CANCELARIA DE STAT A REPUBLICII MOLDOVA Propunere de Politici Publice cu privire la introducerea unui sistem efectiv și eficient de circulație a… [628540]

CANCELARIA DE STAT A REPUBLICII MOLDOVA
Propunere de Politici
Publice
cu privire la introducerea unui sistem efectiv și
eficient de circulație a documentelor în Guvern

Direc ția politici, planificare strategică și asisten ță extern ă

CHII ȘINĂU, 2011

2

CUPRINS

I. CONTEXT ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………… 3
II. PROBLEMA ………………………….. ………………………….. ………………………….. ……………………… 4
III. OBIECTIVELE ………………………….. ………………………….. ………………………….. ……………… 5
IV. OPȚIUNILE ………………………….. ………………………….. ………………………….. …………………… 5
OPȚIUNEA 1: STATUS QUO . ………………………….. ………………………….. ………………………….. ……….. 5
OPȚIUNEA 2: INTRODUCEREA UNUI SISTEM ELECTRONIC CE NTRALIZAT DE GESTIO NARE A
DOCUMENTELOR ………………………….. ………………………….. ………………………….. ……………………… 8
OPȚIUNEA 3: INTRODUCEREA UNUI SIS TEM ELECTRONIC DESCE NTRALIZAT DE GESTION ARE A
DOCUMENTELOR . ………………………….. ………………………….. ………………………….. …………………… 15
V. COMPARAREA ȘI SELECT AREA OPȚIUNII PREFER ATE ………………………….. ….. 17
ANEXA 1. CHESTIONAR PENTRU AUT ORITĂȚILE PUBLICE CU PRIVIRE LA PROCESELE DE
CIRCULAȚIE A DOCUMEN TELOR . ………………………….. ………………………….. ………………………….. .. 20
ANEXA 2. LISTA INSTITUȚIILOR V IZATE DE POLITICA PU BLICĂ ANALIZATĂ . …………………………. 26
ANEXA 3. DURATA MEDIE DE ELABO RARE ȘI CONSULTARE A UNUI PROIECT D E ACT NORMATIV
MAI COMPLEX . ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………. 27
ANEXA 4. ARBORELE PROBLEMEI ………………………….. ………………………….. …………………………. 28
ANEXA 5. COMPONENTELE SISTEMUL UI ELECTRONIC DE GES TIONARE A DOCUMENTEL OR ȘI
ÎNREGISTRĂRILOR . ………………………….. ………………………….. ………………………….. …………………. 29
ANEXA 6. ETAPELE INTRODUCERII SISTEMULUI ELECTRONI C DE GESTIONARE A DO CUMENTELOR
(NECESA RE PENTRU A GHIDA EL ABORAREA TERMENILOR DE REFERINȚĂ ). ………………………….. . 31
ANEXA 7. COSTURILE INTRODUCERI I SISTEMULUI ELECTRO NIC CENTRALIZAT . …………………….. 34

3
I. CONTEXT
Activitatea Gu vernului ține de elaborarea și implementarea politicilor publice pentru a
asigura un trai decent cetățenilor și condiții propice activității mediului de afaceri. Aceste politici
publice se materializează prin documente de politici publice, acte normative s au legislative.
Modul în care Guvernul reușește să implementeze politicile publice este reflectat în numeroasele
rapoarte de monitorizare și evaluare. Preocupările cetățenilor față de anumite reforme, probleme
și chestiuni specifice sunt clarificate de căt re Guvern prin intermediul răspunsurilor la petiții.
Astfel activitatea Guvernului este înso țită de elaborarea unui număr considerabil de
documente. În anul 2009 Guvernul a elaborat peste 120 mii de documente1. Doar spre examinare
și soluționare la Guver n au parvenit peste 26 mii de documente. Cu toate că această cifră este
similară cu cea din țările europene (spre exemplu în Letonia volumul de documente elaborate în
2009 se cifrează la 27 mii), supuse discuți ilor în cadrul ședinț elor de Guvern sunt doar circa
1.200 acte, spre deosebir e de Letonia, unde cifra ajunge la peste 4 .400 acte. Astfel , în mod
paradoxal , numărul considerabil de documente care este elaborat de Guvernul Republicii
Moldova, conduce la luarea unui număr destul de limitat de decizii. În acest sens , cîteva din
preocupările Guvernului sunt, în ce măsură volumul mare de documente este justificat, în ce
măsură acest volum are impact asupra calității procesului decizional și în ce măsură concentrează
eforturile funcționarilor asupra activităț ilor cu adevărat importante.
Pentru a în țelege mai bine lacunele procesului decizional, în general, și a celor legate de
circula ția documentelor, în particular, a fost formulat și transmis autorită ților publice un
chestionar cu întrebările de rigoare2 (anexa 1) . La chestionare au participat 16 ministere și 12 alte
autorită ți publice centrale . Cu toate că analiza nu cuprinde câteva autorită ți subordonate
Guvernului, aceasta nu schimbă esen țial rezultatele analizei , pentru că în mare măsură situa ția în
autorită ți este similară . Lista institu țiilor ch estionate și a celor care vor fi vi zate de politica
publică respectivă este expusă în anexa 2.
Astfel, judecând în baza rezultatelor analizei chestionarelor durata parcurgerii etapelor
aferente elabor ării unui act normativ sau legislativ, se pot face anumite concluzii inclusiv vizavi
de eficien ța procesului decizional.
Beneficiarii acestei politici publice sunt func ționarii publici care vor putea îmbunătă ți
lucrul de zi cu zi, efectuînd acti vități specifice fi șei lor de post. Guvernul care va eficientiza
procesul decizional prin optimizarea circula ției documentelor este un alt beneficiar important.

1 Aici sunt incluse acte legislative, normative, rapoarte, avize și alte documente. Rezultatele sunt generate de
răspunsurile la chestiona rul privind cir culația documentelor în Guvern.
2 Ținem să men ționăm că ini țial, institu țiile identificate nu au fost doar acelea subordonate nemijlocit Guvernului, ci
și unele suplimentar, a șa cum ar fi: Academia de Științe, Casa Națională de Asigurări So ciale, Casa Națională de
Asigurări în Medicină, Serviciul de Stat de Arhivă, Serviciul de Informație și Securitate, Curtea de Conturi și
Agenția Națională pentru Reglementare în Comunicații Electronice și Tehnologia Informației. Totodată, trei
institu ții subordonate Guvernului nu au fost chestionate : Agen ția „Moldsilva”, Agen ția Rezerve Materiale și Agen ția
Turismului.

4
II. PROBLEMA
Reieșind din analiza rezultatelor chestion ării transmis autorită ților publice, exis tă un șir
de probleme cu care se confruntă acestea în procesul de elaborare a documentelor ce conduc, în
cele din urmă, la un proces decizional imperfect. Cu toate că legisla ția în vigoare stabile ște
anumite termene pentru elaborarea, avizarea și aprobarea actelor, în realitate durata acestor etape
este extrem de volatilă și depinde de complexitatea documentului, calitatea procesului și a
documentului3.
Lipsa regulamentelor p rocedurale interne în jumătate din institu ții, pe fundalul
formalizării excesive a unor procese (necesitatea emiterii ordinului conducătorului pentru a
demara procese interne, dublarea opera țiunilor de înregistrare a documentelor de intrare, etc.)
sunt doar c îteva din aceste probleme care țin de calitatea și timpul aferent ela borării
documentelor.
Pe de altă parte etapele intermediare, cum ar fi transmiterea documentelor, care durează
în cele mai multe cazuri 1 -2 zile, iar uneori depă șește 3 zile, conduc de asemenea la
prelungirea/extinderea proces ului decizional. Cu toate că se folose ște pe larg po șta
guvernamentală și curierii specializa ți, în circa jumătate d in institu ții autorii documentelor sunt
cei care transmit proiectele din contul lor propriu. Fiind expediate cu înt îrziere de către autori sau
”călătorind” mai mult timp, adesea documentele ajung cu înt îrziere la destina ție.Un exemplu în
acest sens, sunt avizele care conform opiniei autorită ților parvin cu întârziere în circa jumătate
din cazuri.
Ca rezultat al factorilor de ordin procedural și logistic, durata procesul ui decizional este
destul de lungă. Un proiect de act normativ sau legislativ mai complex se elaborează în practică
în timp de circa 207 zile, din care cel pu țin 14 zile durează etapele de transmitere a proiectului și
a altor documente aferente (anexa 3) . Dacă acesta trebuie să fie înso țit de analiza impactului de
reglementare (AIR), durata se prelunge ște cu alte cel pu țin 60 de zile. Alte documente mai pu țin
complexe, se elaborează în termene mai restr înse, însă ținînd cont că ele sunt supuse acelora și
proceduri tărăgănate, durata elaborării și transmiterii este de asemenea ”umflată”.
Astfel, problema principală este existen ța unui proces inefectiv și ineficient de
circula ție a documentelor în Guvern (anexa 4). Problema respectivă are repe rcusiuni asupra
întregului proces decizional, realizării angajamentelor fa ță de donatori și cetă țeni, știrbind
încrederea popula ției în puterea executivă și actul de guvernare per ansamblu .

3 Principalele legi sunt Legea privind actele normative ale Guvernului și ale altor autorități ale administrației publice
centrale și locale Nr.317 -XV din 18 iulie 2003, Legea privind actele legislative nr. 780 din 27 decembrie 2001,
Legea privind transparența în procesul decizional Nr. 239 din 13 noiembrie 2008.

5
III. OBIECTIVELE
Obiectivul general: Eficientizarea procesului de elaborare și circul ație a documentelor în
Guvern.
Obiectivul specific 1: Reducerea duratei elaborării pro iectelor de acte normative și legislative
complexe de la 207(267) zile p înă la 150 (210) zile către anul 2014.
Obiectivul specific 2: Recep ționarea , pînă în 2014 , a tutur or răspunsurilor la scrisorile oficiale
din partea altor institu ții în timpul solicitat (cu excep ția cazu rilor în care întî rzierea este
justificată și coordonată cu autorul solicitării).
Obiectivul specific 3. Recep ționarea , pînă în 2014 , a 100% din coresp onden ța transmisă în
maximum o zi lucrătoare.

IV. OPȚIUNILE
Opțiunea 1: Status quo.
Proceduri generale
La momentul actual circuitul documentelor în cadrul Guvernului este anevoios, fapt
demonstrat de durata întregului proces, inclusiv de reținerile la recepț ionarea corespondenței.
Lacunele legislative și, pe de altă parte, nerespectarea altor prevederi raționale din legislație ,
conduc în mod direct la un proces decizional imperfect. Cu toate că legisla ția prevede ordinea și
durata etapelor elaborării și consu ltării actelor normative, adesea aceste prevederi nu sunt
respectate întocmai, lungind procesul de luare a deciziilor.
Pe de altă parte, consecutivitatea unor etape nu este totalmente ra țională, la fel
contribuind asupra duratei procesului decizional înt r-un mod nejustificat. Aici se înscrie
efectuarea expertizei anticorupție după avizare și nu în paralel cu aceasta, și a celei de
conformitate cu legislația Uniunii Europene ( UE) anterior expertizei juridice și nu în paralel cu
aceasta , precu m și alte impe rfecțiuni care duc vădit la un proces prelungit de elaborare și
consultare a documentelor.
Reglementări interne
În ceea ce prive ște consultarea pe plan intern, la nivel de autoritate publică, situa ția este
destul de pestri ță. Opt autorități publice nu au regulamente interne care să descrie procedurile de
elaborare și coordonare a documentelor. Totodată, jumătate din autoritățile publice care dispun
de astfel de regulamente consideră că acestea trebuie s ă fie modificate, inclusiv aline ate
legislați ei în d omeniul respectiv (Legilor 317 și 780).
Automatizarea proceselor
Pentru a accelera circula ția documentelor 15 institu ții au introdus sisteme de gestionare a
documentelor, care însă funcționează par țial, fi ind utilizate doar c îteva module de bază. Doar î n

6
cîteva instituții sistemele au funcții multiple – înregistrare, notificare (documentele de intrare și
ieșire), rapoarte, statistici de circulație a documentelor, statistici de executare a documentelor,
nomenclatoare, etc. În majoritatea, însă, există un sistem simplu de evidență a documentelor de
intrare și ieșire. Totodată , cinci instituții nu sunt mulțumite de modul în care funcționează
sistemele existente, iar altele cinci, cu toate că sunt oarecum satisfăcute, consideră că sistemul
necesită anumite a justări.
O mare parte din institu ții utilizează soft -ul “e -Management”, elaborat de MoldDATA.
Această aplica ție este bazată pe web tehnologii (PHP, M ySQL) și este instalată, de regulă , cu
sistem opera țional Windows 7 . Utilizatorii accesează aplica ția pri ntr-un web browser. În prezent,
însă, sistemele de software nu acoperă întregul proces de gestionare a documentelor.
Documentele sînt în continuare înregistrate manual în registre de h îrtie și nu există politici
performante care țin de arhivarea documentel or. Registrele electronice sus ținute de software nu
sunt suficient de fiabile și sigure. Par țial, problema utilizării registrelor de h îrtie apare din cauza
prevederilor cadrului legislativ și normativ. De exemplu, conform legii peti țiilor, toate peti țiile
trebuie să fie înregistrate în registre de h îrtie.
Deși introducerea sistemelor electronice de gestionare a documentelor poate fi
considerată la un stadiu incipient, dotarea autorităților cu echipament electronic este destul de
bună, numărul calculatoare lor fiind suficient, fiecare angajat care operează cu documente av înd
calculator personal. Practic toate calculatoarele sunt conectate la rețeaua internă de comunicare.
Cu toate acestea , în autorită țile publice există problema lipsei de personal tehnic. Cinci
instituții nu dispun de personal pentru deservirea echipamentului electronic. În alte cinci instituții
există doar o singură persoană care este responsabilă de înregistrarea, distribuirea internă,
expedierea și arhivarea documentelor.
Cadrul instit uțional și strategic
Cancelaria de Stat este institu ția care coordonează reforma administra ției publice centrale
(APC). Un obiectiv al acestei reforme este eficientizarea procesului decizional. Progrese recente,
în acest sens, au fost făcute în ceea ce pr ivește calitatea politicilor publice, fiind pilotată analiza
ex-ante a impactului politicilor publice care va fi introdusă în Guvern în viitorul apropiat,
aprobată legisla ția cu privire la transparen ța în procesul decizional și creat Consiliul Na țional
pentru Participare, în calitate de platformă de dialog cu societatea civilă. În acela și timp, nu au
fost întreprinse ac țiuni structurate și consecvente pentru îmbunătă țirea circula ției documentelor.
În 2010 a fost creat Centrul de Guvernare Electronică (CGE) pentru a propulsa procesul
de transformare a sectorului public cu ajutorul tehnologiei informaționale și comunicaționale și
pentru a -i spori performanța și transparența prin intermediul serviciilor electronice și datelor
guvernamentale deschise. În contex tul problemei analizate, CGE inten ționează să introducă un
sistem electronic de gestonare a documentelor. Însă, la moment nu există o viziune clară referitor
la acoperirea sistemului și tipul acestuia.
Inten ția de a introduce sistemul electronic de gesti onare a documentelor va fi reflectată în
cîteva documente de politici publice care la moment se află în proces de elaborare. Astfel , pînă la
finele anului 2011, în cadrul inițiativei de e -transformare se prevede elaborarea a două
documente strategice: Strategia națională de e -transformare (care va fi elaborată de Mini sterul

7
Tehnologiei Informației și Comunicațiilor, CGE ) și Strategia Guvernului în domeniul ICT (care
va fi elaborată de Mini sterul Tehnologiei Informației și Comunicațiilor). La moment, însă, c adrul
legislativ și institu țional nu este pregătit pentru această reformă.
Impact ul fiscal
Impactul fiscal al sistemului actual de circulație a documentelor nu este posibil de estimat
cu exactitate. Costul muncii tuturor angaja ților serivciului public și cheltuielile administrative
sunt două capitole importante de cheltuieli, în acest context, care implicit au legătură cu
circula ția documentelor. Reie șind din faptul că pentr u elaborarea unui act legislativ și/sau
normativ complex este nevo ie de circa 207 zile lucrătoare, iar numărul aproximativ al
funcționarilor din aparatele centrale ale autorită ților vi zate de politica publică respectivă , este de
circa 2.500 func ționari publici, în medie, aproximativ 82,8 mil. lei sunt cheltui ți anual în
procesul de elab orare a proiectelor de acte legislative și normative.
Cu toate acestea, două componente importante și directe de cheltuieli țin de consumul de
hîrtie și corespondență. Pentru asigurarea autorită ților cu h îrtie, anua l se cheltuie circa 1,5 mil.
lei4. Alte cheltuieli directe, aferente procesului de elaborare a documentelor țin de servic iile
poștale (circa 1,6 mil. lei) și utilizarea tonerului pent ru imprimare (circa 1,3 mil. lei). Cheltuielile
de h îrtie și toner în realitate se presupun a fi mult mai mari, autoritățile fiind susținute de
proiecte de asistență tehnică și consultativă, deși nu au impact asupra bugetului. Astfel, cel pu țin
4,4 mil . lei se cheltuie anual de către Guvern pe hîrtie, toner și servicii po ștale, pentru a aproba,
în rezultat, 1 .200 ac te.
Impact ul administrativ
Politica actuală în domeniul circula ției documentelor nu implică un impact administrativ
semnificativ. În mare parte, procesele de elaborare și consultare a documentelor sunt
reglementate prin lege, iar în caz de necesitate, leg islația se modifică corespunzător . Ajustările
cadrului institu țional și func țional, sunt efectuate de asemenea în mod pragmatic, în dependen ță
de activită țile pe care executivul și-a asumat să le realizeze.
Impact ul economic
La nivel macro, sistemul actua l de circulație a documentelor și implicit procesul
decizional, au impact direct asupra activității mediului de afaceri, de și acesta nu poate fi
cuantificat. Durata lungă a procesului decizional afectează mediul de afaceri, în special în
domenii care neces ită reglementare de stat și fără de care agen ții economici suportă cheltuieli,
sunt restr înși în a face investi ții și pierd diverse oportunită ți.
Toto dată, de și nesemnificativ, este afectat bugetul funcționarilor publici, nevoiți uneori
să acopere din b uzunarul lor cheltuielile pentru livrarea documentelor.
Impact ul social și asupra sărăciei

4 Această cifră, obținută din chestionare trebuie să fie contrapusă cu cele obț inute de la Trezoreria de Stat și Agenția
de Achiziții Publice.

8
Similar impactului asupra agen ților economici, tergiversarea unor decizii care țin de
protec ția popula ției are impact direct asupra poten țialilor și actualilor săr aci. Acest impact însă
nu poate fi cuantificat. Această op țiune nu are un impact diferen țiat de gen.
Impact ul asupra mediului înconjurător
Sistemul actual de circula ție a documentelor, durata căruia este destul de lungă și care
este bazat pe consumul de h îrtie (cel pu țin 30,000 pachete de h îrtie pe an) are impact
considerabil asupra mediului înconjurător. Pentru a asigura această cantitate de h îrtie, anual sunt
tăiați 1.765 copaci, ceea ce îngreunează atmosfera cu aproximativ 41 tone de bioxid de carbon în
fiecare an.
Opțiunea 2 : Introducerea unui sistem electronic centralizat de gestionare a
documentelor 5.
Pentru a acorda servicii publice mai calitative și ajustate la necesitățile cetățenilor și a
mediului de afaceri, este nevoie de o circulație fluentă a informației în cadrul Guvernului.
Implementarea eficientă a sistemului electronic centralizat de gestionare al documentelor
(SEGD) este una din op țiunile care ar putea eficientiza procesul de circula ție a documentelor în
Guvern. SEGD este un sistem inf ormațional tipic și constă nu doar dintr -o aplicație software, dar
și din multe alte componente (anexa 5).
Opțiunea dată sugerează înlocuirea tuturor aplicațiilor software actuale cu un sistem
electronic de gestionare a documentelor și înregistrărilor cen tralizat. Sistemul va avea și funcții
de procesare a înregistrărilor electronice. Această abordare este una integrată și este în
concordanță cu inițiativa de e-Guvernare și tehnologiile cloud computing . În procesul de
implementare vor fi examinate toate po sibilitățile de optimizare a tuturor domeniilor, va fi
elaborat noul business model și în conformitate cu acesta vor fi fixați termenii de referin ță pentru
angajarea companiei care va implementa acest sistem . În anexa 6 sunt prezentate etapele
necesare pîn ă și după elaborarea termenelor de referin ță.
Din ce în ce mai mult, cerința sau linia de evoluție a nevoilor pieței și societății civile
devine mai competitivă. Astfel, publicul este în așteptarea unei eficiențe sporite din partea
Guvernului, în contextu l experienței din sectorul privat. Cu alte cuvinte, publicul așteaptă și are
nevoie de un acces la informație 24/24.
Dependența de hîrtie și procesele de lucru învechite, limitează semnificativ vizibilitatea și
controlul la nivel executiv, făcînd și mai c omplicat procesul de identificare a sectoarelor sau
ariilor care necesită îmbunătățiri și performanțe. Managementul ineficient al informației cre ează
costuri și riscuri adiționale (costuri ridicate pentru stocarea și securizarea informației și un risc
sporit de a atinge cerințele de confidențialitate și de conformitate legală).
Se estimează spre exemplu că, aproximativ 80% din datele și informația disponibilă a
unei instituții este ineficient sau de loc structurată. În consecință, aproximativ 30% din timpu l
angajaților este cheltuit pe proceduri de căutare, selectare, sortare a informației.6 Reieșind din

5 Analiza din această op țiune se bazează pe o ofertă financiară făcută de o companie cu experien ță în implementarea
proiectelor de a șa gen în Republica Moldova și peste hotare.
6 http://www.ser -solutions.net/ww/en/pub/ser_ensolutions/doxis4_iecm/what_is_ecm.cfm

9
aceste condiții, un sistem electronic de gestionare a docum entelor centralizat, vine să răspundă
într-un mod inovativ la aceste cerințe. Efectuînd și o com parație a cifrelor de impact ale
opțiunilor, conform metodei multicriteriale, vedem că sistemul centralizat ne oferă un scor și
beneficii maxime.
 Reduce costurile prin eliminarea proceselor manuale și bazate pe utilizarea hîrtiei
și permite angajaților să efectueze schimburi de informație electronică într -un mod securizat;
 Crează un sistem centralizat și integrat de management al informației în cadrul
unor departamente interne sau între agenții, pentru a interconecta procesele și a spori
eficacitatea;
 Impl ementează aplicații noi cu un efort minim, prin interconectarea unor aplicații
existente și configurate deja la procesele existente în cadrul instituției țintă;
 Îmbunătățește satisfacția cetățenilor față de activitatea Guvernului, prin răspunsuri
prompte v enite în baza unor cereri de acces securizat la informații;
 Reduce riscul legal prin managementul informației în concordanță cu cerințele de
confidențialitate, în același timp îmbunătățind transparența la nivel guvernamental;
 Minimizează investițiile cu ni ște costuri scăzute, soluții de mentenanță asigurate
de implementator și un centru de date ultra securizat.
Sunt doar cîteva din avantajele pe care le poate oferi procesul de implementare a
unui sistem electronic de gestionare a documentelor centralizat.
Totodată p utem menționa și alte avantaje :
 Acces direct și eficient la tot setul de informație disponibil;
 Stocarea și backup de date, informații și documente;
 Costuri reduse p rin optimizarea și automatizarea proceselor;
 Continuitatea și conformitatea bus iness proceselor;
 Optimizarea c osturi lor prin eliminarea unor interfețe, care necesită programări
sofisticate;
 Reducerea costurilor operaționale prin consilidare;
 Etc.
Sistemul centralizat va acoperi 31 de institu ții și Cancelaria de Stat, în care vor fi instalate
serverele pentru func ționarea sistemului. Op țiunea presu pune accesul a 2.500 utilizatori (cu
drepturi variate de acces) din cadrul acest or institu ții, care vor fi instrui ți pentru a opera în
sistemul respectiv.
Sistemul propus este recomanda bil să fie modular, compus din următoarele module
principale:
 Registratură ;
 Depozitul de documente ;
 Arhiva de documente ;
 Gestionarea structurii organiza ției – include si mecanismele de comunicare
ierarhică în cadrul organiza ției;
 Gestionarea proceselor – permite definirea unor fluxuri de procesare specifice
tratării anumitor tipuri de documente si necesită realizarea unei analize c omplete
în vederea definirii pa șilor inclu și în fluxurile respective ;
 Extensii pentru aplica ții de birou – unelte care facili tează lucrul integrat cu
aplica țiile Microsoft Office si cu aplica ția Microsoft Windows Explorer ;

10
 Mecanisme de integrare – acest modul este achi ziționat dacă beneficiarul dore ște
realizarea unor adaptări ale produsului standard ;
 și interfa țarea cu alte s isteme informatice ;
 Mecanisme de administrare .
În ceea ce privesc particularită țile tehnice, sistemul poate fi accesat de utilizatorii finali
prin intermediul browserului Interner Explorer 6.0 sau versiuni ulterioare. De asemenea,
facilitatea de integrare cu desktop -ul Windows presupune existen ța unor sta ții de lucru ce rulează
platforme Windows. Pentru implementarea acestei op țiuni va fi necesară infrastructura hardware
(servere pentru aplica ție și pentru baza de date) și cea de comunica ții care ar trebui să fie
asigurată de o conexiune Gigabit Ethernet între serverul de aplica ții si serverul de baze de date.
În cazul conectării între mai multe loca ții, este recomandată o conexiune de tip VPN cu o viteză
de minim 1 Mbps (viteza minimă garantată de provider ul de Internet).
Acest sistem va permite acoperi rea întregii activită ți a institu țiilor prin tipologie de
documente și a activită ților, centralizarea si organizarea tuturor documentelor. Eficientizarea
procesului decizional se va produce prin posibilitat ea regăsirii rapide a documentelor, timpul de
regăsire fiind redus de la zeci de minute sau chiar ore la c îteva secunde. Alte avantaje sunt: i)
posibilitatea urmăririi documentelor de la intrarea în sistem, pe tot parcursul procesărilor; ii)
vizualizarea p oziției unui document la un moment dat pe fluxul de procesare și identificarea
punctelor de blocare; iii) p osibilitatea difuzării unui document către mai mul ți destinatari,
putîndu-se realiza ulteri or și urmărirea faptului că ace știa au luat la cuno ștință această ac țiune;
iv) stabilirea unor termene de rezolvare pentru diverse activită ți și notificarea coordonatorului și
a utilizatorului în caz de abatere de la acestea; v) prioritizarea documentelor în func ție de
importan ța acestora; vi) efectuarea unor not ițe și comentarii pe marginea documentelor; vii)
consultarea mult mai u șoară a documentelor cu parteneri, colegi.
Opțiunea respectivă se va realiza în zece pa și, și anume:
1. Analiza fluxurilor de lucru, în vederea stabilirii necesită ților de configurare,
parametrizare și setare ;
2. Analiza de interc onectare a fluxurilor de lucru î ntre institu țiile implicate ;
3. Instalarea sistemului standard ;
4. Configurarea fluxuri lor de lucru în sistem considerî nd o arhitectură centraliz ată pentru
institu țiile implicate confo rm doc umenta ției de analiză;
5. Validarea practică a prototipului sistemului și a rezultatelor fazei de analiză ;
6. Migrarea de date din aplica țiile existente definite ;
7. Instalarea sistemului pe calculatoarele utilizatorilor ;
8. Școlarizarea utilizatorilor finali și a sp eciali știlor IT pentru utilizarea sistemului și
organizarea de sesiuni de școlarizare ;
9. Realizarea testelor de acceptan ță func țională a Sistemului Informatic ;
10. Asisten ța tehnică acordată administratorilor de sistem pentru administrarea sistemului.
Acești pași pot fi realiza ți de CGE în comun cu , compania care va fi selectată în urma
concursului sau preponderent de companie. În dependen ță de decizie, variază costul op țiunii.
Durata implementării sistemului, odată ce compania a fost selectată nu trebuie să fie mai mare de
un an și jumătate.

11
Impactul fiscal
Această op țiune are un impact fiscal considerabil. Costurile ini țiale înalte, vor duce
ulterior la diminuarea cheltuielilor de capital într -o perioadă de la 3 la 5 ani și va spori eficiența.7
Costul unui SEGDI centralizat variază în dependen ță de compania care va fi selectată
pentru a oferi acest produs și produsul propriu zis. În dependen ță de faptul dacă este o companie
autohtonă sau străină și ce solu ție propune, elaborarea și implementarea sistemului poate varia
de la 2 mil. lei8 la circa 9,7 mil. lei9. În pofida acestor diferen țe de costuri, serviciile care sunt
incluse în 9, 7 mil. lei sunt exhaustive și acoperă integral cei zece pa și necesari pentru
implementarea sistemului. Aici sunt incluse licen țele de utilizare, suportul tehnic pentru un an și
serviciile propuse care nu sunt dec ît cei zece pa și aferen ți implementării sistemului.
În cazul în care Guvernul va achizi ționa și licențe de utilizare pentru server de bază de
date și va adapta sistemul pentru utilizarea semnăturii digitale, costul final va cre ște cu încă circa
3,9 mil. lei, astfel ob ținînd un impact fiscal de aproximativ 13,6 mil. lei (anexa 7).
Important de men ționat este și faptul că la această etapă d e estimare a impactului fiscal,
s-a ținut cont de rezultatele estimative în baza chestionarului, de unde reiese că toate autorită țile
sunt dotate corespunzător cu echipamente digitale (calculatoare, scanere, imprimante etc.). Prin
urmare, acest aspect nu a fost luat în calcul la estim area impactului fiscal în sine.
Introducerea sistemului electronic presupune debarasarea treptată de hîrtie și alte
consumabile sau servicii aferente. Astfel, r educeri semnificative se preconizează și la capitolul
cheltuieli pentru consumul de hîrtie, ton er și serviciile po ștale. Î n primul an de implementare se
estimează cheltuieli de 1,13 mil. lei pentru consumul de hîrtie (toner – 0,93 mil . lei, servicii
poștale – 1,23 mil . lei), al doilea an 0,63 mil . lei (toner – 0,43 mil . lei, servicii po ștale – 0,73 mil.
lei) și al treilea an 0,32 mil . lei (toner – 0,12 mil . lei, servicii po ștale – 0,42 mil . lei).
Deoarece costurile aferente analizei proceselor, introducerii sistemului electronic, instruirii
personalului vor fi investite preponderent în prim ul an de implementare a politicii publice,
generînd un impact fiscal de circa 16,9 mil. lei (sistemul, plus hârtie, tonerul și servicile po ștale)
în anii ulteriori, prin economiile produse, impactul fiscal se va limita la circa 1,79 mil. lei, urmat
în anul ulterior de 0,86 mil. lei.
Impactul administrativ
Impactul administrativ al acestei op țiuni este semnificativ. În vederea introducer ii unui
SEGDI centralizat , este necesar să ajust ăm cadrul legislativ și institu țional în domeniu.
Sistemul presupune tre cerea de la documente pe suport hîrtie la documente în format
electronic. Pentru a asigura această tranzi ție, o serie de acte normative necesită a fi modificate.
Acestea țin de modificarea cerin țelor fa ță de procedurile de elaborare, consultare, înregistra re,

7 Miles L. Mathieu, THE PAPERLESS OFFICE: ACCEPTING DIGITIZED DATA, valabil la adresa w eb
http://www.cabinetng.com/media/Paperless%20Office_Troy%20State.pdf , vizitat în aprilie 2011.
8 Pe pia ță există companii autohtone care propun sisteme la pre țul de circa 47 mii lei per institu ție.
9 Cifra de 9,5 milioane este dedusă din estimările effectuate de o companie străină care au implementat astfel de
sisteme în Republica Moldova și în exterior.

12
transmitere a documentelor, asigurarea condi țiilor tehnice pentru introoducerea sistemului, în
mod special a documentului electronic și semnăturii digitale. Aceste acte sunt următoarele:
1. Legea privind actele normative ale Guvernului și ale altor au torități ale administrației
publice centrale și locale nr . 317 -XV din 18 iulie 2003 ;
2. Legea privind actele legislative nr . 780 din 27 decembrie 2001 ;
3. Legea privind trans parența procesului decizional nr .239 din 13 noiembrie 2008 ;
4. Legea nr. 982 -XIV din 11 mai 2000 privind accesul la informație;
5. Legea nr. 158 din 04 iulie 2008 cu privire la funcția public și statutul funcționarului
public;
6. Legea nr. 241 -XVI din 15 noiembrie 2007 privind telecomunicațiile;
7. Legea nr. 1069 -XIV din 22 iunie 2000 cu privire la informatică;
8. Legea nr. 467 -XV din 21 noiembrie 2003 cu privire la informatizare și resursele
informaționale de stat;
9. Legea nr. 264 -XV din 15 iulie 2004 cu privire la documentul electronic și semnătura
digitală;
10. Legea nr. 17 -XVI din 15 februarie 2007 cu privire la protecția datelor cu caracter
personal;
11. Legea nr. 71 -XVI din 22 martie 2007 cu privire la registre;
12. Legea nr. 106 din 17 mai 1994 cu privire la secretul de stat;
13. Hotărîrea Guvernului Republicii Moldova nr. 735 d in 11 iunie 2002 cu privire la
sistemele speciale de telecomunicații ale Republicii Moldova;
14. Hotărîrea Guvernului Republicii Moldova nr. 945 din 05 septembrie 2005 cu privire la
centrele de certificare a cheilor publice;
15. Hotărîrea Guvernului Repub licii Moldova nr. 320 din 28 martie 2006 privind aprobarea
Regulamentului privind ordinea de aplicare a semnăturii digitale în documentele
electronice ale autorităților publice;
16. Hotărîrea Guvernului Republicii Moldova nr. 969 din 23 august 2007 cu pr ivire la
aprobarea Regulamentului privind sistemul de poștă electronică al APC;
17. Hotărîrea Guvernului Republicii Moldova nr. 765 din 05 iulie 2006 cu privire la pagina
oficială a Republicii Moldova în rețeaua Internet.
Următoarele documente de politi ci publice necesită a fi modificate sau abrogate în
contextul reg îndirii viziunii de e -transformare per ansamblu și introducere a sistemului electronic
în mod particular. Acestea sunt:
1. Hotărîrea Guvernului Republicii Moldova nr. 183 -17 din 16 februarie 2005 cu privire la
aprobarea Conceptului sistemului de telecomunicații guvernamentale;
2. Hotărîrea Guvernului Republicii Moldova nr. 255 of 09 martie 2005 privind Strategia
Națională de edificare a societății informaționale – “Moldova Electronică”;
3. Hotărîrea Guvernului Republicii Moldova nr. 733 din 28 iunie 2006 cu privire la
conceptual guvernării electronice;
4. Hotărîrea Guvernului Republicii Moldova nr. 844 din 26 iulie 2007cu privire la aprobarea
Concepției sistemului integrat de circulație a documentelor electronice;
5. Hotărîrea Guvernului Republicii Moldova nr. 916 din 06 august 2007 cu privire la
aprobarea Concepției portalului guvernamental;

13
6. Hotărîrea Guvernului Republicii Moldova nr. 844 din 26 iulie 2007 cu privire la
Conceptul Deciziei privind e -guvernarea.
Important e ste să fie elaborat un concept unic cu privire la circula ția, înregistrarea și
transmiterea documentelor, de care să se conducă institu țiile, inclusiv prin regulamente interne și
modificarea fi șelor de post.
Pentru a asigura func ționarea sistemului este necesară crearea unui cadru institu țional
adecvat. Fiind un sistem centralizat, loca ția serverelor va fi la Cancelaria de Stat, căreia i se
subordonează CGE . Un centru de date, care va gestiona sistemul centralizat a r putea fi chiar
parte a Centrului pentru Tehnologii Speciale (CTS), capacită țile căruia trebuie să fie consolidate,
pentru a putea as igura func ționarea constantă și la nivel înalt a sistemului.
Unul din componentele majore ale sistemului informațional es te elaborarea și semnarea
unor acorduri speciale privind nivelul calității serviciilor între organizațiile implicate în acest
proces. În prezent nu există vreun acord formal privind nivelul calității serviciilor între entitățile
publice și CTS care să asig ure fiabilitatea sistemului, securitatea sau alte standarde de
performanță. Deși ambele, instituția și CTS, fac parte din Guvern, aceasta nu limitează
necesitatea de a introduce niște măsuri de performanță și responsabilități asociate pentru sistem,
cu del imitarea clară a rolurilor.
Pentru a încuraja instituțiile să adopte sistemul electronic utilizatorii trebuie să fie
asigurați cu anumite capacități ale sistemului, inclusiv disponibilitatea înaltă (99.999%),
siguranță, copiere de siguranță a datelor etc. Asigurările CTS verbale sau neformale că de aceste
lucruri se ocupă cineva, chiar dacă și există, nu sînt suficiente. În general, acordurile de servicii
trebuie încheiate între oricare două sisteme informaționale de servicii IT susținute și menținute în
instituții diferite.
Impactul economic
Eficientizarea circula ției documentelor, și de aici, a activită ții Guvernului, prin
introducerea sistemului electronic centralizat va avea impact implicit și asupra mediului de
afaceri prin accelerarea procesului de l uare a deciziilor.10
Totodată, companiile care prestează servicii și oferă produse IT și care vor fi contractate
pentru implementarea acestei politici publice î și vor spori veniturile. Cu toate acestea tranzi ția de
la documente pe suport hîrtie, la cele î n format electronic va afecta companiile de la care
Guvernul achizi ționează produse de papetărie.
Impactul social și asupra sărăciei
Eficientizarea circula ției documentelor, și de aici, a activită ții Guvernului, prin
introducerea sistemului electronic ce ntralizat va avea impact implicit și asupra popula ției, în
speță, asupra categoriilor vulnerabile, prin accelerarea procesului de luare a deciziilor.

10 Lucio Picci, „The quantitative evaluation of the economic impact of e -government: A structural modelling
approach ”, Bologna, Italy, valabil la adresa web http://www2.dse.unibo.it/picci//egoveval.pdf , vizitat în martie
2011.

14
În pofida percep ției că digitalizarea proceselor ar conduce la eliberări din func ție a
personalului, situația reală este una contrarie . Persoanele de suport tehnic care actualmente fac
activită ți de logistică (înregistrare, a rhivare, etc.) și care sunt insuficiente în cadrul autorită ților
publice vizate, cel mai probabil nu -și vor pierde locul de muncă, ci vor fi instrui ți pentru a activa
în contextul noului sistem și noilor proceduri. De asemenea , Guvernul va avea nevoie de noi
angaja ți în domeniul tehnologiilor informa ționale pentru a men ține sistemul opera țional la
nivel ul fiecărei institu ții subordonate .
Această op țiune nu are un impact diferen țiat de gen.
Impactul asupra mediului înconjurător
Această op țiune are un impact semnificativ asupra mediului înconjurător at ît pozitiv, c ît
și negativ. Atunci cînd vorbim despre impactul pozitiv pe care îl poate avea implementarea unui
SEGDI , există trei efecte cheie de mediu:
 Avînd în vedere că la nivel global, conform statisticilor, anual se consumă aproximativ 14
milioane pachete de hîrtie, primul efect ar fi acela de reducere a de șeurilor generate pr in
utilizarea acestor cantită ți;
 Nu ar mai fi nevoie de tăierea anuală a 80,000 copaci;
 De asemenea, emiterile de dioxid de carbon în atmosferă s -ar reduce cu 118,000 tone.11
Trebuie să mai luăm în considera ție faptul că procesul de prelucrare și produc ție a hîrtiei
implică un sistem extrem de vast care nu este atît de vizibil: consum enorm de combustibil
pentru taierea si transportarea copacilor, energia utilizată la prelucrare, cantită ți enorme de apă,
etc., fiecare din aceste etape implicînd în mod speci al emisii de cantită ți enorme de dioxid de
carbon în atmosferă.
Referindu -ne specific la impactul de mediu în cazul Republicii Moldova și ținînd cont de
inten ția de a reduce treptat consumul de h îrtie, op țiunea respectivă va permite salvarea a 2 .849
copac i în următorii trei ani. Reie șind din bugetul estimat pentru consumul de hîrtie în fiecare an
de la implementarea sistemului informa țional , care este în descre ștere continuă, în primul an vom
salva circa 43 6 copaci, în cel de -al doilea 1.024 copaci și resp ectiv în al treilea 1 .389 copaci. În
acela și sens, de -a lungul aceleia și perioade vor fi eliminate cu aproximativ 64 .672 tone de dioxid
de carbon mai mult din atmosferă. În primul an vom reu și înbunătă țirea randamentului cu 9 .897
tone, al d oilea an 23 .245 tone și al treilea an 31 .530 tone dioxid de carbon.
Totodată este un lucru extrem de important să con știentizăm faptul că și procesul de
digitalizare implică aspecte negative, inclusiv impact asupra mediului înconjurător.Trebuie să
ținem cont de faptul că însăși confec ționarea echipamentelor digitale necesare în vederea
digitalizării proceselor de muncă și de management al documentelor, necesită cantită ți
semnificative de resurse naturale. Aceste resurse naturale sunt bineîn țeles dobîndite prin procese
standart de extrac ție, prelucrare etc. Prin extragerea acestora însă se aduce de asemenea un
impact semnificativ mediului: defri șări de păduri în urma extragerii cărbunelui necesar ob ținerii
energiei, în consecin ță sunt poluate surse importante de apă, dispar specii de plante și animale

11James DeRosa, The Green PDF : Reducing Gre enhouse Gas Emissions One Ream at a Time, Global Warming
Initiatives, Inc., 2007, valabil la adresa web http://www.greenpdf.com/graphics/TheGreenPDFRevolution.pdf ,
vizitat în martie 2 011.

15
etc., nemaivorbind de factorul uman, cultural, social. Odată cu digitalizarea proceselor, trebuie să
conștientizăm că însă și consumul de energie pentru a men ține în regim de lucru toate aceste
instrumente, va cre ște semnificati v.
În acest sens, ținem să men ționăm studiul realizat de United Nations Environment
Programme (UNEP) Recycling – from e -waste to resources , care ne descrie într -un mod extrem
de detaliat și relevant procesul de reciclare a de șeurilor electronice (calcula toare, televizoare,
aparate radio, etc.), atît complexitatea acestuia cît și impactul de mediu și economic pe care îl
produce. Tot aici găsim și solu țiile pentru a eficientiza acest proces și pentru a reduce
semnificativ impactul negativ atît de mediu cît și economic.12
Opțiunea 3 : Introducerea unui sistem electronic descentralizat de gestionare a
documentelor.
Această op țiune presupune introducerea și utilizarea de către fiecare instituție a propriului
sistem de gestionare a documentelor. Fiecare instituț ie în parte va achiziționa aplicația software
sau o vor optimiza pe cea existentă. Decizia referitor la modulele pe care le vor avea sistemele va
aparține instituției (în funcție de capacitatea și bugetul acesteia). La nivel central, CGE asigură
doar stabi lirea unor cerin țe de interoperabilitate dintre diferite sisteme și standarde de
funcționare.
Această opțiune este mai ieftină dec ît opțiunea 2 și poate fi implementată mai rapid,
deoarece nu necesită resurse centralizate, asi gurate de o singură institu ție (cum este CGE în
opțiunea 2 ).
Diferen ța principală dintre aceste op țiuni constă în impactul fiscal și administrativ. Ținînd
cont de faptul că ambele op țiuni vor reu și să contribuie la atingerea obiectivelor de aceea și
manieră, impactul economic, social și de mediu sunt similare și nu vor fi reiterate.
Impactul fiscal
Această op țiune implică două tipuri de costuri:
 Costul activităților tradiționale la nivel guvernamental (optimizarea unor procese,
elaborarea și adoptarea standardelor etc.);
 Costurile de achiziție și introducere a aplicațiilor software, care variază în funcție de
instituție (depind de faptul dacă instituția deja folosește vreun software sau nu, ce tip
de aplicație folosește, de infrastructura IT etc.) .
Primul tip de costuri ține de efect uarea unui șir de analize pentru modificarea business
proceselor, similar cu prima op țiune. Aceasta poate fi efectuată de CGE , ceea ce nu va implica
costuri adi ționale sau de către o companie specializată, serviciile căreia costă. Dacă e să reie șim
din cos tul acestor activită ți estimat în cea de -a doua opțiune, pe care ar putea să o presteze o
companie străină, suma va atinge circa 280.627 lei ( anexa 7 . primele trei activită ți din tabelul

12 Mathias Schluep, Esther Mueller, Sustainable Innovation and Technology Transfer Industrial Sector Studies –
RECYCLING – FROM E -WASTE TO RESOURCES , Oktoberdruck AG, Berlin, Germany, 2009, valabil la adresa
web http://www.unep.org/PDF/PressReleases/E -Waste_publication_screen_FINALVERSION -sml.pdf , vizitat în
martie 2011.

16
”servicii” din costul celei de -a doua opțiuni). În cazul în care aces te servicii sunt prestate de o
companie autohtonă, costul va fi semnificativ mai mic.
Cu privire l a a doua categorie de costuri, este important faptul că la moment în 15
institu ții deja există sisteme electronice de gestionare a informa ției, de și func ționalitatea acestora
și gradul de utilizare variază semnificativ. Totu și, povara ce a mai mare va fi pe celelalte 16
institu ții și Cancelaria de Stat care nu dispun de astfel de sisteme.
Impactul fiscal, la acest tip de costuri, reie șind din natura opțiunii nu este unul concentrat
pe o singură institu ție, cum ar fi în cazul op țiunii cu sistemul centralizat. Costurile sunt suportate
mai mult sau mai pu țin egal de către toate institu țiile vizate care vor trebui să -și analizeze
posibilită țile financiare și să al eagă solu ția cea mai realistă în contextul cerin țelor expuse fa ță de
sistem și interoperabilitate.
Soluția cea mai ieftină, însă, nu neapărat cea mai bună, ar fi ca aceste sisteme să fie
procurate de la o companie autohtonă care deja a implementat astfel de sisteme în c îteva
autorită ți. În acest scenariu fiecare institu ție din cele 1 7 va trebui să suporte cheltuieli în mărime
de circa 47.000 le i, ceea ce în sumă constiuie 799 .000 lei.
Astfel, impactul fiscal calculat pentru principalele componente – analiza proceselor și
introdu cerea sistemelor este de 1.1 mil. lei. Cu adaptările pe care le necesită anumite sisteme
deja existente, impactul fiscal ar putea să crească , fără a depă și însă 1,3 mil. lei.
Ca și în cazul opțiunii precedent e, există nu doar co sturi, ci și beneficii care derivă din
economia de h îrie, toner, servicii po ștale. Astfel, în primul an care presupune și investi țiile în
sistem și consumul încă înalt de hîrtie, toner și servicii po ștale, impactul fiscal va fi de 4,6 mil.
lei. În anul doi și trei impactul fiscal va constitui 1,79 mil. lei și 0,74 mil. lei respectiv.
Impactul administrativ
Într-un sistem descentralizat, implica țiile legislative sunt similare cu cele din sistemul
centralizat, cu mici excep ții. Cancelaria de Stat, în tandem cu CGE vor trebui să elaboreze
cerințe de interoperabilitate între diferite sisteme electronice de gestionare a documentelor și
standarde minime de func ționare. Totodată, va trebui să formuleze un ordin prin care institu țiile
urmează să se conformeze ceri nțelor la termenul indicat, pentru a nu re ține conectarea sistemelor
între ele.
Introducerea aplicațiilor software în noile instituții ar putea fi efectuată pe etape (la
fiecare etapă c îteva instituții introduc aplicația software), în dependen ță de posibi litățile
financiare și infrastructura existentă. Informa ția de rigoare va fi generată de analizele business
proceselor care se vor efectua la prima fază.

17
V. COMPARAREA ȘI SELECTAREA OP ȚIUNII PREFERATE
Există mai multe metode relevante, utile în procesul de comparare și analizare a
opțiunilor de politici publice. Printre acestea se numără: analiza cost -beneficiu, multicriterială și
cost-efectivitate.
În acest context, analizele cost -beneficiu și cost -efectivitate sunt utilizate atunci cînd sunt
cunoscute cost urile exacte ale fiecărei opțiuni. Or, avînd în vedere faptul că în cazul nostru
costurile exacte vor putea fi constatate doar după selectarea operatorului ce va dezvolta și
implementa sistemul electronic, metoda optimă de comparare a opțiunilor este anal iza
multicriterială.
Metoda Multicriterială

Conform metodologiei analizei multicriteriale, în urma estimării punctajului conferit
fiecărei o pțiuni în funcție de tipul impactului, a fost stabilită ponderea aferentă fiecărui tip de
impact în funcție de scopul și obiectivele PPP -ului, pe o scală de la 0 la 1 (fără a depăși 1 punct
în sumă).
Astfel, cea mai mare pondere a fost atribuită impactului administrativ, datorită faptului că
scopul și obiectivele specifice ale PPP -ului au fost stabili te pentru a îmbunătăți sistemul de
management al documentelor în cadrul APC, în vederea eficientizării proceselor din punct de
vedere administrativ. Criterii de evaluare Puncte (de la -5 la +5) Pondere (O – 1) Impact
-5 -4 -3 -2 -1 0 1 2 3 4 5
Opțiunea 1: Status quo (Nici o acțiune). -1.6
Impactul fiscal    0.2 0.2
Impactul administrativ   0.4 -1.6
Impactul economic   0.1 0.1
Impactul social    0.1 0.1
Impactul asupra mediului   0.2 -0.4
Opțiunea 2: Introducerea unui sistem electronic de gestionare a documentelor și înregistrărilor
centralizat. -0.2
Impactul fiscal   0.2 -0.8
Impactul administrativ   0.4 -0.4
Impactul economic  0.1 0.2
Impactul social  0.1 0.2
Impactul asupra mediului  0.2 0.6
Opțiunea 3: Introducerea unui s istem electronic de gestionare a documentelor și înregistrărilor
descentralizat. -0.4
Impactul fiscal  0.2 -0.6
Impactul administrativ  0.4 -0.8
Impactul economic  0.1 0.2
Impactul social  0.1 0.2
Impactul a supra mediului  0.2 0.6

18
Impactului fiscal și celui asupra mediului i -au fost atr ibuite o pondere de 0.2 puncte,
datorită importan ței proceselor pe care le generează sau poate genera opțiunile PPP -ului.
Cîte 0.1 puncte pondere au fost atribuite impactului economic și social, deoarece acestea
nu reprezintă ținta politici respective .
Vom explica mai jos puțin logica conform căreia a fost stabilit punctajul în funcție de
fiecare tip de impact:
 În cazul opțiunii Status quo, care presupune neimplicarea Guvernului în situația actuală,
ceea ce ar însemna perpetuarea metodelor și proceselor existente de gestionare și
circulație a documen telor, impactul administrativ rămîne a fi unul semnificativ negativ
(-4), deoarece ne apropiem extrem de puțin de dezideratul și scopul PPP -ului. O cotă
negativă este atribuită și impactului de mediu, datorită faptului că prin ne -intervenție în
sistemu l actual de management al documentelor, consumul de resurse (hîrtie, toner etc.)
necesar în vederea asigurării funcționalității guvernamentale, rămîne a implica costuri și
efecte negative asupra mediului înconjurător, pe termen mediu și lung. Celelalte tip uri de
impact păstrează un punctaj pozitiv (de +1), datorită relevanței și naturii proceselor pe
care le generează.
 În cazul introducerii unui sistem de gestionare a documentelor centralizat, înregistrăm
cote negative atunci cînd vorbim despre impactul fis cal și cel administrativ. În primul caz
(-4 puncte), acest lucru se datorează faptului că prețul, sau costul de implementare a unui
sistem centralizat ce urmează a fi suportat la prima etapă, este unul destul de
semnificativ. Cota negativă urmînd a se modi fica în perioada imediat următoare
implementării, pe termen mediu și lung atingînd în cel mai eficient mod obiectivele PPP –
ului. Cota negativă a impactului administrativ, se datorează în mare parte faptului că
bagajul cadrului normativ și legislativ ce urm ează a fi modificat pentru a reflecta
principiul noului sistem de gestionare a documentelor și proceselor de funcționare, este
destul de impunător. Acest lucru presupunînd un efort administrativ și birocratic
considerabil din partea factorilor de decizie. Avem cote pozitive, însă, atunci cînd vorbim
despre impactul economic, social și asupra mediului (+3). Cel din urmă are ponderea cea
mai mare, datorită economiilor de materii prime (hîrtie, toner), resurse naturale (copaci,
energie, cantitatea redusă elimi nată de CO2) și servicii (serviciile poștale) pe care le
implică în vederea asigurării funcționalității sistemului guvernamental.
 În cazul introducerii unui sistem de gestionare a documentelor descentralizat, natura
impacturilor și intensitatea acestora e ste în mare parte similară cu cele ale sistemului
centralizat . Diferențele cheie apar doar în cazul impactului fiscal și celui administrativ.
Datorită caracterului descentralizat de implementare a sistemelor electronice în fiecare
autoritate separat, costu rile suportate la nivel central vor înregistra sume mai puțin
impunătoare. În acest caz însă apar alte divergențe și abateri în materie de realizare a
obiectivelor. Spre exemplu, pe termen mediu și lung, datorită unor serii de probleme
tehnice pe care le p oate implica (incompatibilități între diverse sisteme, parametri diferiți
etc.), costurile de implementare și mentenanță se pot dubla. Din punct de vedere
administrativ, datorită aceluiaș i caracter descentralizat, eforturile de legiferare, precum și
asigur area continuității procesului de management în tot sistemul guvernamental, devin

19
mai complexe în comparație cu opțiunea sistemului centralizat. În cazul impactului
economic, social și asupra mediului, cotele sunt similare în ambele cazuri.
Astfel, operîn d formula de bază a analizei multicriteriale (înmulțind punctajul aferent
fiecărui tip de impact cu ponderea acestuia) în vederea estimării cotei de impact pentru fiecare
din cele trei opțiuni, obținem următoarele rezultate:
 Opțiunea 1: – 1.6;
 Opțiunea 2: – 0.2;
 Opțiunea 3: – 0.4.
Concluzia este aceea că cel mai bun impact și realizarea în cea mai mare măsură a
obiectivelor specifice ale PPP -ului, va putea fi asigurat prin implementarea unui sistem de
gestionare a documentelor centralizat , care are cel mai mare punctaj.

20
Anexa 1. Chestionar pentru autoritățile publice cu privire la procesele de circulație
a documentelor .
I. Informație generală

1. Câte persoane activează în instituția Dvs. (efectivul limită)?
_____________________________________________________ _________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________

2. Câte persoane în instituția Dvs. activează în subdiviziunea/le responsabilă/le de înregistrarea,
distribuirea int ernă, expedierea și arhivarea documentelor? Indicați numărul de persoane pe tipuri
de activități efectuate.
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________ ________
_____________________________________ _

3. Câte persoane în instituția Dvs. sunt responsabile de asigurarea funcționării echipamentului
electronic?
______________________________________________________________________________
_________________________ _____________________________________________________
______________________________________

4. Câte instituții aveți în subordine? Care sunt aceste instituții?
______________________________________________________________________________
____________________ __________________________________________________________
_______________ _______________________

II. Volumul documentelor

5. Câte documente elaborate de instituția Dvs. au fost transmise altor autorități în ultimii trei ani
(2008 -2010)? Indicați tipul acestora (acte normative, acte legislative, rapoarte, etc.).

2008 2009 2010
Acte legislative
Actele normative
Rapoarte
Avize
Altele

6. Câte petiții au fost expediate la adresa instituției Dvs. în ultimii trei ani (2008 -2010)?
_____________ _________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________ ________________

III. Procesul de elaborare a documentelor

21
7. Dispune instituția Dvs. de un regu lament intern care reglementează procedurile de elaborare,
consultare, avizare, etc. la nivel de instituție a documentelor? Dacă da, puteți să anexați acest
regulament la chestionar?
________________________________________________________________________ ______
______________________________________________________________________________
______________________________________

8. În cazul în care un astfel de regulament există, considerați că este reușit și nu necesită
îmbunătățiri ulterioare? Argumentați răsp unsul.
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
_______________________________ _______

9. Descrieți succint care este procedura de elaborare a unui document (act normativ, act legislativ,
document de politici publice, etc.). Indicați toate etapele principale (crearea grupului de lucru,
elaborarea primului, proiect consultarea și avizarea, expertiza, definitivarea, etc.) și durata
acestora (în zile).
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
_________________________ _____________

10. Descrieți succint procesul de coordonare internă a un ui proiect de document elaborat de către
instituția Dvs. și durata fiecărei etape (coordonarea cu alte subdiviziuni, aprobarea de către
conducător, transmiterea cancelariei pentru înregistrarea proiectului la ieșire, expedierea
proiectului).
_____________ _________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________

11. Cât de frecvent în coordonarea unui document sau obținerea unor informați i de la alte
subdiviziuni din instituția Dvs. se utilizează un ordin (circulară) semnat de conducătorul
autorității? Indicați răspunsul în procent față de numărul total de cazuri.

12. Cât de frecvent s unt prezentate instituției Dvs. avizele cu termenul depășit? Indicați răspunsul în
procent față de numărul total de cazuri.

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

22
13. Cât de frecvent prezintă instituția Dvs. avize cu termen depășit? Indic ați răspunsul în procent față
de numărul total de cazuri.

14. Care este motivul depășirii termenului de prezentare a avizului de către autoritatea Dvs.?

1.1. Rețineri în formularea și definitivarea avizul ui
 Cel mai des
 Des
 Mai rar

1.2. Rețineri în semnarea avizului de către conducere
 Cel mai des
 Des
 Mai rar

1.3. Alte rețineri
________________________________________________________________________
__________________________________________________________________ ______
_________________________________ _

15. Cât de frecvent se întâmplă ca instituția Dvs. să transmită un proiect de document spre avizare
altor autorități doar cu indicarea locului de unde documentul poate fi accesat și fără a -l trimite
nemijlocit pe supor t de hârtie? Indicați răspunsul în procent față de numărul total de cazuri.

16. Care este modalitatea de expediere a documentelor altor autorități (prin expeditori din cadrul
autorității, curier privat, personal de către autor, prin poșta electronică, alte căi)? Indicați în
procentaj față de numărul total de cazuri.
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________ ________________
______________________________________

17. Cât timp în mediu durează livrarea documentelor la destinatar?
 Până la o oră
 Până la trei ore
 O zi
 Două zile 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

23
 Trei zile și mai mult

18. Cât timp în mediu durează contrasemnarea înainte de prezentarea docu mentelor la ședința
Guvernului?
 Până la o oră
 Până la trei ore
 O zi
 Două zile
 Trei zile și mai mult

19. Cât de des există cazuri în care documentele sunt expediate altor autorități, însă din anumite
motive nu ajung la destinație? Indicați răspunsul în procent față de numărul total de cazuri.
 Des
 Rar
 Niciodată

20. Câte copii ale proiectului unui document elaborat de instituția Dvs. sunt făcute înainte de a fi
expediat altor autorități?
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________

21. Care este procedura de înregistrare a documentelor?
 Prin sistem electronic
 Prin bază de date electronică
 Prin registru manual
 Electronic ș i manual

22. Documentele de intrare parvenite la adresa instituției Dvs. pentru executare sunt înregistrate doar
centralizat ( de către cancelarie) sau și de către subdiviziuni?
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________

23. Care este modalitatea de transmitere a informației pentru publicare pe pagina autorității Dvs. și în
ce format aceasta se transmite spre publ icare (pe suport de hârtie, format electronic) și cine dă
aprobarea pentru publicare?
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________ ________________________

24. Cât de frecvent documentul elaborat de către autoritatea Dvs. este expediat atât pe suport de
hârtie, cât și în format electronic altor autorități publice? Indicați răspunsul în procent față de
numărul total de cazuri.
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

24

25. Care sunt cele mai mari probleme de ordin intern (din cadrul autorității, inclusiv reglementări
procedurale interne) și extern ( din afara autorității, inclusiv reglementări procedurale externe)
care conside rați că afectează și periclitează procesul de elaborare, avizare, definitivare și aprobare
a documentelor?

______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________ ________
______________________________________

IV. Asigurarea cu echipament și consumul

26. Câte calculatoare și scanere sunt în instituția Dvs.?
______________________________________________________________________________
______________________________________ ________________________________________
______________________________________

27. Câte calculatoare din instituția Dvs. sunt conectate la rețeaua internă?
______________________________________________________________________________
_________________________ _____________________________________________________
______________________________________

28. Care sunt cheltuielile medii anuale pentru toner (la imprimantă)?
______________________________________________________________________________
___________________ ___________________________________________________________
______________________________________

29. Care este consumul mediu anual de hârtie în cadrul instituției Dvs.?
______________________________________________________________________________
_________ _____________________________________________________________________
______________________________________

30. Care este costul mediu anual al serviciilor poștale?
______________________________________________________________________________
________________ ______________________________________________________________
______________________________________

V. Sistemul informațional

31. Dispune instituția Dvs. de un sistem electronic de gestionare a informației? Dacă da, descrieți
succint tipul sistemului, inclus iv denumirea, anul introducerii, autorul sistemului și principalele
funcții.
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
_______________________ _______________

25

32. În cazul în care nu aveți un astfel de sistem, planificați instalarea acestuia în viitor? Dacă da, când
planificați acest lucru?
______________________________________________________________________________
________________________________ ______________________________________________
______________________________________

33. Dacă există un astfel de sistem, indicați dacă este funcțional doar la nivelul instituției Dvs. sau și
a autorităților subordonate sau/și altor autorități publice.
______ ________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________

34. Sunteți mulțumiți de felul în care funcționează acest sistem? Dacă nu, descrieți succint
problemele principale.
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________

35. Considerați necesară tranziția spre un management mai eficient de gestionare a documentelor și
de la documente pe suport de hârtie la documente în format electronic? Explicați răspunsul.

26
Anexa 2. Lista instituțiilor vizate de politica publică analizată.

1. Ministerul Economiei
2. Ministerul Finanțelor
3. Ministerul Afacerilor Externe și Integrării Europene
4. Ministerul Justiției
5. Ministerul Agriculturii și Industriei Alimentare
6. Ministerul Muncii Protecției Sociale și Familiei
7. Ministerul Sănătății
8. Ministerul Educației
9. Ministerul Tehnologiilor Informaționale și Comunicațiilor
10. Ministerul Transporturilor și Infrastructurii Drumurilor
11. Ministerul Construcțiilor și Dezvoltării Regionale
12. Ministerul Apărării
13. Ministerul Afacerilor Interne
14. Ministerul Mediului
15. Ministerul Tineretului și Spor tului
16. Ministerul Culturii
17. Cancelaria de Stat
18. Academia de Științe a Moldovei
19. Biroul Național de Statistică
20. Serviciul de Stat de Arhivă
21. Agenția Relații Funciare și Cadastru
22. Casa Națională de Asigurări Sociale
23. Casa Națională de Asigurări în Medicină
24. Centrul p entru Combaterea Crimelor Economice și Corupție
25. Serviciul de Informație și Securitate
26. Biroul Relații Interetnice
27. Curtea de Conturi
28. Agenția Națională pentru Reglementare în Comunicații Electronice și Tehnologia
Informației
29. Serviciul Grăniceri
30. Agen ția „Molds ilva”
31. Agen ția Rezerve Materiale
32. Agen ția Turismului

27
Anexa 3. Durata medie de elaborare și consultare a unui proiect de act normativ
mai complex.

Procesul neefectiv și
neeficient de circulație a
documentelor în AAPC

Durata mare de circulație a
documentelor între
autorități

Insuficiența mijloacelor de
transmitere a
corespondenței și
angajaților de logistică
Timp utilizat nerațional de
funcționarii publici

Implicarea funcționarilor
publici în livrarea
corespondenței
Consecutivitatea
contestabilă a unor etape
de examinare și avizare a
documentelor

Deficiențele cadrului legal
cu privire la examinarea și
avizarea documentelor
Durata nedefinită a
examinării documentelor
de către Guvern
Consumul însemnat de
resurse

Formalizarea excesivă a
procesului de coordonare
internă
Comunicarea defectuoasă
în interiorul instituțiilor
Proceduri complexe de
coordonare (direcționarea
documentelor la executori
și evidența documentelor)
Întârzieri în recepționarea
documentelor de către
insituțiile solicitante
Nerealizarea agendei de
guvernare în integritate
Nesatisfacția funcționarilor
publici de munca efectuată
Dezamăgirea populației
față de Guvern

Cazuri frecvente de
pregătire a documentului în
ajunul datei limită

Volumul mare de activități
și documente per angajat
Proces decizional imperfect
Nerespectarea
angajamentelor față de
partnerii de dezvoltare
Anexa 4. Arborele problemei

Anexa 5 . Componentele sistemului electronic de gestionare a documentelor și
înregistrărilor .
Din punct d e vedere managerial, Sistemul de management electronic al documentelor și
înregistrărilor constă din șapte componente ilustrate în figura de mai jos:
Organizational Units
Trained UsersCapacityEDRMS as an Information System
EDRM
Software Application1
Government Strategies
International Standards
Legal FrameworkStrategies / LegalReliable IT Infrastructure
(Security, Reliability, Availability)
Client PCs with appropriate
SoftwareClient System
IT Infrastructure /
Hosting PlatformExternal Services
External Systems
UsersIT Support & Maintenance
Business Procedures (BM)
Operational Procedures
Technical Documentation
User Guides
SLAsProceduresInternet2
3 4 5
Governance (eStrategy, Project Management Technology)E-mail systemeSigningRDBMS
Internal
Outsourcing7Support and Maintenance of EDRMS6Components of the SystemCapacity BuildingSRP
SRLE
AuthenticationSoftware Licenses
EDRMS is a dynamic system!

1. Infrastructura IT și platforma opera țională
 Software (Arhitectura aplica ției, SMBDR utilizate, tehnologii IT utilizate Arhitectura)
 Licen țele pentru Software (necesare pentru aplicarea soft -ului)
 Infrastructura IT (platforme de găzduire, Arhitectură, Hardware, Software de bază, Re țea
Locală/Globală, Tehnologici IT utilizate)
 Sistem e informa ționale externe (legături necesare cu alte date, de exemplu cele din
Registrele de stat sau alte resurse)

30
 Servicii externe: e-mail; a utorită țile de certificare (pentru semnătura digitală) , servicii de
autentificare (pentru autentificare și autoriz are) și altele.
2. Sistemul clientelă: Infrastructura IT utilizată de către utilizatorii finali. Această
infrastructură IT este creată și între ținută de fiecare entitate publică.
 Infrastructură IT locală fiabilă (cu acces la Internet securizat)
 Calculatoare p entru utilizatorii finali cu soft -ul corespunzător (sisteme de operare,
Aplica ții Office)
 Regulamente interne (ale entită ților publice) privind utilizarea infrastructurii IT locale
(care includ Politicile de securitate)
Notă: Politica de securitate este un document special, care stipulează modalitatea de
utilizare a sistemului IT al unei organiza ții de către utilizatori.
 Suport și între ținerea infrastructurii IT locale (inclusiv suportul pentru PC -ul
utilizatorului și pentru utilizatorii propriu zi și)
3. Strat egii/ cadrul legal
 Strategii guvernamentale
 Standarde interna ționale adoptate / Bunele practici
 Cadrul legal
4. Proceduri
 Business Model (BM): Proceduri, Circulația documentelor, etc.
 Regulamente interne (elaborate în mod individual pentru fiecare entitate p ublică, în
conformitate cu structura organiza țională și activită țile fiecărei subdiviziuni)
 Documentația tehnică (documentația tehnică a SMEDI)
 Ghiduri ale utilizatorilor și Proceduri opera ționale
 Acorduri privind nivelul calității serviciilor (SLA)
5. Capac itate
 Structura organiza țională corespunzătoare
 Utilizatori instrui ți
6. Suport și între ținere: Imediat ce sistemul este pus în func țiune, acesta necesită suport și
întreținere.
7. Administrare: Activită țile de gestionare și controlare a întregului proces de ela borare și
utilizare a sistemului.
În timp ce primele 5 componente descriu partea statică a sistemului, componentele 6 și 7 prezintă
caracteristicile dinamice ale acestuia. A șadar, sistemul este considerat un proces.

31
Anexa 6 . Etapele introducerii sistemulu i electronic de gestionare a documentelor
(necesare pentru a ghida elaborarea Termenilor de Referin ță).

Etapă Pas Descriere Resurse (Zile)
1 Poziționare 15
1 Definește ce este un sistem electronic, care este scopul lui și ce
variații ale sistemului ex istă cu diferite acronime și prin ce ele diferă.
2 Poziționarea sistemelor electronice pe lîngă alte sisteme IT și aplicații
în cadru organizației
3 Analiza ghidurilor privind cele mai bune practici pentru operarea
unui program de management al info rmației și înregistrărilor
2 Managementul proiectului 20
1 Abordează metodologia recomandată privind managementul
proiectului și explică cum să elaborăm și gestionăm un proiect
aplicînd această metodologie
2 Explică opțiunile disponibile de procur are și modalitatea de selectare
a celei mai potrivite opțiuni
3 Explică cum se elaborează un plan de management al schimbărilor și
de comunicare în cadrul planului general al proiectului
3 Colectarea și analizarea informației 30
1 Explică cum se ef ectuează o analiză preliminară în vederea
identificării rolului organizației, structurii acesteia, mediului de
activitate și cel regulator în care activează și factorilor principali care
afectează practicile sale de evidență, inclusiv a problemelor și
riscurilor
2 Se focusează pe modalitatea de analizare a activității. Aceasta implică
analizarea activităților și proceselor organizației pentru a identifica ce
și cum face organizația. Se va determina scopul analizei și apoi se va
identifica și documenta fi ecare funcție, activitate și tranzacție
relevantă. Unul din produsele cheie ale pasului doi trebuie să fie
schema de clasificare a activităților bazată pe o ierarhie de funcții,
activități și tranzacții
3 Abordează modalitatea de identificare și înregis trare a necesităților de
evidență ale organizației și de documentare a acestora într -o formă
structurată și ușor de menținut

32
Etapă Pas Descriere Resurse (Zile)
4 Abordează modalitatea de a examina sistemele de evidență și cele
informaționale relevante existente în cadrul organizației în cel mai
eficient mod și de a măsura gradul în care acestea asigură evidența
activităților sau au funcționalitatea necesară pentru acest lucru.
Acesta este un pas esențial la planificarea procurării soluției MEDI
4 Studiul de fezabilitate și analiza opți unilor 30
1 Abordează diferite opțiuni de strategii de evidență disponibile pentru
organizație pentru a satisface necesitățile de evidență a acesteia, și
anume cele mai adecvate politici, proceduri, standarde și module de
sistem. Spre sfîrșitul acestei a cțiuni trebuie să aveți o strategie
preferată pentru organizație.
2 Abordează detaliat un aspect cheie al strategiei și cealaltă parte a
soluției. Pasul doi se bazează pe datele acumulate la prima și a treia
etapă și examinează diferitele opțiuni de im plementare a soluției și
modalitatea de selectare a celei mai adecvate soluții pentru
organizație. La finalul acestui pas trebuie să aveți o soluție MEDI
preferată pentru organizație.
5 Argumentarea tehnico -economică 15
1 Abordează beneficiile tactice ale soluției selectate
2 Abordează beneficiile strategice ale soluției selectate
3 Analizează costurile implementării soluției selectate pe o perioadă
convenită
4 Cuprinde analiza cost -beneficiu
6 Formularea cerințelor (Elaborarea Termenilor d e Referință) 10
1 Secțiunea Invitația la tender
2 Secțiunea Context
3 Secțiunea cu cerințele funcționale
4 Secțiunea cu cerințele tehnice
5 Secțiunea cu cerințele față de servicii
6 Secțiunea cu lista de prețuri
7 Procurarea soluției 35

33
Etapă Pas Descriere Resurse (Zile)
1 Analizarea furnizorilor
2 Etapele de anunțare și precalificare
3 Aspecte de IT, clarificări și elaborarea listei scurte
4 Selectarea furnizorului
8 Gestionarea procesului de implementare 200
1 Inițierea proiectului după atribuirea cont ractului cîștigătorului
2 Descrierea detaliată și modelul planului de implementare
3 Pilotul/piloții planului de implementare
4 Lansarea planului de implementare
5 Procesele operaționale organizaționale ale planului de implementare
6 Înche ierea proiectului conform planului de implementare
9 Măsurarea rezultatelor 27
1 Argumentează necesitatea efectuării unei analize a proiectului la
etapele cheie și măsurării rezultatelor
2 Include măsurarea beneficiilor tactice sau tangibile
3 Măsurarea beneficiilor strategice
4 Abordează modalitatea de reacționare pe parcursul proiectului la
rezultatele obținute
10 Încheierea proiectului 8
1 Se elaborează o listă de verificare pentru încheierea proiectului
2 Include aranjamentele deta liate de suport

34
Anexa 7 . Costurile introducerii sistemului electronic centralizat .

Licen ță de utilizare Cantitate
(buc.) Preț unitar (lei
moldovene ști) Preț total (lei
moldovene ști, fără
TVA)
Licen ță de utilizare, licen țiere per
procesor 4 820.610, 00 MDL 3.282.440,00 MDL

Suport tehnic Cantitate
(ani) Preț unitar (lei
moldovene ști) Preț total (lei
moldovene ști, fără
TVA)
Suport tehnic pentru 1 an pentru
licen țe include: actualizări ale
sistemului, rezolvări de incidente
software 1 722.136,80 MDL 722.136,80 MDL

Servicii Efort
(zile/om) Cost unitar zi/om
(lei moldovene ști) Preț total (lei
moldovene ști, fără
TVA)
Organizarea proiectului, pregătirea
planului de asigurare a calită ții
proie ctului, nominalizarea echipei de
proiect, prima ședință de pr oiect la
client 3 7.385,49 MDL 22.156,47 MDL
Analiza fluxurilor de lucru, în
vederea stabilirii necesită ților
de configurare, parametrizare și
setare (inclusiv redactarea
documentului de analiză) – pentru
Cancelaria de Stat – sediul Central 20 7.385,49 M DL 147.709,80 MDL
Analiza de interconectare a
fluxurilor de lucru intre cele 32 de
institu ții implicate – la nivelul
Cancelariei de Stat – sediul Central 15 7.385,49 MDL 110.782,35 MDL
Instalarea sistemului standard (baza
de date SQL Server 2008 Enterp rise
R2, server de aplica ții JBOSS, alte
aplica ții, Aplica ția SIVADOC, baza
de date SIVADOC) pe server (baza
PROD și baza TEST) 5 7.385,49 MDL 36.927,45 MDL
Configurare fluxuri de lucru în
sistem consider înd o arhitectură
centralizată pentru toate cele 3 2
institu ții – conform documenta ției de
analiză – cîte 4,5 zile de
configurare/institu ție 144 7.385,49 MDL 1.063.510,56 MDL
Validarea practică a prototipului
sistemului și a rezultatelor
fazei de analiză – prezentarea către 5 7.385,49 MDL 36.927,45 MDL

35
beneficiar a fluxurilor
defini te
Migrare de date din aplica țiile
existente 50 7.385,49 MDL 369.274,50 MDL
Instalarea sistemului pe
calculatoarele utilizatorilor –
consider înd un efort de 3,5 zile
instalare/institu ție 112 7.385,49 MDL 827.174,88 MDL
Școlarizarea utilizatorilor finali și a
speciali știlor IT pentru
utilizarea sistemului – consider înd o
durată a cursurilor de 2
zile/utilizator și organizarea de
sesiuni de școlarizare de c îte
20 utilizatori/grupa 250 7.385,49 MDL 1.846.372,50 MDL
Realizare a testelor de acceptan ță
funcțională a Sistemului Informatic 10 7.385,49 MDL 73.854,90 MDL
Asisten ța tehnică acordată
administratorilor de sistem pentru
administrarea sistemului 95 7.385,49 MDL 701.621,55 MDL
Management de proiect 70 7.385,49 MDL 516.984,30 MDL
Total servicii 5.753.297 MDL

Alte licen țe necesare care vor fi achizi ționate separat.
Bază de date Cantitat
e (buc.) Preț unitar (lei
moldovene ști) Preț total (lei
moldovene ști, fără
TVA)
Licen ță de utilizare s erver de bază de
date Microso ft SQL Server 2008 R2
Enterprise – licen țiere per procesor 4 352.862,30 MDL 1.411.449,20 MDL
Suport tehnic pentru 1 an pentru
licen țele de bază de date Microsoft
SQL Server 2008 R2 Enterprise 1 90.267,10 MDL 90.267,10 MDL
TOTAL valoa re licen țe de utili zare
bază de date SQL Server 2008 R2
Enterprise (inclusiv
suport tehnic pentru 1 an) (prețurile
sunt informative, preluate de pe
siteul producătorului – Microsoft) 1 1.501.716,30 MDL

Alte licen țe și aplica ții Cantitate
(buc.) Preț unitar (lei
moldovene ști) Preț total (lei
moldovene ști, fără
TVA)
Cartela criptografică
cryptoCertum3.0 2500 386,25 MDL 965.623,47 MDL
Cititor de cartelă ACR38 2500 169,95 MDL 424.874,33 MDL
Produs de program pentru aplicarea
și verificarea 2500 396,55 MDL 991.373,43 MDL

36
semnăturii digitale MoldSign
SmartSign
Certificat al cheii publi ce pentru
semnătura digitală cu forța juridică
(qualified electronic signature) 29 515,00 MDL 14.935 MDL
TOTA L valoare Semnătura
electronică (prețurile sunt
informative, conform
Specifica țiilor Cen trului de
certificare a cheilor publice
Republica Moldova
http://pki.cts.md/index.php) 2.405.046,19 MDL