Auditul Performantei In Cadrul Institutiilor Publice Deconcentrate

Auditul performanței în cadrul instituțiilor publice deconcentrate

Studiu de caz

CUPRINS

Introducere

Capitolul 1. Aspecte generale privind auditul public

1.1. Particularități generale.

1.2. Auditul intern

1.3. Auditul extern

1.4. Relația auditului intern cu auditul extern

Capitolul 2. Auditul performanței

2.1.

2.2.

2.3.

2.4.

Capitolul 3. Studiu de caz privind auditul performanței

3.1.

3.2.

3.3.

3.4.

Concluzii și propuneri

Anexe (dacă există)

Bibliografie

NOTĂ INTRODUCTIVĂ

Elementele primare ale conceptelor și metodologiei analizei economice au apărut cu peste două secole în urmă, o dată cu revoluția industrială. Ea s-a dezvoltat, mai întâi, sub forma unui ansamblu de mijloace și metode, fără a avea consistența unei discipline teoretice cu un conținut explicativ propriu. Practica economică a epocii moderne a ilustrat utilitatea analizei economice. Aceasta s-a dezvoltat, îmbogățindu-se ca și concepte și metode în corelație cu evoluția conjuncturii economice și cu modificarea locului agenților economici în societate.

Analiza este o metodă de studiere a fenomenelor și proceselor din natură și din societate. Cunoașterea fenomenelor din natură și societate face necesară folosirea analizei în toate domeniile de activitate și în toate ramurile științei.

Analiza financiară este o disciplină relativ tânără, o componentă a analizei economice, care a început a se delimita și contura tot mai mult în literatura și practica economică a țărilor dezvoltate în ultimele decenii, iar în România în ultimii 10 ani. Pe plan mondial, nu există încă o opinie unitară în ceea ce privește conținutul analizei financiare, însă mulți economiști consideră că analiza financiară ,,este un studiu metodic al situației și evoluției unei intreprinderi sub aspectul structurii financiare și a rentabilității, plecând de la bilanț, contul de rezultate și alte informații oferite de intreprindere, mai ales din anexe și raportul annual”.

Pornind de la această definiție vom încerca să realizăm o analiză a situației financiar-patrimoniale și manageriale a societății ,,SOCOM UNIREA PETROȘANI”. Această analiză se va referi la evoluția societății pe parcursul anilor 2012 și 2013 culminând cu prognozarea rezultatelor ce urmează a fi obținute în anul 2014, în strânsă corelație cu modificările ce au intervenit în societate în această perioadă.

Sursa informațiilor o reprezintă bilanțul și contul de profit și pierdere încheiat la sfârșitul acestor ani. Astfel voi încerca să realizez o analiză financiară a situației patrimoniale, pe baza corelației dintre mijloacele economice din activul bilanțului contabil cu resursele financiare pentru constituirea acestora din pasivul bilanțului contabil, cu ajutorul metodei balanțiere.

CAPITOLUL I

ASPECTE GENERALE PRIVIND AUDITUL PUBLIC

1.1 Particularități generale

Integrarea în Uniunea Europeană a impus țării noastre găsirea unor căi noi prin care să se obțină eficientizarea activității economico-financiare precum și înlăturarea unor neajunsuri întâlnite în activitatea desfășurată de către entitățile publice.Această integrare atât de mult dorită presupune adaptarea corespunzătoare a sistemului financiar, a instrumentelor, a instituțiilor și a organelor financiare, a tehnicilor și metodelor de lucru, precum și a reglementărilor cu caracter financiar.

Actuala criză economico-financiară impune adoptarea unor comportamente adecvate pe toate planurile, incluzând aici și formarea și utilizarea fondurilor entităților publice.

Constituirea și utilizarea eficientă a fondurilor entităților publice reprezintă o premisă a reușitei reformelor economico-financiare în curs .

Un rol esențial în protejarea resurselor financiare , în promovarea responsabilității entităților implicate in formarea și utilizarea fondurilor publice, a ordinei și disciplinei necesare în gestionarea banului public revine auditului public. Obiectul de baza al auditului desfășurat la nivelul entităților publice îl reprezintă formarea și utilizarea fondurilor acestora.

Auditul este o examinare metodică realizată în vederea determinării dacă activitățile și rezultatele relative la subiectul examinat satisfac dispozitiile prestabilite și dacă aceste dispoziții sunt puse în operă într-un mod eficace și apt în vederea atingerii obiectivelor.

Auditul se folosește , atât cu titlu preventiv, în cadrul unui program de audit pentru aprecierea eficienței unei organizații, a unui proces, dar și cu titlu curativ.

Auditul nu mai pune accentul pe sancțiuni, ci pe evaluarea calității managementului și a deciziilor acestuia, formulând recomandări către conducerea entităților auditate, pentru a ajuta la îmbunătățirii activităților desfășurate de acestea. Instituțional, se constituie și se dezvoltă organisme naționale și internaționale cu atribuții de organizare, coordonare și îndrumare metodologică a auditului finanțelor publice.

La nivel național se creează oficii naționale de audit, curți de conturi, iar la nivel internațional Organizația Internațională a Instituțiilor Supreme de Audit (INTOSAI), care elaborează standarde naționale, respectiv internaționale de audit. Auditul își lărgește și perfecționează metodologia de audit de la procedeele clasice (examenul documentar, inspectii etc.) la procedee moderne, cum ar fi: sondajul, chestionarea, grupurile de dezbatere, interviurile, analiza cost-eficacitate, tehnici statistice, tehnici previzionale etc.

Auditul reprezinta procesul desfășurat de persoane fizice sau juridice legal abilitate, numite auditori, prin care se analizează și evaluează, în mod profesional, informații legate de o anumită entitate, utilizând tehnici și procedee specifice, în scopul obținerii de dovezi, numite probe de audit, pe baza cărora auditorii emit într-un document, numit raport de audit și o opinie responsabilă și independentă, prin apelarea la criterii de evaluare care rezultă din reglementările legale sau din buna practică recunoscută unanim în domeniul în care își desfășoară activitatea entitatea auditată.

Definitia de mai sus impune câteva precizări, și anume:

– procesul de audit, numit și misiune de audit, se derulează pe baza unor standarde naționale sau internaționale;

– auditorii sunt persoane care dobândesc această calitate în condițiile strict reglementate de legislația în vigoare;

– entitatea auditată poate fi: o unitate patrimoniaăa (societate comercială, regie autonoma etc.), guvernul în ansamblu, ministere sau dupa caz departamente ministeriale, programe, actiuni, tranzactii, operatiuni;

– analiza informațiilor în misiunea de audit se face pe baza unor procedee și tehnici unanim recunoscute în domeniu, care furnizează auditorului probe de audit, pe baza cărora el își fundamentează opinia;

– evaluarea și interpretarea rezultatelor obținute se efectuează în condțtiile existenței și luării în considerație a unor criterii de evaluare care au la baza referințe contabile identificate (norme contabile naționale sau internaționale sau referințe contabile recunoscute unanim în domeniu) sau principiile sănătoase de management, respectiv buna practică managerială recunoscută de specialiștii în domeniu.

Pe baza momentului în care se efectuează auditul se face distincție între auditul preventiv și auditul ulterior.

Auditul preventiv se definește ca o examinare a operațiunilor administrative sau financiare anterior desfășurării lor efective, având avantajul de a putea preveni prejudiciul înainte ca acesta să apară. Totuși, el are dezavantajul de a genera un volum de muncă excesiv, precum și faptul că responsabilitatea stabilită pe baza dreptului public nu este clar definită.

Auditul ulterior se definește ca o examinare a operațiunilor administrative sau financiare după desfășurarea lor. El poate duce la recuperarea pagubelor și poate preveni repetarea erorilor prin stabilirea responsabilităților celor vinovați.

Auditul preventiv și auditul ulterior reprezintă apanajul exclusiv al unor instituții supreme de audit și sunt reglementate în mod expres prin legile proprii de organizare și funcționare.

Din punct de vedere al obiectivului și ariei de aplicabilitate a auditului există:

– auditul conformității;

– auditul de atestare financiară;

– auditul performanței.

a) Auditul conformității sau legalității, cuprinde atestarea responsabilității financiare a entitatilor, presupunand examinarea și evaluarea înregistrărilor financiare și exprimarea opiniilor asupra situațiilor financiare și constș în:

– atestarea responsabilității financiare a administrației guvernamentale în ansamblu;

– auditul sistemelor și tranzacțiilor financiare, cuprinzând evaluarea conformității cu statutele și reglementările în vigoare;

– auditul controlului intern și al funcțiilor acestuia;

– auditul onestității și al caracterului adecvat în legatură cu deciziile administrative luate în cadrul entității auditate.

b) Auditul financiar. De multa vreme, auditorilor din sectorul public li se cere să-și exprime opinia asupra rapoartelor financiare ale guvernului. De asemenea, în sectorul privat, un auditor independent poate furniza, prin rapoarte de audit, credibilitate asupra situațiilor financiare, atestând sau nu dacă declarațiile financiare prezintă corect situația financiară și tranzacțiile entității.

In practică, de cele mai multe ori, auditurile de conformitate și de atestare financiară se derulează concomitent și se numesc audituri de regularitate sau audituri legislative. Unele Institutii Internationale de Audit folosesc pentru auditul conformității și auditul de atestare financiara termenul de audituri financiare.

c) Auditul performanței, trebuie specificat că nu există o definiție general acceptată. Există variante asupra modului în care termenul este utilizat de organizatiile internaționale, de exemplu, Organizația Internațională a Instituțiilor Supreme de Audit, (INTOSAI) ori de către instituțiile supreme de audit din țările avansate (SAI- uri).

Auditul public reprezintă o examinare independentă, o opinie profesională și responsabilă asupra informațiilor privind utilizarea fondurilor publice.

Auditul public imbracă doua forme : intern și extern.

1.2 Auditul intern

Auditul public intern este definit la articolul 2 din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern ca fiind „ activitatea funcțional independentă și obiectivă, care dă asigurări și conciliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor și cheltuielilor publice, perfecționând activitățile entității publice; ajută entitatea publică să își îndeplinească obiectivele printr-o abordare sistematică și metodică , care evaluează și îmbunătățește eficiența și eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului și a proceselor de administrare”.

Acest tip de audit este forma de bază a activității de audit public desfășurat la nivelul entității publice.

Auditul public intern poate fi considerat util și eficient doar dacă are capacitatea de prevenire și / sau înlăturare in timp util a deficiențelor și de furnizare de informații concrete asupra modului de gestionare a fondurilor publice.

Auditul intern este, in interiorul unui organism, o activitate independentă de apreciere sau control al operațiilor; el este în serviciul Conducerii. Independența este esențială pentru eficacitatea auditului intern.

Audiutul intern își va atinge scopurile dacă există un sistem de control intern bine organizat, formalizat, periodic, format din standarde și norme profesionale, coduri deontologice, ghiduri procedurale, care să susțină activitatea de audit, morala profesiunii de auditor.

Ca activitate independentă, auditul intern se referă atât la independența funcției de audit intern în raport cu activitățile auditate, cât și la obiectivitatea auditorilor interni. Astfel, statutul organizatoric al funcției de audit intern trebuie să fie de natura a permite îndeplinirea independentă a sarcinilor sale de audit. În ceea ce privește obiectivitatea, aceasta se referă la atitudinea de independență a raționamentului pe care auditorii interni trebuie să-l mențină în desfășurarea auditurilor. Rolul auditului intern este de a acorda asistență personalului organismului auditat în îndeplinirea responsabilităților oferind conducerii asigurarea că politicile, procedurile și controalele, efectuate în scopul evitării erorilor umane și combaterii fraudelor sau acțiunilor greșite, acționează eficient. Astfel, auditorii interni sunt răspunzători în fața conducerii, în general, și față de cei care răspund direct de funcția de audit intern, în special. Auditorii interni procedează la evaluarea riscurilor și analiza operațiunilor și verificărilor efectuate, astfel încât, pornind de la rezultatele auditurilor realizate să furnizeze analize obiective, sugestii și recomandări. Totodată, conducerea entității asigură orientarea generală adecvată sferei de cuprindere și activităților care urmează a fi supuse auditării.

Audiutul intern este considerat ca fiind ultimul nivel al sistemului de control intern al entității

Sistemul de audit intern din România este alcătuită din:

Unitatea Centrală de Armonizare pentru Auditul Public Intern (UCAAPI);

B) Comitetul pentru Audit Public Intern (CAPI);

C) Compartimentele de audit public intern.

UCAAPI funcționează ca o direcție generală în cadrul Ministerului Economiei și Finanțelor, constituită din compartimente de specialitate, în directa subordonare a ministrului, având atribuții de coordonare, evaluare, sinteză în domeniul activității de audit public intern la nivel național, însă și efectuează misiuni de audit public intern de interes național cu implicații multisectoriale.

UCAAPI este condusă de un director general, numit de ministrul finanțelor publice, cu avizul CAPI. Directorul general este funcționar public și trebuie să aibă o înaltă calificare profesională în domeniul financiar-contabil și/sau al auditului, o competență profesională ridicată și să îndeplinească cerințele Codului privind conduita etică a auditorului intern.

CAPI este un organism cu caracter consultativ, constituit din 11 membri, aleși pe viață, specialiști din afara Ministerului Finanțelor Publice, condus de un președinte ales cu majoritate simplă de voturi, pentru o perioadă de 3 ani. Secretariatul tehnic al CAPI este asigurat de UCAAPI.

Cadrul de referință al auditului intern cuprinde :

conceptul de audit intern, care stipulează câteva elemente esențiale precum :

efectuează misiuni de asigurare și consiliere;

domeniile de responsabilitate sunt riscul, controlul intern și administrarea entității;

finalitatea este ceea ce adaugă valoare organizațiilor.

codul deontologic, care furnizează auditorilor interni principiile și valorile ce le permit să-și orienteze practica profesională în funcție de contextul specific;

normele profesionale pentru practica auditului intern, care ghidează auditorii in vederea îndeplinirii misiunilor și în gestionarea activităților;

modalitățile practice de aplicare, care comentează și explică normele și recomandă cele mai bune practici;

sprijinul pentru dezvoltarea profesională, constituit în principal din lucrări și articole de doctrină, din documente ale colocviilor, conferințelor și seminariilor.

Cunoasterea și aplicarea acestui cadru de referință conferă organizațiilor și organismelor de reglementare o asigurare privind nivelul de profesionalism al auditorilor interni.

Compartimentele de audit public intern funcționează în teritoriu.

Principalele caracteristici ale auditului intern sunt :

universalitatea;

independența;

periodicitatea.

a) Universalitatea funcției de audit intern trebuie înțeleasă în raport de aria de aplicabilitate, scopul, rolul și profesionalismul persoanelor implicate în realizarea acestei funcții.

Dacă auditul financiar are ca obiect de activitate activități din domeniul financiar- contabil, auditul intern are o arie de cuprindere mai extinsă, cuprinde toate activitățile desfășurate în cadrul entității, de unde și universalitatea funcției.

b) Independența auditorului intern presupune ca acesta să aibă o gândire fără prejudecăți.

Auditul intern este o activitate independentă, de asigurare a îndeplinirii obiectivelor și de consultanță, concepută cu scopul de a adăuga valoare și de a îmbunătății activitățile entității.

Auditul intern are trei preocupări principale :

raportează managementului la cel mai înalt nivel deoarece acesta este cel care ia decizii ;

evaluează și supervizează sistemul de control intern;

oferă consiliere pentru îmbunătățirea managementului, pe baza analizei riscurilor asociate activităților auditabile

c) periodicitatea auditului intern este o funcție permanentă în cadrul entității, dar este și o funcție periodică pentru cei auditați

Activitatea de evaluare a riscurilor este aceea care va determina frecvența auditurilor. Astfel, o entitate poate fi auditată 8-12 săptămâni și apoi auditorii interni să revină după o perioadă de 2-3 ani, in funcție de riscurile care apar.

Auditul intern este o funcție periodică, el se realizează conform unui plan și pe baza unor programe de activitate, comunicate și aprobate înainte. Auditorii nu auditează persoane, ci sisteme, entități și prin urmare rapoartele de audit nu conțin nume și fapte, dar aceasta nu înseamnă că acesta nu are implicații asupra persoanelor. Dacă se descoperă fraude, atunci responsabilii departamentelor respective sunt trase la răspundere.

Rolul compartimentului de audit public intern

Activitatea de audit intern în entitățile publice este asigurată de compartimentele de audit intern, care reprezintă structurile funcționale de bază în domeniul auditului public intern organizate în subordinea directă a conducătorului entității publice și care exercită efectiv funcția de audit public intern. Aceste structuri, în funcție de volumul și complexitatea activităților și riscurilor asociate la nivelul entității publice pot fi sub formă de: direcție generală, direcție, serviciu, birou sau compartiment cu minimum 2 auditori interni angajați cu normă întreagă.

În exercitarea responsabilităților, compartimentul de audit public intern exercită următoarele atribuții:

– elaborează norme metodologice specifice entității publice în care își desfășoară activitatea, cu avizul UCAAPI, iar în cazul entităților publice subordonate, respectiv aflate în coordonarea sau sub autoritatea altei entități publice, cu avizul acesteia;

– elaborează proiectul planului multianual de audit public intern, de regulă pe o perioadă de 3 ani și, pe baza acestuia, proiectul planului anual de audit public intern;

– efectuează activități de audit public intern pentru a evalua dacă sistemele de management financiar și control ale entității publice sunt transparente și sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficiență și eficacitate;

– informează UCAAPI despre recomandările neînsușite de către conducătorul entității publice auditate, precum și despre consecințele acestora;

– raportează periodic asupra constatărilor, concluziilor și recomandărilor rezultate din activitățile sale de audit;

– elaborează raportul anual al activității de audit public intern;

– în cazul identificării unor iregularități sau posibile prejudicii, raportează imediat conducătorului entității publice și structurii de control intern abilitate;

– verifică respectarea normelor, instrucțiunilor, precum și a Codului privind conduita etică în cadrul compartimentelor de audit intern din entitățile publice subordonate, aflate în coordonare sau sub autoritate și poate iniția măsurile corective necesare, în cooperare cu conducătorul entității publice în cauză.

Rolul și obiectivele auditului public intern, tipurile de audit intern, atribuțiile și principiile aplicabile compartimentului de audit public intern și auditorului intern, precum și condițiile și regulile de derulare a misiunilor de audit public intern sunt definite în Carta auditului intern.

În România, legea prevede trei tipiri de audit :

auditul de sistem, care presupune o evaluare de profunzime a sistemelor de conducere și control intern, cu scopul de a stabili dacă acestea funcționează eficient, pentru identificarea deficiențelor și propuneri de soluții pentru corectarea acestora;

auditul performanței, care analizează dacă criteriile stabilite pentr implementarea obiectivelor și sarcinilor entității publice sunt corecte pentru evaluarea rezultatelor și apreciază dacă rezultatele sunt conforme cu obiectivele;

auditul de regularitate, care reprezintă examinarea acțiunilor asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, din punct de vedere al respectării ansamblului principiilor, regulilor procedurale și metodologice, conform normelor legale.

Compartimentul de audit public intern este obligat să auditeze următoarele operațiuni cel puțin o dată la trei ani:

a) activitățile financiare sau cu implicații financiare desfășurate de entitatea publică din momentul constituirii angajamentelor până la utilizarea fondurilor de către beneficiarii finali, inclusiv a fondurilor provenite din finanțare externă;

b) plățile asumate prin angajamente bugetare și legale, inclusiv din fonduri comunitare;

c) administrarea patrimoniului, precum și vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul privat al statului ori al unităților administrativ-teritoriale;

d) concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul public al statului ori al unităților administrativ-teritoriale;

e) constituirea veniturilor publice, respectiv modul de autorizare și stabilire a titlurilor de creanță, precum și a facilităților acordate la încasarea acestora;

f) deschiderea și repartizarea creditelor bugetare;

g) sistemul contabil și fiabilitatea acestuia;

h) sistemul de luare a deciziilor;

i) sistemele de conducere și de control, precum și riscurile asociate unor astfel de sisteme;

j) sistemele informatice

Activitatea de audit propriu-zis se desfășoară pe baza unui plan. Proiectul planului de audit se elaborează de către compartimentul de audit public intern, pe baza evaluării riscului asociat diferitelor activități, programe, precum și prin consultare și preluarea sugestiilor conducătorului entității publice, prin consultare cu entitățile publice ierarhic superioare și ținând cont de recomandările Curții de Conturi și este aprobat de anual de către conducătorul entității publice.

Există situații în care auditorul intern desfășoară audituri ad-hoc, cu caracter excepțional, care nu sunt prevăzute în planul anual de audit public intern. Auditorul intern își desfășoară activitatea pe bază de ordin de serviciu, emis de șeful Compartimentului de Audit public intern , în care sunt stipulate scopul, obiectivele, tipul și durata auditului public intern, precum și nominalizarea echipei de auditare.

Ca obiective principale ale misiunilor de audit amintesc:

– asigurarea respectării prevederilor legale și a regulamentelor în desfășurarea procedurilor și a operațiunilor (auditul de regularitate);

– analiza în profunzime a sistemelor de conducere și control intern având ca scop depistarea și înlăturare eventualelor nereguli și deficiențe din cadrul entității publice (auditul de sistem);

– analiza impactului efectiv al atingerii obiectivelor dorite care au fost stabilite de entitatea publică în condițiile utilizării criteriilor de economicitate și eficiență (auditul de performanță).

1.3 Auditul extern

Controlul extern reprezintă totalitatea controalelor care se adresează entităților din afara acesteia. În prezent, acesta se concretizează în următoarele structuri :

control financiar preventiv delegat, exercitat de Ministerul Finanțelor publice, prin controlori delegați la ordonatorii principali de credite ai bugetului de stat;

control fiscal, exercitat de Ministerul Finanțelor publice, prin inspectori din cadrul Agenției Naționale de administrare Fiscală;

controlul financiar exercitat de Curtea de Conturi a României, prin controlori financiari, pentru urmărirea modului de formare, administrare și întrebuințare a resurselor financiare ale statului și sectorului public.

Auditul extern este efectuat de un profesionist independent și răspunde nevoilor terților și entității auditate în ceea ce privește gradul de încredere care poate fi acordat tranzacțiilor și situațiilor financiare ale acestuia, respectarea reglementarilor legale, a statutelor, regulamentelor și deciziilor manageriale, precum și respectarea principiilor economicității, eficienței și eficacității în activitatea desfășurată. Auditul extern este independent de managementul entității atât sub aspectul aprecierilor externe, cât și al atitudinii generale față de audit.

Auditul extern în România, a fost organizat și restructurat în mai multe rânduri, în prezent fiind realizat de următoarele structuri:

expertize contabile, asigurate de Corpul Experților Contabili și Contabili Autorizați din România ( CECCAR);

auditul financiar, oferit de camera Auditorilor Financiari din România (CAFR);

auditul performanței, realizat de Curtea de Conturi a României, concomitent cu controalele efectuate în sectorul public;

auditul financiar-fiscal, efectuat de firmele de consultanță românești și internaționale recunoscute în domeniu.

În țara noastră, Legea nr.94/1992 modificată și completată ulterior prin Legea nr.77/2002 definește Curtea de Conturi ca „instituția supremă de control financiar extern asupra modului de formare, administrare și de întrebuințare a resurselor financiare ale statului și ale sectorului public. Curtea de Conturi exercită și atribuții jurisdicționale în condițiile prevăzute de lege".

Prin aceasta se deosebește de auditul financiar pe care îl realizează Camera Auditorilor din România, care își desfășoară activitatea în conformitate cu prevederile O.U.G. nr. 75/01.06.1999, cu modificările și completările ulterioare.

Activitatea de audit la instituțiile publice este abordată de către Curtea de Conturi a României, sub trei forme declarate și anume:

1) auditul financiar;

2) auditul de regularitate;

3) auditul performanței.

În conformitate cu prevederile legale, Curtea de Conturi a României are atribuții precum:

– analiza calității gestiunii financiare din punct de vedere al economicității, eficienței și eficacității;

– urmărirea calității gestiunii economico-financiare, dacă prin aceasta se afectează drepturile statului, unităților teritoriale administrative sau instituțiilor publice ori se creează obligații în sarcina acestora;

– urmărirea economicității, eficienței și eficacității achizițiilor publice.

Obiectivul general al unui audit financiar este acela de a furniza asigurarea că situațiile financiare examinate sunt complete și întocmite cu acuratețe, iar operațiile economice s-au efectuat în conformitate cu legile și reglementările relevante în vigoare

Curtea de Conturi efectuează auditul financiar asupra următoarelor conturi de execuție:

– contul general anual de execuție a bugetului de stat;

– contul anual de execuție a bugetului asigurărilor sociale de stat;

– conturile anuale de execuție a fondurilor speciale;

– conturile anuale de execuție a bugetelor locale, ale municipiului București, ale județelor, ale sectoarelor municipiului București, ale municipiilor, ale orașelor și comunelor;

– contul anual de execuție a bugetului trezoreriei statului;

– conturile anuale de execuție a bugetelor instituțiilor publice autonome;

– conturile anuale de execuție a bugetelor instituțiilor publice finanțate integral sau parțial de la bugetul de stat, de la bugetul asigurărilor sociale de stat, de la bugetele locale și de la bugetele fondurilor speciale, după caz;

– conturile anuale de execuție a bugetelor instituțiilor publice finanțate integral din venituri proprii;

– contul general anual al datoriei publice a statului;

– conturile anuale de execuție a bugetului fondurilor externe nerambursabile;

– alte conturi de execuție a unor bugete prevăzute de lege.

Curtea de Conturi are competență să stabilească limitele valorice minime de la care conturile prevăzute la art. 26 sunt supuse controlului său în fiecare exercițiu bugetar, astfel încât în termenul legal de prescripție să se asigure verificarea tuturor conturilor.

Curtea de Conturi efectuează auditul performanței utilizării resurselor financiare ale statului și ale sectorului public.

Curtea de Conturi efectuează o evaluare independentă asupra economicității, eficienței și eficacității cu care o entitate publică, un program, un proiect, un proces sau o activitate utilizează resursele publice alocate pentru îndeplinirea obiectivelor stabilite.

Auditul performanței se poate efectua atât la finalul, cât și pe parcursul desfășurării proiectelor, programelor, proceselor sau activităților.

Activitatea de audit al performanței se desfășoară în conformitate cu metodologia proprie, adoptată pe baza standardelor de audit INTOSAI și a celor mai bune practici în domeniu, și se finalizează prin elaborarea unui raport de audit.

Prin constatările și recomandările făcute, auditul performanței trebuie să conducă la diminuarea costului resurselor sau la sporirea rezultatelor.

Prin verificările sale la persoanele Curtea de Conturi urmărește, în principal:

– exactitatea și realitatea situațiilor financiare, așa cum sunt stabilite în reglementările contabile în vigoare;

– evaluarea sistemelor de management și control la autoritățile cu sarcini privind urmărirea obligațiilor financiare către bugete sau către alte fonduri publice stabilite prin lege, ale persoanelor juridice sau fizice;

– utilizarea fondurilor alocate de la buget sau din alte fonduri speciale, conform destinației stabilite;

– calitatea gestiunii economico-financiare;

– economicitatea, eficacitatea și eficiența utilizării fondurilor publice.

Curtea de Conturi exercită controlul cu privire la respectarea de către autoritățile cu atribuții în domeniul privatizării a metodelor și procedurilor de privatizare, prevăzute de lege, precum și asupra modului în care acestea au asigurat respectarea clauzelor contractuale stabilite prin contractele de privatizare. Curtea de Conturi exercită controlul respectării dispozițiilor legale privind modul de administrare și întrebuințare a resurselor financiare rezultate din acțiunile de privatizare.

Curtea de Conturi poate exercita controlul indiferent de momentul în care s-a desfășurat procesul de privatizare, prin vânzarea acțiunilor deținute de stat la societățile comerciale, până la clarificarea tuturor aspectelor.

Curtea de Conturi este abilitată să efectueze audit financiar extern asupra conturilor de execuție la instituțiile publice conduse de ordonatori principali de credite, precum și la instituțiile publice subordonate, conduse de ordonatori secundari sau terțiari de credite, pe bază selectivă, conform programului anual propriu de activitate.

De asemenea, auditul financiar extern al Curții de Conturi asupra conturilor de execuție prevăzute poate începe pe parcursul exercițiului financiar și se finalizează după încheierea acestuia.

Auditul financiar extern asupra contului de execuție a bugetului instituției publice conduse de ordonatorul principal de credite se finalizează prin elaborarea și prezentarea unei opinii de audit și a unui raport de audit. Raportul de audit financiar conține, în principal, constatări cu impact financiar, constatări cu privire la rezultatele evaluării sistemelor de management și control intern, precum și recomandări pentru corectarea deficiențelor constatate și, respectiv, a unei scrisori către conducere, pentru ordonatorii secundari sau terțiari:

Acțiunile de audit efectuate asupra conturilor de execuție a bugetelor instituțiilor publice conduse de ordonatorii secundari sau terțiari de credite din subordinea ordonatorului principal de credite se încheie prin emiterea de scrisori către conducerile instituțiilor publice auditate, care conțin constatări și recomandări.

Aspectele relevante, rezultate ca urmare a acțiunilor de audit la instituțiile publice subordonate, sunt luate în considerare la definitivarea raportului de audit elaborat la nivelul instituției publice conduse de ordonatorul principal de credite.

Fiecare ordonator de credite principal, secundar și terțiar este răspunzător pentru mijloacele materiale și bănești încredințate pentru administrare și utilizare sau pentru veniturile pe care trebuie să le colecteze. Percepția generală este aceea că nu există un concept de responsabilitate globală. De exemplu, ordonatorul principal de credite nu este răspunzător pentru utilizarea și gestionarea creditelor bugetare, administrate de unitățile aflate în subordine, dacă acestea, la rândul lor, prin conducătorii lor, au calitatea de ordonatori de credite. Nu este răspunzător nici pentru supravegherea sau asigurarea măsurilor de control luate sau nu de către aceștia. Unui ordonator principal de credite i se poate acorda descărcarea de gestiune chiar și atunci când se mențin sarcini nerealizate la nivelul ordonatorilor de credite secundari și terțiari din subordine.

Conceptul responsabilității pentru gestionarea banului public este privit dintr-un unghi extrem de îngust, fiind legat de gestionarea strict sub aspectul legalității a sumelor alocate ordonatorilor de credite. Astfel, conceptul de responsabilitate, așa cum este definit prin descărcarea de gestiune, este limitat la aspecte privind legalitatea și regularitatea, buna gestiune financiară rămânând un deziderat, procedurile de evaluare a acesteia neproducând efectele scontate.

Așa cum prevăd și Standardele de Audit ale INTOSAI, expresia care ar fi cea mai adecvată pentru a defini auditul efectuat de ISA, care depășește cadrul tradițional al legalității și regularității, este „auditul bunei gestiuni financiare" Un astfel de audit procedează la o analiză a cheltuielilor publice, în lumina principiilor generale ale gestiunii sănătoase.

Cele două tipuri de audit – de legalitate și de bună gestiune – pot fi desfășurate în practică într-o singură operațiune, cu atât mai mult cu cât se sprijină reciproc: auditurile de legalitate să fie capabile să pregătească audituri de bună gestiune, iar cele din urmă să conducă la corecția situațiilor generatoare de abateri.

1.4 Relația auditului intern cu auditul extern

Având în vedere faptul că atât auditul intern cât și auditul extern sunt pe același „front”, duc aceeași „bătălie”, indiferent de faptul că utilizează metodologii diferite de auditare, se impune susținerea reciprocă ca o condiție a eficienței activității, respectiv cele două tipuri de audit trebuie să se afle într-o complementaritate perfectă, respingând exclusivismul de orice fel.

În evoluția celor două activități, nu de puține ori, intersectarea misiunilor de audit a fost benefică amândoura, acestea completându-se reciproc la nivel informal, dar și prin faptul că rezultatele activității uneia dintre ele a fost inițiatorul și/sau declanșatorul activității celeilalte.

Scopul Curții de Conturi a României este și acela de a analiza existența și funcționalitatea sistemului de control intern, ceea ce înseamnă că va evalua activitatea de audit intern și va asigura astfel feed-backul acestei funcții a entității.

Auditul intern este mai implicat în cunoașterea entității, având acces la date, informatii la care auditul extern nu poate ajunge și din aceste considerente colaborarea este imperios necesară. La rândul său, din colaborarea cu auditul extern, auditul intern poate să-și îmbunătățească metodologiile de intervenție în teren și să se folosească de asigurarea pe care acesta (auditul extern) o dă entității audiate.

Un audit de calitate înseamnă o comunicare adecvată a ambelor părți și contribuie la întărirea relațiilor de colaborare și, în timp, la obținerea încrederii reciproce.

Se consideră că auditul extern este acela care ar trebui să aibă inițiativa în stimularea colaborării, având în vedere necesitățile de evaluare anuală a entităților publice și logica de a porni , în această evaluare, de la constatările și recomandările auditului intern.

Auditul extern se poate desfăsura sub forma auditurilor financiare și a auditului performanței, motiv pentru care în evaluarea eficienței sistemului de control trebuie să se bazeze pe rapoartele auditului intern.

Practica a demonstrat că, pentru o desfășurare eficientă a activității de audit, ar fi recomandată coordonarea planurilor de activitate ale structurilor de audit ale entităților publice cu cele ale Curții de Conturi a României.

În activitatea de coordonare a planurilor se impune respectarea unor principii generale, precum:

evitarea suprapunerii perioadelor de audit;

misiunile de audit extern să fie ulterioare misiunilor de audit intern;

stabilirea misiunilor de audit de interes comun , a obiectivelor acestora și a termenelor de realizare.

Legea 672/2002 privind auditul public intern prevede la art.8 lit.l colaborarea dintre Curtea de Conturi a României și UCAAPI – MFP pentru :

compatibilizarea cadrului procedural utilizat de auditori în desfășurarea activităților și raportarea rezultatelor auditului în cederea realizării unei relații bazate pe încredere;

înțelegerea reciprocă a tehnicilor și instrumentelor utilizate de auditori și armonizarea acestora pentru a asigura un caracter unitar în stabilirea constatărilor și evaluarea cauzelor și concluziilor activității de audit;

recunoașterea reciprocă a nivelului calitativ al recomandărilor și opiniilor conținute în rapoartele de audit, utilizate ca puncte de plecare în derularea viitoarelor misiuni de audit intern sau extern.

Se consideră totuși că, documentele din activitatea de audit intern, datorită cuprinderii unor informații snsibile și cu acces restrâns, trebuie aduse la cunoștința auditului extern numai dacă sunt soliciate în mod expres de către președintele Curții de Conturi a României ordonatorilor principali de credite, respectiv directorii Camerelor de Conturi pentru ordonatorii secundari și terțiari.

CAPITOLUL II

AUDITUL PRFORMANȚEI

2.1 Particularități generale privind auditul performanței

În conformitate cu prevederile legii, ministerele și unitățile subordonate au în responsabilitatea lor organizarea și monitorizarea modului de funcționare a sistemului de control intern și prin urmare, o sarcină importantă a auditorilor performanței este aceea de a verifica dacă a existat o preocupare constantă în această direcție.

Reprezentanții Curții de Conturi trebuie să aibe permanent în vedere sistemul de control intern al entității auditate incluzând aici și auditul public intern, ca parte integrantă a sistemului.

De asemenea, auditul intern are ca scop principal evaluarea sistemului de control intern încearcând să-i identifice punctele slabe și să sprijine conducerea în identificarea celor mai bune căi de îmbunătățire a acestuia.

Sarcina efectuării auditului performanței utilizării resurselor financiare ale statului și ale sectorului public revine Curtii de Conturi. Aceasta este instituția supremă care exercită control financiar ex-post asupra modului de formare, administrare și utilizare a resurselor financiare ale statului și sectorului public, dar și asupra gestionării patrimoniului public și privat al statului și asupra administrării unităților teritoriale. Curtea de Conturi analizează calitatea gestiunii financiare din perspectiva economicității, eficienței și eficacității acesteia.

Prin auditul performanței se analizează dacă "banii publici au fost bine cheltuiți", prin respectarea de către entitățile auditate a principiilor economicității, eficienței și eficacității, cunoscute fiind ca cei "trei E" . Prin acesta se acoperă domenii precum : activități economice și administrative urmărind principii și practici de management; eficiența resurselor umane, financiare, eficiența și performanța în legăturăcu atingerea obiectivelor entității audiate, dar și impactul efectiv al activităților comparativ cu impactul dorit ( Standardele de audit emise de Comitetul de Standardizare sl INTOSAI ).

Pentru realizarea acestui tip de audit cel mai adesea auditorul examinează rezultatele din punctul de vedere al economicității, eficienței și eficacității, folosindu-se de raționamentul său profesional. Cuantificarea performanței rezultatelor în raport cu obiectivele propuse în concordanță cu cei "3 E" reprezintă o necesitate pentru managerii entităților de la toate nivelele.

În literatura de specialitate cei ”3E” sunt definiți astfel :

A) Economicitatea reprezintă minimizarea costului resurselor utilizate pentru o activitate, fără a afecta calitatea programată. Ea presupune evaluarea bunei administări a banilor publici pe baza unor criterii acceptate și legiferate.

Economicitatea se poate determina prin după formula :

Economicitatea = ( Resurse consumate efectiv / Rezultatul obținut efectiv ):( Resurse programate / Rezultatul programat )

Situația este considerată a fi favorabilă atunci când rezultatul este subunitar.

B) Eficiența este dată de „ relația dintre rezultate, sub forma bunurilor și serviciilor, și resursele utilizate pentru a le produce”. Aceasta se poate exprima după formulă :

Eficiența = Rezultate obținute (intrări) / Resurse consumate (ieșiri)

Situația este considerată a fi favorabilă atunci când rezultatul este mai mare decât cel programat sau crește în dinamică.

C) Eficacitatea reprezintă măsura în care obiectivele au fost atinse, și este dată de relația dintre impactul dorit și cel efectiv al unei activități. Ea se poate exprima după următoarea formulă :

Eficacitatea = Rezultate obținute / Rezultate programate

Situația este considerată a fi favorabilă atunci când rezultatul este mai mare sau cel puțin egal cu unu.

Dar, un audit al performanței nu implică nepărat abordarea celor 3E în același timp. Acest lucru se stabilește prin obiectivele auditului care vor fi fixate, și anume care dintre cele trei concepte vor fi examinate.

În ceea ce privește Curtea de Conturi, aceasta efectuează o evaluare independentă asupra economicității, eficienței și eficacității cu care o entitate publică utilizează resursele publice alocate pentru îndeplinirea obiectivelor stabilite.

Auditul performanței se desfășoară în conformitate cu metodologia proprie, adoptată pe baza standardelor de audit INTOSAI și a celor mai bune practici în domeniu, și se finalizează prin elaborarea unui raport de audit.

Auditul performanței trebuie să conducă, prin constatările și recomandările făcute, la diminuarea costului resurselor sau la sporirea rezultatelor.

Curtea de Conturi urmărește, în principal, prin verificările sale:

– realitatea situațiilor financiare, așa cum sunt stabilite în reglementările contabile în vigoare;

– evaluarea sistemelor de management și control la autoritățile cu sarcini privind urmărirea obligațiilor financiare către bugete sau către alte fonduri publice stabilite prin lege, ale persoanelor juridice sau fizice;

– utilizarea fondurilor alocate de la buget sau din alte fonduri speciale, conform destinației stabilite;

– calitatea gestiunii economico-financiare;

– economicitatea, eficacitatea și eficiența utilizării fondurilor publice.

Obiectivele controalelor Curții de Conturi dispuse de Camera Deputaților sau de Senat ori dispuse de Curte se stabilesc de acestea prin hotărâre și se aduc la cunoștința celor interesați.

 După cum se prevede în Hotarârea 155/2014, auditul performanței poate să abordeze:
    – orientarea pe rezultate, ceea ce presupune evaluarea dacă obiectivele stabilite au fost atinse;
    – orientarea pe probleme, ceea ce presupune verificarea și analiza cauzelor unor disfuncții apărute în cadrul unui program/proiect/proces sau al unei activități la nivelul unei entități;
    – orientarea pe bază de sistem, care examinează funcționarea corespunzătoare a sistemului de management;
    – o combinație a acestor abordări.
     Prin efectuarea acțiunilor de audit al performanței, auditorii publici urmăresc identificarea vulnerabilităților și eventualele zone de risc.
     În sarcina auditorilor publici externi intră planificarea acțiunii de audit al performanței astfel încât să se realizeze un audit de înaltă calitate, lucru care implica din partea auditorului responsabilități precum:
    – să detină o înțelegere corespunzătoare a programului, proiectului sau a activității entității auditate care să permită identificarea și evaluarea riscurilor, problemelor sau vulnerabilităților sistemului de control intern/managerial existente;
    – să stabilească obiectivele și întrebările auditului, abordările auditului, precum și criteriile cu care se vor evalua răspunsurile primite;
    – să stabilească proceduri de audit adecvate pentru colectarea, sintetizarea și analizarea probelor de audit;
    – să se asigure că a obținut probe de audit suficiente și adecvate pe baza cărora să constate, concluzioneze și să formuleze recomandări de îmbunătățire a performanței programului, proiectului, procesului sau activității entității auditate;
    – să mențină o comunicare eficientă și corectă cu entitățile auditate;
    – să furnizeze un raport de audit care să fie complet, convingător, realizat la termen, ușor de citit și echilibrat referitor la concluziile asupra economicității, eficienței și eficacității programului, proiectului, procesului, activității;
    – să întocmească o documentație suficient de completă și detaliată pentru a permite unui alt auditor experimentat care nu a avut o legătură anterioară cu auditul să înțeleagă activitățile efectuate și modul în care s-a ajuns la constatările, concluziile și recomandările auditului.

       2.2 Organizarea și efectuarea auditului performanței

 1. Notificarea

Primul pas in demararea actiunii de audit al performanței este acela prin care structura de specialitate care urmează să efectueze acțiunea înștiințează prin adresa de notificare entitățile incluse în programul de activitate asupra misiunii de audit ce urmează a se efectua la acestea.
     Notificarea se întocmește în două exemplare și se semnează de șeful de departament/directorul camerei de conturi. Dintre acestea, un exemplar al adresei de notificare se atașează la dosarul curent al acțiunii de verificare, iar celălalt exemplar se transmite entității vizate pentru verificare, cu minimum 15 zile calendaristice înainte de începerea controlului.
     Concomitent cu transmiterea notificării se solicită și pregătirea de către entitate a unor acte, documente si informatii, până la data începerii acțiunii de verificare, necesare pentru auditorii publici externi desemnati.
     În situatia în care actele, documentele și informațiile solicitate nu vor fi puse la dispoziția echipei de control a Curții de Conturi la termenele și în structura stabilite de conducerea departamentului/camerei de conturi și ulterior de echipa de control, vor fi aplicate prevederile art. 62 și 63 din lege.
     În cazul acțiunilor de documentare, notificarea se face cu 5 zile calendaristice înainte de data începerii acestor acțiuni.

 2. Desemnarea auditorilor publici externi
     Directorii direcțiilor din cadrul departamentelor/directorii adjuncți ai camerelor de conturi propun auditorii publici externi care urmează să efectueze controlul, iar propunerea se aprobă de către șefii de departament sau de către directorii camerelor de conturi.
     Aceste propuneri vor fi formulate astfel încât să se realizeze o rotație a auditorilor publici externi, ei neputând realiza mai mult de două acțiuni de control/audit consecutive la aceeași entitate, excepție facand acțiunile de control privind respectarea de către autoritățile cu atribuții în domeniul privatizării a metodelor și procedurilor de privatizare, prevăzute de lege, precum și asupra modului în care acestea au asigurat respectarea clauzelor contractuale stabilite prin contractele de privatizare, la care rotația auditorilor publici externi se efectuează astfel încât aceștia să nu efectueze, de regulă, verificări mai mult de 3 ani consecutivi la aceeași entitate.
     Sunt și situații în care, în cazuri justificate, la propunerea șefului de departament care coordonează o acțiune în teritoriu, la nivelul unei camere de conturi se pot constitui și echipe de control formate din:
    a) auditori publici externi atât din aparatul central, cât și de la camera de conturi respectivă;
    b) auditori publici externi de la alte structuri de specialitate decât camera de conturi care are competența teritorială de verificare a entității respective.
     Dacă pe parcursul efectuării unei acțiuni de control de către auditori publici externi de la camerele de conturi se obțin de către departamentul coordonator al acțiunii de verificare informații privind existența unor deficiențe grave în activitatea entității verificate, în vederea asigurării finalizării acțiunii de verificare în condiții de calitate, șeful departamentului respectiv va putea dispune constituirea unei echipe de control, în condițiile prevăzute anterior și care să sprijine activitatea desfășurată de echipa de control inițial constituită.
     Pentru fiecare acțiune de control, directorii din cadrul departamentelor/directorii adjuncți ai camerelor de conturi propun numărul de auditori publici externi care formează echipa de control, numele și prenumele acestora, precum și șeful de echipă.
     Pentru stabilirea numărului de auditori publici externi se va ține cont de volumul de activitate al entității supuse verificării, resursele umane disponibile, complexitatea acțiunii de verificare, nivelul de pregătire al auditorilor publici externi, precum și de alte criterii care să asigure calitatea actului de control.
     În vederea realizării acestei cerințe, directorii din cadrul departamentelor/directorii adjuncți ai camerelor de conturi întocmesc nota privind propunerea de desemnare a auditorilor publici externi prin care nominalizează auditorii publici externi pentru efectuarea acțiunii respective, ținând cont și de criteriile de incompatibilitate personală, externă, organizațională sau alte situații prevăzute de Codul de conduită etică și profesională a personalului Curții de Conturi, care pot afecta independența și obiectivitatea membrilor echipei de control în exercitarea sarcinilor de serviciu. Nota se supune spre aprobare șefului departamentului de specialitate/directorului camerei de conturi, cu cel puțin 5 zile calendaristice înainte de declanșarea acțiunii. După ce se aprobă, nota se înregistrează la registratura structurii de specialitate și se arhivează la dosarul curent al acțiunii de control.
     Auditorii publici externi desemnați au datoria ca, înainte de declanșarea acțiunii de control sau ori de câte ori apar situații noi pe parcursul acesteia, să completeze declarația de independență.

 3. Emiterea delegației pentru efectuarea controlului 

Pe baza notei privind propunerea de desemnare a auditorilor publici externi se emit delegațiile de control pentru fiecare auditor public extern care participă la acțiunea de verificare iar în cazul în care acesta este și șef de echipă, acest lucru se precizează în delegație.
În situația în care echipa de control are în componență doi sau mai mulți auditori publici externi, unul dintre aceștia este desemnat șef de echipă, el având și sarcina de a repartiza obiectivele de control pe fiecare membru al echipei, de a urmări și coordona întreaga acțiune, precum și de a îndeplini toate celelalte atribuții legate de asigurarea calității în activitatea de control.

 Pentru situatii speciale in care, pe parcursul desfășurării acțiunii de verificare este necesar ca obiectivele de control să fie completate în funcție de constatările echipei de control sau ca perioada supusă verificării să fie modificată, se va emite o nouă delegație care va cuprinde noile obiective și/sau noul termen de finalizare a acestei acțiuni.
     Pe fiecare delegație se precizează în mod clar: numele, prenumele și funcția deținută de persoana delegată, structura de specialitate a Curții de Conturi din care face parte, numărul legitimației de serviciu, numărul și data ordinului de delegare (atunci când la acțiunea de control participă și auditori publici externi de la alte structuri de specialitate decât structura în competența căreia intră entitatea supusă verificării), denumirea acțiunii de verificare, entitatea nominalizată pentru verificare, perioada supusă verificării, obiectivele principale ale acțiunii de verificare, precum și perioada de efectuare a verificării.
     În delegațiile emise pentru acțiunile de control se vor mai consemna și următoarele:
    a) faptul că pe lângă obiectivele de control stabilite se vor verifica și realitatea lucrărilor de investiții, dacă astfel de lucrări au fost efectuate, precum și economicitatea, eficiența și eficacitatea cu care entitatea a utilizat fondurile publice și a administrat patrimoniul public și privat al statului și al unităților administrativ-teritoriale;
    b) extinderea automată a perioadei supuse verificării în cazul constatării unor deficiențe a căror remediere ulterioară nu mai este posibilă și care pot avea caracter de continuitate

c) accesul nelimitat al auditorului public extern la toate actele, documentele și informațiile necesare exercitării atribuțiilor sale și obligația persoanelor juridice și fizice supuse controlului Curții de Conturi de a le pune la dispoziția acestuia, potrivit prevederilor art. 5 din lege, la termenele și în structura stabilite de acesta, în caz contrar urmând a fi aplicate prevederile art. 62 și 63 din lege;
    d) numărul și data autorizației de acces la informații clasificate secrete de stat, nivelul strict secret, deținută de auditorul public extern care efectuează controlul la entitățile care prin specificul activității desfășurate gestionează astfel de informații.
     După finalizarea acțiunii, aceste delegații se atașează la dosarul curent.
     Este interzisă efectuarea unor acțiuni de documentare și verificare fără a deține delegație și fără să fie notificată în prealabil entitatea la care urmează a fi efectuate aceste acțiuni, excepție facand acțiunea de control privind modul de ducere la îndeplinire a măsurilor dispuse de către Curtea de Conturi, când notificarea entității este facultativă, fiind însă obligatorie deținerea delegației.

4. Etapele auditului performanței

În vederea realizării auditului performanței, auditorii publici externi trebuie să parcurgă etape precum: planificarea, execuția, raportarea și urmărirea implementării recomandărilor.
A. Planificarea misiunii de audit al performanței – presupune efectuarea mai multor pași, și anume :

    1. planificarea strategică – se aleg temele și entitățile care vor fi supuse auditului performanței, fiind cuprinsă în Metodologia de elaborare, modificare și urmărire a realizării programului de activitate a Curții de Conturi și în Manualul de audit al performanței;
    2. planificarea operațională, care presupune la rândul ei parcurgerea mai multor etape:
    a) documentarea;
    b) identificarea, evaluarea riscurilor și a impactului potențial al acestora;
    c) formularea și revizuirea obiectivelor specifice auditului performanței, precum și a întrebărilor la care trebuie să răspundă acest audit;
    d) stabilirea criteriilor de audit care se vor utiliza și a surselor acestora;
    e) stabilirea metodologiei de audit care va fi utilizată pentru obținerea probelor de audit;
    f) elaborarea planului de audit al performanței.

    a) Documentarea
     Documentarea debutează printr-o ședință de deschidere la entitatea auditată, la care pot să participe șeful departamentului/directorul din cadrul departamentului sau directorul/directorul adjunct al camerei de conturi, după caz, echipa de audit și conducerea entității auditate.
     La ședința de deschidere se prezintă echipa de audit, tema și obiectivele auditului, se stabilesc persoanele de contact, precum și alte detalii necesare realizării auditului performanței și se stabilesc aspectele legate de asigurarea unor spații de lucru adecvate și a accesului logistic corespunzător. Aceste aspecte se consemnează într-o notă întocmită de către șeful de echipă, semnată de către reprezentanții structurii de specialitate a Curții de Conturi, precum și ai entității verificate care au participat la ședința de deschidere. Nota se înregistrează la registratura entității auditate și se ataseaza la dosarul acțiunii.
     După ședința de prezentare urmeaza predarea de către entitatea auditată și primirea de către echipa de audit a actelor, documentelor și informațiilor solicitate prin adresa de notificare.
     Pe parcursul etapei de documentare, auditorii publici externi trebuie să adune, informații relevante și de încredere referitoare la:
     • strategia guvernamentală privind domeniul auditat;
     • cadrul legislativ care reglementează activitatea entității auditate și analiza eventualelor modificări legislative intervenite pe parcursul perioadei auditate;
     • ghiduri și reglementări departamentale;
     • cerințe contractuale;
     • standarde pe domenii și alți indicatori relevanți;
     • literatura de specialitate în vederea stabilirii obiectivelor și a indicatorilor de performanță;
     • buna practică în domeniul auditat;
     • rezultate obținute de entități publice similare;
     • criterii de performanță stabilite de către autoritatea legislativă;
     • mediul extern în care operează entitatea auditată;
     • obiectivele și activitățile entității auditate;
     •organizarea entității auditate, respectiv organigrama și responsabilitățile managementului, regulamente interne, sistemul de control intern, etc.;
     • rapoartele întocmite de entitatea auditată;
     • veniturile și cheltuielile entității auditate;
     •constatările din actele de control întocmite la entitatea auditată de organele specializate ale statului și alte informații relevante pentru acțiunea de audit al performanței, în vederea cunoașterii atât a principalelor probleme identificate de autoritățile care au verificat entitatea, cât și a modului de soluționare a deficiențelor detectate.
     În vedrerea obținerii acestor informații auditorii publici externi folosesc, în special, procedura de examinare a actelor, documentelor și informațiilor furnizate de către entitatea auditată si solicitate prin adresa de notificare a acțiunii de audit al performanței, precum și studierea literaturii de specialitate sau organizarea unor grupuri de dezbatere.
     Principalul scop al organizării grupurilor de dezbatere este acela de a culege informații preliminare de la persoane de specialitate din cadrul entității auditate și din afara acesteia, respectiv: cadre universitare, cercetători, membri ai unor organizații profesionale, care au legătură cu domeniul auditat si care pot fi testate în etapa de execuție a auditului performanței prin interviuri sau observări. Aceste informații urmăresc identificarea piedicilor în realizarea indicatorilor de performanță ai programului / proiectului / procesului / activității auditate.
     Responsabilul cu organizarea grupului de dezbatere întocmește o listă cu principalele probleme care vor fi analizate, pe care o comunică membrilor acestui grup înainte de data stabilită pentru desfășurarea ședinței de lucru. Rezultatele ședinței de dezbatere vor fi consemnate într-un document de lucru.

    b) Identificarea și evaluarea riscurilor în auditul performanței și a impactului potențial al acestora
     Intrucât există posibilitatea producerii unor evenimente cu efecte negative în organizarea și funcționarea entității auditate, auditorii publici externi trebuie să identifice și să evalueze riscurile în auditul performanței.
     Riscurile de neîndeplinire a obiectivelor de economicitate, eficiență și eficacitate în utilizarea fondurilor publice și în administrarea patrimoniului, pot fi inerente prin natura lor și pot fi influențate de deficiențele existente în organizarea și desfășurarea controlului intern .
     Realizarea identificarii riscurilor specifice programelor, proiectelor, proceselor, activităților entității auditate îi va ajuta pe auditorii publici externi la selectarea procedurilor de audit, care vor fi orientate, în special, către zonele cu potențial ridicat de risc.
     Riscurile identificate de auditorii publici externi trebuie să fie descrise într-un mod coerent și vor fi incluse în "Lista riscurilor identificate și evaluarea acestora", al cărei model este prezentat în anexa nr. 24 la Hotarărea nr.155/2014. Descrierea riscului trebuie să includă informații privind cauzele și consecințele posibile ale acestuia (impactul) asupra gradului de îndeplinire a obiectivelor programului, proiectului, procesului, activității sau entității auditat/auditate.
     Evaluarea riscurilor implică analiza riscurilor critice (semnificative și relevante) pentru îndeplinirea obiectivelor legate de economicitate, eficiență și eficacitate, si constituie astfel o sursa pentru elaborarea întrebărilor la care trebuie să răspundă auditul performanței și stabilirea ariei de cuprindere a acestuia.

    c) Formularea și revizuirea obiectivelor specifice auditului performanței, precum și a întrebărilor la care trebuie să răspundă acest audit
     După parcurgerea etapei de documentare și a celei de identificare și evaluare a riscurilor, auditorii publici externi trebuie să realizeze:
      – definitivarea obiectivelor specifice ale acțiunii de audit al performanței;
      – transpunerea obiectivelor specifice sub forma unor întrebări la care trebuie să răspundă auditul. Aceste intrebări pot fi principale și secundare. Cele principale trebuie să fie limitate ca număr și pot fi împărțite în întrebări secundare, care, la rândul lor, pot fi detaliate prin alte întrebări.
    Formularea întrebărilor de audit trebuie să urmareasca o succesiune logică și o ordine structurată. Pe parcursul formulării și divizării întrebărilor, acestea devin tot mai specifice, iar ultimul nivel al întrebărilor rezultate din întrebările secundare formează baza surselor probelor de audit. Întrebările obținute de la fiecare nivel trebuie să fie diferite unele de celelalte, dar împreună să acopere principalele aspecte ale întrebării de la nivelul imediat superior.
     Intrebările la care trebuie să răspundă auditul performanței se vor cuprinde într-o listă, care constituie un inventar al tuturor obiectivelor specifice ce trebuie evaluate pe parcursul procesului de audit al performanței. Această procedură îi ajută pe auditorii publici externi să nu scape din vedere aspectele pe care trebuie să le atingă auditul, conform planului de audit al performanței.

    d) Stabilirea criteriilor de audit care se vor utiliza și a surselor acestora
     Criteriile de audit constituie termenii de referință identificați de auditorii publici externi și anume standardele față de care este apreciată atingerea performanței. Se compară ceea ce este cu ceea ce ar fi trebuit să fie.
     Auditorii publici externi aleg criteriile de audit prin exercitarea raționamentului lor profesional și acestea trebuie să îndeplinească următoarele caracteristici: să fie de încredere, obiective, relevante, inteligibile, comparabile, exhaustive și acceptabile, pentru a corespunde obiectivelor auditului performanței.
     Criteriile de audit pot să diferite de la un audit la altul, în funcție de specificul programului, proiectului, procesului sau al activității auditate.

    e) Stabilirea metodologiei de audit care va fi utilizată pentru obținerea probelor de audit
     Această fază a planificării auditului performanței implică pentru auditorii publici externi să identifice:
      1) natura, sursele și valabilitatea probelor de audit care pot fi obținute, luând în calcul factori cum ar fi: valabilitatea altor rapoarte de audit, studiile efectuate în legătură cu programul/procesul/proiectul/activitatea auditat/auditată și costurile obținerii probelor de audit etc.;
      2) procedurile de audit ce se vor utiliza pentru obținerea probelor de audit.
     Acele acte, documente și informații obținute de către auditorii publici externi, prin utilizarea procedurilor de audit relevante, pentru susținerea constatărilor, concluziilor și recomandărilor cuprinse în rapoartele de audit al performanței constituie probele de audit.
     În vederea obținerii unor date și informații cât mai corecte se pot utiliza următoarele metode: studii, interviuri, observații și analize ale documentelor scrise. Optarea pentru una sau alta dintre aceste metode se sprijină pe pregătirea profesională individuală și pe raționamentul profesional al membrilor echipei de audit și trebuie să se orienteze după obiectivele specifice ale auditului performanței și după întrebările la care trebuie să se răspundă.
     Ceea ce se obține, probele, de fapt "ceea ce este", sunt evaluate de auditorii publici externi pe baza unor criterii de audit definite în prealabil, respectiv sunt comparate cu "ceea ce ar fi trebuit să fie", iar rezultatele evaluărilor reprezintă constatările auditului performanței. Analiza acestor probe de audit trebuie să transmită cauzele și efectele constatărilor echipei de audit.
     Este necesară obținerea de probe suficiente și adecvate pentru a răspunde la întrebările formulate de echipa de audit și pentru a susține constatările și concluziile rezultate în urma auditului performanței. Pentru alegerea criteriilor pe baza cărora auditorii publici externi determină dacă probele de audit sunt suficiente și adecvate trebuie avut în vedere:
      – în ce scopul vor fi utilizate probele de audit;
      – semnificația constatărilor auditului performanței;
      – gradul de încredere și nivelul de independență a surselor probelor de audit;
      – costul obținerii unor probe de audit suplimentare în raport cu posibilele avantaje pe care acestea le oferă în susținerea constatărilor și a concluziilor;
      – riscul pe care îl presupune formularea unor constatări eronate sau a unor concluzii incorecte.
     Auditorii publici externi utilizează probele de audit obținute direct de ei precum și cele furnizate de entitatea auditată sau de terțe părți.
     Gradul de suficiență al probelor de audit este determinat de auditorii publici externi ținând cont de nivelul de risc evaluat în legătură cu programul / proiectul / procesul / activitatea auditată dar și în funcție de calitatea acestor probe.
     Gradul de adecvare al probelor de audit este stabilit de auditorii publici externi în funcție de relevanța și de gradul de încredere al acestora pentru susținerea constatărilor și concluziilor auditului performanței. În ceea ce privește gradul de încredere al probelor de audit acesta depinde de sursa și natura acestora, precum și de condițiile în care au fost obținute.
     Auditorii publici externi stabilesc gradul de suficiență și cel de adecvare ale probelor de audit pe baza raționamentului profesional.
     În situația auditului performanței, probele de audit sunt utilizate pentru a demonstra dacă managementul și personalul entității auditate au procedat în conformitate cu principiile stabilite prin procedurile, politicile și standardele adoptate și dacă s-au folosit resursele în mod economic, eficient și eficace.
     După natura lor, se deosebesc mai multe tipuri de probe de audit:
    1. probele fizice, care se obțin prin observarea directă și se prezintă sub formă de fotografii, diagrame, grafice și alte forme și reprezentări și care, în anumite situații pot fi coroborate cu alte probe, pentru a le conferi credibilitate;
    2. probele verbale, reprezentate de răspunsuri la interviuri, sondaje, și care reprezintă pentru auditorii publici externi surse importante de informații care se folosesc în procesul de audit. De obicei, acestea sunt obținute de la angajații entității, beneficiarii programului / proiectului/procesului/activității auditate sau de la alte persoane care au tangență cu acestea;
    3. probele documentare, sunt acele probe obținute sub formă de acte și/sau documente, cum ar fi: scrisori sau memorandumuri primite de entitatea auditată, diferite contracte, rapoarte, scrisori de confirmare din partea unor terți etc. În același timp, se adună probe și din documentele interne (prezentate de entitate), respectiv din documente tehnico-operative, documente financiar-contabile, corespondență, bugete, rapoarte interne, sinteze statistice ale activității desfășurate de entitate, politici și proceduri interne, răspunsuri primite la chestionare etc.
     Probele documentare constituie:
      a) surse de informare pe tot parcursul auditului performanței;
      b) răspunsuri din partea entității auditate sau din partea terților la eventuale întrebări ale auditului performanței;
      c) o confirmare a constatărilor, concluziilor și recomandărilor auditorilor publici externi;
      d) creșterea eficienței și eficacității acțiunii de audit al performanței;
    4. probele analitice, obținute în urma verificării, interpretării și analizării datelor rezultate din activități legate de implementarea unui program/proiect/proces/activități de către entitatea auditată. În esență analizele presupun estimări ale indicatorilor și tendințelor obținute de la entitatea auditată sau din alte surse și care se compară cu criteriile de audit identificate de echipa de audit, respectiv cu indicatorii înscriși în standardele aplicabile în domeniu sau cu anumite repere tehnice (acolo unde este cazul). Aceste probe analitice, de regulă, sunt numerice, de tipul indicatorilor, dar pot fi și nonnumerice, de tipul modului de soluționare a contestațiilor din cadrul unei entități.
     În cadrul auditului performanței procedurile folosite sunt:
    1. proceduri utilizate pentru obținerea probelor de audit precum: observarea, examinarea documentelor, rezumatele, interviul, chestionarea etc.;
    2. proceduri de audit analitice, cantitative și calitative, utilizate pentru analiza probelor de audit, prin care se explică ceea ce s-a constatat și se stabilește legătura dintre cauză și efect. În această categorie intră: analiza comparativă (benchmarking), analiza "înainte și după", analiza nivelului de îndeplinire a obiectivelor, analiza cost-beneficiu, analiza cost-eficacitate etc.
     Observarea este o procedură de audit care se folosește ,atunci când este considerată oportună, pentru verificarea unora dintre obiectivele specifice stabilite anterior de echipa de audit.Observarea înseamnă urmărirea de către auditorii publici externi a diferitelor activități, procese sau a procedurilor interne realizate de către persoane din cadrul entității auditate pentru obținere de probe de audit. Auditorii publici externi pot solicita, iar entitatea auditată are obligația de a desemna reprezentanți care să îi însoțească, atunci când aceștia efectuează observări directe.
     Examinarea documentelor este o procedura de audit utilizată pentru obținerea probelor de audit prin care auditorii publici externi analizează informațiile conținute de documentele justificative, tehnico-operative și financiar-contabile existente la entități precum și regularitatea operațiunilor economice reflectate în aceste documente.
     Cu ocazia examinării documentelor auditorii publici externi pot solicita furnizarea de diferite informații sau documente și de la persoane din afara entității auditate sau efectuarea unor verificări de specialitate de către instituții specializate ale statului.Auditorii publici externi analizează și apreciază măsura în care pot avea încredere în documentele examinate și iau în calcul riscul de fraudă, precum și posibilitatea ca un document examinat să nu fie autentic, original.
     Rezumatele constituie procedura de audit utilizată pentru obținerea probelor de audit și care constă în întocmirea de sinteze ale datelor și informațiilor rezultate în urma studierii literaturii de specialitate referitoare la derularea programului / proiectului / procesului / activității auditate.
     Interviul (intervievarea) reprezintă o procedură de audit care completează celelalte proceduri utilizate pentru colectarea de probe de audit . Aceasta constă în obținerea de date și informații de la persoanele abilitate din interiorul și din exteriorul entității auditate.
     Interviurile pot fi de doua feluri, și anume nestructurate, care au un caracter interactiv și structurate, care se desfășoară pe baza unei liste de întrebări.
     Interviurile se pot realiza cu una sau cu mai multe persoane în același timp, telefonic ori prin poștă, chiar și prin vizite la locul de muncă.
     Chestionarea este acea procedură de audit folosită pentru colectarea probelor de audit și care constă în întocmirea unei liste de întrebări la care se cer răspunsuri în formă scrisă, în vederea obținerii unor date și informații în legătură cu programul / proiectul / procesul / activitatea auditată. La sfârșitul acestora se adresează întrebarea "Mai aveți ceva de adăugat în completarea celor spuse?".
     Analiza comparativă (benchmarking) este o procedură de audit utilizată pentru analiza probelor de audit, care constă într-un proces de comparare a metodelor, proceselor, procedurilor specifice entității auditate cu cele ale altor entități care se încadrează în aceeași clasă de performanță.
     Analizele comparative sunt, de obicei, utilizate pentru: examinarea evoluției tendințelor, identificarea unor căi de îmbunătățire a performanțelor, de creștere a economicității în utilizarea fondurilor publice, creșterea credibilității recomandărilor formulate în urma acțiunii de audit al performanței.
     O altă procedură de audit utilizată de auditorii publici externi pentru analiza probelor de audit o reprezintă analiza "înainte și după" și constă în compararea situației existente înaintea demarării programului/proiectului/procesului/activității ce face obiectul auditului performanței cu situația rezultată după implementarea acestora. Impactul este estimat prin compararea indicatorilor performanței aferenți celor două etape.
     Analiza nivelului de îndeplinire a obiectivelor constituie o procedură de audit utilizată în principal pentru a determina dacă obiectivele stabilite au fost atinse, precum și pentru identificarea acelor factori care au condus la neîndeplinirea sau îndeplinirea parțială a acestora. Orice abatere de la derularea în bune condiții a programului / proiectului / procesului / activității poate fi stabilită prin raportarea rezultatelor și impacturilor efective la obiectivele și cerințele prestabilite.
Analiza cost-beneficiu este o procedură de audit care se realizează prin studiul relațiilor dintre costurile aferente programului/proiectului/procesului/activității auditate și beneficiile obținute de acestea în mod obișnuit. Această procedura permite auditorilor publici externi să stabilească eficiența economică a programului/proiectului/procesului și a activității auditate. Principalul scop al analizei cost-beneficiu este să evalueze dacă veniturile realizate prin implementarea programului/proiectului/procesului/activității sunt mai mari decât costurile aferente implementării acestora și să identifice care sunt căile de creștere a eficienței în utilizarea fondurilor publice. Analiza se realizează prin exprimarea costurilor și beneficiilor în unități monetare iar scopul acesteia este să evalueze dacă veniturile înregistrate de entitate sunt mai mari decât costurile și ating nivelul planificat.
     Analiza cost-eficacitate este o altă procedură de audit utilizată de auditorii publici externi pentru analiza probelor de audit și se realizează asupra relațiilor dintre costurile programului/proiectului/procesului/activității și rezultatele exprimate în costuri pe unitatea de rezultat obținut, prin exprimarea componentelor în unități fizice. Această procedură poate să identifice căi de creștere a eficacității în utilizarea fondurilor publice, respectiv mijloace de atingere a obiectivelor stabilite în condițiile unui nivel maxim de cheltuieli alocate.

f) Elaborarea planului de audit al performanței
     Planul de audit al performanței reprezintă un act al echipei de audit și cuprinde:
    a) obiectivul general precum și obiectivele specifice ale programului / proiectului / procesului / activității auditate;
    b) înțelegerea entității și a mediului în care aceasta își desfășoară activitatea;
    c) evaluarea sistemului de control intern pe elementele care sunt responsabile de asigurarea economicității, eficienței și eficacității programelor/ proiectelor/ proceselor / activităților auditate;
    d) lista riscurilor sesizate și în special riscurile critice pentru atingerea obiectivelor legate de economicitate, eficiență și eficacitate;
    e) formularea întrebărilor la care trebuie să răspundă auditul performanței;
    f) criteriile de audit stabilite;
    g) procedurile de audit prin care se obțin probele de audit;
    h) distribuirea sarcinilor pe fiecare membru al echipei de audit și timpul alocat pentru îndeplinirea fiecărei sarcini de audit.
     Pe parcursul desfășurării misiunii de audit planul de audit al performanței poate fi modificat și completat de către membrii echipei, cu aprobarea conducerii structurilor de specialitate ale Curții de Conturi, în cazul în care intervin modificări în condițiile avute în vedere la întocmirea planului inițial, iar acesta se avizează de către directorul din cadrul departamentului de specialitate/directorul adjunct al camerei de conturi și se aprobă de către șeful de departament/directorul camerei de conturi.

    B. Execuția auditului performanței
     În această etapă, respectiv etapa de execuție, trebuie să se parcurgă următoarele faze :
      a) folosirea procedurilor de audit prevăzute în planul de audit al performanței, în vederea obținerii de probe de audit în legătură cu programul/procesul/proiectul/activitatea auditată;
      b) analiza și interpretarea probelor de audit în vederea susținerii constatărilor și a formulării de concluzii și recomandări.Este necesar să se obțină probe de audit suficiente și adecvate pentru a-și putea susține constatările și concluziile în legătură cu tema auditată.
     Auditorii publici externi trebuie să identifice, colecteaze și analizeze probele de audit cu privire la programul / procesul / proiectul / activitatea auditată,la gradul de realizare a obiectivelor cuprinse în planul de audit al performanței precum și la percepțiile sau opiniile beneficiarilor programului/procesului/proiectului/activității auditate,unde este cazul.
     În situații de genul auditului performanței se poate utiliza ca metodă de obținere a probelor de audit eșantionarea. Această metodă care constă în aplicarea procedurilor de audit numai asupra elementelor eșantionului, astfel că, după analizarea elementelor selectate, concluziile să poată fi generalizate la nivelul întregului program/proces/proiect sau activități auditate. Alegerea metodei de eșantionare (statistică sau nestatistică) se va face prin exercitarea raționamentului profesional al auditorilor publici externi. Cu cât aplicarea eșantionării este mai riguroasă , cu atât se poate obține o certitudine mai mare pentru a trage concluziile privind respectarea criteriilor de audit, stabilite la început.
     În situația în care, analizând probele de audit , se constată că acestea nu sunt suficiente și adecvate auditorii externi trebuie să acționeze pentru obținerea unor probe suplimentare care să fie colectate din alte surse decât cele utilizate.
     Pe măsură ce se obțin probele de audit sunt sintetizate, analizate și interpretate. Sintetizarea datelor și informațiilor implică:
      – organizarea lor sub forma unor tabele, care conțin date statistice, rezultate ale observațiilor, răspunsuri la întrebările formulate prin chestionare;
      – ordonarea lor după natura sau conținutul (codificarea) rezultatelor examinării documentelor, notițelor de pe parcursul interviurilor și a răspunsurilor la întrebările din chestionare.
     Auditorii publici externi trebuie să stabilească dacă probele de audit sunt suficiente și adecvate prin efectuarea evaluării probelor de audit codificate și sintetizate.
     Pentru a explica ceea ce s-a constatat, precum și pentru a stabili legătura dintre cauză și efect, auditorii publici externi trebuie să analizeze datele și informațiile prin utilizarea procedurilor de audit analitice cantitative și calitative.

    Pornind de la datele și informațiile colectate pe parcursul misiunii de audit și pe baza criteriilor de audit identificate, auditorii publici externi trebuie să evalueze cât mai obiectiv performanța reală a programului/proiectului/procesului/activității entității auditate. Constatările și concluziile auditului performanței trebuie să fie prezentate într-o ordine logică, coerentă și în mod clar, să fie susținute de probele de audit colectate și să ofere răspunsuri cu privire la obiectivele specifice ale auditului performanței.
     În ceea ce privește interpretarea rezultatelor obținute auditorii publici externi își prezintă constatările printr-o metodă care presupune luarea în considerare a patru elemente principale:
    1. criteriul: "Ce ar trebui să fie?" – reprezintă ceea ce este planificat a se realiza prin programul/proiectul/procesul/activitatea auditată;
    2. condiția: "Ce este?", și anume situația programului/proiectului/procesului/activității și rezultatele obținute până la momentul auditului;
    3. cauza: identificarea cauzelor care au împiedicat aplicarea principiilor economicității, eficienței și eficacității în cazul programului/proiectului/procesului/activității entității auditate, și care stau la baza formulării măsurilor ce trebuie să fie luate de entitate în vederea îmbunătățirii performanței domeniului auditat;
    4. efectul: rezultatul funcționării necorespunzătoare a programului / proiectului / procesului / activității auditate și care este o consecință a cauzei.Se vor identifica și analiza efectele cele mai importante.
     Auditorii publici externi prezintă concluziile auditului performanței în legătură cu gradul de realizare a obiectivelor specifice ale programului / proiectului / procesului / activității auditate pe baza constatărilor și stau la baza formulării recomandărilor cu privire la măsurile ce urmează a fi luate de entitate pentru îmbunătățirea economicității, eficienței și eficacității domeniului auditat. Astfel, se pot consulta experți, specialiști și chiar cercetători sau se pot efectua comparații și analize privind cauza și efectul. Pornind de la cauzele constatărilor auditului performanței recomandările vor fi justificate în mod logic.
     Pe parcursul desfășurării misiunii de audit auditorii publici externi au obligația de a comunica cu entitatea auditată prin organizarea de întâlniri periodice iar comunicarea se va realiza printr-un dialog activ, deschis și constructiv.
     Documentația realizată în etapele de planificare și de execuție a auditului performanței trebuie să fie întocmită astfel încât să permită oricărui alt auditor public extern, care nu a avut nicio legătură anterioară cu misiunea respectivă, să înțeleagă probele de audit care susțin constatările și concluziile echipei de audit care a realizat misiunea.
     Documentația trebuie să conțină:
    a) principalele decizii luate de auditorii publici externi și măsura în care acestea au influențat examinarea/evaluarea probelor de audit;
    b) documentele care demonstrează comunicarea cu entitatea auditată (interviurile, minutele încheiate cu ocazia întâlnirilor avute, chestionarele etc.);
    c) principalele probe de audit și procedurile de audit utilizate (metodologia utilizată, tehnicile de analiză a datelor, pașii urmați în formularea constatărilor etc.);
    d) documentele de lucru întocmite de membrii echipei de audit în care se precizează constatările și concluziile care vor sta la baza fundamentării recomandărilor.
     Dacă auditorii publici externi intenționează să se bazeze pe datele și informațiile rezultate în urma întâlnirilor cu reprezentanții entității auditate, aceștia trebuie să întocmească minute, care vor fi folosite ca probe de audit. Auditorii publici externi trebuie să informeze entitatea auditată cu privire la faptul că minutele respective pot fi utilizate ca probe de audit. Trebuie să se facă trimiteri încrucișate la alte documente de audit pentru a îndruma corect persoana care realizează analiza, interpretarea datelor și informațiilor din documentele de lucru, precum și revizuirea acestora.
     Ceea ce este foarte important este faptul că atât în etapa de planificare, cât și în cea de execuție a auditului performanței, auditorii publici externi trebuie să întocmească documente de lucru pentru a-și susține constatările și de a-și justifica concluziile și recomandările.
    
    C. Raportarea
     Auditorii publici externi întocmesc pentru fiecare misiune de audit un raport de audit al performanței, ce cuprinde următoarele elemente:
    1) antetul, titlul și introducerea
     Antetul se înscrie în colțul din stânga sus al paginii și menționează structura de specialitate care efectuează misiunea de audit.
     Titlul trebuie să reflecte tipul acțiunii de verificare și anume "Raport de audit al performanței."
     În continuare, în introducerea raportului de audit al performanței vor fi prezentate următoarele:
      a) numele și prenumele auditorilor publici externi care efectuează acțiunea de audit al performanței;
      b) structura de specialitate din care fac parte auditorii publici externi care efectuează acțiunea de audit al performanței;
      c) numărul și data delegațiilor, numărul și data legitimațiilor de serviciu, precum și numărul și data ordinelor de delegare (atunci când la acțiunea de audit al performanței participă și auditori publici externi de la alte structuri de specialitate decât structura în competența căreia intră entitatea supusă auditării);
      d) perioada în care s-a efectuat acțiunea de audit al performanței;
      e) denumirea cu claritate a temei ce a făcut obiectul acțiunii de audit al performanței;
      f) perioada supusă acțiunii de audit al performanței;
      g) denumirea și adresa entității verificate;
      h) codul unic de înregistrare/numărul de înregistrare la registrul comerțului al entității auditate;
      i) ordonatorii de credite/conducătorii entității verificate, ceilalți reprezentanți legali ai entității verificate, precum și alte persoane din conducerea compartimentelor economice, financiare și contabile, după caz, în perioada supusă verificării și în timpul acțiunii de audit al performanței, cu precizarea intervalelor de timp în care aceștia au asigurat conducerea.
     Introducerea se încheie cu următoarea mențiune: Misiunea de audit al performanței a fost efectuată în conformitate cu standardele proprii de audit ale Curții de Conturi, elaborate în baza standardelor internaționale de audit.
    2) prezentarea următoarelor date:
      (i) scopul, obiectivele și atribuțiile prevăzute în actele normative în baza cărora funcționează entitatea;
      (ii) modul de organizare și funcționare a respectivei entități;
      (iii) principalele date din situațiile financiare încheiate pentru perioada cuprinsă în acțiunea de audit al performanței;
      (iv) analiza evoluției indicatorilor economico-financiari care caracterizează activitatea entității;
      (v) obiectivul general și obiectivele specifice ale programului / proiectului / procesului / activității auditate, precum și analiza perspectivei din punct de vedere al economicității, eficienței și eficacității;
      (vi) sinteza principalelor constatări și concluzii rezultate în urma misiunii de audit al performanței;
    3) prezentarea sintetică a contextului în care se desfășoară programul / proiectul / procesul /activitatea auditată, inclusiv a cadrului instituțional;
    4) prezentarea criteriilor de audit utilizate pentru evaluarea performanței;
    5) descrierea metodologiei de audit, respectiv a procedurilor de audit utilizate pentru colectarea, analizarea și interpretarea probelor de audit, cu precizarea surselor acestora;
    6) constatările și concluziile referitoare la realizarea obiectivelor specifice programului / proiectului / procesului / activității auditate, inclusiv aspectele pozitive;
    7) punctul de vedere al conducerii entității auditate cu privire la aspectele constatate în urma auditului performanței și, după caz, motivația neînsușirii acestuia de către echipa de audit;
    8) măsurile luate de conducerea entității în timpul misiunii de audit al performanței;
    9) concluziile generale și recomandările formulate de auditorii publici externi în urma misiunii de audit al performanței;
  10) propunerile de îmbunătățire a cadrului legislativ care reglementează domeniul auditat.
     În cadrul acestui subpunct se vor face recomandări cu privire la necesitatea modificării, respectiv a îmbunătățirii diverselor acte normative;
  11) semnăturile membrilor echipei de audit care au întocmit raportul de audit al performanței.
     Raportul de audit al performanței trebuie să prezinte relația dintre obiectivele auditului, criteriile de audit utilizate pentru evaluarea performanței, constatările și concluziile auditului.
     Recomandările cuprinse în raportul de audit al performanței:
      (a) se fac numai dacă auditorii publici externi au identificat remedii posibile și eficiente pentru disfuncționalitățile constatate;
      (b) nu trebuie să detalieze modul de implementare, aceasta fiind o responsabilitate a managementului entității auditate.
     Raportul de audit al performanței trebuie să fie obiectiv și corect, să cuprindă toate constatările relevante, inclusiv cele pozitive, să fie constructiv și să prezinte concluziile și recomandările formulate de echipa de audit.
     În raportul de audit al performanței se consemnează atât aspecte cu privire la nerealizarea obiectivelor propuse de entitate în legătură cu programul / proiectul / procesul / activitatea auditată datorită nerespectării principiilor economicității, eficienței și eficacității în utilizarea fondurilor publice și în administrarea patrimoniului public și privat al statului/unităților administrativ-teritoriale, cât și aspectele pozitive rezultate în urma analizelor efectuate în legătură cu obiectivele auditului de performanță.
     Dacă pe parcursul misiunii de audit al performanței se constată erori/abateri de la legalitate și regularitate și/sau fapte pentru care există indicii că au fost săvârșite cu încălcarea legii penale, auditorii publici externi întocmesc o notă în care vor consemna detaliat toate aceste aspecte. Aceasta se semnează doar de către auditorii publici externi, se înregistrează la registratura structurii de specialitate care a efectuat auditul performanței și se atașează la dosarul curent al acțiunii de verificare. În funcție de gravitatea aspectelor consemnate în notă, șeful departamentului/directorul camerei de conturi poate decide:
    – declanșarea imediată și a acțiunii de control la această entitate, prin restructurarea programului de activitate;
    – cuprinderea ulterioară a entității în programul de activitate, dacă conducătorul structurii de specialitate apreciază că nu există riscul distrugerii/dispariției unor date, documente sau riscul unor modificări în organizarea și funcționarea entității.
     Procedurile de modificare a obiectivelor ce urmează a fi verificate în cadrul acțiunii de audit al performanței, de extindere a perioadei supuse auditării, de asigurare a protecției identității persoanelor care au transmis petiții, de înregistrare și depunere a obiecțiunilor sunt similare cu cele reglementate la cap. II pentru efectuarea controlului.
     Pentru punerea de acord cu entitatea auditată a proiectului raportului de audit al performanței are loc concilierea, ce constă într-o dezbatere între echipa de audit și conducerea entității auditate cu privire la aspectele rezultate în urma misiunii de audit al performanței.
     Proiectul raportului de audit al performanței, inclusiv anexele acestuia, se transmite entității auditate, însoțit de o adresă de înaintare semnată de membrii echipei de audit, în care se precizează data la care va avea loc concilierea.
     Alături de echipa de audit, la conciliere poate participa și conducerea departamentului / camerei de conturi.
     În situația în care există diferențe de opinii între auditorii publici externi și conducerea entității auditate cu privire la conținutul proiectului raportului de audit al performanței, care nu pot fi soluționate cu ocazia concilierii, echipa de audit prezintă în raportul de audit al performanței punctul de vedere al entității auditate și explică cu claritate motivele care au stat la baza neînsușirii acestuia.
     După discuțiile purtate cu entitatea auditată, auditorii publici externi pot modifica proiectul raportului de audit al performanței, dacă entitatea auditată aduce probe de audit noi care să justifice modificarea constatărilor.
     În situația în care conducerea entității verificate refuză să participe la întâlnirea stabilită cu echipa de audit ori refuză să semneze nota de conciliere întocmită în urma întâlnirii, acest fapt se va menționa în raportul de audit al performanței.
     Recomandările formulate de auditorii publici externi în urma acțiunii de audit al performanței și consemnate în actele întocmite vor putea fi îmbunătățite de conducerea structurii de specialitate în a cărei competență de verificare intră domeniul respectiv.
     Raportul de audit al performanței este semnat doar de către auditorii publici externi care au efectuat auditul. Un exemplar al raportului de audit al performanței, în care se cuprind toate aspectele reținute de auditorii publici externi, inclusiv cele pozitive, împreună cu anexele sale, înregistrate la registratura entității auditate și în registrul unic de control al acesteia, se transmit entității auditate însoțite de o adresă de înaintare semnată de auditorii publici externi care au efectuat misiunea de audit al performanței.
     Numărul necesar de exemplare ale raportului de audit al performanței, inclusiv anexele acestuia, se consemnează la finalul raportului și se stabilește în funcție de numărul destinatarilor acestuia, astfel încât un exemplar să rămână la sediul Curții de Conturi și un exemplar să fie transmis ulterior spre analiză și organului ierarhic superior în subordinea căruia se află entitatea sau organului de conducere colectivă care aprobă, coordonează și controlează activitatea entității auditate sau consiliului județean/consiliului local, după caz.
     În adresa de transmitere a raportului de audit al performanței către entitatea auditată se menționează dreptul conducătorului entității de a formula obiecțiuni la aspectele reținute prin raport. Obiecțiunile se transmit/depun la structura de specialitate care a efectuat auditul, în termen de 15 zile calendaristice de la data înregistrării la entitate a adresei de transmitere a unui exemplar din raportul de audit al performanței sau de la data confirmării de primire, în cazul în care acesta s-a transmis prin poștă. De asemenea, se va menționa și faptul că obiecțiunile nu vor fi luate în considerare după expirarea termenului de 15 zile calendaristice, de mai sus.
     Obiecțiunile formulate de conducerea entității auditate sunt analizate de către auditorii publici externi și conducerea structurii de specialitate. În cazul în care obiecțiunile formulate sunt întemeiate, acestea sunt avute în vedere la definitivarea recomandărilor care se transmit conducerii entității prin scrisoare.
     Raportul de audit al performanței, înregistrat la entitatea auditată, se evidențiază în registrul de intrări-ieșiri de la nivelul structurilor de specialitate respective, în Registrul special privind evidența actelor întocmite și modul de valorificare a constatărilor consemnate în acestea (al cărui model este prevăzut în anexa nr. 10) și în aplicația informatică INFOPAC.
     Dacă odată cu misiunea de audit al performanței se verifică și modul de implementare a măsurilor/recomandărilor transmise anterior prin decizie/scrisoare, se întocmește raport de followup, care se depune și se înregistrează la registratura structurii de specialitate.
     În aplicația informatică INFOPAC se completează atât numărul de înregistrare al raportului de audit al performanței la entitatea auditată, cât și numărul de înregistrare de la structura de specialitate care a efectuat misiunea de audit al performanței.
     Raportul de audit al performanței sau o sinteză a principalelor constatări, concluzii și recomandări ale acestuia poate fi transmis/transmisă, după caz, și instituțiilor publice interesate, Guvernului, comisiilor de specialitate din cadrul Parlamentului, prin intermediul departamentului în a cărui competență de verificare intră domeniul respectiv.
     În situația în care acțiunea de audit al performanței este coordonată de către un departament de specialitate, aspectele semnificative cuprinse în rapoartele de audit al performanței întocmite la nivelul camerelor de conturi vor fi incluse în raportul de audit al performanței întocmit la nivelul departamentului coordonator, ce va fi transmis utilizatorilor.
     Înregistrarea raportului de audit al performanței, precum și depunerea obiecțiunilor la aspectele consemnate în raport urmăresc procedura prevăzută la pct. 114-116 și 120-124 din Hotarârea nr.155/2014,

    D. Urmărirea implementării recomandărilor
     Aspectele consemnate în raportul de audit al performanței se valorifică prin emiterea unei scrisori care cuprinde recomandările formulate de Curtea de Conturi pentru diminuarea costurilor, sporirea eficienței utilizării resurselor și îndeplinirii obiectivelor propuse la nivelul programului/proiectului/ procesului/activității sau entității auditate.
     În acest scop, directorul direcției din cadrul departamentului de specialitate, precum și directorul adjunct al camerei de conturi întocmesc proiectele documentelor de valorificare a aspectelor consemnate în raportul de audit al performanței (nota de evaluare a raportului și scrisoarea cu recomandări), în termen de 30 de zile calendaristice de la data înregistrării raportului de audit al performanței la entitatea auditată sau, după caz, de la data transmiterii acestuia prin poștă.
     La nivelul departamentului de specialitate, proiectul scrisorii cu recomandări se prezintă șefului de departament împreună cu raportul de audit al performanței și anexele acestuia, precum și cu celelalte documente de valorificare, care le examinează consultând, după caz, directorul direcției și auditorii publici externi care au întocmit raportul de audit al performanței.
     La nivelul camerei de conturi, directorul va examina proiectul scrisorii cu recomandări, analizând aceste recomandări, dacă este cazul, împreună cu directorul adjunct și auditorii publici externi care au întocmit raportul de audit al performanței.
     După definitivare, scrisoarea cuprinzând recomandările care se transmit entității se semnează de către șeful departamentului de specialitate, respectiv de către directorul camerei de conturi teritoriale.
     Scrisoarea cu recomandări se transmite prin poștă, cu confirmare de primire, în termen de 5 zile calendaristice de la data emiterii.
     După caz, scrisoarea se poate depune și direct la registratura entității auditate.
     Procedura de urmărire a modului de ducere la îndeplinire a recomandărilor transmise prin scrisoare și de evaluare a impactului avut de aceste recomandări asupra proiectului/programului/procesului auditat sau a activității auditate este similară cu procedura prevăzută la cap. II, pentru decizie.
Documentele de lucru și celelalte informații relevante pentru misiunea de audit al performanței vor fi organizate în dosare de audit, care pot fi:
    – dosare curente;
    – dosare permanente.
    Conținutul dosarului curent este prezentat în anexa nr. 25 la Hotarârea nr.155/2014.
    Dosarul permanent va cuprinde toate informațiile și documentele care sunt relevante și de interes permanent pentru acțiunile de verificare viitoare. Acest dosar va fi actualizat cu informații la zi.

CAPITOLUL III

STUDIU DE CAZ

AUDITUL PERFORMANȚEI PRIVIND CONSTITUIREA,

ADMINISTRAREA ȘI UTILIZAREA VENITURILOR

EXTRABUGETARE LA INSPECTORATUL

ȘCOLAR JUDEȚEAN HUNEDOARA

Inspectoratul Școlar Județean Hunedoara, este un serviciu public deconcentrat al Ministerului Educației, Cercetării, Tineretului și Sportului care se organizează la nivelul județului și care acționează pentru realizarea obiectivelor sistemului de învățământ, prevăzute de Legea educației naționale nr. 1/2011, în domeniul învățământului preuniversitar.

Inspectoratul școlar sprijină dezvoltarea instituțională a unităților de învățământ în condiții de competiție, în conformitate cu politica de descentralizare elaborată de Ministerul Educației, Cercetării, Tineretului și Sportului.

Inspectoratul Școlar Județean Hunedoara are personalitate juridică, este ordonator secundar de credite și are sediul în județul HUNEDOARA, municipiul Deva, Str. Gh. Baritiu nr. 2, telefon/fax 0254/213315, cod unic de înregistrare 4944320, e-mail [anonimizat].

Obiectul de activitate conform Regulamentului de organizare și funcționare este acela de a proiecta, fundamenta și aplica politica educațională a Ministerului Educației Naționale privind învățământul preuniversiatr, pornind de la prioritățile educaționale :

asigurarea accesului egal și sporit la educație;

asigurarea calității învățământului;

pregătirea pentru descentralizare;

reconstrucția sistemului de învățământ rural;

adaptarea învățământului românesc la standardele europene

Prioritățile învățământului hunedorean au fost stabilite în concordanță cu prioritățile politicii educaționale ale Ministerului Educației Naționale, și au avut în vedere :

oferirea unor servicii educaționale de înaltă calitate și performanță la standarde europene, corelarea actului educațional cu nevoile de dezvoltare pesonală și profesională ale elevilor;

asigurarea educației de bază pentru toate categoriile de elevi/persoane, formarea competențelor cheie;

crearea unui mediu democratic și creativ de dezvoltare pentru fiecare elev în parte;

creșterea gradului de autonomie în sistemul educativ la nivelul unităților de învățământ, crearea unor unități pilot în vederea descentralizării;

oferte educaționale adaptate la cerințele și valorile societății actuale;

eficientizarea procesului de învățământ în toate compartimentele sale;

inițierea și derularea proiectelor de parteneriat interinstituțional local / județean / național / internațional;

întărirea capacității instituționale prin servicii educaționale eficiente adresate elevilor și cadrelor didactice;

asigurarea complementarității educației formale / informale / nonformale / învățare permanentă;

schimbarea viziunii și a practicilor educaționale prin trecerea de la management la leadership ca viziune centrată pe performanța elevilor.

Finanțarea activității ISJ HD se face în conformitate cu prevederile art. 62(1), lit. a din <LLNK 12002 500Legea nr. 500/2002 privind finanțele publice, cu modificările și completările ulterioare, respectiv din venituri proprii și subvenții acordate de la bugetul de stat.

Inspectoratul școlar județean, asigură activitatea de distribuire a manualelor școlare către unitățile de învățământ preuniversitar de stat. Activitatea de distribuire a manualelor școlare este organizată cu finanțare din venituri proprii.

Inspectoratul școlar județean realizează venituri proprii din mai multe surse și în acest context, lucrarea de față tratează modalitatea de administrare și utilizare a acestora.

Analiza și verificarea modului în care au fost administrate și utilizate veniturile proprii, extrabugetare, intră în competența Curții de Conturi și se realizează prin activitatea de audit al performanței.

Auditului performanței este o lucrare complexă care presupune din partea auditorilor publici externi întocmirea mai multor docmente parcurgerea mai multor etape precum: planificarea, execuția, raportarea și urmărirea implementării recomandărilor.

PLANIFICAREA – are la rândul său mai multe componente și anume :

Înțelegerea activității

Analiza programului

Evaluarea sistemului de control intern

Evaluarea sistemului contabil

Evaluarea sistemului IT

Metodologia de audit

Lista riscurilor

Sursa si deținatorul informatiei :

Legislatia publicată in Monitorul Oficial, site-ul instituției, ordonatorul terțiar de credite, personalul din cadrul apratului de specialitate din cadrul Inspectoratul Școlar Județean Hunedoara.

Descrierea procedurilor de audit aplicate

În vederea obținerii informațiilor au fost inspectate documentele prezentate de către entitatea auditată. De asemenea s-a utilizat și metoda intervievării personalului abilitat din cadrul entității.

Activitatea entității

Structura legală și operațională

Identificarea entității

Inspectoratul școlar este organ descentralizat de specialitate, subordonat Ministerului Educației, Cercetării și Tineretului și are sediul în județul HUNEDOARA, municipiul Deva, Str. Gh. Baritiu nr. 2, telefon/fax 0254/213315, cod unic de înregistrare 4944320, e-mail [anonimizat].

Entitatea auditată a funcționat în anul 2013 și a desfășurat activitatea în temeiul prevederilor Legii Educației Naționale nr.1/2011, precum și a altor acte normative menționate în continuare.

Obiectul de activitate conform Regulamentului de organizare și funcționare este acela de a proiecta, fundamenta și aplica politica educațională a Ministerului Educației Naționale privind învățământul preuniversiatr, pornind de la prioritățile educaționale :

asigurarea accesului egal și sporit la educație;

asigurarea calității învățământului;

pregătirea pentru descentralizare;

reconstrucția sistemului de învățământ rural;

adaptarea învățământului românesc la standardele europene

Prioritățile învățământului hunedorean au fost stabilite în concordanță cu prioritățile politicii educaționale ale Ministerului Educației Naționale, și au avut în vedere :

oferirea unor servicii educaționale de înaltă calitate și performanță la standarde europene, corelarea actului educațional cu nevoile de dezvoltare pesonală și profesională ale elevilor;

asigurarea educației de bază pentru toate categoriile de elevi/persoane, formarea competențelor cheie;

crearea unui mediu democratic și creativ de dezvoltare pentru fiecare elev în parte;

creșterea gradului de autonomie în sistemul educativ la nivelul unităților de învățământ, crearea unor unități pilot în vederea descentralizării;

oferte educaționale adaptate la cerințele și valorile societății actuale;

eficientizarea procesului de învățământ în toate compartimentele sale;

inițierea și derularea proiectelor de parteneriat interinstituțional local / județean / național / internațional;

întărirea capacității instituționale prin servicii educaționale eficiente adresate elevilor și cadrelor didactice;

asigurarea complementarității educației formale / informale / nonformale / învățare permanentă;

schimbarea viziunii și a practicilor educaționale prin trecerea de la management la leadership ca viziune centrată pe performanța elevilor.

Cadrul legal care reglementează funcționarea entității

Principalele reglementări legale în baza cărora își desfășoară activitatea Inspectoratul Școlar Județean Hunedoara sunt:

– Constituția României;

– Legea educației naționale nr. 1 / 2011

– Regulamentului-cadru de organizare și funcționare a inspectoratelor școlare, aprobat prin Ordinul ministrului educației, cercetării, tineretului și sportului nr. 5.530/2011.

– Legea nr. 500/2002 privind finanțele publice;

– Legea 82 /1991 Legea contabilitătii;

– Ordin nr.1.917 din 12 decembrie 2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea si conducerea contabilitătii institutiilor publice, Planul de conturi pentru institutiile publice si instructiunile de aplicare a acestuia;

– HG nr. 1860 /2006 privind drepturile și obligațiile personalului autorităților și instituțiilor publice pe perioada delegării și detașării în altă localitate, precum și în cazul deplasării, în cadrul localității, în interesul serviciului

– OUG nr. 34 din 19 aprilie 2006 privind atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrări publice si a contractelor de concesiune de servicii;

– Legea nr. 672 din 19 decembrie 2002 privind auditul public intern;

– Legea cadru nr. 284/2010 privind salarizarea unitară a personalului plătit din fonduri publice

– Legea nr. 285 din 28 decembrie 2010 privind salarizarea in anul 2011 a personalului platit din fonduri publice

– Legea nr.213/1998 privind proprietatea publică și regimul juridic al acesteia;

– OMFP nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial;

– OUG nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziție publica, a contractelor de concesiune de lucrări publice si a contractelor de concesiune de servicii;

Activitatea entității se desfășoară și în baza deciziilor și instrucțiunilor directorului instuției și a regulamentului de ordine interioară.

Structura organizatorică si relațiile funcționale ale entității auditate

Structura inspectoratelor școlare se stabilește prin ordin al ministrului educației și cercetării. În structura inspectoratelor școlare din județele cu învățământ și în limbile minorităților naționale sunt cuprinși și inspectori școlari pentru acest învățământ. Unitățile extrașcolare și unitățile conexe învățământului preuniversitar sunt subordonate inspectoratului școlar. Inspectoratul școlar are un consiliu de administrație și un consiliu consultativ.

Structura organizatorică cuprinde :

inspector școlar general

2 inspectori școlari generali adjuncți

departamentul Curriculum și controlul asigurării calității – 12,5 posturi

departamentul Descentralizare și management instituțional, dezvoltarea resurselor umane – 5 posturi

departamentul administrativ – 10,5 posturi

Unitățile finanțate integral de la bugetul de stat (ordonatori terțiari de credite) sunt :

Palatul copiilor Deva

Clubul Elevilor și Copiilor Petroșani

Clubul Elevilor și Copiilor Hunedoara

Clubul Elevilor și Copiilor Petrila

Clubul Școlar Sportiv Petroșani

Casa Corpului Didactic Deva

Colegiul Național Sportiv Cetate Deva

Salarizarea personalului din cadrul ISJ HD precum și alte drepturi sunt reglementate prin următoarele acte normative:

Legea cadru nr. 284/2010 privind salarizarea unitară a personalului plătit din fonduri publice;

Finanțarea

Finanțarea activității ISJ HD se face în conformitate cu prevederile art. 62(1), lit. a din <LLNK 12002 500Legea nr. 500/2002 privind finanțele publice, cu modificările și completările ulterioare, respectiv din venituri proprii și subvenții acordate de la bugetul de stat.

Inspectoratele școlare județene, respectiv al municipiului București asigură activitatea de distribuire a manualelor școlare către unitățile de învățământ preuniversitar de stat. Activitatea de distribuire a manualelor școlare este organizată pe lângă inspectoratele școlare județene, respectiv al municipiului București, cu finanțare din venituri proprii.

Veniturile înregistrate din activitatea menționată anterior se obțin de la operatorii economici care și-au asumat obligația de a edita, a tipări și a difuza manualele școlare sau se virează direct de Ministerul Educației Naționale în cazul în care prin contractul cu acești operatori economici s-au prevăzut reținerea și virarea de către Ministerul Educației Naționale a sumelor aferente difuzării manualelor școlare de la inspectoratele școlare la unitățile de învățământ. Sumele sunt suportate de operatorii economici care și-au asumat obligația de a edita, a tipări și a difuza manualele școlare.

Cheltuielile curente și de capital aferente activității de distribuire a manualelor școlare se suportă din veniturile aferente acestei activități.

Disponibilitățile existente în cont la finele anului se reportează și se utilizează în anul următor.

Pe lângă veniturile din rabatul provenit din distribuirea manualelor școlare, ISJ HD mai realizează venituri proprii din încasarea chiriilor aferente contractelor de închiriere, taxe viză acte studii .

Este de menționat faptul că o pondere destul de mare o are categoria alte venituri în care sunt cuprinse contravaloarea ștampile, diplome, sigilii,etc, dar care nu sunt purtătoare de ”profit”, și anume acestea sunt vândute mai departe (către școli) la prețul de achiziție, inspectoratul asigurând doar cadrul legal, instituțional .

Prezentarea situațiilor financiare raportate pentru exercițiile bugetare verificate

Evoluția principalilor indicatori din bilanțul contabil în perioada 2011- 2013 se prezintă astfel:

– lei –

La 31.12.2013, contul de execuție al entității are următoarea structură:

Venituri:

Prevederi bugetare inițiale: 3.155.699 lei

Prevederi bugetare definitive: 6.330.233 lei

Încasări realizate: 6.266.326- lei din care

Venituri proprii încasate de 363. 635 lei.

Prevederi bugetare inițiale: 125.888 lei

Prevederi bugetare definitive: 427.542 lei

Încasări realizate: 363. 635 lei

Cheltuieli

Credite bugetare inițiale: 3.155.699 lei

Credite bugetare definitive: 6.330.233 lei

Angajamente legale: 6.202.284 lei

Plăți efectuate: 6.202.284 lei

Evoluția veniturilor în perioada 2011- 2013 se prezintă astfel :

-lei-

Din analiza în dinamică a veniturilor realizate de entitatea auditată în perioada 2011 – 2013 se constată că:

– în perioada 2011- 2012 au înregistrat un trend ascendent, fiind cu 890.148 lei mai mari în anul 2012 față de anul 2011, datorită creșterii volumului sumelor primite de la bugetul de stat;

– în perioada următoare ( 2012 – 2013) se constată o scădere per total a veniturilor datorată reducerii volumului sumelor primite de la bugetul de stat dar se constată o creștere a veniturilor extrabugetare ( veniturile nefiscale) obținute de entitate .

Evoluția cheltuielilor în perioada 2011- 2013 se prezintă astfel :

-lei-

Din analiza cheltuielilor entității auditate se constată că acestea au avut o evoluție crescătoare în perioada 2011- 2012 , urmând ca în perioada 2012-2013 să se înregistreze un trend descrescător. Reducerea cheltuielilor s-a produs și în contextul crizei economico- financiare mondiale fiind determinată și de reducerea cheltuielilor de capital

Influențele mediului extern

Factorii care pot influența modul de îndeplinire de către entitate al obiectivelor sunt de ordin legislativ, economic și social.

Realizarea obiectivelor entității este influențată de nivelul veniturilor pe care le încasează și a subvențiilor, modificarea legislatiei, obtinerea de finanțări.

Pentru evaluarea nivelului de încredere în sistemul de control intern al entității auditate, în vederea stabilirii procedurilor de audit ce urmează a fi utilizate pe parcursul întregii misiuni, auditorii au analizat informațiile, actele, documentele și răspunsurile la chestionare ( macheta nr. 4 – „Chestionar pentru evaluarea sistemului de control intern managerial”).

Obiectivul principal urmărit de auditorii publici externi este evaluarea capacității sistemului de control intern de a preveni, detecta și corecta erorile sau abaterile semnificative care pot să apară în cadrul activității desfășurate de entitate. Aceasta presupune evaluarea de către echipa de audit a modului în care sistemul de control intern a fost conceput și stabilirea măsurii în care este implementat.

Controlul intern reprezintă ansamblul politicilor, procedurilor și structurilor organizatorice concepute și implementate de către managementul și personalul entității publice, în vederea furnizării unei asigurări rezonabile pentru:

a) respectarea actelor normative în vigoare și a politicilor și deciziilor managementului;

b) atingerea scopului și a obiectivelor stabilite prin actele de înființare ale entității publice într-un mod economic, eficient și eficace;

c) utilizarea resurselor materiale, financiare și umane potrivit scopului declarat și obiectivelor entității publice;

d) protejarea bunurilor patrimoniale și a informațiilor;

e) prevenirea, depistarea și corectarea risipei, fraudei, erorilor și gestionării deficitare;

f) dezvoltarea și întreținerea unor sisteme de colectare, stocare, prelucrare, actualizare și comunicare a datelor și informațiilor financiare și nefinanciare;

g) asigurarea calității documentelor financiar-contabile și producerea în timp util de situații financiare care conțin date exacte și reale, referitoare la segmentul financiar și de management.

Controlul intern este un proces desfășurat de către toți angajații unei entități publice, coordonat de către conducătorii tuturor compartimentelor prin procedurile operaționale de lucru și se află în responsabilitatea managerului, care trebuie să îl implementeze și să îl monitorizeze.

Evaluarea sistemului de control intern managerial din entitatea auditată în funcție cele 5 componente ale controlului intern/managerial se prezintă astfel:

1.Evaluarea mediului de control

În anul 2010 s-a constituit prin Decizia nr. 104/31.05.2010, emisă de directorul entității o comisie aflată în coordonarea acestuia, având atribuții de monitorizare, coordonare și îndrumare metodologică pentru implementarea și dezvoltarea sistemului de control intern managerial, modificată prin dispoziția nr. 253/29.12.2011. Ulterior au mai fost emise decizia nr. 17/25.01.2011, 19/30.09.2011 pentru modificarea componeneței comisiei.

Prin decizia nr. 253/29.12.2011 s-a stabilit și regulamentul de organizare și funcționare a comisiei pentru monitorizarea, coordonarea și îndrumarea metodologică a dezvoltării sistemului de control intern.

La nivelul Inspectoratul Școlar Județean Hunedoara a fost elaborat programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial anual nr.7/2013

Au fost stabilite obiectivele generale și specifice ale structurilor din cadrul inspectoratului.

În fișele postului sunt stabilite atribuțiile angajaților, fiind identificați indicatori de performanță cuantificabili.

Au fost identificate activitățile procedurale la nivelul inspectoratului și au fost elaborate și aprobate proceduri operaționale, existând însă activități procedurale pentru compartimentul financiar- contabilitate și logistică și venituri pentru care nu au fost întocmite proceduri de lucru.

La nivelul entității nu există proceduri anticorupție sau verifcări care să urmărească orice formă de corupție, fraudă, iregularitate.

Mediul de control intern a mai fost evaluat și în raport cu principalele standarde de management/control intern pentru entitățile publice, respectiv:

2. Evaluarea performanței și managementului riscului

La nivelul ordonatorului secundar de credite este elaborată o procedură privind managementul riscurilor, începând cu luna septembrie 2013

Sunt întocmite liste cu potențialele riscuri.

Este întocmit un Registru al riscurilor la nivel de entitate și sunt numite persoanele responsabile cu gestionarea riscurilor.

Evaluarea managementului riscurilor în funcție de standardele de control intern managerial:

3. Evaluarea Sistemului de informare și comunicare

Principiul de comunicare al informațiilor la nivelul Inspectoratului Școlar Județean Hunedoara este manager- angajat- manager.

Personalul entității are acces la informațiile ce vizează activitatea, astfel încât fiecare membru să aibă o percepție clară asupra obiectivelor entității.

4. Evaluarea Activităților de Control

– controlul financiar preventiv propriu este organizat conform prevederilor O.G. nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicată, modificată și completata si în baza Decizia nr. 2/04.01.2013 privind desemnarea persoanelor împuternicite să exercite controlul financiar preventiv propriu; în anul 2013 toate proiectele de operațiuni prezentate la controlul financiar preventiv propriu au fost însoțite de documente justificative și nu au fost operațiuni refuzate la viză.

Evaluarea activităților de control în funcție de standardele controlului intern managerial se prezintă astfel:

5. Activitățile de control

În cadrul entității este organizată structura de audit public intern în coordonarea Serviciului Audit public intern din cadrul M.E.C.S. și în directa subordonare a inspectorului școlar general. Activitatea de audit public intern se desfășoară în baza planurilor strategice de audit intern (pe 3 ani) și a planurilor anuale de audit intern aprobate de conducătorul instituției și avizate de conducătorul structurii de resort din minister. Anual, se întocmesc rapoarte privind activitatea de audit public intern pe anul anterior, aprobate de inspectorul școlar general, transmise la M.E.C.S. până la data de 10 ianuarie a fiecărui an și la Camera de Conturi a Judetului Hunedoara, pâna la finele trimestrului I calendaristic.

Concluzie: Pe baza evaluării de mai sus, consideram ca sistemul de control intern al entității este parțial implementat și oferă o asigurare rezonabilă.

În baza machetei nr. 2 transmisă spre completare conducerii entității și a verificării afirmațiilor conducerii prin observări directe la fața locului, noi echipa de audit, prin prezentul document de lucru am evaluat elaborarea și funcționarea efectivă a sistemului contabil.

Organizarea contabilității, întocmirea și prezentarea situațiilor financiare sunt în responsabilitatea ordonatorului terțiar de credite, respectiv a Inspectoratului Școlar Județean Hunedoara , conform Legii nr. 82/1991 a contabilității. Activitatea financiar – contabilă se desfășoară sub coordonarea contabilului șef , care are în subordine compartimentele: contabilitate, salarizare și decontări, casierie. Pentru activitatea proprie întocmește buget de venituri și cheltuieli și raportează trimestrial și anual situații financiare.

Evidența contabilă a fost organizată și condusă în partidă dublă în cadrul serviciului financiar contabilitate, organizat la nivelul Inspectoratului Școlar Județean Hunedoara, potrivit Legii contabilității nr.82/1991, conform datelor rezultate din organigrama instituției.

Activitatea financiar – contabilă se organizează potrivit legislației, regulamentelor și normelor specifice domeniului financiar – contabil și se execută în cadrul structurilor specializate , prin care se realizează: – planificarea financiară;

execuția bugetară;

operațiile de casă;

decontările;

salarizarea personalului;

organizarea și conducerea contabilității;

inventareierea elementelor de activ și de pasiv;

reevaluarea patrimoniului;

controlul financiar intern și controlul financiar preventiv propriu;

alte activități specifice.

În vederea înregistrării în contabilitate a operațiunilor economice entitatea utilizează aplicația informatică OMNIDATA cu ajutorul căreia se conduce evidența contabilă și care asigură respectarea normelor contabile, controlul datelor înregistrate în contabilitate, păstrarea acestora pe suport tehnic, întocmirea registrelor contabile obligatorii, precum și obținerea situațiilor de raportare și evidență.

Situațiile financiare aferente exercițiilor financiare 2011 – 2013 s-au întocmit pe formulare emise de MEF, fiind în concordanță cu cerințele de raportare.

În ceea ce privește controlul financiar preventiv, acesta este organizat conform reglementărilor legale prin dispoziția directorului entității.

Din răspunsurile date la Macheta nr. 2 „ Chestionar pentru evaluarea sistemului contabil” reiese că în itervalul 2011 – 2013 toate proiectele de operațiuni prezentate la CFP au fost însoțite de documente justificative certificate în privința realității, regularității și legalității prin semnare de către conducătorul compartimentului care a inițiat operațiunea și că nu au fost cazuri de operațiuni refuzate la viză.

În baza machetei nr. 3 transmisă spre completare conducerii entității și a verificării afirmațiilor conducerii prin observări directe la fața locului, noi echipa de audit, prin prezentul document de lucru am evaluat elaborarea și funcționarea efectivă a sistemului IT.

OBIECTIVE:

Din Macheta nr. 3 „ Chestionar pentru evaluarea sistemului IT” reies următoarele aspecte:

În cadrul entității auditate IT-ul funcționează în cadrul compartimentului informatică, cu un număr de 1 persoane cu atribuții IT care se ocupă cu întreținerea și administrarea echipamentului existent.

Entitatea auditată dispune de un număr de 56 calculatoare si 5 servere utilizate în cadrul compartimentelor de specialitate. Serverele sunt asigurate de căderi de tensiune utilizându-se UPS-uri.

Software-urile utilizate sunt achiziționate de la terți dar sunt utilizate și programe elaborate de către proprii angajați ( aplicația răspândiri- secretariat), iar backup-urile se realizează automat și manual, zilnic datele fiind stocate pe stațiile din cadrul compartimentului informatică.

Fiecare calculator dispune de programe antivirus care sunt actualizate zilnic.

Angajații au acces la internet în scopul realizării atribuțiilor de serviciu, nefiind permisă utilizarea acestuia în scopuri personale iar accesul către anumite pagini web este blocat.

În cadrul entității sunt configurate adrese de corespondență pentru toți angajații, accesul efectuându-se pe bază de user și parolă, individualizate.

În vederea colectării și analizei probelor de audit, se vor folosi următoarele proceduri de audit:

Observarea directă pentru identificarea diferitelor fenomene legate de constituirea, administrarea și utilizarea veniturilor extrabugetare;

Examinarea documentelor privind contractarea și încasarea serviciilor prestate de către inspectorat , documentele prin care sunt promovate serviciile ce pot fi prestate de către inspectorat, contractele încheiate între Inspectoratul Școlar Județean Hunedoara și beneficiarii serviciilor, documentele prin care se justifică plata serviciilor prestate

Interviuri nestructurate cu:

personalul implicat direct în activitățile generatoare de venituri (personal de coordonare a activităților);

personalul împuternicit să conducă evidența tehnico-operativă, de gestiune și contabilă;

conducerea Inspectoratului Școlar Județean Hunedoara

Chestionare și machete adresate entității auditate și beneficiarilor de servicii, astfel :

Macheta nr. 1 – Situația privind evoluția veniturilor extrabugetare, 2011-2013;

Macheta nr.2 – Situația privind eficiența activităților generatoare de venituri extrabugetare;

Macheta nr. 3 – Situația achizițiilor publice pe anul 2012;

Macheta nr. 4 – Evaluarea sistemului contabil;

Macheta nr. 5 – Evaluarea sistemului IT;

Macheta nr. 6 – Evaluarea sistemului de control intern;

Macheta nr. 7 – Evaluarea auditului intern;

Chestionar nr. 1- elaborat de către Departamentului XII, Direcția 1, din cadrul Curții de Conturi a României;

Analiza nivelului de îndeplinire a obiectivelor pentru a se determina dacă obiectivele stabilite au fost atinse și anume dacă veniturile extrabugetare au fost realizate efectiv la nivelul celor stabilite.

Probele de audit, respectiv datele și informațiile obținute, vor fi utilizate pentru a verifica dacă managementul și personalul entității auditate au acționat în conformitate cu principiile stabilite prin procedurile, politicile și standardele adoptate și dacă au folosit resursele în mod economic, eficient și eficace.

Au fost utilizate următoarele tipuri de probe de audit:

probe fizice prin observarea directă (la fața locului);

probe verbale obținute de la angajații entității implicați în activitățile auditate;

probe documentare, obținute sub formă de acte și/sau documente, în formă scrisă și în format electronic;

probele analitice obținute ca urmare a verificării, interpretării și analizării datelor rezultate din activități legate de organizarea și managementul aplicațiilor informatice.

Selectarea procedurilor și metodelor de audit urmărește ca probele de audit sa fie suficiente, adecvate și convingătoare, având în vedere legislația și criterii calitative cum ar fi buna practică în domeniu.

Sintetizarea, analiza și interpretarea probelor de audit se vor efectua prin următoarele metode și proceduri analitice:

chestionarele completate de persoanele responsabile vor fi prelucrate, interpretate și analizate în funcție de aspectele urmărite;

analiza probelor documentare vor furniza informații necesare formulării unor constatări directe, a unor concluzii și recomandări;

pentru a răspunde cerințelor de credibilitate, relevanță și suficiență se vor utiliza coroborarea probelor de audit obținute prin procedurile de audit menționate mai sus (chestionare, interviuri);

analiza nivelului de îndeplinire a obiectivelor ca procedură analitică se va utiliza pentru a determina dacă au fost îndeplinite obiectivele programate sau pentru a identifica factorii care au condus la realizarea parțială sau nerealizarea obiectivelor.

Datele și informațiile colectate, vor fi supuse unor cercetări cantitative și calitative cu caracter obiectiv, bazându-se pe descompunerea și studierea sistematică a fiecărei componente a proceselor, fenomenelor economice și a factorilor de influență.

EXECUTIA – cuprinde :

Analiza înainte și după

Chestionarele adresate entității auditate

Analiza cost beneficiu

Analiza cost eficacitate

Examinarea documentelor mod de stabilire si incasare a veniturilor extrabugetare

Pentru evaluarea eficacității activității aducatoare de venituri extrabugetare, au fost analizate programele stabilite și realizarea acestora preluate din macheta nr.1 așa cum sunt prezentate și în tabelul nr. 4, de mai jos :

– mii lei –

Din examinarea datelor prezentate se constată faptul că în perioada auditată veniturile extrabugetare au fost realizate in proporții de peste 100%. În toată această perioadă veniturile din prestările de servicii cu taxă viză acte studii au deținut o pondere însemnată în total venituri extrabugetare, cu excepția capitolului alte venituri.

Cu ocazia misiunii de audit de performanță a fost adresate entității 2 chestionare, chestionarul nr. 1 transmis de către Departamentul XII al Curții de Conturi și chestionarul nr. 2 întocmit de către auditorii publici externi ai Camerei de Conturi Hunedoara, care au efectuat misiunea de audit.

Din analiza datelor prezentate în macheta nr. 2 „ Situație privind eficiența activităților generatoare de venituri extrabugetare” reiese faptul că entitatea auditată realizează beneficii din prestările de servicii precum taxa viză acte studii precum și din activitate de închiriere spații.

Pentru evaluarea eficienței activității de prestări servicii au fost analizate veniturile, cheltuielile și beneficiile realizate

– mii lei-

Analizând datele din tabelul de mai sus, se constată că:

veniturile realizate din taxa viză acte studii sunt cele mai ” eficiente ” întrucât nu presupun cheltuieli

pe locul II din punct de vedere al eficienței se află veniturile din închirieri spatii

în cazul celei de a treia categorii de venituri, respectiv veniturile din rabat manuale școlare, se observă că în anul 2011 nu se poate vorbi de eficiență, înregistrându-se pierdere, adică nu au fost acoperite din venituri cheltuielile privind salariile personalului de la depozitul de cărți scolare. În anul 2012 situația se remediază, înregistrându-se un beneficiu de 5 mii lei, datorat reducerii cheltuielilor privind salariile iar în anul 2013 putem spune că au fost acoperite cheltuielile, beneficiul fiind de doar 1 mii lei.

Dacă analizăm în ansamblu cele trei activități generatoare de venituri etrabugetare, în perioada auditată, raportul dintre rezultatele obținute și costul resurselor utilizate în vederea obținerii acestora este de 1,73 (anul 2011), 2,55 (anul 2012 ) și 2,30 (anul 2013) ceea ce demonstrează că activitatea a fost desfășurată cu eficiență ridicată.

Din analiza datelor prezentate în macheta nr. 2 „ Situație privind eficiența activităților generatoare de venituri extrabugetare” reiese faptul că entitatea auditată realizează beneficii din prestările de servicii cu p.p.l. precum și din activitate de închiriere spații.

Pentru evaluarea eficienței celor trei activități generatoare de venituri extrabugetare au fost analizate veniturile, cheltuielile și beneficiile realizate.

– mii lei-

Analizând datele din tabelul de mai sus, se constată că:

veniturile realizate din taxa viză acte studii sunt cele mai ” eficiente ” întrucât nu presupun cheltuieli

pe locul II din punct de vedere al eficienței se află veniturile din închirieri spatii

în cazul celei de a treia categorii de venituri, respectiv veniturile din rabat manuale școlare, se observă că în anul 2011 nu se poate vorbi de eficiență, înregistrându-se pierdere, adică nu au fost acoperite din venituri cheltuielile privind salariile personalului de la depozitul de cărți scolare. În anul 2012 situația se remediază, înregistrându-se un beneficiu de 5 mii lei, datorat reducerii cheltuielilor privind salariile iar în anul 2013 putem spune că au fost acoperite cheltuielile, beneficiul fiind de doar 1 mii lei.

Dacă analizăm în ansamblu cele trei activități generatoare de venituri etrabugetare, în perioada auditată, raportul dintre rezultatele obținute și costul resurselor utilizate în vederea obținerii acestora este de 1,73 (anul 2011), 2,55 (anul 2012 ) și 2,30 (anul 2013) ceea ce demonstrează că activitatea a fost desfășurată cu eficiență ridicată.

Au fost examinate: – contractele de prestări servicii încheiate de către Inspectoratul Școlar Județean Hunedoara cu persoane juridice având ca obiect distribuirea de manuale scolare și prestarea de servicii de închiriere spatii

Modul de stabilire și încasare a veniturilor extrabugetare

În vederea verificării modului de stabilire a veniturilor aferente contractelor de prestări servicii s-a folosit atât procedura de examinare a documentelor cât și eșantionarea, fiind selectat un eșantion de 8 de contracte încheiate în anul 2013 pentru care s-a verificat modul de stabilire a valorii prestației.

Eșantionul verificat este format din următoarele societăți comerciale:

Editura Didactica si Pedagogica

Editura All Educational

Editura Teora

Editura Corint

Editura Humanitas

Editura Aramis

Editura Sigma

Editura Explorator

Pentru verificarea încasării facturilor s-a utilizat procedura de examinare a fișelor de cont pe fiecare client în parte și de asemenea s-a utilizat procedura de eșantionare, fiind selectat un eșantion de 7 contracte pentru care s-a verificat modul de calcul al penalităților datorate conform clauzelor contractuale în cazul întârzierilor la plată .

SIVECO

Soarez Consulting SRL

Asociatia M.A.M.A.

Asociatia medicilor generaliști

CECCAR filiala Hunedoara

SC DANIMAR TECNOLOGY SRL

Universitatea Lucian Blaga Sibiu

3. RAPORTAREA – se referă la întocmirea rapotului de audit, respectiv a procesului verbal, având la bază documentele întocmite în cele două etape anterioare.

CURTEA DE CONTURI A ROMÂNIEI

CAMERA DE CONTURI A JUDEȚULUI HUNEDOARA

RAPORT DE AUDIT AL PERFORMANȚEI

privind constituirea, administrarea și utilizarea veniturilor extrabugetare în anul 2013, la Inspectoratul Școlar Județean Hunedoara

Deva, 31.10.2014

Subsemnații Popescu Ion și Ionescu Maria, având funcția de auditori publici externi în cadrul Camerei de Conturi Hunedoara, în temeiul Legii nr. 94/1992 privind organizarea și funcționarea Curții de Conturi, republicată, și a Delegațiilor nr. 85 și 86 din data de 20.09.2014, am efectuat în perioada 23.09 – 31.10.2014 “Auditul performanței privind constituirea, administrarea și utilizarea veniturilor extrabugetare” pe anul 2013, la Inspectoratul Școlar Județean Hunedoara, din municipiul Deva, Str. Gh. Baritiu nr. 2, județul Hunedoara, telefon/fax 0254/213315, cod unic de înregistrare 4944320.

În perioada supusă auditului și în timpul acestuia conducerea executivă a fost asigurată de către dna. Popa Maria – director din 01.03.2010 și până în prezent.

Auditul a fost efectuat cu respectarea Regulamentului privind organizarea și desfășurarea activităților specifice Curții de Conturi, precum și valorificarea actelor rezultate din aceste activități, aprobat prin Hotărârea Plenului nr.130/04.11.2010, publicată în Monitorul Oficial nr. 832/13.12.2010 și a Standardelor de Audit ale Curții de Conturi, elaborate pe baza Standardelor de audit ale Organizației Internaționale a Instituțiilor Supreme de Audit ( INTOSAI ).

SINTEZA PRINCIPALELOR CONSTATĂRI ȘI CONCLUZII REZULTATE ÎN URMA MISIUNII DE AUDIT AL PERFORMANȚEI

PREZENTAREA ENTITĂȚII

1.1 Scopul, obiectivele și atribuțiile entității verificate

Inspectoratul școlar este organ descentralizat de specialitate, subordonat Ministerului Educației, Cercetării și Tineretului și are sediul în județul HUNEDOARA, municipiul Deva, Str. Gh. Baritiu nr. 2, telefon/fax 0254/213315, cod unic de înregistrare 4944320, e-mail [anonimizat].

Entitatea auditată a funcționat în anul 2013 și a desfășurat activitatea în temeiul prevederilor Legii Educației Naționale nr.1/2011, precum și a altor acte normative menționate în continuare.

Obiectul de activitate conform Regulamentului de organizare și funcționare este acela de a proiecta, fundamenta și aplica politica educațională a Ministerului Educației Naționale privind învățământul preuniversiatr, pornind de la prioritățile educaționale :

asigurarea accesului egal și sporit la educație;

asigurarea calității învățământului;

pregătirea pentru descentralizare;

reconstrucția sistemului de învățământ rural;

adaptarea învățământului românesc la standardele europene

Prioritățile învățământului hunedorean au fost stabilite în concordanță cu prioritățile politicii educaționale ale Ministerului Educației Naționale, și au avut în vedere :

oferirea unor servicii educaționale de înaltă calitate și performanță la standarde europene, corelarea actului educațional cu nevoile de dezvoltare pesonală și profesională ale elevilor;

asigurarea educației de bază pentru toate categoriile de elevi/persoane, formarea competențelor cheie;

crearea unui mediu democratic și creativ de dezvoltare pentru fiecare elev în parte;

creșterea gradului de autonomie în sistemul educativ la nivelul unităților de învățământ, crearea unor unități pilot în vederea descentralizării;

oferte educaționale adaptate la cerințele și valorile societății actuale;

eficientizarea procesului de învățământ în toate compartimentele sale;

inițierea și derularea proiectelor de parteneriat interinstituțional local / județean / național / internațional;

întărirea capacității instituționale prin servicii educaționale eficiente adresate elevilor și cadrelor didactice;

asigurarea complementarității educației formale / informale / nonformale / învățare permanentă;

schimbarea viziunii și a practicilor educaționale prin trecerea de la management la leadership ca viziune centrată pe performanța elevilor.

Modul de organizare și funcționare a Inspectoratului Școlar Județean Hunedoara

Structura inspectoratelor școlare se stabilește prin ordin al ministrului educației și cercetării. În structura inspectoratelor școlare din județele cu învățământ și în limbile minorităților naționale sunt cuprinși și inspectori școlari pentru acest învățământ. Unitățile extrașcolare și unitățile conexe învățământului preuniversitar sunt subordonate inspectoratului școlar. Inspectoratul școlar are un consiliu de administrație și un consiliu consultativ.

Structura organizatorică cuprinde :

inspector școlar general

2 inspectori școlari generali adjuncți

departamentul Curriculum și controlul asigurării calității – 12,5 posturi

departamentul Descentralizare și management instituțional, dezvoltarea resurselor umane – 5 posturi

departamentul administrativ – 10,5 posturi

Unitățile finanțate integral de la bugetul de stat (ordonatori terțiari de credite) sunt :

Palatul copiilor Deva

Clubul Elevilor și Copiilor Petroșani

Clubul Elevilor și Copiilor Hunedoara

Clubul Elevilor și Copiilor Petrila

Clubul Școlar Sportiv Petroșani

Casa Corpului Didactic Deva

Colegiul Național Sportiv Cetate Deva

Principalele date din bilanț și contul de execuție

Evoluția principalilor indicatori din bilanțul contabil în perioada 2008- 2012 se prezintă astfel:

lei –

Datoriile totale ale entității au înregistrat o creștere la finele anului 2013 față de anul 2011 cu 1.542.128 lei, datorată creșterii datoriilor curente ( datorii comerciale, salarii și contribuții aferente).

La 31.12. 2013, contul de execuție al entității are următoarea structură:

Venituri:

Prevederi bugetare inițiale: 3.155.699 lei

Prevederi bugetare definitive: 6.330.233 lei

Încasări realizate: 6.266.326- lei din care

Venituri proprii încasate de 363. 635 lei.

Prevederi bugetare inițiale: 125.888 lei

Prevederi bugetare definitive: 427.542 lei

Încasări realizate: 363. 635 lei

Cheltuieli

Credite bugetare inițiale: 3.155.699 lei

Credite bugetare definitive: 6.330.233 lei

Angajamente legale: 6.202.284 lei

Plăți efectuate: 6.202.284 lei

Analiza evoluției principalilor indicatori economico financiari care caracterizează activitatea entității:

Evoluția veniturilor în perioada 2008- 2012 se prezintă astfel :

-lei-

Din analiza în dinamică a veniturilor realizate de entitatea auditată în perioada 2011 – 2013 se constată că:

– în perioada 2011- 2012 au înregistrat un trend ascendent, fiind cu 890.148 lei mai mari în anul 2012 față de anul 2011, datorită creșterii volumului sumelor primite de la bugetul de stat;

– în perioada următoare ( 2012 – 2013) se constată o scădere per total a veniturilor datorată reducerii volumului sumelor primite de la bugetul de stat dar se constată o creștere a veniturilor extrabugetare ( veniturile nefiscale) obținute de entitate .

Evoluția cheltuielilor în perioada 2008- 2012 se prezintă astfel :

-lei-

Din analiza cheltuielilor entității auditate se constată că acestea au avut o evoluție crescătoare în perioada 2011- 2012 , urmând ca în perioada 2012-2013 să se înregistreze un trend descrescător. Reducerea cheltuielilor s-a produs și în contextul crizei economico- financiare mondiale fiind determinată și de reducerea cheltuielilor de capital

PREZENTAREA OBIECTIVELOR GENERALE ȘI SPECIFICE, PRECUM ȘI A ȚINTEI AUDITULUI

Obiectivul principal al auditului îl reprezintă evaluarea performanței constituirii, administrării și utilizării veniturilor extrabugetare de către Inspectoratul Școlar Judetean Hunedoara.

Obiectivele specifice:

ce activități economice a desfășurat penitenciarul și ce activități desfășoară în prezent;

dacă există preocupări pentru maximizarea acestor venituri extrabugetare;

managementul și gestiunea acestor activități;

încasarea în totalitate a veniturilor extrabugetare;

înregistrarea tuturor activităților prestate către terți.

Întrebările la care trebuie să răspundă auditul performanței sunt :

Managementul activităților generatoare de venituri extrabugetare este performant?

Resursele ISJ HD permit constituirea, administrarea și utilizarea eficientă a veniturilor extrabugetare?

PROCEDURILE DE AUDIT UTILIZATE PENTRU COLECTAREA, ANALIZAREA ȘI INTERPRETAREA PROBELOR DE AUDIT:

Pentru obținerea probelor de audit se vor utiliza următoarele proceduri de audit:

Observarea directă pentru identificarea diferitelor fenomene legate de constituirea, administrarea și utilizarea veniturilor extrabugetare;

Examinarea documentelor privind contractarea și încasarea serviciilor prestate de către inspectorat.

Interviuri nestructurate cu:

personalul implicat direct în activitățile generatoare de venituri (personal de coordonare a activităților);

personalul împuternicit să conducă evidența tehnico-operativă, de gestiune și contabilă;

conducerea Inspectoratului Școlar Județean Hunedoara

Chestionare și machete adresate entității auditate și beneficiarilor de servicii, astfel :

Macheta nr. 1 – Situația privind evoluția veniturilor extrabugetare, 2011-2013;

Macheta nr. 2 – Situația privind eficiența activităților generatoare de venituri extrabugetare;

Chestionar nr. 1- elaborat de către Departamentului XII, Direcția 1, din cadrul Curții de Conturi a României;

Probele de audit, respectiv datele și informațiile obținute, vor fi utilizate pentru a verifica dacă managementul și personalul entității auditate au acționat în conformitate cu principiile stabilite prin procedurile, politicile și standardele adoptate și dacă au folosit resursele în mod economic, eficient și eficace.

Au fost utilizate următoarele tipuri de probe de audit:

probe fizice prin observarea directă (la fața locului);

probe verbale obținute de la angajații entității implicați în activitățile auditate;

probe documentare, obținute sub formă de acte și/sau documente, în formă scrisă și în format electronic;

probele analitice obținute ca urmare a verificării, interpretării și analizării datelor rezultate din activități legate de organizarea și managementul aplicațiilor informatice.

Selectarea procedurilor și metodelor de audit urmărește ca probele de audit sa fie suficiente, adecvate și convingătoare, având în vedere legislația și criterii calitative cum ar fi buna practică în domeniu.

Sintetizarea, analiza și interpretarea probelor de audit se vor efectua prin următoarele metode și proceduri analitice:

chestionarele completate de persoanele responsabile vor fi prelucrate, interpretate și analizate în funcție de aspectele urmărite;

analiza probelor documentare vor furniza informații necesare formulării unor constatări directe, a unor concluzii și recomandări;

pentru a răspunde cerințelor de credibilitate, relevanță și suficiență se vor utiliza coroborarea probelor de audit obținute prin procedurile de audit menționate mai sus (chestionare, interviuri);

analiza nivelului de îndeplinire a obiectivelor ca procedură analitică se va utiliza pentru a determina dacă au fost îndeplinite obiectivele programate sau pentru a identifica factorii care au condus la realizarea parțială sau nerealizarea obiectivelor.

Datele și informațiile colectate, vor fi supuse unor cercetări cantitative și calitative cu caracter obiectiv, bazându-se pe descompunerea și studierea sistematică a fiecărei componente a proceselor, fenomenelor economice și a factorilor de influență.

CONSTATĂRILE ȘI CONCLUZIILE REFERITOARE LA REALIZAREA OBIECTIVELOR SPECIFICE ACTIVITĂȚII AUDITATE PRECUM ȘI CELE REFERITOARE LA EVALUAREA SISTEMULUI DE CONTROL INTERN ȘI LA INVENTARIEREA ȘI EVALUAREA PATRIMONIULUI PUBLIC ȘI PRIVAT AL STATULUI

Identificarea tuturor activităților ce pot fi desfășurate de către inspectoratul școlar pentru creșterea veniturilor extrabugetare

Realizarea planului de încasare a veniturilor extrabugetare

În perioada 2011 – 2013 Inspectoratul Școlar Județean Hunedoara a obținut venituri extrabugetare din următoarele activități:

– prestări servicii taxa viză acte studii;

– rabat manuale școlare;

– închiriere de spații;

– mii lei –

Din examinarea datelor prezentate se constată faptul că în perioada auditată veniturile extrabugetare au fost realizate in proporții de peste 100%. În toată această perioadă veniturile din prestările de servicii cu taxă viză acte studii au deținut o pondere însemnată în total venituri extrabugetare, cu excepția capitolului alte venituri.

4.2 Calitatea activităților generatoare de venituri extrabugetare

Monitorizarea activităților

Analiza eficienței activităților generatoare de venituri extrabugetare

Eficiența reprezintă raportul dintre rezultatele obținute și costul resurselor utilizate în vederea obținerii acestora.

Din analiza datelor prezentate în macheta nr. 2 „ Situație privind eficiența activităților generatoare de venituri extrabugetare” reiese faptul că entitatea auditată realizează beneficii din prestările de servicii precum taxa viză acte studii precum și din activitate de închiriere spații.

Pentru evaluarea eficienței activității de prestări servicii au fost analizate veniturile, cheltuielile și beneficiile realizate

– mii lei-

Analizând datele din tabelul de mai sus, se constată că:

veniturile realizate din taxa viză acte studii sunt cele mai ” eficiente ” întrucât nu presupun cheltuieli

pe locul II din punct de vedere al eficienței se află veniturile din închirieri spatii

în cazul celei de a treia categorii de venituri, respectiv veniturile din rabat manuale școlare, se observă că în anul 2011 nu se poate vorbi de eficiență, înregistrându-se pierdere, adică nu au fost acoperite din venituri cheltuielile privind salariile personalului de la depozitul de cărți scolare. În anul 2012 situația se remediază, înregistrându-se un beneficiu de 5 mii lei, datorat reducerii cheltuielilor privind salariile iar în anul 2013 putem spune că au fost acoperite cheltuielile, beneficiul fiin de doar 1 mii lei.

Dacă analizăm în ansamblu cele trei activități generatoare de venituri etrabugetare, în perioada auditată, raportul dintre rezultatele obținute și costul resurselor utilizate în vederea obținerii acestora este de 1,73 (anul 2011), 2,55 (anul 2012 ) și 2,30 (anul 2013) ceea ce demonstrează că activitatea a fost desfășurată cu eficiență ridicată

Analiza eficacității activităților generatoare de venituri extrabugetare

Pentru evaluarea eficacității activității aducatoare de venituri extrabugetare, au fost analizate programele stabilite și realizarea acestora (macheta 1) așa cum este prezentat în tabelul nr., de mai jos :

Din examinarea datelor prezentate se constată faptul că în perioada auditată veniturile extrabugetare au fost realizate in proporții de peste 100%. În toată această perioadă veniturile din prestările de servicii cu taxă viză acte studii au deținut o pondere însemnată în total venituri extrabugetare, cu excepția capitolului alte venituri.

Concluzii

Calitatea activității de administrare a veniturilor extrabugetare

Modul de stabilire și încasare a veniturilor extrabugetare

În urma verificării contractelor de încheiate între Inspectoratul Școlar Județean Hunedoara și diverși beneficiari pesoane juridice, se constată că acestea au fost încheiate în condițiile legii.

Pentru perioada 2011 – 2013 au fost verificate facturile emise in baza contractelor de rabat și de închiriere, rezultand că aceste facturi au fost înregistrate în contabilitate în totalitate.

Din verificările efectuate cu privire la modalitatea de urmărire a contractelor, s-a constatat că entitatea auditată nu are clienți neîncasați.

Evidența tehnico- operativă a veniturilor extrabugetare și calitatea contabilității de gestiune

Evidenta veniturilor se realizează în contabilitate cu ajutorul conturilor de venituri în corespondență cu cele care reflectă creanțele unității ce rezulta din activitatile realizatoare de venituri.

Evidența creanțelor este organizată pe fiecare client în parte, valoarea acestora regăsindu-se în conturile analitice, balanțele analitice ale acestor conturi și în conturile sintetice reflectate în balanța de verificare sintetică a unității.

Punctul de vedere al conducerii entității

În urma ședinței de conciliere nu au rămas aspecte în divergență

Concluziile generale și recomandările formulate de auditorii publici externi

Concluzii:

Recomandări:

Dacă pentru capitolul de venituri din taxă viză acte studii nu se poate vorbi de o stimulare a cererii pentru a genera incasări mai mari, nu același lucru putem spune despre celelalte două activități analizate, respectiv închirierea spațiilor și distribuirea manualelor școlare .

Prin urmare, pentru activitatea de închiriere spații se recomandă o mediatizare mai eficientă a faptului că unitatea deține săli moderne, dotate cu logistica necesară pentru desfășurarea în cele mai bune condiții de conferințe și sesiuni stiințifice, lansare de carte, nu doar din județ ci chiar din afara acestuia.

Pentru activitatea de distribuire manuale școlare, care este cae mai deficitară actvitate, în sensul că veniturile obținute abia dacă acoperă cheltuielile de bază, se recomandă intensificarea găsirii unor activități complementare care să suplimenteze veniturile. Un astfel de exmplu ar fi deschiderea , în cadrul depozitului de manuale sau într-un spatiu disponibil al unității a unei librării cu cărți auxiliare manualelor școlare necesare desfășurării activității la clasă sau cărți necesare cadrelor didactice pe care le-ar obține de aici la un preț mai bun decât dacă le-ar comanda individual de la edituri.

Prezentul raport de audit al performanței, care conține împreună cu anexele un număr de ……… pagini, a fost întocmit în 3 exemplare și a fost înregistrat sub nr. 1612 din 02.01.2015 la entitatea auditată. Din acestea un exemplar s-a lăsat entității verificate, iar 2 exemplare s-au restituit echipei de audit.

Împotriva prezentului raport de audit al performanței conducătorul entității poate formula obiecțiuni în termen de 15 zile calendaristice de la data înregistrării actului la entitatea verificată sau de la data confirmării de primire a acestuia.

Echipa de audit,

Auditori publici externi

BIBLIOGRAFIE

Legea 94/1992 privind organizarea și funcționarea Curții de Conturi, modificată și completată cu Legea nr. 77/2002

Legea nr. 672 / 2002 privind auditul public intern

Hotărârea nr. 155 / 2014 pentru aprobarea Regulamentului privind organizarea și desfășurarea activităților specifice Curții de Conturi, precum și valorificarea actelor rezultate din aceste activități

Curtea de Conturi a României – Auditul performanței- ghid, București, 2003

Ghiță Marcel – Auditul intern – ediția a doua –Editura Economică , București,2009

Ghiță Marcel și Popescu Marin – Auditul intern al instituțiilor publice: teorie și practică – Editura CECCAR, București,2006

Ghiță Marcel și Mareș Valerică – Auditul performanței finanțelor publice –Editura CECCAR, București,2002