Auditarea Managementului Resurselor Umane In Cadrul Unei Entitati Organizationale din Ministerului Apararii Nationale
CUPRINS
INTRODUCERE
Potrivit Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicată, acesta reprezintă o „activitate funcțional independentă și obiectivă, de asigurare și consiliere, concepută să adauge valoare și să îmbunătățească activitățile entității publice; ajută entitatea publică să își îndeplinească obiectivele, printr-o abordare sistematică și metodică, evaluează și îmbunătățește eficiența și eficacitatea managementului riscului, controlului și proceselor de guvernanță”.
H.G. nr. 1086 /10.01.2014 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activității de audit public intern stabilește ca obiective și tipuri de misiuni următoarele activități:
Obiectivul general al auditului public intern în entitățile publice îl reprezintă îmbunătățirea managementului acestora și poate fi atins, în principal, prin:
a) activități de asigurare, care reprezintă examinări obiective ale elementelor probante, efectuate în scopul de a furniza entităților publice o evaluare independentă a proceselor de management al riscurilor, de control și de guvernanță;
b) activități de consiliere menite să adauge valoare și să îmbunătățească procesele guvernanței în entitățile publice, fără ca auditorul intern să își asume responsabilități manageriale.
Sfera auditului public intern cuprinde toate activitățile desfășurate în cadrul entităților publice pentru îndeplinirea obiectivelor acestora, inclusiv evaluarea sistemului de control managerial.
Tipurile de misiuni de audit, potrivit legii, sunt următoarele:
a) auditul de sistem, care reprezintă o evaluare de profunzime a sistemelor de conducere și control intern, cu scopul de a stabili dacă acestea funcționează economic, eficace și eficient, pentru identificarea deficiențelor și formularea de recomandări pentru corectarea acestora;
b) auditul performanței, care examinează dacă criteriile stabilite pentru implementarea obiectivelor și sarcinilor entității publice sunt corecte pentru evaluarea rezultatelor și apreciază dacă rezultatele sunt conforme cu obiectivele;
c) auditul de regularitate, care reprezintă examinarea acțiunilor asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, sub aspectul respectării ansamblului principiilor, regulilor procedurale și metodologice care le sunt aplicabile.
Potrivit legii auditul public intern se exercită asupra tuturor activităților desfășurate într-o entitate publică, inclusiv asupra activităților entităților subordonate, aflate în coordonarea sau sub autoritatea altor entități publice.
În cadrul acestui ansamblu ce vizează cadrul teoretic conceptual al exercitării auditului public intern la nivelul instituțiilor publice, auditul sistemului resurselor umane s-a detașat distinct ca o componentă aparte, cu implicații semnificative asupra managementului structurii.
,,Resursele umane sunt resursele esențiale ale oricărei entități sau afaceri și, asemenea capitalului fizic și capitalului financiar, acestea contribuie la dezvoltarea și creșterea economică a entității”, ,,motiv pentru care orice cheltuială cu formarea, dezvoltarea și sprijinirea acestora ar trebui considerată drept o investiție, nu doar o simplă cheltuială”.
Pentru puterea în prim plan a elementului om ca partea a unui sistem organizațional Papa Ioan Paul al II-lea afirmat că, „dacă acum ceva timp factorul decisiv de producție era pământul iar mai târziu capitalul, astăzi factorul decisiv este chiar omul, omul și cunoașterea sa”.
Derivat din monitorizarea rezultatelor activității resurselor umane, auditul resurselor umane a evoluat în timp și a devenit o funcție de bază a managementului resurselor umane. Pe lângă faptul că reușește să releve adevăratele dimensiuni ale activității resurselor umane, auditarea ajută managerul în toate etapele procesului de conducere, deciziile rezultate din informațiile furnizate de audit trebuind să fie bine fundamentate.
Primele încercări de evaluare a resurselor umane au avut loc în Statele Unite ale Americii, în 1940, iar acestea își propuneau să măsoare consecințele economice ale anumitor operațiuni ale gestiunii personalului și implicau realizarea acestor evaluări de către agenții externi întreprinderii. Însă numai la sfârșitul anilor ’50 întreprinderile, în general cele de talie mare, încep să evalueze sistematic activitățile de personal, structurându-le pe diferite niveluri și folosind metode foarte variate.
În momentele de criză, când productivitatea muncii nu este cea corespunzătoare și nivelul motivației este scăzut, sau când apar situații conflictuale, tensionate, organizația ajunge să semene cu un „corp bolnav”, iar pentru a stabili tratamentul optim este necesară o diagnosticare cât mai exactă din partea unei structuri echidistante care să descopere problemele/ riscurile din zona resurselor umane și să asigure propunerea de soluții eficiente pentru soluționarea lor conform legislației în vigoare.
Toate aceste aspecte menționate au determinat apariția unui nou concept în literatura de specialitate, și anume conceptul de auditul resurselor umane, care exprimă „expertiza conformității structurii organizaționale, funcționale și informaționale, a potențialului uman cu obiectivele, strategiile organizației și stabilirea pe această temă a unui program de schimbări”
Auditul sistemului resurselor umane reprezintă în esență o expertiză periodică efectuată sistemului de gestionare a resurselor umane, care include colectarea informațiilor, analiza lor și evaluarea pe această bază a eficienței cu care organizația utilizează resursele umane, formularea unor recomandări de gestionare a unor riscuri identificate, monitorizarea ulterioară a acestora, cu scopul de a îmbunătății continuu performanțele organizației și a asigura satisfacția pentru munca depusă a angajaților.
Auditul resurselor umane are ca principal obiectiv verificarea respectării obligațiilor de către angajator, cât și gradul de adecvare a dispozițiilor pentru a asigura, spre exemplu, o formare continuă și eficace de îmbogățire a cunoștințelor pentru individ, fapt care aduce profit în primul rând angajatorului.
Celebrii auditori în domeniul managementului resurselor umane, Stettler și Collins, afirmau că „un audit de resurse umane înseamnă de fapt o trecere în revistă și o întrevedere, sau o audiție înainte de a realiza o evaluare sau o apreciere”.
În lucrarea sa, specialistul american în domeniu resurselor umane, Bill Coy, susține că: „Auditul resurselor umane este un proces de politici, proceduri, documentații, sisteme și practici de cercetare cu privire la funcțiile de resurse umane în organizație”. Astfel, prin auditul resurselor umane se înțelege un complex de activități de monitorizare și colectare de informații care asigură managerul că activitățile desfășurate în domeniul resurselor umane se derulează conform planificării, măsurând progresul în direcția obiectivelor propuse și detectând deviațiile de la plan, pentru a lua măsuri corective.
În esență auditul resurselor umane nu este un instrument prescriptiv, el reprezintă un instrument de diagnostic, care sprijină managementul structurii auditate la identificarea a ceea ce lipsește sau trebuie îmbunătățit, fără a preciza ceea ce trebuie făcut în direcția rezolvării problemelor.
Este un instrument care poate fi folosit pentru a măsura gradul în care un angajator satisface obligațiile legale în gestionarea forței de muncă și pentru a cartografia măsurile corective care se impun.
Ideea de bază care se desprinde este că auditul resurselor umane este o activitate desfășurată de profesioniștii în domeniul resurselor umane, din interiorul sau exteriorul organizației (audit intern/audit extern), care colectează și evaluează probe legate de gestionarea resurselor umane din cadrul organizației, în vederea exprimării unei opinii independente privind comparația dintre aspectele observate și cele prestabilite, raportate la respectarea și aplicarea unui criteriu de calitate anterior definit.
Auditul resurselor umane este un proces complex, iar echipa care realizează un astfel de audit trebuie să aibă o diversitate de specialiști, iar aceștia, la rândul lor, trebuie să aibă o bogată experiență profesională și vaste cunoștințe teoretice.
CAPITOLUL I
1.1.Motivația și importanța lucrării de disertație
Motivația alegerii acestei teme este dublu justificată pe de o parte de faptul că funcția de audit intern cunoaște o apreciere și o recunoaștere din ce în ce mai mare, ceea ce determină necesitatea creșterii numărului de specialiști în audit intern, pe de altă parte mediul complex, aflat într-un continuu trend ascendent, cu care se confruntă managerii în conducerea instituțiilor publice, motiv pentru care, gestionarea tuturor aspectelor ce derivă din viața practică capătă un caracter previzionar, determină creșterea caracterului indispensabil al unui serviciu de audit intern, care treptat trebuie să existe în cadrul fiecărei entități. Un argument în acest sens este dezvoltarea pe care a început să o cunoască funcția de audit public intern în cadrul entităților mari și mijlocii, precum și modul de armonizare și implementare a legislației europene privind auditul în cadrul M.Ap.N..
Se confirmă din ce în ce mai mult situarea serviciilor de audit public intern la nivelul cel mai înalt din entitate, deoarece pe de o parte ele sunt direct subordonate conducătorului instituției, iar pe de altă parte se constată o creștere a creditului acordat recomandărilor sale, apreciindu-se că auditul public intern înseamnă mai mult decât un simplu control de conformitate raportat la un sistem referențial stabilit, mai exact el poate fi privit și din perspectiva unui audit de eficacitate ceea ce aduce un plus de valoare muncii de audit intern.
Datorită complexității auditului public intern, pe care îl considerăm un domeniu important de cercetare, tema „Studiu de caz pentru auditarea managementului resurselor umane în cadrul unei entități organizaționale din Ministerului Apărării Naționale”, este de actualitate, aceasta exprimând evoluția pe care o are, muncă de cercetare și documentare, de culegere a informațiilor și cunoștințelor pentru dezvoltarea ei.
Lucrarea vine să sintetizeze cunoștințele acumulate, parcurgând etapele pregătirii ca masterand în cadrul Universității ,,Danubius”, și se vrea ca un schimb de experiență orientativ referitor la implementarea normelor de audit public și a legislației adiacente în vigoare privind etapele executării unei misiuni de audit public în cadrul unei entități organizaționale din Ministerului Apărării Naționale.
Abordarea etapizată a auditului sistemului resurselor umane, prezintă o importanță majoră deoarece implică măsuri de mentenanță și îmbunătățire continuă a strategiilor, practicilor și politicilor de exercitare a funcției auditului, aceasta cu atât mai mult cu cât acest domeniu respectiv a ridicat și ridică numeroase probleme sau aspecte teoretico-metodologice și normative de audit, care în opinia mea nu au fost suficient explorate sau lămurite pe deplin.
Prin prezentul studiu am căutat să constitui o metodologie, un reper concret aplicabil, ce poate fi destinat în principal personalului auditor, care participă în cadrul misiunilor de audit de regularitate, sistem sau performanță, prin exemplificare referitoare la evaluarea sistemul de gestionare/management al resurselor umane în unități ale Ministerului Apărării Naționale, precum și în alte entități organizaționale, pentru ca la finalul misiunii, echipa de audit să poată da asigurări managementului structurii auditate, asupra modului de utilizare a resurselor umane în condiții de eficiență și eficacitate și în conformitate cu prevederile legale în vigoare.
Tematica abordată exemplifică distinct modul cum sunt exercitate competențele manageriale în unitățile auditate, comparativ cu drepturile și obligațiile angajaților prevăzute de lege, avându-se în vedere procedurile interne privind angajarea, evaluarea, promovarea, încadrarea în condiții de muncă, răspunderea disciplinară, pensionarea angajaților. Problematica analizată pe parcursul lucrării, documentația întocmită precum și deficiențele constatate, sunt prezentate cu titlu de exemplu, fără o reproducere exactă sau o analiză aprofundată, similară situației reale. Scopul misiunii de audit prezentate este de a stabili măsura în care modul de gestionare a resurselor umane este adaptat la nevoile entității auditate și conformitatea acestuia cu legislația în vigoare.
Documentele întocmite în cadrul etapelor derulării misiunii de audit vin în sprijinul analizării sistemice a structurilor organizatorice/microstructurilor din cadrul Ministerul Apărării Naționale, dar și din cadrul altor organizații, a eficienței utilizării resursei umane, pentru fiecare entitate organizațională, indiferent de domeniul ei de activitate, principala cale de valorificare și utilizare a tuturor celorlalte resurse aflate la dispoziția acesteia, în scopul îndeplinirii la parametri optimi a obiectivelor strategice stabilite.
1.2. Metodologia cercetării
Pentru a atinge obiectivele formulate cu privire la tematica abordată, studiul s-a bazat pe mai multe metode și tehnici de cercetare cum sunt: analiza documentelor prin parcurgerea bibliografiei, studiul de arhivă, consultarea diferitelor site-uri de specialitate, interpretările specialiștilor din literatura de specialitate, analiza rapoartelor emise de diferite organisme profesionale (Curtea de Conturi, Unitatea Centrală de Armonizare pentru Auditul Public Intern, etc.), precum și materiale care au fost publicate în reviste de specialitate, pentru a putea urmări analiza evoluției temei abordate dinspre trecut spre viitor, dinspre internațional spre național și specific Ministerului Apărării Naționale. Etapa de informare a însemnat o amplă cercetare cu privire la întregul complex de instituții și mecanisme care formează obiectul analizei. Dincolo de aspectul formal a surselor bibliografice am analizat o serie de elemente informale, precum valori și opinii cu scopul de a identifica referiri la sistemul de management al resurselor umane, importanță, structură, finanțare și audit public intern.
Pentru cercetarea temei am recurs la metode specifice, cercetarea având la bază tehnica documentării asociată cu ancheta directă.
În toate cazurile, documentarea a fost însoțită de analize amănunțite care au necesitat o observare directă și atentă a algoritmilor aplicați și a cutumelor ce guvernează sistemul de management al resurselor umane militar.
Nu în ultimul rând, un aspect important al cercetării, la reprezentat experiența personală în domeniul auditului public intern și, în special, misiunile efective de auditare a unor structuri din cadrul sistemului de management al resurselor umane din cadrul Ministerului Apărării Naționale.
1.3. Structura lucrării de disertație
În prima parte a lucrării de curs (Capitolul I) este prezentată importanța, necesitatea și motivația alegerii temei, precum și metodologia adoptată pentru documentare.
În capitolul următor (Capitolul II), sunt tratate noțiunile, cadrul teoretic și domeniile de acoperire ale auditului sistemului de resurse umane în cadrul M.Ap.N.
Partea cea mai importantă a acestei lucrări o reprezintă Capitolul III în care este prezentată și analizată detaliat etapizarea și metodologia desfășurării unei misiuni de audit privind managementului resurselor umane. Acesta este structurat pe 2 subcapitole. În prima parte am prezentat competențele auditorului și echipei de audit de audit ale managementului resurselor umane. Partea a 2- a prezintă etapizarea derulării unei misiuni de audit a managementului resurselor umane, precum și modul elaborare a documentelor pe timpul fiecărei etape parcurse, în conformitate cu procedurile aplicabile determinate de legislația în vigoare. Având în vedere confindențialitatea informațiilor vehiculate în sistemului militar și pentru a nu intra în conflict cu legislația în vigoare, unitatea militară analizată, în cadrul căreia se desfășoară misiune de audit este aleasă generic, nefăcânduse referire la o structură anume.
Rezultatele studiului prezentat au fost concretizate în anexele atașate lucrării care exemplifică prin exemple documentele ce se întocmesc în cadrul misiunii de audit. Acestea pot fi utilizate experimental de către auditori în cadrul misiunilor specifice managementului resurselor umane:
Ordinul de serviciu- anexa 1;
Declarație de independență- anexa 2;
Notificare privind declanșarea misiunii- anexa 3;
Minuta ședinței de deschidere- anexa 4;
Studiu preliminar- anexa 5;
Chestionar de luare la cunoștință- anexa 6;
Chestionar de control intern- anexa 7;
Chestionar lista de verificare- anexa 8;
Fișă de identificare și analiză a problemei (FIAP) – anexa 9;
Interviu adresat șefului structurii de resurse umane- anexa 10;
Proiectul Raportului de audit public intern- anexa 11.
De asemenea la finalul lucrării, am prezentat și un breviar legislativ ce conține legislație aplicabilă sistemului de gestionare a resurselor umane și salarizării personalului militar și civil din structurile Ministerului Apărării Naționale, în vigoare la această dată, documentar de poate fi utilizat orientativ de auditori pe timpul misiunilor specific acestui segment de activitate.
Capitolul IV al lucrării este destinat concluziilor și soluțiilor desprinse în urma documentării efectutate.
CAPITOLUL II
CADRUL TEORETIC ȘI DOMENIILE DE ACOPERIRE ALE AUDITULUI SISTEMULUI DE RESURSE UMANE ÎN CADRUL M.Ap.N.
2.1.Obiectivele generale, specifice și ipotezele studiului privind auditul sistemului de resurse umane
Obiectivul general al prezentului studiului îl reprezintă elaborarea unei metodologii privind efectuarea unei misiuni de auditul asupra sistemului de gestionare a resurse umane în structuri ale Ministerul Apărării Naționale, destinată utilizării în principal în cadrul echipelor de auditori care participă la misiuni de audit de regularitate, sistem sau performanță, potrivit legislației în domeniu.
Obiectivele specifice asociate obiectivului general al unei misiuni de auditare a sistemului de gestionare a resurselor umane, pot fi următoarele :
– identificarea proceselor/activităților/documentelor care se pot evalua pe parcursul unei misiuni de audit asupra sistemului de gestionare a resurselor umane dintr-o entitate a Ministerului Apărării Naționale;
– identificarea riscurilor semnificative din cadrul sistemului de gestionare a resurselor umane, înainte ca acestea să genereze efecte negative;
– formularea unor tipuri de recomandări, adresate managementului structurii auditate, care să aibă caracter de anticipare/prevenire a unor eventuale disfuncționalități și să contribuie la creșterea performanței managementului asupra modului de gestionare a resursei umane;
– constituirea unor modele de documente specifice unei misiuni de audit public intern, ce se pot aplica în cadrul unei misiuni de auditare a resurselor umane într-o entitate publică.
În cadrul misiunilor specifice, auditarea sistemului de gestionare a resurselor umane, poate fi abordată sistemic, la nivelul structurilor centrale sau categoriilor de forțe ale armatei, sau restrâns, la nivelul entităților distincte care au în compunere structură de gestionare a resurselor umane.
Potrivit Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern și a Hotărârii Guvernului României nr. 1086 din 11.12.2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activității de audit public intern, auditul public intern, se exercită asupra tuturor activităților desfășurate intr-o entitate publică, inclusiv asupra activităților entităților subordonate , aflate în coordonarea sau sub autoritatea altor entități.
În funcție de tipul misiunii de audit public intern, care poate fi de regularitate, sistem sau performanță, pe parcursul unei misiuni de auditare a sistemului de resurse umane, pot fi evaluate următoarele domenii auditabile semnificative ce vizează sistemul de resurse umane, și anume:
evaluarea gradului de adecvare și de suficiență a cadrului normativ care reglementează sistemul de gestionare a resurselor umane;
evaluarea modului de derulare și a rezultatelor proceselor de recrutare, selecție, angajare, evaluare periodică, promovare, încadrare în condiții de muncă, stabilirea și acordarea drepturilor, etc. raportat la conformitatea cu legislația în vigoare;
evaluarea modului de cunoaștere și respectare de către angajat și angajator, a drepturilor și obligațiilor stabilite potrivit legii;
evaluarea modului de constituire, gestionare și arhivare a documentelor și dosarelor profesionale, care atestă calitatea de salariat al entității respective, pregătirea profesională, precum și drepturile și obligațiile aferente relațiilor de muncă, potrivit legii;
evaluarea modului de cunoaștere și respectare a normelor generale și a regulilor specifice privind sănătatea și securitatea în muncă;
evaluarea cadrului general de asigurare a evoluției în carieră a personalului, precum și de asigurare a pregătirii profesionale continue;
evaluarea gradului de veridicitate și eficiență a datelor ce vizează resursa umană, procesată cu ajutorul programelor informatice aflate în dotarea structurilor militare auditate.
Un audit generator de plus-valoare pentru entitate nu se poate efectua decât printr-o abordare exhaustivă a obiectelor auditabile menționate mai sus, definirea acestora fiind rezultatul lecțiilor învățate pe parcursul derulării unor misiuni de audit public intern anterioare.
Plus-valoarea adăugată activităților din entitatea publică, se traduce prin îmbunătățirea capacității managementului acesteia, în identificarea riscurilor aferente acestei categorii de resursă, precum și găsirea celor mai eficiente instrumente / metode de gestionare în scopul limitării efectelor negative.
De asemenea diminuarea/eliminarea riscurilor asociate, ce pot apare în sistemul de gestionare a resurselor umane, duce la securizarea mediului informațional intern și implicit la creșterea gradului de încredere al managementului în informațiile furnizate, cu impact major asupra eficienței deciziilor manageriale ulterioare, precum și asupra funcționalității sistemului de control intern/managerial, raportat la cadrul legal în vigoare.
2.2. Cadrul conceptual al desfășurării unei misiuni de audit asupra sistemului de resurse umane
O misiune de audit public intern care evaluează sistemul de gestionare al resurselor umane, se derulează în conformitate cu prevederile:
– cadrului legislativ național asigurat de: Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, H.G. nr. 1086 /10.01.2014 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activității de audit public intern;
– cadrului legal intern specific M.Ap.N. asigurat de: Ordinul ministrului apărării nr.M-87/2014 pentru aprobarea API-1 – „Norme privind exercitarea activității de audit public intern în M.Ap.N.”, cu modificările și completările ulterioare, Planului anual de audit public intern pentru anul 2015, aprobat de ministrul apărării naționale.
Acest tip de misiune poate fi abordată ca misiune de sistem distinctă sau cu obiective limitate, incluse în cadrul obiectivelor generale ale misiunilor de audit public intern de regularitate, sistem și al performanței care au în mandat și evaluarea problematicii resurselor umane.
Misiunea de auditare a sistemului resurselor umane din M.Ap.N., trebuie prevăzută în proiectul Planului anual de audit public intern, care se elaborează la nivelul Direcției Audit Intern și se aprobă anual de către ministrul apărării naționale, pe baza evaluării riscului asociat diferitelor structuri, activități, programe/proiecte sau operațiuni, precum și prin preluarea sugestiilor entităților publice, ținându-se cont și de recomandările Curții de Conturi.
La nivelul Ministerului Apărării Naționale, scopul unei misiuni de audit asupra sistemului de management al resurselor umane este de a scoate în evidență punctele tari și punctele slabe în sistemul de gestionare a resurselor umane, precum și de a propune soluții pentru rezolvarea problemelor apărute pe acest segment de activitate.
Auditul sistemului de management al resurselor umane în Ministerul Apărării Naționale poate sprijini conducerea entității auditate în:
concentrarea managementului resurselor umane pe cele mai importante probleme;
repartiția judicioasă a atribuțiilor de serviciu, în deplină concordanță cu sarcinile și atribuțiile de serviciu menționate în fișa postului;
eliminarea unui număr crescut de greșeli simple pe care personalul încadrat la structura de resurse umane le face în mod frecvent;
verificarea modului de interpretare și de aplicare a noutăților legislative, ordinelor și instrucțiunilor apărute în acest domeniu, de către reprezentanții structurilor auditate;
asigurarea managementului unității auditate că riscurile specifice acestui segment de activitate sunt minimizate și ținute sub control.
2.3. Domeniile auditabile ce pot fi abordate în cadrul unei misiuni de auditare a sistemului resurselor umane
În literatura de specialitate care tratează auditarea resurselor umane, o clasificare semnificativă a domeniilor de acoperire ale acestui tip de audit, care corespunde în mare măsură realității specifice culturii noastre, este cea făcută de Irinel Marin în cartea „Auditul resurselor umane”.
Acesta clasifică domeniile de acoperire ale auditului resurselor umane astfel:
A. Auditul administrării resurselor umane – se referă la obiectivul principal și scopul departamentului de resurse umane în cadrul organizației și legătura sa cu misiunea generală a acesteia . Are în vedere relațiile acestei microstructuri cu celelalte structuri ale organizației, precum și față de angajați, modul de structurare a resurselor umane în cadrul organizației, evidența corectă și la termen a personalului, analiza elementelor de stabilitate, prezența angajaților la program, eventuale demisii, concedieri, sistemul informatic utilizat etc
Acesta cuprinde:
gestiunea dosarelor personale ale angajaților;
gestiunea carnetelor de muncă;
arhivarea documentelor;
prezențe, învoiri, concedieri, demisii;
funcționalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane;
feed-back-ul angajaților departamentului de resurse umane.
B. Auditul utilizării și dezvoltării resurselor umane – are în vedere planificarea, recrutarea, selecția, integrarea, trainingul, motivarea și dezvoltarea resurselor umane.
Acesta cuprinde:
analiza posturilor și planificarea resurselor umane;
recrutarea, selecția și integrarea resurselor umane;
evaluarea performanțelor resurselor umane;
formarea profesională continuă;
cariera resurselor umane;
evaluarea posturilor, analiza gradului de satisfacție și de motivare, precum și politica de beneficii a resurselor umane.
C. Auditul relațiilor de muncă – vizează politicile și procedurile ce guvernează relațiile dintre angajați, în cadrul unei organizații, punându-se accent pe îmbunătățirea comunicării, mai buna înțelegere a obiectivelor și activităților din cadrul organizației, pentru a realiza un sistem de management funcțional și eficient
Acesta cuprinde:
politicile și procedurile vizând sănătatea și securitatea în muncă;
programe de pază și protecție;
analiza și soluționarea situațiilor conflictuale din organizație;
respectarea drepturilor și obligațiilor angajaților;
politica de personal.
Raportat la domeniile de acoperire ale auditului resurselor umane, politicile și procedurile specifice prezentate mai sus, Ministerul Apărării Naționale constituie în esență un sistem mult mai complex de evaluat, datorat în mare parte și caracteristicilor acestuia, de structură a administrației publice centrale, care desfășoară, potrivit legii de organizare și funcționare, activități în domeniul apărării țării.
Complexitatea cazuisticii ce poate face obiectul auditului resurselor umane, o poate genera în Ministerul apărării naționale și diversitatea categoriilor de personal militar sau civil care compun natura relațiilor de muncă angajat/angajator, existente în unitățile militare și anume: personal militar în activitate, în rezervă sau retragere, funcționari publici, personal civil contractual, personal aeronautic, personal medical, personal didactic, magistrați militari, consilieri juridici, auditori publici interni etc.
Pe cale de consecință, o eventuală evaluare a resursei umane abordată sistemic sau individual în cadrul unei entități, va porni de la cadrul legal de referință, care reglementează specificul categoriei de personal militar sau civil evaluată, care este asigurat în principal de următoarele acte normative și statute profesionale de referință:
Constituția României;
Legea nr. 53/2003 – Codul Muncii, republicată;
Legea nr. 346 /2006 – privind organizarea și funcționarea M.Ap.N.
Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcționarilor publici;
Legea 80 /1995 privind Statutul cadrelor militare;
Legea nr. 35 /1990 privind Statutul personalului aeronautic;
Legea nr. 384/2006 – privind Statutul soldaților și gradaților profesioniști;
Legea nr. 514 /2003 privind organizarea și exercitarea profesiei de consilier juridic;
Statutul al profesiei de consilier juridic (2004) ;
Legea nr. 672 / 2002 privind auditul public intern ;
Legea nr. 95 /2006 – privind reforma în domeniul sănătății ;
Legea nr. 1/ 2011 – Legea educației naționale.
În funcție de tipul misiunii de audit public intern, care poate fi de regularitate, sistem sau performanță, pe parcursul unei misiuni de auditare a sistemului de resurse umane, pot fi evaluate următoarele domenii auditabile semnificative ce vizează sistemul de resurse umane, și anume:
evaluarea gradului de adecvare și de suficiență a cadrului normativ care reglementează sistemul de gestionare a resurselor umane;
evaluarea modului de derulare și a rezultatelor proceselor de recrutare, selecție, angajare, evaluare periodică, promovare, încadrare în condiții de muncă, stabilirea și acordarea drepturilor, etc. raportat la conformitatea cu legislația în vigoare;
evaluarea modului de cunoaștere și respectare de către angajat și angajator, a drepturilor și obligațiilor stabilite potrivit legii;
evaluarea modului de constituire, gestionare și arhivare a documentelor și dosarelor profesionale, care atestă calitatea de salariat al entității respective, pregătirea profesională, precum și drepturile și obligațiile aferente relațiilor de muncă, potrivit legii;
evaluarea modului de cunoaștere și respectare a normelor generale și a regulilor specifice privind sănătatea și securitatea în muncă;
evaluarea cadrului general de asigurare a evoluției în carieră a personalului, precum și de asigurare a pregătirii profesionale continue;
evaluarea gradului de veridicitate și eficiență a datelor ce vizează resursa umană, procesată cu ajutorul programelor informatice aflate în dotarea structurilor militare auditate;
În cadrul misiunilor specifice, auditarea domeniilor menționate mai sus, ce vizează resursa umană din Ministerul Apărării Naționale, poate fi abordată sistemic, la nivelul structurilor centrale sau categoriilor de forțe ale armatei, sau restrâns, la nivelul entităților distincte care au în compunere structură de gestionare a resurselor umane.
CAPITOLUL III – ETAPELE MISIUNII DE AUDIT INTERN
„STUDIU DE CAZ PENTRU AUDITAREA MANAGEMENTULUI RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL UNEI ENTITĂȚI ORGANIZAȚIONALE DIN MINISTERULUI APĂRĂRII NAȚIONALE”
3.1.Componența auditorului și ale echipei de audit ale managementului
resurselor umane
Misiunea de auditare a sistemului resurselor umane din M.Ap.N., trebuie prevăzută în proiectul Planului anual de audit public intern, care se elaborează la nivelul Direcției Audit Intern și se aprobă anual de către ministrul apărării naționale, pe baza evaluării riscului asociat diferitelor structuri, activități, programe/proiecte sau operațiuni, precum și prin preluarea sugestiilor entităților publice, ținându-se cont și de recomandările Curții de Conturi.
Misiunea auditului resurselor umane poate include audituri cu o varietate de obiective. În funcție de mărimea, natura și complexitatea organizației care urmează a fi auditată, programul de audit de resurse umane poate include unul, câteva sau mai multe audituri și audituri comune sau combinate.
Auditorul este specialistul sau, după caz, echipa multidisciplinară care este trimisă să evalueze, din punct de vedere calitativ, performanțele resurselor umane. Auditorul resurselor umane, ca și în cazul oricărui alt tip de audit, trebuie să fie un specialist de înaltă clasă, cu prestanță, vastă experiență și moralitate recunoscută, care posedă cunoștințe ample în domeniul conducerii științifice a auditului resurselor umane, împuternicit de persoana/persoanele care au comandat auditul să facă o expertiză care să se finalizeze cu exprimarea opiniei sale calificate, menite să confere o asigurare rezonabilă privind nivelul de performanță atins la un moment dat de activitatea resurselor umane.
Personalul care execută activități de audit public intern în cadrul Ministerului Apărării Naționale trebuie să posede cunoștințe, îndemânare și alte competențe necesare pentru a-și exercita atribuțiile și responsabilitățile individuale, mai ales:
a) competența în aplicarea normelor, procedurilor și tehnicilor de audit;
b) cunoștințe în ceea ce privește principiile și tehnicile contabile;
c) cunoașterea principiilor de bază în domeniile management, economic, drept și tehnologia informației;
d) cunoștințe suficiente pentru a identifica elementele de iregularitate, de a detecta și a preveni fraudele, nefiind în sarcina auditorilor interni investigarea acestora;
e) capacitatea de a comunica oral și în scris, de a putea expune clar și convingător obiectivele, constatările și recomandările fiecărei misiuni de audit public intern.
Făcând o sinteză a cunoștințelor pe care trebuie să le aibă sau să le dobândească un auditor al managementului resurselor , pot fi enumerate următoarele:
cunoștințe din domeniul auditului financiar;
cunoștințe din domeniul managementului resulselor umane și ale activităților specifice desfășurate de acesta;
cunoștințe din domeniul contabilității;
cunoștințe privind evaluarea riscurilor;
cunoștințe privind controlul intern;
cunoștințe privind sistemele de operare și aplicațiile informatice;
cunoștințe privind sistemele de gestiune a bazelor de date;
cunoștințe privind legislația în domeniul resurselor umane.
Aceste cunoștințe pot fi asimilate fie în cadrul instituțiilor de învățământ superior, fie prin cursuri de specializare postuniversitară sau profesională, fie prin certificări.
De asemenea auditorul sistemului de management al resurselor umane trebuie să realizeze o pregătire profesională continuă prin participarea la cursuri și conferințe de specialitate. În acest scop este indicat ca auditorul să adere la organismele și asociațiile profesionale de specialitate.
În ceea ce privește aptitudinile auditorului, acesta trebuie:
să fie un bun membru într-o echipă de audit;
să fie un bun manager al activităților de audit;
să aibă un spirit de observație bine dezvoltat;
să fie un bun colaborator;
să dispună de abilități de comunicare;
să fie capabil să ia decizii obiective;
să fie un bun analist.
Echipa de audit, aceasta are următoarele obligații:
să identifice cine este răspunzător de fiecare activitate;
să determine obiectivele cerute de fiecare activitate;
să treacă în revistă politicile și procedurile folosite pentru a realiza aceste activități;
să pregătească un raport de îmbunătățire corespunzător obiectivelor, politicilor și procedurilor;
să urmărească cu atenție planul de acțiune pentru a observa dacă s-au rezolvat problemele descoperite prin intermediul auditului.
Activitățile sistemului de resurse umane sunt evaluate prin investigații și cercetări, prin utilizarea mai multor abordări, deoarece posibilitățile auditului permit atât evaluarea funcțiunii de resurse umane, cât și a managerilor de personal, a managerilor de nivel mediu și bineînțeles, a angajaților.
3.2. Etapele și documentele întocmite de echipa de audit pe timpul derulării misiunii de audit a managementului resurselor umane în M.Ap.N.
Conform H.G. nr. 1086 /10.01.2014 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activității de audit public intern și a Ordinului ministrului apărării naționale nr. M67/2014 pentru aprobarea Normelor metodologice privind exercitarea auditului public intern în ministerul apărării naționale etapele de derulare ale misiunii de audit intern și conținutul documentelor elaborate pe parcursul acesteia sunt:
3.2.1.Etapa de pregătire a misiunii de audit intern
1. Inițierea auditului intern-Această etapă se desfășoară în cadrul secțiilor teritoriale de audit din componența Direcției de audit intern a M.Ap.N. și constă în elaborarea următoarelor documente:
– ordinul de serviciu (P-01- se întocmește de către șeful secției teritoriale de audit intern (SAIT) în conformitate cu Planul anual de audit public intern al Ministerului Apărării Naționale și este documentul pe baza căruia se execută misiunea de audit și care oferă persoanelor implicate din cadrul entității auditate detalii despre cadrul legal, scopul, obiectivele și componența echipei de audit.
– declarația de independență (P-02)- este documentul prin care auditorul își declară independența personală față de management și structura auditată, pe baza căreia, după avizare, șeful SAIT stabilește componența și atribuțiile fiecărui membru a echipei de audit.
– notificarea privind declansarea misiunii de audit public intern (P-03)- este documentul prin care SAIT, cu minimum 15 zile calendaristice înainte de data declanșării misiunii de audit public intern, prevăzută în Planul de audit public intern al M.Ap.N, informează unitatea militară audită despre data începerii și terminării misiunii de audit, perioada auditată, documentele care vor fi auditate, precum și date despre desfășurarea ședinței de deschidere. Carta auditului public intern se transmite structurilor din cadrul Ministerului Apărării Naționale cu ocazia realizării misiunilor ori prin postare pe website-ul instituției sau prin orice alt mijloc de comunicare ce se stabilește în funcție de dotările existente. Dacă nu se solicit amânarea sau decalarea misiunii , echipa de audit se poate prezenta la sediul unității militare la data prevăzută în notificarea.
2.Ședința de deschidere- reprezintă primul contact, la prezentare în unitate, al echipei de audit cu staful și responsabilii pe domenii(în cazul analizat , comandantul unității, șeful structurii resurse umane, contabilul șef responsabilul implementării controlului intern managerial). În cadrul acestei activități, la care participă pe lângă echipa de audit și șeful SAIT, sunt desfășurate următoarele activități:
– este prezentată echipa de audit, și obiectivele misiunii de audit, sunt stabilite persoanele responsabile din echipa de audit și persoanele de contact din cadrul entității auditate pentru fiecare obiectiv auditabil;
– se prezintă Carta auditului intern;
– este stabilit biroul, unde echipa de audit își desfășoară activitatea, precum și sistemele folosite de echipa de audit, modul de întocmire, arhivare și transfer a informațiilor în format electronic.
Ședința de deschidere permite prezentarea obiectului misiunii, definirea condițiilor sale materiale, stabilirea întâlnirilor și a contactelor și diminuarea perturbărilor în funcționarea entității.
Minuta ședinței de deschidere, este documentul rezultat în urma ședinței de deschidere, în care în prima parte se consemnează informații generale referitoare la organizarea ședinței și la participanți, iar în partea a doua stenograma discuțiilor purtate, prin senmarea căruia participanții își exprimă acordul cu privire la discuțiile purtate în cadrul ședinței.
3. Colectarea și prelucrarea informațiilor- constă în actualiza dosarului permanent de audit aflat asupra echipei de audit în format electronic cu modificările apărute în structura entității referitoare la:
– strategiile interne folosite de unitate în managementul resurselor umane;
– reguli, regulamente și legi aplicabile pentru monitorizarea activității structurii de resurse umane;
– proceduri de lucru;
– responsabilitățile compartimentului resurse umane;
– rapoarte de audit public intern, controale interne și externe, activitățile de control intern managerial, de la ultimul audit și până în prezent;
– registru de riscuri pentru perioada analizată;
– asigurarea calității și politica de îmbunătățire și dezvoltare a activităților de management al resurselor umane.
– analiza managementului resurselor umane(procese, responsabili, factori de influență, cadrul normativ și metodologic specific, gestionarea riscurilor etc.
Pentru actualizarea datelor privind entitatea audidată în această etapă se elaborează Chestionarul de luare la cunostinta-CLC (P-05), care cuprinde informații necesare echipei de audit pentru a stabili modul de abordare al misiunii de audit.
În cadrul acestei etape au fost întocmite documentele standard cu privire la modul concret de inițiere a procedurilor de audit precum și colectarea informațiilor preliminare despre entitatea auditată. Pe baza structurii entității, a analizei documentelor din a analizei factorilor de risc ce s-ar putea manifesta ca urmare a activităților specifice desfășurate, precum și a evaluării controlului intern și extern în domeniul resurselor umane se stabilește de către echipa de audit tematica în detaliu a misiunii de audit, pe baza căreia se va concentra munca pe teren abordată.Prelucrarea și analiza informațiilor solicitate se concretizează prin actualizarea dosarului permanent cu . Studiu preliminar (P-06).
4. Analiza riscurilor-permite auditorilor pe baza informațiilor anterioare despre entitate și analizei documentelor preliminare stabilirea vulnerabilităților structurii de personal a entității auditate(în cazul nostru), și a disfuncțiilor ce pot fi generate de aceste vulnerabilități la exercitarea managementului personalului. Riscurile frecvente manifestate de structura de personal pot fi:
– neefectuarea reîncadrării în funcții a personalului civil contractual corespunzător prevederilor Legii-cadru nr. 284/2010 privind salarizarea unitară a personalului plătit din fonduri publice;
– riscul necunoașterii permanente și exacte a situației personalului civil contractual, în privința datelor care stau la baza acordării drepturilor salariale, respectiv riscul apariției unor situații de stabilire și plată eronată a drepturilor salariale pentru personalul civil contractual;
– lipsa responsabilităților, insuficienta organizare a resurselor umane, documentație insuficientă, neactualizată;
– riscuri generate de schimbări: legislative, structurale, manageriale;
– riscul neactuălizării documentelor privind gestionarea resursei umane.
Pe baza punctajului total al riscurilor și ierarhizarea riscurilor (P-07), precum și a Chestionarului de control intern (P-08), (prin care se evaliază eficacitatea și funcționabilitatea contrulului intern pe domemiul analizat de echipa de audit), se stabilesc obiectivele de audit și se întocmește programul de audit.
5.Elaborarea programului de audit public intern- Programul misiunii de audit public intern (P-09), este un document prin care echipa de audit stabilește procedural și etapizat activitățile pentru a colecta informațiile necesare elaborării raportului de audit public intern. Acesta este structurat pe etapele și activitățile auditabile misiunii de audit public intern. În cadrul fiecărui obiectiv de audit se cuprind activitățile/acțiunile selectate în auditare și testările concrete de efectuat. Principalele obiective care pot fi analizate în cadrul unei misiuni de audit public intern al managementului resurselor umane în M.Ap.N. sunt:
– cadrul organizatoric stabilit prin statul de organizare;
– recrutarea, selecția și angajarea resurselor umane;
– organizarea structurii de resurse umane;
– modul de gestionare a documentelor de evidență a personalului (dosare rofesionale, cărți de muncă, registre de evidență specifice);
– relațiile de muncă stabilite la nivelul entității auditate;
– formarea profesională a resurselor umane;
– managementul performanțelor profesionale;
– reorganizarea și măsurile de protecție socială a personalului;
– sistemul informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane.
3.2.2.Etapa de intervenție la fața locului
1.Colectarea si analiza probelor de audit (P-10, P-12)- Probele de audit reprezintă acele date și informații colectate de către auditor pentru susținerea constatărilor, concluziilor și recomandărilor cuprinse în rapoartele de audit. Pentru colectarea probelor de audit se verifică, analizează, cuantifică pentru fiecăre domeniu auditabil următoarele activități/documente elborate de structura auditată, astfel:
– Cadrul organizatoric stabilit prin statul de organizare:
– se verifică dacă statul de organizare al unității este actualizat și păstrat în conformitate cu normele specifice în vigoare împreună cu modificările survenite asupra acestuia, precum și statele anexă;
– se verifică existența misiunii de bază pe statul de organizare principal, precum și pe statele anexă;
– se analizează actualitatea și funcționalitatea diagramei de relații a entității auditate;
– se verifică existența, cunoașterea și aplicarea „Regulamentului de organizare și funcționare”precum și „Regulamentului de ordine interioară” al structurii auditate.
– Recrutarea, selecția și angajarea resurselor umane:
– se verifică existența unei proceduri interne privind recrutarea, selecția și angajarea personalului;
– se verifică existența în unitate a ordinului de numire în funcție, de împuternicire, de detașare, de trecere în rezervă, după caz;
– se verifică, prin sondaj, modul de înscriere a acestor ordine în ordinul de zi pe unitate;
– se verifică dacă funcțiile neîncadrate au fost comunicate pentru a fi publicate în Buletinul Informativ al Armatei;
– se verifică dacă au fost transmise în timp util și în format complet toate documentele de evidență solicitate de comisiile de selecție;
– se verifică modul de organizare și desfășurare a concursurilor organizate pentru ocuparea funcțiilor vacante pentru personalul civil contractual;
– se verifică modul de arhivare a documentelor de concurs și modul de informare a candidaților respinși;
– se verifică întocmirea/semnarea contractelor de muncă pentru personalul angajat.
– Organizarea structurii de resurse umane, se verifică dacă:
– există definită în statul de organizare o structură responsabilă cu gestionarea resurselor umane;
– structura de resurse umane este dimensionată corespunzător volumului de personal deservit;
– atribuțiile structurii de resurse umane sunt stabilite în conformitate cu regulamentele și normele militare specifice;
– atribuțiile specificate în fișa postului sunt repartizate echilibrat în cadrul structurii de resurse umane;
– fișele posturilor sunt semnate de către titulari;
– personalul care încadrează structura de resurse umane are calificarea și pregătirea necesară ocupării funcțiilor respective;
– persoanele care efectuează înscrieri în carnetele de muncă ale salariaților, precum și în Registrul general de evidență a salariaților sunt numite prin ordin de zi pe unitate.
– Modul de gestionare a documentelor de evidență a personalului (dosare profesionale, cărți de muncă, registre de evidență specifice), se verifică:
– registrul de evidență pe funcții, actualizat potrivit prevederilor statului de organizare;
– registrul de evidență a memoriilor originale;
– memoriile originale pentru cadrele militare;
– fișele de evidență;
– registrul de evidență a livretelor militare;
– registrul de evidență a legitimațiilor militare;
– fișele cu evidența locurilor de muncă în care a lucrat cadrul militar;
– registrul de evidentă a soldaților-gradați voluntari, precum și contractele de angajare și actele adiționale la acestea;
– înscrierea în ordinul de zi pe unitate a datelor privind încadrarea, promovarea, detașarea, suspendarea relațiilor de muncă și încetarea raporturilor de muncă cu unitatea, precum și baza legală.
– modul de constituire în arhiva unității a dosarelor cu documentele personale ale salariaților care au întrerupt relațiile de muncă cu unitatea;
– dacă este desemnat un responsabil cu arhivarea documentelor;
– modul de evidență a carnetelor de muncă aparținând salariaților care au încetat relațiile de muncă cu unitatea și nu au ridicat aceste documente.
– Relațiile de muncă stabilite la nivelul entității auditate, se verifică:
– dacă sunt definite la nivelul structurii auditate atribuțiile structurilor componente, în concordanță cu atribuțiile generale definite prin Regulamentul de organizare și funcționare al Ministerului Apărării Naționale;
– dacă prin conținutul atribuțiilor sunt acoperite integral domeniile de activitate și responsabilitățile structurii auditate;
– funcționalitatea diagramei de relații a unității și existența eventualelor paralelisme funcționale;
– dacă fișele posturilor sunt semnate de persoanele ierarhice cu funcții de conducere, aduse la cunoștința titularilor și păstrate în conformitate cu prevederile actelor normative specifice.
– Formarea profesională a resurselor umane, se verifică:
– dacă există în unitate o planificare/programare a frecventării cursurilor de carieră/de perfecționare;
– dacă există o preocupare a personalului pentru frecventarea acestor cursuri, materializată prin rapoarte scrise de solicitare adresate conducerii unității;
– dacă în bugetul unității au fost solicitate sume necesare pentru participarea la programele de formare profesională;
– dacă la promovarea în funcție a cadrelor militare și înaintarea în grad a fost respectată condiția absolvirii cursurilor de carieră necesare potrivit prevederilor Ghidului carierei militare;
– dacă prin aprecierile de serviciu ale personalului sunt formulate recomandări de perfecționare a cunoștințelor profesionale și cum sunt valorificate aceste recomandări la nivelul conducerii unității.
– Managementul performanțelor profesionale, se verifică:
– dacă normele și instrucțiunile în vigoare privind activitatea de apreciere a personalului militar sunt cunoscute și aplicate de personalul de conducere și personalul cu atribuții pe linia gestionării resurselor umane;
– dacă sunt stabilite realist obiectivele de performanță ale cadrelor evaluate;
– dacă prin aprecierile de serviciu întocmite se evidențiază modul în care personalul își îndeplinește atribuțiile postului și sarcinile de serviciu, în raport cu standardele militare;
– dacă prin evaluarea potențialului personalului sunt identificabile prioritățile de promovare și dacă au fost aplicate recomandările respective;
– eventualele contestații formulate, precum și modul de soluționare și implementare a acestora;
– dacă rezultatul activității de apreciere anuală constituie sursa principală a propunerilor de recompensare, premiere, etc.;
– au fost premiate din greșeală persoane care au avut indemnizația de comandă suspendată, au fost sancționate disciplinar, sau cele care au obținut rezultate submediocre sau mediocre în perioada la care se referă premierea;
– premiile au fost acordate în cotă parte și persoanelor care au fost mutate la alte unități sau trecute în rezervă pe parcursul anului respectiv și dacă au beneficiat efectiv de aceste drepturi.
– Reorganizarea și măsurile de protecție socială a personalului, se analizează:
– ordinele de restructurare/reorganizare primite de unitate pe perioada supusă auditării;
– activitățile întreprinse de conducerea unității care au vizat gestionarea resurselor umane și care au fost generate de reorganizarea unității:
– emiterea ordinelor de zi pe unitate privind intrarea în vigoare a noului stat de organizare sau a modificărilor survenite în conținutul acestuia;
– evaluarea cadrelor ale căror funcții sunt restructurate;
– activitatea de constituire și acordare a ajutoarelor bănești la trecerea în rezervă, plăților compensatorii și a altor drepturi cuvenite cadrelor militare disponibilizate;
– întocmirea deciziilor de concediere pentru personalul contractual civil disponibilizat;
– organizarea examenelor de selecție pentru încadrarea funcțiilor prevăzute în noul stat de organizare;
– întocmirea deciziilor de încetare a relațiilor de muncă pentru personalul concediat;
– situația centralizatoare privind salariații civili rămași neîncadrați în urma activității de reorganizare și care au beneficiat de plăți compensatorii și ajutoare pentru șomaj.
– Sistemul informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane, se verifică dacă:
– se utilizează o aplicație integrată pentru managementul resurselor umane;
– dacă există un sistem de prevenire a accesărilor și modificărilor neautorizate a bazelor de date;
– unitatea are înființat un registru de evidență a salariaților în format electronic;
– este instituită o procedură de eliberare a adeverințelor cuprinzând datele ce atestă activitatea desfășurată, vechimea în muncă și în specialitate.
Credibilitatea unei probe de audit poate fi evaluată ținând cont de următoarele considerente:
– probele de audit provenind de la surse din afara entității auditate sunt mult mai de încredere decât cele obținute din interiorul entității;
– probele de audit obținute sub formă de documente sunt mult mai de încredere decât cele verbale (orale);
– probele de audit obținute direct de auditor, prin observație directă, sunt mult mai de încredere decât cele obținute indirect;
– probele de audit verbale, coroborate cu probele de audit scrise, sunt mult mai de încredere decât probele de audit verbale luate separat;
– coroborarea probelor de audit obținute reprezintă o tehnică sigură pentru consolidarea credibilității acestora;
– documentele originale sunt mult mai de încredere decât documentele fotocopiate.
Probele de audit sunt considerate relevante, dacă au legătură cu obiectivele și criteriile auditului. În vederea asigurării relevanței probelor de audit, este necesar ca în etapa de planificare atât obiectivele, cât și criteriile auditului să fie cat mai clar definite.
Probele de audit au un caracter suficient, dacă sunt destul de relevante și de încredere, astfel încât să convingă o persoană cu o pregătire specială că rezultatele auditului, respectiv constatările, concluziile și recomandările sunt justificate. Suficiența reprezintă o trăsătură cantitativă a probelor de audit, în timp ce caracterul complet (adecvat) este o măsură a calității, a relevanței și a credibilității acestora.
În funcție de natura lor, se deosebesc următoarele tipuri de probe de audit:
a) probe de audit fizice – se obțin prin observarea directă a persoanelor și evenimentelor și se pot prezenta sub formă de fotografii, diagrame, hărți, grafice și alte forme de prezentări. Este important ca prezentarea acestora să fie cât mai clară și ușor de înțeles.
b) probe de audit verbale – se întâlnesc sub forma declarațiilor, care în mod frecvent reprezintă răspunsuri la interviuri, sondaje, etc. Declarațiile pot constitui pentru auditori surse importante de informații, care sunt folosite în procesul de audit.
c) probe de audit documentare – reprezintă acele probe obținute pe bază de documente. Acestea pot fi prezentate sub formă scrisă sau în format electronic. Auditorii obțin astfel de probe prin examinarea unor documente interne sau externe, cum sunt scrisori sau memorandumuri primite de entitatea auditată, contracte, rapoarte, scrisori de confirmare din partea unor terți, etc.
d) probe de audit analitice – se obțin ca urmare a verificării, interpretării și analizării datelor rezultate din activitățile legate de implementarea unui program de către entitatea auditată. Probele analitice sunt, de regulă, numerice (de exemplu, evaluarea rezultatelor utilizării resurselor umane), dar pot fi non-numerice (de exemplu, observarea unei tendințe de creștere a unui anumit tip de contestații făcute de angajați în cadrul entității auditate).
În concluzie, probele de audit care îmbracă forma datelor și informațiilor colectate de către auditori, pentru susținerea constatărilor, concluziilor și recomandărilor cuprinse în rapoartele de audit, sunt edificatoare atunci când sunt competente, relevante, credibile și suficiente, corespunzătoare, imparțiale, de încredere și fiabile. Auditorul resurselor umane trebuie să confrunte ceea ce este (informațiile culese din sursele interne și externe ale organizației) cu referențialul (ceea ce trebuie să fie).
Relevanța probelor de audit poate fi dată de analiza efectuată pe un eșantion de documente sau prin extindere, atunci când apar probleme pe analiza tuturor documentelor. Probele de audit pot fi obținute pe baza:
– documentării și intervievării:
– culegerea de informații preliminare prin analiza documentelor;
– intervievarea personalului și observarea directă a desfășurării activităților în domeniul resurselor umane;
– întocmirea programului preliminar al intervenției la fața locului;
– întrebărilor din chestionarele listă de verificare CLV (P-10).
Rezultatele colectării probelor de audit se înscriu în testele elaborate de auditori. Testele se întocmesc pe obiectivele și activitățile/acțiunile auditabile stabilite în Programul misiunii de audit public intern. Testul cuprinde următoarele: obiectivul testului, modalitatea de eșantionare, inclusiv eșantionul ales și modul de selectare din totalul populației, descrierea testării, constatări și concluzii.
Analiza și interpretarea probelor se face în cadrul testelor prin-formularea observațiilor cu specificarea clară a disfuncțiilor, care se vor raporta ca disfuncții majore, minore sau simple observații.
Analiza problemelor constatate și a cauzelor acestora se face prin întomirea în funcție de gravitatea și consecințele rezultante a cestora prin:
– întocmirea Fișei de Identificare și Analiză a Problemei (P-11)
– întocmirea Formularelor de Constatare și Raportare a Iregularităților) (P-12).
.Stabilirea unei disfuncții ca fiind iregularitate sau a unui posibil prejudiciu ca fiind semnificativ se face de către auditorul intern, strict pe baza raționamentului profesional, în funcție de durata sau alte limitări ale misiunii, gravitatea consecințelor, urgența dispunerii măsurilor de corectare/recuperare a pagubei. Constatările și recomandările formulate de auditorii interni în cadrul acestor documente sunt discutate pe timpul intervenției la fața locului cu reprezentanții entității/structurii auditate, care vor semna pentru luare la cunoștință fișele de identificare și analiză a problemelor. Auditorul doar constată și semnalează iregularitatea apărută, cercetarea acesteia urmând să se facă, în urma sesizării eșaloanelor superioare de organele abilitate în acest sens.
2. Revizuirea documentelor și constituirea dosarului de audit lucru (P-13)-Prin revizuirea documentelor auditorii se asigură că toate constatările și disfuncțiile semnalate sunt probate de documentele selectate ca probe de audit. Aceștia întocmesc nota centralizatoare a documentelor de lucru (P-13), și îndosariază toate documentele elaborate pe timpul misiunii de audit. Dosarele de audit public intern, prin informațiile conținute, asigură legătura între obiectivele de audit, intervenția la fața locului și Raportul de audit public intern. Acestea stau la baza formulării concluziilor auditorilor interni. În temeiul ,,Normelor specifice de exercitarea a auditului public în M.Ap.N.” Structura dosarelor de audit public intern este următoarea:
Dosarul misiunii de audit public intern, care cuprinde următoarele secțiuni:
1. Secțiunea A – Raportul de audit public intern și anexele acestuia:
– Ordinul de serviciu;
– Declarația de independență;
– Proiectul raportului de audit public intern și Raportul de audit public intern;
– Sinteza raportului de audit public intern;
– Testele efectuate;
– Studiul preliminar;
– Fișele de identificare și analiza a problemelor (FIAP);
– Formularele de constatare a iregularităților (FCRI);
– Programul de audit public intern.
2. Secțiunea B – Administrativă:
– Notificarea privind declanșarea misiunii de audit public intern;
– Minuta ședinței de deschidere;
– Minuta ședinței de închidere;
– Minuta reuniunii de conciliere;
– Corespondență cu entitatea/structura auditată etc.
3. Secțiunea C – Analiza riscului:
– documentația privind analiza riscului.
4. Secțiunea D – Supervizarea și revizuirea desfășurării misiunii de audit public intern:
– revizuirea Proiectului raportului de audit public intern;
– răspunsurile auditorilor interni la revizuirea Proiectului raportului de audit public intern;
– documentația privind supervizarea.
3.Ședința de închidere (P-14)-stabilită de comun acord cu entitatea auditată și este modalitatea prin care auditorii interni prezintă structurii auditate constatările, recomandările și concluziile preliminare. Aceasta se concretizează prin elaborarea unei minute a ședinței de închidere, în care se consemnează modul de însușire a constatărilor, recomandărilor și concluziilor de entitatea auditată, se stabilește dacă mai este necesară reuniunea de conciliere și de comun accord termenul de implementare a recomandătilor formulate în Fișele de identificare și analiza a problemelor. Aceasta este semnată de toți participanții.
3.2.3. Etapa de elaborare a Raportului de audit public intern
Pagina de gardă, prezintă instituția, tema misiunii, locația realizării misiunii.
Introducerea, prezintă date de identificare a misiunii de audit (baza legală de realizare a misiunii de audit, ordinul de serviciu, echipa de audit, entitatea/structura auditată, durata acțiunii de auditare), tipul, scopul și obiectivele misiunii, sfera de cuprindere a misiunii; perioada supusă auditării, metodologia utilizată în realizarea misiunii de audit și dacă examinările se fac în totalitate sau prin sondaj.
Metodologia de desfășurare a misiunii de audit public intern, se oferă explicații privind metodele, tehnicile și instrumentele de colectare și analiză a datelor și informațiilor, precum și a probelor și dovezilor de audit. De asemenea, prezintă documentele, materialele examinate și materialele întocmite în cursul derulării misiunii.
Constatările, suntprezentate într-o manieră care previne exagerarea deficiențelor și permite prezentarea faptelor în mod neutru. Constatările efectuate sunt prezentate sintetic, pe fiecare obiectiv, activitate/acțiune auditabilă în ordinea stabilită în Tematica în detaliu. Constatările cu caracter pozitiv sunt prezentate distinct de constatările cu caracter negativ. Constatările negative sunt însoțite de cauze, consecințe și recomandări.
Recomandările, sunt prezentate cu claritate, sunt realizabile și realiste și au un grad de semnificație important în ceea ce privește efectul previzibil asupra entității/structurii auditate.
Concluziile, sunt formulate pe obiectivele de audit stabilite pe baza constatărilor efectuate.
Opinia, auditorii interni își exprimă opinia cu privire la gradul de realizare al activităților auditate.
Anexele, sunt prezentate informații care susțin constatările și concluziile auditorilor interni, inclusiv punctele de vedere ale entității/structurii auditate.
Echipa de audit intern exprimă, în cadrul raportului de audit, o opinie (calificativ) cu privire la entitatea/domeniul auditat. Proiectul raportului de audit public intern se semnează pe fiecare pagină de auditorii interni și pe ultima pagină de către supervizor, după avizarea decătre consilierul juridic și se transmite structurii auditate.
2.Transmiterea proiectului de raport (P-13) raportului de audit public intern- se face în volum complet, acesta totalizând relatarea constatărilor, cauzelor, consecințelor, recomandărilor, concluziilor și a opiniei formulate de auditorii interni.
Structura auditată analizează Proiectul raportului de audit public intern, iar în cazul existenței unor neclarități sau a unor argumente suplimentare, poate transmite, în maximum 15 zile calendaristice de la primirea proiectului de raport, punctele sale de vedere, însoțite de documentația de susținere și de Proiectul raportului de audit public intern. În caz contrar sau după depășirea termenului de 15 zile calendaristice, se consideră că Raportul de audit public intern este însușit în totalitate de către structura auditată.
În situația primirii unor puncte de vedere de la entitatea/structura auditată, auditorii interni le verifică și analizează în funcție de argumentele și documentația de susținere, datele și informațiile cuprinse în Proiectul raportului de audit public intern și de probele de audit care stau la baza susținerii acestora; în funcție de punctele de vedere acceptate de auditorii interni, Proiectul raportului de audit public intern poate fi revizuit. Ca o particularitate, în structurile din MApN constatările, concluziile și recomandările sunt de regulă însușite în etapa intervenției la fața locului, avizarea FIAP-urilor de către reprezentanții structurii auditate facânduse în timpul desfășurarii ședinței de închidere a misiunii de audit.
3.Supervizarea (P-16) documentelor elaborate în cadrul misiunii de audit se desfășoară de către persoana șeful SAIT concomitent cu elaborarea lor, existând o relaționare permanentă între acesta și echipa de audit prin rețeaua internă a MApN.
3.2.4. Etapa de urmărire a recomandărilor
1. Obiectivul urmăririi recomandărilor este atât asigurarea că recomandările prezentate în Raportul de audit public intern se implementează întocmai la termenele stabilite și în mod eficace, cât și evaluarea consecințelor în cazul neaplicării acestora.
2. Structura auditată trebuie să informeze structurile de audit intern asupra modului de implementare a recomandărilor la termenele prevăzute în Planul de acțiune pentru implementarea recomandărilor.
3. Procesul de urmărire a recomandărilor constă în evaluarea caracterului adecvat, eficacitatea și oportunitatea acțiunilor întreprinse de către conducerea entității/structurii auditate pentru implementarea recomandărilor din Raportul de audit public intern.
4. Șeful Direcției audit intern/structurii teritoriale subordonate poate stabili misiuni de verificare a implementării recomandărilor.
5. În cadrul următoarei misiuni de audit de regularitate sau al performanței, planificate la entitatea auditată, este obligatorie verificarea implementării recomandărilor formulate în misiunile de audit public intern anterioare.
6. În Programul misiunii de audit public intern se alocă fond de timp pentru această activitate, iar în Ordinul de serviciu se stabilește un obiectiv de audit distinct, care să vizeze modul de implementare a recomandărilor de către structura auditată.
7. Toate recomandările formulate în misiunile anterioare și neimplementate la termen sau implementate parțial, vor fi menționate distinct în Fișa de urmărire a implementării recomandărilor elaborată pentru misiunea curentă.
8. Gradul de implementare a recomandărilor de către structura auditată poate servi ca bază pentru evaluarea inițială a sistemului de control intern/managerial, precum și pentru emiterea opiniei generale în cadrul Raportului de audit public intern, întocmit în misiunea curentă.
9. Pe parcursul implementării recomandărilor entitatea/structura auditată transmite periodic informări asupra stadiului progresului înregistrat în procesul de implementare a recomandărilor și despre situațiile de nerespectare a termenelor de implementare.Pentru a evalua caracterul adecvat, eficacitatea și oportunitatea acțiunilor întreprinse de către conducerea entității/structurii auditate pentru implementarea recomandărilor din Raportul de audit public intern, șeful Direcției audit intern/șeful structurii teritoriale subordonate poate stabili misiuni de verificare a implementării recomandărilor.
constatărilor, concluziilor și recomandărilor formulate, note de relații, situații, documente și orice alte materiale probante sau justificative.
La întocmirea rapoartelor de audit sunt respectate regulile de redactare a documentelor, prevăzute în normele privind protecția informațiilor clasificate din Ministerul Apărării Naționale.
CAPITOLUL IV – CONCLUZII ȘI IMPLICAȚIILE CERCETĂRII
Auditul resurselor umane poate fi o pârghie puternică de schimbare organizațională. Abordarea sa trebuie să fie una sistemică, deoarece este cuprinzător, include toate domeniile tradiționale și nu neglijează specificitatea culturală a organizației.
Acest studiu a subliniat legăturile dintre concepte precum , management resurse umane, riscuri respectiv etape de documentare, depistare, argumentare și propuneri de soluționare a acestora prin activitatea echipei de audit.
Pe parcursul lucrării am prezentat un algoritm etapizat al activităților desfășurate de o echipă de audit în cadrul unei misiuni specifice de auditare a managementului resurselor umane. Respectarea fiecărei etape în cadrul misiunii poate aduce un plus valoare activității de audit și în cosecință o îmbunătățire a activității managementului entității auditate în eliminarea riscurilor constatate de către echipa de audit.
Obținerea de performanțe în activitatea de auditare impune actualmente cerințe numeroase de gestionare în timp real a multiple surse de date și perspective de analiză, respectiv de actualitate, viteză, flexibilitate, portabilitate, putere de sugestie și automatizare a raportării aceaste se pot realiza respectând un algoritm procedural bine definit de legislația în vigoare.
Auditorul intern are un rol de „consiliere”, el realizând o serie de recomandări, pentru a ajuta la atingerea obiectivelor controlului intern. El trebuie să fie considerat „expertul” care relevă managerului punctele deficitare ale activității structurii de resurse umane, formulează recomandările și soluțiile vizând îmbunătățirea acesteia și revine pentru a verifica modul de implementare a respectivelor recomandări și soluții.
Auditul resurselor umane permite creionarea unei reprezentări a situației existente la un moment dat în cadrul unei organizații și astfel identificarea principalelor acțiuni care pot fi întreprinse pentru îmbunătățirea acesteia. Un audit eficient poate fi folositor prin stimularea gândirii constructive, identificarea aspectelor pozitive și a deficiențelor organizaționale, precum și prin furnizarea de recomandări pertinente pentru ameliorare.
Orice studiu științific, oricât de bine fundamentat ar fi, tot nu poate face abstracție de riscul existenței unor limite care pot afecta sau nu rezultatele obținute în urma cercetării. De la această regulă, nu face excepție nici această lucrare de disertație, în realizarea căreia am identificat o serie de limite, care, sper că nu au afectat prea mult pertinența concluziilor elaborate pe baza analizării rezultatelor și fezabilitatea soluțiilor trasate:
– domeniul de cercetare este în realitate mult mai amplu și imposibil de acoperit într-o perioadă relativ scurtă de timp, rămânând astfel probleme deschise ce pot fi abordate și perfecționate în cadrul viitoarelor cursuri postuniversitare organizate în cadrul Universității ,,Danubius”, pentru realizarea pregătirii continuie necesare exercitării profesiei de auditor;
– pentru a putea generaliza constatările și concluziile aferente, indicat ar fi fost ca acest studiu să fie un pas pentru realizeze unor schimburi de experiență între structurile de audit organizate în cadrul altor entități organizaționale, care acționează în diferite domenii de activitate, motiv pentru care apreciez acest lucru ca fiind o limită a demersului cercetării.
BREVIAR LEGISLATIV PRIVIND
LEGISLAȚIE APLICABILĂ
SISTEMULUI DE GESTIONARE AL RESURSELOR UMANE ȘI SALARIZĂRII PERSONALULUI MILITAR ȘI CIVIL ÎN UNITĂȚILE MILITARE
Legea 80 din 11.07.1995 privind Statutul cadrelor militare, cu modificările și completările ulterioare;
Legea nr. 19/2000 privind sistemul public de pensii și alte drepturi de asigurări sociale de stat, cu modificările și completările ulterioare;
Legea nr. 263/2000 privind sistemul unitar de pensii publice, cu modificările și completările ulterioare;
Legea nr. 76/2002 privind sistemul asigurărilor pentru șomaj și stimularea ocupării forței de muncă, cu modificările și completările ulterioare;
Legea nr. 95/2006 privind reforma în domeniul sănătății, cu modificările și completările ulterioare;
Legea nr. 200/2006 privind constituirea și utilizarea Fondului de garantare pentru plata creanțelor salariale;
Legea nr. 11/2010 – Legea bugetului de stat pe anul 2010;
Legea nr. 286/2010 – Legea bugetului de stat pe anul 2011;
Legea nr. 293/2011 – Legea bugetului de stat pe anul 2012;
Legea nr. 5/2013 – Legea bugetului de stat pe anul 2013;
Legea bugetului asigurărilor sociale de stat, pe anul 2010 nr. 12/2010;
Legea bugetului asigurărilor sociale de stat, pe anul 2011 nr. 287/2010;
Legea bugetului asigurărilor sociale de stat, pe anul 2012 nr. 294/2010;
Legea bugetului asigurărilor sociale de stat, pe anul 2013 nr. 6/2013;
Legea nr. 210 din 31.12.1999 privind concediul paternal;
Hotărârea Guvernului nr. 244 din 10.04.200 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii concediului paternal nr. 210/1999;
Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 148/2005 privind susținerea familiei în vederea creșterii copilului, cu modificările și completările ulterioare;
Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 158/2005 privind concediile și indemnizațiile de asigurări sociale de sănătate, cu modificările și completările ulterioare;
Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 88/2006 pentru modificarea și completarea unor acte normative prin care se acordă drepturi sociale, precum și unele măsuri în domeniul cheltuielilor de personal;
Ordonanța Guvernului nr. 3/2007 privind unele măsuri financiar-fiscale din domeniul protecției sociale;
Hotărârea Guvernului nr. 1.051/2008 pentru stabilirea salariului de bază minim brut pe țară garantat în plată;
Hotărârea Guvernului nr. 1.193/2010 pentru stabilirea salariului de bază minim brut pe țară garantat în plată;
Hotărârea Guvernului nr. 1.225/2011 pentru stabilirea salariului de bază minim brut pe țară garantat în plată;
Hotărârea Guvernului nr. 1.850/2006 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare al Legii nr. 200/2006 privind constituirea și utilizarea Fondului de garantare pentru plata creanțelor salariale;
Hotărârea Guvernului nr. 1.860/2006 privind drepturile și obligațiile personalului autorităților și instituțiilor publice pe perioada delegării și detașării în altă localitate, precum și în cazul deplasării, în cadrul localității, în interesul serviciului;
Legea nr. 53/2003 – Codul muncii, republicată:
Ordonanța de Guvern nr. 92/2003 privind Codul de procedură fiscală, cu modificările și completările ulterioare;
Hotărârea de Guvern nr. 1.050/2004 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Ordonanței Guvernului nr. 92/2003 privind Codul de procedură fiscală;
Legea nr. 571/2003 – Codul fiscal, cu modificările și completările ulterioare;
Hotărârea de Guvern nr. 44/2004 – pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificările și completările ulterioare;
Ordinul nr. 1.016/2005 – privind aprobarea deducerilor personale lunare pentru contribuabilii care realizează venituri din salarii la funcția de bază, începând cu luna iulie 2005, potrivit prevederilor Legii nr. 571/2003 privind Codul fiscal și ale Legii nr. 348/2004 privind denominarea monedei naționale: – stabilește deducerile personale aplicabile la calculul impozitului începând cu luna iulie 2005;
Ordinul M.F.P. nr. 546/2005 – privind modelul și conținutul fișei fiscale: – reglementează forma și modalitatea de completare a fișei fiscale pentru veniturile din salarii realizate în cursul anului 2005, cu modificările și completările ulterioare;
Ordinul nr. 748/2004 – privind încadrarea în activitatea de creație de programe pentru calculator: – reglementează modul de aplicare a scutirii de impozit pentru veniturile din salarii obținute din creația de programe de calculator;
Ordinul M.F.P. nr. 281/2004 – privind aprobarea modelului și conținutului formularului 100 „Declarație privind obligațiile de plată la bugetul general consolidat”, cod 14.13.01.01/ a: – reglementează forma și modalitatea de completare a declarației privind obligațiile de plată către buget (inclusiv obligațiile salariale);
Ordinul nr. 340/2001 – pentru aprobarea Normelor de aplicare a prevederilor Legii nr. 19/2000 privind sistemul public de pensii și alte drepturi de asigurări sociale, cu modificările și completările ulterioare;
Ordinul nr. 233/2006 – pentru aprobarea modelului unic al certificatului de concediu medical și a instrucțiunilor privind utilizarea și modul de completare a certificatelor de concediu medical pe baza cărora se acordă indemnizații asiguraților din sistemul asigurărilor sociale de sănătate;
Legea nr. 346/2002 – privind asigurarea pentru accidente de muncă și boli profesionale, cu modificările și completările ulterioare;
Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 96/2003 – privind protecția maternității la locurile de muncă, cu modificările și completările ulterioare;
Hotărârea Guvernului nr. 537/2004 – pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 96/2003 privind protecția maternității la locurile de muncă;
Hotărârea Guvernului nr. 174/2002 – pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 76/2002 privind sistemul asigurărilor pentru șomaj și stimularea ocupării forței de muncă, cu modificările și completările ulterioare;
Ordinul M.F.P. nr. 405/2004 – Pentru aprobarea Procedurii privind declararea lunară de către angajatori a evidenței nominale a asiguraților și a obligațiilor de plată la bugetul asigurărilor pentru șomaj: – reglementează forma și modalitatea de completare a declarației nominale privind contribuțiile către bugetul asigurărilor de șomaj;
Hotărârea Guvernului nr. 113/2011 – pentru modificarea și completarea unor acte normative și stabilirea unor măsuri în domeniul protecției sociale;
Hotărârea Guvernului nr. 377/2002 – pentru aprobarea Procedurilor privind accesul la măsurile pentru stimularea ocupării forței de muncă, modalitățile de finanțare și instrucțiunile de implementare a acestora, cu modificările și completările ulterioare;
Legea nr. 95/2006 privind reforma în domeniul sănătății, cu modificările și completările ulterioare;
Legea nr. 448/2006 privind protecția și promovarea drepturilor persoanelor cu handicap;
Dispoziția D.M.R.U. nr. 1/03.01.2008 pentru aprobarea „MRU-3/11 – echivalarea cursurilor și studiilor absolvite în țară și în străinătate, similare cursurilor de carieră stabilite prin Ghidul carierei militare aprobat prin H.G. nr. 582/2001;
Legea nr. 319/14.07.2006 – Legea securității și sănătății în muncă;
Ordinul ministrului apărării naționale nr. M. 219/2007 – pentru aprobarea „SSM-1, Instrucțiuni privind organizarea și desfășurarea activității de securitate și sănătate în muncă în Armata României”;
Hotărârea Guvernului nr. 1294/2001, privind stabilirea locurilor de muncă și activităților cu condiții deosebite, condiții speciale și alte condiții, specifice cadrelor militare în activitate, cu modificările și completările ulterioare;
Ordinul ministrului apărării naționale nr. M. 116/08.09.2002 pentru aprobarea normelor metodologice privind încadrarea în condiții deosebite, speciale și alte condiții, specifice cadrelor militare în activitate, cu modificările și completările ulterioare;
Ordinul ministrului sănătății și familiei nr. 245 din 20.03.2003 – privind aprobarea categoriilor de personal și a locurilor de muncă pentru care durata zilnică a timpului de muncă este mai mică de 8 ore;
O.G. nr. 33/11.09.1992 – Ordinul General al M.Ap.N. privind stabilirea locurilor de muncă sau activităților care dau dreptul la concediu de odihnă suplimentar, precum și durata acestuia;
O.G. nr. 12/14.06.1993 / Ordinul General al M.Ap.N. privind stabilirea categoriilor de personal, activităților și locurilor de muncă cu condiții deosebite pentru care durata timpului de muncă se reduce sub 8 ore pe zi;
Hotărârea Guvernului nr. 442/07.08.1992 – privind concediul de odihnă al ofițerilor, maiștrilor militari și subofițerilor în activitate;
Hotărârea Guvernului nr. 250/1992 republicată – privind concediul de odihna și alte concedii ale salariaților din administrația publica, din regiile autonome cu specific deosebit și din unitățile bugetare;
Hotărârea Guvernului nr. 582/ 21.06.2001 – pentru aprobarea Ghidului carierei militare;
Hotărârea Guvernului nr. 106/09.02.2011 – pentru aprobarea Ghidului carierei militare;
Ordinul ministrului apărării naționale nr. M. 180/21.11.2005 – pentru aprobarea Instrucțiunilor de aplicare în Ministerul Apărării și prevederilor H.G. nr. 1025/2003 privind metodologia și criteriile de încadrare a persoanelor în locuri de muncă în condiții speciale, pentru personalul civil și soldații și gradații voluntari/profesioniști.;
Ordinul ministrului apărării naționale nr. M. 12/30.01.2002 – pentru aprobarea Instrucțiunilor de aplicare în M.Ap.N. a H.G. nr. 261/2001 privind criteriile și metodologia de încadrare a locurilor de muncă în condiții deosebite, pentru personalul civil;
Legea nr. 84 din 24.07.1995 – Legea învățământului, cu modificările și completările ulterioare;
Legea nr. 1/2011 – Legea educației naționale;
Legea nr. 128 din 12.07.1997 – privind Statutul personalului didactic;
Legea nr. 188/08.12.1999 republicată – privind Statutul funcționarilor publici, cu modificările și completările ulterioare;
Legea nr. 384/ 10.10.2006 – privind statutul soldaților și gradaților voluntari/profesioniști, cu modificările și completările ulterioare;
Ordonanța Guvernului nr. 7/1998 – privind unele măsuri de protecție socială a personalului militar și civil, care se vor aplica în perioada restructurării marilor unități, unităților și formațiunilor din compunerea Ministerului Apărării Naționale;
Ordinul ministrului apărării naționale nr. M. 123 / 17.09.2003 – ordin pentru aprobarea „Normelor metodologice specifice privind organizarea și exercitarea controlului financiar preventiv propriu, cu modificările și completările ulterioare;
Ordinul M.M.P.S. nr. 136/1976 – pentru probarea Metodologiei de întocmire, completare, păstrare și evidență a carnetului de muncă;
Decretul nr. 92/1976 – privind carnetul de muncă;
Dispoziția D.M.R.U. nr. 6 din 29.03.2007 – privind întocmirea și completarea, în format electronic, a registrului general de evidență a personalului civil contractual din Ministerul apărării;
Ordinul M.Ap.N. nr. M.S. 118 / 17.09.2003 – ordin pentru aprobarea Regulamentului de organizare și funcționare al Ministerului Apărării;
Ordinul ministrului apărării naționale nr. M. 30 din 15.02.2007 – ordin pentru aprobarea „MRU- 3/1, Instrucțiuni privind aprecierea cadrelor militare”;
Ordinul ministrului apărării naționale nr. M. 29 din 25.03.1999 – ordin pentru aprobarea „Instrucțiunilor de aplicare la specificul M.Ap.N. metodologiei pentru stabilire normelor de evaluare performanțelor profesionale individuale și de aplicare a criteriilor de stabilire a salariilor de bază între limite, aprobată prin H.G. nr. 749/23.10.1998”
Ordinul ministrului apărării naționale nr. M. 169 din 18.10.2001 – ordin pentru aprobarea „Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanței Guvernului nr. 7 din 26.01.1998 privind unele măsuri de protecție socială a personalului militar și civil, care se vor aplica în perioada restructurării marilor unități, unităților și formațiunilor din compunerea M.Ap.N.
Dispoziția DMRU nr. 8 din 18.06.2008 – pentru aprobarea MRU – 1/9 – „Metodologie privind modul de soluționare a situațiilor personalului militar și civil din structuri ale Ministerului Apărării care se reorganizează și restructurează”
Hotărârea Guvernului nr. 1867 din 22.12.2005 privind stabilirea cuantumului și condițiilor de acordare a compensației lunare pentru chirie cadrelor militare în activitate din Ministerul Apărării, cu modificările și completările ulterioare (H.G. 1362/2006);
Ordinul ministrului apărării nr. M 202 din 27.12.2006 pentru aprobarea Normelor metodologice privind stabilirea cuantumului și condițiilor de acordare a compensației lunare pentru chirie soldaților și gradaților voluntari/profesioniști.;
Ordinul ministrului apărării naționale nr. M 34/02.03.2006 privind organizarea și funcționarea comisiei pentru verificarea îndeplinirii condițiilor de acordare a compensației lunare pentru chirie, cadrelor militare în activitate;
Ordinul ministrului apărării naționale nr. 104 din 23.08.1999 privind participarea cadrelor militare în activitate la concursul de admitere, la examenele de an universitar, cât și la examenul de licență (diplomă) în învățământul superior civil de scurtă sau de lungă durată ori de doctorat;
Ordinul ministrului apărării naționale nr. M.S. 79/14.08.2008 – pentru aprobarea "M.R.U. – 2/1, Principii și norme de definire a funcțiilor personalului profesionalizat din Armata României";
Ordinul ministrului apărării naționale nr. M.S.56/2011 – pentru aprobarea "M.R.U.-2/1, Norme de definire a funcțiilor personalului din Ministerul Apărării Naționale";
Ordinul ministrului apărării naționale nr. M 105/2002 – pentru aprobarea „M.R.U.-1, Norme privind sistemul de gestiune a resurselor umane în Armata României”, cu modificările și completările ulterioare;
Ordinul ministrului apărării naționale nr. M 179/2007 – pentru aprobarea „M.R.U. – 3/4, Norme privind organizarea și funcționarea sistemului de selecție și ierarhizare în vederea evoluției în carieră a cadrelor militare din Ministerul Apărării”;
Ordinul ministrului apărării naționale nr. M 22/2010 – pentru aprobarea Normelor privind organizarea și funcționarea sistemului de selecție și ierarhizare în vederea evoluției în carieră a cadrelor militare din Ministerul Apărării Naționale;
Ordinul ministrului apărării naționale nr. M 103/2007 – pentru aprobarea „I.M. – 2/9, Criterii de recrutare pentru admiterea în învățământul militar și ocuparea funcțiilor de soldat/gradat voluntar și sodat/gradat rezervist voluntar, în timp de pace”;
Ordinul ministrului apărării naționale nr. M 39/2010 – privind aprobarea Instrucțiunilor de aplicare în Ministerul Apărării Naționale a prevederilor Legii nr. 384/2006 privind statutul soldaților și gradaților voluntari/profesioniști.;
Hotărârea Guvernului nr. 286/2011 – Regulamentul-cadru privind stabilirea principiilor generale de ocupare a unui post vacant sau temporar vacant corespunzător funcțiilor contractuale și a criteriilor de promovare în grade sau trepte profesionale imediat superioare a personalului contractual din sectorul bugetar plătit din fonduri publice;
Ordinul ministrului apărării naționale nr. 58/2011 – Norme privind ocuparea prin concurs ori examen a unui post vacant sau temporar vacant de personal civil contractual în Ministerul Apărării Naționale, precum și a Regulamentului de organizare și desfășurare a examenului de promovare în grade sau trepte profesionale imediat superioare a personalului civil contractual din Ministerul Apărării Naționale;
Dispoziția D.M.R.U. nr. C 2641/04.05.2011 – privind stabilirea algoritmului de raportare și încadrare a posturilor vacante în M.Ap.N. în anul 2011;
Ordinul ministrului apărării naționale nr. M 127/02.07.2007 – M.R.U. – 6/3 pentru aprobarea „M.R.U. – 6/3, Regulamentul de ordine interioară pentru personalul civil din Ministerul Apărării”;
Ordinul ministrului apărării naționale nr. M 17/04.02.2012 – pentru aprobarea Regulamentului de ordine interioară aplicabil personalului civil din Ministerul Apărării”;
Ordinul ministrului apărării naționale nr. M.S. 92/17.09.2008 – pentru aprobarea R.G. – 1, Regulamentul de ordine interioară în unitate;
Hotărârea Guvernului nr. 161/03.02.2006 – privind întocmirea și completarea registrului general de evidență a salariaților;
Hotărârea Guvernului nr. 500/18.05.2011 – privind registrul general de evidență a salariaților;
Dispoziția D.M.R.U. nr. C-3494/07.05.2010 (DFC nr. A 3551/05.05.2010) privind unele măsuri de reîncadrare în funcții a personalului civil din M.Ap.N. și stabilirea salariilor acestora;
Dispoziția D.M.R.U. nr. C-5016/17.08.2011 (DFC nr. A 7259/16.08.2011) privind unele măsuri de reîncadrare în funcții a personalului civil din M.Ap.N. și stabilirea salariilor individuale al acestuia pentru anul 2011;
Legea nr.121/2011 – privind participarea forțelor armate la misiuni și operații în afara teritoriului statului român;
O.U.G. nr.82/2006 – pentru recunoașterea meritelor personalului armatei participant la acțiuni militare și acordarea unor drepturi acestuia și urmașilor celui decedat;
Ordinul ministrului apărării naționale nr. M. 39/2009 – privind aprobarea Normelor metodologice de aplicare a O.U.G. nr.82/2006 pentru recunoașterea meritelor personalului armatei participant la acțiuni militare și acordarea unor drepturi acestuia și urmașilor celui decedat;
O.U.G. nr.71/2008 privind acordarea unor drepturi personalului rănit în T.O.;
Ordinul M.Ap.N. nr. M 30 / 21.03.2012 – pentru aprobarea Instrucțiunilor privind recrutarea , selecția, formarea profesională și evoluția în cariera militară în Armata României;
O.U.G. nr. 111 / 8 decembrie 2010 – privind concediul și indemnizația lunară pentru creșterea copiilor – publicată în: Monitorul Oficial nr. 830 din 10 decembrie 2010;
Legea nr. 119 din 30 iunie 2010 – privind stabilirea unor măsuri în domeniul pensiilor.
LEGISLAȚIE APLICABILĂ ÎN DOMENIUL FINANCIAR-CONTABIL:
Legea contabilității nr. 82 din 1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare;
Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 1917 din 12 decembrie 2005 – pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea și conducerea contabilității instituțiilor publice, Planul de conturi pentru instituțiile publice și instrucțiunile de aplicare a acestuia, cu modificările și completările ulterioare;
O.M.F.P. nr. 556 din 7 aprilie 2006 – pentru modificarea și completarea Normelor metodologice privind organizarea și conducerea contabilității instituțiilor publice, Planul de conturi pentru instituțiile publice și instrucțiunile de aplicare a acestuia, aprobate prin Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 1.917/2005
Legea nr. 571 din 22 decembrie 2003 – privind Codul fiscal, cu modificările și completările ulterioare;
Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 3512/2008 – privind documentele financiar-contabile;
Ordinul ministrului apărării naționale nr. M 123 din 17.09.2003 – pentru aprobarea “Normelor metodologice specifice privind organizarea și exercitarea controlului financiar preventiv propriu în Ministerul Apărării Naționale”;
Legea nr. 164 din 7 aprilie 2001 – privind pensiile militare de stat, republicată, cu modificările și completările ulterioare;
Legea nr. 263/2010 privind sistemul unitar de pensii publice;
Legea nr. 119 din 30 iunie 2010 – privind stabilirea unor măsuri în domeniul pensiilor.
O.U.G. nr. 1/2011 – privind stabilirea unor măsuri în domeniul pensiilor acordate beneficiarilor proveniți din sistemul de apărare, ordine publică și siguranță națională;
Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 522 din 16 aprilie 2003 – pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, cu modificările și completările ulterioare;
Ordinul ministrului apărării naționale nr. M 18 din 08.02.2006 – pentru aprobarea îndrumarului pricind încadrarea cheltuielilor ministerului apărării naționale pe articolele și alineatele articolele și alineatele clasificației economice;
Ordinul ministrului apărării naționale nr. M.S. 60/2009 – pentru aprobarea îndrumarului pricind încadrarea cheltuielilor ministerului apărării naționale pe articolele și alineatele articolele și alineatele clasificației economice;
Ordinul ministrului apărării naționale nr. M 44/2011 – pentru aprobarea îndrumarului pricind încadrarea cheltuielilor ministerului apărării naționale pe articolele și alineatele articolele și alineatele clasificației economice;
Legea nr. 138 din 20 iulie 1999 – privind salarizarea și alte drepturi ale personalului militar din instituțiile publice de apărare națională, ordine publică și siguranță națională, precum și acordarea unor drepturi salariale personalului civil din aceste instituții, cu modificările și completările ulterioare;
Legea – cadru nr. 330 din 5 noiembrie 2009 – privind salarizarea unitară a personalului plătit din fonduri publice
O.U.G. nr. 1 din 25 ianuarie 2010 – privind unele măsuri de reîncadrare în funcții a unor categorii de personal din sectorul bugetar și stabilirea salariilor acestora, precum și alte măsuri în domeniul bugetar;
Legea nr. 118 din 30 iunie 2010 – privind unele măsuri necesare în vederea restabilirii echilibrului bugetar;
Legea – cadru nr. 284 din 28 decembrie 2010 – privind salarizarea unitară a personalului plătit din fonduri publice
Legea nr. 285 din 28 decembrie 2010 – privind salarizarea în anul 2011 a personalului plătit din fonduri publice
Ordinul ministrului muncii, familiei și protecției sociale nr. 42/77 din 13 ianuarie 2011 – privind aprobarea Normelor metodologice pentru aplicarea prevederilor Legii nr. 285/2010 privind salarizarea în anul 2011 a personalului plătit din fonduri publice
Ordinul ministrului apărării naționale nr. M. S. 10/2011 – privind aprobarea normelor metodologice privind salarizarea personalului militar și civil în anul 2011
Legea nr. 283 din 14 decembrie 2011 – privind aprobarea Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 80/2010 pentru completarea art. 11 din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 37/2008 privind reglementarea unor măsuri financiare în domeniul bugetar
Ordinul ministrului apărării naționale nr. M. S. 22/2012 – privind salarizarea personalului militar și civil în anul 2012
Ordinul ministrului apărării naționale nr. M 149 din 12.10.2006 – pentru aprobarea normelor metodologice privind modalitățile de depunere și soluționare a cererilor de acordare a drepturilor stabilite prin ordonanța de urgență a guvernului nr. 148/2005 privind susținerea familiei în vederea creșterii copilului, cu modificările și completările ulterioare.
Ordinul ministrului Finanțelor Publice nr. 946 din 4 iulie 2005 *** Republicat – pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial, cuprinzând standardele de control intern/managerial la entitățile publice și pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial
Ordinul ministrului apărării naționale nr. 230/2007 – Normele metodologice privind acordarea indemnizației de delegare, a indemnizației de detașare și decontarea cheltuielilor de cazare personalului Ministerului Apărării, pe perioada delegării și detașării în altă localitate, în interesul serviciului;
Ordinul ministrului apărării naționale nr. M. S. 11/2013 – pentru aprobarea Normelor metodologice și a procedurilor privind salarizarea personalului militar și civil
BIBLIOGRAFIE
Acte normative:
Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicată și modificată;
Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 1086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activității de audit public intern, cu modificări și completări;
Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 1702/2005 pentru aprobarea Normelor privind organizarea și exercitarea activității de consiliere desfășurate de către auditorii interni din cadrul entităților publice;
Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 252 din 2004 pentru aprobarea Codului privind conduita etică a auditorului intern;
Direcția Financiar-Contabilă, Ghid privind auditul sistemului de management al resurselor umane în Ministerul Apărării Naționale, București, 2008.
Ordinul ministrului apărării naționale nr. M. 87/2014 pentru aprobarea ,,A.P.I.-1, Norme privind exercitarea activității de audit public intern în Ministerul apărării naționale”, cu modificările și completările ulterioare.
Lucrări de autori români și străini:
Ghiță Marcel, Auditul intern, ediția a II-a, București, Editura Economică, 2009;
Marin Irinel, Auditul resurselor umane – funcție de bază a managementul resurselor umane, Revista “Administrație și management public ”, nr.2/2005;
Marin Irinel, Arhitectura conceptului de audit al resurselor umane, Revista “Administrație și management public ”, nr.4/2005;
Marin Irinel, Auditul resurselor umane, Editura Economică, București, 2011;
Morariu A., Suciu G.- Audit intern și guvernanță corporativă, Editura Universitară, București, 2008 ;
Odegov I.G., Niconova T.V., Auditul personalului, Editura Examen, Moscova, 2004;
Ruffino St.F., Introduction To The Human Resources Audit, USA, 2001;
Ingalens J., Audit des Ressources Humaines, Editions Liaisons, Paris, 2004;
Coy Bill, Introduction To The Human Resources Audit, L Piana Associates Inc., 2002.
Alte lucrări:
Curtea de Conturi a României – Manualul Auditului Performanței;
Curtea de Conturi a României – Manualul de Audit financiar și de Regularitate;
Rapoartele publice ale Curții de Conturi pe anii 2013-2015;
Site-uri consultate:
Site-ul Ministerului de Finanțe: www.mfinante.ro, accesat în aprilie 2015;
Site-ul Curții de Conturi a României, www.curteadeconturi.ro, accesat în aprilie 2015;
Site-ul Ministerului Apărării naționale: www.mapn.ro – secțiunile Direcția Audit Intern și Direcția Financiar-Contabilă, accesat în aprilie 2015;
Site-ul Universității Danubius, accesat pe toată perioada elaborării lucrării.
SECȚIA AUDIT INTERN TERITORIALĂ NR. … ANEXA NR. 1
Nr. 384 din 01.04.2015
ORDIN DE SERVICIU
În conformitate cu prevederile <LLNK 12002 672 11 202 0 40>legii nr. 672 /2006 privind auditul public intern, republicată, cu modificările ulterioare, ale Hotărârii Guvernului nr. 1086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activității de audit public intern și ale Planului anual de audit public intern pe abul 2015 în perioada 03.04.-25.05.2015 se va efectua o misiune de audit public intern la U.M. xxxxx cu tema Auditul managementului resurselor umane.
Perioada supusă auditării 01.03.2012-31.03.2015
Scopul misiunii de audit public intern este de a evalua și îmbunătăți sistemele și activitățile unității, creșterea eficienței și eficacității acestora în domeniul managementului resurselor umane.
Obiectivele generale ale misiunii de audit public intern sunt:
1.Cadrul organizatoric stabilit prin statul de organizare;
2.Recrutarea, selecția și angajarea resurselor umane;
3.Organizarea structurii de resurse umane;
4.Modul de gestionare a documentelor de evidență a personalului (dosare profesionale, cărți de muncă, registre de evidență specifice);
5. Relațiile de muncă stabilite la nivelul entității auditate;
6.Formarea profesională a resurselor umane;
7.Managementul performanțelor profesionale;
8.Reorganizarea și măsurile de protecție socială a personalului;
9.Sistemul informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane.
Menționăm că se va efectua un audit de regularitate.
Echipa de audit public intern este formată din următorii auditori:
Col. Ionescu Doru, auditor intern, coordonator echipă de audit intern.
F.p Anghel Ion, auditor intern,
3. F.p Romeo Ion, auditor intern.
Supervizor al misiunii de audit public intern este col Dan Ion, având funcția de Șef SAIT nr.11.
DECLARAȚIA DE INDEPENDENȚĂ(P02) ANEXA NR. 2
SECȚIA AUDIT INTERN TERITORIALĂ NR.11 ANEXA NR. 3
COMANDANTULUI/ȘEFULUI U.M. ______ BUCUREȘTI
N O T I F I C A R E
PRIVIND DECLANȘAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN
În conformitate cu prevederile „A.P.I.-1, Norme privind exercitarea activității de audit public intern în Ministerul Apărării Naționale” aprobate prin Ordinul ministrului apărării naționale nr. M 87/2014, cu modificările și completările ulterioare, ale „Planului de audit public intern pe anul 2015”, aprobat cu nr.A/S.___ din __.12.2014, în perioada 03.04-25.05.2015 se execută o misiune de audit public intern de regularitate/sistem/performanță, la U.M._________ București.
SCOPUL misiunii de audit este de a evalua acțiunile asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului Ministerului Apărării Naționale, sub aspectul respectării ansamblului principiilor, regulilor procedurale și metodologice care le sunt aplicabile, în vederea îmbunătățirii continue a acestora.
OBIECTIVELE PRINCIPALE ale misiunii de audit public intern de regularitate/sistem/performanță privind evaluarea sistemului de gestionare a resurselor umane sunt următoarele:
Evaluarea gradului de adecvare și a suficienței cadrului normativ, inclusiv a procedurilor interne, care reglementează activitățile și operațiunile din domeniului gestionării resurselor umane, inclusiv drepturile și obligațiile personalului militar și civil;
Evaluarea modului de organizare și funcționare a structurii de gestionare a resurselor umane, raportat la activitatea specifică a unității auditate .
Evaluarea modului de organizare a activității de recrutare/selecție/numire în funcții/trecere în rezervă a personalului militar și civil din unitate.
Evaluarea activității de stabilirea și acordare a drepturilor de natură salarială cuvenite personalului militar și civil.
Evaluarea activității de gestionare a prezenței la program, a învoirilor și concediilor;
Evaluarea modului de asigurare a pregătirii profesionale continue și a evoluției în carieră a personalului militar și civil;
Evaluarea activității de completare și actualizare a dosarelor profesionale ale angajaților precum și a celorlalte documente specifice activității de gestionare a resurse umane;
Arhivarea documentelor specifice activității de resurse umane.
9. Alte obiective ce vor rezulta din analiza riscurilor, atât în perioada de pregătire a misiunilor, cât și pe timpul executării misiunilor.
Stabilirea efectivă a obiectivelor misiunii de audit, precum și formularea acestora, nu este limitativă și se va face pe baza analizei riscurilor, inclusiv pe parcursul derulării misiunii .
Durata misiunii de audit: 03.04-25.05.2015.
Echipa de audit va fi condusă de col._______________, membrii acesteia urmând a fi nominalizați în ordinul de serviciu.
Nivelul minim de acces la informații clasificate, al membrilor echipei de audit este „SECRET” și va fi specificat în anexa la ordinul de serviciu, pentru fiecare auditor.
Vă propun și vă rog să fiți de acord ca ședința de deschidere să se desfășoare în data de 03.04.2015, având ca scop discutarea diverselor aspecte ale misiunii de audit, vizând:
√ prezentarea auditorilor;
√ prezentarea obiectivelor misiunii de audit;
√ programul intervenției la fața locului;
√ alte aspecte.
În acest scop, pentru o mai bună înțelegere a activității pe care o desfășoară unitatea dumneavoastră, vă adresez rugămintea să dispuneți punerea la dispoziția echipei de audit, la sediul structurii dumneavoastră a documentații minimale, referitoare la 01.03.2012-31.03.2015, respectiv de la ultima misiune de audit de regularitate, până în prezent:
legi, hotărâri/ordonanțe ale Guvernului României, acte normative cu caracter departamental, instrucțiuni și regulamente specifice aplicabile structurii auditate, proceduri interne elaborate;
statul de organizare, diagrama de relații, regulamentul de ordine interioară, atribuțiunile structurilor/microstructurilor funcționale, atribuțiile funcțiilor/ posturilor;
registrul riscurilor, registrele de controale, raportul de audit public intern de la misiunea anterioară, raportul de control al Curții de Conturi, rapoartele de control ale eșalonului superior, rapoartele privind analiza stării structurii;
registrul cu ordinul de zi pe unitate;
planurile cu principalele activități, bugetele de venituri și cheltuieli, situațiile financiare trimestriale/anuale;
alte documente pe care echipa de audit le va considera necesare.
Vă rog să fiți de acord ca detaliile privind modul de desfășurare a misiunii de audit să se stabilească, de comun acord, pe parcursul desfășurării ședinței de deschidere.
În conformitate cu prevederile art.18 alin.(1) din Legea nr.672/2002 privind auditul public intern, republicată și modificată, vă transmitem anexat, spre informare Carta auditului public intern.
Persoana de contact – șeful echipei de audit, col. Ionescu Doru – tel. 0744_________
ANEXĂ:
– Carta auditului intern , 1 (un) exemplar cu 4 file.
ȘEFUL U.M.______________ BUCUREȘTI
Col.
Dan Ion
ȘEDINȚA DE DESCHIDERE ( P-04) ANEXA 4
MINUTA ȘEDINȚEI DE DESCHIDERE
Data: 03.04.2015
Lista participanților:
Prezentarea Cartei auditului public intern:
– coordonatorul echipei de audit a prezentat entității Carta auditului intern, precizând aspectele esențiale ale rolului, locului auditului public intern, obiectivele principale ale acestuia, statutul auditorului public intern, principiile aplicabile acestuia, metodologia de desfășurare a misiunii și regulile de conduită pe parcursul derulării acesteia.
5. Asigurarea condițiilor materiale necesare derulării misiunii:
– pentru echipa de audit a fost pus la dispoziție 1 sală cu 3 posturi de lucru;
– a fost asigurată o mapă pentru documentele echipei de audit, care va fi predată, la terminarea programului la compartimentul documente clasificate.
– a fost întocmită lista cu datele de identificare a personalului misiunii de audit la punctul de
control, pentru asigurarea accesului în cadrul entității auditate;
– au fost prezentate regulile de securitate ce trebuie respectate în entitatea auditată;
– redactarea documentelor se va efectua pe laptopul nr. 473 și memory stick-ul nr. 123.
STUDIU PRELIMINAR (P-06) ANEXA 5
STUDIU PRELIMINAR
Domeniul: Cunoașterea contextului socio-economic, a organizării și funcționării structurii auditate.
A.Caracterizarea generală a entității/structurii auditate
U.M. xxx planifică și desfășoară instrucția și exercițiile pentru menținerea nivelului de operaționalizare, asigurarea capacității de reacție imediată și ridicarea capacității operaționale în vederea îndeplinirii sarcinilor cu folosirea eficientă a resurselor.
B. Strategia, politicile și obiectivele entității/structurii auditate în domeniul auditabil
Obiectivul fundamental al instrucției U.M. xxx este………………………………….
Obiectivele operaționale ale structurii de resurse umane:
analiza posturilor și planificarea resurselor umane;
recrutarea, selecția și integrarea resurselor umane;
evaluarea performanțelor resurselor umane;
formarea profesională continuă;
cariera resurselor umane;
evaluarea posturilor, analiza gradului de satisfacție și de motivare, precum și politica de beneficii a resurselor umane.
C. Analiza structurii și pregătirii personalului
În procesul de management al resurselor umane s-au respectat prevederile instrucțiunilor și normelor în vigoare, cu privire la sistemul de evidență, modul de selecționare, evaluarea performanțelor și pregătirea continuă a personalului din cadrul unității.
În ceea ce privește sistemul de evidență al personalului unității, documentele specifice au fost întocmite în concordanță cu prevederile instrucțiunilor specifice pe categorii de personal, în vigoare în perioada de referință.
Selecționarea personalului militar în perioada auditată, în vederea încadrării funcțiilor vacante, s-a efectuat de către comisiile de selecție organizate la nivelul eșaloanelor superioare pentru cadrele militare.
Selecția personalului în vederea detașării la cursuri/stagii de formare profesională s-a efectuat pe baza recomandărilor șefilor nemijlociți/ierarhici înscrise în fișele de apreciere/aprecierile de serviciu, precum și pe baza datelor din aplicațiile informatice existente privitoare la sistemul de evidență a personalului.
D. Asigurarea și disponibilitatea resurselor financiare necesare realizării activităților auditabile
Finanțarea entității auditate se realizează în conformitate cu prevederile art. 62 din Legea finanțelor publice nr. 500/2002, republicată, cu modificările și completările ulterioare, integral din bugetul de stat.
E. Concluzii
Evaluarea rezultatelor obținute de entitate în raport cu obiectivele propuse, conduc la formarea opiniei potrivit căreia managementul entității auditate, prin prioritizarea utilizării resurselor materiale și gestionarea resurselor umane avute la dispoziție, a asigurat îndeplinirea obiectivelor asumate.
ECHIPA DE AUDIT SUPERVIZAT
Col Col.
F.p.
F.p.
CHESTIONAR DE LUARE LA CUNOȘTINȚĂ ANEXA 6
Misiunea de audit public intern: audit de regularitate la U.M. 0XXXX
Perioada supusă auditului: 01.03.2012 – 31.03.2015
Perioada de desfășurare a misiunii: 03.04 – 25.05.2015
Întocmit de:F.p.Romeo Ion
Data: 06.04.2015
Domeniul: Cunoașterea contextului socioeconomic, a organizării și funcționării structurii auditate
Supervizat:Col. Dan Ion
CHESTIONAR DE CONTROL INTERN ANEXA 7
Misiunea de audit: audit de regularitate la U.M. 0XXXX
Domeniul/activitatea auditată: Managementul resurselor umane.
Perioada supusă auditului: 01.03.2012 – 31.03.2015
Perioada de desfășurare a misiunii: 03.04 – 25.05.2015
Întocmit de:F.p.Romeo Ion
Data: 06.04.2015
ANEXA8
CHESTIONAR LISTA DE VERIFICARE (CLV)
de evaluare a structurii de gestionare a resurselor umane
ANEXA NR. 9
FIȘA DE IDENTIFICARE ȘI ANALIZĂ A PROBLEMEI
(FIAP) NR. __
Misiunea de audit public intern: de regularitate la UM nr. xxx
Membrii echipei de audit:
Data realizării:07.05.2015.
Obiectivul: Relațiile de muncă stabilite la nivelul entității.
1. Problema:
Neplata drepturilor salariale, reprezentând sporul cuvenit personalului care, prin natura muncii, desfășoară activitate pe timpul nopții.
2. Constatări:
În cadrul entității funcționează Echipa de intervenții care are în compunere un număr de cinci posturi de pază și intervenție, încadrate cu soldați, gradați voluntari, iar ca obiectiv al postului ,,monitorizarea și rezolvarea tuturor evenimentelor, alarmelor de orice natură apărute la subsistemul de detecție și stingere a incendiilor și la cel de detecție la efracție”. Activitatea se desfășurată în flux continuu, iar timpul de lucru pentru personalul ce încadrează structura respectivă este organizat în sistem tură, program 12 ore cu 24 ore liber. Un număr de opt ore din munca prestată în tura II, care se derulează timp de 12 ore în intervalul orar 20.00 – 08.00, este considerată muncă pe timpul nopții.
Acest mod de repartizare a timpului de lucru este precizat, în mod detaliat, în fișele de post și în cuprinsul Contractelor de angajare încheiate între instituție și personalul ce încadrează această echipă de intervenție. Planificarea și evidența serviciului se face prin intermediul graficelor întocmite și aprobate lunar și sunt înscrise totodată în Ordinul de Zi pe Unitate. Din analiza acestor grafice a reieșit că în cadrul unui program de lucru complet sunt efectuate lunar 7 sau 8 ture tip II ceea ce presupune un număr de 56 respectiv 64 ore/persoană prestate pe timp de noapte.
Din analiza efectuată s-a constatat că în perioada supusă auditării (oct. 2009 – sept. 2011) personalul respectiv nu a beneficiat de acest drept bănesc și totodată nu a fost prevăzut ca spor la capitolul salarizare din Contractele de angajare.
Conform art. 1 din Normele metodologice privind acordarea sporului pentru orele lucrate în timpul nopții, avizate de Ministerul Muncii și Protecției Sociale și aprobate prin Ordinul ministrului apărării naționale nr. M.S. 105/06.09.1999 pentru aplicarea prevederilor Legii nr.138/1999 ,,cadrele militare și militarii angajați pe bază de contract care desfășoară activitatea pe timpul nopții, între orele 22.00 – 06.00, beneficiază pentru orele lucrate în acest interval de un spor de 25 la sută din solda lunară, dacă timpul astfel lucrat reprezintă cel puțin jumătate din programul normal de lucru”.
Începând cu anul 2010, odată cu intrarea în vigoare a Legii nr. 330/2009 privind salarizarea unitară a personalului plătit din fonduri publice în conformitate cu art.18 secțiunea a 2-a, cap. III, ,,personalul care, potrivit programului normal de lucru, își desfășoară activitatea în timpul nopții, între orele 22,00 și 6,00, beneficiază pentru orele lucrate în acest interval de un spor pentru munca prestată în timpul nopții de 25% din salariul de bază, dacă timpul astfel lucrat reprezintă cel puțin 3 ore de noapte din timpul normal de lucru ”.
Ca reglementare specifică pentru personalului încadrat în instituțiile publice de apărare, ordine publică și siguranță națională în același act normativ se menționează că „dispozițiile legale prin care sunt stabilite sporuri pentru … activitatea desfășurată în schimb de noapte, precum și alte reglementări aplicabile în sectorul bugetar se aplică și personalului militar în activitate ce se află în situații similare, cu avizul Ministerului Muncii, Familiei și Protecției Sociale. Normele de aplicare se stabilesc prin ordin al ordonatorului principal de credite”. În acest sens prin circulara cu nr. A 5930 din 20.07.2010 Direcția financiar-contabilă a făcut precizarea că „în anul 2010, la stabilirea drepturilor salariale ale personalului militar și civil, prevederile Normelor metodologice și regulamentelor aprobate prin Ordinul ministrului de stat, ministrului apărării naționale nr. MS 105/1999, cu modificările și completările ulterioare, se aplică, în mod corespunzător, odată cu intrarea în vigoare a Legii nr. 330/2009, pentru reglementări preluate cu același text din Legea 138/1999………”.
Pentru anul 2011 drepturile salariale ce se acordă personalului din sectorul bugetar sunt cele prevăzute de Legea-cadru nr. 284/2010 privind salarizarea unitară a personalului plătit din fonduri publice.
Conform art. 17 din acest act normativ „personalul care potrivit programului normal de lucru, își desfășoară activitatea în timpul nopții, între orele 22.00 – 06.00, beneficiază pentru orele lucrate în acest interval de un spor pentru munca prestată în timpul nopții de 25% din salariul de bază, dacă timpul astfel lucrat reprezintă cel puțin 3 ore de noapte din timpul normal de lucru.”
3. Cauze:
– neaplicarea prevederilor legale privind drepturile bănești ce se acordă pentru munca prestată pe timp de noapte.
4. Consecințe:
– riscul ca posturile respective să devină neatractive având în vedere nivelul scăzut al salariului datorat neacordării tuturor drepturilor bănești, comparativ cu specificul muncii prestate;
– riscul prescrierii drepturilor bănești cuvenite și neacordate.
5. Recomandări și soluții propuse:
Întreprinderea măsurilor necesare pentru acordarea sporului de 25% pentru activitatea desfășurată pe timpul nopții, în funcție de foile de prezență/pontajele lunare și cu respectarea termenului de prescripție.
Prin semnarea prezentului document, reprezentanții structurii auditate confirmă faptul că au fost prezentate echipei de audit toate documentele justificative care susțin aspectele relatate mai sus, acestea fiind restituite în totalitate.
SUPERVIZAT Am luat la cunoștință:
AUDITOR
ANEXA 10
INTERVIUL NR. 1
privind resursele umane din organica U.M. XXXXX București
(adresat șefului structurii resurse umane)
Misiunea de audit intern: Audit de regularitate și performanță
Perioada auditată: 01.03.2012-31.03.2015
Întocmit: Col.Ionescu Dori
ANEXA 11
RAPORT DE AUDIT PUBLIC INTERN
(PROIECT)
I. INTRODUCERE
STRUCTURA AUDITATĂ: Entitatea auditată (Entitatea auditată);
TIPUL DE AUDIT: de regularitate și al performanței;
BAZA LEGALĂ A MISIUNII:
Legea 672/2002 privind auditul public intern, cu modificările și completările ulterioare;
Normele generale privind exercitarea activității de audit public intern, aprobate prin Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 38/2003, cu modificările și completările ulterioare;
– A.P.I.–1, Norme privind exercitarea activității de audit public intern în M.Ap.N. aprobate prin Ordinul ministrului apărării naționale nr. M.87/2003, cu modificările și completările ulterioare;
Planul de audit public intern pe anul 2015, aprobat de ministrul apărării naționale;
Ordinul de serviciu nr. 384/2015;
ECHIPA DE AUDIT: Col. Ionescu Doru, F.p. Anghel Ion, F.p.Romeo Ion;
DURATA MISIUNII DE AUDIT: 03.04.-25.05.2015;
PERIOADA AUDITATĂ:01.03.2012-31.03.2015;
CONDUCEREA STRUCTURII AUDITATE: În perioada auditată, conducerea entității auditate a fost asigurată de către: Col. Ion Ana
SCOPUL ȘI OBIECTIVELE MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN:
SCOPUL misiunii de audit este de a evalua acțiunile asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului Ministerului Apărării Naționale, sub aspectul respectării ansamblului principiilor, regulilor procedurale și metodologice care le sunt aplicabile, în vederea îmbunătățirii continue a acestora.
OBIECTIVELE PRINCIPALE ale misiunii de audit public intern de regularitate/sistem/performanță privind evaluarea sistemului de gestionare a resurselor umane sunt următoarele:
1.Cadrul organizatoric stabilit prin statul de organizare;
2.Recrutarea, selecția și angajarea resurselor umane;
3.Organizarea structurii de resurse umane;
4.Modul de gestionare a documentelor de evidență a personalului (dosare profesionale, cărți de muncă, registre de evidență specifice);
5. Relațiile de muncă stabilite la nivelul entității auditate;
6.Formarea profesională a resurselor umane;
7.Managementul performanțelor profesionale;
8.Reorganizarea și măsurile de protecție socială a personalului;
9.Sistemul informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane.
Tehnici utilizate:
Pe parcursul misiunii de audit, a fost verificarea în vederea asigurării validării, realității și acurateței înregistrărilor în carnetele de muncă și dosarele profesionale.
Tehnici de verificare utilizate:
comparația pentru deciziile de numire și datele înscrise în carnetele de muncă, în dosarele profesionale și în bazele de date;
examinarea: pentru detectarea erorilor în completarea carnetelor de muncă, dosarelor profesionale, proceselor verbale etc.;
garantarea: pentru verificarea realității datelor din documentele ce au stat la baza justificării înregistrărilor;
urmărirea: pentru a se constata dacă toate operațiunile au fost real efectuate.
b) interviul pentru lămurirea unor aspecte legate de organizarea și desfășurarea activităților;
c) eșantionarea pentru analiza modului de întocmire al documentelor;
d) observarea fizică în vederea formării unei păreri proprii privind modul de întocmire și emitere a documentelor.
Instrumente de audit utilizate pe timpul misiunii :
chestionarele liste de verificare pentru a stabili condițiile pe care trebuie sa le îndeplinească fiecare obiectiv auditabil.
Documente și materiale examinate în cadrul Structurii de Resurse Umane: Verificarea la fața locului a vizat următoarele documente întocmite și completate pentru perioada 01.03.2012-31.03.2015.
Documente privind organizarea și susținerea concursurilor (statul de funcții, procese verbale de selectare a dosarelor candidaților, procese verbale privind susținerea probelor de concurs ș.a.);
decizii de numire, promovare, modificare a drepturilor salariale;
carnete de muncă, dosare profesionale, fișe de post, Regulamentul de Organizare și Funcționare;
foile colective de prezență;
cererile de concedii de odihnă, fără plată etc.;
Registrul de evidență a salariaților;
alte documente.
Materiale întocmite pe timpul auditării:
foi de lucru privind descrierea activităților auditate;
liste de verificare pe obiective (LV);
fișe de identificare și analiză a problemelor constatate (FIAP);
documente de lucru;
Tabel puncte tari și puncte slabe, Tematica în detaliu;
programul de audit, programul intervenției la fața locului;
Chestionarul de control intern (CCI);
rapoarte preliminare de audit, minutele ședințelor de deschidere, de închidere etc.
Organizarea structurii de resurse umane(SRU).
Structura a funcționat în perioada supusă auditării cu un număr de 4 salariați, dintre care un post de șef de structură. Organizarea și funcționarea structurii a fost în conformitate cu organigrama și Regulamentul de organizare și funcționare.
Pentru toți salariații sunt întocmite fișe ale posturilor prin care sunt stabilite relațiile ierarhice și sarcinile de serviciu.
Activități desfășurate în cadrul Structurii Resurselor Umane:
întocmirea statelor de funcții pe care le supune spre avizare conducerii;
răspunderea privind aplicarea corectă a reglementărilor legale în domeniul salarizării personalului, precum salariul de bază, sporul de vechime, indemnizațiile, alte sporuri;
fundamentarea corectă și acordarea premiilor;
aplicarea corectă a prevederilor legale privind efectuarea și salarizarea muncii peste programul normal de lucru;
fundamentarea capitolelor din buget privind cheltuielile cu salariile;
verificarea foilor colective de prezență privind operarea corectă a timpului lucrat și nelucrat;
organizarea concursurilor de recrutare, promovare și avansare a personalului;
întocmirea și actualizarea carnetelor de muncă;
întocmirea și actualizarea dosarelor profesionale;
pregătirea și perfecționarea profesională continuă a salariaților.
Echipa de auditori prin lucrările specifice derulării misiunii de audit a avut ca obiective principale activitățile care se desfășoară în cadrul SRU, stabilite prin ROF, prezentate mai sus.
II. CONSTATĂRI
1. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI
1.1. Organizarea concursurilor
1.1.1. Posturile prevăzute în statul de funcții ce urmează a se scoate la concurs.
1.1.2. Corespondența pentru solicitarea organizării concursurilor
1.1.3. Dosarele candidaților la ocuparea posturilor (4)
În anul 2013, s-au organizat 6 concursuri pentru ocuparea posturilor vacante în cadrul principalelor direcții de specialitate ale entității publice conform planului aprobat de conducerea acestuia.
La înscriere candidații pentru ocuparea posturilor vacante trebuiau să prezinte copii legalizate sau copii certificate pentru conformitate cu originalul de către secretariatul comisiei de concurs de pe actele prevăzute în art. 8 din Regulamentul de organizare și desfășurare a concursurilor aprobat prin H.G. nr.1209/2003 privind organizarea și dezvoltarea carierei funcționarilor publici.
Din analiza dosarelor de concurs ale candidaților s-a constatat că aceste copii nu sunt legalizate sau certificate pentru conformitate, în baza Testului nr. 2 elaborat în temeiul Listei de verificare nr. 3.
Consecințele imediate ale nerespectării Regulamentului de organizare și funcționare al entității ar putea fi contestarea și/sau anularea ulterioară a concursurilor, motivate de nerespectarea prevederilor normative.
În același timp, s-a constatat existența unei perioade prelungite în care posturile rămân neocupate, ceea ce implică o muncă suplimentară a celorlalți funcționari din cadrul structurilor care au solicitat ocuparea posturilor vacante și, mai mult, pot conduce la nerealizarea obiectivelor entității publice.
Pentru prevenirea unor asemenea consecințe echipa de auditori recomandă:
Instruirea membrilor comisiilor de concurs și ai comisiilor de contestații, precum și a persoanelor care asigură munca de secretariat înaintea organizării acestora, consemnate printr-un proces verbal conform legii;
Elaborarea procedurilor scrise și formalizate privind organizarea și susținerea concursurilor de ocupare a funcțiilor publice, care să conțină activitățile de control și responsabilitățile personale.
1.2. Susținerea concursurilor
În anul 2013, s-au organizat 6 concursuri pentru ocuparea posturilor vacante în cadrul principalelor direcții de specialitate ale entității publice conform Planului, înregistrat cu nr. _____, aprobat de conducerea acesteia.
Potrivit prevederilor art. 6 din Hotărârea Guvernului nr. 1209/2003 privind organizarea și dezvoltarea carierei funcționarilor publici „recrutarea funcționarilor publici se face prin concurs organizat în limita funcțiilor publice vacante prevăzute anual în acest scop”.
Au fost analizate documentele aferente celor 6 concursuri organizate și s-au constatat următoarele:
La concursul organizat în data de 23.10.2013 au depus dosarul în vederea ocupării postului doi candidați. Ulterior unul dintre ce doi candidați s-a retras din concurs, „din motive personale”, conform cererii acestuia anexată la dosar.
Pentru ocuparea postului respectiv, potrivit prevederilor art. 10 din H.G. nr. 1209/2003 entitatea avea obligația organizării unui concurs care consta în 3 etape (selectarea dosarelor de înscriere; proba scrisă și interviul).
Ca urmare a retragerii din concurs a unuia din cei doi candidați după selectarea dosarelor, comisia de concurs numită prin decizia nr. 10 de conducătorul entității, contrar prevederilor art. 10 și 11 din HG nr. 1209/2003, nu a mai organizat celelalte etape respectiv proba scrisă și interviul, singurul candidat rămas în concurs fiind declarat admis.
Ulterior, pentru candidatul declarat admis a fost emis actul administrativ de numire și în prezent ocupă funcția pentru care a candidat.
Din interviurile nr. 1 realizate cu membrii comisiei de examinare a rezultat faptul că aceștia nu au fost instruiți referitor la modul de organizare și desfășurare a concursului și nu cunoșteau prevederile H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea și dezvoltarea carierei funcționarilor publici.
În opinia echipei de audit cauzele care au generat această situație au fost determinate de:
– necunoașterea prevederilor legale privind modul de organizare și desfășurare a concursurilor organizate pentru ocuparea posturilor de funcționar public stabilite prin H.G nr. 1209/2003, de către membrii comisiilor de concurs;
– inexistența unei proceduri operaționale care să reglementeze modul de organizare a concursurilor de ocupare a funcțiilor publice;
– neinstruirea membrilor comisiei de concurs în vederea organizării concursurilor.
Neaplicarea prevederilor legale referitoare la organizarea și desfășurarea concursurilor pentru ocuparea posturilor publice, generează unele riscuri cum ar fi:
– riscul încadrării unor posturi cheie din cadrul entității cu persoane care nu dețin suficiente cunoștințe pentru ocuparea posturilor respective;
– afectarea imaginii entității prin încadrarea posturilor vacante fără susținerea concursului;
– riscul sancționării membrilor comisiei de concurs și a persoanelor din conducerea entității.
Echipa de audit recomandă:
Elaborarea procedurilor scrise și formalizate privind organizarea și susținerea concursurilor de ocupare a funcțiilor publice, care să conțină responsabilități ale persoanelor care fac parte din comisiile de concurs precum și filtre de control a activităților desfășurate pe timpul organizării concursurilor;
Instruirea membrilor comisiilor de concurs, înaintea organizării acestora, și consemnarea acestei activități într-un document scris și formalizat.
2. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI
2.1. Stabilirea elementelor de natură salarială
2.1.1. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale
2.1.2. Salariul de bază
2.1.3. Indemnizații de conducere
2.1.4. Sporul pentru complexitatea în muncă
2.1.5. Sporul de vechime în muncă
2.1.6. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte
În cadrul entității funcționează Echipa de intervenții care are în compunere un număr de cinci posturi de pază și intervenție, încadrate cu soldați, gradați voluntari, iar ca obiectiv al postului ,,monitorizarea și rezolvarea tuturor evenimentelor, alarmelor de orice natură apărute la subsistemul de detecție și stingere a incendiilor și la cel de detecție la efracție”. Activitatea se desfășurată în flux continuu, iar timpul de lucru pentru personalul ce încadrează structura respectivă este organizat în sistem tură, program 12 ore cu 24 ore liber. Un număr de opt ore din munca prestată în tura II, care se derulează timp de 12 ore în intervalul orar 20.00 – 08.00, este considerată muncă pe timpul nopții.
Acest mod de repartizare a timpului de lucru este precizat, în mod detaliat, în fișele de post și în cuprinsul Contractelor de angajare încheiate între instituție și personalul ce încadrează această echipă de intervenție. Planificarea și evidența serviciului se face prin intermediul graficelor întocmite și aprobate lunar și sunt înscrise totodată în Ordinul de Zi pe Unitate. Din analiza acestor grafice a reieșit că în cadrul unui program de lucru complet sunt efectuate lunar 7 sau 8 ture tip II ceea ce presupune un număr de 56 respectiv 64 ore/persoană prestate pe timp de noapte.
Din analiza efectuată s-a constatat că în perioada supusă auditării (oct. 2013 – sept. 2014) personalul respectiv nu a beneficiat de acest drept bănesc și totodată nu a fost prevăzut ca spor la capitolul salarizare din Contractele de angajare.
Conform art. 1 din Normele metodologice privind acordarea sporului pentru orele lucrate în timpul nopții, avizate de Ministerul Muncii și Protecției Sociale și aprobate prin Ordinul ministrului apărării naționale nr. M.S. 105/06.09.1999 pentru aplicarea prevederilor Legii nr.138/1999 ,,cadrele militare și militarii angajați pe bază de contract care desfășoară activitatea pe timpul nopții, între orele 22.00 – 06.00, beneficiază pentru orele lucrate în acest interval de un spor de 25 la sută din solda lunară, dacă timpul astfel lucrat reprezintă cel puțin jumătate din programul normal de lucru”.
Începând cu anul 2010, odată cu intrarea în vigoare a Legii nr. 330/2009 privind salarizarea unitară a personalului plătit din fonduri publice în conformitate cu art.18 secțiunea a 2-a, cap. III, ,,personalul care, potrivit programului normal de lucru, își desfășoară activitatea în timpul nopții, între orele 22,00 și 6,00, beneficiază pentru orele lucrate în acest interval de un spor pentru munca prestată în timpul nopții de 25% din salariul de bază, dacă timpul astfel lucrat reprezintă cel puțin 3 ore de noapte din timpul normal de lucru ”.
Ca reglementare specifică pentru personalului încadrat în instituțiile publice de apărare, ordine publică și siguranță națională în același act normativ se menționează că „dispozițiile legale prin care sunt stabilite sporuri pentru … activitatea desfășurată în schimb de noapte, precum și alte reglementări aplicabile în sectorul bugetar se aplică și personalului militar în activitate ce se află în situații similare, cu avizul Ministerului Muncii, Familiei și Protecției Sociale. Normele de aplicare se stabilesc prin ordin al ordonatorului principal de credite”. În acest sens prin circulara cu nr. A 5930 din 20.07.2010 Direcția financiar-contabilă a făcut precizarea că „în anul 2013, la stabilirea drepturilor salariale ale personalului militar și civil, prevederile Normelor metodologice și regulamentelor aprobate prin Ordinul ministrului de stat, ministrului apărării naționale nr. MS 105/1999, cu modificările și completările ulterioare, se aplică, în mod corespunzător, odată cu intrarea în vigoare a Legii nr. 330/2009, pentru reglementări preluate cu același text din Legea 138/1999………”.
Pentru anul 2013 drepturile salariale ce se acordă personalului din sectorul bugetar sunt cele prevăzute de Legea-cadru nr. 284/2010 privind salarizarea unitară a personalului plătit din fonduri publice.
Conform art. 17 din acest act normativ „personalul care potrivit programului normal de lucru, își desfășoară activitatea în timpul nopții, între orele 22.00 – 06.00, beneficiază pentru orele lucrate în acest interval de un spor pentru munca prestată în timpul nopții de 25% din salariul de bază, dacă timpul astfel lucrat reprezintă cel puțin 3 ore de noapte din timpul normal de lucru.”
Cauza principală a acestei situații o constituie neaplicarea prevederilor legale privind drepturile bănești ce se acordă pentru munca prestată pe timp de noapte fapt ce poate genera anumite riscuri cum ar fi:
– riscul ca posturile respective să devină neatractive având în vedere nivelul scăzut al salariului datorat neacordării tuturor drepturilor bănești, comparativ cu specificul muncii prestate;
– riscul prescrierii drepturilor bănești cuvenite și neacordate.
Față de cele constatate echipa de audit recomandă entității auditate întreprinderea măsurilor necesare pentru acordarea sporului de 25% pentru activitatea desfășurată pe timpul nopții, în funcție de foile de prezență /pontajele lunare și cu respectarea termenului de prescripție.
2.2. Modificarea drepturilor salariale
2.2.1. Decizia de modificare a drepturilor salariale
2.2.2. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale
2.3. Salarizarea muncii peste programul normal de lucru
2.3.1. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru
2.3.2. Evidența timpului lucrat peste programul normal de lucru și recuperarea acestuia
3. EVIDENȚIEREA PREZENȚEI, ÎNVOIRILOR ȘI CONCEDIILOR
3.1. Norme și proceduri referitoare la modul de evidență a prezenței, învoirilor, concediilor și recuperărilor
3.2. Utilizarea foilor colective de prezență
În vederea analizei sistemului de evidență a prezenței, învoirilor și concediilor, a fost constituit un eșantion format din 4 subunități din cele 10 existente conform Testului nr. 4 realizat în baza Listei de verificare nr. 4, pentru lunile februarie și august 2013.
În urma verificărilor efectuate s-a constatat utilizarea unor formulare diferite pentru evidențierea prezenței, precum și inexistența unui sistem de justificare a neconcordanței dintre perioadele planificate pentru concediile de odihnă și efectuarea acestora, fapt care poate conduce la efectuarea unor plăți nejustificate care, de altfel, ar putea fi evitate.
Recomandările echipei de auditori s-au concretizat spre desemnarea unor persoane care să aibă responsabilitatea prezenței personalului stabilite prin fișele posturilor.
4. EVOLUȚIA CARIEREI PERSONALULUI
4.1. Concordanța obiectivelor entității și evoluția carierei personalului
Din analiza efectuată de auditori în baza Testului nr.5, realizat în conformitate cu Lista de verificare nr.5, nu au rezultat diferențe între obiectivele entității, stabilite prin ROF, și atribuțiile personalului cuprinse în fișele posturilor.
5. PREGĂTIREA PROFESIONALĂ CONTINUĂ A PERSONALULUI
5.1. Planurile strategice și anuale de pregătire profesională
Prin analiza răspunsurilor la interviul realizat în baza Listei de verificare nr. ___ și a documentelor transmise de către structura auditată, echipa de auditori a constatat că elementele verificate cu privire la pregătirea profesională a personalului corespunde necesităților de îndeplinire a obiectivelor entității.
6. GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE
6.1. Norme și proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale
6.2. Actualizarea dosarelor profesionale
7. ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Pe linia arhivării documentelor echipa de audit a constatat că la nivelul entității auditate predarea-primirea documentelor la arhiva instituției se realizează fără verificarea conținutului dosarelor ce vor fi arhivate, respectiv fără a fi numerotate, șnuruite și opisate.
Din verificările efectuate s-a constatat că la nivelul structurii de resurse umane personalul este insuficient și ca urmare opisarea dosarelor este parțială, fiind considerată ca o activitate lipsită de importanță.
De asemenea, la nivelul structurii nu există o persoană nominalizată pentru efectuarea acestor activități și nici nu este elaborată o procedură în acest sens.
Arhivarea necorespunzătoare la nivelul structurii de resurse umane creează dificultăți în găsirea unor documente arhivate, poate duce la creșterea probabilității de pierdere/dispariție a unor documente și de asemenea, are ca efect alocarea de timp suplimentar pentru căutarea documentelor fapt ce poate afecta activitatea curentă.
Pentru eliminarea disfuncțiilor constatate echipa de audit recomandă:
Elaborarea procedurilor scrise și formalizate specifice activității de arhivare a documentelor, care să cuprindă modul de constituire, de accesare, stocare și utilizare a dosarelor arhivate;
Desemnarea unui salariat din cadrul Structurii Resurse Umane care va avea atribuții și competențe în evidența, constituirea și predarea dosarelor la arhiva instituției.
III. CONCLUZII ȘI RECOMANDĂRI
În urma analizei prin sondaj și documentare a obiectivelor, operațiunilor, activităților și acțiunilor efectuate în cadrul structurii auditate și cuprinse în intervalul controlat, apreciem că informațiile colectate asigură auditorilor o evidență suficientă și relevantă, oferind o bază rezonabilă pentru constatările și concluziile acestora.
În ceea ce privește mediul de control intern, analiza efectuată a reliefat faptul că, în intervalul de timp supus auditării, managementul instituției a conștientizat importanța controlului managerial/intern, în principal, pentru furnizarea unei asigurări rezonabile privind atingerea obiectivelor entității auditate într-un mod economic, eficient și eficace. Totuși, pe unele domenii de activitate, așa cum rezultă din conținutul raportului, echipa de audit a constatat că există rezerve de îmbunătățire a activității de control intern.
Astfel, apreciem ca fiind necesară perfecționarea, în continuare, a sistemului de control managerial/intern pentru ca acesta să devină un instrument de bază al managementului prin care să se constate abaterile rezultatelor de la obiective, să se analizeze cauzele care le-au determinat și să se dispună măsurile corective sau preventive ce se impun.
Auditorii au identificat și supus atenției conducerii unității o paletă de riscuri, care insuficient gestionate ar putea avea în viitor un impact semnificativ asupra realizării obiectivelor entității auditate. Astfel, considerăm că riscurile semnificative care trebuie să se afle în atenția managementului entității auditate, sunt următoarele:
– riscul încadrării unor posturi cheie din cadrul entității cu persoane care nu dețin suficiente cunoștințe pentru îndeplinirea sarcinilor stipulate în fișele posturilor;
– afectarea gravă a imaginii entității precum și riscul sancționării unor persoane datorită încălcării prevederilor legale referitoare la organizarea și desfășurarea concursurilor pentru ocuparea unor posturi publice, cu consecințe negative asupra activității entității;
– riscul anulării concursurilor, datorită neconcordanței între copiile din dosarul de concurs și documentele originale, fapt ce ar putea duce la prelungirea perioadei în care posturile rămân neocupate;
– riscul ca unele posturi din cadrul entității să devină neatractive având în vedere nivelul scăzut al salariului datorat neacordării tuturor drepturilor bănești.
Precizăm, faptul că constatările prezentate au la bază probe de audit obținute pe baza testelor efectuate consemnate în documentele de lucru întocmite de către echipa de auditori și însușite de către factorii de management ai entității. Aceste evaluări au la bază discuțiile care au avut loc cu privire la recomandările auditorilor în ședințele de închidere și conciliere ale misiunii, apreciate de către participanții la aceste ședințe, ca fiind realiste și fezabile, și materializate în minuta ședinței de închidere.
Considerăm că rezultatele evaluării auditorilor interni privind activitatea gestiunea resurselor umane că se înscrie în parametri normali pentru această perioadă de introducere a auditului intern în entități. De asemenea, prin implementarea recomandărilor echipei de auditori sistemul de gestiune al resurselor umane va cunoaște o ameliorare semnificativă.
SUPERVIZAT AM LUAT CUNOȘTINȚĂ
AUDITORII
Copyright Notice
© Licențiada.org respectă drepturile de proprietate intelectuală și așteaptă ca toți utilizatorii să facă același lucru. Dacă consideri că un conținut de pe site încalcă drepturile tale de autor, te rugăm să trimiți o notificare DMCA.
Acest articol: Auditarea Managementului Resurselor Umane In Cadrul Unei Entitati Organizationale din Ministerului Apararii Nationale (ID: 136885)
Dacă considerați că acest conținut vă încalcă drepturile de autor, vă rugăm să depuneți o cerere pe pagina noastră Copyright Takedown.