. Auditul Public Intern In Romania Si Elaborarea Proiectului

CAPITOLUL 1. DISPOZIȚII GENERALE

1.1. Definiția auditului public intern

Auditul public intern reprezinta o activitate funcțional independenta și obiectiva, care dă asigurări și consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor și cheltuielilor publice, perfecționand activitațile entitații publice. Ajuta entitatea publică sa-și îndeplinească obiectivele printr-o abordare sistematică și metodică, care evalueaza și imbunatațește eficiența și eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului și a proceselor de administrare.

1.2. Tipuri de audit

Legea privind auditul public intern definește urmatoarele tipuri de audit:

a) Auditul de sistem – reprezintă o evaluare de profunzime a sistemelor de conducere și control intern, cu scopul de a stabili dacă acestea funcționează economic, eficace și eficient, pentru identificarea deficiențelor și formularea de recomandări pentru corectarea acestora;

b) Auditul performanței – examinează dacă criteriile stabilite pentru implementarea obiectivelor și sarcinilor entității publice sunt corecte pentru evaluarea rezultatelor și apreciază dacă rezultatele sunt conforme cu obiectivele;

c) Auditul de regularitate – reprezintă examinarea acțiunilor asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, sub aspectul respectarii ansamblului principiilor, regulilor procedurale și metodologice, care le sunt aplicabile.

1.3. Structurile de audit public intern in România

1.3.1. Organizarea auditului public intern in România

În conformitate cu art. 4 din Legea privind auditul public intern, auditul public intern este organizat astfel:

a) UCAAPI – structură distincta în cadrul Ministerului Finanțelor Publice, constituită din compartimente de specialitate, in directa subordonare a Ministrului Finantelor Publice, având atribuții de coordonare, evaluare, sinteză în domeniul activității de audit public intern la nivel național, care efectuează și misiuni de audit public intern de interes național cu implicații multisectoriale. UCAAPI este condusa de un director general, numit de ministrul finantelor publice, cu avizul CAPI;

b) CAPI – organism cu caracter consultativ, constituit din 11 membri, specialisti din afara Ministerului Finantelor Publice, condus de un presedinte. CAPI sprijina UCAAPI in definirea strategiei și îmbunătățirii activitații de audit public intern în sectorul public;

c) Compartimentele de audit public intern din entitățile publice – structuri funcționale de bază în domeniul auditului public intern, care exercita efectiv functia de audit public intern.

1.3.2. Organizarea auditului public intern la nivelul entitatilor publice

1.3.2.1 Compartimentul de audit public intern se organizează în mod obligatoriu la nivelul fiecărei entități publice, prin decizia persoanelor responsabile prevăzute la art.9 din Legea auditului public intern, în termen de 90 de zile de la publicarea în Monitorul Oficial a prezentelor norme, respectiv de la constituirea entității publice. Fac excepție de la aceste prevederi instituțiile publice mici, așa cum sunt definite acestea la art. 2, lit. j) din Legea privind auditul public intern, precum și acele entități publice subordonate pentru care conducerea de la nivelul ierarhic imediat superior a emis decizia de neînființare a compartimentului de audit public intern.

1.3.2.2. Auditul entității publice subordonate care nu înființează compartiment de audit public intern, în conformitate cu art.9, lit.c) din Legea auditului public intern, va fi efectuat de către compartimentul de audit public intern de la nivelul ordonatorului ierarhic imediat superior.

1.3.2.3. Sarcina urmăririi condițiilor de instituție publică mică se face de către conducatorul institutiei in cauza, care are obligatia sa instiinteze compartimentul de audit public intern din cadrul DGFP teritoriale, de statutul sau.

1.3.2.4. Instituțiile publice mici care au depășit pragul anual de 100.000 EURO, o perioada de 3 ani consecutiv, au obligația de a-și constitui compartiment de audit public intern până la sfârșitul primului trimestru al anului următor. Entitățile publice, care au organizat compartimente de audit public intern proprii și devin instituții publice mici, trebuie să înștiințeze compartimentele de audit public intern din cadrul DGFP teritoriale, de noul statut, în termen de 30 de zile de la îndeplinirea condițiilor prevăzute la art.2, lit. j) din Legea auditului public intern.

1.4. Atributiile compartimentului de audit public intern

În conformitate cu art.11 din Legea auditului public intern, atribuțiile compartimentului de audit public intern sunt:

a) elaborează norme metodologice specifice entității publice în care își desfășoară activitatea, cu avizul UCAAPI sau cu avizul organului ierarhic imediat superior in cazul entităților publice subordonate;

b) elaborează proiectul planului anual de audit public intern;

Precizarile referitoare la atributiile de la literele a) și b) sunt prezentate la punctul 6, subpunctele 6.1.3, respectiv 6.1.1.

c) efectuează activități de audit public intern pentru a evalua dacă sistemele de management financiar și control ale entității publice sunt transparente și sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficiență și eficacitate;

Auditul public intern se exercita asupra tuturor activitatilor desfasurate intr-o entitate publica, inclusiv din entitatile subordonate, cu privire la formarea și utilizarea fondurilor publice, precum și la administrarea patrimoniului public.

Compartimentul de audit public intern auditează, cel puțin o dată la 3 ani, fără a se limita la acestea, următoarele: – angajamentele bugetare și legale din care derivă direct sau indirect obligații de plată, inclusiv din fondurile comunitare;

– plățile asumate prin angajamente bugetare și legale, inclusiv din fondurile comunitare;

– vanzarea, gajarea, concesionarea sau inchirierea de bunuri din domeniul privat al statului sau al unitatilor administrativ-teritoriale;

– concesionarea sau inchirierea de bunuri din domeniul public al statului sau al unitatilor administrativ-teritoriale;

– constituirea veniturilor publice, respectiv modul de autorizare și stabilire a titlurilor de creanță, precum și a facilităților acordate la încasarea acestora;

– alocarea creditelor bugetare;

– sistemul contabil și fiabilitatea acestuia;

– sistemul de luare a deciziilor;

– sistemele de conducere și control precum și riscurile asociate unor astfel de sisteme;

– sistemele informatice.

d) informează UCAAPI despre recomandările neînsușite de către conducătorul entității publice auditate, precum și despre consecințele acestora;

Compartimentul de audit public intern transmite la UCAAPI/structurile teritoriale ale UCAAPI/organul ierarhic imediat superior, sinteze ale recomandărilor neînsușite de către conducătorul entității publice auditate și consecințele neimplementării acestora, însoțite de documentatia relevanta, după cum urmează:

– entitățile publice subordonate transmit trimestrial în maxim 5 zile de la încheierea trimestrului organelor ierarhice imediat superioare;

– entitățile publice ale Administrației publice locale transmit trimestrial la structurile teritoriale UCAAPI, în termen de 10 zile de la încheierea trimestrului;

– entitățile publice ale Administrației publice centrale transmit trimestrial la UCAAPI, în termen de 10 zile de la încheierea trimestrului.

e) raportează periodic asupra constatărilor, concluziilor și recomandărilor rezultate din activitățile sale de audit;

Compartimentele de audit public intern transmit la UCAAPI/structurile teritoriale ale UCAAPI/organul ierarhic imediat superior, la cererea acestora rapoarte periodice privind constatările, concluziile și recomandările rezultate din activitățile lor de audit.

f) elaborează raportul anual al activității de audit public intern;

Rapoartele anuale privind activitatea de audit public intern cuprind principalele constatări, concluzii și recomandări rezultate din activitatea de audit, progresele înregistrate prin implementarea recomandărilor, eventualele iregularități/prejudicii constatate în timpul misiunilor de audit public intern, precum și informații referitoare la pregătirea profesională. Rapoartele anuale privind activitatea de audit public intern se transmit la UCAAPI/structurile teritoriale ale UCAAPI/organul ierarhic imediat superior, după cum urmează: – entitățile publice

subordonate transmit organelor ierarhice imediat superioare astfel: cele ale Administrației publice locale până la 5 ianuarie, iar cele ale Administrației publice centrale până la 10 ianuarie;

– entitățile publice ale Administrației publice locale transmit la structurile teritoriale UCAAPI, până la 15 ianuarie;

– entitățile publice ale Administrației publice centrale transmit la UCAAPI, până la 25 ianuarie.

g) in cazul identificării unor iregularități sau posibile prejudicii, raportează imediat conducătorului entității publice și structurii de control intern abilitate. În situația în care în timpul misiunilor de audit public intern se constată abateri de la regulile procedurale și metodologice, respectiv de la prevederile legale, aplicabile structurii/activității/operațiunii auditate, auditorii interni trebuie să înștiințeze conducătorul entității publice și structura de inspecție sau o alta

structura de control intern stabilita de conducatorul entitatii publice, in termen de 3 zile.

Cazurile de identificare a iregularităților și fraudelor sunt prezentate in capitolul referitor la raportările periodice și anuale.

În cazul identificarii unor iregularități majore auditorul intern poate continua misiunea sau poate să o suspende cu acordul conducătorului entității care a aprobat-o, dacă din rezultatele preliminare ale verificării se estimează că prin continuarea acesteia nu se ating obiectivele stabilite (limitarea accesului, informații insuficiente, etc.).

CAPITOLUL 2. NORMELE APLICABILE COMPARTIMENTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN ȘI AUDITORILOR INTERNI

2.1. Norme de calificare

2.1.1. Carta auditului intern și Codul privind conduita etica a auditorului intern

2.1.1.1 Carta auditului intern defineste obiectivele, drepturile și obligatiile auditului intern și este elaborata de catre fiecare sef al compartimentului de audit public intern și aprobata de conducatorul entitatii publice. Carta auditului intern informeaza despre obiectivele și metodele de audit, clarifica misiunea de audit, fixeaza regulile de lucru intre auditor și auditat și promoveaza regulile de conduita.

2.1.1.2. Codul privind conduita etică a auditorului intern reprezintă un ansamblu de principii și reguli de conduită care trebuie să guverneze activitatea auditorilor interni. Scopul Codului privind conduita etica a auditorului intern este de a promova cultura etică în viziunea globală a profesiei de auditor intern. Codul privind conduita etica a auditorului intern cuprinde regulile pe care auditorii interni trebuie sa le respecte in exercitarea atributiilor.

2.1.2. Independenta și obiectivitate

2.1.2.1. Independenta organizatorica

Compartimentul de audit public intern funcționează în subordinea directă a conducătorului entității publice, exercitând o funcție distinctă și independentă de activitățile entității publice. Prin atribuțiile sale, compartimentul de audit public intern nu trebuie să fie implicat în elaborarea procedurilor de control intern.

Activitatea de audit public intern nu trebuie să fie supusă ingerințelor externe începând de la stabilirea obiectivelor auditabile, realizarea efectivă a lucrărilor și până la comunicarea rezultatelor acesteia.

2.1.2.2. Obiectivitate individuala

Auditorii interni trebuie sa aiba o atitudine impartiala, sa nu aiba prejudecati și sa evite conflictele de interese.

Auditorii interni trebuie să-și îndeplinească atribuțiile în mod obiectiv și independent, cu profesionalism și integritate, potrivit normelor și procorul entității publice auditate și consecințele neimplementării acestora, însoțite de documentatia relevanta, după cum urmează:

– entitățile publice subordonate transmit trimestrial în maxim 5 zile de la încheierea trimestrului organelor ierarhice imediat superioare;

– entitățile publice ale Administrației publice locale transmit trimestrial la structurile teritoriale UCAAPI, în termen de 10 zile de la încheierea trimestrului;

– entitățile publice ale Administrației publice centrale transmit trimestrial la UCAAPI, în termen de 10 zile de la încheierea trimestrului.

e) raportează periodic asupra constatărilor, concluziilor și recomandărilor rezultate din activitățile sale de audit;

Compartimentele de audit public intern transmit la UCAAPI/structurile teritoriale ale UCAAPI/organul ierarhic imediat superior, la cererea acestora rapoarte periodice privind constatările, concluziile și recomandările rezultate din activitățile lor de audit.

f) elaborează raportul anual al activității de audit public intern;

Rapoartele anuale privind activitatea de audit public intern cuprind principalele constatări, concluzii și recomandări rezultate din activitatea de audit, progresele înregistrate prin implementarea recomandărilor, eventualele iregularități/prejudicii constatate în timpul misiunilor de audit public intern, precum și informații referitoare la pregătirea profesională. Rapoartele anuale privind activitatea de audit public intern se transmit la UCAAPI/structurile teritoriale ale UCAAPI/organul ierarhic imediat superior, după cum urmează: – entitățile publice

subordonate transmit organelor ierarhice imediat superioare astfel: cele ale Administrației publice locale până la 5 ianuarie, iar cele ale Administrației publice centrale până la 10 ianuarie;

– entitățile publice ale Administrației publice locale transmit la structurile teritoriale UCAAPI, până la 15 ianuarie;

– entitățile publice ale Administrației publice centrale transmit la UCAAPI, până la 25 ianuarie.

g) in cazul identificării unor iregularități sau posibile prejudicii, raportează imediat conducătorului entității publice și structurii de control intern abilitate. În situația în care în timpul misiunilor de audit public intern se constată abateri de la regulile procedurale și metodologice, respectiv de la prevederile legale, aplicabile structurii/activității/operațiunii auditate, auditorii interni trebuie să înștiințeze conducătorul entității publice și structura de inspecție sau o alta

structura de control intern stabilita de conducatorul entitatii publice, in termen de 3 zile.

Cazurile de identificare a iregularităților și fraudelor sunt prezentate in capitolul referitor la raportările periodice și anuale.

În cazul identificarii unor iregularități majore auditorul intern poate continua misiunea sau poate să o suspende cu acordul conducătorului entității care a aprobat-o, dacă din rezultatele preliminare ale verificării se estimează că prin continuarea acesteia nu se ating obiectivele stabilite (limitarea accesului, informații insuficiente, etc.).

CAPITOLUL 2. NORMELE APLICABILE COMPARTIMENTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN ȘI AUDITORILOR INTERNI

2.1. Norme de calificare

2.1.1. Carta auditului intern și Codul privind conduita etica a auditorului intern

2.1.1.1 Carta auditului intern defineste obiectivele, drepturile și obligatiile auditului intern și este elaborata de catre fiecare sef al compartimentului de audit public intern și aprobata de conducatorul entitatii publice. Carta auditului intern informeaza despre obiectivele și metodele de audit, clarifica misiunea de audit, fixeaza regulile de lucru intre auditor și auditat și promoveaza regulile de conduita.

2.1.1.2. Codul privind conduita etică a auditorului intern reprezintă un ansamblu de principii și reguli de conduită care trebuie să guverneze activitatea auditorilor interni. Scopul Codului privind conduita etica a auditorului intern este de a promova cultura etică în viziunea globală a profesiei de auditor intern. Codul privind conduita etica a auditorului intern cuprinde regulile pe care auditorii interni trebuie sa le respecte in exercitarea atributiilor.

2.1.2. Independenta și obiectivitate

2.1.2.1. Independenta organizatorica

Compartimentul de audit public intern funcționează în subordinea directă a conducătorului entității publice, exercitând o funcție distinctă și independentă de activitățile entității publice. Prin atribuțiile sale, compartimentul de audit public intern nu trebuie să fie implicat în elaborarea procedurilor de control intern.

Activitatea de audit public intern nu trebuie să fie supusă ingerințelor externe începând de la stabilirea obiectivelor auditabile, realizarea efectivă a lucrărilor și până la comunicarea rezultatelor acesteia.

2.1.2.2. Obiectivitate individuala

Auditorii interni trebuie sa aiba o atitudine impartiala, sa nu aiba prejudecati și sa evite conflictele de interese.

Auditorii interni trebuie să-și îndeplinească atribuțiile în mod obiectiv și independent, cu profesionalism și integritate, potrivit normelor și procedurilor specifice activității de audit public intern.

2.1.2.2.1 Numirea/destituirea sefului compartimentului de audit public intern

Seful compartimentului de audit public intern este numit/destituit de către conducătorul entității publice, cu avizul UCAAPI/organul ierarhic imediat superior, astfel:

a) Numirea sefului compartimentului de audit public intern din entitatea publică se face numai cu avizul prealabil al UCAAPI, în conformitate cu procedura stabilită de aceasta. Entitatea publică subordonată solicită acest aviz de la organul ierarhic imediat superior în baza următoarei proceduri:

– candidații pentru funcția de șef al compartimentului de audit public intern depun la compartimentul de audit public intern de la organul ierarhic imediat superior urmatoarele documente: curriculum vitae; minim 2 scrisori de recomandare; o lucrare de conceptie privind organizarea și exercitarea auditului public intern in entitatea respectiva; o declarație privind respectarea prevederilor art.20, alin.(1) din Legea auditului public intern, referitoare la incompatibilitățile auditorilor interni;

– avizarea candidaților se face în termen de 10 zile de la data depunerii documentelor, prin analizarea acestora și prin consultări directe;

– după obținerea avizului favorabil, numirea șefului compartimentului de audit public intern se face de către conducătorul entității publice respective, în conformitate cu prevederile legale referitoare la organizarea și desfășurarea concursurilor/examenelor pentru ocuparea acestor funcții;

– in cazul in care avizul este nefavorabil, candidatul respectiv nu poate participa la concursul/examenul organizat pentru ocuparea acestei functii.

b) Destituirea sefului compartimentului de audit public intern din entitatea publică se face numai cu avizul prealabil al UCAAPI, în conformitate cu procedura stabilită de aceasta. Entitatea publică subordonată solicită acest aviz de la organul ierarhic superior în baza următoarei proceduri:

– pentru destituirea șefului compartimentului de audit public intern, conducătorul entității publice subordonate notifică conducătorului de la organul ierarhic imediat superior despre intenția de destituire, precum și despre motivele destituirii;

– conducatorul de la organul ierarhic superior analizează motivele, efectuează investigații, are consultări directe cu șeful compartimentului de audit public intern care este propus pentru destituire, după caz, și în termen de 10 zile prezintă în scris avizul favorabil/nefavorabil privind destituirea;

– in cazul obtinerii unui aviz favorabil destituirii, conducatorul entitatii publice procedeaza in conformitate cu prevederile legale;

– in cazul obtinerii unui aviz nefavorabil, destituirea nu este posibila.

2.1.2.2.2. Numirea/revocarea auditorilor interni

Numirea/revocarea auditorilor interni se face de către conducătorul entității publice/organul colectiv de conducere, numai cu avizul prealabil al sefului compartimentului de audit public intern, astfel:

a) Pentru acordarea avizului în vederea numirii auditorilor interni, seful compartimentului de audit public intern analizează dosarele de înscriere depuse de candidații pentru ocuparea funcției de auditori interni și poate avea consultări directe cu aceștia, cu 5-10 zile înainte de data susținerii examenului. Dosarele de înscriere vor cuprinde în mod obligatoriu declarațiile candidaților privind respectarea prevederilor art.20, alin.(1) din Legea privind auditul public intern, referitoare la incompatibilitățile auditorilor interni, precum și scrisori de recomandare. În cazul obținerii unui aviz favorabil, numirea în funcție se face de către conducătorul entității publice/organul colectiv de conducere, în conformitate cu prevederile legale referitoare la organizarea și desfășurarea concursurilor/examenelor pentru ocuparea acestor funcții;

b) Pentru revocarea auditorilor interni, conducătorul entității publice/organul colectiv de conducere înștiințează seful compartimentului de audit public intern despre intenția de revocare a unui auditor intern și despre motivele acesteia. Seful compartimentului de audit public intern analizează motivele, efectuează investigații, are consultări directe cu aceștia, după caz, și în termen de 10 zile prezintă avizul favorabil/nefavorabil revocarii.

c) Dacă funcția de auditor intern nu este o funcție publică, numirea/ revocarea auditorilor interni se face de către conducătorul entității publice/organul colectiv de conducere în concordanță cu regulamentul propriu de funcționare și cu prevederile prezentelor norme.

2.1.2.2.3. Pierderea independentei și obiectivitatii auditorilor interni

Persoanele care sunt soți, rude sau afini până la gradul al patrulea inclusiv, cu conducătorul entității publice, nu pot fi auditori interni în cadrul aceleiași entități publice.

Auditorii interni nu pot fi desemnați să efectueze misiuni de audit public intern la o structură/entitate publică dacă sunt soți, rude sau afini până la gradul al patrulea inclusiv, cu conducătorul acesteia sau cu membrii organului de conducere colectivă.

Auditorii interni nu trebuie implicați în vreun fel în îndeplinirea activităților pe care în mod potențial le pot audita și nici în elaborarea și implementarea sistemelor de control intern ale entităților publice.

Auditorii interni care au responsabilități în derularea programelor și proiectelor finanțate integral sau parțial de Uniunea Europeană, nu trebuie implicați în auditarea acestor programe. Auditorilor interni nu trebuie să li se încredințeze misiuni de audit public intern în sectoarele de activitate în care aceștia au deținut funcții sau au fost implicați în alt mod. Această interdicție se poate ridica după trecerea unei perioade de 3 ani.

Auditorii interni care se găsesc într-una din situațiile prevăzute mai sus, au obligația de a informa de îndată, în scris, conducătorul entității publice și șeful structurii de audit public intern.

2.1.3. Competenta și constiinta profesionala

2.1.3.1. Competenta

Pregătirea și experiența auditorilor interni constituie un element esențial în atingerea eficacității activității de audit. Auditorii interni trebuie sa posede cunostinte, indemanare și alte competente necesare pentru a-și exercita responsabilitatile individuale, mai ales:

– competenta in vederea aplicarii normelor, procedurilor și tehnicilor de audit;

– competenta in ceea ce priveste principiile și tehnicile contabile;

– cunoasterea principiilor de baza in economie, in domeniul juridic și in domeniul tehnologiilor informatice;

– cunostinte suficiente pentru a identifica elementele de iregularitate și frauda, nefiind in sarcina auditorilor interni investigarea acestora;

– capacitatea de a comunica oral și in scris, de a putea expune clar și eficient obiectivele, constatarile și recomandarile fiecarei misiuni de audit public intern.

Compartimentul de audit public intern trebuie să dispună in mod colectiv de toată competența și experiența necesară în realizarea misiunilor de audit.

Indiferent de natura lor, misiunile de audit public intern vor fi încredințate acelor persoane cu o pregătire și experiență corespunzătoare nivelului de complexitate al sarcinii. Compartimentul de

audit public intern trebuie să dispună de metodologii și sisteme IT moderne, de metode de analiză analitică, eșantioane statistice și instrumente de control a sistemelor informatice.

Seful compartimentului de audit public intern trebuie sa se asigure ca pentru fiecare misiune de audit public intern, auditorii desemnati poseda cunostintele, indemanarea și competentele necesare pentru desfasurarea corecta a misiunii.

Pentru cunostinte de stricta specialitate pot fi contractate servicii de expertiza/ consultanta din afara entitatii publice.

2.1.3.2. Constiinta profesionala

Auditorul intern trebuie sa depuna toate eforturile in decursul exercitarii functiei sale și sa ia in consideratie urmatoarele elemente:

– perioada de lucru necesara pentru atingerea obiectivelor misiunii de audit;

– complexitatea și importanta domeniilor auditate;

– pertinenta și eficacitatea procesului de gestiune a riscurilor și de control;

– probabilitatea existentei erorilor, iregularitatilor și a unor disfunctionalitati semnificative;

– costurile implementarii unor controale suplimentare in raport cu avantajele preconizate.

Fiind constient ca procedurile de audit public intern nu pot garanta ca toate riscurile semnificative au fost detectate, auditorul intern trebuie sa dea dovada de o vigilenta sporita in ceea ce priveste riscurile semnificative susceptibile sa afecteze obiectivele, activitatile și resursele entitatii publice.

2.1.3.3. Pregatirea profesionala continua

Auditorii interni trebuie sa-și imbunatateasca cunostintele și practica profesionala printr-o pregatire continua. Seful compartimentului de audit public intern, respectiv conducerea entitatii publice, va asigura conditiile necesare pregatirii profesionale, perioada destinata in acest scop fiind de minim 15 zile pe an.

În scopul auditării unor proceduri specifice, pot fi contractate servicii de expertiză/consultanță din afara entității publice. Competența și capacitatea acestor servicii trebuie să fie verificate și lucrările supervizate de către structura de audit public intern solicitanta.

2.1.4.Programul de asigurare și imbunatatire a calitatii

2.1.4.1. Definire

Seful compartimentului de audit public intern trebuie sa elaboreze un program de asigurare și imbunatatire a calitatii sub toate aspectele activitatii de audit public intern. Programul trebuie sa asigure ca normele, instructiunile și codul etic sunt respectate de auditorii interni.

2.1.4.2. Evaluarea programului de calitate

Auditul public intern necesita adoptarea unui proces permanent de supraveghere și evaluare a eficacitatii globale a programului de calitate. Acest proces trebuie sa permita evaluari interne și externe.

2.1.4.2.1. Evaluarea interna

Evaluarea interna presupune efectuarea de controale permanente, prin care seful compartimentului de audit public intern examineaza eficacitatea normelor interne de audit public intern pentru a verifica daca procedurile de asigurare a calitatii misiunilor de audit intern sunt aplicate in mod satisfacator, garantand calitatea rapoartelor de audit public intern. In acest cadru supervizarea realizarii misiunilor de audit public intern va permite depistarea deficientelor, initierea imbunatatirilor necesare unei derulari corespunzatoare a viitoarelor misiuni de audit public intern și planificarea activitatilor de perfectionare profesionala.

2.1.4.2.2. Evaluarea externa

Evaluarea externa este efectuata de catre UCAAPI prin:

– verificarea respectarii normelor, instructiunilor și a Codului privind conduita etica a auditorului intern, cel putin o data la cinci ani, initiindu-se masurile corective necesare in colaborare cu conducatorul entitatii publice in cauza;

– avizarea numirii/ destituirii sefilor compartimentelor de audit public intern din entitatile publice.

2.2 Norme de functionare a auditului public intern

2.2.1. Cerinte privind functionarea compartimentului de audit public intern

Seful compartimentului de audit public intern este responsabil pentru organizarea și desfasurarea activitatilor de audit public intern.

2.2.1.1. Planificarea activitatii de audit public intern bazata pe analiza riscurilor

2.2.1.1.1. Elaborarea planului de audit public intern

Planul de audit public intern se întocmește anual de către compartimentul de audit public intern. Selectarea misiunilor de audit public intern se face in functie de urmatoarele elemente de fundamentare:

a) Evaluarea riscului asociat diferitelor structuri, activități, programe/proiecte sau operațiuni;

b) Criteriile semnal/sugestiile conducătorului entității publice, respectiv: deficiențe constatate anterior în rapoartele de audit; deficiențe constatate în procesele-verbale încheiate în urma inspecțiilor; deficiențe consemnate în rapoartele Curții de Conturi; alte informații și indicii referitoare la disfuncționalități sau abateri; aprecieri ale unor specialiști, experți etc. cu privire la structura și dinamica unor riscuri interne sau de sistem;analiza unor trenduri pe termen lung privind unele aspecte ale funcționării sistemului; evaluarea impactului unor modificări petrecute în mediul în care evoluează sistemul auditat;

c) Temele defalcate din planul anual al UCAAPI. Conducătorii entităților publice sunt obligați să ia toate măsurile organizatorice pentru ca tematicile ordonate de UCAAPI să fie introduse în planul anual de audit public intern al entității publice, realizate in bune conditii și raportate in termenul fixat;

d) Numărul entităților publice subordonate;

e) Respectarea periodicității in auditare, cel putin o data la 3 ani;

f) Tipurile de audit convenabile pentru fiecare entitate subordonata;

g) Recomandările Curții de Conturi.

Proiectul planului anual de audit public intern este intocmit până la data de 30 noiembrie a anului precedent anului pentru care se elaborează.

Conducătorul entității publice aprobă proiectul planului anual de audit public intern pana la 20 decembrie a anului precedent.

Planul anual de audit public intern reprezintă un document oficial. El este păstrat în arhiva instituției publice împreună cu referatul de justificare in conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Nationale.

2.2.1.1.2. Referatul de justificare

Proiectul planului anual de audit public intern este însoțit de un referat de justificare a modului in care sunt selectate misiunile de audit cuprinse in plan.

Referatul de justificare trebuie sa cuprinda pentru fiecare misiune de audit public intern, rezultatele analizei riscului asociat (anexa la referatul de justificare), criteriile semnal și alte elemente de fundamentare, care au fost avute in vedere la selectarea misiunii respective.

2.2.1.1.3. Structura planului de audit public intern

Planul anual de audit intern are următoarea structură:

– scopul acțiunii de auditare;

– obiectivele acțiunii de auditare;

– identificarea/descrierea activității/operațiunii supuse auditului public intern;

– identificarea/descrierea entității/entităților sau a structurilor organizatorice la care se va desfășura acțiunea de auditare;

– durata acțiunii de auditare;

– perioada supusă auditării;

– numărul de auditori proprii antrenați în acțiunea de auditare;

– precizarea elementelor ce presupun utilizarea unor cunoștințe de specialitate, precum și a numărului de specialiști cu care urmează să se încheie contracte externe de servicii de expertiză/consultanță (dacă este cazul);

– numărul de auditori care urmează să fie atrași în acțiunile de audit public intern din cadrul structurilor descentralizate.

2.2.1.1.4. Actualizarea planului de audit public intern

Actualizarea planului de audit public intern se face în funcție de:

– Modificările legislative sau organizatorice, care schimba gradul de semnificație a auditării anumitor operațiuni, activități sau acțiuni ale sistemului;

– Solicitarile UCAAPI/entitatea publică ierarhic imediat superioară de a introduce/inlocui/elimina unele misiuni din planul de audit intern.

Actualizarea planului de audit public intern se realizeaza prin intocmirea unui Referat de modificare a planului de audit public intern, aprobat de conducătorul entității publice.

2.2.1.2. Gestiunea resurselor umane

Seful compartimentului de audit public intern este responsabil pentru organizarea și desfășurarea activităților de audit public intern și trebuie sa asigure resursele necesare indeplinirii planului de audit public intern in mod eficient.

2.2.1.3. Reglementarea activitatii compartimentului de audit public intern

Compartimentul de audit public intern elaborează norme specifice entității publice în care își desfășoara activitatea, cu avizul UCAAPI sau cu avizul organului ierarhic imediat superior in cazul entităților publice subordonate.

În termen de 90 de zile de la publicarea prezentelor norme în Monitorul Oficial al României, fiecare compartiment de audit public intern, organizat in conformitate cu prevederile Legii auditului public intern, este obligat sa elaboreze norme metodologice proprii. Pentru entitățile

publice care nu au compartiment de audit public intern organizat la data publicării prezentelor norme, termenul curge din momentul înființării acestora. Organul ierarhic

imediat superior poate decide elaborarea de norme proprii pentru fiecare unitate subordonată, dacă specificul activității acestora o impune.

Entitățile publice subordonate transmit normele proprii spre avizare la organul ierarhic imediat superior care a decis obligativitatea elaborării acestora.

Normele proprii se transmit pentru avizare cu aprobarea conducătorului entității publice, semnate pe fiecare pagină, de auditorul intern care le-a elaborat.

Compartimentele de audit public intern abilitate să avizeze normele proprii entităților publice sunt obligate să le avizeze în termen de 30 de zile și să înștiințeze entitatea în cauză. Compartimentele de audit public intern abilitate să avizeze normele proprii entităților publice, pot solicita eventuale clarificări, modificări, completări ale acestora. Conducătorii entităților publice vor lua măsurile necesare pentru soluționarea operativă a acestor solicitări.

Următoarele entități publice nu elaborează norme proprii:

a) Instituțiile publice mici, care nu sunt subordonate altor entități publice. Misiunile de audit public intern desfășurate la nivelul instituțiilor publice mici se efectuează în conformitate cu normele proprii Ministerului Finanțelor Publice;

b) Entitățile publice subordonate pentru care entitatea publica de la nivelul ierarhic imediat superior a decis organizarea compartimentului de audit public intern fără obligația elaborării de norme proprii. Misiunile de audit public intern se desfasoara in conformitate cu normele proprii organului ierarhic imediat superior;

c) Entitățile publice subordonate pentru care entitatea publică de la nivelul ierarhic imediat superior a decis neînființarea compartimentului de audit public intern. Misiunile de audit public intern desfășurate la nivelul acestor entități se efectuează în conformitate cu normele proprii Ministerului Finanțelor Publice.

2.2.1.4. Raportarea activitatii de audit public intern

Raportul de audit public intern finalizat, împreună cu rezultatele concilierii, este transmis conducatorului entitatii publice care a aprobat misiunea, pentru analiză și avizare. Pentru instituția publică mică, raportul de audit public intern este transmis spre avizare conducătorului acesteia.

Compartimentul de audit public intern asigura:

a) raportarea periodica asupra constatărilor, concluziilor și recomandărilor rezultate din activitățile sale de audit;

b) elaborarea raportului anual al activității de audit public intern;

c) in cazul identificării unor iregularități sau posibile prejudicii, se raporteaza imediat conducătorului entității publice și structurii de control intern abilitate;

d) informarea UCAAPI despre recomandările neînsușite de către conducatorul entității publice auditate, precum și despre consecințele acestora;

e) verificarea și raportarea la UCAAPI sau la organul ierarhic imediat superior, după caz, asupra progreselor înregistrate în implementarea recomandărilor.

2.2.2. Obiective aferente unei activitati de audit public intern

2.2.2.1. Evaluarea managementului riscurilor

Auditul public intern trebuie să sprijine conducătorul entității publice în identificarea și evaluarea riscurilor semnificative contribuind la îmbunătățirea sistemelor de management al riscurilor. Auditul public intern trebuie să supravegheze și să evalueze eficacitatea acestui sistem.

Auditul public intern trebuie să evalueze riscurile aferente operațiilor și sistemelor informatice ale entității publice, privind:

– fiabilitatea și integritatea informațiilor financiare și operaționale;

– eficacitatea și eficienta operațiilor;

– protejarea patrimoniului;

– respectarea legilor, reglementărilor și contractelor.

În cursul misiunilor, auditorii interni vor identifica toate riscurile, inclusiv cele care exced perimetrul misiunii, în cazul în care acestea sunt semnificative.

2.2.2.2. Evaluarea sistemelor de control

Auditul public intern ajută entitatea publică să mențină un sistem de control adecvat prin evaluarea eficacității și eficienței acestuia, contribuind la îmbunatățirea lui continuă.

Evaluarea pertinenței și eficacității sistemului de control intern se va face pe baza rezultatelor evaluării riscurilor și va viza operațiile și sistemele informatice ale entității publice din urmatoarele puncte de vedere:

– fiabilității și integrității informațiilor financiare și operaționale;

– eficacității și eficienței operațiilor;

– protejării patrimoniului;

– respectării legilor, reglementărilor și procedurilor.

În cursul misiunilor, auditorul intern trebuie să examineze procedurile de control intern în acord cu obiectivele misiunii în vederea identificării tuturor deficiențelor semnificative ale acestora. Auditorii interni trebuie sa analizeze operatiile și activitatile și sa determine masura in care rezultatele corespund obiectivelor stabilite și daca operatiile/activitatile sunt aplicate sau realizate conform prevederilor.

Pentru evaluarea sistemului de control sunt necesare utilizarea unor criterii adecvate. Auditorii interni trebuie sa determine masura in care conducatorul entitatii publice a definit criterii adecvate de apreciere și daca obiectivele au fost realizate. Daca aceste criterii sunt adecvate, acestea pot fi utilizate și de auditorii interni in evaluarea sistemului de control intern. Daca acestea sunt inadecvate, auditorii interni trebuie, impreuna cu conducerea entitatii publice, sa elaboreze in mod corespunzator aceste criterii.

2.3. Schema generala privind derularea misiunii de audit public intern

Graficul prezentat mai jos oferă o viziune globală asupra procesului de audit public intern. In partea stanga a graficului sunt prezentate etapele procesului de audit public intern, cu referire la procedurile de urmat, iar in partea dreaptă rezultatele obtinute cu referire la documentele corespunzătoare. În Ghidul procedural sunt descrise procedurile și modelele standard ale documentelor utilizate.

2.4.. Pregatirea misiunii de audit public intern

2.4.1. Ordinul de serviciu

Ordinul de serviciu se intocmeste de șeful compartimentului de audit public intern, pe baza planului anual de audit public intern aprobat de conducatorul entitatii publice. Ordinul de serviciu reprezinta mandatul de interventie dat de catre compartimentul de audit public intern. Ordinul de serviciu repartizeaza sarcinile de serviciu auditori lor interni, astfel încât aceștia să poată demara misiunea de audit.

2.4.2. Declaratia de independenta

Independența auditorilor interni selectați pentru realizarea unei misiuni de audit public intern, trebuie declarata. In acest sens fiecare auditor intern trebuie sa intocmeasca o declarație de independență.

2.4.3. Notificarea privind declansarea misiunii de audit public intern

Compartimentul de audit public intern notifică entitatea/structura auditată cu 15 zile înainte de declanșarea misiunii de audit public intern, despre scopul, principalele obiective, durata acesteia, precum și despre faptul că pe parcursul misiunii vor avea loc intervenții la fața locului al căror program va fi stabilit ulterior, de comun acord.

2.4.4. Colectarea și prelucrarea informațiilor

2.4.4.1.Colectarea informatiilor

In această etapă auditorii interni solicita și colecteaza informatii cu caracter general despre entitatea/structura auditata. Aceste informatii trebuie să fie pertinente și utile pentru a atinge urmatoarele scopuri:

a) identificarea principalelor elemente ale contextului instituțional și socio-economic în care entitatea/structura auditată își desfășoară activitatea;

b) cunoașterea organizării entității/structurii auditate, a tehnicilor sale de lucru și a diferitelor nivele de administrare, conform organigramei;

c) identificarea punctelor cheie ale funcționării entitatii/structurii auditate și ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabila a punctelor tari și slabe;

d) identificarea și evaluarea riscurilor cu incidență semnificativă;

e) identificarea informațiilor probante necesare pentru atingerea obiectivelor controlului și selecționării tehnicilor de investigare adecvate.

2.4.4.2. Prelucrarea informațiilor

Prelucrarea informațiilor consta in :

a) analiza structurii/entității auditate și activității sale (organigrama, regulamente de funcționare, fișe ale posturilor, circuitul documentelor);

b) analiza cadrului normativ ce reglementează activitatea entității/structurii auditate;

c) analiza factorilor susceptibili de a împiedica buna desfășurare a misiunii de audit public intern;

d) analiza rezultatelor controalelor precedente;

e) analiza informațiilor externe referitoare la entitatea/structura auditată.

2.4.5. Identificarea obiectelor auditabile

2.4.5.1 Obiectul auditabil

Obiectul auditabil reprezintă activitatea elementară a domeniului auditat, ale cărei caracteristici pot fi definite teoretic și comparate cu realitatea practică.

2.4.5.2. Etapele identificarii obiectelor auditabile

Identificarea obiectelor auditabile se realizeaza in 3 etape:

a) detalierea fiecărei activități în operații succesive descriind procesul de la realizarea acestei activități până la înregistrarea ei (circuitul auditului);

b) definirea pentru fiecare operațiune în parte a condițiilor pe care trebuie să le îndeplinească din punct de vedere al controalelor specifice și al riscurilor aferente (ce trebuie să fie evitate);

c) determinarea modalităților de funcționare necesare pentru ca entitatea sa atinga obiectivul și sa elimine riscul.

2.4.5.3. Lista centralizatoare a obiectelor auditabile

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, definite sub aspectele caracteristicilor specifice și ale riscurilor asociate, constituie suportul analizei riscurilor.

2.4.6. Analiza riscurilor

2.4.6.1. Definirea riscului

Riscul reprezinta orice eveniment, acțiune, situatie sau comportament cu impact nefavorabil asupra capacității entității publice de a realiza obiectivele.

2.4.6.1.1. Categorii de riscuri

Categorii de riscuri:

a) Riscuri de organizare (neformalizarea procedurilor): lipsa unor responsabilitati precise; insuficienta organizare a resurselor umane; documentatia insuficienta, neactualizata;

b) Riscuri operationale: neinregistrarea in evidentele contabile; arhivare necorespunzatoare a documentelor justificative; lipsa unui control asupra operatiilor cu risc ridicat;

c) Riscuri financiare: plati nesecurizate, nedetectarea operatiilor cu risc financiar;

d) Riscuri generate de schimbarile legislative, structurale, manageriale etc.

2.4.6.1.2. Componentele riscului

Componentele riscului sunt:

– probabilitatea de aparitie;

– nivelul impactului, respectiv gravitatea consecintelor și durata acestora.

2.4.6.2. Scopul analizei riscurilor

Analiza riscului reprezinta o etapă majoră în procesul de audit public intern, care are drept scopuri:

a) să identifice pericolele din entitatea/structura auditata;

b) să identifice dacă controalele interne sau procedurile entitatii/structurii auditate pot preveni, elimina sau minimiza pericolele;

c) să evalueze structura/evoluția controlului intern al entitatii/structurii auditate.

2.4.6.3. Fazele analizei riscurilor

Fazele analizei riscurilor sunt urmatoarele :

a) analiza activitatii entitatii/structurii auditate;

b) identificarea și evaluarea riscurilor inerente, respectiv a riscurilor, de eroare semnificativa a activitatilor entitatii/structurii auditate, cu incidenta asupra operatiilor financiare;

c) verificarea existentei controalelor interne, a procedurilor de control intern, precum și evaluarea acestora;

d) evaluarea punctelor slabe, cuantificarea și impartirea lor pe clase de risc.

Auditorii interni trebuie să integreze în procesul de identificare și evaluare a riscurilor semnificative și pe cele depistate în cursul altor misiuni.

2.4.6.4. Masurarea riscurilor

Masurarea riscurilor depinde de probabilitatea de aparitie a riscului și de gravitatea consecintelor evenimentului. Pentru realizarea masurarii riscurilor se utilizeaza drept instrumente de masurare, criteriile de apreciere.

2.4.6.4.1. Masurarea probabilitatii

Criteriile utilizate pentru măsurarea probabilității de apariție a riscului sunt:

a) aprecierea vulnerabilității entității;

b) aprecierea controlului intern.

Probabilitatea de apariție a riscului variază de la imposibilitate la certitudine și este exprimată pe o scara de valori pe trei nivele:

– probabilitate mică;

– probabilitate medie;

– probabilitate mare.

a) Aprecierea vulnerabilității entității

Pentru a efectua aprecierea, auditorul va examina toți factorii cu incidență asupra vulnerabilității domeniului auditabil, cum ar fi:

– resursele umane;

– complexitatea prelucrării operațiilor;

– mijloacele tehnice existente.

Vulnerabilitatea se exprim ă pe trei nivele:

– vulnerabilitate redusă;

– vulnerabilitate medie;

– vulnerabilitate mare.

b) Aprecierea controlului intern Aprecierea controlului intern

se face pe baza unei analize a calității controlului intern al entității, pe trei nivele:

– control intern corespunzător;

– control intern insuficient;

– control intern cu lipsuri grave.

2.4.6.4.2. Măsurarea gravității consecințelor evenimentului (nivelul impactului)

Nivelul impactului reprezintă efectele riscului în cazul producerii sale și se poate exprima pe o scară de valorică pe trei nivele:

– impact scăzut;

– impact moderat;

– impact ridicat.

Probabilitate

2.4.6.5. Metoda – model de analiza a riscurilor

Prezentele norme metodologice exemplifica efectuarea analizei riscurilor prin parcurgerea urmatorilor pasi:

a) identificarea (listarea) operațiilor/activitățiilor auditabile, respectiv a obiectelor auditabile. In această fază se analizează și se identifica activitățile/operațiile precum și a interdependențele existente între acestea, fixându-se perimetrul de analiză;

b) identificarea amenințărilor, riscurilor inerente posibile, asociate acestor operațiuni/ activități, prin determinarea impactului financiar al acestora;

c) stabilirea criteriilor de analiză a riscului. Recomandam utilizarea criteriilor : aprecierea controlului intern, aprecierea cantitativă și aprecierea calitativă;

d) stabilirea nivelului riscului pentru fiecare criteriu, prin utilizarea unei scari de valori pe trei nivele, astfel :

d1) pentru aprecierea controlului intern: control intern corespunzător – nivel 1; control intern insuficient – nivel 2; control intern cu lipsuri grave – nivel 3;

d2) pentru aprecierea cantitativă: impact financiar slab – nivel 1; impact financiar mediu – nivel 2; impact financiar important – nivel 3;

d3) pentru aprecierea calitativă: vulnerabilitate redusă – nivel 1; vulnerabilitate medie – nivel 2; vulnerabilitate mare – nivel 3.

e) stabilirea punctajului total al criteriului utilizat (T). Se atribuie un factor de greutate și un nivel de risc fiecărui criteriu. Produsul acestor doi factori dă punctajul pentru criteriul respectiv iar suma punctajelor pentru o anumită operație/activitate auditabilă conduce la determinarea punctajului total al riscului operației/activității respective. Punctajul total al riscului se obține utilizând formulele:

n

T= Σ Pi x Ni

i = 1

Unde: P

i = ponderea riscului pentru fiecare criteriu;

Ni = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat;

sau

T = N1 x N2 x….x Ni, unde

N = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat.

f) clasarea riscurilor, pe baza punctajelor totale obținute anterior, în: risc mic, risc mediu, risc mare;

g) ierahizarea/operatiunilor activitatiilor ce urmeaza a fi auditate, respectiv elaborarea tabelului puncte tari și puncte slabe. Tabelul punctelor tari și punctelor slabe prezintă sintetic rezultatul evaluarii fiecărei activități/operațiuni/teme analizate și permite ierarhizarea riscurilor în scopul orientării activității de audit public intern, respectiv stabilirea tematicii în detaliu. Tabelul prezinta în partea stângă rezultatele analizei riscurilor (domeniile/obiectele auditabile, obiectivele specifice, riscuri, indicatori și indici), iar în partea dreaptă opinia și comentariile auditorului intern.

2.4.7. Elaborarea tematicii in detaliu a misiunii de audit public intern

Tematica în detaliu cuprinde totalitatea domeniilor/obiectelor de auditat selectate (obiectivele de îndeplinit), este semnată de seful compartimentului de audit public intern și adusa la cunostinta principalilor responsabili ai entității/structurii auditate în cadrul sedintei de deschidere.

2.4.7.1. Programul de audit public intern

Programul de audit public intern este un document intern de lucru al compartimentului de audit public intern, care se intocmeste in baza tematicii detaliate. Cuprinde pe fiecare obiectiv din tematica detaliată actiunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului, precum și repartizarea acestora pe fiecare auditor intern.

Programul de audit public intern are drept scopuri:

a) asigura seful compartimentului de audit public intern că au fost luate în considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern;

b) asigura repartizarea sarcinilor și planificarea activităților, de catre supervizor.

2.4.7.2 Programul preliminar al intervențiilor la fața locului

Programul preliminar al intervențiilor la fața locului se intocmeste in baza programului de audit public intern și prezintă în mod detaliat lucrarile pe care auditorii interni iși propun sa le efectueze, respectiv studiile, cuantificările, testele, validarea acestora cu materiale probante și perioadele in care se realizeaza aceste verificari la fata locului.

2.4.8. Deschiderea interventiei la fata locului

2.4.8.1. Sedinta de deschidere

Sedinta de deschidere a interventiei la fata locului se derulează la unitatea auditată, cu participarea auditoriilor interni și a personalului entității/structurii auditate. Ordinea de zi a sedintei de deschidere trebuie sa cuprinda :

a) prezentarea auditorilor interni;

b) prezentarea obiectivelor misiunii de audit public intern;

c) stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificărilor;

d) prezentarea tematicii în detaliu;

e) acceptarea calendarului întâlnirilor;

f) asigurarea condițiilor materiale necesare derulării misiunii de audit public intern.

Entitatea auditata poate solicita amanarea misiunii de audit, in cazuri justificate (interese speciale, lipsa de timp, alte circumstante). Amânarea trebuie discutata cu compartimentul de audit public intern și notificata la conducatorul entitatii publice.

2.4.8.2. Minuta sedintei de deschidere

Data ședinței de deschidere, participanții, aspectele importante discutate trebuie consemnate in minuta sedinței de deschidere.

2.4.9.Notificarea privind realizarea interventiilor la fata locului

Compartimentul de audit public intern trebuie sa notifice entitatea/structura auditata despre programul verificărilor la fața locului, inclusiv perioadele de desfasurare. Odata cu aceasta notificare trebuie sa se transmita și Carta auditului intern.

2.5. Interventia la fata locului (munca de teren)

2.5.1 Definire și etape

Interventia la fata locului consta in colectarea documentelor, analiza și evaluarea acestora.

Interventia la fata locului cuprinde urmatoarele etape:

a) cunoasterea activității/sistemului/procesului supus verificării și studierea procedurilor aferente;

b) intervievarea personalului auditat;

c) verificarea înregistrărilor contabile;

d) analiza datelor și informațiilor;

e) evaluarea eficientei și eficacitatii controalelor interne;

f) realizarea de testări;

g) verificarea modului de realizare a corectarii acțiunilor menționate în auditarile precedente (verificarea realizarii corectarii )

2.5.2. Tehnici și instrumente de audit intern

2.5.2.1. Principalele tehnici de audit intern

2.5.2.1.1.Verificarea- asigura validarea, confirmarea, acuratețea înregistrărilor, documentelor, declarațiilor, concordanța cu legile și regulamentele, precum și eficacitatea controalelor interne.

Tehnicile de verificare sunt:

a) Comparația: confirma identitatea unei informatii dupa obtinerea acesteia din doua sau mai multe surse diferite;

b) Examinarea: presupune urmarirea in special a detectarii erorilor sau a iregularităților;

c) Recalcularea: verificarea calculelor matematice;

d) Confirmarea: solicitarea informației din doua sau mai multe surse independente (a treia parte) în scopul de a validarii acesteia;

e) Punerea de acord: procesul de potrivire a două categorii diferite de înregistrări;

f) Garantarea: verificarea realitatii tranzacțiilor înregistrate prin examinarea documentelor, de la articolul înregistrat spre documentele justificative;

g) Urmărirea: reprezinta verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul înregistrat. Scopul urmăririi este de a verifica dacă toate tranzacțiile reale au fost înregistrate.

2.5.2.1.2. Observarea fizica reprezinta modul prin care auditorii interni iși formeaza o părere proprie.

2.5.2.1.3 Interviul se realizează de catre auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate/implicate/interesate. Informațiile primite trebuie confirmate cu documente.

2.5.2.1.4. Analiza consta in descompunerea unei entități în elemente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate și măsurate distinct.

2.5.2.2. Principalele instrumente de audit intern

2.5.2.2.1. Chestionarul cuprinde întrebarile pe care le formuleaza auditorii interni. Tipurile de chestionare sunt:

a) chestionarul de luare la cunostiinta (CLC) – cuprinde întrebări referitoare la contextul socio-economic, organizarea interna, funcționarea entitătii/structurii auditate;

b) chestionarul de control intern (CCI) – ghideaza auditorii interni in activitatea de identificare obiectiva a disfuncțiilor și cauzelor reale ale acestor disfuncții;

c) chestionarul-lista de verificare (CLV) – este utilizat pentru stabilirea condițiilor pe care trebuie să le îndeplinească fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de întrebări standard privind obiectivele definite, responsabilitățile și metodele mijloacele financiare, tehnice și de informare, resursele umane existente.

2.5.2.2.2.Tabloul de prezentare a circuitului auditului (pista de audit), care permite:

– stabilirea fluxurilor informatiilor, atributiilor și responsabilitatilor referitoare la acestea;

– stabilirea documentatiei justificative complete;

– reconstituirea operatiunilor de la suma totala pana la detalii individuale și invers.

2.5.2.2.3. Formularele constatarilor de audit public intern – se utilizeaza pentru prezentarea fundamentata a constatărilor auditului public intern.

a) Fisa de identificare și analiza problemelor (FIAP) – se intocmeste pentru fiecare disfunctionalitate constatata. Prezinta rezumatul acesteia, cauzele și consecintele, precum și recomandarile pentru rezolvare. FIAP trebuie să fie aprobată de către coordonatorul misiunii, confirmată de reprezentantii entitatii/structurii auditate și supervizată de seful compartimentului de audit (sau de către înlocuitorul acestuia).

b) Formularul de constatare și raportare a iregularităților – se intocmeste in cazul in care auditorii interni constată existenta sau posibilitatea producerii unor iregularitati. Se transmite imediat sefului compartimentului de audit public intern, care va informa in termen de 3 zile conducatorul entitatii publice și structura de control abilitata pentru continuarea verificarilor.

2.5.3.Dosarele de audit public intern

Dosarele de audit public intern – prin informatiile continute asigura legătura între sarcina de audit, interventia la fata locului și raportul de audit public intern. Dosarele stau la baza formularii concluziilor auditorilor interni.

Tipuri de dosare de audit public intern:

a) Dosarul permanent cuprinde urmatoarele sectiuni :

Secțiunea A – Raportul de audit public

intern și anexele acestuia:

– ordinul de serviciu;

– declarația de independență;

– rapoarte ( intermediar, final, sinteza recomandărilor);

– fisele de identificare și analiza problemelor (FIAP);

– formularele de constatare a iregularităților;

– programul de audit.

Secțiunea B – Administrativă:

– notificarea privind declansarea misiunii de audit public intern; – minuta ședinței de deschidere; – minuta reuniunii de conciliere;

– minuta sedintei de inchidere;

– corespondență cu entitatea/structura auditata.

Secțiunea C – Documentatia misiunii de audit public intern :

– strategii interne;

– reguli, regulamente și legi aplicabile;

– proceduri de lucru;

– materiale despre entitatea/structura auditata (indatoriri, responsabilități, număr de angajați, fișele posturilor, graficul organizației, natura și locația înregistrărilor contabile);

– informații financiare;

– rapoarte de audit public intern anterioare și externe

– informații privind posturile cheie/fluxuri de operatii;

– documentatia analizei riscului.

Secțiunea D – Supervizarea și revizuirea desfasurarii misiunii de audit public intern și a rezultatelor acesteia: – revizuirea raportului de audit public intern;

– raspunsurile auditorilor interni la revizuirea raportului de audit public intern.

b) Dosarul documentelor de lucru – cuprinde copii xerox a documentelor justificative, extrase din acestea, care trebuie sa confirme și sa sprijine concluziile auditorilor interni. Dosarul este indexat prin atribuirea de litere și cifre (E,F,G,…) pentru fiecare secțiune/obiectiv de audit din cadrul Programului de audit. Indexarea trebuie să fie simplă și ușor de urmărit.

2.5.4. Revizuirea

Revizuirea se efectueaza de catre auditorii interni, inainte de intocmirea proiectului Raportului de audit public intern, pentru a se asigura ca documentele de lucru sunt pregatite in mod corespunzator.

2.5.5. Pastrarea și arhivarea dosarelor de audit public intern

Dosarele de audit public intern sunt proprietatea entitatii publice și sunt confidențiale. Ele trebuie pastrate până la îndeplinirea recomandărilor din raportul de audit public intern, dupa care se arhiveaza în concordanță cu reglementarile legale privind arhivarea.

2.5.6. Ședința de închidere a interventiei la fata locului are drept scop prezentarea opiniei auditorilor interni, a recomandarilor finale din proiectul Raportului de audit public intern și a calendarului de implementare a recomandarilor. Se intocmeste o minuta a sedinței de închidere.

CAPITOLUL 3. RAPORTUL DE AUDIT PUBLIC INTERN

3.1. Elaborarea proiectului de Raport de audit public intern (raport intermediar)

In elaborarea proiectului Raportului de audit public intern trebuie sa fie respectate urmatoarele cerinte:

a) constatarile trebuie sa apartina domeniului/obiectivelor misiunii de audit public intern și sa fie susținute prin documente justificative corespunzătoare;

b) recomandarile trebuie să fie în concordanță cu constatările și sa determine reducerea riscurilor potentiale;

c) raportul trebuie sa exprime opinia auditorului intern, bazata pe constatarile efectuate;

d) se intocmeste pe baza FIAP-urilor.

In redactarea proiectului Raportului de audit public intern, trebuie sa fie respectate urmatoarele principii:

a) constatările trebuie sa fie prezentate într-o manieră pertinenta și incontestabilă;

b) evitarea utilizarii expresiilor imprecise (se pare, în general, uneori, evident), a stilului eliptic de exprimare, limbajului abstract;

c) promovarea unui limbaj cât mai uzual și a unui stil de exprimare concret;

d) evitarea tonului polemic, jignitor, tendențios;

e) ierarhizarea constatărilor (numai cele importante vor fi prezentate în sinteza sau la concluzii);

f) evidențierea aspectelor pozitive și a îmbunătățirilor constatate de la ultima misiune de audit public intern.

3.2. Structura proiectului de Raport de audit public intern

Proiectul Raportului de audit public intern trebuie sa cuprinda cel puțin următoarele elemente:

a) scopul și obiectivele misiunii de audit public intern;

b) date de identificare a misiunii de audit public intern (baza legală, ordinul de serviciu, echipa de auditare, unitatea/structura organizatorică auditată, durata acțiunii de auditare, perioada auditată);

c) modul de desfășurare a acțiunii de audit intern (sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode și tehnici utilizate; documente/materiale examinate; materiale întocmite în cursul acțiunii de audit public intern);

d) constatări efectuate;

e) concluzii și recomandări;

f) documentația-anexă (notele explicative; note de relații; situații, acte, documente și orice alt material probant sau justificativ).

3.3. Transmiterea proiectului de Raport de audit public intern

Proiectul de Raport de audit public intern se transmite la structura auditata, iar aceasta poate trimite in maxim 15 zile de la primire punctele sale de vedere. Punctele de vedere primite trebuie analizate de catre auditorii interni.

3.4. Reuniunea de conciliere

In termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, auditorii interni organizeaza reuniunea de conciliere cu structura auditata in cadrul careia se analizeaza constatarile și concluziile in vederea acceptarii recomandarilor formulate. Se intocmeste o minuta privind desfasurarea reuniunii de conciliere.

3.5. Elaborarea Raportului de audit public intern

Raportul de audit public intern trebuie să includă modificările discutate și convenite din cadrul reuniunii de conciliere. Raportul de audit public va fi insotit de o sinteza a principalelor constatări și recomandări. Seful compartimentului de audit public intern

trebuie sa informeze UCAAPI sau organul ierarhic imediat superior despre recomandarile care nu au fost avizate de conducatorul entitatii publice. Aceste recomandari vor fi insotite de documentatia de sustinere.

3.6. Difuzarea Raportului de audit public intern

Seful compartimentului de audit public intern trimite Raportul de audit public intern, finalizat, impreuna cu rezultatele concilierii și punctul de vedere al entitatii/structurii auditate conducatorului entitatii publice care a aprobat misiunea, pentru analiza și avizare. Pentru institutia publica mica, Raportul de audit public intern este transmis spre avizare conducatorului acesteia.

Dupa avizarea recomandarilor cuprinse in Raportul de audit public intern, acestea vor fi comunicate structurii auditate. Curtea de Conturi are acces la Raportul

de audit public intern în timpul verificărilor pe care le efectuează.

3.7. Urmarirea recomandarilor

Obiectivul acestei etape este asigurarea ca recomandarile mentionate in Raportul de audit public intern sunt aplicate intocmai, in termenele stabilite, in mod eficace și ca, conducerea a evaluat riscul de neaplicare a acestor recomandari.

Structura auditata trebuie sa informeaze compartimentul de audit public intern asupra modului de implementare a recomandarilor.

3.7.1. Responsabilitatea structurii auditate

Responsabilitatea structurii auditate in aplicarea recomandarilor consta in :

– elaborarea unui plan de actiune, insotit de un calendar privind indeplinirea acestuia;

– stabilirea responsabililor pentru fiecare recomandare;

– punerea în practică a recomandarilor;

– comunicarea periodică a stadiului progresului acțiunilor;

– evaluarea rezultatelor obținute.

3.7.2. Responsabilitatea compartimentului de audit public intern

Compartimentul de audit public intern verifica și raporteaza la UCAAPI sau la organul ierarhic imediat superior, dupa caz, asupra progreselor inregistrate in implementarea recomandarilor. Compartimentul de audit public intern va comunica conducatorului entitatii publice stadiul implementarii recomandarilor.

3.8. Supervizarea misiunii de audit public intern

Șeful compartimentului de audit public intern este responsabil cu supervizarea tuturor etapelor de desfasurare a misiunii de audit public intern.

Scopul actiunii de supervizare este de a asigura ca obiectivele misiunii de audit public intern au fost atinse in conditii de calitate, astfel :

a) ofera instructiunile necesare (adecvate) derularii misiunii de audit;

b) verifica executarea corecta a programului misiunii de audit;

c) verifica existenta elementelor probante;

d) verifica daca redactarea raportului de audit public intern, atat cel intermediar cat și cel final, este exacta, clara, concisa și se efectueaza in termenele fixate.

In cazul în care seful compartimentului de audit public intern este implicat în misiunea de audit, supervizarea este asigurata de un auditor intern desemnat de acesta.

3.9. PROCEDURI

3.9.1. PROCEDURA P – 01 ORDINUL DE SERVICIU

Scopul: De a repartiza sarcinile de serviciu pe auditori interni, astfel incit acestia sa poata demara misiunea de audit public intern.

Premise: Ordinul de serviciu reprezinta mandatul de interventie dat de catre compartimentul de audit public intern și se intocmeste de catre seful acestui compartiment, pe baza planului anual de audit public intern.

Exemplu Model A-01

Entitatea publica

Nr…….Data………

ORDIN DE SERVICIU

In conformitate cu prevederile…….și cu Planul anual de audit public intern, se va efectua o misiune de audit public intern la………..in perioada……..Scopul misiunii de audit este…….., iar obiectivele acesteia sunt…….. Mentionam ca se va efectua un audit de……..

Echipa de audit public intern este formata din urmatorii auditori…..

Conducatorul Compartimentului de audit public intern

3.9.2. PROCEDURA P – 02 DECLARAREA INDEPENDENTEI

Scopul: De a demonstra independența auditorilor fata de entitatea/structura auditata.

Premise:

In vederea desemnarii auditorilor interni pentru efectuarea misiunii de audit public intern vor fi verificate incompatibilitățile personale ale acestora. Astfel, un auditor nu va fi desemnat acolo unde există incompatibilități personale, doar dacă repartizarea lui este imperios necesara, fiind furnizata in acest sens o justificare din partea conducatorului Compartimentului de audit public intern. Dacă în timpul efectuării misiunii de audit apare o incompatibilitate, reală sau presupusa, auditorii sunt obligati sa informeze de urgenta conducerea.

Model A-02

Entitatea publica Se completeaza de către Șeful de serviciu

1. Incompatibilități personale (a se trece din pagina anterioară)

2. Pot fi negociate/ diminuate incompatibilitățile?

Dacă da, explicați cum anume

Data și semnatura

3.9.3. PROCEDURA P – 03 NOTIFICAREA PRIVIND DECLANSAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

Scopul:

Să informeze entitatea/structura auditata de declansarea misiunii de audit public intern.

Premise:

Se intentioneaza ca prin notificarea entitatii/structurii auditate sa se asigure desfasurarea corespunzatoare a procedurilor de audit.

Model B-01

Entitatea publica Data

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANSAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN

Catre Părțile interesate

De la Conducatorul Compartimentului de audit public intern

Ref: Denumirea misiunii de audit public intern

Stimate(ă)……………………..

In conformitate cu Planul anual de audit public intern, urmeaza ca in perioada de……….. sa efectuam o misiune de audit public intern cu tema……la (numele entitatii/structurii auditate).

asumate de catre (numele entitatii/structurii auditate) și va determina daca aceasta iși indeplineste obligatiile sale intr-un mod eficient și efectiv.

Va vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord o sedinta de deschidere in vederea discutarii diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinzand:

– prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit public intern;

– programul interventiei la fata locului;

– scopul misiunii de audit public intern;

– alte aspecte.

Pentru o mai buna intelegere a activitatii dumneavoastra, va rugam sa ne puneti la dispozitie urmatoarea documentatie necesara:…………………

Daca aveti unele întrebări privind aceasta actiune, va rog sa contactati pe (numele auditorului) sau pe mine .

Cu stima Data

–––––– ––––

Conducatorul Compartimentului de audit public intern

Auditul va examina responsabilitatile – prezentarea auditorilor;

3.9.4. PROCEDURA P–04 COLECTAREA ȘI PRELUCRAREA INFORMATIILOR

Scopul: Cunoasterea domeniului auditabil il ajuta pe auditor sa se familiarizeze cu entitatea/structura auditata. Colectarea informatiilor faciliteaza procedurile de analiza de risc și cele de verificare.

Premise:

Colectarea este, in fapt, pregatirea informatiilor in vederea efectuarii analizei de risc și pentru identificarea informatiilor necesare, fiabile, pertinente și utile pentru a atinge obiectivele misiunii de audit public intern.

Colectarea informatiilor presupune:

– identificarea principalelor elemente ale contextului institutional și socio-economic in care entitatea/structura auditata iși desfasoara activitatea;

– analiza cadrului normativ ce reglementeaza activitatea entitatii/structurii auditate;

– analiza entitatii/structurii auditate și activitatiile sale (organigrama, regulamente de functionare, fise ale posturilor, procedurile scrise);

– analiza factorilor susceptibili de a impiedica buna desfasurare a misiunii de audit public intern;

– identificarea punctelor cheie ale functionarii entitatii/structurii auditate și ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabila a punctelor tari și slabe;

– sa identifice constatarile semnificative și recomandarile din rapoartele de audit precedente care ar putea sa afecteze stabilirea obiectivelor misiunii de audit public intern;

– identificarea și evaluarea riscurilor cu incidenta semnificativa;

– sa identifice surse potentiale de informatii care ar putea fi folosite ca dovezi ale auditului și sa considere validitatea și credibilitatea acestor informatii.

3.9.5. PROCEDURA P – 05 ANALIZA RISCURILOR

Scopul: Analiza riscului reprezinta o etapa majora in procesul de audit public intern, care are drept scopuri: identificarea pericolelor din entitatea/structura auditata, daca controalele interne sau procedurile entitatii/structurii auditate pot preveni, elimina sau minimiza pericolele, evaluarea structurii/evolutiei controlului intern al entitatii/structurii auditate

Premise:

Reprezinta un punct de pornire in elaborarea tabelului „puncte tari și puncte slabe”.

Aprecierea unui risc are la baza doua estimari:

– gradul de gravitate al pierderii care poate sa rezulte ca urmare a riscului (sau al consecintelor directe și indirecte);

– probabilitatea ca riscul sa revina (notiune cuantificata formal).

Riscurile potentiale se pot concretiza in recomandari de audit, aceastea depinzand de rezultatele de la controalele, testarile și verificarile anterioare.

Punctele forte și punctele slabe se exprima calitativ și cantitativ in functie de rezultatele asteptate și de conditiile de obtinere a acestora.

Un punct forte sau un punct slab trebuie sa fie exprimat in functie de un obiectiv de control intern sau de o caracteristica urmarita, pentru a asigura buna functionare a entitatii/structurii auditate sau atingerea unui rezultat scontat.

Exemplu

Entitatea publica

Model C-01 Tabelul „PUNCTE TARI ȘI PUNCTE SLABE”

Ghidul de Evaluare al controlului intern

3.9.6. PROCEDURA P – 06 ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT

Scopul: Asigura conducatorul Compartimentului de audit public intern ca au fost luate in considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern și asigura repartizarea sarcinilor și planificarea activitatiilor, de catre supervizor.

Premise: Programul de audit este un document intern de lucru al Compartimentului de audit public intern, care se intocmeste in baza tematicii detaliate. Cuprinde pe fiecare obiectiv din tematica detaliata actiunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului, precum și repartizarea acestora pe fiecare auditor intern.

Programul preliminar al interventiilor la fata locului se intocmeste in baza Programului de audit public intern și prezinta detaliat lucrarile pe care auditorii interni iși propun sa le efectueze, respectiv studiile, cuantificarile, testele, validarea acestora cu materiale probante și perioadele in care se realizeaza aceste verificari la fata locului.

3.9.7. PROCEDURA P – 07 SEDINTA DE DESCHIDERE

Scopul:

Să efectueze o sedință de deschidere cu reprezentanții (denumirea entitatii/structurii auditate) pentru a discuta scopul auditului, obiectivele urmărite și modalitatile de lucru privind auditul.

Premise:

Ședinta de deschidere servește ca intilnire de inceput a misiunii de audit. Ordinea de zi a sedintei de deschidere va cuprinde:

– prezentarea auditorilor;

– prezentarea obiectivelor misiunii de audit;

– stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificărilor;

– prezentarea în detaliu tematicii;

– acceptarea calendarului întâlnirilor;

– analiza și acceptul cartei auditorului;

asigurarea condițiilor materiale necesare derulării misiunii.

3.9.8. PROCEDURA P – 08 COLECTAREA INFORMATIILOR

Scopul: Informatiile colectate asigura o evidenta suficienta, competenta și relevanta și ofera o baza rezonabila pentru constatarile și concluziile auditorilor.

Premise: In timpul fazei de colectare și prelucrare a informatiilor, auditorii efectueaza testari in concordanta cu Programul de Audit aprobat. Munca in cadrul acestei faze produce dovezi de audit in baza carora auditorii formuleaza constatari, concluzii și recomandari.

Exemplu

Model A-04

Entitatea publica

CHESTIONARUL – LISTA DE VERIFICARE

3.9.9. PROCEDURA P – 09 CONSTATAREA ȘI RAPORTAREA IREGULARITATILOR

Scopul:

De a furniza un ghid in cazurile de descoperire de iregularități

Premise:

Cind auditorii ajung la concluzia, bazata pe FIAP-uri, ca s-a comis o iregularitate, ei vor trebui sa raporteze, cel mai tarziu a doua zi, conducatorului Compartimentului de audit public intern prin transmiterea Formularului de constatare și raportare a iregularitatilor.

FORMULAR DE CONSTATARE ȘI RAPORTARE A IREGULARITATILOR Model A-06

Entitatea publica

Catre: conducatorul Compartimentului de audit public intern

In urma misiunii de audit public intern………………………. efectuata la …………………………………………………… s-au constatat urmatoarele:

a) constatarea (abaterea); b) actul sau actele normative incalcate;

c) recomandari ; d) anexe.

Auditor …..…….

Data …/…/…….

3.9.10. PROCEDURA P – 10 REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU

Scopul:

Sa asigure ca documentele sunt pregatite in mod corespunzator și ca acestea furnizeaza un sprijin adecvat pentru munca efectuata și pentru dovezile adunate in timpul misiunii de audit public intern.

Premise: Auditorii revad FIAP-urile și documentele de lucru din punct de vedere al formatului și al continutului, asigurindu-se ca dovezile de audit prezentate in actele dosarului pot trece testul de evidenta. Pentru a trece testul, evidenta trebuie sa fie suficienta, concludenta și relevanta.

Auditori,

3.9.11. PROCEDURA P – 11 SEDINTA DE INCHIDERE

Scopul:

Permite prezentarea catre entitatea/structura auditata a opiniei auditorilor interni, a recomandarilor finale din Proiectul raportului de audit public intern.

Premise:

Sa se asigure ca Raportul de Audit este clar, obiectiv, fundamentat, relevant, respectiv :

– Clar:sa fie usor de inteles, evident, sa nu permita interpretari;

– Obiectiv: sa nu fie partinitor;

– Fundamentat: fiecare constatare sa aiba la baza documente doveditoare și sa faca trimiteri la textul legal incident;

– Relevant: aspectele semnalate sa ajute conducerea entitatii/structurii auditate in luarea unor decizii manageriale pentru eliminarea deficientelor constatate.

3.9.12. PROCEDURA P – 12 ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT

Scopul:

Prezinta cadrul general, obiectivele, constatarile, concluziile și recomandarile auditorilor publici interni.

Premise:

In elaborarea Raportului de audit public intern, auditorul foloseste dovezile de audit raportate in Fisele de Identificare și Analiza a Problemelor și in Formularul de constatare și raportare a iregularitatilor.

Model A-07-1 Entitatea publica

Pagina de titlu și cuprinsul Reprezinta pagina in care se mentioneaza denumirea misiunii de audit public intern. Rapoartele vor conține un cuprins al lucrarilor și documentelor.

Semnatura Raportul de audit este semnat de catre fiecare membru al echipei de auditori, pe fiecare pagină a acestuia. Ultima pagină a raportului este semnată și de catre șeful Compartimentului de audit public intern. Introducere Descrie tipul de audit și baza legala a misiunii (planul anual de audit, solicitari speciale). Prezinta datele de identificare a misiunii de audit public intern (ordinul de serviciu, echipa de auditori, entitatea/structura auditata, durata actiunii de auditare, perioada auditata). Identifica activitatea ce este auditata și prezinta informatii sintetice cu privire la misiunea de audit public intern Prezinta modul de desfasurare a misiunii de audit public intern (caracterul misiunii de audit public intern: sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode, tehnici utilizate; documente materiale examinate in cursul misiunii de audit public intern; materiale intocmite in cursul misiunii de audit public intern).

Face referire la recomandarile misiunilor de audit public intern anterioare care, pana la momentul prezentei misiuni de audit public intren, nu au fost implementate.

Stabilirea obiectivelor Obiectivele de audit prezentate in Raportul de audit public intern coincid cu cele inscrise in programul de audit.

Stabilirea metodologiei

Explica tehnicile și instrumentele de audit public intern folosite pentru a indeplini obiectivele misiunii de audit public intern.

Constatările și recomandarile auditului

Auditorul trebuie sa se pronunte asupra obiectivelor de audit in ordinea in care au fost stabilite in Programul de audit.

Constatarile efectuate trebuie prezentate sintetic, cu trimitere explicita la anexele la Raportul de audit intern. Sunt prezentate distinct constatarile cu caracter pozitiv de constatarile cu caracter negativ, in scopul generalizarii aspectelor pozitive, pe de o parte, și al identificarii cailor de eliminare a deficientelor stabilite, pe de alta parte.

Concluziile echipei de audit sunt elaborate pe baza constatarilor facute, avand un caracter fundamentat. Trebuie sa fie pertinente și sa nu fie disproportionate in raport cu constatarile pe care se bazeaza. Recomandarile din Raportul de audit trebuie sa fie fezabile și

economice și sa aiba un grad de semnificatie important in ceea ce priveste efectul previzibil asupra entitatii/structurii auditate. Trebuie sa aiba un caracter de anticipare și, pe aceasta baza, de prevenire a eventualelor disfunctionalitati sau tendinte negative la nivelul entitatii/structurii auditate. De asemenea, trebuie sa contribuie la crearea unor sisteme de dezvoltare a activitatii entitatii/structurii auditate și de crestere a performantei de management. Fiecare recomandare trebuie sa fie elaborata dupa urmatoarea structura:

1)Faptele; 2) Criteriile, cauzele, efectele; 3) Recomandarile.

Vor fi redactate clar, concis pentru fiecare deficienta constatata. Recomandarile vor fi prezentate in functie de nivelul de prioritate stabilit in Fisa de Identificare și Analiza Problemelor: majore, medii și minore.

3.9.13. PROCEDURA P – 13 TRANSMITEREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT INTERN

Scopul: Sa-i asigure entitatii/structurii auditate posibilitatea de a analiza Proiectul raportului de audit și de a formula un punct de vedere la constatarile și recomandarile auditului.

Premise: Proiectul de raport de audit transmis la entitatea/structura auditata trebuie sa fie complet, cu toate dovezile asupra faptelor, opiniilor și concluziilor la care se face referire.

3.9.14. PROCEDURA P- 14 REUNIUNEA DE CONCILIERE

Scopul:

Acceptarea constatarilor și recomandarilor formulate de catre auditori in Proiectul raportului de audit public intern și prezentarea calendarului de implementare a recomandarilor.

Premise:

Auditorii pregatesc Reuniunea de conciliere.

3.9.15. PROCEDURA P – 15 RAPORTUL DE AUDIT PUBLIC INTERN

Scopul:

Sa prelucreze raportul de audit pentru redactarea finala și pentru tiparire.

Sa constate ca raportul de audit este complet, incluzind și punctul de vedere al entitatii/structurii auditate.

Premise:

Auditorii sunt responsabili pentru asigurarea unei prezentari de inalta calitate a Raportului de audit și intocmirea unei liste corecte și complete de difuzare.

Model A07-2

Entitatea publica

Pagina de titlu și cuprinsul Reprezinta pagina in care se mentioneaza denumirea misiunii de audit public intern. Rapoartele vor conține un cuprins al lucrarilor și documentelor.

Semnatura Raportul de audit este semnat de catre fiecare membru al echipei de auditori, pe fiecare pagină a acestuia. Ultima pagină a raportului este semnată și de catre șeful Compartimentului de audit public intern.

Introducere .Descrie tipul de audit și baza la egala a misiunii de audit (planul anual de audit, solicitari speciale). Prezinta datele de identificare a misiunii de audit public intern (ordinul de serviciu, echipa de auditori, entitatea/structura auditata, durata actiunii de auditare, perioada auditata). Identifica activitatea ce este a uditata și prezinta informatii sintetice cu privire la misiunea de audit public intern. Prezinta modul de desfasurare a misiunii de audit public intern (caracterul misiunii de audit public intern: sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode, tehnici utilizate; documente materiale examinate in cursul misiunii de audit public intern; materiale intocmite in cursul misiunii de audit public intern).

Face referire la recomandarile misiunilor de audit public intern anterioare care, pana la momentul prezentei misiuni de audit public intren, nu au fost implementate.

Stabilirea obiectivelor Obiectivele de audit prezentate in Raportul de audit public intern coincid cu cele inscrise in programul de audit;

Stabilirea metodologiei

Explica tehnicile și instrumentele de audit public intern folosite pentru a indeplini obiectivele misiunii de audit public intern.

Constatarile și recomandarile auditului

Eventualele modificari stabilite la Reuniunea de conciliere, precum și cele propuse de catre conducatorul Compartimentului de audit public intern vor fi cuprinse in Raportul de audit public intern final.

Auditorul trebuie sa se pronunte asupra obiectivelor de audit in ordinea in care au fost stabilite in Programul de audit. Constatarile efectuate sunt prezentate sintetic, cu trimitere explicita la anexele la Raportul de audit intern. Sunt prezentate distinct constatarile cu caracter pozitiv de constatarile cu caracter negativ, in scopul generalizarii aspectelor pozitive, pe de o parte, și al identificarii cailor de eliminare a deficientelor stabilite, pe de alta parte.

Concluziile echipei de audit sunt elaborate pe baza constatarilor facute, avand un caracter fundamentat. Trebuie sa fie pertinente și sa nu fie disproportionate in raport cu constatarile pe care se bazeaza. Recomandarile din Raportul de audit trebuie sa fie fezabile și economice și sa aiba un grad de semnificatie important in ceea ce priveste efectul previzibil asupra entitatii/structurii auditate. Trebuie sa aiba un caracter de anticipare și, pe aceasta baza, unul de prevenire a eventualelor disfunctionalitati sau tendinte negative la nivelul entitatii/structurii auditate. De asemenea, trebuie sa contribuie la crearea unor sisteme de dezvoltare a activitatii entitatii/structurii auditate și de crestere a performantei de management.

Fiecare recomandare trebuie sa fie elaborata dupa urmatoarea structura:

1) Faptele;

2) Criteriile, cauzele, efectele;

3) Recomandarile.

Vor fi redactate clar, concis pentru fiecare deficienta constatata. Recomandarile vor fi prezentate in functie de nivelul de prioritate stabilit in Fisa de Identificare și Analiza Problemelor: majore, medii și minore.

3.9.16. PROCEDURA P – 16 SUPERVIZAREA

Scopul: De a asigura ca obiectivele misiunii de audit public intern au fost atinse in conditii de calitate.

Premise: Conducatorul Compartimentului de audit public intern este responsabil cu supervizarea misiunii de audit public intern.

3.9.17. PROCEDURA P – 17 DIFUZAREA RAPORTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN

Scopul:

Analizarea și avizarea recomandarilor din Raportul de audit.

Premise:

Raportul de audit final trebuie sa contina și o sinteza a constatarilor și recomandarilor. Pentru institutia publica mica, Raportul de audit public intern este transmis spre avizare conducatorului acesteia.

3.9.18. PROCEDURA P – 18 URMARIREA RECOMANDARILOR

Scopul: Este de a urmari daca scopul și obiectivele misiunii de audit public intern au fost corect formulate.

Premise:

Urmarirea recomandarilor de catre auditorii interni este un proces prin care se constata caracterul adecvat, eficacitatea și oportunitatea actiunilor intreprinse de catre conducerea entitatii/structurii auditate pe baza recomandarilor din Raportul de audit public intern.

CAPITOLUL 4. RAPORTUL DE AUDIT INTERN . STUDIU DE CAZ STUDIU DE CAZ

DRECTIA GENERALA A FINANTELOR PUBLICE Vizat

A JUDETULUI SATU MARE Director executiv

BIROUL DE AUDIT PUBLIC INTERN

Nr………….

RAPORT DE AUDIT INTERN

privind determinarea corectă și incasarea operativă a

veniturilor la bugetul de stat la nivelul D.C.F. Satu Mare

Capitolul I. INTRODUCERE

1.1. Tipuri de audit ,baza legală a misiunii și cadrul normativ:

Tipuri de audit:

Datorită abordarii in ansamblu a activitații de control fiscal și a supunerii auditării a intregii Directii de Control Fiscal,prezenta misiune de audit se incadrează in auditul de sistem.

Prin raportarea constatărilor la reglementarile legale,fată de care sunt mentionate abaterile,misiunea de audit are și un caracter de regularitate.

Baza legala a misiunii:

-Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern ;

-Normele generale privind exercitarea activitații de audit public intern, aprobata prin O.M.F.P. nr. 38/2003;

-Planul anual de audit public intern pe 2005;

-Ordinul de serviciu nr.167/01.08.2005

Cadrul normativ de reglementare a activitații de control fiscal și a modului de exercitare a acestuia cuprinde:

– O.G. nr. 70/1997 privind controlul fiscal, cu toate modificarile și completarile ulterioare;

– H.G. nr. 886/1999 pentru aprobarea instructiunilor de aplicare a prevederilor O.G. nr. 70/1997 privind controlul fiscal, aprobata și modificata prin Legea nr. 64/1999, cu modificarile ulterioare;

– O.G. nr. 24/2001 privind impunerea microintreprinderilor;

– O.G. nr. 22/1992 privind finanțarea ocrotirii sanatații;

– O.G. nr. 27/2000 privind regimul produselor supuse accizelor;

– O.G. nr. 73/1999 privind impozitul pe venit, cu toate modificarile și completările ulterioare.

1.2. Date de identificare a misiunii de audit:

Echipa de auditori,durata misiunii și perioada supusa auditarii:

-Echipa de auditori are urmatoarea componenta:

– POP I. -auditor superior

– DAN V. – auditor superior

– IONESCU A. – auditor superior

– POPA C. – auditor principal

– SUCIU T. – auditor asistent

– ANTON G. – referent superior

-Durata actiunii de auditare: 01.08.2005 – 30.11.2005

-Perioada auditata: 01.07.2003 – 30.06.2005

1.3.Activitate auditata și obiectele auditabile.

Prezenta misiune a supus auditarii modul de indeplinire a atribuțiilor prevazute in R.O.F. și de respectare a reglementarilor legale referitoare la exercitarea controlului fiscal și tematic de catre funcționarii publici din cadrul D.C.F. In scopul atingerii obiectivelor misiunii,activitatea D.C.F. a fost divizata in obiecte auditabile,astfel:

– organizarea structurilor specifice și distribuirea personalului;

– organizarea activitatii și evidentei actelor și a rezultatelor de control;

– elaborarea și realizarea programelor lunare de control fiscal;

– principii, criterii de programare a acțiunilor de selectare a contribuabililor pentru control;

– verificarea modului de respectare a reglementarilor din domeniu, a metodologiei de desfasurare a controlului, de aplicare a masurilor și de intocmire a actelor de control ;

– valorificarea rezultatelor actiunilor de control – incasarea operativa a debitelor suplimentare;

– transmiterea catre D.M.A.V.S. a debitelor suplimentare stabilite in urma acțiunilor de control;

– intocmirea situatiilor sintetice și transmiterea raportarilor catre M.F.P. și alte autoritatș abilitate prin lege;

– sesizarea organelor de cercetare penala in cazul infracțiunilor și colaborarea cu I.J.P.;

– acțiuni și modalitati specifice de identificare și combatere a evaziunii fiscale;

– controlul aplicarii reglementarilor legale privind gestionarea patrimoniului public și privat al statului;

– respectarea programului de pregatire profesionala și de indrumare metodologica, nivelul de pregatire profesionala a organelor de control;

– rezolvarea sesizarilor, reclamatiilor, memoriilor etc. cu privire la fiscalitate;

– relatia de colaborare cu structuri din cadrul directiei generale și cu alte autoritati ale statului;

– activitatea de clarificare și imbunatațire a cadrului legislativ;

– actualizarea permanenta a bazei de date proprii și perfectionarea sistemului informatic și informational, legat de istoricul controalelor fiscale, rezultatele și eficienta actiunilor de control.

1.4.Modul de desfasurare a misiunii de audit public:

Pentru realizarea obiectivelor misiunii de audit,in etapa pregatitoare,au fost colectate și analizate informatiile generale despre:

-modul de organizare a D.C.F.și atributiile de servicu cuprinse in R.O.F.

-continutul reglementarilor legale in baza carora se exercita controlul fiscal și al celor in baza carora se determina obligatiile fiscale ale contribuabililor.

-identificarea obiectelor auditabile și a riscurilor asociate acestora pe baza analizei de risc.

-elaborarea programului de derulare a misiunii și a programului de interventie la fata locului.Pentru fiecare serviciu din cadrul D.C.F. a fost nominalizat cite un auditor.

In etapa intervenției la fata locului,auditorii au efectuat o verificare prin sondaj,selectind esantioane de dosare fiscale astfel incit sa fie acoperita intreaga perioada supusa auditarii,iar verificarile să cuprinda activitatatea fiecarui inspector sau consilier fiscal.

Au fost supuse examinarii urmatoarele documente/lucrari/informatii:

-organigrama,R.O.F. și fisele postului;

-programele de control fiscal lunare,elaborate in baza tematicilor transmise de M.F.P. și a propunerilor serviciilor de control fiscal;

-procesele verbale de control fiscal,note de constatare,procese de constatare contraventii,etc;

-registre de evidenta a intrărilor și iesirilor;

-lista de evidetă a controalelor fiscale;

– informatii extrase din baza de date și prezentate sintetic,referitoare la: contribuabil, codul fiscal și CAEN,data infiintarii,cifra de afaceri,rezultatul financiar, obligatiile restante,rambursari de T.V.A.etc.

-situatii sintetice și raportari periodice transmise M.F.P.

In perioada de derulare a misiunii,au fost intocmite urmatoarele

documente :

-tabelul de analiza a riscurilor,programele misiunii de audit,notificari și minute;

-situatii sintetice continind informatii preluate din actele de control fiscal supuse verificarii și diverse anexe;

-fisede identificare și analiză a problemei-FIAP;

-raportul de audit;

Au fost utilizate urmatoarele metode,tehnici și instrumente de audit public:

-verificarea pe baza:examinarii documentelor,recalcularea unor determinari de impozite și taxe și comparatia cu procedura fiscala de determinare a unor obligatii fiscale;

-intervievarea persoanelor care au întocmit documentele de control fiscal

-analiza activitatii in ansamblul ei,pe componente și raportarea la prevederile metodologice;

-teste ,chestionare,fluxuri de informatii ,interogări ale bazei de date;

1.5.Modul de indeplinire a recomandărilor misiunilor de audit anterioare:

Pina la data prezentei misiuni,nu au mai fost realizate alte misiuni de audit cu obiective referitoare la controlul fiscal.

Capitolul II. OBIECTIVELE MISIUNII DE AUDIT.

Obiectivul principal al misiunii este identificarea disfunctionalitaților, a punctelor slabe, a deficiențelor de sistem și de persoana, fata de cerintele reglementarilor legale și de Regulamentul de Organizare și Functionare, precum și elaborarea propunerilor de masuri, ce apar pe parcursul respectarii legislatiei in vigoare, privind modul de organizare și efectuare a controlului fiscal in scopul cresterii eficienței activitații de maximizare a veniturilor la bugetul de stat.

Subordonat obiectivului principal,prin misiunea de audit ,s-a urmarit ca pe baza metodelor tehncilor și instumentelor folosite,a constatărilor efectuate să fie formulate opinii reale in legatura cu:

-modul de organizare a activitatii de control

-modul de selectare a contribuabililor pentru controlul fiscal

-sfera de cuprindere in control a contribuabililor și a categoriilor de venituri bugetare;

-respectarea instructiunilor de exercitare a controlului fiscal;

-cresterea eficientei activitații de control fiscal reflectată de veniturile bugetare determinate suplimentar și incasate;

-evaluarea sistemelor de control intern ale activitătii de control fiscal;

-formularea unor recomandari prin care să se imbunatațeasca activitatea;

Prezenta misiune nu iși propune ca obiectiv verificarea rambursărilor de T.V.A. și nici reverificarea modului de determinare a obligațiilor fiscale ale contribuabililor (art.16,alin.5 din Legea 672/2002),din urmatoarele motive:

-rambursările de T.V.A. au facut obiectul unei misiuni de audit in 2002;

-este prima misiune care auditează activitatea de ansamblu a D.C.F.

-reverificarea implica deplasarea la contribuabili pentru compararea constatarilor din procesele verbale de control cu documentele și evidenta contabile a acestora care necesita fond de timp și resurse umane mai mari decit cele planificate;

Responsabilitatea auditorilor angrenati in misiune rezulta din modalitatea in care, utilizand metode și tehnici de investigare, analiza și diagnosticare, consemnam constatarile legate de abaterile fata de realitate și legalitate, formulam concluzii și recomandari intr-o maniera obiectiva, independenta și pertinenta, astfel incat evaluarea situatiei existente sa permita managementului, luarea masurilor de intrare in legalitate și indreptare a abaterilor.

Capitolul III. METODOLOGIA AUDITARII

3.1. Pregatirea misiunii de audit public intern,a constat in:

-insusirea de catre auditori a atributiilor de serviciu a structurii auditate prevazute in R.O.F. și a sarcinilor de serviciu a inspectorilor și consilierilor fiscali mentionate in fisele postului;

-studierea reglementarilor legale referitoare la efectuarea controlului fiscal și la determinarea obligatiilor la bugetul de stat.

-identificarera activitatilor care prezinta zonele de risc cele mai ridicate și orientarea activitatii de audit asupra acestor zone;

3.2.Distribuirea auditorilor pe structura organizatorica a D.C.F.

Interventia la fata locului a presups mai intii distribuirea auditorilor pe serviciile din cadrul D.C.F.astfel:

– POP I. -la serviciul informatii fiscale,identificarea și combaterea evaziunii fiscale și la serviciul programare,coordonare, sinteza și indrumare a activitatii de control fiscal la persoane fizice;

– DAN V. -la serviciul de control fiscal al marilor contribuabili;

– IONESCU A. -la serviciul de control fiscal nr.5

– POPA C. -la serviciul fiscal nr.4.

– SUCIU T. – la serviciul fiscal nr.2

– POPA C. – la serviciul fiscal nr.3

– ANTON G. -la serviciul de control al gestionarii și administrarii patrimoniului public și privat al statului;

3.3. Selectarea dosarelor fiscale și verificarea modului de aplicare și respectare a instructiunilor de efectuare a controlului fiscal.

Selectarea dosarelor fiscale s-a facut cu respectarea criteriilor mentionate mai sus.Verificarea modului de selectare a contribuabililor pentru control fiscal și de respectare a procedeurii de efectuare a controlului fiscal a fost consemnata in situatii sintetice ce contin informatii referitoare la contribuabili,documente de control supuse verificarii,abateri fata de prevederea legala a fiecarei etape a controlului fiscal pina la arhivare documentelor și transmiterea rezultatului controlului fiscal la D.M.A.V.S. in scopul urmaririi incasarii debitelor.

3.4.Intocmirea FIAP-urilor și a rapoartelor de audit:

Pe baza consemnarilor din situatia sintetica s-au întocmit FIAP-urile,care contin:obiectele auditate,constataile legate de obiectele auditate cu abordarea in cadrul fiecarui obiect riscurilor,abaterilor,identificarea cauzelor,evaluarea controalelor interne și a consecintelor riscurilor și in final formularea recomandailor,astfel incit aceste etape sa poata fi redate intr-o forma sintetica in raportul de audit.

Capitolul IV. CONSTATARI

A. PREZENTAREA SITUATIEI EXISTENTE:

4.1. Organizarea structurilor specifice și distribuirea personalului: a)Organizarea structurilor

La nivelul directiei generale, Directia Controlului Fiscal este organul de specialitate al Ministerului Finantelor Publice, care exercita in teritoriu controlul fiscal in baza legilor in vigoare, a hotararilor și programelor Guvernului, a sarcinilor M.F.P. și a limitelor de competenta stabilite. Din punct de vedere metodologic al organizarii și exercitarii controlului, D.C.F. se subordoneaza Directiei Generale de Indrumare și Control Fiscal din Ministerul Finantelor Publice.

Atributiile și sarcinile de serviciu ale personalului specializat din organigrama, au fost stabilite pentru perioada auditata in baza Regulamentului de Organizare și Functionare aprobate prin O.M.F.P. nr. 1509/10.08.2001.

Directia Controlului Fiscal este coordonata de un director general adjunct și are urmatoarea structura organizatorica:

– un director;

– serviciul programare, coordonare, sinteza și indrumare a activitatii de control fiscal la persoane fizice;

– serviciile de control fiscal nr. 1-5;

– serviciul de control al gestionarii și administrarii patrimoniului public și privat al statului;

– serviciul de control fiscal la marii contribuabili;

– serviciul informatii fiscale, identificarea și combaterea evaziunii fiscale;

b)Distribuirea personalului pe structuri și gradul de ocupare a posturilor prevazute in statul de functii .

Pentru intreaga perioada supusa auditarii,rezulta urmatorul grad de ocupare a posturilor:

-sem.II.2003 : intre 86,84—96,0%;

-anul 2004 : intre 77,4l—92,0%;din 71 persoane existente la inceputul anului in timpul anului au plecat 5 persoane și s-au angajat 12 persoane;

-sem.I.2005 : intre 84,14—86,6%;din 73 persoane existente la inceputul anului, in timpul sem.I.2005,au plecat 6 persoane și s-au angajat 2 persoane;

4.2. Utilizarea fondului de timp disponibil a personalului cu atributii de control fiscal.

Informatiile referitoare la fondul de timp calendaristic,maxim disponibil și efectiv lucrat in perioada supusa auditarii sunt prezentate in anexa.

Comparatia dintre categoriile de timp ale perioadelor supuse auditarii nu este relevanta,avind in vedere ca datele analizate se refera fie la semestre fie la an intreg. O caracteristica comuna a perioadelor supuse auditarii este ponderea constanta a concediilor de boala și invoirilor in fondul de timp maxim disponibil de aproximativ 8,65-8,9%.

Structura fondului de timp destinat efectiv pentru activitatea de controlul fiscal este prezentata in tabelul de mai jos, informatiile fiind preluate din evidentelor operative ale D.C.F.:

Concluzii:din analiza structurii fondului de timp maxim disponibil rezulta ca pentru actiunile de control fiscal de fond,s-a consumat mai putin de jumatate din acesta,in crestere fiind timpul consumat pentru rambursarile de T.V.A.,activitate axata in principal pe constatarea legalitatii și corectitudinii sumelor solicitate la rambursare,fara a avea obiectivele orientate spre atragerea de venituri suplimentare la bugetul de stat.

4.3.Eficienta activitatii de control fiscal.

Informatiile sintetice preluate din evidentele operative ale D.C.F.sunt prezentate in tabelul de mai jos,astfel:

Avind in vedere sistemul de raportare a activitatii D.C.F. catre organul ierarhic și monitorizarea permanenta a eficientei activitatii,nu ne propunem sa analizam in detaliu aspectele de sinteza.

Concluzionam insa ca din comparatia perioadelor supuse auditarii, in anul 2005 creantele bugetare atrase suplimentar la bugetul de stat au perspectiva de crestere fata de anul 2004,in același timp insa,an de an, nivelul sumelor incasate din ipozitele și taxele stabilite in urma actiunilor de control fiscal,au inregistrat o scadere in cifre relative (%).

B.CONSTATARI ALE AUDITORILOR:

1) Dintr-un esantion de 212 dosare supuse analizei s-au identificat 26 cazuri de decalare a controalelor fiscale pentru o perioada cuprinsa intre 1 și 4 luni,fara ca aceste decalari sa fie motivate de solicitari ale contribuabililor,sau sa fie aprobate de conducerea directiei.

Cauze:-programarea și distribuirea lunara pentru efectuarea controlului fiscal de catre fiecare inspector,a unui numar mai mare de contribuabili,fara o evaluare corespunzatoare a necesarului de fond de timp,astfel incit au loc abateri fata de programul lunar prin decalari sau devansari;

-utlizarea unui fond de timp mai mare decit cel programat fie din motive subiective fie din motive obiecive: necesitatea efectuarii unor sincerizari (verificari incrucisate);

Consecinte: -nerealizarea programelor lunare de control;

2) Pentru o parte din contribuabilii supuși controlului fiscal,nu au fost transmise avizele de verificare inainte cu 15 zile de la inceperea controlului .

Cauze: – nerespectarea prevederile articolului 11^1 din O.G.70/1997 referitoare la obligatiile organelor de control fiscal;

Consecinte: – incalcarea drepturilor legale ale contribuabililor;

-gestionarea necorespunzatoare a fondului de timp,in eventualitatea in care din motive obiective nu se poate efectua controlul fiscal,inclusiv nerealizarea programului lunar;

3)Structura proceselor verbale este diferita de la un inspector la altul,iar in capit.I și II nu sunt cuprinse anumite informatii prevazute de reglementarile legale.

Cauze:-nerespectarea prevederilor art.11,punctul 1-5 din Instructiunile de aplicare a O.G.70/1997 privind controlul fiscal,aprobate prin H.G.886/1999;

-lipsa unui ghid de procedura privind structura și continutul actelor de control fiscal;

Consecinte:-necunoasterea unor elemente de comportament fiscal și relatii comerciale dintre contribuabili necesare executarii silite:ex.poprirea tertilor;

-diminuarea calitatii actelor de control și intelegerea mai dificila a aspectelor continute de acestea;

4) In unele procese verbale nu sunt mentionate modalitatile de indeplinire și de înregistrare in evidenta contabila a masurilor dispuse de organele de control fiscal precedente .In majoritatea proceselor verbale de control este mentionat numai numarul și data actului de control și perioada pina la care s-a efectuat controlul.

Cauze: – nerespectarea prevederilor art.6,litera ,,n” din O.G.70/1997 și art. 11 aliniatul (1)din H.G.886/1999

Consecinte: – diminuarea veniturilor la bugetul de stat prin necuprinderea in evidenta contabila a diferentelor de impozite și taxe stabilite suplimentar de organele de control fiscal avind in vedere și deficientele privind evidenta creantelor fiscale din cadrul D.G.F.P.

5)Din continutul unor procese verbale de control fiscal nu rezulta ca au fost verificate toate categoriile de venituri bugetare(ex.impozit pe venit,dividende) și fonduri speciale (taxa asupra unor activitati daunatoare sanataii) nefiind consemnate constatari sau referiri la anumite impozite,taxe și contributii sau nefiind verificata intreaga perioada de prescriptie atunci cind in acest interval nu au fost efectuate alte controale.

Punctul de vedere al structurii auditate mentionat in adresa 1327 este acela ca din esantionul supus verificarii doar in proportie de 4,8% din cazuri nu s-au verificat și fondurile speciale și in consecinta aspectele constatate ar fi irelevante,dat fiind numarul mic de cazuri.

Un numar mare de procese verbale de control fiscal se limiteaza doar la prezentarea situatei reflectate in evidenta contabila și la calcularea majorarilor de intirziere.

Cauze: -nerespectarea Instructiunilor de aplicarea a prevederlor O.G.70/1997, aprobate prin H.G.886/1999 referitoare la obligatiile organelor de control fiscal.

Consecinte:-neidentificarea unor resurse potentiale de venituri la bugetul de stat,inclusiv posibilitatea prescrierii acestora in caz de neidentificare;

Punctul de vedere al structurii auditate mentionat in adresa 1327 este acela ca datorita numarului redus de cazuri in care nu s-au efectuat verificari la fonduri speciale și datorita neidentificarii unor diferente suplimentare,acestea nu au consecinte semnificative asupra veniturilor bugetare.

6) Neabordare,cu ocazia controalelor fiscale,a modului de autorizare a unor activitati speciale,a dotarii cu aparate de marcat electronice fiscale și neconsemnarea in procesele verbale a efectuarii platii licentelor/taxelor speciale de autorizare:jocuri de noroc,taxa pentru autorizarea comercializarii bauturilor alcoolice,tutunului .

Cauze: -neaccesarea bazei de date pentru identificarea activitatilor supuse autorizarii și implicit a modului de autorizare a unor contribuabili;

-lipsa de colaborare cu structurile de specialitate;

Consecinte:-diminuarea veniturilor la bugetul de stat prin desfasurarea unor activitati fara plata taxelor de autorizare,fara achitarea transei a II-a a taxei de autorizare,fara utilizarea A.M.E.F.

7)Nu au fost supuse verificarii sistematice aspecte legate de respectarea disciplinei financiar valutare potrivit O.G.15/1996 și a Legii contabilitatii nr.82/1991,dupa cum prevede art.6,litera ,,j”din O.G.70/1994 .

Cauze:-neaplicarea prevederilor legale referitoare la respectarea disciplinei financiare;

Consecinte:-slabirea disciplinei financiar valutare;

-diminuarea veniturilor la bugetul de stat;

8)In cazul unor procese verbale de control fiscal s-a constatat ca nu au fost calculate sau au fost calculate eronat,majorarile de intirziere și penalitatile datorate pentru plata cu intirziere a unor obligatii bugetare .

Cauze:-neaplicarea prevederilor legale referitoare la obligativitatea calcularii dobinzilor,majorarilor de intirziere și a penalitatilor reglementate prin art.13^1 din O.G.11/1996 și prin art.17 din O.G.61/2002;

Consecinte:-diminuarea veniturilor la bugetul de stat prin omisiunea calcularii dobinzilor și a penalitatilor cu ocazia unor controale fiscale;

-slabirea disciplinei fiscale privind plata la scadenta a obligatiilor fiscale;

9) Aplicarea,de regula, a limitei minime a sanctiunilor contraventionale , necorelate cu frecventa abaterii de la legalitate și cu gravitatea faptei .

Cauze:-nerespecrarea prevederilor articolului 21,aliniatul 3 din O.G.2/2001 prin care se prevede aplicare amenzilor contraventionale proportional cu gravitatea faptelor,avind in vedere conditiile specifice ale contextului incalcarii actelor normative:neglijenta ,eroare,intentie vadita,repetabilitate,etc.

-neluarea in considerare a rolului educativ al aplicarii sanctiunilor contraventionale;

Consecinte:-Diminuarea veniturilor la budetul de stat din amenzi contraventionale;

-Slabirea disciplinei financiar,contabile și fiscale;

10) Prezentarea confuza a unor constatari prin care sunt determinate suplimentar impozite și taxe și neanalizarea cauzelor inregistrarii pierderilor de catre societatile comerciale verificate .

Cauze:-nerespectarea Instructiunilor de aplicarea prevederilor O.G.70/1997,aprobate prin H.G.886/1999 referitoare la intocmirea actelor de control;

Consecinte:-perceperea eronata a constatarilor și masurilor stabilite de organul de control atit de contribuabil cit și de cei care se informeaza ulterior asupra actului de control;

-posibilitatea contestarii nemotivate a actului de control;

11) O parte din procesele verbale,nu contin sinteza rezultatelor actiunii de control fiscal:a diferentelor de impozite și taxe ,a majorarilor de intirziere calculate și a penalitatilor și sanctiunilor contraventioale aplicate.

Cauze:-nerespectarea cerintelor precizate la art.11,aliniatul (5) din H.G.886/1999 de aprobare a Instructiunilor de aplicare a O.G.70/1997;

Consecinte:-dificultati in identificarea creantelor bugetare atrase suplimentar la buget necesare atit pentru intocmirea raportarilor lunare cit și pentru transmiterea dispozitiilor de urmarire la D.M.A.V.S.

12)Înregistrarea in registrul de evidenta a intrarilor/ieșirilor a proceselor verbale de control fiscal, cu intirziere fata de data comunicarii catre contribuabil.

Cauze:-neaplicarea prevederilor art.11,alin.12 ale H.G.886/1999 referitoare la modul de inregistrare a actelor de control.

Consecinte:-transmiterea cu intirziere la serviciile de colectare și urmarire a incasarii creantelor bugetare a diferentelor de impozite și taxe stabilite suplimentar,inclusiv a majorarilor de intirziere aferente.

-creerea posibilitatii de sustragere de la executarea silita a unor disponibilitati și bunuri,inclusiv de operare a unor modificari in actul de control.

13)O parte din procesele verbale de control fiscal nu contin informatii referitoare la inregistrarea actiunii in registrul unic de control al contribuabilului.

Cauze:- nerespectarea prevederilor art.3.alin.2 din Legea 252/2003,referitoare la înregistrarea actelor de control in registrele unice de control.

Consecinte:-dezinformarea organelor de control ,a actionarilor sau asociatilor sau a tertilor interesati care au raporturi comerciale cu contribuabilul,inclusiv neinregistrarea in evidenta contabila a unor creante bugetare.

14) Neexercitarea și/sau neformalizare controlului intern al sefilor ierarhici asupra actelor de control intocmite de inspectori,acestea nepurtind in unele cazuri viza sefului ierarhic.

Cauze:-nerespectarea prevederilor art.44 litera ,,e’’ din R.O.F.privind analiza, controlul intern și incadrarea constatarilor in actele normative,astfel incit sa fie asumata responsabilitatea și de catre seful structurii.

Consecinte:-posibilitatea intocmirii unor acte de control de slaba calitate,cu redari confuze ale constatarilor,continind erori de forma și de fond.

15) Dispozitiile de urmarire sau notele de reglare a diferentelor de impozite și taxe constatate, s-au transmis cu intirziere de catre inspectorii de control fiscal la D.M.A.V.S.și A.F.P., in vederea incasarii sau declansarii procedurilor de executare silita .

Cauze: -nerespectarea prevederilor art.11 aliniatul 19 din H.G.886/1999;

Consecinte:-intirzierea declansarii procedurilor de executre silite și posibilitatea incasarii cu intirziere sau a neincasarii unor creante bugetare.

16) Neefectuarea controalelor fiscale in perioada de prescriptie a obligatiilor de plata fata de bugetul de stat,respectiv intr-o perioada de 1-5 ani .

Cauze:-neconducerea evidentei controalelor fiscale,in istoric și pe contribauabilii arondati la diverse structuri teritoriale,situatie in care selectarea dupa data ultimului control fiscal nu poate fi realizata.

Consecinte:-diminuarea veniturilor la bugetul de stat prin prescrierea unor creante bugetare neevidentiate sau neachitate de catre contribuabili.

17)Din esatioanul de dosare supuse verificarii,nu au rezultat situatii in care in perioada de verificare organele de control fiscal ar fi luat masuri asiguratorii.

CAPITOLUL V. CONCLUZII ȘI RECOMANDARI

A. RECOMANDARI:

1.1.Realizarea controalelor fiscale in strinsa corelatie cu programul de control lunar/trimestrial aprobat pe Directia de Control Fiscal prin dimensionarea reala a volumului activitatii de control,urmarirea desfasurarii controalelor fiscale prin sefii de servicii și utilizarea eficienta a fondului de timp disponibil de catre inspectorii și consilierii fiscali.

2.1.Transmiterea avizelor de verificare inainte cu 15 zile de inceperea controlului fiscal la contribuabili, cu exceptia situatiilor prevazute de lege,aceasta modalitate legala contribuind și la utilizarea eficienta a fondului de timp prin identificare sediului unde se va putea desfasura controlul fiscal.

3.1.Redactarea proceselor verbale de control fiscal cu respectarea structurii unitare și a continutului de informatii prevazute de H.G.886/1999.

4.1.Verificarea modului de indeplinire a masurilor dispuse prin actele de control fiscal anterioare și consemnarea indeplinirii sau a neindeplinirii acestora in actele de control ulterioare sub aspectul cuprinderii in evidenta contabila a obligatiilor de plata suplimentare și a achitarii acestor obligatii.

4.2.Aplicarea sanctinilor contraventionale in cazul neindeplinirii masurilor dispuse prin actele de control fiscal.

4.3. Respectarea art.3 alin.(3) din Legea 252/2003 referitoare la înregistrarea contoalelor fiscale in registrul unic de control.

5.1.Verificarea tuturor categoriilor de venituri la bugetul de stat și fonduri speciale,taxe de autorizare ,licente etc.astfel incit in perioada de prescriptie de 5 ani sa nu ramana neverificata nici o categorie de venit și nici un contribuabil.

5.2.Pentru a nu ramane neverificate anumite venituri care sunt specifice numai anumitor categorii de contribuabili,este recomandabil ca fiecare organ de control sa-și desfasoare activitatea in baza unui ghid procedural,editat unitar pentru intreaga Directie de Control Fiscal.

6.1. In functie de specificul obiectului de activitate al societatii comerciale vor fi supuse controlului fiscal și se vor mentiona in procesele verbale și aspecte referitoare la modul de : dotare și utilizare a aparatelor de marcat electronice fiscale,plata taxelor de autorizare și de licenta,etc.

7.1.Abordarea cu ocazia controlului fiscal și a aspectelor de disciplina financiara și a celor privind aplicarea principiilor și regulilor contabile prevazute de Legea nr.82/1990.

8.1.Aplicarea corecta a prevederilor legale referitoare la calcularea majorarilor de intirziere,a penalitatilor pentru retinerea la sursa și a penalitatilor de intirziere , utilizind in acest sens aplicatii informatice ajutatoare prin care sa se elimina producerea unor erori de calcul a accesoriilor.

9.1.Corelarea cuantumului amenzii contraventionale cu frecventa și cu impactul abaterii de la legalitate.

9.2.Cresterea responsabilitatii organului de control fiscal in identificarea și combaterea fenomenului de evaziune fiscala.

10.1.Redactarea proceselor verbale intr-o maniera concisa,clara și completa,astfel incit informatiile transmise sa fie inteligibile,in acest sens impunindu-se un control intern mai riguros din partea sefilor de servicii.

11.1.Respectarea prevederilor din Instructiunile pentru aplicarea O.G.70/1997 privind controlul fiscal,aprobate prin H.G.886/1999 referitoare la prezentarea in sinteza a rezultatelor actiunii de control și intocmirea anexelor de calcul a debitelor și accesoriilor.

12.1.Stabilirea unei succesiuni a operatiilor finale premergatoare inregistrarii proceselor verbale de control astfel incit sa fie respectate prevederile art.11, pct.12 din H.G.886/1999.Sugeram ca dupa redactarea proceselor verbale,sa fie efectuat controlul ierarhic,urmat de înregistrarea la contribuabil și ulterior la D.C.F. ,iar in final sa se comunice la D.M.A.V.S. difrerentele constatate suplimentar.

13.1.Inainte de inceperea verificarii fiscale sau tematice,potrivit prevederilor Legii 252/2003,organele de control au obligatia sa inregistreze actiunea in registru unic.

14.1.Exercitarea controlului ierarhic al sefilor structurilor de control fiscal asupra actelor intocmite de functionarii de executie,formalizarea exercitarii controlului prin semnare sau vizare și asumarea responsabilitatilor legate strict de constatarile rezultate din actele de control și de masurile luate.

15.1.Transmiterea in termen de pina la 15 zile a dispozitiilor de urmarire sau a notelor de reglare a diferentelor constatate suplimentar la structurile care au atributii de colectare și executare silita.

16.1.Elaborarea programelor de activitate periodice și selectarea contribuabililor pentru control fiscal in baza unor criterii unitare,transparente și echitabile,astfel incit sa se elimine subiectivismul sau efectuarea de controale directionate.In acest sens recomandam citeva din criteriile ce ar conferi o justificare obictiva a selectarii pentru control:

-data ultimului control fiscal și frecventa acestora ;

-volumul și vechimea obligatiilor de plata restante;

-cifra de afaceri realizata pe anumite perioade de timp;

-frecventa și volumul cererilor de rambursare a T.V.A.,accize,etc.;

-expunerea la evaziunea fiscala in functie de segmentul de piata in care-și desfasoara activitatea;

-cazierul fiscal al contribuabilului,membrilor C.A.,conducerii executive;

16.2.Creerea unei baze de date in care sa se colecteze informatii din mai multe fișiere pentru a servi activitatii de elaborare a programelor de control fiscal.

17.1.In situatiile in care,in timpul controlului,inspectorii apreciaza ca exista pericolul sustragerii de la plata obligatiilor fiscale și a instrainarii patrimoniului, se impune luarea masurilor asiguratorii de natura popririlor, sechestrului sau constituirii de garantii, aplicarea concreta a procedurii urmind a fi detaliata de D.C.F. in cadrul acelui ghid de control recomandat mai sus.

B. CONCLUZII:

Prin obiectivele pe care le are,prin volumul de activitate și prin dimensiunile structurii auditate,activitatea de control fiscal reprezinta una din componentele de baza ale activitatii institutiei,contribuind nemijlocit la cresterea veniturilor la bugetul de stat prin verificarea modului de aplicare a legislatiei fiscale in dimensionarea tuturor categoriilor de venituri bugetare cit și prin incasarea efectiva și operativa a createlor bugetare.

Pe linga aportul substantial pe care il aduce aceasta directie la cresterea volumului creantelor bugetare,in urma realizarii misiunii,echipa de auditori formuleaza o opinie comuna asupra modului de indeplinire a obiectivelor de catre structura auditata,modul de exercitare a controlului intern și riscurile la care este supusa activitatea,astfel:

-D.C.F. dispune de cadrul organizatoric adecvat,de reglementari legale și procedurale corespunzatoare realizarii unei activitati eficiente.Frecventa și amploarea modificarilor legislative din domeniul fiscal are consecinte negative asupra aplicarii corecte a legislatiei fiscale atit la contribuabil cit și la organul de control.Riscul de natura informatica poate fi diminuat de experienta și competenta profesionala a inspectorilor.

-exista rezerve neexploatate in ceea ce priveste forta de munca datorita: neocuparii integrala a posturilor vacante,neutilizarii la maximum a fondului de timp disponbil,precum și cele datorate experientei in domeniu,continuitatii și pregatirii profesionale a fiecarei persoane angrenate in efectuarea controlului fiscal;

-lipsa unei baze de date care sa ofere informatiile necesare pentru selectarea,in vederea controlului fiscal al contribuabililor pe baza unor criterii care sa asigure respectarea unor principii de programare eficienta,cum ar fi:

– control fiscal sistematic avind o frecventa uniforma pentru aceeași

categorie de contribuabili :microintreprinderei,intreprinderi mici și mijlocii și mari contribuabili.

– tratament fiscal echitabil bazat pe comportamentul fiscal;

– includerea prioritara in programul de control fiscal a contribuabililor pentru care exista pericolul de prescriptie;

– data la care s-a efectuat ultimul control fiscal de fond;

-neexercitarii sau neformalizarii controlului ierarhic in cazul unor controale fiscale.

-nerespectarea in anumite cazuri a normelor metodologice referitoare la procedura de exercitare a controlului fiscal și de intocmire a actelor de control.

Prin implementarea recomandarilor rezultate din prezentul raport, D.C.F. Satu Mare iși poate mari substantial aportul in realizarea obiectivelor institutiei.

Supervizor: Echipa de auditori:

MARE I. -sef birou POP I. -auditor superior

IONESCU A. -auditor superior

DAN V. -auditor superior

POPA C. -auditor principal

SUCIU T. -auditor asistent

CONCLUZII

A. ROLUL ȘI OBIECTIVELE AUDITULUI PUBLIC INTERN

1. Rolul auditului intern

Carta auditului intern fixează drepturile și obligațiile auditorilor interni și urmareste:

– să informeze despre obiectivele și metodele de audit;

– să clarifice misiunea de audit; – să fixeze regulile de lucru între auditor și auditat;

– să promoveze regulile de conduită.

Auditul public intern, conform Legii privind auditul public intern, este definit ca activitate funcțional independentă și obiectivă, care dă asigurări și consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor și cheltuielilor publice, perfecționând activitățile entității publice. Ajută entitatea publică să-și îndeplinească obiectivele printr-o abordare sistematică și metodică, care evaluează și îmbunătățește eficiența și eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului și a proceselor de administrare. Auditul public intern nu trebuie să fie confundat cu controlul intern.

Controlul intern, conform Legii privind auditul public intern, reprezintă ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entității publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanță cu obiectivele acesteia și reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic, eficient și eficace. Include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele și procedurile.

Rolul auditului public intern este de a contribui la buna și efectiva gestiune a fondurilor publice. Aportul compartimentului de audit public intern constă în promovarea unei culturi privind realizarea unui management efectiv și eficient în cadrul entității publice. Misiunea

compartimentului de audit public intern este de a audita sistemele de control din cadrul entității publice în scopul de a evalua eficacitatea și performanța structurilor funcționale în implementarea politicilor, programelor și acțiunilor în vederea îmbunătățirii continue a acestora.

2. Obiectivele auditului intern

2.1. Obiectivele compartimentului de audit public intern

Obiectivele compartimentului de audit public intern sunt:

– de a ajuta entitatea publică atat în ansamblul cât și structurile sale prin intermediul opiniilor și recomandărilor;

– să gestioneze mai bine riscurile;

– să asigure o mai bună administrare și păstrare a patrimoniului;

– să asigure o mai bună monitorizare a conformității cu regulile și procedurile existente;

– să asigure o evidență contabilă și un management informatic fiabile și corecte;

– să îmbunătățească calitatea managementului, a controlului și auditului intern;

– să îmbunătățească eficiența și eficacitatea operațiilor.

2.2. Obiectivele misiunii de audit public intern

Unei misiuni de audit i se pot atribui două obiective principale:

– asigurarea conformitatii procedurilor și a operațiunilor cu normele juridice – auditul de regularitate;

– evaluarea rezultatelor privind obiectivele urmărite și examinarea impactului efectiv – auditul de performanță.

3. Organizarea auditului public intern în România

3.1. UCAAPI

În cadrul Ministerului Finanțelor Publice se constituie UCAAPI structurată pe compartimente de specialitate, în subordinea directă a ministrului finanțelor publice.

UCAAPI este condusă de un director general, numit de ministrul finanțelor publice, cu avizul CAPI. UCAAPI are atribuții de elaborare a strategiei și a cadrului normativ general, de coordonare și evaluare a activității de audit public intern la nivel național și de realizare a misiunilor de audit public intern de interes național cu implicații multisectoriale.

3.2. CAPI

CAPI este un organism cu caracter consultativ care funcționează pe lângă UCAAPI și contribuie la definirea strategiei și îmbunătățirea activității de audit public intern în sectorul public. CAPI este condus de un președinte ales dintre membrii comitetului pentru o perioadă de 3 ani.

3.3. Compartimentul de audit public intern

Compartimentul de audit public intern este constituit la nivelul entităților publice.

Conducătorul instituției publice, sau în cazul altor entități publice, organul de conducere colectivă, are obligația instituirii cadrului organizatoric și funcțional necesar desfășurării activității de audit public intern.

La instituțiile publice mici, care nu sunt subordonate altor entități publice, auditul public intern se limitează la audit de regularitate și se efectuează de către compartimentele de audit public intern ale MFP.

Conducătorul entității publice subordonate poate stabili și menține un compartiment funcțional de audit public intern, cu acordul entității publice de la nivelul ierarhic imediat superior, iar dacă acest compartiment nu se înființează, auditul entității respective se efectuează de către compartimentul de audit public intern al entității publice de la nivelul ierarhic imediat superior.

B.STATUTUL COMPARTIMENTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN

Compartimentul de audit public intern funcționează în subordinea directă a conducătorului entității publice, exercitând o funcție distinctă și independentă de activitățile entității publice. Prin atribuțiile sale compartimentul de audit public intern nu trebuie să fie implicat în elaborarea procedurilor de control intern.

4. Atribuțiile compartimentului de audit public intern

Atribuțiile compartimentului de audit public intern sunt:

a) elaborează norme metodologice specifice entității publice în care își desfășoară activitatea, cu avizul UCAAPI sau cu avizul organului ierarhic superior in cazul entităților publice subordonate;

b) elaborează proiectul planului anual de audit public intern;

c) efectuează activități de audit public intern pentru a evalua dacă sistemele de management financiar și control ale entității publice sunt transparente și sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficiență și eficacitate;

d) informează UCAAPI despre recomandările neînsușite de către conducătorul entității publice auditate, precum și despre consecințele acestora;

e) raportează periodic asupra constatărilor, concluziilor și recomandărilor rezultate din activitățile sale de audit;

f) elaborează raportul anual al activității de audit public intern;

g) in cazul identificării unor iregularități sau posibile prejudicii, raportează imediat conducătorului entității publice și structurii de control intern abilitate.

C. PRINCIPIILE APLICABILE COMPARTIMENTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN ȘI AUDITORULUI INTERN

5. Independență și obiectivitate

Activitatea de audit public intern nu trebuie să fie supusă ingerințelor (imixtiunilor) externe începând de la stabilirea obiectivelor auditabile, realizarea efectivă a lucrărilor și până la comunicarea rezultatelor acesteia.

Conducătorul compartimentului de audit public intern este numit/destituit de către conducătorul entității publice, cu avizul UCAAPI/organul ierarhic superior.

Persoanele care sunt soți, rude sau afini până la gradul al patrulea inclusiv, cu conducătorul entității publice, nu pot fi auditori interni în cadrul aceleiași entități publice.

Auditorii interni nu pot fi desemnați să efectueze misiuni de audit public intern la o structură/entitate publică dacă sunt soți, rude sau afini până la gradul al patrulea inclusiv, cu conducătorul acesteia sau cu membrii organului de conducere colectivă.

Auditorii interni nu trebuie implicați în vreun fel în îndeplinirea activităților pe care în mod potențial le pot audita și nici în elaborarea și implementarea sistemelor de control intern ale entităților publice.

Auditorii interni care au responsabilități în derularea programelor și proiectelor finanțate integral sau parțial de Uniunea Europeană, nu trebuie implicați în auditarea acestor programe.

Auditorilor interni nu trebuie să li se încredințeze misiuni de audit public intern în sectoarele de activitate în care aceștia au deținut funcții sau au fost implicați în alt mod. Această interdicție se poate ridica după trecerea unei perioade de 3 ani.

6. Competență și conștiință profesională

Pregătirea și experiența auditorilor interni constituie un element esențial în atingerea eficacității activității de audit.

Compartimentul de audit public intern trebuie să dispună de toată competența și experiența necesară în realizarea misiunilor de audit.

Indiferent de natura lor, misiunile de audit public intern vor fi încredințate acelor persoane cu o pregătire și experiență corespunzătoare nivelului de complexitate al sarcinii.

În scopul auditării unor proceduri specifice, pot fi contractate servicii de expertiză/consultanță din afara entității publice, iar lucrările vor fi supervizate de către compartimentul de audit public intern contractant.

Compartimentul de audit public intern trebuie să dispună de metodologii și sisteme IT moderne, de metode de analiză analitică, eșantioane statistice și instrumente de control a sistemelor informatice.

Sunt necesare organizarea unor sisteme de pregătire profesională inițială și permanentă. În acest sens auditorii interni au obligația de a participa la activități de pregătire profesională cel puțin 15 zile pe an.

7. Exercitarea unei activități normate

Compartimentul de audit public intern va elabora norme metodologice proprii în conformitate cu Normele metodologice generale referitoare la exercitarea auditului public intern.

8. Programul de asigurare și îmbunătățire a calității

Șeful compartimentului de audit public intern trebuie să elaboreze un program de asigurare și îmbunătățire a calității sub toate aspectele activității de audit public intern. Programul trebuie să asigure că normele, instrucțiunile și codul etic sunt respectate de auditorii interni și de compartimentele de audit public intern.

Auditul public intern necesită adaptarea unui proces permanent de supraveghere și evaluare a eficacității globale a programului de calitate. Acest proces trebuie să permită evaluări interne și externe.

8.1. Evaluarea internă

Evaluarea internă presupune atât controale permanente privind buna funcționare a auditului public intern cât și controale periodice efectuate de către auditorii înșiși (autoevaluare). Șeful compartimentului de audit public intern examinează eficacitatea normelor interne de audit pentru a verifica dacă procedurile de asigurare a calității a misiunilor de audit sunt aplicate în mod satisfăcător, garantând calitatea rapoartelor de audit. Evaluarea internă va permite depistarea insuficiențelor și va întreprinde îmbunătățirile necesare unei derulări corespunzătoare a viitoarelor misiuni de audit și de a planifica activități de perfecționare profesională.

8.2. Evaluarea externă este exercitată de către UCAAPI prin:

– verificarea respectării normelor, instrucțiunilor, precum și a Codului privind conduita etică a auditorului intern; UCAAPI poate iniția măsurile corective necesare în colaborare cu conducătorul entității publice în cauză:

– avizarea de către UCAAPI a numirii/destituirii șefilor compartimentelor de audit public intern din entitățile publice.

D. METODOLOGIE

9. Planul anual de audit public intern

Proiectul planului de audit public intern se elaborează de către compartimentul de audit public intern, pe baza evaluării riscului asociat diferitelor structuri, activități, programe/proiecte sau operațiuni, precum și prin preluarea sugestiilor conducătorului entității publice, prin consultare cu entitățile publice ierarhic superioare, ținând cont de recomandările Curții de Conturi.

Conducătorul entității publice aprobă anual proiectul planului de audit public intern.

Auditorul intern desfășoară audituri ad-hoc, respectiv misiuni de audit public intern cu caracter excepțional, necuprinse în planul anual de audit public intern.

10. Condițiile necesare pentru realizarea misiunilor de audit public intern

10.1. Accesul auditorilor interni la informații și documente

Compartimentul de audit public intern are acces sau poate solicita toate datele și informațiile utile și probante (inclusiv cele în format electronic) pe care le consideră relevante pentru scopul și obiectivele misiunii de audit public intern utilizând principiul circuitului auditului (pista de audit).

Reprezentanților autorizați ai Comisiei Europene și ai Curții de Conturi Europene li se asigură drepturi similare celor prevăzute pentru auditorii interni, cu scopul protejării intereselor financiare ale Uniunii Europene. Aceștia trebuie să fie împuterniciți în acest sens printr-o autorizație scrisă, care să le ateste identitatea și poziția, precum și printr-un document care să indice obiectul și scopul controlului sau inspecției la fața locului.

10.2. Relațiile cu entitatea auditata, obiectul auditului

10.2.1. Contactarea responsabililor entității auditate

Responsabilul entității este informat înainte de misiune cu privire la data de intervenție a auditului și a conținutului său, definite într-un ordin de serviciu.

10.2.2. Realizarea misiunii la fața locului

Auditul trebuie să fie realizat într-un climat de încredere, asigurat prin însuși rolul auditului public intern, care în esență vizează îmbunătățirea funcționării entității și răspunde intereselor acesteia. La aceasta contribuie atât ședința de deschidere cât și transmiterea cartei de audit public intern .

Ședința de deschidere permite prezentarea obiectului misiunii, definirea condițiilor sale materiale, stabilirea întâlnirilor și a contactelor, și diminuarea perturbărilor în funcționarea entității.

10.2.3. Transmiterea rezultatelor

Constatările și recomandările sunt aduse la cunoștința entității auditate pe măsura obținerii acestora, dacă ele prezintă importanță. Răspunsurile responsabililor entității reprezintă un element de validare și de corectare pentru auditor, fără a fi necesar să se aștepte finalizarea raportului. Acestea pot să determine corectarea aprecierii auditului și reorientarea cercetărilor sale.

Fiecare misiune duce la organizarea unei reuniuni de încheiere, la fața locului, prin care se realizează informarea responsabililor entității auditate asupra observațiilor principale relevante, validarea acestor observații și aplicarea primelor măsuri corective de către cei interesați.

Proiectul de audit public intern se transmite la structura auditată. Aceasta poate trimite în maxim 15 zile de la primirea raportului, punctele sale de vedere, care vor fi analizate de auditorii interni.

În termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, compartimentul de audit public intern organizează reuniunea de conciliere cu structura auditată, în cadrul căreia se analizează constatările și concluziile în vederea acceptării recomandărilor formulate.

Șeful compartimentului de audit public intern trimite raportul de audit public intern, finalizat, împreună cu rezultatele concilierii, conducătorului entității publice care a aprobat misiunea, pentru analiză și avizare. Pentru instituția publică mică, raportul de audit public intern este transmis spre avizare conducătorului acesteia. După avizare recomandările cuprinse în raportul de audit public intern vor fi comunicate structurii auditate.

10.2.4. Urmărirea misiunilor de audit

Reuniunea de conciliere fixează modalitățile de aplicare a recomandărilor.

Responsabilul entității auditate trebuie să propună planul de acțiune însoțit de un calendar de implementare. În cursul reuniunii de conciliere acestea sunt analizate și acceptate de comun acord.

Responsabilul entității auditate asigură urmărirea aplicării planului de acțiune.

El îl informează pe auditor periodic în privința acestui lucru.

E. REGULI DE CONDUITA

Auditorul are acces la toate datele în cadrul misiunii sale și trebuie să respecte secretul profesional în ceea ce privește informațiile colectate.

Auditorul exercită o funcție de evaluare independentă, care să concretizează în recomandări.

Auditorul trebuie să respecte codul privind conduita etică.

Auditorul trebuie să semnaleze imediat, pe linie ierarhică, fraudele de orice tip și neregulile grave care fac obiectul auditului.

Auditorul trebuie să comunice rezultatele muncii sale (constatările și recomandările) responsabilului entității auditate.

Raportul de audit este supervizat, înainte de difuzarea sa, de către responsabilul misiunii de audit sau, în lipsa acestuia, de către un auditor care nu a participat la misiune. Aceasta se asigură ca constatările și informațiile probante sunt validate.

Auditatul are drept de răspuns la constatările și recomandările prezentate în raport. În acest sens, el are la dispoziție un termen de 15 zile.

BIBLIOGRAFIE

1. Crăciun,S., Auditul financiar și auditul intern, București, Editura Economică, 2004

2. Ghița, M., Auditul intern, București, Editura Economică,2004

Ghița, M., Sprânceană,M., Auditul intern al instituțiilor publice, București, Editura Tribuna Economică,2004

4. Boulescu,M., Barnea,C., Ispir,O., Controlul Financiar intern și Auditul intern la entitațile publice, Editura Economică, 2003

5. Popescu,Gh., Procedurile controlului intern și Auditul Financiar, Editura Gestiunea, București,1997

6. Boulescu, M., Ghița, M., Mares, V., Fundamentele auditului, București, Editura Didactică și Pedagogică, 2001

7. Corpul Experților Contab.și Contab.Autorizați din România., Norme Nationale de Audit, București,1999

8. Popescu,R., Zecheru,V., Controlul managerial,obiect de Audit Public Intern, Editura Economică, 2004

9. Ghița,M., Mares,V., Auditul performanței finanțelor publice, București, Editura CECCAR 2002.

10. Legea nr.672/2002, Privind Auditul Public Intern, M.Of. nr.953/2002

11. Norme profesionale ale auditului intern, Institutul Francez al Auditorilor Consultanți Interni(IFACI)

12. OMFP nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activității de audit public intern, M.Of. nr.130bis/2003

13. OMFP nr. 423/2004 pentru modificarea și completarea Normelor generale privind exercitarea activitații de audit public intern, aprobate prin OMFP nr.38/2003

14. Ordonanța Urg. Guv. Nr.75\99, Privind activitatea de Audit Financiar.

15. Ordonanța Guvernului României nr.37/2004 pentru modificarea și completarea reglementărilor privind auditul intern, M.Of. nr.91/2004

16. www.mfinante.ro, pagina Ministerul Finanțelor