Caiet de sarcini privind Implementarea unui sistem informatic integrat de tip ERP in cadrul firmei [601974]

Caiet de sarcini privind
 Implementarea unui sistem informatic integrat de tip ERP in cadrul firmei
Octagon
 Contracting
 &
 Engineering

Page 2 of 30. F Cod 05-08 Ed. 01 – Dec 2007 CERINTE
 GENERALE
 …………………………………………………………………………………………………..
 3
 MODUL
 CONTABILITATE
 ……………………………………………………………………………………………
 6
 MODUL
 FINANCIAR
 ………………………………………………………………………………………………….
 8
 MODUL
 RESURSE
 UMANE
 SI
 SALARIZARE
 …………………………………………………………………..
 11
 MODUL
 OFERTARE
 SI
 VÂNZĂRI
 …………………………………………………………………………………
 14
 MODUL
 ACHIZIȚII
 …………………………………………………………………………………………………..
 16
 MODUL
 IMOBILIZĂRI
 CORPORALE
 SI
 NECORPORALE
 …………………………………………………….
 18
 MODUL
 GESTIUNEA
 STOCURILOR
 ……………………………………………………………………………..
 19
 MODUL
 FLEET
 MANAGEMENT
 ………………………………………………………………………………….
 21
 MODUL
 URMARIRE
 PROIECTE
 …………………………………………………………………………………..
 23
 MANAGEMENTUL
 DOCUMENTELOR
 ………………………………………………………………………….
 26
 MODUL
 MANAGEMENTUL
 BUGETELOR
 ……………………………………………………………………..
 28
 RAPOARTE
 …………………………………………………………………………………………………………….
 30

Page 3 of 30. F Cod 05-08 Ed. 01 – Dec 2007 CERINTE
 GENERALE
 Se
 solicita
 implementarea
 unui
 sistem
 informatic
 integrat
 (SII)
 care
 să
 aiba
 ca
 parte
 centrala
 o
 aplicatie
 de
 tip
 ERP.
 
 Sistemul
 informatic
 integrat
 trebuie
 să
 indeplineasca
 urmatoarele
 cerinte:
 1. Sistemul
 trebuie
 să
 asigure
 unicitatetea
 codficcarii
 și
 a
 identificarii
 informatiei
 
 2. Viteza
 mare
 de
 acces
 la
 informatii
 și
 transfer
 rapid
 al
 informatiilor
 intre
 utilizatori;
 3. Sistemul
 să
 nu
 permita
 inregistrarea
 dubla
 a
 documentelor;
 4. Folosirea
 planului
 de
 conturi
 astfel
 incat
 acesta
 să
 raspunda
 specificului
 companiei.
 5. Constituirea
 și
 utilizarea
 in
 comun
 a
 colectiilor
 de
 informatii
 de
 interes
 general
 (nomenclator
 unic,
 banci
 de
 date
 proprii
 și
 banci
 de
 date
 publice
 in
 societate);
 6. Sistemul
 trebuie
 să
 permita
 introducerea
 tranzacțiilor
 în
 mai
 multe
 perioade
 fiscale
 
 în
 paralel.
 7. Asigurarea
 securitatii
 datelor
 și
 a
 accesului
 la
 informatie
 pe
 paliere
 de
 competenta;
 8. Stabilirea
 responsabilitatii
 pentru
 furnizarea,
 administrarea
 și
 asigurarea
 calitatii
 și
 integritatii
 acestor
 colectii
 de
 informatii;
 9. Sistemul
 trebuie
 să
 fie
 adaptat
 legislației
 românești
 și
 să
 nu
 necesite
 o
 intervenție
 specială
 pentru
 a
 realiza
 această
 compatibilitate.
 In
 plus,
 toate
 modificările
 din
 sistem
 impuse
 de
 schimbările
 cadrului
 legislativ,
 atât
 pe
 perioada
 derularii
 contractului,
 cât
 și
 în
 cadrul
 contractului/
 contractelor
 de
 mentenanță
 să
 fie
 imediat
 implementate
 de
 către
 operatorul
 economic
 furnizor;
 10. Sa
 fie
 complet
 in
 limba
 romana
 (interfata,
 mesajele
 de
 eroare)
 și
 cu
 posibilitate
 folosirii
 în
 paralel,
 la
 alegerea
 utilizatorului,
 a
 mai
 multor
 limbi
 (română,
 engleză)
 11. Sistemul
 trebuie
 să
 accepte
 simultan
 mai
 multe
 sisteme
 contabile
 funcționând
 independent
 și
 nativ
 sistemului
 (IFRS,
 GAAP,
 de
 grup…);
 12. Asigurarea
 unui
 grad
 inalt
 de
 confidentialitate
 a
 datelor.
 Sa
 asigure
 delimitarea
 responsabilitatilor
 fiecarui
 individ
 cat
 și
 inregistrarea
 tuturor
 actiunilor
 ale
 fiecaruia;
 13. Sistemul
 trebuie
 să
 permita
 ca
 intregul
 proces
 de
 gestionare
 a
 datelor,
 a
 algoritmilor
 să
 se
 desfasoare
 in
 timp
 real;
 14. Tranzactiile
 efectuate
 să
 permita
 evidenfierea
 lor
 in
 toate
 modulele
 la
 care
 se
 refera;
 
 15. Sistemul
 să
 ofere
 
 posibilitatea
 printării
 tuturor
 documentelor,
 în
 format
 propriu
 customizabil
 al
 companiei;
 16. Sa
 fie
 complet
 configurabil
 cu
 posibilitate
 de
 adaugare/stergere
 de
 campuri
 de
 catre
 utilizator
 cu
 drepturi
 de
 administrator

Page 4 of 30. F Cod 05-08 Ed. 01 – Dec 2007 17. Sistemul
 
 trebuie
 să
 existenta
 unui
 motor
 de
 cautare
 multicriteriala
 cu
 mai
 multe
 variabile
 concomitent
 18. Sistemul
 trebuie
 să
 asigure
 accesul
 concurent
 la
 informatii,
 cu
 evitarea
 blocarilor
 reciproce;
 19. Sistemul
 trebuie
 să
 permita
 completarea
 de
 catre
 beneficiar
 a
 produsului
 informatic
 cu
 rapoarte
 specifice
 pe
 baza
 structurii
 bazei
 de
 date,
 a
 procedurilor
 și
 a
 legaturilor
 dintre
 module,
 puse
 la
 dispozitie
 de
 furnizor;
 20. Sa
 asigure
 preluarea
 informatiilor
 din
 aplicatiile
 actuale,
 conform
 specificatiilor
 de
 import
 furnizate
 de
 ofertant;
 21. Pentru
 asigurarea
 unor
 date
 coerente
 sistemul
 trebuie
 să
 aiba
 la
 baza
 prelucrarea
 operatiunilor,
 astfel
 incat,
 in
 situatia
 unei
 caderi
 accidentale
 a
 sistemului
 toate
 operafiunile
 finalizate
 trebuie
 să
 fie
 permanente,
 iar
 cele
 nefinalizate
 trebuie
 anulate;
 22. Sistemul
 trebuie
 să
 pemita
 anularea
 unei
 operatiuni
 și
 trebuie
 să
 fie
 posibila
 din
 interfata
 grafica
 a
 sistemului;
 23. Sistemul
 trebuie
 să
 prezinte
 garantii
 cu
 privire
 la
 dezvoltari
 ulterioare
 ale
 sistemului;
 24. Sistemul
 trebuie
 să
 fie
 up-­‐gradabil
 –
 să
 suporte
 extinderea
 activitatii
 institutiei,
 inclusiv
 modificarea
 structurii
 acesteia;
 25. Sistemul
 trebuie
 să
 permita
 o
 intretinere
 usoara;
 26. Sistemul
 trebuie
 să
 asigure
 consistenta
 datelor
 prin
 configurarea
 unor
 chei
 de
 validare
 care
 să
 notifice
 utilizatorii
 ca
 anumite
 date
 au
 fost
 introduse
 gresit
 sau
 sunt
 eronate
 sau
 să
 nu
 permita
 introducerea
 unor
 datel
 inconsistente
 27. Sa
 asigure
 confidentialitatea,
 responsabilitatea,
 securitatea
 informatiilor
 și
 monitorizarea
 accesului
 la
 date
 printr-­‐un
 sistem
 de
 drepturi
 și
 parole
 de
 acces
 la
 nivel
 de:
 utilizator;functie
 sau
 modul;
 28. Sa
 asigure
 multiple
 forme
 de
 organizare
 a
 diviziunii
 muncii,
 a
 individualizarii
 responsabilitatilor
 și
 a
 efortului
 fiecarei
 structuri
 organizatorice,
 conducand
 la
 instituirea
 unei
 discipline
 economico-­‐financiare
 și
 la
 tratarea
 unitara
 a
 fenomenelor;
 29. Sa
 fie
 usor
 folosit
 de
 catre
 utilizatori;
 30. Fiecarui
 utilizator
 i
 se
 stabileste
 multimea
 functiilor
 la
 care
 are
 acces;
 31. Toate
 mesajele
 și
 informatiile
 să
 fie
 in
 limba
 romana;
 32. Existenta
 unui
 sistem
 de
 «help»
 in
 limba
 romana;
 33. Sa
 permita
 accesul
 la
 structura
 datelor
 cat
 și
 posibilitatea
 de
 export/import
 a
 datelor
 in
 alte
 formate
 de
 baze
 de
 date;
 34. Sistemul
 va
 avea
 meniuri
 bara,
 popup,
 precum
 și
 meniuri
 
 pull-­‐down,
 astfel
 incat
 să
 asigure
 o
 navigare
 confortabila
 in
 sistem;
 35. Sistemul
 trebuie
 să
 permita
 navigarea
 in
 toate
 modulele
 la
 care
 utilizatorul
 are
 acces,
 fara
 să
 trebuiasca
 să
 se
 deconecteze
 și
 reconecteze
 la
 sistem;

Page 5 of 30. F Cod 05-08 Ed. 01 – Dec 2007 36. Sa
 permita
 interfatarea
 cu
 module
 ERP
 existente
 pe
 care
 institutia
 doreste
 să
 le
 utilizeze
 in
 ulterior
 implementarii
 initiale;
 37. Pentru
 asigurarea
 unor
 date
 coerente
 sistemul
 trebuie
 să
 aiba
 la
 baza
 prelucrarea
 operatiunilor,
 astfel
 incat,
 in
 situatia
 unei
 caderi
 accidentale
 a
 sistemului
 toate
 operafiunile
 finalizate
 trebuie
 să
 fie
 permanente,
 iar
 cele
 nefinalizate
 trebuie
 anulate;
 38. Sistemul
 să
 preia
 toate
 tranzactiile
 neinchise
 din
 sistemul/ele
 vechi;
 39. Sa
 asigure
 instruirea
 personalului
 pe
 toate
 modulele
 și
 in
 ansamblul
 produsului
 pana
 la
 functionarea
 intregului
 sistem;
 40. Sistemul
 trebuie
 să
 permita
 transmiterea
 automata
 de
 mesaje,
 prin
 e-­‐mai
 sau
 sms
 catre
 clienti,
 parteneri
 sau
 proprii
 angajati,
 cu
 ocazia
 anumitor
 evenimente.
 41. Sa
 asigure
 accesul
 simultan
 pentru
 un
 numar
 de
 circa
 30
 de
 utilizatori.
 
 42. Sistemul
 trebuie
 să
 dispuna
 de
 capacitate
 de
 de
 integrare
 și
 de
 interconectare
 cu
 alte
 aplicații;
 43. Sistemul
 nu
 trebuie
 să
 
 permita
 existenta
 datelor
 dublate,
 să
 sesizeze
 datele
 inconsistente,
 datele
 lipsa
 sau
 deteriorate.
 44. Sistemul
 trebuie
 să
 poata
 opera
 cu
 mai
 multe
 monede
 simultan.
 45. Sistemul
 trebuie
 să
 permita
 jurnalizarea
 operator
 zilnice,
 individual
 pentru
 fiecare
 utilizator
 cu
 drept
 de
 acces
 la
 modificarea
 inregistrarilor,
 cu
 marcarea
 orei
 la
 care
 a
 fost
 executata
 fiecare
 operatie
 precum
 și
 a
 identitatii
 utilizatorului
 care
 a
 initiat;
 46. Sistemul
 trebuie
 să
 fie
 modular
 cu
 posibilitate
 de
 extindere
 ulterioara
 și
 să
 nu
 condiționeze
 funcționarea
 unui
 modul
 de
 achiziționarea
 serviciilor
 de
 implementare
 pentru
 celelalte/
 alte
 module
 47. Pe
 durata
 implementării
 sistemului
 informatic
 integrat
 să
 nu
 fie
 perturbată
 funcționarea
 actualelor
 aplicații,
 până
 când
 acestea
 vor
 fi
 înlocuite,
 fără
 a
 crea
 disfuncționalități
 în
 activitățile
 autoritatii
 contractante
 48. Sistemul
 să
 nu
 permita
 stergerea
 de
 date
 din
 sistem
 dacă
 acestea
 sunt
 folosite
 în
 diverse
 tranzacții,
 altele
 decât
 cea
 curentă;
 49. Sistemul
 sa
 permita
 legatura
 cu
 aplicatii
 mobile
 existente
 sau
 care
 se
 vor
 dezvolta
 pentru
 introducerea
 si
 vizualizarea
 datelor
 (exemplu:
 pontaje,
 grafice
 de
 utilizare
 a
 utilajelor
 si
 masinilor)
 50. Sistemul
 trebuie
 sa
 permita
 legarea
 cu
 alte
 aplicatii
 dezvoltate
 de
 terti
 (exemplu:
 software
 pentru
 urmarirea
 masinilor
 prin
 GPS
 si
 a
 traseelor
 acestora).

Page 6 of 30. F Cod 05-08 Ed. 01 – Dec 2007 MODUL
 CONTABILITATE
 § Sistemul
 trebuie
 să
 permita
 urmărirea
 simultană
 a
 activitatii
 in
 mai
 multe
 sisteme
 contabile,
 locale
 
 sau
 generale
 (local,
 IFRS,
 USGAAP,
 de
 grup,
 etc.).
 
 § Sistemul
 trebuie
 să
 poata
 realiza
 managementul
 paralel
 al
 locațiilor
 companiei
 sau
 a
 celorlalte
 societăți,
 părți
 ale
 unui
 holding,
 chiar
 dacă
 sunt
 total
 independente.
 § Sistemul
 trebuie
 să
 permita
 definirea
 exercițiilor
 financiare
 urmărite
 de
 sistem
 și
 a
 perioadelor
 contabile,
 asigurând
 securitatea
 datelor
 atât
 la
 nivel
 operațional
 cât
 și
 contabil.
 § Sistemul
 trebuie
 să
 ofere
 soluție
 cu
 privire
 la
 reglementările
 BNR.
 § Sistemul
 trebuie
 să
 asigure
 posibilitatea
 de
 a
 realiza
 configurari
 
 cum
 ar
 fi
 planuri
 de
 conturi
 pe
 fiecare
 sistem
 contabil,
 centre
 de
 cost
 pentru
 alocarea
 veniturilor
 și
 cheltuielilor,
 modele
 de
 contare
 pe
 fiecare
 tranzacție
 operațională,
 clasificări
 conturi,
 cote
 de
 TVA.
 § Sistemul
 trebuie
 să
 permita
 definirea
 in
 paralel
 a
 mai
 multor
 perioade
 contabile.
 § Sistemul
 trebuie
 să
 asigure
 calculul
 taxelor
 și
 comisioanelor
 vamale
 pe
 baza
 Codurilor
 Vamale
 internaționale;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 fie
 unul
 
 multi-­‐valută.
 § Sistemul
 trebuie
 să
 realizeze
 contările
 în
 mod
 automat
 a
 documentelor
 operaționale,
 pe
 baza
 unor
 modele
 de
 contare
 configurate
 la
 inițializarea
 sistemului.
 
 § Sistemul
 trebuie
 să
 permita
 integrarea
 management-­‐ul
 riscului
 –
 sistemul
 previzionează
 și
 uniformizează
 veniturile
 companiei
 prin
 calculul
 de
 provizioane
 standardizate.
 § Sistemul
 trebuie
 să
 permita
 introducerea
 de
 note
 contabile
 manuale
 în
 cazul
 unor
 situații
 speciale,
 fie
 prin
 folosirea
 unor
 machete
 predefinite,
 fie
 direct,
 de
 către
 
 un
 utilizator
 avizat.
 § Sistemul
 trebuie
 să
 asigure
 calculul
 taxelor
 și
 comisioanelor
 vamale
 pe
 baza
 Codurilor
 Vamale
 internaționale;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 permita
 atașarea
 fiecărei
 note
 contabile
 (automată
 sau
 manuală)
 mai
 multe
 dimensiuni
 de
 analiză
 (departamente,
 proiecte,
 contracte,
 linii
 de
 business
 etc.)
 permițând
 obținerea
 oricarei
 situatii
 contabile
 (fișe
 de
 cont,
 balanțe,
 etc.)
 filtrate
 pe
 aceste
 dimensiuni.
 § Sistemul
 trebuie
 să
 permita
 consolidarea
 rezultatelor
 anuale
 contabile
 pentru
 societățile
 parte
 a
 unui
 holding
 pe
 baza
 unui
 plan
 de
 consolidare
 predefinit.

Page 7 of 30. F Cod 05-08 Ed. 01 – Dec 2007 § Sistemul
 trebuie
 să
 poata
 urmari
 perfecționarea
 activă
 -­‐
 recuperarea
 sau
 neplata
 taxelor
 vamale
 și
 a
 TVA-­‐ului
 în
 vamă
 pentru
 produse
 importate
 folosite
 ca
 materie
 primă
 sau
 utilaje;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 poata
 inregistra
 și
 urmari
 facturi
 de
 diverse
 servicii
 externe
 sau
 interne
 aferente
 importului
 (transport,
 comisionar
 vamal,
 etc.);
 § Sistemul
 trebuie
 să
 asigure
 toate
 rapoartele
 legale
 (locale,
 reglementate
 de
 Băncile
 Naționale
 sau
 de
 Uniunea
 Europeană)
 și
 o
 gamă
 largă
 de
 rapoarte
 uzuale:
 
 o Registrul
 jurnal-­‐general,
 carte
 mare,
 cartea
 mare-­‐șah,
 fișe
 de
 cont
 (multi-­‐perioadă,
 multi-­‐valută),
 
 o Jurnal
 de
 vânzări;
 o Jurnalul
 de
 cumpărări;
 o Declarația
 de
 TVA;
 o Declarațiile
 VIES,
 Intrastat,
 o Balanța
 contabilă
 configurabilă
 (sintetică,
 analitică,
 pe
 mai
 multe
 niveluri,
 cu
 diverse
 tipuri
 de
 coloane,
 cu
 excluderi
 de
 conturi,
 etc.),
 o Raportări
 de
 TVA,
 impozite
 și
 taxe
 către
 bugete,
 o Situația
 patrimoniului,
 contul
 de
 profit
 și
 pierderi
 cât
 și
 anexe
 conform
 bilanțului
 românesc;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 ofere
 utilizatorului
 posibilitatea
 creării
 de
 rapoarte
 folosind
 baza
 de
 date
 și
 generatorul
 de
 rapoarte.
 § Sistemul
 trebuie
 să
 permita
 configurarea
 rapoartelor
 speciale
 cumulate
 (de
 tip
 bilanț,
 profit
 și
 pierderi,
 cash-­‐flow,
 etc.)
 într-­‐un
 mod
 extrem
 de
 simplu
 și
 intuitiv.
 Pot
 fi
 memorate
 și
 utilizate
 ulterior
 oricâte
 astfel
 de
 rapoarte.
 § Sistemul
 trebuie
 să
 aiba
 disponibile
 de
 funcții
 de
 export
 /
 import
 a
 datelor
 contabile
 necesare
 raportărilor
 sau
 provenite
 din
 surse
 externe.

Page 8 of 30. F Cod 05-08 Ed. 01 – Dec 2007 MODUL
 FINANCIAR
 § Sistemul
 trebuie
 să
 poate
 monitoriza
 creanțele
 și
 datoriile
 partenerilor
 financiari.
 § Sistemul
 trebuie
 să
 gestioneze
 toate
 sumele
 încasate
 /
 plătite
 prin
 bancă
 și
 casă,
 în
 lei
 sau
 în
 orice
 valută.
 
 § Sistemul
 trebuie
 să
 poata
 realiza
 compensări
 între
 facturi,
 între
 creanțe
 și
 datorii,
 multi-­‐partener
 și
 multi-­‐valută;
 
 § Sistemul
 trebuie
 să
 permita
 reglari
 de
 facturi
 pentru
 situatii
 speciale
 § Sistemul
 trebuie
 să
 permita
 realocari
 de
 incasari
 și
 plati,
 manual
 sau
 în
 mod
 automat
 pe
 bază
 de
 reguli
 de
 alocare;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 asigure
 reevaluarea
 automată
 a
 creanțelor
 și
 datoriilor
 în
 valută,
 păstrând
 și
 cursul
 istoric
 inițial
 al
 documentelor.
 
 § Sistemul
 trebuie
 să
 poata
 utiliza
 toate
 tipurile
 de
 documente
 bancare
 (OP,
 chitanța,
 CEC,
 bilet
 la
 ordin,
 etc.)
 § Sistemul
 trebuie
 să
 gestioneza
 rapid
 și
 eficient
 avansurile
 plătite
 /
 încasate.
 
 § Sistemul
 să
 dispuna
 de
 închidere
 automată
 a
 avansurilor
 cu
 facturile
 apărute
 ulterior;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 permita
 prelucrarea
 încasărilor
 și
 plăților
 internaționale
 
 și
 să
 determine
 automat
 toate
 diferențele
 de
 curs
 la
 operațiile
 desfășurate
 în
 valută;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 includa
 managementul
 deconturilor
 cu
 angajații
 sau
 cu
 terțe
 persoane
 -­‐
 sumele
 acordate
 ca
 avans
 spre
 decontare,
 detalierea
 decontării,
 precum
 și
 gestiunea
 inchiderilor
 de
 decont
 
 (restituiri
 sau
 diferente
 de
 primit);
 un
 decont
 trebuie
 să
 poata
 contine
 documente
 exprimate
 in
 mai
 multe
 valute,
 utilizatorul
 putand
 alege
 moneda
 in
 care
 se
 face
 inchiderea
 decontului
 § Sistemul
 trebuie
 să
 fie
 compatibil
 cu
 extrasele
 bancare
 electronice
 furnizate
 de
 diferite
 bănci;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 aiba
 posibilitatea
 de
 a
 configura
 un
 set
 de
 reguli
 pentru
 procesarea
 automata
 a
 extraselor
 de
 cont
 primite
 de
 la
 banca
 și
 pentru
 realizarea
 automata
 a
 legăturilor
 cu
 facturile
 din
 sistem
 § Sistemul
 trebuie
 să
 aiba
 posibilitatea
 de
 a
 introduce
 plati
 planificate
 fara
 obligativitatea
 existentei
 unor
 facturi
 de
 achizitie
 in
 sistem,
 ulterior
 planificarii
 platii
 aceasta
 să
 se
 poata
 asocia
 cu
 facturi
 introduse
 in
 sistem.

Page 9 of 30. F Cod 05-08 Ed. 01 – Dec 2007 § Sa
 permita
 un
 flux
 de
 aprobare
 a
 platilor
 planificate
 in
 sistem.
 
 § Sistemul
 trebuie
 să
 aiba
 posibilitatea
 de
 a
 configura
 un
 set
 de
 reguli
 pentru
 exportul
 platilor
 planificate
 catre
 banca
 § Sistemul
  trebuie
 să
 includa
  posibilitatea
  realizării
  de
  scenarii
  și
  previziuni
  asupra
 fluxurilor
 de
 numerar;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 realizeze
 fluxul
 de
 numerar
 previzonat
 fie
 prin
 operații
 automate,
 fie
 prin
 completarea/actualizarea
 manuală
 a
 valorilor
 în
 structura
 de
 flux
 de
 numerar;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 permita
 asocierea
 de
 parteneri
 fiecărei
 intrări
 în
 structura
 cash
 flow;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 aiba
 posibilitatea
 de
 colectare
 și
 prelucrare
 a
 datelor
 istorice;
 
 § Sistemul
 trebuie
 să
 poata
 realiza
 calculul
 principalilor
 indicatori
 financiari
 și
 să
 realizeze
 în
 funcție
 de
 specificul
 și
 sezonalitatea
 activității
 societății
 la
 momentul
 prezent
 sau
 pe
 perioade
 anterioare;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 urmăreasca
 on-­‐line
 toate
 creanțele
 și
 datoriile,
 indiferent
 de
 natura
 lor.
 
 § Sistemul
 trebuie
 să
 asigure
 un
 sistem
 automat
 de
 generare
 a
 plăților
 aflate
 la
 scadență,
 utilizând
 modurile
 de
 plată
 dorite,
 banca
 și
 contul
 dorit;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 includa
 evidența
 valorilor
 mobiliare.
 § Sistemul
  trebuie
 să
 permita
  calcularea
  și
  afișarea
  valorilor
  calculate
  a
  fluxulul
 de
 numerar
 în
 diferite
 monede;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 imparta
 valori
 bugetate
 (reflectă
 datoriile
 companiei
 la
 un
 moment
 dat
 sau
 pentru
 un
 interval
 de
 timp
 predefinit)
 și
 valori
 realizate
 (reflectă
 plățile
 acestor
 datorii
 la
 un
 moment
 dat
 sau
 pentru
 un
 interval
 de
 timp
 predefinit);
 § Sistemul
  trebuie
 să
 permita
  ca
  fiecare
  modificare
  a
  bugetului
 să
 conduca
  automat
  la
 modificarea
 raportului;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 faciliteze
 construirea
 unor
 scenarii
 prin
 modificarea
 manuala
 a
 datei
 și
 valorii
 în
 raportul
 de
 flux
 de
 numerar
 fără
 a
 se
 modifica
 data
 și
 valoarea
 în
 raportul
 original.
 
 § Sistemul
 
 trebuie
 să
 aiba
 posibilitatea
 de
 comparatie
 și
 previzionare;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 permita
 afișarea
 graficului
 evoluției
 fluxului
 de
 numerar,
 precum
 și
 a
 zonelor
 liniilor
 de
 flux
 de
 numerar(valori
 monetare
 grupate
 pe
 intervale
 de
 timp)
 și
 de
 detalii
  cash
  flow
  (afișează
  componentele
  întregii
  linii
  de
  cash
  flow
  sau
  doar
  ale
  unei
 anumite
 perioade)

Page 10 of 30. F Cod 05-08 Ed. 01 – Dec 2007 § Sistemul
  trebuie
 să
 permita
  vizualizarea
  la
  nivel
  de
  linie
  de
  flux
  de
  numerar
  poate
  fi
 grupată
  în
  funcție
  de
  câmpurile
  sursei
  de
  date
  ce
  compun
  linia
  de
  flux
  de
  numerar
 respectivă
 (funcționalitate
 de
 tip
 „drill-­‐down“).
 § Sistemul
 trebuie
 să
 asigure
 toate
 rapoartele
 legale
 și
 o
 gamă
 largă
 de
 rapoarte
 uzuale,
 cum
 ar
 fi
 registre
 de
 bancă
 și
 de
 casă,
 facturi
 clienți
 /
 furnizori
 neînchise,
 balanțe
 de
 parteneri
 pe
 vechime,
 legături
 între
 facturi
 și
 plăți,
 avansuri
 neînchise,
 etc;

Page 11 of 30. F Cod 05-08 Ed. 01 – Dec 2007 MODUL
 RESURSE
 UMANE
 SI
 SALARIZARE
 Sistemul
 trebuie
 să
 asigure
 și
 să
 gestioneze
 § Datele
 personale
 (adresă,
 stare
 civilă,
 persoane
 de
 contact,
 recomandari,
 etc)
 § Fisa
 de
 post
 aferenta
 fiecarei
 pozitii
 și
 un
 set
 de
 atributii,
 responsabilitati
 și
 cerinte
 pentru
 ocuparea
 pozitiei
 respective;
 § Competentele
 și
 abilitatile
 angajatului
 puse
 in
 balanta
 cu
 cerintele
 postului,
 in
 conformitate
 cu
 fisa
 de
 post;
 § Aplicatiile
 software
 instalate
 in
 cadrul
 comapaniei
 și
 tipul
 de
 acces
 al
 fiecarui
 utilizator
 pe
 aceste
 aplicatii;
 § Date
 despre
 contractul
 de
 munca,
 istoricul
 cartii
 de
 munca;
 § Date
 despre
 educație,
 calificari
 și
 certificari
 § Istoricul
 beneficiilor
 oferite
 angajatului:
 asigurari
 de
 sanatate,
 asigurari
 de
 viata,
 pensie
 privata,
 etc;
 § Managementul
 concediilor
 de
 odihna
 și
 a
 tuturor
 concediilor
 legale
 § Evolutia
 salariala
 atat
 a
 angajatilor
 cat
 și
 a
 colaboratorilor
 si/sau
 PFA-­‐urilor;
 § Evidenta
 bonusurilor
 și
 a
 penalizarilor;
 § Contractele
 de
 munca
 și
 evolutia
 lor
 incluzand
 istoricul
 actelor
 aditionale;
 § Planul
 de
 inductie
 care
 incepe
 inainte
 de
 angajare
 și
 continua
 pana
 la
 exit
 interviu;
 § Documentele
 personale
 atasate
 in
 orice
 format
 electronic
 fiecarui
 angajat
 in
 parte;
 § Obiectele
 de
 inventar
 sau
 mijloacele
 fixe
 alocate;
 § Structura
 departamentala;
 § Flexibilitate
 în
 calcul
 salarial
 § Transfer
 rapid
 de
 date
 cu
 alte
 sisteme
 informatice
 § Evidența
 cheltuielilor
 pe
 centre
 de
 cost
 § Rapoarte
 statice
 sau
 dinamice
 complexe,
 complet
 configurabile
 § Alerte
 și
 notificări
 în
 avans
 § Asigură
 realizarea
 de
 operații
 pe
 seturi
 de
 angajați
 -­‐
 pontaje,
 bonusuri,
 indexări;
 § Permite
 extragerea
 automată
 a
 contractelor
 individuale
 de
 muncă,
 actelor
 adiționale
 sau
 diverselor
 adeverințe;

Page 12 of 30. F Cod 05-08 Ed. 01 – Dec 2007 § Permite
 generarea
 automată
 a
 actelor
 adiționale
 în
 funcție
 de
 perioada
 de
 amortizare
 a
 școlarizărilor
 oferite
 de
 companie
 către
 angajați;
 § Gestionarea
 salariilor
 și
 a
 pontajelor:
 urmărirea
 activității
 salariaților
 –
 pontajele,
 vizualizarea
 salariilor
 și
 a
 componentelor
 acestora,
 calculul
 reținerilor
 la
 nivel
 de
 salariat,
 calculul
 taxelor
 la
 nivel
 de
 instituție
 etc.
 
 
 § Evidențierea
 pontajelor
 pe
 salariați,
 cu
 urmărirea
 zilelor
 efective
 de
 lucru,
 a
 concediilor,
 învoirilor
 personale,
 orelor
 suplimentare,
 definite
 în
 zile
 calendaristice
 (Elementul
 sistemului
 informatic
 integrat
 va
 concorda
 cu
 legislația
 României
 în
 privința
 taxelor
 pe
 impozitul
 global)
 
 
 § Sistemul
 trebuie
 să
 fie
 parametrizabil:
 configurarea
 sistemului,
 conturile
 implicate
 în
 generarea
 automată
 a
 notelor
 contabile,
 elementele
 tabelei
 de
 impozit
 global,
 de
 vechime/fidelitate,
 tranșe
 pentru
 concedii
 de
 odihnă,
 tipuri
 de
 ore,
 salarii
 de
 încadrare,
 sporuri,
 rețineri,
 deduceri,
 avansuri,
 prime,
 concedii
 medicale.
 § Calculul
 orelor
 suplimentare,
 a
 concediilor
 medicale
 să
 fie
 generat
 din
 aplicație,
 dar
 să
 existe
 posibilitatea
 modificării
 sumelor
 rezultate.
 
 § Calculele
 să
 fie
 efectuate
 în
 conformitate
 cu
 legislația
 în
 vigoare
 și
 orice
 modificare
 a
 legislației
 să
 poată
 fi
 înregistrată
 fără
 a
 afecta
 metodele
 precedente.
 § Centralizarea,
 afișarea
 și
 tipărirea
 informațiilor
 referitoare
 la
 salarii:
 declarații
 CAS,
 declarații
 șomaj,
 fișe
 fiscale
 
 
 § Generarea
 automată
 a
 notelor
 contabile
 referitoare
 la
 salarii.
 
 
 § Urmărirea
 grilelor
 de
 salarizare
 și
 evidențierea
 impozitelor,
 primelor,
 avansurilor,
 sporurilor,
 reținerilor.
 
 
 § Calculul
 indemnizatiilor
 nete,
 prin
 intoarcerea
 valorilor
 brute
 corespunzatoare
 astfel
 incat
 salariatul
 să
 primeasca
 netul
 corespunzator
 § Înmagazinarea
 următoarelor
 date
 minime
 privind
 înregistrarea
 și
 calculul
 de
 salarii:
 date
 privind
 orele
 de
 muncă
 (plătite,
 de
 noapte,
 suplimentare,
 motivate,
 nemotivate,
 libere
 plătite),
 date
 privind
 zilele
 de
 muncă
 (concediu
 de
 odihnă,
 boală,
 sarcină
 și
 maternitate),
 date
 privind
 reținerile
 (avans,
 echipament
 uzură,
 imputații,
 avans
 concediu,
 garanții,
 alte
 rate,
 pensie
 alimentară).
 § Listarea
 statelor
 de
 plată
 cu
 subtotaluri
 pe
 departamente/direcții,
 în
 format
 A3
 sau
 A4.
 
 
 § Numele
 persoanei
 care
 întocmește
 statul
 de
 salarii
 să
 apară
 pe
 fiecare
 pagină
 a
 statului
 de
 salarii.

Page 13 of 30. F Cod 05-08 Ed. 01 – Dec 2007 § Raportări
 necesare
 (lista
 partiala):
 -­‐
 Rapoarte
 rețineri
 -­‐
 Rapoarte
 post-­‐calcul:
 centralizator
 salariați,
 centralizator
 companie,
 stat,
 fluturași
 -­‐
 Rapoarte
 personal:
 fișa
 de
 personal,
 registru
 de
 concedii
 de
 odihnă,
 sume
 datorate
 de
 angajați,
 structura
 de
 personal
 pe
 funcții,
 date
 privitoare
 la
 vechimea
 în
 muncă,
 lista
 angajaților
 pe
 departamente,
 lista
 angajaților
 absenți
 pe
 perioade,
 mișcarea
 de
 personal
 pe
 an,
 dinamica
 de
 personal
 pe
 funcții,
 listare
 salariați
 după
 diverse
 criterii.
 -­‐
 Rapoarte
 recapitulații
 -­‐
 Rapoarte
 concedii
 medicale
 -­‐
 Alte
 rapoarte:
 cerere
 tip
 privind
 solicitarea
 drepturilor
 de
 asigurări
 sociale,
 altele
 decât
 pensiile,
 fișe
 fiscale,
 nr.mediu
 de
 salariați
 și
 veniturile
 salariale,
 pontaje
 § Sa
 permita
 direct
 din
 sistem
 generarea
 contractelor
 de
 munca,
 actelor
 aditionale
 și
 adeverintelor
 
 § Sa
 permita
 generarea
 fișierelor
 aferente
 registrului
 electronic
 de
 evidenta
 al
 salariatilor
 pentru
 salariatii
 cu
 contracte
 individual
 de
 munca,
 conform
 specificației
 elaborate
 de
 Inspecția
 Muncii.
 § Sa
 genereze
 organigrama
 institutiei
 pe
 baza
 relatiilor
 de
 subordonare
 definite
 in
 sistem
 intr-­‐un
 format
 tiparibil
 § Sa
 genereze
 fisierele
 aferente
 Declaratiilor
 112
 și
 205
 direct
 din
 sistem.
 § Sa
 permita
 importul
 datelor
 din
 diverse
 formate
 de
 fisiere:
 TXT,
 CSV,
 DBF.
 § Sa
 aiba
 posibilitatea
 de
 extindere
 ulterioara
 cu
 module
 pontaj
 electronic
 integrat
 nativ
 in
 solutie,
 aplicatie
 care
 să
 realizeze
 prelucrarea
 datelor
 care
 provin
 de
 la
 cititoare
 de
 cartele
 electronice.
 § Sa
 aiba
 posibilitatea
 de
 
 integrare
 cu
 baza
 de
 useri
 din
 
 Active
 Directory
 § Sa
 asigure
 consistenta
 datelor
 prin
 configurarea
 unor
 chei
 de
 validare
 care
 să
 notifice
 utilizatorii
 ca
 anumite
 date
 au
 fost
 introduse
 gresit
 sau
 sunt
 eronate
 § Sa
 permita
 monitorizarea
 activitatii
 pe
 baza
 de
 date
 cu
 posibilitatea
 de
 raportare
 a
 modificarilor
 facute
 de
 useri
 intr-­‐o
 perioada
 data
 § Control
 strict
 al
 accesului,
 pe
 mai
 multe
 niveluri:
 roluri,
 grupuri
 de
 utilizatori,
 utilizatori
 § Sa
 permita
 definirea
 unor
 politici
 de
 complexitate
 a
 parolelor
 cu
 care
 utilizatorii
 intra
 in
 sistem
 § Sa
 nu
 permita
 modificarea
 datelor
 pe
 lunile
 de
 calcul
 aferente
 periodelor
 de
 salarizare
 care
 au
 fost
 validate
 și
 inchise

Page 14 of 30. F Cod 05-08 Ed. 01 – Dec 2007 MODUL
 OFERTARE
 SI
 VÂNZĂRI
 Sistemul
 de
 management
 al
 ofertelor
 către
 clienti
 trebuie
 să
 includa:
 
 § Sistemul
 trebuie
 să
 gestioneaze
 fluxul
 complet
 de
 documente
 din
 ciclul
 de
 ofertare,
 vanzare,
 contractare
 și
 urmarire
 proiect
 (cerere
 de
 ofertă,
 ofertă,
 comandă
 client,
 confirmare
 comandă
 client,
 contract,
 urmarire
 contract,
 facturi
 de
 vânzare
 pe
 stadii
 de
 executie,
 etc.);
 § Posibilitatea
 de
 a
 genera
 oferte
 in
 diverse
 formate
 solicitate
 de
 care
 clienti
 (bill
 of
 quantities)
 § Versionare
 /
 scenarii
 de
 ofertare
 § Estimare
 facila
 a
 costurilor
 unui
 proiect
 (în
 stadiul
 de
 idee/propunere)
 pentru
 a
 se
 vedea
 daca
 este
 rentabil,
 § Acces
 facil
 la
 la
 istoricul
 ofertelor,
 
 § Administrarea
 listelor
 de
 prețuri
 proprii
 ale
 beneficiarului
 pe
 diverse
 articole
 (activitati
 și
 materiale),
 
 § Comparație
 cu
 diverși
 indicatori
 ai
 pieței
 (de
 exemplu,
 dacă
 se
 ofertează
 construcția
 unei
 clădiri,
 sistemul
 calculează
 automat
 prețul/m2
 pentru
 referință),
 
 § Calculație
 customizabilă,
 
 § Import
 din
 aplicații
 de
 devize,
 
 § Suport
 pentru
 ofertare
 către
 sistemul
 public
 (formulare
 legale),
 
 § Posibilitatea
 de
 a
 elabora
 oferta
 pe
 baza
 unor
 norme
 interne,
 
 § Evaluare
 de
 durată
 în
 cazul
 activităților
 ce
 trebuiesc
 executate/
 grafic
 de
 execuție,
 
 § Stabilirea
 graficului
 de
 facturare,
 
 § Platformă
 pentru
 introducere
 
 a
 altor
 elemente
 contractuale
 (garanții
 pentru
 lucrari,
 întârzieri,
 etc),
 
 § Legătură
 permanenta
 cu
 proiectul
 (oferta
 finala
 și
 graficele
 de
 executie).
 
 § Administrare
 de
 devize,
 
 estimări
 de
 cost
 real
 al
 contractului,
 § Posibilitatea
 de
 a
 crea
 scenarii
 pentru
 a
 analiza
 modalități
 diferite
 de
 realizare
 a
 obiectivelor,
 § Detaliere
 de
 oferte
 client
 cu
 resurse
 reale/
 cantități
 reale/
 etc
 (in
 cazul
 in
 care
 ele
 difera
 fata
 de
 cele
 solicitate
 de
 Beneficiar
 prin
 tema
 de
 proiect),

Page 15 of 30. F Cod 05-08 Ed. 01 – Dec 2007 § Import
 din
 aplicații
 de
 devize,
 § Utilizare
 de
 norme
 interne
 sau
 republicane
 (folosite
 în
 raportările
 legale,
 de
 ex.
 lucrări
 de
 construcții
 pentru
 primării),
 § Posibilitate
 import
 norme
 de
 la
 diversi
 producători
 și
 subcontractori.
 
 § Estimare
 a
 veniturilor,
 § Scenarii
 de
 finanțare,
 § Multiple
 versiuni
 pentru
 business
 plan,
 § Urmărire
 a
 stadiului
 de
 realizare
 a
 business
 plan,
 § Corecții
 de
 business
 plan
 pe
 parcursul
 executei,
 § Analiză
 financiară
 completă
 pentru
 orice
 proiect
 în
 desfășurare
 –
 Cash
 Flow,
 IRR
 (cu
 /
 fără
 Exit),
 etc,
 § Analiză
 financiară
 pentru
 SPV
 (Special
 Purpose
 Vehicle
 /
 Entity).
 
 § Sistemul
 trebuie
 să
 poata
 realiza
 facturarea
 în
 formatul
 specific
 companiei,
 țării
 sau
 grupului;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 dispuna
 de
 un
 motor
 de
 prețuri
 bazat
 pe
 o
 politică
 comercială
 cu
 un
 grad
 mare
 de
 configurabilitate;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 permita
 configurarea
 
 de
 liste
 de
 prețuri
 multiple
 în
 lei
 sau
 în
 valută
 in
 conformitate
 cu
 solicitarile
 primite
 de
 al
 beneficiari;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 asigure
 credit
 control
 din
 perspectiva
 datoriei
 și
 a
 zilelor
 de
 întârziere,
 cu
 posibilitatea
 de
 blocare
 sau
 avertizare;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 beneficieze
 de
 funcționalitatea
 de
 „rezervare
 stoc”,
 permanentă
 sau
 temporară
 pentru
 toate
 articolele
 și
 utilajele
 (mijloace
 fixe
 și
 obiecte
 de
 inventar);
 § Sistemul
 trebuie
 să
 poate
 opera
 documente
 în
 regim
 de
 emitere
 sau
 înregistrare
 concomitent;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 poata
 urmari
 respectarea
 prețurilor
 agreate
 cu
 clientul;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 poata
 realiza
 încărcarea
 automată
 a
 veniturilor
 și
 costurilor
 pe
 centre
 de
 proft/cost
 și
 pe
 toate
 dimensiunile
 de
 analiza
 configurate
 in
 sistem
 
 § Sistemul
 trebuie
 să
 ofere
 posibilitatea
 de
 preluare
 automata
 de
 date
 din
 sisteme
 externe,
 in
 diverse
 formate
 (web
 services,
 fisiere
 xls,
 csv,
 xml,
 direct
 din
 baze
 de
 date
 buffer)
 ;

Page 16 of 30. F Cod 05-08 Ed. 01 – Dec 2007 MODUL
 ACHIZIȚII
 § Sistemul
 trebuie
 să
 poata
 gestiona
 furnizorii
 și
 contractele
 cu
 furnizorii;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 pemita
 stabilirea
 unor
 liste
 de
 furnizori
 agreați
 pe
 produse
 /
 tipuri
 de
 produse
 și
 folosește
 constrângeri
 pentru
 a
 utiliza
 doar
 acești
 furnizori
 în
 comenzile
 de
 achiziție,
 eventual
 cu
 o
 anumită
 prioritate;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 poata
 mentine
 date
 detaliate
 despre
 articole,
 taxe
 și
 liste
 de
 prețuri,
 multi-­‐valută,
 multi-­‐discount;
 § Sistemul
 trenuie
 să
 poate
 urmarii
 articolele
 atât
 conform
 cataloagelor
 interne
 cât
 și
 conform
 cataloagelor
 furnizorilor;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 gestionează
 fluxul
 complet
 de
 documente
 din
 ciclul
 unei
 achiziții:
 cererile
 de
 achiziție,
 necesarul
 de
 aprovizionare,
 cererile
 de
 ofertă
 de
 la
 furnizori,
 comenzile
 de
 achiziție,
 factura
 de
 achiziție,
 proforme,
 etc.
 cu
 toate
 legăturile
 dintre
 ele;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 realizeze
 gestionarea
 politicii
 de
 aprobare
 a
 cererilor
 de
 achiziție;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 asigure
 calcularea
 prețului
 de
 intrare
 în
 stoc
 pe
 baza
 prețului
 CIP,
 a
 taxelor
 și
 comisioanelor
 vamale,
 a
 serviciilor
 conexe
 (transport
 și
 asigurări);
 § Sistemul
 trebuie
 să
 poata
 genera
 necesarul
 de
 aprovizionare
 în
 mod
 direct
 pe
 baza
 stocurilor
 existente,
 a
 comenzilor
 în
 așteptare
 și
 a
 unor
 informații
 diverse
 despre
 necesarul
 de
 aprovizionare;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 asigure
 gestionarea
 achizițiilor
 din
 import,
 prin
 generarea
 automată
 a
 Declarației
 Vamale
 de
 Import
 (DVI)
 sau
 a
 Protocolul
 de
 achiziționare
 intra-­‐comunitară,
 apoi
 a
 NIR-­‐ului,
 cu
 repartizarea
 automată
 în
 prețul
 produselor
 a
 taxelor
 din
 vamă
 și
 a
 altor
 cheltuieli
 auxiliare
 de
 transport,
 asigurare,
 etc.;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 poata
 inregistra
 Packing
 List
 a
 furnizorului
 extern,
 document
 ce
 însoțește
 mijlocul
 de
 transport;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 poata
 genera,
 pe
 baza
 necesarului
 de
 aprovizionare
 aprobat,
 comanda
 de
 achiziție
 către
 un
 furnizor
 (la
 rândul
 ei,
 comanda
 de
 achiziție
 poate
 fi
 supusă
 unui
 proces
 de
 aprobare);
 § Sistemul
 trebuie
 să
 permita
 recepția
 și/sau
 inspecția
 bunurilor
 sosite
 de
 la
 furnizori
 și
 asigură
 trasabilitatea
 articolelor,
 respectiv
 a
 documentelor
 utilizate;
 generează
 automat
 procesul
 verbal
 de
 constatare
 a
 diferențelor
 atunci
 când
 acestea
 apar.
 Recepția
 se
 poate
 face
 și
 pe
 loturi
 sau
 serii;
 de
 asemenea
 se
 permite
 și
 recepția
 de
 articole
 echivalente
 (se
 vor
 aloca
 pe
 comenzi);

Page 17 of 30. F Cod 05-08 Ed. 01 – Dec 2007 § Sistemul
 trebuie
 să
 permita
 recepția
 articolelor
 utilizând
 cititorul
 de
 cod
 de
 bare
 (plaje
 interne
 sau
 ale
 furnizorului);
 § Sistemul
 trebuie
 să
 poata
 realiza
 rezervarea
 articolelor
 (articolele
 recepționate
 și
 alocate
 unei
 comenzi
 nu
 sunt
 disponibile
 decât
 necesarului
 care
 a
 generat
 comanda);
 § Sistemul
 trebuie
 să
 realizeze
 recepția
 articolelor
 într-­‐o
 zonă
 tampon
 de
 recepție
 /
 inspecție,
 în
 depozit
 sau
 spre
 vânzare
 (diferența
 de
 interpretare
 contabilă);
 § Sistemul
 trebuie
 să
 permita
 recepția
 articolelor
 fără
 comandă
 (ne-­‐comandate)
 sau
 fără
 a
 fi
 alocate
 pe
 comenzi,
 alocarea
 făcându-­‐se
 ulterior;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 permita
 ca
 documentele
 de
 achiziție
 (facturi
 sau
 avize
 să
 facă
 direct
 intrare
 în
 stoc,
 eliminând
 faza
 de
 recepție;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 urmareasca
 obiectivele
 financiare
 pe
 furnizori,
 în
 scopul
 obținerii
 unor
 oferte
 cât
 mai
 eficiente;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 urmareasca
 complet
 și
 eficient
 întregul
 flux
 de
 aprovizionare,
 desfășurat
 în
 cele
 mai
 diverse
 forme;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 asigure
 trasabilitatea
 completă
 a
 documentelor
 care
 realizează
 aprovizionarea
 și
 implicit
 a
 produselor
 aprovizionate;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 realizeze
 încărcarea
 automată
 a
 cheltuielilor
 pe
 centre
 de
 cost;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 ofere
 posibilitatea
 printării
 tuturor
 documentelor,
 în
 format
 propriu
 companiei;

Page 18 of 30. F Cod 05-08 Ed. 01 – Dec 2007 MODUL
 IMOBILIZĂRI
 CORPORALE
 SI
 NECORPORALE
 § Sistemul
 trebuie
 să
 gestioneze
 imobilizările
 corporale
 și
 necorporale
 prin
 stocarea
 datelor
 referitoare
 la:
 imobilizările
 corporale
 aflate
 în
 proprietate,
 pe
 baza
 fișei
 mijlocului
 fix,
 imobilizările
 corporale
 aflate
 în
 societate
 în
 baza
 unor
 contracte
 de
 leasing
 financiar
 sau
 operațional;
 imobilizarile
 necorporale,
 amortizarile
 lunare
 și
 cumulate.
 
 § Sistemul
 trebuie
 să
 acopere
 toate
 schimbările
 logistice,
 de
 valoare,
 de
 modalitate
 de
 amortizare
 a
 imobilizărilor,
 precum
 și
 caracteristicile
 tehnice,
 de
 localizare
 și
 alocare
 contabilă;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 pemita
 definirea
 de
 clase
 și
 grupuri
 de
 mijloace
 fixe
 pentru
 stabilirea
 de
 caracteristici
 comune;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 permita
 sisteme
 multiple
 de
 amortizare
 care
 diferă
 prin
 tip,
 durată,
 valută,
 formă
 de
 aplicare
 (liniar,
 accelerat,
 degresiv,
 degresiv
 cu
 uzură
 morală,
 cu
 reducere
 de
 20%,
 etc.)
 aducând
 avantajul
 urmăririi
 în
 paralel
 a
 mai
 multor
 planuri
 de
 depreciere,
 definite
 după
 structuri
 total
 diferite;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 poata
 realiza
 modificări
 de
 structură,
 creșteri
 /
 diminuări
 de
 valoare,
 de
 locație,
 centru
 de
 cost;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 permita
 diverse
 reevaluări
 solicitate
 pe
 baze
 legale
 sau
 pe
 baza
 politicilor
 de
 firmă;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 poate
 urmari
 istoricul
 modificărilor
 întreprinse
 asupra
 mijloacelor
 fixe
 în
 întreaga
 activitate,
 pe
 parcursul
 vieții
 mijlocului
 fix;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 asigure
 toate
 rapoartele
 legale
 și
 o
 gamă
 largă
 de
 rapoarte
 uzuale
 precum
 jurnale
 de
 amortizare,
 lista
 numerelor
 de
 inventar,
 etc;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 includa
 Registrul
 Mijloacelor
 Fixe
 –
 evidență
 a
 activelor
 pentru
 orice
 entitate
 importantă
 de
 business;

Page 19 of 30. F Cod 05-08 Ed. 01 – Dec 2007 MODUL
 GESTIUNEA
 STOCURILOR
 § Sistemul
 trebuie
 să
 gestioneze
 stocurile
 în
 mod
 flexibil
 la
 nivel
 de:
 Gestiune,
 Depozit,
 locație
 de
 stocare
 (subdiviziune
 a
 depozitului),
 numărul
 de
 depozite;
 
 § Sistemul
 trebuie
 să
 poata
 gestiona
 toate
 articolele
 stocate
 cu
 posibilitate
 de
 codificare
 flexibilă,
 cu
 generare
 automată
 a
 codului
 sau
 cu
 introducere
 manuală;
 fiecare
 articol
 poate
 avea
 o
 lista
 extinsă
 de
 caracteristici
 (proprietăți)
 după
 care
 se
 poate
 identifica
 ușor;
 
 § Functie
 de
 natura
 produsului
 sistemul
 trebuie
 să
 permita
 la
 nivel
 de
 articol
 definirea
 unui
 numar
 virtual
 nelimitat
 de
 proprietati
 care
 vor
 fi
 gestionate
 pe
 stoc
 (ex:
 lot,
 termen
 de
 expirare,
 culoare,
 marime,
 serial
 number,
 etc).
 
 § Sistemul
 trebuie
 să
 ofere
 posibilitati
 largi
 de
 clasificare
 -­‐
 permite
 gruparea
 articolelor
 în
 funcție
 de
 nenumărate
 criterii,
 precum
 și
 stabilirea
 de
 ierarhii
 paralele,
 cu
 oricâte
 niveluri,
 pe
 cele
 mai
 diverse
 criterii
 de
 clasificare;
 
 § Sistemul
 trebuie
 să
 poata
 realiza
 o
 afisare
 detaliată
 a
 informațiilor
 logistice
 despre
 conținutul
 depozitelor.
 § Sistemul
 trebuie
 să
 permita
 definirea
 de
 unități
 de
 măsură
 multiple
 cât
 și
 conversia
 automată
 între
 diversele
 unități
 de
 măsura
 pentru
 a
 acoperi
 toate
 problemele
 legate
 de
 achiziție,
 recepție,
 stocare,
 vânzare;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 permita
 (functie
 de
 natura
 articolului)
 gestionarea
 in
 paralel
 a
 unitatii
 de
 masura
 de
 baza
 și
 unitati
 de
 masura
 de
 ambalare,
 cu
 rata
 de
 conversie
 fixa
 sau
 variabila
 intre
 cele
 2
 seturi
 de
 unitati
 de
 masura.
 Ex.:
 suluri
 de
 tabla
 ca
 unitate
 de
 ambalare
 și
 kilogram
 ca
 unitate
 de
 gestionare
 a
 stocului.
 
 § Sistemul
 trebuie
 să
 poate
 asigura
 gestionarea
 completă
 a
 obiectelor
 de
 inventar;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 pemita
 calculul
 costului
 stocului
 prin
 orice
 metoda,
 în
 paralel
 (FIFO,
 LIFO,
 STD,
 CMP
 instantaneu,
 CMP
 global),
 precum
 și
 în
 orice
 valută;
 
 § Sistemul
 trebuie
 să
 permita
 antrepozitarea
 mărfurilor
 prin
 custodia
 mărfii
 partenerilor
 de
 business;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 asigure
 tratarea
 corectă
 a
 diferențelor
 la
 recepție
 și
 a
 reconcilierii
 cu
 furnizorii;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 poata
 gestiona
 toate
 tipurile
 de
 mișcări
 de
 stoc
 (intrare,
 ieșire,
 transfer,
 retur
 de
 intrare,
 retur
 de
 ieșire,
 reevaluare,
 inventar
 de
 stare);
 § Sistemul
 trebuie
 să
 ofere
 platforma
 necesară
 creării
 de
 simulări
 de
 calcul
 costuri;

Page 20 of 30. F Cod 05-08 Ed. 01 – Dec 2007 § Sistemul
 trebuie
 să
 poata
 realiza
 gestionarea
 în
 paralel
 a
 informațiilor
 logistice
 (locație
 de
 stocare,
 proprietăți,
 cantități)
 și
 a
 celor
 contabile
 (valori
 de
 intrare
 respectiv
 cost
 de
 descărcare);
 indiferent
 de
 valorile
 logistice,
 calculul
 valorii
 de
 descarcare
 de
 stoc
 trebuie
 să
 fie
 la
 nivel
 de
 articol.
 
 § Sistemul
 trebuie
 să
 permita
 gestionarea
 stocurilor
 de
 custodie
 și
 consignație
 (proprii
 sau
 ale
 terților
 );
 § Sistemul
 trebuie
 să
 asigure
 acuratețea
 datelor
 prin
 utilizarea
 unei
 serii
 de
 reguli
 de
 validare
 ce
 asigură
 integritatea
 acestora.
 Totodată,
 realizează
 o
 serie
 de
 analize
 care
 permit
 identificarea
 și
 corectarea
 imediată
 a
 problemelor
 în
 vederea
 asigurării
 consistenței;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 dispuna
 de
 un
 grad
 ridicat
 de
 configurabilitate
 –
 stabilirea
 la
 nivel
 de
 articol
 a
 metodei
 principale
 de
 descărcare,
 și
 a
 proprietăților
 ce
 se
 urmăresc
 pe
 stoc
 (lot,
 termen
 de
 expirare,
 serie,
 sau
 orice
 altă
 proprietate
 configurabilă);
 § Sistemul
 trebuie
 să
 contina
 un
 sistem
 avansat
 de
 rezervare
 a
 stocului
 (la
 nivel
 de
 document
 ,
 de
 client,
 agent,
 
 filială,
 sau
 orice
 alt
 context
 identificat
 in
 timpul
 activitatii
 de
 analiza);
 § Sistemul
 trebuie
 să
 poata
 genera
 automat
 
 documentele
 pe
 baza
 datelor
 din
 unul
 sau
 mai
 multe
 documente
 existente
 (conform
 fluxurilor
 predefinite),
 asigurând
 în
 același
 timp
 și
 trasabilitatea
 documentelor;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 asigure
 trasabilitatea
 stocurilor
 prin
 urmărirea
 unor
 cantități
 pe
 tot
 parcursul
 lor
 în
 companie,
 de
 la
 intrare
 și
 până
 la
 ieșire;

Page 21 of 30. F Cod 05-08 Ed. 01 – Dec 2007 MODUL
 FLEET
 MANAGEMENT
 § Administrarea
 flotei
 auto
 și
 a
 utilajelor
 unei
 companii
 trebuie
 să
 acopere
 toate
 aspectele
 vieții
 vehiculelor,
 de
 la
 cumpărare,
 creare
 profil,
 urmărire
 parcursuri,
 întreținere
 sau
 șoferi
 alocați,
 până
 la
 scoaterea
 din
 gestiunea
 companiei.
 Indiferent
 de
 aria
 de
 business
 și
 de
 numărul
 de
 vehicule
 folosite,
 de
 la
 distribuție
 și
 lanțuri
 de
 aprovizionare,
 până
 la
 leasing
 operațional
 și
 utilități,
 o
 companie
 poate
 să-­‐și
 externalizeze
 sau
 să
 realizeze
 intern
 managementul
 parcului
 auto.
 § Modulul
 Fleet
 Management
 trebuie
 să
 eficientizeze
 gestiunea
 parcurilor
 auto,
 reducând
 semnificativ
 costurile
 de
 operare
 și
 asigurând
 buna
 funcționare
 a
 acestora.
 § Sistemul
 trebuie
 să
 automatizeazze
 calculul
 costurilor
 șoferilor
 și
 a
 traseelor
 de
 lucru,
 optimizând
 parcul
 auto
 și
 contribuind
 semnificativ
 la
 creșterea
 profitabilității
 companiei.
 § Sistemul
 trebuie
 să
 tina
 evidența
 și
 verificarea
 cheltuielilor
 cu
 întreținerea
 și
 reparațiile,
 cu
 asigurările
 și
 taxele,
 cu
 licențele,
 componentele
 și
 consumabilele,
 anvelopele
 și
 acumulatorii,
 cu
 amenzile
 și
 mentenanța
 vehiculelor
 § Sistemul
 trebuie
 să
 mentina
 deviz
 de
 service
 –
 conform
 modelului
 folosit
 de
 service-­‐urile
 auto
 și
 de
 beneficiar.
 Se
 urmăreste
 astfel
 fluxul
 de
 acceptare
 a
 devizului;
 acesta
 reprezintă
 documentul
 sursă
 pentru
 factura
 de
 aprovizionare;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 permita
 planificarea
 corectă
 a
 transporturilor
 și
 evenimentelor,
 și
 productivitatea
 maximă
 a
 șoferilor,
 pe
 parcursul
 unei
 zile;
 oferă
 posibilitatea
 previzionării
 timpului
 sau
 oamenilor
 nealocați
 pe
 o
 perioadă
 determinată,
 precum
 și
 analiza
 performanței
 rutelor
 (planificat
 versus
 realizat);
 § Sistemul
 trebuie
 să
 ofere
 managementul
 avansat
 al
 documentelor:
 licențe,
 permise
 de
 conducere,
 asigurări,
 avize
 de
 călătorie
 etc;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 permita
 previziunea
 și
 alertarea
 automată
 asupra
 cheltuielilor
 sau
 acțiunilor
 obligatorii
 cu
 licențele,
 înmatriculările,
 autorizațiile,
 taxele,
 reparațiile
 și
 reviziile;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 sigure
 administrarea
 completă,
 detaliată
 și
 istorică
 a
 reviziilor,
 reparațiilor
 și
 a
 tuturor
 intevențiilor
 de
 service-­‐auto
 efectuate
 pe
 vehicul;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 asigure
 parametrizarea
 și
 calculul
 automat
 a
 costurilor
 cu
 angajații
 (șoferi)
 prin
 gestiunea
 orelor
 lucrate,
 a
 distanțelor
 parcurse,
 a
 numărului
 de
 curse
 efectuate,
 etc;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 urmareasca
 administrarea
 accidentelor
 și
 a
 daunelor;

Page 22 of 30. F Cod 05-08 Ed. 01 – Dec 2007 § Sistemul
 trebuie
 să
 ofere
 managementul
 flotelor/
 subflotelor
 cu
 posibilități
 multi-­‐departament,
 multi-­‐centru
 de
 cost
 (păstrează
 istoricul
 centrelor
 de
 cost
 alocate
 fiecărui
 vehicul),
 multi-­‐locație,
 responsabili
 multipli.

Page 23 of 30. F Cod 05-08 Ed. 01 – Dec 2007 MODUL
 URMARIRE
 PROIECTE
 § Sistemul
 trebuie
 să
 gestioneaze
 portfoliul
 de
 proiecte
 și
 să
 ofere
 suport
 complet
 pentru
 crearea,
 stocarea,
 și
 interogarea
 contractelor,
 proiectelor
 sau
 lucrărilor
 desfășurate
 de
 companie,
 precum
 și
 administrarea
 documentelor
 și
 resurselor
 folosite.
 § Sistemul
 trebuie
 să
 ofere
 o
 legatura
 cu
 aplicatia
 de
 Project
 Management
 Primavera.
 § Sistemul
 trebuie
 să
 asigure
 identificarea
 și
 selectarea
 proiectelor
 potrivite
 -­‐
 pentru
 a
 planifica
 extinderea
 unei
 companii
 in
 proiectele
 de
 explorare
 și
 de
 capital;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 fie
 capabil
 să
 eficientizeze
 propunerile
 initiale,
 se
 poata
 prioritiza
 investitiile,
 pe
 baza
 riscului
 de
 toleranta
 și
 de
 resurse.
 § Sistemul
 trebuie
 să
 asigure
 reducerea
 complexitatii
 proiectului
 prin
 oferirea
 unui
 acces
 usor
 la
 indicatorii
 de
 performanta
 și
 detaliile
 de
 performanta
 pentru
 toate
 unitatile
 de
 afaceri
 ale
 organizatiei.
 § Rezumatele
 de
 proiect
 interactive
 și
 tablourile
 de
 bord
 să
 permita
 utilizatorilor
 atat
 accesul
 rapid
 la
 informatii
 de
 buget,
 alocari
 de
 resurse
 și
 starea
 proiectului
 precum
 și
 posibilitatea
 de
 reactie
 in
 avans
 (proactiv,
 nu
 reactiv).
 § Sistemul
 trebuie
 să
 asigure
 controlul
 și
 gestionarea
 proiectelor
 -­‐
 utilizatorii
 pot
 vizualiza
 reprezentari
 grafice
 de
 proiect,
 de
 cost,
 precum
 și
 bugetul
 de
 stare
 prin
 § Sistemul
 trebuie
 să
 asigure
 gestionarea
 schimbarii
 de
 proiect
 § Sistemul
 trebuie
 să
 asigure
 maximizare
 resurselor
 § Sistemul
 trebuie
 să
 asigure
 imbunatatirea
 colaborarii
 intre
 departamente
 § Sistemul
 trebuie
 să
 asigure
 posibilitatea
 de
 a
 revizui,
 gestiona
 și
 aproba
 proiectele,
 incadrarea
 in
 timp
 fiind
 critic
 pentru
 succesul
 proiectului
 de
 executie.
 § Sistemul
 trebuie
 să
 asigure
 Analiza
 de
 Earned
 Value
 (valoare
 cuvenita)
 § Managementul
 contractelor
 trebuie
 să
 includa:
 
 o Stadii
 și
 detalii
 contracte,
 o Workflow
 configurabil,
 de
 aprobare
 și
 semnare,
 
 o Listă
 riscuri
 și
 analiză
 de
 risc,
 
 o Administrare
 părților
 implicate,
 
 o Facturare
 la
 nivel
 de
 contract,
 pe
 baza
 situațiilor
 lucrărilor,
 
 o Management
 financiar
 al
 contractului,
 cu
 posibilitatea
 urmăririi
 veniturilor
 și
 cheltuielilor
 pe
 centre
 de
 cost,

Page 24 of 30. F Cod 05-08 Ed. 01 – Dec 2007 o Management
 al
 garanțiilor
 și
 scrisorilor
 bancare,
 o Management
 al
 avansurilor.
 § Situațiile
 de
 lucrări
 trebuie
 să
 includa:
 
 o Imagine
 periodică,
 lunară
 sau
 săptămânală,
 cu
 stadiul
 executării
 lucrării,
 în
 vederea
 facturării;
 
 
 o Posibilitate
 de
 analiză/comparare
 a
 progresului
 raportat
 intern;
 
 o Posibilitate
 de
 automatizare
 a
 procesului.
 
 o Managementul
 modificărilor,
 pe
 baza
 documentelor
 de
 tip:
 
 o Note
 de
 suplimentare
 sau
 Note
 de
 renunțare,
 în
 cazul
 obiectivelor
 sau
 a
 unor
 părți
 din
 obiectiv;
 
 o Cereri
 de
 modificări;
 
 o Acte
 adiționale,
 în
 cazul
 modificării
 unui
 contract,
 având
 facilitatea
 de
 a
 păstra
 istoricul
 și
 elementele
 contractuale
 modificate
 în
 timp.
 
 § Managementul
 proiectelor
 trebuie
 să
 includa:
 
 o Urmărire
 proiecte
 la
 nivel
 de
 contract,
 precum
 și
 activitățile
 care
 sunt
 cuprinse
 în
 proiect;
 
 
 o Comparare
 între
 bugetat
 și
 realizat,
 pe
 baza
 sincronizării
 cu
 proiectul
 din
 sistemul
 Primavera
 sau
 cu
 orice
 alt
 sistem
 de
 management
 al
 proiectelor;
 
 o Funcții
 de
 planificare;
 
 o Workflow
 la
 nivel
 de
 activitate;
 
 o Posibilitate
 de
 a
 aloca
 resurse
 proprii
 sau
 închiriate
 la
 activități;
 
 o Posibilitate
 de
 a
 colecta
 consumurile
 materiale,
 de
 utilaje
 și
 de
 manopera;
 
 o Posibilitate
 de
 a
 colecta
 consumurile
 în
 mod
 automat,
 din
 aplicații
 terțe;
 
 o Integrare
 cu
 fluxurile
 de
 achiziție
 din
 ERP
 prin
 Fișă
 limită
 și/sau
 necesar
 de
 aprovizionare.
 
 § Managementul
 subcontractorilor
 trebuie
 să
 asigure
 o Urmarirea
 și
 administrarea
 ofertellor,
 contractele
 sau
 situația
 lucrărilor
 cu
 subcontractorii.
 Include:
 
 o Stabilirea
 formatelor
 de
 ofertare
 pentru
 subcontractori,
 
 o Colectarea
 și
 compararea
 de
 oferte
 de
 la
 subcontractori,

Page 25 of 30. F Cod 05-08 Ed. 01 – Dec 2007 o Urmarirea
 proceselor
 de
 subcontractare
 (din
 perspectiva
 antreprenorului
 general)
 -­‐
 subcontractare
 directă
 a
 elementelor
 din
 devizul
 intern
 (ex.
 subcontractarea
 completă
 a
 părții
 electrice);
 
 o Workflow
 configurabil
 de
 aprobare;
 
 o Suport
 pentru
 negociere
 (lista
 activităților
 de
 subcontractat);
 
 o Suplimentări/Renunțări;
 
 o Situație
 de
 lucrări
 cu
 subcontractorii,
 reprezentând
 acceptarea
 din
 partea
 beneficiarului
 a
 părților
 subcontractare,
 în
 vederea
 facturării;
 
 
 o Posibilitatea
 de
 a
 subcontracta
 total
 sau
 parțial
 o
 activitate,
 la
 unul
 sau
 mai
 mulți
 subcontractori;
 
 o Utilizarea
 și
 urmărirea
 resurselor
 subcontractate
 și
 a
 costurilor
 de
 închiriere;
 situația
 de
 lucrări
 este
 administrată
 pe
 baza
 pontajelor
 (resurse
 umane
 /
 utilaje).

Page 26 of 30. F Cod 05-08 Ed. 01 – Dec 2007 MANAGEMENTUL
 DOCUMENTELOR
 Documentele
 digitale
 se
 pot
 imparti
 in
 urmatoarele
 clase:
 § Documente
 elaborate
 in
 editoare
 de
 texte
 (procesor
 de
 text
 ca
 Microsoft
 Word,
 Microsoft
 Excel,
 Open
 Office);
 § Documentele
 pe
 hartie
 copiate
 electronic
 (obtinuta
 prin
 scanare
 -­‐
 exemplu:
 facturi
 furnizori,
 facturi
 emise,
 procese
 verbale,
 contracte);
 § Fisisere
 sursa
 sau
 binare
 obtinute
 de
 personalul
 companiei
 in
 urma
 activitatii
 desfasurate
 (fisiere
 program
 (pas,.c,java),
 fisiere
 aplicatii
 grafice(Autocad,
 Maya,
 3D
 Studio
 Max),
 fisiere
 executabile
 (exe),
 precum
 si
 oricare
 al
 tip
 de
 fisiere.
 Sistemul
 de
 management
 al
 documentelor,
 cunosut
 si
 sub
 abrevierea
 DMS
 (Document
 Management
 System)
 reprezinta
 o
 solutie
 software
 care
 permite
 companiilor
 sa
 furnizeze,
 stocheze,
 indexeze
 documentele
 necesare
 desfasurarii
 optime
 a
 activitatii
 de
 business.
 Modulul
 de
 management
 si
 de
 arhivare
 a
 documentelor
 din
 cadrul
 sistemului
 trebuie
 sa
 asigure
 minim
 urmatoarele
 functii:
 § Stocarea
 centralizata
 a
 tuturor
 documentelor
 eletronice
 importante
 pentru
 companie;
 § Back-­‐up
 unitar
 pentru
 toate
 documentele
 organizatiei;
 § Calitatea
 si
 versionarea
 documentelor
 companiei;
 § Arhivarea
 electronica
 a
 documentelor;
 § Monitorizarea,
 controlul
 si
 modelarea
 fluxurilor
 de
 documente
 din
 companie;
 § Configurarea
 unor
 alerte,
 diverse
 tipuri
 de
 fluxuri
 interne
 de
 aprobare
 sau
 de
 urmarire
 de
 documente
 in
 functie
 de
 necesitatile
 utilizatorului:
 adeverinte,
 concedii,
 formulare
 evaluare,documente
 referitoare
 la
 recrutare,
 contracte,
 acte
 aditionale,
 etc.
 § Accesul
 la
 documente,
 actualizarea
 sau
 adaugarea
 de
 documente
 sa
 se
 poata
 face
 in
 functie
 de
 drepturile
 acordate
 utilizatorilor
 astfel:
 doar
 anumitor
 persoane,
 doar
 anumitor
 departamente
 sau
 grupuri
 de
 lucru
 cu
 nivele
 de
 acces
 sau
 pot
 fi
 zone
 publice
 accesibile
 tuturor
 utilizatorilor;
 § Sa
 se
 poate
 accesa
 un
 istoric
 complet
 al
 tuturor
 modificarilor
 facute
 in
 baza
 de
 date,
 inclusiv
 utilizatorii
 care
 au
 facut
 modificarile
 respective
 si
 perioada
 de
 timp.
 De
 asemenea
 se
 poate
 restaura
 o
 stare
 anterioara
 a
 bazei
 de
 date
 din
 istorie.
 Utilizand
 sistemul
 de
 management
 al
 documentelor
 disponibil
 Sistemul
 trebuie
 sa
 poata
 gestiona
 documentele
 toate
 digitale
 (documente,
 proceduri,
 schite,
 planuri,
 proiecte,
 coduri
 sursa,
 how-­‐to-­‐uri),
 inclusiv
 documentele
 scanate.

Page 27 of 30. F Cod 05-08 Ed. 01 – Dec 2007 Sistemul
 va
 asigura
 urmarirea
 fluxurilor
 interne
 de
 lucru
 ale
 companiei,
 precum
 si
 managementul
 inregistrarilor.
 Sistemul
 va
 asigura
 cautarea
 dupa
 criterii
 multiple
 (denumirea,
 continutul
 acestora,
 etc),
 pentru
 a
 facilita
 intreg
 procesul,
 iar
 informatia
 solicitata
 este
 disponibila
 imediat.
 Sistemul
 trebuie
 sa
 includa
 versionarea
 documentelor.
 Orice
 document
 (inclusiv
 toate
 versiunile
 sale)
 poate
 fi
 descarcat
 pentru
 vizualizare
 sau
 modificare.

Page 28 of 30. F Cod 05-08 Ed. 01 – Dec 2007
 
 MODUL
 MANAGEMENTUL
 BUGETELOR
 § Sistemul
 trebui
 să
 poate
 urmari
 veniturilor
 și
 cheltuielilor
 atât
 centralizat,
 cât
 și
 pe
 ierarhii
 de
 centre
 de
 analiză;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 poata
 realiza
 construcția
 efectivă
 a
 bugetelor
 prin
 definirea
 de
 template-­‐uri
 bugetare
 pentru
 diverse
 linii
 de
 buget,
 a
 responsabilului
 de
 bugetare.
 § Sistemul
 trebuie
 să
 suporte
 atât
 bugetarea
 de
 tip
 top-­‐down,
 cât
 și
 cea
 de
 tip
 bottom-­‐up.
 § Sistemul
 trebuie
 să
 poata
 realiza
 controlul
 și
 distribuirea
 bugetelor
 la
 nivel
 de
 angajat,
 contract
 semnat,
 proiect,
 departament,
 
 direcție,
 centre
 de
 cost/profit,
 sau
 la
 nivel
 de
 organizație,
 centralizat;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 poata
 realiza
 structurarea
 bugetului
 pe
 perioade
 de
 analiză
 definite
 de
 utilizator
 (lună,
 trimestru,
 semetru,
 an);
 § Sistemul
 trebuie
 să
 
 permita
 organizarea
 matriceală
 a
 bugetului,
 dimensionată
 pe
 linii
 de
 buget
 și
 centre
 de
 analiză;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 realizeze
 utilizarea
 de
 conturi
 de
 venit,
 cheltuieli,
 active
 circulante,
 conturi
 de
 regularizare,
 conturi
 de
 pasive
 în
 realizarea
 bugetului;
 corelarea
 între
 centrele
 de
 analiză
 și
 notele
 contabile;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 realizeze
 integrarea,
 din
 punct
 de
 vedere
 contabil,
 cu
 toate
 segmentele
 operaționale;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 realizeze
 alocarea
 manuală
 sau
 automată
 a
 datelor
 pe
 linii
 de
 buget
 finale
 sau
 intermediare
 (necesită
 repartizare
 ulterioară);
 § Sistemul
 trebuie
 să
 permita
 definirea
 cheilor
 de
 repartizare,
 procentuale
 sau
 valorice,
 fixe
 sau
 variabile;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 permita
 ordonarea
 și
 prioritizarea
 procesului
 de
 repartizare;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 poata
 realiza
 definirea
 indicatorilor
 de
 analiză
 pentru
 execuția
 de
 buget;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 dispuna
 de
 facilitatea
 de
 a
 introduce
 notele
 contabile
 de
 buget;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 poata
 generara
 și
 actualiza
 bugetele
 în
 timp
 real;

Page 29 of 30. F Cod 05-08 Ed. 01 – Dec 2007 § Sistemul
 trebuie
 să
 
 permita
 lucrul
 cu
 bugete
 multiple
 pentru
 perioade
 trecute
 sau
 viitoare,
 versionate;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 permita
 introducerea
 bugetelor
 în
 diverse
 valute;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 permita
 inchiderea
 bugetelor;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 poata
 realiza
 rapoartarea
 rapidă
 bugetat
 vs.
 realizat,
 centralizat,
 dimensionat
 pe
 centre
 de
 analiză
 și
 linii
 de
 buget;
 § Sistemul
 trebuie
 să
 poata
 realiza
 exportul
 datelor
 organizate
 în
 Excel
 pentru
 analize
 sau
 raportări
 externe
 viitoare;

Page 30 of 30. F Cod 05-08 Ed. 01 – Dec 2007 RAPOARTE
 Aplicatia
 trebuie
 să
 asigure
 toate
 rapoartele
 legale
 și
 o
 gamă
 largă
 de
 rapoarte
 uzuale,
 cum
 ar
 fi
 registre
 de
 bancă
 și
 de
 casă,
 facturi
 clienți
 /
 furnizori
 neînchise,
 balanțe
 de
 parteneri
 pe
 vechime,
 legături
 între
 facturi
 și
 plăți,
 avansuri
 neînchise,
 etc
 Sistemul
 trebuie
 să
 dispuna
 de
 mecanisme
 de
 raportare
 care:
 § Sa
 aiba
 implementate
 rapoartele
 minime
 necesare
 functionerii
 comaniei
 –
 lista
 completa
 de
 rapoarte
 se
 va
 stabili
 la
 selectarea
 furnizorului
 § Sa
 permita
 editarea
 de
 rapoarte
 folosind
 un
 generator
 intern
 usor
 de
 utilizat,
 fara
 a
 necesita
 cunostinte
 de
 programare
 pentru
 o
 serie
 de
 rapoarte
 care
 vor
 fi
 necesare
 pentru
 decizii
 interne.
 § Rapoartele
 trebuie
 să
 aiba
 posibilitatea
 de
 a
 fi
 exportate
 in
 Open
 Office
 (de
 preferat)
 sau
 Microsoft
 Excel
 § Sa
 permita
 direct
 din
 sistem
 generarea
 de
 rapoarte
 pe
 baza
 de
 template-­‐uri
 Word,
 care
 să
 aduca
 datele
 precompletate
 din
 baza
 de
 date
 a
 sistemului
 informatic
 § Sa
 permita
 realizarea
 de
 rapoarte
 pe
 baza
 de
 template-­‐uri
 Excel,
 informatiile
 completandu-­‐se
 direct
 in
 Excel
 din
 baza
 de
 date
 a
 sistemului
 § Sa
 permita
 exportul
 de
 date
 in
 diverse
 formate
 de
 fisiere:
 excel,
 text,
 pdf,
 html,
 csv;
 § Sa
 permita
 realizarea
 rapoartelor
 statistice,
 de
 analiza
 cu
 publicarea
 anumitor
 rapoarte
 pe
 Web
 pentru
 a
 fi
 accesate
 de
 catre
 managerii
 companiei
 § Configurarea
 și
 calculul
 anumitor
 indicatori
 KPI
 (metrici
 in
 HR),
 continand
 situatii
 despre
 Turnover,
 Headcount,
 Promovari,
 transferuri
 intre
 departamente.
 § Notificarea
 automata
 și
 configurabila
 in
 prealabil
 
 a
 unor
 evenimente
 legate
 de:
 personalul
 angajat,
 proiecte,
 stocuri,
 masini
 și
 utilaje,
 etc