Auditul Intern

PARTEA I – ASPECTE TEORETICE ALE CERCETĂRII

CAPITOLUL I

Aspecte teoretice și conceptuale ale auditului intern

Noțiuni introductive

Termenul de “audit” a fost propagat în Franța încă din anii 1960, prin inermediul cabinetelor anglo–saxone de audit, deși având origine latină. Activitatea de baza a acestor cabinete era, în anul 1960, de a verifica conturile, însă aceasta s-a dublat; încă din 1970, în Franța, i au fost adăugate misiuni de consultanță cu scopul ameliorării performanțelor.

Așadar, auditul poate fi definit ca “emiterea unei opinii cu motivație asupra corespondenței între existent (sau faptic) și criteriul său de referință (sau referențialul)”.

După 1970, noțiunea de “audit” s-a utilizat pentru a desemna misiuni de verificare a conturilor, ulterior s-a extins până în punctul de control și certificare a conturilor anuale sau a situațiilor financiare.

Începând cu anul 1990, în Franța se pot distinge cinci faze ale controlului intern care fac referire la o anume categorie de audit: și anume auditul regularității (șeful contabil), apoi auditul conformității (care este responsabil administrativ și financiar), urmând auditul eficacității (sau directorul general), apoi auditul managementului (președintele), deasemenea și instaurarea comitetelor de audit (de tip anglo–saxon) sau instaurarea consiliului de pilotaj ( de versiune franceză).

Normele de revizie contabilă ce au fost elaborate de Ordinul Experților Contabili și al Contabililor Agreați din Franța (și anume Ordre des Experts Comptables et Comptables Agreés-OECCA) dau următoarea definiție pentru auditul financiar: “Examinarea asupra căreia procedează un profesionist cu adevărat competent și independent cu scopul de a exprima o opinie motivată asupra regularității și a sincerității bilanțului și asupra contului de rezultate dintr-o întreprindere”.

Mai târziu, Compania Națională a Comisarilor de Conturi din Franța (CNCC- sau Nationale des Commissaires aux Comptes), în urma acceptării termenului de “audit” în modelele de raport, a oferit auditului definiția ce urmează: “Un audit constă în examinarea prin intermediul sondajului a elementelor probatoare ce justifică datele conținute în conturi. Acesta constă și în aprecierea principiilor contabile care sunt urmate și aprecierea estimărilor semnificative ce au fost reținute pentru întocmirea conturilor și a fi apreciată prezentarea acestora în ansamblu”.

În zilele noastre, auditul reprezintă verificarea conturilor întreprinderii, sub denumirea de audit financiar ce conduce la certificare.

În România, după 1990 termenul a început să fie utilizat, cu scopul de a alinia reglementările la nivel național la cele internaționale.

Într-un mod foarte general, putem spune că auditul constituie modalitatea prin care o persoană este asigurată de către o altă persoană (care este cunoscătoare, competentă și independenta sau neutră) în legătură cu calitatea, condițiile și deasemena statutul unui anume aspect, pe care l-a examinat. Rolul auditului este de înlătura orice urmă de îndoială sau de dubiu pe care prima persoană o are (cea care este interesată de respectivul aspect).

În accepțiunea sa modernă, auditul vizează cu precădere procesele ori sistemele de informare, și reprezintă, în esență, examinarea ce este efectuată de către un profesionist a modului în care se desfășoară o anumită activitate, cu raportarea la criteriile de calitate ce sunt specifice activității. Dacă acceptăm această definiție generală a auditului, trebuie să arătăm concomitent și că segmentul cel mai bine cunoscut al auditului este cel financiar care, a avut o evoluție paralelă cu a contabilității.

Dezvoltarea auditului și ca și consecință a sa, apariția organizațiilor profesionale naționale și apariția organismelor internaționale de reglementare în acest domeniu au avut ca și rezultat apariția, împreună cu numărul mare de standarde, de norme și de recomandări și a multor definiții ale auditului. În cele ce urmează voi prezenta câteva dintre definițiile auditului financiar-contabil după cum au fost acestea enunțate de către unele organizații de profesioniști contabili și de către organismul internațional de reglementare în acest domeniu.

Și în SUA fiecare organizație profesională a elaborat câte o definiție a auditului. Astfel, Asociația Americană de Contabilitate (American Accounting Association-AAA) consideră că “auditul este un proces sistematic și obiectiv de obținere și evaluare a probelor despre informațiile referitoare la fenomene și procese economice cu scopul de a stabili gradul de corespondență între aceste informații și criteriile prestabilite și de a comunica rezultatele obținute utilizatorilor interesați”.

Din analiza critică a acestora, în literatura de specialitate se apreciază că există trei elemente, necontroversate inunanim acceptate care definesc implicarea auditului intern în activitatea unei entități:

consilierea acordată managerului – Noțiunea de asistență acordată managerului distinge auditul intern de orice acțiune de control sau inspecție, evoluând spre o mai mare implicare a auditorilor în organizație de pe poziția unui consilier, a unui specialist care dispune de atuurile pe care managementul nu le are și anume:

standardele profesionale internaționale;

buna practică recunoscută în domeniu, care îi dă autoritate;

tehnici și instrumente care-i garantează eficacitatea;

independența de spirit, care îi asigură autonomia în conceperea de ipoteze și formularea de recomandări;

cercetarea și gândirea lui sunt detașate de constrângerile și obligațiile unei activități permanente de gestionare zilnică a unui serviciu.

ajutorul acordat salariaților fără a-i judeca – trebuie privit prin prisma faptului că misiunea de audit poate să evidențieze ineficiențe în sistem sau posibilități de îmbunătățire a activităților, dar există mai multe motive pentru care managementul nu trebuie să fie pus direct în discuție: obiectivele auditului intern au în vedere analiza, examinarea activităților care să conducă la îmbunătățirea performanței existente și nu la judecarea acestuia; analiza cauzelor unor nereguli evidențiază existența unor puncte slabe care își au originea în insuficiențe asupra cărora responsabilul structurii auditate nu are un bun control, soluțiile de rezolvare trebuind să vină pe cale ierarhică sau chiar de la nivelul organizației; totodată este de subliniat că ajutorul dat salariaților nu înseamnă că recomandările auditului intern nu ar putea avea efecte asupra salariaților, dar este clar că nu trebuie să existe nume de persoane în raportul de audit.

independența și obiectivitatea totală a auditorilor; standardele profesionale de audit intern definesc principiul independenței sub două aspecte:

independența compartimentului în cadrul organizației, de aceea el trebuie să fie subordonat celui mai înalt nivel ierarhic;

independența auditorilor interni, ceea ce le va asigura obiectivitatea .

Pentru respectarea standardului privind independența, se impun unele reguli cum sunt:

auditul intern nu trebuie să aibă în subordine vreun serviciu operativ;

auditorul intern trebuie să poată avea acces în orice moment la persoanele de la toate nivelurile ierarhice, la bunuri, la informații, la sistemele electronice de calcul;

recomandările pe care le formulează trebuie să nu constituie în nici un caz măsuri obligatorii pentru management.

O altă organizație profesională, Institutul American al Contabililor Publici Autorizați (American Institute of Certified Public Accountants-AICPA) apreciază că auditul reprezintă examinarea situațiilor financiare ale unei întreprinderi de către un auditor independent având ca obiectiv “exprimarea unei opinii asupra imaginii fidele pe care o dau conturile anuale în legătură cu situația financiară, rezultatele și modificările în situația financiară în conformitate cu principiile contabile general acceptate”.

Activitatea de audit financiar-contabil în SUA se desfășoară având drept criteriu de referință Standardele de audit general acceptate (Generally Accepted Auditing Standards-GAAS). Pentru buna lor aplicare a fost elaborat un Ghid al standardelor în care întâlnim următoarea definiție a auditului: “Un audit este o revizie metodologică ca și un examen obiectiv al unui element cuprinzând verificarea informațiilor specifice determinate de auditor sau prescrise de practica generalizată. Scopul auditului este de a exprima o opinie sau de a trage o concluzie asupra obiectivului auditului”.

Corpul Experților Cotabili și Contabililor Autorizați din România-C.E.C.C.A.R. în Normele pentru audit financiar, verificarea și certificarea bilanțurilor apreciază că auditul financiar reprezintă “Examinarea efectuată de un profesionist competent și independent (cenzor, expert contabil sau contabil autorizat cu studii superioare) în vederea exprimării unei opinii motivate asupra:

validității și corectei aplicări a procedurilor interne stabilite de conducerea întreprinderii (controlul intern);

imaginii fidele, clare și complete a patrimoniului, a situației financiare și a rezultatelor obținute de întreprindere (auditul legal cerut de lege și exercitat de către cenzori sau auditul contractual efectuat la cererea întreprinderii de către experți contabili, contabili autorizați cu studii superioare sau societăți de expertiză contabilă)”.

Federația Internațională a Experților Contabili (International Federation of Accountants-IFAC) și-a creat o comisie permanentă (International Auditing Practices Committee-IAPC) însărcinată cu analiza practicilor de audit la nivel mondial.

În normele elaborate de această comisie se arată că auditul reprezintă “controlul informațiilor financiare care emană de la o entitate juridică, efectuat în vederea exprimării unei opinii asupra acestor informații”.

În plus, pe lângă aceste puncte de vedere, se cuvine să menționăm și abordările unor autori în ceea ce privește conceptul de audit.

Pe de altă parte, auditul este “un examen critic care permite să se verifice informațiile date de întreprindere și să se aprecieze operațiile și sistemele aplicate pentru prezentarea acestora”.

Pentru a încheia ciclul concepțiilor asupra auditului (dar fără a avea pretenția de exhaustivitate), ne oprim asupra definiției date de Robert Obert: “auditul reprezintă o misiune de opinie, încredințată unui profesionist independent (auditor intern/extern), care utilizează o metodologie specifică și justifică un nivel al diligențelor acceptabil prin raportare la norme”.

În sinteză, vizavi de contabilitate, “auditul este procedura de control a contabilității și gestiunii unei întreprinderi”.

Din definițiile prezentate mai sus se desprind o suită de concepte comune tuturor. De altfel, prin vocația ei, orice definiție trebuie să surprindă principalele idei de bază, elemente cheie, adică principalele concepte care operează în domeniul de referință. În cazul nostru concret, al auditului financiar, pentru a putea formula o definiție cât mai completă, mai sugestivă și mai cuprinzătoare, ne propunem să trecem în revistă principalele concepte care delimitează auditul financiar de alte forme de audit și care permit o abordare rezonabilă a eventualelor extensiuni ale concepției inițiale.

Un alt aspect al auditului are în vedere sectorul finanțelor publice. Ne referim aici la auditul performanțelor apărut în anii 1960-1970 în țările dezvoltate, când parlamentarii au început să caute date pe care să se bazeze pentru a stabili dacă guvernele și-au îndeplinit programele.

Exista la nivelul instituțiilor supreme de control asupra finanțelor publice (Suprem Audit Institution-SAI) un audit de regularitate (financiar) definit de Organizația Internațională a Instituțiilor Supreme de Control (International Organization of Suprem Audit Institutions-INTOSAI) ca fiind “atestarea responsabilității financiare a entităților implicând examinarea și evaluarea înregistrărilor financiare și exprimarea opiniilor asupra declarațiilor financiare (bilanțurilor); atestarea responsabilității financiare a administrației ca un întreg; auditul sistemelor financiare și tranzacțiilor, inclusiv evaluarea conformității cu legile și reglementările aplicabile; auditul funcțiilor de control intern; auditul probității deciziilor administrative luate în cadrul entității auditate; raportarea și alte aspecte care apar din sau în legătură cu auditul, pe care SAI consideră că ar trebui să le dezvăluie”.

1.2. Concepte ale auditului intern

Auditul intern este o activitate de asigurare independentă și obiectivă cu privire la controlul exercitat asupra operațiunilor desfășurate de o organizație. Auditul intern trebuie să contribuie la îmbunătățirea operațiunilor organizației și să creeze un plus de valoare pentru aceasta. Auditul intern ajută entitatea să-și atingă obiectivele evaluând, printr-o abordare sistematică și formulând propuneri pentru consolidarea eficacității acestora.

Controlul intern cuprinde toate elementele unei organizații: resursele, sistemele, procesele, cultura, structura și sarcinile. Acestea ajută la atingerea obiectivelor organizației: eficacitatea și eficiența operațiilor, credibilitatea raportării interne și externe și conformitatea cu legile și reglemetările politici companiei.

Evaluarea realizată de auditul intern asupra controlului intern trebuie să se plieze la cele trei dimensiuni ale acestuia: dimensiunea culturală, universală și cea relativă. Dimensiunea culturală se referă la faptul că organizațiile aflate în proces de dezvoltare se caracterizează printr-un control intern flexibil, lejer, care să răspundă urgențelor momentului decizional. Spre deosebire de acestea organizațiile mature complexe au dezvoltate deja controale interne stabile iar auditorul intern trebuie să evalueze controlul intern adaptându-se la mediul cultural al organizației.

Universalitatea vizează toate activitățile organizației și răspunde acelorași nevoi: precum eliminarea și atenuarea riscurilor.

Dimensiunea relativă reprezintă contrângerile pe care le înfruntă auditul în misiunea sa și aplicabilitatea relativă care se poate realiza. În baza asocierii componentelor controlului intern, un observator ar putea asocia auditul intern drept o structură din întregul univers al controlului intern. Dar analizat prin prisma rolului jucat în interiorul organizației, auditul intern nu se poate judeca pe sine cu credibilitate. Prin urmare, este absolut obligatoriu ca cele două structuri să fie separate – una aplică, cealaltă monitorizează și evaluează.

“Obiectivul unui audit al situațiilor financiare este acela de a da posibilitatea auditorului de a exprima o opinie privind întocmirea situațiilor financiare respective, sub toate aspectele semnificative, în conformitate cu un cadru general de raportare financiară identificat”.

1.3. Organizarea funcției de audit intern într-o organizație

Principiul independenței unei organizații este recunoscut sub forma unei structuri distincte de controlul intern și managementul riscurilor. În ceea ce privește subordonarea departamentului de audit intern există numeroase modele care se apropie mai mult sau mai puțin de principiile unei bune guvernanțe corporative.

În funcție de mărimea organizației departamentul poate fi organizat în mod centralizat sau descentralizat.

În primul rând la momentul constituirii departamentului este necesarea elaborarea cartei auditului intern. Este recomandabil ca în cartă să fie prevăzute relațiile de comunicare și raportare ale auditului intern cu celelalte structuri organizaționale, modalitățile de soluționare a diferitlor probleme cu care s-ar putea confrunta auditori interni, precum și competențele și responsabilitățile comitetului de audit. Responsabilitatea pentru elaborarea planului de audit revine șefului departamentului de audit intern.

Planul de audit cuprinde o expunere suficient de detaliată cronologică a obiectivelor departamentului de audit intern pe parcursul unei perioade determinate cum ar fi, tipul misiunilor, natura acestora, momentul începerii precum și cel al finalizării, termen și proceduri sau bugete previzionate. La finalul perioadei planul de audit este considerat drept un criteriu de raportare privind performanțele realizate de departamentul de audit intern.

Misiunile de audit intern

Elaborarea propriu-zisă a planului misiunii în care sunt menționate natura, calendarul și întinderea lucrărilor de audit are loc abia după ce auditorul a obținut o cunoaștere generală a întreprinderii, a stabilit un anumit nivel al pragului de semnificație, a identificat domeniile și sistemele semnificative și a realizat o evaluare a riscului de audit.

Planul de misiune este însuși programul general de muncă prin intermediul căruia sunt sintetizate informațiile obținute pe baza cãrora se poate orientata și planifica misiunea de audit.

Ținând cont că nu este posibilă întocmirea unui plan de audit universal, voi reda în continuare un plan de audit cu conținut minimal, acesta trebuie să conțină:

un cadru legal al auditului;

o scurtă descriere a activității, a programului sau entității;

un motiv al auditării;

factorii de influență ai auditului, inclusiv cei ce determină materialitatea problemelor considerate;

aprecierea riscurilor cât și materialitatea și pragul de materialitate;

care sunt obiectivele auditului;

expunerea și modul de abordare a auditului, probele de audit ce trebuie sa fie obținute pentru ca auditul sa își atingă obiectivele;

care sunt resursele necesare și în ce moment;

estimarea unei taxe de audit (dacă este cazul);

detalii cu privire la persoanele din interiorul respectivei entități auditate, ce asigură conexiunea cu auditorul;

programul desfășurării auditului și data în care proiectul este disponibil pentru analiza lui preliminară;

forma, conținutul și utilizatorii raportului final.

Planificarea auditului constituie un proces dinamic, în vederea atingerii obiectivelor auditului, cu timpul, există posibilitata să fie impusă efectuarea unor anumite modificări în planul inițial, ce a fost realizat în activitatea preliminară, întrucât concluziile cheie care au apărut în această activitate pot furniza bazele pentru planul de audit.

Astfel, auditorul elaborează un program de audit menit pentru a stabili natura, durata și dimensiunea procedurilor de audit ce au fost planificate, acestea fiind necesare implementării planului de audit.

Așsadar, programul de audit este constituit dintr-un set de instrucțiuni ce sunt adresate membrilor echipei și într-un mijloc de control și intr-o evidență precisă cu privire la desfășurarea activității de audit. Acesta cuprinde și obiectivele auditului corespondente fiecărui domeniu și deasemenea un grafic cu timpul pentru fiecare domeniu de procedură.

Când este întocmit programul de audit sunt luate în considerare evaluările riscurilor firești și cele de control precum și nivelul necesar al asigurării garantate de procedurile de fond. Auditorul ia deasemena în considerare și durata efectuării testelor de control și durata procedurilor de fond, precum și existența din partea entității și implicarea unor alți auditori sau experți.

Scopul misiunii de audit este acela de a furniza o asigurare independentă conducerii în ceea ce privește funcționalitatea sistemului de control intern atașat activității auditate și formularea de recomandări pentru îmbunătățirea acestuia.

Scopul misiunilor de audit financiar realizate de auditorii interni este de a examina credibilitatea sistemului contabil și de infomare financiară. Opinia auditorilor interni este contrânsă de apetitul pentru risc al conducerii, de astfel, în ipoteza în care raportul auditorilor interni privind activitatea financiar-contabilă ar fi public, credibilitatea lui ar fi nulă, având în vedere faptul că scopul principal al auditului intern este de a sprijini atingerea obiectivelor și intereselor organizației.

Independența auditorului intern trebuie să aibă o gândire neîncorsetată, fără idei preconcepute, ca de exemplu: „totul merge foarte bine sau totul merge foarte prost”.

Auditorul intern nu poate fi controlor, pentru că atunci când va audita va face control financiar de gestiune, și nici inspector pentru că în acest caz se va comporta ca un inspector fiscal.

Auditul intern este o activitate independentă, de asigurare a îndeplinirii obiectivelor și de consultanță, concepută în scopul de a adăuga valoare și de a îmbună tăți activitățile unei organizații. Astfel, funcția de audit intern, cu ocazia evaluării controlului intern, stabilește:

dacă controlul intern a depistat toate riscurile;

dacă pentru toate riscurile identificate a găsit procedurile cele mai adecvate;

dacă lipsesc controalele în anumite activități;

dacă există controale redondante;

apoi, transformă în recomandări toate aceste constatări și concluzii asupra controlului intern prin raportul de audit pe care îl va înainta managerului.

Auditul intern ajută o organizație să își îndeplinească obiectivele sale, prin aducerea unei abordări sistematice, disciplinate în evaluarea și îmbunătățirea eficacității managementului riscului, controlului intern și procesului de conducere. De asemenea, auditul intern oferă departamentelor din organizație, Consiliului director, Consiliului de administrație o opinie independentă și obiectivă asupra managementului riscului, controlului și guvernării, măsurând și evaluând eficacitatea acestora în atingerea obiectivelor stabilite ale organizației.

Auditul intern are trei principale preocupări:

raportează managementului la cel mai înalt nivel pentru ca acesta este cel care poate lua decizii, respectiv sefului executivului sau Consiliului de administrație;

evaluează și supervizează sistemul de control intern;

oferă consiliere pentru îmbunătățirea managementului, pe baza analizei riscurilor asociate activităților auditabile.

Auditul intern intră în cultura organizației atunci când managerul apelează la auditori. În acest fel auditul intern devine o funcție responsabilă, caracterizată prin independență.

Auditul intern este o funcție și auditorul intern este o persoană care are obligații și acestea nu sunt minore;

Periodicitatea auditului intern este o funcție permanentă în cadrul entității, dar este și o funcție periodică pentru cei auditați. Frecvența auditurilor va fi determinată de activitatea de evaluare a riscurilor. Astfel, auditorii interni pot audita o entitate 8-12 săptămâni și apoi să revină după o perioadă de 2-3 ani, în funcție de riscurile care apar.

În acest sens, trebuie să dispunem de un sistem de măsurare a riscurilor. Acesta este planul de audit, care se realizează pe perioade strategice, de regulă 5 ani, structurat anual și cuprinde toate activitățile. Diferența este că unele activități vor fi auditate odată, iar altele de mai multe ori, funcție de evaluarea riscurilor. Pe baza planului de audit se stabilește și numărul de auditori și în funcție de aceștia se aleg riscurile care vor fi tratate și cele la care se va renunța pentru moment.

Pregătirea misiunii de audit intern

Inițierea auditului – În această etapă structura auditată este informată de începerea misiunii de audit și se întocmesc documente care autorizează desfășurarea misiunii și creează premisele de independență a auditorilor față de structura auditată.

Înștiințarea structurii auditate privind declanșarea misiunii de audit intern se efectuează prin transmiterea unei notificări (document prin care structura auditată este informată asupra misiunii și principalelor obiective care urmează a fi auditate, duratei misiunii, intervențiile la fața locului ce vor fi efectuate și prin care se solicită materialele necesare a fi puse la dispoziție).

Notificarea trebuie transmisă cu 15 zile înainte de începerea misiunii prevăzute în planul anual de audit public intern și cu cel puțin 3 zile înainte de începerea misiunii ad-hoc.

Autorizarea misiunii se realizează prin întocmirea ordinului de serviciu.

Ordinul de serviciu este acel mandat de intervenție dat auditorilor care vor desfășura misiunea de către compartimentul de audit intern, reprezentat prin coordonatorul acesteia (care îl întocmește).

Ordinul de serviciu este elaborat pe baza planului anual de audit intern, aprobat de conducătorul unității. De aceea, în cazul misiunilor ad-hoc, ordinul de serviciu trebuie să fie aprobat și de conducătorul unității, misiunea nefiind cuprinsă în Planul anual de audit intern.

Colectarea și prelucrarea informațiilor

În această etapă, auditorii pregătesc informațiile necesare pentru efectuarea analizei de risc și se familiarizează cu domeniul auditabil prin:

identificarea și studierea legilor ce reglementează activitatea structurii/entității auditate;

discuții cu conducerea instituției;

solicitarea principalelor documente de funcționare a entității: organigramă, regulament de organizare și funcționare, regulament intern, fișe post;

solicitarea procedurilor, normelor interne, circularelor;

solicitarea rapoartelor anterioare ale organelor de control și ale auditorilor externi, dacă este cazul;

solicitarea contractelor ce pot avea un impact semnificativ asupra operațiunilor;

dosarele de corespondență.

Analiza riscurilor

Realizarea analizei riscurilor presupune parcurgerea următoarelor etape :

identificarea operațiilor auditabile;

identificarea amenințărilor și riscurilor asociate operațiilor;

stabilirea criteriilor de analiză a riscurilor și a nivelurilor de apreciere a acestora;

stabilirea nivelului riscului pe criterii de apreciere;

determinarea punctajului total al riscului;

clasarea operațiilor pe baza analizei riscurilor;

Elaborarea programului de audit

Programul cuprinde planificarea desfășurării celor 4 etape ale misiunii de audit, stabilind timpul necesar efectuării fiecărei activități și repartizarea sarcinilor auditorilor implicați.

Programul celei de-a doua etape, intervenția la fața locului, se elaborează în baza tematicii în detaliu a obiectelor auditabile selectate, realizată în etapa de analiză a riscurilor.

Sunt stabilite acțiunile concrete de efectuat pentru atingerea fiecărui obiectiv selectat în tematică și repartizarea acestor activități pe auditori. Se încearcă prezentarea cât mai detaliată a procedurilor de audit, inclusiv tehnicile de sondaj și eșantionare utilizate.

Pe parcursul desfășurării misiunii de audit intern, programul se modifică în funcție de timpul necesar pentru realizarea activităților prevăzute.

O planificare corectă, realizată în aceasta etapă, facilitează pregătirea raportului final.

Ședința de deschidere

Ședința de deschidere a intervenției la fața locului se desfășoară în scopul clarificării scopului și obiectivelor misiunii de audit, prezentării tematicii în detaliu a obiectelor auditabile, a modalității de lucru și stabilirii unui calendar al întâlnirilor. La ședință participă auditorii interni, conducătorul și personalul structurii auditate.

Intervenția la fața locului

În această etapă auditorii studiază activitatea/sistemul/procesul auditate și procedurile aferente (continuare a etapei de colectare și prelucrare a informațiilor), intervievează personalul structurii auditate, analizează datele și informațiile obținute, evaluează eficiența controalelor interne, verifică înregistrările contabile, efectuează testările necesare pentru formularea constatărilor, concluziilor și recomandărilor, revizuiesc documentele de lucru și elaborează proiectul de raport. Etapa de intervenție la fața locului se finalizează cu ședința de închidere.

Tehnici și instrumente

Tehnicile specifice folosite de auditori sunt: verificarea – asigură validarea, confirmarea, acuratețea înregistrărilor, documentelor, declarațiilor, concordanța cu legile și regulamentele, precum și eficacitatea controalelor interne.

Tehnicile de verificare folosite sunt comparația – confirmă identitatea unei informații după obținerea acesteia din două sau mai multe surse diferite;

Observarea fizică – modul prin care auditorii își formează o părere proprie. Este mijlocul cel mai eficient de verificare a existenței activelor. În cazul misiunii de audit inventarierea patrimoniului și valorificarea rezultatelor este o tehnică importantă, ce îi poate asigura pe auditori că procedurile de inventariere au fost respectate.

Interviul – presupune o discuție între cel care aplică interviul, denumit intervient și subiectul interogat, denumit intervievat. Interviurile pot fi libere sau direcționate. Interviurile direcționate sunt axate pe o anumită temă și au un anumit scop, ambele stabilite în cadrul unui program precis elaborat, cu ajutorul unor reguli adaptate domeniului investigat, denumite „chestionare". Informațiile primite în cadrul interviurilor sunt consemnate în foi de lucru și trebuie confirmate cu documente.

Analiza – procedurile analitice de audit cuprind, de exemplu:

compararea informațiilor din perioada în curs cu informațiile similare din perioadele precedente sau cu previziunile;

studiul raporturilor existente între informațiile financiare și informațiile nefinanciare corespunzătoare (de exemplu, valorile contabilizate din cadrul plății salariilor cu evoluția numărului mediu de salariați);

compararea informațiilor sectoriale de același fel.

Instrumentele specifice folosite de auditori sunt:

Chestionarele:

chestionare de luare la cunoștință;

chestionare de control intern;

chestionar listă de verificare.

Pista de audit – tablou de prezentare a circuitului auditului, care stabilește fluxurile informațiilor, atribuțiilor și responsabilităților, stabilește documentația justificativă și reconstituie operațiunile.

Formularele de constatare:

fișe de identificare și analiză a problemelor (FIAP) – pentru fiecare problemă constatată, este prezentat rezumatul acesteia, cauzele și consecințele, precum și recomandările pentru rezolvare;

formulare de constatare și raportare a iregularităților (FCRI) – se întocmesc în cazul constatării unor iregularități.

Elaborarea proiectului de raport de audit public intern

Proiectul de raport de audit public intern prezintă cadrul general, obiectivele, constatările, concluziile și recomandările auditorilor interni. Proiectul se întocmește în baza FIAP elaborate și a celorlalte instrumente de lucru.

Proiectul de raport de audit public intern are următoarea structură:

Date de identificare a misiunii de audit – se menționează componența echipei de auditori, ordinul de serviciu și legislația în baza cărora s-a realizat misiunea, durata acțiunii de auditare, perioada supusă auditării și structurile auditate, scopul acțiunii de auditare, obiectivele misiunii, tipul de audit efectuat, metodele și tehnicile utilizate, materialele întocmite în timpul misiunii de audit. Tot în această secțiune, auditorii fac o scurtă prezentare a structurilor auditate (organizare și funcționare, activități desfățurate) și a documentelor examinate.

Constatări – pentru fiecare obiectiv auditabil sunt prezentate problemele identificate, cauzele, consecințele acestora și recomandările pentru rezolvare.

În încheiere este precizată documentația ce stă la baza proiectului de raport (și anume lista de obiecte auditabile, programul de audit și programul de intervenție la fața locului, adică FIAP și FCRI). Proiectul de raport este transmis către structura auditată, iar aceasta putând sa trimită în maxim 15 zile punctele sale de vedere.

Urmează apoi Ședința de închidere care se organizează în termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere de la structura auditată. În cadrul acestei ședințe se analizează constatările și concluziile din proiectul de raport, în vederea acceptării recomandărilor formulate. Se discută planul de acțiune pentru rezolvarea problemelor constatate, însoțit de un calendar de implementare a recomandărilor.

Raportul de audit public intern

În această etapă, proiectul raportului de audit intern se prelucreză cu scopul de a fi redactat în forma finală, incluzând și modificările discutate și convenite la ședința de închidere. Auditorii urmeză sa revadă conținutul raportului, urmărind prezentarea sintetică a respectivelor constatări și elaborarea concluziilor în baza acestor constatări. Este necesar ca recomandările să fie fezabile și economice, iar raportul să contribuie dezvoltarea activității structurii auditate și la îmbunătățirea structurii instituției din care face parte precum și la creșterea performanței managementului.

Auditorii trebuie să informeze structurile auditate de responsabilitățile ce le revin:

elaborarea planului de acțiune, însoțit de calendarul implementării recomandărilor;

stabilirea responsabililor pentru fiecare recomandare;

punerea în practică a recomandărilor;

comunicarea periodică a stadiului progresului acțiunilor;

evaluarea rezultatelor obținute.

Auditorii verifică implementarea recomandărilor la termenele stabilite, întocmind fișe de urmărire a recomandărilor. Auditorii trebuie să se asigure că, pentru deficiențele constatate, au fost întreprinse acțiuni corective și că acestea i-au atins rezultatele scontate. In caz contrar, trebuie să obțină acceptul conducerii asupra riscului de a nu realiza acțiuni corective cu privire la observațiile din raport.