Aplicatii Informatice Pentru Automatizarea Operatiilor DE Arhivare A Documentelor Electronice

LUCRARE DE DISERTAȚIE

Coordonator științific:

Lect. univ. dr. VASILESCU RAMONA VIOLETA

Absolvent:

PETROVICI FLORIN

Timișoara

2016

LUCRARE DE DISERTAȚIE

APLICAȚII INFORMATICE PENTRU AUTOMATIZAREA OPERAȚIILOR DE ARHIVARE A DOCUMENTELOR ELECTRONICE

Coordonator științific:

Lect. univ. dr. VASILESCU RAMONA VIOLETA

Absolvent:

PETROVICI FLORIN

Timișoara

2016

Copyright © 2016 – Toate drepturile privind lucrarea de față aparțin autorului acesteia și sunt protejate prin Legea dreptului de autor L8/1996, cu modificările și completările ulterioare.

Folosirea conținutului sau a unor părți din acesta fără acordul autorului se pedepsește conform legilor în vigoare.

REFERAT

Lucrarea de disertație întocmită de absolventul(a)

PETROVICI FLORIN

îndeplinește condițiile de formă și conținut pentru a putea fi prezentată în fața comisiei de acordare a disertației.

Conținutul lucrării de disertație a fost verificat, procentul de originalitate fiind: _________ %

Nota propusă: ________________________________

Data: ___/___/2016 Coordonator:

Lect. univ. dr. VASILESCU Ramona Violeta

DECLARAȚIE PE PROPRIE RĂSPUNDERE PRIVIND RESPECTAREA DREPTURILOR INTELECTUALE ÎN ELABORAREA

LUCRĂRII DE LICENȚĂ/ DISERTAȚIE

Subsemnatul ________________________________________________________________,

legitimat cu BI/CI seria _____ nr. _____________, CNP ____________________________ autorul lucrării de licență/disertație, cu titlul:

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

având coordonator științific pe dl./d-na

_________________________________________________.

Lucrarea a fost elaborată în vederea susținerii examenului de finalizare a studiilor organizat de către Facultatea de Științe Economice, din cadrul Universității “Tibiscus” din Timișoara, sesiunea __________________ a anului universitar __________________.

Declar pe proprie răspundere, și în conformitate cu art. 292 Cod Penal, privind falsul în declarații, că această lucrare este rezultatul propriei mele activități intelectuale, nu conține porțiuni plagiate, iar sursele bibliografice au fost folosite cu respectarea legislației române și a convențiilor internaționale privind drepturile de autor.

Timișoara,

Data Semnătura

Cuprins

Cuprins 9

1. Introducere 11

2. Problematica arhivării electronice 13

2.1. Aspecte ale arhivării electronice reglementate prin lege 13

2.2. Arhiva analogică versus arhiva electronică 15

2.3. Baza de date, element central al unei arhive electronice 17

2.3.1. Baze de date multimedia 17

2.3.2. Baze de date multidimensionale 18

3. Arhivarea și conversia e-mailurilor 21

3.1. EMail Archiver 21

3.1. ELO Management E-Mail 25

4. Concluzii 27

5. Listă bibliografică 29

1. Introducere

Informatica determină o transformare totală a contabilității, nu doar pentru că procedura a fost modificată, ci pentru ca ea va înceta să mai fie o funcție autonomă a întreprinderii, devenind parte integrată într-un sistem general de prelucrare a informațiilor. Direcțiile de dezvoltare a contabilității derivă din studiul obiectivului contabilității și presupune analiza principiilor, normelor, metodelor și procedeelor contabile ce duc la atingerea obiectivului propus.

Arhivarea electronică a documentelor este guvernată de aceleași reguli ca în cazul documentelor pe suport hârtie și se supune prevederilor legislației arhivistice în vigoare.

În capitolul „Problematica arhivării electronice” se discută despre aspecte arhivării electronice reglementate prin lege. Legile și regulamentele care guvernează domeniul arhivării electronice sunt relativ noi dar funcționează împreună cu legea Arhivelor Naționale și a semnăturii digitale (electronice).

Noul Cod Fiscal prevede că documentele vor putea fi arhivate atât pe hârtie, cât și pe suport electronic; iar, în cazul în care evidența contabilă este ținută cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se vor putea păstra pe suporturi tehnice, documentele trebuie să poată fi listate în orice moment atunci când o cer oficialitățile statului.

Arhivarea electronică legală înseamnă urmarea procesului de arhivare definit de Legea 135/2007 privind arhivarea electronică a documentelor. Păstrarea documentelor se face într-un centru de date autorizat de Ministerul Comunicațiilor și Societății Informaționale, autoritatea de reglementare și supraveghere specializată în domeniul arhivării electronice.

Diferențele dintre arhivarea pe suport de hârtie și arhivarea electronică sunt discutate în subcapitolul „Arhiva analogică versus arhiva electronică”. Diferență cu diferență, avantajele arhivei electronice sunt scoase în evidență.

Bazele de date multimedia și bazele de date multidimensionale baze de date cu funcționalități specifice care capătă importanță tot mai mare în arhivarea electronică pentru că specificul lor le face potrivite unor situații concrete: Bazele de date multimedia oferă suport pentru manipularea documentelor de tip imagine. Bazele de date multidimensionale pot lucra cu succes cu mai multe tipuri de baze de date ceea ce înseamnă că devine un instrument necesar pentru o companie cu activitate care se întinde pe mai mulți zeci de ani, timp în care a utilizat diverse aplicații care, la rândul său, au manipulat date în diverse baze de date.

Capitolul „Arhivarea și conversia e-mailurilor” prezintă două aplicații pentru arhivarea e-mailurilor. Funcționalitatea unei aplicații, E-mails Archiver, a putut fi studiată destul de bine (varianta gratuită funcționează 30 de zile).

2. Problematica arhivării electronice

2.1. Aspecte ale arhivării electronice reglementate prin lege

Documentele, fie că sunt tipărite pe suport de hârtie, fie că sunt stocate în format electronic, reprezintă un element comun pentru toate companiile. De-a lungul întregii activități a unei companii, vor rezulta, fatalmente, cantități impresionante de documente ce trebuie gestionate și arhivate.

Comunicarea este unul dintre cele mai dificile aspecte din cadrul unei companii, în gestionarea documentelor, marea provocare o reprezintă trasarea eficientă a circuitelor și a procedurilor de gestionare a documentelor. După ce volumul documentelor gestionate electronic crește, este nevoie să se implementeze și utilizeze un program de managementul documentelor.

Sistemele financiar-contabile sunt obligate să facă parte dintr-un sistem integrat de aplicații în cadrul firmelor care apelează la sistemul de schimb electronic de date. Sistemul financiar contabil este cel care oferă cea mai mare parte a informațiilor economico-financiare necesare desfășurării activităților de zi cu zi, și numai. Dar, nu este suficient, pentru că eficiența utilizării resurselor informaționale ale organizațiilor depinde de modul în care fiecare componentă a sistemului informațional interacționează cu celelalte și care este gradul de integrare. Ca urmare, sistemul financiar-contabil nu mai poate fi văzut ca o componentă ce se rupe de celelalte componente funcționale ale sistemului din care face parte, ci ca parte integrată a unui ansamblu de componente, uneori, chiar inseparabile.

Ciclul prelucrărilor datelor financiar-contabil nu mai este cel tradițional (culegere, pregătire, prelucrare propriu-zisă și obținerea informațiilor de ieșire) și la care să participe doar tehnicienii contabili. Activitățile specifice ciclului de prelucrare se reduc considerabil, prin comasarea sau chiar eliminarea unora dintre ele (culegere, în cea mai mare parte automat, prelucrare și transmitere, tot sub formă electronică, în jurnal, cartea mare și obținerea documentelor de sinteză), doar obținerea documentelor de sinteză și a altor raportări generale specifice domeniului rămânând în sarcina contabilului și cu timpul, probabil cu ajutorul sistemelor expert, și acestea vor fi eliminate, economistului revenindu-i doar misiunea de a lua decizia finală.

În contextual tehnologiilor informaționale, circuitul documentelor primare este cu totul altul decât în cazul contabilității „clasice”, pe hârtie. Acum se elimină multe dintre fazele intermediare de verificare, avizare sau aprobare a lor. Lucrul acesta însă impune acordarea unei atenții sporite legislației, controlului și auditului financiar-contabil.

În prezent pentru un specialist în domeniul financiar-contabil trebuie să dispună de cunoștințe, din ce în ce mai detaliate, cu privire la utilizarea tehnologiilor informaționale și de comunicații, a avantajelor strategice pe care le poate obține firma prin implementarea lor, a modului în care aceste avantaje se pot transforma în profit pentru organizație.

Persoanele juridice care creează și dețin documente sunt responsabile de evidenta, inventarierea, selecționarea, păstrarea și folosirea documentelor, în condițiile prevederilor Legii Arhivelor Naționale.

Noul Cod fiscal prevede că documentele vor putea fi arhivate atât pe hârtie, cât și pe suport electronic; iar, în cazul în care evidența contabilă este ținută cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se vor putea păstra pe suporturi tehnice (suporturi de memorie externă – CD-uri, hard-disk-uri etc.). Aceste documente trebuie să poată fi listate în orice moment (de exemplu, la cererea organelor de control).

Arhivarea electronică legală înseamnă urmarea procesului de arhivare definit de Legea 135/2007 privind arhivarea electronică a documentelor. Păstrarea documentelor se face într-un centru de date autorizat de Ministerul Comunicațiilor și Societății Informaționale, autoritatea de reglementare și supraveghere specializată în domeniul arhivării electronice. Documentele trebuie semnate de către un titular al dreptului de dispoziție și ulterior confirmate prin semnătură electronică de către un arhivator acreditat, conform normelor de aplicare a Legii 135.
Documentele arhivate trebuie păstrate în depozite construite special sau în încăperi amenajate în acest scop. Aceste încăperi trebuie să fie ofere protecție arhivelor pentru ca documentele să nu fie distruse, degradate, sustrase sau comercializate în alte situații decât cele prevăzute de lege. Legea specifică actele care trebuie arhivate 5 ani iar documentele financiar-contabile care trebuie arhivate 10 ani. Statele de salarii trebuie arhivate minimum 50 de ani.

Reguli are înregistrării documentelor într-o arhivă electronică:

înregistrarea documentelor în formă electronică de către sistemul electronic de arhivare atestă existența oficială a documentelor respective acesta înseamnă că:

documentul electronic este semnat electronic;

semnătura electronică este valabilă;

este și depusă cheia de criptare/decriptare pentru documentele criptate;

se transmit datele suplimentare prevăzute de lege:

proprietarul documentului în forma electronica;

emitentul documentului în forma electronica;

titularul dreptului de dispoziție asupra documentului;

istoricul documentului în forma electronica;

tipul documentului în forma electronica;

nivelul de clasificare a documentului în forma electronica;

formatul digital în care este arhivat documentul în forma electronica;

cuvintele-cheie necesare identificării documentului în forma electronica;

elementele de localizare a suportului fizic;

identificatorul unic al documentului în forma electronica, în cadrul arhivei electronice;

data emiterii documentului;

data arhivarii;

termenul de păstrare a documentului;

dacă documentul electronic a fost generat prin operații de tip scanare, fișa lui va conține și următoarele informații:

referiri la proprietarul originalului și locul în care se păstrează originalul;

metoda de obținere a documentului electronic pe baza documentului analogic (pe suport de hârtie) și dispozitivul hardware utilizat în acest scop;

programul de calculator utilizat.

în cazul în care documentele sunt transferate din sistem, respectiv migrate de pe suportul inițial, evidența documentelor pe noile suporturi va include evidența suporturilor externe și evidența conținutului documentelor cuprinse;

sistemul de administrare a documentelor electronice trebuie să genereze automat o evidență de auditare în care sunt înregistrate, fără posibilitatea de a fi modificate, toate deciziile și acțiunile care se produc asupra unui document din momentul înregistrării și până la distrugerea sau transferul acestuia către Arhivele Naționale;

documentele și dosarele arhivate în formă electronică vor fi cuprinse în nomenclatorul arhivistic al organizației, precizându-se la rubrica Observații – în formă electronică.

2.2. Arhiva analogică versus arhiva electronică

Fie că luăm în discuție o arhivă analogică, fir una electronic trebuie rezolvată problema spațiului fizic de depozitare. O companie trebuie să își păstreze la sediu o serie de documente care fac parte din procesul de lucru curent al companiei și care necesită o încăpere destinată acestora. Documentele care se arhivează, chiar în afara sediului, într-un depozit al companiei sau într-un spațiu dedicat al unei firme specializate generează costuri ridicate prin costurile aferente pentru:

spațiul de depozitare;

personalul dedicat;

efortul de timp pentru multiplicarea, tipărirea și transportul documentelor.

Arhiva electronică trebuie să înregistreze și sa țină evidența tuturor documentelor în formă electronică intrate în arhiva electronică. Aceasta se poate face în cadrul unui registru în forma electronică.

Atunci când trebuie accesată o arhivă analogică, accesul la documente este greoi. Chiar dacă aceste documente sunt necesare factorilor de decizie, trebuie parcurși aceiași pași: deplasarea la arhivă, consultarea registrului în care se regăsește informația despre arhivă, căutarea fizică în arhivă (ceea ce poate implica deplasarea printre rafturi) etc. Putem trage concluzia că procesul de decizie este astfel întârziat din cauza timpilor pierduți cu căutarea și, probabil, și cu transportul documentelor de la arhiva aflată la distanță acolo unde este nevoie. Fără un sistem eficient de gestiune a documentelor, un angajat petrece multe minute căutând un document fizic, consumând timp important care ar putea fi alocat altor sarcini de serviciu.

Căutarea într-o arhivă electronică se poate face mult mai simplu chiar în lipsa unui sistem de gestiune al documentelor specializat în căutarea după conținut.

În format analogic, nu există un control adecvat al accesului la documente, fiind foarte greu de determinat cine și ce documente a manipulat. Dimpotrivă, într-o arhivă electronică accesul la documente foarte fi urmărit cu exactitate, pentru fiecare utilizator oricare ar fi nivelul de acces. Se pot lua măsuri de siguranță cum ar fi ca documentele să fie fi marcate pentru a nu putea eliminate/mutate/redenumite accidental.

Cea mai mare problemă pe care o reprezintă documentele arhivate doar în format fizic este riscul mare de deteriorare și de pierdere. Pierderile pot apărea din cauza catastrofelor naturale (o inundație), catastrofelor domestice (un incendiu) și care pot face ca documentele fizice să fie irecuperabile. Pierderea și deteriorarea documentelor nu se pot produce doar din motive incidentale, ci și cu intenție, în scopuri ilicite. Statisticile arată că în fiecare moment până la 7,5% dintre documente se pierd, iar 3% din restul se îndosariază greșit.

Alte statistici relevă următoarele aspecte despre documentele de hârtie:

90% dintre toate hârtiile manipulate în fiecare zi sunt pur și simplu amestecate;

un document este, în medie, copiat de 19 ori;

companiile cheltuie 20 de dolari pentru a îndosaria un document, 120 dolari pentru a găsi un document greșit indosariat și 220 dolari pentru a reproduce un document pierdut.

profesioniștii își petrec 5-15% din timp lecturând informația și pana la 50% din timpul lor căutând-o.

Exista peste 4 bilioane de documente pe suport de hârtie numai în SUA – cu o rata de creștere de 22% pe an.

Avantajele arhivării electronice decurg din avantajele sistemelor de procesare a documentelor:

securitatea: procesarea documentelor electronice este o modalitate mai sigură decât în cazul procesării documentelor pe hârtie pentru că, de obicei, documentele din arhiva electronică sunt stocate în locuri unde personalul companiei nu are acces direct și, dacă au acces, acțiunile pe care le pot face sunt în funcție de drepturile primite atunci când se conectează la sistem;

integritatea bazei de date: atunci când se rătăcește un document analogic, timpul pierdut cu găsirea lui este destul de mare; având un sistem de gestiune al documentelor arhivate electronic, căutarea documentelor se face facil. În plus, documentele arhivate pot fi salvate în locuri distincte, aflate la distanță;

integritatea documentului electronic – o dată obținută o variantă electronică a unui document, conținutul documentului se poate face foarte greu sau deloc, unele sisteme păstrând versiuni ale documentelor modificate chiar și numai la nivel de un singur caracter; în plus, dacă documentul electronic este un document cu mai multe pagini, este evident că paginile electronice nu au cum să se piardă, să se rătăcească, să ajungă în alt dosar decât trebuie pentru că toate paginile unui document sunt prelucrate unitar în timpul unei operații de copiere/mutare/redenumire;

prin acceptatea utilizării documentelor în format electronic, se reduce mult consumul de hârtie, cerneală de imprimantă, spațiu destinat arhivării etc.

sistemele informatice de gestiune a documentelor s-au dezvoltat foarte mult în ultimii ani, înglobând cele mai noi tehnologii; atunci când e vorba de procesarea imaginilor, aceasta se poate face la un nivel calitativ ridicat, fără pierderi de informație, fără apariția unor defecte care pot apărea la scannere sau chiar pe documentele de hârtie manipulate excesiv (ștersături, îndoituri, pete, estomparea tipăriturii etc.); chiar dacă un document electronic este compromis, se poate folosi oricând o copie a lui;

un document analogic poate fi văzut doar de un singur om la un moment dat pe când un document electronic poate fi accesat simultan de mai mulți utilizatori deodată, fără să se piardă din calitatea imaginii vizualizate;

reducerea timpilor de așteptare: dacă este nevoie de un document analogic se pune problema deplasării persoanei la document sau al documentului la persoana care are nevoie de el, aceasta înseamnă consum de timp; un document electronic se poate accesa aproape instantaneu;

viteza mare de regăsire – este evident că într-o arhivă electronică, viteza de regăsire a unui document este mult mai mare decât viteza de regăsire a unui document dintr-o arhivă analogică.

2.3. Baza de date, element central al unei arhive electronice

Un sistem de gestiune a bazelor de date (SGBD) este, de fapt, o interfață între utilizatori și baza de date, care permite în principal crearea, actualizarea și consultarea acesteia. În acest context putem considera un SGBD ca instrument de asamblare, codificare, aranjare, protecție și regăsire a datelor într-o bază de date. Bazele de date specializate se pot constitui ca un factor de dezvoltare a modurilor în care arhivarea documentelor electronice poate fi folosită în documentare sau în scopuri economice.

2.3.1. Baze de date multimedia

Sistemele de baze de date multimedia reprezintă astăzi o necesitate și se regăsesc cu precădere în aplicațiile de comerț electronic de pe Internet/Intranet, unde informația curentă nu mai este de mult timp doar text. Sistemele multimedia combină o varietate de surse de informații, cum ar fi voce-animație-audio, grafică-imagini-video, într-un spectru larg de aplicații. Multimedia reprezintă intersecția a trei industrii: calculatoare, comunicații și difuzare. Eforturile de dezvoltare și cercetare în domeniul multimedia se împart în două grupuri:

stații multimedia stand-alone, sisteme și instrumente software asociate;

calculatoare multimedia în sisteme distribuite.

Sistemele multimedia necesită transfer de date continue pe perioade de timp relativ mari, sincronizare media, stocări foarte mari, tehnici speciale de indexare și regăsire adaptate tipurilor de date multimedia, instrumente noi de dezvoltare software orientate-obiect, rețele noi și protocoale pentru a furniza lățime de bandă mare și întârziere scăzută.

Sistemele de baze de date multimedia au două roluri majore: managementul modelelor de informații de nivel înalt și managementul stocării și furnizării de informații multimedia.

Sistemele de gestiune a bazelor de date multimedia (SGBDM) se înscriu în două orientări majore:

actualele SGBDM sunt capabile să stocheze și să prelucreze date, indiferent dacă acestea sunt tradiționale sau multimedia, utilizând doar un manager de prezentare puternic, extern SGBDM;

construirea unor SGBDM noi pentru prezentarea multimedia și a modelului de date.

Informația multimedia constă dintr-o nouă clasă de tipuri de date, ce reprezintă informații cu caracteristici temporale și de sincronizare, cum ar fi video, audio, grafică, animație. Informația multimedia necesită să fie afișată și transmisă ca fluxuri continue în timp.

Bazele de date multimedia prezintă un număr mare de aplicații al acestora, și anume:

în informare – multimedia este modul cel mai rapid, eficient și ieftin în comparație cu alte medii de informare a publicului, cuprinzând adevărate enciclopedii electronice;

în administrarea documentelor și a înregistrărilor – în întreprinderi și instituții comerciale, acestea având nevoie de diverse documente, în funcție de specificul lor;

în educație și instruire – în regăsirea materialelor pentru pregătirea tuturor persoanelor;

în reclame – în mod practic nu există nici o limită în folosirea informației multimedia în astfel de aplicații;

în controlul și monitorizarea proceselor în timp real – împreună cu bazele de date active, prezentările multimedia de informații au un rol efectiv în operațiile de monitorizare și control în sistemele de transport, de supraveghere a pacienților etc.

Pentru realizarea tuturor acestor aplicații în condiții optime, bazele de date multimedia trebuie ca pe lângă asigurarea unui timp minim de acces la date și să garanteze integritatea, securitatea și independența datelor.

Probleme care apar în bazele de date multimedia:

conflictul care apare între aplicarea tehnicilor bazelor de date și a celor de regăsire a informațiilor. În sistemele de baze de date, modelarea conținutului de date nu este o problemă deoarece datele au o structură rigidă, ceea ce nu se aplică întotdeauna în bazele de date multimedia;

nu există încă un răspuns fundamentat științific cu privire la proiectarea conceptuală, logică și fizică;

stocarea datelor multimedia pe suporturi standard prin reprezentare și compresie/decompresie. Tendința actuală este de arhivare a informațiilor astfel încât să se reducă dimensiunea zonei tampon în timpul operațiilor de intrare/ieșire. În acest scop se folosesc standarde ca JPEG sau MPEG, iar pentru bitmap-uri BLOB (Binary Large Object) care facilitează stocarea și regăsirea datelor. Pentru documente se folosesc aplicații, cum sunt Encode/Uuencode (Windows), Tar (Unix) etc. Aceste aplicații realizează compresia/ decompresia documentelor.

regăsirea informațiilor în cazul imaginilor dinamice și al segmentelor audio și video, deoarece de multe ori acestea conțin informațiile relevante. Pentru bazele de date „clasice”regăsirea se face cu ajutorul limbajului de interogare (SQL) și a structurilor indexate. Problemele care apar în bazele de date multimedia se datorează în primul rând navigatoarelor (foarte diferite) cu care se lucrează, deoarece fiecare interpretează în mod diferit imaginile, în funcție de platforma pe care rulează. În al doilea rând, există o limitare fizică a driverelor cu care se lucrează pentru regăsirea acestor tipuri de informații; în multe cazuri informațiile nu pot fi accesate, navigatorul anunțând printr-un mesaj caracteristic.

performanța – pentru aplicațiile multimedia ce conțin simple documente și text, constrângerile de performanță sunt subiectiv determinate de către utilizatori. În cazul aplicațiilor cu imagine video în mișcare, sau sincronizare audio-video, se poate vorbi de o limitare fizică.

Un prim răspuns la aceste probleme a fost apariția Web-ului (World Wide Web), care este sistemul de distribuire a informației multimedia cel mai rapid răspândit în întreaga lume. Acesta este un mediu grafic interactiv, care permite punerea la dispoziție a informațiilor sub forma unor documente electronice.

2.3.2. Baze de date multidimensionale

Bazele de date multidimensionale au apărut ca urmare a necesităților crescânde de procesare multidimensională a datelor. Bazele de date dimensionale au diverși agregatori de date care combină date dintr-o mulțime de surse diferite, baze de date care oferă rețele, ierarhii, tablouri și alte tipuri de formate de date dificil de modelat în SQL, sau baze de date care oferă un grad mare de flexibilitate în definirea dimensiunilor, unităților și relațiilor unităților, referitor la formatele de date.

Bazele de date multidimensionale utilizează tehnici analitice simple (analiza multidimensională a datelor) pentru a analiza seturi mari de date. În general, ele oferă posibilitatea de a transforma cantitățile uriașe de date ce există în firme, în informații utile procesului decizional. De asemenea, folosirea tehnicilor analitice oferite împreună cu depozitele de date și facilitățile oferite de tehnologia Web, permit un acces mai ușor și mai rapid la informațiile necesare procesului decizional. Aceste sisteme au reușit să ofere o informație de calitate și noi moduri de interpretare a informațiilor.

Dimensiunea bazelor de date operaționale variază de la sute de MB la zeci de GB, iar consistența datelor stocate este o cerință fundamentală a sistemelor tranzacționale. Cererile ad-hoc pot accesa milioane de înregistrări și execută o mulțime de parcurgeri ale tabelelor, joncțiuni și agregări. Timpul de răspuns este un factor principal în proiectarea sistemelor, iar pentru a facilita analize complexe și vizualizări, datele stocate în depozitul de date sunt modelate multidimensional.

Sistemele pot utiliza date ce nu se găsesc în bazele de date operaționale (de exemplu, bazele de date operaționale stochează numai date curente). Datele din depozitele de date provin din surse variate: sisteme operaționale eterogene (sisteme de gestiune a bazelor de date, sisteme de gestiune a fișierelor) și alte surse de date externe (baze de date demografice și statistice, Internet). Sursele de date externe sau interne pot conține date inconsistente, cu formate variate, date care trebuiesc „curățate” și prelucrate înainte de a fi stocate în depozitul de date. De asemenea, modele de date multidimensionale și operațiile tipice impun o organizare diferită a datelor și metode de acces care nu sunt oferite în general de sistemele de gestiune a bazelor de date comerciale, destinate pentru sistemele informatice tranzacționale. Din aceste motive, depozitele de date sunt implementate separat de bazele de date operaționale.

Modelarea multidimensională este o tehnică de modelare conceptuală folosită de aplicațiile specifice bazelor de date multidimensionale. Totuși modelarea datelor multidimensionale nu este o problemă specifică acestui tip de sisteme: bazele de date statistice, bazele de date geografice și cele temporale au legătură cu datele multidimensionale. Modelele de date propuse în domeniul bazelor de date statistice, spațiale, temporale au multe puncte comune cu modele de date multidimensionale. De exemplu, în bazele de date temporale rândurile și coloanele unei tabele relaționale sunt vizualizate ca două dimensiuni, iar timpul apare ca a treia dimensiune, formând ceea ce se numește cubul timpului. Multe firme utilizează și dezvoltă propriile modele de date multidimensionale; bazele de date prezentate în continuare fiind asemenea exemple.

3. Arhivarea și conversia e-mailurilor

3.1. EMail Archiver

EMail Archiver este un program destinat conversiei și arhivării e-mailurilor în format PDF. E-mailurile se pot arhiva pe un server la distanță, specializat acestui scop, sau local, pe calculatorul propriu. După instalare, feresatra aplicației Microsoft Outlook este modificată prin adăugarea unei secțiuni noi: Archive E-mails (vezi figura 3.1).

Figura 3.1. Meniul pentru extensia Archive EMails

Configurarea opțiunilor de conversie și arhivare se face prin intermediul unei fereastre de dialog care poate fi accesată prin apăsarea butonului Config din meniul Archive E-mails. Aceste secțiuni le vom prezenta succint în continuare.

Figura 3.2. Opțiunile de conectare

Conectarea se face la un server care poate fi accesat prin intermediul rețelei Internet, utilizând un nume de utilizator și o parolă.

Figura 3.3. Opțiunile de arhivare

Figura 3.3 prezintă opțiunile de arhivare. Remarcăm faptul că și pentru aceste opțiuni se pot folosi variabile pentru compunerea directorului și a numelui de arhivare. Valoarea variabilei se obține în timpul prelucrării și se inserează acolo unde este specificată. Aceste opțiuni au în vedere: tipul de fișier rezultat, directorul în care să se depună fișierul rezultat, numele fișierului rezultat și acțiunile după ce s-a efectuat arhivarea:

mesajele se pot marca cu o culoare;

mesajele arhivate se pot muta într-un folder;

mesajele arhivate se pot șterge.

Figura 3.4 prezintă opțiunile pentru extragerea informațiilor despre e-mailurile arhivate și crearea unui fișier cu aceste informații. Aceste opțiuni sunt utile pentru crearea unei baze de date despre e-mailurile arhivate.

Figura 3.4. Opțiunile de exportare a informațiilor despre e-mailurile arhivate

Arhivările se fac în format PDF care, la rândul lor pot fi concatenate. Figura 3.5 prezintă opțiunile pentru această facilitate.

Figura 3.5. Opțiunile specifice concatenării fișierelor arhivate

Figura 3.6. Opțiunile pentru procesarea în fundal.

Când arhivarea este un proces de durată, utilizatorul poate opta pentru procesarea în fundal. Figura 3.6 prezintă opțiunile pentru procesarea în fundal.

Figura 3.7. Opțiunile pentru creare fișierului LOG

Uneori este utilă crearea unui fișier de tip LOG, care păstrează istoricul arhivărilor. Figura 3.7 prezintă aceste opțiuni.

Figura 3.8. Meniul contextul a extensiei de arhivare

Figura 3.8 prezintă meniul contextul al extensiei Archive E-mails. Utilizatorul alege fișierul sau folderul pe care vrea să îl arhiveze și apelează comanda Archive E-mails.

Figura 3.9 prezintă procesarea în fundal, după ce s-a apăsat butonul Start. Această procesare poate fi oprită în orice moment prin acționarea butonului Stop.

Figura 3.9. Procesarea în fundal a arhivării e-mailurilor

E-mailurile sunt arhivate în folderul specificat în fereastra de configurare. Figura 3.10 prezintă un asemenea exemplu.

Figura 3.10. Arhivarea e-mailurilor

3.1. ELO Management E-Mail

ELO MANAGEMENT E-MAIL este o aplicație a companiei ELO Digital Office. Aplicația se caracterizează prin:

integrarea e-mail-urilor în procesele de afaceri;

posibilitatea de arhivare electronică conformă cu normele legale;

integrarea în MS Outlook și IBM Notes;

reducerea costurilor prin reducerea activității asupra serverelor de e-mail.

Aplicația de arhivare are facilitatea de a arhiva o singură apariție a unui atașament distribuit ăn mai multe e-mailuri (vezi figura 3.11) reducându-se redundanța informațiilor.

Figura 3.11. Reducerea redundanței prin arhivarea atașamentelor

Sursa: documentația ELO, diponibilă la adresa: http://www.elodigital.com.au/eloimages/elo_emailmanagement_en_web.5455.pdf

4. Concluzii

Contabilitatea s-a transformat într-o artă de a asigura succesul unei firme numai dacă știe să utilizeze tehnologia informațională pentru obținerea și manipularea informațiilor. Acum o serie de documente trebuie arhivate și depozitate într-un spațiu fizic, pe când altele, indiferent de forma lor, pot fi arhivate numai electronic. Toate procesele de arhivare trebuie să aibă la bază proceduri legale.

Procesul de arhivare a documentelor fizice sau analogice (pe suport de hârtie) este realizat manual și consumă mult timp, dar, în cazul arhivării electronice, procesul poate fi realizat astfel încât să fie automatizat.

Utilizatorul unui sistem de gestiune a documentelor electronice și/sau a unui sistem de arhivare ar trebui să fie familiarizat cu conceptul de „bază de date” la un nivel mai profund decât cel al culturii generale. Știm că baza de date a arhivei conține informații referitoare la documentele electronice existente în evidență, utilizatorul trebuie să dobândească abilități de a folosi instrumentele specifice unei baze de date: indexare, căutare, drepturi de acces etc.

Aplicațiile discutate în această lucrare se axează pe același principiu de funcționare: arhivarea e-mailurilor, diferențele dintre ele fiind destul de mari.

Aplicația E-Mails Archiver este o aplicație care poate fi descărcată, instalată și testată cu ușurință. Documentația aferentă acestei aplicații este o gândită pentru ca utilizatorul să învețe ușoor aplicația, aplicația fiind foarte complexă, cu câteva panouri de configurare care nu fac obiectul acestei teme.

Aplicația ELO Management E-Mail este o aplicație importată în România și nu există accesul la o pagină de descărcare a plicației sau a unei versiuni demonstrative. Consider că studiul acestei aplicații nu s-a putut realiza la potențialul aplicației E-Mails Archiver.

Studiul aplicațiilor informatice trebuie făcut nu numai pentru a ne familiariza cu o interfață ci pentru a fi regătiți pentru modificările permenente care apar în tehnologiile informaționale și care se reflecă în aplicațiile informatice folosite.

5. Listă bibliografică

Cărți, articole

Doloc-Mihu, Anca (2002) – „Baze de date multimedia, Studii de Bibliologie și Știința Informării”, University of Bucharest, Noiembrie 2002, articol disponibil la adresa http://ebooks.unibuc.ro/StiinteCOM/bibliologie/10.htm

Munteanu, Mihaela (2012) – „Inițiere în tehnologia OLAP – Teorie și practică”, ASE, Capitolul 2, pagina 1, curs în forma electronic disponibil la adresa http://www.biblioteca-digitala.ase.ro/biblioteca/pagina2.asp?id=cap2

Radu, Florin – „Abordarea contabilității în contextul noilor tehnologii informaționale”, articol disponibil la adresa http://www.oeconomica.uab.ro/upload/lucrari/820061/27.pdf

*** (2010) „De ce avem nevoie de un sistem electronic de management al documentelor”, articol al companiei EZDOCX, disponibil la adresa http://www.ezdocx.ro/document-management/de-ce-avem-nevoie-de-o-solutie-de-management-al-documentelor/

*** „5 probleme ale documentelor, regăsite și în compania ta”, Editura Beck, e-book disponibil pe site-ul https://www.bea-services.ro

Legislație

Legea nr. 135/2014 – arhivarea documentelor în forma electronica, republicata la 25 februarie 2014, disponibilă în forma electronic la adresa http://www.avocatnet.ro/content/articles/id_36339/Legea-nr-135-2014-arhivarea-documentelor-in-forma-electronica-republicata-la-25-februarie.html

Internet

http://www.elo-digital.ro

Home