. Asigurarea Informationala a Intreprinderii
Introducere
Orice întreprindere care urmărește dezvoltarea și performanța, precum și supremația față de concurență, trebuie să conștientizeze importanța organizării informației și asigurării capacității de comunicare. Într-un mediu supraabundent în informații sau pseudo-informații, întreprinderea performantă trebuie să-și dezvolte capacitatea de a identifica sursele importante, de a selecta, stoca, gestiona, prelucra și de a folosi inteligent informația, de a-și doza fluxurile de informații, interne și externe, în calitate de generator natural sau sistematic de informație și de a-și alege cele mai favorabile strategii și suporturi de comunicare.Una din caracteristicile societatii moderne este vehicularea unei cantitati mari de informatii de natura diferita. Expertii tind sa acrediteze ideea ca, în prezent, ne aflam în stadiul unei societati informationale în plina dezvoltare. Nivelul de organizare sociala si gradul de agregare al informatiei, conditioneaza exactitatea si viteza de reactie a subsistemelor sociale, precum si a componentelor lor organizationale la schimbarile rapide de stare ale societatii. Ca urmare, preocuparile pentru optimizarea continua a comunicarii constituie un obiectiv principal al proceselor de conducere macro si microeconomica.
Sunt probleme care par abstracte, filozofice chiar în raport cu presiunea problemelor curente. Cu toate acestea, informația și comunicarea reprezintă alfabetul și, deopotrivă, protecția într-o lume concurențială, nemiloasă în care suntem absorbiți. Este un efort investițional, financiar, material și nematerial considerabil, care se cere a fi făcut, altfel, timpul va lucra împotriva întreprinderilor românești. O problemă ce comportă numeroase nuanțări se referă la construirea, gestionarea și protecția patrimoniului informațional. Întreprinderea creează informație, absoarbe informație din mediu, dar, în egală masură, stochează informație: informație brută, prelucrată sau know – how privind stocarea informației. Patrimoniul informațional reprezintă mai mult decât o bază de date, oricât de complexă. El încorporează istoria organizației, acumulări cantitative și evaluări, latura imaterială a patrimoniului său economic – mărci, brevete comerciale și de invenții, tradiții în dezvoltarea unor produse, relații economice. Pentru firmele competitive, acest tip de patrimoniu reprezintă o armă concurențială redutabilă.
Capitolul I: Asigurarea informaționala a întreprinderii
Fundamente teoretice în managementul informațional. Noțiuni, definiții, rolul, caracteristicile.
Este de menționat că în procesul elaborării informației materia primă o reprezintă datele. Noțiunea de date în acest sens este o noțiune relativ nouă, introdusă în circuit după apariția mijloacelor moderne de prelucrare a informației, a calculatoarelor. Acestei noțiuni i s-a atribuit și o definiție în dependență de definiția informației, care, la rîndul ei, este o noțiune destul de generală ce a frămîntat și frămîntă mințile savanților.
Nu vom încălca consecutivitatea istorică și vom începe cu examinarea noțiunii de informație .
Informația – pot fi găsite diferite explicații ale acestui cuvînt, dintre care aducem:
"Acțiune de informare, de a pune la curent cu un eveniment…":
"Noutate comunicată cuiva sau primită de la cineva…":
"Ansamblu de cunoștințe acumulate despre cineva sau despre ceva…";
"Conținutul propriu-zis al mesajului transmis…";
"Semnal prin care un sistem transmite cunoștințe despre poziția sa unui alt sistem…" (în sens cibernetic).
Vom încerca să aducem cîteva puncte de vedere ale diferitor autori în domeniul definirii noțiunii "informație".
încă în anul 1949 W.Weaver a propus de a distinge 3 niveluri în comunicații și, respectiv, ce țin și de informație:
— Nivelul A: problema tehnică. Cu ce precizie se transmit simbolurile
în procesul comunicării?
— Nivelul B: problema semantică. Cu ce precizie simbolurile
transmise aduc la destinație semnificația dorită?
— Nivelul C: problema de utilitate. Semnificația transmisă afectează,
influențează purtarea (conduita) în sensul dorit?
Concluzia posibilă este că soluționarea problemei semantice (semnificația informației) necesită soluționarea celei tehnice… și că soluționarea ultimei va contribui, probabil, la soluționarea primei.
Datorită lucrărilor lui C.E.Shannon s-a demonstrat că informația poate fi măsurată (se poate vorbi despre cantitatea de informație dintr-un mesaj) Sau, practica confirmă că o mărime cît de puțin definită devine foarte utilă… și utilizată atunci cînd este măsurabilă.
"Noi definim informația ca o particularitate a cunoștinței, pentru care nu dispunem de o măsură numerică. Definiția noastră statistică a informației este bazată numai pe raritate: dacă o situație are loc destul de rar, ea conține informație". Această formulă a lui L.Brillon (1956) caracterizează foarte clar o primă variantă de definire a informației de care dispunem în prezent: această definiție statistică, mai exact -probabilistică (raritatea unei situații), îndeamnă de a porni de la o măsură a probabilității apariției mesajului (a conținutului lui).
Există și alte variante ale definiției noțiunii "informație". Una din ele, inspirată de către J.Arsac (1970), spune:
"O informație este o formulă scrisă, capabilă să aducă (să transmită) o cunoștință. Ea este o caracteristică a acestei cunoștințe…"
D.McKay (1969) propune o a treia definiție, care poate fi considerată o sinteză a primelor două:
"Informația este aceea ce formează sau transformă o reprezentare".
Din punct de vedere al unei organizații, studiul teoretic al informației și al fenomenelor informaționale poate fi efectuat sub diferite aspecte Noțiunea de informație poartă conținuturi diferite în funcție atît de forma ei, cît și de nivelul de utilizare.
în sens general, informația e sinonimul unei explicații, al unei cunoașteri a ceva sau despre ceva. Rămîne de a defini termenii "explicație" și "cunoaștere". Dar, spre regret, orice dicționar, care ne-ar putea fi de folos, ne trimite de la un termen la altul.
Dacă dorim să aplicăm conceptul de informație la funcțiile
organizațiilor noastre, el va trebui să primească o formă (înfățișare) globală și mai puțin legata de aspectul material de realizare. El ne va duce la o definiție suficient de generală fără eliminarea oricărei ipoteze, dar destul de precisă pentru a putea fi utilizată.
Luînd în considerație cele spuse, se propune următoarea definiție: informația este un semnal material sau nematerial capabil să provoace o modificare a cunoștințelor sau a perceperii, pe care le avem despre un obiect fizic sau o entitate oarecare.
Această definiție nu ia în considerație semnificația informației, cu alte cuvinte – interpretarea și utilitatea ei pentru cel ce o primește. Din acest punct de vedere informația nu apare dacă nu avem o transmitere a semnalului. Dar absența semnalului tot este o informație!
în funcție de domeniul de cercetare; și al preocupărilor fiecăruia, informația apare în aspecte foarte diferite. La fel și teoriile despre informație sînt diferite în dependență de aplicațiile lor. Ne vom opri la acest fapt.
în teoria comunicațiilor, informația, prin care un sistem transmite o cunoștință despre starea sa, se face prin intermediul unui semnal capabil să primească o varietate mare de forme. Fiecare combinație (configurație) de semnale elementare reprezintă o cunoștință. Un mesaj reprezintă un set (consecutivitate) format din semnale elementare. Acestea constituie ceea ce noi numim alfabet. El poate fi format dintr-un număr foarte mare de semnale elementare (cum ar fi, de exemplu, alfabetul chinez) sau destul de mic (alfabetul calculatoarelor, format numai din două semnale – "0" și "1"). Shannon a introdus faimoasa funcție H de măsurare a cantității de informație, definită analogic entropiei din termodinamică: teoria lui Shannon prezintă informația ca un mijloc de reducere a incertitudinii în cunoașterea unui sistem. Fiecare mesaj poartă o informație mai mult sau mai puțin importantă în dependență de probabilitatea apariției sale. Mesajul raritate sau a cărui frecvență de apariție e mic conține o informație cu mult mai mare decît mesajul ce apare des.
Cu părere de rău, în teoria lui Shannon nu se ia în considerație utilitatea informației. Acesta este momentul fundamental, pe care îl găsim în diferite teorii despre informație.
Din punct de vedere al ciberneticii, informația este mijlocul de identificare a stării unui sistem. Teoria sistemelor ne permite să studiem comportamentul unei organizații fără a face o analiză a părților componente, în procesul ei de evoluție (dezvoltare) în mediul înconjurător. Organizația este privită ca o "cutie neagră", care reacționează la mediu, transformîndu-se succesiv dintr-o stare în alta. Câutînd să măsurăm fluxurile informaționale la bornele (intrările/ieșirile) sale, noi sperăm să lărgim cunoștințele despre ea.
Punctul de vedere cibernetic ne cere să definim noțiunea de bornă. Pentru diferite stări ale "cutiei negre" e necesar de a defini frontierele dintre interiorul și exteriorul ei. Nu e atît de ușor, mai ales atunci, cînd analizăm sisteme social-economice, social-tehnice etc.
Genetica oferă un teren incomparabil de mare de cercetări ale fenomenului informație. O distincție, cu care operează Atlan, constă în a separa informația care se transmite și cea ce se conține în unul și același sistem. Informația ce se conține în sistem este definită ca fiind închisă (conținută) într-un mesaj, care specifică starea sistemului pentru un observator. Informația, care se transmite (transmiterea are loc în interiorul sistemului, între subsisteme componente), egalează părțile componente ale sistemului, lăsînd neschimbată cantitatea totală de informație din sistem. Aici pot fi puse în discuție erorile de transmitere, care, fiind luate în considerație, pot modifica cantitatea totală de informație din sistem (ea poate deveni mai mică sau mai mare decît cea inițială conținută în sistem de pînă la transmiterea mesajului).
Contribuția majoră a științei economice în studiul informației este introducerea noțiunii de cost. Importanța factorului "cost" în circulația informației e reprezentată în schema din fig. 1.1 propusă de J.Marschack.
Sistemul informațional: resursele informationale, circuitele si fluxurile informationale si procedurile si mijloacele de tratare a informatiilor
Componenta a unei organizatii, abordata ca un sistem cibernetic, conducerea poate fi definita ca un proces de ordonare a componentelor acesteia potrivit criteriului concordantei scop – actiune. În cadrul procesului, informatia joaca un rol de legatura între elementele umane si materiale ale sistemului, fara de care nu ar fi posibil nici un fel de actiune ordonata, subordonata scopului propus.
Corespunzator etapelor unui ciclu al conducerii, se disting urmatoarele faze (în succesiune): culegerea informatiei de stare – analiza -elaborarea informatiei de comanda -actiunea. Aceasta pune în evidentă faptul ca esenta conducerii o constituie însusi procesul de transformare a informatiei de stare în informatie de comanda si transmiterea acesteia intre nivelul conducator si cel condus.
Sub aspect conceptual, atributul informational se refera la tot ce înseamna informatie si, mai ales, la valorificarea si transportul ei la utilizatori. Existenta si calitatea informatiilor este indispensabila realizarii atributelor conducerii, iar unitatea sistemului informational determina nivelul de performanta al acesteia.
Sistemele informationale au existat, într-o forma sau alta, pe toate treptele dezvoltarii societatii omenesti, informarea constituind o conditie fundamentala a realizarii oricarui proces managerial, în calitatea sa de proces de însusire si transmitere a informatiilor. Considerat ca o componenta manageriala, aspectul informational al conducerii se exprima prin acest sistem.
Aparitia si evolutia sistemelor informationale se reflecta prin intermediul urmatoarelor momente semnificatia informatiei de comanda -actiunea. Aceasta pune în evidentă faptul ca esenta conducerii o constituie însusi procesul de transformare a informatiei de stare în informatie de comanda si transmiterea acesteia intre nivelul conducator si cel condus.
Sub aspect conceptual, atributul informational se refera la tot ce înseamna informatie si, mai ales, la valorificarea si transportul ei la utilizatori. Existenta si calitatea informatiilor este indispensabila realizarii atributelor conducerii, iar unitatea sistemului informational determina nivelul de performanta al acesteia.
Sistemele informationale au existat, într-o forma sau alta, pe toate treptele dezvoltarii societatii omenesti, informarea constituind o conditie fundamentala a realizarii oricarui proces managerial, în calitatea sa de proces de însusire si transmitere a informatiilor. Considerat ca o componenta manageriala, aspectul informational al conducerii se exprima prin acest sistem.
Aparitia si evolutia sistemelor informationale se reflecta prin intermediul urmatoarelor momente semnificative atinse de procesele de conducere, productive si informationale:
· aparitia nevoii de a conduce, care a constituit o premisa
esentiala a existentei sistemelor informationale; pe masura dezvoltarii
productiei materiale acestea au cunoscut noi dimensiuni iar succesele
numeroaselor personalitati conducatoare, din istoria societatii, s-au datorat
unor sisteme informationale bine concepute si organizate;
· aparitia primelor sisteme informationale, special organizate, în
primele decenii ale secolului XX;
· consolidarea sistemelor informationale, în a doua jumatate a
secolului nostru, ca urmare a dezvoltarii mijloacelor automatizate de
prelucrare a datelor.
În acest context, un sistem informational vizeaza atât aspectul organizatoric al acestuia, cât si cel tehnic.
Realizarea unei informari complete si de calitate, precum si valorificarea integrala a informatiei poate fi posibila doar în cadrul unui sistem conceput ca un ansamblu integrat2, care cuprinde: proceduri, metode si mijloace folosite atât pentru generarea si pastrarea datelor, cât si pentru transformarea lor în informatii, inclusiv echipamente, asigurarea cu programe, operatiile executate de om sau cu mijloace tehnice, datele structurate pe criterii de eficienta, ca si metodele de folosire rationala a lor.
Prin urmare, un sistem informational reprezinta un ansamblu complex, organizat de oameni, masini, programe, procedee si activitati practice, concretizate în compartimente cu legaturi informationale, alcatuind cadrul organizatoric prin intermediul caruia se elaboreaza si se folosesc informatiile. Altfel spus, sistemul informational constituie un angrenaj care procura informatiile, le transforma într-o forma susceptibila de a fi utilizate de fiecare treapta de conducere, transmite si prelucreaza deciziile, urmareste efectele aplicarii acestora, atât în timpul executiei, cât si dupa terminarea actiunii lor.
Sistemul informational al întreprinderii comerciale poate fi definit ca acea componenta a managementului firmei comerciale care încorporeaza totalitatea resurselor informationale create, prelucrate si transmise pe fluxuri si circuite informationale, precum si a tehnicilor si mijloacelor de procesare a acestora în vederea cresterii rapiditatii si fiabilitatii actului decizional.
Componentele sistemului informational
Asa cum am mentionat, sistemul informational poate fi considerat ca una din principalele componente a conducerii în timp real a întreprinderii comerciale. Realizarea actului conducerii depinde de fiabilitatea lui, iar buna lui functionare depinde de calitatea elementelor sale componente. În sensul cel mai general componentele sistemului informational sunt: resursele informationale, circuitele si fluxurile informationale si procedurile si mijloacele de tratare a informatiilor.
Resursele informationale
Resursele informationale sunt componenta a carei calitate tinde sa conditioneze într-o masura crescânda continutul si eficienta de ansamblu a întreprinderii comerciale. Ele pot fi definite ca reprezentând ansamblul sistemic al informatiilor generate, obtinute, disponibile si refolosibile din întreprinderea comerciala. Tot mai mult se acrediteaza ideea ca resursele informationale sunt o componenta a oricarui tip de activitate. Fiecare activitate la rândul ei genereaza noi informatii, care, ulterior, sunt utile ducerii la bun sfârsit a respectivei activitati sau ale altor activitati.
Procesele de natura manageriala, orientate catre adaptarea întreprinderii comerciale la un mediu tot mai dinamic si complex, impun obtinerea de informatii vitale cu privire la piata (dinamica, dimensiuni, structura etc.), la competitie (cota de piata, segmente ocupate de cumparatori, preturi practicate,structura ofertei, servicii oferite etc.), la sursele de aprovizionare (localizare, conditii de livrare, preturi ), cu privire la consumatori (segmente vizate, comportamente specifice, putere de cumparare etc.). Ca urmare, apare necesitatea organizarii la nivelul întreprinderii comerciale a unui sistem eficient de procurare, prelucrare si stocare a acestor informatii, care sa fie în masura sa le transforme în resurse disponibile si refolosibile, subsumate fundamentarii corespunzatoare a deciziilor privind activitatea curenta si de perspectiva a firmei.
Resursele informationale conditioneaza într-o masura semnificativa, atât manifestarea functiilor întreprinderii comerciale, cât si proiectarea structurilor organizatorice pe care aceste functii se bazeaza. Astfel, domeniile de resurse informationale majore privind functiile întreprinderii pot fi sintetizate dupa cum urmeaza:
functia comerciala – gasirea celor mai bune segmente de furnizori, valorificarea spatiilor de stocare si comercializare, administrarea vânzarilor;
functia de cercetare -dezvoltare – planificarea strategica, investitiile pentru dezvolta
Componenta elementara a resurselor informationale, informatia constituie rezultatul prelucrarii datelor dupa anumite proceduri logice.
Plecând de la conceptul de informatie si continutul acesteia, literatura de specialitate aferenta domeniului managementului acorda un loc aparte informatiei economice , termen a carui abordare cunoaste doua acceptiuni:
· informatie în sens larg, care se refera la orice informatie care
poate fi folosita în mod direct sau indirect de catre societatile comerciale si
regiile autonome în vederea atingerii obiectivelor propuse;
· informatie în sens restrâns, care se refera numai la informatiile
care sunt utilizate în mod nemijlocit în procesele economice ale firmei
(contabile, financiare sau comerciale).
Din punctul de vedere al gradului de prelucrare, informatiile pot fi:
primare – cele care nu au suferit un proces de prelucrare anterior;
intermediare – cele care au fost si mai pot fi supuse prelucrarii;
finale – cele care au un caracter sintetic si un grad de agregare ridicat.
În functie de originea si destinatia lor, distingem:
informatii externe – generate în mediu sau destinate acestuia;
informatii interne – care se nasc si circula în interiorul întreprinderii.
Dupa modul de definire , informatiile se clasifica în:
formale – având un regim prestabilit de captare, circulatie, prelucrare si stocare;
informale – care circula spontan între compartimente si/sau indivizi în functie de necesitati.
Având drept criteriu natura lor, informatiile pot fi: cantitative ; calitative ; de comparatie.
Din punct de vedere al modului de organizare a înregistrarii si prelucrarii, informatiile pot fi:
informatii tehnico -operative – care au frecventa mare de difuzare, caracter analitic si sunt orientate catre localizarea în timp si
informatii de evidenta contabila – ce sunt utilizate pentru fundamentarea si evaluarea deciziilor pe termen scurt si se refera, în special, la aspecte de gestiune economica ale activitatilor întreprinderii;
informatiile statistice – care sunt informatii postoperative ce
reflecta în mod sintetic, sub forma preponderent numerica,
principalele activitati ale firmei; sunt folosite pentru evaluarea
rezultatelor întreprinderii comerciale si pentru diagnosticarea si
previzionarea de noi obiective.
Circuite și fluxuri informaționale.
Circuitul informațional reprezintă drumul pe care îl parcurge o informație sau o categorie de informații între emitenți și destinatar. Prin lungimea sa condiționează funcționalitatea sistemului informațional.
Fluxul informațional reprezintă cantitatea de informații care e vehiculată între emitentul și beneficiarul de informații, caracterizat cu anumite lungimi, viteze de deplasare, cost.
Tipologia circuitelor informaționale:
I. După direcția de vehiculare și caracteristicile organizatorice ale
extremităților, pot fi:
• vertical
se stabilește între posturi sau compartimente situate pe niveluri ierarhice diferite între care există relații de subordonare nemijlocită;
vehiculează informații ascendente și descendente;
fundamentul organizatoric este reprezentat de relațiile ierarhice.
• orizontal
– se stabilește între posturi și compartimente situate pe același nivel
ierarhic;
vehiculează informații orizontale;
fundamentul organizatoric este reprezentat de relațiile de cooperare sau funcționale.
• oblic
– se stabilește între posturi sau compartimente situate pe niveluri ierarhice
diferite
între care nu există relații de subordonare nemijlocită;
vehiculează informații ascendente și descendente;
fundamentul organizatoric este reprezentat de relațiile funcționale de stat major sau control.
După frecvența producerii:
periodice:
se repetă la anumite intervale trimestru, lună, etc.;
fundamentul producerii lor îl reprezintă caracterul secvențial al proceselor de muncă;
predomină în societățile comerciale și regiile autonome ca urmare a caracterului ciclic al proceselor de execuție și manageriale.
ocazional
se stabilesc cu o frecvență aleatorie;
fundamentul producerii lor îl reprezintă situațiile inedite, endogene sau exogene întreprinderii.
Rolul și funcțiile sistemului informaional
Funcțiile sistemului informațional
Sistemul informațional al unei întreprinderi următoarele funcții:
-decizională;
-operațională sau de acțiune;
-documentare.
Datorită faptului că decizia constituie elementul cel mai important al conducerii, funcția decizională exprimă menirea sistemului informațional de a asigura elementele informaționale necesare luării deciziilor.
Scopul sistemul informațional îl reprezintă declanșarea mulțimii de acțiuni necesare realizării obiectivelor societății comerciale sau regiei autonome – adică funcția operațională. Prin această funcție, sistemul informațional asigură realizarea obiectivelor cuprinse în strategia întreprinderii și operaționalizarea deciziilor manageriale.
În condițiile avansării rapide a progresului tehnic, a științei în general, funcția de documentare devine din ce în ce mai importantă.
Sistemul informațional este confruntat cu probleme foarte complexe, în realizarea acestor funcții, dată fiind tripla dimensiune a informațiilor.
Informațiile au o dimensiune individuală – ele condiționează într-o proporție apreciabilă potențialul și realizarea aspirațiilor personale ale salariaților.
Informațiile au o dimensiune organizațională – reprezintă o premisă indispensabilă pentru stabilirea și finalizarea obiectivelor întreprinderilor de către acționari și manageri.
Informațiile au o dimensiune socială ce decurge din rolul lor în exercitarea drepturilor și responsabilităților salariaților din cadrul întreprinderii în calitate de cetățeni.
Toate aceste funcții se răsfrâng asupra sistemului informațional al întreprinderii în ansamblul său, determinându-i rolul său complex.
Proceduri informaționale .
O componenta a sistemelor informationale o constituie procedurile si mijloacele de tratare a informatiei cu ajutorul carora resursa informationala este prelucrata si adaptata potrivit nevoilor manageriale. Ele sunt strict dependente de forma de organizare a sistemului informational precum si de baza materiala de care dispune întreprinde rea
Procedurile informationale includ metodele si tehnicile de culegere, înregistrare, transmitere si prelucrare, operatiile componente, suportii, formulele, modelele si mijloacele de tratare a informatiilor.
Procedurile informationale sunt demersuri foarte detaliate, constituite si organizate etapizat:
· stabilirea suportilor (purtatorilor) de informatii utilizati, adica a materialelor folosite pentru consemnarea lor, precum si a caracteristicilor dimensionale si de structura a acestora. Suportii informationali utilizati variaza în functie de natura sistemului informational existent. Astfel, într-un sistem informational simplu, practicat îndeosebi de întreprinderile comerciale mici si mijlocii, care se caracterizeaza prin circulatia informatiilor de la emitor la receptor în starea în care au fost emise, cei mai frecvent întâlniti suporti de informatii sunt: chitantiere, facturiere, registre, contracte, etc.. În cadrul sistemelor informationale complexe, folosite de catre întreprinderile comerciale mari, în care datele circula prelucrate cu ajutorul unor mijloace mecanizate sau automatizate folosind echipamente adecvate si personal specializat, sunt utilizati, pe lânga suportii mentionati mai sus si suporti magnetici pentru informatii: benzi magnetice, dischete, CD,discuri optice, etc.
· stabilirea succesiunii tratarii informatiilor si a operatiilor pe care
acestea le impun, a modelelor si formulelor de calcul utilizate. Se pot defini
astfel, relatiile care stau la baza stabilirii nivelurilor de performanta (cifra de
afaceri, venitul net, profitul) sau a gradului de realizare/nerealizare a
acestor niveluri de performanta. Demersul în sine porneste de la forma
finala a existentei informatiilor, care sunt strict dependente de imaginea
precisa a obiectivelor si sarcinilor firmei. Realizarea acestora este
conditionata de existenta informatiilor si cerintele pe care ele trebuie sa le
îndeplineasca, cerinte în functie de care persoanele responsabile cu
aspectele organizatorice, economice si informationale stabilesc procedurile
informationale adecvate.
Gradul de agregare a procedurilor, este strict dependent de marimea întreprinderii comerciale si de nivelul de complexitate a managementului acesteia. Prelucrarea informatiilor prin intermediul metodelor evoluate matematice, economice, statistice, sociologice, psihologice reprezinta, în prezent, o practica tot mai frecventa.
Dotarile tehnice moderne impun, pe zi ce trece, noi ierarhii între caracteristicile fundamentale ale procedurilor informationale. Astfel, pe primele locuri se situeaza urmatoarele:
· gradul ridicat de formalizare a procedurilor informationale ,
bazata în principal pe tipizare, standardizare si codificare a informatiilor si
situatiilor informationale, cu scopul de a se utiliza computerele pentru
facilitarea integrarii lor pe verticala sistemului de management;
· un accentuat caracter optional al procedurilor informationale ale
întreprinderilor competitive, precum si tratarea rapida a informatiei;
existenta acestei particularitati apare ca o consecinta a aportului oferit de
utilizarea foarte diversa a bazelor de date, bancilor de informatii,
programelor expert, s.a.m.d.;
· economicitatea ridicata a procedurilor informationale moderne
care este rezultanta tuturor celorlalte caracteristici anterior enuntate;
sporirea eficientei procedurilor informationale este conditionata, pe de o
parte de complexitatea lor, iar pe de alta parte, de aplicarea unor principii relativ simple, dar extrem de importante, precum principiul exceptiilor, principiul prioritatilor etc.
Mijloace și tehnici de tratare a informației.
Mijloace de tratare a informatiilor se constituie într-un ansamblu unitar al mijloacelor de culegere a datelor, înregistrare, transmitere si prelucrare ale informatiilor. Ele definesc suportul tehnic al sistemului informational. Acest suport include doua mari componente si anume:
· suportul fizic ce contine ansamblul de echipamente –
hardware;
· suportul logic, care cuprinde sistemul de programe de
operare si programele de aplicatii – software.
Obtinerea unor rezultate finale în timp real este cond itionata de numarul, structura si calitatile tehnice ale mijloacelor de tratare a informatiilor. Ca urmare, ele vor influenta performantele functionale ale sistemului informational.
În functie de performantele tehnice si de gradul de interventie al omulu i, diferitele tipuri de mijloace de tratare a informatiilor pot fi grupate în urmatoarele categorii:
manuale – când intrarile în sistem sunt pe purtatori de hârtie, care sunt procesate manual, iesirile fiind tot pe purtatori de hârtie;
mecanizate – când prelucrarea informatiilor se face cu ajutorul echipamentelor mecanografice, cu posibilitati de înmagazinare relativ limitate, iar accesul la informatie este de regula limitat de performantele acestora;
automate – când prelucrarea informatiilor se face cu ajutorul computerelor, cu posibilitati de înmagazinare adaptate nevoilor firmei, accesul la informatie realizându-se “on line”
1.3. Principiile sistemului informațional
A) Subordonarea conceperii și funcției sistemului informațional cerințelor
manageriale ale întreprinderii.
Sistemul informațional constituie, în raport cu cel de management, un subsistem, fiind o componentă a acestuia. Rațiunea sistemului informațional în întreprindere o reprezintă asigurarea bazei informaționale necesare pentru derularea eficientă atât a postului de manager cât și a celor de execuție.
În conceperea sau raționalizarea sistemului informațional, obiectivele și cerințele sale specifice trebuie să reflecte obiectivele fundamentale, derivate, specifice și individuale ale întreprinderii. Aceasta implică studierea strategiei politicilor, documentelor întreprinderii cât și discuții și analize comune cu managerii, principali beneficiari ai sistemului informatic.
B) Corelarea strânsă a sistemului informatic cu cel decizional și cu organizarea structurală a întreprinderii.
Sistemul informatic trebuie organizat structural și funcțional cu celelalte componente ale sistemului de management cu structura organizatorică pentru culegerea, înregistrarea, transmiterea și preluarea informației (în special pentru posturi și relații între compartimente).
Funcțional, se va armoniza cu sistemul decizional astfel, încât să conțină informații și caracteristici dimensionale ale fluxurilor; să reflecte necesitatea adoptării de decizii raționale de către conducător.
C) Principiul unității metodologice a tratării informațiilor.
Pentru asigurarea compatibilității între toate componentele sistemului informațional, pentru integrarea informațiilor pe verticala sistemului de management, este necesar ca modul de culegere și prelucrare a informației să fie unitar din punct de vedere metodologic pentru a asigura un plus de siguranță și control managementului asupra lui.
Un alt avantaj îl reprezintă ușurarea trecerii la prelucrarea automată a datelor și aceasta implică apelarea la informaticieni pe parcursul cooperării și perfecționării sistemului informațional.
D) Principiul concentrării asupra abaterilor esențiale.
Informațiile trebuie transmise pe verticala sistemului de conducere ori de câte ori este posibil, nu global, ci selectiv și numai cele care reflectă abateri semnificative de la obiective sau criterii aplicate. Acest principiu, determină economie de timp atât pentru execuție cât și pentru conducători datorită reducerii numărului, dimensiunii și frecvenței situațiilor întocmite, transmise și analizate.
E) Principiul asigurării unui timp corespunzător de reacție a
componentelor și ansamblului managerial.
Pornind de la premisa că desfășurarea diverselor procese de muncă în general și, în special, de management din cadrul societăților comerciale și regiilor autonome prezintă caracteristici temporale diferite, este necesar ca și viteza de reacție a subsistemelor să fie diferită. Ca urmare, și timpii de culegere, vehiculare și prelucrare a informațiilor și, implicit, a deciziilor trebuie diferențiați. Aceasta se asigură, mai ales, prin utilizarea unei game de proceduri și mijloace de tratare a informațiilor. Se impune folosirea de mijloace de prelucrare corespunzătoare.
F) Principiul asigurării de maximum de informați finale din fondul de
informații primare.
Informațiile primare sunt limitate și folosite pentru evidența și controlul desfășurării proceselor pentru luarea unor decizii cu caracter local, operativ de către eșaloanele inferioare de conducere.
Cele mai importante decizii se fundamentează pe informații finale, deci fondul de informații primare trebuie valorificat la maximum pentru a obține cele mai pertinente informații finale.
G) Principiul flexibilității
Sistemul informațional să permită modificarea caracteristicilor sale, îndeosebi funcționale, conform necesităților și pentru aceasta se recomandă conceperea lui într-o abordare modulară, posibilă îndeosebi în condițiile utilizării echipamentelor electronice de calcul, baze de date și a unor programe performante pentru a permite operarea rapidă a modificărilor necesare fără a efectua schimbări la nivelul concepției de ansamblu.
H) Principiul eficienței
Are valoare generală în cadrul unei întreprinderi, iar la nivelul sistemului informatic înseamnă o permanentă evaluare și comparare a efectelor cantității și calități cu costurile necesare realizării și funcționării sistemului informațional.
Sunt foarte importante efectele propagate ce trebuie luate în considerare în mecanismul decizional.
1.4. Deficiențe majore în sistemul informațional
Studiile efectuate asupra sistemelor informaționale din cadrul întreprinderilor au reliefat existența unor deficiente tipice, relativ frecvente, reflectare a unor erori în conceperea și implementarea lor.
Distorsiunea reprezintă modificarea parțială, neintenționată a conținutului, a mesajului unei informații pe parcursul culegerii, prelucrării și transmiterii de la emițător la receptor.
Cauzele apariției pot fi:
diferențele în pregătirea persoanelor implicate în vehicularea informației;
folosirea suporților informaționali necorespunzători pentru înregistrarea informațiilor;
manipularea neglijentă a suporților de informații în procesul transmiterii lor beneficiarilor;
utilizarea de mijloace necorespunzătoare pentru înregistrarea și transmiterea informațiilor, etc.
Filtrajul se deosebește de distorsiune prin faptul că modificarea parțială sau totală a mesajului (sau a conținutului) informațiilor are loc în mod intenționat.
Cauza filtrajului o reprezintă intervenția pe parcursul înregistrării, prelucrării și transmiterii informațiilor unor persoane, care au interesul ca beneficiarul informației să primească un mesaj modificat.
Efectul negativ al celor două deficiențe îl reprezintă dezinformarea parțială sau integrală a beneficiarilor de informații. Când această dezinformare se produce la nivelul managerilor, aceasta se reflectă în luarea deciziilor, iar când dezinformarea se produce la nivelul executanților, efectele se resimt imediat pe planul realizării proceselor cu caracter operațional, influențând atât cantitatea, cât și calitatea producției sau serviciului.
Efectele negative sunt scăderea eficienței și deteriorarea climatului de muncă.
Redundanța adică înregistrarea transmiterii și prelucrarea repetată a unor informalii. Cauza o constituie absența coordonării sau coordonării defectuoase a anumitor segmente ale sistemului de conducere.
Aceasta se produce când nu se respectă principiul luării de decizie și acțiune și când se cer aceleași informații de către beneficiarii diferiți.
Efectul îl constituie risipa de timp și mijloace materiale din partea celor implicați.
Supraîncărcarea circuitelor informaționale cu informații bazate. Cauzele care o generează sunt:
– redundanța;
adică înregistrarea transmiterii și prelucrarea repetată a unor informalii. Cauza o constituie absența coordonării sau coordonării defectuoase a anumitor segmente ale sistemului de conducere.
Aceasta se produce când nu se respectă principiul luării de decizie și acțiune și când se cer aceleași informații de către beneficiarii diferiți.
Efectul îl constituie risipa de timp și mijloace materiale din partea celor implicați.
– nerespectarea caracterului piramidal al sistemului informațional (adică
transmiterea și agregarea selectivă a informației pe verticala sistemului de
management în funcție de sfera obiectelor, a competentelor și responsabilităților.
Cerințe de raționalizare față de informații
Informația reprezintă baza sistemului informațional și a celui de management, cerințele care se impun informației:
să fie reale – în sensul reflectării proceselor așa cum se derulează; realismul informației condiționează realismul deciziei și pe această bază o eficiență economică mare pe termen lung. Această cerință trebuie îndeplinită cu riscul ca informația să devină neplăcută pentru moment unor conducători.
să fie multilaterală – să fie evidențiate elemente semnificative de natură economică, tehnică, umană, științifică în special pentru probleme strategice.
să fie simetrice și concise – surprinderea elementelor esențiale de noutate și prezentarea lor cu economie de mesaje și asta datorită crizei de timp a conducătorilor.
să fie precise și sigure – adică informația trebuie dată exact, omiterea unor detalii semnificative, generează ambiguități asupra necesarului lipsind beneficiarii de siguranță în utilizarea informațiilor. Pentru acesta nivelul de pregătire, conștiinciozitatea, spiritul de discernământ, gradul de motivare a persoanei ce furnizează informații sunt decisive.
parvenirea la beneficiari în timp util – adică informația trebuie să ajungă la beneficiar în perioada optimă pentru luarea deciziei.
să aibă caracter dinamic, prospectiv și adaptată la specificul personalului implicat.
Principii de concepere și raționalizare a sistemului informațional
A) Subordonarea conceperii și funcției sistemului informațional cerințelor
manageriale ale întreprinderii.
Sistemul informațional constituie, în raport cu cel de management, un subsistem, fiind o componentă a acestuia. Rațiunea sistemului informațional în întreprindere o reprezintă asigurarea bazei informaționale necesare pentru derularea eficientă atât a postului de manager cât și a celor de execuție.
În conceperea sau raționalizarea sistemului informațional, obiectivele și cerințele sale specifice trebuie să reflecte obiectivele fundamentale, derivate, specifice și individuale ale întreprinderii. Aceasta implică studierea strategiei politicilor, documentelor întreprinderii cât și discuții și analize comune cu managerii, principali beneficiari ai sistemului informatic.
B) Corelarea strânsă a sistemului informatic cu cel decizional și cu
organizarea structurală a întreprinderii.
Sistemul informatic trebuie organizat structural și funcțional cu celelalte componente ale sistemului de management cu structura organizatorică pentru culegerea, înregistrarea, transmiterea și preluarea informației (în special pentru posturi și relații între compartimente).
Funcțional, se va armoniza cu sistemul decizional astfel, încât să conțină informații și caracteristici dimensionale ale fluxurilor; să reflecte necesitatea adoptării de decizii raționale de către conducător.
C) Principiul unității metodologice a tratării informațiilor.
Pentru asigurarea compatibilității între toate componentele sistemului informațional, pentru integrarea informațiilor pe verticala sistemului de management, este necesar ca modul de culegere și prelucrare a informației să fie unitar din punct de vedere metodologic pentru a asigura un plus de siguranță și control managementului asupra lui.
Un alt avantaj îl reprezintă ușurarea trecerii la prelucrarea automată a datelor și aceasta implică apelarea la informaticieni pe parcursul cooperării și perfecționării sistemului informațional.
D) Principiul concentrării asupra abaterilor esențiale.
Informațiile trebuie transmise pe verticala sistemului de conducere ori de câte ori este posibil, nu global, ci selectiv și numai cele care reflectă abateri semnificative de la obiective sau criterii aplicate. Acest principiu, determină economie de timp atât pentru execuție cât și pentru conducători datorită reducerii numărului, dimensiunii și frecvenței situațiilor întocmite, transmise și analizate.
E) Principiul asigurării unui timp corespunzător de reacție a
componentelor și ansamblului managerial.
Pornind de la premisa că desfășurarea diverselor procese de muncă în general și, în special, de management din cadrul societăților comerciale și regiilor autonome prezintă caracteristici temporale diferite, este necesar ca și viteza de reacție a subsistemelor să fie diferită. Ca urmare, și timpii de culegere, vehiculare și prelucrare a informațiilor și, implicit, a deciziilor trebuie diferențiați. Aceasta se asigură, mai ales, prin utilizarea unei game de proceduri și mijloace de tratare a informațiilor. Se impune folosirea de mijloace de prelucrare corespunzătoare.
F) Principiul asigurării de maximum de informați finale din fondul de
informații primare.
Informațiile primare sunt limitate și folosite pentru evidența și controlul desfășurării proceselor pentru luarea unor decizii cu caracter local, operativ de către eșaloanele inferioare de conducere.
Cele mai importante decizii se fundamentează pe informații finale, deci fondul de informații primare trebuie valorificat la maximum pentru a obține cele mai pertinente informații finale.
G) Principiul flexibilității
Sistemul informațional să permită modificarea caracteristicilor sale, îndeosebi funcționale, conform necesităților și pentru aceasta se recomandă conceperea lui într-o abordare modulară, posibilă îndeosebi în condițiile utilizării echipamentelor electronice de calcul, baze de date și a unor programe performante pentru a permite operarea rapidă a modificărilor necesare fără a efectua schimbări la nivelul concepției de ansamblu.
H) Principiul eficienței
Are valoare generală în cadrul unei întreprinderi, iar la nivelul sistemului informatic înseamnă o permanentă evaluare și comparare a efectelor cantității și calități cu costurile necesare realizării și funcționării sistemului informațional.
Sunt foarte importante efectele propagate ce trebuie luate în considerare în mecanismul decizional.
Capitolul II: Situația economico-socială a întreprinderii
2.1 Caracteristica generală a întreprinderii
Una dintre ramurile economice strategice ale Republicii Moldova o constituie industria vinicolă. Una dintre repreyentantele acestei industrii este SA „Fabrica de Vin Cojușna”.
„Fabrica de Vin Cojușna” a fost înființată în 1908, este una din perlele industriei de vinificație a Moldovei, este situată în satul moldovenesc Cojușna raionul Strășeni. Satul este așezat între zona pitorească de codri la 15 km de capitala Chișinău pe trasa Chișinău-Ungheni și a căii ferate București-Moscova. Cu toate că timpul trecea, cu toate că în lume izbucneau diferite revolte, vinurile produse de vinificatorii moldoveni continuau să fie fabricate, încălzind inimile oamenilor în momentul de bucurie și tristețe.
Fabrica de vin se află în centrul zonei de codru, care după condițiile ei climaterice este cea mai favorabilă pentru dezvoltarea viticulturii și pomiculturii. În viticultură se cultivează în deosebi sorturi europene de poamă pentru producerea materie prime de șampanie, a vinurilor albe și roșii de masă, de desert și demidulci într-un sortiment variat. Aici vinurile sunt fabricate exclusiv după tehnologiile franceze. Pe parcursul anilor specialiștii calificați au produs și produc în continuare vinuri de calitate de un gust unical și aromă excepțională, ce au cucerit majoritatea amatorilor acestui elixir al vieții.
Vinificatorii din Cojușna au fost decorați la concursurile internaționale cu premiile: în anii 1992-1993 vinul „Dumbrava din Cojușna” a primit medalii de aur la două concursuri din România. Tot acest vin în anul 1997 a primit medalia de bronz la concursul din Moldova. Din Soci în anul 2001 vinurile „Marsala” și „Heres” au adus medalii de aur. Pe parcursul a diferitor ani vinurile „Feteasca”, „Auriu”, balzamul „Legenda haiducului” au obținut medalii de argint din România, Belgia și Moldova. Iar diplomele oferite la concursurile din Turcia, România, Belorusia precum și la festivalurile de vin, sunt nenumărate.
După destinație fabrica de vin este o fabrică de colectare și prelucrare a poamei, în primul ciclu al vinificației intră prelucrarea materiei prime, în ciclul secundar intră turnare vinului, aformare și ambalarea producției finite.
Caracteristica capacității de exploatare a utilajului:
utiajul de vinificație este prevăzut pentru prelucrarea a 15 tone de poamă pe un sezon de colectare și pregătire a poamei, în secție este instalată o cameră frigorifică.
utilajul instalat pentru vinificația secundară, turnarea vinului în sticle pentru un schimb, permite a turna 3000 decalitri de vin, care fiind recalculat la o sticlă de 0,7 litri alcătuește 42000 sticle, băuturi tari 1,2 mii decalitri ori 24000 sticle.
turnarea producției gata se efectuează pe 3 linii de turnare, dintre care 2 linii de turnare cu o capacitate de 6000 sticle pe oră, și o linie de turnare pentru băuturi tari cu acceași capacitate.
pe liniile de turnare sînt instalate mașini de dopare, automate pentru dopuri de plută și dopuri cu șurub, automate de etichetare cu 3 poziții și automate de încleere a mărcilor de acciz.
Fabrica dispune de cazangerie automată la gaz, de fîntînă ardeziană cu 2 stații autonome electrice. Sistemul de canalizare este unit la conducta centrală de canalizare orășenească. Fabrica mai dispune de o bază și depozite personale, care permit depozitarea a 3-4 vagoane de vin zilnic. Pe teritoriul fabricii se află și un depozit subteran pentru păstrarea a circa un milion de sticle de vinuri de colecție.
Din complexul depozitului subteran fac parte si 2 săli unicale de degustație:
dacă sunteți amatori ai coloritului național atunci vă veți simți comod în sala de „Piatră”. Această sală a fost construită de mîinile meșterilor națonali în stil național. Aici se efectuează primirea turiștilor și a delegațiilor oficiale, ei pot gusta vinuri de calitate, savura gustări reci precum și mîncăruri calde din bucătăria națională toate astea fiind însoțite de muzică națională autentică.
iar dacă din contra sînteți amatori ai confortului modern atunci sunteți invitați în „Sala albă Europeană”, trapeza fiind însoțită de muzică clasică și de o atmosferă a oficialității meselor ținute în cele mai bune case aristocrate.
Fabrica este aprovizionată cu personal tehnic, muncitori și specialiști în toate domeniile.
În pezent, după reforma agrară în Moldova, fabrica este o organizație industrială și nu dispune de materie primă personală. Procurarea poamei, adică a materiei prime pentru producerea vinului, se efectuează din sectorul particular. Dar, din cauza lipsei mijloacelor circulante fabrica de vin în ultimii 5-6 ani nu procură poamă, în rezultat fabrica nu funcționează. În anul curent fabrica acordă servicii de arendă firmelor care practică prelucrarea și turnarea vinului. În rezultat s-a mărit coeficientul factorului de producere, s-a mărit numărul muncitorilor și a specialiștilor.
În rezultatul efectuării lucrărilor ale anului 2005, profitul brut de la realizarea producției și a serviciilor oferite a constituit 847786 lei în comparație cu 80624 lei în anul 2004, salariul mediu al muncitorilor a crescut cu 63%.
Astăzi fabrica se află din nou în culmea succeselor, producînd în continuare noi vinuri cu arome aievea unui buchet de flori de cîmp, bucurîndu-i pe cei mai exigenți prețuitori de băuturi străvechi.
Fabrica de Vin din Cojușna nu numai că produce vinuri de calitate dar știe să și le păstreze la fel de calitativ, vă veți convinge dacă o să vizitați vinoteca în care se păstrează un milion de sticle de vin de colecție.
2.2 Structura organizatorică (organigrama) a întreprinderii
Structura organizatorică reprezintă totalitatea secțiilor și serviciilor întreprinderii, activitatea cărora constă în constituirea și coordonarea funcționării sistemului de management, elaborarea și realizarea deciziilor manageriale privind executarea planului de afaceri și a proiectului inovațional (anexa 1).
Caracteristica structurii organizaționale a „Fabricii de Vin Cojușna” este constituită din 14 departamente, iar personalul din 141 de lucrători .
Structura personalului administrației include:
Președintele Consiliului Directorilor
Ajutorul Președintelui Consiliului Directorilor
Director general
Director tehnic
Director comercial
Director pe economie
Director pe securitate
Director general-adjunct pe producere
Inginer-șef
Tehnolog-șef
Inspectorul secției cadre
Secretar referent
În total personalul administrației este de 12 lucrători.
Structura personalului serviciului juridic:
Jurist – 2
În total personalul serviciului juridic sunt 2 lucrători.
Structura personalului secției de evidență și finanțe:
Contabil-șef
Contabil-șef-adjunct pe producere
Contabil – 3
Contabil-casier
Inginer-economist
Inginer pe muncă
În total personalul secției de evidență și finanțe sunt 8 lucrători.
Structura personalului secției de marketing:
Șeful secției marketing
Expeditor
Șef de depozit
În total personalul secției de marketing sunt 3 lucrători.
Structura personalului tehnologic:
Șef de laborator
Inginer THMC
Inginer-microbiolog
Inginer-chimist
Inginer-chimist
În total personalul tehnologic sunt 5 lucrători.
Structura personalului serviciului mecanic- reparația și deservirea utilajului includ:
Mecanic-principal
Inginer pe securitatea muncii
Brigadirul electricienilor
Electric
Srtungar
Lăcătuș-santehnic
Lăcătuș – 6
Conducător de automobil – 6
Tractorist
Lemnar
Muncitor
În total personalul serviciului mecanic sunt 21 lucrători.
Structura personalului producerii industriale:
Producerea N 1 (Secția de cupajare) – se caracterizează prin prelucrarea strugurilor, primirea și prelucrarea vinurilor, îngrijirea și păstrarea lor, includ:
Șef de secție
Maistru
Muncitor la prelucrarea materiei prime – 6
Muncitoare
În total personalul producerii N 1 sunt 9 lucrători.
Producerea N 2 (Secția de turnare și ambalare a producției) – constă în turnarea vinurilor tari, ambalarea și încărcarea, includ:
Șef de secție
Maistru
Muncitor la clătitul sticlei
Operator la aparatul de încleiere a etichetei
Operator la aparatul de pasterizare
Muncitor la controlul sticlei
Operator la aparatul de încleiere a etichetei
Operator la aparatul de încleiere a etichetei
Muncitor la aparatul de turnare
Muncitor la ștampilarea etichetelor
Operator la aparatul de pasterizare
Operator la aparatul de încleierea mărcii
Operator la aparatul de turnare
Muncitoare la pus capsula
Operator la aparatul de încleiere a etichetei
Muncitor la recepția vinului
Hamal – 3
Muncitor la predarea sticlei la linie – 4
Lăcătuș – 2
Controlor pe umplere
Operator la aparatul de control
Muncitoare la instalarea capsulei
În total personalul producerii N 2 sunt 28 lucrători.
Producerea N 3:
Șef de secție
Hamal – 9
Difinitivator – 3
Muncitor la ambalarea sticlei – 4
Difinitivator – 7
Conducător de cară – 2
În total personalul producerii N 3 sunt 26 lucrători.
Structura personalului complexului de degustație și reclamă – se păstrează vinurile de colecție, primirea și deservirea delegațiilor, includ:
Șef de secție
Maistru
Ghid – 3
Muncitoare – 2
În total personalul complexului de degustație și reclamă sunt 7 lucrători.
Structura personalului secției de colecție:
Șef de secție
Maistru
În total personalul secției de colecție este de 2 lucrători.
Structura personalului ospătăriei – pregătirea prînzului pentru lucrătorii fabricii și deservirea delegațiilor, includ:
Șefa ospătăriei
Bucătar – 2
Bucătar
Muncitoare
Deriticătoare
În total personalul ospătăriei sunt 5 lucrători.
Structura personalului complexului sportiv:
Administratorul complexului sportiv
În total personalul complexului sportiv este de 1 lucrător.
Structura personalului secției de pază:
Paznic – 12
În total personalul secției de pază sunt 12 lucrători.
2.3 Analiza indicatorilor activității economice a întreprinderii pe anui 2003 – 2004, 2004 – 2005.
La baza analizei financiare stă calculul unui șir de indicatori, care servesc drept instrumente prin care conducerea măsoară nivelul firmei pe un interval de timp și să o compare cu caeeași indicatori din sectorul economic din care face parte. Astfel, conducerea poate lua un șir de măsuri care să redreseze situația economică a întreprinderii sau să formeze un plan strategic care să ajute la depășirea concurenților. În continuare vor fi cercetați indicatorii cei mai des folosiți și care oferă o informație revelatoare asupra situației economico – financiare la SA “Fabrica de Vin Cojușna”
1. Cifra de afaceri – exprimă volumul venitului obținut din activitatea economică de bază a întreprinderii într-o perioadă de timp.
Cifra de afaceri = ∑ Venit din activitatea operațională, financiară, de investiții.
Tabelul 1:
Concluzie: Se înregistrează cifra de afaceri de -2080724 lei în anul 2004, aceasta din urmă este egală cu profitul obținut de S.A Fabrica de Vin din Cojușna pînă la impozitare. Înregistrarea profitului negativ se datorează micșorării venitului din activitatea operațională comparative cu anul 2003 cu -2219386 lei În anul 2005 cifra de afaceri era de -1120411 , mai mult 960313 lei decît în anul 2004., datorată în mare parte unei creșteri a venitului din activitata operațională cu1011110 relativ cu anul 2004.
2. Rezultatul activității operaționale: Profit (pierderi)- cuprinde sumele și cheltuielile, rezultate din activitatea de bază a întreprinderii.
Profit = Profit Brut + Alte venituri operaționale – Cheltuieli comerciale – Cheltuieli generale și administrative – Alte cheltuieli operaționale
Tabela 2:
Concluzie: În rezultatul activității operaționale ale firmei, aceasta înregistrează pierderi de -2193059 lei în 2004, ceea ce este cu -2269386 lei mai mic decît în anul 2003. Această scădere se datorează micșorării profitului brut cu -1284380 lei și a creșterii altor cheluieli operaționale cu 1181188 lei. În 2005 se înregistrează creștere de 3375008 lei, datorită majorării profitului brut cu 767162 și a micșorării altor venituri operaționale cu cu 438424 lei comparative cu anul 2004..
3. Rata stocurilor de mărfuri și materiale – arată ponderea stocurilor de mărfuri și materile în mijloace circulante.
Rata stocurilor de mărfuri și materiale = Stocuri de mărfuri și materile/Total active curente
Tabela 3:
Concluzie: Indicatorul dat ne arată cît de eficient S.A Fabrica de Vin din Cojușna își utilizează materia primă pentru fabricarea produselor. Se constată aproximativ același nivel de utilizare a stocurilor de mărfuri și materiale din totalul activelor curente, diferențele fiind minimale: 0,07 în perioada 2003 – 2004 și -0,03 în peroada 2004 – 2005. Aceasta se datorează creșterii paralele a stocurilor de mărfuri și materiale și a totalului activelor curente.
4. Active nete – determină volumul patrimoniului net ce aparține întreprinderii.
Active nete = Total active – Total datorii pe termen lung – Total datorii pe
termen scurt.
Tabelul 4:
Concluzie: Se observă că valoarea activelor nete s-a micșorat cu -1210568 lei în perioada 2004 relativ cu perioada 2005 din cauza creșterii Totalului datoriilor pe termen lung cu 2392008 lei și micșorării totalului activelor cu 916231 lei. În 2005 valoarea activelor s-a majorat față de 2004 cu 2504731 lei datorită creșterii totalului activelor cu 11208338 lei relativ cu anul 2004.
5. Rata (coeficientul) de atragere pe termen lung a mijloacelor împrumutate
Rata de atragere pe termen lung a mijloacelor împrumutate = Total datorii pe termen lung/ (Total datorii pe termen lung + Total datorii pe termen scurt)
Tabelul 5:
Concluzie: În anul 2004 S.A Fabrica de Vin din Cojușna a demonstrat o capacitate de obținere a împrumuturilor pe termen lung de 0,93, mai mare față de 2003 cu 0,09, iar în 2005 se înregistrează o capacitate mai mică cu 0,05 ori față de 2004, aceasta datorănduse creșterii totalului datoriilor pe termen scurt cu 2504738 lei față de anul 2004.
6. Rata de îndatorare pe termen lung față de capitalul statutar – acest indicator măsoară cît de mult se bazează firma pe fondurile împrumutate.
Rata de îndatorare pe termen lung față de capitalul statutar = Total datorii pe termen lung/ Capitalul statutar
Tabelul 6:
Concluzie: Rata de îndatorare pe termen lung față de capitalul statutar s-a majorat în 2004 cu 3,39 lei față de anul 2003,iar în 2005 s-a majorat cu 11,08 față de anul 2004 datorită creșterii totalului datoriilor pe termen lung cu 2392008 leiîn 2004 față de anul 2004 și respectiv cu 781948 lei în 2005 față de 2004.
7. Rata de îndatorare pe termen lung față de capitalul propriu – coeficientul riscului financiar reflectă ponderea obligațiunilor pe termen lung în suma capitalului propriu și posibilitatea întreprinderii de a atrage mijloace străine.
Coeficientul riscului financiar = Total datorii pe termen lung/ Capitalul propriu
Tabelul 7:
Concluzie: Conform rezultatelor obținute, întreprinderea și-a coficientul riscului financiar în 2004 cu 0,93 față de 2003 datorită creșterii totalului datoriilor pe termen lung cu 2392008 lei și micșorării capitalului propriu cu 1210568lei. În anul 2005 se înregistrează coeficientul riscului financiar de 4,39 , cu 0,93 mai mult decit în anul 2004.
8. Rata de îndatorare pe termen lung față de capitalul permanent – o parte din datoriile pe termen lung din capitalul permanent care este inclus în activitatea economică a întreprinderii.
Rata de îndatorare pe termen lung față de capitalul permanent = Total datorii pe termen lung / Capitalul permanent (Capitalul propriu + Datoriile pe termen lung)
Tabelul 8:
Concluzie: Rata de îndatorare pe termen lung față de capitalul permanent înregistrează o majorare în anul 2004 de 0,05 relativ cu anul 2003.Aceasta se datorează majorării capitalului permanent cu 1181440 mii lei în 2004, iar datoriile pe termen lung a arătat o creștere în 2004 de 2392008 mii lei,iar în 2005 rata de îndatorare a înregistrat o majorare cu 0.02 decît în 2004 datorîndu-se majorării capitalului permanent cu 8703600 lei.
9. Indicatorii de lichiditate:
Coeficientul lichidității absolute – reprezintă partea obligațiunulor întreprinderii pe termen scurt care pot fi achitate la momoentul dat numai cu surse bănești și hîrtii de valoare de care dispune.
Coeficientul lichidității absolute = Mijloace bănești / Datorii pe termaen scurt
Tabelul 9:
Concluzie: În urma calculelor am constatat că coeficientul lichidității absolute pentru 2003 și respectiv 2004 are aceeași normativă egală cu 0, ceea ce nu se include în valoarea normativă a indicatorului de 0,2-0,5. De aici rezultă că firma nu va avea posibilitate de a achita la moment toate obligațiunile sale cu mijloace bănești și datoriile pe termen scurt, deoarece ponderea lor nu este suficient de înaltă.
Coeficientul lichidității intermediare – caracterizează partea obligațiunilor sale pe termen scurt ale întreprinderii, care pot fi achitate la momentul dat nu numai cdu mijloace bănești și hîrtii de valoare, dar și cu mijloace în decontări cu debitorii.
Coeficientul lichidității intermediare = Mijloace bănești + Investiții pe termen scurt + Creanțe pe termen scurt/ Datorii pe termen scurt
Tabelul 10:
Concluzie: După rezultatul pe care l-am obținut putem constata că S.A Fabrica de Vin din Cojușna și-a achitat la timp datoriile pe termen lung și activele curente (mijloace bănești, creanțe pe termen scurt) pot asigura întreprinderii o protecție față de obligațiile sale curente. Deoarece valoarea normativă a indicatorului trebuie să fie > 0,7 și fabrica are coeficientul lichidității intermediare = 0,7 mii lei.
Coeficientul lichidității generale – reprezintă posibilitatea întreprinderii de a-și onora obligațiunile sale pe termen scurt pentru perioada raportată.
Coeficientul lichidității generale = Total active curente/ Total datorii pe termen scurt
Tabelul 11:
Concluzie: Indicatorul de lichiditate pentru perioada 2003-2004 este mai mare
decit valoarea normativă a coeficientului lichidității generale care trebuie să se includă în intervalul 2,0-2,5 . Întreprinderea a înregistrat în anul 2003 coeficient al lichidității generale de 2,68 iar în anul 2004 de 6,08.În anul 2005 coeficientul lichidității generale a înregistrat o valoare de 4,05.
10. Rata solvabilității patrimoniale – arată în ce măsură o întreprindere își formează activele din resursele financiare proprii.
Rata solvabilității patrimoniale = Capital statutar/ Capital propriu + Datorii pe termen lung
Tabelul 12:
Concluzie: Solvabilitatea firmei în anul 2004 este mai mică decît de normele standarte, prin urmare putem constata că întreprinderea nu-și finanțează activele din resursele proprii. Situația este similară și în anul 2005. Aceste rezultate au fost obținute din cauza mărimii sumei totalului datoriilor pe termen lung comparative cu capitalul statutar și capitalul propriu.
II. Indicatorii de rentabilitate:
Rata profitului brut – acest indicator mai este denumit și marja profitului brut și arată cu cît veniturile firmei depășesc cheltuielile, adică care este profitul obținut la 1 leu vînzări nete.
Rata profitului brut = (Profitul brut/ Vînzări nete) * 100%
Tabelul 13:
Concluzie: Profirul brut al întreprinderii obținut la fiecare 1 leu vînzare în 2003 a constituit 26,3% iar în 2004 de 4,0%, micșorarea marjei profitului datorîndu-se diminuării vînzărilor nete cu -3171440 lei .În anul 2005 profitul brut obținut la 1 leu vînzări este de 14,56%, creșterea marjei profitului datorîndu-se majorării vînzărilor nete cu 3812130 lei relativ cu anul 2004.
Rata profitului operațional – măsoară capacitatea întreprinderii de a primi profit din activitatea de bază la 1 leu vînzări nete.
Rata profitului operațional = (Rezultatul din activitatea operațională / Vînzări nete) * 100%
Tabelul 14:
Concluzie: Rata profitului operațional în anul 2003 era de 1,47%, iar în 2004 de -109,2%, această micșorare se datorează scăderii rezultatului din activitatea operațională cu -2269386 lei relativ cu 2004 și a micșorării vînzărilor nete cu -3171440 lei.În 2005 rata profitului operațional era de -20.30%,această creștere se datorează micșorării profitului cu 1011110 lei și a creșterii vînzărilor nete cu 3812130 lei .
Rata profitului net- caracterizeză capacitatea întreprinderii de a produce profit net din vînzări, și reflectă profitul net pe care îl primește întreprinderea la 1 leu vînzări nete.
Rata profitului net = (Profit net/Vînzări nete) * 100%
Tabelul 15:
Concluzie: Se constată o cifră a ratei profitului net în anul 2004 de -103,63% de unde rezultă că firma nu a avut o activitate economică eficientă, ajungînd la o scădere a vînzărilor nete de -3171440 lei comparative cu anul 2003.În anul 2005 se observă o scădere a ratei profitului net cu 19,25 față de 2004,dar se atestă o creștere a vînzărilor nete cu 3812130 lei.
Rata rentabilității economice – caracterizează eficiența utilizării activelor întreprinderii și se determină după următoarea formulă:
Rata rentabilității economice = (Profitul pînă la impozitare/Valoarea medie a activelor) * 100%
Tabelul 16:
Concluzie: Rata rentabilității economice atestă o creștere de aproximativ 6,29% în 2004 comparativ cu anul 2003, înregistrînd cifra de 6,59%. Cauza este creșterea profitului pînă la impozitare cu 1978043 lei și scăderea valorii medii a activelor cu 916231 lei. În anul 2005 se înregistrează rata rentabilității economice de 2,62%, cu 3,79% mai puțin decît în anul 2004, acestă scădere datorîndu-se scăderii profitului pînă la impozitare cu 960313 lei și majorării valorii medii a activelor cu 11208338 lei.
12. Rata creanțelor – reprezintă ponderea creanțelor în totalul mijloacelor circulante.
Rata creanțelor = Creanțe/Total active curente
Tabelul 17:
Concluzie: În anul 2004 ponderea crențelor în totalul mijloacelor circulante s-a micșorat cu -0,07% față de anul 2003 datorită diminuării valorii creanțelor cu 567267 lei și creșterii totalului activelor curente cu 583082 lei. În 2005 rata creanțelor este de 0,24% , cu 0,01% mai puțin decît în anul 2004, ceea ce se datorează creșterii paralele atit a creanțelor cît și a totalului activelor curente cu 1449513 lei și respectiv cu 6411548 lei.
Capitolul III: Implimentarea sistemului informațional la întreprinderea SA”Fabrica de vin Cojușna”
3.1. Cerințe necesare petru asigurarea corectitudinii și viabilității informației
Preocuparile referitoare la operativitatea deciziei manageriale si, în acest, context la perfectionarea sistemelor informationale, deseori duc la rezultate inovatoare. Adică pare ideeatea îmbunatatirii, rationalizarii si perfectionarii sistemelor informationale. În acest context, ideea care s-a degajat a fost aceea că un sistem informational, fara a fi exhaustiv, trebuie sa raspunda cerintei de rationalizare a informatiei în vederea cresterii calitatii procesului decizional. În conditiile în care, managerii întreprinderilor comerciale se afla permanent în fata situatiei de a lua decizii în conditii de risc, există nevoia existenței unor sisteme informaționale care au obligatia de a satisface doua conditii de baza:
– asigurarea unei prelucrari corecte a informatiei din domeniile care
tin de certitudine (cele referitoare la organizarea proceselor interne
de stocare, transport si comercializare);
Condiția dată este dificil de îndeplinit la S.A. “Fabrica de Vin Cojușna” deoarece nu există de fapt o consecvență reală de prelucrare și transmitere a datelor.
– oferirea unor estimatii cât mai apropiate de evolutia reala pentru
fenomenele care se gasesc sub incidenta riscului (dinamica piete i,
cote de piata, evolutia proceselor inflationiste, etc.).
Realizarea acestor conditii impune la rândul ei realizarea altor doua categorii mari de restrictii:
· impunerea unor cerinte care sa asigure corectitudinea si viabilitatea
informatiei;
· eliminarea deficientelor majore existente în sistemul informational în
functiune.
Sunt elemente care conditioneaza perceperea realista a proceselor la care se refera informatiile în calitatea lor de componente primare ale sistemului informational. Dintre acestea enumeram:
· asigurarea de informatii reale cu privire la modul de desfasurare a
proceselor din interiorul întreprinderii comerciale; cerinta se gaseste în
strânsa corelatie cu caracteristicile socio-economice proprii firmei
respective si mediului în care ea opereaza; calitatea informatiilor reprezinta,
în acest context, un element definitoriu pentru realismul deciziilor, precum
si pentru obtinerea pe termen lung a unor performante economice ridicate;
· multilateralitatea informatiei; aceasta constituie o cerinta generata de
complexitatea proceselor si fenomenelor care au loc în firmele comerciale.
Întelegerea, analiza si perceperea proceselor în care întreprinderea este implicata, din multiple puncte de vedere, necesita informatii multilaterale, în masura sa reliefeze aspectele reprezentative de natura economica, tehnica, umana sau stiintifica;
· concizia si capacitatea de sinteza a informatiilor; aceasta reprezinta o
cerinta a carei existenta este impusa de riguroasa selectare a celor mai
semnificative informatii din punct de vedere al gradului de noutate si al
importantei pentru activitatea firmei. Dat fiind timpul limitat de care dispun
managerii pentru rezolvarea problemelor pe care le incumba conducerea
întreprinderilor comerciale, prezentarea informatiilor trebuie sa îmbrace o
forma cât mai concisa, economica;
· precizia si siguranta informatiilor; aceasta necesita o identificare corecta
a elementelor esentiale noi, si asigurarea cu exactitate a caracterului
concis , sintetic si multilateral al informatiilor;
· oportunitatea informatiei, care consta în utilizarea informatiei
corespunzator destinatiei sale în timp util; caracteristica este impusa, pe de
o parte, de cunoasterea exacta a destinatarului informatiei (care poate fi cel
care a cules si înregistrat informatia în forma sa primara, sau un alt
executant sau manager), iar pe alta parte, de faptul ca utilizarea informatiei
conform destinatiei sale este conditionata de ajungerea sa la beneficiar în
timp optim pentru luarea deciziei sau declansarea actiunii vizate;
· operativitatea tratarii informatiilor; ea este impusa de reducerea
perioadelor legate de initierea, luarea si implementarea deciziilor si, ca
urmare, sporeste însemnatatea tratarii cât mai rapide a informatiilor, stiut
fiind faptul ca o informatie oricât de valoroasa ar fi, devine total sau partial
inutila, daca ajunge la utilizator dupa ce procesul caruia i-a fost nemijlocit
destinata s -a finalizat;
· dinamismul informatiilor, care este impus, pe de o parte, de tendinta de
comprimare a perioadelor în care se desfasoara procesele manageriale si
cele de executie, iar pe de alta parte, de necesitatea ca informatiile sa
reflecte evolutia procesele de munca si problematica întreprinderii
comerciale în evolutia lor si, mai ales, de anticiparea evolutiei acestora;
· adaptarea informatiilor la specificitatea personalului implicat; se refera
la formalizarea informatiilor în raport cu nivelul de întelegere si calificare a
personalului care o utilizeaza;
· eficienta informatiilor; aceasta presupune evaluarea rezultatelor
transpunerii informatiilor în decizie;
· fiabilitatea informatiilor; se refera la asigurarea disponibilitatii
informatiilor în raport cu coordonatele care prezinta interes pentru decident;
· adecvarea informatiei, la nevoile impuse de luarea deciziilor la
respectivul nivelul ierarhic.
3.2. Implimentarea sistemului informațional
Dacă este să analizăm organigrama la întreprinderea S.A. “Fabrica de Vin Cojușna” , avem posibilitatea petru început de a caracteriza sistemul informațional existent.
Informațiile au un caracter complex, fiind exprimate întoate modurile: oral, scris cît și audovizual (datorită calculatoarelor existente la întreprindere).Informațiile primare , intermediare și finale pot surveni atît de la nivelurile ierarhice superioare, cît și de la cele inferioare, dare acestea au o direcție a vehiuculării stabilită exact pe verticală, fiind transmise de la nivelurile ierarhice inferioare la cele superioare (Thenolog șef →Director adjunct de producere→Director general.). Nu este stabilită formal circulația informației pe orizontală, ceea ce relevă faptul că caracterul funcțional și de cooperare care servește la integrarea pe orizontală al activităților întreprinderii este practic renegat.
Întreprinderea operează atît cu informații endogene, cît și cu cele exogene. În mare parte acesta se datorează existenței a patru unități de calculatoare în în secția de Evidență și finanțe, în oficiul Directorului adjunct de economie și comerț, Serviciului juridic și în biroul Directorului general.
Totuși, vehicularea informației între aceste niveluri este îngreunată din cauza ineficienței la general a întregului sistem informațional. Acesta se bazează mai mult pe metodele vechi de transmitere a informațiilor, și chiar dacă există tehnică , nu se utilizează la maximum toate posibilitățile existente.
Realismul și multilateritatea informației este deseori subminată de operativitatea tratării datelor primite. Datele nu sînt examinate la momentul în care sunt primite, și ca rezultat își pierd caracterul de noutate, nu mai survin la momentul oportun și prin urmare nu mai pot servi scopurilor pentru care au fost utilizate ulterior. La fel, informațiaeste transmisă spre prelucrare persoanelor necompetente în domeniul dat, astfel nerespectănd-se principiul adatării la specificul personalului implicat. În urma parcurgerii mai multor nivele, informația pierde din precizia și siguranța inițială, neadecvînd într-un final necesităților înintate inițial de către receptor.
Asigurarea informațională din exterior este mult îngreunată din cauza lipsei legăturilor multiple cu rețeaua globală de informatizare INTERNET. Acces la internet există numai în biroul Directorului general, și caculatoarele existente în întreprindere nu dispun de rețea locala, ceea ce îngreunează enorm circulația indformației necesare pentru desfășurarea proceselor comerciale, financiar-contabile, manageriale. Informația care totuși este transmisă prin metodele tradițiionale(orale, scrise) suferă distorsiune, filtraj și redundanță enormă. Deseori informația care totuși ajunge la destinatar nu mai are caracter de noutate, este greșită sau nu corespunde cerințelor înaintate petru luarea unor decizii adecvate. În acest fel, crește considerabil riscul de adoptare a unor decizii greșite din cauza informațiilor eronate pe care au fost bazate.
La fel este îngrijorătoare lipsa unui sistem informațional bine pus la punct ce ar genera știri despre starea concurenților care ar putea îmbunătăți enorm situația generală în care se află fabrica.
Asfel, putem concluziona că starea generală a sistemului informațional a S.A. “Fabrica de Vin Cojușna” nu corespunde necesităților pe care întreprinderea le manifestă.
Capitolul IV: Considerații cu privire la perfecțioarea sistemului informațional la SA”Fabrica de vin Cojușna”
Deoarece impactul tehnologiei informatiei este diferit de impactul oricarui alt tip de tehnologie, orice firma trebuie sa controleze informatia cu grija din cauza efectelor primare, dar, mai ales din cauza efectelor secundare potentiale pe care le genereaza.
Aplicarea tehnologiei informatiei la o problema de afaceri cum ar fi introducerea unui nou proces de comercializare, conduce la o serie de beneficii primare ca de exemplu: reducerea costurilor unitare de comercializare, cresterea calitatii produsului, etc.
Astfel, pentru SA”Fabrica de vin Cojușna”, în vederea asigurării eficiente a intreprinderii cu informațiile necesare , poate fi propusă o reproiectare a sistemului informațional existent.
Aceasta se poate face prin două condiții obligatorii oaricărui sistem informațional performant.
Prima condiție este integrarea tehnologiei informației.
Exista trei niveluri de integrare a tehnologiei informatiei:
Primul nivel este constituit din sisteme informationale independente care ajuta firma sa implementeze decizia prin marirea eficientei activitatilor operationale
Pentru întreprinderea SA”Fabrica de vin Cojușna” aceasta este o problemă de prezent, deoarece este evidentă lipsa operativității activităților , care generează informațiile necesare pentru desfășurarea deplină a procesului decozional la toate nivelurile.
Cel de al doilea nivel este caracteristic sistemelor de sustinere a politicii firmei si sunt proiectate pentru impulsionarea procesului de planificare strategica. În acest caz, sistemele ajuta la formularea planului, dar nu constituie o parte a acestuia. Rezulta de aici ca sistemele de integrare a tehnologiei informatiei nu sunt o parte a unui produs finit sau a unui serviciu produs de firma.
Totuși, în cazul SA”Fabrica de vin Cojușna”, chiar dacă acest nivel este o continuare a primului, ar fi posibil de realizat în situația existentă, cu eforturi considerabile din partea nivelurilor ierarhice superioare.
Cel de al treilea nivel de integrare devine, în sine, o parte a strategiei firmei. La acest nivel, tehnologia informatiei si integrarea acesteia în procesul decizional este în relatie strânsa cu gândirea strategica a managementului firmei prin aportul adus la definirea ariei de posibilitati si optiuni. În acelasi timp, ofera o buna parte din mijloacele prin care strategia, odata aleasa, va fi implementata.
Această etapă pentru SA”Fabrica de vin Cojușna” devine posibilă numai după parcurgerea nemijlocită a primelor două.
În mediul economic, la un moment dat, o firma care beneficiaza de avantajul unui asemenea nivel de integrare a tehnologiei informatiilor în procesul decizional, se poate afla în situatia de concurenta cu alte firme care îsi dezvolta sisteme informationale similare. În numeroase cazuri, sistemele competitorilor pot sa se dovedeasca mai fiabile pentru ca, de obicei, concurenta se dezvolta pe baza experientei acumulate de primele firme care au gasit o noua metoda de abordare a afacerilor.
A doua conditie a reproiectarii sistemelor informationale este eliminarea deficientelor majore existente în sistemul informational în functiune.
Un sistem informational proiectat într-o anumita perioada de timp poate deveni de-a lungul timpului ineficient, datorita cresterii numarului de activitati, volumului de informatii, supraaglomerarii punctelor de decizie, aparitiei unor goluri sau paralelisme, etc. Cele mai frecvente disfunctionalitati ce apar la sistem informational a SA”Fabrica de vin Cojușna” sunt: distorsiunea, filtrajul, redundanta si supraîncarcarea circuitelor informationale.
Distorsiunea informatiilor, care consta în modificarea partiala, neintentionata a continutului, a mesajului unei informatii în procesul culegerii, prelucrarii si transmiterii de la emitator la receptor. Printre cauzele generatoare de distorsiuni enumeram: nerealizarea unei coordonari corectedin partea nivelurilor ierarhice superioare asupra celor inferioare, neomogenitate în pregatirea personalului implicat în vehicularea informatiei, slaba pregatire a celor care emit informatii (majoritatea personalului nu cunoaște metodele elementare de păstrare, prelucrare și transmitere a informațiilor ), utilizarea de suporti informationali de calitate necorespunzatoare (preponderența suporților tradiționali: vorbirea orală, utilizarea hîrtiei ), probleme de manipulare a suportilor de informatii în procesul transmiterii lor, etc.
Filtrajul reprezinta o modificare voita a mesajului sau continutului informatiilor de -a lungul fluxului informational pe care acestea îl parcurg. Spre deosebire de distorsiune, filtrajul introduce elementul volitiv, manifestat prin interventia pe parcursul crearii, transmiterii si prelucrarii informatiilor a unor persoane, care au interesul ca beneficiarul informatiei sa primeasca un mesaj eronat, partial sau total.
Atât distorsiunea, cât si filtrajul, influenteaza în mod negativ beneficiarii de informatii, ca urmare a dezinformarii lor partiale sau integrale, cu efect asupra proceselor manageriale. La SA „Fabrica de Vin Cojușna” , informația, înainte de a ajunge la destinatarul final, este transmisă la mai mulți intermediari, sau relatarea informației este delegată persoanelor de la nivele de executare, care nu realizează complexitatea probelemei în ansamblu, și în mod intenționat sau neîntenționat sustrag părți importante din complexul de date pentru a facilita transmiterea informației de volum mare.
Redundanta consta în înregistrarea, transmiterea si prelucrarea repetata a unor informatii. Ea este o deficienta tipica a sistemului informational, determinata de lipsa de corelare a diferitelor functii, posturi sau compartimente din cadrul structurii organizatorice, de absenta coordonarii sau coordonarea defectuoasa a anumitor componente ale sistemului managerial. Ea se produce ca efect al nerespectarii principiului unitatii de decizie si actiune (principiul de baza al proiectarii structurilor organizatorice). Situatia cea mai frecventa a aparitiei redundantei este aceea a solicitarii de cereri de informatii fara respectarea nivelurilor ierarhice. Astfel, informația fiind prelucrată de un număr mare de personal, este deseori transmisă repetat, încetinind accesul unor informații noi, care să prezinte o baz elocventă pentru luarea decitiilor manageriale.
Un management eficient implica existenta unui sistem informational fiabil, în masura sa faca fata solicitarilor procesului de decizie. Aparitia unor discordante în procesul de decizie, furnizarea cu întârziere a informatiilor, nerealismul acestora, aparitia unor conflicte ca urmare a existentei unor circuite paralele a caror existenta încalca criteriile de confidentialitate impuse, pot fi cauze ale începerii unor procese de proiectare sau reproiectare a sistemului informational. Acest proces este de regula un proces riguros, foarte laborios care, de regula, implica multe din resursele materiale, umane si financiare ale întreprinderii comerciale. El consta, de fapt, în implementarea unui nou set de proceduri de procesare a informatiei. Cea mai importanta problema în proiectarea unui sistem informational consta în descrierea sistemului, a celui deja existent dar si a celui care urmeaza a fi introdus. Importanta deriva din complexitatea sistemului informational, în care foarte putine componente se pot identifica cu usurinta. Situatia aceasta este urmare a faptului ca în economia româneasca nu exista un standard referitor la sistemele informationale. Chiar un sistem bazat pe tehnologia computerelor are un ciclu de viata limitat, la fel ca un organism viu sau ca un produs nou lansat pe piata. Proiectarea unui sistem informational nou este stimulata de nevoia de a
perfectiona procedurile existente sau de a obtine un avantaj competitiv din valorificarea unei noi oportunitati. Primul pas al acesteia îl constituie delimitarea sferei de cuprindere a proiectarii, prin identificarea cauzelor care determina slaba functionare a sistemului informational, în ansamblul sau sau a partilor sale componente. Delimitarea sferei de cuprindere se poate face cu ajutorul tabelelor de determinare, care pot oferi o imagine a relatiilor de tip cauza-efect în propagarea lor de la efectul final catre cauza initiala. Odata delimitata sfera de cuprindere se poate trece la proiectarea propriu-zisa.
Fazele proiectarii
Procesul de proiectare, , este un proces complex, care poate sa afecteze întreg sistemul întreprinderii sau parti componente ale sale. Criteriul de baza al proiectarii consta în eliminarea redundantelor informationale. Privit la nivelul întregului sistem al întreprinderii comerciale, procesul de eliminare a redundantelor este orientat pe urmatoarele etape:
· o analiza comparativa a componentelor structurii organizationale în
vederea identificarii unor subcomponente care au atributii functionale
similare sau identice; daca apar situatii de acest gen se impune o
redimensionare a subcomponentelor în cauza, pentru a se respecta criteriul
unicitatii atributiilor functionale;
· o analiza a competentelor specifice fiecarei atributii functionale a
componentelor organizationale, cu scopul eliminarii paralelismelor în
exercitarea sarcinilor; criteriul care sta la baza acestei analize este criteriul
unicitatii competentelor iar rezultatul acestei analize îl constituie delimitarea
clara a granitelor dintre subdiviziunile organizatorice în procesul exercitarii
functiilor lor;
· o analiza a activitatilor specifice fiecarei competente , cu eliminarea
redundantelor derivate din existenta unor activitati care servesc aceluiasi
obiectiv, dar care se gasesc pe niveluri diferite de competente sau
functionale; criteriul aplicat este acela al unicitatii activitatilor;
· construirea unei diagrame de relatii care sa cuprinda, pe de o parte,
relatiile dintre activitatile specifice fiecarei competente functionale, iar pe de
alta parte, relatiile dintre activitati complementare, dar care se gasesc pe
niveluri de competenta functionale diferite (relatii dintre servicii diferite sau
birouri diferite); criteriul utilizat este cel al unicitatii relatiei, iar scopul este
ace la al eliminarii relatiilor care ar putea sa genereze suprapuneri de
circuite informationale sau dublari de fluxuri;
· reprezentarea grafica a circuitelor informationale specifice fiecarei
relatii, care este o activitate orientata catre definirea continutului fiecarei
informatii, a purtatorilor de informatii si a traiectoriilor acestora; criteriul
utilizat este acela al unicitatii locului producerii unei informatii, iar prin
reproiectarea purtatorilor de informatii se pot elimina eventualele informatii
inutile sau eventualele dubluri de informatii;
· informatizarea sistemului informational astfel, îmbunatatit.
Prin urmare, pentru o asigurare a unui sistem informațional care să corespundă tuturor cerințelor existente la SA „Fabrica de Vin Cojușna”, reieșind din fazele expuse mai sus,este necesar de a pregăti un proiect .
În capitolul III deja au fost expuse departamentele care dipun de un suport informațional computerizat: Evidență și finanțe, Director adjunct de economie și comerț, Serviciul juridic și Director general. Între aceste nivele nu există nu există legătură directă , informația fiind transmisă prin metodele tradiționale, neutilizîndu-se avantajele sistemelor computerizate. Mai mult, în departamentele Evidență și finanțe, Director adjunct de economie și comerț și Serviciului juridic, calculatoarele aparțin unei generații vechi și nu pot susține un sistem informatizat performant, de aceea este necesar de a înlocui unitățile deja existente cu unele performante.
În continuare vor fi analizate cheltuielile pe care trebuie să le suțină SA „Fabrica de Vin Cojușna” pentru îmbunătățirile necesare.
1) Întreprinderea are nevoie de 3 calculatoare performante, care să conțină următoarea configurație cu prezentarea paralelă a costurilor în $ SUA
Aceasta este o configurație realizată din mai multe puncte de vedere : capacitățile tehnice optime, combinația elementelor, prețul real. La 3 unități prețul total va fi de 2136 $.
2) Fabrica trebuie să achiziționeze pentru fiecare unitate de calculatoare programele care să asigure funcționalitatea acestora. În prezent programa de bază pentru calcuatoare ( și cea mai frecvent utilizată) este Windows XP , costul unitar al unui disc oscilind în jurul sumei de 80 $. În total pentru 3 unități suma va fi de 240 $.
3) SA „Fabrica de Vin Cojușna” are nevoie de serviciile unor specialiști în domeniu care să instaleze toate programele necesare pentru asigurarea funcționalității calculatoarelor. O oră de lucru a astfel de specialiști se cotează la 10 – 15 $. Pentru instalarea programelor pentru fiecare calculator în parte se utilizează aproximativ 1 – 1.5 h, înseamnă că în mediu pentru deservirea celor 3 unități va fi necesară suma de 48 $ .
4)Pentru asigurarea circulației rapide a informației fără a suferi filtraj sau redundanță, varianta optimă este crearea unei rețele locale de calculatoare, instalarea programelor fiind delegate la fel specialiștilor în domeniu.
5)Formarea bazelor de date care vor conține informațiile necesare cu privire la activitatea întreprinderii deja este o sarcină de ordin intern, care nu poate fi transmisă persoanelor din exterior, fiindcă conține date secrete , de aceea întreprinderea la nivelul dat nu este supusă unor cheltuieli suplimentare.
În total, pentru asigurarea unui proiect de informatizare performant, SA „Fabrica de Vin Cojușna” necesit cheltuieli de aproximativ 2424$. Totuși, acestă sumă este arbitrară fiindcă nu include cheltuielile aferente procesului de informatizare : transport, consultații, pregătirea personalului.
Este important de realizat faptul că crearea unui sistem informațional de succes nu implică numai costuri monetare, ci și o aportul personalului de toate nivelurile implicate la rezolvarea problemelor existente, conlucrarea fiind factorul decisiv .
Copyright Notice
© Licențiada.org respectă drepturile de proprietate intelectuală și așteaptă ca toți utilizatorii să facă același lucru. Dacă consideri că un conținut de pe site încalcă drepturile tale de autor, te rugăm să trimiți o notificare DMCA.
Acest articol: . Asigurarea Informationala a Intreprinderii (ID: 131611)
Dacă considerați că acest conținut vă încalcă drepturile de autor, vă rugăm să depuneți o cerere pe pagina noastră Copyright Takedown.