Birotica Si Importanta Acesteia

Argumentul

Am ales această temă deoarece, consider că pentru funcția de Asistent Manager sunt necesare noțiunile prezentate în această lucrare. Lucrarea de față dorește să prezinte noțiuni legate de birotică și de noile tehnologii apărute pentru simplificarea muncii din cadrul unui birou.

Capitolul 1

Conceptul de birotică

În prezent, tehnica utilizării computerelor nu mai poate fi disociată de birouri. Programele de prelucrare a textelor, de calcul tabular și cele grafice au devenit de la sine înțelese, cerințele de profesionalizare și noile versiuni solicitând o permanentă adaptare. Folosirea exclusiv izolată a acestor programe nu este însă suficientă pentru a face față cerințelor practice, prezente și viitoare, fiind necesară utilizarea complementară a pachetelor de programe birotice și a rețelelor de computere, ca și a formelor moderne de comunicare birotică.

Așa cum afirmă și cercetătorii germani Margit Gӓtjens- Reuter și Claudia Behrens, ,,când se discută despre modernizarea muncii în secretariate și birouri, se folosește des noțiunea de comunicație birotică. Prin aceasta se înțeleg toate acțiunile care au ca obiectiv asigurarea unui sprijin corespunzător tuturor activităților de birou, prin utilizarea unor tehnologii noi.”

Cuvântul ,,birotică” a intrat în limbajul cotidian destul de recent prin preluarea termenului francez ,,bureatique” care, la rândul său, este echivalentul termenului englezesc office automation. Termenul a fost introdus în limba franceză de P. Berger și L. Nauges, după Convenția Informatică din anul 1976. Ambele termene, dar mai ales cel englezesc, sugerează domeniul biroticii- biroul- și obiectivul fundamental al acesteia- automatizarea biroului. Aceste afirmații sunt susținute de cuvintele cercetătorului Ion Năftănăilă, care declară la rândul lui că ,, dezvoltarea propriu-zisă a biroticii a început în anii '70, odată cu apariția procesoarelor de texte, a faxului și a telex-ului. Atunci, erau vizate numai câteva categorii de angajați specializați și secretariatele."

,, Ansamblu de tehnici informatice( calculator, xerox, telefon, telefax etc) folosite în activitățile administrative, de secretariat etc. ; Ramură a informaticii care studiază folosirea calculatoarelor în munca de birou și în activitățile conexe acesteia.”- acestea sunt primele două sensuri ale conceptului de birotică menționate în Dicționarul Explicativ al Limbii Române. O altă definiție a biroticii este dată de cercetătorii francezi Jean- Louis Peaucelle și Humbert Lesca: ,,birotica este ansamblul de tehnici și mijloace tinzând spre automatizarea activităților de birou și în principal a prelucrării și comunicării cuvântului, textelor și imaginii.”

Birotica are la origine nevoia integrării în munca administrativă și de birou a tehnicilor moderne de comunicație și prelucrare automată a datelor, în scopul creșterii calității acesteia. Această integrare a devenit posibilă odată cu răspândirea pe scară largă a microcalculatoarelor de tip PC și a conectării lor în rețele de calculatoare, datorată accesibilității și costului relativ redus.

În general, birotica studiază activitățile de producere, de distribuție și de exploatare a informației din perspectiva muncii de birou, fără însă a se substitui disciplinelor înrudite: informatica, telematica și telecomunicațiile.

Domeniul inițial al biroticii este cel de birou, iar obiectivul său îl reprezintă automatizarea acestuia. Așa cum menționează și Adrian Gheorghe în lucrarea sa intitulată chiar Birotică (1989): ,, Birotica reunește într-un ansamblu disciplinar coerent metode, tehnologii și sisteme pentru automatizarea activităților de birou, prin asistarea unui decident de către tehnica de calcul, alături de o serie largă de periferice prin intermediul unor facilități generate de produse program și sisteme de telecomunicație.”

Calculatorul a fost adăugat în toate domeniile activității productive, începând cu munca de birou și ajungând până la activitățile din halele de producție, datorită marelui său potențial de eficientizare a muncii.

Prin urmare, birotica s-a născut datorită necesității integrării mijloacelor și tehnicilor muncii administrative și de birou cu tehnicile de comunicație și de prelucrare automată a datelor, urmărind creșterea performanței și calității muncii de birou în orice domeniu de activitate.

În același timp, putem afirma că birotica se conturează asemeni unui process de automatizare flexibilă aplicat la locul de muncă cel mai important al societății de astăzi, și mai ales de mâine, și anume biroul. Sistemele birotice ne ajută să procesăm, să diseminăm și să coordonăm informația, care reprezintă materia primă a oricărei activități de birou. Prin acest lucru se încearcă înlăturarea coșmarului birocratic.

Birourile din ziua de azi au trei roluri organizaționale importante, și anume: coordonarea și conducerea muncii lucrătorilor dintr-o organizație, integrarea muncii realizată pe toate nivelurile cu funcțiile din organizațiile respective și cuplarea organizației cu mediul, integrand informațional clienții și furnizorii.

În lucrarea sa ,, Birotica și performanța managerială ", Ion Năftănăilă ne prezintă care sunt cele cinci mari activități desfășurate de birouri pentru a putea indeplini aceste roluri:

Managementul documentelor.

Introducerea informațiilor în fișiere.

Conducerea proiectelor.

Coordonarea personalului.

Repartizarea pe sarcini a indivizilor și a grupurilor.

Pentru a defini mai concret conceptul de birotică, este necesară o punctare a particularităților și tendințelor muncii de birou, indiferent de conținutul său economico-social. Pană Adrian, Ionescu Bogdan și Mareș Valerica sunt cei care ne oferă o percepție clară asupra acestor particularități în cartea lor ,,Birotica"( 1994):

,,O primă particularitate a muncii de birou o constituie predoniminanța proceselor informaționale și decizionale. Materia primă a oricarei activități de birou o constituie informația care, în urma unor procese de analiză și elaborare de variante, oferă suportul deciziei manageriale în orice sistem sau organizație economico-socială.

Cea de-a doua paricularitate o reprezintă ponderea mare pe care o ocupă comunicarea de informații și de decizii, prin cele două forme ale sale:

Comunicarea orală realizată prin dialogul direct, prin convorbirile în grupuri de diferite mărimi, convorbirile la distanță, mediate de rețelele de telecomunicații, sau convorbirile între birourile aceleiași organizații, mediate de rețelele de comunicație interfonice sau telefonice.

Comunicarea scrisă cunoaște o mare varietate de forme și modalități în funcție de suportul fizic al comunicării( documente clasice, legislație, acte decizionale ale conducerii, rapoarte asupra activităților desfășurate sau controlate, cereri, solicitări, sesizări, contracte, documente de plan, întregul sistem de documente de evidență contabilă, fiscal sau socială, schițe, planuri, desene de specialitate, imagini pe support de hârtie sau pe film, microfilm etc.)."

1.1 Obiectivele biroticii

Din etimologia cuvântului birotică rezultă că domeniul său principal îl constituie biroul, iar obiectivul său este automatizarea acestuia prin utlizarea tehnicii electronice și informatice de prelucrare, memorare și transmitere a informației. Acest lucru este cerut de cantitatea din ce în ce mai mare de informație ce trebuie prelucrată.

Adina Berciu- Drăghicescu afirmă că: ,, Productivitatea muncii în acest sector a cunoscut o creștere mult mai lentă în comparație cu celelalte sectoare. De aceea speranța creșterii productivității muncii este legată de dezvoltarea biroticii. “

Pe lângă creșterea și productivitatea muncii administrative, informatizarea muncii de birou determină și alte efecte economice și sociale precum:

-eliminarea efortului fizic sau reducerea considerabilă a acestuia.

-eliminarea efortului fizic și intelectual solicitat de prelucrarea manuală a informației; calitatea prelucrărilor crește prin natura automată a elaborării lor.

-eliminarea efortului solictat de lectura și de controlul exactității documentelor primite sau expediate.

-reducerea timpului de recepție, de prelucrare și de transmitere a informației în activitatea administrativă.

-creșterea exactității proceselor informaționale, a capacității de memorare și a vitezei de regăsire a informației.

-scăderea considerabilă a costului informației și a deciziei pe care aceasta din urmă se fundamentează.

-posibilitatea comunicării și informării( aproape) instantanee, indiferent de distanțele geografice, cu avantaje evidente asupra tuturor domeniilor de activitate( știință, educație, cultură, management, marketing, producție, comerț).

1.2 Principiile biroticii

Același cercetător, Năftănăilă Ion, ne prezintă cele cinci mari principii care stau la baza domeniului vast al biroticii:

Principiul specificalității. Munca de tip administrativ desfășurată în birou reprezintă obiectul de studiu al biroticii. Cu toate că conținutul muncii de birou diferă în funcție de nivelul ierarhic într-o organizație și de caracteristicile generale ale acesteia, există o trăsătură comună: lucrul cu documente și cu informații.

Principiul frecvenței de apariție a diferitelor tipuri de activități. Birotica se oprește numai asupra celor mai utilizate proceduri și acțiuni pentru a obține efectul maxim prin simplificare, prin automatizare și prin integrare.

Principiul simplificării. Activitățile care apar frecvent sunt, în prima etapă, analizate și simplificate, urmând ca apoi, în etapa a doua, să fie automatizate și integrate.

Principiul automatizării flexibile. Repetitivitatea relativă a unor activități permite automatizarea flexibilă a unor sarcini, adica automatizarea realizată direct de către utilizator.

Principiul integrării. Acest principiu se referă la partajarea( utilizarea în comun) datelor și informațiilor dintr-o organizașie. Integrarea reprezintă etapa finală a procesului birotic optimizat în care colaborarea dintre utilizatorul mijloacelor birotice și informaticieni este inevitabilă.

1.3 Locul sistemului birotic în cadrul firmei

1.3.1 Sistemul informațional

Verboncu Ion și Nicolescu Ovidiu afirmă că: ,, Sistemul informațional poate fi definit ca ansamblul datelor, informațiilor, fluxurilor și circuitelor informaționale, procedurilor și mijloacelor de tratare a informațiilor menite să contribuie la stabilirea și la realizarea obiectivelor organizației.”

Sistemul informațional este cel care ofera materia primă( informația) necesară pentru a stabili și pentru a îndeplini obiectivele manageriale, sarcinile, competențele și responsabilitățile atât manageriale, cât și de execuție din cadrul organizațiilor socio- economice.

Acest sistem are două componente primare:

Informația reprezintă un mesaj, un semnal ce reflectă starea unui sistem sau a mediului în care acesta funcționează și care aduce receptorului un spor de cunoaștere. Informațiile se obțin, în general, din prelucrarea datelor.

Data este o înșiruire de caractere numerice sau alfa numerice, care au o anumită semnificație.

În raport cu natura lor specifică, informațiile se procesează diferit, fapt pentru care se disting mai multe tipuri de procese informaționale:

Procesarea datelor se caracterizează prin tratarea informației numerice, dupa reguli matematice și logice, și este larg răspândită în activitățile care solicită un mare volum de calcule, de situații și de rapoarte: economice, proiectare, management, statistică etc. Prelucrarea datelor în sisteme informatice se realizează în mod diferit, în funcție de modul de organizare a acestora în colecții de date. Astfel, putem avea date organizate sub forma fișierelor de date, sub forma foilor de calcul electronic sau sub forma bazelor de date.

Procesarea textelor reprezintă un ansamblu de operații specifice lucrului cu texte. Obiectul procesării, textul, structurat în pagini, în paragrafe, în fraze și în cuvinte, este supus unor operații vizând forma caracterelor și mărimea acestora, forma și mărimea paginii și modul de așezare a textului în pagină. Procesarea textelor se realizează fie cu programe specializate cum sunt procesoarele de texte wordstar, word, wordperfect, fie cu componente pentru tratare text ale unor sisteme de programe având altă destinație principală.

Procesarea documentelor reprezintă un mod de utilizare modern și eficient a tehnicilor informatice și electronice în vederea receptării, memorării și prelucrării grafice a imaginilor conținute în documente. Un document poate conține informații provenite din surse diferite: situații și rapoarte rezultate din procesarea datelor, documente conținând texte obținute în urma procesării textelor, tabele și reprezentări grafice realizate de un procesor de tabele, schițe și desene tehnice, grafica bidimensională sau tridimensională realizată cu ajutorul unor programe speciale de grafică, desene alb- negru sau color, simboluri grafice la alegerea utilizatorului, imagini și fotografii scanate etc.

Procesarea sunetului îmbracă forme foarte variate, de la vocea umană la sunete obținute prin sinteză electronică, la sunete naturale sau la sunete muzicale.

Procesarea de imagini completează gama de posibilități oferite de celelalte genuri de tratare a informației și constituie una din realizările cele mai moderne ale electronicii și informaticii. Informația vizuală dinamică este rezultatul afișării și perceperii unui număr de imagini succesive pe unitatea de timp, generând privitorului uman senzația vizuală de mișcare.

,,Însemnătatea acestei clasificări, a tipologiei tratării informației, rezidă în aceea că ultimele patru tipuri de procesare a informației sunt specifice domeniului biroticii. În cadrul acestora, deși s-a plecat de la automatizarea și de la informatizarea prelucrării textelor, care ocupă un loc important în activitatea de birou, se remarcă o tendință de creștere a ponderii operațiilor de prelucrare video și sunet, dar dinamica cea mai înaltă o înregistrează sistemele de comunicare și de procesare a imaginilor fixe și mobile asistate de calculator."

O componentă a sistemului informațional ce tinde să capete un rol preponderent în firmele moderne o constituie procedurile informaționale. Prin acestea desemnăm ansamblul elementelor prin care se stabilesc modalitățile de culegere, de înregistrare, de transmitere și de prelucrare a informațiilor cu precizarea operațiilor de efectuat și succesiunea lor, a suporturilor, modelelor și mijloacelor de tratare. Aceste proceduri informaționale sunt caracterizate prin caracterul lor detaliat, prin gradul ridicat de formalizare, prin caracterul operațional și prin faptul ca sunt din ce în ce mai sofisticate.

Conform Adinei Berciu- Drăghicescu, sistemul informațional are la baza procesului său de proiectare și de reproiectare urmatoarele principii:

Subordonarea conceperii și funcționării sistemului informațional cerințelor managementului firmei.

Corelarea sistemului informațional cu cel decizional și organizatoric.

Unitatea metodologică în tratarea informațiilor.

Concentrarea asupra abaterilor esențiale.

Asigurarea unui timp corespunzător de reacție sistemului decizional.

Asigurarea de maximum de informații finale din fondul de informații primare.

Flexibilitatea.

Eficacitatea și eficiența.

Toate acestea susțin afirmația cercetătorilor Ioan Liță și Logica Bănică prezentată în lucrarea ,,Informatica- Noțiuni de bază și aplicații economice"( 2007), și anume că: ,,sistemul informațional este un set finit de concepte, metode, tehnici, instrumente și procese utilizate pentru prelucrarea informațiilor provente de la un sistem operațional, în scopul transformării lor în date, pentru fundamentarea și urmărirea deciziilor."

1.3.2 Sistemul informatic

Aurel Stepan afirmă în lucrarea ,,Sisteme informatice și inteligența artificială în economie"( 2009) că: ,,un sistem informatic de gestiune ( SIG) este un sistem care procură informațiile necesare operațiilor managementului și funcțiilor de decizie. Sistemul utilizează calcule și programe, comunică date, modele de management și o bază de date. Structura sistemelor este fundamentată nu numai pe tehnologii, dar și pe sistemul de organizare a informațiilor și luarea deciziilor de către indivizii din organizație."

În lucrarea ,,Manual de Secretariat și Asistență Managerială"( 2003), Adina Berciu- Drăghicescu ne prezintă componentele sistemului informatic :

Componenta fizică( hard)- este constituită dintr-un ansamblu de echipamente pentru culegerea, pentru prelucrarea, pentru transmiterea și pentru stocarea datelor și informațiilor.

Componenta logică( soft)- cuprinde sistemul de operare și programele de aplicații.

Baza de date- cuprinde un ansamblu de colecții de date și descrierea legăturilor dintre acestea.

Resursele umane- cuprinde personalul de specialitate( operatori, programatori, analiști, ingineri de sistem).

Cadrul organizatoric- cuprinde cadrul legal necesar funcționării sistemului informatic( stații de calcul, oficiu de calcul, centru de calcul).

Prin intermediul acestor componente, sistemul informatic realizează procesul de prelucrare automată a datelor cu scopul obținerii de informații în vederea fundamentării deciziilor sau realizării producției.

Principalele activități dintr-un sistem informatic sunt cele de prelucrarea informațiilor. Acestea includ:

Introducerea datelor.

Procesarea datelor pentru obținerea de informații.

Ieșirea procedurilor informaționale.

Stocarea resurselor informaționale.

Controlul performanțelor sistemului.

În concluzie, cercetătoarea Minodora Ursăcescu, afirmă în lucrarea ,,Sisteme informatice: o abordare între clasic și modern" ( 2002) că: ,,realizarea unui sistem informatic este o artă și un echilibru între subtilitate și pricepere, iar acceptarea și administrarea lui, o calitate a sistemului propriu de valori ale organizației.”

1.3.3 Sistemul birotic

Sistemul birotic reprezintă un concept informatic ce cuprinde un ansamblu interconectat de echipamente și de programe, de mijloace hard și soft. Toată gama de instrumente hard și soft folosite în cadrul activităților de birou sunt integrate rațional în cadrul sistemelor informatice de birou( sisteme birotice) care dispun de un nucleu informatic, de interfețe specifice cu toate tipurile de periferice, precum și de echipamente de stocare și de transmitere a informației sub diferite forme( analogică sau digitală) sau genuri( date, texte, documente, sunet și imagini).

Figura 1 sugerează fluxurile informaționale care pun în evidență locul și rolul sistemului birotic în cadrul unei organizații. Din figură rezultă o serie de concluzii referitoare la rolul biroticii în activitatea unei întreprinderi sau organizații și raporturile acesteia cu sistemele decizionale și operaționale, pe de o parte, și cu sistemele informatice și de comunicații, pe de altă parte.

Fig. 1. Locul sistemului birotic în cadrul firmei

,,Sistemul birotic este parte integrantă a sistemului informațional al unității și în această postură sarcinile sale se înscriu în cadrul obiectivelor și sarcinilor generale ale întregului sistem informațional."

Astfel, deciziile și reglementările provenite din sfera sistemului decizional sunt preluate și transmise prin intermediul sistemului informațional( sistemul informatic, sistemul birotic și sistemul de comunicații intern) tuturor compartimentelor de execuție care formează sistemul operațional.

În sens invers, informațiile referitoare la modul de execuție a deciziilor și la celelalte aspecte esențiale privind situația din sistemul operațional sunt percepute de sistemul informațional, selectate, analizate, puse în formă adecvată și transmise operativ cadrelor de conducere din sistemul decizional.

Toate acestea reprezintă fluxurile informațional- decizionale interne ale sistemului întreprinderii.

Tot Adina Berciu- Drăghicescu este cea care afirmă că: ,,sistemul informațional realizează, însă, și funcția de relații informaționale ale sistemului întreprinderii cu mediul social- economic: organe financiare și bancare, alte organizații de stat și private, organele ierarhic superioare și cele subordonate( filiale și agenții), parteneri de afaceri, furnizori, clienți, acționari. Această funcție externă, de legatură permanentă cu mediul, ar fi de neconceput, în condițiile de astăzi, fără valorificarea avantajelor oferite de sistemele moderne de comunicare a informației( scrise și orale, vizuale și auditive), în cadrul cărora sistemele de telecomunicații asistate de calculator ocupă un loc central."

Din observarea acestor fluxuri informaționale, Pană Adrian, Ionescu Bogdan și Mareș Valerica afirmă că sistemele birotice joacă tot mai mult un rol de interfață între:

Sistemul întreprinderii și mediul social- economic.

Sistemul decizional și sistemul operațional.

Sistemul de comunicații( extern) și sistemul informatic operațional al întreprinderii

1.3.4 Sistemul decizional

În urma celor prezentate, se poate afirma că informațiile dețin un rol determinant în procesul de fundamentare a deciziilor, în relizarea unei conduceri științifice a activității dintr-o unitate economică.

Decizia se bucură de un caracter obligatoriu pentru sistemul condus. Sistemul informațional este subordonat procesului decizional, ca urmare, calitatea deciziilor depinde de calitatea informațiilor. Acesta este motivul pentru care trebuie să existe o preocupare continuă din partea factorilor de conducere pentru îmbunătățirea permanent a sistemelor informaționale și decizionale.

Una din principalele soluții pentru realizarea acestui obiectiv o constituie utilizarea calculatoarelor în procesul de prelucrare a datelor, deci implementarea sistemelor birotice.

Conform cercetătorilor Verboncu Ion și Nicolescu Ovidiu, ,, ansamblul deciziilor adoptate și aplicate, structurate corespunzător sistemului de obiective urmărit și configurației ierarhiei manageriale, alcătuiesc sistemul decizional."

Deciziile incorporate în sistem sunt foarte variate, motiv pentru care Adina Berciu- Drăghicescu le-a clasificat dupa șase mari criterii:

După orizont: strategice, tactice, curente;

După eșalonul managerial: superior, mediu, inferior;

După frecvență: periodice, aleatorii, unice;

După posibilitatea anticipării: anticipate, imprevizibile;

După amploarea sferei decizionale: integrale, avizate;

După sfera de curprindere: participative, individuale.

Pentru a-și putea îndeplinii funcțiile, decizia, trebuie să întrunească câteva cerințe: să fie fundamentată științific; să fie asumată; să fie integrată( armonizată în ansamblul deciziilor adoptate); să se încadreze în perioada optimă de elaborare și de aplicare; să fie formulată corespunzător.

Datorită complexității mediului ambient decizional, adoptarea deciziilor a devenit din ce în ce mai dificilă, motiv pentru care, managerii apelează la modele, la metode și la tehnici decizionale, multe dintre acestea având la bază calculatorul și programe specifice precum: ELECTRE, tabelul decizional, simularea decizională, arborele decizional.

1.4 Funcțiile sistemului birotic

Obiectivele biroticii( automatizarea și informatizarea activității de birou și administrative) și mijloacele pe care le oferă electronica, informatica și comunicațiile impun funcțiile unui Sistem Birotic sau Sistem Informatic de Birou.

Conform autorilor lucrării ,,Birotică"( 1996), Pană Adrian, Ionescu Bogdan și Mareș Valerica, un Sistem Informatic de Birou îndeplinește următoarele funcții generale:

Funcția de introducere a informației în sistem;

Funcția de stocare și regăsire a informației;

Funcția de procesare a informației;

Funcția de ieșire a informației din sistem;

Funcția de comandă și control al sistemului.

În figura 2 este reprezentată corespondența funcțiilor generale ale sistemelor informatice de birou.

Fig. 2. Funcțiile generale ale Sistemului Informatic de Birou

Funcția de introducere a informației în sistem se exercită prin:

Preluarea informației din rețelele de comunicații naționale sau internaționale, publice sau private;

Preluarea informației provenite din rețeaua locală de date;

Introducerea manuală a datelor și textelor sau înregistrarea cu echipamente adecvate a convorbirilor, imaginii și sunetului.

Funcția de stocare a informației are un rol important în funcționarea unui sistem birotic; capacitatea de stocare a informației și viteza de acces la date constituie criterii fundamentale de apreciere a performanțelor unui sistem informatic de birou. În funcție de durata și volumul informației memorate, informația se poate păstra în:

memoria internă pentru datele în curs de prelucrare;

memoria externă pentru datele care se consult periodic;

arhiva electronică pentru informațiile care se consultă rar.

Informația aflată în memoria unui sistem birotic servește la prelucrare și se poate valorifica prin consultare locală ori comunicată solicitanților prin rețelele de comunicație.

Potrivit Adinei Berciu- Drăghicescu, funcția de procesare constă în:

Conversia informației din forma analog/ digital în vederea memorării- procesării ei cu mijloace informatice, precum și operația inversă de conversie digital/ analogică, care o face compatibilă cu echipamentele electronice de tip analogic pentru redarea/înregistrarea sau transferul de informație audio/vizuală;

Transferul informației de pe un tip de suport( magnetic, optic, memorie, grafic, etc.) pe altul, poartă numele de conversie de suport;

Copierea informației pe același tip de suport, denumită operație de reproducere a informației și documentelor;

Actualizarea bazei informaționale, presupune eliminarea informațiilor devenite inutile, introducerea de informații noi, modificarea valorilor celor existente pentru a le pune de acord cu realitatea;

Tratarea propriu-zisă a informației constă în efectuarea operațiilor care privesc, fie forma în cazul prelucrării textelor, documentelor și imaginilor, fie conținutul în cazul prelucrării datelor;

Consultarea în timp real a informației se realizează cu ajutorul unor programe care realizează selectarea și transmiterea informației solicitate la un dispozitiv periferic de ieșire;

Punerea în formă a informației solicitate la ieșire, presupune operații diferite în raport cu natura informației solicitante

Funcția de ieșire a informației din sistem. Pentru realizarea acestei funcții trebuie să se țină seama de:

Natura informației transferate la ieșire: date, texte, documente, secvențe sonore, secvențe vizuale sau diferite combinații ale acestora;

Conținutul efectiv al informațiilor solicitate la ieșire;

Natura suportului tehnic sau grafic pe care se transfer informația la ieșire;

Forma digital sau analogică a informației transmise;

Destinatarul și mijlocul de comunicare adecvat.

Funcția de comandă și control a sistemului birotic este definită de Simona Rîurean în lucrarea ,,Birotică- Teorie și Aplicații"( 2005), ca fiind cea care ,,dirijează și reglează funcționarea întregului sistem prin alocarea optimă a resurselor sistemului referitoare la echipament, memoria internă, baza de programe și baza informațională, controlul proceselor de intrare, prelucrare și ieșire a informației în funcție de natura lor, de specificul operațiilor care se execută, de destinație și de modul de transmitere a rezultatelor."

1.5 Structura sistemului birotic

Sistemul Informatic de Birou este definit de cei trei autori ai lucrării ,,Birotică" (1996), Pană Adrian, Ionescu Bogdan și Mareș Valerica, precum ,,un concept informatic ce semnifică un ansamblu interconectat de echipamente și programe, de mijloace hard si soft care are ca obiectiv procesarea informației în activitatea de birou și utilizara sistemelor informatice profesionale și sistemelor de telecomunicații, între care se creează un ansamblu de legături funcționale."

Pentru a explica structura și funcțiile sistemului birotic, organizarea și funcționarea acestuia, din definiție rezultă existența a trei componente fundamentale: echipamentul, programele și informațiile. Acestea au roluri diferite în economia sistemului birotic. Astfel, echipamentul( hard-ul) constituie component fizică a sistemului, programenele( soft-ul) reprezintă component logică a acestuia, în timp ce informațiile oferă obiectul supus procesării cu ajutorul mijloacelor amintite. Acestea sunt reprezentate în figura 3.

Fig. 3. Structura sistemului birotic

Componenta fizică este constituită dintr-un ansamblu de echipamente, format din:

Adina Berciu- Drăghicescu susține că ,,unitatea centrală a sistemului este reprezentată de cele mai multe ori de unitatea centrală a unui calculator personal dispunând de un microporcesor din clasa Pentium( III sau IV) cu o frecvență de ordinul GHz( 1-3), o memorie internă de 128 sau de 256 MB și o memorie externă cu un disc fix (HDD) cu o capacitate de ordinul zecilor de GB( 20-100)."

Fig. 4. Structura standard a unui calculator personal.

Unitățile de intrare- ieșire ale sistemului birotic conțin atât periferice comune cu celelalte sisteme informatice, cât și periferice specifice tratării textelor, documentelor, imaginii și sunetului.

Dintre perifericele de intrare necesare unui sistem birotic amintim: scanner, aparatul telefonic și interfață telefonică, aparatul telefax și interfață telefax, interfață de intrare telecopiator, interfață video, microfonul și interfața pentru sunet adecvată, camera de luat vederi și interfața audio- video necesară, lectorul optic de microfilme și interfața specifică.

Perifericele de ieșire ale unui sistem informatics de birou sunt: imprimanta, plotter-ul, aparatul telefonic și interfața sa cu sistemul informatics, aparatul telefax și interfața sa specific, interfața de ieșire telecopiator, imprimanta pentru microfilm și interfața sa, interfața video, interfața audio.

Perifericele de intrare- ieșire întâlnite în configurația unui sistem birotic sunt, în principal: terminalul informatic, compus din monitor alb-negru sau color și tastatura alfanumerică; unitățile digitale de disc magnetic; unitățile audio- analogice de bandă magnetică și interfața acestora; unități video- analogice de bandă magnetic și interfața lor.

Echipamentul pentru comunicații include totalitatea dispozitivelor tehnice de conectare, de codificare,de decodificare, de transmitere și de recepție locală sau la distanță a informației utilizate în activitatea de birou. Structura și funcționalitatea acestuia depind de mai mulți factori: echipamentul informatic de birou utilizat, natura informației prelucrate, tipul de comunicații practice, natura rețelelor de telecomunicații utilizate.

Componenta logică (soft) a sistemului birotic este definită de Simoma Rîureanu ca fiind ,,indispensabilă pentru funcționarea sistemului, indiferent de gradul de complexitate a configurației sale fizice. Soft-ul reprezintă totalitatea programelor care asigură funcționarea calculatorului sau a unor aplicații informatice și este compus dintr-un soft de bază (sistem de operare) și un soft de aplicații. În concluzie, componenta logică constituie subsistemul de programe."

Un singur produs software nu poate satisface toate cerințele utilizatorilor, motiv pentru care există trei clase de produse software:

Software-ul specializat, produs la cheie, specializat în a rezolva anumite sarcini specifice;

Software-ul semigeneralizat, orientat spre aplicații, destinat satisfacerii pretențiilor mai multor companii urmând ca să fie adaptat la specificul utilizatorului;

Software-ul generalizat. Programele din această categorie pot fi folosite de orice utilizator fără nicio adaptare.

Sistemul de informații al sistemului birotic oferă obiectul supus prelucrării în activitatea de birou asistată de calculator și conține multitudinea de rezultate intermediare și rezultate finale ale activității de birou.

Prin funcționarea sincronă și intercorelată a celor trei subsisteme: echipamentele, programele și informațiile, este realizată funcția unui Sistem Informatic de Birou.

Capitolul 2

Baze de date

La începutul apariției lor, calculatoarele erau utilizate doar în scopul efectuării de calcule aritmetice, însă datorită creșterii vitezei de calcul, a capacității de memorare a datelor, a adaugării unor noi componente performante de intrare- ieșire, a dezvoltării unor limbaje de programare, s-a ajuns în prezent la prelucrarea într-un timp scurt a unei cantități mari de informații. Gestionarea și organizarea acestor informații se realizează la nivelul bazelor de date.

,, O bază de date conține toate informațiile necesare despre obiectele ce intervin într-o mulțime de aplicații, relațiile logice între aceste informații și tehnicile de prelucrare corespunzătoare.” În bazele de date are loc o includere a datelor, în sensul că mai multe fișiere sunt private în ansamblu, în acest fel eliminându-se pe cât posibil informațiile redondante. Totodată, este permis accesul simultan la aceleași date, aflate în același loc sau distribuite spațial, a mai multor personae de pregătiri distinct, fiecare având propriul stil de lucru.

În prezent, bazele de date formează unul din cele mai importante domenii în care cercetarea și dezvoltarea sunt concentrate pe extinderea capacităților sistemelor existente. ,, Deși perfecționarea modelelor de date( în sens obiectual, distribuit sau deductiv) atrage o serie întreagă de cercetări, totuși o mare parte din subiecte rămân în contextul bazelor de date clasice, relaționale, vizând oferirea unui plus de confort utilizatorului de baze de date, în interacțiunea lui cu bazele de date. Aceasta decurge dintr-o poziție oarecum generalizată referitoare la sistemele comerciale care, cu toate eforturile de a satisface clienții, suferă totuși de critici privind lipsa de flexibilitate.”

În ultimii ani, dezvoltarea sistemelor de baze de date reprezintă unul dintre cele mai importante aspecte în domeniul tehnologiei informației, având un impact decisiv asupra modului de organizare și funcționare a numeroaselor insistuții și servicii. Ele sunt companiile de comunicație, serviciile bancare, universitățile, serviciile de transport, asigurările, inteprinderile de comerț etc. Acestea sunt strâns legate de corecta și neîntrerupta funcționare a sistemelor de baze de date.

Sistemele de baze de date reprezintă una din cele mai importante componente a vieții de zi cu zi în societatea modernă. Zilnic, un număr impresionant de persoane își desfășoară activitățile care implică interacțiunea cu o bază de date: căutarea unei cărți într-o bibliotecă, depunerea sau extragerea unei sume de bani din bancă, rezervarea biletelor de tren sau de avion, cumpararea unor produse, gestiunea angajaților dintr-o firmă etc.

O bază de date reprezintă mult mai mult decât o simplă listă sau decât un tabel. Baza de date este cea care oferă un control real asupra datelor, făcând posibilă regăsirea, sortarea, analizarea și rezumarea datelor, precum și raportarea imediată a rezultatelor. Aceasta poate imbina date din fișiere distinct, în așa fel încât să nu fie necesară introducerea de două ori a aceleași informații. Poate chiar să facă introducerea datelor mai eficientă și mai corectă.

Deci, ,,o bază de date reprezintă un set de tabele de date înrudite și de alte obiecte de bază de date, cum ar fi un dicționar de date, organizate ca un grup, dotat cu o descriere a acestei structuri.”

2.1. Evoluția bazelor de date

Activitatea de organizare și de prelucrare a datelor a avut în ultimii ani o evoluție determinată de doi factori esențiali și contradictorii care ar putea fi desemnați prin următorii termeni: necesități și posibilități.

,, Necesitățile au fost mereu în creștere, în ce privește manipularea datelor făcându-se simțită nevoia de a avea acces la date tot mai rapid, mai operativ și în volum din ce în ce mai mare. Pe măsura dezvoltării echipamentelor de calcul și a dispozitivelor de memorare, precum și a perfecționării tehnicilor de organizare și prelucrare a datelor, posibilitățile devin din ce în ce mai largi, în măsură să satisfacă din ce în ce mai bine necesitățile.” În același timp, apariția de posibilități noi duce la forumularea de noi cerințe relativ la serviciile pe care le-ar putea oferi o bază de date.

Conform lui Robert Dollinger, în lucrarea Baze de date, aceasă evoluție în timp duce la distingerea mai multor etape:

Prima etapă a evoluției tehnicilor de organizare și prelucrare a datelor se caracterizează prin adaptarea tipurilor de organizare a datelor existente în sistemele de prelucrare manual la condițiile tehnice impuse de utilizarea calculatoarelor electronice. Fișierul reprezintă principalul tip de organizare a datelor folosit în această etapă. Sistemele de prelucrre electonică a datelor au preluat această formă de organizare din sistemul manual, fără a-i aduce perfecționări de fond. Aceasta este etapa în care datele sunt organizate sub formă de fișiere secvențiale, organizare condiționată de utilizarea pe scară largă a benzilor magnetice ca suport extern de memorarea datelor; nu există o diferențiere clară între structura logică a datelor și structura fizică. Structura datelor este proiectată pentru a deserve câte o singură aplicație, ceea ce implică o redondanță mare în memorarea datelor, ca urmare a faptului că date reprezentând același aspect al lumii reale sunt memorate separate pentru fiecare aplicație care are nevoie de aceste date. La aceasta se mai adaugă și dependența aplicațiilor față de date, concretizată prin aceea că o modificare în structura datelor implică modificări ale programelor de aplicație și deci recompilarea lor. În această etapă se folosește în exclusivitate prelucrarea pe loturi.

Etapa a doua este marcată de separarea dintre structura logică de date și structura fizică, separare prin care se realizează independența fizică a datelor. Se folosesc tot mai mult fișierele secvențial- indexate și cele în acces direct având ca suport extern de memorare discul magnetic. Prin separarea celor două structuri se asigură independența aplicațiilor atât față de modificările echipamentelor hardware, cât și față de modul de organizare al fișierelor. Acest lucru duce la schimbarea dispozitivelor de memorare fără ca aplicațiile să fie afectate. Schimbarea dispozitivelor de memorare afectează structură fizică a datelor, dar nu și structura logică, motiv pentru care aplicațiile care sunt dependente doar de structura logică nu sunt afectate. Aceasta este etapa în care apar primele facilități simple de protecție a datelor.

Etapa a treia este definită de apariția fișierelor integrate. O trăsătură comună primelor două etape o constituie faptul că datele sunt organizate în fișiere specifice fiecărei aplicații în parte; fiecare aplicație operează cu un grup propriu de fișiere fără a avea nicio legătură cu fișierele utilizate de alte aplicații. Acest mod de organizare are o serie de inconveniente: redondanța datelor care constă în aceea că aceleași date folosite în aplicații diferite sunt înregistrate în mai multe fișiere, absența unor legături logice între datele din grupuri diferite de fișiere, flexibilitatea redusă a sistemului. Aceste inconveniente pot fi eliminate prin înlocuirea grupurilor de fișiere destinate unor aplicații particulare cu un sistem complex de elemente de date a căror organizare este determinată de legăturile logice existente între acestea și mai puțin de modul de prelucrare din cadrul fiecărei aplicații. Organizarea sub această formă a datelor este realizată în cadrul fișierelor integrate. Acestea permit realizarea a mai multe fișiere logice pe baza acelorași date fizice. În acest fel se reduce redondanța datelor, fiind posibilă utilizarea în comun a acelorași date fizice de către mai multe aplicații. Prin integrarea fișierelor rezultă o structură logică unitară care urmărește să răspundă cerințelor tuturor aplicațiilor. Aceste structure integrate constituie originea noțiunii de model conceptual din cadrul bazelor de date actuale, model ce conține descrierile tuturor datelor și a legăturilor dintre ele.

Etapa a patra este etapa bazelor de date propriu- zise. Trecerea la utilizarea fișierelor integrare, care a oferit șansa exploatării în comun a acelorași date de către mai multe aplicații, a făcut tot mai imperioasă necesitatea realizării independenței aplicațiilor față de structura logică a datelor. Aceasta deoarece orice modificare în structura datelor, pentru a satisface, de exemplu, cerințele unei noi aplicații, putea atrage după sine modificări ale tuturor aplicațiilor care exploatau structura de date respectivă. Acesta este motivul pentru care era necesară desprinderea din cadrul programelor de aplicații a descrierii structurilor de date, descrieri ce poartă numele de model extern. Prin apariția acestor modele externe, la independența fizică a datelor se adaugă și independența logică. Aceasta înseamnă că sunt posibile modificări în structura logică a bazei de date( la nivelul modelului conceptual) fără ca acestea să afecteze aplicațiile. În această etapă se concretizează modelul conceptual ca nivel virtual de organizare a datelor la care se adaugă modelele externe associate fiecărui utilizator. Tot în această etapă apar tehnici și proceduri speciale pentru protecția și securitatea datelor, cât și funcția de administrare a bazei de date. Redondanța datelor este redusă la minimum.

2.2. Utilitatea și avantajele bazelor de date

Aplicațiile de baze de date au ca principal caracteristică punerea accentului pe operațiile de memorare și regăsire, efectuate asupra unor volume mari de date, și mai puțin asupra operațiilor de prelucrare a acestora așa cum este cazul în alte domenii de aplicare a informaticii. Operația de regăsire a datelor este cea care apare în orice aplicație de baze de date și are rolul de a obține informații din baza de date respectivă. Acesta este sensul existenței oricărei baze de date. Orice bază de date este creată pentru a putea fi interogată. Apar și operații de memorare, folosite pentru introducerea de noi date în bază, operații de ștergere pentru datele devenite inutile și operații de actualizare a unor date existente deja în bază.

,, Organizarea datelor în baze de date constituie o formă de centralizare a acestora, fiind un echivalent informatic al bibliotecilor tradiționale. Aceasta implică existența unui bibliotecar care în cazul bazelor de date poartă numele de administrator al bazei de date.”

Centralizarea datelor prezintă o serie de avantaje precum:

Reducerea redondanței datelor memorate: în cazul în care fiecare aplicație lucrează cu fișierele sale proprii este posibil ca aceleași date să apară de mai multe ori în fișiere diferite aparținând unor aplicații diferite. Acest lucru duce la o mare risipă de spațiu de memorare. Datorită centralizării datelor, administratorul bazei de date sesizează eventualele suprapuneri între diverse aplicații și intervine în organizarea datelor în așa fel încât aplicații diferite care au aceleși date să poată utiliza, în comun, un singur fișier pentru memorarea acestora. Redundanța este proprietatea unor date de a se repeat fără să fie necesar.

Evitarea inconsistenței datelor memorate: este consecința firească a redundanței scăzute a datelor. Inconsistența pune problem deosebite în prelucrare lor. În momentul în care există mai multe copii ale aceleași date este posibil, prin actualizarea doar a unora dintre ele, să avem valori diferite pentru una și aceeași dată, fapt ce atrage după sine inconsistența bazei de date.

Posibilitatea partajării datelor: face referire la posibilitatea de a utiliza în comun date de către mai multe aplicații, precum și posibilitatea de a dezvolta niste aplicații noi folosind datele deja existente în baza de date.

Încurajarea introducerii standardelor: administratorul bazei de date este cel care poate impune alinierea la anumite standarde, ceea ce are un rol important în cadrul transferului datelor de la o bază de date la alta.

Posibilitatea aplicării constrângerilor de securitate: administratorul bazei de date poate introduce verificări de autorizare a accesului la date. Se pot impune restricții diferite pentru fiecare tip de acces la date( regăsire, actualizare, ștergere), pentru fiecare dată și pentru fiecare utilizator.

Menținerea integrității datelor: integritatea datelor reflectă cerința ca baza de date să conțină date corecte. Aceasta presupune atât consistența datelor cât și plauzibilitatea lor prin introducerea unor procedure de validare corespunzătoare.

Oferă suport pentru tranzacții: tranzacția este o unitate logică care presupune mai multe operații în baza de date, în particular, o serie de operații de actualizare.

2.3.Sistemul de Gestiune a Bazelor de Date ( SGBD)

Conform autoarei lucrării ,,Aplicații informatice în Access", Bănică Logica, ,,Sistemul de Gestiune a Bazelor de Date este un software care gestionează o bază de date și permite utilizatorului să interacționeze cu aceasta"

Aceași autoare ne prezintă în lucrarea realizată alături de Ioan Liță- ,, Informatica-Noțiuni de bază și aplicații economice"( 2007), care sunt funcțiile unui Sistem de Gestiune a Bazelor de Date:

Definirea structurii bazei de date și stocarea datelor;

Accesarea datelor în regim mono sau multi-user: interogare, modificare, ștergere, adăugare;

Întreținerea bazei de date: păstrarea consistenței și a integrității datelor, compactarea și reorganizarea bazei de date;

Securitatea bazei de date: salvarea și recuperarea datelor în caz de incident, protecția la acces neautorizat.

Emil Burtescu, în lucrarea ,,Informatica managerial- Manual Universitar pentru Învățământul Frecvență Redusă"( 2010), menționează un lucru foarte important, și anume: ,,o bază de date care nu are asociat un Sistem de Gestiune a Bazelor de Date nu-și îndeplinește scopul pentru care a fost creată."

Logica Bănică și Cristian Liviu Ștefan ne prezintă în lucrarea ,, Baze de date online" (2011) modelele de date care descriu organizarea datelor de către SGBD-uri:

Ierarhic- stochează datele în structure de tip arbore, care stabilesc legături de tip părinte- copil. Nivelul de început al arborelui, numit rădăcină, poate avea orice număr de descendenți. La rândul lor, aceștia pot avea descendenți și așa mai departe.

Rețea- reprezintă o extensie a modelului ierarhic, în care un descendent poate avea mai mulți părinți. El poate reprezenta structure complexe de date, dar nu are flexibilitate și este dificil de proiectat.

Relațional- se bazează pe gruparea datelor sub formă de tabele, constituie din înregistrări, formate la rândul lor din câmpuri. Tabelele sunt legate între ele prin câmpuri speciale, numite chei.

Orientat pe obiecte- este cel mai nou tip de SGBD, care integrează principiile programării orientate pe obiecte și ale bazelor de date.

2.3.1.Funcțiile Sistemului de Gestiune a Bazelor de Date

Definirea funcțiilor sistemului de gestiune a bazelor de date are un caracter relativ care depinde de tipul bazei de date( BD). În lucrarea ,, Baze de date- Elemente de teorie, proiectare și aplicații în Access"( 2001), Ilie Popa, Consuela Necșulescu și Ovidiu Dragomirescu, reușesc să definească următoarele funcții principale ale bazei de date:

Funcția de descriere a datelor prin care se permite definirea structurii bazei de date cu ajutorul limbajului de definire a datelor. Definirea datelor se poate face la nivelul logic, conceptual și fizic. Funcția constă în descrierea atributelor din cadrul structurii BD, a legăturilor dintre entitățile BD sau dintre atributele acelorași entități, definirea criteriilor de validare a datelor, a metodelor de acces, a aspectelor referitoare la asigurarea integrității și confidențialității datelor, etc. funcția are ca rezultat elaborarea schemei BD care se memorează în cod intern.

Funcția de manipulare a datelor este cea mai complexă și constă în următoarele activități:

Crearea sau încărcarea BD;

Adăugarea de noi înregistrări;

Ștergerea unor înregistrări;

Modificarea valorilor unor câmpuri;

Căutarea, sortarea, editarea parțială sau totală a unei înregistrări virtuale.

Funcția de utilizare care asigură mulțimea interfețelor necesare pentru comunicarea tuturor utilizatorilor cu BD. Se pot define mai multe tipuri de utilizatori:

Utilizatori liberi sau conversaționali sau utilizatori finali care folosesc limbaje de interogare a BD într-o formă mai simplă;

Utilizatori programatori, care prin intermediul limbajelor de manipulare pot realize procedure complexe de exploatare a BD;

Administratorul BD, care are în sarcină funcționarea optimă a BD.

Funcția de administrare este de competența administratorului BD.

2.4. Introducere în Access 2007

Domeniul bazelor de date este foarte important la ora actuală. Indiferent că suntem un utilizator obișnuit, unul experimentat sau un profesionist IT, studiul unei baze de date este mai important ca oricând.

Microsoft Access este un program pentru crearea și administrarea unei baze de date relaționale, produs de Microsoft, care face parte din suita de programe Microsoft Office.

Toate componentele unei baze de date Access sunt memorate într-un singur fișier care are extensia implicit .mdb( prescurtare de la Microsoft DataBase). Alte extensii de fișiere utilizate de Access sunt:

.ldb- pentru fișiere index ale bazei de date Access generate automat;

.mda- pentru fișiere Access care conțin informații de securitate;

.mde- pentru fișiere baze de date Access compilate, în format needitabil;

.mdz- ăentru fișiere șablon pentru baze de date Access.

Când porniți Office Access 2007, primul ecran care apare este pagina Introducere în Microsoft Acces. Această pagină este punctual de plecare din care aveți posibilitatea să creați o bază de date nouă, să deschideți o bază de date sau să vizualizați conținutul disponibil de pe Microsoft Office Online.

Ilie Popa, Consuela Necșulescu și Ovidiu Dragomirescu ne prezintă în lucrarea ,,Baze de date- Elemente de teorie, proiectare și aplicații în Access"( 2001) care sunt cele mai importante entități din interiorul unei baze de date creată cu Access :

Tabelele (Tables) sunt cele mai importante obiecte memorate în Access. Un tabel este format dintr-un număr de coloane( câmpuri, atribute) și dintr-un număr de linii( înregistrări, tupluri). Unui tabel îi pot fi adăugate sau șterse atât câmpuri, cât și linii. Dar, în cazul modificării structurii unui tabel, interogările, formularele și rapoartele care se bazează pe tabelul reproiectat trebuiesc refăcute.

Formularele (Forms) oferă o interfață atrăgătoare pentru introducerea datelor în tabele sau pentru vizualizarea acestora pe ecranul calculatorului. Oferă posibilitatea de navigare între înregistrările deja introduce și astfel încât introducerea de valori în câmpurile înregistrării devine foarte simplă și sigură. Formularele pot afișa înregistrările în ordinea definită de utilizator, permițând selectarea numai a înregistrărilor care îndeplinesc anumite criteria stabilite de utilizator. Programul Access realizează o înlănțuire între formular și tabel, informația tastată în formular fiind memorată după aceea în tabelul afferent formularului. Se poate utiliza un sngur formular pentru a introduce înregistrări în mai multe tabele. Prin utilizarea formularelor, tabelele cu informații brute sunt mascate.

Rapoartele (Reports) servesc la extragerea datelor din tabele și interogări și la editarea lor la un periferic de ieșire( display, imprimantă, etc.). Înregistrările editate pot fi grupate și sortate. Rapoartele pot conține antete și subsoluri de pagină afișate la începutul, respectiv la sfârșitul paginii, precum și un antet și un subsol de raport care apar pe prima pagină la începutul raportului, respectiv pe ultima pagină la sfârșitul raportului. Rapoartele se editează, cel mai adesea cu ajutorul interogărilor.

Interogările (Queries) sunt mici programe care comandă extragerea, adăugarea, modificarea, asocierea datelor din tabele. De asemenea, ele pot crea tabele noi. Interogările pot fi independente sau pot fi înglobate în formulare sau rapoarte. Programul Access permite editarea datelor afișate într-o interogare, modificările efectuate fiind salvate în tabelul care a furnizat datele. Articolele selectate sunt sortate într-o ordine stabilită de utilizator. Interogările sunt proiectate, de obicei, cu ajutorul unor interfețe grafice ușor de înțeles și sunt memorate în limbajul standard structurat de interogare SQL (Structured Query Language).

2.4.1. Crearea unei baze de date utilizând un șablon

Access oferă utilizatorilor o largă gamă de șabloane care pot fi utilizate pentru a grăbi procesul de creare a bazei de date. Un șablon este o bază de date gata de a fi utilizată, care conține toate tabelele, formularele, rapoartele și interogările necesare efectuării activității specifice. Spre exemplu, există șabloane care pot fi utilizate să urmărească probleme, să gestioneze persoane de contact sau să țină o evidență a cheltuielilor. Anumite șabloane conțin câteva înregistrări monstră care demonstrează utilitatea lor. Bazele de date șablon pot fi utilizate așa cum sunt sau pot fi particularizate pentru a se potrivi mai bine cu nevoile utilizatorilor.

Crearea unei baze de date utilizând un șablon:

1.Porniți Access, dacă nu este pornit deja. În cazul în care o bază de date este deja deschisă, efectuați următoarele pentru a afișa pagina Introducere în Microsoft Office Access:

Faceți clic pe butonul Microsoft Office , apoi pe Close Database .

Fig. 5.

2. Mai multe șabloane sunt afișate sub Featured Online Templates în pagina Getting Started with Microsoft Office Access, în timp ce altele devin disponibile dacă faceți clic pe una din categoriile Template Categories din partea stângă a ferestrei Access. Aveți posibilitatea să descărcați mai multe șabloane de pe site-ul web Microsoft Office Web.

3. Faceți clic pe șablonul pe care doriți să îl utilizați.

4. În panoul din partea dreaptă a ferestrei Access, programul sugerează un nume de fișier pentru baza de date în caseta File Name. Aveți posibilitatea să editați și să specificați un alt folder.

5. Faceți clic pe Create. Access creează și deschide baza de date. Se afișează un formular, în care aveți posibilitatea să începeți să introduceți date.

6. Pentru a începe introducerea de date, faceți clic în prima celulă din formular, apoi începeți tastarea. După ce introduceți câteva înregistrări, utilizați Panoul de navigare pentru a vedea dacă există alte formulare sau rapoarte pe care să le utilizați.

2.4.2. Crearea unei baze de date de la zero

Dacă niciun șablon nu se potrivește nevoilor utilizatorului sau există date într-un alt program care se doresc importate în Access, este recomandată creearea unei baze de date de la zero.

Crearea unei baze de date necompletate necesită următorii pași:

Porniți Access.

În pagina Getting Started with Microsoft Office Access, faceți clic pe Blank Database.

În panoul Blank Database, tastați un nume de fișier în caseta File Name. Dacă nu furnizați o extensie de nume fișier Access o adaugă în mod implicit. Locația implicită a fișierelor este:

Microsoft Windows Vista C:\ Utilizatori\ nume utilizator\ Documents

Microsoft Windows Server 2003 sau Microsoft Windows XP C:\ Documents and Settings\ nume utilizator\ My Documents

Pentru a modifica locația fișierului, faceți clic pe Browse lângă caseta File Name, navigați și selectați noua locație, apoi faceți clic pe OK.

Faceți clic pe Create. Access creează baza de date, apoi deschide un tabel necompletat( denumit Table1) în Datasheet View.

Access poziționează cursorul în prima celulă goală din coloana Add New Field.

Fig. 6.

Pentru a adăuga date începeți să tastați. Dacă nu vă interesează să introduceți date acum, faceți clic pe Close .

2.4.3. Adăugarea unui tabel

Aveți posibilitatea să adăugați un tabel nou la o bază de date existentă dacă utilizați instrumentele din grupul Tables din fila Create.

Fig. 7.

Pentru a crea un tabel necompletat în vizualizarea Foaie de date( Datasheet View), faceți clic pe Table. Puteți să utilizați vizualizarea Foaie de date( Datasheet View) pentru a începe să introduceți date imediat și să lăsați programul Access să creeze structura tabelului pe măsură ce înaintați, sau puteți utiliza vizualizarea Proiect( Design View) pentru a crea mai întâi structura tabelului, pe urmă să comutați înapoi la vizalizarea Foaie de date ( Datasheet View) pentru a introduce datele. Aveți întotdeauna posibilitatea să comutați la cealaltă vizualizare utilizând butoanele de vizualizare din bara de stare din fereastra Access, indiferent de vizualizarea pe care ati ales-o inițial.

În vizualizarea Foaie de date( Datasheet View), aveți posibilitatea să introduceți date imediat și să lăsați Access să genereze structura tabelului. Numele câmpului se atribuie în mod automat( Field1, Field2, etc.), iar Access setează tipul de date pentru câmp pe baza tipului de date pe care îl introduceți.

Inserarea unui tabel începând din vizualizarea Foaie de date( Datasheet View) se realizează în felul următor:

În fila Create, în grupul Tables, faceți clic pe Table .

Access creează tabelul, apoi plasează cursorul în prima celulă goală din coloana Add new field.

Fig. 8.

În fila Datasheet, în grupul Fields and Columns, faceți clic pe New Field . Access va afișa panoul Field templates, care conține o listă de tipuri de câmp utilizate frecvent. Glisați unul din aceste câmpuri în foaia de date și Access va adăuga un câmp cu acel nume și îi va seta proprietățile la o valoare potrivită pentru acel tip de câmp. Aveți însă și posibilitatea de a modifica proprietățile mai târziu. Trebuie să glisați câmpul într-o zonă din foaia de date care conține date și va apărea o bară de inserare verticală care arată unde se va afla câmpul.

Pentru a adăuga date, începeți să tastați în prima celulă necompletată.

Pentru a redenumi o coloană( câmp), faceți dublu clic pe titlul coloanei, apoi tastați numele nou. Este o idee bună să dați un nume semnificativ fiecărui câmp, pentru a ști ce conține atunci când îl vedeți în panoul Listă de câmpuri.

Pentru a muta o coloană, selectați-o făcând clic pe titlul ei, apoi glisați-o acolo unde doriți. De asemenea, aveți posibilitatea de a selecta mai multe coloane alăturate și să le glisați pe toate într-o locație nouă.

În vizualizarea Proiectare( Design View), creați mai întâi structura tabelului nou, după care comutați la vizualizarea Foaie de date( Datasheet View) pentru a introduce date. Pașii pentru inserarea unui tabel începând din vizualizarea Proiectare sunt următorii:

În fila Create, în grupul Tables, faceți clic pe Table Design.

Pentru fiecare câmp din tabel tastați un nume în coloana Field Name, apoi selectați un tip de date din lista Data Type.

Există posibilitatea de a introduce o descriere pentru fiecare câmp în coloana Description. Descrierea pe care o introduceți se afișează în bara de stare atunci când punctul de inserare se află în acel câmp și se utilizează ca bară de stare text pentru orice controale pe care le creați glisând câmpul din panoul Listă de câmpuri dintr-un formular sau raport, și pentru orice controale care se creează pentru acel câmp din expertul Formular( Form Wizard) sau expertul Raport( Report Wizard).

După adăugarea tuturor câmpurilor salvați tabelul prin efectuarea de clic pe butonul Microsoft Office , apoi faceți clic pe Save.

Începeți introducerea de date în tabel oricând, comutând la vizualizarea Foaie de date( Datasheet View), făcând clic în prima celulă necompletată și tastând.

Dacă după introducerea unor date, doriți să adăugați unul sau mai multe câmpuri la tabel, puteți să începeți tastarea în coloana Add New Field din Datasheet View sau să adăugați câmpuri noi utilizând comenzile din grupul Fields and Columns din fila Datasheet.

2.4.4. Lipirea datelor dintr-o altă sursă într-un tabel Access

Există varianta să aveți anumite date stocate într-un alt program, cum ar fi Office Excel 2007, motiv pentru care Access oferă posibilitatea de a putea copia și lipi respectivele date într-un tabel Access. Desigur, cazul ideal ar fi ca datele să fie deja separate în coloane, cum se întamplă într-o foaie de lucru din Excel, însă acest lucru se poate realiza și dacă datele sunt într-un program de procesare de text, dar cu mai multă greutate, deoarece este recomandată separarea datelor în coloane, prin folosirea tabulatorilor, sau ordonarea datelor într-un tabel, urmând ca abia după aceste operații datele să poată fi copiate. În cazul în care datele necesită editare sau manipulare( de exemplu: separarea numelor complete în nume și prenume), este recomandat să efectuați aceste operațiuni înainte de a copia datele, mai ales dacă nu sunteți obișnuit cu Access.

Când lipiți datele într-un tabel necompletat, Access setează tipul de date pentru fiecare câmp în funcție de tipul de date pe care le întâlnește. De exemplu: dacă lipește un câmp care conține numai valori, Access aplică tipul de date Data/ Time pentru câmpul respectiv. Dacă lipește un câmp care conține numai cuvintele “da” și “nu” , atunci Access va aplica tipul de date Yes/ No.

În funcție de ceea ce se găsește în primul rând al datelor lipite, Access denumește câmpurile. Astfel, dacă primul rând de date lipite este asemănător cu rândurile care urmează, Access determină că primul rând face parte din datele efective și denumește câmpurile în mod generic( C1, C2, etc.). În cazul în care primul rând de date lipite nu este asemănător cu următoarele, atunci Access stabilește că primul rând constă în nume de câmp. Astfel, programul denumește câmpurile în consecință și nu include primul rând în corpul de date.

În cazul în care Access atribuie nume de câmp generice, trebuie să le redenumiți cât de curând, pentru a evita încurcăturile. Acest lucru se realizează în următorul fel:

Salvați tabelul prin efectuarea unui clic pe butonul Microsoft Office , după care dați clic pe Save.

În Datasheet View, faceți dublu clic pe fiecare titlu de coloană, după care tastați un nume valid de câmp pentru fiecare coloană. Este posibil să pară că suprascrieți date, dar rândul de titluri de coloane conține nume de câmpuri, nu date.

Salvați din nou tabelul.

2.4.5. Importarea datelor din altă sursă

Pe lângă varianta de a copia datele dintr-un alt program, Access are și funcția de a importa datele din diverse surse. Cu ajutorul acestei funcții, Access oferă posibilitatea de a importa date dintr-o foaie de lucru Excel, dintr-un tabel din altă bază de date Access, dintr-o listă SharePoint sau din diverse alte surse. Pentru a putea realiza acest lucru trebuie să urmați următorii pași:

În fila External Data, în grupul Import, faceți clic pe comanda pentru tipul de fișier din care importați.

Fig. 9.

De exemplu, dacă doriți să importați date dintr-o foaie de lucru Excel, faceți clic pe Excel. În cazul în care nu vedeți tipul corect de program, faceți clic pe More.

În caseta de dialog Get External Data, faceți clic pe Browse pentru a găsi fișierul de date sursă sau tastați calea completă către fișierul de date sursă în caseta File name.

Faceți clic pe opțiunea pe care o doriți sub Specify how and where you want to store the data in the current database. Aveți posibilitatea să creați un tabel nou care utilizează date importate, să adăugați date la un tabel existent sau să creați un tabel care menține un link la sursa de date.

Faceți clic pe Ok. În acest moment Access pornește expertul Import.

Urmați instrucțiunile din expertul Import. Pașii de urmat depind de opțiunile de import sau de legare pe care le alegeți.

În ultima pagină a acestui expert, faceți clic pe Finish. Access vă solicită să salvați detaliile operațiunii de import pe care tocmai ați terminat-o.

Dacă credeți că veți efectua aceeași operațiune din nou, faceți clic pe Save pași de import, apoi introduceți detaliile. Aveți posibilitatea să reproduceți cu ușurință operațiunea de import dacă faceți clic pe Importuri salvate în grupul Import din fila External Data, pe specificațiile importului, apoi pe Run.

Dacă nu doriți să salvați detaliile operațiunii, faceți clic pe Close.

Access importă datele într-un tabel nou, după care afișează tabelul sub Table în Panoul de navigare.

2.4.6. Crearea unui formular utilizând expertul

Formularele sunt acele obiecte din interiorul unei baze de date care ne oferă posibilitatea să modificăm datele din tabele într-un mod mult mai plăcut și mai ușor. Acestea reprezintă interfața utilizatorului cu tabelele și beneficiază de avantajul prezentării datelor într-o formă organizată și atractivă.

Access ne oferă câteva instrumente de creare rapidă a formularelor din fila Create, fiecare dintre acestea făcând posibilă crearea unui formular prin apăsarea unui simplu clic. În cazul în care doriți să faceți o selecție a câmpurilor care apar în formular, se recomandă utilizarea expertului formular. Expertul vă permite atât să definiți felul în care se grupează și se sortează datele, cât și să utilizați câmpuri din mai multe tabele sau intergorări, dacă specificați înainte relațiile dintre tabele și interogări.

Pentru proiectarea unui formular utilizând expertul( Form Wizard) sunt necesare următoarele etape:

Din meniul Create, selectăm More Forms, după care facem clic pe Form Wizard .

Fig. 10.

Se deschide tabela sursă.

Selectăm câmpurile pe care le dorim în formular, executând clic pe câmp, apoi clic pe săgeata orientată spre dreapta și acționăm butonul Next.

Alegem aspectul formularului, stilul acestuia și salvăm

Inchidem fereastra apăsând Finish.

În cazul în care dorim să cuprindem toate câmpurile unei tabele, executăm clic pe săgeata dublă.

Fig. 11.

Dacă formularul va cuprinde câmpurile din două tabele, se va deschide fiecare tabelă pe rând.

2.4.7. Crearea unui raport simplu

Raportul reprezintă situația extrasă dintr-o bază de date( o interogare). În cazul unui raport, accentul cade pe partea estetică( layout), adică culori, bordure, tabele, și pe forma în care sunt prezentate datele, adică antet, subsol, formatări.

Rapoartele pot furniza detalii despre înregistrări individuale, pot rezuma mai multe înregistrări sau chiar ambele. Totodată, rapoartele Access se pot utiliza pentru a crea etichete pentru corespondență sau pentru alte scopuri.

Pentru crearea unui raport trebuie să urmăm următorii pași:

Din fila Create, alegem Report Wizard.

Fig. 12.

În caseta deschisă stabilim:

Tabela sau interogarea pentru care dorim să realizăm raportul și câmpurile pe care dorim să le conțină raportul.

Structura raportului.

Gruparea datelor din tabelă sau interogare prin selectarea atributului după care dorim să grupăm datele.

Sortarea datelor din raport.

Alegerea felului în care vor fi așezate în pagină datele și orientarea paginii.

Alegerea unui stil pentru raportul creat.

Introducem un nume pentru raport și efectuăm Finish.

Fig. 13.

2.4.8. Crearea unei interogări simple

Interogarea reprezintă o modalitate de selecție și afișare a informației din unul sau mai multe surse( tabele sau alte interogări), formulată cu ajutorul unor condiții logice.

Pentru crearea unei interogări simple trebuie să urmărim următorii pași:

Din fila Create, selectăm Query design.

Fig. 14.

În fereastra apărută, selectăm ituatee, în orice ordine dorim, tabelele necesare și pentru fiecare acționăm butonul Add.

Fig. 15.

După selectarea tabelelor/ interogărilor, acționăm butonul Close.

În cazul în care tabelele au câmpuri comune( definite în procesul creării lor), atunci Access va stabili în mod automat legăturile respective.

Selectăm câmpurile pe care le dorim afișate în interogare, după care acționăm butonul Run, din fila Design.

Fig. 16.

Se vor afișa înregistrările găsite, după care salvăm interogarea cu numele dorit.

Capitolul III

Utilizarea unei baze de date în secretariatul unei facultăți

În vederea realizării unei baze de date pentru prezenta lucrare, am folosit informații oferite de secretariatul Facultății de Științe ale Educației. Astfel, doresc să vă prezint pas cu pas realizarea unei baze de date foarte utilă, în care se regăsesc atât informații despre o parte din studenții la Conversie Profesională, anul I, cât și notele obținute de aceștia la materiile studiate, toate aceste informații îmbinându-se armonios în cadrul unei simple baze de date.

Crearea unei baze de date

Pentru începerea realizării unei baze de date nouă deschidem aplicația Microsoft Access 2007. Lansarea în execuție a programului se face urmând calea: Start- All Programs- Microsoft Office- Microsoft Office Access 2007.

Fig. 17.

În fereastra apărută o să realizăm o bază de date de la zero. Astfel, vom efectua clic pe Blank Database, iar în caseta File Name vom trece numele pe care dorim să-l aibă viitoarea noastră bază de date, în cazul de față- Studenți.

Fig. 18.

Apăsăm Create, iar în acest moment Access pornește cu un tabel nou. Cu toate că tabelele apărute în Access seamănă foarte mult cu tabelele din alte programe, precum Excel sau Word, cele din Access sunt mai ,,inteligente “.

Fig. 19.

Pentru o înțelegere mai ușoară a termenilor o să stabilim câteva repere :

Fiecare coloană din cadrul unui tabel se numește field.

Fiecare linie din cadrul unui tabel se numește record( înregistrare).

Intersecția dintre o linie și o coloană se numește value( valoare).

Linia cea mai important din tabel se numește cap de tabel( sau structura de bază) și este linia care definește tabelul. Aceasta reprezintă primul lucrul pe care îl creăm în momentul în care dorim să realizăm un tabel. Capul de tabel conține definiția coloanelor din respectivul tabel.

Lucrul cu tabele în Access

Tabelele din Access au o structură foarte bine definită, fiecare coloană având un anumit tip de date, o anumită dimensiune, etc. Acesta este motivul pentru care tabelele din Access sunt considerate mai inteligente decât cele din Excel.

Se recomandă ca fiecare tabel dintr-o bază de date să stocheze informații referitoare la o singură entitate din viața reală. Spre exemplu, tabela Studenți să stocheze informații despre stundeți, tabela Materii doar informații despre materii, tabela Note doar informații despre note, ș.a.m.d. Nu stocăm în interiorul unei singure tabele informații amestecate, ce se referă la entități diferite.

Crearea unui tabel

Vom crea un prim tabel numit Studenți. Se poate observa că imediat după ce am început să realizăm baza de date, Access se așteaptă să creăm capul de tabel al primului tabel din baza de date. Cu alte cuvinte, în acest moment putem să creăm structura de bază a tabelului.

Există două metode de vizualizare ale unui tabel( din ribbon-ul contextual Datasheet- Views):

Datasheet View, ce ne permite să creăm structura tabelului și să introducem datele în același timp;

Design View.

Este de preferat să creați structura tabelului în Design View, după care să introduceți datele în Datasheet View.

Comparativ cu Excel, Access este mult mai strict în ceea ce privește crearea coloanelor, introducerea datelor, ș.a.m.d. Astfel, în momentul în care alegem să creăm un tabel în Design View, Access va cere imediat să introducem numele acestuia.

Completăm cu numele Studenți și executăm Ok.

Fig. 20.

În acest moment, tabela se află în partea stângă a ecranului, acolo unde avem și un meniu ce ne permite să navigăm prin elementele din interiorul bazei de date. În acest moment putem crea coloane în tabel.

Se recomandă ca fiecare tabel să aibă o coloană cu rolul de identificator unic de linie. Acesta se introduce în coloana Field Name, iar în cazul de față va fi Cod Student. În coloana Data Type alegem AutoNumber, acesta însemnând că Access va genera în mod automat un număr de cod unic, sub formă de număr curent( 1, 2, 3…).

Fig. 21.

Completăm și restul coloanelor, specificând pentru fiecare coloană în parte tipul de date în felul următor:

Nume, coloană de tip Text.

Prenume, coloană de tip Text.

CNP, coloană de tip Number.

Data nașterii, coloană de tip Date/Time.

Adresă, coloană de tip Text.

Telefon, coloană de tip Number.

E-mail, coloană de tip Text.

Fig. 22.

În acest moment putem vizualiza tabelul în modul Datasheet View pentru a putea introduce înregistrările. Apăsați Yes în cazul în care Access vă cere să salvați datele.

Fig. 23.

Introducem un nou tabel în baza noastră de date ducându-ne în fila Create și apăsând pe Table. În acest moment Access deschide pentru noi un nou tabel pe care îl vom denumi Materii. Inserăm numele coloanelor și tipul de date necesar pentru fiecare, și anume:

Cod materie, de tip AutoNumber.

Denumire materie, de tip Text.

Forma de verificare, de tip Text.

Puncte de credit, de tip Number.

Fig. 24.

Salvăm tabelul după care îl deschidem în Datasheet View, pe care il alegem din fila Home, pentru a putea introduce datele necesare.

Fig. 25.

Realizăm și ultimul tabel urmând aceeași pași și îl salvăm cu numele Note. Introducem numele coloanelor și tipul acestora astfel:

Cod student, de tip Number.

Cod materie, de tip Number.

Nota obținută, de tip Text.

Fig. 26.

Salvăm tabelul, după care îl deschidem în Datasheet View pentru a putea introduce datele.

Fig. 27.

3.2.2.Definirea cheilor unei tabele

Cheia unei tabele reprezintă un ansamblu minim de atribute care identifică în mod unic o înregistrare dintr-o tabelă. Un tabel trebuie să aibă o cheie primară, deoarece valoarea acesteia este folosită pentru definirea unei relații, care se va stabili între tabelul actual și celelalte tabele ale bazei de date. Aplicația Access nu admite valori duplicate sau nule în acest câmp.

Această cheie poate fi compusă dintr-un singur atribut, și se numește cheie simplă, sau din mai multe atribute, iar atunci avem de-a face cu o cheie compusă. Putem avea și mai multe atribute care identifică o înregistrare, iar acestea se numesc chei candidate, și mai avem cheia primară, care se folosește efectiv, identificând unic o înregistrare dintr-o tabelă.

Pentru a stabili cheia primară se urmăresc următorii pași:

Se deschide tabelul în modul Design.

Se selectează câmpul sau câmpurile care vor furniza cheie primară.

Se acționează butonul Primary Key din bara de instrumente standard sau se alege din meniul Design opțiunea Primary Key.

Fig. 28.

În cazul în care cheia primară este compusă din mai multe câmpuri, selectarea acestora se va face ținându-se apăsată tasta Shift.

Pentru a îndeparta cheia primară trebuie urmați următorii pași:

Se deschide tabelul în modul de afișare tip proiect.

Se efectuează un clic pe selectorul de linie al cheii primare curente apoi din meniul Design se dă comanda Primary Key sau clic pe simbolul .

În stânga numelui câmpului va dispărea simbolul de forma unei chei.

În cazul în care am salvat tabela fără să fixăm cheia primară, aplicația Access ne va avertiza în legătură cu acest lucru și ne va da posibilitatea de a reveni în modul Design sau va atașa automat un câmp de tip AutoNumber, cu rol de cheie, numindu-l ID.

3.2.3.Crearea constrângerilor

Constrângerile reprezintă acele condiții logice stabilite de noi pe anumite coloane pentru integritatea datelor. Acestea reprezintă niște reguli, niște condiții logice, pe care le putem impune coloanelor, în interiorul unor tabele. De exemplu, coloana Note nu are voie să accepte valori mai mari decat 10.

Mergem în modul de vizualizare Design View. Ne poziționăm pe coloana Nota obținută și observăm că fiecare coloană are o serie de proprietăți, în partea de jos a ecranului, precum Field Size, Format etc. Dacă dorim să stabilim pentru coloana Nota obținută o condiție logică, mergem în câmpul Validation Rule și facem clic pe butonul din dreapta câmpului.

Fig. 29.

În acest moment, Access ne deschide o fereastră în care putem introduce condiția logică. Astfel, în primul câmp scriem: “Notă”<11, după care apăsăm Ok.

Fig. 30.

În Validation Text vom introduce un mesaj text ce va apărea pe ecran în mod automat în momentul în care condiția nu este îndeplinită. În cazul de față vom introduce textul: Nota trebuie să fie mai mică decât 11.

Fig. 31.

Salvăm modificările efectuate, după care mergem în modul Datasheet View. Pentru una dintre înregistrări modificăm nota cu numărul 12. În momentul în care dorim să salvăm sau să plecăm de pe linia respectivă, apare Validation Text-ul și nu putem părăsi câmpul atâta timp cât condiția menționată la Validation Rule nu este îndeplinită.

Fig. 32.

Putem apăsa tasta Esc pentru a părăsi câmpul, care va reveni la valoarea anterioară. În momentul în care modificăm valoarea la una mai mică decât 11, mesajul nu va mai fi afișat.

3.2.4.Crearea relațiilor

Rolul fiecărui tabel dintr-o bază de date este acela de a stoca valori bine definite din viața reală. Pentru entități diferite din viața reală trebuie să creăm tabele diferite. În cazul de față avem tabela Studenți ce stochează doar informații despre studenți, tabela Materii, stochează informații despre materii, iar tabela Note conține doar informații cu privire la notele obținute. Totuși, pentru a se păstra legătura din viața reală dintre entități( un student studiază mai multe materii, etc.), trebuie să relaționăm tabelele dintr-o bază de date.

Într-o bază de date putem avea mai multe tabele, iar așa cum am precizat anterior, fiecare tabel se referă la o singură entitate din viața reală. Astfel, în cazul în care avem mai multe tabele, este necesar ca ele să fie relaționate, asa cum entitățile din viața reală sunt relaționate. Acest concept legat de relaționare stă la baza teoriei relaționale, care este considerată inima noțiunii unei baze de date. Deosebirea esențială dintre o bază de date Access și un alt software( Excel, Word) este tocmai aceea că obiectele, entitățile, tabelele din interiorul bazei de date sunt relaționate.

În cazul de față avem trei tabele: Studenți, Materii și Note. Așa cum în viața reală există o legătură între studenți, materii și, bineînțeles, note, așa și în Access trebuie să avem acea relaționare între cele trei tabele, între cele trei entități separate. Avem trei tabele: Studenți( stochează informații despre studenți), Materii( stochează informații despre materiile studiate de studenți) și Note( stochează informații despre notele obținute de studenți la materiile studiate). Așa cum în viața reală un student învață mai multe materii și, automat, ia note la toate acele materii, trebuie să stabilim și noi aceste relații în interiorul bazei noastre de date.

În cazul bazei noastre de date, e de la sine înțeles că fiecare student din tabela Studenți studiază toate materiile din tabela Materii. Avem însă și o a treia tabelă, Note, pe care ne-am propus să o relaționăm de cele două tabele menționate anterior. Această relaționare este una clasică, ce poartă denumirea de ‘1 la n’, sau ‘one to many’. Pentru a putea fi posibilă o astfel de relaționare este necesară existența a două tabele, unul de tip Parent( Studenți) și unul de tip Child( Note). Într-o astfel de relație, unei linii din tabela Parent îi pot corespunde mai multe linii din tabela Child.

Pentru a stabili exact relația, adică pentru a specifica faptul că datele din coloana Cod student din Studenți sunt replicate în Cod student din Note, mergem în Database Tools- Relationships.

Fig. 33.

Selectăm cele trei tabele și apăsăm Add, după care Close.

Fig. 34.

Observăm că tabelele noastre nu sunt încă relaționate.

Fig. 35.

Tragem( prin operațiunea Drag& Drop) coloana Cod student din Stundeți peste coloana Cod student din Note. În fereastra deschisă bifăm checkbox-ul Enforce Referential Integrity și apăsăm Create.

Fig. 36.

Același tip de relaționare se aplică și pentru tabela Materii, care se consiferă tabela de tip Parent și tabela Note care își păstrează tipul, și anume tabelă de tip Child. Astfel, vom crea o relație între coloana Cod materie din Materii și coloana Cod materie din Note. Prin același procedeu de tragere a coloanei Cod materie din Materii peste coloana Cod materie din Note, bifăm căsuța de Enforce Referential Integrity și apăsăm Create.

Fig. 37.

Observăm apariția relației ‘1 la n’ atât între tabela Studenți și tabela Note, cât și între tabela Materii și tabela Note.

Următorul pas este de a salva relația.

Mergem în tabela Studenți( Parent), unde vom observa că Access ne permite să vizualizăm în mod direct( atâta timp cât am stabilit relația descrisă anterior), pentru fiecare linie din tabela parent, care sunt liniile corespondente din tabela child.

Fig. 38.

Același lucru îl vom observa și în tabela Materii.

Fig. 39.

3.3.Crearea unei interogări

Știm deja că în exemplul de față avem trei tabele: Studenți, Materii și Note. Tabela Studenți și tabela Note sunt relaționate: unei linii din tabela Studenți îi pot corespunde mai multe linii din tabela Note, și în același timp și tabela Materii și tabela Note sunt relaționate: unei linii din tabela Materii îi pot corespunde mai multe linii din tabela Note.

Una dintre cele mai puternice operații în Access este aceea prin care reușim să interogăm diferite obiecte. De exemplu, putem să interogăm tabela Studenți și tabela Note în același timp și putem afla care este nota fiecărui student, sau putem interoga tabela Materii și tabela Note în același timp și putem afla care este nota obținută la fiecare materie.

Din ribbon-ul Create, alegem Query Design.

Fig. 40.

Alegem cele trei tabele, apăsăm Add, după care Close.

Fig. 41.

Se observă faptul că este evidențiată și relația dintre tabele. În acest moment putem să vedem orice fel de informație stocată în aceste tabele. Efectuăm dublu- clic pe coloana Nume din tabela Studenți și aceasta este introdusă automat în interogare.

Fig. 42.

Mai adăugăm Denumire materie din tabela Materii și Notă din tabela Note.

Fig. 43.

Apăsăm Run din ribbon-ul contextual Design- Results și se vor afișa înregistrările găsite.

Fig. 44.

Ne întoarcem în modul Design View, unde putem să stabilim orice condiții logice dorim. Astfel, vom putea să filtrăm tabelele din Access stabilind niste condiții logice. De exemplu, la note nu dorim să vedem decât acele note peste 8. Astfel, în linia Criteria, corespunzătoare coloanei Note din interogare, introducem condiția: ‘>8’.

Fig. 45.

Apăsăm din nou Run și observăm că Access ne afișează doar notele de 9 și de 10.

Fig. 46.

Ne întoarcem în modul Design View și salvăm această interogare pentru a o putea refolosi mai târziu. Din Quick Access Toolbar apăsăm Save și introducem numele interogării: ‘Elevii cu notele cele mai bune’, după care apăsăm Ok.

Fig. 47.

Închidem designerul de interogare și putem observa că în acest moment, în meniul din partea stângă a ecranului avem două tabele și o interogare cu numele menționat anterior. Interogarea poate fi modificată oricând prin simpla apăsare de clic dreapta pe ea și alegând Design View.

Fig. 48.

Să nu uităm că interogările sunt date extrase din baza de date. De aceea vom mai creea încă o interogare: toți studenții născuți după o anumită dată( anul 1989).

Închidem tabelele, iar din ribbon-ul Create alegem să facem o nouă interogare- Query Design. Selectăm doar tabela Studenți, apăsăm Add, după care Close.

Fig. 49.

Dacă selectăm steluța care se găsește în căsuța tabelului deasupra primei coloane și apăsăm Run, interogarea va aduce tabelul în întregime.

Folosim pentru interogarea noastră coloanele Nume și Data nașterii. Putem să adăugăm încă o coloană( coloana calculată), pentru care adăugăm( în Fields) aliasul Anul. Facem clic dreapta pe câmpul respectiv și alegem Build.

Fig. 50.

În fereastra deschisă( Expression Builder) putem introduce formula de calcul. Așa cum în Excel există funcții, și în Access există, dar acestea din urmă nu sunt toate identice cu cele din Excel.

În cazul în care dorim să calculăm anul de naștere al unui student, folosim funcția Year. Ca atribut alegem Tables- Studenți- Data nașterii, folosind designer-ul care ne permite să navigăm între coloanele din tabelele create. Formula va deveni: Anul: Year([Studenți]![Data nașterii]). Apăsăm Ok.

Fig. 51.

Bifăm checkbox-ul Show, corespunzător acestei noi coloane și apăsăm Run .

Putem observa că datele din coloana Data nașterii sunt doar copiate din baza de date, iar coloana Anul este o coloană personalizată, care are în spate o formulă.

Fig. 52.

În acest moment ne întoarcem la Design View pentru a stabili un criteriu de regăsire, astfel să afișăm doar acei studenți care au anul de naștere mai mare decât 1989.

Pentru coloana Anul, în linia Criteria, introducem condiția: ‘>1989’.

Fig. 53.

Rulăm din nou interogarea apăsând Run și observăm că doar doi studenți sunt născuți după anul 1989.

Fig. 54.

Salvăm interogarea cu numele: Studenți născuți după 1989.

3.4.Crearea unui raport

Un raport nu este altceva decât o interogare dintr-o bază de date ce urmează a fi interpretată de o anumită persoană. Acea persoană dorește să vizualizeze respectivele date într-un mod cât mai plăcut, astfel încât să poată cât mai ușor să extragă o informație relevantă.

La rapoarte contează foarte mult două aspecte:

Partea estetică( layout): culori, border-uri, tabele;

Forma în care sunt prezentate datele: antet, subsol, conditional formatting.

Avem deja două interogări salvate. Pentru a face un raport, mergem în ribbon-ul Create și alegem Report Wizard.

Fig. 55.

Vrăjitorul( Wizard) ne întreabă ce stă la baza raportului nostru. Putem alege dintre tabelele și interogările deja create. Alegem tabela Studenți.

Fig. 56.

Acum putem să selectăm coloanele de care avem nevoie în raport. Alegem Nume, Prenume, Adresă, Telefon, E-mail, după care apăsăm Next.

Fig. 57.

În acest pas putem alege să grupăm datele într-un anumit fel, însă nu avem nevoie așa că vom apăsa Next.

Fig. 58.

Putem de asemenea să menționăm modul de sortare. Vom alege să sortăm după Nume, crescător, și vom apăsa Next.

Fig. 59.

Putem să alegem layout-ul raportului. Vom bifa Tabular( unul dintre cele mai comune), împreună cu orientarea paginii Portrait.

Fig. 60.

Alegem un template pentru raportul nostru. Avem în listă o serie de stiluri predefinite care conțin anumite atribute de formatare. Alegem Office și apăsăm Next.

Fig. 61.

În final dăm nume raportului: Raport Studenți simplu și apăsăm Finish.

Fig. 62.

Putem observa că raportul este în mare tabela Studenți, dar aspectul fizic, estetic, este diferit de cel din baza de date.

Fig. 63.

3.4.1.Crearea unui raport. Formatarea condiționată

Un raport nu reprezintă un simplu query( interogare) cu un cap de tabel, cu un titlu, ce urmează a fi scos la imprimantă. De regulă, un raport implementează operații mult mai serioase, mult mai complexe. Vom aborda una dintre cele mai spectaculoase astfel de operațiuni: formatarea condiționată.

Am creat un raport, la fel ca cel prezentat anterior, cu informații despre materii de data aceasta, și ne-am propus să impunem o condiție logică pe o anumită coloană, astfel încât acele valori care îndeplinesc condiția respectivă să fie scoase în evidență într-un anumit fel. De exemplu, toate materiile care au mai multe puncte de credit decât 3 să fie scrise cu roșu.

Mergem în modul de vizualizare Design View al raportului Raport materii simplu.

Fig. 64.

Selectăm coloana Puncte de credit, cea pentru care dorim să aplicăm formatarea condiționată, iar de pe ribbon-ul principal facem clic pe Conditional( același lucru îl putem obține făcând clic dreapta pe coloana respectivă și alegând Conditional Formatting).

Vom alege formatarea: Field Value is, grather than, apoi introducem valoarea 3. Din atributele de formatare alegem Bold, Fond Color roșu și Fill/BackColor albastru și apăsăm Ok.

Fig. 65.

Alegem modul de vizualizare Print Preview și observăm că toate acele valori care susțin condiția logică impusă de noi sunt scoase automat în evidență.

Fig. 66.

3.5.Crearea unui formular

Formularele reprezintă acele ferestre ce permit adăugarea, modificarea și ștergerea datelor dintr-o bază de date. Ele sunt special create astfel încât să permită cât mai facil operațiile enunțate.

În mod normal, dacă am dori să modificăm sau să adăugăm rânduri noi în tabela Studenți, ar trebui să o deschidem și să operăm modificările în Datasheet View. Aceasta este o operație destul de riscantă deoarece există posibilitatea de a altera liniile din tabelă și de a introduce valori neconforme cu realitatea.

Formularele fac exact acest lucru: ne permit să introducem date sau să modificăm, respectând anumite reguli. Formularele din Access( și formularele în general) sunt destul de complicat de realizat, motiv pentru care, pentru realizarea unor formulare profesioniste va trebui să cunoașteți foarte multe lucruri despre Access.

Din ribbon-ul Create alegeți More Forms- Form Wizard pentru crearea unui formular.

Fig. 67.

În fereastra deschisă alegem câmpurile Nume, Prenume și Data nașterii din tabela Studenți, Denumire materie și Forma de verificare din Materii și Notă din tabela Note. Vom putea să modificăm datele din cele trei tabele în același timp. Apăsăm Next.

Fig. 68.

Access și-a dat seama că am ales date din cele trei tabele și acum trebuie să alegem care dintre ele este Parent. Alegem tabela Studenți și apăsăm Next.

Fig. 69.

Ca layout alegem modul Tabular și apăsăm Next.

Fig. 70.

Alegem stilul de formatare Office și apăsăm Next.

Fig. 71.

În final, completăm numele pentru formular- Formular studenți, și pentru subfolmular- Note și apăsăm Finish.

Fig. 72.

Se observă faptul că avem o singură fereastră de unde am putea modifica și studenți( partea de sus) și notele( partea de jos, în funcție de studentul selectat).

Fig. 73.

Există două modalități de navigare: navigarea de jos, care ne permite să navigăm între liniile din parent- Studenți, și navigarea din tabela child, care ne permite să navigăm între notele obținute la materiile studiate de acel student.

Când dorim să trecem la următorul student apăsăm butonul Next Record, situat în partea de jos.

3.6.Sortarea, căutarea și selectarea înregistrărilor

3.6.1.Sortarea înregistrărilor

Sortarea datelor poate juca un rol important în eficientizarea și mărirea ușurinței de utilizare a unui raport. Pentru realizarea sortării de date dintr-un tabel, trebuie să urmați pașii următori:

Deschideți tabelul în modul de afișare Datasheet.

Efectuați clic în coloana după care doriți să efectuați sortarea.

Acționați clic pe butoanele Sort Ascending( pentru sortare în ordine crescătoare) sau Sort Descending( pentru sortare în ordine descrescătoare) , situate în bara de instrumente, sau apăsați pe săgeata din dreptul coloanei Nume, după care alegeți Sort A to Z sau Sort Z to A.

Fig.74.

3.6.2.Căutarea înregistrărilor

Pentru a efectua o căutare a uneia sau a mai multor înregistrări, trebuie parcurși următorii pași:

În modul de afișare Datasheet, efectuați clic în câmpul după care doriți să realizați căutarea.

Acționați clic pe butonul Find pentru a deschide caseta de dialog Find sau apăsați simultan Ctrl+ F.

Fig.75.

În caseta Find What scriem înregistrarea pe care dorim să o căutăm, iar din caseta Look In putem alege dacă dorim să căutăm înregistrarea respectivă în tot tabelul sau doar în coloana selectată.

În momentul în care înregistrarea căutată a fost găsită, executați clic pe Close pentru a închide caseta de dialog Find.

3.6.3.Filtrarea înregistrărilor

Filtrarea nu este altceva decât o altă modalitate de găsire a înregistrărilor dintr-o tabelă. Aplicarea unui filtru unui formular sau unui tabel din Access, nu face altceva decât să izoleze temporar înregistrările pe care dorim să le vedem și ascunde înregistrările care nu îndeplinesc criteriile cerute de noi. Pentru crearea unui astfel de filtru există trei moduri:

Filtrare sau Sortare complexă( Advanced Filter)- realizează un mod de filtrare foarte complex.

Filtrare după selecție( Filter by Selection)- permite crearea unui filtru pe baza unui text sau a unui câmp pe care l-am selectat.

Filtrare după formular( Filter by Form)- permite introducerea criteriilor de filtrare și totodată o sortare mai complexă.

Filtrarea complexă permite introducerea criteriilor de filtrare și o sortare mai complexă. Pentru realizarea acestei filtrări duceti-vă în meniul Home, iar din Sort& Filter selectați Advanced. Efectuați clic pe Advanced Filter/ Sort și vi se va deschide o fereastră cu tabela Studenți.

Fig.76.

Din Field selectăm Nume, iar din Sort alegem Descending, după care apăsăm pe Toggle Filter.

Fig.77.

Observăm că în acest moment coloana Nume este așezată în ordine descrescătoare.

Fig.78.

Filtrarea după selecție filtrează datele dintr-o tabelă în funcție de înregistrările selectate. Aceasta se realizează astfel: efectuăm clic pe înregistrarea după care dorim să facem o filtrare, în cazul nostru, am ales numele Elena. În continuare apăsăm pe butonul Selection și alegem opțiunea ‘Contains “Elena” ‘. Observăm că Access ne arată în acest moment doar persoanele al căror prenume conține Elena.

Fig.79.

Filtrarea după formular se realizează în felul următor: din meniul Home, acționăm Advanced și alegem Filter by Form. În acest moment ne putem alege coloana din care dorim să facem filtrare. Vom alege din Prenume, Mihaela, și acționăm Toggle Filter. Observăm că ne apar doar persoanele al căror prenume este doar Mihaela.

Fig.80.

Pentru a șterge filtrările, din meniul Home, mergeți la Advanced și acționați clic pe Clear all filters.