Bogdan Ștefan TRIMBACIU [603364]

1

APROBAT,
Bogdan Ștefan TRIMBACIU
Director UMP

CAIET DE SARCINI
aferent achiziționării de servicii de dezvoltare a unui sistem de management electronic pentru
Programul PA14 Antreprenoriat cultural, patrimoniu cultural și schimb cultural

CUPRINS:

1. Grup tematic

2. Necesitate

3. Scopul contractului și rezultate așteptate

4. Grupuri țintă – rolurile utilizatorilor

5. Durata contractului

6. Descrierea activităților

7. Descrierea cerințelor funcționale

8. Descrierea cerințelor nefuncționale

9. Livrabile

10. Date și documente puse la dispoziție de către AC

11. Calendar

12. Condițiile ce trebuie îndeplinite de prestator

2

13. Cerințe minime

14. Acceptanța serviciilor și plata

15. Sursa de finanțare

16. Cerințe cu privire la modul de prezentarea a oferte i
1. GRUP TEMATIC

1.1 Autoritatea contractantă
Autoritatea Contractantă (AC): Ministerul Culturii și Identității Naționale prin Unitatea de
Management a Proiectului în calitate de Operator pentru Programul PA14 Antreprenoriat cultural,
patrimoniu cultural și schimb cultural, finanțat prin Mecanismul Fi nanciar al Spațiului Economic
European 2014 – 2021 (EEA Grants).

1.2 Descrierea cadrului existent în sectorul relevant
În conformitate cu prevederile Ordonanței de urgență nr. 34/05.05.2017 privind gestionarea
financiară a fondurilor externe nerambursabil e aferente Mecanismului Financiar Spațiul Economic
European 2014 -2021 și Mecanismului Financiar Norvegian 2014 -2021, Ministerul Culturii și
Identității Naționale are rolul de Operator pentru Programul PA14 Antreprenoriat cultural,
patrimoniu cultural și sc himb cultural.
În conformitate cu Ordinul Ministrului Culturii nr. 2324/26.05.2017, Unitatea de Management a
Proiectului (UMP) este desemnată pentru a prelua integral atribuțiile de Operator de Program
stabilite prin efectul Memorandumului de înțelegere d intre Islanda, Principatul Liechtenstein,
Regatul Norvegiei și Guvernul României privind implementarea Mecanismului Financiar Spațiul
Economic European 2014 -2021, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, prin Ordinul
ministrului fondurilor euro pene nr. 2.102/2016 pentru Programul PA14 Antreprenoriat cultural,
patrimoniu cultural și schimb cultural.
Unitatea de Management a Proiectului (UMP) este organismul fără personalitate juridică constituit la
nivelul Ministerului Culturii și Identității Na ționale (MCIN), separat din punct de vedere tehnic și
organizatoric de alte structuri ale ministerului.
1.2.1. În calitate de Operator de Program, UMP este responsabilă pentru elaborarea și implementarea
programului PA14, în conformitate cu principiile enu nțate în Regulamentul de implementare a
Mecanismului Financiar SEE 2014 -2021 și în special pentru:
• asigurarea faptului că proiectele contribuie la realizarea obiectivelor generale ale
Mecanismului Financiar SEE 2014 -2021 și a rezultatelor directe („outpu ts”), rezultatului/rezultatelor
indirect(e) („outcome”) și obiectivului/obiectivelor specifice programului și că acestea respectă
Regulamentul, Acordul de program și legislația națională și a Uniunii Europene aplicabilă, în toate
fazele de implementare;
• asigurarea faptului că este disponibil un nivel adecvat de expertiză pentru elaborarea
programului și dezvoltarea cadrului de rezultate;
• colectarea aplicațiilor, selectarea proiectelor care vor fi finanțate și semnarea contractelor de
proiect pentru fie care proiect în parte;
• facilitarea cooperării bilaterale, după caz;
• verificarea faptului că cheltuielile declarate de Promotorii de Proiecte sunt reale și respectă
Regulamentul, Acordul de program și legislația națională și a Uniunii Europene aplicabil ă;
• asigurarea faptului că plățile grantului proiectului sunt efectuate la timp;

3
• asigurarea calității implementării programului și verificării rezultatelor directe („outputs”) și
a progresului proiectelor în vederea realizării rezultatelor indirecte („o utcomes”) ale programului,
inter alia, prin monitorizare, incluzând, după caz, verificări la fața locului ale proiectelor, efectuate
pe bază de eșantion;
• evaluarea riscurilor la adresa implementării eficace a programului și a rezultatelor sale și
întrepr inderea de măsuri adecvate;
• realizarea monitorizării anuale a unui eșantion de proiecte, selectate pe baza evaluării
riscurilor și incluzând eșantioane aleatorii;
• asigurarea faptului că utilizarea contribuției financiare este exclusiv în scopul progra mului și
al proiectelor sale și în conformitate cu Acordul de Program și că toate activele care fac parte din
program sunt folosite exclusiv în scopurile prevăzute în Acordul de Program;
• asigurarea existenței unui sistem pentru înregistrarea și stocarea în formă computerizată a
înregistrărilor contabile pentru fiecare proiect din cadrul programului, precum și a colectării datelor
privind implementarea necesare managementului financiar, raportării, monitorizării, verificării,
auditurilor și evaluării;
• stabilirea unei structuri organizaționale a Operatorului de Program care să asigure
independența și separarea funcțională a structurii responsabile pentru verificarea cheltuielilor
efectuate și aprobarea plăților de alte structuri responsabile pentru implem entarea programului;
• cu excepția prevederilor contrare ale legislației naționale a Statului Beneficiar, stabilirea și
menținerea unui cont bancar separat, purtător de dobândă, dedicat fondurilor pentru refinanțare.
• asigurarea faptului că Promotorii de Proiecte mențin un sistem de contabilitate separat sau un
cod contabil adecvat pentru toate tranzacțiile legate de proiect, fără a aduce atingere regulilor de
contabilitate naționale;
• asigurarea transparenței și disponibilității documentelor;
• asigurare a faptului că Autoritatea de Certificare primește toate informațiile necesare cu
privire la procedurile și verificările executate în legătură cu cheltuielile, în scopul certificării
acestora;
• elaborarea și transmiterea rapoartelor financiare interimare, a raportului anual al programului,
a raportului final al programului și a rapoartelor privind dobânda acumulată conform Articolelor
6.11, 6.12, 9.3, 9.4 și 9.7 din Regulament;
• transmiterea către Autoritatea de Certificare a previziunii cererilor de plată , utilizată de
Autoritatea de Certificare în vederea îndeplinirii obligațiilor sale prevăzute la Articolul 9.5 din
Regulament;
• asigurarea înregistrării datelor statistice specifice proiectului, în vederea menținerii bazei de
date pentru raportare;
• asigurarea faptului că toate documentele și informațiile legate de implementarea programului
și a proiectelor din cadrul acestuia sunt furnizate către CMF și Punctul Național de Contact la cererea
acestora și într -un timp rezonabil;
• asigurarea faptului că s e iau toate măsurile necesare și adecvate pentru prevenirea, depistarea
și anularea suspiciunilor și cazurilor de nereguli, că aceste cazuri sunt investigate fără întârziere și în
mod eficient și raportate și remediate în mod corespunzător, inclusiv prin a plicarea corecțiilor
financiare necesare, dacă este cazul;
• asigurarea faptului că legislația relevantă locală, națională și a Uniunii Europene (inclusiv,
dar fără a se limita la aceasta, legislația privind mediul, achizițiile publice și ajutorul de stat) este
respectată; și
• respectarea obligațiilor stipulate în Acordul de program.

2. NECESITATE

4
Programul PA14 vizează consolidarea dezvoltării economice și sociale prin cooperare culturală,
antreprenoriat cultural și management al patrimoniului cultural. Programul se va concentra pe rolul
pe care cultura și patrimoniul cultural îl joacă în dezvoltar ea locală și regională, cu accent pe
ocuparea forței de muncă, antreprenoriat cultural, formare profesională și incluziune socială, va
sprijini și proiecte ce au legătură cu documentarea cu privire la istoria culturală a grupurilor și
minorităților sociale , etnice și culturale și va contribui și la îmbunătățirea situației romilor.
Valoarea totală eligibilă a Programului este de 29.015.294 Euro, din care 24.663.000 Euro reprezintă
finanțarea nerambursabilă acordată prin Mecanismul Financiar SEE, iar 4.352.29 4 Euro reprezintă
cofinanțarea națională.
Pentru managementul proiectelor ce urmează a fi finanțate în cadrul Programulului PA14,
Autoritatea Contractantă dorește să achiziționeze servicii de dezvoltare a unui sistem de management
electronic care va asigur a derularea, în mod eficient și optim, a tuturor fazelor:
• Depunere a cererilor de finanțare,
• Evaluare a cererilor de finanțare,
• Aprobare/respingere a cererilor de finanțare,
• Contractare a cererilor de finanțare,
• Monitorizare a progresului în r ealizarea rezultatelor proiectelor contractate,
• Verificare financiară a cheltuielilor realizate în cadrul proiectelor,
• Generarea de rapoarte privind finanțările acordate prin Program.
Prin sistemul informatic se vor gestiona toate documentele aferent e proiectelor depuse în cadrul
Programului PA14, se va monitoriza progresul tehnic și financiar al proiectelor contractate, inclusiv
rezultatul verificărilor la fața locului, se va păstra pista de audit aferentă Programului, se va realiza
arhiva electronic ă, precum și gestiunea electronică a fluxurilor de documente.
Dezvoltarea sistemului informatic răspunde nevoii de a simplifica procesul de depunere a cererilor
de finanțare și a raportelor de proiect pentru potențialii beneficiari de finanțare (denumiți î n
continuare Promotori de Proiect), precum și nevoii AC de a gestiona printr -un sistem centralizat,
unitar și cu eficiență sporită Programul PA14.
Bugetul rezervat finanțării proiectelor va fi alocat unor proiecte individuale, procesul fiind structurat
astfel:

a) Depunerea cererilor de finanțare
1) AC lansează apelul de proiecte, care poate viza obținerea unor rezultate diverse;
2) Solicitanții de finanțare – organizații de drept public sau privat – se înregistrează în sistem,
completează cererea de fin anțare și încarcă anexele solicitate pentru tipul de rezultat pe care îl
urmăresc (sistemul nu va permite transmiterea proiectului către AC dacă nu au fost încărcate toate
anexele necesare evaluării);
b) b) Evaluarea cererilor de finanțare
1) Reprezentanț ii AC verifică eligibilitatea organizațiilor care au depus cereri de finanțare și transmit
cereri de clarificare, dacă este cazul;
2) Procesul anterior descris, de verificare a eligibilității, se încheie prin generarea unei liste cu toate
proiectele care s-au calificat pentru etapa următoare, precum și cu proiectele care au fost respinse;
3) Proiectele calificate sunt accesate de un număr definit de experți externi AC, care vor completa în
sistem un formular de evaluare tehnică și financiară – pentru fiec are proiect se vor completa mai
multe formulare de către diverși experți, fiecare expert acordând un punctaj pentru fiecare proiect
evaluat;
4) Dacă este cazul, experții trimit solicitări de clarificări prin sistemul electronic, la care solicitantul
de finanțare va răspunde tot în cadrul sistemului, și prin încărcarea de documente;
5) În condițiile în care media punctajelor pentru același proiect depășește 30% din punctajul cel mai
mare, sistemul alertează Coordonatorii asupra necesității ca acel proiect s ă fie evaluat de alți experți;

5
6) În funcție de media punctajului acordat de fiecare expert, sistemul generează o listă a proiectelor
ordonate descrescător, o parte dintre acestea urmând să fie contractate.
[* În oricare din fazele descrise sistemul va p ermite depunerea și soluționarea contestațiilor privind
modul de desfășurare a evaluării proiectului.
** AC estimează lansarea a 4 apeluri de proiecte ce vor fi deschise timp de 4 luni în cadrul cărora se
vor depune între 100 și 300 cereri de finanțare. AC estimează procesarea unui număr total de 1000 de
cereri de finanțare pe parcursul a 3 ani].
c) Aprobarea/respingerea cererilor de finanțare
Proiectele selectate în etapa anterioară sunt verificate de reprezentanții AC, în această fază de pre –
contractare fiind necesare modificări ale cererii de finanțare și completarea dosarului fiecărui proiect
cu anexe specifice. Vizite la fața locului pentru aceste proiecte vor fi consemnate în rapoarte de
vizită pe un format predefinit generat în sistemul informatic.
d) Contractarea cererilor de finanțare
În funcție de tipul de rezultat bifat în cererea de finanțare, sistemul va genera automat tipul de
contr act de finanțare care include clauze adaptate specificului acelui proiect. Sistemul va permite
cumularea de clauze specifice, în cazul în care în cererea de finanțare (consolidată în etapa de
precontractare) au fost bifate mai multe tipuri de rezultate urm ărite.

d) Monitorizarea progresului în realizarea rezultatelor proiectelor contractate și verificarea
financiară a cheltuielilor realizate în cadrul proiectelor
Monitorizarea se va realiza din diverse perspective (tehnică, financiară, privind achizițiile , etc),
fiecare dintre acestea presupunând completarea câte unui formular în sistem, pe baza rapoartelor de
progres/finale și documentelor jusitificative încărcate de promotorii de proiect. Această etapă
implică, la fel ca cea precedentă, comunicări între AC și promotorii de proiect, care se realizează prin
transmiterea în sistem a unor Notificări și solicitări de clarificări și încărcarea de documente
suplimentare.
[* AC estimează procesarea unui număr de minim 300 de rapoarte pe parcursul a 6 ani].
Rezult atul verificării financiare a fiecărui raport se consemnează și într -o Notă de autorizare a
cheltuielilor, sumele incluse în aceasta urmând a fi centralizate pentru fiecare proiect în parte,
precum și la nivel de program. Pe baza Notelor menționate vor fi înregistrate în sistem și toate plățile
efectuate către promotorii de proiect, precum și neregulile identificate și corecțiile financiare
aplicate.
Pe lângă acestea, sistemul va permite și gestionarea aspectelor privind comunicarea și publicitatea
din cadr ul proiectelor și a vizitelor la fața locului și generarea de rapoarte privind finanțările acordate
prin Program.

3. SCOPUL CONTRACTULUI ȘI REZULTATE AȘTEPTATE
3.1. Scopul contractului
Scopul contractului care urmează să fie atribuit vizează dezvoltarea u nui sistem informatic care să
contribuie la asigurarea unui management eficient al Programului PA14 Antreprenoriat cultural,
patrimoniu cultural și schimb cultural și a premiselor necesare pentru creșterea absorbției fondurilor
alocate României prin Mecani smul Financiar al Spațiului Economic European 2014 -2021 (SEE
2014 -2021), prin optimizarea proceselor de depunere, evaluare, contractare, verificare, monitorizare
și raportare a finanțărilor acordate prin Program.

3.2. Rezultate așteptate
Principalele rez ultate urmărite sunt creșterea calității și eficienței serviciilor publice astfel încât să se
asigure accesul integrat la informație prin standardizarea și eficientizarea proceselor și activităților de

6
acordare/monitorizare a finanțării, crearea unui mediu colaborativ, optimizarea operațiunilor și
creșterea productivității prin:
– reducerea sarcinilor administrative atât pentru solicitanții de finanțare, respectiv promotorii
de proiect, cât și pentru angajații AC prin facilitarea schimbului de informații și documente și
eficientizarea utilizării resurselor
– standardizare și simplificare a proceselor
– rapiditate în executarea sarcinilor de introducere date
– înregistrarea datelor o singură dată în baza de date
– ușurință în utilizare
– interfață ergonomică și prietenoasă
– trasabilitatea documentelor si versionarea documentelor
– stocarea centralizata a tuturor documentele electronice
– backup unitar pentru toate documentele
– modelarea, gestionarea, controlul si monitorizarea fluxurilor (workflows) de d ocumente, cu
urmărirea termenelor, statutul sarcinilor și emiterea de alerte
– arhivarea și indexarea electronică a documentelor
– integritatea datelor și confidențialitate
– interogarea informațiilor – raportare dinamică în funcție de datele înregistrate în baza de date,
funcții de filtrare și căutare date sau informații după unul sau mai multe criterii/cuvinte/fraze, export
de date.
– autentificarea utilizatorilor pe nivele de acces,
– securitate avansată, prevenire pierdere informații și protecție împotriva amenințărilor
cibernetice
– respectarea conceptului de interoperabilitate
– vizualizarea pistei de audit electronice
– audit și monitorizare a performanțelor sistemului
– construcție modulară care să permită modificarea și dezvoltarea ulterioară.
Prestatorul poate propune și alte funcționalități (rezultate) recunoscute ca fiind bună practică în
domeniu.

4. GRUPURI ȚINTĂ – ROLURILE UTILIZATORILOR
Sistemul va fi utiliz at de următoarele categorii de utilizatori:
• Angajații Unității de Management a Proiectului – Operator de Program (OP) PA14;
• Solicitanți ce vor depune cereri de finanțare în cadrul apelurilor de proiecte (potențiali
Promotori de Proiecte);
• Promotori d e proiect (PP) contractate pentru finanțare în cadrul Programului PA14 (în cazul
în care există parteneri de proiect, atunci PP este și lider de proiect);
• Parteneri de proiect (pp) atât din România cât și din alte state (ex. Norvegia, Islanda,
Liechtenst ein etc)
• Experți evaluatori ai cererilor de finanțare
• Experți verificare / monitorizare a progresului proiectelor contractate;
• Reprezentanți ai autorităților și structurilor de control și audit;
• Administratori de sistem

5. DURATA CONTRACTULUI
Contractul începe de la data semnării acestuia de ambele părți (Autoritatea Contractantă și Prestator)
și se finalizează la data acceptanței finale a serviciilor realizate de Prestator.
Data acceptanței finale a serviciilor este data la care se finalizează pe rioada de asigurare a
mentenanței corective și evolutive.

7
Durata de realizare a sistemului de management electronic (soluția software funcțională integrală
finală) este de 12 luni.

6. DESCRIEREA ACTIVITĂȚILOR
Pentru realizarea serviciilor de dezvoltare a unui sistem de management electronic care fac obiectul
achiziției sunt necesare următoarele activități:
1. Activitatea de analiză și design
Dezvoltarea sistemului începe cu analiza ciclului de viață a Programului, pentru identificarea tuturor
fazelor, proceselor, procedurilor și cerințelor necesare a fi implementate în acest sistem. În această
etapă, prestatorul va analiza cerințele formulate de Autoritatea Contractantă (AC) în caietul de
sarcini și documentele existente la nivel de Program.
Prestatorul va organiza grupuri de lucru tematice pentru fiecare modul al aplicației, pentru a stabili
toate funcțiunile, activitățile și operațiunile spec ifice. În acest sens, Prestatorul va agrea cu AC
experții non -cheie ce vor participa la grupurile de lucru. Grupurile de lucru tematice vor fi organizate
la sediul AC.
În Anexa 1 se prezintă, neexhaustiv, un workflow și o listă a operațiunilor ce vor fi g rupate și
implementate în funcții și module, precum și drepturile fiecărui tip de utilizator (Operator de
Program, Solicitant / Promotor de Proiect / Partener de proiect, experți, auditori) în cadrul fiecărei
operațiuni. O funcție ce implementează o anumit ă operațiune sau procedură va putea fi regăsită și
apelată în mai multe module.
Această activitate se va finaliza când AC va accepta următoarele documente elaborate de prestator:
• un document ce conține toate specificațiile tehnice, funcționale și nefunc ționale ale
sistemului
• o listă a necesarului de echipamente hardware cu caracteristicile acestora (inclusiv o estimare
a costurilor echipamentelor hardware) pentru implementarea sistemului
• arhitectura și macheta interfeței utillizator
• un plan al tes telor de acceptanță
Aceste documente vor fi supuse consultării și acceptării de către AC și vor sta la baza proiectării,
dezvoltării, implementării și testării sistemului.

2. Activitatea de dezvoltare sistem
Dezvoltarea sistemului se va realiza pe baza c aietului de sarcini și a documentului cu specificațiile
tehnice, funcționale și nefuncționale ale sistemului acceptat de AC. Dezvoltarea sistemului se va face
modular, pe bază de module / funcții / ecrane / câmpuri de date, în conformitate cu cerințele AC.
Acceptanța finală a serviciilor se realizează la data la care se finalizează perioada de asigurare a
mentenanței corective și evolutive.

3. Activitatea de testare
Testarea se realizează după livrarea fiecărui modul, fie că este fază intermediară sau fina lă. După
realizarea configurării de sistem și a parametrizărilor, Prestatorul va testa, la sediul AC, modulul
predat. În funcție de rezultatul testării și de recomandările AC, Prestatorul va realiza îmbunătățiri /
ajustări, în vederea implementării varian tei finale a fiecărui modul, precum și a sistemului informatic
integrat final.

4. Activitatea de integrare finală a sistemului și acceptare
Pe parcursul dezvoltării, fiecare modul va fi integrat în sistem, până la obținerea uni sistem
informatic unitar ca re să asigure managementul electronic al Programului PA14. Acceptarea se va
derula conform secțiunii 11 și 14 a prezentului document. Fiecare modul/document predat precum și

8
varianta finală a sistemului informatic vor fi acceptate de către AC, în baza unui proces verbal de
acceptanță.

5. Activitatea de instruire utilizatori
După acceptarea fiecărui modul se va realiza și instruirea utilizatorilor cu privire la utilizarea
acestuia. Instruirea utilizatorilor se va face pentru fiecare modul, va avea loc la s ediul AC și se va
adresa unui număr minim de 20 participanți. Se va avea în vedere și instruirea administratorilor de
sistem. Totodată, după finalizarea integrală a sistemului se va organiza o instruire a utilizatorilor cu
privire la toate funcționalitățil e sistemului.

6. Activitatea de mentenanță corectivă și evolutivă
În perioada post -implementare Prestatorul va asigura servicii de mentenanță corectivă și evolutivă
pentru cel puțin 2 ani de la data ultimului proces verbal de acceptanță.
Mentenanța soft ware reprezintă una dintre fazele procesului de dezvoltare software, ce urmează
realizării și lansării în exploatare a sistemului software. În cadrul acestei etape se operează modificări
asupra sistemului software pentru a corecta defecte, pentru a extinde setul de funcționalități oferite
de acesta, pentru a implementa optimizări de natură să îmbunătățească performanța sistemului și
calitatea serviciilor oferite utilizatorilor săi.
Mentenanța corectivă reprezintă procesul prin care se aduc modificări aupra sistemului software
pentru a corecta probleme de funcționare – defecte – descoperite în timpul exploatării.
Mentenanța evolutivă reprezintă procesul prin care se aduc modificări asupra sistemului software
pentru îmbunătățirea funcționării sistemului, pent ru a răspunde unor noi cerințe din partea AC, ce ar
putea reprezenta extinderi/adaptări/modificări ale unor funcționalități existente și/sau implementarea
unor noi funcționalități în sistem.
O componentă importantă a ambelor categorii o constituie rezolvar ea incidentelor semnalate în
funcționarea sistemului. Un incident este considerat orice eveniment ce nu face parte din modul
standard, așteptat de funcționare a sistemului și care cauzează sau poate cauza o întrerupere sau o
diminuare a calității serviciil or oferite de acesta.
Există mai multe categorii de incidente ce vor fi gestionate:
– Defect – reprezintă eroare în funcționalitățile sistemului, în raport cu cerințele formulate
pentru acesta în caietul de sarcini și/sau în documentul cu cerințele tehnice funcționale și
nefuncționale
– Incident de infrastructură – apar la nivelul infrast ructurii software pe care sistemul
funcționează și care impactează funcționarea corectă a acestuia
– Probleme de performanță – apar atât la nivelul infrastructurii cât și al sistemului și afectează
calitatea serviciilor oferite (timpi mari de răspuns etc)

Tipurile incidentelor:
– Critic: incident care afectează serios serviciile pe care sistemul le asigură, conducând la
nefuncționalitate a sistemului sau disfuncționalități majore, pierderi de date; impactul acesteia duce
la imposibilitatea accesării sistem ului (total sau parțial) de către utilizatori
– Mediu: incident care duce la scăderea performanței sistemului; sistemul este funcțional
pentru cea mai mare parte a utilizatorilor sau a componentelor sale
– Minor: incident care cauzează pierderi minore de f uncționalitate; impactul este redus sau
există soluție temporară.
Nivel Criticitate Timp soluționare
Critic 1 oră
Mediu 1-3 ore
Minor 1-8 ore

9

7. DESCRIEREA CERINȚELOR FUNCȚIONALE
Pentru proiectarea și dezvoltarea prezentului sistem de management electr onic, prestatorul va ține
cont de următoarele elemente:
• Sistemul informatic va fi construit modular și va avea funcțiuni multi -apel și multi -proiect;
• Sistemul informatic trebuie realizat la nivel de vârf (state -of-the-art), pentru a nu necesita
revizui ri majore, cel puțin 5 ani de la finalizarea acesteia, ci doar mentenanță corectivă și evolutivă;
• Programarea interfețelor -utilizator/formularelor pentru achiziția de date specifice se poate
baza pe metode table -driven (bazate pe tabele), astfel încât ad ministratorii bazei de date să poată
extinde / modifica setul de proprietăți ale diferitelor obiecte fără a fi necesare modificări în codul
programelor. Platforma trebuie să ofere posibilitatea de a crea formulare electronice care să fie
utilizate ca șablo ane de forme pentru introducere de date utilizând un designer de formulare
electronice. De asemenea, trebuie să existe posibilitatea de a stoca șabloane de forme în diverse
formate și crearea de forme noi pe baza acestor șabloane. Formularele trebuie să pr ezinte un
comportament dinamic în funcție de diferite reguli, de exemplu: ascunderea anumitor câmpuri în
funcție de starea unei entități sau blocarea editării unui câmp în funcție de permisiunile unui
utilizator șamd;
• Sistemul va respecta cerințele utili zate în domeniu privind autentificarea și autorizarea,
depunerea electronică a documentelor structurate și nestructurate (atașamente), primirea electronică a
documentelor, notificarea pe e -mail, confidențialitatea și protecția datelor, stocarea electronică a
documentelor, urmărirea pistei de audit electronică, interoperabilitatea, principiul codării o singură
dată etc;
• Pe parcursul implementării sistemului de către prestator sau în etapele de testare, AC va putea
veni cu unele ajustări, modificări sau reg lări ale specificațiilor tehnice sau aplicației pentru a regla și
ajusta cât mai bine aplicația la nevoile și actualizările apărute în cadrul Programului.
• Sistemul poate să utilizeze nomenclatoare (ex. județe).

Funcționalități comune
Utilizatorii trebui e să poată adăuga, modifica și șterge diferite tipuri de înregistrări, în funcție de
drepturile pe care le au. Modificarea unei înregistrări deja validate va însemna modificarea versiunii,
iar ștergerea nu va fi permisă după validarea unei înregistrări.
Sistemul trebuie să permită posibilitatea filtrării conținutului afișat după anumite criterii, precum și
ordonarea sa pe mai multe nivele ordonabile crescător sau descrescător.
Sistemul va permite următoarele funcționalități comune:
• Căutare după diverse criterii cu specificarea acestora;
• Ordonarea listelor după unul sau mai multe câmpuri;
• Exportul mai multor înregistrări în diferite formate uzuale (pdf, html, word, excel etc);
• Printarea unei înregistrări/a unui raport/a unei s elecții etc;
• Gruparea informațiilor după diverse criterii;
• Versionarea modificărilor (păstrarea versiunilor anterioare);
• Auditarea modificărilor;
• Arhivarea înregistrărilor;
• Accesul securizat la înregistrări (permisiuni la nivel de înregistrare).

SECȚIUNEA I
Funcția de înregistrare a utilizatorilor

10
Funcția va afișa în formularul de înregistrare câmpuri diferite (nume, prenume, denumire instituție,
adresa e -mail etc.) în funcție de tipul utilizatorului (angajaților OP / experților / solicitanților ) selectat
la primul pas al înregistrării. Toate cererile completate vor trebui validate de utilizatorul înregistrat
prin e -mail (link de confirmare trimis automat în momentul înregistrării), iar apoi verificate și
aprobate de un coordonator al grupului de utilizatori pentru care a fost înregistrat contul (opțional).
Funcția contul utilizatorului
Funcția conține informațiile introduse la înregistrarea contului: nume de utilizator (username), parolă
(password), nume complet, e -mail, telefon mobil și fix, fax , denumire instituție, poziție, adresă etc. și
poate fi accesată de utilizator doar după confirmarea link -ului de activare primit pe e -mail și
autentificarea în sistem. Funcția va afișa starea contului de utilizator: nou, aprobat sau respins și va
permite modificarea de către utilizator doar a anumitor informații (email, telefon, parolă), pentru
restul informațiilor fiind necesară aprobarea de către un coordonator al grupului de utilizatori. De
asemenea, funcția va permite recepționarea de notificări (pe e -mail și în cont) la fiecare schimbare de
status a proiectului, raportului de progres, a unei plăți către beneficiar etc. Funcția trebuie să permită
jurnalizarea operațiilor zilnice, individual pentru fiecare utilizator cu drept de acces la modificarea
înregistrărilor, cu marcarea orei la care a fost executată fiecare operație precum și a identității
utilizatorului care a inițiat -o.
După aprobarea contului, utilizatorul va avea acces și va putea vizualiza modulele din sistem
conform rolului și drepturilor de acces acordate de administrator.

M0. Modul Administrare/Securitate – trebuie să conțină cel puțin următoarele funcții:
M0-F1. Funcția configurare/administrare conturi utilizatori – va permite crearea, validarea,
modificarea sau ștergerea conturilor utili zatorilor din întregul sistem.
Administrarea utilizatorilor, a rolurilor si a drepturilor de acces trebuie să se facă dintr -o interfață
intuitivă. Drepturile trebuie să poată fi definite atât individual, cât și la nivel de rol. Utilizatorii
trebuie să poat ă avea atașate mai multe roluri. În funcție de drepturile utilizatorilor, fiecare dintre
aceștia trebuie să poată accesa o anumită configurație de meniu, cea la care are dreptul, și să poată
efectua doar acele operațiuni pentru care are drepturi explicite.
În cazul în care utilizatorul își uită parola, se va solicita adresa de e -mail atașată userului, pentru a se
genera o parolă temporară. Sistemul va permite identificarea conturilor dublate.
M0-F2. Funcția validare conturi utilizatori – va permite coordon atorilor grupurilor de utilizatori să
valideze înregistrarea conturilor utilizatorilor în funcție de rolul solicitat la înregistrarea contului,
conform permisiunilor.
M0-F3. Funcția de configurare/administrare profile de utilizator – va permite definirea a ccesului la
unul sau mai multe programe/apeluri/proiecte cu unul sau mai multe roluri și nivele de acces (citire,
înregistrare, editare, ștergere și validare date) aferente acestor roluri pentru fiecare
modul/funcție/ecrane/câmpuri de date în parte.
Contro lul accesului la funcționalități se va face pe baza unei scheme de drepturi multi -nivel.
Drepturile de acces trebuie să fie implementate prin intermediul unei scheme ierarhice și dinamice de
roluri. Astfel, unui rol i se vor putea asocia drepturi de acces pe diferite nivele (tip document,
atribute ale documentelor, gradul de clasificare). La nivelul fluxurilor de documente, sistemul trebuie
să permită acordarea de drepturi pe setul de fluxuri disponibile pentru fiecare utilizator. De
asemenea, la nivelul fi ecărei activități din flux, trebuie să existe posibilitatea de a da drepturi în
funcție de profilul utilizatorului care poate efectua acea activitate și de drepturile acestuia în cadrul
respectivei activități.
M0-F4. Funcția rapoarte de acces în sistem – va permite vizualizarea, individual pe utilizator, a
duratei sesiunii de lucru, locația, IP, va fi capabilă să alerteze utilizatorul prin mesaje de eroare și să
urmărească derularea procedurilor și acțiunilor întreprinse în cadrul sistemului.

11
Soluția trebui e să implementeze un modul dedicat de audit și jurnalizare a operațiilor critice efectuate
în sistem.
M0-F5. Funcția raport activitate utilizator – va permite generarea unui raport cu istoricul
acțiunilor/modificărilor realizate într -o anumită funcție/modu l.
Raportul de activitate trebuie să permită verificarea execuției unei operații sau a accesului la date, în
raport cu drepturile utilizatorului de a accesa acele date.
M0-F6. Funcția configurare informări către utilizatori – va permite configurarea mesajului,
declanșatorului și a modalității de livrare a informării în funcție de status -ul proiectului (în aplicație,
prin e -mail sau ambele variante). Opțional se va avea în vedere și transmiterea unui SMS de
avertizare pentru anumite informări importante.
M0-F7. Funcția de salvare/restaurare (back -up) – va permite realizarea de copii de siguranță a datelor
și aplicației, precum și restaurarea acestora. Aceasta va salva în mo d automat și periodic copiile de
rezervă ale datelor pe baza unui calendar propus de ofertant (ofertantul trebuie să prezinte procedura
de salvare/restaurare a copiilor de rezervă precum și calendarul).
Soluția trebuie să permită ca baza de date să poată fi recuperată în orice moment din copiile de
rezervă (mecanism back -up). Fișierele back -up se vor realiza în mod automat în baza configurațiilor
definite de administratorul de bază de date sau sistem (frecvența, ora, destinație etc.).

M0-F8. Funcții avans ate de securitate pentru prevenirea unor intervenții neautorizate, în condițiile
utilizării unei tehnologii open source.
Un aspect important este controlul riguros asupra acțiunilor care au avut loc în sistem pentru a putea
depista, la o fază incipientă, î ncercările de a accesa date confidențiale sau de a aduce un prejudiciu
premeditat sau accidental integrității informației. Acestea pot fi identificate doar cu ajutorul unui
serviciu care are ca scop monitorizarea acțiunilor critice care au loc în sistem. S etul de acțiuni supuse
monitorizării are capacitatea de a fi extins de către administratorul de sistem.
Toate înregistrările privind acțiunile utilizatorilor în sistem, cât și a acțiunilor care provin din
exteriorul sistemului, pot deveni subiect al unei a nalize detaliate în cazul depistării unor nereguli sau
tentative de corupere sau acces neautorizat la datele din sistem.
Nu va fi permisă ștergerea efectivă a intrărilor, ci doar schimbări de stare ale înregistrărilor și
generare de versiune nouă, cu păstr area versiunii vechi.
În timpul completării on -line a unui formular, utilizatorul va fi ghidat în completarea acestuia, fiind
atenționat cu privire la câmpurile obligatorii sau ordinea completării și conținutul câmpurilor.
Soluția de securitate și control al confidențialității va asigura următoarele funcționalități:
1) va permite autentificarea și autorizarea utilizatorilor, implementarea de funcționalități de tip
SSO (Single Sign On) pentru utilizatorii interni, administrarea identității utilizatorilor și auditarea
informației de securitate;
2) va permite crearea de grupuri de utilizatori, alocare / excludere de grupuri de funcții pentru
un utilizator / grup de utilizatori, definirea de acțiuni aplicabile pentru un anumit tip de utilizator,
inactivarea acce sului pentru utilizatorii inactivi;
3) va fi proiectată și implementată din punctul de vedere al securității pe baza legilor,
regulamentelor și instrucțiunilor în vigoare privind securitatea, confidențialitatea și protecția datelor;
4) va permite autentifi carea, identificarea, verificarea drepturilor și permisiunilor, supravegherea
cererilor de servicii și operațiilor executate de persoana care a generat, a modificat sau a șters o
informație;
5) va permite controlul și supravegherea accesului la informație în raport cu drepturile și
permisiunile acordate;
6) va asigura blocarea încercărilor de utilizare neautorizată de resurse, servicii sau informații,
înregistrarea evenimentelor într -un fișier sau o tabelă de supraveghere și semnalarea în timp real a
acesto r evenimente personalului avizat;

12
7) nu va permite persoanelor neautorizate modificarea sau alterarea semantică a informațiilor;
8) va dispune de capabilități de raportare și audit pentru partea de securitate, ca o componentă
integrată a soluției de securi tate propusă;
9) va dispune de o interfață de definire și administrare a utilizatorilor, care va fi accesată de
administratorul de sistem;
10) va asigura mecanisme de securitate implementate pe mai multe niveluri, la nivel de acces în
rețea, la nivel de ap licație și la nivel de bază de date;
11) va oferi suport pentru implementarea mecanismelor de protecție a datelor stocate în sistem; în
acest sens, la nivelul bazei de date se vor oferi capabilități extinse și mecanisme prin care să se
preîntâmpine alterar ea informațiilor de către utilizatorii neautorizați;
12) va asigura trasabilitatea acțiunilor utilizatorilor, ca o componentă standard integrată în sistem;
mecanismele de audit folosite vor fi capabilități native și pre -integrate în componentele arhitectur ii
sistemului informatic; pentru orice tip de activitate a utilizatorului se vor memora elemente cu rol în
identificarea și trasabilitatea operațiilor cum ar fi: identificator utilizator, sistem / aplicație accesat(ă),
tip operație (citire, scriere, modifi care, ștergere), date accesate sau modificate, momentul accesării /
operării (dată & timp); auditul la nivel de sistem prin mecanismele de control al accesului și operării
utilizatorilor se va realiza la nivel de interfață utilizator; mecanismul de audit v a fi disponibil 24 ore /
7 zile pe săptămână și va permite interogări în vederea urmăririi, analizei, evaluării și verificării
sistemului; înregistrarea de audit va conține cel puțin următoarele informații: nume utilizator, adresa
IP a utilizatorului, mome ntul accesării, identificatorul de proces, tipul evenimentului;
13) va permite auditarea la nivel de baze de date prin intermediul mecanismelor standard de
auditare din baza de date; la nivelul bazei de date scopul auditării va putea fi extins sau orientat
asupra unor criterii specifice, permițându -se astfel auditul următoarelor tipuri de acțiuni și
înregistrări: execuția cu succes a unei secvențe, execuția cu eroare a unei secvențe sau ambele
variante, execuția unei secvențe în cadrul fiecărei sesiuni util izator sau ori de câte ori când o secvență
este executată;
14) pentru fiecare rol, în funcție de specificul activității acestuia, se vor stabili componentele
sistemului informatic care trebuie să acopere activitatea curentă; se va realiza asocierea între
personalul lucrativ și utilizatorul declarat în cadrul aplicației, căruia i se va acorda un set de drepturi
de acces la informațiile din baza de date; toate tranzacțiile efectuate de utilizatori vor fi înregistrate în
fișiere speciale;
15) va dispune de fun cționalități de administrare care să permită oferirea sau revocarea
drepturilor de acces, accesul la informații pe bază de parole;
16) va permite acordarea diferențiată a drepturilor de acces în funcție de: subsistem/componentă,
operație, grad de securizar e a informației, nivel organizațional;
17) va permite accesul la datele din baza de date numai prin intermediul funcțiilor incluse in
sistemul informatic integrat;
18) va permite lucrul în paralel cu toate aplicațiile și a mai multor utilizatori simultan î n aceeași
aplicație;
19) va permite gestionarea și rezolvarea problemelor de acces concurent la resurse, alegând
politica în funcție de specificul aplicației; sistemele și bazele de date nu vor permite generarea de
inconsistențe în date din cauza accesului concurent.

M1: MODUL PROGRAME
M1-F1. Funcția vizualizare program va permite vizualizarea detaliilor referitoare la programul
selectat: titlu program, perioadă de derulare, finanțator, Operator de Program, priorități (valoarea
alocată, contractată și plătită), măsuri (valoarea contracta tă și plătită), apelurile de proiecte lansate
(valoarea alocată, contractată și plătită), aria geografică (țară, județ, valoarea contractată și plătită),
cheltuieli eligibile (valoarea contractată și plătită), indicatori (valoare de bază, valoarea curentă,

13
valoarea țintă) etc. De asemenea, funcția va permite vizualizarea documentelor nestructurate
înregistrate în funcțiile de configurare program și apeluri de proiecte.
M1-F2. Funcția configurare program ce permite înregistrarea unui program (titlu, perioada de
derulare, finanțator, Operator de Program, responsabil), modificarea, ștergerea sau validarea datelor
aferente alocărilor financiare (pe tip de fond), priorităților (cu detalierea pe ani și surse de finanțare –
ce cuprind atât fonduri externe neramburs abile, cât și fonduri naționale și private), măsurilor, ariei
geografice, cheltuielilor eligibile, indicatorilor etc. Funcția va permite și încărcarea/descărcarea de
documente nestructurate (.doc/x, .pdf, .xls/x, .jpeg, etc.) pe diferite categorii.
M1-F3. Funcția configurare apeluri de proiecte ce va permite înregistrarea unui apel de proiecte
(titlu, data și ora de deschidere a apelului, data și ora de închidere a apelului, valoare, câmpuri
formular -online cerere de finanțare, anexe cerere de finanțare, c âmpuri buget, grilă de evaluare
administrativă, grilă de evaluare tehnico -financiară, anexe pre -contractare, model contract de
finanțare/act adițional etc.), precum și modificarea, ștergerea sau validarea datelor aferente unui apel.
Formularul online cerer e de finanțare aferentă proiectului va conține toate datele necesare
înregistrării unui proiect (buget total și defalcat pe linii bugetare/, indicatori de proiect, activități,
câmpuri numerice și alfa numerice, câmpuri de tip drop -down, checkbox, selecții unice, selecții
multiple, chei de verificare și control, reguli de validare, mesaje ajutătoare (pentru completare),
mesaje de avertizare (erori de completare) etc.). În funcție de anumite selecții (proiect cu/fără
construcții, expoziții, ajutor de stat/min imis etc) se vor genera câmpuri suplimentare și/sau se va
solicita anexare de documente suplimentare. Se vor crea formulare web cu grila de evaluare
administrativă, grila de evaluare tehnico -financiară, care va conține cel puțin: câmpuri numerice,
câmpuri alfanumerice, câmpuri de tip drop -down, checkbox, selecții unice, selecții multiple, mesaje
ajutătoare (pentru completare), mesaje de avertizare (erori de completare) și reguli de validare.
Funcția va permite duplicarea unui apel deja definit și modificare a acestuia. Funcția va permite și
încărcarea/descărcarea de documente nestructurate (.doc/x, .pdf, .xls/x, .jpeg, etc.) pe diferite
categorii.
M1-F4. Funcția alocare personal/proiect va permite alocarea per proiect sau modificarea unuia sau
mai multor anga jați OP / experți / solicitanți din lista utilizatorilor autorizați, căruia sistemul le va
transmite notificări automat la schimbarea statusului proiectului.

M2: DEPUNERE / EVALUARE / CONTRACTARE PROIECTE
M2-F1. Funcția înregistrare proiect este accesată de solicitanți și partenerii solicitanților. În cadrul ei,
solicitantul va putea genera un proiect. Solicitantul va selecta tipul de proiect (ex. fondul bilateral,
proiect cu/fără construcții, activități suplimentare, proiect cu expoziții etc), iar funcția va deschide
formularul online al cererii de finanțare și lista cu anexele ce trebuie încărcate pentru tipul de proiect
selectat.
În funcție de tipul de proiect, formularul online al cererii de finanțare poate include, fără a se limita
la secțiunile cere rii de finanțare, bugetul, lista de rezultate, livrabilele (corelate cu activitățile) și
indicatorii, planul de achiziții (corelat cu liniile din buget), lista de activități și graficul de
implementare, secțiunile din DALI, graficul de execuție, devizul ge neral și devizele pe obiect
(corelate cu bugetul). Bugetul proiectului va fi configurat pe capitole bugetare (predefinite de către
OP și în număr limitat), structurate la rândul lor în mai multe linii bugetare.
Funcția permite:
– modificarea, vizualizarea, ștergerea, validarea și transmiterea unui proiect (sau a unei versiuni
ulterioare a acestuia).
– utilizarea informațiilor definite deja și validate în sistem (acestea vor putea fi filtrate și afișate
de sistem în vederea selectării de către utilizator la completarea câmpurilor necesare)
– acordarea accesului la proiect de către solicitant partenerilor de proiect înregistrați în
prealabil în sistem pentru completarea informațiilor și încărcarea documentelor

14
– vizualizarea stării proiectului (ex. validare a dministrativă, solicitare clarificări, validare
tehnico -financiară, aprobat, respins etc)
– încărcarea în sistem a documentelor/anexelor proiectului conform tipului de proiect selectat
– vizualizarea și încărcarea/descărcarea de documente nestructurate (.d oc/x, .pdf, .xls/x, .jpeg,
etc.) pe diferite categorii
– retragerea unui proiect transmis înainte de data/ora limită de închidere a apelului, modificarea
acestuia și retransmiterea lui
– blocarea posibilității de transmitere proiecte după data/ora limită de închidere a apelului
– confirmarea transmiterii proiectului
Funcția va genera un cod unic pentru fiecare proiect transmis.
M2-F2. Funcția validare administrativă -eligibilitate este accesată de angajații OP / experți. În funcție
de utilizatorul care o a ccesează, funcția afișează lista proiectelor transmise de solicitanți, alocate
acestuia în funcția M1 -F4, datele proiectului și starea acestuia (ex. transmis, solicitat clarificări,
primit răspuns clarificări, în evaluare expert, aprobat, respins etc). Coo rdonatorii vor putea vedea
toate proiectele, datele proiectelor, starea, angajații OP și experții cărora le sunt alocate. Sistemul va
transmite automat notificări angajaților OP / experților / solicitanților la schimbarea stării proiectului.
În funcție de proiectul selectat (tipul acestuia), funcția va deschide formularul grila de evaluare
administrativă -eligibilitate în care se vor putea bifa, de exemplu, câmpurile
DA/NU/Clarificări/Observații, inclusiv în ceea ce privește condițiile de eligibilitate pe ca re trebuie să
le întrunească solicitantul.
În funcție de câmpul bifat se va genera solicitare de clarificări, împreună cu termenele limită de
transmitere a acestora, cu modificarea corespunzătoare a stării și versiunii proiectului.
După finalizarea proce sului de evaluare proiectul va fi validat administrativ sau respins și se va
genera notificarea corespunzătoare care va fi transmisă Solicitantului.
Funcția va permite depunerea de contestații, evaluarea acestora, soluționarea lor cu posibilitatea
schimbă rii stării proiectului (ex. din respins în admis etc) și notificarea rezultatelor.
În cadrul funcției se vor crea cel puțin următoarele funcțiuni: generarea scrisorilor de corespondență,
contorizarea termenelor de răspuns, generare de alerte în cazul depăș irilor de termene, revizuiri
secțiuni ale aplicației în baza recomandărilor din etapa de evaluare, versionarea/comparație între
variante revizuite ale aceleași secțiuni, generare/editare tablou de bord și pistă de audit, completare
formulare (grilă de veri ficare, note justificative) cu caracteristicile: câmpuri numerice, câmpuri
alfanumerice, câmpuri de tip drop -down, checkbox, selecții unice, selecții multiple, mesaje ajutătoare
(pentru completare), mesaje de avertizare (erori de completare) și reguli de v alidare.
Funcția permite căutarea și vizualizarea oricărui proiect și a oricărei versiuni a acestuia, precum și a
oricărei versiuni a grilei de evaluare.
Funcția va permite vizualizarea și încărcarea/descărcarea de documente nestructurate (.doc/x, .pdf,
.xls/x, .jpeg, etc.) pe diferite categorii.

M2-F3. Funcția evaluare tehnico -financiară este accesată de angajații OP / experți. În funcție de
utilizatorul care o accesează, funcția afișează lista proiectelor validate administrativ, alocate acestuia
în funcția M1 -F4, datele proiectului și starea aces tuia (ex. validat administrativ, solicitat clarificări,
primit răspuns clarificări, în evaluare expert, aprobat, respins etc). Angajații OP – coordonatori vor
putea vedea toate proiectele, datele proiectelor, starea, responsabilii și experții cărora le sun t alocate.
Sistemul va transmite automat notificări angajaților OP / experților / solicitanților la schimbarea
stării proiectului.
În funcție de proiectul selectat (tipul acestuia) și de tipul de expert, funcția va deschide formularul
grila de evaluare teh nico-financiară în care se vor putea acorda punctaje și completa, de exemplu,
câmpurile Clarificări/Observații/Recomandări.

15
În funcție de câmpul bifat se va genera solicitare de clarificări, împreună cu termenele limită de
transmitere a acestora, cu modif icarea corespunzătoare a stării și versiunii proiectului.
Fiecare proiect va fi evaluat de 2 -4 experți, iar punctajul final va reprezenta media punctajelor
experților. Dacă există o diferență mai mare de 30% între punctaje, proiectul va fi automat evaluat de
încă un expert și se va face media celor mai apropiate două punctaje.
După finalizarea procesului de evaluare funcția va genera centralizatorul grilelor de evaluare per
proiect, care va conține și recomandările experților. Se va genera clasamentul pro iectelor.
Se vor crea cel puțin următoarele funcțiuni: generarea scrisorilor de corespondență, contorizarea
termenelor de răspuns, generare de alerte în cazul depășirilor de termene, revizuiri secțiuni ale cererii
de finanțare în baza recomandărilor din e tapa de evaluare, media grilelelor de evaluare, analiza
deviațiilor de punctaj, versionarea/comparația între variante revizuite ale aceleași secțiuni,
generare/editare tablou de bord și pistă de audit, completare formulare (grile de verificare, note
justif icative) cu caracteristicile: câmpuri numerice, câmpuri alfanumerice, câmpuri de tip drop -down,
checkbox, selecții unice, selecții multiple, mesaje ajutătoare (pentru completare), mesaje de
avertizare (erori de completare) și reguli de validare.
Funcția pe rmite căutarea și vizualizarea oricărui proiect și a oricărei versiuni a acestuia, precum și a
oricărei versiuni a grilei de evaluare.
Funcția va permite vizualizarea și încărcarea/descărcarea de documente nestructurate (.doc/x, .pdf,
.xls/x, .jpeg, etc.) pe diferite categorii.
M2-F4. Funcția de selecție proiecte este accesată de coordonatori și afișează lista proiectelor ce au
trecut de etapa de evaluare tehnico -financiară, ierarhizate în funcție de scorul primit.
Funcția va permite:
– solicitarea și înc ărcarea de documente necesare în faza de selecție
– generarea notificărilor (finanțat, înscris pe lista de rezervă etc)
– generarea rapoartelor de vizită, acolo unde se impune
– validarea selecției
– generarea de recomandări
– căutarea și vizualizarea ori cărui proiect din lista de proiecte indiferent de starea acestuia
– vizualizarea și încărcarea/descărcarea de documente nestructurate (.doc/x, .pdf, .xls/x, .jpeg,
etc.) pe diferite categorii.
– modificarea ierarhiei proiectelor în funcție de concluziile Comitetului de selecție.
Funcția va genera lista finală de proiecte ce vor intra în etapa de precontractare în funcție de valoarea
apelului de finanțare.
Funcția permite căutarea și vizualizarea oricărui proiect și a oricărei versiuni a acestuia, precum ș i a
oricărei versiuni a listei de proiecte.
Funcția va permite depunerea de contestații, evaluarea acestora, soluționarea lor cu posibilitatea
schimbării stării proiectului și notificarea rezultatelor.
M2-F5. Funcția precontractare proiecte este accesată de angajații OP. În funcție de utilizatorul care o
accesează, funcția afișează lista proiectelor ce au intrat în etapa de precontractare, alocate acestuia în
funcția M1 -F4, datele proiectului și starea acestuia (ex. precontractare, solicitat clarificări, p rimit
răspuns clarificări, în evaluare expert, aprobat, respins etc). Coordonatorii vor putea vedea toate
proiectele, datele proiectelor, starea, responsabilii și experții cărora le sunt alocate. Sistemul va
transmite automat notificări responsabililor de proiect/experților/Solicitanților la schimbarea stării
proiectului.
În funcție de proiectul selectat (tipul acestuia), funcția va deschide formularul grila de precontractare
în care se vor putea bifa, de exemplu, câmpurile DA/NU/Clarificări/Observații.
În funcție de câmpul bifat se va genera solicitare de clarificări, împreună cu termenele limită de
transmitere a acestora, cu modificarea corespunzătoare a stării și versiunii proiectului.

16
După finalizarea procesului de precontractare proiectul va fi valida t sau respins și se va genera
notificarea corespunzătoare care va fi transmisă Solicitantului lider de proiect.
Funcția va permite depunerea de contestații, evaluarea acestora, soluționarea lor cu posibilitatea
schimbării stării proiectului (ex. din respi ns în admis etc) și notificarea rezultatelor.
Funcția va permite solicitarea și încărcarea de documente necesare în faza de precontractare,
generarea notificărilor și rapoartelor de vizită, acolo unde se impune, precum și validarea contractării
și generare a de recomandări.
Funcția permite căutarea și vizualizarea oricărui proiect și a oricărei versiuni a acestuia, precum și a
oricărei versiuni a grilei de evaluare.
De asemenea, funcția va permite vizualizarea și încărcarea/descărcarea de documente nestructurate
(.doc/x, .pdf, .xls/x, .jpeg etc.) pe diferite categorii.
Se vor crea cel puțin următoarele funcțiuni: generarea scrisorilor de corespondență, contorizarea
termenelor de răspuns, generare de alerte în cazul depășirilor de termene, revizuiri secțiuni ale
aplicației în baza recomandărilor din etapa de evaluare/selecție, versionarea/comparație între variante
revizuite ale aceleași secțiuni, generare/editare tablo u de bord și pistă de audit, completare formulare
(rapoarte de vizită, grile de verificare, note justificative) cu caracteristicile: câmpuri numerice,
câmpuri alfanumerice, câmpuri de tip drop -down, checkbox, selecții unice, selecții multiple, mesaje
ajută toare (pentru completare), mesaje de avertizare (erori de completare) și reguli de validare.
M2-F6. Funcția contractare proiecte este accesată de angajații OP. În funcție de utilizatorul care o
accesează, funcția afișează lista proiectelor ce au fost vali date în etapa de precontractare, alocate
acestuia în funcția M1 -F4, datele proiectului și starea acestuia (ex. solicitat clarificări, primit răspuns
clarificări, etc). Angajații OP – coordonatori vor putea vedea toate proiectele, datele proiectelor,
starea , angajații OP și experții cărora le sunt alocate. Sistemul va transmite automat notificări
angajaților OP / experților / solicitanților la schimbarea stării proiectului.
Funcția va permite generarea contractului de finanțare și validarea anexelor (preluat e din datele
introduse de solicitant în cererea de finanțare și validate de OP în pre -contractare, e.g., grafic
implementare activități, rezultate, livrabile și indicatori, buget, plan achiziții, deviz general, deviz pe
obiect etc), cu modificarea corespun zătoare a stării proiectului pentru versiunea curentă sau
modificată, precum și eventuale comentarii. Cererea de finanțare și anexele validate în cadrul acestui
etape vor constitui documentele de referință care vor fi preluate și în modulele 3 și 4. Pe
informațiilor validate în această etapă, sistemul va genera alertele de tipul depășirii sumei alocate pe
linia bugetară, sau a depășirii sumei contractate în raport cu suma aprobată în planul de achiziții.
Formularul de buget aprobat în această funcție trebu ie să se coreleze cu sumele completate în Planul
de achiziții și în secțiunile rezervate documentației tehnice.
Funcția va permite introducerea valorii contractului de finanțare. Funcția va genera și formular
pentru solicitare plată avans.
Funcția permite căutarea și vizualizarea oricărui proiect și a oricărei versiuni a acestuia, precum și a
oricărei versiuni a grilei de evaluare.
De asemenea, funcția va permite vizualizarea și încărcarea/descărcarea de documente nestructurate
(.doc/x, .pdf, .xls/x, .jpe g, etc.) pe diferite categorii.

SECȚIUNEA II
M3. MODUL IMPLEMENTARE PROIECTE – fluxul de informații va fi preluat din Modulul
contractare proiecte.
M3-F1. Funcția amendamente contract va genera cererile de amendare a contractului de finanțare
înaintate de către promotorul de proiect (PP), al cărui contract de finanțare a fost pregătit în cadrul
funcției (M2 -F6).
PP va putea efectua cel puțin următoarele operațiuni:

17
– selectare tip amendament (pot fi mai multe tipuri – ex. modificare buget, calendar act ivități,
plan achiziții etc),
– în funcție de amendamentul selectat se vor deschide anexele / secțiunile aferente unde se va
permite realizarea de modificări împreună cu completarea justificării pentru modificarea solicitată
– sistemul va genera automat un formular de notificare / solicitare act adițional pe baza
formatelor standard pe care PP îl va putea completa/edita/valida
OP va putea efectua cel puțin următoarele operațiuni:
– afișarea listei de amendamente în funcție de diferite criterii,
– generare de rapoarte în funcție de criteriile stabilite,
– generarea de alerte,
– revizuire anexe / secțiuni și solicitare de clarificări, împreună cu termenele limită de
transmitere a acestora, cu modificarea corespunzătoare a stării și versiunii proiectului
– urmărirea respectării termenelor și transmiterea automată de alerte
– versionare/comparație între variante ale aceleași secțiuni,
– completare/editare/validare a formatelor standard,
– generare scrisori în format standard,
– generare act adițional (dacă este cazul).
Modificările efectuate în această funcție și validate de OP vor reprezenta baza de referință pentru
modulele ulterioare.
Funcția permite căutarea și vizualizarea oricărui proiect și a oricărei versiuni a acestuia, precum și a
oricărei versiu ni a grilei de evaluare.
De asemenea, funcția va permite vizualizarea și încărcarea/decărcarea de documente nestructurate
(.doc/x, .pdf, .xls/x, .jpeg, etc.) pe diferite categorii.
M3-F2. Funcția înregistrare achiziții realizate va permite monitorizarea achizițiilor finalizate de
fiecare PP pe proiectul respectiv. PP va putea efectua cel puțin următoarele operațiuni:
– va selecta din planul de achiziții o achiziție
– va putea introduce toate datele și informațiile relevante și necesare pentru monitorizarea
acestuia (în special cantitatea, valoarea totală și cea aferentă fiecărei linii bugetare). Funcția va
avertiza PP cu privire la depășirea valorii din buget sau a valorii cheltuielii eligibile rămase
disponibile.
– va putea introduce toare documentele aferente achiziției, conform listei predefinite de
documente elaborată de OP pentru fiecare tip de contract
– va putea introduce acte adiționale la contractele de ac hiziții deja introduse
– va putea înregistra, modifica, vizualiza și șterge datele și documentele aferente fiecărei
achiziții și a contractelor aferente
– va putea genera o comparație între valoarea inițială din planul de achiziții și cea rezultată în
urma achiziției
– va putea înregistra/selecta un furnizor în sistem (registru unic furnizori)
– va putea depune contestații și consulta rezultatele acestora.
Dacă se impune modificarea planului de achiziții, aceasta se va face de PP în modulul M3 -F1,
înainte d e introducerea achiziției.
Funcția permite căutarea și vizualizarea oricărui proiect și a oricărei versiuni a acestuia, precum și a
oricărei versiuni a listei de verificare a achiziției.
Funcția de gestionare document va permite încărcarea/descărcarea doc umente nestructurate (.doc/x,
.pdf, .xls/x, .jpeg, etc.) pe diferite categorii.
Funcția va permite OP să efectueze cel puțin următoarele operațiuni:
– definire listă de verificare a achizițiilor pentru fiecare tip de contract
– definire lista de documente ce trebuie încărcate de PP pentru fiecare tip de contract
– generare de rapoarte în funcție de criteriile stabilite,

18
– generarea de alerte,
– solicitare de clarificări, împreună cu termenele limită de transmitere a acestora, cu
modificarea corespunzăto are a stării și versiunii proiectului
– urmărirea contractului de achiziție,
– completarea listei de verificare a achiziției și stabilirea unei corecții financiare, dacă este
cazul.
– notificarea PP cu privire la rezultatul verificării achiziției.
M3-F3. Funcția documentație tehnică va permite încărcarea documentației tehnice aferente
Proiectului (dacă este cazul). Fluxul de informații inițiale (DALI) va fi preluat din M2 -F1.
Se va crea o structură paralelă care va include trei secțiuni: o secțiune needit abilă în care vor fi
preluate informațiile introduse în secțiunile DALI (Documentația de avizare a lucrărilor de
intervenții) în modulul M2 -F1 o secțiune editabilă în care se vor introduce informațiile similare din
PT (Proiectul Tehnic). A treia secțiune – Justificări – se va completa dacă există diferențe
semnificative între cele două tipuri de documentații. Totodată se va încărca și documentul (PT) în
format scanat.
Similar se vor introduce și informațiile din devizul general și devizele pe obiecte, cu ju stificarea
diferențelor, dacă este cazul. Dacă există diferențe între sumele din devize și cele aprobate în bugetul
proiectului, sistemul îl va avertiza pe PP că se impune și modificarea bugetului. Aceasta se va face
de PP în modulul M3 -F1.
Funcția va perm ite OP să efectueze cel puțin următoarele operațiuni:
– definire listă de verificare a documentației tehnice
– definire lista de documente ce trebuie încărcate de PP
– generare de rapoarte în funcție de criteriile stabilite,
– generarea de alerte,
– solicitare de clarificări, împreună cu termenele limită de transmitere a acestora, cu
modificarea corespunzătoare a stării și versiunii proiectului
– completarea listei de verificare a documentației tehnice
– notificarea PP cu privire la rezultatul verificării
Funcția permite căutarea și vizualizarea oricărui proiect și a oricărei versiuni a acestuia, precum și a
oricărei versiuni a listei de verificare a documentației tehnice.
Funcția de gestionare documen t va permite încărcare/descărcare documente nestructurate (.doc/x,
.pdf, .xls/x, .jpeg, etc.) pe diferite categorii.
M3-F4. Funcția înregistrare raport de progres/raport final – în funcție de tipul de proiect în cadrul
căruia se realizează raportarea (proi ect care include lucrări de restaurare sau nu, proiect mare sau mic
etc), formularul de raport specific, precum și lista anexelor necesare a fi încărcate vor fi generate de
sistem.
OP va putea efectua cel puțin următoarele operațiuni:
– definire câmpuri d e completat aferente rapoartelor
– definire lista de documente/anexe ce trebuie încărcate de PP
– generare de rapoarte în funcție de criteriile stabilite,
– generarea de alerte.
Funcția va permite PP să efectueze cel puțin următoarele operațiuni:
– select area tipului de raport: intermediar sau final
– introducerea tuturor datelor și informațiilor aferente raportului, conform formularului
predefinit de OP, pentru fiecare categorie de raport
– introducerea progresului cu privire la implementarea recomandăril or făcute de OP după
analiza rapoartelor anterioare (modul M4 -F1 și M4 -F2) sau după vizite (modul M7)
– încărcarea documentelor aferente categoriei de raport, inclusiv a raportului de audit
– căutarea și vizualizarea oricărui raport curent și înregistrat, respectiv anterior validat

19
– gestionarea documentelor prin încărcarea/descărcarea de documente nestructurate (.doc/x,
.pdf, .xls/x, .jpeg, etc.) pe diferite categorii
– consultarea cheltuielilor validate și concluziile listelor de verificare
– vizualizare a, modificarea de contracte / cheltuieli (facturi, state de plată, deconturi,
bonuri/chitanțe)
Formularul raportului intermediar de progres va include mai multe secțiuni adaptate în funcție de
tipul de proiect. Principalele secțiuni, comune tuturor tipuril or de proiecte, sunt următoarele:
a) secțiunea financiară – va fi corelată cu bugetul aprobat al proiectului, devizul general/obiect și cu
planul de achiziții (ultimele variante validate ale acestor documente vor fi preluate din cadrul M3 -F1)
Cheltuielile vor fi raportate pe aceeași structură ca bugetul proiectului, pentru fiecare
cheltuială/factură înregistrându -se număr, dată, valoare, furnizor etc., documentele de plată (nr, dată),
poziția din Registrul jurnal și data acestuia. În cazul cheltuielilor efe ctuate ca urmare a desfășurării
unor achiziții, PP va completa întâi secțiunea achiziții realizate din cadrul M3 -F2, urmând ca pe baza
informațiilor incluse să fie generată o listă de tip drop -down din care PP va selecta contractul pentru
care raportează c heltuiala. Pe măsură ce vor fi completate datele cu privire la cheltuielile realizate
într-o anumită perioadă, funcția va avertiza PP cu privire la depășirea valorii din buget, dacă este
cazul, sau a valorii cheltuielii eligibile rămase disponibile.
b) sec țiunea progresului tehnic va fi corelată cu activitățile, indicatorii, rezultatele și graficul de
implementare aprobate (ultimele variante regăsindu -se la M2 -F1). Această secțiune va trebui
completată cu informații relevante cu privire la progresul proiect ului.
c) secțiunea evoluției lucrărilor de restaurare/amenajare va fi disponibilă doar pentru proiectele care
includ acest tip de activități și va permite raportarea progresului înregistrat și încărcarea situațiilor de
lucrări, precum și a altor documen te relevante.
Formularul raportului final va fi legat de obiective, indicatori, rezultate, activități și va trebui
completat cu informații relevante cu privire la proiect, la impactul și sustenabilitatea acestuia.

M4. MODUL VERIFICARE R APOARTE – fluxul de informații va fi preluat din modulele de
contractare și implementare proiecte.
M4-F1. Funcția monitorizare rapoarte – este accesată de personalul intern al OP și permite validarea
secțiunii privind progresul tehnic din rapoartele interm ediare de progres/rapoartele finale și
completarea listelor de verificare a rapoartelor de progres/finale. Funcția este legată de M3 -F1, F2,
F3, F4.
– Funcția afișează datele proiectului și starea acestuia, rapoartele validate anterior, rapoartele în
curs de evaluare, solicitările de clarificări în funcție de persoana care o accesează
– Coordonatorii vor putea vedea toate proiectele, datele proiectelor, starea, responsabilii și
experții cărora le sunt alocate.
– Se va crea o structură paralelă care va avea în partea stângă informațiile introduse de PP în
M3-F4, iar in partea dreaptă se vor bifa validările/în curs de validare/invalidările efectuate de OP și
va permite introducerea de observații și recomandări
– Funcția va permite vizualizarea, modificarea și validarea unui raport de progres curent
– Funcția va permite invalidarea din raport a uneia sau mai multor poziții
– Funcția va genera o listă de verificare – format standard în care vor fi preluate datele din
rapoartele PP
– Această funcție va avea integrată o funcționalitate de management intern de flux de
informații (gestiune, atribuire expert responsabil, generare de alertă)
– Funcția va permite cel puțin generarea de rapoarte cu privire la: număr de rapoa rte în
analiză/finalizate, grad de atingere indicatori contract etc
– Funcția va permite vizualizarea și încărcarea/descărcarea de documente nestructurate (.doc/x,
.pdf, .xls/x, .jpeg, etc.) pe diferite categorii

20
– Funcția va fi legată de graficul de imple mentare, indicatori, rezultate etc.
Funcția va permite OP să efectueze cel puțin următoarele operațiuni:
– definire listă de verificare a progresului tehnic din cadrul raportului intermediar/final
– generare de rapoarte în funcție de criteriile stabilite,
– generarea de alerte,
– solicitare de clarificări, împreună cu termenele limită de transmitere a acestora, cu
modificarea corespunzătoare a stării și versiunii proiectului
– completarea listei de verificare a raportului intermediar/final
– introducerea de recomandări.
M4-F2. Funcția verificare și autorizare cheltuieli – este accesată de personalul intern al OP și permite
validarea secțiunii financiare din rapoartele intermediare/finale și completarea listelor de verificare a
rapoartelor financiare. Func ția este legată de M3 -F1, F2, F3, F4.
Funcția va permite:
– gestionarea online a rapoartelor financiare, precum și a listelor de verificare a cheltuielilor si
este accesată de personalul intern al OP;
– verificarea cheltuielilor înregistrate de către PP/pa rtener utilizându -se formularul furnizat de
către OP ca parte din contractul de finanțare.
– Funcția afișează datele proiectului și starea acestuia, rapoartele validate anterior, rapoartele în
curs de evaluare, solicitările de clarificări
– Coordonatorii v or putea vizualiza toate proiectele, datele proiectelor, starea, responsabilii și
experții cărora le sunt alocate (cu cheie de control)
– Se va crea o structura paralelă care va avea în partea stângă informațiile introduse de PP, iar
în partea dreaptă vali dările/în curs de validare/invalidările cheltuielilor cuprinse în raport
– Raportul financiar va fi legat de bugetul proiectului, devizul general/obiect, de planul de
achiziții etc
– Funcția va permite afișarea concomitentă într -o fișă de lucru structurată pe linii bugetare a
datelor referitoare la bugetul contractului de finanțare, sumelor raportate cheltuite de PP și sumele
autorizate de către OP
– Funcția va lua în calcul și va afișa suma de recuperat/de plată pentru fiecare cheltuială în
parte.
– Funcț ia permite vizualizarea, modificarea, validarea sau invalidarea unui raport de progres
curent/unor cheltuieli din raportul de progres curent, precum și introducerea valorilor autorizate la
plată pentru fiecare cheltuială în parte
– Functia va genera o aler tă în cazul solicitării decontării unui document validat anterior (în
alte rapoarte validate integral sau parțial)
– În cazul cheltuielilor bifate cu ”în curs de validare/neeligibile”, funcția va permite
utilizatorului (responsabil alocat conform M1 -F4) să anuleze/să modifice/ să introducă justificarea
invalidării unei cheltuieli
– Această funcție va avea integrată o funcționalitate de management intern de flux de
informații (gestiune, expert responsabil, generare de alerta).
– Funcția va permite cel puțin generarea de rapoarte cu privire la: număr de rapoarte în
analiză/finalizate, valoare totală cheltuieli raportate/validate(eligibile)/în curs de validare/neeligibile,
grad de atingere indicatori contract
– Funcția va permite vizualizarea și încărcarea/descărcarea de documente nestructurate (.doc/x,
.pdf, .xls/x, .jpeg, etc.) pe diferite categorii
– Funcția va permite scrisori în format standard, alerte de risc și piste de audit
OP va putea efectua cel puțin următoarele operați uni:

21
– definirea câmpurilor necesare metodologiei de eșantionare (selecție valoare proiect, perioadă
de verificare, interval / pas de eșantionare etc) prin care vor fi selectate cheltuielile care vor fi
verificate pe baza documentelor justificative;
– eșantionarea cheltuielilor cuprinse în rapoartele de progres, depuse de către PP spre
decontare/aprobare, într -o anumită perioadă de timp. Butonul Eșantionare va genera o listă a liniilor
bugetare cuprinse în rapoartele de progres încărcate de către PP. OP va selecta, pe baza unei
metodologii de eșantionare, liniile bugetare aferente selecției. Ulterior efectuării eșantionării, se vor
solicita documente justificative care trebuie încărcate de către PP în sistem.
– definire listă de verificare a cheltuielilor
– definire notă de autorizare
– solicitare de clarificări, împreună cu termenele limită de transmitere a acestora, cu
modificarea corespunzătoare a stării și versiunii proiectului
– completarea listelor de verificare a cheltuielilor și a notelor de autori zare plăți, în baza
informațiilor introduse de PP la M3 -F4 și în conformitate cu contractul de finanțare (cu
amendamentele ulterioare)
– generare de rapoarte în funcție de criteriile stabilite,
– generarea de alerte
– introducerea de recomandări.
– notifi carea PP cu privire la rezultatul verificării.
M4-F3. Funcția de arhivare electronică a datelor și accesarea acestora la cerere, cu posibilitatea doar
de vizualizare, după perioada de terminare a proiectului, fără a se putea opera modificări asupra
documen telor/informațiilor arhivate sau în conformitate cu procedurile de arhivare ale programului.

M5. MODUL FLUXURI FINANCIARE
M5-F1. Funcția plăți va afișa lista plăților validate și va permite înregistrarea de noi plăți în moneda
predefinită. Tipurile de plă ți către PP sunt avans, prefinanțare și plată finală.
Este accesată de personalul intern al OP.
– Funcția va permite vizualizarea modulului M4 -F1
– Înregistrarea plății se va efectua per raport de progres aferent fiecărui proiect
– Sistemul va afișa pent ru raportul de progres selectat informațiile legate de proiect, partener,
suma autorizată, debitele /cheltuielile neeligibile / corecțiile financiare, veniturile generate de proiect
– Funcția va permite înregistrarea sumelor ce se vor deduce conform debit elor precum și a
sumei finale de plată (ce ar trebui să fie egală cu suma autorizată – cheltuieli neeligibile / corecții ) în
moneda selectată, banca, contul IBAN, numărul și data ordinului de plată, comentarii etc.
– Funcția va permite conversia sumelor î nregistrate în moneda națională, prin utilizarea
cursului InforEuro din luna înregistrării plății.
– Funcția va prevedea una sau mai multe chei de control (pentru Coordonatori) și mesaje de
avertizare dacă suma autorizată este egală sau diferită cu suma pl ătită către PP
– Funcția va permite vizualizarea și încărcarea/descărcarea de documente nestructurate (.doc/x,
.pdf, .xls/x, .jpeg etc.) pe diferite categorii.

M5-F2. Funcția debite este accesată de angajații OP.
– va afișa lista debitelor validate dintr -un anumit raport de progres și va permite vizualizarea,
modificarea, înregistrarea și validarea de noi debite pentru o anumită plată a unui PP după selectarea
proiectului/raportului de progres/plății către promotor ul respectiv
– Funcția va fi legată de funcțiile M3 -F3,4,5 și M4 -F1.
– dacă recuperarea se va face prin deduceri din viitoarele rapoarte de progres valoarea debitelor
înregistrate și neachitate va fi afișată în funcția plăți.

22
– dacă recuperarea se va face în mod direct prin OP se va completa manual valoarea recuperată
efectiv cu detaliile aferente.
– funcția va prevede una sau mai multe chei de control și mesaje de avertizare.
Funcția va permite vizualizarea și încărcarea/descărcarea de documente nestruc turate (.doc/x, .pdf,
.xls/x, .jpeg etc.) pe diferite categorii.

M5-F3. Funcția venituri este accesată de angajații OP.
– va afișa lista veniturilor validate deja pentru un anumit proiect, va permite vizualizarea,
modificarea, înregistrarea și validarea d e noi venituri în moneda selectată pentru un proiect.
– lista veniturilor validate va cuprinde o secțiune cu destinația acestor venituri în scopul
derularii proiectului.
– Funcția va fi legată de funcțiile M3 -F3,4,5 și M4 -F1.
– Informațiile înregistrate î n această funcție vor fi utilizate în celelalte funcții din modulul
fluxurilor financiare.
– Funcția va permite vizualizarea și încărcarea/descărcarea de documente nestructurate (.doc/x,
.pdf, .xls/x, .jpeg etc.) pe diferite categorii.

M5-F4. Funcția de generare declarație de cheltuieli este accesată de angajații OP.
– va permite generarea, salvarea, vizualizarea și validarea unui raport predefinit ce va conține
informațiile financiare detaliate privind sumele autorizate și plățile înregistrate către pro motorul de
proiect într -o anumită perioadă de timp.

M6. VIZITE DE MONITORIZARE
Modulul va permite OP cel puțin următoarele operațiuni:
– emiterea de notificări de efectuare vizite la fața locului OP -» PP
– definirea și completarea câmpurilor aferente rap ortului vizitei de monitorizare
– va permite vizualizarea și încărcarea/descărcarea de documente nestructurate (.doc/x, .pdf,
.xls/x, .jpeg etc.inclusiv video/audio) pe diferite categorii
– solicitare de clarificări și / sau completări/revizuiri documente
– introducerea de recomandări a căror implementare va trebui raportată de PP.

Modulul va permite PP următoarele operațiuni:
– vizualizarea raportului vizitei de monitorizare
– încărcarea de documente
– adăugarea de comentarii/justificări în secțiunea dedicată.
M7. NEREGULI
Modulul va permite OP cel puțin următoarele operațiuni:
– definirea câmpurilor aferente procesului verbal de constatare nereguli / notei de control
– înregistrarea fiecărei nereguli și a parcursului de soluționare a acesteia în registrul neregulilor
și debitorilor
– încărcarea de documente privind constituirea și recuperarea de debite
– generarea de alerte și a unui calendar de soluționare a neregulilor
– notificarea PP
– modulul va f i legat de Modulul M4.

M8. DOCUMENTE
Modulul va permite încărcarea de documente – instrucțiuni, decizii etc.

M9. MODUL GENERARE RAPOARTE

23
Modulul va permite:
– construirea, configurarea și generarea de rapoarte dinamice pe baza tuturor datelor
înregistr ate în sistem/baza de date și respectiv salvarea în diferite șabloane (template -uri) și formate
(.pdf, .xls/x) pentru utilizări viitoare.
– generarea unor rapoarte de complexitate medie și mare
– generarea de piste de audit la nivel de proiect și de progr am
Generarea rapoartelor trebuie să permită o vizualizare înainte de tipărire.
Soluția va permite efectuarea unor rapoarte în funcție de: data start, data stop, data
adăugării/terminării unui proiect, obiectiv, prioritate, măsură, locul înregistrării PP, i ndicatori,
nereguli, cheltuieli solicitate / validate / certificate / autorizate / plătite, sume de recuperat, sume
recuperate etc.

M10. CĂUTARE PE DIVERSE CRITERII
– Sistemul trebuie să fie prevăzut cu un modul care să permită regăsirea documentelor și
trebuie să fie foarte flexibil și să permită căutări după diverse criterii.
– Sistemul trebuie să ofere posibilitatea de a reutiliza indecșii de căutare, de a filtra rezultatele
căutărilor dacă numărul de documente este prea mare, precum și de a sorta rezu ltatele căutărilor.
– Identificarea informațiilor se va realiza prin intermediul secțiunilor “Căutare simplă” și
“Căutare avansată”.
– Rezultatele unei căutări trebuie să fie limitate conform drepturilor de acces.
– Operația de căutare se efectuează în conținutul indexat al EMS.
– Aplicația trebuie să permită definirea unor modele de căutare construite pe baza atributelor
documentelor și cu ajutorul unor operatori logici.

*Toate Documentele încărcate în cadrul EMS vor fi gestionate prin intermediul unei funcționalități
de tip Document Management care va fi integrat nativ cu sistemul de management electronic EMS.
**Toate modulele, funcțiile și cerințele formulate în acest ca pitol vor fi considerate cerințe minimale
de dezvoltare a sistemului, urmând ca cerințele finale și detaliile să fie stabilite și agreate cu AC în
documentul de specificații tehnice funcționale și nefuncționale, ca rezultat al activității de analiză și
colaborarea cu AC. De asemenea, sistemul va fi dezvoltat astfel încât să permită agregarea și
prezentarea datelor și informațiilor cumulate la toate nivelele și pe ansamblu (la nivel de program,
proiect, promotor de proiect/partener etc.).

8. DESCRIEREA CERI NȚELOR NEFUNCȚIONALE
8.1. Capacitate, volum de date și performanță
Prestatorul va avea în vedere faptul că sistemul informatic trebuie să asigure accesul simultan la
informații pentru cel puțin 400 de utilizatori, cu evitarea blocărilor reciproce, și acces ul în sistem a
unui număr de cel puțin 2000 utilizatori. Soluția trebuie să faciliteze înregistrarea unui număr
nelimitat de utilizatori.
Sistemul va permite stocarea de documente de mari dimensiuni, în format .doc/x, .pdf, .xls/x, .jpeg
etc.inclusiv video /audio.
Indicatori de performanță ai sistemului:
– Număr de utilizatori activi simultan: 2000
– Volum de date preconizat: minim 24 TB
Trebuie să se aibă în vedere importanța evitării blocării sistemului datorită încărcării simultane de
fișiere de mari dime nsiuni în timpul apelurilor de proiect.

Totodată, dat fiind că sistemul va fi singurul instrument pentru managementul Programului,
funcționarea lui permanent și optimă este vitală pentru desfășurarea activității zilnice a angajaților

24
AC și pentru respecta rea termenelor de răspuns de către promotorii de proiecte. Astfel, evitarea
blocării sistemului în timpul utilizării curente este una dintre principalele cerințe pe care trebuie să le
îndeplinească.

8.2. Disponibilitate
Prestatorul va avea în vedere fapt ul că sistemul informatic trebuie să fie disponibil 24 de ore din
24, 7 zile din 7 cu posibile întreruperi de maxim 8 ore/lună pentru remedieri tehnice (noaptea
sau în weekend).

8.3. Interoperabilitate
Sistemul trebuie să permită schimbare a de informații cu alte sisteme prin folosirea de standard open
universal recunoscute (ex. pdf, html, doc, xml etc).

8.4. Backup, activități automate și recuperare în caz de dezastru
Backup -ul se va realiza conform cerințelor din Modulul M1 -F7. Sistemul v a automatiza procesele
legate de backup. Frecvența procesului de backup va fi configurabilă, printr -un sistem online și
offline.

Serviciile de mentenanță vor include exerciții periodice prin care să se verifice dacă procedura de
back -up și restore funcțio nează corect.

Prestatorul va prezenta un plan de restaurare a sistemului în caz de dezastru (ex. defectare dispozitive
de stocare, a plăcii de bază a unui server, dezastre naturale etc) care să precizeze inclusiv timpul
maxim de restaurare.

8.5. Notifica rea utilizatorilor
La modificarea stării unui proiect vor fi notificați utilizatorii alocați respectivului proiect prin mail și
în aplicație.

Administratorii de sistem vor fi notificați când apar condiții anormale de funcționare.

8.6. Audit și monitorizare
Sistemul trebuie să aibă capacitatea de a înregistra toate operațiunile efectuate de către utilizatori
precum și operațiile automate. În scopul trasabilității sistemul trebuie să genereze un registru de audit
(audit log) care să poată fi consultat.

Totodată sistemul trebuie să faciliteze monitorizarea din punct de vedere tehnic și să înregistreze
toate erorile întâmpinate într -un registru de erori (error log), care să poată fi ulterior folosit pentru
investigarea și rezolvarea er orilor apărute. Sistemul trebuie să alerteze automat administratorii de
sistem atunci când apar condiții anormale de funcționare.

Sistemul trebuie să poată emite rapoarte de sistem cu privire la indicatorii de performanță.

8.7. Localizare și globalizare
Interfața -utilizator va fi prietenoasă, intuitivă, ușor de utilizat, realizată integral în limba română.
Opțional poate fi realizată și în limba engleză, oferind suport bilingv și posibilitatea setării limbii
interfeței la autentificare.
Platforma trebuie să implementeze caracteristicile ortografice specifice limbii române actuale. Astfel
la tratarea cuvintelor cheie din interogări, sistemul va trebui să echivaleze automat literele „ș” și „ț”

25
codate conform standardului românesc SR 13411/1999 (i.e. cu virg uliță dedesubt) cu cele ne –
standard (dar încă foarte răspândite, din pricina tastaturilor ne -standard), i.e. „ș” și „ț” (i.e. cu sedilă
dedesubt).
Sistemul trebuie să suporte multi -valută (lei, euro, nok, isk).

8.8. Ușurință în utilizare
Interfața cu util izatorul trebuie să respecte principiul simplificării, să fie intuitivă, logică, să utilizeze
butoane și/sau pictograme sugestive și să fie cât mai ușor de utilizat.
În timpul completării on -line a unui formular, utilizatorul va fi ghidat în permanență în completarea
acestuia prin mesaje, fiind atenționat cu privire la câmpurile obligatorii, la ordinea completării și
conținutul câmpurilor.
Platforma va îndeplini exigențele unui sistem de management al documentelor care să faciliteze
accesul rapid la infor mațiile necesare, comunicarea rapidă și eficientă cu PP și între utilizatorii
interni, contribuind la un flux de lucru cât mai transparent orientat spre creșterea eficienței muncii,
accelerarea proceselor de lucru și creșterea nivelului de satisfacție a ut ilizatorilor. Sistemul nu va
permite dublarea documentelor/înregistrărilor identice.
Platforma va respecta regula de uniformitate în toate modulele sistemului, atât cele legate de
interfață, formă, aspect, șabloane utilizate, mod de vizualizare, poziționar e butoane, câmpuri și
etichete, cod de culori, cât și cele legate de aplicație ca structură, funcționalități, mod de calcul,
formule, chei de verificare și control, reguli de validare, mesaje de avertizare etc;

8.9. Extensibilitate
Sistemul trebuie să per mită extensii viitoare (ex. posibilitatea de a adauga noi module, noi funcții,
noi rapoarte, noi roluri de securitate etc)

8.10. Garanție
Garanția trebuie să acopere atât cerințele funcționale cât și cerințele nefuncționale. Garanția va
acoperi remedierea tuturor incidentelor identificate pe cheltuiala Prestatorului. De maximă
importanță este evitarea blocării sistemului, respectiv funcționarea lui continuă și optimă pentru
desfășurarea activității curente a angajaților OP și celorlaltor utilizatori.

Perioada de garanție trebuie să fie de minim 12 luni de la data procesului verbal de acceptanță finală.

8.11. Instalare, asistență și suport tehnic pentru perioada contractuală
Prestatorul va asigura instalarea fiecărui modul precum și a sistemului informatic integrat final la
sediul AC.

Prestatorul trebuie să asigure suport tehnic și asistență permanentă în perioada în care apelurile de
proiecte sunt deschise în vederea evitări i apariției de incidente, de blocaje în sistem sau alte
disfuncționalități.

8.12. Legal și licențiere
Prestatorul va utiliza cele mai actuale și performante platforme COTS (Commercial Off -the-Shelf),
Open Source și/sau FLOSS (Freely Licensed Open Source S oftware), care au fost testate pe alte
sisteme, cu o vechime de cel puțin 2 ani în care și -au dovedit eficiența. Prestatorul garatează că
Beneficiarul nu va avea costuri suplimentare pentru licențele de servere și software de aplicație sau
orice alte costu ri de licențiere în tipul sau după finalizarea contractului, legate de funcționarea
sistemului informatic de management electronic ce face obiectul prezentei achiziții.

26
Se solicită licențierea nelimitată a tuturor livrabilelor cu transfer al codului sursă și a livrabilelor (în
formă prelucrată/editabilă) cu posibilitatea modificării ulterioare de către beneficiar fără restricții.
Prestatorul va asigura licențierea nelimitată și corectă a tuturor componentelor software dezvoltate de
terți.

Toate datele sto cate în sistem rămân proprietatea AC în orice situație. Prestatorul va oferi cea mai
facilă modalitate tehnică prin care datele pot fi extrase în orice moment din sistemul existent într -o
formă prelucrabilă.

8.13. Securitate și confidențialitate
Soluția trebuie să ofere o componentă de autorizare / autentificare de tip „Identity Management”,
care să asigure securitatea accesului utilizatorilor la EMS și auditarea operațiilor realizate de către
utilizatorii autorizați.
Documentele încărcate de utilizatori vor fi semnate cu semnătură electronică.
Stocarea datelor în sistem se va face criptat, în vederea înlăturării posibilității fraudării acestora.
9. LIVRABILE
Livrabilele contractului sunt:
• Activitatea de analiză și design
o Document cu specificațiile te hnice, funcționale și nefuncționale ale sistemului
o Listă a necesarului de echipamente hardware cu caracteristicile acestora (inclusiv o estimare a
costurilor echipamentelor hardware) pentru implementarea sistemului
o Arhitectura și macheta interfeței ut ilizator
o Plan al testelor de acceptanță
• Activitatea de dezvoltare sistem și de testare
o Soluțiile software funcționale intermediare (module), inclusiv codul sursa aferent
• Activitatea de integrare a sistemului și acceptare
o Soluția software funcțio nală integrală finală
o CD/DVD cu codul sursă în integralitate, inclusiv în format care permite modificării ulterioare
de către beneficiar fără restricții
o Kitul de instalare a sistemului și fișierele executabile compilate
o Manualul utilizatorului pentr u angajații OP
o Manualul utilizatorului extern
o Documentație de administrare și operare care să cuprindă cel puțin următoarele: procedura de
instalare a soluției, monitorizare parametrilor de funcționare a aplicației, administrarea utilizatorilor
și a drepturilor, configurarea parametrilor tehnici, ta skuri de mentenanță recurente (ex. curățare
loguri), raportarea și investigarea erorilor de funcționare etc
o Strategia de backup
o Planul de restaurare a sistemului în caz de dezastru
o Documentația de arhitectură și design
o Documentația bazelor de date
• Activitatea de instruire a utilizatorilor
o Instruirea utilizatorilor
• Activitatea de mentenanță corectivă și evolutivă
o Servicii de mentenanță corectivă și evolutivă pentru cel puțin 2 ani de la data ultimului proces
verbal de acceptanță
Soluția treb uie să fie furnizată împreună cu documentații specifice: de utilizare, de raportare, de
configurare/parametrizare, fluxuri de lucru pentru fiecare componentă în parte. Toate livrabilele se
vor preda în în formă prelucrată/editabilă. Pentru toate livrabilel e Prestatorul va acorda AC licențiere
nelimitată.

27
Prestatorul va furniza beneficiarului Manualul utilizatorului pentru angajații OP și Manualul
utilizatorului extern, care să cuprindă instrucțiuni cu privire la principiile și funcțiile de bază ale
sistemu lui electronic pentru înțelegerea funcționalităților și a modului de operare. Acolo unde este
necesar, descrierile sunt însoțite de capturi de ecran ale interfeței cu utilizatorul sistemului.

10. DATE ȘI DOCUMENTE PUSE LA DISPOZIȚIE DE CĂTRE AUTORITATEA
CONTRACTANTĂ
AC va pune la dispoziția prestatorului documentele existente ale Programului PA14 și va avea
ședințe periodice cu prestatorul în care se vor detalia toate fluxurile de lucru și necesitățiile pe care
sistemul informatic trebuie să le îndepline ască.

11. CALENDAR
Prestatorul trebuie să demareze procedurile necesare dezvoltării sistemului de management
electronic imediat după semnarea contractului de prestări servicii și constituirea garanției de bună
execuție;
Calendarul de prestare a servicii lor este următorul:
Nr. Crt. ACTIVITATE / COMPONENTA TERMEN ESTIMAT DE PREDARE
ACTIVITATEA DE ANALIZĂ ȘI DESIGN:
1 Document cu specificațiile tehnice, funcționale și nefuncționale ale sistemului 1 lună de
la data semnării contractului
2 Listă a necesarul ui de echipamente hardware cu caracteristicile acestora (inclusiv o estimare a
costurilor echipamentelor hardware) pentru implementarea sistemului 2 luni de la data semnării
contractului
3 Arhitectura și macheta interfeței utilizator 2 luni de la data se mnării contractului
4 Plan al testelor de acceptanță 3 luni de la data semnării contractului
ACTIVITATEA DE DEZVOLTARE SISTEM ȘI DE TESTARE:
Soluțiile software funcționale intermediare (module), inclusiv codul sursa aferent, astfel:
M0 MODUL ADMINISTRARE/ SECURITATE 4 luni de la data semnării contractului
M1 MODUL PROGRAME 4 luni de la data semnării contractului
M2 DEPUNERE / EVALUARE / CONTRACTARE PROIECTE 4 luni de la data semnării
contractului
M6 VIZITE 4 luni de la data semnării contractului
M8 DOCUMENTE 4 luni de la data semnării contractului
M9 MODUL GENERARE RAPOARTE 4 luni de la data semnării contractului
M10 CĂUTARE PE DIVERSE CRITERII 4 luni de la data semnării contractului
M3 MODUL IMPLEMENTARE PROIECTE 8 luni de la data semnării co ntractului
M4 MODUL VERIFICARE RAPOARTE 8 luni de la data semnării contractului
M5 MODUL FLUXURI FINANCIARE 8 luni de la data semnării contractului
M7 NEREGULI 10 luni de la data semnării contractului
ACTIVITATEA DE INTEGRARE FINALĂ A SISTEMULUI Ș ACCEP TARE:
1 Soluția software funcțională integrală finală 12 luni de la data semnării contractului
2 CD/DVD cu codul sursă în integralitate, inclusiv în format care permite modificării ulterioare
de către beneficiar fără restricții 12 luni de la data semnăr ii contractului
3 Kitul de instalare a sistemului și fișierele executabile compilate 12 luni de la data
semnării contractului
4 Manualul utilizatorului pentru angajații OP 12 luni de la data semnării contractului
5 Manualul utilizatorului extern 12 luni de la data semnării contractului
6 Documentație de administrare și operare 12 luni de la data semnării contractului
7 Strategia de backup 12 luni de la data semnării contractului

28
8 Planul de restaurare a sistemului în caz de dezastru 12 luni de la dat a semnării contractului
8 Documentația de arhitectură și design 12 luni de la data semnării contractului
9 Documentația bazelor de date 12 luni de la data semnării contractului
ACTIVITATEA DE INSTRUIRE UTILIZATOR:
1 Instruirea utilizatorilor 12 luni de l a data semnării contractului
ACTIVITATEA DE MENTENANȚĂ CORECTIVĂ ȘI EVOLUTIVĂ :
1 SERVICII DE MENTENANȚĂ CORECTIVĂ ȘI EVOLUTIVĂ min. 2 ani de la data
ultimului PV acceptanță/ perioada ofertată

12. CONDIȚIILE CE TREBUIE ÎNDEPLINITE DE PRESTATOR
Prestat orul va lua toate măsurile necesare pentru a preveni orice situație de natură să compromită
prestare serviciilor necesare pentru îndeplinirea obiectului achiziției conform cerințelor din prezentul
caiet de sarcini.
Prestatorul va menține o legătură perman entă cu Beneficiarul pe toată durata de prestare a serviciilor.
Autoritatea Contractantă va putea utiliza, publica sau transfera după cum consideră necesar, fără
niciun fel de limitare geografică sau de altă natură toate rezultate sau drepturi, inclusiv d repturi de
autor și/sau orice alte drepturi de proprietate intelectuală, obținute în executarea sau ca urmare a
executării serviciilor ce fac obiectul prezentului caiet de sarcini.
În vederea respectării normelor stricte privind accesibilitatea și afișarea datelor, precum și în vederea
asigurării protecției datelor fiecărui profil de utilizator al sistemului electronic i se alocă drepturi
stricte de acces. Acest lucru este valabil at ât în cazul utilizatorilor de tip „aplicant / promotor de
proiect” cât și al utilizatorilor de tip „autoritate competentă”.
Beneficiarul își rezervă dreptul de a rezilia unilateral contractul dacă se constată că Prestatorul nu
respectă termenele stabilite la încheierea acestuia.

13. CERINȚE MINIME
Ofertantul va asigura personal competent, cu experiență relevantă pentru realizarea activităților
prezentate anterior, la un nivel de calitate corespunzător.
Personalul implicat în derularea contractului ce ur mează a fi atribuit trebuie să fie în măsură să
îndeplinească cerințele impuse de Autoritatea Contractantă prin caietul de sarcini.
Cerințele impuse în prezentul caiet de sarcini vor fi considerate ca minimale.

Cerințe specifice privind prestarea servici ilor
Ofertantul trebuie să asigure o echipă minimă de experți cheie alcătuită cel puțin din următorii
experți:
1. Manager de proiect – cerințe minime: studii superioare absolvite cu diplomă de licență, diplomă
de absolvire sau echivalent, experiență în min im 1 proiect similar în cadrul căruia a deținut o poziție
similară. Acest expert va avea rol de coordonare a echipei care va asigura prestarea serviciilor ce fac
obiectul achiziției.
3. Arhitect de sistem – cerințe minime: studii superioare absolvite cu di plomă de licență, diplomă de
absolvire sau echivalent, experiență în minim 1 proiect similar în cadrul căruia a deținut o poziție
similară (arhitect de sistem). Arhitectul de sistem va avea rolul de a defini arhitectura sistemului
informatic (inclusiv a ba zei de date) solicitat.
4. Analist -programator cu rol de coordonator al echipei de programatori – cerințe minime: studii
superioare absolvite cu diplomă de licență, diplomă de absolvire sau echivalent, experiență în minim
1 proiect similar în cadrul căruia a deținut o poziție similară. Analistul -programator va avea rolul de
a coordona echipa de programatori care vor elabora și testa modulele software ce alcătuiesc
sistemului informatic solicitat.

29
5. Consultant implementare și suport tehnic – studii superio are absolvite cu diplomă de licență,
diplomă de absolvire sau echivalent, experiență în minim 1 proiect similar în cadrul căruia a deținut
o poziție similară. Acest expert va asigura integrarea modulelor sistemului, repectarea cerințelor
privind securitate a datelor și mentenanța sistemului pe parcursul derulării contractului, precum și
instruirea utilizatorilor sistemului informatic din cadrul Autorității Contractante.
Pentru demonstrarea îndeplinirii cerințelor privind calificările și abilitățile experț ilor cheie solicitați
în caietul de sarcini ofertantul va prezenta următoarele documente:
• CV-urile însoțite de documente justificative (copii după diplome, contracte / recomandări /
certificate constatatoare / procese -verbale de recepție, etc) care să at este îndeplinirea cerințelor
solicitate;
• declarație de disponibilitate pentru fiecare expert solicitat – Formularul 3 din documentația
de atribuire.
Notă: prin proiect similar se înțelege un contract de servicii de dezvoltare a unui sistem de
management electronic, contract în care să fi îndeplinit aceleași atribuții ca cele aferente prezentei
poziții.
Ofertantul poate să prevadă în propunerea tehnică și alți experți (non -cheie), în funcție de
metodologia propusă, fără să îi nominalizeze și fără sa includ ă CV -urile sau declarațiile de
disponibilitate ale acestora. În acest caz, în propunerea tehnică vor fi descrise profilurile și expertiza
experților non -cheie. Anterior formării grupurilor de lucru din etapa de analiză, în vedere validării
experților non -cheie la care a făcut referire în cadrul propunerii tehnice, Prestatorul îi va propune
nominal Autorității Contractante și va prezenta CV -urile și declarațiile de disponibilitate.
14. ACCEPTANȚA SERVICIILOR ȘI PLATA
În cadrul procesul de acceptanță toate l ivrabilele trebuie să fie verificate/testate, validate și
recepționate de AC ca fiind conforme cu cerințele funcționale și nefuncționale formulate de AC și cu
obligațiile asumate de Prestator. Procesul va cuprinde acceptanțe intermediare și acceptanța fina lă.
Pentru derularea procesului de acceptanță, în etapa de analiză se va realiza și agrea un plan al testelor
de acceptanță care va cuprinde testele pe care sistemul trebuie să le treacă cu succes pentru a fi
considerat conform. Acceptanța nu se va rezuma doar la testele incluse în planul testelor de
acceptanță, AC având dreptul să efectueze teste proprii care pot cauza inclusiv refuzul acceptanței
sau observații.
În cadrul procesului de acceptanță se vor încheia procese verbale de acceptanță care vor con ține
observațiile AC, defectele identificate, eventualele observații ale Prestatorului, soluțiile necesare
pentru remedierea defectelor identificate, termenul agreat pentru remediere și clauze referitoare la
prelungirea garanției.
Procesul verbal de accep tanță finală se încheie la finalizarea perioadei de mentenanță corectivă și
evolutivă.
Facturile pentru serviciile prestate vor fi emise de către Prestator numai după semnarea de către
Autoritatea Contractantă a Proceselor verbale de acceptanță. Plățile se vor face prin trezorerie, în
termen de cel mult 30 de zile lucrătoare de la data primirii facturii la sediul Autorității Contractante.
Plățile se vor face în tranșe în conformitate cu graficul anexă la contract. Tranșele de plată vor fi:
– după 4 luni de la dată semnării contractului – pentru componentele acceptate de AC până la
acea dată
– după 8 luni de la dată semnării contractului – pentru componentele acceptate de AC până la
acea dată
– după 10 luni de la dată semnării contractului – pentru component ele acceptate de AC până la
acea dată
– după 12 luni de la dată semnării contractului – pentru componentele acceptate de AC până la
acea dată
– la finalul fiecărui an (proporțional cu valoarea ofertată) – pentru activitatea de mentenanță

30
Pentru componentele care nu sunt acceptate de AC până la data tranșei de plată se poate agrea cu
Prestatorul un termen de remediere și un nou termen de plată.
Stabilirea penalităților pentru neîndeplinirea sau îndeplinirea defectuoasă a obligațiilor contra ctuale
În cazul în care, din vina sa exclusivă, prestatorul nu execută, execută cu întârziere sau execută
necorespunzător obligațiile asumate prin contract, atunci achizitorul are dreptul de a deduce din
prețul contractului, ca majorare de întârziere, o su mă echivalentă cu 0,1% pentru fiecare zi de
întârziere, din valoarea serviciilor care au fost prestate cu întârziere, dar nu mai mult decât valoarea
sumei datorate.
În cazul în care achizitorul nu onorează facturile în termen de 30 de zile lucrătoare de la expirarea
perioadei convenite, atunci Prestatorul are dreptul de a solicita, ca majorări de întârziere, o sumă
echivalenta cu 0,1 % pentru fiecare zi de întârziere din plata neefectuată, dar nu mai mult decât
valoarea sumei datorate.
Penalitățile datorate curg de drept din data scadenței obligațiilor asumate conform contractului.
15. SURSA DE FINANȚARE
Cheltuielile aferente prezentei achiziții sunt eligibile conform bugetului aferent Programului PA14,
stabilit prin Memorandumul de Înțelegere pentru implem entarea Mecanismului Financiar SEE 2014 –
2021. Plata se va efectua 85% din grant și 15% din cofinanțarea națională din linia bugetară aferentă
cheltuielilor de management.
16. CERINȚE CU PRIVIRE LA MODUL DE PREZENTARE A OFERTEI
Propunerea financiară
Oferta ntul va prezenta propunerea financiară în corelație cu toate elementele din Caietul de sarcini.
Prețul se va cripta în SEAP.
Modul de prezentare a propunerii financiare – se va completa – Formularul de ofertă (Formular 8)
care va fi însoțit de Centralizat orul de prețuri (Anexa la Formular 8), unde se va detalia prețul pe
activități și pe componente (conform Secțiunii 11) în vederea fundamentării prețului total al ofertei.
În căsuța indicată de sistem se va trece valoarea totală ofertată de operatorul econ omic, fără TVA,
pentru serviciile menționate în caietul de sarcini.
În ceea ce privește propunerea financiară, prestatorul va lua în considerare că prețul este fix și nu
poate fi modificat.
Propunerea tehnică
Ofertantul va elabora propunerea tehnică în con formitate cu cerințele prevăzute în prezentul caiet de
sarcini. Propunerea tehnica (Formular 7) va fi întocmită astfel încât în procesul de evaluare,
informațiile din aceasta să permită identificarea corespondenței cu cerințele tehnice funcționale și
nefun cționale solicitate în caietul de sarcini. Neîndeplinirea oricărei cerințe din documentația de
atribuire, inclusiv din Caietul de sarcini aferent, constituie motiv pentru respingerea ofertei ca
inacceptabilă/neconformă, după caz.
Ofertantul va prezenta o d eclarație pe proprie răspundere privind faptul că la elaborarea ofertei a
ținut cont de obligațiile relevante din domeniile mediului, social și al relațiilor de muncă pe toată
durata de îndeplinire a contractului de servicii, în conformitate cu prevederile art. 51 din Legea nr.
98/2016 privind achizițiile publice – Formularul 6 din documentația de atribuire.
Notă: Obligațiile referitoare la condițiile de muncă și de protecție a muncii la nivel național, care
trebuiesc respectate pe parcursul îndeplinirii co ntractului de servicii sunt conform Legii securității și
sănătății în muncă, precum și a altor acte normative referitoare la acestea în vigoare la nivel național.
Instituțiile competente de la care operatorii economici pot obține informații referitoare la
reglementările referitoare la condițiile de muncă și protecția muncii sunt: Ministerul Muncii și
Justiției Sociale, Ministerul Sănătății Publice, Inspecția Muncii, iar cele referitoare la protecția
mediului la Ministerul Mediului, Ministerul Apelor și Pădu rilor.
În cazul unei asocieri, declarațiile solicitate vor fi prezentate în numele asocierii de către liderul
asocierii.

31
Propunerea tehnică se va posta în SEAP. Lipsa propunerii tehnice din ofertă conduce la
descalificarea acesteia ca fiind inacceptabilă. Propunerea tehnică va corespunde cu cerințele
prevăzute în prezentul Caiet de Sarcini și va fi corelată cu propunerea financiară, sub sancțiunea
respingerii ofertei ca neconformă în baza art. 137 alin. 3 litera d) din HG nr. 395/2016.

Înlocuirea personalu lui de specialitate
1. Prestatorul nu va efectua schimbări ale personalului aprobat fără acordul scris prealabil al
achizitorului. Prestatorul trebuie să propună din proprie inițiativă înlocuirea în următoarele situații:
a) în cazul decesului, în cazul îmb olnăvirii sau în cazul accidentării unui membru al personalului de
specialitate;
b) dacă se impune înlocuirea unui membru al personalului de specialitate pentru orice alt motiv care
nu este sub controlul prestatorului (ex. demisia, etc.).
2. Pe parcursul d erulării executării contractului, pe baza unei cereri scrise motivate și justificate,
achizitorul poate solicita înlocuirea dacă consideră că un membru al personalului este ineficient sau
nu își îndeplinește sarcinile din contract.
3. În cazul în care un m embru al personalului de specialitate trebuie înlocuit, atunci
(1) Înlocuirea personalului de specialitate nominalizat pentru îndeplinirea contractului se realizează
numai cu acceptul Autorității Contractante, și nu reprezintă o modificare substanțială, aș a cum este
aceasta definită în art. 221 din Legea 98/2016 privind achizițiile publice, decât în următoarele
situații:
a) noul personal de specialitate nominalizat pentru îndeplinirea contractului nu îndeplinește cel puțin
criteriile de calificare/selecție prevăzute în cadrul documentației de atribuire;
b) noul personal de specialitate nominalizat pentru îndeplinirea contractului nu obține cel puțin
același punctaj ca personalul propus la momentul aplicării factorilor de evaluare.
(2) În situațiile prevăzute la alin. (1), prestatorul are obligația de a transmite pentru noul personal
documentele solicitate prin documentația de atribuire fie în vederea demonstrării îndeplinirii
criteriilor de calificare/selecție stabilite, fie în vede rea calculării punctajului aferent factorilor de
evaluare.
4. Cheltuielile suplimentare generate de înlocuirea personalului incumbă prestatorului.

VIZAT, VIZAT,
Monica DRĂGAN Albertina NĂSTASE
Director adjunct Șef serviciu financiar

Întocmit,
Codruț ONOFREI
Consilier afaceri europene

32

ANEXA 1
Listă orientativă a operațiunilor
R = READING
W = WRITING

MODUL (M) / FUNCȚIE (F) OPERATOR DE PROGRAM SOLICITANT EXPERT
SECȚIUNEA I
FUNCȚIA ÎNREGISTRARE UTILIZATOR RW RW RW
FUNCȚIA CONT UTILIZATOR RW RW RW
M0: MODUL ADMINISTRARE/SECURITATE
MO-F1: FUNCȚIA CONFIGURARE/ADMINISTRARE CONTURI UTILIZATORI RW

MO-F2: FUNCȚIA VALIDARE CONTURI UTILIZATORI RW
MO-F3: FUNCȚIA CONFIGURARE/ADMINISTRARE PROFILE DE UTILIZATORI RW

MO-F4: FUNCȚIA RAPOARTE DE ACCES ÎN SISTEM RW
MO-F5: FUNCȚIA RAPORT ACTIVTATE UTILIZATOR RW
MO-F6: FUNCȚIA CONFIGURARE INFORMĂRI CĂTRE UTILIZATORI RW
MO-F7: FUNCȚIA SALVARE/ RESTAURARE (BACK -UP) RW
MO-F8: FUNCȚII AVANSATE DE SECURITATE RW
M1: MODUL P ROGRAME
M1-F1: FUNCȚIA VIZUALIZARE PROGRAM RW R R
M1-F2: FUNCȚIA CONFIGURARE PROGRAM RW R R
M1-F3: FUNCȚIA CONFIGURARE APELURI DE PROIECTE RW R R
M1-F4: FUNCȚIA ALOCARE PERSONAL/PROIECT RW R R
M2: DEPUNERE/EVALUARE/CONTRACTARE PROIECTE
M2-F1: FUNCȚIA ÎNREGISTRARE PROIECT R RW R
M2-F2: . FUNCȚIA VALIDARE ADMINISTRATIVĂ -ELIGIBILITATE RW R
M2-F3: FUNCȚIA EVALUARE TEHNICO -FINANCIARĂ RW R RW
M2-F4: FUNCȚIA SELECȚIE PROIECTE RW R
M2-F5: FUNCȚIA PRECONTRACTARE PROIECTE RW RW
M2-F6: FUNCȚIA CONTRACTARE PROIECTE RW RW
SECȚIUNEA II
M3: MODUL IMPLEMENTARE PROIECTE
M3-F1: FUNCȚIA AMENDAMENTE CONTRACT RW RW
M3-F2: FUNCȚIA ÎNREGISTRARE ACHIZIȚII REALIZATE RW RW
M3-F3: FUNCȚIA DOCUMENTAȚIE TEHNICĂ RW RW RW
M3-F4: FUNCȚIA ÎNREGI STRARE RAPORT DE PROGRES/RAPORT FINAL RW
RW
M4: MODUL VERIFICARE RAPOARTE
M4-F1: FUNCȚIA MONITORIZARE RAPOARTE RW R
M4-F2: FUNCȚIA VERIFICARE ȘI AUTORIZARE CHELTUIELI RW R

33
M4-F3: FUNCȚIA DE ARHIVARE ELECTRONICĂ A DATELOR RW R
M5: MODUL FLUXURI FINAN CIARE
M5-F1: FUNCȚIA PLĂȚI RW
M5-F2: FUNCȚIA DEBITE RW
M5-F3: FUNCȚIA VENITURI RW
M5-F4: FUNCȚIA DE GENERARE DECLARAȚIE DE CHELTUIELI RW
M6: MODUL VIZITE DE MONITORIZARE RW R RW
M7: MODUL NEREGULI RW
M8: MODUL DOCUMENTE RW
M9: MODUL GENERAR E RAPOARTE RW
M10: MODUL CĂUTARE DIVERSE CRITERII RW