Auditul Resurselor Umane LA Firma S.c. Nimet S.r.l

UNIVERSITATEA „VALAHIA” DIN TÂRGOVIȘTE

FACULTATEA DE ȘTIINȚE ECONOMICE

LUCRARE DE DIZERTAȚIE

Coordonator Științific

Conf. Univ. Dr. Marinela Manea

[anonimizat] Constantin

2016

UNIVERSITATEA „VALAHIA” DIN TÂRGOVIȘTE

FACULTATEA DE ȘTIINȚE ECONOMICE

SPECIALIZAREA AUDITUL ENTITĂȚILOR

PUBLICE ȘI PRIVATE

AUDITUL RESURSELOR UMANE LA FIRMA S.C. NIMET S.R.L

Coordonator Științific

Conf. Univ. Dr. Marinela Manea

[anonimizat] Constantin

Târgoviște

2016

ARGUMENT

În condițiile actuale în care schimbarea organizațională reprezintă o provocarea nouă pentru managementul resurselor umane, insituțiile economice trebuie să se adapteze în mod continuu la modificările economice, politice, sociale etc. O firmă supraviețuiește pe piață atâta timp cât prin rezultatele activității sale reușește să răspundă în mod adecvat atât clienților externi cât și clienților interni, respectiv angajaților, care in opinia specialiștilor constitue o resursă critică.

Demersul cercetării pentru elaborarea lucrării prezente a izvorât de asemenea din convingerea că activitatea economică nu se rezumă doar la obținerea și maximizarea profitului, ci este un proces complex și dinamic, care antrenează resurse dintre cele mai variate, printre care se numără eforturile și creativitatea angajaților. Făcând parte dintr-o socitate care este bazată pe cunoaștere, resursa umană devine din ce în ce mai mult o resursă vitală pentru obținerea succesului în afaceri. Din această perspectivă, angajații unei entități economice devin adesea cele mai importante active ale sale, ca și purtători ai cunoașterii. Să tratezi angajații ca pe simpli factori de producție, să îi privești doar ca pe o sursă generatoare de cheltuieli, este calea sigură spre eșec.

Asigurarea avantajului competitiv în condițiile actuale îl reprezintă managementul resurselor umane asigurându-se astfel o abordare strategică în gestionare relațiilor de muncă în scopul perfecționării profesionale a angajaților.

Ideea portivit căreia oamenii fac diferența este pilonul principal în jurul căruia gravitează managamentul resurselor umane, numai ei având capacitatea de a genera valoare, ducând la concluzia conform căreia cunoștințele și abilitățile umane sunt resurse strategice care trebuie gestionate competent. O altă trăsătură specifică a managementului resurselor umane se leagă de noțiunea de integrare care presupune un set de politici, programe și practici de muncă, formulate coerent și integrate în strategia organizațională cu scopul de a maximizeza contribuțiile angajaților în atingerea obiectivelor organizaționale.

Managementul resurselor umane cuprinde o serie de cunoștințe și un set de politici și practici care modelează relațiile de muncă. Practicile managementului resurselor umane constituie o investiție în capitalul uman oferind avantaj competitiv datorită efectului generator de plus valoare, deoarece reprezintă o resursă care se poate dezvolta prin educație, formare și dezvoltarea de competențe atunci când ele nu sunt transferabile.

În lucrarea dată se va prezenta un studiu cu privire la auditul de conformitate în cadrul departamentului de Resurse Umane de la S.C. Nimet S.R.L, cât și de determinare a eventualelor probleme și a unor recomandări care să ajute la reglarea și îmbunătățirea departamentului mai sus menționat. Pentru detalierea aspectelor cu privire la departamentul de Resurse Umane al firmei mai sus menționate se va analiza structura resurselor umane la nivel de firmă și a rezultatelor financiare, oprindu-ne în capitolul IV la realizarea unei misiuni de audit de conformitate, care are ca punct de analiză anul 2015, asupra activității departamentului de Resurse Umane din cadrul companiei S.C. NIMET S.R.L.

Delimitari conceptuale privind auditul

Termenul de “audit”, are originea în verbul “audio”, care în limba latină înseamnă “a asculta”, fiind vorba despre ascultarea cuiva care prezintă o informare, o sinteză, o dare de seamă, un raport.

În limba engleză verbul „to audit – auditing” se traduce prin a controla, a verifica, a supraveghea, a inspecta. Dicționarul anglo-francez Hachett, din anul 1934, a definit auditul ca: “verificarea conturilor de către experți”.

În evul mediu, acest verb a căpătat sensul de a asculta părțile implicate într-un proces, iar mai târziu a primit extindere largă în țările anglo-saxone și în Franța, în domeniul reviziilor contabile, inclusiv al Curții de Conturi.

Exista opinii care susțin că auditul, contabilitatea și controlul financiar au izvoare comune, fără a exista o delimitare clară, între acestea.

Richard Brown spunea ca “originea auditului se află situată în trecut, doar puțin mai departe decât originea contabilității. De fiecare dată când progresul civilizației a dus la necesitatea ca unui singur om să-i fie încredințată într-o anumită măsură, proprietatea altuia, oportunitatea unui anume tip de verificare asupra fidelității primului devine evidentă”.

Funcția de audit intern a cunoscut transformări succesive până la stabilizarea definirii conceptului, astfel s-au stabilit unele elemente comune :

consiliere acordată managementului;

ajutorul acordat salariaților;

independența și obiectivitatea totală a auditorilor interni.

Consiliere-auditul intern reprezintă o funcție de asistență a managerului, pentru a-i permite să-și administreze activitățile. Componentă de asistență și consiliere atașată auditului intern, îl distinge de orice acțiune de control sau inspecție.

Auditorul intern, consiliază, asistǎ, recomandă dar nu decide, obligația să fiind de a reprezenta un mijloc care să contribuie la îmbunătățirea controlului pe care fiecare manager îl are asupra activităților sale și a celorlalte, în vederea atingerii obiectivului controlului intern.

Independența auditorului intern trebuie să aibă la baza eliminarea practicii de supraîncărcare a auditorului cu sarcini care nu ar trebui să revină lui.
Independența auditorului este supusă unei duble limitări :

-auditorul intern trebuie să se conformeze strategiei și politicii conducerii.

-auditorul intern trebuie să fie independent.

Practica a arătat că independența auditorului intern o constituie profesionalismul sǎu.

În anul 1999, IIA a emis o nouă definiție a auditului intern : “Auditul intern este o activitate independența și obiectivă care da unei organizații o asigurare în ceea ce privește gradul de control deținut asupra operațiunilor, o îndrumă pentru a-i îmbunătății operațiunile și contribuie la adăugarea unui plus de valoare “. În legea nr.672/2002 privind auditul public intern din România este adoptată definiția dată de IIA, în anul 1999.

Auditul intern este în cadrul unei organizații o funcție – exercitată într-o manieră independentă și cu mandat – de evaluare a controlului intern. Acest demers specific concurează cu bunul control asupra riscurilor de către responsabili”.

Evoluția auditului intern

Scopul inițial al Institutului Auditorilor Interni (IIA) a fost acela de standardizare a activităților de audit intern, plecând de la definirea conceptelor, stabilirea obiectivelor și continuând cu organizarea și efectuarea acestuia. Între timp a avut loc o deplasare a obiectivelor auditului intern, respectiv de la furnizarea de informații pentru manager, spre o colaborare cu auditul extern, căruia îi asigura o materie prima prelucrată. Începând din 1950, IIA a emis norme proprii de audit intern, diferite de cele ale auditului extern. Între timp, acestea s-au generalizat și din 1970, au devenit standarde de audit intern.

În Europa funcția de audit intern a prins contur începând cu anul 1960, fiind marcată de legăturile sale, la origine, cu controlul financiar. După 1980 auditul intern se delimitează de funcțiile de control din cadrul organizației și devine o activitate importantă în cadrul organizațiilor, datorită rezultatelor pe care le furniza managementului, respectiv servicii de asigurare și servicii de consiliere.

În Franța, înființarea Institutului Francez al Auditorilor și Consultanților a contribuit la înțelegerea rolului și locului auditului intern, precum și la poziționarea funcției în cadrul celorlalte funcții ale organizațiilor.

În timp, s-a renunțat la înțelegerea auditului intern doar prin prisma funcției financiar-contabilă și a crescut aria de acoperire a acestuia, fiind extins la toate activitățile și procesele desfășurate sau realizate în cadrul unei entități. Totodată, auditul intern a fost subordonat direct conducătorilor, devenind un instrument puternic de depistare a riscurilor și evaluare a controlului intern.

Specialistii reclamǎ evoluia rapidǎ și pertinenta a termenului, în ciuda unor disfuncții și confuzii care apar.

– Un prea mare exces de mediatizare a termenului “audit, care are un impact deosebit asupra tuturor categoriilor de specialiști, cuvânt care da valoare și un aer savant celor care îl folosesc, creându-le impresia că deja se află înaintea progresului și a tehnicii, prin simplă utilizarea a cuvântului AUDIT.

– Auditul intern nu se numește întotdeauna audit intern și deseori în funcție de cultură organizației, de practică în domeniu, de tradiții, se mai folosesc termeni că: inspecție, control financiar, verificare internă.

Managerii trebuie să înțeleagă recomandările auditorilor, să perceapă ajutorul pe care îl primesc pentru stăpânirea riscurilor care apar și evoluează continuu.

Competențele profesionale ale auditorului intern produc adevărate beneficii pentru entitate, printr-o evaluare sistematică, pe baza standardelor de audit și a celor mai bune practici, a politicilor, procedurilor și operațiilor realizate de entitate.

Auditul intern prin activitățile pe care le desfășoară adaugă valoare atât prin evaluare sistemului de control intern și prin analiză riscurilor asociate activităților auditabile, cât și prin recomandările cuprinse în raportul întocmit și transmise în scopul asigurării atingerii obiectivelor organizației.

Profesia de audit intern se bazează pe un cadru de referință flexibil, recunoscut în întreagă lume, care se adaptează la particularitățile legislative și de reglementare ale fiecărei țări, cu respectarea regulilor specifice ce guvernează diferite sectoare de activitate și cultură organizației respective. Din 1999, în economia românească, este introdus prin lege auditul intern, pentru entitățile publice. Această premisǎ absolută a produs multe dezbateri, multe reorganizări ale controlului și separarea acestuia de audit. Conturarea auditului intern a impus și definirea auditului extern.

Dupǎ anul 1999 au avut loc:

Implementarea și modernizarea funcției, în cursul anului 2002, pe baza Strategiei dezvoltării controlului financiar public intern – Legea nr. 672/19.12.2002 privind auditul public intern;

Consolidarea procesului de audit intern – Legea nr. 191/2011 pentru modificarea și completarea Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern;

Auditul extern, în România, a fost organizat și restructurat în mai multe rânduri, în prezent fiind realizat de următoarele structuri:

Expertize contabile, asigurate de Corpul Experților Contabili și Contabililor Autorizați din România

Auditul financiar, oferit de Camera Auditorilor Financiari din România

Auditul performanței, realizat de Curtea de Conturi a României, concomitent cu controalele efectuate în sectorul public

Auditul financiar fiscal, efectuat de firmele de consultanță românești și internaționale recunoscute în domeniu.

Aspecte caracteristice ale auditului intern

Cele mai importante caracteristici ale auditului intern sunt:

Funcție nouă – implementarea auditului intern este de dată recentă, contribuie la dezvoltarea conceptului de cultură organizațională și la îmbunătățirea funcțiunilor celorlalte structuri din cadrul entității.

Universalitatea – auditul intern se exercită „asupra tuturor activităților desfășurate într-o entitate publică, inclusiv asupra activităților entităților subordonate”. Aria de aplicabilitate a auditului intern cuprinde, în principal: activitățile financiare, constituirea veniturilor, administrarea patrimoniului, sistemele de management financiar și control, inclusiv contabilitatea și sistemele informatice.

Independența și obiectivitatea – auditul intern trebuie judecată atât în raport cu managementul general, cât și cu structura auditată, respectiv:

– funcționarea auditului intern în directa subordonare a managementului general

– accesul neîngrădit la informațiile necesare desfășurării misiunii de audit intern

– asigurarea continuității și stabilității în desfășurarea activității, ceea ce presupune că auditorul,pentru opiniile sale formulate cu bună-credință în cadrul raportului nu poate fi sancționat

– neimplicarea auditorului intern în organizarea și realizarea activităților ce urmează a fi auditate

Dimensiunea deontologică – obligațiile profesionale specifice activității de audit intern se extind și în sfera etică.

Principiile care stau la baza desfășurării activității de audit intern: independență,obiectivitate, confidențialitate și competență.

Periodicitatea – auditul intern este o funcție internă și stabilă în cadrul entității și ciclică pentru structura auditată. Periodicitatea auditului intern înseamnă o revenire, după o anumită perioadă de timp, conform unui plan de activitate prestabilit asupra domeniului auditabil și urmărirea îmbunătățirii controlului și proceselor de conducere.

Auditul public intern funcționează după următoarele principii:

Principiul independenței – funcția de audit intern în cadrul unei entități este independentă, atât din punct de vedere al activităților auditate, cât și față de procesul de control intern. Aceasta presupune așezarea la nivelul cel mai înalt, respectiv în directa subordine a conducătorului entității și un statut corespunzător astfel încât să-și îndeplinească sarcinile cu obiectivitate și imparțialitate. Rezultatele activității sale sunt făcute cunoscute tuturor responsabililor din cadrul entității și, în mod special consiliului de administrație și comitetului de audit.

Principiul imparțialității – auditorul intern este obiectiv și imparțial. Aceasta presupune deținerea unui nivel și a unei poziții adecvate, care să-i permită realizarea atribuțiilor fără părtinire și fără ingerințe. Acest principiu accentuează aspectul de „independență a judecății” pe care auditorii interni trebuie să fie capabili să o facă. Prin urmare, auditorii interni nu trebuie să fie implicați în operațiunile entității sau în proiectarea procedurilor și implementarea măsurilor de control intern.

Principiul continuității – auditul intern este o funcție permanentă. Conducerea entității publice trebuie să ia măsurile necesare, astfel încât, să poată conta în permanență pe un audit funcțional, corespunzătoare mărimii, naturii și complexității operațiunilor desfășurate.

Principiul exhaustivității – toate activitățile unei instituții publice trebuie să intre în aria de activitate a auditului intern. Nici o activitate nu poate fi exclusă din preocupările auditului intern. În general, auditul intern examinează și evaluează eficiența și eficacitatea controlului intern și modul în care sunt îndeplinite responsabilitățile de control. Totuși, trebuie să evalueze și: respectarea politicilor, principiilor, regulilor, reglementărilor; integritatea, acuratețea și acoperirea informațiilor financiare și de gestiune; continuitatea și soliditatea sistemelor informatice.

Principiul confidențialității – trebuie respectat de către auditorii interni, în sensul de prudență în utilizarea informațiilor și protecție a informațiilor.

Principiul selectivității – auditul intern nu poate acoperi în profunzime toate activitățile și de aceea recurge la anumite alegeri, sondaje, în examinările pe care le efectuează.

Rolul și importanta auditului resurselor umane

Auditul resurselor umane este un "sistem de consultanță, o evaluare analitică și o expertiză independența a potențialului uman al organizației".

Întrebarea fundamentală adresată de auditul resurselor umane-auditului de management este: cum ar trebui să fie formă de organizare a sistemului de gestiune al personalului, care este numărul și calificarea necesară pentru organizație, pentru realizarea eficientă și cu cele mai mari costuri a strategiei companiei?

Succesul auditului de resurse umane depinde în mare măsură și de modul de îndeplinire a celorlalte activități din cadrul companiei. Scopul unui audit de resurse umane este de a evalua eficacitatea funcțiunii de resurse umane și de a asigura regulile de conformitate.

Prin urmare, rolul auditului resurselor umane constă în:

formularea unor condiții și metode eficiente și corespunzătoare în gestiunea personalului, asigurare eficienței utilizării lor

determinarea concordanței eforturilor la nivel strategic, mediu și funcțional al sistemului de resurse umane

demonstrarea contribuției departamentului de resurse umane la realizarea obiectivelor organizației

precizarea drepturilor și obligațiilor departamentului de resurse umane

asigurarea concordanței dintre strategia resurselor umane și strategia globală a organizației

identificarea problemelor majore din sfera resurselor umane

garantarea respectării continue a prevederilor și modificărilor aduce Codului Muncii

asigurarea optimizării costurilor de personal (introducerea unor metode și tehnici de dimensionare a costurilor mai eficiente)

stimularea investițiilor în domeniul resurselor umane

stabilirea conformității dintre politicile de personal și legislația muncii

compararea muncii resurselor umane din organizație cu alte organizații similare pentru asigurarea îmbunătățirii continue

promovarea schimbărilor și creativității

concentrarea conducerii resurselor umane pe probleme importante

asigurarea persoanelor responsabile cu resursele umane că riscurile legale sunt minimizate și controlate, lăsându-i liberi astfel încât să se concentreze pe aspectele mai creative ale pozițiilor lor în organizație, lucru ce poate adaugă valoare bilanțului angajatorului;

asigurarea feedback-ului asupra valorii contribuției funcției resurselor umane la obiectivele de afaceri strategice ale organizației.

Cercetǎrile din sfera auditului de resurse umane capǎtǎ o importantă semnificativă datorită numeroaselor cauze:

activitatea departamentului de resurse umane capătă un sens important pentru angajator;

investițiile din domeniul resurselor umane cresc din ce în ce mai mult;

activitatea departamentului de resurse umane contribuie la sporirea productivității muncii și calității proceselor de muncă ;

în condițiile unei competiții acerbe cu alte organizații, companiile se ocupă mai intens de construirea unei imagini pozitive în societate, această constând și în calitatea relațiilor organizației cu propriile resurse;

activitatea departamentului de resurse umane capătă un sens important pentru angajator;

investițiile din domeniul resurselor umane cresc din ce în ce mai mult

activitatea departamentului de resurse umane contribuie la sporirea productivității muncii și calității proceselor de muncă;

în condițiile unei competiții acerbe cu alte organizații, companiile se ocupă mai intens de construirea unei imagini pozitive în societate, această constând și în calitatea relațiilor organizației cu propriile resurse umane.

Auditul resurselor umane poate fi o pârghie puternică de schimbare departamentală și organizațională. Într-un anumit sens este simplu pentru că se completează rapid și cu ușurință. Pe de altă parte, gradul de detaliere și de definire a performanței rămâne la latitudinea auditorului.

În sfârșit, auditul determină orientarea profesioniștilor de resurse umane spre o contribuție mai activă și mai concretă la succesul organizațional.

PREZENTAREA FIRMEI S.C. Nimet S.R.L.

S.C. NIMET S.R.L o este societate cu capital privat mixt înființată în anul 2005. Societatea a avut sediul inițial la Găești iar din anul 2007 sediul a fost mutat în Sat Lazuri, Com. Comișani. Obiectul de activitate al firmei este Fabricarea de construcții metalice și părți componente ale acestora cod. CAEN 2511.

La început societatea a avut 5 salariați însă pe fiecare an numărul s-a mărit acum fiind peste 400 de salariați.

S.C. Nimet S.R.L. este specializată în producția arborilor de precizie, barelor și țevilor cromate, barelor și țevilor nichelate și cromate, cilindrilor hidraulici.

Activitatea și dezvoltarea este concentrată pe realizarea unor produse de înaltă calitate pentru satisfacerea cerințelor clienților și pentru a fi un partener de încredere. Procesele principale de producție sunt controlate prin CNC și sisteme de măsurare activă cu raze laser. Sistemul de Asigurare a Calității asigura o trasabilitate continuă, în timpul procesului de producție și până la livrare.

Barele și țevile sunt monitorizate din punct de vedere al: diametrului, ovalității, defectelor suprafeței, stratului de nichel, stratului de crom, rugozității suprafeței (Ra și Rq), durității stratului de crom, rectilinitatii, rezistenței la coroziune.

S.C. NIMET S.R.L este prezenta pe piața mondială a echipamentelor hidraulice este o firmă tânără, dar având o echipă cu experiență în această industrie și un partener care este jucător de talie mondială pe piața echipamentelor hidraulice, NIMET este un nume care începe să devină cunoscut producătorilor mondiali din mai multe industrii.

Firma este organizată în 7 departamente după cum urmează:

Producție

Calitate

Aprovizionare și investitiii

Operațiuni

Financiar-Contabilitate

Resurse umane

IT

Fiecare deprtament are mai multe birouri iar secția de Producție cuprinde 7 departamente. În acest moment în firma lucrează 368 de muncitori și 83 de personae, personal TESSA în total însumând un număr de 451 de angajați.

Figura nr. 1: Organigrama S.C Nimet S.R.L

Sursa: date prelucrate de către autor

Un indicator de performanță care ne arată evoluția firmei, respective volumul vânzărilor este cifra de afaceri.

Cifra de afaceri a evoluat de la an la an de la aproximativ 56 mil. de RON în 2010 la 167 mil de RON în 2014, evoluție datorată creșterii numărului de clienți și al cererii pe piață.

Principalele date din situațiile financiare precum și indicatorii economico-financiari care caracterizează activitatea entității auditate în perioada 2010-2014, se prezintă astfel:

Tabel nr. 1: Indicatori economico-financiari

RON

Sursa: date prelucrate de către autor

Tabel nr. 2: Indicatori economico-financiari

RON

Sursa: date prelucrate de către autor

Clienții sunt localizați în mai mult de 50 de țări deservind industrii cum ar fi: industria echipamentelor de ridicat, industria navală, industria minieră, construcțiile, industria de automobile, industria de echipamente grele, industria echipamentelor de deplasare liniară.

Astăzi clienții se bazează din ce în ce mai mult pe produsele firmei care răspund exigențelor lor de calitate. Privind în viitor, firma este pregătită să răspundă noilor provocări investind în resurse umane și tehnologii noi.

Figura nr. 2: Localizarea clienților pe harta lumii

Sursa: date prelucrate de către autor

Analiza diagnostic a resurselor umane

Numărul mediu de personal în anul 2014 a fost de 357 de angajați. Acesta a crescut cu 94 de angajați în anul 2015 cu aproximativ 26%. Creștere de personal s-a datorat în mare măsură a extinderii activității firmei prin mărirea volumului de producție cât și prin mărirea portofoliului de clienți.

Tabel nr. 3: Structura resurselor umane după princiaplele categorii de salariați

Sursa: date prelucratede către autor

Evidența personalului se face în cardul fiecărui serviciu, birou, compartiment, secție cu ajutorul unui sistem electronic pe bază de cartelă la intrarea și ieșirea din schimbul de lucru. Alte documente folosite pentru evindența timpului nelucrat sunt: biletul de voie, cererea de învoire și nota de plecare în concediu de odihnă.

Munca prestată suplimentar, peste programul de lucru se evidențiază separate, pe baza unui centralizator aprobat de directorul de department și de Directorul General.

Timpul lucrat supliemntar se poate compensa cu timp liber corespunzător, iar dacă nu se poate acorda timp liber corespunzător, se pltește cu spor (%), negociat prin Contractul Individual de Muncă.

Tabel nr. 4: Structura personalului pe sexe

Sursa: date prelucrate de către autor

Tabel nr. 5: Structura personalului dupa vechime în societate

Sursa: date prelucrate de către autor

Analiza structurii după sexe și după vechime poate furniza informații cu privire la strategia angajărilor efectuate de societate, dar și a eforturilor sale pentru stabilizarea personalului. În mod normal, structura după vechime trebuie echilibrată, manifestându-se astfel o politică adecvată de formare a personalului, situație prezentă și în societatea noastră.

MISIUNE DE AUDIT PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE LA FIRMA S.C. NIMET S.R.L

Nr. 011/ 06-02-2016

ORDIN DE SERVICIU

În conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul intern, a hotărârii 1086/2013 pentru aprobarea normelor generale privind exercitarea activității de audit public intern, a Ordinului managerului general nr. 15/2008 prin care s-au aprobat Normele proprii de exercitare a auditului intern în cadrul entității publice și a Planului de audit intern pentru anul 2016, se va efectua misiunea de audit intern la Departamentul de Resurse Umane în perioada 01.03.2016 – 31.05.2016.

Scopul misiunii de audit este de a da asigurări asupra modului de organizare a activității de gestiune a resurselor umane din entitatea economică și a conformității cu cadrul legislativ și normativ aplicabil, fiind structurate pe următoarele domenii auditabile:

Procesul de organizarea al recrutării personalului cuprinde:

modul de organizare a concursurilor;

modul în care are loc susținerea concursurilor;

emiterea deciziilor cu privire la numirea în funcție.

Procesul de stabilire în mod corespunzător a drepturilor salariale:

elementele de natură salarială sunt stabilite în conformitate cu reglementările legale;

modificări cu privire la structura remunerației;

modalitatea de recompensare pentru orele lucrate peste program.

Modul în care sunt evidențiate prezențele, învoirile și concediile angajaților;

Modul de funcționare al sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane cuprinde:

modalitatea de evaluare a sistemului informatic;

siguranța prelucrării datelor în sistemul informatic;

securitatea datelor înregistrate și prelucrate.

Modalitatea de arhivare a documentelor.

Prin prezenta se va efectua o misiune de audit de conformitate cu privire la modul de organizare a activității de gestiune a resurselor umane în cadrul companiei S.C. Nimet S.R.L.

Echipa este formată din următorii auditori:

Matei Radu Constantin – Șef Serviciu Audit Intern

Tatulescu Andreea Nicoleta – Auditor intern

Matei Luiza Nicoleta – Auditor intern

DECLARAȚIA DE INDEPENDENȚĂ

Nume și prenume: Tatulescu Andreea Nicoleta

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Data: 15.02.2016

Auditor, Șef serviciu,

Tatulescu Andreea Nicoleta Matei Radu Constantin

DECLARAȚIA DE INDEPENDENȚĂ

Nume și prenume: Matei Luiza Nicoleta

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Data: 15.02.2016

Auditor, Șef serviciu,

Matei Luiza Nicoleta Matei Radu Constantin

DECLARAȚIA DE INDEPENDENȚĂ

Nume și prenume: Matei Radu Constantin

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Data: 15.02.2016

Șef serviciu,

Matei Radu Constantin

Nr. 729 din 15.02.2016

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANȘAREA

MISIUNII DE AUDIT INTERN

Către: S.C. Nimet S.R.L

De la: Șef Serviciu Audit Intern

Referitor la misiunea de audit intern „Modul de organizare a activității de gestiune a resurselor umane”

Stimate: Domnule Director General Samy Numan

În concordanță cu Planul de audit intern pe anul 2016, urmează ca în perioada 01.03.2016 –31.05.2016 să se deruleze o misiune de audit care urmărește analiza activității de gestiune a resurselor umane.

Scopul prezentei misiunii de audit este de oferi asigurări asupra modului de organizare a activității de gestiune a resurselor umane din cadrul companiei mai sus menționate și a conformității cu cadrul legislativ și normativ aplicabil, având urmatoarea structură:

• Procesul de organizarea al recrutării personalului cuprinde:

modul de organizare a concursurilor;

modul în care are loc susținerea concursurilor;

emiterea deciziilor cu privire la numirea în funcție.

Procesul de stabilire în mod corespunzător a drepturilor salariale:

elementele de natură salarială sunt stabilite în conformitate cu reglementările legale;

modificări cu privire la structura remunerației;

modalitatea de recompensare pentru orele lucrate peste program.

Modul în care sunt evidențiate prezențele, învoirile și concediile angajaților;

Modul de funcționare al sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane cuprinde:

modalitatea de evaluare a sistemului informatic;

siguranța prelucrării datelor în sistemul informatic;

securitatea datelor înregistrate și prelucrate.

Modalitatea de arhivare a documentelor.

Perioada supusă evaluării este 01.01.2015- 31.12.2015.

De asemenea, avem rugămintea să ne puneți la dispoziție datele de contact ale persoanei care va oferi support pe parcursul misiunii de audit intern, urmând se a stabili de comun acord data ședinței de deschidere.

Ulterior vom reveni cu mai multe informații despre ședința de deschidere în vederea stabilirii diverselor aspecte ce privesc misiunea de audit prezentă, după cum urmează:

• înfățișarea auditorilor;

• stabilirea obiectivelor principale ale misiunii de audit intern;

• programul intervenției la fața locului;

• scopul prezentei misiunii de audit;

• alte aspecte.

Inițial pentru a declanșa misiunea de audit echipa de auditori va avea nevoie de următoarea documentație:

• normele și reglementările legale aflate în conformitate cu activitatea companiei;

• structura organizatorică: S.C. Nimet S.R.L ;

• regulamentul de ordine internă;

• fișele de post ale angajaților;

• procedurile operaționale de la nivelul departamentului;

• rapoartele de audit intern anterioare;

• alte rapoarte, dosare anterioare cu privire la acest domeniu.

În cazul în care există neclarități s-au se dorește informații suplimentare dl. Matei Radu Constantin, șef serviciu audit intern sau cu dna. Tatulescu Andreea Nicoleta, auditor intern, vă vor clarifica orice întrebare.

Cu stimă,

Data: 15.02.2016

Șef Serviciu Audit Intern

Matei Radu Constantin

Serviciul Audit Intern

COLECTAREA INFORMAȚIILOR

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2015- 31.12.2015

Întocmit: Tatulescu Andreea Nicoleta

Matei Luiza Nicoleta

Avizat: Matei Radu Constantin Data: 17.02.2016

Serviciul Audit Intern

LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2015- 31.12.2015

Întocmit: Tatulescu Andreea Nicoleta

Matei Luiza Nicoleta

Avizat: Matei Radu Constantin Data: 17.02.2016

Serviciul Audit Intern

IDENTIFICAREA RISCURILOR

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2015- 31.12.2015

Întocmit: Tatulescu Andreea Nicoleta

Matei Luiza Nicoleta

Avizat: Matei Radu Constantin Data: 17.02.2016

Serviciul Audit Intern

STABILIREA FACTORILOR DE RISC, PONDERILE ACESTORA

ȘI APRECIEREA NIVELURILOR RISCURILOR

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2015- 31.12.2015

Întocmit: Tatulescu Andreea Nicoleta

Matei Luiza Nicoleta

Avizat: Matei Radu Constantin Data: 17.02.2016

Serviciul Audit Intern

STABILIREA NIVELULUI RISCULUI ȘI A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2015- 31.12.2015

Întocmit: Tatulescu Andreea Nicoleta

Matei Luiza Nicoleta

Avizat: Matei Radu Constantin Data: 17.02.2016

NOTA:

Auditorii interni au stabilit punctajul total pentru fiecare risc identificat pe baza analizei riscurilor, dar și în funcție de resursele alocate misiunii (număr de persoane, timpul aferente etc) și pentru continuarea analizei, au împărțit riscurile, în următoarele trei categorii.

Riscuri mici 1,0 – 1,7

Riscuri medii 1,8 – 2,2

Riscuri mari 2,3 – 3,0

Serviciul Audit Intern

CLASAREA OPERAȚIILOR ÎN FUNCȚIE DE ANALIZA RISCULUI

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2015- 31.12.2015

Întocmit: Tatulescu Andreea Nicoleta

Matei Luiza Nicoleta

Avizat: Matei Radu Constantin Data: 17.02.2016

Serviciul Audit Intern

PROGRAMUL DE AUDIT INTERN

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2015- 31.12.2015

Întocmit: Tatulescu Andreea Nicoleta

Matei Luiza Nicoleta

Avizat: Matei Radu Constantin Data: 21.02.2016

Serviciul Audit Intern

PROGRAMUL INTERVENȚIEI LA FAȚA LOCULUI

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2015- 31.12.2015

Întocmit: Tatulescu Andreea Nicoleta

Matei Luiza Nicoleta

Avizat: Matei Radu Constantin Data: 21.02.2016

Auditorii, Supervizorul,

Matei Luiza Nicoleta / Tatulescu Andreea Nicoleta Matei Radu Constantin

Serviciul Audit Intern

MINUTA ȘEDINȚEI DE DESCHIDERE

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2015- 31.12.2015

Întocmit: Tatulescu Andreea Nicoleta

Matei Luiza Nicoleta

Avizat: Matei Radu Constantin Data: 2.03.2016

A. Lista participanților

B. Stenograma ședinței

În cadrul ședinței de deschidere au fost parcurse următoarele etape:

– Cunoașterea echipei de auditori ce va elabora misiunea de audit;

– Prezentarea funcției de audit intern de către șeful Serviciului Audit Public Intern, în special a obiectivelor generale ale auditului intern, semnificația auditului intern;

– Prezentarea Programului intervenției la fața locului, obiectivele auditabile care se intenționează a fi realizate, după analizele de risc efectuate.

După discuțiile cu privire la obiectivele misiunii de audit reprezentanții structurii auditate au subliniat o parte din punctele slabe întălnite și anume:

Procesul privind gestiunea resurselor umane reprezintă un risc;

Nivelul salarial este mult mai mic raportat la complexitatea atribuțiilor cuprinse în fișa postului;

Fluctuația personalului;

Supraîncărcarea personalului existent datorat insuficienței resursei umane;

S-au stabilit în prealabil următoarele:

persoanele desemnate a fi la dispoziția auditorilor în vederea colectării și prelucrării informațiilor;

asigurarea condițiilor minime în vederea realizării misiunii de audit (spațiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)

aspectele procedurale, respectiv realizarea unor ședințe intermediare în parcursul misiunii;

data ședinței de închidere, inclusiv a participanților;

modalitatea redactării Raportului de audit intern (când, cum și cui va fi distribuit).

În ce privește recomandările formulate, în urma constatării unor disfuncționalități, se vor discuta și analiza împreună cu structura auditată, incluzțnd totdată și Planul de acțiune și a calendarului implementării cât și personalul desemnat cu implementarea recomandărilor.

Auditori, Auditați,

Matei Radu Constantin Blaga Elena

Matei Luiza Nicoleta Voinescu Georgiana

Tatulescu Andreea Nicoleta Barbu Alina

TEST NR. 1

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2015- 31.12.2015

Obiectul testului: Modificarea drepturilor salariale

Obiectivele testului: Operarea modificărilor drepturilor salariale

Descrierea testului

Eșantionul supus testării se va constitui integral din cele 4 cazuri de diminuări salariale care s-au înregistrat în anul 2015.

Verificarea constă în examinarea operării modificărilor salariale ca urmare a sancționării abaterilor de la regulamente în baza de date electronică, în dosarele profesionale și în contractele de muncă ale salariaților.

Pentru fiecare salariat sancționat disciplinar s-a verificat fizic urmatoarele elemente:

modificarea drepturilor salariale a fost aprobată de managerul entității;

existența deciziei managerului companiei de diminuare a drepturilor salariale la propunerea departamentului de resurse umane;

diminuarea drepturilor salariale a fost operată în REVISAL și în cadrul contractului individual de muncă;

diminuarea drepturilor salariale a fost realizată efectiv prin reținerea sumelor.

Constatări

Din analiză s-a constatat că, într-un singur caz, respectiv cel al dl. Sorin Lazărescu, sancțiunea de 5%, aplicată la salariul de bază, a fost operată în baza de date electronică și reținută din drepturile salariale, dar nu a fost operată și în REVISAL.

Concluzii

În baza acestui test s-a întocmit FIAP nr. 1.

Data: 01.04.2015 Auditor intern, Supervizor,

Matei Luiza Nicoleta Matei Radu Constantin

FIȘĂ DE IDENTIFICARE ȘI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 1

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2015- 31.12.2015

PROBLEMA

Neînregistrarea modificărilor drepturilor salariale în carnetul de muncă

CONSTATAREA

Din analiza personalului care a fost sancționat, în anul 2015, respectiv 4 salariați, s-a constatat că într-un caz sancțiunea de 5% aplicată pe 3 luni a fost reținută din drepturile salariale și operată în baza de date, dar nu a fost înregistrat în REVISAL și în contractul individual de muncă.

CAUZE

Nerespectarea atribuțiilor de serviciu prevăzute în fișa postului de către persoana autorizată cu operarea în REVISAL și în contractele individuale de muncă;

CONSECINȚE

Reflectarea nereală a situației personalului în documentele administrative, cu impact asupra carierei salaraților, în mod special în situația unui transfer.

RECOMANDĂRI

Verificarea persoanelor care au fost sancționate de conducere în anul 2015 pentru a se depista dacă există nereguli în modul de aplicare al sancțiunilor;

Implementarea unui serviciu suplimentar de gestiune a sanctiunilor.

Întocmit, Supervizat,

Matei Luiza Nicoleta Matei Radu Constatin

TEST NR. 2

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2015- 31.12.2015

Obiectul testului: Sistemul de evidență a prezenței, învoirilor și concediilor

Obiectivele testului:

Verificarea sistemului foilor colective de prezență

Verificarea planificării și efectuării concediilor de odihnă

Verificarea evidenței concediilor medicale

Descrierea testului

Eșantionul a fost constituit în mod aleator prin selectarea a patru sectii de productie.

La fiecare departament s-a analizat sistemul privind evidența muncii prestate peste programul normal de lucru pe baza tehnicilor și instrumentelor de control stabilite în Lista de verificare, pentru lunile februarie și august 2015.

Testul pentru evaluarea sistemului de evidență a prezenței, concediilor de odihnă și concediilor medicale, comportă următoarele verificări:

evidențierea prezenței, pentru lunile februarie și august 2015:

utilizarea formularelor tipizate;

respectarea principiului dublei semnături;

datele preluate în statul de plată corespund cu cele înscrise în foile colective de prezență.

evidențierea concediilor de odihnă, pentru lunile februarie și august 2015:

existența planificării anuale a concediilor de odihnă pe anul 2015;

concordanța efectuării concediilor cu planificarea anuală;

existența justificării neconcordanței.

evidențierea concediilor medicale efectuate, pentru lunile februarie și august 2015:

conformitatea certificatelor medicale;

perioadele din certificate corespund cu cele din foile colective de prezență;

datele preluate în statul de plată corespund cu cele din certificatele medicale.

Constatări

În urma verificărilor efectuate și analizei Listei de control privind evidența prezenței, concediilor de odihnă și concediilor medicale, prezentate în anexă, s-a constatat:

inexistența justificării nerespectării planificării concediilor de odihnă.

Concluzii

În baza acestui test s-a întocmit FIAP nr. 2.

Data: 12.04.2016 Auditor intern, Supervizor,

Tatulescu Andreea Nicoleta Matei Radu Constantin

LISTA DE CONTROL

privind evidența prezenței, concediilor de odihnă și concediilor medicale

Data: 01.04.2016 Auditor intern,

Tatulescu Andreea Nicoleta

FIȘĂ DE IDENTIFICARE ȘI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 2

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2015- 31.12.2015

PROBLEMA

Inexistența unui sistem privind evidența prezenței și a justificării nerespectării planificării concediilor de odihnă ale personalului

CONSTATAREA

Din analiza efectuată s-a constatat că în cadrul entității publice se utilizează diferite formulare de foi colective de prezență, care nu conțin elementele obligatorii prevăzute de lege.

Din verificarea foilor colective de prezență, pentru lunile februarie și august 2015, a rezultat utilizarea formularelor diferite de evidență a prezenței la sectiile de Calitate, Control, Ambalare și Prelucrare. Prin analiza acestora s-a demonstrat că nici unul dintre modelele privind evidența personalului, utilizate de secțiile selectate, nu conțineau elementele prevăzute de cadrul normativ.

De asemenea, din testare a reieșit inexistența unui sistem de justificare a nerespectării planificării concediilor de odihnă ale personalului la Ambalare și Prelucrare.

CAUZE

Nedesemnarea persoanelor responsabile cu evidența prezenței în cadrul secțiilor respective;

Inexistența procedurilor scrise privind completarea foilor colective de prezență.

CONSECINȚE

Efectuarea unor plăți nejustificate care puteau fi evitate.

RECOMANDĂRI

Desemnarea prin fișele de post a atribuțiilor persoanelor cu evidența prezenței personalului;

Implementarea unui nivel de control suplimentar pentru evidențierea prezenței personalului și justificării nerespectării planificării concediilor de odihnă, pe o perioadă de 6 luni;

Elaborarea procedurilor scrise și formalizate pentru organizarea sistemului de evidență a personalului și stabilirea formularelor prevăzute de cadrul normativ.

Întocmit, Supervizat,

Tatulescu Andreea Nicoleta Matei Radu Constantin

TEST NR. 3

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2015- 31.12.2015

Obiectul testului: Evaluarea sistemului informatic de gestiune a resurselor umane.

Obiectivele testului: Analiza funcționalității sistemului informatic de gestiune a resurselor umane și a subsistemului de asigurare pentru prelucrarea tranzacțiilor autorizate și corecte.

Descrierea testului

Auditorii au testat funcționalitatea sistemului informatic prin înregistrarea în aplicația de gestiune a resurselor umane a unor date nereale pentru un eșantion de trei anagajați.

Testul s-a efectuat astfel:

pentru doi salariați s-au introdus date eronate privind numarul de înregistrare și numele și prenumele salariatului;

pentru al treilea salariat s-au introdus date reale, fără a le anula pe cele existente în sistem, practic dublându-se înregistrarea anterioară cu datele salariatului.

Scopul testării a fost acela de a vedea modul cum reacționează sistemul la numere de înregistrare eronate sau duble.

Rezultatele obținute trebuie să demonstreze existența unui sistem de control privind corectitudinea datelor operate prin generarea unor rapoarte de control.

Constatări

Din analiza înregistrărilor cu date nereale în sistemul informatic s-a constatat că acesta nu are prevăzut un subsistem de control asupra corectitudinii datelor operate, fapt demonstrat de lipsa de reacție a acestuia la introducerea datelor.

Concluzii

Pentru constatările de mai sus s-a elaborat FIAP-ul nr. 3.

Data: Auditor intern, Supervizor,

8.04.2016 Matei Luiza Nicoleta Matei Radu Constantin

INTERVIU

privind existența unui număr suficient de manuale de instrucțiuni, actualizarea acestora și gradul de adaptabilitate al sistemului informatic la nevoile utilizatorilor interni din cadrul departamentului de Resurse Umane

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2015 – 31.12.2015

Auditori, Intervievat,

NOTĂ:

În baza acestui interviu se va elabora FIAP.

FIȘĂ DE IDENTIFICARE ȘI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 3

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2015 – 31.12.2015

PROBLEMA

Neadaptarea sistemului informatic la cerințele utilizatorilor interni din cadrul departamentul de Resurse Umane

CONSTATAREA

Sistemul informatic nu conține un subsistem de control pentru asigurarea prelucrării tranzacțiilor corecte și autorizate și generarea de situații de control ale acestora asupra corectitudinii datelor operate.

CAUZE

Administratorul sistemului informatic nu a reliazat actualizarea periodica a manulelor de utilizare, ci doare s-a relizat o informare prin intermediul e-mail-ului;

Lipsa pregătirii de specialitate a persoanelor care utilizează sistemul informatic.

CONSECINȚE

Posibilitatea înregistrării în baza de date a unor informații nereale privitoare la salariați (încadrare, cuantum, deduceri etc.).

Ștergerea din greșealaă a e-mail-ului cu privire la modificările de sistem si nerecuperarea lui.

RECOMANDĂRI

Actualizarea manualului de instrucțiuni de acces, achiziție, stocare, prelucrare, transmisie, răspândire și utilizare a datelor;

Stabilirea în responsabilitatea administratorului de sistem a inserării unui subsistem de control pentru asigurarea prelucrării doar a tranzacțiilor corecte și autorizate;

Asigurarea unui sistem de pregătire și evaluare sistematică a personalului responsabil în utilizarea sistemului informatic.

Întocmit, Supervizat,

Matei Luiza Nicoleta Matei Radu Constantin

MINUTA ȘEDINȚEI DE ÎNCHIDERE

A. Mențiuni generale:

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2015-31.12.2015

Întocmit: Tatulescu Andreea Nicoleta Data: 15.04.2016

Avizat: Matei Radu Constantin

Lista participanților:

,

B. Concluzii:

În cadrul ședinței de închidere au fost prezentate obiectivele misiunii de audit și constatările specifice fiecărui obiect auditat. De asemenea, au fost dezbătute deficiențele, au fost analizate motivele care au determinat aceste disfuncționalități și au fost analizate recomandările care se vor implementa pentru diminuarea/eliminarea deficiențelor constatate.

Nu au fost formulate obiecții în ceea ce privește constatările/deficiențele prezentate , fiind însușite în totalitate.

În final, s-au determinat persoanele responsabile cu implementarea recomandărilor și calendarului realizare ale acestora.

Serviciul Audit Intern

RAPORT DE AUDIT INTERN

– PROIECT –

STRUCTURA AUDITATĂ:

DEPARTAMENTUL DE RESURSE UMANE

DIN CADRUL S.C. Nimet S.R.L

MISIUNEA DE AUDIT:

Gestiunea resurselor umane

INTRODUCERE

Echipa de auditare a fost formată din:

Matei Radu Constantin – auditor coordonator al misiunii;

Matei Luiza Nicoleta – auditor

Tatulescu Andreea Nicoleta – auditor

Ordinul de efectuare a misiunii de audit: Ordinul de serviciu nr. 11/6.02.2016

Baza legală a acțiunii de auditare:

Planul de audit intern pe anul 2016 aprobat de conducerea instituției;

Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern;

O.M.F.P. nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de exercitare a auditului public intern;

Normele proprii de exercitare a auditului public intern în cadrul entității

Durata acțiunii de auditare: 01.03.2016 – 31.05.2016

Perioada supusă auditării: 01.01 – 31.12.2015

Obiectivele misiunii de audit:

Procesul de organizarea al recrutării personalului cuprinde:

modul de organizare a concursurilor;

modul în care are loc susținerea concursurilor;

emiterea deciziilor cu privire la numirea în funcție.

Procesul de stabilire în mod corespunzător a drepturilor salariale:

elementele de natură salarială sunt stabilite în conformitate cu reglementările legale;

modificări cu privire la structura remunerației;

modalitatea de recompensare pentru orele lucrate peste program.

Modul în care sunt evidențiate prezențele, învoirile și concediile angajaților;

Modul de funcționare al sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane cuprinde:

modalitatea de evaluare a sistemului informatic;

siguranța prelucrării datelor în sistemul informatic;

securitatea datelor înregistrate și prelucrate.

Modalitatea de arhivare a documentelor.

Tipul de auditare: Audit de conformitate/regularitate.

Tehnici utilizate:

a) verificarea în vederea asigurării validării, realității și acurateței înregistrărilor în REVISAL.

Tehnici de verificare utilizate:

comparația: pentru deciziile de numire și datele înscrise în contractele individuale de muncă și în bazele de date;

examinarea: pentru detectarea erorilor în completarea contractelor individuale de muncă, proceselor verbale etc.;

garantarea: pentru verificarea realității datelor din documentele ce au stat la baza justificării înregistrărilor;

urmărirea: pentru a se constata dacă toate operațiunile au fost real efectuate.

b) interviul pentru lămurirea unor aspecte legate de organizarea și desfășurarea activităților;

c) eșantionarea pentru analiza modului de întocmire al documentelor;

d) observarea fizică în vederea formării unei păreri proprii privind modul de întocmire și emitere a documentelor.

Instrumente de audit:

chestionarele;

liste de verificare pentru a stabili condițiile pe care trebuie sa le îndeplinească fiecare obiectiv auditabil.

Documente și materiale examinate în cadrul Departamentului de Resurse Umane Verificarea la fața locului a vizat următoarele documente întocmite și completate pentru perioada 01.01.2015 – 31.12.2015:

documente ce privesc organizarea și desfășurarea concursurilor (Planul de ocupare a funcțiilor din cadrul instituției economice, statul de funcții, procese verbale de selectare a dosarelor candidaților, procese verbale privind susținerea probelor de concurs ș.a.)

decizii de numire, decizii de avansare și modificare a elementelor de natură salarială;

contracte individuale de muncă, fișe de post, ROI;

foile colective de prezență;

cererile de concedii (odihnă, medicale, studii) etc.;

Registrul de evidență a salariaților;

alte documente.

Materiale întocmite pe timpul auditării:

foi de lucru privind activitatea de gestiune a resurselor umane;

liste de verificare (LV);

fișe de identificare și analiză a problemelor consemnate (FIAP);

documente de lucru;

programul de audit, programul intervenției la fața locului;

rapoarte preliminare de audit, minutele ședințelor de deschidere, de închidere etc.

Organizarea Departamentului de Resurse Umane. Departamentul și-a desfășurat activitatea în perioada auditată cu un efectiv de 3 salariați, după cum urmează: director, reprezentant și referent resurse umane. Departamentul a funcționat în deplinătate cu organigrama și ROI.

În ceea ce privesc anagajații au fost realizate fișe de posturi în strcutura cărora au fost subliniate relațiile ierarhice și evidențiate sarcinile de serviciu.

Activități desfășurate în cadrul Departamentului de Resurse Umane:

prezentarea spre avizare către conducere a statelor de funcții;

răspunderea în aplicarea corectă a reglementărilor legale și calcului corect privind salarizarea personalui ținînd cont de sporul de vechime, indemnizații, alte sporuri;

fundamentarea corectă și acordarea recompenselor salariale;

respectarea prevederilor legale privind efectuarea și salarizarea muncii pentru orele suplimentare de lucru;

corelarea foilor colective de prezență cu timpul efectiv lucrat;

organizarea concursurilor privind modalitatea de recrutare, promovare și avansare a personalului;

întocmirea și actualizarea contractelor individuale de muncă;

pregătirea și perfecționarea profesională în mod constant al salariaților.

II. CONSTATĂRI ȘI RECOMANDĂRI

Modificarea drepturilor salariale

Auditorii și-a concentrat atenția către diminuarea salariilor ca urmare a misiunii de audit anterioare din care s-a constatat neconformitatea acordării sporurilor salariale.

Din analiza modificărilor drepturilor salariale ale personalului care a fost sancționat, în anul 2015, respectiv a unui număr de 4 salariați, pentru care s-a elaborat Testul nr. 1, conform Listei de verificare, s-a constatat că într-un caz sancțiunea de 5% aplicată pe 3 luni a fost reținută din drepturile salariale și operată în baza de date, dar nu a fost înregistrat în contractual indicidual de muncă.

Consecința principală stabilită de auditori a fost reprezentato reflectarea eronată a situației personalului în documentele justificative, ce au impact asupra carierei angajaților, în mod special, în situația unui transfer.

Recomandarea auditorilor pentru depistarea și evitarea unor situații similare s-a îndreaptat spre organizarea unor verificări sistematice privind operarea diminuărilor salariale la persoanele care au fost sancționate de către conducere și implementarea unui nivel de control suplimentar.

EVIDENȚIEREA PREZENȚEI, ÎNVOIRILOR ȘI CONCEDIILOR

În vederea analizei sistemului de evidență a prezenței, învoirilor și concediilor, a fost constituit un eșantion format din 4 departamente confom Testului nr. 2 realizat în baza Listei de verificare, pentru lunile februarie și august 2015.

În urma verificărilor efectuate s-a constatat utilizarea unor formulare diferite pentru evidențierea prezenței, precum și inexistența unui sistem de justificare a neconcordanței dintre perioadele planificate pentru concediile de odihnă și efectuarea acestora, fapt care poate conduce la efectuarea unor plăți nejustificate care, de altfel, ar putea fi evitate.

Recomandările echipei de auditori s-au concretizat spre desemnarea unor persoane care să aibă responsabilitatea prezenței personalului stabilite prin fișele posturilor.

FUNCȚIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

În scopul utilizării eficiente și corecte a sistemului informatic de către operatorii din cadrul departamentului de Resurse Umane, se folosesc manuale de instrucțiuni, ce trebuiesc în mod constant actualizate sistematic.

Echipa de auditori a constatat că manualele de instrcțiuni nu sunt actualizate în timp ceea ce poate determina erori în rândul angajaților.

Din analiza sistemului informatic, prin introducerea în sistem a datelor corecte și eronate, conform Testului nr. 3, realizat în baza Listei de verificare, a rezultat că acesta nu conține un subsistem de control pentru asigurarea prelucrării tranzacțiilor corecte și autorizate și generarea de situații de control asupra corectitudinii datelor operate, conform prevederilor manualului de utilizare.

Pentru eficientizarea sistemului informatic au fost prezentate următoarele recomandări:

desemnarea unui responsabil cu actualizarea periodică a manualului de instrucțiuni;

actualizarea continuă a manualului de instrucțiuni de acces, achiziție, stocare, prelucrare, transmisie și utilizare a datelor;

asigurarea de către administratorul de sistem a prelucărilor tranzacțiilor corecte și autorizate de la nivelul unui subsistem;

stabilirea unui program de training periodic cu privire la pregătirea și evaluarea sistematică a utilizatorilor din cadrul departamentului de Resurse Umane.

III. CONCLUZII

În urma misiunii de audit s-a realizat următoarea grilă de evaluare a activității de resurse umane:

Precizăm, faptul că constatările prezentate au la bază probe de audit obținute pe baza testelor efectuate consemnate în documentele de lucru întocmite de către echipa de auditori și însușite de către factorii de management ai entității. Aceste evaluări au la bază discuțiile care au avut loc cu privire la recomandările auditorilor în ședințele de închidere apreciate de către participanții la aceste ședințe, ca fiind realiste și fezabile, și materializate în minutele ședințelor de închidere.

Considerăm că rezultatele evaluării auditorilor interni privind activitatea gestiunea resurselor umane că se înscrie în parametri normali pentru această perioadă de introducere a auditului intern în entități. De asemenea, prin implementarea recomandărilor echipei de auditori sistemul de gestiune al resurselor umane va cunoaște o ameliorare semnificativă.

Auditori,

Matei Radu Constantin / Matei Luiza Nicoleta / Tatulescu Andreea Nicoleta

5. CONCLUZII

Cercetarea bazată pe un model de audit a resurselor umane și-a propus să identifice bunele practici și problemele complexe cu care se confruntă firma S.C. Nimet S.R.L. și să găsească modalitățile cele mai adecvate de perfecționare a managementului resurselor umane. Analiza efectuată relevă preocuparea managementului întreprinderilor care au făcut obiectul analizei, în asigurarea performanțelor în managementul resurselor umane.

Pornind de la obiectivul general și obiectivele specifice cercetării experimentale, s-au formulat o serie de propuneri de perfecționare a managementului resurselor umane și de creștere a eficacității și eficienței operaționalizării activităților specifice.

Acestea pot fi sintetizate astfel:

Dezvoltarea de programe eficace și eficiente de comunicare în vederea realizării unui nivel mai înalt de implicare a angajaților în muncă, factor important de asigurare a avantajului competitiv;

Realizarea unui ghid de bune practici în managementul resurselor umane care să asigure atât eficacitate și eficiență în gestiunea resurselor umane cât și a operaționalizării activităților specifice; existența unui sistem de actualizare a procedurilor existente și a manualelor de utilizare a sistemului informatic pentru fluidiza și a asigura un proces mai eficient și fără existența erorilor din partea operatorilor care se ocupă de introducerea și prelucrarea datelor.

Perfecționarea sistemului informațional care să permită culegerea, transmiterea și arhivarea datelor împreună cu fluxurile și sistemul de indicatori specifici resurselor umane care să faciliteze implemenatrea strategiilor, politicilor și bunelor practici în vederea realizării obiectivelor organizației și a obiectivelor specifice funcțiunii de resurse umane;

Asigurarea instruirii și perfecționării continue a personalului de conducere și execuție pentru realizarea obiectivelor strategice și operaționale la nivel organizațional și a celor specifice funcțiunii de resurse umane;

Definirea clară a obiectivelor managementului resurselor umane care să cuprindă întreaga gamă de aspecte referitoare la sistem, structură, misiune, oameni, sistem de recompense, evaluarea personalului, implicare și integrare în muncă;

Implementarea eficace a sistemului de responsabilitate socială bazat pe angajați pregătiți profesional, informare bună, practici sociale responsabile, politici eficace de asigurare a sănătații și siguranței la locul de muncă, salarizare echitabilă, corectitudinea practicilor de angajare, condiții de muncă adecvate, transparența procesului decizional și protecția mediului, întărirea principiilor de management participativ;

Evaluarea periodică a satisfacției în muncă a angajaților, având în vedere importanța ei în promovarea de relații bune între manageri și angajați, între angajați, care să consolideze spiritul de echipă și să stimuleze performanțele în muncă;

Realizarea periodică (anuală) a auditului intern de resurse umane care să pună în evidență punctele slabe în managementul și operaționalizarea activităților și proceselor de resurse umane, identificarea modalităților de îmbunătățire pe baza bunelor practici și perfecționarea proceselor strategice și operaționale ale managementului resurselor umane;

6. BIBLIOGRAFIE

Ordonanța Guvernului României nr. 119/31 august 1999 privind auditul intern și controlul financiar preventiv.

Legea nr. 84/18 martie 2003 pentru modificarea și completarea Ordonanței Guvernului nr. 119/1999 privind auditul intern și controlul financiar preventiv.

Legea nr. 672/19 decembrie 2002 privind auditul public intern.

Ordonanța Guvernului României nr.37/29 ianuarie 2004 pentru modificarea și completarea reglementărilor privind auditul intern.

Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 252/3 februarie 2004 pentru aprobarea Codului privind conduita etică a auditorului intern.

Renard, Jacques. Teoria și practica auditului intern, Editată deMinisterul Finanțelor Publice, București, 2003.

Munteanu, Adrian. Auditul intern și obiectivele sale – aspecte internaționale, Revista Finanțe Publice și Contabilitate, nr.2/2002.

Curtea de Conturi a României, Manual de Audit Financiar și Regularitate, Proiect finanțat de Uniunea Europeană, București, 2003.

Ghiță, Marcel. Audit intern, Editura Economică, 2005.

IIA – Institutul Auditorilor Interni, „Norme profesionale ale auditului intern”, Editat de Ministerul Finanțelor Publice, 2003

M.Boulescu, M.Ghita, V.Mares, P.Popanga, „Controlul financiar si de gestiune a agentilor economici”, Editura Tribuna Economica, Bucuresti, 2001

J. Renard, „Teoria și practica auditului intern”, Editat de Ministerul Finanțelor Publice, București, 2002

www.cafr.ro

www.mfinante.ro