Auditarea Resurselor Umane la S.c. Aquavas S.a. Vaslui

Generalitati

Resursele umane sunt o componentă importantă in orice economie.

Resursele umane în cadrul activităților esentiale dintr-o orice firma astfel incat sa se minimalizeze problemele care apar în legătură cu personalul.

Un compartiment de resurse umane bine sructurat determină o dezvoltare a statorniciei și devotamentului personalului din firma asfel incat angajatii sunt valorizati .

În cadrul unor firme mici si cu un număr mic de persoane salariate, nu se impune desemnarea unei personae care să se ocupe de resurselor umane.

Cu toate acestea, orice firma are nevoie de o serie competențe în domeniul resurselor umane. Acestea pot proveni de la un consultant specializat pe resursele umane din exterior sau de la o persoană din interiorul firmei, cu competente certe în acest sens, care îndeplinește și alte obligații. De exemplu, multe societăți da sarcini in domeniul resurselor umane unui angajatului cu alte responsabilitati.

1. AUDITUL SI RESURSELE UMANE

Stabilirea competentelor din compartimentul resurselor umane poate fi utilizata in auditarea resurselor umane.

Auditarea resurselor umane poate fi aplicata atat in cadrul firmelor mici cat si in cadrul firmelor mari. Auditarea stabileste sfera de responsabilitati in cadrul carora se poate imbunatati.

Auditul reprezintă un ghid de acțiuni care asigură pas cu pas compatibilitatea activității de resurse umane din cadrul societatii cu reglementările legale și cu practicile informale. Firmele presupun că auditul se referă doar la compatibilizarea activității de resurse umane cu reglementările legale. Dar auditul are in vedere felul în care firma asigură un grad mare de satisfacție a angajaților. Salariații unei firme doresc ca angajatorul să fiestatornic și onest.

Folosirea si implementarea rezultatelor auditului va determina crearea unei culturi organizaționale standardizate și consecvente. Totodată, auditul dă posibilitatea eficientizării managementului resurselor umane, prin recompensarea performanțelor și prin înlăturarea celor care nu se ridică la standardele societatii . Sistemele de recunoaștere a realizărilor și de recompensare a acestora permit construirea unei echipe unite și competitive prin intensificarea satisfacțiilor oferite și cultivarea fidelității salariaților .

Auditul resurselor umane poate fi util și în alte privințe. De exemplu, analiza randamentului muncii permite stabilirea slăbiciunilor societatii și focalizarea asupra domeniilor problemă.

Prin realizarea auditului resurselor umane organizația își propune atingerea următoarelor obiective :

pastrarea obiectivelor compartimentului de resurse umane în armonie cu viziunea și cu strategiile pe termen lung ale firmei;

edificarea practicilor și procedurilor din sfera resurselor umane, precum și a rolurilor diferitelor compartimente sau persoane cu functii de execuție și de conducere ale firmei;

stabilirea unor puncte de referință în vederea punerii în practică a soluțiilor oferite de audit;

asigură concordanta cu legislația națională și internațională din domeniul resurselor umane, inlaturand costurilor in plus determinate de lipsa de concordanta;

contribuie la eficiența și productivitatea resurselor umane precum si diminuarea cheltuielilor ;

aprecierea situației curente din cadrul compartimentului de resurse umane;

specificarea, tipizarea si unificarea practicilor și procedurilor utilizate în cadrul unei organizații la diferite niveluri sau componente departamentale;

remedierea comunicării în cadrul compartimentului de resurse umane proprii, crescând credibilitatea și gradul de percepție a managementului în rândul personalului de execuție si de conducere.

Auditarea in detaliu și precum si emiterea unui raport de audit pe resurse umane diminueaza si inlatura multe problem ulterioare sau le pot anticipa.

2. STUDIU DE CAZ S.C. AQUAVAS S.A. VASLUI

S.C. AQUAVAS S.A.VASLUI este persoană juridică română, de interes public local si al cărei obiect de activitate îl reprezintă asigurarea și realizarea serviciilor sistemului de distributie si colectare a apei potabile și a apei calde menajere.

S.C. AQUAVAS S.A. VASLUI a fost infiintata in urma transformării Regiei Autonome de Gospodărire Comunală VASLUI în societate comercială cu capital integral de stat la data de 01.01.2000, având ca unic acționar Consiliul Local VASLUI, prin preluarea activului și pasivului Regiei Autonome de Gospodărire Comunală VASLUI.

La nivelul S.C. AQUAVAS S.A.VASLUI s-a organizat serviciul de audit public intern conform HCL 143/ 17.04.2003 ce funcționează în subordinea directă al conducătorului unității.

În cadrul serviciului de audit public intern activează un număr de doi auditori și un șef serviciu, cărora le revine să auditeze la data întocmirii prezentelor norme următoarele structuri

la nivelul structurii funcționale : servicii in numar de 10 si 2 birouri

la nivelul structurii de producție sunt incluse exploatări, districte, ateliere, formații, servicii și compartimente clasificate astfel : Departamentul de Producție: 6 secții, 5 compartimente si formații de productie

La data de 31.12.2014 structura personalului se prezenta astfel :

3 % personal de conducere;

16 % personal TESA;

4 % maistrii ;

77 % muncitori

2.1. MISIUNEA DE AUDIT INTERN IN CADRUL COMPARTIMENTULUI DE

RESURSE UMANE

Misiunea de audit intern are scopul de a da asigurări managementului asupra modului de organizare a activității de gestiune a resurselor umane din cadrul entității, a funcționalității sistemului de control intern, respectiv a conformității cu cadrul legislativ normativ, fiind structurate pe următoarele domenii auditabile:

PREGĂTIREA PROFESIONALĂ CONTINUĂ A PERSONALULUI

GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE

FUNCȚIONALITATEA ȘISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

ARHIVAREA DOCUMENTELOR

Caracterul misiunii de audit public intern : sondaj, documentar ;

Tipul auditului : audit de regularitate, respectiv examinarea acțiunilor asupra efectelor financiare sub aspectul respectării normelor procedurale aplicabile.

Tehnici de audit public intern utilizate: observarea ; interviul , documentarea.

Instrumente de audit public utilizate : CLC, CLV, FIAP.

Documente /materiale examinate : decizii, organigrama, regulamentul de organizare și funcționare, contract colectiv de munca 2006 și 2007, state de funcțiuni, interviuri, dosare de personal, fise de post individuale, BVC/2007 rapoarte economice, rapoarte de producție și situații întocmite de serviciile funcționale.

Baza legala pentru realizarea misiunii : Legea 53/2003 privind Codul Muncii, OUG 79/2001 privind întărirea disciplinei economico-financiare, Ordin 502/2001 privind normele de aplicare a OUG 79/2001, OMF 616/2000 privind normele metodologice de întocmire a bugetului de venituri și cheltuieli de către agenții economici, OMF 2121/2001 privind modul de întocmire a BVC la societățile comerciale la care statul este acționar majoritar, CCM la nivel național pe anul 2005, Legea 215/2001 privind administrația publica locala, Legea 76/2002 privind protecția șomerilor.

MISIUNEA DE AUDIT INTERN – ETAPA DE PREGĂTIRE

In aceasta etapa au fost întocmite documentele standard și s-au adus clarificări, față de norme, cu privire la modul concret de inițiere a procedurii de analiza riscurilor, succesiunea documentelor, structura acestora și modul de completare, nivelul de apreciere și împărțire a acestora în mari, medii și mici, clasarea riscurilor și ierarhizarea acestora în vederea finalizării procedurii Analiza riscurilor .

S-a întocmit NOTIFICAREA PRIVIND DECLANSAREA MIȘIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN conform model B-01 și s-a transmis cu 15 zile înainte de data declanșării misiunii.

Șeful misiunii de audit pune la dispoziția auditorilor DECLARATIA DE INDEPENDENTA model A-02 , pe care aceștia o completează și o semnează pe propria răspundere conform prevederilor Legii nr.672/2002, având obligația sa fie sinceri.

Șeful Serviciului audit întocmește in 2 exemplare ORDINUL DE SERVICIU model –01, in care nominalizează tema sau obiectele auditabile, tipul de auditare (de regularitate, de sistem, de performanta), termenul maximal și obligatoriu in care auditorii trebuie sa realizeze misiunea precum și echipa de auditori.

După trecerea a 4-5 zile de la expedierea notificării auditorii efectuează ședința de deschidere in vederea prezentării auditorilor, a activității și obiectivelor supuse auditării, asigurarea condițiilor materiale necesare derulării misiunii, punerea la dispoziție a documentelor in vederea realizării misiunii, precum și a termenului de finalizare a acesteia. Ședința de deschidere va fi finalizată prin încheierea MINUTEI DE DESCHIDERE- model B-02.

În continuare auditorii identifică obiectele și operațiile auditabile parcurgând următoarele etape:

– detalierea fiecărei activități în operații succesive descriind procesul de la realizare până la înregistrare (Circuitul auditului), parcurgând cu atenție bibliografia aferentă, extrăgând succesiv operațiile, acțiunile și documentele ce se cer a fi realizate și întocmite.(Definirea condițiilor pe care trebuie să le îndeplinească fiecare operație pentru a se elimina riscurile specifice ).

– întocmirea LISTEI CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR DE AUDITAT.

Colectarea și prelucrarea informațiilor in vederea identificării riscurilor

Din acest moment auditorii continua sa colecteze și sa prelucreze informații și sa efectueze

lucrări cu privire la cunoașterea structurii auditate, a modului sau de organizare, a tehnicilor de lucru utilizate, a particularităților și a punctelor cheie, a factorilor a fi susceptibili a fi periculoși, a competenței salariaților, a implicării managerului precum și contextul instituțional și sociologic de desfășurare a activității structurii auditate in cadrul S.C. AQUAVAS S.A. VASLUI.

CHESTIONARUL DE LUARE LA CUNOSTINTA (CLC) și CHESTIONARUL DE CONTROL INTERN (CCI) sunt documente care expun în forma scrisă rezultatele prelucrării informațiilor colectate. (Se obține organigrama, statul de funcții, Regulamentul de Organizare și Funcționare, Fisele de post, procedurile scrise de control, reglementările specifice unității și structurii auditate, Raportul de audit anterior, se identifica persoanele răspunzătoare, etc.)

ETAPA DE INTERVENȚIE LA FAȚA LOCULUI

În aceasta etapă s-a realizat testarea efectivă pe baza listelor de verificare pregătite în etapa anterioară, prin utilizarea unor tehnici diferite de eșantionare, teste de control, modele de interviuri, note de relații și foi de lucru, elemente care au stat la baza elaborării fișelor de identificare și analiză a problemelor și eventual a formularelor de constatare și raportare a iregularităților.

În urma misiunii de audit public intern cu tema Gestiunea Resurselor Umane au fost întocmite mai multe fișe de identificare și analiza a problemelor .

În etapa următoare, de elaborare a Raportului de audit intern se urmărește redactarea acestuia într-un format standard prin prezentarea acestuia pe structura obiectelor auditabile din Tematica în detaliu a misiunii de audit și comentarea constatărilor, consecințelor și recomandărilor din formulare de constatare eliberate în etapa anterioară.

Responsabilitatea structurii auditate

Responsabilitatea structurii auditate in aplicarea recomandărilor consta in :

Elaborarea unui plan de acțiune, însoțit de un calendar privind îndeplinirea acestuia;

Stabilirea responsabililor pentru fiecare recomandare;

Punerea in practica a recomandărilor

Comunicarea periodica a stadiului progresului acțiunilor;

Evaluarea rezultatelor obținute.

Responsabilitatea serviciului audit public intern

Serviciul audit public intern din cadrul S.C. AQUAVAS S.A. VASLUI verifica și raportează la organul ierarhic imediat superior respectiv Serviciului de audit din cadrul Primăriei Municipiului VASLUI, asupra progreselor înregistrate în implementarea recomandărilor.

Implementarea recomandărilor este urmărita prin formularul « fișa de urmărire a recomandărilor », iar șeful compartimentul de audit public intern va comunica atât conducătorului unității S.C. AQUAVAS S.A. VASLUI cât și Serviciului de audit din cadrul Primăriei Municipiului VASLUI stadiul implementării acestora.

CONCLUZII ȘI PROPUNERI

Managerii nu apreciaza indeajuns evaluărea propriilor riscuri și nu se preocupă cu indrumarea unor specialiștii în această direcție. Conducere, managementul, se desfășoară încă empiric, fără a ține cont de recomandările auditorilor și ale bunei practici in domeniu. Auditorii interni simt o modificare în cultura organizațională privitor la evaluarea riscurilor, dar nu sunt optimiști cu privire la îmbunătățirea atitudinii managerilor în timp real.

Se impune susținerea de către manageri a efortului auditorilor interni , prin perceperea corectă a activității de audit intern și a auditorilor, ca fiind de aceeași parte a « baricadei » și nu ca pe un « nou control » (așa cum este perceput în prezent de majoritatea managerilor) , respectiv ca pe un ajutor, un sprijin competent și independent pentru atingerea țintelor societatii . Auditorii interni trebuiesc priviți de către manageri ca parteneri și nu ca adversari, având aceleași obiective, printre care eficacitatea actului managerial și realizarea obiectivelor propuse.

Managerul trebuie să înțeleagă recomandările auditorilor, să perceapă ajutorul pe care îl primesc pentru stăpânirea riscurilor are apar și evoluează continuu.

Cultura de conștientizare asupra riscurilor, unde fiecare, în cadrul societatii joacă un anumit rol în managementul riscului, are o percepție redusă, ca dovadă că majoritatea entităților publice au acordat prea puțină atenție creării unor sisteme pentru identificarea riscurilor potențiale într-un stadiu incipient prin constituirea unui sistem de avertizare timpurie asupra tendințelor riscurilor.

Din practică, a rezultat în mod clar că nici un proces de gestionare a riscurilor nu este perfect pentru identificarea eșecurilor, pentru evitarea surprizelor.

În general, la analiza eșecurilor financiare semnificative, majoritatea managerilor au evidențiat drept cauze următoarele:

lipsa de conformitate cu politicile și procedurile interne;

riscurile neidentificate la timp ;

riscuri identificate dar care au fost apreciate ca fiind improbabil sa se producă și care au avut influente majore in perioada imediat următoare ;

slăbiciuni ale sistemului de control intern, s.a..

Constatările prezentate ne conduc la o serie de aprecieri ; astfel, dacă nu s-au respectat politicile și procedurile interne, acestea ne sugerează ca managementul a eșuat în a-și îndeplini eficace unul dintre rolurile sale fundamentale, iar dacă directorii nu sunt de acord cu aceasta constatare se impune ca auditorii interni să intervină mai mult pentru a-i responsabiliza pe aceștia.

Din acest punct de vedere este nevoie ca directorii să înțeleagă că recomandările auditului trebuie transpuse în practica pentru evitarea într-o măsura mai mare a eventualelor riscuri.

De asemenea neidentificarea riscurilor sau aprecierea greșita ca riscurile identificate sunt improbabil să se producă, demonstrează neacordarea atenției cuvenite acestei activități, neactualizarea sistematică a analizei riscurilor și lipsa de preocupare pentru a-i determina pe manageri și pe ceilalți salariați să gândească pe baza evaluării riscurilor, propriile atribuții pe care le desfășoară. Toate acestea cestea au contribuit la apariția unor slăbiciuni ale sistemului de control intern.

O problemă dificilă pentru entitățile publice rămâne aceea a identificării și recrutării personalului adecvat și al menținerii celor formați prin cursurile de pregătire profesională în sistemul public. Această situație se va ameliora pe măsura progreselor înregistrate în reforma administrației din sectorul public, având în vedere că majoritatea auditorilor interni sunt și funcționari publici.

ANEXE

ORDIN DE SERVICIU

În conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, a O.M.F.P. nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activității de audit intern, a Ordinului managerului general nr. 12345/2003 prin care s-au aprobat Normele proprii de exercitare a auditului intern în cadrul entității publice și a Planului de audit intern pentru anul 2014, se va efectua misiunea de audit intern la Compartimentul RESURSE UMANE în perioada 01.02.2014 – 15.05.2014.

Scopul misiunii de audit este de a da asigurări asupra modului de organizare a activității de gestiune a resurselor umane din entitatea publică și a conformității cu cadrul legislativ și normativ aplicabil, fiind structurate pe următoarele domenii auditabile:

Organizarea recrutării personalului cuprinzând:

Proiectul Planului de ocupare a funcțiilor publice, anexă la Planul național de ocupare a funcțiilor publice;

organizarea concursurilor;

susținerea concursurilor;

emiterea deciziilor de numire.

Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului cuprinzând:

– stabilirea elementelor de natură salarială;

– modificarea drepturilor salariale;

– salarizarea muncii peste programul normal de lucru.

Evidențierea prezenței, învoirilor și concediilor;

Evoluția carierei personalului;

Pregătirea profesională continuă a personalului

Gestionarea dosarelor profesionale;

Funcționalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane cuprinzând:

– evaluarea sistemului informatic;

– siguranța în exploatare a sistemului informatic;

– securitatea bazelor de date.

Arhivarea documentelor.

Menționăm că se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a activității de gestiune a resurselor umane din entitatea publică.

Echipa de auditori interni este formată din următorii:

1. Popescu Alin Șef Serviciu Audit Public Intern,

Savin Horia

2. Bucluc Smarandita

DECLARAȚIA DE INDEPENDENȚĂ

Nume și prenume: Popescu Alin

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Data: 15.01.2014

Auditor, Șef serviciu,

Popescu Alin Savin Horia

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANȘAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

Către: Compartimentul RESURSE UMANE

De la: Șef Serviciu Audit Public Intern

Referitor la misiunea de audit intern „Modul de organizare a activității de gestiune a resurselor umane din entitatea publică”

Stimate domnule Răileanu Viorel

În conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2014, urmează ca în perioada 01.02.2014-15.05.2014 să efectuăm o misiune de audit intern cu tema Gestiunea resurselor umane.

Vă vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord ședința de deschidere în vederea discutării diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinzând:

prezentarea auditorilor;

scopul misiunii de audit intern;

prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit intern;

programul intervenției la fața locului;

alte aspecte.

Pentru o mai bună înțelegere a activității dumneavoastră, vă rugăm sa ne puneți la dispoziție următoarea documentație necesară privind activitatea de gestiune a resurselor umane: legile și reglementările ce se aplica activităților dumneavoastră, organigrama direcției dumneavoastră, Regulamentul de organizare și funcționare, fișele posturilor, procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate pe linia organizării activității, un exemplar al rapoartelor de activitate, notelor, misiunilor de audit anterioare care se referă la aceasta temă.

Dacă aveți unele întrebări privind desfășurarea misiunii, vă rugăm să-l contactați pe domnul Georgescu Ion – auditor, coordonatorul misiunii sau pe șeful structurii de audit intern.

Cu stimă,

Data: 15.01.2014

Șef Serviciu Audit Public Intern

Savin Horia

LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2014- 31.12.2014

Întocmit: Popescu Alin

Bucluc Smarandita Data: 15.02.2014

Avizat: Savin Horia Data: 15.02.2014

NOTA:

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile reprezintă primul document care se elaborează în cadrul procedurii Analiza riscurilor și cuprinde, pentru acest studiu de caz, 18 de obiecte auditabile, structurate pe 4 obiective, care vor fi analizate pe parcursul derulării misiunii de audit intern.

S.C. AQUAVAS S.A. VASLUI

SERV.AUDIT PUBLIC INTERN

CLASAREA OPERATIILOR PE BAZA ANALIZEI

RISCURILOR

MIȘIUNEA DE AUDIT: GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

PERIOADA AUDITATA: 01.01.2014- 31.12.2014

Analiza și evaluarea riscurilor

Pe baza Listei centralizatoare a obiectelor de auditat auditorii:

– stabilesc riscurile;

– calculează pe baza de punctaj nivelul acestora;

– clasează riscurile.

De regula, riscurile se obțin prin adăugarea conjuncției “să” nu fi făcut, “să” nu fi realizat, “să” nu existe, etc. în fața operațiilor enumerate în Lista centralizatoare a obiectelor de auditat.

Nivelul riscurilor se notează astfel:

1 = Mic

2 = Mediu

3 = Mare

Riscul = orice eveniment, acțiune, situație sau comportament cu impact nefavorabil asupra capacității S.C. AQUAVAS S.A. VASLUIde a realiza obiectivele.

Componentele riscului sunt:

I. Probabilitatea de apariție- care se determina cu ajutorul criteriilor de analiza și anume:

a. Aprecierea vulnerabilității structurii auditate (apreciere calitativa)

– se examinează factorii de incidență asupra vulnerabilității entității

(resursele umane, complexitatea lucrărilor, etc.)

Vulnerabilitatea poate fi:

Nivel 1 = redusa

Nivel 2 = medie

Nivel 2= mare

b. Aprecierea controlului intern :

– se apreciază capacitatea controlului intern asupra activității structurii auditate de a

preveni producerea riscurilor sau de a le minimiza.

Controlul intern se apreciază pe 3 nivele astfel:

Nivel 1 = control intern corespunzător

Nivel 2 = control intern insuficient

Nivel 3 = control intern cu lipsuri grave

Impactul financiar (criteriu cantitativ) care poate fi:

Nivel 3 = Important daca in cadrul structurii auditate exista o atitudine necooperantă manifestata de conducerea structurii auditate și /sau salariații din cadrul structurii; nu sunt tehnici de control iar pierderile sunt mari;

Nivel 2 = Mediu daca exista tehnici de control suficiente iar pierderile pot fi suportate de societate;

Nivel 1 =Scăzut daca exista tehnici de control intern adecvate, pierderile sunt mici , conducerea și salariații din cadrul structurii auditate manifesta o atitudine cooperanta.

Pentru stabilirea punctajului total utilizat (T) se atribuie un factor de greutate și un nivel de risc fiecărui criteriu; produsul acestor 2 factori da punctajul pentru criteriul respectiv, iar suma punctajelor pentru o operație auditată conduce la determinarea punctajului total al riscului operației respective.

Punctajul total al riscului se obține utilizându-se formula:

T = Pi x Ni unde T = punctajul total al criteriului utilizat

Pi = ponderea riscului pentru fiecare criteriu

Ni = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu

In cursul realizării misiunii de audit, auditorii trebuie sa aibă în vedere următoarele:

în toate cazurile există un risc inerent ca o eroare să apară de la început;

există un risc al neputinței controlului intern de a preveni sau a depista erori materiale;

există un risc de depistare atunci când procedeul de audit nu poate să identifice riscurile.

Din aceste motive, auditorii trebuie să se asigure că misiunea de audit efectuată permite obținerea unei asigurări rezonabile ca :

sistemul de management al riscurilor este eficace;

sistemul de control intern al entității publice este eficace și eficient, putând să prevină sau să diminueze orice risc;

managementul entității publice este corespunzător și guvernează bine entitatea .

Ponderea factorului control intern poate fi de pana la 60%, a impactului financiar de pana la 30%, iar a vulnerabilității de 10% (nu sunt obligatorii ci apreciative în funcție de situația concretă).

În aprecierea controlului intern exercitat asupra structurii auditate, chestionarul întocmit în studiile de caz poate fi de un real folos.

Evaluarea importantei fiecărui criteriu de analiza a riscului pentru activitatea auditată, precum și in funcție de nivelurile stabilite 

Aprecierea controlului intern

pana la 1,50 inclusiv, risc mic

peste 1,50 și pana la 2,50,inclușiv, risc mediu

peste 2,50, risc mare

Impact financiar

pana la 1,50 inclusiv, risc mic

intre 1,50 și 2, inclusiv, risc mediu

peste 2, risc mare

Vulnerabilitate

pana la 1 inclusiv, risc mic

peste 1,50 și pana la 2, inclusiv, risc mediu

peste 2, risc mare

Delimitarea clasării riscurilor mari

Aprecierea controlului intern 2,50 x 60% = 1,50

Impact financiar 2 x 30% = 0,80

Vulnerabilitate 2 x 10% = 0,20

TOTAL = 2,30

Delimitarea clasării riscurilor mici

Aprecierea controlului intern 1,50 x 60% = 0,90

Impact financiar 1,50 x 30% = 0,45

Vulnerabilitate 1 x 10% = 0,20

TOTAL = 1,45

Riscurile care au un punctaj mai mic de 1,45 vor fi clasate ca riscuri mici

Riscurile care au un punctaj cuprins intre 1,45 și 2,30 vor fi clasate ca riscuri medii

Riscurile care au un punctaj mai mare de 2,30 vor fi clasate ca riscuri mari

S.C. AQUAVAS S.A. VASLUI

SERV.AUDIT PUBLIC INTERN

STABILIREA CRITERIILOR DE ANALIZA

A RISCURILOR

MIȘIUNEA DE AUDIT: GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

PERIOADA AUDITATA: 01.01.2014- 31.12.2014

Pentru factorii de risc s-au stabilit următoarele ponderi :

Aprecierea controlului intern = 60%

Impact financiar = 30%

Vulnerabilitate = 10%

TOTAL = 100%

CLASAREA OPERAȚIILOR ÎN FUNCȚIE DE ANALIZA RISCULUI

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2014- 31.12.2014

Întocmit: Popescu Alin

Bucluc Smarandita Data: 15.03.2014

Avizat: Savin Horia Data: 15.03.2014

NOTA :

Stabilirea nivelului riscului și a punctajului total al riscului este document ul din procedura de Analiza riscurilor în care auditorul evaluează riscurile pe baza documentelor în posesia cărora a intrat până în acest moment, dar și a expertizei personale în domeniu.

Auditorii interni au stabilit punctajul total pentru fiecare risc identificat pe baza analizei riscurilor, dar și în funcție de resursele alocate misiunii (număr de persoane, timpul aferent ș.a.) și pentru continuarea analizei, au împărțit riscurile, în următoarele trei categorii.

Riscuri mici 1,0 – 1,7

Riscuri medii 1,8 – 2,2

Riscuri mari 2,3 – 3,0

Elaborarea acestui document au un oarecare grad de subiectivitate și din aceste motive auditorii interni aduc îmbunătățiri acestei lucrări pe toată durata misiunii de auditpe toată perioada intervenției la fața locului în funcție de informațiile privind activitățile auditate și a riscurilor atașate acestora, pe care le constată.

Ierarhizarea activităților și operațiunilor ce urmează a fi auditate

Această etapă a misiunii de audit se realizează prin întocmirea Tabelului Puncte Tari – Puncte Slabe care prezintă sintetic rezultatul evaluării fiecărei activități și permite stabilirea riscurilor de auditat.

Riscurile clasificate ca fiind mici nu se cuprind în acest tabel.

Un rol important în stabilirea punctelor tari (riscuri) și a punctelor slabe o are ‘’ gradul de încredere’’ al auditorilor în calitatea controlului intern al structurii auditate în care implicarea și preocuparea managerului în activitățile desfășurate și auditate ca și competenta salariaților au rolul cel mai important.

Ca regulă, urmează să fie auditate doar punctele stabilite de auditori ca fiind slabe, iar dacă pentru unele puncte tari gradul de încredere al auditorilor este scăzut, atunci și acestea pot fi auditate.

TABELUL PUNCTE TARI ȘI PUNCTE SLABE

Misiunea de audit :Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2014- 31.12.2014

Întocmit: Popescu Alin

Bucluc Smarandita Data: 15.03.2014

Avizat: Savin Horia Data: 15.03.2014

Nota

Ierarhizarea operațiilor în funcție de analiza riscurilor s-a realizat prin elaborarea documentului Tabelul puncte tari și puncte slabe, în care au fost cuprinse cele 18 de obiecte auditabile și 24 de riscuri asociate acestora, obținute din clasarea riscurilor. În urma analizei au fost identificate 4 obiecte auditabile și 3 riscuri asociate acestora , care au fost evaluate ca fiind puncte tari, diferențele fiind considerate puncte slabe.

Operațiile identificate ca fiind puncte tari și riscurile asociate acestora au fost evaluate astfel urmare a unor controale interne funcționale, pe baza documentelor transmise de entitate și a misiunilor anterioare, care limitează apariția riscurilor.

Pe baza activității de ierarhizare a operațiilor / obiectelor auditabile se va elabora documentul Tematica în detaliu a misiunii de audit în care vor fi preluate numai operațiile considerate ca fiind puncte slabe în număr de 18, ocazie cu care vor fi renumerotate .

MINUTA ȘEDINȚEI DE DESCHIDERE

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2014- 31.12.2014

Întocmit: Popescu Alin

Bucluc Smarandita Data: 27.01.2014

Avizat: Savin Horia Data: 27.01.2014

A. Lista participanților

B. Stenograma ședinței

În cadrul ședinței de deschidere s-a procedat la:

Prezentarea echipei de auditori care urmează să efectueze misiunea de audit;

Prezentarea funcției de audit intern de către șeful Serviciului Audit Public Intern, în special a obiectivelor generale ale auditului intern, semnificația auditului intern;

Prezentarea Programului intervenției la fața locului, obiectivele auditabile care se intenționează a fi realizate, după analizele de risc efectuate.

În urma discuțiilor care au avut loc cu privire la obiectivele misiunii de audit reprezentanții structurii auditate au prezentat o parte din problemele cu care se confruntă și anume:

Activitatea privind gestiunea resurselor umane reprezintă o zonă cu risc;

Complexitatea activității Compartimentului RESURSE UMANE și neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea personalului specializat;

Fluctuația mare a personalului implicat în activitatea de gestiune a resurselor umane;

Neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la supraîncărcarea personalului existent;

De asemenea, s-au stabilit:

persoanele pe care auditorii le pot contacta în vederea colectării informațiilor, efectuării de teste asupra muncii lor și pentru a lua interviuri, programul întâlnirilor și timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;

condițiile minime pe care auditatul trebuie să le asigure în vederea realizării misiunii de audit (spațiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)

aspectele procedurale, respectiv eventualitatea unor ședințe intermediare în cursul misiunii, informarea sistematică asupra constatărilor;

data ședinței de închidere, inclusiv a participanților;

modalitatea redactării Raportului de audit intern (când, cum și cui va fi distribuit). Recomandările formulate, ca urmare a eventualelor disfuncționalități constatate, vor fi discutate și analizate cu structura auditată, inclusiv a Planului de acțiune și a calendarului implementării și persoanelor răspunzătoare cu implementarea recomandărilor.

Auditori, Auditați,

CHESTIONAR DE CONTROL INTERN

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2014- 31.12.2014

Întocmit: Popescu Alin

Bucluc Smarandita Data: 27.02.2014

Avizat: Savin Horia Data: 27.02.2014

FIȘĂ DE IDENTIFICARE ȘI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 1

Misiunea de audit: Auditul public intern privind gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2014 – 31.12.2014

PROBLEMA

Neasigurarea securității sistemului informatic.

CONSTATARI

Inexistența unui sistem de stabilire de către fiecare utilizator a parolelor și a unui responsabil cu verificarea schimbării periodice a parolelor de acces.

Analiza interviului a scos în evidență, de asemenea, faptul că nu există un sistem de securitate a sistemului informatic și un responsabil al administrării acestui sistem.

CAUZE

Nu a fost stabilita și aplicata o procedura privind schimbarea sistematică a parolelor, precum și verificarea acestora de către o persoană responsabilă;

Lipsa pregătirii de specialitate în acest domeniu a persoanelor care utilizează programul informatic de gestiune a resurselor umane.

CONSECINȚE

Posibilitatea utilizării datelor și informațiilor din sistem în mod neadecvat de către persoane neautorizate;

Vulnerabilitatea ridicată a sistemului în fața unor intrări nedorite sau unor atacuri informaționale.

RECOMANDĂRI

Schimbarea sistematică a parolelor de acces de către utilizatorii sistemului informatic;

Desemnarea unei persoane cu atribuții și competențe în verificarea schimbării periodice a parolelor de acces;

Stabilirea atribuțiilor cu verificarea schimbării parolelor în lipsa persoanei desemnate;

Realizarea unui program eficient de dezvoltare a personalului care să aibă ca scop final introducerea unui sistem de management al resurselor umane bazat atât pe gestiunea competențelor cât și pe securitatea și adaptabilitatea nevoilor interne ale societății în concordanta cu obiectivele sale generale

În cadrul acestui program, pregătirea specialiștilor în asigurarea securității sistemului informatic și informarea sistematică a utilizatorilor va constitui o prioritate

Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,

FIȘĂ DE IDENTIFICARE ȘI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 2

Misiunea de audit: Auditul public intern privind gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2014 – 31.12.2014

PROBLEMA

Nerespectarea cadrului normativ privind activitatea de arhivare a documentelor elaborate în cadrul Serviciului Resurse Umane.

CONSTATAREA

Predarea-primirea documentelor la arhiva instituției se realizează fără verificarea conținutului dosarelor ce vor fi arhivate, respectiv fără a fi numerotate, șnuruite și opisate.

CAUZE

Efectuarea parțială a opisării dosarelor, aceasta fiind considerată ca o operațiune neimportantă;

Nedesemnarea unei persoane care să aibă atribuții în acest sens;

Inexistența procedurilor specifice de arhivare.

CONSECINȚE

Dificultate în găsirea unor documente deja arhivate;

Posibilitatea pierderii /dispariției unor documente;

Timp suplimentar acordat operațiunii de căutare care afectează activitatea curentă;

RECOMANDĂRI

Elaborarea procedurilor scrise și formalizate specifice activității de arhivare a documentelor, care să cuprindă modul de constituire, de accesare, stocare și utilizare a dosarelor arhivate;

Desemnarea unui salariat din cadrul Serviciului Resurse Umane care va avea atribuții și competențe în evidența, constituirea și predarea dosarelor la arhiva instituției.

Întocmit, Supervizare, Pentru conformitate,

MINUTA ȘEDINȚEI DE ÎNCHIDERE

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2014- 31.12.2014

Întocmit: Popescu Alin

Bucluc Smarandita Data: 20.03.2014

Avizat: Savin Horia Data: 20.03.2014

A. Lista participanților

Auditori, Auditați,

FIȘA DE URMĂRIRE A RECOMANDĂRILOR

BIBLIOGRAFIE

Androniceanu, A- Management public.- București, Editura economică, 1999

Boulescu ,M., Ghiță M., Mareș V .,- Fundamentele auditului, București, Editura Didactică și Pedagogică, 2001

Conf.Univ.Dr.Tureac Cornelia – Cursul “Managementul Resurselor Umane”

Burloiu, P- Managementul resurselor umane. Tratare globală interdisciplinară., București, Lumina Lex, 1997

Dobroțeanu, L.,Dobroțeanu, C. L. -Audit – concepte și practici. Abordare națională și internațională,București, Editura Economică, 2002

Gavrilă ,T., Lefter , V.,- Managementul general al firmei, Editura Economică, București, 2003

Lefter, V., Manolescu, A.- Managementul resurselor umane ,București, Editura Didactică și Pedagogică, 1995, Manolescu, A-Managementul resurselor umane.- București, Editura RAI, 2001

Matei, A., ș.a.- Integrarea managementului resurselor umane în reforma funcției publice.- București, Editura Economică, 2001

Moldovan-Scholz, M- Managementul resurselor umane. , București, Editura Economică, 2000

Pitariu, M.- Managementul resurselor umane. Măsurarea performanțelor profesionale. București, Editura Economică, 1994

Rusovici, A.-Manager în misiunea de audit, Editura Regia autonomă Monitorul Oficial București,2014

Stoian ,A. , Turlea E – Auditul financiar-contabil ,Editura Economica, 2001

Revista Administratie si management public-Auditul Resurselor Umane -funcție de bază a managementului resurselor umane ,nr.2/2004, p.105 asist. univ. drd. Irinel MARIN

*** Legea nr.672/2002 privind auditul public intern, M.Of. nr. 953/2002

*** OMFP nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activității de audit public intern, M.Of. nr. 130 bis/2003

*** OMFP nr. 423/2004 pentru modificarea și completarea Normelor generale privind exercitarea activității de audit public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003

.*** OMFP nr. 769/2003 pentru aprobarea procedurii de avizare a numirii sau destituirii șefilor compartimentelor de audit public intern din entitățile publice

*** OMFP nr. 946/28.07.2005, Ordin al ministrului finanțelor publice pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entitățile publice și pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, M.Of. nr. 675/28.07.2005

*** Ordonanța Guvernului României nr. 119/1999 privind auditul public intern și controlul financiar-preventiv, modificată și completată de Legea nr. 301/2002, Legea nr. 84/2003 publicată în M.Of. nr. 195/2003

*** Ordonanța Guvernului României nr.37/2004 pentru modificarea și completarea reglementărilor privind auditul intern, M.Of. nr. 91/2004

*** Norme profesionale ale auditului intern, Institutul Francez al Auditorilor Consultanți Interni (IFACI)

Standardul 24 de audit – VERIFICAREA ȘI EVALUAREA CONTROLULUI

Standardul 25 de audit- AUDITUL INTERN