Aplicatii Inteligente In Administratia Publica

Aplicatii Inteligente In Administratia Publica

Byadmin ianuarie 1, 2024

Introducere

Organizațiile din sectorul public sunt constrânse să-și modifice politica internă, să își automatizeze procesele, să devină mai transparente și mai deschise în relația cu publicul(Prutianu, Ș., Comunicare și negociere în afaceri, Ed. Polirom, Iași, 1998). Informatizarea administrației publice poate să pară un concept abstract, mult prea complex pentru a putea fi înțeles și mult prea scump pentru a a se realize. Pentru instituția public, per ansamblu, apare problema de a își schimbă per total regulile și procedurile atât de bine stabilite, de sistemul birocratic. Funcționarii au obligația de a își modifica stilul de lucru, și intrumentele. Sunt nevoiți să învețe lucruri noi, să adopte noi tehnologii, mulți refuzând să revină, astfel, pe băncile școlii.

Informatizarea reprezintă răspunsul tuturor întrebărilor și soluția problemelor. Cetățenii sunt mereu nemulțumiți de cozile de la ghișee, de lipsa de considerație arătată de unii funcționari, de drumurile interminabile la instituțiile statului pentru a își rezolva problem, de excesiva birocrație, de pierderile de timp. În același timp funcționarii sunt copleșiți de numărul însemnat de cereri, de procesul greoi de rezolvare a acestora, de lipsa de instrumente necesare pentru a economisi timp.

Iar în tot acest timp UE, mass – media și organizațiile guvernamentale sunt nemulțumite profund de lipsa de deschidere și transparență a instituțiilor statului. Soluția la toate aceste nemulțumiri și problem o reprezintă informatizarea(Plumb, I., coord, op.cit, Biblioteca on-line Academia de Studii Economice,București, p. 55 și urm).

Însăși informația reprezintă un simbol al timpului nostru ce necesită instrumente specific. Informația este una dintre resursele strategice cele mai importante pentru toate instituțiile. Culegerea, procesarea, transmiterea și stocarea informațiilor este esențială pentru calitatea deciziilor și finalitatea acestora. Implementarea tehnologiei informației în instuțiile sectorului public este apreciată ca o oportunitate pentru serviciile guvernamentale ce pot să devină în acest fel eficiente. În accepțiuneea literaturii de specialitate, accesul la informațiile publice oferă transparența procesului de management și în mod sigur susține dezvoltarea instituției per ansamblu.

Capitolul I. Aspecte privind informatizarea în administrația publică

Motivul pentru care informatizarea în administrația public este cotată ca fiin un motor important al unei viitoare prosperități dar și una dintre facilitățile cele mai importante o constituie faptul că cele mai importante facilități constau în faptul că impactul informatizării este puternic, acesta fiind resimțit de toate industriile Întradevăr, serviciile ce au reușit să încorporeze informatizarea activităților sunt cele ce înregistrează un succes și o creștre impresionantă.

Studiul sistemelor informaționale este situate la intersecția dintre mai multe domenii, printre care – informatică, management, contabilitate, cultură organizațională, administrație public etc -, reprezentând o adevărată provocare pentre cei ce încearcă să pătrundă în studiul acestora. Literatura de specialitate (Airinei D. ș.a. (2006),Tehnologii informaționale, Ed. Sedco Libris Iași, p. 23) apreciază că toate acestea constituie o component important în orice program de studii economice și de administrație publică.

Într-o opinie(Fotache D., Hurbean L., (2004), Soluțiile informatice integrate pentru gestiunea afacerilor, Ed.Economică, București, p. 12) , un sistem informațional reprezintă o combinație organizată de indivizi, echipamente, programe de aplicații, rețele de comunicații, informații, procedure și politic ice acumulează, regăsesc, diseminează și prelucrează datele dintr-o insituție ori organizație. Oamenii își pun baza pe sistemele informatice modern pentru a putea comunica între ei, utilizând dispozitive diverse, proceduri și instrucțiuni de prelucrare a informațiilor, rețele de comunicații și informațiile stocate.

Scurt istoric al informatizării

Există 3 motive importante pe care este fundamentată aplicarea în administrația publică și în științele economice a tehnologiei informației. Acestea sunt regăsite în 3 roluri fundamentale pe care sistemele informaționale le are în asigurarea succesului unei instituții/organizații, acestea fiind următoarele (Dănăiță D., (2006), Tehnologia informației și comunicațiilor pentru economiști, Ed. Mitron, Timișoara, p. 45): suport pentru activități și procese operaționale ale instituției; suport decizional pentru angajații acestia; suport pentru strategiile ce au legătură cu avantajul competitiv.

Fig. 1.1 – Cele trei roluri fundamentale ale aplicațiilor sistemelor informaționale

În acest mod, în orice moment, sistemele informaționale proiectate pentru a sprijini activitățile și procesele operaționale pot, totodată, transmite ori recepționa informații de la sistemele orientate pe luarea deciziilor ori pe dobândirea avantajului competitiv. De asemenea, acest fapt este valabil și pentru celelalte două roluri importante ale sistemelor informaționale.

Ca atare, instituțiile sectorului public depun un effort permanent pentru a obține integrarea propriilor sisteme de informații, cu scopul de a permite datelor să circule fără restricții în cadrul sistemelor lor, asigurând în acest mod și o flexibilitate mai mare și un suport mai benefic decât cel ce este oferit de oricare eol individual.

Aceste roluri importante sunt implementate prin intermediul a mai multor tipuri distincte de sisteme informaționale. De asemenea, posibilitățile, respective funcțiile acestor sisteme s-au intensificat semnificativ pe parcursul timpului.

La mijlocul anilor 50, apăreau aplicațiile de prelucrare electronic a informațiilor/datelor – Electronic Data Processing (EDP)( Fotache D., Hurbean L., (2004), p. 12) – , mai ales în domeniul contabilității deoarece folosește un volum mare de informații. După aceea, sfera sistemelor se extindea și asupra prelucrării tranzacțiilor, marketingului, evidenței primare etc., având ca și rol principal – colectarea informațiilor din aceste domenii și nu numai.

După aceea, informațiile, odată culese, începeau a fi prelucrate, în vederea satisfacerii cererilor de date ale superiorilor, adăugându-se în aces mod un nou rol al sistemelor informaționale. Astfel a luat naștere conceptual numit Management Information Systems ori Management Reporting Systems, cunoscut în țara noastră ca și conceptual Sistemelor Informaționale pentru Management (Dănăiță D., (2006), p. 45 și urm) – , fiind orientate spre furnizarea de informații pentru o conducere tactic, sub formă de rapoarte și alte situații predefinite ce asigurau superiorilor informațiile necesare în procesele decizionale. Aceste tipuri de sisteme au luat naștere în anii 60.

Fig. 1.2 – Modificarea rolului sistemelor irnmfoaționale și a impactului acestora

Sursa: O’Brien J. A.,(2007), Management Information Systems , Irwin/McGraw‐Hill, p. 11

La începutul anilor 70 s-a încercat ușurarea procesului decizional, prin preluarea unei părți din efortul organelor de decizie, pentru că devenise evident că produsele informaționale predeteminate nu mai corespundeau necesităților de la nivelul proceselor decizionale. Astfel a apărut conceptual de Sisteme de Suport Decizonal – Decision Support Systems –( Airinei D. ș.a. (2006), p. 23 și urm). Noul rol al sistemelor informaționale consta de această dată în a oferi superiorilor un sprijin ad-hoc și interactive al proceselor lor decizionale. Acest ajutor este nevoie să fie adaptat deciziilor și tipurilor decizionale proprii ale superiorilor instituțiilor și să poată răspunde tipurilor concrete de dificultări din lumea reală a afacerilor cu care aceștia se confruntă (Dănăiță D., (2006), p. 45 și urm).

În anii 80 apăreau câteva roluri noi ale sistemelor informaționale. În primul, se dezvolta rapid puterea de prelucrare a micro-calculatorarelor, a pachetelor software de aplicații și a rețelelelor de comunicații ca a dat naștere fenomenului denumit informatica utilizatorului final. Acum utilizatorii puteau utiliza resurse proprii de calcul pentru a-și îndeplini îndatoririle implicate de activitatea lor., fără a mai aștepta sprijinul indirect al departamentelor informatice centralizate ale instituției.

Astfel că apar, sistemele de automatizare a lucrului de birou cunoscute sub numele mai scurt de (sisteme de) birotică –Office Automation Systems (Fotache D., Hurbean L., (2004), p. 12 și urm)-, și sistemele de colaborare pe echipe și grupuri de lucru – Enterprise Collaboration Systems(Oprea D., (2002), p. 67 – 90) .

Noile sisteme se ocuă cu tratarea comunicației interumanee, prezența acestora fiind simțită în toate tipurile de sisteme informatice. În cel de-al doilea rând, a devenit tot mai evident că ceea mai mare parte a superiorilor insituțiilor nu foloseau în mod direct nici rapoartele date de sisteme informaționale și nici facilitățile de modelare analitică ale sistemelor de suport decizional.

Dezvoltându-se astfel conceptual de Sisteme Informatice pentru Executivul de Vârf – Executive Information Systems(Airinei D. ș.a. (2006),op.cit,p. 23 și urm). Acestea își propun tot mai mult clasicul tablou de bord ori mult utilizatele sisteme de rapoarte, despre care mulți superiori spuneau că îi adormeau înainte de a reuși să le citească în întregime. Nici formele moderne de informare, prin grafice, tabele ori scheme nu i-a mulțumit pe aceștia. Asta deoarece mulți dintre aceștia sunt interesați să afle ce se întâmple pe piața global și apoi să afle detalii despre instituția lor.

Astfel că, aceste sisteme informațiomale încearcă să dea nivelului strategic al conducerii un mod accesibil de a obține informațiile dorite, atunci când este necesar și ,,croite,, în formatul preferat de aceștia

. În cel de-a treilea rând, au fost înregistrate progrese importante cu privire la dezvoltarea și aplicarea tehnicilor de inteligență artificial – IA(Oprea D., (2002), p. 67 – 90) – la sistemele informaționale de afaceri. În acesf fel, la mijlocul anilor 80, deși primele încercări din alte domenii decât cel economic sunt mai timpurii, proliferează un nou tip de sisteme, și anume acela de Sisteme Expert – Expert Systems(Oprea D., (2002), p. 67 – 90) – , și altele denumite Sisteme Bazate pe Cunoștințe – Knowledge Based Systems(Fotache D., Hurbean L., (2004), p. 12 și urm)-, prin care se trece la prelucrarea de cunoștințe umane.

Aceste sisteme includeau agenți software inteligenți care se pot programa și pot realize pentru a acționa la dorința utilizatorilor, funcții sistem ce se pot adpta automat la necesitățile immediate ale acestuia, aplicații de realitate virtual, robotică la un nivel avansat, prelucrare a limbajului natural și o multitudine de alte asemenea aplicații unde inteligența artificial poate înlătura nevoia intervenției umane, eliberând astfel personalul de realizarea acestora pentru a putea realize sarcini mai complexe.

Aceste sisteme pot prelua astfel, forme mult mai performante, o parte din activitățile suprinse prin felurile de sisteme amintite, jucând rolul unor consultanți pentru utilizatorii acestora prin oferirea de sfaturi profesionale în diferite domenii concrete.

În anii 90 a fost conturat un rol important al sistemelor informaționale și anume rolul strategic, sistemele repsetive fiind cunoscute sub denumirea de Sisteme Informatice Strategice – Strategic Information Systems(Dănăiță D., (2006), p. 45 și urm). În cadrul acestui concept, tehnologia informațională devenea parte integrantă a sistemelor economice, a produselor și a serviciilor care ajută o instituție să câștige avantajul competitiv pe piața globală.

Spre mijlocul anilor 90 apar Sistemele de planificare a resurselor întreprinderii – Enterprise Resource Planning(Airinei D. ș.a. (2006), p. 23 și urm) – ERP. Această variantă a unui sistem informațional strategic este adaptată la specificul unei instituții integrând toate laturile activității acesteia, inclusiv planificarea, producția, vânzările, contabilitatea, marketingul, managementul resurselor umane, relațiile cu clienții etc.

Avantajul principal al acestor sisteme ERP rezidă în interfața comună pentru toate funcțiile organizaționale informatizate, deplina integrare a acestora și partajarea informațiilor necesare unui proces decisional strategic flexibil. Astfel că, instituțiile pregătire pentru WEB, care se bazează pe Internet în activitatea lor și sistemele globale de comerț și de afaceri electronice devin în prezent numitorul comun al operațiunilor și managementului instituțiilor publice și private actuale.

Conceptul de “E – Administrație,,

Furnizarea sub formă electronică a serviciilor de bază, existente, ale administrației publice, dar și adăugarea de servicii noi electronice, constituie administrarea electronic de tip e-administrație(Dănăiță D., (2006), p. 45 și urm).

Aceste servicii publice de tip electronic, e-service, sunt adaugate la cele tradiționale furnizate de o unitate de administrație publică tradițională, informatizată transformând-o pe aceasta într-o e-UAP , adică o unitate de administrație publică electronificată.

Conceptul de electronificare face referire atât la furnizarea e-serviciilor prin canale de acces electronice – mai ales prin intermediul Internetului (Prutianu, Ș.(1998), Comunicare și negociere în afaceri, Ed. Polirom, Iași, p. 98 și urm), cât și la o reorganizare a unităților administrației publice tradiționale, menită să facă o adaptare a acestora la noile canale de acces și de a aduce, în general, o eficiență ridicată în funcționare. Bineînțeles nu toate serviciile publice oferite tradițional pot fi electronificate complet (Gary, J., (1998),Comportament organizațional, Ințelegerea și conducerea oamenilor in procesul muncii,ed.Ecomomică Iași, p.514) – astfel că anumite servicii vor fi electronificate doar parțial, iar altele deloc.

Informatizarea unităților administrației publice formează baza tehnologică, care, extinsă, și adaptată, permite implementarea de servicii publice electronice. Pe scurt, putem, spune că din punctul de vedere al beneficiarilor, e-administrația, reprezintă de cele mai multe ori ,, unitatea de administrație publică plus internetul,,( Plumb, I., coord, Managementul serviciilor publice, Biblioteca on-line Academia de Studii Economice,București) , mai eficientă, și cu un personal calificat.

Fig. 1.3 – Schema funcțională de principiu a unei unități a administrației publice cu servicii electronice, e-administrație

Sursa: http://www.gov.ro/strategia-guvernului-privind-informatizarea-administratiei-publice.

Se poate vedea în figura 1.3, modul în care serviciile electronice accesate prin canale electronice diverse – internet, telefonie, televiziune digital interactivă etc.-, se adaugă serviciile tradiționale ale unității administrației publice și se realizează în paralel cu acestea. În fapt, în prezent, majoritatea serviciilor publice ale unităților administrației publice se furnizează în mod tradițional, cu beneficiari ce vin la ghișeu și schimbă cu funcționării unității documentele de hârtie, deși există o tendință accentuată a beneficiarilor de a trece din ce în ce mai multe la canalele de acces informatizate.

O e – unitate de administrație public va furniza deci în mod paralele atât serviciile tradiționale cât și aceleași servicii, ori o parte dintre acestea, ori unele noi, puse sub formă informatizată. De pildă(Gary, J., (1998), p.514), un serviciu tradițional prin care o primărie – unitate a administrației publice locale – pune la dispoziția cetățenilor informații cu privire la activitatea consiliului local prin afișarea la avizierul primăriei a actelor care constituie hotărârile Consiliului local.

Același serviciu de informare, dar sub formă informatică, poate fi asigurat de primărie prin crearea unui site propriu de internet unde sunt publicate documentele consiliului și unde se poate accesa de oricare cetățean, oricând, și de acasă, printr-un propriu calculator conectat la internet – un service de tip e-administrație(Prutianu, Ș.(1998), Comunicare și negociere în afaceri, Ed. Polirom, Iași, p. 100). Pe acest site destinat furnizării de date pot fi afișate cu regularitate o serie întreagă de alte informați ca de pildă anunțuri privind vânzarea de proprietăți imobiliare, concursuri pentru angajarea de personal, organizarea de licitații publice, etc., site-ul având funcțiunea de avizier tradițional.

În cazul serviciului de plată a impozitelor și taxelor de către populație, departamentul de finanțe crează un site specific acestui serviciu prin care cetățenii, după ce sunt identificați în sistemul electronic și se autentifică pot afla de pe site ce anume au de plătit, și de asemenea pot achita sumele de plată prin același site, dacă au deschis un cont personal la bancă, de pe un card afferent contului respectiv. În mod similar pot fi apelate serviciile informatice ale altor unități ale administrației publice central, ca de pildă serviciul de înmatriculare a autovehiculelor ori a societăților comerciale.

Ghișeul informatic, e-ghișeu(Daniela Gărăiman,(2005), Informatică juridică, Editura Universitaria, Craiova, p.10), reprezintă un concept care constituie poarta de acces electronic a beneficiarilor către serviciile publice electronice ale sistemului informatic e-administrație. Bineînțeles și în cazul altor e-servicii poate fi aplicat conceptul de e-ghișeu. Pentru beneficiarul ce accesează e-serviciile prin internet, e-ghișeul este văzut sub forma unui site ce se creează de furnizorul serviciului, site de pe care pot fi obținute informații sau prin care se poate interacționa în două direcții, primind și trimitând informații, pentru realizarea unor servicii complexe precum plata taxelor ori participare la achiziții publice informatizate. Un sistem e-administrație furnizor de e-servicii poate dispune de un sigur site, ce reprezintă un unic punct de acces, facilitând în acest fel sarcina beneficiarilor de a căuta serviciile de care au nevoie(Dănăiță D., (2006), p. 45 și urm ).

Deasemenea toate site-urile și sistemele informatice de acest tip pot avea o structură asemănătoare, fiind în acest fel standardizate, într-o oarecare măsură, iar un unic sistem informatic al Guvernului – un uni portal guvernamental al e-Guvernării, poate face trimitere către toate e-serviciile existente, central și locale(Daniela Gărăiman,(2005), op.cit, Editura Universitaria, Craiova, p.10). Pentru ca sistemul informatic e-administrație să fie cu cu adevărat folositor beneficiarilor este nevoie ca aceștia să dispună de mijloacele de acces la internet și să aibă cunoștințele necesare – pentru început să afle de existența e-serviciilor, iar după aceea să știe cum să utilizeze aceste sisteme.

Popularizarea acestui tip de sistem cade de obicei în sarcina unității administrației publice locale care îl oferă, iar dotarea tehnică, și pregătirea necesară folosirii mijloacelor tehnice, ar putea reveni Guvernului prin programe de favorizare a dobândirii acestora de către cetățenii și societățile comerciale.

Unul dintre e-serviciile importante ale unităților administrației publice îl reprezintă cel al achizițiilor publice electronice, denumit e-achiziții, prin care agențiile publice pot achiziționa, de obicei prin licitație, bunurile și serviciile de care au nevoie. Printr-o astfel de achiziție public, o primărie de pildă poate achiziționa consumabilele ori calculatoarele de care au nevoie pentru a își moderniza baza informațională din unitate.

Serviciile oferite de sistemul e-administrație în cadrul Uniunii Europene, pot fi oferite de către o țară și celorlalte state membre (Banciu, D.(1996), Sisteme automatizate de informare și documentare, Editura Tehnică, București, p.145).

Conceptul de “E – Guvernare,,

E – Guvernare reprezintă un fenomen în expansiune continuă, cu un ritm de dezvoltare susținut și cu influență puternică asupra activităților din sectorul public, ceea ce se explică ori prin care se și impune majorarea cheltuielilor alocate în bugetul public(Gary, J., (1998),op.cit,ed.Ecomomică Iași, p.514).

E – Guvernarea promite rezolvarea problemelor administrației publice. Și totuși, multe proiecte de e-guvernare eșuează, fie acestea sunt eșecuri totale, în sensul că sistemul nu este implementat delor ori este abandonat după implementare, fie sunt eșecuri parțiale, în momentul în care principalele obiective ale proiectelor nu se ating. Putem vorbi așadar despre o divergență clară între entuziasmul ce se manifestă în promovarea soluțiilor informatice în sectorul public de literatura de specialitate și realitatea banală. În cazuri multiple s-au risipit resurse financiare importante, umane ori chiar politice, fără a putea oferi îmbunătățirile promise beneficiarilor.

Într-o definiție simplificată(Prutianu, Ș.(1998), Comunicare și negociere în afaceri, Ed. Polirom, Iași,p. 112), e-guvernarea constituie folosirea sistemelor informatice de către unitățile din sectorul public. Unii autori(Heeks R., (2006), Implementing and managing e-Government, Sage Publications,p, 4 și urm) apreciază că e-guvernarea este prezentă de mult, chiar cu mult timp înainte de a se denumi astfel. Se spune că e-guvernarea s-a manifestat prin aplicații de birotică, cele ale sistemelor informaționale de raportare ori ale sistemelor expert implementate în administrația publică cu mult timp în urmă. Această constatare justifică abordarea e-guvernării ca și sistem informațional ( a se vedea Fig. 1.4). După cum se știe, existența sistemelor informaționale nu a fost condiționată de folosirea tehnologiilor informaționale – mai ales în administrația public unde și în prezent unde o mare parte a operațiunilor sunt realizate manual. Astfel deci, folosirea tehnologiilor informaționale nu definește sistemul informațional, ci îl optimizează.

Fig. 1.4 – E‐Guvernarea ca sistem informațional – vedere structural

Sursa: Heeks R., (2006), op.cit, Sage Publications,p, 4 și urm

În schema de mai sus se poate observa în partea centrală, în nucleul sistemului informațional, informațiile, datele și cunoștiințele apoi compoentele sistemului informatics, ce sprijină culegerea, stocarea, prelucrarea și comunicarea acestora(Banciu, D.(1996), p.145). Pentru ca e-guvernarea să fie un sistem informațional, la amestecul bine proporționat informații sau date și diferite tehnologii sun adăugați oamenii, care dau sistemului un scop și un sens și procesele organizaționale ce sunt executate și duse la bun sfârșit în baza mai multor procedurii.

Conform Fig. 1.4, în definirea e-guvernării trebuie utilizată noțiunea de sistem ,, socio-tehnologic,, , pentru a indica importanța componentei sociale. Acest aspect însă este de multe ori insuficient ori prost gestionat în cadrul proiectelor de e-guvernare – practica demonstrând că mai multe eșecuri sunt datorate acestui aspect decât dificultăților tehnologice.

În literatura de specialitate(Dănăiață D., Hurbean L., Margea C., (2011), Sisteme informatice pentru administrația publică.Concepte teoretice, tehnologii și soluții de implementare, Ediție on-line, Timișoara, p. 33-99), sintagma completă ar fi ,, sistem social și economic și tehnologic,,( Dănăiață D., Hurbean L., Margea C., (2011), p. 33-99) , pentru a puncta și component de procese. Comprehensiunea proceselor prganizaționale este importantă succesului proiectului, fie că urmează ca proiectele să fie re-proiectate ori doar automatizate prin aplicații specializate. Din Fig.1. 4, lipsește însă mediul în care ,,funcționează sistemul informațional,, însă acest aspect este remediat prin interpretarea Fig. 1.5.

Fig 1.5 – E‐Guvernarea ca sistem informațional – vedere structurală

Sursa: Heeks R., (2006), op.cit, Sage Publications,p, 5 și urm

Sistemul informațional de e-guvernare este implementat într-o insituție public, ce se individualizează prin structure organizatorice, sistem de conducere, politică, strategie, cultură organizațională, resurse disponibile și procese economice. La rândul ei, instituția funcționează într-un mediu cu aspect specific din punct de vedere juridic, economic, politic, social, cultural și tehnologic – un context larg de norme și valori, sisteme economice și inovații tehnice.

Descrierea completă a oricărui sistem informațional în general și a sistemului e-guvernării în particular reprezintă prezentarea fiecăreia dintre componentele arătate în fig. 1.5. Pentru a diminua complexitatea, practica sistemelor informaționale a lansat idea unor liste de ,,verificare,,( Daniela Gărăiman, (2005),Informatică juridică, Editura Universitaria, Craiova, p.10). Printre cele mai cunoscute sunt – Information, Technology, Processes, Objectives, Skils, Management Systems, Other Resources – ITPOSMO (Prutianu, Ș.(1998), p. 123)- și – Capture, Input, Processing, Output, Decision – making, Action – CIPSOD(Gary, J., (1998),Comportament organizațional, Ințelegerea și conducerea oamenilor in procesul muncii, ed. Ecomomică , Iași, p.514)- pe care le vom folosi în cele ce urmează. Prezentarea după lista ITPOSMO include dimensiunile următoare de studiat:

Informații, ce fac referire la informațiile formale deținute de către sistemele electronice și informale, folosite de indivizii implicați în sistem;

Tehnologia, în principal tehnologii infromaționale, dar și altele precum: telefon, fax, telefax etc.;

Procesele, corespunzătoare activităților desfășurate în administrația public, atât cele de interacțiune cu populația și cu partenerii;

Valorile și obiectivele, ce sunt foarte relevante pentru cp indică pe de o parte interesele și politica organizațională, iar pe de altă parte aspecte cu privire la cultura organizațională, dar și valorile prețuite de polulație;

Schema de personal și abilitățile acestuia ca utilizatori în sistemele informaționale;

Managementul și structurile organizatorice;

Alte resurse mai ales cele financiare și de timp necesare.

Dat fiind specificul e-guvernării, la această listă mai poate fi adăugat mediul extern, pentru că faptorii juridici, economici, politici, sociali, culturali și tehnici ce îl caracterizează semnificativ sistemul informațional al e-guvernării.

Lista de verificare CIPSODA este concentrată asupra activităților din sistemul informațional, ce presupun lucrul cu informații, date ori cunoștințe. Practic, discutăm despre o altă perspectivă asupra sistemului informaționale decât aceea structural descrisă anterior, orientată asupra datelor, informațiilor și gestionării acestora. Corespunzător clasicului ciclu de prelucrare a informațiilor ( vezi fig. 1.6), lista CIPSODA include activitățile următoare(Gary, J., (1998),op.cit,ed.Ecomomică Iași, p.514):

Culegerea ori găsirea datelor/informațiilor;

Introducerea indormațiilor/datelor în sistem;

Prelucrarea informațiilor sau a datelor;

Stocarea dalor și a infromațiilor și a rezultatelor aferente prelucrării;

Obținerea rezultatelor în forma dorită;

Luarea de decizii, sprijinită de informațiile obținute prin prelucrarea datelor sau informațiilor;

Acțiunea de implementare, materializare a deciziei ce a fost luată;

Acestor activități li se adaugă și activitatea de comunicare, esențială pentru o bună desfășurare a tuturor celorlalte activități.

De pildă, să considerăm plata impozitului pe alte venituri decât salariul de către un angajat. Fazele descrise în fig. 1.6 sunt(Heeks R., (2006), op.cit, Sage Publications,p, 5 și urm):

Adunarea datelor utile din diferite acte ori declarații ale cetățenilor;

Introducerea de date în sistem – dacă facem referire la un sistem e-guvernare datelor vor fi introduse de către cetățeni într-un formular electronic pe site-ul web al administrației financiare(Dănăiață D., Hurbean L., Margea C., (2011), p. 33-99);

Prelucrarea datelor preluate – pe baza datelor grupate ori adunate și a algoritmului de calcul implementat într-o aplicație specializată;

Stocarea, atât de date primare, câte și de date rezultate din prelucrare;

Obținerea de rezultate reprezintă comunicarea informațiilor cu privire la suma datorată de cetățeni;

Luarea deciziei de a contesta, amâna ori de a efectua suma datorată;

Realizarea acțiunii corespunzătoare deciziei luate.

Fig.1.6 – Fazele ciclului de prelucrare a datelor

Fig. 1.7 constituie succesiunea acestor activități. Dacă reprezentarea din fig. 1.5 – ne arată ce este și ce conține sistemul informațional, în fig. 1.7 putem vedea ce face sistemul informațional(Heeks R., (2006), p.5).

Fig.1.7 – Activitățile sistemului informațional de E-Guvernare

Obiectivele informatizării în administrația publică

Administrația publică trebuie să își reorganizeze activitatea prin luarea unor măsuri de restructurare, de modernizare și chiar de regândire a modului și rolului de a funcționa, luând în considerare condițiile cerute de societatea informațională.

Pe structurile vechi existente s-au implementat aplicații no ice au rolul de a îmbunătăți activitatea unităților administrației publice și a facilita relația administrației publice locale cu cetățenii – există implementări de sisteme de management electronic al actelor, colectarea prin medii informatice ale impozitelor și taxelor locale, info-chioșcuri, e-ghișee etc.( Dănăiață D., Hurbean L., Margea C., (2011), p. 33-99). Aceste aplicații constituie punctul de pornire pentru a începe procesul de informatizare a administrației publice.

Societatea informațională integrează obiectivele dezvoltării durabile, axată pe dreptate social și pe egalitate de șanse, protecție ecologică, libertate, diversitate cultural și dezvoltare inovativă, restructurare a industriei și a mediului economic.

Informatizarea administrației publice facilitează accesul cetățenilor și instituțiilor la servicii publice locela, asigurând de asemenea și transparența în îndeplinirea atribuțiilor specifice.

Pentru identificarea obiectivelor și priorităților principale ale procesului de informatizare a administrației publice trebuie să fie luate în vedere serviciile publice de bază identificate de Comisia Europeană pentru a fi furnizate în format electronic, iar acestea sunt(Daniela Gărăiman, (2005), p.10):

impozitul pe venit și taxele locale: declarație, notificare și efectuarea plăților;

căutarea ori oferta de locuri de muncă;

informații ce fac referire la securitatea social – facilități pentru șomeri, reduceri pentru copii ori burse pentru studenți etc.;

documente personale, precum acte de identitate, premise auto, cărți de alegători, asigurări sociale, etc.;

înmatricularea mașinilor;

aplicații pentru a o obține autorizații de construcție;

declarații către poliție, de pildă referitoare la documente ori automobile furate ori pierdute;

biblioteci publice;

registre de stare civilă;

înscrieri la universități ori facultăți;

anunțarea schimbării de domiciliu ori reședință;

servicii referitoare la sănătate.

Procesul de informatizare al administrației publice, astfel este realizat pe două nivele, fiecare cu caracteristicile sale, astfel(Dănăiață D., Hurbean L., Margea C., (2011), p. 55):

la nivel central – reprezentat de ministerele și de agențiile component ale Guvernului;

nivelul local – reprezentat de unități administrativ – teritoriale.

La nivel central.

Una dintre acțiunile prioritare o reprezintă generalizarea proiectelor pilor existente la nivelul Ministerului Comunicației și Tehnologiei Informației cu aplicații pe administrația public centrală: portal pentru a avea acces la serviciile de e-government și un portal pentru formularele administrative on-line.

La nivel local.

Abordarea procesului de informatizare al administrației publice locale trebuie să fie realizată pe 3 direcții principale astfel:

infrastructura tehnologiei informației și comunicațiilor la nivel local;

gestiunea informatizată a bugetelor locale;

relația administrației publice locoale cu cetățenii;

integrarea de sisteme informatice locale cu Sistemul Electronic Național.

Cu privire la infrastructura tehnologiei informației și comunicațiilor la nivelul local, obiectiul principal îl constituie realizarea unei evaluări rale a sistuației actuale a acesteia. Pasul următor este reprezentat de identificare posibilităților de a moderniza infrastructura existent și extinderea acesteia cel puțin până la nivelul comunelor. Cu privire la gestiunea bugetelor locale, câteva direcții de acțiue sunt importante, precum:

dimensionarea exactă a cheltuielilor și a veniturilor unității administrative. Această direcție este strâns legată de activitatea desfășurată de Oficiul Național de Cadastru,Geodezie și Catografie care oferă informații necesare pentru a evalua nivelul impozitelor și taxelor locale – baze de date locale, neintegrate;

implementare de ERP-uri care să permit gestiune fondurilor și cunoaștere situației financiare a administrației locale în orice moment;

implementare de instrumente informatice care să permit gestiunea și monitorizarea investițiilor realizate de administrația publică locală.

Cu privire la relația administrației publice locale cu cetățenii, există de asemenea câteva direcții prioritare de a acționa, astfel:

crearea la nivelul fiecărei unității administrative-teritoriale a site-urilor WEB care să poată permite accesul populației la informații de interes public ce au legătură cu activitatea autorităților administrației publice;

realizarea unei rețele de info-chioșcuri care să ușureze accesul populației la informații;

implementarea de sisteme de management electronic al socumentelor care să permit eficientizarea procesului de a prelucra solicitările primate de la populație și care să conducă la siminuarea timpilor de așteptare și la majorarea transparenței actului administrativ;

implementarea de sisteme de colectare prin mijloacele electronice a impozitelor și taxelor locale la nivelul tuturor unităților administrative-teritoriale;

crearea de portaluri care să permit populației accesul ușor la serviciile publice oferite de către unitățile administrației publice locale.

Tot acest process de informatizare al administrației publice central și locale trebuie efectuat în așa fel încât să se asigure(Dănăiață D., Hurbean L., Margea C., (2011), p. 33-99):

interoprobabilitatea tuturor sistemelor informatice și șansa integrării acestora;

stantardizarea formatelor de comunicare a informațiilor dintre unitățile administrației publice locale;

respectarea standardelor stabilite de către Uniunea Europeană privind procesul de informatizare al administrației publice.

Pentru a respecta aceste condiții este nevoie de o abordare unitară a acțiunile cuprinse în procesul de informatizare a administrației publice locale. În acest sens se recomandă elaborarea de caiete de sarcini standardizate cu respectarea direcțiilor importante, astfel:

investiții în infrastructurile de comunicație;

investiții în infrastructura tehnologiei informaționale;

aplicații;

Motivul pentru care internetul este cotat ca fiind motorul principal al prosperității viitoare și una dintre cele mai importante facilități constă în faptul că impactul său ajunge dincolo de industriile high-tech, fiind simțit de către toate serviciile și industriile. Pe ansamblu se diminuează considerabil timpii de așteptare și de rezolvare a dificultăților, durata de a prelucra a infromațiilor, eficientizarea activităților în așa fel încât să se realizeze o economie important prin diminuarea costurilor interne.

Internetul a devenit ceea mai important infrastructură global de comunicații, care conectează de la distanțe mari persoane și instituții, având un impact socio-ambiental deosebit.

Avantajele principale ale informatizării activităților din domeniul administrației publice sunt:

modificare modului de a organiza sectorul public și de a îmbunătăți serviciile publice;

majorarea eficienței acestora și adaptare acestora pentru a putea corespunde cerințelor populației.

Prin informatizarea general a acestui sistem se obține diminuarea birocrației, realizare transparenței și dezvoltarea serviciilor interactive, putând permite astfel o particpare activă a populației la procesul democratic.

Astfel că, în acest cadru este facil să acceptăm că obiectivele informatizării în administrația public, sunt următoarele:

diminuarea cheltuielilor publice, combaterea birocrației și a corupției la nivel de instituții publice;

majorarea gradului de transparență a modului de folosire și de administrare a fondurilor publice;

îmbunătățirea accesului la informații și servicii publice conform legislației cu privire la protecția datelor cu caracter personal și liberul acces la informații de interes public;

eliminarea contactului direct între funcționarul de la ghișeu și cetățeni ori agenții economici;

furnizarea de informații și de servicii publice de calitate cu ajutorul mijloacelor electronice;

întărirea capacității administrative a instituției publice de a își îndeplini rolul și scopurile și a asigura furnizare, într-un mod transparent, de informații și de servicii publice;

promovarea colaborării dintre instituțiile publice pentru a furniza serviciile publice prin mijloacele electronice;

redefinirea relației dintre cetățeni și administrația public, respective dintre mediul de afaceri și administrația public, în sensul facilității accesului acestora la serviciile și informațiile publice, cu ajutorul tehnologiei informației;

promovarea folosirii internetului și a tehnologiilor de vârf în cadrul instituției publice.

Capitolul II. Situația la nivel național

În ultimii ani un proces radical de reformă a modificat cadrul general de referință pentru activitățile guvernamentale, generând o modificare semnificativă. Acest proces necesar de înnoire cere ferme acțiuni de direcționare și conducere. Problemele nu consistă în numărul de inițiative avute, care sunt impuse de normele legale, de reglementările specific și de planul de aplicare al acestora, ci într-o lipsă generalizată de integrare, de uniformizare a obiectivului urmărit, de o viziune unitară, dar mai ales de o folosire inadecvată a oportunităților oferite de către tehnologia infomațiilor și comunicației.

Reformele trebuie să înceapă apelul la modificare în cultura organizațională a administrației publice. Dintr-o administrație dirijată, descendentă, segmentată, dorim să devină o administrație orizonatală, de deservire, cu un schimb intensive de informații, atât între părțile component, cât și cu cetățenii. O schimbare de acest tip corespunde modificării organizaționale pe care noile tehnologii o provoacă și o permit în măsură egală. Din acest motiv folosirea corespunzătoare, atât extensive cât și intensive, a noilor tehnologii informatice este important pentru implementarea reformei guvernamentale.

2.1 Sistemul electronic național

Atribuțiile specific în domeniul operării la nivel național a sistemelor informatice a administrației publice central destinate guvernării electronice, ca de pildă (Daniela Gărăiman,2005): e-guvernare.ro, elicitație.ro, autorizațiiauto.ro etc., sunt preluate de Autoritatea Națională pentru Serviciile Societății Informaționale, instituție public înființată și care funcționează în subordinea Ministerului Comunicațiilor și Tehnologiei Informației(Dănăiață D., Hurbean L., Margea C.,2011).

Denumirile aplicațiilor e-guvernare pot fi distincte și nenumărate de la e-administrare la ețtax, e – procurement etc. Există nenumărate folosințe în conexiunea cetățean / unități – administrație și acestea sunt destul de departe de modelul theoretic al Uniunii Europene.

Strategia guvernamentală în țara noastră pentru a accede la societatea informațională este bazată pe principiile partajării informației și al participării în mod egal a tuturor componentelor societății – instituții guvernamentale, sector privat și societate civilă.

Instituțiile guvernamentale promovează diferite proiecte care pot face din serviciile electronice un instrument de reform al administrației publice.

Sistemul Electronic Național din țara noastră a fost lansat în anul 2003 cu ocazia ședinței Grupului de Promovare a Tehnologiei Informației, acest sistem este accesibil pe internet accesând adresa e-guvernare.ro. Sistemul Electronic Național este un sistem informatic de utilitate public ce are ca obiectiv asigurarea accesului la informațiile publice și furnizarea serviciilor publice câtre persoanele fizice și persoanele juridice.

Grupul de Promovare a Tehnologiei Informațiilor în România, înființat prin H.G nr. 271/2001, dă aprobarea pentru proiecte din domeniul e – guvernării, propune instituțiilor guvernamentale alocare de fonduri necesare prin bugetele anuale ale autrităților administrației publice și supervizează implementarea de servicii publice prin procedura electronic, luînd în seamă:

Prioritățile srabilite prin strategii sectoriale din domeniu

Planificare de fonduri și control al investițiilor ce se realizează în domeniu

Securitatea datelor și informațiilor

Protecția informațiilor cu caracter personal

Accesibilitatea, diseminarea și modalitatea de conservare a informațiilor publice

Accesibilitatea tehnologiei informațiilor pentru persoane cu handicap

Alte elemente ce au legătură cu guvernarea electronică.

Conducerea Grupului se realizează de către primul-ministru, iar membrii grupului sunt:

Ministrul Educației și Cercetării

Ministrul Administrației și Internelor

Ministrul pentru Coordonarea Secretarului General al Guvernului

Ministrul Comunicațiilor și Tehnologiei Informației

Secretarul de Stat pentru probleme tehnologia informației.

Conform prevederilor legale grupul are atribuțiile următoare:

Stabilește direcțiile strategice pentru a trece la Societatea Informațională în țara noastră

Aprobarea proiectelor directoare din domeniul comunicațiilor și tehnologiei informațiilor și a bugetelor anuale aferente acestora pentru instrituțiile publice și companiile naționale sau pentru societăți comerciale la statul este acționar majoritar

Aprobă și coordonează proiectele din domeniul comunicațiilor și tehnologiei informației, mai mari de 100 000 euro, începute de instituțiile publice sau care au ca beneficiare societățile naționale ori comerciale la statul este acționar majoritar.

Aprobă proiectele din domeniul comunicațiilor și tehnologiei informațiilor pentru care sunt necesare și garanții guvernamentale.

Portalul pentru acces la servicii de e-guvernare și la formulare administrative în formate electronice ale administrației publice central poate fi accesat la adresa de internet e-guvernare.ro, acesta fiind unicul punct de aces la serviciile și informațiile publice, de interes pentru persoanele fizice și persoanele juridice care este disponibil 24 de ore din 24 timp de 7 zile.

Principiile ce stau la baza furnizării de informației și servicii publice prin astfel de mijloace sunt:

Transparență în furnizarea de date și servicii publice

Acces fără discrimării, de egalitate, la informații și servicii publice, inclusive pentru persoane cu handicap

Eficiența folosirii de fonduri publice

Confidențialitate, respective garantarea protectiei secretului datelor cu un caracter personal

Garantarea disponibilității datelor și informațiilor publice.

Fiecare funcționar are îndatorirea, conform prevederilor legale să accepte formularele depuse de persoanele fizice și personaele juridice, în format de hârtie, obținute prin tipărirea și completarea formularea oferite de Sistemul Electronic Național. Totodată, într-un termen de 60 zile de la data înregistrării, instituțiile publice au obligația de a transmite Ministerului Comunicațiilor și Tehnologiei Informației informații privind sistemele informatice existente în cadrul acestora.

2.2 Unitatea De Elaborare A Strategiei Guvernului Privind Informatizarea Administrației Publice

Toate proiectele de anvergură trebuiesc susținute de o clară viziune care să specific scopurile generale ce trebuiesc atinse. Strategia Guvernului cu privire la Informatizarea Administrației Publice propusă cetățenilor și care poate fi realizată cu ajutorul posibilităților prezente din domeniul tehnologiei informațiilor, poate fi rezumată în următoarele principii:

Cetățenii pot beneficia de orice tip de servicii publice la care sunt îndreptățiți printr-o cerere adresată oricărui department administrative autorizat să exercite respectivele servicii, indifferent de domiciliu ori competență teritorială.

Când solicită un un serviciu public, în afară de actele personale de identitate, cetățeni nu trebuie să furnizeze alte date personale care déjà există în baza de date a oricărei administrații de stat. Odată ce cetățeanul respective este identificat, sistemul informațional al ghișeului trebuie să aibă capacitatea de a asigura, direct de la orice agenție ori department care le deține toate datele ce sunt necesare pentru a autoriza exercitarea serviciilor solicitate.

Cetățenii nu trebuie să știe cum este organizat statul pentru a acorda serviciile sau este departamnetul la să solicite acestea, ci pot solicita un serviciu exclusiv în baza propriilor nevoilor și fără să știe cu ce se ocupă fiecare organism

Cetățenii trebuie să poată sesiza administrația o singură dată, data producerii evenimentului, despre orice modificare intervenită în viața lor în măsura în care poate fi relevant ori despre viața unei terțe persoane.

Elaborarea Strategiei trebuie să decurgă din această viziune. Implementarea acestuia necesită însă și unele precondiții, dintre care cele mai importante pot fi:

toate organismele trebuiesc echipate cu un sistem informațional desemnat nu doar să automatizeze proceduriile și funcțiile interne și serviciile către utilizatori, ci și furnizarea de servicii direct de la sistemele informaționale ale altor entități ale administrației centrale;

rețea de utilizatori echivalenși trebuie să interconecteze sistemele operaționale ale tuturor entităților administrației central, fără nici o ierarhie care să reflecte o suprastructură organizatorică ori instituțională;

limitările ori constrângerile interacțiunii dintre sisteme trebuie să fie generate exclusive de natura serviciilor solicitate ;

administrațiile de interfață trebuie să îndeplinească integrarea serviciilor administrației din back – office în scopul de a furniza complete servicii potrivit necesităților cetățenilor și nu potrivit unor aranjamente organizatorice ale entităților furnizoare de servicii;

identificarea persoanei ce solicit un serviciu și verificare autorizațiilor necesare, trebuie să se efectueze potrivit unei procedure unitare pe întreg teritoriul țării, folosind metode de identificare independente de tipul serviciului cerut, cu scopul de a asigura accesibilitate tutror serviciilor la orice ghișeu din țară.

Atunci, cartea electronică de identificare va fi instrumentul de lucru preferat pentru accesul la diferite servicii publice.

Strategia constă într-o serie de acțiuni prooiectate, direcționate și coordinate pentru a atinge obiectivele propuse(Daniela Gărăiman,2005).

Strategia nu este limitată la proiectarea unor sisteme informaționale și de comunicații, ci, în același timp, solicit perfectarea cadrului legal care să facă acțiuni similar posibile, și mai ales, crearea unor structure organizaționale corespunzătoare suplimentare, atât pentru a elabora strategia, dar și pentru a implementa proiectele, care să cuprindă un număr însemnat de entități ale administrației central care vor purta în măsură egală responsabilitatea asupra rezultatelor.

Raportul propune o serie de inițiative ce sunt compatibile cu un Plan de acțiune pe termen scurt, de la 10 – 12 luni, precum(Dănăiață D., Hurbean L., Margea C.,2011):

Indicarea de instrumente organizatorice și operative care trebuiesc pregătite și atribuțiile acestora

Completarea infrastructurii preliminare necesare pentru un Plan de Acțiune pe termen lung ori mediu.

O descriere scurtă a unor proiecte care pot fi finalizate în perioada propusă, având asigurate instrumentele operative și de coordonare

Elaborarea și implementarea strategiei, respective a planului de acțiune a acesteia, are nevoie de acțiuni organizatorice care să poată garanta fezabilitatea proiectelor. În mod special, este necesară crearea unei Autorități pentru activități ale tehnologiei informațiilor, având o proprie structură cu două departamente principale(Daniela Gărăiman,2005):

O unitate de elaborarea a strategiei tehnologiei informațiilor pentru administrația centrală

O unitate de management a strategiei

Sarcina unități de elaborarea a strategiei, constă în formulare unei viziunii de ansamblu și în elaborarea unei strategii cu privire la informatizarea administrației publice, mai ales referitoare la interoperabilitatea și integrarea administrațiilor locale între el și cu administrația centrală și are drept scop asigurarea unei unitare funcționări și accesibilități cetățenilor și agenților economici la toate serviciile sistemului informațional la nivel național.

Unitatea se consultă cu reprezentanții administrației în cadrul unor foruri instituționale corespunzătoare. Unitatea are capacitatea de a mobilize resurse suficiente și utilități pentru a îndeplini permanent sarcinile următoare(Dănăiață D., Hurbean L., Margea C., 2011):

Formularea, îmbunătățirea și completarea strategiei

Comunicarea externă și internă a strategiei.

Identificarea metodelor și serviciilor de infrastructură pentru interconectarea tutror departamentelor administrației publice central și operabilitatea dintre sistemele operaționale ale acestora.

Elaborarea specificațiilor pentru serviicile se se asigură între entitățile administrației publice, atât locale cât și central, ce trebuiesc permanent să fie accesibile, precum și modificările legislative și de reglmentare necesare pentru aceasta.

2.3 Acțiuni de infrastructură: Rețeaua Națională

Infrastructura tehnologică necesară pentru a realize planul de acțiune conține o rețea națională IT, o rețea extranet guvernamentală care să conecteze între ele toate sistemele informaționale ale administrației publice central și locale cu o altă rețea de tip internet și care să poată furniza protocoalele echivalente tip internet pentru toate domeniile administrative.

Inițiativele ce se referă la rețea aflate în prezent în folosință constituie o imagine complex, care face util ca rolul de direcționare și direcționare să fie jucat de un organism competent:

Unica rețea actuală guvernamentală oferă servicii de ,,transport,, , asigurând rețelele intraguvernamentale și serviciile interoperabilitate, care pot să susțină relația standard dintre administrații. Calitatea de membru în rețea este obligatorie doar pentru organismele administrției publice centrale.

În prezent se creează sau au fost create nenumărate rețele teritoriale utile, promovate în general de către administrațiile județene sau de către autoritățile locale.

Stadiul prezent al tehnologie și pieții comunicațiilor face ca interconectarea rapidă a tuturor organismelor administrației publice locale și central, prin rețeaua extranet organizată după un model de interoperabilitate care să ofere așezarea tuturor beneficiarilor pe același palier de egalitate, să fie un realist obiectiv.

Obiectul strategiei este acela de a conecta toate organismele administrației. Rețeaua națională se poate creea prin 2 acțiuni coordinate(Daniela Gărăiman,2005):

în primul rând trebuie să fie realizată interoperabilitatea între rețelele județene și unica rețea a administrației centrale

în al doilea rând, să fie creeată o rețea extranet virtual, care să acopere teritoriul țării, pentru acele regiuni care nu sunt desrvite încă de alte inițiative locale.

Realizarea interoperabilității în rețelele teritoriale care déjà există este o precondiție pentru descentralizarea multor funcții administrative, la care autoritățile administrației central și locale trebuie efectiv să participle, parțial cu stimulente financiare, pentru județele ale căroro scopuri nu corespund întocmai cu obiectivele instituționale ale acestora.

2.4 Acțiuni ale administrației publice centrale

Proiectele propuse pe termen scurt sunt în totalitate vizate conform obiectivelor impuse de Uniunea Europenaă în cadrul inițiativei ,,e-Europe,, , pentru a permite accesul electronic atât la informații, cât și la servicii oferite de principalele organisme, prin crearea unor seturi de portaluri(Dănăiață D., Hurbean L., Margea C., 2011).

Portalurile sunt propuse de asmenea ca un mijloc de accesibilitate, mai ales în combinație cu noile servicii de eficiență ridicată, către alte instrumente, precum semnătura electronică și cartea de identitate electronică, ID Card, care deja sunt în curs de a fi prevăzute de normele legale, dar care, altfel, ar putea părea neaccesibile și inutile cetățenilor și agenților economici.

Pe timpul planului de acțiune pe termen scurt ar fi nerealist să se ceară crearea unui portal care să dea o integrare totală a serviciilor organismelor administrației centrale. Insă, va fi posibilă, paralel cu emiterea normelor în vigoare, standardizarea interfaței portalurilor distinctelor organisme ale administrației centrale și realizarea de proceduri pentru un unitar aces, atât la portalurile de informații cât și la portalurile de furnizare de servicii de la organismele principale.

Trebuie să fie încurajată creearea de arhive, garantarea calității datelor conținute și permiterea accesului larg și complet la acestea prin intermediul portalurilor, care facilitează accesul prin internet și explorarea bazei de date a administrației publice.

Organismele individuale ale administrației centrale ce dețin baze de date relevante pentru cetățeni și agenții economici își vor creea separat portalurile, totuși acestea trebuie să respecte setul comun de norme ce vor fi stabilite pentru a crea portaluri publice.

Portalurile pentru furnizarea de servicii nu vor permite doar accesul la informații, ci și solicitarea interactivă de servicii ori efectuarea de tranzacții.Accesul la portalurile necesită totodată folosirea semnăturilor digitale ca mijloace legale de validare a declarațiilor transmise.

Cartea de identitate electronică – ID Card – reprezintă un card de plastic prevăzut cu un cip electronic, utilizat ca intrument de editare și autentificare a semnăturilor, care poate fi folosit ca mijloc de identitate pentru a accesa portalurile de servicii.

2.5 Servicii publice furnizate prin intermediul mijloacelor electronice

Serviciile publice care pot fi furnizate prin intermediul mijloacelor sunt următoarele(Daniela Gărăiman,2005):

declararea, notificare, efectuarea plăților prin intermediul mijloacelor eletronice cu privire la impozitele și taxele datorate de către persoanele fizice și persoanele juridice către bugetele de stat și locale.

servicii pentru căutarea unui loc de muncă în cadrul agențiilor de ocupare a forței de muncă

servicii cu privire la obținerea de certificate ori autorizații

serivicii cu privire la obținerea de licențe de funcționare

servicii cu privire la obținere permiselor legate de mediu

servicii cu privire la achizițiile publice

servicii cu privire la înregistrarea comercianților ori efectuarea unor mențiuni în Registrul Comerțului

servicii care su legătură cu evidența informatizată a persoanei

servicii ce au legătură cu înregistratrea autovehiculelor euto

servicii de sănătate publică

servicii cu privire la acesul la biblioteci publice

înscrierea în diferite forme de învățîmânt, mai ale cu privire la învățământul superior și liceal, etc.

2.6 Informatizarea Administrației Publice – Obligație Legală și Prioritate Națională

Administrația publică are obligația de a-și reorganiza activitatea prin luarea unor măsuri de modernizare și restructurare a rolului și modului de funcționare, luând în considerare condițiile impuse de societatea informațională.

Societatea infoormațională integrează obiectivele dezvoltării durabile, bazate pe dreptatea social și pe egalitatea de șanse, protecția ecologică, libertate, diversitate cultural și dezvoltare inovativă, restructurarea industriei și mediului de afaceri.

Capitolul III. Efectele și rezultatele informatizării

3.1 Efectele informatizării asupra populației

Informatizarea adminiistrației publice constituie o condiție principal a dezvoltării economice și sociale la nivelul întregii societății. Promovarea și implementarea tehnologiilor informațiiilor la nivelul instituțiilor publice vor alinia economia la standardele internaționale.

Economia internațională se bazează pe cunoaștere și mijloace electronice, iar nefolosirea acestora, va devein o frână în calea progresului și al dezvoltării unei societății. Promovarea unui model modern de administrație, bazat pe cunoaștere și tehnică, va avea importante rezultate la nivleul întregii societății, va modifica mentalități și va modela un alte tip de cultură organizațională.

Principalele efecte pe care informatizare le produce în societate, sunt:

diminuarea cheltuielilor publice. Având la dispoziție un sistem informațional performant, instituțiile publice nu vor mai nevoite să întrețină o bază logistic greu de utilizat, mare consumatoare de resurse umane, material și financiare.

Combaterea corupției și a birocrației la nivel de instituții publice. Una dintre criticile formulate atât de societate civilă din țara noastră, cât și de către obsevatorii diferitelor organism iternaționale, o reprezintă mica corupție sau asa –zisa ,,corupție de ghișeu,,( Dănăiață D., Hurbean L., Margea C., 2011). În conteztul unei deserviri ineficace a cetățenilor pe timpul relațiilor acestuia cu instituția public, s-a ajuns la situația unei duble impozitări, una legală constituită din impozitele și taxele pe care fiecare cetățena trebuie să și le achite dar și una ilegală, care îmbracă forma acestei corupții. Informatizarea însă elimină interacțiunea cetățeanului cu funcționarul public și astfel dispare premisele încălcării deontologiei profesionale a funcționarului. Dirocrația constituie o trăsătură specific administrației publice, atât în țară cât și la nivel European. Informatizarea serviciilor publice vine ca o rezolvare a acestei dificultăți.

Majorarea gradului de transparență a modului de folosire și administrare a fondurilor publice. Informatizarea instituțiilor publice va permite accesul cetățenilor și factorilor interesați la informații ce fac referire la folosirea fondurilor publice. Procedurile de achiziție public vor fi absolut transparente, permițănd oricui consultarea derulării acestora, în condițiile prevăzute de lege, cu referire la confidențialitate.

Îmbunătățirea accesului la servicii publice și informații, conform cu prevederile legale cu privire la datele cu caracter personal și liberal acces la informații de interes public. Informatizarea generează construirea unor baze de date unice la nivel de entitate ori chiar de grupuri de entități aflate pe diferite vertical de ,,industrie,,. Accesul la aceste informații și date va putea fi asigurat astfel centralizat și unitar. Informațiile de interes public se pot accesa de oriunde folosind tehnologii orientate pe internet.

Diminuarea și eficientizarea contactului direct dintre funcționarul de la ghișeu și cetățeanul ori agentul economic. Având la dispoziție un cadrul virtual, de interacțiune, contactele directe dintre aceștia sunt din ce în ce mai rare.

Furnizarea de servicii și informații publice de calitate prin intermediul mijloacelor electronice. Având drept suport sisteme informaționale performante, actul administrative este unul de calitate.

Întărirea capacității administrative a instituțiilor publice de a își îndeplini scopurile și a asigura furnizarea, într-un mod transparent, de servicii și informații publice

Promovarea colaborării dintre instituții publice pentru a furniza servicii publice prin mijloace electronice

Redefinirea relației dintre cetățenii și administrația public, respective între mediul de afaceri și administrația public, în sensul usurării accesurălui acestora la servicii și informații publice prin intermediul tehnologiei informațiilor.

3.2 Rezultatele informatizării

Prin folosirea unui model informatics unitar, entitățile administrației publice beneficiază de standardizarea normelor și procedurilor administrative uzuale.

Obiectivul principal al informatizării administrației continuă să fie acesul larg și fără discriminării al cetățenilor la servicii publice calitative.

Ca rezultat vizibil pentru contribuabili, informatizarea conduce la diminuarea tarifelor pentru serviciile prestate cetățenilor, prin diminuarea costurilor materiilor umane și materiale.

Rezultatele proiectelor de informatizate sunt nenumărate și diferă din punct de vedere calitativ.

Capitolul IV. Studiu de caz

În cele ce urmează vom prezenta procesul de informatizare la nivel de administrație publiă locală, și anume la nivelul Primăriei Sectorului 2 din Municipiul București.

4.1 Prezentarea Primăriei Sectorului 2 București

Primarul, Viceprimarii, Secretarul, împreună cu aparatul propriu de specialitate al consiliului local, constituie o structură funcțională cu activitate permanență, denumită „Primaria Sectorului 2 al Municipiului Bucuresti”, care aduce la îndeplinire hotărârile consiliului local și dispozițiile primarului, soluționând problemele curente ale colectivității locale.

Sectorul 2 al Municipiului București are un primar și doi viceprimari, aleși în condițiile legii, pe o perioadă 4 ani.Sediul Primăriei Sectorului 2 București este în str. Chiristigii nr. 11-13.

Primăria Sectorului 2 al Municipiului București își desfășoară activitatea în bază Legii nr. 215/2001, Legea Administrației Publice Locale.

Obiectivele fundamentale urmărite pe următorii doi ani sunt:

Dezvoltarea sectorului de investiții și servicii publice;

Îmbunătățirea și diversificarea asistenței și protecției sociale;

Dezvoltarea și gestionarea urbană a teritoriului;

Conservarea și dezvolarea parimoniului cultural;

Recuperarea, conservarea și dezvoltarea patrimoniului local;

Îmbunătățirea relațiilor intercomunitare și a imaginii administrației locale a sectorului 2

Structură organizatorică a Primăriei Sectorului 2 cuprinde Direcții, Servicii și Birouri constituite în conformitate cu organigramă anexată.

Direcțiile, Serviciile și Birourile care compun aparatul propriu de specialitate al Consiliului Local Sector 2 sunt următoarele:

Activitatea de relații publice din cadrul Primăriei Sectorului 2 este realizată de către Serviciul Informare și Relații Publice care este parte a Direcției Relații Comunitare.

Serviciul Informare și Relații Publice are rolul de a menține o legătură directă și permanență cu locuitorii sectorului 2 și cu problemele lor sociale dinsfera de competență a administrației publice localesi asigură realizarea dreptului constituțional al cetățeanului la petiționare.

Atribuțiile serviciului sunt următoarele:

este la dispoziția cetățenilor, Îndrumându-i în rezolvarea problemelor personale, sociale sau de interes general încercând soluționarea acestora pe loc, iar în cazul în care problemele necesită analize și verificări din parteaaltor servicii se dau solicitanților îndrumările necesare;

pune la dispoziția cetățenilor care solicita avizele și acordurile elaborate de serviciile de specialitateale spațiului executiv al primăriei, date și informații privind documentația necesară obținerii acestora;

îndruma cetățenii care se areseaza pentru rezolvarea unor probleme personale civice sau sociale, care nu intră în competență Primăriei, către instituțiile în sarcină carorarevin, cum ar fi Administrația Financiară, Direcția Generală de Muncă și Protecție Socială, Inspectoratul de Stat pentru Handicapați, Asociația Generală a Experților Contabili etc.;

ține evidența propunerilor și sugestiilor din partea cetățenilor, agenților economici, regiilor autonome i a altor organe și organizații care se referă la problemele aflate în competență sectorului 2 și informează Consiliul Local și Executivul;

informează cetățenii asupra stadiului de soluționare a lucrărilor intermenul stabilit de lege;

asigură repogramarea la audiențele acordate de primar, viceprimari și secretar, a cetățenilor, a agenților economici sau a reprezentaților diferitelor instituții guvernamentale, particulare sau autorități publice, prin întocmirea notelor de audiere; prezintă notele de audiere șefilor de serviciu, în vederea informării Executivului asupra problemelor semnalate de petenți și asigură asistentă la audiențe, ținând evidența acestora;

repartizează pe serviciile de specialitate reclamațiile și sesizările primite de la Consiliul Local care nu trec prin registratură generală;

întocmește răspunsurile la reclamațiile și sesizările care cuprind mai multe probleme, în funcție de referatele primite de la serviciile de specialittate ale Primăriei în conformitate cu actele normative în vigoare;

primește, inregistrreaza și ține evidența corespondenței adesata Primăriei și o prezintă secretarului în vederea repartizării;

gestionează și justifica timbrele poștale;

asigură prin registrratura generală expedierea plicurilor primite de la serviciile Primăriei;

verifică conținutul dosarului ( pentru diverse solicitări la data primirii, pentru a conține toate documentele înscrise în buletinul informativ transmis cetățeanului pentru informare );

asigură, la solicitarea scrisă sau verbală, accesul populației la informațiile de interes public;

4.2 Procesul de informatizare în cadrul primăriei

În prezent, compartimentul informatics al primăriei are atribuții în legătură cu:

Impelementarea și întreținerea programelor:

Asigură funcționarea programelor financiare și contabile

Administrează aplicațiile de încasare a impozitelor și taxelor locale

Evaluaează cerințele tehnice pentru implementarea de noi aplicații

Suport tehnic și întreținerea rețelei locale, servicii și echipamente hardware

Administrarea bazelor de date și sitemelor de server

Documentele ce se elaborează în distincte departamente sunt prelucrate în mod individual, fiind accesibile în rețea în funcție de preferințele utilizatoriilor, dar se salvează într-o arhivă public pentru a putea fi accesate uterior – utilizatorul prefer stocare locală – , iar versiunile intermediare se păstrează.

Circulația de documente este făcută doar în formă fizică, prin tipărirea și mutarea acestora prin mape de la un department la altul. Există fonduri allocate în prezent pentru a se achiziționa un soft de management al documentelor, dar este nevoie de dezvoltarea infrastructurii pe partea de registratură, școlarizarea funcționarilor și dotarea acestora cu echipamente de calcul pentru a susține și implementa sistemul.

Din punctual de vedere al dotării cu echipamente hardware, există birouri care nu sunt dotate cu mai mult de trei echipamente de calcul utile prelucrării electronice a informațiilor, existând însă imprimante de rețea care servesc toate departamentele.

Obiectivele principale al strategiei cu privire la informatizarea activității sunt:

Creșterea eficienței activității departamentelor prin diminuarea timpului de lucru necesar pentru soluționarea problemelor curente

Acces rapid al tuturor funcționarilor publici din sistemul de lucru al primăriei

Transparență ridicată în relațiile cu cetățenii

Diminuarea costurilor

Creșterea nivelului de satisfacție al cetățenilor în lucrul cu funcționarii instituției

Primul pas în atingerea obiectivelor constă în achiziționarea unor sisteme noi și performante pe care se pot implementa softuri și baze de date actuale care să ușureze înregistrarea și arhivarea documentelor și evidența acestora. Etapa următoare o constituie instruirea și formarea angajaților cu privire la folosirea în mod correct și efficient a programelor moi.

Pentru administrația public se au în vedere crearea de mijloace informatice care să faciliteze procesul de informatizare a structurilor administrative și a cetățenilor care le utilizează. Astfel, se au în vedere folosirea de:

Centre publice de informare pe cale electronic a cetățenilor, inclusive folosirea de chioșcuri cu ecrane sensitive

Ghișee unice

Carduri electronice

Raportări financiare pe cale informatică

E-mail

Pagini web performante

Licitații electronice

Semnătură digital

Video-conferințe etc

Asigurarea unei transparențe și eificiențe în activitatea administrațiilor publice a dus la realizarea unor sisteme de tip infochioșc care ușurează, pe de o parte informarea publicului și a mediului de afaceri, iar pe altă parte ușurarea funcționarilor publici de o serie de activități de rutină. Acestea asigură schimbul de date, informații în plan local, nașional și internațional.

Aceste sisteme sunt de fapt calculatoare sistuate în diferite locuri ce pot și utilizate gratuity și simplu de către cetățeni. Folosirea acestora asigură:

Crearea și punerea la dispoziția populației a unui sistem informatics integrat în domenii de interes public

Familiarizarea cetățneilor cu informațiile electronice și crearea mentalității că informația reprezintă un element de utilitate personal

Apropierea și implicarea cetățenilor în actul administrative prin acces facil la informații

Informarea cetățenilor asupra reglementărilor și normelor în vigoare cu privire la administrațiile fiscale locale

Prezentarea de documente și a etapelor ce trebuiesc parcurse de cetățenii în soluționarea unei problem conform normativelor și legilor în vigoare

Posibilitatea completării formularelor oficiale online

Posibilitatea permanent a actualizării datelor

Regăsirea de documente utile

Prezentarea în mod structurat a informațiilor pe care la pune la dispoziție cetățenilor în așa fel încât rezultatul este prezzentat utilizatorilor într-o manieră intuitivă, iar domeniile associate vor putea fi utilizate ca și criterii de căutare

Clasificare informațiilor din punctual de vedere al drepturilor de acces

Monitorizarea folosirii sistemului, prin raportarea și colectarea de statistici asupra modalităților în care este folosit.

Prin termenul de “informatizare” se ințelege procesul de modernizare a sistemelor de informații folosind ICT (informația și tehnologia de comunicații). Informatizarea administrațiilor publice trebuie să sprijine dezvoltarea acestora in sensul creșterii eficienței, orientării spre satisfacerea nevoilor cetățenilor și intreprinderilor și dezvoltarea capacităților de implementare a politicilor. Alte obiective importante sunt creșterea transparenteței factorilor de decizie și a posibilității de control. Motivele dezvoltării serviciilor publice electronice (sau e-administrator) pot fi separate in două categorii, o categorie conectează ITC la asigurarea de informații adiționale livrate unui public mai larg, cealaltă detaliază capacitatea ITC de a imbunătăți asigurarea serviciilor publice existente.

Administrația publică trebuie să ia măsurile pentru asigurarea cadrului optim de desfășurare a activităților pentru satisfacerea cerințelor celor implicați. In aceste condiții se impune:

extinderea și modernizarea infrastructurii informaționale naționale;

dezvoltarea de aplicații și servicii bazate pe convergența tehnologiilor informației, comunicațiilor cu media, care să permită informatizări omogene și coordonate ale instituțiilor din administrația publică centrală și locală;

imbunătățirea serviciilor publice și realizarea interacțiunii societății civile cu administrația publică prin mijloace electronice adecvate.

Eticheta de tehnologie avansata pentru sectorul adnimistrativ poate fi aplicată oricărui lucru de la editare de text pană la exoticele sisteme decizionale tip expert.

Concluzii

Studiul sistemelor informaționale este situate la intersecția dintre mai multe domenii, printre care – informatică, management, contabilitate, cultură organizațională, administrație public etc -, reprezentând o adevărată provocare pentre cei ce încearcă să pătrundă în studiul acestora. Literatura de specialitate apreciază că toate acestea constituie o component important în orice program de studii economice și de administrație publică.

Există 3 motive importante pe care este fundamentată aplicarea în administrația publică și în științele economice a tehnologiei informației. Acestea sunt regăsite în 3 roluri fundamentale pe care sistemele informaționale le are în asigurarea succesului unei instituții/organizații, acestea fiind următoarele:

suport pentru activități și procese operaționale ale instituției;

suport decizional pentru angajații acestia;

suport pentru strategiile ce au legătură cu avantajul competitiv.

Furnizarea sub formă electronică a serviciilor de bază, existente, ale administrației publice, dar și adăugarea de servicii noi electronice, constituie administrarea electronic de tip e-administrație.

Aceste servicii publice de tip electronic, e-service, sunt adaugate la cele tradiționale furnizate de o unitate de administrație publică tradițională, informatizată transformând-o pe aceasta într-o e-UAP , adică o unitate de administrație publică electronificată.

Conceptul de electronificare face referire atât la furnizarea e-serviciilor prin canale de acces electronice – mai ales prin intermediul Internetului, cât și la o reorganizare a unităților administrației publice tradiționale, menită să facă o adaptare a acestora la noile canale de acces și de a aduce, în general, o eficiență ridicată în funcționare.

Ghișeul informatic, e-ghișeu, reprezintă un concept care constituie poarta de acces electronic a beneficiarilor către serviciile publice electronice ale sistemului informatic e-administrație. Bineînțeles și în cazul altor e-servicii poate fi aplicat conceptul de e-ghișeu. Pentru beneficiarul ce accesează e-serviciile prin internet, e-ghișeul este văzut sub forma unui site ce se creează de furnizorul serviciului, site de pe care pot fi obținute informații sau prin care se poate interacționa în două direcții, primind și trimitând informații, pentru realizarea unor servicii complexe precum plata taxelor ori participare la achiziții publice informatizate.

Un sistem e-administrație furnizor de e-servicii poate dispune de un sigur site, ce reprezintă un unic punct de acces, facilitând în acest fel sarcina beneficiarilor de a căuta serviciile de care au nevoie.

Unul dintre e-serviciile importante ale unităților administrației publice îl reprezintă cel al achizițiilor publice electronice, denumit e-achiziții, prin care agențiile publice pot achiziționa, de obicei prin licitație, bunurile și serviciile de care au nevoie. Printr-o astfel de achiziție public, o primărie de pildă poate achiziționa consumabilele ori calculatoarele de care au nevoie pentru a își moderniza baza informațională din unitate.

E – Guvernare reprezintă un fenomen în expansiune continuă, cu un ritm de dezvoltare susținut și cu influență puternică asupra activităților din sectorul public, ceea ce se explică ori prin care se și impune majorarea cheltuielilor alocate în bugetul public.

E – Guvernarea promite rezolvarea problemelor administrației publice. Și totuși, multe proiecte de e-guvernare eșuează, fie acestea sunt eșecuri totale, în sensul că sistemul nu este implementat delor ori este abandonat după implementare, fie sunt eșecuri parțiale, în momentul în care principalele obiective ale proiectelor nu se ating. Putem vorbi așadar despre o divergență clară între entuziasmul ce se manifestă în promovarea soluțiilor informatice în sectorul public de literatura de specialitate și realitatea banală. În cazuri multiple s-au risipit resurse financiare importante, umane ori chiar politice, fără a putea oferi îmbunătățirile promise beneficiarilor.

Societatea informațională integrează obiectivele dezvoltării durabile, axată pe dreptate social și pe egalitate de șanse, protecție ecologică, libertate, diversitate cultural și dezvoltare inovativă, restructurare a industriei și a mediului economic.

Informatizarea administrației publice facilitează accesul cetățenilor și instituțiilor la servicii publice locela, asigurând de asemenea și transparența în îndeplinirea atribuțiilor specifice.

Pentru identificarea obiectivelor și priorităților principale ale procesului de informatizare a administrației publice trebuie să fie luate în vedere serviciile publice de bază identificate de Comisia Europeană pentru a fi furnizate în format electronic, iar acestea sunt:

impozitul pe venit și taxele locale: declarație, notificare și efectuarea plăților;

căutarea ori oferta de locuri de muncă;

informații ce fac referire la securitatea social – facilități pentru șomeri, reduceri pentru copii ori burse pentru studenți etc.;

documente personale, precum acte de identitate, premise auto, cărți de alegători, asigurări sociale, etc.;

înmatricularea mașinilor;

aplicații pentru a o obține autorizații de construcție;

declarații către poliție, de pildă referitoare la documente ori automobile furate ori pierdute;

biblioteci publice;

registre de stare civilă;

înscrieri la universități ori facultăți;

anunțarea schimbării de domiciliu ori reședință;

servicii referitoare la sănătate.

Procesul de informatizare al administrației publice, astfel este realizat pe două nivele, fiecare cu caracteristicile sale, astfel: