorii să îl deschidă și să îl completeze și de pe un dispozitiv mobil.

Integrarea în sistemul Office – InfoPath este compatibil și cu alte programe și servere din suita Microsoft Office, inclusiv Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Excel și Microsoft Office Access. Se pot proiecta și completa formulare InfoPath în mesaje de poștă electronică, se pot exporta datele din formular în foile de lucru, se pot remite date din formular la o bază de date, sau se pot interoga date dintr-o listă SharePoint. Proiectantul formularului poate să încorporeze formularul InfoPath, în diferite aplicații particularizate.

Date reutilizabile – Datele și informațiile introduse de către utilizatori în diverse formulare, nu rămân blocate în formular. Acestea pot fi formatate sau reutilizate în mai multe feluri. Această caracteristică permite proiectanților de formulare să integreze datele din formular în diferite procese de afaceri. Datele colectate în raportări, se pot utiliza pentru a actualiza sistemele Enterprise Resource Planning (ERP) și Customer Relationship Management (CRM) din cadrul companiei. Acest lucru permite utilizatorilor și altor echipe din companie să acceseze datele oricând au nevoie, ajutându-i să ia decizii mai documentate. Cu cât mai multe actualizări ale cifrelor de vânzări, sau a altor cifre din diferite raportări financiare, este mai simplu pentru utilizatori și membrii companiei, să facă previziuni clare despre producție și costuri.

Date consistente și precise – InfoPath conține diverse caracteristici care ajută utilizatorii să evite posibilele erori la introducerea datelor și îi ajută să completeze mai rapid formularele. Se pot utiliza formulare pentru a calcula automat valori matematice, se poate utiliza formatarea condiționată pentru a atrage atenția utilizatorului către date, sau activarea verificatorului ortografic. Utilizatorii pot să își verifice erorile de ortografie înainte de a trimite formularele. În momentul introducerii datelor în formular, acestea pot fi verificate pentru erori de validare. Utilizatorii nu pot trimite formularele mai departe, mai ales dacă formularul este conectat la o bază de date sau la un serviciu web, până când nu rectifică erorile apărute în formular. Astfel, datele colectate vor fi corecte și fără erori, fiind conforme standardelor companiei.

Fig 4. Eroare de validare a datelor la completarea formularului

Sursa: https://support.office.com/ro-ro/article/Introducere-%C3%AEn-Microsoft-Office-InfoPath-2007-04fd1c64-8a4b-429c-bf09-c9019813a532?ui=ro-RO&rs=ro-RO&ad=RO

Cheltuieli de regie reduse – În comparație cu formularele pe hârtie care trebuie reimprimate atunci când se produce o eroare sau vreo modificare, formularele InfoPath pot fi modificate și republicate cu ușurință. InfoPath detectează automat când un formular a fost actualizat, astfel utilizatorii au întotdeauna cea mai recentă versiune.

Asistență în mod neconectat – Chiar și atunci când utilizatorul nu este conecat la rețea, acesta poate completa formulare în InfoPath. Utilizatorii pot salva formularele pe calculator, pot lucra pe acestea offline și le pot trimite în rețeaua firmei lor, când calculatoarele se reconectează. Acest lucru este util pentru utilizatorii care au acces limitat la resursele de rețea, cât și pentru utilizatorii care se deplasează frecvent.

Mai puține formulare – În locul distribuirii și întreținerii formularelor pe hârtie, există posibilitatea creării unui singur formular, care cuprinde mai multe vizualizări. Într-un formular pentru diverse raportări de cheltuieli se poate crea o vizualizare pentru angajații care introduc cheltuieli, o a doua vizualizare pentru manageri care aprobă cheltuielile și o a treia vizualizare pentru angajații care procedează la decontarea cheltuielilor. Astfel, utilizatorii pot comuta între vizualizări. Pot fi create reguli care să comute automat vizualizările atunci când utilizatorii deschid formularul, când trimit formularul sau când accesează un buton din formular.

Controale flexibile – Pe lângă controalele standard, cum ar fi câmpurile text și câmpurile listă, InfoPath conține și alte controale, cum ar fi tabelele repetitive, grupurile de alegere și secțiunile opționale. Aceste tipuri de controale permit proiectarea de formulare flexibile care se adaptează cerințelor utilizatorilor. Un tabel repetitiv aduce multiple avantaje utilizatorilor, întrucât le permite să introducă oricâte linii, și coloane le sunt necesare.

Printre alte caracteristici ale formularului, acesta conține și conexiunea de date, validarea de date și reguli aplicate la diverse controale.

Suport pentru Tablet PC – Dacă se utilizează o tabletă, sau utilizatorul dispune de un creion de tabletă, câmpurile formularului se pot completa cu ușurință. InfoPath face conversia scrisului în cerneală la text. De asemenea se pot crea secțiuni speciale utilizatorilor de tablete, câmpuri dedicate unde pot să crie sau să deseneze. Exemplu: diverse formulare matematice, elemente relative, desene reprezentând anumite procese aplicabile firmei. În acest caz InfoPath salvează cerneala împreună cu formularul fără a face conversia textului.

CAPITOLUL IV: CAZ PRACTIC DE IMPLEMENTARE A FORMULARULUI ELECTRONIC – INFOPATH – ÎN ADOBE ROMÂNIA

4.1 FLUXUL ȘI MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR ÎN CADRUL COMPANIEI ADOBE

Sistemele de management al documentelor sunt folosite de organizații din toate sectoarele publice și private pentru a organiza și structura documentele electronice precum și pentru a urmări fluxul acestora în cadrul organizației și în punctele de intrare/ieșire ale acesteia.

Sistemele de management al documentelor sunt pachete software realizate pentru a ajuta organizațiile de orice tip, în managementul documentelor stocate în formă electronică, precum și de a realiza trecerea de la documente și organizări de documente (dosare, bibliorafturi) din forma tradițională pe hârtie în formă electronică. Ele sunt și un mijloc prin care se gestionează foarte eficient proprietatea intelectuală a organizației, chiar businessul ei, ținuta în documentele organizației răspândite în diverse rețele, pe diverse stații de lucru, servere, unele pe hârtie, altele în diferite conturi de mail, în filiale ale organizației, etc.

Aceste sisteme gestionează întregul ciclu de viață al unui document, de la crearea sa, multiplele sale versiuni realizate în maniera multi-user, stocarea tuturor versiunilor precum și realizarea și stocarea fluxului acestui document în cadrul organizației, repartizarea la utilizatori, birouri, filiale sau entități externe organizației.

În zilele noastre, tot mai multe intituții consideră inevitabile organizarea și arhivarea documentelor, în vederea sistematizării și transparentizării evidenței facturilor și contractelor. Majoritatea vede managementul documentelor ca și simpla înregistrare, în format electronic, a informațiilor, însă conceptul este mult mai complex.

Managementul documentelor în Adobe implică tehnologii, mijloace și metode cu ajutorul cărora compania își creează, gestionează, stochează, caută, transmite și, după expirarea lor, casează documentele, oferind control asupra ciclului complet de viață al acestora. Este vorba de un proces de bază al activității organizaționale, deoarece nu prea există aspecte în viața unei afaceri sau instituții care să nu implice crearea anumitor documente. Lista purtătorilor de date a cunoscut o diversificare semnificativă, documentele importante provenind din nenumărate surse variate, precum și volumului zilnic crescut al documentelor, cauzat de procesul de digitalizare, gestionarea fizică, pe suport de hârtie, a documentelor a devenit greoaie. Căutarea informațiilor consumă minute prețioase din timpul de lucru al colegilor, de multe ori fără rezultat. Aceste sisteme oferă tuturor echipelor din cadrul Adobe, posibilitatea de a accesa informațiile necesare – pe baza drepturilor de autorizație – tranparentizează relațiile dintre documente (ex. prin evidența sistematizată a contractelor și facturilor, înregistrarea e-mailurilor etc.) și facilitează comunicarea rapidă și eficientă dintre diverși colegi (ex. financiar, HR, administrativ, C.I. etc.) și filiale, contribuind la un flux de lucru mult mai transparent.

4.2 SCOPUL UTILIZĂRII FORMULARULUI

O dată ce am introdus un sistem de document management, în Adobe, acesta oferă:

un control mai bun asupra proceselor interne și a informațiilor

consolidarea informațiilor, oferind suport managementului pentru deciziile interne și

de business

o modalitate eficientă de transfer intern de informație, cunoștințe, idei

îmbunătățirea colaborării pe proiecte, a schimbului de documente

regăsirea rapidă a informațiilor

reducerea timpului de aprobare/avizare a unor solicitări interne (referate, cereri etc.)

reducerea costurilor administrative

automatizarea anumitor activități în scopul reducerii timpului alocat acestora

posibilitatea de arhivare electronică a informației.

Soluțiile și serviciile din această zonă sunt destul de cuprinzătoare și acoperă practic orice

tip de implementare, plecând de la soluții utile în cadrul unui department, la soluții care acoperă întreaga companie, indiferent de mărimea sau distribuția geografică a acesteia. Soluțiile de document management și content management pot fi implementate de sine stătător sau pot fi integrate cu alte aplicații de business.

Pentru mai multe companii devine inevitabil stocarea documentele într-o rețea informatică. Pentru cei mai mulți, managementul documentelor reprezintă doar înregistrarea informațiilor în formă electronică, dar această problemă este mult mai complexă.

Pe de o parte înseamnă scanarea și înregistrarea electronică a documentelor pe bază de hârtie, pe de altă parte înseamnă gestionarea și arhivarea electronică a documentelor într-o bază de dată unitară.

Securitatea în viața de business și nu numai, a devenit prioritatea numărul 1: managementul documentelor ne ajută în construirea unor sisteme de informații mult mai sigure. Pe parcursul fluxului se crează și istoria documentului, în așa fel editările și persoana care a editat documentul se poate regăsi foarte ușor și rapid. Mulțumită securizării ridicate a sistemului documentele aparținând instituției sunt în siguranță maximă, findcă utilizatorii văd doar o adresă virtuală, locul fizic al documentului este accesibil doar persoanelor cu acest drept. Fiecare are posibilitatea de a salva informațiile în afara biroului sau al centrului instituției evitând astfel problemele din viitor. Un sistem electronic de management al documentelor bine ales furnizează o soluție fiabilă și eficientă pentru instituțiile care activează într-un domeniu în care securitatea informațiilor este reglementată prin lege.

Căutare și accesare mai eficientă – În afară de securitate stocarea ordonată a datelor este un aspect la fel de important. O cincime din angajații companiilor din Europa, conform unui studiu efectuat de Canon, devin frustrați dacă caută un anumit document de mai mult timp în rețeaua companiei. Alți 24 % precizează că un acces rapid și simplu le-ar aduce o eficiență mai mare. Cu un sistem potrivit al managementul documentelor, putem salva tipuri de documente, de la fișiere Excel și Word până la imagini și email-uri. Cu ajutorul sistemului de management al documentelor, toate elementele al unui proiect le găsim într-un sistem unitar. Cu ajutorul metodei de indexare putem accesa informațiile alăturate unui document. Conform unui studiu recent, 1 Gb are prețul de 2000 EURO, iar stocarea costă numai 0,20 eurocenți: așa putem înțelege importanța metodei de stocare și a indexării. Avantaje economice și ecologice: mulțumită accesului rapid, indexării personalizate și al istoriei documentelor, companiile pot, cu un cost mai scăzut și mai rapid, să răspundă la cerințele și întrebările cetățenilor. Managementul modern al documentelor transformă zilele noastre de lucru în unele mult mai ușoare: de exemplu o factură se poate recepționa în 24 ore, se poate prelucra și efectua plata. Sistemul de management al documentelor reduce costurile, dar în același timp crește eficacitatea, în așa fel instituția sau compania poate să se concentreze pe fluxuri valorice.

Soluția de management al documentelor crește responsabilitatea angajaților: astfel încât documentele accesibile instant vor fi imprimate doar în varianta finală. Mulțumită acestor metode scad consumul de hârtie, cerneală, și energie, sistemul este avantajos din punct de vedere economic, dar nu în ultimul rând ecologic. Soluția de management al documentelor furnizează avantaje și economisiri semnificante pentru afaceri. Fiindcă informațiile sunt stocate electronic, nu avem nevoie de exmplare secundare al documentelor, nu suntem nevoiți să cumpărăm dosare, scade consumul de hârtie, în paralel cu acestea scad și costurile făcând un pas mare către protecția planetei noastre.

Digitalizarea, totală sau parțială, a proceselor de lucru în vederea îmbunătățirii fluxului de lucru, prin introducerea unor soluții software pentru accelerarea și eficientizarea activității administrative, reprezintă o schimbare majoră în viața unei companii sau a unei instituții. O asemenea decizie are efecte semnificative asupra multor aspecte ale funcționării organizațiilor, de aceea merită să analizăm în detaliu posibilitățile înainte să alegem soluția optimă.

Fig.5 Avantajele formularului electronic

Sursa: http://www.productis.ro/module/solutii/managementul-electronic-al-documentelor

4.3 PROIECTAREA FORMULARULUI

Cu Microsoft InfoPath Designer, am creat un formular complex, în cadrul companiei Adobe. Acesta a fost cerut pentru a crea o factură în format electronic, aferentă produselor necesare de livrat. Formularul s-a dorit a fi unul simplu, dar cu cât mai multe opțiuni pentru utilizatori, pentru a colecta ușor și convenabil date.

Dacă informațiile sunt accesibile, mai multe persoane le pot utiliza. În plus, conformitatea cu standardele de accesibilitate devine rapid o cerință la nivel mondial.

Fig. 6 Crearea unui formular nou in InfoPath

Sursa: Captură de ecran din programul Microsoft InfoPath

Pentru a putea publica formularul InfoPath in platforma de colaborare SharePoint Online, intr-o biblioteca existenta, am ales “SharePoint Form Library”.

Fig. 7 Design-ul și proiectarea inițială a unui formular nou

Sursa: Captură de ecran din programul Microsoft InfoPath

Există mai multe noțiuni cheie pentru o interfață ușor de utilizat:

Am oferit descrieri și instrucțiuni utile pentru controale și elementele de interfață.

Am aranjat controalele de formular în ordinea în care utilizatorul a dorit să fie completate de către ceilalți utilizatori.

Am utilizat o combinație de culori de fundal și prim plan care a oferit un contrast bun pentru citire facilă.

Am evitat modificarea focalizării implicite a tastaturii. Acest lucru este important mai ales dacă formularul este utilizat pe o pagină de program de navigare pe internet împreună cu alte programe de navigare.

Am aplicat o acțiune de utilizator explicită, pentru a declanșa o comutare a vizualizării.

Aspectul trebuie să fie accesibil pentru toți utilizatorii, inclusiv pentru cei cu dizabilități:

Am utilizat titluri sugestive – pentru început am creat o schiță a formularului care îmbunătățește claritatea pentru orice utilizator.

Am adăugat secțiuni și titluri noi atunci când utilizatorii adaugă mai multe informații într-un formular.

Am evitat imbricarea tabelelor de aspect și am adăugat, eliminat rânduri și coloane. Am îmbinat celulele după cum a fost necesar. Cu cât sunt mai puține tabele de aspect imbricate, cu atât este mai ușor pentru utilizatorii cu cititor de ecran, să citească formularul.

Am utilizat textul alternativ pentru a descrie imagini (pictograme, imagini sau ilustrații) utilizate în formular. Am furnizat text alternativ pentru imagini care sunt informative, cum ar fi sigla companiei, logo-ul Adobe. Cititoarele de ecran citesc cu voce tare textul alternativ pentru ca utilizatorul să poată înțelege ceea ce arată imaginea. Textul alternativ apare atunci când un utilizator mișcă indicatorul deasupra unei imagini. Pentru ca motoarele de căutare să citească textul alternativ, am utilizat cuvinte cheie în descrierea textului alternativ pentru a îmbunătăți rezultatele căutării.

Pentru a insera o descriere ca text alternativ, am urmat acești pași:

Clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe imagine, apoi clic pe Formatare imagine.

Clic pe fila Text.

În caseta Text alternativ, am tastat textul dorit.

Pentru a testa modificările, în fila Primar, în grupul Formular, se face clic pe Examinare.

Controalele trebuie să fie accesibile:

Atunci când un control include un text de ajutor, acest mesaj îi ajută pe ceilalți să înțeleagă cum se utilizează controlul. În plus, textul din mesaj este disponibil pentru persoanele care utilizează tehnologiile de accesibilitate, cum ar fi cititoarele de ecran.

Am luat în calcul următorii pași pentru a adăuga un text de ajutor:

Clic cu butonul din dreapta pe controlul dorit, apoi clic pe Proprietăți control.

În fila Complex, am tastat textul dorit în caseta “Helptext”.

Pentru a testa modificările, în fila Primar, în grupul NECUNOSCUT, se face clic pe Examinare.

Particularizarea textului asociat cu acțiuni de control – Unele controale permit să se particularizeze textul asociat cu acțiuni specifice controlului. De exemplu, un control de tabel repetabil permite particularizarea textului de asistență care explică utilizatorilor cum să adauge rânduri noi de tabel. Când este disponibil, se recomandă adăugarea acestui text în formular și să fie particularizat pentru a-l face mai descriptiv. Cei care utilizează cititoare de ecran se mișcă de obicei în formular cu ajutorul tastei Tab sau citind conținutul în ordinea din pagină. Dacă se proiectează un formular, în care navigarea în fișier diferă foarte mult de ordinea în care este așezat conținutul în pagină, acest lucru poate crea confuzie.

Pentru a adăuga text pentru acțiuni specifice controalelor, am urmat acești pași:

Clic cu butonul din dreapta pe control, apoi clic pe Proprietăți.

Am bifat caseta de selectare “Afișează butonul de inserare și textul cu sugestii”, apoi am tastat descriere particularizată.

Am utilizat o ordine logică și intuitivă a tabulatorilor

Focalizarea tabulatorilor trebuie să urmeze o ordine logică, trebuie să se mute la controlul de lângă sau de după cel curent. Aceasta nu ar trebui să facă salt la altă secțiune a ecranului, pentru ca ar putea modifica contextul formularului. Persoanele care utilizează cititoare de ecran citesc pagina în ordinea în care este redată, ceea ce poate ignora ordinea tabulatorilor bazată pe indici.

Accesibilitatea pentru formulare dinamice

InfoPath Designer permite proiectarea formularelor complexe, interactive. Aceste formulare complexe le pot combina cu caracteristici de accesibilitate pentru a mă asigura că formularele proiectate pot fi vizualizate și completate cu succes de un număr cât mai mare de utilizatori.

Validarea de date

Prin adăugarea validării de date la controalele dintr-un formular, m-am asigurat că datele colectate sunt precise și uniforme. InfoPath furnizează avertismente vizuale atunci când utilizatorii introduc date care nu sunt valide și le permite să treacă prin toate erorile de validare utilizând comandă rapidă de la tastatură “Ctrl+Shift+O”. Detaliile despre o anumită eroare sunt disponibile utilizând comandă rapidă “Ctrl+Shift+I”.

Spre finalul implementării, am perfecționat formularul, furnizând mesaje de validare a datelor. Am adăugat reguli de validare pentru a impune o oră de sfârșit a unei întâlniri. Aceasta să fie după ora de început. În acest caz, un mesaj de validare explicit poate fi: “Introduceți o oră de sfârșit care este după ora de început”. Prin acest mesaj ofer informații clare utilizatorului, despre cum să corecteze intrarea, spre deosebire de un mesaj vag, cum ar fi “Introduceți ora corectă de sfârșit”.

Formatarea condiționată

Formatarea condiționată poate oferi indicatori vizuali pentru persoanele care completează formulare. Am putut modifica culoarea de fundal pentru câmpul “Oră sfârșit” în roșu pentru a indica o valoare care nu este validă. Însă persoanele care utilizează setări de ecran cu contrast înalt și cititoare de ecran nu vor beneficia de pe urma unei astfel de proiectări.

Pe lângă utilizarea formatării condiționate, am furnizat întotdeauna o alternativă în text. Am utilizat un mesaj de validare de date InfoPath sau un avertisment particularizat afișat într-un control cu valoare calculată.

Conținutul dinamic

InfoPath permite afișarea sau ascunderea de sectiunie sau calcularea valorilor de câmpuri, în funcție de datele introduse de utilizator. Se recomandă formulare cât mai previzibile posibil. M-am asigurat ca toate modificările de conținut se fac succesiv în secțiuni, astfel încât persoana care completează formularul să nu reia secțiunile sau controalele completate.

Vizualizări multiple

InfoPath are capacitatea de a scinda formularul în mai multe pagini sau vizualizări. Vizualizările pot fi comutate de către utilizatori prin reguli pe care le-am atribuit, pentru diverse controale din formular. Când adăugăm un buton pentru a comuta vizualizări, se furnizează o etichetă de buton semnificativă, cum ar fi “Treceți la pasul următor”, care indică faptul că se va modifica vizualizarea formularului.

4.4 ADĂUGAREA CONTROALELOR DE DATE

Galeria nouă de controale din InfoPath furnizează o metodă rapidă de adăugare a controalelor noi și de modificare a proprietăților acestora. Noile controale din InfoPath includ următoarele:

Buton imagine – Utilizarea unei imagini particularizate pe post de buton.

Selector de dată și oră – Cu ajutorul acestui control, utilizatorii au posibilitatea să tasteze data și ora sau să selecteze o dată dintr-o afișare de calendar.

Hyperlink – Inserează hyperlink-uri când se completează un formular.

Selector de persoană/grup – Tastarea sau selectarea unei persoane dintr-o listă SharePoint.

Linie de semnătură – Utilizatorii au posibilitatea să semneze digital formularul.

Selector de date externe – Introduceți sau selectați elemente din sisteme externe prin Servicii de conectivitate cu aplicații de business (BCS).

Fiecărui control, i-am ales și modificat mărimea în formularul InfoPath. Este recomandată spațierea între câmpuri, pentru o mai bună aliniere a acestora.

Fig 8. Proiectarea controalelor de date și alegerea tipului fiecărui câmp

Sursa: Captură de ecran din programul Microsoft InfoPath

Oricărui câmp i-am modificat tipul de control în funcție de dorințele utilizatorilor.

Fig. 9 Crearea și modificarea proprietăților unui câmp “listă derulantă”

Sursa: Captură de ecran din programul Microsoft InfoPath

Fiecărui control i-am setat proprietățile corespunzător. Controlul câmpului “listă derulantă” se poate modifica prin inserarea mai multor opțiuni, prin modificarea celor existente și prin setarea implicită a uneia dintre ele.

Pe lângă proprietățile pentru controalele de date, avem și proprietățile formularului. Aici m modificat datele generale ale formularului, ce câmpuri trebuie să fie completate, am ales și schimbat numele câmpurilor, am setat ce câmp se poate repețea de-alungul formularului.

Aici am avut două seturi diferite de Proprietăți, în care am putut schimba setările câmpurilor și a controalelor, înainte ca formularul să fie publicat.

Schimbarea unui tip de control

De exemplu putem avea un câmp “listă derulantă” și am decis că trebuie transformat din câmp text, într-o “casetă text”. Am schimbat setările câmpului existent “listă derulantă” am selectat “schimbare control” și am ales noul tip de control, “casetă text”.

Fig. 10 Obiecte și controale de date

Sursa: Captură de ecran din programul Microsoft InfoPath

Se pot schimba diferite tipuri de controale, din “casetă text” în “buton de opțiune”, din “listă derulantă” în “selecție cu butoane radio”, în funcție de decizia utilziatorilor, pentru a afișa informația cât mai concis și clar în noul formular.

Înainte de publicarea formularului, puteam vedea modificările făcute și aranjarea acestora în pagină, cu ajutorul butonului “Previzualizare”.

Fig. 11 Schimbarea tipului de câmp din “listă derulantă” în “casetă text”.

Sursa: Captură de ecran din programul Microsoft InfoPath

În orice formular, introducem de obicei, o “casetă text” pentru utilizatori, denumit “Note”sau “Comentarii”. În acest câmp, utilizatorii pot introduce comentarii, descrieri, note, cu referire la informațiile din formular. Pentru ca aceasta “casetă text” să poată cuprinde toate comentariile și descrierile utilizatorilor, am transormat această “casetă text” în “casetă text îmbogățit” – acest tip de câmp având un număr nelimitat de caractere, putând fi vizualizat în timpul completării formularului cu opțiunea “derulare” , și vizualizat după imprimarea formularului.

Pentru afișarea barei de derulare am modificat setările câmpului “casetă text îmbogățit”. O altă opțiune este afișarea automată a barei de derulare, odată cu introducerea textului de către utilizator.

Fig.12 Setarea vizibilității unui câmp “casetă text îmbogățit”

Sursa: Captură de ecran din programul Microsoft InfoPath

Fig. 13 Schimbarea unui câmp din “casetă text” în “casetă text îmbogățit”

Sursa: Captură de ecran din programul Microsoft InfoPath

Utilizarea controalelor Text

Multe câmpuri din formular trebuie completate de utilizatori înainte de a-l trimite mai departe sau înainte de a-l publica. Acelor câmpuri le-am setat proprietatea, “acest câmp nu poate fi lăsat gol”.

Fig. 14 Validarea și setarea câmpurilor

Sursa: Captură de ecran din programul Microsoft InfoPath

Printre proprietățile câmpului text, avem și setarea numărului de caractere. Pentru unele câmpuri am setat numărul maxim de caractere a “casetei text”. De exemplu, putem avea tipuri special de date, cu un număr standard de caractere: CNP, sau seria și numărul de buletin, numărul de telefon. Aceste tipuri de date conțin mereu același număr de caractere.

Fig. 15 Referința “AES” poate fi limitată și setată la doar câteva caractere

Sursa: Captură de ecran din programul Microsoft InfoPath

Pentru acest formular, am decis necesară introducerea adresei de email al utilizatorului. Dacă utilizatorul face parte din compania Adobe și formularul este publicat în SharePoint Online, cu ajutorul conexiunii la platformă și la baza de date Outlook, utilizatorul își poate introduce primele caractere din adresa de email, iar aceasta va fi automat populată în acel câmp. Am ales câmpul “alegere persoană / grup” pentru a lua automat adresa de email a utilizatorilor, cu opțiunea “acest câmp nu poate fi lăsat gol”.

Fig. 16 Crearea câmpului “alegere persoană / grup”

Sursa: Captură de ecran din programul Microsoft InfoPath

Utilizarea câmpului “Dată”

Am utilizat câmpurile “alegere dată” și “data și ora”. Primul câmp “dată” afișează data la care formularul este publicat, trimis mai departe de utilizator. Se poate introduce și un câmp “data de azi” în care se afișează automat data la care formularul este completat, fără ca acest câmp să fie completat de utilizator. Se mai poate introduce o dată de expirare, un câmp customizat în care se setează o perioadă de expirare și afișarea acelei zile. Câmpul “alegere dată” este câmpul în care utilizatorul poate selecta manual o dată anume.

Există diferite tipuri de afișare a câmpului “dată”, datorită varietății de țări și felul cum acestea își scriu data. De ezemplu pentru SUA, se va afișa întâi luna, apoi ziua, apoi anul. Pentru Germania, vom avea ziua, luna și apoi anul. Aici am ținut cont din ce zonă geografică pot fi utilizatorii care urmează a completa formularul.

Pentru a se afișa automat ziua curentă, am setat câmpul “dată” cu formula “now ()”. Orice formulă introdusă, poate fi verificată de erori, înainte ca formularul să fie publicat, cu opțiunea “verificare formulă”.

Fig.17 Crearea și setarea câmpului “Dată”

Sursa: Captură de ecran din programul Microsoft InfoPath

Fig.18 Setarea camp-ului “Data” cu ziua curenta

Sursa: Captură de ecran din programul Microsoft InfoPath

Utilizarea câmpurilor “Casetă listă”

Una din informațiile necesare în completarea formularului este afișarea tipului de livrare. Cele 2 opțiuni existente “business” și “personal” le-am introdus într-un câmp de tipul “Casetă listă”. În proprietățile câmpului am introdus cele 2 opțiuni menționate, și una din ele am setat-o că “implicit”. Această opțiune apare la deschiderea formularului, utilizatorul având posibilitatea să schimbe în cealaltă opțiune. O “Casetă listă” este asemănătoare câmpului “listă derulantă”, cu excepția că prima arată opțiunile de derulare.

Fig. 19 Setarea “Listă derulantă” cu diferite variante specifice câmpului

Sursa: Captură de ecran din programul Microsoft InfoPath

O altă posibilitate de preluare a informației într-o “Casetă listă” a fost selecția unei baze de date, a unei liste existente din SharePoint Online. Prin selecția bazei de date și conexiunea acesteia cu formularul și implicit cu câmpul “casetă listă”, utilizatorul va avea afișate opțiunile din lista existentă și va putea selecta una din acestea.

Fig. 20 Legătura dintre câmpul “listă derulantă” și o listă predefinita în platformă de colaborare SharePoint Online.

Sursa: Captură de ecran din programul Microsoft InfoPath

Această listă predefinita trebuie administrată mereu, atâta timp cât formularul este valid. Am adăugat linii și informații noi direct în listă, iar acestea s-au afișat automat în formularul InfoPath, prin conexiunea de date pe care am creat-o.

Utilizarea câmpurilor „casetă de bifare”

Câmpul “casetă de bifar”e se folosește atunci când se dorește completarea de către utilizator doar cu tipuri de opțiuni “adevărat” sau “fals”, “1” sau “0”. Acest câmp fiind de tip Boolean, avem întrebarea afișată în formular: “Este trimis către un birou Adobe?” Când utilizatorul marchează acest câmp, el confirmă că acel pachet se livrează către o clădire Adobe.

Fig. 21 Crearea unei “casete de bifare”

Sursa: Captură de ecran din programul Microsoft InfoPath

Toate proprietățile unei “casete de bifare” sunt asemenea oricăror altor proprietăți, cum ar fi: mărimea câmpului său proprietățile avansate.

Utilizarea tabelelor repetitive

În formularul pe care l-am proiectat sunt diferite tipuri de câmpuri referitoare la un produs: “Tipul de produs”, “Descrierea produsului”, “Țara de origine”, anumite referințe unice pt fiecare produs, prețul unitar, numărul de bucăți și valoarea totală a produsului. Toate aceste informații le-am introdus într-un tabel repetitiv, care să ajute utilizatorul să poată adăuga oricând, un produs nou ce trebuie livrat.

Fig. 22 Crearea unui tabel repetitiv în conținutul formularului

Sursa: Captură de ecran din programul Microsoft InfoPath

Un tabel repetitiv este utilizat atunci când utilizatorul dorește să introducă datele, sau să se afișeze în format tabular, și când se dorește adăugarea de linii suplimentare de date, dacă este necesar. Dacă șablonul formular este legat la o bază de date, utilizatorul are posibilitatea să folosească un tabel repetabil orizontal și pentru a afișa sau a lucra cu înregistrări din acea bază de date. Un tabel repetabil orizontal constă într-o secțiune repetabilă care se află într-un tabel de aspect. Secțiunea repetitivă are activată setarea Repetare pe orizontală, care simulează o linie dintr-un tabel.

În următorul exemplu, creat în formular, utilizatorii pot adăuga linii suplimentare la tabel dacă doresc să înregistreze mai multe produse pe factura de livrare.

Fig. 23 Tabel repetitiv

Sursa: Captură de ecran din programul Microsoft InfoPath

Un tabel repetabil orizontal constă în două părți:

Linia de antet – am înserat un tabel repetabil orizontal într-un șablon formular nou, necompletat, astfel linia de antet apare în mod implicit. De obicei, această linie o utilizăm pentru a introduce etichete care apar în partea stânga a tabelului.

Linia de date – este linia care se poate repeta în formular de câte ori este necesar. Aici vedem de obicei o singură linie în mod proiectare atunci când inserez un tabel repetabil orizontal. Persoana care completează un formular bazat pe șablonul formular poate adăuga însă mai multe linii în formular apăsând CTRL+ENTER, făcând clic pe comenzi în meniul de comenzi rapide sau făcând clic pe textul de instrucțiuni “Inserare element” din formular, care poate fi particularizat în timpul proiectării.

Fig. 24 Proprietățile unui tabel repetitiv

Sursa: Captură de ecran din programul Microsoft InfoPath

Utilizatorii au opțiunea de a introduce nenumărate linii noi în tabelul repetitiv, fără o anumită limită impusă de mine. Introducerea unei linii noi, se poate face în orice locație, înainte de ultima linie, poate fi plasată chiar la începutul tabelului repetitiv.

Fig. 25 Adaugarea si stergerea de linii in tabelul repetitiv

Sursa: Captură de ecran din programul Microsoft InfoPath

Utilizarea opțiunilor de trimitere

O parte fundamentală a procesului de proiectare a unui formular o reprezintă distribuirea șablonului de formular către utilizatori. În InfoPath, formularele se pot publica în mai multe locații, inclusiv pe serverele care execută InfoPath Form Services sau Windows SharePoint Services. Printre cele mai întâlnite opțiuni de publicare, regăsim:

Într-un server SharePoint cu sau fără InfoPath Forms Services integrat – această opțiune am utilizat-o pentru a publica un formular compatibil cu programul de navigare pe internet, pe un server care execută InfoPath Forms Services. Un formular se poate publica și într-o bibliotecă sau pe un server care execută Windows SharePoint Services.

Către o listă de destinatari de poștă electronică – În InfoPath versiunea 2003, comanda “Trimitere formular ca atașament”, din meniul Fișier se utilizeza pentru a expedia un formular ca atașament într-un email – Microsoft Outlook. În InfoPath versiunea 2007, această caracteristică face parte din optiunea “Publicare”, pentru ca toate caracteristicile de publicare să fie cuprinse într-un singur loc. Se permite utilizatorilor să deschidă, să completeze și să trimită acel formular, în corpul email-ului.

Către o adresă din rețea – această opțiune se utilizează pentru a publica un formular într-un fișier partajat dintr-un calculator sau dintr-o rețea.

Șablon formular de instalare (fișier .js sau .msi) – În InfoPath versiunea 2003, era necesar un instrument “Software Development Kit” (SDK) specializat pentru implementarea formularului particularizat instalat. În InfoPath versiunea 2007, se utilizează opțiunea “Publicare”, pentru a crea un fișier de inițializare Microsoft Windows Installer (MSI) care să instaleze și să înregistreze formularul în calculatoarele utilizatorilor. Pentru acest lucru, trebuie instalat Microsoft Visual Studio .NET 2003 sau Microsoft Visual Studio 2005.

Șablon panou “Informații document” pentru un tip de conținut site sau pentru un tip de conținut listă SharePoint – aș putea modifica formularul, ca acesta să funcționeze ca panou de “Informații document”, care apare utilizatorilor sub formă de câmpuri editabile. Dacă creez panouri de “Informații document” modificat în InfoPath, apare suplimentar în opțiunea “Publicare”. Aceasta permite publicarea formularului ca șablon panou “Informații document”.

Cea mai ușoară posibilitate de a publica formularul pentru a putea fi accesat de mai mulți utilizatori, o reprezintă publicarea într-o bibliotecă online SharePoint. Cu ajutorul butonului “Trimitere” implementat în formularul InfoPath – printr-un singur clic, utilizatorii publică formularul în SharePoint Online.

Fig. 26 Butonul “Trimitere”

Sursa: Captură de ecran din programul Microsoft InfoPath

O dată cu utilizarea butonului “Trimitere” am creat diferite reguli în InfoPath, cum ar fi:

Să se trimită automat un email către utilizatori

Să se închidă formularul

Să se schimbe modul de vizualizare a formularului.

O altă posibilitate pentru a trimite email-uri automate, este prin platforma SharePoint Online. Dup ace am publicat formularul în biblioteca online, am creat fluxuri de lucru direct în platformă SharePoint online, care anunță utilizatorii sau grupurile de utilizatori, publicarea unui formular nou. Proprietățile butonului “Trimitere” le-am setat cu atenție, împreună cu crearea conexiunii de date dintre formular și biblioteca online din SharePoint Online.

Fig. 27 Crearea proprietăților butonului “Trimitere” și alocarea unei librării SharePoint Online

Sursa: Captură de ecran din programul Microsoft InfoPath

Pentru ca formularul să fie publicat într-o biblioteca online în SharePoint, am creat conexiunea de date și am menționat locația bibliotecii online.

Crearea unui vizualizări pentru formular

Un formular InfoPath poate avea mai multe vizualizări, în funcție de dorințele utilizatorilor, de echipa din care aceștia fac parte, cât și de tipul de date ce trebuie vizualizat sau editat de către utilizatori. Am asigurat confidențialitatea anumitor tabele, câmpuri din formular, față de anumite echipe, având o vizualizare specială a formularului, și o altă vizualizare am modificat-o pentru a fi editată de către alte echipe. Un alt tip de vizualizare pe care l-am creat, este acela de “Vizualizare fără modificare” unde toate câmpurile odată ce au fost editate, nu mai pot fi modificate. Într-un formular InfoPath pot exista vizualizări multiple, în funcție de necesitatea utilizatorilor.

Fiecare vizualizare a formularului, poate fi verificată în tab-ul “Pagina de design”. Tot în tab-ul “Pagina de design” am redenumit orice vizualizare. În cazul formularului ce trebuie completat de utilizatorii Adobe, am creat 3 vizualizări distincte:

Pentru utilizatorii care completează formularul, denumită “Expeditor”

Pentru echipa care aprobă datele transmise de primul utilizator, denumită “Trafic”

Pentru citire, denumită “Vizualizare fără modificare”.

Fig. 28 Proprietățile unei vizualizări dintr-un formular

Sursa: Captură de ecran din programul Microsoft InfoPath

Este de preferat ca o vizualizare să conțină toate câmpurile și controalele aferente din formularul ce trebuie completat. Din toate cele trei vizualizări, am ales-o pe cea “implicită”, cu care se deschide formularul – vizualizarea “Expeditor”. Pentru a copia toate tabelele și câmpurile din vizualizarea “Expeditor” în nouă vizualizare “Trafic” se selectează tot cu “Ctrl + A” apoi se copiază în vizualizarea “Trafic”. Fiecare vizualizare are proprietățile ei, care pot fi setate și modificate. Pentru acest formular am lăsat proprietățile standard.

În tab-ul “Pagina de design” putem schimba fiecare vizualizare, din “Expeditor” în “Trafic” sau în “Vizualizare fără modificare”. Aceste vizualizări pot fi ascunse din tab-ul principal, în momentul completării formularului de către utilizatori.

Fig. 29 Diferite vizualizări ale unui formular

Sursa: Captură de ecran din programul Microsoft InfoPath

Astfel, InfoPath oferă opțiuni multiple pentru proiectarea unui formular care cuprinde mai multe vizualizări. Printre aceste opțiuni, avem:

Vizualizările doar pentru citire – am creat o vizualizare doar pentru citire atunci când utilizatorii trebuie să vizualizeze datele dintr-un formular, dar nu au nevoie – sau nu vor – să le controleze. Aceste vizualizări pot furniza o modalitate rapidă de a crea rapoarte și alte tipuri de date pe care utilizatorii să nu le poată modifica.

Vizualizări pentru imprimare – am specificat exact care vizualizări să se imprime pentru utilizatori, precum și ordinea de imprimare a acestora.

Vizualizări țintă – Când proiectăm astfel de formulare compatibile cu programele de navigare pe internet, este posibilă crearea de vizualizări diferite pentru mediile în care utilizatorii urmează să completeze formularul. Se poate crea o vizualizare specială pentru utilizatorii care completează formularul în InfoPath și altă vizualizare pentru utilizatorii care vor completa formularul într-un program de navigare pe internet. În vizualizarea doar pentru InfoPath, se pot regăsi caracteristici și controale care nu se pot utiliza în formularele compatibile cu programele de navigare pe internet.

4.5 CONEXIUNI DE DATE EXTERNE

Crearea unei conexiuni de date cu o bibliotecă SharePoint Online

Biblioteca online pe care am creat-o pe platforma SharePoint, pentru formularul proiectat, este o bibliotecă pentru crearea facturilor în InfoPath. În formular, utilizatorii vor introduce numele sediului unde produsele vor fi livrate. În platformă SharePoint avem creată o listă cu toate adresele sediilor Adobe la nivel global: numele și numărul străzii, orașul, codul poștal și țara. Pentru ca aceste informații să apară automat în formular, atunci când utilizatorul selectează orașul, a fost necesară crearea unei legături, unei conexiuni de date între listă și formular. Astfel, pentru fiecare câmp care va afișa informațiile automat, am setat proprietățile necesare, în loc de completarea manuală de către utilizator, am ales opțiunea de alegere a datelor dintr-o conexiune de date.

Pe lângă conexiunea de date din cadrul butoanelor “trimitere” și “salvare”, am creat și conexiunile de date față de câmpurile din tabelul repetitiv din cadrul formularului, astfel încât informația să fie disponibilă și afișabila automat pentru utilizatori.

Fig. 30 Conexiuni de date din liste diferite din SharePoint Online

Sursa: Captură de ecran din programul Microsoft InfoPath

4.6 UTILIZAREA REGULILOR

Acest formular l-am creat și l-am proiectat pentru a ajuta utilizatorii, oferind o structură și o calitate a informațiilor peste medie. Toate informațiile din formular vin în ajutorul utilizatorilor în timpul completării formularului. În acest sens, am creat reguli speciale pentru autopopularea multor câmpuri, cu informații corecte. Chiar dacă utilizatorul știe de exemplu, adresa unde se va livra un anume produs, nu înseamnă că adresa nu poate fi editată greșit, în câmpul aferent.

O dată cu regulile de validare a datelor din câmpuri, avem și reguli de validare asupra anumitor câmpuri care nu trebuie lăsate necompletate. Se pot crea și diferite mesaje către utilizatori: “câmpul Expeditor nu a fost completat”. Astfel utilizatorul primește acest mesaj în momentul publicării formularului. Publicarea nu are loc, până când toate câmpurile nu sunt completate corect.

Fig. 31 Câmpul “adresă de email” nu poate fi lăsat gol

Sursa: Sursa: Captură de ecran din programul Microsoft InfoPath

Alte reguli pe care le-am aplicat formularului, țin cont de valoare unui produs. Dacă valoarea introdusă în acel câmp “casetă text” depășește $2500, un nou câmp trebuie completat de către echipa de Trafic. Aceștia vor fi anunțați că acel câmp nou trebuie completat, printr-un mesaj: “câmpul AES trebuie completat”.

Fig. 32 Regulă cu mesaj inclus

Sursa: Captură de ecran din programul Microsoft InfoPath

Alte exemple de reguli de validare, constau în autopopularea unui câmp, în funcție de valorile altor câmpuri. Când echipa de Trafic folosește un anumit transportator pentru o livrare, și valoarea unui produs este mai mare de $ 2500, câmpul “EEI” trebuie să rămână gol. Altfel, vom avea ca setare implicită pentru câmpul “EEI”: (30.37 (a)).

Fig. 33 Reguli și setări de validare a unor camp-uri în funcție de alte camp-uri

Sursa: Captură de ecran din programul Microsoft InfoPath

4.7 FORMATAREA SI DESIGN-UL FORMULARULUI

Selectarea unui anumit șablon

De fiecare dată când am creat un formular nou în InfoPath, acesta are alocat implicit un șablon. Dacă vreau modificarea șablonului inițial, aceasta se face din tab-ul “pagina de design”. Pentru schimbarea structurii formularului, cu noi tabele, schimbarea bordurilor și a alinierii câmpurilor, am ales “Pagina Șabloane Formatare”. Pe lângă structurile afișate, am creat noi structuri de tabele, în funcție de dorințele utilizatorilor. Pentru a schimba structura și afișajul tabelului, am făcut modificările în tab-ul “Unelte pentru tabele – formatare”.

Este recomandat ca structura formularului și structura tabelelor, afișajul acestora să se realizeze înainte de introducerea câmpurilor și controalelor acestora.

Fig 34 Șabloanele și încadrarea în pagină a tabelelor dintr-un formular

Sursa: Captură de ecran din programul Microsoft InfoPath

Formatarea unui tabel de câmpuri

O dată cu utilizarea tabelelor, controalele și etichetele sunt aliniate în cadrul formularului.

Pentru a modifica structurii tabelelor, aș putea adăuga, șterge coloane, sau împărți coloanele existente în mai multe coloane și linii. Toate modificările le-am făcut făcut din tab-ul „Unelte pentru tabele”. Acolo se regăsesc diferite opțiuni precum:

adăugare de linii, coloane în partea de sus

adăugare de linii, coloane în partea de jos

adăugare de linii, coloane în partea dreaptă

adăugare de linii, coloane în partea stângă

ștergere linie sau coloană

stabilirea lățimii și înălțimii câmpului

împărțirea coloanei existente în mai multe linii și coloane

Fig. 35 Celulele aferente câmpurilor pot fi împărțite pe mai multe coloane/linii

Sursa: Captură de ecran din programul Microsoft InfoPath

Introducerea unei imagini sau unui logo

O parte importantă a formularului îl constituie logo-ul organizației în cadrul căreia se folosește acel formular. După ce se stabilește locul logo-ului, sau al imaginii, se înserează cu următorii pași:

În tab-ul “Introducere”, am ales logo-ul companiei Adobe, acesta se poate alege biblioteca de imagini existent.

Dacă se dorește și adăugare de text, lângă logo, pot adăuga un tabel personalizat

Am adăugat textul dorit, în acest caz, adresa companiei Adobe

Fig. 36 Introducerea unui logo

Sursa: Captură de ecran din programul Microsoft InfoPath

Chiar dacă am ales acest logo, în funcție de necesitate, se pot modifica orice imagine sau logo adăugat în formular. I se pot schimba mărimea, înălțimea, lungimea imaginii sau poate fi mutat.

Este recomandată folosirea de imagini cu o calitate superioară.

4.8 PUBLICAREA FORMULARULUI

Publicarea formularului în biblioteca online SharePoint

După crearea bibliotecii online, am configurat formularul pentru a putea fi publicat în biblioteca online. Acesta se poate configura fie din butonul “Trimitere” fie din conexiunile de date. Se introduce adresa URL a bibliotecii online, care trebuie să se termine în “/”.

Fig. 37 Crearea legăturii dintre butonul “Trimitere” și un formular nou

Sursa: Captură de ecran din programul Microsoft InfoPath

Pentru ca orice formular să fie unic, la publicarea acestuia, am introdus o formulă ca pentru fiecare publicare a unui formular nou, acesta să aibe un alt nume. Este recomandată păstrarea câmpului “Nume Formulare”, cât și permiterea rescrierii formularului.

Am verificat încă o dată proprietățile butonului “Trimitere”, și am setat:

Mesajul care apare în cazul în care formularul nu s-a publicat din cauza unei erori

Mesajul care apare în cazul în care formularul este publicat cu succes

Care este următorul pas după publicarea formularului (de exemplu: închiderea formularului)

Fig. 38 Proprietățile butonului “Trimitere” și mesajele aferente care apar după crearea formularului

Sursa: Captură de ecran din programul Microsoft InfoPath

4.9 ASIGURAREA CONFIDENȚIALITĂȚII ȘI SECURITĂȚII DATELOR

Nivelul de securitate al unui formular este determinat de posibilitatea publicării formularului și accesul utilizatorilor din cadrul altor rețele de calculatoare.

De fiecare dată când un utilizator adaugă și publică formulare din aceeași rețea de calculatoare, formularul nu înregistrează deviații de la setarea inițială.

În formularele InfoPath există trei niveluri de securitate:

Restricționat – orice formular nou creat nu poate accesa nici o dată externă. Formularul se dechide, permite utilizatorului să introducă date și apoi să îl salveze.

Nivelul “Domeniu de securitate” – de îndată ce alți utilizatori adaugă date externe formularului, InfoPath Designer va seta nivelul pe “domeniu de securitate”. Rezultă că acel formular are abilitățile să acceseze date externe dar doar din același domeniu.

Nivelul – securitate totală – formularul poate accesa date din alte domenii securizate, formularul putând fi accesat și de alți utilizatori, din rețele diferite. Dacă se dorește publicarea unui formular cu nivel de securitate totală, acesta trebuie să fie semnat digital, utilizând InfoPath Filler.

InfoPath utilizează aceleași niveluri de zone se securitate pe care le folosește și programul de navigare Internet Explorer. Când am publicat formularul, l-am publicat într-o locație sigură pentru utilizatori, de exemplu pe platforma SharePoint Online a organizației. În opțiunile formularului, la “securitate și încredere” setarea automată și recomandată este cea care “determină automat nivelul de securitate”. Dacă formularul include câmpuri “listă derulantă” și se adaugă date externe, cum ar fi liste personalizate, conexiuni de date, atunci setarea trece la nivelul de “domain”, domeniu de securitate.

Fig. 39 Optiunile de Securitate ale formularului

Sursa: Captură de ecran din programul Microsoft InfoPath

4.10 BENEFICIILE UTILIZĂRII FORMULARULUI INFOPATH ÎN CADRUL COMPANIEI ADOBE ROMÂNIA

În cadrul companiei Adobe, InfoPath aduce următoarele avantaje:

Crearea de interfețe grafice – “GUI, graphical user interface”. Nu este necesară cunoașterea unui limbaj de programare.

Ușor de utilizat.

Crearea rapidă de formulare.

Integrare cu platforma SharePoint Online.

Căutări dinamice din orice sursă externă, inclusive platforme online.

Diverse vizualizări a unui singur formular.

Tabele repetitive.

Validare dinamică a datelor.

Formatare condițională.

Atașamente multiple la un singur formular.

Capabilități multilingvistice.

Marcă personalizată.

Adăugarea datelor bazat pe module web.

Fluxurile de lucru sunt disponibile prin platforma SharePoint Online, fiind posibilă rutarea, notificarea, modificarea datelor din alte liste, librării.

Validarea și logica datelor sunt bazate pe necesitățile utilizatorilor, nefiind necesare cunoștințe de programare

Formularul poate fi conectat la diferite baze de date, liste, biblioteci online, fie că sunt în cadrul unei platforme online, fie că sunt SQL, sau din cadrul Microsoft Access. You can

InfoPath este parte din Suita Microsoft Office și a cunoscut îmbunătățiri vizibile încă din 2010. A fost construit special pentru a se integra cu alte produse Office, inclusiv cu Microsoft Word și Microsoft Outlook.

CAPITOLUL V: CONCLUZII ȘI PROPUNERI

Formularele pot varia în funcție de utilizările lor. Cerințele și așteptările la un formular, variază în funcție de fiecare organizație și industrie în parte. Sectorul public, finanțele publice, serviciile medicale și de asigurări, medicină au diferite necesități în ceea ce privește un formular. Este de reținut faptul că instituțiile publice se confruntă cu probleme specifice date de cadrul legislativ strict, de o posibilă lipsă de specialiști în domeniu, de rezistența aparatului administrativ la schimbare și mai ales de haosul creat prin aplicarea mai multor tehnici de reformare a sistemului, care uneori sunt contradictorii.

De aceea, putem spune că implementarea noilor forme de management al instituțiilor publice și renunțarea la unele elemente ale sistemului birocratic care lipsesc de flexibilitate sistemul de circuit al informație ar trebui să fie o prioritate a unui manager, în procesul de creare al strategiei comunicaționale într-o instituție publică.

Conform acestei lucrări, se dovedește faptul că formularul electronic este superior formularului document pe hârtie, folosit în prezent de majoritatea instituțiilor publice.

Recomandarea mea este introducerea formularului electronic la nivelul instituțiilor publice și implementarea unui sistem informatic comun, a unei baze de date unice, care să poată fi accesată și actualizată de orice instituție.

Pașii pentru realizarea unui sistem informatic în cadrul instituțiilor publice sunt simpli dar necesită atât resurse materiale și financiare cât și resurse umane. Printre elementele înființării unui sistem informatic, regăsesc:

Analiza sistemului existent și stabilirea neajunsurilor acestuia

Proiectarea sistemului informatic – se concepe sistemul la nivelul tuturor instituțiilor publice, crearea unei baze de date unice, care să fie comună pentru toate instituțiile publice, prin care acestea să poată comunica și colabora

Proiectarea în detaliu a sistemului informatic – fiecare element de comunicare și interacționare se proiectează în detaliu. Crearea de formulare electronice în funcție de necesitățile actuale, inalturarea formularului pe hârtie cu cel electronic.

Elaborarea programelor informatice – se alege limbajul și aplicația sau platforma de colaborare potrivită

Implementarea sistemului în toate instituțiile publice ale statului

Exploatarea și întreținerea sistemului informatic – utilizatorii trebuie să întrețină sistemul, să păstreze calitatea datelor și informațiilor. Pe parcursul intrării în folosință, sistemul informatic se poate exploata pentru adăugarea de noi funcționalități ce pot aduce avantaje la nivelul instituțiilor publice.

La nivelul organizației, acestea trebuie să aleagă forme de tehnologii care să sprijine regelementarile, utilizatorii și standardele unice în organizații. Rămâne ca aceste companii să decidă folosirea mai multor tehnologii, diferite formulare pentru a răspunde cerințelor variate de formulare ad-hoc, formulare departamentale, și de afaceri, și formulare critice. În stabilirea selecției, se evaluează costurile de implementare în mai multe canale de distribuție și se caută platforme care pot sprijini diferite tipuri de formulare de automatizare. Prezentarea unui formular cât și structura acestuia este o componentă critică din punct de vedere juridic. De-alungul procesului de implementare în cadrul organizației, compania trebuie:

Să evalueze cerințele de prezentare specifice formularului

Să asigure ușurința completării acestuia

Să asigure participarea utilizatorilor

Să prevină și să reducă orice fel de erori la introducerea datelor

Să asigure nivelul de securitate în orice punct din procesul de completare și publicare a datelor

InfoPath este o aplicație puternică pentru construirea de formulare, pentru colectarea și stocarea de date. Acesta are o interfață intuitivă și o structură corectă a regulilor și a validării datelor. InfoPath reprezintă un avantaj pentru orice afacere, pentru orice companie care dorește să își consolideze datele.

BIBLIOGRAFIE

Carti, volume:

Darvish Shadravan si Laura Rogers, „Using Microsoft InfoPath 2010 with Microsoft SharePoint 2010 Step by Step”, October 25, 2011

S.Y.M. Wong-A-Ton, “InfoPath 2013 Cookbook: 121 Codeless Recipes for Beginners“, August 24, 2013

Steven Mann ,“InfoPath with SharePoint 2013 How-To” August 14, 2013

Scott Roberts, Hagen Green, Jessica Meats, „Designing Forms for SharePoint and InfoPath: Using InfoPath Designer 2010 (2nd Edition) (Microsoft Windows Development Series)”, May 16, 2011

Thom Robbins, “Programming Microsoft InfoPath (Programming Series)”, April 2, 2004

EC Technologies, „Microsoft SharePoint 2013 Quick Reference Guide: Using SharePoint to Create & Manage Sites”

Olga Londer, Penelope Coventry, „Microsoft SharePoint 2013 Step by Step”, August 25, 2013

Resurse Online, site-uri:

https://support.office.com/ro-ro/article/Introducere-%C3%AEn-Microsoft-Office-InfoPath-2007-04fd1c64-8a4b-429c-bf09-c9019813a532?ui=ro-RO&rs=ro-RO&ad=RO

https://support.office.com/ro-ro/article/Prezentarea-general%C4%83-a-formularelor-a-controalelor-de-formular-%C8%99i-a-controalelor-ActiveX-de-pe-o-foaie-de-lucru-d101804a-0f84-43ad-8cb2-e19277b8e3fb?ui=ro-RO&rs=ro-RO&ad=RO

https://support.office.com/ro-ro/article/G%c4%83sirea-de-con%c8%9binut-despre-InfoPath-2010-%c8%99i-2013-a7bdd91d-02b4-4596-a22a-2bad4de69835?ui=ro-RO&rs=ro-RO&ad=RO

https://support.office.com/ro-ro/article/Proiectarea-unui-%c8%99ablon-formular-accesibil-c39a3486-b1ac-43f0-a2b1-8c067ede1010?ui=ro-RO&rs=ro-RO&ad=RO#__toc304394332

https://support.office.com/ro-ro/article/Nout%c4%83%c8%9bi-%c3%aen-Microsoft-Office-InfoPath-2010-ba5a21a5-da4c-4d08-bd25-4572be89bc54?ui=ro-RO&rs=ro-RO&ad=RO

https://support.office.com/ro-ro/article/Inserarea-unei-casete-list%c4%83-vertical%c4%83-e5cf2494-7a35-48f9-8d9e-3390dd23c888?ui=ro-RO&rs=ro-RO&ad=RO

https://support.office.com/ro-ro/article/Editarea-formularelor-din-liste-utiliz%C3%A2nd-InfoPath-2010-din-SharePoint-Designer-f86cf514-9a11-4613-a479-12a1a0132d22?ui=ro-RO&rs=ro-RO&ad=RO

http://www.buysoftware.ro/microsoft-infopath-2010.html

ftp://advent.pl/office2003/mui/1048/FILES/PFILES/MSOFFICE/OFFICE11/1048/TOUR.SWF

http://en.wikipedia.org/wiki/Microsoft_InfoPath

http://gorj-cn.wikispaces.com/file/view/ms_office_infopath.pdf

https://support.office.com/ro-ro/article/G%C4%83sirea-de-con%C8%9Binut-despre-InfoPath-2010-%C8%99i-2013-a7bdd91d-02b4-4596-a22a-2bad4de69835?ui=ro-RO&rs=ro-RO&ad=RO

http://www.scritub.com/stiinta/informatica/access/Crearea-si-utilizarea-formular62546.php

http://www.itlearning.ro/tutorials/tutorial/?tutorial=26&chapter=12

http://www.clubitc.ro/it-experts/avantajele-solu%C8%9Biei-sharepoint-online-in-managementul-documentelor/http://searchcio.techtarget.com/definition/e-form

http://en.wikipedia.org/wiki/Form_(document)

http://www.formdocs.com/digital-signature-signing.htm

http://www.model-de.ro/Cerere+tip+-p3-372-1-1.htm

https://www.adobe.com/content/dam/Adobe/en/industryinsights/solutions/pdfs/37-livecycle-electronic-forms-wp-ue.pdf

http://www.raosoft.com/products/research/advantages/

http://soft-xpansion.eu/files/cc/PDF%20forms.pdf

https://support.office.com/ro-ro/article/Crearea-unei-reguli-de-validare-pentru-a-valida-datele-dintr-un-c%C3%A2mp-b91c6b15-bcd3-42c1-90bf-e3a0272e988d?ui=ro-RO&rs=ro-RO&ad=RO

https://support.office.com/ro-ro/article/G%C4%83sirea-de-con%C8%9Binut-despre-InfoPath-2010-%C8%99i-2013-a7bdd91d-02b4-4596-a22a-2bad4de69835?ui=ro-RO&rs=ro-RO&ad=RO#__toc349315877

https://support.office.com/ro-RO/article/Inserarea-unui-tabel-repetabil-orizontal-38051117-c543-4f01-9c7b-f6252058ba13