Arhiva O Resursa a Organizatiei

=== d2879c6fe455afdf3d44b959001e3e633ac4646d_665251_1 ===

CUPRINS

INTRODUCERE

CAPITOLUL I ARHIVA UNEI ORGANIZAȚII

1.1 Activitatea de arhivare și sistemul de calitate

1.2Termeni utilizați în activitatea de arhivare

1.3Inventarierea documentelor

1.4Obligațiile creatorilor și deținătorilor de documente

CAPITOLUL II REGULI DE PĂSTRARE A DOCUMENTELOR ÎNTR-O ARHIVĂ

2.1 Procedura de păstrare a documentelor unei organizații

2.2Organizarea necesitată de depozitele de arhivă

CAPITOLUL III STUDIU DE CAZ

3.1 Metodologia, obiectivele și ipotezele cercetării

3.2Rezultatele ceretării

CONCLUZII

BIBLIOGRAFIE

ANEXE

INTRODUCERE

Arhivarea documentelor într-o organizație reprezintă este unul dintre fundamentele activității sale deoarece în acest mod informațiile necesare într-o anumită etapă a activității instituției pot fi găsite imediat și pot fi consultate de către cei interesați.

Încă din timpuri îndepărtate, din antichitate, oamenii au intuit faptul că este necesară păstrarea unor documente care să devină mărturii ale vremurilor trecute.

Se poate deci spune că prin păstrarea documentelor istoria poate fi cunoscută mai bine, existând date cu privire la activitatea și viața oamenilor.

În zilele noastre această activitate a fost mult îmbunătățită, odată cu crearea unor reglementări clare în acest domeniu.

Fiecare țară are o lege a arhivelor în care sunt cuprinse prevederi clare cu privire la înregistrarea, evidența, selecția și păstrarea documentelor și referitoare la persoanele care au diverse atribuții și responsabilități în procesul de arhivare, ca și la importanța pe care o au în acest domeniu Arhivele Naționale.

Constituind o sursă de documente din care pot fi extrase informații, orice arhivă a unei organizații este considerată a fi o resursă a acesteia, care trebuie valorificată atunci când este necesar.

Activitatea de arhivare este necesară și pentru eliminarea documentelor inutile, care se pot dovedi o povară pentru respectiva instituție și conduc la pierderi de timp prin manevrarea acestora atunci când trebuie să fie găsit în mod operativ un document.

O ușurare a muncii arhivarilor a devenit posibilă odată cu evoluția tehnicii și apariția posibilității de a ține evidența documentelor pe un computer, care reduce foarte mult timpul de căutare al unui document.

Pentru ca acestă resursă să fie păstrată în condiții bune, organizația este obligată să organizeze activitatea în mod corespunzător și să pună la dispozițe un spațiu care să corespundă acestui scop.

De asemenea și personalul ce execută acest tip de lucrări trebuie să își cunoască foarte bine atribuțiile și să fie pregătit din punct de vedere profesional pentru a face față cu succes rigorilor ce sunt impuse de acest tip de activitate.

Conducătorii organizațiilor sunt cei care ar trebui să realizeze importanța acestei activități și să ia măsuri pentru desfășurarea ei în condiții bune.

De aceea, consider că o lucrare referitor la problematica acestui domeniu este binevenită pentru cunoașterea mai detaliată a acesti activități

CAPITOLUL I ARHIVA UNEI ORGANIZAȚII

1.1 Activitatea de arhivare și sistemul de calitate

Un moment foarte important pentru evoluția organizațiilor a fost apariția standardelor internaționale în domeniul calității, existând o definiție unanim acceptată, ce se regăsește în standardul ISO 9000 din anul 2006 ”calitatea este ansamblul de proprietăți și caracteristici al unei entități care îi conferă acesteia aptitudinea de a satisface necesitățile exprimate și explicite”.

Activitatea de arhivare presupune lucrul cu documente, de aceea este obligatoriu ca pe lângă reglementările specifice domeniului să respecte și cerințele sistemului de calitate implementat de organizație.

Orice sistem de management al calității, este bazat pe studiul proceselor care au legătură cu sistemul respectiv, prin proces înțelegându-se, conform ISO 9001/2006 un „ansamblu de activități interconectate care transformă intrările în ieșiri”.

Datele de intrare ca și cele de ieșire ale unui proces pot fi „tangibile”, referindu-ne la materiale, echipamente sau resurse umane sau „intangibile „ ca de exemplu softuri, diverse tipuri de energie,instruiri.

Noțiunea de calitate a inclus mai multe abordări de la începutul secolului XX și până în prezent, trecând prin stadiile „inspecție”, „control și asigurare”, ajungând la introducerea conceptului de „calitate totală” care este utilizat în prezent.

Managementul calității totale( TQM) este în esență prezența calității în toate domeniile managementului, obiectivul pe care trebuie să îl aibă activitățile manageriale fiind obținerea succesului organizației prin satisfacerea nevoilor consumatorilor prin contribuția tuturor membrilor organizației în cadrul procesului prin care se realizează îmbunătățirea produselor, serviciilor tehnologiilor și a mediului din organizații.

Pentru viitorul calității s-au dovedit a fi esențiale următoarele direcții:

-realizarea unor produse ori servicii care au o valoare ridicată pentru client;

-folosirea cu succes a tehnologiei;

-utilizarea eficientă a resurselor umane;

-capabilitatea de a lucra cu furnizorii și cu clienții;

-o simbioză între aspectele economice ale calității și cele financiare;

-efectul sistemului de calitate asupra conducerii organizației.

Crearea unui sistem de management al calității presupune, după cerințele standardului ISO 9001, elaborarea unui set de proceduri care trebuie respectate de organizație.

În cazul instituțiilor de învățământ nu sunt aplicabile chiar toate procedurile care ajută firmele să își realizeze un sistem de calitate, numărul și natura procedurilor ce se pot aplica fiind date de natura activității desfășurate .

Procedura „Controlul documentelor și al înregistrărilor” se referă la modul în care se ține sub control documentația aferentă activității din învățământ și modul în care se confirmă că procesele se desfășoară și sunt controlate în mod eficient .

Procedura „Auditul intern al calității” precizează felul în care se evaluează normele care au fost stabilite de organizație.

Foarte importantă este procedura cu privire la „Responsabilitatea managementului „ în care este prezentat rolul pe care trebuie să îl aibă conducerea în cadrul sistemului de management al calității”

Procedura “Acțiuni preventive “ reflectă felul în care se identifică motivele care ar conduce la apariția produselor neconforme.

Pe lângă aceste proceduri de sistem, care sunt prevăzut a se realiza de standardul ISO 9001, fiecare instituție își poate stabili proceduri proprii care se numesc “ de lucru” și care reglementează activitatea din organizația respectivă

1.2Termeni utilizați în activitatea de arhivare

Arhiva este alcătuită din totalitatea documentelor ce se referă la istoria unui popor, la activitatea unei firme sau aparținând persoanelor particulare, aceste documente dorindu-se a fi păstrate deoarece sunt considerate a fi de interes.

Arhivă se numește și locul special în care sunt depozitate documentele ce constituie rezultat al unei unități, cu scopul de a fi păstrate și cercetate.

Arhivarul este acel funcționar care își desfășoară munca la Arhivele Naționale sau la diverse firme și care execută operații de primire predare pentru documentele din depozit, ordonează, inventariază și selecționează documentele, fiind responsabil de menținerea acestora în bune condiții.

Arhivarea constituie operația prin care documentele sunt organizate în arhivă, conform unor criterii ce au fost stabilite anterior.

Pentru uzul intern există arhiva curentă care este alcătuită din documente ce constiuie rezultatul activității cotidiene a organizațiilor, ce sunt păstrate la compartimentele din cadrul firmelor un timp limitat, fiind puse apoi în dosare și expediate la arhiva unității

Ansamblul documentelor ce se crează pe parcursul activității unei organizații constituie fondul arhivistic al acesteia .

Unitățile arhivistice sunt denumite dosare și în acestea se grupează documentele care se referă la aceeași problemă, conform unui anumit criteriu.

Constituirea dosarului este operațiunea arhivistică ce se referă la ordonarea documentelor care privesc la aceeași problema și care au același termen de păstrare, ce au fost create de un compartiment pe parcursul unui an, numerotarea filelor, certificarea și coaserea ori legarea lor.

Termenul de păstrare se referă la timpul stabilit pentru păstrarea diferitelor categorii de documente, în concordanță cu organigrama organizației respective.

Nomenclatorul arhivistic este constituit dintr-o listă a tuturor felurilor de documente ce sunt create pe parcursul unui an , grupate pe compartimente după organigrama firmei respective.

Toate documentele ce sunt incluse într-o unitate de arhivare sunt trecute pe o listă, care a fost denumită opis.

Inventarierea documentelor

Fondul Arhivistic Național al României include documentele, indiferent de suportul pe care sunt realizate, ce au fost create pe parcursul timpului de instituțiile de stat, organizații publice sau private, economice, sociale, culturale, militare și religioase, precum și de persoanele fizice.

Documentele acestea beneficiază de protecția statului, în condițiile prevăzute de Legea Arhivelor Naționale.

Administrarea, supravegherea, și după caz, și protejarea Fondului Arhivistic Național al țării noastre este realizată de Arhivele Naționale care este o unitate bugetară care își desfășoară activitatea în cadrul Ministerului de Interne.

Atribuțiile menționate mai sus se efectuează prin intermediul compartimentelor specializate și direcțiile județene ale Arhivelor Naționale.

Organizațiile și persoanele fizice care sunt creatoare și deținătoare ale unor documente sunt răspunzătoare de evidența, inventarierea, selecționarea, păstrarea și folosirea lor, în condițiile menționate de Legea Arhivelor Naționale.

Organizațiile ce crează și păstrează documente, sunt obligate să înființeze compartimente special în care să se desfășoare activitatea de arhivare, aceste compartimente fiind organizate conform cu complexitatea și cantitatea arhivelor pe care le creează de-a lungul timpului și pe care le dețin.

Angajații care sunt însărcinați cu desfășurarea activității de arhivă, structura din punct de vedere organizatoric ca și competența pe care o au compartimentele de arhivă se vor stabili de managementul organizației care este creatoare și deținătoare de documente, având avizul de specialitate al Arhivelor Naționale sau, dacă importanța documentelor nu este așa de mare, al direcțiilor județene ale Arhivelor Naționale.

Aceste reglementări nu se aplică în cazul Ministerului Apărării Naționale, Ministerului Afacerilor Externe, Serviciului Român de Informații, Serviciului Informații Externe, Serviciului de Protecție și Pază ca și al altor organe care au atribuții în domeniul siguranței naționale și la care protecția documentelor trebuie să fie mult mai riguroasă.

Formarea, perfecționarea și atestarea personalului care își desfășoară activitatea în compartimentul de arhivă este realizată prin Școala Națională de Perfecționare Arhivistică, cursurile desfășurându-se contra cost.

Angajații care lucrează în copartimentele de arhivă au următoarele atribuții:

-ia inițiativa și organizează activitatea ce vizează întocmirea nomenclatorului dosarelor, în cadrul organizației respective

– păstrează în mod continuu legătura cu Arhivele Naționale, pentru verificarea și confirmarea corectitudinii nomenclatorului

– urmărește modul în care se aplică nomenclatorul la constituirea tuturor dosarelor

– verifică și preia de la toate compartimentele creatoare de documente, pe baza unor liste de de inventarieree, dosarele care au fost constituite

-întocmește inventare pentru documentele care nu sunt luate în evidență ce se găsesc în depozit

– menține o evidență a tuturor documentelor care intră și ies din depozitul de arhivă, evidențiind mișcarea acestor documente pe baza registrului de evidență curentă

– conducătorul compartimentului de arhivă este secretarul comisiei care aprobă selecționarea documentelor și, în această calitate, are responsabilitatea de a convoca comisia constituită pentru analizarea dosarelor ce au termene de păstrare expirate și pentru care, în principiu, se poate propune măsura de eliminare ca fiind nefolositoare

– întocmește formele care sunt prevăzute de lege pentru confirmarea lucrării de către Arhivele Naționale

– este responsabil de predarea arhivei selecționate în mod integral către organizațiile ce se ocupă de recuperare

– caută documente documenteleîn depozit pentru a elibera copii și certificate care sunt solicitate de cetățeni în vederea dobândirii unor drepturi, conform cu legile existente

-pune la dispoziție, solicitând semnătură, și ține evidența documentelor care sunt împrumutate compartimentelor creatoare atunci când acestea le solicit

– atunci când se realizează restituirea, face o verificare a integrității documentului care a fost împrumutat și repune documentul la fondul arhivistic

-organizează depozitul de arhivă conform unor criterii care au fost stabilite în prealabil, după prevederile Legii Arhivelor Naționale

– păstrează ordinea și asigură curățenia în cadrul depozitului de arhivă

– cere conducerii organizației dotarea corespunzătoare a depozitului (mobilier, rafturi, mijloace P.S.I. ș.a.) atunci când situația o impune

– informează conducerea organizației cu privire la problemele pe care le întâmpină în activitate

-propune măsuri pentru a asigura condițiile corespunzătoare de păstrare și conservare în arhivă

– pune la dispoziția delegatului din partea Arhivelor Naționale toate documentele pe care acesta le solicită cu ocazia efectuării acțiunii de control referitoare la situația arhivelor de la creatori

-pregătește documentele (care au valoare istorică) precum și inventarele acestora, pentru a le preda la Arhivele Naționale, conform cu prevederilor Legii Arhivelor Naționale.

Organizațiile ce sunt creatoare și deținătoare de documente sunt obligate să comunice în scris, în termen de 30 de zile, Arhivelor Naționale ori dacă este cazul, direcțiilor județene ale Arhivelor Naționale, înființarea, reorganizarea, desființarea sau oricare alte modificări care pot surveni în activitatea firmei, care au implicații asupra compartimentului de arhivă.

Arhivele Naționale și direcțiile județene ale acesteia au responsabilitatea privind controlul aplicării și respectării prevederilor legislației existente, în ceea ce privește munca de arhivă și stabilesc măsurile care se impugn în diverse situații, potrivit legii.

1.4Obligațiile creatorilor și deținătorilor de documente

1. Evidența documentelor

Creatorii de documente au obligația de a înregistra toate documentele care intră , ies ori sunt întocmite pentru uz intern al organizației

Înregistrarea acestor documente se realizează la registratura generală, fie într-un singur registru de intrare-ieșire, fie în mai multe registre din fiecare departament al organizației fără ca numerele de înregistrare date documentelor să se poată repeta.

Atunci când creatorul de documente primește, emite și întocmește pentru uz intern un număr foarte mare de documente, există posibilitatea ca înregistrarea acestora să se realizeze și la fiecare compartiment de muncă

In această situație, la registratura generală a organizației se înscrie numărul de înregistrare care este atribuit de expeditor și denumirea compartimentului la care este repartizat documentul spre înregistrare și rezolvare.

Înregistrarea documentelor se efectuează în mod cronologic, în ordinea în care acestea au fost primite

Înregistrarea acestor documente începe pe data de l ianuarie și se încheie pe data de 31 decembrie ale fiecărui an.

Pentru înregistrarea documentelor vor fi precizate următoarele elemente: numărul de înregistrare, data la care se face înregistrarea , numărul și data documentului care au fost date de emitent, numărul de file al documentului, numărul anexelor acestuia, emitentul, conținutul documentului pe scurt, compartimentul căruia i s-a repartizat spre rezolvare , data expedierii acestuia , modul de rezolvare, destinatarul, numărul de înregistrare al documentului la care se conexează și indicativul dosarului după nomenclator, care va fi stabilit și completat în registru după ce s-a făcut rezolvarea documentului.

Documentele despre care se constată că se referă la aceeași problemă, se conexează la primul document care a fost înregistrat.

În dreptul fiecărui document conexat se va trece, în rubrica corespunzătoare, numărul de înregistrare al documentului la care se face conexarea.

Documentele care sunt expediate din oficiu și cele întocmite pentru folosirea în interiorul organizației se înregistrează ca fiind documentele intrate, prin completarea coloanelor adecvate. In cazul documentelor care au fost expediate ca răspuns, acestea vor primi numărul de înregistrare al documentului la care se răspunde.

2. Gruparea documentelor în dosare

În fiecare an documentele sunt grupate în dosare, potrivit cu problemele și termenele de păstrare ce au fost stabilite prin intermediul nomenclatorul dosarelor.

a) întocmirea nomenclatorului dosarelor

Nomenclatorul dosarelor este realizat de fiecare creator pentru documentele proprii,. Nomenclatorul este întocmit de organizație sub forma unui tabel în care sunt înscrise, pe fiecare compartiment de muncă, categoriile de documente care sunt grupate pe probleme și termenele de păstrare ale acestora.

In prima rubrică a nomenclatorului se vor trece denumirile compartimentelor de muncă, în ordinea în care acestea figurează în organigrama adoptată de creatorul de documente, și se numerotează utilizându-se cifre romane.

In rubrica a doua se vor trece componentele pe care le au compartimentele de muncă și se numerotează cu majuscule.

In rubrica a treia se va trece, într-o exprimare concisă, conținutul documentelor care constituie dosarul, fiecare dosar fiind numerotat cu cifre arabe, începând cu nr. 1 pentru fiecare compartiment de muncă.

In nomenclator se vor trece și registrele, cartotecile, condicile și alte material care sunt preconstituite

Cifra romană, majuscula și cifra arabă alcătuiesc împreună indicativul dosarului care poate fi format doar din litera majusculă și cifra arabă ori numai din cifra arabă, în situația în care creatorul are ca elemente organizatorice componente numai compartimente de muncă care nu au subdiviziuni ori nici compartimente de muncă pentru firmele de dimensiuni foarte mici.

Atunci când se face înregistrarea documentelor, indicativul pe care îl are dosarulva figura în registrul de intrare-ieșire, la rubrica rezervată acestuia, ca și pe fiecare document în parte.

In rubrica a patra a nomenclatorului este înscris termenul de păstrare al acestuia.

Stabilirea acestui termen de păstrare se face ținându-se seama de legile existente , de importanța practică pe care o au documentele pentru activitatea creatorului de documente și, în mod deosebit, de importanța din punct de vedere științifică a informațiilor care sunt conținute de documente.

În dreptul grupelor de documente care se păstrează în mod permanent se va trece cuvântul „permanent" (prescurtat „P"), iar pentru cele care se păstrează în mod temporar, cifra arabă care semnifică numărul anilor cât se păstrează documentul (l, 3, 5, 10,15.20,25, 90) etc.).

În situația în care termenul de păstrare al unor grupe de documente nu poate fi determinat cu certitudine, în momentul în care este întocmit nomenclatorul, ori dacă există motive suficiente să se presupună că în anumite împrejurări informațiile conținute în documente pot să aibă importanță științifică, lângă termenul ce se stabilește pentru păstrare temporară se menționează „C.S." (comisie de selecționare).

Atunci când termenul de păstrare expiră, aceste documente vor fi supuse unei analize effectuate de comisia de selecționare și, în funcție de situația din acel moment, pot fi propuse pentru eliminare sau reținute permanent.

Intr-un dosar sunt adunate documente ce se referă la aceeași problemă, care au același termen de păstrare.

In cazul existenței acelorași genuri de documente,care au fost întocmite pe perioade de timp diferite și, care au respectiv, termene de păstrare diferite ( și ne referim aici la planuri, dări de seamă lunare, trimestriale, anuale s.a.), se vor constitui dosare separate, pentru fiecare termen de păstrare în parte .

Nomenclatorul dosarelor nu este obligatoriu să fie modificat anual, ci doar atunci când se produc modificări în organigrama creatorului de documente.

În cazul în care sunt înființate noi compartimente de muncă sau component ale acestuia, nomenclatorul este completat cu denumirea acestora și cu dosarele nou create corespunzătoare entității apărute.

In situația compartimentelor de muncă sau componentelor acestora lor care își dezvoltă activitatea fiind cerute alte grupe de documente decât cele care au prevăzute în mod inițial, nomenclatorul este completatcu noile dosare.

În cazul reorganizarii în care dispar compartimente, documentele realizate de acestea sunt eliminate din nomenclator, în unele cazuri documentele fiind repartizate altor compartimente.

Conducătorul fiecărui compartiment este responsabil pentru întocmirea proiectului de nomenclator pentru documentele care sunt specifice compartimentului respectiv.

Toate aceste proiecte sunt centralizate de conducătorul compartimentului de arhivă și se înaintează, în două exemplare, pentru aprobare și confirmare conducerii organizației.

Nomenclatorul arhivistic este aprobt de conducerea unității care este creatoare de documente și se confirmă, la nivel central, de Arhivele Naționale și, la nivel local, de direcțiile județene ale Arhivelor Naționale.

După ce se realizează confirmarea , nomenclatorul se va difuza în mod controlat, pe bază de semnătură către toate compartimentele pentru a putea fi aplicat

b) Constituirea dosarelor

După ce documentele s-au rezolvat la compartimentele implicate acestea sunt grupate în dosare, potrivit nomenclatorului și sunt predate către compartimentul de arhivă, în al doilea an de la constituire.

Pentru ca dosarele să fie predate la compartimentul de arhivă este necesară efectuarea următoarelor operațiuni:

– documentele care sunt cuprinse în dosar se ordonează cronologic sau, în cazuri unele cazuri speciale, onform altor criterii (alfabetic, geografic etc.)

-atunci când dosarele se realizează în mod cronologic, actele mai vechi trebuie să se afle deasupra și cele mai noi dedesubt

-sunt îndepărtate acele, clamele, agrafele metalice, filele nescrise,dubletele.

-documentele din fiecare dosar se leagă în coperte de carton, folosind o modalitate în care să fie asigurată citirea în mod complet a textului, datelor și rezoluțiilor

– dosarele nu trebuie să conțină mai mult de 250 – 300 file iar în cazul depășirii acestui număr, se constituie mai multe volume ale aceluiași dosar

-filele dosarelor se vor numerota în colțul din dreapta sus, folosind un creion negru

-în situația în care există dosare care sunt alcătuite din mai multe volume, filele se numerotează începând cu numărul 1 pentru fiecare volum în parte

-pe coperta dosarului se va trece : denumirea organizației și a compartimentului creator, numărul dosarului din inventar, anul, indicativul din nomenclator, datele de început și de sfârșit, numărul de file, volumul și termenul de păstrare

3. Inventarierea dosarelor și predarea acestora la compartimentele de arhivă

– Dosarele realizate de compartimentele organizației se depun la compartimentul de arhivă având la bază inventare, ce sunt întocmite după un model prestabilit.

Inventarul include toate dosarele care au același termen de păstrare și care se crează pe parcursul unui an, de către un compartiment al organizației.

În acest mod, fiecare compartiment va întocmi atâtea inventare câte termene de păstrare au fost prevăzute în nomenclator, în cadrul compartimentului respective

Atunci când există dosare ce sunt alcătuite din mai multe volume, în inventarul întocmit pentru predarea dosarelor fiecare volum va primi un număr curent distinct.

– Inventarele trebuie să fie întocmite în 3 exemplare pentru documentele care au un termen oarecare de păstrare și în 4 exemplare pentru documentele permanente, dintre care un exemplar rămâne la compartimentul care realizează predarea documentelor, iar cele care rămân se depun împreună cu dosarele la compartimentul de arhivă.

– Dosarele care nu pot fi neîncheiate în anul respective din diverse cauze , ca și cele care, din motive justificate, sunt păstrate la compartimentele de muncă, se trec în inventarul făcut pe anul respectiv, cu menționarea faptului că nu au fost predate

În momentul în care se face predarea , în inventar se va menționa acest lucru și anume că au fost predate mai târziu.

– Dosarele care cuprind acte emise vreme de mai mulți ani vor fi inventariate la anul de început realizând mențiunea în inventor a datelelor extreme.

– In ceea ce privește completarea rubricii denumite „Conținutul dosarului", vor fi precizate genurile (corespondență, sinteze, rapoarte, memorii, ordine etc.) documentelor, emitentul, destinatarul, problema sau problemele conținute de documente și, după cum este cazul, perioada la care se referă acestea.

– Constituirea dosarelor, inventarierea și predarea lor sunt responsabilitatea compartimentelor care elaborează sau primesc documente.

Predarea acestor documente la arhiva generală se realizează conform unei programări făcute anterior și se stabilește de comun acord între cele două compartimente (predător și primitor).

– Atunci când se preiau documente, compartimentul de arhivă verifică fiecare dosar în parte, având în vedere respectarea modului în care au fost constituite dosarele și existența concordanței între conținutul acestora și datele ce au fost înscrise în inventar.

In cazul în care rezultă neconcordanțe, ele se aduc la cunoștință compartimentului creator, care va efectua corectările ce se impun.

– Evidența dosarelor și a inventarelor care au fost depuse la compartimentul de arhivă se va ține în registrul de evidență curentă, conform unui model stabilit anterior.

In situația în care compartimentul de arhivă al organizației păstrează și alte fonduri arhivistice, în registrul de evidență curentă se fce o evidență separată pentru fiecare fond.

– In registrul de evidență curentă, la rubric „Preluări", se vor consemna, în ordinea au fost primite, toate inventarele dosarelor preluate, fiecare inventar trecându-se separat, sub un alt număr de ordine.

Pentru fiecare inventor existent se va nota:

numărul de ordine al inventarului:

data la care au fost preluate documentele din inventarul respectiv;

denumirea compartimentului de la care a provenit inventarul

datele extreme ale documentelor

Numărul total al dosarelor din inventar:

Numărul total al dosarelor care au fost primite efectiv în arhivă din inventarul respectiv:

Numărul dosarelor lăsate la compartiment și care au fost depuse ulterior.

Se va înscrie numărul din inventar al fiecărui dosar care a fost păstrat de compartiment.

La rubric „Ieșiri" se va trece:

data la care dosarele au ieșit din evidență:

locul unde a fostpredat;

denumirea, numărul și data actului conformcăruia au fost scoase din evidență;

numărul total al dosarelor ieșite.

– Ieșirea dosarelor din evidența arhivei se va efectua având aprobarea conducerii creatorilor sau deținătorilor de documente și cu confirmare de la Arhivele Naționale, ca urmare a selecționării, transferului către altă organizație deținătoare sau ca urmare a distrugerilor care au fost provocate de evenimente neprevăzute.

– Dosarele pot fi scoase din evidența arhivei având la bază unul din următoarele acte, în funcție de caz.:

• proces-verbal de selecționare

• proces-verbal de predare-primire

•proces-verbal de constatare a deteriorării complete suferite de documente sau a lipsei acestora.

Documentele care s-au deteriorate vor fi scoase din evidență ca urmare a propunerii comisiei de selecționare, ce este aprobată de conducerea unității creatoare sau deținătoare și care este confirmată de Arhivele Naționale.

4. Selecționarea documentelor

– In cadrul fiecărei unități creatoare și deținătoare de documente exist câte o comisie de selecționare a domentelor, care este numită prin decizia conducătorului organizației respective. –Acestă comisie de selecționare este alcătuită din președinte, secretar și un număr impar de membri, ce sunt numiți din rândul specialiștilor proprii, ce reprezită principalele compartimente creatoare de arhivă ale oranizației.

Conducătorul compartimentului de arhivă este în mod firesc secretarul comisiei de selecționare a documentelor ce este convocată de obicei anual, dar poate fi convocată și de mai multe ori pe an

Secretarul este cel care prezintă comisiei inventarele dosarelor care au termene de păstrare expirate.

In aprecierea importanței pe care o au documentele, comisia de selecționare are în vedere respectarea termenelor de păstrare a documentelor, care se prevăd în nomenclatorul dosarelor, fiind dată o atenție deosebită celor care au, pe lângă termenul de păstrare, mențiunea „C.S.".

În situația în care comisia de selecționare constată greșeli de încadrare a documentelor la termenele de păstrare sau dorește ca unele din acestea să fie păstrate permanent, ele se trec în inventarele corespunzătoare termenului lor de păstrare, la anul și compartimentul de muncă respectiv.

La încheierea lucrărilor, comisia întocmește procesul-verbal conform modelului reglementat care este înaintat spre aprobare conducerii unității.

– Comisia efectuează selecționarea atât a documentelor care sunt create de organizația respectivă, cât și a celor create de alte unități și păstrate în depozitul unității

– Inventarele dosarelor ce sunt propuse de comisia de selecționare a organizației spre a fi eliminate, vor fi însoțite de procesul-verbal aprobat de managementul firmei și de inventarul documentelor permanente create în perioada pentru care se efectuează selecționarea (câte un exemplar) și vor fi înaintate cu adresă înregistrată, pentru confirmare, la Arhivele Naționale, în cazul unităților centrale, sau la direcțiile județene ale Arhivelor Naționale, în cazul unităților locale

– Arhivele Naționale sau direcțiile județene au responsabilitatea de a hotărî păstrarea permanentă a unor dosare, chiar dacă. potrivit nomenclatorului organizației, acestea au termene de păstrare temporară.

– Documentele sunt păstrate, în ordine, pe rafturi pentru a putea fi verificate de organele de control ale Arhivelor Naționale, în vederea confirmării lucrării de selecționare a acestora. Matricele sigilare (sigilii, ștampile, parafe), care sunt confecționate din metal, cauciuc sau orice alte materiale, se inventariază, în ordinea în care au fost date în folosință, într-un registru, după un model prestabilit.

. – Selecționarea matricelor sigilare ce au fost retrase din uz se efectuează de către comisiile de selecționare, pe baza unui de proces-verbal însoțit de inventar, având confirmarea Arhivelor Naționale.

Aprecierea valorii istorice pe care o au matricele sigilare scoase din folosință se face indiferent de suportulpecare îl au acestea, întrucât la stabilirea valorii sunt avute în vedere și alte elemente: însemnele și înscrisul din câmpul sigilar, valoarea artistică, frecvența ,etc…

5.Ordonarea, inventarierea și selecționarea documentelor care reprezintă secrete de stat

– Documentele secrete de stat sunt înregistrate, manipulate , studiate si păstrate potrivit actelor normative ce sunt în vigoare privind apărarea secretului de stat.

– Gruparea în dosare, inventarierea și selecționarea acestora se face cu următoarele precizări:

gruparea documentelor în dosare se face pe baza nomenclatorului, în care se cuprind și categoriile de documente din listele de date și informații secrete de stat.

gruparea documentelor secrete în dosare se face separat de cele care nu reprezintă secrete de stat

documentele secrete de serviciu și nesecrete, care fac corp comun cu documentele secrete de stat (situații, grafice, schițe, labele) și care nu pot fi separate, vor intra în componența dosarului cu documente secrete de stat;

gruparea documentelor secrete de stat în dosare, legarea acestora, numerotarea filelor și certificarea se realizează în anul următor creării lor, la compartimentul special, urmând a se preda compartimentului de arhivă al organizației, pe bază de inventare, la expirarea caracterului secret.

Păstrarea și selecționarea lor la compartimentul de arhivă se efectuează în mod similar ca la documentele nesecrete.

– Documentele secrete de stat care își păstrează acest caracter și după expirarea termenului de păstrare prevăzut în nomenclator sunt selecționate la compartimentul special de către o comisie de selecționare având în componență persoane care au acces la date, informații și documente ce sunt considerate secrete de stat.

Șeful compartimentului special va face parte în mod obligatoriu din această comisie.

6. Operațiuni arhivistice la documentele ce nu sunt constituite pe probleme și termene de păstrare

– Documentele care se găsesc în arhivă neconstituite conform nomenclatorului se ordonează, inventariază și selecționează la compartimentul de arhivă al organizației.

Pentru aceasta se va avea în vedere:

determinarea apartenenței la fond (fondarea), ținându-se seama de denumirea destinatarului, ștampila de înregistrare, rezoluție sau note legate de conținutul pe care îl are actul;

ordonarea documentelor existente în cadrul fondului, după un criteriu stabilit anterior (pe an și compartimente de muncă, iar în cadrul compartimentului, pe probleme; pe compartimente și ani, iar în cadrul anului pe probleme, alfabetic etc…).

In situația în care un dosar cuprinde documente din mai mulți ani se ordonează de la anul cel mai vechi al dosarului, fără a se lua în considerație datele documentelor anexate.

Numerotarea dosarelor se face începând cu numărul 1, pe fiecare an.

– In situația în care documentele nu sunt constituite în dosare ci sunt alcătuite din foi disparate , fondarea se realizează după criteriile ce au fost amintite mai sus.

-Ordonarea documentelor este făcută după criteriul cronologic, iar apoi se grupează pe probleme, în dosare.

-Inventarierea dosarelor, registrelor etc. se întocmește pe ani, indiferent de termenul de păstrare pe care îl au acestea

– selecționarea documentelor este efectuată de către comisia de selecționare pe baza inventarului.

Comisia de selecționare va cerceta dosarele, poziție cu poziție, identificând unitățile arhivistice care se vor elimina și cele care se vor păstra, deoarece acestea prezintă importanță științifică și practică.

Pentru unitățile arhivistice care se propun a fi eliminate este întocmit un proces-verbal în care se menționează anul în care a fost creat documentul și numărul curent al unității arhivistice din inventar.

– Pe parcursul ordonării documentelor care nu au evidențe, ce se găsesc în depozitul de arhivă, se separă documentele de același fel, care au termene de păstrare 1 – 5 ani (boniere, chitanțiere, fișe de pontaj, condici de prezență), pentru eliminarea lor globală, cu ocazia selecționării, la expirarea termenului de păstrare.

Inventarele vor include:

– numărul curent

– categoria de documente

– anii extremi

– cantitatea (în metri lineari sau unități arhivistice)

– poziția pe care o au în nomenclator

– termenul de păstrare.

7. Folosirea documentelor

– Documentele incluse în Fondul Arhivistic Național pot fi utilizate pentru cercetare științifică, rezolvarea unor lucrări administrative, informări, documentări, eliberarea unor copii, extrase, certificate.

Acest tip de documente aparținând Fondului Arhivistic Național pot fi consultate, la cerere, de către cetățeni români și străini, după trecerea a 30 de ani de la crearea lor.

Pentru documentele la care nu s-a împlinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unității creatoare sau deținătoare.

– Creatorii și deținătorii de documente sunt obligați să elibereze, conform legii aflate în vigoare , la cererea persoanelor fizice sau juridice, certificate, copii și extrase după documentele pe care le creează și le dețin, chiar dacă nu au îndeplinit termenul de 30 de ani, dacă acestea se referă la drepturi care îl privesc pe solicitant, cum sunt:

-vechimea în muncă,

-studii

-drepturi patrimoniale.

– Certificatul trebuie să includă o expunere exactă și clară a datelor rezultate din documente, care sunt în directă legătură cu obiectul cererii.

Vor fi indicate numai datele existente, fără să se întregească perioadele pentru care nu există documente justificative.

Perioadele pentru care lipsesc documente sau nu se găsește înscris numele solicitantului vor fi menționate în adresa de expediere a certificatului.

In certificat se vor indica și denumirile documentelor din care s-au extras elementele necesare întocmirii certificatului, apoi, datele ce sunt cuprinse în aceste documente

In certificate nu vor fi expuse concluzii personale sau generalizări în legătură cu conținutul documentelor cercetate, iar datele se expun în ordinea cronologică.

Redactarea certificatului se realizează având la bază un referat scris pe cerere , folosindu-se cerneala, care va fi întocmit, datat și semnat de persoana care a efectuat cercetarea.

Referatul trebuie să includă în mod obligatoriu denumirea fondului cercetat și cotele unităților arhivistice ce au fost cercetate (anul și numărul din inventar).

– In situația în care, la cererea persoanei ce solicit datele sau din dispoziția conducerii organizației creatoare sau deținătoare, recercetându-se documentele, se găsesc date noi, poate fi eliberat fie un nou certificat, făcându-se precizarea că este o completare a celui emis anterior, cu indicarea numărului și datei de emitere a precedentului document, fie poate fi emis un nou certificat, realizând menționarea tuturor datelor , inclusiv a celor din certificatul anterior, care va fi anulat și se va retrage

În acest caz noul certificat va primi un alt număr de înregistrare.

– In cazul în care în arhivă nu se află date privitoare la obiectul cererii, aceasta situație se va comunica în scris solicitantului documentului

În situația în care este cunoscută organzația ce este deținătoare a documentelor ce constituie obiectul cererii, cererea în original este dată spre rezolvare respectivei unități,acest fapt fiind comunicat și solicitantului.

In textul certificatului care va fi emis nu se vor admite ștersături sau completări printre rânduri.

Persoana care a întocmit documentul împreună cu șeful său ierarhic poartă răspunderea cu privire la exactitatea datelor comunicate.

Copiile sau extrasele sunt certificate ori, după caz, legalizate de organizația care le eliberează.

Certificatele, copiile și extrasele solicitate sunt eliberate personal solicitantului ori împuternicitului său legal ori se expediază prin poștă.

Diplomele, certificatele de studii, actele de stare civilă sau alte acte originale personale ce se află în dosar se vor restitui titularului, pe bază de semnătură, reținându-se la dosar o copie care va fi certificată de responsabilul arhivei.

Evidența cererilor se va ține pe bază de fișe care este necesar să fie întocmite pentru fiecare solicitant în parte.

Fișa va include numele și prenumele solicitantului, numărul și data de înregistrare a cererii respective.

Fișele se vor ordona alphabetic iar în cazul în care dotarea tehnică a organizației permite, ese preferabil să fie creat un subsistem arhivistic computerizat de evidență și regăsire a cererilor și actelor eliberate.

– Scoaterea documentelor existente în depozitul de arhivă, pentru cercetare, se consemnează într-un registru de depozit.

In locul dosarului care a fost scos pentru cercetare va fi introdusă în raft o fișă de control, care se va anula la rearhivarea dosarului.

CAPITOLUL II REGULI DE PĂSTRARE A DOCUMENTELOR ÎNTR-O ARHIVĂ

2.1 Procedura de păstrare a documentelor unei organizații

Termenele de păstrare pe care le au documentele tehnice ce sunt incluse în nomenclatoare vor fi pus e în concordanță cu prevederile legale ce vizează garantarea produsului pe toată durata existenței și funcționării acestuia.

Comisiile de selecționare pentru documente vor fi alcătuite din cei mai buni specialiști în domeniul în care lucrează în structura organizatorică a creatorului de documente și vor include în mod obligatoriu consilierul juridic al instituției respective.

In situația în care creatorul de documente are în organizare o comisie științifică, aceasta trebuie să-și dea avizul în ceea ce privește selecționarea arhivelor tehnice și de înregistrare.

în cazul instituțiilor în care nu există un asemenea consiliu, avizul va fid at de către consiliul de administrație al organizației respective

– După ce se face aprobarea lucrării de selecționare de către Arhivele Naționale, în inventarele existente , la rubrica de observații, va fi menționat: .Selecționat conform aprobării Arhivelor Naționale cu nr. …"

În același tmp, în registrul de evidență curentă va fi menționată ieșirea unității arhivistice și cantitatea de arhivă care a fost selecționată.

– Scoaterea din evidența arhivei a unor documente care sunt propuse spre selecționare, dar care nu au aprobarea comisiei de selecționare a Arhivelor Naționale, este considerat fapt penal și se sancționeazăconform legilor.

In aceeași categorie este înscrisă orice distrugere a unor documente tehnice și de înregistrare, indiferent de forma de proprietate a acestora.

– Avându-se în vedere, pe de-o parte, rezistența relativ mică a suporților și înregistrarea informațiilor pe suporți, iar pe de altă parte, pentru asigurarea în cazul producerii unor catastrofe naturale sau război, toți creatorii și deținătorii de arhivă tehnică și de înregistrare sunt obligați să realizeze copii de asigurare pe bază de microfilm ori alte forme de reproducere magnetică (disc, bandă s.a.) după documentele ce sunt clasate cu termnul de păstrare permanent în propriul nomenclator arhivistic.

O copie pozitivă ori o a doua copie magnetică poate fi folosită pentru înlocuirea originalelor care se găsesc în cercetare (microfilme sau copii de protecție)..

– In cazurile în care creatorii sau deținătorul efectuează acțiuni de completare a fondului propriu sau a fondurilor pe care le dețin, sunt făcute copii de asigurare și protecție și pentru acestea.

– Realizarea copiilor de înlocuire (microfilmarea ori reproducerea informatică a unor documente ce au fost create în cantități mari și care nu au valoare documentar-istorică, dar cu valoare practică sau juridică) se poate realize doar cu aprobările de principiu ale Arhivelor Naționale și ale Ministerului Justiției.

– Copiile de microfilm sau magnetice pentru schimb și comercializare se realizează potrivit reglementărilor proprii pe care le stabilesc organizațiile creatoare sau deținătoare.

– Copiile de asigurare se vor ordona pe fonduri și în ordinea numărului de rolă.

– Evidența microfilmării sau a altor mijloace de asigurare și protecție se ține în inventarele fondurilor și colecțiilor create și deținute prin trecerea la rubrica „Observații" a numărului rolei și cadrelor unde sunt reproduse unitățile arhivistice respective.

– Numai copiile de înlocuire pot fi selecționate , cu îndeplinirea prevederilor legale iar în cazurile în care este constatată deprecierea în timp a copiilor de asigurare, se va acționa pentru a realize recopierea documentelor după originale, iar copiile depreciate vor fi scăzute din evidență pe baza unui proces-verbal de scoatere din gestiune.

– Copiile pe microfilm sau alte forme de reproducere, care sunt întocmite pentru asigurare, se vor păstra în depozitecare sunt adecvate pentru conservarea acestora, situate, pe cât este posibil, într-o localitate diferită de cea în care își desfășoară activitatea organizația creatoare sau deținătoare

2.2Organizarea necesitată de depozitele de arhivă

– Organizațiile creatoare și deținătoare de documente sunt obligațe să păstreze documentele în condiții corespunzătoare, asigurându-le împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării realizate în alte situații decât cele prevăzute de lege.

– Documentele de arhivă se vor păstra în depozite care sunt construite special sau în încăperi amenajate doar în acest scop, cu asigurarea condițiilor necesare pentru păstrarea corespunzătoare a documentelor și în privința protecției acestora față de acțiunea agenților de deteriorare cum ar fi praf, lumina solară, solicitări la uzura mecanică, variații de temperatură și umiditate, temperaturi excesive, surse de infecție sau întreținere a agenților biologici, pericol de foc, inundații sau infiltrații de apă

– Noile construcții ale organizațiilor creatoare și deținătoare de arhivă vor fi avizate doar în cazul în care au spații prevăzute pentru păstrarea arhivei.

-Elementele de rezistență ale construcției respective se vor fi dimensiona potrivit standardelor în vigoare, ținându-se cont de faptul că încărcarea cu arhivă (numai în zona rafturilor) se apropie ca valoare de sarcina dată de hârtia depozitată în vrac.

– Depozitele vor fi prevăzute cu rafturi, rastele, dulapuri și alte mijloace de depozitare specifice, de preferință din metal care se va acoperi cu vopsele stabile, anticorozive și fără emanații.

– Dimensionarea elementelor de păstrare a arhivei (rafturi, dulapuri etc.) va fi realizată în funcție de dimensiunile pe care le ar materialul suport (hârtie, film etc.), ale materialelor de protecție (cutii, containere etc.) și ale spațiului din construcție aferent, asigurându-se posibilitatea accesului la materialul depozitat și evacuarea rapidă în caz de necesitate.

Se recomandă amplasarea rafturilor perpendicular pe sursa de lumină naturală, iar iluminatul artificial va urmări culoarul dintre rafturi. Se vor lua măsuri pentru asigurarea stabilității sistemelor de depozitare.

– Intre pereți și rafturi, ca și între rafturi se va asigura un spațiu liber de 0,7 – 0,8 m lățime iar în cazul depozitelelor mari se pot organiza și coridoare centrale de 1,5 – 2,0 m lățime, pe lungimea sau pe lățimea depozitului, pentru ușurința manevrării documentelor.

– Pentru depozite care au dimensiuni mai mari de 50 mp este necesară organizarea de camere de lucru lângă depozit

. – Toate depozitele de arhivă care au înălțimi mai mari de 2,4 m se dotează cu scări de arhivă iar în funcție de necesități, depozitele pot fi dotate și cu cărucioare de transport interior. – – Pentru a realize protejarea împotriva degradării, documentele se vor introduce în cutii de carton, mape, plicuri, tuburi etc. în raport de natura și dimensiunea lor.

– Așezarea documentelor în rafturi se va efectua pe manșeta de îndosariere sau pe manșeta inferioară.

– In situația în care creatorul deține documente de mai multe tipuri (hârtie, filme, fotografii, benzi magnetice etc.) acestea se vor depozita pe categorii, dependente de natura materială a acestora, astfel încât păstrarea și conservarea lor să poată fi organizată în mod corespunzător.

– In depozitele de arhivă conținând documente scrise trebuie să fie asigurat un microclimat ce este caracterizat prin temperaturi cuprinse între 15 – 24° C și umidități relative de 50 – 60%.

. – Pentru depozitele de materiale fotografice, ca și pentru cele cuprinzând benzi magnetice, temperaturile optime sunt cuprinse între 14 – 18° C, iar umiditatea relativă de 40 – 50%.

– Pentru a realiza măsurarea și urmărirea parametrilor de microclimat, depozitele vor fi dotate cu aparate de control (termometre, higrometre și alte asemenea), iar citirile făcute vor fi consemnate într-un caiet de depozit.

. – Ferestrele vor fi asigurate împotriva luminii solare cu ajutorul unor perdele sau alte sisteme parasolare (geamuri absorbante, obloane etc.).

-atunci când depozitele nu dispun de instalații de climatizare sau centrale de ventilație, vor fi aeriste în mod natural natural.

. – In depozitele de arhivă va fi asigurată curățenia și ordinea interioară, pentru a se evita lipsa de salubritate a acestora sau instalarea de focare biologice (rozătoare, insecte, mucegai)

În situația semnalării pericolului de degradare a documentelor se iau măsuri de înlăturare a acestuia, solicitându-se, in cazurile deosebite, sprijinul Arhivelor Naționale.

Înlăturarea agenților dăunători din depozite se realizează prin desprăfuire, curățire mecanică, dezinsecție și deratizare.

Este interzisă păstrarea oricăror alte materiale ce nu aparțin depozitelor de arhivă în cadrul acestora

Reparațiile interioare, zugrăvelile și lucrările de întreținere a depozitului de arhivă se fac ori de câte ori este nevoie, având grijă să se asigure în permanentă igiena încăperilor și funcționarea normală a instalațiilor electrice și sanitare.

– Pentru a realiza prevenirea incendiilor se interzice folosirea focului deschis, a radiatoarelor, reșourilor, fumatului în incinta depozitului, precum și utilizarea comutatoarelor, întrerupătoarelor sau altor instalații electrice defecte.

CAPITOLUL III STUDIU DE CAZ

3.1 Metodologia, obiectivele și ipotezele cercetării

Studiul de caz din această lucrare se referă la felul în care este percepută activitatea de arhivare existent într-o firmă.

Metode des utilizate în cercetările din științele socio umane sunt metoda interviului și metoda chestionarului, ale căror rezultate sunt considerate a fi concludente.

După cum spune Septimiu Chelcea în cursul „Tehnici de cercetare sociologică”, interviul și-a demonstrat utilitatea în toate științele sociale, cât și în cele socio-umane .

Conform lui Denzin, interviul poate fi definit ca o conversație față în față, în cadrul căreia o persoană va obține informații de la o altă persoană.63326

Nu orice convorbire din viața cotidiană este un interviu, deși sunt cercetători care pentru care convorbirea este sinonimă cu interviul.

În acest proces al comunicării există un receptor( cel care realizează interviul), un emițător ( cel căruia i se ia interviul) și informația care este transmisă de la emițător spre receptor.

„Chestionarul de cercetare reprezintă o tehnică, și corespunzător un instrument de investigare constând într-un ansamblu de întrebări scrise, și eventual, imagini grafice, ordonate logic și psihologic, care, prin administrarea de către operatorii de anchetă sau prin autoadministrare, determină din partea persoanelor anchetate răspunsuri ce urmează a fi înregistrate în scris.”734

Chestionarele se pot clasifica după conținut, formă și mod de aplicare 83528

După conținutul informațiilor, există:

-chestionare de date factuale, ce se referă la fapte obiective, care se pot observa direct și care se pot verifica și de alte persoane

-chestionarele de opinie ce reflectă atitudinile, motivația și interesele individului care a completat acest tip de chestionar.

După formă chestionarele se clasifică în:

-chestionare cu întrebări deschise lasă respondenților o mare libertate în ceea ce privește distribuția răspunsurilor, din acest motiv repartiția răspunsurilor poate fi mai greu analizată, însă permit culegerea unor date diverse, deoarece persoanele care răspund la întrebări nu au nici o constrângere

-chestionare cu întrebări închise nu dau libertate respondentului, ci trebuie să se încadreze într-una din categoriile fixate de cel care a conceput chestionarul

Întrebările închise favorizează întocmirea unor statistici referitoare la răspunsuri, pot servi ca un “filtru” pentru întrebările care vor urma, dau senzația de siguranță a respondentului, de aceea sunt preferate în foarte multe ocazii.

Tehnica chestionarului presupune faptul că răspunsurile care se primesc sunt în formă scrisă, pe când răspunsurile la interviu sunt în formă verbală, putând fi consemnate pe hârtie de către cei care realizează interviul.

În cazul completării unui chestionar de către oameni care au diferite nivele de educație, cel mai important lucru este să formulezi întrebările în asemenea manieră încât ceea ce este primordial, cercetarea să își atingă scopul și totodată pentru ca rezultatele să fie relevante, trebuie ca întrebările să fie pe înțelesul oamenilor care au cel mai scăzut nivel de educație

Pentru elaborarea acestei lucrări am considerat că faptul că o cercetare cantitativă poate conduce la rezultate mai precise decât o cercetare de tip calitativ, de aceea am administrat un chestionar online persoanelor care activează într-o organizație și care au dorit să participe la acest studiu.

Informațiile care sunt obținute prin metodele de cercetare cantitativă relevă cu mai mare exactitate opiniile persoanelor care sunt intervievate, pentru a se afla punctele de vedere ale acestora în legătură cu diferite probleme ale organizației.

Este știut faptul că în fiecare firmă există probleme, nu se poate crea o organizație perfectă, în care totul să funcționeze fără greșeală, de aceea este important să se descopere chiar în lipsa unor simptome evidente la ce nivel există probleme și cum pot fi acestea rezolvate.

Tipul de design utilizat în studiu este cvasiexperimental, deoarece nu s-a intervenit din partea cercetătorului în scopul provocării unor reacții, ci s-a folosit chestionarul fără a se sugera subiecților vreo opinie, iar completarea chestionarului a fost lăsată doar la latitudinea lor.

Cercetarea cantitativă este o cercetare concludentă care are profunzime și presupune intervievarea unui număr relativ mare de subiecți, rezultatele fiind relevante pentru grupul țintă pe care se desfășoară cercetarea.

Însă și în cazul acestor cercetări de tip cantitativ , completarea de către respondenți a unor chestionare ce se bazează pe intuiție și motivație, subiectivitatea tipic umană este imposibil să nu intervină, deci rezultatele obținute pot fi mai mult sau mai puțin așteptate de cercetător.

Chestionarul a fost administrat unui număr de 100 de persoane, fiind anonym pentru a se proteja identitatea respondenților.

Pentru a realiza studiul trebuie stabilite întâi obiectivele și ipotezele pe care le are cercetarea.

3.2Rezultatele cercetării

1.La întrebarea numărul 1 a chestionarului cu privire la activitatea de arhivare , 53 respondenți au spus a, iar restul de 47 b , deci cei mai mulți respondenți apelează la serviciile unei firme specializate în domeniul arhivării.

Fig.1 Răspunsuri la întrebarea nr 1 Sursa: reprezentare proprie

2.La întrebarea numărul 2 a chestionarului cu privire la existența personalului instruit în cadrul organizației , 86 respondenți au spus a, iar restul de 14 b , deci cei mai mulți respondenți au în organizație personal calificat pentru activitatea de arhivare.

Fig.2 Răspunsuri la întrebarea nr 2 Sursa: reprezentare proprie

3.La întrebarea numărul 3 a chestionarului cu privire la participarea arhivarilor la training , 73 respondenți au spus a, iar restul de 27 b , deci cei mai mulți respondenți au în organizație personal calificat pentru activitatea de arhivare.

Fig.3 Răspunsuri la întrebarea nr 3 Sursa: reprezentare proprie

4.La întrebarea numărul 4 a chestionarului cu privire la existența unui sistem de calitate certificat, 89 respondenți au spus a, iar restul de 11 b , deci cei mai mulți respondenți au în organizație un sistem de calitate certificat.

Fig.4 Răspunsuri la întrebarea nr 4 Sursa: reprezentare proprie

5.La întrebarea numărul 5 a chestionarului cu privire la existența unei proceduri privind controlul documentelor, 92 respondenți au spus a, iar restul de 8 b , deci cei mai mulți respondenți au în organizație un sistem de calitate certificat.

Fig.5 Răspunsuri la întrebarea nr 5 Sursa: reprezentare proprie

6.La întrebarea numărul 6 a chestionarului cu privire la înregistrarea tuturor documentelor, 97 respondenți au spus a, iar restul de 3 b , deci cei mai mulți respondenți înregistrează toate documentele

Fig.6 Răspunsuri la întrebarea nr 6 Sursa: reprezentare proprie

7.La întrebarea numărul 7 a chestionarului cu privire la înregistrarea tuturor documentelor, 38 respondenți au spus a, iar restul de 62 b , deci cei mai mulți respondenți înregistrează documentele și la registratura generală și la compartimente.

Fig.7Răspunsuri la întrebarea nr 7 Sursa: reprezentare proprie

8.La întrebarea numărul 8 a chestionarului cu privire la înregistrarea documentelor în mod cronologic , 87 respondenți au spus a, iar restul de 13 b , deci cei mai mulți respondenți înregistrează documentele cronologic .

Fig.8Răspunsuri la întrebarea nr 8 Sursa: reprezentare proprie

9. .La întrebarea numărul 9 a chestionarului referitoare la data la care se încheie registrul de evidență a documentelor, 95 respondenți au spus a, iar restul de 5 b , deci cei mai mulți respondenți încheie registrele pe 31 decembrie .

Fig.9Răspunsuri la întrebarea nr 9 Sursa: reprezentare proprie

10. .La întrebarea numărul 10 a chestionarului referitoare la întocmirea nomenclatorului arhivistic, 97 respondenți au spus a, iar restul de 3 b , deci cele mai multe organizații au

întocmit nomenclatorul arhivistic.

Fig.10Răspunsuri la întrebarea nr 10 Sursa: reprezentare proprie

11. .La întrebarea numărul 11 a chestionarului referitoare la întocmirea nomenclatorului arhivistic, 96 respondenți au spus a, iar restul de 4 b , deci majoritatea organizațiilor au stabilit termene de păstrare ale documentelor.

Fig.11Răspunsuri la întrebarea nr 11 Sursa: reprezentare proprie

12. .La întrebarea numărul 12 a chestionarului referitoare la efectuarea modificărilor în nomenclator, 93 respondenți au spus a, iar restul de 7 b , deci majoritatea organizațiilor au efectuat modificări în nomenclator atunci când situația impus-o

Fig.12Răspunsuri la întrebarea nr 12 Sursa: reprezentare proprie

13. .La întrebarea numărul 13 a chestionarului referitoare la efectuarea selecționării documentelor anual , 90 respondenți au spus a, iar restul de 10 b , deci majoritatea organizațiilor au efectuat anual selecționarea documentelor

Fig.13Răspunsuri la întrebarea nr 13Sursa: reprezentare proprie

14. La întrebarea numărul 14 a chestionarului referitoare la existența unui spațiu special pentru depozitarea documentelor , 92 respondenți au spus a, iar restul de 8 b , deci majoritatea organizațiilor au un spațiu special destinat păstrării documentelor

Fig.14Răspunsuri la întrebarea nr 14Sursa: reprezentare proprie

15.La întrebarea nr 15 cu privire la importanța activității de arhivare pentru o organizație toți respondenții au spus că acest tip de activitate este importantă.

Fig.15Răspunsuri la întrebarea nr 15Sursa: reprezentare proprie

16. La întrebarea numărul 16 a chestionarului referitoare la sexul respondentului , 55 respondenți au spus a, iar restul de 45 b , deci majoritatea respondenților sunt bărbați

Fig.16Răspunsuri la întrebarea nr 16Sursa: reprezentare proprie

17. La întrebarea numărul 17 a chestionarului referitoare la mediul din care provine respondentul , 74 respondenți au spus a, iar restul de 26 b , deci majoritatea respondenților sunt din mediul urban

Fig.17Răspunsuri la întrebarea nr 17Sursa: reprezentare proprie

18.La întrebarea nr 18 referitoare la mărimea organizației în care își desfășoară activitatea respondentul , 59 respondenți au spus a, 25 b , iar restul de 16 c deci majoritatea respondenților sunt în organizații mari

Fig.18Răspunsuri la întrebarea nr 18Sursa: reprezentare proprie

19. La întrebarea numărul 19 a chestionarului referitoare la mediul instituțional din care provine respondentul , 56 respondenți au spus a, iar restul de 44 b , deci majoritatea respondenților sunt din instituții publice

Fig.19Răspunsuri la întrebarea nr 19Sursa: reprezentare proprie

CONCLUZII

Arhivarea documentelor a fost întotdeauna o activitate importantă pentru organizații, dar în vremurile moderne, atunci când firmele sunt copleșite de cantitatea mare de documente ce sunt primite și emise pe parcursul unui an, însemnătatea acestui tip de activitate a crescut.

De multe ori este necesar ca pentru clarificări ale unor situații din prezent să fie necesară consultarea unor documente mai vechi pentru a putea dovedi că o anumită parte are dreptate în situația care a fost creată.

Informațiile vehiculate într-un timp relativ scurt sunt destul de numeroase și de aceea trebuie să fie păstrat numai ceea ce este cu adevărat necesar pentru o perioadă îndelungată pentru a nu păstra hârtii inutile doar de dragul de a le depozita într-un loc.

Întocmirea unui nomenclator arhivistic este esențială pentru o organizație, deoarece în acest mod se pune ordine în documente, se cunoaște cine trebuie să creeze anumite categorii de documente și se cunoaște termenul de păstrare al acestora în condițiile pe care le prevede legea în vigoare.

Foarte important este de asemenea ca nomenclatorul arhivistic să corespundă cu structura actuală a organizației, deoarece în caz contrar se poate crea confuzie în gestionarea documentelor, orice modificare a organigramei fiind necesar să fie făcută și în nomenclator.

Pentru păstrarea în siguranță a documentelor acestea trebuie arhivate în condiții corespunzătoare, într-un spațiu amenjat în mod special, la care să aibă acces numai persoanele îndreptățite și care să aibă atribuții în controlul documentelor, pentru a se evita posibilitatea de a se produce furtul unor documente sau deteriorarea acestora.

De asemenea, este foarte important ca depozitul de arhivă să dispună de condiții optime pentru protecția documentelor și pentru o conservare bună a acestora, la adăpost de dăunători sau de anumiți factori de mediu .
Arhivarea documentelor nu este un proces facil insa este necesar și obligatoriu pentru o mai bună urmărire a activității desfășurate de companii pe plan economic .

Chiar dacă stocarea documentelor poate fi o problema uneori chiar și pentru desfășurarea în condiții normale a activității organizațiilor , în situația în care acestea nu dispun de spații de stocare suficiente, acest proces este obligatoriu, iar datele trebuie păstrate cel puțin timp de 5 ani pentru fiecare companie in parte.

Pentru un proces mai sigur de arhivare se poate apela la o firma ce oferă servicii de arhivare documente, aceste firme fiind destul de numeroase în România în acest moment Apelarea la serviciile de arhivare care sunt oferite de o firmă de arhivare documente este o solutțe aflată la indemână și foarte sigură din mai multe puncte de vedere.

O firma specializată are toate informațiile necesare din punct de vedere legal cu privire la cum trebuie să decurgă un astfel de proces și poate oferi chiar și consultanță profesională în ceea ce priveste arhivarea electronica a documentelor ce conțin informatii esențiale pentru compania in cauză. 

Personalul ce execută acest tip de activitate este necesar să fie bine pregătit din punct de vedere professional și să dobândească cunoștințe generale de management pentru a-și putea desfășura cu succes activitatea.

BIBLIOGRAFIE

1.Chelcea S , Metodologia cercetării sociologice, Ed Economică, București, 2001

2. Denzin, Norman K. și Linkoln, Yvonna S. (eds.).Handbook of Qualitatve Research. Thousand Oaks: SAGE Publications, Inc.,1994

3.F eigenbaum, A.V., Tendințe ale calității în noul mileniu, Rev. Tribuna calității, nr.2,2002

4.http://www.consultanta-certificare.ro/articole/procedurile-solicitate-standardul-iso-9001.html

5.https://www.docs4ever.ro/legislatie/terminologie

6.http://mefc.ase.ro/Media/Default/docs/Instructiuni%20creatori%20arhiva.pdf

7.http://www.infoinstitutii.ro/articole/fise-de-post-11/model-fisa-postului-pentru-arhivar-1488.html

8.Instrucțiuni privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naționale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996

9. Legea 571/2004 (M. O. nr. 1214, 17 decembrie 2004) 

10.. Legea 161/2003 (M. O. nr. 279, 21 aprilie 2003) 

CHESTIONAR PRIVIND ACTIVITATEA DE ARHIVARE

1.Cum se realizează activitatea de arhivare în organizația dumneavoastră?

a.Se apelează periodic la serviciile

unei firme specializate în acest domeniu

b.activitate executată de arhivari proprii

2.Aveți în organizație personal instruit special în acest scop?

a.Da

b.Nu

3.Personalul de la arhivă participă la activități de training?

a.Da

b.Nu

4.Aveți un sistem al calității certificat?

a.Da

b.Nu

5.Există în organizație o procedură cu privire la controlul documentelor?

a.Da

b.Nu

6.Realizați înregistrarea tuturor documentelor?

a.Da

b.Nu

7.Unde s-a făcut înregistrarea documentelor?

a.numai la registratura generală

b.la registratură și la compartimente

8.Realizați înregistrările strict în mod cronologic?

a.Da

b.Nu

9.Încheiați fiecare registru anual pe data de 31 decembrie?

a.Da

b.Nu

10.S-a întocmit în organizație nomenclatorul arhivistic?

a.Da

b.Nu

11.Ați stabilit termene clare de păstrare pentru documente?

a.Da

b.Nu

12.Ați modificat nomenclatorul atunci când s-au făcut schimbări în organigramă?

a.Da

b.Nu

13.Efectuați anual selecționarea documentelor?

a.Da

b.Nu

14.Aveți un loc special în unitate destinat păstrării documentelor?

a.Da

b.Nu, le păstrăm la altă organizație

15.Considerați că activitatea de arhivare este importantă pentru o organizație?

a.Da

b.Nu

16.Dumneavoastră sunteți?

a.Bărbat

b.Femeie

17.Mediul din care proveniți?

a.Urban

b.Rural

18.Vă desfășurați activitatea într-o organizație:

a.Mare

b.Mijlocie

c.Mică

19.Lucrați în mediul:

a.Public

b.Privat

Fișă post arhivar

I. Identificarea postului

1. Numele si prenumele titularului: …………

2. Denumirea postului: Arhivar

[Daca in organigrama denumirea postului difera de cea din COR, va trebui sa mentionati in fisa si denumirea din COR.]

3. Pozitia in COR / Cod: 441501

[In cazul in care denumirea postului din firma dvs. nu se regaseste in COR, va trebui sa treceti codul din COR pentru denumirea cea mai apropiata din punct de vedere al sarcinilor si responsabilitatilor.]

4. Departamentul / locatia: Administrativ

[Repartizarea se va face conform marimii, specificului si organigramei firmei.]

5. Nivelul postului: Executie

6. Relatii ierarhice (control, indrumare, posturi supervizate):

Se subordoneaza Directorului.

 [Pentru punctele 4, 5 si 6 se va tine cont de marimea, specificul si organigrama firmei.]

II. Descrierea postului

1. Scopul general al postului

Ocupantul postului are obligatia de a analiza sistematic, sa evidentieze si sa ordoneze documente in arhiva firmei, astfel incat sa optimizeze timpul pentru gasirea unui document necesar. 

 [In functie de marimea, specificul si organigrama firmei, scopul poate diferi. Scopul postului se va regasi detaliat in obiectul contractului definit in CIM semnat de parti.]

2. Competente personale: 

sa aiba insusiri de personalitate: seriozitate/responsabilitate, loialitate, hotarare, adaptabilitate, autocontrol, atitudine pozitiva, sa aiba calitati psihice necesare (spirit de observatie, rabdare, viteza de reactie, capacitate de orientare in spatiu, capacitate de comunicare etc.); 

sa nu aiba antecedente penale

sa fie apt din punct de vedere medical

3. Descrierea sarcinilor / atributiilor / activitatilor postului

Sarcinile de serviciu obligatorii, reprezentand 100% din norma de baza, corespunzatoare unei parti de 100% din salariul de baza.

este direct raspunzator de indeplinirea intocmai a atributiilor si prevederilor sarcinilor de serviciu stabilite in prezenta fisa 

este direct raspunzator de pastrarea bunurilor materiale sau de alta natura pe care le are in gestiune; 

Atributii

sa evalueze si sa autoevalueze nivelul de pregatire permanent prin comparatie cu noutatile din domeniu

sa inregistreze documente, planuri, proiecte, rapoarte, studii, alte inscrisuri importante

sa arhiveze sistematic documentele

sa verifice materialele date spre arhivare

sa gaseasca rapid documentele depuse in arhiva

sa inregistreze in arhivele mari si in locurile de depozitare a unor documente multiple, denumirea acestora 

sa creeze cataloage in care sa inregistreze persoanele interesate sa consulte documentele sau sa le imprumute.

supervizeze si sa ofere consultanta fiecarui proiect programat ori persoana care are nevoie de consultanta

sa gaseasca metode de optimizare a circularii informatiei arhivate daca persoanele interesate au si acces la informatii

sa asigure conditiile de baza pentru un control intern sanatos 

sa intocmeasca dosare de recuperare

sa identifice surse de instruire si autoinstruire

sa asigure circulatia informatiei  

sa stabileasca, conform structurii organizatorice si a ROF, sarcinile si responsabilitatile personalului din subordine, in baza fiselor de post

sa motiveze echipa prin comunicare si prin evaluarea permanenta a subordonatilor directi

sa verifice pontajul lunar pentru personalul din subordine 

sa organizeze acordarea concediului de odihna si a zilelor libere 

sa exercite permanent sau temporar, prin delegarea competentelor, acele atributii specifice specialitatii sale, stabilite prin actul constitutiv al societatii sau prin organul decizional statutar (AGA, CA) in sarcina reprezentantului legal

sa execute orice alte dispozitii date de superiorul ierarhic in realizarea strategiilor pe termen scurt ale companiei in limitele respectarii temeiului legal

sa raspunda la toate solicitarile venite din partea administratorului pentru indeplinirea unor sarcini conforme fisei postului; 

sa fie cinstit, loial si disciplinat, dand dovada in toate imprejurarile de o atitudine civilizata si corecta fata de toate persoanele cu care vine in contact; 

sa respecte cu strictete regulile de protectie a muncii si P.S.I. din obiectivul unde desfasoara serviciul;

sa acorde ajutor, atat cat este rational posibil, oricarui alt salariat, aflat intr-o situatie de pericol;

sa-si insuseasca si sa respecte normele si instructiunile de protectie a muncii si masurile de aplicare a acestora; 

sa aduca la cunostinta de indata administratorului accidentele de munca suferite de propria persoana sau de alti angajati; 

sa coopereze cu persoanele cu atributii specifice in domeniul securitatii si sanatatii in munca, atat timp cat este necesar, pentru realizarea oricarei sarcini sau cerinte impuse de autoritate competenta pentru prevenirea accidentelor si bolilor profesionale; 

sa refuze intemeiat executarea unei sarcini de munca daca aceasta ar pune in pericol de accidentare sau imbolnavire profesionala persoana sa sau a celorlalti colegi. 

sa informeze de indata administratorul despre orice deficienta constatata sau eveniment petrecut;

sa execute alte activitati in legatura cu indeplinirea sarcinilor de serviciu precizate de persoanele care au acest drept. 

[In functie de marimea, specificul si organigrama firmei, sarcinile/ atributiile/ activitatile, responsabilitatile postului pot diferi. 

Atentie! Raspunderea juridica generata de nerespectarea obligatiilor stabilite prin prezenta se va stabili in conformitate cu prevederile legislatiei in vigoare, precum si in baza procedurilor reglementate in Regulamentul Intern al firmei.]

4. Obligatii si Restrictii: 

nu executa nici o sarcina suplimentara legata de activitatea sa decat daca ea vine de la persoanele autorizate si daca vine pe cale ierarhica si se incadreaza in prevederile legale; 

sa asigure pastrarea secretului profesional privind activitatile ce se desfasoara in cadrul spatiului de lucru;

este strict interzisa consumarea de bauturi alcoolice inainte de intrarea in serviciu sau pe timpul serviciului; 

trebuie sa lase echipamentul curat, iar celelalte mijloace pe care le-a folosit, in buna stare. 

5. Conditiile de lucru ale postului

Desfasurarea activitatii

Cazurile speciale, sunt stabilite cu atentie, in cadrul echipei de lucru;

Acesta isi desfasoara activitatea la birou si foloseste computere, alte echipamente de birou.

Conditii de formare profesionala Participa la sesiuni de formare si perfectionare

Mijloace specifice de transmitere a informatiei

telefon mobil;

[Conditiile de la punctele a si b se decid la nivelul fiecarei firme, in functie de conditiile specifice si de posibilitati, precum si de nevoile pentru postul respectiv in firma.]

Delegare (inlocuitori, sarcini delegate)

Doar in situatii de urgenta

[De obicei, fiecare firma stabileste si mentioneaza numele persoanei inlocuitoare, cu precizarea responsabilitatilor si a sarcinilor pe perioada delegarii.]