CAP. I Studiul și analiza sistemului existent [305917]

UNIVERSITATEA “ROMÂNO-AMERICANĂ” BUCUREȘTI

FACULTATEA DE INFORMATICĂ MANAGERIALĂ

CUPRINS

Introducere

CAP. I – Studiul și analiza sistemului existent

1.1 [anonimizat]-sociale

Sistemul de conducere

Studiul sistemului condus

Studiul sistemului informațional

Schema fluxului informațional în activitatea de prestări servicii

A.1.4.1 Schema fluxului informațional

A.1.4.2 Documente utilizate

A.1.4.3 Proceduri utilizate

Schema fluxului informațional în activitatea de calcul a salariilor

B.1.4.1 Schema fluxului informațional

B.1.4.2 Documente utilizate

B.1.4.3 Proceduri utilizate

1.5 Analiza critică a sistemului actual

1.6 Direcții de perfecționare a sistemului actual

CAP. II – PROIECTAREA DE ANSAMBLU A SISTEMULUI INFORMATIC

2.1 Definirea obiectivelor aplicației

2.2 Locul aplicației informatice în sistem

2.3 Definirea situațiilor finale (rapoarte)

2.4 Stabilirea colecțiilor de date

2.5 Modelarea datelor și modelarea prelucrărilor

2.6 [anonimizat]

2.7 Alegerea tehnologiei de prelucrare

2.8 Estimarea necesarului de resurse și calendarul de realizare

CAP.III – PROIECTAREA DE DETALIU A APLICAȚIEI INFORMATICE

3.1 Definirea aplicației informtice

3.2 Proiectare logică și fizică a ieșirilor

3.2.1 Prezentarea rapoartelor de ieșire

3.2.2 Macheta documentelor de ieșire

3.3 Proiectarea logică și fizică a intrărilor

3.3.1 Prezentarea rapoartelor de intrare

3.3.2 Macheta documentelor de intrare

3.4 Proiectarea logică și fizică a bazei de date

3.5 Schema de sistem a aplicației

3.6 Proiectarea meniului aplicației

3.7 Schema de flux informațional a noului sistem

CAP.IV – [anonimizat].V –

BIBLIOGRAFIE

INTRODUCERE

Prezenta lucrare a fost întocmită cu scopul de a pune în practică cunoștințele obținute în primii doi ani de facultate și de a realiza un sistem de gestionare a activității unei asociații. [anonimizat] a [anonimizat] a fost făcută în decursul timpului.

Asociația aleasă pentru prezentare și ulterior pentru implementarea aplicației are ca obiect principal de activitate promovarea online a [anonimizat]-uri, [anonimizat].

[anonimizat], [anonimizat], [anonimizat] a firmei, [anonimizat]. Primul capitol are la bază o analiză atentă a [anonimizat].

[anonimizat]. [anonimizat].

Deși pe piață există aplicații pentru gestionarea activității unei firme, sistemul de gestiune ce urmează a fi implementat în această firmă diferă. Aplicațiile existente nu au un sistem complex care să cuprindă atât partea economică cât și cea de comunicare client-firmă sau chiar angajat-angajat. Acestea nu generează rapoarte ample care să permită o bună gestionare și nu au posibilitatea de a genera automat facturi sau de a calcula salariile angajațiilor.

Concluzionând, lucrarea de față își propune să prezinte principalele aspecte teoretice și practice în legătură cu activitatea asociației, dar și realizarea unei aplicații online de gestionare a activității.

CAP. I – Studiul și analiza sistemului existent

Prezentarea unității economico-sociale

SmartDesign este o asociație înființată în luna martie, anul 2010, în baza Ordonanței nr. 26/2000 cu privire la asociații și fundații, și are ca obiect principal de activitate promovarea firmelor și companiilor prin crearea de materiale pentru campaniile de promovare și lansare a diverselor firme/organizații, având proiecte și activități în domeniul social.

Asociația își desfășoară activitatea în sediul din București, Șoseaua Nordului nr. 60. Dovedind seriozitate cât și profesionalism în serviciile prestate în decursul timpului a adunat un număr mare de parteneri. Fiind o organizație non-profit are ca principal scop desfășurarea de activități de caritate, susținerea diferitelor comunități locale, regionale sau internaționale.

Crearea și coordonarea proiectelor stau la baza activității asociației, obiectivele asociației sunt îndeplinite prin oferirea de servicii de cea mai bună calitate și prin implicarea în proiectele cliențiilor și a partenerilor. Stabilirea unor relații de colaborare cu clienții, consultanță la standarde ridicate și nu în ultimul rând încheierea unor contracte avantajoase precum și dezvoltarea de parteneriate pe termen lung fac parte din obiectivele propuse. La nivelul organizației, fiecare departament are un rol bine stabilit, cu sarcini precise în funcție de specializarea acestuia.

În cadrul serviciilor oferite de firma SmartDesign se numară atât servicii de promovare și susținere a diverselor companii cât și de organizare de evenimente.

Principalele preocupări ale organizație și prestăriile de servicii aferente domeniului de activitate sunt:

Identity & Branding – crearea unei identități și a unui brand puternic care să fie în concordanță cu misiunea fiecărui client în parte.

Content Creation – scrierea unui conținut captivant și complex care să informeze corect și concret despre fiecare proiect în parte.

Web Design – crearea unei prezentări online pentru fiecare proiect în parte, cu rolul de a informa și a conecta publicul țintă.

Graphic Design – crearea unui design digital aferent proiectului pentru a prezenta cât mai eficient și interactiv mesajul.

Social Media – promovarea mesajului fiecărui proiect în parte pentru a atrage un număr cât mai mare de oameni și grupuri țintă interesate de acel domeniu.

Obiectul de activitate

Obiectul principal de activitate îl reprezintă prestarea de servicii în domeniul de promovare și publicitate online prin crearea de site-uri și materiale promoționale, dar și de susținere a campaniilor existente sau în curs de formare.

Activitatea asociației este definită în codul CAEN la diviziunea 73 – Publicitate și activități de studiere a pieței (secțiunea 7312 – Servicii de reprezentare media) și la diviziunea 63 – Activități de servicii informatice (secțiunea 6312 – Activități ale portalurilor web – prelucrarea datelor, administrarea paginilor web).

Locul în sfera economică

Furnizorii de servicii reprezintă principalele contracte încheiate de asociația SmartDesign pentru a putea desfășura activitatea. În ceea ce privește furnizorii de servicii, cei mai importanți sunt:

1. Orange România – servicii de telecomunicații fixe și mobile

2. RDS & RCS România – servicii de internet

Beneficiarii sunt reprezentați de firmele/companiile ce solicită și beneficiază de serviciile asociației. Domeniul de activitate al clienților este diferit de la un proiect la altul, iar acest lucru permite un număr mare de beneficiari și posibili clienți.

În ceea ce privește concurența, numărul firmelor cu același domeniu de activitate este destul de mare. Atât firmele mari cât și cele mici reprezintă un posibil rival în obținerea parteneriatelor și contractelor, astfel asociația este într-o continuă dezvoltare și implicare în proiectele ce apar pe parcurs.

Indicatori economici

Asociația are statutul de organizație non-profit, ceea ce implică o activitate economică diferită de cea a societăților cu răspundere limitată sau a celor pe bază de acțiuni.

În ceea ce privește activitatea economică, asociația nu deține profit anual. Conform Codului Fiscal și al reglementărilor în vigoare, este scutită de la plata impozitului pe profit și pe veniturile din activitățiile economice (prestarea serviciilor) cu suma minimă de 15.000 euro, echivalentul în lei, obținut într-un an fiscal, dar nu se scutește mai mult de 10% din veniturile totale.

Din punct de vedere economic, asociația are obligația de a ține o evidență exactă când vine vorba de veniturile și cheltuielile totale, iar departamentul contabil are obligația de a întocmi o balanța trimestrială și a rapoartelor lunare privind situația economică.

Încă din anul 2010, asociația a menținut un echilibru între veniturile totale încasate, dar și cheltuielile aferente activității desfășurate. În cotinuare, sunt prezentate evidența cheltuielilor și veniturilor totale de la înființarea asociației până în prezent. (Figura 1.1)

În cadrul cheltuielilor totale ale asociației sunt incluse atât plata utilităților, salariile angajațiilor, cât și cheltuielile cu banca, achizițiile din cadrul organizației și sponsorizarea proiectelor dacă este necesar. (Figura 1.2)

În figura 1.3 sunt prezentate veniturile totale constituite din veniturile neimpozabile (donațiile și cotizațiile partenerilor) și veniturile din activitățiile economice (prestarea de servicii).

Studiul sistemului de conducere

Cheia funcționării eficiente a oricărei structuri economice este reprezentată de oameni. Astfel, oamenii, sunt principala resursă ce poate aduce reale beneficii asociației. Un personal competent, bine pregătit este esențial pentru buna funcționare a firmei și mai ales pentru a oferi cliențiilor servicii profesionale.

Structura organizatorică a asociației SmartDesign este reprezentată în două nivele decizionale, sistemul de conducere și sistemul condus. Din numărul total de angajați, 6 reprezintă sistemul de conducere, restul de 30 de persoane reprezentând sistemul condus.

În figura 1.4 este prezentată organigrama asociației pe departamente și responsabilii aferenți fiecărui departament în parte.

1.2.1 Organigrama unității economico-sociale

Sistemul de conducere

Director general

Are în subordine toate departamentele asociației și este în permanentă legătură cu managerul general al firmei. Stabilește și aprobă procedurile de organizare și asigură strategii de dezvoltare a serviciilor prestate.

Atribuții

Primește rapoarte zilnice de la directorii pe care îi are în subordine.

Coordonează activitatea generală a firmei și stabilește direcții de dezvoltare și perfecționare.

Decide angajarea, promovarea sau demiterea angajațiilor.

Organizează și conduce prin factori de decizie toate activitățiile economice, sociale și tehnice din cadrul asociației.

Obligații

Monitorizează rezultatele financiare și a indicatorilor de performanță.

Asigură buna funcționare a asociației.

Evaluează periodic activitatea managerului general.

Manager general

În lipsa directorului general, managerul general preia toate atribuțiile și obligațiile directorului, răspunzând direct de activitatea asociației. Supraveghează activitatea fiecărui departament în parte și comunică fiecărui director obiectivele generale și specifice departamentului, urmărind ca informațiile sale să fie comunicate personalului aferent fiecărui departament.

Atribuții

Reprezintă compania în relația cu clienții.

Dezvoltă portofoliul fiecărui client în parte.

Ține evidența activității firmei din punct de vedere al producție și menține o bună desfășurare a activității.

Menține legătura cu departamentul de producție despre evoluția proiectelor și informează clienții.

Obligații

Analizează cererile primite și negociază contractele.

Informează departamentul financiar-contabil despre posibilele contracte.

Este în permanentă legătură cu directorul general, având obligația de a-l informa atât despre evoluția negocierilor și a contractelor dar și despre desfășurarea activitățiilor din departamentele pe care le are în subordine.

Director resurse umane

Are în subordine departamentul de resurse umane și comunică cu directorul și managerul general despre activitățile din departamentul său.

Atribuții

Negociază și încheie contractele de muncă cu angajații pe baza discuțiilor cu directorul general.

Întocmește fișa postului pentru fiecare angajat în parte și semneaza diverse adeverințe necesare angajațiilor.

Realizează rapoarte lunare pentru Oficiul de șomaj, Casa de asigurări de sănătate, Casa de pensii.

Obligații

Raportează directorului general evoluția personalului și a fondului de salarizare

Solicită aprobări pentru acordarea de prime/bonificații.

Planifică și coordonează pregătirea și orientarea noilor angajați pentru o bună integrare a acestora în colectiv, urmărind permanent evoluția acestora.

Director financiar-contabil

Are în subordine departamentul financiar-contabil și îi comunică directorului general despre activitățile din departamentul său.

Atribuții

Verifică și semnează bilanțul contabil aferent încasărilor și cheltuielilor din cadrul firmei.

Întocmește rapoarte lunare despre situația financiară a firmei și a indicatoriilor economici.

Organizează, coordonează și răspunde de activitatea financiară a firmei.

Obligații

Raportează directorului general situația economică a firmei.

Reprezintă firma în relația cu Administrația financiară sau alte organe abilitate.

Asigură și răspunde de întocmirea balanței trimestiale și anuale având în vedere legislația în vigoare.

Director marketing

Are în subordine departamentul de marketing și îi comunică directorului general și managerului despre activitățile din departamentul său.

Atribuții

Primește rapoarte zilnice cu privire la evolutia pieței din domeniul de activitate al firmei.

Promovează imaginea asociației.

Analizează evoluția departamentului de producție cu privire la stadiul proiectelor și întocmește rapoarte.

Obligații

Raportează managerului general evoluția proiectelor (evoluția serviciului de proiectare și evoluția sistemului informatic).

Întocmește rapoarte zilnice despre realizările tuturor compartimentelor pe baza rapoartelor pe care le primește la rândul lui de la celelalte departamente.

Director producție

Are în subordine departamentul de creație și de programare, raportând managerului general despre activitățile din departamentele sale.

Atribuții

Coordonează și asigură întregul proces de producție (creație și programare).

Se ocupă de perfecționarea cunoștiințelor profesionale ale angajațiilor din departamentele pe care le are în subordine.

Întocmește programele de lucru lunare pentru fiecare angajat pe care îl are în subordine și stabilește numărul de persoane care lucrează la un proiect.

Obligații

Răspunde de prelucrarea rapidă și eficientă a informațiilor pentru finalizarea proiectelor din cadrul departamentelor sale.

Se ocupă în mod direct de angajații din departamentele sale și mai ales de nivelul acestora de cunoștințe în domeniul în care profesează.

Îi comunică managerului general despre starea proiectelor și activitatea departamentelor sale.

Studiul sistemului condus

În funcție de specializarea profesională, angajații sunt organizați pe departamente, fiind coordonați de directorul aferent fiecărui departament în parte.

Din punct de vedere al structurii pe grupe de vârstă și al pregătirii profesionale, echipa este formată din oameni cu vârste cuprinse între 20 – 35 de ani, iar pregătirea profesională diferă în funcție de departamentul unde își desfășoară activitatea.

Departamentul de resurse umane (5 angajați)

– Se ocupă de angajările și concedierile personalului, în urma deciziilor luate de directorul departamentului împreună cu directorul general.

– Analizează performanțele fiecărui angajat în parte întocmind rapoarte despre evoluția acestora.

– Organizează recrutări de personal, astfel încât asociația să aibă toate resursele necesare realizării proiectelor și o bună funcționare a activității desfășurate și este responsabil cu formarea profesională a personalului.

– Ține evidența cererilor de concediu (medicale/odihnă), eliberează adeverințe necesare angajațiilor.

Departamentul financiar-contabil (5 angajați)

Răspunde de politica financiară și de activitatea economică la nivelul asociației și pune în aplicare deciziile directorului general la nivel economic.

Stabilește și realizează rapoarte privind încasările/pierderile lunare/semestriale/anuale.

Se ocupă cu calculul salariilor pentru fiecare angajat în parte și deține informații despre activitatea de salarizare privind primele sau penalizările aferente acestora.

Primește lunar rapoarte de la departamentul de resurse umane completând fișele de pontaj pentru fiecare angajat.

Departamentul de management (5 angajați)

– Asigură comunicarea cu partenerii din cadrul proiectelor și urmărește respectarea obligațiilor contractuale.

– Coordonează organizarea planului de activitate pentru fiecare proiect în parte și asigură toate resursele necesare încheierii cu succes a contractului.

– Motivează și susține echipa de producție a firmei pentru o bună funcționare a activității și pentru îndeplinirea sarcinilor aferente pentru fiecare proiect în parte.

– Se ocupă cu gestionarea proiectelor și analiza atentă a nevoilor cliențiilor, întocmind fișa fiecărui client.

Departamentul de marketing (5 angajați)

– Informează clienții și partenerii despre activitatea asociației prin intermediul mass-media, coordonează și gestionează modul de realizare al site-ului asociației și al materialelor publicitare.

Se ocupă în mod direct cu imaginea asociației, inițializând programe de informare pentru angajați în vederea prezentării evoluției activității.

Analizează atent în ceea ce privește costurile aferente în domeniul de activitate, potențialii concurenți și întocmește rapoarte pentru a vedea evoluția firmei pe parcursul timpului în raport cu evoluția cererilor.

Întocmește liste de oferte cu servicii oferite și registrul de oferte și cereri.

Departamentul de producție (10 angajați)

Este cu siguranță unul dintre cele mai importante departamente din cadrul asociației.

Se ocupă în mod direct de proiectele deținute și de cerințele cliențiilor și partenerilor.

Face posibilă finalizarea proiectelor și obținerea rezultatelor așteptate de client.

Departamentul de producție este împărțit în două subdepartamente, fiecare cu un rol bine definit.

Subdepartamentul de creație (5 angajați)

– Se ocupă de partea de creație și design a proiectelor prin crearea de logo-uri, pliante publicitare și de informare.

– Este în legătură directă cu departamentul de marketing, stabilind un plan de activitate pentru proiectele în desfășurare, pentru ca, la final, fiecare proiect să fie unic și mai ales să impresioneze prin aspect și performanță.

– Respectă în totalitate cererea clienților și le oferă acestora sfaturi și idei pentru promovarea și realizarea proiectului într-un mod cât mai bun.

b. Subdepartamentul de programare (5 angajați)

– Principalul scop al acestui subdepartament este punerea în aplicare a ideilor stabilite de manageri împreună cu subdepartamentul de creație, prin realizarea efectivă de site-uri, prezentări și alte materiale media de promovare și prezentare.

– Fiecare angajat din acest subdepartament lucrează la mai multe proiecte și are obligația de informa atât responsabilul de departament cât și managerul despre evoluția activității.

Studiul sistemului informațional

Studiul sistemul informațional reprezintă prezentarea fluxurilor informaționale din cadrul asociației și prezentarea procedurilor de lucru.

În ceea ce priveste asociația SmartDesign, se pot identifica două tipuri de sisteme informaționale: cel ce reprezintă activitatea de prestări servicii a asociației (implicit relația cu clienții), și cel ce reprezintă activitatea desfășurată în procesul de calcul al salariilor angajațiilor.

Sistemul informațional în activitatea de prestări servicii

În ceea ce privește activitatea economică a asociației și a documentelor utilizate în procedeul de realizare al proiectelor acestea se regăsesc în documentele justificative despre cererile cliențiilor, ofertele aferente fiecărui client în parte, contractul corespunzător fiecărui proiect, dar și facturile întocmite.

Pentru o bună funcționare a sistemul informațional, trebuie să se respecte traseul documentelor, fluxul informațional fiind alcătuit din: întocmirea de documente, verificarea și aprobarea acestora și nu în ultimul rând semnarea documentelor. În ceea ce privește asociația SmartDesign reprezentarea fluxului informațional al documentelor este reprezentat în figura 1.5.

A. 1.4.1 Schema fluxului informațional în activitatea de prestări servicii

A. 1.4.2 Documente utilizate

CERERE

Document justificativ completat de client pentru serviciile dorite.

Este analizat de managerul general și înregistrat de departamentul financiar-contabil în Registrul cereri pe baza unui număr de înregistrare.

REGISTRUL CERERI

Document de evidență a cererilor cerute de clienți, în care se alocă un număr de înregistrare, denumirea clientului, data la care a fost înregistrat și managerul de proiect responsabil.

OFERTĂ

Document justificativ întocmit de angajații departamentului de marketing și cel financiar contabil având ca principal scop îndeplinirea cerințelor cliențiilor și prezentarea serviciilor.

Departamentul finaciar contabil se ocupă cu estimarea cheltuielilor aferente proiectului.

Este trimisă beneficiarului pentru a fi acceptată, iar ulterior înregistrată, pe baza unui număr în Registrul oferte.

REGISTRUL OFERTE

Document de evidență a ofertelor întocmite, în care se alocă un număr de înregistrare, denumirea clientului căruia i se adresează oferta, data și numărul cererii căruia îi corespunde dar și numele managerul de proiect responsabil.

CONTRACT

Document justificativ întocmit de angajații asociației SMARTDESIGN ce reprezintă un acord stabilit între asociație și clienți ce are la bază serviciile oferite beneficiarului.

Se întocmește în 3 exemplare distribuite astfel:

– un exemplar beneficiarului.

– un exemplar la contabilitatea asociației.

– un exemplar la managerul general pentru anexarea la dosarul clientului.

După ce este semnat de ambele părți este înregistrat în Registrul contracte.

REGISTRUL CONTRACTE

Document de evidență a contractelor întocmite, în care se alocă un număr de înregistrare, denumirea clientului cu care s-a încheiat contractul, data și numărul cererii respectiv al ofertei și numele managerul de proiect responsabil.

FACTURĂ

Document justificativ cu regim special, cu sistem de numerotare și înseriere emis de Ministerul Finanțelor.

Se întocmește în 3 exemplare ce se distribuie astfel:

– un exemplar beneficiarului.

– un exemplar la contabilitatea asociației.

– un exemplar ramâne în carnetul de facturi.

A. 1.4.3 Proceduri utilizate

1 – Clientul solicită serviciile asociației printr-o cerere ce ajunge la manager.

2 – În urma analizării cererii, departamentul de management trimite cererea departamentului de

marketing și celui financiar-contabil pentru a fi înregistrată în evidentă (Registrul cereri).

3 – Departamentul de marketing, împreună cu cel financiar-contabil, estimează cheltuielile aferente cererii clientului și întocmesc oferta pentru acesta.

4 – Managerul general are obligația de a verifica și aviza oferta ce urmează să îi fie trimisă clientului.

5 – Clientul analizează oferta, iar în urma hotărârii acestuia oferta fie este refăcută, fie este înregistrată în evidența firmei.

6 – Oferta este înregistrată în evidența firmei pe baza unui număr unic de înregistrare (Registrul oferte).

7 – Departamentul de marketing și cel financiar-contabil întocmesc contractul (în 3 exemplare).

8 – Managerul verifică și avizează contractul, urmând ca directorul general să îl semneze.

9 – Directorul general semnează contractul împreună cu beneficiarul iar cele trei exemplare se distribuie astfel:

– un exemplar beneficiarului.

– un exemplar la contabilitatea asociației pentru înregistrarea în evidență (Registrul contracte).

– un exemplar la managerul general pentru anexarea la dosarul clientului.

10 – După îndeplinirea obligațiuniilor contractuale, finalizarea proiectului și încheierea perioadei contractuale, departamentul financiar-contabil întocmește factura aferentă contractului.

11 – Factura este întocmită în trei exemplare, iar după verificarea și semnarea de către directorul general al asociației este distribuită astfel:

– un exemplar beneficiarului pentru a achita prin Ordin de plată.

– un exemplar la contabilitatea asociației pentru înregistrarea în evidență.

– un exemplar în carnetul de facturi.

12 – Clientul are obligația să achite factura prin Ordin de plată în cel mult 30 de zile de la emiterea facturii.

Sistemul informațional în activitatea de calcul a salariilor

Activitatea economică a asociației și a documentelor utilizate în procedeul de realizare al proiectelor a fost descrisă anterior. O altă activitate importantă din cadrul asociației este calculul salariilor.

Pe baza contractelor individuale de muncă și al serviciilor prestate, fiecare angajat are un salariu, calculat în funcție de activitatea sa în cadrul asociației.

B. 1.4.1 Schema fluxului informațional în activitatea de calcul a salariilor

Buna funcționare a sistemul informațional, trebuie să respecte traseul documentelor, fluxul informațional aferent activității de calcul al salariilor fiind alcătuit din: fișele de pontaj corespunzătoare fiecărui angajat în parte, contractele de muncă ale acestora și nu în ultimul rând statul de salariu și fluturașul de salariu cuvenit fiecărui angajat.

În figura 1.14. este reprezentată schema fluxului informațional aferent activitații de calcul a salariilor.

B. 1.4.2 Documente utilizate

FIȘĂ DE PONTAJ

Document ce se întocmește lunar pentru fiecare angajat, pe fiecare departament în parte și se completează zilnic cu numărul de ore lucrate.

Conține numărul de zile și numărul de ore ce trebuie lucrate, numărul de zile și ore efectiv lucrate, dar și orele de lucru suplimentare.

FIȘĂ DE PONTAJ TOTAL

Document ce se întocmește lunar pentru centralizarea datelor privind numărul de ore, respectiv zile ale tuturor angajațiilor din asociație. Conține numărul de zile și numărul de ore ce trebuie lucrate, numărul de zile și ore efectiv lucrate, dar și orele de lucru suplimentare.

CONTRACT INDIVIDUAL DE MUNCĂ

Document în baza căruia o persoană fizică, denumită salariat, se obligă să presteze munca în schimbul bunurilor bănești. Se încheie în două exemplare, unul pentru salariat, iar cel de al doilea rămânând în evidența asociației.

STAT DE SALARIU

Se întocmește lunar într-un singur exemplar și conține date referitoare la calculul salariilor iar în același timp servește ca document de înregistrare în contabilitate.

FLUTURAȘUL DE SALARIU

Document întocmit lunar, pentru fiecare angajat în parte ce conține informații referitoare la drepturile bănești, deducerile și reținerile din salariu.

B. 1.4.3 Proceduri utilizate

1 – La sfârșitul lunii se centralizează toate fișele de pontaj de la departamentele asociației.

2 – Se întocmește fișa pontajului total unde sunt centralizate datele despre toți angajații.

3 – Din contractele individuale de muncă se preia salariul de bază pentru fiecare salariat în parte și se centralizează datele.

4 – Având datele din fișa de pontaj totală și salariul de bază pentru fiecare salariat, se pot genera statul de plată și fluturașul de salariu aferent fiecărui salariat.

Analiza critică a sistemului actual

În urma analizării sistemului informațional existent al asociației au fost identificate câteva deficiențe ale acestuia:

Nu există o evidență clară a documentelor utilizate în cadrul activității.

Crearea și înregistrarea documentelor nu se face automat, fapt ce îngreunează procesul economic și pot apărea erori.

Nu există o gestiune clară a cliențiilor, astfel căutarea unui client în registru durează foarte mult, deoarece nu există un sistem de evidență automat.

Calculul salariilor se face utilizând Excel, iar tabelele nu sunt actualizate și apar erori de calcul.

Nu există o arhivă a datelor despre angajați care să cuprindă atât evoluția acestora cât și o evidență a istoricului fiecărui angajat.

Înregistrarea cererilor, ofertelor, cliențiilor și a contractelor se face de către angajați în registre prin înscrisuri, lucru ce îngreunează atât procesul de înregistrare dar și de căutare.

În momentul facturării serviciilor, pot apărea greșeli, aceasta fiind o urmare a inexistenței unui sistem de facturare automat.

Nu există un sistem automatizat de întocmire a raporturilor lunare și anuale.

Lipsa unui sistem de comunicații client-firmă cât și între angajații asociației.

Lipsa unei aplicații de gestiune a proiectelor, cliențiilor și angajațiilor.

1.6 Direcții de perfecționare a sistemului actual

Pentru îmbunătățirea sistemul actual este necesar proiectarea și realizarea unui sistem informatic modern și performant, care să automatizeze atât procedurile manuale de introducere, analiză, prelucrare, înregistrare dar și transmiterea datelor.

Trebuie proiectată o bază de date, care ulterior să permită introducerea, actualizarea, ștergerea și modificarea datelor. Arhivarea informațiilor și a documentelor trebuie automatizată, astfel încât timpul de prelucrare să se reducă, iar eficiența în ceea ce privește gestiunea cliențiilor, proiectelor și angajațiilor să crească considerabil.

Pe baza datelor înregistrare se genereze rapoarte complexe, privind încasările, stadiul proiectelor și al activității asociației. Automatizarea procesului de facturare și calcul al salarilor, va elimina considerabil erorile întâlnite până acum.

Realizarea unei aplicații online de gestionare a activității asociației, a cliențiilor și a angajațiilor ar putea rezolva problemele întâmpinate în cadrul firmei.

Se poate afirma că implementarea unei astfel de aplicații va duce la o bună funcționare a activității desfășurate și o bună organizare a asociației.

CAP. II – PROIECTAREA DE ANSAMBLU A SISTEMULUI INFORMATIC

Asociația SmartDesign nu are un sistem eficient de gestionare a activității, lucru ce încetinește atât producția cât și arhivarea datelor. Există formulare pentru contractele de prestări servicii și cereri în Word și un formular de tip Excel prin care se calculează salariile pentru clienți, facturile nu se generează automat și sunt întocmite manual de departamentul financiar-contabil. Concluzionând, sistemul folosit este incomplet și întâmpină foarte multe erori.

Trebuie implementat un sistem de gestionare care să permită o evidență asupra cliențiilor și proiectelor, care să genereze automat facturile aferente fiecărui contract, dar și a activității angajațiilor și să permită calcularea salariului fiecărui angajat în parte în funcție de activitatea acestuia.

2.1 Definirea obiectivelor aplicației

Aplicația ce urmează să fie proiectată și implementată va aduce îmbunătățiri sistemului care va ușura munca tuturor angajaților, și va permite o comunicare mult mai eficientă cu clienții.

Software-ul va fi de tip online, lucru ce va permite logarea de pe orice platformă conectată la internet. Atât angajații asociației cât și clienții acestora se vor putea loga pe baza unui username și o parolă oricând doresc pentru a vizualiza stadiul proiectului și evoluția acestuia.

Clienții vor putea comunica mult mai ușor cu responsabilul de proiect și vor putea urmări în timp real evoluția proiectului. Angajații, în funcție de departamentul în care își desfășoară activitatea, vor putea accesa informațiile despre fiecare client și proiect în parte.

Departamentul financiar-contabil și cel de resurse umane vor avea posibilitatea de a accesa datele despre fiecare angajat în parte și despre evoluția acestora, pentru a se ține o evidență clară a activității.

Aplicația va ajuta la menținerea evidențelor privind:

Evidența clienților și a istoricului acestora.

Evidența cererilor înregistrate și ofertelor întocmite.

Evidența contractelor întocmite și semnate.

Evidența proiectelor realizate.

Evidența angajațiilor și a activității acestora.

Evidența facturilor întocmite și stadiul acestora.

Pe baza acestor evidențe, asociația va avea o organizare mult mai bună, la bază având un sistem automatizat ce va genera rapoartele necesare, documentele utilizate în activitatea desfășurată și va ușura munca angajațiilor.

2.2 Locul aplicației informatice în sistem

Aplicația trebuie să conțină cele mai importante și utilizate date din cadrul asociației, iar acest lucru presupune implicarea tuturor departamentelor existente.

Principalul obiectiv al aplicație este acela de a fi accesibilă pentru toți angajații, indiferent de departamentul în care își desfășoară activitatea și de a ușura munca acestora.

Toate departamentele vor folosi aceeași aplicație, cu interfețe de prezentare diferite specifice pentru fiecare în parte, astfel fiecare va avea acces la informațiile necesare desfășurării activității departamentului din care face parte.

În figura 2.1 este prezentat modul în care aplicația va influența activitatea fiecărui departament în parte.

Aplicația va afișa informațiile necesare pentru fiecare departament și va genera rapoarte și formulare necesare în funcție de activitatea departamentului. Software-ul va fi accesat de toți angajații și va fi strict delimitat să fie utilizat de fiecare angajat în funcție de departamentul la care deține acces.

Clienții joacă un rol foarte important în desfășurarea activității asociației, astfel aceștia vor avea acces la software, printr-o interfață diferită ce prezintă evoluția proiectului pe care îl dețin.

2.3 Definirea situațiilor finale (rapoarte)

Rapoartele sunt prezentate ca fiind documente justificative ale activității desfășurate în cadrul asociației pe o perioadă de timp. Acestea trebuie să conțină cele mai importante și utilizate informații, urmând să fie prezentate sub o formă cât mai ușor de interpretat.

În ceea ce privește asociația SmartDesign, aceasta deține un fluxul de informații foarte mare, lucru ce presupune generarea de rapoarte pentru fiecare activitate în parte.

Pentru a se crea rapoarte utile, ușor de interpretat trebuie să se înțeleagă exact activitatea desfășurată de fiecare departament în parte, astfel rapoartele vor conține cele mai importante informații.

În urma studiului de caz făcut pentru asociația SmartDesign se pot identifica cele mai importante 4 tipuri de rapoarte:

rapoarte pentru clienți

rapoarte pentru angajați

rapoarte pentru directorii de departamente

rapoarte pentru directorul general

Rapoartele pentru clienți

conțin date despre proiecte, privind stadiul și evoluția activității.

Rapoartele pentru angajați

conțin informații în funcție de fiecare departament în parte.

cu ajutorul acestor rapoarte se menține o bună funcționare a activității.

angajații raportează despre stadiul proiectelor, al contractelor și al facturilor.

Rapoarte pentru directorii de departamente

conțin date necesare acestora pentru a le comunica mai departe directorului general.

personalul de conducere este informat la zi despre cererile înregistrate, ofertele întocmite, posibilele contracte, evidența facturilor dar și situația cliențiilor și a angajațiilor.

Rapoarte pentru directorul general

reprezintă cele mai importante rapoarte și conțin date bine structurate și prezentate de la toate departamentele, prezentându-se astfel situația asociației.

sunt împărțite în rapoarte de tip economic (care descriu situația economică) și rapoarte de tip evidență a proiectelor, a angajațiilor și a cliențiilor.

2.4 Stabilirea colecțiilor de date

Stabilirea colecțiilor de date presupune proiectarea unei baze de date ce va reprezenta baza aplicației ce urmează a fi implementată.

În capitolele anterioare s-a realizat o analiză atentă a sistemului, a fluxului de documente și implicit a documentelor utilizate în cadrul desfășurării activității. S-au putut clasifica elementele și factori importanți ce duc la funcționarea sistemului actual.

Pentru ca noul sistem ce urmează să fie implementat să nu întâmpine erori, acesta trebuie să fie foarte bine structurat mai ales din punct de vedere al colecției de date, dar și a legăturilor între entitățiile componente. În figura 2.2 este prezentată proiectarea logica a bazei de date aferentă activitățiilor desfășurate în cadrul asociației.

2.5 Modelarea datelor și modelarea prelucrărilor

Clientul trimite cererea la departamentul de management al asociației, cerere prin care solicită o ofertă de preț pentru proiectul pe care dorește să îl realizeze cu ajutorul asociației SmartDesign. Oferta este întocmită de angajații firmei și urmează să fie analizată de client. După analiza și acceptul acesteia se stabilesc datele contractuale și se întocmește contractul aferent proiectului.

Pe baza contractului se începe realizarea proiectului, păstrându-se o evidență a angajațiilor ce sunt implicați în respectivul proiect. La finalizarea proiectului este generată factura și este trimisă clientului pentru a o achita prin ordin de plată. Toate documentele se vor înregistra pe baza unui număr de înregistrare în baza de date. În ceea ce privește calculul salariilor, se vor utiliza informații despre activitatea angajațiilor în funcție de proiectele la care participă și numărul de ore alocat fiecărui proiect în parte.

Pentru procedurile relatate anterior entitățiile cele mai importante sunt reprezentate de: Clienți, Persoana de contact, Cereri, Angajati, Oferte, Contracte, Facturi, Cheltuieli, Tip proiect, Evidență angajați, Departamente și Salarii. Fiecare entitate trebuie să aibă atributele individuale și trebuie să conțină o cheie primară, reprezentată de un câmp ce identifică în mod unic înregistrările unui tabel. Trebuie definită și cheie externă, ce va reprezenta un câmp al unui tabel prin care se completează o relație identificând tabela părinte. Orice relație dintr-o bază de date relațională trebuie să pornească dintr-o cheie primară. În figura 2.3 este prezentată proiectarea fizică a bazei de date și relaționarea tabelelor acesteia.

CLIENȚI (Cod_client, Denumire client, CUI/CIF, Cont bancar, Localitate, Strada Nr, Nr_contract , Cod_pers)

PERSOANE DE CONTACT (Cod_pers , Nume pers, Prenume pers, Telefon, E-mail, Cod_client )

CERERI (Nr_cerere, Denumire cerere, Tip cerere, Dată cerere, Cod_client)

OFERTE (Nr_ofertă, Denumire ofertă, Tip ofertă, Dată ofertă, Cod_client, Cod_angajat, Nr_cerere)

CONTRACTE (Nr_contract, Dată contract, Dată încheiere contract, Detalii contract, Cod_angajat, Cod_client, Cod_tip_proiect, Nr_ofertă)

TIP PROIECT (Cod_tip_proiect, Denumire proiect, Cod_angajat)

CHELTUIELI (Cod_cheltuială, Denumire cheltuială, Sumă, Nr_contract)

FACTURI (Nr_factură, Serie factură, CUI/CIF, Dată factură, Sumă, Nr_contract)

ANGAJAȚI (Cod_angajat, Nume angajat, Prenume angajat, CNP, Telefon, Cod_departament)

EVIDENȚĂ ANGAJAȚI (Cod_evidență, Cod_angajat, Nr_contract, Ore de lucru, Dată)

DEPARTAMENTE(Cod_departament, Denumire departament, Responsabil departament)

SALARII (Cod_salariu, Cod_angajat, Salariu de bază, Ore standard, CAS, CASS, CFS, DP, Salariu net, Cod_evidență)

2.6 Diagrama entitate-asociere

Odată ce entitățile ce urmează să fie utilizate au fost create, se stabilesc relațiile între acestea. Relațiile reprezintă legăturile ce stau la baza colecției de date și permit funcționarea sistemului.

Diagrama entitate-asociere este o reprezentare grafică a legăturilor entitățiilor din cadrul aplicației. (Figura 2.3)

2.7 Alegerea tehnologiei de prelucrare

În ceea ce privește aplicația ce urmează să fie implementată, aceasta va fi una de tip online, acest lucru permițând accesarea ei de pe orice platformă conectată la internet. Accesul în aplicație se va face pe bază de username și parolă aferente fiecărui client și angajat în parte.

Deoarece aplicația se dorește a fi una accesibilă pentru utilizatorii acesteia, s-a optat pentru o aplicație de tip online, care nu necesită instalarea unui soft special pentru utilizarea ei.

Din punct de vedere tehnic s-a optat pentru folosirea limbajului de programare PHP asistat de MySQL pentru realizarea și gestionarea bazei de date.

Aplicația va fi realizată folosind limbajul de programare PHP pentru realizarea interfețelor grafice și a interfețelor de intereacțiune cu utilizatorul, iar pentru realizarea și gestionarea bazei de date aferente aplicației se va folosi MySQL.

PHP sau Hypertext Preprocessor este un limbaj de progamare foarte cunoscut în rândul aplicațiilor de tip online. Folosit în realizarea paginilor web dinamice este cunoscut ca fiind un limbaj de tip open-source, mai exact folosit în realizarea formei finite, permițând utilizatorului să acționeze în procesul de producție și dezvoltare. Cunoscut ca fiind un limbaj de tip server-side acest lucru permite funcționalitatea serverelor web și a transmiterii informațiilor necesare.

MySQL reprezintă un sistem de creare și gestionare a bazelor de date. Considerat cel mai utilizat sistem SGBD de tip open-source acesta permite interacțiunea cu utilizatorul din punct de vedere al bazei de date. Prin crearea unei baze de date în MySQL se înțelege posibilitatea de a stoca, caută și sorta informațiile dorite într-un mod cât mai convenabil pentru a se păstra o bună evidență. Baza de date relizată în MySQL va permite înregistrarea datelor, modificarea și ștergerea acestora de către utilizator cu ajutorul limbajului PHP. Trebuie menționat ca MySQL este un server de tip multi-user, iar acest lucru permite mai multor utilizatori să acceseze și să modifice simultan informațiile.

2.8 Estimarea necesarului de resurse și calendarul de realizare

După ce analiza sistemului actual a fost făcută, fluxul documentelor a fost înteles, documente utilizate au fost prezentate și analizate, modul de desfășurare al activității asociației este cunoscut cu tot cu neajunsurile sale.

Realizarea aplicației ce va automatiza activitatea asociației din multe puncte de vedere va necesita o perioadă de realizare de 4 luni. Trebuie menționat că informațiile utilizate în cadrul asociației nu sunt informatizate, iar realizarea bazei de date necesită foarte multă atenție.

Din punct de vedere al resurselor tehnice, asociația va avea datoria să asigure fiecarui angajat un calculator sau laptop conectat la internet pentru a permite accesul la aplicație.

În tabelul 2.1 sunt relatate etapele de realizare din fiecare perioadă.

Tabel 2.1: Tabelul calendarului aplicației

CAP.III – PROIECTAREA DE DETALIU A APLICAȚIEI INFORMATICE

Proiectarea de detaliu a aplicației are ca scop principal realizarea modelului de bază a sistemului informatic, pentru aplicația ce urmează să fie realizată pentru Asociația SmartDesign. Proiectarea componentelor sistemului informatic se află în concordanță cu activitatea desfășurată de asociație și conform studiului realizat în capitolele anterioare.

Concluzionând, proiectarea de ansamblu reprezintă o etapa importantă în realizarea aplicației, asigurând buna funcționare și eficacitatea acesteia.

3.1 Definirea aplicației informtice

Principalul obiectiv al aplicației este de a ușura activitatea angajațiilor, de a asigura o bună comunicare cu clienții și nu în ultimul rând de a evita erorile ce pot apărea în desfășurarea activității. Aplicația va genera rapoarte pe baza cărora se pot face estimări și studii atât despre evoluția firmei cât și a fiecărui angajat în parte. Aplicația va permite și o evidență asupra cliențiilor cu care asociația are contracte, dar și o evidență clară a situației financiare.

Inserare, modificare, ștergere sau căutare datelor se va putea face într-un mod rapid cu ajutorul interfețelor grafice ce vor ajuta utilizatorul și vor permite o utilizare cât mai eficientă și mai exactă, fară a pierde foarte mult timp. Conducerea firmei va avea acces la toate informațiile, lucru ce permite o bună desfășurare a activității.

Datorita structurii aplicației, angajații vor avea acces la informații în funcție de departamentul din care fac parte, iar clienții vor avea acces la informații legate strict de proiectul pe care îl dețin.

În meniul principal al aplicației se regasesc secțiuni diferite ce accesează diferite module ale aplicatiei: privind evidența cliențiilor, proiectelor curente, angajațiilor, contractelor, facturilor, dar și a cererilor și ofertelor.

Fiecare secțiune conține submeniuri cu formulare, respectiv de inserare, modificare, ștergere și posibilitatea generării de rapoarte pentru fiecare secțiune în parte, toate acestea pentru a face utilizarea mai ușoară.

3.2 Proiectare logică și fizică a ieșirilor

Ieșirile din cadrul aplicației reprezintă rapoartele generate pe baza informațiilor din sistem, în urma cărora se poate analiza situația asociației, a contractelor, a angajațiilor dar și a cliențiilor. Proiectarea acestora se face pe baza datelor introduse pe tot parcursul timpului și prezentarea acestora se face într-un mod cât mai atractiv și ușor de înteles.

3.2.1 Prezentarea rapoartelor de ieșire

În ceea ce privește activitatea asociației SmartDesign, rapoartele generate de aplicație se extind pe mai multe domenii ale activității acesteia.

Rapoartele din cadrul asociației sunt generate în funcție de informațiile cerute despre activitatea desfășurată, astfel aplicația va genera rapoarte privind:

Evidența cliențiilor.

Evidența angajațiilor.

Evidența cererilor.

Evidența ofertelor.

Evidența contractelor.

Evidența facturilor.

Evidența activității.

Pentru o evidență cât mai clară și mai eficientă privind activitatea asociației se vor genera rapoarte cât mai complexe privind activitatea fiecărui angajat în parte, a fiecărui client în parte, dar și istoricul activitățiilor desfășurate anterior.

Rapoartele reprezintă o formă complexă de afișare a datelor din sistem, respectandu-se anumite criterii impuse și în același timp reprezintă și o metoda de evidență a activității asociației pe o perioada dată de timp, prezentând astfel situația exactă pe acea perioadă.

Utilizatorii vor putea genera rapoarte zilnice, săptămânale, lunare sau anuale ce vor prezenta activitatea desfășurată în perioada selectată. Fiecare activitate a asociației este înregistrată în baza de date, lucru ce permite utilizarea datelor în funcție de necesitățiile informatice ale utlizatorului.

Aplicația conține un meniu special de prezentare a situației actuale pentru fiecare categorie în parte, fiecare având un submeniu de prezentare și selectare a datelor.

3.2.2 Macheta documentelor de ieșire

Rapoartele reprezintă o formă cât mai eficientă de evidență a datelor din sistem și de generare a informațiilor necesare privind activitatea asociației.

În figura 3.1 este prezentată forma logică a raportului pentru evidența cliențiilor ce conține denumirea clientului, adresa acestuia, dar și numarul de contract pe care îl are, respectiv proiectele pe care le deține.

În figura 3.2 este prezentată forma fizică a raportului privind evidența angajațiilor din sistem și activitatea fiecăruia în decursul unei luni.

3.3 Proiectarea logică și fizică a intrărilor

Intrările din cadrul aplicației reprezintă formulare generate pe baza informațiilor din sistem, în cadrul cărora se pot adauga, modifica sau șterge îregistrarări. Proiectarea acestora se face pe baza datelor introduse pe parcursul timpului și prezentarea acestora printr-o interfață cât mai atractiva și ușor de utilizat.

3.3.1 Prezentarea rapoartelor de intrare

Activitatea asociației SmartDesign, se poate gestiona din punct de vedere informatic cu ajutorul formularelor la nivelul bazei de date.

Formulare din cadrul aplicației asociației sunt generate în funcție de informațiile necesare desfășurării activității:

Adăugare/modificare clienți.

Adăugare/modificare/ștergere angajați.

Adăugare/modificare/ștergere cereri.

Adăugare/modificare/ștergere oferte.

Adăugare/modificare/ștergere contracte.

Adăugare/modificare/ștergere facturi.

Având în vedere toate aceste informații, gestionarea activității asociației se va structura în funcție de necesarul de informații necesar fiecarui tip de utilizator în parte. Utilizatorii de tip client ai aplicației, nu vor avea acces la partea de adăugare, modificare sau ștergere a informațiilor din sistem, lucru ce este permis doar angajațiilor asociației în funcție de departamentul unde lucrează.

Formularele de adăugare reprezintă cea mai eficientă formă de introducere a datelor în sistem, iar acest lucru trebuie luat în calcul in etapa de proiectare a acestor formulare. Interfata trebuie sa fie cat mai ușor de utilizat și să permită utilizatorului introducerea datelor cât mai rapid și corect, evitându-se astfel erorile ce pot apărea în procesul de introducere a informațiilor.

3.3.2 Macheta documentelor de intrare

Formularele reprezintă o modalitate prin care utilizatorul interaționează direct cu aplicația și poate introduce și modifica datele.

În figura 3.3 este prezentată forma logică a formularului pentru adăugarea cliențiilor ce conține denumirea clientului, contul bancar și banca, CUI-ul/CIF-ul, adresa și alte informații necesare înregistrării.

În figura 3.3 este prezentată forma fizică a formularului privind adăugarea unui angajat în sistem și datele personale ale acestuia.

3.4 Proiectarea logică și fizică a bazei de date

Pentru realizarea aplicației a fost necesară proiectarea logică și fizică a bazei de date. În capitolele anterioare au fost definite colecțiile de date ce urmează să fie folosite în proiectarea bazei de date ce stă la baza aplicației realizate pentru asociația SmartDesign.

Proiectarea bazei de date ce urmează să fie folosite evidențiază în mod clar legăturile între informațiile ce vor fi introduse în sistem.

Se pot observa legăturile între tabelele de bază ale aplicației și modul în care activitatea este gestionată, evidențindu-se astfel tipurile de rapoarte ce pot fi construite având la baza modelul conceptual al bazei de date.

În figura este prezentata proiectarea bazei de date privind activitatea de evidență a cliențiilor asociație, a persoanelor acestora de contact dar și a cererilor trimise de acestia împreună cu oferta aferentă cererii.

Se poate observa că tabela Clienți are o cheie primară numita Cod_client, câmp al tabelei prin care se face legătura cu restul tabelelor. Tabela Persoana_de_contact, are cheie primară câmpul Cod_pers și cheie externă, câmpul Cod_client, câmp de legătură cu tabela Clienți. Pentru tabela Cereri, câmpul cheie primară este dat de atributul Nr_cerere, cheie externa fiind câmpul Cod_client ce permite legătura la tabela Clienți. Legătura între tabela Cereri și tabela Oferte se face cu ajutorul cheii primare din tabela Cereri și a cheii externe din tabela Oferte.

Activitatea asociației este redată în baza de date ce stă la baza realizării aplicației. În figura sunt reprezentate tabelele de bază ce ilustrează activitatea de evidență și gestionare a cliențiilor asociației și a proiectelor acestora.

Tabela Contracte este tabela principală care creează legăturile cu celelalte tabele. Anterior au fost explicate legaturile dintre tabela Clienți și Oferte, urmând ca acum să fie explicată legatura dintre tabela Oferte, cu câmpul Nr_ofertă cheie primară și tabela Contracte, având cheie primară, câmpul Nr_contract.

Aferente contractelor sunt facturile pentru fiecare proiect în parte, acest lucru se poate observă din legatura existentă între tabela Contracte și tabela Facturi, legătură realizată cu ajutorul câmpului Nr_contract.

Tabela Tip_proiect reprezintă o tabelă de prezentare a tipurilor de proiecte în desfășurare, iar fiecărui contract îî revine un tip de proiect. Legătura între tabela Tip_proiect și tabela Contracte se face cu ajutorul câmpului Cod_tip_proiect. Fiecare contract poate avea cheltuieli suplimentare, cheltuieli detaliate în tabela Cheltuieli, legată de tabela Contracte prin câmpul de legătură Nr_contract.

Evidența angajațiilor și a activității acestora este organizată în tabelele prezentate în figura .

Tabela Angajați conține datele personale ale angajațiilor și are un rol foarte important în gestionarea activității asociației. Cu ajutorul tabelei Angajați și a tabelei Evidență_angajați se poate gestiona și supraveghea cu ușurință activitatea fiecărui angajat al asociației. Prin atenta evidență a activității fiecărui angajat se va calcula cu ușurință salariul aferent fiecărui angajat în funcție de activitatea desfășurată. Prin legătura tabelei Salarii de tabela Angajați se poate ține o evidență clară a salariilor fiecărui angajat din fiecare departament în parte.

Angajații asociației sunt repartizați în departamente in funcție de calificarea acestora, iar acest lucru este posibil din punct de vedere informatic, datorita tabelei Departamente și a legăturii cu tabela Angajați, prin câmpul de legătură Cod_departament.

Fiecare departament are un număr de angajați și un responsabil de departament, iar fiecare angajat are o funcție bine definită în tabela Funcții, care, prin câmpul Cod_funcție, realizeaza legătura cu tabela Angajați.

Concluzionând, în figura este prezentata proiectarea bazei de date aferente aplicației.

3.5 Schema de sistem a aplicației

Modul în care este structurată aplicația permite utilizarea ei cât mai eficient fară a pierde mult timp căutând informațiile dorite. În figura este prezentată schema aplicației, unde se poate observa modul în care aceasta este împărțită.

Meniul principal al aplicației prezintă evidența asupra cliențiilor, angajațiilor, contractelor, facturilor, dar și a cererilor și ofertelor înregistrate. Fiecare modul conține un submeniu aferent activității detaliate unde se regasesc formularele de adăugare, modificare și ștergere, dar nu în ultimul rând un formular de căutare a cuvintelor cheie pentru o utilizare mai eficientă a aplicației.

3.6 Proiectarea meniului aplicației

Proiectarea meniului principal al aplicației este o etapă foarte importantă în realizarea aplicației. Interfata grafică este modul în care utilizatorul interacționează în mod direct cu informațiile din baza de date și implicit cu aplicația de aceea este foarte important ca interfața aplicației să fie foarte ușor de utilizat, atractivă și mai ales să ajute utilizatorul.

Din meniul principal al aplicației trebuie să existe trimiteri directe la submeniurile existente și butoane pentru toate tipurile de activități pe care le poate apela utlizatorul.

Meniul principal al aplicației este un mod de prezentare al submeniurilor ce pot fi accesate în funcție de categoria dorită.

BIBLOGRAFIE

Prof.univ.dr. Cornelia Botezatu: Proiectarea sistemelor informatice. Ed. ProUniversitaria, București 2007

C. Botezatu, Ionel Iacob: Proiectarea sistemelor informatice. Studii de caz pentru managementul activității unei societăți, Ed. ProUniversitaria, București 2007

C.Botezatu, G.Carutasu, D.Chetrariu: “Arhitectura calculatoarelor personale si sisteme de operare specifice”, Ed. ProUniversitaria, București 2007

Conf. univ. dr. Doinita Ciocarlan: Proiectare sistemelor informatice Orientate pe obiecte , editura ProUniversitaria , Bucuresti 2005

C.Botezatu:“Proiectarea sistemelor informatice. Metode sistemice.” Ed. ProUniversitaria, București 2005

M.Moise: “Sisteme Informatice cu Baze de Date”, Editia a III-a, Ed. ProUniversitara, 2008

Baze de date , sistemul Access, editura ProUniversitar, Bucuresti(prof. univ.dr. Virgil Chichernea)

M.Moise: “Sisteme Informatice cu Baze de Date”, Editia a III-a, Ed. ProUniversitaria, 2008