Baza de Date Pentru Sprijinirea Activitatii de Comercializare a Marfurilor

Capitolul I: Concept Teoretic: Contabilitatea de Gestiune

Contabilitate: Definiție, Funcții , Obiective

Din cele mai vechi timpuri, oamenii au folosit contabilitatea ca o măsură de control a activităților desfășurate de ei. Aveau nevoie de această metodă pentru a-și gestiona mai bine activitățile, pentru a cuantifica și dezvolta benefiicile survenite în urma proceselor desfășurate precum și de a stopa pierderile ocazionate de unele fenomene neprevăzute. Cu alte cuvinte putem defini contabilitatea ca un panou de control. Cu ajutorul lui sunt înregistrate „ tranzacțiile” efectuate, veniturile și pierderile aferente acestor acte de comerț. În decursul evoluției noastre, termenul de contabilitate a suferit numeroase modificări, totul pentru a ține pasul cu dezvoltarea firească a societății. În ziua de astăzi contabilitatea este o parte integrată a vieții noastre. Agenții economici nu-și pot desfășura activitatea fără ea, iar cei ce nu știu vestitele procedee și metode ale contabilității tot o folosesc, numai că îi ajută la un nivel mult mai simplu.

Contabilitatea reprezintă o activitate specializată în măsurarea, evaluarea, cunoașterea, gestiunea și controlul activelor și pasivelor, precum și ale rezultatelor obținute din activitatea agenților economici. În acest scop contabilitatea trebuie să asigure înregistrarea cronologică și sistematică, prelucrarea, publicarea și păstrarea sau arhivarea informațiilor cu privire la poziția financiară și alte informații referitoare la activitatea desfășurată[Sălc11].

Cu alte cuvinte contabilitatea are rolul de a controla informațiile existente și de a le reda imaginea fidelă, în așa fel încât să fie conforme cu realitatea.

Rolul și dimensiunile contabilității sunt clar precise și dezbătute în mai multe lucrări de specialitate, dar aici vom elabora cele mai importante noțiuni despre această artă.

Ca disciplină științifică, dar ca și activitate practică, contabilitatea este un mecanism bine pus la punct, un mijloc de bază pentru cunoașterea, gestionarea și controlul patrimoniului existent într-o unitate economică, precum și pentru evidențierea rezultatelor obținute din tranzacțiile create de această entitate. În tara noastră, contabilitatea inmagazinează rezultatele transmise de cele două sisteme vitale ce alcătuiesc patrimoniul unei întreprinderi și le redă imaginea fidelă, așa cum este ea în realitate. Pentru că am vorbit mai devreme de cele două sisteme, trebuie menționat că ele sunt într-un echilibru perfect, și reprezentarea numai a unui sistem distorsionează imaginea fidelă, anulând rolul contabilității. În această artă a contabilității, cele două sisteme sunt reprezentate de ACTIV și PASIV. Aceste două componente luate împreună definesc patrimoniul unei entități economice.

ACTIVUL reprezintă o resursă controlată de întreprindere ca rezultat al unor evenimente trecute și de la care se așteaptă să genereze beneficii economice viitoare pentru întreprindere. Beneficiile economice se referă la capacitatea activelor de a se transforma în numerar sau în echivalente ale numerarului (de exemplu, prin vânzare) sau de a reduce ieșirile de numerar(de exemplu o nouă tehnologie de producție care micșorează costurile) [CaDu08].

PASIVUL reprezintă o obligație actuală a întreprinderii, ce decurge din evenimente trecute și prin decontarea căreia se așteaptă să rezulte o ieșire de resurse, care incorporează beneficii economice[CaDu08].

Din definițiile de mai sus putem exemplifica pentru a fi pe înțelesul tuturor rolul și importanța acestor sisteme vitale a unei entități economice. Putem privi Activul ca partea materială a unei societăți. De exemplu: Active Imobilizate(instalații tehnice, utilaje, mașini, terenuri etc), Active Necorporale( cheltuieli de constituire, cercetare-dezvoltare, brevete, licențe, mărci etc), Active Financiare( acțiuni, obligațiuni, interese de participare , etc). De asemenea Pasivul reprezintă partea cu care achiziționăm aceste Active. Mai simplu spus Pasivul este concretizat în surse de finanțare proprii și străine. De aceea Pasivul este considerat și o datorie. Pentru a putea reda imaginea fidelă a patrimomiului, contabilitatea trebuie să înregistreze informațiile primite de la ambele sisteme vitale.

Activul și Pasivul este cel mai bine reprezentat în Situațiile Financiare Anuale.

Situațiile Financiare Anuale

Reprezentarea Activului și a Pasivului și nu numai, este redată de Situațiile Financiare Anuale. Aceste situații sunt un set de rapoarte obligatorii pentru toate entitățile comerciale. Ele redau imaginea corectă a întrepinderii și sunt un mijloc util de informare atât pentru conducătorii entității cât și pentru partenerii sau potențialii parteneri ai ei.

Situațiile financiare anuale sunt reprezentate de raportări anuale care oferă informații despre poziția financiară, performanțele entității,ce sunt utile unei sfere largi de utilizatori precum: investitori actuali și potențiali, personalul angajat, creditorii, furnizorii, clienții, instituțiile statului și alte autorități precum și publicul. Aceștia utilizează rapoartele pentru a-și satisface o parte din necesitățile lor de informații. [IaSt11]

Aceste rapoarte cuprind următoarele documente contabile:

Bilanțul

Contul de Profit și Pierdere

Situația modificărilor Fluxurilor de Trezorerie

Situația modificărilor Capitalului Propriu

Politici Contabile

Note explicative.

La fel ca stiința contabilității, rapoartele financiare trebuie să redea imaginea fidelă a fenomenelor economico-financiare existente in entitatea respectivă.

În continuare vom elabora câteva noțiuni generale despre cele mai importante documente contabile și cel mai des folosite.

Bilanțul Contabil este probabil cel mai cunoscut document contabil. Trebuie să recunoaștem că el este principalul mijloc de informare a acționarilor, personalului de conducere a entităților, organismelor de control (de exemplu: Direcția Generală Antifraudă, ANAF, etc), precum și a viitorilor investitori. De asemenea el este oglinda patrimoniului, așa cum este el în realitate.

Bilanțul contabil poate fi definit ca un document contabil de sinteză prin care se prezintă elementele de activ, datorii și capital propriu(pasiv) ale entității la încheierea exercițiului financiar, precum și celelalte situații prevăzute de cadrul legislativ[CaDu08] .

Contul de Profit și Pierdere este tot un mijloc de informare, numai că acesta se axează mai mult pe capacitatea entității economice de a produce avantaje și beneficii economice viitoare, sau după caz pierderi semnificative. Acesta pe lângă bilanțul contabil ajută la informarea corectă a celor interesați, de la parteneri finanțatori, la conducerea entității respective.

Putem defini Contul de Profit și Pierdere , sau Contul de Rezuiltate, ca fiind documentul contabil de sinteză care măsoară performanțele economice ale activității entității, constituind o sinteză a cheltuielilor efectuate și a veniturilor realizate în cursul unei perioade. Acest document prezintă veniturile și cheltuielile obținute,respectiv efectuate de o entitate economică ,diferențiate în funcție de activitatea la care se referă, astfel: activitatea de exploatare, financiară și extraordinară. [Sălc11]

Celelalte situații financiare vin în completarea celor două, din punctul de vedere al principiilor și metodelor contabile folosite la întocmirea lor și, de asemenea, detaliază situația generală a entității. Pe scurt vom detalia necesitatea lor într-o întreprindere:

Situația Fluxurilor de Numerar reprezintă documentul de evidență contabilă prin care se detaliază situația încasărilor și plăților. Îl putem privi ca un mijloc de control al numerarului încasat sau plătit.( omfp3055_2009, capVI, sectiunea 4 situatia fluxurilor de numerar)

Situația Modificărilor Capitalului Propriu conform IAS1 acest document prezintă detaliat pierderea sau caștigul perioadei și tranzacțiile de capital efectuate cu proprietarii și distribuțiile către aceștia.(www.scritub.com-diverse-IAS-prezentarea situațiilor financiare- situația modificărilor capitalurilor proprii)

Politici Contabile potrivit Uniunii Naționale a Evaluatorilor Autorizați din România( ANEVAR) politicile contabile sunt reprezentate de principii, baze, convenții, reguli și practici specifice de recunoaștere, evaluare și prezentare în situațiile financiare a elementelor de bilanț, cont de profit și pierdere, precum și reguli pentru conducerea contabilității în cadrul unei unități economice.(www.nou.anevar.ro)

Note Explicative în acest document se prezintă natura și scopul comercial ale angajamentelor entității, care nu sunt incluse în bilanț, și impactul financiar al acelor angajamente asupra entității, atunci când riscurile sau beneficiile provenite din asemenea angajamente sunt semnificative și în măsura în care prezentarea unor asemenea riscuri sau beneficii este necesară pentru evaluarea poziției financiare a entității. [IaSt11]

Contabilitatea de Gestiune

Pe măsură ce contabilitatea își urmează cursul ei natural, mulți agenți economici și-au pus problematica calculării costurilor pe unitatea de produs sau serviciu realizat. Ca o consecință a problemelor apărute, contabilitatea a trebuit să se adapteze nevoilor lor și așa a apărut conceptul general: Contabilitate de Gestiune. Rolul ei este de a calcula costurile ocazionate de realizarea fiecărui produs sau serviciu și de a centraliza aceste date într-un sistem de indicatori care să redea imaginea fidelă a performanțelor sau pierderilor ca o consecință producereii sau comercializării acestora.

Conform literaturii de specialitate contabilitatea de gestiune poate fi definită astfel:

Contabilitatea de gestiune va asigura, în principal, înregistrarea operațiilor privind colectarea și repartizarea cheltuielilor pe destinații, respectiv pe activități, secții, faze de fabricație, centre de costuri, centre de profit, după caz, precum și calculul costului de achiziție, de producție, de prelucrare a bunurilor intrate, obținute, lucrărilor executate, serviciilor prestate, producției în curs de execuție, imobilizărilor în curs de execuție etc, din toate unitățile de producție, comerciale, prestatoare de servicii, financiare și alte domenii de activitate. [Țegl12]

Contabilitatea de gestiune, denumită și managerială, este destinată, în principal, furnizării de informații către conducerea managerială a entității. De asemenea organizarea și funcționarea contabilității de gestiune se bazează pe concepte și principii pur interne, al căror conținut este liber de standardizare, fiind definit în funcție de propriile convenții ale fiecărei întreprinderi( de exemplu, formula costului produselor vândute) și care se găsesc , deci, în afara oricărei normalizări(standardizări). În consecință, deși organizarea contabilității de gestiune este obligatorie, aceasta beneficiază de o libertate separată în ceea ce privește posibilitatea de adaptare de către fiecare întreprindere, în funcție de specificul activității și de nevoile proprii de informare în vederea actului decizional. [Sălc11]

Din definițiile menționate mai sus, putem extrage două funcții vitale ale contabilității de gestiune. Prima funcție este cea de calculare a costurilor în scopul determinării procentului activității desfășurate la obținerea rezultatelor de structura beneficiilor și pierderilor. Cu alte cuvinte, contabilitatea de gestiune este capabilă să ne dezvăluie în ce mod cheltuielile respectiv toate costurile aferente unui produs sau serviciu cumpărat ori produs ne afectează structura de venituri și cheltuieli.

De asemenea contabilitatea de gestiune servește ca suport informațional pentru activitatea de conducere a unei întreprinderi, indiferent de obiectul ei de activitate, prin relatarea de informații exacte și funcționale având la bază determinarea costurilor pe unitatea de produs, serviciu etc.

Se știe foarte bine că managerii au nevoie și de informații care să cuprindă un interval de timp cât mai lung. De aceea contabilitatea de gestiune ,prin informațiile oferite de ea, ne permite să elaborăm anumite simulări privind evoluția costului de producție pe unitate de produs, evoluția cheltuielilor directe și indirecte precum și a cheltuililor de administrație etc. Este un instrument vital mai ales în activitatea managerială de previzionare. Cu ajutorul ei putem determina dacă produsul ce îl producem sau cumpărăm este rentabil pentru entitatea comercială, sau dacă este necesară o reorientare în privința deciziilor existente.

Trebuie să înțelegem că structura contabilității de gestiune este de așa natură încât să furnizeze informații complete și corecte care să reflecte imaginea fidelă a costurilor, cheltuielilor inițiate de produsele cumpărate sau produse, procesului decizional ce are loc la nivelul managementului oricărei întreprinderi.

Contabilitatea de gestiune este capabilă să răspundă unor întrebări care sunt pe buzele toturor managerilor ce conduc o entitate economică. Este în cea mai mare măsură să răspundă unor întrebări precum:

Care este strategia și obiectul entității pe care o conduc?

De ce fel de resurse are nevoie compania și de unde se pot procura acestea , pe termen mediu și lung?

Cum știe compania mea că se îndreaptă în direcția cea bună? De unde știu ce modificări trebuie să aplic și cum îmi vor afecta aceastea activitatea ce o desfășor?

O parte din aceste întrebări precum și răspunsurile aferente sunt asigurate de contabilitatea financiară. Dar la celelalte întrebări , contabilitatea de gestiune este răspunsul cel mai avizat. Cum răspunde la aceste întrebări? Simplu! Folosind o serie de indicatori vitali, care prin colectarea și măsurarea informațiilor existente este capabilă să emită rapoarte privind situația actuală a veniturilor și cheltuielilor generate operațiile derulate în companie. Acești indicatori sunt analizați ca mai apoi să se întocmească un raport final, asigurând informațiile necesare procesului de management.

1.4 Costuri , Indicatori ai Contabilității de Gestiune

Costul este expresia unui raport între forma bănească a cheltuielilor pe care le efectuează o întreprindere pentru obținerea și distribuția producției sale, într-o perioadă de timp determinată și cantitatea de bunuri materiale, lucrpri, servicii care formează această producție, exprimată în unități de măsură. [Țegl12]

Din această definiție reiese că obiectul contabilității de gestiune este identificarea și evaluarea comportamentlui cheltuielilor ocazionate de achiziționarea obiectelor aferente obiectului de activitate. Trebuie precizat că obiectul acestei contabilități nu este constituit numai de activitatea de producție. Se poate referi și la cheltuielile ocazionate de achiziționarea produdului finit ca mai apoi să participe la comercializarea propriu zisă.

Cu alte cuvinte contabilitatea de gestiune se poate efectua și într-o unitate economică al cărui obiect de activitate este comercializarea, fără ca să dispună și de o activitate de producție.

Din punctul de vedere al contabilității financiare costul este privit ca un sacrificiu făcut pentru a obține un bun, lucrare sau serviciu.

În contabilitatea de gestiune costul este privit ca: suma de bani cheltuită pentru producerea sau cumpărarea unui bun, respectiv un consum de mijloace orientat spre un scop economic determinat[CaDu08].

În contabilitatea de gestiune există multe clasificări ale costurilor, denumite și indicatori, dar aici vom prezenta numai cei mai importanți indicatori.

Costul de producție cuprinde cheltuielile directe aferente producției și anume: materiale directe, energia consumată în scop tehnologic, manoperă directă și alte cheltuieli de producție, costul proiectării produselor, precum și cota cheltuielilor indirecte de producție alocată în mod rațional ca fiind legată de fabricația acestora. [Țegl12]

Costul de non-producție cuprinde în general cheltuielile legate de administrarea și desfacerea produsului finit.

Cost al perioadei în acest cost sunt incluse toate cheltuielile efectuate și recunoscute în rezultatul final. Acest rezultat este asociat cu profit sau pierdere în decursul unuio exercițiu financiar.

Pragul de Rentabiltate denumit și punctul de echilibru, reprezintă momentul în care unitatea dispune de resurse să-și acopere integral costurile aferente desfacerii, aprovizionării etc. În acest punct profitul este nul.

Punctul de echilibru este cel mai important indicator al contabilității de gestiune, deoarece el este un mijloc de informare vital pentru activitatea managerială. El ne dezvăluie acel punct în care entitatea începe să producă beneficii și avantaje economice viitoare fără a fi afectată de cheltuielile aferente obiectului de activitate. Este primul indicator ce prezintă interes pentru procesul decizional și stă la baza deciziilor ce au loc în întreprinderea respectivă. Are același rol pentru management cum îl are și bilanțul contabil.

1.5 Controlul de Gestiune

Cel mai important rol al contabilității de gestiune pentru managementul întreprinderii este reprezentat de controlul de gestiune. La fel ca și bilanțul contabil și contabilitatea în general, controlul de gestiune este o formă cel puțin complexă de audit. Toți suntem familiarizați cu auditul. Gândiți-vă la audit ca la un control general a activității întreprinse de dumneavoastră.

Controlul de gestiune este procesul prin care conducătorii se asigură că resursele sunt obținute și utilizate cu eficacitate în scopul atingerii obiectivelor organizației. [DuCa08]

Putem spune că acest control reprezintă funcția prin care se constată dacă previziunile din bugete au fost atinse, dacă performanțele actuale corespund celor previzionate de noi și se exercită controlul managementului în cazul performanțelor slabe. Previziunea și controlul sunt atribuite contabilității și controlului de gestiune.

În continuare vom elabora câteva din cele mai importante obiective ale controlului de gestiune:

Informarea diferitelor niveluri ierarhice cu precădere cele de conducere.

Caută cauzele diferențelor între ce s-a previzionat și ce s-a aplicat.

Aplicarea măsurilor corective necesare.

Interpunerea permanentă între management și cadrele operaționale

Elaborează strategii complexe pentru a atinge potențialul pozitiv dorit.

Controlul de gestiune trebuie să permită desfășurarea activității și luarea deciziilor astfel încât entitățile comerciale să-și poată atinge obiectivele propuse. El trebuie să intervină numai atunci când este necesară corectarea anumitor strategii ca în final să se atingă planurile propuse.

Controlul de gestiune se bazează pe doi piloni: Angajamente și Plan de Acțiune.

Cu alte cuvinte, controlul de gestiune ne arată în primă instanță că pentru a atinge obiectivul dorit trebuie să-mi asum anumite responsabilități deci angajamente, iar pentru a reuși să ajung acolo unde mi-am propus trebuie să am mai întâi un plan.

Scopul controlului de gestiune este de a măsura performanța unui agent economic.

Măsurarea performanței este un atribut al controlului de gestiune care nu poate fi abordat în afara unor obiective prefigurate de fiecare organizație. În acest sens trebuie lămurite două aspecte:

Misiunea – Pentru ce există o afacere?

Viziunea – Spre ce se îndreaptă o afacere? [DuCa08]

De aici concluzionăm următoarul aspect: rolul contabilității de gestiune este de a culege informații și de a aplica corecturile necesare pentru ca entitatea să obțină un randament cât mai eficient în concordanță cu planificarea existentă.

Pentru a elabora un control de gestiune corect și pentru a se putea reda imaginea fidelă atât a lui cât și a entității ce face obiectul controlului trebuie să se îndeplinească o serie de cerințe vitale cum ar fi:

Cunoașterea situației entității la momentul începerii controlului.

Constatarea abaterilor și eventualelor decalaje dintre evoluția normală a activității și obiectivelor propuse.

Cercetarea și aplicarea măsurilor necesare pentru ca activitatea să revină pe făgașul normal și să corespundă cu obiectivele stabilite.

Verificarea permanentă a realizărilor efectuate și compararea lor cu rezultatele înregistrate.

Scopul final al Controlului de Gestiune este acela de a oferi garanția că resursele sunt utilizate eficient și de asemenea sunt în deplină concordanță cu interesele generale și particulare ele organizatiei. El servește ca suport informațional pentru conducerea și acționarii sau după caz asociații entității economice și oferă date legate atât de partea operațională cât și de partea administrativă identificând nevoile și performanțele întreprinderii și eventual corectarea problemelor apărute din diferite cauze, acolo unde este cazul, ce împiedică dezvoltarea normală a activității.

Capitolul II: Concept Teoretic: Baze de Date

Baze de date, Concept, Obiective, Funcții

Agenții economici au nevoie în activitatea ce o desfășoară de informații de toate felurile, dar mai ales informații ce sunt accesate ușor și cât mai simplu. Societatea informatică și mai ales programatorii s-au gândit la diferite metode de a filtra informațiile obținute prin mai multe criterii astfel încât informația specificată să ajungă la persoanele interesate. Conștienți fiind de nevoile tot mai numeroase ale agenților economici, au realizat un program ce să le permită acestora să creeze o bază de date. Acest produs informatic le permite oricui îl accesează să introducă datele colectate, să le modifice și eventual să le corecteze ca mai apoi să selecteze numai anumite date ce le erau de folos în acel moment. Programele create au suferit numeroase modificări adaptându-se în funcție de cerințele entităților economice și nu numai. La momentul actual cele mai importante programe ce se ocupă cu gestionarea bazelor de date sunt : Microsoft Office, Oracle Database, My Sql.

O bază de date este un ansamblu structurat de date înregistrat pe suporturi accesibile calculatorului pentru a satisface simultan cerințele mai multor utilizatori într-un mod selectiv și în timp util.

Un Sistem de gestiune a Bazelor de Date(SGBD) este ansamblul de programe care permit utilizatorului să interacționeze cu o bază de date. .[Radu13]

Pe scurt o bază de date reprezintă o colecție de date stocate pe suport magnetic(harddisk), sau pe suport optic(CD,DVD), care permite introducerea, modificarea, actualizarea și interogarea datelor

Obiectivele bazelor de date sunt strict legate de modul în care introducem, modificăm, actualizăm și stocăm datele selectate. În continuare vom elabora principalele obiective de interes al unei baze de date:

Menținerea integrității datelor introduse. Acest obiectiv se referă la securizarea datelor împotriva atacurilor cibernetice. Are funcții asemănătoare unui program antivirus.

Asigurarea gestiunii utilizatorilor. Permite înregistrarea și aplicarea restricțiilor aferente utilizatorilor în funcție de nivelul de acces. Această gestiune este o funcție secundară a menținerii integrității datelor introduse.

Indexarea datelor în funcție de anumite filtre. Acest mecanism este folositor bazelor de date cu o memorie foarte mare , în care sunt introduse mii de date, pentru a reduce timpul de răspuns în privința interogărilor, sau a căutărilor de informații.

Asigurarea de instrumente necesare proiectării unei baze de date. Acest obiectiv ne pune la dispoziție instrumentele necesare de comandă pentru a putea introduce, modifica și stoca datele în funcție de cerințele impuse.

Următorul lucru ce trebuie evidențiat este punerea la dispoziția utilizatorului funcțiile specifice unui SGBD.

Funcțiile unei sistem de gestiune a unei bazei de date(SGBD) sunt urmnătoarele:

Descrierea Datelor. Acest lucru presupune crearea de tabele precum și restricțiile asociate lor.

Utilizarea Datelor. Această funcție facilitează operațiile de lucru cu datele introduse. Aceste operații sunt: Inserarea, Ștergerea, Actualizarea, Regăsirea datelor în tabele.

Integritatea Datelor. Prin această funcție se determină siguranța în ceea ce privește corectitudinea și logica datelor.

Confidențialitatea Datelor. Funcția de confidențialitate asigură accesul la datele existente doar utilizatorilor înregistrați și doar pe baza drepturilor de acces pe care le are fiecare utilizator în parte.

Siguranța în Funcționare a Datelor. Are rol de backup pentru protejarea datelor în caz de accidente hardware sau software. Prin această funcție se asigură salvarea și resaturarea datelor. .[Radu13]

Toate aceste funcții sunt vitale pentru buna funcționare a unei baze de date.

1.2 Proiectarea unei Baze de Date

Proiectarea unei baze de date nu este dificilă în adevăratul sens al cuvântului. Trebuie doar să știm anumite criterii ce ne ajută la înregistrarea datelor în tabele și apoi cum să le modificăm și în cele din urmă să le stocăm. Pentru a putea trece efectiv la proiectarea unei baze de date la nivel teoretic trebuie să cunoaștem anumite informații cu privire la obiectele cu care vom lucra. În aces capitol la nivel teoretic vom lua ca exemplu MS Office, Access.

Tabela sau entitatea este o colecție de informații logice și relaționale care sunt tratate ca o unitate

Rânduri. O tabelă este compusă din înregistrări sau rânduri. Fiecare înregistrare este tratată ca o simplă unitate.

Atribute. Înregistrările sunt constituite din coloane sau câmpuri. Un câmp este o particulă a unei baze de date ce reprezintă un minimum de informație ce poate fi folosită. Atributele au rolul de a identifica entitățile existente în baza de date. Aceste atribuiri pentru identificarea tabelelor se numesc înregistrări.[OlAn05]

Restricții. Acestea sunt anumite condiții impuse asupra unor câmpuri pentru ca acestea să devină unice sau să îndeplinească strict anumite condiții. Exemplu: codul unui client este unic, iar ca acesta să fie unic într-o bază de date trebuie să specificăm câmpului respectiv restricția de cheie primară conform căreia un client are un singur cod client.

Pe lângă aceste noțiuni trebuie să știm și în ce mod construim baza de date, iar pentru acest lucru trebuie să cunoaștem ce tip de relații construim între tabele și cum ne pot ajuta în ceea ce vrem să interogăm. În proiectarea bazelor de date se cere stabilirea unor relații între tabele pentru a se putea realiza selectarea informațiilor necesare din mai multe tabele. Să presupunem că avem creată o bază de date cu trei tabele, până să completăm aceste tabele cu informațiile și restricțiile aferente, trebuie să stabilim o serie de relații între tabele. În Access aceste relații sunt denumite generic „ relationships”. Acestea îmbracă trei forme:

Relația Unul la Unul (One to One). Acest tip de relație este cel mai simplu. Se presupune că un element din tabelul 1 are un singur corespondent in tabelul 2 și reciproc.

Relația Unul la Multe ( One to Many). Se descrie relația conform căreia unui elemnt din tabela 1 îi corespund unul sau mai multe elemente din tabela 2 , dar unui element din tabela 2 îi corespunde un singur element din tabela 1.

Relația Multe la Multe ( Many to Many) descrie faptul că unui element din tabela 1 îi corespund mai multe elemente din tabela 2 și invers. Acest tip de relație este des întâlnită, dar nu poate fi implentată în baze de date relaționale. De fapt pentru modelarea acestei de relații se folosește o relație suplimentară de tip de Unul la Multe pentru fiecare din relațiile inițiale.

Relația Unară. Toate relațiile prezentate anterior sunt relații binare, având câte două relații implicate. Relațiile unare folosesc doar o singură relație, aceasta fiind asociată cu ea însăși.[ OlAn05]

Pentru a evita eventualele erori atunci când vom rula interogrările dorite, va trebui să normalizăm baza de date.

Procesul prin care o bază de date relațională este adusă la o formă optimizată, prin transformări succesive pe baza unor reguli, se numește normalizare. Seturile de reguli, prin care o bază de date este adusă în fiecare etapă într-o nouă formă standard, se numesc forme normale(FN). Există 5 forme normale. Primele 2 au fost definite de Codd. Apoi Codd și Boyce au elaborat FN3, iar Fagin a elaborat FN4 si FN5.

FN1 elimină câmpurile compuse și cele repetitive.

FN2 elimină dependențele funcționale parțiale. Regula este ca toate câmpurile să depindă doar de cheia primară și nu de porțiuni ale acesteia.

FN3 elimină dependențele funcționale tranzitive. Regula este ca nici un atribut nu depinde de un alt atribut ce nu este cheie primară.

FN4 elimină dependențele multivaloare.

FN5 elimină dependențele joncțiune.[Runc13]

Cu alte cuvinte până să ajungem la interogări, trebuie mai întâi să ne selectăm relațiile dorite și să normalizăm tabelele. În acest mod ne asigurăm că totul este corect și logic în proiectarea acestei baze de date.

1.3 Interogarea Bazelor de Date

Pentru că scopul unei baze de date este de a primi, evalua, modifica și stoca date, este normal să putem afla informații cât mai rapid prin rularea de interogări.

O interogare reprezintă extragerea datelor din tabele, prelucrarea lor și furnizarea informațiilor pentru utilizatori. Putem aplica interogările doar după ce am creat tabelele, am realizat relațiile între ele și am introdus date. După acești pași îndepliniți putem efectiv trece la interogări. Acestea pot fi îndeplinite în două moduri:

Modul Design View.

Modul Sql View.

În acest capitol vom evidenția din punct de vedere teoretic ambele moduri.

1.3.1 Modul Design View

Când avem nevoie să examinăm, adăugăm, modificăm sau ștergem date ar trebui să luăm în considerare utilizarea unei interogări.

O interogare sau cerere se prezintă sub forma unei foi de răspuns dinamic, foaie care nu mai există fizic după închiderea cererii. O cerere poate interoga date din mai multe tabele sau chiar din interiorul unei alte interogări. Toate obiectele de tip cerere sunt afișate și regăsite în Design View în butonul denumit Query Wizard. Pentru crearea unei interogări noi se procedează prin apăsarea butonului Create apoi se apasă butonul Query Wizard.[Tudo08]

După parcurgerea pașilor, programul ne va afișa o fereastră în care ni se explică pașii de urmat pentru selectarea tabelelor precum și a informațiilor necesare pentru a rulșa interogarea. Fereastra ce ne explică pașii de urmat în vederea rulării interogării are următoarele componente:

Numele și tipul cererii

Panoul de tabele

Grila de câmpuri

Grila de câmpuri are mai multe rânduri ce au destinații diferite. Fiecare coloană din cadrul grilei este destinată unui anumit câmp din cadrul tabelelor aduse pentru interogare. Aceste coloane le vom prezenta cât mai pe scurt după cum urmează:

Rândul Field din cadrul grilei se completează automat sau de la tastatură cu denumirea unui câmp din cadrul tabelelor aduse pentru interogare.

Rândul Table este destinat precizării tabelului din care face parte câmpul introdus în cadrul primului rând din grilă, având în vedere că aceeași denumire o pot lua două sau mai multe câmpuri, dar din tabele diferite.

Rândul Sort oferă posibilitatea sortării datelor afișate la executarea interogării prin ordonarea crescătoare sau descrescătoare a celor din câmpul sau câmpurile unde se precizează sortarea.

Rândul Show este destinat posibilității de afișare sau ascundere la executarea interogării a datelor din câmpul pentru care se selectează sau deselectează.

Rândul Criteria este cel mai important pentru filtrarea datelor din tabele. Aici și în cadrul rândurilor care urmează vor fi introduse expresiile valide pe baza cărora se va efectua selectarea doar a acelor înregistrări care îndeplinesc criteriile precizate. Criteriile vor fi precizate utilizând anumiți operatori de comparație sau logici. .[Tudo08]

Lansarea în execuție a interogării se realizează prin următoarele procedee:

Utilizând butonul Query Tools apoi Design și în final Run

Apăsând click dreapta pe Query și apoi Datasheet View

Crearea interogărilor parametrizate presupune introducerea la final a unor date de către utilizator, ca mai apoi în funcție de datele introduse interogarea să afișeze conținutul dorit. Un parametru este de fapt un text pe care programul îl va afișa în momentul în care interogarea este executată, text care va ruga utilizatorul să introducă datele în urma cărora se va face filtrarea. Aceste date pot fi: text, număr, dată calendaristică, în funcție de rolul interogării. Acest text trebuie întotdeauna introdus între paranteze drepte pentru ca Access să-l recunoască ca parametru și nu un criteriu de selecție.

Interogările generatoare de noi tabele permit crearea unei noi tabele pornind de la anumite date înregistrate într-o altă tabelă, sau de la rezultatele altor cereri aplicate uneia sau mai multor tabele. Aceste interogări fac parte din cererile de acțiune. Acestea sunt o categorie aparte a cererilor existente în baza de date pentru că realizează modificări la nivelul structurii tabelelor cât și a datelor aferente lor. Specific acestor interogări este că ele pot fi lansate numia prin comanda RUN din bara de instrumente aferente.

Interogările pot avea mai multe forme și acțiuni, dar acestea vor fi explicate mai bine prin modul SQL View.

1.3.2 Modul SQL View

SQL(Structural Query Language sau Limbaj Structurat de Interogare) este un limbaj specific de programare bazat pe algebra relațională.

Limbajul SQL folosește termenii din tabelă(table), linie(row), coloană(column) pentru a desemna o relașie, un tuplu sau un atribut, deci este orientat spre reprezentarea prin tabele a relațiilor, care este mai simplă și mai intuitivă pentru proiectanți și pentru programatori. Acest limbaj utilizat de majoritatea sistemelor de baze de date relaționale pentru definirea și manipularea datelor cuprinde:

Componenta de descriere a datelor(LDD).

Componenta de manipulare a datelor(LMD).

Componenta de control a tranzacțiilor(TCL) care conține instrucțiuni pentru gestionarea modoficărilor realizate de LMD

Componenta pentru controlul securității și al protecției datelor(DCL) care include instrucțiuni de administrare a bazelor de date, pentru definirea utilizatorilor și a drepturilor acestora de acces la obiectele bazei de datePentru a putea rula interogări în modul SQL trebui mai întâi să enumerăm câteva structuri lexicale ale acestui limbaj.

O instrucțiune SQl( statement) este o secvență de elemente componente(tokens) terminată cu semnul punct și virgulă(;). Fiecare instrucțiune SQL conține o comandă SQL(command) care specifică acțiunile ce se efectuează, urmate de alte componente care indică operații, clauze, parametri etc.

Un element al unei instrucțiuni poate fi reprezentat de:

Cuvânt cheie: element cu semnificație fixă: SELECT, UPDATE, WHERE

Identificator: prin el se specifică tabelele, coloane, obiecte.

Constantă : NULL

Caracter special: nu este cifră sau literă dar poate îndeplini rol de operator. [PăTă13]

În acest mod SQL vom putea exemplifica mai bine interogările de acțiune, dar și cele de selecție. Pentru a rula inerogări în limbajul SQL apăsăm pe butonul Create,Query Design, închidem tabela de Design View si în final apăsăm pe SQL View.

În procesul de creare a tabelelor trebuie să se stabilească numele tabelei ,numele câmpurilor și caracteristicilor acestora: Exemplu: CREATE TABLE CLIENTI(CODC BYTE PRIMARY KEY, NUME CHAR(10), ADRESA(MEMO)

După cum am spus mai sus avem și interogări de selecție: acestea sunt cele mai simple și de obicei vrem să ni se afișeze anuimite informații în funcție de unul sau două criterii. Exemplu: SELECT* FROM CLIENȚI; Asteriscul ne afișează toate capetele de tabel existente în tabela ce se află în FROM.

Interogările de Selecție Agregate se folosesc atunci gând vrem să grupăm anumite date în funcție de anumite cerințe. Exemplu: SELECT COUNT(*) AS TOTAL FROM ACHIZIȚII. Cont se folosește când vrem să numărăm toate achizițiile din baza de date.

În Sql putem ASOCIA TABELE prin două moduri: prin Clauza Where sau prin clauza Join. Aici vom exemplifica doar sintaxa prin clauza Where:

SELECT [DOMENIU] LISTA_SELECTIE

FROM NUME_TABELA1 , NUME_TABELA2

WHERE CRITERIUL_ DE_ ASOCIERE

[GROUP BY CRITERIUL_DE_GRUPARE]

[HAVING CRITERIUL_DE_GRUPARE]

[ORDER BY CAMPURI_CRITERIU[ASC/DESC] ]; [PăTă13]

Subinterogările sunt acele cereri secundare care permit găsirea informațiilor necesare pentru a putea afișa informația dorită. Le folosim cînd vrem să găsim de exemplu un client dar nu-i știm numele în schimb știm ce a achiziționat. Ele pot înlocui asocierea tabelelor.

O subinterogare sau o subcerere conține obligatoriu o cluză Select și o clauză From. Subinterogările sunt închise între paranteze rotunde pentru ca programul să le execute pe ele mai întâi. De aici tragem concluzia că rezultatul subinterogării este folosit de interogărea principală pentru ca în final programul să ne afișeze informația dorită.

Exemplu: Fie tabelele E și F, ce conțin coloanele 1 si 2 care au același domeniu.

Select *

From E

Where E.1= ( Select 2

From F

Where 2=’valoare’);

Programul va rula mai întâi interogarea aflată între paranteze rotunde ca mai apoi rezultatul ei să fie asimilată de interogarea principală. Mai pe scurt subinterogarea din exemplul nostru se află între parantezele rotunde. Există două tipuri de subinterogări: Mono-Rând și Tabel.

Subinterogrările Mono-Rând, sunt acele subcereri ce returnează strict o singură înregistrare. Acestea nu pot returna mai mult de o înregistrare pentru că nu conțin anumiți operatori ce le definesc modalitatea de returnare.

Subinterogările Tabel, sunt acele subinterogări ce returnează una sau mai multe înregistrări. Ele utilizează operatorii IN, ANY, ALL.

Ultimile interogări Sql sunt cele de manipulare a datelor. Pentru că am vorbit pe scurt in subcapitolul precedent aici vom exemplifica:

Instrucțiunea Update permite actualizarea valorilor atributelor din una sau mai multe înregistrări ale unei tabele.

Exemplu: Se dă tabela S, cu coloanele q, w,e. Se cere sa se actualizeze datele cu intrucțiunea Update.

Update S

Set q=q*1.5

Where w = [introduceți…]

Instrucțiunea Delete îngăduie ștergerea uneia sau mai multor înregistrări din cadrul unei tabele. Aceasta va șterge doar conșinutul nu și tabela în sine. Pentru a șterge tabela existentă în baza de date se va folosi instrucțiunea Drop Table.

Exemplu Delete Table: Delete From Clienti

Where nume_client=[ Introduceți numele];

1.3.3. Rapoarte, Formulare, Interfață

Formularele sunt ferestre personalizate, care pot fi create cu ajutorul aplicației Microsoft Access, utilizate pentru a asigura o interfață cât mai agreabilă pentru cel care actualizează datele din tabele sau le vizualizează. În acest scop, un formular va conține obiecte grafice numite controale. Aceste formulare sunt create pentru a afișa și actualiza datele din cadrul unei tabele. Obiectele de tip formulare sunt grupate in categoria Forms din cadrul ferestrei bazei de date. Pentru a putea crea un formular se deschide meniul Create apoi se apasă pe Form Wizard.

Rapoartele sunt obiecte din cadrul unei baze de date care sunt destinate imprimării pe suport de hârtie și care fac ca datele din tabel sau interogri să fie afișate într-o formă cât mai plăcută, ușor de înțeles și ușor de analizat. Rapoartele se pot crea accesând meniul Create apoi se apasă pe Report Wizard. [Tudo08]

Interfața în Acces este dezvăluită tot sub forma unui formular , numai că el este mult mai complex și tot odată mai intuitiv. Permite utilizatorilor să decidă cum va arăta interfața și cum să creeze legăturile între rapoarte, formulare și subinterogări.

Pentru a putea accesa comenzile interfeței accesați meniul Create, iar apoi apăsați pe Form Design.

Interfața reprezintă de fapt modul de înfrumusețare a bazei de date, aplicând butoane ce fac legătura între mai multe obiecte din aceasta simplificând astfel procesul de administrare a SGBD-ului relațional.

Capitolul III: Bază de Date pentru Sprijinirea Activității de Comercializare a Mărfurilor

3.1 Prezentarea Programului care gestionează Baza de Date.

În epoca tehnologiei avansate, unei entități comerciale îi este imposibil să-și țină o evidență corectă și echilibrată a obiectului de activitate fără o bază de date. Cum am precizat în capitolul 2 o bază de date este acel program ce se ocupă cu colectarea, introducerea, analizarea, modificarea și stocarea datelor despre obiectul de activitate, furnizorii, clienții, produsele precum și actele de comerț etc. Am ales această temă deoarece cred că o bază de date poate fi explicată cel mai bine într-un proces de comercializare a mărfurilor.

Pentru crearea, manipularea datelor, precum și stocarea lor am folosit un sistem de gestiune a bazelor de date, reprezentat de Microsoft Office Access 2010, program creat de programatorii de la Microsoft Windows. Acesta este cel mai simplu program de utilizat și cel mai plin de resursele necesare operării tuturor funcțiilor oferite de el. În continuare vă voi prezenta pas cu pas toate funcțiile necesare pentru a crea, modifica, relaționa, interoga, formula și a raporta o bază de date. Trebuie precizat faptul că acest program ne permite să setăm drepturile de acces aferente fiecărui utilizator și de asemenea putem seta o parolă pentru a proteja baza de date împotriva utilizatorilor neautorizați. Aplicația are o interfață prietenoasă, ușor de utilizat și intuitivă. Acest program folosește interfața sub formă de tabele, unde poți crea tabele și a introduce înregistrări în ele, dar poți să și construiești o relațile între ele , aceste relații fiind folositoare la interogări. Access 2010 are două obiective și anume: Accesul rapid la datele existente și minimalizarea memoriei ocupate pe harddisk sau unitate optică.

În continuare vom începe cu pașii necesari, de bază, pentru a crea și utiliza o bază de date.

3.2 Crearea unei Baze de Date, a Tabelelor și a Relațiilor.

Pentru a crea o bază de date deschidem programul Microsoft Access 2010 și alegem Blank Database

Fig 3.1 Crearea unei baze de date

În continuare vom alege denumirea bazei de date precum și locul unde dorim să o salvăm. Această salvare se termină cu comanda Create.

Fig 3.1 Crearea unei baze de date

După ce am creat baza de date, programul ne va afișa interfața cu comenzile interactive ce le vom folosi pe parcursul acestui capitol.

Următorul pas este acela de a crea tabele și de a introduce informațiile dorite. Acest pas se realizează prin comanda Create Table.

Fig 3.2 Crearea unei Tabele

După ce am apăsat butonul Table, programul ne va indica pașii următori ce trebuie îndepliniți pentru a crea un tabel. Ni se va spune să denumim tabela și să introducem captele de tabel precum și atributele respective. Pentru a stabili atributele fiecărui câmp trebuie să apăsăm butonul Design View.

Fig 3.2 Crearea unei Tabele

Se observă că în dreptul capătului de tabel Cod_Furnizor există o cheie. Aceasta ne relevă faptul că datele introduse în acel câmp sunt unice. Această cheie se numește Cheie Primară și impune restricția Codului de Furnizor să fie unică. Cu alte cuvinte doi furnizori nu pot avea același cod. Cheia Primară se poate aplica apăsând butonul Primary Key din fereastra Design View a opțiunii Create Table.

Fig 3.3 Aplicarea unei Chei Primare.

Programul ne permite să atribuim anumite proprietăți ale câmpurilor introduse, de exemplu Cod_Furnizor are atașat tipul de dată NUMBER. Această proprietate obligă câmpul să accepte date de tip numeric. Pentru a aplica proprietățile se selectează câmpul dorit apoi se selectează proprietatea dorită.

Fig 3.4 Selectarea Tipului de Date.

După terminarea pașilor ceruți, programul ne va afișa tabela propriu-zisă.

Următorul pas este acela de a crea legături între tabele. Aceste legături ne ajută la construirea interogărilor și nu numai. Practic noi îi arătăm programului prin aceste legături cum ar trebui să relaționeze datele introduse între ele. De exemplu vrem la o interogare să se afișeze clienții ce au un contract. Programul până să realizeze această interogare folosește relațiile pentru a determina ce clienți au contracte. De aceea noi trebuie să legăm tabela Clienți de tabela Contracte printr-un numitor comun. Acesta în cazul de față este Număr_Contract. Această relație este o legătură de tip One-to-Many sau unul la mai mulți. Pentru a realiza acest tip trebuie ca respectivul câmp comun să fie într-o tabelă Cheie Primară adică să fie unic, iar în cealaltă tabelă să nu existe cheie primară. Dacă am avea chei primare la ambele tabele această legătură se va transforma în One-to-One sau relație de tip Unul la Unul. Pentru a realiza aceste relații apăsăm butonul Database Tools și apoi Relationships.

Fig 3.4 Crearea unor relații între tabele.

După ce apăsăm butonul Relationships, programul ne va specifica ce tabele vrem să relaționeze între ele. După selectarea tabelelor se trece la introducerea numitorilor comuni și tipul de relație. Aceste tipuri sunt : Unul-la-Unul, Unul la mai mulți, Mai mulți la mai multi. Ultima relație nu este posibilă în bazele de date relaționale, dar se poate realiza o “ocolire” plasând o tabelă între altele două și realizând legături de tipul Unul la mai mulți.

Fig 3.5. Editarea unei relații.

După ce am selectat tot ce ține de relația respectivă, programul ne va afișa legătura conform Fig 3.6. Afișarea legăturii între Furnizori și Achiziții.

Fig3.6 Afișarea relației între Furnizori și Achiziții.

După ce am executat aceiași pași la toate tabelele existente în baza de date programul ne va afișa legăturile create astfel:

Fig 3.7 Afișarea relațiilor.

După ce am realizat relațiile trebuie să completăm tabelele cu date. Acest lucru este evidențiat în Fig.3.8 Completarea Datelor în Tabele

Fig.3.8 Completarea Datelor în Tabele

3.3 Crearea și Rularea Interogărilor

O interogare este o cerere. Folosim interogările pentru a afla anumite informații necesare pe moment. Sunt foarte folositoare atunci când ai zeci de mii de date introduse în baza de date și nu ai timp să le cauți pe toate în parte. De aceea interogările sunt cel mai bun prieten al nostru în materie de căutare a informațiilor.

Pentru a realiza o interogare se selectează butonul Create apoi apăsăm butonul Query Design.

Fig.3.9. Crearea unei interogări.

De aici programul ne va lista un formular cu tabelele existente, iar noi va trebui să-l închidem. După ce l-am închis vom apăsa butonul din bara de instrumente Query Tools și apoi vom defini parametrii necesari pentru afișarea datelor dorite.

În continuare vom lua câteva exemple pentru a înțelege mai bine la ce sunt necesare interogările.

Exemplul 1: Dorim să se afișeze valoarea minimă și maximă a achizițiilor în funcție de un anumit furnizor. Pentru a crea și rula această interogare vom alege din meniul Create, butonul Query Design, apoi vom selecta butonul SQL View. După aceea vom introduce criteriile de selectare a datelor , iar după ce am verificat corectitudinea a ceea ce am introdus vom apăsa butonul RUN

Fig.3.10 Tabela de comenzi a Interogărilor.

În figura de mai jos sunt introduse comenzile necesare pentru afișarea informațiilor dorite.

Fig.3.11 Comenzile date pentru rularea unei interogări.

De reținut următorul aspect. Dacă nu se introduc corect comenzile în SQL View , programul ori va returna o eroare, ori nu va afișa decât capetele de tabel fără nici o informație.

În următoarea figură se afișează rezultatul după selectarea butonului

Fig 3.12 Rezultatul Interogării.

Mai departe vom lua un exemplu în care dorim să căutăm clienții ce îndeplinesc cerințele impuse de noi. Vom realiza același mod de creare ca în exemplul anterior și aici vom specifica doar comenzile date precum și rezultatul aferent.

Fig 3.13 Comenzile aferente cerințelor noastre

La următorul pas interogarea ne va cere să introducem codul clientului.

Fig3.14 Introducerea Codului de Client

După introducerea codului de client, Access ne va afișa rezultatul final.

Fig 3.14. Afișarea rezultatului final.

Exemplul 3

Dorim să se afișeze stocurile în funcție de achizițiile realizate de la furnizori pe baza codului de produs. Nu știm codul produsului, dar știm codul furnizorului. Această interogare este o cerere secundară, iar informațiile oferite de ea sunt prelucrate de interogarea principală. Aceste tipuri sunt denumite subinterogări. Urmând pașii de la exemplele anterioare vom urmări în figurile anterioare modul de compunere a unei subinterogări.

Fig.3.15 Structura unei Subinterogări.

În continuare se cere introducerea unui cod de furnizor.

Fig3.16. Introducerea Parametrului

Iar la final, cu datele primite de la subinterogare, cererea principală va returna informațiile dorite din baza de date.

Fig 3.17 Rezultatul final.

Exemplul 4

Dorim să aflăm valoarea minimă, maximă a achizițiilor și vânzărilor în funcție de un furnizor. Această interogare este complexă deoarece necesită legarea a 3 tabele sau asocierea lor în SQL View. Asocierea se construiește în clauza Where.

Fig3.18. Structura Interogării

După construirea corectă a comenzilor se cere să introducem codul furnizorului. Când programul a primit codul furnizorului, se va afișa rezultatul final.

Fig 3.19. Introducerea Parametrului cerut.

Fig 3.20. Afișarea rezultatului cerut.

3.4 Formulare ,Rapoarte, Interfață.

Formularele sunt ferestre personalizate ce sunt create pentru a asigura o interfață prietenoasă între obiectele create în baza de date și utilizatori. Aceste formulare pot fi făcute pentru tabele, interogări etc.

Pentru a crea un formular ne ducem în bara de instrumente a bazei de date, folosim comanda Create, iar apoi Form Wizard.

Fig 3.21 Crearea unui formular prin Form Wizard.

Programul ne va direcționa apoi către comenzile următoare specificând pașii ce trebuie urmați.

Formularele sunt folosite la interfață. Cu ajutorul lor putem construi interfețe prietenoase care să facă legătura între formularele create cu ajutorul butoanelor.

După ce introducem datele necesare construirii formularului, programul ne va returna forma finală a lui.

Fig 3.22 Interfața Formularului.

Raportul este un obiect din cadrul bazei de date destinat imprimării pe suport de hârtie. El se folosește pentru raporta evenimentele din cadrul unei baze de date directorilor sau personalului de conducere. Pentru a crea un raport apăsăm pe butonul Create, iar apoi pe butonul Report Wizard.

Fig 3.23 Crearea unui Raport

După ce am stabilit ce va conține și cum va arăta raportul, programul ne va afișa forma finală a lui.

Rapoartele ca și formularele sunt o sursă de informare pentru Management. În special rapoartele sunt utile deoarece sunt create pentru a fi imprimate pe suport de hârtie.

Fig.3.24 Raport în modul Print Preview

Interfața este modul de comunicare al programului ce gestionează baza de date cu utilizatorul. Microsoft Access 2010 are o opțiune ce ne dă libertatea de a decide noi cum vrem să arate baza de date. Această opțiune nu crează modificări în structura programului ci înfrumusețează ceea ce noi vrem să oferim.

Pentru a crea o interfață se selectează din meniul Create comanda Form Design

Fig 3.25 Meniul de Comenzi pentru Interfață.

Utilizatorii au permisiunea să-și construiască interfața cum cred de cuviință, dar nu trebuie să uităm că rolul principal al unei interfețe este de a executa comenzile pentru care a fost realizată.

Primul pas în construirea acestui canal de comunicare între utilizator și baza de date a fost să încep de la sfârșit și anume să realizez o comandă care să-mi afișeze rapoartele.

După ce am realizat comenzile respective, programul a returnat interfața pentru rapoarte.

După cum puteți vedea în figura de mai jos interfața pentru rapoarte este returnată conform cerințelor mele. Dacă apăsăm pe Achiziții de exemplu, interfața ne va afișa formularul de Achiziții.

Fig 3.26. Interfață Rapoarte

În continuare am realizat interfața pentru interogări. Procesul este același. Se crează butoanele și apoi se selectează comenzile aferente butoanelor create.

Fig.3.27 Interfață Interogări

De exemplu dorim să aflăm clienții cu documente justificative emise într-o anumită dată. Interfața în acest caz reprezintă o scurtătură în aflarea informațiilor cerute.

Fig.3.28 Selectarea butonului și introducerea parametrului.

Din acest moment butonul ne va afișa rezultatul interogării selectate.

Fig.3.29 Rezultatul interogării.

Un alt exemplu constă în aflarea unor informații despre documentele justificative din vânzări către clienți cu produse eliberate din stocuri. Selectăm butonul, introducem parametrul și apoi vom vedea informația dorită

Fig3.30 Selectarea Butonului

În continuare se cere să introducem un cod de document justificativ

Fig3.31 Introducerea Parametrului.

Fig.3.32 Rezultatul Interogării.

În continuare vom trece la crearea interfeței pentru tabelele existente în baza de date.

Fig.3.33 Interfață Tabele

Prin apăsarea oricărui buton din această interfață în afară de cel marcat cu X, se va deschide tabela corespunzătoare.

Fig 3.34Tabel Stocuri.

În pasul următor după terminarea interfețelor aferente tabelelor, interogărilor și rapoartelor se trece la realizarea interfeței principale.

În crearea interfeței principale am legat celelalte interfețe prin 3 butoane principale.

Fig.3.35 Crearea butoanelor principale.

În continuare alegem ce forme vrem să legăm și ce vrem să returneze butonul respectiv.

Fig.3.36 Denumirea butonului

Fig.3.37 Forma Finală.

Acești pași se repetă până când toate butoanele dorite au fost create.

În continuare vom vedea forma finală a interfeței principale. Aceasta este descrisă de Fig 3.38 Interfața principală.

Fig 3.38 Interfața principală.

După cum puteți obseva în colțul din dreapta sus se află . Acesta folosește la închiderea aplicației și în caz că nu este baza de date salvată, o salvează, fără a mai fi necesar să închidem noi toate ferestrele deschise.

3.5. Concluzii și Propuneri

O bază de date este un sistem bine conturat, special conceput pentru colectarea, introducerea, editarea și stocarea informațiilor.

În această eră a tehnologiei ce se dezvoltă într-un ritm rapid, agenții economici au nevoie de un program intuitiv care să se modeleze după cerințele lor.

De aceea este bine să știm cum să lucrăm cu o bază de date, mai ales că oamenii în general au metodele lor de a organiza și stoca informații zi de zi.

Concluzii mele asupra acestui program sunt:

Simplu și ușor de utilizat

Interfață prietenoasă, intuitivă

Comenzile sunt clare și la obiect

Comenzi ce facilitează accesul la editarea interfeței

Accesul rapid la date

Memoria ocupată pe harddisk este abia sesizabilă.

Propuneri cu privire la Access 2010

Mai multe opțiuni de editare a interfeței

Implementare de noi comenzi pentru interogări

Formulare și rapoarte mai atractive

Accesul facil la baza de date Microsoft cu precădere la Secțiunea Ajutor

În încheiere o entitate economică nu-și poate desfășura obiectul de activitate în bune condiții dacă nu are un sistem de gestiune a bazelor de date performant, cu o securitate ridicată și de asemenea o interfață simplă și ușor de utilizat.

Bibliografie

[CaDu08] Caraiani, C., Dumitrana, M., Bazele Contabilității Ediția a-III-a, Editura Universitară, București, 2008

[DuCa08] Dumitrana, M., Caraiani, C., Contabilitate de Gestiune și Control de Gestiune Ediția a-II-a, Editura Universitară, București, 2008

[IaSt11] Iacovoiu, V.B., Străoanu, B.M., Teodorescu, C.D., Instrumente și Tehnici de Analiză a Stării Economico-Financiare a Firmei, Editura Karta-Graphic, Ploiești, 2011

[LuBo13] Lungu, I., Botha, I., CURS BAZE DE DATE , www.bd.ase.ro/uploads/bd…/Curs_bd_lungu.botha.pdf.

[ OlAn05] Olteanu. A., Anghel, M., Pietraru, R.N., Baze de Date și Utilizarea Acestora, www.cs.ubbcluj.ro/~vcioban/matematica/…./bd.pdf.

[PăTă13] Pătrașcu, A., Tănăsescu, A., Proiectarea Sistemelor Informatice, Editura Universitară, București, 2013, ISBN 978-606-591-612-8.

[Radu13] Rădulescu, F., Curs Bază de Date , www. bdfr.cs.pub.ro/cursuri.as.pub.ro/ baze de date.pdf.

[RUNC13] Runceanu, A., Curs Bază de Date, www.runceanu.ro/adrian/…./cursuri bd 2013/c1-bd.pdf.

[Sălc11] Sălceanu, A., Contabilitate Financiară, Editura Economică, București, 2011

[Tudo08] Tudor, C., Curs Baze de Date Microsoft Access, www.Paurelian.files.wordpress.com/…/curs-microsoft -access.pdf.

[Țegl12] Țegledi, A.M., Procedee și Metode aplicate în Calculația Costurilor, Editura Pro Universitaria, 2012

***OMFP 3055/2009, Cap VI, Sectiunea 4 Situatia Fluxurilor de Numerar ***

***www.Office.microsoft.com./ro-ro/access-help/notiuni de baza despre proiectarea bazelor de date.***

*** www.inf.ucv.ro/setul de comenzi SQL***

*** www.nou.anevar.ro ***

*** www.scritub.com/diverse/IAS/prezentarea situațiilor financiare/ situația modificărilor capitalurilor proprii ***