. Birotica Si Secretariat. Organizarea Muncii de Secretariat

Funcția de secretar

Ce sunt de fapt secretarele? Care sunt atribuțiile acestora? În ce măsură secretariatele pot fi considerate factori de producție? Cum pot ele contribui la buna desfășurare și perfecționare a activității economico-sociale în unitățile în care sunt încadrate? Cum pot fie ele evaluate și apreciate? Ce se poate face pentru perfecționarea structurii și activității acestora? Care sunt de fapt secretele secretariatelor? Câteva întrebări dintre încă multe altele care se pun, la care încerc să răspund în cadrul acestei lucrări.

Secretariatul trebuie considerat ca un auxiliar imediat și indispensabil al managerilor, având ca rol principal preluarea de la aceștia – prin delegarea de atribuții – a unor sarcini pe care le pot rezolva uneori chiar mai bine). Secretariatul poate contribui la mai buna executare a funcțiilor de management la toate nivelurile acestuia: prevederea și programarea, organizarea și structurarea activității, coordonarea, decizia și controlul etc.

În principal, secretariatul se ocupă de crearea tuturor condițiilor de asigurare a desfășurării optime a fluxurilor de informații și decizii. Rolul secretariatului, în general, este considerat a fi secundar, având un caracter auxiliar, dar în realitate el este indispensabil în desfășurarea unei activități economico – sociale performante.

În literatura de specialitate (destul de săracă) s-a încercat definirea secretariatelor ca fiind “un nucleu funcțional, un grup de oameni specializați reuniți sub o autoritate ierarhică (director de secretariat, secretar șef, șef birou secretariate etc.) subordonată la rândul ei conducerii unității și care are prevăzute atribuții cu caracter permanent pentru efectuarea lucrărilor specifice muncii de secretariat”

Secretariatele au o serie de atribuții specifice: organizarea corespondenței primite sau emise deconducerea unității, evidența, circulatia și clasarea acesteia, organizarea evidențelor operative sau fundamentale în cadrul sistemului informațional sau decizional al unității, organizarea întâlnirilor de lucru, a ședințelor, a unor manifestări științifice, asigurarea documentației necesare actului decisional, multiplicarea documentelor și materialelor informaționale și/sau decizionale, primirea vizitatorilor și a altor solicitanți – potențiali clienți ai firmei.

Funcția de secretar presupune omniprezența secretarului la diferite activități organizate de conducere, consemnarea lucrărilor respective, prelucrarea, clasarea și arhivarea documentelor rezultate.

Definirea funcției de secretar presupune considerarea cel putin a următoarelor elemente: scopul și rolul lor în sistemul general al activității economico-sociale și în special în unitatea respectivă; poziția pe care activitatea de secretariat o deține în contexul general; responsabilitățile pe care acestea le au; gradul de autoritate primită de la manager; relatiile cu toți factorii implicați în respectivul proces al muncii instituției în care ființează.

Evaluarea funcției de secretar se face printr-un punctaj, acordat în funcție de:

gradul de pregătire de bază și de specialitate-experiența acumulată și manifestată;

gradul de dificultate și de risc pe care le presupune executarea funcției; priceperea de a lucra cu aparatura din dotare (în mod deosebit cu calculatorul si faxul);

cunoașterea și practicarea curentă a unei limbi de circulație internațională.

Activitatea secretariatelor se încadrează în Regulamentul de Organizare și Funcționare a Unității (ROF). ROF constituie documentul de bază care reglementează și locul, rolul, funcțiile, relațiile secretariatelor în sistemul general al organizării și funcționării unității. ROF cuprinde și organigramele elaborate la nivelul întregii unități sau pe componenete, diagramele de circulație a documentelor, nomenclatorul de atribuții, graficele de urmărire a informațiilor și deciziilor.

Executarea funcției de secretariat presupune de asemenea încadrarea în Regulamentul de Ordine (ROI), care cuprinde ansamblul normelor de conduită a tuturor persoanelor implicate în activitatea unității respective. Sintetizând, putem afirma că dacă ROF reprezintă problemele de conținut ale muncii, ROI se referă la raporturile de muncă, cooperarea cu toți factorii cu care, prin natura ei, funcția de secretar o presupune – începând cu colegii de munca și terminând cu colaboratorii din afara unității.

Importanța și valoarea muncii de secretariat sunt subliniate și de exemplul semnificativ al unui director care în momentul în care i s-a comunicat de forul tutelar că se desființează postul de secretar din schema de funcțiuni a afirmat: “mai bine renunț la un post de șef de secție decât la postul de secretar”.

Pentru a sublinia și mai mult coordonatele funcției de secretar mi se pare interesantă și relevenată, în același timp, o știre apărută în presă, (cotidianul “Național” 28.08.88/p.8) pe care o redau mai jos: “La un congres de specialitate desfășurat în Japonia, s-a aprobat introducerea în lista meseriilor periculoase a profesiei de secretară. Deși decizia pare aberantă, specialiștii au constatat că secretarele magnaților sunt predispuse la crize de nervi, căderi psihice, tentative de sinucidere, din cauza stresului permanent care acționează asupra lor. Psihologii au constatat că în 88% din cazuri isteria șefului se revarsă, cu încărcătură aproape dublă, în conștiința secretarei, care, devine, astfel, victima “telepatică” a superiorului său”.

La fel de interesantă este și știrea “3,8 milioane $, primă pentru o secretară” (“Libertatea din 8 decembrie 2000 pag. 20), pe care o redau mai jos convinși fiind că dincolo de pitorescul informației, stirea respectivă cuprinde semnificații adânci de conținut: “2,8 milioane de lire sterline, circa 3,8 milioane $ este suma pe care a primit-o în dar, cu ocazia pensionării, englezoaica Angela Hudson, 43 ani, din partea lui John Duffield, patronul unei firme de investiții din Londra.

Conform cotidianului britanic “The Sun”, John Duffield a vrut să-i mulțumească astfel femeii pentru cei 14 ani în care Hudson i-a fost secretară. “Eu sunt un om foarte împrăștiat. Fără ajutorul secretarei mele, nu cred că aș găsi nici un act în dezordinea de pe birou. Dacă nu era Angela cu siguranță dădeam faliment”.

Imaginea funcției de secretar

Profesiunea de secretar este o profesiune feminină prin natură și tradiție.

Este cunoscut faptul că imaginea funcției de secretar nu este întotdeauna luminoasă, ea fiind de multe ori umbrită de factori subiectivi care nu reușesc să perceapă locul și rolul secretarei în derularea actului economic. Voi prezenta în continuare câteva considerente despre imaginea profesiei de secretar, argumentate și de părerile unor oameni de seamă care cunosc bine munca de secretariat și care au avut amabilitatea de a le exprima public.

Funcția de secretar este legată de munca în echipă, acțiunile directorului și cele ale secretarei sunt complementare și canalizate spre același scop: crearea unei relații de parteneriat care să funcționeze în avantajul ambilor. Pentru rezolvarea acestui deziderat este necesar ca atât secretara, cât și directorul să înțeleagă și să aprecieze cinstit, rolul celuilalt, desigur, în limitele specificațiilor funcției. Secretara modernă este o persoană educată și educabilă, care are capacitatea de a comunica verbal sau în scris, de a lucra cu oamenii, de a-i ajuta, și în general, de a-și organiza și controla propria muncă.

Peter Drucker, părintele managementului American, ne asigură că “EFICIENȚA poate fi învățată, fiind o practică ce trebuie dobândită; idea, conceptual, intenția devin eficiente numai prin muncă susținută și sistematică, de vreme ce s-a dovedit că eficiența sau randamentul activității cuiva nu sunt direct proporționale cu inteligența, imaginația sau cunoștințele sale. Desigur inteligența, ambiția, bunele intenții și cunoștințele sunt resurse esențiale, însă numai eficiența organizatorică, calitatea muncii și a metodelor de lucru, evaluare sau auto-evaluarea individulală le pot converti în rezultate, cu influență hotărâtoare asupra capacității performante a instituției sau firmei căreia îi aparține subiectul”. În meseria de secretar contează foarte mult vocația; o vocatie care se poate descoperi, cultiva și aplica prin intermediul aplicației continuie, ce “crează receptivitatea pentru nou, pentru diversitate, pentru inovație și pentru o mai mare productivitate” – (Peter Drucker). O vocație, în care secretara să posede – în limita atribuțiilor ce-i revin, dar și a personalității și a spiritului de inițiativă proprii, pe lângă stăpânirea codului etic, a cunoștințelor legate de profilul firmei și a operațiilor tehnice specifice muncii de birou, calități manageriale la fel de dezvoltate și operante ca ale celor ce conduc destinele instituției din care face parte.

Aceste calități nu sunt transmise genetic. Ele se pot dobândi în cadrul unor licee și colegii de specialitate, pot fi învățate din lucrări tematice orintative – sau se pot forma și dezvolta în practica curentă. Dacă îl întrebi pe omul de pe stradă ce înseamnă și ce face o secretară, auziți, probabil, exact în această succesiune: „face cafele, bate la mașină, arată bine…Iar la firmă ele sunt private adesea ca niște fete bune la toate, care trebuie să fie mereu pregătite să execute ordinele”.

„Studiul lui Fraunhofer privitor la secretariatul viitorului, publicat în 1991 confirmă faptul că secretara clasică, care elaborează, prelucrează și gestionează documente după model, mai mult de jumătate din timpul ei de lucru, și se ocupă în rest de telefoane și de cafele, dispare încet dar sigur. Știm că sunt de viitor numai noile profiluri de sarcini, cu mai multe prelucrări specializate și cu asistență calificată pentru șefi. Știm foarte exact, din experiență proprie, ce se realizează zi de zi. De ce durează atât de mult modificarea corespunzătoare a imaginii secretarelor”?

Nu de puține ori, imaginea secretarei a fost percepută de “ochiul public” la noi și în alte părți într-un anume clișeu, plasat undeva în sfera derizoriului, a anecdoticului, în care singurele condiții pe care ar fi trebuit să le îndeplinească aceasta erau să fie foarte tânără, cochetă, atrăgătoare și…mai mult sau mai puțin neajutorată. Conform acestei imagini distorsionate, munca de secretară nu reclamă inteligență deosebită și nici calificare specială, este incompatibilă cu noțiunea de “carieră”, fiind căutată de tinerele al căror unic țel este să-și recruteze partenerii sau viitorii soți la locul de muncă.

Vorbind despre rolul secretarei în desfășurarea activității, academicianul Mircea Malița spunea: “dacă mi s-ar cere să propun un personaj reprezentativ pentru era informației și a comunicării, în care au intrat toate societățile moderne, aș spune fără ezitare: secretara. La vechile calități pe care înaintașele ei în meserie trebuia să le aibă: sociabilitate, dialog, eficiență, și politețe, s-a adăugat capacitatea da a mânui cele mai noi achiziții ale secolului. Secretara zileleor noastre stă în fața unui ecran și procesează texte curente. Transmite și primește mesaje la telefon, fax sau prin poșta electronică în limbi pe care le stăpânește mai bine ca șeful ei. Dispune de un mic atelier informațional. Întocmește și folosește sisteme sigure de evidență, fiind la curent cu instituțiile, organismele și departamentele din țară și din străinătate, de persoanele lor cheie, distingând pe cele ce reprezintă resurse de cooperare. Era cronicara evenimentelor instituției sale, autoare de anale nepublicate. Toate firele trec pe la ea. E mai ușor să găsești un expert sau un strateg decât o secretară bună. Laurii sunt culeși de obicei de alții. Dar dacă ea pleacă, organizația stă pe loc sau se stinge. N-ar trebui să omitem seninătatea și optimismul pe care le poate răspândi în jur.

În cele 80 de cursuri intenaționale din 1993 și 1994 Universitatea Măsuri intenaționale din 1993 și 1994 Universitatea Mării Negre a căutat să cultive spiritul de întreprindere, curaj, încredere la tineri și deschiderea spre tunele noi de activitate. Cuvântul cheie a fost proiectul. Dar orice proiect are o secretară”

Clasificarea funcțiilor de secretar

Pentru o înțelegere mai bună a dispersiei funcției de secretar voi prezenta o clasificare a acestor funcții având drept criteriu de apreciere complexitatea și importanța muncii desfășurate de o secretară.

În literatura de specialitate, ne este propusă o asemenea clasificare.

Secretare ucenice. Acestea în general dactilografiază manuscrise, scrisori, multiplică materialele necesare sistemului de informare și decizie. Apoi preiau mesajele, ajută la pregătirea și transmiterea corepondenței (prin: fax, telex, poștă, Internet). Ele nu au responsabilități deosebite.

Tinere secretare. Sunt secretarele care dactilografiază corespondența primară de pe notițe tenodactilografiate sau de pe casete audio. Lucrează pentru un grup de persoane din conducerea executivă și acoperă o arie largă de activități (factotum). De asemenea preiau mesajele telefonice, clasează documente, dar nu în cele din urmă organizează adunări, seminarii, conferințe. Tinerele secretare au responsabilități multiple însă limitate.

Secretar personal. Secretarul personal aparține de obicei unui director executiv căruia îi organizează activitatea. Trebuie să cunoască bine stenografia și lucrul pe calculator. Scrie singură diferite scrisori și rapoarte și clasează corespondența. Răspunde de buna desfășurare și organizare a tuturor activităților ca de exemplu: -deschiderea plicurilor. După ce dă curs corespondenței urmărește derularea activității ce figurează în calendar. Este datoria sa să primească oaspeții și să întocmescă dări de seamă pentru diferite întâlniri de lucru. Secretarul personal are responsabilități care îi permit să participe la actul de conducere.

Asistente (sau asistenți) personale(i). Pentru asistentele personale funcția de secretară este cea mai importantă. Aparține unui director sau președinte și trebuie sa aibă experiență în funcție. Una din atribuțiile sale este să supravegheaze activitatea secretarelor 2 și 3 și personalul administrativ, curieri, șoferi, personal de serviciu, diverși funcționari. Aceasta lucrează în sfera conducerii și este la current cu problematica firmei. O asistentă fidelă șefului păstrează confidențialitatea firmei. Secretara personală este cea care întocmește dări de seamă a ședințelor, supraveghează și controlează activitățile ce se desfășoară în cadrul firmei.

1.3. Atribuții și sarcini ale secretarelor

Un compartiment de secretariat are atribuții globale din care se extrag și se detaliază sarcini pentru fiecare lucrător. Pot spune de fapt că atribuțiile revin compartimentelor iar detalierea lor în sarcini revine persoanelor.

Atribuțiile secretarelor sunt:

Organizarea sistemului informațional, primirea, prelucrarea și transmiterea informațiilor;

Ținerea la zi a evidenței, sistematizarea, clasarea și arhivarea documentelor purtătoare de informații, astfel încât să se poată furniza operativ orice infomație cerută de manager;

Stenografierea, cu viteză (80 cuvinte/minut) a ideilor exprimate de manager sau de alte persoane desemnate de acesta;

Dactilografierea materialelor corect și rapid (38 cuvinte/minut) fără greșeli (cel mult trei greșeli pe pagină) și cu o ortografiere impecabilă;

Asigurarea traducerii documentelor, personal sau cu ajutorul unui translator atestat;

Înregistrarea, repartizarea și expedierea corespondenței;

Elaborarea unor adrese și expedierea acestora (după consultarea și avizul șefului) la destinatari;

Cunoașterea și exercitarea a cel puțin două limbaje de programare pe calculator: de editare și baza de date;

Preluarea notelor telefonice sau notelor fax, aducându-le operativ la cunoștința managerului;

Detectarea surselor de documentare, selectarea și clasarea materialului, prelucrarea lui sub formă de fișe sau broșuri;

Redactarea de rapoarte, referate, informări pe baza documentelor primate sau extrase din arhivă sau de la furnizori și beneficiar;

Manipularea aparaturii de birou și audiovizuale: telefon, interfon, fax, aparate de multiplicat, mijloace de înregistrare magnetică pe casete audio și video, calculatoare, scanere și imprimante, retroproiectoare, aspectomate și video-proiectoare etc.;

Păstrarea “la zi” a evidenței conturilor bancare ale firmei;

Întocmirea unor sinteze de contabilitate;

Realizarea unor situații statistice specifice domeniului;

Verificarea autenticității informațiilor și interpretarea acestora sub formă de informări, tabele, grafice, scheme etc.;

Controlul și corectarea materialelor editoriale și tipografice;

Urmărirea planurilor de deplasări ale membrilor conducerii firmei, rezervarea de locuri la hotel, procurarea legitimațiilor de călătorie.

Executarea atribuțiilor și sarcinilor fiecărui secretar este individuală, dar cu condiția integrării firești în contextul general de muncă al sectorului repectiv.

Sitematizând, obținem clasificarea atribuțiilor și sarcinilor ce revin secretariatelor, conform următoarei scheme:

Fig. Nr.1.1 Executarea atribuțiilor

Vom avea:

Lucrări de corespondență: lecturarea corespondenței primite (cu excepția celei confidențiale, nominalizate); prezentarea imediată la conducere; prezentarea rezoluțiilor; întocmirea unor răspunsuri adecvate pe baza documentării prealabile; dactilografierea materialelor (pe calculator sau la mașina de scris); prezentarea la semnat de către manager sau de persoane delegate de acesta; prezentarea plicurilor cu adresa destinatarului și a expeditorului precum și întocmirea de borderouri în cazul în care sunt mai multe adrese; predarea la registratură sau expedierea directă, dacă e cazul.

Atribuții de documentare: stabilirea surselor de documentare; selectarea informațiilor cerute de manager; prezentarea materialelor rezultate sub formă de sinteze, tabele, scheme, grafice, hărți etc.;

Sarcini de scriere rapidă: participarea la întâlniri de lucru, ședințe, consfătuiri, manifestări științifice și stenografierea cât mai exactă a problemelor discutate; descifrarea stenogramelor și transcrierea lor “în curat”, prin dactilografiere sau cu ajutorul calculatorului (decifrarea se poate face și după bandă magnetică – dacă s-a făcut înregistrarea cu ajutorul stenoretului); autografierea materialului final; prezentarea lui la conducere.

Asigurarea unor traduceri și retroversiuni: traducerea textelor (personal, dacă e posibil); apelarea la traducători de preferință autorizați; dactilogarfierea textului tradus, prezentarea acestuia la manager.

Relațiile cu publicul și probleme de protocol: folosirea unui limbaj elevat – adecvat și persuasiv – la apelurile telefonice; prezentarea vizitatorilor autohtoni sau străini; asigurarea unor produse de protocol – cafea, răcoritoare, alune sau alte asemenea în funcție de calitatea vizitatorilor și de bugetul unității respective; pregătirea unor scrisori de mulțumire pentru diferite acțiuni reușite ale unitătii; completarea felicitărilor adresate unor instituții sau persoane cu ocazia unor evenimente – în mod deosebit aniversale – asigurarea expedierii acestora; cunoașterea cât mai amănunțită posibil a actelor normative care reglementează activitatea unității respective, aducerea la cunoștință, în mod operativ.

Calități și aptitudini ale personalului de secretariat

1.4.1. Calități personale

Pricipalele calități ale personalului de secretariat, în etapa actuală precum și în viziunea anilor 2008-2020 trebuie analizate pe baza experienței de până acum.

Este cunoscută mentalitatea potrivit căreia munca de secretariat este o muncă inferoară, cu un pronunțat caracter executiv și foarte puțin creativă, o muncă pe care o poate executa oricine și oricum. În realitate această muncă este deosebit de complexă și eficientă contribuind la buna desfășurare și dezvoltare a activității unde este încadrată.

Convențional, având în vedere caracterul majoritar pe care îl reprezintă femeile în ocuparea funcției de secretar, voi folosi în exprimare sintagma de “calități ale secretarei” în loc de “Calități ale personalului de secretariat”.

Pe lângă o pregătire multilaterală și o specializare adaptată la specificul unității, se impun o serie de calități pe care le redau în schema de mai jos:

CALITĂȚI

Fig. Nr. 1.2 Calități ale secretarei

Fără a avea pretenția unei ierarhizări tabu, considerăm că prima calitate a unei secretare este loialitatea față de șeful direct și față de firmă.

Complexitatea sarcinilor pe care le are o secretară presupune momente de mare tensiune ceea ce o determină uneori să răspundă evaziv, echivoc solicitărilor exprimate de petenți sau chiar colaboratori cu scopul de a-i asigura managerului liniștea necesară unei activități creative fără întreruperi. În ceea ce privește loialitatea față de șeful direct, aceasta trebuie să fie de fiecare dată totală fară a genera suspiciuni. Loialitatea presupune atașament față de locul de muncă, apărarea secretului de serviciu, apărarea intereselor unității în care este încadrată.

Există cazuri când managerul deleagă o serie de sarcini sau chiar elemente de autoritate în virtutea cărora secretara poate acționa direct în numele șefului, preluând sau transmițând corect informații și decizii spre și de la aceasta.

Viața a demonstrat că este imposibil ca secretara să fie absentă atunci când se dezbat probleme ce constituie secrete de serviciu. De aceea este cu totul interzis a divulga informații preluate cu aceste ocazii chiar dacă la bază ar putea fi o dorință sinceră de a face bine. Reamintim că însăși denumirea funcției de “secretar” derivă de la cuvântul secret. Păstrarea discreției totale este o condiție primordială a executării efieciente și sigure a muncii de secretar. Divulagrea unor informații ce constituie secret de serviciu poate determina nu numai încurcături ci, chiar iminente pericole pentru unitate, ducând în final la scăderea profiturilor sau chiar la faliment.

În economia de piață viteza de rulare a factorilor de producție trebuie să fie foarte mare. Spectrul unei concurențe acerbe face ca această viteză să crească continuu. Cine nu se adaptează acestui ritm riscă să se împotmolească și chiar să falimenteze. O informație primită la timp însemnă foarte mult pentru managerul respectiv, ea putând să accelereze vizibil o anumită tranzacție sau dimpotrivă absența ei ar putea aduce pagube respectivei unități.

Cu cât se asigură o viteză mai mare de circulație a informației (operativitate), a fluxurilor materiale, umane, finaciar-bancare cu atât gradul de eficiență crește, contribuind la realizarea unor însemnate profituri. Dacă nu este prezentată la timp o corepondență, o notă telefonică, un mesaj transmis prin fax, există pericolul unei dereglări a procesului economic din unitatea respectivă.

Se întâmplă uneori ca o anumită scrisoare sau un alt document primit să se “rătăcească” în sertarele biroului de secretariat fiind depistat după o periodă mare de timp, de multe ori întâmplător. Aceasta poate genera încurcături și dereglări cu atât mai mari cu cât importanța documentului respectiv este mai mare.

Diferitele informații sau decizii cu care operează orice secretară trebuie analizate cu grijă spre a stabili exact prezența cel puțin a următoarelor date: cine este expeditorul, precizând denumirea corectă și completă a instituției sau persoanei care a făcut expedierea, adresa exactă a expeditorului, numărul de telefon și/sau fax, numărul de înregistrare (la expeditor și destinatar), numele celui ce semnează documentul.

Precizia este necesară nu numai în ceea ce privește organizarea corespondenței ci, am putea afirma că ea este necesară în executarea tuturor funcțiilor de secretariat. Astfel evidența documentelor presupune o minuțioasă analiză în vederea clasării cu precizie a acestora spre a evita imposibilitatea găsirii lor atunci când sunt necesare. De altfel operativitatea în găsirea documentelor solicitate constituie o notă bună pentru orice secretară, încă de la bun început. În acest sens de o deosebită importanță este utilizarea tehnicii de calcul – (programele de editare sau baze de date).

Acuratețea este în strânsă legătură cu precizia, exprimând, în plus o mai mare atenție, până la nivel de detaliu, a gestionării informației și deciziei. Orice operație efectuată de secretariate trebuie făcută cu maximă grijă, ceea ce va satisface atât conducerea cât și beneficiarii unității respective.

O calitate indispensabilă în munca de secretariat o reprezintă meticulozitatea. Fiecare proces sau fenomen economic sau social presupune o analiză atentă nu numai a elementelor manifestate superficial, ci este necesar să se pătrundă în esența problematicii astfel încât informațiile prezentate conducerii să fie riguros exacte. Orice document elaborat trebuie să fie cât mai complex spre a-i atinge eficiența necesară.

Însăși punctualitatea, un factor de ordine, presupune respectarea riguroasă nu numai a orelor de prezență la serviciu cât în special respectarea orelor de organizare a unor întâlniri de lucru sau a unor manifestări științifice.

Poate ar fi bine să învățăm de la germani dictonul “Funf minutem for dem Zeit, das ist unsere punctlichkeit” – sau în traducere: „cinci minute înainte de termen, aceasta este punctualitatea noastră”.

Este relevant faptul că în Germania (ca să rămânem la aceasi țară) dacă un constructor împrumută, de la o întreprindere specializată, o macara pentru 24 de ore, iar la împlinirea termenuluii nu a returnat respectivul utilaj, va plăti o amnedă așa de mare încât o a doua întârziere nu va mai fi posibilă.

Calitatea deosebit de complexă este inteligența– și pot spune, fără să greșesc, că dacă ea nu înglobează, cel puțin presupune existența celorlalte calități și aptitudini.

În cele două forme ale sale teoretică și practică, inteligența presupune:

Reflecție și raționament pentru a se ajunge la o situație cât mai reală;

Capacitate de analiză și sinteză ceea ce contribuie la optimizarea oricărui fenomen, proces economic sau social;

Bun simț și înțelegere pentru rezolvarea cazurilor, problemelor, aspectelor care apar obiectiv în procesul muncii;

Perspicacitate – calitate importantă în analiza unor forme complexe, care presupun o bună “mobilare a creierului’ cu cunoștințe și informații dar și cu o vădită posibilitate de a face corelații (inter sau extra sistemice) între diferitele fenomene și procese pe care le are de realizat unitatea respectivă. La recrutarea persoanelor care urmează a activa în secretariate, testarea perspicacității prin folosirea testelor de inteligență, este deosebit de importantă.

Capacitatea de adaptare. În întreaga activitate a unei firme sau societăți comerciale de alt tip, fluctuațiile de personal sunt deosebit de frecvente. Ele sunt generate în mod obiectiv dar și subiectiv) de alte schimbări în structura și funcționalitatea factorilor de producție. De multe ori specificul procesului muncii presupune întreruperea unor lucrări în favoarea altora mai urgente sau mai importante. De aceea și munca de secretariat trebuie să țină cont de aceste schimbări, stabilind strategii noi, pe măsura noilor situații.

Spirit practic. Presupune capacitatea de a realiza planuri de activități (sau de faceri) cât mai raționale, cu posibilități cât mai rapide de aplicare, un sistem de control și evidență rațional și eficient. Ca o necesitate stringentă a activității de secretariat, din acest punct de vedere, se impune existența și utilizarea corectă a instrumentelor de lucru (agende cronologice și pe domenii de activitate, registru de sarcini, scadențarul de termene etc.)

Poate fi vorba de o anumită metodică în programarea și asigurarea bunei desfașurări a oricărei activități de secretariat, astfel încât să nu existe risipă de resurse umane, materiale, energetice, informaționale, în scopul obținerii celor mai bune rezultate de către unitatea respectivă.

Consider că este exagerată pretenția unor manageri de a se erija în “factotum”, elaborând decizii și strategii fără a avea o bază informațională corespunzătoare.

Generic vorbind, afirm că această calitate, inițiativa, poate aparține oricărui membru al colectivului de muncă – de la director la portar – existând șanse ca printre propunerile făcute să găsim unele foarte utile pentru bunul mers sau chiar pentru perfecționarea activității. Deviza “Eu ca director sau șef de secție gândesc și am inițiativă, iar subordonații nu au decât să execute” este perimată și nu poate asigura constructiv, eficiența oricărei activități economico-sociale

Spiritul creativ este în strânsă legătură cu “inițiativa‘, având în plus elemente cu tentă mai pronunțată de creativitate. La toate nivelurile organizatorice și funcționale ale oricărei societăți comericiale, mică sau mare, de stat sau private, de diferite profiluri, fiecare lucrător trebuie să dispună de un potențial creator pe care să-l exercite în activitatea profesională desfășurată.

Sunt semnificative întâlnirile de tip “BRAINSTORMING” în cadrul căroara ideile creatoare sunt ascultate și analizate cu multă atenție, înțelegere și spirit de discernământ. Asemenea întâlniri facilitează culegerea unor idei novatare de mare importanță pentru prezentul si viitorul unității.

Nu trebuie să scape din vedere un aspect caracteristic economiei de piață (neglijat într-o societate totalitară) ca numai mărfurile sau serviciile se plătesc, ci și ideile prețioase, care contribuie la creșterea profiturilor.

Calitatea lucrărilor este considerată pe buna dreptate cel mai important parametru în orice analiză diagnostic. Ar putea fi exprimate numeroase considerente cu privire la modul în care se realizează calitatea la oricare din nivelurile organizatorice sau funcționale ale activității de secretariat.

Referindu-ne la editarea de texte pe calculator, în special atunci când se lucrează în ritm alert, posibilitatea de eroare este foarte mare. În această situație, autocontrolul este o operație nu numai indispensabilă ci și obligatorie. A prezenta, la conducere, materiale cu greșeli făcute la culegerea textului (sau la dactilografiere) constituie nu numai o nerespectare a regulilor de serviciu, ci și un act de nepolitețe. Acest aspect este cu atât mai valabil cu cât posibilitățile de corectare sunt în fapt nelimitate în cazul în care culegerea se realizează cu ajutorul unui program de editare pe calculator.

Autocontrolul poate îmbrăca și alte forme. În relațiile cu diferite persoane colaboratoare sau legate funcțional prin obligații contractuale este deosebit de important ca secretara să se autocontroleze în vorbire, gestică, comportare.

În domeniul arhivării documentelor, posibilitatea de a se strecura erori este destul de mare. Dacă nu există un sistem fiabil de clasificare a documentelor, se pot întâmpla cazuri în care un anumit document este clasat și arhivat în mod corespunzător ceea ce determină nu numai încurcături, ci de-a dreptul situații penibile. Asemenea neplăceri ar fi putut fi evitate printr-un autocontrol operativ și eficient.

Discernământul reprezintă capacitatea de analiză a situațiilor, cazurilor, aspectelor sau a faptelor care se petrec cotidian. În cadrul oricărui sistem există subsisteme și sub-sisteme care nu pot fi analizate global fiind necesară o “incursiune’ până la nivelurile de bază sau până la cele mai mici componente ale sistemelor. În Dreptul latin există patru motto-uri de a greși, de a fi culpabil: ‘culpa in comitendo”, “culpa in omitendo”, “culpa in vigilandao”, “culpa in eligendo”. Se pare că ultima, “culpa in eligendo” (grașeala în a alege este cea mai semnificativă, cea mai delicată tocmai pentru că presupune foarte mult discernământ. Complexitatea vieții economico-sociale pune, de multe ori, secretara în situația de a alege, uneori, dintre două soluții, ambele rele, pe cea mai puțin rea. O alegere corectă poate fi mai benefică pentru firmă, la fel cum o alegere greșită poate fi fatală pentru activitatea unității.

Este cunoscut faptul că ambianța locului de muncă poate avea o influență pozitivă sau negativă nu numai asupra psihicului uman, ci ea poate influența chiar eficiența muncii. Sistemul estetic se caracterizează prin:

Preocuparea pentru realizarea unei ambianțe plăcute, armonioase, ordonate, confortabile în spațiul propriu de lucru și în cea a conducerii;

Modul de prezentare (ca mijloace și grad de ordine) a documentelor într-o formă atractivă, cu o bună dispunere în pagină, preocuparea pentru procurarea unor mijloace materiale – articole de birotică și papetărie – cât mai adecvate cerințelor de muncă, folosirea cataloagelor pentru dosare sau a materialelor documentare, fișiere funcționale dar și aspectuoase;

O mare atenție trebuie acordată aspectului estetic al tuturor materialelor destinate afișării – anunțuri, postere, etichete, afișe, avize, fotomontaje, firme etc. Aspectul neglijent al acestora va crea “ab initio” o părere proastă despre firma respectivă. De aceea, este necesar ca, pe cât posibil, aceste materiale să fie executate numai de profesioniști.

Ținuta proprie trebuie să fie impecabilă, începând cu îmbrăcămintea, încălțămintea și terminând cu coafura și produsele cosmetice întrebuințate.

Odată cu primirea fiecărei sarcini sau, în cazul confruntării cu persoane colaboratoare private sau publice, perceperea a ceea ce se cere (spontaneitatea) trebuie să fie imediată. Interlocutorul își dă seama de acest lucru și pleacă împăcat că mesajul său a fost perceput spontan și exact.

O problemă oarecum controversată este, dacă politețea poate fi sau nu considerată factor de eficiență, după părerea noastră, politețea este un factor de eficiență important în contextul general al neofactorilor de eficiență.

O atitudine politicoasă sau nepoliticoasă poate provoca o tendință centripetă sau centrifugă în relațiile de colaborare. În cazul unei comportări caracterizate prin politețe însăși tranzacțiile de afaceri pot fi facilitate. Deși aspectul pare nerelevant, raportul politețe/eficiență este axiomatic.

Între expresii ca: “Bine ați venit la noi” și “Ce cauți aici?” dispersia comportamentală este foarte mare.

În strânsă legătură cu politețea se găsesc calitățile de vorbire. Nu trebuie să uităm că și în această privință “tonul face muzica”.

Se spune că dacă vrei să cunoști un manager, să vezi mai întâi ce fel de secretară are. După limbajul folosit de secretară, mai elevat sau mai rudimentar, colaboratorii, clienții sau furnizorii își formează o părere și despre manager.

Iată o calitate asupra căreia mi-am propus să insist mai mult deoarece este foarte necesară în munca de secretariat. Se pare, că memoria nu depinde de efortul individual, ci este un dar genetic, ereditar. Oare această sintagmă este intangibilă? Eu consider că nu. Este adevărat că memoria ca “zestre nativă” constituie o calitate deosebit de importantă dar este la fel de adevărat că oameni, chiar mai puțin dotați, obțin rezultate performante prin exerciții de memorie care stau la ndemâna oricui.

Memoria face parte din calitățile absolute indispensabile pentru buna exercitare a atribuțiilor unei secretare, fiind vorba de necesitatea reținerii unor informții de bază sau de stringentă actualitate, cum ar fi: nume de persoane și de instituții, fizionomia persoanelor care frecventează mai des cabinetul managerului, numere de telefon și adrese, date statistice și alte informații mai importante.

Reținerea și utilizarea informațiilor este ușurată de instrumente operative (agende, caiete de sarcini, scadențare de termene) dar și mai bine ele pot fi reținute cu ajutorul calculatorului. Într-o anumită accepție putem spune că dacă “ciocanul este în prelungirea mâinii, calculatorul este în prelungirea creierului”.

Atenția este în directă legătură cu precizia, acuratețea, meticulozitatea, operativitatea dar nu se confundă cu acestea ci doar le completează. În mod deosebit, atenția vizuală și auditivă trebuie să fie mereu prezente în orice domeniu de activitate a conducerii.

Având în vedere iureșul în care se desfășoară viată economico-socială într-o țară (Planeta se grăbește) lipsa de atenție poate determina risipă de resurse umane și materiale. De aceea, este necesar ca orice secretară să fie “numai ochi și urechi”.

Este clar că munca pe care o faceți este cât se poate de serioasă. Dar glumele, veselia, simțul umorului sunt elemente care fac mai placută ziua de muncă. Managerul pentru care lucrați nu are timp de pierdut. E mereu ocupat să rezolve problemele firmei. Nu veți putea colabora bine niciodată, dacă pe chipul dumneavoastră se vede mereu că sunteți prost dispusă. Nu toată lumea se bucură de o veșnică bună dispoziție și nimeni nu vă va cere să afișați un zâmbet de reclamă toata ziua. Totuși dacă se vede că vă îndepliniți sarcinile cu plăcere este o dovadă de profesionalism. În acest caz vă mai puteți permite câte o zi proastă. Să ai simțul umorului nu înseamnă însă, să faci haz de toată lumea. E bine să ții seama că unii oameni nu gustă anumite glume și că în fiecare situație se potrivește alt tip de glumă.

Trebuie să fiți capabilă să luptați pentru drepturile dv. tinând cont și de situația concretă de la servici. Dacă vi se pare că lucrurile merg prost, că unii colegi se poartă rău cu dumneavoastră, sau chiar că șeful uneori abuzează cu sarcinile, este bine să vă arătați punctul de vedere, să discutați cu ceilalți pentru a găsi o soluție. A fi sigură pe sine nu înseamnă a fi agresivă. Agresivitatea este un semn de slăbiciune.

Este bine să vă ajutați nu numai șeful ci și colegii dacă aceștia au nevoie de dumneavoastră. Trebuie să dați dovadă de colegialitate. Asta nu înseamnă că veți primi sarcini de la altcineva decât de la șef, sau numai cu aprobarea acestuia.

Calități profesionale

Calitățile profesionale ale unei secretare sunt: cultura generală și cultura profesional-științifică.

Cultura generală – Având în vedere specificul muncii de secretariat există numeroase prilejuri de comunicare cu colegii de muncă, mai ales cu beneficiarii sau furnizorii firmei, cu vizitatorii de diverse tipuri și niveluri. Prezența unei secretare cu o cultură generală evidentă este nu numai o plăcere pentru interlocutor, ci și o necesitate stringentă pentru buna imagine a firmei.

Cultura profesional-științifică – Presupune cunoașterea unor noțiuni de bază din următoarele științe: Management; Drept general, public, administrativ, bancar, comercial; Marketing, Contabilitate generală; Informatică, Statistică; Pedagogie, Psihologie, Sociologie, Comerț Internațional etc.

Desigur că lista calităților necesare unei secretare continuă și cu altele pe care nu le-am comentat aici cum ar fi: spirit practic, logică, dinamism, promptitudine, minuțiozitate, spirirt metodic și ordonat, disponibilitate, fler, etc.

Sintetizând calitățile pe care o bună secretară trebuie să le posede, vom enunța un decalog al principiilor de bază privind standardele muncii de birou aplicabile și secretarelor:

Să fie punctuală și prezentă întotdeauna acolo unde șeful are nevoie de ea;

Să fie agreabilă, chiar și când se află într-o situație dificilă;

Să aibă simțul umorului;

Să asculte cu atenție instrucțiunile date de șef, astfel încât să nu fie nevoie să mai întrebe încă o dată;

Să fie tăcută în problemele care privesc necazurile personale, bârfa de birou, afacerile și treburile șefului ei;

Să-și țină propriul birou în curățenie;

Să lucreze în liniște, să nu trântească ușile și să converseze încet;

Să selecteze cu grijă cărțile de care are nevoie la birou, incluzând și dicționare;

Să fie disciplinată, respectând regulamentele de ordine interioară, dispozițiile și deciziile conducerii;

Să păstreze secretul de serviciu și să apere interesele firmei (instituției).

Se cuvin câteva cuvinte și despre reversul situației și anume defectele ce se întâlnesc în activitatea și comportamentul secretarelor. Defectele cele mai grave se referă la estimarea necorespunzătoare a propriei persoane și a propriei munci (fie că este vorba de subestimare sau supraestimare), precum și la lipsa de încredere în forțele proprii. Se subînțelege că lipsa calităților menționate se poate interpreta și ca fiind vorba de defecte. Solicitudinea, de exemplu este o calitate; lipsa de solicitudine este un defect.

Încercând într-o oarecare ordonare a acestor defecte, care umbresc imaginea firmei și a managerului vom avea:

Trufie – secretara își dă prea mare importanță; este arogantă, determinând o tendință centrifugă în rândul clienților și al colaboratorilor;

Dezordine – biroul secretarei cuprinde materiale inutile nu tocmai curate; firma apare total dezorganizată; haos lipsă de seriozitate;

Neliniște sau rigiditate – se manifestă prin frica față de șef sau față de unele personalități din rândul clienților sau al colaboratorilor;

Familiaritate sau lipsă da amabilitate și solicititudine – și într-un caz și în celălalt, comportamentul secretarei nu va face o impresie bună, contribuind la „pătarea” imaginei firmei;

Neimplicare – semnifică lipsa de orientare a secretarei de a contribui la soluționarea unor situații conflictuale, mai dificile sau mai delicate, care pot apărea în mod firesc în activitatea curentă.

Compartimentul secretariat este unul subordonat direct conducerii, el are atribuții și sarcini complexe, derivând din funcțiile organizației. Autoritatea ierarhică a compartimentului este secretarul șef, șef birou secretariat, șef serviciu secretariat.

Fig. Nr. 2.1 Autoritatea ierarhică a secretariatului

Forme de organizare a secretariatului

Forme organizatorice

În organizațiile mari conducerea poate fi: centralizată, așezarea fizică parțial centralizată, parțial necentralizată:

centralizat: conducere, birou de dactilografie, traducători, protocol, registratură;

descentralizat pentru secretarele sau șefii de cabinet ai conducătorilor organizației.

Însă în organizațiile mici, nucleul de secretariat este centralizat.

Avantajele centralizării:

sunt necesare mai puține echipamente și acestea se utilizează la întreaga capacitate;

se ușurează pregătirea personalului nou;

se pot folosi standarde de activitate comune pentru tot personalul;

se poate folosi specializarea muncii pentru creșterea performanțelor.

Fig. Nr. 2.2 Exemplu de fișă a postului de secretară

Modul de organizare a a unui birou de secretariat.

Organizarea biroului este de o importanță capitală pentru eficiența muncii în secretariat cât și pentru sănătatea fizică și până la urmă și psihică a personalului din secretariat. Este foarte important ca cei ce lucrează în secretariat să arate grija față de propria sănătate și pentru a obtine un randament maxim.

Secretariatul

În funcție de specificul și mărimea organizației secretariatul poate fi un grup de încăperi, o încăpere mare în care lucrează mai multe persoane, cu atribuții diferite sau cu superiori diferiți, sau o încăpere în care lucrează o singură secretară, pentru unul sau mai mulți șefi.

Cum am specificat și mai sus sunt organizații mari și foarte mari unde există un compartiment central de secretariat și secretariate sau secretare pentru fiecare din celelalte compartimente și pentru membrii conducerii.

În cazul organizațiilor mici poate exista o singură secretară. Biroul acesteia poate fi amplasat chiar în aceeași încăpere cu cel al superiorului direct sau într-o încăpere alăturată. Încăperea în care lucrează secretara poate să fie folosită și ca sală de așteptare pentru vizitatori, fapt despre care vom vorbi la momentul respectiv.

Încăperea – secretariatul trebuie să îndeplinească câteva cerinte:

fluxul activității – este bine să fie cât mai aproape de biroul șefului direct, pentru a economisi timp și energie în deplasarea de la un birou la altul.

spațiul – fiecare persoană din secretariat trebuie să aibă suficient spațiu de activitate, regulile de igienă a muncii circa 3, 715 m2 pentru fiecare persoană.

Noțiuni de ergonomie

Ergonomia ca știință oferă cunoștințele necesare adaptării lucrărilor la munca pe care o prestează, pentru obținereea unui randament superior.

Modificările esențiale intervenite în procesele de muncă, apariția unor ramuri industriale noi, introducerea rapidă a noilor cuceriri ale științei și tehnicii, îndeosebi ale electronicii și tehnicii de calcul, încorporarea într-o măsură crescândă a muncii intelectuale în activitatea curentă, au lărgit mult sfera de preocupări a ergonomiei. Ca urmare a acestor realități, solicitarea preponderentă în munca omului nu mai aparține sistemului muscular, ci a sistemului nervos central. Iar, dacă avem în vedere munca specifică din secretariate, vom observa că lucrătorii din acest domeniu, din ce în ce mai mulți țin seama de binefacerile ergonomiei, și-au intensificat preocupările de cunoaștere și aplicare a noțiunilor de bază ale acestei științe.

Este de știut că o mare parte din viață omul și-o petrece la locul de muncă; de aici rezultă importanța ergonomiei, care are drept scop să cerceteze și să arate modul în care trebuie concepută și efectuată fiecare operație sau lucrare în procesul muncii.

Încercând o definiție, în strânsă dependență cu scopul lucrării de față, se poate arăta că ergonomia sintetizează anumite principii ce decurg din management, din științe tehnice, din psiho-sociologie, biologie și altele, în vederea aplicării lor la asigurarea și îndeplinirea condițiilor de muncă și de viată și la formarea profesională a personalului.

Privită exclusiv prin specificul muncii secretariatelor și deci a persoanelor încadrate în acest domeniu, indiferent de funcția îndeplinită (secretar șef, dactilograf, stenodactilograf, operator, funcționar etc.) noțiunile de ergonomie vizează conceperea și folosirea aparaturii din dotare: mașini de scris (manuale sau electrice), dictafoane, copiatoare, calculatoare, imprimante, a mobilierului adaptat ergonometric, amenajarea birourilor și sălilor de lucru, în așa fel încât personalul să obtină maximum de eficiență cu minimum de oboseală pe tot parcursul zilei de muncă.

În mod practic, ergonomia se înscrie în procesul complex de organizare științifică a muncii secretariatelor, care se răsfrânge pozitiv asupra întregii activități a unităților corespunzătoare. Din această perspectivă sunt aplicate, într-o normalitate a momentului, a locului și domeniului de activitate, elemente ale ergonomiei de concepție, de corecție și marketing.

De la caz la caz, de la o unitate la alta, în raport de posibilitățile materiale, de complexitatea proceselor de producție și nu în ultimul rând de înțelegerea adevăratului rol al secretariatelor, se procedează tot mai mult la majorarea și dotarea acestora cu aparatură tehnică, electronică adecvată, cu mobilier ergonomic, cu instalații de aer condiționat și multe altele.

Oricât de mari ar părea sumele pentru achiziționarea unor calculatoare, copiatoare, a birourilor și scaunelor ergonometrice, se va observa că într-un timp relativ scurt ele se vor amortiza prin operativitatea executării lucrărilor, prin randamentul deosebit obținut în procesul muncii, prin ambianța și plăcerea omului de a lucra în aceste condiții având drept consecință creșterea profitului firmei. Este deosebit de plăcut să observi cât de repede răspunde un secretar șef la comenzile managerului apelând la baza de date din calculator, la imprimantă sau la copiatorul alăturat pentru a oferi în timp cât mai scurt informațiile solicitate. De asemenea este plăcut să observi cum, cu un scaun ergonomic (pe rotile) un funcționar de deplasează cu ușurință de la calculator la imprimantă, la copiator, la fișier, la telefon, în raport de solicitările de moment.

Toate acestea amplifică o serie de trăsături ale personalului din secretariate, precum: flexibilitatea, raționalitatea, sensibilitatea, promptitudinea în decizie, inițiativa și entuziasmul în muncă.

În fond, secretariatele ne apar tot mai mult ca o oglindă a firmei, prin care se poate vedea esența organizării și eficienței ei. De regulă, numai prin secretariate se ajunge la manageri și la toate celelalte structuri de organizare interioară. După felul cum sunt dotate și după modul cum își etalează capacitatea de a acționa, secretariatele pot să scadă sau să consolideze reputația instituțiilor în care ființează.

Ambianța la locul de muncă și eficiența muncii de secretariat

Un rol important în creșterea capacității de muncă și în prevenirea oboselii îl are crearea ambianței de lucru în timpul programului.

Pornind de la etimologia noțiunii de ambianță vom observa că prin aceasta se înțelege atât mediul material, cât și cel social, care înconjoară o persoană sau o colectivitate.

În cazul unei teme de față, crearea ambianței de lucru se referă la riscuri profesionale legate de organizarea nefiziologică a muncii urmărindu-se intensitatea efortului fizic, a celui neuro-psihic, regimul de muncă, ritmul de muncă etc.

Pentru secretariate, crearea ambianței de lucru se asociază cu o gândire temeinică a unei ergonomii specifice, punând în evidență, printr-o serie de metode și tehnici, toate variabilele care facilitează munca omului. Rezultă, deci, că în cadrul secretariatelor, ca și în orice domeniu de activitate, omul și munca sa se află în relații de intercondiționare, în cadrul unui sistem bine definit. În linii mari, în procesul de creare a ambianței muncii în secretariate sunt avute în vedere o serie de aspecte printre care amintim: caracteristicile generale ale muncii; conținutul specific muncii; solicitările impuse în procesul muncii; situații critice; regimul de muncă și odihnă; riscul și securitatea muncii; ambianța psiho-socilală și altele.

Privind dintr-o altă perspectivă, crearea ambianței de lucru depinde într-o măsură hotărâtoare de posibilitățile materiale, tehnico-economice ale unităților în care ființează secretariate, în asigurarea spațiului de lucru, a aparaturii specifice necesare, a climatizării, a anexelor corespunzătoare și altele.

În același timp, ambianța de lucru este strâns legată de modul cum se raportează lucrătorii din secretariate la mijloacele asigurate prin dotare. Avem în vedere preocupările diurne pentru întreținerea spațiilor de lucru, pentru acționarea corectă și supravegherea aparaturii din dotare, aranjarea documentelor în dulapuri, rafturi și sertare, cutii, dosare, mape, ordonarea documentelor pe probleme, țiunta vestimentară în tipul programului, înfrumusețarea încăperilor cu tablouri, flori etc.

În afară de efortul depus de executant și factorii de mediu, ambianță influențează gradul de oboseală.

Factorii de ambianță fizică sunt: iluminatul, microclimatul, coloritul, zgomotul.

Iluminatul este factorul care exercită o foarte mare influență asupra activității de secretariat. Importanța lui crește odată cu gradul de precizie al muncii executate.

Unitatea de măsură pentru intensitatea luminoasă este luxul. Normele de igiena muncii de la noi prevăd pentru munca de birou și secretariat intensități de la 1500 până la 1000 lx în funcție de activitate. Aceste intensități se obțin cu un bun iluminat general cu plafoniere care se suplimentează cu lămpi la fiecare loc de muncă. Trebuie ținut cont și de faptul că pentru aceeași activitate o persoană în vârstă necesită o lumină de 4-10 ori mai intensă decât una tânără.

Pentru o organizare rațională trebuie să se țină seama de anumite reguli:

în câmpul vizual nu se va afla nici un corp luminos;

nu se folosesc lămpi fără abaju;

materialele din câmpul vizual nu trebuie să reflecte lumina;

sursele de lumină nu trebuie să proiecteze umbre pe câmpul vizual;

unghiul dintre direcția privirii și linia care unește ochii de sursa de lumină trebuie să fie mai mare de 300.

Microclimatul reprezintă totalitatea factorilor climatici din interiorul spațiului de lucru. Aceștia sunt temperatura, umiditatea aerului, puritatea aerului și viteza aerului. Toate acestea se pot realiza printr-o ventilație corespunzătoare, naturală sau artificială.

Cromatica, coloritul ambianței de lucru influențează într-o foarte mare măsură psihicul personalului și deci și eficiența lor în muncă și gradul de oboseală. Clasificarea primară în culori calde și reci, este urmată de clasificarea în culori calmante, stimulatorii sau neliniștitoare, de clasificarea în culori care apropie sau care îndepărtează.

Este foarte important ca la alegerea culorilor pentru pereți, mobilier, aparatură, să primeze normele utilitare și ergonomice și apoi cele estetice.

Culorile se mai clasifică și după gradul în care reflectă lumina, în culori deschise, mijlocii și închise. După acest grad de reflectare a lumini se aleg culorile pentru diferite suprafețe din birou. Tavanul trebuie să fie cel mai deschis dar mat, pereții se pot colora în două nuanțe, mai deschisă sus și mai închisă jos, podeaua poate să aibă o culoare mijlocie, iar pentru mobilier se recomandă culori deschise. De obicei aparatura este în culori deschise neutre, gri, bej.

Zgomotul este adesea o cauză a oboselii și mai ales a nervozității. Normele de igiena muncii și de protecția muncii prevăd niveluri maxime de zgomot pentru diferite tipuri de activitate. De ex. 70db pentru birourile de dactilografie, 50db pentru activitățile cu concentrare mentală.

Pentru reducerea zgomotelor există diferite soluții care încep cu modificări în structura de rezistență a clădirii, natura materialelor de construcție, proporția materialelor izolante în pereți, plafoane, uși, ferestre, amplasarea ușilor și a ferestrelor, izolarea directă a surselor de zgomot. În birourile de secretariat se pot practica mai multe măsuri: acoperirea podelelor cu linoleum sau mochetă groasă, draperii fonoabsorbante, paravane în jurul aparatelor zgomotoase, așezarea mașinilor de scris mecanice pe suporturi de cauciuc.

Aspectele care se referă la poziția la locul de muncă, la eficiența și raționalizarea mișcărilor dețin o pondere însemnată și au un rol activ în prevenirea oboselii organismului și în asigurarea unui randament relativ constant în muncă. În acest context, o problemă importantă este evitarea la maximum a mișcărilor inutile ale corpului dar și ale mâinilor și picioarelor în spațiu si timp.

Poziția la locul de muncă și mișcările în timpul muncii vor depinde într-o măsură hotărâtoare de mobilierul din dotare, de aparatura existentă și de mărimea camerei în care sunt așezate.

O persoană care dispune de un scaun ergonomic, pe rotile, nu-și mai face griji privind poziția și nici vizând mișcările, deoarece acestea sunt înlesnite prin însăși construcția acelui scaun. În această situație un funcționar are o poziție corectă comodă și se deplasează cu ușurință de la mașina de scris la ghișeu, apoi la Xerox, la fișier sau în alt loc.

Pentru specificul din secretariate se impune evitarea sau reducerea la minimum a muncii statice și se recomandă îmbinarea ei, cu unele miscări dinamice, pentru a genera o mai bună circulație a sângelui.

Se știe că, raționalizarea echipamentului din dotare reprezintă un aspect demn de luat în seamă în profilaxia oboselii. De aceeea, în dispunerea acestora în încăpere trebuie să se țină seama de posibilitățile psiho-fiziologice ale organismului uman. Adică mobilierul și aparatura să fie asezate în așa fel, încât salariații respectivi să le poată folosi cu usurință.

În concluzie, poziția la locul de muncă, eficiența și raționalizarea miscărilor, depind într-o măsură hotărâtoare de inteligența și pregătirea profesională a personalului din secretariate, de grija pe care o are fiecare față de propria persoană, cu gândul de a-și proteja sănătatea și de a obține un randament maxim în procesul muncii.

Pentru a organiza rațional locul de muncă trebuie să se țină seama de:

dimensiunile antropometrice ale executanților;

evitarea pozițiilor nenaturale ale corpului, încordate sau prea înclinate. Cea mai confortabilă poziție este cea ușor înclinată frontal;

evitarea înclinării laterale a trunchiului și capului, și a răsucirilor bruște sau exagerate ale corpului;

menținerea brațelor în poziții extinsă, suspendată;

poziția corpului la masa de lucru trebuie să fie: spatele drept, capul ridicat, umerii relaxați și coborâți.

Poziția la mașina de scris sau la calculator

Trebuie să fiți așezate la o astfel de distanță încât coatele să fie de-a lungul trunchiului, când degetele sunt așezate pe rândul din mijloc al claviaturii, bustul drept, ușor sprijinit de spătar, ceafa bine întinsă. Când degetele sunt așezate pe taste, antebrațele trebuie să fie orizontale și mâinile în prelungire, fără a forma unghiuri. Se mișcă numai articulațiile degetelor. Mașina de scris trebuie să aibă marginea în continuarea mesei și să nu depăsească această margine. Corpul trebuie să stea așezat pe toată suprafața scaunului. Manuscrisul după care se dactilografiază trebuie așezat cât mai sus, în dreptul ochilor.

Din când în când este bine să faceți pauze în care să faceți un alt tip de mișcare. Dacă la sfârșitul zilei puteți face gimnastică pentru mâini, spate și picioare este ideal.

Economia de mișcări

Există șapte principii ale economiei de mișcări care toate se aplică și în munca de secretariat, dactilografie, lucru pe calculator:

al interdependenței mâinilor – mișcările mâinilor și ale brațelor trebuie să fie simetrice, simultane și fără lovituri;

al economiei gesturilor – mișcările trebuie să fie cât mai ușoare, cât mai scurte și cât mai rare;

al succesiunii logice a mișcărilor;

loc stabil, bine determinat pentru materiale;

utilizarea gravitației;

producerea a câte două obiecte odată;

securitatea la locul de muncă.

Echipamente necesare muncii de birou

Fiecare organizație își dotează biroul după necesități și posibilități. Este bine să știți câte ceva despre alegerea aparaturii de birou astfel încât să puteți participa la achiziționarea aparatelor cu care veți lucra.

Nu uitați să cereți, să citiți cu atenție și să păstrați cartea tehnică cu instrucțiunile de utilizare ale fiecărui aparat. Normele actuale prevăd obligativitatea vânzătorului de a redacta cartea tehnică în română.

Telefonul – se găsește sigur în orice birou. Dintre numeroasele tipuri de telefoane existente pe piață trebuie să-l alegeți pe cel mai ușor de folosit: cu tastatura clară, sunet clar, bune sunt cele la care se aprinde și un bec când sună, ideale cele cu robot. În general va trebui să învățați să folosiți un telefon cu mai multe canale sau o centrală telefonică.

Faxul – este, de asemenea, prezent în toate birourile. Este un instrument care permite transmiterea imaginilor prin intermediul liniilor telefonice. În funcție de tipul de fax se pot transmite texte, schițe, sau chiar fotografii. Fiecare organizație îsi va cumpăra tipul de fax care îi satisface necesitățile. Fiecare tip de aparat este vândut împreună cu o carte cuprinzând instrucțiunile de folosire. Pentru a-l folosi eficient este bine să studiați în amănunt aceste instrucțiuni. Ele vă vor explica ce puteți să faceți și cum să faceți cu noul dv. fax.

Mașina de scris – Este unul dintre elementele de bază ale unui birou. Ea permite redactarea documentelor rapid, cu claritate și obținerea mai multor copii.

Există mai multe tipuri de mașini de scris, de la cele mai simple, manuale, apoi electrice și electronice, care pot fi aproape la fel de complexe ca un calculator. E foarte adevărat că, în majoritatea birourilor, se tinde înlocuirea lor cu un computer, un prim pas spre biroul electronic.

Este foarte important să știți să folosiți o mașină de scris. În țările occidentale copiii învață să le folosească imediat după ce învață alfabetul.

Copiatorul – este aparatul care permite multiplicarea documentelor. Există o multitudine de tipuri și modele de copiatoare de la cele mici de birou până la cele complexe, de mare capacitate, sau pentru formate speciale.

La alegerea unui copiator, ca și la a oricărui aparat de birou trebuie să țineți seama de necesitățile biroului și de preț.

Copiatoarele se pot clasifica după:

mărime – în funcție de cantitatea și de dimensiunile copiilor;

viteza de lucru – 20- 135 copii/minut;

îmcărcarea originalelor – manual, semiautomat sau automat, cu copierea originalelor scrise pe ambele fețe;

încărcarea hârtiei – în funcție de capacități și formatul hârtiei,

formatul hârtiei;

posibilități de editare a imaginii;

posibilități de modificare a dimensiunilor imaginii;

funcții terminale: sortare, împăturire, capsare, autolipire;

memorie;

compatibilitate cu alte echipamente (computer);

reproducere color.

Înainte de a începe să lucrați cu un copiator studiați temeinic instrucțiunile de utilizare și cereți detalii de la cei care lucrează cu el sau de la tehnicianul care asigură service-ul.

Corespondența în munca de secretariat

Rețeaua Internet pare a fi cea mai importantă mutație tehnologică din informatică, după calculatoarele personale, având un impact la fel de puternic ca și telefonul sau televiziunea. După evoluția din ultimul timp, Internetul reprezintă astăzi o cale extreme de rapidă și atractivă între membrii populației globului, ce permite schimbul de informații cu mai multă ușurință, indiferent de zona de pe glob. Rețeaua Internet este un ansamblu de infrastructuri, servicii, utilizatori și resurse, fiind creată prin interconectarea a zeci-sute de mii de rețele de calculatoare (naționale, regionale, de întreprindere, etc.), a milioane de calculatoare din întreaga lume.

Internetul oferă conectivitate. Întreprinderi și indivizi partajează informația prin intremediul unor platforme eterogene și distribuite. Interfața universală web conectează cele mai diverse surse și “zăcăminte” informaționale prin intermediul legăturilor hypermedia. Simplitatea și generozitatea tehnologiilor Internet sunt atuuri majore ale implicării acestuia în viața firmelor.

Dezvoltarea explozivă a rețelei Internet este determinată de o necesitate obiectivă: obținerea unui volum de informații cât mai bogat, într-un interval de timp cât mai scurt și cu cele mai mici costuri.

Multimedia înseamnă posibilitatea de a comunica în mai multe moduri, sub mai multe forme. Această terminologie s-a născut din integrarea diferitelor tehnici ce realizează combinații de imagini video, sunet, vorbire și texte, toate prelucrate digital pe calculator; este un concept relativ nou, începuturile datând din 1983. Multimedia combină trei mari inovații ale secolului: telecomunicațiile, tehnica de calcul și audio vizualul.

Un sistem multimedia reprezintă un sistem cu o configurație informatică susceptibilă de a achiziționa, prelucra, stoca și difuza informații de natură diversă, structurate sub formă de prezentare animată, “puse în scenă” conform unui scenariu predefinit, în scopuri de comunicare.

Este recunoscut că aplicațiile groupware sunt printre cele mai mari consumatoare de tehnologii multimedia. În acest sens este suficient exemplul videoconferinței, care permite participanților să se vadă și să discute împreună utilizând PC-ul, bazele de date multimedia și gestiunea documentelor multimedia.

Aplicațiile multimedia sunt diverse: instruire asistată pe calculator, poștă electronică prin voce, poștă electronică multimedia, adnotare vocală a documentelor, arhivare electronică de documente complexe, enciclopedii și cărți electronice, reprezentarre și acces interactiv la informații, producție audio-video profesională, divertisment, videoconferințe etc.

Dezvoltarea și utilizarea pe o arie mare a unor date de interes comun a dus la apariția și extinderea modelului Client/Server, care facilitează distribuirea datelor, portabilitatea între platforme și accesul standardizat la resurse. Termenul “Client/Server” presupune accesarea unui calculator central numit server, de către computere aflate la distanță într-o infrastructură de rețea. Astfel toată lumea consideră clientul și serverul ca fiind două entități hardware, dar de fapt sunt software.

Mai nou, se vorbește chiar de o arhitectură client-server peste Web (on Webtop), arhitectură care în cazul ideal presupune îndeplinirea a patru cerințe fundamentale:

– Interactivitate – Partea de client și cea de server ale unei aplicații Web client-server trebuie să fie capabile să interacționeze fără fi condiționate de o reconstruire a paginilor Web sau de restabilirea conexiunii;

– Scalabilitate – Pe măsură ce numărul clienților ce folosesc Web-ul crește, comunicarea directă între clienți și servere este necesară; "canalizarea" tuturor interacțiunilor client printr-un server HTTP nu reprezintă o soluție adecvată;

– Asigurarea de pârghii de comunicare cu sisteme existente (leveraging) – Utilizarea Web-ului în regim client-server să nu presupună crearea unei unei arhitecturi separate client server, special pentru Web. Orice sistem Web trebuie să fie capabil să comunice cu sistemele soft existente; cu alte cuvinte este necesar un limbaj general, cu metode neutre, care să permită definirea de interfețe între noul sistem creat și sistemele soft existente.

– Costuri de administrare zero – Web-ul permite clienților să fie localizați oriunde în lume. Acest model presupune însă ca platforma client să fie ușor configurabilă pentru a rula noi aplicații la distanță, fără ajutorul din partea celor care au dezvoltat aplicația și fără ca vreun administrator de sistem să trebuiască să intervină. Cu alte cuvinte avem nevoie de un client cu administrare zero, adică un client care nu cere ca pentru a executa o aplicație, aceasta să fie anterior instalată. Eventualele sarcini de administrare trebuie să poată fi executate de la distanță.

Mijloacele de comunicare într-un secretariat, prin intermediul Internetului sunt:

Intranetul;

Poșta electronică (e-mail) prin care se pot transmite și primi mesaje;

Liste de discuții (discussion lists) care permit participarea la discuții și schimburi de informații în grupuri profesionale;

Grupuri de știri (Newsgroups) care permit consultarea sau participarea în grupuri de știri publice;

Chat-ul care permite comunicarea on-line a doi sau mai mulți utilizatori.

Intranetul, tehnologie a Internetului este specifică mediului groupware. Intranetul propune integrarea tehnologiilor existente (baze de date, procesoare de texte, programe de calcul tabelar, poștă electronică, servicii Internet etc.) într-o formă ușor accesibilă pentru utilizatori. Adoptarea metaforei navigatorului sau exploratorului ca interfață cu utilizatorul este extreme de sugestivă pentru facilitățile propuse de acest tip de soft. Utilizatorul nu trebuie să parcurgă decât o singură dată curba de învățare a specificațiilor unei interfețe, ea fiind apoi aceeași, indifferent de informațiile accesate/prelucrate. Deoaece Intranet înseamnă în fond integrarea tehnologiilor Internet în cadrul unei oganizații, specialiștii se simt îndreptățiți să afirme că avantajele și dezavantajele presupuse de Intranet sunt preluate de rețeaua Internet.

Internetul conectează milioane de indivizi, universități, întreprinderi și organisme din cele mai diverse. Mesageria publică permite abonaților să se conecteze la surse informaționale on-line, să schimbe mesaje și să participe la forumuri de discuții. Internetul oferă internauților produse program de mesagerie extrem de diferite.

Ce este – ul și cum funcționează…

Poșta electronică (în limba engleză i se spune "electronic mail" sau "e-mail") este o modalitate de a transmite mesaje în format text de la un calculator la altul. De obicei, această transmitere se realizează pe Internet. Mesajelor li se pot atașa fișiere (imagini, documente, clipuri audio sau video) care sunt transmise utilizând o formă simplă de FTP.

Cum orice întreprindere poate fi conectată la Internet bineînțeles că fiecare secretară își poate crea un cont propriu prin care poate să citească zilnic mesajele primite. Pentru a putea transmite și recepționa mesaje de e-mail este necesar să ai acces la un program client pentru poșta electronică. Acest client poate fi un program de sine stătător cum ar fi Outlook Express, Pegassus ori Eudora, sau poate fi bazat pe Internet ca în cazul Hotmail.

Outlook Express

Este clientul de e-mail care este inclus în furniturile de Internet Explorer. Pentru un utilizator fără pretenții deosebite, Outlook Express (OE) poate fi soluția aproape perfectă: are dimensiuni decente, se încarcă destul de repede și are numeroase funcții care sunt de mare ajutor.

OE permite trimiterea și recepționarea mesajelor în format text sau HTML, descarcă de pe server numai antetele mesajelor, dispune de un set destul de puternic de reguli pentru automatizarea unor operațiuni, are o agendă cu adrese, tratează corect mesajele cu fișiere atașate și poate să importe adrese și mesaje din Outlook, Eudora, Netscape Mail și Netscape Communicator. De asemenea, poate lucra cu mai multe conturi de poștă electronică. Iar pentru cei care vor securitate, OE permite criptarea mesajelor folosind "digital ID". OE poate citi poșta electronică de la servere POP3, IMAP și HTTP.

Eudora 5.1.1

Eudora de la Qualcomm este un cunoscut client de e-mail disponibil pentru Windows și MacOS 8.1 – 9.x sau MacOS X. Eudora lucrează cu conturi POP3 sau IMAP și poate să importe conturi de mail din Outlook sau Outlook Express. Este asigurat suportul pentru mesaje text sau HTML și pentru mai mulți utilizatori cu mai multe căsuțe poștale. Noua versiune asigură și suport pentru SSL.

Carnetul de adrese permite construirea cu ușurință a unor liste de e-mail. Funcțiile de filtrare a mesajelor transmise sau primite este foarte puternic. Cu ajutorul acestor filtre se poate chiar crea un mesaj care să fie trimis automat atunci când lipsim de acasă sau de la birou.

Orice client de e-mail permite utilizatorului să facă cel puțin patru lucruri:

afișează antetul (header) pentru toate mesajele din cutia poștală (inbox). Antetul arată cine a trimis mesajul, subiectul lui, data și ora trimiterii, precum și dimensiunea mesajului;

permite alegerea unui antet și citirea acelui mesaj;

permite scrierea și transmiterea unor mesaje noi;

permite (în cele mai multe cazuri) atașarea unor fișiere la mesajele transmise și salvarea fișierelor atașate la mesajele primite.

Programul client este destinat utilizatorului sistemului de poștă electronică. Dar pentru a transmite mesaje de la un computer la altul este nevoie să te conectezi la un server de e-mail. Un server de e-mail este un calculator configurat anume pentru a putea manipula acest schimb de mesaje. Aplicațiile care rulează pe server monitorizează toate porturile în așteptarea realizării unei conexiuni de la o sursă din exterior. De asemenea, serverul păstrează toate adresele de e-mail ale clienților care sunt abonați la el. Atunci când se transmite un mesaj prin intermediul serverului, acesta citește adresa și direcționează mesajul către clientul corespunzător.

După cum am arătat, un program client de e-mail poate să transmită și mesaje cu fișiere atașate. Deoarece, în mod obișnuit, aceste fișiere atașate nu sunt în format text, ele sunt convertite cu un program numit "unnuecode". Acesta citește fișierele atașate ca fișiere binare și produce fișiere text în care cuvintele binare sunt codificate sub forma unor caractere. Fișierul astfel codificat poate fi transmis împreună cu mesajul de e-mail. Desigur, programul de e-mail al destinatarului va face decodificarea.

Din categoria programelor utilizate cel mai des amintiesc Yahoo! Messenger 5.5.0.1246.

Yahoo Messenger, cunoscut înainte și ca Yahoo Pager, este un program gratuit care va dă posibilitatea de a vedea când prietenii voștri sunt online și de a comunica cu ei prin trimiterea de mesaje. . Programul poate deasemenea avertiza utilizatorul când primește un e-mail în contul său de la Yahoo. Yahoo Messenger oferă suport firewall, un mod standby până la conectarea la Internet, moment când se deschide singur, posibilitatea de salva și de a printa conversațiile purtate, acces rapid la știrile sau cotațiile favorite, și multe altele. Alte caracteristici se referă la posibilitatea de a creea automat camere de chat , de a trimite mesaje la anumiți prieteni chiar dacă aceștia nu sunt online, un buton care adaugăt în pagina voastră de Web dă posibilitatea cunoscuților tăi de a vedea dacă esti online. Altă caracteristică este cea de voice chat care-ți permite să vorbești gratuit cu oricine pe Internet. Tot ce-ți trebuie e un microfon și boxe sau căști audio. Dacă ai un Webcam poți chiar să-l vezi pe cel cu care vorbești, dacă are și el una, bineințeles și dacă iți permite. Această versiune include o caracteristică (IMVironments) care-ți permite setarea temelor și a background-ului ferestrei programului.

Despre chat…

In primul rând voi începe cu o descriere a acestui mod de comunicare pe Internet. Este vorba de o “cameră” virtuală în care intră utilizatori din toate părțile lumii și discută despre un anumit subiect (care este de obicei fie numele “camerei” (camera se numește “canal” în argou) fie enunțat într-un mesaj text ce apare în cameră în momentul în care intrați).

Pentru a face chat, aveți nevoie de:

un client de chat (un program cu care să vă conectați la server);

adresa serverului la care vreți să vă conectați.

Unul dintre cei mai folosiți clienți de chat este programul mIRC creat de Khalad Mardam-Bey. Acesta se găsește pe majoritatea CD-urilor de la revistele despre computere sau pe internet la adresa : www.mirc.com. Este versiune shareware limitată la 30 de zile (dar funcționează corect și după aceea). Alți clienti de chat sunt: CheetahChat de la www.Yahoo.com, ICQ Chat (încorporat în pachetul ICQ) și altele. Oricum, nici unul nu cunoaște o răspândire foarte mare.

După ce ați încărcat programul mIRC, instalați-l și rulați executabilul mirc.exe . De obicei acesta are inclusă o listă cu detalii despre serverele IRC (servere ce găzduiesc canale de chat) și un Help foarte cuprinzător cu detalii tehnice despre chat.

Singurele lucruri pe care trebuie să le faceți este să :

selectați serverul de IRC ;

introduceți un nickname (numele pe care îl vor vedea ceilalți participanți, de obicei o poreclă aleasă de dvs) ;

introduceți un nickname alternativ (în caz că e deja cineva cu acest nick pe serverul ales de dumneavoastră) ;

dați click pe butonul “Connect to IRC server”.

Vă apare o fereastră intitulată “Status” în care vă vor fi prezentate acțiunile pe care le efectuează mIRC. Dacă nu sunteți conectat la Internet, acum va încerca să se conecteze.

Ce sunt listele de discuții (discussion-lists)?

Listele de discuții (mailing lists ) reprezintă o formă de comunicare a informațiilor între persoane din ce în ce mai populară . O astfel de listă conține adresele de e-mail ale unor utilizatori . Un mesaj primit pe adresa listei este difuzat automat tuturor membrilor listei. 

    Datorită faptului că cea mai mare parte a utilizatorilor Internet folosesc cu preponderență e-mail-ul, și datorită costurillor de conectare la Internet, a rezultat necesitatea de organizare a unor grupuri de discuții între aceste miloane de utilizatori, grupuri care să se bazeze pe o distribuție selectivă a e-mail-urilor. Astfel un utilizator se poate abona (de obicei gratuit ) la una din listele de discuții din domeniul care îl interesează , urmând să primească zilnic (sau săptămânal – după cum decide ) zeci de scrisori pe tema respectivă care reprezintă discuțiile din grup. Aceste scrisori pot fi citite, se pot păstra sau să li se raspundă pe adresa privată ori pe adresa grupului conținându-se astfel discuția .

    Să vedem câteva clasificări ale listelor de discuții :

tip newsletter  (în care numai moderatorul sau proprietarul listei publică mesaje)

liste de discuții propriu-zisă (în care orice membru poate trimite mesaje la toată lista ) 

– moderată (orice mesaj este aprobat de moderator);

– nemoderată (mesajul ajunge pe lista fără a fi verificat de cineva).

liste care permit atașamentele la e-mail;

liste care nu permit atașamentele la e-mail;

De obicei o listă de discuții are o etichetă specifică care apare în subiectul oricărui mesaj pentru a le diferenția de celelalte care apare între paranteze dreptunghiulare [ ] – de exemplu lista primulpas va avea ca subiect al mesajului :  " [primulpas] subiect mesaj "

    La abonare sau ulterior utilizator are posibilitatea de a opta pentru primirea mesajelor normal , digest – adică toate mesajele scrise într-o zi sau săptămână vă vor veni într-un singur e-mail – sau web – adică veți putea citi mesajele pe web la adresa grupului, fără a le primi în cutia de poștă electronică. 

    Majoritatea listelor de discuții gratuite permit abonarea și dezabonarea la lista respectivă prin trimiterea unui simplu e-mail gol (adică fără să aibă ceva scris la subiect sau în corpul mesajului) la o adresă specifică. 

Ce sunt grupurile de știri (Newsgroups)?

Inițial, au fost proiectate ca un sistem de anunțuri oficiale făcute de instituții și specialiști în anumite domenii, și la care se pot abona cei interesați de domeniul respectiv. Cu timpul, orice abonat a ajuns să poată publica în aceste grupuri de știri, chiar și comentarii proprii (din păcate, uneori destul de puțin autorizate sau destul de subiective). Există marea rețea de grupuri de știri denumită USENET, răspândită și utilizată în toată lumea prin intermediul serverelor de news (până acum, în Romănia încă nu am aflat de existența vreunui server de news).
Un grup de știri funcționează astfel, în mare:

Oricine are acces la un server de news poate citi mesajele publicate în newsgroups cu ajutorul unui program special denumit newsreader (cititor de grupuri de știri). Netscape Communicator și Internet Explorer includ acest program.

Te poți abona la unul sau mai multe grupuri de știri, dintre cele oferite de serverul la care ai acces.

Oricine poate publica mesaje (se foloseste termenul posting) într-un grup de știri dacă are acces la el.

În momentul publicării, un mesaj este trimis automat la toate serverele de știri care prezintă grupul de știri în care s-a publicat mesajul. Orice mesaj publicat are un termen de valabilitate (o dată până la care face parte din mesajele curente), după care va fi șters automat din lista de mesaje de pe server.

Instrumente pentru organizarea și evidența muncii de secretariat

Organizarea timpului

Pentru această secțiune vreau să aleg un motto: „Îi spun lui Dumnezeu ce am de gând și El râde"

Timpul este un bun prețios care nu poate fi mărit, stocat sau cumpărat. Singura cale de a avea mai mult timp este o bună organizare a întregii vieți.

Statisticile arată că aproximativ 60% din timpul petrecut de oameni la locul de muncă este irosit, deci numai 40% din timp servește la realizarea sarcinilor de servici. De aici apare necesitatea orelor suplimentare, care duce la scurtarea timpului liber, stres, oboseală, neglijarea familiei și a propriei persoane. Toate acestea scad și mai mult randamentul.

Este dovedit că lucrul sub presiune are mai puțin randament decât cel relaxat, asta pentru că presiunea termenului limită scade calitatea gândirii. Nu ezitați să vă organizați mai bine timpul. Nu ezitați să organizați mai bine timpul colegilor, subordonaților și chiar șefilor dv. Veți întâmpina rezistența din partea vechilor dv. obiceiuri, din partea vechilor obiceiuri ale celorlalți. Folosiți puterea exemplului personal. Folosiți-vă inteligența și tactul pentru a vă convinge șeful ce înseamnă o bună organizare.

Încercați să deveniți din slujitorii timpului stăpânii lui. Încercați să prevedeți evenimentele, să le planificați pentru a acționa, nu pentru a reacționa la ele.

Încercați să fiți eficace înainte de a fi eficient.

EFICACE – care produce efectul scontat, care dă un rezultat pozitiv.

EFICACITATE – calitatea de a produce efectul pozitiv așteptat.

EFICIENȚĂ – raportul dintre ansamblul efectelor utile ce se obțin de pe urma unei anumite activități ți totalul eforturilor pe care le implică acea activitate.

În continuare voi încerca să vă dau câteva idei despre cum să vă organizați mai bine.

1. Încercati să vedeți ce sau cine vă întrerupe, sau vă deranjează în timp ce lucrați. Este bine să știți că este mai greu să te concentrezi asupra unei probleme dacă ai fost întrerupt în timp ce lucrai la ea. Reluarea lucrului după o întrerupere presupune o noua adaptare, iar costul transferului atenției de la o problemă la alta, cu care nu are legatură este un factor de stres.

Găsiți vinovații de pierderea timpului:

începeti prin a vă studia propriile obiceiuri de lucru;

încercați să vedeți ce factori exteriori vă perturbă.

luați măsuri pentru a anihila măcar cei mai importanți hoți de timp.

Faceți o listă cu cei mai importanți hoți de timp și cu măsurile pe care le veți lua chiar de azi pentru a-i anihila. Începeți cu câte unul dar fiți conscventă. Nu renuntați niciodată la ce v-ați propus.

2. O bună organizare presupune obiective clare, bine definite și urmărirea lor pentru a verifica îndeplinirea lor. Există un tip de management numit management prin obiective. Se poate aplica foarte bine la organizarea muncii de birou. Succesul în viața personală și profesională se bazează pe o concepție bine formulată despre viață, adică pe obiective clare, care să fie urmate cu strictețe.

Dacă v-ați definit obiectivele puteți să apreciați zilnic care vă sunt prioritățile deci veți putea acționa eficace. Vă propun să faceți o listă cu ceea ce doriți să realizați. O listă de obiective lângă fiecare obiectiv notând și ce veți face, concret pentru a le atinge.

Stabiliți-vă obiectivele!

3. Stabiliti priorități! Pentru a începe să vă organizați trebuie să stabiliți care dintre activitățile dv. sunt cele de importanță majoră, care sunt cele cu importanță secundară și care sunt cele cărora puteți să le acordați mai puțină importanță. Această ordonare a sarcinilor în funcție de priorități vă ajută să:

vă ocupați de sarcinile importante pe rând;

dacă este necesar vă ocupați de sarcini în funcție de urgența lor;

vă concentrați asupra unei singure sarcini într-un moment;

realizați sarcinile conform programului stabilit;

să îndepliniți obiectivele planificate cât mai eficient;

toate sarcinile ce pot fi îndeplinite de alții pot fi delegate;

la sfârșitul perioadei planificate cele mai multe probleme sunt rezolvate;

sarcinile pe baza cărora sunt evaluate rezultatele dv. sunt îndeplinite.

Împărțiți-vă sarcinile în :

sarcini A – cele mai importante sarcini ale dv. pe care nu le puteți îndeplini decât dv. eventual în colaborare cu o echipă;

sarcini B – sunt de importanță medie și o parte pot fi delegate;

sarcini C – sunt cele mai puțin importante, dar cele mai frecvente și cele mai multe ca timp ocupat.

Trebuie să întelegeți că în cele opt ore de serviciu este mai important să rezolvi cât mai multe sarcini A decât toate sarcinile C. Pentru aceasta trebuie să vă planificați eficient astfel:

– planificați una, două sarcini A pe zi alocându-le 3 ore;

– planificați 2-3 sarcini B pe zi alocându-le o oră;

– alocați 45 min – o oră pentru sarcini C;

– restul de 2 ore este pentru sarcini neprevăzute sau pentru a rezolva în avans unele probleme.

Astfel veți reuși să lucrați orientate spre rezultat – făcând lucrurile care trebuie făcute.

4. Planificați! Planificarea înseamnă pregătirea pentru îndeplinirea obiectivelor. Înseamnă economisirea timpului. Se consideră că 8 minute alocate planificării economisesc o oră de lucru.

Cel mai important este să puneți planurile pe hârtie. Aceasta vă va permite să:

controlați mai bine proiectele;

reduceți încărcarea memoriei dv;

aveți o automotivare dacă veți vedea cum bifați ca rezolvate problemele de pe listă;

vă concentrați mai ușor cu lista sarcinilor în față;

verificați ce s-a realizat și ce trebuie transferat în altă zi;

aveți timp și pentru evenimentele neprevăzute;

aveți o documentație dacă păstrați planurile zilnice cu ce și când ați făcut și o dovadă a activității dv.

Scrieți o listă a sarcinilor pe care trebuie să le îndepliniți!

Cel mai usor este să vă alcătuiți planuri zilnice. O metodă de a alcătui un plan zilnic sau pe termen lung este următoarea:

formulați o listă a sarcinilor, activităților și termenelor limită care să cuprindă activitățile neterminate din ziua precedentă; noile sarcini, activitățile obișnuite.

observați și estimați timpul necesar îndeplinirii sarcinilor; nu planificați mai mult decât se poate face în opt ore; estimați timpul necesar unei activități și încadrați-vă în el; stabiliți termene limită;

rezervați timp pentru sarcinile neprevăzute; planificați cu problemele necesare, cunoscute doar 60% din timp, lăsați 20% pentru probleme neprevăzute și 20% pentru activități spontane;

trasați priorități;

evaluați gradul de îndeplinire al sarcinilor la sfârșitul zilei și amânați sarcinile neîndeplinite.

Cele 7 etape ale întocmirii unui plan:

definiți-vă obiectivele;

puneți-le pe hârtie;

stabiliți-vă strategia, împărțiți-vă obiectivele în etape mai mici mai ușor de realizat;

stabiliți un termen limită;

puneți-vă pe treabă;

nu vă temeți de eșec;

insistați , insistați, insistați.

Folosiți 20 de minute la sfârșitul zilei de lucru pentru a vă face planul pentru ziua următoare. Evaluați ce ați făcut în ziua respectivă. Faceți o listă cu activitățile care ar trebui reprogramate.

5. Organizați-vă!

folosiți-vă agenda ca pe un sistem de stocare a informațiilor, pentru a vă lista lucrurile pe care le aveți de făcut;

fiți ordonată;

păstrați împreună lucrurile care au legătură unul cu altul;

faceți ordine pe birou la sfârșitul fiecărei zile de lucru; aceasta va arăta că va-ți terminat treaba și vă face să nu începeți ziua cu a face ordine;

păstrați mereu articole de rezervă din cele pe care le folosiți mereu;

faceți zilnic liste de control și bifați activitățile pe care le-ați finalizat;

păstrați liste de control permanente pentru activitățile regulate.

6. Învățați să spuneți NU! Dacă cineva vă roagă să faceți ceva ce nu intră în atribuțiile dumneavoastră trebuie să învățați să-l refuzați.

7. Fiți perseverent! Puneți în practică deciziile pe care le luați. Dacă credeți cu adevărat în ceva nu abandonați în ciuda celor care vă vor arăta aspectele negative ale hotărârii dv.

Începeți ziua de lucru cu recitirea programului alcătuit în seara precedentă, reamintiți-vă ordinea importanței și urgenței lor. Pregătiți-vă și aranjați-vă materialele de care aveți nevoie pentru îndeplinirea sarcinilor A.

Planificatorul

Planificatorul este cel mai bun mijloc de a vă organiza activitatea. Un planificator ideal este un caiet mecanic care permite introducerea sau scoaterea de pagini acolo unde dorim. Are rolul unei agende – calendar de întâlniri, jurnal, caiet de notițe, instrument de planificare, carte de telefoane și adrese, catalog de idei, instrument de control. În fapt planificatorul poate fi propria dv. secretară.

Este cel mai important element al unui sistem consecvent de planificare a timpului.

Este un memorator personal pentru toate planurile, formularele, listele pe care le folosiți în timpul zilei.

Este bine ca planificatorul să conțină mai multe secțiuni:

o secțiune tip jurnal, care va cuprinde pagini de calendar și formulare de planificare pentru planurile zilnice cu adnotări pentru lunile următoare;

o secțiune cu date personale și profesionale, cu formulare de lucru, pagini de notițe, date, telefoane, adrese importante, pagini albe, pagini pentru notarea ideilor, fișe de control;

o secțiune pentru adrese și numere de telefon;

o secțiune generală cu cărți de vizită, legitimații, fotografii.

Avantajele planificatorului sunt:

te ajută întotdeauna când planifici, organizezi, supraveghezi sau controlezi;

informația este ușor accesibilă;

conține instrumente pentru luarea deciziilor, pe care vi le pune mereu la dispoziție;

conține multe date importante la care aveți acces direct;

puteți scoate sau introduce părți în orice moment.

Acum există programe speciale pentru PC cu rol de planificator.

Un ultim sfat încercați să vă faceți un plan săptămânal la care să adaptați planurile zilnice. Acesta vă va oferi o mai bună perspectivă în viitor și o mai mare flexibilitate în conceperea planurilor zilnice. Stabiliți vineri sau sâmbăta tot ce aveți de făcut până la sfârșitul săptămânii următoare. Veți putea mai ușor să vă alocați zilnic timp pentru sarcinile A, să amânați o parte din sarcinile nerezolvate marți pentru miercuri sau joi, și să aveți un sfârșit de săptămână liniștit, în care să nu vă gândiți ce ar fi trebuit să faceți marțea trecută.

Conținutul evidenței curente de secretariat cuprinde următoarele grupe de probleme:

scrisori la care unitatea trebuie să răspundă;

scrisori la care unitatea așteaptă răspuns;

lucrări la termen fix;

chemări telefonice;

lucrări fără termenele de rezolvare dinainte fixat;

documente care trebuie restituite;

evidența întâlnirilor de lucru și a ședințelor;

evidența audiențelor;

evidența lucrărilor repetitive cu conținut informativ.

Această evidență se ține în caiete sau registre speciale dintre care vă voi descrie în continuare. Pentru a avea în permanență o planificare a activităților și o verificare a realizării sarcinilor, pentru a nu intra în criză de timp fiecare secretariat își face o planificare strictă a problemelor de rezolvat. Pentru aceasta sunt folosite mai multe mijloace, dintre care le voi descrie pe cele mai folosite.

Calendarul activităților de secretariat- Pe baza experienței acumulate de fiecare secretariat în parte se pot observa o serie de activități cu caracter de ciclitate zilnică, săptămânală, decadală, chenzinală, lunară, trimestrială, semestrială sau anuală. Aceste activități se consemnează în Calendarul activităților de secretariat, care permite o mai bună organizare, pregătire și desfășurare a activității secretariatului respectiv.

Este necesar ca odată cu înscrierea zilei sau perioadei unor anumite activități să se înscrie în calendar și măsurile necesare în scopul realizării lor.

Calendarul activităților de secretariat nu trebuie considerat ca un document în plus cerut de conducere, ci ca pe un instrument eficace în perfecționarea activităților de secretariat și manageriale.

Programul de lucru (planning)- Pentru o mai sistematică organizare a timpului de muncă este necesară extragerea din caietul de sarcini și din calendarul activităților de secretariat a sarcinilor ce se scontează a fi realizate saptămânal și zilnic, notate într-o fișă care să cuprindă: problema urmărită, factorii responsabili, numerele de telefon ce pot fi apelate precum și rezultatele obținute.

Există cazuri în care o anumită sarcină nu poate fi realizată în termenul scontat, aspect ce trebuie menționat în caietul cu programe de lucru. Se cunosc și cazuri când, în locul unei sarcini din program, se realizează o alta, care nu a fost cuprinsă în program, dar care prin importanța și urgența ei va fi benefică pentru conducere.

Programul zilnic va fi alcătuit împreună cu șeful direct pe baza unui proiect elaborat din timp de secretar cu completarea sarcinilor nou apărute. Este de datoria secretariatelor să rețină atenția coducătorului cu privire la termenul (data, ora, minutul) la care o anumită activitate a fost programată. În acest sens este deosebit de utilă calitatea secretariatului de a discerne problemele urgente față de cele ce mai pot aștepta, cele importante de cele mai puțin importante. În mod deosebit este necesară rezolvarea cât mai bună a raportului dintre IMPORTANT și URGENT.

De regulă, toate sarcinile trecute în programul zilnic sau săptămânal trebuie rezolvate integral, dar dacă acest lucru nu este posibil respectivele sarcini vor fi reportate pentru a 2-a zi sau pentru o alta dată fixată de conducere. Pentru fiecare sarcină cuprinsă în program se cere notat în dreptul ei modul în care s-a realizat iar în cazul nerealizării să se specifice și motivele pentru care nu s-a realizat.

Caietul de sarcini – Acest caiet este un instrument folosit de secretariate, în care se consemnează cu minuțiozitate toate sarcinile primite de la conducere astfel încât ele să fie mereu în atenția secretariatului în vederea soluționării. Forma, dimensiunea și rubricația acestui caiet de sarcini rămân la latitudinea fiecărui secretariat în parte, în funcție de specificul locului de muncă și de cerințele exprimate de conducere.

Ordinea consemnării sarcinilor primite se face în funcție de urgența, importanța, durata realizării, folosind, dacă e cazul, notații sau sublinieri cu carioca de culori diferite. Se impune de asemenea ca sarcinile care sunt prevăzute cu termene precise să fie trecute în scadențarul de termene. În cazul în care o anumită sarcină nu a fost îndeplinită la timp se vor preciza motivele nerealizării, dar totodată și măsuri de îndeplinire, precum și un nou termen.

Este de la sine înțeles ca orice sarcină ce urmează a fi indeplinită trebuie să aibă avizul conducerii (în afara celor pentru care se dau aprobări globale pe perioade lungi de timp sau chiar cu caracter permanent). A primi sarcini de la alte persoane, colegi sau factori externi, fără avizul șefului direct, este o greșeală care poate genera distorsiuni apreciabile în desfășurarea procesului de muncă din unitatea respectivă. Se cuvine, de asemenea, să precizăm că în cazul în care șeful direct lipsește (concediu, boală, deplasare etc.) este necesar ca acesta să stabilească înainte de plecare un înlocuitor, care să dispună ce trebuie să facă secretariatul în cazul mai multor solicitări concomitente, stabilind ordinea și modalitățile de execuție.

Caietul de notații cronologice – Desigur că dezvoltarea tot mai complexă a vieții economico-sociale, în general, și cu atât mai mult în condițiile unei economii de piață, determină necesitatea perfecționării pe măsura și a unei evidențe a componentelor, fenomenelor și proceselor care apar la diverse niveluri și structuri organizatorice.

Scretariatele de la diferite niveluri sau din diferite domenii de activitate se confruntă cu probleme din cele mai diverse, unele fiind aproape sau toatal insolubile.

Din descrierea făcută la capitolul care se referă la atribuțiile și sarcinile secretariatelor rezultă implicit și multitudinea de planuri pe care sunt nevoite să acționeze secretariatele. Pentru asigurarea unei bune evidențe, un instrument de lucru pe care îl găsim la aproape toate secretariatele, fiind indispensabil muncii de fiecare zi, este Registrul sau Caietul de notații cronologice.

Secretarul va nota în acest caiet, toate informatiile, problemele, evenimentele care apar, în ordine calendaristică, precum și sarcinile stabilite de conducere. Se vor consemna în acest caiet informații cu privire la activitatea propriei unități, corelațiile cu alte compartimente de muncă sau cu alți agenți economici. Se vor consemna aici numere de telefon și de fax, adrese, nume de furnizori și beneficiari, precizându-se data și ora la care a fost făcută consemnarea. Regăsirea rapidă a informatiilor se poate face operativ, atunci când se cunoaște exact data respectivă, regăsirea informațiilor este greoaie, necesitând mai mult timp și creând situații neplăcute, uneori de-a dreptul ridicole, în relațiile cu solicitanții sau chiar cu șeful direct.

Caietul de notații pe domenii de activitate – Pentru evitarea neplăcerilor precizate la sfârșitul subcapitolului anterior se utilizează: Caietul de notații pe domenii de activitate. Se poate asigura astfel depistarea rapidă a informației căutate. Pentru realizarea acestui deziderat este necesară transcrierea, dacă e posibil zilnic (dacă nu, măcar săptămânal), a informațiilor din caietul de notații cronologice în caietul de notații pe domenii de activitate.

Înființarea unui asemenea caiet este însă condiționată de alcătuirea prealabilă a unui cod de domenii care să sistematizeze transcrierea după frecvența și importanța problemelor.

La nivelul unei întreprinderi mici sau mijlocii, de exemplul, la o întreprindere de transporturi auto, secretariatul va realiza o listă cu toate categoriile de probleme și informații cu care se confruntă în care se pot include: evidența stocurilor de materiale și piese de schimb, lista furnizorilor, lista clienților care folosesc mai des serviciile unității respective, situația veniturilor și a cheltuielilor, aprecieri și critici la adresa unității, lista autovehiculelor propuse pentru casare etc.

Utilizând un asemenea caiet vom observa în curând că facilitățile pe care le oferă compensează cu brio efortul depus pentru întocmirea lui și pentru ținerea înformațiilor la zi.

Scadențarul de termene- Scadențarul de termene constituie un instrument indispensabil în asigurarea respectării termenelor stabilite de conducere sau de secretariatul însuși. În el se vor include toate datele care presupun termene precise. În acest sens ar putea fi folosită o agendă de birou cu rubricație calendaristică. Din notațiile făcute trebuie să rezulte clar data la care s-a realizat tranzacția respectivă, persoanele implicate și telefoanele acestora, conținutul tranzacției și termenul de realizare a acesteia. Dacă contractul în cheiat cu prilejul tranzacției prevede și termene intermediare, pe faze de realizare, este necesar ca și acestea să fie stipulate în scadențar, urmând a informa conducerea în mod operativ pentru evitarea depășirii termenelor. Activitățile nerealizate la termenele fixate se vor reporta, cu acordul părților, la noi termene sau se va renunța la ele dacă este cazul.

Pe baza experienței acumulate considerăm potrivit să recomandăm ca în scadențar să fie stipulate și clauzele referitoare la penalizările ce vor fi aplicate în caz de nerespectare a termenelor (de exemplu: 0,5% din valoarea totală a tranzacției pentru fiecare întârziere).

În folosirea scadențarelor de termene este necesar ca secretariatele să dovedească mult discernământ în aprecierea diverselor termene de urgență și importantă reținând din timp atenția factorilor responsabili pentru prevenirea unor întârzieri.

De altfel, întreaga activitate de secretariat trebuie să aibă un caracter preventiv, în scopul respectării riguroase a tuturor termenelor, ca dovadă certă a seriozității, în stilul de muncă al unității respective.

Agenda cu adrese și numere de telefon- Destinația unui asemenea instrument de lucru rezultă și din titlu, el fiind, de asemenea, indispensabil în munca de secretariat.

În mod practic se utilizează un registru – repertoar, cumpărat sau confecționat la comandă sau de secretar, în care se consemnează, în ordine alfabetică, adresele și numerele de telefon ale factorilor colaboratori, cu spații de rezervă pentru fiecare literă în parte (pentru noi informații și pentru actualizarea celor vechi).

Dacă volumul activității presupune un număr mare de persoane cu care conducerea are legături, în locul unui caiet se va folosi un fișier alfabetic, ce permite o mai bună actualizare.

Reamintim că informațiile din aceste documente sunt cu caracter secret. Numerele de telefon și adresele persoanelor încadrate în unitate nu pot fi transmise decât cu acordul persoanelor respective. În cazul persoanelor care nu sunt de acord să facă publice adresa și numărul de telefon, se va trece în dreptul numărului lor de telefon din agendă, mențiunea „ nu se informează”.

Capul de tabel al unui asemenea caiet de adrese și numere de telefon se va concepe de fiecare secretar în parte în funcție de specificul unității. În esența, el trebuie să cuprindă: nr. Crt., numele și prenumele, adresa, numărul de telefon de la serviciu și de acasă și o rubrică de observații la care se va putea trece și mențiunea „nu se informează” sau se vor specifica eventualele modificări.

Lista numerelor de telefon uzuale – Practica a dovedit că frecvența unor solicitări primite sau a unor apeluri cerute de conducere este cu mult mai mare decât celelalte apeluri. În acest caz este deosebit de utilă o listă a numerelor de telefon uzuale, cuprinse de regulă pe o singură pagină celofanată sau protejată cu folie de plastic. Utilizarea ei ne scutește de pierderea timpului cu căutarea în agendă sau în fișier dar se impune necesitatea revizuirii și actualizării ei lunare sau trimestriale.

Este de prisos să amintim ca și în cazul acestor instrumente de lucru calculatorul personal este un auxiliar ce oferă satisfacții nebănuite prin ordonarea alfabetică a numelor, prin posibilitățile nelimitate de actualizare precum și prin creșterea operativității în găsirea numerelor căutate.

Agenda electronică – Întrucât în practica muncii de secretariat se utilizează din ce în ce mai mult agenda electronică de buzunar, vom prezenta mai jos un model concret de utilizare a unei asemenea agende cu atât mai mult cu cât, la început, o asemenea agendă nu pare prea prietenoasă. Am ales spre exemplificare tipul de agendă electronică „ DATA BANC – plus” MADE în CHINA.

Acest tip de agendă serveste la cunoașterea datei, a zilei și orei, care se mențin automat în actualitate; păstrează adresele și numerele de telefon introduse, cu posibilități operative de regăsire, păstrează alte informații utile, permite efectuarea unor operații pe calculator.

Pentru alegerea meniului: se apasă succesiv tasta ON MODE până la obținerea meniului dorit, și anume:

calendar și ceas;

telefon și adresă;

memorarea unor informații;

calculator.

Calendarul se modifică operând următoarele mișcări:

se alege cu ON MODE modul calendar și ceas;

se tastează de două ori tasta SHIFT și o dată tasta „g”;

-apare un cursor care poate fi deplasat cu ajutorul săgeților în dreptul caracterelor ce trebuie modificate;

-se tastează peste caracterele vechi , cele noi;

-ordinea la dată este: anul, luna, ziua;

-procedeul este valabil atât pentru calendar cât și pentru ceas.

după ce s-au efectuat schimbările dorite, pentru fixare se tastează G.

Telefonul și adresa

se alege meniul „NAME” (telefon și adresă);

se tastează clar și precis numele și prenumele dorit;

după tastarea numelui și adresei se tastează ENTER după care se tastează numărul de telefon și din nou ENTER;

schimbarea scrierii literelor cu cifre și invers se face prin de două ori SHIFT;

regăsirea numerelor de telefon necesare la un moment dat se face prin tastarea primelor litere din numele căutat și apoi tastarea uneia din săgețile sus-jos;

dacă avem mai multe nume la care primele litere coincid, fie că se va tasta întregul nume căutat, fie tastăm doar câteva litere, după care vom ajunge la numele căutat cu ajutorul săgeților sus-jos;

dacă nu se specifică nici un nume, când suntem în meniul NAME tot cu ajutorul celor două săgeți se obține defilarea, în sus sau în jos a întregului șir de nume cu numerele de telefon corespondente;

modificarea informațiilor se face cu tastele DEL si INS după care se fixează cu ENTER;

pentru ștergerea unei informații aceasta se caută cu ajutorul săgeților sus-jos sau/și DEL – INS după care se tastează CE/C; pe ecran va apărea CLEAR care ne oferă două posibilități: dacă dorim să renunțăm la ștergere tastăm N iar dacă totuși dorim să ștergem, tastăm ENTER.

Meniul memo

se utilizează pentru păstrarea unor informații utile;

pe linia de sus se va trece informația dorită, iar pe cea de jos va apărea, la regăsire, data și ora la care s-a făcut înregistrarea;

regăsirea, modificarea și ștergerea de informații se fac la fel ca în cazul anterior.

Calculatorul

se alege meniul 0;

se utilizează ca un calculator de buzunar, obișnuit.

Câteva precizări

agenda electronică permite și asigurarea utilizării secrete a unor informații cu ajutorul unui cuvânt cheie, dar să nu mai insistăm asupra instrucțiunilor de lucru în acest sens se găsesc în prospectul unității;

pe spatele unității se găsește butonul pentru RESET (anularea tuturor informațiilor în afară de cele secrete);

capacitatea de depozitare informațiilor este de 688 BYTES;

scoaterea din funcțiune se face automat după 8 minute de nefuncționare.

Sistemul informațional al întreprinderii

Sistemul informațional cuprinde ansamblul de circuite de informații materializate sau nematerializate, precum și prelucrarea datelor necesare funcției de conducere a unității.

Din sistemul informațional face parte și sistemul de comunicații ce reprezintă ansamblul proceselor prin care se efectuează operația de punere în contact a uneia sau mai multe surse de informații prin intermediul rețelelor de comunicații și prin funcționarea elementelor emițătoare, receptoare, precum și a releelor intermediare. Totodată, sistemul informațional cuprinde și sistemul de prelucrare a datelor, alcătuit dintr-o serie de operații de adunare, selectare, circulație și prelucrare a datelor în vederea utilizării lor în procesul conducerii.

Indiferent de organizație există, două probleme ale sistemului de comunicații care se cer rezolvate pentru atingerea obiectivelor. Acestea sunt:

organizarea comunicațiilor în așa fel încât informațiile să fie primite și transmise persoanelor care au nevoie de ele pentru activitatea pe care o desfășoară, ceea ce înseamnă organizarea relațiilor dintre persoane sub forma unei rețele de comunicații;

luarea de decizii, adică regruparea informațiilor, alegerea între diferite posibilități de acțiune, transmiterea acestei alegeri către membrii colectivului de lucru.

În cadrul sistemului informațional secretariatul este un nod între conducere și interiorul și exteriorul organizației. Schimbul de informații se face atât de la conducere către secretariat cât și invers. Secretariatul aduce informații de control care trebuie să fie reale, complete, obiective și operative, pentru a permite desfășurarea în bune condiții a funcțiilor manageriale.

Clasificarea informațiilor

a. după formă:

formă analogică – înregistrarea simplă, neprelucrată a sunetului sau imaginii;

formă digitală – informații prelucrate numeric (prin calculator de obicei – introduse la tastatura, scaner, camera digitală, înregistrare digitală).

b. după natura lor:

date – numerice, alfabetice, alfanumerice, operații matematice;

texte;

documente grafice – figuri, grafice, scheme, fotografii;

secvențe video – filmate cu camere de luat vederi simple sau digitale, sau generate de calculator;

secvențe audio înregistrate clasic sau digital sau generate de calculator.

c. după suportul utilizat

suporturi magnetice;

suporturi cu citire optică;

suporturi opace;

suporturi transparente.

Modalități de introducere a informațiilor în sistem:

manuală – de la tastatură, sau prin scanare;

prin transfer în rețea de la alte calculatoare, sisteme multimedia.

Funcțiile unui sistem informatic

Memorarea și regăsirea informațiilor

Un sistem informatic poate fi apreciat prin capacitatea de stocare a informațiilor și prin viteza de regăsire a datelor.

Modalități de stocare:

memoria internă;

memoria externă;

arhiva electronică.

Directiile de utilizare ale informațiilor stocate:

consultare locală;

oferirea de informații unor solicitanți locali;

comunicarea prin rețele de calculatoare.

Prelucrarea informațiilor

Cuprinde:

conversia informației în vederea prelucrării din formă analogică în formă digitală și invers;

copierea informației pe același tip de suport;

transferarea informației de pe un suport pe altul;

actualizarea permanentă a bazelor de date;

efectuarea de operații;

analiza, compararea și sinteza rezultatelor;

Ieșirea

Presupune:

stabilirea categoriilor de informații stabilite a fi transferate;

precizarea conținutului efectiv al informațiilor respective;

stabilirea celui mai potrivit tip de suport;

alegerea formei digitale sau analogice;

precizarea destinatarului și a mijlocului de comunicare.

4. Comanda și controlul – Asigură dirijarea și reglarea întregului sistem, optimizarea alocării resurselor privind echipamentul, memoria internă, baza de programe, procesele de intrare, prelucrare și iesire a informațiilor.

Birotica în sprijinul activității de secretariat

Birotica s-a născut din necesitatea integrării mijloacelor și tehnicilor muncii administrative și de birou cu nevoile de comunicare și de prelucrare automată a datelor și care are ca scop creșterea productivității și a calității muncii de birou.

Conceptul de biotică a apărut în SUA la începutul anilor ’70 în cadrul expresiei office automation ca echivalent al său. În franceză echivalentul era automation du tertiare. Automatizarea implică aplicația plănuită a instrumentelor de manipulare a informației și a metodelor de îmbunătățire a productivității umane în operațiile birotice. Deși manipularea informției de către lucrătorii biroticii este scopul acestei noi tehnologii, alte aspecte ale biroului vor fi afectate. Acestea includ factori cum ar fi: organizarea funcțiilor și liniilor de raportare, instruire pentru noile metode, ergonomia, tiparele de călătorie, locația fiecărei ramuri birotice, orele de muncă, moralul angajaților și clasificările sarcinilor de lucru.

Birotica a schimbat echipamentul și obiceiurile de lucru ale utilizatorilor finali de astăzi și a grupurilor de lucru. S-au făcut investiții în stații de lucru computerizate, legate în rețea și în alte echipamente automatizate. Metodele tradiționale birotice au făcut loc colaborării electronice și rețelelor de comunicații, procesării textelor, a imaginilor și a altor tehnologii informaționale.

Birotica văzută ca sistem informațional

Din punct de vedere informațional, birotica aparține categoriei sistemelor informaționale. Organizația tipică se sprijină pe două categorii de sisteme informaționale: operaționale și de sprijinire a conducerii.

EIS

DSS

SICO

SIPT

Fig Nr.3.1 Reprezentarea piramidală extinsă a sistemelor informaționale

Încadrarea biroticii în una din aceste categorii rămâne discutabilă pentru că autori ca O’Brien James, Alter Steven încadrează birotica la nivelul operațional întrucât aceasta sprijină operațiile de rutină, repetitive și are ca obiect integrarea noilor tehnologii informaționale pentru creșterea nivelului comunicațional.

Oponenții acestei teorii, consideră că birotica este situată atât la nivel strategic cât și la nivel tactic.

Pentru a înțelege acest lucru, relevant este exemplul echipelor de manageri ce lucrează la proiecte cu ajutorul sistemelor de sprijinire a grupurilor de lucru, cu tehnologiile lor specifice, în vederea atingerii obiectivelor de la nivel tactic sau strategic.

Noile tehnologii informaționale vin în sprijinul acestei opinii.

Rolul sistemului informațional birotic

Rolul sistemului informațional birotic se poate concretiza în următoarele direcții:

Sprijinul muncii de birou generale

Un sistem informațional birotic facilitează sarcinile de procesare zilnică a informațiilor de birouri și organizații. Aceste sisteme includ o varietate largă de instrumente încluzând spredsheet-uri, procesoare de texte și pachete de prezentare.

Deși telefonul, e-mail-ul, v-mail-ul și faxul pot fi incluse în această categorie, tratarea acestora, ca sisteme de comunicație trebuie făcută separat. O importantă extensie a sistemului informațional birotic și a sistemelor de comunicație este tehnologia Groupware. SIB ajută oamenii să execute păstrarea înregistrărilor referitoare la personal, scrierea și calcularea eficientă a sarcinilor de lucru. Dintre toate tipurile de sisteme, SIB și sitemele de comunicație sunt cele mai cunoscute.

Instrumentele grupate in interiorul SIB includ:

Foi de calcul tabelar – o metodă eficientă pentru executarea calculelor ce pot fi vizualizate în termenii celulelor acestora. Deși programele de foi de calcul sunt foarte cunoscute azi, primul a fost Visicalc ce a ajutat la creșterea cererii pentru microcalculatoare în anii ‚ ’70;

Sitemele de procesare a textului și a imaginii- stochează, revizuiesc și imprimă documente ce conțin date de tip text sau imagini;

Pachete de prezentare – ajută mangerii să dezvolte prezentări independent. Aceste produse convertesc schițele generale în pagini imprimate conținând titluri spațiate potrivite și subtitluri.

Sistemle de gestiune a bazelor de date personale și sistemelor de lucru a notelor – ajută la ținerea evidenței personale. Aplicații tipice includ o carte de evidență a întâlnirilor și calendar, o listă a priorităilor și un notepad. SIB sunt utlilizate în scopuri de productivitate a personalului. în cazul în care munca e nestructurată și utilizatorii pot utiliza instrumentele după dorință.

Structura unui sistem birotic

În scopul delimitării componentelor birotice vom folosi opiniile autorilor James O’Brien și Alter Steven

Tab. Nr.3.1 Componentelor sistemului informațional birotic

Aplicațiile biroticii se încadrează în trei categorii:

1. Birotica autonomă – care cuprinde prelucrarea textelor, a datelor, graficelor, clasarea și arhivarea acestora.

2. Birotica de transmisie – care permite schimbul de informații de la un post de muncă la altul, dar fără ca postul receptor să poată automat să recupereze informația primită, pentru a o transforma după interesul său. Cuprinde: telefonul, faxul, băncile de date, arhivările pe discuri optice.

3. Birotica de comunicație – în care receptorul poate asigura toate funcțiile emițătorului. Cuprinde mesageria electronică, intranet și internet. Obiectul muncii de birou îl constituie fenomenele și procesele informaționale și decizionale ale unei societăți, organizații.

De o importanță deosebită se bucură procesul de comunicare al informațiilor și deciziilor.

Comunicarea poate fi structurată în :

– comunicare orală;

– dialog direct;

– convorbiri în grupuri;

– convorbiri la distanță;

– comunicare scrisă;

– comunicare informatică.

Esența biroticii o constituie introducerea automatizării în activitatea de birou, implicit în comunicare. Aceasta aduce mai multe avantaje activității:

– cresterea calității, operativității și productivității muncii de birou;

– scăderea costurilor de producere, prelucrare, stocare și utilizare a informațiilor;

– reducerea timpului de operare în procesul informațional și decizional;

– creșterea exactității proceselor informaționale, a capacității de memorare și a vitezei de regăsire a informației;

– eliminarea sau diminuarea efortului fizic și intelectual.

Căutarea și regăsirea informațiilor

O funcție importantă pentru munca de birou este stocarea și accesarea informațiilor și asigurarea accesului rapid și usor la informații.

Stocarea informațiilor se face pe diferite tipuri de suporturi:

– hârtie;

– discuri magnetice;

– film.

Fiecare dintre aceste suporturi impune spații și mijloace de păstrare specifice dar toate aceste mijloace trebuie să îndeplinească anumite condiții:

posibilitate de operare simplă și rapidă;

ușor accesibile ca spațiu;

dimensiuni potrivite cu dimensiunile materialelor depozitate;

posibilități de extindere;

să nu ocupe prea mult spațiu;

să păstreze materialele în siguranță.

Există două sisteme de păstrare a documentelor într-o organizație:

1. Păstrarea centralizată:

– toate documentele într-o singură încăpere;

– un funcționar specializat se ocupă de ele;

– sistem de îndosariere unic pentru toată organizația;

– echipamente bine folosite, gestiune centralizată posibilă și computerizată.

2. Păstrare descentralizată (pe departamente):

– fiecare departament își păstrează documentele;

– sistemele de clasificare sunt cele mai potrivite cu specificul departamentului,

– mai ușor accesibil personalului din departament.

Sisteme de îndosariere

Documentele de hârtie se păstrează de obicei în dosare, dosare care sunt asezate în diferite tipuri de dulapuri sau rafturi.

Tipuri de dosare:

– dosarul simplu – o foaie de carton îndoită, documentele nu sunt atașate cu nimic de ea.

– dosarul plic, sau mapa – are trei clape de carton care închid documentele, astfel sunt protejate de pierdere și de praf, pot fi prevăzute și cu două benzi elastice pentru o mai bună închidere.

– dosarul cu șină – sistemul de prindere cu lame metelice sau din plastic impune perforarea documentelor pe marginea stânga. Atentie! – nu toate documentele se pot perfora.

– dosarul dublu – este format dintr-un dosar cu șină și unul plic.

– dosarul cu clemă – este o copertă din carton sau plastic care are în partea superioară o clemă.

– mape transparente – din material plastic subțire, deschise în partea superioară sau lateral, sunt prevăzute cu o margine perforată care permite plasarea lor într-un dosar cu șină.

– dosare suspendate – prevăzute cu un sistem de agățare de raft, de aici documentele se pot scoate fără a scoate dosarul din raft.

– dosare cu etichete – o margine pe care se pot face notații.

Dosarele cu un subiect comun, sau doar pentru a fi protejate se pot aseza în bibliorafturi.

După modul de așezare în rafturi există două sisteme de îndosariere: vertical și lateral.

Sistemul vertical

Documentele sunt așezate în dosare astfel încât pentru a le scoate se face o mișcare de jos în sus. Numele fiecărui dosar sau conținutul se trec pe muchia de sus a dosarului sau pe o etichetă atașată acestei muchii. Dosarele stau în dulapuri cu rafturi. Rafturile sunt prevăzute cu șine pe care glisează dosarele, (de obicei suspendate). Ideal ar fi ca la începutul raftului să existe o listă cu toate dosarele din raft.

Avantajele sistemului sunt: o bună protecție a dosarelor, documentele sunt așezate compact.

Dezavantajele: echipament mai scump, necesită spațiu suplimentar pentru deschiderea sertarelor.

Sistemul lateral

Dosarele se așează unul lîngă altul în raft, precum cărțile. Se etichetează pe marginea din afară.

Avantaje: ocupă puțin spațiu, se poate construi pe înălțime, se poate extinde ușor, foarte accesibil.

Dezavantaje: protecție mai proastă (praf, apă).

Formulare pentru îndosariere

Fișa de împrumut – este formularul care se pune în locul unui document sau dosar scos din raft. Aceasta fișă cuprinde: numărul sau numele dosarului sau documentului, numele celui care a primit documentul, departamentul la care lucrează, data când s-a scos documentul, data la care trebuie returnat. Ideal ar fi să puneți fișa într-o mapă transparentă care va servi și ca suport pentru alte documente ce alimentează între timp dosarul respectiv, permițând și observarea dintr-o privire a dosarelor absente.

Fișa de referire la alte dosare – se folosește atunci când un dosar poate fi cunoscut și sub alte nume sau se referă la mai multe probleme. În dosar sau în secțiunea în care ar putea fi al doilea titlu (domeniu) se plasează o fișă de tipul:

Pentru informații despre ….

Vezi dosarul …..

Semnătura ….. data…..

Clasarea și arhivarea documentelor cu ajutorul instrumentelor de birotică

Dacă veți lucra într-o firmă veche veți găsi deja sisteme de ținere a evidenței documentelor. Va trebui să le învățați și să le aplicați corect. Trebuie să vă adaptați rapid. Dacă veți fi prima secretară a unei firme noi va trebui să realizați dv. aceste sisteme.

Câteva sfaturi generale:

documentele se păstrează cel mai frecvent în dosare de încopciat și bibliorafturi; se mai pot folosi mape de plastic, cutii de carton, de obicei de format A4.

pentru o bună eficiență în sortare, îndosariere, clasare este bine să aveți mereu la îndemâna: dosare sau mape de plastic de diferite tipuri și culori, cutii de carton sau de plastic gen rafturi, perforator, capsator, agrafe de birou, de diferite forme și dimensiuni, bolduri, benzi de carton pentru despărțirea documentelor în cutii sau dosare, etichete, bandă adezivă, hârtie de ambalat, sfoară.

înainte de a clasa un document asigurați-vă că a fost examinat și aprobat pentru clasare de superiorul dv.

sortați și grupați documentele înainte de clasare;

scoateți agrafele și boldurile, eventual capsați;

verificați dacă ați pus actele în dosarul corect,

asezați actele cu grijă în dosar fără să le mototoliți sau îndoiți, ele trebuie să arate bine și la viitoare consultări;

în fiecare dosar asezați documentele în ordine cronologică cu cele mai noi documente deasupra;

păstrați-vă dosarele la zi, nu lăsați la sfârșitul programului documente neclasate, neîndosariate pe birou;

rețineți și notați dacă un document trebuie scos dintr-un dosar, unde a fost pus sau cui a fost dat și până când. Puteți chiar să faceți mici fișe pe care să le puneți în dosar în locul documentului pe care să notați la ce se referea, când a fost scos, de ce, cui a fost dat și până când;

eliminați hârtiile care nu mai sunt necesare: ciorne, notițe pe care le-ați rezolvat. Nu vă umpleți biroul de hârtii. Nu aruncați nici o hârtie până nu o citiți cu atenție.

dacă aveți un dulap cu documente țineți-l încuiat.

Clasarea cronologică

Documentele sunt aranjate în ordinea în care au fost înregistrate la intrare sau la ieșire, exemplul clasic fiind registrul de intrări și ieșiri. De obicei se aplică la un număr mic de documente de exemplu în același dosar documentele se așează în ordine cronologică, sau corespondența se păstrează în ordine cronologică.

Avantaje:

– se pot localiza cu ușurință documentele curente;

– documentele la care s-a lucrat în același timp pe o anumită temă sunt grupate.

Dezavantaje:

– scrisorile primite și răpunsurile la ele sunt despărțite;

– nu grupează documentele în funcție de conținutul lor.

Clasarea alfabetică

Presupune clasarea documentelor în ordine alfabetică de la a la z. Sistemul este cel al cărților de telefon sau al dicționarelor.

Reguli de clasare:

– în cazul numelor de persoane: numele se așează înaintea prenumelui; ordinea numelor se face în funcție de fiecare literă din cuvânt, în cazul inițialelor identice se clasează după a doua literă, dacă și aceasta este identică se clasează după a treia, ș.a.

– dacă numele este identic clasarea se face în ordinea inițialelor prenumelor;

– numele fără inițială precede numele cu inițială;

– numele compuse din inițiale despărțite cu puncte preced numele obișnuite;

– dacă numele este compus din mai multe nume despărțite prin cratimă Ionescu- Galați se ia în considerare primul nume.

– dacă numele începe cu o particulă de noblețe (de, von) aceasta nu se ia în considerare.

– numele gen O'Malley, sau McDonalds se clasifică ca un singur nume la O sau la M.

– în cazul numelor de instituții:

– se folosește un cuvânt reprezentativ "cuvântul director" de exemplu: S.C. Rulmentul este Rulmentul, Prefectura Prahova este Prahova;

– dacă o firmă are mai multe nume pentru clasare se folosește primul.

Evidența se ține de obicei pe repertoare, dar se pot folosi și fișe sau bibliorafturi. Între grupele de dosare se poate pune cartonaș la începerea unei noi litere.

Se folosește la evidența fișelor de personal, a furnizorilor, contractelor, cursanților, etc.

Avantaje:

– documentele sunt grupate după conținut, cele care se referă la o anumită firmă de ex;

– indexarea nu este necesară;

– este o metodă simplă.

Dezavantaje:

– este dificilă găsirea unui document în cazul mai multor dosare la aceeași literă sau temă;

– se pot așeza greșit documentele în dosare cu denumiri asemănătoare sau apropiate.

Variante ale clasării alfabetice sunt cea pe subiect sau cea geografică.

Clasarea numerică

Fiecărui corespondent i se atribuie un număr, la fel fiecărui departament sau angajat. Se completează o fișă cu numele corespondentului și numărul atribuit.Aceste fișe pot să cuprindă mai multe date despre corespondentul respectiv. Se păstrează într-un sertar separat sau într-o cartotecă.

Avantaje:

– permite localizarea rapidă a documentului numai la vederea numărului de înregistrare;

– permite clasarea unui număr mare de documente, mai ales în firmele mari;

– numărul dosarului poate fi folosit în scrisori, se poate extinde oricât.

Dezavantaje:

– trebuie să vă stabiliți o codificare clară și să o respectați cu strictețe;

– poate fi greoaie trimiterea la indexul anterior clasării.

Clasarea zecimală universală

Pentru fiecare firmă se stabilesc zece compartimente numerotate de la 0 la 9. În cadrul fiecărui compartiment se pot stabili subdiviziuni și apoi diviziuni ale acestora.

De exemplu la o firmă mică de producție putem avea:

0 – direcția;

1 – contabilitatea;

2 – aprovizionarea;

3 – atelier producție detergenți;

4 – atelier producție pigmenți;

5 – atelier ambalat producție proprie;

6 – atelier ambalat producție externă;

7 – serviciu desfacere;

8 – serviciu de întreținere și administrație;

9 – serviciu personal.

Apoi în cadrul aprovizionării:

2.1.- aprovizionare cu materii prime,

2.2.- aprovizionare cu ambalaje,

2.3.- aprovizionare cu piese de schimb,

2.4.- aprovizionare cu combustibil.

În cadrul aprovizionării cu materii prime:

2.1.1 – materii prime pentru detergenți,

2.1.2 – materii prime pentru pigmenți,

2.1.3. – materii prime din producție externă, ș.a.

Bineînțeles că trebuie să stabiliți o împărțire pe care să o respectați.

Orice domeniu se pretează unei astfel de împărțiri .

Clasarea alfanumerică

Combină ordonarea alfabetică cu cea zecimală.

De exemplu: C6 poate să însemne dosarul 6 din biblioraftul C (Clienți), P2 – dosarul 2 din biblioraftul P (publicitate), ș.a.

Puteți să concepeți și să aplicați multe alte variante de clasificare. Important este să fiți consecventă în folosirea lor și să aveți un repertoar sau un registru în care să notați fiecare document cu adresa lui.

Arhivarea documentelor. Probleme generale

În legătură directă cu păstrarea documentelor este și arhivarea acestora. Se poate spune, pe drept cuvânt, că arhivele constituie memoria unei instituții sau chiar a unei națiuni.

Importanța unei arhivări corecte este relevată de posibilitatea găsirii unor documente necesare chiar după perioade îndelungate de timp. Ea constituie o problemă de stat, reglementată prin acte normative. Toate organele administrației publice, conducătorii unei institutii, întreprinderi, patronii societăților comercilae au obligații prin lege să se asigure păstrarea și arhivarea corectă a documentelor.

La nivelul țării ființează Fondul arhivistic național. Sub incidența acestui for intră următoarele documente: corespondența oficială și particulară, lucrări științifice, literare și artistice, planuri, hărți, filme, diapozitive, plăci fotografice, înregistrări audio și video, jurnale, afișe, schițe, desene, proiecte, ștampile, sigilii, dischete de calculator, copact discuri, având caracter istoric și de documentare. Instrumentul principal al activității de conducere a activității arhivistice, îl constitue, “Indicatorul termenelor de păstrare a documentelor” elaborate de organele centrale. Pe această bază, fiecare unitate întocmește Nomenclatorul dosarelor. Pentru evidența documentelor de arhivă se folosește Registrul de evidență curentă.

Reguli de arhivare

Din literatura de specialitate se desprind următoarele reguli cu privire la organizarea și funcționarea unei arhive: avem în vedere o arhivă dintr-o instituție mare, dar respectivele reguli sunt valabile, cu adaptările corespunzătoare, și la arhivele din unități mici și mijlocii.

Scoaterea documentelor din arhivă se face numai dacă s-a făcut selecționarea și înlăturarea celor nefolositoare, degradate, deteriorate fără posibilitatea de recondiționare, documente lipsă, documente transferate la alte arhive;

Există obligația din partea arhivarului de a face câte un proces verbal pentru fiecare din cazurile semnalate. Aceste procese verbale vor fi aduse la dispoziția conducerii pentru aprobare după care se solicită confirmarea Direcției generale a arhivelor statului sau filialelor sale. Periodic se va realiza selecționarea documentelor în vederea stabilirii celor ce se păstrează permanent, pe baza Nomenclatorului de termene, eliminându-se documentele cu termen expirat sau fără importanță. Operația de selecționare se realizează de către o comisie numită de conducerea unității. În vederea selecționării documentelor se impun următoarele cerințe:

– este nevoie de document în prezent;

– în ce măsură a fost de folos în perioada anterioară;

– în ce măsură va mai fi de folos în viitor;

– dacă în caz de ditrugere se mai poate procura de undeva;

– dacă există motive de ordin juridic sau administrativ care să impună păstrarea. Legea stabilește obligativitatea păstrării documentelor precum și a asigurării lor împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii. Pentru păstrarea documnetelor se amenjează depozite construite special pentru arhivă sau alte încăperi adecvate.

După selecționarea la termenele stabilite prin actele normative unitatea are obligația să depună, după caz, la Direcția generală a arhivelor statului sau la filialele sale, documentele scrise, tipărite, fotografiile, sigiliile, ștampilele prevăzute a fi predate;

Utilizarea documentelor din arhiva unităților își găsesc expresia în mai multe sensuri cum ar fi: lucrări administrative, cercetare științifică, informare, documentare, activități culturale, editarea unor publicații, eliberarea de copii după diverse documente, extrase și certificate, realizarea de monografii sau în alte scopuri similare;

Consultarea unor documente înaintea termenului legal de la creare este posibilă numai în cazuri bine justificate și cu aprobarea conducerii unității, în baza prevederilor legale. În cazuri motivate, documentele se pot împrumuta, cu aprobarea conducerii unității și pe baza unui proces verbal de primire predare avizat de conducere;

Legea stipulează, de asemenea, obligația agenților economici, instituțiilor și organizațiilor de a elibera petentului copii și extrase după documentele pe care le dețin în cazul în care documnetele se referă la situații și drepturi privind pe solicitant cum ar fi: vechimea în muncă, situația studiilor, a veniturilor, drepturile patrimoniale etc.;

Certificatele vor cuprinde obligatoriu: denumirea documentului pe baza căruia a fost întocmit, data eliberării. Copiile și extrasele se certifică sau se legalizează de către conducerea unității care le eliberează. Copiile și extrasele de pe documentele aflate în arhive au aceeași valabilitate ca și originalele.

Actele originale-diplome, certificate de naștere, certificate de studii, actele de stare civilă se restituie titularilor sub semnătură, reținându-se doar o copie autentificată de șeful arhivei.

Evidența altor materiale, fotografice sau pentru tehnica de calcul, se țin în registre separate.

Prin documente fonice și video se înțeleg înregistările, indiferent de modul de execuție sau de natura suportului de informație.

Termene de păstrare a documentelor

Toate documentele se păstrează conform unui indicator de termene de păstrare confirmat de direcția generală a arhivelor statului sau de filialele sale astfel:

Documetele contabile – nelimitat;

Documete juridice (închirieri, împrumuturi, ipoteci);

Documete juridice contracte, OP plata impozitelor, patente, drepturi de copyright, contracte de muncă, dosare de pensionare – nelimitat;

Corespondență comercială – 8 ani;

Corespondență privind producția – 9 ani;

Corespondență juridică sau socială – nelimitat;

Polițe de asigurare – 4 ani de la data expirării;

Rapoarte privind accidentele de muncă sau incendiile – 8 ani;

Documete de personal – 3 ani;

Documete de transport – 4 ani.

Înregistrarea pe microfilme

Înregistrarea documentelor pe microfilme înlătură necesitatea menținerii dosarelor aglomerate cu hârtii. Microfilmele sunt folosite pentru înregistraea documentelor de afaceri, a documentelor juridice, desenelor, ziarelor, revistelor. Reducându-li-se mult dimensiunile, acestea necesită spațiu de depozitare mai mic și pot fi găsite mai ușor. Conținutul microfilmelor poate fi vizualizat pe monitor.

Un dispozitiv de extragere a microfilmelor are posibilitatea să comunice direct cu un computer sau cu orice aparat electronic din birou, în afara de capacitatea sa de vizulalizare a microfilmelor. Computerul înregistrează exact locul unde se află documentul sursă și îl accesează imediat, ca și pe alte date necesare.

Se pot folosi următoarele tipuri de microfilme:

Rolfilm: este foarte des folosit pentru înregistrarea documetelor de arhivă ce nu necesită adăugiri; casete cu peliculă fotografică: acestea conțin tot un rolfilm dar este mai ușor de manevrat pentru că banda fotografică stă rulată în casetă și este complet protejată; microfișe: sunt coli de microfilm cu rânduri de imagini potrivite pentru un mare număr de înregistrări ce nu necesită actualizare – 400 formate A4 pot fi încarcate pe o microfișă de dimensiuni 6” ori 4”; mape de plastic: un sistem de foi volante cu șanțuri orizontale pentru prinderea benzilor pe film, ideal pentru aplicații ce necesită actualizări periodice; dizpozitiv de ieșire de la calculator pe microfilm: datele sunt transferate direct din calculator pe microfilm cu o viteză de 120 000 caractere pe secundă.

Avantajele folosirii acestui sistem sunt următoarele:

Economisește spațiu și reduce greutatea, pentru că dosarele pline cu hârtii se reduce la filme. De exemplu, conținutul unui dulap vertical cu patru sertare poate fi condesat pe patru role de microfilm, putându-se stoca până la 120 000 de pagini format A4 pe o singură rolă de microfilm.

Documentele pot fi expediate cu taxe poștale mai mici.

Riscul de a pierde înregistrările sau de a încurca între ele informațiile este foarte mic.

Filmul este mult mai durabil decât hârtia.

Imaginea filmată poate fi marită pe hârtie, aceasta asigurând obținerea de copii clare într-un timp foarte scurt.

Accesarea unui document este rapidă, pentru că este mai usor să găsești o secțiune dintr-un film decât să cauți prin dosare.

Informațiile sunt în siguranță pe microfilm dar, pentru acte juridice, o dată cu documentul, trebuie microfilmat și certificatul de autenticitate.

Aceste avantaje trebuie însă comparate cu costul echipamentului și al instalării, cu timpul necesar pentru microfilmarea și indexarea documentelor și cu inconvenientul de a trebui folosit un terminal de vizualizare de fiecare dată când e necesar documentul.

Stocarea și extragerea datelor utilizând computerul

Atât timp cât hârtia continuă să fie principalul mijloc de transmitere a informațiilor, se vor folosi încă metodele de îndosariere clasice și de depozitare în dulapuri.

Cu toate acestea, sistemele computerizate, care sunt mult mai rapide și ocupă mai puțin spațiu, reduce gradat necesitatea folosirii dosarelor de hârtie, înlocuindu-le cu discuri, casete și microfilme.

În orice instituție există persoane care la un moment dat au nevoie de o anumită informație. Nu de puține ori, accesul la informația potriviă, la momentul și locul potrivit crează avantaje competitive unei instituții sau societăți, concretizate în bani cheltuiți eficient sau profit.

Indiferent de domeniul de activitate, majoritatea informațiilor rezidă în documente precum faxuri, contracte, corespondență interioară și exterioară, brosuri, documente cu caracter legal contabil, documente în format electronic etc. Mai mult, având în vedere continua dezvoltare a rețelei Internet și rețelelor Intranet se simte o nevoie strategică de a proteja și face în mod continuu disponibile informațiile deținute pentru angajați, clienți sau parteneri ai instituției la un cost minimal. Fără abilitatea de a stoca și utiliza în mod eficient și a administra aceste date, există posibilitatea apariției blocajelor în activitatea de zi cu zi a unei instituții datorită fluxului neperformant de date.

]

Fig.Nr. 3.2 Procentajul regăsirii cunoștințelor

Astăzi, GED-ul a devenit o componentă importantă a sistemelor informaționale ale firmelor în care ea introduce funcții de gestiune sau de prelucrare a documentelor “vii”, menite să secondeze aplicațiile și programele birotice. În acest nou context, utilizatorul este și producător și consumator de informații, modelarea sistemului informațional nefiind posibilă a fi efectuată decât de către organizația care a produs sistemul.

Dar ce este GED-ul? Definiția data de APROGED noțiunii de Gestiune Electronică a Documentelor este: Ansamblul de instrumente și tehnici ce permit dematerializarea, clasarea, gestionarea și stocarea documentelor pornind de la aplicații informatice în cadrul normal de desfășurare al activității într-o întreprindere.

Care poate fi în sinteza problematica unui GED:

Arhivare;

Gestiunea resurselor de documentare (identificare, folosire automată indiferent de format, dicționar, indexare, căutare);

Gestiunea circulației documentelor (workflow);

Cautarea informatiei;

Indexarea informației pentru a o clasa și a o regăsi ulterior;

Restituirea informației;

Integritatea și fidelitatea informației.

Dacă aveți “munți” de informații și doriți ca acestea să fie regrupate pe un suport informatic pentru a permite, pe de o parte, ocuparea a cât mai putin spațiu (comparativ cu suportul de hârtie), iar pe de altă parte accesibilitate mărită a acestora (atât acces rapid cât și partajarea datelor), este cert că aveți nevoie de un sistem GED. Un astfel de sistem permite automatizarea a numeroase operații și în plus fluidifică informația. Funcția de fluidificare este importantă întrucât permite reducerea importantă a timpului ce trece între momentul apariției informației și cel al prelucrării ei.

Gestiunea electronică a documentelor corespunde unei schimbări la nivelul:

tehnologiei;

al posturilor de lucru;

al comportamentului personalului.

Bazat pe circuitul documentelor de hârtie unde informația reprezintă putere și duplicarea este instrumentul de bază în asigurarea comunicării, GED-ul a devenit o condiție obligatorie pentru firmele ce doresc să-și minimizeze costurile de gestiune, să-și conserve volume imense de informații, să accelereze consultarea și transmiterea informațiilor și să asigure în plus confidențialitatea și prin aceasta eficacitatea și rentabilitatea firmei.

În consecință GED-ul sau GEID-ul reprezintă:

Gestiune = definirea regulilor și a metodelor de utilizare și de gestiune a fluxurilor de informații;

Electronică = aceasta implică ca informația să fie dematerializată și accesibilă prelucrării cu ajutorul calculatorului;

Informație = se consideră că informația este un suport al cunoașterii indiferent de forma sau suportul pe care se află;

Documente = suportul care conține informația. Putem deci aprecia ca GED-ul cuprinde ansamblul sistemelor logice și materiale destinate să asigure organizarea, gestiunea și distribuția, sub formă electronică, a informațiilor existente, în cadrul unor soluții integrate la nivel de întreprinderi și de administrație.

Aplicatiile GED se împart în cinci mari categorii:

GED-ul Birotic;

GED-ul COLD (Computer Output on Laser Disk);

GED-ul Documentar;

GED-ul Tehnic.

GED-ul Administrativ;

GED-ul Birotic

Este ilustrat în special prin produsele firmelor Lotus și Microsoft. Aceste produse sunt în concordanță cu platformele birotice clasice, care se doresc din ce în ce mai comunicante în cadrul conceptului de lucru în echipă (groupware). Instrumentele GED-ul Birotic, din care cel mai reprezentativ este Lotus Notes, permit manipularea documentelor în formatul lor de origine (Word, Excel…), centralizarea clasării lor pe unul sau mai multe servere, schimbul de documente prin mesageria electronică etc. Deseori, integrează și funcții de distribuție, copiere, agendă electronică.

GED-ul COLD (Computer Output on Laser Disk)

Termenul de COLD, care este acronimul pentru Computer Output on Laser Disk, este utilizat în referință cu aplicațiile de tip COM (Computer Output on Microfilm), fiind o tehnică care se substituie micrografiei și permite stocarea sau arhivarea pe discuri optice numerice. Acest tip de aplicație, denumit și “Arhivare electronică” în anii `80, este fără îndoială prima aplicație a Gestiunii Electronice a Documentelor. Ea permite stocarea și indexarea automată a ansamblului de documente generat de aplicațiile de gestiune și destinat imprimării. Principiul constă în recuperarea fișierului trimis spre imprimare (spool), descompunerea lui după o logică definită prin parametri și extragerea criteriilor și valorilor necesare indexării. Documentele vizate sunt: cele ce atestă situația contabilă, facturile, statele de plată, extrasele de cont etc.

Fig. Nr. 3.3 Probleme ale conversiei digitale

GED-ul Documentar GED-ul Documentar este direct legat de căutarea documentară, în particular în cadrul aplicațiilor de tip bibliotecă , documentație științifică, eventual revista de presă. Este inclus accesul la imaginea documentului fizic și accesul la fotografii (aplicații de tipul fotobibliotecă).

Acest tip de aplicație se caracterizează în principal prin metode de indexare și de căutare care fac cel mai adesea apel la Thesaurus, text integral (indexare și căutare în text integral), cu operatori de apropiere, căutare după concepte și uneori mod de interogare în limbaj natural.

GED-ul Tehnic

Cuprinde toate aplicațiile în care conceptul de Gestiune electronică a documentelor este legat direct de o profesie. Foarte des, acesta se caracterizează prin circulația și folosirea documentelor pentru care formatul este specific unei meserii. Printre aplicațiile din această clasă, cele mai numeroase sunt cele pentru birourile de studii, pentru gestiunea planurilor sau pentru gestiunea documentației tehnice a unui proiect industrial particular. Se asociază în unele cazuri cu gestiunea nomenclatoarelor și circulația documentelor structurate de tip SGML.

GED-ul Administrativ

Această clasă de aplicații conține ceea ce în general intitulăm Gestiunea Dosarelor Electronice și corespunde clasării documentelor administrative variate și diverse, cel mai adesea sub formă de imagine numerizată. Aici putem regăsi facturile furnizorilor, bonurile de comandă, corespondența, fax-urile etc.

În general, GED-ul Administrativ face parte dintr-o aplicație globală de gestiune și permite utilizatorilor să acceseze rapid imaginile documentelor de care au nevoie, fără a se deplasa sau fără a încărca biroul de dosare. Adesea, și în mod particular în sectorul terțiar al serviciilor, sunt integrate în acest modul și instrumente de comunicare și gestiune a fluxurilor (workflow); acestea permit schimbul de documente în rețea, solicitarea de informații complementare unui coleg, punerea în discuție în cadrul grupului de lucru a unor documente extrase din dosar, validarea unui document printr-o semnătură electronică etc

Informațiile prelucrate pot fi stocate în următoarele feluri:

Pe dischete – acestea sunt folosite pentru calculatoare personale. Capacitatea lor este de la 40 la 1000 pagini format A4 de informații.

Pe bandă magnetică – aceasta poate fi prinsă în casetă sau pe rolă. Actualizarea este similară procesului utilizat pentru casete obișnuite, astfel că materialul actualizat este înregistrat peste informațiile existente.

Pe hard disc – hard discul se mai numește și disc Winchester și este capabil să păstreze o mare cantitate de informații, ex. 100 megabytes (Mb) sau 100 milioane bytes/caractere.

Pe discuri optice – înregistrarea pe discuri optice folosește tehnologia de scanare cu raze laser. Cele mai multe discuri folosite sunt de tipul “scrie o dată, citește de mai multe ori”. Tipul Worm folosește discuri de 13, 5 cm sau 30,5 cm care sunt capabile să înregistreze între 600 de megabytes și 4 gigabytes de pe un computer. Datele sunt protejate și pot fi accesate rapid de la orice terminal din rețeaua de lucru. Documentele procesate în acest fel sunt cele cu care nu se mai lucrează în mod curent, dar pot fi necesare într-o anumită situație, de aceea trebuie să fie ușor și rapid accesibile (de exemplu rapoarte, situații financiare și corespondență).

Sistemul cu discuri optice include un PC, un disc optic, un scanner de înaltă rezoluție și o imprimantă. Documentele sunt scanate în interiorul sistemului și stocate pe dicul optic. În timpul acestei operații, se poate verifica acuratețea și calitatea imaginii scanate și se pot face modificările necesare de la tastatura computerului. Fiecare document este indexat de către operator.

Folosind tastatura, operatorul poate efectua o serie de operații cum ar fi: să găsească un document și să-l afișeze pe ecran; să facă referiri la mai multe documente simultan și să le compare între ele; să obțină o copie “hard” la imprimantă; să transmită un document prin fax la un anumit beneficiar. Dacă sistemul este legat de rețea, datele pot fi accesate și imprimate la mai multe terminale. Sistemul poate fi asemeni legat la un computer existent pentru interacțiune cu informațiile încorporate.

APLICAȚIE PRACTICĂ – INREGISTRAREA CORESPONDEȚEI

Corespondența ajunge în locuri și la persoane diferite în cadrul unei organizații. Din acest motiv este esențial ca atât în firmele mari cât și în cele mici să existe un punct unde să se poată obține informații asupra persoanei la care a ajuns o anumită hârtie, dacă s-a răspuns la o scrisoare, dacă scrisoarea a fost arhivată. Acest punct este secretara.

Orice document care intră sau iese din secretariat trebuie înregistrat. Societățile mari au un serviciu de registratură care se ocupă de intrări și ieșiri. În societățile mici, de înregistrări se ocupă secretara. Secretara va ține evidența corespondenței. Se folosesc de obicei sisteme jurnal. În acest sens fiecare scrisoare este trecută într-un caiet – registru. Există registru de intrări și registru de ieșiri. Se poate combina registrul de intrări cu cel de ieșiri, după cum vă voi arăta în continuare. Companiile mai moderne, automatizate, au un sistem de fișiere special, precum și microfilme sau sisteme automate de stocare a datelor.

Este evident că numai scrisorile și documentele importante se înregistrează. De obicei, tipăriturile și materialele publicitare nu se înregistrează. Cereți-i noului șef amănunte cu privire la selecționarea corespondenței pentru înregistrare.

Sistemul jurnal – registrul de intrări – ieșiri

Un registru de intrări trebuie să cuprindă:

numărul curent;

data;

numărul de ieșire al expeditorului;

numărul de intrare al beneficiarului;

la ce se referă;

numele expeditorului;

cui a fost repartizat;

semnătura.

Așa poate să arate un cap de registru de intrări sau chiar și un cap de tabel intrări pe calculator.

SFAT

Folosiți un registru chiar dacă aveți un calculator (e mai greu de distrus decât o bază de date).

Folosiți un program tip bază de date.

Conceptul de bază de date a suferit unele modificări, în semnificație, de la pariție până în prezent.

Baza de date, așa cum a apărut inițial acest concept, este o colecție organizată de date operaționale, memorată cu redundanță minimă, necesară uneia sau mai multor aplicații interdependente. Deci există o deosebire netă între baza de date și aplicațiile care acționează asupra datelor din baza de date.

Odată cu apariția conceptului de obiect și a sintagmei „orientare pe obiect”, în conceptul de bază de date pot intra atât obiectele care conțin colecția de date cât și obiecte care conțin metode de prelucrare a datelor din colecție. Cu toate acestea definiția inițială pare fi cea mai corectă.

Prin intermedul ferestrei DataBase (vezi în Fig. Nr. 3.4), specifică versiunii 2000 a produsului Acces, se pot crea, modifica, sau activa obiecte ale bazei de date. Ea reprezintă interfața utilizatorului cu baza de date.

Fig. Nr.3.4 Fereastra DataBase

Crearea bazei de date

În continuare vă voi prezenta crearea bazei de date „dbp”, bază de date care ține evidența corespondenței unei firme. Pentru crearea bazei de date noi urmăm pașii:

Se construiește un Folder unde se dorește înregistrarea bazei de date.

Se deschide Microsoft Acces.

Se selectează New DataBase din meniul File –New- Blank DataBase-OK.

Apare fereastra File New Database în care specificăm folder-ul unde trebuie înregistrată baza de date și îi dăm acesteia numele „dbp”.

Apare fereastra DataBase în care putem construi obiectele bazei de date.Bazele de date în Acces se construiesc, cu obiecte Acces, prin intermediul celor două motoare (motorul aplicației Acces și motorul de gestionare a datelor). Tabelele sunt singurele obiecte care conțin date, restul obiectelor conțin metode de prelucrare a datelor din tabele. Acces grupează obiectele pe care le construiește.

Principalele clase de obiecte Acces sunt:

Tables;

Queries;

Forms;

Reports

Macros

Modules

Pages

1. Prezentarea tabelelor din baza de date

Tabela este obiectul Acces destinat să memoreze și să manevreze date structurate tabelar, adică date organizate în linii (records) și coloane (fields); este singurul tip de obiect Acces care conține date proprii. Prin urmare, prin denumirea de tabelă se ascund două concepte: obiect Acces și structură tabelară de date.

Baza de date „dbp”, după cum se vede în Fig. Nr. 3.5 conține 4 tabele: Intrari, Iesiri, expeditor și destinatar.

Fig. Nr. 3.5 Tabelele bazei de date „dbp”

În continuare vă voi prezenta structura celor 4 tabele.

Tabela Intrari conține următoarele câmpuri:

Numarinreg(cheie primară), de tip Number, Field Size: Long Integer – număr de înregistrare – care este comun atât operațiunilor de intrare cât și celor de ieșire. Datele se completează în continuare pe aceeași linie. La scrisorile inițiale se va trece “din oficiu”;

Datainreg, de tip Data – data înregistrării ( anul, luna, ziua);

Numardoc, de tip Number, Field Size: Long Integer – numărul documentului (de ieșire de la expeditor) de ex. 55;

Datadoc, de tip Data – data documentului (de ieșire de la expeditor) de ex. 02/06/2003;

Numaranexe, de tip Number, Field Size: Long Integer – numărul anexelor – aici se trec toate documentele care sunt eventual anexate (numărul lor); anexele nu sunt ștampilate;

Numee (cheie secundară), de tip Text, Field Size: 20 – de la cine provine documentul – aici se trece denumirea firmei care trimite sau a persoanei când este vorba de o persoană fizică; dacă este vorba de o scrisoare inițială, se trece “din oficiu” și, eventual, numele departamentului care o expediază

Continut, de tip Text, Field Size: 20 – conținutul documentului – se trece problema la care se referă documentul, de ex. reclamație, ofertă, comandă, cerere de ofertă;

Repartizat , de tip Text, Field Size: 20 – eventual persoana căreia i s-a repartizat spre rezolvare documentul;

Tabela expeditor contine și ea de asemenea câmpurile:

Numee ( cheie primară), de tip Text, Field Size: 20 – de la cine provine documentul – aici se trece denumirea firmei care trimite sau a persoanei când este vorba de o persoană fizică; dacă este vorba de o scrisoare inițială, se trece “din oficiu” și, eventual, numele departamentului care o expediază;

Tip, de tip Text, 15, – tipul expeditorului, poate fi societate comercială, sau persoană fizică;

Adresa, de tip Memo – adresa expeditorului;

Functie, de tip Text, 30 – funcția expeditorului;

Apoi urmează tabela expeditor cu următoarele câmpuri:

Numed (cheie primară), de tip Text, Field Size:20 – numele destinatarului, către cine se expediază documentul, definirea firmei sau persoanei;

Tip, de tip Text, Field Size: 15 – tipul destinatarului, poate fi societate comercială, sau persoană fizică;

Adresa, de tip Memo – adresa destinatarului;

Functie, de tip Text, Field Size: 30- funcția destinatarului

Ultima tabela este Iesiri ce deține câmpurile:

Numariesire (cheie primară), de tip Number, Field Size: Long Integer – numărul de ieșire al documentului;

Indicativ, de tip Text, Field Size: 10 – indicativul dosarului, este un element de clasare-arhivare, care este specific fiecărei organizații, după cum vom vorbi în lecția respectivă. De ex. III A.12. unde III poate fi o direcție, A. un serviciu, 12.dosarul în care s-a clasat documentul. eventual și data la care s-a arhivat.

Numarinreg (cheie secundară), de tip Number, Field Size: Long Integer – număr de înregistrare a documentului la care se conexează ( cel la care se răspunde) – care este comun atât operațiunilor de intrare cât și celor de ieșire;

Dataexped, de tip Data – data expedierii – (anul, luna, ziua) se referă la ieșiri;

Modrezolvare, de tip Text, Field Size: 22 – modul rezolvării – aici se trece succint felul în care s-a răspuns, rezolvarea reclamației, trimiterea unei oferte, trimiterea unui contract, solicitarea unei întâlniri; sau pentru scrisorile inițiale, conținutul documentului;

Numed (cheie secundară), de tip Text, Field Size: 30 – către cine se expediază documentul;

Mai jos avem două imagini a conținutului celor 4 tabele; obiectul prin care se expune conținutul poartă numele de Foaie de date a tabelei.

Fig. Nr. 3.5 Conținutul tabelelor Intrari și Iesiri

Fig. Nr. 3.6 Conținutul tabelelor expeditor și destinatar

Relații între tabele

Între tabelele bazei de date “dbp” este o relație numită One-to-Many. Este cea mai frecventă relație în proiectarea bazelor de date ACCES.

Între cele patru tabele există o relație One-to-Many deoarece:

o tabelă are o cheie primară de care este legată altă tabelă;

cheia de legătură din tabela primară, este declarată cheie primară; tabela legată are cheie primară dar nu pe cea de legătură (care nici nu poate să fie primară deoarece valorile ei se pot repeta);

fiecărei înregistrări din tabela One îi corespunde, prin intermediul valorilor cheilor de legătură, 0, 1, sau mai multe înregistrări din tabela Many, în timp ce fiecărei înregistrări din tabela Many îi corespunde cel mult o înregistrare din tabela One.

Fig. Nr. 3.6. prezintă legăturile dintre tabelele bazei de date “dbp”

2. Query (cerere – altă traducere ar fi interogare)

Cererea este obiectul Acces prin care se poate obține:

răspunsul, sub formă tabelară, a unei întrebări puse bazei de date;

actualizarea unei tabele aparținând bazei de date (modificări de date, adăugări sau ștergeri de înregistrări);

sursa de date (dintr-o tabelă sau mai multe) pentru un obiect de tip Formă sau Raport

Baza de date “dbp” are, ca obiecte de date, tabelele: Intrari, Iesiri, expeditor si destinatar, legate între ele prin câmpurile Numee, Numarinreg și Numed. Tabele Intrari și Iesiri conțin informații despre documentele care intră și ies din unitate, iar tabelele expeditor si destinatar dețin informații cu privire la provenineța ocumentelor

Fig. Nr. 3.7 prezintă interogările baze de date

Fig. Nr. 3.7 Interogări

Cerei de selecție după câmpuri

Doresc să obțin o afișare a destinatarilor sortati după funcție și în cadrul aceleiași funcții, după nume însă ordinea de afișare să fie mai întâi numele și apoi funcția. Soluția propusă este în Fig. Nr. 3.8 .

Fig. Nr. 3.8 Sortare

Fig. Nr. 3.9 Sortare (Design View)

Echivalentul SQL:

SELECT destinatar.Numed, destinatar.Tip, destinatar.Adresa

FROM destinatar

ORDER BY destinatar.Numed, destinatar.Functie DESC;

Cerei de selecție folosind funcții de agregare

În Fig. Nr. 3.10., 3.11, sunt prezentate cereri de selecție QAgrlSal în care sunt utilizate funcțiile de agregare: Max, Min, Count.

Fig. Nr. 3.10 Funcția de agregare Max

Se dorește obținerea ultimei date de înregistrare a unui document.

Fig. Nr. 3.11 Rezulatul Interogării

Echivalentul SQL:

SELECT Max(Intrari.Datainreg) AS [MaxOfData Inregistrarii]

FROM Intrari;

Penrtu a afla prima data a expedierii unui document avem echivalentul SQL:

SELECT Min(Iesiri.Dataexped) AS [MinOfDataExpedierii]

FROM Iesiri;

Pentru a afla care este numărul de anexe aplicăm funcția Count astfel:

SELECT Count(Intrari.Numaranexe) AS [CountofAnexe]

FROM Intrari;

Concluzii

În munca de birou s-au introdus în ultima vreme noi thnologii de prelucrare a textelor, de distribuire și transmitere a informației care au operat modificări de esență în ceea ce privește conținutul profesiunii de funcționară – secretară, atitudinile mentalitățile și percepțiile ce decurg din noul său statut.

Secretara modernă este o persoană educată și educabilă, care are capacitatea de a comunica cu oamenii, de a-i ajuta și, în general, de a-și organiza și controla propria muncă, contribuție și carieră.

Pentru a fi competentă, secretara trebuie să dispună de cunoașterea limbii române și a 1-2 limbi străine, de stăpânirea lucrului pe calculator și a muncii de birou, de capacitatea de comunicare, de a-și înțelege și ajuta semenii de rigurozitate și disciplină interioară, de capacitatea de a lucra précis și rapid, de încredere în propriile inițiative, de simțul răspunderii, de discreție și loialitate, de punctualitate, de flexibilitate, de spirit de echipă și de un înalt respect al ierarhiilor.

În general, secretara trebuie să ducă la împlinire anumite sarcini tipice, dar nu oricum, ci cu maximă eficiență:

Deschide și sortează corespondența;

Dă curs corespondenței de rutină

Scrie după dictare;

Expediază corespondența;

Clasează documente;

Răspunde la telefon: preia mesaje, rezolvă probleme curente, asigură că ce ce telefonează, vorbește cu persoana cea potrivită, își protejează șeful de convorbiri nedorite;

Se îngrijește de oaspeți;

Are în păstrare agenda de lucru;

Organizează întâlniri;

Organizează călătorii;

Întocmește și păstrează o bibliotecă de informții utile;

În încercarea de a o defini secretara este personajul reprezentativ pentru era informației și comunicării; fiind cronicara evenimentelor instituției sale sau autoarea unor anale nepublicate, ea reprezintă pilonul: dacă ea pleacă, organizția dispare sau stă pe loc.

Bibliografie

http://www.feaa.uaic.ro/cercetare/simpozioane/24_26_oct_2002/ziua2/sectiunea_III/EMERGENTA%20NOILOR%20TEHNOLOGII%20INFORMATIONALE%20SI%20COMUNICATIONALE%20GESTIUNEA%20ELECTRONICA%20A%20DOCUMENTELOR.pdf

www.chez.com/maxboxer/cours/ged.html, p. 1-5

http://www.aproged.org/publications/GEDD.htm, p.1-3

http://www.grd-publications.com/art/ls041/ls041140.htm, p.1-7

http://www.archives-nord.com/geide.htm, p.1-6

Abela Hascal și Lucreția Preotescu, Corespondența și tehnica secretariatului, Editura didactică și pedagogică, București, 1992

Airinei, D., Filip, M., Fătu, T., ș. a., Introducere în Informatica Economică, Editura Sedcomlibris, Iași, 1999

Alter S., ” Information Systems”, Benjamin, Cummings Publishing Co., 1996

Aurelia Anastasia Marinescu – Codul bunelor maniere, Editura Humanitas, București, 1995

Calendarul activităților de secretariat, Tipografia Univ. Din București, 1987

Doina Fotache, Birotica, Editura Junimea, Iași, 2001

Doina Fotache, Groupware, Editura Polirom, Iași, 2002

Elisabeta Nicorescu – Elemente de modernitate într-un compartiment sau birou, Editura didactică și pedagogică, R.A. București, 1998

Geroges Vivien și Veronique Arne, Secretara perfectă, Editura Larousse și Editura Sigma Primex, București

Hotnogu Adina-Simona, Lucrare de diplomă, Sistemele informaționale birotice moderne, Coordonator Conf. Univ. Dr. Fînaru Luminița, Iași, 2002

John Harrison, Curs de secretariat, editura B.I.C. ALL srl, București – 1996

Margit Gatenjs-Reuter , Manual de secretariat și asistență managerială, Editura Tehnică București, 1999

Maria Popescu – Management pentru tinerele secretare, Editura Univ. Mării Negre, București,1995

Naftanaila Ion, Colesca Sofia, Birotica și secretariat, Editura ASE, București, 1999

O’Brien J., Les systemes d’information de gestion, de Boeck Université, Montreal, 1995

Oprea D., Analiza și proiectarea sistemelor informaționale economice, Editura Polirom, Iași, 1999, pg. 53

Socobeanu Iordana ,  Manual de secretariat, Editura Eficient, București, 2002

Socobeanu Ionel, Socobeanu Iordana, Secretele Secretariatelor, Editura Eficient, București – 1998

Teodorescu Alexandru, Lecții de Acces, Editura Albastră, Cluj-Napoca, 2002