Aspecte Contabile Privind Gestionarea Stocurilor

Cuprins

Introducere

I. Stadiul cunoașterii și elementele definitorii privind sistemeLE informatice pentru gestiunea stocurilor

1. Sistemul informațional și sistemul informatic

2. Sisteme informatice de gestiune a stocurilor

Obiectivele unui sistem de gesiune a stocurilor

Arhitectura sistemului informatic al unei firme

3. Aspecte contabile privind gestionarea stocurilor

3.1. Aprovizionarea și desfacerea

Surse de aprovizionare

Structura comenzilor

Tipuri de gestiune a stocurilor

Modalități de stocare

3.2. Gestiunea economică a stocurilor

3.2.1. Structuri privind stocurile

3.2.2. Analiza și funcționarea conturilor

3.2.3. Evaluarea stocurilor

3.2.4. Evaluarea stocurilor la intrare — Reluări

3.2.5. Evaluarea în contabilitate a stocurilor la ieșire

3.2.6. Descărcarea din gestiune a stocurilor

3.2.7. Reglementări contabile internaționale privind stocurile

3.2.8. Modificări ale reglementărilor contabile privind stocurile

II. STudiu de caz: Proiectarea și realizarea unui sistem informatic pentru GESTIUNEA STOCURILOR ÎN CADRUL…..

1. Prezentare generală a societății

Scurt istoric

Obiectul de activitate

Organizarea societății

Particularitatile sistemului informaic

2. Proiectarea unui sistem informatic de gestiune a stocurilor

Arhitectura generală a unui sistem de gestiune a stocurilor

Descrierea obiectivelor aplicatiei

3. Modelarea datelor

3.1. Modelul Conceptual al Datelor

3.2. Modelul conceptual al Prelucrărilor

3.3. Modelul Logic al Datelor

3.4. Modelul fizic al datelor

3.5. Modelul fizic al prelucrărilor

Concluzii și propuneri

Anexe

Bibiliografie

Capitolul I. Stadiul cunoașterii și elementele definitorii privind sistemeLE informatice pentru gestiunea stocurilor

1. Sistemul informațional și sistemul informatic

Indiferent de domeniul de activitate la care se face referire este evident că pentru existența, funcționarea și dezvoltarea oricărui tip de organizație utilizarea calculatoarelor și a tehnologiilor informatice asociate acestora a devenit o componentă indispensabilă. Acestea au un rol esențial în oferirea de suport atât pentru desfășurarea activităților curente , cât și în luarea unor decizii care au la bază informațiile obținute în urma procesului de prelucrare a datelor referitoare la respectiva activitate. Informația este o componentă fără de care organizația nu are sens; tocmai de aceea este necesară alocarea de resurse adecvate care sa faciliteze dobândirea, memorarea, transmiterea, tranformarea și distribuirea acesteia în conformitate cu cerințele funcționale identificate în cadrul fiecarei organizații. Aducând în discuție termenul de „resurse” este de precizat că simpla prezență a echipamentelor, ca elemente fizice, nu este suficientă pentru desfașurarea activității, ci se impune prezentarea sistemului informațional, ca un ansamblu utilizat în desemnarea informațiilor, personalului, componentelor fizice și proceselor informaționale realizate în scopul îndeplinirii obiectivelor stabilite la nivelul organizației.

Sistemul informațional are rolul de a asigura comunicarea între sistemele, implicit subsistemele existente în cadrul entităților, fiind prezent în toate procesele economico-sociale ce se desfășoară. Astfel, sistemul informațional poate fi privit ca un element de legătură atât din punct de vedere tehnic, cât și din punct de vedere organizatoric, între sistemul operațional (de executie) și cel managerial (decizional), informația jucând rolul pricipal în acest sistem. Pornind de la nivelul organizațional, sistemul informațional este responsabil în colectarea datelor inițiale de la locul în care se constată apariția sau existența acestora, verificarea, codificarea, centralizarea și stocarea lor pe diferite suporturi, fizice și/sau electronice, întrucât vor fi transmise următorului proces, cel al prelucrării. Prelucrarea poate fi atât manuală, cât și automată în funcție de cerințele care au fost formulate și de finalitatea așteptată în urma procesului de prelucrare. Următorul pas consta în selectarea informațiilor obținute în urma prelucrării în conformitate cu principiul selecției astfel încat vor fi păstrate și luate în considerare numai acelea complete, clare, concise, actuale, care se consideră a fi necesare pentru luarea unor decizii legate de activitățile desfășurate. Deciziile luate sunt transmise sistemului organizațional, iar rolul sistemului informațional în această situație este de a urmări și controla respectarea deciziilor. Datorită caracterului său omniprezent, sistemul informațional urmărește succesiunea logica a activităților de bază și a proceselor ce au loc într-o organizație economică, regăsindu-se aici documentele purtătoare de informații, mijloacele de comunicare și sistemele de prelucrare a informațiilor, dar și diferite moduri în care personalul interacționează cu datele, procesele, tehnologiile utilizate cu scopul de a oferi suport în hotărârile de afaceri. Sistemul informațional generează fluxuri de informații care formează un ansamblu de circuite informaționale ce stau la baza desfășurării oricărei activități economice sau sociale. Sistemul informațional poate fi evaluat din punctul de vedere al contribuției pe care o aduce la atingerea obiectivelor activităților organizațiilor economico-sociale, iar din perspectiva obiectivului său propriu acesta este reprezentat de satisfacerea necesităților informaționale utile conducerii în fundamentarea și elaborarea deciziilor. Deci, prin realizarea obiectivului propriu, sistemul informațional își aduce contribuția la realizarea obiectivelor generale ale entității.

Pe măsura ce sunt realizate activitățile din cadrul sistemului informațional prin intermediul tehnicilor de calcul, iar rezultatele sunt transmise mai departe spre prelucrare cu ajutorul echipamentelor electronice de culegere, transmitere, stocare și prelucrare automată a datelor se obține automatizarea sistemului informațional, deci apare în discuție conceptul de sistem informatic.

Sistemul informatic este definit ca fiind acea parte esențială a sistemului informațional, consituită dintr-un ansamblu de componente de tehnologie a informației implicate în acest proces de prelucrare și transmitere a informațiilor prin căi electronice. Conceptul prezinta un dublu sens: cel tehnic – referitor la echipamentele și aplicațiile folosite, și cel managerial – referitor la obiectivele urmărite prin gestionarea fondului de informații, personal și proceduri utilizate în funcționarea sistemului. Sistemul informatic are o structură corespunzatoare cerințelor diferitelor categorii de utilizatori, cum ar fi personalul implicat în colectarea și prelucrarea datelor, dar și personalul cu rol decizional de la nivelul managementului strategic.

Un sistem informatic poate avea următoarele componente: calculatoarele, elementele periferice, unitățile fizice de comunicație, componentele hardware și software, programele necesare funcționării și utilizatorii acestora, baza informațională și cadrul organizatoric al firmei corespunzator activității desfășurate. Toate aceste componente se regăsesc intercorelate din punct de vedere funcțional la nivelul sistemului. Doar prezența elementelor de tip fizic nu desemnează existența sistemului informatic, ci este absolut necesară prezența software-ului aplicativ în efectuarea lucrărilor respectivului sistem informațional. Deci, se vorbește de sistem informatic de gestiune numai atunci când problemele care aparțin sistemului informațional se rezolvă cu ajutorul unui software de aplicație și se disting aici două categorii principale de programe: programe cu ajutorul cărora se efectuează prelucrări curente de tip universal, adică cele care au automatizat munca peronalului care se ocupa cu redactarea și procesarea unor tabele și texte, căutări de documente și date din documente care acum sunt realizate mult mai rapid, sintetizări, etc. Și programe specifice care au fost definite în mod special pentru realizarea anumitor lucrări din cadrul organizației, precum cele utilizate pentru contabilitatea financiară sau pentru contabilitatea managerială. Componeta hardware a sistemului informatic este alcatuită din totalitatea echipamentelor tehnice de stocare și prelucrare a datelor. Acesteia i se alatură tehnologiile de comunicație a datelor între sisteme alfate în strânsă legătură cu baza informațională care cuprinde fluxurile informaționale și datele supuse prelucrării și codificării. Utilizatorii sistemului informatic sunt reprezentați de resursele umane cu care vine în contact, atât personalul specializat implicat în implementare, cât și beneficiarii sistemului. Aceștia acționeaza în conformitate cu regulamentul de organizare și funcționare al unității respective definit prin intermediul cadrului organizatoric. Astfel, finalitățile urmărite din punct de vedere managerial se concretizează în maniera în care sistemul informatic preia lucrări și activități, le supune transformărilor și le integreaza la nivelul proceselor de afceri.

În ceea ce priveste relația dintre sistemul informațional și sistemul informatic acestea nu trebuie confundate și nici suprapuse chiar dacă sistemul informatic are tendința de a egala sfera de cuprindere a sistemului informațional(Figura 1). Acest lucru nu va fi posibil, ceea ce se explică atât prin limitele existente la nivelul sistemului informatic, cât și prin existența unor activități în cadrul sistemului informațional care nu vor putea fi automatizate în totalitate. Există, însă, și păreri conform cărora sistemul informatic ar depași aria de cuprindere a sistemului informațional datorită impicării acestuia în activități de conducere, dar acest punct de vedere nu a fost dovedit încă. Legătura dintre cele două sisteme prezintă mai multe aspecte:

Sistemul informatic joacă rol de infrastructură pentru sistemul informațional; acesta din urmă determină setul de informații ce vor fi prelucrate și memorate, procesele și procedurile de urmat și personalul implicat, iar sistemul informatic este responsabil în funcționarea sistemului informațional în parametri specificați;

Sistemele informatice comunică între ele și își transmit în mod reciproc date și solicitări;

Sistemul informațional și sistemul informatic sunt în relație de interdependență: sistemul informațional transmite informații si solicitari către sistemul informatic, de la care primește răspuns sub forma unor rezultate pe care le încorporează și utilizează mai departe;

Sistemele informatice prezintă unele particularități tehnice care presupun introducerea în sistemul informațional a unor prelucrări suplimentare specifice, cum ar fi procedurile de securitate, confindențialitate și asigurare a protecției datelor;

Sistemele informatice utilizează tehnologii ce pot aduce noi oportunități în organizație, ceea ce implică modificări ale proceselor de gestiune și, inevitabil, ale sistemului informațional;

La rândul său, sistemul informațional evoluează pentru a face față schimbărilor intervenite în activitățile din organizație și modificărilor de la nivel managerial, fapt ce antrenează modificări corespunzătoare și la nivelul sitemelor informatice pentru a fi în concordanță cu noile cerințe funcționale;

Sistemele informatice pot funcționa atât pe platforme omogene, cât și pe platforme eterogene, ceea ce generează o problemă legată de transmitere datelor și solicitărilor de la o platformă la alta;

Sistemele informatice trebuie să aibă capacitetea de adaptare la noile versiuni sau generații de sisteme de operare, de sisteme de gestiune a bazelor de date și la modificările survenite la nivelul echipamentelor, iar sistemul informațional trebuie să perceapă aceste schimbări ca o îmbunătățire a performanțelor de exploatare, fără a avea implicații negative asupra funcționalităților și coerenței datelor deja existente.

Sisteme informatice de gestiune a stocurilor

„Un sistem informatic de gestiune este o soluție informatică pentru obiectivele, activitățile, lucrările, problemele sau dificultățile (unui segment al) sistemului informațional din organizație, aptă de a funcționa pe o anumita platformă (o configurație de echipamente si software de exploatere si gestionare a acestora), folosind un anume software de aplicație, într-o anumita viziune de organizare și articulare a proceselor de afaceri”

Sistemele informatice de gestiune sunt create și dezvoltate cu scopul de a răspunde principalelor tipuri de cerințe informaționale privind înregistrarea tranzacțiilor, monitorizarea, coordonarea și controlul activității curente, previzionarea și planificarea activității. Necesitățile informaționale la care sistemele informatice de gestiune dau răspuns a condus la delimitarea acestora în trei categorii: de prelucrarea a tranzacțiilor, de informare a conducerii și de asistare a deciziilor. Fiecare eveniment, operație sau modificare intervenită în activitatea organizației determina înregistratrea unei tranzacții. Evoluția tehnologiilor informației a condus la standardizarea acestor tranzacții pe tipuri de evenimente, având un conținut informațional detaliat, acestea putând fi prelucrete și memorate in mod continuu, foarte aproape de timpul real al producerii lor. În ceea ce privește gestiunea stocurilor, astfel de tranzacții pot fi determinate de achiziția de materii prime sau materiale, efectuarea unei comenzi, livrarea unor produse către un client, plata unei facturi – tranzacție care adesea este realizată automat prin retragerea sumei corespunzatoare, obținându-se astfel o economie de timp datorita rapidității pe care sistemele informatice de gestiune o imprimă activitățiilor. Toate acete tranzacții memorate sunt sintetizate și raportate periodic coducerii în scopul informării acesteia pentru o bună executare a coordonării și controlului activității. Informațiile obținute vor sta la baza adoptării deciziilor privind soluționarea eventualelor probleme semnalate sau valorificării de noi oportunități. Analiza informațiilor provenite din diverse surse, atât interne, cât și externe organizației conduce la previzionarea și planificarea activității pe termene medii și lungi. Sistemele care răspund acestor tipuri de necesități furnizeaza suportul necesar pentru aplicarea metodelor,tehnicilor și instrumentelor de asistare a deciziei prin sintetizarea datelor de natură diferită, armonizarea, reunirea și stocarea lor în depozite de date, însa decizile sunt adoptate de conducerea organizației. De exemplu, rapoartele săptămânale privind cantitățile de materiale achiziționate/ consumate sau cele privind evoluția prețurilor pe piața respectivelor materiale reprezintă informașii suport pentru fundamentarea deciziilor conducerii în legătură menținerea nivelului de activitatea sau modificarea acestuia. Sistemul informatic de gestiune al unei organizații are în vedere asigurarea unui cadru unic, unitar de înregistrare a tranzacțiilor, monitorizare, control, previzionare și planificare a activității pentru acoperirea tuturor domeniilor funcționale și a fluxurilor de procese existente, fapt denimit generic integrare.

Un sistem informatic de gestiune a stocurilor – a cărui denumire poate fi regăsită și sub forma de soft de gestiune, program de evidență a stocurilor, sistem de inventar sau simplu program de gestiune – are rolul de a prelua, stoca si transmite informațiile pentru existența unei evidențe electronice a materiilor prime, materialelor sau mărfurilor, denumite in mod sintetic stocuri care de găsesc în depozit. Utilizarea unui sistem informatic pentru gestiunea stocurilor prezintă atât avantaje, cât și dezavantaje, dar balanța se înclină în favoarea avantajelor, ceea ce determină numeroase entități să adopte acest sistem. Printre avantaje precizăm: raportarea în timp real cu privire la situația actuală a stocurilor aflate în depozitele organizației, raportarea referitoare la rulajul produselor din depozit, economisirea de timp și spațiu, reducerea riscului de informare eronată în legătură cu existența unui anumit stoc, ajută la buna organizare a personalului executiv angajat la depozit, oferă informații și instrumente cu rol în organizarea și planificarea activităților firmei. Dezavantajul utilizării sitemului de gestiune este unul de ordin tehnic și incontrolabil de către companie reprezentat de lipsa alimentării cu energie elecrică, situație ce determina imposibilitatea de a accesa baza de date pentru a efectua operațiuni. Aceasta nu este, însă, o situație crtică, întrucât se pot lua masuri de prevenire astfel încat serverul să fie conectat la o sursă de energie care să permită rezolvarea urgențelor și salvarea modificărilor efectuate.

Obiectivele unui sistem de gestiune a stocurilor

Obiectivele sistemelor informatice de gestiune privesc finalitățile avute în vedere încă din mometul creării sistemului în conformitate cu cerințele informaționale. Acestea răspund la întrebarea „Care este scopul sisemului informatic de gesiune respectiv?

”

Din punct de vedere al sferei de cuprindere, există obiective principale(generale) și secundare. Obiectivul oricărui sistem informatic de gestiune trebuie să fie subordonat obiectivului general al organizației întrucat sistemul informatic este subordonat sistemului decizional și asigură funcționarea optimă a activității. Asfel, implementarea unui sistem informatic de gestiune a stocurilor are ca principal obiectiv obținerea în timp util a informațiilor reale cu privire la situația stocurilor necesare tuturor nivelurilor de management pentru a emite decizii legate de eficientizarea activității organizației. Adiacent acestui obiectiv principal există obiective secundare sau derivate aflate în strânsă legătură cu detalierea activității economice și care au prioritate deoarece realizarea lor conduce la realizarea obiectivului general. Este necesar ca obiectivele secundare ale sistemului să fie în concordanță cu obiectivul general, dar și ele între ele, adica realizarea unuia să influențeze realizarea celorlalte și toate să concure la realizarea obiectivului general. Dacă aceste obiective nu sunt compatibile îndeplinirea lor nu va afea ca efect eficientizarea activității.

Din punct de vedere al domeniului de activitate supra căruia obiectivele au efect, pot fi menționate:

Obiective care au efect asupra activitățiilor de bază ale organzației economice, precum: creșterea gradului de valorificare a stocurilor, creștere gradului de înzestrare tehnică a personalului, creșterea volumului producției, reducerea consumurilor specifice de materie primă și materiale, creșterea vitezei de rotație a stocurilor, creșterea profitului și a rentabilității, reducerea pierderilor de materiale și materii prime, etc.

Obiective care au efect asupra funcționării sistemului informațional, cum ar fi: reducerea costului informației, reducerea timpului de răspuns al sistemului la solicitările utilizatorilor, creșterea preciziei informațiilor de tranmis către conducere, raționalizarea fluxurilor și circuitelor informaționale, etc. Realizarea acestor obiective influențează în mod indirect și realizarea obiectivelor prezentate anterior.

Din punct de vedere al posibilității de cuantificare a efectolor pe care le au, obiectivele pot fi cunatificabile și necunatificabile. Cele cuantificabile sunt cele ale căror efecte pot fi măsurate în termeni cantitativi, precum: reducerea cheltuielilor, creșterea volumului producției, creșterea vitezei de rotație a socurilor, reducerea cantității de materiale consumate. Obiectivele necuantificabile au efecte ce nu pot fi măsurate în valori absolute, ci influențeaza in general calitatea, cum ar fi: creșterea calitații produselor fabricate, creșterea calității informațiilor, creșterea prestigiului organizației, etc.

Existența unei plaje largi de obiective ale sistemelor informatice de gestiune a impus clasificarea acestora pe mai multe categorii specifice diferitelor tipuri de organizații economice. Conducerea fiecarei entități economice trebuie să stabilească obiectivele de îndeplinit, dar și ordinea pe care o au la realizare în funcție de prioritățile identificate. Astfel, întelegerea căilor de urmat spre realizarea obiectivelor de catre resursele umane implicate va facilita implementarea și exploatarea sistemului informatic de gestiune, iar rezultatul va fi cel așteptat.

Arhitectura sistemului informatic al unei firme

Arhitectura sistemelor informatice de gestiune reprezintă împărțirea acestora pe structuri, componente identificabile și interactiunile ce au loc între acestea. Presupune existența mai multor planuri diferite pentru același sistem, corespunzătoare, fiecare, unor necesități specifice, în funcție de ceea ce se urmărește a fi realizat. Arhitectura sistemelor informatice poate fi percepută ca o soluție generică referitoare la modul în care lucrează firma, reflectând prin componența ei viziunea strategic-managerială a organizației. Aceasta soluție trebuie să țină cont de elementele componente ale sistemului informatic, modul în care interacționează atât între ele, cât și cu utilizatorii, de datele care se culeg, prelucrările care au loc și modul de transmitere a datelor între componentele sistemului. Arhitectura sistemului informatic prezintă planul conform căruia viitorul sistem informatic va acoperi toate cerințele informaționale identificate. Dupa definirea componentelor de bază ale sistemului informatic urmează divizarea succesivă a fiecăreia dintre acestea în conformitate cu planul stabilit și prioritățile identificate.

Sistemele informatice prezintă două laturi arhitecturale complementare (Figura 2). Prima, arhitectura funcțională a sistemului informatic, este corezpunzătoare utilizării sistemului informatic, adică este responsabilă de îndeplinirea în condiții de eficiență a unor responsabilități ce țin de activitățile curente ale firmei și asigură suport în procesul de adaptare la schimbările survenite. Cea de-a doua latură, arhitectura internă a aplicațiilor sau, mai explicit, arhitectura internă a software-ului aplicativ privește sistemul din perspectiva producerii lui, a obținerii unui sofware care să răspundă cerințelor funcționale.

În funcție de viziunea managerială pe care o aplică și de domeniunl în care acționează, fiecare organizație funcșionează în mod curent prin interacțiunea unor procese de afaceri specifice, alcătuite la răndul lor dintr-o gama de activități realizate fie de personalul angajat, fie de sistemele informatice aflate în exploatare, prin executarea unei succesiuni de lucrări. Arhitectura funcționala a sistemului informatic este descrisă prin trei laturi: funcții, organizare, amplasare. Funcționalitatea sistemului informatic constă în asistarea unora dintre aceste lucrări sau în automatizarea lor integrală, deci funcțiile preiau sau asistă sistemul. Latura organizațională a arhitecturii funcționale este formată din maniera în care lucrările informatizate sunt integrate în procesele de afaceri distribuite pe posturi de lucru sau responsabilități implicate în executarea lor de către managementul organizației. Amplasarea sistemului informatic face apel la infrastructura organizației și vizează alocarea pe posturi de lucru chiar dacă acestea se află în aceeași locție sau în locații fizice distincte. Intervine, deci, problema disponibilității funcționalităților în locurile respective, problema ce trebuie acoperită de sistemul informatic.

Cunoscut fiind caracterul complex al sistemelor informatice de gestiune, acesta influențează structurarea sofware-ului de aplicație. Acesta respectă și chiar încorporează mare parte din regulile de gestiune aplicate de manangementul organizației, reguli ce pot suferi modificări în timp datorită transformărilor mediului de afaceri. Sistemele informatice de gestiune sunt sisteme fundamentate pe baze de date întucât stochează un volum mare de date ce pot fi accesate și manipulate simultan de diferite persoane atât din interiorul organizției, cât și din exteriorul acesteia. Destinatarii aplicatiei software, utilizatorii acesteia nu au întotdeauna competențe de natură informatică, chiar dacă apelează la un suport informatic pentru îndeprinirea sarcinilor profesionale. Tocmai de aceea în realizarea aplicației trebuie să se ia în considerare un grad ridicat al variabilității în ceea ce privește abilitățile personalul în utilizarea echipamentelor, astfel încat interfața grafică a aplicației să fie una inteligibilă, prietenoasă, dar care să asigure, în același timp, un control riguros al desfășurării dialogului între aplicație și utilizator.

Aspecte contabile privind gestiunea stocurilor

În prezent reglementarea din Romania care asigura armonizarea sistemului contabil românesc cu prevederile Directivelor Europene a IV-a și a VII-a revizuite este Ordinul Ministrului Finanțelor Publice numarul 1802/2014. Pentru raportarea în situațiile financiare individuale această reglementare încadrează stocurile în categoria activelor circulante; activele sunt resurse controlate de entitate, rezultate din evenimente trecute și de la care se așteaptă să genereze beneficii viitoare, iar un activ este considerat activ circulant dacă este deținut pentru a fi tranzacționat, pentru a fi vândut sau consumat în cursul normal al ciclului de exploatare al entității, dacă se așteaptă să fie realizat în termen de mai puțin de un an de la data bilanțului sau dacă se găsește sub formă de numerar sau echivalente de numerar a căror utilizare nu este restricționată.

În conformitate atât cu Directivele Europene, cât și cu Standardele Internaționale de Contabilitate stocurile sunt definite ca active deținute pentru a fi vândute pe parcursul desfășurării normale a activității, active în curs de producție în vederea vânzării în condiții normale de activitate sau active sub formă de materii prime, materiale și alte consumabile ce urmează a fi utilizate în procesul de producție sau pentru prestarea de servicii.

În mod frecvent stocurile sunt reprezentate de activele cu ciclu scurt de fabricație, însa pe lângă acestea tot în categoria stocurilor se includ și activele cu ciclu lung de fabricație a căror destinație o reprezintă vânzarea, cum ar fi: ansambluri sau complexuri de locuințe, echipamente etc. realizate de către entitățile economice a căror activitate principală este obținerea acestor produse. În situația în care construcțiile sunt realizate pentru a fi exploatate pe termen lung de entitatea producătoare, atunci în contabilitatea financiară acestea vor fi recunoscute ca imobilizări corporale. În cazul în care un teren este achiziționat în scopul construirii pe acesta de construcții destinate vânzării, atunci acesta va fi înregistrat tot în categoria stocurilor. De asemenea, un teren înregistrat inițial în catogoria terenurilor va fi prezentat distinct în categoria stocurilor, la valoarea de intrare în contabilitate dacă ulterior terenul respectiv este utilizat petru construirea de ansambluri de locuințe destinate vânzării. Reglementarea contabila oferă posibilitatea reclasificării unei imobilizări corporale în categoria stocurilor în situația în care managementul ia decizia de a-l îmbunătății în vedere vânzării. În contabilitatea entității transferul din categoria imobilizărilor corporale în categoria stocurilor se înregistrează la momentul luării deciziei de modificare a destinației, la valoarea neamortizată a imobilizării. În plus, este prezentat și cazul în care active imobilizate de natura ansamblurilor sau complexurilor de locuințe care au fost inițial destinate vânzării și care își schimba destinația, ulterior urmând a fi exploatate pe o perioadă îndelungată sau închiriate terților, în contabilitate se înregistrează transferul din categoria stocurilor în categoria imobilizărilor corporale.

3.2 Gestiunea economică a stocurilor

Stocurile reprezintă rezerve de bunuri deținute de entitățile economice, sub formă de resurse materiale sau produse aflate în diverse stadii ale procesului de fabricație destinate unei utilizări ulterioare. Acestea sunt acumulate în depozitele unităților economice într-o anumită cantitate și organizate într-o anumită structură astfel încât să satisfacă cererea diferitelor categorii de beneficiari. Stocurile pot fi vândute în starea în care se află sau pot fi utilizate, mai devreme sau mai târziu, în procesul de producție. De asemenea, acestea sunt reținute în depozite pentru anumite perioade de timp cu scopul de a asigura necesarul de materiale între două aprovizionări succesive, fie în situația în care furnizorul se află în incapacitatea de a fabrica sau livra produsele respective, astfel încat activitatea de producție sau desfacere să nu fie afectată, fie în situația în care cererea pentru produsele respective va crește brusc, entitatea putând, astfel, să fie receptivă la noul nivel al cererii.

Din punct de vedere al locului în care sunt gestionate stocurile se pot preciza cateva situații întalnite deseori în activitatea entităților economice: stocuri ce se gasesc în depozitele întreprinderii; stocuri în curs de aprovizionare sau sosite și nerecepționate; stocuri livrate, dar nefacturate; stocuri facturate, dar nelivrate; stocuri primite fără factură; stocuri aflate la terți, etc.

Gestiunea economică a stocurilor aduce în discuție problema modalității în care acestea vor fi evidențiate în contabilitatea financiară și în contabilitatea de gestiune. Alegerea variantei optime pentru fiecare entitate depinde de obiectivele și interesele informaționale. În cazul în care la nivelul întreprinderii nu există implementat sau nu funcționează un sistem de control de gestiune privind stocurile, soluția poate fi prezenterea stocurilor pe sortimente în contabilitatea financiară cu ajutorul conturilor analitice.

3.2.1 Structuri privind stocurile

Contabilitatea financiară a întreprinderii delimitează stocurile în funcție de mai multe criterii, precum starea lor fizică, destinația sau locul de creare și în concordanță cu aceste delimitări sunt individualizate structuri de stocuri. Înregistrarea în contabilitate a diverselor tipuri de active în structuri de stocuri depinde de obiectul de activitate al fiecărei entități în parte, astfel că aceleași bunuri pot reprezenta pentru o entitate produse finite, iar pentru altă entitate pot fi materii prime.

În contabilitatea unei entități stocurile prezintă urmatoarele structuri:

Materii prime – acestea participă direct la fabricarea produselor și se regăsesc integral sau parțial în produsul finit, fie în starea lor inițială, fie transformate;

Materialele consumabile – acestea participă sau ajută la procesul de fabricație sau de exploatare, fără a se regasi, de obicei, în produsul finit. Asftel de stocuri pot fi: piese de schimb, materiale auxiliare, combustibili, materiale pentru ambalat, furaje, seminte și materiale de plantat, etc.;

Producția în curs de execuție – aceasta este reprezentată de produsele care nu au parcurs toate fazele de prelucrare, menționate în procesul tehnologic, respectiv și produsele care nu au fost supuse probelor și recepției tehnice sau care nu sunt complete. În aceasta structură se includ și serviciile și studiile în curs de execuție sau neterminate;

Produse – acestea sunt reprezentate de:

Semifabricate – produse care au parcurs una sau mai multe faze ale procesului tehnologic și urmează fie să parcurgă alte faze de fabricație ale procesului tehnologic, fie să fie livrate terților;

Produse finite – produse care au parcurs toate stadiile de fabricație ale procesului tehnologic, nu mai necesită prelucrări în cadrul entității și sunt pregatite fie pentru livrarea directă către clienți, fie pentru depozitare;

Produse reziduale – rebuturi, materiale recuperabile și deșeuri;

Produse agricole;

Ambalaje – reprezentate de ambalajele refolosibile, achiziționate sau fabricate, destinate produselor vândute, care pot fi temporar păstrate la terți, cu obligația ca aceștia să le restituie în conformitate cu condițiile contractuale;

Mărfuri – bunuri achiziționate de entitate în scopul revânzării sau produse predate spre vânzare în magazinele proprii ale entității respective;

Materiale de natura obiectelor de inventar – bunuri care au o valoare mai mică decât limita prevazută de lege pentru a putea fi înregistrate în cateroria imobilizărilor corporale, indiferent de durata lor de utilitate; sau bunuri cu o durată de viață mai mică de un an, indiferent de valoarea lor, și alte bunuri asimilate acestora, precum: echipamente de protecție, scule, mecanisme și dispozitive speciale, etc.;

Stocuri aflate la terți – bunuri date în custodie terților, pentru prelucrare, păstrare, prezentare sau vânzare;

Active biologice de natura stocurilor – animale și păsări nascute și cele tinere, crescute și utilizate pentru reproducție, animale și păsări la îngrașat pentru valorificare, colonii de albine și animale pentru producția de lână, lapte, blană, etc.;

Stocuri în curs de aprovizionare – stocuri achiziționate pentru care beneficiile șsi riscurile au fost deja transferate; stocuri și avansuri plătite furnizorilor de stocuri;

3.2.2 Analiza și funcționarea conturilor

În contabilitatea financiară a întreprinderii dinamica stocurilor și a producției în curs de execuție este evidențiată cu ajutorul conturilor contabile ce alcătuiesc clasa a 3-a din planul de conturi, clasă ce poartă de numirea „CONTURI DE STOCURI, PRODUCȚIE ÎN CURS DE EXECUȚIE ȘI ACTIVE IMOBILIZATE DEȚINUTE ÎN VEDEREA VĂÂNZĂRII”. Aceste conturi de stocuri au funcție contabila de activ(cu excepția conturilor pentru ajustări privind stocurile – care au funcție contabilă de datorii; și conturilor de diferențe – care sunt bifuncționale), deci funcționează după această regulă: se debitează cu valoarea stocurilor intrate în gestiunea entității, indiferent de modalitatea de intrare( achiziție de la furnizori, producție proprie, aport al acționarilor, alte surse) și se creditează cu valoarea stocurilor care ies din patrimoniul entității prin vânzare, consum sau alte modalități de ieșire din gestiune. Soldul acestor conturi este debitor și reflectă valoarea bunurilor aflate în stoc la finalul exercițiului financiar. Acest sold este preluat în activul bilanțului în scopul raportării financiare.

Prin intermediul conturilor din clasa 3 sunt furnizate informații privind controlul gestiunii asupra tuturor structurilor din categoria stocurilor. Valoarea contabilă de intrare a stocurilor este egală cu costul de achiziție în cazul bunurilor cumpărate de la terți și cu costul de producție în cazul bunurilor obținute prin producție proprie. Funcția contabilă și continutul conturilor de stocuri diferă în funcție de metoda de inventariere utilizată pentru a reflecta mișcările stocurilor. În situația în care se folosește metoda inventarului permanent în debitul conturilor de stocuri se înregistrează intrările de valori materiale, iar în credit se înregistrează ieșirile de valori materiale. În situația în care se utilizează metoda inventerului intermitent la închiderea exercițiului financiar se înregistrează în debitul conturilor stocurile de la sfârșitul perioadei, determinate prin inventariere, iar la deschiderea exercițiului financiar se înregistrează în credit stocurile de la începutul perioadei prin trecerea valorii pe cheltuieli. Intrările din cursul lunii se înregistrează direct în conturile de cheltuieli, iar ieșirile nu se înregistrează. Această metodă are dezavantajul că impune inventarierea la sfârșitul fiecărei luni, tocmai pentru ca ieșirile din gestiune nu sunt înregistrate cronologic și trebuie determinată valoarea acestora. Dacă stocurile sunt înregistrate în contabilitate la preț/cost standard, atunci conturile de stocuri vor avea asociate conturi de diferențe de preț. În general, în debitul acestor conturi se înregistrează diferențele aferente intrărilor de stocuri și în credit se înregistrează diferențele aferente ieșirilor de stocuri, iar soldul reflectă diferențele corespunzătoare stocurilor aflate în gestiunea entității. Ultima grupa din clasa 3 este destinată ajustărilor pentru deprecierea stocurilor și producției în curs de execuție. Conturile acestei grupe sunt utlizate pentru a evidenția deprecierile aferente stocurilor și au funcție contabilă de datorii, astfel că în creditul lor se înregistrează valoarea ajustărilor pentru depreciere, în corespondență cu conturile de cheltuieli, iar în creditul lor se înregistrează diminuările sau anulările ajustărilor pentru depreciere înregistrate anterior.

Planul de conturi conform cu Standardele Internaționale de Raportare Financiară (IFRS – International Financial Reporting Standards), aplicabil și în România prezintă în clasa a treia, menționată anterior, numeroase grupe de stocuri și conturi asimilate acestor grupe, în funcție de specificul fiecareia.

Extras din planul de conturi conform IFRS aflat în vigoare la data prezentei lucrări:

CLASA 3 – CONTURI DE STOCURI, PRODUCȚIE ÎN CURS DE EXECUȚIE ȘI

ACTIVE IMOBILIZATE DEȚINUTE ÎN VEDEREA VÂNZĂRII

30. STOCURI DE MATERII PRIME SI MATERIALE

301. Materii prime

302. Materiale consumabile

3021. Materiale auxiliare

3022. Combustibili

3023. Materiale pentru ambalat

3024. Piese de schimb

3025. Seminte si materiale de plantat

3026. Furaje

3028. Alte materiale consumabile

303. Alte materiale

308. Diferente de pret la materii prime si materiale

31. ACTIVE IMOBILIZATE DETINUTE ÎN VEDEREA VÂNZARII

311. Active imobilizate detinute în vederea vânzarii

32. STOCURI ÎN CURS DE APROVIZIONARE

321. Materii prime în curs de aprovizionare

322. Materiale consumabile în curs de aprovizionare

323. Alte materiale în curs de aprovizionare

327. Marfuri în curs de aprovizionare

328. Ambalaje în curs de aprovizionare

33. PRODUCTIE ÎN CURS DE EXECUTIE

331. Produse în curs de executie

332. Servicii în curs de executie

34. PRODUSE

341. Semifabricate

345. Produse finite

346. Produse reziduale

347. Produse agricole

348. Diferente de pret la produse

35. STOCURI AFLATE LA TERTI

351. Materii si materiale aflate la terti

354. Produse aflate la terti

357. Marfuri aflate la terti

358. Ambalaje aflate la terti

37. MARFURI

371. Marfuri

378. Diferente de pret la marfuri

38. AMBALAJE

381. Ambalaje

388. Diferente de pret la ambalaje

39. AJUSTARI PENTRU DEPRECIEREA STOCURILOR SI PRODUCTIEI ÎN

CURS DE EXECUTIE

391. Ajustari pentru deprecierea materiilor prime

392. Ajustari pentru deprecierea materialelor

3921. Ajustari pentru deprecierea materialelor consumabile

3922. Ajustari pentru deprecierea altor materiale

393. Ajustari pentru deprecierea productiei în curs de executie

394. Ajustari pentru deprecierea produselor

3941. Ajustari pentru deprecierea semifabricatelor

3945. Ajustari pentru deprecierea produselor finite

3946. Ajustari pentru deprecierea produselor reziduale

395. Ajustari pentru deprecierea stocurilor aflate la terti

3951. Ajustari pentru deprecierea materiilor si materialelor aflate la terti

3952. Ajustari pentru deprecierea semifabricatelor aflate la terti

3953. Ajustari pentru deprecierea produselor finite aflate la terti

3954. Ajustari pentru deprecierea produselor reziduale aflate la terti

3957. Ajustari pentru deprecierea marfurilor aflate la terti

3958. Ajustari pentru deprecierea ambalajelor aflate la terti

397. Ajustari pentru deprecierea marfurilor

398. Ajustari pentru deprecierea ambalajelor

http://codfiscal.net/media/2015/01/OMFP-1802-2014-Reglementari-contabile-2015.pdf?638005

http://www.zota.ase.ro/simp/Sistem%20informational.pdf

Dezvoltarea sistemelor informatice de gestiune/ Dorin Zaharie, Victoria Stanciu, Niculae Davidescu, Liliana Elena Anica-Popa. – București : Editura ASE, 2014