Baze de Date. Microsoft Acces

Baze De Date – Microsoft Acces

Concepte generale privind bazele de date

Intr-o explicație simplistă,o bază de date poate fi definită ca o colecție de informații. De exemplu, cartea de telefon este o bază de date, la fel cum este și agenda cu numerele de telefon și catalogul cu fișe de la bibliotecă. In cazul bazei de date computerizate putem stoca date dar putem face multe alte lucruri.

Deci o bază de date este un ansamblu de colecții de date cunoscute sub denumirea de tabelă (pentru bazele de date relaționale) și obiect (pentru bazele de date orientate pe obiect).

Lumea reală conține diferite obiecte pe care le vom numi entități. Aceste entități au anumite proprietăți, pe care le vom numi atributele entităților, aceste atribute pot lua anumite valori. Astfel, informația poate fi definită ca fiind formată din:

entitate (obiectul informației)

atribut (proprietățile entității)

valoare (măsura proprietății).

De exemplu entitatea angajat este formată din atributele nume, vârstă, ani, vechime, care au anumite valori.

Toate aceste date sunt organizate în tabele. O bază de date este formată din mai multe tabele cu diferite legături între ele.

Pentru a defini o tabelă avem nevoie de următoarele elemente:

domeniul de valori – un ansamblu de valori caracterizate printr-un nume, ce poate fi definit implicit sau explicit;

atributul – o coloană dintr-o tabelă caracterizată printr-un nume.Mai multe atribute pot lua valori din același domeniu.

Pentru a defini o bază de date este nevoie de:

tabelă – un produs cartezian dintre mai multe domenii, caracterizată

printr-un nume. De exemplu o foaie de calcul din Excel poate fi considerată o tabelă, unde pe prima linie sunt trecute domeniile ce aparțin tabelei, iar apoi datele corespunzătoare acestor domenii (domeniul 1 se referă la sexul unor persoane, domeniul 2 se referă la vârsta persoanelor respective).

legăturile dintre tabele.

De exemplu să construim o tabelă pentru entitatea Angajat.

O bază de date este formată din mai multe tabele cu diferite legături. Tipurile de legături dintre două tabele pot fi:

– legătura de tip unu la unu (1:1) – unei înregistrări dintr-o tabelă îi corespunde o singură înregistrare în cealaltă tabelă;

– legătura de tip unu la mai mulți (1:M) – unei înregistrări dintr-o tabelă îi corespund mai multe înregistrări în cealaltă tabelă;

– legătura de tip mulți la mulți (M:N) – mai multor înregistrări dintr-o tabelă îi corespund mai multe înregistrări în cealaltă tabelă.

Intr-o bază de date există diferite legături între tabele. Este foarte important de definit restricțiile referitoare la legăturile existente între tabele. Aceste restricții se referă la ștergerea datelor, la introducerea datelor sau modificarea lor.

Pentru tabele cu foarte multe date se recomandă ierarhizarea datelor din tabelă, pentru a putea fi regăsite cât mai ușor. De aceea se recomandă construirea indecșilor cu ajutorul cărora putem regăsi foarte ușor datele dintr-o tabelă ( de exmplu un index care să ordoneze datele din tabelă în ordine crescătoare a anilor de vechime).

Orice tabelă trebuie să aibă definită o cheie. Cheia unei tabele reprezintă un ansamblu minim de atribute care identifică o înregistrare dintr-o tabelă. Cheia poate fi formată dintr-un singur atribut (cheie simplă) sau din mai multe atribute (cheie compusă). La un moment dat într-o tabelă pot exista mai multe atribute cu proprietatea că pot identifica o înregistrare, aceste combinații se numesc chei candidate. Dintre aceste chei candidate se alege o combinație care se folosește efectiv și care se va numi cheie primară. Această cheie primară va identifica în mod unic o înregistrare din tabelă. Dacă într-o tabelă un atribut sau ansamblu de atribute ia valori în același domeniu ca și cheia primară a unei tabele, atunci acest ansamblu de atribute se numește cheie externă.

Primii pași în lucrul cu baze de date

Deschiderea și închiderea unei aplicații de baze de date

Pentru a deschide aplicația de baze de date există mai multe posibilități:

a). din meniul Start – Programs – Microsoft Access

b). dacă pe ecran există o pictogramă sub care scrie Microsoft Access se poate porni aplicația printr-un dublu clic pe această iconiță.

Pentru a închide aplicația putem alege opțiunea Exit din meniul File sau putem executa un clic pe butonul din dreapta sus a ferestrei.

Deschiderea unei baze de date existente

Pentru a deschide o bază de date existentă se poate alege una din următoarele posibilități:

alegem din meniul File opțiunea Open sau apăsăm pe pictograma existentă în bara de sub meniul File , dacă aplicația Microsoft Access este deschisă;

printr-un dublu clic pe numele bazei de date;

printr-un clic efectuat pe butonul Open, după ce fișierul dorit a fost selectat;

baza de date se poate deschide și printr-un dublu clic pe fișierul dorit, dacă deschidem fereastra Explorer;

prin meniul Start în documentele recent create;

în partea de jos a meniului File, există în ordinea folosirii ultimele fișiere accesate. Printr-un clic pe cel dorit se efectuează deschiderea lui.

Crearea unei baze de date nouă

o bază de date nouă, se poate crea cu ajutorul opțiunii New din meniul File, sau printr-un dublu clic pe simbolul din bara de instrumente;

în fereastra Explorer executăm clic dreapta în directorul în care vrem să salvăm baza de date și apoi alegem opțiunea New Microsoft Access Application.

Salvarea unei baze de date

Pentru a salva un fișier Access, se apelează funcția Save din meniul File, sau se apasă pictograma existentă în bara de sub meniul File

Utilizarea funcției Help

Dacă ajutorul nu apare pe ecran el se poate activa prin apăsarea tastei

Pe ecran va apărea un asistent, sub forma unei imagini animate. Printr-un clic al mouse-ului pe această imagine, ea va devini activă și vom avea acces la câmpul Type your question here, în care vom formula întrebarea și apoi vom apăsa butonul Search pentru a începe căutarea.

Asistentul se mai poate activa și prin apăsarea tastei F1. Pentru a închide asistentul se va da clic dreapta pe imagine și se va alege opțiunea Hide.

Inchiderea unei baze de date

Pentru a închide o bază de date fără a închide și aplicația Access se poate proceda astfel:

File – Close

se apasă butonul existent în colțul din dreapta sus al bazei de date

Schimbarea modului de vizualizare

Microsoft Access oferă mult mai multe instrumente decât sunt prezente inițial.Adăugarea sau ștergerea barelor de instrumente se poate realiza prin deschiderea meniului View – Toolbars. Toate barele active la un moment dat sunt marcate, pentru a dezactiva una dintre ele fiind suficient să apăsăm o singură dată pe numele ei. Nu se recomandă folosirea unui număr prea mare de bare de instrumente deoarece se micșorează spțiul dedicat lucrului cu baza de date.

Lecția 2

Tabele

2.1 Operațiile principale

Crearea unei tabele cu diferite atribute

După ce am creat o bază de date nouă și am denumit-o precizând și locul unde va fi salvată, pe ecran va apare fereastra bezei de date.

In partea stângă a ferestrei va fi afișat tot ceea ce putem realiza într-o bază de date. Putem realiza tabele, rapoarte, formulare de introducere a datelor într-o tabelă, cât și diferite interogări asupra tabelelor.

Pentru acrea o tabelă nouă, va trebui să apăsăm butonul Tables și apoi să executăm dublu clic pe opțiunea Create table in Design view. Alegem această opțiune pentru a putea defini proprietățile atributelor (în cazul celorlalte opțiuni nu vom putea stabili proprietățile atributelor). Pe ecran va apare, apoi, o fereastră în care vom introduce atributele dorite cât și proprietațile acestora. De exemplu vom crea tabela Angajat pentru care vom introduce atributele dorite cu proprietățile acestora.

După introducerea atributelor și a proprietăților acestora, vom închide

tabela iar pe ecran va apare o casetă de dialog în care vom introduce denumirea tabelei.

Acum tabela va arăta astfel:

Adăugarea, ștergerea, parcurgerea înregistrărilor

După ce am creat tabela putem introduce date în ea. Introducerea datelor se poate realiza prin selectarea tabelei dorite și apăsarea butonului Open existent în partea de sus a ferestrei sau cu ajutorul unor formulare create pentru această tabelă. Pe ecran va apare o fereastră în care vom putea introduce datele.

In partea de jos a ferestrei se află un mic meniu ce ne permite să parcurgem înregistrările tabelei, înainte, înapoi și care ne anunță câte înregistrări conține tabela.

Adăugarea unui atribut nou unei tabele existente

Dacă ne dăm seama că mai avem nevoie și de alte atribute pe care nu le-am introdus atunci când am creat tabela, avem posibilitatea să introducem aceste atribute noi în tabelă. Pentru aceasta, vom deschide tabela în Design View prin apăsarea butonului Design existent în partea de sus a ferestrei bazei de date. Această acțiune va deschide fereastra în care putem introduce noi atribute împreună cu proprietățile acestora.

Modificarea, ștergerea datelor unei înregistrări și salvarea tabelei

Pentru a șterge sau modifica anumite date dintr-o tabelă, vom deschide tabela, vom localiza inregistrarea dorită și vom modifica datele. După ce vom modifica sau șterge anumite informații, pentru a salva modificările făcute, vom închide tabela sau vom apăsa butonul Save existent pe bara de instrumente a aplicației sau vom apela funcția Save din meniul File.

Pentru a șterge anumite înregistrări dintr-o tabelă, vom poziționa mouse-ul pe inregistrarea dorită și vom executa clic dreapta pe celula existentă în partea stângă a tabelei. Din meniul derulant vom alege opțiunea Delete Record.

Utilizarea comenzii Undo

Dacă am introdus ceva greșit sau am șters din greșeală anumite date , putem anula aceste modificări cu ajutorul comenzii Undo. Pentru a utiliza această comandă vom apăsa butonul existent pe bara de instrumente sau vom apela funcția Undo din meniul Edit.

Ștergerea unei tabele

Pentru a șterge o tabelă vom selecta tabela dorită și apoi vom apăsa butonul existent în partea de sus a ferestrei bazei de date sau vom alege opțiunea Delete din meniul apărut după executarea unui clic dreapta pe tabela pe care dorim să o ștergem. O altă posibilitate ar fi să selectăm tabela dorită și apoi să apăsăm butonul Delete existent pe tastatură. Pe ecran va apare o fereastră de dialog în care nise va cere să confirmăm ștergerea tabelei. Pentru a șterge definitiv tabela vom apăsa butonul Yes, iar pentru a anula ștergerea vom apăsa butonul No.

2.2 Definirea cheilor unei tabele

Definirea cheii primare a unei tabele

Cheia unei tabele reprezintă un ansamblu minim de atribute care identifică o înregistrare dintr-o tabelă. Cheia poate fi formată dintr-un singur atribut (cheie simplă) sau din mai multe atribute (cheie compusă). La un moment dat într-o tabelă pot exista mai multe atribute cu proprietatea că pot identifica o înregistrare, aceste combinații se numesc chei candidate. Dintre aceste chei candidate se alege o combinație care se folosește efectiv și care se va numi cheie primară.

Atunci când cream o tabelă trebuie să stabilim cheia primară a tabelei. Această cheie primară se stabilește cu ajutorul comenzii Primary Key din meniul Edit. Această funcție se apelează după ce am selectat câmpul sau câmpurile care dorim să fie cheie primară a tabelei. Același lucru îl putem face alegând funcția Primary Key din meniul derulant ce apare în urma executării unui clic dreapta pe câmpul ce dorim să fie cheie primară.

Sfat Dacă cheia primară este formată din mai multe câmpuri selectarea lor se face tinând apăsată tasta Shift.

Crearea unui index

Crearea unui index se realizează în fereastra în care adăugăm noi atribute tabelei. Pentru a adăuga un index unui câmp, vom selecta câmpul respectiv, apoi în partea de proprietăți a acestuia, în dreptul câmpului Indexed, vom alege opțiunea Yes. Dacă vom alege opțiunea Yes (no Duplicates), atunci în câmpul respectiv nu vom putea introduce două înregistrări cu aceeși valoare.

2.3 Structura unei tabele

Schimbarea proprietăților unui atribut

Atunci când am creat o tabelă, am dat atributelor diferite proprietăți pe care le putem modifica în fereastra tabelei. Vom deschide această fereastră cu ajutorul butonului Design, vom selecta atributul caruia vrem să-i modificăm proprietățile și apoi în partea de jos a ferestrei vom alege proprietățile dorite.

Crearea unei reguli de validare

Pentru a nu introduce date eronate putem defini reguli de validare asupra câmpurilor, reguli ce nu ne vor permite să introducem date necorespunzătoare.

O regulă de validare o putem crea în fereastra tabelei, asupra atributului selectat, modificând proprietatea corespunzătoare câmpului Validation Rule. In câmpul Validation Rule apăsăm butonul din dreapta și se va deschide fereastra Expression Builder în care vom putea crea propriile reguli de validare folosind diferite funcții sau operatori.

După introducerea regulii de validare vom apăsa butonul OK. Dacă dorim ca atunci când introducem date greșite să fie afișat un text de atenționare vom introduce acest text în câmpul Validation Text.

Schimbarea dimensiunii unei coloane într-o tabelă

Dacă denumirile atributelor sunt mari putem modifica lățimea coloanelor cu ajutorul funcției Column Width din meniul Format. Această funcție o putem apela numai după ce am deschis tabela dorită. Această funcție va deschide o fereastră în care vom introduce dimensiunea dorită.

Același lucru îl putem face și manual cu ajutorul mouse-ului.

Mutarea unei coloane într-o tabelă

Dacă dorim să schimbăm ordinea atributelor într-o tabelă, mai întîi vom deschide fereastra tabelei. In această fereastră cu ajutorul mouse-ului vom trage de atributul pe care vrem să-l mutăm și îl vom pune acolo unde dorim. De exemplu dacă dorim să mutăm atributul ID_Copil, astfel încât să urmeze imediat după CNP, după ce vom selecta atributul pe care vrem să-l mutăm îl vom trage cu ajutorul mouse-ului ținând apăsat butonul său stâng și îl vom poziționa imediat după atributul CNP.

2.4 Legăturile unei tabele

Crearea unei legături între două tabele

Dacă avem mai multe tabele între care vrem să creăm anumite legături vom apela funcția Relationships din meniul Tools.Pe ecran va apare fereastra Show Table din care vom alege tabelele între care vom crea legătura. Vom selecta tabela dorită și vom apăsa butonul Add. Vom face acest lucru pe rând cu toate tabelele dorite.

Pe ecran, în fereastra Relationships, vor aparea tabelele pe care vrem să le legăm.

Apoi din meniul Reletionships vom apela funcția Edit Relationships, pentru a defini legătura dintre cele două tabele. Pe ecran va apărea fereastra Edit Relationships.

Pentru a crea o legătură vom apăsa butonul Create New. Acesta va deschide o altă fereastră în care vom alege tabelele pe care vrem să le legăm cât și atributele după care vom realiza legătura.

După ce am ales atributele după care vrem să realizăm legătura vom apăsa butonul OK pentru a ne întoarce la fereastra precedentă în care vom putea să ne definim și restricțiile asupra legăturii.

După ce am definit legăturile și restricțiile referitoare la aceste legături, pentru a crea legătura vom apăsa butonul Create. Pe ecran în fereastra Relationships va apărea legătura nou creată.

Sfat Nu vom putea crea legături între două tabele după orice câmpuri ci doar după acele câmpuri care într-o tabelă sunt cheie primară și în cealaltă tabelă cheie externă. Cele două câmpuri după care se face legătura trebuie să fie de același tip.

Ștergerea legăturilor între două tabele

Dacă vrem să ștergem o legătură creată trebuie să dăm clic dreapta pe legătura pe care vrem să o ștergem și apoi din meniul derulant apărut să alegem opțiunea Delete.

Pe ecran va apărea o casetă de dialog care ne va cere să confirmăm ștergerea legăturii. Dacă nu mai dorim să ștergem legătura respectivă apăsăm butonul No, iar dacă dorim să ștergem legătura definitiv apăsăm butonul Yes.

Lecția 3

Formularele

3.1 Lucrul cu formularele

Deschiderea unui formular

Dacă avem deja creat un formular, îl putem deschide prin apăsarea butonului Open existent în partea de sus a ferestrei bazei de date, după ce am selectat în prealabil formularul pe care vrem să-l deschidem sau îl mai putem deschide printr-un dublu clic pe el. Pe ecran va apare o fereastră în care vom putea introduce, modifica sau șterge date din tabela corespunzătoare formularului.

Crearea și salvarea unui formular

Pentru a crea un formular nou trebuie să apăsăm butonul Forms existent în partea stângă a ferestrei bazei de date și apoi să alegem opțiunea Create form by using wizard, după care trebuie să parcurgem pașii necesari pentru a crea formularului dorit.

Pas 1 – vom alege tabela căreia îi vom crea formularul și atributele pe care le va conține formularul;

Pas 2 – vom alege modul de afișare a atributelor în formular;

Pas 3 – vom alege stilul pe care vrem să îl aibă formularul;

Pas 4 – vom alege numele dorit pentru formular și dacă vom introduce date în tabelă cu ajutorul formularului.

Pentru a salva un formular după ce l-am creat putem apăsa butonul existent pe bara de instrumente sau apelăm funcția Save din meniul File sau apăsăm tastele Ctrl+S.

Utilizarea unui formular pentru a introduce și modifica date într-o tabelă

Intr-un formular deschis putem introduce și modifica date în tabela corespunzătoare formularului. Pentru a introduce date în tabelă cu ajutorul formularului va trebui să apăsăm butonul existent în partea de jos a formularului. Acesta ne va poziționa pe o nouă înregistrare și vom putea ă introducem noile date.

Pentru a modifica datele într-o tabelă cu ajutorul formularului ne vom poziționa cu ajutorul mouse-ului pe înregistrarea dorită și vom modifica datele corespunzătoare. După realizarea modificărilor dorite, prin închiderea formularului modificările vor fi actualizate în tabelă.

Parcurgerea înregistrărilor utilizând formularele

Putem parcurge toate înregistrările unei tabele cu ajutorul formularelor utilizând butoanele din partea de jos a formularului.

Adăugarea și modificarea textului în antet și subsol

Pentru a adăuga un text sau o imagine în antetul sau subsolul unui formular trebuie să deschidem formularul apăsând butonul Design . Pe ecran va apărea constructorul de formulare în care vom putea să modificăm tot ce dorim.

Pe ecran va apărea și o bară cu instrumente prin intermediul căreia vom putea modifica formularul. Pentru a introduce un text în antet sau în subsol vom trage de antet sau de subsol cu ajutorul mouse-ului și apoi în spațiul creat vom introduce textul. Pentru a putea introduce un text în antet sau în subsol vom apăsa butonul de pe bara cu instrumente. După ce vom introduce textul vom salva formularul, iar pentru a vedea modificările îl vom deschide apăsând butonul Open.

Putem introduce și diferite imagini în antet sau subsol cu ajutorul comenzii Insert – Picture.

Ștergerea unui formular

Putem șterge un formular prin apăsarea butonului existent în partea de sus a ferestrei bazei de date după ce am selectat formularul dorit sau prin alegerea opțiunii Delete din meniul apărut după ce am executat clic dreapta pe formularul pe care vrem să-l ștergem. Putem să ștergem un formular și apăsând tasta Delete existentă pe tastatură după ce în prealabil am selectat formularul.

Pe ecran va apărea o casetă de dialog în care ni se va cere să confirmăm ștergerea formularului. Apăsăm butonul Yes dacă vrem să ștergem formularul sau apăsăm butonul No dacă vrem să anulăm ștergerea.

Salvarea și închiderea unui formular

Pentru a salva un formular vom apăsa butonul Save existent pe bara de instrumente a aplicației sau putem apela funcția Save existentă în meniul File.

Inchiderea unui formular o vom face prin apăsarea butonului din partea dreaptă a formularului sau prin alegerea opțiunii Close din meniul File.

Lecția 4

Prelucrarea datelor

4.1 Operații de căutare și filtrare

Folosirea funcției de căutare pentru găsirea unei înregistrări

Pentru a găsi datele într-o tabelă vom folosi funcția Find care se găsește în meniul Edit și pe care o putem activa și prin apăsarea tastelor Ctrl+F. Căutarea se realizează în toată tabelă. Pentru a căuta doar în cadrul unui câmp atunci vom selecta câmpul respectiv și apoi vom apela funcția Find. Pe ecran va apărea fereastra Find and Replace.

Dacă afost găsită o înregistrare corespunzătoare, căutarea se va opri și câmpul respectiv va apare selectat. Pentru a continua căutarea vom apăsa din nou butonul Fiind Next.

Aplicarea unui filtru asupra unei tabele

Putem găsi anumite date și prin intermediul creării unui filtru asupra tabelei. Pentru aceasta avem la dispoziție următoarele tipuri de filtre:

Filter By Form – utilizează datele curente și ne putem alege ceea ce dorim să căutăm;

Filter For Input – filtrează datele cu ajutorul unei expresii construită de noi;

Filter By Selection – filtrează o anumită tabelă în funcție de înregistrările selectate de noi;

Advanced Filter – un mod complex de filtrare. Va deschide o fereastră în care vom putea crea diferite opțiuni de filtrare. Vom putea căuta cu acest filtru înregistrări care îndeplinesc anumite condiții construite sub forma unor expresii.

Din meniul Records al aplicației vom alege filtrul dorit, după ce vom deschide în prealabil tabela.

După alegerea filtrului dorit, din meniul Records vom alege funcția Apply filter sau vom apăsa butonul existent pe bara de instrumente a aplicației pentru a aplica filtrul asupra tabelei. Filtrul va fi salvat odată cu închiderea tabelei în cazul în care dorim să-l aplicăm și altă dată tabelei.

Ștergerea unui filtru

Pentru a șterge un filtru creat vom apela funcția Remove Filter din meniul Records.

4.2 Interogarea bazei de date

Crearea unei interogări (query)

Vom apăsa butonul Queries existent în partea stângă a ferestrei bazei de date, pentru a crea o interogare nouă. Apoi vom alege opțiunea Create query in Design View care ne va deschide constructorul de interogări. Mai întîi vom alege tabela sau tabelele asupra cărora dorim să creăm interogarea.

După alegerea tabelei sau tabelelor, în costructorul de interogări vom alege câmpurile pe care vrem să le conțină interogarea și în dreptul fiecărui câmp vom introduce restricția dorită.

Din câmpul derulant Fields vom alege câmpurile pe care vrem să le conțină interogarea, din câmpul Table vom alege tabela corespunzătoare. Pentru a sorta crescător sau descrescător datele vom alege din câmpul Sort una din opțiunile Ascending sau Descending. Dacă dorim ca un câmp să apară în intetrogare selectăm căsuța Show. In câmpul Criteria vom defini propriile restricții care pot fi de genul: mai mare decât o anumită valoare, mai mare sau egal, mai mic sau egal, mai mic, egal sau diferit de o valoare. Vom putea crea și expresii logice cu ajutorul operatorilor logici And și Or. După ce am salvat și închis interogarea o putem deschide cu ajutorul butonului Open. Interogarea va conține doar acele înregistrări care corespund restricțiilor create.

Modificarea unei interogări

Dacă vrem putem modifica o interogare adăugând atât restricții noi cât și tabele noi. Pentru aceasta vom selecta mai întîi interogarea dorită, apoi vom apăsa pe butonul Design. Pe ecran va apărea constructorul de interogări. Pentru a adăuga o tabelă nouă interogării,vom selecta din meniul Query opțiunea Show Table sau vom apăsa butonul existent pe bara de instrumente a aplicației, iar pe ecran va apărea o fereastră din care ne vom putea alege tabela dorită.

Legătura între tabele va apare aici dacă ea a fost definită anterior, dacă nu, vom putea lucra cu tabelele și fără a avea definite legături între ele.

Rularea unei interogări

După crearea unei interogări pentru a putea vedea rezultatele va trebui să rulăm interogarea apelând funcția Run din meniul Query sau apăsând butonul existent pe bara de instrumente a aplicației. Pentru a putea rula o interogare, prin aceste opțiuni, aceasta va trebui deschisă cu ajutorul constructorului de interogări, prin apăsarea butonului Design .

O modalitate mai rapidă de rulare a unei interogări este prin dublu clic pe interogarea dorită.

Salvarea, ștergerea și închiderea unei interogări

Pentru a salva o interogarea creată cu ajutorul constructorului de interogări vom apela funcția Save din meniul File sau vom apăsa butonul corespunzător existent pe bara de instrumente sau vom apăsa tastele Ctrl+S. Pe ecran va apărea fereastra Save As în care vom introduce numele dorit pentru interogare.

Pentru a închide o interogare vom apăsa butonul existent în partea dreaptă a ferestrei sau vom apela funcția Close din meniul File.

Pentru a șterge o interogare vom apăsa butonul existent în partea de sus a ferestrei bazei de date după ce am selectat în prealabil interogarea dorită sau vom da clic dreapta pe interogarea pe care dorim să o ștergem și vom alege opțiunea Delete din meniul apărut sau vom selecta interogarea și apoi vom apăsa butonul Delete existent pe tastatură. Pe ecran va apărea o casetă de dialog care ne va cere să confirmăm ștergerea interogării (opțiunea Yes pentru ștergere, opțiunea No pentru anularea ștergerii).

4.3 Sortarea înregistrărilor

Pentru a sorta un anumit atribut al unei tabele în ordine crescătoare sau descrescătoare vom selecta atributul dorit și vom alege una din următoarele posibilități:

Din meniul Records vom apela funcția Sort.

Vom apăsa unul din butoanele existente pe bara de instrumente a aplicației, pentru a sorta în ordine crescătoare și pentru a sorta în ordine descrescătoare.

Vom da clic dreapta pe atributul selectat și vom alege din meniul derulant tipul de sortare dorit.

Lecția 5

Rapoarte

5.1 Lucrul cu rapoartele

Crearea si salvarea unui raport

Pentru a crea un raport nou vom apăsa butonul Reports existent în partea stângă a ferestrei bazei de date și apoi vom alege opțiunea Create report by using wizard, după care va trebui să parcurgem următorii pași:

Pas 1 – vom alege tabela sau interogarea căreia vrem să îi creăm raportul și atributele pe care vrem să le conțină raportul.

Pas 2 – vom alege cum dorim să fie structurat raportul.

Pas 3 – vom grupa datele din tabelă sau din interogare după cum dorim.

Pas 4 – în această etapă vom stabili dacă sortăm sau nu datele din raport și modul în care dorim să fie sortate datele (crescător sau descrescător).

Pas 5 – vom alege modul cum dorim să fie reprezentate datele în raport precum și orientarea paginii raportului (Portrait sau Landscape).

Pas 6 – vom alege din stilurile predefinite stilul dorit pentru raport.

Pas 7 – în această etapă finală vom putea alege numele dorit pentru raport.

Pe ecran va apărea fereastra raportului, în care vom putea vizualiza datele corespunzătoare.

Adăugarea, modificarea antetului și a subsolului unui raport

Pentru a adăuga un text sau o imagine în antetul sau subsolul unui raport vom deschide mai întîi raportul apăsând butonul Design .

Pe ecran va apărea constructorul de rapoarte în care vom putea modifica ce dorim.

Pentru a introduce un text în antet sau în subsol, vom trage cu ajutorul mouse-ului de antet sau de subsol și apoi vom introduce în spațiul creat textul dorit apăsând butonul de pe bara cu instrumente. După apăsarea acestui buton, vom selecta în antet sau subsol locul unde vrem să poziționăm textul și apoi vom introduce textul.

După ce am introdus textul vom salva raportul și îl vom deschide, pentru a vedea modificările, apăsând butonul Open.

Asemănător vom putea modifica și subsolul raportului sau vom putea introduce diferite imagini în antet sau subsol cu ajutorul comenzii Insert-Picture.

Salvarea, ștergerea și închiderea unui raport

Microsoft Access automat tot ceea ce modificăm. Pentru a fi mai siguri putem apăsa butonul Save existent pe bara de instrumente a aplicației sau putem apela funcția Save din meniul File.

Pentru a șterge un raport vom apăsa butonul existent în partea de sus a ferestrei bazei de date după selectarea raportului dorit sau vom alege opțiunea Delete din meniul apărut după ce vom da clic dreapta pe raportul pe care vrem să-l ștergem. Putem de asemenea să selectăm raportul pe care vrem să-l ștergem și să apăsăm apoi butonul Delete existent pe tastatură. Pe ecran va apare o casetă de dialog în care ni se va cere să confirmăm ștergerea raportului. Pentru a-l șterge vom apăsa butonul Yes, pentru a anula ștergerea vom apăsa butonul No.

Pentru a închide un raport vom apăsa butonul din partea dreaptă a raportului sau vom alege opțiunea Close din meniul File.

Gruparea datelor după diferite atribute

Dacă atunci când am creat raportul nu am grupat datele după diferite atribute, vom putea face acest lucru cu ajutorul comenzii Sorting and Groupping din meniul View sau din meniul derulant apărut după ce am dat clic dreapta în bara din dreapta a constructorului de meniuri. Pe ecran va apărea fereastra Sorting and Groupping, în care vom alege cum să fie grupate datele, după ce atribute și modul de sortare a datelor (crescător sau descrescător).

Lecția 6

Pregătirea rezultatelor

6.1 Pregătirea pentru imprimare

Vizualizarea înainte de imprimare a unui raport, formular, tabelă

Un lucru important înaintea imprimării îl reprezintă vizualizarea datelor ce vor fi imprimate. Acest lucru se realizează cu ajutorul comenzii Print Preview din meniul File sau prin apăsarea butonului existent pe bara de instrumente a aplicației. Cu această comandă putem vizualiza datele din tabele, formulare, rapoarte.

Modificarea orientării și a dimensiunii paginii unui raport

Avem multe opțiuni referitoare la setarea paginii, dacă dorim să imprimăm datele după prelucrarea lor. Aceste opțiuni le putem alege sau modifica prin apelarea funcției Page Setup din meniul File. In fereastra Page Setup vom putea alege orientarea scrisului în pagină (pe lung-Portrait sau pe lat-Landscape), dimensiunea paginii (A4, letter, legal, executive și altele).

Există o setare implicită a paginii, dar atunci când vom dori să modificăm marginile va trebui să lucrăm cu meniul Margins existent în fereastra Page Setup.

6.2 Opțiuni pentru imprimare

Imprimarea unei pagini, a înregistrărilor selectate sau a întregii tabele

Pentru a imprima conținutul unei tabele sau doar anumite înregistrări din aceasta, vom deschide tabela, vom selecta înregistrările dorite și apoi vom alege din meniul File opțiunea Print.

Același rezultat îl putem obține și alegând să imprimăm datele cu ajutorul formei create pentru a introduce date în tabelă. Cu ajutorul comenzii Print din meniul File, putem alege imprimarea datelor din diferite interogări sau rapoarte. Putem imprima doar anumite înregistrări prin selectarea acestora și alegerea opțiunii Selected Record(s) din fereastra Print.