ARHIVISTICA – O ACTIVITATE CONEXĂ ASISTENȚEI MANAGERIALE ȘI [622365]

F 271.13/Ed.3 D ocument de uz
intern

Anexa 8

MINISTERUL EDUCAȚIEI ȘI CERCETĂRII
UNIVERSITATEA PETROL – GAZE DIN PLOIEȘTI
FACULTATEA: LITERE ȘI ȘTIINȚE
DEPARTAMENTUL: ȘTIINȚELE EDUCAȚIEI
PROGRAMUL DE STUDII: ASISTENȚĂ MANAGERIALĂ ȘI ADMINISTRATIVĂ
FORMA DE ÎNVĂȚĂMÂNT: (IF/FR/ID): IF

Vizat
Facultatea : Litere și Științe Aprobat,
Director de departament,
Prof. Univ. Dr. Stan Emil

LUCRARE DE LICENȚĂ

TEMA: ARHIVISTICA – O ACTIVITATE CONEXĂ ASISTENȚEI MANAGERIALE ȘI
ADMINISTRATIVE

Conducător științific:
Prof. Univ. Dr. Gheorghe Calcan
Absolvent: [anonimizat]
2020

F 272.13/Ed.2 Document de uz intern

UNIVERSITATEA PETROL – GAZE DIN PLOIESTI Anexa 9
FACULTATEA: LITERE ȘI ȘTIINȚ E
DOMENIUL: ȘTIINȚELE EDUCAȚI EI
PROGRAMUL DE STUDII: ASISTENȚĂ MANAGERIALĂ ȘI ADMINISTRATIVĂ
FORMA DE ÎNVĂȚĂMÂNT: IF/FR/ID: IF

Aprobat,
Director de departament,
Prof. Univ. Dr. Stan Emil Declar pe propria răspundere că voi elabora personal proiectul
de diplomă / lucrarea de licență / disertație și nu voi folosi alte
materiale documentare în afara celor prezentate la capitolul
„Bibliografie”.

Semnătură student(ă):
DATELE INIȚALE PENTRU PROIECTUL DE DIPLOMĂ / LUCRARE LICENȚĂ / LUCRARE DISERTAȚIE
Proiectul a fost dat student: [anonimizat]/student: [anonimizat]: Dobre Mihaela -Ionela
1) Tema proiectului / lucrării ARHIVISTICA – O ACTIVITATE CONEXĂ ASISTENȚEI MANAGERIALE ȘI ADMINISTRATIVE
2) Data eliberării temei: Octombrie 2019
3) Tema a fost primită pentru înde plinire la data: Octombrie 2019
4) Termenul pentru predarea proiectului/ lucrării: 1 Iunie 2020
5) Elementele inițiale pentru proiect / lucrare: -Bibliografie
-Structura Lucrarii
6) Enumerarea problemelor care vor fi dezvoltate: Capitolul I DELIMITĂRI CONCEPTUALE PRIVIND ȘTIINȚA
ARHIVISTICĂ
Capitolul II PRINCIPALELE ACTIVIT ĂȚI ARHIVISTICE
Capitolul III LEGISLA ȚIA ARHIVISTIC Ă
7) Enumerarea materialului grafic (acolo unde este cazul):
Tabel ul nr. 1-6
Figura nr. 1 -3
8) Consultații pentru proiect / lucrare, cu indicarea părților din proiect care necesită consultarea: Lunar
Conducător științific: Student(ă)
Prof. Univ. Dr. Gheorghe Calcan Dobre Mihaela -Ionela
Semnătura: Semnătura:

F 273.13/Ed.2 Document de uz intern

UNIVERSITATEA PETROL – GAZE DIN PLOIESTI Anexa 10
FACULTATEA: LITERE ȘI ȘTIINȚE
DOMENIUL: ȘTIIN ȚELE EDUCAȚIEI
PROGRAMUL DE STUDII: ASISTEN ȚĂ MANAGERIAL Ă ȘI ADMINISTRATIV Ă
FORMA DE ÎNVĂȚĂMÂNT: IF/FR/ID: IF

APRECIERE
privind activitatea absolvent: [anonimizat]: DOBRE MIHAELA IONELA
în elaborarea lucrării de licență : ARHIVISTICA – O ACTIVITATE CONEXĂ ASISTENȚEI MANAGERIALE ȘI
ADMINISTRATIVE
Nr. crt. CRITERIUL DE APRECIERE CALIFICATIV
1. Documentare, prelucrarea informațiilor din bibliografie
2. Colaborarea ritmică și eficientă cu conducătorul temei proiectului de diploma
/lucrării de licență
3. Corectitudinea calculelor, programelor, schemelor, desenelor, diagramelor și
graficelor
4. Cercetare teoretică, experimentală și realizare practică
5. Elemente de originalitate (dezvoltări teoretice sau aplicații noi ale unor teorii
existente, produse informatice noi sau adaptate, utile în aplicațiile inginerești)
6. Capacitate de sinteză și abilități de studiu individual
CALIFICATIV FINAL
Calificativele pot fi: nesatisfăcător/satisfăcător/bine /foarte bine /excelent .

Comentarii privind calitatea proiectului/lucrării:
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________ ________________________________
________________________________________________________________________________________________
________________

Data:
Conducător științific
Prof. Univ. Dr . Ghe orghe Calcan

CUPRINS

INTRODUCERE. …………………………………………………………………………………………………………3
CAPITOLUL I
DELIMIT ĂRI CONCEPTUALE PRIVIND ȘTIIN ȚA ARHIVISTIC Ă………… ……………… …….5
1.1. MODALIT ĂȚI DE DEFINIRE A ARHIVISTICII ȘI ROLUL ACESTEIA ÎN
SOCIETATE ……………………………………………….. …………………. ……………………………… 5
1.2. SCURT ISTORIC………………………………………………………… ………………… ……………….. 9
1.2.1. ISTORIA ARHIVISTICII ÎN LUME…………………….. ……………….. ………………… 9
1.2.2. ARHIVISTICA ÎN ROM ÂNIA……………………….. ………………. ……………………. 12
1.3. OBIECTUL DE ACTIVITATE AL ARHIVISTICII……….. …………….. …….. …………………. 14
1.4. ARHIVISTICA PRIVIT Ă DIN PERSPECTIVA ȘTIIN ȚIFIC Ă…….. …………………… …….. 20
CAPITOLUL II
PRINCIPALELE ACTIVITĂȚI ARHIVISTICE…………………………. …………………. …………….. 24
2.1. INVENTARIEREA – OPERAȚIUNEA DE BAZĂ A ACTIVITĂȚII ARHIVIS TICE ……25
2.1.1. ETAPELE PROCESULUI DE INVENTARIERE ……………………………………….. 27
2.1.2. PĂRȚILE COMPONENTE ALE INVENTARULUI …………. …………………….. …27
2.1.3. METODE DE INVENTARIERE …………………………….. ………………………………. 31
2.2. CONCEPTUL DE SELECȚIONARE …………………………………………………………………….. .32
2.2.1. CADRUL JURIDIC AL SELECȚIONĂRII ……………………….. ……………………… 32
2.2.2 . CRITERII DE APRECIERE A VALORII DOCUMENTELOR …………………….. 33
2.2.3. COMISIA DE SELECȚIONARE. ATRIBUȚII ȘI MOD DE LUCRU …………. …35
2.2.4. DOCUMENTELE NECESARE DOSARULUI SELECȚIONĂRII …….. ………… 39

2
CAPITOLUL III
LEGISLAȚIA ARHIVI STICĂ……………………… ………………………………………… ………………….. 42
3.1. LEGI IMPORTANTE DE -A LUNGUL TIMPULUI ÎN DOMENIUL ARHIVISTICII ….42
3.2. LEGEA ÎN VIGOARE A ARHIVELOR NA ȚIONALE ………… ……………….. ……………….. 44
3.2.1. ATRIBUȚIILE PERSONALULUI COMPARTIMENTULUI DE ARHIVĂ …..45
3.3. CADRUL INSTITU ȚIONAL AL ARHIVISTICII ……………………………………………………. 48
3.3.1. ARHIVELE NAȚIONALE ALE ROMÂNIEI …………………… …………………….. 50
3.3.2. ATRIBU ȚIILE ARHIVELOR NA ȚIONALE ALE ROM ÂNIEI…………………. 51
3.3.3. SITUA ȚIA ACTU ALĂ A ARHIVELOR NA ȚIONALE ALE ROM ÂNIEI…..53
3.3.4. ACCESUL LA ARHIVE ȘI RELA ȚIA ARHIVELOR NAȚIONALE ALE
ROMÂNIEI CU MEDIUL EXTERN NAȚIONAL ȘI INTERNA ȚIONAL ……………… 57
3.3.5. CADRUL JURIDIC ȘI LEGISLATIV EXISTENT AL ARHIVELOR
NAȚIONALE ALE ROMÂNIEI ………………………………………………………….. ……………………… 62
CONCLUZII…………………. ………………………………………………………………………… ……………….. 67
BIBLIOGRAFIE ………………………………………………………………………………………. ……………….. 70

3
INTRODUCER E

Viitorul este clădit pe cunoașterea trecutului și pe valorizarea a ceea ce trecutul ne -a
oferit ca lecție. Astfel oamenii reu șesc s ă se defineasc ă pe sine, iar na țiunile s ă își creeze o
anumit ă identitate pe baza trecutului lor. Dacă nu ne cunoaștem trecut ul, avem senzația că noi
suntem nimeni. De multe ori trecutul poate reprezenta un punct de plecare în crearea vii torului;
un viitor mai bun, mai frumos , dezvolt ând aspecte mai constructiv e. Însă cu trecerea timpului,
trecutul poa te fi uitat dac ă amintirea acestuia nu este bine conservat .
Un rol esen țial în păstrarea informa țiilor legate de trecut îl au arhivele. Acestea se ocup ă
cu conservarea patrimoniului arhivistic al diferitelor entit ăți. Astfel s -a dezvoltat știința
arhivistic ă, o știință auxiliar ă ce se ocup ă cu studierea arhivelor, a modalit ăților de conservare
și păstrare a documentelor contribuind la p ăstrarea „amintirilor” . Prin p ăstrarea și arhivarea
documentelor, oamenii pot avea acces la informa ții și peste o lung ă perioad ă de timp, astfel
ajutând la p ăstrarea culturii și îmbun ătățirea acesteia, dar mai ales contribuie la men ținerea
identit ății naționale, culturale, sociale.
Din p ăcate, în Rom ânia, domeniul arhivistic este p rivit cu mai pu țină importan ță decât
ar trebui, iar sistemul este unul destul de precar, care nu sus ține dezvoltarea domeniului.
Arhivele Na ționale ale Rom âniei se confrunt ă la momentul actual cu o serie de situa ții din ce în
ce mai dificil de gestionat în încercarea lor de a p ăstra, de a conserva patrimoniul arhivistic
național. În ceea ce prive ște domeniul privat al arhivisticii, entit ățile ce aspir ă către statutul de
arhiv ă trebuiesc s ă treac ă de o serie de criterii pentru a putea practica activit ățile de arhivare.
Necesitatea acesteia , în special din punct de vedere al asi stenței manageriale și
administrative este dat ă și de nivelul de digitizare foarte slab dezvoltat mai ales în acest
domeniu. Încărcarea documentelor în mediul digital și permitere accesului unui num ăr cât mai
mare de persoane la acestea ar reprezenta un pr ogres considerabil pentru Rom ânia, mai ales
pentru fluidizarea transmiterii unor fluxuri mai mari de informa ții printr -un efort m ult mai mic.
Privind toate aceste aspecte, lucrarea de fa ță, intitulat ă „ARHIVISTICA – O
ACTIVITATE CONEXĂ ASISTENȚEI MANAGER IALE ȘI ADMINISTRATIVE ” dorește

4
a eviden ția importan ța arhivisticii ca domeniu și necesitatea investirii de resurse pentru
susținerea dezvolt ării domeniului arhivistic.
În primul capitol, denumit „ DELIMITĂRI CONCEPTUALE PRIVIND ȘTIINȚA
ARHIVISTICĂ ”, sunt prezentate o serie de aspecte introductive privind arhivele, arhivarea și
despre modul în care a fost vazut ă arhivistica de -a lungul timpului. Pentru început sunt
prezentate modalit ățile de definire a arhivisticii, dar și rolul acesteia în societat e, impor tanța pe
care o are în ceea ce prive ște existen ța și identit atea na țiunilor. Pentru o mai bun ă înțelegere a
modul ui în care a fost v ăzută arhivistica de -a lungul timpului , lucrarea continu ă cu un scurt
istoric în care este prezentat trecutul arhivelor și modul în care s -a format arhivistica. Spre finalul
capitolului, arhivstica este privit ă și analizat ă sub dou ă forme: în primul r ând prin prisma
obiectului de activitate și mai apoi ca știință, aceasta f ăcând part e din științele auxiliare.
Capitolul II, int itulat „P RINCIPALELE ACTIVITĂȚI ARHIVISTICE ” surprinde
modul în care func ționeaz ă activitatea arhivistic ă, detaliind procesul de arhivare raportat la
principalele activit ăți arhivistice și anume : inventarierea, selec ționarea și îndosarierea. Aici sunt
prezentate atât etapele de inventariere, părțile componente ale unui inventar și metode de
inventariere, cât și conceptul de selec ționare cu o serie de particularit ăți pe care acesta le de ține.
Cel d e-al III -lea capitol, numit „ LEGISLAȚIA ARHIVISTICĂ ” dezbat e detalii
referitoare la cadrul normativ și juridic în ceea ce prive ște domeniul arhivistic ii. Sunt prezentate
atât legile ce guverneaz ă acest domeniu, c ât și cadrul institu țional al acestuia. În ce-a de-a doua
parte a acestui capitol reg ăsim detalii refer itoare la Arhivele Na ționale ale Rom âniei,
principalele sale atribu ții, dar și situ ția actual ă în care se afl ă aceast ă institu ție.
În finalul lucr ării, concluziile reflect ă o serie de reflexii cu privire la situa ția arhivisticii
în Rom ânia, fiind pres ărate și o serie de sugestii și propuneri de îmbun ătățire a sistemului de
funcționare al arhivelor din țara noastr ă.

5

CAPITOLUL 1
DELIMITĂRI CONCEPTUALE PRIVIND ȘTIINȚA ARHIVISTICĂ

“A stăpâni informația, într -o societate bazată pe cunoaștere, echivalează cu a deține
privilegiul puterii asupra axei trecut -viitor -prezent. Fără o continuitate a trecutului care să
dea legitimitate viitorului, prezentul este sortit am neziei. Și cum informația percepută ca
proces, cunoaștere și obiect, care transformă structura și elimină incertitudinile, care
modelează și dă formă cunoașterii se regăsește în documentele de arhivă, a alege azi ce se va
aminti mâine a devenit o necesitat e legitimă .”1

1.1. Modalit ăți de definire a arhivisticii și rolul acesteia în societate
Arhivistic a face parte din științele auxiliare și principala preocupare a acestei științe este
crearea, conservarea și folosirea arhivelor. Arhivele sunt privite atât ca documente, cât și ca
instituție și loc de păstrare a acestora. Din punct de vedere cultural, ar hivistica permite realizarea
de cercetări fundamentale și aplicative a documen telor, preocupandu -se în acela și timp și de
identificarea celor mai bune soluții de ordonare, selecționare, inventariere, conservare și
valorificare a acestora. În plus, arhivele desfășoară și o activitate de îndrumare și control la
factorii creatori de arhivă, în vederea respectării normelor privind etapele și operațiunile
necesare în vederea constituirii arhivei instituțiilor respective. Privit ă ca știință, aceasta are un
rol fo arte important în preg ătirea viitorilor arhivi ști și, de ce nu, în îmbun ătățirea procesului
actual de arhivare.
De-a lungul timpului, arhivistica a fost definit ă în diferite moduri , atât defini ții simple,
dar și complexe și cuprinz ătoare. Una din defini țiile date de dicționaru l explicativ al limbii

1 Ilie Veronica , Macro -evaluarea , 2015, Revista Arhivelor , nr. 1 -2, p 43, disponibil on line la
http://arhivelenationale.ro/site/2018/06/25/revista -arhivelor -archives -review -no-1-2-2015/

6
române spune c ă arhivistica este “știința care se ocupă cu studiul conservării documentelor, cu
stabilirea valorii lor istorice, precum și cu organizarea arhivelor ”.2
În cartea sa intitulat ă „ Îndrum ări în cercet ări istorice ”, Aurelian Sacerdo țeanu spune c ă
arhivistica se ocup ă cu “studiul și organizarea arhivelor (publice și private), adic ă depozitele de
acte privitoare la o persoan ă, o familie, o institu ție sau un ținut.” Acesta alege s ă pună accent și
pe import anța clasific ării în ceea ce prive ște aceast ă activitate spun ând că “în sens propriu
arhivistica se ocup ă cu ordonarea arhivelor, d ând fiecarei piese arhivistice un num ăr de ordine,
relevandu -i data, obiectul și clasific ându-o.”3
O alt ă modalitate de def inire a arhivisticii o reg ăsim în Revista Arhivelor, în articolul
Ritei Magdolna Bernád ce spune c ă arhivistica este „știința specială a istoriei a cărei sferă de
cercetare o constituie izvoarele scrise pe suport friabil, pe baza cărora se efectuează cerce tări
fundamentale și aplic ative în vederea stabilirii soluțiilor optime de ordonare, inventariere,
selecționare, conservare și valorificare a documentelor. ” Tot aici, ea adaug ă că aceast ă științ ă
„se ocupă de teoria și practica mu ncii în instituțiile arhiv istice.”4
Însă pentru o mai bun ă înțelegere a arhivistici i, va trebui s ă detaliem și termenul de
“arhiv ă”, precum și rolul acesteia în societate, privit din diferite perpective , deoarece f ără
existen ța arhivelor, nu am putea vorbi azi despre știința arhivi sticii.
Termenul provine din grecescul „archeion” (locul unde se păstrau actele scrise ale
arhonul ui, ca înalt magistrat), preluat de romani sub forma „archivum”.
Conform dic ționarului arhivistic editat în anul 2009, prin arhiv ă putem înțelege at ât
“ansamb lul de documente constituite organic (elaborate sau primite) referitoare la istoria unui
popor, la activitatea unei organizații, la persoane particulare și juridice, destinate , prin natura
lor, a fi conservate ”, dar și “loc special amenajat unde sunt strân se documentele rezultate din
activitatea unei organizații în vederea păstrării și cercetării lor ” sau “instituție sau parte

2 Definit ie preluata din Noul dictionar explicativ al limbii romane din 2002 d isponibil on line la
https://dexonline.ro/definitie/arhivistică [accesat: 9.11.2019]
3 Aurelian Sacerdoteanu , Indrumari in cercetari istorice , 1943 , ed. Casa Scoalelor , p 17
4 Rita Magdolna BERNÁD , Organizarea și funcționarea Arhivei capitulare de Alba Iulia , 2014, Revista Arhivelor,
nr. 1 -2, p 50

7
structurală a unei organizații care efectuează prim irea și păstrarea documentelor, organizând
folosirea lor în scopuri politice, ști ințifice, eco nomice, sociale, culturale etc. ” 5
Theodore Roosevelt Schellenberg este cel mai cunoscut arhivist și teoretician arhivistic
American. Publicațiile și ideile lui fac parte din fundamentul teoriei și practicii arhivistice din
Statele Unite. În s pecial, Schellenberg este cunoscut pentru ideile de arhivare americane. Acesta
considera c ă arhiva reprezint ă acele înregistrări ale oricărei inst ituții publice sau private care
sunt considerate demne de conservare permanentă în scopuri de referință și de cercetare și care
au fost depuse sau au fost selectate pentru a fi depuse într -o instituție de arhivă. 6
Tot Schellenberg ne furnizeaz ă și una dintre cele mai elaborate și complete defini ții ale
înregistr ărilor. El spune c ă înregistr ările reprezint ă toate cărțile, lucrările, hărțile, fotografiile
sau alte materiale documentare, indiferent de forma fizică sau caracteristicile, realizate sau
primite de orice instituție publică sau privată în conformitate cu obligațiile sale legale sau în
legătură cu tranzacț ia activității sale proprii și păstrate sau adecvate pentru păstrarea de către
instituția respectivă sau succesorul său legitim ca dovadă a funcțiilor, politicilor, deciziilor,
procedurilor, operațiunilor sau a altor activități sau din cauza valorii inform aționale a datelor
conținute în acestea. 7
În Manualul de Administreare a Arhivelor al lui Hilary Jeneinson , arhivele sunt priv ite
ca fiind documente care au făcut parte dintr -o tranzacție oficială și au fost păstrate pentru
referin țele oficiale ( “documen ts which formed part of an official transaction and were preserved
for official reference” )8.

5 Ramona Păcuraru, DICTIONAR ARHIVISTIC , 2009, Tg. Mureș , disponibil on line la
http: //www.artgraph.ro/Dictionar%20Arhivistic.pdf [accesat : 11.11.2019] p 18
6 T.R. Schellenberg , Modern Archives: Principles and Techniques , 2003, Ed. Society of American Archivists ,
Chicago, p 16, Text original “Those records of any public or private inst itution which are adjudged worthy of
permanent preservationfor reference and research purposes and which have been deposited or have been
selected for deposit in an archival institution.”
7 T.R. Schellenberg, Modern Archives: Principles and Techniques , 2003, Ed. Society of American Archivists,
Chicago, p 16 , Text original “all books, papers, maps, photographs, or other documenta ry materials, regardless
of physical form or characteristiccs, made or received by any public or private institution in pursuance of its
legal obligations or in connection with the transaction of its proper business and preserved or appropriate for
preserv ation by that institution or its legitimate successor as evidence of its functions, policies, decisions,
procedures, operations, or other activities or because of the informational value of the data contained therein.”
8 Hilary Jeneinson , A Manual Of Archi ve Administration , 1922 , Ed. Oxford University Press, London, p 4

8
Conform defini ției date de glosarul Consiliul Internațional al Arhivelor (CIA) arhivi știi
reprez intă în această afacere pe cei care păstrează ceea ce nu aparține prezentului , deci
neactualul. Definiția arhivelor pe care o dă CIA este că documentele care formează baza muncii
și existenței arhivi știlor, sunt: "Documente ce nu aparțin prezentului…"9
În ceea ce prive ște rolul și importan ța arhivelor, putem face refer ire at ât la rolul s ău
educativ, dar și la importan ța pe care o de ține în cadrul cercet ărilor științifice. De asemenea, un
aspect foarte important , atât al arhivelor, dar mai ales al științei arhivistic e este m ăsura în care
aceasta particip ă la buna func ționare a institu țiilor publice. Uitându -ne la arhive, o caracteristică
a arhivelor instituționale o reprezintă păstrarea lor sistematică.
Dacă ne raport ăm la importan ța arhivelor d in punct de vedere cultur al, acestea pot fi
utilizate în numeroase ramuri ale științei , precum sociologie, literatură și istoria literaturii,
publicistică, istorie, istoria artei sau altele . În acest mod, se pune accent preponderent asupra
arhivelor istorice , astfel c ă , în lucrarea sa publi cată în volumul Hrisovul din anul 2007,
Alexandra Zbuchea pune accent pe necesitatea promov ării în ceea ce prive ște acest domeniu,
consider ând că “fondurile și colecțiile arhivistice ar trebui să fie cunoscute și să intre în circuitul
cultural local sau n ațional.”10
Aceea și autoare expune mai depa rte ideea c ă exist ă o similitudine între activitatea
specific ă dintr -o arhiv ă și cea dintr -un muzeu . Aceasta sus ține că „în ambele tipuri de organizații
se conservă, restaurează, depozitează, gestionează, cercetează și valorifică elemente cu o valoare
patrimonială deosebită. Ambele categorii de organizații contribuie c onsecvent la progresul
științei și la mai buna cunoaștere a trecutului și a valorilor culturale specifice unei comunități/
socie tăți. Ambele urmăresc educarea unui public cât mai larg și contr ibuie la construirea spiritul
civic și al sentimentului de apart enență.”11

9 David B Gracy, Tot ce avem de făcut este să predăm? Profesori i de arhivistică și promovarea arhivelor, 2000,
Management pentru viitor – Biblioteci și Arhive, Editura Presa Universitară Cluj eană Biblioteca Centrală
Universitară "Lucian Blaga”, Cluj -Napoca, p 17 8
10 Alexandra ZBUCHEA , Rolul marketingului în dezvoltarea ofertei publice a arhivelor , 2007, Hrisovul , Ed.
Ministerului Internelor și Reformei Administrative , București , p 250
11 Alexandra ZBUCHEA , Rolul marketingului în dezvoltarea ofertei publice a arhivelor , 2007, Hrisovul, Ed.
Ministerului Internelor și Reform ei Administrative, București , p 256

9
Constatarea sa este c ă „tot mai mult publicul larg este interesat de oferta arhivelor, iar
aceste organizații trebuie să dezvolte o strategie de marketing care să vizeze popularizare a pe o
scară tot mai largă a patrimoniului deținut.”12
Necesitatea acestei promov ări despre care scrie Alexandra Zbuchea se reg ăsește și la
mulți alți autori interesa ți de acest domeniu. David B Gracy , profesor al Universit ății din Texas,
atrage și el ate nția asupra importan ței arhivelor spun ând că “dacă oamenii ar înțelege într –
adevăr, cât de importante sunt arhivele pentru ei, depozitele de arhivă ar trebui să devină la fel
de obișnuite ca și cabinetele medicale.” 13
1.2. Scurt istoric
Primele lucrări de arhi vistică se datorează lu i Johan Peter Zwengel (New Grosse
Formular, 1568), Iacob de Raemingen (Von der Règestratur und Ihren Gebänwessen, 1571),
Bonifaciu Baltasar (1632) și George Aebltin (1669); aceștia au discutat despre modul de
organizare al cancelarie i și registraturii (organizează intrarea și ieșirea documentelor, precum și
pe cele elaborate pentru uz intern). În secolele XIX -XX, s -au formulat regulile privito are la
păstrarea și folosirea documentelor și s -au făcut încercări de alcătuire a unei termin ologii
adecvate.
1.2.1. Istoria arhivisticii în lume
Cele mai vechi arhive datează din Antichitate și au apărut în Orient, la greci și romani.
În Evul mediu, arhivele s -au diversificat și și -au constituit funcții ceva mai precise. Alături de
arhiva puterii centr ale (pe lângă cancelarie, ca factor creator de arhivă) au apărut arhive ale
instituțiilor administrative teritoriale și locale, ale orașelor, breslelor și chiar ale unor particulari.
Spre sfârșitul Evului mediu, comunitățile sătești libere își creau și ele arhive. În secolele XV –
XVI, arhivele au devenit secrete, accesul la ele fiind restricționat; împotriva acestei practici s –
au ridicat cărturarii și mai târziu iluminiștii francezi, care doreau să studieze materialul istoric.

12 Alexandra ZBUCHEA, Rolul marketingului în dezvoltarea ofertei publice a arhivelor , 2007, Hrisovul, Ed.
Ministerului Internelor și Reformei Administrative, București , pag 257
13 David B Gracy , Tot ce avem de făcut este s ă predăm? Profesorii de arhivistică și promovarea arhivelor , 2000,
Management pentru viitor – Biblioteci și Arhive, Editura Presa Universitară Clujeană Biblioteca Centrală
Universitară "Lucian Blaga ”, Cluj-Napoca , p 172

10
Ernst Posner a susținut că prim ele arhive au fost create de su merieni la mijlocul
mileniului IV i.Hr.. Aceste înregistrări au luat forma unor tablete de lut cu caractere cuneiforme.
Arhivele au fost utilizate pentru a sprijini activitatea comercială și detinerea de proprietăți. Mai
târziu, societățile antice , cum ar fi hititii, asirienii și mezopotamienii, toate au păstrat arhive,
deși nu se stie astăzi cât de instituționalizate au fos t aceste arhive și ce formă au luat asemenea
instituții. În cel puțin unele dintre aceste societăți arhi vele au fost păstrate în temple și curți în
scopuri religioase, juri dice, administrative, comerciale și genealogice.
În timpul celui de -al doilea și al treilea mileniu i.Hr. egiptenii au dezvoltat un sistem
extins de arhive pentru a -și susține imperiul, aș a cum a făcut și Imperiul persan mai târziu.
Aceste arhive au existat în primul rân d pentru a servi scopurile legale, administrative și militare
ale con ducătorilor. O indicare timpurie a rolului perceput de arhive ca instrumente de opresiune
politică a apă rut în Egipt în jurul anului 2200 î. Hr. când, în timpul unei revolte, o gloată supărată
a distrus un birou de înregistrări . Arhivele persane au încorpor at adesea arhivele capturate ale
guvernelor învinse pentru a ajuta la stabilirea controlului asupra teri toriilor nou ocupate. Într -o
ilustrare a importanței arhivelor pentru Alexandru cel Mare, este interesant de menționat că,
atunci când au fost arse înre gistrări în cortul șefului său de cancelarie, personalul a primit ordin
să le reconstruiască obținând co pii din surse provinciale.
Arhivele din China pot fi identificate aproape până la sumerieni. Aceste înregistrări au
fost înscrise pe oase și cochilii de țestoasă în scopuri religioase, administrative și simbolice. Pe
la 700 î. Hr. tablete de bambus, mătase și piatră au fost utilizate, înregistrările de valoare militară
fiind depozitate în clădiri sigure. În timp ce egiptenii foloseau papirus, chinezii au început să
folosească hârtie cu fibre vegetale după 200 î. Hr. Chinezii au demonstrat, de asemenea, un
interes precoce pentru utilizarea arhivelor pentru a controla scrierea istoriei. În secolul I, dinastia
Han a înființat un Birou de istoriogra fie.
Orașul -stat grec din Atena a început să -și găzduiască arhivele în Metroon, templul
mamei zeilor de lângă tribuna l, în jurul anului 400 î. Hr. Această arhivă conținea legi, decrete,
procese verbale, înregistrări financiare și diplomatice, contracte, înr egistrări ale procedurilor
judiciare și manuscrise ale pieselor lui Sophocles, Euripides și alții. Se pare ca acesta a fost
primul exemplu de instituție arhivistică care oferea acces public ului la înregistrări și în

11
concordanță cu principiile democratice a le guvernului atenian, cetățenii privați putand obține
copii ale înregistrărilor din arhive.
Primele arhive publice a le Romei au fost fondate în jurul anului 509 î. Hr. în Aerarium,
sau vistieria templului lui Saturn și a adăpostit legi, decrete, rapoarte ș i înregistrări financiare.
Ca și Metroon, legile adăpostite în aceste arhive putea u fi consultate de toți cetățenii. Când
Aerarium a fost distrus de in cendiu în 83 î.Hr. acesta a fost înlocuit de Tabularium, o clădire
mare din piatră. În Roma imperială ult erioară, Tabularium a adoptat o misiune mai restrânsă ca
arhive ale Senatului. A fost completată de arhivele imperial e și de o rețea de arhive provinciale,
municipale, militare și religioase. Diversi împărați, în special Iustinian I, au fost apărători apri gi
ai arhivelor. Codul Iustinian din anul 529 a inclus și o secțiune despre rolul arhivelor și
arhivarilor. Acest cod a subliniat importanța arhivelor ca loc public de depozit și ca garanți ai
integrității și autenticității înregistrărilor păstrate în aces tea.
Sistemele de evidență și arhivele administrative formalizate birocratic au fost
caracteristicile fundamentale al e imperiilor militare și economice inovatoare islamice din
perioada medievală. În timpul secolelor al VII -lea și al VIII -lea, au fost înfii nțate cancelariile
de stat sau birourile centrale ale „registrelor” numite diwans în locuri precum Persia, Damasc,
Bagdad și Africa de Nord. Mai târziu, multe moschei au adoptat funcții de arhivă în sprijinul
bursei religioase, în spe cial în centrele cultu rale precum Damasc.
Majoritatea arhivelor europene medievale au fost păstrate în spații eclesiastice. La
jumătatea se colului al VI -lea au fost înființate arhive papale. În secolul al VIII -lea Venerabilul
Bede a fost capabil să folosească arhive pentru a sc rie istoria sa de referință a bisericii din
Anglia. În urma prăbușirii Imperiului Roman, o serie de arhive municipale au persistat în Italia
și Franța până în secolele al IX -lea și al X -lea. Veneția și Florența au stabilit arhive în s ecolele
al XI -lea și, respectiv, al XIII -lea. Era o practică obișnuită ca arhivele regale din Europa să nu
aibă o locație fixă, ci să călăt orească în gospodăria regelui. Spre sfârșitul secolului al XII -lea,
cu toate acestea, au existat unele mișcări către înființarea arhivelor guvernului central în Anglia.
Un secol mai târziu au început să fie găzduite în Turnul Londrei. Cu timpul, aceste arh ive au
fost extinse pentru a include toate înregistrările din Chanc ery din Marea Britanie. În 1323,
primul inventar al arhivelor engleze a fost finalizat și a servit ca model pentru inițiative similare

12
în alte părți din vestul Europei. În 1346 au fost crea te arhivele regatului Aragon . În acest timp,
hârtia a început să fie din ce in ce mai utilizata în Europa.
În 1524 arhivele coroanei Castil lei au fost înființate de catre Charles V la Simancas în
apropiere de Valladolid. Arhiva a fost extinsă semnificativ de Filip al II -lea, care a considerat
că arhivele sunt vitale pentru controlul, administrarea și legitimarea unui imperiu și care a văzut
și arhivele ca simboluri ale puterii și prestigiului. Arhiva Simancas este considerată acum
prototipul clasic al „arhi velor naționale” centralizate. Două sute de ani mai târziu Arhiva Indiilor
a fost înființată la Sevilla din aceleași motive. Când Cortes a cucerit America, s -a considerat
esențial să nu se ardă numai arhivele incasilor și aztecilor cuceriți, dar și asigura rea documentării
legitime a ocupației de către un notar legal numit, ale cărui înregistrări au fost depuse în cele
din urmă în arhivele din Spania. Între secolele al XVI -lea și începutul secolului al XVIII -lea au
fost create depozite de arhive regale în Fr anța, Suedia, Danemarca și China. Efectul combinat
al apariției tiparului și apariția statului administrativ modern a generat o creștere se mnificativă
a creării de înregistrări și, în consecință, a arhivelor.
Crearea, controlul și utilizarea arhivelor au d evenit din ce în ce mai importante în
contextul luptelor de putere religioasă, juridică și politică, cum ar fi mișcările de reformă și de
reformă parlamentară, atunci când o pozantii au folosit înregistrări pentru a susține argumentele
lor. Renașterea a cr eat o cerere de acces la informații pentru a sprijini cercetarea savantă, spre
deosebire de scopurile politice, financiare, juridice, admi nistrative și simbolice mai comune. Cu
toate acestea, accesul la arhive era strict controlat de proprietarii lor, de o bicei monarhi sau
biserici, care de multe ori le păstrau inaccesibile tuturor, în afară de ei înșiși și funcționarii l or.
1.2.2. Arhivistica în România
Istoria arhivelor românești este destul de veche, chiar dacă nu există date certe privind
începuturile arhivelo r pe teritoriul nostru. Există puncte de vedere care afirmă că începutul
arhivelor la noi se leagă de plăcuțele de lut ars descoperite la Tărtăria, jud. Mureș, întrucât aceste
plăcuțe conțineau și în Orient texte de tip arhivă. În mod cert, istoria arhivel or din spațiul nostru
începe cu perioada Daciei romane, timp din care s -au păstrat tăblițele cerate de la Roșia
Abrudu lui, reprezentând ac te de vânzare -cumpărare.

13
În Evul mediu s -au constituit arhivele particulare, ale marilor familii, precum și cele ale
instituțiilor, inclusiv cele bisericești. Constituirea statelor a condus la organizarea cancel ariilor
și la apariția arhivelor organizate p e lângă acestea. În Transilvania sunt atestate încă din sec.XIII
așa-numitele loca credibilia, care aveau dreptul de a emite și copii autentice, la capitolul de la
Alba Iulia și la conventul din Cluj Mănăștur. În cancelariile munteană ș i moldoveană a exist at
o condică în care erau trecute toate actele emise; prezența sa este amintită de unele documente
care menționează că “s-au trecut la condică” ori “s -au scris în condică”. Aceste mențiuni
demonstrează existența unor arhive organizate r udimentar, printre c are, arhiva la destinatar, în
secolele XIVXV; destinatarul (așezământ ecleziastic, sfat orășenesc, breaslă sau chiar
particular) păstra cu mare grijă toate documentele primite, organizându -și arhive. Ele permiteau
susținerea unei cauze în fața justiției și demonstrarea proprietății. A urmat apoi arhiva la emitent
sau arhiva de registru (în secolele XV -XVIII), când emitent ul își făcea arhivă din copiile actelor
trimise și din originalele actelor intrate.
Arhive au existat nu numai pe lângă cancelaria domnea scă, ci și pe lângă principalele
instituții sau dregătorii. Mare parte din ele au fost însă distruse de invaziile și r ăzboaiele purtate
în acest spațiu. În perioada fanariotă, arhivele erau ceva mai bine organizate, prin grija statului.
Constantin Mavrocor dat hotăra, la 1741, ca prefecturile, judecătoriile și consiliul domnesc să
posede registre cuprinzând copiile tuturor actelor emise de instituția respectivă. În afară de
instanțele administrative și judecătorești, o organizare a arhive lor se poate constat a și la nivelul
mitropoliilor la începutul sec.XIX.
A existat și o arhivă de registratură, care se întâlnește în Trans ilvania de la sfârșitul
secolului al XVIII -lea și în Țara Românească și Moldova, după 1831. Abia prin Regulamentele
Organice, erau înființate arhivele de stat moderne ale Țării Românești (1 mai 1831) și Moldovei
(1 ianuarie 1832). În 1862, după Unirea Prin cipatelor s -au unit și cele două arhive, rezultând
Direcția generală a Arhivelor Statului, la București, aflată în subordinea Depar tamentului
cultelor și instrucțiunii publice; în 1951 ele vor fi puse în subordinea Ministerului de Interne.
Astăzi Arhivele Naționale (denum ire dată de legea 16/1996) cuprind atât o direcție
generală în București, cât și filiale (direcții) la nivelul fiec ărui județ și a municipiului București.
Conducerea Arhivelor a fost asigurată de o serie de valoroși oameni de știință, care le-au sporit

14
prestigiul: Gh.Asachi în Moldova și I.Heliade Rădulescu în Țara Românească (până la 1862),
B.P.Hașdeu, D.Onciul, Const antin Moisil, Aurelian Sacerdoțeanu.
În fostele provincii ale Austro -Ungariei arhivele erau organizate pe baza principiului
centralist, în sensul că erau strânse la Viena și Budapesta. Ungaria nu a avut nici ea o arhivă a
statului modern până la 1875, dată la care a început strângerea unora dintre arhivele
transilvănene. Abia în 1920, Consiliul Dirigent a hotărât înființarea une i arhive la Cluj. Tot
atunci, au fost înființate direcțiile regionale de la București, Iași și Chișinău.
In articolul sau despre Au relian Sacerdoteanu, Prof. univ. dr. Ioan Scurtu atrage atentia
asupra faptului ca “in anii '70 – '80 situația arhivistică, a devenit extrem de dificilă ”, situatia de
atunci devenind destul de critica pentru domeniul arhivisticii, deoarece „practic, nu mai exista
nicio structură de învățământ pentru pregătirea viitorilor arhiviști.” 14
1.3. Obiectul de activitate al arhivisticii
Teor eticianul marketingului, Theodore Levitt scria că: "Odată stabilite nevoile
consumatorului, efortul nostru se îndreaptă spre în apoi: mai întâi se preocupă de satisfacerea
cerințelor consumatorului. Apoi, revine pentru a produce în continuare bunuri, prin c are, aceste
cerințe să fie în parte satisfăcute"15.
Pe scurt, pentru a transpune ideile lui Levitt în termeni arhivistici, arhivistul trebuie să
învețe să gândească despre arhivistică nu ca la un producător de servicii (cum ar fi păstrarea
accesul ui la act ele și documentele cu valoare permanentă), ci să facă lucruri care să -i determine
pe oameni să dorească "să facă afaceri" cu arhivele (adică, să dorească ca un serviciu arhivistic
să fie executat corect în întregime).
David Gracy considera c ă “în a rhive t rebuie să gândim dincolo de simpla satisfacție pe
care oamenii o realizează ca rezultat al regăsirii documentelor în depozitele de arhivă. Trebuie
să gândim și să vorbim în termenii transpunerii în viață a ceea ce serviciul arhivistic pentru
societa te ofer ă. In mod similar, trebuie să încetăm să -i vedem pe clienții noștri ca pe simpli

14 Prof. univ. dr. Ioan Scurtu , Aure lian Sacerdoțeanu , 2012 , disponibil on line la https://www.art –
emis.ro/personalitati/aurelian -sacerdoteanu
15 Theodore Levitt, " Marketing Myopia ", 1977, in Ben M.Enis and Keith K .Cox, Marketing Classics: A Selection o f
Influential Articles , ed. Boston: Allyn and Bacon, Inc., p 23.

15
"consumatori". Gândind astfel, noi ne etichetăm serviciul ca fiind numai pentru cei care ne trec
pragul. Serviciul arhivistic pentru societate are un sens mult mai larg .” 16
Daca ne raport ăm la nevoile consumatorului , oamenii au nevoie de arhive din diferite
motive. O parte dintre aceste motive ar putea fi:
– pentru a oferi stabilitate vieții noastre prin menținerea unui mediu social stabil;
– pentru a menține comunita tea prin intermediul documentării comune asupra istoriei
unui grup sau persoane;
– pentru releva legătura unei persoane cu o comunitate sau un grup prin cercetare
genealogică.
Oferta publică a arhivelor se poate împărți pe două mari tipuri: comercial administrat iv
și cultural. În prima categorie intră serviciile pe care le oferă arhivele publicului larg, cu interese
patrimoniale legate de documentele deținute. Acestea constau în oferirea spre consultare a unor
documente administrative recente (cum ar fi acte de p roprietate pentru imobile și terenuri).
Persoanele solicitante pot obține, contra cost, copii ale actelor respective. În categoria
produselor culturale oferite de către arhive se încadrează mai multe servicii și produse. Acestea
au o f inalitate exclusiv cu lturală și determină acumularea de informații culturale și îmbogățirea
spirituală a beneficiarilor. Se c onsideră că este de datoria oricărei arhive, indiferent de
amploarea și importanța bunurilor culturale deținute, să dezvolte aceast ă ofertă.
Serviciile și produsele oferite de instituțiile care gestionează patrimomniul cultural pot
fi: o expoziție, un serviciu propriu -zis, un program, activități în slujba societății sau a unor
grupuri particulare etc. De asemenea se pot oferi produse , cum ar fi, volume d e documente sau
studii. Pentru a atrage clienții, serviciul oferit trebuie să fie conform cu nevoile și așteptările
publicului și/sau ale comunității locale. Pentru a se asigura calitatea, deci satisfacerea clienților
și vizitatorilor, produsele oferite tr ebuie să țină cont de particularitățile și exigențele
patrimoniului cultural. Pentru a proiecta mai bine un produs de patrimoniu cultural, este

16 David B Gracy, Tot ce avem de făcut este să predăm? Profesorii de arhivistică și promovarea arhivelor , 2000,
Management pentru viitor – Biblioteci și A rhive, Editura Presa Universitară Cluje ană Biblioteca Centrală
Universitară "Lucian Blaga”, Cluj -Napoca , p 17 5

16
necesară înțelegerea comportamentului publicului vizat, a nevoilor, problemelor cu care ace sta
se confruntă, pre cum și a dorințelor s ale.
„Oferirea serviciilor culturale trebuie nu numai să țină cont de interesele și curiozitățile
publicului vizat sau ale populației locale, ci și de caracteristicile și problemele cu care se
confruntă patrimoni al cultural care stă la baza lor. Astfel t rebuie întotdeauna avute în vedere și
satisfăcute două necesităti: păstrarea corespunzătoare a diferitelor elemente ale patrimoniului
cultural și educarea publicului.”17
Opinia general acceptată este că arhivele tr ebuie să pună la dispo ziția cercetătorilor
documente indispensabile mai bunei înțelegeri a trecutului, pentru avansul științei în diverse
domenii socio -umaniste. În realitate însă, arhivele istorice/culturale trebuie să realizeze mult
mai mult de atât. Ele trebuie să contribuie și direct la educarea unor categorii foarte variate
public, trebuie să promoveze valorile patrimoniale pe care le conservă și gestionează cu mare
responsabilitate.
Serviciile specifice pot fi oferite singular sau asociate în cadrul unui produs mai
compl ex. Principalul serviciu oferit este de documentare. Acesta se adresează cu precădere
specialiștilor în diferite domenii, cum ar fi istorie și istoriografie, sociologie, critică de artă etc.
Accesul specialiștilor se face pe baza unei legitimații. Unele do cumente aflate în arhi vă au un
regim special de utilizare, datorită valorii lor istorice deosebite, precum și a fragilității și chiar
stării de degradare în care se găsesc.
Acest serviciu are și importanță socio -culturală deosebită , deoarece „prin studi erea
arhivelor istorice de către persoane imparțiale și cu pregătirea necesară rezultă diferite publicații
prin care se poate cunoaște mai bine trecutul și realizările unui popor, ale unei comunități sau
ale unor personalități. Pentru a se putea realiza ac est lucru în condiții optime instituția trebuie
să pună la dispoziția cercetătorilor spații și facilități adecvate, cum ar fi săli de lectură iluminate
corespunzător sau copiatoare, chiar scannere. De asemenea, pentru a lărgi baza de documente

17 Alexandra ZBUCHEA, Rolul marketingului în dezvoltarea ofertei publice a arhivelor , 2007 , Hrisovul, Ed.
Ministerului Internelor și Reformei Admi nistrative, București , p 251

17
care pot fi cercetate, Arhivele participă la schimburi de documente (copii sub formă de
microfilme) cu instituții similare din alte țări. ” 18
De asemenea Arhivele pot oferi, la fel ca și muzeele, servicii de tip expoziție temporară.
Aceasta conține și se bazează pe e lementele de patrimoniu adăpostite de arhivă. Ea poate fi
realizată în exclusivitate de specialiștii arhivei sau se poate aso cia cu alți specialiști sau alte
instituții culturale (chiar muzee). Expunerea se poate face în incinta propriei instituții și/sau în
cadrul altor organizații, în special muzee. Din păcate în România nu se prea oferă astfel de
servicii, iar atunci când se organi zează expoziții de către Arhive – ele nu sunt aproape deloc
promovate.
Un alt serviciu oferit de către arhive este cel de c ercetare. Aceasta se face de către
personalul de spe cialitate al Arhivei, fie la comanda unei persoane – fizice sau juridice –
interesate, fie din proprie inițiativă. În acest din urmă caz rezultă un produs important al unei
arhive care se adresează în pri ncipal specialiștilor în diferite domenii, însă care poate fi obținut
de către orice persoană interesată: volumul de document e sau studii. Acesta poate fi realizat de
către angajați ai instituției sau în colaborare cu specialiști externi. De asemenea, se m ai pot
publica studii de dimensiuni și cu subiecte din cele mai variate, precum și reviste de specialitate
care să valorifice impor tantul patrimoniu cultural existent în diferitele fonduri arhivistice.
În ultimii douăzeci și cinci de ani, arhivele din medi ul de afaceri s -au dezvoltat ca o
specialitate în cadrul profesiei de arhivă. Numărul de depozite de înregistrări – naționale,
regionale sau locale – care păstrează activ sau se specializează în colectarea arhivelor d in
domeniul afaceri lor, a crescut drama tic, la fel ca și numărul arhivelor corporative aflate în grija
custodilor profesioniști.
Creșterea arhivelor interne ale companiil or este atribuită creșterii gradului de
conștientizare de către managerii de afaceri atât asupra valorii istoriei corporative , cât și a
arhivelor la tranzacționarea curentă, precum și a necesității unei planificări strategice în
controlul înregistrăr ilor c urente și non -curente. Dezvoltarea arhivelor corporative nu a fost
distribuită în mod uniform în toate sectoarele de activita te și în locațiile geografice. În general,
arhivele colective au fost stabilite în regiunile dezvoltate ale lumii . Serviciile banca re și alte

18 Alexandra ZBUCHEA, Rolul marketingului în dezvoltarea ofertei publice a arhivelor , 2007, Hrisovul, Ed.
Ministerului Internelor și Reformei Administrative, București , p 253

18
servicii financiare sunt bine reprezentate in ceea ce priveste facilitățile de arhiv are, dar alte
sectoare rămân r elativ neglijate.
Valoarea arhivelor din mediul de afaceri ca parte a memoriei unei regiuni, națiuni sau
continente a crescut pe mă sură ce istoricii și alți utilizatori au apelat la arhivele de afaceri pentru
materialul lor sursă de muncă, social, proiecta re, transport, arhitectural, tehnic, regional, local ,
istorie urbană și agricolă. Utilizatorii arhivelor de afaceri nu sunt doar i storici economici. Într –
o societate incluzivă, trebuie să se susțină valoarea largă a arhivelor de afaceri pentru indivizi
din punct de vedere al istoriei locale, mediului, familiei sau produsului.
Există mulți jucători în lumea arhivelor de afaceri . Primele arhive ale unei companii din
epoca modernă au fost înființate în Germania la începutul secol ului trecut (Krupp în Essen în
1905, iar Siemens în Berlin în 1907). În anii 1930, au fost înființate altele, în special în sectorul
cărbunelui și al oțelul ui, în Germania, în timp ce Banca Angliei din Regatul Unit a luat prevederi
pentru arhivele sale. Unele corporații americane au st abilit programe de arhivare în anii ’40 –
’50, cum ar fi Kodak, Coca -Cola, Firestone și Sears, dar abia în anii ’60 numărul arh ivistilor din
mediul privat a crescut atât în Marea Britanie, cât și în Statele Unite. În restul Europei,
fenomenele au început în anii ’70 cu sectorul financiar și s -au extins în sectoarele comerciale,
de servicii și de fabricație .
În întreaga lume, arh ivele publice locale și bibliotecile universitare au colectat arhive de
afaceri. În Europa, s -au dezvoltat depozite care se ocupă în principal de colecțiile de afaceri.
Cea mai mare este Erhversarkivet din Århus, Danemarca, înființată în anii 1940, care gă zduiește
7.000 de colecții de arhive de afaceri – peste 50 de kilometri în total – acoperind toate sectoarele
și toate dimensiunil e întreprinderii. A făcut parte din Arhivele Statului Danez din 1963. Arhivele
Elvețiene de Afaceri, fondate în 1910 și care a cum fac parte din Universitatea din Basel, au în
jur de 450 de colecții. Centre des Archives du Monde du Travail (CAMT) din Franța , de
asemenea, funcționează ca un depozit național, în timp ce Arhivele de Istorie Economică din
Olanda, fondate în 1914, deți n aproximativ o sută de colecții de afaceri care se extind la peste
15 kilometri. În Germania, există arhive de afaceri asociate c u camerele de comerț din Renania –
Westfalia, Saarland, Baden -Württenberg, Munchen și Bavaria Superioară. Există patru depozite
regionale de afaceri în Suedia, iar secțiunea Business Records of Archive Services de la
Universitatea din Glasgow și Modern Recor ds Center de la Universitatea din Warwick

19
îndeplinesc un rol similar pentru Regatul Unit. Universitatea națională australiană din Canberra,
Biblioteca Baker de la Harvard și Muzeul și biblioteca Hagley din Delaware, SUA, sunt exemple
de arhive de afaceri r egionale din afara Europei.
Arhivele naționale / de stat: Multe arhive de stat sunt curatorii unor cantități mari de
înregistr ări comerciale din perioada în care toate sau anumite industrii din țara lor au fost
controlate de stat sau deținute de coroană. A ceasta variază foarte mult de la o țară la alta. În
secolul XX, majoritatea arhivelor naționale au devenit responsabile pentru colecții mari de
înregistrări de afaceri din sectoare ale economiei care au fost naționalizate. Cele mai extreme
exemple au fost în țările cu economii centrale controlate de stat, care solicitau stingerea
întreprinderii private. În alte țări, naționalizar ea a fost mai puțin extinsă, dar a inclus, de regulă,
sectoare vitale precum aprovizionarea cu apă, gaze, electricitate, telecomun icații și căi ferate și
alte domenii precum oțel, cărbune și petrol.
Datorită neglijării universale a arhivelor de afaceri de către „arhivarii tradiționali” și a
arhivelor naționale din întreaga lume, în multe țări s -au înființat asociații de arhive de afa ceri.
Aceste asociații sunt formate din arhivi, utilizatori (de obicei istorici) și proprietari de
înregistrări comerciale (re prezentanți ai afacerii înșiși) și s -au ocupat de multe probleme care
afectează direct arhivele de afaceri. Au elaborat standarde de clasificare și descriere a arhivelor
de afaceri, au furnizat cursuri de pregătire, au publicat reviste și alte literaturi p rofesionale, au
efectuat sondaje de înregistrări pe sectorul industrial, au furnizat o rețea pentru arhivarii de
afaceri și au men ținut registrele înregistrărilor de afaceri deținute de întreprinderi și public.
arhive.
Există foarte puține legislații oriun de în lume care asigură o responsabilitate publică
pentru arhivele de afaceri. A fost, este și va continua să fie, foarte greu de atins acest obiectiv,
deoarece puține guverne naționale au control asupra marilor conglomerate puternice numite
multi -național e. Există foarte puține legislații în întreaga lume care să asigure că părțile
substanțiale și foarte importante din memoria unei țări (patrimoniul industrial / comercial / de
afaceri) rămân în țara respectivă. [A se vedea cazul arhivelor grupului HSBC car e se întorc în
Marea Britanie din țara creatoare (China) în Green, „Multinațional, Multi -Arhivistic” în The
American Archivist, 60 , 1997, pp.100 -110]. Acolo unde există, este adesea ineficient. Norvegia

20
este o excepție notabilă – chiar și companiile petrol iere multinaționale au predat arhivelor de stat
arhive de valoare pentru înțelegerea economică, socială și culturală a țării.
Învățământul arhivarilor în domeniul diplomatic și al cerințelor înregistrărilor de afaceri
se îmbunătățește, dar încă mai trebuie făcut. O mare parte a lipsei pregătirii în arhivele de afaceri
aparentă în Prezentarea de ansamblu a arhivelor de afaceri din Eur opa de Vest (L.I.I.A., 1996),
nu a fost încă rectificată. Mai mult ajutor de sine a fost dezvoltat sub formă de rețele și list e de
discuții, dar arhivarul mediu dintr -un depozit de arhive de stat sau de localitate are o mică
pregătire practică în arhivele de afaceri. Este o caracteristică recentă în multe școli de arhivă,
dacă este inclusă deloc, și este adesea lăsată asociațiilo r de arhivisti de afaceri să ofere instruire.
“Într -o societate aflată într -o continuă schimbare, arhivistul este provocat să găse ască
formule noi pentru dileme vechi, să treacă prin filtrul reevaluării “tradiționa lele” idei,
metodologii, strategii arhivis tice vizând viața și soarta documentului de arhivă.”19
1.4. Arhivistica privit ă din perspectiva științifică
Terry Cook considera că lo cul teoriei arhivistice și contribuția unică a potențialului
profesiunii arhivistice la științele socio -umane rezidă în examinarea dimensiunilor adânci ale
impulsurilor din societate care stau în spatele creării documentelor de arhivă.
Acesta dorea s ă evidențieze diferen ța dintr e cunoa ștere și informa ții. El considera despre
căutarea cunoașterii, mai degrabă decât simpla informație, că este punctul de plecare al studiului
arhivelor și al muncii zilnice a arhivarului. Toate cuvintele cheie aplicate înregistr ărilor
arhivistice – proveniență, respectul fondurilor, contextul, evolu ția, interrelațiile, ordinea –
presupun un sentiment de înțelegere, de „cunoaștere”, mai degrabă decât doar o recuperare
eficientă de nume, date, subiecte sau orice, toate lipsite de c ontext, aceasta este „informație”
(este incontestabil utilă deoarece ace st lucru poate fi pentru mai multe scopuri). Pur și simplu,
arhivarii trebuie să transcende doar informațiile și simplele gestionări ale informațiilor, dacă
doresc să caute și să -i determine pe ceilalți să caute „cunoștințe” și semnificație printre registr ele
din îngrijirea lor.

19 Ilie Veronica, Macro -evaluarea , 2015, Revista Arhiv elor, nr. 1 -2, p 43

21
Aspectele disciplinare și profesionale ale științei arhivistice alcătuiesc împreună
paradigma arhivistică – un set de presupuneri, principii și practici comune comunității arhivistice
și sunt un model pentru activitățile și perspect ivele sale. Și indiferent de titulatură, este vorba
despre un ansamblu de științe care pun în valoare informația documentară conținută de diferitele
înscrisuri, pentru a fi apoi folosi tă la scrierea istoriei.
Științele auxiliare îi sunt indispensabile istoricului pentru descifrarea, înțelegerea,
stabilirea timpului și a locului evenimentelor ca și pentru evaluarea critică a izvoarelor istorice.
Numărul lor nu este fixat pentru totdeau na, iar, prin extensie, ori ce știință, de ale cărei rezultate
sau metode se folosește istoricul în activitatea sa de cercetare, poate să fie considerată ca
auxiliară istoriei, ajutând -o în cercetarea sa. Pe de altă parte, întreaga știință se constituie înt r-o
structură ale cărei dis cipline științifice se ajută reciproc, și în care, o știință raportată la alta îi
este, într -un anume fel, auxiliară.
Paradigma arhivistică a fost influențată pe larg de așa -numitele discipline auxiliare și
subordonate – diploma ticii, istoria, dreptul, cr itica textuală, teoria managementului și
organizațională și știința bibliotecii.
Aurelian Sacerdoțeanu, cel dintâi autor al unui manual de arhivistică la noi în țară, cu
preocupări și în domeniul diplomaticii sau cronologiei împă rțea aceste științe în:
a. științe auxiliare majore (geografia, arheologia, geologia, filologia, antropologia,
sociologia, dreptul, filosofia);
b. științe auxiliare minore (arhivistica, paleografia, diplomatica, grafologia,
cronologia, sigilografia, heraldica , numismatica, medalistica, miniaturistica,
genealogia, epigrafia, bibliologia).
Denumirea de științe majore și minore nu făcea referire la importanța lor, ci la faptul că
științele auxiliare majore oferă istoricului concluzii bine conturate, pe când ce le minore servesc
istoricului ca mijloace pentru a ajunge la aceste concluzii.
Prin urmare, considera A.Sacerdoțeanu, avem nevoie de informații despre locul în care
s-au petrecut diferite evenimente istorice (pe care ni le oferă geografia), despre limba vorbită
(filologia, cu ramurile sale, lingvistica, semantica, etimologia, toponim ia, onomastica), despre
răspândirea și activitatea omului (antropologia, etnologia) sau despre gândurile și legile după

22
care acesta s -a guvernat (filosofia, dreptul). Fiecare dintre aceste științe, numite majore de
istoricul român, se folosește de instrume nte proprii de investigare și analiză care să permită
elaborarea unor concluzii.
Școala franceză a propus o altă modalitate de împărțire a acestor științe utile istoricului
în munca cu izvoarele:
a) științe care se ocupă cu studierea mărturiilor figurative (arheologie, etnologie,
numismatică, sigilografie, filatelia);
b) științe care se ocupă cu studierea mărturiilor scrise (epigrafie, papirologie,
paleografie, criptografie, dipl omatică, onomastică, genealogie, heraldică);
c) științe care se ocupă cu conservarea și prezentarea mărturiilor (muzeistica,
biblioteconomia, codicologia, arhivistica).
Numărul științelor auxiliare minore și majore este în continuă creștere, în să continuă și
disputele privind încadrarea fiecăreia într -una sau alta din tre ca tegorii. De asemenea, unele
științe cu un grad mai mare de independență pot fi incluse în rândul celor majore; un exemplu
în acest sens este arheologia, considerată multă vrem e știință minoră dar pe care Aurelian
Sacerdoțeanu o introducea în rândul științe lor majore încă din prima parte a secolului trecut.
O altă propunere vine din partea lui Nicolae Edroiu, care propune clasificarea științelor
auxiliare din punctul de vedere a l prelucrării informațiilor oferite de izvoare. Astfel, avem de -a
face cu:
1. științe care prelucrează primar informația oferită de izvoare (bibliologia,
epigrafia, paleografia, codicologia, diplomatica, sigilografia, numismatica);
2. științe care se ocupă de modul de depozitare și co nservare, precum și de analiza
și editarea unor izv oare (arhivistică, arheografie);
3. științe care au un specific aparte (genealogia, cronologia, metrologia).
Arhiviștii români preferă să clasifice, de pildă, științele auxiliare mi nore, după locul unde
se păstrează mărturiile pe care le studiază aceste a. Prin urmare, există:
1) științe auxiliare grupate în jurul arhivelor (arhivistica, paleografia, diplomatica,
cronologia, sigilografia, filatelia, heraldica, genealogia, filigranologia ,
grafologia, miniaturistica);

23
2) științe auxiliare grupate în jurul bibliotec ii (bibliologia, codicologia);
3) științe auxiliare grupate în jurul muzeelor (muzeologia, arheologia, epigrafia,
metrologia, numismatica, medalistica, vexilologia).
Arhivistica și -a lărgit treptat câmpul de cercetare și a perfecționat metodele de cercetare.
Astăzi ea se împarte în două ramuri mari: teoria arhivistică sau arhivologia (se ocupă de
terminologie, metodologie, istoricul arhivelor, dreptul arhivistic) și practica arhivisti că sau
arhivotehnia (se ocupă de probleme legate de registratură, evidență, selecționare și valorificare).
De asemenea, există și o arhivoeconomie, care se referă la conservarea documentelor și
fondurilor arhivistice.
Scopul tuturor eforturilor de arhivare este de a păstra înregistrări valoroase și de a le face
disponibile pentru utilizare . („the end of all archival effort is to perserve valuable records and
make them available for use ”)20
W. R. Wilde creeaz ă o imagine at ât de frumoas ă a arhivelor, spun ând că arhiv ările aprind
lanterna adevărului de -a lungul înregistrărilor inelului matrițelor timpului, luminând tot trecutul
decolorat, ca niște litere de aur pe un vechi sul . („archivists, who flash the torch of truth along
time's mould ring records, illuminat ing all the fading past, like golden letters on an ancient
scroll ”)21
Lesley Richmond ne transmite un mesaj foarte important în ceea ce prive ște rolul
arhivelor și anume acela c ă fiecare societate se definește prin ceea ce alege să -și amintească și
ce alege să uite. (“Every society defines itself by what it chooses to remember and what it
chooses to forget.”22)

20 T.R. Sche llenberg, Modern Archives: Principles and Techniques , 2003, Ed. Society of American Archivists,
Chicago , p 224
21 T.R. Schellenberg, Modern Archives: Principles and Techniques , 2003, Ed. Society of American Archivists,
Chicag o, p 111
22 Lesley Richmond, The memory of Society , 2014, Businesses disponibil on line la
https://skjalasafn.is/files/servefir/2001 -citra/pres_20.html

24

CAPITOLUL II
PRINCIPALELE ACTIVITĂȚI ARHIVISTICE

Etapele organizării procesului de arhivare fizică sunt: fondarea, întocmirea
nomenclatorului, or donarea documentelor, inventarierea, selecționarea și distrugerea
documentelor.
„Fondare a reprezinta o operațiune de stabilire a apartenenței documentelor la un fond
sau colecție arhivistică în raport de caract eristicile interne, pe baza principiilor apart enenței,
integrității, istorismului, pertinenței, provenienței. ”23
Nomenclator arhivistic este un i nstrument de lucru utilizat la constituirea unităților
arhivistice pe structuri organizatorice, pe probleme și termene de păstrare .
Ordonare a reprezinta o perațiune a de grupare a unităților arhivistice din cadrul unui fond
arhivistic după un anumit criteriu: cronologic, cronologic -structural, structural -cronologic,
alfabetic, pe probleme . În arhivistică, ordonarea presupune plasarea materialelor documentare
în conformitate cu proveniența lor și în relație de organizarea și funcțiile organizației creatoare
a documentelor. Arhivistul este obligat să nu inoveze scheme de ordonare și clasificări pe
subiecte.
„În Europa, remarca Schellenberg, s -au încercat o schemă du pă alta, și nu a funcționat
nici una. Toate au avut rezulta te dezastruoase prin scoaterea documentelor din contextul lor,
distrugându -se astfel mult din valoarea lor de mărturie. Astfel a luat nașt ere principiul
provenienței, după care documentele trebuie grupate conform originii lor .”24
Inventariere este acea o perațiune de luare în evidență a documentelor și unităților
arhivistice dintr -un fond arhivistic, după ordonarea lor conform unor criterii s tabilite prin
nomenclatorul arhivistic .

23 Definitie preluata din Dictionarul arhivistic varianta electronica editata in anul 2009
24 Bogdan -Florin POPOVICI , Biblioteconomia și arhivistica: surori sau cumnate?, 2007, Conferința internațională
de Biblioteconomie și Știința Informării, Brasov , p 325

25
Selecționare a reprez intă operațiunea de eliminare a unităților arhivistice/documentelor
dintr -un fond arhivistic, atunci când termenele de păstrare au expirat .
Fondarea, întocmirea nomenclatorului și ordonarea documentelor se efectuează conform
planului metodic de lucru întoc mit în funcție de organigrama instituției, sunt efectuate conform
termenelor de păstrare și al tipului de documente și implică schema de ordonare cronologică și
alfabetică. Inventa rierea se execută în funcție de criteriile stabilite prin nomenclatorul arhi vistic,
selecționarea se aplică ținând cont de termenele de păstrare și depa rtamentele creatorului iar
distrugerea documentelor este absolut confidențială și se realizează doar cu acordul
beneficiarului.
2.1. I nventarie rea – operaț iunea de bază a activităț ii arhivistice
Inventarierea reprezintă acea operațiune de luare în evidență a documentelor dintr -un
fond sau colecție și înregistrarea lor într -un inventar. Înregistrarea se face pe baza fișei
documentului de arhivă care cuprinde următoarele elemente: dat a, genul docume ntului,
emitentul (cu toate calitățile și funcțiile), acțiunea, destinatarul (cu nume complet), cota
documentului (cuprinde denumirea fondului, numărul de pachet și numărul de ordine al
documentului în pachet), caracteristicile documentului (autenticitatea , forma sub care s -a
transmis documentul, limba, suportul, în afara celui de hârtie, semnele de validare, starea de
conservare). Principalul instrument de cercetare la sala de studiu este inventarul care cuprinde
informații despre conținutul documentelor ș i de unde se extrag cotele documentelor sau
dosarelor care ne interesează. Documentele de arhivă se folosesc fie pentru eliberarea de
certificate, copii, extrase, ca urmare a solicitării cetățenilor, fie pentru cercetare, la sălile de
studiu .
Unul dintre obiectivele actuale presante ale arhivotehniei este acela de prelucrare
electronică a informațiilor documentare, în contextul informatizării folosite pe plan
internațional.

26
„Inventarierea este operațiunea arhivistică de luare în evidență a u nităților arhiv istice
după ordonarea lor, conform unor criterii stabilite prin nomenclatorul arhivistic sau planul
metodic de lucru". 25
Inventarul este instrumentul de evidență cu dublă funcționalitate. În primul rând el
cuprinde, sub formă de rezumat, în mod concis și concludent. informațiile unităților arhivistice,
folosind ca instrument de bază cercetării, sub multiplele ei aspecte. În același timp, inventarul
este un instrument de evidență în sens administrativ -gestionar, cu ajutorul căruia se face
prcdarcaprimirea d ocumentelor în administrarea arhivarului sau responsabilului cu arhiva,
desemnat să asigure păstrarea, conservarea și folosirea documentelor.
Inventarierea documentelor la compartimente nu trebuie înțeleasă ca o soluție de
conjunctură, în co ndițiile lipse i sau chiar existenței unui compartiment de arhivă în cadrul
unității, ci ca o măsură menită să asigure efectuarea acestor lucrări, în cele mai bune condiții,
către cei care participă nemijlocit la rezolvarea lucrărilor , care cunosc modul de constituire al
documentelor, conținutul acestora și implicit valoarea lor. Această practică de inventariere la
compartimente se impune cu atât mai mult cu cât unitățile și compartimentele operează, de multe
ori, cu termeni specifici care trebuie folosiți c orect în inven tare pentru a nu se denatura
înțelegerea sensului lor real. Ori, cine poate face aceste operațiuni mai bine și mai corect dacă
nu cei care participă nemijlocit la constituirea acestor documente.
Modalitatea de inventarierea a documentelor la compartimente pe an și termene de
păstrar e, stabilită de actuala legislație , este perfect aplicabilă de către toți creatorii de documente
și asigură folosirea lor operativă în scopuri științifice și practice.
Modelul d e inventar este unic pentru toți cre atorii de documente din țară atât ca formular,
cât și ca mod de completare.
Unitățile arhivistice create în anul precedent vor fi perfectate (încheiate, definitivate) și
inventariate în anul în curs , urmând să fie predate în al doilea an de la constituire la arhiva
creatorului de documente.

25 Definitie preluata din Dictionarul arhivistic varianta electronica editata in anul 2009

27
Constituirea arhivei curente pe baza nomenclatorului arhivistic si inventarierea
documentelor la compartimente, pe an și termene de păstrare, prezintă avantajul că permite
selecționarea cu operativitate a unităților ar hivistice lip site de importanță istorică și
documentară , eliberând spațiul pentru arhiva nou creată.
2.1.1. Etapele procesului de inventariere
Pentru evitarea erorilor în ceea ce privește întocmirea inventarelor , ca și pe ntru înlesnirea
și des fășurarea uni tară a aceste i importante activități , într-o primă e tapă, compartimentul de
arhivă, sau în lipsa acestuia, șeful compartimentului care răspunde de arhivă, împreună cu
arhivarul sau responsabilul cu arhiva , trebuie să multiplice și să difuzeze tuturor
compa rtimentelor formularul de inventar, obligându -le, astfel, să răspundă rubricilor impuse.
În etapa a doua, unitățile arhivistice odată constituite , încheiate, certificate, cu toate
datele copertei corect completate, se grupează pe termene de p ăstrare, iar în cadrul fie cărei grupe
de termene se așează , mai întâi dosarele și la urmă registrele , condicile ș i alte documente
preconstituit e.
În etapa următoare, se va lua în evidență fiecare unitate arhivistică în parte, prin
completarea rubricilor formularului d e inventar primit anterior, începând cu numărul curent.
Fiecare grupă de termene de păstrare începe cu nr. I, număr ce se scrie concomitent și pe coperta
fiecărei unități arhivistice, făcându -se corelația dintre inventar și documen te. Dacă toate
celelalte elemente trecute pc coper ta unităților arhivistice sunt corect completate , atunci
întocmirea inventarului reprezintă , de fapt , o transcriere a acestor elemente în formularul de
inventar.
2.1.2. Părțile componente ale inventarului
Completarea corectă a fie cărei rubrici a inventaru lui facilitează identificarea operativă a
unităților arhivistice.
În antet , în stânga sus a primei pagini, se scrie denumirea unității și a compartimentului
care a creat documentele, iar în titlul inventarului se va menționa anul creării documentelor și
termenul de păstrare (la mijlocul primei pagini).

28
– Inventarul începe cu num ărul cure nt deoarece fiecare unitate arhivistică va trebui să
aibă un număr curent , începând cu numărul 1 , în cadrul compartimentului, anul și termenul de
păstrare respectiv. Prin urmare, toate inventarel e documentelor cu termene de păstrare de 1 an,
2 ani , 5 ani , 10 ani, 50 de ani etc. ca și cele pentru documentele permanente vor începe tot cu
nr. crt. 1. Este elementul principal, c e reprezintă, de fapt, co ta unităților arhivistic e.
– În rubrica a doua se va menționa indicativul unității arhivistice după nomenclator (cifra
romană, litera majusculă și cifra arabă; sau numai litera majusculă și cifra arabă; sau numai cifra
arabă – în funcție de organigrama un ității). Dacă la același indicativ s -au creat mai multe unități
arhivistice (volume), în această rubr ică se repetă indicativul unității arhivistice de câte ori este
cazul.
– În rubrica a treia, destinată menționării informațiilor cuprinse în documente. fo rmulată
sugestiv „ Conținutul pe scurt al dosarului. registrului etc. " se vor da t oate informațiile esențiale
desprinse din documentele respective, într -un mod concis, clar, fără prescurtări și fără a se insera
și aprecieri personale ale celui care efectu ează inventarierea.
În cuprins se menționează categoriile de documente și obiectul acțiunii (ex.:
Regulamente de organizare și funcționare a„.: Acte normative privind reglementarea
problemelor de personal; Bilanțul de venituri și cheltuieli pc anul. .. et c.). precum și denumirile
oficiale complete ale beneficiarilor sau clienților, ca și orice alte eleme nte prin care se pol
exprima cât mai clar informațiile esențiale din documentele supuse inventarierii. De asemenea,
se va menționa dacă documentele sunt su b formă de proiect sau copie, iar în cazul unei lucrări
anatc în dosar în mai multe variante care au constituit etape de lucru, ca urmare a unor avizări
succesive ale organelor de stat etc .. în cuprins. se vor menționa și acestea.
Inventarul nu este doar o simplă transcriere a denumirilor din nomenclator deoarece
acest instrument de lucru este un tabel sistematic de probleme formulate genenc. pe când
invemarul nominalizează ș i concretizează acțiunile, delimitează perioada la care se referă
documentele.
La același indicativ din nomenclator se pol crea mai multe volume care vor forma,
fiecare, câte o unit ate arhivistică și va ocupa în inventar o poziție distinctă, iar în rezumatul
fiecăreia se va menționa ceea ce îi este caracteristic.

29
Astfel, la compartim entul contabilitate, a unei unități, vom avea în nomenclator o singură
poziție, cu „note contabile și acte justificative anexate la acestea", dar în cadrul acelui
compartiment se vor crea într -un an câteva zeci sau sute de dosare cu asemenea documente.
Acestea vor fi constituite în dosare, în ordinea numerelor notelor contabile, numere care la
rândul lor reflectă ordinea cronologică de elaborare a acestor documente.
Ca urmare, în inventar se va menționa: „note contabile de la nr. 1 -30 și actele justificati ve
anexate la acestea", iar la rubrica „Datele extreme" se va nota „luna ianuarie"; dosarul următor
va fi rezumat astfel: „note contabile de la nr. 31 -65 … ", „luna februarie"; în continuare putându –
se înlocui, în asemenea cazuri, cuvintele care se repet ă de la o poziție de inventar la alta, prin
cuvântul „Idem" (ex. „Idem de la nr. 31 -65" etc.) sau cu ghilimele.
În concluzie, unitățile arhivistice constituite din documente de același fel se inventariază
în mod succesiv, în ordine cronologică, luând ca e lement cronologic ziua, decada, luna,
trimestrul, semestrul, etc. după modul de constituire a documen telor.
În cazul unor unități, unde volumul documentelor create la anumite compartimente într –
o zi este foarte mare, acestea se constituie în dosare pe zil e, ca de exemplu, în activitatea
băncilor, a Caselor de Economii și Consemnațiuni, a altor unități care efect uează operațiuni
zilnice și se inventariază în aceeași ordine asigurându -se astfel o arhivare corectă, o regăsire
operativă a acestora, precum și s elecționarea lor fără dificultate, la expirarea termenelor de
păstrare.
Alte categorii de documente ca planu rile de activitate, dările de seamă sau rapoartele de
activitate, cele contabile sau statistice, bilanțurile de venituri și cheltuieli ș.a., dacă s e întocmesc
trimestrial, se vor inventaria în ordinea trimestrelor. la termenele de păstrare corespunzătoare
prevăzute în nomenclator. iar cele anuale, din aceleași categorii, vor fi cuprinse în inventarul
documentelor permanente la compartimentul și anul respectiv.
Personalul care face inventarierea documentelor trebuie să cerceteze cu atenție fiecare
unitate a rhivistică în întregime pentru a se edifica pe deplin asupra conținutului documentelor
din componența sa, redând succint și cu exactitate problemel e principale la care se referă
documentele.

30
– Alt element de identificare a unităților arhivistice, pe care inventarul îl evidențiază în
mod exact, îl constituie dara sau cimele extreme ale documentelor din unitatea arhivistică (data
primului act și cea a ultimului act din dosar).
– Numărul filelor constituie, de asemenea. un element pc care îl evidențiază inve ntarul,
ca mijloc de control asupra integrității documentelor cuprinse în unitatea arhivistică, de
identificare a unui anumit document, evidență ge stionară etc.
– În rubrica „ Observații" a formularului de inventar se trec eventualele noi cote. precizări
privind microfilmarea, interdicția de -a fi cercetate unele unități arhivistice etc.
Completarea rubricilor inv entaru1u i se face fără prescurtări s au formulări evazive.
Filele inventarelor se numerotează, odată cu întocmirea lor. la mașina de scris sau
calculator.
Pe ultima pagină a inventarului (după ultima unitate arhivistică) se trec următoarele date:
numărul filelor inventarului; numărul unităț ilor arhivistice pe care le cuprinde inventarul; se
înșiră nr. crt. al unităților arhivistice lăsate la compartimente (d acă este cazul); nr. crt. al
unităților arhivistice care au lipsit la preluare (dacă este cazul); data predării -preluării: numărul
unită ților arhivistice efectiv preluate; semnătura persoanei care predă documentele și semnătura
persoanei care preia documen tele.
Unitățile arhivistice pentru care în nomenclator termenul de păstrare este de X ani se
cuprind în inventarul celor care se păstr ează X ani. În cazul în care comisia de selecționare
hotărăște păstrarea lor permanentă, atunci acestea vor fi scoase din inventarul documentelor
temporare și vor fi trecute în inventarul celor permanente. În același fel se va proceda când
unitățile arhivis tice prevăzute inițial cu termen de păstrare permanent vor fi trecute între cele
temporare.
Fără îndoială, viitorul arhivisticii îl constituie transpunerea legislației arhivistice actuale ,
inclusiv operațiunea de inventariere a documentelor pe calculator. activitate care a început în
unele unități. cu urmări extrem de benefice , în primul rând pentru unitățile în cauză , dar și pentru
arhive în general , în contextul actualei revoluții tehnologice, al cărei principal vector este
informatizarea.

31
2.1.3. Metode de inventariere
Inventarierea documentelor create înainte de aplicarea nomenclatorului se poate face
prin două metode: inventarierea directei și inventarierea indirectă sau fișarea unităților
arhivistice.
– Inventarierea directă se recomandă pentru fond urile cu volum mic de documente, sau
Ia părțile din fondurile arhivistice formate din grupe mari de unități arhivistice de același fel (ex.
dosare de personal, dosarele clienților din fondurile bancare. dosare de judecată etc.) a căror
ordonare definitivă este posibilă înainte de inventariere. Inventarierea directă constă în
înscrierea elementelor cerute de formular, privind fiecar e unitate arhivistică, direct în inventar.
Aplicând metoda directă scurtăm timpul de lucru. Această metodă are și unele inconven iente:
necesită mult spațiu și mutarea de mai multe ori a documentelor dintr -un loc în altul.
– În cazul fondurilor de mai mare complexitate. a căror ordonare nu poate fi inițial
executată definitiv, se procedează la fișa fiecărei unirăți arhivistice, ope rațiune care constă în
înscrierea pe fiș e a tuturor elementelor cerute în inventar, urmând ca ordonarea definitivă a
fișelor și a poi a unităților arhivistice să se efectueze după fișarea întregului fond, a unei serii de
documente, sau a unor părți de fond. Numerele de inventar ale unităților arhivistice se înscriu
pe copertele acestora și în fișele corespunzătoare, în mod provizor iu (cu creionul), fiind posibile
modificări ulterioare. în faza de definitivare a lucrării.
Prin clasarea fișelor în ordine defi nitivă. urmată de ordonarea corespun zătoare a
unităților arhivistice , realizăm o invenrariere indirectă , practicată de unități, î n cele mai multe
cazuri.
Cu toate că această metodă este mai anevoioasă, necesitând trecerea documentelor prin
mâini de cel pu țin două ori, considerăm că această metodă este cea mai indicată pentru cantități
mari de documente. Ea permite înlăturarea unor eventuale greșeli în redactarea conținutului.
corectarea și completarea acestuia, evită mutarea repetată a documentelor. Ordona rea definitivă
a fișelor, cotarea acestora și apoi corelația din tre fișe și unitățile arhivistice, prin trecerea
numărului curent nou de pc fișe pe fiecare unitate arhivistică făcându -se mai ușor.

32
2.2. Conceptul de selecționare
„Selecționarea este opera țiunea arhivistică de sta bilire a valorii documentar -istorice sau
practice a unităților arhivistice dintr -un fond sau colecție , în vederea păstrării permanente a celor
ce fac parte din Fondul Arhivistic Național și eliminarea celor lipsite de importanță."'26
Așa cum rezultă și din definirea conceptului , prin selecționare se urmărește , în primul
rând, stabilirea documentel or cu valoare docum entaristorică și păstrarea lor în vederea depunerii
la Arhivele Naționale sau la direcțiile județene , la termenele stabi lite în legislația arhivistică.
În al doilea rând, prin selecționare se urmărește eliminarea din arhivă și introduce rea în
circuitul economic a acelor documente care, prin trecerea unui număr de ani , nu mai prezintă
importanță, pentru unitatea respectivă , din nici un punct de vedere, eliberând astfel spații de
depozitare pentru păstrarea documentelor nou create.
Selecț ionarea este, așadar, una din operațiunile de bază ale activității arhivistice, piatra
de încercare a competenței personalului care o efect uează. Problema selecționării arhivelor este
în strânsă legătură cu buna lor organizare, cu pregătirea personalului ș i cu respectul pc care
acesta îl datorează cuvântului scris. menit a deveni document istoric.
2.2.1. Cadrul juridic al selecționării
Prin operațiunea de selecționare se hotărăște soarta documentelor: păstrarea sau
eliminarea lor definitivă, angajând astfel , în cel mai înalt grad , responsabilitatea unităților
creatoare și deținătoare de documente ca și a Arhivelor Naționale sau a direcțiilor județene, ca
instituții investite prin lege să coordoneze această activitate și să acorde ultimul aviz.
Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 (arl. 10 -11) și Instrucțiunile privind activitatea
de arhivă la creatorii și deținătorii de documente (arl. 2936) , creează cadrul juridic legal de
efectuare a delicatei operațiuni de selecționare a documentelor. Deli cată deoarece , dacă asupra
lucrărilor de ordonare și inventariere se mai poate interveni , eventual chiar reface, la nevoie,
selecționarea -cel puțin în c eea ce privește documentele eliminate arc caracter ireversibil.
Având în vedere tocmai acest fapt, leg islația arhivistică actuală a adus modificări
conceptuale în legătură cu selecționarea documentelor. Astfel , obligația unităților de a prezenta

26 Definitie preluata din Dictionarul arhivistic varianta electronica editata in anul 2009

33
în dosaru l selecționării inventarul sau inventarele do cumentelor permanente din perioada pentru
care se solicită confirmarea lucrării de la compartimentele în cauză, oferă arhivistului care
verifică lucrarea posibilitatea să cunoască criteriile care au stat la baza aprecierii valorii
documentelor. Dacă arhivistul consideră că nu s -a acordat atenția cuvenită anumitor informații,
poate interveni, iar în urma verificării lucrării la fața locului, poate face propuneri de reținere
permanentă sau scoaterea din evidență a acestor documente , indiferent ce termen de păstrare au
în nomenclator.
În condițiile în care termenele de păstrare pentru fiecare categorie de documente se
regăsesc doar în nomenclatoarele arhivistice , crește mult responsabilitatea atât a celor care
aprob ă aceste instrumente de lucru, cât și a arhiviștilor ș i arhivarilor, ca re trebuie să
conștientizeze atât conducerile unităților, cât și comisiile de selecționare ca în nomenclatoarele
pe care le întocmesc să stabilească termenele permanente nu numai în fun cție de necesități și
specific , dar și ținând seama de valoarea documen tar-științifică a documentelor.
2.2.2. Criterii de apreciere a valorii documentelor
– Dintre criteriile de apreciere a valorii documentelor , pe primul plan se situează
conținutul infor mațional -documentar, valoarea de mărturie a informațiilor cuprinse în
document, privind istoria socială, economică , politică, cultural -religioasă, indiferent dacă aceste
informații sunt de interes local, național sau internațional.
În mod normal , ar trebu i ca, toate documentele care sunt permanente conform
nomenclatorului să fie cele cu valoare documentar -istorică.
– Evenimentele sau împrejurările istorice remarcabile cu ocazia cărora au fost create
documente, se înscriu, de asemenea , între crite riile de bază ale selecționării, ridicând la cote
valorice deosebite acte care în alte condiții ar fi fost poate distruse.
– Creatoru l fondului sau emitentul documentului , instituție sau persoană fizică, imprimă
o autoritate mai mare sau mai redusă docume ntului, s ituându -l la scara valorică pe o treaptă în
concordanță cu importanța rolului p e care creatorul l -a avut în cadrul societății.
– Vechimea documentului se înscrie între principalele criterii valorice , fapt care a
determinat limitarea în timp a selecționării în general , în funcție de evenimente sau momente
istorice importante.

34
Deși legislația arhivistică actuală nu stabilește limita cronologică a selecționării
documentelor create de unități, considerăm că cea stabilită de Normele Tehnice pentru
documentele d in depozitele Arhivelor Naționale, adică anul 1920 , trebuie aplicată și în cazul
acestora. Prin urmare, nu vom selecționa documente mai vechi de anul 1920, acestea păstrându –
se integral.
– Valoarea practică și valoarea juridică contribuie în mod substanți al la conturarea valorii
istorice a documentelor.
– Regăsirea informațiilor în documente însumative (sinteze) pune sub sem nul întrebării
valoarea și deci necesitatea păstrării documentelor însumate.
În aprecierea valorii acestor documente trebuie însă să se aibă în vedere nivelul redării
aspectelor concrete, a realității în documentele centralizatoare. pentru a nu se ajunge la situația
pierderii informației directe și păstrarea doar a celei generali zate. S -ar părea că repetarea
informației în alte documen te este reluarea într -o formulare diferită a criteriului anterior.
În realitate , este vorba de regăsirea aceleiași informații , redată mai sumar sau mai amplu,
mai explicit sau mai greoi , în documente provenite de la emitenți diferiți sau același emitent , în
aprecierea valorii dându -se prioritate celor care rețin informația mai amplă , mai exactă și mai
precisă.
– Distrugerea parț ială a unor fragmente de fonduri impune păstrarea și a unor documente
cu un conținut informațional mai redus. În acest caz deveni nd operant criteriul volumului de
documente care s -a păstrat dintr -un fond sau dintr -o perioadă a existenței și activității cre atorului
sau al cantității documentelor.
Firește , nu vom elimina documente în situația când acestea sunt foarte puține pentru
anumiți ani, chiar dacă valoarea lor este mai redusă.
– Frecvența documentelor în cadrul Fondului Arhivistic Național și univers al impune
cunoașterea cât mai exactă a documentelor create în mai multe exemplare și aria lor de
răspândire, pentru evitarea elim inării acestora de la toate nivelele. În mod deosebit trebuie
apreciate valoric așa -numitele dublete , avându -se în vedere locul lor de păstrare , în cadrul
unității creatoare sau la alte unități, în special din alte localități.

35
– În stabilirea valorii isto rice a documentelor mai operează, uneori cu o pondere
deosebită. și alte criterii printre care: valoarea artistică (ornamente d in metale și pietre prețioase.
miniaturi, gravuri , caracteristici de formă): suportul deosebit (pergament. mătase, papirus etc )
semne de validare deosebite ca și starea de conservare a documentelor.
2.2.3. Comisia de selecționare. Atribuții și mod de lucru
Selecționarea documentelor se face tot pe fonduri arhivistice ca și celelalte operațiuni
principale. În activitatea lor, unităț ile creează o gamă largă de documente corespunzătoare
tuturor activităților pe care le desfășoară. conform profilului ce -l au: probleme de conducere,
planificare, producție , organizare , proiectare, cercetare, contabilitate , juridice , administrative ,
cultur ale, învățământ , sănătate etc. pentru fiecare din aceste sectoare se păstrează câte un grupaj
de documente , de obicei cele sintetice , centralizatoare statistice, care concentrează informațiile.
În temeiul articolului 11 din Legea Arhivelor Naționale nr. 1 6/1996 și a articolului 29
din Instrucțiunile privind activit atea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente , activ itatea
de selecționare , se efectuează de către comisia de selecționare, numită de conducătorul unității
prin ordin sau decizie intern ă.
Comisia este formată din specialiști de la compartimente, cu experiență, care lucrează
cu documente, cunosc specificul lor, le pot aprecia valoarea și implicit termenul de păstrare
(șefii compartimentelor). Prin pregătirea, discernământul și privirea d e ansamblu asupra
activității din domeniul respectiv , membrii comisiei sunt în măsură să hotărască asupra
informațiilor cup rinse în documente, deci implicit soarta acestora.
Comisia trebuie să aibă în componență un președime. care poate fi directorul adju nct,
contabilul șef sau șeful compartimentului care răspunde de arhivă, un secretar, în persoana
arhivarului sau responsabi lului cu arhiva și membri numiți dintre specialiștii de la
compartimente. oameni cu pregătire și experiență, așa cum s -a menționat ma i sus. între care nu
poate lipsi jurisconsultul unității. Numărul total al componenților comisiei trebuie să fie impar.
În unitățile unde nu se pot înființa comisii de selecționare, din lipsă de personal,
selecționarea documentelor va fi efectuată de cătr e responsabilul cu arhiva și aprobată de
conducerea unității respective. În cazul administratorului unic, acesta poartă răs punderea și
pentru selecționarea documentelor.

36
Comisia se întrunește anual sau ori de câte ori este necesar. La sesizarea secretarul ui,
președintele convoacă comisia de selecționare. Aceasta verifică dacă inventarele au fost corect
întocmite, în sensul co ncordanței între conținutul unităților arhivistice ș i inventarele
corespunzătoare , dacă stabilirea termenelor de păstrare s -a făcut c onform nomenclatorului
arhivistic al unității respective și unde este cazul face rectificările sau completările necesare.
Folosindu -se de inventare, comisia va confrunta fiecare poziție din inventare cu
documentele din depozit, analizând practic fiecare d osar, registru , condică , cartotecă în parte
pentru a -i stabili valoarea documentaristorică sau practică sau lipsa oricărei valori , caz în care
aceste documente vor fi propuse pentru a intra în circuitul economic.
La stabilirea termenelor de păstrare se ia în calcul anul următor constituirii
documentelor, excluzându -se și anul întocmirii lucrării. Spre exemplu, dacă documentele au fost
create în anul 1991 și au termenul de păstrare de 1 0 ani, vor putea fi selecționate în anul 2002.
Comisia analizează, deci, integral documentele î n paralel cu inventarele acestora , din perioada
supusă selecționării. indiferent de termenul de păstrare , pentru ca membrii comisiei să poată
avea o privire de ansamblu asupra documentelor existente și a informațiilor ce le cuprind. Altfel,
există riscul d e a distruge documente unicate , ce nu mai pot fi recuperate , sau de a păstra
documente ale căror informații sunt însumate în altele mai cuprinzătoare.
După ce membrii comisiei s -au convins că documentele verificate au valoare
docume ntar-istorică sau pract ică, pe acestea le pun separat de cele cu termenul de păstrare
expirat și fără valoare. În aprecierea valorii documentelor , comisia de selecționare va avea în
vedere termenele de păstrare prevăzute în nomenclator , dar abia după ce a privit documentele
prin prisma celor menționate mai sus. Astfel , se pot ivi situații când pe coperta unității arhivistice
scrie 10 ani, dar c e cuprinde , de fapt , și documente cu valoare istorică. Înseamnă că unitatea
arhivistică a fost greșit constituită ș i în acest caz trebuie să o păstreze la termenul cel mai mare,
adică permanent.
În multe cazuri, statele de plată care , de la permanent au fost trecute la 90 de ani apoi la
70 de ani, iar conform Legii contabilității nr. 82/1991 se păstrează 50 de ani, au fost cusute
împreună cu actele de casă , care au termen de păstrare 10 ani. În această situație, comisia de
selecționare va dispune ca arhivarul sau responsabilul cu arhiva să detașeze statele de plată ,
constituindu -le în dosare separate, p e luni, trimestr e sau an , în funcție de volumul documentelor

37
și să le inventarieze la 50 de ani, iar actele de casă , notele contabile et c., dacă au termenul de
păstrare expirat , vor fi selecționate și propuse pentru a intra în circuitul economic , ca maculatură.
O atenție aparte vor trebui să acorde membrii comisiei documentelor care în
nomenclator, pe lângă cifra reprezentând termenul de păstrare , au și mențiunea „CS" (comisia
de selecționare – ex. 10 CS). În aceste cazuri, comisia poate propune prelungirea termenelor de
păstrare, păstrarea permanentă a acestor documente și deci cuprinderea lor în inventarul celor
permanente, la compartime ntele și anul sau anii respectivi sau propunerea pentru scoaterea lor
din evidența arhivei și predarea în circuitul economic.
Comisia v a reține ca documente permanente cele care cuprind informații despre viața și
activitatea unității respective și a oamen ilor săi , inclusiv sau mai ales cele create de fostele
birouri de documente secrete (BOS) ca și de actualele compartimente speciale și d ocumentele
de sinteză: situații centralizatoare, dări de scamă, rapoarte, studii, memorii, situații statistice
toate anu ale etc. „Practica arată ca aprecierea arbitrară a documentelor de către nespecialiști
duce, fie la propunerea de a se păstra toate docu mentele, indiferent de problemele la care se
referă și în câte exemplare s -ar afla, fie la tendința de a se distruge toa te documentele sub motivul
că nu mai sunt utile.
Formalismul, superficialitatea , incompetența pot duce la pierderi irecuperabile de
documente , de aceea, pentru selecționarea documentelor , este necesar să fie consultat un cerc
cât mai larg de specialiști c are să argumenteze propunerile de păstrare sau eliminare a
documentelor.
Documentele create înainte de punerea în aplicare a nomenclato arelor și indicatoarelor
termenelor de păstrare se selecționează după ce în prealabil au fost ordonate și inventariate, așa
cum s -a precizat la temele respective. Termenele de păstrare pentru a ceste documente vor fi cele
din noul nomenclator arhivistic, ia r pentru cele care nu se regăsesc în nomenclator , încadrarea
se va face prin asimilare.
După ce se va confrunta inventarul cu conținutul unității arhivistice pentru a stabili dacă
inventariere a a fost făcută corect , membrii comisiei notează la rubrica „Ob servații" a
inventarului cu „M" (maculatură) , unitătile arhivistice propuse pentru eliminare.

38
Numerele de inventar ale acestor unități arhivistice se trec într -un proces -verbal, în
ordinea lor cronologică. Documentele permanente rămase după selecționare v or trebui
inventariate din nou în vederea predării la Arhivele Naționale respective , la termenele prevăzute
de lege.
Selecționarea documentelor din fondurile judecătorești și ale parchetelor se face pe baza
registrelor generale de dosare, care în acest caz țin loc de inventare. Comisia de selecționare va
trebui să confrunte fiecare poziție din registru cu dosarele, hotărând soarta acestora , firește
ținând cont și de termenele de p astrare din nom enclator .
Pentru dosarele propuse să se păstreze permanent, în dreptul acestora, în ultima rubrică
a registrului general de dosare, sau în față, în dreptul acestora se va face mențiunea „P"
(permanent), „M" (maculatură) pentru cele propuse să fie eliminate. ca maculatură și „L" (lipsă)
pentru dosarele care lipsesc. Nu merele de dosare propuse pentru eliminare se trec, p e ani, în
ordine crescândă , în procesul -verbal de selecționare.
Precizăm că din dosarele propuse pentru eliminare vor trebui scoase sentințele sau
hotărârile judecătorești definitive. Acestea vor fi grup ate cronologic, pe ani și constituite în
dosare aparte, pentru a fi păstrate permanent. Documentele permanente rămase în urma
selecționării vor trebui inventariate, așa cum prevede Leg ea nr. 16 și Instrucțiunile de aplicare
a ei.
Documentele create în Tra nsilvania și Banat de instituțiile de stat după sistemul
numerelor de bază. după anul 1920, se selecționează folosind registrele de intrare -ieșire a
corespondenței în loc de inventare, în care va trebui operat așa cum s -a menționat în cazul
fondurilor jude cătorești și ale parchetelor. În urma selecționării , documentele permanente vor
trebui inventariate în vederea depunerii la Arhivele Naționale respective.
Sigiliile și ștampilele din metal care au imprimate stema țării și denumirea completă a
unității pre zintă valoare documentar -istorică. La scoaterea lor din uz, un exemplar va trebui
predat Arhivelor Naționale respective, iar celelalte exemplare sau altele care nu prezintă valoare
se depun la Monetăria Statului pentru justificare și distrugere. Sigiliile, ștampilele sau parafele
confecționate din cauciuc, scoase din uz, vor trebui inventariate conform modelului prevăzut de
anexa nr. 7 a Instrucțiunilor de aplicare a Legii nr. 16/1996. Selecționarea lor se face de către

39
comisia de selecționare a unității. pe baza inventarului și a procesului -verbal de selecționare. ca
și pentru celelalte documente.
Procesul -verbal de selecționare, împreună cu un exemplar din inventarul acestor
document e se trimit, pentru confirmare Arhivelor Naționale respective. După obți nerea
confirmării scrise ele se distrug de către unitatea care le deține.
Comisia de selecționare are obligația de a selecționa atât documentele proprii cât și pc
cele create de alte unități. dar păstrate în depozitele unității respective.
Pentru a veni î n sprijinul creatorilor și deținătorilor de documente. în cazuri bine
justificate și sub controlul arhiviștilor. Arhivele Naționțile au stabilit ca documentele vădit
nefolositoare de același fel cu termene de păstrare între 1 -5 ani, găsite în depozite în t impul
ordonării fondurilor ca: boniere, chitanțiere, buletine de distribuț ie. foi de pontaj, condici de
prezență, foi de parcurs, FAZ -uri, condici sau borderouri de expediere a corespondenței, bilete
de intrare în unități, corespondență financiarcontabilă care nu se anexează la notele contabile,
liste zilnice de alimente, copii facturi, condici de termene, formulare necompletate. dublete ele.,
la expirarea termenelor de păstrare, să fie separate de restul documenlelor fondului, în vederea
eliminării lor glo bale. cu ocazia selecționării (art. 42 din Instrucțiunile de aplicare a le gii nr.
16/1996). Procesul -verbal de selecționare globală va trebui să cuprindă: numărul curent;
denumirea categoriei de documente; anii extremi; cantitatea (în kg. sau ml): poziția din
nomenclator și termenul de păstrare.
2.2.4. Documentele necesare dosar ului selecționării
La încheierea activității de selecționare, comisia întocmcșle lucrarea de selecționare, în
două exemplare, din care unul se trimite, pentru confirmare, la Arhivel e Naționale respective.
Lucrarea se constituie practic din două dosare ide ntice, care trebuie să cuprindă:
1. Adresa cu care se trimite pentru verificare și confirmare, cu număr de înregistrare și
datată la zi;
2. Procesul -verbal (procesele -verbale) de s elecționare, model anexa nr. 5 din Legea nr.
16/1996 – în cazul selecționă rii clasice (în cazul selecționării globale).

40
Numerotarea proceselor -verbale se face separat pentru fiecare fond, peste ani, în funcție
de numărul selecționărilor din fondul respect iv, începând cu numărul 1 pentru prima
selecționare;
3. Inventa rul sau in ventarele documentelor propuse pentru retopir e
4. Inventarul sau inventarele documentelor permanente ale compartimentelor de la care
se selecționează documente și din perioada pentr u care se face selecționarea. În cazul în care
comisia face doar selecționare globală , pentru documente vădit nefolositoare , de același fel,
lucrarea nu va cuprinde și inventarul sau inventarele documentelor propuse pentru retopit.
Procesul -verbal sau , după caz, procesele -verbale de selecționare aprobate și de
conducer ea unității, însoțite de inventarul sau inventarele unităților arhivistice având termenele
de păstrare expirate , propuse de către comisia de selecționare pentru a fi eliminate și de
inventaru l sau inventarele documentelor permanente create în perioada pent ru care se efectuează
selecționarea. de la compartimentele în cauză , se trimit , într-un exemplar , cum s -a menționat ,
cu adresă, Arhivelor Naționale, în cazul unităților centrale, sau direcții lor județene ale Arhivelor
Naționale, în cazul unităților locale.
Comisia de selecționare a Arhivelor Naționale resrective , în urma verificării lucrării la
fața locului, poate hotărî păstrarea permanentă a unor documente , chiar dacă , potrivit
nomenclatoru lui arhivistic , acestea au termene de păstrare temporară.
Docume ntele prorusc pentru selecționare se păstrează pe rafturi , în ordinea inițială,
pentru a putea fi verificate de către reprezentantul Arhivelor Naționale respective, în vederea
confirmării luc rării. Abia după obținerea confirmării scrise de la Arhivele Nați onale respective,
documentele vor trebui scoase din evidența arhivei , operându -se acest fapt în Registrul de
evidență curentă, așa cum prevede articolul 9 din Legea nr. 16/1996 și articolele 27-28 din
Instrucțiunile privind activitatea de arhivă la creator ii și deținătorii de documente, și vândute. ca
maculatură, unităților de colectare a hârtiei.
O dată cu predarea acestor documente eliminate din arhivă , unitatea în cauză , va preda
unității colectoare și o copie după confirmarea Arhivelor Naționale respec tive, fără de care
preluarea documentelor eliminate nu este legală.

41
Precizăm că selecționarea documentelor (vinderea ca hârtie obișnuită, distrugerea lor
etc.) de orice fel fără confirmarea Arhivelor Naționale sau direcțiilor județene ale Arhivelor
Națion ale atrage după sine răspunderi penale. Centrele de colectare a deșeurilor de hârtie trebuie
să știe că nu pot prelua documente de arhivă , de nici un fel, fără copia dură confirmarea
Arhivelo r Naționale sau direcțiilor județene ale Arhivelor Naționale.
În concluzie. selecționarea unui fond – piatra de încercare a lucrătorului în arhive -.
indiferent de metodologia aplicată. potrivit legislației arhivistice , este o problemă de maximă
răspundere care reprezintă o etapă importantă în procesul de pregătire a documentelor în vederea
depunerii celor cu valoare documentar -istorică la Arhivele Naționale sau la direcțiile județene
ale Arhivelor Naționale, ca bază doc umentară.
Instruirea periodică a mem brilor comisiilor de selecționare și legătura permanentă a
arhivarilor sau responsabililor cu arhiva de la creatorii și deținătorii de documente cu Arhivele
Naționale sau direcțiile județene ale Arhivelor Naționale, poa te contribui la efectuarea în bune
condiții a acestei delicate operațiuni arhivistice.

42
CAPITOLUL III
CADRUL LEGISLATIV ȘI INSTITU ȚIONAL DIN DOMENIUL
ARHIVISTICII

Până la începutul secolului al XVIII -lea, arhivele din Țările Române erau păstrate de
către Cancelaria domnească, autoritățile e cleziastice și de către demnitarii de diferite ranguri în
cadrul ierarhiei boierești. Cele mai vechi locuri de conservare a documentelor erau mănăstirile,
care, fiind locuri considerate ca sigure, păstrau și docume nte laice. Spre exemplu, se știe că în
1775 Mitropolia Bucureștilor avea în păstrare o arhivă generală ce cuprindea documente private
de tipul hotărniciilor.
Arhivele din Țara Românească au luat ființă la 1 mai 1831, iar cele din Moldova la 1
ianuarie 1832 , în condițiile în care primele legi admin istrative moderne, Regulamentul Organic,
au intrat în vigoare. După Unirea Principatelor, în 1859, cele două instituții de arhivă s -au unit
în octombrie 1862, conducerea lor fiind asigurată de Direcția Generală a A rhivelor Statului cu
sediul în București.
În ce privește teritoriul Transilvaniei, autoritățile ungare și -au păstrat arhivele până în
momentul în care Regatul maghiar a fost desființat ca urmare a bătăliei de la Mohacs din 1526.
După ce Transilvania a int rat în componența Imperiului habsburgic la 1688, metodele de
conservare a documentelor s -au îmbunătățit. Atunci când Arhivele de Stat Maghiare au luat
ființă în 1875, multe dintre vechile arhive transilvănene au fost mutate la Budapesta. Astfel, la
finele secolului al XIX -lea, documentele referito are la Transilvania, ca și cele din Banat și
Bucovina, erau deja concentrate la arhivele statale de la Budapesta (Országos Lévéltár) și Viena
(Haus -, Hof – und Staatsarchiv).
3.1. Legi importante de -a lungul timpului în domeniul arhivisticii
După primul război mondial, statul român și -a extins substanțial teritoriul și Arhive ale
Statului au luat ființă în 3 dintre provinciile noi ale României: la Cluj în 1920 pentru
Transilvania, la Cernăuți în 1924 pentru Bucovina și l a Chișinău în 1925 pentru Basarabia. În
1925, o nouă lege referitoare la Arhivele Statului a intrat în vigoare; instituția intra în subordinea

43
Ministerului Educației Publice. Constantin Moisil a fost director al instituției între 1923 și 1938,
fiind urmat de Aurelian Sacerdoțeanu între 1938 și 195 3.
În 1951, în timpul perioadei comuniste, Direcția Arhivelor Statului a trecut sub controlul
Ministerului Afacerilor Interne și modelul sovietic de organizare a fost adoptat. O nouă lege a
Arhivelor a intrat în vigoare în 1996, ca urmare a căderii regimul ui comunist din România la
1989. Un nou proiect de lege a Arhivelor, care se dorește să racordeze instituția Arhivelor
Naționale la realitățile europene, a fost înaintat spre aprobare și aflat în dezbaterea Parla mentului
încă din 2008, însă adoptarea sa în târzie.
În 19 octombrie 2009, Arhivele Naționale ale României au pus la dispoziția publicului
inventarul Secției Organizatorice – „Dosare -Anexe” (1950 -1989) din cadrul Fondului C.C. al
Partidului Comunist Român.
Începând din august 2014, pe site -ul www.arh ivelenationale.ro au început să fie
introduse inventare ale fondurilor și colecțiilor administrate de către Arhivele Naționale.
După schimbarea istorică din 1989, în țara noastră s -au manifestat cu putere fenomen e
de noutate care impuneau o nouă politică ș i în domeniul arhivelor. Trecerea de la totalitarism la
democrație a determinat, de pildă, liberalizarea accesului la arhive, iar refacerea proprietății,
restabilirea drepturilor cetățenilor și atestarea persecuț iilor din trecut au făcut din Arhive o
instituție de neocolit.
Pe plan extern, noile exigențe ale administrației publice în cadrul UE, revoluția în
domeniul informației și apariția documentelor electronice, necesitatea conservării identității
naționale înt r-o lume tot mai globalizată impuneau o altă abordare a sectorului arhivelor.
Cu toate acestea, principala instituție de arhivă a Statului român a fost nevoită să
supraviețuiască cu mijloace învechite, extrem de reduse: o concepție și o bază juridică
întru chipate de Legea nr. 16/1996, repede depășit e de realitate, lipsa modernizării, în primul
rând a informatizării, personal insuficient, în reducere drastică după 2008 și parțial
deprofesionalizat din cauza lucrărilor de nivel inferior, un buget simbolic, de supraviețuire. A
rezultat o slăbire continu ă a instituției și o creștere a discrepanței dintre obligațiile legale și
posibilități. Toate au culminat cu seria de măsuri din perioada 2006 -2011 (obligarea prin lege

44
de a prelua state de plată, degradarea în r ang administrativ la toate nivelurile, reduc erea drastică
de personal, reduceri bugetare ș.a.), care au adus instituția practic în prag de colaps.
3.2. Legea în vigoare a Arhivelor Na ționale
Exagerarea, în vechea legislație arhivistică, a rolului compartimentelor și comisiilor de
selecționare în ceea ce privește efectuarea principalelor operațiuni arhivistice a condus la
formarea mentalității potrivit căreia personalul arhivei nu -și justifica activitatea, astfel încât, în
multe situații s-a ajuns l a desființarea compartimentelor de arhivă și chiar la dis pariția din
organigramele unităților a funcției de arhivar sau arhivist.
Dispariția compartimentelor de arhivă, reducerea lor la câte o persoană (încadrată de
obicei pe post de legător – compactor, î ncărcător, distribuitor de materiale) care avea și alte
atribuții (difuzarea presei, la centrala telefonică, evidența imprimatelor cu regim special ș.a.) s –
a produs pe fondul omisiunii legislației, încă de la începutul deceniului al optulea al secolului
XX, ca urmare a înțelegerii și aplicării dogmatice a înlătu rării birocrației din administrația de
stat. Așa s -a ajuns ca mari și importanți creatori de arhive cu valoare documentar -istorică să
lucreze cu personal insuficient, necalificat, cu urmări nefaste î n ceea ce privește activitatea de
arhivă.
În anul 2013, a intrat în vigoare Legea nr. 138/2013 pentru modificarea și completarea
Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, prin
care s -a creat cadrul legislativ necesar pentru ca activitățile de păstrare, conservar e, restaurare,
legătorie, prelucrare arhivistică și utilizare a documentelor cu valoare practică, să poată fi
desfășurate de operatori economici prestatori de servicii arhivistice, în baza une i autorizații de
funcționare eliberate în acest sens de către AN R. Actul normativ a fost adoptat din necesitatea
de rezolvare a unei situații juridice confuze, generată de Ordonanța de urgență a Guvernului nr.
39/2006, aprobată cu modificări prin Legea nr. 474/2006.
Legea nr.138/201327 stabilește mecanisme de preluare d e către operatori economici
autorizați în prestarea de servicii arhivistice a documentelor cu valoare practică de la creatorii
și deținătorii de documente care intră în faliment, se desființe ază sau se dizolvă, a celor aflate

27 Legea nr. 138/2013 pentru modificarea și completarea Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996 disponib il on line
la http://arhivelenationale.ro/site/download/legislatie_pentru_prestatori_de_servicii_arhivistice/Legea –
138.2013.pdf

45
în păstrarea caselor de pensii , precum și a persoanelor juridice care își încetează activitatea în
condițiile legii.
Pentru aplicarea prevederilor legale, a fost deschis Registrul Operatorilor Economici
Prestatori de Servicii Arhivistice în care sunt consemnate firmele ce au fost autor izate în vederea
desfășurării activităților de prelucrare, depozitare, legătorie, restaurare și folosire a
documentelor.
Toate structurile ANR sunt implicate în aplicarea prevederilor Legii n r. 138/2013, de la
colectarea datelor necesare de către structuri le teritoriale și până la eliberarea autorizației de
către structura centrală a ANR. Modificarea legislativă a creat baza legală pentru funcționarea
unui sector privat în domeniul administrăr ii arhivelor în România și a generat, totodată, o nouă
provocare pentru Arhivele Naționale.
3.2.1. Atribuțiile personalului compartimentului de arhivă
Într-un capitol aparte, intitulat „Personalul arhivelor”, Legea Arhivelor Naționale nr.
16/1996 așează, precizeaza că toți „creatorii și deținătorii de documente, persoane jurid ice, au
obligația de a înființa compartimente de arhivă sau de a desemna persoane responsabile cu
probleme de arhivă, în funcție de valoarea și cantitatea acestora. Desemnarea personalului
însărcinat cu activitatea de arhivă, structura și competența acesto r compartimente de arhivă vor
fi stabilite de către conducerea unității creatoare și deținătoare de documente, cu avizul
Arhivelor Naționale sau, după caz, al direcții lor județene ale Arhivelor Naționale”28.
Rolul arhivarului (în Nomenclatorul de funcții sp ecifice Arhivelor Naționale sunt
cuprinse funcțiile de „arhivist” pentru personalul cu studii superioare și cea de „arhivar” pentru
personalul cu studii medii, conform O.U. nr. 24 din 30 martie 2000, publicată în Monitorul
Oficial, partea I, nr. 138 din 31 martie 2000, p. 6) de la unitățile creatoare și deținătoare de
documente, în coordonarea procesului de constituire corectă a arhivei curente, în ordonarea,
inventarierea, selecționarea, folosirea sau pregătirea documentelor cu valoare istorică pentru
depu nerea lor la Arhivele Naționale, ca și în păstrarea și conservarea documentelor, l -a

28 Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, Republicată, publicată în Monitorul Oficial al României, disponibil on
line la http://arhivelenationale.ro /site/download/acte_normative/Arhivelor_Nationale_nr_161996.pdf

46
determinat pe legiuitor să prevadă încadrarea pe asemenea posturi numai cu avizul Arhivelor
Naționale.
Principalele atribuții ale personalului care lucrează într -o arhivă, sintetizate și în art. 5
din Instrucțiunile privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente, sunt
următoarele29:
– Cunoașterea legislației arhivistice și urmărirea aplicării ei corecte în unitate, ținând
legătura permanentă cu șefii de compartimente și cu Arhivele Naționale.
– Participarea la cursurile organizate de Școala Națională de Perfecționare Arhivistică la
sediile direcțiilo r județene ale Arhivelor Naționale pentru formarea, atestarea și
perfecționarea pregătirii profesionale.
– Inițierea și organizarea activității de întocmire a nomenclatorului arhivistic al unității,
alături de șefii compartimentelor care fac propuneri în ace st sens.
– Urmărirea modului de aplicare a nomenclatorului arhivistic la registratură și
compartimentepentru constituirea corectă a arhivei curente.
– Supravegherea îndeaproape a modului cum se constituie dosarele la compartimentele
instituției, cum sunt inv entariate și pregătite pentru predarea la arhiva unității.
– Verificarea și preluarea anuală a documentelor cr eate la compartimente pe bază de
inventare și proces verbal.
– Asigurarea evidenței tuturor documentelor intrate și ieșite din depozitele de arhivă, pe
baza Registrului de evidență curentă.
– Efectuarea operațiunilor de ordonare și inventariere a documentelo r neordonate și fără
evidență, aflate în depozit, indiferent de proveniența lor.
Responsabilul cu arhiva este și secretarul comisie de selecționare. În această calitate
sesizează președintele comisiei de selecționare pentru convocarea comisiei în vederea
selecționării documentele cu termen de păstrare expirat.
– Întocmește formele prevăzute de lege pentru confirmarea lucrării de către Arhivele
Național e.

29 Laurentiu MERA, Indreptar arhivistic, Ediția a III -a revăzută și esențială, Ed. Aronda, Cluj -Napoca, 2007 , p. 192

47
– Asigură predarea documentelor selecționate la unitățile de reciclare a hârtiei, depunând
acestora și o c opie după confirmarea Arhivelor Naționale.
– Cercetarea documentelor din depozit în vederea eliberării copiilor și certificatelor
solicitate de cetățe ni pentru dobândirea unor drepturi, în conformitate cu legile în
vigoare.
– Întocmește pe versoul cererii refe ratul, care trebuie să cuprindă: denumirea fondului
cercetate, compartimentul, numărul dosarului (cota), anul, fila și poziția sau pozițiile,
dacă este cazul. Referatul se datează și se semnează de către responsabilul cu arhiva.
– La solicitare, pune la disp oziție compartimentelor documentele solicitate, pe bază de
semnătură, consemnată în registrul de depozit. Pe poliță, în locul docum entelor, pune
fișa de control, până la restituirea dosarelor împrumutate, când verifică integritatea
documentelor și apoi le reintegrează la fond.
– Pregătirea documentelor permanente și inventarele acestora și depunerea lor la Arhivele
Naționale, conform pr evederilor legale.
– Organizarea depozitului de arhivă și sistematizarea documentelor după criterii stabilite
în prealabil.
– Întocmește ghidul topografic al depozitului.
– Asigurarea ordinii și curățeniei în depozitul de arhivă
– Solicită conducerii unității dotarea corespunzătoare a depozitului cu mobilier, rafturi,
scări, mijloace PSI.
– Informarea conducerii unității despre eventu ale nereguli (degradări, distrugeri,
sustrageri de documente) și propunerea de măsuri în vederea asigurării condițiilor
corespunză toare de păstrare și conservare a arhivei.
– Punerea la dispoziția delegatului Arhivelor Naționale, cu prilejul efectuării oper ațiunii
de control, a tuturor datelor, informațiilor și documentelor solicitate privind situația
fondurilor și colecțiilor create ș i deținute.
În cadrul primăriei luate ca exemplu în aceasta lucrare, și a primăriilor în general,
persoana responsabilă cu pă strarea, depozitarea și organizarea arhivei este secretarul primăriei.
Este știut faptul că acesta este un funcționar public cu foa rte multe atribuții, motiv pentru care,
de regulă, deleagă un alt funcționar din instituție, un referent, direct subordonat l ui.

48
Acest referent are obligațiile și drepturile prevăzute de lege, urmând să fie instruit de
personalul avizat al Arhivelor Naționale. După preluarea acestei atribuții, el răspunde, împreună
cu secretarul primăriei, de tot ce înseamnă arhivă, conform Legi i Arhivelor Naționale nr.
16/1996.
3.3. Cadrul institu țional al arhivistic ii
Domeniul arhivisticii nu ar mai func ționa în acela și mod, dac ă nu ar fi sus ținut și de un
cadru institu țional care s ă poată participa și asigura o mai bun ă implementare a cadrul ui
legislativ. Cea mai important ă institu ție în ceea ce prive ște arhivistica este considerat ă a fi
Arhivele Na ționale Rom âne, ce conlucreaz ă cu celelalte institu ții din acest domeniu. Aici facem
referire la Consiliul Internațional al Arhivelor , Consiliul Europea n al Directorilor de Arhive
Naționale , Fondul Arhivistic Național și Centrul Internațio nal de Cercetare Arhivistică .
Arhivele Naționale ale României sunt cea mai veche instituție din sistemul administrativ
românesc, funcționând neîntrerupt încă din anul 18 31. Instrument al bunei guvernări și păstrător
al memoriei naționale, Arhivele Național e sunt o instituție cu vocație complexă, regăsindu -se
firesc în domeniul administrației publice, unde pregătesc și selecționează cele mai importante
documente, ca și în domeniul culturii, prin patrimoniul unic administrat și în cel al științei,
îndeosebi a l istoriei, căreia îi oferă dovezile esențiale pentru cunoașterea trecutului. Arhivele au
totodată o încărcătură educativă intrinsecă și contribuie în mod esențial la de finirea identității
națiunii române și a componentelor sale. Din aceste motive, Arhivel e sunt un tezaur al
României, unul dintre cele mai de preț, care pretinde îngrijire specială din partea celor
responsabili de destinele țării.
ANR sunt instituție public ă, unică autoritate de reglementare și control în domeniul
evidenței și gestionării Fon dului Arhivistic Național (FAN) și au misiunea de a pregăti,
selecționa și păstra mărturiile documentare relevante pentru memoria și identitatea națională, de
a contribu i la promovarea democrației și la buna funcționare a administrației publice, la
dezvolt area științei și culturii naționale, de a înlesni înțelegerea experiențelor trecutului, prin
accesul liber al cetățenilor la informația de arhivă.
Consiliul Internaționa l pentru Arhive (ICA) are drept misiune promova rea conservar ii și
utilizar ii arhivelor din întreaga lume. În îndeplinirea acestei misiuni, Consiliul Internațional

49
pentru Arhive lucrează pentru protecția și îmbunătățirea pastrarii patrimoniului lumii și pen tru
îmbunătățirea comunicării respectând diversitatea culturală. Scopul Cons iliului Internațional
pentru Arhive este de a promova gestionarea și utilizarea înregistrărilor și arhivelor, precum și
conservarea patrimoniului arhivistic al umanității din între aga lume, prin împărtășirea de
experiențe, cercetări și idei cu privire la aspecte profesionale de arhivare și gestionare a
înregistrărilor și gestionarea și organizarea instituțiilor de arhivă.
Consiliul European al Directorilor de Arhive Naționale (Europ ean Board of National
Archivists – EBNA) fost înființată în anul 1999 și este constituită din conducătorii Serviciilor
Naționale de Arhivă ale statelor membre ale Uniunii Europene. Acestea au ca scop crearea unui
cadru unic ce reglementează activitatea în d omeniul de referință și intensificarea colaborării în
domeniul practicii și teoriei arhivistice la nivel european și al întăririi poziției arhivelor în statele
membre.
Fondul Arhivistic Național – FAN cuprinde: documentele create de -a lungul timpului de
către organismele de stat, organizațiile publice sau private economice, sociale, culturale, militare
și religioase, precum și către persoanele fizice, mai exact: acte oficiale și particulare, diplomatice
și consulare, memorii, manuscrise, matrice sigilare, pr ecum și înregistrări foto, video, audio și
informatice, cu valoare istorică, realizate în țară sau de către creatori români în străinătate. FAN,
cu alte cuvinte, tezaurul documentar istoric al României este în cantitate estimată de circa
913.000 metri lini ari de documente fiind distribuit în acest moment astfel: 39.692 de fonduri și
colecții, reprezentând 36,65 %, în depozitele ANR, iar 63,35 %, diseminat la creatori și
deținători publici și privați.
Centrul Internațional pentru Cercetări Arhivistice – ICAR US este o organizație
profesională internațională al cărei scop este acela de a reuni într -un cadru comun, în vederea
realizării schimburilor de experiență, arhive, biblioteci și muzee din Europa Centrală și de Sud –
Est. Aderarea Arhivelor Naționale ale Rom âniei la rețeaua profesională ICARUS, realizată în
2010, p ermite arhiviștilor români implicarea în proiecte arhivistice internaționale în cadrul
programelor Uniunii Europene și participarea la discuții profesionale privind constituirea
portalurilor electro nice de arhivă, digitalizarea documentelor și crearea unei infrastructuri
digitale a patrimoniului cultural european al arhivelor.

50
3.3.1. Arhivele Naționale ale României
ANR sunt o instituție publică cu personalitate juridică, organizată ca direcție în
subordine a Ministerului Afacerilor Interne și își desfășoară activitatea în baza Legii nr. 16/1996
republicată în Monitorul Oficial al României, partea I, nr. 293 din 22.04.2014.
Ea cooperează atât cu structurile Aparatului Central al ministerului, cât și cu alte structuri
subordonate, în sensul consilie rii pe problemele de specialitate. Totodată, în scopul
supravegherii și protejării FAN, ANR desfășoară o activitate interministerială, relaționând în
activități de control, îndrumare și colaborare cu toate instituți ile centrale ale statului, inclusiv cu
acele instituții care, potrivit Legii nr. 16/1996 (republicată), își pot păstra propriile arhive în
condiții specifice (Ministerul Apărării Naționale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul
Român de Informații, Serv iciul de Informații Externe, Serviciul de Protecție și Pază, Academia
Română), precum și cu Consiliul Național de Studiere a Arhivelor Securității.
Poziția pe care ANR o are în societate conduce la necesitatea stabilirii raporturilor de
colaborare cu Minis terul Culturii și cu instituții de cultur ă și cercetare, prin prisma valorificării
documentelor cu valoare istorică administrate și a protejării/conservării patrimoniului arhivistic.
Interacțiunea ANR cu ministerele și cu celelalte autorități ale administr ației centrale și
locale se desfășoară pe următoarele paliere principale:
– efectuarea de controale pentru monitorizarea respectării legislației arhivistice în
vigoare;
– asigurarea asistenței de specialitate la creatorii și deținătorii de documente, în ve derea
colectării, păstrării și predării c orespunzătoare a documentelor care fac parte din FAN;
– întocmirea și eliberarea de documentații, certificate, copii și extrase de pe documente
pentru soluționarea unor probleme curente;
– colaborarea și sprijinirea autorităților centrale și locale la real izarea de acțiuni culturale,
educative și de promovare a memoriei, cu impact național și local.
Funcția de supraveghere a FAN se realizează de către ANR prin controlul activității de
arhivă. Controalele efectuate de ANR la sediul creatorilor și deținătoril or de documente vizează
modul de respectare a îndatoririlor legale referitoare la supravegherea FAN. Conform

51
prevederilor legislației în vigoare, ANR sunt autoritatea care exercită controlul de specialitate
la nivel ul tuturor instituțiilor creatoare sau deținătoare de arhivă, indiferent de perioada în care
au fost create documentele. În domeniul asigurării asistenței de specialitate, sunt verificate
anual, în medie, aproximativ 2000 de nomenclatoare arhivistice și ci rca 3000 de lucrări de
selecționare. Acestora li se adaugă acțiuni de instruire a personalului de arhivă de la creatorii și
deținătorii de documente, precum și elaborarea de instrucțiuni, informări și puncte de vedere
referitoare la aplicarea legislației arhivistice.
În domeniile cercetării științifice, al culturii și educației, al cultivării memoriei și
identității naționale, ANR dispun de un potențial care este departe de a fi exploatat suficient în
situația actuală.
3.3.2. Atribu țiile Arhivelor Na ționale ale României
În conformitate cu legea, ANR au ca misiune de bază „administrarea, supravegherea și
protecția specială a Fondului Arhivistic Național al României”30.
Atribuțiile și activitățile ANR sunt axate pe cele trei coordonate majore amintite,
respectiv ad ministrarea , supravegherea și protecția FAN. În acest scop, ANR exercită
următoarele atribuții principale:
1. Gestionează fondurile și colecțiile din depozitele proprii, constituite din depunerile
succesive de documente create de -a lungul timpului de insti tuții de dr ept public sau privat,
precum și de persoane particulare. La nivelul ANR, administrarea se realizează pe o durată
nedeterminată și constă în: asigurarea evidenței fiecărei unități arhivistice și a tuturor fondurilor
și colecțiilor arhivistice de ținute, în ansamblul lor; asigurarea păstrării și conservării; folosirea
documentelor scopuri practice, științifice, cultural -educative și de informare.
2. Îndrumă și controlează activitatea de arhivă a creatorilor și deținătorilor de documente,
circa 8.50 0 de instit uții din sistemul public și, teoretic, totalitatea agenților economici și
organizațiilor private. Aceștia gestionează documentele rezultate din activitatea proprie iar la

30 Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, Republicată, publicată în Monitor ul Of icial al României, disponibil on
line la http://arhivelenationale.ro/site/download/acte_normative/Arhivelor_Nationale_nr_161996.pdf

52
împlinirea termenului legal, depun spre păstrare permanentă la ANR documen tele ce fac parte
din FAN.
3. Stabilește apartenența/non -apartenența oricărui document la FAN.
4. Elaborează în baza legii norme și metodologii privind activitatea de arhivă.
5. Realizează copii de securitate pentru documentele cele mai valoroase din FAN, așa
numitul „fond de asigurare”.
În exercitarea atribuțiilor sale legale, ANR interacționează practic cu întreaga societate.
În vederea supravegherii FAN și selecționării documentelor pentru preluare în depozitele
proprii, exercită controlul aplicării legi i și îndrum are asupra tuturor creatorilor și deținătorilor
de arhivă, publici și privați, de nivel central și local. Pe de altă parte, instituția este abordată
pentru informațiile și expertiza deținute de către numeroși factori interesați – atât organizați i
publice s au private, cât și cetățeni – acoperind întreg spectrul instituțional și de activitate și, de
asemenea, provenind din toate mediile profesionale și sociale:
– Persoanele fizice și juridice, cărora li se soluționează cererile privind eliberarea d e
copii, ex trase și certificate de pe documentele deținute de ANR;
– Organizațiile publice sau private, care depun spre păstrare permanentă documente
create în timpul activității;
– Organizațiile publice sau private interesate de informații în scopul soluț ionării uno r
lucrări din sfera proprie de activitate;
– Organizațiile publice sau private care desfășoară activități de colaborare pentru
valorificarea documentar -științifică și culturală a informațiilor din fondurile și colecțiile
deținute;
– Cercetători, cadre dida ctice din învățământul superior și mediu, muzeografi,
bibliotecari, juriști, economiști, funcționari, ziariști, liber -profesioniști din țară și străinătate
interesați în consultarea arhivelor ca izvoare istorice de referință, în rezolvarea unor lucrări cu
caracter documentar -științific, publicistic, cultural.

53
3.3.3. Analiza s ituației actul e a Arhivelor Na ționale ale Rom âniei
Sub presiunea evoluției societății din ultimii 25 de ani, sarcinile ANR s -au multiplicat și
au tendință de creștere în continuar e. În același timp, mai ales în ultimii ani, mijloacele
materiale, financiare și umane aflate la dispoziție s -au redus ori s -au degradat. Financiar,
instituția nu are buget unitar și clar precizat. Bugetele au scăzut aproape an de an începând cu
2008 și ab ia ajung pentru utilități și nevoi minime de funcționare.
Alocațiile bugetare tinzând spre zero au determinat, între altele, incapacitatea de a
cumpăra documente valoroase din FAN (care ajung astfel la alte instituții publice sau în c olecții
private) și au degradat bibliotecile documentare ale Arhivelor, care nu și -au mai putut completa
colecțiile cu noile apariții din ultimele circa trei decenii, decât cu totul sporadic, mai ales prin
donații.
Efectul negativ cel mai vizibil al reduc erilor bugetare se con stată tocmai în exercitarea
celei mai importante atribuții legale a instituției: păstrarea și conservarea FAN. Lipsa spațiilor
noi de depozitare și starea precară a majorității celor existente produc pierderi ireparabile
tezaurului documentar național. ANR beneficiază în prezent de 86 de clădiri, unde sunt
depozitate documente aparținând FAN. Dintre acestea, 75 se află în administrarea Ministerului
Afacerilor Interne prin Inspectoratele Județene de Poliție, Inspectoratul Județean de Ja ndarmi
sau ANR, 78% su nt construite înainte de 1989, 52% fiind construite chiar înainte de 1960.
Numai 19 clădiri sunt corespunzătoare pentru depozitarea documentelor de arhivă. Inventarul
material este învechit, uneori chiar din anii 1950, fiind procurat adesea din bunuri destinate
casării de alte instituții. La fel se prezintă dotarea cu aparatura tehnică specifică: copiatoare,
calculatoare, aparate de microfilmat sau de citit microfilme. Depozitele și spațiile de lucru nu
sunt zugrăvite uneori de decenii, lipsesc total instal ațiile de menținere a climatului, precum și
cele de supraveghere și avertizare. În marea lor majoritate, spațiile ANR, fie ele clădiri, depozite,
birouri de lucru sau spații destinate publicului, oferă imaginea încremenirii în alt timp,
provocând zilnic prejudicii sănătății personalului și integrității FAN, ca și imaginii instituției în
societate.
La nivelul anului 2014, doar 20% din spațiile ANR se aflau într -o stare bună, 39%
necesitând reparații curente, iar 41% având nevoie de reparații capitale.

54
Figura nr. 1

Sursa : Date preluate din Strategia Arhivelor Naționale disponibil on line la
http://arhivelenationale.ro/site/2015/10/14/strategia -arhivelor -nationale -2015 -2021/
În ceea ce privește situația resurselor umane, îndeosebi în perioada 2009 -2011, ANR au
cunoscut multiple reorganizări, care au semnificat, în fapt, un grav regres instituțional, raportat
atât la perioada imediat anterioară, cât și la perioada dinainte de 19 89. Astfel, prin intrarea în
vigoare a Hotărârii Guvernului nr. 1376/2009 privind înființarea, organizarea și funcționarea
Arhivelor Naționale, emisă în aplicarea Legii nr. 329/2009, instituția a suportat o primă
restructurare. Cu acel prilej, au fost radi ate 548 de funcții vacante, astfel încât numărul maxim
de posturi prevăzute a fost redus de la 1728 la 1180, ceea ce reprezintă un procent general de
pierdere de 32 %. Totodată, în aplicarea dispozițiilor art. 1 alin. (1) din Hotărârea Guvernului
nr. 1376/ 2009, ANR au fost reorganizate în mod nejustificat la nivel de direcție, după ce timp
de 147 de ani instituția a funcționat neîncetat ca direcție generală, cu atribuții unice în domeniul
specific de activitate.
Reorganizarea la nivel de direcție a atras du pă sine retrogradarea de nivel a tuturor
funcțiilor de cond ucere din subordine, aspect care influențează negativ relațiile de autoritate, de
reprezentare și de control la creatorii și deținătorii de documente, în special în cazul celor 42 de
structuri teri toriale.
Prin intrarea în vigoare a Hotărârii Guvernului nr . 656/2011 privind modificarea
Hotărârii Guvernului nr.416/2007 privind structura organizatorică și efectivele MAI, pentru
Necesită reparații
capitale
41%
Necesită reparații
curente
39%În stare bună
20%SITUAȚIA IMOBILELOR FOLOSITE DE ARHIVELE
NAȚIONALE
Necesită reparații capitale Necesită reparații curente În stare bună

55
modificarea și completarea Hotărârii Guvernului nr. 1767/2004 privind modu l de organizare și
funcționare a serviciilor publice comuni tare regim permise de conducere și înmatriculare a
vehiculelor, pentru modificarea Hotărârii Guvernului nr.1380/2009 privind înființarea,
organizarea, funcționarea și atribuțiile Administrației Naț ionale a Rezervelor de Stat și
Probleme Speciale și pentru modificarea Hotărârii Guvernului nr.1376/2009 privind înființarea,
organizarea și funcționarea Arhivelor Naționale, numărul de posturi prevăzut pentru ANR a
scăzut a doua oară, de la 1180 la 729. D in cele 451 de funcții desființate, 98 de posturi erau
încadrate, fapt ce a condus la diminuarea cu 30% a structurii de funcții, pe de o parte, respectiv
la disponibilizarea unui procent de cca.12% din personalul încadrat, pe de altă parte. În aplicarea
prevederilor Hotărârii Guvernului nr. 934/27.11.2013 pentru m odificarea alin. (4) din Hotărârea
Guvernului nr. 1376 privind înființarea, organizarea și funcționarea Arhivelor Naționale (act
normativ care a produs deja efecte), au fost dispuse măsuri pentru r adierea altor 15 posturi
vacante.
În prezent, ANR funcționează cu 714 posturi, față de 1728 de posturi prevăzute în
structura organizatorică la data de 31.12.2009. În total, într -un interval de 3 ani, ca efect al
reorganizărilor succesive, la nivelul insti tuției au fost desființate 1013 posturi, reprezent ând un
procent de 59% pierderi, procent care, raportat la unitatea de timp, este probabil unul dintre cele
mai ridicate din sistemul administrativ românesc.
Se observă de asemenea, o tendință de scădere și în ceea ce privește dinamica posturilor
încadrate. Dacă în anul 2014, din 714 posturi disponibile erau încadrate 659 posturi, la sfarșitul
anului 2018, au mai rămas încadrate doar 608 posturi.
Tabel nr. 1
Dinamica personalului în Arhivele Naționale
Posturi 2013 2014 2015 2016 2017 2018
Total 714 714 714 714 714 714
Posturi încadrate 659 634 633 633 623 608
Posturi vacante 55 80 81 81 91 106
Pierderi de personal 17 26 22 29 26 23
Sursa : Date pre luate din Raport de evaluare a activităților desfășurate de Arhivele Național e ale României în anul
2018 disponibil on line la http://arhivelenationale.ro/site/wp -content/uploads/2019/02/RAPORT -ANR_2018 -1.pdf

56
O analiză sumară și obiec tivă a necesarului de personal, raportată la criteriile de
constituire a structurilor suport aplicabile în cadrul Ministerului Afacerilor Interne, evidențiază
faptul că numai pentru gestionarea celor 333.000 m.l. documente de patrimoniu aflate în
păstrarea ANR a r trebui prevăzute 1500 de posturi. Alte 150 de posturi sunt necesare pentru
constituirea și funcționarea structurilor suport din Aparatul Propriu, respectiv pentru efectuarea
controalelor și acordarea asistenței de specialitate celor peste 8.500 de instit uții din sistemul
public, potrivit obligațiilor legale. De asemenea, intrarea în vigoare a Legii nr. 138/2013, care
modifică și completează Legea nr. 16/1996, suplimentează în mod semnificativ numărul de
sarcini instituționale ce derivă din atribuția de au torizare și de monitorizare a celor 148 de
operatori economici din mediul privat, identificați până în momentul de față ca având obiect de
activitate efectuarea de operațiuni arhivistice și/sau de eliberare a adeverințelor, copiilor ori
extraselor de pe do cumentele cu caracter practic ce atestă vechimea în muncă a cetățenilor
solicitanți, pentru care au fost eliberate 239 autorizații de funcționare.
Tabel nr. 2
Activitatea de autorizare a Operatorilor Eco nomici Prestatori de Servicii Arhivistice
Activitatea 2014 2015 2016 2017 2018
Autorizatii eliberate (inclusiv reînnoiri) 304 208 150 397 239
Dosare respinse 4 9 0 0 2
Suspendarea activității 1 7 16 4 6
Sursa: Date preluate din Raport de evaluare a activităților desfășurate de Arhivele Naționale ale României în anul
2018 disponibil on line la http://arhivelenationale.ro/site/w p-content/uploads/2019/02/RAPORT -ANR_2018 -1.pdf
Consecința directă a reducerii drastice d e personal asociată cu creșterea obligațiilor
profesionale de conservare a patrimoniului arhivistic și de rezolvare a cererilor cetățenilor este
în primul rând, o ruptură evidentă între nivelul sarcinilor și capacitățile de răspuns ale instituției,
la care se adaugă și fenomene negative, ca de exemplu: scăderea capacității instituționale și a
calității muncii, supraîncărcarea, deprofesionalizarea, îmbătrânirea colec tivelor ș.a. În domenii
vitale precum: tehnologia informației, achiziții, fonduri europene, l imbi și paleografii ale
documentelor ș.a., personalul calificat lipsește aproape în totalitate sau tinde să dispară, după
cinci ani de blocare a angajărilor din su rsă externă.

57
3.3.4. Accesul la arhive și rela ția ANR cu mediul extern național și
interna țional
La n ivelul ANR, se acordă o importanță deosebită relației cu cetățenii și cu mediul
academic, în scopul asigurării accesului la informațiile solicitate, cu respectarea drepturilor
constituționale. Activitatea de relații cu publicul este cea mai monitorizată di n punct de vedere
al specializării lucrătorilor implicați, al respectării eticii și al conduitei profesionale. Deținătoare
a unei cantități impresionant e de documente, ANR eliberează copii, extrase și certificate de pe
documentele deținute, în vederea ates tării dreptului la proprietate, recalculării pensiilor,
dovedirii statutului de refugiat, ori pentru eliberarea de acte de stare civilă, acte de școlari tate
etc. Atât solicitările cetățenilor cât și cele ale mediului academic s -au menținut la nivele ridica te
an de an.
Instituția a depus eforturi deosebite pentru facilitarea accesului public la informația de
arhivă prin creșterea calității prestațiilor de orice fel: au fost reduse tarifele pentru cercetarea
științifică și s -a asigurat posibilitatea copierii documentelor cu mijloace proprii, a fost
perfecționat Portalul destinat serviciilor online realizat prin proiectul cu finanțare europeană
recent impleme ntat. Prin intermediul sălilor de studiu existente la nivelul tuturor structurilor,
ANR pun la dispoziți a cercetătorilor interesați documente din fondurile și colecțiile arhivistice
deținute.
Tabel nr. 3
Folosirea documentelor în scopuri practice și științifice
Operațiunea 2014 2015 2016 2017 2018
Cereri soluționate 47.714 47.07 6 45.627 42.571 37.762
Cercetători 9.885 10.295 9.284 10.652 12.500
Nr. Prezențe cercetători 30.724 31.684 28.367 28.500 30.198
Sursa: Date preluate din Raport de evaluare a activităților desfășurate de Arhivele Naționale ale României în anul
2018 disponibil on line la http://arhivelenationale.ro/site/w p-content/uploads/2019/02/RAPORT -ANR_2018 -1.pdf
În acest moment ANR se străduiesc să ofere cele mai bune servicii cercetătorilor, în
condițiile și cu dotările existente, iar accesul la documente este bazat pe bunele practici și
normativele europene în domeniu. În ultima perioadă instituția a încheiat numeroase

58
parteneriate cu instituții din cercetare, învățământ, cultură, administrație publică, cu cercetăt ori
și ONG -uri, în scopul facilitării cercetării și punerii în valoare a tezaurului arhivistic naționa l.
Figura nr. 2

Sursa: Date preluate din Raport de evaluare a activităților desfășurate de Arhivele Naționale ale României în anul
2018 disponibil on line la http://arhivelenationale.ro/site/w p-content/uploads/2019/02/RAPORT -ANR_2018 -1.pdf
Cu toate acestea, o cantitate importantă din FAN rămâne inaccesibilă în depozitele
noastre din lipsă de personal specializat și mijloace materiale, dar și ca urmare a încă
insuficientei informatizări. O cantitate și mai mare este total inaccesibilă la creatorii importanți
de documente, care nu au între prioritățile instituționale facilitarea cercetarii științifice. Datorită
insuficienței spațiilor de depozitare, Arhivelor Naționale nu pot prelua aceste do cumente pentru
a le pune la dispoziția publicului.
Figura nr. 3

Sursa: Date preluate din Raport de evaluare a activităților desfășurate de Arhivele Național e ale României în anul
2018 disponibil on line la http://arhivelenationale.ro/site/w p-content/uploads/2019/02/RAPORT -ANR_2018 -1.pdf

59
În vederea realizării evi denței fondurilor și colecțiilor deținute – operațiune prealabilă
indispensabilă asigurării accesului public la documente – ANR desfășoară activități de
prelucrare arhivistică. Activitățile de prelucrare a fondului arhivistic aflat în depozitele ANR au
manifestat o tendință de scădere constantă în ultimii ani, din cauza solicitărilor ridicate ale
publicului, coroborate cu scăderea de personal.
ANR a preluat de la c reatorii și deținătorii de arhivă o cantitate de 530 m.l.
Tabel nr. 4
Dinamica preluării de arhive
Activitatea 2014 2015 2016 2017 2018
Preluarea 2.350,71 m.l. 1.289,66 m.l. 526,73 m.l. 595,33 m .l. 530 m.l.
Restaurarea
documentelor 78.349 file 67.938 file 62.432 file 59.666 file 54.291 file
Sursa: Date preluate din Raport de eva luare a activităților desfășurate de Arhivele Naționale ale României în anul
2018 disponibil on line la http://arhivelenationale.ro/site/wp -content/uploads/201 9/02/RAPORT -ANR_2018 -1.pdf
În acest context, sunt efectuate operațiuni de fondare, ordonare, inventariere, verificare
a existentului de documente cu instrumentele de evidență, selecționare a documentelor lipsite
de valoare istorică. De asemenea, conservar ea și restaurarea documentelor, respectiv pregătirea
pentru microfilmarea de asigurare și microfilmarea sunt operațiuni complementare care asigură
accesul pe termen lung al cetățenilor la documentele din FAN.
Tabel nr. 5
Situația operațiunilor arhivistice desfășurate în perioada 2 014-2018
Operațiunea arhivistică 2014 2015 2016 2017 2018
Ordonare 2.608 m .l. 2.662 m.l. 1.615 m.l. 1.288 m.l. 1.381 m.l.
Inventariere 1.666 m.l. 1.560 m.l. 1.129 m.l. 1.083 m.l. 804 m.l.
Fișe de descriere la nivel
de fond – 8.404 4.605 1.597 3.500
Fișe de descri ere la nivel
de parte struct urală – 1.198 6.338 7.832 1.177
Fișe de descriere la nivel
de unitate arhivistică – 89.999 212.477 239.881 182.653

60
Fișe de descriere la nivel
de componentă și
document – – 5.856 23.192 95.621
Selecționare 193 m.l. 112 m.l. 65 m.l. 27 m.l. 153 m.l.
Verificarea cu
instrumentele de evidență 3.103 m.l. 3.657 m.l. 2.557 m.l. 2.855 m.l. 2.588 m.l.
Sursa: date preluate din Raport de evaluare a act ivităților desfășurate de Arhivele Naționale ale României în anul
2018 disponibil on line la http://arhivelenationale.ro/site/wp -content/uploads/2019/02/RAPORT -ANR_2018 –
1.pdf
Microfilmarea de asigurare a documentelor deținute de ANR se realizează în scopul
asigurării conținutului lor, al protejării împotriva pierderilor sau deteriorărilor cauzate de
manipularea frecventă. Operațiunea este în reducere constantă, din motive logistice și
financiare. Ea nu poate fi substituită integral prin digitalizare, care nu este acreditată ca formulă
de asigurare pe durată lungă.
Cu toate acestea, interes în accesarea site -ului Arhivelor Naționale Române există în
rândul public ului, atât la nivel național, dar și la nivel internațional.
Tabel nr. 6
Accesarea site -ului Arhivelor Naționale ale României în funcție de țara de proveniență
Țara de proveniență Ponderea accesărilor
Rom ânia 87,43%
Europa 3,89%
S.U.A. 1,94%
Germania 1,02%
Marea Britanie 0,85%
Italia 0,82%
Franța 0,59%
Republica Moldova 0,4%
Alte țări 3,16%

Sursa: Date preluate din Raport de evaluare a activităților desfășurate de Arhivele Naționale ale României în anul
2018 disponibil on line la http://arhivelenationale.ro/site/wp -content/uploads/2019/02/RAPORT -ANR_2018 -1.pdf

61
Activitatea de reprezentare externă constituie un areal profesional important întrucât, pe
lângă dialog interprofesional și schimb de experiență, creează posibilitatea completării
tezaurului arhivistic național cu copii de pe documente păstrate în arhivele altor țări.
În același timp, instituția este reprezentată, de regulă, la reu niunile din Europa ale
organismelor internaționale la c are este membră, iar un număr redus de specialiști participă
individual la activitatea unor organisme permanente de specialitate sau la sesiuni științifice
internaționale.
Atragerea de fonduri europene în scopul îmbunătățirii condițiilor de păstrare a FAN și
al modernizării instituției în general constituie de mai mulți ani o preocupare importantă a ANR.
Serviciul Județean Cluj a beneficiat în anii 2009 -2011 de un proiect cu finanțare de la guvernul
federal german, prin Arhivele Statului din landul Baden -Württemberg și Institutul de Istoria și
Geografia Șvabilor Dunăreni din Tübingen, în valoare de 130.000 de euro, prin care s -a realizat
un laborator modern de restaurare și au fost puse în mijloace adecv ate de protecție circa 1000
metri liniari de arhivă.
Un alt proiect a avut drept scop realizarea unei platforme informatice integrate care să
asigure gestiunea centralizată a serviciilor oferite de ANR către cetățeni, cercetători și instituții,
inclusiv ce le generatoare de arhivă – respectiv “clienții” institu ției, precum și gestiunea tuturor
tipurilor de documente aflate în păstrarea și administrarea ANR. În scopul accesibilizării și
maximizării audienței pentru aceste servicii, platforma permite punerea a cestora la dispoziția
publicului atât într -un mediu col aborativ on -line, cât și prin contact direct la sediile instituției,
în conformitate cu legislația în vigoare.
Totodată, în calitate de partener al Universității București, al Universității Babeș -Bolyai
Cluj Napoca și al Arhivelor Naționale ale Norvegiei, ANR au primit finanțare din granturi SEE,
pentru proiectul „Digitizarea documentelor medievale din Arhivele Naționale”. Scopul
proiectului îl reprezintă crearea unei baze de da te formată din 32.000 unități arhivistice,
accesibilă online, gratuit.
În acest moment, accesarea altor fonduri europene este periclitată de lipsa personalului
specializat, de încărcarea angajaților cu sarcini de plan și de lipsa cointeresării materiale a
echipelor de proiect.

62
3.3.5. Cadru l juridic și legislativ existent al ANR
Documentele p rogramatice ale organizațiilor europene subliniază importanța arhivelor
în cunoașterea istoriei și culturii Europei, precum și în funcționarea democratică a societății.
Comitetul de Miniștri al Consiliului Europei a emis o Recomandare privind o politică europeană
în materie de acces în arhive, care recomandă guvernelor țărilor membre să accepte și să pună
în practică principiile democratice, pe care le detalia ză, privind accesul la arhivele publice ,
Consiliul Europei adopta nd de-a lungul timpului și alte do cumente cu referire directă sau
indirectă la arhive .
În anul 2005 , un grup de experți din mai multe state europene au elaborat Raportul asupra
arhivelor în Uniunea Europeană lărgită, document care realizează o „radiografie” a sistemelor
arhivistice din cele 25 de state membre (la acea dată) în privința teoriei și practicii arhivistice,
stipulează principii de păstrare a arhivelor, de informatizare a documentel or și propune
implementarea unui set de bune practici la nivelul sistemelor arhivistice ale statelo r membre
referitoare la legislație, managementul arhivelor și accesul la documente. Se recomandă,
totodată, adoptarea de măsuri concrete pentru conservarea ș i prevenirea deteriorării arhivelor în
Europa, precum și adoptarea de măsuri pentru prevenirea furt ului de documente arhivistice.
„Comisia Europeană a adoptat, în data de 27 octombrie 2011, Recomandarea
2011/711/UE privind digitizarea și accesibilitatea on -line a materialului arhivistic, prin care a
solicitat statelor membre participarea la proiectul „E uropeana Library”, stabilind obiective
indicative pentru fiecare stat membru în ceea ce privește conținutul minim de indicatori incluși
în implementarea proi ectului. ANR au semnat documentul de aderare la componenta arhivistică
a Europeana Library, APEx, î n luna septembrie 2013 ”31.
Concomitent cu aderarea României la Uniunea Europeană, în anul 2007, ANR au devenit
membru în cadrul European Board of National Archivists (Consiliul European al Directorilor
Serviciilor Naționale de Arhive), participând activ la reuniunile periodice ale organizației, în
care au fost abordate teme referitoare la strategiile legate de administrarea arhivelor electronice,
protecția datelor cu caracter personal, digitalizarea arhivelor, prevenirea furturilor și
distrugerilor de docume nte.

31 Strategia Arhivelor Nationale 2015 -2021

63
Legile care au incidență ridicată asupra ANR, altele decât Legea nr. 16/1996, republicată
sunt32:
– Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informațiile de interes public, cu
modificările și completările ulterioare, Legea nr. 135/2007 privind arhivar ea
documentelor în formă electronică,
– Legea nr. 677 din 21 noiembrie 2001 pentru protecția persoanelor cu privire la
prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date,
republicată prin prevederile art. 5 alin. 2 lit.g, Legea nr. 119/1996 privind actele
de stare civilă, cu modificările și completările ulterioare,
– Legea nr. 182/2000 privind protejarea patrimoniului cultural național mobil, cu
modificările și completările ulterioare.
– Legea nr. 544/2001 are incidență asupra activități i ANR atât ca instituție publică,
cât și ca instituție deținătoare a FAN depus de creatorii și deținătorii de
documente. În practica arhi vistică internațională și în recomandările Uniunii
Europene, documentele care s -au aflat în acces public la creatori și deținători,
rămân în cercetare și după predarea lor la instituțiile naționale de arhivă. Deși în
România se aplică în practică această r ecomandare, Legea nr. 16/1996 a
Arhivelor Naționale, republicată nu conține nicio prevedere explicită în acest
sens.
– Legea nr. 677 din 21 noiembrie 2001 pentru protecția persoanelor cu privire la
prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulați e a acestor date,
republicată, prevede că datele personale pot fi folosite în scopuri istorice sau
științifice, conform art 5, lit. g, după anonimizare. Menționăm că prelucrarea
datelor cu caracter personal și libera circulație a acestora este în dezbatere la
nivelul Uniunii Europene, iar în funcție de documentele normative ce vor rezulta
va putea fi modificată și legislaț ia românească incidentă asupra arhivelor.
– Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, apărută
ulterior Legii nr. 16/1996 a Arhivelor Naționale, a produs și produce unele
dificultăți în desfășurarea activităților ANR, în domeniul evidenței, prelucrării,

32 Strategia Arhivelor Nationale 2015 -2021

64
folosirii și păstrării documentelor electronice. De aceea apreciem ca necesară
armonizarea prevederilor celor do uă legi.
– Legea nr. 119/ 1996 privind actele de stare civilă, cu modificările și completările
ulterioare, prevede obliga tivitatea predării registrelor de stare civilă la structurile
ANR după 100 de ani de la completarea lor. ANR au obligația de a elibera ex trase
de pe aceste documente la solicitarea cetățenilor și de a efectua mențiunile
necesare la solicitarea autoritățilo r competente.
– Legea nr. 182/2000 privind protejarea patrimoniului cultural național mobil, cu
modificările și completările ulterioare, stipulează la art.6 alin (2) că ANR asigură
administrarea și protecția FAN, în conformitate cu prevederile Legii nr. 16/1 996.
Incidența prevederilor acestei legi asupra arhivelor tratate ca bunuri de
patrimoniu cultural național mobil interfere ază cu prevederile Legii nr. 16/1996
și este necesară o clarificare/armonizare a prevederilor celor două legi referitoare
la normele de clasare, scoaterea peste graniță și tratamentul juridic al
documentelor din FAN aflate în proprietate privată.
Principalele acte normative care reglementează organizarea si funcționarea ANR sunt33:
– Constituția României, republicată;
– Legea nr. 16/1996 a A rhivelor Naționale, republicată;
– OMAI nr. 1319/2006 pentru aprobarea formularului -tip al procesului –
verbal de con statare și sancționare a contravențiilor în domeniul
arhivistic, precum și a modelului de legitimație a persoanelor
împuternicite să folosească modelul de proces -verbal, cu modificările și
completările ulterioare;
– Hotărârea Guvernului nr. 416/2007 privind structura organizatorică și
efectivele Ministerului Afacerilor Interne, cu modificările și completările
ulterioare;
– Instrucțiunile privind acti vitatea de arhivă la creatorii si deținătorii de
documente; aprobate de conducerea ANR prin Ordinul de zi nr. 217 din
23. 05. 1996;

33 Strategia Arhivelor Nationale 2015 -2021

65
– Legea nr. 111/1995 privind Depozitul legal de documente, republicată;
– Legea nr. 182/2000 privind protejarea patrimoniului cu ltural național
mobil, republicată;
– Legea nr. 286/2009 privind Codul penal, cu modificările și completările
ulterioare;
– Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcționarilor publici, republicată, cu
modificările si completările ulterioare;
– Legea nr. 7/ 2004 p rivind Codul de conduită a funcționarilor publici,
republicată;
– Legea nr. 477/2004 privind Codul de conduită a pe rsonalului contractual
din autoritățile si instituțiile publice;
– Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 56/ 2004 privind crearea statutului
special al funcționarului public denumit manager public, cu modificările
și completările ulterioare;
– Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informațiile de interes public,
cu modificările și completările ulterioare;
– Hotărârea Guvernului nr. 123/2002 pentr u aprobarea Normelor
metodologice de aplicare a Legii nr. 544/ 2001 privind liberul acces la
informațiile d e interes public.
– Hotărârea Guvernului nr. 1723/ 2004 privind aprobarea Programului de
măsuri pentru combaterea birocrației în activitatea de relații cu publicul,
cu modificările și completările ulterioare;
– Legea nr. 52/ 2003 privind transparența deciziona lă în administrația
publică, republicată;
– Legea nr. 161/2003 privind unele măsuri pentru asigurarea transparenței
în exercitarea demnităților publice , a funcțiilor publice și în mediul de
afaceri, prevenirea și sancționarea corupției, cu modificările și
completările ulterioare;
– Legea nr. 182/2002 privind protecția informațiilor clasificate, cu
modificările și completările ulterioare;

66
– Hotărârea Guvernul ui nr. 781/2002 privind protecția informațiilor secrete
de serviciu;
– Hotărârea Guvernului nr. 1349/2002 pri vind colectarea, transportul,
distribuirea și protecția, pe teritoriul României, a corespondenței
clasificate, cu modificările și completările ulteri oare;
– Ordonanța Guvernului nr. 27/2002 privind reglementarea activității de
soluționare a petițiilor, cu modificările și completările ulterioare;
– Ordonanța Guvernului nr. 33/2002 privind reglementarea eliberării
certificatelor si adeverințelor de către aut oritățile publice centrale si
locale, cu modificările și completările ulterioare;
– Legea nr. 119/1996 privind actele de stare civilă, republicată, cu
modificările și completările ulterioare;
– Hotărârea Guvernului nr. 1376/2009 privind înființarea, organizare a și
funcționarea Arhivelor Naționale, cu modificările si completările
ulterioare;
– Legea nr. 677/2001 pentru protecția persoanelor cu privire la prelucrarea
datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date, cu
modificările și completările u lterioare.

67
CONCLUZII

„Această activitate, la fel ca și celelalte, în care ne regăsim vocația, ne crește în inimă,
de așa manieră încât nu ne putem mulțumi niciodată cu cunoașterea detaliilor ei din ce în ce mai
minuțioase. ”34
Problema generală identifica tă este capacitatea funcțională redusă a ANR de a își
îndeplini atribuțiile privind administrarea, supravegherea și protecția specială a FAN.
În perioada 2006 -2011, ANR au fost afectate de o serie de măsuri de natură legislativă,
organizatorică și financia ră, care le -au amputat în modul cel mai primejdios capacitatea d e
funcționare în parametri impuși de legea organică de funcționare. Aceste probleme neașteptate,
amplificate în ultimii ani de efectele crizei, s -au adăugat unor situații negative devenite cro nice,
acumulate în ultimul deceniu al perioadei comuniste și con tinuate în relativa stagnare de după
1989.
S-a ajuns astfel în situația ca în acest moment instituția să nu poate face față mulțumitor
niciuneia din misiunile ei sociale. Mai mult, ANR înregis trează fenomene de extremă gravitate,
precum:
– incapacitatea de s alvare a FAN,
– distrugerea de documente în propriile depozite din cauza condițiilor improprii de
păstrare,
– pierderi de documente din FAN în favoarea altor agenți, publici și privați
(Academia Română, biblioteci, firmele private de arhivare),
– incapacitatea d e a controla și gestiona documentele electronice,
– tendința unor instituții publice de a -și transfera responsabilități către ANR sau de
externalizare a obligațiilor legale privind propriile arh ive etc.

34Rita Magdolna Bernád , Organizarea și funcționarea Arhivei capitulare de Alba Iulia (II), 2014, Revista
Arhivelor, nr. 1 -.2 p. 48

68
Actualul statut nu mai corespunde misiunii ANR în socie tatea românească, în contextul
creat de consecințele revoluției informaționale și de necesitatea integrării practicii arhivistice
românești în cadrul general al practicii arhivistice din Uniun ea Europeană.
Legislația actuală nu oferă ANR posibilitatea moni torizării adecvate a documentelor de
patrimoniu și nici nu definește soluții pertinente pentru constituirea unei evidențe riguroase a
acestora, pentru păstrarea și utilizarea lor ori pentru ad ministrarea fondurilor și colecțiilor
arhivistice deținute în depozitele proprii. De asemenea, cadrul normativ nu constituie un
instrument eficient prin care ANR să poată prelua de la creatorii și deținătorii de arhive
documentele care fac parte din FAN, î n condițiile și la termenele stabilite de lege, întrucât nu
prevede un raport între volumul de documente ce urmează a fi preluat și capacitățile
administrative, logistice și tehnico -materiale de care dispune instituția. Din cauza creșterii fără
precedent a cantității de documente create de instituțiile de drept public sau privat, pe fondul
stagnării investițiilor în spații de depozitare, ANR se află practic în imposibilitatea de a prelua
arhivele în cauză.
Totodată, ANR nu pot susține efortul de perfecționa re a personalului de specialitate
pentru a face față atât cerințelor profesiei, cât și celorlalte activități conexe specifice sistemului
administrativ românesc.
Condițiile de cercetare din sălile de studiu ale instituției nu corespund exigențelor
actuale, iar prevederile legale incidente accesului sunt de multe ori contradictorii, determinând
o încetinire a ritmului în care documentele sunt puse la dispoziția utilizatorilor. În plus, fondurile
și colecțiile deținute de ANR conțin o cantitate importantă de d ocumente cu marcaje de
clasificare, care în conformitate cu prevederile legale în vigoare, nu pot fi accesibile
cercetătorilor prin intermediul sălilor de studiu. În acest context, este necesară promovarea unor
acte normative de declasificare.
În condițiil e unui acces larg la informare, cercetătorii au posibilit ăți sporite de studiu și
de copiere a documentelor, fotografiilor, manuscriselor, sigiliilor, stampelor, registrelor,
planurilor etc. Prin diverse mijloace tehnice, respectiv: fotocopiere, xerocopier e și scanare, fără
ca, pe lângă plata acestor servicii, s ă existe obligația de a promova deținătorul . În prezent,
cercetătorii au doar obligații deontolo gice, morale sau reglementate prin metodologii interne de
lucru, elaborate la nivelul ANR.

69
Imaginea publicului despre Arhive și despre patrimoniul documentar păstrat în
depozitele proprii este fragmentară și incompletă. La această stare de fapt a contribui t și
desființarea Muzeului Arhivelor, odată cu mutarea în actualul sediu, compartiment care a
reprezentat decenii la rând un important factor de promovare a tezaurului arhivistic românesc,
precum și a rolului fundamental al instituției, acela de păstrător al mărturiilor privind identitatea
națională.
Spații le și dotări le sunt insuficiente pentru preluarea și conservarea documentelor aflate
atât în depozitele creatorilor și deținătorilor, cât și în cele ale ANR.
Lipsa acută a finanțării pentru lucrări de r eparații și investiții și pentru aprovizionarea cu
materiale necesare funcționării instituției la parametri normali a creat dificultăți în administrarea
eficientă a fondurilor și colecțiilor arhivistice deținute.
Pe lângă condițiile precare de păstrare, ca pacitatea restrânsă de restaurare și
recondiționare a documentelor care au fost preluate într -o stare necorespunzătoare de
conservare, pe de o parte, respectiv a documentelor care s -au degradat din cauza depozitării în
condiții improprii, pe de altă parte, a condus la creșterea semnificat ivă a numărului de
documente care necesită intervenții urgente de restaurare.
ANR nu au în acest moment capacitatea de a administra documentele în format
electronic și nu pot realiza o digitizare a arhivelor deținute, întru cât nu dispun de echipamente
și de produse software destinate preluării, stocării și utilizării formatelor electronice a
documentelor și nu dețin un sistem de recuperare integrală a datelor în caz de calamitate sau
dezastru.
Pe de altă parte, accesul publ icului la documentele în format e lectronic este îngreunat de
capacitatea limitată a instituției de a furniza și utiliza această categorie de documente.
În momentul de față, ANR nu se pot poziționa pe o platformă digitală accesibilă prin
internet și nu pot participa eficient în spațiul comunitar cu pro duse și servicii în domeniul
promovării patrimoniului cultural și arhivistic.

70
BIBLIOGRAFIE

Cărți
1. Hilary JENEINSON, A Manual of Archive Administration , Ed. Oxford
University Press, London , 1992
1. Laurentiu MERA, Indreptar arhivistic, Ediția a III -a revăz ută și esențială , Ed.
Aronda, Cluj -Napoca , 2007
1. Florentina NIȚU, Științe auxiliare Geografie și demografie istorică Numismatică
și arheologie , Ministerul Educației și Cercetării, Proiectul pentru Învățământul
Rural , 2005
2. Aurelian SACERDOTEANU, Indrumari in cercetari istorice , Ed. Casa
Scoalelor , 1943
3. T.R. SCHELLENBERG, Modern Archives: Principles and Techniques , Ed.
Society of American Archivists, Chicago , 2003
4. Peter WALNE, Dictionary of Archival Terminology, Munich: KG Saur, 1988,
p. 1 -9, disponibil on li ne la https://scalar.usc.edu/works/slavic –
collection/media/Dictionary%20of%20Archival%20Terminology.pdf

Reviste sau articole din volume
1. Arcadie M. BODALE & Suzana BODALE – O nouă viziune despre rolul
Arhivelor Naționale: conștientizarea tinerilor asupra importanței patrimoniului
arhivistic (Concep tul de Arhive educative) , Revista Arhivelor, nr. 1, 2012,
disponibil on line la http://arhivelenationale.ro/site/2018/06/25/revista -arhivelor –
archives -review -no-1-2-2012/ [accesat: 2 4.11.2019]
2. Rita Magdolna BERNÁD, Organizarea și funcționarea A rhivei capitulare de
Alba Iulia , Revista Arhivelor, nr. 1 -2, 2014, disponibil on line la
http://arhivelenationale.ro/site/2018/06/25/re vista -arhivelor -archives -review –
no-1-2-2014/ [accesat: 23.11.2019]

71
3. David B GRACY, Tot ce avem de făcut este să predăm? Profesorii de arhivistică
și promovarea arhivelor , Management pentru viitor – Biblioteci și Arhive,
Editura Presa Universitară Clujeană B iblioteca Cent rală Universitară "Lucian
Blaga”, Cluj -Napoca, 2000
4. Theodore LEVITT, " Marketing Myopia ", in Ben M.Enis and Keith K.Cox,
Marketing Classics: A Selection of Influential Articles, ed. Boston: Allyn and
Bacon, Inc., 1977
5. Bogdan -Florin POPOVICI, Biblioteconomia și arhivistica: surori sau cumnate?,
Conferința Internațională de Biblioteconomie și Știința Informării, Brasov, 2007
6. Ilie VERONICA, Macro -evaluarea , Revista Arhivelor, nr. 1 -2, 2015 , disponibil
on line la http://arhivelenationale.ro/site/2018/06/25/revista -arhivelor -archives –
review -no-1-2-2015/ [accesat: 23.11.2019]
7. Alexandra ZBUCHEA, Rolul marketingului în dezvoltarea ofertei publice a
arhivelor , Hrisovul, Ed. Ministerului Internelor și Reformei Administrative,
București , 2007

Referințe Internet
1. ***Definitie preluata din Noul dictionar explicativ al limbii romane din 2002
disponibil on line la https://dexonline.ro/definitie/arhivistică [accesat:
9.11.2019]
2. Ramona PĂCURARU, DICTIONAR ARHIVISTIC , Tg. Mureș, 2009, disponibil
on line la http://www.artgraph.ro/Dictionar%20Arhivisti c.pdf [accesat :
11.11.2019]
3. ***Prof. univ. dr. Ioan Scurtu , Aurelian Sacerdoțeanu , 2012, disponibil on line
la https://www.art -emis.ro/personalitati/aurelian -sacerdoteanu
4. Lesley RICHMOND, The memory of Society, Businesses , 2014, disponibil on
line la https://skjalasafn.is/files/servefir/2001 -citra/pres_20.html [accesat :
2.12.2019]
5. ***Arhivele Na ționale ale Rom âniei, la http://arhivelenationale.ro/site/

72
6. Strategia Arhivelor Naționale disponibil online la
http://arhivelenationale.ro/site/2015/10/14/strategia -arhivelor -nationale -2015 –
2021/ [accesat: 5.04.2020]
7. Raport de evaluare a activităților desfășurate de Arhivele Naționale ale României
în anul 2018 disponibil on line la http://arhivelenationale.ro/site/wp –
content/uploads/2019/02/RAPORT -ANR_2018 -1.pdf [accesat: 8.04.2020]

Legislație
1. Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, Republicată, publicată în Monit orul
Oficial al României , disponibil on line la
http://arhivelenationale.ro/site/download/acte_normative/Arhivelor_Nationale_
nr_161996.pdf [accesat : 23.03.2020]
2. Legea nr. 138/2013 pentru modificarea și completarea Legii Arhivelor Naționale
nr. 16/1996 disponibil on line la
http://arhivelenationale.ro/site/download/legislatie_pentru_prestatori_de_servic
ii_arhivistice/Legea -138.2013.pdf [accesat : 28.03.2020]