Auditarea Si Certificarea Calitatii Marfurilor

AUDITAREA ȘI CERTIFICAREA CALITĂȚII MĂRFURILOR

-CUPRINS-

CAPITOLUL I : ȘTIINȚA MĂRFURILOR: CONCEPTE ȘI EVOLUȚIE

Principalele concepte ale merceologiei

Evoluția merceologiei

Metode prin care se cercetează calitatea mărfurilor

CAPITOLUL II : MĂSURAREA ȘI ESTIMAREA CALITĂȚII ÎN UNIUNEA EUROPEANĂ

2.1 Elemente de teoria calității

2.2 Viziunea U.E. în domeniul calității mărfurilor

2.3 Politici naționale în domeniul calității mărfurilor

2.4 Strategii de îmbunătățire a calității

CAPITOLUL III : AUDITUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂȚII LA PENITENCIARUL CRAIOVA

3.1 Principii de bază si vocabular

3.2 Metodologia auditului intern aplicat sistemul de management al calității

3.2.1 Etape, proceduri, activități si documente

3.2.2 Colectarea și analizarea informațiilor

3.2.3 Evaluarea îndeplinirii cerințelor sistemului de management al calității

INTRODUCERE

Un domeniu care a luat amploare, care atrage din ce în ce mai mulți cercetători și specialiști, este cel care se ocupă cu studiul mărfurilor.

Mărfurile devin tot mai numeroase și diversificate, iar proprietățile acestora constituie partea asupra careia se concentrează tot mai multe eforturi din domeniul socio-uman. Omul are un număr tot mai mare de nevoi și tot mai sofisticate, de aceea marfurile au cunoscut o dezvoltare, care este într-o continuă creștere.

Această permanentă evoluție a mărfurilor, este asociată cu noțiunea de calitate. Pe lângă precesele aferente obținerii fizice a produsului, intervin elemente pronunțate ale calității care se referă la managementul calității relațiilor interprofesionale, la managementul integral al calității și la o politică specifică în acest domeniu al calității.

Pentru că societatea în care trăim cunoaște o evoluție bazată pe economia de piață, a unei concurențe manifeste în domeniul mărfurilor alimentare și nealimentare, acum, când apar produse tot mai diversificate ofertate, putem afirma că acestă noțiune, ,,calitatea”, este cea care face diferența. Calitatea produselor nu poate fi exprimată, cum nici nu îți poate găsi eficiența,prin numărul din ce în ce mai mare de unități vândute, doar dacă au un preț pe masura concurenței, relativ, cât mai mic.

Așadar, analizând raportul preț-calitate, vom înțelege de ce este necesară o abordare profundă a studiului calității, fiind util pentru a crea deprinderi manageriale care să aducă o optimizare în decizia de a realiza și valorifica mărfurile.

Asimilând cunoștințele adunate în această lucrare, sunt convins că abordarea conceptului de calitate, în contextual sistemului de management al calității, va oferi informații ajutătoare managerilor din instituții publice, care în activitățile de achiziționare, repartizare și utilizare a produselor, vor lua deciziile cele mai juste.

În partea finală a lucrării am analizat o procedură de auditare a sistemului de management al calității deoarece implementarea acestui sistem în instituțiile publice, în special în sistemul penitenciar, nu a ajuns la maturitate. Doresc să aduc o contribuție în acest domeniu și o creștere a nivelului calității, analizând și criticând acest sistem de management al calității în Penitenciarul Craiova.

Am atins toate etapele ce se efectuează la un control de audit, din momentul în care se inițiază acesta, odată cu primirea deciziei de executare a misiunii de audit, până în momentul în care se finalizează, întocmindu-se raportul de audit. Totodată, consider că este foarte important ca neregulile constatate, în procedura desfășurată, să fie remediate de urgentă. Pornind de la această premisă, am precizat în lucrare modul în care sunt verificate, în termenul stabilit de către comisia de audit, măsurile instituției auditate pentru îndepărtarea carențelor constatate. Nu este suficient să se constate problemele, ci trebuie să se găsească și soluțiile acestora, iar auditul desfășoară și astfel de acțiuni.

CAPITOLUL I

ȘTIINȚA MĂRFURILOR: CONCEPTE ȘI EVOLUȚIE

Merceologia este știința care se ocupă cu studiul proprietăților mărfurilor, din punct de vedere tehno-economic cu ajutorul prismei utilității, calității și în funcție de nevoia și eficiența economico-socială. Pentru a satisface nevoile cetațenilor cât și a autorităților publice sau private, mărfurile au cunoscut o dezvoltare majoră iar sortimentele variate de produse care sunt achiziționate pe piață s-au extins, inclusiv la nivel global.

În doctrină, în urma diverselor cercetări, se precizează faptul că merceologia relevă proprietăți utile ale produselor stabilind procedee de determinare și verificare a calității, condițiile optime de păstrare, procedee de transport și utilizare rațională, completate de multe ori și cu metode de ameliorare a caracteristicilor calitative.

1.1 Principalele concepte ale merceologiei

Pentru a înțelege mai bine domeniul merceologiei, este nevoie să definim anumiți termeni care sunt utilizați în toată aria acestei științe. De foarte multe ori se utilizează termenul ,,produse’’care se asociază cu mărfuri, însă acest lucru este eronat pentru că nu orice produs constituie o marfă ci doar acele produse care sunt comercializate și care prin intermediul proprietăților sale satisfac necesitățile altor persoane decât cele ale producătorilor. În sens larg, produsele sunt bunuri materiale obținute în urma unei activități productive sau a unui proces de producție.

Conceptul de marfă cuprinde doua dimensiuni (valoarea și valoarea de întrebuințare) care intercondiționează.

Munca înglobată într-o marfă reprezintă valoarea acesteia deoarece marfa este produsul muncii depuse de catre oameni, iar valoarea este cu atât mai mare, cu cât se depune mai multă muncă pentru a fi obținut produsului.

Valoarea de întrebuințare a mărfurilor exprimă toate acele proprietăți utile ale acestora. Pentru a fi utilă și pertru a avea succes pe piață, marfa trebuie să aibă proprietăți cerute și asteptate de catre consumator. Apare un nou termen ce necesită detaliere, proprietățile mărfurilor, care reprezintă însușirile sau atributele mărfurilor care le conferă o anumită utilitate în consum și care au scopul de a satisface nevoile consumatorilor, fiind determinate ce calitatea materialelor utilizate și procesele tehnologice de obținere a produsului finit.

Din cele relatate mai sus, putem să afirmăm că valoarea de întrebuințare a unui produs este oferită de proprietatea acestuia de a satisface o nevoie a unui individ. Dacă un produs va avea mai multe valori de întrebuințare, atunci el va satisface mai pe deplin ceea ce doresc beneficiarii. Altfel spus, cu cât conținutul tehnic, social, economic și uman al produsului respectiv, este mai valoros, cu atât valoarea lui este mai mare, concomitent cu prețul acestuia.

Valoarea de întrebuințare a mărfurilor are un caracter dinamic foarte pronunțat, care capătă amploare pe măsură ce știinta și tehnica se dezvoltă, dar se ține cont și de cerințele, în ascensiune, ale populației.

Un exemplu care se potriveste este că s-a trecut de la acel televizor alb-negru, la televizorul color. Acest lucru s-a întamplat printr-o perfecționare continuă( folosindu-se telecomanda, teletextul, programare pornire si oprire și multe altele). În vremurile de azi se poate afirma că televizoarele au cunoscut, încă odata, modernizarea, deoarece au aparut acele televizoare „SMART”, care au posibilitatea de a înregistra programul TV și, cea mai importantă caracteristică, de a se conecta la internet.

Cele două concepte principale utilizate într-o pondere mare în domeniul merceologiei, valoare și valoare de întrebuințare, se află în raport de reciprocitate deoarece cresterea muncii încorporate determină o creștere a valorii de întrebuințare, iar o creștere a celei din urmă determină o creștere a valorii mărfurilor( a muncii depuse ).

Din definiția merceologiei reiese faptul că aceasta operează cu trei criterii: ,,tehnic” , ,,economic” și ,,social”, criterii care creează un ansamblu unitar esențial pentru stabilirea calității produselor

Aceste criterii, care sunt incluse în valoarea de întrebuințare, deoarece este o noțiune complexă, sunt :

Conținutul tehnic, reprezină studiul principalelor caracteristici ale produselor și cunoașterea factorilor care infuențează proprietățile acestora.Acești factori sunt de producție, de circulație și de servicii comerciale.

Conținutul economic reiese utilizând raportul dintre valoare și valoarea de întrebuințare astfel: urmărirea obținerii unei valori de întrebuințare cât mai mari, pe fondul scăderii valorii mărfurilor, rezultând astfel un preț cât mai redus.

Conținutul sociouman este cel care realizează trecerea de la un conținut tehnic la cercetarea proprietăților mărfurilor pentru a acorda o importanță deosebită stării de sănătate a consumatorilor, dezvoltării simțului estetic, nivelului de cultură și civilizație, dar și reducerii poluării mediului înconjurător.

Figura 1-2. Elemente de logică pe care se fundamentează necesitățile sociale

1.2 Evoluția merceologiei

În economia modernă, merceologia a evoluat într-un timp scurt, de la stadiul inițial de studiere a mărfurilor ca singura dimensiune, la stadiul actual care presupune o studiere multidimensională, integratoare și implicit abordarea de noi concepte, instrumente și metode de cercetare.

Etimologia cuvântului merceologie demonstrează proveniența acestuia prin compunerea a doua cuvinte din: limba latină (merx care înseamna marfă) și din limba greacă ( logos care înseamnă știință). Merceologia este studiată în mai multe țări sub alte denumiri cum ar fi: în Germania ,,Warenkunde”, în Anglia sub numele de ,,Knowledges of Wares” , în Franța ,,Connaissence de marchandieses”, în Italia și Spania sub aceeași denumire ,,Merceologia”, însă doctrina este similară.

Merceologia datează din prima jumatate a secolului al XVIII-lea, pionierul acesteia fiind considerat germanul Johann Beckman care a realizat lucrarea intitulată Vorbereitung zur Warenkunde în urma careia s-a înființat o școală comercială în Germania odată cu crearea unei discipline care avea ca obiect exclusiv studierea mărfurilor. Lucrari similare, au apărut în Italia, unde s-a evidețiat autorul Vittorio Villavechia, și în Austria unde autorul J. Wisner s-a remarcat cu lucrarea sa, Secondo l’Arnaudon.

Preocupari privind această știință, au existat încă din Antichitate, când grecii antici, au conceput măsurători și norme. Se cunoaște cum Arhimede, a fost chemat de către Hiron II, rege al Siracuzei, pentru a expertiza o coroană și să stabilească dacă aceasta este facută din aur pur, sau are în compoziția sa și argint. Romanii, în epoca lor, fac referire la această disciplină. Vitruviu, arhitect și scriitor roman, vorbește în lucrările sale despre proprietățile și utilitățile mărfurilor, iar Homer vine cu informații despre produsele agricole din acea perioada a timpului.

În Evul Mediu, cel mai de seamă reprezentant al Renașterii Italiene, Leonardo da Vinci (numele real-Leonardo di ser Piero da Vinci) este cel care contribuie la evoluția merceologiei, punând bazele metodei organoleptice, folosită și în zilele noastre în studiul mărfurilor, pentru a determina calitatea acestora. Tot în această perioadă, Dimitrie Cantemir, în opera sa, Descrierea Moldovei, vorbește despre proprietățile solului, sistematica florei, a faunei sau a unei regiuni,fiind în legătură directă cu produsele și consumatorii acestora.

În țara noastră apare prima lucrare despre știinta mărfurilor, în 1895, la Brașov, și îl are ca autor pe Arsenie Vlaicu, care tratează în cartea sa mărfurile din perspectiva originii, a proprietăților, a indicilor de calitate și a metodelor utilizate pentru stbilirea calității acestora. Odată cu înființarea primelor școli comerciale la București, în anul 1864, și la Galați, un an mai târziu, merceologia capătă contur. Este denumită ,,Cunoștința mărfurilor” , devenind în perioada interbelică o știință fundamentală în învățământul superior românesc. Înființarea unei secții de profil , pritatea acestora. Tot în această perioadă, Dimitrie Cantemir, în opera sa, Descrierea Moldovei, vorbește despre proprietățile solului, sistematica florei, a faunei sau a unei regiuni,fiind în legătură directă cu produsele și consumatorii acestora.

În țara noastră apare prima lucrare despre știinta mărfurilor, în 1895, la Brașov, și îl are ca autor pe Arsenie Vlaicu, care tratează în cartea sa mărfurile din perspectiva originii, a proprietăților, a indicilor de calitate și a metodelor utilizate pentru stbilirea calității acestora. Odată cu înființarea primelor școli comerciale la București, în anul 1864, și la Galați, un an mai târziu, merceologia capătă contur. Este denumită ,,Cunoștința mărfurilor” , devenind în perioada interbelică o știință fundamentală în învățământul superior românesc. Înființarea unei secții de profil , prima dată în cadrul Academiei de Studii Economice, apoi în cadrul Facultății de Comerț, reprezintă punctul culminant în procesului de consolidare a disciplinei, având următoarele denumiri: ,,Productologie”, ,,Studiul marfurilor”, ,,Chimie și mărfuri” și ,, Merceologie”. Indiferent care a fost denumirea disciplinei, domeniul de studiu era același cuprinzând: descrieri generice ale produselor, proprietăți ale acestora, nomeclator, clasificări, sortimente, marcare, ambalare, etichetare, păstrare, transport, comercializare, depozitare, conservare, etc.

Fondul de cunoștințe care se referă la mărfuri și problematica lor grupează, pe lângă cunoștințe specifice disciplinei, numeroase elemente din științe clasice și științe noi, organizate într-un sistem autonom, distinct și original, ancorat deopotrivă în teorie, în științele aplicate și în zone de referință ale practicii. Aceste cunoștințe asigură extensia orizontului de cunoaștere generală și dezvoltare a domeniului științific propriu.

Fizica, chimia dar și științele naturale în general au constituit surse primare de împrumut pentru merceologie, întrucât abordarea empirică în cercetarea mărfurilor presupune considerarea acestora primordial ca entități ale regnurilor naturale. Istoria, geografia au furnizat cunoștințe necesare cercetării provenienței și a evoluției mărfurilor, a răspândirii și consumului acestora precum și a evoluției piețelor de circulație a mărfurilor. Dreptul și legislația au fost și au rămas în continuare sursele cunoștințelor necesare pentru dezvoltarea a reglementărilor specifice producției, pentru a comercializa și consuma mărfurile. Deasemenea, matematica și statistica au reprezentat o sursă specifică de cercetare a calității mărfurilor, dezvoltată masiv pe măsură ce producția de tip industrial a mărfurilor a dominat tot mai mult. Se afirmă că șiințele ca electronica și informatica au facilitat utilizarea metodelor și aparaturii necesare în cercetarea modernă a mărfurilor. Alte discipline, cum sunt lingvistica și ramurile sale au oferit mediul creării și consacrării unei terminologii distincte, facilitând circulația largă și unitară a mărfurilor și informațiilor de specialitate, premisă a mondializării comerțului. Filosofía, psihologia și estetica au găsit în lumea mărfurilor zone de dezvoltare a unor segmente deosebit de interesante în plan științific, foarte utile practicii.

Știința mărfurilor, la rândul său, reprezintă sursă de preluare a unor elemente în alte științe, situație care, în întregul său, îi conferă caracter multi- și interdisciplinar.

Indiferent de evoluția denumirii și de contextul parcurs, știința mărfurilor a fost orientată constant spre marfă și problematica mărfurilor, orientare prezentă încă din primele lucrări din domeniu. Din definiția ,,Stiinței mărfurilor’’, menționată în prefața lucrării sale, Mallian, în 1879, prima lucrare de specialitate cunoscută până astăzi, rezultă că această disciplină tratează despre originea și evoluția mărfii,de unde provin acestea, diferențele dintre calitățea, proprietățile și întrebuințările acestor mărfuri, dar și despre procedeele de cunoaștere a alterărilor și falsificărilor lor. Aceeași concepție este evidentă la autorul celei mai ample și valoroase lucrării de merceologie publicată în secolul trecut și evocată mai sus A. Vlaicu în 1895 arată că merceologia cercetează originea mărfurilor, proprietăților esențiale fizice și chimice, indicii de veritabilitate și bunătate dar și mijloacele de stabilire a acestora și descoperirea degradărilor și falsificărilor mărfurilor.

În zilele noastre, merceologia se predă în mai mult de 30 de țări, în învățământul superior dar și în învățământul preuniversitar. Pentru a se ocupa de probleme din domeniul mărfurilor, au fost înființate organizații cu caracter statal, parastatal dar și privat. Astfel de organizații se gasesc pe teritoriul Italiei, Japoniei, Germaniei, dar și în Romania din anul 1990.

1.3.Metode prin care se cercetează calitatea mărfurilor

Operațiunea complexă pentru determinarea calității mărfurilor necesită, în primul rând, cunoașterea proprietăților și a factorilor care condiționează calitatea acestora. Acest lucru se realizează utilizând metodele pentru determinarea proprietăților mărfurilor.

Metodele specifice științei mărfurilor prin care se face posibilă analiza acestora, pentru a determina aspecte ale calității, sunt:

Metodele generale

Metodele clasice, specifice

Metode moderne

Merceologia utilizează următoarele principii de bază în selectarea metodelor de cercetare a mărfurilor, pentru a determina calitatea acestora:

Realizarea în condiții de eficiență economică, atât la producător, cât și la beneficiar, a corelației necesitate-produs.

Să se realizeze integrarea rezultatelor de moment(parțiale).

Să se realizere completarea reciprocă a metodelor.

1.3.1.Metode generale

Metodele respective, dupa cum demonstrează titlul, relevă caracteristici ale mărfurilor de natură generală.

Analiza. Această metodă presupune descompunerea unui produs, sistem sau a unui concept, în vederea studierii separate și treptate a acestora. Operația de analiză se poate face material sau mintal. În studiul mărfurilor se folosesc frecvent ambele variante, îndeosebi analiza materială care are mai multe aplicații, cele mai frecvente fiind analizele chimice și analizele fizice. Ca urmare a cercetări prin metoda analizei se demonstrează compoziția, structura, alcătuirea mecanismelor de compunere, etc. cercetările analitice sunt foarte larg utilizate în domeniul mărfurilor și sunt caracterizate de acuratețe și justețe bună și foarte bună, dar și de neajunsuri legate de praguri ridicate ale duratei, echipamentelor, calificării și costurilor pe care le presupun. Cercetarea din zilele noastre, modernă, beneficiază de echipamente care compensează unele dezavantaje, cum sunt cele legate de durata determinărilor și caracterul rezultatelor, în schimb reclamă tehnică destul de costisitoare. Pentru astfel de analize sunt necesare cantități infime de substanțe, soluții și de reactivi (analiza în picătură sau de microanaliză), durata unei analize reducându-se uneori la nivelul unor secunde (când vorbim de analizele instantanee), putându-se efectua simultan mai multe seturi de teste în condiții deosebite dar unitare. Echipamentele utilizate sunt reduse din punct de vedere dimensional și, de obicei, conectate la sistemele de calcul și de evidențiere multiformă (ca exemplu imprimantele, monitoarele și alte sisteme electronice) a rezultatelor, făcând o economie a volumului de resurse.

Sinteza este metoda inversă procesului de analiză, prin care se reunesc elementele rezultate ăn urma descompunerii unor produse. După cum am precizat, principiul sintezei este opus principiului analizei, și se urmarește reconstituirea unor sisteme, produse, obiecte, concepte, etc. Ca procedeu, sinteza, este foarte mult implicată în problematica știintei mărfurilori, interesând major compozitia materialelor în zona produse sintetice: produsele chimice, medicamentele, cauciucurile, masele plastice fibrele textile și altele, exemplele putând merge în orice direcție și oricât de departe, inclusiv până la alimente, fiind printre cele mai importante.

Comparația reprezintă acel procedeu prin care se evidențiază asemănările și deosebirile între două elemente concrete sau abstracte. În domeniul științei mărfurilor, comparația, a cunoscut o sferă aplicabilitate dezvoltată și a contribuit și contribuie la dezvoltarea sectoarelor de cercetare comparativă de calitate. Pe baza acestei metode se realizează o ierarhizare a produselor în funcție de nivelul calitativ a care se află.

Deducția definește acel raționament care se orientează de la general către particular sau specific. Reprezintă acea procedură prin care analizează un produs, plecând de la idei,caracteristici, proprietăți generale spre cele particulare.

Inducția este inversul deducției, presupunâd procesul prin care se pleacă de la premise particulare, de la fapte concrete spre concepte. Aceast mod, inductiv, se folosește des în cercetarea proprietăților mărfurilor pentru a realizea statisticilor și a prognozelor.

Metodele matematice și informatice explică fenomenele de optimizare a calității mărfurilor sau a gamei de srtimente automatizat, fiind create baze de date.

Metodele statistice exploatează datele obtinute prin studierea unuia sau a mai multor eșantioane raportându-le la întreaga populație.

1.3.2.Metode clasice, specifice

Un alt grup de metode utilizate pentru cercetarea calității mărfurilor sunt cele clasice, care studiază specific fiecare sortiment de produse sau fiecare produs în parte.

Metodele psihosenzoriale, denumite în trecut și metode organoleptice, sunt cele care se caracterizează prin prezența unui aspect pronunțat subiectiv, studiind informațiile obținute în urma utilizării simturilor. Aceste informații sunt prelucrate cvasi-instantaneu la nivelul creierului (de unde vine și denumirea de psihosenzoriale), respectiv sunt comparate cu referințe senzoriale existente în memoria fiecărui individ ca urmare a învățării și experienței, procesul finalizându-se cu ordonarea informațiilor noi în funcție de nivelurile similare de referință.

Fiind dependente de numeroși factori: condițiile desfășurării, parametrii biologici ai operatorului, vechimea informației de referință, analizele senzoriale sunt afectate de incertitudine și subiectivism, deși prezintă avantaje ce sunt incontestabile în privința facilității, rapidității și economicității. Aceste avantaje, pe care le prezintă, constituie motivul pentru care se cunosc o largă apreciere în producția de bunuri și mai ales în comerț. Metodele respective reclamă invariabil operatori dotați genetic superior și beneficiari ai unei îndelungate experiențe în zona de practică.

Domenii cum sunt producția și comerțul cu bunuri alimentare(care nu pot fi determinate prin metode de laborator), produsele cosmetice, parfumeria și altele asemănătoare sunt dependente în mare măsură de metodele senzoriale(organoleptice). Aceste metode fac obiectul unui domeniu distinct în literatura de specialitate, numit sugestiv senzorica. Ele pot oferi primele informații despre formă, marime, culoare, aspect, gust, grad de prospetime. Revenind la produsele alimentare, calitatea senzorială este parte componentă a calității totale. Caracteristicile senzoriale(organoleptice) constituie pentru consumatori unul din criteriile foarte importante în decizia de cumparare, deoarece primul contact al consumatorului cu produsul se realizeaza prin simțurile acestuia,altfel spus pe cale senzoriala.

În industria alimentară, cuantificarea caracteristicilor de calitate ale alimentelor esteindispensabilă  în aplicarea unui program de control a calității. Rezultatele evaluării senzoriale sunt corelate cu datele furnizate de către laboratoare și obșinute în urma testelor de natură fizică, chimică, fizico-chimică, microanalitică și histologică.

Analiza funcțională este o metodă bazată pe precizie, deoarece se utilizează aparate de măsură și control pentru a fi determinate caracteristicile tehnico-funcționale și a proprietățile mărfurilor supuse testării, determinând un grad ridicat de tehnicitate. . Această metodă are caracter obiectiv, dar pentru a fi utilizată, trebuie sa se reproducă toate condițiile reale de exploatare ale produsului.

Analiza structurii este acea metodă prin care se determină calitatea, supunându-se testelor materiile prime din care au fost create mărfurile. Astfel, se apreciază calitatea mărfurilor, analizând calitatea materiilor din care au fost create, verificându-se analiza structurii acestora. Acest aspect infuențează prețul de vânzare a unei mărfi.

1.3.3. Metode moderne

Pe măsură ce știința mărfurilor a cunoscut o evoluție, iar mărfurile au cunoscut o dezvoltare prin diversitatea concentrată, existând tot felul de sortimente, putem spune ca și metodele de cercetare a calițății acestora au fost îmbunătățite. Astfel de metode sunt exemplificate și explicate astfel:

Metoda Delphi este metodă prin care un produs trece prin mâinile mai multor specialiști, fiind analizată individual. Pe baza unor chestionare complectate de către aceștia, sunt create noi și noi produse, cu o calitate net superioară produselor anterioare.

Metoda Brainstorming. Prin traducere mot a mot, cuvântul ,,brainstoming”, împrumutat din limba engleză, înseamnă ,,furtună de creier”. În termeni specialiști, brainstorming-ul reprezintă acel procedeu, tehnică, prin care este stimulată creativitatea. Raportat la domeniu mărfurilor, prin această tehnică, sunt colectate idei inovative, pentru a crea produse noi, superioare din punct de vedere calitativ, satisfăcând mult mai bine acele nevoi nelimitate ale societății.

Analiza morfologică este o tehnică de creativitate, denumită și „metoda morfologică”, „analiza ZWICHY” sau „metoda matricelor morfologice”. Această metodă a fost concepută de către Fritz Zwichy(un astronom elvețian care a lucrat o mare parte din viață la Institutul de Tehnologie din California din Statele Unite ale Americii, unde a adus foarte multe contribuții importante în astronomie teoretică și observatională) și detaliată în lucrările acestuia.

Prin acestă metodă, proprietățile mărfurilor sunt analizate systematic prin combinarea valorilor obținute cu o matrice pentru a fi determinate variantele ce vor îmbunătății calitatea mărfurilor produse ulterior.

Metoda analizei sistematice este o metodă cuprinzătoare care studiază sintagma produs-necesitate-cost-eficiență economică, luând în considerare doar acele produse necesare, care satisfac cerințele consumatorilor, care au un cost pe măsura valorii de întrebuințare, dar se ia în calcul eficiența acestora din punctul de vedere al consumatorului dar si al producătorului.

Metoda Benchmarking reprezinta un demers care consta în confruntarea unor produse cu cele ale liderilor de pe piața de comerț. Benchmarking-ul reprezintă o strategie care urmărește îmbunătățirea performanței, o mai mare eficiență, o calitate superioară, toate acestea obținându-se prin acceptarea schimbărilor.

Această metodă se bazează pe cercetarea care utilizează indicatori cantitativi și analize calitative asupra „celei mai bune practici”. Să practici benchmarking-ul este același lucru cu a merge în cautarea celor mai bune metode utilizate într-o activitate, aceste metode permițând producătorului să își crească performanțele. Este utilizată din anii ’50 când producătorii luau ca exemplu cea mai bună companie, îi studiau procesul prin care aceasta avea cele mai bune rezultate în asigurarea calității produselor și îl implement în compania lor.

Ca o primă concluzie, precizez faptul că odată cu evoluția științei mărfurilor, se observă o dezvoltare și a metodelor de cercetare a calității acestora, deoarece mărfurile au crescut ca număr fiind intens diversificate. În aceast proces al dezvoltării, constat că metodele de cercetare a calității, generale și cele clasice sau specifice, sunt pentru a măsura calitatea mărfurilor, spre deosebire de cele moderne, care aduc un aport de îmbunătățire a calității.

CAPITOLUL II

MĂSURAREA ȘI ESTIMAREA CALITĂȚII ÎN UNIUNEA EUROPEANĂ

Uniunea Europeană are în compunerea acesteia, în prezent, 28 de state membre: Austria, Belgia, Bulgaria, Cipru, Croația, Danemarca, Estonia, Finlanda, Franța, Germania, Grecia, Irlanda, Italia, Letonia, Lituania, Luxemburg, Malta, Marea Britanie, Olanda, Polonia, Portugalia, Republica Cehă, România, Slovacia, Slovenia, Spania, Suedia și Ungaria, formând o ,,comunitate” cu aproximativ patru sute optzeci și cinci de milioane de locuitori.

Crearea Uniunii Europene este strâns legată de acest domeniu al mărfurilor. Intriga constituirii U.E. este constituită de momentul în care, Robert Schuman, ministrul francez al afacerilor externe, inspirat după ideea lui Jean Monnet (considerat arhitectul Uniunii Europene), în data de 9 mai 1950, a propus ca resursele de cărbune și oțel ale Franței să fie comune cu cele ale Germaniei. Acest lucru l-a făcut în cadrul unei adunări organizate cu celelalte țări europene. La această propunere au răspuns, exceptând Germania, alte patru țări, fiind semnat, la Paris, în data de 18 aprilie 1951, Tratatul instituirii Comunității Economice a Cărbunelui și a Oțelului (abreviat- CECO). Țările semnatare au fost Belgia, Italia, Olanda, Luxemburg respectiv Franța și Germania, iar tratatul a intrat în vigoare în data de 23 iulie 1952 (cu mențiunea ca acest tratat a expirat în anul 2002 ).

Istoria formării Uniunii Europene a continuat cu Tratatul de la Maastricht (semnat de 15 state la data de 7 februarie 1992 – în vigoare la 1 noiembrie 1993), Tratatul de la Amsterdam(semnat la data de 2 octombrie 1997 – în vigoare la 1 mai 1999), Tratatul de la Nisa (semnate de catre 30 de state la data de 26 februarie – în vigoare doi ani mai târziu la 1 februarie 2003) și Tratatul de instituire a unei Comunități pentru Europa (semnat la Roma la data de 29 octombrie 2004), noțiunea mărfurilor , este prezentă în reglementările fiecărui tratat.

Formarea și dezvoltarea Uniunii Europene a constituit o premisă în dezvoltarea calității mărfurilor, deoarece mărfurile au căpătat noi valențe dacă privim din punct de vedere economico-social, iar calitatea acestora a fost redefinită, reproiectată în acest nou spațiu economic, care s-a mărit cu fiecare țară care a aderat.

2.1. Elemente de teoria calității

Oamenii și-au dorit întotdeauna o calitate superioară, confruntându-se de-a lungul secolelor cu forțe colosale și instabile care au dus la formarea de noi strategii, în continuă schimbare, pentru a atinge nivelul dorit de calitate. Mediul economic actual este unul dinamic, care solicită din partea managerilor, o dovadă de pricepere și flexibilitate, pentru a se modela după dinamica economiei.

Permanenta evoluție a condiției esențiale este asociată cu noțiunea de calitate. Dacă acum mult timp în urmă, acest termen făcea trimitere doar la ,,Controlul tehnic de calitate” (departament uzinal), acum , acest domeniu este mult mai vast, cuprinzând întreagul proces, întreaga filieră a produsului.

Pornind de la premisa că toți managerii doresc ca firmele lor să fabrice produse de foarte bună calitate și să realizeze acest lucru la un cost redus, aceștia vor urmări ca firmele lor să fie competitive, de preferat să dețină supremația calității într-o anumită ramură industrială. Toți acești manageri au și scopuri personale care sunt influențate de rezultatele obținute în domeniul calității: rezultatele înregistrate de companie reflectându-se asupra imaginii managerilor.

Dorințele managerilor au rămas neschimbate pe parcursul perioadei consemnate, modificându-se, în acest interval de timp, strategiile utilizate in managementul calității. Aceste schimbări survenite în strategie au fost concepute anume pentru a răspunde transformărilor politice, sociale și economice.

Calitatea, prin definiție, este un concept care reprezintă întregul ansambu măsurabil al caracteristicilor (proprietăților) unui produs sau serviciu care au capacitatea de a satisface nevoile consumatorilor. De aici rezultă faptul că, această noțiune, de calitate, este dată de sinteza principalelor proprietăți, care exprimă un grad de utilitate în satisfacerea unei nevoi (explicite sau implicite) ale consumatorilor. Observăm că aceste definiții au ca element principal ,,consumatorul”, care are o gamă bogată de cerințe, nevoi și așteptări. Un exemplu reprezentativ, este acela că, o companie prestigioasă va satisface aceste așteptări, nevoile ale clienților, chiar le va depăși.

Trebuie precizată o diferență dintre ,,calitate” și ,,performanță calitativă”. Voi face explicația tot printr-un exemplu, și anume: Fabricile care produc automobile marca Seat, sunt de o bună calitate, dar nu ating performanțele calitative ale automobilelor produse de fabricile celor de la marca BMW.

2.1.1 Calitatea – Stadii ale calității

Calitatea este rezultatul unui proces de sinteză a mai multor caracteristici, ale produsului obținut prin parcurgerea mai multor stadii. În acest demers de la fabricare până la livrare, distingem mai multe forme ale calității care se întâlnesc sub forma următoarelor noțiuni: calitatea proiectată, calitatea omologată, calitatea prescrisă, calitatea contractată, calitatea reală, calitatea tehnică și calitatea comercială.

Calitatea proiectată a unui produs reprezintă valorile ce le au caracteristicile acestuia la un anumit nivel ales în urma comparării a mai multor opțiuni, demers realizat cu scopul de a satisface nevoile consumatorilor. Este influențată de nivelul de performanță pe care l-a atins produsul în urma propunerii proiectantului. Nivelul de performanță este stabilit în urma unui studiu comparativ, realizat între produse similare și reprezintă o pondere de 70% din calitatea finală a produsulu.

Calitatea omologată reprezintă volorile individuale ale proprietăților produsului ales ca șablon, stabilită de o comisie formată din specialiști aleși din partea producătorului dar și din partea beneficiarului de produse.

Calitatea prescrisă este cea care indică nivelul(minim sau maxim) al valorilor individuale ale proprietăților produselor, ce trebuiesc respectate, fiind înscrise în standardele de fabricație. Pe baza acesteia se vor realiza recepțiile bunurilor de către beneficiarii produselor.

Calitatea contractată este cea care exprimă valorile proprietăților produselor alese să facă parte ca obiect al contractului care este semnat de către părți(producător și beneficiar) pentru livrarea produselor. Pe baza acestuia se face livrarea și recepția produselor, verificându-se calitatea acestora.

Calitatea reală exprimă nivelul calității mărfi pe circuitul tehnic al acesteia, la un anumit moment, fiind comparată cu calitatea prescrisă, omologată și cea contractată.

Calitatea comercială reprezină acele așteptări ale comerciantului, exprimând caracteristicile care ajută la vânzarea produsului, contribuind la formarea unui important avantaj în privința concurenței de pe piață. Calitatea comercială cuprinde calitatea tehnică la care se adaugă anumite caracteristici care fac produsul mai atractiv pentru consumator.

Calitatea tehnică a unei mărfi exprimă modul în care calitatea reală este în conformitate cu cea prescrisă, din punctul de vedere al producătorului.

Fig. nr. 2.1 – Ipostaze ale calității și înteracțiunile între acestea

Din această figură se poate observa cum calitatea poiectantă (abreviată Q pro) include calitatea omologată (Qom), iar aceasta include calitatea prescrisă (Qpre) deoarece produsul trebuie sa indeplinească cel putin condițiile standardelor aplicabile. Prin contractul realizat între producător și beneficiar, având statut de părți ale contractului, se urmărește calitatea contractată (Qctr) a produselor, care se stabilește obligatoriu și reiese din compararea acesteia cu calitatea prescrisă. Calitatea reală (Qre) se verifică în anumite faze pe parcursul circuitului tehnic al produsului și se compară cu calitatea prescrisă și cea contractată. Calitatea livrată (Qliv) se compară cu toate celelalte ipostaze ale calității, stabilindu-se, în urma rezultatelor, dacă lotul de produse este respins fiind necorespunzător, sau se acceptă, având un calificativ corespunzător dacă: Qliv = Qctr = Qpre.

2.1.2 Factorii calității și formele de prezentare a acestora

Activitățile care determină calitatea unui produs sau serviciu, reprezintă factorii calității.

Există o multitudine de modele, reprezentând concepte de prezentare a factorilor calității. Cele mai importante sunt: triunghiul calității, bucla sau spirala calității și regula celor 5M.

Triunghiul calității are ca premisă ideea de a pune accent pe cerințele beneficiarilor în stabilirea caracteristicilor calitative ale produselor finite.

a – cerințele beneficiarilor

b – caracteristicile calitative ale documentației

c – caracteristicile calitative ale prod.

d – calitatea concepției

e – calitatea fabricației

f – calitatea produselor

Fig. nr. 2.2 – Triunghiul calității

În schema de mai sus, se observă cum calitatea ce presupune identificarea nevoilor beneficiarilor influențează calitatea documentației de producție în procesul de concepție a produselor. Documentația de calitate influențează calitatea produsului finit dacă urmărim calitatea procesului de fabricație a mărfii. Calitatea produsul finit este verificată, măsurându-se dacă proprietățile acestuia corespund cu cerințele consumatorilor stabilindu-se gradul de utilitate a produsului respectiv, dar și gradul de satisfacere a nevoilor consumatorilor.

Bucla sau spirala calității constituie modelul conceptual reprezentativ al influenței activităților care acționează asupra calității unei mărfi, de la momentul când nevoile sunt identificate și până la momentul când acestea sunt satisfăcute. Altfel spus, acest model evidențiază faptul ca între factori există relații, de influență, biunivoce, iar activitățile ce influențează calitatea, pot fi îmbunătățite continuu în timpul procesului dacă acestea sunt constituite pe paliere diferite, superioare.

Pentru a înțelege mai bine acest model, am atașat o figură reprezentativă:

Fig. nr. 2.3. – Bucla sau spirala calității

Regula celor 5 M (diagrama Ishikawa) s-a dezvoltat ca puternic instrument de diagnosticare din domeniul calității, care permite o reprezentare grafică a problemei puse și a cauzelor posibile. Are forma unui pește, în ,,capul” căruia se pune problema și se construiește ,,scheletul urmărind aceste 5 domenii principale (materii prime, mașini-unelte, mijloace de măsurare, microclimat fizic și muncitori), analizându-se informațiile (care constă în identificarea fiecarei cauze majore și potențiale cause asociate ale celor majore) în urma căruia se întocmește planul pentru soluționarea problemei.

Materiile prime (M1) reprezită primul modul al diagramei Ishikawa. Materii prime, conform acestui modul, trebuie să corespundă, din punct de vedere calitativ, cu documentația de fabricație.

Mașini-unelte (M2) trebuie să funcționeze în conformitate cu condițiile cerute de tehnologia de fabricație.

Mijloace de măsurare (M3) trebuie să dispună de precizia care se cere la locul de muncă.

Microclimatul fizic (M4), reprezentat de temperatura și umiditatea prescrisă, și microclimatul psihic, fiind reprezentat de relațiile dintre angajați și colaborarea dintre aceștia în munca prestată.

Muncitorii (M5) sunt cei care prin activitatea pe care o desfășoară în procesul muncii urmăresc să îndeplinească obiectivele, urmărind să răspundă la următoarele întrebări: cine să facă, ce să facă, cu ce anume să facă, de ce să facă, ce anume a făcut?

Scopul acestei diagrame este acela de a ilustra grafic legătura dintre rezultatul la care s-a ajuns și factorii care stau la baza acestui demers. Algoritmul urmat este următorul:

Definire problema – Întrebarea reprezentativă este ,,DE CE?” (de exemplu: ,,de ce sunt foarte multe reclamații la produsul Z?”) – notează problema în ,,capul” peștelui. Este important ca toți membrii grupului sau comisiei organizației să agreeze formularea problemei.

Construire “schelet” – Identificați cauzele potențiale și grupați-le în categorii principale – maxim 6 (exemplificând: echipamente, proceduri, personal, management). Fiecare dintre aceste categorii majore va fi explorată în detaliu. Subcauzele identificate sunt pozitionate pe “oasele” principale. Pentru fiecare, continuați să întrebati “de ce s-a întâmplat acest lucru?”

Analiza informațiilor – evaluează fiecare cauză majoră și cauze potențiale detaliate asociate cu aceasta. Urmărește și subliniază (eventual cu culoare specifică) elementele mai promițătoare în acest sens, pentru a le investiga ulterior.

Plan de actiune – creaza un plan de acțiuni pentru a rezolva problema. Aduc în atenție faptul că pot fi mai multe cauze potențiale care interacționează în crearea problemei. Planul de actiune trebuie să ia în considerare aceste interdependente.

Fig. nr. 2.4 Exemplu de diagramă Ishikawa(cauză-efect)

2.2. Viziunea Uniunii Europene asupra calității

La începutul acestui mileniu, eonomia europeană se confruntă, din pricina globalizării și a progresului tehnologic, cu noi mediilor de producție, comercializare și utilizare a mărfurilor. Această situație rezultantă impune atitudini diferite din partea agenților economici, care au nevoie de o îmbunătățire a capacității manageriale, dar și din partea administrațiile publice, care trebuie să faciliteze dezvoltarea durabilă a societății. Obiectiv principal al colaborării dintre aceștia este acela de a pune accent pe calitate ca mijloc de îmbunătățire utilizând standarde privind calitatea socială ce impun o piață deschisă a competiției internaționale. Dacă se procedează astfel, societatea va cunoaște o dezvoltare durabilă și o creștere economică impresionantă.

,,Viziunea” Uniunii Europene, reprezintă, teoretic, o misiune (politică, economică strategică, tactică) ce conține obiective importante specificate. Totodată, aceasta reprezintă imaginea nestructurată a viitorului care se bazează pe intuiție și idealuri ce pot constitui suport al dezvoltării, dacă acestea sunt atinse. Dacă viziunea este clară, înțeleasă și realizabilă, pe baza acesteia, se dezvoltă managementul calității unei organizații.

,,Managementul calității” reprezintă știința sau arta prin care se planifică, realizează, asigură sau îmbunătățește, în mod systematic, calitatea produselor și serviciilor. Acest management al calității nu conține doar concept cu privire la tehnici și metode utilizate, ci și mentalități, aptitudini și comportamente adecvate pentru a îmbunătății continuu calitatea.

Viziunea Uniunii Europene, operează în domeniul calității cu două concepte. Unul este cel precizat și detaliat mai sus, cel al sistemului de management al calității, iar cel de-al doilea este reprezentat de politica în domeniul calității. Primul concept este un sistem managerial prin care se orientează și controlează o organizație în domeniul calității, iar cel de-al doilea reprezintă intențiile, direcția și obiectivele Uniunii Europene sau ale unei țări membre, așa cum sunt precizate de Comisia Europeană sau de Guvernele statelor respective.

Viziunea Uniunii Europene este sprijinită de Comisia Europeană prin Directoriul General III. Uniunea Europeană, pentru a pune în valoare piața comercială, a creat în anii 1985-2000, un abient tehnic omogen, transparent și credibil, între autoritățile publice, agenții economici și beneficiarii produselor (consumatorii), pentru a le dispune încredere. Această încredere este reprezentată de ,,Casa Europeană a Calității”, care cuprinde structure private și publice funcționabile la nivel european și care demonstrează conformitatea mărfurilor atât pentru a asigura libera circulație a acestora, cât și pentru a dezvolta competitivitatea economiei europene.

În momentul în care urmărim o descriere a compunerii Casei Europene a calității, putem preciza că aceasta este construită la bază din legislația Uniunii Europene, care dezvoltă programe de asistență tehnică. Stâlpii de susținere ai ,,casei” sunt compuși din patru piloni instituționalizați (Standardizare, Metrologie, Testare și Certificare, Acreditare) și un pilon managerial (Managementul Calității). Cei cinci stalpi ai Casei Europene a Calității, sunt fixați prin sistemul de ,,Acorduri de recunoaștere reciprocă pe care se sprijină ,,acoperișul, adică ,,Politica Europeană a Calități.

2.3. Politici naționale în domeniul calității mărfurilor

Atunci când vorbim despre politici naționale, ne gândim la actorii împlicați în procesul decizional de elaborare și implementare a politicilor publice. În Romania, actorii politici implicați sunt statul și societatea. Autoritatea principală a statului care are rol decizional în acest proces de elaborare a politicilor publice este Guvernul. Se dorește ca statul, prin instituțiile sale abilitare, să sprijine efortul organizațiilor de a implementa și certifica un model de excelență a calității ,,TQM”, sporind astfel capacitatea concurențială. Pentru a realiza acest scop, autoritatea executivă are la dispoziție posibilitatea de a formula strategii sau politici în domeniul calității care să propulseze țara noastră pe piața europeană.

Instrumentul standardelor internaționale în domeniul calității îl reprezintă sistemul de management al calității, care face trecerea de la sistemul de asigurare a calității (ISO) la managemntul calității totale (TQM).

Se urmărește, prin politicile naționale, o standardizare a calității. Standardizarea este acea activitate prin care se stabilesc, pentru probleme reale sau potențiale, prevederi destinate unei utilizări comune și repetate , urmărind obținerea unui grad optim de ordine într-o situație dată. Aceasta rezidă din aplicarea standardelor.

Domeniile în care se elaborează și se desfășoară politici naționale cu privire la calitate sunt:

Promovarea competitivității.

Răspunderea pentru produsul defect.

Protecția, informarea și educarea consumatorilor.

Politicile naționale vizează atât organizațiile care trebuie să asigure acele standarde impuse, autorizații, certificări sau măsurători, dar și consumatorii pentru că trebuie să își cunoască drepturile, să fie informați, educați, dar și să respecte reglementările în vigoare.

Obiectivele urmărite de politicile naționale în domeniul calității sunt acelea de a îmbunătății calitatea vieții și de a asigura libera circulație a mărfurilor pe piața internă, europeană sau internațională.

Noua viziune europeană pentru calitate cultivă și promovează conceptual ,,Made în Europe”, care a devenit sinonim cu: excelența, standard înalt, etică în management, parteneriate, comunalitate. Acest concept este simbol al produselor oferite de europeni pe piața internațională, reflectând respectul față de consumatori, asigurând protecția acestora.

Dintr-o altă perspectivă, se consideră că se urmărește prin inițierea de astfel de politici naționale ce vizează implementarea sistemelor calității, satisfacerea necesităților consumatorilor dar și o creștere a profitul firmelor, având ca urmari o cotizație mai mare a acestora la bugetul de stat prin taxe și impozite, crescând economia statului.

2.4. Strategii de îmbunătățire a calității

Termenii principali ce trebuie amintiți în contextul îmbunătății calității sunt TQM (Total Quality Management – Managementul Calității Totale) și ISO, în special ISO 9001: 2008 (Internațional Organization for Standardization- Organizația Internaționala de Standardizare). Se amintește de acești termeni deoarece, în contextual asigurării unei calități de nivel ridicat, politicile elaborate trebuie să includă aceste concepte. Altfel spus, aceste concepte reglementează o calitate superioară, deci, prin implementarea lor în toate organizațiile, calitatea ar fi cel putin la un nivel admis de aceste standarde. Dacă acestea nu aderă la aceste standarde, nivelul calitativ ar fi unul exponențial.

După autorul Florin Petre Oanță, strategiile de îmbunătățire a calității sunt următoarele:

Diversificarea și diferențierea produselor și serviciilor. Aceasta metodă presupune preocuparea continuă pentru o individualizare cât mai mare a produselor. Se observă astfel o diferență de calitate a produselor, în urma comparării acestora. Apare astfel o concurență între producători, concurență ce duce la o performanță a acestora dacă doresc să accede în topul celor mai bune produse.

Promovarea unei politici de preț în corespondență cu calitatea produselor. Această strategie are în prin plan corelația preț-calitate a produselor/serviciilor. Cu alte cuvinte, prețul trebuie să reflecte calitatea produsului, cu cât prețul este mai mare și calitatea acestuia este mai bună.

Implementarea unei politici de promovare și publicitate corectă. Prin această strategie se urmărește eliminarea campaniilor ce redau informații false consumatorilor cu privire la produse/servicii. Cel mai important factor publicitar, al unei firme, este gradul de satisfacție al consumatorilor în urma utilizării produselor respectivei firme.

Îmbunătățirea continuă a pregătirii profesionale a personalului. Conform acestei strategii, fiecare angajat trebuie să fie convins că este foarte important gradul de satisfacție al clientului/consumatorului, iar scopul organizației este acela de realiza acest lucru cât mai bine posibil. Imprimarea acestei mentalități asupra angajaților nu este suficientă, fiind necesară și o perfecționare continuă a angajaților prin urmarea unor cursuri de carieră, cursuri ce le vor dezvolta aptitudinile și le vor largi orizontul în domeniu profesat.

Concluzionând, se poate afirma că se fac demersuri majore pentru o creștere a calității vieții, acest scop fiind îndeplinit printr-o creștere a calității serviciilor și produselor ce satisfac nevoia consumatorilor.

Strategiile din domeniu calității au ca scop identificarea măsurilor pentru asigurarea unei modernizări a calității, urmărindu-se revoluționarea managementului calității prin inovație, prin introducerea de elemente noi sau prin îmbunătățirea elementelor care au dat randament, care să ducă la o perfecționare a acestuia. Înițial, se încearcă o dezvoltarea a managemnetului calității prin modificarea procedurilor, proceselor, acțiunilor acestuia, dar dacă acest lucru nu va da randament se trece la o dezvoltare materială, una ce presupune un anumit cost, un dezavantaj din punct de vedere economic.

CAPITOLUL III

AUDITUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂȚII LA PENITENCIARUL CRAIOVA

Monografia prezentată în acest capitol constituie un model pentru desfășurarea misiunilor de audit public intern, pentru verificarea sistemului de management al calității, desfășurate în baza Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificările și completările ulterioare și a Hotărârii nr. 1086 din 11 decembrie 2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activității de audit public intern, având la bază și explicațiile prezentate în primele două capitole ale lucrării, privind noțiunea de calitate.

3.1. Motivația alegerii temei

Deoarece, implementarea sistemului de managemnt al calității în România și în mod evident în Ministerul Justiției (Administrația Națională a Penitenciarelor) este o activitate care nu a ajuns la o maturitate deplină, dar mai ales având în vedere scopul final al acestuia, orientarea către activitățile organizației și îmbunătățirea continuă a performanței în ce privește calitatea, am considerat a fi necesar un studiu aprofundat pe această temă, care îmi va fi de folos în cariera de ofițer specialist în cadrul Direcției Economico-Administrativă (DEA) a Administrației Naționale a Penitenciarelor.

Sunt de părere că acest subiect prezintă interes, având un rol deosebit în cadrul sistemului Administrației Naționale a Penitenciarelor, întrucât asigurarea unui sistemului de management al calității, va atrage după sine, utilizarea cât mai eficient și eficace a banul public, asigurând o calitate cel puțin la nivelul standardelor admise, și mai ales, ajută la îndeplinirea obiectivelor organizației. Asigurarea unei calități depline și respectarea acesteia, pe parcursul desfășurării tuturor activităților, determină performanță în instituțiile respective.

Toate cercetările în domeniul penitenciar, efectuate de diverși autori, până în prezent, au fost abordate urmărind ca scop primordial ,,siguranța, ordinea și disciplina locurilor de detenție în condițiile creării unui climat care să respecte demnitatea persoanelor private de libertate”. Potrivit legislației actuale, Administrația Națională a Penitenciarelor contribuie la apărarea ordinii publice și a siguranței naționale prin asigurarea pazei, escortării, supravegherii, aplicarea regimului de detenție și organizarea de activități de asistență socială și educație destinate reinserției sociale a persoanelor private de libertate, deci, toate aceste activități sunt foarte strâns legate de termenul esențial utilizat în această lucrare, ,,calitatea”. Nu sunt de parere că siguranța sau disciplina nu sunt atribute importante în sistemul penitenciar, dar sunt de parere că acestea pot fi strâns legate de termenul ,,calitate”, prin intermediul acesteia, fiind mult mai corect instituite și totodată menținute la un nivel superior valorile principale ale sistemului penitenciar.

Am ales să cercetez amănunțit, din punct de vedere calitativ, și sa efectuez un studiu de caz al auditării sistemului de management al calității, pentru a aduce o contribuție, totodată pentru a sprijini sistemul penitenciar, cu scopul ce a crește nivelul calitativ al activităților desfășurate în cadrul instituției.

3.2. Principii de bază și vocabular

Auditul calității este o examinare profesională independentă, obiectivă, sistematică și metodică efectuată cu un scop bine determinat, dacă rezultatele sistemului calității corespund reglementărilor instituite, precum și dacă reglementările elaborate sunt capabile să ajute la îndeplinirea obiectivelor și a strategiei fixate pe segmentul calității.

Auditul calității poate fi:

Intern – funcția de audit se exercită permanent, în totalitate, de către o structură specială din organizația respective.

Extern – caz în care exercitarea funcției de audit se realizează de către o structură din afara organizației auditate, la solicitarea acesteia.

Principiile respectate de către auditorii interni sunt:

Comportamentul etic – baza pe care se realizează edificiul profesional.

Prezentarea corectă – reprezentând obligația auditorilor de a raporta cu acuratețe adevărul.

Responsabilitatea profesională – presupune aplicarea raționamentului profesional și a perseverenței în activitățile de auditare.

Independența – garantează imparțialitatea și obligativitatea auditului.

Utilizarea dovezilor – reprezintă baza constatărilor și a opiniilor formate de către auditori, precum și garanția credibilității acestora.

Unul dintre documentele pe baza căruia se efectuează auditarea sistemului de management al calității, este ISO 9001: 2008, care are același nume cu adăugarea termenului ,,Cerițe”, la sfârșit. Procedura este descrisă și în standardul SR EN ISO 19011: 2003, ,,Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calității și/sau a mediului”, care nu este altceva decât o traducere a standardului european EN ISO 10011: 2003.

Standardele ISO (International Organization for Standardization, în limba română: Organizațiile Internaționale de Standardizare), privind calitatea sunt recunoscute și implementate de către peste un milion de organizații din întreaga lume, în scopul îmbunătățirii activității, fiind concepute de către specialiști în domeniul calității.

Pentru ca un sistem de management al calității să fie recunoscut, organizațiile trebuie să parcurgă două etape:

Implementarea – etapa în care organizația/instituția trebuie să parcurgă perioada prin care, singură sau prin expertiza unor specialiști în domeniu, își îmbunătățește activitatea prin aplicarea cerințelor.

Certificarea – acțiunea prin care un organism care acordă certificare, evaluează organizația respectivă și, dacă activitățile acesteia se desfășoară în conformitate cu cerințele standardului, emite un certificat de standardizare.

A nu se întelege că imediat ce un standard este implementat într-o organizație, acea organizație a găsit soluția la toate problemele, ci aceasta trebuie sprijinită în continuu de efortul managementului și de către întregul personal.

3.3. Studiu de caz. Metodologia auditului public intern aplicat sistemului de management al calității

3.3.1. Etape, proceduri, activități și documente.

Metodologia generală de derulare a misiunilor de asigurare presupune, conform prezentelor norme, parcurgerea următoarelor etape:

pregătirea misiunii de audit public intern;

intervenția comisiei de audit la fața locului;

raportarea constatărilor în urma activității de audit public intern;

urmărirea respectării recomandărilor comisiei de audit.

Pentru înțelegerea conținutului fiecărei etape, derularea misiunii de audit public intern poate fi sintetizată conform schemei următoare:

Tabel nr. 1

Tabelul de mai sus (Tabelul nr. 1) reprezintă schematic demersul unei misiuni de audit. În continuare voi detalia fiecare etapă de audit explicând documentele ce sunt necesare a fi întocmite, precizând ce anume trebuie să conțină, scopul și premisele acestora. Pe baza documentului, am să explic detaliat ce anume trebuie să facă persoanele responsabile, menționate în contextul acestuia.

Pregătirea misiunii de audit public intern

Această etapă presupune realizarea mai multor acțiuni ale auditului:

Inițierea auditului intern se realizează în momentul în care structura superioară, prin intermediul sefului structurii de audit public intern, elaborează documentul care pornește această activitate.

În data de 07.01.2015 seful structurii centrale de audit, a elaborat decizia prin care urmează să se realizeze o misiune de audit pentru a verifica sistemul de management al calității în Penitenciarul Craiova.

Elaborarea Deciziei misiunii de audit (procedura p-01, din Tabelul nr. 1) de către șeful structurii de audit public intern, Cms. Șef Petruș Lăcrămioara, având funcția de Șef secție audit intern Nr. 1 București, însă documentul justificativ îl constituie Planului de audit public intern și reprezintă mandatul de intervenție al comisiei de auditori, pe baza sa desfășurându-se misiunea de audit public intern și informându-se persoanele interesate asupra aspectelor următoare:

cadrul legal pentru realizarea misiunii de audit public intern;

scopul misiunii auditorilor și tipul auditului intern;

obiectivele generale ale misiunii de audit public intern;

perioada în care se va efectua misiunea de audit public intern;

desemnarea supervizorului;

perioada supusă auditului;

numele și prenumele auditorilor interni desemnați să efectueze misiunea de audit public intern.

Scopul acestei decizii este de a autoriza efetuarea misiunii de audit public intern la Penitenciarul Craiova, pentru a audita sistemul de management al calității, iar documentul este atașat la sfârșitul acestei lucrări la Anexa 1.

Tabel nr. 2

Elaborarea declarației de independență (Procedura P-02). Independența auditorilor interni desemnați pentru realizarea misiunii de audit public intern trebuie declarată prin completarea documentului Declarația de independență.

Șeful structurii de audit verifică dacă există incompatibilități ale auditorilor, urmărind să nu desemneze o altă persoană acolo unde există incompatibilități personale. Dacă se constată astfel de incompatibilități în timpul misiunii,aceste se declară urgent, soluționarea acestora revenind deasemenea șefului structurii de audit.

Scopul acestei declarații este de a demonstra independența membrilor echipei de audit față de structura auditată.

În vederea desemnării membrilor echipei de audit, experților/consultanților pentru efectuarea misiunilor de audit public intern vor fi verificate incompatibiltățile personale ale acestora. Astfel, un membru al echipei de audit nu va fi desemnat acolo unde există incompatibilități personale, doar dacă repartizarea lui este imperios necesară, fiind furnizată, în acest sens o justificare din partea șefului structurii de audit intern. Dacă în timpul desfășurării misiunii apare o incompatibilitate, reală sau presupusă, aceștia sunt obligați să informeze de urgență șeful structurii de audit intern.

În urma analizei declarațiilor membrilor comisiei, s-a constatat că unul dintre aceștia este incompatibil deoarece domnul Marius Ionuț este rudă cu șeful structurii auditate. Acesta a fost schimbat cu o altă persoană, care nu a fost în situația de incompatibilitate, din structura auditului.

Tabel nr. 3

Elaborarea notificării privind declanșarea misiunii (procedura P-03)

Compartimentul de audit public intern a notificat Penitenciarul Craiova cu 15 zile calendaristice înainte de data declanșării misiunii de audit public intern, prevăzută în planul de audit intern. Această notificare, a fost transmisă împreună cu Carta auditului intern ce cuprinde informații cu privire la scopul, obiectivele generale, durata misiuni, documentele care urmează a fi puse la dispoziție de penitenciarul auditat, precum și data ședinței de deschidere.

Entitatea auditată putea solicita amânarea misiunii de audit public intern, în cazuri justificate cu aprobarea conducerii entității, dupa consultarea prealabilă a șefului structurii de audit public intern, însă nu a fost cazul în situația respectivă.

Scopul notificării este acela de a infforma Penitenciarul Craiova de declanșarea misiunii de audit public inten pentru a verifica sistemul de managemnt al calității.

Tabel nr. 4

1.2. Ședința de deschidere

Ședința de deschidere a misiunii de audit public intern are loc la unitatea auditată, cu participarea auditorilor interni și a personalului unității auditate, și are rolul de a oferi posibilitatea unor discuții cu privire la rolul misiunii de audit public intern, obiectivele generale și modalitățile de lucru în vederea realizării misiunii de audit public intern.

Ordinea de zi a ședinței de deschidere trebuie să cuprindă cel puțin următoarele:

prezentarea auditorilor interni/a supervizorului, după caz;

prezentarea obiectivelor generale ale misiunii de audit public intern;

comunicarea termenelor de desfășurare a misiunii de audit public intern;

stabilirea persoanelor responsabile din partea structurii auditate în vederea desfășurării misiunii de audit public intern;

prezentarea Cartei auditului intern;

asigurarea condițiilor de lucru necesare derulării misiunii de audit public intern.

Procedura P-04. Ședința de deschidere

Scop:

cunoașterea precupărilor majore ale managementului entităților auditate;

instaurarea unui climat favorabil de comunicare, colaborare și informare corectă, pe baza asigurării transparenței procedurilor și activităților.

Premise:

auditorii trebuie să cunoască și să se facă cunoscuți;

necesitatea creării unui mediu oficializat de cunoaște reciprocă a membrilor echipei de audit și a reprezentanților entității auditate;

informarea managementului entității auditate asupra obiectivelor generale ale misiunii de audit, dar și crearea cadrului organizatoric în care acesta poate solicita auditarea cu prioritate a anumitor operațiuni, obiective sau activități.

Tabel nr. 5

3.3.2. Colectarea și analizarea informațiilor și a probelor

1.3.1.Constituirea/Actualizarea dosarului permanent

Dosarul permanent reprezintă sursa de informații generale cu privire la entitatea auditată, pentru a permite o mai bună înțelegere a activităților auditate. Acesta cuprinde:

a)strategii interne;

b)reguli, regulamente și legi aplicabile;

c)proceduri de lucru;

d)materiale despre entitatea/structura auditată (îndatoriri, responsabilități, număr de angajați, fișele posturilor, graficul organizației, natura și locația înregistrărilor contabile);

e)informații financiare;

f)rapoarte de audit public intern anterioare și/sau externe;

g)informații privind posturile-cheie/fluxurile de operații;h)alte documente specifice domeniului auditabil.

În cadrul procedurii de colectare a informațiilor se elaborează chestionarul de luare la cunoștință, care conține întrebări prin al căror răspuns auditorii interni pot cunoaște contextul socioeconomic de organizare și funcționare a entității/structurii auditate.

Procedura P-05. Constituirea/Actualizarea dosarului permanent

Scop: Cunoașterea domeniului auditabil și particularitățile acestuia.

Premise:

cunoașterea organizării entității auditate, a diferitelor nivele de administrare, conform organigramei și a modalităților de desfășurare a activităților;

identificarea punctelor-cheie ale funcționării entității auditate și ale sistemelor sale de control;

identificarea și evaluarea riscurilor semnificative;

identificarea informațiilor probante pentru atingerea obiectivelor controlului și selecționării tehnicilor de investigare adecvate.

Tabel nr. 6

1.3.2. Prelucrarea și documentarea informațiilor

Prelucrarea informațiilor presupune gruparea și sistematizarea acestora în vederea identificării activităților/acțiunilor auditabile și realizarea analizei de risc, precum și identificarea preliminară a aspectelor pozitive și a abaterilor de la cadrul de reglementare.

Prelucrarea și documentarea informațiilor se finalizează prin elaborarea documentului studiu preliminar.

Procedura P-06. Prelucrarea și documentarea informațiilor

Scop: De a asigura obținerea de informații suficiente și adecvate despre domeniul auditabil 

Premise: Obținerea de informații cu privire la:

caracterizarea generală a entității/structurii auditate;

strategia și politicile în domeniul auditabil;

analiza domeniului auditabil (procese, responsabili, factori de influență, cadrul normativ și metodologic specific, gestionarea riscurilor etc.);

obiectivele entității/structurii auditate;

asigurarea calității și politica de îmbunătățire și dezvoltare a activităților domeniului auditabil etc.

Tabel nr. 7

1.4. Analiza riscurilor

1.4.1. Evaluarea riscurilor

Riscul este amenințarea ca un eveniment sau o acțiune să afecteze capacitatea unei organizații de a-și atinge obiectivele. Conform clasificării consacrate de către normele generale privind exercitarea activității de audit public intern , riscurile se clasifică în :

riscuri de organizare: lipsa responsabilităților, insuficienta organizare a resurselor umane, documentație insuficientă, neactualizată etc.;

riscuri operaționale: neînregistrarea în evidențele contabile, arhivare necorespunzătoare a documentelor justificative, lipsa controalelor operațiilor cu risc ridicat etc.;

riscuri financiare: plăți nesecurizate, nedetectarea operațiilor cu risc financiar etc.;

riscuri generate de schimbări: legislative, structurale, manageriale etc.

În practică, auditorii nu analizează toate riscurile, indiferent de nivelul lor de semnificație, ci se concentrează pe analiza riscurilor caracterizate de niveluri medii și mari ale cuplajului probabilitate-impact, acest lucru neînsemnând că auditorii acceptă slăbiciunile minore, ci doar că este normal să se concentreze în primul rând asupra evitării și corectării riscurilor semnificative.

În procesul de identificare și analiză a riscurilor auditorii interni utilizează dosarul permanent sau alte documente ale entității/structurii auditate, inclusiv registrul riscurilor.

Instrumentele pentru măsurarea riscurilor sunt reprezentate de criteriile de aprecierea a riscurilor:

Aprecierea probabilității care se realizează prin evaluarea posibilității de apariție a riscurilor, prin luarea în considerare a unor criterii specifice entității exprimându-se pe o scală valorică, pe 3 niveluri, astfel: probabilitate mică, probabilitate medie și probabilitate mare. Spre exemplu, pentru aprecierea probabilității, auditorii interni pot avea în vedere drept criterii următoarele: stabilitatea cadrului normativ, complexitatea și periodicitatea operațiilor, calitatea personalului etc. În practică, fiecare entitate publică va identifica și stabili criteriile specifice pe baza cărora se va aprecia probabilitatea de apariție a riscurilor, luând în considerare modelul următor.

Tabelul nr. 8

Aprecierea impactului care se realizează prin evaluarea efectelor riscului în cazul în care acesta s-ar produce, prin luarea în considerare a unor criterii specifice entității exprimându-se pe o scală valorică, pe 3 niveluri, astfel: impact scăzut, impact moderat și impact ridicat. Pentru aprecierea impactului auditorii interni pot avea în vedere drept criterii următoarele: pierderi de active, costuri de funcționare, întreruperea activităților, imaginea entității etc. În practică, fiecare entitate publică va identifica și stabili criteriile specifice pe baza cărora se va aprecia impactul riscurilor, luând în considerare modelul următor.

Tabelul nr. 9

Procedura P-07. Evaluarea riscurilor

Scop:

identificarea riscurilor din structura auditată;

verificarea modului în care controalele interne sau procedurile structurii audiatate pot preveni, elimina sau minimiza pericolele.

Premise:

detalierea pentru fiecare obiectiv general al misiunii de audit public intern a activităților în acțiuni succesive, descriind procesul de la inițierea activității până la înregistrarea ei;

definirea riscurilor pentru fiecare activitate/acțiune în parte.

Tabelul nr. 10

Figura nr. 16

Evaluarea riscurilor se finalizează prin stabilirea punctajului total al riscurilor și ierarhizarea riscurilor care presupune:

stabilirea punctajului total al riscurilor, ca produsul dintre probabilitate și impactul riscului, obținut pe baza formulei:

PT = P x I, unde: PT = punctajul total al riscului;

P = probabilitate;

I = impact;

ierarhizarea riscurilor care se realizează pe baza puncatjelor obținute din evaluarea riscului, iar activitățile/acțiunile auditabile se împart în activități/acțiuni cu risc mic, mediu și mare, astfel:

a) pentru PT = 1 sau 2, riscul este mic;

b) pentru PT = 3 sau 4, riscul este mediu;

c) pentru PT = 6 sau 9, riscul este ridicat.

1.4.2. Evaluarea sistemului de management al calității

Evaluarea inițială a sistemului de management al calității se realizează pe baza chestionarului de control al sistemului de management al calității, precum și a documentelor existente la dosarul permanent, având în vedere riscurile asociate activităților/acțiunilor auditabile. În același timp, evaluarea inițială a sistemului de management al calității presupune identificarea și analiza controalelor sistemului de management al calității de entitate pentru gestionarea riscurilor cu scopul de a descoperi eventualele zone în care există semnale că acesta nu există, nu se respectă sau se respectă imparțial. Astfel se prezintă sintetic rezultatul evaluării inițiale a controlului sistemului de management al calității pentru fiecare activitate/acțiune auditabilă.

Pentru evaluarea inițială a controlului sistemului de management al calității se utilizează o scală, pe 3 niveluri, astfel: control sistemului de management al calității conform, control sistemului de management al calității parțial conform și control sistemului de management al calității neconform. În practică, fiecare entitate publică va identifica și va stabili criteriile specifice pe baza cărora se va evalua controlul sistemului de management al calității, luând în considerare modelul următor.

Tabelul nr. 11

Procedura P-08. Evaluarea sitemului de management al calității

Scop: De a identifica existența sistemului de management al calității, dar și modul în care acesta se desfășoară.

Premise:

determinarea modalităților de funcționare a fiecărei activități/acțiuni identificate;

identificarea sistemului de management al calității existent, pe baza chestionarului de control al sistem de management al calității și a documentelor colectate;

stabilirea sistemului de management al calității așteptat;

stabilirea conformității sistemului de management al calității.

Tabelul nr. 12

1.5. Elaborarea programului misiunii de audit public intern

În activitatea practică, Programul de audit reprezintă un ghid care conferă siguranța că aspectele cele mai importante ale misiunii nu au fost omise. Acesta este finalizat înainte de începerea intervenției la fața locului și este aprobat de către șeful structurii de audit . Programul misiunii de audit public intern este structurat pe etapele misiunii de audit public intern și activități, iar în cadrul fiecărui obiectiv de audit cuprinde activitățile/acțiunile selectate în auditare și testările concrete de efectuat.

Programul de audit realizează ierarhizarea obiectivelor ce urmează a fi auditate în ordinea descrescătoare a punctajelor obținute în urma evaluării riscurilor, prezentând în mod sintetic rezultatul evaluării fiecărei activități.

P-09 Elaborarea programului misiunii de audit pubic intern

Scop: Asigurară șefului compartimentului de audit public intern că au fost luate în considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern și asigură repartizarea sarcinilor și planificarea activităților, pe fiecare auditor membru al echipei de audit intern.

Premise: Programul misiunii de audit public intern, prezintă în mod detaliat lucrările pe care auditorii interni își propun să le efectueze, pentru a colecta probele de audit în baza cărora formulează concluziile și recomandările.

Tabelul nr. 13

2. Intervenția la fața locului

2.1.Colectarea și analiza probelor de audit

2.1.1.Efectuarea testărilor și formularea constatărilor

Colectarea probelor de audit se realizează în urma testărilor întocmite pe obiectivele și activitățile/acțiunile auditabile, în concordanță cu programul misiunii de audit public intern aprobat de șeful compartimentului de audit public intern.

Procedura P- 10. Efectuarea testărilor și formularea constatărilor

Scop: Obținerea constatărilor de audit și justificarea lor cu probe de audit.

Premise: Întocmirea testelor pe obiectivele și activitățile/acțiunile auditabile stabilite în programul misiunii de audit intern.

Tabelul nr. 14

2.1.2. Analiza probelor și formularea recomandărilor

La baza acestei proceduri stă întocmirea fișei de identificare a problemei (FIAP) care se întocmește pentru una sau mai multe probleme, abateri, nereguli, disfuncții constatate, dacă privesc aceeași cauză de către auditorii interni.

Procedura P-11. Analiza probelor și formularea recomandărilor

Tabelul nr. 15

Obs: Dacă reprezentanții entității auditate refuză semnarea pentru luare la cunoștință a fișelor de identificare și analiză a problemelor, auditorii interni transmit aceste documente prin registratura entității/structurii auditate și continuă procedura.

2.1.3. Analiza și raportarea iregularităților

Procedura P-12. Analiza și raportarea iregularităților

Scop: De a furniza un ghid în cazurile de descoperire a iregularităților.

Premise: După completare și supervizare, auditorii interni transmit formularul șefului compartimentului de audit public intern , care informează în termen de 3 zile conducătorul entității publice și structura de control abilitată.

Tabelul nr. 16

2.2. Revizuirea documentelor și constituirea dosarului de audit

Auditorii interni, prin revizuirea documentelor, se asigura că documentele elaborate pe timpul derulării misiunii de audit public intern sunt pregătite în mod corespunzător și adecvat și că dovezile colectate pentru susținerea constatărilor sunt suficiente, concludente și relevante.

Dosarul de audit public intern, prin informațiile conținute, asigură legătura între elementele care stau la baza formulării concluziilor auditorilor interni: obiectivele de audit, intervenția la fața locului și raportul de audit public intern.

Procedura P-13. Revizuirea documentelor

Tabelul nr. 17

2.3. Ședința de închidere

În cadrul ședinței de închidere auditorii expun constatările și disfuncțiile identificate astfel încât să nu existe loc pentru interpretări eronate, recomandările propuse de aceștia fiind formulate de o manieră încât să determine eliminarea disfuncțiilor și să prevină apariția unor riscuri cu impact major; desfășurarea acesteia

Procedura P-14. Ședința de închidere

Scop: De a prezenta constatările, concluziile și recomandările preliminare ale auditorilor interni, rezultate în urma efectuării testărilor.

Premise : Să se asigure că Raportul de audit public intern va fi elaborat în mod clar, obiectiv, fundamentat, relevant și respectiv.

Tabelul nr. 18

3. Raportarea rezultatelor misiunii

3.1. Elaborarea proiectului raportului de audit public intern

Procedura P-15. Elaborarea proiectului raportului de audit public intern

Scop: De a exprima opinia auditorului intern, bazată pe constatările efectuate și pe probele de audit colectate.

Premise: În elaborarea Raportului de audit public intern, membrii echipei de audit folosesc dovezile de audit raportate în Fișa de identificare și analiză a problemei și în Formularul de constatare și raportare a iregularităților.

Procedura P-16. Transmiterea proiectului raportului de audit public intern

Scop: Analizarea acestuia de către entitatea/structura auditată.

Premise: Verificarea și analizarea de către auditorii interni a punctelor de vedere primite de la entitatea/structura auditată.

Tabelul nr. 19

Procedura P-17. Reuniunea de conciliere

Scop: Acceptarea constatărilor și recomandărilor formulate de către membrii echipei de audit în Proiectul raportului de audit public intern și prezentarea calendarului de implementare a recomandărilor.

Premise: Membrii echipei de audit pregătesc Reuniunea de conciliere.

Tabelul nr. 20

3.2. Elaborarea raportului de audit public intern

P-18. Raportul de audit public intern

Scop: Să prelucreze raportul de audit pentru redactarea finală și să constate că acesta este complet, incluzând și punctul de vedere al structurii auditate.

Premise: Membrii echipei de audit sunt responsabili pentru asigurarea unei presentări de înaltă calitate a Raportului de audit public intern.

P-19. Difuzarea raportului de audit public intern

Scop: Analizarea și avizarea recomandărilor din Raportul de audit public intern.

Premise: Raportul de audit final trebuie să conțină și o sinteză a constatărilor și recomandărilor.

Procedura P-20. Supervizarea

Supervizarea presupune realizarea activităților de îndrumare, consiliere, supraveghere și verificare effectuate de către șeful structurii de audit asupra activității echipei de audit.

Scop: De a se asigura că obiectivele misiunii de audit public intern au fost atinse în condiții de calitate.

Premise: Șeful compartimentului de audit public intern este responsabil cu supervizarea tuturor etapelor și procedurilor de desfășurare a misiunii de audit public intern.

Tabelul nr. 21

4.Urmărirea recomandărilor

Procedura P-21. Urmărirea recomandărilor

Scop: Este de a urmări dacă scopul și obiectivele misiunii de audit public intern au fost corect formulate.

Premise: Urmărirea recomandărilor de către membrii echipei de audit este un proces prin care se constată caracterul adecvat, eficacitatea și oportunitatea acțiunilor îtreprinse de către conducerea structurii auditate pe baza recomandărilor din Raportul de audit public intern.

Tabelul nr. 22

Opinia mea este că toată procedura este foarte bine reglementată și precisă pentru a nu crea confuzii și pentru a nu întâmpina dificultăți pe tot parcursul controlului sistemului de management al calității. Explicațiile sunt, deasemenea, detaliate precizând fiecare persoană ce sarcini are în momentul respectiv al procedurii.

3.3.2 Documente utilizate în procedura de auditare a sistemului de managemt al calității

În cele ce urmează, voi prezenta toate documentele care le-am utilizat în efectuarea auditării sistemului de managemnt al calității la Penitenciarul Craiova. Documentele sunt concepute după cele originale și completate de către persoanele în cauză. Precizez faptul că m-am deplasat la fiecare compartiment și am discutat cu persoanele însărcinate să întocmească sau să vizeze, aprobe, astfel de documente.

Am creat un algoritm ce poate fi considerat o procedură de auditare reală a sistemului de managemnt al calității, dar datele sunt fictive, inclusiv numele persoanelor înscrise în documentele atașate mai jos.

Documentele sunt atașate în ordine cronologică, evidențiind exact etapizarea care am precizat-o mai sus. Dacă la începutul părții practice din această lucrare, am explicat fiecare etapă și fiecare document care se întocmește în momentul acesteia, precizând atribuțiile și activitățile care le au fiecare persoană în parte, acum voi da exemple concrete ale acestora.

SECȚIA AUDIT INTERN NAȚIONALĂ BUCUREȘTI

NR ___________ DIN ____________

DECIZIA MISIUNII DE AUDITARE

În conformitate cu prevederile art. 3 lit. a din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicată, cu modificările ulterioare, ale Hotărârii Guvernului nr. 1.086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activității de audit public intern, ale instrucțiunilor A.P.I.-1 și ale Planului anual de audit public intern, în perioada 08-31.01.2015 se va efectua o misiune de audit public intern la Penitenciarul Craiova, cu tema Sistemul de managemnt al calității.

Perioada supusă auditării: 01.02.2013-06.01.2015

Scopul misiunii de audit public intern este evaluarea sistemului de managemnt al calității și activităților desfășurate pentru implementarea programelor și acțiunilor acestuia, precum și consilierea entității auditate în vederea îmbunătățirii continue a acestui sistem.

Obiectivele generale ale misiunii de audit public intern sunt:

asigurarea obiectivă a structurilor de conducere din unitate în scopul îmbunătățirii sistemelor și activităților pe care acesta le gestionează;

evaluarea organizării și exercitării potrivit dispozițiilor legale a sistemului de managemnt al calității în perioada supusă auditării;

evaluarea procesului și a stadiului de implementare și menținere a sistemului de managemnt al calității.

Menționăm că se va efectua un audit de sistem și al performanței.

Echipa de audit public intern este formată din următorii auditori:

Cms. șef Popescu Adrian – Șef echipă

Cms. Matei Cristian – Auditor

Scms. Deliu Alina – Auditor

Scms. Oltean Andrei – Auditor

Scms. Doicin Mirela – Auditor

Ip. Enache Claudiu – Auditor

Supervizor al misiunii de audit public intern este Cms. Șef Petruș Lăcrămioara, având funcția de Șef secție audit intern Nr. 1 București.

APROB,

Comisar sef de penitenciare Claudiu BEJAN

Director general

Secție Audit Intern Nr. 1

SECȚIA AUDIT INTERN TERITORIALĂ NR. 1 BUCUREȘTI

NR ___________ DIN ____________

DECLARAȚIA DE INDEPENDENȚĂ

Numele și prenumele: Marius Ionuț

Misiunea de audit public intern la: PENITENCIARUL CRAIOVA

Data: 05.01.2015

Incompatibilități personale: Domnul Marius Ionuț este rudă cu conducătorul structurii auditate.

Pot fi eliminate incompatibilitățile: Da.

Dacă da, explicați cum anume: Incompatibilitatea este reală, nu se poate modifica. Domnul Marius Ionuț este înlocuit cu domnul Matei Cristian.

Data: 05.01.2014

Auditor intern, Cms. Șef Mareș Ionuț

Șeful Structurii de Audit public intern, Cms. Șef Pelmuș Lăcrămioara.

SECȚIA AUDIT INTERN TERITORIALĂ NR. 1 BUCUREȘTI

NR ___________ DIN ____________

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANȘAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN

DIRECTORULUI PENITENCIARULUI CRAIOVA

Către: PENITENCIARUL CRAIOVA

De la: Șeful Structurii de audit public intern

Referitor la misiunea de audit public intern: ______________________________

În conformitate cu Planul de audit public intern pe anul 2015, urmează ca în perioada 08-31.01.2015 să efectuăm o misiune de audit public intern cu tema Sistemul de management al calității.

Scopul misiunii de audit public intern îl reprezintă examinarea responsabilităților asumate de către conducerea entității publice și personalul de execuție cu privire la organizarea și realizarea activităților și îndeplinirea obligațiilor în mod eficient și eficace.

Obiectivele generale ale misiunii de audit public intern vor fi:

a) asigurarea obiectivă a structurilor de conducere din unitate în scopul îmbunătățirii sistemelor și activităților pe care acesta le gestionează;

b) evaluarea organizării și exercitării potrivit dispozițiilor legale a sistemului de management al calității în perioada supusă auditării;

c) evaluarea procesului și a stadiului de implementare a sistemului de managemnt al calității.

Ulterior, vă vom contacta pentru a stabili, data și modul de organizare a ședinței de deschidere a misiunii de audit public intern în cadrul căreia vom stabili:

a)prezentarea auditorilor;

b)prezentarea și documentarea obiectivelor generale ale misiunii de audit;

c)scopul misiunii de audit public intern;

d)modalitatea de desfășurare a misiunii de audit public intern, persoanele de contact;

e)alte aspecte.

Pentru o mai bună înțelegere a activității dumneavoastră, vă rugăm sa ne puneți la dispoziție documentația necesară privind: planificarea, organizarea și controlul activităților manageriale, legile și reglementările aplicabile, organigrama entității, regulamentul de organizare și funcționare, fișele posturilor, procedurile operaționale de lucru, rapoartele de activitate etc.

Pentru eventualele întrebări privind desfășurarea misiunii, vă rugăm să-l contactați pe domnul Deliu Alexandru, auditor intern, la telefon 0744825774, e-mail [anonimizat].

Cu deosebită considerație,

Șeful Structurii de audit public intern, Col. Pelmuș Lăcrămioara

Data: 05.01.2015

SECȚIA AUDIT INTERN TERITORIALĂ NR. 1 BUCUREȘTI

NR ___________ DIN ____________

MINUTA ȘEDINȚEI DE DESCHIDERE

Lista participanților

Stenograma ședinței

Prezentarea bazei legale, a tematicii, a rolului auditului intern și a duratei misiunii:

– misiunea de audit public intern de sistem și al performanței se desfășoară în baza prevederilor Planului de audit public intern pe anul 2015 și ale Deciziei misiunii de auditare, scopul misiunii fiind evaluarea sistemului de management al calității și activităților desfășurate pentru implementarea programelor și acțiunilor, precum și consilierea entității auditate în vederea îmbunătățirii continue a acestora;

– misiunea de audit se desfășoară în perioada 08-31.01.2015, perioada auditată fiind 01.02. 2013-06.01.2015.

Prezentarea componenței de audit și a obiectivelor misiunii – șeful echipei de audit a prezentat component echipei și obiectivele misiunii conform Deciziei misiunii de auditare.

Prezentarea participanților la ședința de deschidere din partea entității auditate – comandantul unității a prezentat persoanele participante.

Prezentarea tematicii în detaliu și repartiției auditorilor pe obiective:

– au fost prezentate domeniile auditabile și obiectivele operaționale specifice fiecărui domeniu conform Tematicii în detaliu a misiunii de audit public intern, precum și repartiția auditorilor pe obiective

– șeful echipei de audit consultă participanții dacă doresc să propună obiective de audit suplimentare celor prezentate în Tematica în detaliu sau apreciază dacă este cazul ca unele obiective selectate, să fie verificate cu prioritate. Nu sunt astfel de solicitări din partea reprezentanților entității auditate.

Stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificărilor și acceptarea calendarului întâlnirilor: reprezentanții entității auditate și membrii echipei de audit sunt de acord ca raportarea stadiului efectuării verificărilor să se realizeze în zilele de luni și joi, în intervalul 0800-0900, în cadrul ședinței organizate cu șeful echipei de audit.

Analiza și acceptul Cartei auditului – a fost analizată și acceptată Carta auditului. Aceasta a fost transmisă entității auditate de către șeful secției de audit, ca anexă la Notificarea privind declanșarea misiunii de audit public intern.

Asigurarea condițiilor materiale necesare derulării misiunii:

– la solicitarea echipei de audit, directorul general al PENITENCIARULUI CRAIOVA a pus la dispoziția acesteia un birou și un calculator cu seria 7865-352 SV;

– au fost prezentate regulile de securitate ce trebuie respectate în penitenciar;

– documentelre clasificate și mediile de stocare a informațiilor sunt păstrate în afara programului de lucru, la compartimentul documente clasificate.

Semnăturile participanților:

SECȚIA AUDIT INTERN TERITORIALĂ NR. 1 BUCUREȘTI

NR ___________ DIN ____________

CHESTIONAR DE LUARE LA CUNOȘTINȚĂ

Auditori interni, Cms. Matei Cristian

Scms. Oltean Andrei

Scms. Doicin Mirela

Supervizor, Cms. șef. Pelmuș Lăcrămiora

SECȚIA AUDIT INTERN TERITORIALĂ NR. 1 BUCUREȘTI

NR ___________ DIN ____________

STABILIREA PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCURILOR ȘI IERARHIZAREA ACESTORA

Auditori interni, Cms. Matei Cristian

Scms. Deliu Alexandru

Scms. Oltean Andrei

Supervizor, Cms. șef Pelmuș Lăcrămioara

SECȚIA AUDIT INTERN TERITORIALĂ NR. 1 BUCUREȘTI

NR ___________ DIN ____________

CHESTIONAR DE VERIFICARE A SISTEMULUI DE MANAGEMNT AL CALITĂȚII

Auditori interni, Cms. Matei Cristian

Scms. Oltean Andrei

Scms. Doicin Mirela

Supervizor, Cms. șef. Pelmuș Lăcrămiora

SECȚIA AUDIT INTERN TERITORIALĂ NR. 1 BUCUREȘTI

NR ___________ DIN ___________

PROGRAMUL MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN

Auditori interni, Cms. șef Popescu Adrian

Cms. Matei Cristian

Supervizor, Cms. șef Pelmuș Lăcrămioara

SECȚIA AUDIT INTERN TERITORIALĂ NR. 1 BUCUREȘTI

NR ___________ DIN ____________

CHESTIONARUL – LISTA DE VERIFICARE

SECȚIA AUDIT INTERN TERITORIALĂ NR. 1 BUCUREȘTI

NR ___________ DIN ____________

FIȘĂ DE IDENTIFICARE ȘI ANALIZĂ A PROBLEMEI 1

SECȚIA AUDIT INTERN TERITORIALĂ NR. 1 BUCUREȘTI

NR ___________ DIN ____________

TEST

Auditor intern, Scms. Deliu Alexandru,

Supervizor Cms. șef Pelmuș Lăcrămioara

SECȚIA AUDIT INTERN TERITORIALĂ NR. 1 BUCUREȘTI

NR ___________ DIN ____________

FIȘĂ DE IDENTIFICARE ȘI ANALIZĂ A PROBLEMEI 2

SECȚIA AUDIT INTERN TERITORIALĂ NR. 1 BUCUREȘTI

NR ___________ DIN ___________

FORMULARUL DE CONSTATARE ȘI RAPORTARE A IREGULARITĂȚILOR 1

Auditor intern, Lt.col. Deliu Alexandru

Supervizor, Col. Pelmuș Lăcrămioara

NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU

Auditori interni, Col. Popescu Adrian – Șef echipă

Lt.col. Mareș Ionuț – Auditor

Lt.col. Deliu Alexandru – Auditor

Mr. Oltean Andrei – Auditor

Mr. Doicin Mirela – Auditor

Cpt. Enache Claudiu –Auditor

Supervizor, Col. Pelmuș Lăcrămioara

SECȚIA AUDIT INTERN TERITORIALĂ NR. 1 BUCUREȘTI

NR ___________ DIN ____________

MINUTA ȘEDINȚEI DE ÎNCHIDERE

Lista participanților

Concluzii

auditul public intern s-a desfășurat pe baza planului de audit public intern aprobat de Ministrul Justiției și a cuprins obiectivele stabilite prin programul de audit și anexa la Decizia misiunii de audit a șefului echipei de audit;

auditorii interni au avut acces la toate datele și informațiile pe care le-au considerat necesare îndeplinirii misiunii;

s-a prezentat obiectivele auditate și constatările pentru fiecare obiectiv auditat; a fost discutată fiecare deficiență în parte; au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncționalităților; au fost prezentate recomandările ce urmează a fi implementate pentru eliminarea deficiențelor constatate;

activitatea echipei de audit s-a efectuat obiectiv, dând asigurări și consiliere conducerii unității pentru buna administrare a patrimoniului încredințat și perfecționării activității în ansamblu.

SECȚIA AUDIT INTERN TERITORIALĂ NR. 1 BUCUREȘTI

NR ___________ DIN ____________

RAPORT DE AUDIT PUBLIC INTERN

Audit de sistem și al performanței la PENITENCIARUL CRAIOVA

Perioada auditată: 01.02. 2013-31.01.2015

Perioada misiunii: 08-31.01.2015

CUPRINS

INTRODUCERE

Structura auditată : PENITENCIARUL CRAIOVA

Tipul de audit : Audit al sistemului de managemntului calității

Baza legală a misiunii:

Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicată în M.Of. nr. 865/05.12.2011;

Planul de audit public intern pe 2015;

Echipa de audit public intern a fost constituită din: Cms. șef Popescu Adrian – Șef echipă;

Cms. Mareș Ionuț – Auditor ;

Scms. Deliu Alexandru – Auditor;

Scms. Oltean Andrei – Auditor;

Scms. Doicin Mirela – Auditor;

Ip. Enache Claudiu –Auditor.

Perioada auditată: 01.02. 2013-06.01.2014;

Durata acțiunii de auditare: 08-31.01.2015 ;

Scopul misiunii de audit este evaluarea eficacității și performanței sistemului de managemnt al calității și activităților desfășurate pentru implementarea programelor și a standardelor calitative , precum și consilierea entității auditate în vederea îmbunătățirii continue a acestora.

Modul de desfășurare a misiunii de audit public intern: sondaj și documentare.

PREZENTAREA UNITĂȚII

Entitatea cu sediul în CRAIOVA este subordonată Direcției Centrale a Administrației Naționale a Penitenciarelor, fiind deservită prin Trezoreria Municipiului Craiova.

Obiectivul de bază al penitenciarului este de a asigura siguranța, ordinea și disciplina locurilor de detenție în condițiile creării unui climat care să respecte demnitatea persoanelor private de libertate.

Unitatea este finanțată de la bugetul de stat (creditele bugetare de la bugetul de stat se asigură de către Penitenciarul Rahova, care are calitatea de ordonator secundar de credite, directorului Penitenciarului Craiova având calitatea de ordonator terțiar de credite.

OBIECTIVELE MISIUNII DE AUDIT

Obiectivele misiunii de audit prevăzute și tratate în prezentul raport, au fost stabilite în concordanță cu cele înscrise în notificarea transmisă instituției și în decizia misiunii de audit, coroborate cu elementele de analiză a riscurilor și vizează:

asigurarea obiectivă a structurilor de conducere din unitate în scopul îmbunătățirii sistemelor și activităților pe care acesta le gestionează;

evaluarea organizării sistemului de managemnt al calității în perioada supusă auditării;

evaluarea procesului și a stadiului de implementare și menținere a sistemului de managemnt al calității.

METODOLOGIA UTILIZATĂ

Tehnicile și instrumentele de audit public intern pentru atingerea obiectivelor misiunii sunt prevăzute la pct. 3.8.1.1. respectiv la pct. 3.8.1.4. din HOTĂRÂRE Nr. 1086 din 11 decembrie 2013 pentru aprobarea Normelor generale prvind exercitarea activității de audit public intern, respectiv:

verificarea, observarea fizică, chestionarea, eșantionarea, testarea, ca tehnici de audit intern;

chestionarul de luare la cunoștință, chestionarul de control intern, chestionarul listă de verificare, ca instrumente de audit intern.

CONSTATĂRI ȘI RECOMANDĂRI

Obiectivul 1 – asigurarea obiectivă a structurilor de conducere din unitate în scopul îmbunătățirii sistemelor și activităților pe care acesta le gestionează.

1.1. Evaluarea sistemului de luare a deciziilor în perioada auditată

În perioada auditată, la nivelul entității/stucturii auditate s-a constatat faptul că actele normative în Ministerul Justiției (Decizii de ordine interioară) pe linia implementării deciziilor sunt suficiente și utile, asigurând o reglementare unitară și concretă a modului de adoptare și implementare a deciziilor în domeniul penitenciar; însă s-a sesizat și fapul că deciziile adoptate la nivelul acestei structuri nu respectau cerințele de raționalitate, specifice (să fie fundamentată științific; să fie împuternicită; să fie clară , concisă și necontradictorie; să fie oportună; să fie eficientă etc.).

În scopul îndeplinirii tuturor obiectivelor ce revin Penitenciarului Craiova, echipa de audit opinează că ar fi benefic pentru managementul entității auditate:

dispunerea de către șeful structurii superioare, măsurile coercitive ce se impun, dar mai ales nominalizarea prin Decizie de zi pe unitate (D.Z.U.) a altor persoane/grup de persoane cu atribuții în ceea ce privește verificarea modului de adoptare și implementare a deciziilor structurilor subordonate.

În concluzie, echipa de audit opinează că:

actele normative în Ministerul Justiției (Decizii de ordine interioară)

fructificarea rezervelor de îmbunătățire a managementului de adoptare și implementare a deciziilor identificate de echipa de audit, contribuie la proiectarea unei structuri de implementare a deciziilor în concordanță cu obiectivele adoptării acestora în sistemul pemitenciar.

Organizarea și exercitarea controlului sistemului de managemnt al calității, în perioada auditată

În perioada auditată, la nivelul entității/stucturii auditate s-a constatat faptul că există anumite proceduri scrise (ce, cum și în ce condiții se execută) controlul sistemului de managemnt al calității, dar mai ales că în fișele posturilor aferente persoanelor numite să execute atribuții în domeniul sistemului de management al calității, sunt specificate atribuțiile pe această linie, aceste lucruri contribuind totodată la îndeplinirea obiectivelor organizaționale ale instituției.

În scopul menținerii aceluiași standard al sistemului de management al calității, viabil și funcțional la nivelul entității/stucturii auditate, echipa de audit opinează că ar fi benefic pentru managementul entității auditate:

implementarea unor noi proceduri în ceea ce privește organizarea și exercitatea controlului sistemului de managemnt al calității de către persoanele abilitare, din interior.

implementarea, în viitor apropiat, a standardelor europene de calitate ISO 9000.

Obiectivul 2 – evaluarea organizării sistemului de managemnt al calității în perioada supusă auditării.

2.1. Organizarea și exercitarea controlului financiar preventiv propriu în perioada auditată

Din auditarea efectuată s-a constatat că nu s-a dispus, în funcție de specificul instituției, particularizarea, dezvoltarea și actualizarea Cadrului general al operațiunilor supuse controlului financiar preventiv, prevăzut în anexe nr.1 la Ordinul Ministrului Justitiei nr. 522 din 16 aprilie 2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, în același timp sesizându-se faptul că, în vederea exercitării controlului financiar preventiv propriu, nu s-a dispus detalierea, prin liste de verificare (check-lists) pentru fiecare operațiune cuprinsă în cadrul specific al instituției. De asemenea, persoana desemnată să exercite controlului financiar preventiv propriu nu a formulat propuneri de perfecționare a listelor respective, aceste liste neexistând.

Echipa de audit opinează că ar fi benefic pentru managementul entității auditate:

dispunerea de către ordonatorul de credite al instituției nominalizarea persoanei/grupului de persoane cu atribuții în ceea ce privește ce privește particularizarea, dezvoltarea și actualizarea Cadrului general al operațiunilor supuse controlului financiar preventiv;

Elaborarea, completarea și detalierea prin liste de verificare (check-liusts) a obiectivelor verificării pentru fiecare operațiune cuprinsă în cadrul specific al instituției, în vederea exercitării controlului financiar preventiv propriu.

În concluzie, echipa de audit opinează că organizarea și exercitarea controlului financiar preventiv propriu este parțial conformă cu actele normative în vigoare, dar prin implementarea deciziilor formulate, se va obține o conformitate integrală cu legislația din domeniu.

2.2. Organizarea și exercitarea controlului ierarhic și a controlului reciproc între compartimente și personalul din acestea cu atribuții pe linia sistemului de management a calității , în perioada auditată

Referitor la aceste doua forme de control supuse auditării, respectiv controlul ierarhic și cel reciproc (vizând relațiile conducere-subordonați, cât și subordonați-subordonați, atât pe verticală cât și pe orizontală), s-a constatat că acestea nu au fost formalizate (nu există decizii privind exercitarea acestor tipuri de control, nu sunt analizate și prezentate în fișele posturilor aferente persoanelor care ar trebui să execute controlae nu există atribuții pe acestă linie). Sunt prezente doar decizii privind controlul sistemului de managemnt al calității, de către structuri superioare, din afara instituției.

În opinia echipei de audit, ar fi benefic pentru managementul sistemului de management al calității, entității auditate, să dispună măsurile oportune pentru:

actualizarea fișelor posturilor pentru tot personalul cu atribuții pe această linie;

identificarea și stabilirea în cadrul Deciziei de ordine interioară a formelor de organizare și exercitare a controlului sistemului de management al calității din cadrul instituției, cu detalii și în ceea ce privește atribuțiile persoanelor implicate pe această linie;

întocmirea unui Registru de evidență a controlului sistemului de management al calității, în care să se menționeze, periodic de către persoanele cu atibuții de control, rezultatele controalelor pe care le efectuează.

În concluzie, echipa de audit opinează că în toate situațiile ordonate, cele două tipuri de controale, respectiv controlul ierarhic și cel reciproc nu s-au efectuat, nerespectând actele normative în vigoare, iar fructificarea oportunităților identificate de către echipa de audit conduce la organizarea și exercitarea în mod legal a acestor activități.

Obiectivul 3 – evaluarea procesului și a stadiului de implementare a sistemului de control intern

3.1. Verificarea conformității implementării sistemului de management al calitaății cu standardele în vigoare.

În perioada auditată, la nivelul entității/stucturii auditate s-a constatat faptul a fost stabilită componența comisiei cu atribuții de monitorizare, coordonare și îndrumare metodologică a implementării și dezvoltării sistemului de management al calității și aprobat Programul de dezvoltare a sistemului de management al calității.

În scopul identificării riscurilor majore care pot afecta îndeplinirea obiectivelor entității/stucturii auditate, echipa de audit opinează că ar fi benefic pentru managementul entității auditate:

comisia cu atribuții de monitorizare, coordonare și îndrumare metodologică a implementării și dezvoltării sistemului propriu de managemnt al calității să își desfășoară activitatea cel puțin semestrial;

în cadrul autoevaluării anuale a structurii proprii, să se analizeaze și stadiul implementării standardelor europene ale calității (ISO) în sistemul de management al calității.

În concluzie, echipa de audit opinează că sistemul de managemnt al calității instituit la nivelul Penitenciarului Craiova este conform cu standardele în vigoare (standarde naționale), oferind o asigurare rezonabilă că obiectivele entității auditate pot fi realizate în condiții de economicitate, eficiență și eficacitate.

Având în vedere documetele prezentate, obiectivele misiunii și constatările înscrise în prezentul raport, opinăm că recomandările formulate de echipa de audit vor fi implementate integral.

Prezentul raport de audit, avizat de către șeful secției de audit și înregistrat la compartimentul documente clasificate a fost întocmit în 2 exemplare, din care exemplarul nr. 1 rămâne la unitate, iar exemplarul nr. 2 se transmite la Secția Audit Intern Nr.1 București.

AVIZAT

ȘEFUL SECȚIEI DE AUDIT INTERN Nr. 1 BUCUREȘTI

Cms. șef Pelmuș Lăcrămioara

ȘEFUL ECHIPEI DE AUDIT INTERN DIRECTORUL PENITENCIARULUI CRAIOVA

Cms. șef Popescu Adrian Cms. șef Niță Daniel

AUDITORI INTERNI

Cms. Matei Cristian

Scms. Oltean Andrei

Scms. Doicin Mirela

Ip. Enache Claudiu

SECȚIA AUDIT INTERN TERITORIALĂ NR. 1 BUCUREȘTI

NR ___________ DIN ____________

NOTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR

SECȚIA AUDIT INTERN TERITORIALĂ NR. 1 BUCUREȘTI

NR ___________ DIN ____________

FIȘA DE URMĂRIRE A IMPLEMENTĂRII RECOMANDĂRILOR

1 – recomandări implementate pe timpul misiunii de audit;

3 – recomandări neimplementate pe timpul misiunii de audit, dar pentru care se stabilește un termen de implementare.

DIRECTOR GENERAL

Cms. șef Niță Daniel

MEMBRII ECHIPEI DE AUDIT

Cms. șef Popescu Adrian – Șef echipă;

Cms. Mareș Ionuț – Auditor ;

Scms. Deliu Alexandru – Auditor;

Scms. Oltean Andrei – Auditor;

Scms. Doicin Mirela – Auditor;

Ip. Enache Claudiu –Auditor.

Concluzii

Societatea în care trăim a cunoscut o evoluție bazată pe economia de piață, a unei concurențe manifeste în domeniul mărfurilor alimentare și nealimentare, iar acum când apar produse tot mai diversificate ofertate, putem afirma că acestă noțiune, ,,calitatea”, este cea care face diferența. Calitatea produselor nu poate fi exprimată, cum nici nu îți poate găsi eficiența, prin numărul din ce în ce mai mare de unități vândute, doar dacă au un preț pe masura concurenței, relativ, cât mai mic. După ce am studiat îndeaproape noțiunea de calitate, în primele două capitole, am observat că se fac foarte multe cercetări în acest domeniu. Cunoaștem, cu toții, că se dorește o creștere a vieții sociale, iar elementul principal pentru a atinge acest scop este ,,calitatea”.

Studiul efectuat personal, în privința sistemului de management al calității demonstrează că nu se pot atinge obiectivele, într-o organizație, instituție, etc, doar dacă acesta este există izolat ci în intercondiționalitate cu celelalte sisteme de management existente. Totodată, nu este de ajuns ca acesta să fie doar implementat ci trebuie să se urmărească o continuă îmbunătățire prin intermediul personalului existent.

Misiunea de audit, efectuată în ultima parte a lucrării, a avut succes, s-au constatat aspecte pozitive, dar și anumite probleme neglijate, pentru care s-au propus soluții, iar în urma aplicării acestor sfaturi, s-au observat îmbunătățiri majore.

Cercetările efectuate în domeniul penitenciar, de diverși autori, până în prezent, au fost abordate urmărind ca scop primordial ,,siguranța, ordinea și disciplina locurilor de detenție în condițiile creării unui climat care să respecte demnitatea persoanelor private de libertate”. Potrivit legislației actuale, Administrația Națională a Penitenciarelor contribuie la apărarea ordinii publice și a siguranței naționale prin asigurarea pazei, escortării, supravegherii, aplicarea regimului de detenție și organizarea de activități de asistență socială și educație destinate reinserției sociale a persoanelor private de libertate, deci, toate aceste activități sunt foarte strâns legate de termenul esențial utilizat în această lucrare, ,,calitatea”. Nu sunt de parere că siguranța sau disciplina nu sunt atribute importante în sistemul penitenciar, dar sunt de parere că acestea sunt strâns legate de termenul ,,calitate”, prin intermediul acesteia, fiind mult mai corect instituite și totodată menținute la un nivel superior.

Bibliografie

Cărți:

Conf.univ.dr.ec. Florin Oanță, Știința mărfurilor și auditul calității, Sibiu, editura AFT, 2014

Celia Pop, Ioan Mircea Pop, Merceologia produselor alimentare, Iași, editura Edict Production, 2006

Lucia Veștemean și Ioana Veștemean, Bazele merceologie, București, 2002

Juran, Supremația prin calitate, București, edtura Teora, 2002

Legi, hotărâri, decizii:

HOTĂRÂREA Nr. 1849 din 16 noiembrie 2004 privind organizarea, funcționarea și atribuțiile Administrației Naționale a Penitenciarelor

HOTĂRÂRE Nr. 1086 din 11 decembrie 2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activității de audit public intern

Decizia Nr. 562 din 21. 10. 2014 Privind modalitatea de transmitere a corespondenței create a nivelul sistemului administrației penitenciare.

Strategia de dezvoltare a sistemului penitenciar pentru perioada 2013-2016

Publicații, reviste:

Dima D., Pamfilie Rodica, Procopie Roxana, Metode fizice, chimice și fizico-chimice utilizate în determinarea calității. Rev. Calita, nr. 17/2002

Zwicky  F., Herzog E., Wild P.,  Karpowicz M., Kowal C. T. Catalogue of galaxies and of clusters of galaxies, Vol. I, Pasadena, 1964

Analele Universității “Constantin Brâncuși” din Târgu Jiu, Seria Economie, Nr. 1/2010,

Publicația ,,Teme Europene(European Issues)”, Nr.18, ianuarie 2007