Baze de Date Si Sisteme Informationale Pentru Afacerile Internationale

Introducere

,,Economia unei țări depinde de capacitatea ei de a-și aigura circulația produselor. Deținerea unei rețele puternice de transport oferă economiei cadrul commercial optim de funcționare, creând posibilitatea dezvoltării și evoluției ei. Una din funcțiile de bază ale unității economice o reprezintă funcția comercială; valorificarea rezultatelor producției –produsul semifabricat sau finit- presupune deplasarea acestuia de la producator (expeditor) la cumpărător (destinatar). Aici intervine rolul transportatorului ca intermediar în tranacțiile economice și care mijlocește derularea unui contract de vânzare cumpărare.”

Rețeaua de transport a unei țări oglindește fidel situația economiei acesteia, constituindu-se în sistemul circulator al unei economii, transporturile preiau rezultatele obținute, reacționand prompt la evoluțiile sau involuțiile acesteia. O componentă a rețelei de transport o reprezintă transporturile rutiere; prin specificul lor, acestea se pretează cel mai bine unor solicitări la nivel micro si mediu, având prioritate în cazul unor deplasări rapide și directe chiar dacă uneori costurile sunt mai ridicate.

Date privind transportul internațional de mărfuri

Condiții necesare pentru efectuarea transporturilor rutiere

Normele privind organizarea transporturilor rutiere sunt conținute intr-o serie de acte normative dintre care cel mai important este Ordinul Ministrului Transporturilor nr. 527/1997 intrat în vigoare la data de 4.02.1998. În acest ordin sunt prezentate condițiile ce trebuie îndeplinite de un oprerator de transport pentru a obține licențele necesare desfășurării în legalitate a activităților de transport auto.

Licența de transport se acordă operatorului de transport public care îndeplinește condițiile de onorabilitate, competență profesională și capacitate financiară. Licenta de execuție este documentul care se eliberează la cererea operatorului de transport și care atestă dreptul acestuia de a efectua transport de mărfuri, cu un anumit vehicul, pe numărul de circulație.

Documente pentru traficul internațional de mărfuri:

Documente referitoare la conducătorul auto:

Permis de conducere

Pașaport

Carnet de vaccinare (după caz)

Documente pentru autovehicul:

Foaie de parcurs

Diagrame tahograf

Certificate de agreere

CPD

Autorizații

Licență de transport

Certificat ATP, ADR (după caz)

Documente pentru marfă:

CMR (scrisoare de transport internațional)

Carnet TIR

Specificații

Factură externă

Euro 1

Certificat fitosanitar (după caz)

Convenții și acorduri internaționale ce reglementează transporturile rutiere internaționale de mărfuri:

Convenția referitoare la contractual de transport internațional pe șosele CMR;

Convenția vamală referitoare la transporturile internaționale de mărfuri sub acoperirea carnetului TIR;

Convenția referitoare la importul temporar al autovehiculelor rutiere CPD;

Acord referitor la transportul mărfurilor perisabile ATP;

Acordul European privind transporturile de mărfuri periculoase ADR;

Acordul European privind activitatea exchipajelor care efectuează transporturi rutiere internaționale AETR.

Derularea activității de transport

Preluarea comenzii de transport

În practica transporturilor rutiere angajarea unui serviciu de transport se face pe baza unei comenzi de contract; aceasta reprezintă baza legală a prestării serviciului respective, fiind recunoscută ca un contract între beneficiar și transportator. Emitentul comenzii de transport poate fi direct expeditorul sau destinatarul sau un intermediar, de regulă, o casă de expediții. Comanda de transport se prezintă intr-o multitudine de forme, plecând de la o simplă adresă trimisă prin fax cu locul de încărcare, locul de descărcare și tariful de transport și până la un contract de transport conținând toate clauzele specific unui contract de prestări servicii.

Structura de bază a unei comenzi de transport se prezintă în felul următor:

Numele beneficiarului (eventual casa de expediții) care conține: nume, firmă, adresă, nr.Registrul Comerțului, cod fiscal, bancă și cont, telefon, fax, nume persoană de contact;

Numărul și tipul autovehiculelor solicitate;

Loc încărcare: nume firmă, adresă, telefon, fax, persoană de contact;

Birou vamal de export;

Birou vamal de import;

Loc descărcare;

Detalii referitoare la marfă: natura, masa, volum, prezentare, mod încărcare, valoare;

Tarif transport: parcurs intern, parcurs extern;

Modalitate de plată;

Mențiuni: penalități întarziere marfă, staționări, penalități întârziere la încărcare, depășire durată transport, costuri suplimentare.

Alte cerințe în desfășurarea activității de transport:

Stabilirea autovehiculului corespunzător;

Întocmirea fișei tehnice;

Instruirea șoferului înainte de plecarea în cursă;

Pregătirea documentelor;

Desfășurarea transportului.

Documente utilizate în transportul internațional de mărfuri:

Factura mărfii;

Lista de colisaj;

Certificat de origine;

Certificat veterinar-sanitar;

Certificat fito-sanitar;

Alte certificate cum ar fi: de conformitate, de calitate, de analiză etc.

Baze de date în transportul internațional de mărfuri

Ce reprezintă o bază de date?

În ultimii ani, dezvoltarea sistemelor de baze de date reprezintă unul dintre cele mai importante aspecte în domeniul tehnologiei informației, având un impact decisiv asupra modului de organizare și funcționare a numeroaselor instituții și servicii.

O bază de date este o colecție de date centralizate, creată și menținută computerizat, în scopul prelucrării datelor în contextul unui set de aplicații. Prelucrarea datelor se referă la operațiile de introducere, ștergere, actualizare și interogare a datelor.

Orice bază de date are următoarele proprietăți implicite:

Baza de date este o colecție logică coerentă de date ce are cel puțin un înțeles;

Baza de date este destinată, construită și populată de date despre un domeniu bine precizat. Ea are un grup de utilizatori și se adresează unui anumit grup de aplicații;

O bază de date reprezintă câteva aspecte ale lumii reale creând orizontul propriu; schimbările orizontului sunt reflectate în baza de date.

Avantajele creării unei baze de date

Sistemele de baze de date reprezintă o componentă importantă a vieții de zi cu zi în societatea modernă. Zilnic, majoritatea persoanelor desfășoară activități care implică interacțiunea cu o bază de date: depunerea sau extragerea unei sume de bani din bancă, rezervarea biletelor de tren sau de avion, căutarea unei cărți într-o bibliotecă computerizată, gestiunea angajaților dintr-o firmă, cumpărarea unor produse etc.

Față de vechile metode de înregistrare a datelor privind diferite activități pe fișe (documente scrise) sau chiar în fișiere pe disc, sistemele de baze de date oferă avantaje considerabile, ceea ce explică extinsa utilizare a acestora. Câteva dintre avantajele

oferite sunt:

Controlul centralizat al datelor, putând fi desemnată o persoană ca fiind responsabilă cu administrarea bazei de date;

Sunt compacte: volumul ocupat de sistemele de baze de date este mult mai redus decât documetele scrise;

Viteză mare de regăsire și actualizare a informațiilor;

Flexibilitatea ce constă în posibilitatea modificării structurii bazei de date fără a fi necesară modificarea programelor de aplicație;

Posibilitatea introducerii standardelor privind modul de stocare a datelor, ceea ce permite interschimbarea datelor între organizații ;

Menținerea integrității datelor prin politica de securitate (drepturi de acces diferențiate în funcție de rolul utilizatorilor), prin gestionarea tranzacțiilor și prin refacerea datelor în caz de funcționare defectuoasă a diferitelor componente hardware sau software;

Redundanță scăzută a datelor memorate, care se obține prin partajarea datelor între mai mulți utilizatori și aplicații. În sistemele de baze de date, mai multe aplicații pot folosi date comune, memorate o singură dată. De exemplu, o aplicație pentru gestionarea personalului dintr-o universitate și o aplicație pentru gestionarea rezultatelor la examene din aceeași universitate care folosește o singură bază de date, pot folosi aceleași informații referitoare la structurarea facultăților;

Independența datelor față de suportul hardware utilizat. Sistemul de gestiunea a bazelor de date oferă o vizualizare a datelor, care nu se modifică atunci când se schimbă suportul de memorare fizic, ceea ce asigură imunitatea structurii bazei de date și a aplicațiilor la modificări ale sistemului hardware utilizat.

Gestiunea activității unei firme de transport marfă

Nr_Înregistrare_Comandă, Denumire_Comandă, Cod_Marfă, Denumire_Marfă, Cantitate_Marfă, Cheltueili_De_Transport, Număr_Factură, Data_Scadentă_Factură, Valoare_Factură, Cod_Angajat, Nume_Angajat, Număr_Înmariculare_Camion, Marcă_Camion, Cod_Client, Nume_Client, Adresă_Client, Data_Scadentă_A_Plății, Data_Înregistrării_Plății, Punct_De_Plecare, Destinație, Distanța_Parcursă.

Reguli de gestiune:

O comandă poate fi realizată de mai mulți angajați. Un angajat poate realiza mai multe comenzi.

O marfă se poate regăsi în mai multe comenzi, dar o comandă conține o singură marfă.

Un camion poate realiza mai multe comenzi, dar o comandă poate fi realizată de un singur camion.

Un client poate avea mai multe comenzi, aceeași comandă poate fi realizată către mai mulți clienți.

Un client poate avea mai multe facturi, dar o factură se întocmește pentru un singur client.

În continuare vom prezenta cum arată o bază de date în vederea administrării activității unei firme de transport internațional de marfă. Baza de date cuprinde șapte tabele.

Comandă = Nr_Înregistrare_Comandă, Denumire_Comandă, Punct_De_Plecare, Destinație, Distanța_Parcursă, Cod_Angajat, Cod_Marfă, Nr_Înmatriculare_Camion, Cod_Client.

Marfă = Cod_Marfă, Denumire_Marfă, Unitate_De_Măsură_Marfă,  Cantitate_Marfă.

Factură = Număr_Factură, Cheltuieli_De_Transport, Valoare_Factură, Data_Scadentă_Factură.

Angajați = Cod_Angajat, Nume_Angajat, Nr_Înregistrare_Comandă.

Camioane = Nr_Înmatriculare_Camion, Marcă_Camion.

Clienți = Cod_Client, Nume_Client, Adresă_Client, Data_Scadentă_A_Plății, Data_înregistrării_Plății, Nr_Îregistrare_Comandă, Nr_Factură.

Crearea unei baze de date în Microsoft Access

O bază de date proiectată corespunzător furnizează acces la informații precise, actualizate. Deoarece o proiectare corectă este esențială pentru atingerea scopurilor utilizării unei baze de date, investiția în timpul necesar învățării principiilor unei bune proiectări este esențială.

O bază de date in Microsoft Access, arată astfel:

Gestiunea activității firmei de transport internațional de mărfuri „S.C. M-System S.R.L.”

Date privind S.C. M-System S.R.L

S.C. M-System S.R.L. și-a început activitatea în domeniul transporturilor rutiere de mărfuri în anul 1997 și are ca obiectiv furnizarea unei game variate de servicii de transport și logistică adaptate în permanență cerintelor clienților și la un standard ridicat de calitate.
S.C. M-System S.R.L. este o firmă cu capital integral privat, cu sediul în România și prestează servicii de transport rutier atât pe rute intracomunitare cât și extracomunitare.

Firma oferă soluții de transport mărfuri cu semiremorci prelată 13,6m, atât în varianta transport complet cât și în regim de grupaj. În condițiile unei piețe din ce în ce mai exigente și a unui mediu concurențial agresiv, firma își propune o acomodare inovativă permanentă la schimbările economice și provocările generate de acestea, consolidând principiul ce stă la baza activității: transport de cea mai bună calitate.

Contractele și colaborările solide cu un mare număr de transportatori verificați, dau firmei posibilitatea de a asigura în condiții de siguranță și eficiență transport rutier de marfă în regim de grupaj partial sau camion complet intern, comunitar și internațional.

Cele patru puncte forte ale firmei sunt:

Profesionalismul;

Punctualitatea;

Rapiditatea;

Disponibilitatea.

Bursa de transport

Pentru o mai bună desfășurare a activității, firma colaborează cu o bursă de transport electronic si anume www.easycargo.ro . Este un program informatic care funcționează pe Internet; aplicația principală a acestor programe este transportul rutier de marfă deoarece spre deosebire de transportul feroviar, fluvial, maritim, aerian și de persoane, piața transportului rutier de marfă este cea mai atomizată, cu cel mai mare număr de operatori, datorită accesului facil al întreprinzătorilor la această piață.

Pentru început, utilizatorul este obligat să își creeze un cont; acesta va complete datele personale, va alege durata abonamentului si modalitatea de plată.

Pentru o colaborare mai bună cu utilizatorii, site-ul are o sectiune numită “întrebări frecvente”, unde găsim răspunsuri pentru o mai ușoară desfășurare a activității pe site.

Cei care au marfă de transportat și caută soluție de transport, publică descrierea mărfii și ruta; aceasta este o cerere de transport. Cererile de transport sunt examinate de transportatorii care folosesc bursa. Transportatorii interesati contactează proprietarul anunțului și formulează oferta de transport.

Pe această bursă se pot publica nu numai mărfuri de transportat ci și camioane disponibile pentru transport; aceste anunțuri sunt folosite de cei ce au marfă de transportat.

Aceasta este sectiunea de căutare a mărfurilor ce urmează a fi transportate. În continuare transportatorul poate completa datele despre țara de plecare, destinație, localitatea de plecare și de destinație, tonajul, volumul, cât și tipul mărfii.

Avantajele și dezavantajele unei burse de transport

Principalul avantaj al bursei electronice este economia de timp și de costuri de comunicare cu partenerii; pentru a găsi o soluție de transport pe vremea în care nu existau burse, trebuiau contactați la rând expeditori și transportatori cărora li se punea aceeași întrebare: “aveți camion disponibil pentru…?” până când se obținea un răspuns afirmativ și un tarif convenabil. În condițiile utilizării bursei, nu mai este necesar nici un telefon, ci doar postată marfa de transportat pe bursă, unde este consultată instantaneu de către toti cei care anterior trebuiau contactați.

Cel mai mare dezavantaj în privința burselor electronice este faptul ca îți permit aproape instantaneu stabilirea de relații contractuale (comenzi, confirmări de comenzi) cu parteneri aflați la distanță și despre care nu există referințe în propria companie. În condițiile în care nu există o procedură internă de urmat la contractarea cu un nou partener, riscurile comerciale devin notabile.

Concluzii

O bază de date proiectată corespunzător furnizează acces la informații precise, actualizate. Deoarece o proiectare corectă este esențială pentru atingerea scopurilor utilizării unei baze de date, investiția în timpul necesar învățării principiilor unei bune proiectări este esențială. Baza de date are ca scop urmărirea activității firmei de transport internațional de marfă.

Prin dezvoltarea unei structure flexibile de către manageri și operatori de contracte, beneficiile bazei de date pot fi:

Supervizarea activității angajaților și posibilitatea de a schimba anumite sarcini între ei;

Evitarea neplăcerilor cauzate de înțelegerea greșită a contractelor sau de rătăcirea facturilor;

Îmbunătățirea aspectelor administrative și decizionale;

Posibilitatea extinderii afacerii fără a se depune foarte multă muncă suplimentară.

Bibliografie

Cârstoiu Dorin, “Baze de date relaționale”, Editura Printech, 1999

http://ro.bursatransport.com

http://www.m-system.ro

http://www.euload.com

www.easycargo.ro

http://www.cs.ubbcluj.ro