APLICAȚIE WEB PENTRU EFICIENTIZAREA CICLULUI DE EXPLOATARE [307236]

UNIVERSITATEA „LUCIAN BLAGA” DIN SIBIU

FACULTATEA DE ȘTIINȚE ECONOMICE

SPECIALIZAREA CONTABILITATE ȘI INFORMATICĂ DE GESTIUNE

LUCRARE DE LICENȚĂ

COORDONATOR ȘTIINȚIFIC:

Conf.univ.dr. Marian Cristescu

ABSOLVENT: [anonimizat]

2018

UNIVERSITATEA „LUCIAN BLAGA” DIN SIBIU

FACULTATEA DE ȘTIINȚE ECONOMICE

SPECIALIZAREA CONTABILITATE ȘI INFORMATICĂ DE GESTIUNE

APLICAȚIE WEB PENTRU EFICIENTIZAREA CICLULUI DE EXPLOATARE

COORDONATOR ȘTIINȚIFIC:

Conf.univ.dr. Marian Cristescu

ABSOLVENT: [anonimizat]

2018

[anonimizat] o [anonimizat], [anonimizat] o aplicație de prelucrare automată a datelor poate reprezenta o soluție în ceea ce privește eficientizarea operațiunilor din cadrul ciclului de exploatare. [anonimizat], fază esențială a [anonimizat]-o astfel de aplicație care prin rapiditatea de calcul a [anonimizat] a altor documente justificative.

[anonimizat] o [anonimizat] a operațiunilor efectuate în cadrul ciclului de exploatare.

[anonimizat] a afacerilor și noi modalități de diseminare a informației. Astfel, dezvoltarea unei aplicații ce poate fi accesată în mediul online oferă avantaje utilizatorului prin accesibilitatea facilă din orice locație care dispune de o [anonimizat] o singură dată și prin faptul că dezvoltatorii pot furniza actualizări într-o manieră rapidă spre deosebire de aplicațiile desktop care sunt constrânse de o locație fizică.

Tema lucrării de față constă în prezentarea procesului de implementare și a funcționalității unei aplicații web ce are ca și obiectiv eficientizarea ciclului de exploatare al unei entități a cărei obiect de activitate presupune comerțul cu amănuntul de componente de computer.

Conceptul de ciclu de exploatare

Prin ciclu de exploatare se înțelege ansamblul operațiunilor realizate de întreprindere pentru a-[anonimizat] a le schimbă.

Ciclul de exploatare cuprinde trei faze:

[anonimizat];

Transformarea bunurilor și serciilor spre a [anonimizat];

[anonimizat].

Fluxul fizic al intrărilor (achizițiilor) și cel al ieșirilor (vânzărilor) intern, [anonimizat]. Funcționarea normală și continuă a ciclului de exploatare este asigurată prin existența stocurilor.

Stocul reprezintă cantitatea de bunuri ([anonimizat].) existente, [anonimizat], [anonimizat]-o piață în vederea asigurării continuității producției sau a desfacerii. – Din fr., engl. Stock.

[anonimizat]:

deținute pentru a fi vândute pe parcursul desfășurării normale a activității

în curs de producție în vederea vânzării in procesul desfășurării normale a activității;

sau

sub formă de materii prime, materiale și alte consumabile care urmează să fie folosite în procesul de producție sau pentru prestarea de servicii 2

Activele circulante se află într-o continuă fluență valorică, ele schimbându-și forma materială și utilitatea (marfă, creanțe, bani) în cadrul circuitului economic al

patrimoniului. Astfel, în faza de aprovizionare, activele circulante sub forma de bani se transformă în stocuri de materii prime și materiale, în faza de producție stocurile de materii prime și materiale se consumă, rezultând stocuri de producție în curs de execuție, care, după ultima operație de prelucrare, devin produse finite, iar în faza de desfacere sunt vândute clienților, operație care generează drepturi față de aceștia.

Comerțul cu amănuntul

Categoria cea mai importantă de stocuri într-o entitate cu obiect de activitate comerțul o reprezintă mărfurile.Marfa este un produs al muncii destinat schimbului prin intermediul vânzării- cumpărării.

Comerț cu amănuntul. “Noțiunea de comerț cu amănuntul include toate activitățile implicate în vânzarea produselor sau serviciilor direct către consumatorii finali, spre a fi folosite în scopuri personale, necomerciale” Potrivit lui Philip Kotler,“orice organizație care practică acest gen de comerț – fie că este vorba de producători, detailiști sau grosiști – efectuează comerț cu amănuntul”, necontând “cum sunt vândute mărfurile sau serviciile (de către vânzător sau prin poșta, cu ajutorul telefonului sau prin utilizarea unui automat de vânzare) și nici unde sunt vândute acestea (într-un magazin, pe stradă sau la domiciliul consumatorului)”.

Funcțiile comerțului cu amănuntul sunt:

Cumpară mărfuri pe care apoi le revinde în cantități mici;

Asigurarea prezenței unităților sale în toate zonele, populate de consumatorii finali;

Asigurarea unui sortiment foarte larg și extrem de complex.

Din multitudinea de documente prevăzute in Nomenclatorul privind modelele registrelor și formularelor tipizate, comune pe economie pentru activitatea financiară și contabilă, în comerțul cu amănuntul se folosesc cel mai mult următoarele: Avizul de însoțire a mărfii, Factura fiscală, Chitanța, Nota de recepție și constatare de diferențe, Bonul de consum, Fișa de magazie, Raportul de gestiune, Monetarul, Registrul de casă.

Fomarea prețului cu amănuntul

Figura 1. Formarea prețului cu amănuntul

Prețurile cu amănuntul reprezintă nivelul prețurilor la care se desfac sau se revând populației diferite produse de către firmele comerciale specializate sau de către magazinele proprii ale firmelor producătoare. Prețurile cu amănuntul se aplică și la vânzările prin rețeaua comerțului de stat, rețeaua cooperatistă ori rețeaua organizațiilor obștești. Prețurile acestea se practică mai ales pentru produsele destinate consumului individual.Din punct de vedere structural, prețurile cu amănuntul sunt cele mai complexe, ele cuprind pe lângă costuri, profit, accize (după caz), adaos comercial aferent grosiștilor (după caz) și adaos comercial cuvenit detailiștilor, precum și taxa pe valoare adăugată, calculată și colectată din toate stadiile anterioare.

Prețurile cu amănuntul reprezintă sfârșitul circuitelor mărfurilor care ajuns la consumatorul final.

Legislația în domeniu

Noțiuni generale

Sistemul contabil existent în România a fost reformat prin Legea contabilității nr. 82/1991 care l-a făcut compatibil cu Directiva a IV-a a CEE privind situațiile financiare anuale ale societăților comerciale.

Criteriile minimale la care trebuie sa răspundă sistemele informatice de prelucrare automata a datelor, începând cu data de 1 ianuarie 2016 sunt reglementate de Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 2634/2015 din 5 noiembrie 2015 privind documentele financiar-contabile, publicat în Monitorul Oficial nr. 910 din 9 decembrie 2015.

Legislația privind documentele justificative

Un document justificativ reprezintă un act în care se consemnează operațiunile economico-financiare realizate de către entitățile prevăzute la art. 1 alin. (1) – (4) din Legea contabilității nr. 82/1991.Acesta constituie baza înregistrărilor în contabilitatea acestor entități, care au obligația să organizeze și să conducă contabilitatea financiară.

Documentele justificative trebuie să cuprindă următoarele elemente principale:

• denumirea documentului;

• denumirea/numele și prenumele și, după caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care întocmește documentul;

• numărul documentului și data întocmirii acestuia;

• menționarea părților care participă la efectuarea operațiunii economico-financiare (când este cazul);

• conținutul operațiunii economico-financiare și, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia;

• datele cantitative și valorice aferente operațiunii economico-financiare efectuate, după caz;

• numele și prenumele, precum și semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operațiunii economico-financiare.

De asemenea, cuprinsul oricărui document emis de către o entitate trebuie să conțină și elementele prevăzute de legislația în domeniu,precum forma juridică, codul de identificare fiscală și capitalul social, în funcție de caz.

Astfel, documentele care stau la baza înregistrărilor în contabilitate pot dobândi calitatea de document justificativ numai în condițiile în care furnizează toate informațiile prevăzute de normele legale în vigoare.

În plus,orice document contabil (registre, jurnale, fișe, note etc.) care servește la prelucrarea, centralizarea și înregistrarea în contabilitate a operațiunilor economico-financiare menționate în documentele justificative, întocmite fie manual fie prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, trebuie să cuprindă elemente referitoare la:

– denumirea entității;

– data întocmirii documentului contabil în cauză;

– felul, numărul și data documentului justificativ;

– sumele corespunzătoare operațiunilor efectuate;

– conturile sintetice și analitice debitoare și creditoare;

– semnătura persoanei responsabile cu întocmirea documentelor contabile.

Dacă documentele justificative și cele contabile sunt întocmite și preluate în contabilitate utilizând sisteme informatice de prelucrare automată a datelor, semnătura reprezintă un element facultativ. În astfel de circumstanțe este necesară stabilirea unor modalități de identificare a persoanelor care au inițiat, dispus și aprobat, după caz, efectuarea operațiunilor respective. Prezentarea acestor documente se poate realiza atât pe suport hârtie sau în format electronic, dar cu condiția întocmirii lor potrivit normelor în vigoare.

Înscrierea datelor în documente se face cu cerneală, cu pix cu pastă sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, după caz.

Erorile se corectează prin tăierea cu o linie a textului sau a cifrei greșite, concomitent înscriindu- se alături textul sau cifra corectă.

Corectarea se face în toate exemplarele documentului și se confirmă prin semnătura persoanei care a întocmit/corectat documentul, menționându-se și data efectuării corecturii.

În cazul completării documentelor prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, corecturile sunt admise numai înainte de prelucrarea acestora. Documentele prezentate în listele de erori, anulări sau completări (pe baza cărora se fac modificări în fișiere sau în baza de date a entității) trebuie să fie semnate de persoanele împuternicite de conducerea entității.

Neîntocmirea, întocmirea eronată și/sau neutilizarea documentelor justificative în conformitate cu normele metodologice se sancționează conform legii.

Documentele justificative în cazul bunurilor de natura stocurilor sunt: avizul de însoțire a mărfii, nota de recepție și constatare de diferențe, bonul de primire în consignație, bonul de predare, transfer, restituire, bonul de consum, dispoziția de livrare, fișa de magazie, fișa de evidență a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință.

Factura este înscrisul emis de persoana impozabilă, care face livrarea de bunuri sau prestarea de servicii, pe baza căruia beneficiarul întocmește documentul de decontare a produselor și mărfurilor livrate, a lucrărilor executate sau a serviciilor prestate, îndeplinind și funcția de document de însoțire a mărfii pe timpul transportului și de document de încărcare în gestiunea beneficiarului. Regimul juridic al facturii este reglementat de Codul Fiscal.

Legislația privind Sistemele Informatice de Gestiune

Sistemul informatic de prelucrare automată a datelor la nivelul fiecărei entități trebuie să asigure prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu reglementările contabile aplicabile, controlul și păstrarea acestora pe suporturi tehnice.

Programele informatice utilizate în activitatea financiar-contabilă trebuie să asigure listarea în orice moment a documentelor financiar-contabile solicitate de organele de control.

La elaborarea și adaptarea programelor informatice vor fi avute în vedere următoarele:

a) cuprinderea în procedurile de prelucrare a reglementărilor în vigoare și a posibilității de actualizare a acestor proceduri, în funcție de modificările intervenite în legislație;

b) gestionarea pachetelor de produse-program, asigurarea protecției lor împotriva accesului neautorizat, realizarea confidențialității datelor din sistemul informatic;

c) stabilirea tipului de suport pentru păstrarea datelor de intrare, intermediare sau de ieșire;

d) soluționarea eventualelor erori care pot să apară în funcționarea sistemului informatic;

e) verificarea completă sau prin sondaj a modului de funcționare a procedurilor de prelucrare prevăzute de sistemul informatic;

f) verificarea totală sau prin sondaj a operațiunilor economico-financiare înregistrate în contabilitate, astfel încât acestea să fie efectuate în concordanță strictă cu prevederile actelor normative care le reglementează;

g) verificarea prin teste de control a programului informatic utilizat.

Sistemele informatice de prelucrare automată a datelor în domeniul financiar-contabil trebuie să răspundă la următoarele criterii considerate minimale:

a) să asigure concordanța strictă a rezultatului prelucrărilor informatice cu prevederile actelor normative care le reglementează;

b) să precizeze tipul de suport care asigură prelucrarea datelor în condiții de siguranță;

c) fiecare dată înregistrată în contabilitate trebuie să se regăsească în conținutul unui document, la care să poată avea acces atât beneficiarii, cât și organele de control;

d) să asigure listele operațiunilor efectuate în contabilitate pe bază de documente justificative, care să fie numerotate în ordine cronologică, interzicându-se inserări, intercalări, precum și orice eliminări sau adăugări ulterioare;

e) să asigure reluarea automată în calcul a soldurilor conturilor obținute anterior;

f) să asigure conservarea datelor pe o perioadă de timp care să respecte prevederile legii contabilității;

g) să precizeze procedurile și suportul magnetic extern de arhivare a produselor-program, a datelor introduse, a situațiilor financiare sau a altor documente, cu posibilitatea de reintegrare în sistem a datelor arhivate;

h) să nu permită inserări, modificări sau eliminări de date pentru o perioadă închisă;

i) să asigure următoarele elemente constitutive ale înregistrărilor contabile:

– data efectuării înregistrării contabile a operațiunii;

– jurnalul de origine în care se regăsesc înregistrările contabile;

– numărul documentului justificativ sau contabil (atribuit de emitent);

j) să asigure confidențialitatea și protecția informațiilor și a programelor prin parole, cod de identificare pentru accesul la informații, copii de siguranță pentru programe și informații;

k) să asigure listări clare, inteligibile și complete, care să conțină următoarele elemente de identificare, în antet sau pe fiecare pagină, după caz:

– tipul documentului sau al situației;

– denumirea entității;

– perioada la care se referă informația;

– datarea listărilor;

– paginarea cronologică;

– precizarea programului informatic și a versiunii utilizate;

l) să asigure listarea ansamblului de situații financiare și documente de sinteză necesare conducerii operative a entității;

m) să asigure respectarea conținutului de informații prevăzut pentru documente;

n) să permită, în orice moment, reconstituirea conținutului conturilor, listelor și informațiilor supuse verificării; toate soldurile conturilor trebuie să fie rezultatul unei liste de înregistrări și al unui sold anterior al acelui cont; fiecare înregistrare trebuie să aibă la bază elemente de identificare a datelor supuse prelucrării;

p) să permită suprimarea unui cont care nu are înregistrări pe parcursul a cel puțin 2 ani (exerciții financiare), în mod automat sau manual;

s) să permită culegerea unui număr nelimitat de înregistrări pentru operațiunile contabile;

t) să posede documentația tehnică de utilizare a programelor informatice necesară exploatării optime a acestora;

u) să respecte reglementările în vigoare cu privire la securitatea datelor și fiabilitatea sistemului informatic de prelucrare automată a datelor.

Utilizatorul trebuie:

– să se asigure de perenitatea documentației, a diferitelor versiuni ale produsului-program;

– să organizeze arhivarea datelor, programelor sau produselor de prelucrare astfel încât informațiile să poată fi reprocesate;

– să dețină la sediul său, pe perioadă neprescrisă, manualul de utilizare complet și actualizat al fiecărui produs-program utilizat.

Considerații teoretice

Sistemele informatice de gestiune

Un sistem informațional de gestiune(MIS-Management Information System) reprezintă sistem planificat de colectare, stocare și difuzare a datelor sub forma informațiilor necesare pentru îndeplinirea funcțiilor de conducere.

Obiectivele unui MIS presupun implementarea structurii organizaționale și a dinamicii întreprinderii în scopul gestionării organizației într-o manieră mai bună și captarea potențialului sistemului informatic pentru un avantaj competitiv.

Acestea sunt:

Capturarea datelor: captarea datelor contextuale sau a informațiilor operaționale care vor fi realizate contribuie la luarea deciziilor din diverse surse interne și externe de organizare.

Prelucrarea datelor: datele preluate sunt prelucrate în informațiile necesare pentru planificarea, organizarea, coordonarea, dirijarea și controlul funcționalităților la nivel strategic, tactic și operațional.

Prelucrarea datelor înseamnă:

efectuarea de calcule cu datele

sortarea datelor

clasificarea datelor și sintetizarea datelor

Stocarea informațiilor: Trebuie să fie stocate informații sau date procesate utilizarea viitoare.

Recuperarea informațiilor: Sistemul ar trebui să poată prelua aceste informații din spațiul de stocare, după cum este necesar de la diferiți utilizatori.

Propagarea informațiilor: Informația sau produsul finit al sistemului ar trebui să fie distribuit periodic utilizatorilor săi utilizând rețeaua organizațională.

Caracteristicile unui sistem informațional de gestiune sunt:

• Se bazează pe o planificare pe termen lung.

• Oferă o imagine holistică a dinamicii și a structurii organizare.

• Funcționează ca un sistem complet și cuprinzător care să acopere toate subsistemele interconectate din cadrul organizației.

• Ar trebui să fie planificată într-o manieră de sus în jos, ca factori de decizie sau conducerea ar trebui să ia parte în mod activ și să ofere o direcție clară la etapa de dezvoltare a MIS.

• Ar trebui să se bazeze pe nevoia de informații strategice, operaționale și tactice managerii unei organizații.

• De asemenea, ar trebui să aibă grijă de situații excepționale prin raportarea unor astfel de situații.

• Ar trebui să poată face previziuni și estimări și să genereze progrese informații, oferind astfel un avantaj competitiv. Factorii de decizie pot lua acțiuni bazate pe astfel de previziuni.

• Ar trebui să creeze legătura între toate subsistemele din cadrul organizației, astfel încât factorii de decizie pot lua decizia corectă pe baza unei viziuni integrate.

• Ar trebui să permită un flux ușor de informații prin diverse subsisteme, astfel evitând redundanța și duplicitatea datelor. Ar trebui să simplifice operațiunile cu cât mai mult posibil.

• Deși MIS este un sistem integrat, complet, ar trebui să se facă într-un astfel de sistem astfel încât să poată fi împărțită ușor în subsisteme mai mici, ca și când necesar.

• O bază de date centrală reprezintă coloana vertebrală a unui MIS bine construite.

Astfel, luând în considerare caracteristicile unui sistem informațional de gestiune, paradigmele unui sistem informatic de gestiune sunt:

• Ar trebui să fie capabil să prelucreze datele cu exactitate și cu viteză mare, folosind diverse tehnici, cum ar fi cercetarea operațiunilor, simularea, euristica etc.

• Ar trebui să fie capabil să colecteze, să organizeze, să manipuleze și să actualizeze o cantitate mare de date brute de natură atât legate, cât și fără legătură, provenind din diverse domenii interne și locale surse externe la diferite perioade de timp.

• Ar trebui să furnizeze fără întârziere informații în timp real despre evenimentele în curs.

• Ar trebui să sprijine diferite formate de ieșire și să urmeze cele mai recente reguli și reglementări în practică.

• Ar trebui să furnizeze informații organizate și relevante pentru toate nivelurile management: strategic, operațional și tactic.

• Ar trebui să urmărească o flexibilitate extremă în stocarea și recuperarea datelor.

Sistem de planificare a resurselor întreprinderii bazat pe web (ERP)

Sistemele ERP se referă la sistemele și pachetele de software utilizate la nivelul întregii întreprinderi care susține toate procesele de bază ale afacerii, cum ar fi procesarea comenzilor de vânzări, gestionarea inventarului și controlul, planificarea producției și distribuției și organizarea financiară.

Figura 2. Domeniile de aplicare ale ERP. Sursa: adaptare după (K. K. Panigrahi, 2017)

Un sistem ERP bazat pe web este un sistem care rulează pe un server web în care utilizatorul are nevoie de un browser web pentru a lucra la acesta. Acesta trebuie să fie găzduit pe un server web de încredere, astfel încât aplicația să fie sigură și întotdeauna gata de utilizare. Un sistem ERP bazat pe web necesită, de asemenea, o infrastructură IT mai mică decât cea a unui sistem client-server.

Un sistem ERP bazat pe web trebuie dezvoltat pe baza unui design pe trei straturi:

Stratul de prezentare trebuie să includă toate formularele web

Stratul de afaceri conține toată logica de afaceri a tuturor modulelor sistemului ERP.

Stratul de date include baza de date server MySQL.

Sistemul ERP bazat pe Web are multe avantaje în comparație cu un sistem client-server. Acesta este motivul pentru care multe companii optează acum pentru un astfel de sistem în comparație cu un sistem client-server. Cerința software-ului de administrare a serverului și licențierea asociată este eliminată într-un sistem ,dar poate cel mai important avantaj al unui astfel de sistem constă în faptul că poate fi utilizat de oriunde și oricând. De exemplu, datele cum ar fi comenzile de vânzări pot fi introduse din orice locație. Prin existența unui sistem bazat pe web, necesitatea ca personalul IT să mențină o infrastructură ERP în interior este eliminată într-o mare măsură.

Acest tip de sistem permite organizațiilor, în special IMM-urilor cu infrastructură limitată, să își desfășoare întreaga activitate prin intermediul acestui mediu. Un sistem eficient automatizează toate funcțiile interne ale unei organizații pentru a se asigura că beneficiile comerțului electronic sunt livrate întregii organizații.

Pe măsură ce toate operațiile sunt efectuate online, o mulțime de timp poate fi economisită prin utilizarea unui sistem ERP bazat pe web și, de asemenea, toate și tranzacțiile devin transparente.

Un alt avantaj al unui sistem ERP îl reprezintă reducerea duratei ciclului de exploatare.Următorul exemplu reprezintă desfășurarea activității care nu folosește un sistem ERP:

Presupunând că un client plasează o comandă. Administratorul de comandă trebuie să verifice dacă produsul comandat este disponibil în depozitul cel mai apropiat de client. Dacă nu este disponibil acolo, va trebui să verifice dacă este disponibil în alte depozite sau cu oricare dintre distribuitori. Apoi va trebui să proceseze comanda, să informeze depozitul în cauză sau distribuitorul pentru a expedia elementul și apoi să informeze departamentul financiar pentru a ridica factura și așa mai departe.

Toate acestea au folosit timp, zile și câteodată săptămâni. Dar cu un sistem ERP, de îndată ce ordinul este introdus în sistem, sistemul verifică disponibilitatea elementelor. Dacă nu este disponibilă în depozitul cel mai apropiat de client, se identifică depozitul care este mai aproape și care conține articolul în stoc. Depozitul este informat despre comandă și detaliile expedierii sunt trimise în modulul de distribuție, care va efectua sarcinile necesare cum ar fi ambalarea, ridicarea și așa mai departe, astfel încât mărfurile să fie livrate la timp.

Modulul financiar este, de asemenea, alertat despre comandă, astfel încât factura este întocmită într-un timp foarte redus și pusă la dispoziție oricând clientului. Toate aceste acțiuni sunt declanșate de apăsarea unui buton de către angajatului responsabil cu verificarea comenzilor.Deoarece toate datele, actualizate la minut, sunt disponibile în baza de date centralizată și, deoarece toate procedurile sunt automatizate, aproape toate aceste activități se fac fără intervenția omului. Această eficiență a sistemului ERP ajută la reducerea duratei ciclului de exploatare.

Sistemul de gestionare a bazelor de date MySQL (de rescris tot pana la mysql as putea daca nu sa iau din Materiale Visual Foxpro de la Bogdan)

Sistemele de Gestiune a Bazelor de Date (prescurtat SGBD-uri) constituie un ansamblu de programe ce facilitează interacționarea utilizatorilor cu o baza de date, în vederea creării, actualizării și interogării acesteia. SGBD-ul este responsabil de:

– asigurarea și supervizarea introducerii de informații în baza de date, cât și actualizarea și extragerea acestora;

– autorizarea și controlul accesului la date;

– păstrarea independenței dintre structura bazei și programe.

Obiectivul esențial al unui SGBD este furnizarea unui mediu eficient, adaptat utilizatorilor care doresc să consulte sau să actualizeze informațiile conținute în baza. Bazele de date sunt concepute pentru a prelucra un volum mare de informații. Gestiunea acestora impune nu numai o structurare riguroasă a datelor, dar și o raționalizare a procedurilor de acces și prelucrare.

Principalele funcțiuni ale unui SGBD vizează:

– descrierea ansamblului de date la nivelurile fizic și conceptual;

– crearea (inițializarea) și exploatarea (consultarea și actualizarea) bazei de date;

– controlul integrității informații bazei;

– confidențialitatea informațiilor conținute în bază;

– accesul simultan al mai multor utilizatori la informații;

– securitatea în funcționare;

– furnizarea unui set de comenzi și instrucțiuni necesare atât utilizatorilor pentru consultarea directa a bazei, prin intermediul unui limbaj de manipulate, cat și programatorilor, pentru redactarea programelor de lucru cu baza de date;

– revizia și restructurarea bazei;

– monitorizarea performantelor.

Un SGBD prezinta, in general, urmatoarele module[3]:

Ø Gestionarul fisierelor, care aloca spatiu de memorie pe disc si gestioneaza structurile fizice de date care servesc la reprezentarea informatiei.

Ø Gestionarul bazei de date este un modul de programe ce realizeaza interfata dintre datele interne (de pe disc) continute in baza si programele (sau comenzile) de consultare si actualizare. El traduce instructiunile DML (limbajul de manipulare a datelor) in instructiuni-sistem, la nivel elementar, fiind responsabil de buna desfasurare a operatiilor de citire / scriere a datelor din / in baza de date.

Ø Procesorul de consultare traduce instructiunile limabajului de consultare in instructiuni elementare, „inteligibile” pentru gestionarul bazei de date. El optimizeaza consultarea, pentru obtinerea rezultatelor intr-un timp cat mai scurt.

Ø Modulele DML (Data Manipulation Language) realizeaza conversia instructiunilor limbajului de manipulare a datelor folosite intr-un program, in proceduri curente ale limbajului-gazda, interactionand cu procesorul de consultare in vederea producerii secventelor de cod adecvate.

Ø Modulele DDL (Data Definition Language) traduc (prin compilare sau interpretare) si executa instructiunile DDL, obtinandu-se ansamblul de tabele ce reprezinta metadatele stocate in dictionarul de date.

Asta vine ca si footnote [3. Gregory McFarland, A. Rudmik, D. Lange, Object-Oriented Database Management System, AFRL/IF, 1999]

MySQL este un sistem de gestiune a bazelor de date relaționale care oferă aceleași caracteristici găsite în produsele concurente( Oracle Database,Microsoft SQL, PostgreSQL).

Serverul MySQL controlează accesul la date în scopul garantării posibilității ca mai multi utilizatori să poată lucra simultan cu acestea.

Deci, MySQL este un server multi-user (mai multi utilizatori) si multi-thread (mai multe fire de execuție). Acesta utilizează SQL (Structured Query Language), limbajul standard de interogare a bazelor de date din întreaga lume.

Câteva dintre motivele pentru care MySQL este foarte utilizat sunt legate de:

Flexibilitate

Acest SGBD funcționează pe majoritatea sistemelor de operare precum Oracle Linux / Red Hat / CentOS , Oracle Solaris,Ubuntu,SUSE Enterprise Linux, Debian,Microsoft Windows Server,Microsoft Windows, Apple macOS, FreeBSD.

Performanță

De la cele mai vechi lansări, dezvoltatorii MySQL s-au concentrat pe performanță, chiar și cu prețul unui set de caracteristici reduse. Până în prezent, angajamentul pentru o viteză extraordinară nu s-a schimbat, iar în timp, capacitățile ce lipseau inițial au ajuns să rivalizeze cu cele ale multor concurenți comerciali și open-source.

Funcții SQL la nivel de întreprindere

La început MYSQL nu prezenta lipsa de funcții avansate de la MySQL, cum ar fi subinterogările, vederile și procedurile stocate, au împiedicat adoptarea bazei de date la nivel de întreprindere, dar odată cu lansarea versiunii 4.1. MySQL prezintă și aceste funcții avansate,iar faptul că versiunea curentă este 8.0 denotă devotamentul dezvoltatorilor față de îmbunătățirea continuă a acestui SGBD.

Indexarea și căutarea în întregul text

MySQL a susținut mult indexarea și căutarea full-text, o caracteristică care îmbunătățește semnificativ performanța minării de date din coloanele bazate pe text. Această caracteristică permite, de asemenea, obținerea de rezultate în ordinea relevanței, în funcție de cât de mult interogarea se potrivește cu coloanele indexate de tip text ale rândului.

Depozitarea interogării(query caching)

Depozitarea interogării este una dintre cele mai mari îmbunătățiri ale vitezei MySQL. Simplu și extrem de eficient când este activat, depozitarea interogării permite MySQL să stocheze interogările SELECT, împreună cu rezultatele lor corespunzătoare, în memoria cache. Pe măsură ce interogările ulterioare sunt executate, MySQL le compară cu interogările din memoria cache; dacă se potrivesc, MySQL renunță la recuperarea costisitoare a bazei de date și, în schimb, oferă rezultatul interogării memorate. Pentru a elimina rezultatele învechite, sunt construite mecanisme pentru a șterge automat rezultatele invalidate ale memoriei cache și a le redepozita la următoarea solicitare.

Replicare

Replicarea permite ca o bază de date localizată într-un server MySQL să fie duplicată pe un alt server, ceea ce oferă un număr mare de avantaje. De exemplu, doar existența unei singure baze de date “slave” poate spori foarte mult disponibilitatea, deoarece poate fi adusă online imediat dacă baza de date “master” întâmpină o problemă. Dacă utilizatorul dispune de mai multe dispozitive, interogările client pot fi împărțite în cadrul bazei de date “slave” principală și în mai multe baze de date “slave” , reducând considerabil încărcătura care s-ar fi produs altfel pe o un singur dispozitiv. Un alt avantaj îl implică realizarea de copii de rezervă; utilizatorul nu mai este nevoit să se deconecteze de la aplicație în timp ce se crează o copie de rezervă, deoarece poate executa în schimb copia de rezervă pe o bază de date “slave” , economisind timpul de nefuncționare al acesteia.

Securitate

MySQL oferă o gamă largă de opțiuni de securitate și de configurare, permițând exercitarea unui control total asupra aproape tuturor aspectelor imaginabile ale ce țin de funcționarea sa. De exemplu, cu opțiunile de configurare MySQL se pot controla caracteristici precum:

Proprietarul daemonului(programul ce rulează în fundal), limba implicită, portul implicit, locația de stocare a datelor MySQL și alte caracteristici cheie.

Cantitatea de memorie alocată firelor de execuție, depozitarea interogărilor, tabele temporare, alăturări de tabele și tampoane pentru chei index.

Diverse aspecte ale capacităților de rețea ale MySQL, inclusiv cât timp va încerca să realizeze o conexiune înainte de a întrerupe, dacă va încerca să rezolve denumirile DNS, dimensiunea maximă admisibilă a pachetelor și multe altele.

Opțiunile de securitate MySQL sunt la fel de impresionante, permițând să gestionarea de caracteristici cum ar fi următoarele:

Numărul total de interogări, actualizări și conexiuni permise pe oră.

Dacă un utilizator trebuie să prezinte un certificat SSL valabil pentru a se conecta la baza de date.

Ce acțiuni sunt disponibile pentru un utilizator pentru o bază de date, o tabelă și chiar o coloană. De exemplu, este posibil să permiteți utilizatorilor privilegii de actualizare(UPDATE) pentru coloana de e-mail a unei tabele de angajați, dar să refuzați privilegiile de ștergere(DELETE). În plus, MySQL urmărește numeroase metrici cu privire la toate aspectele legate de interacțiunea bazei de date, cum ar fi numărul total de intrări și ieșiri transferate, numărul fiecărui tip de interogare executat și totalitatea firelor de execuție deschise, rulate, depozitate și conectate. Acesta urmărește, de asemenea, numărul de interogări care au depășit un anumit prag de execuție, interogări totale stocate în memoria cache, timp de funcționare și multe altele. Astfel de date numerice sunt neprețuite pentru a optimiza continuu serverul pe parcursul duratei sale de viață.

Licențiere

MySQL oferă două opțiuni de licențiere:

o licență de tip open source a software-ului său în conformitate cu termenii Licenței Publice Generale(GPL).

o licență comercială care este disponibilă în cazul în care nu se dorește lansarea sau redistribuirea codul proiectului sau se dorește crearea unei aplicații care nu este licențiată sub licența GPL sau o altă licență compatibilă.

Limbajul de programare PHP

Concluzii

Arhitectura și funcționalitatea aplicației

Design-ul bazei de date

Implementarea aplicației

Principalele trei grupuri de utilizatori ale sistemului sunt clienții, echipa de management și echipa de vânzări. Funcționalitățile aplicației au fost identificate pe baza fiecărui grup de utilizatori, deoarece sistemul va avea caracteristici diferite pentru fiecare grup de utilizatori.

Sistemul de management are o bară de navigare dinamică care se modifică în funcție de rangul utilizatorului înregistrat. Administratorul are acces la o bară completă de navigare cu funcții de adăugare, modificare și ștergere a produselor, categoriilor de produse,a terților și a tuturor utilizatorilor istemului de gestionare a ciclului de exploatare.În plus, acesta poate să vizualizeze clienții cu cont pe partea interfeței de client, abonații și recenziile și are posibilitatea de a le șterge.De asemenea,pe lângă faptul că poate confirma comenzi administratorul poate să creeze facturi și note de recepție.

Personalul de vânzări are acces la o bară de navigare fără funcții de adăugare, modificare și ștergere a produselor, categoriilor și a utilizatorilor sistemului de gestiune a ciclului de exploatare.De asemenea, acesta nu poate să creeze note de recepție.

Acest lucru a fost realizat prin căutarea tabelului "admins" pentru înregistrarea care conține pe coloana admin_email_address egală cu adresa de e-mail a utilizatorului înregistrat și rang egal cu "administrator". Apoi numerele de rânduri ale tabelului de rezultate sunt numărate folosind funcția "rowCount ()". Dacă există cel puțin un rând în tabela de rezultate, înseamnă că utilizatorul înregistrat are rangul "administrator" și va fi afișată o bară completă de navigare. Dacă nu există rânduri în tabela de rezultate, o bară de navigare incompletă va fi afișată pe ecran.

Funcționalitatea sistemului de management

Grupul de utilizatori din management este de cea mai mare importanță, deoarece acest departament este responsabil de gestionarea tuturor proceselor companiei.

Înregistrări referitoare la clienți cu cont pe interfața de client

Afișarea înregistrărilor referitoare la clienți

Afișarea tuturor informațiilor despre un anumit client

Funcționalitate de căutare a unui client specific

Ștergerea clienților

Înregistrări referitoare la terți

Crearea de înregistrări referitoare la terți

Modificarea înregistrărilor referitoare la terți

Afișarea înregistrărilor referitoare la terți

Afișarea tuturor informațiilor despre un anumit terț

Funcționalitate de căutare a unui terț

Ștergerea furnizorilor

Înregistrări referitoare la personal

Crearea de conturi ale membrilor personalului de vânzări sau management

Modificarea conturilor membrilor personalului de vânzări sau management

Afișarea conturilor membrilor personalului de vânzări sau management

Afișarea tuturor informațiilor despre un anumit membru al personalului de vânzări sau management

Funcționalitate de căutare a unui membru specific al personalului

Ștergerea membrilor personalului de management sau de vânzari

Înregistrări de produse

Crearea de înregistrări de produse

Modificarea produselor

Afișarea înregistrărilor de produse

Afișarea tuturor informațiilor despre un anumit produs

Funcționalitate de căutare a unui produs specific

Generarea fișei de magazie aferente stocului unui produs

Vizualizarea fișei de magazine

Listarea fișei de magazine

Ștergerea produselor

Managementul comenzilor

Afișarea înregistrărilor de comenzi

Afișarea tuturor informațiilor despre o anumită comandă

Funcționalitate de căutare a unei comenzi

Aprobarea comenzilor și notificarea clientului care a făcut comanda prin intermediul poștei electronice

Generarea facturii aferente comenzii realizate de către client

Vizualizarea facturii

Listarea facturii

Ștergerea comenzilor

Înregistrări de facturi de vânzare (în cazul vânzării produsului la magazinul

entității)

Crearea de înregistrări de facturi

Modificarea facturilor

Finalizarea facturilor

Afișarea înregistrărilor de facturi

Afișarea tuturor informațiilor despre o factură

Funcționalitate de căutare a unei facturi

Generarea facturii aferente unei vânzări

Vizualizarea facturii

Listarea facturii

Ștergerea facturilor

Managementul notelor de recepție și constatare diferențe

Crearea de înregistrări de note de recepție și constatare diferențe

Modificarea note de recepție și constatare diferențe

Finalizarea note de recepție și constatare diferențe

Afișarea înregistrărilor de note de recepție și constatare diferențe

Afișarea tuturor informațiilor despre o notă de recepție și constatare diferențe

Funcționalitate de căutare a unei note de recepție și constatare diferențe

Generarea notei de recepție și constatare diferențe aferente unei achiziții

Vizualizarea notei de recepție și constatare diferențe

Listarea notei de recepție și constatare diferențe

Ștergerea notelor de recepție și constatare diferențe

Managementul recenziilor

Aprobarea recenziilor cu scopul postării acestora pe interfața pentru clienți

Vizualizarea recenziilor

Ștergerea recenziilor

Managementul abonaților la newsletter

Vizualizarea abonaților

Ștergerea abonaților

Funcționalitatea sistemului de vanzari

Grupul de utilizatori reprezentat de echipa de vânzări va avea un acces mai limitat la înregistrări în comparație cu grupul de utilizatori ce reprezintă echipa de management. Acesta va fi axat pe abordarea aspectelor clientului care include comenzi și vânzări după cum urmează:

Înregistrări referitoare la clienți cu cont pe interfața de client

Afișarea înregistrărilor referitoare la clienți

Afișarea tuturor informațiilor despre un anumit client

Funcționalitate de căutare a unui client specific

Ștergerea clienților

Înregistrări referitoare la furnizori

Crearea de înregistrări referitoare la furnizori

Modificarea înregistrărilor referitoare la furnizori

Afișarea înregistrărilor referitoare la furnizori

Afișarea tuturor informațiilor despre un anumit terț

Funcționalitate de căutare a unui client terț

Ștergerea furnizorilor

Înregistrări referitoare la personal

Afișarea conturilor membrilor personalului de vânzări sau management

Afișarea tuturor informațiilor despre un anumit membru al personalului de vânzări sau management

Funcționalitate de căutare a unui membru al personalului specific

Înregistrări de produse

Crearea de înregistrări de produse

Modificarea produselor

Afișarea înregistrărilor de produse

Afișarea tuturor informațiilor despre un anumit produs

Funcționalitate de căutare a unui produs specific

Generarea fișei de magazie aferente stocului unui produs

Vizualizarea fișei de magazine

Listarea fișei de magazine

Ștergerea produselor

Managementul comenzilor

Afișarea înregistrărilor de comenzi

Afișarea tuturor informațiilor despre o anumită comandă

Funcționalitate de căutare a unei comenzi

Aprobarea comenzilor și notificarea clientului care a făcut comanda prin intermediul poștei electronice

Generarea facturii aferente comenzii realizate de către client

Vizualizarea facturii

Listarea facturii

Ștergerea comenzilor

Înregistrări de facturi de vânzare (în cazul vânzării produsului la magazinul entității)

Crearea de înregistrări de facturi

Modificarea facturilor

Finalizarea facturilor

Afișarea înregistrărilor de facturi

Afișarea tuturor informațiilor despre o factură

Funcționalitate de căutare a unei facturi

Generarea facturii aferente unei vânzări

Vizualizarea facturii

Listarea facturii

Ștergerea facturilor

Întocmirea notei de recepție

Întocmirea facturii

O data cu finalizarea unei operațiuni de comandare de produse, cumpărătorul este direcționat către o pagina ce conține o lista cu toate comenzile efectuate până în prezent de către cumpărător. Fiecare comanda va avea o coloana numita „Stare” ce descrie statusul operațiunii si poate lua valoarea de „NECONFIRMATA” sau „CONFIRMATA”. In următorul exemplu, ultima comanda a cumpărătorului a fost de o placa video MSI GEFORCE GTX 1070 si o placa de baza GIGABYTE GA-H110 in valoare de 3238.59 RON, iar valoarea stării comenzii in mod implicit va fii de „NECONFIRMATA”.

Starea comenzii se va schimba din „NECONFIRMATA” in „CONFIRMATA” doar după ce administratorul verifica comanda folosind sistemul de gestiune a ciclului de exploatare si apasă butonul „Confirma Comanda”. Utilizatorii sistemului au posibilitatea de a vedea toate comenzile făcute de toți cumpărătorii, acestea fiind afișate într-o lista. Utilizatorii sistemului pot de asemenea sa vizualizeze detaliile comenzilor apăsând butonul „Detalii Comanda”, sa anuleze comenzi apăsând butonul „Șterge Comanda” si sa confirme comenzi apăsând „Confirma Comanda”.

Când butonul „Confirma Comanda” este apăsat, starea comenzii se schimba in ”CONFIRMATA” si modificarea este vizibila in ambele sistemul de gestiune si pe website.

O data ce comanda este confirmata, factura comenzii poate fi văzută de către cumpărător, pe interfața clientului, si gestionar, in sistem, apăsând butonul „Detalii Comanda”, iar apoi „Listează Factura”.

Când clientul sau administratorul apasă butonul „Listează Factura”, următoarea factura va fi afișată.

Factura conține următoarele informații:

Detaliile companiei in partea stânga-sus; aceste detalii sunt adăugate automat din baza de date si vor rămâne aceleași pe fiecare factura listata indiferent de client si comanda.

Detaliile clientului si companiei pentru facturare (daca se aplica) in partea dreapta-sus; aceste detalii sunt afișate automat din baza de date. In aceasta secțiune va fi prezent numele clientului care a făcut comanda si detaliile companiei daca facturarea se face pe firma. Daca facturarea se face pe persoana fizica, rubricile C.I.F, Nr.ord.reg.com., Sediul, Județ, Cont, Banca, vor rămâne necompletate.

Detaliile comenzii in mijlocul paginii.

Fiecare factura are un număr unic si o dată specifică momentului trimiterii comenzii. In exemplul de mai sus, numărul unic al facturii este „22”, iar data comenzii, respectiv a facturii este 12/06/2018. Tabelul facturii conține următoarele coloane: număr curent, denumire produs, unitate de măsură, cantitate, preț unitar fără TVA, valoarea produsului fără TVA, valoarea TVA-ului aplicat fiecărui produs, valoarea produsului cu TVA, preț total, semnătura si stampila furnizorului, date privind expediția, numele delegatului, cartea de identitate, seria, numărul seriei, eliberat(a) de, mijloc de transport, numărul livrării, data si ora la care s-a efectuat expedierea, semnături, semnătura de primire. TVA (taxa pe valoarea adăugată) este o taxa aplicata tuturor consumatorilor pentru fiecare produs cumpărat. In Romania, pentru livrări de bunuri si prestări de servicii, cota acestei taxe este de 19%.

Coloana „Denumire Produs” conține numele produsului comandat, coloana „U.M.” conține unitatea de măsură cu care s-a făcut comanda, respectiv la bucata, coloana „Cant” conține cantitatea produsului, respectiv numărul de bucăți comandate, coloana „P.U fără TVA” conține prețul unei bucăți fără TVA, coloana „Valoare fără TVA” conține prețul total al produsului fără TVA, coloana „TVA” conține valoarea TVA-ului aplicat prețului total al produsului, coloana „Valoare (cu TVA)” conține valoarea totala a produsului inclusiv TVA.

Când clientul apasă butonul „Trimite comanda”, informația adăugată in formularul de facturare si codul unic al produsului/produselor sunt inserate in tabelul „comenzi”. Apoi, din acest tabel si din tabelele „produse” si „clienți”, toate detaliile necesare sunt selectate folosind comenzi SQL si afișate pe factura in format de fișier PDF.

Înainte de a afișa datele din fila PHP numita „listeaza_com.php”, rânduri de informație sunt returnate din baza de date. Informația din coltul stâng este preluata din tabelul „date_firma”, iar restul de date sunt returnate din multiple tabele folosind joncțiuni SQL.

Apoi, clasa PHP FPDF este necesara din fișierul „fdpdf.php” in fișierul denumit „listeaza_com.php” pentru a genera structura facturii. O noua instanță a clasei FPDF este creata sub numele de „$pdf”. Aceasta instanță este apoi folosita pentru a accesa funcții ca: „AddPage”, „SetFont”, „Cell” si „Output”, etc.

Functia „AddPage” adauga o pagina noua goala in documentul „listeaza_com.php”. Apoi, functia „SetFont” seteaza detaliile fontului folosit pentru a afișa informația pe pagina.

Folosind funcția „if” si variabila „$cust_type”, se verifica daca facturarea se face pe persoană fizică sau persoană juridică. Daca facturarea se face pe numele companiei, se printează celulele cu informația furnizata de client la momentul finalizării comenzii. Daca facturarea se face pe numele persoanei fizice, doar numele si prenumele clientului sunt printate.

Funcția „Cell()” necesita urmatorii parametrii:

Lățimea celulei.

Înălțimea celulei.

Valoarea celulei ce poate fi un sir de caractere predefinit sau o variabila conținând date preluate din baza de date.

Tipul bordurii, valoarea „0” însemnând fără bordura si „1” însemnând bordura solida.

Poziția următoarei celule, „0” însemnând ca următoarea celula va veni la dreapta celulei curente si „1” însemnând ca următoarea celula va veni la începutul liniei următoare.

Adițional, un parametru opțional se poate folosi pentru a alinia valoarea celulei. Acesta poate lua următoarele valori:

„L” aliniază textul pe partea stângă;

„C” aliniază textul central;

„R” aliniază textul pe partea dreapta.

În mod implicit, textul se aliniază pe partea stângă.

Pe baza browser-ului folosit, funcția „Output” este folosită pentru a deschide propriul PDF VIEWER sau pentru a forța descărcarea facturii.

După aceea, instrumentul PDF VIEWER a browser-ului folosit poate fi folosit pentru a descărca, printa sau trimite documentul pe „OneNote”, fax, etc.

Întocmirea fișei de magazie

Funcționalitatea intefeței clientului

Cel de-al treilea grup de utilizatori luat în considerare este grupul de utilizatori ai clienților. Acest grup va putea face modificări numai în înregistrările proprii și va putea vizualiza numai înregistrări referitoare la produse, recenzii,coșul propriu de cumpărături ,comenzi proprii, confirmări și înregistrări de facturare, după cum se vede mai jos:

Înregistrări referitoare la clientul conectat

Vizualizarea înregistrărilor proprii

Modificarea înregistrărilor proprii

Înregistrări referitoare la produse

Vizualizarea produselor și a detaliilor privitoare la acestea

Căutarea după un anumit produs

Înregistrări referitoare la comenzi

Vizualizarea coșului

Adăugarea în coșul de cumpărături de produse ce se doresc a fi comandate în perioada viitoare

Trimiterea comenzilor

Vizualizarea comenzilor și a situației privitoare la procesarea lor

Înregistrări privitoare la facturare

Vizualizarea datelor de facturare proprii

Listarea facturilor aferente comenzilor confirmate

Managementul recenzilor

Vizualizarea recenziilor

Crearea de recenzii

Abonarea la newsletter

Crearea de înregistrări referitoare la abonați pe baza adresei de email

Concluzii

Concluzii și propuneri

Bibliografie

K. K. Panigrahi,Management Information System,2017

Gregory McFarland, A. Rudmik, D. Lange, Object-Oriented Database Management System, AFRL/IF, 1999]

Anexe