Auditarea Activitatii de Resurse Umane la Trezoreria Giurgiu

CUPRINS

CAPITOLUL 1. REGLEMENTARI IN DOMENIUL AUDITULUI INTERN

CADRU LEGISLATIV

CADRU NORMATIV

CADRU PROCEDURAL

CAPITOLUL 2. CONCEPTUL DE AUDIT

DEFINITIA CONCEPTULUI DE AUDIT

TIPURI FUNDAMENTALE DE AUDIT

PROBE IN AUDIT

CAPITOLUL 3. FRAUDA IN AUDIT

CONCEPTUL DE FRAUDA

RESPONSABILITATEA AUDITORILOR INTERNI PRIVIND PREVENIREA , DETECTAREA SI INVESTIGAREA FRAUDEI

CAPITOLUL 4. STUDIU DE CAZ

4.1. MISIUNEA DE AUDIT LA TREZORERIA GIURGIU

INTRODUCERE

În antichitate, obiectivul principal al evidentei contabile îl constituia protejarea integritatii averilor. Înregistrarile efectuate aveau drept scop verificarea exhaustive a tranzactiilor. Se utiliza si inventarierea periodica a averilor pentru stabilirea taxelor si impozitelor cuvenite statului.

Egiptenii au dezvoltat un sistem de control intern bazat pe punctarea evidentelor unui trezorier oficial cu evidentele tinute de un altul, iar cele doua evidente trebuiau sa coincida.

În secolul VI î.e.n., în Grecia antica, auditul conturilor era utilizat pentru prima data si consta în verificarea tuturor platilor si încasarilor care implicau fonduri publice.  Sistemul atenian prevedea existenta auditorilor guvernamentali care examinau evidentele tuturor celor care erau responsabili cu administrarea banilor publici.

Romanii sunt primii care au statuat divizarea sarcinilor între persoanele oficiale care autorizau taxele si cheltuielile si cele care se ocupau efectiv cu plati si încasari.

Cresterea complexitatii afacerilor comerciantilor a dus la dezvoltarea sistemului contabil utilizat în derularea tranzactiilor si folosirea partidei duble în contabilitate.

Auditul a fost implementat pentru prima data si în China, în timpul dinastiei Chao (1.122 – 256 î.e.n.), facând parte dintr-un proces bugetar detaliat pe toate nivelurile guvernamentale.

Comerciantii din Venetia, Genova si Florenta au început sa utilizeze serviciile auditorilor care verificau contabilitatea capitanilor corabiilor care aduceau marfurile comandate. si în acest caz, consultarea auditorilor avea drept scop prevenirea fraudelor.

Evidentele contabile în Anglia erau auditate începând cu secolul al XI-lea, iar mai târziu auditorii faceau parte din oficialii alesi ai orasului. Auditul nu se baza pe controlul intern si nu avea drept scop verificarea contabilitatii, ci verifica doar tranzactiile care se derulau.

În secolul XIX, afacerile industriale se dezvolta foarte mult si începe fenomenul de disociere a proprietarilor de conducerea întreprinderilor, fapt care a dus la limitarea responsabilitatii actionarilor. Interventia statului în reglementarea sistemului contabil a dus la dezvoltarea profesiei auditorului, întrucât managerilor li s-a impus sa dea publicitatii un bilant complet, iar unul sau doi dintre actionari avea obligatia legala de a audita bilantul respectiv.

CAPITOLUL 1

REGLEMENTARI IN DOMENIUL AUDITULUI INTERN

1.1. CADRU LEGISLATIV

Cadrul legal de reglementare a activității de audit public intern la entitățile publice cuprinde:

– Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern și Ordonanța Guvernului nr.37/2004 pentru modificarea și completarea reglementărilor privind auditul intern;

– Normele generale privind exercitarea activității de audit public intern (Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 38/2003 );

Potrivit legii in auditul intern termenul de " entitate publică" se refera la autorități publice, instituții publice, regii autonome, companii naționale, societăți comerciale la care statul sau o unitate administrativ – teritoriala este acționar majoritar și care are personalitate juridică.

Entitățile publice locale care cooperează pentru asigurarea activității de audit public intern utilizează capacitatea compartimentului de audit care se constituie în cadrul entității organizatoare sau la nivelul structurii asociative, după caz.

Marcel Ghiță – Auditul Intern Ediția a doua Editura Economica

La entitățile publice locale care nu și-au constituit compartiment propriu de audit intern sau nu au intrat în cooperare pentru asigurarea activității de audit intern, aceasta poate fi asigurată de către auditori interni, persoane fizice atestate, pe baza contractelor de prestări servicii, conform prevederilor Legii.

Conducătorul compartimentului de audit public intern este numit/destituit de către conducătorul entității/structurii asociative, cu avizul UCAAPI; pentru entitățile publice subordonate, aflate în coordonarea sau sub autoritatea altor entități publice, numirea/destituirea se face cu avizul entității publice ierarhic superioare, în condițiile legii.

Reglementările cuprind prevederi referitoare la obiectivele și sfera de activitate a auditului public intern, structurile de organizare și atribuțiile acestora, derularea misiunilor de audit precum și normele și principiile aplicabile compartimentului de audit public intern și auditorului intern.

Auditul intern al entitatilor economice din domeniul privat este reglementat prin Legea nr.133/2002 , pentru aprobarea OUG nr.75/1999, republicata , privind activitatea de audit financiar.

1.2. CADRU NORMATIV

Cadrul normativ în baza căruia se desfășoară misiunile de audit public intern, cuprinde:

– OMFP nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activității de audit public intern;

– OMFP nr. 423/2004 pentru modificarea și completarea Normelor generale privind exercitarea activității de audit public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003;

– OMFP nr. 252/2004 pentru aprobarea Codului privind conduita etică a auditorului intern; – Standardul de calitate ISO:9001:2008;

– Standardul de calitate ISO:9000:2006; – Standardul de calitate ISO:19011:2003

Marcel Ghiță – Auditul Intern Ediția a doua Editura Economica

1.3.CADRU PROCEDURAL

Carta auditului intern defineste obiectivele, drepturile si obligatiile auditului intern si este elaborata de catre fiecare sef al compartimentului de audit public intern si aprobata de conducatorul entitatii publice. Carta auditului intern informeaza despre obiectivele si metodele de audit, clarifica misiunea de audit, fixeaza regulile de lucru între auditor si auditat si promoveaza regulile de conduita.

Codul privind conduita etica a auditorului intern reprezinta un ansamblu de principii si reguli de conduita care trebuie sa guverneze activitatea auditorilor interni. Scopul Codului privind conduita etica a auditorului intern este de a promova cultura etica în viziunea globala a profesiei de auditor intern. Codul privind conduita etica a auditorului intern cuprinde regulile pe care auditorii interni trebuie sa le respecte în exercitarea atributiilor.

CAPITOLUL 2

CONCEPTUL DE AUDIT

2.1 DEFINITIA CONCEPTULUI DE AUDIT

Auditul intern ca functie a organizatiei a cunoscut un proces de evolutie caracterizat prin transformari consecutive generate de modificarea contextului economic si legislativ dar si de evolutia nevoilor managementului.

Acest proces de evolutie a determinat in timp modificari conceptuale in prezent conceptul fiind stabilizat, definirea auditului intern fiind o norma obligatorie impusa de Cadrul International de Practici Profesionale (IPPF).

Marcel Ghiță – Auditul Intern Ediția a doua Editura Economica

Mircea Boulescu , Marcel Ghiță , Valerică Mareș – Fundamentele auditului Editura didactică și pedagogică Bucuresti 2001

In anul 1999 IIA din SUA a emis o definitie a auditului intern la care s-a ajuns in urma unui amplu studiu efectuat cu ajutorul unui numar de 800 de studenti care au fost coordonati de auditori din universitatile australiene, si anume:

„Auditul intern este o activitate independenta si obiectiva, care da unei organizatii o asigurare in ceea ce priveste gradul de control detinut asupra operatiunilor, o indruma pentru a-i imbunatatii operatiunile, si contribuie la adaugarea unui plus de valoare. Auditul intern ajuta organizatia sa isi atinga obiectivele, evaluand, printr-o abordare sistematica si metodica, procesele sale de management al riscurilor, de control si de conducere a intreprinderii, si facand propuneri pentru a le consolida eficacitatea.”

În noul Cadru International de Practici Profesionale (IPPF – International Professional Practices Framework) adoptat în anul 2007 de către IIA, auditul intern este definit astfel: „o activitate independenta de asigurare obiectiva si de consiliere, destinata sa adauge valoare si sa antreneze îmbunatatirea activitatilor organizatiei. Ajuta organizatia în îndeplinirea obiectivelor sale printr-o abordare sistematica si disciplinata în cadrul evaluarii si îmbunatatirii eficacitatii proceselor de management al riscurilor, control si guvernare” (IIA, 2007).

In Legea nr. 672 /2002 privind auditul public intern din Romania, la art. 2 auditul public intern este definit astfel: “activitate functional independenta si obiectiva, de asigurare si consiliere, conceputa sa adauge valoare si sa imbunatateasca activitatile entitatii publice; ajuta entitatea publica sa isi indeplineasca obiectivele, printr-o abordare sistematica si metodica, evalueaza si imbunatateste eficienta si eficacitatea managementului riscului, controlului si proceselor de guvernanta”. Se observa ca este preluata in mare parte definitia data auditului intern de catre IIA in IPPF din 2007.

Din aceste definitii se contureaza continutul functiei de audit intern si modul in care aceasta functie se implica in viata organizatiilor, si anume prin

– consiliere acordata managementului,

– ajutor oferit salariatilor, fara a-i judeca

– independenta si obiectivitatea auditorilor interni

Cuvântul "audit" provine din latina, unde "audire" înseamna a asculta.

Mircea Boulescu , Marcel Ghiță , Valerică Mareș – Fundamentele auditului Editura didactică și pedagogică Bucuresti 2001

Scopul principal al acestor "ascultari" îl constituia prevenirea unor acte de frauda ale persoanelor însarcinate cu administrarea banilor publici (chestori).

Istoricii sunt de parere ca primele registre cu caracter contabil dateaza de aproape 6.000 ani si acestea au apartinut civilizatiei asiro-babilonene, prin care era reglementata activitatea de comert (codul lui Hammurabi).

2.2. TIPURI FUNDAMENTALE DE AUDIT

Sfera largă de cuprindere, complexitatea problematicii abordate precum și necesitățile de ordin practic ale beneficiarilor de informații au determinat o abordare secvențială a activității de audit, o specializare a acestuia prin limitarea misiunilor la anumite domenii.

Acest mod de abordare se regăsește în standardele naționale și internaționale, tipurile de audit fiind diferențiate în funcție de anumite criterii ca:

După relația de subordonare dintre auditor și conducerea unității auditate se clasifica in :

audit intern

audit extern

După reglementarea auditului, poate fi:

audit legal

audit contractual

După criteriile luate ca referință:

audit de regularitate, conformitate

audit de performanță

După obiective

audit financiar

audit operațional

audit strategic

Legea privind auditul public intern defineste urmatoarele tipuri de audit:

Mircea Boulescu , Marcel Ghiță , Valerică Mareș – Fundamentele auditului Editura didactică și pedagogică Bucuresti 2001

a)  Auditul de sistem – reprezinta o evaluare de profunzime a sistemelor de conducere si control intern, cu scopul de a stabili daca acestea functioneaza economic, eficace si eficient, pentru identificarea deficientelor si formularea de recomandari pentru corectarea acestora;

b)  Auditul performantei – examineaza daca criteriile stabilite pentru implementarea obiectivelor si sarcinilor entitatii publice sunt corecte pentru evaluarea rezultatelor si apreciaza daca rezultatele sunt conforme cu obiectivele;

c)  Auditul de regularitate – reprezinta examinarea actiunilor asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, sub aspectul respectarii ansamblului principiilor, regulilor procedurale si metodologice, conform normelor legale.

2.3. PROBE IN AUDIT

Scopul activitatii auditorului este intocmirea raportului de audit ce consta in fapt in exprimarea opiniei proprii , in legatura cu entitatea auditata. Proba de audit reprezinta o informatie competenta , relevanta si rezonabila de natura documentara, vizuala sau orala privind entitatea auditata , ce sustine certitudinea globala si credibilitatea raportului de audit.

In literature de specialitate , pentru conceptual de probe in audit se mai folosesc si notiuni ca : informatii probante , elemente probante sau dovezi de audit.

Principalele caracteristici ale probelor de audit sunt :

Competenta – este informatia caracterizata ca fiind suficienta si adecvata.

Proba de audit suficienta se refera la cantitatea de informatii obtinuta.

Suficienta unei probe de audit va fi demonstrata , apreciata si obtinuta prin teste de conformitate si proceduri de fond pe care auditorul le aplica pe parcursul desfasurarii misiunii de audit.

Proba de audit adecvata se refera la calitatea informatiilor obtinute , la caracterul lor impartial , la gradul de incredere si la fiabilitate .

Calitatea unei probe de audit depinde de natura , sursa si procedeele folosite pentru obtinerea sa .

Relevanta – reprezinta informatia pertinenta ce sustine exact obiectivele auditului .

Mircea Boulescu , Marcel Ghiță , Valerică Mareș – Fundamentele auditului Editura didactică și pedagogică Bucuresti 2001

Rezonabilitatea – reprezinta informatia care din punct de vedere al costului colectarii, comparat cu relevanta ei , respecta principiul economicitatii si eficientei.

Cantitatea de probe de audit , necesara pentru a da auditorului gradul de certitudine de care are nevoie, depinde de : obiectivele auditului , de criteriile de evaluare utilizate , de evaluarea riscurilor , precum si de evaluarea costurilor si avantajele diverselor tehnici de obtinere a probelor de audit.

Probelor de audit din punct de vedere al sursei pot fi :

– probe de audit generate direct de auditor ;

– probe de audit obtinute de la terti ;

– probe de audit obtinute de la entitatea auditata.

Din punct de vedere al naturii, probele pot fi :

– probe documentare;

– probe vizuale;

– probe orale.

CAPITOLUL 3

FRAUDA IN AUDIT

CONCEPTUL DE FRAUDA

Termenul de frauda apare in conceptual mai larg de ” nereguli” sau ”iregularitati ”. Astfel, neregulile contin deficiente , abateri , disfunctionalitati si chiar fraude. Neregulile inseamna orice abatere de la legalitate , regularitate sau conformitate .

Conceptul de frauda are mai multe intelesuri . In continuare vom aminti cateva dintre ele:

Mircea Boulescu , Marcel Ghiță , Valerică Mareș – Fundamentele auditului Editura didactică și pedagogică Bucuresti 2001

.

– frauda inseamna orice actiune sau omisiune intentionata in legatura cu utilizarea sau prezentarea de declaratii sau documente false , incorecte sau incomplete, inclusiv fapte penale.

– frauda reprezinta furt ce implica denaturarea , suprimarea sau falsificarea situatiilor financiare .

– infractiunea de a beneficia de un serviciu in mod necuvenit se considera a fi comisa acolo unde cu intentia de a evita plata , o persoana , in urma unei actiuni rau intentionate , beneficiaza de serviciile pentru care plata respectiva era necesara .

1. Inselaciunea nu este un element esential al infractiunii si de aceea este extinsa la obtinerea de servicii prin furnizarea de informatii false , care , conform prevederilor legale , poate sa nu constituie infractiune.

Din prezentarea acestor elemente referitoare la frauda rezulta atat faptul ca acesta reprezinta un domeniu vast de actiune , cu care avem de-a face , dar si faptul ca nu exista o delimitare clara intre nereguli care sunt intentionate / neintentionate , si frauda , care este realizata cu intentie.

3.2. RESPONSABILITATEA AUDITORILOR INTERNI PRIVIND PREVENIREA , DETECTAREA SI INVESTIGAREA FRAUDEI

Responsabilitatea primara privind prevenirea , detectarea si investigarea fraudei revine conducerii entitatii , care trebuie sa gestioneze si riscul de frauda , avand o serie de atributii din care amintim :

adoptarea unei politici , a unei strategii la nivel de entitate publica privind toleranta la frauda ;

Marcel Ghiță – Auditul Intern Ediția a doua Editura Economica

Mircea Boulescu , Marcel Ghiță , Valerică Mareș – Fundamentele auditului Editura didactică și pedagogică Bucuresti 2001

elaborarea planurilor de actiune prin care se stabilesc responsabilitatile si masurile de reducere a riscului de frauda ;eleborarea unui plan de raspuns care sa defineasca exact etapele ce trebuie urmate in cazul in care o frauda a fost raportata sau detectata ;

promovarea unei etici , a unor principii etice adecvate la nivel de entitate;

organizarea unui audit intern adecvat si eficace ;

informarea autoritatilor competente privind fraudele majore .

De asemenea , personalul din cadrul entitatii publice , are responsabilitati in legatura cu frauda , ce constau in :

respectarea politicilor si procedurilor interne , a regulamentelor si codurilor de conduita etica ;

informarea imediata a conducerii , ori de cate ori suspecteaza ca a fost comisa o frauda ;

respectarea obligatiei de sesizare a organelor judiciare competente , potrivit Codului penal , in cazul in care are cunostinta de savarsirea unei infractiuni in legatura cu serviciul in cadrul caruia isi indeplineste sarcinile.

Auditorii interni din cadrul entitatii au responsabilitati in legatura cu frauda , cu ocazia desfasurarii misiunilor de audit intern , ocazie cu care ofera conducerii entitatii publice , consiliere , ori dau asigurari privind functionalitatea sistemului de control managerial elaborate si implementat de acesta , pentru gestionarea riscurilor. Auditorii interni fac recomandari care sa ajute entitatea sa-si indeplineasca functiile cu eficacitate .

Auditorii interni nu au obligatia de a detine experienta si expertiza necesara detectarii si investigarii fraudelor , deoarece aceasta nu intra in sfera lor de raspundere , insa au ca sarcina examinarea instrumentelor de control , de prevenire a fraudei si a procedurilor de detectare puse in practica precum si oferirea unei asigurari independente asupra functionalitatii sistemului de gestionare a fraudei.

Marcel Ghiță – Auditul Intern Ediția a doua Editura Economica

Mircea Boulescu , Marcel Ghiță , Valerică Mareș – Fundamentele auditului Editura didactică și pedagogică Bucuresti 2001

In acelasi timp , auditorii interni au responsabilitati si in priviinta detectarii fraudelor astfel :

sa detina cunostinte suficiente privind frauda pentru a putea identifica elementele constitutive ale acesteia si tehnicile utilizate pentru investigare ;

sa cunoasca tipurile de frauda ce s-ar putea produce in activitatile pe care le auditeaza ;

sa evalueze indicii de frauda ;

in situatia in care sunt identificate puncte slabe ale controlului intern , auditorii interni trebuie sa desfasoare activitati suplimentare , inclusive examinari in vederea identificarii unor indicii de frauda .

In cazul identificarii unei potentiale fraude , se recomanda intocmirea unui raport distinct , care sa contina indicii de frauda si recomandarea expresa de realizare a unor investigatii suplimentare.

Auditorii interni din cadrul entitatilor publice , cu risc major de frauda , pe baza unei analize fundamentate , pot recomanda organizarea unor structuri de inspectie sau control permanente sau pentru o anumita perioada de timp , ce va fi un obiectiv auditabil in sfera de activitate a compartimentului de audit intern . Mentionam ca auditorul intern poate face parte din echipa mixta formata pentru investigarea fraudei in cazul in care este nominalizat de catre managenentul institutiei publice numai daca detine calificarea necesara in domeniul fraudei.

In aceasta situatie , auditorul intern , la finalizarea investigarii fraudei , distinct de raportul echipei mixte , poate continua propriile evaluari specifice activitatii de audit intern pentru :

formularea de recomandari privind implementarea sau dezvoltarea instrumentelor de control intern in vederea diminuarii riscurilor de producere a fraudelor ;

elaborarea unor teste de audit care sa permita detectarea pe viitor a riscurilor similare de frauda ;

determinarea cunostintelor suplimentare necesare auditorilor interni pentru a identifica riscurile de frauda si mecanismele de functionare a acestor

Marcel Ghiță – Auditul Intern Ediția a doua Editura Economica

Mircea Boulescu , Marcel Ghiță , Valerică Mareș – Fundamentele auditului Editura didactică și pedagogică Bucuresti 2001

CAPITOLUL 4

STUDIU DE CAZ

4.1. AUDITAREA ACTIVITATII DE RESURSE UMANE LA TREZORERIA GIURGIU

TREZORERIA GIURGIU

Serviciul Audit Public Intern

Nr. 13246 din 02.08.2014

ORDIN DE SERVICIU

In conformitate cu prevederile Legii 672/2002 privind auditul public intern , OMFP nr.445/2004 pentru aprobarea Normelor proprii privind exercitarea activitatii de audit public intern , a OMFP nr.70/2006 privind modificarea si completarea Normelor proprii privind exercitarea activitatii de audit public intern in cadrul Ministerului Finantelor Publice , si a Planului de audit intern pe anul 2015 se va efectua misiunea de audit la Trezoreria Giurgiu in perioada 04.08.2014 – 25.09.2014.

Scopul misiunii de audit este de a se asigura ca salarizarea functionarilor publici din Trezoreria Giurgiu este in conformitate cu legislatia in vigoare , iar obiectivele acesteia sunt de a verifica urmatoarele :

evaluarea gradului de conformitate cu prevederile legale a activitatii de resurse umane si salarizare ;

evaluarea stadiului de implementare a sistemului de control intern / managerial , conform OMFP nr.945/2005 republicat;

evaluarea activitatii intreprinse in vederea reducerii vulnerabilitatii la coruptie .

Mentionam ca se va efectua un audit de regularitate privind salarizarea functionarilor publici in Trezoreria Giurgiu .

Echipa de auditori interni este formata din urmatorii :

Vasilescu Ioana

Irimie Doina

Seful Compartimentului de Audit Public Intern ,

Vasiliu Marga

TREZORERIA GIURGIU 4.1.

Serviciul Audit Public Intern

DECLARATIA DE INDEPENDENTA

Nume : Irimie Doina

Misiunea de audit : Evaluarea activitatii de resurse umane si salarizare

Data : 03.08.2015

Auditor intern , Seful Comp. Audit Public Intern ,

Irimie Doina Vasiliu Marga

TREZORERIA GIURGIU

Serviciul Audit Public Intern

DECLARATIA DE INDEPENDENTA 4.2

Nume : Vasilescu Ioana

Misiunea de audit : Evaluarea activitatii de resurse umane si salarizare

Data : 02.03.2015

Auditor intern , Seful Comp. Audit Public Intern ,

Vasilescu Ioana Vasiliu Marga

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANSAREA MISIUNII

DE AUDIT PUBLIC INTERN

Catre : Trezoreria Giurgiu

De la : Vasiliu Marga , Sef Compartiment Audit Public Intern

Referitor la misiunea de audit intern : Evaluarea activitatii de resurse umane si salarizare

Stimata doamna Ionita Cristina ,

In conformitate cu Planul anual de audit public intern , urmeaza ca in perioada 04.03.2015 – 25.05.2015 sa efectuam o misiune de audit public intern cu tema ” Evaluarea activitatii de resurse umane si salarizare ”, iar structura organizatorica pe care o conduceti , respectiv Compartimentul Resurse Umane , va face obiectul acestei misiuni de audit .

Scopul misiunii de audit public intern este de a evalua riscurile procesului de salarizare a personalului din cadrul Trezoreriei Giurgiu , de a evalua controlul intern.

Va propunem ca in data de 04.03.2015 , ora 9,oo sa aiba loc sedinta de deschidere a misiunii de audit public intern , precum si inceperea activitatii de interventie la fata locului .

In cadrul sedintei de deschidere se vor discuta unele aspecte cu privire la derularea misiunii de audit intern , si anume :

prezentarea echipei de audit ;

scopul misiunii de audit public intern ;

prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit public intern ;

programul interventiei la fata locului ;

alte aspecte .

Pentru o mai buna intelegere a activitatii dumneavoastra va rugam sa ne puneti la dispozitie urmatoarele documente :

regulamentul de organizare si functionare a Compartimentului de Resurse Umane ;

fisele posturilor ;

organigrama entitatii ;

procedurile scrise ;

ghidul de control intern ;

raportul de audit public intern anterior ;

alte documente pe care le considerati necesare .

Pentru eventuale intrebari privind aceasta misiune de audit public intern , va rog sa contactati pe doamna Vasiliu Marga .

Data : 02.03.2014 Seful Comp.Audit public Intern ,

TREZORERIA GIURGIU 4.3.

Compartimentul Audit Public Intern

COLECTAREA INFORMATIILOR

Misiunea de audit : Evaluarea activitatii de resurse umane si salarizare

Perioada auditata : 01.01.2012 – 03.01.2014

Intocmit : Vasilescu Ioana Data : 02.03.2015

Avizat : Vasiliu Marga Data : 02.03.2015

LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE 4.4.

Misiunea de audit public intern:” Auditarea activitatii de resurse umane si salarizare „

Perioada supusa auditului : : 01.01.2012 – 03.01.2014

Intocmit : Vasilescu Ioana Data : 02.03.2015

Avizat : Vasiliu Marga Data : 02.03.2015

RAPORTUL DE AUDIT PUBLIC INTERN

privind misiunea realizata la Trezoreria Giurgiu avand ca domeniu auditabil

”Auditarea activitatii de resurse umane si salarizare”

Auditori :

Vasilescu Ioana

Irimie Doina

Supervizor

Vasiliu Marga

Coordonator Compartiment Audit Public Intern

STRUCTURA AUDITATA – Compartimentul de Resurse Umane si Salarizare din cadrul Trezoreriei Giurgiu

Introducere

1.1. Baza legala a misiunii de audit public intern

Misiunea de audit intern face parte din planul de audit pe anul 2014 care s-a desfasurat in baza :

Legii 672/2002 privind auditul public intern ;

OMFP nr.445/2004 pentru aprobarea Normelor proprii privind exercitarea activitatii de audit public intern ;

OMFP nr.70/2006 privind modificarea si completarea Normelor proprii privind exercitarea activitatii de audit public intern in cadrul Ministerului Finantelor Publice .

1.2. Date de identificare a misiunii de audit public intern

Cu adresa nr.67/02.03.2015 structura auditata a fost notificata cu privire la declansarea misiunii de audit public intern .

Prin Ordinul de serviciu nr. 13246/02.03.2015 a fost desemnata echipa de audit formata din auditorii Vasilescu Ioana si Irimie Doina .

Supervizarea a fost asigurata de doamna Vasiliu Marga , coordonator Compartiment Audit Public Intern .

1.3. Durata misiunii de audit public intern

Misiunea de audit public intern a fost planificata pentru perioada 04.03.2015 – 25.05.2015 , interventia la fata locului urmand sa se realizeze in intervalul 10.03.2015 -23.05.2015 .

1.4. Perioada supusa auditarii :

Perioada supusa auditarii a fost cuprinsa intre 01.01.2012 – 31.12.2014

1.5. Tipul de audit

Mentionam ca a fost efectuat audit de regularitate ; misiunea de audit a avut un character documentar , verificarea documentelor puse la dispozitia auditorilor de catre structura auditata efectuandu-se prin sondaj , iar in cadrul sondajului ales pe principiul reprezentativitatii , controlul total asupra documentelor .

a) Scopul misiunii de audi public intern a fost de a identifica Problemele intampinate de personalul structurii auditate , de a analiza cauzele si consecintele , si de a formula recomandarile , respectiv :

de a identifica si evalua riscurile semnificative aferente activitatilor desfasurate la nivelul structurii auditate ;

de a furniza o asigurare independenta si obiectiva in ceea ce priveste functionalitatea sistemului de control intern atasat activitatilor desfasurate .

b) Reglementarea organizarii structurilor auditate in perioada supusa auditarii

In perioada supusa auditarii , structura auditata a functionat in baza reglementarilor legale si a reglementarilor interne de organizare si functionare , dupa cum urmeaza :

OPANAF 1348 / 2009 pentru aprobarea Regulamentului de organizare si functionare ;

OPANAF 1172 /2009 pentru aprobarea organigramei DGFP

OPANAF 2744/ 2010 pentru aprobarea organigramei DGFP

OPANAF 2308/2011 pentru aprobarea organigramei DGFP

c) Modul de desfasurare a misiunii de audit public intern

Misiunea de audit s-a desfasurat la sediul Trezoreriei Giurgiu.

Pentru atingerea obiectivelor stabilite , s-a procedat la colectarea si prelucrarea informatiilor privind activitatile desfasurate la nivelul Compartimentului Resurse Umane .

Pe durata misiunii de audit public intern structura auditata a fost reprezentata de doamna Ionita Cristina sef comp. Resurse Umane.

Conform statelor de functii din perioada auditata :

in iulie 2012 au fost prevazute 8 posturi si ocupate 7 posturi din care 5 posturi cu studii superioare si 2 posturi cu studii medii. Gradul de ocupare a fost de 0.87.% .

in august 2013 au fost prevazute 8 posturi ocupate din care 5 posturi cu studii superioare si 3 posturi cu studii medii . Gradul de ocupare a fost de 0,70% .

in ianuarie 2014 au fost prevazute si ocupate 8 posturi , din care 5 cu studii superioare si 3 cu studii medii . Gradul de ocupare a fost de 0,87% .

1.6. Misiunea de audit public anterioara

Activitatea Comp. Resurse Umane a fost auditata in anul 2011 cand s-a intocmit Raportul de audit public intern nr. 345/21.05.2011. Mentionam ca pentru perioada auditata nu au fost constatate aspecte negative si nu s-au fomulat recomandari.

II . Obiectivele misiunii de audit public intern

Evaluarea gradului de conformitate cu prevederile legale a activitatii de resurse umane ;

Evaluarea stadiului de implementare a sistemului de control intern/managerial , conform OMFP nr. 946/2005 republicat ;

Evaluarea activitatii intreprinse in vederea reducerii vulnerabilitatii la coruptie .

III . Abordarea misiunii de audit public intern

Pentru indeplinirea obiectivelor misiunii de audit public intern , au fost utilizate tehnici si instrumente de audit conform prevederilor OMFP nr. 445/2004 pentru aprobarea normelor proprii privind exercitarea auditului public intern in cadrul MFP cu modificarile si completarile ulterioare, dupa cum urmeaza :

a)tehnici de audit intern

Verificarea , in vederea analizarii concordantei cu prevederile legale , prin :

examinari avand ca scop detectarea erorilor sau iregularitatilor ;

comparatii in scopul confirmarii unor informatii dupa obtinerea acestora din doua sau mai multe surse .

Interviul – pentru lamurirea unor aspecte legate de organizarea si desfasurarea activitatilor ;

Observarea fizica – in vederea formarii unei pareri proprii a auditorilor cu privire la modul de elaborare si aprobare a documentelor ;

Analiza – in vederea identificarii elementelor ce au stat la baza efectuarii unor operatiuni .

a)instrumente de audit intern :

liste de verificare pentru a stabili conditiile pe care trebuie sa le indeplineasca fiecare domeniu auditabil

chestionar de control intern / chestionar de luare la cunostinta

teste pentru urmarirea detectarii erorilor sau iregularitatilor

FIAP – uri.

a) documente si materiale examinate in cursul misiunii de audit public intern au fost :

legislatie aplicabila domeniului auditat ;

ROF , organigrama si statul de functii ;

Fisele posturilor

Fise de evaluare a personalului ;

Planuri de pregatire profesionala ;

Proceduri scrise de lucru ;

Registrul riscurilor ;

Dosarele profesionale ale functionarilor publici ;

Registre de evidenta a declaratiilor de avere/interese ;

Registrul de evidenta a functionarilor publici ;

Registre de evidenta a concediilor de odihna , medicale si fara plata ;

Foi colective de prezenta ;

State de plata ;

In timpul misiunii de audit public intern au fost intocmite urmatoarele documente :

liste de verificare

teste

FIAP

chestionare control intern

matricea analizei riscurilor

table puncte tari si puncte slabe

tematica in detaliu

programul de audit

programul de interventie la fata locului

colectarea informatiilor

nota centralizatoare a documentelor de lucru

lista centralizatoare a obiectelor auditatabile

minutele sedintelor de deschidere si incheiere

proiectul raportului de audit public intern.

Auditarea obiectivului nr. 1 s-a realizat prin sondaj , procedandu-se in acest caz la constituirea esantioanelor prin metoda selectiei rationale :

sondajul pentru dosarele profesionale ale functionarilor publici a fost stabilit astfel : din nr. Total de 343 angajati s-a considerat relevant un sondaj de 3,5% respectiv 12 dosare profesionale ale functionarilor publici de la Trezoreria Hotarele ;

sondajul pentru evidenta salariilor , concediilor de odihna , medicale si fara plata a fost stabilit in functie de numarul de luni din fiecare an auditat respectiv 10%. Astfel s-au ales foile collective de prezenta si statele de plata din lunile iulie 2012 , ianuarie 2013 , si ianuarie , februarie si martie 2014 pentru personalul din cadrul Trezoreriei Hotarele

IV . Constatari , cauze , consecinte , riscuri, recomandari

4.1. Obiectivul 1 – Evaluarea gradului de conformitate cu prevederile legale a activitatii de resurse umane

In baza listei de verificare nr. 1 , a testului , a chestionarului de luare la cunostinta si a FIAP –ului nr.1 echipa de auditori a constatat urmatoarele :

Aspecte pozitive

nu au fost identificate aspecte care , desi nu reprezinta sarcini/atributii de serviciu , sa fi contribuit la imbunatatirea proceselor /activitatilor desfasurate /documentelor elaborate;

Aspecte care necesita imbunatatiri

Pentru disfunctionalitatile constatate s-a intocmit anexa 1 – Situatia constatarilor privind aspectele negative si a recomandarilor .

c ) Alte aspecte

Activitatea de resurse umane

Planul de ocupare a functiilor publice a fost intocmit pe baza fundamentarilor inaintate de structurile institutiei .

Statele de functii au fost actualizate in functie de rezultatele procesului de promovare in grad , clasa si in functii publice de conducere conform aprobarilor ANAF – DGORU pentru transformarea posturilor supuse promovarii , modificarea sporului de vechime , transferuri , promovari temporare .

Deciziile privind angajarea /salarizarea /promovarea poarta semnaturile persoanelor autorizate .

Au fost nominalizate persoane responsabile cu :

formarea dosarelor profesionale

registrului de evidenta a salariatilor

monitorizarea intocmirii fiselor postului

procesului de evaluare a performantelor profesionale individuale din cadru Trezoreriei Giurgiu

implementarea prevederilor legale privind completarea , depunerea , transmiterea la ANI si publicarea de claratiilor de avere si de interese

Referitor la modul de gestionare a dosarelor profesionale s-a constatat ca documentele existente in dosare nu au fost indosariate in ordine cronologica , pe masura formarii dosarelor si nu s-a intocmit un opis al documentelor indosariate .Seful compartimentului , doamna Ionita Cristina a mentionat ca opisarea dosarelor profesionale se face in momentul plecarii salariatului sau predarii la arhiva DGFP Giurgiu .

Activitatea de salarizare

Este desemnata persoana responsabila cu gestionarea aplicatiei informatice privind calculul lunar al salariilor , concediilor de odihna si medicale . Programul informatic este gestionat de MFP .

Evidenta prezentelor , invoirilor , concediilor de odihna/medicale/de studii se tine in registe individuale si in dosare separate .

Exista concordante intre numarul de zile lucrate , concedii de odihna /medicale din foile colective de prezenta si cele inscrise in statele de plata.

4.2. Obiectivul 2 –Evaluarea stadiului de implementare a sistemului de control intern/ managerial , conform OMFP nr.946 /2005 republicat.

Pe parcursul derularii misiunii de audit public intern , in functie de de documentele examinate prezentate de structura auditata , in baza Listei de verificare , a chestionarului de control intern si a testului – echopa de audit a retinut aspecte care se circumscriu activitatilor ce definesc sistemul de control intern, conform OMFP nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului intern , cuprinzand standardele de management /control intern la entitatile publice si pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial , cu modificarile si completarile ulterioare.

Evaluarea mediului de control intern

Standard 1. – Etica si integritate

a) Constatari :

Sub aspectul cerintelor generale reglementate , echipa de audit a retinut urmatoarele :

codul de conduita a functionarilor publici aprobat prin Legea 7/2004 a fost prelucrat la nivelul Comp. Resurse Umane conform adresei nr. 4931/14.10.2012 inaintat consilierului etic din cadrul compartimentului ;

salariatii comp. resurse umane beneficiaza de consiliere etica din partea functionarului public desemnat pentru consiliere etica ;

nu au existat cazuri de nerespectare de catre angajatii structurii auditate , a prevederilir Legii 7/2004 privind codul de conduita a functionarilor publici sau a altor reglementari care stabilesc norme si reguli de conduita;

standardul 1 a fost implementat

b)Aspecte care necesita imbunatatiri

Nu au fost identificate .

c) Alte aspecte

Nu au fost identificate .

Standardul 2. – Atributii , functii , sarcini.

a) Constatari :

Sub aspectul cerintelor generale reglementate , echipa de audit a retinut urmatoarele :

salariatii structurii auditate au luat cunostinta de prevederile ROF- ului , Regulamentelor interne , fiselor postului si a altor reglementari care vizeaza activitatea de resurse umane , in baza minutei sedintei de lucru din 10.04.2015 precum si pe baza de semnatura ;

repartizarea sarcinilor /atributiilor din fisa postului s-a realizat in concordanta cu competentele decizionale , astfel cum sunt inscrise in ROF ; fiecare salariat a semnat fisa postului ;

standardul 2 a fost implementat

a)Aspecte care necesita imbunatatiri

Nu au fost identificate .

b) Alte aspecte

Nu au fost identificate .

Standardul 3. – Competenta , performanta .

a)Constatari :

Sub aspectul cerintelor generale reglementate , echipa de audit a retinut urmatoarele :

conducerea Trezoreriei a analizat si evaluat cunostintele si aptitudinile necesare in vederea indeplinirii sarcinilor /atributiilor fiecarui post prin intocmirea Raportului de evaluare a performantelor profesionale individuale ale salariatiilor ;

planurile anuale de pregatire profesionala au fost elaborate si s-au realizat in concordanta cu necesitatile obiective ale salariatiilor structurii auditate; au fost incheiate lunar PV de pregatire profesionala , semnate de toti participantii ;

in anul 2012 prin Nota de serviciu doamna Ceadar Georgeta a fost numita ca persoana responsabila cu pregatirea profesionala a salariatilor din comp. resurse umane .

standardul 3 a fost implementat

b) Aspecte care necesita imbunatatiri

Nu au fost identificate .

c) Alte aspecte

Nu au fost identificate .

Standardul 4. – Functii sensibile

a) Constatari :

Sub aspectul cerintelor generale reglementate , echipa de audit a retinut ca :

conform minutei la nivelul comp. resurse umane anu au fost identificate functii sensibile ;

standardul 4 a fost implementat

b) Aspecte care necesita imbunatatiri

Nu au fost identificate .

c) Alte aspecte

Nu au fost identificate .

Standardul 5. – Delegarea

a) Constatari :

Sub aspectul cerintelor generale reglementate , echipa de audit a retinut ca :

pe baza ROF , prin fisa postului sunt stabilite limitele competentelor si responsabilitatilor care se deleaga ;

in baza Notei de serviciu emisa de seful comp. resurse umane s-a completat formularul privind delegarea de competente ;

standardul 5 a fost implementat

b) Aspecte care necesita imbunatatiri

Nu au fost identificate .

c) Alte aspecte

Nu au fost identificate .

Standardul 6. – Structura organizatorica

a) Constatari :

Sub aspectul cerintelor generale reglementate , echipa de audit a retinut urmatoarele :

limitele pana la care salariatii pot lua decizii in vederea realizarii obiectivelor structurii auditate au fost stabilite prin fisa postului ;

in urma analizelor effectuate asupra principalelor activitati ale compartimentului au fost constatate elemente care sa ofere indicii cu privire la eventualele disfunctionalitati in fixarea sarcinilor de lucru individuale ;

prin respectarea procedurilor operationale comp. resurse umane asigura functionarea circuitelor si fluxurilor informationale necesare supravegherii si realizarii activitatilor proprii , conform minutei;

documentele intocmite in cadrul actiunilor de control se realizeaza si in format electronic ; pentru eficientizarea activitatii , informatiile circula si in format electronic .

standardul 6 a fost implementat

b) Aspecte care necesita imbunatatiri

Nu au fost identificate .

c) Alte aspecte

Nu au fost identificate .

II. Performanta si managenentul riscului

Standardul 7. – Obiective

a) Constatari :

Sub aspectul cerintelor generale reglementate , echipa de audit a retinut urmatoarele :

au fost stabilite obiectivele specifice ale comp. resurse umane , precum si indicatorii de performenta cu formule de calcul , termene de realizare , responsabili si nivele tinte ;

anual , odata cu evaluarea performantelor profesionale individuale sunt communicate salariatilor obiectivele specifice fiecarei functii impreuna cu indicatorii de performanta , in concordanta cu obiectivele specifice comp. resurse umane;

standardul 7 a fost implementat

b) Aspecte care necesita imbunatatiri

Nu au fost identificate .

c) Alte aspecte

Nu au fost identificate

Standardul 8. – Planificarea

a) Constatari :

Sub aspectul cerintelor generale reglementate , echipa de audit a retinut urmatoarele :

pana in prezent , resursele alocate au fost asfel repartizate incat s-a asigurat cadrul necesar realizarii obiectivelor specifice comp. resurse umane , conform minutei sedintei din 15.03.2015 ;

resursele repartizate se regasesc in documentele de planificare elaborate la nivelul comp. resurse umane , aprobate de Directorul Trezoreriei si de organul ierarhic superior cand este cazul , conform prevederilor legale ;

standardul 8 a fost implementat

b) Aspecte care necesita imbunatatiri

Nu au fost identificate .

c) Alte aspecte

Nu au fost identificate

Standardul 9. – Coordonarea

a) Constatari :

Sub aspectul cerintelor generale reglementate , echipa de audit a retinut urmatoarele :

este asigurata coordonarea deciziilor si activitatilor cu cele ale altor structuri functionale din cadrul Trezorerie Giurgiu , urmare coordonarii directe a comp. resurse umane de catre Director , precum si prin consultari permanente atat in cadrul serviciului , cat si cu structurile functionale interesate din cadrul Trezoreriei Giurgiu ;

standardul 9 a fost implementat

b) Aspecte care necesita imbunatatiri

Nu au fost identificate .

c) Alte aspecte

Nu au fost identificate

Standardul 10. – Monitorizarea perfomantelor

a) Constatari :

Sub aspectul cerintelor generale reglementate , echipa de audit a retinut urmatoarele :

pe baza celor 2 indicatori de performanta stabilita conform minutei din 15.03.2015 , comp. resurse umane este monitorizat in permanenta de catre Director

nu au fost cazuri de aplicare a masurilor corrective , deoarece nu au existat abateri de la obiective ;

monitorizarea si raportarea performantelor se face lunar , prin intermediul rapoartelor de activitate si annual , prin intermediul rapoartelor de evaluare a performantelor profesionale , conform minutei sedintei din 15.03.2015 si formularului ” Indicatori de performanta stability in baza obiectivelor specifice comp. resurse umane ”

reevaluare a relevantei indicatorilor asociati obiectivelor specifice , in scopul operarii corectiilor cuvenite sa efectueaza la sfarsitul fiecarui an odata cu intocmirea fiselor de evaluare a performantelor ;

standardul 10 a fost implementat

b) Aspecte care necesita imbunatatiri

Nu au fost identificate .

c) Alte aspecte

Nu au fost identificate

Standardul 11. – Managementul riscului

a) Constatari :

Sub aspectul cerintelor generale reglementate , echipa de audit a retinut urmatoarele :

identificarea si evaluarea riscurilor s-a realizat in conformitate cu PS -10 Managementul riscurilor , intocmindu-se fisa de alerta la risc ;

masuri de gestionare a riscurilor identificate si evaluate se regasesc in fisa de alerta la risc si sunt aprobate de GGR in cadrul sedintelor de analiza a riscurilor ;

completarea /actualizarea registrului riscurilor se face in conformitate cu PS -10 Managementul riscurilor ;

standardul 11 a fost implementat

b) Aspecte care necesita imbunatatiri

Nu au fost identificate .

c) Alte aspecte

Nu au fost identificate

III. Informarea si comunicarea

Standardul 12. – Informarea

a) Constatari :

Sub aspectul cerintelor generale reglementate , echipa de audit a retinut urmatoarele :

prin procedurile operationale elaborate de comp. resurse umane se stabilesc pentru fiecare activitate procedurala , tipurile de informatii , continutul , calitatea , frecventa , sursele si destinatarii acestora , astfel incat personalul sa isi poata indeplini sarcinile de serviciu , conform minutei sedintei din 27.04.2015 ;

la nivelul comp. resurse umane , colectarea , prelucrarea si centralizarea informatiilor se realizeaza in sistem informatizat ;

standardul 12 a fost implementat

b) Aspecte care necesita imbunatatiri

Nu au fost identificate .

c) Alte aspecte

Nu au fost identificate .

Standardul 13. – Comunicarea

a) Constatari :

Sub aspectul cerintelor generale reglementate , echipa de audit a retinut urmatoarele :

deciziile si initiativele luate la nivelul structurii sunt communicate prin intermediul corespondentei scrise , transmisa prin registratura generala , principalul canal de comunicare a informatiilor de la / spre celelalte structuri functionale ale Trezoreriei Giurgiu ;

circulatia documentelor asigura operativitatea utilizarii informatiilor prin email , internet , fax ;

la nivelul comp. resurse umane au fost stabilite canale adecvate de comunicare interna si externa , conform minutei sedintei din data de 27.04.2015 ;

standardul 13 a fost implementat

b) Aspecte care necesita imbunatatiri

Nu au fost identificate .

c) Alte aspecte

Nu au fost identificate .

Standardul 14. –Corespondenta si arhivarea

a) Constatari :

Sub aspectul cerintelor generale reglementate , echipa de audit a retinut urmatoarele :

la nivelul comp. resurse umane nu exista o procedura pentru primirea /expedierea , inregistrarea si arhivarea corespondentei ; conform Programului ANAF de monitorizare , coordonare si indrumare metodologica a dezvoltarii sistemului de control managerial , aceasta procedura se va realiza de catre Directia de investitii , achizitii publice si servicii interne ; pana atunci , exista un cadru formal privind primirea / expedierea , inregistrarea si arhivarea corespondentei , anexa la minuta nr. 1222/22.03.2015

conform minutei nr. 1222/22.03.2015au fost aduse la cunostinta salariatilor prevederile HG nr. 1349/2002 privind colectarea , transportul ,distribuirea si protectia , pe teritoriul Romaniei , a corespondentei clasificate ;

standardul 14 a fost implementat

b) Aspecte care necesita imbunatatiri

Nu au fost identificate .

c) Alte aspecte

Nu au fost identificate .

Standardul 15. – Ipoteze , reevaluari

a) Constatari :

Sub aspectul cerintelor generale reglementate , echipa de audit a retinut urmatoarele :

la 31.12.2013 , conform chestionarului de autoeveluare , Standardul 15 nu era implementat ;

prin minuta sedintei din 15.00.2015 , la nivelul comp. resurse umane au fost formulate ipoteze / premise care au stat la baza stabilirii obiectivelor specifice , realizandu-se si implementarea acestui standard ;

nu a fost cazul reevaluarii obiectivelor specifice datorita modificarii ipotezelor/ premiselor care au stat la baza fixarii acestora ;

standardul 15 a fost implementat

b) Aspecte care necesita imbunatatiri

Nu au fost identificate .

c) Alte aspecte

Nu au fost identificate .

Standardul 16. – Semnalarea neregularitatilor

a) Constatari :

Sub aspectul cerintelor generale reglementate , echipa de audit a retinut urmatoarele :

conform minutei nr.1209 /21.11.2014 au fost aduse la cunostinta salariatilor prevederile Legii nr.188/ 1999 privind statutul functionarilor publici republicata , Legii 571/2004 privind protectia personalului din autoritatile publice , institutii publice si din alte unitati care semnaleaza incalcari ale legii si legii 78/2000 pentru prevenirea , descoperirea si sanctionarea faptelor de coruptie ;

se aplica PS privind semnalarea neregularitatilor , eleborata de ANAF ;

nu au existat cazuri in care sa fie semnalate neregularitati de catre salariati ;

standardul 16 a fost implementat

b) Aspecte care necesita imbunatatiri

Nu au fost identificate .

c) Alte aspecte

Nu au fost identificate .

IV. Activitati de control

Standardul 17. – Proceduri

a) Constatari :

Sub aspectul cerintelor generale reglementate , echipa de audit a retinut urmatoarele :

la 31.12.2013 conform chestionarului de autoevaluare , standardul 17 era partial implementat ; erau elaborate , aprobate si aplicate de catre salariatii comp. resurse umane 4 proceduri ;

conform minutei reuniunii de lucru a membrilor Comisiei de monitorizare , coordonare si indrumare metodologica a dezvoltarii sistemului de control intern managerial de la nivelul ANAF nr.840360/2012 ”procedurile scrise de lucru vor fi elaborate numai la nivel central iar directiile denerale ale finantelor publice judetene au obligatia sa le puna in aplicare ”

in present , la nivelul ANAF au fost elaborate 8 proceduri de system aplicabile comp. resurse umane , care are obligatia sa le puna in aplicare :

PS privind organizarea perioadei de stagiu a functionarilor publici debutanti

PS privind semnalarea neregularitatilor

PS privind intocmirea , completarea si gestionarea dosarelor profesionale ele functionarilor ale functionarilor publici / personalului contractual

PS privind intocmirea si aprobarea fiselor postului

PS privind fundamentarea si eleborarea propunerilor privind Planul de ocupare a functiilor publice

PS privind intocmirea /actualizarea statului de functii /statului de personal

PS privind gestionarea resurselor umane utilizand aplicatia Personal – Oracle .

procedurile sunt communicate salariatiilor comp. resurse umane conform Minutei din data de 06.01.2015 si sunt aplicate permanent ;

la data misiunii de audit , standardul 17 este implementat

b) Aspecte care necesita imbunatatiri

Nu au fost identificate .

c) Alte aspecte

Nu au fost identificate .

Standardul 18. – Separarea atributiilor

a) Constatari :

Sub aspectul cerintelor generale reglementate , echipa de audit a retinut urmatoarele :

activitatea se realizeaza de personalul comp. resurse umane, iar verificarea si aprobarea lor se realizeaza de catre Directorul Trezoreriei Giurgiu

se aplica principiul celor patru ochi , in orice activitate fiind implicate cel putin doua personae ;

aplicarea procedurilor asigura separarea atributiilor ;

standardul 18 este implementat .

b) Aspecte care necesita imbunatatiri

Nu au fost identificate .

c) Alte aspecte

Nu au fost identificate .

Standardul 19. – Supravegherea

a) Constatari :

Sub aspectul cerintelor generale reglementate , echipa de audit a retinut urmatoarele :

supravegherea indeplinirii atributiilor de serviciu se realizeaza permanent prin avizarea / aprobarea de catre Director a documentelor elaborate de catre salariatii comp. resurse umane ;

nu au fost cazuri de activitati cu un grad ridicat de expunere la risc care sa necesite o supraveghere in baza unor proceduri prestabilite ;

standardul 19 este implementat

b) Aspecte care necesita imbunatatiri

Nu au fost identificate .

c) Alte aspecte

Nu au fost identificate .

Standardul 20. – Gestiunea abaterilor

a) Constatari :

Sub aspectul cerintelor generale reglementate , echipa de audit a retinut urmatoarele :

in cadrul minutei sedintei din 07.01.2015 a fost adusa la cunostinta salariatilor obligativitatea intocmirii documentelor justificative si inaintarea acestora spre aprobare , inaintea efectuarii operatiunilor ;

nu s-au inregistrat abateri ;

standardul 20 este implementat

b) Aspecte care necesita imbunatatiri

Nu au fost identificate .

c) Alte aspecte

Nu au fost identificate .

Standardul 21. – Continuitatea activitatii

a) Constatari :

Sub aspectul cerintelor generale reglementate , echipa de audit a retinut urmatoarele :

au fost identificate situatii generatoare de intreruperi in derularea activitatii comp. resurse umane , cum ar fi defectarea echipamentelor informatice , etc. si au fost stabilite masuri pentru asigurarea continuitatii activitatii ;

standardul 21 este implementat

b) Aspecte care necesita imbunatatiri

Nu au fost identificate .

c) Alte aspecte

Nu au fost identificate .

Standardul 22. – Strategii de control

a) Constatari :

Sub aspectul cerintelor generale reglementate , echipa de audit a retinut urmatoarele :

au fost stabilite actiunile necesare pentru indeplinirea obiectivelor specifice comp. resurse umane , iar prin fisa postului fiecare angajat are stabilite atributii clare pentru realizarea obiectivelor specifice ;

strategiile de control aplicate furnizeaza o asigurare rezonabila cu privire la atingerea obiectivelor specifice comp. resurse umane ;

standardul 22 este implementat

b) Aspecte care necesita imbunatatiri

Nu au fost identificate .

c) Alte aspecte

Nu au fost identificate .

Standardul 23. – Accesul la resurse

a) Constatari :

Sub aspectul cerintelor generale reglementate , echipa de audit a retinut urmatoarele :

accesul personalului la resurse se realizeaza cu respectarea stricta a normelor cuprinse in actele administrative emise de Trezoreria Giurgiu

conform minutei sedintei din data de 22.12.2014 s-a reglementat accesul salariatilor la resursele materiale , financiare si informationale ;

standardul 23 este implementat

b) Aspecte care necesita imbunatatiri

Nu au fost identificate .

c) Alte aspecte

Nu au fost identificate .

V . Auditarea si evaluarea

Standardul 24. – Verificarea si evaluarea controlului

a) Constatari :

Sub aspectul cerintelor generale reglementate , echipa de audit a retinut urmatoarele :

prima autoevaluare a subsistemului de control intern /managerial al comp. resurse umane , s-a realizat in ianuarie 2015 pentru anul 2014 : concluzia cu privire la stadiul de implementare a standardelor de control intern /managerial era ca sunt implementate un numer de 22 de standarde , un standard partial implementat (Standardul 17 ) si un standard neimplemantat (Standardul 15 ) din 24 aplicabile comp. resurse umane ;

seful comp. resurse umane a realizat operatiunea de autoevaluare a subsistemului de control intern /managerial existent la data de 31.12.2014 si a stabilit in mod corect ca sistemul este conform ;

la data misiunii de audit , toate cele 24 de standarde din 24 aplicabile comp. resurse umane sunt implementate , iar subsistemul de control intern/ managerial al compartimentului este conform ;

standardul 24 este implementat

b) Aspecte care necesita imbunatatiri

Nu au fost identificate .

c) Alte aspecte

Nu au fost identificate .

Obiectivul 3 – Evaluarea activitatilor intreprinse in vederea reducerii vulnetabilitatii la coruptie

In baza listei de verificare si a chestionarului de control intern echipa de auditori a constatat urmatoarele :

Aspecte pozitive

Nu au fost identificate aspecte care , desi nu reprezinta sarcini/atributii de serviciu , sa fi contribuit la imbunatatirea proceselor /activitatilor desfasurate/documentelor elaborate .

b)Aspecte care necesita imbunatatiri

Nu au fost identificate .

c) Alte aspecte

Sub aspectul cerintelor generale reglementate , echipa de audit nu a constatat nereguli privind vulnerabilitatea la coruptie .

In cadrul structurii auditate vor fi identificate si inventariate activitatile /operatiunile care pot avea un grad ridicat de vulnerabilitate la coruptie , iar riscurile aferente vor fi evaluate si inregistrate in Registrul riscurilor .

In planul de pregatire profesionala va fi introdus studiul prevederilor legale care vizeaza reducerea vulnerabilitatii la coruptie , respective :

HG nr.609/2008privind aprobarea strategiei nationale anticoruptie

Legea nr.161/2003 privind unele masuri pentru asigurarea transparentei in exercitarea demnitatilor publice , a functiilor publice si in mediul de afaceri , prevenirea si sanctionarea coruptiei

Legea nr.571/2004 privind protectia personalului din autoritatile publice , entitatile publice si din alte unitati care semnaleaza incalcari ale legii .

Concluzii

In raport de aspectele prezentate , echipa de audit aprecieaza nivelul de asigurare finala pentru activitatea de resurse umane din cadrul Trezoreriei Giurgiu conform grilei, astfel :

4.5.

Legenda : 4.6

Evaluarea gradului de conformitate cu prevederile legale si cadru procedural

Evaluarea controlului intern

In baza corelatiei dintre gradul de conformitate si evaluarea sistemului de control intern , pentru activitatea de resurse umane din cadrul Trezoreriei Giurgiu , in perioada 01.01.2012 -31.12.2014, gradul de asigurare finala este mediu .

Tabelul cu recomandari este prezentat in anexa 2. care face parte din prezentul prioect de raport de audit .

Tabelul cu recomandarile cuprinse in proiectul de raport 4.7

de audit nr.113 /29.05.2015

CONCLUZII

Auditul este un domeniu de varf atat in teorie cat si in practica economica interpunandu-se intre cei care produc si cei ce folosesc informatiile . Ambele grupuri au nevoie de opinia exprimata de auditor in legatura cu atestarea sinceritatii situatiilor financiare , conformitatea cu prevederile legale in vigoare si cu respectarea principilor de performanta manageriala .

O atentie deodebita se acorda conceptelo de audit cum ar fi : probele de audit, materialitatea, frauda si eroarea .

Auditorul intern isi doreste certificarea de catre organizatie . In Anglia obtinerea certificatului de auditor reprezinta detinerea unui brevet al profesionalismunlui .

Unele capitole trateaza conceptul de audit intern in viziunea mai multor specialisti in domeniu . Pe scurt auditul intern este reprezentat de persoana independenta si competent ace verifica realitatea situatiilor contabile si financiare.

BIBLIOGRAFIE

1. Mircea Boulescu ,Marcel Ghiță , Valerica Mareș – Fundamentele Auditului – Editura didactica si pedagogica Bucuresti 2001 ;

2. Marcel Ghiță – Auditul intern – Ediția a doua – Editura economica

3. Jacques Renard – Teoria si practica auditului intern –Editia a patra

4. Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern

5. Ordonanța Guvernului nr.37/2004 pentru modificarea și completarea reglementărilor privind auditul intern;

6. CECCAR – Norme Nationale de audit , bucuresti 1999

7. INTOSAI – Standarde de audit , noiembrie 1998