Auditul Performantei – Abordare Generala

AUDITUL PERFORMANȚEI – ABORDARE GENERALĂ

Misiunea auditului

O trăsătură caracteristică a lumii contemporane este preocuparea constantă de promovare a criteriului general al eficienței, care vizează prioritar laturile calitative ale tuturor activităților economice, sociale, administrative sau de orice altă natură.

Asta înseamnă că orice agent economic, orice organizație sau instituție și orice organism este vital interesat să cunoască operativ și să sporească continuu gradul de eficiență cu care sunt gospodărite și utilizate resursele materiale, financiare și umane de care dispune. Instituțiile unei țări sunt în permanență confruntate cu îmbunătățirea performanțelor lor. Funcția de audit oferă, din acest punct de vedere, siguranța rezonabilă că operațiunile desfășurate, deciziile luate sunt sub control și că, în acest fel, contribuie la realizarea obiectivelor entității.

Introducerea auditului reprezintă, fără îndoială, un pas decisiv în evoluția organizațiilor, o etapă importantă în introducerea și dezvoltarea managementului performant în instituții, indiferent de obiectul lor de activitate.

Majoritatea instituțiilor sunt încă structuri birocratice cu un nivel redus, uneori până la absență, al feed-back-ului organizațional. În acest context, sunt create condițiile inițiale favorabile ca astfel de organizații să evolueze în sensul în care existența lor să devină un scop în sine.

Introducerea auditului marchează și schimbarea modalității de evaluare a organizației din perspectiva performanței. Inițial, criteriul de apreciere a organizațiilor publice era reprezentat de măsura în care acestea deservesc publicul, pe când organizațiile private urmăresc profitul. Bineînțeles, cauza deservirii publicului, dincolo de ambiguitățile în identificarea beneficiarului și a calității prestației, era în sine mult prea înaltă pentru a justifica în principiu orice cheltuieli și a nu mai lăsa loc analizelor reale și obiective privind eficiența.

De la început, constituirea auditului s-a dorit să reprezinte o contribuție la completarea paletei de mijloace prin care conducătorul poate beneficia de o opinie obiectivă și competentă privind nivelul de performanță atins și riscurile în îndeplinirea obiectivelor asumate, prin utilizarea adecvată și eficientă a resurselor puse la dispoziție.

Activitatea de audit nu-și propune să îl înlocuiască pe conducător și, mai ales, răspunderea acestuia în implementarea unui sistem eficace de control intern. Evidențiind riscurile cu care se confruntă organizația, auditul permite abordarea unui management modern, previzional, fundamentat științific, în totală opoziție cu managementul reactiv-intuitiv care, încă, din păcate, mai este răspândit.

Este foarte important ca activitatea de audit să participe la dezbaterea la cel mai înalt nivel de decizie din instituție, a problemelor importante și care au implicații de sistem asupra activității entității în ansamblul său, creându-se astfel posibilitatea orientării activității de audit către problematica cu care se confruntă managementul.

Auditorii trebuie să dea dovadă de claritate, consecvență, profesionalism, amabilitate, competență, comunicare și să conștientizeze auditații că sunt lângă ei, pentru interesele lor și ceea ce este cel mai important, pentru a adăuga valoare entității auditate. Plusul de valoare care este adus de audit este rezultatul aportului de competență pentru practicarea unui control absolut rațional. Activitatea de audit trebuie privită drept utilă, nu ca fiind impusă de cadrul normativ existent.

Pentru a supraviețui într-o lume a concurenței, fiecare întreprindere, indiferent de natura acesteia, trebuie să măsoare cu discernământ fiecare cheltuială și fiecare dram de energie consumată, urmărind obținerea unor rezultate cât mai performante cu eforturi și cheltuieli cât mai reduse.

Acestor rigori trebuie să se supună toate organizațiile care acuză adesea modestia alocațiilor bugetare în raport cu dimensiunile și evoluția standardelor de cheltuieli. Nici organismele administrative sau cele de asigurare și protecție socială nu dispun de bugete prea confortabile care să le permită cheltuirea fără restricții a fondurilor alocate. Un asemenea mod de punere a problemelor nu trebuie să sugereze spectrul sărăciei sau teama exagerată de faliment, ci mai degrabă un îndemn la chibzuință și prudență, precum și necesitatea unor eforturi susținute pentru găsirea celor mai adecvate căi de folosire eficientă a resurselor existente sau disponibile. În contextul acestor preocupări un rol important revine misiunii de audit.

Auditul ajută organizația să își îndeplinească obiectivele printr-o abordare sistematică și metodică, care evaluează și îmbunătățește eficiența și eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului și a proceselor de administrare.

1.2. Baza legală privind desfășurarea acțiunii de audit

Auditului îi revine un rol important ca parte a procesului de reformă instituțională ce vizează dezvoltarea și perfecționarea activității desfășurate de către organizații, dar și a serviciilor prestate de acestea către cetățeni, ca necesități obiective și esențiale pentru asigurarea convergenței cu țările avansate economic din Europa și din lume. Astfel, auditul are o deosebită importanță în creșterea performanței în cadrul instituțiilor, limitarea risipei de resurse și posibilităților de fraudă și corupție, detectarea din timp a anomaliilor și deficiențelor.

Derularea misiunii de audit prin formele sale legiferate de manifestare apare ca o activitate calificată, capabilă să exprime un verdict privind modul de funcționare a organizațiilor, privind modul în care acestea își îndeplinesc obiectivele și sarcinile, și pe această bază evaluează rezultatele, și nu în ultimul rând privind conformitatea cu prevederile legale a acțiunilor desfășurate de acestea.

Auditul ajută instituția să își atingă obiectivele evaluând procesele sale de management al riscurilor, de control și de conducere. Auditorii pot prin consiliere permanentă, să ajute instituția să identifice, să evalueze și să implementeze un dispozitiv de management al riscurilor și de control care să permită stăpânirea acestor riscuri. În afara misiunii clasice de asigurare, auditorii își asumă un rol de consiliere în vederea îmbunătățirii proceselor fundamentale ale instituției. Misiunile de audit scot în evidență anomaliile și punctele slabe semnificative din cadrul proceselor ce se desfășoară la nivelul instituției, astfel încât să poată fi remediate sau atenuate consecințele acestora.

Misiunea de audit trebuie să propună planuri de audit bazate pe analiza riscurilor, pentru a stabili prioritățile activității de audit. Auditul bazat pe analiza riscului, modifică modul în care auditorii percep controlul și riscul. Auditul trebuie să ajute conducerea entităților să mențină un control adecvat, evaluând eficiența și eficacitatea acestuia și încurajând îmbunătățirea sa continuă.

Evaluarea riscurilor trebuie să aibă în vedere gestionarea schimbării: oamenii se schimbă, metodele se schimbă, riscurile se schimbă. Evaluarea riscurilor înseamnă identificarea și analiza riscurilor relevante în îndeplinirea obiectivelor, pentru a cunoaște modul în care acestea trebuie administrate.

Scopul său primordial constă în formularea unei opinii calificate privind starea de fapt și capacitatea entității auditate, la un moment dat, care să confere o asigurare prin prisma unor exigențe predeterminate, în ce privește nivelul performanței atins și dezvoltarea sa în viitor. În situația în care auditorul nu reușește să ofere, pe lângă opinia sa calificată, și o asigurare rezonabilă privind nivelul de performanță inerent entității auditate, auditarea poate fi considerată, în fapt, doar o verificare ca oricare alta.

Cadrul legal aplicabil privind desfășurarea misiunii de audit este format din Regulamente Europene care fac referire la gestionarea fondurilor structurale, dar și liniile directoare emise care sunt emise de către Comisia Europeană:

– Regulamentul Consiliului (CE) nr. 1083/2006 din 11 iulie 2006, de stabilire a anumitor dispoziții generale privind Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European și Fondul de coeziune și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1260/1999;

– Regulamentul Comisiei (CE) nr. 1828/2006 din decembrie 2006, stabilind regulile pentru implementarea Regulamentului Consiliului (CE) nr. 1083/2006 în care se stabilesc prevederile generale cu privire la Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European și Fondul de Coeziune și pentru implementarea Regulamentului (CE) nr. 1080/2006 al Parlamentului European și al Consiliului pentru Fondul European de Dezvoltare Regională;

– Linii directoare privind metodologia comună de evaluare a sistemelor de management și control în Statele Membre. Emitent Comisia Europeană: DG Politică Regională, DG Ocuparea Forței de Muncă, Afaceri Sociale și Egalitate de Șanse;

– Linii directoare privind verificările de management care vor fi efectuate de către Statele Membre asupra operațiunilor co-finanțate de către Fondurile Structurale și Fondul de Coeziune;

– Regulamentul Consiliului (CE) nr. 1080/2006 din 5 iulie 2006 privind Fondul European de Dezvoltare Regională și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1783/1999;

– Regulamentul Consiliului (CE) nr. 1081/2006 din 5 iulie 2006 privind Fondul Social European și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1784/1999.

Principala justificare, menire și responsabilitate a auditului constă în aceea că se angajează să confere conducătorului organizației, de la cel mai înalt nivel, un grad de asigurare rezonabilă privind activitatea managerului învestit de el cu autoritate formală.

1.3. Abordare generală

Având în vedere faptul că derularea fondurilor structurale presupune implicarea unui număr mare de entități publice și private, auditarea cheltuielilor care sunt finanțate din cadrul acestor fonduri este foarte bine organizată în așa fel încât să se țină seama de complexitatea unor astfel de structuri.

Auditul performanței reprezintă un proces extrem de laborios, care, potrivit cu buna practică din domeniu se desfășoară în cadrul unui ciclu care cuprinde anumite etape.

Planificarea strategică constituie prima etapă a auditului performanței care urmărește alegerea subiecților care vor fi evaluați.

Principalul obiectiv al planificării strategice este întocmirea unui portofoliu echilibrat de studii de audit al performanței, care să conducă la economisirea banilor.

Planificarea strategiei reprezintă o necesitate întrucât:

– asigură determinarea priorităților de auditare;

– asigură o precizare veridică a misiunii de audit și auditarea domeniilor de interes major;

– asigură un cadru de responsabilitate pentru urmărirea și analizării performanței activității auditate;

– eficientizează rapoartele de audit.

Planificarea misiunii de audit al performanței urmărește crearea unui raport preliminar care să confirme dacă o organizație este justificat a fi auditată și care să se concretizeze în documentul principal de planificare a misiunii de audit.

Raportul preliminar reprezintă un document intern al auditorului, fără caracter oficial, pe baza căruia factorii de decizie din cadrul instituției de audit decide dacă activitatea de audit va fi sau nu realizată. De asemenea, acesta are în vedere dobândirea ajutorului organizației auditate prin prezentarea de către auditori a problemelor și metodelor care sunt abordate.

Obiectivele de audit în ceea ce privește problemele esențiale ale auditului sunt evidențiate în mod conjugat în scopul facilitării identificării probelor de audit care vor fi necesare și, așadar metodologia și criteriile de evaluare.

În cadrul acțiunii de alegere a criteriilor de evaluare, auditorul trebuie să urmărească faptul că acestea sunt rezonabile, importante și tangibile.

Având în vedere faptul că organizațiile oferă o valoare deosebită la ceea ce cuantifică în sensul că își prețuiesc rezultatele obținute, auditorul trebuie să fie extrem de prudent dacă alege drept criterii de evaluare în audit pe cele folosite de către organizația auditată.

Auditul fondurilor structurale presupune stabilirea și fundamentarea activității de audit prin întocmirea documentației care trebuie să cuprindă:

– baza pentru misiune potrivit strategiei de audit și planului de management;

– întinderea, obiectivele și metoda de desfășurare a auditului;

– analiza globală a riscurilor;

– planificarea activităților care se vor desfășura;

– stabilirea planului misiunii de audit și a resurselor necesare.

Auditarea propriu-zisă a fondurilor structurale urmărește să răspundă problemelor care sunt stabilite în cadrul raportului preliminar și presupune parcurgerea următoarelor faze:

– identificarea și analizarea probelor de audit;

– informarea entității auditate;

– managementul proiectului raportului de audit.

Natura specială a auditului performanței fondurilor structurale necesită o atentă aplicare a metodologiei de culegere a probelor de audit, auditorul având în vedere valabilitatea și credibilitatea tehnicilor și procedeelor de culegere și prelucrare a datelor.

Calitatea probelor de audit determină temeinicia concluziilor și recomandărilor, din acest motiv auditorul urmărește strângerea unor probe relevante care să contribuie la susținerea opiniei acestuia.

Rapoartele de audit al performanței constituie mijloace prin intermediul cărora se asigură informații, asigurări și soluții în ceea ce privește maniera în care organizațiile au respectat principiile economicității, eficacității și eficienței. Din acest motiv, este extrem de important ca aceste rapoarte să prezinte informațiile foarte clare și să denote încredere. În plus, acestea prezintă importanță întrucât sprijină organizațiile în concretizarea propunerilor creionate în auditul performanței.

Principala cerință în activitatea de întocmire a unui raport este aceea că trebuie să fie structurat astfel încât să facă referire la subiectul auditului, mesajele cheie fiind transmise în mod clar cititorului.

Întinderea datelor obținute în urma aplicării metodologiei de audit privind fondurile structurale trebuie să fie echilibrată, întrucât prea multe noțiuni tehnice pot distrage atenția cititorului. Din acest motiv, practica din domeniu recomandă ca detaliile în ceea ce privește procedeele și tehnicile utilizate în cadrului procesului de analiză și culegere a probelor de audit să se prezinte în cadrul unor anexe.

O misiune tipică de audit se concentrează asupra uneia sau mai multor autorități sau organisme implicate, cum ar fi autoritatea de management și organismul intermediar sau autoritatea de plăți și organismele de control. În cadrul unui audit care acoperă toate autoritățile, vor fi verificate atât sistemul de management și control cât și una sau mai multe declarații de cheltuieli, urmărind respectivele tranzacții prin sistem, până la beneficiarul final.

Pentru a evita timpul relativ mare de care este nevoie în cadrul activității de clarificare și punere de acord asupra raportului de audit al performanței, se impune:

– fundamentarea rapoartelor de probe de audit argumentate și solide;

– descoperirea anumitor probleme contencioase și reexaminarea constatărilor în așa fel încât acestea să fie ireproșabile;

– excluderea din cadrul raportului de audit a anumitor fraze sau paragrafe decât angajarea în dezbateri neconcludente, lungi și nefolositoare.

Instituțiile supreme de audit realizează o analiză a modului de implementare a recomandărilor în ceea ce privește fondurile structurale, în care scop sunt contactate organizațiile auditate și sunt desfășurate discuții cu persoanele care se ocupă de implementarea recomandărilor. Ulterior, se realizează o analiză a impactului acestor recomandări.

Urmărirea impactului are în vedere următoarele aspecte:

– determinarea măsurii în care organizațiile care au fost auditate au pus în practică recomandările primite;

– identificarea mărimii impactului auditului performanței;

– măsurarea valorii adăugate obținute în urma desfășurării activității de audit asupra fondurilor structurale.

Principalul obiectiv al activității de audit desfășurate asupra beneficiarilor finali este de a preciza dacă elementele componente ale sistemului de management și control care sunt aplicate în ceea ce privește activitățile finanțate funcționează în parametri optimi. Activitatea de audit va presupune consemnarea și totodată testarea sistemelor care sunt aplicate de către beneficiarii finali, în măsura în care acestea au impact asupra activităților care sunt finanțate din fondurile structurale.

1.4. Auditul de performanta

Pe plan international nu există o denumire unitară privind conceptul de „auditul performanței”, termenul fiind utilizat în variante diferite de către organizații internationale. Auditul performanței este sinonim cu sintagma „valoare pentru bani” și cu „auditul managementului”, conform terminologiei emise de Secretariatul Congresului al XIV-lea al INTOSAI (Organizația Internaționala a Insituțiilor Supreme de Audit).

Auditul performanței este definit ca o examinare obiectivă și sistematică a realității pentru evaluarea performanței unei organizații guvernamentale, program sau activitate, în scopul de a obține informații referitoare la utilizarea fondurilor publice și facilitarea luării deciziilor de către manageri în legatură cu supravegherea și inițierea măsurilor corective care se impun.

Pe lângă economicitate și eficiență, auditul performanței cuprinde și auditul programelor, care include determinarea măsurii în care rezultatele dorite sunt și realizate și dacă entitatea a respectat legile și reglementările importante care se referă la programele respective.

Auditul performanței este definit ca un audit al eficienței și eficacității politicii guvernului în utilizarea banilor publici. Rezultă că auditul performanței examinează măsurile întreprinse de entitățile auditate pe linia respectării principiilor economicității, eficienței și eficacității și rezultatele obținute în atingerea indicatorilor de performanță.

Măsurarea performanței prin prisma celor „3E” constituie o necesitate pentru managerii de la toate nivelurile, pentru a avea o vedere clară asupra obiectivelor lor, și constă în evaluarea rezultatelor în raport cu acele obiective.

Auditul managementului unui proiect sau program este realizat de o echipă de auditori în colaborare cu reprezentanți din organizația proiectului sau programului.

1.4.1 Factorii care impun performanta

Cei mai importanți factori care impun performanța, sunt următorii:

concurența sau competiția;

criza;

nivelul de educație și de pregătire profesională a populației;

cercetarea științifică și inovarea;

motivarea.

În zona privată, realizarea valorii adăugate, este obiectivul oricărei organizații, mediul concurențial din ce în ce mai acerb, constrânge agenții economici să-și focalizeze cu prioritate activitățile pe îmbunătățirea performanțelor în satisfacerea cerințelor și așteptărilor pieței. Fiecare agent economic se află într-o competiție permanentă pentru acapararea clientelei, prin oferta de bunuri și servicii mai performante, la prețuri accesibile și pentru a aduce plus-valoare firmei, comunității și mediului de afaceri din care aceasta face parte. Se poate afirma fără a exagera că, în economia de piață, concurența reprezintă motorul dezvoltării economice. De intensitatea și acuratețea acesteia depind dinamismul, gradul de viabilitate și de sănătate ale economiei.