Auditul Intern Într O Instituție Publică – Direcția Generală A Finanțelor Publice Timiș
UNIVERSITATEA „TIBISCUS” DIN TIMIȘOARA
FACULTATEA DE ȘTIINȚE ECONOMICE
MASTER: AUDIT ȘI EVALUAREA ÎNTREPRINDERII
AUDITUL INTERN ÎNTR-O INSTITUȚIE PUBLICĂ –
DIRECȚIA GENERALĂ A FINANȚELOR PUBLICE TIMIȘ
COORDONATOR ȘTIINȚIFIC:
Prof. Dr. PEREȘ ION
ABSOLVENT:
MĂSTĂCĂNEAN VERGINICA
MARIOARA
2016
CUPRINS
1.
Definirea auditului intern ………………………………………………………………………………… 3
Obiectivele și sfera auditului intern ………………………………………………………………….. 4
Tipuri de audit intern ………………………………………………………………………………………. 5
Poziționarea funcției de audit intern față de auditorul extern ……………………………….. 6
Diferențele dintre auditul intern și auditul extern …………………………………………… 6
Relațiile de complementariat între auditul intern și auditul extern ……………………. 6
2. ORGANIZAREA ȘI EXERCITAREA AUDITULUI INTERN ÎN
ROMÂNIA 9
2.1. Organizarea auditului intern în România ………………………. ………………………………………. 9
2.2. Cadrul de referință al practicilor profesionale al auditului intern ……………………………… 11
2.2.1. Codul privind conduita etică a auditorului intern ………………………………………….. 11
2.2.2. Norme profesionale privind auditorul intern ………………………………………………… 13
3. MISIUNEA DE AUDIT INTERN ÎN INSTITUȚIA PUBLICĂ 15
3.1. Instituția publică – cadru de desfășurare a auditului intern ……………………………………… 15
3.2. Modalități practice de lucru în cadrul misiunilor de audit ……………………………………….. 17
3.3. Studiu de caz –Derularea misiunii de audit a Serviciului de Audit Intern din cadrul Direcției Generale a Finanțelor Publice Timiș …………………………………………………………….. 28
CONCLUZII ȘI PROPUNERI ………………………………………………………………………………….. 35
BIBLIOGRAFIE ……………………………………………………………………………………………………… 37
ANEXE ………………………………………………………………………………………………………………….. 39
1. AUDITUL INTERN – FORMĂ SUPERIOARĂ
DE CONTROL
DEFINIREA AUDITULUI INTERN
Termenul de audit provine din limba latină, de la cuvântul audit-auditare, care are semnificația ”a asculta”, dar despre audit se vorbește de pe vremea asirienilor, egiptenilor, din timpul domniei lui Carol cel Mare sau a lui Eduard I al Angliei.
Utilizarea termenului de audit în accepțiunea folosită în prezent este relativ recentă și se plasează în perioada crizei economice din 1929 din Statele Unite ale Americii, când întreprinderile erau afectate de recesiune economică și trebuiau să plătească sume importante pentru auditorii externi care efectuau certificarea conturilor tuturor întreprinderilor cotate la bursă.
După trecerea crizei economice, auditorii au fost utilizați în continuare, deoarece dobândiseră cunoștințele necesare și foloseau tehnici și instrumente specifice domeniului financiar-contabil. În timp, ei au lărgit mereu domeniul de aplicare a auditului și i-au modificat obiectivele, ajungându-se la ideea necesității existenței unei funcții a activității de audit intern în interiorul organizațiilor.
Datorită faptului că rolul auditorilor interni a crescut continuu, aceștia au simțit nevoia de a se organiza și a-și standardiza activitățile. Consecința acestui fapt a fost înființarea în anul 1941 în Orlando, Florida a Institutului Auditorilor Interni (IIA – The Institute of Internal Auditors ), institut care a fost recunoscut la nivel internațional.
La câțiva ani de la înființare Institutul Auditorilor Interni a făcut progrese remarcabile, punând accentul pe cercetarea din auditul intern și publicând câteva monografii pe teme de audit intern.
IIA – dă o definiție auditului intern care este acceptată pretutindeni:
”AUDITUL INTERN este o activitate independentă și obiectivă care dă unei organizații o asigurare în ceea ce privește gradul de control deținut asupra operațiunilor, o îndrumă pentru a-i îmbunătății operațiunile și contribuie la adăugarea unui plus de valoare. Autitul intern ajută această organizație să își atingă obiectivele evaluând printr-o abordare sistematică și metodică, procesele sale de management al riscurilor de control și de conducere a întreprinderii, făcând propuneri pentru a consolida eficacitatea”.
Această definiție încapsulează scopul, dar și provocările pentru un audit intern modern, marcând un progres substanțial față de alte definiții, fiind mai degrabă o definiție perfectabilă, decât una perfectă, deoarece conține pe lângă aspecte pozitive esențiale și unele aspecte negative.
Printre aspectele pozitive se regăsesc următoarele:
se face referire la independența structurii de audit și a auditorului;
este extins rolul auditorului intern subliniind funcția sa de consiliere, mergând chiar mai departe, și sugerând auditorului sa-și aducă o contribuție substanțială la conducerea organizației.
Printre punctele slabe ale definiției se regăsesc următoarele aspecte:
este utilizat cuvântul activitate pentru a califica rolul auditului intern, în loc de funcție, fapt care îl situează, pe responsabilul său pe o poziție subalternă;
nu este precizată realitatea că auditul intern se exercită în interiorul unei organizații.
Definiția subliniază faptul că auditul este creator de plusvaloare. Valoarea constă, în opinia specialiștilor, în capacitatea auditorului de a face organizația să prospere.
Auditorul este deci creator de valoare prin intermediul economiilor pe care le generează, al oportunităților pe care le creează și al pierderilor evitate ca urmare a activității sale.
OBIECTIVELE ȘI SFERA AUDITULUI
INTERN
Obiectivele auditului intern, după cum sunt precizate în Legea 672/2002, art.3- privind auditul public intern, sunt următoarele:
Asigurarea obiectivă și consilierea, destinate să îmbunătățească sistemele și activitățile entității publice;
Sprijinirea îndeplinirii obiectivelor entității publice printr-o abordare sistematică și metodică, prin care se evaluează și se îmbunătățește eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului și a proceselor administrării.
Principalele obiective ale auditului intern (financiar) se referă la :
Verificarea conformității activităților din entitatea economică auditată, cu politicile, programele și managementul acestuia în conformitate cu prevederile legale;
Evaluarea gradului de adecvare și aplicare a controalelor financiare și nefinanciare dispuse și efectuate de către conducerea unității în scopul creșterii eficienței activității entității economice;
Evaluarea gradului de adecvare a datelor financiare destinate conducerii pentru cunoașterea realității din entitate;
Protejarea elementelor patrimoniale bilanțiere și extrabilanțiere și identificarea metodelor de prevenire a fraudelor și pierderilor de orice fel.
Sfera auditului public intern cuprinde:
Activitățile financiare sau cu implicații financiare desfășurate de entitatea publică din momentul constituirii angajamentelor până la utilizarea fondurilor de către beneficiarii finali inclusiv a fondurilor provenite din asistență externă;
Constituirea veniturilor publice, respectiv autorizarea și stabilirea titlurilor de creanță, precum și a facilităților acordate la încasarea acestora;
Administrarea patrimoniului public, precum și vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul privat/public al statului sau al unităților administrativ-teritoriale;
Sistemele de management financiar și control, inclusiv contabilitatea și sistemele informatice aferente.
TIPURILE DE AUDIT INTERN
Plecând de la definirea auditului intern, ca fiind o activitate funcțional independentă, care are menirea de a ajuta entitatea publică să-și îndeplinească obiectivele printr-o abordare sistematică ți metodică care îmbunătățește eficiența și eficacitatea sistemului de conducere
bazată pe gestiunea riscului, a controlului și a proceselor de administrare, în cadrul art. 12 din capitolul 3 al Legii nr.672/2002 sunt prezentate următoarele tipuri de audit intern:
Auditul de regularitate
În evoluția sa firească auditul intern s-a dezvoltat pe auditul de regularitate, acesta fiind considerat ca fiind tradițional pentru că la vremea respectivă auditorul verifica dacă regulile și procedurile sunt bine aplicate, dacă se respectă organigramele, sistemele de informare, etc.
Auditul de regularitate se raportează la o instituție prestabilită, dar nu vizează idealul, ci doar dorința de a apropia desfășurarea activității de anumite proceduri, care în termenii auditului reprezintă standarde auditorii. Astfel, în activitatea de audit de regularitate se desfășoară operații comparative, datele comparative venind în ajutorul entității, dându-i posibilitatea să evalueze consecințele și să inițieze măsurile ce se impun.
Pentru instituțiile publice, auditul de regularitate reprezintă examinarea acțiunilor asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, sub aspectul respectării ansamblului principiilor,regulilor procedurale și metodologice, care le sunt aplicabile.
Auditul de sistem
Auditul de sistem reprezintă o evaluare în profunzime a sistemului de conducere și control intern, în scopul de a stabili dacă instituțiile publice funcționează eficient, eficace și economic, pentru identificarea deficiențelor și formularea de recomandări pentru corectarea acestora. Acesta sprijină managerii, ordonatorii de credite în evaluarea riscurilor semnificative, având în vedere corelația strânsă între sistemul contabil, informațional de conducere și decizional. Auditul de sistem vizează în principiu evaluarea următoarelor sisteme: sistemul contabil, sistemul de control, sistemul decizional și sistemul informatic.
Auditul de performanță
Acesta examinează dacă criteriile stabilite pentru implementarea obiectivelor și sarcinilor entității patrimoniale sunt corecte pentru evaluarea rezultatelor și apreciază dacă rezultatele sunt conforme cu obiectivele.
La nivelul instituțiilor publice, reprezintă modalitatea prin care se examinează dacă criteriile stabilite pentru implementarea obiectivelor și sarcinilor entității sunt corecte pentru evaluarea rezultatelor și se apreciază dacă rezultatele sunt conforme cu obiectivele.
Scopul auditului performanței este acela de a oferi informații relevante în ceea ce privește implementarea și consecințele activităților publice.
În acest sens, realitățile financiare din România au relevat faptul că nu constituie o condiție suficientă ca banii publici să fie cheltuiți conform prevederilor legale, ci aceștia trebuie să fie utilizați în condiții de economicitate, eficiență și eficacitate.
Economicitatea reprezintă minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor estimate ale unei activități, cu menținerea calității corespunzătoare a acestor rezultate.
Eficiența reprezintă maximizarea rezultatelor unei activități în relație cu resursele utilizate.
Eficacitatea reprezintă gradul de îndeplinire a obiectivelor programate pentru fiecare dintre activități și raportul dintre efectul proiectat și rezultatul efectiv al activității respective.
Pentru societățile comerciale, auditul de performanță se mai numește și audit de eficacitate, și reprezintă atingerea obiectivelor fixate de societate.
Auditul de eficacitate este mai complex, situându-se pe o scară superioară în evoluția auditului intern, ține cont de cultura organizațională pentru că el se referă la calitate și nu la sistem de referință. Se va observa că eficacitatea se referă la calitatea muncii și a rezultatelor
obținute prin respectarea regulilor adoptate de entitate, dar eficacitatea depinde de modul în care s-a desfășurat efectiv activitatea.
POZIȚIONAREA FUNCȚIEI DE AUDIT INTERN FAȚĂ DE AUDITORUL EXTERN
Diferențele dintre auditul intern și auditul extern (financiar)
În ceea ce privește statutul: există o evidență care este fundamentală. Auditorul intern aparține personalului întreprinderii, auditorul extern este în situația unui prestator de servicii juridice independente din punct de vedere juridic.
În ceea ce privește beneficiarii auditului: auditul intern lucrează în beneficiul responsabililor întreprinderii; iar beneficiarii auditului extern sunt terțe persoane: acționari, clienți, furnizori, etc.
În ceea ce privește obiectivele auditului: obiectul principal al auditului intern este de a aprecia buna desfășurare a activității întreprinderii și de a recomanda acțiuni necesare pentru îmbunătățirea acestuia. Obiectivul auditului extern este certificarea regularității, sincerității și imaginii fidele ale situațiilor financiare.
În ceea ce privește câmpul de aplicare a auditului: cu privire la obiectivele sale, câmpul de aplicare a auditului extern înglobează tot ceea ce contribuie la determinarea rezultatelor, la elaborarea situației financiare însă nu la toate funcțiile unității patrimoniale. Domeniul auditului intern este mult mai vast, cuprinzând toate funcțiile unității patrimoniale și toate dimensiunile acestora.
Cu privire la prevenirea fraudei: auditul extern este interesat de orice fraudă cu incidență asupra rezultatului; în schimb, o fraudă de confidențialitate a dosarelor personale privește auditul intern, și nu auditul extern.
Cu privire la independență: independența auditorului extern este cea a titularului unei profesii libere fiind juridică și statutară, independența auditorului intern este dată de poziția în cadrul organizației.
Cu privire la periodicitatea auditorului: auditorii externi își efectuează misiunile de audit la sfârșitul trimestrului sau anului, ei nefiind prezenți în alte perioade decât în mod excepțional. Auditorii interni își efectuează misiunile în permanență în organizație, iar misiunile lor de audit sunt planificate periodic în funcție de gradul de risc al activităților.
Cu privire la metodă: auditorul extern își efectuează lucrările după metode care fac proba lor, pe bază de analize, inventariere; iar metodele auditorilor interni sunt specifice, diferite de cele ale auditorilor externi.
Relațiile de complementariat între auditul intern și auditul extern (financiar)
Auditul intern și auditul extern sunt profesii complementare, atât ca domeniu de aplicare cât și ca obiective, fără a se confunda. Câmpul de aplicare și obiectivele sunt în totalitate complementare și câteodată chiar strâns unite unele cu altele.
Auditul intern este un complement al auditului extern deoarece acolo unde există funcții de audit intern, auditul extern trebuie să aprecieze în mod diferit calitățile de regularitate, sinceritate și imagine fidelă a conturilor care îi sunt prezentate. Acest aspect este, de altfel, afirmat în Norma 550-02:„ accesul la programele și dosarele de lucru ale auditorului intern trebuie să fie date auditorului extern, pentru ca acesta să poată să se sprijine pe munca auditorilor interni în exercițiul funcțiunii lor”.
Auditul extern este un complement al auditului intern, un element de apreciere privind afacerile. Auditorul ia astfel în considerare acest aspect al lucrurilor și poate să fie adus și el la anumite lucrări ale auditului extern pentru a-și exprima părerea sau pentru a-și etala demonstrația.
Posibilitatea lăsată auditului intern de a efectua lucrări pentru auditorii externi, cu condiția de a respecta Normele IIA;
Acces reciproc la programele și dosarele de lucru;
Transmiterea de rapoarte de audit extern, auditorilor interni și reciproc, bineînțeles sub acoperirea confidențialității celor două funcții;
Stabilirea în comun a planului de intervenții pentru a minimiza deranjamentele cauzate de audit;
Reuniuni de lucru periodice, o dată sau de două ori pe an, în care fiecare prezintă investigațiile sale, concluziile sale și în care se compară aprecierile celor două părți. Este adesea ocazia de a descoperi convergențe cu care se confruntă unii și alții;
Trebuie notat în final că auditul intern și auditul extern au două puncte în comun: utilizarea celor două funcții de mijloace identice, chiar dacă metodologia diferă și interdicția de orice intervenție în gestiune.
Obiective, avantaje și inconveniente ale auditului extern și ale auditului intern
(Tabelul nr.1.1.)
ORGANIZAREA ȘI EXERCITAREA AUDITULUI INTERN
ÎN ROMÂNIA
Introducerea auditului intern în România este de dată relativ recentă, încadrându-se în efortul general de modernizare a managementului financiar atât în sectorul privat, cât și în cel public. România s-a înscris în acest proces inițial, prin elaborarea Ordonanței Guvernului nr.119/1999 –privind auditul public intern și control financiar preventiv, pentru aplicarea căreia s-a emis Ordinul Ministrului Finanțelor nr. 332/2000 – pentru aprobarea Normelor Metodologice pentru organizarea și funcționarea auditului intern.
Anul 2002 este anul în care a fost promulgată Legea nr.672/2002 –privind auditul public intern, iar în anul 2013 au fost emise Normele generale privind exercitarea activității de audit public intern și aprobate prin Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr.38/2003.
Operațiunea separării auditului public intern de controlul financiar preventiv și organizării sale pe structuri ierarhice, dar și unificarea sa cu auditul financiar sub aceeași autoritate centrală –Comitetul pentru Audit Public Intern (CAPI) – a fost făcută odată cu aprobarea Legii 672/2002 privind auditul public intern.
Separarea auditului public intern de controlul financiar preventiv nu a fost delimitată suficient prin Legea nr.672/2002; în anul 2003 s-a adoptat Legea nr.84/2003 pentru modificarea și completarea Ordonanței Guvernului nr.119/1999 – privind auditul public intern și controlul financiar preventiv, care modifică retroactiv chiar titlul O.G. nr.119/1999 în ”Ordonanță privind controlul intern și controlul financiar preventiv”.
Legea aceasta nu face trimitere la Legea nr.672/2002 rămasă în vigoare, dar se poate deduce că auditul public este organizat și funcționează în continuare distinct în baza Legii nr. 672/2002, deși conform Legii nr.84/2003 se vorbește numai de auditul intern care intră în cadrul controlului intern și nu mai este definit ca în art.2 al O.G. nr.119/1999 modificat radical prin Legea 84/2003. Astfel, controlul intern reprezintă: ”ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entității publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanță cu obiectivele acesteia și cu reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic, eficient și eficace; aceasta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele și procedurile”. Această definiție coincide cu cea dată în Legea nr.672/2002, art.2, litera b).
Apare în anul 2003 Ordinul Ministrului Finanțelor Publice pentru aprobarea Normelor generale, privind exercitarea activității de audit public intern și completat de O.M.F.P. nr. 423/2004. Codul privind conduita etică a auditorului intern este promulgat prin intermediul O.M.F.P. 252/2004.
ORGANIZAREA AUDITULUI INTERN
ÎN ROMÂNIA
Auditul intern este organizat din punct de vedere structural astfel:
Comitetul pentru Audit Public Intern (C.A.P.I.) funcționează pe lângă U.C.A.A.P.I. și este un organism cu caracter consultativ, având rolul de a acționa în vederea definirii strategiei și a îmbunătățirii activității de audit intern în sectorul public. C.A.P.I. a fost constituit din 11 membri aleși pe viață, în urma unui proces de selecție, având următoarea structură:
Președintele Camerei Auditorilor Financiari din România;
Profesori universitari cu specializare în domeniul auditului intern –două persoane;
Specialiști cu înaltă calificare în domeniul auditului intern – trei persoane;
Director general al U.C.A.A.P.I.;
Experți în alte domenii de activitate, respectiv contabilitate publică, juridic, sisteme informatice – patru persoane.
Uniunea Centrală de Armonizare pentru Auditul Public Intern (U.C.A.A.P.I.) s-a înființat în cadrul Ministerului Finanțelor Publice, în subordinea directă a ministrului și este structurată pe departamente de specialitate. UCAAPI este condusă de un director general, numit de către ministrul finanțelor, cu avizul C.A.P.I.. Directorul general este funcționar public și trebuie să aibă o înaltă calificare profesională în domeniul financiar contabil sau al auditului, o competență profesională corespunzătoare și să îndeplinească cerințele Codului privind conduita etică a auditorului intern.
Compartimentele de audit public intern din entitățile publice se constituie în subordinea directă a conducerii entității publice și, prin atribuțiile sale, nu trebuie să fie implicat în elaborarea procedurilor de control intern și în desfășurarea activităților supuse auditului public intern.
Conducătorul compartimentului de audit public intern este numit/destituit de către conducătorul entității publice cu avizul U.C.A.A.P.I.. Pentru entitățile subordonate numirea/destituirea se face cu avizul organului ierarhic superior. Conducătorul compartimentului de audit public intern este responsabil pentru organizarea și desfășurarea activităților de audit.
Funcția de auditor este incompatibilă cu exercitarea acestei funcții ca activitate profesională orientată spre profit sau recompensă.
Atribuțiile compartimentului de audit public intern sunt:
Elaborează norme metodologice specifice entității publice în care își desfășoară activitatea, cu avizul U.C.A.A.P.I. sau al organului ierarhic superior, în cazul entităților publice subordonate;
Elaborează proiectul planului anual de audit public intern;
Efectuează activități de audit public intern pentru a evalua dacă sistemele de management financiar și control ale entității publice sunt transparente și sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficiență și eficacitate;
Informează U.C.A.A.P.I. despre recomandările neînsușite de către conducătorul entității publice audiate, precum și despre consecințele acestora;
Raportează periodic asupra constatărilor, concluziilor, recomandărilor rezultate din activitățile sale de audit;
Elaborează raportul anual al activității de audit public intern;
În cazul identificării unor iregularități sau posibile prejudicii, raportează imediat conducătorului entității publice și structurii de control intern abilitate.
Obiectivele compartimentului de audit public intern sunt:
De a ajuta entitatea publică atât în ansamblu, cât și structurile sale prin intermediul opiniilor și recomandărilor;
Să gestioneze mai bine riscurile;
Să asigure o mai bună administrare și păstrare a patrimoniului;
Să asigure o evidență contabilă și un management informatic fiabile și corecte;
Să îmbunătățească calitatea managementului, a controlului și auditului intern;
Să îmbunătățească eficiența și eficacitatea operațiilor.
CADRUL DE REFERINȚĂ AL PRACTICILOR
PROFESIONALE AL AUDITULUI INTERN
Auditul intern este o profesie care se bazează pe un cadru de referință recunoscut în lumea întreagă, chiar dacă, datorită varietății mediilor în care este practicat, acesta trebuie să se adapteze în funcție de particularitățile legislative ale fiecărei țări și de regulile specifice care guvernează anumite sectoare de activitate.
Pentru abordarea unitară a auditului, sunt utilizate mai multe standarde:
Standardele de Audit I.F.A.C.- International Federation of Accountants (Federația Internațională a Contabililor);
Standardele de Audit INTOSAI;
Liniile directoare ale UE pentru aplicarea Standardelor de Audit INTOSAI;
Standardele Naționale de Audit (Camera Auditorilor din România a hotărât asimilarea Standardelor de Audit I.F.A.C.).
Standardele de audit intern compun Cadrul de referință al practicilor profesionale ale auditului intern și reprezintă un document constituit din patru părți:
Codul etic, care asigură promovarea unei culturi a eticii în cadrul profesiei de audit intern;
Norme profesionale, necesare practicării auditului intern și care au rolul de a ghida auditorii interni pentru îndeplinirea misiunilor sau angajamentelor în gestionarea activității profesionale;
Norme de calificare (NC) – seria 1000 – descriu caracteristicile pe care trebuie să le posede organizațiile și exigențele pe care trebuie să le îndeplinească persoanele care efectuează activități de audit intern;
Normele de funcționare (NF) – seria 2000 – descriu natura activităților de audit intern și definesc criterii de calitate care permit evaluarea sarcinilor furnizate, de fapt se referă la auditorii interni și serviciile de audit intern.
Normele de aplicare (NA) – sunt însoțite de o scrisoare care definește tipul de activitate la care acestea se raportează, potrivit definiției auditului intern.
Modalități practice de aplicare (MPA) – care au rolul de a face comentarii și de a explica normele profesionale, dar și de a recomanda cele mai potrivite practici în domeniu.
Codul privind conduita etică a auditorului intern
Acesta, reprezintă un ansamblu de principii care trebuie să guverneze activitatea auditorilor interni. Codul acesta, privind conduita auditorului intern a fost legiferat prin O.M.F. nr. 880/2002 și modificat în urma reorganizării auditului intern prin Legea nr.672/2002. Astfel Codul privind conduita etică a auditorului intern în vigoare, a fost legiferat prin O.M.F. nr.252/2004.
Scopul codului privind conduita etică a auditorului intern este crearea cadrului etic necesar desfășurării profesiei de auditor intern.
Activitatea auditorului intern trebuie să corespundă următoarelor obiective etice:
Profesionalism – presupune existența unor capacități intelectuale și experiență dovedite prin pregătire și educație și printr-un cod de valori și conduită comune tuturor auditorilor interni.
Performanță – desfășurarea activității în cei mai înalți parametrii în interesul public, în condiții de economicitate, eficacitate și eficiență.
Calitatea serviciilor – derivă din competența auditorilor interni de a-și realiza sarcinile ce le revin cu obiectivitate, responsabilitate, sârguință și onestitate.
Încredere – presupune colaborare în realizarea sarcinilor cu ceilalți auditori interni, sprijin și cooperare profesională, echilibru și corectitudine, realizând astfel încrederea publică.
Conduita – auditorii interni trebuie să aibă o conduită ireproșabilă, atât pe plan profesional, cât și pe plan personal.
Credibilitate – presupune ca informațiile furnizate de rapoartele de audit, precum și opiniile auditorilor trebuie să fie sincere și fidele realității.
Desfășurarea activității auditorilor interni are la bază următoarele principii fundamentale:
Integritatea – principiul conform căruia auditorul intern trebuie să fie corect, onest și incoruptibil; integritatea fiind suportul încrederii și credibilității acordate și raționamentul auditorului intern.
Independența și obiectivitatea – auditorii interni trebuie să fie independenți și imparțiali atât în teorie cât și în practică, în toate problemele legate de munca de audit. Independența auditorilor interni nu trebuie afectată de interese personale sau din exterior.
Confidențialitatea – auditorii interni sunt obligați să păstreze confidențialitatea în legătură cu faptele, informațiile sau documentele despre care iau cunoștință în exercitarea atribuțiilor lor.
Competența profesională – auditorii interni sunt obligați să își îndeplinească atribuțiile de serviciu cu profesionalism, competență, imparțialitate și la standarde internaționale, aplicând cunoștințele, aptitudinile și experiența dobândită.
Pentru a respecta aceste principii de către toți auditorii, profesiunea este caracterizată printr-o serie de elemente:
capacitate intelectuală dobândită printr-o temeinică și continuă pregătire în conformitate cu cele mai noi tehnici, norma și reguli, dublată de educație;
aderarea la un mod de conduită comun, la un cod de valori elaborat de organismul administrativ specific, care să includă și obiective și principii fundamentale ale codului de etică;
acceptarea unei responsabilități față de profesie și societate.
Modul clar și practic de aplicare a principiilor de desfășurare a activității auditului intern, poate fi rezumat într-un număr de 12 reguli de conduită :
a îndeplini corect misiunea;
a respecta legea;
a nu participa la activități ilegale;
a respecta etica;
a fi imparțial;
a nu accepta ce poate compromite decizia;
a evidenția faptele semnificative;
a proteja informațiile;
a nu avea nici un fel de beneficiu personal;
a-și îmbunătății competențele;
a nu face decât ceea ce se poate face;
a respecta standardele în domeniu.
Norme profesionale privind auditorul intern
Norme de calificare privind auditorul intern
Normele de calificare urmăresc alinierea activității de audit din țara noastră la normele internaționale și europene. Aceste norme sunt legiferate prin O.M.F.P. nr.38/2003, modificat și completat de O.M.F.P. nr.423/2004.
Standardele de calificare enunță caracteristicile structurilor de audit și persoanelor individuale implicate în efectuarea activităților de audit intern și se compun din patru standarde principale (1000, 1100, 1200, 1300), cu mai multe standarde subsidiare denumite standarde de implementare practică.
Norma 1000 „Misiune, competențe și responsabilități” – prevede că elementele auditului intern trebuie să fie definite în mod formal într-o cartă, care să corespundă Normelor și să fie aprobate de consiliu.
Modalitatea practică de aplicare 1000-1 Carta de autit intern are ca scop să definească:
stabilirea serviciului de audit intern în cadrul organizației;
autorizarea accesului la documente, persoane și bunuri, acces necesar îndeplinirii corespunzătoare a misiunilor;
sfera de activitate a auditului intern.
Norma 1100 „Independență și obiectivitate” – prevede că asigurarea independenței și obiectivității individuale se realizează prin reglementări privind:
numirea/destituirea șefului structurii de audit, care conform normei se realizează doar cu avizul Unității Centrale de Armonizare pentru Audit Public Intern sau structurii de audit ierarhic superioară.
numirea/destituirea auditorilor interni se realizează doar cu avizul structurii de audit din care fac parte auditorul în cauză.
Norma 1200 „Competență și conștiinciozitate profesională”- conform acestei norme misiunile trebuie îndeplinite cu competență și conștiinciozitate profesională. Indiferent de natura lor, misiunile de audit public intern vor fi încredințate acelor persoane cu pregătire și experiență corespunzătoare nivelului de complexitate al sarcinii.
Norma 1300 „Asigurarea calității și îndeplinirea conformității” – șeful structurii de audit public intern trebuie să elaboreze un program de asigurare și îmbunătățire a calității sub toate aspectele activității de audit public intern. Programul trebuie să asigure respectarea de către auditorii interni a normelor, instrucțiunilor și codului de conduită etică. Auditul public intern necesită adoptarea unui proces permanent de supraveghere și evaluare a eficienței globale a programului de calitate. Acest proces trebuie să asigure evaluări interne și evaluări externe.
Evaluarea internă presupune atât controale permanente privind buna funcționare a auditului public intern, cât și controale periodice de către auditorii înșiși (autoevaluare).
Evaluarea externă se exercită de către U.C.A.A.P.I. sau de către organul ierarhic superior.
Norme de funcționare a auditului public intern
Normele de funcționare vizează natura activităților serviciului de audit intern și criteriile sale de calitate, conținând șapte articole principale, împărțite la rândul lor în mai multe articole subsidiare.aceste norme sunt legiferate prin O.M.F.P. nr.38/2003, modificat și completat de O.M.F.P. nr.423/2004.
Norma 2000 Gestionarea auditului intern – responsabilul auditului intern trebuie să gestioneze această activitate încât să asigure un plus de valoare în cadrul unității, acesta având un rol major în recrutarea și formarea profesională a echipei sale. Responsabilul auditului intern trebuie să realizeze o planificare a activității de audit intern bazată pe riscuri, pentru a defini prioritățile în acord cu obiectivele entității.
Norma 2100 Natura activității – auditul intern evaluează sistemele de management ale riscurilor, de control și de guvernare corporativă și contribuie la îmbunătățirea acestuia. Auditorii interni examinează și evaluează întregul proces de planificare, de organizare și de gestionare pentru a stabili dacă există o asigurare rezonabilă că obiectivele și scopurile vor fi atinse.
Norma 2200 Planificarea misiunii- auditorul intern este responsabil de planificarea și realizarea misiunilor care i-au fost încredințate cu condiția ca acestea să fie controlate și aprobate de către supervizorul său. Trebuie deasemenea stabilite alte cerințe, precum durata misiunii și datele estimate pentru realizarea sa. Auditorii interni trebuie să stabilească resursele necesare atingerii obiectivelor misiunii.
La formarea echipei trebuie să se țină cont de natura și complexitatea fiecărei misiuni, de limitele de timp și de resursele disponibile. Programul de lucru al misiunilor trebuie aprobat în scris de către responsabilul auditului intern sau delegatul acestuia, înainte de începerea misiunii.
Norma 2300 Îndeplinirea misiunii- această normă prevede faptul că auditorii interni trebuie să identifice, să evalueze și să documenteze informațiile în vederea îndeplinirii obiectivelor misiunii.
Norma 2400 Comunicarea rezultatelor-MPA 2400-1 menționează posibilitatea de consultare a unui jurist, ea insistă pe existența unor elemente probatoare și pe protecția secretului profesional: ” Auditorii interni trebuie să consulte un consilier juridic cu privire la toate chestiunile de ordin juridic, regulile aplicabile putând varia considerabil în funcție de diferite jurisdicții”.
”Comunicarea trebuie să includă obiectivele și sfera de activitate a misiunii, precum șiconcluziile, recomandările și planurile de acțiune”. Comunicarea trebuie să fie exactă, clară, obiectivă, concisă, constructivă, completă și realizată în timp util.
Norma 2500 Monitorizarea activităților de evoluție- această normă prevede că responsabilul auditului intern trebuie să implementeze și să actualizeze un sistem care să permită monitorizarea acțiunilor întreprinse ca urmare a rezultatelor comunicate conducerii. Această supraveghere este mai ușoară și mai eficace atunci când activitatea de audit este efectuată de un serviciu intern al întreprinderii. Responsabilitatea monitorizării trebuie definită în scris în Carta auditului intern.
MISIUNEA DE AUDIT INTERN ÎN INSTITUȚIA
PUBLICĂ
INSTITUȚIA PUBLICĂ- CADRU DE DESFĂȘURARE A
AUDITULUI INTERN
În sensul prevederilor art.1 din Legea nr.500/2002, instituțiile publice reprezintă denumirea generică ce include Parlamentul, Administrația Prezidențială, ministerele, celelalte organe de specialitate ale administrației publice, alte autorități publice autonome, precum și instituțiile din subordinea acestora, indiferent de modul de finanțare ale acestora.
Compartimentul de audit public intern se organizează în mod obligatoriu la nivelul fiecărei entități publice, prin decizia persoanelor responsabile prevăzute la art.9 din Legea auditului public intern.
Auditul intern la entitățile publice se efectuează de către compartimentul de audit public intern, care evaluează dacă sistemele de management și control intern sunt transparente și conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficiență și eficacitate.
Auditul intern se exercită asupra tuturor activităților desfășurate într-o entitate publică, inclusiv asupra activităților subordonate, cu privire la formarea și utilizarea fondurilor publice, precum și la administrarea patrimoniului public.
Compartimentul de audit public intern auditează cel puțin o dată la trei ani, fără a se limita la acestea, următoarele:
angajamentele bugetare și legale din care derivă direct sau indirect obligațiile de plată, inclusiv din fondurile comunitare;
plăți asumate prin angajamente bugetare și legale, inclusiv din fondurile comunitare;
vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul privat al statului sau al unităților administrativ-teritoriale;
constituirea veniturilor publice, respectiv modul de autorizare și stabilire a titlurilor de creanță, precum și la facilităților acordate la încasarea acestora;
alocarea creditelor bugetare;
sistemul contabil și fiabilitatea acestuia;
sistemul de luare a deciziilor;
sistemele de conducere și control, precum și riscurile asociate unor astfel de sisteme;
sistemele informatice.
Misiunile de audit public intern se realizează pe bază de plan. Unei misiuni de audit, i se pot atribui câteva obiective principale:
asigurarea conformității procedurilor urmărite și a operațiunilor cu normele juridice-auditul de regularitate;
evaluarea rezultatelor privind obiectivele urmărite și examinarea impactului efectiv-auditul de performanță;
evaluarea managementului riscului și evaluarea sistemelor de control.
Proiectul planului de audit public intern se elaborează de către compartimentul de audit public intern, pe baza evaluării riscului asociat diferitelor structuri, activități, precum și preluarea sugestiilor conducătorului entității publice.
Conducătorul entității publice aprobă anual planuri de audit public intern. Auditorii pot desfășura și misiuni de audit public intern cu caracter excepțional necuprins în planul de audit public intern.
Auditorii interni își desfășoară activitatea pe bază de ordin de serviciu, emis de șeful compartimentului de audit public intern, care care prevede în mod explicit, scopul, obiectivele, tipul și durata auditului public intern, precum și nominalizarea echipei de auditare.
La sfârșitul fiecărei misiuni de audit, auditorii interni elaborează un proiect al raportului de audit intern, care va cuprinde cadrul general, obiectivele, constatările, concluziile și recomandările, acesta fiind însoțit de documente justificative.
Proiectul raportului de audit public intern se înaintează la structura auditară, care în maxim 15 zile de la primirea raportului, transmite punctele sale de vedere cu privire la constatările și recomandările auditorilor.
Compartimentul de audit public intern în termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, organizează reuniunea de conciliere cu structura auditată, în cadrul căreia analizează constatările și concluziile în vederea acceptării recomandărilor formulate.
Șeful compartimentului de audit public intern transmite raportul de audit intern finalizat, împreună cu rezultatele concilierii, conducătorului entității pentru analiză și avizare.
Raportul de audit trebuie să fie:
Accesibil – raportul de audit trebuie să fie simplu și să utilizeze un limbaj cât mai clar, pentru a fi ușor accesibil destinatarilor;
Precis/ Exact – raportul trebuie să se bazeze pe probe suficiente, relevante și solide. Orice imprecizie din raportul de audit poate avea implicații prin crearea unor dubii asupra valabilității întregului raport;
Cuprinzător – raportul trebuie să includă toate informațiile necesare pentru a asigura înțelegerea concluziilor auditului;
Obiectiv – conform Standardelor Internaționale de Audit, raportul de audit trebuie să fie ”independent, fidel, constructiv”;
Credibil – raportul de audit trebuie să fie convingător și credibil, acesta trebuie să includă numai constatările care sunt susținute de probe de audit suficiente și relevante;
Clar – raportul trebuie să aibă o structură logică, iar faptele și concluziile trebuie prezentate cu precizie;
Concis – raportul de audit trebuie să conțină numai aspectele relevante scopului auditului fără a include detalii nesemnificative;
Competent – raportul de audit trebuie întocmit astfel încât să reflecte calitatea activității de audit realizată, precum și competența și profesionalismul auditorilor.
În încercarea de a răspunde la tot mai multe și complexe întrebări, raportul de audit nu a mai putut fi fundamentat doar pe informații de natură financiar-contabilă, deoarece în misiunile de audit se solicită din ce în ce mai des asigurări privind calitatea managementului, în general, și a decizie în special.
După avizare recomandările cuprinse în raportul de audit intern vor fi comunicate structurii auditate. Structura auditată informează compartimentul de audit public intern asupra modului de implementare a recomandărilor și întocmește un calendar al implementărilor.
Răspunderea pentru măsurile luate în urma analizei recomandărilor prezentate în rapoartele de audit aparține conducerii entității publice.
Auditorul are acces la toate datele în cadrul misiunii sale și trebuie să respecte secretul profesional în ceea ce privește informațiile colectate.
Ca parte componentă a instituției publice, în general, auditului îi revine un rol important, deoarece prin natura atribuțiilor sale este chemat să analizeze, evalueze și să ofere soluții de optimizare a tuturor structurilor, proceselor, activităților și sistemelor. Soluțiile oferite de audit trebuie să contribuie la consolidarea stabilității instituției publice și la îndeplinirea obiectivelor acesteia, atât pe plan intern, cât și pe plan internațional, în condițiile anticipării și gestionării corespunzătoare a riscurilor, utilizării optime a resurselor alocate și respectării cadrului legal existent.
MODALITĂȚI PRACTICE DE LUCRU ÎN CADRUL
MISIUNILOR DE AUDIT
Cele trei etape fundamentale ale metodologiei de desfășurare a misiunii de audit intern sunt:
Etapa de pregătire a misiunii de audit intern- Auditorii desfășoară activitățile specifice etapei atât la sediul structurii de audit intern, cât și la sediul entității auditate. Această etapă solicită din partea auditorilor o mare capacitate de învățare și înțelegere, o bună cunoaștere a domeniului care urmează să fie auditat, precum și o excelentă asimilare a informațiilor esențiale ce caracterizează procesele și fenomenele specifice entității auditate. Parcurgerea acestei etape pune la încercare calitățile de sinteză și imaginație ale auditorilor interni. Această etapă se poate defini ca fiind perioada în care echipa de auditori realizează toate lucrările specifice și necesare unei bune realizări a misiunii de audit.
Etapa de realizare a misiunii de audit – auditorii se află în cea mai mare parte a timpului la sediul entității centrale, ăntoarcerile la birou fiind foarte rare sau inexistente. Această etapă solicită mai mult abilitățile de observație, dialog și comunicare ale auditorilor. Reușita acestei etape depinde de modul în care auditorul reușește să se facă înțeles e către reprezentanții entității auditate și să se integreze în mediul organizațional respectiv. În această etapă, auditorul își formulează și sintetizează observațiile și constatările, care îi vor permite să elaboreze recomandările și soluțiile care să conducă la gestionarea legală și eficientă a riscurilor asociate disfuncțiilor identificate.
Este perioada în care se recoltează roadele misiunii de audit.
Etapa de încheiere a misiunii de audit intern – Auditorii se află la sediul entității auditate, dar revin, în cele din urmă, la sediul structurii de audit intern. Etapa necesită o mare capacitate de sinteză, precum și aptitudini dezvoltate de redactare și comunicare.
Este etapa în care auditorii își prezintă rezultatele activității, fiind momentul prelucrării acestora.
Misiunea de audit este parte integrantă a Planului de audit intern, din analiza căruia rezultă detalii referitoare la domeniul de audit, obiectivele, activitățile care urmează să fie evaluate pentru identificarea riscurilor asociate, perioada supusă auditului, timpul afectat pentru identificarea riscurilor asociate, perioada supusă auditului, timpul afectat pentru realizarea misiunii și numărul de auditori.
Misiunea de audit intern se desfășoară conform normelor metodologice proprii activități de audit intern ale fiecărei entități, așa cum rezultă din figura nr.3.1. – Derularea misiunilor de audit intern.
Misiunile de audit public intern se realizează printr-o metodologie proprie, conform schemei prezentate și presupune parcurgerea etapelor din figura nr.3.1.
Derularea misiunilor de audit intern presupune parcurgerea unor proceduri care se finalizează cu elaborarea documentelor specifice acestora conform Normelor generale privind exercitarea auditului public intern și a Normelor specifice elaborate de entitățile auditate, avizate de U.C.A.A.P.I. și respectiv de organul ierarhic superior.
PROCEDURA P-01 – ORDINUL DE SERVICIU
Scopul: Repartizarea sarcinilor pe auditori astfel încât să poată fi demarată misiunea.
Premise: Ordinul de serviciu reprezintă mandatul de intervenție dat de structura și se întocmește de șeful acesteia pe baza planului anual de audit.
Procedura:
Șeful structurii:
Repartizează sarcinile pentru fiecare auditor în parte;
Întocmește ordinul de serviciu, model A-01, în baza Planului de audit.
Personalul de secretariat:
Alocă un număr ordinului de serviciu;
Asigură copii ale ordinului de serviciu fiecărui membru al echipei de audit.
Auditorii:
Iau la cunoștință ordinul de serviciu și sarcinile repartizare.
PROCEDURA P-02- DECLARAREA INDEPENDENȚEI
Scopul: De a demonstra independența auditorilor față de entitatea/structura auditată.
Premise: În vederea desemnării auditorilor interni pentru efectuarea misiunii de audit public intern vor fi verificate incompatibilitățile personale ale acestora. Astfel, nu va fi repartizat un auditor acolo unde există incompatibilități personale, doar dacă repartiția lui este necesară imperios, în acest sens fiind o justificare a conducătorului structurii de audit. Dacă în timpul efectuării misiunii de audit apare o incompatibilitate reală sau presupusă, auditorii sunt obligați să informeze de urgență conducerea.
Procedura:
Auditorii:
Completează Declarația de independență model A02 (anexa nr.2).
Șeful de serviciu:
Verifică Declarația de independență;
Identifică incompatibilitățile semnalate de către auditori și stabilește modalitatea în care pot fi atenuate;
Aprobă Declarația de independență.
Auditorii:
Îndosariază Declarația de independență în dosarul de audit;
Dacă în timpul misiunii apare o incompatibilitate reală sau presupusă, informează de urgență conducerea.
PROCEDURA P-03 – NOTIFICAREA PRIVIND DECLANȘAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN (anexa nr.3)
Scopul: Să informeze entitatea/structura auditată de declanșarea misiunii de audit public intern.
Premise: Se intenționează ca prin notificarea entității/structurii auditate să se asigure desfășurarea corespunzătoare a procedurilor de audit.
Procedura:
Auditorii:
Pregătesc adresa de notificare către părțile interesate în vederea transmiterii acesteia cu 15 zile înainte de declanșarea misiunii de audit public intern.
Conducătorul structurii de audit:
Verifică adresa de notificare;
Semnează adresa de notificare.
Serviciul de secretariat:
Alocă un număr de notificare și o transmite entității- structurii auditate.
Auditorii:
Includ domeniile de interese (dacă se comunică) în programul de audit;
Îndosariază copia adresei de notificare în dosarul permanent.
PROCEDURA P-04 – COLECTAREA ȘI PRELUCRAREA INFORMAȚIILOR
Scopul : Cunoașterea domeniului auditabil îl ajută pe auditor să se familiarizeze cu entitatea/structura auditată. Colectarea informațiilor facilitează procedurile de analiză de risc și pe cele de verificare.
Premise: Colectarea este, în fapt, pregătirea informațiilor în vederea efectuării analizei de risc și pentru identificarea informațiilor necesare, pertinente și utile pentru a atinge obiectivele misiunii.
Colectarea presupune:
Identificarea principalelor elemente ale contextului instituțional și socio-economic în care entitatea/structura auditată își desfășoară activitatea;
Analiza cadrului normativ al activității entității/structurii auditate.
Procedura:
Auditorii:
Identifică legile și regulamentele aplicate entității/structurii auditate;
Obțin organigrama, regulamentele de funcționare, fișe ale posturilor, proceduri scrise de lucru;
Identifică personalul responsabil;
Obțin ecemplare ale rapoartelor de audit anterioare;
Identifică circuitul documentelor;
Adună date statistice asupra performanței pentru a-i sprijini în faza de analiză a riscului;
Se familiarizează cu activitatea entității/structurii audiate.
Conducătorul structurii de audit:
Revede documentația;
Organizează o ședință pentru identificarea obiectivelor auditabile și a criteriilor de analiză de risc. Reevaluează stabilirea obiectivelor, a scopului auditului și a metodologiei, după caz.
PROCEDURA P-05 – ANALIZA RISCURILOR
Scopul: Analiza riscurilor este o etapă majoră în procesul de audit public intern care are ca scop:
Identificarea pericolelor din entitatea/structura auditată;
Determinarea probabilității dacă controalele auditate pot preveni, elimina sau minimiza pericolele;
Evaluarea structurii sau evoluției controlului intern al entității/structurii auditate.
Premise: Reprezintă un punct de pornire în elaborarea tabelului ”punte tari și puncte
slabe”. Aprecierea unui risc are la bază estimări privind:
Gradul de gravitate al pierderii care poate să rezulte ca urmare a riscului sau a consecințelor directe sau indirecte ale acestora;
Probabilitatea ca riscul să revină.
Procedura:
Auditorii:
Din datele obținute în timpul colectării și prelucrării informațiilor, pregătesc o listă centralizatoare a obiectivelor auditabile;
Identifică amenințările (riscurile) asociate acestor operații/activități;
Stabilesc criteriile de analiză a riscurilor;
Stabilesc nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat;
Elaborează tabelul ”puncte tari și puncte slabe”;
Transmit acest tabel conducătorului structurii de audit.
Conducătorul structurii de audit:
Organizează o ședință pentru identificarea obiectivelor de audit și a criteriilor de analiză de risc. Reevaluează stabilirea obiectivelor, a scopului și a metodologiei, după caz.
Auditorii:
Îndosariază tabelul ”puncte tari și puncte slabe” în dosarul permanent,secțiunea C.
PROCEDURA P 06 – ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT
Scopul: Asigură conducătorul structurii de audit că au fost luate în considerare toate acpectele referitoare la obiectivele misiunii de audit și asigură repartizarea sarcinilor și planificarea activităților de către supervizor.
Premise: Programul de audit este un document intern de lucru al structurii de audit public intern.
Procedura:
Auditorii:
Pregătesc programul de audit incluzând următoarele elemente:
Obiectivele auditului;
Testările care se vor efectua;
Alte proceduri de audit și teste, după caz;
Pregătesc o notă cu următoarele anexe:
Colectarea și prelucrarea datelor;
Tabelul ”puncte tari și puncte slabe”;
Programul preliminar al intervențiilor la fața locului.
Conducătorul structurii de audit;
Organizează ședința de analiză;
Verifică nota și anexele ei;
Analizează și modifică, după caz, documentele prezentate;
Aprobă nota și anexele ei.
Auditorii:
Îndosariază programul de audit;
Utilizează programul de audit în efectuarea misiunii de audit în efectuarea misiunii de audit public intern.
PROCEDURA P-07 – ȘEDINȚĂ DE DESCHIDERE
Scopul: Se efectuează o ședință de deschidere cu reprezentanții entității/structurii auditate pentru a discuta scopul auditului, obiectivele urmărite și modalitățile de lucru privind auditul.
Premise: Ședința de deschidere servește ca întâlnire de început a misiunii de audit.
Ordinea de zi a ședinței de deschidere va cuprinde:
Prezentarea auditorilor;
Prezentarea obiectivelor misiunii de audit;
Stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificărilor;
Prezentarea în detaliu a tematicii;
Acceptarea calendarului întâlnirilor;
Asigurarea condițiilor materiale necesare derulării misiunii.
Procedura:
Auditorii:
Contactează telefonic entitatea/structura auditată pentru a stabili întâlniri.
Conducătorul structurii de audit, auditorii și reprezentanții entității/structurii de audit:
Participă la desfășurarea ședinței de deschidere.
Auditorii:
Întocmesc minuta ședinței de deschidere cu următoarea structură:
A.Mențiuni generale
– Tema misiunii de audit public intern;
– Perioada auditată;
– Numele celor care întocmesc minuta;
– Numele persoanei însărcinate cu verificarea întocmirii Minutei ședinței de deschidere, conform prezentei proceduri;
– Lista participanților la ședința de deschidere, cu menționarea numelui, funcției, direcția/serviciul, numărul de telefon.
B.Stenograma Ședințelor de deschidere
PROCEDURA P-08 – COLECTAREA INFORMAȚIILOR
Scopul: Informațiile colectate asigură o imagine suficientă, competentă și relevantă pentru constatările și concluziile auditorilor.
Premise: În timpul fazei de colectare și prelucrare a informațiilor, auditorii efectuează testări în concordanță cu programul de audit aprobat. Munca în cadrul acestei faze produce dovezi de audit în baza cărora auditorii formulează constatări, concluzii și recomandări.
Procedura:
Auditorii:
Efectuează testările și procedurile stabilite în programul de audit;
Apreciază dacă dovezile obișnuite sunt suficiente, relevante, competente și folositare;
Colectează documente pentru toată misiunea de audit;
Etichetează și numerotează toate documentele;
Pregătesc „fișele de identificare și analiză a problemei”;
La sfârșitul fazei de colectare a informațiilor, finalizează „fișele de identificare și analiză a problemei”;
Transmit fișele șefului structurii de audit;
Îndosariază documentele utilizate în cadrul misiunii de audit.
Conducătorul structurii de audit:
Analizează și aprobă testele;
Revede și aprobă „fișele de identificare și analiză a problemei”;
Auditorii:
Etichetează, numerotează și îndosariază testele, „fișele de identificare și analiză a problemei” în dosarul permanent.
PROCEDURA P-09 – CONSTATAREA ȘI RAPORTAREA IREGULARITĂȚILOR
Scopul: De a furniza un ghid în cazul descoperirilor de iregularități.
Premise: Când auditorii ajung la concluzia bazată pe „fișele de identificare și analiză a problemei”, că s-a comis o iregularitate, ei vor trebui să raporteze, cel târziu a doua zi, conducătorului structurii de audit public intern prin transmiterea „formularului de constatare și raportare a iregularităților”.
Procedura:
Auditorii:
Raportează, cel târziu a doua zi, conducătorului structurii de audit public intern prin transmiterea „Formularului de constatare și raportare a iregularităților”.
Conducătorul structurii de audit:
Informează în termen de trei zile conducătorul entității publice și structura de control abilitată pentru continuarea verificărilor.
PROCEDURA P-10 – REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU
Scopul: Să se asigure că documentele sunt pregătite în mod corespunzător și că acestea furnizează un sprijin adecvat pentru munca efectuată și pentru dovezile adunate în timpul misiunii de audit public intern.
Premise: Auditorii revăd „fișele de identificare și analiză a problemei” și documentele de lucru din punctul de vedere al formatului și al conținutului, asigurându-se că dovezile de audit prezentate în actele dosarului pot trece testul de evidență. Pentru a trece testul, evidența trebuie să fie suficientă, concludentă și relevantă.
Procedura:
Auditorii:
Etichetează și numerotează toate documentele;
Apreciază dacă „fișele de identificare și analiză a problemei” și documentele de lucru asigură un sprijin corespunzător pentru misiunea de audit public intern;
Revizuiesc lucrările din punct de vedere al conținutului și al formei și apreciază dacă „fișele de identificare a problemei” și documentele de lucru pot trece testul de evidență;
Efectuează modificările necesare la documente;
Întocmesc Nota centralizatoare a documentelor de lucru.
PROCEDURA P-11 – ȘEDINȚA DE ÎNCHIDERE
Scopul: Permite prezentarea, către entitatea/structura auditată, opiniei auditorilor interni, a recomandărilor finale din Proiectul raportului de audit public intern.
Premise: Să se asigure că Proiectul raportului de audit public intern este clar, obiectiv, fundamental, relevant, respectiv:
„clar” – să fie ușor de înțeles, evident, să nu permită interpretări;
„obiectiv” – să nu fie părtinitor;
„fundamental” – fiecare constatare să aibă la bază documente doveditoare și să facă trimitere la textul legal incident;
„relevant” – aspectele semnalate să ajute conducerea entității/structurii auditate în luarea unor decizii manageriale pentru eliminarea deficienței constatate;
Procedura :
Secretariatului:
Planifică ședința de închidere.
Conducătorul structurii de audit, auditorii, conducătorii entității/structurii auditate:
Participă la desfășurarea ședinței de închidere. Conducătorul entității/structurii auditate îți declară părerile lor în privința constatărilor auditorilor, ale concluziilor și recomandărilor, precum și a corecțiilor de efectuat.
Auditorii:
Fac rezumatul discuțiilor într-o „Minută a ședinței de închidere”.
Conducătorul structurii de audit, auditorii:
Cad de acord asupra modificărilor Proiectului raportului, dacă este nevoie.
Auditorii:
Pregătesc acte suplimentare necesare pentru justificarea modificărilor la Proiectul raportului de audit;
Îndosariază toate modificările aprobate la Proiectul raportului de audit, „Minuta ședinței de închidere” și revăd Proiectul raportului de audit.
PROCEDURA P-12– ELABORAREA PROIECTULUI RAPORTULUI DE AUDIT
Scopul: Prezintă cadrul general, obiectivele, constatările, concluziile și recomandările auditorilor publici interni.
Premise: În elaborarea Raportului de audit public intern, auditorul folosește dovezile de audit raportate în Fișele de identificare și analiză a problemelor și în Formularul de constatare și raportare a iregularităților.
Procedura:
Auditorii:
Redactează Proiectul raportului de audit;
Indică pentru fiecare constatare din Proiectul raportului de audit dovada corespunzătoare;
Transmite conducătorului structurii de audit public intern Proiectul raportului de audit, împreună cu dovezile constatatoare.
Conducătorul structurii de audit:
Analizează Proiectul raportului de audit;
Stabilește dacă proiectul, în întregime sau doar părți din el, trebuie să fie transmise compartimentului juridic pentru revizuirea lui din punct de vedere juridic;
Auditorii:
Efectuează schimbările propuse de către conducătorul structurii de audit public intern;
Îndosariază proiectul de raport de audit, incluzând corecțiile aprobate de către conducătorul de audit.
PROCEDURA P-13- TRANSMITEREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT INTERN
Scopul: Să-i asigure structurii auditate posibilitatea de analiză a Proiectului de audit și de a formula un punct de vedere la constatările și recomandările auditului.
Premise: Proiectul de raport de audit transmis la structura auditată trebuie să fie complet, cu toate dovezile asupra faptelor, opiniilor și concluziilor la care se face referire.
Procedura:
Conducătorul structurii de audit:
Transmite Proiectul de raport de audit la structura auditată.
Structura auditată:
Analizează Proiectul de raport de audit;
Solicită, dacă este cazul, o Reuniune de conciliere;
Transmite punctul de vedere la Proiectul raportului de audit în termen de 15 zile de la primirea Proiectului de raport de audit.
Auditorii și conducătorul structurii de audit:
Revăd răspunsurile la structura auditată;
Discută, dacă este cazul, pregătirea unei Reuniuni de conciliere.
Auditorii:
Precizează în Raportul de audit aspectele reținute din punctul de vedere al structurii, dacă este cazul;
Îndosariază punctul de vedere al structurii auditate.
PROCEDURA P-14 – REUNIUNEA DE CONCILIERE
Scopul: Acceptarea constatărilor și recomandărilor formulate de către auditori în Proiectul raportului de audit și prezentarea calendarului de implementare a recomandărilor.
Premise: Auditorii pregătesc Reuniunea de conciliere.
Procedura:
Auditorii:
Pregătesc, în termen de 10 zile de la primirea punctului de vedere de la structura auditată, Reuniunea de conciliere;
Informarea structurii auditate asupra locului și datei Reuniunii de conciliere;
Întocmesc o Minută a Reuniunii de conciliere.
Auditorii și structura auditată:
Analizează constatările și concluziile din Proiectul raportului de audit în vederea acceptării recomandărilor formulate.
PROCEDURA P-15 – RAPORTUL DE AUDIT PUBLIC INTERN
Scopul: Să prelucreze raportul de audit pentru redactarea finală și pentru tipărire, să constate că raportul de audit este complet, incluzând și punctul de vedere al structurii auditate.
Premise: Auditorii sunt responsabili pentru asigurarea unei prezentări de înaltă calitate a Raportului de audit și întocmirea unei liste corecte și complete de difuzare.
Procedura:
Auditorii:
Constată că toate modificările aprobate la Proiectul de raport de audit sunt efectuate;
Finalizează raportul;
Constată dacă lista de difuzare este completă și corectă.
PROCEDURA P-16 – SUPERVIZAREA
Scopul: De a asigura că obiectivele misiunii de audit intern au fost atinse în condițiile de calitate.
Premise: Conducătorul structurii de audit public intern este responsabil cu supervizarea misiunii de audit public intern.
Procedura:
Auditorii:
Prezintă conducătorilor structurii de audit documentele din dosarul permanent al misiunii de audit public intern.
Conducătorul structurii de audit:
Oferă instrucțiunile necesare derulării misiunii de audit public intern;
Verifică executarea corectă a Programului de audit public intern;
Supervizează Fișele de identificare și analiză a problemelor;
Verifică dacă redactarea Raportului de audit public intern este exactă, clară, concisă;
Verifică dacă Raportul de audit este elaborat la termenul fixat.
PROCEDURA P-17 – DIFUZAREA RAPORTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN
Scopul: Analizarea și avizarea recomandărilor din Raportul de audit.
Premise: Raportul de audit final trebuie să conțină și o sinteză a constatărilor și recomandărilor pentru instituția publică mică, Raportul de audit public intern este transmis spre avizare conducătorului acesteia.
Procedura:
Auditorii:
Transmit Raportul de audit public intern, rezultatele concilierii și punctul de vedere al structurii auditate la conducătorul entității care a aprobat misiunea de audit;
Pentru instituția publică mică, Raportul de audit public intern se transmite conducătorului acesteia spre avizare;
Conducătorul structurii de audit care a aprobat misiunea:
Semnează și transmite Raportul de audit public intern conducătorului structurii auditate.
Conducătorul structurii auditate:
analizează și avizează Raportul de audit public intern
Auditorii:
Transmit structurii auditate recomandările aprobate;
Transmit U.C.A.A.P.I. sau organului ierarhic superior o informare despre recomandările care au fost avizate, însoțită de documentația de susținere.
PROCEDURA P-18 – URMĂRIREA RECOMANDĂRILOR
Scopul: De a urmării dacă scopul și obiectivele misiunii de audit public intern au fost corect formulate.
Premise: Urmărirea recomandărilor de către auditorii interni este un proces prin care se constată caracterul adecvat, eficacitatea și oportunitatea acțiunilor întreprinse de către conducerea structurii audiate pe baza recomandărilor din Raportul de audit public intern.
Procedura:
Auditorii:
Întocmesc Fișa de urmărire a recomandărilor;
Verifică implementarea recomandărilor la termenele stabilite.
Structura auditată:
Transmite auditorilor, la termenele stabilite, o notă de informare cu privire la stadiul implementărilor recomandărilor din Raportul de audit public intern.
Conducătorul structurii de audit:
Transmite la U.C.A.A.P.I. sau la organul ierarhic superior, stadiul progreselor înregistrate în implementarea recomandărilor;
Dacă nu sunt respectate termenele de implementare, informează conducătorul entității publice.
CONSTITUIREA DOSARELOR DE AUDIT INTERN
Dosarul permanent cuprinde următoarele secțiuni:
Secțiunea A – Raportul de audit și anexele acestuia:
Ordinul de serviciu;
Declarația de independență;
Rapoarte (intermediar, final, sinteza raportului de audit intern);
Teste;
Fișele de identificare și analiză a problemelor (FIAP);
Formulare de constatare și raportare a iregularităților (FCRI);
Programul intervenției la fața locului;
Secțiunea B – Administrativă:
Notificarea privind declanșarea misiunii de audit intern;
Minuta ședinței de deschidere;
Minuta reuniunii de conciliere;
Minuta ședinței de închidere;
Corespondență cu entitatea/structura auditată.
Secțiunea C – Documentația misiunii de audit intern:
Stagii interne;
Reguli, regulamente și legi aplicabile;
Proceduri de lucru;
Materiale despre entitatea/structura auditată;
Informații financiare;
Rapoarte de audit anterioare și rapoarte de audit externe;
Informații privind posturile cheie/fluxuri de operații;
Documentația analizei riscului;
Documentația privind sistemul de control intern.
Secțiune D – Supervizarea și revizuirea desfășurării misiunii de audit intern și a rezultatelor acesteia.
Dosarul documentelor de lucru: cuprinde copii xerox a documentelor justificative care trebuie să confirme și să sprijine concluziile auditorilor interni. Dosarul este indexat prin atribuirea de litere și cifre pentru fiecare secțiune/obiectiv de audit din cadrul Programului de audit intern.
REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU
Revizuirea documentelor de lucru se efectuează de către auditorii interni, înainte de întocmirea proiectului Raportului de audit intern, pentru a se asigura că documentele de lucru sunt pregătite în mod corespunzător și că acestea furnizează un sprijin adecvat pentru munca efectuată și pentru dovezile/probele adunate în timpul misiunii de audit intern.
Procedura de revizuire se concretizează prin elaborarea Notei centralizatoare a documentelor de lucru (procedura P10).
PĂSTRAREA ȘI ARHIVAREA DOSARELOR DE AUDIT
Dosarele de audit intern sunt proprietatea entității publice și sunt confidențiale. Ele trebuie păstrate până la îndeplinirea recomandărilordin Raportul de audit intern, după care se arhivează în concordanță cu reglementările legale privind arhivarea.
STUDIU DE CAZ – DERULAREA MISIUNII
DE AUDIT A SERVICIULUI DE AUDIT INTERN DIN CADRUL
DIRECȚIEI GENERALE A FINANȚELOR PUBLICE TIMIȘ
Direcția Generală a Finanțelor publice Timiș este unitate teritorială cu personalitate juridică a Agenției Naționale de Administrare Fiscală, prin care se realizează, în mod unitar, strategia și programul Guvernului în domeniul finanțelor publice și se aplică politica fiscală a statului. Coordonarea la nivel central este asigurată de președintele Agenției Naționale de Administrare Fiscală.
Direcția Generală a Finanțelor Publice își desfășoară activitatea la nivelul fiecărui județ în baza legilor, ordonanțelor Guvernului, ordinelor și instrucțiunilor elaborate de ANAF și Ministerul Finanțelor Publice – având în componență Activitatea de metodologie și administrarea veniturilor statului, Activitatea de trezorerie și contabilitate publică, Activitatea de inspecție fiscală, Serviciile independente și în subordine, Administrația finanțelor publice municipale și Administrațiile finanțelor publice orășenești.
Pentru îndeplinirea atribuțiilor ce îi revin, Direcția Generală a Finanțelor Publice Timiș are următoarea structură organizatorică:
Director Executiv;
Director Executiv Adjunct;
Trezorier Șef;
Activitatea de trezorerie și contabilitate publică;
Structura de administrare fiscală, care cuprinde:
Activitatea de metodologie și administrarea veniturilor statului;
Activitatea de inspecție fiscală;
Serviciul (biroul, compartimentul) de pregătire profesională;
Serviciul (biroul, compartimentul) resurse umane și salarizare;
Serviciul (biroul, compartimentul) financiar, contabilitate, investiții și buget propriu;
Serviciul (biroul, compartimentul) administrativ, arhivă și de gestionare a formularelor;
Compartimentul de achiziții publice;
Compartimentul de ajutor de stat, practici neloiale și prețuri reglementate;
Compartimentul de presă;
Compartimentul de relații publice;
Serviciul (biroul, compartimentul) juridic;
Serviciul (biroul, compartimentul) soluționare contestații;
Serviciul (biroul, compartimentul) tehnologia informației, care include și două birouri:
Biroul (compartimentul) administrare baze de date;
Biroul (compartimentul) exploatare echipamente și comunicații;
Compartimentul de soluționare a c ontestațiilor pentru inspecții;
Serviciul (biroul, compartimentul) de audit intern:
Compartimentul de inspecție generală;
Biroul (compartimentul) de contabilitate a creanțelor bugetare;
Compartimentul de verificare a achizițiilor publice;
Administrațiile publice pentru contribuabili mijlocii;
Administrațiile finanțelor publice municipale;
Administrațiile finanțelor publice orășenești.
Întreaga activitate a Direcției a Finanțelor Publice Timiș și a unităților teritoriale subordonate este condusă de Directorul Executiv. În îndeplinirea atribuțiilor sale, directorul executiv emite decizii care au caracter de act administrativ, directorul Executiv asigură îndeplinirea atribuțiilor direcției generale în conformitate cu prevederile legale, în care sens răspunde de organizarea, conducerea și controlul întregii activități.
În cadrul Direcției Generale a Finanțelor Publice Timiș exercitarea activității de audit intern se realizează prin Serviciul de Audit Intern (SAI).
Structura de audit intern se subordonează direct directorului executiv al Direcției Generale a Finanțelor Publice Timiș și este îndrumată metodologic de către D.G.A.P.I. – A.N.A.F./ U.C.A.A.P.I./ D.A.P.I. – M.F.P. în funcție de specificul activității realizate.
Serviciul de Audit Intern își desfășoară activitatea în baza planului de audit anual, aprobat de directorul executiv al Direcției Generale a Finanțelor Publice Timiș, elaborat/modificat și pe baza tematicilor transmise de către D.G.A.P.I. – A.N.A.F. /
U.C.A.A.P.I./ D.A.P.I. – M.F.P.
Funcțiile de audit intern sunt funcții publice de execuție, conform prevederilor Legii nr.188/1999 privind Statul funcționarilor publici, cu modificările și completările ulterioare, iar acestea sunt: auditor superior, auditor principal, auditor asistent.
Structura de audit public intern a D.G.F.P. Timiș își desfășoară activitatea în conformitate cu prevederile Legii nr.672/2002 privind auditul public intern, ale Ordinului ministrului finanțelor publice nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitareaactivității de audit public intern, a normelor specifice de audit public intern aprobate prin Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 445/ 2004 cu modificările și completările ulterioare, precum și ale Ordinului ministrului finanțelor publice nr. 1702/2005 pentru aprobarea Normelor privind organizarea și exercitarea activității de consiliere desfășurate de către auditorii interni din cadrul entităților publice și ghidurile procedurale.
Structura de audit public intern a Direcției Generale a Finanțelor Publice Timiș asigură următoarele tipuri de activități:
auditarea planificată a tuturor activităților;
activități de consiliere conform prevederilor legale;
audituri ad-hoc;
realizarea sarcinilor delegate de Unitatea Centrală de Armonizare pentru Auditul Public Intern (evaluare și sinteză, îndrumare metodologică etc.);
raportarea activității de audit conform prevederilor legale;
pregătire profesională specifică, activități administrative, evidență;
urmărirea implementării recomandărilor.
Serviciul de audit public intern al Direcției Generale a Finanțelor Publice Timiș are următoarele atribuții:
elaborează și înaintează directorului executiv al direcției generale, în vederea aprobării, proiectul planului anual de audit public intern, precum și propuneri justificate de modificare a planului de audit public intern, în funcție de cerințele D.G.A.P.I. – A.N.A.F./ U.C.A.A.P.I./ D.A.P.I. – M.F.P. și în funcție de modificările legislative sau organizatorice apărute;
elaborează propuneri de acțiuni pentru programul de asigurare și îmbunătățire a calității activității de audit public intern și le înaintează directorului executiv al direcției generale;
asigură realizarea misiunilor de audit public intern, aprobate de directorul executiv al direcției generale, cuprinse în planul anual de audit public intern;
efectuează, cel puțin odată la 3 ani, auditarea tuturor activităților desfășurate de direcția generală, precum și a unităților subordonate acesteia;
aduce imediat la cunoștință directorului executiv al direcției generale și a structurii de control abilitată de lege iregularitățile sau posibilele prejudicii identificate;
participă la acțiuni inițiate și organizate de către D.G.A.P.I. – A.N.A.F./ U.C.A.A.P.I./ D.A.P.I. – M.F.P. pe linia instruirii profesionale și a respectării codului de etică;
raportează, anual, rezultatele activității de audit public intern către D.G.A.P.I. – A.N.A.F./ U.C.A.A.P.I./ D.A.P.I. – M.F.P., în funcție de specificul activităților realizate;
raportează, periodic, constatările, concluziile și recomandările rezultate din activitățile sale de audit public intern către D.G.A.P.I. – A.N.A.F./
U.C.A.A.P.I./ D.A.P.I. – M.F.P., la solicitarea acestora;
propune luarea de măsuri privind inițierea de acte normative sau de modificarea celor existente;
asigură confidențialitatea datelor și informațiilor cuprinse în rapoartele de audit public intern;
asigură pregătirea misiunilor de audit ad-hoc prin stabilirea obiectivelor și elaborarea tematicilor de verificare, declanșarea și efectuarea în termen a misiunilor de audit ad-hoc;
asigură finalizarea misiunilor de audit ad-hoc prin încheierea unui raport de audit public intern care se înaintează pentru a fi supus spre aprobare directorului executiv sau înlocuitorului de drept al acestuia;
efectuează, după caz, misiuni de audit ad-hoc, cu respectarea procedurii și cadrului legal adecvat desfășurării activității de audit public intern, pentru a evalua dacă sistemele de management financiar și de control ale direcției generale sunt transparente și conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficiență și eficacitate, la solicitarea directorului executiv al direcției generale D.G.A.P.I. – A.N.A.F./ U.C.A.A.P.I./ D.A.P.I. – M.F.P.;
avizează numirea / revocarea șefilor compartimentelor de audit public intern ai ordonatorilor principali de credite care funcționează la nivel teritorial;
verifică respectarea normelor, instrucțiunilor, precum și a Codului privind conduita etică a auditorului intern și inițierea de măsuri corective în cooperare cu ordonatorul principal de credite care funcționează la nivel teritorial;
coordonează sistemul de raportare a rezultatelor activității de audit public intern desfășurate la nivelul ordonatorilor principali de credite care funcționează la nivel teritorial;
realizează misiuni de consiliere conform procedurii;
îndeplinește și alte sarcini primite din partea directorului executiv al direcției generale, de la D.G.A.P.I. – A.N.A.F./ U.C.A.A.P.I./ D.A.P.I. – M.F.P. sau care rezultă din legislația în vigoare privind auditul public intern.
În cadrul Serviciului de Audit Intern al Direcției Generale a Finanțelor Publice Timiș își desfășoară activitatea zece funcționari publici din care nouă cu funcții de execuție și un funcționar public care deține funcția de șef serviciu.
Misiunea de audit public intern, pusă în discuție, se desfășoară de către echipa de audit intern a Direcției Generale a Finanțelor Publice Timiș în cadrul Administrației Finanțelor Publice – Serviciul Trezorerie și Contabilitate Publică, ” Compartimentul verificarea și decontarea cheltuielilor”.
Principalele atribuții ale acestui compartiment sunt:
Exercită controlul asupra documentelor de plăți prezentate de ordonatorii de credite, asigurând în mod deosebit verificarea încadrării plăților dispuse în limita creditelor bugetare aprobate în bugetele de venituri și cheltuieli ale instituțiilor publice; încadrarea cheltuielilor de capital în sumele aprobate pentru obiectivele de investiții cuprinse în listele de investiții aprobate în condițiile legii; încadrarea în disponibilitățile de credite bugetare deschise și repartizate sau în disponibilitățile de fonduri după caz;
Verifică documentele privind repartizarea / retragerea creditelor din bugetul de
stat, bugetul asigurărilor sociale de stat, bugetelor fondurilor speciale și bugetele locale și asigură evidența acestora pe subdiviziunile clasificației bugetare;
Verifică documentația privind finanțarea investițiilor instituțiilor publice din fondurile publice potrivit prevederilor legale în vigoare;
Verifică documentația depusă de agenții economici și deschide pe seama acestora conturile de disponibilități corespunzătoare, aplicând prevederile legale în vigoare;
Exercită controlul asupra documentelor de plăți prezentate de agenții economici asigurând în mod deosebit respectarea încadrării plăților în disponibilitățile aflate în cont;
Transmite zilnic soldurile conturilor 5069 – Disponibil al operatorilor economici – la organele fiscale în scopul luării măsurilor necesare de indisponibilizare a sumelor pentru care agenții economici au obligații bugetare;
Urmărește executarea creanțelor bugetare în conformitate cu legislația în vigoare prin înființarea de popriri asupra disponibilităților agenților economici aflate în conturi deschise la trezoreria statului potrivit titlurilor executorii emise de organele de drept;
Îndeplinește orice alte atribuții de serviciu încredințate de conducătorul ierarhic superior.
Misiunea de audit prezentată s-a desfășurat conform programului de audit intern, și a ordinului de serviciu nr. 18 / 25.09.2015 (anexa nr.1) în perioada 01.10.2015-31.10.2015. perioada auditată este 01.10.2014 – 30.09.2015.
Echipa de auditare este formată din: Ec. Popescu Mihai, Ec. Toma Silvia-Cristina, șef serviciu audit intern: Ec. Cristea Adrian.
S-a realizat un audit de regularitate.
Baza legală a acțiunii de auditare este constituită din:
Planul de audit intern pe anul 2015, aprobat de conducerea Direcției Generale a Finanțelor Publice Timiș;
Legea nr.672/2002 privind auditul public intern;
O.M.F.P. nr.38/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale de aplicare a Legii nr.672/2002;
O.M.F.P. nr.445/2004 cuprinzând Norme proprii privind exercitarea auditului public intern.
Scopul misiunii de audit intern îl constituie evaluarea modului în care structura auditată (Serviciul Trezorerie și Contabilitate Publică) și-a îndeplinit obligațiile în mod eficient și efectiv.
Pentru a realiza această evaluare s-au stabilit următoarele obiective ale acțiunii de auditare:
Verificarea și decontarea cheltuielilor instituțiilor publice și agenților economici:
Verificarea documentelor justificative pentru deschiderea conturilor de cheltuieli și disponibilități ale instituțiilor publice și agenților economici;
Repartizarea (retragerea) creditelor bugetare, evidența pe subdiviziunile clasificației bugetare a sumelor defalcate din TVA.
Verificarea documentelor de plăți ale ordonatorilor de credite, respectarea încadrării plăților în creditele bugetare, în disponibilitățile aflate în contul instituțiilor publice și agenților economici.
Executarea creanțelor bugetare și a altor creanțe potrivit titlurilor executorii emise de organele fiscale.
Metodele și tehnicile utilizate sunt:
verificarea – în vederea asigurării validității, realității și acurateței datelor;
comparația – confirmarea informațiilor din două sau mai multe surse;
examinarea – pentru detectarea erorilor în completarea documentelor;
garantarea – pentru verificarea realității procedurilor și a documentelor ce au stat la baza justificării acestora;
urmărirea – pentru a se constata dacă pentru toate operațiunile din R.O.F. au fost întocmite proceduri;
interviul – pentru lămurirea unor aspecte legate de organizarea, desfășurarea activității și întocmirea procedurilor;
observarea fizică – în vederea formării unei păreri proprii privind modul de elaborare al procedurilor.
Materialele întocmite pe timpul auditării:
documentele de lucru;
tabelul ”puncte tari, puncte slabe” (anexa nr.4);
programul de audit;
minuta ședinței de deschidere (anexa nr.5);
fișa de identificare și analiză a problemei (FIAP – anexa nr.6);
test nr.1 (anexa nr.7);
minuta ședinței de închidere (anexa nr.8);
raportul de audit intern (anexa nr.9).
În urma verificărilor efectuate și a constatărilor rezultate, cu privire la domeniul auditabil, echipa de audit a Direcției Generale a Finanțelor Publice Timiș constată următoarele:
Fișele de specimene de semnături sunt certificate de către persoanele autorizate în efectuarea acestor operațiuni rezultate din documentația suport;
Repartizarea/ retragerea de credite bugetare se face pe baza documentelor justificative;
Deschiderile de credite bugetare s-au efectuat detaliat în cadrul fiecărui capitol – pe titluri – cheltuieli de personal, bunuri și servicii, asistență socială, alte cheltuieli și active nefinanciare pe bază și în concordanță cu comunicările și dispozițiile bugetare;
Documentele justificative privind deschiderile de credite bugetare înregistrate în evidența trezoreriei poartă semnătura și viza salariatului care a efectuat verificarea;
Documentele de plată se semnează de persoanele înscrise în specimenele de semnături;
Documentele de plată (CEC- uri, ordine de plată) se înregistrează în conturile corespunzătoare subdiviziunii clasificației bugetare;
Cecurile de ridicare numerar nu au completate pe verso rubricile: cod cont și simbol cont;
Cererile de deschidere cont nu sunt înregistrate;
Lipsesc documentele privind numirea în funcție a conducătorului entității și contabilului șef care sunt menționați în fișa specimenelor de semnături.
Notele contabile privind alocarea sumelor defalcate din TVA nu au certificarea în privința realității, regularității și legalității.
Pentru disfuncționalitățile constatate în timpul misiunii de audit, s-a întocmit de către auditori FIAP nr.1 unde au fost inserate în detaliu recomandări privind remedierea acestora.
Recomandările și soluțiile propuse de către auditori sunt următoarele:
Cu privire la obiectivul nr.1.a).
Angajații serviciului Trezorerie și Contabilitate Publică vor urmări ca dosarele pentru deschiderea de conturi ale instituțiilor publice și agenților economici să aibă toate documentele prevăzute de legislația în vigoare.
Aplicarea întocmai de către structură a procedurilor scrise de lucru cu nominalizarea angajatului responsabil pentru întocmirea dosarelor de deschidere a conturilor.
Cu privire la obiectivul nr.1.b).
Structura auditată va proceda la completarea procedurii scrise de lucru privind alocarea sumelor defalcate din TVA și actualizarea deciziei privind ”controlul financiar preventiv și certificarea”.
Cu privire la obiectivul nr.1.c).
Urmărirea de către funcționarii publici din cadrul serviciului Trezorerie și Contabilitate Publică ca ordinele de plată și cecurile pentru ridicare de numerar să aibă completate toate rubricile pe care le impune formularul;
Întărirea controlului intern, semnarea de verificare a documentelor care stau la baza înregistrării în conturi;
Aplicarea întocmai de către structură a procedurilor scrise de lucru.
Cu privire la obiectivul 2.
Actualizarea procedurilor scrise de lucru prin desemnarea funcționarului public responsabil cu întocmirea zilnică a listei cu sumele încasate în conturile de disponibil al agenților economici (contul 5069) și predarea acesteia organele de executare silită din cadrul Administrației Finanțelor Publice.
Misiunea de audit a Direcției Generale a Finanțelor Publice Timiș parcurge etapele prevăzute de metodologia derulării misiunii de audit intern, iar conform procedurii P-15 auditorii redactează Raportul de audit, într-un singur exemplar, urmând ca după aprobarea sa de către Directorul executiv al Direcției Generale a Finanțelor Publice Timiș, Serviciul de audit să transmită constatările și recomandările la structura audiată.
Structura audiată va raporta periodic, la scadență, stadiul de implementare a recomandările care vor constitui obiectul urmăririi de către auditori a modului de realizare a acestora.
CONCLUZII ȘI PROPUNERI
Procesul de aderare a României la Uniunea Europeană a reprezentat un proces la capătul căruia Uniunea Europeană a căpătat certitudinea că România poate intra în acest club economic, adică îndeplinește criteriile de aderare și standardele aferente acestor criterii.
Unul dintre domeniile extrem de sensibile pentru Uniunea Europeană era cel al asigurării securității și eficienței utilizării banului public (în speță al funcționării instituțiilor și autorităților publice). O dovadă privind importanța acestui domeniu este însuși faptul că exista un capitol special de negociere a aderării și anume capitolul 28 „ Capitolul financiar”.
S-au făcut eforturi deosebite pentru dezvoltarea sistemelor de audit intern, mai ales din punct de vedere al cadrului procedural, dar și al existenței instituțiilor necesare funcționării acestor sisteme.
România s-a înscris, de asemenea, în acest proces, inițial prin elaborarea O.G. nr.119/1999 privind auditul intern și controlul financiar preventiv, care cu toate că nu a corespuns pe deplin cerințelor noului concept de audit intern a reprezentat un pas important.
În urma unei perioade de studiu, s-a reușit definirea conceptului de audit intern – definiție acceptată de mediul internațional al auditorilor interni, de înțelegerea raportului de complementaritate între auditul intern și controlul intern, organizarea, rolul și plusul de valoare pe care auditul intern trebuie să-l aducă organizației.
Apariția Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, în baza căreia entitățile publice își organizează activitatea de audit intern, reglementează toate aceste aspecte, România având în acest moment un cadru normativ adecvat, acceptat de Comisia Europeană și armonizat cu sistemele similare din țările membre.
Actualmente, reforma în domeniul sistemului românesc de control financiar-fiscal și de audit este realizată la un nivel destul de ridicat. Conceptul de audit s-a dezvoltat tot mai mult ca domeniu de sine stătător, cu obiective proprii, dar și metode și tehnici specifice, a căror utilizare să asigure atingerea acestor obiective.
Diferitele tipuri de audit, scopul acestora, mijloacele și tehnicile utilizate sunt într-o continuă evoluție și adaptare la transformările mediului existent, ceea ce implică o pregătire profesională continuă din partea auditorilor. Sistemul de control financiar-fiscal românesc este aliniat la standardele europene dar pentru realizarea acestuia a fost necesar și util să se respecte și să se realizeze următoarele condiții:
introducerea unui sistem informatic integrat la nivel național care să cuprindă toate instituțiile supuse controlului;
adoptarea unui pachet legislativ, unitar și complex;
constituirea și legiferarea unui sistem de indicatori pentru măsurarea performanțelor și stabilirea unor tehnici de evaluare și redactare a rapoartelor privind activitatea de audit, compatibile cu buna practică în domeniu, etc.
Lucrarea de disertație scoate în evidență importanța auditului intern ca și formă a sistemului național de control.
Indiferent pentru cine sau pentru ce s-ar efectua controlul, el este în același timp un proces de cunoaștere a trecutului, de apreciere a prezentului și de descifrare a viitorului unei firme, în legătură cu performanțele ei economico-financiare.
Conducătorii entităților publice, în vederea exercitării funcției de control, sunt datori să organizeze în entitățile pe care le conduc, activitatea de control intern și de control financiar propriu, pentru prevenirea pagubelor, risipei, alocării necorespunzătoare a resurselor materiale și financiare, utilizării eficiente a mijloacelor materiale și financiare alocate activității proprii sau unităților subordonate.
Ca parte componentă a instituției publice soluțiile oferite de audit contribuie la consolidarea stabilității instituției publice și la îndeplinirea obiectivelor acesteia, atât pe plan intern cât și pe plan internațional, în condițiile anticipării și gestionării corespunzătoare a riscurilor, utilizării optime a resurselor alocate și respectării cadrului legal existent.
Auditorul intern este creator de plus de valoare prin intermediul economiilor pe care le generează, și al oportunităților pe care le ceează și al pierderilor evitate, ca urmare a activității sale.
Privind studiul de caz realizat, a rezultat faptul că entitatea auditată nu își desfășoară activitatea în conformitate cu prevederile legale pe tot parcursul exercițiului financiar și din acest motiv au rezultat următoarele propuneri:
Structura auditată va completa procedurile scrise de lucru astfel încât să gestioneze toate riscurile identificate și va întări controlul intern;
Compartimentul de audit intern își va îmbunătăți activitatea prin organizarea unor programe de pregătire profesională, care să ofere auditorilor interni posibilitatea de a-și consolida cunoștințele teoretice și practice.
În final, în vederea remedierii eventualelor deficiențe, dar mai ales pentru eficientizarea activităților de control, am emis o serie de propuneri, după cum urmează:
dotarea organelor de control cu echipament tehnic de înaltă tehnologie și performanță;
creșterea obiectivității controlului ierarhic intern;
preocuparea conducerii entității față de pregătirea profesională continuă a angajaților; organizarea permanentă a unor convocări de specialitate;
dezvoltarea sistemului de pregătire profesională a auditorilor interni pentru a se depăși faza auditului de regularitate, și a se realiza trecerea spre auditul de sistem și cel de performanță, care solicită o pregătire deosebită, în special prin cunoașterea profundă a domeniului auditabil;
stabilirea unei cooperări profesionale între auditul intern și auditul extern, conform bunei practici recunoscute în domeniu, prin care activitatea de audit extern furnizează o opinie documentată managementului general, ținând cont și de recomandările și concluziile auditului intern și totodată pentru a asigura feed-back-ul acestei activități.
În contextul în care activitatea de audit intern este recunoscută ca o activitate complexă, se poate afirma că în prezent, ne situăm într-o fază de consolidare a funcției de audit intern, dovadă fiind rezultatele înregistrate, prin realizarea de valoare adăugată și îmbunătățirea activităților desfășurate în entitățile publice, dar și prin conștientizarea managementului în general de importanța și necesitatea acestuia. Auditul public intern în România evoluează pozitiv, fiind susceptibil de îmbunătățiri pe măsură ce realitățile impun acest lucru.
BIBLIOGRAFIE
Cărți
Costea, Simona Cristina (2009) – „Analiză economico-financiară – Note de curs pentru uzul studenților” Editura Eurostampa, Timișoara;
Dumitru Popovici (2007) – „Control financiar și expertiză contabilă” Note de curs universitar, Editura Eurostampa, Timișoara;
Elena Doina Dascălu, Florina Nicolae (2006) – „ Auditul intern în instituțiile publice”, Editura Economică;
Marcel Ghiță, Mihai Sprânceană (2006) – „Auditul intern în sistemul public”, Editura Tribuna Economică;
Petre Brezeanu, Dorina Poantă, Iulian Brașoveanu, Violeta Tătaru, Vera Morariu, Laura Novac, Cristina Triandafil (2008) – „Audit financiar, repere metodologice, etice și istorice, reglementări internaționale (ISA)” , Editura Cavallioti, București;
Legislație
***, Legea contabilității nr. 82/1991, republicată 2008;
***, Legea 84/2003, publicată în Monitorul Oficial nr.195/26.03.2005 pentru modificarea și completarea Ordonanței Guvernului nr.119/1999 privind auditul intern și controlul financiar preventiv;
***, Legea nr. 441/2006 pentru modificarea și completarea Legii nr. 31/1990 privind societățile comerciale;
***, Legea 571/2003 CODUL FISCAL, actualizat la 1 ianuarie 2016;
***, Hotărârea nr.1086 din 11 decembrie 2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activității de audit public intern publicată în Monitorul Oficial nr.17 din 10 ianuarie 2014;
***, Hotărâre nr.1259 din 12 decembrie 2012 pentru aprobarea Normelor privind coordonarea și desfășurarea proceselor de atestare națională și de pregătire profesională continuă a uditorilor interni din sectorul public și a persoanelor fizice publicata in Monitorul Oficial nr.2 din 3 ianuarie 2013;
***, OMFP nr.1702 din 14.11.2005 pentru aprobarea Normelor privind organizarea si exercitarea activitatii de consiliere desfasurate de catre auditorii interni din cadrul entitatilor publice, publicat in Monitorul Oficial al Romaniei nr.154 din 17 februarie 2006.
Internet
http://www.dexonline.ro;
http://www.dgfptm.ro/ – Pagina Direcției Generale a Finanțelor Publice Timiș;
http://www.mfinante.ro/ – Pagina Ministerului Finanțelor Publice.
ROMÂNIA – MINISTERUL FINANȚELOR PUBLICE Anexa nr. 1
AGENȚIA NAȚIONALĂ DE ADMINISTRARE FISCALĂ
DIRECȚIA GENERALĂ A FINANȚELOR PUBLICE TIMIȘ
SERVICIUL DE AUDIT PUBLIC INTERN
VIZAT:
DIRECTOR EXECUTIV
ORDINUL DE SERVICIU NR. 18 DIN DATA DE 25.09.2015
În conformitate cu prevederile Legii 672/2002, OMF 445/2004 și cu Planul de audit anual de audit public intern se va desfășura o misiune de audit public intern Compartimentul verificarea și decontarea cheltuielilor din cadrul Administrației Finanțelor Publice – Serviciul Trezorerie și Contabilitate Publică, în perioada 01.10.20014 – 31.10.2015; iar perioada auditată este de : 01.10.2014 – 30.09.2015.
Scopul misiunii de audit este evaluarea modului în care structura auditată și-a îndeplinit obligațiile într-un mod eficient și efectiv.
Obiectivele misiunii de audit intern sunt:
Verificarea și decontarea cheltuielilor instituțiilor publice și agenților economici:
Verificarea documentelor justificative pentru deschiderea conturilor de cheltuieli și disponibilități ale instituțiilor publice și agenților economici;
Repartizarea (retragerea) creditelor bugetare, evidența pe subdiviziunile clasificației bugetare a sumelor defalcate din TVA;
Verificarea documentelor de plăți ale ordonatorilor de credite, respectarea încadrării plăților în creditele bugetare, în disponibilitățile aflate în contul instituțiilor publice și agenților economici.
Executarea creanțelor bugetare și a altor creanțe potrivit titlurilor executorii emise de organele fiscale.
Menționăm că se va efectua un audit de regularitate.
Echipa de audit public este formată din:
Ec. Popescu Mihai
Ec. Toma Cristina-Silvia
Șef Serviciu Audit Public Intern
Ec. Cristescu Adrian
ROMÂNIA – MINISTERUL FINANȚELOR PUBLICE Anexa nr. 2
AGENȚIA NAȚIONALĂ DE ADMINISTRARE FISCALĂ
DIRECȚIA GENERALĂ A FINANȚELOR PUBLICE TIMIȘ
SERVICIUL DE AUDIT PUBLIC INTERN
DECLARAȚIA DE INDEPENDENȚĂ
Numele: Popescu Mihai
Misiunea de audit public intern: Activitatea Compartimentului verificarea și decontarea cheltuielilor instituțiilor publice și agenților economici.
Auditor, Șeful structurii de audit,
Ec. Cristescu Adrian
Incompatibilități personale (din cele 1-12): Nu este cazul;
Pot fi negociate / diminuate incompatibilitățile?
Dacă da, explicați cum anume.
DATA ȘI SEMNĂTURA
30.09.2015
ROMÂNIA – MINISTERUL FINANȚELOR PUBLICE Anexa nr. 3
AGENȚIA NAȚIONALĂ DE ADMINISTRARE FISCALĂ
DIRECȚIA GENERALĂ A FINANȚELOR PUBLICE TIMIȘ
SERVICIUL DE AUDIT PUBLIC INTERN
NOTIFICARE PRIVIND DECLANȘAREA MISIUNII
DE AUDIT PUBLIC INTERN
Către: Administrația Finanțelor Publice – Serviciul Trezorerie și Contabilitate Publică
De la: Conducătorul structurii de audit – Cristescu Adrian
Denumirea misiunii de audit: Auditarea activității Compartimentului verificare și decontarea cheltuielilor instituțiilor publice și agenților economici;
Stimate (ă): Șeful Administrației Finanțelor Publice
În conformitate cu Planul de audit public intern pe anul 2015, urmează ca în perioada 01.10.2015 – 31.10.2015 să efectuăm o misiune de audit intern având ca temă activitatea desfășurată în perioada 01.10.2014 – 30.09.2015, la Serviciul Trezorerie și Contabilitate Publică – Compartimentul verificarea și decontarea cheltuielilor instituțiilor publice și agenților economici. Echipa de auditori va examina responsabilitățile asumate de către Compartimentul verificarea și decontarea cheltuielilor instituțiilor publice și agenților economici și va determina dacă acesta își îndeplinește obligațiile în mod efectiv și eficient.
Vă vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord ședința de deschidere în vederea discutării diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinzând:
Prezentarea auditorilor;
Prezentarea și discutarea obiectivelor misiunii de audit intern;
Scopul misiunii de audit intern;
Programul intervenției la fața locului;
Alte aspecte privind organizarea și desfășurarea misiunii.
Pentru o mai bună înțelegere a activității dumneavoastră, vă rugăm să ne puneți la dispoziție următoarea documentație:
Cadrul legal și de reglementare aplicabil entității;
Organigrama serviciului;
Regulamentul de organizare și funcționare;
Fișele posturilor;
Procedurile scrise care descriu activitățile ce se desfășoară în cadrul compartimentului;
Rapoartele de audit anterioare;
Alte rapoarte, note, dosare anterioare care se referă la această temă.
Dacă aveți unele întrebări privind această acțiune, vă rugăm să contactați pe domnul Popescu Mihai – auditor, coordonatorul misiunii sau pe șeful structurii de audit intern.
Șef serviciu de audit intern Data
Ec. Cristescu Adrian 15.09.2015
ROMÂNIA – MINISTERUL FINANȚELOR PUBLICE Anexa nr. 4
AGENȚIA NAȚIONALĂ DE ADMINISTRARE FISCALĂ
DIRECȚIA GENERALĂ A FINANȚELOR PUBLICE TIMIȘ
SERVICIUL DE AUDIT PUBLIC INTERN
TABEL PUNCTE TARI ȘI PUNCTE SLABE
Denumirea misiunii de audit: Activitatea Compartimentului verificare și decontarea cheltuielilor instituțiilor publice și agenților economici.
Perioada supusă auditării: 01.10.2014 – 30.09.2015
Întocmit de: 02.10.2015
Aprobat de: Cristescu Adrian – economist 03.10.2015
ROMÂNIA – MINISTERUL FINANȚELOR PUBLICE Anexa nr. 5
AGENȚIA NAȚIONALĂ DE ADMINISTRARE FISCALĂ
DIRECȚIA GENERALĂ A FINANȚELOR PUBLICE TIMIȘ
SERVICIUL DE AUDIT PUBLIC INTERN
MINUTA ȘEDINȚEI DE DESCHIDERE
Misiunea de audit: Activitatea Compartimentului verificarea și decontarea cheltuielilor instituțiilor publice și agenților economici.
Perioada auditată: 01.10.2014 – 30.09.2015
Întocmit: Cristescu Adrian Data: 01.10.2015
Avizat: Data: 02.10.2015
Lista participanților
Stenograma ședinței
În cadrul ședinței de deschidere s-a procedat la:
Prezentarea echipei de auditori care urmează să efectueze misiunea de audit;
Prezentarea funcției de audit intern de către șeful Serviciului Audit Public Intern a Direcției Generale a Finanțelor Publice Timiș;
Prezentarea obiectelor auditabile care se intenționează a fi realizate, după analizele de risc efectuat.
În urma discuțiilor care au avut loc cu privire la obiectivele misiunii de audit s-a stabilit:
Persoanele pe care auditorii le pot contacta în vederea colectării informațiilor, efectuării de teste asupra muncii lor și pentru a lua interviuri programul întâlnirilor și timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri
Condiții minime pe care auditarul trebuie să le asigure în vederea realizării misiunii de audit (spațiul de lucru, calculatoarele, posibilitatea de editare, spațiu etc.);
Aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor ședințe intermediare în cursul misiunii, informarea sistematică asupra constatărilor;
Data ședinței de închidere, inclusiv a participanților;
Modalitatea redactării Raportului de audit intern (când, cum și cui îi va fi distribuit). Recomandările formulate, ca urmare a eventualelor disfuncționalități constatate, vor fi discutate și analizate cu structura auditată.
ROMÂNIA – MINISTERUL FINANȚELOR PUBLICE Anexa nr. 6
AGENȚIA NAȚIONALĂ DE ADMINISTRARE FISCALĂ
DIRECȚIA GENERALĂ A FINANȚELOR PUBLICE TIMIȘ
SERVICIUL DE AUDIT PUBLIC INTERN
Tema misiunii de audit: Activitatea Compartimentului verificarea și decontarea cheltuielilor instituțiilor publice și agenților economice.
Auditorii interni:
Data realizării: 10.10.2015
FIAP NR.1
PROBLEMA:
a) Verificarea documentelor justificative pentru deschiderea conturilor de cheltuieli și disponibilități ale instituțiilor publice și agenților economici;
Repartizarea (retragerea) creditelor bugetare, evidența pe subdiviziunile clasificației bugetare a sumelor defalcate din TVA;
Verificarea documentelor de plăți ale ordonatorilor de credite, respectarea încadrării plăților în creditele bugetare, în disponibilitățile aflate în contul agenților economici.
Executarea creanțelor bugetare și a altor creanțe potrivit titlurilor executorii emise de organele de drept.
CONSTATĂRI:
a) La unele dosare privind deschiderea de conturi pentru efectuarea operațiunilor de încasări și plăți la instituțiile publice și agenții economici:
cererile de deschidere cont sunt neînregistrate;
lipsesc documentele privind numirea în funcție a conducătorului entității sau contabilului șef care sunt menționați în fișa specimenelor de semnături.
b) Notele contabile privind alocarea sumelor defalcate din TVA nu au certificarea în privința realității, regularității și legalității.
c) Se constată cazuri când documentele pe baza cărora s-a făcut înregistrarea în conturi nu au înscrise toate datele impuse de formular;
Cecurile de ridicare numerar nu au completate pe verso rubricile: cod cont, simbol, notele contabile nu au semnătura de verificare a operațiunii efectuate.
Situația sumelor încasate în contul 5069 – Disponibil al agenților economici predată organelor de executare silită nu are număr de înregistrare.
CAUZE
Nerespectarea procedurilor scrise de lucru;
Necuprinderea în procedurile scrise de lucru a înregistrării documentelor întocmite la registratură;
Superficialitate în activitatea de control intern.
CONSECINȚE:
Există un risc de organizare determinat de lipsa unor responsabilități precise (proceduri scrise de lucru incomplete) și lipsa unui control intern adecvat asupra operațiilor cu risc ridicat.
Structura auditată va completa procedurile scrise de lucru astfel încât să gestioneze toate riscurile identificate la punctul ”2. Constatări” și va întări controlul intern în acest sens.
ÎNTOCMIT, SUPERVIZAT, Pentru conformitate,
Cristescu Adrian
ROMÂNIA – MINISTERUL FINANȚELOR PUBLICE Anexa nr. 7
AGENȚIA NAȚIONALĂ DE ADMINISTRARE FISCALĂ
DIRECȚIA GENERALĂ A FINANȚELOR PUBLICE TIMIȘ
SERVICIUL DE AUDIT PUBLIC INTERN
TEST NR.1
Denumirea misiunii de audit: Activitatea compartimentului verificarea și decontarea cheltuielilor instituțiilor publice și agenților economici.
Întocmit de: Cristescu Adrian Data: 30.10.2015
Supervizat de: Data: 30.10.2015
Obiectivele misiunii:
Verificarea și decontarea cheltuielilor instituțiilor publice și agenților economici;
Executarea creanțelor bugetare și a altor creanțe potrivit titlurilor executorii emise de organele fiscale.
Obiectivele testului:
a)Verificarea și decontarea cheltuielilor instituțiilor publice și agenților economici;
b) Verificarea documentelor justificative pentru deschiderea conturilor de cheltuieli și disponibilități ale instituțiilor publice și agenților economici;
c)Repartizarea (retragerea) creditelor bugetare, evinența pe subdiviziunile clasificației bugetare a sumelor defalcate din TVA;
d)Verificarea documentelor de plăți ale ordonatorilor de credite, respectarea încadrării plăților în creditele bugetare, în disponibilitățile aflate în contul instituțiilor publice și agenților economici.
Executarea creanțelor bugetare și a altor creanțe potrivit titlurilor executorii emise de organele fiscale.
Descrierea testului:
În timpul misiunii am analizat:
Fișa de post;
Proceduri scrise de lucru;
Documentele de plăți în numerar și virament;
Dispoziții bugetare, extrase de cont, bugetele de venituri și cheltuieli;
Jurnale de înregistrare, jurnale sinteză;
Fișe de cont sintetice și analitice, balanțe de verificare;
Liste de control întocmite de auditori;
ROF-ul aplicabil structurii auditate.
Baza legală:
O.G. 119/1999 R/2003;
Legea 672/2002 – privind auditul intern;
N.M. aprobate prin OMFP nr.445/2004, modificat prin OMFP nr. 70/2006 de aplicare a Legii nr. 672/2002 – privind auditul intern;
OMF nr. 1820/2003 privind ROF-ul.
ROMÂNIA – MINISTERUL FINANȚELOR PUBLICE Anexa nr. 8
AGENȚIA NAȚIONALĂ DE ADMINISTRARE FISCALĂ
DIRECȚIA GENERALĂ A FINANȚELOR PUBLICE TIMIȘ
SERVICIUL DE AUDIT PUBLIC INTERN
MINUTA ȘEDINȚEI DE ÎNCHEIERE
Mențiuni generale
Misiunea de audit: Activitatea compartimentului verificarea și decontarea cheltuielilor instituțiilor publice și agenților economici.
Perioada auditată: 01.10.2014 – 30.09.2015
Întocmit: Cristescu Adrian Data: 31.10.2015
Avizat: Data: 31.10.2015
Lista participanților:
Concluzii:
În cadrul ședinței au fost prezentate obiectivele auditate și constatările pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost discutate deficiențele, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncționalitaților și au fost comentate recomandările care urmează a fi implementate pentru eliminarea deficiențelor constatate.
Pentru constatările / deficiențelor prezentate, structura va analiza în perioada următoare dacă vor fi formulate și transmise obiecții în termenul legal de la data primirii proiectului de raport.
ROMÂNIA – MINISTERUL FINANȚELOR PUBLICE Anexa nr. 9
AGENȚIA NAȚIONALĂ DE ADMINISTRARE FISCALĂ
DIRECȚIA GENERALĂ A FINANȚELOR PUBLICE TIMIȘ
SERVICIUL DE AUDIT PUBLIC INTERN
NR. 3584 / 31.10.2015
SE APROBĂ
DIRECTOR EXECUTIV
PROPUN APROBAREA
RAPORT DE AUDIT INTERN
Cuprins:
Cap. I – Date de identificare a misiunii de audit
Cap. II – Obiective / obiecte auditabile
Cap. III – Constatări și recomandări
Misiunea de Audit: Activitatea compartimentului verificarea și decontarea cheltuielilor instituțiilor publice și agenților economici.
Cap. I. DATE DE IDENTIFICARE A MISIUNII DE AUDIT
Echipa de auditare a fost formată din:
Ec. Popescu Mihai
Ec. Toma Silvia-Cristina care fac parte din Serviciului de Audit Intern din Direcția Generală a Finanțelor Publice Timiș.
Ordinul de efectuare a misiunii de audit: Ordin de serviciu nr.18 /25.09.2015, emis în baza planului de audit din anul 2015.
Baza legală a acțiunii de auditare:
Planul de audit intern pe anul 2015, aprobat de conducerea Direcției Generale a Finanțelor Publice Timiș;
Legea nr.672/2002 privind auditul public intern;
O.M.F.P. nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale de aplocare Legii nr.672/2002;
O.M.F.P. nr.445/2004 cuprinzând Norme proprii privind exercitarea auditului public intern.
Reglementări legale privind mediul auditabil:
O.G. 119/1999 R/2003;
Legea 672/2002 – privind auditul intern;
N.M. aprobate prin OMFP nr.445/2004, modificat prin OMFP nr. 70/2006, de aplicare a Legii nr.672/2002 – privind auditul intern;
OMF nr. 1820/2003 privind ROF- ul.
Adresa nr.477/2014 privind cuprinderea în planul de audit pe anul 2015 a actualei misiuni;
Adresa nr.410/2014 privind modul de desfășurare a misiunii de evaluare.
Durata misiunii de audit intern: 01.10 – 31.10.2015.
Perioada audiată: 01.10.2014 – 30.09.2015.
Scopul acțiunii de auditare: Evaluarea modului în care structura auditată și-a îndeplinit obligațiile în mod eficient și efectiv, evaluarea controlului intern în activitatea de trezorerie și recomandări de îmbunătățire a administrării riscurilor.
Obiectivele acțiunii de auditare au urmărit:
a)Verificarea și decontarea cheltuielilor instituțiilor publice și agenților economici;
b) Verificarea documentelor justificative pentru deschiderea conturilor de cheltuieli și disponibilități ale instituțiilor publice și agenților economici;
c)Repartizarea (retragerea) creditelor bugetare, evinența pe subdiviziunile clasificației bugetare a sumelor defalcate din TVA;
d)Verificarea documentelor de plăți ale ordonatorilor de credite, respectarea încadrării plăților în creditele bugetare, în disponibilitățile aflate în contul instituțiilor publice și agenților economici.
Executarea creanțelor bugetare și a altor creanțe potrivit titlurilor executorii emise de organele fiscale.
Tipurile de audit: de regularitate
Metode și tehnici utilizate:
Verificarea: în vederea asigurării validității, realității și acurateței datelor. Au fost utilizate următoarele tehnici de verificare:
Comparația: confirmarea informațiilor din două sau mai multe surse;
Examinarea: pentru detectarea erorilor în completarea documentelor;
Garantarea: pentru verificarea realității procedurilor și documentelor ce stau la baza justificării acestora;
Urmărirea: pentru a se constata dacă pentru toate operațiunile din ROF au fost întocmite proceduri;
Interviul: pentru lămurirea unor aspecte legate de organizarea, desfășurarea activităților și întocmirea procedurilor;
Observarea fizică: în vederea formării unei păreri proprii privind modul de elaborare a procedurilor.
S-au utilizat următoarele instrumente de audit: liste de control
Documentele și materialele examinate în cadrul misiunii de audit:
Verificarea la fața locului avizat;
ROF aprobat prin OMFP nr. 1820/2003;
Fișele postului persoanelor încadrate în structura auditată;
Procedurile scrise de lucru întocmite de structura auditată;
Documentele de plăți în numerar și virament;
Dispoziții bugetare, extrase de cont, bugetele de venituri și cheltuieli;
Jurnale de înregistrare, jurnale sinteză;
Fișe de cont sintetice și analitice, balanțe de verificare;
Liste de control întocmite de auditori;
Materiale întocmite pe timpul auditării:
Fișă de identificare și analiză a problemei;
Documente de lucru;
Tabele puncte tari și puncte slabe;
Programul de audit;
Liste de control;
Test;
Minutele ședințelor de deschidere și închidere.
Cap. II. CONSTATĂRI ȘI RECOMANDĂRI
a) Verificarea documentelor justificativă pentru deschiderea conturilor de cheltuieli și disponibilități ale instituțiilor publice și agenților economici.
Constatări cu caracter pozitiv:
fișele de specimene de semnături sunt certificate de către persoanele autorizate în efectuarea acestor operațiuni rezultate din documentația suport.
Constatări cu caracter negativ:
la unele dosare privind deschiderea de conturi pentru efectuarea operațiunilor de încasări și plăți la instituțiile publice și agenți economici:
cererile de deschidere cont sunt neînregistrate;
lipsesc documentele privind numirea în funcție a conducătorului entității sau contabilului șef care sunt trecuți în fișa specimentelor de semnături.
Cauze:
neaplicarea de către persoana responsabilă a operațiunilor cuprinde în procedura scrisă de lucru nr.1, respectiv operațiunea I, pasul 4, cu referire la deschiderea conturilor.
Consecințe: Există riscuri operaționale de efectuarea de operațiuni prin conturi pe baza documentelor care nu au la bază semnăturile din fișa cu specimene de semnături cu impact financiar și de imagine asupra entității.
Recomandări:
aplicarea întocmai a procedurilor scrise de lucru;
intensificarea controlului intern asupra modului de deschidere a conturilor, urmărirea ca dosarele pentru deschiderea conturilor să aibă toate documentele prevăzute de legislație.
Repartizarea (retragerea) creditelor bugetare, evidența pe subdiviziunile clasificației bugetare a sumelor defalcate din TVA.
Constatări cu caracter pozitiv:
repartizarea – retragerea de credite bugetare se face pe baya documentelor justificative – dispoziții bugetare, nota de fundamentare și cerere de deschidere de credite;
în baza de date a creditelor bugetare deschise se operează conform datelor din dispozițiile bugetare;
codificarea conturilor este corectă, corespunzător clasificației bugetare;
la dosarele zilei privind bugetul local se găsesc notele pentru determinarea necesarului de credite pe fiecare capitol al clasificației bugetare;
deschiderile de credite bugetare s-au efectuat în cadrul fiecărui capitol – pe titluri – cheltuieli de personal, bunuri și servicii, asistență socială, alte cheltuieli, active nefinanciare, pe baza și în concordanță cu comunicările – dispozițiile bugetare;
documentele justificative privind deschiderile de credite bugetare operate în evidență poartă semnătura și viza trezoreriei;
repartizarea sumelor defalcate din TVA se face cu nota contabilă. Se constată încadrarea în sumele repartizate pe trimestre și cuprinse în bugetul de venituri și cheltuieli.
Constatări cu caracter negativ:
notele contabile privind alocarea sumelor defalcate nu au certificarea în privința realității, regularității și legalității.
Cauze:
nerespectarea procedurilor scrise de lucru referitoare la întocmirea, avizarea și certificarea notelor contabile de alocare a sumelor defalcate.
Recomandări:
revizuirea controlului intern.
Verificarea documentelor de plăți ale ordonatorilor de credite; respectarea încadrării plăților în creditele bugetare, în disponibilitățile aflate în contul instituțiilor publice și agenților economici.
Constatări cu caracter pozitiv:
documentele de plată se semnează de persoanele înscrise în specimenele de semnături;
documentele de plată-cecuri, OPHT-uri se înregistrează în conturile corespunzătoare subdiviziunii clasificației bugetare;
întocmirea documentației pentru finanțarea investițiilor se face potrivit prevederilor legale;
Constatări cu caracter negativ:
se constată cazuri când documentele pe baza cărora s-a făcut înregistrarea în conturi nu au înscrise toate datele impuse de formular;
cecurile de ridicare numerar nu au completate pe verso rubricile: cod cont, simbol;
notele contabile de stornare nu au semnătura de verificare a operațiunii efectuate.
Cauze:
nerespectarea întocmai a procedurilor scrise de lucru.
Consecințe:
există riscuri operaționale de înregistrare la alte subdiviziuni – titluri ale clasificației bugetare.
Recomandări:
urmărirea de către inspectorul responsabil cu verificarea și efectuarea decontărilor ca cecurile pentru ridicare numerar să aibă completate toate rubricile pe care le impune formularul;
întărirea controlului intern, semnarea de verificare a documentelor care stau la baza înregistrării în conturi.
Executarea creanțelor bugetare și a altor creanțe potrivit titlurilor executorii emise de organele fiscale.
Constatări cu caracter pozitiv:
conturile agenților economici sunt supuse executării silite pe baza adresei de înființare a popririi transmisă de organele fiscale;
disponibilul agenților economici este utilizat pentru achitarea obligațiilor către bugetul general consolidat, iar sumele rămase disponibile sunt virate în conturile deschise la bancă.
zilnic se întocmește Situația sumelor încasate în contul 5069 – Disponibil al agenților economici care se predă organelor de executare silită.
Constatări cu caracter negativ:
situația sumelor încasate în contul 5069 – ” Disponibil al agenților economici” predată organelor de executare silită nu are număr de înregistrare.
Cauze:
necuprinderea în procedurile scrise de lucru a înregistrării documentelor întocmite la registratură;
Consecințe:
există un risc de organizare determinat de lipsa unor responsabilități precise (proceduri scrise de lucru incomplete) cu posibil impact de imagine asupra instituției.
Recomandări:
structura auditată va proceda la completarea procedurii scrise de lucru cu elemente privind înregistrarea situației contului 5069 ” Disponibil al agenților economici” la registratură.
Constatările și recomandările auditorului se regăsesc în Testul nr.1 și FIAP nr.1.
Prezentul Raport de audit intern a fost întocmit într-un singur exemplar urmând ca, după aprobarea sa de către Directorul Executiv, Serviciul de audit intern să transmită constatările și recomandările structurii auditate.
Structura auditată are obligația să întocmească și să transmită Serviciului de audit intern până la data de 18.11.2015, programul de acțiune în vederea implementării recomandărilor, care va cuprinde și etapele de parcurs în implementarea recomandărilor. Structura auditată va raporta periodic, la scadență, stadiul de implementare a recomandărilor care vor constitui obiectul urmăririi de către auditori a modului de realizare a acestora.
Auditori interni,
Ec. Popescu Mihai Șef Serviciu Audit Intern,
Ec. Toma Silvia-Cristina Ec. Cristescu Adrian
Copyright Notice
© Licențiada.org respectă drepturile de proprietate intelectuală și așteaptă ca toți utilizatorii să facă același lucru. Dacă consideri că un conținut de pe site încalcă drepturile tale de autor, te rugăm să trimiți o notificare DMCA.
Acest articol: Auditul Intern Într O Instituție Publică – Direcția Generală A Finanțelor Publice Timiș (ID: 110576)
Dacă considerați că acest conținut vă încalcă drepturile de autor, vă rugăm să depuneți o cerere pe pagina noastră Copyright Takedown.