Baze de Date Acces 2010

Access 2010

Introducere baze de date

Access 2010 este o aplicație utilizată la crearea și managementul bazelor de date.

O bază de date reprezintă o colecție de date care sunt stocate într-un sistem computerizat. Bazele de date permit utilizatorilor să introducă, acceseze și să analizeze datele într-un mod rapid și facil. Reprezintă o unealtă extrem de utilă si sunt prezente peste tot. De exemplu la un cabinet medical la recepție sunteți întrebați o serie de date de identificare – practic ați văzut o bază de date în acțiune.

Cea mai ușoară metodă de a înțelege bazele de date este dacă le priviți ca fiind o colecție de liste. Imaginațivă baza de date despre care am pomenit anterior. Ce liste conține?

Listă cu datele de identificare (nume, prenume, vârstă etc)

Lista cu programările anterioare

Lista cu antecendete personale medicale etc.

Aceste aspecte sunt general valabile pornind de la cele mai simple baze de date până la cele mai complexe. De exemplu, aveți o ca hobby gătitul de prăjituri. O bază de date cu rețetele cunoscute și o listă cu prieteni cărora le puteți face cadou. Este una dintre cele mai simple tipuri de baze de date. Conține două liste:

Persoane

Rețete

Dacă de exemplu există un cabinet medical, bazat pe acestea va fi necesară păstrarea datelor pacienților, listelor de programări, listelor de servicii medicale oferite, listă cu diagnostice etc.

Desigur, în Access, listele sunt ceva mai complexe decât cele scrise de mână. Datele sunt stocate în tabele fapt ce permite stocarea unor informații cât mai detaliate.

Exemplu de tabel simplu:

S-ar putea ca această formă de prezentare să vi se pară foarte asemănătoare cu Excel, care vă permite o organizare a informațiilor într-un mod similar. De fapt, un astfel de tabel poate fi realizat și în Excel.

Practic o bază de date este o colecție de liste stocate sub formă de tabele.

Avantajele utilizării unei baze de date sunt date de faptul că Access este capabil să utilizeze date non-numerice (nume, descrieri), iar aceste tipuri de date sunt prezente peste tot și este foarte important ca ele să poate fi sortate și analizate.

Ceea ce diferențiază în mod clar o bază de date de orice altă metodă de stocare a informațiilor este conectivitatea. Tipul de baze de date cu care se lucrează în Access se numest baze de date relaționale. Aceasta este capabilă să ”înțeleagă” listele și obiectele din ele și să le asocieze între ele.

Practic existând două liste într-o bază de date se poate crea o a treia listă care să se bazeze pe celelalte liste existente.

A treia listă va utiliza informații existente în celelalte două liste. Avantajul Access este că datele din a treia listă vor fi recunoscute ca fiind exact aceleași obiecte din listele preexistente. De exemplu, Excel nu poate realiza acest lucru.

Faptul că access creează o bază de date relațională permite manipularea informațiilor (introducerea, căutarea și analizarea) din mai multe tabele simultan. Acest aspect duce la ușurință în utilizare.

Crearea unei baze de date

Dacă nici un template nu se potrivește cu necesitățile voastre atunci va trebui să creați o bază de date nouă, goală (blank database). Apoi se pot crea tabelele care să conțină câmpurile necesare. În momentul în care selectați să creați o bază de date nouă în access trebuie să îi dați un nume și să selectați un director unde aceasta să fie creată.

Pașii de urmat:

Click pe tabul File

Click New

Click Blank database

Denumiți baza de date în câmpul ”File Name”

Pentru a schimba locația click pe butonul ”Browse”

Click pe butonul ”Create”

După efectuarea acestor pași, Access va crea o bază de date nouă, goală și va deschide un tabel care poate fi configurat pentru introducerea datelor.

Introducere Obiecte

Bazele de date din Access 2010 sunt alcătuite din patru obiecte:

Tabele

Queries (Interogări)

Forms (Formulare)

Reports (Rapoarte)

Împreună acestea vă permit introducerea, stocarea, analizarea și redactarea (compile) datelor după necesități.

Tabelele

Sunt obiectele centrale ale bazelor de date. Scopul lor este de a stoca informații. Scopul fiecăruia din celelalte obiecte ale bazei de date este de a interacționa într-un anumit mod cu unul sau mai multe tabele. O bază de date Access poate sa conțină mii de tabele, iar numărul de înregistrări conținut de fiecare tabel este limitat mai mult de spațiul disponibil pe discul fix decât de orice altceva.

În Access rândurile sunt denumite Records (Înregistrare) iar coloanele Fields (. Un field este mai mult decât o simplă coloană: este un mod de a organiza informația și în funcție de tipul de date pe care le conține. Fiecare element dintr-un filed (câmp) este de același tip. (data, număr de telefon etc).

Lucrul cu tabele

O înregistrare reprezintă o unitate de informație. Fiecare celula de pe un rând este parte a aceleași înregistrări. Fiecare înregistrare are un număr de identificare (ID number). În cadrul unui tabel, fiecare număr ID este unic pentru fiecare înregistrare și se referă la toată înfomația pe care o conține acea înregistrare. Acest număr de identificare nu poate fi modificat.

Fiecare celulă este din tabel corespunde atât unui câmp (filed) cât și unei înregistrări (record).

Navigarea prin tabel

Pentru a naviga printre înregistrări se pot utiliza tastele săgeți, sau se pot utiliza săgețile localizate în bara de navigare care se află în partea de jos a tabelului. De asemenea, orice înregistrare poate fi găsită într-un tabel deschis cu ajutorul căsuței de căutare. Se poziționează cursorul mouse-ului în căsuță, se tastează numele înregistrării și se apasă enter. Pentru a găsi și alte înregistrări, se apasă enter din nou. Pentru a naviga printre câmpuri se pot utiliza săgețile drapta și stânga de pe tastatură sau se poate face scroll orizontal.

Adăugarea și rearanjarea câmpurilor

Într-un tabel nou trebuie mai întâi definite cămpurile (field) și caracteristicile acestora.

Access facilitează inserarea și rearanjarea câmpurilor. Când se adaugă un câmp nou se poate selecta și tipul de informații pe care le va conține (text, numere, data etc).

Pentru a adăuga un câmp nou:

Se deschide tabelul (se deschide automat în cazul unei baze de date noi, goale)

Click pe headerul unde scrie ”Click to Add”

Din meniul care apare se va selecta tipul de informații care vor fi conținute în acel câmp:

Text – valoarea implicită și cea mai potrivită pentru text. Poate fi utilizată și pentru numere, dacă nu se vor face calcule ulterior (numere de telefon, coduri postale)

Number – cel mai potrivit pentru numere, se pot apoi aplica formule matematice

Currency – formatează automat numerele în moneda utilizată

Date & Time – permite alegerea datei dintr-un calendar

Yes/No – inserează un checkbox

Memo – ideal pentru text mai elaborat (descrierea unui produs). Acest text poate fi formatat ulterior

Attachment – permite atașarea de fișiere, cum ar fi imagini

Hyperlink – creează o legătură către o pagină de internet, adresă de email

Se tastează numele câmpului și se apasă tasta Enter.

Pentru a crea un tabel și pentru a defini clar câmpurile ce vor fi inserate, inclusiv proprietățile acelor câmpuri, este necesară vizualizarea acestuia în formatul Design View:

Pentru a vizualiza tabelul astfel click dreapta pe numele tabelului aflat în Panoul de Navigare (Navigation Pane) și apoi se selectează comanda Design View.

Se pot vizualiza următoarele elemente:

Zona de editare a tabelului, care conține trei coloane

Field Name – aici se va completa numele câmpului

Data Type – Se va selecta tipul de date pe care le va conține câmpul respectiv

Description – se poate adăuga o scurtă descriere a câmpului respectiv

Property Sheet – se pot selecta diferite proprietăți ale tabelului

Field properties (proprietățile câmpului) – de aici se modifică diferite setări ale câmpurilor.

Pentru a adăuga un câmp nou se scrie numele acestuia în coloana ”Field Name”, apoi se apasă tasta Enter. Celula corespunzătoare din coloana Data Type va fi formatată în mod implicit pentru date de tip Text. Dacă se dorește utilizarea unui alt tip de date, se activează butonul de control pentru dropt-down meniu și se alege tipul de date dorit

Tipurile de date ……..de copiat din curs.

După ce se alege tipul de date corespunzător, este necesară modificarea proprietăților acestora din zona Field Properties. Pentru a putea modifica proprietățile unui câmp sunt necesari următorii pași:

În panoul de navigație clik dreapta pe tabel și se alege Design View

Se selectează câmpul ale cărui proprietăți vor fi modificate

În Field Properties se specifică valorile dorite pentru opțiunile care se dorește a fi modificate.

Cam care sunt modificarile necesare…..

Setarea proprietăților câmpurilor în Design View

Cu tabelul deschis în Design View se selectează un câmp pentru a fi afișate proprietățile acestuia în zona de afișare a Proprietăților Câmpului (Filed Properties). În partea din dreapta a listei Access oferă câteva informații despre fiecare proprietate în parte și, în unele cazuri, informații referitoare la restricțiile existente sau caracteristici esențiale (cum ar fi dimensiunea maximă a unui câmp de tip text de 255 caractere).

Proprietățile pentru un câmp de tip text sunt următoarele:

Field Size – Numărul maxim de caractere care poate fi completat în acel câmp. De exemplu pentru un câmp care conține CNP-ul, se poate limita dimensiunea acestuia la 13 caractere, astfel nu se vor putea introduce mai multe caractere decât sunt permise.

Format – specifică modul în care informația din acel câmp este afișată. De obicei este utilizat pentru câmpurile care conțin Numere sau Data/Timp.

Input Mask – se poate seta modul în care să apară anumite date de tipul Număr de telefon, cod poștal, data etc. Access furnizează în mod automat anumite formate. Pentru a seta input mask se selectează numele acestei proprietăți și apoi pe butonul de comandă din partea dreaptă a rândului pentru a rula Input Mask Wizard.

Caption – Această proprietate determină textul care apare într-o etichetă atunci când câmpul este adăugat într-un formular sau raport. Numele câmpului este utilizat în mod implicit.

Default Value – o valoare pe care Access o completează în mod automat pentru un câmp. De exemplu se poate utiliza funcția prestabilită Now() pentru a completa în mod automat data de astăzi când este făcută o nouă înregistrare.

Validation Rule – se utilizează pentru a crea o regulă de validare. Regulile simple de validare de obicei compară valoarea câmpului cu una sau mai multe constante. De exemplu se poate introduce expresia >18 ca regulă de validare pentru a ne asigura că acel câmp nu conține valori mai mici decât 18 (de exemplu într-un tabel cu persoane care trebuie să fie majore). De asemenea se poate defini o listă scurtă de valori care sunt acceptate, prin utilizarea unei expresii de genul: ”Urban” OR ”Rural” pentru a desemna mediul din care provine o anumită persoană și pentru a ne asigura că sunt folosite doar aceste valori. Ghilimelele sunt obligatorii. Datele trebuie introduse între diezuri (#) de exemplu #10/30/2012#. Se poate utiliza și operatorul LIKE și caractere de tip wildcard pentru a specifica un model valid. De exemplu pentru un CNP se poate utiliza o expresie de genul: LIKE ”#############”

Validation text – textul introdus definește mesajul de eroare în cazul în care nu au fost respectate regulile setate la Validation Text.

Required – se selectează YES dacă este obligatorie completarea acelui câmp înainte de salvare. (alegerea opțiunii Yes și necompletarea câmpului duce la imposibilitatea salvării înregistrării respective).

Allow Zero Length – Se seteaz[ aceast[ op’iune Yes sau No (Da sau Nu) în funcție de preferințe. O informație de tip Zero-lengh (fără valoare) este de fapt o valoare goală, lipsă, de exemplu cazul în care nu există nicio opțiune pentru acea valoare. (O valoare nulă, respectiv 0 indică o valoare goală necunoscută).

Unicode Compression – dacă este setată Yes (Da), Access va stoca sub formă compresată caracterele, utilizând astfel mai puțin spațiu în baza de date.

IME Mode and IME Sentence Mode – se aplică pentru calculatoarele care utilizează Windows în limbi Asiatice

Smart Tags – se utilizează pentru a specifica acțiuni pe care le poate face un utilizator printr-un meniu shortcut atunci când câmpul este afișat în Datasheet view sau într-un Formular.

Text Align – specifică modul în care este aliniat textul în acel câmp. Opțiunile sunt General (implicit), Left, Center, Right și Distribute. Distribute are rolul de a afișa informația pe toată suprafața câmpului, distribuită în mod egal.

Alte proprietăți ale câmpului disponibile sunt:

Pentru câmpurile de tip Date/Time există proprietatea Show Date Picker – utilizat pentru dată opțiunile sunt de a face disponibil un mini-calendar de unde se poate alege data sau se poate alege Never pentru a fi ascuns.

Pentru câmpurile de tip Memo proprietatea Text Format pentru a specifica Plain Text sau Rich Text. Opțiunea Rich Text oferă mai multe posibilități de formatare a textului.

Pentru câmpurile de tip Memo și Hyperlink proprietatea Append Only și se alege Yes (Da) dacă se dorește păstrarea unui istoric al modificărilor acelui câmp.

Pentru câmpurile Calculate se poate utiliza proprietatea Expression pentru a realiza comanda care va realiza calcularea și apoi se poate alege tipul de date pentru rezultat prin proprietatea Result Type.

Indexarea ajută aplicația Access să caute informațiile într-un mod eficient în cadrul unei baze de date. Access caută un tabel intern care stochează valorile pentru câmpurile indexate, acestea având o legătură directă cu câmpurile unde sunt stocate valorile. Access folosește indexarea pentru a căuta o anumită înregistrare fără a căuta toate înregistrările existente în baza de date. Este de preferat să se indexeze câmpurile care sunt utilizate cu regularitate ca și criteriu de căutare în interogări (queries), de exemplu câmpuri precum Numele, CNP. Se poate crea o indexare pentru un singur câmp (filed) prin setarea proprietăților indexării din tabul General al Proprietăților Câmpului când tabelul este vizualizat în modul Design View. Se alege Yes (Duplicates OK) pentru a crea un index pentru un câmp care conține date care se pot repeta (Oraș, Nume etc.). Se alege Yes (No Duplicates) pentru câmpurile care conțin valori unice, de obicei Primary Key (CNP, CIF etc.)

În mod implicit Access crează un index pentru ceia primară a tabelului.

După ce au fost create toate câmpurile dorite, aranjate în ordinea dorită și a fost configurat pentru fiecare câmp tipul de date corespunzător, inclusiv modificate proprietățile acestora, este necesară salvarea tabelului. Pentru aceasta click dreapta pe numele acestuia si se va selecta comanda Save sau click stânga pe comanda save (discheta) din Quick Access Toolbar. Apoi se închide tabelul.

Mutarea unui câmp

Se localizează câmpul care se dorește a fi mutat, apoi cu ajutorul mousului se poziționează cursorul deasupra marginii inferioare a celulei ce conține titlul câmpului. (cursorul se va transforma într-o săgeată cu patru capete.

Click and drag către noua locație

Se eliberează butonul stânga al mouseului, iar câmpul va apărea în noua locație.

Pentru a adăuga o înregistrare:

După definirea câmpurilor se introduce prima înregistrare

În grupul Records din tabul Home click pe comanda New sau în bara de navigare se dă click pe simbolul pentru ”new (blank) record”

Se continuă introducerea datelor pe rândul de sub ultima înregistrare introdusă.

Uneori o fereastră poate să apară atunci când datele introduse sunt invalide. Aceasta înseamnă că acel câmp are o regulă de validare, care reprezintă o regulă despre tipul de date ce pot să apară în acel câmp. Click pe ”OK” pentru a urma instrucțiunile ce vor apărea pentru a reintroduce datele.

Pentru a salva o înregistrare:

Se selectează tabul Home și se localizează grupul Records

Click pe comanda Save

Atenție! Intrările trebuie salvate înainte de a închide tabelul. Access nu va atenționa utilizatorul să saleveze dacă se dă comanda „Close”.

Pentru a edita o înregistrare, se dă click pe ea și apoi se tastează informațiile noi. De asemenea poate fi utilizată funcție de Fiind and Replace a unui cuvțnt în mai multe înregistrări și de a șterge înregistrări cu totul.

Înlocuirea unui cuvânt dintr-o înregistrare

Se selectează tabul Home și se localizează grupul Fiind

Se selectează comanda ”Replace”. Fereastra de Fiind and Replace va apare

Se completează valoarea care se dorește a fi înlocuită în câmpul ”Fiind What”

Se completează valoarea care se dorește să fie introdusă în câmpul ”Replace With”

Click pe comanda ”Look in” și din meniul Drop-down se va selecta zona de căutare:

Current field – va limita căutarea doar la câmpul selectat

Current Document – va căuta în întregul tabel

Click pe comanda ”Match” și din meniul drop-down care apare se va selecta cât de mult să fie limitată căutarea:

Any part of Field – va căuta termenul în orice parte a celulei

Whole Field – va căuta doar în celulele care se potrivesc cu termenul căutat în întregime

Begining of Field – doar celule care încep cu termenul căutat.

Click pe comana ”Find Next” pentru a găsi următoarea instanță a termenului căutat

Click pe comanda ”Replace” pentru a înlocui cuvântul original cu cel nou.

Comanda ”Replace All” va înlocui toate instanțele cuvântului căutat. De cele mai multe ori modificările făcute sunt ireversibile.

Ștergerea unei înregistrări

Se selectează întreaga intrare dând click pe marginea gri din stânga intrării

Se selectează tabul Home și se localizează grupul Records

Click pe comanda Delete. Înregistrarea va fi stearsă definitiv

Numerele de identificare (ID) alocate fiecărei înregistrări va rămâne aceeași chiar dacă se vor stere o parte dintre acestea. DE exemplu dacă se șterge înregistrarea numărul 21, succesiunea numerelor ID va fi ”19,20,22,23” etc.

Modificarea modului în care arată tabelul

Pe lângă rolul pur decorativ, modificarea modului în care arată tabelul îl poate face mult mai ușor de citit.

Redimensionarea Câmpurilor

Se poziționează mousul deasupra marginii din dreapta a numelui cămpului ce se dorește redimensionat. Cursorul va deveni o săgeată dublă

Click and drag – spre dreapta pentru a mări dimensiunea sau stânga pentru a o micșora

se dă drumul butonului mousului

Redimensionarea unui rând

se poziționează mouseul deasupra marginii de jos, în zona gri, în partea stăngă a rândului ce se dorește a fi redimensionat

click and drag în jos pentru a mări dimensiunea sau în sus pentru a o micșora

se eliberează butonul mouseului

Ascunderea câmpurilor

click dreapta pe tiltul câmpului

se selectează Hide Fields

câmpul va fi ascuns

Operațiunea inversă – Unhide se poate realiza printr-un click dreapta pe orice nume de câmp și de acolo se va selecta opțiunea Unhide Fields. Apare o căsuță de dialog de unse se pot selecta câmpurile pe care le dorim vizibile.

Culori alternative ale rândurilor

În mod implicit fiecare rând al tabelelor din access are o nuanță de gri mai închisă decât rândurile învecinate. Aceasta face tabelul să fie mai ușor de citit și de urmărit.

Pentru a schimba culoarea:

se selectează tabul Home și apoi grupul Text Formatting

click pe săgeata de drop-down pentru Alternate Row Color

se selectează o culoare, sau ”No Color” pentru a înlătura acest efect

Modificarea grid-lineurilor

Se selectează tabul Home, apoi grupul Text Formatting

Click pe săgeata de drop down

Se selectează modul în care se dorește să apară liniile de grilă

Sortarea datelor

Datele de tip text și cele numerice pot fi selectate ascendent sau descendent.

Se selectează câmpul după care se dorește să se facă sortarea

Se selectează tabul Home și se localizează grupul Sort&Filter

Se selectează comanda de sortare Ascending sau Descending

Tabelul va fi sortat după câmpul selectat

Se selectează comanda Save

Datele vor rămâne astfel până când se va realiza o nouă sortare.

Pentru a înlătura o sortare se alege comanda Remove Sort.

Filtrarea datelor

Permite vizualizarea doar a datelor dorite. Când se crează un filtru se vor selecta și criteriile pentru informațiile ce se doresc a fi afișate.

Utilizarea filtrelor este utilă prin faptul că permit orientarea către înregistrările care ne interesează.

Crearea unui filtru simplu

Click pe săgeata de drop-down corespunzătoare câmpului după care se dorește să se facă filtrarea

Din meniul care apare se vor bifa doar elementele care se doresc a fi afișate

Select all – va selecta toate intrările

Blank – va selecta celulele care nu conțin informații

Click Ok și filtrul va fi aplicat

Crearea unui filtru pe baza unei selecții

Filtrarea în funcție de selecție permite selecția unor date specifice din tabel și găsirea datelor similare sau diferite de acestea.

Se selectează celula cu datele după care se dorește crearea unui filtru

Se selectează tabul Home și se localizează grupul Sort&Filter

Se dă click pe săgeata de drop-down Selection

Se selectează tipul de filtru care se va aplica

Equals – va include intrările a căror valoare este identică cu cea selectată

Does not Equal – va include intrările a căror valoare este diferită de cea selectată

Contains – doar intrările care conțin celule care conțin datele selectate

Does not contain – toate intrările cu excepția celor care conțin datele selectate

Crearea de filtre cu ajutorul unui termen căutat

Se poate crea un filtru utilizând un termen căutat și specificând cum trebuie să fie potrivite informațiile de către Access

Când se dorește filtrarea după un termen căutat se pot utiliza opțiunile deja prezentate, și pe lângă acestea și următoarele:

Begin With – doar intrările a căror informații din câmpurile selectate încep cu termenul căutat

Does not begin with – toate intrările cu excepția celor a a căror informații din câmpurile selectate încep cu termenul căutat

Ends With – doar intrările a căror informații din câmpurile selectate se termină cu termenul căutat

Does not end with – toate intrările cu excepția celor a a căror informații din câmpurile selectate se termină cu termenul căutat

Pentru a crea un asemenea filtru sunt necesari următorii pași:

Click pe săgeata de drop-down ce corespunde câmpului după care se dorește să se facă filtrarea

Se selectează opțiunea Text Filters. Din meniul care apare se selectează modul în care se dorește să se realizeze filtrarea

Click Ok.

Pentru filtrarea datelor de tip numere, date, se acționează în același fel, cu mențiunea că opțiunile disponibile pot fi diferite.

Setarea Relațiilor între tabele

Setarea cheii primare (Primary Key)

Cheia primară a unui tabel are rolul de a identifica fiecare înregistrare (Record) dintr-un tabel, în mod unic. Se poate utiliza un singur câmp (de exemplu CNP-ul unei persoane sau un câmp ID setat ca AutoNumber, acesta fiind creat automat de Access) sau o combinație de tabele pe post de cheie primara. (o cheie primara formată din mai multe câmpuri poartă denumirea de Cheie Compusă). Dacă în locul unui câmp de tip AutoNumber este utilizat un câmp ale cărui valori trebuie introduse, proprietatea Required a acelui câmp trebuie setată Yes, și este bine ca acea valoare să nu se modifice des, de preferat deloc.

În access cheile primare sunt de asemenea utilizate pentru a crea relații între tabele. De exemplu dacă există un tabel denumit Pacienți a cărui cheie primară este CNP-ul acestora, acest câmp poate fi adăugat și la tabelul Consultații cu scopul de a putea identifica consultațiile fiecărui pacient. În tabelul Consultații, câmpul CNP reprezintă o cheie străină (foreign key). Cheile primare și cele străine pot fi utilizate în interogări pentru a uni tabele în așa fel încât Access să utilizeze relațiile pentru a returna înregistrările dorite.

Pentru a seta cheia primară a unui tabel, acesta trebuie deschis în modul de vizualizare Design View. Se selectează rândul pentru câmpul care se dorește să devină cheie primară și apoi click stânga pe comanda Primary Key din grupul Tools din Table Tools Design tab. Access va adăuga un simbol în formă de cheie acelui câmp, și astfel acesta devine cheie primară.

Dacă se dorește schimbarea cheii primare pentru un tabel care conține informații, atunci câmpul pe care dorim să îl transformăm în cheie primară trebuie să conțină valori unice. De asemenea, dacă existau relații create, mai întâi acestea trebuie înlăturate.

Setarea relațiilor

Tipurile de relatii din curs …..

Crearea unei relații:

În tabul Database Tools, click Relationships

Dacă tabelele pentur care se dorește realizarea unei relații nu sunt afișate, click Show Table în grupul Relationships, se selectează apoi tabelele dorite în căsuța de dialog și click Add

Se trage câmpul de legătură din primul tabel către câmpul de legătură din celălalt tabel.

Access va afișa căsuța de dialog pentur Editarea Relațiilor (Edit Relationships)

Ne asigurăm că legătura este realizată între câmpurile dorite și apoi click pe Create.

Se selectează Enforce Referential Integrity dacă se dorește activarea acestei opțiuni pentru relația creată. Dacă se activează, se va selecta și cel puțin una din cele două opțiuni disponibile (Cascade Update Related Fields și Cascade Delete Related Fields.

Relație de tip One-To-One

Relație de tip One-To-Many

Relație de tip Indeterminate

Many-to-Many

Pentru a crea o relație de tip Many-to-many este necesară crearea unui tabel de legătură (junction table) pentru a crea două sau mai multe relații de tipm One-to-Many. Tabelul de legătură va conține cheia primară de la tabelele pentru care dorim să creăm această relație.

Pentru a modifica o relație existentă

Click pe Relationships în tabul Database Tools

În fereastra de relații, click dreapta pe linia dintre două tabele și se alege comanda Edit Relationship

În căsuța de dialog se fac modificările dorite și apoi se sleectează OK.

Formularele

Formularele sunt elemente ale bazei de date ce permit în primul rând introducerea de informații. Reprezintă un mod clar de a completa datele, în formatul dorit. Când informațiile sunt introduse într-un formular din Access, acestea vor fi stocate exact acolo unde este cazul – într-unul sau mai multe tabele. Dacă introducerea datelor într-un tabel simplu este relativ ușoară, aceasta devine mult mai complicată în momentul în care se va dori completarea cu date ce provin din alte părți ale bazei de date.

De asemenea, formularele sunt utile și pentru vizualizarea datelor. O înregistrare este mult mai ușor de vizualizat și de înțeles dacă este privită într-un formular decât într-un tabel.

Cu ajutorul formularelor, cei care construiesc bazele de date se asigură că au un control exact asupra modului în care utilizatorii interacționează cu acestea.

Crearea unui formular

Pentru a crea un formular se poate utiliza vrăjitorul de creare a formularului. Pentru a lansa comanda se va naviga la tabul Create, se va localiza grupul ”Forms” și se va lansa comanda ”Form Wizard”.

Se va lansa în acest fel vrăjitorul care ne va ajuta să creăm formularul.

Primul pas este reprezentat de alegerea câmpurilor care vor apărea în formular. Aceste câmpuri pot fi parte dintr-un singur tabel/interogare, sau din mai multe tabele/interogari.

Se alege obiectul unde se găsesc câmpurile ce urmează să apară în formular (1). După alegerea obiectului, câmpurile disponibile vor apărea în căsuța de la punctul 2.

Sunt afișate câmpurile disponibile pentru a fi adăugate la formular (2). Se selectează câmpurile care vor apărea în formular și se va apăsa pe „>” pentru a le adăuga. Acestea se vor muta în caseta din partea dreaptă (4) prin apăsarea butoanelor de la punctul 3.

Se apasă butonul Next și se trece la ecranul următor. De la acesta se va selecta modul în care va arăta formularul. Varianta cel mai des utilizată este ”Columnar”. După ce ne decidem care dintre variante va fi utilizată, se apasă butonul Next.

Reprezintă ultimul exran al vrăjitorului pentru crearea unui formular. Se modifică numele (1) pentru a știi exact ce reprezintă acest formular, apoi se alege varianta ”Open the form to view or enter information” (Deschide formularul pentru a vizualiza sau pentru a introduce informații) și se alege comanda Finish. Formularul va fi deschis automat:

Crearea unui formular ce conține și un subformular

Pentru a putea crea un formular care să conțină un subformular, în primul rând este nevoie ca în baza de date să existe cel puțin două tabele între care să existe o relație de tip One-To-Many.

Subformularul permite lucrul cu înregistrările din alt tabel sau query direct în formularul principal. Pentru a crea un formular care să conțină și un subformular cu ajutorul vrăjitorului pentru formulare trebuie urmați următorii pași:

Pentru a crea un formular se poate utiliza vrăjitorul de creare a formularului. Pentru a lansa comanda se va naviga la tabul Create, se va localiza grupul ”Forms” și se va lansa comanda ”Form Wizard”.

În primul pas se vor alege câmpurile care vor fi disponibile. Se alege tabelul pentru formularul principal și apoi se adaugă câmpurile care vor fi afișate.

Va fi selectat apoi, din aceeași fereastră, tabelul sau interogarea pe baza căruia se va crea subformularul

Se vor adăuga câmpurile care se dorește a fi afișate în subformular iar apoi se va selecta comanda Next.

În următorul pas se poate alege dacă se dorește să se creeze un formular cu subformular sau două formulare între care să existe o legătură. Se va alege prima variantă (cea implicită).

În următorul ecran se alege modul în care să fie afișate informațiile în subformular.

În ultimul ecran al vrăjitorului se aleg numele pentru formularele create si se încheie cu comanda FInish.

Rezultatul:

Modificarea unui formular

Un formular poate fi particularizat cu ajutorul funcției Design View și Layout View. În tipul de editare Design View fiecare obiect al formularului apare ca un element separat, editabil (de exemplu pot fi editate independent numele cțmpului și căsuța care conține datele). În Layout View pot fi rearanjate elementele formularului, li se poate modifica dimensiunea etc.

Pentru a deschide un formular în modul Design View se face click dreapta pe aceasta (în panoul de navigație) și se alege comanda Design View. Formularul va fi deschis ăn modul de vizualizare corespunzător comenzii. Același rezultat se poate obține dacă avem un formular deschis și din Tabul Home alegem de la comanda Views opțiunea Design View.

Pentru vizualizarea formularului în modul Layout View, pașii sunt identici, comanda care se va da fiind de Layout View.

În modul Layout View un câmp poate fi mutat într-o altă locație în cadrul formularului. Când un câmp este selectat pentru editare, numele acestuia este selectat de asemenea, fapt ce duce la ușurință în manevrarea lor. Aceleași schimbări ale modului în care arată formularul pot fi realizate și în modul de vizualizare Design View, dar procedeul este ceva mai anevoios. Pentru mutarea unui câmp se folosește metoda drag-and-drop.

În design View pot fi efectuate următoarele operațiuni:

Modificat modul în care arată numele câmpurilor, titlul formularului, dimensiunile etc.

Se poate adăuga o imagine de fundal (Tabul Format, comanda Background Image, apoi se selectează imaginea dorită). Utilă de exemplu pentru adăugarea logoului companiei de exemplu.

Se pot aplica diferite teme prestabilite pentru formular (comanda Themes din Tabul Design). Acestea au rolul de a modifica modul în care arată și este formatat formularul (font, culori). În momentul în care se alege o temă aceasta va fi aplicată pentru toate formularele și tabelele ce alcătuiesc baza de date.

Se pot adăuga elemente care să adauge funcționalitate formularului (grupul Controls)

Cele mai importante ar fi:

Select

Text Box –afișează cămpuri text, number, currency și memo. Pe lângă opțiunile legate de dimensiuni pot fi modificate textul, marginile, fundalul.

Label – identifică elementele de control și câmpurile. Se poate formata textul și de asemenea se pot afișa diferite efecte speciale

Buton de comanda – sunt utilizate în general pentru acțiuni cum ar fi deschiderea unui nou formular, navigare, rularea de comenzi macro sau de coduri visual basic. Se pot aplica formatări (imagini, modificarea culorii când cursorul mouseului este deasupra butonului sau când este apăsat)

Hyperlink – o legătură către o pagină de internet, către o anumită locație etc.

Combo Box – un câmp de unde se pot alege valori care există deja într-un câmp al unui tabel din baza de date. Are săgeată de drop-down pentru a putea căuta valoarea dorită

List box – un câmp de unde se pot alege valori care există deja într-un tabel sau o interogare

Checkbox – pentru a specifica opțiuni da/nu sau adevărat/fals (are mai puține opțiuni de formatare)

Subform – se poate introduce un sub-formular

Image – se poate introduce o imagine

Proprietățile elementelor de control

Pentru a fi afișate proprietățile formularului și ale elementelor acestuia trebuie activată comanda ”Property Sheet” din tabul Design (disponibil în momentul în care formularul este deschis în modul de vizualizare Design View.

În foaia de proprietăți, caracteristicile sunt grupate în cinci taburi: Format, Data, Event, Other și All. Proprietățile diferă în funcție de tipul de element de control care este selectat, dar de asemenea au și multe caracteristici în comun.

Descrierea taburilor și a proprietăților pe care le conțin:

Format – pentru majoritatea elementelor conține proprietăți precum Caption, Height, Width și Text Align. Proprietatea Visible (vizibil) este de asemenea inclusă în acest tab. Se poate astfel selecta dacă un anumit element este sau nu afișat în funcție de condițiile care sunt selectate.

Data – de aici se poate seta sursa datelor (Control Source). Acest câmp specifică expresia sau câmpul de unde elementul respectiv își preia informația. Nu toate tipurile de elemente de control au această opțiune. Elementele conectate (Bound controls) sunt elemente care sunt legate de un anumit câmp și sunt reprezentate de combo box, list box charts, subformular și subraport. Elementele neconectate (Unbound Controls) sunt reprezentate de labels (etichete), butoane de control și comutare, tab control, hyperlinks, web browser control, linii și imagini. Tabul Data conține de asemenea proprietăți precum Default Value (valoarea implicită), Validation rule și Validation Text.

Event – conține proprietăți precum On Click, Before Update, On Enter și On Exit. Acestora li se pot asocia comenzi Macro sau proceduri scrise în Visual Basic pentru Aplicații (VBA) pentru a automatiza operațiunile unui formular.

Other – proprietăți diverse.

All – conține toate prorietățile asociat cu un element.l

Control Wizards

În mod implicit Access are opțiunea de Use Control WIzards activată și afișează un vrăjitor în momentul în care se inserează un butoon, combo box sau list box într-un formular.

Adăugarea unui buton cu ajutorul Control Wizard

Se selectează comanda din grupul Controls

Se selectează locul unde se doreste să fie localizat butonul, si apoi prin drag dimensiunea acestuia

În momentul în care dimensiunea dorită este obținută se dă drumul butonului mouse-ului și o fereastră pentru configurarea proprietăților butonului va apare de unse se va selecta acțiunea dorită și care va fi executată la activarea acestuia. Opțiunile pot fi observate în imaginile următoare:

Se selectează acțiunea dorită și se trece la pasul următor prin apăsarea comenzi Next.

Pasul următor implică alegerea modului în care va arăta butonul (se poate alege o imagine predefinită, o imagine în format BMP sau text.

Pasul următor implică alegerea unui nume pentru comanda creată, cu scopul de a recunoaște mai ușor elementul creat.

Ultimul pas este reprezentat de click stânga pe comanda Finish, ceea ce va duce la crearea butonului.

Adăugarea unui buton cu ajutorul comenzilor Macro

Dacă opțiunea Use Control WIzards este dezactivată, atunci acțiunea va trebui realizată utilizând Macro builder, Expression builder sau Code builder.

Se selectează comanda din grupul Controls

Se selectează locul unde se doreste să fie localizat butonul, si apoi prin drag dimensiunea acestuia

Din meniul Property Sheet se selectează tabul Event și pentru opțiunea On Click se efectuează click stânga pe butonul care are ca design trei puncte

O fereastră va apare de unde se poate alege modul în care se vor construi comenzile. Se alege opțiunea Macro Builder

Fereastra de construire a comenzilor macro va fi afișată.

Folosind săgeata de drop-down menu se vor alege comenzile care se doresc a fi efectuate. Avantajul desemnării acțiunilor cu ajutorul comenzilor macro este reprezentat de faptul că se pot adăuga mai multe evenimente pentru aceeași acțiune. (de exemplu să salveze datele și apoi să deschidă automat un raport).

Se salvează comanda și se închide fereastra de editare

Adăugarea unui Combo Box sau List Box cu ajutorul Control Wizards

Utilizarea Combo box prezintă următoarele avantaje:

Standardizează valorile pe care un utilizator le poate introduce, deoarece acestuia îi sunt prezentate, într-o listă, valorile care pot fi alese.

Selectarea acestora este rapidă și ușoară

Permite utilizatorului să vizualizeze mai multe coloane într-un singur combo box, furnizând astfel un volum mare de informații într-un mod foarte facil.

Se selectează Combo Box din grupul Controls din tabul Design (disponibil când formularul este vizualizat în modul Design View.

Se trasează marginile elementului (se desenează un dreptunghi cu ajutorul mouse-ului)

La eliberarea butonului stânga al mouse-ului va apărea vrăjitorul pentru configurarea combo box

Se alege opțiunea dorită (în exemplul nostru prima opțiune) si se efectuează click stânga pe comanda Next.

Se selectează tabelul sau interogarea de unde vor fi preluate datele, apoi click stânga pe comanda Next

Se vor alege câmpul sau câmpurile de unde vor fi preluate informațiile, urmat de click pe butonul Next.

Se alege un mod de sortare a datelor, dacă se dorește acest lucru

Se alege modul în care să fie vizualizate informațiile (cheia primară se recomandă a fi ascunsă), click pe butonul Next.

Se alege una dintre variantele propuse, respectiv ca Access să păstreze valorile pentru o utilizare ulterioară sau să le memoreze într-un câmp dintr-un tabel ce face parte din baza de date

Se completează eticheta pentru combo box si se selectează comanda FInish.

Ștergerea unui câmp din formular

Se deschide formularul în layout view

Se selectează câmpul care se dorește a fi șters

Se apasă butonul Delete sau tasta Del iar câmpul va fi șters

Utilizarea Antetului și a recapitulației (Header and Footer)

Un formular conține trei secțiuni:

Detail

Header (Antet)

Footer (Recapitulație)

Antetul și recapitulația pot fi utilizate pentru a insera în formular un logo, un titlu, data și ora. Acestea se găsesc în grupul Header/Footer din tabul Design (activat când formularul este vizualizat în modul Layout sau Design View)

Aceste comenzi introduc elemente predefinite, dar de asemenea pot fi introduse și alte elemente prin realizarea acestora în zonele dorite. (de exemplu se poate adăuga un buton în zona de antet cu scopul de a economisi spațiu în zona Detail.

Pentru a adăuga un Logo se selectează comanda Logo, apoi se alege imaginea dorită.

Pentru a adăuga un titlu se alege comanda Title și automat în zona antetului va fi introdusă o căsuță unde se poate edita titlul formularului.

Pentru a adăuga data și ora se selectează comanda Date and Time. Se selectează apoi formatul în care vor fi afișate și elementele care vor fi afișate. Ulterior poate fi editată poziția, dimensiunile fontului etc.

Introducerea și modificarea datelor

Pentru a deschide un formular se face dublu-click în zona Panoului de navigație (Navigation Pane) pe formularul în care se dorește adăugarea de înregistrări. (1).

Această comanda va deschide formularul dorit (2)

Formularul se deschide mereu la prima înregistrare a tabelului. Dacă aceasta nu este completată, câmpurile formularului vor fi goale, iar dacă această intrare este completată, vor fi afișate datele conținute. Există două posibilități de a adăuga o înregistrare nouă cu ajutorul unui formular:

Click stânga pe comanda New din grupul Records din tabul Home

Click stânga pe comanda New Record de pe Bara de navigare a formularului aflată în partea de jos a ecranului

Se introduc în ordine datele corespunzătoare fiecărui câmp. Deplasarea de la un câmp la altul se face cu ajutorul tastei TAB. Odată completat ultimul câmp din formular se apasă tasta TAB sau tasta ENTER, în acest fel înregistrarea este salvată în tabel, iar formularul va afișa următoarea intrare goală, gata pentru a fi completate datele.

Pentru a edita o înregistrare, se deschide formularul, se caută înregistrarea care se dorește a fi editată și se fac modificările dorite. Odată cu salvarea modificărilor datele vor fi automat modificate în tabel.

Pentru a închide un formular se poate apăsa butonul Close .

Navigarea cu ajutorul formularului

Înregistrările pot fi vizualizate cu ajutorul formularului. Fereastra formularului include o bară de navigare pentru a ușura vizualizarea înregistrările existente. Reprezintă o variantă foarte comodă de a citi datele existente comparativ cu citirea acestora din tabel.

Se deschide formularul pe care dorim să îl vizualizăm

Click pe comenzile corespunzătoare Înregistrarea Precedentă(1) (Previous Record) sau Înregistrarea Următoare(2) (Next Record) pentru deplasarea înainte sau înapoi cu câte o înregistrare;

Se pot de asemenea alege comenzile Prima Înregistrare(3) (First Record) sau Ultima Înregistrare (4) (Last Record)

Se poate acționa comanda Înregistrare Nouă (5) (New Record) pentru a introduce o nouă înregistrare.

Căutarea unei înregistrări cu ajutorul formularului

Deși navigarea este facilă cu ajutorul diferitelor butoane de navigare disponibile, aceasta este o metodă destul de dificilă și care este mare consumatoare de timp dacă baza de date conține multe înregistrări. O abordare mai ușoară este de a căuta (search) o înregistrare cu ajutorul funcției Search.

Se deschide Formularul dorit

Se activează câmpul Search (1) printr-un click stânga pe el

Se tastează elementul după care se caută (poate fi oricare dintre câmpurile existente). Pe măsură ce se tastează, Access va afișa rezultate care se potrivesc cu termenul căutat.

Ștergerea unei înregistrări dintr-un formular

Înregistrările pot fi șterse și direct dintr-un formular, nu doar din tabel. Ștergerea înregistrărilor vechi poate duce la reducerea dimensiunilor bazei de date și oferă o ușurință mai mare manipularea acesteia. Când se șterge o înregistrare, toată informația conținută în câmpuri pentru aceasta sunt înlăturate definitiv.

Se deschide formularul dorit

Se localizează înregistrarea care se dorește a fi înlăturată

Se selectează tabul Home

Click pe butonul de drop-down din dreptul comenzii Delete

Se selectează opțiunea Delete Record

Click Yes

Filtrarea înregistrărilor

Filtrele pot fi utilizate pentru a vedea doar anumite înregistrări din baza de date. De exemplu daca se dorește să se vizualizeze doar pacienții care au o anumită afecțiune. Se poate aplica un filtru simplu după un câmp utilizând unealta Selection, sau se poate filtra după mai multe câmpuri cu ajutorul comenzii Filter by Form.

Dacă se utilizează comanda Selection, alternativele pentru filtrare sunt diferite în funcție de tipul de date conținut de câmpul respectiv, după cum se poate vedea și în imaginile de mai sus:

Equals – filtrează doar valorile egale cu cea selectată

Does not Equal – toate valorile cu excepția celei selectate

Conains – câmpul conține valoarea selectată

Does not contain – câmpul nu conține valoarea selectată

On or before – în data de sau înainte

On or After – în data de sau după

Pentru a utiliza comanda Filter by Form: din tabul Home se localizează grupul Sort & Filter, se selectează comanda Advanced de unde se va selecta comanda Filter By Form. Apoi, se pot face selecții pentru fiecare câmp în parte, filtrându-se astfel datele. Se observă că se pot face mai multe selecții, și se poate folosi și funcția Or (pentru a face filtrări după mai multe criterii).

După ce sunt selectate filtrele dorite, se activează comanda Toggle Filter iar câmpurile vor fi filtrate. Vor fi afișate doar înregistrările care corespund criteriilor de filtrare selectate. Pentru a dezactiva filtrarea, se face click pe comanda Toggle Filter din nou.

Interogările

Reprezintă întrebări adresate către baza de date despre informațiile pe care le consideră. Pașii necesari sunt reprezentați de:

Stabilirea câmpurilor relevante

Stabilirea locului unde se află câmpurile ce prezintă interes

Specificarea condițiilor de interogare

În mod obișnuit, interogările sunt construite pe baza tabelelor, dar în același timp o interogare se poate contrui și pe baza unei alte interogări.

Crearea unei interogări cu ajutorul „Querz Wizard”

Pentru a crea o interogare cu ajutorul „Query Wizard”, se selectează comanda cu același nume ce se găsește în tabul Create.

Un Vrăjitor va fi lansat. Acesta permite tipul de interogare ce se dorește a fi creat.

Deoarece scopul manualului este acela de a învăța tehnici de bază, mai departe va fi exemplificat modul în care se poate crea o interogare simplă (Simple Query).

După selectarea acestei opțiuni, apare următoarea fereastră.

La fel ca și în cazul formularelor, se vor selecta câmpurile dorite din tabelele sau interogările existente.

Dacă baza de date conține mai multe tabele relaționate, se pot selecta câmpuri de la acestea.

La următorul pas se va defini numele interogării, și se va alege opțiunea „Modifz the querz design”, cu scopul de a defini criteriile de interogare.

În acest moment, interogarea se va deschide în modul de vizualizare „Design View”.

Rândul Filed – permite vizualizarea/selecția tuturor câmpurilor disponibile pentru interogare

Rândul Table – permite vizualizare/selecția tabelelor ce conțin câmpurile ce sunt utilizate

Rândul Sort – permite selectarea unui mod de sortare a informațiilor pe care le furnizează interogarea. Aceasta poate fi definit pentru fiecare câmp în parte.

Rândul Show – conține căsuțe de marcare ce permit definirea exactă a câmpurilor ce vor apărea în rezultatul interogării (se pot introduce criterii de interogare pentru câmpul respectiv, dar acesta nu va fi vizualizat în rezultatul final)

Rândul Criteria – permite utilizarea de operatori logici și condiții pe care informațiile afișate în rezultat trebuie să le satisfacă

Criterii de interogare

LUATE DIN CURS

În exemplul urmat am ales introducerea unei interogări de forma Date() la câmpul ce reprezintă „data vizitei”, cu scopul de a limita interogările doar la consulațiile efectuate în data curentă.

De asemenea, la câmpul „Nume” se poate utiliza de exemplu, folosind paranteze pătrate un mesaj care să apară. Acesta va avea și o căsuță de căutare, fapt ce va permite interogarea bazei de date conform unui criteriu dorit.

Se salvează și se închide.

La lansarea interogării, o căsuță de interogare va apare:

Se introduce numele persoanei si se apasă butonul OK.

Rezultatul va fi afișat sub forma unui tabel care reunește toate câmpurile selectate pentru interogare.

Dacă se dorește modificarea unei interogări care există deja, acest lucru se poate realiza prin accesarea meniului Design View din meniul contextual corespunzător interogării.

Rapoartele

Raportul reprezintă un element al bazei de date. Rolul acestuia este acela de a afișa informațiile într-o formă cât mai apropiată de necesități.

Acestea pot fi realizate prin utilizarea câmpurilor din unul au mai multe tabele sau interogări. În ceea ce privește modul în care acestea sunt afișate, există posibilitatea aranjării în pagină, adăugarea de logo-uri, etichete cu rol descriptiv etc.

Informațiile astfel obținute pot fi cu ușurință printate.

O mare parte dintre caracteristicile unui raport sunt comune ce cu cele ale unui formular.

Realizarea unui raport utilizând Report Wizard

Pentru a crea un raport prin intermediul Report Wizard, primul pas este reprezentat de activarea comenzii Report Wizard din grupul Reports, tabul Create.

Această comandă va lansa un vrăjitor care permite crearea raportului.

Prima fereastră oferă posibilitatea de a alege câmpurile ce vor apare în raport. Acestea se pot găsi fie în tabele fie în interogări.

Pentru a alege tabelul sau interogarea unde se regăsesc datele de care este nevoie.

Apoi, la fel ca și în cazul formularelor, se selectează câmpurile necesare:

Următorul pas permite gruparea datelor în funcție de câmpul dorit. Această grupare are rolul de a oferi un rezultat cât mai aproape de nevoile existente.

Prin accesarea comenzii Grouping Options se poate realiza o grupare a datelor afișate. De exemplu, in cazul unui câmp ce conține text permite o grupare a rezultatelor în funcție de prima literă (sau mai multe).

În cazul câmpurilor ce conțin valori numerice, se pot grupa in intervale de exemplu de câte 10, 100 etc.

La pasul următor se poate alege câmpul după care să se realizeze sortarea și sensul acesteia (ascendent sau descendent). Se pot adăuga până la patru nivele de sortare.

Pasul următor permite alegerea unei formatări predefinite ce va fi aplicată raportului.

Ultimul pas este reprezentat de alegerea numelui pentru raport

În condițiile în care raportul a fost creat pentru a afișa rezultatele unei interogări, va apărea căsuța de interogare specifică interogării pentru care a fost realizat raportul.

Se vor introduce datele cerute, iar rezultatul va fi afișat sub forma unui raport:

Design View pentru rapoarte

Pentru a putea modifica modul în care sunt aranjate în pagină informațiile afișate de raport, se poate accesa modul de vizualizare Design View. (Click dreapta pe raport, selectare Design View)

Modul de vizualizare Design View permite ajustarea fină a câmpurilor și etichetelor prezente în raport. Se pot adăuga sau elimina câmpuri sau etichete.

Toate funcțiile disponibile pentru modul Design View pentru Formulare sunt disponibile și pentru modificarea Rapoartelor. (Vezi secțiunea Formulare). Acestea sunt disponibile prin intermediul utilizării comenzilor disponibile în Property Sheet.

Modul de vizualizare Design View pentru raport (acesta este similar cu modul Design View pentru interogari).:

Prin activarea meniului Design View, va fi disponibilă o nouă secțiune de taburi denumită „Report Design Tools” care cuprinde 4 taburi:

1. Design – sunt disponibile elemente ce permit modificarea designului raportului

2. Arrange – sunt disponibile elemente ce permit aranjarea în detaliu a modului în care sunt afișate rezultatele

3. Format – permite modificarea textului, tipurilor de date afișate, formatări diverse

4. Page Setup – sunt disponibile comenzi pentru setarea dimensiunii paginii, a marginilor, orientarea paginii și setările necesare pentru imprimare

Modul de afișare Layout View

Dacă se dorește o rearanjare a modului în care sunt vizualizate informațiile, se poate utiliza opțiunea de vizualizare Layout View. Aceasta, spre deosebire de Design View este afișată într-o formă identică cu rezultatul final.

De asemenea, ca și În cazul Design View apare un grup de 4 taburi (Design, Arrange, Format, Page setup) în cadrul grupului denumit Report Layout Tools.

Prin utilizarea Drag’n’drop se poate modifica modul în care sunt aranjate informațiile în raport.

Funcții speciale disponibile pentru Rapoarte

Funcția de afișare a Totalurilor

Se deschide Raportul în modul de vizualizare Design View. Prin selectarea unuia dintre câmpuri și prin accesarea submeniului Total (Click Dreapta) se va crea un nou câmp care va afișa una dintre opțiunile selectate (sunt disponibile doar opțiunile ce pot fi utilizate în funcție de tipul de informații ce se regăsesc în fomrular):

Gruparea și aranjarea rezultatelor

Se deschide raportul în modul de vizualizare Layout View. În cadrul tabului Design, grupul Grouping & Totals se va selecta comanda Group & Sort

În partea de jos a ferestrei va apărea o nouă fereastră denumită Group, Sort and Total ce are disponibile 2 comenzi: Add a group și Add a sort.

Prin selectarea comenzii Add a group, va fi afișată o fereastră de unde se pot selecta câmpurile după care să se realizeze gruparea rezultatelor.

Odată selectat grupul, o serie de opțiuni ce pot fi selectate (legate de modul de aranjare al informațiilor) vor fi disponibile:

Dacă se optează pentru selectarea comenzii Add a sort, de asemenea va fi prezentată o fereastră de unde se pot alege câmpurile după care să se realizeze sortarea. Odată selectat unul dintre acestea, o serie de opțiuni vor fi disponibile:

Odată finalizate setările dorite, se poate considera că baza de date este gata.